Polityka przeciwdziałania i zwalczania nadużyć finansowych i korupcji w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Gdańsku

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 35/2015 Załącznik do Zarządzenia Nr 42/2015 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku z dnia 23 października 2015 r. w Gdańsku z dnia 15 grudnia 2015 roku Polityka przeciwdziałania i zwalczania nadużyć finansowych i korupcji w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Gdańsku 1

2 I. Wprowadzenie Pracownicy Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku zobowiązują się przestrzegać norm prawnych, etycznych i moralnych na najwyższym poziomie, zasad rzetelności, obiektywizmu i uczciwości. Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku pragnie być postrzegany jako przeciwny nadużyciom i korupcji w sposobie prowadzenia swojej działalności. Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku na podstawie 2 ust. 1 pkt 15 Porozumienia w sprawie realizacji Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój Nr WER/PM/2015/1 z dnia 13 stycznia 2015 r. zmienionego Aneksem Nr 1 z dnia 13 lipca 2015 r. oraz 3 ust.3 pkt 11 Porozumienia w sprawie powierzenia realizacji Działania 5.1 Aktywizacja zawodowa osób bezrobotnych projekty Powiatowych Urzędów Pracy, w zakresie Osi Priorytetowej 5 Zatrudnienie w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata , jako Instytucja Pośrednicząca (IP) zobowiązany jest to wprowadzenia skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych, uwzględniając stwierdzone rodzaje ryzyka. Przy ocenie nadużyć finansowych i korupcji uwzględnia się postanowienia art. 125 ust. 4 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego objętych zakresem Wspólnych Ram Strategicznych oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego i Funduszu Spójności, oraz uchylające rozporządzenie (WE) nr 1083/2006, Dz.U. L 347 z dnia 20 grudnia 2013 r. II. Cel i zakres Celem Polityki przeciwdziałania i zwalczania nadużyć finansowych i korupcji w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Gdańsku, jest promowanie kultury organizacyjnej ułatwiającej zapobieganie i wykrywanie nadużyć finansowych oraz oszustw, a także wdrożenie i rozwój procedur pomocnych w identyfikowaniu nadużyć finansowych i przestępstw o charakterze korupcyjnym, zwiększenie świadomości problemu korupcji oraz promocja etycznych wzorców postępowania; minimalizowanie skutków nadużyć finansowych; ochronę interesów finansowych budżetu UE oraz budżetu państwa (w sytuacji powzięcia informacji o podejrzeniu popełnienia nadużycia finansowego). Na politykę przeciwdziałania i zwalczania nadużyć finansowych i korupcji w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Gdańsku składają się następujące elementy: 1. Zapobieganie nadużyciom finansowym, w tym: 1.1. Działania dotyczące kultury antykorupcyjnej, 1.2. Polityka szkoleniowa i podnoszenie świadomości w zakresie przeciwdziałania i zwalczania nadużyć finansowych, 1.3. System kontroli wewnętrznej, 1.4. Przeciwdziałanie wystąpieniu konfliktu interesów; 2. Podział obowiązków w zakresie przeciwdziałania i zwalczania nadużyć finansowych; 3. Wykrywanie i korygowanie nadużyć finansowych; 4. Postępowanie w przypadku zidentyfikowania podejrzeń nadużyć finansowych oraz ich raportowanie i korygowanie. III. Definicje Na potrzeby niniejszego dokumentu wybrano następujące definicje: 2

3 1. Nieprawidłowości - zgodnie z art. 2 pkt 36 rozporządzenia ogólnego oznacza każde naruszenie prawa unijnego lub prawa krajowego dotyczącego stosowania prawa unijnego, wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego zaangażowanego we wdrażanie EFSI, które ma lub może mieć szkodliwy wpływ na budżet Unii poprzez jego obciążenie nieuzasadnionym wydatkiem; 2. Nadużycie finansowe które zgodnie z art. 1 lit. a Konwencji sporządzonej na mocy art. K.3 Traktatu o Unii Europejskiej o ochronie interesów finansowych Wspólnot Europejskich (Dz. U. z 2009 r., Nr 208, poz. 1603) oznacza jakiekolwiek celowe działanie lub zaniechanie naruszające interesy finansowe Wspólnot Europejskich a) w odniesieniu do wydatków, polegające na: wykorzystaniu lub przedstawieniu nieprawdziwych, niepoprawnych lub niepełnych oświadczeń lub dokumentów, które ma na celu sprzeniewierzenie lub bezprawne zatrzymanie środków z budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich lub budżetów zarządzanych przez Wspólnoty Europejskie lub w ich imieniu, nieujawnieniu informacji z naruszeniem szczególnego obowiązku, w tym samym celu, niewłaściwym wykorzystaniu takich środków do celów innych niż te, na które zostały pierwotnie przyznane; b) w odniesieniu do przychodów, jakimkolwiek umyślnym działaniu lub zaniechaniu dotyczącym: wykorzystania lub przedstawienia fałszywych, nieścisłych lub niekompletnych oświadczeń lub dokumentów, które ma na celu bezprawne zmniejszenie środków budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich lub budżetów zarządzanych przez lub w imieniu Wspólnot Europejskich, nieujawnienia informacji z naruszeniem szczególnego obowiązku, w tym samym celu, niewłaściwego wykorzystania korzyści uzyskanej zgodnie z prawem, w tym samym celu. 3. Podejrzenie popełnienia nadużycia finansowego w rozumieniu art. 1a pkt 4 rozporządzenia Komisji (WE) nr 2035/2005 z dnia 12 grudnia 2005 r. zmieniającego rozporządzenie (WE) nr 1681/94 z dnia 11 lipca 1994 r. dotyczące nieprawidłowości oraz odzyskiwania kwot wypłaconych nieprawidłowo w związku z finansowaniem polityki strukturalnej i