MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE

Transkrypt

1 MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ ORGANIZACJI I KONTROLI BO-III Kraków, dnia 12 KWI Pan Grzegorz Swędzioł Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego al lecia 13A Olkusz WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 175 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.), jak również zgodnie z zatwierdzonym przez Wojewodę Małopolskiego Planem kontroli zewnętrznych Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie na 2012 r. w dniach od 17 do 19 grudnia 2012 r. Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie przeprowadził w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Olkuszu (zwanym dalej PINB ) kontrolę problemową, której przedmiotem była realizacja budżetu, ze szczególnym uwzględnieniem realizacji dochodów budżetu państwa. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2011 r. Kontrola przeprowadzona została przez pracowników Wydziału Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie: Macieja Krzanowskiego inspektora wojewódzkiego (przewodniczącego Zespołu Kontrolnego), Marcina Zająca inspektora wojewódzkiego, Mirosława Pycińskiego starszego inspektora wojewódzkiego, Monikę Onyszkiewicz starszego inspektora, na podstawie upoważnień do przeprowadzenia kontroli o numerach 213/12, 214/12, 215/12, 216/12 z dnia 13 grudnia 2012 r. Działalność PINB w zakresie objętym kontrolą ocenia się pozytywnie z uchybieniami. Powyższa ocena wynika z następujących ustaleń dokonanych w czasie kontroli: Ustalenia dotyczące organizacji i funkcjonowania PINB Zgodnie z postanowieniami art. 80 ust. 2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (Dz. U. z 2010 r. Nr 243, poz z późn. zm., zwana dalej u.p.b. ), zadania nadzoru budowlanego realizowane są przez powiatowego inspektora nadzoru budowlanego, wojewodę przy pomocy wojewódzkiego inspektora nadzoru budowlanego, jako kierownika wojewódzkiego nadzoru budowlanego, wchodzącego w skład zespolonej administracji wojewódzkiej oraz Głównego Inspektora Nadzoru Budowlanego Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Olkuszu został utworzony z dniem 1 stycznia 1999 r. na podstawie art. 40 ustawy z dnia 13 października 1998 r. - Przepisy wprowadzające ustawy reformujące administrację publiczną (Dz. U. Nr 133, poz. 872 z późn. zm.). Zgodnie z art. 33a ust. 2 i 3 i art. 33b ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późn. zm.), powiatowy inspektorat stanowi aparat pomocniczy kierownika powiatowej inspekcji. Inspektorat nie jest jednostką organizacyjną powiatu, natomiast wchodzi w skład powiatowej administracji zespolonej. Właściwość, zadania i obowiązki powiatowego inspektora nadzoru budowlanego regulują przepisy ustawy - Prawo budowlane. Do zadań powiatowego inspektora nadzoru budowlanego należy między innymi kontrola przestrzegania i stosowania przepisów prawa budowlanego, w tym sprawdzanie wykonywania obowiązków wynikających z decyzji i postanowień wydanych na podstawie cytowanej ustawy. Organy nadzoru budowlanego mają prawo wstępu do obiektów budowlanych oraz na teren budowy i zakładu pracy. Powiatowym Inspektorem Nadzoru Budowlanego w Olkuszu jest Pan Grzegorz Swędzioł, powołany na to stanowisko przez Starostę Olkuskiego z dniem: 1 lipca 1999 r. (na czas określony), z dniem 1 stycznia 2000 r. (na czas określony) oraz z dniem 1 stycznia 2001 r. (bez ograniczenia czasowego). Głównym Księgowym PINB jest Pani Ewa Chwast, zatrudniona na tym stanowisku od dnia 16 kwietnia 2007 r. na czas nieokreślony (w wymiarze 0,5 etatu). Pismem z dnia 16 kwietnia 2007 r. kierownik jednostki powierzył na podstawie art. 44 i 45 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz z późn. zm.) Pani Ewie Chwast obowiązki w zakresie gospodarki finansowej jednostki. Pani Ewa Chwast ukończyła studia na Akademii Ekonomicznej w Krakowie na Wydziale Ekonomiki Produkcji