Dokumentacja użytkownika systemu Obszar: Księgowość. Wersja

Transkrypt

1 Dokumentacja użytkownika systemu Obszar: Księgowość Wersja

2 Copyright 2016 COMARCH SA Wszelkie prawa zastrzeżone Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym, powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji. 2

3 Spis treści Księgowość Konfiguracja systemu przed rozpoczęciem pracy w obszarze księgowym Konfiguracja parametrów z obszaru księgowości Okresy obrachunkowe Definiowanie okresu obrachunkowego Zamykanie okresu obrachunkowego Lista dzienników cząstkowych Definiowanie dziennika cząstkowego Zamykanie dzienników cząstkowych Numeracja dokumentów w module księgowym Zakładka Księgowość Standardowe przyciski na listach Kontrola kręgu kosztów Lista kręgów kosztów Formularz kręgu kosztów Działanie kontroli kręgu kosztów Raportowanie niezgodności zapisów księgowych Lista zapisów księgowych w dziennikach Numeracja zapisów księgowych Numeracja zapisów tylko w dzienniku cząstkowym Pełna numeracja zapisów księgowych Dodawanie zapisu księgowego Zapisanie/zatwierdzanie zapisu księgowego Usuwanie zapisu księgowego/generowanie dekretu stornującego Dodanie rozrachunku z poziomu dekretu księgowego Konto (lista zapisów księgowych na kontach) Edycja dekretu księgowego z poziomu listy zapisów księgowych na koncie Noty memoriałowe Lista not memoriałowych Dodawanie noty memoriałowej Plan kont Numeracja kont Dodawanie numeracji Zapisy księgowe dla wybranego konta Zestawienie obrotów i sald dla wybranego konta Import/eksport planu kont Aktualizacja planu kont Dodawanie konta syntetycznego Dodawanie konta analitycznego Konta słownikowe Definiowanie kont słownikowych Numeracja kont słownikowych Typy kont słownikowych Konta słownikowe (scenariusze zakładania) Plan kont w wersji francuskiej Tworzenie wielopoziomowej struktury planu kont w wersji francuskiej Plan kont w wersji niemieckiej oraz austriackiej Obroty i salda Wyliczanie obrotów i sald

4 9. Bilans otwarcia Lista dokumentów bilansu otwarcia Dodawanie ręcznego dokumentu bilansu otwarcia Dodanie elementu bilansu otwarcia w walucie systemowej Dodawanie elementu bilansu otwarcia w walucie obcej Dekrety z dokumentów bilansu otwarcia Księgowanie w systemie Zasady księgowania schematem księgowym Księgowanie schematem księgowym Księgowanie dokumentu poprawnym schematem Księgowanie dokumentu niepoprawnym schematem Predekretacja Predekretacja dokumentu przy użyciu poprawnego schematu księgowego Schematy księgowe Lista schematów księgowych Dodawanie schematu księgowego Zakładanie kont księgowych schematem księgowym w oparciu o typy kont słownikowych Zapytania SQL w schematach księgowych Schematy księgowań okresowych Lista schematów księgowań okresowych Dodawanie schematu księgowań okresowych Maska w księgowaniach okresowych Maska w definicji konta Maska w definicji kwoty Uruchomienie księgowania okresowego oraz tworzenie zapisów księgowych na jego podstawie Zestawienia księgowe Lista zestawień księgowych Dodanie zestawienia księgowego Dodanie pozycji zestawienia księgowego Wyliczenie zestawienia księgowego Maska w zestawieniach księgowych Deklaracje VAT Parametry konfiguracyjne związane z deklaracjami VAT Konfiguracja główna Lista deklaracji Kwalifikacja faktur VAT do odpowiednich pól deklaracji Dodawanie nowej deklaracji Rozrachunki Mechanizmy powstawania rozrachunków Tworzenie rozrachunku w sposób automatyczny Tworzenie rozrachunku w sposób ręczny Mechanizm dodawania Dekretu kompensacyjnego Ustawienia konfiguracyjne dotyczące Dekretów kompensacyjnych Ustalenie Daty rozrachunku Rozrachunki dekretów wprowadzonych w różnych okresach Lista Rozrachunki Wykonywanie rozrachunków z poziomu listy Rozrachunki Funkcja Dodaj Zasady działania funkcji Dodaj

5 Częściowe rozrachunki Rozrachunki dekretów wprowadzonych na różnych kontach Funkcja Powiąż tylko dekrety Funkcja Rozrachunek automatyczny Rozrachunki z poziomu Zapisu księgowego Rozrachunki dekretów niepowiązanych z dokumentem źródłowym Usuwanie rozrachunku Usuwanie rozrachunków na dekrecie stornowanym Rozrachunki walutowe Rozrachunek dekretów wyrażonych w walucie obcej - przykład Rozrachunek dekretów wyrażonych w różnych walutach Usuwanie rozrachunków dekretów walutowych Rejestry VAT Parametry konfiguracyjne związane z obszarem rejestru VAT Konfiguracja systemowa Konfiguracja obszaru Księgowość Parametry VAT Obowiązek podatkowy Słowniki uniwersalne Lista rejestrów VAT Dodanie rejestru VAT Powiązanie rejestru/podrejestru VAT z serią dokumentu Lista faktur VAT Dodawanie faktury VAT w walucie systemowej Dodawanie faktury VAT w walucie obcej Edycja faktury VAT zakupu w walucie obcej Rozbijanie elementów faktury VAT Limit odliczenia podatku VAT Dodawanie korekty faktury VAT Faktura VAT wygenerowana do dokumentu handlowego Dokumenty wewnętrzne Odwrotne obciążenie na fakturach VAT Dokument TAX FREE w rejestrze VAT sprzedaży Dodawanie faktur VAT we francuskiej wersji językowej Stan: Niezatwierdzony i Anulowany na fakturze VAT Dodanie faktury VAT z aktywnym stanem: Niezatwierdzony i Anulowany Generowanie faktur VAT na podstawie dokumentów handlowych Kontrola chronologii numeracji faktur VAT w wersji francuskiej Zmiana rejestru VAT Seryjna zmiana rejestru VAT Seryjna zmiana daty powstania obowiązku podatkowego Seryjne potwierdzenie odbioru korekty faktury VAT sprzedaży Uprawnienia dotyczące Rejestrów VAT Uprawnienia do zmiany parametrów VAT na zatwierdzonej fakturze VAT Uprawnienia do zmiany seryjnej w rejestrach VAT oraz zmiany parametrów lub rejestru VAT na zaksięgowanej fakturze VAT Rozliczenia z bankiem (Bank Reconciliation) Lista rozliczeń z bankiem Rozliczenia z bankiem na podstawie wyciągu w formie papierowej Rozliczenia z bankiem na podstawie zaimportowanego wyciągu bankowego Opis analityczny

6 18.1 Drzewo wymiarów analitycznych Definiowanie wymiaru Definiowanie podwymiaru Definiowanie elementu Definiowanie wzorca powiązań Opis analityczny na kartach obiektów Opis analityczny na karcie artykułu Opis analityczny na karcie kontrahenta Opis analityczny na koncie księgowym Przypisanie wymiarów oraz wzorca powiązań do typu dokumentu Definiowanie opisu analitycznego Opis analityczny na dokumentach handlowych oraz magazynowych Opis analityczny na dokumentach księgowych Opis analityczny na zapisie księgowym Opis analityczny na nocie memoriałowej Opis analityczny na dokumencie bilansu otwarcia Opis analityczny na dokumentach księgowych na podstawie opisu analitycznego na karcie kontrahenta Kontrola poprawności opisu analitycznego a stan dokumentu Filtrowanie zapisów księgowych na koncie w oparciu o opis analityczny Funkcje specjalne Odbudowa stanów kont Odbudowa rozrachunków Aktualizacja zmiennych schematów księgowych Księgowość a Ustawa o rachunkowości Typowe czynności wykonywane przez użytkownika Definiowanie okresów obrachunkowych Dodawanie cząstkowych okresów obrachunkowych Cząstkowe okresy obrachunkowe można także dodać poprzez formularz Dodanie konta syntetycznego i konta analitycznego Dodanie planu kont poprzez generator planu kont Importowanie planu kont z pliku Eksportowanie planu kont do pliku Dodanie zapisu księgowego Dodanie ręcznego dokumentu bilansu otwarcia Dodanie dokumentu bilansu otwarcia na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego Wyliczanie obrotów i sald Dodanie schematu księgowego Dodanie schematu księgowań okresowych Księgowanie dokumentu Wykonanie predekretacji Dodanie rejestru VAT Dodanie podrejestru VAT Dodanie faktury VAT Dodanie korekty VAT Dodanie korekty do faktury VAT Rozbicie elementu faktury VAT Wykonanie ręcznego rozrachunku

7 21.23 Definiowanie wymiaru Definiowanie standardowego podwymiaru Definiowanie podwymiaru o określonym typie Definiowanie elementu wymiaru Przypisanie wymiaru do typu dokumentu Usunięcie powiązania wymiaru z typem dokumentu Definiowanie opisu analitycznego Spis rysunków Księgowość to nowoczesny system pozwalający na prowadzenie ksiąg rachunkowych, a następnie sporządzanie w oparciu o dane w nich zawarte sprawozdań finansowych oraz zestawień informacyjnych. Podstawowe zalety modułu Księgowość to możliwość automatycznego tworzenia rozbudowanej struktury planu kont, np. poprzez księgowanie dokumentów z wykorzystaniem opisu analitycznego, możliwość kontroli numeracji kont księgowych, wykorzystywanie dzienników cząstkowych, wyliczanie zestawienia obrotów i sald (przeglądanie kont syntetycznych i analitycznych), możliwość wykorzystywania rozbudowanych schematów księgowych, dokonywanie automatycznych rozrachunków, rozliczeń, automatyczne generowanie różnic kursowych, wysyłka e-deklaracji, czy tez możliwość sporządzania różnego rodzaju zestawień księgowych. Ponadto system umożliwia prowadzenie ewidencji księgowej w modelu wielofirmowym. Ewidencja księgowa prowadzona jest w ramach wyodrębnionych ksiąg rachunkowych, czyli każda z firm podrzędnych ma swój okres obrachunkowy, plan kont, dzienniki księgowe, jak i również inne obiekty księgowe. Dodatkowo użytkownik ma możliwość zarządzania dostępnością obiektów księgowych w poszczególnych centrach danej firmy. 1. Konfiguracja systemu przed rozpoczęciem pracy w obszarze księgowym Przed rozpoczęciem pracy z obszarem księgowości należy skonfigurować kluczowe parametry księgowe, znajdujące się w konfiguracji systemu, odpowiednio zdefiniować okres obrachunkowy oraz określić sposób numeracji dokumentów. 1.1 Konfiguracja parametrów z obszaru księgowości Użytkownik ma możliwość skonfigurowania głównych parametrów księgowych z poziomu System Konfiguracja Księgowość. Parametry księgowe określane w konfiguracji systemu dotyczą całej struktury firmy. Parametry związane z obszarem księgowości są podzielone na cztery grupy: Parametry ogólne Okresy obrachunkowe Plan kont Operacje kasowe\bankowe 7

8 W ramach Parametrów ogólnych wyróżniono: Skrócona nazwa dla debet Możliwość zdefiniowania nazwy lewej strony konta księgowego. Skrócona nazwa dla kredyt Możliwość zdefiniowania nazwy prawej strony konta księgowego. Przedrostek symbolu dokumentu w buforze Możliwość zdefiniowania przedrostku dokumentu zapisanego do bufora. Wskazanie kont w dekrecie Dowolne dekrety mogą być wprowadzane zarówno z kontem przeciwstawnym, jak i bez Jednostronne dekrety mogą być wprowadzane wyłącznie po jednej stronie konta Dwustronne dekrety mogą być wprowadzane wyłącznie po obu stronach konta Wprowadzanie ujemnych dekretów Po zaznaczeniu tej opcji system umożliwia wprowadzanie ujemnych dekretów w poleceniach księgowania. Odznaczenie tej opcji preferowane jest dla firm działających na terytorium Stanów Zjednoczonych. Storno czarne Po zaznaczeniu tej opcji, w przypadku usuwania zatwierdzonego zapisu księgowego tworzone będą dekrety na kwotę dodatnią po stronach przeciwnych do stron zapisu korygowanego. Opcja charakterystyczna i wymagana na terytorium Francji. Numeracja rejestrów VAT Parament decydujący o sposobie numeracji porządkowej dokumentów w rejestrach VAT (LP.).Do wyboru są dwie możliwości numeracji - miesięczna lub roczna. Symbol schematu księgowego dla różnicy Parametr występujący we francuskiej i angielskiej wersji systemu. Służy do przypisania schematu księgowego dla różnicy poprzez wpisanie symbolu wcześniej zdefiniowanego schematu. Symbol schematu księgowego dla prowizji bankowych Parametr występujący we francuskiej i angielskiej wersji systemu. Służy do przypisania schematu księgowego dla prowizji bankowych poprzez wpisanie symbolu wcześniej zdefiniowanego schematu. Symbol schematu księgowego dla należnych odsetek Parametr występujący we francuskiej i angielskiej wersji systemu. Służy do przypisania schematu księgowego dla należnych odsetek poprzez wpisanie symbolu wcześniej zdefiniowanego schematu. 8

9 Kontrola kręgu kosztów Parametr decyduje o dostępności funkcjonalności związanych z kontrolą kręgu kosztów. W grupie Okresy obrachunkowe wyróżniono następujące parametry: Maksymalna długość okresu obrachunkowego - ilość miesięcy Opcja ta umożliwia użytkownikowi ustawienie maksymalnej ilości miesięcy, z których składa się okres obrachunkowy. W polskiej i francuskiej wersji językowej są to 23 miesiące, bez możliwości zmiany. Okresy obrachunkowe bez luk czasowych W wersji francuskiej przy kreacji oraz konwersji bazy danych, parametr ten jest domyślnie zaznaczony i użytkownik nie ma możliwości jego odznaczenia. Jeżeli parametr jest zaznaczony to: - przy definiowaniu okresów obrachunkowych sprawdzana jest data zamknięcia poprzedniego okresu obrachunkowego, natomiast jako data otwarcia ustawiany jest kolejny dzień następujący po dacie zamknięcia - przy edytowaniu okresów obrachunkowych i próbie zmiany daty zamknięcia sprawdzane jest, czy istnieje kolejny okres obrachunkowy. Jeżeli istnieje kolejny okres, zablokowana jest możliwość zmiany daty zamknięcia Jeżeli parametr jest odznaczony, to przy definiowaniu okresów obrachunkowych, użytkownik może zdefiniować dowolną datę otwarcia kolejnego okresu. Tylko dwa okresy obrachunkowe otwarte W wersji francuskiej przy kreacji oraz konwersji bazy danych, parametr jest domyślnie zaznaczony i użytkownik nie ma możliwości jego odznaczenia. Jeżeli użytkownik będzie chciał zaznaczyć parametr, a w bazie danych będą więcej niż dwa okresy obrachunkowe otwarte lub okresy obrachunkowe otwarte nie będą występować kolejno po sobie nie będzie mógł zaznaczyć tego parametru. Podczas definiowania okresu obrachunkowego: - jeżeli parametr jest zaznaczony, to przy definiowaniu okresów obrachunkowych sprawdzana jest ilość otwartych okresów obrachunkowych. Użytkownik nie będzie mógł dodać trzeciego z kolei okresu obrachunkowego, jeżeli pierwszy nie jest zatwierdzony. - jeżeli parametr nie jest zaznaczony, to przy definiowaniu okresów obrachunkowych Użytkownik może zdefiniować dowolną ilość otwartych okresów obrachunkowych, działanie jak do tej pory. W grupie Plan kont wyróżniono następujące parametry: Konta walutowe dodawane jako subanalityki Po zaznaczeniu tej opcji system umożliwia tworzenie kont walutowych jako oddzielnych subanalityk dla kont słownikowych podmiotów. W przypadku księgowania danego dokumentu schematem księgowym, konieczne jest zaznaczenie parametru Księgowanie walutowe. Parametr ten również dotyczy automatycznego zakładania konta podczas księgowania schematem. 9

10 Plan kont zyskuje wtedy następujący wygląd: Jeżeli parametr ten zostanie odznaczony, w sytuacji analogicznej, plan kont będzie wyglądał następująco: Dodawanie syntetycznych kont słownikowych W przypadku zaznaczenia tej opcji użytkownik ma możliwość zdefiniowania konta słownikowego na poziomie syntetycznym. Opcja głównie wymagana na terytorium Niemiec. Kontrola numeracji kont Brak kontroli - wyłączona kontrola numeracji kont. Podczas kreacji bazy danych oraz konwersji kontrola numeracji kont jest domyślnie wyłączona. Ostrzeżenie - podczas zapisu konta, które nie spełnia warunków określonych w przypisanym do niego schemacie numeracji, system wyświetli odpowiedni komunikat, ale pozwoli na zapis takiego konta. Blokada system nie pozwoli na zapis konta, niespełniającego warunków określonych w przypisanym do niego schemacie numeracji. Wyświetlanie nazwy konta w tooltipie Pozwala określić sposób wyświetlania nazwy konta wskazanego na obiektach lub listach. Użytkownik ma do wyboru jedną z dwóch opcji: Bieżące konto wyświetlana jest nazwa bieżącego konta wskazanego na obiekcie lub liście Pełna ścieżka nazwy konta wyświetlana jest pełna ścieżka nazwy konta, czyli nazwy wszystkich kont nadrzędnych w stosunku do wskazanego konta i nazwę danego konta, zaczynając od nazwy konta najniższego poziomu. Uwaga: Ustawienia dotyczące sposobu wyświetlania planu kont są uwzględniane po przelogowaniu się w systemie. W grupie Opis analityczny wyróżniono następujące parametry: Modyfikacja na zaksięgowanych dokumentach 10

11 Włączenie danego parametru umożliwia zmianę opisu analitycznego na zaksięgowanych dokumentach. Parametr jest domyślnie odznaczony. Użytkownik ma możliwość jego zaznaczenia w dowolnym momencie pracy w systemie. Pozwalaj na opis pozycji o zerowych wartościach Włączenie danego parametru pozwala na zapis pozycji opisu analitycznego o zerowej wartości. Parametr jest domyślnie odznaczony. Użytkownik ma możliwość jego zaznaczenia w dowolnym momencie pracy w systemie. 1.2 Okresy obrachunkowe Okres, za który sporządza się sprawozdanie finansowe w trybie przewidzianym przepisami prawa. Rok kalendarzowy lub inny okres stosowany również do celów podatkowych. Okres obrachunkowy lub jego zmiany określa statut lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę. Jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, to księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres można połączyć z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny. Okresy służą do logicznego podziału baz danych. W związku z udostępnieniem obsługi wielofirmowości, każda z firm ma swój odrębny okres obrachunkowy wraz z okresami cząstkowymi. Z kolei każdy okres obrachunkowy ma swój plan kont, własny zestaw dzienników cząstkowych oraz dziennik główny. Tak jak w przypadku innych obiektów księgowych, okres obrachunkowy dodany dla centrum typu firma dziedziczony jest przez wszystkie centra podrzędne danej firmy. W polskiej i francuskiej wersji językowej okres obrachunkowy może trwać maksymalnie 23 miesiące. Lista okresów obrachunkowych jest wyświetlana po wybraniu z menu górnego Konfiguracja Księgowość Okresy obrachunkowe. Rys. 1 Menu Konfiguracja, grupa Księgowość Okno okresów podzielone jest na dwa panele: listę okresów obrachunkowych z danymi: Symbol, Od, Do, Data zamknięcia, Status, Opis, Domyślny dziennik (kolumna możliwa do wyboru) listę cząstkowych dzienników z danymi: Symbol, Nazwa 11

12 Rys. 2 Lista okresów obrachunkowych W sekcji Aktualizacja w menu głównym okresu obrachunkowego zostały umieszczone opcje, za pomocą których użytkownik może zaktualizować: Plan kont - przenoszony jest plan kont, definicje kręgów kosztów oraz schematy numeracji z poprzedniego okresu obrachunkowego Dzienniki - przenoszone są dzienniki cząstkowe z poprzedniego okresu obrachunkowego Schematy księgowe - przenoszone są schematy księgowe z poprzedniego okresu obrachunkowego. W przypadku, gdy w nowym okresie obrachunkowym znajduje się już schemat o takim samym symbolu i typie jak w okresie poprzednim, nie jest on przenoszony. Schematy księgowań okresowych - przenoszone są schematy księgowań okresowych z poprzedniego okresu obrachunkowego. W przypadku, gdy w nowym okresie obrachunkowym znajduje się już schemat o takim samym symbolu i typie jak w okresie poprzednim, nie jest on przenoszony Definiowanie okresu obrachunkowego Nowy okres obrachunkowy można zdefiniować na dwa sposoby, poprzez wybranie przycisku [Dodaj okres obrachunkowy], który umożliwia nam wypełnienie pól: Symbol, Data otwarcia, Data zamknięcia, Opis poprzez Edit in place lub poprzez wybranie przycisku [Dodaj przez formularz]. W przypadku wyboru drugiej opcji otwiera się nowy formularz okresu obrachunkowego: 12

13 Rys. 3 Formularz okresu obrachunkowego Pole obligatoryjne: Symbol pole pozwalające na wprowadzenie do pięćdziesięciu znaków (liter lub cyfr) służących do łatwej i szybkiej identyfikacji poszczególnych okresów np. skrót nazwy. Symbol musi mieć unikalną wartość w obrębie danej firmy. Uwaga: Nie można dodać kilku okresów obrachunkowych o takich samych symbolach w obrębie jednej firmy. umożliwia określenie okresu obrachunkowego od daty do daty, przy czym nie musi on trwać 12 miesięcy, czyli pokrywać się z rokiem kalendarzowym. Długość jego trwania może przekraczać 24 miesiące lub być krótsza niż jeden miesiąc, jeśli zajdzie taka potrzeba. 13

14 Pozostałe pola to: Data otwarcia służy do umiejscowienia okresu obrachunkowego w czasie. Datę można wstawić poprzez wpisania jej ręcznie lub z wbudowanego kalendarza, który uruchamia się poprzez naciśnięcie strzałki. Data widoczna jest na liście okresów obrachunkowych. Długość (w mies.) pole służy do określenia długości okresu obrachunkowego z dokładnością do miesiąca np., gdy Datę otwarcia ustawimy na , a Długość (w mies.) na 6 miesięcy to w polu Data zamknięcia automatycznie pojawi się wyszarzona (czyli bez możliwości edycji) data Maksymalnie można wybrać wartość działanie to ustawi datę zamknięcia na sto miesięcy od daty otwarcia. Minimalnie można wybrać 0 co będzie oznaczać, iż okres ma taką samą datę otwarcia jak i zamknięcia. Liczbę miesięcy można wprowadzić ręcznie lub wybrać posługując się strzałkami góra - dół. Data zamknięcia pozwala na precyzyjne określenie daty zamknięcia okresu obrachunkowego co do dnia. Wykorzystywana jest w sytuacji, gdy użytkownik chce wprowadzić okres obrachunkowy, który nie trwa pełnej liczby miesięcy, ale np. 2 miesiące i 2 dni czy 17 miesięcy i 20 dni. Można to zrobić poprzez ręczne wpisanie daty lub wybranie jej z wbudowanego kalendarza. Data widoczna jest na liście okresów obrachunkowych. Przy dodawaniu okresu obrachunkowego system automatycznie ustawia pole Długość (w mies.) na aktywne, pole Data zamknięcia jest wyszarzone (czyli nie można go edytować), ale użytkownik może je uaktywnić poprzez wybranie znacznika przy napisie Data zamknięcia. Wtedy pole Długość (w mies.) będzie nieedytowalne. Można wybrać jedną z opcji określenia długości okresu obrachunkowego. Rys. 4 Opcje określania długości okresu obrachunkowego Zamknięty zaznaczone pole (na formularzu okresów obrachunkowych) oznacza, że okres obrachunkowy jest już zamknięty. Nie można do niego dodać dzienników cząstkowych ani żadnych operacji księgowych, nie podlega edycji. Przycisk służy do oznaczania nieaktywnych już okresów, po zakończeniu ich obowiązywania. Okres obrachunkowy nie zamyka się samoczynnie po przekroczeniu daty zamknięcia. Zamykanie okresu leży wyłącznie w gestii użytkownika. Uwaga: Przy zamykaniu okresu system wyświetli komunikat Czy na pewno chcesz zamknąć okres obrachunkowy? pomaga to w uniknięciu pomyłek. Raz zamkniętego okresu nie można już otworzyć. Zamknięty okres nie podlega edycji, ale można go usunąć, jeżeli nie zaczęto księgowania w okresie jego obowiązywania. Szerszy opis zamykania okresu obrachunkowego znajduje się w rozdziale Zamykanie okresu obrachunkowego. 14

15 Dzienniki: Uwaga: Parametry dotyczące numeracji dzienników są dostępne tylko, jeżeli w danym okresie obrachunkowym nie ma żadnego zapisu księgowego. Po zaznaczeniu parametru i dodaniu pierwszego zapisu w danym okresie obrachunkowym użytkownik nie ma możliwości zmiany parametrów. Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym użytkownik rezygnuje z numeru w obrębie księgi głównej, numeracja dokonywana jest tylko w dzienniku cząstkowym umożliwia to zamykanie zapisów księgowych w konkretnych dziennikach cząstkowych. Przykład: Prezentacja zapisów na liście wyświetlanej z poziomu Księgowość Dziennik Parametr niezaznaczony Numer SPRZEDAŻ/1 SPRZEDAŻ/2 ZAKUP/1 SPRZEDAŻ/3 Parametr zaznaczonym Numer SPRZEDAŻ/2016/01/1 SPRZEDAŻ/2016/01/2 ZAKUP/2016/01/2 SPRZEDAŻ/2016/02/1 ZAKUP/2016/02/1 SPRZEDAŻ/2016/02/2 Gdzie: Pierwszy człon nazwa dziennika cząstkowego Drugi człon rok kalendarzowy Trzeci człon miesiąc Czwarty człon numer w dzienniku cząstkowym w roku kalendarzowym w konkretnym miesiącu Dodatkowo przed numerem prezentowany jest Przedrostek symbolu dokumentu w buforze z konfiguracji modułu księgowego: 15

16 Parametr niezaznaczony: Numer B SPRZEDAŻ/1 data księgowania B SPRZEDAŻ/2 data księgowania B ZAKUP/1 data księgowania B SPRZEDAŻ/3 data księgowania B ZAKUP/2 data księgowania B SPRZEDAŻ/4 data księgowania B ZAKUP/3 data księgowani Parametr zaznaczony: Numer B SPRZEDAŻ/1/2016/01 data księgowania B SPRZEDAŻ/2/2016/01 data księgowania B ZAKUP/1/2016/01 data księgowania B SPRZEDAŻ/1/2016/02 data księgowania B ZAKUP/1/2016/02 data księgowania B SPRZEDAŻ/2/2016/02 data księgowania B ZAKUP/1/2016/03 data księgowani Mechanizm pilnowania, czy wprowadzany zapis księgowy do bufora lub zatwierdzony ma datę księgowania wcześniejszą niż ostatni zapis zatwierdzony, w tym przypadku kontroluje daty zapisów w obrębie numeracji w dzienniku cząstkowym. Sytuacja I (numeracja narastająca w okresie obrachunkowym): SPRZEDAŻ/1 data księgowania SPRZEDAŻ/2 data księgowania B ZAKUP/1 data księgowania SPRZEDAŻ/3 data księgowania B ZAKUP/2 data księgowania B SPRZEDAŻ/4 data księgowania B ZAKUP/3 data księgowani Po zatwierdzeniu tylko dziennika SPRZEDAŻ do końca stycznia użytkownik może dodać zapis księgowy do bufora lub zatwierdzony do dziennika ZAKUP z datą dowolną. Blokada dotyczy tylko dziennika SPRZEDAŻ. 16

17 SPRZEDAŻ/1 data księgowania SPRZEDAŻ/2 data księgowania ZAKUP/1 data księgowania SPRZEDAŻ/3 data księgowania B ZAKUP/2 data księgowania B SPRZEDAŻ/4 data księgowania B ZAKUP/3 data księgowani Po zatwierdzeniu dziennika SPRZEDAŻ i ZAKUP do końca stycznia użytkownik nie może księgować zapisów księgowych do obu dzienników z datą wcześniejszą niż ostatni zapis zatwierdzony w tych dziennikach. Sytuacja 2 (numeracja miesięczna): SPRZEDAŻ/1 data księgowania SPRZEDAŻ/2 data księgowania B ZAKUP/1 data księgowania SPRZEDAŻ/3 data księgowania B ZAKUP/2 data księgowania B SPRZEDAŻ/4 data księgowania B ZAKUP/3 data księgowani Po zatwierdzeniu tylko dziennika SPRZEDAŻ do końca lutego, użytkownik może dodać zapis księgowy do bufora lub zatwierdzony do dziennika ZAKUP z datą dowolną. Może również dodać zapis księgowy do dziennika SPRZEDAŻ z datą lub Księgowanie z innymi datami stycznia i lutego do dziennika SPRZEDAŻ będzie blokowane. SPRZEDAŻ/1/2016/01 data księgowania SPRZEDAŻ/2/2016/01 data księgowania ZAKUP/1/2016/01 data księgowania B SPRZEDAŻ/1/2016/02 data księgowania B ZAKUP/1/2016/02 data księgowania B SPRZEDAŻ/2/2016/02 data księgowania B ZAKUP/1/2016/03 data księgowani Po zatwierdzeniu dziennika SPRZEDAŻ i ZAKUP do końca stycznia użytkownik może księgować do obu dzienników z datą Księgowanie z innymi datami stycznia będzie blokowane. 17

18 Numeracja dzienników w okresie obrachunkowym lub miesięczna. Pozwoli to użytkownikowi rozwiązać problem wprowadzania zapisów w miesiącu zamkniętym, jeżeli rozpoczęto zatwierdzanie zapisów w kolejnych miesiącach. Miesięczna: Numeracja ta dotyczy prezentacji zapisów w Księgowość Dziennik. Zaznaczenie parametru powoduje dodanie do numerów dwóch nowych członów: Rok kalendarzowy - jest niezbędny z uwagi na nietypowy okres obrachunkowy i konieczność zachowania unikalności numerów. W przeciwnym wypadku mogłoby dojść do powielenia tych samych numerów, w tym samym miesiącu, w kolejnym roku kalendarzowym. Miesiąc Po zaznaczeniu parametru zastosowany będzie nowy sposób numeracji Nr w dzienniku i Nr w dzienniku cząstkowym. Nr w dzienniku Nr w dzienniku Rok 2015 B 2015/01/1 B 2015/01/2 B 2015/01/3 B 2015/02/1 B 2015/02/2 B 2015/02/3 B 2015/03/1 Rok 2016 B 2016/01/1 Nr w dzienniku cząstkowym Nr w dzienniku cząstkowym Rok 2015 SPRZEDAŻ/2015/01/1 SPRZEDAŻ/2015/01/2 ZAKUP/2015/01/1 SPRZEDAŻ/2015/02/1 ZAKUP/2015/02/1 SPRZEDAŻ/2015/02/2 Rok 2016 SPRZEDAŻ/2016/01/1 18

19 Mechanizm pilnowania, czy wprowadzany zapis księgowy do bufora lub zatwierdzony ma datę księgowania wcześniejszą niż ostatni zapis zatwierdzony, w takiej sytuacji kontroluje poprawność dat księgowania w ramach miesiąca. Przykład: Styczeń Styczeń Zatwierdzony 1/2016/01 SPRZEDAŻ/1/2016/01 data księgowania Zatwierdzony 2/2016/01 ZAKUP/1/2016/01 data księgowania Zatwierdzony 3/2016/01 ZAKUP/2/2016/01 data księgowania Zatwierdzony 4/2016/01 SPRZEDAŻ/2/2016/01 data księgowania Bufor 5/2016/01 SPRZEDAŻ/3/2016/01 data księgowania Bufor 6/2016/01 SPRRZEDAŻ/4/2016/01 data księgowania Luty Luty Zatwierdzony 1/2016/02 SPRZEDAŻ/1/2016/02 data księgowania Zatwierdzony 2/2016/02 ZAKUP/1/2016/02 data księgowania Zatwierdzony 3/2016/02 ZAKUP/2/2016/02 data księgowania Zatwierdzony 4/2016/02 SPRZEDAŻ/2/2016/02 data księgowania Bufor 5/2016/02 SPRZEDAŻ/3/2016/02 data księgowania Bufor 6/2016/02 SPRRZEDAŻ/4/2016/02 data księgowania Jeżeli użytkownik spróbuje dodać zapis do bufora lub jako zatwierdzony z datą do dziennika SPRZEDAŻ, wyświetli się komunikat Dokument posiada dekrety z datami wcześniejszymi niż ostatni zapis zatwierdzony w tym miesiącu. Jeżeli użytkownik spróbuje dodać zapis z datą księgowania będzie to możliwe. Domyślny dziennik - dziennik cząstkowy, wybierany przez użytkownika jako domyślny. Podczas dodawania pierwszego okresu obrachunkowego jako domyślny zostaje ustawiony predefiniowany dziennik cząstkowy. Dekrety kompensacyjne - to parametry konfiguracyjne dotyczące tworzenia dekretów kompensacyjnych, jakie obowiązują w danym okresie obrachunkowym. Dziennik - dziennik księgowań, do którego trafiają tworzone dekrety kompensacyjne. Data księgowania - data księgowania dekretu kompensacyjnego, czyli data pod którą dekret kompensacyjny jest ujęty w księgach rachunkowych. Możliwe daty do wyboru to: Późniejszego dekretu lub Systemowa. Opis - służy do wprowadzenia szerszego, dowolnego opisu. Zapis jest widoczny na liście okresów obrachunkowych. W celu zapisania zmian wybieramy przycisk [Zapisz] z grupy Okres obrachunkowy. 19

20 Na liście oprócz przycisków [Dodaj okres obrachunkowy], [Dodaj przez formularz], [Edytuj], [Usuń], [Odśwież] i [Zamknij] w menu Lista widnieją także przyciski w obszarze Akcje: [Ustaw jako bieżący] ustawia okres obrachunkowy jako aktualnie obowiązujący. Jeśli użytkownik zapisując nowo dodany okres, nie wybierze go jako bieżącego może zrobić to później. Należy zaznaczyć okres na liście okresów obrachunkowych, który ma zostać ustawiony jako bieżący i wybrać przycisk [Ustaw jako bieżący]. System zapamięta zaznaczony okres jako aktualny. Na liście będzie on widoczny jako zapis pogrubiony. W systemie może być ustawiony tylko jeden okres bieżący, ale nie może to być okres zamknięty. Uwaga: Aby ustawić okres obrachunkowy jako bieżący należy zamknąć pozostałe zakładki. W przeciwnym wypadku system wyświetli odpowiedni komunikat, a następnie pozwoli użytkownikowi zdecydować o zamknięciu zakładek. Okres obrachunkowy jest ustawiany jako bieżący dla danego Operatora. Oznacza to, że każdy Operator może mieć ustawiony inny okres jako bieżacy. Uwaga: Użytkownik może również ustawić bieżący okres obrachunkowy z poziomu System Okresy obrachunkowe. W tym przypadku jest on ustawiany jako bieżący tylko na czas trwania sesji. [Podziel na miesiące] przycisk automatycznie dzieli dany okres obrachunkowy na cząstkowe, miesięczne okresy obrachunkowe. Należy zaznaczyć wybrany do podziału okres obrachunkowy (klikając na niego lewym przyciskiem myszy aby go zaznaczyć) i wybrać przycisk [Podziel na miesiące]. Powstałe po podziale okresy cząstkowe ułożone są w porządku chronologicznym (czyli miesiąc po miesiącu). Na liście okresów, przy symbolu podzielonego okresu obrachunkowego pojawia się znacznik umożliwiający rozwijanie i zwijanie powstałej listy okresów cząstkowych. [Podziel na kwartały] przycisk automatycznie dzieli dany okres obrachunkowy na kwartały czyli okresy trzymiesięczne. Należy zaznaczyć (klikając lewym przyciskiem myszy) wybrany do podziału okres obrachunkowy i wybrać przycisk [Podziel na kwartały]. Przyciski [Podziel na miesiące] i [Podziel na kwartały] zostały wprowadzone do, aby ułatwić pracę użytkownikowi, który zakładając wiele cząstkowych okresów obrachunkowych nie musi robić tego ręcznie. Ułatwieniem jest też to, iż użytkownik może dowolnie je edytować i usuwać, pamiętając jednak o unikalności symbolów. Można tego dokonać za pomocą przycisków w grupie Okresy cząstkowe. Daty otwarcia i zamknięcia okresów cząstkowych mogą na siebie nachodzić. Usuwanie poprzedzone jest odpowiednim komunikatem. 20

21 Przykład: Dzielenie okresu obrachunkowego, który trwa np. 5 miesięcy i 20 dni od do : Dzielenie na miesięczne cząstkowe okresy obrachunkowe System podzieli okres na sześć cząstkowych okresów obrachunkowych, z których pięć będzie trwać po miesiącu, a szósty będzie trwał dwadzieścia dni. Rys. 5 Okres obrachunkowy podzielony na miesiące Dzielenie na kwartalne cząstkowe okresy obrachunkowe System podzieli okres na dwa kwartały, z których jeden będzie trwał trzy miesiące, a drugi będzie trwał dwa miesiące i dwadzieścia dni Rys. 6 Okres obrachunkowy podzielony na kwartały Oprócz automatycznego dzielenia okresów obrachunkowych na okresy cząstkowe użytkownik może dodać cząstkowy okres poprzez funkcję Edit in Place (przycisk [Dodaj w tabeli]) bądź poprzez formularz (przycisk [Dodaj przez formularz]) po ówczesnym zaznaczeniu, do którego z okresów obrachunkowych ma zostać dodany okres cząstkowy. Po wykonaniu tej czynności wyświetli się formularz cząstkowego okresu obrachunkowego. 21

22 Rys. 7 Formularz cząstkowego okresu obrachunkowego Pole obligatoryjne: Symbol pole pozwalające na wprowadzenie do pięćdziesięciu znaków (liter lub cyfr) służących do łatwej i szybkiej identyfikacji poszczególnych okresów cząstkowych np. skrót nazwy. Symbol musi mieć unikalną wartość. Symbol widoczny jest po rozwinięciu listy okresów cząstkowych w danym okresie obrachunkowym. Jest to pole obligatoryjne. Uwaga: Nie można utworzyć kilku cząstkowych okresów obrachunkowych o takich samych symbolach. Pozostałe pola: Data otwarcia pozwala na wpisanie daty otwarcia cząstkowego okresu obrachunkowego, czyli daty początku jego obowiązywania. Data widoczna jest po rozwinięciu listy okresów cząstkowych w danym okresie obrachunkowym. Data zamknięcia pozwala na wpisanie daty zamknięcia cząstkowego okresu obrachunkowego, czyli daty zakończenia jego obowiązywania. Data widoczna jest po rozwinięciu listy okresów cząstkowych w danym okresie obrachunkowym. Daty można wpisać ręcznie lub wybrać z wbudowanego kalendarza. Daty obowiązywania cząstkowych okresów obrachunkowych nie mogą wychodzić poza daty obowiązywania okresu obrachunkowego. System blokuje wprowadzanie niepoprawnych dat. Opis służy do wprowadzenia szerszego, dowolnego opisu. Opis widoczny jest na liście okresów cząstkowych w danym okresie obrachunkowym. 22

23 1.2.2 Zamykanie okresu obrachunkowego Program pozwala na zamknięcie całego okresu obrachunkowego oraz zamknięcia zapisów księgowych na konkretny dzień. Funkcjonalność ta pozwala przede wszystkim na spełnienie wymagań, jakie stawia polska ustawa o rachunkowości. Program księgowy powinien umożliwić zamknięcie okresu na dowolny dzień wiarygodność prowadzenia ksiąg wymaga, by zapisy były dokonywane w sposób trwały, bez możliwości zmiany. Dodatkowo funkcja zamknięcia miesiąca na dzień blokuje możliwość usuwania zapisów o dacie wcześniejszej od daty zamknięcia. Uwaga: Zamknięcie okresu cząstkowego jednej firmy nie powoduje zamknięcia okresów cząstkowych o takich samych interwałach innej firmy. Funkcjonalność zamknięcia zapisów księgowych na konkretny dzień jest bezpośrednio powiązana z uprawnieniami, jakie posiada konkretny operator i grupa operatorów. W większości firm, szczególnie takich o rozbudowanej strukturze organizacyjnej, prawo do zamykania okresów księgowych i zamykania zapisów księgowych na dany dzień mają np. dyrektor finansowy lub główna księgowa. umożliwia nadanie uprawnień do zamykania zapisów księgowych dla konkretnych grup operatorów. Dodatkowo możliwe jest zamknięcie wstępne, które zablokuje możliwość dodawania i usuwania zapisów większości operatorów, ale pozwoli na modyfikacje operatorom uprawnionym np. głównej księgowej. Zatwierdzenie zamknięcia zapisów na konkretny dzień blokuje okres wszystkim operatorom ostatecznie. Aby operator mógł zamykać okresy cząstkowe, musi posiadać odpowiednie uprawnienia, które należy mu nadać w Konfiguracja Firma Grupy operatorów. 23

24 Rys. 8 Uprawnienia na grupie operatorów Operator, który ma zaznaczony powyższy parametr, może zamykać: okresy obrachunkowe cząstkowe okresy obrachunkowe Grupa operatorów z zaznaczonym parametrem Zamykanie okresów obrachunkowych przy stanie Zamknięty wstępnie może: dodawać, modyfikować, usuwać, przenosić do księgi głównej, wykonywać storno przy braku uprawnień dodawanie, modyfikacja, usuwanie będą zablokowane, natomiast operatorzy mogą przenosić zapisy do księgi głównej i wykonywać storno zapisów księgowych do dnia zamknięcia Jeżeli użytkownik ma uprawnienia i status zamknięcia wszystkich okresów cząstkowych jest inny niż Zamknięty, renumeracja zapisów księgowych jest dostępna. Jeżeli chociaż jeden okres cząstkowy ma status Zamknięty, to opcja jest niedostępna. 24

25 Rys. 9 Formularz cząstkowego okresu obrachunkowego dla operatora z uprawnieniami zamykania okresów cząstkowych Na formularzu znajdują się następujące pola: Data zamknięcia kontrolka jest nieaktywna i przyjmuje wartość ostatniego zamknięcia zapisów księgowych w ramach danego cząstkowego okresu obrachunkowego tzn. nie może być wcześniejsza lub późniejsza niż data otwarcia i zamknięcia cząstkowego okresu obrachunkowego. Stan kontrolka przyjmuje następujące wartości: Otwarty Zamknięty wstępnie: Jeżeli użytkownik ma uprawnienia, operator ma możliwość dodawania, modyfikacji, usuwania, przenoszenia do księgi główne, wykonywania storna Jeżeli użytkownik ma uprawnienia i status zamknięcia wszystkich okresów cząstkowych jest inny niż Zamknięty, renumeracja zapisów księgowych jest dostępna. Jeżeli chociaż jeden okres cząstkowy ma status Zamknięty to opcja ta jest niedostępna. Jeżeli użytkownik nie ma uprawnień, operator ma zablokowane dodawanie, modyfikację, usuwanie i renumerację zapisów. Nadal jednak może przenosić do księgi głównej i wykonywać storno zapisów księgowych, których data księgowania jest równa dacie zamknięcia. Zamknięty: Wszyscy operatorzy mają zablokowane dodawanie, modyfikację, usuwanie, przenoszenie do księgi główne, wykonywanie storna i renumerację zapisów księgowych Zaznaczenie kontrolki [Zamknij do] automatycznie ustawia domyślny stan Zamknięty wstępnie, z możliwością wyboru tylko stanu Zamknięty. 25

26 Uwaga: Użytkownik ma możliwość wyboru powyższych stanów z listy wg zasad: Zmiana stanu jest możliwa tylko, jeżeli zaznaczono [Zamknij do] Wybór stanu i jego zapis jest ostateczny i nieodwracalny z poziomu programu Zablokowana jest możliwość zmiany stanu z Zamknięty na Zamknięty wstępnie lub Otwarty Zablokowana jest zmiana stanu z Zamknięty wstępnie na Otwarty, możliwy jest wtedy tylko wybór stanu Zamknięty Jeżeli użytkownik zamknął zapisy do danego dnia i przy ponownej edycji próbuje zamknąć zapisy do dnia wcześniejszego, nie będzie to skutkować zmianą daty zamknięcia. Zapisy pozostaną zamknięte zgodnie z datą najpóźniejszego zamknięcia. Uwaga: Zaznaczenie lub zmiana wartości w kontrolce [Zamknij do] po naciśnięciu opcji [Zapisz] powoduje wyświetlenie komunikatu Zamknięcie zapisów księgowych do dnia {data zamknięcia} jest operacją nieodwracalną. Czy jesteś pewien?. W przypadku, gdy zapisy we wcześniejszych okresach cząstkowych nie zostały zamknięte, wyświetlone zostanie dodatkowo pytanie Zapisy księgowe we wcześniejszych okresach cząstkowych zostaną zamknięte. Czy kontynuować?. Wybór opcji Tak spowoduje ustawienie daty zamknięcia na wszystkich wcześniejszych okresach cząstkowych jako daty zamknięcia danego okresu cząstkowego. Uwaga: Użytkownik nie ma możliwości usunięcia cząstkowego okresu obrachunkowego, który został zamknięty Lista dzienników cząstkowych Dzienniki to chronologiczne (dzień po dniu) ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, zgodnie z kolejnością zapisów operacji księgowych. Utworzony w ten sposób zbiór danych ma na celu w sposób, ciągły i rzetelny odwzorować poprawność i kompletność operacji księgowych zebranych w księgach rachunkowych począwszy od danego miesiąca i skończywszy na okresie obrotowym. Dzienniki dzielą się na dzienniki cząstkowe. Można prowadzić równolegle kilka/kilkanaście dzienników cząstkowych w tym samym okresie obrachunkowym, z których każdy zestawia operacje tego samego typu np. sprzedaż. Każdy dziennik cząstkowy posiada niezależną numerację. Każdemu dziennikowi cząstkowemu można nadać indywidualną nazwę w celu rozpoznawczym np. dla operacji kasowych KASA, dla operacji bankowych BANK czy dla not memoriałowych MEMO. 26

27 Wszystkie operacje grupowane są w dzienniku zbiorczym, gdzie generowane są ich obroty. Do dziennika zapisy księgowe mogą być wprowadzane ręcznie. Automatycznemu księgowaniu podlegają faktury z rejestrów VAT, dokumenty kasowe oraz bankowe z modułu Finanse. Dla danego okresu obrachunkowego zbiór wszystkich dzienników cząstkowych składa się na księgę główną, w której znajdują się wszystkie zapisy księgowe z tego okresu Definiowanie dziennika cząstkowego Aby zdefiniować dziennik cząstkowy należy wybrać z menu Konfiguracja Księgowość Okresy obrachunkowe. Najpierw należy wybrać na panelu z lewej strony okres obrachunkowy, dla którego użytkownik chce utworzyć dziennik cząstkowy, klikając na niego lewym przyciskiem myszy, aby go zaznaczyć. Następnie z grupy Dzienniki cząstkowe należy wybrać przycisk [Dodaj]. Po prawej stronie w tabeli Dzienniki cząstkowe pojawi się dodatkowa linia gdzie można wpisać nazwę i symbol dziennika. Rys. 10 Lista dzienników cząstkowych Po uzupełnieniu danych należy z grupy Dzienniki cząstkowe wybrać przycisk [Zapisz]. Symbol pole pozwalające na wprowadzenie do kilkudziesięciu znaków (liter lub cyfr) służących do łatwej i szybkiej identyfikacji poszczególnych dzienników cząstkowych np. skrót nazwy dziennika Kasa- K. Symbol musi mieć unikalną wartość. Nazwa pole pozwalające na wprowadzenie do kilkudziesięciu znaków (liter lub cyfr) służących do szerszego opisu obiektu w tym przypadku dziennika cząstkowego np. dziennik o nazwie Kasa. Nazwa musi mieć unikalną wartość. Uwaga: Nie można utworzyć dwóch dzienników cząstkowych o takiej samej nazwie lub takim samym symbolu. Z poziomu Konfiguracja Struktura firmy Dostępność obiektów użytkownik ma możliwość zarządzania dostępnością dzienników cząstkowych w centrach danej firmy, co zostało szczegółowo opisane w podręczniku Konfirguracja. 27

28 Zamykanie dzienników cząstkowych System umożliwia zamykanie zapisów księgowych: Dla całego okresu obrachunkowego Dla cząstkowego okresu obrachunkowego do konkretnego dnia W ujęciu konkretnych dzienników księgowych Zamknięcie zapisów księgowych w dzienniku może przyjąć dwa stany: Zamknięty wstępnie użytkownik o poszerzonych uprawnieniach może dodawać do bufora, usuwać z bufora, zatwierdzać, stornować i renumerować zapisy księgowe w zamkniętych dziennikach; Zamknięty stan ten jest ostatecznym zamknięciem zapisów w danym dzienniku, bez możliwości dodawania, stornowania zapisów księgowych. Funkcjonalność zamykania dzienników księgowych jest dostępna tylko w przypadku, jeżeli wybrano parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym. Jest ona ściśle powiązana z okresem obrachunkowym. Funkcjonalność jest dostępna bezpośrednio z poziomu dziennika lub listy zapisów księgowych. Funkcjonalność Zamykania okresu obrachunkowego lub Zamykania okresu cząstkowego jest nadrzędna w stosunku do Zamykania dzienników. Jeżeli użytkownik w danym okresie obrachunkowym zaznaczy parametr Zamykanie dzienników, to funkcja Zamykania okresów cząstkowych będzie działała jako zatwierdzenie wszystkich dzienników księgowych do danego dnia zamknięcia okresu cząstkowego (stan Zamknięty na wszystkich dziennikach). Zamknięcie okresu zatwierdza wszystkie dzienniki do ostatniego dnia okresu obrachunkowego. W przypadku zaznaczonego parametru Łącz okresy handlowe z okresami obrachunkowymi w System Konfiguracja Handel, operator chcąc zamykać dzienniki cząstkowe, musi posiadać uprawnienia do zamykania okresów operacji handlowych, które należy mu nadać w Konfiguracja Firma Grupy operatorów. 28

29 Rys. 11 Uprawnienia na edycji grupy operatorów Wyróżnia się następujące stany zamknięcia: Stan zamknięcia dziennika Zamknięty wstępnie - pozwoli użytkownikom o odpowiednich uprawnieniach na dodawanie, usuwanie, modyfikowanie i renumerowanie zapisów księgowych w zamkniętych dziennikach Stan zamknięcia dziennika Zamknięty - ostatecznie zablokuje możliwość modyfikowania zapisów księgowych Przykład: Użytkownik ustawia na dzienniku stan Zamknięty wstępnie na (Dziennik Zamknięty wstępnie na ), następnie próbuje zmienić stan na Zaakceptowany na Nie jest to możliwe. Użytkownik ustawia na dzienniku stan Zamknięty wstępnie na (Dziennik Zamknięty wstępnie na ), następnie próbuje zmienić stan na Zamknięty wstępnie na Jest to możliwe. Użytkownik ustawia na dzienniku stan Zamknięty wstępnie na (Dziennik Zamknięty wstępnie na ), następnie próbuje zmienić stan na Zamknięty na Jest to możliwe. Zmiana stanu na Zamknięty wstępnie jest możliwa na dzień późniejszy niż data ostatniego zatwierdzenia zamknięcia oraz późniejszy niż data ostatniego zaakceptowania zamknięcia wstępnego. 29

30 Zmiana stanu na Zamknięty jest możliwa z datą późniejszą niż data ostatniego zamknięcia. Funkcjonalność zamykania dzienników księgowych dostępna jest tylko w przypadku, gdy użytkownik zaznaczył na okresie obrachunkowym Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym: Rys. 12 Parametr umożliwiający zamykanie dzienników księgowych na definicji okresu obrachunkowego Kontrolka Zamykanie dzienników jest widoczna tylko w przypadku, kiedy operator posiada odpowiednie uprawnienia. Jeżeli chociaż jeden z dzienników zostanie zamknięty Do dnia nie ma możliwości odznaczenia parametru na definicji okresu obrachunkowego. Użytkownik może zamknąć dziennik księgowy: Z poziomu Konfiguracja Księgowość Okresy obrachunkowe edycja dziennika 30

31 Rys. 13 Zamknięcie dziennika księgowego Z poziomu Księgowość Dziennik Zamknięcie dziennika Aby dokonać zamknięcia z tego poziomu, w definicji okresu obrachunkowego należy zaznaczyć parametr Zamykanie dzienników: Rys. 14 Zaznaczenie parametru Zamykanie dzienników na definicji okresu obrachunkowego W wyniku zaznaczenia danego parametru w menu głównym Księgowość Dziennik uaktywniona zostaje opcja [Zamknięcie dziennika]: Rys. 15 Lista zapisów księgowych z aktywnym przyciskiem [Zamknięcie dziennika] Jeżeli w filtrze wybrano Dzienniki <Wszystkie> opcja [Zamknięcie dziennika] umożliwia zamknięcie wszystkich dzienników. Jeżeli nie można zamknąć któregoś z dzienników (bo znajdują się zapisy w buforze), tylko te które mogą, zostają zamknięte i wyświetlona zostanie informacja o tych, których nie udało się zamknąć. Nie ma możliwości usunięcia dziennika, który został zamknięty. 31

32 Przykład: Jeżeli użytkownik zamknął przynajmniej jeden dziennik w stanie Zamknięty wstępnie do danego dnia i przy ponownej edycji próbuje zamknąć wszystkie dzienniki do dnia wcześniejszego, nie jest to możliwe. Zmiana stanu na Zamknięty wstępnie jest możliwa na dzień późniejszy niż data ostatniego zamknięcia oraz późniejszy niż data ostatniego zamknięcia wstępnego chociaż jednego z dzienników. Jeżeli użytkownik zamknął przynajmniej jeden dziennik w stanie Zamkniętym do danego dnia i przy ponownej edycji próbuje zamknąć wszystkie dzienniki do dnia wcześniejszego, nie jest to możliwe. Zmiana stanu na Zamknięty jest możliwa z datą późniejszą niż data ostatniego zamknięcia. Zaznaczenie kontrolki Zamknij do automatycznie ustawia domyślny stan Zamknięty wstępnie, z możliwością wyboru tylko stanu Zamknięty. Uwaga: Nie ma możliwości powrotu do stanu Otwarty, jeżeli dziennik został już zamknięty. Jeżeli użytkownik w danym okresie obrachunkowym zaznaczy Zamykanie dzienników, funkcja Zamykania okresów cząstkowych umożliwi mu zamykanie okresów cząstkowych, ale tylko w stanie zamkniętym. Zamknięcie okresu obrachunkowego cząstkowego ustawia zamknięcie do dnia zamknięcia okresu cząstkowego w stanie Zamkniętym na wszystkich dziennikach. Jeżeli jakiś dziennik został zamknięty z datą późniejszą niż zamknięcie okresu cząstkowego, to data zamknięcia nie zostanie przestawiona na datę wcześniejszą. Data zamknięcia nie jest w tym przypadku aktualizowana. Dla użytkownika, który nie posiada uprawnienia do zamykania okresów obrachunkowych na liście zapisów księgowych Dziennik, dodana została kontrolka Data zamknięcia dziennika. 1.3 Numeracja dokumentów w module księgowym Numeracja dokumentów w module księgowym jest nadawana zgodnie z poniższymi zasadami: Podczas dodawania nowego dokumentu w członie numeratora z segmentem Numer wyświetlana jest opcja AUTO. 32

33 Dopiero po zapisaniu dokumentu lub jego zapisie automatycznym (np. przejściu na zakładkę Płatności w przypadku faktur VAT), system nadaje mu konkretny numer. Jest to pierwszy wolny numer zgodnie z datą wykorzystaną w numeratorze konkretnego typu dokumentu (dokumenty VAT- data ewidencji, nota memoriałowa oraz polecenie księgowania - data wystawienia). Użytkownik ma możliwość wykorzystania wolnego numeru poprzez jego ręczne wskazanie w numeratorze w polu z numerem, przy czym musi posiadać uprawnienia do wykorzystania wolnego numeru (Konfiguracja Struktura firmy Grupy operatorów Inne uprawnienia: Możliwość wykorzystania wolnego numeru). Uwaga: Po wyborze wolnego numeru w numeratorze dokumentu użytkownik nie ma możliwości zamknięcia dokumentu bez zapisywania zmian. Użytkownik musi zapisać dokument, w przeciwnym wypadku system wyświetli odpowiedni komunikat. Wybrany numer dokumentu jest również automatycznie zapisywany w przypadku zamknięcia całego systemu Altum. Podczas edycji dokumentu po zmianie daty dokumentu lub elementu np. rejestru VAT, który bezpośrednio wpływa na numer, system automatycznie podpowiada pierwszy wolny numer dla daty danego dokumentu. Użytkownik ma możliwość jego zmiany, jeśli dla określonej daty istnieje kilka wolnych numerów. Nowy numer systemowy jest automatycznie zapisywany, a poprzedni zwalniany (może zostać wykorzystany na innym dokumencie). Użytkownik nie ma możliwości zamknięcia dokumentu bez zapisu, ponieważ pojawia się komunikat Błąd: Zamknięcie dokumentu nie jest możliwe. Należy zapisać dokument. Zmiana numeru dokumentu jest możliwa do momentu zatwierdzenia dokumentu. 1.4 Zakładka Księgowość Po odpowiednim skonfigurowaniu parametrów z obszaru księgowości oraz zdefiniowaniu właściwego okresu obrachunkowego, użytkownik może rozpocząć pracę w module księgowym. 33

34 Lista elementów zakładki Księgowość: Rys. 16 Zakładka Księgowość [Dziennik] wyświetla listę wszystkich zapisów księgowych w zadanym zakresie czasowym. Pozwala nie tylko na przeglądanie już istniejących zapisów, ale i dodawanie nowych. [Konto] wyświetla listę zapisów księgowych dla wybranego konta lub zakresu kont w ramach zadanego okresu czasowego [Noty memoriałowe] wyświetla listę not memoriałowych, a więc listę dokumentów innych niż dokumenty VAT. Pozwala na wprowadzanie nowych dokumentów. [Plant kont] wyświetla zdefiniowany w systemie plan kont. Pozwala nie tylko na wyświetlanie już istniejącego planu kont, ale i wygenerowanie nowego, wzorcowego planu. [Obroty i salda] umożliwia podgląd obrotów i sald kont w okresie obrachunkowym lub zadanym okresie czasowym [Bilans otwarcia] wyświetla listę dokumentów bilansu otwarcia. Pozwala na wprowadzanie nowych dokumentów oraz korygowanie już istniejących. 34

35 [Schematy] wyświetla listę schematów księgowych oraz umożliwia dodawanie nowych [Księgowania okresowe] wyświetla listę schematów księgowań okresowych, pozwala na definiowanie nowych oraz uruchamianie uprzednio zdefiniowanych księgowań [Zestawienia] wyświetla listę zestawień księgowych, umożliwia ich wyliczanie oraz definiowanie nowych [Deklaracje] wyświetla listę deklaracji VAT 7 oraz VAT-UE, pozwala na dodawanie nowych deklaracji oraz wyliczanie już istniejących [Rozrachunki] wyświetla listę rozrachunków oraz umożliwia rozrachowanie dekretów wprowadzonych na konto rozrachunkowe [Rejestry VAT] wyświetla listę rejestrów VAT, pozwala na dodawanie dokumentów VAT po stronie sprzedaży i zakupu [Rozliczenia z bankiem] umożliwia porównanie wyciągu bankowego ze stanem kont księgowych. Funkcjonalność występuje wyłącznie na bazie wygenerowanej w wersji angielskiej lub w wersji francuskiej. 2. Standardowe przyciski na listach Część przycisków dostępnych na listach powtarza się w wielu miejscach programu. Ich działanie jest analogiczne niezależnie od listy z której są wybierane. Ze względu na to, że działanie danych przycisków jest wspólne dla całego systemu, poniżej opisano niektóre z nich: [Dodaj] - dodaje nowy formularz danego obiektu księgowego [Edytuj] otwiera formularz danego obiektu księgowego w trybie do edycji 35

36 [Usuń] - usuwa dany obiekt księgowy [Kopiuj] - kopiuje dany obiekt księgowy [Odśwież] - odświeża listę [Do góry]/[przenieś w dół] przesuwa elementy na liście [Eksport do arkusza kalkulacyjnego] - umożliwia wyeksportowanie listy do programu Microsoft Excel oraz zapisanie pliku arkusza w dowolnym miejscu - umożliwia wydruk listy dokumentów - umożliwia wydruk dokumentu - umożliwia usunięcie zawartości pola znajdującego się obok przycisku [Ukryj filtr] ukrywa filtr ogólny, umożliwia wyświetlenie większej ilości elementów na liście [Pokaż filtr] pokazuje filtr pod listą, umożliwia wyświetlenie pól z filtra by zmienić ustawienia filtrowania [Konstruktor Filtrów] - umożliwia filtrowania listy poprzez filtry utworzone przez użytkownika szerszy opis działania konstruktora znajduje się w podręczniku Pierwsze kroki. - wiersz oznaczony daną ikoną znajduje się bezpośrednio pod nagłówkiem kolumny. Umożliwia on przefiltrowanie danych na liście poprzez wprowadzenie szukanej wartości do pola pod kolumną. Aby uwzględniać filtrowanie po wartościach, użytkownik musi zaznaczyć pole znajdujące się w lewym dolnym rogu okna. - pozwala na sumowanie wszystkich zaznaczonych na liście wierszy. Zsumowane wartości domyślnie wyświetlają się na pasku podsumowań. Szerszy opis działania paska sumującego znajduje się w podręczniku Pierwsze kroki. 3. Kontrola kręgu kosztów Kontrola kręgu kosztów umożliwia przeprowadzenie przez program sprawdzania czy zapisy księgowe spełniają warunki związane z równoległym ujęciem zapisów w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym. Może być też wykorzystywana do kontroli innych powiązanych księgowań. Sprawdzenie kręgu kosztów może odbywać się automatycznie, na bieżąco podczas księgowania lub okresowo, po uruchomieniu przez użytkownika. Funkcjonalność kontroli kręgu kosztów jest dostępna jeśli w System Konfiguracja Księgowość jest zaznaczony parametr Kontrola kręgu kosztów. 36

37 3.1 Lista kręgów kosztów Definicje kręgów kosztów znajdują się w menu Konfiguracja Księgowość Kręgi kosztów. Lista zawiera zdefiniowane kręgi kosztów. Na liście kręgów kosztów znajdują się kolumny: Symbol, Nazwa, Aktywny oraz dostępne są następujące opcje: [Dodaj], [Edytuj], [Usuń], [Kopiuj], [Odśwież] ze względu na standardowe działanie danych przycisków zostały one opisane w rozdziale Standardowe przyciski na listach. [Importuj] - pozwala na wczytanie definicji z pliku [Eksportuj] - pozwala na eksport zaznaczonych definicji do pliku [Aktualizuj] - pozwala na aktualizację definicji kręgów kosztów na podstawie danych z poprzedniego okresu obrachunkowego, dodawane są tylko nowe kręgi o symbolu nieistniejącym w danym okresie obrachunkowym Ze względu na ścisłe powiązanie kręgu kosztów z planem kont, definicje kręgów kosztów są związane z okresem obrachunkowym. Uprawnienia grup operatorów do odczytu, dodawania, modyfikacji oraz usuwania kręgów kosztów uzależnione są od nadania im odpowiednich uprawnień do obiektu Kręgi kosztów (Konfiguracja Struktura firmy Grupy operatorów edycja danej grupy operatorów zakładka Obiekty Obszar Księgowość). 3.2 Formularz kręgu kosztów Na formularzu definicji kręgu kosztów znajdują się następujące parametry: Symbol - symbol definicji kręgu kosztów, pole wymagane, kontrolowana jest unikalność w ramach okresu obrachunkowego Aktywny - parametr decydujący o tym czy dany krąg ma być aktywny Nazwa - nazwa kręgu kosztów Konto rozliczeniowe - konto biorące udział w rozliczeniu, parametr opcjonalny Strona konta - strona konta rozliczeniowego, pole aktywne jeśli uzupełnione jest pole konto rozliczeniowe, można wybrać jedną z następujących wartości: Dowolna - kontrola dotyczy zapisów wprowadzanych po obu stronach konta (obroty po stronie Winien pobierane są ze znakiem ujemnym a obroty po stronie Ma ze znakiem dodatnim), opcja domyślna Wn - uwzględniane są wyłącznie dekrety po stronie Winien Ma - uwzględniane są wyłącznie dekrety po stronie Ma Uwaga: Opcje Wn i Ma mogą występować pod inną nazwą jeśli zostały zmodyfikowane domyślne wartości parametrów w konfiguracji Skrócona nazwa dla debet, Skrócona nazwa dla kredyt. 37

38 Kontrola kręgu podczas księgowania - parametr przyjmuje następujące wartości: Brak kontroli - wartość domyślna Ostrzeżenie - po wybraniu tej opcji system pokazuje ostrzeżenie jeżeli warunki kręgu nie zostały spełnione. Blokada - po wybraniu tej opcji system blokuje księgowanie jeżeli warunki kręgu nie zostały spełnione. Opis - pole na dodatkowy opis definicji Rys. 17 Formularz kręgu kosztów Zakładka Elementy Na tej zakładce znajdują się elementy definicji kręgu kosztów. [Dodaj w tabeli] - dodawanie elementów w tabeli [Dodaj przez formularz] - dodawanie przez formularz [Edytuj], [Usuń], [Kopiuj] - ze względu na standardowe działanie danych przycisków zostały one opisane w rozdziale Standardowe przyciski na listach [Przesuń w górę]/[przesuń w dół] - przesuwanie elementów na liście Na poszczególnych elementach można zdefiniować następujące parametry: Konto źródłowe konto na które zostaje wprowadzony dekret Strona konta źródłowego strona księgowania na konto źródłowe, dostępne opcje: 38

39 Dowolna - opcja domyślna (obroty po stronie Winien pobierane są ze znakiem dodatnim a obroty po stronie Ma ze znakiem ujemnym) Wn - uwzględniane są wyłącznie dekrety po stronie Winien Ma - uwzględniane są wyłącznie dekrety po stronie Ma Konto docelowe konto przeksięgowania/księgowania równoległego Strona konta docelowego strona księgowania na konto docelowe, dostępne opcje: Dowolna - opcja domyślna (obroty po stronie Winien pobierane są ze znakiem dodatnim a obroty po stronie Ma ze znakiem ujemnym) Wn - uwzględniane są wyłącznie dekrety po stronie Winien Ma - uwzględniane są wyłącznie dekrety po stronie Ma W parametrach konto źródłowe i docelowe można wprowadzić konkretne numery kont księgowych, kontrola dotyczy zapisów wprowadzonych na danym koncie lub jego analitykach. W polach konto źródłowe i docelowe można także wykorzystać maskę. Do dyspozycji użytkownika są następujące rodzaje masek: ( ) - Lub? - Dowolny znak * - Dowolny ciąg znaków [] - Znak należy do ciągu [-] - Znak zawiera się w zakresie [^] - Znak nie zawiera się w ciągu [^-]- Znak nie zawiera się w zakresie Zakładki: Atrybuty, Załączniki, Historia zmian Opis zakładek znajduje się w dokumentacji - Konfiguracja Działanie kontroli kręgu kosztów Kontrola kręgu kosztów może być wykonywana na dwa sposoby: podczas pracy bieżącej, sprawdzane są aktywne kręgi kosztów, które nie mają ustawionej w parametrze Kontrola kręgu podczas księgowania opcji Brak kontroli. Przy próbie zapisania dokumentu księgowego odbywa się sprawdzenie, czy spełnia warunki wprowadzone w definicji kręgu kosztów. Jeżeli zapis spełnia warunki zostanie utworzony. Jeżeli nie wyświetlone zostanie ostrzeżenie lub komunikat o błędzie w zależności od wartości parametru. W kontroli bieżącej uwzględniane są wszystkie zdefiniowane kręgi zapis traktowany za poprawny, jeżeli spełnia wszystkie zdefiniowane kręgi. W kontroli bieżącej uwzględniane wszystkie zapisy - niezależnie od tego w jaki sposób powstały, tj. czy są wprowadzone przez użytkownika czy też utworzone automatycznie przez system. Kontrola jest wykonywana także podczas zatwierdzania zapisów księgowych. kontrola na żądanie, użytkownik może sprawdzić czy warunki kręgów kosztów zostały spełnione wywołując opcję Sprawdź kręgi kosztów, opcja jest dostępna na następujących dokumentach: zapis księgowy 39

