Standard SNGO-F. Wymagania finansowo-księgowe dla organizacji pozarządowych

Transkrypt

1 Standard SNGO-F Wymagania finansowo-księgowe dla organizacji pozarządowych Informacje zawarte w standardzie umożliwią realizację powyższych celów oraz pozwalają ograniczyć ryzyko kar za prowadzenie działalności niezgodnie z obowiązującymi przepisami. Celem niniejszego standardu, zwanego dalej standardem jest określenie jednolitych zasad stosowania przepisów prawa w zakresie polityki rachunkowości, zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, inwentaryzacji i sprawozdawczości w organizacjach pozarządowych Wydanie 1, Stowarzyszenie Euro-Concret, Wrocław

2 Spis treści 1 Informacje o standardzie Postanowienia ogólne Zastosowanie Powołania normatywne i prawne Postanowienia ogólne Zakres powołań normatywnych Zakres powołań prawnych Terminy i definicje Terminy i definicje do rozdziału Terminy i definicje do rozdziału Wymagania w zakresie finansów i rachunkowości dla organizacji pozarządowych Postanowienia ogólne Polityka rachunkowości Zawartość polityki rachunkowości Zasada ciągłości w przyjętej polityki rachunkowości Zmiana przyjętych przez jednostkę zasad rachunkowości Ujęcie w księgach rachunkowych i ujawnianie w sprawozdaniu finansowym zmian zasad ujętych w polityce rachunkowości Wymagania do rozdziału Plan kont Podział kont w ZPK Ewidencja kosztów Wymagania do rozdziału Obieg dokumentów księgowych Zasady obiegu dokumentów księgowych Zasady tworzenia systemu obiegu dokumentów Wymagania do rozdziału Inwentaryzacja Metody inwentaryzacji Systematyka inwentaryzacji Proces przeprowadzania inwentaryzacji Dokumentacja inwentaryzacji Wymagania do rozdziału Strona 1 z 61

3 4.6 Sprawozdawczość finansowa organizacji pozarządowych Sprawozdanie finansowe Struktura i treść sprawozdania finansowego Badanie i ogłaszanie sprawozdania finansowego Wymagania do rozdziału Wymagania w zakresie zarządzania organizacją Planowanie i monitorowanie celów Załączniki: Wymagania do rozdziału Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna Załączniki Wymagania do rozdziału Nadzorowanie dokumentów i zapisów Załączniki: Wymagania do rozdziału Weryfikacja i doskonalenie kompetencji Załączniki: Wymagania do rozdziału Rozwiązywanie problemów Załączniki: Wymagania do rozdziału Audyt wewnętrzny i samoocena Załączniki: Wymagania do rozdziału Załączniki Wskazówki dotyczące wdrożenia i certyfikacji Postanowienia końcowe Strona 2 z 61

4 1 Informacje o standardzie 1.1 Postanowienia ogólne Celem niniejszego standardu, zwanego dalej standardem jest określenie jednolitych zasad stosowania przepisów prawa w zakresie polityki rachunkowości, zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, inwentaryzacji i sprawozdawczości w organizacjach pozarządowych. Informacje zawarte w standardzie umożliwią realizację powyższych celów oraz pozwalają ograniczyć ryzyko kar za prowadzenie działalności niezgodnie z obowiązującymi przepisami. Standard objaśnia przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002r., nr 76, poz. 694, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, i rozporządzeń szczegółowych w zakresie: polityki rachunkowości, planu kont, inwentaryzacji i sprawozdawczości w organizacjach pozarządowych. Ponadto celem niniejszego standardu jest uregulowanie podstaw prezentacji sprawozdań finansowych, aby zapewnić porównywalność danych zawartych w sprawozdaniach finansowych jednostki z jej sprawozdaniami z poprzednich okresów oraz ze sprawozdaniami innych jednostek. Ostateczny kształt dokumentacji, która wynika z wymagań standardu powinien być dostosowany do specyfiki działalności organizacji pozarządowej. 1.2 Zastosowanie Zakres podmiotowy standardu obejmuje organizacje pozarządowe: fundacje i stowarzyszenia, do których stosuje się Ustawę prawo o stowarzyszeniach z dnia 7 kwietnia 1989 r. (Dz. U. z 2001 r., Nr 79, poz. 855 z późn. zm.), Ustawa o fundacjach z dnia 6 kwietnia 1984 r. (Dz. U. z 1991 r., Nr 46, poz. 203), Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie z dnia 24 kwietnia 2003 r. (Dz. U. z 2010 r., Nr 234, poz z późn. zm.). Zakres podmiotowy standardu dotyczy ogólnych wymagań, wytycznych dotyczących struktury i wymogów, odnoszących się do minimalnych zawartości polityki rachunkowości, planu kont, inwentaryzacji i sprawozdawczości w organizacjach pozarządowych. Niniejszy standard stosuje się do wszelkich zagadnień, o których mowa powyżej zgodnie z aktami prawnymi zamieszczonymi w pkt Powołania normatywne i prawne 2.1 Postanowienia ogólne Powołania normatywne określają powiązanie tego standardu z normami międzynarodowymi / krajowymi / innymi standardami. 2.2 Zakres powołań normatywnych W standardzie wykorzystano na zasadzie inspiracji wymagania PN-EN ISO 9001:2008, i definicje zawarte w PN-EN ISO 9000:2006. Strona 3 z 61