w zakresie finansów, uzyskując w dniu 3 października 1990 r. tytuł magistra ekonomii, co spełnia wymogi określone w art. 54 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm., zwana dalej u.o.f.p. ). W toku prowadzonych czynności kontrolnych dokumenty oraz wyjaśnienia składali: Pan Grzegorz Swędzioł Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego, Pani Małgorzata Pasek Zastępca Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego, Pani Ewa Chwast Główny Księgowy, oraz inni pracownicy w miarę potrzeb. Zgodnie z informacjami uzyskanymi od Głównego Księgowego PINB, w roku 2011 w kontrolowanej jednostce zatrudnionych było z Powiatowym Inspektorem 9 osób (8 etatów), w tym: kierownik jednostki 1 osoba (1 etat), stanowisko ds. administracyjnych 1 osoba (1 etat), stanowisko ds. finansowo-kadrowo-księgowych 1 osoba (0,5 etatu), stanowisko ds. inspekcji, kontroli i orzecznictwa 5 osób (5 etatów) - w tym Zastępca Inspektora Powiatowego, jako nadzorująca pracę pracowników ww. stanowiska, pracownik obsługi 1 osoba (0,5 etatu). Liczba pracowników merytorycznych: 6, w tym Powiatowy Inspektor i 5 osób na stanowisku ds. inspekcji, kontroli i orzecznictwa, Liczba pracowników obsługi: 3, w tym 1 osoba na stanowisku ds. finansowo-kadrowoksięgowych, 1 osoba na stanowisku ds. administracyjnych oraz 1 pracownik obsługi. W ciągu 2011 r. nikogo nie zatrudniono i zwolniono. 2

3 W zakresach czynności pracowników wprowadzono zapisy dotyczące zastępstwa (kogo pracownik zastępuje), z wyjątkiem zakresów ustalonych dla osób zatrudnionych na stanowisku Głównego Księgowego i stanowisku ds. administracyjnych. W zakresach czynności, Regulaminie Organizacyjnym PIBN, a także w Instrukcji w sprawie zasad sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych brak jest zapisów określających zastępstwo za Głównego Księgowego jednostki. Zadania w zakresie spraw kadrowych, w tym w szczególności: - realizację polityki kadrowo-płacowej, - prowadzenie spraw osobowych pracowników, - ewidencjonowanie i kontrolowanie wykorzystania przez pracowników przysługujących im urlopów, powierzono zgodnie z ustalonym zakresem czynności Głównemu Księgowemu PINB. Kontrolą objęto następujące stanowiska: p. Grzegorz Swędzioł Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego, p. Małgorzata Pasek Zastępca Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego, p. Ewa Chwast Główny Księgowy, p. Katarzyna Strojna ekspert nadzoru budowlanego, p. Iwona Haraś starszy referent, p. Anna Pandel referent, p. Marcin Irla referent, p. Justyna Sochacka starszy referent administracyjny. W roku 2011 siedzibą PINB był budynek przy ul. Króla Kazimierza Wielkiego 60 (powierzchnia wynajmowana: 219,79m 2, wysokość czynszu: 7.600,00 zł brutto) na podstawie umowy zawartej w dniu 1 października 2009 r. z wynajmującymi (Zakład Remontowo-Budowlany Stanisław Paciej z s. w Olkuszu i PPHU PRO-BET sp. j. S.Babiuch i J.Majda z siedzibą w Olkuszu). Począwszy od lutego 2011 r. w związku z nowelizacją ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług kwota czynszu wzrosła do 7.662,30 zł. Aneksem nr 3 z dnia 30 marca 2012 r. zmieniono treść umowy poprzez zmianę wysokości czynszu od dnia 1 maja 2012 r. (6.229,51 zł netto oraz dodatkowo opłaty za energię elektryczną, gaz i wodę na podstawie faktycznego zużycia). W dniu 12 lipca 2012 r. pomiędzy Dyrektorem Powiatowej Stacji Sanitarno- Epidemiologicznej w Olkuszu a Powiatowym Inspektorem Nadzoru Budowlanego w Olkuszu została zawarta umowa użyczenia 178,46 m 2 powierzchni biurowej w budynku przy Al lecia 13A, będącego własnością Skarbu Państwa i pozostającego w trwałym zarządzie PSSE w Olkuszu. Zgodnie z 5 umowy PINB w Olkuszu zobowiązał się do zwrotu kosztów mediów i opłat w części procentowej do zajmowanej powierzchni (34,65% ogólnej powierzchni biurowej budynku). Na podstawie ewidencji księgowej za IV kwartał 2012 r. ustalono, iż w ww. okresie