Pomocnicza lista sprawdzająca do wniosku o płatność

Transkrypt

1 Przedsiębiorco, korzystając z niniejszej listy sprawdzającej, weryfikujesz swój wniosek o płatność oraz sprawozdanie z realizacji Projektu! Rzetelna i skrupulatna kontrola dokumentacji usprawni ocenę wniosku przez Regionalną Instytucję Finansującą i Instytucję Wdrażającą, a w konsekwencji przyspieszy wypłatę dofinansowania. Przed przystąpieniem do wypełniania wniosku o płatność i sprawozdania z realizacji projektu należy zapoznać się z informacjami dotyczącymi sposobu ich wypełniania zawartymi w stosownych instrukcjach, które są dostępne na stronie internetowej PARP oraz w każdej Regionalnej Instytucji Finansującej. Zarówno część opisową jak i wyliczenia liczbowe we wniosku o płatność i sprawozdaniu końcowym należy wykonać w oparciu o odpowiednie zapisy wniosku o dofinansowanie i zawartej umowy o dofinansowanie. Pomocnicza lista sprawdzająca do wniosku o płatność w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw (Priorytet II, Działanie 2.3) Lp. Kryterium oceny 1. Czy to jest najbardziej aktualna wersja wniosku o płatność i sprawozdania z realizacji Projektu? W tym celu należy sprawdzić stronę internetową lub zasięgnąć informacji w Regionalnej Instytucji Finansującej. 2. Kiedy mija termin na złożenie wniosku o płatność i sprawozdania z realizacji projektu? Proszę określić i wpisać krańcową datę złożenia wniosku o płatność końcową, liczoną jako 25 dni od daty zakończenia realizacji Projektu określonej w 3 ust. 1. W przypadku zawarcia aneksu w zakresie wydłużenia okresu realizacji Projektu, należy odnieść się do daty zakończenia określonej w aneksie. W przypadku podpisania umowy o dofinansowanie Projektu po zakończeniu okresu realizacji Projektu, termin złożenia wniosku o płatność należy obliczyć jako 25 dni od daty podpisania umowy o dofinansowanie Projektu. 3. Czy wniosek o płatność/sprawozdanie z realizacji Projektu zawiera poprawne dane identyfikacyjne przedsiębiorcy: 4. a) nazwa; b) adres. Czy wniosek o płatność/sprawozdanie z realizacji Projektu zawiera poprawne dane dotyczące umowy o dofinansowanie: a) nazwa/tytuł Projektu; b) numer Projektu; TAK Spełnienie kryterium NIE Nie dotyczy

2 c) numer Umowy o dofinansowaniu; d) datę zawarcia Umowy; e) kwotę przyznanego dofinansowania; f) określenie % dofinansowania; g) okres realizacji projektu; h) informacje nt. aneksów do umowy. 5. Czy numer sprawozdania z realizacji Projektu jest zgodny z formułą: numer wniosku o dofinansowanie Projektu/K jak końcowe/lata, w trakcie których Projekt był realizowany, np.: SPOWKP/2.3/02/0001/K/ (jeśli Projekt był realizowany w latach 2005 i 2006)? 6. Czy numer rachunku bankowego zawarty we wniosku o płatność jest zgodny z umową o dofinansowanie/umową przelewu wierzytelności? W przypadku podpisania umowy cesji należy wpisać numer rachunku bankowego z potwierdzonej przez PARP/RIF umowy przelewu wierzytelności. W przypadku wcześniejszej spłaty kredytu i wygaśnięcia umowy przelewu wierzytelności należy dołączyć stosowne oświadczenie Banku. 7. Czy zostały dokonane wszystkie zakupy, zgodnie z listą wydatków kwalifikowanych, stanowiącą załącznik nr 2 do umowy o Wskaźniki produktu określone we wniosku o dofinansowanie muszą być osiągnięte w wyniku realizacji projektu. Dopuszcza się 10 % odchylenie od zaplanowanej wielkości wskaźnika, gdy został osiągnięty cel Projektu; w takiej sytuacji należy złożyć stosowne wyjaśnienia. 8. Czy zostały wykonane wszystkie działania niekwalifikowane określone we wniosku o dofinansowanie Projektu? Informację o działaniach niekwalifikowanych należy umieścić we wniosku o płatność w pkt Czy poniesione wydatki spełniają kryteria dot. kwalifikowalności określone w Umowie o dofinansowanie Projektu w 5 ust. 1, tj.: a) były niezbędne do prawidłowej realizacji Projektu; b) zostały faktycznie poniesione po dniu złożenia wniosku o dofinansowanie; Faktury (lub inne równoważne dokumenty księgowe) muszą być wystawione w okresie realizacji Projektu, określonym w 3 ust. 1. c) zostały prawidłowo zaksięgowane i udokumentowane. Jeśli choć niewielka część kosztów nie spełnia jednego z ww. kryteriów, należy złożyć stosowne wyjaśnienie. Tylko wydatki spełniające powyższe kryteria będą mogły być uznane za koszty kwalifikowane, stanowiące podstawę do wypłaty dofinansowania.