5 2.3 Zakres powołań prawnych Standard procedur finansowo księgowych, opracowany został w oparciu o wymienione poniżej przepisy prawa. Dodatkowo w konkretnych sytuacjach zastosowanie mogą znaleźć inne przepisy, nie ujęte w poniższym zestawieniu. 1) Ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. (Dz. U z 2009 r. nr 152, poz.1223 z późniejszymi zmianami). 2) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001r w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości dla niektórych spółek nie będących spółkami handlowymi nie prowadzących działalności gospodarczej (DZ. U 137 z 2001 r. poz. 1539). 3) Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2004 r. w sprawie obowiązku badania sprawozdań finansowych organizacji pożytku publicznego (Dz. U z 2004 r. nr 285 poz.2852). 4) Ustawa z dnia 15 marca 1933 o zbiórkach publicznych, (Dz. U z 1933 r. 33, poz.162). 5) Ustawę Prawo o stowarzyszeniach z dnia 7 kwietnia 1989 r. (Dz. U. z 2001 r., Nr 79, poz. 855 z późn. zm.). 6) Ustawa o fundacjach z dnia 6 kwietnia 1984 r. (Dz. U. z 1991 r., Nr 46, poz. 203). 7) Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie z dnia 24 kwietnia 2003 r. (Dz. U. z 2010 r., Nr 234, poz z późn. zm.). 3 Terminy i definicje 3.1 Terminy i definicje do rozdziału 4 1) Cena nabycia to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia. o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu a obniżona o rabaty, upusty i inne zmniejszenia lub odzyski. 2) Cena sprzedaży to możliwa do uzyskania na dzień bilansowy cena jego zbycia, pomniejszona o rabaty, opusty i inne podobne zmniejszenia oraz koszty związane z przystosowaniem składnika aktywów do sprzedaży i dokonaniem tej sprzedaży, a powiększoną o należną dotacje przedmiotową. 3) Dokumentacja księgowa to zbiór takich dowodów, które w sposób rzetelny i prawidłowy odzwierciedlają przebieg i skutki dokonanych operacji gospodarczych, będących podstawą zapisów w księgach rachunkowych. 4) Dowody księgowe to dokumenty, stanowiące podstawę zapisów księgowych, określa się je mianem dowodów księgowych. 5) Informacja dodatkowa zawiera dodatkowe informacje do danych, zaprezentowanych w bilansie, rachunku zysków i strat, zestawieniu zmian w kapitale własnym i rachunku przepływów pieniężnych. Informacja dodatkowa zawiera opis lub szczegółowe rozbicie Strona 4 z 61

6 pozycji zaprezentowanych w powyższych zestawieniach oraz informacje na temat pozycji, które nie kwalifikują się do ujęcia w tych zestawieniach. 6) Inwentaryzacja jest zespołem czynności, które po ich dokonaniu, umożliwiają zbadanie rzeczywistego stanu składników majątku jednostki. 7) Kierownik jednostki jest to członek zarządu lub innego organu zarządzającego jednostki, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności uprawniony jest do zarządzania jednostką. 8) Księgi rachunkowe to zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) - art. 13 ust. 1 ustawy. 9) Kwota wymaganej (wymagająca) zapłaty jest to kwota wyrażona w złotych, należności, której zapłaty przez kontrahenta, według stanu na dzień bilansowy, oczekuje jednostka lub kwota zobowiązania, która powinna zostać zapłacona kontrahentowi. 10) Obieg dokumentów księgowych jest to przepływ dokumentów od momentu ich sporządzenia, względnie wpływu, aż do momentu ich dekretacji, zaksięgowania i złożenia w archiwum. 11) Organizacja pozarządowa to fundacje i stowarzyszenia, do których stosuje się Ustawę prawo o stowarzyszeniach z dnia 7 kwietnia 1989 r. (Dz. U. z 2001 r., Nr 79, poz. 855 z późn. zm.), Ustawę o fundacjach z dnia 6 kwietnia 1984 r. (Dz. U. z 1991 r., Nr 46, poz. 203), Ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie z dnia 24 kwietnia 2003 r. (Dz. U. z 2010 r., Nr 234, poz z późn. zm.). W standardzie stosuje się również zamiennie podmiot, jednostka organizacyjna, jednostka, organizacja. 12) Plan kont to system kont, przy pomocy którego rejestruje aktywa, pasywa oraz zdarzenia gospodarcze. 13) Prowadzenie ksiąg rachunkowych to dokonywanie w księgach rachunkowych, w sposób zorganizowany i ciągły, na podstawie dowodów księgowych, zapisów zdarzeń gospodarczych, w porządku chronologicznym i systematycznym oraz ich grupowanie i uzgadnianie. 14) Polityka rachunkowości, inaczej zakładowa polityka finansowa to zgodnie z art.3 ust.1 pkt.11 ustawy o rachunkowości wybrane i stosowane przez jednostkę, odpowiednie do jej działalności, rozwiązania dopuszczone przepisami ustawy i zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych. 15) Raport to zestawienie informacyjne o określonej strukturze, sporządzane na podstawie danych zawartych w księgach rachunkowych. 16) Skorygowana cena nabycia aktywów finansowych i zobowiązań finansowych, to cena nabycia (wartość), w jakiej składnik aktywów finansowych lub zobowiązań finansowych został po raz pierwszy wprowadzony do ksiąg rachunkowych, pomniejszona o spłaty wartości nominalnej, odpowiednio skorygowana o skumulowaną kwotę zdyskontowanej różnicy między wartością początkową składnika i jego wartością w terminie wymagalności, wyliczoną za pomocą efektywnej stopy procentowej, a także pomniejszona o odpisy aktualizujące wartość. 17) Sprawozdanie finansowe jest uporządkowanym przedstawieniem sytuacji finansowej i wyników finansowych działalności organizacji. 18) System finansowo-księgowy zwany też w skrócie systemem FK to część składowa systemu komputerowego umożliwiająca przetwarzanie danych w celu prowadzenia ksiąg rachunkowych. 19) System komputerowy to sprzęt komputerowy (urządzenia lub grupa połączonych lub powiązanych ze sobą urządzeń) wraz z oprogramowaniem, na które składa się zbiór programów i funkcji, umożliwiające przetwarzanie danych. 20) Trwała utrata wartości jako kategoria wyceny oznacza istnienie dużego prawdopodobieństwa, że kontrolowany przez organizacje składnik aktywów, nie przyniesie w przyszłości, w znacznej części lub całości, przewidywanych korzyści ekonomicznych. Fakt Strona 5 z 61

