Kanon konsultacji na szczeblu ogólnopolskim i samorządowym

Transkrypt

1 1 Kanon konsultacji na szczeblu ogólnopolskim i samorządowym Monika Pabijańska Olsztyn Projekt realizowany w ramach programu Obywatele dla Demokracji, finansowanego z Funduszy EOG

2 2 Kanon konsultacji na szczeblu ogólnopolskim i samorządowym, czyli jak z konsultacji społecznych stworzyć silną markę. I. Społeczna odpowiedzialność w procesie konsultacji Zasada POP Konsultacje krok po kroku Siedem zasad konsultacji Po czym poznać, że stosujemy Siedem Zasad Konsultacji? II. Tożsamość i wizerunek procesu konsultacji A. Tworzenie wspólnego poglądu B. Zachęcanie do akcji C. Budowanie zaufania D. Budowanie poparcia LITERATURA:... 24

3 3 I. Społeczna odpowiedzialność w procesie konsultacji 1. Zasada POP Przyczyna Proces Oczekiwane rezultaty P jak PRZYCZYNA Po co robimy konsultacje? Zgromadzenie danych Informacja Akceptacja 1 Aby zachować wiarygodność i przejrzystość, od początku należy informować o celu konsultacji, czyli komunikować po co robimy konsultacje. 1 Zasady konsultacji przeprowadzanych podczas przygotowywania dokumentów rządowych

4 4 Po co robimy konsultacje rozwinięcie 2 : żeby wypełnić obowiązek o gdy są one nakazane ustawowo lub chcemy realizować projekt unijny (najczęściej wymagający konsultowania dwuetapowego: podczas tworzenia ogólnej koncepcji i po powstaniu ostatecznego projektu) żeby podjąć optymalną decyzję o aby dobrze zrozumieć interesy i rozpoznać potrzeby społeczności oraz skutecznie na nie odpowiedzieć; o aby zebrać opinie i przeanalizować dany problem z różnych punktów widzenia, o aby zminimalizować/wykluczyć błędy żeby edukować o aby doszło do wymiany informacji i wiedzy między przedstawicielami władz a obywatelami. Czasami mieszkańcy dysponują unikalną wiedzą ekspercką, która może pomóc wypracować lepsze rozwiązania. UWAGA: konsultacjami nie są zamknięte spotkania eksperckie, nie istnieją też konsultacje informacyjne. żeby rozładować konflikt lub go uniknąć o dobrze przeprowadzone konsultacje mogą zapobiec potencjalnemu konfliktowi. Jednak w sytuacji istniejącego już konfliktu skuteczniejsza może być mediacja. żeby uzyskać poparcie mieszkańców dla jakichś decyzji o aby przygotować mieszkańców na trudną decyzję lub oswoić ich z przewidywanymi skutkami (np. cięć budżetowych). Nawet w takim przypadku konieczne jest zostawienie mieszkańcom przestrzeni na zgłoszenie własnych rozwiązań. UWAGA: nie można nazywać konsultacjami procesu zabiegania o akceptację społeczną dla podjętych już decyzji. żeby zwiększyć aktywność mieszkańców o aby pobudzić (lub podtrzymać) zaangażowanie mieszkańców w sprawy publiczne, nawiązać nowe relacje, zbudować (lub wzmocnić) zaufanie. 2 Kanon konsultacji

5 5 Ważny jest tu przedmiot konsultacji - im bardziej istotny i w widoczny sposób dotyczący bezpośrednio obywateli, tym łatwiej jest to osiągnąć. żeby zbudować poczucie współodpowiedzialności o aby uświadomić mieszkańcom, że razem tworzymy wspólnotę i że odpowiedzialność za jej los też jest wspólna., o aby obywatele mieli poczucie, że kluczowe decyzje podejmowane są w wyniku przeprowadzonego dialogu i że w związku z tym konsekwencje też będą wspólne.

