DA.III Zielona Góra, WYJAŚNIENIA TREŚCI SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (1)

Transkrypt

1 Zielona Góra ul. Podgórna 7 tel. +48 /68/ , fax +48 /68/ DA.III Zielona Góra, Wg rozdzielnika WYJAŚNIENIA TREŚCI SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (1) dotyczy: postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego pn. Pełnienie roli Wykonawcy prac związanych z inwestycją pn.: Lubuski e-urząd. Działając na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.) w związku z wpłynięciem do Zamawiającego w dniach r., r. i r. pytań do SIWZ (faksem), udziela się następujących odpowiedzi: Pytanie 1: Dotyczy zapisu znajdującego się w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia, zadanie nr 2: Serwer str. 57: Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty oświadczenie producenta oferowanego serwera oraz str. 60: Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty oświadczenia producenta lub Wykonawcy o spełnieniu wskazanego wymagania. Prosimy o potwierdzenie interpretacji Wykonawcy, iż Zamawiający oczekuje poprzez powyższe zapisy dołączenie do oferty oświadczenia Wykonawcy lub Producenta zaoferowanego w ofercie serwera. Tak, Zamawiający oczekuje poprzez powyższe zapisy dołączenie do oferty oświadczenia Wykonawcy lub Producenta zaoferowanego w ofercie serwera. Pytanie 2: Prosimy również o potwierdzenie, iż w sytuacji oczekiwań Zamawiającego dotyczących oświadczeń związanych ze sprzętem, Zamawiający każdorazowo zaakceptuje w ofercie oświadczenia Wykonawcy lub Producenta sprzętu. Tak, Zamawiający potwierdza, iż w sytuacji oczekiwań Zamawiającego dotyczących oświadczeń związanych ze sprzętem, Zamawiający każdorazowo zaakceptuje w ofercie oświadczenia Wykonawcy lub Producenta sprzętu. Pytanie 3: Zamawiający w Opisie Przedmiotu Zamówienia w Zadaniu nr 8: CALL Windows Serwer 200SR2 wymaga dostarczenia 3300 licencji dostępowych. W związku z tym, że producent licencji dostępowych CALL do Microsoft Windows Serwer 2008R2 rozróżnia dwa rodzaje licencjonowania mianowicie: a) Microsoft Windows Serwer Device CALL (licencja na konkretne urządzenie) oraz

2 b) Microsoft Windows Serwer User CALL (licencja na konkretnego użytkownika) Prosimy o doszczegółowienie, który rodzaj licencjonowania Zamawiający oczekuje w ofercie. Zamawiający wyjaśnia, iż oczekuje w ofercie Microsoft Windows Serwer User Call. Ze względu na konieczność użyczenia na okres 5 lat oprogramowania Windows Server CAL przez Urząd Marszałkowski Partnerom Projektu, zaoferowany model licencyjny musi zapewniać możliwość sublicencjonowania na rzecz jednostek stowarzyszonych, zgodnie z zapisami załącznik nr 1 pkt. IX Opisu Przedmiotu Zamówienia. Pytanie 4: Zamawiający w Opisie Przedmiotu Zamówienia w Zadaniu nr 2: Serwer wymaga dostarczenia dysku twardego SATA o pojemności min. 1 TB, obr./min., hot-plug, fot-swap. Informujemy Zamawiającego, iż obecnie na rynku polskim -żaden producent nie oferuje dysków SATA o pojemności 1TB i obr./min. Dostępne dyski oferowane przez wszystkich producentów to dyski SATA o pojemności 1TB i 7200 obr./min. Prosimy o informację, czy nie doszło do omyłki pisarskiej i poprawny wymóg wskazany w tym zakresie nie powinien brzmieć: 1 dysk SATA o pojemności min. 1TB, 7200 orb./min., hot-plug, hot-swap Tak, Zamawiający wyjaśnia, że doszło do oczywistej omyłki pisarskiej i poprawny wymóg wskazany w tym zakresie powinien brzmieć: 1 dysk SATA o pojemności min. 1TB, 7200 obr./min., hot-plug, hotswap. Zamawiający zmianę wprowadza odrębnym pismem. Pytanie nr 5: System musi umożliwiać wiązanie rodzajów pism z rodzajami spraw (i odwrotnie) w celu zwiększenia