średnie miesięczne koszty związane z utrzymaniem budynku wyniosły 2.357,23 zł brutto. Inspektorat posiada na stanie samochód służbowy marki Volkswagen Polo wariant 1,4 (rok produkcji: 2000). Roczne wydatki na zakup paliwa wynosiły w 2011 r zł, na ubezpieczenie samochodu zł, natomiast koszty napraw zł. Jak ustalono, na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej PINB w Olkuszu (BIP w Małopolsce > Biuletyny > Administracja Zespolona > Małopolski Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego > Powiatowe Inspektoraty > Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Olkuszu) zamieszczono jedynie dane kontaktowe. W szczególności nie opublikowano regulaminu organizacyjnego PINB. 3

4 Regulamin Organizacyjny wprowadzony został zarządzeniem Nr 2/2004 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Olkuszu z dnia 18 sierpnia 2004 r. i nie podlegał zmianom. W PINB w Olkuszu nie wprowadzono podziału na komórki organizacyjne, natomiast zgodnie z 9 Regulaminu, w skład Inspektoratu wchodzą następujące stanowiska: jednoosobowe stanowisko ds. administracyjnych, jednoosobowe stanowisko o spraw finansowo-kadrowo-księgowych, wieloosobowe stanowisko ds. inspekcji, kontroli i orzecznictwa. Odnośnie do regulacji wewnętrznych w zakresie finansów i rachunkowości ustalono, iż: Zakładowy Plan Kont w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Olkuszu został przyjęty Zarządzeniem Nr 2/2011 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Olkuszu z dnia 21 lutego 2011 r., Polityka Rachunkowości do stosowania w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Olkuszu została wprowadzona Zarządzeniem Nr 2/1/2011 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Olkuszu z dnia 25 lutego 2011 r. Natomiast w wyniku analizy przepisów wewnętrznych dotyczących obiegu i kontroli dokumentów księgowych stwierdzono, co następuje: Zarządzeniem Nr 1/2005 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Olkuszu z dnia 30 czerwca 2005 r. ustalono: instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, instrukcję kasową, instrukcję dotyczącą ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, instrukcję przeprowadzania inwentaryzacji i gospodarki środkami rzeczowymi, zakładowy plan kont. Zgodnie z Zarządzeniem Nr 3/07 R Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Olkuszu z dnia 10 października 2007 r., utraciło moc wskazane wyżej Zarządzenie Nr 1/2005, przy czym zachowały moc obowiązującą wprowadzone nim instrukcje (zał. 1-5), z wyjątkiem wykazu osób uprawnionych do kontroli merytorycznej i celowości (zał. 1 do instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych). Następnie Zarządzeniem Nr 4/2010 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Olkuszu z dnia 1 lipca 2010 r. ustalono jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych, wprowadzając do użytku służbowego: Zarządzenie Nr 32/2010 Starosty Olkuskiego z dnia 11 czerwca 2010 w sprawie określenia sposobu prowadzenia kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Olkuszu i jednostkach organizacyjnych Powiatu Olkuskiego oraz zasad jej koordynacji, Zarządzenie Nr 33/2010 Starosty Olkuskiego z dnia 11 czerwca 2010 w sprawie przeprowadzania instytucjonalnej kontroli wewnętrznej w podległych i nadzorowanych przez Starostę Olkuskiego jednostkach organizacyjnych Powiatu Olkuskiego przez Zespół Kontroli wewnętrznej Starostwa Powiatowego w Olkuszu, Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty EURO. Jednocześnie ww. Zarządzeniem utrzymano moc obowiązującą instrukcji wprowadzonych Zarządzeniem Nr 1/2005, z wyjątkiem wykazu osób uprawnionych do kontroli formalno-rachunkowej i dekretacji dowodów księgowych (zał. 6 do instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych). W konsekwencji zmian dokonanych zarządzeniami Nr 3/07 R z dnia 10 października 2007 r. oraz Nr 4/2010 z dnia 1 lipca 2010 r., brak jest obowiązujących wykazów osób uprawnionych do dokonywania kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej oraz dekretacji dowodów księgowych wraz z ustalonymi wzorami podpisów. 4