6 6 O jak OCZEKIWANE EFEKTY Jakich efektów się spodziewamy? Jednym z najważniejszych elementów budowania wiarygodności procesu konsultacji jest jasna komunikacja na temat spodziewanych efektów. Jest to silnie związane z celem konsultacji: zebranie danych przekazanie informacji pozyskanie akceptacji dla rozwiązań Jeśli decydujesz się na zaangażowanie partnerów w proces konsultacji, ale wiesz, że ich sugestie nie zostaną uwzględnione w ostatecznym dokumencie (bo konsultacje służą np. wyłącznie przekazaniu informacji lub uprzedzeniu o wprowadzeniu nowych rozwiązań) komunikuj to od początku! Kiedy konsultować? Zgodnie z wytycznymi współpraca z partnerami społecznymi powinna mieć miejsce na każdym etapie prac! 3 Zgodnie z proponowanym przez nas Kodeksem konsultacjom społecznym powinny podlegać wszystkie projekty aktów prawnych (ustaw i rozporządzeń),a także ważne z punktu widzenia opinii publicznej inne dokumenty, zwłaszcza te o charakterze strategicznym, nawet jeśli formalnie nie mają statusu odrębnych aktów prawnych 4. P jak PROCES Jak konsultować? Przeprowadzenie dobrych konsultacji jest i trudne i łatwe zarazem. Co sprawia, że czasem jest łatwiej, a innym razem trudniej? Kiedy konsultacje są udane? 3 Zasady konsultacji przeprowadzanych podczas przygotowywania dokumentów rządowych 4 Konsultacje społeczne jak sprawić, by były lepsze?

7 7 1. Kiedy znany jest cel 2. Kiedy znany jest plan 3. Kiedy dba się o dwukierunkową komunikację 4. Kiedy metody są dobrane zarówno do celu jak i gospodarza konsultacji 5. Kiedy zasady konsultacji są znane i wdrażane na każdym etapie Rekomendowany dobór metody do fazy konsultacji 5 Etapy prac Cel konsultacji Rekomendowany rodzaj badania Identyfikacja problemu Zebranie opinii Zebranie danych liczbowych Jakościowe (spotkanie publiczne, grupa fokusowa) Jakościowe (wywiad) Formułowanie celów Weryfikacja celów Jakościowe (grupa fokusowa) Analiza opcji Zebranie danych Weryfikacja analizy Ilościowe: wywiad kwestionariuszowy, panel obywatelski Jakościowe: grupa fokusowa Przygotowanie raportu Ocena skutków regulacji Jakościowe: przez stronę www, prośba o opinię, grupa fokusowa) Przygotowanie założeń i projektu dokumentu Weryfikacja założeń Jakościowe: przez stronę www, prośba o opinię, grupa fokusowa) 5 Zasady konsultacji przeprowadzanych podczas przygotowywania dokumentów rządowych

8 8 6. Konsultacje krok po kroku Proces konsultacji źródło: Rekomendowany minimalny czas przeznaczony na konsultacje:

9 9

10 10 Co z regulaminem? Regulamin powinien być pierwszym krokiem w kierunku wystandaryzowanego dialogu z mieszkańcami. To akt prawa lokalnego, który nadaje kształt konsultacjom społecznym, przekłada podstawowe zasady dobrze prowadzonych konsultacji społecznych na język konkretnych zapisów prawnych. Zgodnie z zasadą PRZEWIDYWALNOŚCI konsultacje należy prowadzić w zaplanowany sposób i w oparciu o czytelne reguły. Powinny być one zapisane w formie uchwały rady gminy lub miasta, a uszczegółowić je można w zarządzeniu organu wykonawczego 6. Przykład regulaminu znajdziesz na: 7. Siedem zasad konsultacji 1. DOBRA WIARA Konsultacje prowadzone są w duchu dialogu obywatelskiego. Strony słuchają się nawzajem, wykazując wolę zrozumienia odmiennych racji. 2. POWSZECHNOŚĆ Każdy zainteresowany tematem powinien móc dowiedzieć się o konsultacjach i wyrazić w nich swój pogląd. 3. PRZEJRZYSTOŚĆ Informacje o celu, regułach, przebiegu i wyniku konsultacji muszą być powszechnie dostępne. Jasne musi być, kto reprezentuje jaki pogląd. 6 Kanon konsultacji