ergonomii pracy użytkowników, poprzez inteligentne ograniczanie listy rodzajów udostępnianych użytkownikowi w kontekście wybranych wcześniej danych (np. ograniczenie listy rodzajów pism w kontekście rodzaju sprawy, w której tworzone jest pismo)". Czy zamawiający pod pojęciem rodzaj pisma" rozumie meta daną nr 7 zastawu A załącznika nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych? (Dz.U. z 2011, Nr14, poz, 67). Jeżeli nie to wnosimy o precyzyjne opisanie pojęcie zastosowanego w treści przedmiotowego wymagania. Czy przez pojęcie rodzaj sprawy" zamawiający rozumie nr kategorii z JRWA opisanego w Rozporządzeniu Prezesa Rady ministrów z dnia 18 stycznia 20lir. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych? (Dz.U. z 2011, Nr14, poz. 67)? Jeżeli nie to wnosimy o precyzyjne opisanie pojęcie zastosowanego w treści przedmiotowego wymagania. Tak, Zamawiający pod pojęciem rodzaj pisma" rozumie meta daną nr 7 zastawu A załącznika nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. Tak, Zamawiający przez pojęcie rodzaj sprawy" rozumie nr kategorii z JRWA opisanego w Rozporządzeniu Prezesa Rady ministrów z dnia 18 stycznia 20lir. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011, Nrl4, poz. 67). Pytanie nr 6: Załącznik nr 01 do OPZ Zadanie nr 1: System Elektronicznego Obiegu Dokumentów część wymaganie o treści: System musi umożliwiać również przeglądanie spraw obowiązujących w danym dniu w przeszłości"

3 Wnosimy o doprecyzowanie, w jaki sposób SEOD miałby realizować ww. wymaganie? Zamawiający wyjaśnia, że wymaga, aby system posiadał możliwość wglądu do spraw zakończonych lub przeniesionych do archiwum. Pytanie nr 7: Załącznik nr 01 do OPZ Zadanie nr 1: System Elektronicznego Obiegu Dokumentów część wymaganie o treści: System musi posiadać możliwość współpracy z edytorem Microsoft Office w wersji 2003 lub nowszej w zakresie podglądu i tworzenia pism wychodzących". Wnosimy o dokładne wyspecyfikowanie zakresu współpracy edytora Microsoft Office System Elektronicznego Obiegu Dokumentów? Zgodnie z zasadą konkurencyjności i neutralności technologicznej wnosimy o dopuszczenie edytora Open Source - Librę Office lub wykreślenie edytora Microsoft Office System, jako jedynego dopuszczonego rozwiązania technologicznego. W ramach projektu Lubuski e-urząd dla Partnerów Projektu zostało zakupione oprogramowanie Microsoft Office W związku z powyższym Zamawiający wymaga aby pisma wychodzące były tworzone w formacie umożliwiającym edycję i odczytywanie ich w powyższym oprogramowaniu. Pytanie nr 8: System musi umożliwiać przeniesienie wszystkich pism i spraw znajdujących się w danej komórce na inną komórkę" Wymaganie przeniesienia System Elektronicznego Obiegu Dokumentów pism i spraw w komórce jest niezgodnie z przepisami 64 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 i stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych? (Dz.U. z 2011, Nr14, poz. 67). Czynności przeniesienia dokonuje urzędnik zakładając nowe akta sprawy. Wnosimy o usunięcie wymagania. W związku z częstymi zmianami organizacyjnymi w urzędzie Zamawiający wymaga aby w module konfiguracji struktury organizacyjnej była możliwość przenoszenia spraw między komórkami, tzn. w momencie przeniesienia wydziału do innego departamentu, wszystkie pisma i sprawy przechodzą razem z wydziałem do nowego miejsca w strukturze organizacyjnej. Pytanie nr 9: Załącznik nr 01 do OPZ Zadanie nr I: System Elektronicznego Obiegu Dokumentów część wymaganie o treści: Zamawiający nie dopuszcza rozwiązania, w których mechanizmy procedur WorkFlow oraz formularzy elektronicznych są na stałe modelowane w kodzie