ZARZĄDZENIE NR 37/2011 STAROSTY POWIATU RADOMSZCZAŃSKIEGO z dnia 27 października 2011 roku

Transkrypt

1 KAPTAŁ LUDZK NARODOWp. STRATEGA SPÓJNOSC UNA EUROPEJSKA EUROPEJSK FUNDUSZ SPOŁECZNY.*... * * * * ZARZĄDZENE NR 37/2011 STAROSTY POWATU RADOMSZCZAŃSKEGO z dnia 27 października 2011 roku w sprawie przyjęcia Planu Komunikacji Projektu" Wspólnej Metody Oceny" CAF w Starostwie Powiatowym w Radomsku. Na podstawie 5 ust 1 oraz 25 ust 1 lit b Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Radomsku powołanego uchwałą Rady Powiatu Radomszczańskiego Nr V/35/2007 z dnia r. z późnozm. zarządzam, co następuje: 1 W celu zapewnienia prawidłowego wdrożenia metody CAF 2006 i skutecznego przeprowadzenia samooceny w Starostwie Powiatowym w Radomsku, przyjmuje się Plan Komunikacji Projektu "Wspólnej Metody Oceny" CAF w Starostwie Powiatowym w Radomsku stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

2 KAPTAŁ LUDZK NARODOWA STRATEGA SPÓJNOŚC UNA EUROPEJSKA EUROPEJSK FUNDUSZ SPOŁECZNY.*... '.' Plan Komunikacji na temat projektu samooceny ".Wspólnej Metody Oceny" (CAF) w Starostwie Powiatowym w Radomsku Pa rtner projektu F5 Konsulting Sp. z 0.0. ul. Składowa Poznań T: F:

3 SPS TRE.ŚC: 1. Projekt wdrożenia metody CAF w Starostwie Powiatowym w Radomsku 3 2. Plan komunikacji uczestników wdrożenia metody CAF w Starostwie Powiatowym w Radomsku 3 3. Mobilizacja pracowników Urzędu na rzecz zaangażowania w proces samooceny 10

4 Celem niniejszego dokumentu jest określenie planu komunikacji dla projektu wdrożenia metody CAF w Starostwie Powiatowym w Radomsku. W szczególności w dokumencie określone zostaną: o cel projektu wdrożenia metody CAF, o strony zainteresowane projektem oraz ich potrzeby komunikacyjne, o sposób, forma i częstotliwość informacji na temat realizowanego projektu przekazywanej poszczególnym grupom odbiorców, o sposób mobilizacji pracowników na rzecz zaangażowania w proces samooceny. 1. Projekt wdrożenia metody "Powszechny Model Oceny" (CAF) w Starostwie Powiatowym w Radomsku Powszechny Model Oceny - CAF (ang. Common Assesment Framework) jest narzędziem przeznaczonym dla jednostek administracji publicznej, mającym na celu poprawę zarządzania. Model skupia się na przeprowadzeniu samooceny, identyfikacji obszarów doskonalenia oraz wprowadzaniu wymaganych usprawnień zarządczych. Metoda samooceny proponowana w ramach CAF opiera się na założeniu, iż osiągnięcie pożądanych rezultatów działań urzędu zależy od jakości przywództwa, wpływającego na politykę i strategię organizacji, zarządzanie zasobami ludzkimi, działania w zakresie nawiązywania związków partnerskich, zasoby i procesy zarządzania zmianą. Dzięki CAF organizacje wyrażające chęć wdrożenia systematycznego procesu doskonalenia swoich działań uzyskują proste, przystosowane do specyfiki sektora administracji publicznej, narzędzie samooceny. Samoocena oparta o model CAF dostarcza informacji będących podstawą do doskonalenia funkcjonowania urzędu, poprzez: o identyfikację mocnych stron, o identyfikację obszarów do doskonalenia, o opracowanie i wdrożenie zbioru dobrych praktyk, o możliwość porównania wyników z innymi jednostkami administracji publicznej z terenu Polski oraz innych państw członkowskich Unii Europejskiej (benchmarking), o przygotowanie urzędu do aplikowania o nagrody jakości. 2. Plan komunikacji uczestników podczas wdrożenia metody CAF w Starostwie Powiatowym w Radomsku Plan komunikacji obejmuje komunikację pomiędzy bezpośrednimi uczestnikami projektu wdrożenia metody CAF w Starostwie Powiatowym w Radomsku oraz pomiędzy uczestnikami a jego otoczeniem.