7 ten, uzasadnia dokonanie odpisu aktualizującego, doprowadzającego wartość składnika aktywów wynikającą z ksiąg rachunkowych, do ceny sprzedaży netto, a w przypadku jej braku do ustalenia w inny sposób wartości godziwej. 21) Wartość godziwa obejmuje kwotę, za jaką dany składnik aktywów mógłby zostać wymieniony, a zobowiązanie uregulowane na warunkach transakcji rynkowej pomiędzy zainteresowanymi i dobrze poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami. Wartość godziwą stosuje się wtedy, gdy nie jest możliwe bezpośrednio ustalenie ceny sprzedaży lub kursu giełdowego danego składnika majątku. Wówczas, na dzień bilansowy ustala się jej wartość w oparciu o wycenę dokonaną przez rzeczoznawcę. Wyrażone w walutach obcych środki pieniężne, papiery wartościowe, należności i zobowiązania przelicza się na dzień bilansowy na złote, po kursie średnim dla danej waluty ustalonym przez NBP. 22) Wartość nominalna środków pieniężnych (gotówka, czeki, wyemitowane przez jednostkę papiery wartościowe np.: akcje, obligacje, bony depozytowe) jest uwidoczniona na tych środkach pieniężnych. Jeśli gotówka, czeki lub papiery wartościowe opiewają na waluty obce, to wycenia się je po ustalonym przez NBP na dzień bilansowy średnim kursie tych walut. 23) Wymagania w zakresie finansów i rachunkowości należy rozumieć jako zespół zasad, które wymaga się, aby były stosowane w celu zgodnego z przepisami prowadzenia gospodarki. 3.2 Terminy i definicje do rozdziału 5 1) Cel to określony, weryfikowalny rezultat ustalony do osiągniecia w konkretnym czasie. 2) Dokument stanowi informacja i jej nośnik. 3) Zapis jest szczególnym rodzajem dokumentu w którym zarejestrowano przebieg ustalonych działań lub ich wyniki (rezultaty). 4) Audyt wewnętrzny jest metodą prowadzenia systematycznego i niezależnego badania zgodności działań i dokumentów z przyjętymi założeniami i zobowiązaniami, w tym z wymaganiami niniejszego standardu. Jego celem jest zebranie dowodów, zgodność tę potwierdzających. 5) Samoocena jest przeglądem działań organizacji i wyników tych działań odniesionych do przyjętych założeń i zobowiązań, dokonanym przez osoby, które za te działania odpowiadają 6) Problem to stwierdzona niezgodność z przyjętymi założeniami i zobowiązaniami albo inna przeszkoda związana z funkcjonowanie organizacji lub osiąganiu przez nią zamierzonych celów 7) Działanie korygujące to przedsięwzięcie podejmowane w celu eliminacji przyczyn źródłowych problemów i niezgodności Działanie zapobiegawcze to przedsięwzięcie podejmowane w celu ograniczenia ryzyka wystąpienia niezgodności 4 Wymagania w zakresie finansów i rachunkowości dla organizacji pozarządowych 4.1 Postanowienia ogólne Prawidłowe, zgodne z obowiązującymi przepisami, prowadzenie rachunkowości i finansów polegające na rejestracji zdarzeń gospodarczych spowoduje, iż organizacje pozarządowe są Strona 6 z 61

8 w posiadaniu przejrzystego obrazu prowadzonej działalności i finansów. Ponadto wytworzone dane są narzędziem do planowania, organizowania i kontroli czyli zarządzania organizacją. Powyższe spowoduje korzyści w postaci skuteczności i efektywności zarządzania. 4.2 Polityka rachunkowości Polityka rachunkowości obowiązuje każdą organizację bez względu czy ta prowadzi pełną czy uproszczoną księgowość (art..4 ust.3 ustawy o rachunkowości). Zasadniczym celem przyjętych zasad, jest obowiązek stosowania rozwiązań przewidzianych w ustawie o rachunkowości co prowadzi do 1) rzetelnego i prawidłowego ustalenia oraz jasnego odzwierciedlenia stanu majątkowego i finansowego organizacji, 2) prawidłowego ustalenia wyniku finansowego, 3) sporządzenia prawidłowych sprawozdań finansowych, 4) ustalenia podstaw do rozliczeń z tytułu podatków, opłat, składek, itp. 5) prawidłowego ustalenia stanów rozliczeń z kontrahentami, 6) stworzenia skutecznej kontroli wewnętrznej dokonywanych operacji gospodarczych 7) zachowania odpowiedniej jakości, przejrzystości i porównywalności całej dokumentacji wykorzystywanej w procesie rachunkowości. Ustalenie jednolitych i niezmiennych reguł dla wszystkich podmiotów jest niemożliwe. Nie we wszystkich jednostkach dana operacja rodzi takie same konsekwencje, nie w każdej też może być w ten sam sposób wyceniana. Dlatego rachunkowość pozwala na indywidualne dopasowanie niektórych reguł pod potrzeby jednostki, tak aby ich sprawozdania finansowe mogły jak najdokładniej odzwierciedlać rzeczywistość działań w podmiocie. Zgodnie z art.10.1 ustawy o rachunkowości, to Kierownik jednostki odpowiedzialny jest za ustalenie w formie pisemnej i aktualizację dokumentacji, opisującej w języku polskim, przyjęte przez nią zasady rachunkowości, na podstawie wydanej przez siebie decyzji, gdyż zgodnie z ustawą o rachunkowości art.4 ust.3 pkt. 5, za rachunkowość w firmie odpowiada kierownik jednostki. Kierownik jednostki, dokonując wyboru zasad, które będą stanowić indywidualną politykę rachunkowości danej organizacji, ma prawo kierować się rozwiązaniami dopuszczonymi do stosowania przez przepisy ustawy o rachunkowości i wydawanych do niej rozporządzeń wykonawczych. W przypadku, gdy przepisy ustawy nie regulują szczegółowo określonych obszarów, kierownik jednostki przy opracowywaniu polityki rachunkowości może korzystać z Krajowych Standardów Rachunkowości i stanowisk wydanych przez Strona 7 z 61

9 Komitet Standardów Rachunkowości, a w razie ich braku - z Międzynarodowych Standardów Rachunkowości. W Polityce rachunkowości opisywane są generalnie dwa obszary. Pierwszy dotyczy sposobu klasyfikacji i grupowania zdarzeń gospodarczych, metod wyceny aktywów i pasywów, zarówno na moment ich początkowego ujęcia, jak również na dzień bilansowy, ustalania wyniku finansowego oraz wykazywania lub ujawniania informacji w sprawozdaniach finansowych. Drugi obszar dotyczy natomiast techniczno-organizacyjnych aspektów prowadzenia ksiąg rachunkowych i ich ochrony. W momencie kiedy dochodzi do zmiany zasad rachunkowości, to swoje odzwierciedlenie w księgach i sprawozdaniach finansowych mają tylko te wprowadzane zmiany, które dotyczą pierwszego obszaru. Zmiana zasad technicznoorganizacyjnych, często niemniej istotna i tak samo ważna, zostaje jedynie odnotowana w dokumentacji, ale nie wpłynie ani na księgi rachunkowe, ani na sprawozdania finansowe Zawartość polityki rachunkowości Przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości w szczególności dotyczą: 1) Określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych. 2) Metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego. 3) Sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym, co najmniej: a) zakładowego planu kont, b) wykazu ksiąg rachunkowych, c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera opisu systemu informatycznego. 4) Systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych. 5) Ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych Rokiem obrotowym jest okres rozliczeniowy organizacji, najczęściej jest to rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych. Księgi rachunkowe otwierane są na początek każdego roku obrotowego, a zamykane na dzień kończący rok obrotowy. W skład roku obrotowego wchodzą śródroczne okresy sprawozdawcze, którymi są kolejne miesiące kalendarzowe. Zgodnie z art. 12 ust. 5 ustawy o rachunkowości zamknięcie ksiąg rachunkowych, polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Zamknięcie ksiąg rachunkowych za dany miesiąc, powinno nastąpić nie później niż do 20 dnia następnego miesiąca Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego Strona 8 z 61

