REGULAMIN ORGANIZACYJNY ADMINISTRACJI UNIWERSYTETU GDAŃSKIEGO tekst jednolity z dnia 5 lutego 2013 roku

Transkrypt

1 załącznik do zarządzenia nr 18/R/13 Rektora UG REGULAMIN ORGANIZACYJNY ADMINISTRACJI UNIWERSYTETU GDAŃSKIEGO tekst jednolity z dnia 5 lutego 2013 roku Rozdział I. Postanowienia ogólne Rozdział II. Zakres czynności kierownictwa uczelni Rozdział III. Struktura organizacyjna administracji Rozdział IV. Zakresy działania jednostek organizacyjnych administracji Akademickie Centrum Kultury Archiwum UG Biuro ds. Osób Niepełnosprawnych Biuro Kanclerza Biuro Karier Biuro Obsługi Studentów Zagranicznych Biuro Parlamentu Studentów UG Biuro Prawne Biuro Promocji Biuro Rekrutacji Biuro Rektora Biuro Rozwoju Kadr i Badań Naukowych Biuro Współpracy z Zagranicą Biuro Wymiany Zagranicznej Studentów Centrum Inwestycji i Remontów Dział Administracji i Transportu Dział Finansowo-Księgowy Projektów Europejskich Dział Finansowy Dział Gospodarowania Rzeczowymi Składnikami Majątku Dział Kontrolingu Dział Księgowości Finansowej Dział Kształcenia Dział Obliczeń Płac Dział Obsługi Kasowej Dział Organizacyjny Dział Pracowniczych Spraw Socjalno-Bytowych Dział Sprawozdawczości i Analiz Ekonomicznych Dział Studenckich Spraw Socjalnych Dział Zamówień Publicznych Dział Zarządzania Kadrami Dział Zarządzania Nieruchomościami Dział Zarządzania Projektami Międzynarodowymi Dziekanaty Wydziałów Gazeta Uniwersytecka Strona 1 z 50

2 Inspektorat Bezpieczeństwa i Higieny Pracy Kasa Pożyczkowa (Obsługa) Ośrodek Informatyczny Ośrodek Konferencyjno-Szkoleniowy UG w Leźnie Samodzielna Grupa Remontowa Samodzielna Sekcja Audytu Wewnętrznego Samodzielna Sekcja ds. Kontroli Wewnętrznej Samodzielna Sekcja ds. Rozliczeń Samodzielna Sekcja ds. Ubezpieczeń Samodzielna Sekcja Głównego Energetyka i Automatyka Samodzielne Stanowisko Pracy do spraw Projektów Wydzielonych Samodzielne Stanowisko Pracy ds. Informatycznych Systemów Finansowo- Księgowych Samodzielne Stanowisko Pracy ds. Obronnych Samodzielne Stanowisko Pracy ds. Ochrony Informacji Niejawnych Samodzielne Stanowisko Pracy ds. Ochrony Przeciwpożarowej Samodzielne Stanowisko Pracy ds. Zarządzania Ryzykiem Sekretariaty jednostek organizacyjnych Straż Uniwersytecka Wydawnictwo Uniwersytetu Gdańskiego Rozdział I Postanowienia ogólne 1 Stosowane w niniejszym regulaminie określenia należy rozumieć w następujący sposób: 1. Uczelnia - oznacza Uniwersytet Gdański, 2. jednostka organizacyjna - oznacza wydział, instytut, katedrę, zakład, studium, kolegium, laboratorium, pracownię, ośrodek, bibliotekę, archiwum, dziekanat, dział, biuro, samodzielną sekcję, zespół, samodzielną grupę, samodzielne stanowisko pracy, sekretariat, administrację obiektu Administrację Uniwersytetu Gdańskiego stanowią jednostki organizacyjne, które poprzez swoją działalność zapewniają warunki dla realizacji ustawowych i statutowych funkcji Uniwersytetu, w tym zwłaszcza badawczych i dydaktycznych, a także organizują pomoc socjalną dla pracowników i studentów oraz uczestniczą w zarządzaniu mieniem uczelni. 2. Administracja uczelni dzieli się na: 1) administrację centralną, która uczestniczy w realizacji zadań Rektora i Kanclerza oraz wykonuje inne zadania określone w niniejszym regulaminie; 2) administrację jednostek organizacyjnych, w szczególności wydziałów, jednostek pozawydziałowych, międzywydziałowych i ogólnouczelnianych, która uczestniczy w realizacji zadań tych jednostek. Strona 2 z 50

3 3. Pracą administracji centralnej kieruje Kanclerz. 4. Pracą administracji jednostek organizacyjnych kierują kierownicy tych jednostek Kanclerza zatrudnia i zwalnia Rektor po zasięgnięciu opinii Senatu. 2. W celu wyłonienia kandydata na stanowisko Kanclerza, Rektor może przeprowadzić konkurs otwarty. 4 Zastępców Kanclerza zatrudnia i zwalnia Rektor na wniosek Kanclerza Kwestora zatrudnia i zwalnia Rektor na wniosek Kanclerza. 2. Kwestor pełni funkcję głównego księgowego i jest pierwszym zastępcą Kanclerza. 3. Zastępców Kwestora zatrudnia Kanclerz na wniosek Kwestora Innych, niż wymienieni w 3, 4 i 5 pracowników niebędących nauczycielami akademickimi, zatrudnia Rektor na wniosek kierownika właściwej jednostki organizacyjnej. 4. Rektor w drodze stosownego pełnomocnictwa może przekazać Kanclerzowi kompetencje do dokonywania czynności w sprawach zakresu prawa pracy dotyczących pracowników niebędących nauczycielami akademickimi w tym do zawierania i rozwiązywania z nimi umów o pracę Struktury organizacyjne administracji stosownie do potrzeb tworzy Rektor. 2. Jednostki organizacyjne administracji mogą być tworzone na szczeblu: 1) działu, 2) biura, 3) zespołu, 4) samodzielnej sekcji, 5) samodzielnej grupy, 6) samodzielnego stanowiska pracy. 3. Samodzielne stanowiska pracy mogą być tworzone jako jednoosobowe lub wieloosobowe. 4. W administracji centralnej i w jednostkach organizacyjnych mogą być tworzone inne, niż wymienione w ust. 2 struktury organizacyjne np. biura, pracownie, ośrodki, centra - dla obsługi administracyjnej określonych zadań. Strona 3 z 50