40 nota memoriałowa bilans otwarcia formularz predekretacja Uznaje się, że dokument księgowy spełnia dany krąg kosztów, jeśli następujące sumy są sobie równe: suma zapisów wprowadzonych na konta zdefiniowane jako źródłowe suma zapisów wprowadzonych na konta zdefiniowane jako docelowe suma zapisów wprowadzonych na konta zdefiniowane jako rozliczenia Jeśli konta rozliczenia nie jest podane, kontrolowana jest zgodność następujących sum: suma zapisów wprowadzonych na konta zdefiniowane jako źródłowe suma zapisów wprowadzonych na konta zdefiniowane jako docelowe Przykład: 1. Krąg kosztów [4i5] został zdefiniowany w następujący sposób: Konto Typ konta Strona 4* źródłowe dowolna 5* docelowe dowolna 490 rozliczeniowe dowolna 2. Wprowadzono następujący zapis księgowy: Konto Strona Kwota 100 Ma 5000 PLN 410 Wn 4000 PLN 420 Wn 1000 PLN 501/490 Wn/Ma 3000 PLN 502/490 Wn/Ma 1000 PLN suma zapisów na konta źródłowe: 5000 PLN suma zapisów na konta docelowe: 4000 PLN suma zapisów na konta rozliczenia: 4000 PLN Krąg kosztów [4i5] nie jest spełniony, ponieważ powyższe sumy nie są sobie równe. 40

41 Uwaga: Księgowanie seryjne w przypadku zdefiniowania w kręgu kosztów kontroli z ostrzeżeniem i powstawania zapisów, które nie spełniają kręgu kosztów program nie wyświetla pytania podczas księgowania i księguje dokumenty. Informacje o dokumentach niespełniających warunków kręgu kosztu zawarta jest w logu z księgowania Raportowanie niezgodności zapisów księgowych Oprócz wykorzystania opcji Sprawdź kręgi kosztów z poziomu formularza dokumentów księgowych użytkownik ma również możliwość wykonania seryjnej kontroli zaznaczonych zapisów księgowych. Opcja seryjnego raportowania jest dostępna z list Księgowość Dzienniki oraz Księgowość Konto. Po wybraniu z menu górnego opcji Sprawdź kręgi kosztów, otwiera się okno z dostępnymi parametrami: Warunek poprawności dla zapisu księgowego: Spełnia wszystkie kręgi kosztów - zapis uznany za poprawny jeśli spełnia wszystkie kręgi kosztów Spełnia przynajmniej jeden krąg kosztów - zapis uznany za poprawny jeśli spełnia przynajmniej jeden z kręgów kosztów Wyświetl tylko zapisy niespełniające kręgu - parametr powodujący, że po zakończeniu kontroli wyświetlona lista jest odfiltrowana wyłącznie do zapisów niespełniających kręgu/kręgów kosztów Kręgi kosztów Wszystkie - kontrolowana jest zgodność zapisów ze wszystkimi kręgami kosztów Wybrany krąg kosztów - kontrolowana jest zgodność zapisów z wybranym kręgiem kosztów W logu wyświetlaj: Tylko błędne zapisy Wszystkie zapisy Uwaga: W sytuacji gdy: dokument księgowy jest w stanie zatwierdzonym (zatwierdzony zapis księgowy, zatwierdzony bilans otwarcia, zaksięgowana nota memoriałowa), następuje modyfikacja tego dokumentu w zakresie po której możliwy jest jego zapis, z definicji kręgów kosztów wynika, że powinna być zastosowana blokada zapisu tego dokumentu, zamiast blokady zapisu aplikacja wyświetla ostrzeżenie. Z listy zapisów księgowych dostępny jest wydruk Zapisy księgowe Kontrola kręgu kosztów, na którym widoczne są zapisy księgowe niespełniające warunków kręgu kosztów. 41

42 4. Lista zapisów księgowych w dziennikach Zgodnie z ustawą o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu księgowego każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Przez zapis księgowy rozumie się zapis dokonywany na podstawie dowodu księgowego. Każdy zapis księgowy powinien zawierać: Datę dokonania operacji gospodarczej Określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji Zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji Kwotę i datę zapisu Oznaczenie kont, których dotyczy System umożliwia wprowadzenia zapisu księgowego, zgodnie z powyższymi wymaganiami. Lista zapisów księgowych w dziennikach dostępna jest po wybraniu z menu Księgowość elementu Dziennik. Przykład: Dekrety księgowe bilansu otwarcia ujmowane są w specjalnym predefiniowanym dzienniku księgowań o symbolu *BO* i nazwie Bilans otwarcia, dlatego też dane zapisy nie są wyświetlane na liście zapisów prezentowanych z poziomu Księgowość Dziennik. W przypadku zapisów księgowych, na których został wskazany dziennik lub konto niedostępne dla danego użytkownika, obowiązują następujące zasady: Jeżeli zapis księgowy wprowadzony został do dziennika cząstkowego, do którego użytkownik nie ma dostępu zapis księgowy nie zostanie wyświetlony. Jeżeli zapis księgowy zawiera księgowanie na konto, do którego użytkownik nie ma dostępu zapis księgowy zostanie wyświetlony, ale nie będzie możliwości jego edycji lub usunięcia. Menu okna dzieli się na dwie grupy: Lista z przyciskami: [Dodaj], [Edytuj], [Usuń], [Kopiuj], [Odśwież], [Zatwierdź], [Renumeruj], [Dokument źródłowy], [Sprawdź kręgi kosztów] Wydruki: [Drukuj], [Drukuj dokument] 42

43 Rys. 18 Okno Zapisów księgowych w dzienniku bez opcji filtrowania Operacje możliwe do wykonania na liście zapisów księgowych: Dodanie zapisu Edycja zapisu Usuwanie zapisu możliwe jest usunięcie wyłącznie zapisu będącego w buforze. W przypadku zapisu zatwierdzonego po wybraniu przycisku [Usuń] do danego zapisu księgowego zostanie wygenerowane storno. Kopiowanie zapisu Odświeżanie listy zapisów ksiegowych Zatwierdzanie zapisu system umożliwia zatwierdzanie zapisów będących w buforze (oznaczonych kolorem zielonym oraz zawierających w swoim numerze przedrostek określony w konfiguracji systemu, domyślnie jest to litera B) i w ten sposób wprowadzanie ich do księgi głównej. Użytkownik ma możliwość seryjnego zatwierdzania zapisów księgowych, poprzez posortowanie zapisów księgowych wg daty księgowania, a następnie ich zaznaczenia za pomocą klawiszy Ctrl + A. Należy pamiętać, iż system uniemożliwia zatwierdzenie zapisu, jeżeli istnieją zapisy w buforze z datą wcześniejszą. Aby zapobiec pomyłkowym zatwierdzeniom zapisów księgowych, przed zatwierdzeniem zapisu księgowego wyświetlany jest pytanie, wymagające potwierdzenia przez użytkownika wykonania danej operacji. Zatwierdzone zapisy oznaczone są kolorem czarnym. Nie można ich modyfikować ani usuwać, możliwe jest jedynie wygenerowanie do nich zapisu stornującego. Renumeracja zapisów służy do uzyskania poprawnej numeracji zapisów księgowych w przypadku powstania luk w numeracji np. w wyniku usunięcia dokumentu znajdującego się w buforze. Wyświetlenie dokumentu źródłowego możliwe dla zapisu wygenerowanego w efekcie zaksięgowania dokumentu Sprawdzenie kręgi kosztów - szczegółowe informacje w rozdziale Błąd! Nie można odnaleźć źródła dwołania. Eksport do arkusza kalkulacyjnego 43

44 Zamknięcie dziennika parametr umożliwiający zbiorcze zamknięcie dzienników cząstkowych. Pole widoczne tylko wtedy, jeśli na formularzu danego okresu obrachunkowego zaznaczono parametr Zamykanie dzienników. Szczegółowe informacje związane z zamykaniem dzienników zostały zawarte w rozdziale Zamykanie dzienników cząstkowych. Wydruk listy lub dokumentu Lista zapisów księgowych w dziennikach, zawiera podział na kolumny: Nr w dzienniku, Nr w dzienniku cząstkowym (kolumna widoczna tylko w przypadku, gdy na definicji okresu obrachunkowego parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym jest odznaczony), Numer dokumentu (numer obcy dokumentu, a w przypadku jego braku numer systemowy dokumentu), Data księgowania, Opis (wartość wskazana w polu Opis w nagłówku schematu księgowego, którym został zaksięgowany dany dokument, przykładowo może być to waluta dokumentu, jego numer, opis itd. W przypadku księgowania operacji poprzez konto przeciwstawne, w kolumnie Opis wyświetlany jest numer zaksięgowanej operacji k/b. Wartość kolumny Opis wyświetlana jest również w polu Opis na zakładce Dodatkowe dokumentu PK), Kwota Wn, Kwota Ma i Zapis (opis kolumny poniżej). Wartości w tych kolumnach wyświetlają dane dotyczące zapisu księgowego. Wśród kolumn dodatkowych (do wyboru) dostępne są kolumny: Numer PK, Numer systemowy dokumentu, Waluta i Właściciel. Kolumna Zapis, odnosi się do źródła z którego powstał zapis księgowy. Dostępne opcje to: Schemat - zapis księgowy powstały w wyniku zaksięgowania dokumentu Ręczny zapis księgowy wprowadzony ręcznie Automatyczny zapis księgowy wygenerowany automatycznie, przykładem jest storno zapisu lub dekret kompensacyjny Po modyfikacji jakiegokolwiek z pól na zapisie księgowym, wartości w kolumnach otrzymują status: Schemat/Modyfikacja Ręczny Automatyczny/Modyfikacja W celu ułatwienia pracy użytkownikowi w oknie zapisów księgowych w dzienniku widoczny jest także bieżący okres obrachunkowy. Jest to zapis wyszarzony, bez możliwości edycji. W nawiasie podany jest status okresu obrachunkowego zamknięty lub otwarty. Użytkownik ma możliwość szybkiej zmiany okresu obrachunkowego za pomocą funkcji zmiany okresu dostępnej w menu okna konfiguracji systemu. W przypadku, gdy bieżący okres obrachunkowy główny lub cząstkowy jest zamknięty, na liście w polu Data zamknięcia zapisów, wyświetlana jest data zamknięcia (wstępnego lub ostatecznego). Determinuje to możliwość dokonywania operacji na zapisach księgowych przez operatorów nieposiadających uprawnień do zamykania okresów obrachunkowych. Jeżeli firma korzysta z zamykania dzienników i użytkownik wskaże w filtrze konkretny dziennik, na liście pojawiają się dodatkowe pola: Data zamknięcia dziennika, Data wstępnego zamknięcia dziennika informujące o tym, do jakiego dnia zostało zablokowane wprowadzanie i modyfikacja zapisów. Szczegółowy opis funkcjonalności zamykania okresów obrachunkowych/okresów cząstkowych/dziennika został zawarty w rozdziale Okresy obrachunkowe. 44

45 Filtrowanie na liście zapisów księgowych w dzienniku Rys. 19 Okno zapisów księgowych w dzienniku z otwartą opcją filtrowania Ze względu na standardowe działanie przycisków związanych z filtrowaniem, zostały one opisane w rozdziale Standardowe przyciski na listach. Przy otwartej opcji filtrowania dostępne są następujące obszary filtrowania: Właściciel umożliwia filtrowanie zapisów ze względu na ich właścicieli. Użytkownik może również wyświetlić zapisy księgowe ze wszystkich centrów danej firmy. Zapisy księgowe, wprowadzone do dzienników cząstkowych niedostępnych w danym centrum nie będą widoczne na liście. Okres obrachunkowy - umożliwia wybranie okresu obrachunkowego, dla którego mają być wyświetlone zapisy księgowe. Dodatkowo jeżeli okres obrachunkowy został podzielony na okresy cząstkowe istnieje możliwość zaznaczenia parametru Okres cząstkowy i wskazanie odpowiedniego okresu z listy. Data księgowania - pozwala filtrować zapisy księgowe według okresów: dzień, miesiąc, rok, zakres dat, bieżący miesiąc i poprzedni miesiąc. Zakres dat umożliwia wybór konkretnego przedziału czasowego. Datę można wybrać wpisując ją ręcznie lub z wbudowanego kalendarza. Ogólne umożliwia filtrowanie zapisów księgowych według ich stanu oraz dziennika cząstkowego, do którego zostały wprowadzone. Filtr Stan pozwala na wybór spośród pięciu dostępnych opcji: Wszystkie Niezatwierdzone Zatwierdzone Storno zatwierdzone 45

46 Strono w buforze Filtr Dziennik umożliwia wybór z listy dzienników przypisanych do bieżącego okresu obrachunkowego. 4.1 Numeracja zapisów księgowych Zanim zostanie dodany pierwszy zapis księgowy w danym okresie obrachunkowym, użytkownik może określić sposób numeracji zapisów księgowych. Możliwość ta dostępna jest z poziomu definicji okresu obrachunkowego (ustawienie parametrów: Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym i Numeracja dzienników). W momencie dodania pierwszego zapisu do danego okresu obrachunkowego, możliwość ta zostaje zablokowana. Wówczas dopiero w kolejnym okresie obrachunkowym będzie można ustalić nowy sposób numeracji zapisów księgowych Numeracja zapisów tylko w dzienniku cząstkowym Zaznaczenie opcji Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym na definicji okresu obrachunkowego powoduje, że dodawane zapisy księgowe otrzymują tylko jeden numer: Numer w dzienniku. Użytkownik rezygnuje tym samym z numeru w obrębie księgi głównej, a numeracja dokonywana jest tylko w dzienniku cząstkowym. Umożliwi to zamykanie zapisów księgowych w konkretnych dziennikach cząstkowych. Dodatkowo istnieje możliwość określenia, czy numeracja ma być prowadzona w obrębie okresu obrachunkowego czy miesięcznie. Decyduje o tym parametr Numeracja dzienników. Wybranie numeracji miesięcznej skutkuje dodaniem do numeru w dzienniku dwóch nowych członów: Rok kalendarzowy Miesiąc Przykłady numeracji: Przykład: Sytuacja I: Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym zaznaczony Parametr Numeracja dzienników - w okresie obrachunkowym Numer zapisu księgowego wygląda następująco, np.: B Sprzedaż/1, gdzie: B prefiks z konfiguracji dla zapisów w buforze Sprzedaż symbol dziennika księgowego 1 numer w dzienniku cząstkowym w obrębie danego okresu obrachunkowego Sytuacja II: Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym zaznaczony 46

47 Parametr Numeracja dzienników - miesięczna Numer zapisu księgowego wygląda następująco, np.: B Sprzedaż/2016/01/1, gdzie: B prefiks z konfiguracji dla zapisów w buforze Sprzedaż symbol dziennika księgowego 2016 rok kalendarzowy 01 miesiąc 1 numer kolejny w dzienniku cząstkowym w roku kalendarzowym, w konkretnym miesiącu. W przypadku numeracji tylko w dzienniku cząstkowym mechanizm pilnowania, czy wprowadzany zapis księgowy do bufora lub zatwierdzony ma datę księgowania wcześniejszą niż ostatni zapis zatwierdzony, kontroluje datę zapisów w obrębie numeru w dzienniku. Dodatkowo jeżeli numeracja jest miesięczna kontrolowana jest poprawność dat księgowania w ramach miesiąca. Przykłady kontroli wprowadzania zapisów: Przykład: Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym zaznaczony Parametr Numeracja dzienników - w okresie obrachunkowym Zapisy w dziennikach: SPRZEDAŻ/1 data księgowania SPRZEDAŻ/2 data księgowania B ZAKUP/1 data księgowania SPRZEDAŻ/3 data księgowania B ZAKUP/2 data księgowania B SPRZEDAŻ/4 data księgowania B ZAKUP/3 data księgowani Po zatwierdzeniu tylko dziennika SPRZEDAŻ do końca stycznia, użytkownik może dodać zapis księgowy do bufora lub zatwierdzony do dziennika ZAKUP z datą dowolną. Blokada dotyczy tylko dziennika SPRZEDAŻ. Po zatwierdzeniu dziennika SPRZEDAŻ i ZAKUP do końca stycznia użytkownik nie może dodawać zapisów księgowych do obu dzienników z datą wcześniejszą niż ostatni zapis zatwierdzony w tych dziennikach. 47

48 Przykład: Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym zaznaczony Parametr Numeracja dzienników - w okresie obrachunkowym Zapisy w dziennikach: SPRZEDAŻ/1 data księgowania SPRZEDAŻ/2 data księgowania B ZAKUP/1 data księgowania SPRZEDAŻ/3 data księgowania B ZAKUP/2 data księgowania B SPRZEDAŻ/4 data księgowania B ZAKUP/3 data księgowani Po zatwierdzeniu tylko dziennika SPRZEDAŻ do końca stycznia, użytkownik może dodać zapis księgowy do bufora lub zatwierdzony do dziennika ZAKUP z datą dowolną. Blokada dotyczy tylko dziennika SPRZEDAŻ. Po zatwierdzeniu dziennika SPRZEDAŻ i ZAKUP do końca stycznia użytkownik nie może dodawać zapisów księgowych do obu dzienników z datą wcześniejszą niż ostatni zapis zatwierdzony w tych dziennikach. Przykład: Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym zaznaczony Parametr Numeracja dzienników - w okresie obrachunkowym Zapisy w dziennikach: SPRZEDAŻ/1 data księgowania SPRZEDAŻ/2 data księgowania B ZAKUP/1 data księgowania SPRZEDAŻ/3 data księgowania B ZAKUP/2 data księgowania B SPRZEDAŻ/4 data księgowania B ZAKUP/3 data księgowani Po zatwierdzeniu tylko dziennika SPRZEDAŻ do końca stycznia, użytkownik może dodać zapis księgowy do bufora lub zatwierdzony do dziennika ZAKUP z datą dowolną. Blokada dotyczy tylko dziennika SPRZEDAŻ. Po zatwierdzeniu dziennika SPRZEDAŻ i ZAKUP do końca stycznia użytkownik nie może dodawać zapisów księgowych do obu dzienników z datą wcześniejszą niż ostatni zapis zatwierdzony w tych dziennikach. 48

49 Przykład: Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym zaznaczony Parametr Numeracja dzienników - miesięczna Zapisy w dziennikach: SPRZEDAŻ/2016/01/1 data księgowania SPRZEDAŻ/2016/01/2 data księgowania B ZAKUP2016/01/1 data księgowania SPRZEDAŻ/2016/02/1 data księgowania B ZAKUP/2016/02/1 data księgowania SPRZEDAŻ/2016/02/2 data księgowania B ZAKUP/2016/03/1 data księgowani Po zatwierdzeniu tylko dziennika SPRZEDAŻ do końca lutego, użytkownik może dodać zapis księgowy do bufora lub zatwierdzony do dziennika ZAKUP z datą dowolną. Może również dodać zapis księgowy do dziennika SPRZEDAŻ z datą lub Księgowanie z innymi datami stycznia i lutego do dziennika SPRZEDAŻ jest blokowane. Po zatwierdzeniu dziennika SPRZEDAŻ i ZAKUP do końca stycznia użytkownik może księgować do obu dzienników z datą Księgowanie z innymi datami stycznia jest blokowane Pełna numeracja zapisów księgowych Odznaczona opcja Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym na definicji okresu obrachunkowego powoduje, że dodawane zapisy księgowe otrzymują podwójną numerację: Numer w dzienniku i Numer w dzienniku cząstkowym. Dodatkowo istnieje możliwość określenia, czy numeracja ma być prowadzona w obrębie okresu obrachunkowego czy miesięcznie. Decyduje o tym parametr Numeracja dzienników. Wybranie numeracji miesięcznej skutkuje dodaniem dwóch nowych członów: Rok kalendarzowy Miesiąc Dodatkowe człony są dodawane zarówno do numeru w dzienniku jak i numeru w dzienniku cząstkowym. 49

50 Przykłady numeracji: Przykład: Sytuacja I: Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym odznaczony Parametr Numeracja dzienników - W okresie obrachunkowym Numer w dzienniku, np. : B 1: B prefiks z konfiguracji dla zapisów w buforze 1 - numer kolejny w danym okresie obrachunkowym Numer w dzienniku cząstkowym, np.: B Sprzedaż/1: B prefiks z konfiguracji dla zapisów w buforze Sprzedaż symbol dziennika księgowego 1 numer kolejny w dzienniku cząstkowym w roku kalendarzowym Sytuacja II: Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym odznaczony Parametr Numeracja dzienników - Miesięczna Numer w dzienniku, np.: B/2016/01/1, gdzie: B prefiks z konfiguracji dla zapisów w buforze 2016 rok kalendarzowy 01 miesiąc 1 numer kolejny w roku kalendarzowym w konkretnym miesiącu Numer w dzienniku cząstkowym, np.: B Sprzedaż/2016/01/1, gdzie: B prefiks z konfiguracji dla zapisów w buforze Sprzedaż symbol dziennika księgowego 2016 rok kalendarzowy 01 miesiąc 1 numer kolejny w dzienniku cząstkowym w roku kalendarzowym, w konkretnym miesiącu Numerowanie dziennika (księgi głównej) i dzienników cząstkowych w obrębie miesiąca stwarza możliwość wprowadzania zapisów w danym miesiącu, jeżeli zostało już rozpoczęte zatwierdzanie zapisów w kolejnych miesiącach. 50

51 Przykład: Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym odznaczony Parametr Numeracja dzienników - Miesięczna Zapisy w dziennikach: Styczeń Luty Zatwierdzony 2016/01/1 SPRZEDAŻ/2016/01/1 data księgowania Zatwierdzony 2016/01/2 ZAKUP/2016/01/1 data księgowania Zatwierdzony 2016/01/3 ZAKUP/2016/01/2 data księgowania Zatwierdzony 2016/01/4 SPRZEDAŻ/2016/01/2 data księgowania Bufor 2016/01/5 SPRZEDAŻ/2016/01/3 data księgowania Bufor 2016/01/6 SPRRZEDAŻ/2016/01/4 data księgowania Zatwierdzony 2016/01/1 SPRZEDAŻ/2016/01/1 data księgowania Zatwierdzony 2016/02/1 SPRZEDAŻ/2016/02/1 data księgowania Zatwierdzony 2016/02/2 ZAKUP/2016/02/1 data księgowania Zatwierdzony 2016/02/3 ZAKUP/2016/02/2 data księgowania Zatwierdzony 2016/02/4 SPRZEDAŻ/2016/02/2 data księgowania Bufor 2016/02/5 SPRZEDAŻ/2016/02/3 data księgowania Bufor 2016/02/6 SPRRZEDAŻ/2016/02/4 data księgowania Zatwierdzony 2016/02/1 SPRZEDAŻ/2016/02/1 data księgowania Jeżeli użytkownik spróbuje dodać zapis do bufora lub jako zatwierdzony z datą do dziennika SPRZEDAŻ, wyświetli się komunikat Dokument posiada dekrety z datami wcześniejszymi niż ostatni zapis zatwierdzony w tym miesiącu. Jeżeli użytkownik spróbuje dodać zapis z datą księgowania będzie to możliwe. Jeżeli użytkownik spróbuje dodać zapis do bufora lub jako zatwierdzony z datą do dziennika SPRZEDAŻ, wyświetli się komunikat Dokument posiada dekrety z datami wcześniejszymi niż ostatni zapis zatwierdzony w tym miesiącu. Jeżeli użytkownik spróbuje dodać zapis z datą księgowania będzie to możliwe. 4.2 Dodawanie zapisu księgowego Zapisy księgowe mogą powstać na trzy sposoby: Poprzez zaksięgowanie dokumentu dokument źródłowy może zostać zaksięgowany przy użyciu schematu księgowego lub poprzez konto przeciwstawne, jeśli dla danego dokumentu dostępna jest taka opcja. Wynikiem księgowania jest wygenerowanie zapisu księgowego (dokumentu polecenia księgowania). 51

52 Poprzez ręczne dodanie zapisu w dzienniku w tym przypadku użytkownik wprowadza zapis księgowy na liście zapisów i ręcznie definiuje jego parametry. Automatycznie zapis księgowy jest automatycznie generowany przez system np. podczas usuwania zatwierdzonego zapisu księgowego, generowany jest automatyczny dekret stornujący. Innym przykładem jest automatyczny dekret kompensacyjny, który wiąże ze sobą dekrety wprowadzone na dwa różne konta rozrachunkowe. W tym rozdziale zostanie opisane ręczne dodawanie zapisu księgowego, z poziomu Listy zapisów księgowych: Dziennik (Księgowość Dziennik) Formularz zapisu księgowego wyświetli się po wybraniu z zakładki Księgowość elementu Dziennik, a następnie przycisku [Dodaj] znajdującego się w grupie przycisków Lista. Rys. 20 Formularz dodawania zapisu księgowego W panelu bocznym formularza zapisu księgowego wyświetlane są następnujące pola: Numer - generowany automatycznie przez system według ustaleń numeratora dokumentu Kwota bilansowa Wn - pole informacyjne, wyświetla sumę elementów wprowadzonych na konta bilansowe po stronie Wn Kwota bilansowa Ma - pole informacyjne, wyświetla sumę elementów wprowadzonych na konta bilansowe po stronie Ma Różnica - pole informacyjne, wyświetla różnicę pomiędzy sumą elementów wprowadzonych na konta bilansowe po stronie Wn a sumą elementów wprowadzonych na konta bilansowe po stronie Ma Numer w dzienniku jest to kolejny numer zapisu księgowego na poziomie księgi głównej. System automatycznie wprowadza numer, użytkownik nie może sam go wprowadzić, edytować ani usuwać. Zapisy zatwierdzone dostają kolejno numery: 1, 2, 3. Zapisy w buforze otrzymują kolejne numery + przedrostek B (przedrostek dokumentu w buforze można określić w konfiguracji systemu). Jeżeli na definicji okresu obrachunkowego parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym został zaznaczony, w ramach numeru istnieje możliwość wyboru konkretnego dziennika cząstkowego. 52

53 Numer w dzienniku cząstkowym jest to kolejny numer zapisu w obrębie dziennika cząstkowego. Po rozwinięciu listy wyświetlane są wszystkie dzienniki zdefiniowane w systemie w bieżącym okresie obrachunkowym. Dalsza część pola, po ukośniku (/), to numer porządkowy, który jest wprowadzany automatycznie przez system. Pole widoczne w zależności od ustawienia parametru dostępnego na definicji okresu obrachunkowego Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym. Uwaga: Podczas przenoszenia zapisów księgowych z bufora do księgi głównej (zatwierdzania zapisów księgowych) system dokonuje automatycznej renumeracji Numeru w dzienniku oraz Numeru w dzienniku cząstkowym. W przypadku zapisów, które już znajdują się w Księdze Głównej oba numery są niezmienne. Numer dokumentu numer wprowadzany przez użytkownika. Jeśli zapis księgowy powstał w wyniku zaksięgowania dokumentu jest to numer obcy dokumentu, z którego pochodzi zapis księgowy, a w przypadku braku numeru obcego numer systemowy danego dokumentu. Po zmianie numeru dokumentu na nagłówku zapisu księgowego system wyświetla pytanie o aktualizację numeru dokumentu na pozycjach danego zapisu. Data księgowania data ujęcia zapisu księgowego w księgach Uwaga: System nie pozwala na wprowadzenie zapisu księgowego z datą księgowania wcześniejszą niż ostatni zatwierdzony zapis księgowy. Data operacji faktyczna data wystąpienia zdarzenia gospodarczego (inna może być data sprzedaży, inna wystawienia na fakturze). W przypadku zapisu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu, data operacji ustawiana jest zgodnie z datą sprzedaży/zakupu wybranej na zaksięgowanym dokumencie lub datą operacji w przypadku księgowania dokumentu KP/KW. Data wystawienia data wystawienia dokumentu polecenia księgowania. W przypadku zapisu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu, data wystawienia określana jest na podstawie daty wystawienia zaksięgowanego dokumentu lub datą dokumentu, w przypadku księgowania dokumentu KP/KW. Rodzaj dowodu pole informujące na podstawie księgowania jakiego dokumentu powstal dany zapis księgowy. Podczas ręcznego dodawania zapisu księgowego z poziomu dziennika domyślnie ustawiana jest wartość PK Polecenie księgowania. Słownik Rodzaj dowodu posiada następujące predefiniowalne wartości: Faktura Dokument magazynowy PK Wyciąg bankowy Raport kasowy Różnica kursowa Dokument windykacyjny Kompensata 53

54 Raport okresowy z kasy fiskalnej Zamknięcie kont Przeksięgowanie techniczne Dodatkowo użytkownik ma możliwość wprowadzenia własnych elementów słownika. Więcej informacji na ten temat zostało zawarte w biuletynie Jednolity Plik Kontrolny. Właściciel centrum struktury firmy, do którego należy użytkownik wprowadzający zapis księgowy, możliwa jest zmiana właściciela zapisu księgowego na inne centrum danej firmy. Opis- użytkownik może wprowadzić w tym miejscu opis dokumentu PK. W przypadku zapisu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu, w polu Opis wyświetlana jest wartość wskazana w nagłówku schematu księgowego, którym został zaksięgowany dany dokument, przykładowo może być to waluta dokumentu, jego numer, opis itd. W przypadku księgowania operacji poprzez konto przeciwstawne, w polu Opis wyświetlany jest numer zaksięgowanej operacji k/b. Dane pole wyświetlane jest na wszystkich zakładkach dokumentu. Zakładka Dekrety Na tej zakładce użytkownik ma możliwość dodawania, edytowania, kopiowania, usuwania oraz eksportu do arkusza kalkulacyjnego dekretu. System umożliwia dodawanie dekretu na dwa sposoby: bezpośrednio w tabeli lub przez formularz. Dodawanie dekretu w tabeli Aby dodać element bezpośrednio w tabeli należy wybrać przycisk [Dodaj w tabeli] z grupy Dekret. W tabeli elementów pojawi się dodatkowa linia służąca wprowadzeniu danych. Należy wypełnić pola: Konto Wn, Konto Ma, Kwota, Data operacji oraz opcjonalnie Stawka VAT, Opis i Kontrahent. Dodając kolejny dekret, w polu Kwota wyświetlana jest kwota wyliczana jako wartość różnicowa, tak aby dokument bilansował się w ramach kont bilansowych. Jest to szybsza i wygodniejsza metoda wprowadzania danych księgowych do systemu. Tak wprowadzonego elementu nie trzeba zapisywać. Należy zapisać tylko cały dokument. Rys. 21 Formularz zapisu księgowego z elementem dodawanym przez tabelę 54

55 Dodawanie dekretu przez formularz Aby dodać element przez formularz należy wybrać przycisk [Dodaj przez formularz] z grupy Dekret. Pojawi się formularz dekretu. Rys. 22 Formularz służący do wprowadzaniu danych dekretu Na zakładce Ogólne wyświetlane są następujące pola obligatoryjne: Liczba porządkowa pole wypełniane automatycznie przez system. Użytkownik nie może go edytować i usuwać. Konto Wn lewa, debetowa strona konta zawiera zapisy obciążające konto Konto Ma prawa, kredytowa strona konta zawiera zapisy w jego dobro Kwota wartość dekretu. Dodając kolejny dekret, w polu Kwota wyświetlana jest kwota wyliczana jako wartość różnicowa, tak aby dokument bilansował się w ramach kont bilansowych. Pozostałe pola : Numer dokumentu numer obcy dokumentu, z którego pochodzi dekret, a w przypadku jego braku numer systemowy danego dokumentu. Numer dokumentu może być również wprowadzany ręcznie przez użytkownika. Kontrahent umożliwia wybór kontrahenta powiązanego z danym dekretem. Jeśli na zakładce Dodatkowe formularza zapisu księgowego użytkownik wybierze kontrahenta, zostanie on automatycznie przypisany do poszczególnych dekretów, z możliwością jego zmiany. Data operacji w przypadku dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu, data operacji ustawiana jest zgodnie z datą sprzedaży/zakupu wybranej na zaksięgowanym dokumencie lub datą operacji w przypadku księgowania dokumentu KP/KW. Data wystawienia umożliwia wybór daty wystawienia. W przypadku dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu, data wystawienia określana jest na podstawie daty wystawienia zaksięgowanego dokumentu lub datą dokumentu, w przypadku księgowania dokumentu KP/KW. Opis pozwala wprowadzić opis dekretu. W przypadku dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu, w danym polu wyświetlana jest wartość pola Opis wskazana na pozycji schematu księgowego, 55

56 którym został zaksięgowany dany dokument. W przypadku dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania operacji k/b w polu Opis wyświetlana jest wartość uzupełniona w polu Tytułem na operacji k/b. Stawka VAT umożliwia wybranie stawki VAT należącej do grupy stawek VAT, przypisanej do firmy, w której zalogowany jest użytkownik. W przypadku zapisów księgowych powstałych w wyniku księgowania dokumentów schematem księgowych system ustawia odpowiednia wartość w zależności od zaznaczenia parametru Zapisuj stawkę VAT na pozycji schematu księgowego, księgującą kwotę podatku VAT. Wspomniany parametr został opisany w rozdziale Dodawanie schematu księgowego. Uwaga: W przypadku, gdy dekret został utworzony automatycznie poprzez księgowanie schematem księgowym, na formularzu dekretu księgowego dostępne jest dodatkowe pole Schemat księgowy. Przenoszony jest tam symbol schematu księgowego, na podstawie którego został wygenerowany dekret. Na zakładce Atrybuty użytkownik ma możliwość przypisania atrybutu do dekretu. Więcej informacji na temat danej zakładki można znaleźć w podręczniku - Konfiguracja. Po prawidłowym wypełnieniu pól w celu dodania dekretu należy wybrać opcje [Zapisz] z grupy Dekret. Uwaga: Istnieje możliwość dodawania wielu dekretów w ramach jednego zapisu księgowego. Po zapisaniu dekretu użytkownik powróci automatycznie na formularz zapisu księgowego. Zakładka Opis analityczny System umożliwia wprowadzenie opisu analitycznego na poziomie zapisu księgowego. Dana funkcjonalność została szczegółowo opisana w rozdziale Opis analityczny na zapisie księgowym. Zakładka Atrybuty Opis zakładki znajduje się w dokumentacji - Konfiguracja. Zakładka Załączniki Opis zakładki znajduje się w dokumentacji -Konfiguracja. 56

57 4.3 Zapisanie/zatwierdzanie zapisu księgowego Po wypełnieniu wszystkich niezbędnych pól należy zapisać zapis księgowy. Użytkownik ma do wyboru dwie opcje zapisu: [Zapisz i zatwierdź] zapis trwały. Po zatwierdzeniu zapis księgowy staje się wiążący i nie można go ani edytować ani usunąć (dostępny jest podgląd danych na zapisie). Możliwe jest także wygenerowanie do niego storna czerwonego lub czarnego (w zależności od ustawień w konfiguracji systemu). Po wystornowaniu, zapis będzie w dalszym ciągu widoczny na liście zapisów księgowych w dzienniku. Dokument stornujący widoczny będzie w kolorze czerwonym. Storno zapisu można także zatwierdzić lub zapisać do bufora. Uwaga: Podczas przenoszenia zapisów księgowych z bufora do księgi głównej (zatwierdzania zapisów księgowych) system dokonuje automatycznej renumeracji Numeru w dzienniku oraz Numeru w dzienniku cząstkowym. W przypadku zapisów, które już znajdują się w księdze głównej oba numery są niezmienne. [Zapisz do bufora] po takim zapisie dokument nie jest wiążący, można go dowolnie edytować i usuwać. Uwaga: Podczas zapisywania/zatwierdzania zapisu księgowego system kontroluje bilansowanie zapisów tylko w obrębie kont bilansowych. Przykład: 102 konto pozabilansowe Zapis księgowy tylko na konto pozabilansowe. Strona Wn Strona Ma Kwota 102 pozabilansowe 1000 Kontrola bilansowania nie jest sprawdzana. System zatem zezwala na wprowadzenie zapisu jednostronnego, opartego na koncie pozabilansowym

58 Przykład: 101 konto bilansowe konto pozabilansowe Zapis księgowy na konto bilansowe i pozabilansowe. Strona Wn Strona Ma Kwota pozabilansowe 101 bilansowe 1000 System blokuje zapis, ponieważ suma kwot po stronie Wn na kontach bilansowych jest równa 0, po stronie Ma = Przykład: 100 konto bilansowe 101 konto bilansowe konto pozabilansowe Zapis księgowy na konto bilansowe i pozabilansowe. Strona Wn Strona Ma Kwota bilansowe 101 bilansowe pozabilansowe 5000 Zapis jest możliwy, ponieważ suma kwot po stronie Wn i Ma na kontach bilansowych jest równa Bilans zapisu na konto pozabilansowe nie jest sprawdzany. 4.4 Usuwanie zapisu księgowego/generowanie dekretu stornującego Do usunięcia zapisu księgowego służy przycisk [Usuń], znajdujący się w grupie przycisków Lista. Bezśladowe usuwanie dotyczy wyłącznie niezatwierdzonych zapisów księgowych, a więc tych, które znajdują się w buforze księgowań. Jeżeli zapis księgowy został już zatwierdzony, nie jest możliwe jego bezśladowe usunięcie. W takim przypadku użycie opcji [Usuń], powoduje wygenerowanie dekretu stornującego (czerwonego lub czarnego, zależnie od ustawień w konfiguracji). Zatwierdzenie dekretu stornującego, powoduje odksięgowanie dokumentu będącego źródłem dekretu stornowanego. Domyślnie typ storna jest ustawiony na czerwone. W bazie danych wykreowanej w języku francuskim storno czerwone jest niedostępne ze względu na niezgodność takiego zapisu z przepisami prawa. W przypadku storna zapisu księgowego, który został wprowadzony na konto rozrachunkowe i rozrachowany z innym dekretem księgowym, rozrachunki są usuwane dopiero w momencie zatwierdzenia dekretu stornującego. 58

59 Po zatwierdzeniu, pierwotne powiązania są usuwane i dochodzi do automatycznego rozrachowania dekretu stornującego z dekretem stornowanym. W przypadku usuwania zapisu księgowego, którego dekret został już rozrachowany, wraz z usunięciem zapisu księgowego usuwany jest również jego rozrachunek. Użytkownik może zdecydować, czy pozostawić rozliczenia dokumentów źródłowych, wybierając odpowiednią opcję w wyświetlanym przez system komunikacie Równocześnie z usunięciem zapisu księgowego o numerze [ ] zostanie usunięty rozrachunek. Czy chcesz pozostawić rozliczenia dokumentów źródłowych? Ponadto w przypadku usuwania jednocześnie wielu zapisów księgowych, zaznaczenie w komunikacie opcji Zastosuj dla wszystkich pozwala na zastosowanie wybranej opcji dotyczącej pozostawienia lub usunięcia rozliczenia dokumentów źródłowych dla wszystkich usuwanych zapisów. 4.5 Dodanie rozrachunku z poziomu dekretu księgowego Z poziomu dekretu księgowego użytkownik ma możliwość wykonania rozrachunku dekretów wprowadzonych na konto rozrachunkowe. Warunkiem jest uprzednie zapisanie całego zapisu księgowego i jego powtórna edycja. Szczegółowy opis dodawania rozrachunków znajduje się w dalszej części dokumentu w rozdziale Rozrachunki. 5. Konto (lista zapisów księgowych na kontach) Dana funkcjonalność pozwala na podgląd wszystkich zapisów księgowych, w tym dekretów bilansu otwarcia, dla wybranego konta lub zakresu kont. Lista zapisów księgowych na kontach wyświetla się po wybraniu z menu Księgowość elementu Konto. W strukturze wielofirmowej w przypadku zapisów księgowych, na których został wskazany dziennik lub konto niedostępne dla danego użytkownika, obowiązują następujące zasady: Jeżeli zapis księgowy wprowadzony został do dziennika cząstkowego, do którego użytkownik nie ma dostępu zapis księgowy nie zostanie wyświetlony. Jeżeli zapis księgowy zawiera księgowanie na konto, do którego użytkownik nie ma dostępu zapis księgowy zostanie wyświetlony, ale nie będzie możliwości jego edycji lub usunięcia. Menu okna dzieli się na dwie grupy: Lista z przyciskami: [Edycja], [Zamknij], [Sprawdź kręgi kosztów] Wydruki z przyciskiem: [Drukuj] 59

60 Rys. 23 Lista zapisów księgowych: konto Lista zapisów księgowych na kontach, domyślnie zawiera podział na kolumny: Nr w dzienniku, Nr w dzienniku cząstkowym (kolumna widoczna w zależności od ustawienia parametru dostępnego na definicji okresu obrachunkowego: Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym), Numer dokumentu, Data księgowania, Konto, Konto przeciwstawne, Kwota Wn, Kwota Ma, Opis, Stawka VAT, Kwota w walucie i Waluta. Dodatkowo wśród kolumn dodatkowych (do wyboru) dostępne są pola: Numer, Numer systemowy dokumentu, VAT%, Właściciel. Filtrowanie listy zapisów księgowych na kontach Ze względu na standardowe działanie przycisków związanych z filtrowaniem, zostały one opisane w rozdziale Standardowe przyciski na listach. Obszar filtrów i parametrów został podzielony na następujące sekcje: Właściciel umożliwia filtrowanie zapisów księgowych ze względu na ich właścicieli Okres obrachunkowy umożliwia wybranie okresu obrachunkowego, dla którego będą wyświetlane zapisy księgowe na kontach. Jeżeli okres obrachunkowy został podzielony na okresy cząstkowe, użytkownik może zawęzić listę zapisów księgowych do wskazanego okresu cząstkowego. Data księgowania pozwala filtrować zapisy księgowe, według okresów: dzień, miesiąc, rok, zakres dat, bieżący miesiąc i poprzedni miesiąc. Po wybraniu okresu dzień, miesiąc lub rok, użytkownik ma możliwość wprowadzenia konkretnych wartości w odpowiednim polu. Zakres dat umożliwia wybór konkretnego przedziału czasowego. Datę można wybrać wpisując ją ręcznie lub z wbudowanego kalendarza. Ogólne pozwala użytkownikowi filtrować zapisy księgowe na kontach ze względu na: stan zapisów, dziennik cząstkowy, typ konta, status zapisu oraz maskę. Stan możliwe jest wyświetlanie tylko zapisów w buforze (niezatwierdzonych), tylko zatwierdzonych lub wszystkich 60

61 Dziennik filtruje zapisy księgowe po dzienniku, do którego został wprowadzony zapis. Przy opcji Dziennik znajduje się rozwijana lista zawierająca wszystkie dzienniki zdefiniowane w bieżącym okresie obrachunkowym. Typ konta filtruje zapisy według typu konta, na które został wprowadzony zapis księgowy, Status w przypadku wyboru w filtrze Typ konta opcji Rozrachunkowe, pozwala filtrować zapisy po statusie Wszystkie (wyświetla dekrety niezależnie od statusu dekretu), Nierozrachowane (wyświetla dekrety nierozrachowane niezależnie od strony dekretu przynajmniej po jednej stronie dekretu nierozrachowane), Nierozrachowane Wn (wyświetla dekrety nierozrachowane po stronie Wn), Nierozrachowane Ma (wyświetla dekrety nierozrachowane po stronie Ma), Rozrachowane (wyświetla dekrety rozrachowane niezależnie od strony przynajmniej po jednej stronie dekretu rozrachowane), Rozrachowane Wn (wyświetla dekrety rozrachowane po stronie Wn), Rozrachowane Ma (wyświetla dekrety rozrachowane po stronie Ma), Niepodlegające rozrachunkom. Zakres kont pozwala określić zakres kont, dla którego będą wyświetlane zapisy księgowe. Aby określić przedział należy w opcjach [Konto od] i [Konto do] wybrać odpowiednie konta. Po naciśnięciu przycisku [Konto od] lub [Konto do] uruchomiona zostanie lista planu kont, na której użytkownik może wybrać odpowiednie konto i zatwierdzić wybór przyciskiem [Wybierz]. Definicja maski pozwala wyświetlać konta, których numer zawiera podany ciąg znaków. Zaznaczenie opcji Maska ukrywa, powoduje ukrycie na liście zapisów z kontem zawierającym podany ciąg znaków. Kwota umożliwia filtrowanie zapisów księgowych według zdefiniowanych w systemie walut oraz według zakresu kwoty: Waluta filtruje listę według waluty, w jakiej został wprowadzony dekret księgowy Kwota od i Kwota do pozwala ustawić zakres kwot, który ma być uwzględniany na wyświetlanych zapisach księgowych Opis analityczny - sposób filtrowania zapisów księgowych na koncie w oparciu o opis analityczny został opisany w rozdziale Filtrowanie zapisów księgowych na koncie w oparciu o opis analityczny. Po określeniu kryteriów filtrowania należy wybrać przycisk [Filtruj], aby wyświetlić zapisy spełniające zdefiniowane kryteria. Uwaga: Przycisk [Filtruj] działa analogicznie, jak naciśnięcie lejka z parametrami filtra. Zmieniając wartości w filtrze w dolnej części okna i wybraniu opcji [Filtruj] wyświetlana jest lista zawężona do zapisów księgowych spełniających wybrane kryteria. 5.1 Edycja dekretu księgowego z poziomu listy zapisów księgowych na koncie Każdy zapis z listy zapisów księgowych na kontach można dowolnie edytować. W tym celu należy wybrać przycisk [Edycja] z grupy Lista. Zasady edycji i zapisu danego zapisu księgowego są takie same jak podczas edycji zapisu z poziomu listy Zapisy księgowe: Dziennik. Po otwarciu formularza zapisu księgowego, w ramach grupy Zapis księgowy dostępne są przyciski: [Zapisz do bufora], [Zapisz i zatwierdź], [Dokument źródłowy] oraz [Sprawdź kręgi kosztów] natomiast w ramach grupy 61

62 Dekret: [Dodaj w tabeli], [Dodaj przez formularz], [Edytuj], [Usuń] i [Kopiuj] pozwalające na wykonanie analogicznych czynności związanych z zapisem księgowych jak na liście z poziomu Dziennik. Z poziomu formularza danego zapisu księgowego można edytować konkretny dekret zapisu księgowego. Zakładka Ogólne Rys. 24 Lista rozrachunków. Edycja dekretu księgowego/zakładka Ogólne Poszczególne pola oznaczają: Liczba porządkowa pole nieedytowalne. Jest to kolejny numer porządkowy dekretu. Schemat księgowy schemat, za pomocą którego dokument został zaksięgowany Numer dokumentu numer dokumentu, z którego pochodzi dekret lub numer wprowadzany ręcznie Kontrahent kontrahent powiązany z danym dekretem. Jeśli na zakładce Dodatkowe formularza zapisu księgowego użytkownik wybierze kontrahenta, na dekrecie kontrahent będzie automatycznie ten sam. Konto Wn lewa, debetowa strona konta zawiera zapisy obciążające konto Konto Ma prawa, kredytowa strona konta zawiera zapisy na jego dobro Podmiot pole wyświetlane po wskazaniu konta słownikowego powiązanego z podmiotem. W danym polu wyświetlany jest podmiot powiązany z wybranym kontem słownikowym. Kwota wartość dekretu Data operacji faktyczna data przeprowadzenia operacji czyli dzień, w którym operacja kupna lub sprzedaży, została wykonana. w przypadku dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu, data operacji ustawiana jest zgodnie z datą sprzedaży/zakupu wybranej na zaksięgowanym dokumencie lub datą operacji w przypadku księgowania dokumentu KP/KW. Data wystawienia umożliwia wybór daty wystawienia. W przypadku dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu, data wystawienia określana jest na podstawie daty wystawienia zaksięgowanego dokumentu lub datą dokumentu, w przypadku księgowania dokumentu KP/KW. 62

63 Opis dodatkowy opis dekretu Stawka VAT stawka VAT należąca do grupy stawek VAT, przypisanej do firmy, w której zalogowany jest użytkownik Sekcja Rozrachunki dostępna wyłącznie dla dekretów wprowadzonych na konto rozrachunkowe. Określa status dekretu: podlega rozrachunkom/nie podlega rozrachunkom. Uwaga: Księgując płatność niepodlegającą rozliczeniu na dekrecie z kontem rozrachunkowym w sekcji Rozrachunki zostaje ustawiony status Nie podlega rozrachunkom. Zmieniając z poziomu listy płatności status płatności (podlega\nie podlega rozliczeniu) zmienia się automatycznie status dekretu (podlega\nie podlega rozrachunkom). Zakładka Rozrachunki Na zakładce Rozrachunki dekretu księgowego prezentowane są kolumny: Numer dziennika, Numer dziennika cząstkowego, Numer dokumentu, Konto, Data księgowania, Kwota, Pozostaje Wn, Pozostaje Ma, Waluta, Opis. Wartości w tych kolumnach wyświetlają dane dotyczące dekretu księgowego rozrachowującego dany dekret. Rys. 25 Lista rozrachunków. Edycja dekretu księgowego/zakładka Rozrachunki Poszczególne pola oznaczają: Termin płatności ustalany zależnie od źródła pochodzenia dekretu księgowego: Dla dekretów powiązanych z płatnością (powstałych w wyniku księgowania płatności) - na podstawie pola Termin płatności z płatności dokumentu Dla dekretów powiązanych z operacją k/b - na podstawie pola Data dokumentu na operacji Dla dekretów wprowadzanych ręcznie - na podstawie daty księgowania zapisu Dla dekretów pochodzących z księgowania dokumentu różnicy kursowej - na podstawie daty wystawienia dokumentu Pozostaje kwota pozostająca do rozrachowania, Waluta prezentacji - parametr, który pozwala na prezentację wartości wg. waluty: 63

64 Systemowej w kolumnach: Kwota, Pozostaje Wn, Pozostaje Ma prezentowane kwoty wyrażone są w walucie systemowej. Dotyczy to zarówno dekretów w walucie systemowej jak i obcej. W kolumnie Waluta prezentowany jest symbol waluty systemowej. Konta - w kolumnach: Kwota, Pozostaje Wn, Pozostaje Ma prezentowane kwoty wyrażone są w walucie konta, tj. walucie dekretu księgowego. Dotyczy to dekretów zapisów w walucie systemowej jak i obcej. W kolumnie Waluta prezentowany jest symbol waluty dekretu. Konta i systemowa - w kolumnach: Kwota, Pozostaje Wn, Pozostaje Ma prezentowane kwoty wyrażone są w walucie konta, tj. walucie dekretu księgowego. W kolumnie Waluta prezentowany jest symbol waluty zapisu. Dodatkowo wyświetlane są kolumny: Kwota [], Pozostaje Wn [], Pozostaje Ma [], gdzie w [] prezentowany jest symbol waluty systemowej. Ta wartość parametru ma wykorzystanie wyłącznie dla kont walutowych. Zakładka Atrybuty Opis zakładki znajduje się w dokumentacji - Konfiguracja. 6. Noty memoriałowe Nota memoriałowa służy do rejestracji dokumentów innych niż dokumenty VAT (faktury VAT zakupu i sprzedaży). Mogą to być takie dokumenty jak: rachunki zwykłe od jednostek podmiotowo zwolnionych z podatku VAT, dokumenty związane z rozliczaniem delegacji. Noty memoriałowe mogą również służyć do wprowadzania tzw. poleceń księgowych dotyczących różnego rodzaju księgowań w trakcie roku obrachunkowego np. przeksięgowania kosztu własnego na koniec miesiąca, rozliczenia podatku VAT itp. Główne zastosowanie not memoriałowych sprowadza się do ewidencji wszystkich dokumentów (nievatowskich), które związane są z kontrahentem i które powinny zostać zaksięgowane na konto rozrachunkowe kontrahenta i rozliczone. W systemie noty memoriałowe podlegają automatycznemu księgowaniu (posiadają jeden domyślny schemat księgowy). 6.1 Lista not memoriałowych Lista not memoriałowych wyświetli się po wybraniu z menu Księgowość elementu Noty memoriałowe. 64

65 Rys. 26 Lista not memoriałowych Menu okna dzieli się na trzy grupy: Lista z przyciskami: [Dodaj], [Edytuj], [Usuń],[Kopiuj], [Odśwież] Księgowanie z przyciskami: [Zaksięguj] oraz [Pokaż zapis księgowy] Wydruki: [Drukuj], [Drukuj dokument] Użytkownik ma możliwość seryjnego usuwania not memoriałowych jak i również ich seryjnego księgowania. Filtrowanie listy not memoriałowych Ze względu na standardowe działanie przycisków związanych z filtrowaniem, zostały one opisane w rozdziale Standardowe przyciski na listach. Listę może filtrować według parametrów zawartych w następujących sekcjach: Właściciel umożliwia filtrowanie not memoriałowych ze względu na ich właściciela Okres obrachunkowy umożliwia filtrowanie not memoriałowych według okresu obrachunkowego, w ramach, którego nota została wprowadzona. Jeżeli okres obrachunkowy został podzielony na okresy cząstkowe, użytkownik może zawęzić listę dokumentów do wskazanego okresu cząstkowego. Data księgowania pozwala filtrować datę księgowania not memoriałowych według okresów: dzień, miesiąc, rok, zakres dat, bieżący miesiąc i poprzedni miesiąc. Po wybraniu okresu: dzień, miesiąc lub rok, użytkownik ma możliwość wprowadzenia konkretnych wartości w odpowiednim polu. Zakres dat umożliwia wybór konkretnego przedziału czasowego. Datę można wybrać wpisując ją ręcznie lub z wbudowanego kalendarza. Ogólne pozwala filtrować listę ze względu na stan noty memoriałowej oraz dziennik cząstkowy wybrany na nocie: Stan filtruje dokumenty według stanu: wszystkie, zaksięgowane, niezaksięgowane Dziennik filtruje dokumenty według dziennika wybranego na nocie. Po wybraniu strzałki w prawej części filtra otworzy się lista dzienników, przypisanych do okresu obrachunkowego wybranego w filtrze Okres obrachunkowy. 65

66 6.2 Dodawanie noty memoriałowej Aby dodać notę należy wybrać przycisk [Dodaj]. Pojawi się formularz służący do wprowadzania danych noty memoriałowej. Rys. 27 Formularz noty memoriałowej W panelu bocznym formularza noty memoriałowej wyświelnane są następujące pola: Numer wprowadzany jest przez system automatycznie zgodnie z definicją numeratora. Jest to pole nieedytowalne. Kwota bilansowa Wn - pole informacyjne, wyświetla sumę elementów wprowadzonych na konta bilansowe po stronie Wn Kwota bilansowa Ma - pole informacyjne, wyświetla sumę elementów wprowadzonych na konta bilansowe po stronie Ma Różnica - pole informacyjne, wyświetla różnicę pomiędzy sumą elementów wprowadzonych na konta bilansowe po stronie Wn a sumą elementów wprowadzonych na konta bilansowe po stronie MaDodatkowe pola: Numer dokumentu numer wprowadzany przez użytkownika celem dodatkowej identyfikacji noty. Po zmianie numeru dokumentu na nagłówku noty memoriałowej system wyświetla pytanie o aktualizację numeru dokumentu na pozycjach danej noty. Data księgowania data z jaką nota memoriałowa zostanie zaksięgowana Data operacji data powstania operacji Data wystawienia data wystawienia dokumentu Dziennik cząstkowy z rozwijanej listy należy wybrać dziennik cząstkowy, do którego zostanie zaksięgowana nota memoriałowa Właściciel centrum, do którego należy użytkownik wprowadzający notę memoriałową 66

67 Opis dodatkowy opis dokumentu, zostanie on przeniesiony do opisu dekretu powstałego po zaksięgowaniu noty. Dane pole wyświetlane jest na wszystkich zakładkach dokumentu. Zakładka Elementy Na danej zakładce użytkownik ma możliwość dodawania, edytowania, kopiowania, usuwania oraz eksportu do arkusza kalkulacyjnego pozycji noty memorialowej. System umożliwia dodawanie pozycji noty na dwa sposoby: bezpośrednio w tabeli lub przez formularz. Dodawanie elementu noty memoriałowej w tabeli Aby dodać element bezpośrednio w tabeli należy wybrać przycisk [Dodaj w tabeli] z grupy Dekrety. W tabeli elementów pojawi się dodatkowa linia służąca wprowadzeniu danych. Należy wypełnić pola: Konto Wn, Konto Ma, Kwota, Data operacji oraz opcjonalnie Stawka VAT, Opis i Kontrahent. Dodając kolejną pozycję, w polu Kwota wyświetlana jest kwota wyliczana jako wartość różnicowa, tak aby dokument bilansował się w ramach kont bilansowych. Jest to szybsza i wygodniejsza metoda wprowadzania danych księgowych do systemu. Tak wprowadzonego elementu nie trzeba zapisywać. Należy zapisać tylko cały dokument. Dodawanie elementu noty memoriałowej przez formularz W celu dodania elementów noty przez formularz należy wybrać opcję [Dodaj przez formularz]. Po kliknięciu na przycisk pojawi się okno dekretu, w którym należy wypełnić odpowiednie pola. Rys. 28 Formularz elementu noty memoriałowej Na zakładce Ogólne wyświetlane są następujące pola obligatoryjne: Konto Wn lewa, debetowa strona konta zawierająca zapisy obciążające konto Konto Ma prawa, kredytowa strona konta zawierająca zapisy na jego dobro Kwota wartość dekretu. Dodając kolejny dekret, w polu Kwota wyświetlana jest kwota wyliczana jako wartość różnicowa, tak aby dokument bilansował się w ramach kont bilansowych. 67

68 Podmiot - pole pojawia się, jeżeli wskazane konto jest powiązane z podmiotem Pozostałe pola: Lp. numer wprowadzany przez system automatycznie, użytkownik nie może go dodawać, edytować czy usuwać. Jest to kolejny numer dekretu. Numer dokumentu numer indywidualnie wprowadzany przez użytkownika celem lepszej identyfikacji elementu noty memoriałowej Kontrahent pole służące do wprowadzenia kontrahenta z którym powiązany jest dokument księgowy Data operacji faktyczna data przeprowadzenia operacji czyli dzień, w którym operacja, kupna lub sprzedaży, została wykonana Data wystawienia jest to data wystawienia dokumentu, na podstawie którego użytkownik dokonuje księgowania Opis pole służące do wprowadzenia dodatkowych informacji dotyczących danej pozycji noty Stawka VAT stawka VAT należącej do grupy stawek VAT, przypisanej do firmy, w której zalogowany jest użytkownik Na zakładce Atrybuty użytkownik ma możliwość przypisania atrybutu do pozycji noty memoriałowej. Więcej informacji na temat dodawania atrybutów można znaleźć w podręczniku Konfiguracja. Po prawidłowym wypełnieniu pól obligatoryjnych w celu dodania pozycji noty należy wybrać opcję [Zapisz]. Przy rezygnacji z zapisu należy wybrać opcję [Zamknij]. Po zapisaniu pozycji system automatycznie powróci na formularz noty memoriałowej. Użytkownik ma również możliwość skopiowania istniejącej pozycji noty memoriałowej. Służy do tego przycisk [Kopiuj] dostępny w pasku ikon dla elementów noty. Rys. 29 Kopiowanie elementu noty memoriałowej Zakładka Płatności Płatności do dokumentu noty memoriałowej powstają automatycznie pod warunkiem, że konto wybrane na elemencie jest kontem rozrachunkowym, słownikowym powiązanym z podmiotem (kontrahentem, pracownikiem, urzędem). Użytkownik nie musi sam definiować kont, mogą one zostać założone podczas wprowadzania noty memoriałowej. 68

69 Z poziomu danej zakładki istnieje możliwość edycji wybranej płatności i dokonania z tego poziomu rozliczenia. Płatność z dokumentu noty memoriałowej podlega tym samym prawom co płatności tworzone dla dokumentów handlowych lub ręcznie. W przypadku płatności, których podmiotem jest kontrahent, forma płatności oraz termin płatności ustalane są na podstawie danych na karcie kontrahenta. Zakładka Opis analityczny Funkcjonalność opisu analitycznego została opisana w rozdziale Opis analityczny. Dodatkowo w przypadku noty memoriałowej użytkownik może dokonywać opisu analitycznego na poziomie strony (Wn/Ma) dokumentu lub jego pozycji. Rys. 30 Opis analityczny na nocie memoriałowej Ponadto system umożliwia włączenie kontroli poprawności opisu analitycznego. W tym celu należy z poziomu Konfiguracja Typy dokumentów definicja noty memoriałowej zaznaczyć na zakładce Wymiary parametr Kontrola poprawności opisu analitycznego. Przy włączonym parametrze system będzie kontrolował poprawność opisu analitycznego w następujący sposób: Jeżeli opis analityczny pozycji lub dokumentu jest dokonywany tylko po jednej stronie - kontrola kwoty opisu będzie odbywała się w obrębie danej strony (WN/Ma) Jeżeli opis analityczny pozycji lub dokumentu jest dokonywany po obu stronach - kontrola kwoty opisu będzie odbywała się w obrębie każdej strony, oddzielnie dla strony WN i Ma Zakładka Atrybuty Opis zakładki znajduje się w podręczniku - Konfiguracja. Atrybuty można uzupełniać na niezaksięgowanym i zaksięgowanym dokumencie noty memoriałowej. 69

70 Zakładka Załączniki Opis zakładki znajduje się w podręczniku - Konfiguracja. Zakładka Historia zmian Szczegółowy opis zakładki został zawarty w dokumentacji - Pierwsze kroki. Zapisanie noty memoriałowej Po wypełnieniu pól obligatoryjnych i zapisie elementów noty należy zapisać cały dokument za pomocą przycisku [Zapisz] z grupy przycisków Akcje. Dokument noty memoriałowej pojawi się na liście. Uwaga: Przy zapisie noty memoriałowej system sprawdza, czy strona Wn równa się stronie Ma, ale tylko w obrębie kont bilansowych. W przypadku braku takiej zgodności, wyświetlane jest ostrzeżenie Dokument się nie bilansuje. Kwota niezbilansowana: Czy na pewno zapisać dokument?. Nota, która będzie niezbilansowana w obrębie kont bilansowych, nie będzie mogła być zaksięgowana. 7. Plan kont Plan kont jest bardzo istotnym elementem organizacji rachunkowości w firmie. System umożliwia generowanie wzorcowego planu kont, który można modyfikować pod kątem potrzeb jednostki. Możliwe jest też zbudowanie od podstaw własnego planu kont. Pod pojęciem planu kont należy rozumieć zbiór wszystkich kont księgowych, powiązania między nimi oraz możliwe do wykonania na nich operacje. Cechy planu kont: ilość kont syntetycznych jest dowolna księgowania mogą odbywać się na koncie syntetycznym tylko wtedy, gdy nie posiada ono żadnych kont analitycznych konto analityczne może posiadać subanalitykę jeżeli konto posiada niższy poziom (subanalitykę) nie istnieje możliwość księgowania na takim koncie (księgowanie może odbywać się jedynie na najniższym poziomie) numer każdego konta może być alfanumeryczny konta mogą być prowadzone w różnych walutach jest odrębny dla każdego centrum typu firma 70

71 Funkcjonalność planu kont dostępna jest z poziomu Księgowość -> Plan kont. Menu okna dzieli się na następujące grupy: Lista z przyciskami: [Dodaj konto na tym samym poziomie], [Dodaj konto na niższym poziomie], [Edytuj konto],[usuń konto],[odśwież], [Zwiń wszystko],[rozwiń wszystko] Zestawienia z przyciskami: [Zapisy księgowe], [Zestawienie obrotów i sald], [Rozrachunki] Import/Eksport z przyciskami: [Generator planu kont],[importuj], [Eksportuj] Aktualizacja z przyciskiem: [Aktualizuj plan kont] Wydruki z przyciskiem: [Drukuj] Plan konto może być wyświetlany jako: Drzewo układ hierarchiczny Lista układ płaski Rys. 31 Okno planu kont wyświetlanego jako drzewo 71

72 Rys. 32 Okno planu kont wyświetlanego jako lista Operacje możliwe do wykonania na liście planu kont: Dodanie konta na tym samym poziomie Dodanie konta na niższym poziomie Edycja konta- umożliwia podgląd parametrów konta Usunięcie konta Zwinięcie planu kont opcja [Zwiń wszystko]. W przypadku struktury drzewiastej pozwala zwinąć plan kont do kont syntetycznych. Rozwinięcie planu kont opcja [Rozwiń wszystko]. W przypadku struktury drzewiastej pozwala rozwinąć plan kont do postaci uwzględniającej zarówno konta syntetyczne jak i analityczne. Wyświetlenie zapisów księgowych dla wybranego konta opcja [Zapisy księgowe] Wyliczenie zestawienia obrotów i sald dla wybranego konta - opcja [Zestawienie obrotów i sald] 72

73 Odwołanie się do listy rozrachunków- opcja [Rozrachunki]. Domyślnie lista rozrachunków wyświetlana jest dla konta, z poziomu którego ją wywołano. Uwaga: Wywołanie listy rozrachunków możliwe jest wyłącznie z poziomu konta rozrachunkowego, będącego na ostatnim poziomie. Wygenerowanie wzorcowego planu kont opcja [Generator planu kont] Eksport/import planu kont Aktualizacja planu kont opcja [Aktualizuj plan kont] Uwaga: Z chwilą dodania dekretu księgowego na dowolne konto, blokowana jest możliwość usunięcia tego konta. Okno planu kont: Wpisz szukany numer konta, Wpisz szukaną nazwę konta pozwala na szybkie wyszukiwanie konta poprzez wpisanie jego numeru lub nazwy. System automatycznie po wpisaniu numeru lub nazwy zaznaczy szukane konto na planie kont. Tylko aktywne - pozwala zawęzić plan kont do kont które są oznaczone jako aktywne Bieżący okres obrachunkowy wskazuje bieżący okres obrachunkowy, dla którego wyświetlany jest plan kont Filtrowanie na liście planu kont Ze względu na standardowe działanie przycisków związanych z filtrowaniem, zostały one opisane w rozdziale Standardowe przyciski na listach. Użytkownik ma możliwość filtrowania listy po: masce, typie, poziomie, zakresie kont i kontach słownikowych. Właściciel umożliwia filtrowanie kont ze względu na ich właścicieli Definicja maski - pozwala na wyświetlenie bądź ukrycie kont zawierających podaną w polu frazę Przy zaznaczonym parametrze Bez kont z maski wpisanie frazy, będzie ukrywało konta zawierające wskazane wyrażenie. Uwaga: Należy pamiętać, że po wpisaniu wyrażenia w pole Maska system będzie traktował ciąg znaków jako całe wyrażenie, a nie poszczególne cyfry czy litery. 73

74 Maska jest filtrem nadrzędnym w stosunku do zakresu kont podanego przez użytkownika. Przykład: W sekcji Od konta, Do konta nie wskazano wartości, w masce podano 5* wyświetlone zostaną konta zespołu 5, W polu Od konta wskazano 401, w polu Do konta - 550, w masce podano *01 wyświetlone zostaną konta zespołu 4 i 5 zawierające w numerze fragment 01, W polu Od konta wskazano 401, w Do konta - 550, w masce podano 1* wyświetlona zostanie pusta lista (nie ma kont spełniających takie kryterium). Poziom - użytkownik może określić poziomy, wg których będą filtrowane konta. Dostępne opcje to: wszystkie (lista bez ograniczeń), jeden (konta poziomu 1), dwa ( konta poziomu 1 i 2) itd., 5 czyli najniższy (pokazuje konta od numeru poziomu 1 do 5). Wybór opcji: Wszystkie pozwoli na filtrowanie wszystkich kont na wszystkich poziomach. Rys. 33 Opcja filtrowania z otwartą listą wyboru poziomów Typ umożliwia filtrowanie kont księgowych według typu: Wszystkie, Bilansowe i wynikowe, Bilansowe, Wynikowe, Pozabilansowe, Rozrachunkowe Rys. 34 Opcja filtrowania z otwartą listą wyboru typów kont Zakres kont opcja pozwala ściśle określić zakres wyświetlanych kont. Wybierając przycisk [Od konta] lub [Do konta] pojawi się okno Planu kont. Należy wybrać konto klikając na nie lewym przyciskiem myszy dwa 74