10 Zgodnie z Ustawą o rachunkowości (uor) przy wycenie składników majątkowych stosuje się następujące kategorie cen: 1) kwotę wymaganej zapłaty (art. 28 ust. 1 pkt. 7 uor), 2) cenę nabycia (art. 28 ust. 2 uor) cena ta w szczególnych sytuacjach, w których nie zniekształca to wyniku finansowego organizacji ani stanu aktywów, może zostać zastąpiona ceną zakupu (art. 34 ust. 1 uor), 3) koszt wytworzenia (art. 28 ust. 3 uor), 4) cenę sprzedaży netto (art. 28 ust. 5 uor), 5) wartość godziwą (art. 28 ust. 6 uor), 6) trwałą utratę wartości (art. 28 ust. 7 uor), 7) średni kurs waluty (art. 30 uor). W przypadku wyceny księgowej, możemy wydzielić wycenę bieżącą oraz wycenę na dzień bilansowy. Wycena wstępna (bieżąca), dokonywana jest w momencie ujęcia składnika aktywów lub pasywów w księgach rachunkowych. Wycena bilansowa dokonywana jest na dzień bilansowy jednostki i odzwierciedla wycenę, wynikającą z wartości wstępnej skorygowanej in plus lub in minus, o wartości korekt, wynikające z przestrzegania zasad rachunkowości i przyjętych zasad wyceny. Korekta aktywów i pasywów in plus lub in minus, odnoszona jest w zależności od istoty tej korekty, na wynik finansowy lub kapitał z aktualizacji wyceny Sposoby prowadzenia ksiąg rachunkowych Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej, zgodnie z postanowieniami art. 9 i art.11 ust.1 ustawy o rachunkowości. Otwierane są na początek każdego roku obrotowego, a zamykane na dzień kończący rok obrotowy. W myśl art. 24 ust. 5 ustawy o rachunkowości, pamiętać należy, że księgi rachunkowe muszą być prowadzone na bieżąco. Organizacja spełnia te przepisy, jeżeli prowadzenie ksiąg umożliwia terminowe sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, np. deklaracji podatkowych, jak również dokonanie wszelkich rozliczeń finansowych. Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej muszą być sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca, w terminie umożliwiającym sporządzenie obowiązujących sprawozdań finansowych i innych. Wpisów w księgach dokonuje się na podstawie dowodów księgowych, w porządku chronologicznym i systematycznym, również poprzez ich grupowanie i uzgadnianie. Księgi rachunkowe, prowadzi się w siedzibie jednostki lub ich prowadzenie powierza się podmiotowi uprawnionemu do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. W takim przypadku, księgi mogą być przechowywane i prowadzone w miejscu wykonywania tej usługi, po uprzednim powiadomieniu właściwego Urzędu Skarbowego. Księgi rachunkowe prowadzi się przy użyciu technik ręcznych, np. w formie tabelarycznej tzw. amerykanki ( obecnie ten sposób stosuje się tylko w małych organizacjach, przy nie dużej ilości dowodów księgowych) lub przy użyciu komputera, Strona 9 z 61

11 również z wykorzystaniem oprogramowania wspomagającego ich prowadzenie. Program komputerowy zabezpiecza powiązanie poszczególnych zbiorów, stanowiących księgi rachunkowe w jedną całość, odzwierciedlającą dziennik i księgę główną. Dziennik umożliwia uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Ewidencja księgowa na kontach księgi głównej spełniać musi podstawowe zasady: Zasadę podwójnego księgowania. Systematycznego i chronologicznego prowadzenia ewidencji na kontach księgi głównej. Odnośnie zapisów w dzienniku zapewniać ma chronologiczne ujęcie wszystkich zdarzeń, kolejną numerację, ciągłość liczenia sum zapisów i umożliwienie jednoznacznego powiązania ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Zapisy w księgach powinny być dokonane w sposób zapewniający ich trwałość przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych Opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera opisu systemu informatycznego W sytuacji prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera, polityka rachunkowości musi zawierać opis programów komputerowych wykorzystywanych do tworzenia zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe. Pamiętać należy, że jednostka jest odpowiedzialna za użytkowanie programów zgodnie z instrukcjami. Zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald w postaci dziennika, księgi głównej (konta syntetyczne), ksiąg pomocniczych, zestawień obrotów i sald czy wykazu składników aktywów i pasywów muszą posiadać: trwałe i wyraźne oznaczenie nazwą jednostki, nazwę księgi, oznaczenie programu przetwarzającego dane, oznaczenie roku obrotowego, okresu sprawozdawczego (miesiąc) i datę sporządzenia, automatycznie ponumerowane strony, sumowanie na kolejnych stronach, w sposób ciągły. W programach komputerowych, prowadzona jest jedna ewidencja na kontach syntetycznych i analitycznych. Zapisy księgowe nanoszone są tylko raz, od razu na odpowiednim koncie analitycznym. Saldo oraz obroty na koncie syntetycznym uzyskiwane są automatycznie, poprzez sumowanie obrotów kont analitycznych. Przygotowując wykaz zbiorów stanowiących księgi rachunkowe, należy uwzględnić nazwę pliku z jej rozszerzeniami i ścieżkę dostępu składającą się najczęściej z oznaczenia dysku twardego oraz nazwy katalogu, w którym plik jest przechowywany. Strona 10 z 61