3 10. Czy wartości kosztów dla poszczególnych pozycji budżetowych są zgodne z listą wydatków kwalifikowanych, stanowiącą załącznik nr 2 do umowy o dofinansowanie: a) są równe lub mniejsze od wartości limitu; lub b) zostały powiększone co najwyżej o kwotę odpowiadającą 10% wartości kategorii kosztowej (najmniejsza pozycja budżetowa, dla której został określony limit) z jakiej nastąpiło przesunięcie? 11. Czy dokonane przesunięcia pomiędzy kategoriami wydatków określonych w załączniku nr 2 zostały dokonane zgodnie z zasadą: - nie przekraczają 10% kwoty przypadającej na kategorię, z jakiej następuje przesunięcie, zgodnie z 4 ust. 6 umowy o Nie jest istotne o ile procent wzrosła wartość kategorii, do której nastąpiło przesunięcie. 12. Czy została złożona w Regionalnej Instytucji Finansującej umowa kredytu/leasingu/z funduszem inwestycyjnym, zgodnie z 2 ust. 3 pkt 2 umowy o W przypadku niedopełnienia ww. obowiązku umowę kredytu/leasingu/z funduszem inwestycyjnym należy złożyć wraz z wnioskiem o płatność, załączając stosowne wyjaśnienie powodów niedostarczenia umowy w terminie określonym w umowie. 13. Czy źródła finansowania wydatków kwalifikowanych są zgodne z planowanymi we wniosku o dofinansowanie (umowie) źródłami finansowania: a) czy dokumenty potwierdzają sfinansowanie projektu w odpowiedniej proporcji z kredytu/leasingu/funduszu inwestycyjnego, zgodnie z 4 ust. 3 umowy o Wsparcie przekraczające kwotę zł jest udzielone pod warunkiem, że przedsiębiorca sfinansuje inwestycję środkami pieniężnymi pozyskanymi: 1) z funduszu inwestycyjnego lub 2) na podstawie umowy kredytu lub 3) z umowy leasingu, z wyłączeniem leasingu zwrotnego w kwocie stanowiącej co najmniej 25% kwoty wsparcia. b) czy płatności związane z realizacją Projektu zostały dokonane z rachunku bankowego/rachunku kredytowego, zgodnie z 5 ust. 5 umowy o Płatności dokonane w formie gotówkowej stanowią koszty niekwalifikowane. c) czy udział środków publicznych jest mniejszy lub równy niż 50% wydatków kwalifikowanych projektu? Czy w związku z realizowanym Projektem została udzielona pomoc z innego programu? Jeśli tak, obliczając udział środków publicznych należy uwzględnić udzielone wsparcie.