4 Rozdział II Zakresy czynności kierownictwa administracji uczelni 8 1. Kanclerz Uniwersytetu Gdańskiego kieruje administracją uczelni, zarządza mieniem i gospodarką w zakresie określonym przez przepisy prawa, Statut UG oraz Regulamin organizacyjny Uniwersytetu Gdańskiego. Do szczegółowego zakresu obowiązków Kanclerza UG należy: 1) Zarządzanie mieniem i gospodarką Uczelni oraz podejmowanie decyzji dotyczących tych spraw w zakresie zwykłego zarządu. 2) Zgłaszanie Rektorowi wniosków o wyrażenie zgody na powzięcie decyzji w sprawach wykraczających poza zakres zwykłego zarządu. 3) Tworzenie materialnych warunków realizacji zadań dydaktyczno-naukowych Uniwersytetu. 4) Sprawowanie nadzoru nad działalnością finansową i gospodarczą Uniwersytetu w zakresie uzgodnionym z prorektorem właściwym do spraw finansowych. 5) Uczestniczenie w przygotowaniu rocznych planów rzeczowo-finansowych. 6) Sprawowanie nadzoru nad działalnością administracyjną i techniczną, organizowanie i koordynowanie tej działalności. 7) Sprawowanie merytorycznego kierownictwa jednostek organizacyjnych bezpośrednio mu podporządkowanych. 8) Ustalanie sposobu zabezpieczenia majątku Uczelni oraz wyznaczanie jednostek organizacyjnych odpowiadających za realizację określonych w tym zakresie zadań. 9) Zarządzanie nieruchomościami i nadzorowanie spraw związanych z własnością terenów i obiektów należących do Uczelni. 10) Nadzorowanie prac komisji inwentaryzacyjnej i komisji likwidacyjnych działających w uczelni. 11) Przydzielanie składników majątku trwałego określonym kategoriom jednostek na podstawie pełnomocnictw udzielonych przez Rektora. 12) Organizowanie procesów inwestycyjnych i remontowych. 13) Nadzorowanie gospodarki transportowo-zaopatrzeniowej Uczelni. 14) Zapewnianie bezpieczeństwa, porządku oraz bezpieczeństwa pożarowego na terenie Uniwersytetu. 15) Zapewnianie realizacji spraw socjalnych pracowników. 16) Dokonywanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Rektora. 17) Gospodarowanie środkami finansowymi przeznaczonymi na wynagrodzenia dla pracowników niebędących nauczycielami akademickimi. 18) Zapewnianie obiegu informacji i dokumentacji. 19) Wydawanie pisemnych instrukcji w zakresie określonym przez Rektora. 20) Uczestnictwo w posiedzeniach Senatu UG z głosem doradczym. 21) Wykonywanie innych zadań powierzonych przez Rektora. 2. Rektor uchyla lub zmienia decyzję Kanclerza UG, jeśli jest ona niezgodna z prawem lub narusza interes Uniwersytetu Gdańskiego. Strona 4 z 50

5 9 Zastępcy Kanclerza działają w zakresie uprawnień udzielonych przez Kanclerza Zastępca Kanclerza ds. Administracyjnych oprócz obowiązków wynikających z przepisów ogólnych związanych z pełnieniem funkcji kierowniczej, sprawuje nadzór i kontrolę oraz organizuje pracę w podległym mu pionie. 2. Do szczegółowego zakresu obowiązków i odpowiedzialności na stanowisku należy: 1) Organizowanie, nadzorowanie i kontrolowanie pracy podległych służbowo pracowników. 2) Ustalanie i aktualizowanie zakresu obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień dla podległych pracowników. 3) Zapewnienie utrzymania w należytym stanie wszelkiego rodzaju dokumentacji i akt dotyczących działalności podporządkowanych jednostek organizacyjnych. 4) Nadzór i kontrola nad ścisłym i terminowym wykonaniem decyzji na podstawie zarządzeń i obowiązujących przepisów. 5) Administrowanie obiektami Uczelni oraz rzeczowymi składnikami majątku uczelni ze szczególnym uwzględnieniem ich zabezpieczenia. 6) Zabezpieczenie prawidłowości prowadzenia gospodarki transportowo-zaopatrzeniowej Uczelni. 7) Nadzór nad eksploatacją domów studenckich oraz nad sprawami związanymi z kwaterowaniem w tych domach. 8) Nadzór nad gospodarowaniem zakładowym funduszem świadczeń socjalnych 8) Ponoszenie odpowiedzialności za stan bezpieczeństwa i higieny pracy oraz bezpieczeństwo przeciwpożarowe w podporządkowanych jednostkach organizacyjnych. 9) Zastępowanie Kanclerza w określonym zakresie działania oraz na jego polecenie. 10) Przygotowywanie planów działania podległych jednostek oraz sporządzanie sprawozdań z ich działalności. 3. Zastępca Kanclerza ds. Administracyjnych odpowiada za: 1) zabezpieczenie warunków organizacyjnych niezbędnych dla prowadzenia prawidłowej i zgodnej z przepisami działalności UG w podległych jednostkach. 2) wydatkowanie przyznanych funduszy zgodnie z przepisami. 3) legalność, zasadność, gospodarność i celowość składanych oświadczeń i podejmowanych decyzji wynikających z uprawnień Zastępcy Kanclerza. ds. Administracyjnych w zakresie określonym odpowiednimi przepisami oraz regulaminem organizacyjnym administracji UG. 4. Zastępca Kanclerza ds. Administracyjnych uprawniony jest do: 1) Podejmowania decyzji i przeprowadzania bieżących kontroli nad działalnością podległego mu pionu. 2) Realizacji uprawnień wynikających z posiadanego pełnomocnictwa oraz odrębnych pełnomocnictw udzielonych przez Kanclerza. 3) Podpisywania wszystkich dokumentów finansowych i innych związanych z działalnością podległego mu pionu oraz innych dokumentów, do których podpisywania upoważniony zostanie na podstawie pełnomocnictw Kanclerza UG. Strona 5 z 50

6 11 1. Zastępca Kanclerza ds. Technicznych oprócz obowiązków wynikających z przepisów ogólnych związanych z pełnieniem funkcji kierowniczej, sprawuje nadzór i kontrolę oraz organizuje pracę w podległym mu pionie. 2. Do szczegółowego zakresu obowiązków i odpowiedzialności na stanowisku należy: 1) Organizowanie, nadzorowanie i kontrolowanie pracy podległych służbowo pracowników. 2) Ustalanie i aktualizowanie obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień podległych pracowników. 3) Zapewnienie utrzymania w należytym stanie wszelkiego rodzaju dokumentacji i akt dotyczących wykonywanej działalności. 4) Sprawowanie kontroli nad gospodarką energetyczną Uczelni. 5) Właściwe zabezpieczenie bezawaryjnej i ciągłej gotowości eksploatacyjnej maszyn, urządzeń i budynków. 6) Zarządzanie nieruchomościami w zakresie planowania celów i sposobów realizacji dotyczących rozwoju nieruchomości oraz zachowania ich w stanie niepogorszonym. 7) Ponoszenie odpowiedzialności za stan bezpieczeństwa i higieny pracy oraz bezpieczeństwo przeciwpożarowe w podporządkowanym pionie. 8) Zastępowanie Kanclerza UG w określonym zakresie działania oraz na jego polecenie. 9) Przygotowywanie planów działania podległych jednostek oraz sporządzanie sprawozdań z ich działalności. 3. Zastępca Kanclerza UG ds. Technicznych uprawniony jest do: 1) Podejmowania decyzji w sprawach dotyczących podległego mu pionu. 2) Realizacji uprawnień wynikających z posiadanego pełnomocnictwa oraz odrębnych pełnomocnictw udzielonych przez Kanclerza UG. 3) Podpisywania wszystkich dokumentów finansowych i innych związanych z działalnością podległego pionu oraz innych dokumentów, do których podpisywania upoważniony zostanie na podstawie pełnomocnictw Kanclerza UG Kwestor pełni funkcję głównego księgowego Uczelni a zakres jego obowiązków w tej sferze wynika z odrębnych przepisów. Do zakresu działania Kwestora należy w szczególności: 1) prowadzenie, zgodnie z obowiązującymi przepisami rachunkowości Uczelni; 2) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi; 3) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym; 4) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych; 5) zapewnienie obsługi bankowej Uczelni oraz współpraca z bankami; 6) przestrzeganie zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych; 7) zapewnienie terminowości ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych oraz spłat zobowiązań; 8) ewidencja i inwentaryzacja rzeczowych składników majątku. 2. W celu realizacji swych zadań Kwestor ma prawo: 1) określać zasady dotyczące zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz rachunkowości, kalkulacji wynikowej kosztów i sprawozdawczości finansowej, Strona 6 z 50