12 Systemy służące ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów (art. 71 i art. 72 uor) W przypadku prowadzenia ksiąg za pomocą programów komputerowych, w jednostkach, stosować należy odporne na zagrożenia nośniki danych takie jak wydruk komputerowy czy nośniki komputerowe, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych. Zachować należy również środki ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego min. takie jak regularne skanowanie zawartości komputera pod kątem występowania w nim wirusów a w szczególności sprawdzanie aktywnej treści przenikającej z sieci do komputera. Kopie danych tworzyć należy na zakończenie dnia pracy, na zapasowym dysku twardym. Obowiązek tworzenia kopii bezpieczeństwa spoczywa na osobie pracującej aktualnie na programie komputerowym. Pamiętać należy o obowiązku przechowywania i tworzenia kopii bezpieczeństwa wersji instalacyjnych programów komputerowych wymienionych w dokumencie. Przed instalacją oprogramowania należy sprawdzić, czy posiadany sprzęt komputerowy spełnia warunki stawiane przez producenta oprogramowania i czy działa on pod kontrolą odpowiednich wersji systemu operacyjnego i oprogramowania sieciowego. Nie wolno instalować, ani używać oprogramowania finansowo-księgowego, które nie zostało wcześniej dopuszczone do stosowania w jednostce, co zostało potwierdzone protokołem dopuszczenia programu/systemu do eksploatacji. Przed rozpoczęciem korzystania z programu należy zapoznać się z podręcznikiem użytkownika, dostarczonym przez producenta oprogramowania i bezwzględnie stosować się do zamieszczonych tam poleceń oraz wskazówek Zasady przechowywania dokumentacji finansowej Księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także zbiorami, należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości: Art Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych, oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze. Strona 11 z 61

13 2. Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. 3. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, w tym również sprawozdanie z działalności jednostki, przechowuje się odpowiednio w sposób określony w ust Zbiory, o których mowa w art. 71 ust. 1, mogą być przechowywane, w sposób określony w ust. 1 3, poza jednostką, w przypadku gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Przepis art. 11a stosuje się odpowiednio. Art Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. 2. Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres: 1) księgi rachunkowe 5 lat; 2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat; 3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną; 4) dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione; 5) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności; 6) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji; 7) dokumenty inwentaryzacyjne 5 lat; Strona 12 z 61

14 8) pozostałe dowody księgowe i dokumenty 5 lat. 3. Okresy przechowywania ustalone w ust. 2 oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą Zasada ciągłości w przyjętej polityki rachunkowości W stosunku do przyjętej przez jednostkę polityki rachunkowości, obowiązuje zasada ciągłości, nakazująca wybrane przez podmiot zasady stosować w sposób ciągły, tak by w kolejnych latach obrotowych grupowania operacji gospodarczych, wycena aktywów i pasywów, ustalanie wyniku finansowego i sporządzanie sprawozdań finansowych dokonywać w jednakowy sposób. Wynika to z faktu, iż zasada ta, ma zapewnić bardzo istotną cechę jakościową sprawozdań finansowych jaką jest porównywalność danych, o której wcześniej wspominaliśmy. Przejawia się to w tym, że daną pozycję w sprawozdaniu finansowym można porównać nie tylko do tej samej pozycji sprawozdawczej z poprzednich okresów sprawozdawczych ale również występującej w innych jednostkach. Istotnym przejawem przestrzegania zasady ciągłości jest to, że salda kont aktywów i pasywów zapisane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stanowią salda otwarcia tych kont w księgach rachunkowych następnego roku obrotowego. Raz przyjęte reguły nie zawsze będą jednak dopasowane do przedsiębiorstwa w przekroju całego cyklu jego funkcjonowania, stąd ustawa o rachunkowości zezwala na zmiany w przyjętej polityce rachunkowości. W większości organizacji dochodzi do różnych zmian w zakresie przyjętej polityki rachunkowości Zmiana przyjętych przez jednostkę zasad rachunkowości Są trzy momenty, w których możliwa jest zmiana przyjętej przez organizację polityki rachunkowości: 1) Zmiana wynika z obowiązku będącego skutkiem wprowadzenia zmiany przepisów o rachunkowości. - W sytuacji kiedy zmiana polityki rachunkowości dokonywana jest na skutek zmian dotychczas obowiązujących przepisów prawa, to podmiot taki jest zobligowany do podporządkowania się nowym przepisom i dokonania dostosowań w swojej polityce rachunkowości, w terminach i w sposób jaki określają przepisy o rachunkowości. W takich przypadkach sposób i terminy są najczęściej regulowane przepisami przejściowymi, przyjętymi w momencie zmiany prawa. 2) Zmiana wynika z utraty prawa do stosowania określonych uproszczeń w jednostce. - Przy ustalaniu zasad występujących w polityce rachunkowości, prawo przewiduje możliwość stosowania uproszczeń, w sytuacjach kiedy nie wpłyną one istotnie na rzetelny i jasny obraz organizacji, który prezentujemy w sprawozdaniach finansowym. Uproszczenia można posegregować na grupy, w zależności od zakresu podmiotów dopuszczonych do ich stosowania: Strona 13 z 61

