System informowania o nieprawidowociach w zakresie wykorzystania Funduszu Spójnoci.

Transkrypt

1 Ministerstwo Finansów Biuro Midzynarodowych Relacji Skarbowych System informowania o nieprawidowociach w zakresie wykorzystania Funduszu Spójnoci. Opracowa: Wydzia Operacji Kontrolnych i Nadzoru

2 Spis treci: Podstawa prawna... 3 Organy odpowiedzialne... 3 Pojcie nieprawid#owo$ci... 4 Informowanie o nieprawid#owo$ciach... 5 Nieprawid owoci podlegajce raportowaniu... 5 Nieprawid owoci nie podlegajce raportowaniu... 6 System informowania... 6 Raporty o nieprawid owociach... 6 Zestawienia nieprawid owoci... 8 Nota o nieprawid owoci... 8 Kiedy naley informowa"?... 8 Dokumenty i terminy... 9 Nieskuteczno" post(powania windykacyjnego... 9 Ochrona informacji... 9 Informowanie Za#/czniki: Za cznik nr 1 Formularz raportu biecego Za cznik nr 2 Formularz raportu kwartalnego wykrytej nieprawid owoci Za cznik nr 3 Instrukcja wype nienia formularza raportu biecego Za cznik nr 4 Instrukcja wype nienia formularza raportu kwartalnego Za cznik nr 5 Miesi(czne zestawienie nieprawid owoci Za cznik nr 6 Kwartalne zestawienie nieprawid owoci nie podlegajcych raportowaniu 31 Za cznik nr 7 Nota o nieprawid owoci Za cznik nr 8 Typy nieprawid owoci Za cznik nr 9 Metody wykrycia

3 Metodologia informowania o nieprawidowociach w ramach Funduszu Spójnoci Pa1stwa cz#onkowskie Unii Europejskiej zgodnie z art. 12 ust. 1 Rozporzdzenia Rady (WE) nr 1164/1994 z dnia 16 maja 1994 r. ustanawiajcego Fundusz Spójnoci, s/ odpowiedzialne w pierwszej kolejno$ci za finansow/ kontrol $rodków pochodz/cych z Funduszu Spójno$ci. Jednym z g#ównych celów kontroli finansowej jest wykrywanie oraz informowanie Komisji Europejskiej o nieprawid#owo$ciach. Podstawa prawna Podstaw prawn/, w oparciu o któr/ odbywa si przekazywanie informacji o nieprawid#owo$ciach w zakresie wykorzystania $rodków pochodz/cych z Funduszu Spójno$ci stanowi/ nastpuj/ce akty prawne Unii Europejskiej: Rozporzdzenie Rady (WE) nr 1164/1994 z dnia 16 maja 1994 r. ustanawiajce Fundusz Spójnoci (art. 12 ust. 1 pkt. e) (Dz. U. UE. L 130, str. 1 z pó?niejszymi zmianami); Rozporzdzenie Komisji (WE) nr 1831/94 z dnia 26 lipca 1994 r. dotyczce nieprawid owoci oraz zwrotu nies usznie wyp aconych kwot w ramach finansowanie Funduszu Spójnoci oraz organizacji systemu informacyjnego w tej dziedzinie (Dz. U. UE. L 191, str. 9 z pó?niejszymi zmianami). Przepisy Rozporzdzenia Komisji (WE) nr 1831/94 zobowi/zuj/ Pa1stwa Cz#onkowskie do zg#oszenia Komisji Europejskiej (European Anti Fraud Office OLAF) informacji na temat wykrytych nieprawid#owo$ci w szczególnych przypadkach niezw#ocznie lub w ci/gu 2 miesicy po zako1czeniu ka=dego kwarta#u. Organy odpowiedzialne Zgodnie z tre$ci/ Strategii Wykorzystania Funduszu Spójno$ci Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej jest organem odpowiedzialnym za informowanie Komisji Europejskiej (European Anti Fraud Office OLAF) o wykrytych lub podejrzewanych nieprawid#owo$ciach w projektach finansowanych z Funduszu Spójno$ci. Komórk/, która wykonuje w tym zakresie zadania Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej jest Biuro Midzynarodowych Relacji Skarbowych w Ministerstwie Finansów (Biuro MS). W ramach Biura Midzynarodowych Relacji Skarbowych gromadzeniem, analizowaniem oraz przekazywaniem do Komisji Europejskiej raportów o nieprawid#owo$ciach zajmuje si Wydzia# Operacji Kontrolnych i Nadzoru. Na potrzeby systemu informowania o nieprawid#owo$ciach w zakresie wykorzystania Funduszu Spójno$ci pod pojciem: instytucji/podmiotu odpowiedzialnego za informowanie nale=y rozumiea ka=d/ instytucj, na któr/ na#o=one zosta#y obowi/zuj/cymi przepisami lub postanowieniami umownymi, obowi/zki zwi/zane z raportowaniem o nieprawid#owo$ciach (Instytucja Zarz/dzaj/ca, Instytucja P#atnicza, Instytucje Po$rednicz/ce oraz Podmioty odpowiedzialne za realizacj); podmiotu odpowiedzialnego za wykrywanie nieprawid owoci nale=y rozumiea ka=d/ instytucj bior/c/ udzia# w zarz/dzaniu i kontroli lub wdra=aniu Funduszu Spójno$ci, która w toku prowadzonych przez siebie czynno$ci wykryje nieprawid#owo$a; 3

4 instytucji/organu odpowiedzialnego za dzia ania prowadzce do usuni(cia nieprawid owoci nale=y rozumiea instytucj lub organ, który zgodnie z obowi/zuj/cymi przepisami lub postanowieniami umownymi jest do tego zobowi/zany. Biuro Midzynarodowych Relacji Skarbowych realizuje nastpuj/ce zadania zwi/zane z informowaniem o nieprawid#owo$ciach: przekazuje Komisji Europejskiej kwartalne raporty o nieprawid#owo$ciach, które s/ przygotowywane w oparciu o wyniki kontroli przesy#ane przez Urzdy Kontroli Skarbowej oraz na podstawie raportów o nieprawid#owo$ciach przesy#anych przez Instytucj Zarz/dzaj/c/; informuje w uzasadnionych przypadkach opisanych w art. 4 Rozporzdzenia 1831/94 Komisj Europejsk/ o podejrzeniu wyst/pienia nieprawid#owo$ci, na podstawie informacji przesy#anych przez instytucje odpowiedzialne za informowanie; w przypadku otrzymania od Instytucji Zarz/dzaj/cej informacji o odst/pieniu od czynno$ci windykacyjnych, Biuro MS przekazuje odpowiedni/ informacje w specjalnym raporcie sk#adanym do Komisj/ Europejsk/ o którym mowa w art. 5.2 Rozporzdzenia 1831/94. Instytucja Zarz/dzaj/ca realizuje nastpuj/ce zadania zwi/zane z informowaniem o nieprawid#owo$ciach: przygotowuje raporty o nieprawid#owo$ciach, noty o nieprawid#owo$ciach oraz zestawienia nieprawid#owo$ci na podstawie zbiorczych informacji uzyskanych od Ministerstwa Crodowiska i Ministerstwa Infrastruktury (tworzone na bazie informacji przekazanych przez instytucje odpowiedzialne za informowanie lub podmioty odpowiedzialne za wykrywanie nieprawid#owo$ci z wyj/tkiem nieprawid#owo$ci wykrytych przez Urzdy Kontroli Skarbowej), a nastpnie przesy#a je do Biura Midzynarodowych Relacji Skarbowych oraz do wiadomo$ci Departamentu Instytucji P#atniczej w Ministerstwie Finansów; jest zobowi/zana do stworzenia odpowiednich procedur okre$laj/cych sposób przekazywania informacji przez podmioty odpowiedzialne za informowanie o nieprawid#owo$ciach. Instytucje odpowiedzialne za informowanie realizuj/ nastpuj/ce zadania zwi/zane z informowaniem o nieprawid#owo$ciach: przygotowuj/ raporty o nieprawid#owo$ciach oraz zestawienia nieprawid#owo$ci, które s/ przesy#ane do instytucji wy=szego szczebla zarz/dzania Funduszem Spójno$ci lub w szczególnych przypadkach bezpo$rednio do Biura Midzynarodowych Relacji Skarbowych. Podmioty odpowiedzialne za wykrywanie nieprawid#owo$ci przekazuj/ informacje o nieprawid#owo$ciach do instytucji wy=szego szczebla w zarz/dzaniu. Biuro ds. Certyfikacji i Po$wiadcze1 Crodków z Unii Europejskiej w Ministerstwie Finansów ma zapewnione prawo wgl/du we wszystkie informacje o nieprawid#owo$ciach przesy#ane do Biura MS przez zobowi/zane do tego podmioty. Poj%cie nieprawidowoci Pojcie nieprawid#owo$ci na gruncie prawa wspólnotowego zosta#o zdefiniowane w Rozporzdzeniu Rady z dnia 18 grudnia 1995 r. Nr 2988/95/WE dotyczcym ochrony 4