5 Plan komunikacji w Starostwie Powiatowym w Radomsku należy rozpatrywać w kilku różnych płaszczyznach stanowiących odrębne części niniejszego opracowania. Są to: (2.1.) "Zainteresowane strony", poprzez co należy rozumieć nie tylko osoby (2.1.1) i ich usytuowanie wobec projektu (wewnętrzne lub zewnętrzne), ale również relacje między nimi w procesie komunikacji (2.1.2). Poszczególne osoby pełnią różne role w projekcie co ma przełożenie również w procesie komunikacji. Różny jest również zakres szczegółowych informacji, które są im niezbędne. W niniejszym opracowaniu ten aspekt realizacji projektu został opisany w części pn.,,potrzeby informacyjne" (2.2). Komunikacja to proces, w którym powinna być wyraźnie wskazana osoba odpowiedzialna za dostarczanie tych informacji (2.3.), jak również częstotliwość komunikatów (2.4) oraz określone adekwatne metody komunikacji (2.5). Punkty od 2.2 do 2.5 mają bezpośredni związek z punktem Zainteresowane strony Osoby: Osoby zainteresowane realizacją projektu (zwane dalej "stronami zainteresowanymi") dzielą się na dwie grupy: A1ze środowiska wewnętrznego (projektu) oraz B ze środowiska zewnętrznego (projektu). Szczegółowy wykaz tych osób przedstawia się następująco: A. Środowisko wewnętrzne Projektu - inaczej "uczestnicy wdrożenia metody CAF", to: a. Kierownictwo Starostwa (Starosta Radomszczański, Wicestarosta, Członkowie Zarządu Powiatu, Skarbnik Powiatu, Sekretarz Powiatu), b. Koordynator CAF (Naczelnik Wydziału Organizacyjnego), c. Osoba wspierająca działania Koordynatora (pracownik Wydziału Organizacyjnego), d. Przewodniczący Zespołu Samooceny (pracownik Wydziału Organizacyjnego będący jednocześnie osobą wspierającą koordynatora CAF), e. Pozostali Członkowie Zespołu Samooceny, f. Pracownicy Starostwa, B. Środowisko zewnętrzne Projektu - "otoczenie wdrażanego projektu CAF", to: a. Klienci, obywatele (tj. osoby indywidualne, organizacje pozarządowe, inne współpracujące podmioty, media, itp.), b. Partnerzy: "F5 Konsulting Sp. z 0.0." (strona w umowie i instytucja koordynująca wdrażanie projektu CAF"), Konsultant projektu (wskazany przez F5 Konsulting),

6 "Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji (nadzór nad wdrożeniem projektu). W konsekwencji powyższego podziału należy wskazać konkretne osoby w procesie komunikacji: a) Pracownicy Starostwa wymienieni w 1 zarządzenia Nr 34/2011 Starosty Radomszczańskiego z dnia 12 września 2011 r. w sprawie powołania koordynatora CAF oraz osoby wspierającej oraz w 1 zarządzenia Nr 35/2011 Starosty Radomszczańskiego z dnia 22 września 2011 r. w sprawie powołania Zespołu Samooceny, b) Starosta Radomszczański, c) pracownicy Starostwa Powiatowego w Radomsku, d) konsultant z ramienia F5 Konsulting sp. z 0.0, e) pracownik "F5 Konsulting sp. z 0.0." wyznaczony do współpracy ze Starostwem Powiatowym w Radomsku, f) Klienci, obywatele tj. osoby indywidualne, podmioty zbiorowe, jednostki organizacyjne powiatu, organizacje pozarządowe, współpracujące podmioty, jednostki administracji samorządowej i rządowej Relacje Relacje pomiędzy stronami zainteresowanymi w czasie realizacji projektu., , L. ~ \3 :in a::: "a ~ <C ~ Z.- >.E c Cl a::: t:l O la O Z :li:: Osoba wspierająca koordynatora CAF Klienci ł ObYWatele) Organizacje n07r1r7iu:!owf' \V - zakres merytoryczny; _ f - _zakres informacyjny