11 11 4. RESPONSYWNOŚĆ Każdemu, kto zgłosi opinię, należy się merytoryczna odpowiedź w rozsądnym terminie, co nie wyklucza odpowiedzi zbiorczych. 5. KOORDYNACJA Konsultacje powinny mieć gospodarza odpowiedzialnego za konsultacje tak politycznie jak organizacyjnie. Powinny one być odpowiednio umocowane w strukturze administracji. 6. PRZEWIDYWANOŚĆ Konsultacje powinny być prowadzone od początku procesu legislacyjnego. Powinny być prowadzone w zaplanowany sposób i w oparciu o czytelne reguły. 7. POSZANOWANIE INTERESU OGÓLNEGO Choć poszczególni uczestnicy konsultacji mają prawo przedstawiać swój partykularny interes, to ostateczne decyzje podejmowane w wyniku przeprowadzonych konsultacji powinny reprezentować interes publiczny i dobro ogólne. 8. Po czym poznać, że stosujemy Siedem Zasad Konsultacji? DOBRA WIARA Konsultacje prowadzone są w duchu dialogu obywatelskiego. Strony słuchają się nawzajem, wykazując wolę zrozumienia odmiennych racji. Trudno jest sprawdzić, czy dane konsultacje są prowadzone z dobrą wiarą. Przestrzeganie kryteriów przedstawionych poniżej powinno jednak o niej świadczyć. Organizator konsultacji jest gotowy na opinie krytyczne oraz na wprowadzenie zmian w swojej propozycji, a uczestnicy procesu na to, by zmienić zdanie, o ile padną przekonujące argumenty. Organizator powinien w jasny i przystępny sposób przedstawić przedmiot konsultacji, a także poinformować jak długo mają trwać i kiedy planuje przedstawienie odpowiedzi i podsumowania. Organizator musi dać odpowiedni czas na zebranie argumentów

12 12 i przedstawienie odpowiedzi. Materiały do konsultacji muszą być przygotowane rzetelnie, a więc być jasne, zrozumiałe i możliwie zwięzłe (albo mieć zwięzłe i zrozumiałe streszczenie ). Dobrą praktyką jest zaopatrzenie materiałów w jasne pytania, by każdy mógł zrozumieć, przed jakim wyborem stoimy w danej sprawie. POWSZECHNOŚĆ Każdy zainteresowany tematem powinien móc dowiedzieć się o konsultacjach i wyraz ić swój pogląd. Organizator umieszcza swoją propozycję na publicznie dostępnej platformie internetowej służącej konsultacjom społecznym. Organizator konsultacji powinien równocześnie poinformować o ich rozpoczęciu w miejscu ogólnodostępnym (BIP lub strona internetowa Minis terstwa). Oprócz tego musi jednak ustalić, kogo dana sprawa interesuje lub w szczególny sposób dotyczy (dowodem, że zadał sobie ten trud, jest lista interesariuszy. Lista taka powinna być jawna i otwarta na uzupełnienia). Organizator musi zadbać, by przedstawione online dokumenty były przeszukiwalne i zapisane w otwartych formatach (zatem nie mogą to być np. skany pism). Organizator powinien aktywnie docierać do zainteresowanych, zwłaszcza do grup, które nie korzystają z dostępnych mechanizmów konsultacji (nie wystarczy więc opublikować informację o konsultacjach trzeba zaprosić do udziału w konsultacjach osoby i instytucje z listy interesariuszy). Przedmiot konsultacji powinien być przedstawiony w sposób zrozumiały nie tylko dla ekspertów, ale dla zainteresowanych nim obywateli. Opinie powin ny być zbierane w sposób właściwy dla przedmiotu konsultacji (nie zawsze wystarczające są konsultacje na piśmie, czy konsultacje onli ne). Zadbać należy o prawa obywateli niepełnosprawnych, którzy mogą napotykać utrudnienia w dostępie do konwencjonalnych stron internetowych