7 2) żądać od pracowników wszystkich jednostek organizacyjnych, w formie ustnej lub pisemnej, niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień, 3) żądać od pracowników wszystkich jednostek organizacyjnych UG usunięcia w wyznaczonym terminie nieprawidłowości dotyczących zwłaszcza: a) przyjmowania, wystawiania, obiegu i kontroli dokumentów, b) systemu kontroli wewnętrznej, c) systemu wewnętrznej informacji ekonomicznej. 4) wnioskować do Rektora o określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez inne jednostki organizacyjne Uczelni prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej. 13 Kwestor wykonuje zadania przy pomocy zastępców, którym określa zakres obowiązków Kierownictwo nad jednostką organizacyjną administracji sprawuje kierownik, który jest bezpośrednim przełożonym pracowników zatrudnionych w jednostce. 2. Do obowiązków kierownika jednostki organizacyjnej w szczególności należy: 1) zapewnienie dobrej organizacji pracy oraz sprawnego i prawidłowego wykonywania zadań jednostki organizacyjnej, 2) wyznaczanie zadań dla poszczególnych stanowisk pracy w ramach zakresu obowiązków, 3) sprawowanie kontroli nad prawidłowym wykonywaniem obowiązków służbowych przez zatrudnionych w jednostce pracowników, 4) zabezpieczenie mienia Uczelni pozostającego w dyspozycji kierowanej jednostki organizacyjnej oraz nadzór nad prawidłową eksploatacją tego mienia, 5) organizowanie prac zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz bezpieczeństwa pożarowego, a także egzekwowanie ich przestrzegania, 6) sporządzanie obowiązującej sprawozdawczości z zakresu działalności jednostki organizacyjnej, 7) archiwizowanie dokumentacji dotyczącej działalności jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami. 15 Wszyscy pracownicy administracji ponoszą odpowiedzialność w zakresie: 1) merytorycznej strony wykonywanych zadań, 2) terminowego i prawidłowego wykonywania obowiązków służbowych, 3) zabezpieczenia powierzonego mienia oraz prawidłowości jego wykorzystania i konserwacji, 4) przestrzegania przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz bezpieczeństwa pożarowego. Strona 7 z 50

8 Rozdział III Struktura organizacyjna administracji 16 Rektorowi podlegają bezpośrednio następujące jednostki organizacyjne administracji: 1) Biuro Prawne, 2) Biuro Rektora, 3) Dział Organizacyjny, 4) Gazeta Uniwersytecka, 5) Inspektorat Bezpieczeństwa i Higieny Pracy, 6) Samodzielna Sekcja Audytu Wewnętrznego, 7) Samodzielna Sekcja do spraw Kontroli Wewnętrznej, 8) Samodzielne Stanowisko Pracy do spraw Obronnych, 9) Samodzielne Stanowisko Pracy do spraw Ochrony Informacji Niejawnych, 10) Samodzielne Stanowisko Pracy do spraw Projektów Wydzielonych. 17 Prorektorowi do spraw Nauki podlegają bezpośrednio następujące jednostki organizacyjne administracji: 1) Biuro Rozwoju Kadr i Badań Naukowych, 2) Biuro Współpracy z Zagranicą, 3) Biuro Wymiany Zagranicznej Studentów, 4) Wydawnictwo Uniwersytetu Gdańskiego. 18 Prorektorowi do spraw Kształcenia podlegają bezpośrednio następujące jednostki organizacyjne administracji: 1) Biuro Karier, 2) Dział Kształcenia. Strona 8 z 50

9 19 Prorektorowi do spraw Studenckich podlegają bezpośrednio następujące jednostki organizacyjne administracji: 1) Akademickie Centrum Kultury Alternator, 2) Biuro ds. Osób Niepełnosprawnych, 3) Biuro Obsługi Studentów Zagranicznych, 4) Biuro Parlamentu Studentów, 5) Biuro Rekrutacji. 20 Prorektorowi do spraw Rozwoju i Finansów podlegają bezpośrednio następujące jednostki organizacyjne administracji: 1) Dział Sprawozdawczości i Analiz Ekonomicznych, 2) Dział Zarządzania Projektami Międzynarodowymi: - Sekcja ds. Funduszy Strukturalnych UE, - Sekcja ds. Projektów Międzynarodowych, - Samodzielne Stanowisko Pracy ds. Zarządzania i Monitoringu, 3) Ośrodek Informatyczny: - Sekcja ds. Przygotowywania Zamówień w Obszarze IT, - Sekcja ds. Rozwoju, - Sekcja Obsługi Informatycznej Administracji Centralnej, - Sekcja Obsługi Informatycznej Biblioteki Głównej i Węzła Sopot, - Sekcja Zarządzania Sieciami Komputerowymi i Obsługi Informatycznej Węzła Oliwa, - Administratorzy Sieci Lokalnych. 21 Kanclerzowi podlegają bezpośrednio następujące jednostki organizacyjne administracji: 1) Zastępca Kanclerza do spraw Administracyjnych, 2) Zastępca Kanclerza do spraw Technicznych, 3) Zastępca Kanclerza - Kwestor, 4) Biuro Kanclerza, 5) Biuro Promocji, 6) Centrum Inwestycji i Remontów: - Sekcja Inwestycji, - Sekcja Remontów. 7) Dział Zamówień Publicznych, 8) Dział Zarządzania Kadrami, 9) Samodzielna Sekcja do spraw Ubezpieczeń, 10) Samodzielne Stanowisko Pracy do spraw Rozliczeń. 22 Zastępcy Kanclerza do spraw Administracyjnych podlegają bezpośrednio następujące jednostki organizacyjne administracji: 1) Archiwum UG, 2) Dział Administracji i Transportu: - Sekcja ds. Administracyjno-Technicznych Obiektów, Strona 9 z 50

10 - Sekcja ds. Transportu. 3) Dział Studenckich Spraw Socjalnych, 4) Dział Pracowniczych Spraw Socjalno-Bytowych, 5) Straż Uniwersytecka, 6) Ośrodek Konferencyjno-Szkoleniowy UG w Leźnie. 23 Zastępcy Kanclerza do spraw Technicznych podlegają bezpośrednio następujące jednostki organizacyjne administracji: 1) Dział Zarządzania Nieruchomościami, 2) Samodzielna Sekcja Głównego Energetyka i Automatyka, 3) Samodzielna Grupa Remontowa, 4) Samodzielne Stanowisko Pracy ds. Ochrony Przeciwpożarowej. 24 Kwestorowi podlegają bezpośrednio następujące jednostki organizacyjne administracji: 1) Dział Finansowo-Księgowy Projektów Europejskich, 2) Dział Finansowy, 3) Dział Gospodarowania Rzeczowymi Składnikami Majątku, 4) Dział Kontrolingu, 5) Dział Księgowości Finansowej, 6) Dział Obliczeń Płac, 7) Dział Obsługi Kasowej, 8) Kasa Pożyczkowa (Obsługa), 9) Samodzielne Stanowisko Pracy do spraw Informatycznych Systemów Finansowo- Księgowych. 25 Dziekanaty podlegają merytorycznemu nadzorowi dziekanów wydziałów. Rozdział IV Zakresy działania jednostek organizacyjnych administracji PION REKTORA 26 Biuro Rektora (zmiany: zarządzenie Rektora nr 62/R/09, nr 18/R/12) 1. Prowadzi obsługę sekretarską Rektora i Prorektorów. 2. Prowadzi ewidencję podpisywanych przez Rektora dyplomów ukończenia studiów, 3. Organizuje posiedzenia Kolegium Rektorskiego. 4. Prowadzi książkę kontroli oraz rejestr przeprowadzanych w Uniwersytecie Gdańskim zewnętrznych kontroli i audytów. 5. Koordynuje sprawy konferencji, zjazdów, posiedzeń i uroczystości organizowanych przez Rektora. Strona 10 z 50