5 Realizując zadania w zakresie inwentaryzacji Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w Olkuszu: Zarządzeniem Nr 1/09 z dnia 1 grudnia 2009 r. powołał Komisję Inwentaryzacyjną, Zarządzeniem Nr 5/2010 z dnia 30 listopada 2010 r. powołał stała komisję do oceny przydatności składników majątku do dalszego użytkowania oraz komisję likwidacyjną zużytych składników majątku, Zarządzeniem Nr 4/2011 z dnia 1 grudnia 2011 r. zobowiązał Komisję Inwentaryzacyjną do przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej (dot. środków pieniężnych, druków ścisłego zarachowania, należności i zobowiązań finansowych). Realizując zadania w zakresie kontroli zarządczej Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w Olkuszu: Zarządzeniem Nr 8/2010 z dnia 30 grudnia 2010 r. wprowadził Regulamin kontroli zarządczej w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Olkuszu. Załączniki do ww. Regulaminu stanowią: zasady sporządzania planów realizacji celów Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Olkuszu, mierniki ich realizacji oraz zasady monitorowania ich osiągnięcia (zał. 1), polityka zarządzania ryzykiem w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Olkuszu (zał. 2); Zarządzeniem Nr 3/2011 z dnia 24 marca 2011 r. wyznaczył osobę odpowiedzialną za koordynację samooceny kontroli zarządczej. Realizacja wydatków budżetowych za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2011 r. Otrzymywane środki w ramach dotacji celowej z Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, przechodzą przez konto bankowe Starostwa Powiatowego w Olkuszu. Obsługę bankową Inspektoratu prowadzi Bank Pekao S.A. (wybrany w drodze przetargu przeprowadzonego przez Powiat). Zgodnie z obowiązującą instrukcją obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych do zatwierdzania dokumentów do wypłaty upoważnieni są: Powiatowy Inspektor, Jego Zastępca oraz Główny Księgowy PINB. Ponadto, zgodnie z ustalonym zakresem czynności, Główny Księgowy PINB dokonuje kontroli wstępnej oraz formalno-rachunkowej dowodów księgowych. Na utrzymanie Inspektoratu Wydział Finansów i Budżetu Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego przekazał do Powiatu Olkuskiego w 2011 r. środki dotacji celowej z budżetu państwa w dziale 710 Działalność usługowa, w rozdziale Nadzór Budowlany, w 2110 Dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na zadania bieżące z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone ustawami realizowane przez powiat, w łącznej kwocie ,00 zł. Ponadto PINB otrzymał ze środków Powiatu środki w wysokości ,00 zł. W związku z pismem Wojewódzkiego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Krakowie znak ZFK EDAB z dnia 2 lutego 2011 r., zapotrzebowania składane były w rozbiciu na działania wynikające z budżetu zadaniowego. Zgodnie z przekazanym przez Głównego Księgowego PINB wyjaśnieniem, ustalony został następujący algorytm podziału środków na działania z budżetu zadaniowego: Podzadanie Kontrola procesu budowlanego 68%, Podzadanie Orzecznictwo administracyjne 32%. 5

6 Jak ustalono, PINB przekazał plan rzeczowo-finansowy oraz projekt planu finansowego dochodów i wydatków Inspektoratu (w rozbiciu na paragrafy) na 2011 r. w terminach wyznaczonych przez Starostwo Powiatowe w Olkuszu. Plan pierwotny wydatków Inspektoratu na 2011 rok wynosił w dziale 710 w rozdziale kwotę ,00 zł. Plan po zmianach wyniósł ,00 zł (w tym zł dotacji samorządowej), natomiast wykonanie na dzień 31 grudnia 2011 r. wyniosło ,50 zł (tzn. 99,987% planu). Paragraf Nazwa paragrafu Plan pierwotny Plan po zmianach na r.