FORMULARZ OFERTOWY WYKONAWCA:

Transkrypt

1 FORMULARZ OFERTOWY Załącznik nr 1 ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA: Straż Miejska w Białymstoku ul. Składowa 11, Białystok tel. fax NIP REGON 1. Przedmiot zamówienia: Dostawa i wdrożenie zintegrowanego systemu kadrowo-płacowego. 2. Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z warunkami zawartymi w rozpoznaniu cenowym oraz wypełnionymi: tabelą funkcjonalności i formularzem warunków serwisu, stanowiącymi integralną część formularza ofertowego, za łączną cenę ofertową: Netto zł plus podatek VAT %, tj. zł Razem brutto zł Słownie: W tym: 1 koszt dostawy i wdrożenia systemu kadrowo-płacowego 2 koszt wykonania pełnej migracji danych kadrowopłacowych z aktualnie eksploatowanych systemów do modułów nowego systemu..zł..zł 3. Oświadczamy, że podana wyżej cena ofertowa jest ostateczna i zawiera w sobie wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia określonego w rozpoznaniu cenowym. 4. Oświadczamy, że w przypadku wyboru naszej oferty zobowiązujemy się do zawarcia z Zamawiającym umowy na wykonanie przedmiotu zamówienia. 5. Dostawę przedmiotu zamówienia zobowiązujemy się wykonać w terminie określonym w rozpoznaniu cenowym, przy czym szczegółowy termin wykonania zamówienia zostanie uzgodniony z Zamawiającym. 6. Na wykonany przedmiot zamówienia udzielamy 12-miesięcznej gwarancji, liczonej od dnia podpisania protokołu odbioru systemu. 7. Płatność za wykonany przedmiot zamówienia przelewem w terminie 21 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT i wykonania przedmiotu zamówienia potwierdzonego protokołem odbioru systemu. 8. Zamówienie zobowiązujemy się wykonać: samodzielnie / korzystając z usług podwykonawcy* (*niepotrzebne skreślić).... (nazwa i adres podwykonawcy) (zakres wykonywanych przez podwykonawcę usług) Miejscowość i data Podpisy upoważnionych przedstawicieli Wykonawcy

2 Załącznik nr 2 TABELA FUNKCJONALNOŚCI SYSTEMU KADROWO-PŁACOWEGO Lp. PARAMETR/WARUNEK WYMAGANIA DLA SYSTEMU OGÓLNE Spełnienie warunku TAK/NIE 1 System wydajnie obsługuje bieżącą bazę pracowników w liczbie oraz dane archiwalne. 2 Możliwość pracy w sieci komputerowej. 3 Zalecane parametry dla wersji sieciowej system będzie zainstalowany na serwerze o parametrach: procesor klasy Pentium III, RAM 1 GB, ok. 20 GB wolnego miejsca na dysku, serwer PostgreSQL w wersji 8.1 lub wyższej lub podobnej 4 Wymagania dla komputerów system ma funkcjonować na komputerach PC o parametrach: procesor klasy Pentium IV, 512 MB RAM, Windows XP PL, dysk twardy min. 30 GB, monitor pracujący w rozdzielczości 1024x768 (16 bitów) i wyższych. 5 Program umożliwia pracę wielostanowiskową przy równoczesnym użytkowaniu przez minimum 4 osoby. 6 Możliwość zdefiniowania użytkowników (minimum 4 użytkowników) i zróżnicowania uprawnień dla użytkowników zabezpieczonych hasłem np. ograniczanie dostępu do angaży i absencji tylko dla wybranych osób. 7 Zgodność z obowiązującym prawem w dziedzinie rachunkowości, prawa pracy, podatku dochodowego od osób fizycznych, przepisów ZUS. 8 Umożliwianie elektronicznej wymiany informacji z bankami, eksporty do programu Płatnik, eksport do programu bankowego PKO Biznes Współpraca programu z pakietem Microsoft Office. Program umożliwia eksport wybranych danych i zestawień do programu MS Excel, MS Word. 10 Możliwość samodzielnego rozwijania funkcjonalności przez Zamawiającego możliwość tworzenia przez użytkownika spersonalizowanych raportów. 11 Pełna ewidencja zmian w programie kadrowo-płacowym zgodnie z wymaganiami GIODO. 12 Program zapewnia tworzenie kopii archiwalnych na dowolny moment i odtwarzanie z nich danych na wypadek awarii. 13 Możliwość udoskonalenia programu poprzez rozszerzenie jego funkcjonalności. 14 Zagwarantowanie pełnej migracji danych kadrowo-płacowych z aktualnie eksploatowanych systemów do zamawianych modułów systemu. 15 Możliwość rozpoczęcia pracy w programie w dowolnym okresie roku. 16 Szkolenie startowe dla pracowników obsługujących program. WYMAGANIA DLA SYSTEMU MODUŁ KADRY 1 System musi posiadać słowniki kadrowe (wymagane: kody ZUS, kwalifikacja zawodów, gminy, urzędy skarbowe, oddziały NFZ).

