Gmina Godkowo Godkowo, dnia 23 listopada 2016r. Godkowo 14, Godkowo

Transkrypt

1 Gmina Godkowo Godkowo, dnia 23 listopada 2016r. Godkowo 14, Godkowo OR KCJ ZAPYTANIE OFERTOWE W związku z potrzebą zaopatrzenia Urzędu Gminy w Godkowie w artykuły biurowe i materiały eksploatacyjne (tonery i tusze), zwracam się z prośbą o przedstawienie oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia: ZAMAWIAJĄCY: Gmina Godkowo, Godkowo 14, NIP: , REGON: , tel.: , sekretariat.godkowo@gmail.com OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa fabrycznie nowych materiałów biurowych dla Urzędu Gminy w Godkowie w okresie od 02 stycznia do 31 grudnia 2017 r. 2. Zamawiający dopuszcza składanie ofert na poszczególne, wyodrębnione części zamówienia załączniki nr 1 i 2. Załącznik nr 1 papier, artykuły i akcesoria biurowe itp. Załącznik nr 2 materiały eksploatacyjne tonery i tusze do drukarek. 3. Rodzaj oraz szacowane ilości materiałów biurowych określone zostały w formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 1, zaś materiałów eksploatacyjnych w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania, dostawa materiałów biurowych oraz materiałów eksploatacyjnych nastąpi transportem wykonawcy i na koszt wykonawcy do siedziby Zamawiającego, do pomieszczeń wskazanych przez Zamawiającego. 4. Dostawa materiałów biurowych oraz eksploatacyjnych będzie następowała sukcesywnie w terminie do 3 dni roboczych od momentu złożenia zamówienia telefonicznie, faksem, lub w formie papierowej.

2 5. Dostarczone materiały biurowe muszą być fabrycznie nowe, wysokiej jakości, wolne od wad technicznych, dopuszczone do obrotu i stosowania. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo zamówienia mniejszej/większej ilości materiałów biurowych oraz materiałów eksploatacyjnych w stosunku do szacowanych ilości podanych w formularzach cenowych, Wykonawcy nie przysługuje prawo do roszczeń z tego tytułu, Zamawiający może również zamówić drobne materiały, które nie zostały określone w formularzu, a okażą się niezbędne do pracy zostaną zakupione u wybranego przez siebie Dostawcy. 7. Dopuszcza się zamienniki tonerów i tuszów do drukarek o porównywalnych parametrach technicznych i jakościowych pod warunkiem możliwości ich stosowania w sprzętach tego typu, które są w użytkowaniu Zamawiającego. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA Dostawy realizowane będą od dnia podpisania umowy, jednak nie wcześniej niż od 02 stycznia 2017 roku. KRYTERIA OCENY OFERT: 1) cena 90 %, Ocena według wzoru: C liczba punktów za cenę: Najniższa oferowana cena brutto C = x 90 Cena brutto oferty badanej 2) termin realizacji 10 %, Ocena według wzoru: T liczba punktów za termin realizacji:

3 Najkrótszy termin realizacji T = x 10 Termin realizacji oferty badanej Propozycje będą oceniane w odniesieniu do najniższej ceny przedstawionej przez Wykonawców w złożonych ofertach. Zamawiający zastrzega sobie prawo do swobodnego wyboru oferty. Ponadto Zamawiający może zamknąć postępowanie bez wybrania żadnej oferty, w przypadku gdy żadna ze złożonych ofert nie odpowiada warunkom określonym przez Zamawiającego. Do zapytania ofertowego nie stosuje się ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2015 r., poz z późn. zm.). OPIS SPOSOBU PODANIA INFORMACJI CENOWEJ 1. Informację odnośnie ceny wykonania zamówienia należy podać w formularzach cenowych stanowiących załączniki nr 1 i nr 2 do niniejszego zapytania, przy założeniu, że cena będzie uwzględniała wszystkie koszty związane z wykonaniem zamówienia, w tym podatki, cła i inne należności. 2. Ceny jednostkowe określone przez Wykonawcę w ofercie są cenami stałymi i nie mogą ulec zmianie przez cały okres trwania umowy. 3. Zamawiający wymaga dostawy fabrycznie nowych, wysokiej jakości, nieużywanych, nieuszkodzonych i oryginalnie zapakowanych materiałów biurowych i materiałów eksploatacyjnych (tonery i tusze). 4. Formularz cenowy należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej, na maszynie, komputerze lub długopisem. 5. Można złożyć tylko jeden formularz cenowy z jedną precyzyjną określoną ceną. WARUNKI REALIZACJI DOSTAWY 1. Zakup materiałów biurowych oraz materiałów eksploatacyjnych dla potrzeb Zamawiającego, następować będzie partiami, a wielkość każdej partii wynikać będzie