15 a) Uproszczenia możliwe do zastosowania przez wszystkie jednostki. Występujące tu uproszczenia, dopuszczone są do stosowania przez wszystkie jednostki, np.: uproszczona wycena zapasów czy przyjęcie wartości nisko cennych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. b) Uproszczenia możliwe do zastosowania jedynie przez jednostki niepodlegające corocznemu obligatoryjnemu badaniu sprawozdania finansowego. Dotyczą one między innymi uwzględnianiu pełnych kosztów stałych przy wycenie zapasu produktów, klasyfikacji umów leasingu zgodnie z przepisami podatkowymi, wycenie instrumentów finansowych wyłącznie według przepisów ustawy o rachunkowości czy zaniechaniu ustalania rezerw i aktywów z tytułu odroczonego podatku dochodowego. c) Uproszczenia możliwe do zastosowania jedynie przez podmioty spełniające warunki do sporządzania sprawozdania finansowego w uproszczonej formie. Dotyczą one podmiotów, które zgodnie z Ustawą o rachunkowości, w roku obrotowym, za który sporządza się sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy nie osiągnęły dwóch z trzech następujących wielkości: i. średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło nie więcej niż 50 osób, ii. suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego w walucie polskiej nie przekroczyła równowartości euro, iii. przychody netto ze sprzedaży produktów i towarów oraz operacji finansowych w walucie polskiej nie przekroczyły równowartości euro. Organizacje, które spełniają przynajmniej dwa z trzech wymienionych wymagań mają prawo do sporządzania sprawozdań finansowych w formie uproszczonej. Uproszczenie to polega na wykazywaniu informacji w zakresie ustalonym w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości literami i cyframi rzymskimi. W sytuacji kiedy organizacja uzyskała możliwość zastosowania któregoś z ww. przywilejów, to posiada prawo do zmiany polityki rachunkowości, natomiast w przypadku utraty, któregoś z wcześniej przedstawionych przywilejów podmiot posiada już taki obowiązek. Zmian dokonuje się ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego. 3) Zmiana wynika z wewnętrznej decyzji dokonanej przez kierownika jednostki. -W sytuacji kiedy kierownik jednostki samodzielnie i na jego wniosek, występuje z inicjatywą zmian w polityce rachunkowości, zasada ciągłości również nie jest zachowana. Zaznaczyć należy, że odstąpienie od zasady ciągłości, może nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach, np. gdy wynika to ze zmian prawa czy statutu jednostki a równocześnie zmiana ta zapewniać będzie właściwszą prezentację zdarzeń gospodarczych w sprawozdaniu finansowym tworzonym przez jednostkę. Nową zasadę stosuje się począwszy od pierwszego dnia roku obrotowego. W konsekwencji takiej decyzji, konieczne jest dokonanie retrospektywnego przekształcenia danych porównawczych, tak by zapewniona została porównywalność wszystkich danych. Oznacza to zastosowanie zmienionych zasad rachunkowości w taki sposób, jak gdyby zasady te były stosowane od początku. Zmiany w polityce rachunkowości mogą być również spowodowana decyzją kierownika jednostki o zastosowaniu lub rezygnacji ze stosowania MSR. Strona 14 z 61

16 4.2.4 Zmiany, których nie uznaje się za zmiany w polityce rachunkowości Należy rozróżnić czy decyzja kierownika jednostki wywołuje konieczność przekształcenia danych porównawczych, gdyż nie każda zmiana powiązana z wyceną czy ujmowaniem danych zdarzeń gospodarczych jest równoznaczna ze zmianą polityki rachunkowości. Sytuacje, w których zmiany rozwiązań nie uznaje się za zmiany zasad rachunkowości to między innymi: 1) zmiana wysokości wartości szacunkowych, (np. wartości godziwej, okresów i stawek amortyzacyjnych, odpisów aktualizujących, rezerw na zobowiązania ), 2) przyjęcie nowej zasady w odniesieniu do zdarzeń, które uprzednio nie występowały lub występowały, ale były nie istotne, a stały się istotne, 3) przyjęcie w odniesieniu do nowych zdarzeń i transakcji zasad rachunkowości, różniących się od poprzednio stosowanych do podobnych, ale nie identycznych zdarzeń i transakcji Ujęcie w księgach rachunkowych i ujawnianie w sprawozdaniu finansowym zmian zasad ujętych w polityce rachunkowości W sytuacji kiedy zmiany w polityce rachunkowości wprowadzone zostają w wyniku nowelizacji prawa, każda organizacja zobowiązana jest do stosowania przepisów przejściowych wynikających z nowelizacji tego prawa lub w przypadku, kiedy nowelizacja prawa, takich przepisów nie zawiera i powoduje obligatoryjne zmiany przyjętych zasad rachunkowości, ma ona obowiązek dostosować ujęcie danych porównawczych w taki sposób, jak gdyby przyjęta reguła była stosowana w jednostce od zawsze. Podejście retrospektywne stosowane jest również wtedy, kiedy jednostka dokonuje zmian w polityce rachunkowości na skutek utraty prawa do stosowania określonych uproszczeń lub gdy kierownik jednostki, z własnej inicjatywy, dokonuje zmian w przyjętej polityce rachunkowości. W praktyce oznacza to obowiązek przekształcenia wszystkich danych wynikających z rachunkowości tak, by możliwa była jak najbardziej pełna porównywalność danych. Zgodnie z podejściem retrospektywnym istnieje konieczność odniesienia skutków zmian zasad rachunkowości na fundusz organizacji. Zmiana zasad rachunkowości powinna również zostać ujawniona w informacji dodatkowej do bilansu, przedstawiając, obok dokonanych w roku obrotowym zmian zasad rachunkowości, również informacje liczbowe, zapewniające porównywalność danych sprawozdania finansowego za rok poprzedzający, ze sprawozdaniem za rok obrotowy, ujawniając w szczególności rodzaj i przyczyny dokonanych zmian a także ich liczbowy wpływ na wynik finansowy lub fundusz własny organizacji Wymagania do rozdziału 4.2 No. Wymaganie Posiadanie zatwierdzonej wewnętrznym zarządzeniem, polityki rachunkowości zgodnie z art. art.3 ust.1 pkt.11 ustawy o rachunkowości, zawierającej w szczególności 1. 1) Określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych. 2) Metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego. 3) Sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym, co najmniej: Strona 15 z 61

17 a) zakładowego planu kont, b) wykazu ksiąg rachunkowych, c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego. 4) Systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. 4.3 Plan kont Każda organizacja musi posiadać plan kont. Zakładowy plan kont to formalny dokument, będący częścią systemu księgowego, który ma obowiązek posiadać i stosować każda osoba prawna oraz inne podmioty gospodarcze, które zgodnie z Ustawą o rachunkowości muszą prowadzić pełną księgowość finansową. Zakładowy plan kont zawiera spis wewnętrznych numerów kont przedsiębiorstwa i ustala zasady księgowania na tych kontach wszelkich operacji finansowych, które mogą wydarzyć się w wyniku jego działalności. Plan kont musi spełniać formalne wymogi ustalone w Ustawie o rachunkowości. Sporządza go zwykle główny księgowy i przedstawia do akceptacji kierownikowi jednostki. W momencie wprowadzania księgowości, co z reguły poprzedza rozpoczynanie działalności, organizacja tworzy plan kont dopasowany do rodzaju swojej działalności. Do tego celu jednostki mogą adaptować wzorcowe plany kont, wykorzystując wzorcowe plany kont jako podstawę zakładowego planu kont po wprowadzeniu koniecznych modyfikacji, zastrzeżeń i uzupełnień. Organizacja może wykorzystywać także wydawnictwa zawierające propozycje zakładowych planów kont, uznając całe opracowanie jako własny zakładowy plan kont, po dokonaniu ewentualnych wyłączeń i uzupełnień lub wykorzystując wybrane części opracowań w zakładowym planie kont i jednoczesne opracowując własne jego fragmenty. W sytuacji kiedy jednostka korzysta z wydawnictw może również opracować własny wykaz kont syntetycznych i analitycznych, wykorzystując jako komentarz, określone fragmenty wydawnictwa. Kolejnym sposobem na stworzenie zakładowego planu kont jest jego autonomiczne opracowanie. Opracowanie takie, z uwzględnieniem obowiązków ustawowych i potrzeb informacyjnych, może być dokonane przez pracowników jednostki lub zlecone podmiotom zewnętrznym. Zakładowy plan kont jest więc formalnym dokumentem, będącym częścią systemu księgowego. Stanowi on załącznik do polityki rachunkowości stosowanej w organizacji i wraz z nią jest zatwierdzany przez kierownika jednostki. Każdy podmiot prowadzący pełną księgowość finansową ma obowiązek posiadania i stosowania zakładowego planu kont. Obowiązek ten nakłada Ustawa o rachunkowości Zawartość Zakładowego Planu Kont (ZPK) W zakładowym planie kont należy przedstawić: Strona 16 z 61