5 interesów finansowych Wspólnot Europejskich (Dz. U. UE. L 312, str. 1 z pó?niejszymi zmianami). Na podstawie Rozporzdzenia 2988/95 oraz uwzgldniaj/c inne przepisy prawa krajowego oraz wspólnotowego za nieprawid#owo$a na gruncie funkcjonowania Funduszu Spójno$ci w Polsce nale=y uwa=aa wszelkie naruszenie przepisów prawa wspólnotowego lub prawa krajowego wynikaj/ce z dzia#ania lub zaniedbania ze strony podmiotu realizuj/cego projekt 1 (economic operator), które spowodowa#o lub mog#o spowodowaa szkod w ogólnym bud=ecie Wspólnot lub w bud=etach, które s/ zarz/dzane przez Wspólnoty, albo te= w zwi/zku z nieuzasadnionym wydatkiem. Informowanie o nieprawidowociach Informowanie o nieprawid#owo$ciach odbywa si poprzez wype#nienie standardowych formularzy raportów i zbiorczych zestawie1 nieprawid#owo$ci, oraz przes#anie ww. dokumentów do Biura Midzynarodowych Relacji Skarbowych, jak równie= poprzez przesy#anie noty o nieprawid#owo$ci na podstawie art. 56 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o Narodowym Planie Rozwoju (Dz. U. nr 116 z 2004 r., poz. 1206). Informacje o nieprawid#owo$ciach s/ przekazywane w wersji pisemnej oraz elektronicznej. Nieprawid owoci podlegajce raportowaniu Instytucje odpowiedzialne za informowanie s/ zobowi/zane do informowania o wykrytych nieprawid#owo$ciach, odnosz/cych si do kwot powy=ej 4000 EUR (do przelicze1 nale=y zastosowaa kurs Komisji Europejskiej kurs EBC z przedostatniego dnia roboczego KE miesi/ca poprzedzaj/cego miesi/c stwierdzenia nieprawid#owo$ci). Przep#yw informacji o nieprawid#owo$ciach pomidzy instytucjami odpowiedzialnym za informowanie odbywa si zgodnie z postanowieniami umownymi wi/=/cymi instytucje odpowiedzialne za informowanie. Instytucje odpowiedzialne za informowanie s/ zobowi/zane do niezw#ocznego poinformowania Biura MS w raporcie bie=/cym wy#/cznie o szczególnych przypadkach nieprawid#owo$ciach, do których nale=/: wykrycie lub uzasadnione podejrzenie wyst/pienia oszustwa (dzia#ania celowe zmierzaj/ce do uzyskania korzy$ci maj/tkowych); wykrycie lub uzasadnione podejrzenie wyst/pienia dzia#a1 prowadz/cych do zaistnienia nieprawid#owo$ci, która ma lub mo=e miea zupe#nie nowy, nieznany wcze$niej podmiotowi odpowiedzialnemu za informowanie charakter 2 ; wykrycie lub uzasadnione podejrzenie wyst/pienia dzia#a1 prowadz/cych do zaistnienia nieprawid#owo$ci, która ma lub mo=e miea swoje nastpstwa poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej 3. 1 S/ to wszelkie instytucje/podmioty bior/ce udzia# we wdra=aniu projektów Funduszu Spójno$ci: Instytucja Zarz/dzaj/ca, Instytucja P#atnicza, Instytucje Po$rednicz/ce, Podmioty odpowiedzialne za realizacj oraz wykonawcy. 2 Podmiot odpowiedzialny za informowanie przekazuje w raporcie bie=/cym dane o podejrzeniu lub wyst/pieniu nieprawid#owo$ci, z któr/ nigdy wcze$niej si nie spotka# w trakcie dotychczasowej dzia#alno$ci. W przypadku kolejnych nieprawid#owo$ci pope#nionych w ten sam sposób, informowanie o nich bdzie obywaa si poprzez raporty kwartalne. 3 Podmiot odpowiedzialny za informowanie powinien okre$lia (je=eli jest to mo=liwe) czy nieprawid#owo$a ma lub mo=e miea swoje konsekwencje poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej dotyczy to wy#/cznie przypadków podmiotów maj/cych swoje siedziby poza terytorium Polski lub realizowanych projektów transnarodowych. 5

6 Nieprawid owoci nie podlegajce raportowaniu Zgodnie ze stanowiskiem European Anti Fraud Office (OLAF) (opisanym w dokumencie roboczym Wymogi powiadamiania o nieprawid owociach: praktyczne ustalenia z dnia z posiedzenia CoCoLaF,) oraz na podstawie Rozporzdzenia Komisji (WE) nr 1831/94 nie ma konieczno$ci raportowania Komisji Europejskiej (OLAF) o: nieprawid#owo$ciach odnosz/cych si do kwot poni=ej 4000 EUR; nieprawid#owo$ciach zg#oszonych dobrowolnie w formie pisemnej przez benficjenta ko1cowego/podmiot odpowiedzialny za realizacj w#adzom administracyjnym przed ich wykryciem przez odpowiednie instytucje, zarówno przed jak i po dokonaniu p#atno$ci (niezale=nie od konsekwencji finansowych wykrytych nieprawid#owo$ci) Beneficjent ko1cowy/podmiot odpowiedzialny za realizacj pomocy ponosi wszystkie koszty zwi/zane z usuniciem nieprawid#owo$ci; sytuacjach, gdy odpowiednie w#adze administracyjne wykry#y, =e zosta# pope#niony b#/d w odniesieniu do zakwalifikowania projektu do finansowania, jednak b#/d wykryto przed wyp#at/ $rodków (niezale=nie od konsekwencji finansowych wykrytych nieprawid#owo$ci); b#dzie lub zaniedbaniu, które zosta#y wykryte przed dokonaniem p#atno$ci i nie skutkuj/ =adnymi karami administracyjnymi ani s/dowymi (niezale=nie od konsekwencji finansowych wykrytych nieprawid#owo$ci). Na potrzeby krajowego systemu przeciwdzia#ania nieprawid#owo$ciom w zakresie wykorzystania $rodków unijnych, przedstawione powy=ej wyj/tki s/ zg#aszane przez Instytucj Zarz/dzaj/c/ do Biura MS w formie zbiorczych kwartalnych zestawie( nieprawidowoci nie podlegaj/cych obowi/zkowi raportowania do OLAF (formularz zestawiania w Za#/czniku nr 6). Nie ma konieczno$ci informowania Biura MS o ww. przypadkach w formie standardowych raportów o nieprawid#owo$ciach. System informowania System informowania o nieprawid#owo$ciach tworz/: raporty o nieprawid#owo$ciach (bie=/ce i kwartalne), nota o nieprawid#owo$ci oraz ka=de zbiorcze zestawienia nieprawid#owo$ci. Na potrzeby krajowego systemu informowania o nieprawid#owo$ciach za informacje o nieprawid#owo$ci uwa=a si: raport bie=/cy, raport kwartalny, nota o nieprawid#owo$ci (na podstawie art. 56 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o Narodowym Planie Rozwoju), miesiczne zestawienie nieprawid#owo$ci (podlegaj/cych raportowaniu) oraz kwartalne zestawienie nieprawid#owo$ci nie podlegaj/cych raportowaniu. Raporty o nieprawid owociach Raporty o nieprawid#owo$ciach informuj/ Biuro MS wy#/cznie o wyst/pieniu lub podejrzeniu wyst/pienia nieprawid#owo$ci podlegaj/cych raportowaniu. Wype#niony formularz raportu informuje o ka=dej nieprawid#owo$ci oddzielnie. Informacje zawarte w raportach o nieprawid#owo$ciach dotycz/ce podejrzenia wyst/pienia szczególnych przypadków nieprawid#owo$ci (raport bie=/cy) powinny zostaa zweryfikowane w okresie 6 miesicy od dnia sporz/dzenia raportu 4. 4 Podmiot odpowiedzialny za wykrywanie nieprawid#owo$ci musi uzyskaa uzasadnione podejrzenie wyst/pienia nieprawid#owo$ci podmiot musi posiadaa udokumentowan/ wiedz wskazuj/c/ na fakt wyst/pienia nieprawid#owo$ci (np. notatki, zeznania). Informacji w formie anonimowej (potocznie okre$lanej jako donos) nie mo=na traktowaa jako uzasadnione podejrzenie. 6