75 razy lub potwierdzić wybór przyciskiem [Wybierz]. Użytkownik automatycznie powróci na okno Planu kont z otwartą opcją filtrowania. W polu Od/Do pojawi się numer wybranego konta. Uwzględniaj konta słownikowe po zaznaczeniu parametru, system podczas filtrowania uwzględnia analityczne konta słownikowe. Po odznaczeniu parametru, system wyświetla tylko i wyłącznie syntetyczne konta słownikowe, natomiast konta słownikowe na poziomie analityki nie są wyświetlane. Uwaga: Po zaznaczeniu parametru Uwzględniaj konta słownikowe oraz wybraniu w polu Poziom Najniższy poziom, na planie kont zostają wyświetlone syntetyczne konta słownikowe oraz ich analityka powiązana już z konkretną wartością słownika, np. z konkretnym kontrahentem. Istnieje także możliwość przefiltrowania listy poprzez wprowadzenie szukanej wartości do wiersza znajdującego się bezpośrednio pod nagłówkiem kolumny. Wiersz ten ma po lewej stronie ikonę. Opcja ta dostępna jest na zakładce Lista planu kont. Po wpisaniu odpowiedniej frazy w nagłówku kolumny, lista zostanie odpowiednio przefiltrowana. Dodatkowo po przejściu na zakładkę Drzewo, filtr zostanie przeniesiony również na tą zakładkę. Wyjątkiem jest użycie frazy zawierającej znaki */%. Jeżeli po ich wykorzystaniu, użyto również innych znaków, filtr nie zostanie przeniesiony na zakładkę Drzewo. Przykładowo filtr: 5%, zostanie przeniesiony na zakładkę Drzewo planu kont, a filtr: 5%1 nie zostanie przeniesiony. Aby uwzględniać filtrowanie po wartościach, użytkownik musi zaznaczyć pole znajdujące się w lewym dolnym rogu okna z listą planu kont. 7.1 Numeracja kont System umożliwia określenie struktury numeru konta (ilości znaków) na poszczególnych poziomach oraz przypisanie zdefiniowanego schematu numeracji do określonych kont syntetycznych. Schematy numeracji kont są ściśle związane z okresem obrachunkowym oraz zdefiniowanym w nim planem kont. W każdym okresie obrachunkowym może zostać zdefiniowana inna numeracja kont. Dodatkowo podczas przenoszenia/aktualizacji planu kont, schematy numeracji są przenoszone z poprzedniego okresu obrachunkowego. Lista schematów numeracji kont dostępna jest po wybraniu z menu górnego Konfiguracja Księgowość Numeracja kont. Rys. 35 Menu Konfiguracja, grupa Księgowość 75

76 7.1.1 Dodawanie numeracji W celu dodania schematu numeracji należy wybrać przycisk [Dodaj]. Rys. 36 Lista schematów numeracji kont Pojawi się formularz nowej numeracji, w którym Użytkownik ma możliwość określenia ilości znaków na poszczególnych poziomach konta oraz wskazania kont syntetycznych, których będzie dotyczył dany schemat numeracji. Rys. 37 Formularz numeracji kont Należy wypełnić pole: Nazwa pole służące wprowadzeniu nazwy danej numeracji Po wpisaniu nazwy numeracji należy wprowadzić poziomy zagłębień. Służy temu przycisk [Dodaj poziom] z grupy Poziomy. W tabeli poziomy zagłębień kont pojawi się linijka do wprowadzenia danych parametrów. 76

77 Rys. 38 Dodawanie poziomów zagłębień kont Do wypełnienia są: Poziom system automatycznie wprowadza numery poziomów. Dla konta syntetycznego jest to cyfra 1 dla analitycznych kolejne numery. Liczba znaków wybrana liczba oznacza ilość znaków możliwych do wprowadzenia na poszczególnych poziomach konta księgowego. Do wyboru są cyfry od 1 do 50. Ograniczenie po rozwinięciu listy do wyboru są dwie opcje: Do tylu znaków po wyborze danej wartości, użytkownik może dodać na danym poziomie konta maksymalnie tyle znaków, ile wskazał w liczbie znaków. Dokładnie tyle znaków po wyborze danej wartości, użytkownik może dodać na danym poziomie konta dokładnie tyle znaków, ile wskazał w liczbie znaków (nie mniej i nie więcej). Uwaga: W numerze konta walutowego, nazwa waluty oraz separator - używany do wydzielenia subanalityk walutowych nie są wliczane do ilości znaków. Ilość znaków określona w schemacie numeracji jest nadrzędna w stosunku do ilości znaków określonych w konfiguracji kont słownikowych. Po wypełnieniu powyższych pól użytkownik może za pomocą przycisku [Dołącz] wskazać konta syntetyczne, dla których ma obowiązywać dany schemat numeracji. Użytkownik ma możliwość dołączania, odłączania oraz edycji wybranych kont syntetycznych. Użytkownik może również przypisać schemat numeracji do konta księgowego z poziomu formularza konta na zakładce Dodatkowe. Powiązane konta są wyświetlone na definicji odpowiedniego schematu numeracji. Usunięcie konta księgowego z planu kont skutkuje automatycznym usunięciem go z formularza schematu numeracji. 77

78 Rys. 39 Schemat numeracji na formularzu konta księgowego Uwaga: Schemat numeracji przypisany do konta syntetycznego zostaje automatycznie przypisany do jego kont analitycznych. Schemat numeracji, do którego dołączono konta księgowe można modyfikować, ale nie można go usunąć. Modyfikacja schematu numeracji jest możliwa, jeśli w System Konfiguracja Księgowość przy parametrze Kontrola numeracji kont wskazano opcję Brak kontroli lub Ostrzeżenie. Na formularzu schematu numeracji użytkownik ma możliwość aktywacji lub dezaktywacji danego schematu poprzez zaznaczenie lub odznaczenie parametru Aktywny. Dezaktywując schemat numeracji z przypisanymi kontami, Użytkownik może zdecydować czy mają zostać również usunięte powiązania z kontami księgowymi. Nieaktywny schemat numeracji nie będzie wyświetlany na liście schematów wybieranych z poziomu formularza konta księgowego. Użytkownik ma możliwość filtrowania schematów numeracji pod względem ich aktywności poprzez zaznaczenie lub odznaczenie w lokatorze na liście schematów numeracji parametru Aktywny. Po zaznaczeniu danego parametru na liście zostaną wyświetlone wyłącznie aktywne schematy numeracji. Rys. 40 Parametr Aktywny na liście schematów numeracji kont Funkcjonalność schematów numeracji umożliwia również włączenie określonej formy kontroli poprawności numeru konta. Przy dodawaniu lub edycji konta, którego numer nie będzie spełniał warunków określonych w przypisanym do niego schemacie numeracji, system wyświetli odpowiedni komunikat w zależności od wybranej 78

79 wartości parametru Kontrola numeracji kont w konfiguracji modułu księgowego (patrz: rozdział Konfiguracja parametrów z obszaru księgowości). 7.2 Zapisy księgowe dla wybranego konta W celu wyświetlenia zapisów księgowych dla wybranego konta należy na planie kont zaznaczyć odpowiednie konto, klikając na nie lewym przyciskiem myszy. Następnie należy wybrać przycisk [Zapisy księgowe]. Pojawi się okno zapisów księgowych dla danego konta Zestawienie obrotów i sald dla wybranego konta Uwaga: W związku z przebudową w wersji 6.0 procedur odpowiadających za wyliczenie obrotów i sald, zarówno za okresy miesięczne jak i niestandardowe (inne niż zdefiniowane okresy obrachunkowe i okresy cząstkowe), przed pierwszym wyliczeniem zestawienia obrotów i sald należy wykonać funkcję specjalną Odbudowa stanów kont (Dodatki Odbudowa stanów kont). Ponieważ operacja ta może (nie musi) spowodować zmianę wartości prezentowanych dotychczas na zestawieniu obrotów i sald, nie jest wykonywana w trakcie konwersji do wersji 6.0. Odbudowa powinna zostać wykonana w czasie określonym przez użytkownika oraz musi być poprzedzona weryfikacją dotychczas wykazywanych danych. Operacje te należy wykonać wyłącznie dla okresów obrachunkowych/ zapisów księgowych wprowadzonych w wersjach wcześniejszych niż 6.0. Dane wprowadzone w wersji 6.0 aktualizują się automatycznie. W celu wyliczenia zestawienia obrotów i sald dla wybranego konta należy na planie kont wybrać odpowiednie konto, klikając na nie lewym przyciskiem myszy. Następnie należy wybrać przycisk [Zestawienie obrotów i sald]. Pojawi się okno obrotów i sald dla wybranego konta. 79

80 Rys. 41 Okno zestawienia obrotów i sald dla wybranego konta Wyliczenia można przeprowadzić dla wybranego okresu obrachunkowego, okresu cząstkowego, konkretnego zakresu czasowego oraz uwzględnić zapisy w buforze. Aby przeliczyć zestawienie należy wybrać przycisk [Wylicz]. System automatycznie wyliczy obroty i salda dla wybranego konta i wskazanego okresu. 7.3 Import/eksport planu kont System umożliwia wygenerowanie wzorcowego planu kont. Użytkownik może również importować lub eksportować plan kont. Generator planu kont Generator planu kont jest wygodnym narzędziem wspomagającym budowanie zakładowego planu kont. Za jego pomocą, w prosty sposób można wygenerować wzorcowy plan kont dla firmy. 80

81 Rys. 42 Formularz generatora planu kont Wygenerowany plan kont różni się w zależności od wybranych parametrów - użytkownik może określić formę własności jednostki, rodzaj działalności oraz zdecydować, w którym układzie prowadzona jest ewidencja kosztów. Utworzony plan kont może być dowolnie modyfikowany przez użytkownika. Należy jednak pamiętać, iż z chwilą dodania dowolnego dekretu księgowego na dowolne konto, konta tego nie będzie można już usunąć. Importuj pozwala na importowanie planu kont z dowolnego pliku XML lub XLS. Importowany plik nie jest powiązany z okresem obrachunkowym. Plik z planem kont może być wykorzystywany w różnych okresach obrachunkowych. Aby zaimportować plik należy wybrać przycisk [Importuj]. Pojawi się okno z plikami zapisanymi w systemie. 81

82 Rys. 43 Import planu kont W otwartym oknie należy wskazać plik, który użytkownik chce importować, a następnie wybrać przycisk [Otwórz]. Jeżeli import przebiegnie pomyślnie w oknie planu kont pojawi się zaimportowany plan kont. Uwaga: System blokuje możliwość importu planu kont, gdy istnieje w systemie plan kont, na który rozpoczęto księgowanie. System nie importuje kont już istniejących oraz ich analityk. Wyświetla komunikat Importowanie części kont się nie powiodło, ponieważ istnieją już na planie kont. Importowany plik nie jest powiązany z konkretnym okresem obrachunkowym. Uwaga: Plan kont zostanie zaimportowany, tylko jeżeli dane w pliku są poprawne. Jeżeli import się nie powiedzie (np. brak w systemie waluty konta), zostanie to odnotowane w logu importu, konto zostanie pominięte, a import dalej będzie się odbywał. 82

83 Eksportuj pozwala na eksportowanie planu kont do dowolnego pliku XML lub XLS. Eksportowany plik nie jest powiązany z okresem obrachunkowym. Aby eksportować plan kont należy wygenerować go w systemie, a następnie wybrać przycisk [Eksportuj]. Pojawi się okno z plikami, do których można zapisać zdefiniowany plan kont lub utworzyć nowy plik. Rys. 44 Eksport planu kont Po wybraniu lub utworzeniu odpowiedniego pliku należy wybrać przycisk [Zapisz]. wyeksportowany do pliku. Plan kont zostanie 7.4 Aktualizacja planu kont Wybranie opcji [Aktualizuj plan kont] powoduje, że struktura planu kont jest aktualizowana na podstawie struktury planu kont z poprzedniego okresu obrachunkowego. System przenosi jedynie te konta (i informacje o nich), które nie istnieją jeszcze w bieżącym planie kont. Podczas aktualizacji planu kont przenoszone są również schematy numeracji kont. System automatycznie aktualizuje powiązania na formularzu konta zgodnie z definicją schematów numeracji. 83

84 7.5 Dodawanie konta syntetycznego Możliwość odczytu, dodawania, modyfikacji oraz usuwania kont syntetycznych uzależniona jest od nadania danej grupie operatorów odpowiednich uprawnień do obiektu Konto syntetyczne (Konfiguracja Struktura firmy Grupy operatorów edycja danej grupy operatorów zakładka Obiekty Obszar Księgowość). Dane uprawnienie dotyczy konta syntetycznego na najwyższym poziomie. Uwaga: Przed dodawaniem kont w wersji francuskiej należy zapoznać się z rozdziałem Plan kont w wersji francuskiej. W celu dodania konta syntetycznego należy wybrać przycisk [Dodaj konto na tym samym poziomie]. Pojawi się formularz służący wprowadzeniu danych. Zakładka Ogólne Rys. 45 Formularz służący wprowadzeniu danych konta na zakładce Ogólne Numer służy do wprowadzenia unikalnego numeru konta syntetycznego. Maksymalna ilość znaków tego pola to 49. Jest to pole obligatoryjne. 84

85 Uwaga: System uniemożliwia wprowadzenia w numerze konta znaku -. Należy również unikać używania w tym miejscu znaków specjalnych: *? % oraz spacji, ponieważ mogą one powodować błędy w systemie. Nazwa pozwala na wprowadzenie nazwy konta. Jest to pole obligatoryjne. Typ konta poprzez wybranie strzałki w prawej części pola istnieje możliwość wyświetlenia listy możliwych do wyboru typów kont: Aktywa, Pasywa, Aktywa-Pasywa, Koszty, Przychody, Przychody-Koszty, Pozabilansowe. Lista typów kont jest uzależniona od wersji językowej. Rys. 46 Lista wyboru typów kont Kontrola salda pozwala użytkownikowi na określenie, czy konto ma podlegać kontroli salda. Oznacza to, że system będzie sprawdzał, czy konto wykazuje saldo po żądanej stronie. W razie niezgodności program wyświetli odpowiedni komunikat. Po wybraniu strzałki w prawej części pola, pojawi się lista wyboru dostępnych opcji kontroli. 85

86 Rys. 47 Lista wyboru kontroli salda Waluta pozwala wybrać walutę, w której prowadzone będzie konto. Możliwość zmiany waluty istnieje do czasu dodania pierwszej analityki lub wprowadzenia pierwszego dekretu księgowego na dane konto. Domyślnie wyświetlana jest waluta systemowa firmy, w obrębie której dodawane jest konto księgowe. Rys. 48 Lista wyboru waluty 86

87 Parametr Słownikowe po wybraniu opcji możliwe jest określenie, czy do konta przypisany zostanie słownik artykułów, pracowników, kontrahentów, magazynów, urzędów, banków lub stawek VAT. Jeżeli w parametrach systemu odznaczono parametr Umożliwiaj dodawanie syntetycznych kont słownikowych, możliwość powiązania konta z konkretnym podmiotem będzie dopiero na poziomie analityki. Jeżeli parametr będzie zaznaczony, użytkownik może powiązać konto z konkretnym podmiotem już na poziomie syntetyki. Parametr Umożliwiaj dodawanie syntetycznych kont słownikowych został opisany w rozdziale Konfiguracja parametrów z obszaru księgowości. Rys. 49 Lista wyboru konta słownikowego Parametr Konto rozrachunkowe zaznaczenie parametru skutkuje nadaniem statusu konta rozrachunkowego. W przypadku konta analitycznego status Konto rozrachunkowe jest nadawany zgodnie ze statusem konta syntetycznego. W takim przypadku parametr jest nieedytowalny. Użytkownik nie może zmienić statusu w przypadku konta syntetycznego, jeżeli do konta dodana jest już analityka lub wprowadzono dekret księgowy na to konto. Konto aktywne odznaczenie parametru powoduje dezaktywację konta, uniemożliwiając tym samym dodawanie zapisów księgowych na dane konto Uwaga: Jeśli do konta syntetycznego dodana jest analityka program nie pozwala na zmianę: Numeru konta syntetycznego Waluty, w której prowadzone jest konto syntetyczne Statusu konta (czy jest rozrachunkowe) Parametru Słownikowe 87

88 Zakładka Dodatkowe Rys. 50 Zakładka Dodatkowe na formularzu służącym do wprowadzeniu danych konta Przenoś bilans otwarcia umożliwia przeniesienie salda końcowego konta, do nowego okresu obrachunkowego jako bilans otwarcia. Podczas przenoszenia bilansu otwarcia na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego przenoszone są jedynie salda końcowe tych kont, na których został zaznaczony dany parametr. Twórz konto w następnym okresie po zaznaczeniu pola, konto wraz z wszystkimi powiązaniami zostanie przeniesione do nowego okresu obrachunkowego Numer konta do przeniesienia - numer, który zostanie nadany po przeniesieniu planu kont do następnego okresu obrachunkowego Numer konta w kolejnym okresie pozwala powiązać konta księgowe na przełomie okresów obrachunkowych. Numer konta w kolejnym okresie można wprowadzić ręcznie lub klikając lewym przyciskiem myszy na przycisk [Numer konta w kolejnym okresie]. Pojawi się okno Planu kont kolejnego okresu obrachunkowego, w którym użytkownik wskazuje odpowiednie konto i zatwierdza wybór przyciskiem [Wybierz]. Jeżeli w systemie nie zdefiniowano następnego okresu obrachunkowego przycisk jest nieaktywny. Powiązanie kont na przełomie okresów obrachunkowych jest szczególnie ważne podczas dokonywania rozrachunków dekretów z różnych okresów obrachunkowych. Opis służy do wprowadzenia dodatkowych informacji o koncie 88

89 Schemat numeracji - zostaje wyświetlony schemat numeracji przypisany do danego konta księgowego. Powiązania schematu numeracji z kontem księgowym można dokonać z poziomu definicji schematu numeracji (patrz: rozdział Numeracja kont) lub z poziomu formularza konta poprzez wybór przycisku [Schemat numeracji]. Po wybraniu danej opcji wyświetlana jest lista aktywnych w danym okresie obrachunkowym schematów numeracji. Po przypisaniu schematu numeracji do danego konta, na definicji schematu zostanie automatycznie zaktualizowane powiązanie z kontami księgowymi. Uwaga: Schematy numeracji można określać wyłącznie na poziomie konta syntetycznego. Konta analityczne dziedziczą schemat numeracji konta nadrzędnego, bez możliwości jego zmiany. Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić schemat numeracji dla danego konta. Nowy schemat obowiązuje dla kont nowo dodanych, nie jest sprawdzana numeracja kont już istniejących, system wyświetla jedynie komunikat informujący o niezgodności numeru konta z nowo wybranym schematem numeracji, ale jest możliwość przypisania takiego schematu niezależnie od ustawień kontroli poprawności numeracji (patrz: rozdział Konfiguracja parametrów z obszaru księgowości). Kontrola poprawności numeru konta jest przeprowadzana podczas: dodawania konta z różnych poziomów (przykładowo z poziomu zapisu księgowego, bilansu otwarcia, noty memoriałowej, schematu księgowego, obiektu etc.) edycji konta księgowego Uwaga: Przy edycji konta księgowego, jeśli numeracja konta nie spełnia warunków określonych w przypisanym do niego schemacie numeracji, a w konfiguracji systemu wybrano wartość Blokada w parametrze Kontrola numeracji kont, system wyświetla odpowiedni komunikat i pozwala na zapis takiego konta. Kontrola poprawności numeracji kont jest przeprowadzana w zależności od wybranej wartości parametru Kontrola numeracji kont w konfiguracji systemu (patrz rozdział: Konfiguracja parametrów z obszaru księgowości). Zakładka Konta powiązane Zakładka prezentuje konta księgowe powiązane z danym kontem na przestrzeni okresów obrachunkowych. Funkcjonalność umożliwia zachowanie ciągłości kont księgowych. Ma to istotne znaczenie w przypadku przenoszenia planu kont i bilansu otwarcia do kolejnego okresu obrachunkowego. Powiązanie kont księgowych ważne jest również w przypadku dokonywania rozrachunków na przełomie okresów obrachunkowych. 89

90 Zakładka Opis analityczny System umożliwia wprowadzenie opisu analitycznego na koncie księgowym, który to następnie może być przeniesiony na zapis księgowy lub notę memoriałową. Szczegółowy opis danej funkcjonalności został zawarty w rozdziale Opis analityczny na kartach obiektów. Zakładki Atrybuty oraz Historia zmian Szczegółowy opis działania zakładek znajduje się w podręczniku - Konfiguracja. Zakładka Dostępność Udostępniona została możliwość zróżnicowania dostępu do poszczególnych kont księgowych. Zarządzanie dostępnością odbywa się na poziomie konta syntetycznego konta analityczne dziedziczą te ustawienia bez możliwości ich zmiany. Określeniu podlega zarówno właściciel konta księgowego jak i centra, w których konto jest dostępne. Ograniczenia dostępności do poszczególnych kont księgowych są następujące: Plan kont oraz zestawienie obrotów kont księgowych ograniczane jest wyłącznie do kont dostępnych w bieżącym centrum Zestawienie obrotów i sald kont księgowych wyświetla tylko dane dla kont dostępnych w bieżącym centrum Brak jest możliwości podglądu dokumentu księgowego, jeżeli zawiera on księgowanie na konto niedostępne w centrum bieżącym, dotyczy to następujących dokumentów: Zapisy księgowe Noty memoriałowe Bilans otwarcia Lista zapisów na koncie księgowym wyświetla wyłącznie księgowania wprowadzone na dostępne konta Brak jest możliwości predekretacji oraz niedostępnym w bieżącym centrum księgowania schematem zawierającym pozycję z kontem Zapisanie konta Po prawidłowym wypełnieniu pól obligatoryjnych w celu dodania konta należy wybrać przycisk [Zapisz]. Nowo dodane konto pojawi się na liście planu kont. 7.6 Dodawanie konta analitycznego Możliwość odczytu, dodawania, modyfikacji oraz usuwania kont analitycznych uzależniona jest od nadania danej grupie operatorów odpowiednich uprawnień do obiektu Konto analityczne (Konfiguracja Struktura firmy Grupy operatorów edycja danej grupy operatorów zakładka Obiekty Obszar Księgowość). Dane 90

91 uprawnienie dotyczy wszystkich kont dodanych poniżej konta pierwszego poziomu (wszystkich kont analitycznych i subanalitycznych). W celu dodania konta analitycznego należy zaznaczyć konto syntetyczne do którego użytkownik chce dodać analitykę. Następnie należy wybrać przycisk [Dodaj konto na niższym poziomie]. Pojawi się formularz służący wprowadzeniu danych. Zakładka Ogólne Rys. 51 Formularz służący wprowadzeniu danych konta analitycznego na zakładce Ogólne Numer pierwsza część pola jest wprowadzana przez system automatycznie. Jest to dziedziczony numer konta syntetycznego. Dalsza część pola wypełniana jest przez użytkownika i musi być unikalna. Maksymalna ilość znaków numeru konta to 50 ( wraz z numerem syntetyki i kreseczkami ). Jest to pole obligatoryjne. Nazwa pole służy do wprowadzenia nazwy konta analitycznego Jest to pole obligatoryjne. Typ konta poprzez wybranie strzałki w prawej części pola pojawi się lista możliwych do wyboru typów kont Kontrola salda pole pozwala użytkownikowi na określenie czy konto ma podlegać kontroli salda. Oznacza to, że system będzie sprawdzał w trakcie pracy, czy konto wykazuje saldo po żądanej stronie. W razie niezgodności wyświetli się odpowiedni komunikat. Po wybraniu strzałki w prawej części pola, pojawi się lista wyboru kontroli sald. Waluta dziedziczona jest z konta z syntetycznego. Użytkownik może jednak dokonać zmiany podpowiadającej się waluty. 91

92 Przykład: W systemie istnieje konto w walucie systemowej. Do takiej syntetyki można założyć konta analityczne zarówno w walucie systemowej jak i innych walutach. Uwaga: Do konta walutowego nie można dodać konta na niższym poziomie. Użytkownik nie może także zmienić waluty w jakiej prowadzone jest konto syntetyczne, jeżeli została dodana analityka lub wprowadzone zostały dekrety księgowe na to konto. Parametr Słownikowe po wybraniu opcji możliwe jest określenie, czy do konta przypisany zostanie słownik artykułów, pracowników, kontrahentów, magazynów, urzędów, banków lub stawek VAT. Jeżeli w parametrach systemu odznaczono parametr Umożliwiaj dodawanie syntetycznych kont słownikowych, możliwość powiązania konta z konkretnym podmiotem użytkownik ma dopiero na poziomie kolejnej analityki. Jeżeli parametr został zaznaczony, użytkownik może powiązać konto z konkretnym podmiotem już na poziomie syntetyki. Parametr Umożliwiaj dodawanie syntetycznych kont słownikowych został szerzej opisany w rozdziale Konfiguracja parametrów z obszaru księgowości. Konto rozrachunkowe w przypadku konta analitycznego status: rozrachunkowe jest zaznaczany automatycznie na podstawie statusu konta syntetycznego. Parametr jest nieedytowalny. Konto aktywne odznaczenie parametru powoduje dezaktywację konta, uniemożliwiając tym samym dodawanie zapisów księgowych na dane konto. 92

93 Zakładka Dodatkowe Rys. 52 Zakładka Dodatkowe na formularzu służącym wprowadzeniu danych konta analitycznego Przenoś bilans otwarcia umożliwia przeniesienie salda końcowego konta, do nowego okresu obrachunkowego jako bilans otwarcia. Podczas przenoszenia bilansu otwarcia na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego przenoszone są jedynie salda końcowe tych kont, na których został zaznaczony dany parametr. Twórz konto w następnym okresie po zaznaczeniu pola, konto wraz z wszystkimi powiązaniami zostanie przeniesione do nowego okresu obrachunkowego Numer konta do przeniesienia - numer, który zostanie nadany po przeniesieniu planu kont do następnego okresu obrachunkowego Numer konta w kolejnym okresie pozwala powiązać konta księgowe na przełomie okresów obrachunkowych. Numer konta w kolejnym okresie można wprowadzić ręcznie lub klikając lewym przyciskiem myszy na przycisk [Numer konta w kolejnym okresie]. Pojawi się okno Planu kont następnego okresu obrachunkowego, w którym użytkownik wskazuje odpowiednie konto i potwierdza wybór przyciskiem [Wybierz]. Jeżeli kolejny okres obrachunkowy nie został zdefiniowany, przycisk jest nieaktywny. Powiązanie kont na przełomie okresów obrachunkowych jest szczególnie ważne podczas dokonywania rozrachunków dekretów z różnych okresów obrachunkowych. Opis służy do wprowadzenia dodatkowych informacji o koncie 93

94 Zakładka Konta powiązane Zakładka prezentuje konta księgowe powiązane z danym kontem na przestrzeni okresów obrachunkowych. Funkcjonalność umożliwia zachowanie ciągłości kont księgowych. Ma to istotne znaczenie w przypadku przenoszenia planu kont i bilansu otwarcia do kolejnego okresu obrachunkowego. Powiązanie kont księgowych ważne jest również w przypadku dokonywania rozrachunków na przełomie okresów obrachunkowych. Zakładka Opis analityczny System umożliwia wprowadzenie opisu analitycznego na koncie księgowym, który to następnie może być przeniesiony na zapis księgowy lub notę memoriałową. Szczegółowy opis danej funkcjonalności został zawarty w rozdziale Opis analityczny na koncie księgowym. Zakładki Atrybuty oraz Historia zmian Szczegółowy opis działania zakładek znajduje się w dokumentacji - Konfiguracja. Zakładka Dostępność Na zakładce jest możliwość podglądu Właściciela i praw do modyfikacji dla centrów danej firmy. Konta analityczne dziedziczą te ustawienia z konta syntetycznego, nie ma możliwości modyfikacji tych ustawień dla kont analitycznych. Zapisanie konta Po prawidłowym wypełnieniu pól obligatoryjnych w celu dodania konta należy wybrać przycisk [Zapisz]. Nowo dodane konto pojawi się na w oknie Planu kont. 7.7 Konta słownikowe Konta słownikowe są to konta, które mają podpięty słownik wartości, tj.: Słownik kontrahentów Słownik pracowników Słownik artykułów Słownik urzędów Słownik magazynów Słownik banków Słownik stawek VAT 94

95 Definiowanie oraz konfigurowanie kont słownikowych dostępne jest z poziomu Konfiguracja Księgowość Konta słownikowe lub też z poziomu Konfiguracja Słowniki uniwersalne grupa: Typy kont księgowych Definiowanie kont słownikowych W związku z udostępnieniem obsługi wielofirmowości, każda z firm posiada swój własny okres obrachunkowy i plan kont, dlatego też użytkownik ma możliwość odrębnej konfiguracji kont słownikowych dla każdej firmy. Tak jak w przypadku innych obiektów księgowych, konfiguracja kont słownikowych zapisana dla centrum typu firma obowiązuje we wszystkich centrach podrzędnych danej firmy. Uwaga: System kontroluje unikalność nazw typów kont w obrębie jednej firmy. Użytkownik ma możliwość definiowania typów kont o takiej samej nazwie w obrębie różnych firm Numeracja kont słownikowych Konfigurując konta słownikowe z poziomu Konfiguracja Księgowość Konta słownikowe użytkownik ma możliwość określenia sposobu numeracji kont słownikowych. Analityczne konta słownikowe mogą być tworzone w oparciu o następujące kryteria: Kod Identyfikator Zakres numerów Nazwa Symbol Wartość Parametr ten określany jest odrębnie dla każdego słownika. 95

96 Rys. 53 Okno numeracji kont słownikowych Podmiot określony słownik wartości Typ analityki: Identyfikator analityka budowana w oparciu o unikalny identyfikator obiektu typu: kontrahent artykuł pracownik magazyn urząd bank Kod - analityka budowana w oparciu o unikalny kod/symbol (w zależności od przyjętego nazewnictwa) obiektów jw. Zakres numerów analityka budowana jest w oparciu o podany przez użytkownika zakres numerów. Aby można było założyć konto w ten sposób, należy: na planie kont zapisać konto, dla którego chcemy ustawić zakres numerów; na kontach słownikowych ustawić, że analityka ma być budowana w oparciu o zakresu numerów, zapisać; ponownie wrócić na konto na planie kont, podać zakres, zapisać; ponownie wrócić na konta słownikowe i tam również podać zakres, zapisać. Nazwa analityka konta słownikowego dla stawek VAT budowana jest w oparciu o nazwę stawki VAT, np. A 23% Symbol - analityka konta słownikowego dla stawek VAT budowana jest w oparciu o symbol stawki VAT, np. A Wartość - analityka konta słownikowego dla stawek VAT budowana jest w oparciu o wartość stawki VAT, np. 23% Liczba znaków pole zawierające wartość numeryczną, informującą o długości numeru konta. Na jego podstawie dodawana jest odpowiednia ilość zer wiodących, którymi zostaje uzupełniony numer konta analitycznego, aby uzyskać zadeklarowaną długość. Pole to jest aktywne w przypadku wyboru opcji Identyfikator, dla której wartością domyślną jest 5, minimalną 4, a maksymalną 50 lub opcji Wartość, dla której wartością domyślną jest 2, minimalną 1, a maksymalną 5. 96

97 Uwaga: Jeżeli jest ustawione zakładanie kont po identyfikatorze lub zakresie numeracji, do nazwy dołączany jest kod podmiotu, aby można było zlokalizować jaki to podmiot (ponieważ nie zawsze numer mówi o tym). 7.8 Typy kont słownikowych Lista typów kont słownikowych jest dynamicznie budowana w oparciu o typy urzędów definiowanych przez użytkownika w słownikach uniwersalnych (Konfiguracja Słowniki uniwersalne grupa Ogólne). Na poziomie definicji danego typu konta słownikowego można określić fragment numeru konta oraz zadecydować, czy konto ma być tworzone automatycznie podczas zapisywania karty danego obiektu, np. karty kontrahenta. Rys. 54 Okno typów kont słownikowych z zaznaczonym typem Kontrahent Wartość nazwa typu konta słownikowego Aktywna określenie, czy dany typ konta jest używany w systemie Konto księgowe konto z planu kont, które jest przyporządkowane danej wartości, tj. do którego mają być zakładane odpowiednie konta analityczne. Jeżeli wybrane konto nie jest słownikowe, system poinformuje o tym odpowiednim komunikatem, ale nadal umożliwi zapis. Autozakładanie parametr określający, czy konto obiektu danego typu ma być automatycznie utworzone podczas dodawania obiektu. W przypadku, gdy opcja jest aktywna na karcie obiektu dla danego typu konta włączona będzie opcja Załóż konto Konta słownikowe (scenariusze zakładania) Konta słownikowe można dodawać ręcznie lub automatycznie z poziomu dokumentów bilansu otwarcia, not memoriałowych, zapisów księgowych oraz przy księgowaniu dokumentów schematem księgowym. 97

98 Uwaga: Podczas zakładania analitycznego konta słownikowego, jeżeli nazwa słownika zawiera znak -, zostanie on zastąpiony znakiem _. W rozdziale tym przedstawione zostaną rozbudowane scenariusze dotyczące zakładania kont słownikowych: Zakładanie syntetycznego konta słownikowego ręcznie dla słownika Kontrahenci (Artykuły Pracownicy, Magazyny, Urzędy, Banki, Stawki VAT) (Scenariusz 1), Zakładanie analitycznego konta słownikowego ręcznie dla pojedynczego Kontrahenta (Artykułu, Pracownika, Magazynu, Urzędu, Banku, Stawki VAT) (Scenariusz 2), Zakładanie analitycznego konta słownikowego dla pojedynczego Kontrahenta, automatycznie na Zapisie księgowym (Scenariusz 3), Zakładanie analitycznego konta słownikowego w walucie systemowej, automatycznie na dokumencie Bilansu Otwarcia (Scenariusz 4), Zakładanie konta syntetycznego słownikowego powiązanego z konkretnym Kontrahentem (Artykułem, Pracownikiem, Magazynem, Urzędem, Bankiem, Stawką VAT) (Scenariusz 5) Zakładanie analitycznego konta słownikowego dla pojedynczego Kontrahenta (Artykułu Pracownika, Magazynu, Urzędu, Banku, Stawki VAT) z poziomu danego słownika (Scenariusz 6) Zakładanie analitycznego konta słownikowego dla powiązanego z konkretnym Kontrahentem (Artykułem, Pracownikiem, Magazynem, Urzędem, Bankiem, Stawką VAT) (Scenariusz 7) schematem księgowym Zakładanie konta walutowego jako subanalityki do konta słownikowego, automatycznie z poziomu operacji kasowo- bankowej (Scenariusz 8) Zakładanie analitycznego konta walutowego, automatycznie z poziomu operacji kasowo- bankowej (Scenariusz 9) Scenariusz 1 W celu ręcznego założenia syntetycznego konta słownikowego dla słownika Kontrahenci (Artykuły, Pracownicy, Magazyny, Urzędy, Banki, Stawki VAT) należy: Wybrać przycisk [Dodaj konto na tym samym poziomie] z grupy Lista Po pojawieniu się formularza danych konta wypełnić pola obligatoryjne oraz zaznaczyć parametr Słownikowe Wybrać jaki typ konta słownikowego ma zostać założony. Dostępne do wyboru opcje to: Kontrahenci, Artykuły, Pracownicy, Magazyny, Urzędy, Banki, Stawki VAT. 98

99 Rys. 55 Formularz syntetycznego konta słownikowego dla słownika Kontrahenci Po wybraniu odpowiedniego słownika należy wybrać opcje [Zapisz] Syntetyczne konto słownikowe dla określonego słownika (np. Kontrahenci) pojawi się na planie kont Scenariusz 2 W celu założenia analitycznego konta słownikowego dla pojedynczego Kontrahenta (Artykułu, Pracownika, Magazynu, Urzędu, Banku, Stawki VAT) należy: Na planie kont zaznaczyć syntetyczne konto słownikowe, dla którego użytkownik chce założyć analitykę (np. syntetyczne konto słownikowe dla kontrahentów) Wybrać przycisk [Dodaj konto na niższym poziomie] z grupy Lista. Pojawi się formularz analitycznego konta słownikowego. Wybrać typ konta słownikowego (zależny od słownika) Wybrać konkretnego kontrahenta posługując się przyciskiem [Kontrahenci] ( nazwa przycisku jest zależna od wybranego na koncie syntetycznym słownika). Po naciśnięciu przycisku pojawi się lista zdefiniowanych w systemie kontrahentów, na której należy wskazać konkretnego kontrahenta. W numerze konta pojawi się kod kontrahenta, jeżeli w konfiguracji kont słownikowych zaznaczone jest zakładanie kont kontrahentów według kodu. W przypadku zakładania kont kontrahentów po identyfikatorze, w numerze konta pojawi się ID kontrahenta z bazy danych. Nazwa konta zostanie automatycznie wypełniona nazwą Kontrahenta 99

100 Rys. 56 Formularz analitycznego konta słownikowego dla kontrahenta Po wybraniu przycisku [Zapisz] analityczne konto słownikowe dla pojedynczego kontrahenta pojawi się na planie kont Scenariusz 3 W celu założenia analitycznego konta słownikowego dla pojedynczego kontrahenta, automatycznie na zapisie księgowym należy: Wybrać z menu Księgowość opcje Dziennik. Pojawi się lista zapisów księgowych. 100

101 Rys. 57 Lista zapisów księgowych Wybrać przycisk [Dodaj] z menu Lista. Pojawi się formularz zapisu księgowego, na którym należy wypełnić pola obligatoryjne Wybrać przycisk [Dodaj element przez formularz] z grupy Dekret. Pojawi się formularz dekretu Rys. 58 Formularz dekretu W polu Kontrahent wskazać kontrahenta dla którego użytkownik chce dodać konto analityczne W polach: Konto Wn/Konto Ma wybrać syntetyczne/subanalityczne konto słownikowe, dla którego ma zostać założona analityka kontrahenta. Po naciśnięciu przycisku Konto Wn/ Konto Ma pojawi się plan na którym użytkownik może wskazać odpowiednie konto. Po zaakceptowaniu wyboru przyciskiem [Wybierz], system powróci na formularz zapisu księgowego, zakładając automatycznie konto analityczne powiązanie z kontrahentem. Istnieje możliwość założenia dwóch kont równolegle (Wn/Ma). Nowoutworzone konta widoczne są w kolorze zielonym. 101

102 Po zapisaniu zapisu księgowego, odpowiednie konto/konta pojawią się na planie kont Scenariusz 4 W celu założenia analitycznego konta słownikowego dla pojedynczego kontrahenta, automatycznie na dokumencie bilansu otwarcia należy: Wybrać z menu Księgowość opcję Bilans Otwarcia. Pojawi się lista dokumentów BO Wybrać przycisk [Dodaj] z menu Lista. Pojawi się formularz dokumentu bilansu otwarcia Wybrać przycisk [Dodaj przez formularz] z grupy Elementy. Pojawi się formularz elementu dokumentu BO Rys. 59 Formularz dokumentu Bilansu Otwarcia W polu Konto należy wybrać syntetyczne/subanalityczne konto słownikowe dla którego ma zostać założona analityka, a następnie zaznaczyć parametr Załóż konto W polu Kontrahent wybrać kontrahenta dla którego użytkownik chce utworzyć konto analityczne Po wypełnieniu pól obligatoryjnych i wybraniu przycisku [Zapisz] pojawi się komunikat o automatycznym założeniu konta. Nowoutworzone konta widoczne są w kolorze zielonym. Po zapisaniu dokumentu odpowiednie konto pojawi się na planie kont Scenariusz 5 Uwaga: Aby założyć syntetyczne konto słownikowe dla pojedynczego Kontrahenta, Artykułu Pracownika, Magazynu, Urzędu, Banku, Stawki VAT należy w konfiguracji modułu księgowego zaznaczyć parametr Umożliwiaj dodawanie syntetycznych kont słownikowych. W celu założenia syntetycznego konta słownikowego dla pojedynczego Kontrahenta (Artykułu, Pracownika, Magazynu, Urzędu, Banku) należy: Wybrać przycisk [Dodaj konto na tym samym poziomie] z grupy Lista Po pojawieniu się formularza danych konta wypełnić pola obligatoryjne oraz zaznaczyć parametr Słownikowe Wybrać jaki typ konta słownikowego ma zostać założony. Dostępne do wyboru opcje to: Kontrahenci, Artykuły, Pracownicy, Magazyny, Urzędy, Banki, Stawki VAT. 102

103 Rys. 60 Formularz syntetycznego konta słownikowego dla pojedynczego kontrahenta Wybrać konkretnego kontrahenta (artykuł, pracownika, magazyn, urząd, bank). Po naciśnięciu przycisku Kontrahent otworzy się lista zdefiniowanych w systemie kontrahentów, na której należy wskazać konkretny podmiot i potwierdzić wybór przyciskiem [Wybierz]. Po wypełnieniu wszystkich pól należy zapisać konto poprzez wybranie opcji [Zapisz] Syntetyczne konto słownikowe dla określonego podmiotu (np. dla kontrahenta) pojawi się na planie kont Scenariusz 6 W celu założenia analitycznego konta słownikowego dla pojedynczego Kontrahenta (Artykułu, Pracownika, Magazynu, Urzędu, Banku, Stawki VAT) z poziomu danego słownika należy: Na planie kont należy założyć syntetyczne konto słownikowe, dla którego użytkownik chce założyć analitykę (np. syntetyczne konto słownikowe dla kontrahentów) Otworzyć okno Konfiguracja Księgowość Konta słownikowe, przejść na zakładkę Typy kont i wskazać konkretny typ konta słownikowego i dla predefiniowanej wartości prezentowanej na liście przypisać numer konta syntetycznego założonego w planie kont (np. dla Typu kont: Kontrahent, dla opcji Nabywca). Jeśli parametr Autozakładanie zostanie zaznaczony, konto analitycznie będzie automatycznie zakładane w momencie zapisu karty związanej z danym słownikiem (np. karty kontrahenta). Dodać nową kartę związaną z danym słownikiem ( np. kartę kontrahenta). Jeśli kontrahent jest nabywcą, na zakładce Księgowe jego karty system zaproponuje numer konta analitycznego. Po wybraniu przycisku [Zapisz] dla danej karty, analityczne konto słownikowe dla pojedynczego kontrahenta pojawi się na planie kont, jeśli przy danym koncie zaznaczony jest parametr Załóż konto. Zaznaczenie/Odznaczeni parametru Załóż konto przenosi się z definicji typu konta słownikowego 103

104 Uwaga: Konto księgowe jest zakładane tylko w okresie obrachunkowym firmy, w której użytkownik obecnie jest zalogowany. W celu założenia analitycznego konta słownikowego w innej firmie, konieczne jest przelogowanie i założenie konta z karty danego słownika np. kontrahenta. W numerze konta pojawi się kod kontrahenta, jeżeli w konfiguracji kont słownikowych zaznaczone jest zakładanie kont kontrahentów według kodu. W przypadku zakładania kont kontrahentów po identyfikatorze, w numerze konta pojawi się ID kontrahenta z bazy danych. Nazwa konta zostanie automatycznie wypełniona nazwą Kontrahenta Rys. 61 Formularz analitycznego konta słownikowego dla kontrahenta Uwaga: Konta analityczne związane z elementem słownika, tworzone są jeśli na Typie kont (Konfiguracja Księgowość Konta słownikowe) wskazane zostało konto słownikowe. Jeśli na Typie kont zostało wskazane konto zwykłe, konta analityczne nie są tworzone automatycznie z poziomu konkretnego elementu słownika. W takim przypadku na elemencie słownika system proponuje konto pobrane z konkretnego typu konta słownikowego. Scenariusz 7 Zakładanie analitycznego konta słownikowego powiązanego z konkretnym Kontrahentem (Artykułem, Pracownikiem, Magazynem, Urzędem, Bankiem, Stawką VAT) z wykorzystaniem schematu księgowego 104

105 dokładny opis w rozdziale Zakładanie kont księgowych schematem księgowym w oparciu o typy kont słownikowych. Scenariusz 8 W celu założenia konta walutowego jako subanalityki do konta słownikowego, automatycznie z poziomu operacji kasowo- bankowej należy: W Konfiguracja Księgowość zaznaczyć parametr Konta walutowe dodawane jako subanalityki Na planie kont założyć syntetyczne konto słownikowe dla kontrahentów W Konfiguracja Księgowość Konta słownikowe na zakładce Typy kont przypisać założone konto syntetyczne, przykładowo dla Nabywców oraz zaznaczyć parametr Autozakładanie Założyć analityczne konto słownikowe dla wybranego kontrahenta Dodać przykładowo operację KP w walucie euro. W polu Konto księgowe, system zaproponuje odpowiednie konto walutowe. Po zaznaczeniu parametru Załóż konto i wybraniu przycisku [Zapisz], na planie kont zostanie założone zaproponowane konto księgowe. Rys. 62 Zakładanie konta walutowego jako subanalityki z poziomu operacji k/b Po założeniu na planie kont, konta 201-COMARCH-EUR, a następnie dodaniu operacji k/b na kontrahenta COMARCH w walucie systemowej, system w polu Konto księgowe, zaproponuje konto 201-COMARCH-PLN. Uwaga: Jeśli na planie kont istnieje przykładowo konto 201-COMARCH-EUR, księgowanie na konto 201-COMARCH jest niemożliwe. 105

106 Scenariusz 9 W celu założenia analitycznego konta walutowego, automatycznie z poziomu operacji kasowo- bankowej należy: W Konfiguracja Księgowość odznaczyć parametr Konta walutowe dodawane jako subanalityki Na planie kont założyć syntetyczne konto słownikowe dla kontrahentów W Konfiguracja Księgowość Konta słownikowe na zakładce Typy kont przypisać założone konto syntetyczne, przykładowo dla Nabywców oraz zaznaczyć parametr Autozakładanie Założyć analityczne konto słownikowe dla wybranego kontrahenta Dodać przykładowo operację KP w walucie euro. W polu Konto księgowe, system zaproponuje odpowiednie konto walutowe. Po zaznaczeniu parametru Załóż konto i wybraniu przycisku [Zapisz], na planie kont zostanie założone zaproponowane konto księgowe. Rys. 63 Zakładanie analitycznego konta walutowego z poziomu operacji k/b Po założeniu na planie kont, konta 202-COMARCH_EUR, a następnie dodaniu operacji k/b na kontrahenta COMARCH w walucie systemowej, system w polu Konto księgowe, zaproponuje konto 201-COMARCH. 7.9 Plan kont w wersji francuskiej W praktyce księgowości stosowanej we Francji występuje rozróżnienie na konta syntetyczne i analityczne oraz na konta słownikowe powiązane np. z kontrahentami. Różnica między polskim i francuskim planem kont to brak myślnika oddzielającego poszczególne poziomy. Każdy poziom konta jest określany przez odpowiednią ilość znaków. Poniższy rysunek przedstawia strukturę planu kont w wersji francuskiej: 106

107 Rys. 64 Struktura francuskiego planu kont Przykładowo, konto o numerze 752: Przychody z operacji finansowych, zostało utworzone na najwyższym możliwym poziomie. Kolejne poziomy tworzone są poprzez dodanie następnego znaku do numeru danego konta, z pominięciem myślników. Kontami podrzędnymi (tzn. kontami na niższym poziomie) wobec konta 752 są konta: Z kolei konto o numerze 7521 jest kontem, któremu przypisane są konta podrzędne: Analogicznie, kontami analitycznymi (podrzędnymi) wobec konta 7522 są konta, zaczynające się od numeru 7522 (definiującego dwa wyższe poziomy). W przykładzie są nimi konta: Wielopoziomowa struktura planu kont w wersji francuskiej mogłaby więc wyglądać następująco: 107

108 Poziom 1: 221 Poziom 2: 2213 Poziom 3: Poziom 4: Poziom 5: Tworzenie wielopoziomowej struktury planu kont w wersji francuskiej Nowy poziom może zostać utworzony poprzez dodanie do numeru konta nadrzędnego, jednego lub kilku znaków. Sposób tworzenia wielopoziomowej struktury planu kont zostanie przedstawiony na przykładzie zakładania konta rozrachunkowego słownikowego dla kontrahentów. Założenie konta nadrzędnego o numerze 402 Rys. 65 Założenie konta rozrachunkowego 108

109 Tworzenie kont słownikowych na niższym poziomie Rys. 66 Konto słownikowe na niższym poziomie Jest to ważny krok, przy którym należy pamiętać, że numer konta musi zostać uzupełniony w dostępnym polu w całości, to znaczy wraz z numerem konta nadrzędnego poprzedzającym znak określający dany poziom. W przykładzie wpisujemy numer konta nadrzędnego 402 i dodajemy do niego znak 1. System podpowiada automatycznie numer konta nadrzędnego (bez możliwości zmiany) użytkownik musi go uzupełnić tylko odpowiednim znakiem dotyczącym analityki. W ten sposób utworzone zostanie konto 4021, będące kontem podrzędnym (kontem niższego poziomu) wobec konta 402. Przypisanie kontrahentowi konta słownikowego Z zakładki Księgowe na karcie kontrahenta możemy odwołać się do planu kont i wybrać odpowiednie konto słownikowe. Rys. 67 Odwołanie do konta słownikowego z Karty kontrahenta 109

110 System podpowiada numer konta z myślnikiem, ale po zaznaczeniu opcji Załóż konto zostanie utworzone konto o numerze 4011COMARCH (bez myślnika). Rys. 68 Konto nabywcy na planie kont Słownikowe konto kontrahenta można również utworzyć bezpośrednio z planu kont uzupełniając pola prawidłowymi danymi. Pierwszym wymogiem jest wprowadzenie numeru konta w całości - do numeru istniejącego konta słownikowego 4021 dodajemy ciąg znaków COMARCH. Zostanie w ten sposób utworzone konto na 3 poziomie planu kont, z numerem 4021COMARCH. Drugim wymogiem jest wybór konkretnego kontrahenta za pomocą przycisku [Kontrahent]. Rys. 69 Konto kontrahenta - formatka konta Zakładanie kont księgowych w wersji francuskiej za pomocą schematu księgowego Zakładanie kont za pomocą schematów księgowych w wersji francuskiej działa na takiej samej zasadzie jak w wersji standardowej. Oznacza to, że jeżeli użytkownik chce założyć konto analityczne (podrzędne) posługując się schematem księgowym, na pozycjach schematu powinien wprowadzać numery kont razem z myślnikami. Myślniki służą tutaj jedynie określeniu, na jakim poziomie chcemy utworzyć konto. Założone konto nie będzie miało jednak tych myślników w numerze. 110

111 Przykładowo: Użytkownik chce prowadzić 2-poziomową analitykę do konta 303: Rozliczenie zakupu (jak poniżej). Aby założyć taką strukturę poprzez schemat księgowy, a nie bezpośrednio poprzez dodawanie w planie kont, należy wpisać w pozycji schematu księgowego: MATERIAŁY Przy księgowaniu zostaną założone konta: MATERIAŁY Jeżeli istnieje już konto 303 lub konto 3031 system prawidłowo rozpozna ich numery i założy konto podrzędne: 3031MATERIAŁY. Jeżeli użytkownik ma pewność, że w systemie istnieje już np. konto 3031, może wprowadzić na pozycję schematu księgowego zapis w postaci: TOWARY posługując się myślnikiem jedynie do określenia ostatniego poziomu - tego, który chce założyć poprzez schemat księgowy. Będzie to miało taki sam skutek, jak użycie zapisu: TOWARY Różnica polega na tym, że jeżeli użytkownik wprowadzi na pozycji schematu księgowego zapis TOWARY w sytuacji gdy nie istnieje konto 3031 (w strukturze takiej jak na rysunku powyżej), to użycie schematu księgowego skutkować będzie sytuacją jak na rysunku poniżej: Analogiczna zasada obowiązuje przy wykorzystywaniu opcji zakładania kont za pomocą księgowań okresowych. 111

112 Zakładanie kont księgowych w wersji francuskiej inne możliwości W pozostałych miejscach systemu, gdzie zakładane są konta księgowe, należy wprowadzać numery kont wraz z myślnikami (dla zdefiniowania poziomów analityki), ale bez znaków:. Dostępne miejsca, z poziomu których istnieje możliwość założenia konta to: Zapisy księgowe, Noty memoriałowe, Operacje kasowo-bankowe, Słowniki: Kontrahent, Pracownik, Urząd, Artykuł, Magazyn, Bank, Stawka VAT na zakładce Księgowe konta wprowadzane są w postaci: np Przypisywanie kont w wersji francuskiej Wybierając konto np. na rejestrze kasowo-bankowym musimy wprowadzić numer istniejącego konta bez myślników czy innych dodatkowych znaków. Przykładowo, w oknie Rejestr wprowadzamy numer konta w postaci: Konto to jest podrzędne wobec konta 1001, które z kolei jest podrzędne wobec konta na najwyższym poziomie o numerze 100. Konto wprowadzamy w postaci Plan kont w wersji niemieckiej oraz austriackiej System pozwala zgodnie z wymaganiami rynku polskiego na tworzenie wielopoziomowego planu kont o strukturze drzewiastej. W Niemczech nie ma potrzeby tworzenia oraz podglądu planu kont w układzie drzewiastym. Plan kont wg wymagań austriackich odpowiada standardowej wersji polskiej, a wiec może to być wielopoziomowy plan kont prezentowany w strukturze drzewiastej. W Niemczech nie funkcjonują konta syntetyczne i analityczne, mamy tutaj do czynienia tylko z kontami nadrzędnymi (księga główna) i tzw. kontami pomocniczymi powiązanymi z kontrahentami (księga pomocnicza). Konta pomocnicze mają numer z określonego przedziału znaków np. od do należności, zobowiązania. Konta pomocnicze prezentowane są nie pod kontem nadrzędnym, ale na końcu planu kont, za wszystkimi kontami nadrzędnymi. Rys. 70 Przykład planu kont w wersji niemieckiej z kontami pomocniczymi 112

113 W wersji niemieckiej użytkownik może: dodawać konta księgi głównej tylko na pierwszym poziomie dodawać na pierwszym poziomie konta słownikowe bezpośrednio związane z podmiotem (parametr w konfiguracji Umożliwiaj dodawanie syntetycznych kont słownikowych) dodawać konta księgi pomocniczej na kolejnym poziomie poprzez opcję Dodaj konto pomocnicze. Opcja dostępna jest wyłącznie dla kont z zaznaczonym parametrem Słownikowe Konta pomocnicze: Są zawsze powiązane z kontem nadrzędnym Z jednym kontem księgi głównej będzie powiązane wiele kont pomocniczych Numer konta jest zawsze unikalny Konta można dodać z poziomu obiektów: Plan kont Predekrety Zapisy księgowe Noty memoriałowe Bilans otwarcia Schematy księgowe Księgowania okresowe Słowniki (Kontrahent, Pracownik, Urząd, Artykuł, Magazyn, Bank, Stawki VAT) -> zakładka Księgowe Operacja kasowo/bankowa Rejestry kasowo/bankowe Zestawienia księgowe Wymiary analityczne Konfiguracja-> Księgowość-> Numeracja kont Konfiguracja-> Księgowość-> Konta słownikowe Uwaga: Zakładając konto poprzez schemat księgowy, należy pamiętać o tym, aby w typach kont słownikowych ustawić numer konta z księgi głównej (konta słownikowego kontrahentów). 8. Obroty i salda Zestawienie obrotów i sald to zestawienie zapisów księgowych na kontach. Obroty to wykaz wszystkich operacji gospodarczych zaksięgowanych na koncie. Saldo jest to zestawienie stron Winien i Ma czyli wszystkich obrotów wykazanych na koncie w danym okresie obrachunkowym (uwzględnia także bilans otwarcia). Przy ewidencji operacji gospodarczych powinna być spełniona zasada podwójnego zapisu, pozwalająca na zachowanie równowagi bilansowej. W momencie otwarcia kont, sumy stanów początkowych składników aktywów ujętych po stronie Winien są równe sumie stanów początkowych składników pasywów ujętych po 113

114 stronie Ma. W ciągu okresu obrachunkowego zasada ta jest dalej zachowywana, co powoduje równomierne powiększanie obrotów debetowych oraz kredytowych. Ze względu na masowość zapisów księgowych i w związku z tym na bardzo duże prawdopodobieństwo wystąpienia różnorodnych błędów, konieczna jest okresowa kontrola zachowania równowagi bilansowej. Narzędziem takiej kontroli jest sporządzane okresowo zestawienie obrotów i sald nazywane także bilansem próbnym. Obok funkcji kontrolnej, zestawienie obrotów i sald spełnia funkcję informacyjną. Dostarcza danych potrzebnych do sporządzania sprawozdań finansowych takich jak bilans, rachunek zysków i strat, sprawozdanie z przepływów środków pieniężnych itp. Jest źródłem informacji o stanie poszczególnych składników majątku i kapitału. Okno obrotów i sald wyświetli się po wybraniu z menu Księgowość elementu Obroty i salda. Menu okna dzieli się na dwie grupy: Lista z przyciskami: [Wylicz], [Zwiń wszystko], [Rozwiń wszystko] Konto z przyciskami: [Zapisy księgowe], [Rozrachunki], [Obroty i salda], [Edytuj konto] Wydruki z przyciskiem: [Drukuj] Rys. 71 Okno Obroty i salda Drzewo/Lista obrotów i sald zawiera następujące elementy: Numery i nazwy kont Salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych (Bilans Otwarcia) Obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego Salda i Persalda na koniec okresu sprawozdawczego Walutę Typ konta (kolumna dostępna do wyboru wyłącznie na zakładce Lista) 114

115 Lista obrotów i sald może być wyświetlana jako: Drzewo układ hierarchiczny Lista układ płaski Operacje możliwe do wykonania w oknie Obroty i salda Wyliczenie zestawienia obrotów i sald- opcja [Wylicz] Zwinięcie planu kont - w przypadku struktury drzewiastej planu kont pozwala zwinąć plan kont do kont syntetycznych Rozwinięcie planu kont w przypadku struktury drzewiastej pozwala rozwinąć plan kont do postaci uwzględniającej zarówno konta syntetyczne jak i analityczne Podgląd wszystkich zapisów dla zaznaczonego konta w zadanym okresie opcja [Zapisy księgowe] Odwołanie się do listy rozrachunków- opcja [Rozrachunki]. Domyślnie lista rozrachunków wyświetlana jest dla konta, z poziomu którego ją wywołano oraz dla zakresu dat wskazanych w oknie Obroty i salda Uwaga: Wywołanie listy rozrachunków możliwe jest wyłącznie z poziomu konta rozrachunkowego, będącego na ostatnim poziomie. Podgląd zestawienia obrotów i sald dla zaznaczonego konta w zadanym okresie opcja [Obroty i salda] Edycja konta księgowego 8.1 Wyliczanie obrotów i sald Uwaga: W związku z przebudową w wersji 6.0 procedur odpowiadających za wyliczenie obrotów i sald, zarówno za okresy miesięczne jak i niestandardowe (inne niż zdefiniowane okresy obrachunkowe i okresy cząstkowe), przed pierwszym wyliczeniem zestawienia obrotów i sald należy wykonać funkcję specjalną Odbudowa stanów kont ( Dodatki Odbudowa stanów kont). Ponieważ operacja ta może (nie musi) spowodować zmianę wartości prezentowanych dotychczas na zestawieniu obrotów i sald, nie jest wykonywana w trakcie konwersji do wersji 6.0. Odbudowa powinna zostać wykonana w czasie określonym przez użytkownika oraz musi być poprzedzona weryfikacją dotychczas wykazywanych danych. Operacje te należy wykonać wyłącznie dla okresów obrachunkowych/ zapisów księgowych wprowadzonych w wersjach wcześniejszych niż 6.0. Dane wprowadzone w wersji 6.0 aktualizują się automatycznie. 115

116 Z poziomu okna Obroty i salda użytkownik programu ma możliwość wyliczania i prezentacji obrotów i sald dla wszystkich kont księgowych oraz prezentacji sald Bilansu Otwarcia. Okno Obroty i salda wyświetla konta księgowe posortowane wg numeru konta wraz z kwotami w poszczególnych kolumnach. Zgodnie z powyższym zestawieniem w oknie Obroty i salda wyświetlanych jest dwanaście kolumn. Wyliczanie obrotów i sald na podstawie dostępnych parametrów może odbywać się po: Po okresie obrachunkowym lub okresie cząstkowym: Wybranie okresu obrachunkowego oraz kliknięcie przycisku [Wylicz] będzie skutkowało pojawieniem się tabeli zestawienia obrotów i sald wyliczonej dla wskazanego okresu obrachunkowego. Dodatkowo użytkownik ma możliwość zawężenia okresu obliczeń do okresu cząstkowego. Po dacie: Ustawienie daty początkowej i końcowej, a następnie wybranie przycisku [Wylicz] skutkuje pojawieniem się tabeli zestawienia obrotów i sald wyliczonej dla konkretnego przedziału czasowego. Datę początkową i końcową można wpisać ręcznie lub z wbudowanego kalendarza. Uwaga: W systemie tzw. saldo rozwinięte (dwustronne) prezentowane jest jeżeli spełnione są dwa warunki: Typ konta: Rozrachunkowe lub Aktywa-Pasywa Konto posiada analityki (jest kontem syntetycznym lub subanalitycznym) Na koncie analitycznym (koncie na ostatnim poziomie) saldo prezentowane jest zawsze jednostronnie niezależnie od jego typu. Oznacza to, że np. rozrachunkowe konto analityczne danego kontrahenta będzie miało saldo po jednej stronie. Reguły wyliczania Zestawienia obrotów i sald: Bilans otwarcia Dla kont analitycznych Bilans otwarcia wyliczany jest jako różnica BOWn - BOMa danego konta Dla kont syntetycznych i subanalitycznych Jeśli konto jest rozrachunkowe lub aktywno-pasywne BOWn= BOWn kont analitycznych niższego poziomu BOMa= BOMa kont analitycznych niższego poziomu Dla kont zwykłych Bilans otwarcia wyliczany jest jako różnica BOWn - BOMa dla kont analitycznych niższego poziomu Uwaga: Ujemny bilans otwarcia prezentowany jest zawsze po stronie Ma w wartości bezwzględnej. 116

117 Obroty okresu Dla kont analitycznych Obroty okresu są wyliczane jako suma dekretów wprowadzonych po odpowiedniej stronie (Wn/Ma) danego konta Dla kont syntetycznych i subanalitycznych - niezależnie od typu OWn= OWn kont analitycznych niższego poziomu OMa= OMa kont analitycznych niższego poziomu Obroty narastająco Dla kont analitycznych Obroty narastająco wyliczane są jako suma narastająco dekretów wprowadzonych po odpowiedniej stronie (Wn/Ma) danego konta Dla kont syntetycznych i subanalitycznych - niezależnie od typu ONWn= ONWn kont analitycznych niższego poziomu ONMa= ONMa kont analitycznych niższego poziom Saldo Dla kont analitycznych Saldo wyliczane jest jako różnica (BOWn+ONWn) (BOMa+ONMa) Dla kont syntetycznych i subanalitycznych Jeśli konto jest rozrachunkowe lub aktywno-pasywne SWN= SWN kont analitycznych niższego poziomu SMA= SMA kont analitycznych niższego poziomu Dla kont zwykłych Saldo wyliczane jest jako różnica SWN - SMA dla kont analitycznych niższego poziomu Uwaga: Ujemne saldo prezentowane jest zawsze po stronie Ma w wartości bezwzględnej. Filtrowanie obrotów i sald Ze względu na standardowe działanie przycisków związanych z filtrowaniem, zostały one opisane w rozdziale Standardowe przyciski na listach. 117

118 Rys. 72 Okno obrotów i sald z zamkniętą opcja filtrowania Rys. 73 Lista obrotów i sald z otwartą opcją filtrowania Opcje filtrowania: Właściciel umożliwia filtrowanie kont ze względu na ich właścicieli Po numerach kont za pomocą przycisków [Od konta], [Do konta] użytkownik może określić zakres kont, dla których ma być wyliczanie zestawienie obrotów i sald 118

119 Po poziomach użytkownik może określić poziomy, po których będą filtrowane konta uwzględniane do wyliczenia zestawienia: wszystkie (czyli lista bez ograniczeń), jeden (konta poziomu 1), dwa (konta poziomu 1 i 2) itd. 5 czyli najniższy (konta poziomów od 1 do 5). Wybór Wszystkie pozwoli na filtrowanie wszystkich kont na wszystkich poziomach. Po typach kont umożliwia filtrowanie kont księgowych po danym typie. Dostępne opcje to: Konta bilansowe i wynikowe Konta bilansowe Konta wynikowe Konta pozabilansowe Konta rozrachunkowe Po walucie użytkownik może określić walutę kont uwzględnianych przy wyliczaniu zestawienia Poprzez zaznaczenie bądź odznaczenie pola przy parametrach: Uwzględniaj zapisy w buforze Uwzględniaj konta słownikowe Bez kont o zerowych obrotach Bez kont o zerowych saldach Uwaga: W przypadku parametru Bez kont o zerowych obrotach, pod pojęciem obrotów należy także rozumieć bilans otwarcia. 9. Bilans otwarcia Dokumenty bilansu otwarcia określają stany początkowe na kontach w danym okresie obrachunkowym. Rozpoczynając pracę w systemie użytkownik wprowadza ręczny bilans otwarcia, natomiast w kolejnych okresach obrachunkowych bilans otwarcia jest automatycznie przenoszony na podstawie sald końcowych kont z poprzedniego okresu obrachunkowego. 9.1 Lista dokumentów bilansu otwarcia Okno dokumentów bilansu otwarcia wyświetli się po wybraniu z menu Księgowość elementu Bilans otwarcia. 119

120 Rys. 74 Okno Dokumenty bilansu otwarcia Menu okna dzieli się na dwie grupy: Lista z przyciskami: [Dodaj], [Dodaj na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego], [Dodaj korektę bilansu otwarcia], [Edytuj], [Usuń], [Zatwierdź], [Odśwież] Wydruki z przyciskami: [Drukuj], [Drukuj dokument] W oknie dokumentów bilansu otwarcia widoczny jest także bieżący okres obrachunkowy, aby użytkownik wiedział w jakim okresie obrachunkowym obecnie pracuje. Jest to zapis wyszarzony, bez możliwości edycji. W nawiasie podany jest status okresu obrachunkowego zamknięty lub otwarty. Użytkownik ma możliwość szybkiego przechodzenia między okresami obrachunkowymi za pomocą funkcji zmiany okresu dostępnej w menu okna konfiguracji systemu. W oknie dokumentów widoczna jest także tabela dokumentów bilansu otwarcia. Dostępne są na niej następujące kolumny: Numer, Data wystawienia, Kwota Wn, Kwota Ma oraz Typ dokumentu. Użytkownik może również wybrać kolumny dodatkowe, tj.: Waluta, Właściciel. Operacje możliwe do wykonania na liście Dokumenty bilansu otwarcia Dodanie ręcznego dokumentu Bilansu Otwarcia opcja [Dodaj]. Funkcjonalność pozwala nie tylko na wprowadzanie stanów początkowych, ale zapewnia również generowanie płatności dla pozycji dokumentu wprowadzonych na słownikowe konta rozrachunkowe, powiązane z konkretnym podmiotem. Zapisy na kontach rozrachunkowych mogą być odpowiednikami nierozliczonych faktur z lat poprzednich. 120

121 Dodanie dokumentu Bilansu Otwarcia na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego- opcja [Dodaj na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego]. Funkcjonalność pozwala na przeniesienie sald końcowych kont z poprzedniego okresu obrachunkowego jako sald początkowych czyli bilansów otwarcia. Po wybraniu przycisku generowany jest dokument bilansu otwarcia utworzony na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego. Użytkownik ma możliwość zadecydowania, salda których kont mają zostać przeniesione. Dostępne przy przenoszeniu opcje to: Wszystkie Wybrane Opcja [Dodaj na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego] jest dostępna, jeżeli wszystkie dokumenty: Bilans otwarcia automatyczny (BOA) i Korekta bilansu otwarcia automatyczna (KBOA) są zatwierdzone. Jeżeli chociaż jeden dokument jest w buforze, przeniesienie nie będzie możliwe. W takiej sytuacji wyświetli się komunikat: Nie można przenieść BO, ponieważ istnieją BOA w buforze. Bilans otwarcia przenoszony jest dla kont, które mają zaznaczony parametr Przenoś bilans otwarcia. Uwaga: Należy pamiętać, że automatyczny bilans otwarcia uwzględnia wyłącznie zapisy zatwierdzone, a więc takie które zostały przeniesione do księgi głównej. Jeżeli w poprzednim okresie obrachunkowym istnieją zapisy w buforze, utworzony bilans otwarcia może być niekompletny. Dodanie ręcznej korekty bilansu otwarcia opcja [Dodaj korektę bilansu otwarcia] Wygenerowanie automatycznej korekty bilansu otwarcia odbywa się poprzez ponowne wybranie opcji [Dodaj na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego]. Edycja dokumentu bilansu otwarcia Usunięcie dokumentu bilansu otwarcia- opcja możliwa wyłącznie dla niezatwierdzonych dokumentów Zatwierdzenie dokumentu bilansu otwarcia- pozwala na zatwierdzenie dokumentu bilansu otwarcia. Po zatwierdzeniu dokument staję się wiążący i nie można go usunąć. Statusy dokumentów bilansu otwarcia: W buforze dokument może zostać zmieniony lub usunięty Zatwierdzony zatwierdzony dokument nie może zostać zmieniony ani usunięty. W przypadku gdy zajdzie potrzeba modyfikacji dokumentu należy wygenerować jego korektę. Korekta może mieć jeden z dwóch statusów, identycznie jak dokument bilansu otwarcia i podlega takim samym prawom jak ten dokument. Rodzaje dokumentów bilansu otwarcia: BO dokument Bilansu Otwarcia wprowadzony przez użytkownika 121