wdrażanego Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów." Wnosimy o doprecyzowanie, jakich konkretnie rozwiązań nie dopuszcza zamawiający? Co oznacza wyrażenie:...są na stałe modelowane w kodzie wdrażanego Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów? Zamawiający wymaga, aby system posiadał funkcjonalność modelowania i zarządzania procesami w sposób umożliwiający tworzenie nowych i modyfikację istniejących procesów przez pracowników Zamawiającego. Funkcjonalność modułu edytora formularzy będzie pozwalać na tworzenie nowych

4 i edycję istniejących formularzy elektronicznych. Zamawiający nie dopuszcza rozwiązania, w którym procesy WorkFlow i formularze elektroniczne są na stałe wpisane w kodzie ESOD i nie ma możliwości edycji ich przez pracowników Zamawiającego. Pytanie nr 10: System musi umożliwiać rejestrację pism wpływających do urzędu. Użytkownik musi mieć możliwość podania takich atrybutów pisma jak: temat pisma, znak nadany przez instytucję zewnętrzną, daty wpływu, temat pisma, liczba załączników. System musi pozwalać na klasyfikację korespondencji zgodnie z właściwością. W celu uniknięcia nadużyć System musi automatycznie zapisywać datę rejestracji pisma na podstawie daty systemowej bez możliwości modyfikacji. W przypadku pism pochodzących z formularzy elektronicznych pobranych z elektronicznej skrzynki podawczej data rejestracji powinna być tworzona na podstawie daty pobranej z dokumentu Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (UPO)". Na czym ma polegać.. klasyfikacja korespondencji zgodnie z właściwością" i przez kogo ma być wykonywana - przez system czy przez użytkownika? Klasyfikacja korespondencji zgodnie z właściwością ma polegać na możliwości przekierowania pisma przez użytkownika (kancelista) do właściwego departamentu odpowiedzialnego za realizację danej sprawy. Pytanie nr 11: System musi umożliwić szybką rejestrację pism polegającą na podaniu tylko podstawowych danych (adresat, liczba załączników) zakończoną automatycznym nadaniem numeru kancelaryjnego. System musi pozwolić na wykonanie pozostałych czynności związanych z rejestracją pisma w późniejszym czasie lub przez innego użytkownika" Podane podstawowe dane wymagają wpisania przy rejestracji przesyłki wpływającej wszystkich danych adresata (metadane nr 1 - do 2h oraz 11 czyli 13 informacji - zob. Załącznik nr 1 do instrukcji kancelaryjnej zestaw A) co nie jest szybkim sposobem rejestracji przesyłki wpływającej. Czy zamawiający dopuści w celu rejestracji wpisanie przynajmniej jednej z metadanych wymienionych w Załączniku nr 1 do instrukcji kancelaryjnej zestaw A)? Zamawiający wymaga w celu szybkiej rejestracji wpisanie przynajmniej: 1a lub 1b oraz 2a, 2b, 2c, 2d, 2e oraz 11 z metadanych wymienionych w Załączniku nr 1 do instrukcji kancelaryjnej zestaw A. Pytanie nr 12: System SEOD musi wspomagać obsługę Zwrotnego Potwierdzenia Odbioru (ZPO) w zakresie rejestracji i znakowania kodem kreskowym. System SEOD musi rejestrować Zwrotne Potwierdzenie Odbioru (ZPO), jako załącznik do korespondencji, której dotyczy. Jeżeli przesyłka zawiera wiele dokumentów, to w systemie SEOD musi być dostępna informacja o ZPO z poziomu każdego dokumentu zawartego w przesyłce zbiorczej." ZPO dotyczy przesyłki a nie dokumentów. Jedna przesyłka może zawierać wiele dokumentów (np. pismo i załączniki) ale jest doręczana do jednego adresata. Jeden adresat może otrzymać wiele przesyłek. Dlatego wnosimy o zmianę treści wymagania z:...musi być dostępna informacja o ZPO z poziomu każdego dokumentu zawartego w przesyłce zbiorczej" na...musi być dostępna informacja o ZPO z poziomu każdej przesyłki.