4 14. Czy wnioskowany procentowy udział dofinansowania wydatków kwalifikowanych jest zgodny z 4 ust. 2 umowy o Informacja o przyznanym procencie dofinansowania znajduje się tylko w podpisanej umowie o dofinansowanie Projektu! 15. Czy wnioskowana do wypłaty kwota dofinansowania z pkt 15 wniosku o płatność nie przewyższa kwoty określonej w 4 ust. 2 umowy o Informacja o przyznanej kwocie dofinansowania znajduje się tylko w podpisanej umowie o dofinansowanie Projektu (z uwzględnieniem aneksu)! 16. Czy do wniosku o płatność zostały załączone dokumenty: a) potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur (lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej) - obowiązkowo, czy faktury (lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej) zawierają poprawne dane identyfikacyjne (nazwa, adres, NIP)? czy daty sprzedaży na fakturach (innych dokumentach o równoważnej wartości dowodowej) potwierdzają realizację projektu po dniu złożenia wniosku o dofinansowanie i w okresie wskazanym w 3 ust. 1 umowy (tj. okresie realizacji projektu)? czy daty wystawienia faktur nie są późniejsze niż 7 dni po zakończeniu realizacji projektu? b) potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur dokumentujących nabycie przez leasingodawcę urządzeń objętych projektem, które są współfinansowane ze środków leasingu? (dotyczy jedynie wydatków współfinansowanych ze środków pochodzących z leasingu); c) potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dowodów zapłaty - wyciągów lub przelewów bankowych, zawierające datę dokonania operacji bankowej - obowiązkowo; Wyciąg bankowy, na którym znajdują się informacje dotyczące szczegółów płatności (numer faktury, dane wykonawcy przelewu, dane odbiorcy przelewu, numer rachunku bankowego odbiorcy przelewu, kwota przelewu), potwierdzony za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną: główny księgowy lub inna uprawniona osoba zgodnie z dokumentem rejestrowym lub udzielonym pełnomocnictwem załączonym do umowy o dofinansowanie, jest wystarczającym dowodem potwierdzającym dokonanie płatności. czy dane na dowodach zapłaty są zgodne z danymi na fakturze w zakresie: numer faktury; dane wykonawcy przelewu; dane odbiorcy przelewu; numer rachunku bankowego odbiorcy przelewu;

5 kwota przelewu; czy przelew/transkacja został zrealizowany przez bank? Dokumentem potwierdzającym realizację przelewu jest np. wyciąg bankowy. Na wyciągach generowanych automatycznie nie są wymagane pieczęć i podpisy przedstawicieli banku. Za transakcję uznaje się realizację akredytywy, realizację płatności wekslem itp. d) potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzające odbiór/wykonanie prac określonych w liście wydatków kwalifikowanych, dokumenty potwierdzające przyjęcie środka trwałego na stan wyposażenia (tzw. OT) - obowiązkowo; e) dokumenty wymagane w przypadku nabycia nieruchomości: akt(-y) notarialny(-e) z dowodami opłacenia wynikających z tego tytułu zobowiązań publicznoprawnych; operat szacunkowy sporządzony przez uprawnionego rzeczoznawcę potwierdzający wartość rynkową na dzień dokonania zakupu nieruchomości; oświadczenie sprzedającego nieruchomość, że nie była ona zakupiona w okresie ostatnich 10 lat przy wykorzystaniu środków publicznych; f) dokumenty wymagane w przypadku nabycia używanego środka trwałego, zgodnie z 10 ust. 2 umowy o dofinansowanie projektu, tj.: oświadczenie wystawione przez sprzedającego potwierdzające, iż w okresie ostatnich 7 lat dany środek trwały nie został zakupiony przy wykorzystaniu środków publicznych; oraz fakturę potwierdzającą fakt zakupu przez sprzedającego nowego środka trwałego; Nie ma obowiązku dostarczenia faktury zakupu, jeśli używany środek trwały miał kilku poprzednich właścicieli. oświadczenie podpisane przez beneficjenta dotyczące odpowiednich norm spełnianych przez używany środek trwały; oświadczenie Beneficjenta o tym, iż cena za używany środek trwały nie odbiega od jego wartości rynkowej wraz z informacją na temat ceny nowego środka trwałego; odpowiednie certyfikaty - jeżeli dany środek trwały wymaga takich dokumentów; g) podpisane sprawozdanie końcowe. Sprawozdanie nie jest wymagane przy składaniu wniosku o płatność pośrednią, nawet jeśli obejmuje on inne zakończone działania, nie finansowane leasingiem.

