Standard współpracy. organizacji i instytucji. z wolontariuszami seniorami

Transkrypt

1 Standard współpracy organizacji i instytucji z wolontariuszami seniorami

2 CEL STANDARDU Celem standardu jest poprawa jakości współpracy organizacji/instytucji z wolontariuszami seniorami poprzez: zwiększenie przygotowania organizacji/instytucji do współpracy z seniorami, usystematyzowanie procesu rekrutacji, selekcji, wprowadzenia do organizacji, motywowania i zakończenia współpracy z wolontariuszami. ZAKRES STANDARDU Standard dotyczy współpracy z wolontariuszami seniorami i przedstawia najważniejsze zasady, które powinna spełnić organizacja/instytucja. Standard składa się z trzech modułów: Moduł I Przygotowanie organizacji/instytucji do rozpoczęcia współpracy z wolontariuszami, rekrutacja wolontariuszy. Moduł II Aspekty prawne Moduł III Współpraca z wolontariuszem seniorem Autorzy: Sandra Mikołajczyk Agnieszka Pieniążek Standard stworzony i wdrażany jest ramach projektu Centrum Wolontariatu Seniorów realizowanego przez Stowarzyszenie Regionalne Centrum Wolontariatu, współfinansowanego ze środków Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej w ramach Rządowego Programu na rzecz Aktywności Społecznej Osób Starszych na lata

3 Moduł I Przygotowanie organizacji/instytucji do współpracy z wolontariuszami, promocja i rekrutacja 1.1. Przygotowanie organizacji/instytucji do współpracy z wolontariuszami seniorami 1.2. Rekrutacja 1.3. Selekcja wolontariuszy 1.1. Przygotowanie organizacji/instytucji do współpracy z wolontariuszem seniorem. Pierwszym etapem przygotowań jest rozmowa z zespołem naszej organizacji/instytucji na temat wolontariatu seniorów. Powinniśmy zadać sobie następujące pytania: 1. Czy mamy lub mieliśmy już wolontariuszy seniorów? 2. Czy chcemy współpracować z wolontariuszami seniorami? 3. Czy potrafimy i chcemy być elastyczni, prowadzić w życie naszej organizacji/instytucji zmiany wynikające z nawiązania współpracy z wolontariuszami? 4. Czy wszyscy w zespole (w tym osoby decyzyjne) są pozytywnie nastawieni do współpracy z seniorami? Jeśli nie, na ile może to zagrozić idei wolontariatu seniorów w naszej organizacji? 5. Jakie są plusy i minusy współpracy z wolontariuszami? Co w ten sposób możemy uzyskać i jakie mogą pojawić się przed nami wyzwania? 6. Jakie zadania mogą wykonywać wolontariusze seniorzy w naszej organizacji? 7. Kto będzie koordynować pracę wolontariuszy? Rekomendowane jest, żeby była to jedna osoba. 8. Czy mamy przygotowane podstawowe dokumenty: a) przykład porozumienia o współpracy, b) miniprzewodnik/informator, który zawiera podstawowe informacje o organizacji/ instytucji (takie jak: misja i wizja, cele, zasady funkcjonowania, prawa i obowiązki wolontariuszy, osoby do kontaktu itp.) c) opis zadań wolontariuszy

4 Rekomendowane jest by już na tym etapie rozpocząć planowanie działań integracyjnych i szkoleń dla wolontariuszy Rekrutacja wolontariuszy Po wstępnych przygotowaniach, w tym określeniu zadań dla wolontariuszy, przygotowujemy się do rekrutacji. W tym celu: 1. Tworzymy profil wolontariusza seniora, czyli opis idealnego kandydata (materiał wewnętrzny), 2. Przygotowujemy plan rekrutacji: a) Ustalamy, jakich metod użyjemy (np. czy prowadzimy rekrutację przez Internet, przez inne organizacje/instytucje, poprzez organizację spotkań, ogłoszenia w mediach). Warto pamiętać, że wolontariuszy seniorów dobrze jest szukać poprzez istniejące już kluby seniora, pobliskie parafie, biblioteki, uniwersytety III wieku, kawiarnie itp. Można też zwrócić się do regionalnych i lokalnych centrów wolontariatu. Przynoszącym duże efekty, choć czasochłonnym rozwiązaniem, jest organizowanie specjalnych spotkań z potencjalnymi wolontariuszami seniorami. Dajemy w ten sposób szansę na to, by przedstawić naszą organizację/instytucję i osobiście zachęcić do współpracy (seniorzy podkreślają, że ten sposób rozpoczęcia współpracy jest dla nich najbardziej odpowiedni); b) Ustalamy czy podczas rekrutacji będziemy wykorzystywali plakaty, ulotki, c) Wyznaczamy osobę, która będzie przyjmować i odpowiadać na zgłoszenia d) Ustalamy etapy rekrutacji: tylko rozmowa, czy np. rozmowa i zadanie do rozwiązania; kto będzie prowadzić rozmowy i w jakim czasie; czy przygotujemy specjalny formularz rekrutacyjny/ankietę dla kandydatów, dzięki któremu będziemy mogli wstępnie dowiedzieć się, czy dana osoba odpowiada profilowi kandydata, jakie ma kompetencje, zainteresowania, potrzeby itd. (pamiętajmy o odpowiedniej czcionce i jasno sprecyzowanych treściach)

