SYSTEMY INFORMATYCZNE SPRAWDZONE W PRAKTYCE

Transkrypt

1 SYSTEMY INFORMATYCZNE SPRAWDZONE W PRAKTYCE

2 Duże doświadczenie i stabilny zespół konsultantów gwarantuje powodzenie w realizacji nawet bardzo skomplikowanych wdrożeń. Sevenbridge istnieje na rynku od 2004 roku. Specjalizujemy się w rozwiązaniach opartych na technologii Lotus Domino. Oferujemy wdrożenia standardowego środowiska Lotus Notes, jak również tworzenie aplikacji na bazie gotowych i indywidualnych rozwiązań bazodanowych. Naszą ofertę produktową uzupełnia bogata gama usług konsul ngowych, programistycznych oraz szkoleniowych.rozwiązania Sevenbridge mają możliwość integracji z istniejącymi już systemami m.in.: SAP R/3, IFS, Impuls BPSC, CDN, Teta, Symfonia, PC Business, Microso Dynamics AX, Oracle, SQL. Od 2004 roku jesteśmy autoryzowanym partnerem firmy IBM. Stworzyliśmy setki rozwiązań bazodanowych. Wszyscy nasi konsultanci posiadają wieloletnie doświadczenie w projektowaniu i wdrażaniu rozwiązań opartych o technologię Lotus Notes w ramach samodzielnie realizowanych projektów. Tak duże doświadczenie i stabilny zespół gwarantują powodzenie w realizacji nawet bardzo skomplikowanych wdrożeń. Wszystkie rozwiązania ciągle doskonalimy i rozwijamy, wychodząc naprzeciw potrzebom rynku oraz naszych klientów. Każdy projekt traktujemy indywidualnie, aby klient otrzymał rozwiązanie na miarę swoich oczekiwań, z możliwością modyfikacji w miarę rozwoju i zmian w organizacji. Do grona naszych stałych klientów należy ponad 90 dużych firm z całej Europy. Tworzymy aplikacje w dowolnych wersjach językowych. Michał Meyer Prezes Zarządu Sevenbridge 2 3

3 Efektywność wdrożenia pogłębiona analiza potrzeb klienta oraz etapowe (modułowe) uruchamianie poszczególnych funkcji danego rozwiązania, pozwala niemal całkowicie wyeliminować możliwość ewentualnych błędów, tym samym maksymalizując efektywność procesu wdrożeniowego. Optymalizacja kosztów dzięki posiadanej bazie kilkuset gotowych aplikacji, możemy z łatwością dostosować się do potrzeb konkretnej organizacji. Oferowane przez nas rozwiązania są dedykowane dla przedsiębiorstw, które chcą się rozwijać i czerpać korzyści z wdrożenia systemów informatycznych ułatwiających zarządzanie firmą bez ponoszenia zbędnych kosztów. Szybkość wdrożenia wieloletnie doświadczenie pozwoliło na opracowanie programu wdrożeniowego, który pozwala na jak najszybszą implementację rozwiązań w firmie klienta bez zakłócania ciągłości pracy w organizacji. Bezpośredni kontakt przyjęty przez nas sposób pracy pozwala na łatwy i bezpośredni kontakt z pracownikami Sevenbridge, bez zbędnych formalności i biurokracji, na każdym etapie wdrożenia, a także po nim w ramach asysty powdrożeniowej. Intuicyjność i ergonomiczność rozwiązań zwracamy szczególną uwagę na to, aby interfejs naszych systemów był przyjazny i intuicyjny, a sam system tak ergonomiczny, aby ułatwiał pracę z wieloma dokumentami naraz, pracę zdalną, archiwizację itp. Dostępność dzięki bezpośredniej współpracy podczas wdrożenia systemów oraz asyście powdrożeniowej, klient zyskuje dostęp do naszych ekspertów w szybki i łatwy sposób, zarówno poprzez kontakt telefoniczny, połączenia zdalne (m.in. wideokonferencje), jak również wizytę u klienta. SIEDEM UNIKALNYCH CECH SEVENBRIDGE Doradztwo biznesowe nasi konsultanci to osoby z wieloletnim doświadczeniem we wdrażaniu rozwiązań opartych na Lotus Notes. Mamy za sobą dziesiątki udanych wdrożeń. Na tej podstawie jesteśmy w stanie doradzić klientom, jak zaprojektować obsługę danego procesu, bazę danych, zoptymalizować przebieg procesu czy jeszcze efektywniej wykorzystać system Lotus Notes. W czasie wdrożenia na bieżąco jesteśmy w stanie pokazać różne alternatywne rozwiązania dotyczące danego tematu. 4 Systemy informatyczne sprawdzone w praktyce 5