3 Możliwość definiowania dodatkowych słowników użytkownika. 2 Kartoteka osobowa musi zawierać szeroko pojęte dane: osobowe (identyfikacyjne), zawodowe, o osobach spokrewnionych i uzupełniające, w tym również: wykształcenie, kierunek, specjalność, tytuły naukowe, wykształcenie uzupełniające, nazwa ukończonej szkoły, data ukończenia szkoły, posiadane uprawnienia zawodowe, poziom znajomości języków obcych, posiadane certyfikaty językowe, dane wojskowe, itd. Możliwość definiowania dodatkowych pól przez użytkownika. 3 Rejestrowanie dodatkowych danych o pracowniku umożliwiające automatyzację rozliczeń ZUS: historia zatrudnienia i inne zatrudnienia aktualne, dane o uprawnieniach emerytalnych, rentowych, niepełnosprawności, jednostki ZUS. 4 Kontrola zgodności wprowadzanych danych: formaty i poprawność PESEL, NIP. 5 Automatyczne, na podstawie zdefiniowanych zasad zaliczanie wykształcenia, okresów zatrudnienia i umów, wyliczanie stażu pracownika, przysługujących wymiarów urlopów, dodatków (nagród) zależnych od stażu pracy. 6 Pamiętanie historii zmian związanych z okresem obowiązywania danej informacji dotyczy to praktycznie wszystkich informacji mających charakter zmienny, w szczególności zmian stanowiska pracy, zmiany komórki organizacyjnej. Możliwość przeglądania przebiegu zatrudnienia pracownika szczegółowo, dla każdego warunku umowy. 7 Możliwość definiowania różnych rodzajów nieobecności, limitowanych (np. urlopy) lub nie limitowanych. 8 Grupowanie rodzajów nieobecności w kategorie dla celów zestawień, obliczeń i kontroli. 9 Rejestrowanie danych o nieobecności, dokumentach uprawniających (np. L-4), okresie, dacie dostarczenia dokumentu. Automatyczne wyliczanie dni kalendarzowych lub roboczych przypadających w okresie nieobecności. 10 Kontrola kolizji wprowadzanych nieobecności: wykrywanie próby wprowadzenia nieobecności z dwóch różnych przyczyn w tym samym okresie czasu (np. jednoczesny urlop wypoczynkowy i zwolnienie lekarskie). 11 Automatyczne obliczanie wymiaru należnego urlopu z uwzględnieniem ukończonej szkoły i historii zatrudnienia. Możliwość zaznaczenia czy daną szkołę lub zatrudnienie zaliczyć do okresu od którego zależy wymiar urlopu, czy nie. 12 Możliwość zarejestrowania ilości dni wykorzystanego urlopu wypoczynkowego ( w tym na żądanie ) za dany rok w poprzednim zakładzie pracy oraz uwzględnienie tej informacji w automatycznym wyliczaniu wymiaru urlopu za rok bieżący. 13 Możliwość zarejestrowania ilości dni wykorzystanego wynagrodzenia chorobowego za dany rok w poprzednim zakładzie pracy oraz uwzględnienie tej informacji do naliczania okresu zasiłkowego.