5 3. Przygotowujemy ogłoszenie. Powinno ono zawierać następujące treści: a) profil poszukiwanego wolontariusza, to jakie powinien spełniać wymagania b) opis zadań i działań przewidzianych do wykonania c) pożądany czas i miejsce działania, d) korzyści ze współpracy z naszą organizacją/instytucją e) sposób, w jaki należy się zgłosić (w tym informacja z kim należy się kontaktować) f) informacja (podkreślenie), że poszukujemy wolontariuszy seniorów. Ogłoszenie powinno być zredagowane w jasny sposób i czytelne dla seniorów. Pamiętajmy o odpowiednim kroju i rozmiarze czcionki oraz zachowaniu dużego kontrastu kolorystycznego pomiędzy tekstem, a tłem (poleca się czarny tekst na białym tle) Odpowiadamy na każde zgłoszenie dziękując za zainteresowanie ofertą współpracy Selekcja*: Umawiamy się na spotkania kandydatami, którzy w najwyższym stopniu odpowiadają naszemu profilowi. Przed spotkaniem: a) przygotowujemy odpowiednie miejsce na spotkanie (spokojne, gdzie nikt nie będzie nam przeszkadzał), b) przyglądamy się dokumentom aplikacyjnym (nie jest wymagane CV - rekomendowane jest przygotowanie własnego formularza rekrutacyjnego) i zastanawiamy się, jakie pytania zadać, aby dopytać o szczegóły; c) przygotowujemy scenariusz rozmowy - listę pytań, które zadamy każdemu kandydatowi, by mieć później możliwość zestawienia wyników rozmów. Jednocześnie nie zapominajmy, by prowadzone przez nas rozmowy odbywały się w przyjaznej i naturalnej

6 atmosferze. W trakcie rozmowy: zaproponujmy coś do picia, róbmy notatki ze spotkania (nie przeceniajmy własnej pamięci), starajmy się uważnie słuchać i nie stawiać sądów w trakcie rozmowy. Pozostawmy czas na decyzję po zakończeniu wszystkich spotkań. Pamiętajmy, że rozmowa rekrutacyjna nie tylko podpowie nam, czy dana osoba jest dobrym kandydatem, ale także dostarcza nam ważnych informacji, o których warto pamiętać w trakcie współpracy. Każdą osobę informujemy o tym, jaką podjęliśmy wobec niej decyzję. *Omówiona tu została tylko najczęściej stosowana metoda selekcji tj. rozmowa rekrutacyjna Wolontariuszka w roli Baśniowej Babci w przedszkolu

7 Moduł II Aspekty prawne* Prawne standardy współpracy z wolontariuszami reguluje przede wszystkim Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2010 r., Nr 234, poz z późn. zm.) Musimy pamiętać o: 1. Zawieraniu porozumienia o współpracy z wolontariuszami, w którym regulujemy najważniejsze zasady współpracy: zadania wolontariusza, jego prawa i obowiązki oraz czas współpracy. Dopuszczalne są dwie formy zawierania porozumień: I) ustna - w przypadku porozumień zawieranych na okres krótszy niż 30 dni II) pisemna obowiązkowa w przypadku porozumień zawieranych na okres dłuższy niż 30dni 2. Ubezpieczeniu wolontariuszy od następstwa nieszczęśliwych wypadków (ubezpiecznie NNW). Organizacja musi wykupić takie ubezpieczenie w przypadku porozumień zawartych na okres krótszy niż 30 dni. Wolontariuszowi, który ma z nami współpracować przez okres dłuższy niż 30 dni przysługuje zaopatrzenie z tytułu wypadku przy wykonywaniu świadczeń na podstawie art. 2 ust. 12 ustawy z dnia 27 września 2002 r. o zaopatrzeniu z tytułu wypadków lub chorób zawodowych powstałych w szczególnych okolicznościach; 3. Zapoznaniu wolontariuszy z możliwym ryzykiem dla zdrowia i bezpieczeństwa związanym z wykonywanymi przez niego działaniami, a także zapoznania z zasadami ochrony przed zagrożeniami. Musimy pamiętać o zapewnieniu wolontariuszom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy; 4. Zwrocie kosztów podróży służbowych i diet. Rekomendowane jest także Zapewnienie ubezpieczenia OC - jest ono obowiązkowe tylko w przypadku placówek opiekuńczo - wychowawczych i poradni psychologiczno - pedagogicznych. Warto jednak zastanowić się nad objęciem takim ubezpieczeniem każde wolontariuszy działających w innych miejscach. Chroni ono nie tylko wolontariusza, ale i samą