organizacją systemu informacji w tej dziedzinie (D.U. L 178 z dnia 12 lipca 1994r.) - jest to nieprawidłowość, która prowadzi do wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego na poziomie krajowym w celu stwierdzenia zamierzonego działania, w szczególności nadużycia finansowego; 4. Korupcja zgodnie z art. 1 ust. 3a ustawy o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, oznacza czyn: a) polegający na obiecywaniu, proponowaniu lub wręczaniu przez jakąkolwiek osobę, bezpośrednio lub pośrednio, jakichkolwiek nienależnych korzyści osobie pełniącej funkcję publiczną dla niej samej lub dla jakiejkolwiek innej osoby, w zamian za działanie lub zaniechanie działania w wykonywaniu jej funkcji; b) polegający na żądaniu lub przyjmowaniu przez osobę pełniącą funkcję publiczną bezpośrednio, lub pośrednio, jakichkolwiek nienależnych korzyści, dla niej samej lub dla jakiejkolwiek innej osoby, lub przyjmowaniu propozycji lub obietnicy takich korzyści, w zamian za działanie lub zaniechanie działania w wykonywaniu jej funkcji; c) popełniany w toku działalności gospodarczej, obejmującej realizację zobowiązań względem władzy (instytucji) publicznej, polegający na obiecywaniu, proponowaniu lub wręczaniu, bezpośrednio lub pośrednio, osobie kierującej jednostką niezaliczaną do sektora finansów publicznych lub pracującej w jakimkolwiek charakterze na rzecz takiej jednostki, jakichkolwiek nienależnych korzyści, dla niej samej lub na rzecz jakiejkolwiek innej osoby, w zamian za działanie lub zaniechanie działania, które narusza jej obowiązki i stanowi społecznie szkodliwe odwzajemnienie; 3

4 d) popełniany w toku działalności gospodarczej obejmującej realizację zobowiązań względem władzy (instytucji) publicznej, polegający na żądaniu lub przyjmowaniu bezpośrednio lub pośrednio przez osobę kierującą jednostką niezaliczaną do sektora finansów publicznych lub pracującą w jakimkolwiek charakterze na rzecz takiej jednostki, jakichkolwiek nienależnych korzyści lub przyjmowaniu propozycji lub obietnicy takich korzyści dla niej samej lub dla jakiejkolwiek innej osoby, w zamian za działanie lub zaniechanie działania, które narusza jej obowiązki i stanowi społecznie szkodliwe odwzajemnienie. 5. Konflikt interesów należy przez to rozumieć konflikt, o którym mowa w art. 57 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 298/1 z dnia 26 października 2012 r.) rozporządzenia finansowego. 6. Zmowy przetargowe Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2015 r. poz. 184), zmowy przetargowe to porozumienia, których celem lub skutkiem jest wyeliminowanie, ograniczenie lub naruszenie w inny sposób konkurencji na rynku właściwym. Zmowa przetargowa polega na uzgadnianiu przez przedsiębiorców przystępujących do przetargu, lub przez tych przedsiębiorców i przedsiębiorcę będącego organizatorem przetargu, warunków składanych ofert, w szczególności co do zakresu prac lub ceny; 7. Oszustwo należy przez to rozumieć: a) wykorzystanie lub przedstawienie nieprawdziwych, niepoprawnych lub niepełnych oświadczeń lub dokumentów, które ma na celu sprzeniewierzenie lub bezprawne zatrzymanie środków z budżetu państwa, budżetu ogólnego Unii Europejskiej lub budżetów zarządzanych przez lub w imieniu Unii Europejskiej, b) nieujawnienie informacji z naruszeniem przepisów, powodujące efekt określony w pkt a, c) wykorzystanie środków do celów innych niż te, dla których były pierwotnie przyznane; 8. Zwalczanie nadużyć finansowych należy przez to rozumieć wprowadzenie w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Gdańsku skutecznych, efektywnych i adekwatnych mechanizmów, uwzględniających zdefiniowane rodzaje ryzyka. IV. Środki zwalczania nadużyć finansowych Zgodnie z art. 72 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz.U. L 347/461 z r., s. 320 ze zm.) zadaniem systemów zarządzania i kontroli jest zapobieganie nieprawidłowościom, w tym nadużyciom finansowym, oraz ich wykrywanie i korygowanie oraz odzyskiwanie kwot nienależnie wypłaconych wraz z odsetkami tytułem zwrotu tych kwot po terminie. System zarządzania i kontroli w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Gdańsku zapewnia zapobieganie, wykrywanie i korygowanie przypadków nadużyć finansowych oraz odzyskiwanie kwot nienależnie wypłaconych w związku z popełnieniem nadużyć finansowych. Procedury wewnętrzne i zewnętrzne Urzędu stanowiące system wykrywania i zwalczania nadużyć finansowych i korupcji WUP w Gdańsku określa załącznik do Polityki przeciwdziałania i zwalczania nadużyć finansowych i korupcji w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Gdańsku. 4

5 1. Zapobieganie nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym 1.1. Działania dotyczące kultury antykorupcyjnej Stworzenie kultury zwalczania nadużyć finansowych jest kluczowe zarówno w powstrzymywaniu potencjalnych oszustów, jak i w zwiększaniu zaangażowania pracowników w zwalczanie nadużyć finansowych wewnątrz instytucji. Dlatego też, niezwykle ważnym jest stworzenie właściwej kultury zniechęcającej do potencjalnie nieuczciwych zachowań. Dokumentem regulującym podstawowe wymagania etyczne wobec pracowników Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku jest Kodeks Etyki dla pracowników Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku. Dokument ten zawiera zasady dotyczące sposobu wykonywania obowiązków pracowniczych. Kodeks Etyki obliguje pracowników WUP w Gdańsku m.in. do praworządnego działania, bezstronnego traktowania odbiorców swoich usług, rzetelnego i profesjonalnego