122 BOA dokument Bilansu Otwarcia utworzony automatycznie na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego KBO Korekta Bilansu Otwarcia wprowadzona przez użytkownika KBOA Korekta Bilansu Otwarcia utworzona automatycznie na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego. Zawiera zapisy będące różnicą między saldem końcowym poprzedniego okresu obrachunkowego a saldem początkowym bieżącego okresu obrachunkowego. Filtrowanie na liście dokumentów bilansu otwarcia Ze względu na standardowe działanie przycisków związanych z filtrowaniem, zostały one opisane w rozdziale Standardowe przyciski na listach. Dokumenty bilansu otwarcia można filtrować po: Właściciel umożliwia filtrowanie dokumentów bilansu otwarcia ze względu na ich właścicieli Statusie dokumentu: wszystkie, w buforze, zatwierdzone, korekty Rodzaju i typie dokumentów: BO, BOA, KBO oraz KBOA W zależności od wybranej opcji zostaną wyświetlone odpowiednie dokumenty bilansu otwarcia. 9.2 Dodawanie ręcznego dokumentu bilansu otwarcia Formularz dokumentu bilansu otwarcia wyświetli się po wybraniu z menu Księgowość elementu Bilans otwarcia, a następnie przycisku [Dodaj]. Pojawi się formularz dokumentu BO. Zakładka Bilans otwarcia Rys. 75 Dodanie dokumentu bilansu otwarcia, Zakładka Bilans otwarcia W oknie widoczne są następujące pola: Numer nadawany automatycznie zgodnie z ustawieniami numeratora 122

123 Data wystawienia domyślnie podpowiada się pierwszy dzień bieżącego okresu obrachunkowego Kwota Wn lewa, debetowa strona konta, zawierająca zapisy obciążające konto. Pole jest wyszarzone, gdyż wprowadzanie wartości odbywa się poprzez formularz elementu lub bezpośrednio w tabeli. Kwota Ma prawa, kredytowa strona konta, zawierająca zapisy na jego dobro. Pole jest wyszarzone, gdyż wprowadzanie wartości odbywa się poprzez formularz elementu lub bezpośrednio w tabeli. Kwota niezbilansowana różnica między wartością konta Winien i Ma. Wyliczana jest przez system automatycznie po wprowadzeniu wartości na konta po stronach Wn i Ma. Pole wyszarzone. System pozwala na zapis dokumentu, którego kwota jest niezbilansowana, ale informuje o tym użytkownika odpowiednim komunikatem. Właściciel - centrum struktury firmy, w ramach którego został wystawiony dokument BO Opis pozwala na wprowadzenie dodatkowego opisu dokumentu Tabela elementów dokumentu bilansu otwarcia zawiera wszystkie elementy dokumentu bilansu otwarcia. Widoczne kolumny to: Konto, Nazwa konta, Kwota Wn, Kwota Ma, Waluta. W przypadku, gdy na elemencie dokumentu bilansu otwarcia wybrane zostanie konto walutowe, w tabeli pojawią się dwie dodatkowe kolumny: Kwota w walucie Wn, Kwota w walucie Ma. Zakładka Opis analityczny System umożliwia wprowadzenie opisu analitycznego na poziomie bilansu otwarcia. Dana funkcjonalność została szczegółowo opisana w rozdziale Opis analityczny na dokumencie bilansu otwarcia. Zakładki Atrybuty, Historia zmian i Załączniki Szczegółowy opis zakładek znajduje się w dokumentacji - Konfiguracja. Po wypełnieniu pól obligatoryjnych dokument należy zapisać bądź zatwierdzić. [Zapisz] po takim zapisie dokument nie jest wiążący, można go dowolnie edytować i usuwać [Zatwierdź] zapis na czysto. Po takim zapisie dokument staje się wiążący, nie można go ani edytować ani usunąć. W przypadku gdy zajdzie potrzeba usunięcia takiego dokumentu należy wygenerować jego korektę Dodanie elementu bilansu otwarcia w walucie systemowej Element dokumentu bilansu otwarcia w walucie systemowej można dodać na dwa sposoby: bezpośrednio w tabeli przez formularz 123

124 Dodanie elementu bilansu otwarcia w walucie systemowej bezpośrednio w tabeli W celu dodania elementu bezpośrednio w tabeli należy wybrać przycisk [Dodaj w tabeli]. W tabeli elementów pojawi się dodatkowa linia, na której należy wypełnić pola: Konto, Kwota Wn i Kwota Ma. Pola: Nazwa konta i Waluta są wypełniane automatycznie po wyborze konta. Jest to szybsza i wygodniejsza metoda wprowadzania danych księgowych do systemu. Tak wprowadzonego elementu nie trzeba zapisywać. Należy zapisać tylko cały dokument. Dodanie elementu bilansu otwarcia w walucie systemowej przez formularz W celu dodania elementu należy wybrać przycisk [Dodaj przez formularz]. Pojawi się formularz służący wprowadzeniu danych. Rys. 76 Formularz elementu bilansu otwarcia Zakładka Element bilansu otwarcia Pola obligatoryjne Konto pole służące do wprowadzenia numeru konta, na które użytkownik chce wprowadzić bilans otwarcia. Numer konta można wpisać ręcznie lub odwołując się do planu kont za pomocą przycisku [Konto]. Kwota Wn wartość można wpisać ręcznie lub wybrać używając strzałek Kwota Ma wartość można wpisać ręcznie lub wybrać używając strzałek Uwaga: System nie pozwoli na zapis pustego elementu, czyli takiego bez wartości kwot. Pozostałe pola: Kontrahent pozwala przypisać podmiot do danego elementu Bilansu Otwarcia Wybierając przycisk [Kontrahent] istnieje możliwość wskazania kontrahenta z listy. Otworzy się lista kontrahentów, którą można dowolnie edytować z poziomu formularza. 124

125 Parametr Załóż konto - zaznaczenie parametru umożliwia założenie konta słownikowego podmiotu. Zakładka Kwoty Zakładka umożliwia wyspecyfikowanie kwot składających się na element bilansu otwarcia. Dodawane kolejno elementy powiązane np. z danym kontem rozrachunkowym są odzwierciedleniem nierozliczonych dokumentów z poprzedniego okresu obrachunkowego, stanowiących bilans otwarcia na koncie. Użytkownik może dodawać kolejne kwoty bezpośrednio w tabeli lub przez formularz. Dodawanie kwoty bezpośrednio w tabeli w celu dodania kwoty należy wybrać opcję [Dodaj]. Pojawi się linia pozycji kwoty. Obligatoryjnie należy wskazać kwotę Wn i\lub Ma. Pozostałe pola można dowolnie modyfikować. Dodawanie kwoty przez formularz - w celu dodania kwoty należy wybrać opcję [Dodaj przez formularz]. Pojawi się formularz służący wprowadzeniu danych. Rys. 77 Formularz kwoty elementu bilansu otwarcia Pola obligatoryjne: Konto jest to konto przepisane z elementu bilansu, na które wprowadzane są poszczególne kwoty odzwierciedlające nierozliczone faktury. Pole jest nieedytowalne. Kwota Wn - wartość można wpisać ręcznie lub wybrać używając strzałek Kwota Ma - wartość można wpisać ręcznie lub wybrać używając strzałek Pozostałe pola: Kontrahent - podmiot, z którym powiązane jest konto księgowe Data operacji pozwala na wprowadzenie daty operacji powiązanej z daną kwotą. Domyślnie jest to data wystawienia wybrana na nagłówku BO. Data dokumentu pozwala na wprowadzenie daty dokumentu powiązanego z daną kwotą. Domyślnie jest to data wystawienia wybrana na nagłówku BO. 125

126 Forma płatności - jest to forma płatności z faktury, z którą powiązana jest dana kwota. W przypadku pozycji wprowadzonych na konto słownikowe kontrahenta, forma płatności ustalana jest na podstawie danych na karcie kontrahenta. Numer dokumentu - numer faktury, z którą powiązana jest dana kwota Termin płatności - termin płatności faktury, z którą powiązana jest dana kwota. W przypadku pozycji wprowadzonych na konto słownikowe kontrahenta termin płatności ustalany jest na podstawie danych na karcie kontrahenta. Zakładka Płatności Zawiera listę płatności wygenerowanych do poszczególnych kwot bilansu otwarcia wprowadzonych na rozrachunkowe konto słownikowe powiązane z podmiotem. Użytkownik ma możliwość edycji wybranej płatności i dokonania z tego poziomu rozliczenia płatności. Płatność z dokumentu bilansu otwarcia podlega tym samym prawom, co płatności tworzone dla dokumentów handlowych lub ręcznie. Wyjątkiem jest możliwość rozliczenia płatności z niezatwierdzonego dokumentu bilansu otwarcia. W przypadku płatności, których podmiotem jest kontrahent, forma płatności oraz termin płatności ustalane są na podstawie danych na karcie kontrahenta. Uwaga: Dokumenty BOA i KBOA nie generują płatności oraz rozrachunków. Wyłącznie dokumenty BO i KBO wprowadzone na rozrachunkowe konta słownikowe powiązane z podmiotem generują płatności i rozrachunki. Zakładka Atrybuty Zakładka zawiera listę atrybutów przypisanych do elementu bilansu otwarcia. Szczegółowy opis dotyczący atrybutów został zawarty w podręczniku - Konfiguracja Dodawanie elementu bilansu otwarcia w walucie obcej Element dokumentu bilansu otwarcia w walucie obcej można dodać, analogicznie jak element w walucie systemowej na dwa sposoby: bezpośrednio w tabeli przez formularz 126

127 Dodanie elementu bilansu otwarcia w walucie obcej bezpośrednio w tabeli W celu dodania elementu bezpośrednio w tabeli należy wybrać przycisk [Dodaj w tabeli]. W tabeli elementów pojawi się dodatkowa linia, na której należy wypełnić pola: Konto, Kwota Wn i Kwota Ma. Pola: Nazwa konta i Waluta są wypełniane automatycznie po wyborze konta. Dodatkowo po wyborze konta w walucie innej niż systemowa, w tabeli elementów pojawią się dodatkowe pola: Kwota w walucie Wn/ Kwota w walucie Ma. Jest to szybsza i wygodniejsza metoda wprowadzania danych księgowych do systemu. Tak wprowadzonego elementu nie trzeba zapisywać. Należy zapisać tylko cały dokument. Dodanie elementu bilansu otwarcia w walucie obcej przez formularz W celu dodania elementu przez formularz należy wybrać z przycisk [Dodaj przez formularz]. Pojawi się formularz elementu dokumentu bilansu otwarcia. Rys. 78 Formularz elementu dokumentu bilansu otwarcia z kontem w walucie obcej Pola obligatoryjne: Konto pole służące do wprowadzenia numeru konta w walucie obcej, na które użytkownik chce wprowadzić bilans otwarcia. Numer konta można wpisać ręcznie lub wybrać z listy planu kont za pomocą przycisku [Konto]. Kwota Wn wartości zarówno w PLN jak i walucie można wpisać ręcznie lub wybrać używając strzałek Kwota Ma wartości zarówno w PLN jak i walucie można wpisać ręcznie lub wybrać używając strzałek Uwaga: System nie pozwoli na zapis pustego elementu, czyli takiego z zerowymi wartościami kwot. Aby wybrać przelicznik, po którym system przeliczy kwotę bilansu otwarcia na walutę systemową należy przede wszystkim określić, po jakim typie kursu, dokument ma zostać przeliczony. Jeśli w systemie będzie zdefiniowany domyślny kurs waluty na dzień wprowadzania dokumentu BO, kurs ten podpowie się automatycznie. 127

128 Rys. 79 Wybór rodzaju kursu na dokumencie BO dla konta w walucie obcej Następnie należy wybrać datę pobrania kursu. Automatycznie pojawi się zdefiniowany w systemie przelicznik. Rys. 80 Wybór daty pobrania kursu na dokumencie BO w walucie obcej Po wybraniu ręcznego typu kursu konieczne jest samodzielne wprowadzenie jego wartości. Rys. 81 Wprowadzenie wartości ręcznego typu kursu na dokumencie BO w walucie obcej Pozostałe pola: Kontrahent pozwala przypisać podmiot do danego elementu bilansu otwarcia Wybierając przycisk [Kontrahent] istnieje możliwość wskazania kontrahenta bezpośrednio z listy. Otworzy się lista kontrahentów, którą można dowolnie edytować z poziomu formularza. Parametr Załóż konto - zaznaczenie parametru umożliwia założenie konta słownikowego podmiotu 128

129 Zakładka Kwoty Zakładka umożliwia wyspecyfikowanie kwot składających się na element bilansu otwarcia. Dodawane kolejno elementy powiązane np. z danym kontem rozrachunkowym są odzwierciedleniem nierozliczonych dokumentów z poprzedniego okresu obrachunkowego, stanowiących bilans otwarcia na koncie. Użytkownik może wprowadzać kolejne kwoty bezpośrednio w tabeli lub przez formularz. Uwaga: System nie pozwoli na zapis pustego elementu, czyli takiego z zerowymi wartościami kwot. Dodawanie kwoty bezpośrednio w tabeli w celu dodania kwoty należy wybrać opcję [Dodaj]. Pojawi się linia pozycji kwoty. Obligatoryjnie należy wskazać kwotę Wn i\lub Ma. Pozostałe pola można dowolnie modyfikować. Dodawanie kwoty przez formularz- w celu dodania kwoty należy wybrać opcję [Dodaj przez formularz]. Pojawi się formularz służący wprowadzeniu danych. Pola obligatoryjne: Konto jest to konto przepisane z elementu bilansu, na które wprowadzane są poszczególne kwoty odzwierciedlające nierozliczone faktury. Pole jest nieedytowalne. Kwota Wn - wartości zarówno w PLN jak i walucie można wpisać ręcznie lub wybrać używając strzałek Kwota Ma - wartości zarówno w PLN jak i walucie można wpisać ręcznie lub wybrać używając strzałek Pozostałe pola: Kontrahent - podmiot, z którym związane jest konto księgowe Data operacji pozwala na wprowadzenie daty operacji powiązanej z daną kwotą. Domyślnie jest to data wystawienia wybrana na nagłówku dokumentu. Data dokumentu pozwala na wprowadzenie daty dokumentu powiązanego z daną kwotą. Domyślnie jest to data wystawienia wybrana na nagłówku dokumentu. Forma płatności - jest to forma płatności z faktury, z którą powiązana jest dana kwota. W przypadku pozycji wprowadzonych na konto słownikowe kontrahenta forma płatności ustalana jest na podstawie danych na karcie kontrahenta. Numer dokumentu - numer faktury, z którą powiązana jest dana kwota. Termin płatności - termin płatności faktury, z którą powiązana jest dana kwota. W przypadku pozycji wprowadzonych na konto słownikowe kontrahenta termin płatności ustalany jest na podstawie danych na karcie kontrahenta. 129

130 Sekcja Waluty Pozwala na wprowadzenie kursu waluty, na takiej samej zasadzie jak na elemencie dokumentu bilansu otwarcia. Zakładka Płatności Zawiera listę płatności utworzonych dla pozycji dokumentu Bilansu otwarcia. Płatności generowane są do poszczególnych kwot wprowadzonych na konto słownikowe konto rozrachunkowe powiązane z podmiotem. Użytkownik ma możliwość edycji wybranej płatności i dokonania z tego poziomu rozliczenia płatności. Płatność z dokumentu bilansu otwarcia podlega tym samym prawom, co płatności tworzone dla dokumentów handlowych lub ręcznie. Wyjątkiem jest możliwość rozliczenia płatności z niezatwierdzonego dokumentu Bilansu otwarcia. W przypadku płatności, których podmiotem jest kontrahent, forma płatności oraz termin płatności ustalane są na podstawie danych na karcie kontrahenta. Uwaga: Dokumenty BOA i KBOA nie generują płatności oraz rozrachunków. Wyłącznie dokumenty BO i KBO wprowadzone na rozrachunkowe konta słownikowe powiązane z podmiotem generują płatności i rozrachunki. Zakładka Atrybuty Zakładka zawiera listę atrybutów przypisanych do elementu bilansu otwarcia. Szczegółowy opis dotyczący atrybutów został zawarty w podręczniku - Konfiguracja. 9.3 Dekrety z dokumentów bilansu otwarcia Dokumenty bilansu otwarcia tworzą dekrety księgowe, które ujmowane są w specjalnym predefiniowanym dzienniku księgowań o symbolu *BO* i nazwie Bilans otwarcia. Dekrety są tworzone dla każdego z typów dokumentu bilansu otwarcia. Zarówno podczas ręcznego wprowadzania dokumentów bilansu otwarcia (BO, KBO) jak i podczas operacji przeniesienia bilansu otwarcia z poprzedniego okresu obrachunkowego (BOA, KBOA). Dekrety mają powiązanie z kwotami dokumentów bilansu otwarcia (dokument Bilans otwarcia zakładka Kwoty). Dodatkowo dla dokumentów ręcznych (BO, KBO), których pozycje wprowadzone zostały na słownikowe konto rozrachunkowe podmiotu, istnieje powiązanie dekretu bilansu otwarcia z płatnością dokumentu bilansu otwarcia. Dekrety bilansu otwarcia nie są uwzględniane w obrotach danego okresu obrachunkowego. Uwzględniane są wyłącznie w stanach początkowych i saldach kont księgowych. Dekrety tworzone są niezależnie od statusu dokumentu. Powstają podczas zapisania dokumentu lub podczas jego zatwierdzania. Status dekretu bilansu otwarcia (w buforze, zatwierdzony) uzależniony jest od statusu dokumentu bilansu otwarcia. Dekrety, które powstają podczas zapisywania dokumentu bilansu otwarcia mają 130

131 status W buforze. Dekrety, które powstają podczas zatwierdzania dokumentu bilansu otwarcia mają status Zatwierdzone. Z poziomu kwoty dokumentu bilansu otwarcia (dokument Bilansu otwarcia zakładka: Kwoty) możliwe jest przywołanie powiązanego dekretu za pośrednictwem umiejscowionych w menu głównym przycisków [Pokaż zapis księgowy Wn], [Pokaż zapis księgowy Ma]. Uwaga: Dekrety bilansu otwarcia pojawiają się w dzienniku księgowym z datą księgowania równą pierwszemu dniu okresu obrachunkowego. Data wystawienia na dekrecie BO jest równa dacie wystawienia dokumentu BO. Rys. 82 Dokument Bilansu otwarcia. Przyciski dostępne w menu głównym z poziomu zakładki Kwoty Po wybraniu opcji [Pokaż zapis księgowy Wn]/[Pokaż zapis księgowy Ma] wyświetli się dekret bilansu otwarcia. 131

132 Rys. 83 Dekret bilansu otwarcia. Zakładka Ogólne Zakładka Ogólne dekretu bilansu otwarcia Numer dokumentu numer dokumentu wprowadzony na kwocie dokumentu bilansu otwarcia. Jeżeli numer nie został wprowadzony będzie to numer systemowy dokumentu bilansu otwarcia Kontrahent kontrahent wprowadzony na kwocie bilansu otwarcia, jeżeli nie został wprowadzony brak Konto Wn/Konto Ma konto wprowadzone na kwocie bilansu otwarcia Kwota kwota w walucie systemowej wprowadzona na kwocie bilansu otwarcia Kwota w walucie kwota w walucie obcej wprowadzona na kwocie bilansu otwarcia Data operacji ustalana jest na podstawie daty operacji na kwocie bilansu otwarcia Data wystawienia ustalana jest na podstawie daty dokumentu na kwocie bilansu otwarcia Opis brak Stawka VAT brak Sekcja Rozrachunki pojawia się dla dekretu bilansu otwarcia wprowadzonego na konto rozrachunkowe, pole Status określa status dekretu: podlega rozrachunkom/nie podlega rozrachunkom. Sekcja dostępna jest wyłącznie na ręcznych dokumentach bilansu otwarcia (BO i KBO). Sekcja Waluta pojawia się dla dekretu bilansu otwarcia wprowadzonego na konto walutowe, uzupełniana jest zgodnie z wartościami wprowadzonymi na kwocie bilansu otwarcia Dekrety bilansu otwarcia na konto rozrachunkowe posiadają dodatkowo zakładkę Rozrachunki. Zasady funkcjonalności rozrachunków zostały opisane w rozdziale Rozrachunki. 132

133 10. Księgowanie w systemie W strukturze wielofirmowej księgowanie dokumentów możliwe jest tylko w kontekście firmy, do której zalogowany jest użytkownik - tj. jej bieżącego okresu obrachunkowego i obowiązujących w nim schematów księgowań. Księgowanie dokumentów w strukturze wielofirmowej odbywa się według następujących reguł: dokumenty wystawione w firmie, w której zalogowany jest użytkownik mogą być zaksięgowane dokumenty wystawione w innym centrum, niż zalogowany jest użytkownik, ale w obrębie tej samej firmy mogą być zaksięgowane dokumenty wystawione w innej firmie, niż zalogowany jest użytkownik nie zostaną zaksięgowane. Dostępne w systemie sposoby księgowania to: Przy zatwierdzaniu Podczas zatwierdzania dokumentu dostępna jest opcja [Zatwierdź i Zaksięguj]. Księgowanie zostanie zakończone sukcesem, jeśli dla danego typu dokumentu został zdefiniowany poprawny schemat księgowy. W przeciwnym przypadku dokument zostanie zatwierdzony, lecz niezaksięgowany. Z listy dokumentów/ z poziomu dokumentu Zatwierdzony dokument może podlegać księgowaniu z poziomu listy lub w trybie jego edycji w dowolnym momencie. Do tego celu służy przycisk [Zaksięguj]. Księgowanie zostanie zakończone sukcesem, jeśli dla danego typu dokumentu zostanie wybrany poprawny schemat księgowy. Zarówno podczas księgowania z listy jak i dokumentu, użycie opcji [Zaksięguj] bez wskazania danego schematu (domyślne) wykonuje księgowanie z zapamiętaną predekretacją, o ile ta istniała. Z kolei wybranie opcji [Zaksięguj] ze wskazaniem schematu (może to być również schemat domyślny) wykonuje księgowanie zgodnie z definicją schematu (ewentualna istniejąca prdekretacja jest ignorowana). Księgowanie poprzez konto przeciwstawne Opcja [Księguj poprzez konto przeciwstawne] dostępna jest wyłącznie dla operacji kasowo- bankowych i zamkniętych raportów kasowo bankowych. Księgowanie zostanie zakończone sukcesem, jeśli do operacji zostało przypisane konto przeciwstawne, a do rejestru wybranego na operacji zostało przypisane konto i dziennik księgowań. Ręcznie z poziomu zapisów księgowych Poprzez dodanie zapisu księgowego z poziomu listy zapisów księgowych (lista dostępna jest z poziomu menu Księgowość, element Dziennik) Za pomocą procesu BPM Automatyczne ksiegowanie dokumentów 10.1 Zasady księgowania schematem księgowym Schematy księgowe budowane są odrębnie dla każdego typu dokumentu. Do jednego typu dokumentu może być przypisanych kilka schematów księgowych. Jeden z nich musi być ustawiony jako domyślny. 133

134 Zapis księgowy powstały podczas księgowania schematem ma status w buforze. Użytkownik sam zatwierdza powstały zapis. Pomaga to uniknąć pomyłek i niepotrzebnego stornowania zapisów księgowych. Zapis księgowy powstały podczas księgowania schematem ma status: W buforze. Użytkownik sam zatwierdza powstały zapis. Pomaga to uniknąć pomyłek i niepotrzebnego stornowania zapisów księgowych. Dokumenty zaksięgowane powinny być widoczne na liście w innym kolorze niż pozostałe dokumenty (domyślnie jest to kolor niebieski) Dokumenty handlowe i magazynowe mogą być księgowane wyłącznie w stanie zatwierdzonym. Oznacza to, że dokumenty w buforze nie mogą zostać zaksięgowane. Dokumenty magazynowe mogą być księgowane, jeśli mają ustalony koszt własny sprzedaży/ustaloną wartość dostawy. Jeśli dokumenty mimo, że nie mają ustalonych powyższych wartości, mają zostać zaksięgowane, należy zaznaczyć odpowiednio parametry Ustalono koszt własny sprzedaży/ustalona wartość dostawy. Dokumenty wygenerowane z innych dokumentów mogą być księgowane, tak jak dokumenty źródłowe. Dokumentu, który został zaksięgowany, nie można anulować. Jeżeli zapis księgowy powstały z zaksięgowania dokumentu posiada status w buforze, może być bezśladowo usunięty. Po usunięciu zapisu księgowego, dokument będzie można anulować. Jeżeli zapis księgowy powstały z zaksięgowania dokumentu został zatwierdzony, nie może być bezśladowo usunięty. W celu odksięgowania dokumentu konieczne jest wygenerowanie storna zapisu księgowego. Po zatwierdzeniu storna dokument zostanie odksięgowany i będzie możliwość jego anulowania. Po usunięciu zapisu księgowego znajdującego się w buforze, dokument może zostać jeszcze raz zaksięgowany, Po zatwierdzeniu dekretu stornującego dokument zostaje odksięgowany i może zostać jeszcze raz zaksięgowany, Księgowanie faktur VAT wystawionych ręcznie przebiega tak samo jak innych dokumentów osiadających dokument źródłowy: Gdy dokument źródłowy jest zaksięgowany nie można zaksięgować faktury VAT. Przyjmuje ona automatycznie status: Zaksięgowana. Gdy faktura VAT jest zaksięgowana nie można zaksięgować faktury źródłowej. Przyjmuje ona automatycznie status: Zaksięgowana Księgowanie schematem księgowym Proces księgowania przebiega w ten sam sposób dla każdego typu dokumentu, w związku jego mechanizm zostanie przedstawiony na podstawie księgowania faktury sprzedaży (FS). Księgowanie może zakończyć się sukcesem lub porażką. Uzależnione jest to od poprawności użytego do księgowania schematu. Uwaga: W przypadku wyboru schematu księgowego, na którym wskazano konto lub dziennik księgowy, do których dany użytkownik nie ma dostępu, predekretacja/księgowanie nie zostanie wykonane. Użytkownik ma jednak możliwość edycji takiego schematu księgowego. 134

135 Uwaga: Podczas predekretacji lub księgowania schematem księgowym z zaznaczonym parametrem Załóż konto i wpisanym numerem konta, który jest niezgodny z przypisanym do niego schematem numeracji, system wyświetli odpowiedni komunikat w oknie loga i w zależności od ustawionej kontroli numeracji kont, księgowanie dokumentu będzie kontynuowane lub zostanie zablokowane. Rys. 84 Okno loga z ostrzeżeniem podczas księgowania z zakładaniem konta niespełniającego warunków schematu numeracji Księgowanie dokumentu poprawnym schematem W celu zaksięgowania dokumentu FS schematem księgowym należy: Zaznaczyć dokument na liście Wybrać przycisk [Zaksięguj] z grupy przycisków Księgowanie W przypadku, gdy dla danego typu dokumentu zdefiniowanych jest więcej niż jeden schemat księgowy, zostanie otwarte okno wyboru schematu i daty księgowania. W oknie zaznaczone są dwa parametry: Użyj daty schematu odznaczenie parametru spowoduje możliwość wyboru innej daty księgowania niż na schemacie domyślnym Użyj domyślnego schematu odznaczenie parametru spowoduje możliwość wyboru schematu księgowania przypisanego do danego typu dokumentu. Po zaznaczeniu odpowiedniej daty i schematu na liście, należy wybrać przycisk [Zaksięguj] Jeżeli zastosowany schemat był poprawny, dokument zostanie zaksięgowany, a nowo powstały zapis księgowy będzie widoczny na liście zapisów ze statusem W buforze (menu Księgowość, element Dziennik) 135

136 Rys. 85 Podgląd procesu księgowania zakończone powodzeniem Księgowanie dokumentu niepoprawnym schematem W celu zaksięgowania dokumentu FS schematem księgowym należy: Zaznaczyć dokument na liście, Wybrać przycisk [Zaksięguj] z grupy przycisków Księgowanie, W przypadku, gdy dla danego typu dokumentu zdefiniowanych jest więcej niż jeden schemat księgowy, zostanie otwarte okno wyboru schematu i daty księgowania. W oknie zaznaczone są dwa parametry: Użyj daty schematu odznaczenie parametru spowoduje możliwość wyboru innej daty księgowania niż na schemacie domyślnym; Użyj domyślnego schematu odznaczenie parametru spowoduje możliwość wyboru schematu księgowania przypisanego do danego typu dokumentu. Po zaznaczeniu odpowiedniej daty i schematu na liście, należy wybrać przycisk [Zaksięguj]. Jeżeli użyty schemat był niepoprawny, księgowanie dokumentu kończy się niepowodzeniem. W oknie z logiem zostanie wyświetlony stosowny komunikat, np. Wygenerowany zapis księgowy nie bilansuje się. Księgowanie dokumentu zakończone niepowodzeniem. W takim przypadku należy zmienić schemat księgowy na poprawny i powtórzyć księgowanie. 136

137 Rys. 86 Podgląd procesu księgowania zakończone niepowodzeniem 10.3 Predekretacja Przed zaksięgowaniem dokumentu użytkownik może dokonać podglądu zapisu, który powstanie poprzez zaksięgowanie dokumentu konkretnym schematem. Takie działanie nazywane jest Predekretacją. Jest to proces podglądu dekretów, które powstaną w wyniku księgowania danego dokumentu schematem księgowym. Predekretacja nie wprowadza żadnych zmian na dokumencie. Na tym etapie można zmienić zaproponowaną dekretację i zapisać ją lub nie. Tak jak w przypadku księgowania schematem księgowym proces predekretacji przebiega w ten sam sposób dla każdego typu dokumentów, w związku z tym cały mechanizm zostanie pokazany tylko raz na podstawie predekretacji faktury sprzedaży (FS) Predekretacja dokumentu przy użyciu poprawnego schematu księgowego W celu wykonania predekretacji należy: Zaznaczyć dokument na liście Wybrać przycisk [Zobacz predekrety], z grupy przycisków Księgowanie W przypadku, gdy dla danego typu dokumentu zdefiniowanych jest więcej niż jeden schemat księgowy, pojawi się okno wyboru schematu i daty księgowania. W oknie zaznaczone są dwa parametry: 137

138 Użyj daty schematu odznaczenie parametru spowoduje możliwość wyboru innej daty księgowania niż na schemacie domyślnym Użyj domyślnego schematu odznaczenie parametru spowoduje możliwość wyboru innego schematu księgowania przypisanego do danego typu dokumentu. Rys. 87 Podgląd procesu predekretacji Po wybraniu przycisku [Predekretuj] pojawi się formularz z predekretacją. Użytkownik ma do wyboru: Zapis predekretacji poprzez wybór przycisku [Zapisz]. Opcja dostępna jeżeli dokonano zmian w predekretacji. Zaksięgowanie dokumentu poprzez wybór przycisku [Zapisz i Zaksięguj]. Pojawi się komunikat księgowania dokumentu. Na liście zapisów księgowych pojawi się nowy zapis. Dodanie nowego elementu predekretacji poprzez wybór przycisku [Dodaj przez formularz]. Pojawi się formularz dekretu, w którym należy wypełnić pola obligatoryjne, a następnie zapisać. Po zapisie, użytkownik powróci automatycznie na predekretację. Edycję elementu poprzez wybór przycisku [Edytuj]. Pojawi się formularz dekretu, na którym można wprowadzić zmiany, a następnie zapisać. Po zapisie użytkownik powróci automatycznie na predekretację. Usunięcie elementu poprzez wybór przycisku [Usuń]. Dekrety zostaną usunięte z tabeli. Zmianę schematu księgowego poprzez wybór przycisku [Zmień schemat księgowy]. Użytkownik zostanie przeniesiony na listę schematów, gdzie może wybrać inny schemat księgowania. Usunięcie danych zmodyfikowanych lub dodanych przez użytkownika, poprzez wybór przycisku [Usuń wartości użytkownika]. System powróci do wartości wygenerowanych schematem. Sprawdzenie, czy zapisy księgowe spełniają warunki związane z równoległym ujęciem zapisów w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym lub innych powiązanych księgowań zgodnie ze zdefiniowanym kręgiem kosztów poprzez wybór przycisku [Sprawdź kręgi kosztów]. Szczegółowy opis dotyczący funkcjonalności kontroli kręgu kosztów został zawarty w rozdziale Kontrola kręgu kosztów. 138

139 Zamknięcie predekretacji spowoduje powrót na listę faktur lub formularz dokumentu. Rys. 88 Podgląd predekretacji Uwaga: Jeżeli konto księgowe wskazane na predekretacji nie istnieje w planie kont, wyświetlane jest w kolorze zielonym. Uwaga: Po wywołaniu predekretacji system ją zapamiętuje. Każde następne uruchomienie powoduje wczytanie pierwotnej predekretacji. Jeżeli dokonano zmian na schemacie księgowym lub dokumencie, w celu wywołania nowej predekretacji należy użyć opcji [Zmień schemat księgowy]. Wybranie tej opcji powoduje nie tylko zmianę schematu, ale i odświeżenie predekretacji 139

140 Rys. 89 Informacja o wczytaniu poprzedniej predekretacji Uwaga: Przy predekretacji system sprawdza, czy strona Wn równa się stronie Ma, ale tylko w obrębie kont bilansowych. W przypadku braku takiej zgodności, wyświetlane jest ostrzeżenie Dokument się nie bilansuje. Kwota niezbilansowana: Czy na pewno zapisać? Tak/Nie. Predekretacja taka może zostać zapisana, ale system nie pozwoli zaksięgować dokumentu. 11. Schematy księgowe Schematy księgowań bazują na powtarzalności pracy w księgowości. W każdym miesiącu dokumenty są księgowane w pewien powtarzalny sposób, na takie same konta księgowe. Zastosowanie mechanizmów schematów księgowych usprawnia sam proces księgowania dokumentów powodując, że dekrety na konta księgowe tworzone są w sposób automatyczny. Każdy dokument w systemie podlega księgowaniu przy użyciu schematów księgowań. Wymagają one zdefiniowania na samym początku pracy z programem, aby dokumenty mogły zostać automatycznie rozksięgowane na odpowiednie konta. Budowa schematu księgowego swą konstrukcją przypomina budowę zapisu księgowego. Składa się z nagłówka oraz pozycji odpowiadających poszczególnym dekretom księgowym. Sposób budowania schematu dla wszystkich typów jest jednakowy. Nagłówek wzorca odpowiada nagłówkowi zapisu księgowego, pozycja schematu pozycji w zapisie księgowym czyli pojedynczemu dekretowi. Poniższy rozdział opisuje zasady tworzenia schematów księgowych oraz szczegółowe rozwiązania dla różnych typów dokumentów źródłowych Lista schematów księgowych Lista schematów księgowych dostępna po wybraniu z menu Księgowość elementu Schematy. Na liście widoczne są wszystkie schematy księgowe dostępne w danej firmie w ramach określonego okresu obrachunkowego. Z poziomu Konfiguracja Struktura firmy Dostępność obiektów użytkownik ma możliwość zarządzania dostępnością schematów księgowych w centrach danej firmy, co zostało szczegółowo opisane w podręczniku Konfirguracja. 140

141 Menu okna dzieli się na trzy grupy: Lista z przyciskami: [Dodaj dla dokumentów], [Edytuj], [Usuń], [Odśwież], [Aktualizuj] Schematy księgowe z przyciskami: [Importuj], [Eksportuj] Wydruki z przyciskami: [Drukuj], [Drukuj dokument] Rys. 90 Lista schematów księgowych Opcje możliwe do wykonania na liście schematów księgowych: [Dodaj], [Edytuj], [Usuń]- ze względu na standardowe działanie przycisków zostały one opisane w rozdziale Standardowe przyciski na listach. [Aktualizuj] - przeniesienie schematów z poprzedniego okresu obrachunkowego Uwaga: Przenoszone są schematy księgowe, które mają przypisany dziennik istniejący w bieżącym okresie obrachunkowym. 141

142 [Import] - umożliwia import schematu z pliku z rozszerzeniem.xml. Użytkownik ma możliwość zaimportowania wielu schematów księgowych jednocześnie. Podczas importu schematów księgowych wyświetlany jest log z informacją o zaimportowanych schematach. [Eksportuj] - umożliwia eksport schematu do pliku z rozszerzeniem.xml. Użytkownik ma możliwość wyeksportowania wielu schematów księgowych jednocześnie. Każdy z wyeksportowanych schematów zapisywany jest w odrębnym pliku o nazwie wskazanej przez użytkownika z dopisanym symbolem danego schematu. W systemie księgowaniu podlegają następujące typy dokumentów: Handlowe Magazynowe Handlowe sprzedaży Faktury sprzedaży Tax free Korekta wartościowa faktury sprzedaży Korekta ilościowa faktury sprzedaży Paragon Korekta wartościowa paragonu Korekta ilościowa paragonu Faktura VAT sprzedaży Korekta faktury VAT sprzedaży Nota kredytowa Zestawienie sprzedaży detalicznej Korekta zestawienia sprzedaży detalicznej Faktura zaliczkowa sprzedaży Korekta wartościowa faktury zaliczkowej sprzedaży Korekta kosztowa Deprecjacja Magazynowe wydania Wydanie zewnętrzne Korekta wartościowa wydania zewnętrznego Korekta ilościowa wydania zewnętrznego Rozchód Wewnętrzny Korekta ilościowa rozchodu wewnętrznego Przesuniecie międzymagazynowe - Magazynowe przyjęcia Przyjęcie zewnętrzne Korekta wartościowa przyjęcia zewnętrznego Korekta ilościowa przyjęcia zewnętrznego Korekta kosztów dodatkowych przyjęcia zewnętrznego Przyjęcie wewnętrzne Korekta ilościowa przyjęcia wewnętrznego Korekta wartościowa przyjęcia wewnętrznego Przesunięcie międzymagazynowe + Handlowe zakupu Faktura Zakupu Korekta wartościowa faktury zakupu Korekta ilościowa faktury zakupu Korekta kosztów dodatkowych faktury zakupu Faktura VAT zakupu Korekta faktury VAT zakupu Nota debetowa Faktura zaliczkowa zakupu Korekta wartościowa faktury zaliczkowej zakupu Kasowo/Bankowe Finansowe 142

143 Operacja przychodowa Operacja rozchodowa Raport kasowo/bankowy Skonto Różnica kursowa Monit Wezwanie do zapłaty Nota odsetkowa Kompensata Filtrowanie schematów księgowych Ze względu na standardowe działanie przycisków związanych z filtrowaniem, zostały one opisane w rozdziale Standardowe przyciski na listach. Użytkownik ma możliwość filtrowania listy za pomocą filtra Typ dokumentu oraz parametru Tylko aktywne. Po wybraniu strzałki przy opcji Typ dokumentu, pojawi się lista typów dokumentów, dla których można zbudować schemat księgowy. Zaznaczenie parametru Tylko aktywne, zawęzi listę schematów do tych, na których parametr Aktywny został oznaczony Dodawanie schematu księgowego W celu dodania schematu księgowego, należy wybrać przycisk [Dodaj dla dokumentów], a następnie wskazać odpowiedni typ dokumentu dla którego schemat ma zostać dodany. Pojawi się formularz schematu księgowego. Menu formularza schematu księgowego dla wybranego dokumentu dzieli się na trzy grupy: Schemat z przyciskami [Zapisz] i [Anuluj] Schemat księgowy z przyciskami [Kopiuj z] umożliwia kopiowanie danych z innego schematu księgowego, [Odśwież] Elementy z przyciskami [Dodaj w tabeli] dodaje elementy schematu księgowego w tabeli, [Dodaj przez formularz] dodaje elementy schematu księgowego przez formularz, [Edytuj] edytuje wskazany element, [Usuń] po zaznaczeniu elementu usuwa zapis, [Kopiuj] kopiuje elementy schematu księgowego, [Przenieś w dół] i [Przenieś w górę] umożliwiają przesuwanie w dół/w górę elementów schematu księgowego. 143

144 Rys. 91 Formularz danych schematu księgowego Pola obligatoryjne: Symbol pole pozwalające na wprowadzenie symbolu schematu księgowego, służącego do łatwej i szybkiej identyfikacji Dziennik cząstkowy po wybraniu strzałki skierowanej w dół pojawi się lista dostępnych w ramach bieżącego okresu obrachunkowego dzienników cząstkowych. W polu należy wskazać dziennik do którego będą trafiać zapisy księgowe generowane danym schematem. Uwaga: Dla schematów dokumentów kasowo-bankowych dodatkowo możliwe jest wskazanie które podczas księgowania pobierze dziennik cząstkowy z definicji rejestru kasowo - bankowego. Właściciel zapisu parametr określający, w jaki sposób będzie ustalany właściciel dla zapisu księgowego. Wybranie opcji Księgujący spowoduje, że właścicielem wygenerowanego zapisu księgowego będzie centrum bieżące (zalogowanego operatora), wybranie opcji Właściciel dokumentu spowoduje, że właścicielem wygenerowanego zapisu księgowego będzie właściciel księgowanego dokumentu. Data księgowania po wybraniu strzałki skierowanej w dół pojawi się lista predefiniowanych makr. Lista dostępnych makr uzależniona jest od typu dokumentu, dla którego definiowany jest schemat. Uwaga: Data operacji w schemacie księgowań to data operacji gospodarczej z dokumentu źródłowego podlegającego księgowaniu - analogiczne jest jej nazewnictwo na formularzu zapisu księgowego/dekretu. Przykładowo, dla dokumentów sprzedaży będzie to data sprzedaży, dla dokumentów zakupu - data zakupu, a dla dokumentów magazynowych - data 144

145 wydania/przyjęcia. Aby dekret tworzył się z datą sprzedaży należy odwołać się do W przypadku korekt dokumentów handlowych można skorzystać z Pozostałe pola: Nazwa pole pozwalające na wprowadzenie nazwy schematu, służącej do identyfikacji Warunek po wybraniu strzałki skierowanej w dół pojawi się lista predefiniowanych makr. Pole służy do wprowadzania dodatkowego warunku, który będzie musiał spełnić dokument księgowany schematem. Lista predefiniowanych makr będzie uzależniona od typu dokumentu, dla którego schemat będzie dodawany. Opis po wybraniu strzałki skierowanej w dół pojawi się lista predefiniowanych makr. Służy do wprowadzenia szerszego, dodatkowego opisu. Lista predefiniowanych makr będzie uzależniona od typu dokumentu dla którego schemat będzie dodawany. Parametr Aktywny jego odznaczenie oznacza dezaktywację schematu, a więc zablokowanie możliwości księgowania schematem Parametr Scalaj dekrety jego zaznaczenie oznacza, że schemat będzie scalał dekrety, które wprowadzone są na to samo konto księgowe Uwaga: Jeżeli na pozycji schematu zaznaczono parametr Zapisuj stawkę VAT, dla każdej ze stawek tworzony jest odrębny dekret niezależnie od wartości parametru Scalaj dekrety określanego na definicji schematu. Schemat nie będzie również scalał dekretów, które mają taką samą stawkę VAT. Dodawanie elementu schematu księgowego w tabeli Aby dodać element schematu księgowego w tabeli, należy wybrać przycisk [Dodaj w tabeli]. Po jego wybraniu na liście elementów schematu, pojawi się nowy wiersz, który należy wypełnić bezpośrednio w tabeli. W tabeli znajdują się te same pola, które dostępne są na formularzu elementu schematu (opisanym w rozdziale poniżej). Po wybraniu strzałki w prawej części pola, pojawi się okno, w którym użytkownik może wpisać odpowiednie wyrażenie. Uwaga: Podczas dodawania elementu schematu w tabeli, użytkownik nie ma udostępnionej listy makr. 145

146 Rys. 92 Element schematu księgowego dodany w tabeli Uwaga: Rozliczenia i rozrachunki dokonują się prawidłowo, tylko w sytuacji gdy schematy księgowe użyte do zaksięgowania dokumentów są zbudowane prawidłowo. Kluczowe znaczenie ma tutaj pozycja schematu księgowego księgująca kwotę płatności na konto rozrachunkowe podmiotu. Taka pozycja powinna być zbudowana w oparciu o tabelę Płatności, czyli w polu Oblicz dla: powinna być wybrana opcja Płatności, a w polu Kwota opcja Płatność lub Należność lub Zobowiązanie. Nie należy księgować wartości na konta rozrachunkowe w oparciu o nagłówek (kwota Brutto). Księgowanie w oparciu o nagłówek, bądź też poprzez ręczną predekretację na dokumencie, może spowodować rozbieżności pomiędzy rozrachunkami a rozliczeniami. Mogą powstać błędy, związane z brakiem rozrachunku pomimo istnienia rozliczenia i odwrotnie, niemożnością dokonania rozrachunku (rozliczenia), naliczaniem różnic kursowych w niewłaściwych wysokościach. Dodatkowo po dokonaniu predekretacji dokumentu poprawnym schematem księgowym nie należy dokonywać ręcznej zmiany na predekretacji pozycji na konto rozrachunkowe, np. poprzez usunięcie tej pozycji i ponowne jej wprowadzenie ręcznie lub modyfikację kwoty płatności. Uwaga: Księgując płatność niepodlegającą rozliczeniu, na dekrecie z kontem rozrachunkowym w sekcji Rozrachunki zostaje ustawiony status Nie podlega rozrachunkom. Zmieniając z poziomu listy płatności status płatności (podlega\nie podlega rozliczeniu) zmienia się automatycznie status dekretu (podlega\nie podlega rozrachunkom). Dodawanie elementu schematu księgowego przez formularz Aby dodać element schematu przez formularz należy wybrać przycisk [Dodaj przez formularz]. Pojawi się formularz elementu schematu księgowego. 146

147 Rys. 93 Formularz elementu schematu księgowego Na formularzu kluczową rolę odgrywa pole Element obliczany dla (Płatności, Nagłówka, Elementu, Subelementu i Opisu analitycznego). W zależności od wyboru wartości w tym polu, w kolejnych pozycjach podpowiadać się odpowiednie zmienne. Księgowanie walutowe - zaznaczenie parametru oznacza, że pozycja schematu została zdefiniowana do księgowania dokumentów/płatności w walucie obcej, na konta w walucie obcej. Parametr pełni ważną funkcję w przypadku księgowania płatności oraz operacji kasowo-bankowych wyrażonych walucie obcej. Tylko przy zaznaczonym parametrze, wartości na koncie księgowym będą wyrażone zarówno w walucie płatności/operacji kasowo - bankowej, jak i w walucie systemowej. Pozwoli to na poprawne generowanie różnic kursowych powstałych w wyniku rozrachowania dekretów oraz generowanie prawidłowego rozrachunku. Brak zaznaczenia parametru mógłby skutkować brakiem rozrachunku, niemożnością dokonania rozrachunku (rozliczenia), naliczaniem różnic kursowych w niewłaściwych wysokościach, dlatego jest to parametr Wymagany. Podczas księgowania płatności/operacji w walucie obcej, schematem księgowym na pozycji którego parametr nie został zaznaczony, pojawi komunikat informujący użytkownika o nieprawidłowo zdefiniowanym schemacie księgowym. Uwaga: Jeżeli najpierw wykonywano księgowania bez zaznaczenia parametru Księgowanie walutowe powstanie standardowo konto kontrahenta bez szczegółowej analityki dla PLN (np. konto 201-COMARCH, a nie 201-COMARCH-PLN). Przy próbie późniejszego księgowania na to konto, schematem księgowym, na którym parametr będzie już zaznaczony, a w 147

148 konfiguracji zaznaczono parametr Konta walutowe dodawane jako subanalityki, system nie pozwoli dodać konta analitycznego do konta, na którym istnieją już zapisy księgowe. Zapisuj stawkę VAT- zaznaczenie parametru oznacza, że na zapis księgowy, przenoszone będą stawki VAT, ustalone dla poszczególnych elementów dokumentu. Opcja dostępna wyłącznie przy księgowaniu w oparciu o elementy. Uwaga: Jeżeli na pozycji schematu zaznaczono parametr Zapisuj stawkę VAT, dla każdej ze stawek tworzony jest odrębny dekret niezależnie od wartości parametru Scalaj dekrety określanego na definicji schematu. Schemat nie będzie również scalał dekretów, które mają taką samą stawkę VAT. Pozycja Konto WN/MA umożliwia zdefiniowanie kont księgowych po stronie WN oraz MA Zaznaczenie parametru Załóż konto WN/Załóż konto MA będzie oznaczać automatyczne zakładanie konta podczas księgowania zgodnie z numerem wprowadzonym w polu Konto WN/MA. Pozycja Kwota kwota księgowania będzie pobierana z dokumentu źródłowego w zależności, którą zmienną wybierze użytkownik. Pozycje: Konto Wn/Ma oraz Kwota są polami obligatoryjnymi. Pozycja Warunek wprowadzenie wyrażenia w tym polu ma na celu dodanie dodatkowego warunku, który księgowany dokument będzie musiał spełnić, aby został zaksięgowany. Pozycja Opis opcja pozwala na wprowadzenia dodatkowego opisu dekretu. Po wybraniu przycisku [Konto WN/MA], [Kwota], [Warunek], [Opis] użytkownik ma możliwość wyboru zmiennej, których opis znajduje się poniżej. 148

149 Dla dokumentów handlowych / magazynowych Oblicz dla: Zmienne dla Konta WN/MA: Zmienne dla Kwoty: Zmienne dla Warunku: Zmienne dla Opisu: Płatności Konto kontrahenta danego typu: Nabywca Dostawca (inne dodane przez użytkownika w słowniku: Typy kont księgowych) Konto pracownika danego typu: Wynagrodzenia Zaliczki (inne dodane przez użytkownika w słowniku: Typy kont księgowych) Konto urzędu danego typu: Cło Podatek dochodowy Podatek VAT (inne dodane przez użytkownika w słowniku: Typy kont księgowych) Konto banku danego typu: Rozliczenia (inne dodane przez użytkownika w słowniku: Typy kont księgowych) Wybierz konto z planu kont Zapytanie SQL Płatność wartość płatności dla danej formy płatności Płatność zapłacono wartość płatności, którą zapłacono w danej formie płatności Płatność pozostaje wartość płatności, która pozostaje do zapłacenia w danej formie płatności Należność wartość należności dla danej formy płatności Należność zapłacono wartość należności, którą zapłacono w danej formie płatności Należność pozostaje wartość należności, która pozostaje do zapłacenia w danej formie płatności Zobowiązanie wartość zobowiązania dla danej formy płatności Zobowiązanie zapłacono wartość zobowiązania, które zapłacono w danej formie płatności Zobowiązanie pozostaje wartość zobowiązania, które pozostaje do zapłacenia w danej formie płatności Zapytanie SQL Dodatkowo dla każdej zmiennej dostępne są poniższe formy płatności: Suma Gotówka Bon Waluta Numer dokumentu Konto Kod płatnika Forma płatności Opis dokumentu Opis płatności Czy płatność jest zobowiązaniem? Wartość atrybutu z płatności Wartość atrybutu z dokumentu Czy płatnik jest kontrahentem? Czy płatnik jest pracownikiem? Czy płatność jest należnością? Wstaw wartość ze słownika Waluta Zapytanie SQL Waluta Numer dokumentu: Numer własny Numer obcy Numer w rejestrze Seria z numeru dokumentu Opis dokumentu Opis płatności Atrybut dokumentu - wartość atrybutu z dokumentu Atrybut płatności wartość atrybutu z płatności Zapytanie SQL 149

150 Czek Polecenie zapłaty Przelew (inna forma płatności dodana przez użytkownika) Nagłówka Konto kontrahenta danego typu: Nabywca Dostawca (inne dodane przez użytkownika w słowniku: Typy kont księgowych) Konto magazynu danego typu: Ewidencja (inne dodane przez użytkownika w słowniku: Typy kont księgowych) Wybierz konto z planu kont Zapytanie SQL Razem Netto Razem Brutto Razem VAT (opcja niedostępna dla dokumentów magazynowych) Kwota brutto w danej stawce Kwota netto w danej stawce Kwota VAT w danej stawce Wartość zakupu (opcja niedostępna dla dokumentów handlowych sprzedaży (za wyjątkiem dokumentu KK) i dla dokumentów: KDFZ i KDPZ) Wartość nabycia (opcja niedostępna dla dokumentów handlowych sprzedaży (za wyjątkiem dokumentu KK)) Zapytanie SQL Wartość deprecjacji Wartość po deprecjacji Wartość przed deprecjacją Dodatkowo dla kwot w danej stawce do wyboru dostępne są stawki VAT z grupy Stawek VAT przypisanej do firmy, w której zalogowany jest Użytkownik. Są one prezentowane w układzie: wartość-symbol-(nazwa stawki VAT), np.: Waluta Numer dokumentu seria z numeru dokumentu Wartość: Razem Netto Razem Brutto Razem VAT Konto Opis dokumentu Termin płatności (opcja dostępna dla dokumentów handlowych) Zapytanie SQL Wstaw wartość ze słownika Waluta Czy istnieje konto magazynu danego typu? Opis dokumentu Kod magazynu Brak zdefiniowanego atrybutu dla danego typu dokumentu Waluta Numer dokumentu: Numer własny Numer w rejestrze Seria z numeru dokumentu Opis dokumentu Zapytanie SQL Kod magazynu Brak zdefiniowanego atrybutu dla danego typu dokumentu 23%A (stawka A 23%) 150

151 22%A (stawka A 22%) 8%B (stawka B 8%) 7%B (stawka B 7%) 5%F (stawka F5%) 0%C (stawka C 0%) 0%D (stawka D ZW) 0% E (stawka E NP.) (inna stawka VAT dodana przez użytkownika) Elementu Konto kontrahenta danego typu: Nabywca Dostawca (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Konto artykułu danego typu: Magazyn Sprzedaż Koszt własny (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Konto stawki VAT danego typu: VAT naliczony VAT należny (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Konto elementu faktury VAT dostępne wyłącznie dla dokumentów: FSV, FZV, KFSV, KFZV Konto magazynu danego typu- Ewidencja Wybierz konto z planu kont Pozycja Netto Pozycja Brutto (opcja niedostępna dla dokumentów magazynowych) Pozycja VAT (opcja niedostępna dla dokumentów magazynowych) Wartość zakupu (opcja niedostępna dla dokumentów handlowych sprzedaży i dokumentów: KDFZ i KDPZ) Wartość nabycia Kwota brutto w danej stawce Kwota netto w danej stawce Kwota VAT w danej stawce Wartość przed deprecjacją Wartość deprecjacji Wartość po deprecjacji Zapytanie SQL Dodatkowo dla kwot w danej stawce do wyboru dostępne są zdefiniowane w systemie stawki VAT. Są Typ artykułu Czy element odnosi się do towaru? Czy element odnosi się do usługi? Czy element odnosi się do kompletu? Artykuły Kod artykułu Nazwa artykułu Kategoria artykułu Numer dokumentu Seria z numeru dokumentu Wartość Pozycja netto Pozycja brutto Pozycja VAT Konto Artykuły Kod artykułu Nazwa artykułu Kategoria artykułu Numer dokumentu: Numer własny Seria z numeru dokumentu Numer obcy Opis dokumentu Kod magazynu Zapytanie SQL pozycji 151

152 Zapytanie SQL one prezentowane w układzie: wartość-symbol- (nazwa stawki VAT), np.: 23%A (stawka A 23%) 22%A (stawka A 22%) 8%B (stawka B 8%) 7%B (stawka B 7%) 5%F (stawka F5%) 0%C (stawka C 0%) 0%D (stawka D ZW) 0% E (stawka E NP.) (inna stawka VAT dodana przez użytkownika) Czy istnieje konto kontrahenta danego typu? Czy istnieje konto artykułu danego typu? Czy istnieje konto stawki VAT danego typu? Czy istnieje konto magazynu danego typu? Wartość zakupu Wartość nabycia Opis pozycji dokumentu Kod magazynu Zapytanie SQL Subelementu Konto magazynu danego typu Ewidencja (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Konto artykułu danego typu Magazyn Sprzedaż Koszt własny Wybierz konto z planu kont Zapytanie SQL Wartość Ilość Wartość zakupu (opcja niedostępna dla dokumentów handlowych sprzedaży i dokumentów: KDFZ i KDPZ) Wartość nabycia Wartość przed deprecjacją Wartość deprecjacji Wartość po deprecjacji Zapytanie SQL Typ artykułu Czy element odnosi się do towaru? Czy element odnosi się do usługi? Czy element jest składnikiem kompletu? Artykuły Kod artykułu Nazwa artykułu Kategoria artykułu Numer dokumentu Numer dokumentu: Numer własny Numer dokumentu dostawy Seria z numeru dokumentu Wartość Kod magazynu Ilość Liczba porządkowa 152

153 Seria z numeru dokumentu Wartość- Razem netto Ilość Kod magazynu Konto Czy istnieje konto magazynu danego typu? Czy istnieje konto artykułu danego typu? Opis pozycji dokumentu Wartość zakupu Wartość nabycia Zapytanie SQL Opis dokumentu pozycji Data dostawy (dostępna tylko dla niektórych typów dokumentów) Artykuły Kod artykułu Nazwa artykułu Zapytanie SQL Opisu analitycznego Numer konta z opisu analitycznego Lista wymiarów analitycznych zdefiniowanych w systemie Wybierz konto z planu kont Zapytanie SQL Kwota z opisu analitycznego Zapytanie SQL Seria z numeru dokumentu Nazwa elementu wymiaru analitycznego Struktura wymiarów analitycznych zdefiniowanych w systemie (wymiar\podwymiar\el ement) Zapytanie SQL Seria z numeru dokumentu Nazwa elementu wymiaru analitycznego Lista wymiarów analitycznych zdefiniowanych w systemie Zapytanie SQL Dla operacji kasowo/bankowych 153

154 Oblicz dla: Zmienne dla konta: Zmienne dla kwoty: Zmienne dla warunku: Zmienne dla opisu: Nagłówka Konto księgowe rejestru Konto przeciwstawne operacji Konto kontrahenta danego typu Nabywca Dostawca (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Konto pracownika danego typu Wynagrodzenia Zaliczki (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Konto urzędu danego typu: Cło Podatek dochodowy Podatek VAT (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Konto banku danego typu: Rozliczenia (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Wybierz konto z planu kont Zapytanie SQL Kwota przychodu dla operacji przychodowej Kwota rozchodu dla operacji rozchodowej Zapytanie SQL Waluta Numer dokumentu Seria dokumentu Wartość Kwota przychodu Kwota rozchodu Konto Czy istnieje konto kontrahenta danego typu Czy istnieje konto pracownika danego typu Czy istnieje konto urzędu danego typu Czy istnieje konto banku danego typu Kod kontrahenta Forma płatności Kod rejestru kasowobankowego Zapytanie SQL Waluta Numer dokumentu: Numer własny Numer obcy Seria dokumentu Liczba porządkowa Opis dokumentu Forma płatności Kod rejestru kasowobankowego Kod kontrahenta Zapytanie SQL 154

155 Opisu analitycznego Numer konta z opisu analitycznego Lista wymiarów analitycznych zdefiniowanych w systemie Wybierz konto z planu kont Zapytanie SQL Kwota z opisu analitycznego Zapytanie SQL Nazwa elementu wymiaru analitycznego Struktura wymiarów analitycznych zdefiniowanych w systemie (wymiar\podwymiar\el ement) Zapytanie SQL Nazwa elementu wymiaru analitycznego Lista wymiarów analitycznych zdefiniowanych w systemie Zapytanie SQL Dla raportów kasowo/bankowych Oblicz dla: Zmienne dla konta: Zmienne dla kwoty: Zmienne dla warunku: Zmienne dla opisu: Nagłówka Elementu Wybierz konto z planu kont Zapytanie SQL Konto księgowe rejestru Konto przeciwstawne operacji Konto kontrahenta danego typu Nabywca Dostawca (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Konto pracownika danego typu: Kwota przychodu ( suma wpływów, bez uwzględnienia operacji z zaznaczonym parametrem saldo-nie wpływa ) Kwota rozchodu ( suma wydatków, bez uwzględnienia operacji z zaznaczonym parametrem saldo-nie wpływa ) Zapytanie SQL Kwota przychodu Kwota rozchodu Zapytanie SQL Waluta Numer dokumentu Seria dokumentu Zapytanie SQL Waluta Numer dokumentu Seria z numeru operacji Seria z numeru dokumentu Wartość Kwota przychodu Kwota rozchodu Waluta Numer dokumentu Numer obcy Seria z numeru dokumentu Zapytanie SQL Waluta Numer dokumentu Seria z numeru operacji Seria z numeru dokumentu Kod kontrahenta Forma płatności 155

156 Wynagrodzenia Zaliczki (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Konto urzędu danego typu: Cło Podatek dochodowy Podatek VAT (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Konto banku danego typu: Rozliczenia (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Wybierz konto z planu kont Zapytanie SQL Dla dokumentów różnicy kursowej Konto Czy istnieje konto kontrahenta danego typu Czy istnieje konto pracownika danego typu Czy istnieje konto urzędu danego typu Czy istnieje konto banku danego typu Kod kontrahenta Czy rozchód? Forma płatności Zapytanie SQL Zapytanie SQL Oblicz dla: Zmienne dla konta: Zmienne dla kwoty: Zmienne dla warunku: Zmienne dla opisu: Nagłówka Konto rozrachunkowe uczestniczące w rozrachunku Konto kontrahenta danego typu Nabywca Dostawca (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Konto pracownika danego typu: Kwota ujemna Kwota dodatnia Zapytanie SQL Numer własny Wartość Kwota przychodu Kwota rozchodu Konto Czy istnieje konto kontrahenta danego typu Numer własny Zapytanie SQL 156

157 Wynagrodzenia Zaliczki (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Konto urzędu danego typu: Cło Podatek dochodowy Podatek VAT (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Konto banku danego typu: Rozliczenia (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Wybierz konto z planu kont Zapytanie SQL Czy istnieje konto pracownika danego typu Czy istnieje konto urzędu danego typu Czy istnieje konto banku danego typu Czy dodatnia? Zapytanie SQL Dla dokumentów windykacyjnych (monit, wezwanie do zapłaty, nota odsetkowa) Oblicz dla: Zmienne dla konta: Zmienne dla kwoty: Zmienne dla warunku: Zmienne dla opisu: Nagłówka Konto kontrahenta danego typu Nabywca Dostawca (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Wybierz konto z planu kont Wartość kosztów Wartość odsetek dla wezwania do zapłaty i noty odsetkowej Zapytanie SQL Waluta Numer dostawy Wartość dokumentu Zapytanie SQL dokumentu atrybutu Waluta Numer dostawy dokumentu Seria z dokumentu dostawy 157

158 Płatności Zapytanie SQL Wartość atrybutu dokumentu Konto kontrahenta danego typu: Nabywca Dostawca (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Konto pracownika danego typu: Wynagrodzenia Zaliczki (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Konto urzędu danego typu: Cło Podatek dochodowy Podatek VAT (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Konto banku danego typu: Rozliczenia (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Wybierz konto z planu kont Zapytanie SQL Płatność wartość płatności dla danej formy płatności Płatność zapłacono wartość płatności, którą zapłacono w danej formie płatności Płatność pozostaje wartość płatności, która pozostaje do zapłacenia w danej formie płatności Należność wartość należności dla danej formy płatności Należność zapłacono wartość należności, którą zapłacono w danej formie płatności Należność pozostaje wartość należności, która pozostaje do zapłacenia w danej formie płatności Zapytanie SQL Dodatkowo dla każdej zmiennej dostępne są poniższe formy płatności: Suma Gotówka Bon Czek Polecenie zapłaty Przelew (inna forma płatności dodana przez użytkownika) Waluta Numer dokumentu Konto Kod płatnika Forma płatności Wartość atrybutu z płatności Wartość atrybutu z dokumentu Wstaw wartość ze słownika Waluta Zapytanie SQL Zapytanie SQL Waluta Numer dokumentu: Numer własny Seria z numeru dokumentu Atrybut dokumentu wartość atrybutu z dokumentu Atrybut wartość z płatności Zapytanie SQL płatności atrybutu Dla dokumentu kompensaty 158

159 Oblicz dla: Zmienne dla konta: Zmienne dla kwoty: Zmienne dla warunku: Zmienne dla opisu: Płatności Konto kontrahenta danego typu: Nabywca Dostawca (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Konto pracownika danego typu: Wynagrodzenia Zaliczki (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Konto urzędu danego typu: Cło Podatek dochodowy Podatek VAT (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Konto banku danego typu: Rozliczenia (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Wybierz konto z planu kont Zapytanie SQL Płatność wartość płatności dla danej formy płatności Płatność zapłacono wartość płatności, którą zapłacono w danej formie płatności Płatność pozostaje wartość płatności, która pozostaje do zapłacenia w danej formie płatności Należność wartość należności dla danej formy płatności Należność zapłacono wartość należności, którą zapłacono w danej formie płatności Należność pozostaje wartość należności, która pozostaje do zapłacenia w danej formie płatności Zobowiązanie wartość zobowiązania dla danej formy płatności Zobowiązanie zapłacono wartość zobowiązania, które zapłacono w danej formie płatności Zobowiązanie pozostaje wartość zobowiązania, które pozostaje do zapłacenia w danej formie płatności Zapytanie SQL Dodatkowo dla każdej zmiennej dostępne są poniższe formy płatności: Suma Gotówka Bon Czek Waluta Numer dokumentu Konto Kod płatnika Forma płatności Opis dokumentu Opis płatności Czy płatność jest zobowiązaniem? Wartość atrybutu z płatności Wartość atrybutu z dokumentu Czy płatnik jest kontrahentem? Czy płatnik jest pracownikiem? Czy płatność jest należnością? Wstaw wartość ze słownika Waluta Zapytanie SQL Waluta Numer dokumentu: Numer własny Numer obcy Numer w rejestrze Seria z numeru dokumentu Opis dokumentu Opis płatności Atrybut dokumentu wartość atrybutu z dokumentu Atrybut płatności wartość atrybutu z płatności Zapytanie SQL 159

160 Polecenie zapłaty Przelew (inna forma płatności dodana przez użytkownika) Dla skonta Oblicz dla: Zmienne dla konta: Zmienne dla kwoty: Zmienne dla warunku: Zmienne dla opisu: Nagłówka Konto kontrahenta danego typu Nabywca Dostawca (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Konto pracownika danego typu Wynagrodzenia Zaliczki (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Konto urzędu danego typu: Cło Podatek dochodowy Podatek VAT (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Konto banku danego typu: Kwota przychodu Kwota rozchodu Zapytanie SQL Waluta Wartość Kwota przychodu Kwota rozchodu Konto Czy istnieje konto kontrahenta danego typu Czy istnieje konto pracownika danego typu Czy istnieje konto urzędu danego typu Czy istnieje konto banku danego typu Zapytanie SQL Waluta Numer dokumentu: Numer własny Numer obcy Liczba porządkowa Zapytanie SQL Rozliczenia (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Wybierz konto z planu kont 160

161 Zapytanie SQL Dla czeku (wersja niemiecka oraz angielska) Oblicz dla: Zmienne dla konta: Zmienne dla kwoty: Zmienne dla warunku: Zmienne dla opisu: Nagłówka Konto księgowe rejestru Konto kontrahenta danego typu Nabywca Dostawca (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Konto pracownika danego typu Wynagrodzenia Zaliczki (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Konto urzędu danego typu: Cło Podatek dochodowy Podatek VAT (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Konto banku danego typu: Rozliczenia (inne dodane przez użytkownika w słowniku Typy kont księgowych) Wybierz konto z planu kont Zapytanie SQL Kwota przychodu Kwota rozchodu Zapytanie SQL Waluta Wartość Kwota przychodu Kwota rozchodu Konto Czy istnieje konto kontrahenta danego typu Czy istnieje konto pracownika danego typu Czy istnieje konto urzędu danego typu Czy istnieje konto banku danego typu Kod kontrahenta Czy rozchód? Kod rejestru K/B Zapytanie SQL Waluta Numer dokumentu: Numer własny Opis dokumentu Kod rejestru K/B Kod kontrahenta Zapytanie SQL 161

