Zintegrowane zarządzanie budżetem. Jacek Gruszczyński Architekt Rozwiązań SAP Polska

Transkrypt

1 Zintegrowane zarządzanie budżetem Jacek Gruszczyński Architekt Rozwiązań SAP Polska

2 Cykl zarządzania budżetem Monitorowanie wykonania Tworzenie Realizacja

3 Cykl zarządzania budżetem Monitorowanie wykonania Tworzenie Planowanie dół-góra, góra-dół Rozbudowana organizacja Wielokrotne iteracje Tworzenie kolejnych wersji Realizacja Częste modyfikacje konieczność uzgodnień Wspomaganie procesu tworzenia

4 Cykl zarządzania budżetem Monitorowanie wykonania Rejestracja zdarzeń w rozproszonej organizacji Zgodność struktury rejestracji zdarzeń ze strukturą Wsparcie dla procedur Dostosowanie do obowiązujących przepisów, standardów Tworzenie Realizacja

5 Cykl zarządzania budżetem Monitorowanie wykonania Tworzenie Zgodność struktur danych i realizacji Elastyczność raportowania Możliwość wykorzystania i uspójnienia danych z różnych źródeł Realizacja

6 Cykl zarządzania budżetem Monitorowanie wykonania Tworzenie Realizacja

7 Cykl zarządzania budżetem - tworzenie Monitorowanie wykonania Tworzenie Realizacja

8 Tworzenie czego oczekujemy Wygoda pracy Spójność Narzędzia wspomagające tworzenie Intuicyjne narzędzie Wszyscy zaangażowani pracują na takich samych danych Elastyczność Odporność na zmiany organizacyjne Modyfikowalny Łatwość prowadzania zmnian na różnych poziomach agregacji Możliwość rozprowadzenia zmian wprowadzonych w pozycjach zagregowanych

9 Tworzenie czego oczekujemy Kontrolowalność procesu Uzgodnienia Modyfikacje Zatwierdzanie projektu i wersji Bezpieczeństwo Kontrola dostępu do danych Identyfikacja zmian Centralne przechowywanie Przejrzystość Możliwość śledzenia zmian w trakcie roku Żywy budżet

10 Wglądy dostosowane do potrzeb użytkownika Budżet powinien być spójny na KAŻDYM etapie opracowywania niezależnie od tego czy planowany jest zadaniowo, czy zgodnie z klasyfikacją budżetową Budżet jednostki Zadanie 1 15 Zadanie 2 20 Zadanie 3 25 Projekt X 40 Suma 100 Budżet jednostki Paragraf 1 40 Paragraf 2 20 Paragraf 3 30 Nieprzypisane 10 Budżet projektu X Suma 100 Paragraf 1 10 Paragraf 2 5 Paragraf 3 15 Nieprzypisane 10 Suma 40

11 Wglądy dostosowane do potrzeb użytkownika Budżet powinien być spójny na KAŻDYM etapie opracowywania niezależnie od tego czy planowany jest zadaniowo, czy zgodnie z klasyfikacją budżetową Budżet jednostki Zadanie 1 15 Zadanie 2 20 Zadanie 3 25 Projekt X 40 Suma 100 Budżet jednostki Paragraf 1 40 Paragraf 2 20 Paragraf 3 30 Nieprzypisane 10 Budżet projektu X Suma 100 Paragraf 1 10 Paragraf 2 5 Paragraf 3 15 Nieprzypisane 10 Suma 40

12 Przykład tworzenia budżetów Przygotowanie projektu na podstawie danych z wykonania roku poprzedniego Tworzenie projektu zmiany wartości w pozycjach rozdział na okresy/jednostki/zadania Zatwierdzenie przeniesienie danych z zatwierdzonego projektu do Działania Iteracyjnie

13 A może jednak przez przeglądarkę? Pełne funkcje dostępne przez WWW Łatwy dostęp (miejski intranet) Prosta obsługa Pełne funkcje Praca centralna Kontrola uprawnień

14 Planowanie - narzędzie Elastyczne planowanie w strukturach zgodnych z raportowaniem Uprawnienia Możliwość tworzenia dowolnych formatów planowania Tworzenie aplikacji planowania dla różnych klas użytkowników Dostęp przez przeglądarkę Wprowadzanie danych na różnych poziomach agregacji Ekran użytkownika Wspomaganie planowania góra-dół Funkcje planistyczne (kopiowanie, przeszacowanie, rozdział itp.) Funkcje złożone i symulacje Edytor funkcji planistycznych Edytor funkcji planistycznych Tworzenie formularza

15 Wspomaganie przebiegu budżetowania Rozproszona organizacja Zautomatyzowany przepływ informacji Sprawniejsze wykonywanie zadań Legenda: Zadanie w Dziale Księ Zdarzenie gowości Przekazanie do wprowadzenia danych Operacja automatyczna Digitalizacja dokumentu Operacja ręczna - kancelaria Digitalizacja dokumentu Operacja ręczna - księgowość Digitalizacja dokumentu Operacja ręczna - komórki merytoryczne Faktura bez możliwści przypisania odpowiedzialnego departamentu/komórki Opublikowanie Brak reakcji w określonym czasie Informacja do administratora procesu Rezygnacja z przejęcia Przejęcie przez wykonawcę Uzupełnienie noty Zatwierdzanie faktury dostawcy Brak reakcji w określonym czasie Informacja do administratora procesu Dokument do uzupełnienia (nota) Uzupełnienie dokumentu Dokument kompletny Wybór scieżki zatwierdzania Zatwierdzanie wg ścieżki - 1 lub wieloetapowe Wpłynęła faktura Digitalizacja dokumentu Przekazanie do wprowadzenia danych Zadanie w Dziale Księgowości Wstępne wprowadzenie dokumentu Dokument wstępnie wprowadzony Wybór trybu obsługi Przypisanie do departamentu/komórki Rezygnacja z przejęcia Ustalony administrator procesu Przekazanie określonym wykonawcom (np. departament) Uruchomienie workflow Uzupełnienie noty Brak reakcji w określonym czasie Informacja do administratora procesu Wspomaganie Wspomaganie workflow workflow Uzupełnienie workflow Dokument Dokument Przekroczony odrzucony zatwierdzony limit czasu Informacja do administratora procesu Ustalenie aleternatywnej ścieżki zatwierdzania Informacja do administratora procesu Księgowanie dokumentu Dokument zaksięgowany