wykonywania swoich obowiązków. Urzędnicy zobowiązani są także do zachowania lojalności wobec urzędu i przełożonych, powinni odmawiać wykonywania poleceń sprzecznych z prawem oraz powiadamiać przełożonych o takich przypadkach, jak również o przypadkach niegospodarności, korupcji, a także innych faktach i działaniach budzących wątpliwości co do ich celowości lub legalności. Pracownicy WUP w Gdańsku powinni ponadto jednakowo traktować wszystkich uczestników postępowania, odcinając się od jakichkolwiek wpływów i nacisków. Nie mogą żądać i przyjmować jakichkolwiek korzyści majątkowych i osobistych. Kodeks Etyki wskazuje także, że każdy pracownik dba o systematyczne podnoszenie kwalifikacji zawodowych, zdobywanie nowej wiedzy i wzbogacanie umiejętności, jest życzliwy ludziom, i przestrzega zasad poprawnego zachowania. Obszarami, w których pracownicy WUP w Gdańsku narażeni są na ryzyko wystąpienia zjawisk korupcyjnych są zwłaszcza działania związane z realizacją programów operacyjnych finansowanych z funduszy unijnych oraz działania w zakresie zamówień publicznych. Mając na uwadze, że pracownicy WUP w Gdańsku są funkcjonariuszami publicznymi, zobowiązani są do przestrzegania najwyższych standardów zachowań w celu uniknięcia wszelkich podejrzeń odnośnie prawidłowości realizowanych przez siebie zadań. W szczególności pracownicy nie mogą przyjmować jakichkolwiek korzyści w związku z wykonywanymi przez siebie zadaniami. W sytuacji, gdy pracownik IP lub ekspert oceniający wniosek o dofinansowanie, spotka się z próbą korupcji, zobowiązany jest do: 1) zdecydowanej odmowy przyjęcia propozycji korupcyjnej; 2) niezwłocznego zgłoszenia informacji o zaistniałej sytuacji przewodniczącemu Komisji Oceny Projektów, Przewodniczącemu Komisji Przetargowej, bezpośredniemu przełożonemu lub innej osobie z kierownictwa w celu zawiadomienia właściwych organów ścigania; 3) opisania zdarzenia w notatce służbowej; 4) współpracy z organami ścigania w celu wyjaśnienia okoliczności zdarzenia. Dodatkowo, eksperci oceniający wniosek o dofinansowanie są zobowiązani do: a) zgłaszania podejrzeń nadużyć finansowych w związku z prowadzoną oceną projektu (na podstawie zawartej umowy); b) składania wyjaśnień w zakresie prowadzenia oceny na wezwanie IP do końca okresu programowania (na każdym etapie realizacji i trwałości projektu). Zobowiązanie eksperta do podjęcia tej czynności jest konieczne, aby stwierdzić zasadność i celowość wystąpienia stwierdzonych uchybień, błędów i nieprawidłowości celem zakwalifikowania ich jako faktyczne lub potencjalne nadużycie finansowe. Od wszystkich pracowników Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku oczekuje się, że w trakcie realizacji nałożonych na nich obowiązków, będą przestrzegać zasad prawości, obiektywności, odpowiedzialności i uczciwości Polityka szkoleniowa i podnoszenie świadomości w zakresie przeciwdziałania i zwalczania nadużyć finansowych 5

6 Kompleksowe działania szkoleniowe i mające na celu podnoszenie świadomości na temat nadużyć finansowych odgrywają kluczową rolę w zapobieganiu wystąpienia nadużyć finansowych. Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu realizacji obowiązków szkoleniowo-informacyjnych podejmuje następujące działania: 1) przeprowadza działania w zakresie szkoleń oraz działań informacyjnych dotyczących nadużyć finansowych; 2) informuje pracowników o przyjętych zasadach zwalczania nadużyć finansowych poprzez wewnętrzne systemy komunikacji (m.in. intranet, spotkania kadry kierowniczej, spotkania z pracownikami) w celu podniesienia świadomości w kwestii realizowanej przez Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku polityki przeciwdziałania i zwalczania nadużyć finansowych oraz rozpoznawania oznak nadużyć finansowych i reagowania na tego typu działania; 3) publikuje informacje dotyczące polityki przeciwdziałania i zwalczania nadużyć finansowych na stronie internetowej, w biuletynach i materiałach informacyjnych skierowanych do wnioskodawców/beneficjentów; 4) informuje wnioskodawców/beneficjentów o przyjętej polityce przeciwdziałania i zwalczania nadużyć finansowych podczas spotkań roboczych oraz szkoleniowych. Pracownicy Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku zostaną zobowiązani do zapoznania się z następującymi materiałami z zakresu nadużyć finansowych: 1. Guidance for Member States and Programme Authorities: Fraud Risk Assessment and Effective and Proportionate Anti-Fraud Measures (tłum.: Wytyczne dla państw członkowskich i instytucji programu pn. Ocena ryzyka nadużyć finansowych i proporcjonalne środki zwalczania nadużyć finansowych); 2. Identyfikowanie przypadków konfliktu interesów w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych w ramach działań strukturalnych. Praktyczny przewodnik dla kierowników opracowany przez grupę ekspertów z państw członkowskich koordynowaną przez Dział D.2 OLAF - Zapobieganie Nadużyciom (dokument zatwierdzony przez grupę ds. zapobiegania nadużyciom finansowym COCOLAF w dniu 12 listopada 2013 r.); 3. Wykrywanie przerobionych dokumentów w dziedzinie działań strukturalnych. Praktyczny przewodnik dla instytucji zarządzających opracowany przez grupę ekspertów z państw członkowskich koordynowaną przez Dział D.2 OLAF - Zapobieganie Nadużyciom (dokument zatwierdzony przez grupę ds. zapobiegania nadużyciom finansowym COCOLAF w dniu 12 listopada 2013 r.); 4. Nota COCOF - Information Note on Fraud Indicators for ERDF, ESF and CF ( , COCOF 09/0003/00-EN) (dostępna na stronie internetowej MIR); 