7 W krajowy systemie informowania o nieprawid#owo$ciach wystpuj/ dwa rodzaje raportów: Raport bie=/cy (formularz w Za#/czniku nr 1). Raport bie=/cy informuje wy#/cznie o nieprawid#owo$ciach maj/cych szczególne znaczenie, do których nale=/: wykrycie lub uzasadnione podejrzenie wyst/pienia oszustwa (dzia#ania celowe zmierzaj/ce do uzyskania korzy$ci maj/tkowych); wykrycie lub uzasadnione podejrzenie wyst/pienia dzia#a1 prowadz/cych do zaistnienia nieprawid#owo$ci, która ma lub mo=e miea zupe#nie nowy, nieznany wcze$niej podmiotowi odpowiedzialnemu za informowanie charakter; wykrycie lub uzasadnione podejrzenie wyst/pienia dzia#a1 prowadz/cych do zaistnienia nieprawid#owo$ci, która ma lub mo=e miea swoje nastpstwa poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej; Raport bie=/cy jest sporz/dzany wy#/cznie w przypadku wyst/pienia jednej z przedstawionych sytuacji. Raport bie=/cy mo=e bya zarówno raportem informuj/cym o wykryciu jednej z ww. nieprawid#owo$ci, jak równie= raportem o podejrzeniu dzia#a1 prowadz/cych do zaistnienia takiej nieprawid#owo$ci. Raport sk#ada si z cz$ci wstpnej (pozwalaj/cej na identyfikacj nieprawid#owo$ci) oraz 12 punktów dotycz/cych szczegó#ów nieprawid#owo$ci Instrukcja wype#nienia w Za#/czniku nr 3. Raport kwartalny (formularz w Za#/czniku nr 2). Raport kwartalny stanowi pe#n/ informacj o nieprawid#owo$ci od momentu jej wykrycia do ko1ca okresu sprawozdawczego (koniec kwarta#u). Raport kwartalny powinien zawieraa informacje o dzia#aniach podjtych od momentu wykrycia nieprawid#owo$ci przez instytucj odpowiedzialn/, a w szczególno$ci o tocz/cych si postpowaniach s/dowych lub administracyjnych, o kwotach, które odzyskano lub podjto dzia#ania w celu ich odzyskania, o na#o=onych sankcjach. Pierwszy raport o nieprawid#owo$ci jest raportem z jej wykrycia. W ka=dym kolejnym raporcie kwartalnym powinny zostaa zawarte informacje o podjtych dzia#aniach prowadz/cych do usunicia nieprawid#owo$ci, w nawi/zaniu do poprzednich raportów. Raporty kwartalne sk#ada si do czasu usunicia nieprawid#owo$ci. Ostatni raport kwartalny dotycz/cy danej nieprawid#owo$ci jest raportem z usunicia nieprawid#owo$ci. Raport o nieprawid#owo$ciach z ostatniego kwarta#u zawiera jedynie informacje o nowych nieprawid#owo$ciach (o których Biuro MS jest informowane po raz pierwszy w danym kwartale), oraz o postpach w dzia#aniach maj/cych na celu usunicie nieprawid#owo$ci ju= wykrytych, o których Biuro MS by#o ju= informowane w poprzednich kwarta#ach. Raport sk#ada si z cz$ci wstpnej (pozwalaj/cej na identyfikacj nieprawid#owo$ci) oraz 28 punktów dotycz/cych szczegó#ów nieprawid#owo$ci Instrukcja wype#nienia w Za#/czniku nr 3. Podmiot odpowiedzialny za wykrywanie nieprawid#owo$ci powinien przeprowadzia nastpuj/ce dzia#ania: 1) Uzasadnione podejrzenie o wyst/pieniu nieprawid#owo$ci zaleca si stosowanie notatki sporz/dzonej przez wyznaczonego pracownika. Na tym etapie jest tak=e sporz/dzany raport bie=/cy (je=eli dotyczy to jednego z 3 przypadków nieprawid#owo$ci, o której nale=y informowaa w raporcie bie=/cym); 2) Weryfikacja informacji które polega na zdobyciu wszelkich dostpnych danych mog/cych potwierdzia lub nie potwierdzia informacji o podejrzeniu wyst/pienia nieprawid#owo$ci; 3) Ocena podmiot odpowiedzialny za wykrywanie nieprawid#owo$ci dokonuje oceny zebranych danych na temat podejrzenia wyst/pienia nieprawid#owo$ci oraz poinformowanie Biura MS o podjciu planowanych dzia#a1. Czas, który up#ynie od momentu uzyskania uzasadnionego podejrzenia o wyst/pieniu nieprawid#owo$ci do momenty jej oceny nie powinien przekroczya 6 miesicy. 7

8 Zestawienia nieprawid owoci W celu agregacji informacji o wykrytych nieprawid#owo$ci oraz zapewnienia przejrzysto$ci systemu informowania stosuje si zbiorcze zestawienia nieprawid#owo$ci. Wyró=nia si 2 rodzaje zbiorczych zestawie1 nieprawid#owo$ci: 1. Miesiczne zestawienie nieprawid#owo$ci (Za#/cznik nr 5) informuj/ce o postpach dzia#a1 prowadz/cych do usunicia nieprawid#owo$ci podlegaj/cych raportowaniu. Miesiczne zestawienie przesy#a si najpóhniej do 10-ego dnia miesi/ca wg stanu na ostatni dzie1 miesi/ca poprzedzaj/cego dany miesi/c. 2. Kwartalne zestawienie nieprawid#owo$ci nie podlegaj/cych raportowaniu (Za#/cznik nr 6) informuj/ce o wszystkich nieprawid#owo$ciach odno$nie których nie istnieje wymóg raportowania. Zestawienie jest przesy#ane razem z raportami kwartalnymi. Nota o nieprawid owoci Na podstawie art. 56 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o Narodowym Planie Rozwoju w przypadku stwierdzenie przez Instytucj Zarz/dzaj/c/ lub Po$rednicz/c/ nieprawid#owo$ci (na skutek przeprowadzonej kontroli lub na podstawie informacji uzyskanych od innego organu kontroluj/cego) polegaj/cej na wykorzystaniu przez beneficjenta przekazanych $rodków finansowych niezgodnie z ich przeznaczeniem lub umow/ o dofinansowanie projektu lub decyzj/, Instytucja Zarz/dzaj/ca lub Po$rednicz/c/ informuje o tym niezw#ocznie ministra w#a$ciwego do spraw rozwoju regionalnego (w#a$ciwego sekretarza lub podsekretarza stanu nadzoruj/cego Departament Koordynacji Funduszu Spójno$ci Ministerstwo Gospodarki i Pracy) oraz ministra w#a$ciwego do spraw finansów publicznych (Biuro Midzynarodowych Relacji Skarbowych oraz Departament Instytucji P#atniczej w Ministerstwie Finansów) wzór noty w Za#/czniku nr 7. Kiedy naley informowa? Bie=/ce raporty o nieprawid#owo$ciach s/ sporz/dzane i przesy#ane przez instytucje odpowiedzialne za informowanie o nieprawid#owo$ci bezpo$rednio do Biura MS oraz do wiadomo$ci instytucji wy=szego szczebla w systemie zarz/dzania, Instytucji Zarz/dzaj/cej, Departamentu Instytucji P#atniczej w Ministerstwie Finansów, niezw#ocznie po uzyskaniu uzasadnionego podejrzenia wyst/pienia nieprawid#owo$ci 5. Not o nieprawid#owo$ci nale=y niezw#ocznie przes#aa do ministra w#a$ciwego do spraw rozwoju regionalnego (w#a$ciwego sekretarza lub podsekretarza stanu nadzoruj/cego Departament Koordynacji Funduszu Spójno$ci w Ministerstwie Gospodarki i Pracy) oraz ministra w#a$ciwego do spraw finansów publicznych (Biuro Midzynarodowych Relacji Skarbowych oraz Departament Instytucji P#atniczej w Ministerstwie Finansów). Kwartalne raporty o nieprawid#owo$ciach s/ przesy#ane przez Instytucj Zarz/dzaj/c/ w ci/gu 45 dni kalendarzowych po zako1czeniu ka=dego kwarta#u. Raporty kwartalne s/ przekazywane do Biura Midzynarodowych Relacji Skarbowych oraz do wiadomo$ci Departamentu Instytucji P#atniczej w Ministerstwie Finansów. Miesiczne zestawienie nieprawid#owo$ci jest przesy#ane przez Instytucj Zarz/dzaj/c/ do Biura MS oraz do wiadomo$ci Departamentu Instytucji P#atniczej w Ministerstwie Finansów najpóhniej do 10-ego dnia miesi/ca wg stanu na ostatni dzie1 miesi/ca poprzedzaj/cego dany miesi/c. 5 Patrz przypis nr 3. 8