11 6. Utrzymuje współpracę z mediami na szczeblu uczelnianym oraz przygotowuje, zbiera i opracowuje informacje dla mediów i władz Uczelni. 7. Współdziała z Biurem Promocji w zakresie przygotowania informacji dotyczących istotnych wydarzeń i osiągnięć Uniwersytetu, jego pracowników oraz studentów. 8. Prowadzi obsługę stron internetowych Uniwersytetu w wydzielonym zakresie. 9. Prowadzi monitoring mediów pod kątem publikacji o Uniwersytecie Gdańskim i szkolnictwie wyższym. 10. Prowadzi archiwum informacji prasowych dotyczących Uniwersytetu Gdańskiego i szkolnictwa wyższego. 27 Biuro Rzecznika Prasowego (zmiany: zarządzenie Rektora nr 18/R/12, jednostka zlikwidowana) 28 Gazeta Uniwersytecka 1. Odpowiada za wydawanie i treść merytoryczną pisma społeczności akademickiej UG Gazeta Uniwersytecka a także jej formy elektronicznej w internecie. 2. Współdziała z Radą Programową Gazety Uniwersyteckiej. 29 Dział Organizacyjny 1. Opracowuje w porozumieniu z zainteresowanymi jednostkami organizacyjnymi projekty aktów normatywnych wydawanych przez Rektora i Kanclerza oraz prowadzi ich rejestry. 2. Aktualizuje strukturę organizacyjną Uczelni w oparciu o uchwały Senatu i zarządzenia Rektora. 3. Współpracuje z zainteresowanymi jednostkami organizacyjnymi Uczelni w zakresie zmian i aktualizacji struktur organizacyjnych UG. 4. Prowadzi obsługę posiedzeń Senatu, przygotowuje materiały oraz sporządza protokoły posiedzeń. 5. Prowadzi obsługę administracyjną Komisji Organizacji i Rozwoju Uniwersytetu, Komisji ds. Rozwoju Kadry Naukowej, Uczelnianej Komisji Wyborczej i innych komisji i zespołów powołanych do opracowywania spraw doraźnych. 6. Prowadzi obsługę administracyjną Rzecznika Dyscyplinarnego do spraw Postępowania Etycznego Nauczycieli Akademickich, Rzecznika Dyscyplinarnego oraz Komisji Dyscyplinarnej dla nauczycieli akademickich UG. 7. Kompletuje i przechowuje kopie protokołów posiedzeń rad wydziałów. 8. Opracowuje projekty zakresów obowiązków dla kierowników jednostek organizacyjnych administracji. 9. Sporządza - w oparciu o dane przekazane przez jednostki organizacyjne - roczne sprawozdania z działalności uczelni. 10. Opracowuje Skład osobowy UG na bieżący rok kalendarzowy w formie książkowej i internetowej. 11. Prowadzi merytoryczną obsługę strony internetowej Organizacja i Prawo UG. Strona 11 z 50

12 12. Sprawuje merytoryczną opiekę nad stroną internetową Biuletynu Informacji Publicznej. 13. Opiniuje wnioski jednostek organizacyjnych o wykonanie pieczątek służbowych. 14. Kompletuje i przechowuje Dzienniki Ustaw, Monitory Polskie i Dzienniki Urzędowe. 15. Obsługuje kserograf i wykonuje kserokopie dla jednostek organizacyjnych administracji centralnej. 16. Prowadzi ewidencję udzielanych przez organy uczelni i kierowników jednostek pełnomocnictw i upoważnień. 30 Biuro Prawne 1. Udziela kierownictwu Uczelni oraz zainteresowanym jednostkom organizacyjnym opinii i porad prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa. 2. Informuje zainteresowane jednostki organizacyjne o: 1) zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie ich działania, 2) nieprawidłowościach w ich działalności w zakresie przestrzegania prawa i o konsekwencjach z tego wynikających. 3. Przygotowuje i prowadzi sprawy przed sądami oraz zapewnia udział pełnomocnika Uczelni w postępowaniu sądowym oraz przed innymi organami orzekającymi. 4. Udziela informacji o przepisach prawnych związkom zawodowym i organizacjom studenckim i doktoranckim działającym w uczelni na ich wniosek. 5. Opiniuje pod względem prawnym projekty umów i innych aktów prawnych sporządzanych przez jednostki organizacyjne Uczelni. 31 Samodzielna Sekcja do spraw Kontroli Wewnętrznej 1. Opracowuje roczne plany kontroli. 2. Przeprowadza planowe i doraźne kontrole działalności gospodarczej, finansowej i organizacyjnej w jednostkach organizacyjnych UG. 3. Opracowuje projekty zarządzeń pokontrolnych. 4. Sporządza dokumentację z przeprowadzonych kontroli, prowadzi dziennik kontroli, rejestruje, przechowuje i zabezpiecza materiały z przeprowadzanych kontroli. 5. Kontroluje wykonywanie przez jednostki organizacyjne Uczelni zarządzeń pokontrolnych własnych i innych organów kontroli oraz przedkłada kierownictwu uczelni sprawozdania w tym zakresie. 6. Współpracuje z organami zewnętrznymi kontrolującymi działalność Uczelni. 32 Inspektorat Bezpieczeństwa i Higieny Pracy 1. Kontroluje warunki pracy oraz przestrzeganie przez pracowników zasad i przepisów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. 2. Dokonuje okresowych ocen i analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy ze szczególnym uwzględnieniem stanowisk pracy, na których występują zagrożenia wypadkowe oraz narażenia na powstawanie chorób zawodowych. Strona 12 z 50