5 Zamawiający wymaga, że w przypadku, jeżeli jedna przesyłka zbiorcza zawiera dokumenty w kilku sprawach do jednego adresata, to w systemie SEOD musi być funkcjonalność umożliwiająca podłączenie ZPO do każdej ze spraw. Pytanie nr 13: System musi pozwalać na anulowanie pism do czasu, gdy nie została na jego podstawie założona już sprawa" Co oznacza czynność anulowania pism, gdyż Rozporządzenie Prezesa Rady ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych? (Dz.U. z 2011, Nr14, poz. 67) nie przewiduje ww. czynności kancelaryjnej. Wnosimy o dokładne opisanie sposobu działania ww. czynności na pismach (opisanie zmian statusów pisma, terminów odpowiedzi, metadanych oraz jakich pism dotyczy tj. wewnętrznych przesyłek wpływających wychodzących)? Przez anulowanie pisma Zamawiający rozumie funkcjonalność systemu, pozwalającą na zakańczanie pism bez rozpatrzenia. System musi umożliwiać oznaczanie pism tzw. swobodnych bez konieczności rejestracji sprawy. Pytanie nr 14: Czy Zamawiający może podać dokładną wartość budżetu przewidywanego na realizację zamówienia? Zamawiający informuje, że szacunkowa wartość zamówienia (netto) określona z należytą starannością wynosi: ,42 zł. Pytanie nr 15: Treść SIWZ: W celu obniżenia kosztów związanych z komunikacją pomiędzy Wykonawcą, a Zamawiającym Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu na czas realizacji Umowy 2 aparaty telefonii komórkowej GSM. Czy Zamawiający zgadza się na zablokowanie wysokopłatnych SMS-cW i MMS-ów, połączeń na różnego typu serwisy informacyjne, konkursowe, rozrywkowe dostępne pod numerami wysokopłatnymi oraz połączeń międzynarodowych? Zamawiający zgadza się na zablokowanie wysokopłatnych SMS-cW i MMS-ów, połączeń na różnego typu serwisy informacyjne, konkursowe, rozrywkowe dostępne pod numerami wysokopłatnymi oraz połączeń międzynarodowych. Pytanie nr 16: Czy wobec faktu, ze złącza PCI nie są stosowane we współczesnych serwerach, Zamawiający zrezygnuje z wymogu tego złącza? Nie, Zamawiający pozostawia zapisy bez zmian. Pytanie nr 17: Czy wobec faktu, ze napędy DDS są przestarzałą Zamawiający zgodzi się na zastosowanie napędów LTO? Zamawiający zgadza się na zastosowanie napędów LTO.

6 W przypadku zastosowania napędu LTO, Zamawiający wymaga dostarczenia 1 kartridża czyszczącego do napędu LTO oraz 7 kartridży typu LTO5 (możliwość zapisania 160GB skompresowanych danych). Zamawiający odrębnym pismem wprowadza zmianę. Pytanie nr 18: Czy wobec faktu, że serwer będzie wyposażony w kartę zdalnego zarządzania poprzez którą można monitorować stan serwera, Zamawiający zrezygnuje z wymogu wyświetlacza LCD do diagnostyki? Nie, Zamawiający pozostawia zapisy bez zmian. Pytanie 19: Dotyczy zapisu znajdującego się załączniku nr 10 Wykaz procedur Workflow str. 1. Zamawiający wskazał: ( ) Do zadań Wykonawcy należy opracowanie zgodnie z opisem przedmotu zamówienia 20 formularzy wybranych przez Zamawiającego w trakcie Analizy Przedwdrożeniowej z listy poniżej ( ) Prosimy o potwierdzenie interpretacji Wykonawcy, iż Zamawiający oczekuje poprzez powyższe zapisy opracowanie w ramach realizacji zamówienia łącznej liczby 20 formularzy? Dotyczy zapisu znajdującego się w załączniku 10 Wykaz Procedur WorkFlow str 2. Zamawiający wskazał: ( ) Do zadań Wykonawcy należy opracowanie zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia 20 procedur WorkFlow wybranych przez Zamawiającego w trakcie Analizy Przedwdrożeniowej dla Formularzy, które zostały opracowane przez Generalnego Wykonawcę Projektu Lubuski e-urząd lub wskazanych w punkcie 1. Poniżej znajduje się lista formularzy opracowanych przez Generalnego Wykonawcę Projektu Lubuski e-urząd. ( ) Tak, Zamawiający oczekuje opracowania w ramach realizacji zamówienia łącznej liczby 20 formularzy. Pytanie 20: Prosimy o potwierdzenie interpretacji Wykonawcy, iż Zamawiający oczekuje poprzez powyższe zapisy opracowanie w ramach realizacji zamówienia łącznej liczby 20 procedur WorkFlow? Tak, Zamawiający