9 Kwartalne zestawienie nieprawid#owo$ci nie podlegaj/cych raportowaniu jest przesy#ane przez Instytucj Zarz/dzaj/c/ do Biura MS oraz do wiadomo$ci Departamentu Instytucji P#atniczej w Ministerstwie Finansów razem z kwartalnymi raportami o nieprawid#owo$ciach. W przypadku nie stwierdzenia nieprawid#owo$ci w danym kwartale Instytucja Zarz/dzaj/ca informuje o tym fakcie Biuro Midzynarodowych Relacji Skarbowych oraz Departament Instytucji P#atniczej w Ministerstwie Finansów najpóhniej 45 dni kalendarzowych po zako1czeniu ka=dego kwarta#u. Dokumenty i terminy Rodzaj raportu/dokumentu Raporty bie=/ce Nota o nieprawid#owo$ci Miesiczne zestawienia nieprawid#owo$ci Kto jest odpowiedzialny za przekazanie raportu/dokumentu Wszystkie instytucje odpowiedzialne za informowanie do Biura MS (cc: instytucja wy=szego szczebla w systemie zarz/dzania) Instytucja Zarz/dzaj/ca lub Instytucje Po$rednicz/ce do podsekretarza stanu nadzoruj/cego DFS w MGiP oraz do Instytucji P#atniczej i Biura MS Instytucja Zarz/dzaj/ca do Biura MS Terminy Przesy#ane niezw#ocznie po uzyskaniu informacji lub uzasadnionego podejrzenia o wyst/pieniu nieprawid#owo$ci Przesy#ane niezw#ocznie po stwierdzeniu nieprawid#owo$ci Przesy#ane nie póhniej ni= 10-ego dnia ka=dego miesi/ca Kwartalne raporty Kwartalne zestawienia Instytucja Zarz/dzaj/ca do Biura nieprawid#owo$ci nie MS podlegaj/cych raportowaniu Przesy#ane w terminie 45 dni kalendarzowych po zako1czeniu kwarta#u Nieskuteczno post#powania windykacyjnego W przypadku, je=eli zostanie podjta ostateczna decyzja o zaniechaniu windykacji kwoty nale=nej, Instytucja Zarz/dzaj/ca poinformuje Biuro Midzynarodowych Relacji Skarbowych o nieodzyskanej kwocie oraz wska=e bud=et (Unii Europejskiej b/dh krajowy), który powinien zostaa obci/=ony nieodzyskan/ kwot/ wraz z uzasadnieniem takie decyzji. Ochrona informacji Informacje zawarte w raportach o nieprawid#owo$ciach ze wzgldu na zamieszczone w nich indywidualne dane oraz szczegó#y praktyk prowadz/cych do wyst/pienia nieprawid#owo$ci podlegaj/ odpowiedniej ochronie. Informacje o nieprawid#owo$ciach gromadzone i przetwarzane na podstawie Rozporzdzenia Komisji (WE) nr 1831/94 s/ wykorzystywane wy#/cznie do u=ytku s#u=bowego i nie podlegaj/ rygorom ustawy z dnia 6 wrzenia 2001 r. o dost(pie do informacji publicznej( Dz. U. Nr 112, poz z po?n. zm.). Instytucje odpowiedzialne za informowanie s/ zobowi/zane, poprzez odpowiednie procedury, zapewnia odpowiedni/ ochron gromadzonym, przetwarzanym oraz przekazywanym informacjom o nieprawid#owo$ciach 6. 6 Zaleca si, aby w instytucjach odpowiedzialnych za informowanie zostali wyznaczenie pracownicy których obowi/zkami s#u=bowymi bdzie gromadzenie, przetwarzanie oraz przekazywanie informacjom o 9

10 Informowanie Biuro Midzynarodowych Relacji Skarbowych jest zobowi/zane do przedstawiania jednostkom odpowiedzialnym za zarz/dzanie i kontrol funduszy strukturalnych oraz Funduszu Spójno$ci (m.in. Instytucja Zarz/dzaj/ca, Biuro ds. Certyfikacji i Po$wiadcze1 Pomocy z Unii Europejskiej w Ministerstwie Finansów, Departament Instytucji P#atniczej w Ministerstwie Finansów), zbiorczych informacji na temat nieprawid#owo$ci raz na sze$a miesicy. Przekazywane informacje bd/ w szczególno$ci zawieraa opis dzia#a1 prowadz/cych do zaistnienia nieprawid#owo$ci, sposób wykrycia oraz dane podmiotów których dzia#ania skutkowa#y wyst/pieniem nieprawid#owo$ci. Powy=sze informacje bd/ wykorzystywane wy#/cznie do u=ytku s#u=bowego, co zapewniaj/ procedury instytucji odpowiedzialnych za informowanie. Co najmniej raz w roku odbywaa si bd/ spotkania przedstawicieli instytucji odpowiedzialnych za informowanie o nieprawid#owo$ciach. Spotkania bd/ mia#y przede wszystkim na celu wymian do$wiadcze1 oraz opracowanie zabezpiecze1 systemowych chroni/cych przed powstawaniem nieprawid#owo$ci. Za-czniki: 1. Za#/cznik nr 1 Formularz raportu bie=/cego; 2. Za#/cznik nr 2 Formularz raportu kwartalnego wykrytej nieprawid#owo$ci; 3. Za#/cznik nr 3 Instrukcja wype#nienia formularza raportu bie=/cego; 4. Za#/cznik nr 4 Instrukcja wype#nienia formularza kwartalnego raportu wykrytej nieprawid#owo$ci; 5. Za#/cznik nr 5 Miesiczne zestawienie nieprawid#owo$ci; 6. Za#/cznik nr 6 Kwartalne zestawienie nieprawid#owo$ci nie podlegaj/cych raportowaniu; 7. Za#/cznik nr 7 Nota o nieprawid#owo$ci; 8. Za#/cznik nr 8 Typy nieprawid#owo$ci; 9. Za#/cznik nr 9 Metody wykrycia nieprawid#owo$ci. nieprawid#owo$ciach. Zaleca sie tak=e prowadzenie listy osób, które mia#y dostp do informacji o nieprawid#owo$ciach. 10

11 Za#/cznik nr 1 Formularz raportu bie=/cego Nr raportu: XX/XX/XXXX/FS/B FORMULARZ RAPORTU BIE34CEGO Fundusz Spójnoci STATUS: PODEJRZENIE / WYKRYCIE IDENTYFIKACJA NIEPRAWID;OWO<CI 1. Instytucja informuj/ca 2. Numer raportu 3. Data sporz/dzenia raportu 4. Jednostka odpowiedzialna za informowanie 5. Osoba do kontaktu 6. Numer telefonu/faxu 7. I. SZCZEGÓ;Y NIEPRAWID;OWO<CI 1. Opis projektu Tytu# Projektu Numer Projektu Data wydania Decyzji przez Komisj Europejsk/ lub podpisania Memorandum Finansowego przez KE 2. Czy w projekcie zidentyfikowano wczeniej jakiekolwiek nieprawidowoci? 3. Naruszone przepisy Naruszone przepisy Unii Europejskiej Naruszone przepisy krajowe 4. Data wykrycia nieprawidowoci lub uzyskania informacji o uzasadnionym podejrzeniu wyst-pienia 11