4 rozwiązania LOTUS NOTES ŚRODOWISKO LOTUS NOTES POCZTA, KALENDARZE, APLIKACJE Program Lotus Notes (LN) jest znanym i uniwersalnym narzędziem, umożliwiającym efektywną pracę grupową. Pozwala na obsługę poczty elektronicznej (dostępną także dla urządzeń mobilnych), obsługę kalendarzy indywidualnych i grupowych oraz korzystanie z dowolnej ilości baz danych i dedykowanych aplikacji. Z wszelkich funkcjonalnosci programu można korzystać zarówno mając połączenie z serwerem (online), jak również offline, korzystając z tzw. replik lokalnych. CRM ZARZĄDZANIE RELACJAMI Z KLIENTAMI CRM firmy Sevenbridge to system modułowy, zawsze budowany według potrzeb klienta. Planowanie i rejestracja kontaktów z klientami, raportowanie szans sprzedaży, obsługa dokumentacji handlowej, rozbudowane raportowanie czy możliwość integracji z systemem finansowo-księgowym to tylko niektóre z funkcji systemu. W skład systemu CRM mogą wchodzić różnorodne moduły. Baza umów umowy z dostawcami, odbiorcami i podwykonawcami Baza wiedzy np. wzory ofert, umów, specyfikacje techniczne produktów, prezentacje, procedury handlowe itp. Faktury sprzedaży w ujęciu na klienta, z informacją o stanie płatności, z możliwością synchronizacji z systemem ERP Infolinia moduł do rejestracji notatek z rozmów z infolinii Intranet publikowanie niektórych informacji za pośrednictwem www (portal klienta) Projekty moduł do zarządzania projektami w procesie sprzedaży Reklamacje zarządzanie procesem obsługi reklamacji, możliwe zgłaszanie reklamacji online (przez portal www klienta) Zakupy obsługa procesu składania zamówień z możliwością integracji z systemem ERP Budżet tworzenie i kontrola realizacji budżetów sprzedaży (np. w ujęciu na klienta, region czy handlowca) Definiowalny ekran startowy ELEKTRO- NICZNE BIURKO, gdzie każdy użytkownik może zdefiniować elementy mające pojawiać się po Wdrożenie poczty elektronicznej w oparciu o technologię Lotus Notes Domino obejmuje: opracowanie koncepcji instalacji instalacja i konfiguracja serwera/serwerów Domino instalacja kont użytkowników Lotus Notes wraz z migracją instalacja dodatkowych narzędzi z rodziny IBM So ware szkolenie dla administratorów oraz użytkowników wdrożenie dodatkowych aplikacji (na życzenie klienta) Kontrahenci - z możliwością dowolnego kategoryzowania, przypisywania regionów oraz integracji z systemem ERP Kalendarze i zadania - do rejestracji wszystkich aktywności związanych z kontaktem z klientem, planowania pracy handlowców oraz nadzorowania zadań zlecanych w trakcie sprzedaży (np. przygotowanie oferty, przygotowanie specyfikacji itp.) Kancelaria korespondencja przychodząca i wychodząca w tym oferty handlowe, zapytania, zamówienia itp. Oferty rejestr ofert wraz z workflow (moduł wspomagający proces przygotowywania ofert) Produkty informacje o ofercie firmy ( z możliwością synchronizacji z inną bazą danych i publikowania produktów na www), zarządzanie cyklem życia produktu wejściu do bazy, np. kalendarz, prowadzone tematy sprzedażowe, zadania do wykonania, budżet itp. Możliwy jest również dostęp do wybranych danych na urządzeniach mobilnych. 6 7

5 Raporty gromadzenie i przetwarzanie danych z innych baz LN, przygotowanie zbiorczych raportów z wykorzystaniem Excela (w postaci wykresów) bezpośrednio w programie Lotus Notes. Z systemu CRM można generować różnego rodzaju raporty, zarówno w formie tabelarycznej, jak i w formie wykresów. Prezentowane dane liczbowe mogą pochodzić z samego systemu CRM, jak również z innych zewnętrznych źródeł (baz danych) np. systemu ERP. Mechanizm raportowania może zostać wykorzystany w różnych rozwiązaniach i modułach. W ramach Raportowania możliwe jest zestawienie wielu predefiniowanych raportów, np. sprzedaż w regionach czy segmentach, stopień realizacji budżetu, efektywność handlowców itp. Dodatkowo jest dostępny mechanizm wielokryteryjnego wyszukiwania z możliwością eksportu wyników wyszukiwania do szablonu Excel. ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia szybsze i bardziej efektywne opisywanie i zatwierdzanie różnego rodzaju dokumentów. Można zastosować uniwersalny formularz, w którym oprócz standardowych informacji typu: data, kategoria dokumentu, powiązanie z kontrahentem, autor ma możliwość dodania dokumentów w formie załącznika (np. Word, Excel, skan). Możemy również zaprojektować indywidualne formularze zgodnie z potrzebami i wytycznymi klienta. Każdorazowo, formularz czy dokument podlega zdefiniowanemu w bazie procesowi obiegu (workflow). Do poszczególnych etapów obiegu przypisywane są odpowiedzialne osoby. Każda z osób otrzymując dokument, otrzymuje powiadomienie pocztą elektroniczną. Dodatkowo, dokument może trafiać również na ekran startowy, opisany w module CRM, gdzie jest od razu widoczny w elementach do zrobienia. BAZA WIEDZY Aplikacja umożliwia przechowywanie oraz udostępnianie użytkownikom systemu różnego rodzaju dokumentacji firmowej, np. procedur wewnętrznych, dokumentów rejestrowych, wzorów ofert i umów, grafik firmowych, certyfikatów, opisów produktów, materiałów szkoleniowych i wiele innych. Dzięki możliwości tworzenia dynamicznego menu (po lewej stronie screenu), całą aplikację można dostosować do własnych potrzeb. System pozwala na nadawanie uprawnień dostępu do poszczególnych elementów menu, jak również do pojedynczych dokumentów zawartych w danej kategorii. Informacje o nowych dokumentach lub wprowadzonych w nich zmianach użytkownicy otrzymują za pośrednictwem maila. MAILING Moduł pozwala na generowanie elektronicznej korespondencji seryjnej do kontrahentów zewnętrznych. Źródłem danych jest baza KONTRAHENCI, zaś listy mailingowe przygotowywane są w oparciu o mechanizm wielokryteryjnego wyszukiwania. Korespondencja seryjna może wykorzystywać przygotowane wcześniej szablony do wysyłki. Wygenerowany mailing jest również widoczny z poziomu formularza kontrahenta. System MAILING informuje: czy dany mail został przeczytany oraz kiedy czy dany adresat zapisał lub wypisał się z listy mailingowej o otwarciu strony www za pomocą linku umieszczonego w wiadomości o naciśnięciu innych linków (możliwość zdefiniowania maksymalnie 5 linków na maila) o błędnym adresie wysyłki 8 9