oczekuje opracowania w ramach realizacji zamówienia łącznej liczby 20 procedur WorkFlow. Pytanie 21: Załącznik nr 01 do OPZ Zadanie nr l: System Elektronicznego Obiegu Dokumentów część System musi udostępniać zestaw raportów niezbędnych do pracy urzędu. Użytkownik musi mieć możliwość określenia podstawowych parametrów raportów (np. okres za jaki raport będzie generowany, sposób sortowania itp.). System musi umożliwiać wygenerowanie co najmniej następujących raportów: Pocztowa książka nadawcza Raport dekretacji Raport z książki doręczeń Raport pism przychodzących Raport pism przychodzących przekazanych Raport pism wychodzących Raporty przeznaczone dla kierownika (w tym statystyka, sprawy nieodebrane, sprawy przeterminowane, sprawy w toku, sprawy zakończone, pisma nieodebrane i pisma odebrane)

7 Rejestr zwrotów Spis spraw" Prosimy o doprecyzowanie, jakie dane ma zwierać raport Raport pism przychodzących przekazanych". Czy przez pisma przekazane zamawiający rozumie wszystkie pisma przekazane z kancelarii do innych użytkowników lub na inne stanowiska? Raport pism przychodzących przekazanych musi zawierać, co najmniej takie dane jak: data wpłynięcia pisma, data przekazania pisma, trybu procedowania sprawy, na kogo został pismo przekazane, adresat pisma. Tak przez pisma przekazane Zamawiający rozumie wszystkie pisma przekazane z kancelarii na inne stanowiska. Pytanie 22: System musi umożliwiać określanie zakresu dostępu do dokumentów tajnych oraz określanie poziomu dostępu do teczek" Czy System Elektronicznego Obiegu Dokumentów będzie przetwarzał informacje niejawne zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010r. O OCHRONIE INFORMACJI NIEJAWNYCH? Jeżeli tak to wnosimy o potwierdzenie, że zamawiający zgodnie z art. 48. Ww ustawy nie będzie wymagał od wykonawcy udziału w procedurze akredytacji systemu teleinformatycznego u każdego z Partnerów w środowisku, którego będzie funkcjonował SEOD. Czy zamawiający potwierdza, że u każdego z partnerów zastosował środki ochrony elektromagnetycznej przeznaczone do ochrony informacji niejawnych o klauzuli, co najmniej poufne". Zamawiający informuje, że System Elektronicznego Obiegu Dokumentów nie będzie przetwarzał informacji niejawnych. Pytanie 23: Załącznik nr 01 do OPZ Zadanie nr 1: System Elektronicznego Obiegu Dokumentów część wymaganie o treści: Dla osób fizycznych musi istnieć możliwość wydruku zakresu przetwarzanych danych osobowych przetwarzanych w systemie SEOD zgodnie z wytycznymi GIODO w tym zakresie." Zgodnie z wytycznymi GIODO zakresu przetwarzanych danych osobowych przetwarzanych w systemie SEOD wyznacza kierownik jednostki zgodnie z przyjętą polityka bezpieczeństwa. Czy poprzez możliwość wydruku zakresu przetwarzanych danych osobowych" zamawiający rozumie zakres uprawnień użytkowników do dostępu do danych osobowych przetwarzanych w SEOD? Poprzez możliwość wydruku zakresu przetwarzanych danych osobowych Zamawiający rozumie możliwość wydruku kategorii przetwarzanych danych (tzn. co najmniej zakres metadanych wymienionych w Załączniku nr 1 do instrukcji kancelaryjnej zestaw A, NIP, PESEL). Pytanie 24: Załącznik nr 01 do OPZ Zadanie nr 1: System Elektronicznego Obiegu Dokumentów część wymaganie o treści: W jakim systemie tradycyjnym" czy EZD" zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Prezesa Rady ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów

8 akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych? (Dz.U. z 2011, Nr 14, poz. 67) będą wdrażane Systemy Elektronicznego Obiegu Dokumentów u każdego z Partnerów? Systemy Elektronicznego Obiegu Dokumentów docelowo będą używane w systemie EZD. Na etapie analizy przedwdrożeniowej, każdy z Partnerów Projektu określi w jakim systemie ESOD będzie wdrażany. Pytanie 25: Załącznik nr 01 do OPZ Zadanie nr 1: System Elektronicznego Obiegu Dokumentów część wymaganie o treści: i System SEOD musi posiadać wbudowany faks-serwer umożliwiający zarejestrowanie wpływającego faksu, wysyłanie korespondencji za pomocą faksu, powiadamianie nadawcy o terminie i statusie wysłanego faksu lub związanych z nim problemów, usuwanie faksów niepodlegających rejestracji." Czy jako wbudowany faks-serwer" należy rozumieć zewnętrzne urządzenie teleinformatyczne komunikujące się z SEOD za pomocą standardowych protokołów komunikacyjnych? Zamawiający wymaga, aby System Elektronicznego Obiegu Dokumentów posiadał wbudowanego klienta faksu. Pytanie 26: System SEOD musi umożliwiać rejestrację wielu dokumentów z jednej przesyłki wpływającej (koperta zawierająca wiele dokumentów od tego samego nadawcy) poprzez możliwość wykorzystania w sposób automatyczny całego zestawu danych z rejestracji poprzedniego pisma." Wnosimy o wyszczególnienie danych wchodzących w skład całego zestawu danych z rejestracji poprzedniego pisma". W skład całego zestawu danych z rejestracji poprzedniego pisma wchodzi zakres metadanych wymienionych w Załączniku nr 1 do instrukcji kancelaryjnej zestaw A 1,2,4,15 oraz tryb postępowania. Pytanie 27: Załącznik nr 01 do OP2 Zadanie nr 1: System Elektronicznego Obiegu Dokumentów cześć wymaganie o treści: System musi umożliwiać oznaczanie pism swobodnych jako załatwione bez konieczności rejestracji sprawy. Możliwość obsługi pism swobodnych powinna być konfigurowalna z możliwością wyłączenia jej przez Administratora systemu" Co zamawiający rozumie przez pojęcie pism swobodnych"? Ww. pojęcie nie występuje w Rozporządzeniu Prezesa Rady ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011, Nr 14, poz. 67). Wnosimy o doprecyzowanie pojęcia przez odniesienie do pojęć używanych w ww. rozporządzeniu. Przez pojęcie pismo swobodne Zamawiający rozumie pismo nietworzące akt sprawy (tzn. różnego rodzaju reklamy, zaproszenia, ulotki itp.). Pytanie 28: System musi automatycznie ustawiać stan sprawy na podstawie akcji wykonywanych przez użytkownika. Dla każdego ze stanów sprawy, Administrator może określić dowolną liczbę statusów,

9 które mogą zostać wybrane przez użytkownika. System musi posiadać interfejsy umożliwiające eksport informacji o stanach i statusach spraw do Regionalnej Platformy Komunikacji Elektronicznej (Cyfrowy Urząd). System musi być również wyposażony w możliwość eksportu informacji o stanach i statusach spraw do BIP wdrożonego w ramach projektu Lubuski e-urząd". Wnosimy o wyspecyfikowanie wszystkich akcji wykonywanych przez użytkownika wraz z podaniem odpowiadających im statusów spraw, tak aby System Elektronicznego Obiegu Dokumentów mógł automatycznie zmieniać stan sprawy. Powyższa informacja jest konieczna do oszacowania ceny oferty. Zamawiający wymaga, aby system posiadał funkcjonalność automatycznego nadawania statusów sprawom, odpowiednio do działań użytkowników. Minimalny zakres statusów spraw: 1. Wprowadzona - po zaakceptowaniu formularza przez użytkownika i zarejestrowaniu w Systemie. 2. Wysłana - po wysłaniu zgłoszenia do jednostki. 3. Przyjęta - po przyjęciu formularza przez jednostkę. 4. Zarejestrowana - po zarejestrowaniu spawy na podstawie formularza. 5. W toku - po rozpoczęciu rozpatrywania sprawy. 6. Niekompletny wniosek - sprawa przetwarzana, dla której konieczne jest dostarczenie brakujących dokumentów. 7. Zawieszona - zawieszone postepowanie w sprawie. 8. Zakończona - po zakończeniu rozpatrywania sprawy. 9. Anulowana - sprawa została anulowana. 10.Bez rozpoznania - jeżeli wnioskodawca w ustawowym terminie nie dostarczy wymaganych dokumentów, które są niezbędne do rozpatrzenia sprawy, bądź nie rozpatrzenie sprawy z innych powodów. 11.Do przekazania innej jednostce - w przypadku, gdy jedna jednostka, do której pierwotnie skierowano sprawę zwróci ją do systemu. Pytanie 29: Załącznik m 01 do OPZ Zadanie nr 1: System Elektronicznego Obiegu Dokumentów część wymaganie o treści:, System musi umożliwiać wybranie trybu procedowania sprawy na podstawie trybów zdefiniowanych przez Administratora. Wybór trybu musi powodować ustawienie daty przypomnienia o kończącym się terminie obsługi sprawy oraz daty rozpatrzenia sprawy" Co zamawiający rozumie pod pojęciem "tryb procedowania sprawy. Prosimy o podanie przykładów trybów. Czy definicja trybu procedowania sprawy wiąże się z obowiązkowym ustawieniem d!a danego trybu terminów sprawy zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U Nr 30 poz. 168 z późn. zm.)