4 z jednostronnych dyspozycji Zamawiającego zgłoszonych ustnie lub na piśmie przez pracownika Urzędu Gminy w Godkowie. 2. Zamówione materiały biurowe oraz materiały eksploatacyjne winny być dostarczone do Zamawiającego w nienaruszonych opakowaniach fabrycznych. 3. W przypadku dostarczenia materiałów biurowych niezgodnych z warunkami zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do reklamacji, która powinna być zrealizowana w ciągu 3 dni roboczych od daty zgłoszenia. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT CENOWYCH: 1) Termin składania ofert upływa 08 grudnia 2016 roku o godz ) Ofertę/oferty należy złożyć osobiście w Urzędzie Gminy w Godkowie w pok. nr 1 (sekretariat) lub przesłać pocztą w zamkniętej kopercie zaadresowanej na: Urząd Gminy w Godkowie, Godkowo 14, z dopiskiem: Oferta na dostawę artykułów biurowych oraz materiałów eksploatacyjnych, liczy się termin i czas wpływu do Urzędu Gminy w Godkowie. 3) Zamawiający powiadomi o wyniku postępowania, zamieszczając stosowne ogłoszenie w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Gminy w Godkowie pod adresem: oraz na stronie zaś Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana będzie powiadomiony telefonicznie. 4) Osoba uprawniona do kontaktu z Oferentami: Katarzyna Czyżewska-Jurysta tel. 55/ wew.31. Załączniki: 1. Formularz ofertowy Załącznik nr 1 - DOSTAWA ARTYKUŁÓW BIUROWYCH NA 2017 ROK 2. Formularz ofertowy Załącznik nr 2 - DOSTAWA TUSZY I TONERÓW NA 2017 ROK 3. Projekt umowy dostawy Załącznik nr 3 Wójt Gminy Godkowo mgr Andrzej Bondaruk

5 Załącznik nr 1 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO NA DOSTAWĘ ARTYKUŁÓW BIUROWYCH NA 2017 ROK Nr tel: Nr fax: adres e mail: sekretariat.godkowo@gmail.com OFERTA FORMULARZ CENOWY DOTYCZĄCY DOSTAWY ARTYKUŁÓW BIUROWYCH NA 2017 ROK Nazwa dostawcy: Siedziba: NIP: REGON: Osoba do kontaktu: Nr telefonu/ nr faxu: Adres 1. Składam/y ofertę formularz cenowy zgodnie z niżej przedstawioną specyfikacją: LP. NAZWA ARTYKUŁU JEDNOSTKA MIARY ILOŚĆ 1. Papier A4 Pollux ryzy Papier A3 Pollux ryzy Skoroszyt zawieszany 1/1 opak. = 50 szt Skoroszyt zawieszany 1/2 opak. = 50 szt Koszulki groszkowe A4 opak. = 100 szt Koszulki krystaliczne A4 opak. = 100 szt Teczki tekturowe A4 na gumkę opak. = 50 szt Koperty białe (format C6 SK) opak. = szt. 9. Koperty białe (format C5 SK) opak. = 500 szt Koperty białe (format C4 SK) opak. = 250 szt Koperty białe (format C-4 HK) opak. = 25 szt Rolka fax 216 mm x 30 m opak. = 6 rolek Zszywki biurowe 24 x 6 mm (stalowe) 14. Spinacze biurowe 28 mm (stalowe) opak. = szt. opak. = 1000 szt. 15. Płyta CD-R w kopercie opak. = 10 szt. 6 Strona 1 z CENA JEDNOST. BRUTTO CENA BRUTTO OGÓŁEM