6 17. Czy wszystkie płatności zostały dokonane zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie (po dniu złożenia wniosku o dofinansowanie, a przed upływem terminu 25 dni od dnia upływu okresu realizacji Projektu, o którym mowa w 3 ust. 1)? Za kwalifikowane uznane są również te wydatki, które zostały poniesione po terminie rozliczenia projektu pod warunkiem realizacji inwestycji w terminie i spełnienia pkt 9.b). 18. Czy sprawozdanie końcowe jest zgodne z umową o dofinansowanie projektu: a) sprawozdanie dotyczy podmiotu będącego beneficjentem składającym wniosek o płatność końcową; Beneficjent jest zobowiązany do niezwłocznego informowania RIF oraz Instytucji Wdrażającej o zamiarze dokonania zmian prawnoorganizacyjnych w jego statusie, które miałyby bezpośredni wpływ na realizację Projektu lub osiągnięcie celów Projektu ( 13 ust. 9 umowy o dofinansowanie). b) zgodność projektu z politykami wspólnoty została zachowana; Należy odnieść się do zapisów wniosku o dofinansowanie Projektu. Projekty realizowane w ramach SPOWKP działanie 2.3. są zawsze zgodne z zasadami pomocy publicznej tj. rozporządzeniem MGiP z dnia r. w sprawie udzielania pomocy przez PARP w ramach SPOWKP (Dz. U. Ne 128, poz z późn. zm.).?? c) wskaźnik zatrudnienia określony we wniosku o dofinansowanie na zakończony rok został osiągnięty; W przypadku nie osiągnięcia zaplanowanego wskaźnika zatrudnienia wraz ze sprawozdaniem końcowym należy złożyć do Regionalnej Instytucji Finansującej pisemne wyjaśnienie w sprawie przyczyn niepełnego osiągnięcia wskaźnika zatrudnienia oraz zadeklarować planowany termin osiągnięcia wskaźnika, w szczególności w przypadku projektów kończących się wraz z zakończeniem danego roku kalendarzowego. d) została dokonana wizualizacja Projektu. Informacje nt. wizualizacji można uzyskać na stronach internetowych: lub Czy została przeprowadzona przez Regionalną Instytucję Finansującą lub inną uprawnioną instytucję wizyta monitorująca? Jeśli tak należy załączyć do sprawozdania końcowego kopię raportu pokontrolnego i wskazać czy zostały wdrożone wszystkie rekomendowane działania pokontrolne, ewentualnie wskazać planowany termin ich realizacji. W przypadku przeprowadzenia kontroli przez inne instytucje np. Urząd Kontroli Skarbowej, raport wraz z opisem zrealizowanych zaleceń pokontrolnych należy załączyć do raportu z wizyty monitorującej. 20. Czy zostało złożone do wniosku o dofinansowanie Projektu oświadczenie o kwalifikowalności rat kapitałowych z tytułu leasingu?

7 21. Czy zostało złożone do wniosku o dofinansowanie Projektu oświadczenie o kwalifikowalności VAT? 22. Czy każda kopia dokumentu została opatrzona klauzulą za zgodność z oryginałem i podpisana przez głównego księgowego lub inną uprawnioną osobę zgodnie z dokumentem rejestrowym lub udzielonym pełnomocnictwem załączonym do umowy o 23. Wniosek o płatność/sprawozdanie z realizacji Projektu zostały podpisane przez osobę reprezentującą zgodnie z dokumentem rejestrowym lub udzielonym pełnomocnictwem załączonym do umowy o 24. Czy została wykonana wersja elektroniczna wniosku o płatność i sprawozdania końcowego? O kompletności i prawidłowości ocenianej dokumentacji świadczy brak negatywnych odpowiedzi. We wniosku o płatność dokumenty należy wpisać w sposób odzwierciedlający układ listy wydatków kwalifikowanych, stanowiącej załącznik nr 2 do umowy o dofinansowanie. Przekazując dokumentację do Regionalnej Instytucji Finansującej wskazane jest zachowanie następującego porządku: 1) wniosek o płatność; 2) faktura (lub inny dokument o równoważnej wartości dowodowej); 3) nota korygująca do faktury; 4) specyfikacja do faktury; 5) dowody zapłaty (potwierdzenia przelewów, wyciągi bankowe); 6) ewentualne wyjaśnienia dotyczące faktury lub płatności; 7) protokoły zdawczo-odbiorcze lub dokumenty OT; 8) wyjaśnienia dot. wniosku o płatność; 9) sprawozdanie z realizacji Projektu, jeśli dotyczy; 10) wyjaśnienia dot. sprawozdania; 11) kopia raportu z wizyty monitorującej. Dokumenty określone w punktach 2-7 powinny być ułożone w kolejności, w jakiej zostały wpisane w pkt 20 wniosku o płatność. Każda strona wniosku o płatność/sprawozdania z realizacji projektu powinna być parafowana przez osobę upoważnioną do podpisania dokumentów. Spełnienie wszystkich warunków zawartych w niniejszej liście sprawdzającej pozwoli na sprawniejszą weryfikację dokumentacji przez RIF i PARP.