5. Zbiór anonimowych spraw działania strukturalne 6. Podręcznik antykorupcyjny dla urzędników, opublikowany na stronie 7. Konflikt interesów w polskiej administracji rządowej - prawo, praktyka, postawy urzędników - publikacja opublikowana na stronie 8. Rekomendacje postępowań antykorupcyjnych przy stosowaniu procedury udzielania zamówień publicznych publikacja CBA Odpowiednia komórka organizacyjna Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku poinformuje beneficjentów o konieczności zapoznania się z ww. dokumentami System kontroli wewnętrznej Najlepszym sposobem zapobiegania nadużyciom finansowym jest działający stabilny system kontroli wewnętrznej, który powinien być zaprojektowany i wdrażany jako proporcjonalna reakcja na różne rodzaje ryzyk zidentyfikowanych podczas cyklicznie prowadzonej oceny nadużyć finansowych. W Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Gdańsku istnieje system kontroli wewnętrznej, w skład którego wchodzą następujące mechanizmy: 6

7 1) kontrola zarządcza i dokonywana w jej ramach analiza ryzyk zagrażających osiągnięciu celów WUP w Gdańsku przyjętych w danym roku. Identyfikacja ryzyk ma na celu ograniczenie potencjalnych, negatywnych skutków zdarzeń do akceptowalnego poziomu, usprawnienie procesu planowania oraz dostarczanie informacji o zagrożeniach realizacji zadań i osiągnięcia celów. Zidentyfikowane ryzyka z uwzględnieniem ryzyka wystąpienia nadużyć finansowych oraz ryzyka korupcji poddawane jest analizie mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków. Prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka kierownik komórki organizacyjnej Urzędu wpisuje do tabeli Rejestr Ryzyk, stosując ocenę punktową. Istotność ryzyka jest oceniana jako łączna relacja (iloczyn) prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka oraz wielkości skutku, jakie będzie miało ewentualne wystąpienie ryzyka. W ten sposób identyfikuje się zadania obarczone wysokim ryzykiem czerwone flagi, oraz podejmuje stosowne sposoby przeciwdziałania ryzyku. System kontroli zarządczej w Urzędzie podlega bieżącemu monitorowaniu. W przypadku istotnej zmiany zadań oraz warunków, w których funkcjonuje Urząd, kierownik komórki organizacyjnej Urzędu dokonuje ponownej identyfikacji ryzyka oraz ich wpływu (skutków) w danym roku. 2) samoocena kontroli zarządczej, której celem jest monitorowanie i ocena funkcjonowania kontroli zarządczej w Wojewódzkim Urzędzie Pracy. Samoocena kontroli zarządczej jest przeprowadzana zgodnie z zaleceniami określonymi w Standardach kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. 3) bieżąca kontrola wewnątrz instytucji polegająca m.in. samokontroli sprawowanej przez każdego pracownika w zakresie jakości i poprawności wykonywanych przez niego czynności, kontroli pionowej sprawowanej w trybie bezpośredniego nadzoru przez kierowników wszystkich szczebli zarządzania w stosunku do podległych im pracowników, weryfikacji dokumentacji w oparciu o zasadę dwóch par oczu, 4) kontrole projektów, które stanowią mechanizm kontrolny zmniejszający ryzyko wystąpienia nadużyć finansowych oraz zwiększający prawdopodobieństwo ich wykrycia. 5) zapewnienie rozdzielności funkcji i odpowiednie przypisanie odpowiedzialności W Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Gdańsku szczególną uwagę zwraca się na zapewnienie prawidłowej rozdzielności funkcji odnośnie procesów związanych z oceną projektów, weryfikacją wniosków o płatność i kontrolą projektów. Podział funkcji i zadań poszczególnych komórek organizacyjnych WUP w Gdańsku określony został w dokumencie Opis funkcji i procedur oraz w Instrukcjach Wykonawczych Przeciwdziałanie wystąpieniu konfliktu interesów Zgodnie z treścią art. 57 ust. 2 rozporządzenia finansowego konflikt interesów istnieje wówczas, gdy bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji podmiotu działającego w sferze finansów lub innej osoby uczestniczącej w wykonaniu budżetu, zarzadzaniu budżetem, audycie lub kontroli budżetu, jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub przynależność państwową, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne interesy wspólne z beneficjentem. Celem działań w zakresie przeciwdziałania występowania konfliktów interesów jest minimalizowanie negatywnych skutków w przypadku wystąpienia rzeczywistego konfliktu interesów poprzez: 1) zdefiniowanie potencjalnych zagrożeń i ciągłego ich monitorowania; 2) bezwzględne przeciwdziałanie potencjalnym, pozornym i rzeczywistym konfliktom interesów; 3) stałe edukowania pracowników w zakresie przeciwdziałania konfliktom interesu oraz promowanie postaw etycznych; 4) bieżące rozwiązywanie sytuacji problemowych; 7

8 5) zachęcanie do informowania o zaistniałych problemach i podejrzeniach wystąpienia konfliktów interesów; 6) zachęcanie do podnoszenia świadomości w zakresie wykrywania i przeciwdziałania wystąpieniu ww. konfliktów. Procesami w szczególności narażonymi na wystąpienie rzeczywistego konfliktu interesów w WUP w Gdańsku mogą być m. in.: 1) przeprowadzenie zamówień publicznych; 2) wybór projektów o dofinansowanie; 3) rozpatrywanie środków odwoławczych (np. ryzyko ograniczenia zastrzeżeń w wyniku kontroli wskutek wystąpienia konfliktu interesów); 4) prowadzenie kontroli (np. ryzyko ograniczenia zastrzeżeń w wynikach kontroli wskutek wystąpienia konfliktu interesów); 5) informowanie o nieprawidłowościach (np. ryzyko nieuznania danej sytuacji za nieprawidłowość, pomimo istnienia do tego przesłanek, ze względu na konflikt interesów); 6) wydawanie