6 16. Płyty DVD opak.=10 szt Segregatory szerokie 7 cm sztuki Segregatory wąskie 4 cm sztuki Długopisy sztuki Ołówek sztuki Markery sztuki Papier kolor 160mg ryza Papier do dyplomów opakowanie Zeszyty w kratkę 32 kartkowe sztuki Brulion A4 w kratke sztuki Zakładki indeksujace papierowe (min.4 kolory) opakowanie Klipsy biurowe 19mm opakowanie Klipsy biurowe 32mm opakowanie Klipsy biurowe 51mm opakowanie Cienkopisy różnokolorowe sztuki Kostka kolorowa luz sztuki Kostka biała luz sztuki Karteczki samoprzylepne 7,5 x 7,5cm bloczek Karteczki samoprzylepne 4 x5cm bloczek Skoroszyty plastikowe wpinane Opak=10 sztuk Druki do delegacji sztuki Druki kart drogowych sztuki Grzbiety do bindownicy sztuki Korektor w myszce sztuki Tusz do pieczątek (czerwony, czarny) sztuki Kartony do archiwizacji sztuki Taśma bezbarwna szeroka tzn. pakowa sztuki Taśma bezbarwna 2cm sztuki Zakreślacze kolor sztuki Gumki sztuki Klej w sztyfcie 22g sztuki Dziennik korespondencyjny 192k. sztuki 6 (Specyfikacja zamawianego asortymentu może ulec zmianie) Strona 2 z 3

7 1. Zobowiązuję/emy się do dostarczania zamawianego towaru w terminie maksymalnie... dni roboczych od otrzymania zamówienia. Zapewniamy całkowity brak kosztów z Państwa strony przy dostarczaniu zamawianego towaru. 2. Wszelką korespondencję w sprawie niniejszego postępowania należy kierować na adres: Osobą upoważnioną do kontaktów z Zamawiającym jest Pan/ i... Tel:..., adres Odległość od siedziby naszej firmy, z której będzie zabierany towar do Urzędu Gminy w Godkowie wynosi. kilometrów. 6. Wartość przedmiotu zamówienia (cena brutto ogółem):. słownie:..... dnia... r.... Strona 3 z 3

8 Załącznik nr 2 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO NA DOSTAWĘ TUSZY I TONERÓW NA 2017 ROK Nr tel: Nr fax: Adres e mail: sekretariat.godkowo@gmail.com OFERTA FORMULARZ CENOWY DOTYCZĄCY DOSTAWY TUSZY I TONERÓW NA 2017 ROK Nazwa dostawcy: Siedziba: NIP: REGON: Osoba do kontaktu: Nr telefonu/ nr faxu: Adres 1. Składam/y ofertę formularz cenowy zgodnie z niżej przedstawioną specyfikacją: LP. NAZWA ARTYKUŁU j.m Przewidyw ana ilość w ciągu roku 1. Toner do drukarki PRO35d KYOCERA (TK-160) szt. 4 2 Toner do drukarki HP Laser Jet 1100 szt Toner (puszka)do drukarki PHASER 3010 XEROX szt Toner do drukarki Canon LBP6000/LBP6018 szt Toner do drukarki HP LaserJet P1505 szt Toner do drukarki HP LaserJet M1005 MFP szt Toner do drukarki HP LaserJet 1536 dnf MFP szt Toner do drukarki HP LaserJet P1566 szt Toner do drukarki HP LaserJet P1102w szt Toner do drukarki HP LaserJet Pro M201 dw szt Toner do drukarki HP LaserJet P1606 dn szt Toner do drukarki HP LaserJet szt. 5 Cena jednostkowa brutto Cena brutto ogółem oryginał zamiennik oryginał zamiennik Strona 1 z 2

9 P Toner do drukarki HP LaserJet 1020 szt Tusz do drukarki HP Brother MFC J441 ODW czarny Tusz do drukarki HP Brother MFC- J441 ODW kolor Toner do drukarki Hp Laser Jet Pro MFP M225 dn szt. 6 szt. 12 szt Toner do drukarki Canon MG5650 Szt. 6 (Specyfikacja zamawianego asortymentu może ulec zmianie) 1. Zobowiązuję/emy się do dostarczania zamawianego towaru w terminie maksymalnie... dni roboczych od otrzymania zamówienia. Zapewniamy całkowity brak kosztów z Państwa strony przy dostarczaniu zamawianego towaru. 2. Zapewniam/amy odbiór zużytych tuszy i tonerów do utylizacji (unieszkodliwienia) zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wystawienie karty przekazania odpadu na poszczególne kody odpadów. Zapewniamy całkowity brak kosztów z Państwa strony przy odbiorze odpadów do recyklingu. 3. Wszelką korespondencję w sprawie niniejszego postępowania należy kierować na adres: Osobą upoważnioną do kontaktów z Zamawiającym jest Pan/ i... Tel:..., adres Odległość od siedziby naszej firmy, z której będzie zabierany towar do Urzędu Gminy w Godkowie wynosi. kilometrów. 6. Wartość przedmiotu zamówienia: a) cena brutto ogółem oryginałów:.. słownie:... b) cena brutto ogółem zamienników:.. słownie: dnia... r.... podpis osoby uprawnionej Strona 2 z 2