6 PORTAL KLIENTA WWW Rozwiązanie pozwalające na zbudowanie platformy do elektronicznej wymiany informacji i dokumentów z kontrahentami (za pomocą portalu www). ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI Aplikacja umożliwiająca koordynację projektów realizowanych w firmie z możliwością wiązania dowolnych aktywności (zadania, rozmowy telefoniczne, korespondencja handlowa, reklamacje itp.) oraz monitorowania ich realizacji. ZARZĄDZANIE ISO Rozwiązanie służy do ewidencji i zarządzania dokumentacją ISO, tj. księga jakości, procedury, instrukcje, formularze, dzięki której każdy pracownik ma zawsze dostęp do ich aktualnych wersji. Baza umożliwia obieg dokumentów z uwzględnieniem poszczególnych statusów opracowania (np. w opracowaniu, do zatwierdzenia, zatwierdzony-aktualny oraz wycofany), jak również rejestrowanie zmian w dokumentacji ISO (dokumenty, w których w ostatnim czasie dokonywano zmiany, są widoczne w osobnym zestawieniu). ZARZĄDZANIE BEZPIECZEŃSTEM I HIGIENĄ PRACY (HEALTH & SAFETY) System wspiera eliminację potencjalnych zagrożeń i sytuacji wypadkowych oraz monitorowanie różnorodnych wskaźników poprawy bezpieczeństwa pracy. Oprócz obsługi standardowych procesów, jak działania korygujące i zapobiegawcze, system umożliwia zgłaszanie usprawnień w organizacji pracy (best safety prac ce) czy zamieszczanie instrukcji postępowania w sytuacji zagrożenia. Rejestracja zamówień, zapytań ofertowych, reklamacji Elektroniczny obieg dokumentów (workflow) W przypadku zamówień automatyczny dobór zamówionej ilości do wielkości palety, ładowności samochodu Możliwość monitorowania przez klienta statusu zamówienia, złożonego zapytania, reklamacji oraz przeglądania otrzymanych ofert. Współpraca z bazą produktów (pobraną z systemu ERP lub własną bazą w Lotus Notes) Obsługa giełdy produktów, stanów konsygnacyjnych Możliwość generowania komunikatów, ogłoszeń, informacji o promocjach, dostępnych dla klienta bezpośrednio po zalogowaniu Dostęp do różnego rodzaju raportów Możliwość integracji z dowolnym systemem ERP (np. SAP) Możliwość definiowania opiekuna (lidera) oraz uczestników projektu / podprojektu Możliwość definiowania dat krytycznych/ punktów kontrolnych / kamieni milowych Możliwość tworzenia planu projektu wraz z obsługą statusów akceptacji planu Przeglądanie projektów wg opiekunów, uczestników, typu projektu itp. Wiązanie różnorodnych aktywności, takich jak zadania, pozycje kalendarza, korespondencja, dokumentacja wewnętrzna, komentarze itp. z poziomu projektu / podprojektu Możliwość rejestracji roboczogodzin w projekcie (baza CZAS PRACY), np. w celu rozliczania/fakturowania godzin dla projektów realizowanych na rzecz klientów Graficzna prezentacja projektu na wykresie Gan a (bezpośrednio w Lotus Notes) Kalendarz audytów Audyty wewnętrzne (rejestr, uprawnienia audytorów, raporty z zakończonych auditów) Audyty zewnętrzne Przeglądy zdarzeń podlegających audytom Cele jakości i doskonalenia Niezgodności Działania korygujące i zapobiegawcze Możliwe jest prezentowanie danych w ujęciu różnych kryteriów, jak również bezpośrednie generowanie wykresów

7 PROCES ZAKUPOWY Aplikacja wspomagająca proces zakupów od momentu budżetowania, przez obsługę obiegu zamówień wewnętrznych, następnie zamówień zewnętrznych wysyłanych do dostawców, aż do realizacji zamówienia i kontroli płatności. W ramach tej aplikacji istnieje również funkcja CAPEX (capital expenditures), czyli rozwiązanie służące do zarządzania całym procesem budżetowania i rozliczania większych wydatków inwestycyjnych w ujęciu globalnym. Możliwość tworzenia planów budżetowych z uwzględnieniem okresu budżetowania (kwartalny/roczny), jednostki organizacyjnej, MPK, itp. Dynamiczna kontrola wykorzystania budżetu w oparciu o bieżącą realizację zamówień Obsługa zamówień wewnętrznych (zapotrzebowań na towar handlowy lub wyposażenie) wraz ze wspomaganiem procesu akceptacji zamówienia Tworzenie zamówień zewnętrznych (wychodzących do dostawcy) dla zaakceptowanych zamówień wewnętrznych (obsługa zapytań ofertowych, obsługa dostawców preferowanych, kwalifikowanych) Możliwość zintegrowania aplikacji z obiegiem faktur kosztowych Rozbudowane raportowanie WYPOSAŻENIE Ewidencja wyposażenia (w tym wyposażenie nisko cenne, narzędzia, itp.) Drukowanie protokołów przekazania wyposażenia Zestawienie sprzętu przekazanego pracownikom, firmom zewnętrznym itp. W ramach wyposażenia możliwość rejestracji m.in.: elementów składowych (w tym np. zainstalowanego oprogramowania) powiązanej dokumentacji Kontrola terminów ubezpieczeń, badania techniczne, przeglądy serwisowe OBIEG FAKTUR KOSZTOWYCH W INTEGRACJI Z SYSTEMEM ERP Rozwiązanie pozwala na rejestrację faktur kosztowych, wspomaga obieg zdefiniowanego procesu akceptacji i opisywania dokumentu oraz monitorowania płatności. Istnieje możliwość zintegrowania modułu z dowolnym systemem finansowo-księgowym czy ERP. Integracja jest możliwa poprzez pliki pośrednie CSV, interfejs ODBC czy bezpośrednie konektory on-line (np. konektor do SAP R3 wykorzystujący funkcje RFC). Rejestracja faktur kosztowych z możliwością automatycznego skanowania Uproszczona forma wprowadzania faktur do formularza, dzięki podziałowi ekranu na dwie części (formularz do wprowadzania danych i obraz zeskanowanej faktury), Odpowiedni proces obiegu dokumentów (workfl ow) w zależności od typu faktury (kosztu) wybór odpowiednim przyciskiem na pasku czynności formularza lub automatycznie na podstawie kodu kreskowego Wspomaganie procesu opisywania i dekretacji kosztów (nie ma konieczności, aby osoby opisujące koszty, miały dostęp do systemu ERP) Przekazanie kompletnej, opisanej faktury wraz z dekretami księgowymi do systemu ERP Dostępny podgląd skanu faktury wraz z opisem z poziomu systemu ERP Faktura w systemie ERP (tutaj SAP). Możliwość otwarcia skanu i koszulki faktury znajdującej się aktualnie w systemie Lotus Notes bezpośrednio z poziomu systemu ERP