7 Cel komunikacyjny: poinformowanie zainteresowanych stron o realizacji projektu CAF, który służy doskonaleniu zarządzania w Starostwie Powiatowym w Radomsku. W punkcie tym zdefiniowane i określone zostały potrzeby informacyjne dla poszczególnych grup odbiorców. Pod uwagę wzięto charakter zadań realizowanych w ramach projektu oraz wyniki cząstkowe na poszczególnych jego etapach. Pomogło to w określeniu szczegółowych potrzeb komunikacyjnych. Potrzeby te zdefiniowano następująco: 1. nformacje o celach i zasadach realizowania projektu CAF (nr 1). 2. nformowanie o przebiegu realizacji CAF w Starostwie, w tym poszczególnych etapów projektu (nr 2). 3. Mobilizacja do aktywnego udziału, zaangażowania pracowników (nr 3). 4. Zapewnienie właściwego obiegu informacji (nr 4). 5. Uzyskane wyniki (nr 5). 6. Projekty doskonalące działalność Starostwa- budowanie wizerunku Starostwa jako profesjonalnego, wciąż doskonalącego się urzędu (nr 6). Na stronie internetowej Urzędu oraz wewnętrznej stronie służącej komunikacji wśród pracowników zamieszczane są informacje o przystąpieniu do wdrażania w Starostwie metody CAF oraz o jej założeniach i korzyściach. Poniższa tabela prezentuje rozkład wskazanych powyżej potrzeb informacyjnych w zależności od konkretnej strony zainteresowanej z uwzględnieniem zakresu informacji Nazwa strony zainteresowanej Określenie Zakres potrzeby $ROOOWSKO WEWNĘTRZNE Starosta Radomszczański 1,2,3,4,5,6 Merytoryczny Koordynator projektu 1,2,3,4,5,6 Merytoryczny Osoba wspomagająca 1,2,3,4,5,6 Merytoryczny Członkowie zespołu samooceny 1,2,3,4,5,6 Merytoryczny Pracownicy Starostwa 1,2,3,4,5,6 Merytoryczny $ROOOWSKO ZEWNĘTRZNE F5 Konsulting - Pracownik 1,2,3,4,5,6 Merytoryczny

8 F5 Konsulting - Konsultant 1,2,3,4,5,6 Merytoryczny MSWiA 1,2,3,4,5,6 Merytoryczny Klienci indywidualni 1,6 nformacyj ny Organizacje pozarządowe 1,6 nformacyjny Media 1,6 nformacyj ny nne strony zainteresowane 1,6 nformacyjny Głównym dostawcą informacji nt. projektu wdrażania CAF w Starostwie Powiatowym w Radomsku jest Koordynator Projektu, którego działania wspomaga osoba wspierająca Koordynatora, będącą jednocześnie Przewodniczącą Zespołu Samooceny. Za dostawcę informacji na temat wdrażania projektu do MSWiA odpowiedzialna jest F5 Konsulting przy współpracy z konsultantem. Dostawcy informacji mają za zadanie: przestrzeganie ustalonych terminów dostarczania informacji na temat projektu, zachowywanie ustalonej zawartości komunikatów na temat poszczególnych faz projektu. Mając na względzie różne płaszczyzny realizowania projektu, a co za tym idzie powstawania informacji, konieczne jest wskazanie wyodrębnienie dostawców konkretnych informacji: Rodzaj informacji Odpowiedzialny za dostarczenie informacji Na temat celów i zasad realizowania projektu CAF - MSWiA, - F5 Konsulting, - Koordynator projektu CAF w Starostwie Na temat przebiegu realizacji CAF w Starostwie, - Koordynator projektu CAF w tym poszczególnych etapów projektu w Starostwie, - Osoba wspierająca Na temat sposobów mobilizacji do aktywnego - Osoba wspierająca udziału ( zaangażowania) pracowników - Koordynator projektu CAF w Starostwie Na temat właściwego obiegu informacji - Osoba wspierająca - Koordynator projektu CAF w Starostwie - Członkowie Zespołu Samooceny Na temat podjętych działań oraz uzyskanych - Osoba wspierająca wynikach pracy Zespołu Samooceny i projektu - Koordynator projektu CAF w Starostwie - członkowie Zespołu