18 1) wykaz kont syntetycznych (kont księgi głównej), 2) zasady tworzenia i funkcjonowania kont analitycznych (kont ksiąg pomocniczych), 3) metodę ewidencji analitycznej, jaka będzie stosowana dla wybranej grupy rzeczowych składników majątku obrotowego, 4) zasady wyceny rzeczowego majątku obrotowego, 5) stosowane metody amortyzacji majątku trwałego. W zakładowym planie kont znajduje się 9 zespołów kont. Zespołom tym nadaje się numery od 0 do 8. Zespół 0 Majątek Trwały Zespół 1 Środki pieniężne Zespół 2 Rozrachunki i Roszczenia Zespół 3 Materiały i Towary Zespół 4 Koszty według rodzaju i ich rozliczanie Zespół 5 Koszty według typów działalności i ich rozliczanie Zespół 6 Produkty Zespól 7 Przychody Zespół 8 Fundusze i kapitały Na system ewidencji księgowej, składają się konta syntetyczne (główne) oraz konta analityczne (pomocnicze do kont głównych). Konta syntetyczne w planie kont, oznaczane są symbolami trzycyfrowymi. Pierwsza cyfra danego konta, pochodzi od numeru zespołu, do którego należy dane konto. Konta analityczne do tych kont, rozpoczynają się od numerów kont syntetycznych oraz posiadają dalszą numeracją wyróżniające je spośród innych kont Podział kont w ZPK Konta syntetyczne Konta syntetyczne czyli konta księgi głównej, to wszystkie konta bilansowe i wynikowe objęte wykazem w zakładowym planie kont danej organizacji. Konta te przeznaczone są do ewidencji księgowej operacji, sumami zbiorczymi, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zasada podwójnego zapisu oznacza księgowanie identycznych sumarycznych kwot, na przeciwstawnych stronach co najmniej dwóch kont. Ewidencja syntetyczna musi spełniać równocześnie dwa warunki: 1) suma obrotów po stronie Wn, wszystkich kont syntetycznych, powinna się równać sumie obrotów po stronie Ma tych kont, 2) suma sald debetowych, wynikających z zapisów na wszystkich kontach syntetycznych, powinna się równać sumie sald kredytowych tych kont. Strona 17 z 61

19 Konta księgi głównej, to podstawowe źródło informacji o zaksięgowanych zdarzeniach, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Są to informacje o charakterze zbiorczym, uszczegółowienie ich następuje poprzez wprowadzenie kont ksiąg pomocniczych tzw. kont analitycznych Konta analityczne Konta analityczne przedstawiają uszczegółowienie i uzupełnienia (stąd ich inna nazwa - konta szczegółowe) do zapisów kont księgi głównej. Ewidencję operacji prowadzi się na kontach analitycznych, w porządku systematycznym jako wyodrębniony system zbiorów kont, kartotek, komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach syntetycznych. Konta analityczne prowadzi się, przechodząc przez zespoły kont w szczególności dla: 1) środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, 2) rozrachunków z kontrahentami, 3) rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników, zapewniającą uzyskanie informacji, z całego okresu zatrudnienia, 4) pozostałych rozrachunków, w tym publiczno-prawnych, 5) operacji zakupu (obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych), 6) operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych), 7) operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy, 8) kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów. Przykładem może być konto środki trwałe. Załóżmy, że w przyjętym przez jednostkę zakładowym planie kont, konto syntetyczne dla środków trwałych oznaczone zostało 011, analityka stworzona do tego konta może przyjąć postać np. 0111, 011-1, czy inny układ zgodny z tworzonym w planie kont. Często spotyka się systemy księgowe, gdzie wszystkie konta, bez względu na to czy są kontami syntetycznymi czy analitycznymi, posiadają taką samą liczbę cyfr. W takim wypadku numer konta syntetycznego Środki trwałe może być wydłużony, aby dorównać liczbie cyfr kont analitycznych. Aby je wydłużyć, do numeru dodaje się odpowiednią ilość cyfr. W naszym przykładzie byłoby to jedno zero Wszystkie konta analityczne powiązane są z odpowiadającym im kontem syntetycznym, na zasadzie tzw. zapisu powtarzanego. Oznacza to, że zapis na koncie analitycznym jest powtórzeniem zapisu dokonanego na koncie syntetycznym. Wyjaśnia to więc zasadę, że pomiędzy saldami i zapisami na kontach analitycznych a saldami i zapisami na kontach Strona 18 z 61