12 5. Metoda wykrycia nieprawidowoci (katalog w za-czniku nr 8) 6. Opis nieprawidowoci Opis nieprawid#owo$ci Opis dzia#a1 (praktyk), które doprowadzi#y do wyst/pienia nieprawid#owo$ci Czy dzia#ania, które skutkowa#y wyst/pieniem nieprawid#owo$ci by#y wcze$niej znane? 7. Czy nieprawidowoi dotyczy lub moje dotyczyi innych pa(stw czonkowskich UE lub pa(stw trzecich? 8. Instytucje odpowiedzialne Instytucja odpowiedzialna za wykrycie nieprawid#owo$ci Instytucja odpowiedzialna za dzia#ania prowadz/ce do usunicia nieprawid#owo$ci 9. Dane osób fizycznych oraz osób prawnych, których dziaania skutkoway wyst-pieniem nieprawidowoci Osoby fizyczne Imi Nazwisko Adres zamieszkania Stanowisko Osoby Prawne Nazwa Adres siedziby NIP 1 Regon 1 W przypadku podmiotu maj/cego swoj/ siedzib w kraju spoza Unii Europejskiej prosz podaa inny w#a$ciwy numer identyfikacji podatkowej. 12

13 10. Kwota oraz Nróda finansowania projektu Ca#kowita kwota przedsiwzicia Finansowanie ze strony Wspólnoty Finansowanie krajowe 11. Rodzaj oraz kwota wydatku, który zosta zakwalifikowany jako nieprawidowy Rodzaj wydatku Ca#kowita kwota wydatku Kwota wydatku Wspólnoty Kwota wydatku krajowego 12. Dodatkowe informacje Data: PieczA i podpis: UWAGA! Je=eli instytucja informuj/ca nie posiada odpowiednich informacji nale=y w odpowiednim punkcie formularza wpisaa BRAK DANYCH. Brakuj/ce informacje powinny zostaa uzupe#nione w kolejnych raportach, o ile to mo=liwe. 13

14 Za#/cznik nr 2 Formularz raportu kwartalnego wykrytej nieprawid#owo$ci Nr raportu: XX/XX/XXXX/FS/X FORMULARZ RAPORTU KWARTALNEGO wykrytej nieprawidowoci w zakresie wykorzystania rodków z Funduszu Spójnoci IDENTYFIKACJA NIEPRAWID;OWO<CI 1. Instytucja informuj/ca 2. Numer raportu 3. Data sporz/dzenia raportu 4. Kwarta# 5. Jednostka odpowiedzialna za informowanie 6. Osoba do kontaktu 7. Numer telefonu/faxu 8. SZCZEGÓ;Y NIEPRAWID;OWO<CI 1. Opis projektu Tytu# Projektu Numer Projektu Data wydania Decyzji przez Komisj Europejsk/ lub podpisania Memorandum Finansowego przez KE 2. Czy w projektu zidentyfikowano wczeniej jakiekolwiek nieprawidowoci? 3. Naruszone przepisy Naruszone przepisy Unii Europejskiej Naruszone przepisy krajowe 14

15 4. Kiedy pojawia si% pierwsza informacja prowadz-ca do wykrycia nieprawidowoci i jakie jest jej Nródo? 5. Data wykrycia nieprawidowoci 6. Metoda wykrycia nieprawidowoci (katalog w za-czniku nr 9) 7. Typ nieprawidowoci oraz jej opis Typ nieprawid#owo$ci (katalog w za#/czniku nr 8) Opis nieprawid#owo$ci Opis dzia#a1 (praktyk), które doprowadzi#y do wyst/pienia nieprawid#owo$ci Czy dzia#ania, które skutkowa#y wyst/pieniem nieprawid#owo$ci by#y wcze$niej znane? 8. Czy nieprawidowoi dotyczy innych pa(stw czonkowskich UE lub pa(stw trzecich? 9. Czas trwania nieprawidowoci lub moment jej wyst-pienia 10. Instytucje odpowiedzialne Instytucja odpowiedzialna za wykrycie nieprawid#owo$ci Instytucja odpowiedzialna za dzia#ania prowadz/ce do usunicia nieprawid#owo$ci 11. Data oficjalnego raportu dotycz-cego nieprawidowoci 15

16 12. Dane osób fizycznych oraz osób prawnych, których dziaania skutkoway wyst-pieniem nieprawidowoci Osoby fizyczne Imi Nazwisko Adres zamieszkania Stanowisko Osoby prawne Nazwa Adres siedziby NIP 2 Regon II. ASPEKTY FINANSOWE 13. Kwota oraz Nróda finansowania projektu Ca#kowita kwota przedsiwzicia Finansowanie ze strony Wspólnoty Finansowanie krajowe 14. Rodzaj oraz kwota wydatku, który zosta zakwalifikowany jako nieprawidowy Rodzaj wydatku Ca#kowita kwota wydatku Kwota wydatku Wspólnoty Kwota wydatku krajowego 15. Kwota, która zostaaby nieprawidowo wydana, jeli nieprawidowoi nie zostaaby wykryta 16. Konsekwencje finansowe Nieprawid#owa kwota (pkt. 14) jeszcze nie zap#acona Zawieszenie p#atno$ci 17. Jakie s- mojliwoci odzyskania nieprawidowo wydatkowanej kwoty? 18. Kwota odzyskana Ca#kowita kwota Crodki Wspólnotowe Crodki krajowe 2 W przypadku podmiotu maj/cego swoj/ siedzib w kraju spoza Unii Europejskiej prosz podaa inny w#a$ciwy numer identyfikacji podatkowej. 16

17 19. Kwota pozostaa do odzyskania Ca#kowita kwota Crodki Wspólnotowe Crodki krajowe III. ETAP PROCEDUR 20. Dziaania podj%te przez instytucj% odpowiedzialn- w celu usuni%cie nieprawidowoci (odzyskania nieprawidowo wykorzystanych kwot) 21. Zalecenia podmiotu odpowiedzialnego za wykrycie nieprawidowoci 22. Prowadzone post%powanie administracyjne 23. Prowadzone post%powanie s-dowe (cywilne i/lub karne) 24. Przyczyny zrezygnowania z post%powania windykacyjnego Przyczyny zrezygnowania z postpowania windykacyjnego Czy decyzj o zaprzestaniu windykacji $rodków podjto po konsultacji z Instytucja P#atnicz/? 25. Czy umorzono post%powanie karne i jakie s- tego powody? 26. Zako(czone procedury Czy Instytucja Zarz/dzaj/ca powiadomi#a Biuro Midzynarodowych Relacji Skarbowych o decyzjach administracyjnych lub s/dowych lub te= o g#ównych punktach ww. decyzji, dotycz/cych zako1czenia postpowania? 17

18 27. NaoJone kary (administracyjne i/lub s-dowe) 28. Dodatkowe informacje Data: PieczA i podpis: UWAGA! Je=eli instytucja informuj/ca nie posiada odpowiednich informacji nale=y w odpowiednim punkcie formularza wpisaa BRAK DANYCH. Brakuj/ce informacje powinny zostaa uzupe#nione w kolejnych raportach kwartalnych, o ile to mo=liwe. 18