9 Samooceny Na temat projektów doskonalących działalność - Starosta Starostwa - Koordynator projektu CAF w Starostwie - Osoba wspierająca - Członkowie Zespołu Samooceny 2.4. Częstotliwość dostarczania komunikatów nt. projektu Zagadnienie częstotliwości dostarczania komunikatów nt realizacji projektu pełni kluczową rolę w realizacji projektu. Założenia komunikacyjne obejmują podstawowe zasady zmierzające do realizacji wytyczonego celu komunikacyjnego. Są nimi: 1. skuteczny i systematyczny obieg informacji w ramach działań w ramach realizowanego projektu, 2. rzetelność pozyskiwanych informacji (w oparciu o dowody), 3. kompleksowość informacji. Poniższa tabela zawiera zestawienie najważniejszych parametrów dotyczących dostarczania komunikatów: Częstotliwość/ Zakres oraz Nadawca Odbiorca terminy Cel informacji forma informacji informacji przekazywania informacji informacji Koordynator Kierownictwo - Postęp realizacji Sprawozdanie. na bieżąco CAF Starostwa projektu. Propozycje podczas - Wynik samooceny. działań rozmów - Propozycje działań doskonalących bezpośrednich, doskonalących. spotkań i narad wewnętrznych Koordynator Osoba - Postęp realizacji Sprawozdanie. na bieżąco CAF wspierająca, projektu. Propozycje podczas będąca - Utrudnienia w działań rozmów jednocześnie usprawniających realizacji projektu bezpośrednich, realizacje Przewodnicz wymagające działań. spotkań. projektu. ącym - Wynik samooceny. Propozycje Zespołu - Propozycje działań działań Samooceny doskonalących. doskonalących Koordynator Członkowie - nformacje nt projektu. Propozycje na bieżąco CAF Zespołu - Określenie zadań. działań podczas Samooceny usprawniających - Postęp realizacji realizacje rozmów projektu. projektu. bezpośrednich; - Utrudnienia w Propozycje realizacji projektu działań spotkań wymagające działań. doskonalących. wewnętrznych - Wynik samooceny. - Propozycje działań doskonalących. Członkowie Koordynator - Postęp realizacji Sprawozdanie, na bieżąco Zespołu CAF projektu. plany podczas Samooceny - Utrudnienia w usprawnień. rozmów realizacji projektu wymagające bezpośrednich;

10 działań. - Wynik samooceny. - Propozycje działań doskonalących. spotkań wewnętrznych merytorycznych / Koordynator Pracownicy - Wskazanie na nformacja na bieżąco CAF Starostwa znaczenie projektu. podczas Osoba - Motywowanie do rozmów wspierająca doskonalenia pracy bezpośrednich; spotkań i narad merytorycznych Koordynator Partnerzy - Przebieg samooceny. Sprawozdanie, na bieżąco CAF Projektu - Wynik samooceny. plany - Działania usprawnień. doskonalące. Koordynator Klienci - Wskazanie na nformacja Na bieżąco CAF Starostwa znaczenie projektu. poprzez 2.5. Metody komunikacji - Edukacja publiczna zamieszczenie - Poprawa wizerunku informacji Starostwa na stronie www Pod pojęciem "metody komunikacji" należy rozumieć skuteczny sposób w jaki będą przekazywane informacje pomiędzy stronami komunikacji. Niezmiernie ważną rolę odgrywają: nternet i strona spotkania bezpośrednie, w szczególności Zespołu Samooceny z udziałem Koordynatora CAF, konsultanta; szkolenia, warsztaty w zakresie uzgadniania wyników samooceny, pracownikom stroma info będąca wewnętrznym sposobem przekazywania informacji Starostwa Do najczęściej stosowanych metod komunikacji zalicza się:. W środowisku wewnętrznym: 1. Spotkanie merytoryczne (skrót - S), np.: narada, zebranie,spotkanie, warsztat, itp.), tj. tematycznie bezpośrednio związane z wdrożeniem projektu. 2. Rozmowę bezpośrednią (R). 3. Notatkę, protokół (N). 4. Sprawozdanie merytoryczne z realizacji działań (M). 5. Plany działań (P). 6. nformacje tematyczne () dla pracowników.. W środowisku zewnętrznym: 1. Artykuły tematyczne (A) na stronie internetowej Starostwa oraz rozsyłanie za pośrednictwem nternetu informacji na temat realizacji projektu. 2. Sprawozdanie z realizacji projektu oraz realizowanych działań doskonalących.