? Przez tryb procedowania sprawy Zamawiający rozumie rodzaj trybu postępowania przy załatwianiu danej sprawy na podstawie rodzaju dokumentu wpływającego (typu pisma), np. skarga, wniosek, udzielanie informacji publicznej, wpis na listę wyborców itp.). Zamawiający potwierdza, że trybu procedowania sprawy wiąże się z obowiązkowym ustawieniem dla danego trybu terminów załatwienia sprawy zgodnie z KPA. Pytanie 30: Wymagania funkcjonalne w zakresie integracji z Regionalną Platformą Komunikacji Elektronicznej (Cyfrowy Urząd)". Czy Partnerzy będą korzystali wyłącznie ze skrzynek podawczych na Regionalnej Platformie Komunikacji Elektronicznej - Cyfrowy Urząd" czy też zamawiający dopuszcza wykorzystanie przez

10 Partnerów ESP zlokalizowanych na epuap? Czy doręczanie dokumentów elektronicznych przez ESOD będzie dotyczyć wymiany dokumentów elektronicznych z platformą epuap? Partnerzy Projektu Lubuski e-urząd korzystają zarówno ze skrzynek podawczych na platformie Regionalnej Platformy Elektronicznej Cyfrowy Urząd jak również na platformie epuap. Regionalna Platforma Elektroniczna Cyfrowy Urząd jest zintegrowana z platformą epuap. Doręczanie dokumentów elektronicznych przez ESOD będzie dotyczyć wymiany dokumentów z platformą epuap poprzez platformę Cyfrowy Urząd. Pytanie 31: Treść SIWZ; Wprowadzenie 20 procesów (procedur WorkFlow) obsługiwanych przez System Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Wprowadzenie dla każdego z Partnerów wybranych przez niego 10 procedur. Czy ww. pojęcia 20 procesów" i 10 procedur" są ze sobą tożsame? Ile łącznie procesów (procedur) ma być wprowadzone do obiegu dokumentów przez Wykonawcę, co Zamawiający rozumie przez wprowadzenie u każdego z partnerów 10 procedur (procesów)? Zamawiający wyjaśnia, że powyższe pojęcia są tożsame. Zamawiający wymaga opracowania łącznie 20 procedur, ale dla każdego Partnera Projektu musi być wprowadzone wybrane przez niego 10 procedur do SEOD z 20 opracowanych ogółem. Pytanie 32: W związku z tym, że Zamawiający z zadaniu nr 4 Pamięć RAM do serwerów blade wymaga dostarczenia 18 szt. pamięci RAM 16 GB (1x16GB), ECC do serwerów typu blade Fujitsu Primergy BX924S2 otrzymaliśmy informację od Producenta, że w/w pamięci zostały wycofane z produkcji i co za tym idzie z oficjalnego kanału sprzedaży w grudniu 2012 r. i nie jest możliwe ich zaoferowanie i dostarczenie przez jakiekolwiek Wykonawcę, nie jest możliwe również zaoferowanie Państwu żadnego zamiennika - z uwagi na fakt, iż nie są one certyfikowane przez Producenta i nie gwarantują właściwej pracy urządzeń - a co za tym idzie czy Zamawiający usunie zapis o dostawie w/w pamięci w ramach tego zamówienia publicznego, gdyż nie jest możliwe zaoferowanie tych pamięci przez jakiegokolwiek Wykonawcę? Zamawiający dopuszcza złożenie przez Wykonawcę oferty, w której ilość pamięci będzie określona, jako 36 szt. pamięci RAM 8 GB (1x8GB), ECC do serwerów blade Fujitsu Primergy BX924S2. Zamawiający zmianę wprowadza odrębnym pismem. Pytanie nr 33: W Opisie Przedmiotu Zamówienia, w części dotyczącej serwera, zamawiający wyspecyfikował ilość i rodzaj dysków. Dysk o pojemności 1TB, interfejsie SATA i prędkości obrotowej obr./min nie istnieje na rynku. Prosimy o zmianę OPZ z: 1 dysk SATA o pojemności min. 1TB, obr./min., hotpiug, hot-swap;" na: 1 dysk SATA o pojemności min. 1TB, 7200 obr./min., hot-plug, hot-swap;" lub wyrażenie zgody na możliwość zaoferowania innej konfiguracji spełniającej ten wymóg, np.: 2 dyski SAS o pojemności min. 600GB, obr./min., hot-plug, hot-swap; Udzielono odpowiedzi w pytaniu nr 4.