19 Za#/cznik nr 3 Instrukcja wype#nienia formularza raportu bie=/cego INSTRUKCJA FORMULARZ RAPORTU BIE34CEGO Fundusz Spójnoci Nr raportu: XX/XX/XXXX/FS/B STATUS: PODEJRZENIE / WYKRYCIE Naley okreli" czy raport biecy dotyczy podejrzenia czy wykrycia jednej z 3 kategorii nieprawid owoci szczególnej wagi. IDENTYFIKACJA NIEPRAWID;OWO<CI Prosz( wype ni" zgodnie z przyk adem. Instytucja Zarz-dzaj-ca Departament Koordynacji 1. Instytucja informuj/ca Funduszu Spójnoci MGiP Naley poda" nazw( instytucji informujcej Biuro MS o nieprawid owoci IZ/04/0002/FS/B Numer raportu sk ada si( z kodu XX/XX/XXXX/FS/B: instytucja informujca (IZ Instytucja Zarzdzajca, IP Instytucja Poredniczca itd.) /rok np to 04/ trzy cyfry numeru sprawy 2. Numer raportu (nadawane przez SIMIK do czasu wprowadzenia systemu SIMIK, zaleca si( stosowanie numeracji wed ug kolejnoci wykrycia)/nazwa Funduszu Spójnoci FS/ B - z uwagi, i jest to raport biecy. 3. Data sporz/dzenia raportu Jednostka odpowiedzialna za informowanie 5. Osoba kontaktowa Jan Kowalski 6. Numer telefonu/faxu tel , fax jan.kowalski@mgpips.gov.pl Wydzia Kontroli Departamentu Koordynacji Funduszu Spójnoci WKP MGiP Jednostka w ramach instytucji informujcej odpowiedzialna za informowanie o nieprawid owociach do Biura MS (która sporzdza raport). SZCZEGÓ;Y NIEPRAWID;OWO<CI 1. Opis przedsi%wzi%cia Prosz( wype ni" zgodnie z przyk adem. Tytu# Projektu Droga ekspresowa E 23 Numer Projektu Data wydania Decyzji przez Komisj Europejsk/ lub podpisania Memorandum Finansowego przez KE FS/qqw/2332/ r. (DD.MM.RRRR) 19

20 2. Czy w projektu zidentyfikowano wczeniej jakiekolwiek nieprawidowoci? Prosz( okreli" czy w przedsi(wzi(ciu zosta y wykryte wczeniej jakiekolwiek nieprawid owoci. Jeeli odpowied? jest twierdzca wówczas naley poda" numer raportu, który o tym informowa oraz typ nieprawid owoci. Naley wpisa" wy cznie nieprawid owoci potwierdzone (raport biecy lub kwartalny, kwartalne zestawienie nieprawid owoci nie podlegajcych raportowaniu). TAK. Wydatek niekwalifikowany raport kwartalny z dnia DD.MM.RRRR nr Naruszone przepisy Prosz( poda" jakie przepisy zosta y naruszone. Naruszone przepisy Unii Europejskiej Nie dotyczy Naruszone przepisy krajowe podejrzenie sfaszowania dokumentów podejrzenie naruszenia art. 270 Kodeksu Karnego 4. Data wykrycia nieprawidowoci lub uzyskania informacji o uzasadnionym podejrzeniu wyst-pienia Prosz( wype ni" zgodnie z przyk adem (DD.MM.RRRR) 5. Sposób wykrycia nieprawidowoci (katalog w za-czniku nr 9) Prosz( okreli" sposób wykrycia nieprawid owoci godnie z katalogiem okrelonym w Za czniku nr 9. weryfikacja dokumentów 6. Opis nieprawidowoci. Opis nieprawid#owo$ci Prosz( opisa" nieprawid owo" lub uzasadnione podejrzenie wystpienia nieprawid owoci. Podejrzenie popenienia oszustwa. ZoJenie faszywych owiadcze( dokumentów potwierdzaj-cych odpowiednie kwalifikacje firmy wykonuj-cej roboty drogowe. Prawdopodobnie podmiot istnieje od 2 miesi%cy a nie od 5 lat. Opis dzia#a1 (praktyk), które doprowadzi#y do wyst/pienia nieprawid#owo$ci Prosz( opisa" dzia ania, które skutkowa y powstaniem nieprawid owoci. Pan Jerzy Krawczyk przedstawi przyst%puj-c do przetargu na roboty publiczne przedstawi komplet dokumentów potwierdzaj-cych odpowiednie kwalifikacje. W trakcie weryfikacji dokumentów nie sprawdzono dokadnie dokumentów potwierdzaj-cych okres dziaalnoci PHU Jestem sob-. Przypuszcza si%, Je pracownik dokonuj-cy weryfikacji popeni zaniedbanie nie sprawdzaj-c dokadnie dokumentacji. Czy dzia#ania, które skutkowa#y wyst/pieniem nieprawid#owo$ci by#y wcze$niej znane? Prosz( okreli" czy dzia ania (rodzaj zastosowanej praktyki), które skutkowa y powstaniem nieprawid owoci by y wczeniej znane instytucji odpowiedzialnej za wykrycie, czy moe s to dzia ania zupe nie nowe (na poziomie programu, priorytetu, dzia ania jak i projektu). TAK, znane. 20

21 7. Czy nieprawidowoi dotyczy lub moje dotyczyi innych pa(stw czonkowskich UE lub pa(stw trzecich? Prosz( wype ni" w przypadku realizacji projektu w rónych pafstwach bd? w przypadku, gdy podmioty zaangaowane w realizacj( projektu maj swoje siedziby poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Jeeli nastpi jeden z wymienionych przypadków naley okreli" dane podmiotu oraz kraj zaangaowany. Nie dotyczy 8. Instytucje odpowiedzialne Prosz( poda" instytucje lub organy odpowiedzialne za wykrycie nieprawid owoci oraz odpowiedzialne za dzia ania prowadzce do usuni(cia nieprawid owoci (mog by" tosame). Instytucja odpowiedzialna za wykrycie nieprawid#owo$ci Generalne Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad Instytucja odpowiedzialna za dzia#ania prowadz/ce do usunicia nieprawid#owo$ci Generalne Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad 9. Dane osób fizycznych oraz osób prawnych, których dziaania skutkoway wyst-pieniem nieprawidowoci Prosz( poda" dane osób fizycznych i prawnych, których dzia ania skutkowa y wystpieniem nieprawid owoci. Podane informacje musza mie" znaczenia dla zwalczania nieprawid owoci ze wzgl(du na jej charakter. Osoby fizyczne Prosz( wype ni" zgodnie z przyk adem. Imi Jerzy Nazwisko Krawczyk Adres zamieszkania Brak danych Stanowisko prezes Osoby prawne Prosz( wype ni" zgodnie z przyk adem. Nazwa PHU Jestem sob- Adres siedziby ul. Biaa 23, Czarna Góra NIP Regon UWAGA: W przypadku wi(kszej liczby podmiotów zaangaowanych w wystpienie nieprawid owoci naley doda" kolejne tabele okrelajce dane osób fizycznych oraz prawnych. 10. Kwota oraz Nróda finansowania projektu Prosz( wype ni" zgodnie z Decyzj Komisji Europejskiej lub Memorandum Finansowym. Prosz( okreli"?ród a finansowania przedsi(wzi(cia: ca kowit kwot( projektu, finansowanie ze strony Wspólnoty oraz finansowanie krajowe z uwzgl(dnieniem finansowania prywatnego oraz publicznego. Dane powinny zosta" okrelone w walucie wspólnotowej EUR. Jeeli nie jest moliwe podanie finansowania w EUR prosz( poda" w z otych polskich PLN. 1 W przypadku podmiotu maj/cego swoj/ siedzib w kraju spoza Unii Europejskiej prosz podaa inny w#a$ciwy numer identyfikacji podatkowej. 21

22 Ca#kowita kwota przedsiwzicia Finansowanie ze strony Wspólnoty Finansowanie krajowe ,00 EUR ,00 EUR Publiczne: ,00 EUR Prywatne: ,00 EUR 11. Rodzaj oraz kwota wydatku, który zosta zakwalifikowany jako nieprawidowy Prosz( poda" kwot( lub wydatek w którym wykryto nieprawid owo": rodzaj wydatku, ca kwot( wydatku, oraz poda" jaki by udzia w nieprawid owym wydatku rodków unijnych i rodków krajowych. Brak danych Rodzaj wydatku Ca#kowita kwota wydatku Kwota wydatku Wspólnoty Kwota wydatku krajowego 12. Dodatkowe informacje Data: PieczA i podpis: UWAGA! Je=eli instytucja informuj/ca nie posiada odpowiednich informacji nale=y w odpowiednim punkcie formularza wpisaa BRAK DANYCH Brakuj/ce informacje powinny zostaa uzupe#nione w kolejnych raportach, o ile to mo=liwe. 22