13 3. Bierze udział w opracowywaniu i kontroli realizacji planu poprawy warunków bezpieczeństwa i higieny pracy w Uczelni, w opracowywaniu planów modernizacji uczelni, w ocenie remontów oraz odbiorach technicznych nowo budowanych oraz przebudowywanych obiektów, w których przewiduje się pomieszczenia pracy, urządzeń mających wpływ na warunki bezpieczeństwa i higieny pracy. 4. Występuje do kierowników jednostek organizacyjnych UG z zaleceniami usunięcia stwierdzonych zagrożeń wypadkowych i szkodliwości (uciążliwości) w środowisku pracy oraz uchybień w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. 5. Bierze udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz opracowywaniu dokumentacji powypadkowych i wniosków wynikających z badań przyczyn i okoliczności wypadków przy pracy oraz zachorowań na choroby zawodowe a także kontrola realizacji tych wniosków. 6. Sporządza dokumentację wypadków w drodze do pracy i z pracy pracowników UG. 7. Bierze udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków studenckich podczas zajęć obowiązkowych na terenie uczelni lub poza terenem uczelni oraz opracowywaniu dokumentacji powypadkowych i wniosków wynikających z badań przyczyn i okoliczności wypadków studenckich, a także kontrola realizacji tych wniosków. 8. Bierze udział w ocenie ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy. 9. Bierze udział w opracowywaniu wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących bhp oraz ustalaniu zakresu obowiązków dotyczących bhp osób kierujących pracownikami. 10. Kompletuje i przechowuje dokumentacje dotyczące wypadków przy pracy, chorób zawodowych, wypadków w drodze do pracy i z pracy oraz wypadków studenckich, prowadzi rejestry wypadków pracowniczych i studenckich. 11. Przygotowuje i wysyła dokumentację stanowiącą podstawę do ubiegania się w ZUS poszkodowanego pracownika o jednorazowe odszkodowanie z tytułu stwierdzonej choroby zawodowej i wypadku przy pracy. 12. Prowadzi kartoteki i rejestry wyników badań czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy. 13. Prowadzi szkolenia wstępne (instruktaż ogólny) z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy nowo przyjmowanych pracowników Uczelni. 14. Współpracuje z jednostkami organizacyjnymi wyznaczonymi przez kanclerza do realizacji nakazów, wystąpień, decyzji i zaleceń Państwowej Inspekcji Pracy, Państwowego Inspektora Sanitarnego i innych organów kontroli zewnętrznej. 15. Współdziała z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, w szczególności przy organizowaniu okresowych badań lekarskich pracowników. 16. Współpracuje z laboratoriami upoważnionymi przez Państwowego Terenowego Inspektora Sanitarnego w zakresie organizowania badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia występujących w środowisku pracy. 17. Uczestniczy w konsultacjach w zakresie bhp i w pracach Komisji Bezpieczeństwa i Higieny pracy i innych komisjach powołanych przez Uczelnię do oceny bezpieczeństwa i higieny pracy. Strona 13 z 50

14 18. Prowadzi doradztwo w zakresie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, inicjuje i rozwija różne formy popularyzacji zagadnień dotyczących ochrony pracy. 33 Samodzielne Stanowisko Pracy do spraw Ochrony Przeciwpożarowej 1. Inicjuje i koordynuje realizację zadań w zakresie bezpieczeństwa pożarowego Uczelni. 2. Przeprowadza kontrole i przedkłada kierownictwu Uczelni wnioski mające na celu poprawę i usprawnienie stanu bezpieczeństwa pożarowego w UG. 3. Współdziała w szkoleniu pracowników i studentów w zakresie ochrony przeciwpożarowej. 4. Wnioskuje o ukaranie pracowników odpowiedzialnych za stan bezpieczeństwa pożarowego w przypadku nieprzestrzegania przepisów w tym zakresie. 5. Wnioskuje w sprawie wyłączenia z użytkowania maszyn i urządzeń grożących pożarem lub wybuchem. 6. Opracowuje wspólnie z zainteresowanymi jednostkami organizacyjnymi UG projekty wieloletnich programów i planów poprawy stanu bezpieczeństwa pożarowego Uczelni. 7. Sprawuje nadzór nad prawidłowością rozmieszczenia, stanem gotowości, konserwacji sprzętu i urządzeń przeciwpożarowych, prawidłowym wyznaczeniem, oznakowaniem, i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych, środków łączności i alarmowania itp. 8. Bierze udział w komisjach oceny projektów inwestycyjnych budowy, przebudowy, modernizacji i remontów oraz zmiany sposobu użytkowania obiektów i urządzeń UG oraz udział w komisjach odbiorczych tych obiektów i urządzeń. 9. Opiniuje oceny, ekspertyzy, instrukcje bezpieczeństwa pożarowego oraz inne opracowania z zakresu ochrony przeciwpożarowej. 34 Samodzielne Stanowisko Pracy do spraw Obronnych 1. Realizuje zadania postawione przez Departament Spraw Obronnych MNiSW. 2. Organizuje wszystkie sprawy związane z obroną cywilną w UG, sporządza w tym zakresie plany, analizy, informacje i sprawozdania. 3. Organizuje i współdziała w przeprowadzaniu szkolenia obronnego pracowników UG w zakresie powszechnej samoobrony. 4. Prowadzi szkolenia pracowników dziekanatów z zakresu powszechnego obowiązku obrony RP w zakresie korespondencji z WKU dot. studentów. 5. Prowadzi ewidencję pracowników Uczelni dla potrzeb obrony cywilnej. 6. Prowadzi dokumentację dotyczącą świadczeń uczelni na rzecz obowiązku obrony RP. 7. Inicjuje i realizuje przedsięwzięcia zabezpieczające realizację zadań w zakresie ochrony tajemnicy państwowej i służbowej w UG. 8. Prowadzi magazyn sprzętu obrony cywilnej należącego do Uczelni. 9. Opracowuje dokumenty dotyczące reagowania kryzysowego w czasie pokoju. 10. Inicjuje osiąganie gotowości do realizacji zadań związanych z funkcjonowaniem UG w czasie kryzysu polityczno-militarnego i wojny. 35 Strona 14 z 50

15 Samodzielne Stanowisko Pracy do spraw Ochrony Informacji Niejawnych 1. Opracowuje plan ochrony informacji niejawnych i nadzoruje jego realizację. 2. Przeprowadza - na pisemne polecenie rektora - zwykłe postępowania sprawdzające wobec pracowników mających dostęp do informacji niejawnych. 3. Przedkłada do zatwierdzenia rektorowi szczegółowe wymogi w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą zastrzeżone w podległych jednostkach organizacyjnych. 4. Prowadzi szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych. 5. Prowadzi aktualny wykaz stanowisk i prac zleconych oraz osób dopuszczonych do pracy lub służby na stanowiskach, z którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych w podległych jednostkach organizacyjnych. 6. Nadzoruje na bieżąco stosowanie środków ochrony fizycznej. 7. Kontroluje przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnych w podległych jednostkach organizacyjnych. 8. Opracowuje plan postępowania z materiałami zawierającymi informacje niejawne, stanowiące tajemnicę państwową, w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego. 9. Podejmuje działania zmierzające do wyjaśnienia okoliczności naruszania przepisów o ochronie informacji niejawnych, zawiadamiając o tym rektora, a w przypadku naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "poufne" lub wyższą, również właściwą służbę ochrony państwa. 10. Przekazuje właściwej służbie ochrony państwa dane wymagane do ewidencji osób dopuszczonych do pracy lub służby na stanowiskach, z którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową, oznaczonych klauzulą "poufne" a także do ewidencji osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa. 11. W zakresie Kancelarii Dokumentów Niejawnych zapewnia właściwe: 1) rejestrowanie dokumentów niejawnych, 2) przekazywanie dokumentów niejawnych, 3) obieg i wydawanie dokumentów osobom uprawnionym. 12. Współpracuje z administratorem systemu w zakresie zapewnienia ochrony systemów i sieci teleinformatycznych. 36 Samodzielna Sekcja Audytu Wewnętrznego (zmiany: zarządzenie Rektora nr 20/R/09, nr 44/R/09) Realizuje zadania wynikające z ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Nr 157, poz z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010 r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 21, poz. 108), między innymi: 1) bada systemy zarządzania i kontroli w jednostce, w tym procedury kontroli zarządczej, 2) wykonuje czynności doradcze, w tym składa wnioski, mające na celu usprawnienie funkcjonowania UG. 3) dokonuje oceny: a) zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi w jednostce procedurami wewnętrznymi; Strona 15 z 50