4 14 Kontrola wykorzystania urlopów wypoczynkowych (w tym urlopu na żądanie), zamykanie roku i naliczanie urlopów zaległych. 15 Automatyczne rozliczanie urlopów i innych absencji (zwolnień lekarskich) w płacach. 16 Obsługa umów cywilno- prawnych (umowy zlecenia i o dzieło). Wprowadzanie rachunków do umów cywilno- prawnych. 17 Możliwość wprowadzania badań lekarskich wg rodzaju, wprowadzanie terminów badań oraz innych informacji zawartych w zaświadczeniu lekarskim. Możliwość wydrukowania skierowania na badania lekarskie. 18 Możliwość wprowadzania szkoleń bhp do systemu. 19 Definiowanie słowników kar i nagród. 20 Rejestrowanie udzielonych pracownikowi kar i nagród. 21 Określenie daty zatarcia (anulowania) kary (po upływie wskazanego okresu). 22 Możliwość przeglądu historii kar i nagród. 23 Możliwość generowania sprawozdań do GUS: Z-03, Z Możliwość generowania sprawozdań wewnętrznych: a) Lista pracowników z podziałem na stanowiska, datę zatrudnienia itp. b) Lista osób zwolnionych w określonym czasie. c) Lista osób zatrudnionych w określonym czasie. d) Lista osób zbliżających się do wieku emerytalnego. 2. Możliwość tworzenia własnych raportów i zestawień, definiowanych przez użytkownika Monitorowanie terminów wygaśnięcia umów na czas określony. 2. Monitorowanie terminu nabycia uprawnień do nagrody jubileuszowej. 3. Monitorowanie terminu nabycia uprawnień do dodatku za wysługę lat i jego zwiększenia. 4. Monitorowanie terminu badań lekarskich oraz szkoleń bhp Wystawianie dokumentów i zaświadczeń. 2. Możliwość eksportu generowanego dokumentu do pakietu Microsoft Office. 3. Kadrowe dokumenty standardowe obsługiwane przez system: a) umowa o pracę, aneksy b) powołanie na stanowisko c) zmiana stawki, zmiana stanowiska d) zaświadczenie o dodatku za staż pracy ( wysługa lat) e) zaświadczenie o nagrodzie jubileuszowej f) świadectwo pracy 4. Możliwość definiowania własnych dokumentów użytkownika Rejestracja szkoleń pracowników przeprowadzanych przez firmy szkoleniowe. 2. Rejestracja szkoleń wewnętrznych. 3. Możliwość wydrukowania sprawozdania z przeprowadzonych szkoleń za dany rok. 28 Wspomaganie procesu rekrutacji: rejestracja wakatów.

5 WYMAGANIA DLA SYSTEMU MODUŁ PŁACE 1 Generowanie list płac wynagrodzeń i zasiłkowych. 1. możliwość swobodnego definiowania składników płacowych na podstawie funkcji, których parametrami są dane kadrowe, informacje o nieobecnościach, karach, nagrodach, potrąceniach, 2. automatyczne wyliczanie wynagrodzenia lub zasiłku za dni nieobecności w pracy na podstawie danych kadrowych, 3. generowanie dowolnej liczby list płac z uwzględnieniem potrąceń, dodatków dla pracowników w ciągu miesiąca, 4. możliwość wprowadzania na stanowisku płacowym składników stałych bądź zmiennych (np. jednorazowych), 5. możliwość wprowadzenia danych osoby nie będącej już pracownikiem i wygenerowanie listy płac (np. dodatkowe wynagrodzenie roczne), 6. możliwość usunięcia pracownika z listy płac, 7. automatyczne wyrównywanie wynagrodzeń oraz zasiłków, 8. automatyczne wyliczenie nagrody jubileuszowej, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, ekwiwalentu za urlop oraz odprawy emerytalnej, 9. generowanie list płac z uwzględnieniem zmian składników płacowych i wymiaru czasu pracy wprowadzanych w trakcie miesiąca, 10. możliwość dokonywania korekty list płac w miesiącu następnym, tj. po wypłaceniu wynagrodzeń, 11. wyrównanie wynagrodzeń z dowolną datą, 12. konfigurowalne zestawienia zbiorcze z jednej lub kilku typów list płac w ramach jednostki lub osób z podziałem na składniki wynagrodzenia, potrącenia lub składki płacone przez pracodawcę, 13. generowanie dokumentów rozliczeniowych do ZUS (możliwość eksportu danych płacowo-kadrowych do Programu Płatnik i za jego pomocą wysyłanie ich do ZUS-u), 14. przenoszenie stałych składników wynagrodzenia na następny miesiąc, 15. możliwość przeglądania i wydruku list archiwalnych. 2 Listy płac 1. Wykazywanie na listach płac pracowników: a) kwot wynagrodzenia zasadniczego brutto wyliczonego za dni pracy oraz wszystkich zdefiniowanych składników płacowych, b) podstaw składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, c) kwot potrąconych na ubezpieczenia: emerytalne, rentowe, chorobowe, zdrowotne oraz podatek dochodowy, d) kwot świadczenia chorobowego oraz zasiłków płaconych z ZUS z poddziałem na ich rodzaje, e) dni choroby, dni opieki na których w danym miesiącu przebywał pracownik, f) ilość nadgodzin płatnych 50%, ilość nadgodzin płatnych 100%, ilość godzin nocnych, ilość godzin przekroczenia dobowego, ilość godzin urlopu, g) kwot potrącenia na: ubezpieczenie grupowe, zajęć komorniczych, związki zawodowe, zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, inne potrącenia, h) dofinansowania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, i) ekwiwalentu za pranie odzieży. 2. Automatyczne podsumowanie listy płac powinno zawierać sumy wszystkich składników wynagrodzenia, potrąceń oraz składek na ZUS i FP płaconych przez pracodawcę. 3. Miejsce na podpis osoby sporządzającej, sprawdzającej pod względem formalno-rachunkowym, sprawdzającej pod względem merytorycznym, Główny Księgowy, Kierownik Jednostki.