10 PROJEKT Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego UMOWA DOSTAWY w dniu w Godkowie pomiędzy: Gminą Godkowo z siedzibą Godkowo, Godkowo 14, posiadającą NIP , Regon , reprezentowaną przez Andrzeja Bondaruk Wójta Gminy Godkowo, zwanym w dalszej części umowy Zamawiającym, a z siedzibą w, NIP:, REGON reprezentowanym przez: zwanym w dalszej części umowy Wykonawcą, w wyniku zapytania ofertowego na wycenę artykułów biurowych oraz tuszy i tonerów na 2017 rok dla Gminy Godkowo zawarto umowę następującej treści: 1 Przedmiot umowy 1. Wykonawca zobowiązuje się do sukcesywnej sprzedaży i dostawy zamówionych przez Zamawiającego na potrzeby Gminy Godkowo zgodnie ze złożonymi ofertami formularzami cenowymi z dnia r. 2. Wykonawca oświadcza, iż wszystkie artykuły objęte niniejszą umową są artykułami wolnymi od wad, kompletnymi i wysokiej jakości. 3. Podane w ofertach formularzach cenowych ilości są wielkościami orientacyjnymi i mają jedynie charakter informacyjny. 4. Zamawiający zastrzega, iż umowa będzie realizowana zgodnie z aktualnym zapotrzebowaniem, a Wykonawcy nie służy roszczenie o realizację dostawy w wielkościach podanych w formularzu cenowym. 5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany asortymentu na rzecz innego stanowiącego przedmiot zamówienia. 2 Czas trwania umowy 1. Umowa zostaje zawarta na okres od dnia roku do dnia roku. 1

11 3 Miejsce i warunki realizacji umowy 1. Wykonawca jest zobowiązany we własnym zakresie (własnym transportem) do dostarczenia zamówienia w terminie trzech dni roboczych oraz do zorganizowania rozładunku na własny koszt, odpowiedzialność i ryzyko do lokalizacji wskazanej przez Zamawiającego, tj. do Urzędu Gminy Godkowo, Godkowo 14, Godkowo. 2. Realizacja niniejszego zamówienia będzie się odbywać na podstawie zamówień zgłaszanych telefonicznie, faksem lub em przez Zamawiającego do Wykonawcy. 3. Dostawy realizowane będą od poniedziałku do piątku w godzinach od 7 15 do Zamawiający sprawdzi zgodność dostawy pod względem asortymentowym, ilościowym i jakościowym w miejscu dostawy. 5. Zamawiający każdorazowo potwierdza odbiór dostarczonego zamówienia. 6. Dowodem zrealizowania dostawy będzie pisemne potwierdzenie na kopii faktury, dokonane przez upoważnionego pracownika Zamawiającego po sprawdzeniu ilości, rodzaju i kompletności asortymentu. 7. Zamawiający zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić Wykonawcę o wadliwości towarów lub brakach ilościowych, według dostarczonej przez Wykonawcę dokumentacji. 8. W przypadku niezgodności asortymentu, ilości lub jakości, Wykonawca winien niezwłocznie nie później niż w terminie trzech dni od momentu zgłoszenia wadliwości towaru dostarczyć na własny koszt towar zgodny z zamówieniem. 9. W sytuacji, jak opisana jest w pkt. 8, Zamawiający przyjmie fakturę VAT dopiero po dostarczeniu artykułów zgodnych z zamówieniem. 10. Za szkody wynikłe w czasie transportu odpowiedzialność ponosi Wykonawca. 4 Wartość umowy 1. Wykonawca oświadcza, że ceny poszczególnych są cenami stałymi i przez cały okres obowiązywania niniejszej umowy nie podlegają negocjacji oraz zawierają wszelkie koszty związane z realizacją umowy, w tym koszty transportu, ubezpieczenia na czas transportu. 2. Kopie ofert formularzy cenowych przedstawionych przez Wykonawcę dla Zamawiającego stanowią załącznik nr 1 oraz załącznik nr 2 do niniejszej umowy. 3. Podstawą rozliczeń finansowych będzie ilość zamówionych w cenie określonej w formularzach cenowych. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwiększenia, zmniejszenia lub rezygnacji z niektórych pozycji asortymentu określonego w załącznikach do niniejszej umowy. 5. Wykonawca oświadcza, że nie będzie względem Zamawiającego wnosił roszczeń z tytułu zamówienia mniejszej lub większej ilości asortymentu niż określona w załącznikach do niniejszej umowy. 5 Warunki płatności 1. Rozliczenie za przedmiot umowy odbywać się będzie fakturami VAT za wykonane dostawy po ich odbiorze przez Zamawiającego zgodnie ze złożonym 2