16 b) efektywności i gospodarności podejmowanych działań w zakresie systemów zarządzania i kontroli. 37 Samodzielne Stanowisko Pracy do spraw Projektów Wydzielonych 1. Koordynuje i organizuje prace nad projektami zleconymi przez rektora i prorektorów, 2. Tworzy zespoły zajmujące się realizacją w/w projektów. 38 Archiwum Uniwersytetu Gdańskiego (zmiany: zarządzenie Rektora nr 32/R/10) 1. Sprawuje nadzór nad narastającym zasobem archiwalnym UG. 2. Przejmuje i zabezpiecza dokumentację UG, a w szczególności: 1) sprawuje nadzór nad przygotowywaniem przez jednostki organizacyjne dokumentacji do przejęcia przez Archiwum, 2) przejmuje dokumentację, 3) przechowuje i chroni materiały archiwalne. 3. Ewidencjonuje i opracowuje posiadane materiały archiwalne. 4. Przygotowuje pomoce ewidencyjne (spisy, katalogi itp.) dla zgromadzonego zasobu archiwalnego. 5. Dokonuje brakowania dokumentacji niearchiwalnej przekazanej do Archiwum UG. 6. Udostępnia materiały archiwalne dla celów administracyjnych i naukowych. 7. Udziela pomocy pracownikom UG w uzyskaniu informacji o materiałach archiwalnych przechowywanych w innych archiwach. 8. Współpracuje z Instytutem Historii UG w zakresie szkolenia studentów kierunku historia specjalność archiwistyka w ramach praktyk studenckich. 9. Opracowuje przepisy wewnętrzne dotyczące zasobu archiwalnego UG. 10. Współpracuje w zakresie działalności archiwalnej z Archiwum Państwowym w Gdańsku. 38a Samodzielne Stanowisko Pracy ds. Zarządzania Ryzykiem (zmiany: zarządzenie Rektora nr 7/R/12) 1. Cyklicznie identyfikuje oraz weryfikuje zewnętrzne i wewnętrzne ryzyko związane z osiąganiem celów Uniwersytetu, dotyczące zarówno działania całej organizacji, jak i prowadzonych przez Uczelnię poszczególnych projektów. 2. Określa cele działalności jednostek organizacyjnych Uczelni dla potrzeb procesu zarządzania ryzykiem we współpracy z kierownikami jednostek, Działem Organizacyjnym oraz komitetem audytu. 3. Określa dla każdego rozpoznanego ryzyka mierniki spełniające cechy mierzalności i terminowości. 4. Wdraża założenia projektu zarządzania ryzykiem. 5. Wspomaga działania kierowników jednostek organizacyjnych w zakresie identyfikacji i analizy ryzyka, które może wpłynąć na zdolność tych jednostek do realizacji ustalonych dla nich celów i zadań. Strona 16 z 50

17 6. Weryfikuje i projektuje nowe ilościowe i jakościowe mierniki ryzyka oraz je monitoruje. 7. Wskazuje źródła danych, z których będą pobierane informacje o aktualnych wielkościach mierników oraz osoby odpowiedzialne za ich wprowadzanie do systemu informatycznego (bazy danych). 8. Tworzy mechanizmy raportujące zmiany zdefiniowanych mierników ryzyka w okresach dłuższych niż rok. 9. Tworzy i prowadzi zbiorczy rejestr rodzajów ryzyk występujących w UG. 10. Opracowuje propozycje reakcji na ryzyko strategiczne. 11. Analizuje istniejące oraz opracowuje nowe procedury reagowania na każde nowo rozpoznane ryzyko uznane za istotne dla zarządzania Uniwersytetem; 12. Prowadzi pełna ewidencję procesu zarządzania ryzykiem. 13. Monitoruje politykę zarządzania ryzykiem i dokonuje jej aktualizacji. 14. Okresowo weryfikuje regulacje wewnętrzne dotyczące ryzyka pod kątem celów kontroli zarządczej. 15. Podnosi w Uniwersytecie świadomość problematyki zarządzania ryzykiem. 16. Uczestniczy w przygotowaniu raportu o stanie kontroli zarządczej w zakresie zarządzania ryzykiem. PION PROREKTORA DO SPRAW NAUKI 39 Sekretariaty Prorektorów (zmiany: zarządzenie Rektora nr 62/R/09, jednostki zlikwidowane) 40 Biuro Rozwoju Kadr i Badań Naukowych 1. Organizuje i koordynuje prace w zakresie rozwoju kadry naukowej: 1) prowadzi sprawy dotyczące stypendiów doktorskich i habilitacyjnych oraz urlopów naukowych związanych z doktoratami, habilitacjami oraz dla samodzielnych pracowników naukowych, 2) prowadzi ewidencję nadanych w UG stopni naukowych doktora, doktora habilitowanego i udzielonych stypendiów i urlopów naukowych oraz przygotowuje dyplomy doktorskie i habilitacyjne, 3) nadzoruje przekazywanie informacji w wersji elektronicznej o prowadzonych pracach badawczych, doktorskich i habilitacyjnych do Ośrodka Przetwarzania Informacji (OPI) w Warszawie, przy pomocy programu SYNABA, 4) prowadzi sprawy związane z przygotowaniem dyplomu doktora honoris causa UG. 2. Organizuje i koordynuje prace w zakresie badań naukowych: 1) prowadzi akcję badania własne, 2) prowadzi ewidencję wydatków w ramach badań własnych i nadzoruje prawidłowość ich wykorzystania, 3) prowadzi ewidencję wydatków w ramach działalności statutowej wydziałów i nadzoruje Prawidłowość ich wykorzystania, Strona 17 z 50

18 3. Prowadzi ewidencję projektów badawczych przyznanych przez MNiSW. 4. Prowadzi ewidencję umów z jednostkami gospodarki narodowej. 5. Sprawdza poprawność wniosków składanych przez wydziały i przygotowuje zbiorcze wnioski o dofinansowanie do MNiSW: 1) inwestycji aparaturowych, 2) działalności statutowej, 3) Specjalnych Urządzeń Badawczych, 4) badań własnych UG. 6. Opracowuje plany konferencji, kongresów, zjazdów, sympozjów organizowanych przez UG. 7. Przygotowuje roczne sprawozdania z działalności naukowo-badawczej UG do ministra właściwego do spraw nauki i szkolnictwa wyższego. 8. Prowadzi sprawy dotyczące wynalazczości i ochrony patentowej. 9. Prowadzi sprawy związane z zakwaterowaniem osób odwiedzających UG w celach naukowych. 41 Biuro Współpracy z Zagranicą Prowadzi i realizuje sprawy dotyczące współpracy zagranicznej Uniwersytetu Gdańskiego z ośrodkami zagranicznymi, a w szczególności: 1) załatwia sprawy związane z wyjazdami nauczycieli akademickich za granicę oraz z przyjazdami gości zagranicznych, 2) odpowiada za zgodne z obowiązującymi przepisami realizowanie wyjazdów zagranicznych pracowników Uczelni w ramach posiadanych przez nich środków finansowych, 3) przygotowuje dokumenty dotyczące stypendiów i staży naukowych dla pracowników naukowych w oparciu o oferty Biura Uznawalności Wykształcenia i Wymiany Międzynarodowej. 4) prowadzi sprawy związane z pobytem w UG stypendystów RP. 5) prowadzi sprawy związane z dokumentacją zawartych przez uczelnię umów z ośrodkami nauki za granicą. 6) współpracuje przy realizacji wyjazdów zagranicznych pracowników UG finansowanych w ramach projektów UG oraz Centrów Doskonałości. Strona 18 z 50