decyzji administracyjnych o zwrocie środków oraz rozpatrywanie odwołań od decyzji administracyjnych o zwrocie środków (np. ryzyko uchylenia decyzji wskutek wystąpienia konfliktu interesów), 7) weryfikacja wniosków o płatność, poświadczeń i deklaracji wydatków (certyfikacja wydatków niedostatecznie zweryfikowanych lub niekwalifikowalnych w wyniku wystąpienia konfliktu interesów). W celu przeciwdziałania temu zjawisku w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Gdańsku funkcjonują następujące mechanizmy zapobiegające wystąpieniu konfliktu interesów: 1) Podpisywanie przez pracowników WUP w Gdańsku odpowiedzialnych za weryfikację wniosków o płatność, kontrolę oraz zaangażowanych w czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postepowania o udzielanie zamówienia publicznego odpowiednich deklaracji/oświadczeń o bezstronności. W Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Gdańsku funkcjonuje dokument Zasady zapewniające bezstronność i obiektywizm działania w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Gdańsku, z którego wynika, w jakich obszarach działalności urzędu i na jakich zasadach pracownik WUP w Gdańsku zostaje wyłączony od wykonywania czynności, mogących budzić wątpliwości co do jego bezstronności. W sytuacji, gdy pracownik posiada wiedzę, iż może wystąpić konflikt interesów zagrażający jego bezstronności lub niezależności w ramach danego postępowania, niezwłocznie informuje o tym fakcie przełożonego i wnioskuje o wyłączenie z postępowania. Pracownicy zaangażowani w czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postepowania o udzielanie zamówienia publicznego składają pisemne oświadczenia o zaistnieniu lub niezaistnieniu okoliczności o których mowa z art. 17 ust. 1 ustawy PZP oraz oświadczeń o braku konfliktu interesów. Podpisywanie ww. oświadczeń zostało uregulowane w Regulaminie zamówień publicznych Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku, w Regulaminie Komisji Przetargowej Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku oraz w Zasadach zapewniających bezstronność i obiektywizm działania w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Gdańsku. Oświadczenie pisemne pracownik składa na etapie rozpoczęcia prac związanych z przygotowaniem: a) dokumentacji przetargowej opracowywanej dla zamówień realizowanych na podstawie ustawy Pzp; b) zapytania ofertowego; W sytuacji, gdy pracownik posiada wiedzę, iż może wystąpić konflikt interesów zagrażający jego bezstronności lub niezależności w ramach danego postępowania, bezzwłocznie informuje o tym fakcie przełożonego i wnioskuje o wyłączenie z postępowania. 2) stosowanie zasady dwóch par oczu ; 3) weryfikowanie i zatwierdzanie zadań przez bezpośredniego przełożonego; 8

9 4) zapewnienie odpowiedniego podziału zadań pomiędzy poszczególnymi pracownikami, zgodny z zasadą rozdziału funkcji kluczowych i mający odzwierciedlenie w opisach stanowisk pracy. Zgodnie z powyższą zasadą następujące działania będą realizowane przez różnych pracowników: a) ocena wniosków o dofinansowanie, b) rozpatrywanie protestów od oceny, c) zawieranie porozumień/umów o dofinansowanie, d) weryfikacja wniosków o płatność, e) kontrola projektów, f) certyfikacja wydatków, g) wydawanie decyzji administracyjnych o zwrocie środków. Taki podział obowiązków zapobiega występowaniu konfliktu interesów, czyli sytuacji, w której urzędnik podejmujący rozstrzygnięcie w określonej sferze spraw publicznych lub uczestniczący w przygotowaniu tego rozstrzygnięcia, mógłby mieć osobisty interes w sposobie załatwienia sprawy, która przeważałaby nad troską o interes publiczny. 5) odpowiednie szkolenia zwiększające poziom świadomości pracowników w tym obszarze. Instytucja Pośrednicząca deklaruje, że Załączniki regulujące kwestie konfliktu interesów są zgodne z Zaleceniami w zakresie wprowadzania mechanizmów przeciwdziałania i zwalczania nadużyć finansowych w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój Podział obowiązków w zakresie przeciwdziałania i zwalczania nadużyć finansowych Dyrektor i Wicedyrektorzy Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku odpowiadają za zarządzanie ryzykiem nadużyć finansowych i korupcji w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Gdańsku, w tym: a) regularny przegląd ryzyka nadużyć finansowych przy pomocy Zespołu ds. oceny ryzyka nadużyć finansowych i korupcji w ramach PO WER i RPO WP w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Gdańsku; b) stworzenie skutecznej polityki przeciwdziałania i zwalczania nadużyć finansowych i korupcji; c) uświadamianie nadużyć finansowych pracownikom oraz szkolenia w tym zakresie; d) dopilnowanie, by zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstw było niezwłocznie przekazywane właściwym organom ścigania. Za bieżące zarządzanie ryzykiem nadużyć finansowych odpowiadają kierownicy komórek organizacyjnych zgodnie z oceną ryzyka nadużyć finansowych. Osoby te odpowiedzialne są w szczególności za: a) zapewnienie skutecznego, efektywnego i adekwatnego systemu kontroli zarządczej w obszarze ich odpowiedzialności; b) zapobieganie i identyfikowanie nadużyć finansowych; c) zapewnienie należytej staranności i wdrażania działań zapobiegawczych w przypadku wykrycia nadużyć finansowych lub korupcji; d) raportowanie do właściwych instytucji o podejrzeniu wystąpienia nadużyć finansowych; e) podejmowanie działań naprawczych. W Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Gdańsku powołano zespół ds. oceny ryzyka nadużyć finansowych i/ lub korupcji w WUP w Gdańsku. Głównym zadaniem Zespołu ds. oceny ryzyka jest dokonywanie regularnej (okresowej lub bieżącej) oceny ryzyka nadużyć finansowych oraz przygotowywanie planów reagowania (odpowiednich kontroli) w tego typu sytuacjach. Zespół ds. oceny ryzyka odpowiedzialny jest za: a) podejmowanie regularnego przeglądu ryzyka przy pomocy osób odpowiedzialnych za realizację celów i zadań WUP w Gdańsku, b) opracowanie efektywnego planu polityki zwalczania nadużyć finansowych i korupcji, 9