* Wykonanie na r. % wykonania 3020 Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń Wynagrodzenia osobowe pracowników Wynagrodzenia osobowe członków korpusu służby cywilnej Dodatkowe wynagrodzenie roczne ,91 99, Składki na ubezpieczenia społeczne ,10 99, Składki na Fundusz Pracy ,48 99, Wynagrodzenia bezosobowe Zakup materiałów i wyposażenia ,99 99, Zakup energii Zakup usług remontowych ,87 99, Zakup usług zdrowotnych ,00 99, Zakup usług pozostałych ,22 99, Zakup usług dostępu do sieci Internet ,54 99, Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii komórkowej Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej Opłaty za administrowanie i czynsze za budynki, lokale i pomieszczenia garażowe ,85 99, ,94 99, ,30 99, Podróże służbowe krajowe ,60 99, Różne opłaty i składki , Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ,44 99, Szkolenia członków korpusu służby cywilnej ,86 99, Koszty postępowania sądowego i prokuratorskiego 0 4 3,40 85, Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej RAZEM * ,50 99,987 * w tym środki Powiatu Olkuskiego w kwocie zł. Nie stwierdzono przekroczenia planu wydatków na 2011 r. w żadnym z paragrafów. Wskazana wyżej kwota wykonania, tzn ,50 zł, jest zgodna z kwotą wykazaną w sprawozdaniu Rb-50 o wydatkach związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych za IV kwartał 2011 r. (pomniejszoną o kwotę dotacji samorządowej). 6

7 Objęte badaniem sprawozdania: Rb-28S roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego, Rb-27S miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostek samorządu terytorialnego oraz sprawozdania kwartalne Rb-50 z wykonania planu wydatków związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej, sporządzone i przekazane zostały do Starostwa Powiatowego w Olkuszu w dniu 26 stycznia 2012 r., tj. w obowiązującym terminie. Analiza sprawozdań budżetowych wykazała, że sporządzono je w oparciu o dane z ewidencji księgowej i zgodnie ze stanem faktycznym. Analizując wydatki poniesione przez Inspektorat w 2011 r. stwierdzono, że otrzymane środki przeznaczono głównie na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń, i tak: na wynagrodzenia ( 4010, 4020, 4040) przeznaczono kwotę ,91 zł, na pochodne od wynagrodzeń ( 4110, 4120) przeznaczono kwotę ,58 zł. Udział tych wydatków w ogólnych wydatkach Inspektoratu wyniósł w 2011 r. 71,18%. Plan wydatków na wynagrodzenia i pochodne, ustalony na kwotę ,00 zł, został wykonany w wysokości ,49 zł, tj. 99,99%. W kontrolowanym okresie przeciętne zatrudnienie w Inspektoracie wynosiło 9 osób (8 etatów), z tego 6 pracowników merytorycznych (6 etatów) i 3 pracowników obsługi (2 etaty). Średnie miesięczne wynagrodzenie (uwzględniając wszystkie składniki) wyniosło w 2011 r.: dla pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej (tzn. Powiatowy Inspektor i pracownik obsługi na 0,5 etatu) ,00 zł brutto na etat ( Wynagrodzenia osobowe pracowników), dla pracowników będących członkami korpusu służby cywilnej (7 pracowników / 6,5 etatu) ,11 zł brutto na etat ( Wynagrodzenia osobowe członków korpusu służby cywilnej). Wynagrodzenie zasadnicze osób o statusie 03 - członek korpusu służby cywilnej ustalane jest na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 grudnia 2009 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej (Dz. U. Nr 211, poz z późn. zm.). Natomiast wynagrodzenie pracowników o statusie 01 - osoby nieobjęte mnożnikowymi systemami wynagrodzeń, ustalane jest na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 lutego 2010 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej zatrudnionych w urzędach administracji rządowej i pracowników innych jednostek (Dz. U. Nr 27, poz. 134). Ewidencja księgowa w PINB w Olkuszu prowadzona jest w formie elektronicznej przy użyciu systemu informatycznego Symfonia Finanse i Księgowość firmy Sage sp. z o.o. Wyrywkową kontrolą objęto niżej wskazane dowody księgowe dotyczące następujących paragrafów: Zakup materiałów i wyposażenia, Zakup usług pozostałych, Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii komórkowej, Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej, Opłaty za administrowanie i czynsze za budynki, lokale i pomieszczenia garażowe. 7