8 KANCELARIA ZARZĄDZANIE KORESPONDENCJĄ PRZYCHODZĄCĄ I WYCHODZĄCĄ Rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej (odpowiednik rejestru papierowego) Możliwość bezpośredniego skanowania korespondencji do bazy (w tym rejestracja faxów, i bezpośrednio ze skrzynki pocztowej użytkownika) Wiązanie korespondencji z kontrahentem i projektem (dostęp do historii korespondencji z danym kontrahentem) Szereg gotowych zestawień oraz wydruków korespondencji, np. wydruk zestawienia na pocztę, zestawienie korespondencji przychodzącej i wychodzącej w formie dziennika podawczego Mechanizm elektronicznej wielokrotnej dekretacji danego pisma wraz z informacją, u kogo aktualnie znajduje się dokument. Dostęp do historii dekretacji Dokumenty przypisane danej osobie mogą być pokazane na elektronicznym biurku ekran startowy opisany w części CRM Wybrane rodzaje korespondencji, np. zapytania ofertowe, można powiązać z określonym procesem obiegu dokumetów (workflow). ZARZĄDANIE HR E-PERSONEL System E-personel to rozwiązanie, którego głównym zadaniem jest usprawnienie przepływu dokumentów kadrowych pomiędzy Działem Personalnym, a pozostałymi działami i pracownikami w formie obiegu dokumentów kadrowych w wersji elektronicznej, w tym: dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika, kart urlopowych, rejestracji delegacji pracowniczych, szkoleń pracowniczych, wyposażenia. Dane przetwarzane w systemie E-personel ułatwiają pracę Działu Personalnego, informują m.in. o ilości przysługującego urlopu czy ważności badań okresowych. System E-Personel Elektroniczna kartoteka pracownika Ocena okresowa pracownika Rekrutacja Szkolenia Wyposażenie Delegacje CZAS PRACY Głównym zadaniem aplikacji jest rejestracja czasu pracy pracowników w formie centralnego kalendarza, planowanie urlopów oraz obsługa nieobecności. Rejestracja czasu pracy, w tym nadgodzin wraz z ich opisem Powiązanie czasu pracy z wybranym zadaniem, projektem czy też kontrahentem Dostęp do centralnego kalendarza urlopów i czasu pracy, automatyczne obliczanie pozostałych dni urlopu do wykorzystania Elektroniczna lista obecności: możliwość dostosowania aplikacji do rejestracji wejść/ wyjść pracowników (zestawienie czasu pracy) Rejestracja nieobecności: urlopy (wypoczynkowy, okolicznościowy, bezpłatny, opieka nad dzieckiem), L4, wyjście prywatne itp. Elektroniczny obieg wniosku urlopowego (złożenie, akceptacja, przekazanie do kadr) Możliwość wielokryteryjnego wyszukiwania danych wraz z drukowaniem wyników wyszukiwania. DELEGACJE Zadaniem bazy jest wspomaganie procesu obsługi podróży służbowych. System obsługuje delegacje, zgodnie z obowiązującymi normami prawnymi. Odwzorowuje tradycyjną ścieżkę rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych w formie elektronicznej, od momentu polecenia wyjazdu poprzez rejestrację przejazdów, aż po całkowite rozliczenie kosztów. Tworzenie i drukowanie formularzy delegacji Obsługa procesu akceptacji delegacji Rozliczanie delegacji (diety krajowe/ zagraniczne, koszty, przejazdy samochodem służbowym/prywatnym wraz z możliwością definiowania stawki za km) Obsługa zaliczek związanych z delegacjami 14 15

9 WEWNĘTRZNY SYSTEM SZKOLEŃ [Internal Training Base] Rozwiązanie zaliczane do klasy systemów e-learningowych, wspomagające proces doskonalenia zawodowego oraz podnoszenia kwalifi kacji pracowników. W prosty i skuteczny sposób umożliwia organizację szkoleń dla poszczególnych pracowników, jak również weryfikowanie stanu wiedzy i kompetencji zawodowych. Planowanie programów szkoleniowych oraz rejestracja materiałów dostosowana do poszczególnych pracowników / stanowisk Samodzielny edytor szkoleń oraz testów Możliwość wyboru pracownika lub grupy osób uczestniczących w szkoleniu (wskazane osoby otrzymują z powiadomieniem o szkoleniu oraz wymaganym terminie jego ukończenia) Funkcja automatycznego sprawdzania wyników Ilościowe oraz procentowe wskaźniki wyników wg osoby/grupy testu/stanowisk, etc. UTRZYMANIE RUCHU System Utrzymania Ruchu powstał w wyniku rzeczywistych potrzeb naszych klientów wiodących firm produkcyjnych z myślą o sprawnym zarządzaniu parkiem maszynowym. Rozwiązanie pomaga na bieżąco monitorować wszystkie zadania służb technicznych oraz rozliczać koszty parku maszynowego, biorąc pod uwagę raportowanie czasu pracy obsługi (RCP), koszty części czy materiałów eksploatacyjnych. Rozwiązanie zaliczane jest do klasy systemów szybkiego reagowania. Znajduje więc szerokie zastosowanie zarówno w firmach produkcyjnych, utrzymujących we własnym zakresie park maszynowy, jak i u zewnętrznych dostawców usług konserwatorskich oraz usług wsparcia technicznego i serwisowego. PANEL DLA TECHNIKÓW Panel dla Techników dostępny poprzez przeglądarkę www, zainstalowany bezpośrednio przy maszynie, linii produkcyjnej lub w dowolnym miejscu hali, umożliwia błyskawiczną i automatyczną sygnalizację problemów oraz obsługę bieżących zleceń. Z prawej strony Panelu widoczny jest aktualny status urządzeń (pracuje/ma ograniczenia produkcyjne/ postój) oraz lista aktywnych, nieusuniętych awarii na urządzeniu. Z lewej strony Panelu widoczna jest lista pracowników z informacją o ich dostępności zawodowej (praca/urlop/maszyna/warsztat itp.). PANEL WWW URZĄDZENIA/MASZYNY Panel grupuje listę aktualnie zgłoszonych awarii i planowanych przeglądów. Z tego poziomu technik lub operator może: zgłosić nową awarię lub problem, zgłosić nowy pomysł, zarejestrować fakt usunięcia awarii (logując się za pomocą czytnika kodów kreskowych) przy rozpoczęciu usuwania awarii oraz przy zakończeniu usuwania awarii, jak również przeglądać historię wcześniej zarejestrowanych i usuniętych usterek. W ramach systemu Utrzymania Ruchu dostępne jest również rozbudowane narzędzie do tworzenia dowolnych raportów zdarzeń, z możliwością ich exportu do szablonów Excel