8 organizację, Stworzenie bazy wolontariuszy, która będzie zawierać najważniejsze informacje o naszych wolontariuszach, tj. imię, nazwisko, miejsce zamieszkania, pesel, telefon, mail, dodatkowa osoba do kontaktu (ktoś z rodziny/przyjaciel). Pamiętajmy, że baza musi być zgłoszona do Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych ( i objęta ochroną. Wolontariuszka w pracowni digitalizacji zbiorów księgowych Biblioteki Ślaskiej * Stan prawny na październik Aktualne akty prawne dotyczące wolontariatu są dostępne m.in. na stronie Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej a także na ogólnopolskiej stronie sieci Centrum Wolontariatu.

9 Moduł III Współpraca z wolontariuszami seniorami 3.1. Wprowadzenie do organizacji/instytucji 3.2. Integracja wolontariuszy 3.3. Motywowanie wolontariuszy 3.4. Zakończenie współpracy 3.1. Wprowadzenie do organizacji/instytucji Po pozyskaniu wolontariuszy wprowadzamy ich do naszej organizacji/instytucji. Organizujemy spotkanie, podczas którego rozmawiamy z wolontariuszem/ką o zadaniach oraz wzajemnych oczekiwaniach. Stwarzamy atmosferę życzliwości, dbając również o to, gdzie i w jakich okolicznościach odbywa się spotkanie (spokojne, schludne pomieszczenie, wygodne miejsce do siedzenia - są to aspekty szczególnie ważne dla seniorów). Na spotkanie poświęcamy odpowiednią ilość czasu, nie powinno ono odbywać się w pośpiechu. Możemy zapewnić drobny poczęstunek, aby pokazać, że wolontariusz jest dla nas ważny i chcemy o niego zadbać. Pytamy o obawy, szczególnie jeśli ktoś podejmuje się tego typu działania po raz pierwszy. Podczas spotkania uzgadniamy zasady pracy, prawa i obowiązki obu stron. Omawiamy sprawę ubezpieczeń, a następnie podpisujemy porozumienie. Wolontariusz powinien mieć możliwość zapytać o to, co jest dla niego nowe lub niejasne oraz wyrazić swoje oczekiwania i obawy. Jeśli stanowisko, na które rekrutowaliśmy wolontariuszy tego wymaga na początku pracy organizujemy odpowiednie szkolenie lub wysyłamy na szkolenie poza naszą organizacją. Informacje o tym, w jakich szkoleniach wolontariusze brali udział po rozpoczęciu współpracy z nami wypisujemy na kartce, którą dołączamy do porozumień o wolontariacie. Zapewniamy wolontariuszom materiały, narzędzia i sprzęty niezbędne do wykonywania

10 uzgodnionych działań. Dbamy o to, aby wolontariusze seniorzy czuli się dobrze przygotowani do zadań, które mają wykonywać. Kolejnym etapem wprowadzenia wolontariusza seniora do organizacji jest zapoznanie go z naszym zespołem. Poświęcamy na to większą ilość czasu, zapewniając możliwość krótkiej rozmowy z członkami zespołu tak, aby nasz wolontariusz poczuł się przywitany i zauważony - są to działania szczególnie ważne w przypadku wolontariuszy seniorów, dla których ważny jest kontakt osobisty z osobami, z którymi będzie współpracował. Jeśli to możliwe zapoznajemy go z całym zespołem, jeśli nie tylko z osobami, z którymi będzie się spotykał podczas wykonywania swoich obowiązków. Informujemy go również o tym, do kogo może zwrócić się w sytuacjach dla niego trudnych lub jeśli będzie miał jakiekolwiek pytania Integracja wolontariuszy Podczas współpracy z wolontariuszami seniorami dbamy o ich integrację z naszym zespołem oraz innymi wolontariuszami, (jeśli takich mamy). Wolontariusze seniorzy chętniej wypełniają swoje zadania, jeśli mają możliwość poznania nowych ludzi, spędzenia z nimi miło czasu, rozmowy. W tym celu odpowiadamy sobie na następujące pytania: a) jakie sposoby integracji wolontariuszy i zespołu znamy (sami stosujemy lub spotkaliśmy się z nimi u innych)? b) które z nich są odpowiednie we współpracy z wolontariuszami seniorami, a które nie? Szczególnie polecane są te formy, które dają możliwość spotkania się wolontariuszy (również w gronie międzypokoleniowym) - zorganizowane spotkania tematyczne z gośćmi, szkolenia, wspólne wyjścia na wydarzenia kulturalne c) które z tych form jesteśmy w stanie (ze względów organizacyjnych i osobowych) zastosować w naszej organizacji? Wybieramy jeden lub kilka sposobów i wprowadzamy je do funkcjonowania naszej organizacji. Robimy to w sposób konsekwentny, zapewniając wolontariuszom seniorom regularne okazje do tego, aby spędzić czas z innymi osobami.