6 4. Lista powinna zawierać numer, datę sporządzenia oraz datę wydrukowania. 5. Oddzielne drukowanie list płac podstawowych, dodatkowych, umów cywilno prawnych, świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. 6. Możliwość umieszczania pracowników na wielu listach płac. 7. Możliwość wpisania potrąceń z wynagrodzenia na okresy przyszłe. 8. Wydruk odcinków płacowych dla pracownika. 3 Kartoteki wynagrodzeń 1. prowadzenie osobowych kartotek wynagrodzeń w sposób przejrzysty z uwzględnieniem obowiązujących składników płac, 2. automatyczne sumowanie kolumn i wierszy na kartotekach wynagrodzeń, 3. możliwość stworzenia kartoteki wynagrodzeń wykorzystującej dane kadrowe. 4 Ubezpieczenia ZUS 1. Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych: a) pracownicy w momencie powstania tytułu do ubezpieczeń (zatrudnienia), b) rodziny pracowników, c) osoby niebędące pracownikami zatrudnione na podstawie umowy cywilno-prawnej, d) pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy zlecenia. 2. Możliwość wykrywania umów wymagających zgłoszenia, zmian w danych osobowych, osób spokrewnionych, zmian w umowach skutkujących koniecznością wygenerowania odpowiedniego zgłoszenia (wyrejestrowania, korekty, zmiany) do ZUS. 3. Możliwość kopiowania ubezpieczeń z już istniejących umów pracownika. 4. Generowanie zgłoszenia na podstawie danych zgromadzonych w programie kadrowo-płacowym do programu PŁATNIK. 5. Obsługa zgłoszeń związanych z wielokrotnymi umowami cywilnoprawnymi. 6. Przechowywanie informacji o historii zgłoszenia: rejestrowanie daty i osoby tworzącej dane zgłoszenie, rejestrowanie historii zmian danych (dokumenty korekcyjne, wyrejestrowanie). 7. Export danych do PŁATNIKA. 8. Generowanie dokumentu wyrejestrowującego. 9. Możliwość wygenerowania wszystkich zgłoszeń wymaganych przez ZUS: a) z tytułu stosunku pracy, b) umowy cywilno-prawnej, c) ubezpieczenia osób przebywających na urlopach macierzyńskich i wychowawczych d) zgłoszenia do ubezpieczeń członków rodziny 10. Możliwość odwzorowania reguł podlegania ubezpieczeniom w przypadku zatrudnienia (powstania tytułu do ubezpieczeń) i w przypadku zbiegu uprawnień. a) generowanie podpowiedzi o wymaganych i dobrowolnych ubezpieczeniach dla nowej umowy, b) prowadzenie imiennej kartoteki zasiłków z ewidencją zwolnień lekarskich, urlopów wychowawczych, zasiłków opiekuńczych, zasiłków chorobowych, macierzyńskich, macierzyńskich i ojcowskich z wyliczeniem wynagrodzenia za ten okres, c) przygotowanie i eksport danych do programu PŁATNIK (ZUS), d) możliwość przygotowania zestawienia składek ZUS, e) naliczanie składek ZUS zgodnie z obowiązującymi zasadami