10 HELP-DESK Rozwiązanie przeznaczone głównie dla Działów Technicznych oraz Działów IT. TECHNOLOGIE MOBILNE INTEGRACJA TECHNOLOGII MOBILNYCH BlackBerry, LOTUS TRAVELER Rozwiązanie pozwala na stały i bezprzewodowy dostęp do poczty firmowej z możliwością bezpośredniej integracji z systemem IBM Lotus Notes. Rejestracja i obsługa zgłoszeń serwisowych Przypisywanie osób odpowiedzialnych za realizację na podstawie typu zgłoszenia (workflow przypisany do typu / kategorii zgłoszenia) Dostęp do pełnej historii zgłoszeń (zmiany statusów, terminy przekazania na inny poziom, do innej osoby itp.) Kontrola terminów realizacji Możliwość wprowadzania zgłoszeń z poziomu przeglądarki www lub określonego adresu , np. helpdesk@firma.com Dostęp do statystki zgłoszeń (np. rodzaj problemów, czas reakcji, reklamacje zgłoszeń itp.) wraz z automatycznie tworzoną BAZĄ ROZWIĄ- ZAŃ najczęściej występujących problemów: (objawy-przyczyna-metoda rozwiązania) KPI (Kluczowe Wskaźniki Efektywności) Indywidualne rozwiązanie bazujące każdorazowo na założeniach analitycznych klienta. Rozwiązanie KPI jest narzędziem kontroli menedżerskiej, które wspiera procesy decyzyjne oraz pomaga nadawać priorytety poszczególnym działaniom i odpowiednio wcześnie reagować na ewentualne zagrożenia. Rozwiązanie KPI wspiera również proces ciągłego doskonalenia i efektywnego wykorzystywania posiadanych przez organizację zasobów. Rozwiązanie umożliwia zarządzanie oraz analizę wielu wskaźników KPI z uwzględnieniem różnorodnych kryteriów w danym okresie czasu. Przykładowe funkcjonalności: Jakość produktów Efektywność produkcji Audyty 5S Odpad produkcyjny Zużycie energii Oszczędności Suges e pracownicze (liczba zgłoszonych liczba zrealizowanych) Poziom satysfakcji pracowników Szkolenia pracownicze Ilość nadgodzin pracowniczych OTIF dostawców Wskaźniki finansowe, np. zysk ne o, marża, sprzedaż na pracownika Wartość zapasów do wartości sprzedaży Możliwość odczytu i wysyłania wiadomości bezpośrednio z urządzenia mobilnego Synchronizacja kalendarza IBM Lotus Notes Odczyt załączników wiadomości w formacie Word, Excel, Power Point, Adobe, JPG i innych plików graficznych Pełna synchronizacja książki adresowej, zadań i notatek Bezpieczeństwo przesyłanych danych wraz z możliwością zdalnego zablokowania i wyczyszczenia skradzionego terminala BlackBerry lub zablokowania konta w przypadku Lotus Traveler Dostęp do określonych obszarów aplikacji Lotus Notes z poziomu urządzeń mobilnych

11 jak wygląda Współpraca z SEVENBRIDGE SEVENBRIDGE Funkcjonalność systemu informatycznego zależy przede wszystkim od potrzeb klienta. Dlatego do każdego projektu podchodzimy indywidualnie, poprzedzając wdrożenie bardzo dokładną analizą. Aby jak najlepiej dopasować rozwiązania informatyczne, weryfikujemy sposób działania firmy, jej procesy, infrastrukturę oraz potrzeby kluczowych użytkowników. Procesowe podejście do potrzeb klienta pozwala obustronnie określić realne potrzeby i możliwości, oraz dobrać odpowiedni wariant współpracy. Nasze podejście do projektów jest praktyczne. Jeżeli tylko jest taka możliwość, staramy się pracować na miejscu, w siedzibie klienta, mając możliwość stałej i bezpośredniej współpracy z przyszłymi użytkownikami systemu. Z długoletniego doświadczenia wiemy, że taki model współpracy jest najefektywniejszy. Znaczenie skraca on czas wdrożenia, tym samym obniża koszty, wyklucza ewentualne pomyłki i wiele innych czynników, które mogłyby utrudniać zamknięcie procesu wdrożeniowego. Równocześnie dokładamy wszelkich starań, aby wprowadzenie systemu realizowane było płynnie i nie zakłócało ciągłości pracy firmy klienta. ETAP I ANALIZA» obszary działania systemu np. obieg dokumentów, CRM, Projekty, ISP (Inne Specyficzne Procesy)» skala wdrożenia: ilość użytkowników, ilość lokalizacji itp.» dostępna infrastruktura IT» grupa kluczowych użytkowników ETAP III WERYFIKACJA POTRZEB» określenie z jakich baz lub elementów baz Sevenbridge możemy skorzystać w celu realizacji założeń oraz maksymalnego obniżenia kosztów ponoszonych przez klienta ETAP V TESTY» wdrożenie testowe na określonej z klientem grupie użytkowników kluczowych» wspólne testy w siedzibie klienta zgłaszanie uwag i modyfikacji ETAP VII ASYSTA POWDROŻENIOWA» pomoc techniczna oferujemy pełną asystę powdrożeniową, obejmującą wspomaganie użytkowników podczas codziennej pracy poprzez kontakt telefoniczny, połączenia zdalne, czy bezpośrednią wizytę. ETAP II ZAŁOŻENIA» wyznaczenie koordynatora prac po stronie klienta» wskazanie celów projektu wdrożeniowego» określenie wyglądu formularzy dokumentów, zestawień, raportów» wybór i ustalenie workflow dla obiegu dokumentów, procesów i informacji» zdefiniowanie poziomu uprawnień użytkowników ETAP IV PROGRAMOWANIE» przygotowanie wybranych aplikacji zgodnie z założeniami wcześniejszej analizy ETAP VI WDROŻENIE SYSTEMU» szkolenia wdrożeniowe dla użytkowników» start produkcyjny systemu 20 STAŁY KONTAKT Z KLIENTEM: spotkania, telefon, mail, wideokonferencje 21