10 c) przygotowywanie rekomendacji odnośnie tematyki i zakresu szkoleń oraz innych działań informacyjnych (budowanie świadomości występowania nadużyć wśród pracowników przez szkolenia); d) wskazywanie obszarów, które powinna objąć kontrola wewnętrzna w zakresie weryfikacji systemów kontroli (planów reagowania) przygotowanych przez Zespół ds. oceny ryzyka, w szczególności w zakresie jego skuteczności pod względem prewencji, wykrywania i eliminowania nadużyć finansowych; e) analiza mechanizmów zgłaszania nadużyć obowiązujących w WUP w Gdańsku. 3. Wykrywanie i identyfikacja nadużyć finansowych Sygnały ostrzegawcze nadużyć finansowych Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku jest zobowiązany brać pod uwagę wszelkie sygnały ostrzegawcze nadużyć finansowych. Sygnały ostrzegawcze nadużyć finansowych to pewne szczególne znaki, wskazujące na choćby potencjalne wystąpienie nadużycia finansowego, co wiąże się z koniecznością natychmiastowej reakcji celem sprawdzenia, czy wymagane są dalsze działania. W szczególności takie sygnały powinny być dobrze znane wszystkim osobom pełniącym role związane z kontrolą lub przeglądem działalności beneficjentów, tj. osobom zajmującym się kontrolą dokumentów (w tym zamówień publicznych) lub kontrola zarządczą, kontrolami na miejscu lub uczestniczącym w innych wizytach monitorujących. Sygnały ostrzegawcze powinny być w szczególności wykorzystywane przy przeprowadzaniu analizy ryzyka wystąpienia nadużycia finansowego oraz przy udzielaniu zamówień publicznych. Pracownicy zaangażowani w udzielanie zamówień publicznych są zobowiązani przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych do stosowania zasad uczciwej konkurencji, równego taktowania, bezstronności, obiektywizmu, jawności i pisemności przy udzielaniu zamówień publicznych. Dodatkowo członkowie komisji przetargowej oceniają złożone oferty pod kątem wystąpienia symptomów zmowy przetargowej na podstawie Listy sprawdzającej stanowiącej załącznik do Regulaminu Komisji Przetargowej Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku. System kontroli Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku jako Instytucja Pośrednicząca jest odpowiedzialny za wykrywanie nadużyć finansowych w realizacji projektów w trakcie prowadzonych przez pracowników Urzędu czynności kontrolnych, które umożliwiają im weryfikacje prawidłowości ponoszonych wydatków w oparciu o kontrole realizacji projektów lub na podstawie przedłożonych przez beneficjentów dokumentów. Prowadzący kontrolę powinni być wyczuleni na wszelkie symptomy wystąpienia ewentualnych nadużyć finansowych. W celu uzyskania wystarczającej pewności, członkowie zespołu kontrolującego powinni utrzymywać sceptyczną postawę zawodową w czasie całej kontroli. Powyższe zasady nie obejmują wyłącznie kontroli w ścisłym znaczeniu, lecz również wszelkie działania o charakterze weryfikacyjnym i sprawdzającym, np. weryfikacja sprawozdań finansowych i wniosków o płatność, deklaracji wydatków, analiza dokumentów przedstawianych przez beneficjentów, w tym m. in. w zakresie prawidłowości przeprowadzenia właściwych procedur udzielania zamówień publicznych. Za zwalczanie i przeciwdziałanie nadużyciom finansowym i łamaniu przepisów w zakresie zamówień publicznych odpowiedzialne są również następujące instytucje zewnętrzne: Komisja Europejska, Europejski Urząd ds. zwalczania nadużyć finansowych, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Urząd Kontroli Skarbowej (działający również jako Instytucja Audytowa), 10

11 Najwyższa Izba Kontroli, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Urząd Zamówień Publicznych, Regionalna Izba Obrachunkowa, Właściwe wspólnotowe lub krajowe organy ścigania przestępstw Inne instytucje kontrolne (np. Urząd Skarbowy, Służba Celna, Inspekcja Ochrony Środowiska, Wojewódzki Inspektorat Nadzoru Budowlanego/ Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego). W przypadku powzięcia informacji o wystąpieniu nadużycia finansowego lub przestępstwa, bez względu na źródło jego pochodzenia Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku (w zakresie swoich kompetencji) przeprowadza postępowanie sprawdzające w celu potwierdzenia otrzymanej informacji. WUP w Gdańsku informuje na swojej stronie internetowej wnioskodawców i beneficjentów oraz inne podmioty, w jaki sposób mogą przekazać posiadaną informację o podejrzeniu nadużycia finansowego. 