13 13. PRZEJRZYSTOŚĆ Informacje o celu, regułach, przebiegu i wyniku konsultacji muszą być powszechnie dostępne. Jasne musi być, kto reprezentuje jaki pogląd. Organizator konsultacji dokumentuje poszczególne etapy konsultacji i upublicznia je bez zbędnej zwłoki tak, by zainteresowani mogli wnioskować o ich ewentualną korektę. Jawne są nie tylko wszystkie etapy konsultacji, ale i wszystkie zgłoszone uwagi (i to, kto je zgłasza), a także odpowiedzi organizatora. W wyjątkowych przypadkach, dopuścić można także zbieranie opinii anonimowych, jednak przyczyny przyjęcia takiego trybu postępowania muszą być wyjaśnione. Organizator konsultacji musi w takim przypadku wyjaśnić, jak rozkładają się opinie. Opinii anonimowych nie można przyjmować podczas prac nad projektami aktów prawnych. Nie nazywamy konsultacjami społecznymi zamkniętych spotkań ekspercki ch. One też są potrzebne, ale mają inną funkcję i nie zastępują konsultacji. RESPONSYWNOŚĆ Każdemu, kto zgłosi opinię, należy się merytoryczna odpowiedź w rozsądnym terminie. Podsumowanie konsultacji powinno nastąpić w terminie podanym na początku konsultacji. Podsumowanie konsultacji powinno mieć formę publicznie dostępnego do kumentu z zestawieniem zgłoszonych opinii i merytorycznym odniesienie m się do nich. Konieczny jest załącznik ze zmienionym w wyniku konsultacji dokumentem i omówienie następnych kroków. Odpowiedzi muszą uzasadniać podjęte decyzje i być przygotowane w języku zrozumiałym dla pytających. Czasem lepiej przygotować odpowiedzi zbiorcze, by umożliwić całościowy ogląd tematu.

14 14 Publikując wyniki konsultacji organizator musi zadbać, by dowiedziały się o tym osoby, które zgłosiły opinie. Pomocą będzie stworzona na początku konsultacji lista interesariuszy. Dobrze przygotowane odpowiedzi stają się wkładem w debatę publiczną można się do nich odwoływać w dalszych dyskusjach. KOORDYNACJA Konsultacje powinny mieć gospodarza odpowiedzialnego za konsultacje tak politycznie jak organizacyjnie. Zaczynając konsultacje trzeba więc wskazać ich gospodarza (osobę zapraszaj ącą do konsultacji). Powinien to być ktoś, kto pełni istotne funkcje decyzyjne (minister, sekretarz stanu, dyrektor departamentu, ew. naczelnik), w zależności od zasięgu i przedmiotu konsultacji. Gospodarz konsultacji powinien angażować w proces konsultacji podległą mu administrację. Gospodarz może wyznaczyć koordynatora procesu konsultacji. Należy o tym poinformować uczestników konsultacji. PRZEWIDYWALNOŚĆ Konsultacje powinny być prowadzone w zaplanowany sposób i w oparciu o czytelne reguły od początku prac nad zmianą do samego ich końca. Nie można nazywać konsultacjami procesu akceptowania podjętych już decyzji. Nie można nazwać konsultacjami społecznymi zbierania opinii w czasie krótszym niż 7 dni. Konsultacji nie rozpoczyna się dopiero w momencie konfliktu. Więcej, dobrze przeprowadzone konsultacje mogą potencjalnemu konfliktowi zapobie c. Co do zasady proces jest poprawny, jeśli: o zostaje uruchomiony na możliwie wstępnym etapie tworzenia

15 15 polityk publicznych i ich założeń im wcześniej konsultacje się zaczynają, tym większy przynoszą pożytek. o czas przeznaczony na wyrażenie opinii na każdym etapie prac nie jest krótszy niż 21 dni. o w harmonogramie konsultacji przewidziany jest czas na analizę opinii i przygotowanie odpowiedzi. POSZANOWANIE DOBRA OGÓLNEGO I INTERESU PUBLICZNEGO Organizator konsultacji przygotowując ostateczną wersję rozwiązania kieruje się interesem publicznym, a nie tylko poszczególnych grup. Biorąc udział w konsultacjach wiemy, że inni mogą mieć inny pogląd co do przedmiotu konsultacji. Celem konsultacji jest wzajemne wysłuchanie racji. Ktoś, kto zgłosił pogląd nieuwzględniony w ostatecznym stanowisku organizatora konsultacji, ma prawo dowiedzieć się, jakie stały za tym przesł anki. Podejmując decyzję organizator konsultacji kieruje się nie siłą nacisku, ale interesem publicznym i dobrem ogólnym. Bierze pod uwagę racje zgłaszane w trakcie konsultacji, a także to, przez kogo są wyrażane. Przeważyć powinna jednak troska o szeroko rozumiany interes publiczny, w tym także interes tych, którzy nie brali udziału w konsultacjach. Konsultacje w wariancie minimum Zdecydowana większość z opisanych powyżej sposobów realizacji Siedmiu Zasad Konsultacji dotyczy zarówno tzw. konsultacji szerszych, jak i tych spełniających jedynie minimalne standardy. Różnica polega na tym, że w wypadku tych drugich możliwa jest rezygnacja z: przygotowywania dodatkowego streszczenia; opatrzenia materiałów w specjalnie przygotowane pytania; sporządzenia listy interesariuszy, wysyłania do nich indywidualnych zaproszeń, a także informowania ich o udzieleniu odpowiedzi; konsultowania za pomocą innych sposobów niż publicznie dostępna