20 syntetycznych, zawsze musi zachodzić zgodność. Zależność tę można wyrazić w sposób następujący: obroty strony Wn konta syntetycznego, są równe sumie obrotów stron Wn jego kont analitycznych, obroty strony Ma konta syntetycznego, są równe sumie obrotów stron Ma jego kont analitycznych, saldo Wn konta syntetycznego, jest równe sumie sald Wn jego kont analitycznych, saldo Ma konta syntetycznego, jest równe sumie sald Ma jego kont analitycznych. W celu sprawdzenia czy zależności te są spełnione, sporządza się zestawienie obrotów i sald kont analitycznych prowadzonych do danego konta syntetycznego. Na podstawie zapisów na kontach syntetycznych i analitycznych sporządza się sprawozdania finansowe. Wymienione w planie kont, konta syntetyczne i analityczne, posiadają jeszcze inne podziały, jednym z nich jest podział na konta bilansowe i wynikowe. W księgach rachunkowych, na kontach zwanych kontami bilansowymi prowadzi się ewidencję aktywów i pasywów Konta te zwane są bilansowymi, ponieważ ich salda wykazywane są w bilansie. Konta bilansowe, służą określeniu stanu i zmian składników majątku (aktywów) oraz źródeł ich pochodzenia (pasywów). Konta bilansowe zasadniczo dzielą się na dwie grupy: 1) konta aktywne - służą do ujmowania pozycji występujących w aktywach bilansu. Konta te działają w następujący sposób: a) po stronie debetowej konta, wpisuje się stan początkowy danego składnika aktywów oraz wszystkie zwiększenia tego stanu, b) po stronie kredytowej konta, zapisuje się wszystkie zmniejszenia stanu danego składnika aktywów. Konta aktywne wykazują saldo debetowe. Oznacza to, że obrót debetowy konta jest większy od obrotu kredytowego. Zdarza się również, że obroty obu stron konta są równe - wtedy saldo końcowe konta nie występuje. 2) konta pasywne - służą do ujmowania pasywów bilansu. Konta te działają w następujący sposób: a) po stronie kredytowej konta zapisuje się stan początkowy danego składnika pasywów oraz wszystkie zwiększenia tego stanu, b) po stronie debetowej konta rejestruje się wszystkie zmniejszenia stanu danego składnika pasywów. Konta pasywne wykazują saldo kredytowe. Oznacza to, że obrót kredytowy konta jest większy od obrotu debetowego. Jeżeli obroty obu stron konta w danym okresie są równe, wtedy saldo końcowe nie występuje. Strona 19 z 61

21 Występują też konta aktywno-pasywne, do których zaliczamy przede wszystkim konta rozrachunków, gdyż mogą wyrażać należności i/lub zobowiązania. Zadaniem kont bilansowych, jest ustalenie na dany moment, stanu określonego składnika majątku lub źródła jego pochodzenia. Nie dają one jednak odpowiedzi na pytanie: jak przebiega w danym okresie działalność i jakie wyniki finansowe przyniosła jednostce. Temu służą konta - wynikowe i rozliczeniowe. 3) Konta wynikowe to konta służące do rejestrowania i grupowania operacji gospodarczych, odzwierciedlających wartościowo przebieg procesów, prowadzonej przez jednostkę działalności w zakresie przychodów i kosztów, strat i zysków nadzwyczajnych oraz wyniku finansowego. Inaczej mówiąc, służą one ewidencji przychodów i zysków oraz kosztów i strat. Konta te pokazują wyłącznie dane o przebiegu określonego rodzaju działalności w ciągu okresu sprawozdawczego. Konta te, otwiera się zatem z chwilą rozpoczęcia okresu (na początek każdego roku obrotowego), a zamyka z końcem okresu (na dzień kończący rok obrotowy), nie wykazują one salda na początek ani na koniec okresu sprawozdawczego. Prawidłowe ustalenie wyniku finansowego organizacji wymaga prowadzenia kont służących ewidencji: kosztów i strat, przychodów i zysków. Koszty i straty oznaczają wiarygodnie ustalone, zmniejszenie korzyści ekonomicznych w formie zmniejszenia wartości aktywów, albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, co doprowadza do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób. Koszty wpływające na wynik finansowy można podzielić na: koszty normalnej działalności operacyjnej, pozostałe koszty operacyjne, koszty finansowe. Ujemnie na wynik finansowy wpływają też straty nadzwyczajne. Przychody i zyski, oznaczają natomiast wiarygodnie ustalone korzyści ekonomiczne, w postaci zwiększenia wartości aktywów, albo zmniejszenia wartości zobowiązań, co doprowadza do wzrostu kapitału własnego lub zmniejszenia jego niedoboru w inny. Wśród przychodów można wyodrębnić: Strona 20 z 61

22 przychody z normalnej działalności operacyjnej jednostki, pozostałe przychody operacyjne, przychody finansowe. Charakter porównywalny z przychodami mają też zyski nadzwyczajne. Konta wynikowe kosztów i strat działają podobnie jak konta aktywów, to znaczy na stronie Winien księguje się bieżąco poniesione koszty i straty nadzwyczajne, natomiast na stronie Ma wszelkie ich zmniejszenia oraz okresowe przeniesienia zbiorczych kwot, w celu ustalenia wyniku finansowego. Konta wynikowe przychodów i zysków działają podobnie jak konta pasywów, to znaczy ujmuje się bieżąco na stronie Ma osiągnięte przychody i zyski nadzwyczajne, a strona Winien służy do księgowania ich zmniejszeń oraz okresowych przeniesień zbiorczych kwot na konto wyniku finansowego. Tworząc zakładowy plan kont, każda organizacja musi szczegółowo przeanalizować rodzaje działalności jakie zamierza prowadzić. W planie kont NGO, muszą zostać wyodrębnione konta kosztów administracyjnych, kosztów działalności statutowej w podziale na odpłatną i nieodpłatną a także kosztów działalności gospodarczej, jeżeli taka jest prowadzona. Również należy dostosować podział kont na konta dotyczące przychodów w podziale na w/w rodzaje działalności Ewidencja kosztów Ewidencja kosztów w organizacjach, zasadniczo odbywa się na kontach zespołu 4, 5 lub na kontach w zespole 4 i Ewidencja na kontach zespołu 4 Jeżeli organizacja zdecyduje się na ewidencjonowanie kosztów tylko na kontach zespołu 4 czyli w układzie rodzajowym, to musi pamiętać o tym że: wszystkie konta rodzajowe muszą mieć tak dostosowaną analitykę, aby w jasny, rzetelny i czytelny sposób zobrazować podział księgowanych na nich kosztów, na te, z każdego rodzaju działalności organizacji tzn. koszty administracyjne, statutowe odpłatne i nieodpłatne oraz koszty działalności gospodarczej, jeżeli takie występują Ewidencja na kontach zespołu 5 Jeżeli organizacja zdecyduje się na ewidencjonowanie kosztów tylko na kontach zespołu 5 czyli funkcjonalnego to musi pamiętać o tym że: Strona 21 z 61