4. Postępowanie w przypadku zidentyfikowania podejrzenia nadużyć finansowych oraz ich raportowanie i korygowanie Informacje o podejrzeniu nadużycia finansowego mogą pochodzić z różnych źródeł, są to m.in. 1) informacje od pracowników, pozyskane w trakcie bieżących zadań oraz kontroli, 2) informacje o prowadzonych śledztwach i postępowaniach przekazane w szczególności przez prokuraturę lub służby specjalne (CBA, ABW) i UOKiK, 3) pozostałe źródła zewnętrzne, takie jak: artykuły prasowe, donosy osób trzecich, informacje przekazane przez beneficjentów. W przypadku powzięcia informacji o wystąpieniu nadużycia finansowego lub jego podejrzenia, Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku jest zobowiązany do podjęcia niezbędnych działań mających na celu ochronę budżetu krajowego i unijnego od poniesienia nieprawidłowego wydatku. W tej sytuacji odpowiednia komórka organizacyjna WUP w Gdańsku zgłasza przedmiotową informację do właściwych organów dochodzeniowo-śledczych celem prowadzenia dalszego postepowania. Przed zgłoszeniem, Urząd weryfikuje uzyskane informacje o podejrzeniu nadużycia finansowego, zgodnie z przyjętymi procedurami, m.in. poprzez kontrolę doraźną. Postępowanie z podejrzeniami nadużyć finansowych pozyskanymi przez pracowników Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku w trakcie wykonywania bieżących zadań oraz kontroli: 1. Ze względu na fakt, że wystąpienie nadużycia finansowego może wystąpić na każdym etapie realizacji projektu, wszyscy pracownicy WUP w Gdańsku powinni być wyczuleni na wszelkie symptomy wystąpienia ewentualnych nadużyć finansowych podczas wykonywania codziennych obowiązków służbowych. 2. Bardzo często podejrzenie wystąpienia nadużycia finansowego wiąże się ściśle z podejrzeniem popełnienia czynu zabronionego, tj. zachowaniem (działaniem lub zaniechaniem), które może stanowić przestępstwo lub wykroczenie. 3. Pracownicy WUP w Gdańsku w przypadku powzięcia istotnych informacji świadczących o możliwości wystąpienia podejrzenia nadużycia finansowego skutkującego wystąpieniem czynu zabronionego, zobowiązany jest do podjęcia stosownych działań, mających na celu powiadomienie odpowiednich organów. 4. W celu wykonania obowiązków, o których mowa w pkt 3, należy zabezpieczyć również miejsca zdarzenia - tak, aby nie dopuścić do zatarcia, zniekształcenia śladów i innych dowodów popełnienia przestępstwa. Działania te w praktyce polegać mogą np. na zamknięciu pomieszczenia, zabezpieczeniu dokumentu lub dowodu rzeczowego czynu, odseparowaniu ujętego sprawcy z jednoczesnym powiadomieniem policji lub prokuratora o jego ujęciu. Obowiązek ten nie jest jednak związany z prawem do podejmowania działań procesowych zabezpieczających typu przesłuchania, przeszukania, itd. 11

12 5. Zaniechanie przez pracownika obowiązku prawnego zawiadomienia o przestępstwie może pociągać za sobą jego odpowiedzialność karną określoną w art. 231 Kk. Zawiadomienie o przestępstwie jest informacją o podejrzeniu zaistnienia przestępstwa. Stanowi impuls określonej osoby czy instytucji do sprawdzenia przez organ ścigania, czy istnieją podstawy do ścigania karnego. Niezależnie jednak od tego, czy określone zgłoszenie ma charakter informujący czy postulujący - do organów procesowych należy ocena, czy określone zdarzenie nosi cechy przestępstwa. W przypadku, gdy w toku weryfikacji procedury udzielania zamówienia publicznego pracownicy Urzędu nabiorą podejrzeń nadużyć finansowych, mogących stanowić praktyki ograniczające konkurencję, należy je zgłosić Prezesowi UOKiK na podstawie art. 86 ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów. Zgłoszenie następuje w formie pisemnego zawiadomienia wraz z uzasadnieniem, które powinno zawierać w szczególności: wskazanie przedsiębiorcy, któremu jest zarzucane stosowanie praktyki ograniczającej konkurencję, opis stanu faktycznego będącego podstawą zawiadomienia, wskazanie przepisu ustawy lub Traktatu WE, którego naruszenie zarzuca się oraz dane identyfikujące zgłaszającego zawiadomienie. W systemie realizacji PO WER i RPO WP , na podstawie odpowiednich postanowień umowy o dofinansowanie, wszyscy beneficjenci będą zobowiązani do przekazywania do IP powziętych przez siebie informacji o postępowaniach prowadzonych przez organy ścigania oraz UOKiK. Procedura postępowania WUP w Gdańsku - IP w sytuacji wykrycia nadużycia finansowego i/lub korupcji (w trakcie kontroli, weryfikacji wniosków o płatność, w wyniku otrzymania skargi, podczas prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego) oraz Procedura postępowania IP w sytuacji otrzymania od podmiotów zewnętrznych (służb specjalnych, policji, prokuratury, prasy, IZ) informacji o podejrzeniu wystąpienia/wystąpieniu nadużycia finansowego lub korupcji została uregulowana w Instrukcjach Wykonawczych Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku w Gdańsku. Ochrona pracownika zgłaszającego ewentualne nadużycia korupcyjne lub finansowe: 1. Kierownictwo Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku deklaruje ochronę i wsparcie dla pracowników, którzy będą sygnalizować nieprawidłowości zachodzące w instytucji lub ryzyko ich wystąpienia. 2. Ochronę pracownika sygnalizującego nieprawidłowości uzależnia się od jego dobrej wiary. Pracownik ujawnia nieprawidłowości w dobrej wierze, gdy znane mu okoliczności pozwalają zakładać, że mógł on mieć szczere przekonanie o nieprawidłowościach bądź o ryzyku ich wystąpienia. Dla wykazania dobrej wiary nie jest wymagane udowodnienie, że do nieprawidłowości doszło. 3. Nie podlegają ochronie pracownicy sygnalizujący nieprawidłowości w złej wierze. Za zgłoszenia w złej wierze uznaje się w szczególności świadome zgłaszanie informacji nieprawdziwych. 4. Kierownictwo Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku deklaruje ochronę pracownika przed działaniami odwetowymi podjętymi w związku z zasygnalizowaniem nieprawidłowości, w tym, lecz nie wyłącznie przed: bezzasadnym rozwiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego będącego podstawą zatrudnienia, a także dyskontynuacją zatrudnienia w przypadku umów czasowych, bezzasadnym obniżeniem wynagrodzenia, pozbawieniem nagród, premii lub innym pogorszeniem warunków pracy, bezzasadnym pozbawieniem możliwości awansu, uczestnictwa w szkoleniach lub innych możliwości rozwoju zawodowego. Kierownictwo Urzędu dołoży starań, by chronić pracownika przed ostracyzmem ze strony innych pracowników. 5. Kierownictwo Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku przewiduje możliwość aktywnego udziału pracownika sygnalizującego w badaniu okoliczności dotyczących sygnalizowanej nieprawidłowości, w szczególności poprzez możliwość wskazania dowodów potwierdzających lub 12