16 platforma online dedykowana konsultacjom. 16

17 17 9. Alternatywny kanon zasad konsultacji 7 1. Działanie dla dobra publicznego Cały proces konsultacji, nawet jeśli dotyczy tylko wybranych grup docelowych, powinien być prowadzony w interesie publicznym, bez faworyzowania którejkolwiek strony. 2. Subsydiarność (zasada pomocniczości) Szczebel wyższy może robić tylko to, czego lepiej nie może robić szczebel niższy. 3. Niezależność stron Wszystkie podmioty biorące udział w procesie konsultacji (osoby, grupy, instytucje itd.) powinny być suwerenne we wzajemnych relacjach. 4. Jawność i dostępność do informacji Oznacza, iż cała procedura konsultacji - począwszy od pierwszego etapu na wnioskach i rekomendacjach zawartych w raporcie z konsultacji kończąc - będzie podawana do wiadomości publicznej we wszelkich możliwych formach i przy pomocy różnych nośników informacji od mediów poczynając na Biuletynie Informacji Publicznej kończąc. 5. Szeroki dostęp Do procesu konsultacji społecznych w pewnych kwestiach należy włączyć całą społeczność lokalną, w innych jak największą liczbę kompetentnych i właściwych dla danego przedmiotu i etapu konsultacji partnerów społecznych. W przypadku konsultacji adresowanych do wąskiego grona zadbać o wyczerpujący dobór adresatów. 6. Wieloetapowość Oznacza stworzenie możliwości udziału w konsultacjach wszystkim zainteresowanym partnerom na każdym etapie działań w którym wyrażają zasadną wolę uczestniczenia. 7 Przeprowadzanie konsultacji społecznych w samorządzi

18 18 7. Obiektywizm Wszelkie kroki i decyzje w toku całego procesu konsultacji z ostatecznymi rozstrzygnięciami włącznie powinny być podejmowane wyłącznie w oparciu o kryteria merytoryczne. 8. Efektywność Efektywność konsultacji dotyczy takiej procedury, form, czasu trwania i ich zasięgu, które umożliwią osiągnięcie najlepszych rezultatów. Nie chodzi zatem bynajmniej o minimalizację kosztów konsultacji, lecz o ich funkcjonalność wobec projektu. 9. Zintegrowanie z procesem planistycznym i projektowym Na etapach planowania i projektowania mogą się pojawić cenne i trafne uwagi, które istotnie wzbogacają treść planów i ostateczny kształt projektu. 10. Przejrzystość Oznacza, iż przedmiot konsultacji, jej cel, użyte w jej trakcie dokumenty analizy itp. jak również przebieg i formy poszczególnych etapów powinny być jasno określone i zrozumiałe dla wszystkich partnerów biorących udział w konsultacjach. 11. Profesjonalizm Konsultacje powinny być prowadzone w oparciu o określony reżim metodologiczny z użyciem wszystkich niezbędnych elementów, w sposób minimalizujący powstanie błędów osłabiających czy wręcz niweczących rezultat konsultacji. 12. Różnorodność form Wielość form pozwala bardziej precyzyjnie artykułować opinie i stanowiska partnerów konsultacji wobec projektu. 13. Dostateczne ramy czasowe Ramy czasowe konsultacji społecznych powinny być tak określone, aby każdy zainteresowany podmiot mógł wziąć aktywny udział w konsultacjach w sposób umożliwiający mu wyrażenie swojego stanowiska (opinii).