162 Opisu analitycznego Numer konta z opisu analitycznego Lista wymiarów analitycznych zdefiniowanych w systemie Wybierz konto z planu kont Zapytanie SQL Kwota z opisu analitycznego Zapytanie SQL Nazwa elementu wymiaru analitycznego Struktura wymiarów analitycznych zdefiniowanych w systemie (wymiar\podwymiar\el ement) Zapytanie SQL Nazwa elementu wymiaru analitycznego Lista wymiarów analitycznych zdefiniowanych w systemie Zapytanie SQL 162

163 Uwaga: W związku ze zmianami sposobu obliczania w przypadku baz konwertowanych (wykreowanych w wersji wcześniejszej niż 5.4), przed księgowaniem dokumentów należy uruchomić funkcję specjalną Aktualizacja zmiennych schematów księgowych, dostępną z menu Dodatki. Uwaga: W systemie księgowanie kosztu własnego sprzedaży powinno być wykonane z poziomu dokumentów WZ/KIWZ, nie zaś z dokumentów FS/PAR/KIFS/KIPAR, na których koszt własny ma jedynie wartość szacunkową. Uwaga: W celu zachowania spójności pomiędzy rozliczeniami i rozrachunkami zalecanym jest księgowanie pojedynczych operacji kasowo-bankowych zamiast księgowania całego raportu kasowo - bankowego. W przeciwnym razie mogą pojawić się rozbieżności pomiędzy rozliczeniami i rozrachunkami. Uwaga: Rozliczenia i rozrachunki dokonują się prawidłowo, tylko w sytuacji gdy schematy księgowe użyte do zaksięgowania dokumentów są zbudowane prawidłowo. Kluczowe znaczenie ma tutaj pozycja schematu księgowego księgująca kwotę płatności na konto rozrachunkowe podmiotu. Taka pozycja powinna być zbudowana w oparciu o tabelę Płatności, czyli w polu Oblicz dla: powinna być wybrana opcja Płatności, a w polu Kwota opcja Płatność lub Należność lub Zobowiązanie. Nie należy księgować wartości na konta rozrachunkowe w oparciu o nagłówek (kwota Brutto). Księgowanie w oparciu o nagłówek, bądź też poprzez ręczną predekretację na dokumencie, może spowodować rozbieżności pomiędzy rozrachunkami a rozliczeniami. Mogą powstać błędy, związane z brakiem rozrachunku pomimo istnienia rozliczenia i odwrotnie, niemożnością dokonania rozrachunku (rozliczenia), naliczaniem różnic kursowych w niewłaściwych wysokościach. Dodatkowo po dokonaniu predekretacji dokumentu poprawnym schematem księgowym nie należy dokonywać ręcznej zmiany na predekretacji pozycji na konto rozrachunkowe, np. poprzez usunięcie tej pozycji i ponowne jej wprowadzenie ręcznie lub modyfikację kwoty płatności. 163

164 Uwaga: Zmienne związane z kompletem definiowane w oparciu o subelement mają sens tylko w przypadku opcji Pobierania składników na dokument. Jeżeli użytkownik dla kompletu, który nie ma zaznaczonej opcji pobieraj składniki ma dokument zdefiniuje schemat dla subelementu tworzonego z wykorzystaniem lub warunku CzySkładnikKompletu=1, to system zwróci 0. Ze względu na standardowe działanie przycisku gumki znajdującego się przy każdym polu elementu schematu księgowego, został on opisany w rozdziale Standardowe przyciski na listach. Po wypełnieniu obligatoryjnych pól elementu schematu księgowego należy wybrać opcję [Zapisz]. Użytkownik automatycznie powróci na formularz schematu księgowego Zakładanie kont księgowych schematem księgowym w oparciu o typy kont słownikowych Z poziomu schematu księgowego przy odwołaniu do typów kont słownikowych z Konfiguracji (menu Konfiguracja Księgowość Konta słownikowe Typy kont) istnieje możliwość założenia analitycznego konta słownikowego dla obiektów Kontrahent, Artykuł, Pracownik, Magazyn, Urząd celny, Urząd skarbowy, Bank, Stawka VAT. W tym celu w oknie typów kont (menu Konfiguracja Księgowość Konta słownikowe) przy konkretnych typach kont, należy przypisać odpowiednie konto słownikowe, dla którego będą zakładane konta analityczne obiektu. Istnieje również możliwość dodania nowego typu konta dla danego obiektu. Rys. 94 Typy kont słownikowych Następnie w schemacie księgowym należy odwołać się do konkretnego typu konta, np. do konta kontrahenta typu Nabywca i zaznaczyć parametr Załóż konto. Konto kontrahenta zostanie założone podczas księgowania dokumentu i jednocześnie wprowadzone na kartę obiektu Kontrahent, zakładka Księgowe. 164

165 Rys. 95 Element schematu księgowego, zakładanie słownikowego konta analitycznego 11.4 Zapytania SQL w schematach księgowych Zapytanie SQL w schematach księgowych można definiować ręcznie bądź skorzystać z funkcji podpowiadania elementów zapytania SQL (tabele, funkcje SQL, elementy systemu), poprzez wybranie kombinacji klawiszy Ctrl+ Spacja. W przypadku wybrania funkcji podpowiadania, zostaną wyświetlone elementy, które w danym momencie mogą znaleźć się w zapytaniu SQL. Dodatkowym udogodnieniem jest kontrolka poprawności. Gdy wpisane polecenie bądź zapytanie jest niepoprawne, pole, które jest definiowane zmienia swój kolor na różowy. Uwaga: Należy zwrócić uwagę na konstrukcję samego zapytania. Wymagane jest, aby zwracana wartość była nazwana poprzez this. Bez tego członu zapytanie przejdzie walidację, ale uruchomi się z błędem. Budując zapytania SQL można odwołać się do ID księgowanego dokumentu (dla nagłówka schematu oraz elementów obliczanych dla ID księgowanego elementu (dla elementów schematu obliczanych dla ID danego subelementu (dla elementów schematu obliczanych dla ID księgowanej płatności (dla elementów schematu obliczanych dla ID księgowanej linii opisu analitycznego (dla elementów schematu obliczanych dla opisu analitycznego). Przykłady warunków i zapytań SQL, które można wykorzystywać podczas budowania schematów księgowych zostały opisane w biuletynie technicznym Biuletyn techniczny - Schematy księgowań. 12. Schematy księgowań okresowych Istnieją księgowania, które są dokonywane regularnie co jakiś czas, na przykład co miesiąc, kwartał, rok - są to tak zwane księgowania okresowe. Używane są one najczęściej do przeksięgowywania sald i/lub obrotów jednych kont na inne. W systemie funkcjonalność ta polega na zdefiniowaniu schematów księgowań, które pozwolą na wielokrotne księgowanie określonych kwot na określone konta księgowe. Takie księgowania 165

166 nie są powiązane bezpośrednio z żadnym zdarzeniem gospodarczym, dlatego nie można ich zastąpić mechanizmem schematów księgowych, które wymagają przypisania do konkretnego typu dokumentu. Dodatkowo funkcjonalność może być przydatna w procesie rozliczania kosztów działalności w czasie. Rozwiązanie takie jest pożądane, gdy w jednostce wystąpią koszty dotyczące innego okresu sprawozdawczego lub kilku okresów sprawozdawczych. Raz zaewidencjonowane w systemie, dzięki użyciu funkcjonalności: Księgowanie okresowe, mogą zostać comiesięcznie automatycznie rozksięgowane, co pozwala na znaczną poprawę ergonomii pracy w komórkach księgowych Lista schematów księgowań okresowych Lista schematów księgowań okresowych zostanie wyświetlona po wybraniu z menu Księgowość elementu Księgowania okresowe. Na liście widoczne są wszystkie schematy księgowań okresowych dostępne w danej firmie w ramach określonego okresu obrachunkowego. Z poziomu Konfiguracja Struktura firmy Dostępność obiektów użytkownik ma możliwość zarządzania dostępnością schematów księgowych okresowych w centrach danej firmy, co zostało szczegółowo opisane w podręczniku Konfirguracja. Menu okna dzieli się na trzy grupy: Lista z przyciskami: [Dodaj], [Edytuj], [Usuń], [Odśwież], [Importuj], [Eksportuj], [Aktualizuj] Schematy z przyciskami: [Uruchom], [Pokaż wygenerowane zapisy] Wydruki z przyciskami: [Drukuj], [Drukuj dokument] Rys. 96 Lista schematów księgowań okresowych Opcje możliwe do wykonania na liście schematów księgowań okresowych: [Dodaj], [Edytuj], [Usuń], [Eksport do arkusza kalkulacyjnego] ze względu na standardowe działanie danych przycisków zostały one opisane w rozdziale Standardowe przyciski na listach. [Importuj] - pozwala na zaimportowanie schematu księgowań okresowych zapisanego w pliku.xml. Użytkownik ma możliwość zaimportowania wielu schematów księgowań okresowych jednocześnie. Podczas importu schematów wyświetlany jest log z informacją o zaimportowanych schematach księgowan okresowych. 166

167 [Eksportuj] - pozwala na wyeksportowanie schematu księgowań okresowych do pliku.xml. Użytkownik ma możliwość wyeksportowania wielu schematów księgowań okresowych jednocześnie. Każdy z wyeksportowanych schematów zapisywany jest w odrębnym pliku o nazwie wskazanej przez użytkownika z dopisanym symbolem danego schematu. [Aktualizuj] - przeniesienie schematów księgowań okresowych z poprzedniego okresu obrachunkowego Uwaga: Przenoszone są schematy księgowań okresowych, które mają przypisany dziennik istniejący w bieżącym okresie obrachunkowym [Uruchom] - uruchomienie schematu księgowań okresowych [Pokaż wygenerowane zapisy] - wyświetlenie listy zapisów księgowych wygenerowanych przez schemat. Możliwa jest również edycja każdego z wygenerowanych zapisów Na liście widoczne są schematy księgowań okresowych dostępne w centrum struktury firmy, do którego zalogowany jest operator. Filtrowanie na liście księgowań okresowych Ze względu na standardowe działanie przycisków związanych z filtrowaniem, zostały one opisane w rozdziale Standardowe przyciski na listach Dodawanie schematu księgowań okresowych W celu dodania schematu księgowania okresowego, należy wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków Lista. Po jego naciśnięciu pojawi się formularz wprowadzania danych. 167

168 Rys. 97 Formularz danych schematu księgowań okresowych Pola obligatoryjne: Symbol pole pozwalające na wprowadzenie symbolu schematu, służącego do łatwej i szybkiej identyfikacji poszczególnych schematów księgowań okresowych Dziennik cząstkowy po wybraniu strzałki pojawi się lista dostępnych w ramach bieżącego okresu obrachunkowego dzienników cząstkowych. Zapisy powstałe w wyniku uruchomienia schematu księgowania okresowego będą trafiały do wybranego w tym miejscu dziennika. Pozostałe pola: Nazwa pole pozwalające na wprowadzenie nazwy schematu, służącej do dodatkowej identyfikacji schematu Numer dokumentu pole umożliwia wprowadzenie numeru dokumentu, który będzie przeniesiony na zapis księgowy wygenerowany schematem księgowania okresowego Opis pozwala na wprowadzenie dodatkowego opisu schematu. Zaznaczenie parametru Księguj do bufora oznacza, że zapisy księgowe wygenerowane przy użyciu tego schematu zostaną automatycznie zapisane do bufora. W przypadku odznaczenia tej opcji zapisy księgowe będą od razu zatwierdzone, a więc przeniesione do księgi głównej. Dostępna jest także możliwość scalania dekretów księgowych - parametr Scalaj dekrety. Jego zaznaczenie oznacza, że schemat będzie scalał dekrety, wprowadzone na to samo konto księgowe. Dodanie elementu schematu księgowania okresowego możliwe jest: W tabeli Przez formularz 168

169 Dodanie elementu schematu księgowania okresowego w tabeli Aby dodać element schematu księgowego w tabeli należy wybrać przycisk [Dodaj w tabeli] w grupy Elementy. Na liście elementów pojawi się nowa linia służąca wprowadzaniu danych. W tabeli znajdują się te same pola, które dostępne są na formularzu elementu schematu (opisanym w rozdziale poniżej). Po wybraniu strzałki w prawej części pola, pojawi się okno, w którym użytkownik może wpisać odpowiednie wyrażenie. Uwaga: Podczas dodawania elementu schematu w tabeli, użytkownik nie ma udostępnionej listy makr. Rys. 98 Element schematu księgowań okresowych dodany w tabeli Dodawanie elementu schematu księgowań okresowych przez formularz Aby dodać element schematu przez formularz należy wybrać przycisk [Dodaj przez formularz], który otwiera formularz dodawania elementu schematu księgowań okresowych. 169

170 Rys. 99 Formularz elementu schematu księgowań okresowych Dostępne pola: Oblicz dla - pozwala na definiowanie zakresu kont spełniających określone warunki tzw. maski. Użytkownik może zdefiniować maskę w sposób uproszczony wykorzystując dostępne zmienne:? Dowolny znak *- Dowolny ciąg znaków [] Znak należy do ciągu [-] Znak zawiera się w zakresie [^] Znak nie należy ciągu [^-] Znak nie zawiera się w zakresie Konto Wn - użytkownik ma możliwość wpisania numeru konta ręcznie lub skorzystania z dostępnych opcji: Wybierz konto z planu kont Konto Zapytanie SQL Zaznaczenie pola Załóż konto Wn będzie oznaczać automatyczne założenie konta z numerem wprowadzonym w pole Konto Wn. Konto Ma - użytkownik ma możliwość wpisania numeru konta ręcznie lub skorzystania z dostępnych opcji: Wybierz konto z planu kont Konto Zapytanie SQL Zaznaczenie pola Załóż konto Ma będzie oznaczać automatyczne założenie konta z numerem wprowadzonym w pole Konto Ma. 170

171 Kwota - użytkownik może wpisać kwotę ręcznie lub skorzystać z dostępnych makr: Bilans otwarcie winien Bilans otwarcia ma Obroty winien Obroty ma Obroty narastająco winien Obroty narastająco ma Saldo winien Saldo ma Persaldo Maska Konto Wybierz konto z planu kont Zapytanie SQL Opis pozwala na wprowadzenie dodatkowego opisu elementu schematu. Zapytanie SQL w schematach księgowań okresowych można definiować ręcznie bądź skorzystać z funkcji podpowiadania elementów zapytania SQL (tabele, funkcje SQL, elementy systemu), poprzez wybranie kombinacji klawiszy Ctrl+ Spacja. W przypadku wybrania funkcji podpowiadania, zostaną wyświetlone elementy, które w danym momencie mogą znaleźć się w zapytaniu SQL. Ze względu na standardowe działanie przycisku na listach. gumki, został on opisany w rozdziale Standardowe przyciski Po wypełnieniu wartości w poszczególnych polach należy wybrać przycisk [Zapisz]. Użytkownik automatycznie powróci na formularz schematu księgowania okresowego. Zapisanie schematu księgowań okresowych Po wypełnieniu pól obligatoryjnych oraz dodaniu elementów należy zapisać cały schemat za pomocą przycisku [Zapisz] Maska w księgowaniach okresowych Funkcjonalność maski w księgowaniach okresowych pozwala na takie zdefiniowanie mechanizmu księgowań okresowych, aby wszystkie konta znajdujące się w określonej grupie (pasujące do maski konta) brały udział w księgowaniu. Na pozycji księgowania okresowego nie ma zatem konieczności podawania wszystkich kont, których dotyczy księgowanie. Należy podać jedynie regułę, którą konto musi spełnić. Użytkownik ma możliwość: Opcjonalnego zdefiniowania zakresu kont należących do grupy kont uczestniczących w księgowaniu tzw. maski konta Odwołania się do maski konta w definicji kwoty 171

172 Odwołania się do maski konta w definicji konta Do zdefiniowania zakresu kont mających brać udział w księgowaniu służy sekcja Oblicz dla, dostępna na pozycji schematu księgowań okresowych. Rys. 100 Sekcja Oblicz dla na formularzu elementu księgowania okresowego Pole to pozwala na definiowanie zakresu kont spełniających warunki tzw. maski. Maska konta może składać się z liter, cyfr, myślników oraz znaków specjalnych. Zasady funkcjonowania uproszczonej maski konta przedstawiono w tabeli: Symbol Działanie Przykład?albo _ Dowolny znak 5?? Wszystkie konta rozpoczynające się numerem 5 i posiadające 3 znaki w swoim numerze tj. tylko konta syntetyczne *albo % Dowolny ciąg znaków 5* Wszystkie konta rozpoczynające się numerem 5 [AB] Znak należy do ciągu 401-[137]-01 Wszystkie analityki konta 401, które w drugim członie mają cyfrę 1 lub 3 lub 7, a w ostatnim

173 [A-B] Znak zawiera się w zakresie 40[1-4]-* Wszystkie konta zespołu 4 ( czwórki ), których ostatni znak w numerze konta syntetycznego, to cyfra z przedziału od 1 do 4 [^AB] Znak nie zawiera się w ciągu 401-[^137]-01 Wszystkie analityki konta 401, które w drugim członie mają cyfrę inną niż 1, 3 lub 7, z subanalityką 01. [^A-B] Znak nie zawiera się w zakresie 40[^1-4]-* Wszystkie konta, których syntetyka rozpoczyna się znakami 40, a ostatni, w tym przypadku trzeci znak, jest różny niż cyfry z przydziału od 1 do 4. Dla przycisku [Oblicz dla] udostępniony jest zestaw zmiennych odpowiedzialnych za obsługę maski:? - Dowolny znak *- Dowolny ciąg znaków [] Znak należy do ciągu [-] - Znak zawiera się w zakresie [^] Znak nie zawiera się w ciągu [^-] Znak nie zawiera się w zakresie 173

174 Przykład: W planie kont o następującej strukturze: Rys. 101 Struktura planu kont zapis 5*401 - będzie oznaczał zespół kont rozpoczynających się numerem 5 kończących się numerem 401 tj , , , , zapis 501-?? będzie dotyczył tylko konta i z powyższego zakresu Maska w definicji konta W sekcji związanej z definicją konta możliwe jest odwołanie się nie tylko do pojedynczego konta, ale również do grupy kont zdefiniowanych maską w sekcji Oblicz dla. Jest to możliwe poprzez dodatkową która opowiada za pobranie kont zdefiniowanych w sekcji Oblicz dla. Przykładowo jeżeli w sekcji Oblicz dla zdefiniowano maskę jako 4??-??-??, użycie po stronie Konta Wn odpowiada za księgowanie na wszystkich kontach spełniających wskazane w masce kryterium. W polu Konto Wn/Ma nie możliwości zapisania numeru konta z użyciem znaków specjalnych tj. tak jak w definicji maski. Użytkownik ma jednak możliwość wykorzystania składni Substring do budowania numeru konta księgowego. 174

175 Przykład: Rys. 102 Wykorzystanie składni Substring Tak zapisana pozycja księgowania okresowego spowoduje wygenerowanie tylu zapisów księgowych ile jest kont zgodnych z maską 401-??. Każdy zapis zostanie wprowadzony na konta zespołu: ?? i konto 490 (gdzie?? zostanie zastąpiony przez końcówkę numeru konta zespołu 401, a dokładnie pobrane będą 2 znaki zaczynając od piątego) Maska w definicji kwoty W sekcji związanej z definicją kwoty możliwe jest odwołanie się nie tylko do pojedynczego konta, ale również do grupy kont zdefiniowanej za pomocą maski, wprowadzonej w polu Oblicz dla. Możliwe jest to poprzez: Wskazanie maski jako argumentu funkcji księgowej przykładowo dla funkcji OWN odpowiadającej za obroty Winien konta, można użyć zapisu OWN (5*) odpowiadającego za obroty Winien wszystkich kont zespołu 5 Użycie dodatkowej która opowiada za pobranie wartości dla grupy kont zdefiniowanych w sekcji Oblicz dla. Wartość zmiennej wyliczana jest łącznie dla grupy kont. 175

176 Przykład: W zestawieniu obrotów i sald widnieją następujące dane OWN konto : 100,00 OMA konto : 30,00 Maska zdefiniowana jest jako: 5??-001 W sekcji z kontem wprowadzone (i dowolne konto przeciwstawne) W sekcji z kwotą wprowadzone jest: OWN(@Maska) Rezultatem wykonania księgowania okresowego są dwie linie dekretu: (i konto przeciwstawne), kwota (i konto przeciwstawne), kwota 100 Użycie dodatkowej która odpowiada za pobranie wartości każdego z kont zdefiniowanych w sekcji Oblicz dla. Wartość zmiennej wyliczana jest oddzielnie dla każdego przetwarzanego konta. Przykład: W zestawieniu obrotów i sald widnieją następujące dane OWN konto : 100,00 OWN konto : 30,00 Maska zdefiniowana jest jako: 5??-001 W sekcji z kontem wprowadzone (i dowolne konto przeciwstawne) W sekcji z kwotą wprowadzone jest: OWN(@Konto) Rezultatem wykonania księgowania okresowego są dwie linie dekretu: (i konto przeciwstawne), kwota (i konto przeciwstawne), kwota

177 12.4 Uruchomienie księgowania okresowego oraz tworzenie zapisów księgowych na jego podstawie Uwaga: W związku z przebudową w wersji 6.0 procedur odpowiadających za wyliczenie obrotów i sald, zarówno za okresy miesięczne jak i niestandardowe (inne niż zdefiniowane okresy obrachunkowe i okresy cząstkowe), przed pierwszym uruchomieniem księgowania okresowego należy wykonać funkcję specjalną Odbudowa stanów kont ( Dodatki Odbudowa stanów kont). Ponieważ operacja ta może (nie musi) spowodować zmianę wartości prezentowanych dotychczas w zestawieniu obrotów i sald, nie jest wykonywana w trakcie konwersji do wersji 6.0. Odbudowa powinna zostać wykonana w czasie określonym przez użytkownika oraz musi być poprzedzona weryfikacją dotychczas wykazywanych danych. Operacje te należy wykonać wyłącznie dla okresów obrachunkowych/zapisów księgowych wprowadzonych w wersjach wcześniejszych niż 6.0. Dane wprowadzone w wersji 6.0 aktualizują się automatycznie. W celu wykonania księgowania okresowego należy wybrać przycisk [Uruchom], a następnie w otwartym oknie wskazać datę księgowania oraz zakres czasowy uwzględniany do wyliczania funkcji zdefiniowanych na pozycji księgowania okresowego. Użytkownik ma również możliwość zadecydowania, czy w wyliczaniu wartości mają być uwzględniane zapisy w buforze. Służy do tego parametr Uwzględniaj zapisy w buforze. Rys. 103 Okno definiowania parametrów wykonywanego księgowania okresowego Jeżeli na pozycji księgowania okresowego maska nie jest wykorzystywana, tzn. pole Oblicz dla jest puste, wynikiem wykonania księgowania jest zapis księgowy z jednym dekretem księgowym na obliczoną kwotę i konta podane w polach Konto Wn/Konto Ma. Jeżeli maska została zdefiniowana tzn. pole Oblicz dla jest wypełnione, uruchomiona zostanie pętla, w której elementami będą wszystkie konta z bieżącego okresu obrachunkowego spełniające podane kryterium. Właścicielem powstałego zapisu księgowego jest centrum struktury firmy, do którego zalogowany jest operator, który przeprowadził księgowanie. 177

178 13. Zestawienia księgowe Zestawienia księgowe są jednym z narzędzi oceny kondycji finansowej firmy oraz analizy danych wprowadzonych do systemu. Stanowią tzw. wewnętrzną bazę informacji do przeprowadzania analiz. Mają one charakter ewidencyjny, ponieważ liczone są w oparciu o dane zewidencjonowane na kontach księgowych. Zestawienia dostępne w systemie są bardzo elastyczne i pozwalają w prosty sposób definiować formularze wymagane w kraju, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza. W Polsce najczęściej spotykane zestawienia księgowe to: bilans, rachunek zysków i strat czy rachunek przepływów pieniężnych. System pozwala na definiowanie dowolnych typów zestawień oraz własnych wskaźników finansowych. Definicja zestawienia księgowego ma podobną strukturę do planu kont. Jest to drzewo z dowolną ilością gałęzi na tym samym poziomie i dowolną ilością przypisanych do nich podgałęzi. Nie ma ograniczenia na ilość poziomów poszczególnych gałęzi Lista zestawień księgowych Lista zestawień księgowych otwierana jest po wybraniu z menu Księgowość elementu Zestawienia księgowe. Na liście wyświetlane są zestawienia księgowe dostępne w danym centrum. Z poziomu Konfiguracja Struktura firmy Dostępność obiektów użytkownik ma możliwość zarządzania dostępnością zestawień księgowych w centrach danej firmy, co zostało szczegółowo opisane w podręczniku Konfirguracja. Okno z listą zestawień księgowych dzieli się na trzy grupy: Lista z przyciskami [Wyliczenia], [Odśwież], [Dodaj], [Edytuj], [Usuń] Zestawienia z przyciskami [Importuj XML], [Eksportuj XML] Wydruki z przyciskami: [Drukuj], [Drukuj dokument] Rys. 104 Lista zestawień księgowych 178

179 Opcje możliwe do wykonania na liście zestawień księgowych: [Wyliczenia] - wyliczenia zestawienia [Dodaj], [Edytuj], [Usuń] ze względu na standardowe działanie danych przycisków zostały one opisane w rozdziale Standardowe przyciski na listach. [Importuj xml] - pozwala na zaimportowanie zestawienia zapisanego w pliku.xml. Użytkownik ma możliwość zaimportowania wielu zestawień księgowych jednocześnie. Podczas importu zestawień księgowych wyświetlany jest log z informacją o zaimportowanych zestawieniach. [Eksportuj xml] -pozwala na wyeksportowanie zestawienia zapisanego do pliku.xml. Użytkownik ma możliwość wyeksportowania wielu zestawień księgowych jednocześnie. Każde z wyeksportowanych zestawień zapisywane jest w odrębnym pliku o nazwie wskazanej przez użytkownika z dopisanym symbolem danego zestawienia. Filtrowanie na liście zestawień księgowych Ze względu na standardowe działanie przycisków związanych z filtrowaniem, zostały one opisane w rozdziale Standardowe przyciski na listach Dodanie zestawienia księgowego W celu dodania zestawienia należy wybrać przycisk [Dodaj] z grupy Lista. Pojawi się formularz wprowadzania danych. 179

180 Rys. 105 Formularz zestawienia księgowego Zakładka Ogólne Pola obligatoryjne: Symbol służy do wprowadzenia unikalnego symbolu zestawienia Nazwa służy do wprowadzenia unikalnej nazwy zestawienia Pozostałe pola: Opis pozwala na wprowadzenie dodatkowych informacji o definiowanym zestawieniu Pokazuj pełną numerację pozycji po zaznaczeniu parametru na zakładce Pozycje zestawienia oraz na wyliczonym zestawieniu pokaże się pełna numeracja wybrana przez użytkownika. Na formularzu dostępna jest również sekcja z listą okresów zestawienia. Użytkownik może zdefiniować dowolną liczbę okresów, które będą uwzględniane w funkcjach wyliczających wartości zestawienia. W celu zdefiniowania okresu należy wybrać przycisk [Dodaj]. Pojawi się formularz definiowania okresów wyliczeń. 180

181 Rys. 106 Formularz okresu wyliczenia zestawienia Pole obligatoryjne: Nazwa pozwala na wprowadzenie nazwy okresu zestawienia Okres dostępne opcje do wyboru to: Dowolny wybierając okres dowolny użytkownik ma możliwość zadeklarowania dowolnego zakresu dat. Tylko w przypadku okresu dowolnego w polach Od/Do można wybrać okres, za jaki mają być liczone pozycje zestawienia. W przypadku pozostałych okresów nie ma takiej potrzeby. Bilans otwarcia po wybraniu tej opcji, do wyliczenia zestawienia uwzględniane będą zapisy pochodzące z bilansu otwarcia w ramach bieżącego okresu obrachunkowego Bieżący miesiąc sposób liczenia jest uzależniony od zastosowanych w definicji zestawienia funkcji księgowych. Dla funkcji liczonych wg sald, spowoduje wyliczanie wartości narastająco od początku okresu obrachunkowego z uwzględnieniem bilansu otwarcia. Dla funkcji liczonych wg obrotów umożliwi wyliczenie wartości w oparciu o zapisy miesiąca bieżącego. Poprzedni miesiąc dla funkcji liczonych wg obrotów spowoduje wyliczenie wartości tylko za miesiąc poprzedni. Dla funkcji liczonych wg sald, pod uwagę będą brane zapisy księgowe od początku okresu obrachunkowego do ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc bieżący, włącznie z bilansem otwarcia. Bieżący okres obrachunkowy jego zadeklarowanie spowoduje uwzględnienie wszystkich zapisów księgowych z bieżącego okresu obrachunkowego Poprzedni okres obrachunkowy j ego zadeklarowanie spowoduje uwzględnienie wszystkich zapisów księgowych z poprzedniego okresu obrachunkowego, Okres obrachunkowy umożliwia wybór dowolnego okresu obrachunkowego zdefiniowanego w systemie Dziś do wyliczenia zestawienia uwzględniane będą zapisy księgowe z dnia bieżącego Wczoraj do wyliczenia zestawienia uwzględniane będą zapisy księgowe z dnia poprzedniego Bieżący tydzień do wyliczenia zestawienia uwzględniane będą zapisy z bieżącego tygodnia Poprzedni tydzień do wyliczenia zestawienia uwzględniane będą zapisy z poprzedniego tygodnia w stosunku do daty bieżącej Pozostałe pola: Okres obrachunkowy - pole aktywne w przypadku wybrania wartości Okres obrachunkowy w polu Okres. Pozwala na wskazanie okresu obrachunkowego spośród okresów zdefiniowanych w systemie. Okres cząstkowy - pole aktywne w przypadku wybrania wartości Okres obrachunkowy w polu Okres oraz jeżeli we wskazanym okresie obrachunkowym istnieją okresy cząstkowe 181

182 Parametr Pokaż kolumnę procentową po jego zaznaczeniu na wyliczonym zestawieniu pojawi się kolumna z procentowym udziałem każdej z pozycji zestawienia w całości zestawienia. Po wypełnieniu pól obligatoryjnych w celu zapisania wprowadzonego okresu należy wybrać przycisk [Zapisz]. W tabeli okresów pojawi się kolejny okres zestawienia. Na liście okresów zestawienia księgowego użytkownik ma możliwość zarządzania ich kolejnością poprzez wybór przycisków [Przesuń w górę], [Przesuń w dół]. Uwaga: Kolejność kolumn zmieniona na wyliczeniu zestawienia księgowego będzie widoczna tylko na bieżącym wyliczeniu zestawienia. Przy kolejnym wyliczeniu kolumny zostaną wyświetlone w kolejności ustawionej na liście okresów zestawienia księgowego. Użytkownik ma również możliwość eksportowania listy okresów zestawienia księgowego do Excela. Zakładka Pozycje zestawienia Na zakładce znajduje się lista pozycji, z poziomu której użytkownik może zarządzać elementami zestawienia. Pozycje mają strukturę drzewiastą. Dane na liście prezentowane są w czterech kolumnach Numer, Nazwa, Wyrażenie kwoty, Wpływ na rodzica. Z poziomu zakładki istnieje możliwość: Dodania pozycji na tym samym poziomie Dodania pozycji na niższym poziomie Edycji pozycji Usunięcia pozycji Ustalenia schematu numeracji pozycji dostępne są cztery predefiniowane typy numeracji: 1,2,3... A,B,C... I,II,III... a,b,c Dodanie pozycji zestawienia księgowego Dodanie pozycji zestawienia możliwe jest na zakładce Pozycje zestawienia. 182

183 Rys. 107 Lista pozycji zestawienia Z poziomu zakładki Pozycje zestawienia istnieje możliwość wybrania schematu numeracji pozycji. W górnym menu dostępna jest sekcja Numeracja, gdzie użytkownik określa system numeracji pozycji zestawienia, czyli w jaki sposób mają być numerowane kolejne pozycje zestawienia. Gałęziom zestawienia jednego poziomu można nadać numer wg cyfr arabskich, cyfr rzymskich, dużych liter, małych liter lub mogą być nienumerowane. Użytkownik ma również możliwość eksportowania pozycji zestawienia księgowego do Excela. W celu dodania pojedynczego węzła należy wybrać jedną z dostępnych opcji: [Dodaj pozycję na tym samym poziomie] uruchamia formularz pozwalający na zdefiniowanie pozycji na tym samym poziomie, co pozycja kursora. Będzie ona kolejną pozycją na tym samym poziomie hierarchii. [Dodaj pozycję na niższym poziomie] uruchamia formularz pozwalający na wprowadzenie pozycji podrzędnej (na następnym poziomie) w stosunku do pozycji kursora. Opcja aktywna, tylko jeżeli istnieje pozycja nadrzędna. W obu przypadkach pojawi się formularz pojedynczej pozycji zestawienia. 183

184 Rys. 108 Formularz pozycji zestawienia Pola obligatoryjne: Nazwa służy do wprowadzenia unikalnej nazwy pozycji zestawienia Pozostałe pola: Numer generowany automatycznie zgodnie ze schematem numeracji wybranym przez użytkownika Wartość wyrażenia pozwala na zdefiniowanie wyrażenia kwoty wyliczanej na pozycji zestawienia. Możliwość zdefiniowania wyrażenia kwoty istnieje wyłącznie na ostatnim poziomie drzewa liściu. Użytkownik ma możliwość określenia stałej kwoty, wpisując ją ręcznie, lub skorzystania z predefiniowanych funkcji, które pobierają określoną kwotę z danego konta (numer konta wpisywany jest w nawiasach występujących po nazwie funkcji). Dostępne są następujące funkcje: Bilans otwarcia Wn - ) Bilans otwarcia MA ) Obroty Wn ) Obroty Ma - ) Obroty narastająco ) Obroty narastająco ) Per Saldo ) Saldo Wn ) Saldo Ma ) 184

185 Konto można wybrać z planu kont lub wpisać ręcznie używając znaku cudzysłowia np Użytkownik ma także możliwość wykorzystania zmiennych maski, takich jak:?, %, na zasadach analogicznych jak podczas definiowania księgowania okresowego. Opis działania maski został dodatkowo zawarty w rozdziale Maska w zestawieniach księgowych. Dodatkowo podczas definiowania pozycji zestawienia istnieje możliwość pobierania danych z innej gałęzi tego samego zestawienia lub innego zdefiniowanego w systemie zestawienia. Aby skorzystać z tej opcji w polu Wartość wyrażenia należy wybrać opcję Zestawienie księgowe. Po jej wybraniu system wyświetli listę gałęzi z zestawień księgowych zdefiniowanych w systemie. Wpływ na rodzica parametr pozwala na określenie, czy dana gałąź ma wpływać na gałąź nadrzędną czy nie. W polu dostępne są trzy predefiniowane wartości określające sposób wpływania na rodzica: [+] - zwiększa wartość gałęzi nadrzędnej [-] - zmniejsza wartość gałęzi nadrzędnej Brak brak wpływu na gałąź nadrzędną W celu zapisania pozycji zestawienia należy wybrać przycisk [Zapisz] Wyliczenie zestawienia księgowego Uwaga: W związku z przebudową w wersji 6.0 procedur odpowiadających za wyliczenie obrotów i sald, zarówno za okresy miesięczne jak i niestandardowe (inne niż zdefiniowane okresy obrachunkowe i okresy cząstkowe), przed pierwszym wyliczeniem zestawienia należy wykonać funkcję specjalną Odbudowa stanów kont ( Dodatki Odbudowa stanów kont). Ponieważ operacja ta może (nie musi) spowodować zmianę wartości prezentowanych dotychczas na zestawieniu obrotów i sald, nie jest wykonywana w trakcie konwersji do wersji 6.0. Odbudowa powinna zostać wykonana w czasie określonym przez użytkownika oraz musi być poprzedzona weryfikacją dotychczas wykazywanych danych. Operacje te należy wykonać wyłącznie dla okresów obrachunkowych/zapisów księgowych wprowadzonych w wersjach wcześniejszych niż 6.0. Dane wprowadzone w wersji 6.0 aktualizują się automatycznie. W celu wyliczenia zestawienia, należy na liście zestawień księgowych zaznaczyć odpowiednie zestawienie, a następnie z górnego menu wybrać opcję [Wyliczenia]. Zestawienie zostanie przeliczone oraz otworzy się jego formularz. Na tak wyliczonym zestawieniu istnieje możliwość skorzystania dwóch parametrów Uwzględniaj zapisy w buforze i Ukrywaj pozycje o zerowych kwotach. Jeśli użytkownik chce uwzględnić te opcje podczas wyliczania zestawienia należy je odpowiednio zaznaczyć/ odznaczyć, a następnie wybrać przycisk [Wylicz ponownie]. 185

186 Uwaga: Na formularzu wyliczenia zestawienia księgowego użytkownik nie ma możliwości zarządzania widocznością listy kolumn Maska w zestawieniach księgowych W przypadku firm o rozbudowanej strukturze planu kont w tym kont kosztów/przychodowych mechanizm definiowania zestawienia księgowego wspiera użytkownika w zakresie: Opcjonalnego zdefiniowania zakresu kont należących do grupy kont uczestniczących w wyliczeniu tzw. maski konta Możliwości odwołania się do maski konta w definicji wyrażenia W definicji pozycji zestawienia w polu: Wartość wyrażenia, możliwe jest odwołanie się do zakresu kont tzw. maski konta. Obsługuje ona następujące znaki specjalne:?, %. Szczegółowe zasady działania maski zostały opisane rozdziale Maska w księgowaniach okresowych. W sytuacji gdy w wyrażeniu użyto maski, obliczenia wykonywane są dla każdego z kont spełniających zadane kryterium. Przykład: W zestawieniu typu Rachunek zysków i strat - wariant porównawczy znajduje się pozycja Amortyzacja. W przypadku planu kont o prezentowanej w rozdziale dotyczącym księgowania okresowego strukturze, na pozycji zestawienia można wskazać konkretne konta: , , , , lub skorzystać z maski typu : 5%401. Uwaga: Należy pamiętać, iż wykorzystując wyrażenie zawierające maskę konta, numer konta nie powinien znajdować się w cudzysłowie, np. saldo winien zespołu kont 501 to SWN(501-%), nie SWN( 501-% ) 14. Deklaracje VAT W systemie możliwe jest wygenerowanie następujących deklaracji oraz korekt: VAT-7 (formularze od 10 do 17) wraz z załącznikami (od wersji formularza VAT-7 (14)): VAT-ZT, VAT-ZZ korekty do deklaracji VAT-7 wraz z załącznikiem (od wersji formularza VAT-7 (14)): ORD-ZU deklaracji VAT-27 (formularz 1) korekty do deklaracji VAT

187 miesięcznej deklaracji podsumowującej VAT-UE (formularze 2 i 3) wraz załącznikami: VAT-UE/A, VAT-UE/B, VAT-UE/C korekty do deklaracji VAT-UE: VAT-UEK Wyliczanie deklaracji odbywa się w oparciu o dokumenty znajdujące się w rejestrze VAT, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Do deklaracji ujmowane są faktury VAT zarówno w stanie Zatwierdzonym jak i Niezatwierdzonym. Użytkownik ma możliwość wyliczenia deklaracji VAT dla centrum typu firma bądź dla całej działalności, będąc zalogowanym w firmie głównej. W pierwszym przypadku uwzględniane są faktury VAT danej firmy, natomiast wyliczenie deklaracji dla całej działalności uwzględnia wszystkie faktury VAT wprowadzone w systemie. Deklaracje VAT wyliczane są w walucie systemowej danej firmy. W przypadku, gdy faktury VAT są wystawione w różnych walutach systemowych wyliczenie deklaracji VAT nie będzie możliwe. W związku z tym system uniemożliwi wyliczenie deklaracji w firmie głównej przy założeniu, że w poszczególnych firmach podrzędnych ustawiono różne waluty systemowe, wyświetlając następujący komunikat: Nie można wyliczyć deklaracji dla dokumentów z różną walutą systemową. System umożliwia wysyłkę deklaracji bezpośrednio na portal Ministerstwa Finansów. Użytkownik ma możliwość eksportu deklaracji z wykorzystaniem tzw. podpisu kwalifikowanego lub niekwalifikowanego. Ponadto po poprawnej weryfikacji przekazu, dokonanej przez Ministerstwo Finansów podatnik może pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), a następnie je wydrukować Parametry konfiguracyjne związane z deklaracjami VAT Konfiguracja główna W ramach konfiguracji głównej w sekcji System Konfiguracja Wymiana danych E-deklaracja użytkownik ma możliwość określenia wartości następujących pól związanych funkcjonalnością wysyłania deklaracji: Adres usługi Web Service domyślnie ustawiono adres: Katalog plików wymiany pole służące do określenia katalogu zapisu wyeksportowanych e- deklaracji Dodatkowo z poziomu Konfiguracja Struktura firmy Struktura praw/firma zakładka Deklaracje należy określić urząd skarbowy, do którego będą składane deklaracje oraz rodzaj podatnika, szczegółowy opis zakładki Deklaracje znajduje się w podręczniku Konfiguracja Lista deklaracji Lista deklaracji dostępna jest po wybraniu z menu Księgowość elementu Deklaracje. Menu okna dzieli się na dwie grupy: Lista z przyciskami [Dodaj], [Edytuj], [Usuń], [Odśwież] Wydruki z przyciskami: [Drukuj],[Drukuj dokument] 187

188 Rys. 109 Lista deklaracji Z poziomu listy istnieje możliwość dodania deklaracji VAT-7, VAT-27, VAT-UE oraz korekt do wymienionionych deklaracji. Możliwość generowania korekty deklaracji istnieje tylko, jeżeli deklaracja pierwotna została zaakceptowana bądź zatwierdzona. Wówczas po podświetleniu na liście takiej deklaracji w menu głównym dostępna jest opcja Korekta. Wybór danej opcji skutkuje dodaniem nowej deklaracji, która w polu dotyczącym celu złożenia deklaracji ma wprowadzoną wartość Korekta. Rys. 110 Opcja Korekta w menu głównym Na korekcie do deklaracji VAT-7 oraz VAT-27 uwzględniane są wszystkie dokumenty zakwalifikowane do ujęcia w deklaracji w danym miesiącu, dlatego korekta ma charakter całościowy, a nie różnicowy w stosunku do deklaracji pierwotnej, która była korygowana. Uwaga: W przypadku korekty deklaracji VAT-27 użytkownik powinien porównać dane z korekty deklaracji VAT-27 z danymi na pierwotnej deklaracji VAT-27 i w przypadku ich zmiany zaznaczyć w pozycji Zmiana wartość TAK. 188

189 Rys. 111 Formularz korekty deklaracji VAT-27 Ze względu na specyficzny charakter korekty do deklaracji VAT-UE, na korekcie VAT-UEK ujmowane są tylko pozycje, które uległy zmianie- w sekcji Było i Jest. System porównuje dane z deklaracji pierwotnej VAT-UE oraz dane aktualne. Filtrowanie na liście deklaracji Ze względu na standardowe działanie przycisków związanych z filtrowaniem, zostały one opisane w rozdziale Standardowe przyciski na listach Kwalifikacja faktur VAT do odpowiednich pól deklaracji Ujęcie danego dokumentu w określonym polu deklaracji VAT-7/VAT-27/VAT-UE zależne jest od ustawień wybranych na elemencie faktury VAT. Kluczowe znaczenie mają następujące parametry: Krajowa rodzaj transakcji wskazany na zakładce Ogólne 189

190 Wartość parametru Kraj, TaxFree (dostępny na dokumentach sprzedażowych), Podatnikiem jest nabywca (dostępny na dokumentach sprzedażowych) Wewnątrzwspólnotowa - rodzaj transakcji wskazany na zakładce Ogólne Wartość parametru Wewnątrzwspólnotowa dostawa/nabycie, Wewnątrzwspólnotowa dostawa/nabycie trójstronne, Dostawa opodatkowana poza terytorium kraju, Podatnikiem jest nabywca (dostępny na dokumentach sprzedażowych) Pozaunijna- rodzaj transakcji wskazany na zakładce Ogólne Wartość parametru Import, Eksport, Dostawa opodatkowana poza terytorium kraju, Podatnikiem jest nabywca (dostępny na dokumentach sprzedażowych) Odliczenia VAT parametr dostępny na fakturach zakupowych Wartość parametru Tak, Nie, Warunkowo VAT-7 wartość parametru wskazuje, czy dany element ma zostać ujęty na deklaracji VAT-7 czy nie Wartość parametru Tak, Nie VAT-27- wartość parametru wskazuje, czy dany element ma zostać ujęty na deklaracji VAT-27 czy nie. Parametr dostępny jest na fakturach sprzedażowych. Jeśli w polu Krajowa wybrano wartość Podatnikiem jest nabywca, wartość parametru VAT-27 zostanie automatycznie ustawiona na TAK. VAT-UE parametr dostępny dla rodzaju transakcji Wewnątrzwspólnotowa, jego wartość wskazuje, czy element ma zostać ujęty na deklaracji VAT-UE Wartość parametru Tak, Nie Rodzaj - parametr dostępny na fakturach sprzedażowych i zakupowych Wartość parametru Towary, Usługi, Koszty, Środki trwałe, Środki transportu, Nieruchomości, Usługi rozlicza odbiorca Korekta podatku naliczonego parametr dostępny na fakturach zakupowych Wartość parametru Tak, Nie W proporcji parametr dostępny na fakturach VAT sprzedaży. Służy do zaklasyfikowania danej sprzedaży jako opodatkowanej lub zwolnionej z opodatkowania, co pozwala na wyliczenie wskaźnika struktury sprzedaży do rozliczenia zakupu związanego ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną. Wskaźnik struktury sprzedaży to wartość proporcji wyliczana w oparciu o obrót roku ubiegłego. Jest to iloraz: obrotu, który daje prawo do odliczenia podatku VAT oraz całej wartości obrotu w danym okresie. W celu odpowiedniego uwzględnienia danej sprzedaży w wyliczaniu wskaźnika, użytkownik może wybrać: Wartość parametru Uwzględniać, Nie uwzględniać, Tylko w mianowniku. Dodatkowo kwalifikacja ujęcia pozycji faktury VAT do deklaracji odbywa się na podstawie daty deklaracji pola W deklaracji VAT, na pozycjach faktury VAT. Użytkownik ma możliwość wskazania miesiąca oraz roku ujęcia w deklaracji VAT. Opis wymaganych ustawień parametrów VAT w celu ujęcia elementów faktur VAT w poszczególnych polach na deklaracji VAT-7 został zawarty w dokumencie Biuletyn techniczny- Deklaracja VAT-7. W celu ujęcia elementu faktury VAT na deklaracji VAT-27 należy wybrać jedną z wymienionych wartości dla poszczególnych parametrów VAT: Krajowa: Podatnikiem jest nabywca Rodzaj: Towary, Koszty, Środki trwałe, Środki transport, Nieruchomości, Usługi, Usługi rozlicza nabywca 190

191 VAT-27: TAK. Wartość parametru automatycznie ustawiana jest na TAK, jeśli w polu Krajowa wybrano wartość Podatnikiem jest nabywca. Stawka VAT: E NP 14.4 Dodawanie nowej deklaracji W celu dodania deklaracji należy wybrać odpowiednią gałąź w ramach której, deklaracja ma zostać dodana (VAT- 7/ VAT-UE), a następnie nacisnąć przycisk [Dodaj]. Po wybraniu przycisku [Dodaj] zostanie otwarty formularz nowej deklaracji. Rys. 112 Dodawanie nowej deklaracji Zakładka Ogólne Symbol symbol formularza deklaracji, wyświetlany jako kod na liście deklaracji Status możliwe statusy deklaracji to bufor, zaakceptowana, zatwierdzona. Deklaracja o statusie Bufor: można ją usunąć bezśladowo nie można do niej wystawić korekty Deklaracja o statusie Zaakceptowana: można do niej wystawić korektę 191

192 można dokonać zmiany statusu z zaakceptowana na bufor pod warunkiem, że nie wystawiono do niej korekty można dokonać zmiany statusu z zaakceptowana na zatwierdzona Deklaracja o statusie Zatwierdzona: nie można dokonać zmiany statusu na zaakceptowana lub bufor można do niej wystawić korektę Wylicz dla - pole umożliwia wybór centrum typu firma, dla którego ma zostać wyliczona deklaracja. Wybór firmy głównej w tym polu spowoduje wyliczenie deklaracji na podstawie dokumentów wszystkich firm. Uwaga: Jeśli użytkownik przy konwersji systemu do wersji wybrał opcję Skonwertuj węzeł główny na centrum typu Firma, deklaracje VAT wyliczane przez nowoutworzoną firmę podrzędną, prowadzącą oddzielną działalność będą uwzględniały wyłącznie faktury VAT danej firmy. Uwaga: Jeśli w firmie głównej będą wyświetlane faktury VAT firm podrzędnych, wystawionych w różnych walutach systemowych, wyliczenie deklaracji dla firmy głównej nie będzie możliwe. System wyświetli odpowiedni komunikat. Definicja pole, w którym użytkownik wskazuje definicję formularza, na podstawie którego będzie przeliczana deklaracja VAT Miesiąc miesiąc i rok, za który deklaracja będzie przeliczana Właściciel firma, do której zalogowany jest użytkownik dodający deklarację. Dodając deklarację z poziomu firmy głównej, użytkownik ma możliwość wyliczenia deklaracji uwzględniającej faktury VAT wszystkich firm podrzędnych lub tylko wybranej. Status e-deklaracji - w zależności od statusu e-deklaracji, w danym polu zostanie wyświetlona odpowiednia wartość: Nie dotyczy Nie wysłano Wysłano/trwa przetwarzanie Wysłano/nie odebrano UPO Wysłano/odebrano UPO Błąd wysyłania Odrzucono Data wysłania data ostatniej wysyłki e-deklaracji Data odebrania data odebrania Urzędowego Poświadczenia Obioru (UPO) 192

193 Identyfikator dokumentu numer referencyjny deklaracji nadawany w momencie wysyłki przez serwis Ministerstwa Finansów Zakładka Pozycje Po przeliczeniu deklaracji na zakładce wyświetlane są pozycje deklaracji zgodnie z wybraną definicją formularza. Rys. 113 Deklaracja z przeliczonymi pozycjami Informacje dotyczące danych podatnika pobierane są ze struktury firmy, zakładki Deklaracje (Konfiguracja Struktura firmy Firma Deklaracje). Dodatkowo w przypadku deklaracji VAT-7 użytkownik podczas rozpoczynania pracy z systemem ma możliwość wprowadzenia współczynnika sprzedaży opodatkowanej do całkowitej. W kolejnych latach współczynnik liczony jest automatycznie na podstawie danych z poprzedniego roku, przy czym użytkownik ma możliwość skorygowania wartości wyliczonej przez program w odpowiedniej pozycji na formularzu deklaracji. 193

194 Zakładka Historia zmian Szczegółowy opis działania zakładki znajduje się w podręczniku Pierwsze kroki. Zakładka Powiązane Jeżeli do deklaracji dodane będą załączniki bądź korekty, pojawią się one na zakładce Powiązane. Załącznik stanowi integralną część deklaracji głównej. Przy przeliczaniu deklaracji głównej zawsze przeliczane są wszystkie jej załączniki. Okres przeliczania załącznika jest zawsze taki sam jak deklaracji głównej. W systemie generowane są następujące załączniki: Do deklaracji VAT-7 VAT-ZZ generowany w przypadku zaznaczenia na formularzu deklaracji VAT-7 pola Wniosek o zwrot podatku. Na formularzu VAT-ZZ w polu Powód zwrotu należy wpisać odpowiednią cyfrę z zakresu 1-4 w celu uzupełnienia na wydruku pola Powód zwrotu odpowiednią treścią. Poszczególne cyfry odpowiadają następującym treścią: 1 - zwrot podatnikowi, który dokonywał dostawy towarów lub świadczył usługi poza terytorium kraju i nie dokonywał sprzedaży opodatkowanej 2 - zwrot podatnikowi, który nie dokonywał w okresie rozliczeniowym czynności opodatkowanych na terytorium kraju oraz czynności, o których mowa w art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy 3 - zwrot podatnikowi, który dokonywał nabycia (importu) towarów lub usług finansowanych ze środków bezzwrotnej pomocy zagranicznej 4 - w innych przypadkach niż wymienione w pkt 1 3, jeżeli wniosek o zwrot składany jest zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, wraz z deklaracją podatkową, a kwota wnioskowanego zwrotu stanowi kwotę podatku naliczonego lub kwotę różnicy podatku, wynikającą z tej deklaracji VAT- ZT generowany w przypadku zaznaczenia na formularzu deklaracji VAT-7 pola Wniosek o przyspieszenie zwrotu podatku Do korekty deklaracji VAT-7 ORD-ZU - uzasadnienie złożenia korekty do deklaracji VAT-7 Do deklaracji VAT-UE VAT-UE/A, VAT-UE/B, VAT-UE/C generowane w przypadku, gdy ilość pozycji dodawanych na deklaracje VAT- UE jest większa od ilości pozycji dostępnych na formularzu deklaracji VAT-UE Po zaakceptowaniu lub zatwierdzeniu deklaracji VAT użytkownik może ją wyeksportować wraz ze wszystkimi załącznikami za pomocą przycisku [Eksportuj deklarację]. Podczas wysyłania deklaracji typu Korekta załącznik ORD-ZU jest dołączany, jeżeli uzupełniono pole 13 załącznika ORD-ZU - Treść uzasadnienia. W przeciwnym wypadku (jeżeli pole 13 załącznika ORD-ZU nie zostało wypełnione) załącznik ORD-ZU nie jest wysyłany ma wówczas miejsce wysyłka korekty bez załącznika ORD-ZU. Działanie to dotyczy e-deklaracji w wersjach VAT- 7(14), VAT-7(15), VAT-7(16) oraz VAT-7(17). 194

195 Uwaga: Eksport deklaracji możliwi jest wyłącznie dla nowo dodanych deklaracji lub deklaracji wcześniej dodanych po ich ponownym przeliczeniu. Wyeksportowany dokument zostanie zapisany w Katalogu plików wymiany podanym w konfiguracji systemu (Konfiguracja Wymiana danych e-deklaracje) oraz wysłany na portal Ministerstwa Finansów. Podczas eksportu deklaracji użytkownik ma do wyboru jedną z dwóch opcji: Podpis niekwalifikowany - możliwy do wyboru podczas wysyłki deklaracji VAT-7, VAT-27 oraz VAT-UE przez osobę fizyczną. Po wybraniu danej opcji system wyświetli formularz z danymi osoby fizycznej wprowadzonymi w konfiguracji systemu (Konfiguracja Struktura firmy Firma Deklaracje). Dodatkowo należy podać NIP danej osoby oraz kwotę przychodu za dwa poprzednie lata. Podpis kwalifikowany - możliwy do wyboru podczas wysyłki zarówno deklaracji VAT-7, VAT-27 jak i deklaracji VAT-UE przez osobę fizyczną lub podatnika niebędącego osobą fizyczną System umożliwia również pobranie oraz wydruk Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). 15. Rozrachunki Rozrachunek stanowi powiązanie pomiędzy dwoma dekretami wprowadzonymi na konto rozrachunkowe. Podstawą rozrachunków w systemie są płatności (należności, zobowiązania) generowane przez dokumenty źródłowe. W oparciu o zaksięgowane płatności można prowadzić rozrachunki na kontach księgowych. Dostarczają one informacji, z jakich nierozliczonych zapisów księgowych składa się saldo konta rozrachunkowego. Rozliczenia (szerzej opisane w podręczniku Finanse) występują na poziomie płatności dokumentów, a rozrachunki - na poziomie dekretów księgowych. Rozliczenia i rozrachunki stanowią integralną całość, co powoduje, że daną transakcję rozlicza się tylko raz albo z poziomu płatności, albo z poziomu dekretów. Zapisy księgowe przeznaczone do rozrachunków powstają na skutek: księgowania, należności lub zobowiązań wynikających z dokumentów, schematem księgowym, w którym do zaksięgowania należności lub zobowiązania posłużono się prymitywem kwoty Płatność wprowadzania dekretacji bezpośrednio w dzienniku księgowym, na konta rozrachunkowe Wykonanie rozrachunku jest operacją dostępną dla dekretów niezatwierdzonych oraz zatwierdzonych. Kwota rozrachunku to mniejsza z dwóch kwot pozostających do rozrachowania. Rozrachunek może zostać wykonany, jeżeli rozrachowywane są kwoty o: tych samych znakach wprowadzone po przeciwnych stronach konta (Winien/Ma) przeciwnych znakach wprowadzonych po tej samej stronie konta. 195

196 Uwaga: Rozliczenia i rozrachunki dokonują się prawidłowo, tylko w sytuacji gdy schematy księgowe użyte do zaksięgowania dokumentów są zbudowane prawidłowo. Kluczowe znaczenie ma tutaj pozycja schematu księgowego, księgująca kwotę płatności na konto rozrachunkowe podmiotu. Taka pozycja powinna być zbudowana w oparciu o tabelę Płatności, czyli w polu Oblicz dla powinna być wybrana opcja Płatności, a w polu Kwota opcja Płatność lub Należność lub Zobowiązanie. Prowadzenie rozrachunków jest możliwe z poziomu listy Rozrachunki, jak również z poziomu zakładki Rozrachunki Wn/ Rozrachunki Ma dekretu księgowego. Należy podkreślić, iż dodanie rozrachunku z poziomu dekretu księgowego skutkuje tym samym, co dodanie rozrachunku z poziomu listy Rozrachunki Mechanizmy powstawania rozrachunków W systemie rozrachunki mogą powstawać w sposób automatyczny oraz w sposób ręczny. Rozrachunki automatyczne tworzone są w sposób samoczynny, bez dodatkowej ingerencji użytkownika. Należy tu podkreślić, iż wykorzystanie funkcji Rozrachunek automatyczny dostępnej z poziomu z listy Rozrachunki lub zakładki Rozrachunki Wn/Ma dekretu księgowego jest również formą wykonywania rozrachunków ręcznych Tworzenie rozrachunku w sposób automatyczny Rozrachunek automatyczny dotyczy dekretów księgowych, które powstały w wyniku księgowania płatności dokumentu. Rozrachunek powstaje automatycznie podczas wykonywania czynności takich jak: Rozliczenie/skompensowanie zaksięgowanych dokumentów Księgowanie drugiego z pary rozliczonych/skompensowanych dokumentów Tworzenie rozrachunku w sposób ręczny Rozrachunek ręczny może zostać wykonany z poziomu: Listy Rozrachunki Zakładki Rozrachunki Wn/Ma dekretu księgowego Wykonaniu rozrachunku dekretów pochodzących z zaksięgowania dokumentu towarzyszy jednoczesne automatyczne rozliczenie/skompensowanie dokumentów źródłowych. 196

197 Mechanizm dodawania Dekretu kompensacyjnego Niezależnie od sposobu wykonania rozrachunku (automatycznie lub ręcznie) rozrachunkowi może towarzyszyć powstanie Dekretu kompensacyjnego. Dekret kompensacyjny wynika z zasad rachunkowości. W przypadku łączenia ze sobą zapisów zaewidencjonowanych na dwóch różnych kontach, następuje zaksięgowanie odpowiedniej kwoty na jedno konto i wyksięgowanie jej z innego. Dekret ten spina ze sobą dwa konta rozrachunkowe, na które zaksięgowane są płatności Ustawienia konfiguracyjne dotyczące Dekretów kompensacyjnych Na definicji konkretnego okresu obrachunkowego, dostępne są parametry konfiguracyjne dotyczące tworzenia dekretów kompensacyjnych, jakie obowiązują w danym okresie obrachunkowym. Parametry te dotyczą ustawienia takich informacji jak: Dziennik - dziennik księgowań, do którego trafiają tworzone Dekrety kompensacyjne. Data księgowania - data księgowania Dekretu kompensacyjnego, czyli data pod którą Dekret kompensacyjny jest ujęty w księgach rachunkowych. Możliwe daty do wyboru to Późniejszego dekretu lub Systemowa. Rys. 114 Formularz okresu obrachunkowego sekcja Dekrety kompensacyjne 197

198 Ustalenie Daty rozrachunku W przypadku wykonywania rozrachunków ważne jest, pod jaką datą one są dokonane, co przekłada się na informację, kiedy można uznać, że dany dekret jest rozrachowany. Data rozrachunku to data księgowania późniejszego (młodszego) z rozrachowanych dekretów - jest ona ustalona na podstawie daty księgowania zapisanej w nagłówku zapisu księgowego. Jeśli w rozrachunku uczestniczy Dekret kompensacyjny, data tego dekretu, także wpływa na ustalenie daty rozrachunku. W takiej sytuacji, data rozrachunku to również najpóźniejsza z dat księgowania zapisanych na rozrachowanych dekretach. Analogiczny wpływ na ustalanie daty rozrachunku ma data dekretu powstałego w wyniki zaksięgowania dokumentu Różnicy kursowej. Data rozrachunku nie jest tożsama z datą fizycznego rozrachunku dekretów. Przykład: Zapis księgowy 1 na kwotę po stronie Wn (data księgowania: , data wystawienia: 10.05, data operacji: 08.05) jest rozrachowany z zapisem księgowym 2 na kwotę po stronie Ma (data księgowania: 20.05, data wystawienia: 18.05, data operacji: 12.05). Data rozrachunku to data: W takiej sytuacji: Na dzień dekret 1 wykazywany jest jako nierozrachowany (kwota pozostaje= ). Na dzień dekret 1 wykazywany jest jako nierozrachowany (kwota pozostaje= ) Na dzień dekret wykazywany jest jako częściowo rozrachowany (kwota pozostaje= 8 000) Rozrachunki dekretów wprowadzonych w różnych okresach System umożliwia dokonanie rozrachunku dekretów wprowadzonych w różnych okresach obrachunkowych. Aby taki rozrachunek mógł być dokonany, między kontami wprowadzanymi na rozrachowywanych dekretach w poszczególnych okresach obrachunkowych, musi być zachowana tożsamość. Tożsamość kont odpowiada za ciągłość prowadzenia operacji w kolejnych okresach obrachunkowych. Jest ona niezależna od numerów kont na przełomie okresów. W sytuacji zmiany numeru konta między okresami obrachunkowymi, należy zadbać o to, by tożsamość między tymi konta była zachowana. 198

199 15.2 Lista Rozrachunki Lista Rozrachunki wyświetla zapisy księgowe przeznaczone do rozrachowania dla danego konta rozrachunkowego. Dekrety prezentowane są zgodnie z datą ich księgowania, wskazaną w filtrze Data księgowania. Opcja ta, daje możliwość wyświetlenia rozrachunków za dowolnie długi okres, obejmujący nawet kilka okresów sprawozdawczych. Lista umożliwia prezentację danych dotyczących danego dekretu w walucie systemowej lub/i w walucie. w jakiej określone jest wskazane konto. Uwaga: Lista Rozrachunki nie jest listą historyczną. Prezentuje ona dekrety, ze względu na bieżący status rozrachunku (rozrachowane, nierozrachowane, niepodlegające). Nie jest to status na konkretnie wskazany dzień historyczny. Dane w ujęciu historycznym wyliczone na konretnie wskazany dzień można otrzymać na wydruku Struktura wiekowa rozrachunków. Lista Rozrachunki w strukturze wielofirmowej Dekrety na liście Rozrachunki wyświetlane są zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami, dotyczącymi widoczności dokumentów w strukturze wielofirmowej. Zapisy księgowe są widoczne na liście, jeśli ich właścicielem jest firma, w kontekście której pracuje operator, centrum podrzędne w stosunku do bieżącego lub zostały one udostępnione przez inne centrum. Uwaga: Zapisy księgowe wprowadzone do dziennika cząstkowego, niedostępnego w danym centrum, nie zostaną wyświetlone. Natomiast zapisy księgowe z kontem niedostępnym w danym centrum będą dostępne tylko do podglądu. Menu okna Rozrachunki dzieli się na dwie grupy: Rozrachunek z przyciskami: [Dodaj], [Edytuj], [Usuń], [Odśwież], [Dokument źródłowy], [Dodaj rozrachunek automatyczny], [Powiąż tylko dekrety] Wydruki z przyciskiem: [Drukuj] Rys. 115 Menu listy Rozrachunki 199

200 Domyślnie lista Rozrachunki zawiera podział na kolumny: Numer w dzienniku, Numer w dzienniku cząstkowym (kolumna widoczna w zależności od ustawienia parametru dostępnego na definicji okresu obrachunkowego Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym), Numer dokumentu, Konto, Data księgowania, Waluta, Kwota, Pozostaje Wn, Pozostaje Ma, Opis. Dodatkowo użytkownik ma możliwość wyboru kolumny dodatkowej z okna kolumn dodatkowych (do wyboru): Data operacji, Data wystawienia, Kontrahent, Kwota, Numer, Numer systemowy dokumentu, Podlega rozrachunkom, Pozostaje Credit, Pozostaje Debet, Stawka VAT, Termin płatności, Właściciel. Rys. 116 Lista Rozrachunki Lista Rozrachunki jest wypełniana danymi po wskazaniu w polu Konto, konta rozrachunkowego, na które wprowadzono dekrety księgowe oraz przefiltrowaniu danych. Lista Rozrachunki ma formę tzw. struktury drzewiastej tj. na liście prezentowane są opcjonalnie dekrety rozrachowane z dekretem wprowadzonym na wskazane konto. Lista tych dekretów dostępna jest naciśnięciu znacznika plus przy konkretnym dekrecie. Jeśli dany dekret po stronie analizowanego konta jest rozrachowany z innym dekretem, znacznik plus jest aktywny (czarny). Jeśli dekret jest nierozrachowany, znacznik plus jest szary. 200

201 Rys. 117 Prezentacja rozrachunku dekretów na liście Rozrachunki Opcje dostępne na liście Rozrachunki: Dodaj opcja pozwala na dokonanie rozrachunku wraz z rozliczeniem w przypadku dekretów pochodzących z księgowania dokumentów lub rozrachunku dekretów, w przypadku dekretów wprowadzonych bezpośrednio do dzienników księgowych. Edytuj umożliwia edycję dekretu księgowego Usuń umożliwia usunięcie istniejących rozrachunków dekretów księgowych Dokument źródłowy wybranie tej opcji skutkuje podglądem dokumentu źródłowego, a więc dokumentu w wyniku zaksięgowania którego, powstał dekret księgowy Rozrachunek automatyczny wybranie tej opcji powoduje wyświetlenie listy Rozrachunki automatyczne, która pozwalana na automatyczne kojarzenie dekretów.. Powiąż tylko dekrety opcja pozwala na dokonanie rozrachunku bez równoczesnego dokonywania rozliczenia płatności dokumentów w przypadku dekretów pochodzących z księgowania dokumentów. Filtrowanie na liście rozrachunków Ze względu na standardowe działanie przycisków związanych z filtrowaniem, zostały one opisane w rozdziale Standardowe przyciski na listach. W ramach panelu filtrowania dostępne są następujące opcje: Właściciel umożliwia filtrowanie listy Rozrachunki ze względu właścicieli określonych na zapisach księgowych Filtry i parametry na liście zostały podzielone na trzy podstawowe sekcje Ogólne, Strona, Data księgowania. 201