11 Pytanie nr 34: Czy zamawiający dopuści zastąpienie przestarzałego, powolnego i zawodnego napędu DDS, nowoczesnym, szybkim i niezwadzonym napędem RDX z zachowaniem pozostałych wymagań odnośnie pojemności? Zamawiający zgadza się na zastosowanie napędów LTO. Zamawiający wprowadza zmianę odrębnym pismem. Pytanie nr 35: Załącznik nr 1 do SIWZ, SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA, Zadanie nr 2: Serwer, Specyfikacja techniczna / funkcjonalna przedmiotu zamówienia W treści wymagań znajduje się wymóg dotyczący dysków twardych: 1 dysk SATA o pojemności min. 1TB, obr./min., hot-pług, hot-swap'\ w ocenie Wykonawcy nie ma dysków twardych w technologi SATA o pojemności 1TB pracujących z prędkością obr/min. Dyski SATA pracują z prędkością 7200 obr./min, Prosimy o wprowadzanie stosownej zmiany treści zapisów SIWZ. Jednocześnie podnosimy kwestię ilości dysków w serwerach. Zgodnie z wymaganiami Zamawiający oczekuje aby zaoferowane rozwiązanie zawierało kontroler macierzowy obsługujący technologię RAID zwiększającą bezpieczeństwo gromadzonych i przetwarzanych danych. Z drugiej zaś strony Zamawiający zamawia tylko po jednym dysku twardym na system operacyjny oraz składowanie danych. W ocenie Wykonawcy powinny być w serwerze zainstalowane co najmniej po 2 dyski danego typu (wielkości). Udzielono odpowiedzi w pytaniu nr 4. Odnośnie dysków Zamawiający wprowadza zmiany dotyczące ilości. Zamawiający wymaga po dwie sztuki każdego dysku. Zmianę wprowadza się odrębnym pismem. Pytanie nr 36: Załącznik nr 1 do SiWZ, SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA, Zadanie nr 4: Pamięć RAM do serwerów blade, Warunki serwisu gwarancyjnego Zamawiający wymaga aby pamięć RAM do serwerów posiadała minimalnie 60 miesięcy gwarancji realizowanej w serwisie producenta lub autoryzowanego partnera serwisowego. Producent serwerów Primergy BX924S2 tj. firma Fujitsu nie oferuje dostawy samych pamięci objętych 60 miesięczną gwarancją producenta. Standardowa gwarancja na pamięć wynosi 12 miesięcy. Możliwym jest rozszerzenie tego okresu poprzez objęcie ich gwarancją serwera, w którym są zainstalowane. Dotyczy to wszystkich komponentów /opcji dokupywanych do tych serwerów. Prosimy o wprowadzenie odpowiednich modyfikacji treści ŚIWZ. Z uwagi na ww. zmiany treści SIWZ wnosimy o przesunięcie terminu składania ofert. Zamawiający wprowadza zmiany dot. gwarancji min. 12 miesięcy odrębnym pismem, przedłuża się termin składania ofert do dn do godz. 12:00. Pytanie nr 37: Załącznik nr 1 do SIWZ, SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA, Zadanie nr 1: System Elektronicznego Obiegu Dokumentów, Specyfikacja techniczna/funkcjonalna Przedmiotu Zamówienia Według zawartości karty produktu Wykonawca zadania System Elektronicznego Obiegu Dokumentów" uzyska sublicencję na korzystanie z usług Regionalnej Platformy Komunikacji Elektronicznej w celu opracowywania i zamieszczenia formularzy do obsługi procedur administracyjnych. W ocenie Wykonawcy Zamawiający tj. Województwo Lubuskie Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego w Zielonej Górze nie posiada licencji umożliwiającej mu udzielania sublicencji podmiotom komercyjnym.

12 Zgodnie z treścią Załącznika nr 9 do SIWZ Zamawiającemu udzielono niewyłącznej licencji na korzystanie z Oprogramowania oraz niezbędnego do jego działania Oprogramowanie Narzędziowe, Licencja została udzielona na czas nieokreślony dla nieograniczonej liczby urzędników, administratorów z prawem udzielania dalszych licencji na warunkach określonych w Umowie wyłącznie na terytorium województwa Lubuskiego w stosunku do Partnerów Projektu, Partnerom Projektu, podległym ich jednostek organizacyjnych oraz innych Organów administracji publicznej. Prosimy o udzielenia wyjaśnień oraz wprowadzenia odpowiednich zmiany w treści SIWZ r. Zamawiający wykreśla zapis Wykonawca zadania System Elektronicznego Obiegu Dokumentów uzyska sublicencję na korzystanie z usług Regionalnej Platformy Komunikacji Elektronicznej w celu opracowywania i zamieszczenia formularzy do obsługi procedur administracyjnych. Zmianę Zamawiający wprowadza odrębnym pismem.