19 Miejsce konsultacji Jeżeli którykolwiek z etapów konsultacji zakłada spotkanie mieszkańców lub innych grup docelowych (partnerów) z przedstawicielami władz gminy to miejsce tego spotkania powinno spełniać warunki powszechnej dostępności (dojazd, parking, odpowiednia wielkość pomieszczenia itp. 15. Monitoring i ewaluacja W celu pełnej realizacji i efektywności konsultacji powinny one być monitorowane następnie zaś poddane ocenie pod względem zgodności osiągniętych celów z założonymi.

20 20 II. Tożsamość i wizerunek procesu konsultacji A. Tworzenie wspólnego poglądu Poniżej prezentowane są trzy główne czynniki, które wpływają na przyjęcie czyjegoś poglądu. Jako odbiorca przyjmuję jakiś pogląd, gdy:... słyszę go od ludzi, którym ufam... widzę przekonujący dowód... sam/sama tego doświadczam Osoby odpowiedzialne za reprezentację muszą zmienić podejście od budowania świadomości wokół danego tematu do budowania zaufania Na szczęście, w dzisiejszym świecie, nie musimy już korzystać z pośredników, takich jak dziennikarze. My także posiadamy całe spektrum mediów, których możemy użyć: możemy użyć mediów społecznościowych by umożliwić innym sięganie po informacje o ważnych dla nas działaniach od znajomych i przyjaciół; możemy tworzyć fora, narzędzia i aplikacje, które umożliwiają zainteresowanym osobisty kontakt z nami; możemy budować systemy współtworzenia idei, koncepcji, strategii (zapraszać do współudziału, konsultować).

21 21 B. Zachęcanie do akcji Włączam się w działanie, gdy:... wiem co zrobid i jak?... widzę przykłady i modele, które mogę naśladowad... mam lub otrzymuję potrzebne umiejętności, narzędzia i zasoby Możemy wykorzystać wiele narzędzi, by to osiągnąć: pokazywać jak ktoś może wesprzeć naszą ideę (często w pierwszym kierowanym komunikacie); budować modele zachowań, opisywać przykłady, jak ktoś inny wsparł nasze działania; ułatwiać korzystanie z umiejętności lub zwiększać umiejętności (szkolenia, doradztwo, spotkania).

22 22 C. Budowanie zaufania Poniżej prezentowane są udowodnione naukowo ( behawioryzm) czynniki, które budują zaufanie i wpływają na ciągłość podejmowanego działania. Buduje zaufanie do danej idei/marki, gdy:... doceniane jest moje zaangażowanie... nadawca pomaga mi zobaczyd jakie korzyści mam w związku z włączeniem się w działanie... gdy społecznośd związana z tematem mnie motywuje Co możemy zrobić? upewniać się, że istnieją narzędzia, które wspierają pożądane przez nas zachowania (np. Konkurs Godni Naśladowania); upewniać się, że zaangażowanie jest doceniane (np. na poziomie konsultacji pytać, które sugestie zostały uwzględnione w ostatecznym dokumencie, a które nie i dlaczego).

23 23 D. Budowanie poparcia Co sprawia, że ktoś popiera jakąś ideę? Wspieram jakąś idee/markę/działanie, gdy:... widzę, że idea udoskanala moją tożsamośd lub reputację... ułatwia mi dzielenie się swoimi opiniami i doświadczeniami w osobistej sieci kontaktów... pomaga mi dostosowad się do nowej normy społecznej albo dołączyd do nowej grupy Co można zrobić? możemy zaprojektować informacje tak, by były łatwe do odnalezienia i łatwe do podzielenia się w mediach społecznościowych; możemy ułatwić naszym ekspertom pojawianie się w miejscach, gdzie ich wiedza będzie wykorzystana.

24 24 LITERATURA: 1. 7 zasad konsultacji, wgląd z dn r. 2. Kanon konsultacji, wgląd z dn r. 3. Konsultacje społeczne jak sprawić, by były lepsze?, wgląd z dn r. 4. Ogólne zasady konsultacji społecznych wspomagających proces podejmownia decyzji w jednostkach samorządu terytorialnego, Wgląd z dn r. 5. Przeprowadzanie konsultacji społecznych w samorządzie, 1-5d a58a-7ce2847a34cf/podrecznik-przeprowadzania-konsultacjispolecznych-w-samorzadzie.pdf wgląd z dn r. 6. Zasady konsultacji przeprowadzanych podczas przygotowywania dokumentów rządowych wadzania+konsultacji wgląd z dn r.