202 Ogólne pozwala filtrować dekrety księgowe na koncie rozrachunkowym ze względu na: Konto umożliwia wskazanie konta rozrachunkowego, dla którego wyświetlone będą dekrety księgowe. Użytkownik może wpisać numer konta ręcznie lub za pomocą przycisku odwołać się do listy Plan kont. Plan kont, otwarty domyślnie na zakładce Lista, zawężony jest do listy kont o statusie Rozrachunkowe. Status rozrachunku w zależności od zaznaczenia odpowiednich parametrów, na liście wyświetlane będą dekrety rozrachowane, nierozrachowane, niepodlegające rozrachunkom. Dekrety wyświetlane są względem aktualnego ich statusu (na moment przefiltrowania listy Rozrachunki). Stan pozwala filtrować listę ze względu na stan zapisu księgowego. Dostępne opcje to Wszystkie, Niezatwierdzone, Zatwierdzone, Storno zatwierdzone, Storno w buforze Waluta umożliwia prezentację dekretów księgowych na liście Rozrachunki w walucie: Systemowej w kolumnach Kwota, Pozostaje Wn, Pozostaje Ma prezentowane kwoty wyrażone są w walucie systemowej. Dotyczy to zarówno zapisów w walucie systemowej jak i obcej. W kolumnie Waluta prezentowany jest symbol waluty systemowej. Konta - w kolumnach Kwota, Pozostaje Wn, Pozostaje Ma prezentowane kwoty wyrażone są w walucie konta, tj. walucie zapisu księgowego. Dotyczy to zarówno zapisów w walucie systemowej jak i obcej. W kolumnie Waluta prezentowany jest symbol waluty zapisu. Konta i systemowa - w kolumnach Kwota, Pozostaje Wn, Pozostaje Ma prezentowane kwoty wyrażone są w walucie konta, tj. walucie zapisu księgowego. W kolumnie Waluta prezentowany jest symbol waluty zapisu. Dodatkowo wyświetlane są kolumny Kwota [], Pozostaje Wn [], Pozostaje Ma [], gdzie w [] prezentowany jest symbol waluty systemowej. Ta wartość parametru ma wykorzystanie wyłącznie dla kont walutowych. Dziennik umożliwia przefiltrowanie listy wg dziennika, do którego wprowadzone były zapisy księgowe. Opcja pozwala filtrować po wszystkich dziennikach, wszystkich +*BO*, *BO* lub szczegółowo po konkretnym dzienniku księgowań. Strona sekcja umożliwia filtrowanie wg strony księgowania na wskazanym koncie rozrachunkowym. Dostępne opcje to Wn, Ma. Nazewnictwo stron jest zgodne z parametrami konfiguracji modułu Księgowość. Data księgowania pozwala filtrować dekrety księgowe, względem daty ich wprowadzenia do systemu. Dostępne opcje filtrowania to: dzień, miesiąc, rok, zakres dat, bieżący miesiąc, poprzedni miesiąc i dowolna. Opcja Zakres dat umożliwia wybór konkretnego przedziału czasowego (również spoza dat okresu obrachunkowego). Uwaga: Po wyborze daty Dowolna i wybraniu przycisku Konto, przywołana zostaje lista Plan kont z bieżącego okresu obrachunkowego 15.3 Wykonywanie rozrachunków z poziomu listy Rozrachunki Z poziomu listy Rozrachunki umożliwiono rozrachowywanie księgowych z wykorzystaniem jednej z 3 opcji: [Dodaj], [Powiąż tylko dekrety] oraz [Rozrachunek automatyczny] dając tym samym możliwość rozliczania dekretów w stosunku: Jeden do jednego, Jeden do wielu, 202

203 Funkcja Dodaj Funkcja [Dodaj] pozwala na dokonanie rozrachunku wraz z rozliczeniem w przypadku dekretów pochodzących z księgowania dokumentów lub rozrachunku dekretów, w przypadku dekretów wprowadzonych bezpośrednio do dzienników księgowych Zasady działania funkcji Dodaj Wybranie opcji [Dodaj] powoduje wyświetlenie listy zapisów księgowych możliwych do rozrachowania na wskazanym koncie po odpowiedniej stronie (Debet lub Credit, w zależności od tego czy rozliczana jest należność, czy zobowiązanie). Na liście możliwe jest wskazanie wielu dekretów, przez co realizowane jest dokonywanie rozrachunków w formie 1 do wielu. Wygląd listy jest analogiczny do listy zapisów księgowych na koncie. Rys. 118 Okno Zapisy księgowe na koncie lista dekretów możliwych do rozrachowania ze wskazanym dekretem Lista Zapisy księgowe na koncie domyślnie otwierana jest z następującymi ustawieniami: Rok obrachunkowy bieżący okres obrachunkowy, z możliwością zmiany, w tym również na okres Dowolny Data księgowania bieżący miesiąc, z możliwością zmiany na dowolnie preferowane przez użytkownika ustawienie Stan Wszystkie, z możliwością zmiany, w rozróżnieniu na dekrety Zatwierdzone i Niezatwierdzone Dziennik Wszystkie +*BO, z możliwością zmiany na konkretny dziennik księgowań Typ konta Wszystkie, z możliwości zmiany na konkretny typ konta księgowego Status - przeciwny do strony konta na dekrecie z poziomu, którego dodanym jest rozrachunek tj. jeśli na dekrecie konto rozrachunkowe jest po stronie WN, na liście prezentowane są dekrety nierozrachowane po stronie Ma, z możliwością zmiany na inny status Konto od, Konto do - konto pobrane z dekretu, z poziomu którego dokonywany jest rozrachunek, z możliwością zmiany 203

204 Maska wartość pusta, z możliwością wskazania jej definicji Waluta domyślnie waluta systemowa, z możliwością zmiany Po wybraniu z listy odpowiedniego zapisu księgowego lub zapisów księgowych następuje rozrachunek dekretów. Jeżeli źródłem dekretów były automatycznie zaksięgowane dokumenty, rozrachunkowi towarzyszy równoległe automatyczne rozliczenie/skompensowanie dokumentów źródłowych. Gdy kwota zapisu rozliczającego będzie większa lub równa kwocie zapisu rozliczanego nastąpi jego całkowite rozliczenie. W przypadku, gdy kwota zapisu rozliczającego będzie mniejsza od kwoty zapisu rozliczanego, zapis zostanie częściowo rozliczony. Do rozrachowywanego zapisu zostają podpięte zapisy rozrachowujące, które prezentowane są na liście rozrachunków po rozwinięciu opcji plus widocznej przy dekrecie. Rys. 119 Rozrachowany zapis księgowy wraz z dekretem go rozrachowującym Z poziomu listy Rozrachunki istnieje także możliwość podglądu formatki rozrachowanego zapisu księgowego, na której prezentowane są szczegółowe informacje o rozrachowujących go zapisach (odpowiednio na zakładkach Rozrachunki Wn/Rozrachunki Ma). 204

205 Rys. 120 Wykonane rozrachunki widoczne z poziomu zapisu ksieęowego Częściowe rozrachunki W niektórych scenariuszach pojawia się konieczność określenia przez użytkownika kwoty przeznaczonej do rozrachunku. Taka możliwość dostępna jest z poziomu listy dekretów do rozrachowania (okno Zapis księgowe na koncie) poprzez zaznaczenie opcji Częściowe rozrachunki. Wybranie tej opcji spowoduje wyświetlenie kolumny Do rozrachowania, w której użytkownik może wpisać kwotę częściowego rozrachunku. 205

206 Przykład: Wprowadzono zapis księgowy, w którym na jednej z pozycji wskazano konto rozrachunkowe po stronie Wn. Dekret nie jest rozrachowany (kwota pozostająca do rozrachunku jest równa kwocie dekretu i wynosi PLN). Na liście rozrachunków należy wskazać konto rozrachunkowe, na które wprowadzono zapis księgowy, a następnie przefiltrować listę. Rys. 121 Lista Rozrachunki dekrety do rozrachowania Z poziomu dekretu należy wybrać opcję [Dodaj], co spowoduje, że zostanie otwarta listy dekretów do rozrachowania po stronie Ma, na której znajdują się dwa dekrety: jeden na kwotę PLN (kwota pozostająca do rozrachunku = PLN), drugi na kwotę PLN (kwota pozostająca do rozrachunku = PLN). Rys. 122 Dekrety do rozrachowania parametr Częściowe rozrachunki Należy zaznaczyć parametr Częściowe rozrachunki i wprowadzić odpowiednie wartości w polach z kolumnie Do rozrachowania. Pierwszy dekret (kwota do rozrachunku = 5 000) Drugi dekret (kwota do rozrachunku = 5 000) Rys. 123 Dekrety do rozrachowania kolumna Do rozrachowania Po tej operacji: Dekret na kwotę PLN zostaje w całości rozrachowany Dekret na kwotę PLN zostaje częściowo rozrachowany (pozostaje = 1 000) Dekret na kwotę PLN zostaje całkowicie rozrachowany (pozostaje = 0). 206

207 Rys. 124 Lista Rozrachunki dekrety po częściowym rozrachunku Jeżeli kwota wskazana przez użytkownika przewyższa kwotę pozostającą do rozrachowania na rozrachowywanym dekrecie i nie jest możliwe dokonanie pełnego rozrachunku, dokonany zostanie rozrachunek na kwotę pozostającą do rozrachunku. Przykład: Wprowadzono dekret na konto rozrachunkowe, na kwotę po stronie Wn. Na dekrecie do rozrachowania pozostaje kwota Podczas rozrachunku częściowego wskazano dekret 2, 3 i 4. Na każdym z nich określono jako kwotę do rozrachunku: System rozliczy dekret 2 i 3 na kwoty 4 000, a dekret 4 na kwotę Rozrachunki dekretów wprowadzonych na różnych kontach System umożliwia wykonanie rozrachunku dekretów wprowadzonych na dwa różne konta rozrachunkowe. Aby wykonać taki rozrachunek z poziomu zapisu księgowego należy wybrać opcję [Dodaj], która spowoduje otwarcie okna Zapisy księgowe na koncie. Na oknie tym domyślnie zostaną wyświetlone zapisy podlegające rozrachunkom związane z kontem, które jest wskazane na rozrachowywanym dekrecie. Wartości, które są wprowadzone w polach Konto od, Konto do, mogą być zmienione na inne (np. związane z tym samym podmiotem lub też innym, albo nie powiązane z żadnym podmiotem). Po dokonaniu takiej zmiany na liście zostaną wyświetlone zapisy księgowe związane z nowo wskazanym kontem. Po wybraniu z listy zapisu księgowego, nastąpi kompensata zapisów za pośrednictwem Dekretu kompensacyjnego, który jest w takiej sytuacji automatycznie tworzony przez program i jest częścią składową rozrachunku Funkcja Powiąż tylko dekrety Rozrachunkowi dekretów wykonanemu opcją [Powiąż tylko dekrety], nie towarzyszy jednoczesne rozliczenie dokumentów źródłowych. Opcja pozwala na dokonanie rozrachunku bez równoczesnego dokonywania rozliczenia płatności dokumentów w przypadku dekretów pochodzących z księgowania dokumentów 207

208 Funkcjonalność opcji [Powiąż tylko dekrety] może być wykorzystana do wyceny rozchodu środków pieniężnych wyrażonych w walutach obcych, rozliczenia konta służącego ewidencji środków pieniężnych w drodze czy też uzgodnienie salda konta 303 (Rozliczenie zakupu). Opcja może być użyta wszędzie tam, gdzie zachodzi potrzeba dokonania tylko samego rozrachunku. Wybranie tej opcji powoduje wyświetlenie listy zapisów księgowych możliwych do rozrachowania na wskazanym koncie po odpowiedniej stronie (Debet lub Credit, w zależności od tego czy rozliczana jest należność, czy zobowiązanie). Na liście możliwe jest wskazanie wielu dekretów, przez co realizowane jest dokonywanie rozrachunków w formie 1 do wielu. Wygląd listy jest analogiczny do listy zapisów księgowych na koncie. Opcje dostępne na tym oknie zostały opisane w rozdziale Funkcja Dodaj. Zasady wykonywania rozrachunków częściowych i rozrachunków między dwoma różnymi kontami przy wykorzystaniu opcji [Powiąż tylko dekrety] są analogiczne jak te, które zostały opisane dla opcji [Dodaj] w rozdziale Funkcja Dodaj Funkcja Rozrachunek automatyczny Funkcjonalność ma na celu wsparcie użytkownika w procesie wykonania rozrachunków, co jest możliwe poprzez wyszukanie i rozrachowanie dekretów, wg jednego z zadanych kryteriów. Wybranie opcji [Rozrachunek automatyczny] powoduje wyświetlenie okna Rozrachunki automatyczne, które pozwalana automatyczne kojarzenie dekretów. Generowanie rozrachunków działa tu na analogicznych zasadach jak przy zastosowaniu opcji [Dodaj] lub [Powiąż tylko dekrety], na liście Rozrachunki. W zależności od wybranego sposobu, wykonaniu rozrachunku dekretów pochodzących z zaksięgowania dokumentów towarzyszyć będzie jednoczesne automatyczne rozliczenie dokumentów źródłowych (opcja [Dodaj]). W przypadku wyboru opcji [Powiąż tylko dekrety], rozrachunkowi dekretów nie towarzyszy jednoczesne rozliczenie dokumentów źródłowych. Uwaga: W przypadku wykonywania rozrachunków dekretów z wykorzystaniem opcji Rozrachunki automatyczne, w systemie wprowadzona jest kontrola stanu rozliczeń dokumentów źródłowych, na podstawie których dekrety te powstały. Jeśli rozrachunek prowadzony jest na koncie powiązanym z podmiotem (kontrahentem/pracownikiem/urzędem/bankiem), system kontroluje status rozliczania płatności dokumentów źródłowych. Jeśli płatność na dokumencie związanym z danym dekretem jest rozliczona, dekret ten jest pomijany w propozycjach rozrachunków. Natomiast w przypadku wykonywania rozrachunków na kontach niesłownikowych lub powiązanych ze słownikiem innym niż podmiot, czyli z magazynem lub artykułem, sprawdzanie statusu rozliczenia dokumentu nie jest wykonywane. Dekrety wprowadzone na te konta proponowane są do rozrachunku bez względu na status płatności ich dokumentów źródłowych. Okno Rozrachunki automatyczne dostępne jest z poziomu listy Rozrachunki, po wybraniu opcji [Dodaj rozrachunek automatyczny]. 208

209 Rys. 125 Okno Rozrachunki automatyczne Okno to składa się z trzech sekcji: Skojarz dekrety, Sposób kojarzenia, Przedział czasowy oraz listy dekretów podlegających automatycznym rozrachunkom. Sekcja Skojarz dekrety W ramach sekcji możliwy jest wybór jednej z dwóch opcji: Bieżący opcja dostępna (domyślna i jedyna) w przypadku wywołania funkcji Rozrachunków automatycznych z poziomu zakładki Rozrachunki Wn\Ma dekretu księgowego lub podświetlonego rekordu widocznego na liście Rozrachunki. W polu tym wyświetlany jest Numer w dzienniku lub Numer w dzienniku cząstkowym (w zależności od konfiguracji numeracji) bieżącego dekretu. Opcja nie jest dostępna podczas wywołania funkcji z poziomu listy Rozrachunki, jeżeli żaden dekret nie został zaznaczony. Wybór tej opcji oznacza, że kojarzony ma być tylko aktualnie wskazany dekret. Na koncie opcja dostępna i domyślna wyłącznie w przypadku wywołania funkcji z poziomu listy Rozrachunki, zarówno z poziomu podświetlonego rekordu jak i samej listy. Jeśli na liście zostało wskazane konto, system automatycznie wczytuje je jako wartość pola Na koncie. Natomiast jeśli konto nie zostało wskazane, pole Na koncie jest puste i istnieje możliwość wskazania konta z planu kont. Wybór opcji Na koncie oznacza, że kojarzone mają być wszystkie dekrety wprowadzone na wskazane konto. Sekcja Sposób kojarzenia Sekcja służy określeniu, w jaki sposób dekret ma zostać skojarzony z innymi dekretami. Wyszukiwanie dekretów może się odbyć w oparciu o jedno wybrane kryterium: Wg numeru uwzględniane są dekrety o tym samym numerze dokumentu, tj. wartościach wprowadzonych w polu Numer dokumentu na dekrecie księgowym Wg kwoty kojarzone są dekrety zgodne pod względem kwoty Chronologicznie pozwala na chronologiczne kojarzenie dekretów, wg daty księgowania, a w ramach tej samej daty wg ID dekretu. 209

210 Sekcja Przedział czasowy W ramach tej sekcji użytkownik ma możliwość wprowadzenia warunków powodujących ograniczenie listy wyświetlanych dekretów, które będą podlegać rozrachunkom, do dekretów wprowadzonych w określonym przedziale czasowym. Lista dekretów - zawiera listę dekretów spełniających zadane kryterium kojarzenia. Predefiniowane kolumny dostępne na liście to Numer dziennika, Numer dziennika cząstkowego (w zależności od wybranego sposobu konfiguracji numeracji), Numer dokumentu, Konto Winien, Konto Ma, Data księgowania, Kwota, Pozostaje Winien, Pozostaje Ma, Waluta, Opis, Czy rozrachować. Dodatkowo istnieje możliwość wyboru następujących kolumn Data operacji, Data wystawienia, Kontrahent, Numer, Numer systemowy dokumentu, Stawka VAT, Podlega rozrachunkom. Uwaga: W oknie Rozrachunki automatyczne nie ma możliwości wykonywania operacji częściowego rozrachunku. Rozrachunek zawsze odbywa się na pełną kwotę w wysokości niższej z kwot rozrachowywanych dekretów. Funkcjonalność opcji [Rozrachunek automatyczny] może być wykorzystana do wyceny rozchodu środków pieniężnych wyrażonych w walutach obcych, rozliczenia konta służącego ewidencji środków pieniężnych w drodze czy też uzgodnienia salda konta 303 (Rozliczenie zakupu). W tych przypadkach po wyszukaniu właściwych dekretów można użyć opcji [Powiąż tylko dekrety]. Funkcjonalność pozwala także na wykonanie rozrachunków wraz z rozliczeniem poprzez wybranie opcji [Dodaj], co może być wykorzystane np. do rozrachowywania zbiorczego konta służącego np. do obsługi transakcji masowych z klientami jednorazowymi. Przykład: Dodanie rozrachunku automatycznego zostanie przedstawione na przykładzie chronologicznego kojarzenia dekretów na koncie. Z poziomu listy Rozrachunki należy wybrać funkcję [Rozrachunek automatyczny] W otwartym oknie w polu Na koncie, należy wskazać konto rozrachunkowe, a w sekcji Sposób kojarzenia, wybierać opcję Chronologicznie. 210

211 Rys. 126 Okno Rozrachunki automatyczne parametry kojarzenia Z grupy przycisków Akcje, należy wybrać opcję [Wyszukaj]. Na liście zostaną wyświetlone proponowane dekrety do rozrachowania. Rys. 127 Okno Rozrachunki automatyczne lista dekretów do rozrachowania 211

212 Po zaznaczeniu parametru w kolumnie Czy rozrachować, dla dekretów które mają podlegać rozrachunkom, a następnie wybraniu opcji [Rozrachuj] lub [Powiąż tylko dekrety], system dokonana rozrachunku kojarzonych dekretów. Rys. 128 Okno Rozrachunki automatyczne dekrety po rozrachowaniu Okno zamykane jest za pomocą przycisku [Zamknij] 15.4 Rozrachunki z poziomu Zapisu księgowego Dodanie rozrachunku może nastąpić z poziomu zapisu księgowego wprowadzonego do dziennika. Funkcja rozrachunków udostępniana jest na pozycji dekretu związanej z kontem rozrachunkowym, na zakładce Rozrachunki (odpowiednio Rozrachunki WN lub Rozrachunki Ma, w zależności od tego po której stronie dekretu znajduje się konto rozrachunkowe). Przystępując do rozrachunku dekretów, użytkownik ma możliwość wyboru jednej z opcji: [Dodaj] [Powiąż tylko dekrety] [Rozrachunek automatyczny]. Zasady działania tych opcji są analogicznie jak opisane podczas dokonywania rozrachunków z poziomu listy Rozrachunki, co pozwala na wykonanie z tego poziomu rozrachunki dekretów w stosunku: Jeden do jednego, Jeden do wielu, Podczas wykonywania rozrachunku z poziomu konkretnego dekretu (po wyborze opcji [Dodaj] lub [Powiąż tylko dekrety] następuje otwarcie okna Zapisy księgowe na koncie. Po wybraniu z listy dekretów do rozrachowania (okno Zapisy księgowe na koncie), odpowiedniego zapisu księgowego następuje rozrachunek dekretów. Jeżeli źródłem dekretów były automatycznie zaksięgowane dokumenty, rozrachunkowi towarzyszy równoległe rozliczenie dokumentów. Gdy kwota zapisu rozliczającego będzie większa lub równa kwocie zapisu rozliczanego nastąpi jego całkowite rozliczenie. Na zakładce Rozrachunki WN/Rozrachunki Ma odpowiedniego dekretu, w polu Pozostaje, kwota do rozliczenia będzie równa zero. W przypadku, gdy kwota zapisu rozliczającego będzie mniejsza od kwoty zapisu rozliczanego, zapis zostanie częściowo rozliczony. Wartość w polu Pozostaje będzie mniejsza od kwoty zapisu, większa od zera. Na rozrachowanym zapisie księgowym na zakładce Rozrachunki Wn/Rozrachunki Ma prezentowane są skojarzone z nim zapisy księgowe rozrachowujące dany dekret. 212

213 Rys. 129 Zakładka Rozrachunki Wn rozrachowanego dekretu 15.5 Rozrachunki dekretów niepowiązanych z dokumentem źródłowym Rozrachunek dekretów niepowiązanych z dokumentem źródłowym odbywa się na takiej samej zasadzie jak rozrachunek dekretów powiązanych z dokumentem. W tym przypadku niezależnie, czy użytkownik skorzysta z funkcji [Dodaj](rozrachunek), czy [Powiąż tylko dekrety] efekt będzie dokładnie taki sam. Należy podkreślić, iż wykonanie rozrachunku przy użyciu opcji [Dodaj]( rozrachunek) jest możliwe tylko wtedy gdy oba dekrety mają powiązanie z dokumentem źródłowym bądź takiego powiązania na obu dekretach brakuje. W przypadku gdy takie powiązanie istnieje tylko na jednym dekrecie, podczas próby rozrachowania dekretów, pojawi się komunikat Nie jest możliwe dokonanie rozliczenia dokumentów źródłowych. Zweryfikuj ich status lub wybierz opcję rozrachunku bez rozliczenia. W takim przypadku użytkownik powinien skorzystać z funkcji [Powiąż tylko dekrety]. 213

214 15.6 Usuwanie rozrachunku Jeżeli zapisy księgowe zostały nieprawidłowo skojarzone, można wycofać rozrachunek. Wystarczy ustawić się na zapisie rozliczającym i wybrać przycisk [Usuń]. Usunięcia rozrachunku można dokonać ręcznie z poziomu: Listy Rozrachunki Zakładki Rozrachunki Wn/Rozrachunki Ma dekretu księgowego Podczas usuwania rozrachunku z poziomu listy Rozrachunki bądź zakładki Rozrachunki dekretu księgowego, następuje automatyczne usunięcie powiązania pomiędzy dokumentami źródłowymi skojarzonych dekretów (rozliczenia lub kompensaty). Dotyczy to dekretów, które powstały w wyniku księgowania płatności dokumentów, odpowiednio skonstruowanym schematem księgowym. Uwaga: Nie jest możliwe usunięcie rozliczenia/kompensaty dokumentów, których dekrety są ze sobą rozrachowane. Konieczne jest usunięcie rozrachunku, któremu towarzyszyć będzie usunięcie rozliczenia. Usunięcie rozrachunku może również nastąpić w sposób automatyczny podczas usunięcia zapisu księgowego, którego dekret uczestniczy w rozrachunku. W takiej sytuacji w zależności od decyzji użytkownika (akceptacji bądź negacji pojawiającego się komunikatu), dokumenty źródłowe mogą pozostać w dalszym ciągu rozliczone/skompensowane bądź powiązanie może zostać usunięte. Usunięcie rozrachunku jest operacją dostępną dla dekretów niezatwierdzonych i zatwierdzonych Usuwanie rozrachunków na dekrecie stornowanym W przypadku storna dekretu księgowego, który został rozrachowany z innym dekretem księgowym, rozrachunki są usuwane dopiero w momencie zatwierdzenia dekretu stornującego. Po zatwierdzeniu, pierwotne powiązania są usuwane i dochodzi do automatycznego rozrachowania dekretu stornującego z dekretem stornowanym Rozrachunki walutowe Rozrachunki walutowe związane są z ewidencją i rozliczaniem dokumentów walutowych, które księgowane są na konta wyrażone w walutach innych niż systemowa. Wszystkie zasady i mechanizmy wykonywania rozrachunków walutowych (użycie opcji: [Dodaj], [Powiąż tylko dekrety], [Rozrachunki automatyczne]) są analogiczne jak podczas wykonywania rozrachunków wyrażonych w walucie systemowej. Dodatkowo jednak powstaniu rozrachunku dekretów wprowadzonych po różnych kursach waluty towarzyszy wygenerowanie dokumentu Różnica kursowa. Nie ma również znaczenia, z jakiego poziomu następuje ich wykonywanie, czy z poziomu listy Rozrachunki, czy z poziomu dekretu księgowego efekt rozrachowania dekretów zawsze jest taki 214

215 sam. Dekret pochodzący z zaksięgowania dokumentu Różnica kursowa zawsze podpinany jest pod dekret o wyższym kursie. Uwaga: Rozliczenia i rozrachunki dokonują się prawidłowo, tylko w sytuacji gdy schematy księgowe użyte do zaksięgowania dokumentów są zbudowane prawidłowo. Kluczowe znaczenie ma tutaj pozycja schematu księgowego, księgująca kwotę płatności na konto rozrachunkowe podmiotu. Taka pozycja powinna być zbudowana w oparciu o tabelę Płatności, czyli w polu Oblicz dla powinna być wybrana opcja Płatności, a w polu Kwota opcja Płatność lub Należność lub Zobowiązanie. W przypadku rozrachunków walutowych bardzo ważny jest parametr Księgowanie walutowe, dostępny na pozycji schematu księgowego. Jego zaznaczenie oznacza, że pozycja schematu została zdefiniowana do księgowania dokumentów w walucie obcej na konta w walucie obcej. Tylko przy zaznaczonym parametrze, wartości na koncie księgowym będą wyrażone zarówno w walucie płatności/operacji kasowej/bankowej, jak i w walucie PLN. Pozwoli to na poprawne generowanie dokumentów Różnic kursowych powstałych w wyniku rozrachowania dekretów oraz generowanie prawidłowego rozrachunku. Uwaga: Brak zaznaczenia parametru Księgowanie walutowe na pozycji schematu ksiegowego, możeą skutkować powstaniem błędów związanych z brakiem rozrachunku, niemożnością dokonania rozrachunku (rozliczenia), błędnym naliczaniem różnic kursowych, w tym w niewłaściwych wysokościach. Należy podkreślić, iż w przypadku ręcznego rozrachowywania dekretów w walucie obcej (różniących się wartością kursu) wraz z rozrachunkiem następuje jednoczesne utworzenie i zaksięgowanie schematem domyślnym dokumentu Różnica kursowa. Dekret różnicy kursowej jest integralną częścią rozrachunku i domyka rozrachunek obydwu dekretów. W przypadku, gdy rozrachunek dekretów jest następstwem wcześniejszego dokonania rozliczenia zaksięgowanych dokumentów w walucie obcej po różnych kursach, zostanie utworzony dokument Różnicy kursowej. W tym przypadku nie następuje jednak automatyczne zaksięgowanie dokumentu Różnica kursowa schematem domyślnym. Dokument ten należy zaksięgować ręcznie z poziomu listy Dokumentów Różnic kursowych. Pełny rozrachunek w tym przypadku powstaje dopiero w momencie zaksięgowania ostatniego dokumentu biorącego udział w rozliczeniu, którym jest właśnie dokument Różnicy kursowej. W systemie w zakresie rozrachunków walutowych standardową sytuacją jest istnienie rozrachunku między rozrachowanymi dekretami przy braku zaksięgowania dokumentu RK. W takiej sytuacji jeden z dekretów pozostaje nierozrachowany na kwotę wynikającą właśnie z dokumentu RK. Zaksięgowanie dokumentu Różnicy kursowej spowoduje, że rozrachunek zostanie domknięty, a więc będzie wykonany w całości. Wykonanie rozrachunku walutowego wraz z rozliczeniem (za pomocą opcji [Dodaj]) jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy oba rozrachowane dekrety spełniają dodatkowy (poza ogólnymi zasadami rozrachunków) warunek tj. kurs na dekrecie jest taki sam jak kurs na dokumencie źródłowym. 215

216 Rozrachunek dekretów wyrażonych w walucie obcej - przykład Wykonanie rozrachunku dekretów wyrażonych w walucie obcej powiązanych z dokumentem źródłowym wykonywane w wykorzystaniem opcji [Dodaj] (rozrachunek), może odbyć się z poziomu: Listy Rozrachunki Zakładki Rozrachunki Wn/Ma dekretu księgowego Proces generowania rozrachunku w walutach obcych działa dokładnie tak samo jak podczas rozrachunku w walucie systemowej, jednak w tym przypadku dodatkowo generowany jest dokument Różnicy Kursowej. Dokument Różnica kursowa zostaje automatycznie zaksięgowany domyślnym schematem. Dekret, który powstaje w wyniku jego zaksięgowania, również uczestniczy w rozrachunku i jest jego integralną częścią. Przykład: Wystawiono dokument Faktura sprzedaży (FS) w walucie EUR, po kursie 1EUR = 4PLN oraz operację KP w walucie EUR, po kursie 1EUR=5PLN Oba dokumenty zostały zaksięgowane prawidłowymi schemtami Na liście rozrachunków należy wskazać konto rozrachunkowe, na które zostały zaksięgowane oba dokumenty, a następnie należy przefiltrować listę. Rys. 130 Lista Rozrachunki dekrety do rozrachowania Z poziomu pierwszego z dekretów należy wybierać opcję [Dodaj]. Zostaje otwierta lista zapisów na koncie, na której należy wskazać drugi z dekretów i potwierdzić wybór przyciskiem [Wybierz] System dokonuje rozrachowania dekretów. Ponieważ dekrety są wyrażone w walucie obcej po różnym kursie, zostaje wygenerowany i zaksięgowany dokument Różnicy kursowej. Dekret pochodzący z zaksięgowania dokumentu Różnicy kursowej uczestniczy w rozrachunku i stanowi jego integralną część. 216

217 Rys. 131 Lista Rozrachunki dekrety po rozrachowaniu Zgodnie z podstawową zasadą rozrachunków, system dokonał również automatycznego rozliczenia dokumentów źródłowych. Dodatkowo został wygenerowany dokument Różnicy kursowej Rozrachunek dekretów wyrażonych w różnych walutach istnieje możliwość dokonania rozrachunku (wraz z rozliczeniem) dekretów w różnych walutach. Funkcjonalność dotyczy wyłącznie dekretów, których dokumenty źródłowe pochodzą z zaksięgowania: Operacji k/b w walucie obcej i płatności w walucie systemowej Operacji k/b w walucie obcej i operacji k/b w walucie systemowej W wyniku rozrachunku nie zostaje utworzony dokument dekret Różnicy kursowej. Uwaga: Możliwość rozrachowania dekretów w różnych walutach nie dotyczy opcji [Powiąż tylko dekrety] oraz funkcji [Rozrachunek automatyczny]. 217

218 Usuwanie rozrachunków dekretów walutowych Jeżeli w rozrachunku uczestniczy niezatwierdzony dekret powstały w wyniku zaksiegownaia dokumnetu Różnicy kursowej, zostanie on automatycznie usunięty wraz z usunięciem rozrachunku. Jeżeli usunięciu rozrachunku towarzyszy usunięcie rozliczenia/kompensaty dokumentów, a w rozliczeniu/kompensacie uczestniczy dokument Różnicy kursowej, zostanie on automatycznie usunięty, wraz z usunięciem powiązania pomiędzy dokumentami. Jeżeli w rozrachunku uczestniczy zatwierdzony dekret pochodzący z zaksięgowani dokumentu Różnicy kursowej, przed usunięciem rozrachunku należy go wystornować oraz zatwierdzić dekret stornujący. Dopiero po zatwierdzeniu storna istnieje możliwość usunięcia rozrachunku powiązanych dekretów. 16. Rejestry VAT Rejestry VAT służą do ewidencji dokumentów podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Na podstawie danych w nich zawartych generowana jest deklaracja VAT. Liczba prowadzonych rejestrów VAT uzależniona jest od specyfiki i różnorodności działalności przedsiębiorstwa. Minimalnym układem jest prowadzenie jednego rejestru sprzedaży oraz rejestru zakupu towarów i usług. Użytkownik ma jednak możliwość rozbudowywania liczby rejestrów VAT, grupując w nich dane według własnych potrzeb. Przykładowo można prowadzić odrębne rejestry dla każdego rodzaju zakupu: rejestr zakupu wartości niematerialnych i prawnych, rejestr zakupu środków trwałych, rejestr zakupu materiałów, rejestr zakupu towarów, rejestr zakupu usług obcych, rejestr importu usług obcych i inne Parametry konfiguracyjne związane z obszarem rejestru VAT Z obszarem Rejestrów VAT wiąże się ustawienie dodatkowych parametrów dokonywane w konfiguracji systemowej (System Konfiguracja Księgowość Parametry )oraz konfiguracji obszaru Księgowość Konfiguracja systemowa W ramach konfiguracji głównej w sekcji System Konfiguracja Księgowość Parametry Ogólne dostępny jest parametr Numeracja rejestrów VAT, który związany jest z rejestrami VAT. Decyduje on o sposobie numeracji porządkowej dokumentów w rejestrach VAT (LP.). Do wyboru są dwie możliwości numeracji miesięczna lub roczna. Parametr możliwy jest do zmiany w każdym momencie pracy z systemem Konfiguracja obszaru Księgowość W ramach konfiguracji szczegółowej dotyczącej obszaru Księgować istnieje możliwość zdefiniowania Parametrów VAT oraz wprowadzenia specyfikacji dotyczącej Obowiązku podatkowego. 218

219 Parametry VAT System z racji tego, że jest systemem międzynarodowym przeznaczonym do sprzedaży towarów i usług w różnych krajach przygotowany jest do uwzględniania przepisów dotyczących podatku poszczególnych krajów. Deklaracje podatkowe znacznie różnią się w każdym z krajów wyglądem i wymogami, dlatego też system pozwala użytkownikowi na elastyczne definiowanie oraz wczytywanie parametrów VAT w zależności od lokalizacji. Zdefiniowanie parametrów VAT możliwe jest z poziomu menu System Konfiguracja Księgowość Parametry VAT. Zdefiniowane parametry VAT są wspólne dla wszystkich firm oraz podrzędnych do nich centrów. Rys. 132 Menu Konfiguracja, grupa Księgowość Wybór parametrów VAT możliwy jest na dokumentach handlowych oraz przy okazji dodawania dokumentów w rejestrach VAT. W systemie parametry można podzielić na trzy grupy Główne (oznaczona na poniższym rysunku pogrubioną niebieską czcionką), Domyślne (oznaczona na poniższym rysunku niebieską czcionką) Użytkownika (oznaczona na poniższym rysunku czarną czcionką). Grupa główna oraz domyślna może być edytowana jedynie pod względem aktywności. Dodatkowo do grupy głównej można dodawać kolejne parametry (domyślne jak i użytkownika). Rys. 133 Lista parametrów VAT 219

220 Definiowanie parametru VAT W celu zdefiniowania nowego parametru VAT należy wybrać przycisk [Dodaj parametr] z grupy przycisków Lista. Otworzy się formularz, w którym znajdują się następujące pola: Nazwa pole pozwalające wprowadzić nazwę definiowanego parametru, Opis pole pozwalające wprowadzić opis definiowanego parametru, Aktywny - jest on domyślnie zaznaczony przy dodawaniu nowego parametru. Jego odznaczenie powoduje, że stawka przyjmuje cechę archiwalnej, tzn. takiej, która nie może być już wykorzystywana, np. nie można wystawić żadnych związanych z nią dokumentów. Rejestr dwa pola oznaczające występowanie danego parametru w rejestrach VAT sprzedaży bądź zakupu. Rys. 134 Formularz definiowania parametru VAT W celu zapisania zmian należy wybrać przycisk [Zapisz] z grupy przycisków Akcje. Do zdefiniowanego parametru można zdefiniować elementy, których tworzenie odbywa się w podobny sposób jak dodawanie parametrów. W tym celu należy zaznaczyć parametr, dla którego ma zostać zdefiniowany element, a następnie wybrać przycisk [Dodaj element]. Tak zdefiniowany parametr wraz z elementami następnie może być dołączony do któregoś z parametrów głównych. W tym celu należy podnieść do edycji któryś z elementów głównego parametru Krajowa, Wewnątrzwspólnotowa, Pozaunijna, a następnie z grupy przycisków Lista należy wybrać [Dodaj], dzięki czemu zostanie otwarte okno z listą z dostępnych parametrów. W celu wybrania parametru należy zaznaczyć pozycję na liście, a następnie wybrać przycisk [Wybierz] z grupy przycisków Wybór. Rys. 135 Okno dołączania parametru do parametru głównego 220

221 Zdefiniowane w ten sposób parametry prezentowane są na definicjach rejestrów z odpowiednimi rodzajami transakcji oraz dostępne są do wyboru na dokumentach zaewidencjonowanych w rejestrze VAT Obowiązek podatkowy System umożliwia definiowane dowolnej liczby definicji powstania obowiązku podatkowego. Zarówno polskie prawo podatkowe (Ustawa o podatku od towarów i usług) jak i międzynarodowe prawo podatkowe określa wiele szczególnych momentów powstawania obowiązku podatkowego z tytułu podatku VAT, dlatego użytkownik może elastycznie definiować dowolną ich liczbę. Sformułowane przez użytkownika momenty powstawania obowiązku podatkowego są wspólne dla wszystkich firm oraz podrzędnych do nich centrów. Zdefiniowanie momentu powstania obowiązku podatkowego możliwe jest z poziomu menu Konfiguracja Księgowość Obowiązek podatkowy. W systemie dostępna jest lista predefiniowanych definicji powstania obowiązku podatkowego. Użytkownik ma możliwość skorzystania z tych definicji jak i może dodać swoje własne. Rys. 136 Menu Konfiguracja, grupa Księgowość Rys. 137 Lista definicji powstania obowiązku podatkowego W celu dodania nowej definicji, należy wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków Lista. Zostanie otwarty formularz nowej definicji powstania obowiązku podatkowego: 221

222 Rys. 138 Formatka definicji powstania obowiązku podatkowego Dostępne pola: Parametr Aktywny jego odznaczenie oznacza dezaktywację definicji Symbol nazwa definicji powstania obowiązku podatkowego Opis dodatkowy opis definicji Warunek pozwala wybrać jedną z dostępnych opcji, na podstawie której wyliczana będzie data obowiązku podatkowego na fakturze VAT. Dostępne opcje to: Od daty wystawienia Od daty wpływu Od daty ewidencji Od daty operacji Termin płatności Od daty księgowania Data dowolna Data wpływu/obowiązku podatkowego Od daty potwierdzenia odbioru Data sprzedaży/potwierdzenia odbioru 222

223 Rys. 139 Lista warunków Ilość dni dodatkowa ilość dni doliczana do daty wskazanej w warunku Rejestr - Zakup lub Sprzedaż. Zaznaczenie parametru, przy danym typie rejestru oznacza możliwość wybrania definicji na odpowiednich rejestrach oraz fakturach VAT (Sprzedaży lub Zakupu). Zdefiniowane w systemie definicje powstania obowiązku podatkowego mogą zostać użyte zarówno na definicji rejestrów VAT ( Zakupu i Sprzedaży) jak i na samych fakturach VAT. 223

224 Rys. 140 Wybór definicji powstania obowiązku podatkowego na rejestrze zakupu VAT 224

225 Rys. 141 Wybór definicji powstania obowiązku podatkowego na rejestrze sprzedaży VAT Przykłady dotyczące ustalania daty powstania obowiązku podatkowego u dostawcy i daty prawa do odliczenia na fakturze VAT zakupu oraz ustalanie daty powstania obowiązku podatkowego na fakturze VAT sprzedaży zawarto w rozdziale Dodanie rejestru VAT Słowniki uniwersalne W ramach listy predefiniowanych słowników uniwersalnych zdefiniowanych w systemie dostępne są słowniki związane z wydrukami dostępnymi z poziomu rejestru VAT (Konfiguracja Słowniki uniwersalne): Grupa Wydruki rejestru sprzedaży: szablony Grupa Wydruki rejestru zakupu: szablony Szablony są definiowane osobno dla wydruków rejestru sprzedaży i rejestru zakupu. 225

226 Rys. 142 Szablony związane z wydrukami dostępnymi z okna Rejestr VAT Dzięki zdefiniowaniu odpowiednich szablonów użytkownik ma możliwość wyboru, jakie stawki VAT są uwzględnione na wydrukach dostępnych z poziomu rejestru VAT. Przed wykonaniem wydruków w rejestrze VAT użytkownik ma możliwość dokonania wyboru, który ze zdefiniowanych szablonów ma być wykorzystany na danym wydruku. Układ wydruku dostosowywany jest do wskazanego szablonu. Dane na wydruku oraz kolejność drukowania stawek zgodne są z ustawieniami dokonanymi w szablonie. W ramach każdej z grup wydruków dostępnych jest 5 predefiniowanych szablonów, których nie można usuwać. Użytkownik nie ma też możliwości dodawania nowych. W ramach każdego z szablonów użytkownik ma możliwość zdefiniowania maksymalnie 5 elementów, w ramach których definiowane są stawki VAT związane z daną kolumną, która będzie prezentowana na wydrukach. Lista stawek VAT pobierana jest z konfiguracji systemu. Użytkownik oprócz stawek VAT z konfiguracji ma również do wyboru wartość: <brak> - wtedy na wydruku dana kolumna prezentowana jest jako pusta oraz wartości łącznej: 0% ZW NP. W ramach każdej z grup zdefiniowanych w słownikach uniwersalnych domyślnie zdefiniowany jest pierwszy szablon na liście. Przyjmuje on wartości wskazane na poniższym rysunku z możliwością ich modyfikacji przez użytkownika. Rys. 143 Domyślnie dostępny szablon wydruków 226

227 16.2 Lista rejestrów VAT Menu okna dzieli się na cztery grupy: Rejestry z przyciskami: [Dodaj podrejestr], [Dodaj rejestr], [Edytuj], [Usuń], [Odśwież], [Renumeruj] Lista z przyciskami: [Dodaj], [Dodaj korektę na plus], [Dodaj korektę na minus], [Kopiuj], [Dodaj korektę na plus do faktury], [Dodaj korektę na minus do faktury], [Edytuj], [Usuń], [Odśwież], [Zmień seryjnie] Księgowanie z przyciskami: [Zaksięguj], [Zobacz predekrety] i [Pokaż zapis księgowy] Wydruki z przyciskami: [Drukuj listę], [Drukuj dokument] Rys. 144 Lista rejestrów VAT Dokumenty w rejestrach VAT mogą powstawać na dwa sposoby: Poprzez zatwierdzenie dokumentu handlowego sprzedaży lub zakupu, a także korekty wartościowej lub ilościowej dla takiego dokumentu faktury VAT są wtedy generowane automatycznie na podstawie dokumentu źródłowego i umieszczane w domyślnym rejestrze zakupu lub sprzedaży. Poprzez ręczne dodanie faktury VAT lub korekty faktury VAT bezpośrednio z poziomu rejestru VAT. Uporządkowanie dokumentów w rejestrze VAT w zakresie nadawania im odpowiedniej liczby porządkowej wiąże się z parametrem Numeracja Rejestrów VAT, dostępnym w konfiguracji głównej na zakładce Księgowość. Liczba porządkowa przyporządkowywana do dokumentów może być nadawa w ramach miesiąca (numeracja miesięczna) bądź może być ciągła w ramach roku. Operacje możliwe do wykonania na liście rejestrów VAT: Dodanie rejestru przycisk [Dodaj rejestr] Dodanie podrejestru przycisk [Dodaj podrejestr] Renumeracja faktur VAT - opcja [Renumeruj]. Możliwość renumeracji liczby porządkowej (Lp) faktur VAT, dostępna jest w zależności od wybranego w konfiguracji głównej sposobu numeracji. Jeżeli w konfiguracji 227

228 wybrano numerację rejestrów VAT roczną, opcja renumeracji dostępna jest tylko, jeżeli w danym rejestrze VAT, w filtrze Data, wybrano cały rok. Renumeracja w takim przypadku dotyczyć będzie całego roku. Jeżeli w konfiguracji głównej wybrano numerację miesięczną, opcja renumeracji dostępna jest tylko, jeżeli na danym rejestrze VAT, w filtrze Data, wybrano cały miesiąc. W takim przypadku renumeracja dotyczyć będzie miesiąca. Renumeracja w rejestrze VAT sprzedaży w obrębie wybranego okresu sortuje dokumenty według następującej kolejności: według daty ewidencji w ramach tej samej daty ewidencji, sortuje według typu dokumentu źródłowego (w polskiej wersji systemu: FS, FSL, FSV, KWFS, KIFS, KFSL, ZSD, KSD, KFSV; w wersjach innych niż polska: FS, FSL, PAR, FSV, KWFS, KIFS, KFSL, KWPAR, KIPAR, KFSV) w ramach tych samych typów dokumentów, sortuje według poszczególnych numeratorów (zgodnie z ID numeratora) w ramach tego samego numeratora, sortuje alfabetycznie według serii w ramach jednej serii, sortuje według numeru dokumentu Dodanie korekty na plus przycisk [Dodaj korektę na plus] Dodanie korekty na minus przycisk [Dodaj korektę na minus] Kopiowanie faktury VAT podczas kopiowania dokumentów w rejestrze VAT (sprzedaży i zakupu), data ewidencji jest pobierana z ustawień rejestru, a pozostałe daty ustawiane są zgodnie z datą bieżącą. Dodanie korekty na plus do faktury - opcja [Dodaj korektę na plus do faktury]. Umożliwia dodanie dodatniej korekty do konkretnej faktury VAT. Dane na dokumencie korygującym uzupełniane są automatycznie na podstawie dokumentu korygowanego. Dodanie korekty na minus do faktury opcja [Dodaj korektę na minus do faktury]. Umożliwia dodanie ujemnej korekty do konkretnej faktury VAT. Dane na dokumencie korygującym uzupełniane są automatycznie na podstawie dokumentu korygowanego. Edycja faktury VAT Usunięcie faktury VAT - opcja [Usuń]. Usunięcie możliwe jest wyłącznie dla niezaksięgowanych/nierozliczonych faktu VAT, wprowadzonych ręcznie do rejestru. Zmiana seryjna rejestru i\lub daty powstania obowiązaniu podatkowego - opcja [Zmień seryjnie]. Umożliwia seryjną zmianę na zaznaczonych fakturach VAT - rejestru i\lub momentu powstania obowiązku podatkowego. Zaksięgowanie faktury VAT przycisk [Księguj] Predekretacja faktury VAT przycisk [Zobacz predekrety] Okno rejestrów VAT podzielone jest na trzy obszary: Drzewo rejestrów prezentuje strukturę rejestrów i podrejestrów sprzedaży i zakupu Lista faktur VAT w zależności od wybranego rejestru/podrejestru, na liście wyświetlone będą dokumenty dodane w ramach danego rejestru VAT Panel filtrowania umożliwia filtrowanie listy faktur VAT 228

229 Drzewo rejestrów Struktura rejestrów VAT ma charakter drzewiasty i jest podzielona na dwa predefiniowane obszary: Zakup zawiera rejestry i podrejestry, w których umieszczane są faktury VAT rejestrujące proces zakupu Sprzedaż - zawiera rejestry i podrejestry, w których umieszczane są faktury VAT rejestrujące proces zakupu Obszary te nie mogą być usunięte ani edytowane. Każdy rejestr lub podrejestr zdefiniowany w systemie musi należeć do jednego z tych obszarów. Na drzewie rejestrów możliwe jest definiowanie dwóch typów obiektów: Rejestr stanowi pierwszy poziom w Zakupie lub Sprzedaży Podrejestr - stanowi drugi poziom w Zakupie lub Sprzedaży. Każdy podrejestr musi być przypisany do rejestru. Wprowadzanie podrejestrów możliwe jest tylko po wcześniejszym zaznaczeniu parametru Dodawanie podrejestrów na głównej gałęzi zakupu lub sprzedaży. Czynność należy wykonać na samym początku pracy w systemie, zanim zostanie dodana pierwsza faktura VAT. W bazie wykreowanej we francuskiej wersji językowej domyślnie wykreowane zostają dwa rejestru w gałęzi Zakup (Faktury zakupu i Wydatki) oraz jeden rejestr w gałęzi Sprzedaż (Faktury sprzedaży). W pozostałych wersjach językowych domyślnie kreowany jest jeden rejestr typu zakupowego i jeden rejestr typu sprzedażowego. Obok przycisków szybkiego dostępu znajduje się pole Tylko aktywne, które pozwala użytkownikowi na przefiltrowanie rejestrów VAT pod kątem ich aktywności. Lista faktur VAT Lista wyświetla wszystkie faktury VAT znajdujące się w wybranym rejestrze, znajdującym się na drzewie rejestrów. Na liście faktur VAT użytkownik ma możliwość wybrania kolumn dodatkowych, m.in. są to NIP, Prefiks kraju, Właściciel. Panel filtrowania Ze względu na standardowe działanie przycisków związanych z filtrowaniem, zostały one opisane w rozdziale Standardowe przyciski na listach. Właściciel umożliwia filtrowanie faktur VAT ze względu na ich właścicieli Panel filtrowania został podzielony na 4 podstawowe obszary: 229

230 Rys. 145 Filtr na liście faktur VAT Ogólne pozwala filtrować listę ze względu na: Kontrahenta Stan dokumentu - (Wszystkie/Zaksięgowane/Niezaksięgowane). W przypadku aktywacji stanów Zatwierdzony/Anulowany na fakturach VAT, dostępne są trzy dodatkowe opcje filtrowania Anulowane/Niezatwierdzone/Zatwierdzone. Stawkę VAT - (wybór stawki VAT z grupy stawek VAT przypisanej do firmy, w której zalogowany jest użytkownik) Uwaga: Po wyborze w polu Stawka VAT opcji Wszystkie, zostaną wyświetlone wszystkie grupy stawek VAT przypisane w ramach całej struktury firmy. Data pozwala filtrować dokumenty według jednej z dostępnych dat. Dla rejestru zakupu dostępne opcje to: Ewidencji Wystawienia Wpływu Zakupu Obowiązek podatkowy u dostawcy Prawo do odliczenia Dla rejestru sprzedaży dostępne opcje to: Ewidencji Wystawienia Sprzedaży Obowiązku podatkowego Możliwe do wyboru zakresy czasowe to: 230

231 Bieżący miesiąc Dzień Miesiąc Rok Zakres dat Poprzedni miesiąc Dowolna Pozostałe pola służą do wprowadzania odpowiednich zakresów czasowych filtrowania. W deklaracji VAT pozwala filtrować dokumenty według okresu, w którym dokumenty zostały ujęte na deklaracji VAT. Możliwe do wyboru zakresy czasowe to: Bieżący miesiąc Miesiąc Rok Poprzedni miesiąc Zakres dat Dowolna Parametry VAT pozwala filtrować listę według parametrów VAT. Aby przefiltrować listę, należy zaznaczyć parametr w kolumnie Aktywna, przy parametrach, które mają zawierać szukane faktury VAT. Uwaga: Wartości nie zostaną zsumowane, jeśli wyświetlone dokumenty VAT będą wystawione w różnych walutach systemowych Dodanie rejestru VAT W celu dodania rejestru VAT należy zaznaczyć odpowiednią gałąź drzewa rejestrów (Zakup lub Sprzedaż), a następnie wybrać przycisk [Dodaj rejestr] z sekcji Rejestry. Pojawi się formularz służący wprowadzeniu danych: 231

232 Rys. 146 Formularz rejestru VAT zakupu 232

233 Rys. 147 Formularz rejestru VAT sprzedaży Pola obligatoryjne: Nazwa rejestru pozwala na wprowadzenie unikalnej nazwy rejestru Pozostałe pola: Dedykowany dla firmy głównej parametr decydujący o tym, czy dany rejestr jest dostępny tylko w firmie głównej i centrach do niej podrzędnych. Parametr dostępny do edycji, jeśli operator jest zalogowany do firmy głównej. 233

234 Rejestry z zaznaczonym parametrem Dedykowany dla firmy głównej nie mogą być wykorzystywane w centrach typu Firma i centrach do niej podrzędnych. Wartość domyślna parametru podczas dodawania nowego rejestru VAT: Z poziomu listy rejestrów VAT dla Użytkownika zalogowanego w firmie głównej lub centrum będącym w gałęzi bezpośrednio pod firmą główną - parametr zaznaczony z możliwością odznaczenia Z poziomu listy rejestrów VAT dla Użytkownika zalogowanego w centrum typu Firma lub centrum podrzędnym do centrum typu Firma parametr odznaczony i zablokowana możliwość zaznaczenia Z poziomu struktury praw w firmie głównej parametr zaznaczony z możliwością odznaczenia Z poziomu struktury praw w centrum typu Firma parametr odznaczony i zablokowana możliwość zaznaczenia Uwaga: Jeżeli rejestr jest dołączony do jakiegokolwiek centrum typu Firma, zaznaczenie parametru jest niemożliwe. Reguły związane z dodawaniem i dostępnością rejestrów VAT zostały opisane w podręczniku Konfiguracja. Typ wprowadzony jest domyślnie w zależności od gałęzi, do której dodawany jest rejestr (Zakup lub Sprzedaż). Jest to pole nieedytowalne. Rodzaj wzorca - do wyboru dostępne są dwa rodzaje wzorców: Proponowany przy dodawaniu faktur VAT do rejestru, użytkownik ma możliwość modyfikacji parametrów VAT oraz momentu powstania obowiązku podatkowego. Parametry elementu faktury VAT różniące się ustawień w nagłówku, zmieniają kolor na czerwony. Obowiązkowy podczas dodawania faktury VAT do rejestru, użytkownik nie ma możliwości edycji parametrów VAT oraz momentu powstania obowiązku podatkowego. Wartości te są nieedytowalne. Rodzaj transakcji pozwala przypisać domyślny rodzaj transakcji do danego rejestru. Rodzaj wybierany jest z listy wprowadzonych do systemu typów transakcji wraz z powiązanymi parametrami VAT. Domyślnie w systemie dostępne są trzy rodzaje transakcji Krajowa, Wewnątrzwspólnotowa oraz Pozaunijna. Dodatkowe typy transakcji wprowadzane są z poziomu listy parametrów VAT, dostępnej z poziomu Konfiguracja Księgowość Parametry VAT. Data ewidencji pozwala określić, wg której daty dokumenty zostaną zaewidencjonowane w rejestrze VAT. Parametr decyduje również, która data ma wpływać na sposób numeracji faktur w rejestrze VAT (numer LP). Nie wpływa jednak na numerator faktur VAT. Okno parametrów w ramach okna wyświetlane są wszystkie parametry VAT powiązane z danym rodzajem transakcji. Okno dzieli się na dwie kolumny Nazwa parametru oraz Wartość parametru. Odpowiednie wartości dla danego parametru definiowane są na liście parametrów VAT dostępnej z poziomu Konfiguracji Księgowość Parametry VAT Data powstania obowiązku podatkowego u dostawcy sekcja dostępna na definicji rejestru typu Zakup 234

235 Rys. 148 Data powstania obowiązku podatkowego u dostawcy Użytkownik ma możliwość określenia definicji, według której ustalany będzie obowiązek podatkowy u dostawcy. Dodatkowo istnieje możliwość określenia zakresu dat obowiązywania danego ustawienia (kolumna Zakupy od). Edycja oraz dodawanie nowych definicji obowiązku podatkowego możliwa jest z poziomu w listy definicji obowiązku podatkowego, dostępnej z poziomu Konfiguracji Księgowość Obowiązek podatkowy. Domyślna definicja daty powstania obowiązku podatkowego ustalana jest względem daty sprzedaży na dokumentach FSV i KFSV i daty zakupu na dokumentach FZV lub KFZV. Sekcja nie jest nieodstępna w wersji francuskiej bazy danych. Obowiązek podatkowy - sekcja dostępna na definicji rejestru typu Zakup Rys. 149 Data obowiązku podatkowego Pozwala określić definicję, według której ustalane będzie prawo do odliczenia podatku VAT. Dodatkowo istnieje możliwość określenia zakresu dat obowiązywania danego ustawienia (kolumna Zakupy od). Edycja oraz dodawanie nowych definicji obowiązku podatkowego możliwa jest z poziomu w listy definicji obowiązku podatkowego, dostępnej z poziomu Konfiguracji Księgowość Obowiązek podatkowy. 235

236 Przykład: Data powstania obowiązku podatkowego u dostawcy (od ) ustalana jest względem warunku Od daty operacji (Symbol definicji Data zakupu). Data prawa do odliczenia (od ) ustalana jest na podstawie warunku: Jeżeli data wpływu wcześniejsza niż data obowiązku podatkowego u dostawcy to data obowiązku podatkowego dostawcy (Symbol definicji Data wpływu/obowiązku podatkowego). Wariant A Wystawiam FZV z datą zakupu , data wystawienia , data wpływu , Obowiązek podatkowy u dostawcy Data zakupu Obowiązek podatkowy Data obowiązku podatkowego u dostawcy (Data wpływu wcześniejsza od daty obowiązku podatkowego u dostawcy) Wariant B Wystawiam FZV z datą zakupu , data wystawienia , data wpływu Obowiązek podatkowy u dostawcy Data zakupu Obowiązek podatkowy Data wpływu (Data wpływu późniejsza od daty obowiązku podatkowego u dostawcy) Przykład: Data powstania obowiązku podatkowego u dostawcy: od do ustalana jest względem warunku Od daty wystawienia (Symbol definicji Data wystawienia) od ustalana jest względem warunku: od daty operacji (Symbol definicji Data zakupu) Data prawa do odliczenia: od do ustalana jest względem warunku Od daty wpływu (Symbol definicji Data wpływu) od ustalana jest na podstawie warunku: Jeżeli data wpływu wcześniejsza niż data obowiązku podatkowego u dostawcy to data obowiązku podatkowego dostawcy (Symbol definicji Data wpływu/obowiązku podatkowego) Wariant A Wystawiono dokument FZV z datą zakupu , datą wystawienia , datą wpływu Obowiązek podatkowy u dostawcy Data wystawienia Obowiązek podatkowy Data wpływu (Data wpływu późniejsza od daty obowiązku podatkowego u dostawcy) 236

237 Wariant B Wystawiono dokument FZV z datą zakupu , datą wystawienia , datą wpływu Obowiązek podatkowy u dostawcy Data zakupu Obowiązek podatkowy Data obowiązku podatkowego u dostawcy (Data wpływu wcześniejsza od daty obowiązku podatkowego u dostawcy) Powstanie obowiązku podatkowego - sekcja dostępna na definicji rejestru typu Sprzedaż. Rys. 150 Data powstania obowiązku podatkowego Użytkownik ma możliwość określenia definicji, według której ustalana będzie data powstania obowiązku podatkowego. Dodatkowo istnieje możliwość określenia zakresu dat obowiązywania danego ustawienia (kolumna Sprzedaż od). Edycja oraz dodawanie nowych definicji obowiązku podatkowego możliwa jest z poziomu w listy definicji obowiązku podatkowego, dostępnej z poziomu Konfiguracji Księgowość Obowiązek podatkowy. Przykład: Data powstania obowiązku podatkowego: od do ustalana jest względem warunku Od daty wystawienia (Symbol definicji Data wystawienia) od ustalana jest względem warunku Od daty operacji (Symbol definicji Data sprzedaży) Wariant A Wystawiaono FSV z datą sprzedaży , datą wystawienia ) Obowiązek podatkowy Data wystawienia Wariant B Wystawiono FSV z datą sprzedaży , datą wystawienia

238 Obowiązek podatkowy Data sprzedaży Uwaga: Po dodaniu nowego rejestru należy skonfigurować jego dostępność i domyślność dla poszczególnych typów dokumentów w Konfiguracja Struktura firmy Dostępność obiektów. Szczegóły zostały opisane w podręczniku Konfiguracja. W celu dodania podrejestru VAT należy na gałęzi nadrzędnej (Zakup/Sprzedaż) zaznaczyć parametr Dodawanie podrejestrów. Zaznaczenie parametru będzie wiązało się z automatycznym wygenerowaniem podrejestru domyślny. Uwaga: Po dodaniu faktury VAT do rejestru/podrejestru nie ma możliwości zmiany ustawień parametru Dodawanie podrejestrów. Użytkownik ma możliwość zmiany nazwy wygenerowanego automatycznie podrejestru oraz dodawania nowych podrejestrów. Służy to tego opcja [Dodaj podrejestr] z grupy przycisków Rejestry. Po jej wybraniu pojawi się formularz służący wprowadzeniu danych. Okno podrejestru wygląda dokładnie tak samo jak okno dodawania rejestru. Rządzi się także tymi samymi prawami odnośnie wprowadzania parametrów oraz ustalania wzorca. Różnicę stanowi brak parametru data ewidencji. Podczas dodawania, nowy podrejestr przyjmuje domyślnie ustawienie: rodzaj wzorca z nadrzędnego rejestru. Jeśli rejestr jest proponowany, domyślnie - nowy podrejestr również, i analogicznie w przypadku rejestrów obowiązkowych. W przypadku rejestrów proponowanych istnieje możliwość zmiany wzorca ich podrejestrów na obowiązkowe. W przypadku rejestrów obowiązkowych, wszystkie ich podrejestry również muszą charakteryzować się wzorcem obowiązkowym. Wszystkie podrejestry rejestru o wzorcu obowiązkowym, mają domyślnie ustawiony wzorzec obowiązkowy bez możliwości jego zmiany. Również podczas zmiany rodzaju wzorca na rejestrze na obowiązkowy, wszystkie jego podrejestry dziedziczą domyślnie ten wzorzec. Uwaga: Po dodaniu nowego podrejestru należy skonfigurować jego dostępność i domyślność dla poszczególnych typów dokumentów w System Konfiguracja Struktura firmy Dostępność obiektów. Szczegóły zostały opisane w podręczniku Konfiguracja. 238

239 Powiązanie rejestru/podrejestru VAT z serią dokumentu Bardzo często numeratory poszczególnych dokumentów zawierają odwołanie do serii. System Comarch ERP Altum umożliwia powiązanie konkretnej serii dokumentu z rejestrem/podrejestrem VAT. Dzięki temu na wystawiony dokument zostanie pobrany rejestr/podrejestr przypisany do serii dokumentu, a następnie po zatwierdzeniu dokumentu zostanie dodany zapis w odpowiedniej ewidencji. W celu powiązania określonej serii dokumentu z wybranym rejestrem/podrejestrem VAT należy na definicji dokumentu w danej firmie lub centrum wybrać zakładkę Serie i przypisać konkretny rejestr/podrejestr. Rys. 151 Powiązanie rejestru VAT z serią dokumentu W polu rejestr VAT użytkownik może wybrać dwie opcje: <Domyślny> - na dokument z daną serią zostanie pobrany rejestr VAT zgodnie z ustawieniem dla danego typu dokumentu w zalogowanej firmie/centrum Jeden z rejestrów/podrejestrów VAT przyporządkowany w definicji danego typu dokumentu (wprowadzonych na zakładce Rejestry VAT definicji danego dokumentu) Podczas wystawiania dokumentu handlowego przypisywany jest odpowiednio rejestr/podrejestr domyślny dla danego typu dokumentu lub rejestr/podrejestr powiązany z serią. Użytkownik ma możliwość zmiany tego rejestru/podrejestru bezpośrednio na dokumencie na zakładce Kwoty Lista faktur VAT Lista faktur VAT wyświetlana z poziomu firmy głównej zawiera wszystkie dokumenty wystawione w systemie. Przy czym, w przypadku faktur VAT z właścicielem innym niż firma główna, edycja danych na dokumencie jest ograniczona do zmiany m.in. obowiązku podatkowego, czy parametrów VAT. Edycja tych danych jest zależna od uprawnień operatora do modyfikacji parametrów VAT na zatwierdzonej i zaksięgowanej fakturze. Z kolei na liście faktur VAT wybieranej z poziomu firmy podrzędnej wyświetlane są wszystkie dokumenty danej firmy, centrów do niej podrzędnych oraz faktury VAT, które zostały udostępnione danej firmie. Natomiast lista faktur VAT danego centrum jest ograniczona do dokumentów wybranego centrum oraz faktur dla niego udostępnionych. 239

240 Uwaga: Faktura VAT udostępniona przez inną firmę nie podlega edycji. System umożliwia wyłącznie podgląd takiego dokumentu Dodawanie faktury VAT w walucie systemowej Proces dodania faktury VAT przebiega analogicznie dla faktury VAT zakupu i faktury VAT sprzedaży, dlatego zostanie opisany tylko raz na podstawie faktury zakupu. W celu dodania faktury VAT zakupu należy wskazać rejestr/podrejestr, do którego faktura ma być wprowadzona i wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków Lista. Pojawi się formularz służący wprowadzeniu danych. Zakładka Ogólne Rys. 152 Formularz faktury VAT Dokument wewnętrzny- parametr został szczegółowo opisany w rozdziale Dokumenty wewnętrzne Numer w rejestrze numer nadawany przez system automatycznie zgodnie z definicją numeratora Netto wartość netto faktury 240

241 Brutto wartość brutto faktury Zapłacono uregulowana wartość faktury Pozostaje wartość faktury pozostającą do uregulowania Numer dokumentu na dokumentach dodawanych bezpośrednio w rejestrze VAT domyślnie wyświetlana jest opcja AUTO. Dopiero po zapisaniu dokumentu lub jego zapisie automatycznym (np. przejściu na zakładkę Płatności), system nadaje mu konkretny numer zgodny z numerem w rejestrze. W przypadku faktur VAT zakupu użytkownik może w polu Numer dokumentu wprowadzić dowolną wartość, czyszcząc dane pole np. za pomocą przycisku gumki. W przypadku dokumentów VAT generowanych automatycznie do dokumentów handlowych, pole Numer dokumentu uzupełniane jest numerem dokumentu handlowego. W bazie danych wykreowanej we francuskiej wersji językowej na dokumentach FZV oraz KFZV dane pole jest niedostępne. Numer obcy użytkownik ma możliwość wprowadzenia w danym polu numer faktury zarejestrowanej w innym systemie Rejestr rejestr VAT, w którym zostanie dodana faktura VAT Lp liczba porządkowa nadawana przez system automatycznie Sprzedawca/Nabywca pozwala wskazać podmiot, z którym powiązana będzie faktura VAT Użytkownik może zaktualizować dane kontrahenta tj. nazwę, NIP, Regon oraz Pesel na zatwierdzonym dokumencie (włączony pełen diagram stanów) poprzez ponowny wybór Sprzedawcy/ Nabywcy, przy czym musi posiadać uprawnienia do aktualizacji danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach (Konfiguracja Struktura firmy Grupy operatorów Inne uprawnienia). Data wpływu data wpływu dokumentu, pole dostępne tylko na fakturach VAT zakupu Data wystawienia data wystawienia faktury VAT Data zakupu data dokonania zakupu, pole dostępne tylko na fakturach VAT zakupu Data sprzedaży data dokonania sprzedaży, występuje tylko na fakturach VAT sprzedaży Data ewidencji data zaewidencjonowania dokumentu w rejestrze VAT Powyższe daty mogą być wykorzystane do ustalania momentu powstania obowiązku podatkowego, przy czym ustalając datę powstania obowiązku podatkowego względem daty ewidencji należy w pierwszej kolejności dodać odpowiednią definicję obowiązku podatkowego z poziomu Konfiguracja Księgowość Obowiązek podatkowy, wskazując w polu Warunek wartość Od daty ewidencji. Nową definicję obowiązku podatkowego użytkownik może przypisać do definicji wybranego rejestru VAT i określić datę jego obowiązywania. Wskazany moment powstania obowiązku podatkowego, będzie automatycznie uzupełniany na fakturach VAT dodawanych do danego rejestru. Użytkownik może również wskazać określony moment powstania obowiązku podatkowego bezpośrednio na dokumencie. Płatność umożliwia wybór formy płatności Termin termin płatności. Ilość dni od daty ewidencji, na podstawie których określana jest data spodziewanej płatności. 241

242 EOM termin płatności typu End of month (Koniec miesiąca). Po zaznaczeniu parametru odszarzona zostanie sekcja, w której użytkownik może wskazać ilość dni przesunięcia terminu płatności wyznaczonego w oparciu o koniec miesiąca. Waluty- domyślnie waluta dokumentu ustalana jest na podstawie waluty przypisanej do wybranego kontrahenta. W przypadku, gdy waluta przypisana dla danego podmiotu jest nieaktywna, na dokumencie zostaje ustalona waluta systemowa. Po zmianie kontrahenta, dane na dokumencie zostają przeliczone według nowej waluty, o czym użytkownik jest informowany poprzez wyświetlenie odpowiedniego komunikatu. Użytkownik ma możliwość wybrania waluty innej niż waluta przypisana dla wskazanego na dokumencie kontrahenta. Kurs waluty pobierany jest na podstawie ustawień określonych na definicji danego typu dokumentu (Konfiguracja Struktura firmy Struktura praw edycja określonej firmy zakładka Dokumenty). Przyczyna zwolnienia z VAT- w przypadku, gdy na fakturze zastosowano stawkę VAT o typie zwolniona (D ZW), użytkownik ma możliwość wyboru przyczyny zwolnienia z podatku VAT. Oprócz wartości predefiniowanych, użytkownik może zdefiniować nowe wartości w słownikach uniwersalnych (Konfiguracja Słowniki uniwersalne grupa Ogólne Przyczyna zwolnienia z VAT). Dane pole jest edytowalne w przypadku faktur wprowadzanych bezpośrednio do rejestru VAT. Na fakturach VAT wygenerowanych na podstawie dokumentu handlowego wartość danego pola przenoszona jest z dokumentu handlowego. Szczegółowy opis pola Przyczyna zwolnienia z VAT został zawarty w podręczniku - Jednolity plik kontrolny. JPK_FA- parametr domyślnie zaznaczony. Informuje o ujęciu faktury VAT wprowadzanej bezpośrednio do rejestru VAT w pliku JPK_FA. Szczegółowy opis parametru został zawarty w podręczniku - Jednolity plik kontrolny. Właściciel wprowadzając fakturę VAT w polu Właściciel wyświetlane jest centrum, w którym obecnie zalogowany jest użytkownik. Pole Właściciel informuje o centrum, przez które został wprowadzony dany dokument. Rodzaj transakcji domyślnie do wyboru dostępne są trzy podstawowe typy Krajowa, Wewnątrzwspólnotowa i Pozaunijna. Rodzaj transakcji ogranicza listę parametrów VAT, tylko do tych które zostały wcześniej do niego przypisane. Uwaga: Użytkownik ma możliwość zmiany Właściciela dokumentu na centrum, w którym co najmniej jeden zdefiniowany rejestr VAT jest również dostępny w firmie, w której jest zalogowany użytkownik. Parametry VAT okno parametrów zostało podzielone na dwie kolumny: Nazwa parametru kolumna zawierająca nazwę parametru VAT Wartość parametru wartość przypisana do danego parametru Parametry VAT definiowane są w obszarze Konfiguracja Księgowość Parametry VAT. Sposób dodawania parametrów został szerzej opisany w podręczniku Konfiguracja. 242