11 Szczególny nacisk kładziemy na te formy integracji, które stwarzają przestrzeń do rozmowy i wypowiadania się. Okazję do integracji stwarzamy wolontariuszom minimum raz w miesiącu, uwzględniając różnorodne jej formy. Rekomendowane jest podejmowanie działań integrujących wolontariuszy seniorów z wolontariuszami w wieku szkolnym i studentami, jeśli w naszej organizacji tacy działają Motywowanie wolontariuszy Rozpoczynając współpracę z wolontariuszami seniorami planujemy, w jaki sposób będziemy motywować ich do dalszej pracy. Realizujemy to poprzez trzy równoległe do siebie formy: nieustanne monitorowanie pracy wolontariuszy i dostosowywanie zadań do ich możliwości, nagradzanie wolontariuszy, wspieranie procesu uczenia się i rozwoju. a) Monitorowanie pracy i dostosowywanie zadań W efektywnym motywowaniu wolontariuszy seniorów niezbędne jest jak najlepsze poznanie ich potrzeb i oczekiwań. W tym celu odbywamy regularne rozmowy z wolontariuszami, podczas których pytamy o odczucia i refleksje związane ze współpracą z nami (spotkania indywidualne lub grupowe dla wszystkich wolontariuszy). Wolontariuszy poznajemy również poprzez obserwację ich pracy. Dzięki rozmowom i obserwacjom wiemy, czy wolontariusze czują się dobrze na swoich stanowiskach i czy prawidłowo wypełniają swoje zadania. Jeśli pojawiają się jakieś trudności zmieniamy, modyfikujemy zadania i dostosowujemy do możliwości i umiejętności. Dzięki temu wolontariusze seniorzy wiedzą, że nie są pozostawieni sami sobie i mogą liczyć na pomoc naszego zespołu. b) Nagradzanie wolontariuszy Dbamy o to, aby wolontariusze zostali nagrodzeni za swoją pracę. W tym celu, jeśli to możliwe, wspólnie z zespołem określamy

12 obowiązujące formy nagradzania wolontariuszy. Szczególną uwagę przywiązujemy do nagród, które zaspokajają potrzebę przynależności (możliwość pracy w lubianym zespole, spotkania integracyjne, gadżety identyfikujące z organizacją). Jest to sfera ważna dla seniorów. c) Wspieranie procesu uczenia się i rozwoju Podczas regularnych spotkań z wolontariuszami seniorami udzielamy konstruktywnych informacji zwrotnych na temat ich pracy i postępów. Wykonujemy to w sposób taktowny i życzliwy, pozostawiając przestrzeń na dopytanie się o sprawy niejasne. Informujemy również o spotkaniach, warsztatach, szkoleniach i konferencjach, w których może wziąć udział. Szczególną uwagę zwracamy na propozycje kierowane do grupy seniorów Zakończenie współpracy Na zakończenie współpracy spotykamy się z wolontariuszem seniorem, dokonujemy podsumowania i oceny wspólnych działań. Pytamy o refleksje i jego odczucia, prosimy o informację zwrotną dla naszej organizacji. Wskazujemy, jakie umiejętności nabył wolontariusz i wyrażamy naszą wdzięczność za pracę i poświęcony nam czas. Wręczamy zaświadczenie lub pamiątkowy dyplom. Warto pamiętać o naszych wolontariuszach także po zakończeniu współpracy, przy okazji ważnych wydarzeń i uroczystości w naszej organizacji, zapraszając do wspólnego świętowania. Jeśli wolontariusze wyrażają zainteresowanie naszą organizacją, w dalszym ciągu informujemy o aktualnych działaniach naszej organizacji. Regionalne Centrum Wolontariatu ul. Warszawska Katowice tel.: mail: katowice@wolontariat.org.pl