12 zapotrzebowaniem. 2. Zamawiający ma obowiązek zapłaty faktur w terminie 14 dni licząc od daty jej doręczenia. 3. Strony ustalają, iż za termin zapłaty uznaje się dzień, w którym Zamawiający polecił swojemu bankowi przelać na wskazane na fakturze konto kwotę wynikającą z prawidłowo wystawionej faktury. 6 Obowiązki Wykonawcy Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w związku z realizacją niniejszej umowy, stanowiącą tajemnicę służbową Zamawiającego. 7 Obowiązki Zamawiającego Zamawiający zobowiązuje się do odbierania zamówionego asortymentu w miejscu i czasie uzgodnionym z Wykonawcą. 8 Kary umowne Umowa może zostać rozwiązana w przypadku istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. 9 Gwarancje, reklamacje 1. W razie dostarczenia artykułów wadliwych bądź o obniżonej jakości, Zamawiający zażąda od Wykonawcy wymiany artykułów w ciągu trzech dni od powiadomienia o wadliwości towaru na artykuły właściwe jakościowo, tj. zgodne z opisem przedmiotu zamówienia. W razie odmowy wymiany artykułów na właściwe, w razie bezskutecznego upływu terminu lub w razie kolejnej dostawy artykułów niewłaściwych jakościowo, Zamawiający może odstąpić od umowy z winy Wykonawcy. 2. Wykonawca jest zobowiązany do uznania reklamacji wad ukrytych dostarczonych towarów i bezzwłocznej wymiany towarów wadliwych. 10 Zmiany do umowy 1. Zmiany niniejszej umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności. 2. Zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy oraz wprowadzania nowych postanowień do umowy, niekorzystnych dla Zamawiającego, jeżeli przy ich uwzględnieniu należałoby zmienić treść ofert, na podstawie których dokonano wyboru Wykonawcy, chyba że konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. 3

13 11 Postanowienia końcowe 1. Wykonawca nie może powierzyć wykonania niniejszej umowy innej osobie. 2. W razie powstania sporu na tle wykonania niniejszej umowy, Strony zobowiązują się w pierwszej kolejności do wyczerpania drogi postępowania reklamacyjnego. 3. Reklamacje wykonuje się poprzez skierowanie konkretnego roszczenia do Wykonawcy. 4. Wykonawca ma obowiązek udzielenia odpowiedzi w formie pisemnej na zgłoszone roszczenia przez Zamawiającego w terminie 14 dni od daty zgłoszenia roszczenia. 5. Spory mogące wyniknąć z realizacji niniejszej umowy będą rozpatrywane przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 6. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 7. Zamawiający może odstąpić od umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia, o ile Wykonawca wykonuje dostawy wadliwe lub w sposób sprzeczny z umową. 8. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. 12 Załączniki Integralną część umowy stanowią: 1. Załącznik nr 1 kopia oferty formularza cenowego dotyczącego dostawy artykułów biurowych na 2017 r. dla Gminy Godkowo 2. Załącznik nr 2 kopia oferty formularza cenowego dotyczącego dostawy tuszy i tonerów na 2017 r. dla Gminy Godkowo ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA: 4