243 Uwaga: Jeżeli wartości parametrów VAT na elementach faktury, nie są zgodne z wartościami na nagłówku dokumentu, parametr przyjmuje kolor czerwony na liście elementów. Uwaga: Jeżeli na definicji rejestru, rodzaj wzorca został określony na obowiązkowy, użytkownik nie ma możliwości edycji parametrów VAT. Obowiązek podatkowy u dostawcy data, według której ustalany będzie obowiązek podatkowy u dostawcy. Umożliwia wybór definicji obowiązku podatkowego określonej z poziomu Konfiguracja Księgowość Obowiązek podatkowy. Możliwość ręcznego wskazania daty z kalendarza dostępna jest wyłączne dla opcji Data dowolna. Pole niedostępne w bazie danych wykreowanej w języku francuskim. Na fakturze VAT sprzedaży pole nosi nazwę Obowiązek podatkowy. Prawo do odliczenia data, według której ustalane będzie prawo do odliczenia podatku VAT. Umożliwia wybór jednej z definicji obowiązku podatkowego dostępnych z poziomu obszaru Konfiguracja Księgowość Obowiązek podatkowy. Możliwość ręcznego wskazania daty z kalendarza dostępna jest wyłączne dla opcji Data dowolna. Na fakturze VAT sprzedaży brak tej sekcji. W deklaracji VAT miesiąc i rok ujęcia dokumentu w deklaracji VAT. Pole nieedytowalne, ustalane na podstawie daty prawa do odliczenia (na fakturze VAT sprzedaży - na podstawie obowiązku podatkowego) Po wypełnieniu pól obligatoryjnych należy dodać element faktury. Można zrobić to na dwa sposoby: w tabeli, poprzez formularz. Opis- umożliwia wprowadzenie dodatkowego opisu dokumentu. Pole Opis dostępne jest na każdej zakładce faktury VAT. Dodawanie elementu faktury VAT w tabeli W celu dodania elementu faktury VAT poprzez tabelę należy wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków Lista elementów. Spowoduje to dodanie linii elementu faktury VAT, podzielonej na kolumny zgodnie z wyborem kolumn dokonanym przez użytkownika domyślnie są to kolumny: Stawka VAT, Netto, Kwota VAT, Brutto, Waluta, W deklaracji VAT, VAT-7 oraz VAT-UE (dla transakcji o rodzaju wewnątrzwspólnotowa)(na dokumentach zakupowych i sprzedażowych). Poszczególne pola należy wypełnić odpowiednimi wartościami. Dodatkowo na dokumentach zakupowych użytkownik ma do wyboru kolumny: Data obow. u dost., Data odliczenia, Konto, Korekta podatku naliczonego, Krajowa/Wewnątrzwspólnotowa/Pozaunijna (w zależności od rodzaju transakcji), Obowiązek u dost., Odliczenia VAT, Opis, Prawo do odliczenia, Rejestr, Rodzaj, VAT%. Na dokumentach sprzedażowych są to kolumny: Data obow. podat., Konto, Krajowa/Wewnątrzwspólnotowa/Pozaunijna (w zależności od rodzaju transakcji), Obowiązek podat., Opis, Rejestr, Rodzaj, VAT%, W proporcji. 243

244 W bazach wykreowanych w języku francuskim kolumna: Konto jest dostępna tylko i wyłącznie na fakturach i korektach dodawanych ręcznie do rejestru. Kolumna nie jest dostępna na dokumentach wygenerowanych automatycznie z dokumentów handlowych. Dodawanie elementu w tabeli jest szybszą i wygodniejszą metodą wprowadzania danych księgowych do systemu. Tak wprowadzonego elementu nie trzeba zapisywać. Należy zapisać tylko cały dokument. Uwaga: Podczas dodawania elementów faktury VAT, ustawienia poszczególnych parametrów przenoszone są z definicji podrejestru VAT. Ustawienia na nagłówku faktury VAT pobierane są z definicji rejestru VAT. Może więc wystąpić sytuacja, kiedy ustawienia parametrów VAT na nagłówku i elementach faktury VAT będą różne. Zgodność musi być zachowana jedynie w kontekście rodzaju transakcji na nagłówku faktury VAT i elementach. Uwaga: Parametry VAT na elemencie dokumentu, przyjmujące wartość różną od ustawień na nagłówku dokumentu, są oznaczone kolorem czerwonym. W takim przypadku następuje również blokada możliwości zmiany wartości parametrów VAT na nagłówku dokumentu. Rys. 153 Elementy faktury VAT Dodawanie elementu faktury VAT poprzez formularz W celu dodania elementu faktury VAT poprzez formularz należy wybrać przycisk [Dodaj przez formularz] z grupy przycisków Lista elementów. Pojawi się formularz do wprowadzenia danych. Zakładka Element faktury VAT Rys. 154 Formularz elementu faktury VAT Obowiązek podatkowy u dostawcy data, według której ustalany będzie obowiązek podatkowy u dostawcy. Umożliwia wybór jednej z definicji obowiązku podatkowego dostępnych z poziomu obszaru Konfiguracja Księgowość Obowiązek podatkowy. Możliwość ręcznego wskazania daty z kalendarza dostępna jest wyłączne 244

245 dla opcji Data dowolna. Pole niedostępne w bazie danych wykreowanej w języku francuskim. Na fakturze VAT sprzedaży pole nosi nazwę Obowiązek podatkowy. Prawo do odliczenia data, według której ustalane będzie prawo do odliczenia podatku VAT. Umożliwia wybór jednej z definicji obowiązku podatkowego dostępnych z poziomu Konfiguracja Księgowość Obowiązek podatkowy. Możliwość ręcznego wskazania daty z kalendarza dostępna jest wyłączne dla opcji Data dowolna. Na fakturze VAT sprzedaży brak tej sekcji. W deklaracji VAT miesiąc i rok ujęcia dokumentu w deklaracji VAT. Pole nieedytowalne, ustalane na podstawie daty prawa do odliczenia (na fakturze VAT sprzedaży - na podstawie obowiązku podatkowego) Rejestr domyślnie podpowiada się rejestr, do którego została wprowadzona faktura. Jeżeli rejestr zawiera podrejestry, istnieje możliwość wskazania odpowiedniego podrejestru. W deklaracji VAT miesiąc i rok ujęcia w deklaracji VAT-7 Opis - dodatkowy opis elementu Netto kwota netto elementu Stawka VAT - stawka VAT należącej do grupy stawek VAT, przypisanej do firmy, w której zalogowany jest użytkownik Kwota VAT kwota podatku VAT Brutto kwota brutto elementu Konto księgowe - umożliwia przypisanie konta księgowego do elementu. W bazach wykreowanych w języku francuskim pole jest dostępne tylko i wyłącznie na fakturach i korektach dodawanych ręcznie do rejestru. Pole nie jest dostępne na fakturach VAT wygenerowanych automatycznie z dokumentów handlowych. Tabela parametrów VAT - umożliwia przypisanie wartości do poszczególnych parametrów VAT Zakładka Atrybuty Opis zakładki znajduje się w podręczniku - Konfiguracja. Po uzupełnieniu wszystkich pól należy zapisać element za pomocą przycisku [Zapisz]. Zakładka Sprzedawca/Nabywca Zakładka zawiera dane adresowe kontrahenta. Informacje uzupełniane są automatycznie po wyborze kontrahenta na zakładce Ogólne. Do czasu zaksięgowania dokumentu (przy niepełnym diagramie stanów), zamieszczone tutaj informacje można modyfikować i uzupełniać w przypadku ich braku. Dokonane zmiany wpływają na dane zapisane na kartach ewidencyjnych kontrahenta. Mając włączony pełen diagram stanów, użytkownik może zaktualizować adres kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie poprzez ponowny wybór przycisku [Zmień adres], przy czym musi posiadać uprawnienia do aktualizacji danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach (Konfiguracja Struktura firmy Grupy operatorów Inne uprawnienia). 245

246 Rys. 155 Zakładka Sprzedawca na formularzu faktury VAT Zakładka Płatności Zakładka dostępna jest wyłącznie dla dokumentów dodawanych bezpośrednio z poziomu rejestru VAT. Zawiera listę płatności powiązanych z daną fakturą. Z poziomu edycji płatności (podzakładka Rozliczenia) istnieje możliwość rozliczenia/skompensowania dokumentu. Jeśli wystawiana faktura ma zostać zapłacona w kilku ratach (np.: część płatna gotówką przy wystawianiu dokumentu, część przelewem za 7 dni) użytkownik ma możliwość podziału płatności. Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami z menu Płatności. Uwaga: Przy dzieleniu płatności system proponuje kolejne wpłaty na kwotę brakującą do wartości faktury. Jeśli wartość płatności przekroczy kwotę faktury system nie pozwoli na zapisanie takiej płatności. Uwaga: Należy pamiętać, iż tylko faktura wprowadzona ręcznie do rejestrów VAT posiada płatność. Faktura wygenerowana z dokumentu handlowego nie posiada płatności. Płatność znajduje się na dokumencie źródłowym. Opis analityczny Opis zakładki znajduje się w rozdziale Definiowanie opisu analitycznego. Zakładka Dokumenty skojarzone W przypadku faktur wprowadzonych ręcznie do rejestru VAT, zakładka jest pusta. 246

247 W przypadku faktur mających dokument źródłowy w postaci dokumentu handlowego, zakładka zawiera listę dokumentów powiązanych z fakturą VAT. Zakładki: Atrybuty, Załączniki Opis zakładek znajduje się w dokumentacji - Konfiguracja. Zapisanie faktury VAT Po wypełnieniu wszystkich pól należy zapisać dokument za pomocą przycisku [Zapisz] z grupy Faktura VAT. Dokument pojawi się na liście faktur VAT Dodawanie faktury VAT w walucie obcej Dodanie faktury VAT w walucie obcej przebiega analogicznie do wprowadzania faktury w walucie systemowej. W tym przypadku należy dodatkowo wskazać odpowiednią walutę oraz jej kurs w sekcji Waluty wyświetlanej w panelu bocznym formularza faktury VAT. Uwaga: Domyślnie waluta dokumentu ustalana jest na podstawie waluty przypisanej do wybranego kontrahenta. Rys. 156 Sekcja Waluty na fakturze VAT W przypadku, gdy waluta przypisana dla danego podmiotu jest nieaktywna, na dokumencie zostaje ustalona waluta systemowa. Po zmianie kontrahenta, dane na dokumencie zostają przeliczone według nowej waluty, o czym użytkownik jest informowany poprzez wyświetlenie odpowiedniego komunikatu. Użytkownik ma możliwość wybrania waluty innej niż waluta przypisana dla wskazanego na dokumencie kontrahenta. Kurs waluty pobierany jest na podstawie ustawień określonych na definicji danego typu dokumentu (Konfiguracja Struktura firmy Struktura praw edycja określonej firmy zakładka Dokumenty). Aktualizację kursów walut użytkownik może wykonać z poziomu Konfiguracja Waluty (więcej informacji na ten temat zostało zawarte w podręczniku - Konfiguracja). 247

248 Po wskazaniu odpowiedniej waluty obcej, na formularzu dokumentu VAT na zakładce Ogólne wyświetlana jest dodatkowa sekcja Elementy w walucie systemowej, prezentująca wprowadzone wartości w walucie obcej przeliczone po wskazanym przez użytkownika kursie na odpowiednie kwoty w walucie systemowej. Rys. 157 Formularz faktury VAT w walucie obcej Edycja faktury VAT zakupu w walucie obcej Dokumenty: FVZ oraz KFVZ są specyficznymi dokumentami, dla których edycja wartości w danej walucie nie powoduje przeliczenia wartości w walucie innej niż edytowana. Zasada ta jest podyktowana ideą zachowania elastyczności wyliczeń w obliczu niejednoznacznych regulacji dotyczących sposobu naliczania podatku VAT, na dokumentach w walucie obcej. Usztywnienie przeliczeń mogłoby uniemożliwić zarejestrowanie faktur zakupu z wartościami zgodnymi z dokumentem otrzymanym od dostawcy. Przykład: Dane z otrzymanej od dostawcy faktury: Waluta EUR, kurs 3,9757 VAT 23% na wszystkich pozycjach 248

249 Rys. 158 Elementy faktury Łączna kwota faktury to: Netto Vat Brutto EUR , , ,61 PLN ,31 W systemie, w zależności od metody naliczania podatku VAT na fakturze VAT, kwoty podatku VAT prezentują się następująco: Suma VAT pozycji: Rys. 159 Suma VAT pozycji VAT od sumy wartości: Rys. 160 VAT od sumy wartości 249

250 Aby doprowadzić do zgodności zarejestrowanego dokumentu z otrzymanym od Dostawcy, Użytkownik może dokonać edycji: Dla EUR: wartości zgodne, edycja zbędna Dla PLN: zmiana kwoty VAT na 10924,31. W wyniku zmiany system przeliczy tylko wartość brutto. Jeżeli to konieczne operator może sam zmienić kwotę netto. Zmiana wartości na fakturze VAT w walucie obcej nie powoduje żadnych przeliczeń na wartościach w walucie innej, niż edytowana, czyli zmiana wartości w EUR, nie wpływa na wartość w PLN. Podczas dokonywania takie zmiany system wyświetla stosowną informację, jednak pojawia się ona tylko przy 1-wszej próbie zmiany wartości na dokumencie. Wprowadzanie kolejnych zmian, nie będzie powodowało pojawienia się powyższej informacji. Pojawi się ona ponownie dopiero przy ponownym podniesieniu formatki dokumentu i ponownej zmianie wartości. Informacja związana jest tylko z dokumentami FVZ, KFVZ z walutą nagłówka inną niż systemowa. Przykład: Użytkownik podnosi do edycji FVZ w EUR, edytuje wartość w kolumnie VAT EUR na zakładce Ogólne pojawia się odpowiednia informacja. Użytkownik przechodzi i zmienia wartość w kolumnie Brutto EUR informacja nie pojawia się. Użytkownik zapisuje FVZ, podnosi formatkę jeszcze raz, edytuje kwotę VAT PLN na zakładce Waluta informacja pojawia się Rozbijanie elementów faktury VAT W celu rozbicia elementu faktury VAT należy wybrać przycisk [Rozbij zapis] z grupy przycisków Lista elementów. Po jego wybraniu na oknie pojawia się formularz do wprowadzenia danych. Rys. 161 Formularz służący rozbiciu zapisu na fakturze VAT Na formularzu w sekcji: Rozbijany element widoczne są pierwotne dane elementu faktury VAT. Pola tej sekcji są polami nieedytowalnymi. W sekcji Nowy element użytkownik wypełnia dane dla nowotworzonego elementu: 250

251 Rejestr umożliwia wybór rejestru VAT, W deklaracji VAT pozwala wybrać okres deklaracji, do jakiego trafi nowotworzony element Netto nowa kwota netto Stawka VAT nowa stawka podatku VAT Kwota VAT nowa kwota podatku VAT Brutto nowa kwota brutto Opis pozwala na wprowadzenie dodatkowego opisu Uwaga: W celu ułatwienia pracy użytkownikowi po wprowadzeniu wartości netto - kwota VAT i brutto są wyliczane automatycznie. Po wprowadzeniu wartości brutto - kwota VAT i netto również są wyliczane automatycznie. Po uzupełnieniu danych nowego elementu należy wybrać przycisk [Zapisz] z grupy Akcje. W efekcie w tabeli elementów zostaje dodany dodatkowy element Limit odliczenia podatku VAT Zgodnie z przepisami dotyczącymi podatku VAT, w niektórych przypadkach przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą może odliczyć kwotę podatku naliczonego od kwoty podatku należnego tylko w części określonej przez odpowiedni limit kwotowy lub procentowy. W związku z tym system obsługuje funkcjonalność związaną z kontrolą limitu odliczenia podatku VAT. Użytkownik ma możliwość wyboru predefiniowanej wartości limitu odliczenia, tj. Limit 50% lub zdefiniowania własnych limitów procentowych oraz kwotowych, które następnie będą mogły zostać wskazane na elemencie faktury VAT zakupu oraz jej korektach (patrz: rozdział Definiowanie parametru VAT). Limit kwotowy i procentowy mogą być zdefiniowane równocześnie na definicji limitu wprowadzonej prze użytkownika. Jeśli w limicie odliczenia podatku VAT wskazano zarówno wartość procentową jak i kwotową, system wylicza wartość limitu na podstawie ograniczenia procentowego i porównuje ją z wartością limitu kwotowego, a następnie wybiera mniejszą z porównywanych wartości. Uwaga: Parametr Limit odliczenia podatku VAT jest określany wyłącznie na poziomie elementu faktury VAT. Nie jest on wyświetlany na nagłówku dokumentu. 251

252 Rys. 162 Parametr Limit odliczenia podatku VAT na elemencie faktury VAT zakupu Uwaga: Parametr Limit odliczenia podatku VAT może zostać zaznaczony wyłącznie wtedy, gdy kwota VAT danego elementu faktury podlega odliczeniu, tj. ustawiono Odliczenia VAT na TAK. Edycja parametru jest niemożliwa na zaksięgowanym lub zatwierdzonym (włączony pełny diagram stanów) dokumencie, niezależnie od uprawnień operatora do zmiany parametrów na zaksięgowanej/zatwierdzonej fakturze VAT. Uwaga: Modyfikacja parametru Limit odliczenia podatku VAT na dokumencie w walucie obcej jest możliwa tylko w momencie dodawania danego elementu. Po zaznaczeniu opisywanego parametru, pola związane ze zmianą kursu waluty będą niedostępne do edycji. Przy zapisie elementu z parametrem Limit odliczenia podatku VAT następuje kontrola wartości kwoty podatku VAT ze wskazanym limitem odliczenia podatku VAT. Jeżeli wartość jest przekroczona, system automatycznie aktualizuje kwotę podatku VAT do kwoty wskazanego ograniczenia oraz generuje element różnicowy z ustawionym parametrem Odliczenia VAT na NIE. 252

253 Rys. 163 Rozbicie kwoty podatku VAT elementu faktury VAT zakupu Użytkownik może również rozbić kwotę podatku VAT elementu faktury VAT zakupu lub jej korekty za pomocą przycisku [Rozbij VAT]. W wyniku czego system przeprowadzi analogicznie działanie jak w przypadku zaznaczenia parametru Limit odliczenia podatku VAT na elemencie dokumentu. Kwota podatku VAT niepodlegająca odliczeniu będzie uwzględniana w opisie analitycznym dokumentu. Na liście rejestrów VAT system umożliwia odfiltrowanie dokumentów z limitem odliczenia podatku VAT poprzez zaznaczenie w filtrze parametru Limit odliczenia podatku VAT. Użytkownik może zdecydować, czy mają zostać wyświetlone wszystkie dokumenty z limitem odliczenia podatku VAT czy tylko z jego określoną wartością, np. limit odliczenia 50%. Rys. 164 Parametr Limit odliczenia podatku VAT w filtrze na liście rejestrów VAT Dodawanie korekty faktury VAT W systemie istnieje możliwość wystawienia korekty nie powiązanej z fakturą VAT oraz korekty do faktury VAT. W celu dodania korekty nie powiązanej z fakturą VAT należy z grupy przycisków Lista, wybrać opcję [Dodaj korektę na plus]/[dodaj korektę na minus]. 253

254 W celu dodania korekty do istniejącego w systemie dokumentu należy zaznaczyć na liście odpowiednią fakturę VAT, do której użytkownik chce wystawić korektę, a następnie wybrać przycisk [Dodaj korektę na plus do faktury]/[dodaj korektę na minus do faktury]. Formularz korekty VAT, różni się od formularza faktury VAT jedynie polem Korekta do, gdzie należy wpisać numer dokumentu korygowanego. Pozostałe pola są takie same jak na formularzu faktury. W przypadku korekty VAT wystawionej do faktury, dane na dokumencie korygującym uzupełniane są automatycznie na podstawie dokumentu korygowanego. Zasady ustalania dat na takim dokumencie są następujące: Data ewidencji jest pobierana z ustawień rejestru Data zakupu/sprzedaży jest pobierana z daty sprzedaży/zakupu dokumentu korygowanego Pozostałe daty ustawiane są zgodnie z datą bieżącą. Rys. 165 Formularz korekty faktury VAT Na formularzu korekty faktury VAT sprzedaży użytkownik ma możliwość wskazania, czy dana korekta została odebrana przez kontrahenta oraz określić osobę potwierdzającą jej odbiór. Jako wartość w polu Osoba, operator może wybrać jedną spośród osób kontaktowych kontrahenta (zakładka Osoby kontaktowe na formularzu kontrahenta). Ponadto użytkownik może określić datę odbioru korekty. W tym przypadku po wyborze w polu Obowiązek podatkowy - Data sprzedaży/potwierdzenie odb., system automatycznie wskaże datę potwierdzenia odbioru jako datę ujęcia korekty faktury VAT w deklaracji VAT, natomiast sama faktura sprzedaży zostanie ujęta w deklaracji zgodnie z datą sprzedaży. 254

255 Rys. 166 Formularz korekty faktury VAT z zaznaczonym parametrem Potwierdzenie odb. Po odznaczeniu parametru Potwierdzenie odb., korekta faktury sprzedaży nie zostanie ujęta w deklaracji VAT. Rys. 167 Formularz korekty faktury VAT z odznaczonym parametrem Potwierdzenie odb. 255

256 Przykład: Możliwości wykorzystanie parametru Potwierdzenia odbioru w praktyce biznesowej Wariant A W przypadku ujmowania w deklaracji VAT korekt zgodnie z datą wystawienia dokumentu korygowanego, na definicji rejestru do którego są dodawane korekty należy jako datę powstania obowiązku podatkowego wskazać Data wystawienia. Po analizie faktur korygujących można je następnie przenieść (możliwość wykorzystania opcji seryjnej zmiany rejestru) do rejestru, gdzie jako datę obowiązku podatkowego wskazano Potwierdzenie odbioru. Daną definicję obowiązku podatkowego należy wcześniej zdefiniować w Konfiguracja Księgowość Obowiązek podatkowy, wybierając w warunku Od daty potwierdzenia odb. Po przeniesieniu korekt do danego rejestru, potwierdzenie odbioru będzie odznaczone, tzn. dokumenty nie będą ujęte w deklaracji VAT do czasu zaznaczenia parametru potwierdzającego odbiór korekty (możliwość wykorzystania opcji seryjnego potwierdzenia). Wariant B W przypadku ujmowania w deklaracji wyłącznie korekt, których odbiór został potwierdzony, na definicji rejestru, należy jako datę powstania obowiązku podatkowego wybrać Data sprzedaży/potwierdzenie odb. (jeśli w rejestr zawiera faktury i ich korekty) lub Potwierdzenie odbioru (jeśli rejestr zawiera tylko korekty faktur). W tej sytuacji dopiero po zaznaczeniu parametru Potwierdzenia odbioru, dokumenty korygujące (w pierwszym przypadku również faktury) zostaną ujęte w deklaracji VAT. Korekty faktur VAT oraz korekty dokumentów handlowych są ściśle ze sobą powiązane tzn. zmiana danych przykładowo na KFSV spowoduje aktualizację danych na powiązanej z nią KWFS/KIFS Faktura VAT wygenerowana do dokumentu handlowego W systemie faktury VAT generowane są automatycznie poprzez zatwierdzenie dokumentu handlowego sprzedaży lub zakupu, a także korekty wartościowej lub ilościowej dla takiego dokumentu. Takie faktury VAT powstają automatycznie na podstawie dokumentu źródłowego i umieszczane są w odpowiednim rejestrze zakupu lub sprzedaży (domyślnym dla danego typu dokumentu lub przypisanym do serii), przyjmując ustawienia pochodzące z definicji tego rejestru. Jeśli na definicji rejestru w sekcji Rodzaj została wybrana jedna z następujących opcji Towar, Usługi, Koszty, Środki trwałe, Środki transportu, Nieruchomości, Usługi rozlicza odbiorca, to faktura VAT dziedziczy to ustawienie bez względu na to jakiego typu artykuły (towar, usługa) zostały wprowadzone na dokumencie handlowym, do którego została wygenerowana ta faktura. 256

257 Jeśli na definicji rejestru w sekcji Rodzaj została wybrana opcja Towar/Usługi, to na automatycznie generowanej fakturze VAT następuje standardowe rozbicie elementów: na te powiązane z towarem i te powiązane z usługą. Rozbicie to następuje względem typu kart artykułów (towar, usługa) użytych na dokumencie handlowym. Na fakturze VAT elementy zostaną pogrupowane względem rodzaju, w efekcie czego faktura będzie zawierać jeden element o rodzaju Towar i jeden o rodzaju Usługa, dotyczące danej stawki podatku. Przykład: Na dokumencie handlowym Faktura sprzedaży znajdują się dwa elementy w tej samej stawce 23% - jeden to artykuł typu Towar, a drugi Usługa. Wariant A Na definicji domyślnego rejestru ustawiono w sekcji Rodzaj opcję Towar Po zatwierdzeniu faktury sprzedaży, na dokumencie FSV jest jeden element o typie Towar Wariant B Na definicji domyślnego rejestru ustawiono w sekcji Rodzaj opcję Towar/Usługi Po zatwierdzeniu faktury sprzedaży, na dokumencie FSV są dwa elementy jeden o typie Towar, drugi o typie Usługi Dokumenty wewnętrzne Zarówno na fakturze VAT zakupu jak i sprzedaży dostępny jest parametr Dokument wewnętrzny, którego zaznaczenie spowoduje, iż do danych faktur nie będą generowane płatności. W przypadku zaznaczenia danego parametru podczas edycji już wystawionej faktury, wygenerowane wcześniej płatności zostaną usunięte. 257

258 Rys. 168 Parametr Dokument wewnętrzny na formularzu faktury VAT Zostały przyjęte następujące zasady dotyczące możliwości zaznaczenia parametru Dokument wewnętrzny: Parametr jest dostępny i możliwy do edycji wyłącznie na ręcznie dodawanych fakturach VAT oraz ich korektach Parametr jest wyszarzony na dokumencie zaksięgowanym Parametr jest wyszarzony na zatwierdzonym dokumencie, przy włączonej pełnej obsłudze stanów Parametr jest wyszarzony, jeśli dokument posiada rozliczone lub częściowo rozliczone płatności Parametr jest wyszarzony, jeśli płatności dokumentu zostały ujęte na ZPP Parametr jest wyszarzony, jeśli płatności dokumentu zostały ujęte na dokumentach windykacyjnych Odwrotne obciążenie na fakturach VAT Na fakturach VAT sprzedaży oraz korektach faktur VAT sprzedaży wygenerowanych automatycznie z dokumentu handlowego, dla którego zaznaczono parametr Odwrotne obciążenie, jest prezentowany informacyjny parametr Odwrotne obciążenie. Jest on wyszarzony i niemożliwy do edycji. Dodatkowo dla elementów faktury VAT z odwrotnym obciążeniem w polu Krajowa ustawiana jest wartość Podatnikiem jest nabywca. 258

259 Uwaga: Elementy faktury sprzedaży z odwrotnym obciążeniem oraz elementy, dla których ustawiono w polu Stawka VAT wartość: E NP, są wykazywane osobno na fakturze VAT sprzedaży. Rys. 169 Formularz faktury VAT sprzedaży z odwrotnym obciążeniem W przypadku faktury VAT zakupu, dotyczącej odwrotnego obciążenia użytkownik ma możliwość wystawienia dokumentów wewnętrznych FSV oraz FZV, które nie generują płatności, a służą jedynie naliczeniu i odliczeniu podatku VAT Dokument TAX FREE w rejestrze VAT sprzedaży Po zatwierdzeniu dokumentu KSD, na którym został ujęty dokument TAX FREE automatycznie generowany jest odpowiedni dokument VAT w rejestrze VAT sprzedaży. 259

260 Rys. 170 Korekta faktury VAT sprzedaży wygenerowana na podstawie dokumentu KSD Na fakturze VAT dla elementów dokumentu VAT, dotyczących TAX FREE ustawiana jest wartość parametru Krajowa -TAX FREE, na podstawie której dana kwota ujmowana jest w odpowiednim polu na deklaracji VAT-7, związanym ze zwrotem podatku VAT dla podróżnych. Natomiast kwoty paragonu z pierwotną stawką VAT (np. 23%) są odpowiednio korygowane na deklaracji VAT Dodawanie faktur VAT we francuskiej wersji językowej W bazie danych wykreowanej we francuskiej wersji językowej dodanie faktury VAT przebiega na takich samych zasadach jak w bazach w innych wersjach językowych (patrz rozdział: Dodawanie faktury VAT w walucie systemowej). Na nowo wykreowanych bazach wszyscy operatorzy mają jednak domyślnie odebrane prawo do dodawania ręcznych faktur VAT sprzedaży i ręcznych korekt faktury VAT sprzedaży. Również nowo dodawani operatorzy mają domyślnie odznaczone uprawnienie do dodawania tych dokumentów. Faktury VAT sprzedaży generowane automatycznie z dokumentów handlowych będą jednak generowane pomimo braku uprawnień do dodawania faktur VAT Stan: Niezatwierdzony i Anulowany na fakturze VAT W istnieje możliwość określenia na definicji dokumentów FSV, KFSV, FZV, KFZV modelu stanów tych dokumentów. Na zakładce Diagram definicji dokumentów, użytkownik ma możliwość zdefiniowania, który ze stanów będzie podlegał aktywacji. Opcja ta możliwa jest tylko do czasu wystawienia pierwszego dokumentu danego typu. 260

261 Rys. 171 Diagram stanów faktury VAT Podczas edycji stanu Niezatwierdzony/Anulowany dostępny jest parametr Aktywny, którego zaznaczenie skutkuje aktywacją edytowanego stanu. Dodatkowo aktywacja/dezaktywacja stanu niezatwierdzonego (anulowanego)powoduje automatyczne zaznaczenie lub odpowiednio odznaczenie stanu anulowanego (niezatwierdzonego). W bazach w wykreowanych w języku francuskim stan Niezatwierdzony i Anulowany domyślnie oznaczony jest jako Aktywny. W bazach wykreowanych w innych wersjach językowych oba stany są domyślnie dezaktywowane Dodanie faktury VAT z aktywnym stanem: Niezatwierdzony i Anulowany Dodanie faktury VAT z pełną obsługą diagramu stanów przebiega analogicznie do dodania faktury, na której możliwość zatwierdzania i anulowania nie została aktywowana (patrz rozdział: Dodawanie faktury VAT w walucie systemowej). Na dokumencie dostępne jest jednak dodatkowe pole określające stan dokumentu. 261

262 Rys. 172 Stan dokumentu na fakturze VAT Dodatkowo zarówno na Ribbonie listy faktur jak i formularzu faktury VAT dostępne są dodatkowe opcje Zatwierdź, Zatwierdź i zaksięguj oraz Anuluj. Rys. 173 Opcje: Zatwierdź, Zatwierdź i zaksięguj oraz Anuluj na liście faktur VAT 262

263 Cechy charakterystyczne faktur VAT po aktywacji pełnego diagramu stanów: Faktury VAT w stanie niezatwierdzonym nie podlegają rozliczeniom do czasu ich zatwierdzania. Działanie systemu jest analogiczne do dokumentów handlowych. Faktury VAT wygenerowane z dokumentów handlowych, mogą być anulowane tylko poprzez anulowanie dokumentów handlowych Anulowaniu mogą podlegać tylko dokumenty, które nie zostały zaksięgowane Anulowane faktury VAT nie są ujmowane na deklaracji VAT Do deklaracji VAT ujmowane są dokumenty zarówno w stanie Zatwierdzonym jak i Niezatwierdzonym Dokumentu handlowego, do którego została wygenerowana faktura VAT w stanie: Niezatwierdzonym nie można zaksięgować do czasu zatwierdzania faktury VAT Generowanie faktur VAT na podstawie dokumentów handlowych Po aktywacji stanów Niezatwierdzony/Anulowany, na definicji dokumentów handlowych (Konfiguracja Struktura firmy Firma Dokumenty), na podstawie których generowany jest dokument w rejestrze VAT, dostępny jest dodatkowy parametr Automatycznie generuj faktury VAT w stanie - opcje Zatwierdzonym/ Niezatwierdzonym. Odpowiednie ustawienie parametru decyduje, w jakim stanie zostanie wygenerowana automatyczna faktura VAT. 263

264 Rys. 174 Parametr Automatycznie generuj faktury VAT w stanie - opcje Zatwierdzonym/Niezatwierdzonym 16.6 Kontrola chronologii numeracji faktur VAT w wersji francuskiej W bazie wygenerowanej w języku francuskim, jeżeli stan Niezatwierdzony i Anulowany został aktywowany istnieje możliwość uruchomienia mechanizmu kontrolującego chronologię numeracji podczas zatwierdzania. Parametr Kontrola chronologii zapisu podczas zatwierdzenia dostępny jest na definicji numeratorów, również jeżeli pełny diagram stanów nie został aktywowany. Działanie parametru Kontrola chronologii zapisu podczas zatwierdzenia po aktywacji stanów Niezatwierdzony i Anulowany Jeżeli dla parametru wybrano opcję Blokada zapisu lub Ostrzeżenie, ostateczny numer faktury VAT zostanie nadany podczas zatwierdzania dokumentu. Każdy zatwierdzany dokument otrzyma pierwszy wolny numer po ostatnim numerze zatwierdzonym. 264

265 Przykład: Wystawiono faktury VAT w stanie niezatwierdzonym z następującymi numerami: B/FZV/1/2015 B/FZV/2/2015 B/FZV/3/2015 Po zatwierdzeniu dokument B/FZV/3/2014 otrzymuje numer FZV/1/2015. Podczas zatwierdzania dokumentu FSV/KFSV system sprawdzi, czy data wystawienia dokumentu jest wcześniejsza niż data wystawienia ostatnio zatwierdzonego dokumentu. Przy opcji Blokada zapisu, system zablokuje możliwość zatwierdzania dokumentu, którego data wystawienia jest wcześniejsza od daty wystawienia ostatnio zatwierdzonego dokumentu. Pojawi się komunikat o konieczności modyfikacji daty. Przy opcji Ostrzeżenie, pojawi się komunikat o zaburzeniu chronologii numeracji, jednak użytkownik może zadecydować, czy zatwierdzić dokument. Podczas zatwierdzania dokumentu FZV/KFZV system sprawdzi, czy data wpływu dokumentu jest wcześniejsza niż data wpływu ostatnio zatwierdzonego dokumentu. Przy opcji Blokada zapisu, system zablokuje możliwość zatwierdzania dokumentu, którego data wpływu jest wcześniejsza od daty wpływu ostatnio zatwierdzonego dokumentu. Pojawi się komunikat o konieczności modyfikacji daty. Przy opcji Ostrzeżenie, pojawi się komunikat o zaburzeniu chronologii numeracji, jednak użytkownik może zadecydować, czy zatwierdzić dokument. Jeżeli dla parametru wybrano opcję brak kontroli, kontrola chronologii numeracji nie będzie zachowana. Przykład: Wystawiono faktury VAT w stanie niezatwierdzonym z następującymi numerami: B/FZV/1/2015 B/FZV/2/2015 B/FZV/3/2015 Po zatwierdzeniu dokument B/FZV/3/2014 otrzymuje numer FZV/3/

266 16.7 Zmiana rejestru VAT Ze względu na specyfikę działania przedsiębiorstwa, użytkownicy zazwyczaj wprowadzają podział w ramach rejestrów VAT zakupu i sprzedaży. Może się zdarzyć, że użytkownicy omyłkowo wprowadza dokumenty do niewłaściwych rejestrów VAT. Sytuacja ta często nie dotyczy pojedynczych dokumentów, ale całej grupy. Zmiana rejestru VAT może być dokonana bezpośrednio na konkretnym dokumencie lub może przybrać formę seryjnej zmiany rejestru VAT, co pozwala na zmianę rejestru VAT na pojedynczej fakturze lub seryjną zmianę na wybranej grupie dokumentów. Podobna sytuacja dotyczy daty powstania obowiązku podatkowego. Użytkownik ma możliwość zmiany daty na wszystkich zaznaczonych fakturach VAT, tak aby nie było konieczności zmiany daty na każdym dokumencie oddzielnie. System pozwala na zmianę parametrów VAT oraz daty powstania obowiązku podatkowego na zaksięgowanej fakturze VAT oraz fakturach, które zostały wygenerowane z dokumentów handlowych. Faktury często są księgowane, a dopiero potem następuje aktualizacja parametrów VAT oraz ustalenie daty powstania obowiązku podatkowego. Zarówno zmiany seryjne w rejestrach VAT jak i zmiany na zaksięgowanych fakturach VAT możliwe są po nadaniu Operatorowi odpowiednich uprawnień. Zostały one szerzej opisane w rozdziale Uprawnienia do zmiany seryjnej w rejestrach VAT oraz zmiany parametrów lub rejestru VAT na zaksięgowanej fakturze VAT. Zmiana rejestru VAT na pojedynczym dokumencie W celu zmiany rejestru VAT na zatwierdzonej/zaksięgowanej fakturze VAT, należy edytować tę fakturę, a następnie w polu Rejestr wskazać nowy rejestr, do którego ma trafić dokument. Rys. 175 Zmiana rejestru VAT na fakturze Po wskazaniu rejestru system zapyta użytkownika, które parametry związane z rejestrem mają być zmienione. W nowym oknie użytkownik ma możliwość wskazania parametrów, które mają podlegać zmianie. Jeżeli użytkownik nie zaznaczy żadnej z opcji, to podczas zmiany rejestru parametry VAT nie będą podlegać zmianie. Zmiana będzie dotyczyć w tej sytuacji tylko samego rejestru/podrejestru. Jeżeli użytkownik zaznaczy którąś z opcji, to na dokumencie nastąpi aktualizacja tylko wskazanych danych, na podstawie definicji wzorca rejestru/podrejestru VAT. 266

267 Rys. 176 Okno ze zmianą parametrów VAT dla rejestrów VAT zakup Rys. 177 Okno ze zmianą parametrów VAT dla rejestrów VAT sprzedaż Uwaga: Podczas zmiany rejestru VAT zmienione zostaną wszystkie wskazane przez użytkownika parametry na nagłówku i elementach faktury VAT zgodnie z ustawieniami na wzorcu rejestru, do którego faktura jest przenoszona. W przypadku rejestru o typie Proponowany użytkownik ma możliwość wskazania, które z parametrów mają ulec zmianie. W przypadku rejestru o typie Obowiązkowy, wskazanie paramentów nie jest dostępne. Podczas zmiany rejestru na rejestr obowiązkowy wszystkie opcje są wyszarzane i znaczone. W takim przypadku dokument przejmuje wszystkie ustawienia z definicji rejestru. Uwaga: Jeśli przy zmianie rejestru zostanie zaznaczona opcja Parametry VAT, a elementy przenoszonego dokumentu będą miały różne wartości parametru Odliczenia VAT od ustawień docelowego rejestru, system wyświetlony odpowiedni komunikat oraz nie pozwoli na zmianę rejestru takiego dokumentu. Analogicznie system zachowa się przy zmianie rejestru na rejestr o typie Obowiązkowy, gdzie automatycznie zostają zaznaczone wszystkie opcje. 267

268 Seryjna zmiana rejestru VAT W celu seryjnej zmiany rejestru VAT, należy zaznaczyć na liście interesujące użytkownika faktury, a następnie z grupy przycisków Lista wybrać opcję [Zmień seryjnie] Rejestr. Rys. 178 Seryjna zmiana rejestru VAT Na otwartym oknie z parametrami dotyczącymi seryjnej zmiany dostępna jest lista rejestrów VAT, na której należy wskazać rejestr, do którego mają trafić zaznaczone dokumenty oraz należy zaznaczyć, które z parametrów VAT mają ulec zmianie. Rys. 179 Okno wyboru rejestru VAT Jeżeli firma ma dodatkowy podział rejestrów na podrejestry, istnieje również możliwość zmiany podrejestru. W takim przypadku w oknie wyboru, pojawia się dodatkowa sekcja z listą podrejestrów. 268

269 Rys. 180 Okno wyboru rejestru i podrejestru VAT Po wybraniu opcji [Zatwierdź] system dokona zmiany wskazanych przez użytkownika opcji. Uwaga: Podczas zmiany rejestru VAT zmienione zostaną wszystkie wskazane przez użytkownika parametry na nagłówku i elementach faktury VAT zgodnie z ustawieniami na wzorcu rejestru, do którego faktura jest przenoszona. W przypadku rejestru o typie Proponowany użytkownik ma możliwość wskazania, które z parametrów mają ulec zmianie. W przypadku rejestru o typie Obowiązkowy, wskazanie paramentów nie jest dostępne. Podczas zmiany rejestru na rejestr obowiązkowy wszystkie opcje są wyszarzane i znaczone. W takim przypadku dokument przejmuje wszystkie ustawienia z definicji rejestru. Uwaga: Jeśli przy zmianie rejestru zostanie zaznaczona opcja Parametry VAT, a elementy przenoszonego dokumentu będą miały różne wartości parametru Odliczenia VAT od ustawień docelowego rejestru, system wyświetlony odpowiedni komunikat oraz nie pozwoli na zmianę rejestru takiego dokumentu. Analogicznie system zachowa się przy zmianie rejestru na rejestr obowiązkowy, gdzie automatycznie zostają zaznaczone wszystkie opcje. 269

270 16.8 Seryjna zmiana daty powstania obowiązku podatkowego W celu seryjnej zmiany daty powstania obowiązku podatkowego, należy zaznaczyć na liście interesujące użytkownika faktury, a następnie z grupy przycisków Lista wybrać opcję [Zmień seryjnie] [Datę obowiązku podatkowego]. W otwartym oknie, należy wybrać nową datę powstania obowiązku podatkowego. Rys. 181 Okno zmiany daty powstania obowiązku podatkowego Uwaga: Funkcja [Zmień seryjnie] [Datę obowiązku podatkowego] działa wyłącznie dla faktur VAT, które zostały wprowadzone do rejestru o typie Proponowany. W przypadku rejestru o typie Obowiązkowy takiej możliwości nie ma. Zmiana daty skutkuje aktualizacją daty powstania obowiązku podatkowego na pozycjach faktury VAT Seryjne potwierdzenie odbioru korekty faktury VAT sprzedaży W celu seryjnego potwierdzenia odbioru korekty faktury VAT sprzedaży, należy zaznaczyć na liście interesujące użytkownika korekty, a następnie z grupy przycisków Lista wybrać opcję [Zmień seryjnie] [Potwierdzenie odbioru]. W otwartym oknie, należy wybrać datę potwierdzenia odbioru, a następnie zatwierdzić. Rys. 182 Okno seryjnego potwierdzenia odbioru KFSV Na zaznaczonych korektach faktur VAT sprzedaży zostanie zaznaczony parametr Potwierdzenie odb. oraz ustawiona odpowiednia data potwierdzenia odbioru. 270

271 Uwaga: Nie ma możliwości seryjnego odznaczenia parametru Potwierdzenie odbioru Uprawnienia dotyczące Rejestrów VAT Z poziomu Konfiguracja Struktura Firmy Grupy operatorów Inne uprawnienia istnieje możliwość nadania/odebrania określonym grupom operatorów praw związanych z obszarem rejestrów VAT. W systemie zostały zdefiniowane 4 uprawnienia dotyczące tego obszaru: Zmiana parametrów VAT na zatwierdzonej fakturze VAT jeżeli parametr jest zaznaczony użytkownicy, znajdujący się w danej grupie operatorów, posiadają uprawnienia do zmiany parametrów VAT na zatwierdzonej fakturze VAT Zmiana seryjna w rejestrach VAT dla operatorów z zaznaczonym uprawnieniem jest udostępniona opcja na ribbonie dla Rejestrów VAT w grupie Lista [Zmień seryjnie]. Zmiana parametrów na zaksięgowanej fakturze VAT dla operatorów z zaznaczonym uprawnieniem jest udostępniona możliwość dokonania zmiany na nagłówku i elementach zaksięgowanej faktury (parametrów VAT oraz momentu powstania obowiązku podatkowego rodzaj daty, rok i miesiąc za wyjątkiem parametru dotyczącego rejestru). Zmiana rejestru VAT na zaksięgowanej fakturze VAT operatorzy, którzy posiadają to uprawnienie mogą zmienić tylko rejestr VAT na zaksięgowanych fakturach VAT oraz korektach faktur VAT Uprawnienia do zmiany parametrów VAT na zatwierdzonej fakturze VAT Uprawienie umożliwia dokonanie zmiany paramentów VAT na zatwierdzonych fakturach VAT. Jeżeli stan Niezatwierdzony/Anulowany został aktywowany i dla operatorów zaznaczono uprawnienie do zmiany parametrów, użytkownik będzie mógł dokonywać modyfikacji parametrów VAT na zatwierdzonej fakturze. Przy odznaczonym parametrze możliwość ta będzie zablokowana. Rys. 183 Uprawnienia do zmiany parametrów VAT na zatwierdzonej fakturze VAT Dodatkowo tylko po nadaniu uprawnień do zmiany parametrów VAT dostępna będzie opcja zmiany seryjnej rejestrów VAT. 271

272 W bazie wykreowanej we francuskiej wersji językowej pomimo nadania uprawnienia oraz aktywacji pełnego diagramu stanów, seryjna zmiana rejestrów VAT na zatwierdzonej fakturze VAT jest zablokowana Uprawnienia do zmiany seryjnej w rejestrach VAT oraz zmiany parametrów lub rejestru VAT na zaksięgowanej fakturze VAT Uprawnienia dotyczące zmian seryjnych w rejestrach VAT, zmiany parametrów na zaksięgowanej fakturze VAT oraz zmiany rejestru VAT na zaksięgowanej fakturze VAT można rozpatrywać łącznie, jako uzupełniające się elementy. Tylko dla operatorów z zaznaczonym uprawnieniem dla zmiany seryjnej, w menu listy rejestrów VAT, dostępna będzie opcja [Zmień seryjnie]. W przeciwnym razie opcja ta jest ukryta. Operatorzy, którym nadano uprawnienia do zmiany parametrów na zaksięgowanej fakturze VAT, mają możliwość zmiany na nagłówku i elementach faktury - parametrów VAT oraz daty powstania obowiązku podatkowego za wyjątkiem parametru dotyczącego rejestru. W przeciwnym razie wszystkie w/w kontrolki są wyszarzane. Operatorzy, którzy posiadają uprawnienie do zmiany rejestru VAT na zaksięgowanej fakturze VAT, będą mogli zmienić tylko rejestr VAT na zaksięgowanych fakturach VAT oraz korektach faktur VAT. Pozostałe parametry faktury VAT i korekt faktury VAT, oprócz dotyczącego rejestru, będą możliwe do zmiany po nadaniu operatorowi prawa Zmiana parametrów na zaksięgowanej fakturze VAT. Dodatkowo tylko operatorzy, z uprawnieniami do zmiany rejestru VAT na zaksięgowanej fakturze VAT i zmiany seryjnej w rejestrach VAT mogą seryjnie zmieniać rejestry VAT na zaksięgowanej fakturze. Rys. 184 Uprawnienia Operatorów w strukturze firmy 17. Rozliczenia z bankiem (Bank Reconciliation) Istnieją dwa odrębne modele pracy związane z obsługą rachunków bankowych jednostki gospodarczej: Ewidencja na podstawie otrzymanego wyciągu bankowego Bieżąca rejestracja operacji oraz wykorzystanie tzw. Bank Reconciliation W pierwszym z nich, zgodnym z regułami obowiązującymi np. w Polsce, ewidencja operacji związanych z dokonaniem transakcji na rachunku bankowym odbywa się dopiero po otrzymaniu wyciągu bankowego. Po jego otrzymaniu (w formie papierowej bądź pliku) odbywa się rejestracja operacji, a następnie ich księgowanie. 272

273 W drugim modelu zgodnym z regułami/praktyką obowiązującymi np. we Francji, ewidencja operacji związanych z dokonaniem transakcji na rachunku bankowym odbywa się na bieżąco tzn. operacja bankowa rejestrowana jest w momencie wystawienia zlecenia bankowi dokonania przelewu. Po otrzymaniu wyciągu bankowego odbywa się weryfikacja kompletności transakcji po obu stronach ewidencji w firmie oraz w banku. Proces ten to właśnie rozliczenie z bankiem, a więc tzw. Bank Reconciliation. W systemie funkcjonalność dostępna jest po wygenerowaniu bazy firmowej w wersjach: francuskiej, angielskiej oraz niemieckiej. Jej celem jest porównanie stanu kont księgowych z wyciągiem bankowym przesłanym przez bank (zwykle na koniec danego miesiąca) Lista rozliczeń z bankiem Lista Bank Reconciliation tworzona jest w obrębie danej firmy i odwołuje się do jej waluty systemowej. W celu uruchomienia funkcjonalności należy wybrać z menu Księgowość element Rozliczenia z bankiem. Menu okna dzieli się na dwie grupy: Rozliczenia z bankiem z przyciskami: [Rozliczenia zobowiązań], [Rozliczenia należności], [Rozliczenia z bankiem] Wydruki z przyciskiem: [Drukuj listę] Formularz rozliczeń z bankiem został podzielony na sześć podstawowych sekcji Ogólne, Opcje, Salda, Dodatkowe, Podsumowanie i Zapisy księgowe. Sekcja Zapisy księgowe została dodatkowo podzielona na listę zawierające zapisy księgowe oraz tabelę z podsumowaniem wartości uzgodnionych i nieuzgodnionych. Opis parametrów w poszczególnych sekcjach, został zawarty w dalej części danego rozdziału Rozliczenia z bankiem na podstawie wyciągu w formie papierowej W celu wykonania rozliczenia wyciągu otrzymanego np. w formie papierowej z zapisami księgowymi wprowadzonymi do systemu, należy w sekcji Ogólne formularza wybrać okres, za który nastąpi rozliczenie (dostępne okresy miesięczne, tworzone na podstawie okresu obrachunkowego i podlegające aktualizacji po zmianie daty otwarcia i daty zamknięcia okresu obrachunkowego) oraz rejestr bankowy powiązany z kontem księgowym, dla którego nastąpi rozliczenie. Następnie należy uzupełnić pole Saldo zamknięcia, a w przypadku pierwszego rozliczenia w danym rejestrze również Saldo otwarcia raportu. Rys. 185 Nagłówek formularza rozliczeń z bankiem 273

274 Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych informacji w systemie wyświetlana jest lista zapisów księgowych wprowadzonych we wskazanym okresie, na konto powiązane z wybranym rejestrem bankowym. Rys. 186 Formularz rozliczeń z bankiem z listą zapisów Jeżeli dane z wyciągu bankowego są zgodne z zapisami księgowymi prezentowanymi w sekcji Zapisy księgowe, użytkownik powinien zaznaczyć zapis i wybrać przycisk [Uzgodnij] lub ikonę [Uzgodnij] z menu nad listą zapisów księgowych lub menu kontekstowego. W wyniku dokonania uzgodnienia zmienia się kolor zapisów na liście. W przypadku pomyłki, uzgodnienie może zostać wycofane. W tym celu użytkownik powinien zaznaczyć uzgodniony zapis i wybrać przycisk [Cofnij] lub analogicznie ikonę [Cofnij]. Uwaga: Nie można odksięgować operacji kasowo bankowej, która została uzgodniona. W celu jej odksięgowania, należy najpierw wycofać uzgodnienie. Rys. 187 Lista uzgodnionych zapisów księgowych 274

275 Dodatkowo na nagłówku formularza w sekcji Opcje znajdują się dwa parametry, które użytkownik może zaznaczyć bądź odznaczyć dla ułatwienia procesu uzgadniania: Nieuzgodnione jeżeli parametr jest zaznaczony, system wyświetla nieuzgodnione zapisy. Jeśli jest odznaczony, takie zapisy są ukrywane. Uzgodnione jeżeli parametr jest zaznaczony, system wyświetla uzgodnione zapisy. Jeśli jest odznaczony, takie zapisy są ukrywane. W sekcji Dodatkowe listy rozliczeń z bankiem system umożliwia zaksięgowanie różnicy pomiędzy saldem otwarcia a zamknięcia, prowizji bankowych i odsetek należnych. W celu zaksięgowania tych wartości należy wybrać przycisk [Zaksięguj] przy polu z kwotą, która ma być zaksięgowana. Rys. 188 Przyciski księgowania kwot na rozrachunkach z bankiem Aby księgowanie było możliwe, konieczne jest wcześniejsze zdefiniowanie schematów księgowych dla każdego rodzaju niezgodności na zakładce Księgowość Schematy dla niezgodności, powinny być dodane w ramach typu dokumentu: operacja kasowo bankowa oraz przypisanie ich w oknie konfiguracji systemowej, Definiowanie schematów księgowych zostało opisane w rozdziale Schematy księgowe. 275

276 Rys. 189 Okno konfiguracji z opcjami przypisywania schematów księgowych dla rozliczeń z bankiem 17.3 Rozliczenia z bankiem na podstawie zaimportowanego wyciągu bankowego W celu wykonania rozliczenia stanu konta księgowego z wyciągiem bankowym, należy zaimportować wyciąg do systemu. Aby to zrobić należy w menu Parametry wybrać przycisk [Importuj]. Uwaga: Użytkownik ma możliwość ponownego zaimportowania tych samych danych do wskazanego rejestru i okresu. 276

277 Po pojawieniu się formularza importu pozycji wyciągu bankowego, w polu Format pliku należy wybierać format właściwy dla wczytywanego wyciągu, natomiast w polu Kodowanie odpowiedni sposób kodowania. Rys. 190 Formularz importu pozycji wyciągu bankowego wybór formatu oraz sposobu kodowania Na rozwijanej liście w polu Format pliku dostępne są wszystkie formaty rodzaju Import, zdefiniowane w obszarze Konfiguracja Finanse Format przelewów. Sposób dodawania formatów importu wyciągów został szerzej opisany w dokumentacji Finanse. Dla predefiniowanych formatów MT940, użytkownik ma także możliwość wyboru sposobu kodowania. Wśród wartości do wyboru są ASCII, Windows-1250, ibm852, ISO , UTF-8. Kolejnym krokiem jest wczytanie wyciągu za pomocą przycisku [Wczytaj plik] w otwartym oknie należy podać jego lokalizację, a następnie dokonać importu za pomocą opcji [Zaimportuj zaznaczony]. Należy jednak zaznaczyć, że system nie generuje wczytanych operacji, a jedynie pobiera je z wyciągu, dla ułatwienia procesu porównania. Rys. 191 Lista pozycji wyciągu bankowego gotowa do zaimportowania Po imporcie jest możliwość powrotu do rozliczania ręcznego za pomocą przycisku [Manualnie]. Po zaimportowaniu wyciągu okno rozliczeń bankowych zostaje podzielone na dwie części: Zapisy księgowe lista wyświetlana po lewej stronie ekranu Wyciąg bankowy lista operacji z wyciągu bankowego wyświetlana po prawej stronie ekranu Pod każdą listą znajduje się tabela z podsumowaniem wartości uzgodnionych i nieuzgodnionych. 277

278 Rys. 192 Lista rozliczeń z bankiem po zaimportowaniu wyciągu bankowego Na nagłówku formularza w sekcji Opcje znajdują się trzy parametry, które użytkownik może zaznaczyć bądź odznaczyć dla ułatwienia procesu uzgadniania: Zaznaczaj ręcznie jeżeli parametr jest odznaczony, po wybraniu pozycji na jednej z list, system automatycznie wyszuka i zaznaczy pasujące pozycje na drugiej liście. Jeśli parametr jest zaznaczony użytkownik musi ręcznie zaznaczać pozycje na drugiej liście. Nieuzgodnione jeżeli parametr jest zaznaczony, system wyświetla nieuzgodnione zapisy księgowe. Jeśli jest odznaczony, takie zapisy są ukrywane. Uzgodnione jeżeli parametr jest zaznaczony, system wyświetla uzgodnione zapisy księgowe. Jeśli jest, odznaczony takie zapisy są ukrywane. Uwaga: W sekcji Wyciąg bankowy wśród kolumn do wyboru dostępna jest kolumna Uzgodniono, dzięki której można w łatwy sposób odfiltrować operacje uzgodnione. Dodatkowo pomiędzy listami znajduje się pięć przycisków: [Uzgodnij] naciśnięcie przycisku umożliwia uzgodnienie ze sobą zaznaczonego zapisu księgowego z zaznaczoną operacją z wyciągu bankowego [Cofnij] wycofuje uzgodnienie zaznaczonego zapisu księgowego z zaznaczoną operacją z wyciągu bankowego [Usuń] pozwala na usunięcie pozycji, które zostały zaimportowane i są nieuzgodnione [Wyszukaj] pozwala na wyszukanie zapisu księgowego, który nie znajduje się w zdefiniowanym okresie. Po naciśnięciu przycisku wyświetlana jest lista zapisów księgowych, na której użytkownik może wybrać zapis, który zostanie dodany do listy zapisów księgowych w oknie rozliczeń z bankiem. 278

279 [Uzgodnij wszystko] po naciśnięciu przycisku wszystkie zapisy pasujące do siebie zostaną automatycznie uzgodnione. Uwaga: Nie można odksięgować operacji k/b, która została uzgodniona. W celu jej odksięgowania, należy najpierw wycofać uzgodnienie. W sekcji Dodatkowe listy rozliczeń z bankiem system umożliwia zaksięgowanie różnicy pomiędzy saldem otwarcia a zamknięcia, prowizji bankowych i odsetek należnych. W celu zaksięgowania tych wartości należy wybrać przycisk [Zaksięguj] przy polu z kwotą, która ma być zaksięgowana. Rys. 193 Przyciski księgowania kwot na rozrachunkach z bankiem Aby księgowanie było możliwe, konieczne jest wcześniejsze zdefiniowanie schematów księgowych dla każdego rodzaju niezgodności na zakładce Księgowość Schematy dla niezgodności, powinny być dodane w ramach typu dokumentu Operacja kasowo bankowa oraz przypisanie ich w oknie konfiguracji systemowej. Definiowanie schematów księgowych zostało opisane w rozdziale Schematy księgowe. 279

280 Rys. 194 Okno konfiguracji z opcjami przypisywania schematów księgowych dla rozliczeń z bankiem 18. Opis analityczny Wymiary analityczne są wykorzystywane w ramach obszaru związanego z Business Intelligence. Dzięki nim możliwe jest wykonywanie analiz przy pomocy Księgi Raportów. Dane analizowane w raportach opierają się na informacjach pobieranych z różnego rodzaju dokumentów wystawianych w systemie. Kwoty z dokumentów opisywane są przez szereg wymiarów, według których możliwa jest ich analiza. Ponadto wykorzystanie opisu analitycznego w module Księgowość pozwala na łatwe i szybkie księgowanie dokumentów na różne konta kosztowe układu rodzajowego i kalkulacyjnego oraz konta przychodowe. W systemie wyróżnia się dwa typy wymiarów: 280

281 Wymiary predefiniowane podczas kreacji bazy domyślnie dodawany jest wymiar Kategoria finansowa z czterema podwymiarami Koszt, Przychód, Nie-koszt, Nie-przychód. Wykorzystywany jest on przede wszystkim podczas procesów BI. Nie można go usunąć, a jedynie edytować oraz dodawać kolejne podwymiary i elementy. Wymiary definiowane przez użytkownika dokumenty w systemie mogą być opisane dodatkowymi wymiarami zdefiniowanymi przez użytkownika na drzewie wymiarów. Obiekty związane z obsługą wymiarów znajdują się w kilku miejscach systemu. Drzewo wymiarów zostaje wyświetlone po wybraniu z menu Główne elementu Wymiary analityczne. Na formularzach wymiarów analitycznych dostępne są pola: Nazwa pole pozwalające na wprowadzenie ciągu dowolnych znaków, służących do identyfikacji wymiaru. Nazwa musi być unikatowa, tzn. niemożliwe jest dodanie dwóch wymiarów o takiej samej nazwie. W przypadku, gdy użytkownik spróbuje zapisać wymiar o istniejącej już nazwie, system wyświetli odpowiedni komunikat. Użytkownik może zdefiniować tłumaczenia nazwy na języki dostępne w systemie. Pole z nazwą jest polem kontekstowym wpisywana w nim nazwa jest definiowana w języku wybranym z listy rozwijalnej, umieszczonej po prawej stronie pola. Opis pole pozwalające na wprowadzenie dowolnego ciągu znaków. Jest to miejsce na dodatkowe uwagi dotyczące wymiaru. Okres obowiązywania pozwala określić zakres dat, w których dany wymiar będzie aktywny. Możliwe jest określenie tylko jednej z dat, np. można określić, że wymiar będzie aktywny do Drzewo wymiarów analitycznych W oknie wyświetlane jest drzewo, które przedstawia hierarchiczną strukturę wymiarów zdefiniowanych przez użytkownika. W związku z możliwością określenia właściciela na formularzu podwymiarów oraz elementów wymiarów analitycznych, w centrach innych niż firma główna wyświetlane są wyłącznie podwymiary oraz elementy wymiarów, dla których jako właściciela wskazano firmę, w obrębie której zalogowany jest operator lub wartość Wszystkie. W firmie głównej natomiast wyświetlane są wszystkie podwymiary oraz elementy wymiarów analitycznych. Uwaga: Wymiary analityczne są wspólne dla całej struktury firmy. Na liście wymiarów analitycznych znajdują się trzy kolumny: Nazwa, Opis, Domyślny element. W kolumnie Nazwa wyświetlane są nazwy wymiarów, podwymiarów i elementów. Każdy z nich oznaczony jest inną ikoną, dzięki czemu możliwe jest rozpoznanie typu elementu na drzewie. Kolumna Opis zawiera opis wymiaru/podwymiaru/elementu. 281

282 Kolumna Domyślny element pozwala na ustawienie domyślności elementu w ramach danego wymiaru. Nazwa elementu ustawionego jako domyślny będzie wyświetlana pogrubioną czcionką zarówno w strukturze wymiarów, na wzorcu powiązań jak i podczas dokonywania opisu analitycznego dokumentu lub obiektu. Ponadto podczas definiowania wzorca powiązań na zakładce Lista oraz opisu analitycznego dokumentów, element domyślny będzie proponowany jako pierwszy na liście wartości danego wymiaru. Ponadto użytkownik ma możliwość skorzystania z dwóch dodatkowych kolumn widocznych na liście kolumn dostępnych do wyboru, tj.: Właściciel i Konto. W kolumnie Właściciel wyświetlana jest firma, będąca właścicielem elementu\podwymiaru\wymiaru analitycznego. Uwaga: Wymiary analityczne są wspólne dla całej struktury firmy. Użytkownik nie ma możliwości zarządzania ich dostępnością w poszczególnych firmach podrzędnych, dlatego też w kolumnie Właściciel zawsze wyświetlana jest wartość Wszystkie. W kolumnie Konto wyświetlane jest konto wskazane na formularzu elementu\podwymiaru. Konto zawsze wyświetlane jest w kolorze czarnym, niezależnie od tego, czy istnieje na planie kont czy nie. Na najwyższym poziomie zawsze znajduje się wymiar. W ramach wymiaru użytkownik może zdefiniować podwymiary lub elementy. Elementy stanowią najniższy poziom hierarchii wymiarów i są one wyświetlane na opisie analitycznym, jako wartości do wyboru, dla danego wymiaru. Rys. 195 Drzewo wymiarów analitycznych z domyślnymi kolumnami 282

283 Uwaga: Wymiar może znajdować się tylko na pierwszym poziomie drzewa. Do wymiaru mogą być przypisane podwymiary lub elementy. Do podwymiaru mogą być przypisane inne podwymiary lub elementy. Element stanowi liść drzewa, więc żaden inny obiekt nie może być do niego przypisany. W systemie, podczas kreacji bazy, domyślnie dodawany jest wymiar Kategoria finansowa z czterema podwymiarami Koszt, Przychód, Nie-koszt, Nie-przychód. Wykorzystywany jest on przede wszystkim podczas procesów BI. Nie można go usunąć, a jedynie edytować oraz dodawać kolejne podwymiary i elementy. Rys. 196 Drzewo wymiarów z domyślnie tworzonym przez system wymiarem Kategoria finansowa 18.2 Definiowanie wymiaru W celu zdefiniowania nowego wymiaru należy wypełnić formularz, który otwiera się po naciśnięciu przycisku [Dodaj wymiar] z menu Lista. Rys. 197 Formularz dodawania nowego wymiaru Na formularzu znajduje się jedno obligatoryjne pole Nazwa oraz pola dodatkowe: Opis, Okres obowiązywania oraz Nazwy poziomów. 283

284 Nazwy poziomów pozwalają określić nazwy dla poziomów w hierarchii wymiaru. Poziomy określane są od najwyższego do najniższego. Zdefiniowane nazwy są następnie wyświetlane na formularzach podwymiarów i elementów w polu Poziom, co ułatwia użytkownikowi uzupełnianie informacji w ramach wymiaru Definiowanie podwymiaru W celu zdefiniowania nowego podwymiaru należy zaznaczyć odpowiedni wymiar lub podwymiar na drzewie wymiarów, a następnie kliknąć przycisk [Dodaj podwymiar] w menu Lista. Po wypełnieniu formularza i zapisaniu, podwymiar zostanie przypisany pod wybranym wymiarem lub podwymiarem. Rys. 198 Formularz dodawania podwymiaru Na formularzu znajduje się jedno obligatoryjne pole Nazwa wypełniane analogicznie jak w przypadku definiowania wymiaru. Pozostałe pola na formularzu: Poziom w polu wyświetlana jest nazwa poziomu, zdefiniowana przez użytkownika w tabeli nazw poziomów na formatce wymiaru. Pola nie można edytować, jego rola jest wyłącznie informacyjna. Właściciel w danym polu użytkownik ma możliwość określenia właściciela podwymiaru zgodnie z poniższymi zasadami: Podczas dodawania podwymiaru w polu Właściciel domyślnie ustawiane jest centrum typu firma, w ramach którego zalogowany jest operator; Dodając podwymiar z poziomu firmy głównej na liście wartości wyświetlana jest firma główna oraz wszystkie centra typu firma. Użytkownik ma również możliwość wyboru wartości Wszystkie, co powoduje udostępnienie danego podwymiaru w całej strukturze firmy; Dodając podwymiar z poziomu centrum innego, niż firma główna, na liście wartości wyświetlana jest wartość Wszyscy oraz centrum typu firma, w ramach którego zalogowany jest operator; Jeśli na podwymiarze, posiadającym elementy podrzędne zmieniono właściciela na: 284