12 Studium wybranych wdrożeń PACCOR Dyrektor Departamentu Informatyki Data rozpoczęcia wdrożenia: Data zakończenia wdrożenia: Sevenbridge: Współpraca z Grupą Paccor obejmowała wdrażanie różnych rozwiązań systemowych Lotus Notes w krótkich odstępach czasu. Każdorazowo wdrożenie było poprzedzone wnikliwą analizą potrzeb klienta i bazowało na indywidualnych rozwiązaniach. W efekcie stałej współpracy powstał system w angielskiej wersji językowej i w szacie graficznej spójnej z wytycznymi Grupy. Wdrożone rozwiązania obejmowały moduły CAPEX do zarządzania procesem budżetowania, KPI do mierzenia kluczowych wskaźników efektywności, Health & Safety, Internal Training Base bedący e-learningowym modułem szkoleniowym dla pracowników oraz globalny plan zapotrzebowania. PACCOR: Z systemu firmy Sevenbridge korzysta nasza ścisła kadra zarządzająca. W wyniku satysfakcjonującej współpracy z naszą centralą w Niemczech, firma Sevenbridge wdraża obecnie rozwiązania systemowe Lotus Notes w 19 zakładach produkcyjnych i dwóch jednostkach handlowych, zlokalizowanych w 13 krajach europejskich tj. w Niemczech, Polsce, Francji, Hiszpanii, Bułgarii, Serbii, Turcji, Holandii, Finlandii, Rumunii, na Ukrainie, Litwie oraz na Węgrzech. Hydro Aluminium Chrzanów Sp. z o.o. Marke ng Manager Data poszcególnych wdrożeń: Data rozpoczęcia wdrożenia: Data zakończenia wdrożenia: Sevenbridge: Firma Hydro Aluminium Chrzanów chciała zapewnić sprawniejszą oraz bardziej efektywną obsługę klientów dzięki wdrożeniu systemu CRM. System miał wspomagać zwiększanie liczby kupujących klientów oraz podnoszenie poziomu ich satysfakcji z obsługi. Po rozpoznaniu potrzeb firmy, Sevenbridge zaproponowało wdrożenie indywidualnego systemu CRM, opracowanego w oparciu o wytyczne Hydro oraz system zarządzania jakością ISO 9001, obejmującego następujące moduły: baza kontrahentów, obieg dokumentów sprzedażowych, zarządzanie kontraktami, budżetowanie, baza produktowa,, kalendarz i zadania. Dodatkowo, przygotowano także indywidualne rozwiązania, którymi były wspólnie opracowany system obsługi zamówień oraz system obsługi reklamacji. HYDRO: Zdecydowanie usprawniliśmy kluczowe procesy w firmie. Wdrożone rozwiązania pozwoliły nam odejść od papierowych dokumentów na rzecz przyjaznych dla użytkownika elektronicznych formularzy. Całość systemu jest bardzo intuicyjna i prosta w obsłudze. System powstał przy ścisłej współpracy z zespołem pracowników, dlatego jest narzędziem, którego naprawdę oczekiwali. Zarekomendowaliśmy również to rozwiązanie naszym kolegom z innych oddziałów firmy za granicą. Energotest Sp. z o.o. Energomontaż Chorzów Sp. z o.o. Główny Inżynier, Pełnomocnik Dyrektora ds. IMS Data rozpoczęcia wdrożenia: Data zakończenia wdrożenia: Sevenbridge: Podstawową potrzebą i główną przesłanką wdrożenia systemu informatycznego w Energomontaż Chorzów było budżetowanie oraz nadzór nad zintegrowanym systemem zarządzania. Wdrożenie systemu objęło całą firmę, między innymi: Administrację, Kadry, BHP, Finanse, Księgowość, Dział Umów i Kontrolingu, Dział Sprzedaży, Działy Montażowe, Produkcyjne i Narzędziownię. Kierownik Działu IT Data rozpoczęcia wdrożenia: Data zakończenia wdrożenia: Sevenbridge: Firma Energotest zwróciła się do nas z problemem w postaci rozproszonych baz danych w wielu systemach oraz brakiem jednolitej obsługi dokumentacji i informacji. Dodatkowo, w trakcie współpracy, zidentyfikowaliśmy kolejne potrzeby oraz pojawiły się nowe pomysły. W rezultacie Energotest zdecydował się na wdrożenie jednolitego systemu obiegu dokumentów, informacji i działań związanych z ich bezpieczną archiwizacją oraz systemu poczty korporacyjnej, w celu poprawy komunikacji wewnętrznej. Wdrożenie objęło całą firmę, czyli 160 użytkowników w czterech pionach funkcjonalnych: Pion Projektowania, Pion Produkcji, Pion Systemów Elektro-Energetycznych oraz Pion Systemów Automatyki. ENERGOMONTAŻ CHORZÓW: Po wdrożeniu systemu zauważyliśmy znaczne usprawnienie pracy dzięki możliwości raportowania i oceny bieżącego stanu finansowego firmy. Ten element był da nas najistotniejszym celem wdrożenia. Zakończona sukcesem recertyfikacja systemu IMS potwierdziła stałą optymalizację zarządzania firmą oraz dążenie do jak najpełniejszego zaspokajania potrzeb oraz podnoszenia standardów obsługi klientów. ENERGOTEST: Wdrożenie zostało sprawnie zrealizowane w pełnym zakresie. Ponadto, założona przez nas początkowo podstawowa wersja aplikacji, została uzupełniona o dodatkowe usprawnienia, które okazały się bardzo przydatne, a których wcześniej w ogóle nie braliśmy pod uwagę