13 uprawdopodabniających ww. okoliczności oraz przedstawienie uwag do ustaleń końcowych badania. 6. Jako zasadę przyjmuje się poufność danych osobowych osoby sygnalizującej wobec pracowników WUP w Gdańsku oraz przełożonych. Zasadę poufności wyłącza wyraźna zgoda pracownika sygnalizującego. Raportowanie o przypadkach zidentyfikowania podejrzenia nadużyć finansowych: W przypadku, gdy podejrzenie nadużycia finansowego zostało zgłoszone do organów ścigania przez Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku, jest on również zobowiązany do powiadomienia o zaistniałym zdarzeniu niezwłocznie i w formie pisemnej Instytucji Zarządzającej PO WER/RPO WP Obowiązek ten dotyczy również informowania IZ o wszelkich dalszych czynnościach podejmowanych w sprawie przez organy ścigania i organy sprawiedliwości. Informacja o każdym podejrzeniu nadużycia zostaje zgłoszona Komisji Europejskiej zgodnie z art. 122 rozporządzenia ogólnego w trybie bieżącym za pomocą systemu IMS (Irregularity Managenment System). IZ na bieżąco monitoruje postęp raportowanych spraw oraz na bieżąco informuje KE w formie uaktualniania informacji w raportach przekazywanych za pomocą systemu IMS. Procedura informowania IZ o wszczęciu wobec beneficjenta postępowania przez uprawnione organy (prokuratora, CBA, ABW, OLAF) została uregulowana w Instrukcjach Wykonawczych Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku w Gdańsku. Korygowanie przypadków podejrzenia nadużyć finansowych: Po wykryciu podejrzenia nadużycia finansowego i zgłoszeniu go zgodnie z właściwymi przepisami WUP w Gdańsku uruchamia procedurę odzyskiwania przekazanych środków (zgodnie ze swoimi kompetencjami). Procedura odzyskiwania od beneficjentów niesłusznie przyznanych im środków została uregulowana w Instrukcjach Wykonawczych Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku w Gdańsku. WUP w Gdańsku - IP wzywa beneficjenta do zwrotu środków lub wyrażenia zgody na pomniejszenie kolejnych płatności na podstawie art. 207 ust. 8 ustawy o finansach publicznych, z zastrzeżeniem art. 207 ust. 13 ww. ustawy. W przypadku niewypełnienia przez beneficjenta powyższego wezwania IP wydaje na podstawie art. 207 ust. 9 decyzję określającą kwotę do zwrotu i termin, od którego nalicza się odsetki oraz sposób zwrotu środków. Niezależnie od wydania decyzji o zwrocie, przed stwierdzeniem czy przypadek stanowi nieprawidłowość o charakterze nadużycia finansowego, IP może wstrzymać płatności w ramach projektu do czasu ostatecznego wyjaśnienia sprawy, z zastrzeżeniem możliwości wyłączenia z wniosku o płatność zakwestionowanego wydatku i przekazania do certyfikacji pozostałej kwoty. Ponadto, w przypadku nie zwrócenia środków w terminie lub otrzymania środków przez przedstawienie jako autentyczne dokumentów podrobionych lub przerobionych lub dokumentów potwierdzających nieprawdę, na podstawie art. 207 ust. 4 pkt. 1, 3 i 4 ustawy o finansach publicznych, beneficjent zostaje wykluczony z możliwości otrzymania środków UE. Rejestr podmiotów wykluczonych na podstawie art. 207 ustawy o finansach publicznych, prowadzi Minister Finansów. Procedury dotyczące nieprawidłowości i odzyskiwania kwot podlegających zwrotowi zostały uregulowane w Instrukcjach Wykonawczych Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku w Gdańsku. Zespół ds. oceny ryzyka w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Gdańsku po potwierdzeniu podejrzenia nadużycia finansowego przez właściwe organy ścigania, w terminie do 3 miesięcy od otrzymania informacji o skierowaniu aktu oskarżenia do sądu, dokonuje oceny związanych ze sprawą systemów kontroli (ich funkcjonowania, słabości i błędów), które naraziły ją na ryzyko nadużycia finansowego. W przypadku stwierdzenia błędów w funkcjonowaniu systemów kontroli, komórka odpowiedzialna podejmuje odpowiednie działania mające na celu wprowadzenie dodatkowych mechanizmów kontroli. 13

14 Załącznik do Polityki przeciwdziałania i zwalczania nadużyć finansowych i korupcji w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Gdańsku PROCEDURY WEWNĘTRZNE I ZEWNETRZNE URZĘDU STANOWIĄCE SYSTEM WYKRYWANIA I ZWALCZANIA NADUŻYĆ FINANSOWYCH I KORUPCJI W WUP W GDAŃSKU Postępowanie w zakresie wykrywania i zwalczania nadużyć finansowych w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Gdańsku regulują wewnętrzne akty normatywne w sprawie wprowadzenia/powołania m.in.: 1) Regulaminu zamówień publicznych; 2) Kodeksu Etyki dla pracowników Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku; 3) Komisji Oceny Projektów oraz przyjęcia Regulaminu pracy KOP; 4) Zespołu ds. oceny ryzyka nadużyć finansowych i/lub korupcji 5) Instrukcji Wykonawczych Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku, w tym w zakresie Procesów dotyczących wykrywania i zwalczania nadużyć finansowych i korupcji; 6) Systemu kontroli zarządczej; 7) Samooceny kontroli zarządczej; 8) Inne procedury wewnętrzne i zewnętrzne regulujące funkcjonowanie Urzędu. 14