16 Cykl zarządzania budżetem - realizacja Monitorowanie wykonania Tworzenie Realizacja

17 Obieg dokumentów - scenariusz Wpływający dokument Wprowadzenie dokumentu Akceptacja Skaner Mail Fax Dokument Uruchomienie płatności Zewnętrzny system przechowywania dokumentów

18 Rachunkowość SAP Rachunkowość SAP Faktura Dokument księgowy Zdarzenia gospodarcze rejestrowane są równocześnie na kontach syntetycznych Księgi Głównej i ksiąg analitycznych Księgi pomocnicze Lista płac Dokument materiałowy Dokument rachunkowości majątku trwałego Księga Główna Raporty Automatyczne uzgadnianie syntetyki i analityki Jednokrotne wprowadzanie danych Wszystkie niezbędne dane wprowadzane w jednym dokumencie Dokument rachunkowości kosztów/przychodów Controlling kosztów Raporty Elastyczne raportowanie natychmiast po wprowadzeniu dokumentu

19 Cykl zarządzania budżetem - monitorowanie Monitorowanie wykonania Tworzenie Realizacja

20 Raportowanie i analizy poprzez SAP BW Elastycznie, interaktywne raportowanie Duże możliwości analityczne Wyświetlanie poprzez MS-Excel lub przeglądarkę internetową Wykorzystanie wyjątków (tzw. światła uliczne) i warunków dla raportowania tylko istotnych informacji Specjalne kontekstowe menu dla funkcji analitycznych

21 Proste tworzenie raportów Tworzenie raportów metodą przeciągnij i upuść Wybór cech i wskaźników z katalogu Edytor formuł Dowolne definiowanie sposobu wyświetlania danych Możliwość uruchomienia raportu w przeglądarce bez dodatkowej pracy

22 Wymiary analizy w Strategicznej Karcie Wyników strategia mierniki Drzewo wartości Cele strategiczne Zarządzanie ryzykiem inicjatywy

23 Kokpit zarządzania Nawigacja Dostęp do dokuemntów w BIC Dostęp poprzez pokój Kokpit zarządzania Dostęp poprzez Portal korporacyjny

24 Wykonanie Co prezentować? Wykonanie, czy realizację strategii? Same liczby, czy zależności społeczno -ekonomiczne? Kto jest odbiorcą informacji? Jak je prezentować?

25 Zintegrowane zarządzanie budżetem Jacek Gruszczyński Architekt Rozwiązań SAP Polska

26 Copyright 2002 SAP AG. Wszelkie prawa zastrzeżone Żadna część tej publikacji nie może być kopiowana lub przesyłana w jakiejkolwiek formie lub w jakimkolwiek celu bez uzyskania zgody od SAP AG. Informacje zawarte w opracowaniu mogą ulec zmianie bez uprzedniego zawiadomienia. Niektóre programy sprzedawane przez firmę SAP AG i jej dystrybutorów zawierają moduły innych dostawców oprogramowania. Microsoft, WINDOWS, NT, EXCEL, Word, PowerPoint isql Server są znakami zastrzeżonymi przez Microsoft Corporation. IBM, DB2, OS/2, DB2/6000, Parallel Sysplex, MVS/ESA, RS/6000, AIX, S/390, AS/400, OS/390 i OS/400 są znakami handlowymi zastrzeżonymi przez IBM Corporation. ORACLE jest znakiem handlowym zastrzeżonym przez ORACLE Corporation. INFORMIX -OnLine for SAP i Informix Dynamic ServerTM są znakami handlowymi zastrzeżonymi przez Informix Software Incorporated. UNIX, X/Open, OSF/1 imotif są znakami handlowymi zastrzeżonymi przez Open Group. Citrix, logo Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame, MultiWin i inne wspomniane nazwy produktów firmy Citrix są znakami handlowymi Citrix Systems, Inc. HTML, DHTML, XML, XHTML są znakami handlowymi zastrzeżonymi przez W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. JAVA jest znakiem handlowym zastrzeżonym przez Sun Microsystems, Inc. JAVASCRIPT jest znakiem handlowym zastrzeżonym przez Sun Microsystems, Inc., wykorzystywanym w ramach licencji dla technologii zaprojektowanych i wdrożonych przez Netscape. SAP, SAP Logo, R/2, RIVA, R/3, SAP ArchiveLink, SAP Business Workflow, WebFlow, SAP EarlyWatch, BAPI, SAPPHIRE, Management Cockpit, logo mysap.com i mysap.com com są zastrzeżonymi znakami handlowymi firmy SAP AG w Niemczech i w innych krajach na świecie. Wszystkie pozostałe wymienione produkty są znakami handlowymi odpowiednich firm.