13 Igepa Kierownik Biura Obsługi Klienta Data rozpoczęcia wdrożenia: Data zakończenia wdrożenia: Sevenbridge: Głównym celem wdrożenia w IGEPA Polska było zmaksymalizowanie skuteczności działań handlowych poprzez szybki dostęp do aktualnych informacji oraz wyposażenie doradców terenowych w mobilny system CRM. W wyniku współpracy wdrożyliśmy szereg rozwiązań wspomagających obsługę kontaktów z klientami, proces ofertowania i zamówień, proces reklamacji, kontrolę płynności finansowej kontrahentów, raportowanie sprzedaży, bazę mailingową, planowanie i kolejkowanie zleceń dla nietypowych zamówień oraz wiele innych, pomocniczych aplikacji wspomagających pracę Działu Sprzedaży i administrację firmy. Wdrożenie Systemu CRM pod nazwą własną IGEPY KLIK, poprzedzone było wdrożeniem pla ormy Lotus Notes w skali ogólnopolskiej. System CRM został zintegrowany z istniejącym systemem ERP MAGFAKT. Werner Kenkel Sp. z o.o. Koordynator Działu Utrzymania Ruchu Data rozpoczęcia wdrożenia: Data zakończenia wdrożenia: Sevenbridge: Firma Werner Kenkel produkuje tekturę falistą i opakowania wysokiej jakości. Doświadczenie i wiedza pionu technicznego nie mogła być jedynym narzędziem zarządzania procesami. W parze z know-how powinny iść efektywne rozwiązania informatyczne. Zainteresowanie optymalizacją procesów zachodzących w Utrzymaniu Ruchu oraz Gospodarce Olejowej, było podyktowane poprawą niezawodności maszyn i urządzeń produkcyjnych znajdujących się na wyposażeniu przedsiębiorstwa. Dlatego na potrzebę klienta Sevenbridge stworzono model pracy zespołowej, który wymaga od operatorów i techników UR pełnego zaangażowania w poprawę sprawności i efektywności maszyn. IGEPA: Wszystkie rozwiązania systemowe naszego wdrożenia zostały zaprojektowane od podstaw. Początkowo, wykorzystaliśmy standard aplikacji CRM Complete Business, jednakże do każdego procesu należało podejść indywidualnie poprzez dostosowanie go do specyfiki firmy i organizacji pracy. Ważnym elementem współpracy okazała się obustronna komunikacja i duże zaangażowanie w projekt. Najlepszą rekomendacją jest fakt, iż system żyje, jest użytkowany i sukcesywnie rozwijany o kolejne moduły oraz funkcje. WERNER KENKEL: System Utrzymania Ruchu firmy Sevenbridge to narzędzie pod każdym względem dostosowane do naszych potrzeb. Wszystkie elementy i funkcje systemu są ważne i razem tworzą spójną całość. Wdrożenie systemu przekłada się na ograniczenie występowania nieplanowanych postojów oraz poprawę efektywności działań realizowanych w obszarze Utrzymania Ruchu. Bardzo dobra komunikacja oraz zaangażowanie Sevenbridge pozwoliła grupie wdrażającej w krótkim czasie uruchomić system, który w pełni spełnia wszystkie założenia i wytyczne. PKiMSA Carboautomatyka S.A. Szef działu IT Data rozpoczęcia wdrożenia: Data zakończenia wdrożenia: Sevenbridge: Firma PKiMSA Carboautomatyka S.A. chciała zastąpić istniejące oprogramowanie nowym, bardziej wydajnym, oraz zlikwidować papierowy obieg dokumentów, ze szczególnym uwzględnieniem obiegu faktur. Założeniem było również przyspieszenie opisywania faktur przez poszczególne osoby w komórkach organizacyjnych firmy, co miało spowodować szybsze dotarcie faktur do Działu Księgowości oraz odpowiednio wczesne pojawienie się faktur kosztowych w istniejącym systemie ERP. Na początku współpracy klient bardzo dokładnie określił potrzeby i obszar działania systemu. Po wdrożeniu zakresu podstawowego systemu, klient rozszerzył zamówienie o moduł do obsługi procesów wewnętrznych. W oparciu o analizę potrzeb Sevenbridge zaproponowało wdrożenie pla ormy poczty korporacyjnej w oparciu o IBM Lotus Notes. Pla orma zawierała następujące aplikacje obiegu dokumentów: Kancelaryjny obieg dokumentów, Obieg faktur kosztowych, Umowy, Zgłoszenia serwisowe oraz Niezgodności. PKiMSA Carboautomatyka: Dzięki wdrożeniu w Grupie Carbo udało się ujednolicić obieg dokumentów oraz stworzyć centralny rejestru umów. Ostatecznie udało się zakończyć papierowe opisywanie faktur kosztowych, które zostało zastąpione podpisem elektronicznym. Założone cele wdrożenia zostały wykonane w 100%. Dodatkowo stworzono również nowe aplikacje, jak Reklamacje i Niezgodności, których nie było w pierwotnym projekcie. Potrzeba ich wykonania pojawiła się dopiero w końcowym etapie wdrożenia i została sprawnie zrealizowana. Obie bazy zostały przygotowane zgodnie z zapisami Księgi ISO oraz naszymi wskazówkami. Powen-Wafapomp S.A. Dyrektor Informatyki Data rozpoczęcia wdrożenia: Sevenbridge: W czasie wieloletniej współpracy z Grupą Powen-Wafapomp wdrożyliśmy wiele rozwiązań systemowych, których głównym zadaniem było usprawnienie procesów wewnętrznych klienta oraz wspomaganie systemu ERP dzięki szybkiemu dostępowi do kluczowych informacji. Wdrożenia dotyczyły dwóch lokalizacji firmy: w Zabrzu i Warszawie. Implementacja poszczególnych procesów odbywała się na bazie oferowanych przez Sevenbridge standardów aplikacji Lotus Notes, które w czasie wdrożenia każdorazowo były dostosowywane do potrzeb wynikających z dokładnej analizy przedwdrożeniowej. W trakcie współpracy zostały wdrożone między innymi: Proces zakupowy Workflow, Obieg faktur kosztowych, Projekty wewnętrzne, Reklamacje, Baza Umów, System E-personel oraz zaawansowany System CRM zintegrowany z ERP - Systemem IFS. Dodatkowo zaimplementowano również rozwiązania wspomagające pracę zdalną z wykorzystaniem urządzeń mobilnych i wiele innych aplikacji wykorzystywanych w bieżącej działalności firmy. POWEN: Podsumowując blisko 6-letnią współpracę z firmą Sevenbridge, możemy śmiało stwierdzić, że to była jedna z naszych najtrafniejszych decyzji w zakresie wyboru partnera do ważnych projektów informatycznych. Firma Sevenbridge łączy w sobie wysokie standardy pracy, przemyślane aplikacje, układające się w ramach kolejnych wdrożeń w spójne środowisko pracy, z indywidualnym podejściem do każdego problemu, który chcieliśmy rozwiązać. Wdrożone na przestrzeni tego czasu aplikacje, nie tylko osiągnęły wyznaczone cele, ale także zyskały sobie pozytywną ocenę użytkowników, co świadczy o ich dobrej ergonomii. Szczerze polecamy firmę Sevenbridge i jej rozwiązania