19 42 Wydawnictwo Uniwersytetu Gdańskiego Wydawnictwo Uniwersytetu Gdańskiego obsługuje proces wydawniczy publikacji uniwersyteckich a w szczególności podręczników akademickich, prac habilitacyjnych, monografii, zeszytów naukowych i wydawnictw informacyjnych, w związku z tym: 1) zbiera propozycje wydawnicze z wydziałów i opracowuje plany wydawnicze, 2) zawiera umowy z recenzentami (spoza UG) i przekazuje prace do opinii wydawniczej, 3) przygotowuje polecenia wypłaty honorariów za recenzje oraz wynagrodzeń autorskich i przekazuje je do kwestury, 4) sprawdza dowody rozliczeń i faktury za usługi edytorskie i poligraficzne pod względem merytorycznym, 5) odpowiada za przygotowanie maszynopisów do druku, wykonanie redakcji językowej adiustacji technicznej, korekty redakcyjnej tekstu, okładki i karty tytułowej, 6) sprawdza jakość zleconych prac, wykonanych przez zakłady poligraficzne i inne instytucje kooperujące, 7) wycenia publikacje uczelniane, 8) prowadzi magazyn wydawnictw własnych, 9) ustala rozdzielnik egzemplarzy bezpłatnych, autorskich, okazowych i obowiązkowych do bibliotek, 10) prowadzi reklamę i promocję wydanych publikacji, 11) sporządza sprawozdanie roczne ze swojej działalności. PION PROREKTORA DO SPRAW KSZTAŁCENIA 43 Dział Kształcenia 1. Prowadzi sprawy administracyjne oraz koordynuje prace wszystkich jednostek organizacyjnych uczelni w zakresie kształcenia. 2. Przeprowadza okresowe kontrole pracy dziekanatów i sekretariatów kolegiów w zakresie: 1) prowadzenia dokumentacji dotyczącej toku studiów, 2) prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania. 3. Gromadzi opracowania rocznych zadań dydaktycznych jednostek organizacyjnych Uczelni oraz ustalenia pensum dla nauczycieli akademickich. 4. Prowadzi dokumentację dotyczącą nauczycielskich praktyk studenckich. 5. Współpracuje przy opracowywaniu przepisów dotyczących przyjęć na studia stacjonarne i niestacjonarne w UG. 6. Przygotowuje do informatorów uczelni materiały dotyczące studiów I, II, III stopnia i studiów podyplomowych. 7. Koordynuje sprawy dotyczące studiów III stopnia i studiów podyplomowych. 8. Współpracuje z Senacką Komisją ds. Kształcenia w zakresie tworzenia nowych form i typów studiów oraz nowych kierunków kształcenia w Uczelni. 9. Prowadzi centralną ewidencję studentów, rejestry studentów immatrykulowanych i relegowanych z Uczelni. Strona 19 z 50

20 10. Sprawuje opiekę nad prowadzeniem zajęć przez pracowników Uczelni w Kolegiach Nauczycielskich, z którymi uczelnia podpisała stosowne porozumienia. 11. Sporządza wykazy absolwentów dla Wojewódzkich Urzędów Pracy. 12. Prowadzi gospodarkę drukami ścisłego zarachowania dotyczącymi toku studiów. 13. Sporządza zestawienia statystyczne dotyczące liczby studentów I, II, III stopnia oraz słuchaczy studiów podyplomowych. 14. Sporządza zestawienia statystyczne dotyczące liczby absolwentów studiów: I, II i III stopnia oraz słuchaczy studiów podyplomowych. 15. Koordynowanie spraw formalnych związanych z tworzeniem i likwidacją studiów podyplomowych. 16. Koordynowanie spraw formalnych związanych z tworzeniem i likwidacją studiów doktoranckich. 17. Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem zdrowotnym uczestników studiów doktoranckich i ich rodzin. 18. Prowadzenie merytorycznej obsługi strony internetowej działu. 44 Biuro Karier (zmiany: zarządzenie Rektora nr 18/R/12) 1. Prowadzi indywidualne i grupowe doradztwo zawodowe dla studentów i absolwentów oraz pośrednictwo pracy na terenie RP. 2. Gromadzi informacje o zawodach, pracodawcach oraz kursach zawodowych, językowych, stypendiach, studiach podyplomowych i zagranicznych. 3. Planuje i organizuje przedsięwzięcia promujące aktywną postawę zawodową wśród studentów i absolwentów. 4. Udostępnia studentom i absolwentom oferty: pracy, praktyk i staży. 5. Monitoruje kariery absolwentów UG na rynku pracy. 6. Organizuje bezpośrednie kontakty studentów z pracodawcami, targi pracy itp. 7. Promuje studentów i absolwentów Uniwersytetu Gdańskiego. 8. Współpracuje z instytucjami i organizacjami wspierającymi, czy realizującymi programy aktywizacji zawodowej. 9. Koordynuje Program Mobilności Studentów MOST poprzez: 1) prowadzenie korespondencji z Uniwersytecką Komisją Akredytacyjną oraz pośredniczenie między Komisją i studentami UG, 2) prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją Programu, 3) informowanie o możliwości przyjęcia na studia na Uniwersytecie Gdańskim studentów innych polskich uniwersytetów oraz wyjazdów studentów Uniwersytetu Gdańskiego na studia w innych uniwersytetach. 45 Biuro Wymiany Zagranicznej Studentów (zmiany: zarządzenie Rektora nr 18/R/12) 1. Prowadzi sprawy dotyczące współpracy zagranicznej UG z uczelniami zagranicznymi w oparciu o programy międzynarodowe, a szczególnie programy Unii Europejskiej. Strona 20 z 50