11 Poniższa tabela zawiera zestawienie zbiorcze łączące: stronę zainteresowaną, rodzaj występującej potrzeby, zakres informacji oraz preferowaną (rekomendowaną) metodę komunikacji: Nazwa strony Określenie Zakres Metoda zainteresowanej potrzeby $ROOOWSKO WEWNĘTRZNE Starosta 1,2,3,4,5,6 Merytoryczny R Koordynator projektu CAF 1, 2, 3, 4, 5, 6 Merytoryczny S, R, N, M, P,, A Osoba wspierająca 1,2,3,4,5,6 Merytoryczny S, R, N, M, P,, A Członkowie Zespołu samooceny 1,2,3,4,5,6 Merytoryczny S, R, N, M, P, Pracownicy Starostwa 1, 2, 3, 4, 5, 6 Merytoryczny S, R, P,,A $ROOOWSKO ZEWNĘTRZNE F5 Konsulting - Pracownik 1,2,3,4,5,6 Merytoryczny S, R, M, P, F5 Konsulting - Konsultant 1,2,3,4,5,6 Merytoryczny S, R, M, P, MSWiA 1,2,3,4,5,6 Merytoryczny M, P, Klienci indywidualni 1,6 nformacyjny A Organizacje pozarządowe 1,6 nformacyj ny A Media 1,6 nformacyjny A nne strony zainteresowane 1,6 nformacyjny A 3. Mobilizacja pracowników Starostwa na rzecz zaangażowania w proces samooceny w Starostwie Powiatowym w Radomsku Starosta, po konsultacji Koordynatorem CAF( Naczelnikiem Wydziału Organizacyjnego) zdecydował, że głównymi czynnikami mającymi mobilizujący wpływ na pracowników będą: 1) wytypowanie Naczelnika Wydziału Organizacyjnego na Koordynatora CAF oraz pracownika Wydziału Organizacyjnego jako tzw. "osoby wspierającej działania" Koordynatora we wdrażaniu projektu; 2) uwzględnienie aktywnego udziału danego pracownika we wdrożeniu projektu CAF, jako szczególnego aspektu wykonywania zadań służbowych podczas okresowej oceny pracowniczej. Ma to swoje powiązanie z różnego rodzaju gratyfikacjami w postaci m.in.: awansem zawodowym (służbowym), skorzystaniem ze specjalistycznych szkoleń, czy też nagrodami indywidualnymi przyznawanymi przez Starostę, a także oficjalna pochwała ze strony

12 Kierownictwa Urzędu (w formie dyplomu bądź informacji przekazywanej do ogółu pracowników Starostwa); 3) poczucie realnego wpływu na kształtowanie organizacji poprzez udział pracowników biorących udział w procesie samooceny również w procesie projektowania i wdrażania planów usprawnień. Jednocześnie, Starosta poprzez udział w spotkaniach z naczelnikami i kierownikami komórek organizacyjnych, które odbywają się systematycznie w Starostwie, będzie wykazywał szczególne zainteresowanie dla realizacji projektu. Ponadto, na zakończeniu projektu, będzie promował działania doskonalące wynikające z wyników samooceny. Starosta zobowiązał Koordynatora CAF do stałego informowania go o postępach w realizacji projektu oraz złożenia sprawozdania z wyników samooceny i projektu kompleksowego programu działań doskonalących działania Starostwa w świetle realizacji projektu CAF. Koordynator CAF Anna Gaik- $ęzak Starosta Radomszczański Robert Zakrzewski