23 Za#/cznik nr 4 Instrukcja wype#nienia formularza raportu kwartalnego INSTRUKCJA Nr raportu: XX/XX/XXXX/FS/X FORMULARZ RAPORTU KWARTALNGO wykrytej nieprawidowoci w zakresie wykorzystania rodków z Funduszu Spójnoci IDENTYFIKACJA NIEPRAWID;OWO<CI Prosz( wype ni" zgodnie z przyk adem. Instytucja Zarz-dzaj-ca Departament Koordynacji 1. Instytucja informuj/ca Funduszu Spójnoci MGiP Naley poda" nazw( instytucji informujcej Biuro MS o nieprawid owoci. IZ/04/0156/FS /0 Numer raportu sk ada si( z kodu XX/XX/XXXX/FS/X: instytucja informujca (IZ- Instytucja Zarzdzajca, IP Instytucja Poredniczca itd.)/ rok np to 04/ trzy cyfry numeru sprawy (nadawane system SIMIK do czasu wprowadzenia systemu 2. Numer raportu SIMIK, zaleca si( stosowanie numeracji wed ug kolejnoci wykrycia)/fs Fundusz Spójnoci/numer kolejnego raportu, który by sporzdzony w danej sprawie. Pierwszy raport z wykrycia nieprawid owoci b(dzie oznaczony 0; drugi raport odnoszcy si( do tej samej nieprawid owoci b(dzie oznaczony 1, kolejny to 2 itd.. Przyk ad (IZ/04/156/FS /0). 3. Kwarta# 0503 (pierwszy kwarta# 2005 r). Pierwsza cyfra oznacza rok 05 to 2005 r., a druga kwarta 03 to I kwarta, 06 to II kwarta itd. 4. Data sporz/dzenia raportu Jednostka odpowiedzialna za informowanie 6. Osoba kontaktowa Jan Kowalski 7. Numer telefonu/faxu tel , fax jan.kowalski@mgpips.gov.pl Wydzia Kontroli Departamentu Koordynacji Funduszu Spójnoci MGiP Jednostka w ramach instytucji informujcej odpowiedzialna za informowanie o nieprawid owociach do Biura MS (która sporzdza raport). SZCZEGÓ;Y NIEPRAWID;OWO<CI 1. Opis przedsi%wzi%cia Prosz( wype ni" zgodnie z przyk adem. Tytu# Projektu Budowa oczyszczalni cieków w Piszu Numer Projektu FS/qqw/2332/31 Data wydania Decyzji przez Komisj Europejsk/ lub podpisania r. (DD.MM.RRRR) Memorandum Finansowego przez KE 23

24 2. Czy w przedsi%wzi%ciu zidentyfikowano wczeniej jakiekolwiek nieprawidowoci? Prosz( okreli" czy w przedsi(wzi(ciu zosta y wykryte wczeniej jakiekolwiek nieprawid owoci. Jeeli odpowied? jest twierdzca wówczas naley poda" numer raportu, który o tym informowa oraz typ nieprawid owoci. Naley wpisa" wy cznie nieprawid owoci potwierdzone (raport biecy lub kwartalny, kwartalne zestawienie nieprawid owoci nie podlegajcych raportowaniu). Tak. Wyst-pio podejrzenie oszustwa faszowanie dokumentów, raport biej-cy z dnia nr IP/04/0345/FS /B 3. Naruszone przepisy Prosz( poda" jakie przepisy zosta y naruszone. Naruszone przepisy Unii Europejskiej Rozporz-dzenie Komisji (WE) nr 16/2003 z dnia 6 stycznia 2003 r. ustanawiaj-ce specjalne szczegóowe zasady dla wykonania rozporz-dzenia Rady (WE) nr 1164/94 w zakresie kwalifikowania wydatków w kontekcie rodków cz%ciowo finansowanych przez Fundusz Spójnoci. Naruszone przepisy krajowe Zasady kwalifikowalnoci wydatków art. 30 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych. 4. Kiedy pojawia si% pierwsza informacja prowadz-ca do wykrycia nieprawidowoci i jakie jest jej Nródo? Prosz( poda" dat( oraz?ród o pochodzenia pierwszej informacji, która doprowadzi a do wykrycia nieprawid owoci (w przypadku gdy moliwe jest okrelenie). Informacja w prasie (Wieci Miejskie z dnia DD.MM.RRRR) 5. Data wykrycia nieprawidowoci Prosz( wype ni" zgodnie z przyk adem (DD.MM.RRRR) 6. Sposób wykrycia nieprawidowoci (katalog w za-czniku nr 9) Prosz( okreli" sposób wykrycia nieprawid owoci godnie z katalogiem okrelonym w Za czniku nr 9. w trakcie powtórnej kontroli dokumentów 7. Typ nieprawidowoci oraz jej opis Typ nieprawid#owo$ci (katalog w za#/czniku nr 8) Prosz( zakwalifikowa" nieprawid owo" do jednego z 48 typów okrelonych w za czniku (poda" numer oraz nazw(). Jeeli w katalogu nie ma odpowiedniego typu nieprawid owoci prosz( wybra": inne Niekwalifikowany wydatek Opis nieprawid#owo$ci Prosz( opisa" nieprawid owo" Zakup 25 kolorowych drukarek laserowych przez podmiot gospodarczy wykonuj-cy roboty budowlane 24

25 Opis dzia#a1 (praktyk), które doprowadzi#y do wyst/pienia nieprawid#owo$ci Prosz( opisa" dzia ania, które skutkowa y powstaniem nieprawid owoci. Podmiot odpowiedzialny za realizacj% (POZR) nie dokona poprawnej weryfikacji dokumentów i zosta poniesiony niekwalifikowany wydatek Czy dzia#ania, które skutkowa#y wyst/pieniem nieprawid#owo$ci by#y wcze$niej znane? Prosz( okreli" czy dzia ania (rodzaj zastosowanej praktyki), które skutkowa y powstaniem nieprawid owoci by y wczeniej znane instytucji odpowiedzialnej za wykrycie, czy moe s to dzia ania zupe nie nowe. TAK 8. Czy nieprawidowoi dotyczy innych pa(stw czonkowskich UE lub pa(stw trzecich? Prosz( wype ni" w przypadku realizacji projektu w rónych pafstwach bd? w przypadku, gdy podmioty zaangaowane w realizacj( projektu maj swoje siedzib( poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Jeeli nastpi jeden z wymienionych przypadków naley okreli" dane podmiotu oraz kraj zaangaowany. Nie dotyczy 9. Czas trwania nieprawidowoci lub moment jej wyst-pienia Prosz( wype ni" zgodnie z przyk adem (mona take poda" przypuszczalny czas trwania lub moment wystpienie nieprawid owoci) (DD.MM.RRRR) 10. Instytucje odpowiedzialne Prosz( poda" instytucje lub organy odpowiedzialne za wykrycie nieprawid owoci oraz odpowiedzialne za dzia ania prowadzce do usuni(cia nieprawid owoci (mog by" tosame). Instytucja odpowiedzialna za wykrycie nieprawid#owo$ci Narodowy Fundusz Ochrony <rodowiska i Gospodarki Wodnej Instytucja odpowiedzialna za dzia#ania prowadz/ce do usunicia nieprawid#owo$ci Gmina Pisz 11. Data oficjalnego raportu dotycz-cego nieprawidowoci Prosz( poda" dat( kiedy zosta sporzdzony pierwszy raport o nieprawid owoci przez instytucj( odpowiedzialn za informowanie oraz numer raportu (w przypadku gdy Instytucja Zarzdzajca informuje o nieprawid owoci Biuro MS, naley poda" numer oraz dat( raportu otrzymanego od instytucji niszego szczebla np. od Instytucji Poredniczcej Ministerstwa Jrodowiska lub Infrastruktury). Raport sporz-dzony przez Instytucje Porednicz-c- (nazwa) nr IP/04/2332/WKP/0 w dniu 23 grudnia 2004 r. 12. Dane osób fizycznych oraz osób prawnych, których dziaania skutkoway wyst-pieniem nieprawidowoci Prosz( poda" dane osób fizycznych i prawnych, których dzia ania skutkowa y wystpieniem nieprawid owoci. Podane informacje musza mie" znaczenia dla zwalczania nieprawid owoci ze wzgl(du na jej charakter. 25