14 Monier Braas Sp. z o.o. IT Manager Data poszcególnych wdrożeń: stała współpraca od 2006 roku Sevenbridge: W trakcie wieloletniej współpracy z firmą Monier Braas wypracowaliśmy szereg indywidualnych rozwiązań, począwszy od wspomagania workflow procesów wewnętrznych, usprawnienia procesu obsługi faktur kosztowych w skali rozproszonych lokalizacji i w integracji z istniejącym systemem SAP, po wdrożenie jednolitego systemu obsługi handlowej dla doradców terenowych, jak i klientów końcowych. Każdorazowo klient posiadał określone założenia i jasne cele, dzięki czemu w krótkim czasie stworzyliśmy szereg aplikacji opracowanych na indywidualne potrzeby Monier Braas. W ramach przyszłej współpracy nasze zespoły właśnie pracują nad nową wersją systemu CRM zintegrowanego również z istniejącym systemem SAP. rozwiązania IT wdrożenia MONIER BRAAS: Firma Sevenbridge to nasz partner IT. W każdym przypadku opracowywane rozwiązania były tworzone i modyfikowane zgodnie z naszymi założeniami i oczekiwaniami. System obsługi dokumentów znacznie skrócił czas ich obiegu w firmie, zaś systemy CRM i system do składania zamówień online usprawniły procesy sprzedaży i obsługi klienta. Systemy Sevenbridge wdrożono w skali trzech zakładów Monier Braas w Polsce. Planowane jest również wdrożenie wybranych elementów systemu CRM w Rosji. dedykowane usługi konsulting ACP Pharma S.A. Process Excellence oraz Centrum Usług Finansowych Data rozpoczęcia wdrożenia: Data zakończenia wdrożenia: Sevenbridge: Grupa ACP PHARMA zwróciła się z zapytaniem dotyczącym wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów nietowarowych (kosztowych i inwestycyjnych) oraz zamówień Workflow w celu ujednolicenia procesu w skali ogólnopolskiej. Jednym z kluczowych wymagań była pełna integracja rozwiązania z Systemem ERP SAP R3 oraz możliwość pracy w strukturze rozproszonej (wielozakładowej). Wdrożenie zostało poprzedzone analizą procesu obsługi kosztów i inwestycji. W czasie stałej współpracy powstało wiele dodatkowych aplikacji Lotus Notes wspomagających procesy administracyjne, m.in.: System Intranet, Ocena pracowników, Urlopy, Wnioski HR, Szkolenia, Delegacje, Umowy czy Dokumenty OT. APC PHARMA: Wspólnie z Sevenbridge dostrzegliśmy możliwości usprawnienia wielu dodatkowych procesów, których wcześniej nie braliśmy pod uwagę. Narzędzie Workflow Faktur, wspomagające rejestrację, akceptację, księgowanie oraz kontrolę płatności, zostało zaprojektowane i wdrożone z myślą o powstającym równolegle Centrum Usług Finansowych ACP PHARMA z siedzibą w Rzeszowie, gdzie obecnie rozliczane są koszty całej Grupy w wersji elektronicznej. Oprócz indywidualnych projektów, w czasie wieloletniej pracy z klientami powstało kilkaset gotowych rozwiązań, baz danych oraz modułów, które mogą być w całości lub części wykorzystane w kolejnych realizacjach. Poszczególne elementy aplikacji, wygląd graficzny, a nawet kolorystyka mogą zostać dostosowane do potrzeb klienta, w zgodzie z istniejącymi bazami danych czy wytycznymi komunikacji. Zaprezentowane rozwiązania to tylko część aplikacji, jakie Sevenbridge posiada w swojej ofercie

15 8 LAT NA RYNKU 16 KRAJÓW 90 STAŁYCH KLIENTÓW Są to przeważnie duże, wielooddziałowe firmy. DOŚWIADCZENIE Każdy pracownik Sevenbridge ma co najmniej 5-letnie doświadczenie. SZYBKOŚĆ DZIAŁANIA Najszybciej wdrożony przez nas system obiegu dokumentów zajął dokładnie 1 miesiąc od daty podpisania umowy (branża energetyczna, 300 użytkowników systemu). Realizowane przez nas projekty, nawet te bardziej skomplikowane, trwają z reguły poniżej 6 miesięcy BAZ DANYCH Tyle baz danych zaprojektowaliśmy dla naszych klientów w trakcie 8 lat. Większość z tych baz to rozwiązania tworzone na indywidualne zamówienie klienta UŻYTKOWNIKÓW Liczba użytkowników naszych baz danych. FAKTY SEVENBRIDGE» Aplikacje na bazie technologii Lotus Notes» Specjalistyczna wiedza» Profesjonalne doradztwo» Bezpieczeństwo danych» Efektywne partnerstwo Zrealizowane przez nas wdrożenia na terenie Europy

16 Zaufali nam 30 31

17 Systemy informatyczne sprawdzone w praktyce SEVENBRIDGE Sp. z o.o. ul. Dulęby Katowice Tel./Fax: biuro@sevenbridge.pl