21 2. Koordynuje Program Socrates/Erasmus poprzez: 1) aktualizowanie informacji o Programie, 2) opracowywanie aplikacji o przyznanie Kontraktu Uczelnianego/Karty Erasmusa dla UG, 3) pomoc przy zawieraniu umów dwustronnych z uczelniami zagranicznymi, 4) przygotowywanie sprawozdań z działań podjętych w ramach Programu, 5) sporządzanie statystyk dla UG, MNiSW i Narodowej Agencji Programu Socrates, 6) prowadzenie korespondencji z Komisją Europejską i Narodową Agencją Socratesa, 7) prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją Programu, 8) organizowanie wymiany studentów i nauczycieli akademickich. 3. Prowadzi doradztwo w zakresie możliwości wyjazdów studentów na stypendia zagraniczne. 4. Informuje o aktualnej ofercie stypendialnej dla studentów i pracowników UG, aktualizuje oferty w Internecie, udostępnia aplikacje i formularze zgłoszeniowe. 5. Przygotowuje wyjazdy studentów i nauczycieli akademickich UG za granicę oraz przyjazdy gości zagranicznych w ramach Programów Europejskich Socrates/Erasmus. 6. Gromadzi informacje o programach, stypendiach, konkursach oraz rozpowszechnia je wśród pracowników. 46 Akademicka Telewizja Edukacyjna (zmiany: zarządzenie Rektora nr 32/R/10, jednostka zlikwidowana) 46a Samodzielna Sekcja ds. Zarządzania Projektami Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (zmiany: zarządzenie Rektora nr 18/R/12, jednostka zlikwidowana) PION PROREKTORA DO SPRAW STUDENCKICH 47 Biuro Rekrutacji 1. Wykonuje wszelkie działania w celu opracowania przepisów rekrutacyjnych dla kandydatów na studia w UG. 2. Współdziała z dziekanami wydziałów przy opracowywaniu szczegółowych zasad rekrutacji na poszczególne kierunki studiów. 3. Przeprowadza procedurę utajniania pracowników sporządzających testy egzaminacyjne. 4. Nadzoruje sprawy związane z opracowywaniem tematów egzaminacyjnych i dostarcza w odpowiednim terminie komisjom rekrutacyjnym. 5. Przygotowuje informator dla kandydatów na studia w UG. 6. Bierze udział w Targach Edukacyjnych organizowanych na terenie Polski oraz w Targach Akademia organizowanych przez UG. 7. Nadzoruje sprawy związane z procedurą rekrutacyjną oraz uzgadnia wzory podań, zaświadczeń, zawiadomień itp. Strona 21 z 50

22 8. Opracowuje harmonogramy egzaminów wstępnych. 9. Przyjmuje oraz sprawdza listy kandydatów przyjętych na studia: wykazy, protokoły, dodatkowe pisma przed ostatecznym podpisaniem ich przez rektora. 10. Przyjmuje odwołania i opracowuje je na poszczególne terminy posiedzeń Uczelnianej Komisji Rekrutacyjnej. 11. Przygotowuje odpowiedzi na odwołania. 12. Sporządza sprawozdania z rekrutacji w zakresie liczby kandydatów oraz osób przyjętych na studia. 13. Nadzoruje sprawy związane z udzielaniem studentom zniżek w odpłatności za zajęcia dydaktyczne, m. in. odpisuje na podania dotyczące zniżek za studia (niestacjonarne), warunki, repety, różnice programowe (studia niestacjonarne), zwroty opłat (rezygnacja, skreślenia). 14. Prowadzi szczegółową informację telefoniczną i internetową na temat studiów stacjonarnych i niestacjonarnych. 15. Współpracuje z Uczelnianą Komisją Rekrutacyjną. 16. Prowadzi stronę internetową dla kandydatów na studia. 17. Prowadzi internetowe forum dyskusyjne Rekrutacja dla kandydatów na studia. 18. Uczestniczy w pracach Zespołu ds. Internetowej Rejestracji Kandydatów. 48 Biuro Obsługi Studentów Zagranicznych 1. Prowadzi rekrutację i obsługę studentów zagranicznych indywidualnych oraz kierowanych przez firmy rekruterskie bądź instytucje rekrutacyjne z krajów niebędących członkami UE, chcących studiować odpłatnie, we współpracy z wydziałami Uczelni. 2. Prowadzi proces rekrutacji obcokrajowców indywidualnych i instytucjonalnych od momentu ich zgłoszenia do chwili uzyskania przyjęcia na wybrany kierunek studiów. 3. Monitoruje proces nostryfikacji świadectw maturalnych oraz dyplomów licencjackich i magisterskich. 4. Rezerwuje miejsca w akademikach dla studentów zagranicznych. 5. Utrzymuje kontakty z zagranicznymi kandydatami na studia oraz informuje o ofercie edukacyjnej uczelni, procedurze rekrutacyjnej i wizowej oraz udziela odpowiedzi na pytania i wątpliwości potencjalnych Studentów. 6. Utrzymuje kontakty z zagranicznymi firmami rekruterskimi oraz uczelniami, nawiązuje nowe kontakty instytucjonalne mające na celu pozyskiwanie nowych studentów. 7. Utrzymuje kontakty z wydziałami zainteresowanymi przyjmowaniem studentów zagranicznych oraz ze Studium Języków Obcych w sprawach związanych z rekrutacją obcokrajowców. 8. Utrzymuje kontakty z polskimi placówkami dyplomatycznymi w krajach znajdujących się w kręgu zainteresowań rekruterskich Uniwersytetu Gdańskiego. 9. Wspólnie z Biurem Promocji: 1) Przygotowuje i organizuje wyjazdy na międzynarodowe targi edukacyjne 2) Przygotowuje wystrój stoisk wystawienniczych na targi edukacyjne. 3) Obsługuje stoiska wystawiennicze uczelni na zagranicznych targach edukacyjnych Strona 22 z 50

23 4) Prowadzi działania promocyjne za granicą oraz przygotowuje materiały promocyjnoinformacyjne przeznaczone dla zagranicznych kandydatów na odpłatne studia w językach obcych. 10. Monitoruje na bieżąco oferty targów edukacyjnych za granicą i utrzymuje stały kontakt z organizatorami targów. 11. Monitoruje zagraniczne strony internetowe oraz aktualizuje informacje o Uniwersytecie Gdańskim zamieszczone na zagranicznych stronach internetowych. 49 Biuro Parlamentu Studentów UG 1. Prowadzi obsługę sekretarską Parlamentu Studentów UG. 2. Koordynuje sprawy konferencji, zjazdów, posiedzeń i uroczystości organizowanych przez Parlament Studentów UG. 3. Prowadzi sprawy związane z funkcjonowaniem kół naukowych (organizacja i prowadzenie okresowych szkoleń dla nowych członków kół nt. systemu finansowania kół przez uczelnię oraz trybu rozliczania się z przyznanych funduszy): 1) rozliczanie kół naukowych ze środków przyznanych z puli na koła naukowe oraz Parlament Studentów. 2) prowadzenie dokumentacji kół: sprawozdań z całorocznej działalności oraz preliminarzy na kolejne kwartały. 50 Akademickie Centrum Kultury Alternator 1. Planuje i kontroluje środki finansowe przeznaczone na rozwój kultury akademickiej. 2. Organizuje i nadzoruje działalność grup twórczości artystycznej studentów Uczelni. 3. Prowadzi działalność impresaryjno-promocyjną na rzecz środowiska akademickiego UG. 4. Organizuje udział grup twórczości artystycznej w imprezach krajowych i zagranicznych. 5. Kontroluje racjonalność wykorzystania majątku grup twórczości artystycznej oraz jego zabezpieczenie. 6. Zabezpiecza przestrzeganie w pomieszczeniach zarządzanych przez ACK Alternator przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów bezpieczeństwa pożarowego. 7. Współpracuje z władzami rektorskimi i dziekańskimi, samorządem studentów, organizacjami studenckimi oraz specjalistami kierującymi administracjami obiektów UG w sprawach dotyczących działalności kulturalnej studentów. 8. Wspiera inicjatywy społeczno-kulturalne studentów i pracowników Uczelni na rzecz własnego środowiska, regionu i kraju. 9. Organizuje przedsięwzięcia artystyczne i kulturalne promujące środowisko Uniwersytetu Gdańskiego w regionie, kraju i za granicą. 10. Animuje, inspiruje i udziela pomocy organizacyjnej studentom w ich działalności kulturalnej i edukacyjnej. Strona 23 z 50