26 Osoby fizyczne Brak danych Prosz( wype ni" zgodnie z przyk adem. Imi Nazwisko Adres zamieszkania Stanowisko Osoby prawne Prosz( wype ni" zgodnie z przyk adem. Nazwa Buduj z nami Adres siedziby ul. Okrzei 567, Pisz NIP Regon UWAGA: W przypadku wi(kszej liczby podmiotów zaangaowanych w wystpienie nieprawid owoci naley doda" kolejne tabele okrelajce dane osób fizycznych oraz prawnych. II. ASPEKTY FINANSOWE 13. Kwota oraz Nróda finansowania projektu Prosz( wype ni" zgodnie z Decyzj Komisji Europejskiej lub Memorandum Finansowym. Prosz( okreli"?ród a finansowania przedsi(wzi(cia: ca kowit kwot( projektu, finansowanie ze strony Wspólnoty oraz finansowanie krajowe z uwzgl(dnieniem finansowania prywatnego oraz publicznego. Dane powinny zosta" okrelone w walucie wspólnotowej EUR. Jeeli nie jest moliwe podanie finansowania w EUR prosz( poda" w z otych polskich PLN. Ca#kowita kwota przedsiwzicia ,00 EUR Finansowanie ze strony Wspólnoty Finansowanie krajowe ,00 EUR Publiczne: ,00 EUR Prywatne: 0 EUR 14. Rodzaj oraz kwota wydatku, który zosta zakwalifikowany jako nieprawidowoi. Prosz( poda" kwot( lub wydatek w którym wykryto nieprawid owo": rodzaj wydatku, ca kwot( wydatku, oraz poda" jaki by udzia w nieprawid owym wydatku rodków unijnych i rodków krajowych. W przypadku wykrycia nieprawid owoci przed p atnoci naley zostawi" pole niewype nione i okreli" e nieprawid owo" wykryta przed p atnoci. Rodzaj wydatku sprz%t komputerowy Ca#kowita kwota wydatku ,00 EUR Kwota wydatku Wspólnoty ,00 EUR Kwota wydatku krajowego 5 000,00 EUR 15. Kwota, która zostaaby nieprawidowo wydana, jeli nieprawidowoi nie zostaaby wykryta Naley poda" kwot(, która zosta by nieprawid owo wykorzystana, gdyby nieprawid owo" nie zosta a wykryta. W przypadku wykrycia nieprawid owoci po dokonaniu p atnoci, naley poda" kwot(, która moe by" ca kowit kwot przedsi(wzi(cia lub mniejsz w zalenoci od rodzaju nieprawid owoci. 1 W przypadku podmiotu maj/cego swoj/ siedzib w kraju spoza Unii Europejskiej prosz podaa inny w#a$ciwy numer identyfikacji podatkowej. 26

27 W przypadku wykrycia nieprawid owoci przed dokonaniem p atnoci naley poda" kwot( nieprawid owego wydatku jaka zosta by zap acona ,00 EUR 16. Konsekwencje finansowe Nieprawid#owa kwota (pkt. 14) jeszcze nie zap#acona Naley poda" kwot( nieprawid owoci z pkt. 14 (Ca kowita kwota w przyk adzie EUR) która nie zosta a jeszcze zap acona w ca oci. Wype ni" w przypadku, gdy kwota nieprawid owoci nie zosta a jeszcze ca kowicie zrefundowana. W przypadku, jeeli ca kowita kwota uznana za nieprawid ow zosta a ju zap acona naley wpisa" nie dotyczy. Nie dotyczy Zawieszenie p#atno$ci Naley okreli" czy dokonano zawieszenia pozosta ych p atnoci TAK, NIE. W przypadku udzielenia odpowiedzi twierdzcej (TAK) prosz( poda" kwot( zawieszonych p atnoci. W przypadku udzielenia odpowiedzi przeczcej (NIE), prosz( poda" powody dla których nie dokonano zawieszenia p atnoci. NIE 17. Jakie s- mojliwoci odzyskania nieprawidowo wydatkowanej kwoty? Prosz( okreli" czy kwota jest moliwa do odzyskania (MOMLIWA, NIEMOMLIWA, BRAK INFORMACJI). W przypadku wybrania opcji MOMLIWA naley okreli" sposób zwrotu. W przypadku wybrania opcji NIEMOMLIWA naley opisa" powody, dla których kwota nie zostanie zwrócona. W przypadku wybrania opcji BRAK INFORMACJI naley poda" powody, dla których nie mona poda" informacji o zwrocie kwoty nieprawid owo wykorzystanej. W przypadku wykrycia nieprawid owoci przed p atnoci naley okreli", i kwota nie zosta a zap acona. W przypadku odzyskania wszystkich rodków nieprawid owo wykorzystanych naley wpisa", i kwota zosta a odzyskana. MoJliwa gwarancja bankowa 18. Kwota odzyskana Prosz( poda" wysoko" kwoty, która ju zosta a odzyskana przypadajc w udziale Wspólnotom i krajowi cz onkowskiemu. W przypadku wykrycia nieprawid owoci przed p atnoci naley poda", i kwota nie zosta a jeszcze zap acona. Nie dotyczy Ca#kowita kwota 0 Crodki Wspólnotowe 0 Crodki krajowe Kwota, pozostaa do odzyskania Prosz( poda" wysoko" kwoty, pozosta ej do odzyskania przypadajc w udziale Wspólnotom i krajowi cz onkowskiemu. W przypadku wykrycia nieprawid owoci przez p atnoci naley wpisa" 0. Ca#kowita kwota ,00 EUR Crodki Wspólnotowe ,00 EUR Crodki krajowe 5 000,00 EUR 27

28 III. ETAP PROCEDUR 20. Dziaania podj%te przez instytucj% odpowiedzialn- w celu usuni%cie nieprawidowoci (odzyskania nieprawidowo wykorzystanych kwot) Prosz( opisa" dzia ania, które zosta y podj(te w celu usuni(cia nieprawid owoci od momentu wykrycia nieprawid owoci. Instytucja Porednicz-ca (NFO<iGW) poinformowaa Podmiot odpowiedzialny za realizacj% (POZR) o wykrytej nieprawidowoci z 30 dniowym terminem jej usuni%cia (zwrotu rodków). POZR poinformowaa firm% Buduj z nami o nieprawidowoci i wezwa do jej usuni%cia w terminie 25 dniu. Firma nie zwrócia rodków w okrelonym terminie. Podmiot zosta poinformowany, ij kolejna patnoi zostanie pomniejszona o kwot% EURO Zalecenia podmiotu odpowiedzialnego za wykrycie nieprawidowoci Prosz( okreli", jakie dzia ania zaleci a instytucja odpowiedzialna za wykrycie aby w pe ni usun" nieprawid owo". Instytucja Porednicz-ca (NFO<iGW) zalecia Podmiotowi odpowiedzialnemu za realizacj% (POZR) szczegóow- kontrol% wszystkich wydatków od pocz-tku realizacji przedsi%wzi%cia. 21. Prowadzone post%powanie administracyjne Prosz( opisa" podj(te dzia ania administracyjne, jeeli nastpi y. Nie dotyczy 22. Prowadzone post%powanie s-dowe (cywilne i/lub karne) Prosz( opisa" podj(te dzia ania na drodze sdowej (post(powanie cywilne i karne), jeeli nastpi y. Nie dotyczy 23. Przyczyny zrezygnowania z post%powania windykacyjnego Przyczyny zrezygnowania z postpowania windykacyjnego. Prosz( poda" powody dla których zaprzestano procedury odzyskiwania. Nie dotyczy Czy decyzj o zaprzestaniu windykacji $rodków podjto po konsultacji z Instytucja P#atnicz/? Prosz( okreli" czy Instytucja P atnicza zosta a poinformowana o zamiarze podj(cia decyzji o zaprzestaniu egzekucji rodków. Nie dotyczy 24. Czy umorzono post%powanie karne i jakie s- tego powody? Prosz( okreli" czy zrezygnowano z post(powania karnego oraz poda" powody takiej decyzji. Nie dotyczy 25. Zako(czone procedury Czy Instytucja Zarz/dzaj/ca powiadomi#a Biuro Midzynarodowych Relacji Skarbowych o decyzjach administracyjnych lub s/dowych lub te= o g#ównych punktach ww. decyzji, dotycz/cych zako1czenia postpowania? Prosz( poda" czy Biuro Mi(dzynarodowych Relacji Skarbowych zosta o powiadomione o decyzjach administracyjnych lub sdowych (ewentualnie ich najwaniejszych elementach), które odnosz si( do dzia af zakofczonych w danej sprawie. Nie dotyczy 28