7 i przepisami, f) naliczanie zasiłków i wynagrodzeń chorobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami ZUS. Możliwość automatycznej zmiany podstawy do naliczenia wynagrodzenia oraz zasiłków chorobowych, sumowanie okresów choroby. 11. Kontrolowanie ilości dni zwolnień chorobowych oraz zasiłków opiekuńczych, ewidencjonowanie okresu wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego informacje o przekroczeniu 33 dni zwolnienia lekarskiego, a także dla osób powyżej 50 roku życia 14 dni zwolnienia, informacja o upływie 182 bądź 270 dni zasiłku chorobowego. 12. Automatyczne śledzenie kwoty rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe - 30-krotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. 5 Możliwość wydruku dokumentów takich jak: 1. ZUS Rp-7, 2. Zaświadczenia o zarobkach do ZUS, Ośrodków Pomocy Społecznej oraz o przychodach emerytów i rencistów. 3. ZUS Z-3. 6 Podatek dochodowy od osób fizycznych 1. naliczanie podatku po uwzględnieniu ulg podatkowych, zwolnień, potrąceń oraz generowanie przelewów do Urzędu Skarbowego, 2. indywidualne rozliczanie podatku od osób fizycznych, 3. naliczanie podatku (dochodowy i zryczałtowany) z umów zlecenia i o dzieło, 4. generowanie wydruków obowiązujących formularzy PIT dotyczących zarówno płatnika i podatnika, 5. wydruk druków PIT 6. w programie możliwe jest automatyczne wypełnienie deklaracji miesięcznych/rocznych PIT 4/ PIT 4R 7. uwzględnienie: progów podatkowych, skali podatkowej, zwiększonych kosztów uzyskania przychodu, wspólne opodatkowanie, zaniechanie podatku, podwójną ulgę podatkową, 8. zestawienie miesięcznych potrąceń podatku od wynagrodzenia pracownika. 7 Automatyczna kontrola kwoty minimalnego wynagrodzenia wolnej od potrąceń: 1. sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych, 2. sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne, 3. zaliczki pieniężnej udzielonej pracownikowi, 4. kary pieniężnej z odpowiedzialności porządkowej. 8 Automatyczne generowanie danych do sporządzenia deklaracji do PFRON oraz obliczenia składki na PFRON: 1. średnie zatrudnienie ogółem, 2. etaty i osoby niepełnosprawne w stopniu znacznym, umiarkowanym w podziale na szczególne schorzenia oraz pozostałe oraz lekkim stopniu niepełnosprawności. 9 Dodatkowe funkcjonalności: 1. dostosowanie oprogramowania do obowiązującego regulaminu wynagradzania oraz regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych 10 Możliwość dołączenia w późniejszym okresie modułu RCP.

8 Załącznik nr 3 Lp FORMULARZ WARUNKÓW SERWISU PARAMETR/WARUNEK Wykonawca zobowiązuje się udzielić 12 miesięcznego okresu gwarancji na wykonany przedmiot zamówienia. Wykonawca zobowiązuje się świadczyć bezpłatną asystę techniczną w okresie gwarancyjnym. Okres asysty technicznej rozpoczyna się z dniem podpisania protokołu odbioru systemu. Wykonawca zobowiązuje się do bezpłatnej aktualizacji oprogramowania i dostosowania do obowiązujących przepisów prawnych w okresie gwarancyjnym. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia w okresie gwarancyjnym bezpłatnej pomocy i wsparcia technicznego dla użytkowników systemu w trybie hot-line w dni robocze w godzinach od 8.00 do Konsultacje telefoniczne będą świadczone przez Wykonawcę pod numerami: tel.... fax... Wymagany czas reakcji na usunięcie błędów w pracy systemu: a) błąd krytyczny - w ciągu 1 dnia roboczego od chwili przesłania zgłoszenia, b) błąd istotny - w ciągu 3 dni roboczych od chwili przesłania zgłoszenia, c) usterka - w terminie ustalonym przez Strony. Definicje: błąd krytyczny błąd uniemożliwiający całkowicie eksploatację systemu lub powodujący utratę danych lub powodujący uszkodzenie danych i jednocześnie niepozwalający na znalezienie takiego sposobu używania systemu, aby obejść skutki jego wystąpienia. błąd istotny - błąd uniemożliwiający w danej chwili eksploatację systemu lub powodujący utratę danych lub powodujący uszkodzenie danych i jednocześnie pozwalający na znalezienie takiego sposobu używania systemu, aby obejść skutki jego wystąpienia, bez istotnego wydłużenia czasu wykonywanych operacji. usterka pozostałe błędy, które nie zostały zakwalifikowane jako błędy istotne lub błędy krytyczne. Wykonawca oświadcza, że usługi asysty technicznej świadczone będą z należytą starannością przez odpowiednio przeszkolony, fachowy personel. Wykonawca udzieli asysty technicznej (stała aktualizacja programu gwarantująca zgodność z polskim prawem i obsługa serwisowa) na okres 3 lat po upływie okresu gwarancyjnego, przy czym szczegółowe warunki i zakres świadczenia usług serwisowych zostaną określone w odrębnej umowie na warunkach uzgodnionych przez strony. Proponowane miesięczne koszty z tytułu świadczenia asysty technicznej w okresie pogwarancyjnym (wymienić wszystkie): Spełnienie warunku TAK/NIE

9 UWAGI WYKONAWCY.... Miejscowość i data Podpisy upoważnionych przedstawicieli Wykonawcy