285 Wszystkie - zostanie wyświetlone pytanie Czy zmienić właściciela na elementach podrzędnych? Tak\Nie. W zależności od decyzji użytkownika, na elementach podrzędnych w polu Właściciel również zostanie ustawiona wartość Wszystkie lub ich wartości pozostaną bez zmian; Konkretną firmę system wyświetli informację Właściciel zostanie zmieniony również dla elementów podrzędnych, a następnie zostanie zaktualizowany właściciel na elementach podrzędnych danego podwymiaru. Po konwersji systemu z wersji wcześniejszych niż , na wszystkich podwymiarach w polu Właściciel ustawiana jest wartość Wszystkie Typ podwymiaru pozwala na określenie typu podwymiaru, a co za tym idzie sposobu obsługiwania podwymiaru przez system. Dostępne są cztery typy podwymiarów: Standardowy standardowy podwymiar, do którego można przypisywać inne podwymiary lub elementy Z planu kont pozwala na przypisanie do wymiaru w postaci elementów, wybranego fragmentu planu kont. Po zaznaczeniu typu Z planu kont aktywny staje się przycisk [Konto]. Po naciśnięciu przycisku otwiera się okno z planem kont z bieżącego okresu obrachunkowego firmy, do której zalogowany jest użytkownik. Operator ma możliwość wyboru konta księgowego na dowolnym poziomie lub wpisania w danym polu dowolnego ciągu znaków, co umożliwia elastyczne definiowanie schematów księgowych. Uwaga: W strukturze wielofirmowej każda z firm prowadzi odrębną ewidencję ksiąg rachunkowych. W związku z tym konta księgowe na podwymiarze przypisywane są indywidualnie dla każdej firmy. Po wyborze konta, w menu głównym aktywny staje się przycisk [Materializuj] w grupie Podwymiar. Po naciśnięciu przycisku wybrane konto i wszystkie konta znajdujące się pod nim zostaną przypisane do podwymiaru, jako elementy. Od tego momentu będą one traktowane jak standardowe elementy, tzn. wszelkie zmiany wprowadzone w planie kont nie będą miały odzwierciedlenia na elementach podwymiaru. Użytkownik ma jednak możliwość wykonania ponownej materializacji, powodującej dodanie elementów, których nie ma aktualnie na liście. Materializacja dla podwymiarów typu Plan kont odbywa się w kontekście bieżącego okresu obrachunkowego. Oznacza to, że po dokonaniu materializacji do listy elementów zostaną dodane nowe konta, które użytkownik dodał w bieżącym okresie obrachunkowym. Po materializacji podwymiaru o typie Z planu kont w polu Opis na elemencie podwymiaru wyświetlana jest nazwa konta. Uwaga: Jeżeli w nowym okresie obrachunkowym numeracja kont uległa zmianie, po dokonaniu ponownej materializacji, na liście będą widoczne zarówno poprzednie elementy jak i te dodane w nowym okresie. W celu uwzględnienia w wymiarach analitycznych wyłącznie aktualnej struktury planu kont należy na poszczególnych podwymiarach o typie Z planu kont ponowne wskazać konto nadrzędne. Jeśli podwymiar nie zostanie zmaterializowany, wtedy jego elementy będą dynamiczne, tzn. za każdym razem, gdy użytkownik będzie chciał opisać analitycznie dokument tym wymiarem, lista elementów będzie generowana 285

286 na podstawie planu kont i konta wybranego przez użytkownika. Tak samo jak w przypadku zmaterializowanego podwymiaru, elementami są: wybrane konto i wszystkie konta znajdujące się pod nim na planie kont. Słownik uniwersalny pozwala na przypisanie do wymiaru w postaci elementów pozycji słownika uniwersalnego. Po zaznaczeniu typu Słownik uniwersalny aktywny staje się przycisk [Słownik]. Po naciśnięciu przycisku otwiera się lista słowników uniwersalnych. Po wyborze słownika, w menu głównym aktywny staje się przycisk [Materializuj] w grupie Podwymiar. Po naciśnięciu przycisku wszystkie pozycje wybranego słownika zostaną dodane do podwymiaru, jako elementy. Od tego momentu będą one traktowane jak standardowe elementy, tzn. wszelkie zmiany wprowadzone w słowniku nie będą miały odzwierciedlenia na elementach podwymiaru. Użytkownik ma jednak możliwość wykonania ponownej materializacji, powodującej dodanie elementów, których nie ma aktualnie na liście. Jak widać działanie przycisku [Materializuj] jest tu analogiczne, jak w przypadku typu Z planu kont. Jeśli podwymiar nie zostanie zmaterializowany, wtedy jego elementy będą dynamiczne, tzn. za każdym razem, gdy użytkownik będzie chciał opisać analitycznie dokument tym wymiarem, lista elementów będzie generowana na podstawie słownika wybranego przez użytkownika. Uwaga: Do niezmaterializowanego podwymiaru typu Z planu kont oraz Słownik uniwersalny nie można dodać podwymiaru ani elementu. Jedynymi elementami takiego podwymiaru są dynamicznie pobierane pozycje słownika. Jednostka organizacyjna pozwala na przypisanie do wymiaru fragmentu struktury firmy. Elementy tego podwymiaru mogą być tylko dynamiczne, tzn. za każdym razem, gdy użytkownik będzie chciał opisać analitycznie dokument tym wymiarem, lista elementów będzie generowana na podstawie fragmentu struktury firmy, wybranego przez użytkownika. Uwaga: Do podwymiaru typu Jednostka organizacyjna nie można dodać podwymiaru ani elementu. Jedynymi elementami takiego podwymiaru są dynamicznie pobierane pozycje słownika. SQL - pozwala na użycie zapytania SQL w definicji elementu wymiaru. Użytkownik może odwołać się do istniejących list\słowników bez potrzeby odwzorowywania ich ponownie w strukturze wymiarów. Po zaznaczeniu na podwymiarze typu SQL zostanie wyświetlone pole tekstowe, umożliwiające wprowadzenie zapytania SQL. 286

287 Rys. 199 Formularz podwymiaru o typie SQL Uwaga: Do podwymiaru o typie SQL nie można dodawać elementów podrzędnych (opcje wyszarzone). Podwymiary definiowane poprzez zapytanie SQL muszą zostać zmaterializowane, dlatego też podczas zapisywania takiego podwymiaru lub jego reedycji system wyświetla następujące pytanie Dla podwymiaru o typie SQL wymagane jest wykonanie materializacji. Czy wykonać ją teraz? Na liście wymiarów, podwymiar o typie SQL oznaczony jest inną ikoną niż inne podwymiary. Po zapisaniu podwymiaru o typie SQL nie ma możliwości zmiany jego typu Definiowanie elementu W celu zdefiniowania nowego elementu należy zaznaczyć odpowiedni wymiar lub podwymiar na drzewie wymiarów, a następnie kliknąć przycisk [Dodaj element] w menu Lista. Po wypełnieniu formularza i zapisaniu, element zostanie przypisany pod wybranym wymiarem lub podwymiarem. Na formularzu znajduje się jedno obligatoryjne pole Nazwa wypełniane analogicznie jak w przypadku wymiaru. Pozostałe pola na formularzu to: Poziom, Konto, Opis, Okres obowiązywania oraz Właściciel. Rys. 200 Formularz dodawania elementu 287

288 Konto umożliwia przypisanie konta księgowego do elementu wymiaru analitycznego. Po naciśnięciu przycisku [Konto] otwiera się okno z planem kont z bieżącego okresu obrachunkowego firmy, do której zalogowany jest użytkownik. Operator ma możliwość wyboru konta księgowego na dowolnym poziomie lub wpisania w danym polu dowolnego ciągu znaków, co umożliwia elastyczne definiowanie schematów księgowych. Uwaga: W strukturze wielofirmowej każda z firm prowadzi odrębną ewidencję ksiąg rachunkowych. W związku z tym konta księgowe na elemencie przypisywane są indywidualnie dla każdej firmy. Właściciel w danym polu użytkownik ma możliwość określenia właściciela elementu zgodnie z poniższymi zasadami: Podczas dodawania elementu w polu Właściciel domyślnie ustawiane jest centrum typu firma, w ramach którego zalogowany jest operator; Dodając element z poziomu firmy głównej na liście wartości wyświetlana jest firma główna oraz wszystkie centra typu firma. Użytkownik ma również możliwość wyboru wartości Wszystkie, co powoduje udostępnienie danego elementu w całej strukturze firmy; Dodając element z poziomu centrum innego, niż firma główna, na liście wartości wyświetlana jest wartość Wszystkie oraz centrum typu firma, w ramach którego zalogowany jest operator; Jeżeli element dodawany jest do podwymiaru, na którym w polu Właściciel wskazana jest: Wartość Wszystkie - jako właściciela elementu można wybrać wartość Wszystkie lub daną firmę; Konkretna firma - jako właściciela elementu można wybrać wyłącznie firmę, będącą właścicielem podwymiaru. Po konwersji systemu z wersji wcześniejszych niż , na wszystkich elementach wymiaru w polu Właściciel ustawiana jest wartość Wszystkie Po materializacji podwymiaru o typie SQL, Słownik uniwersalny lub Jednostka organizacyjna wartość pola Właściciel na elementach podwymiaru określana jest na podstawie właściciela podwymiaru; Po materializacji podwymiaru o typie Z planu kont, wartość pola Właściciel na elementach podwymiaru określana jest na podstawie właściciela konta wskazanego w danej firmie na definicji podwymiaru Definiowanie wzorca powiązań W praktyce biznesowej między zdefiniowanymi wartościami wymiarów analitycznych często istnieją logiczne powiązania, np. w danej lokalizacji prowadzony jest tylko jeden rodzaj działalności lub z danym wydatkiem wiąże się tylko określona grupa miejsc powstawania kosztów. W systemie użytkownik ma możliwość zdefiniowania wzorca powiązań między poszczególnymi elementami wymiarów analitycznych. Zdefiniowane wzorce powiązań są wspólne dla całej struktury firmy. W celu określenia wzorca powiązań należy z poziomu Główne z grupy przycisków Opis analityczny wybrać opcję [Wzorce powiązań]. 288

289 Wzorce powiązań definiowane z poziomu Główne Wzorce powiązań są wspólne dla wszystkich typów dokumentów oraz obiektów. Użytkownik ma możliwość przypisania tego samego wzorca dla różnych typów dokumentów oraz obiektów. Rys. 201 Lista wzorców powiązań Na liście wzorów powiązań dostępne są następujące operacje: dodawanie, edycja, usuwanie, odświeżanie listy wzorców powiązań oraz eksport do arkusza kalkulacyjnego. W celu dodania nowego wzorca powiązań należy wybrać przycisk [Dodaj]. Rys. 202 Formularz wzorca powiązań 289

290 Zakładka Ogólne Formularz wzorca powiązań podzielony jest na część nagłówkową oraz część związaną z elementami wzorca. W nagłówku wzorca powiązań użytkownik określa kod, nazwę oraz aktywność wzorca. Elementy wzorca mogą być wyświetlane w postaci listy lub macierzy. W obu przypadkach prezentowane są te same dane, ale w różny sposób. Użytkownik może zatem określić dostępne kombinacje wartości wymiarów analitycznych z poziomu zakładki Lista lub Macierz. Na zakładce Lista użytkownik może dodawać, usuwać, kopiować, odświeżać lub eksportować do arkusza kalkulacyjnego zdefiniowane elementy wzorca powiązań. W celu aktywacji przycisków: [Dodaj], [Usuń], [Kopiuj] należy na zakładce Wymiary przypisać dla danego wzorca powiązań wymiary analityczne. System kontroluje unikalność elementów wzorca. Po wyborze opcji [Kopiuj], na skopiowanym rekordzie w komórce, która została zaznaczona podczas kopiowania, ustawiana zostaje wartość Wszystkie z możliwością wyboru przez użytkownika dowolnej wartości. Mechanizm ten zapobiega dublowaniu rekordów o tych samych wartościach. Ponadto system nie pozwala na zapis wzorca powiązań ze zdublowanymi pozycjami, wyświetlając następujący komunikat Błąd, każda linia musi zawierać różne wartości wymiarów. Definiowanie powiązań poprzez listę odbywa się w analogiczny sposób jak wprowadzanie opisu analitycznego na dokumencie. Analogicznie jak na zakładce Opis analityczny na dokumencie, nad listą elementów wzorca znajduje się lokator, umożliwiający filtrowanie zdefiniowanych elementów wzorca w oparciu o określone wartości. Na zakładce Macierz wyświetlane są wszystkie możliwe kombinacje wartości przypisanych do danego wzorca wymiarów analitycznych. Użytkownik ma możliwość określenia powiązań wartości wymiarów bez konieczności dodawania poszczególnych linii. Rys. 203 Zakładka Macierz na formularzu wzorca powiązań Na zakładce Macierz dostępne są następujące opcje: 290

291 [Dodaj poprzez macierz] umożliwia wygenerowanie macierzy możliwych powiązań na podstawie wymiarów przypisanych na zakładce Wymiary oraz ich elementów. W sytuacji, gdy wzorzec zawiera już zdefiniowane elementy, zostanie wyświetlony następujący komunikat Wzorzec zawiera już zdefiniowane powiązania. Istniejące elementy zostaną usunięte. Czy kontynuować? W przypadku kontynuacji zostanie utworzona nowa macierz. [Ukryj puste] umożliwia ukrycie wierszy lub kolumn, dla których nie określono żadnej możliwej kombinacji Rys. 204 Macierz powiązań wartości wymiarów analitycznych po wybraniu opcji [Ukryj puste] [Odśwież] - pozwala na wyświetlenie wcześniej ukrytych wierszy lub kolumn za pomocą opcji [Ukryj puste] Dodatkowo na wzorcu powiązań wyświetlanego w postaci macierzy użytkownik ma możliwość skorzystania z dodatkowego filtra. W celu jego zdefiniowania należy w oknie macierzy powiązań kliknąć prawym przyciskiem myszy, a następnie wybrać opcję [Pokaż filtr raportu]. Rys. 205 Prefilter na macierzy wzorca powiązań Sposób definiowania filtra jest analogiczny do definiowania filtra w edytorze filtrów, co zostało opisane w dokumencie - Konfiguracja. Ponadto system umożliwia sortowanie elementów macierzy powiązań po określonych kolumnach. 291

292 [Ustaw wartość domyślną] użytkownik ma możliwość określenia domyślnych wartości w ramach danej kombinacji Rys. 206 Domyślność w macierzy wzorca powiazań Nazwy wartości ustawionych jako domyślne są w macierzy oznaczone pogrubioną czcionką. Dodatkowo dla ostatnich wymiarów przypisanych do macierzy, pola z wartościami domyślnymi są prezentowane w kolorze żółtym. Na macierz powiązań przenoszone są również ustawienia domyślności wartości w ramach danego wymiaru z listy wymiarów analitycznych (Główne Wymiary analityczne). Rys. 200 prezentuje przykładowe ustawienie domyślności wartości w macierzy wzorca powiązań, tj. w Dziale sprzedaży domyślną lokalizacją jest Kraków. Ponadto w zależności od lokalizacji działu sprzedaży ustawiono różne samochody jako domyślne, tj. dla Krakowa domyślnym samochodem jest Kia KR 3098, natomiast dla Warszawy Skoda WI Dodatkowo domyślną kategorią finansową dla wszystkich kombinacji, w których dana wartość występuje jest Koszt.Paliwo. Podczas opisu analitycznego dokumentu, nazwy wartości domyślnych są oznaczone pogrubioną czcionką oraz proponowane jako pierwsze na liście elementów danego wymiaru. [Eksport do arkusza kalkulacyjnego] pozwala na eksport macierzy do arkusza kalkulacyjnego W przypadku, gdy liczba rekordów potencjalnych powiązań w macierzy jest większa niż , w macierzy są wyświetlane wyłącznie dostępne kombinacje (z zaznaczonymi checkami), gdzie ich maksymalna ilość również jest ograniczona do rekordów. W tym przypadku definicja powiązań możliwa jest wyłącznie z poziomu zakładki Lista, o czym użytkownik zostanie poinformowany odpowiednim komunikatem. Uprawnienia grup operatorów do odczytu, dodawania, modyfikacji oraz usuwania wzorców powiązań uzależnione są od nadania im odpowiednich uprawnień do obiektu Wzorce powiązań wymiarów analitycznych. (Konfiguracja Struktura firmy Grupy operatorów edycja danej grupy operatorów zakładka Obiekty Obszar Ogólne). Dla grupy b2_admin i B2_default oraz dla innych grup w bazach konwertowanych z wcześniejszych wersji wszystkie uprawnienia są zaznaczone, natomiast dla nowo dodawanych grup wszystkie uprawnienia są odznaczone. 292

293 Zakładka Wymiary Na zakładce Wymiary użytkownik ma możliwość wskazania wymiarów, dla których ma być utworzony wzorzec powiązań. Sposób przypisywania wymiarów jest analogiczny do określania wymiarów dla danego typu dokumentu. Zakładki: Atrybuty, Załączniki, Historia zmian Opis zakładek znajduje się w dokumentacji - Konfiguracja Opis analityczny na kartach obiektów System umożliwia przyporządkowania zdefiniowanych wymiarów analitycznych do kont księgowych, kart artykułów oraz kart kontrahentów. Ponadto na podstawie przypisanych wymiarów analitycznych użytkownik ma możliwość określenia dostępnych kombinacji wartości wymiarów lub przypisania do danych obiektów wcześniej zdefiniowanych wzorców powiązań. Funkcjonalność ta dostępna jest z poziomu Konfiguracja Struktura firmy Wymiary obiektów. Rys. 207 Okno Wymiary obiektów Okno Wymiary obiektów podzielone jest na następujące panele: Struktura praw Wyświetlana jest firma główna oraz firmy podrzędne. Przypisywanie wymiarów analitycznych oraz wzorców powiązań do kont księgowych oraz artykułów możliwe jest wyłącznie na poziomie firmy głównej. Firmy podrzędne mają zaznaczony i niedostępny do edycji parametr Pobierz z nadrzędnego przez co, dziedziczą wymiary analityczne przypisane na poziomie firmy głównej. Przypisane wymiary analityczne oraz wzorce powiazań do wyżej wymienionych obiektów będą zatem obowiązywały w całej strukturze firmy. Lista obiektów Obiekty, do których użytkownik może przypisać zdefiniowane wymiary analityczne Wymiary Dany panel podzielony jest na dwie sekcje: Wymiary użytkownika oraz Wymiary analityczne W sekcji Wymiary użytkownika wyświetlane są wymiary dostępne do przypisania. W celu przypisania wymiaru do danego obiektu, należy zaznaczyć go na liście, a następnie wybrać przycisk [Dodaj powiązanie] lub dwukrotnie kliknąć na dany wymiar. 293

294 W sekcji Wymiary analityczne wyświetlane są wymiary przypisane do danego obiektu. W celu usunięcia przypisanego wymiaru należy zaznaczyć wymiar na liście i nacisnąć przycisk [Usuń powiązanie] lub dwukrotnie kliknąć na dany wymiar. Opis analityczny użytkownik ma możliwość zdefiniowania dla danych obiektów wzorca powiązań wartości wymiarów analitycznych, analogicznie jak w przypadku definiowania wzorca powiazań z poziomu Główne Wzorce powiązań, co zostało opisane w rozdziale Definiowanie wzorca powiązań lub przypisania wcześniej zdefiniowanego wzorca powiązań poprzez wybór z menu głównego opcji [Wybierz wzorzec]. Przypisanie wzorca powiązań odbywa się zgodnie z następującymi zasadami: Możliwe jest przypisanie wyłącznie jednego wzorca powiązań do danego obiektu W przypadku, gdy dla obiektu określono już dostępne kombinacje wartości wymiarów analitycznych, system wyświetli następujący komunikat Definicja dokumentu zawiera już wprowadzone powiązania. Istniejące elementy zostaną usunięte. Czy kontynuować?. Użytkownik ma możliwość zdecydowania, czy przypisać nowy wzorzec do danego obiektu czy pozostawić dane bez zmian. Podczas przypisywania wzorca do danego obiektu, system kontroluje zgodność wymiarów przypisanych do obiektu z wymiarami przyporządkowanymi do wybieranego wzorca. W przypadku różnic, system wyświetli komunikat Definicja dokumentu zawiera inne wymiary niż wskazane we wzorcu. Czy kontynuować?. W przypadku kontynuacji działania zostaną dodane odpowiednie rekordy opisu analitycznego, natomiast nazwy wymiarów będą wyświetlane po przypisaniu brakujących wymiarów do danego obiektu Opis analityczny na karcie artykułu Po przypisaniu wymiarów analitycznych do obiektu Artykuł z poziomu Konfiguracja Struktura firmy Wymiary obiektów, system umożliwia dokonanie opisu analitycznego na grupie artykułów bądź też na samej karcie artykułu. Następnie na podstawie opisu zdefiniowanego na artykule użytkownik może automatycznie utworzyć linie opisu analitycznego na fakturze sprzedaży lub zakupu dokumentującej transakcje dotyczące danego artykułu. Rys. 208 Opis analityczny na grupie artykułów Sposób definiowania opisu analitycznego na grupie artykułów jest podobny do sposobu definiowania opisu analitycznego zastosowanego na dokumentach, z tą różnicą iż w tym przypadku użytkownik określa wyłącznie wartość procentową kwoty. 294

295 W związku z możliwością określenia właściciela na formularzu elementów wymiarów analitycznych, na liście wartości wymiarów analitycznych wyświetlane są wyłącznie elementy, dla których jako właściciela wskazano firmę, w kontekście której zalogowany jest operator lub wartość Wszystkie. W przypadku przypisania do obiektu Artykuły wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu obiektu- kontrola nie jest wykonywana. W sytuacji, gdy do danej grupy artykułów zostały zdefiniowane podgrupy, po dokonaniu zmiany opisu analitycznego na grupie artykułów, użytkownik może zaktualizować opis analityczny również na jej podgrupach, poprzez wybranie parametru Aktualizuj wzorce. Po zaznaczeniu danego parametru, system umożliwia wybór jednej z trzech wartości: Zmienione pola warunkowa; opis analityczny zostanie zaktualizowany, zgodnie ze zmianą na wzorcu. Zmiana będzie dotyczyła jednak tylko tych podgrup, których opis analityczny był zgodny z pierwotną definicją opisu analitycznego na wzorcu. Zmienione pola bezwarunkowa; opis analityczny zostanie zaktualizowany, zgodnie ze zmianą na wzorcu. Zmiana będzie dotyczyła wszystkich podgrup, bez względu na zgodność ich opisu analitycznego z pierwotną definicją opisu analitycznego na wzorcu. Wszystkie pola bezwarunkowa; zaktualizowane zostaną wszystkie pola na podgrupach, zgodnie ustawieniami na wzorcu, poza tymi, które naruszyłyby ich unikalność (np. pole kod, nazwa). Na nowo dodanych podgrupach artykułów opis analityczny jest automatycznie uzupełniany na podstawie definicji opisu analitycznego grupy nadrzędnej. Działanie parametru Aktualizuj elementy jest analogiczne jak parametru Aktualizuj wzorce z tą różnicą, iż odnosi się do aktualizacji opisu analitycznego na kartach artykułów. W strukturze wielofirmowej opis analityczny wprowadzony na kartę artykułu zapisywany jest na poziomie danej firmy. Podczas edycji karty artykułu wyświetlany jest opis analityczny wprowadzony w firmie, w której obecnie zalogowany jest operator. Analogicznie zmiany dokonywane w zakresie opisu analitycznego artykułu zapisywane są dla firmy bieżącej. Po konwersji bazy danych do wersji i wyższych opis analityczny na karcie artykułu zapisywany jest na poziomie poszczególnych firm. Po zdefiniowaniu opisu analitycznego na karcie artykułu może zostać on następnie przeniesiony na dokumenty handlowe lub magazynowe, na których wybrano dany artykuł, co zostało opisane w rozdziale Opis analityczny na dokumentach handlowych oraz magazynowych Opis analityczny na karcie kontrahenta Analogicznie jak w przypadku opisu analitycznego na karcie artykułu, po przypisaniu wymiarów analitycznych do obiektu Kontrahenci z poziomu Konfiguracja Struktura firmy Wymiary obiektów, system umożliwia dokonanie opisu analitycznego na grupie kontrahentów bądź też na samej karcie kontrahenta. Następnie na podstawie opisu zdefiniowanego na karcie kontrahenta użytkownik może automatycznie utworzyć linie opisu analitycznego na dokumencie, na którym został wybrany dany kontrahent. 295

296 Rys. 209 Opis analityczny na grupie kontrahentów Sposób definiowania opisu analitycznego na grupie kontrahentów jest analogiczny do sposobu definiowania opisu analitycznego na grupie artykułów. W związku z możliwością określenia właściciela na formularzu elementów wymiarów analitycznych, na liście wartości wymiarów analitycznych wyświetlane są wyłącznie elementy, dla których jako właściciela wskazano firmę, w kontekście której zalogowany jest operator lub wartość Wszystkie. W przypadku przypisania do obiektu Kontrahenci wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu obiektu- kontrola nie jest wykonywana. W sytuacji, gdy do danej grupy kontrahentów zostały zdefiniowane podgrupy, po dokonaniu zmiany opisu analitycznego na grupie kontrahentów, użytkownik może zaktualizować opis analityczny również na jej podgrupach poprzez wybranie parametru Aktualizuj wzorce. Po zaznaczeniu danego parametru, system umożliwia wybór jednej z trzech wartości: Zmienione pola warunkowa; opis analityczny zostanie zaktualizowany, zgodnie ze zmianą na wzorcu. Zmiana będzie dotyczyła jednak tylko tych podgrup, których opis analityczny był zgodny z pierwotną definicją opisu analitycznego na wzorcu. Zmienione pola bezwarunkowa; opis analityczny zostanie zaktualizowany zgodnie ze zmianą na wzorcu. Zmiana będzie dotyczyła wszystkich podgrup, bez względu na zgodność ich opisu analitycznego z pierwotną definicją opisu analitycznego na wzorcu. Wszystkie pola bezwarunkowa; zaktualizowane zostaną wszystkie pola na podgrupach, zgodnie ustawieniami na wzorcu, poza tymi, które naruszyłyby ich unikalność (np. pole kod, nazwa). Na nowo dodanych podgrupach kontrahentów opis analityczny jest automatycznie uzupełniany na podstawie definicji opisu analitycznego grupy nadrzędnej. Działanie parametru Aktualizuj elementy jest analogiczne jak parametru Aktualizuj wzorce z tą różnicą, iż odnosi się do aktualizacji opisu analitycznego na kartach kontrahentów. W strukturze wielofirmowej opis analityczny wprowadzony na kartę kontrahenta zapisywany jest na poziomie danej firmy. Podczas edycji karty kontrahenta wyświetlany jest opis analityczny wprowadzony w firmie, w której obecnie zalogowany jest operator. Analogicznie zmiany dokonywane w zakresie opisu analitycznego kontrahenta zapisywane są dla firmy bieżącej. 296

297 Po zdefiniowaniu opisu analitycznego na karcie kontrahenta może zostać on następnie przeniesiony na dokumenty, na których został wybrany dany kontrahent, co zostało opisane w rozdziale Opis analityczny na dokumentach handlowych oraz magazynowych Opis analityczny na koncie księgowym Analogicznie jak w przypadku karty artykułu czy też karty kontrahenta, system umożliwia dokonanie opisu analitycznego na koncie księgowym, który to następnie może być przeniesiony na opis analityczny pozycji zapisu księgowego lub noty memoriałowej, na której zostało wskazane dane konto. Rys. 210 Opis analityczny na koncie księgowym Sposób definiowania opisu analitycznego na koncie księgowym jest podobny do sposobu definiowania opisu analitycznego zastosowanego na dokumentach, z tą różnicą iż w tym przypadku użytkownik określa wyłącznie wartość procentową kwoty. W związku z możliwością określenia właściciela na formularzu elementów wymiarów analitycznych, na liście wartości wymiarów analitycznych wyświetlane są wyłącznie elementy, dla których jako właściciela wskazano firmę, w kontekście której zalogowany jest operator lub wartość Wszystkie. W przypadku przypisania do obiektu Konta księgowe wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu obiektu- kontrola nie jest wykonywana. 297

298 Opis analityczny może być definiowany na każdym poziomie konta księgowego. Jeśli konto nadrzędne posiada konta na niższym poziomie, opis analityczny jest automatycznie przenoszony na konta podrzędne. Podczas zapisu zmian dokonywanych w opisie analitycznym na koncie nadrzędnym, użytkownik może zdecydować, czy równocześnie zaktualizować opis analityczny kont podrzędnych, poprzez wybór odpowiedniej opcji w wyświetlanym przez system pytaniu. Użytkownik może zmieniać opis analityczny na każdym poziomie konta księgowego. Dodatkowo na definicji konta księgowego użytkownik ma możliwość zaznaczenia parametru Wymagany opis analityczny (domyślnie parametr odznaczony), determinującego konieczność wykonania opisu analitycznego w przypadku wybrania danego konta na dokumencie księgowym. Parametr Wymagany opis analityczny można określić indywidualnie na każdym poziomie konta księgowego. Domyślnie konta podrzędne dziedziczą ustawienia parametru konta nadrzędnego. Przy zapisie zmian w zakresie ustawień parametru na koncie nadrzędnym, użytkownik może zdecydować, czy zmienić ustawienia parametru również na kontach podrzędnych, poprzez wybór odpowiedniej opcji w wyświetlanym przez system pytaniu. Podczas dokonywania opisu analitycznego zapisu księgowego/storna zapisu księgowego lub noty memoriałowej, gdzie na pozycji wskazano konto księgowe z zaznaczonym parametrem Wymagany opis analityczny, przy próbie zapisu dokumentu system będzie kontrolował: czy na opisie analitycznym wybrano pozycję powiązaną z danym kontem, czy wskazano wartość przynajmniej jednego wymiaru analitycznego na pozycji powiązanej z danym kontem. Jeśli dokument nie będzie spełniał wymienionych powyżej warunków zostanie wyświetlony następujący komunikat, iż nie określono wartości dla wymaganego konta. W zależności od stanu dokumentu system pozwoli na zapis takiego dokumentu lub zapis zostanie zablokowany. Sposób kontroli w zależności od stanu dokumentu został opisany w rozdziale Kontrola poprawności opisu analitycznego a stan dokumentu Przypisanie wymiarów oraz wzorca powiązań do typu dokumentu Aby móc opisać analitycznie dokument, konieczne jest najpierw przypisanie wymiarów do typu dokumentu. Przypisane wymiary będą wyświetlane na opisie analitycznym dokumentów danego typu. W definicji dokumentu poza przypisaniem wymiarów można również określić dostępne kombinacje wartości wymiarów, z jakich będzie można skorzystać podczas dokonywania opisu analitycznego na danym typie dokumentów. W celu przypisania do danego typu dokumentu wymiarów analitycznych oraz wzorca powiazań należy z poziomu Konfiguracja w grupie Dokumenty wybrać pozycję Typy. Rys. 211 Menu Konfiguracja z wybranym elementem Typy 298

299 Po naciśnięciu przycisku wyświetlona zostanie lista typów dokumentów. Na liście należy wybrać odpowiedni typ dokumentu i nacisnąć przycisk [Edytuj] znajdujący się w grupie Lista. Przypisanie do danego typu dokumentu wymiarów analitycznych możliwe jest na zakładce Wymiary. Rys. 212 Zakładka Wymiary na definicji dokumentu Dana zakładka podzielona jest na dwie sekcje: Wymiary użytkownika oraz Wymiary analityczne. W sekcji Wymiary użytkownika wyświetlane są wymiary dostępne do przypisania. W celu przypisania wymiaru do danego obiektu, należy zaznaczyć go na liście, a następnie wybrać przycisk [Dodaj powiązanie] lub dwukrotnie kliknąć na dany wymiar. W sekcji Wymiary analityczne wyświetlane są wymiary przypisane do danego obiektu. W celu usunięcia przypisanego wymiaru należy zaznaczyć wymiar na liście i nacisnąć przycisk [Usuń powiązanie] lub dwukrotnie kliknąć na dany wymiar. Uwaga: Przypisanie wymiarów do typu dokumentu jest zapisywane w momencie zapisywania typu dokumentu. Z poziomu definicji typu dokumentu system umożliwia również określenie wymagalności wymiaru analitycznego. Jeśli wymiar analityczny został określony jako wymagany, a użytkownik podczas dokonywania opisu analitycznego nie wskazał wartości dla danego wymiaru, przy próbie zapisu opisu analitycznego, zostanie wyświetlony następujący komunikat Nie określono wartości dla wymaganego wymiaru: [Nazwa wymiaru]. Na zakładce Opis analityczny dokumentu, pola w kolumnach dedykowanych dla wymaganych wymiarów prezentowane są w kolorze żółtym. Z kolei określenie dla danego typu dokumentów wzorca powiązań możliwe jest na zakładce Opis analityczny. 299

300 Rys. 213 Zakładka Opis analityczny na definicji dokumentu Użytkownik ma możliwość zdefiniowania dla definicji dokumentu wzorca powiązań wartości wymiarów analitycznych, analogicznie jak w przypadku definiowania wzorca powiazań z poziomu Główne Wzorce powiązań, co zostało opisane w rozdziale Definiowanie wzorca powiązań lub przypisania wcześniej zdefiniowanego wzorca powiązań poprzez wybór z menu głównego opcji [Wybierz wzorzec]. Przypisanie wzorca powiązań odbywa się zgodnie z następującymi zasadami: Możliwe jest przypisanie wyłącznie jednego wzorca powiązań dla danego typu dokumentu W przypadku, gdy dla danego typu dokumentu określono już dostępne kombinacje wartości wymiarów analitycznych, system wyświetli następujący komunikat Definicja dokumentu zawiera już wprowadzone powiązania. Istniejące elementy zostaną usunięte. Czy kontynuować?. Użytkownik ma możliwość zdecydowania, czy przypisać nowy wzorzec do definicji dokumentu czy pozostawić dane bez zmian. Podczas przypisywania wzorca do typu dokumentu, system kontroluje zgodność wymiarów przypisanych do definicji dokumentu z wymiarami przyporządkowanymi do wybieranego wzorca. W przypadku różnic, system wyświetli komunikat Definicja dokumentu zawiera inne wymiary niż wskazane we wzorcu. Czy kontynuować?. W przypadku kontynuacji działania zostaną dodane odpowiednie rekordy opisu analitycznego, natomiast nazwy wymiarów będą wyświetlane po przypisaniu brakujących wymiarów do danego typu dokumentu Definiowanie opisu analitycznego Prawidłowo zdefiniowane wymiary i opis analityczny zwiększają możliwości przeprowadzania analiz wyników przedsiębiorstwa. Opis analityczny definiowany jest na zakładce Opis analityczny, która znajduje się zarówno na dokumentach modułu handlowo-magazynowego jak i księgowego. Uwaga: W przypadku struktury wielofirmowej w firmie głównej wyświetlane są wszystkie dokumenty firm podrzędnych, użytkownik nie ma jednak możliwości z poziomu firmy głównej modyfikacji opisu analitycznego takich dokumentów. 300

301 Aby dodać nowy rekord opisu analitycznego, należy kliknąć przycisk [Dodaj rekord], z menu głównego, z grupy przycisków Opis analityczny. W celu usunięcia rekordu należy zaznaczyć go w tabeli i nacisnąć przycisk [Usuń rekord], w grupie Opis analityczny. W związku z możliwością określenia właściciela na formularzu elementów wymiarów analitycznych, na liście wartości wymiarów analitycznych wyświetlane są wyłącznie elementy, dla których jako właściciela wskazano firmę, w kontekście której zalogowany jest operator lub wartość Wszystkie. Dodatkowo podczas dokonywania opisu analitycznego na dokumencie lub obiekcie obok nazwy elementu wymiaru analitycznego wyświetlany jest jego opis. Jest to szczególnie przydatne podczas wskazywania elementów wymiarów analitycznych zdefiniowanych poprzez materializację podwymiaru typu Z planu kont, gdzie w polu Opis na elemencie wymiaru wyświetlana jest nazwa konta księgowego przypiętego do danego elementu. Oprócz możliwości ręcznego wprowadzania opisu analitycznego bezpośrednio na dokumencie, system umożliwia wypełnianie opisu analitycznego na podstawie opisu analitycznego wprowadzonego na artykule, karcie kontrahenta, koncie księgowym czy też dokumencie źródłowym. W związku z tym, po wypełnieniu opisu analitycznego na dokumencie, w kolumnie Źródło, znajdującej się na liście kolumn dodatkowych, zapisywana jest informacja na temat sposobu dodania danej linii opisu analitycznego: Ręczny - linia opisu analitycznego dodana ręcznie bezpośrednio na dokumencie Modyfikacja- linia opisu analitycznego zmodyfikowana przez użytkownika Słownik - linia opisu analitycznego wygenerowana na podstawie linii opisu analitycznego na karcie artykułu lub kontrahenta Konto - linia opisu analitycznego wygenerowana na podstawie linii opisu analitycznego na koncie księgowym Dokument - linia opisu analitycznego wygenerowana na podstawie linii opisu analitycznego na dokumencie źródłowym Opis analityczny zapisywany jest wraz z zapisem całego dokumentu, do tego momentu przyciski [Zapisz] oraz [Zatwierdź] z grupy Opis analityczny są nieaktywne. Dopiero, gdy zapis dokumentu nie jest możliwy (dokumenty zatwierdzone lub zaksięgowane), użytkownik może zapisać lub zatwierdzić sam opis analityczny. Uwaga: Jeśli opis analityczny jest zatwierdzony użytkownik nie ma możliwości jego modyfikacji. Przy zapisie opisu analitycznego system sprawdza jego poprawność. Opis jest poprawny, gdy opisywana kwota jest opisana w 100 %. System umożliwia wykonanie opisu analitycznego pozycji o zerowych wartościach, dzięki temu na przykład artykuł będący usługą, którego wartość zakupu jest równa 0 może zostać opisany analitycznie na poziomie subpozycji lub też możliwe jest wypełnienie pozycji opisu analitycznego, dotyczącej elementu o zerowej wartości (wartość netto elementu jest równa zero). Możliwość ta uzależniona jest od zaznaczenia w konfiguracji systemu parametru Pozwalaj na opis pozycji o zerowych wartościach, który został opisany w rozdziale Konfiguracja parametrów z obszaru księgowości. 301

302 Przykład: Mamy zatwierdzoną fakturę zakupu z pozycjami: Numer pozycji Artykuł Kwota 1 Bluza z kapturem 5 2 Spodnie jeans 16 3 T-shirt 9 4 Trampki 28 Do faktury zakupu mamy przypisane dwa wymiary: Centrum i Lokalizacja. Opis analityczny może być zdefiniowany na kilka sposobów: 1. Poprzez użycie wzorca opisu definiujemy jeden wzorzec, który opisuje wszystkie pozycje dokumentu. Opis wygląda następująco: Typ pozycji Centrum Lokalizacja Procent Wartość <dokument> Centrum1 Wrocław Wybranie wartości <dokument> w kolumnie Typ pozycji oznacza utworzenie wzorca opisu przypisywanego do każdej pozycji dokumentu. Oznacza to, że do każdej z czterech pozycji na dokumencie zostanie przypisane Centrum1 jako Centrum i Wrocław jako Lokalizacja. 2. Poprzez opisanie analitycznie każdej pozycji dokumentu: Typ pozycji Centrum Lokalizacja Procent Wartość 1 Centrum3 Warszawa Centrum2 Kraków Centrum3 Warszawa Centrum1 Wrocław Każda z pozycji ma przypisany swój własny opis analityczny. 3. Poprzez połączenie opisu analitycznego pozycji z wzorcem opisu: Typ pozycji Centrum Lokalizacja Procent Wartość 2 Centrum2 Kraków Centrum1 Wrocław <dokument> Centrum3 Warszawa Pozycje 2 i 4 dokumentu zostaną opisane zdefiniowanym dla nich opisem analitycznym. Pozostałe pozycje (1 i 3) zostaną opisane przy użyciu wzorca <dokument>. 4. Poprzez rozbicie procentowe pozycji lub wzorca (możliwe do zastosowania we wszystkich powyższych przypadkach): Typ pozycji Centrum Lokalizacja Procent Wartość 2 Centrum2 Kraków 40 6,4 302

303 2 Centrum4 Kraków 60 9,6 4 Centrum1 Wrocław <dokument> Centrum3 Warszawa 50 7 <dokument> Centrum1 Wrocław 50 7 W powyższym przykładzie 40% towaru z pozycji 2 zostanie przypisane do Centrum2, a pozostałe 60% do Centrum4. W przypadku pozycji opisanych przy pomocy wzorca każda z nich zostanie rozbita na dwa opisy, tzn. 50% pozycji 1 i 50% pozycji 3 zostanie przypisanych do Centrum3, a pozostałe 50% z obu pozycji do Centrum1. 5. Poprzez uwzględnienie subelementów: Na potrzeby przykładu załóżmy, że pozycja 2 na fakturze ma dwa subelementy: Numer pozycji Numer subelementu Artykuł Kwota 1 1 Bluza z kapturem Spodnie jeans (cecha: czarne) Spodnie jeans (cecha: niebieskie) T-shirt Trampki 28 Jeśli użytkownik zdefiniuje dla tego przykładu opis taki jak w punkcie 4, gdzie opis analityczny został określony dla całej pozycji 2, wtedy każdy z subelementów odziedziczy opis tej pozycji, tzn. każdy z nich zostanie rozbity procentowo w stosunku 40/60. Typ pozycji Centrum Lokalizacja Procent Wartość 2.1 Centrum2 Kraków 40 3,2 2.1 Centrum4 Kraków 60 4,8 2 Centrum2 Kraków Centrum1 Wrocław <dokument> Centrum3 Warszawa 50 7 <dokument> Centrum1 Wrocław 50 7 W powyższym przykładzie pierwszy subelement pozycji 2 zostanie rozbity procentowo, tzn. 40% subelementu zostanie przypisane do Centrum2, natomiast 60% do Centrum4. Dla drugiego subelementu nie został zdefiniowany żaden opis analityczny, więc dziedziczy on opis całej pozycji, tzn. zostanie przypisany w całości do Centrum2. Typ pozycji Centrum Lokalizacja Procent Wartość 2.1 Centrum2 Kraków 40 3,2 2.1 Centrum4 Kraków 60 4,8 4 Centrum1 Wrocław <dokument> Centrum3 Warszawa 50 7 <dokument> Centrum1 Wrocław

304 W tym przypadku pierwszy subelement pozycji 2 zostanie rozbity tak, jak poprzednio: 40% subelementu zostanie przypisane do Centrum2, natomiast 60% do Centrum4. Dla drugiego subelementu nie został zdefiniowany żaden opis analityczny, nie został on także zdefiniowany dla pozycji, więc odziedziczy on opis z całego dokumentu: 50% zostanie przypisane do Centrum3 w Warszawie a 50% do Centrum1 we Wrocławiu. W przypadku przypisania do typu dokumentu wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu dokumentu- kontrola nie jest wykonywana. Przykład: Do definicji faktury zakupu przypisano poniżej przedstawiony wzorzec powiązań. Rys. 214 Zdefiniowany wzorzec powiązań Wymiary analityczne przypisane na definicji dokumentu są zgodne z wymiarami analitycznymi przyporządkowanymi do danego wzorca powiązań. Podczas dokonywania opisu analitycznego na dokumencie, użytkownik może wybrać w poszczególnych wymiarach tylko te wartości, które zostały określone jako dostępne w danej kombinacji. 304

305 Rys. 215 Dokonywanie opisu analitycznego z wykorzystaniem wzorca powiązań Przykładowo wybierając wartość wymiaru Kategoria finansowa na liście wyświetlane są wyłącznie koszty przypisane do samochodu Kia KR 3098 w lokalizacji Kraków w Dziale sprzedaży. Dodatkowo koszt ustawiony jako domyślny w danym wymiarze jest oznaczony pogrubioną czcionką i wyświetlany jako pierwszy na liście elementów. W przypadku dokumentów zaksięgowanych zmiana opisu analitycznego uzależniona jest od zaznaczenia z poziomu System Konfiguracja zakładka Księgowość parametru Modyfikacja opisu analitycznego na zaksięgowanych dokumentach. Dany parametr jest domyślnie odznaczony. Użytkownik ma możliwość jego zaznaczenia w dowolnym momencie pracy w systemie. Jeśli parametr jest odznaczony, użytkownik nie ma możliwości edycji opisu analitycznego na zaksięgowanych dokumentach (dezaktywowane są ikony, związane z dokonywaniem opisu analitycznego). Modyfikacja opisu analitycznego na dokumentach predekretowanych przy danych ustawieniach jest możliwa. Z kolei jeśli opisywany parametr jest włączony, użytkownik ma możliwość zmiany opisu analitycznego na zaksięgowanych oraz predekretowanych dokumentach. W tym przypadku przy wyborze zakładki Opis analityczny system wyświetla w zależności od stanu dokumentu odpowiednią informację Modyfikacja opisu analitycznego może wymagać ponownego zaksięgowania\predekretowania dokumentu. Dodatkowo przy próbie dodania lub usunięcia rekordów opisu analitycznego, wyświetlany jest w zależności od stanu dokumentu właściwy komunikat Dokument został zaksięgowany\predekretowany. Czy na pewno chcesz dokonać zmian w opisie analitycznym? Po zmianie opisu analitycznego na dokumencie źródłowym użytkownik może zaktualizować opis analityczny na zapisie księgowym, poprzez wybór opcji [Wypełnij wg dokumentu]. 305

306 Uwaga: Modyfikacje związane z dodaniem\usunięciem nowej linii czy też modyfikacji wymiaru wpływającej na sposób księgowania powinny być powiązane z ponownym zaksięgowaniem\predekretacją dokumentu. Przykład: Do systemu wprowadzono fakturę VAT zakupu z poniżej przedstawionym opisem analitycznym. Rys. 216 Opis analityczny zdefiniowany na FZV Wprowadzoną fakturę zaksięgowano w oparciu o opis analityczny. Opis analityczny na zapisie księgowym wypełniono według dokumentu źródłowego (do dokumentu PK przypisane zostały wymiary analityczne zgodne z wymiarami przypisanymi do FZV). 306

307 Rys. 217 Opis analityczny na zapisie księgowym wypełniony wg dokumentu źródłowego Następnie zmodyfikowano opis analityczny na dokumencie źródłowym (zaznaczony parametr Modyfikacja opisu analitycznego na zaksięgowanych dokumentach). Rys. 218 Modyfikacja opisu analitycznego na zaksięgowanym dokumencie Ponieważ zmieniono wartość wymiaru Lokalizacja, w oparciu o który dokonywane jest księgowanie, wymagane jest ponowne zaksięgowanie dokumentu (inne konto księgowe przypisane do zmienionej wartości). W przypadku dokumentu predekretowanego, wymagana jest jego ponowna predekretacja, poprzez ponowne uruchomienie predekretacji i wybór opcji [Zmień schemat księgowy]. Po ponownym zaksięgowaniu dokumentu opis analityczny na zapisie księgowym wypełniono według dokumentu źródłowego. 307

308 Rys. 219 Aktualizacja opisu analitycznego na zapisie ksiegowym po zmianie opisu na dokumencie źródłowym Kwota netto dokumentu FZV jest zaksięgowana zgodnie z opisem analitycznym dokumentu Opis analityczny na dokumentach handlowych oraz magazynowych Na dokumentach handlowych oraz magazynowych oprócz możliwości ręcznego wprowadzania opisu analitycznego bezpośrednio na dokumencie, użytkownik może dodatkowo za pomocą opcji [Wypełnij] wykonać opis analityczny na podstawie opisu analitycznego karty artykułu oraz karty kontrahenta wskazanego na dokumencie. Po wybraniu opcji [Wypełnij] zostaną automatycznie wygenerowane linie opisu analitycznego zgodnie z następującymi zasadami: Jeśli na karcie artykułu wypełniono opis analityczny, system pobiera opis analityczny z karty artykułu Jeśli oprócz opisu analitycznego na karcie artykułu został wprowadzony również opis analityczny na karcie kontrahenta, system dokonuje dodatkowego podziału linii opisu analitycznego zgodnie z danymi zapisanymi na karcie kontrahenta W sytuacji, gdy na karcie artykułu i kontrahenta wykorzystywane są takie same wymiary, w dodatkowym rozbiciu opisu analitycznego w oparciu o dane na karcie kontrahenta uwzględniane są tylko te wymiary, które nie występują na karcie artykułu Jeśli opis analityczny został wprowadzony wyłącznie na karcie kontrahenta, system wypełnia linie opisu analitycznego na dokumencie zgodnie z opisem analitycznym na karcie kontrahenta Linie z określonymi wartościami wymiarów tworzone są na poziomie elementów, nawet jeśli na karcie artykułów nie wprowadzono opisu analitycznego Wpisy tworzone są niezależnie od przypisania danych wymiarów do dokumentu, na którym wykonujemy opis analityczny. W przypadku braku ich przypisania do danego typu dokumentu, na opis analityczny przenoszone są jedynie poszczególne pozycje wraz z wartością procentową i kwotową. W celu widoczności 308

309 wszystkich wymiarów użytych na karcie artykułu oraz karcie kontrahenta, należy przypisać je również do typu dokumentu, na którym wykonywany jest opis analityczny. W polu Komentarz do opisu analitycznego zapisywana jest informacja o automatycznym opisie dokumentu Użycie opcji [Wypełnij] każdorazowo powoduje aktualizację istniejącego na dokumencie opisu analitycznego. Przed zastąpieniem istniejących wartości nowymi, system wyświetla następujący komunikat Istniejące elementy zostaną zastąpione nowymi wartościami. Czy kontynuować? Tak\Nie Przykład: Na karcie artykułu wprowadzono następujący opis analityczny: Rys. 220 Opis analityczny na karcie artykułu Na karcie kontrahenta wprowadzono opis analityczny jak niżej: Rys. 221 Opis analityczny na karcie kontrahenta W systemie zaewidencjonowano fakturę zakupu dokumentującą transakcję związaną z artykułem i kontrahentem, na kartach których wprowadzono powyżej przedstawione opisy analityczne. Po wybraniu opcji [Wypełnij] na dokumencie FZ, linie opisu analitycznego zostaną automatycznie uzupełnione zgodnie z opisem analitycznym wprowadzonym na karcie artykułu oraz kontrahenta. 309

310 Rys. 222 Opis analityczny na dokumencie handlowym System umożliwia również wykorzystanie procesu BPM Automatyczne wypełnianie opisu analitycznego na dokumentach, pozwalającego na automatyczne dodawanie opisu analitycznego na dokumenty Opis analityczny na dokumentach księgowych W przypadku dokumentów księgowych oprócz możliwości ręcznego wprowadzania opisu analitycznego, system umożliwia również wykonywanie opisu analitycznego na podstawie dokumentu źródłowego oraz opisu analitycznego wprowadzonego na koncie księgowym. Tak jak w przypadku dokumentów handlowych użytkownik może również uruchomić proces BPM Automatyczne wypełnianie opisu analitycznego na dokumentach, pozwalającego na automatyczne dodawanie opisu analitycznego na dokumenty Opis analityczny na zapisie księgowym W przypadku zapisów księgowych dokonanie opisu analitycznego możliwe jest zarówno dla całego dokumentu jak i jego poszczególnych pozycji. Użytkownik może wykonać opis analityczny bezpośrednio na dokumencie ręcznie oraz na podstawie opisu analitycznego wprowadzonego na dokumencie źródłowym lub wzorca na koncie księgowym. Po wprowadzeniu opisu analitycznego na dokument bilansu otwarcia jest on automatycznie przenoszony na powiązane z nim dekrety. 310

311 Rys. 223 Opis analityczny na zapisie księgowym Uwaga: Opisowi analitycznemu podlegają kwoty wprowadzone na wszystkie konta księgowe, w tym pozabilansowe. W przypadku przypisania do definicji zapisu księgowego lub jego storna wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu dokumentu- kontrola nie jest wykonywana. W systemie zapisywane są powiązania między elementami dokumentów a dekretami powstałymi po ich zaksięgowaniu. Dzięki zapisywanym powiązaniom system umożliwia wypełnianie opisu analitycznego na zapisie księgowym na podstawie opisu dokumentu źródłowego. W celu dokonania opisu analitycznego na podstawie opisu dokumentu źródłowego, należy z grupy przycisków Opis analityczny wybrać opcję [Wypełnij wg dokumentu]. Uwaga: Dokonywanie opisu analitycznego na podstawie opisu dokumentu źródłowego jest możliwe tylko na zapisach księgowych dokumentów, zaksięgowanych w wersji systemu i dalszych. Jeśli dokument źródłowy nie posiada opisu analitycznego zostaną dodane linie opisu dla każdej pozycji zapisu księgowego z nieokreślonymi wartościami wymiarów. Natomiast jeśli użytkownik dodał opis analityczny na dokumencie źródłowym, zostanie on odpowiednio wczytany na zapis księgowy. 311

312 Uwaga: Wpisy tworzone są niezależnie od przypisania danych wymiarów do zapisu księgowego. W przypadku braku ich przypisania do dokumentu PK/STR, na opis analityczny przenoszone są wszystkie pozycje, ale dla wymiarów nie przypisanych do dokumentu PK/STR widoczna jest jedynie wartość procentowa i kwotowa. Przykład: Dla FZV zdefiniowano wykorzystanie trzech wymiarów: Centrum, Lokalizacja, Kategoria finansowa. W definicji PK występuje tylko jeden wymiar Centrum. Podczas generowania opisu analitycznego na dokumencie PK na podstawie dokumentu źródłowego zostanie on wykonany z dokładnością do wymiarów: Centrum, Lokalizacja, Kategoria finansowa, mimo że kolumny za nie odpowiadające nie będą widoczne na dokumencie. Po właściwej konfiguracji tj. przypisaniu kompletu również w definicji dokumentu PK nastąpi wyświetlenie kolumn i wartości w kolumnach Lokalizacja i Kategoria finansowa. Uwaga: Aby na zapisie księgowym kwota netto dokumentu była opisana analitycznie zgodnie z opisem analitycznym dokumentu źródłowego należy ją zaksięgować w oparciu o opis analityczny (na pozycji schematu księgowego w polu Element obliczany dla wybrana jest wartość Opis analityczny). Przykład: Zarejestrowana została faktura sprzedaży z dwoma pozycjami: Towar 1, kwota netto: 100 PLN Towar 2, kwota netto: 40 PLN Opis analityczny na dokumencie FS jest następujący: 312

313 Rys. 224 Opis analityczny zdefiniowany na FS Wartość netto faktury została zaksięgowana w oparciu o opis analityczny. Dodatkowo na schemacie księgowym zaznaczono parametr Scalaj dekrety. Po zaksięgowaniu dokumentu, zostały utworzone następujące dekrety: Rys. 225 Zapis księgowy utworzony po zaksięgowaniu FS w oparciu o opis analityczny Po wyborze na zakładce Opis analityczny opcji [Wypełnij wg dokumentu], na zapisie księgowym powstały następujące linie: Rys. 226 Opis analityczny za zapisie księgowym zgodny z opisem dodanym na FS Użycie opcji [Wypełnij wg dokumentu] każdorazowo powoduje aktualizację istniejącego na zapisie księgowym opisu analitycznego. Przed zastąpieniem istniejących wartości nowymi, system wyświetla następujący komunikat Istniejące elementy zostaną zastąpione nowymi wartościami. Czy kontynuować? Tak\Nie Użytkownik może również dokonać opisu analitycznego na zapisie księgowym na podstawie domyślnych wartości opisu analitycznego określonego na koncie księgowym, poprzez wybór opcji [Wypełnij wg konta]. Zasady tworzenia opisu analitycznego są w tym przypadku podobne do dokonywania opisu analitycznego na podstawie dokumentu źródłowego. 313

314 Przykład: Konta księgowe mają następujące opisy: Konto 501 Centrum: Produkcja, Lokalizacja: Kraków 60% Centrum: Produkcja, Lokalizacja: Wrocław 40% Konto 507 Centrum: Sprzedaż, Lokalizacja: Kraków Konta: 100, 411, 490 Opis analityczny nie został wprowadzony Dodano następujący zapis księgowy: Rys. 227 Zapis księgowy ze wskazanymi kontami z opisem analitycznym Po wyborze opcji [Wypełnij wg konta] na zapisie księgowym zostaną utworzone następujące linie: Rys. 228 Opis analityczny na zapisie księgowym wypełniony wg opisu na koncie księgowym Zarówno w przypadku dokonania opisu analitycznego na podstawie dokumentu źródłowego jak i na podstawie wzorca opisu określonego na koncie księgowym na zapisie księgowym w polu Komentarz do opisu analitycznego zostanie wyświetlona wartość Automatyczny opis dokumentu. Analogicznie jak dla noty memoriałowej poprawność opisu analitycznego na zapisach księgowych jest kontrolowana w zależności od zaznaczenia na definicji dokumentu PK/STR parametru Kontrola poprawności opisu analitycznego. 314

315 Przy włączonym parametrze system będzie kontrolował poprawność opisu analitycznego w następujący sposób: Jeżeli opis analityczny pozycji lub dokumentu jest dokonywany tylko po jednej stronie- kontrola kwoty opisu będzie odbywała się w obrębie danej strony (WN/Ma) Jeżeli opis analityczny pozycji lub dokumentu jest dokonywany po obu stronach- kontrola kwoty opisu będzie odbywała się w obrębie każdej strony, oddzielnie dla strony WN i Ma. Uwaga: W przypadku zapisów księgowych (polecenie księgowania i storno) możliwe jest zapisanie linii opisu analitycznego bez wskazania wartości wymiaru. Jeżeli parametr Kontrola poprawności opisu analitycznego będzie wyłączony kontrola poprawności nie będzie się odbywała Opis analityczny na nocie memoriałowej Analogicznie jak w przypadku zapisów księgowych dokonanie opisu analitycznego na nocie memoriałowej możliwe jest zarówno dla całego dokumentu jak i jego poszczególnych pozycji. Użytkownik może wykonać opis analityczny bezpośrednio na dokumencie ręcznie oraz na podstawie opisu analitycznego wprowadzonego na koncie księgowym. Rys. 229 Opis analityczny na nocie memoriałowej Uwaga: Opisowi analitycznemu podlegają kwoty wprowadzone na wszystkie konta księgowe, w tym pozabilansowe. W przypadku przypisania do definicji noty memoriałowej wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów 315

316 analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu dokumentu- kontrola nie jest wykonywana. Wypełnianie opisu analitycznego na podstawie opisu określonego na koncie księgowym możliwe jest poprzez wybór opcji [Wypełnij wg konta]. Zasady tworzenia opisu analitycznego są w tym przypadku analogiczne do dokonywania opisu analitycznego na podstawie konta księgowego na zapisach księgowych. Po wyborze opcji [Wypełnij wg konta] na nocie memoriałowej w polu Komentarz do opisu analitycznego zostanie wyświetlona wartość Automatyczny opis dokumentu. Analogicznie jak dla zapisu księgowego poprawność opisu analitycznego na notach memoriałowych jest kontrolowana w zależności od zaznaczenia na definicji dokumentu parametru Kontrola poprawności opisu analitycznego. Przy włączonym parametrze system będzie kontrolował poprawność opisu analitycznego w następujący sposób: Jeżeli opis analityczny pozycji lub dokumentu jest dokonywany tylko po jednej stronie- kontrola kwoty opisu będzie odbywała się w obrębie danej strony (WN/Ma) Jeżeli opis analityczny pozycji lub dokumentu jest dokonywany po obu stronach- kontrola kwoty opisu będzie odbywała się w obrębie każdej strony, oddzielnie dla strony WN i Ma. Jeżeli parametr Kontrola poprawności opisu analitycznego będzie wyłączony kontrola poprawności nie będzie się odbywała Opis analityczny na dokumencie bilansu otwarcia System umożliwia również wprowadzanie opisu analitycznego na dokument bilansu otwarcia oraz jego korektę, dotyczy to zarówno bilansu otwarcia dodawanego za pomocą przycisku [Dodaj] jak i generowanego na podstawie bilansu otwarcia z poprzedniego okresu obrachunkowego. Użytkownik ma możliwość dodania opisu analitycznego ręcznie bezpośrednio na dokumencie oraz na podstawie opisu analitycznego wprowadzonego na koncie księgowym, analogicznie jak w przypadku zapisów księgowych. Uwaga: Opisowi analitycznemu podlegają kwoty wprowadzone na wszystkie konta księgowe, w tym pozabilansowe. Opis analityczny na dokumencie bilansu otwarcia może być wykonywany na poziomie nagłówka dokumentu, jego elementu (pozycji) lub na poziomie danej kwoty. 316

317 Uwaga: Użytkownik może opisać jeden z elementów na poziomie elementu, a inny na poziomie jego kwot. Nie ma natomiast możliwości wprowadzenia opisu analitycznego na poziomie elementu, jeśli została opisana analitycznie przynajmniej jedna z jego kwot. Rys. 230 Opis analityczny na dokumencie bilansu otwarcia W przypadku przypisania do definicji dokumentu BO wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu dokumentu- kontrola nie jest wykonywana. Wypełnianie opisu analitycznego na dokumencie bilansu otwarcia na podstawie opisu określonego na koncie księgowym możliwe jest poprzez wybór opcji [Wypełnij wg konta]. Zasady tworzenia opisu analitycznego są w tym przypadku analogiczne do dokonywania opisu analitycznego na podstawie konta księgowego na zapisach księgowych. Po wyborze opcji [Wypełnij wg konta] w polu Komentarz do opisu analitycznego zostanie wyświetlona wartość Automatyczny opis dokumentu. Analogicznie jak dla zapisów księgowych poprawność opisu analitycznego na dokumencie bilansu otwarcia jest kontrolowana w zależności od zaznaczenia na definicji dokumentu, parametru Kontrola poprawności opisu analitycznego. Przy włączonym parametrze system będzie kontrolował poprawność opisu analitycznego w następujący sposób: Jeżeli opis analityczny pozycji lub dokumentu jest dokonywany tylko po jednej stronie- kontrola kwoty opisu będzie odbywała się w obrębie danej strony (WN/Ma) Jeżeli opis analityczny pozycji lub dokumentu jest dokonywany po obu stronach- kontrola kwoty opisu będzie odbywała się w obrębie każdej strony, oddzielnie dla strony WN i Ma. 317

318 Jeżeli parametr Kontrola poprawności opisu analitycznego będzie wyłączony kontrola poprawności nie będzie się odbywała. Po wprowadzeniu opisu analitycznego na dokument bilansu otwarcia jest on automatycznie przenoszony na powiązane z nim dekrety, wg następujących zasad: Opis dokonany na poziomie nagłówka BO zapisywany jest na poziomie nagłówka PK Opis dokonany na poziomie elementu BO zapisywany jest na poziomie elementu PK Opis dokonany na poziomie kwoty BO zapisywany jest na poziomie elementu PK Po automatycznym wypełnieniu opisu analitycznego na zapisie księgowym w polu Opis wyświetlana jest wartość Automatyczny opis dokumentu. Podczas modyfikacji elementów\kwot dokumentu BO lub jego opisu analitycznego, system informuje użytkownika o automatycznej aktualizacji opisu analitycznego na powiązanym z nim zapisie księgowym. Opis analityczny wygenerowany automatycznie na zapisie księgowym na podstawie opisu wprowadzonego na dokumencie BO może być modyfikowany przez użytkownika Opis analityczny na dokumentach księgowych na podstawie opisu analitycznego na karcie kontrahenta Oprócz dokumentów handlowych oraz magazynowych uzupełnianie opisu analitycznego na podstawie opisu wprowadzonego na karcie kontrahenta możliwe jest na takich dokumentach jak: Faktury VAT i ich korekty Operacje k/b Użycie opcji [Wypełnij] na wyżej wymienionych dokumentach skutkuje uzupełnieniem opisu analitycznego dokumentu zgodnie z opisem wprowadzonym na karcie kontrahenta. W tym przypadku opis analityczny wykonywany jest na poziomie dokumentu Kontrola poprawności opisu analitycznego a stan dokumentu System umożliwia prowadzenie kontroli poprawności opisu analitycznego uzależnionej od stanu dokumentu. Możliwość ta dostępna jest dla dokumentów: Polecenie księgowania, Storno, Nota memoriałowa, Bilans otwarcia oraz jego korekta. W tym celu należy z poziomu Konfiguracja Typy dokumentów na definicji dokumentu na zakładce Wymiary zaznaczyć parametr Uwzględniaj stan dokumentu. Parametr ten jest domyślnie odznaczony. W przypadku, gdy użytkownik wyłączy kontrolę poprawności opisu analitycznego, zaznaczenie parametru Uwzględniaj stan dokumentu będzie niemożliwe. Zależności miedzy parametrami Kontrola poprawności opisu analitycznego a Uwzględniaj stan dokumentu są następujące: Jeżeli parametr Kontrola poprawności opisu analitycznego jest wyłączony kontrola nie jest dokonywana 318

319 Jeżeli parametr Kontrola poprawności opisu analitycznego jest włączony, a parametr Uwzględniaj stan dokumentu jest wyłączony kontrola zgodnie z ogólnymi zasadami działania systemu przy włączonym parametrze Kontrola poprawności opisu analitycznego Jeżeli oba parametry: Kontrola poprawności opisu analitycznego i Uwzględniaj stan dokumentu są włączone, kontrola przebiega w następujący sposób: Dla noty memoriałowej: reguły kontroli poprawności opisu analitycznego pozostają bez zmian jeżeli opis uzupełniany jest na niezaksięgowanym dokumencie system wyświetla informację o błędzie nieprawidłowego wypełnienia opisu jako ostrzeżenie i pozwala zapisać wartości niespełniające warunków poprawności kontrola dotycząca poprawności wypełnienia opisu analitycznego zachowana jest także podczas księgowania dokumentu jeśli opis nie został wprowadzony poprawnie, system wyświetli informację jako błąd i nie pozwoli na zaksięgowanie dokumentu Dla zapisu księgowego (dokumentu Polecenie księgowania i Storno) oraz dokumentów bilansu otwarcia reguły kontroli poprawności opisu analitycznego pozostają bez zmian jeżeli opis uzupełniany jest na niezatwierdzonym dokumencie system wyświetla informację o błędzie nieprawidłowego wypełnienia opisu jako ostrzeżenie i pozwala zapisać wartości niespełniające warunków poprawności jeżeli opis uzupełniany jest na zatwierdzonym dokumencie system wyświetla informację o błędzie nieprawidłowego wypełnienia opisu jako blokadę wraz z brakiem możliwości zapisu wartości niespełniających warunków poprawności kontrola dotycząca poprawności wypełnienia opisu analitycznego zachowana jest także podczas zatwierdzania zapisu księgowego jeśli opis nie został wprowadzony poprawnie, system wyświetli informację jako błąd i nie pozwoli na zatwierdzenie dekretu Filtrowanie zapisów księgowych na koncie w oparciu o opis analityczny W związku z możliwością dokonywania opisu analitycznego na zapisie księgowym, system umożliwia filtrowanie dekretów na koncie księgowym w oparciu o opis analityczny. Użytkownik ma taką możliwość ze wszystkich poziomów, z których może zostać wyświetlona lista zapisów księgowych na koncie, tj.: Księgowość -> Konto, Lista rozrachunków/dodaj/powiąż tylko dekrety, Plan Kont/Zapisy księgowe, Zestawienie obrotów i sald/zapisy księgowe. Rys. 231 Filtrowanie dekretów na koncie w oparciu o opis analityczny Po wybraniu przycisku Opis analityczny w filtrze na liście zapisów księgowych, zostanie otwarte okno Warunki opisu analitycznego, w którym użytkownik ma możliwość zdefiniowania filtra, uwzględniającego dekrety o określonych wartościach opisu analitycznego. 319

320 Rys. 232 Okno warunki opisu analitycznego Sposób definiowania filtra jest analogiczny do definiowania filtra w edytorze filtrów, co zostało opisane w dokumencie - Konfiguracja. Przykład: Opis analityczny na zapisie księgowym dokonujemy w oparciu o dwa wymiary: Centrum, Lokalizacja Użytkownik chce wyszukać dekrety, dla których dla wymiaru Centrum wskazano wartość: Sprzedaż lub Produkcja, a dla wymiaru Lokalizacja wskazano wartość: Kraków Filtr można zdefiniować w dwojaki sposób: Rys. 233 Filtrowanie dekretów w oparciu o opis analityczny - sposób I 320

321 Rys. 234 Filtrowanie dekretów w oparciu o opis analityczny - sposób II 19. Funkcje specjalne Podczas korzystania z systemu mogą pojawić się sytuacje, kiedy należy zweryfikować poprawność danych w konkretnym obszarze, a w szczególności wykonać prace naprawcze lub aktualizujące dotychczasowe struktury. Opcje naprawcze dostępne są w menu Dodatki sekcja Funkcje specjalne. Dostępne funkcje to: Odbudowa stanów kont Odbudowa rozrachunków Odbudowa stanów kas Aktualizacja zmiennych schematów księgowych Funkcja Odbudowa stanów kas dotyczy obszaru finanse i została opisana w podręczniku - Finanse. Uwaga: Przed wykorzystaniem każdej z dostępnych funkcji, konieczne jest potwierdzenie wykonania kopii bezpieczeństwa. Uwaga: Potwierdzenie wykonania kopii bezpieczeństwa nie jest równoznaczne z wykonaniem fizycznej kopii. Użytkownik powinien wykonać kopię samodzielnie, przed uruchomieniem funkcji naprawczych. 321