8 Lp. Faktura numer z dnia kwota 4210 Zakup materiałów i wyposażenia 1. 2/01/ ,14 zł 3/1/ / ,77 zł ( ,91 zł, ,50 zł, ,36 zł) nr WB data 31/4/ / ,50 zł 76/7/ A1734/2011 (płacony w całości ze środków Powiatu - zgodnie z adnotacją na fakturze) ,04 zł 104/10/ Zakup usług pozostałych 1. FV-03650/EKH06/PR/SFA/P/01/ ,65 zł 13/2/ FV-18001/EKH06/PR/SFA/P/04/ ,60 zł 49/5/ FV-32651/EKH06/PR/SFA/P/07/ ,65 zł 83/8/ FV-47528/EKH06/PR/SFA/P/10/ ,85 zł 119/11/ Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii komórkowej ,77 zł 9/2/ ,05 zł 91/9/ Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 148,30 zł 1. FKW /005/ ( ,35 zł, 48/5/ ,95 zł) 2. FKW /011/ ,27 zł ( ,48 zł, ,79 zł) 116/11/ Opłaty za administrowanie i czynsze za budynki, lokale i pomieszczenia garażowe 1. 7/11/ ,30 zł 25/3/ /11/ ,30 zł 61/6/ /11/ ,30 zł 101/9/ /11/ ,30 zł 136/12/ W wyniku dokonanej analizy stwierdzono, iż skontrolowane dowody księgowe: były opisane w sposób prawidłowy i zostały sprawdzone pod względem formalnorachunkowym oraz merytorycznym, W obowiązujących w PINB regulacjach wewnętrznych brak jest wskazania osób upoważnionych do dokonywania ww. czynności. Zgodnie z treścią Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, wykazy osób upoważnionych do kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej zawierają załączniki nr 1 i 2 do ww. Instrukcji, stwierdzono jednakże brak ww. załączników. Jak wykazała kontrola, sprawdzenia dowodów pod względem formalno-rachunkowym dokonuje Główny Księgowy, a pod względem merytorycznym Powiatowy Inspektor lub Jego Zastępca. zostały zadekretowane i sprawdzone, co do zasady, w dniu ich wpływu do PINB, zostały zatwierdzone do wypłaty przez osoby upoważnione zgodnie z Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, tzn. przez Głównego Księgowego i Powiatowego Inspektora, zawierały wszystkie elementy określone w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.), 8

9 zostały generalnie zapłacone w określonych przez wystawców terminach i na numery kont przez nich wskazane. W powyższym zakresie stwierdzono następujące przypadki uchybień: 1. Faktura FV-32651/EKH06/PR/SFA/P/07/11 z dnia 5 sierpnia 2011 r. na kwotę 1.514,65 zł (dotyczy 4300) została zapłacona przelewem na inny numer konta niż wskazany przez wystawcę Faktury. Zgodnie z pisemnymi wyjaśnieniami udzielonymi w dniu 27 grudnia 2012 r. przez Zastępcę Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Olkuszu Panią Małgorzatę Pasek, działającą z upoważnienia Inspektora Powiatowego, cyt.: Dokonanie zapłaty za fakturę FV-32651/EKH06/PR/SFA/P/07/11 z dnia r. Poczcie Polskiej S.A. na inny numer rachunku bankowego niż wskazany przez wystawcę faktury było wynikiem nieuwagi i pomyłki z mojej strony /Gł. księgowy PINB/. W/w kontrahent zmienił numer rachunku bankowego od m-ca lutego 2011r., ja nie usunęłam z bazy w systemie bankowym starego konta a wprowadziłam nowe i dokonując zapłaty za fakturę pomyłkowo użyłam starego r-ku bankowego. O zaistniałym fakcie poinformowałam telefonicznie Pocztę Polską S.A., okazało się że zapłata została uiszczona o czym przekonałam się ostatecznie przy uzgadnianiu sald na dzień r. /salda były zgodne/. 2. Faktura FKW /005/11 (dotyczy 4370) zapłacona została po terminie wyznaczonym przez wystawiającego (18 maja zamiast do 17 maja). Ustalono, że ewidencja księgowa poniesionych wydatków w zakresie objętym kontrolą (dla konta 130) jest zgodna ze sprawozdaniem Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2011 r. Realizacja dochodów budżetowych za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2011 r. wraz z ich odprowadzeniem na rachunek Powiatu Zgodnie ze sprawozdaniem Rb-27ZZ zaplanowano dochody na 2011 r. w dziale 758, rozdziale 75814, w 0570 w kwocie 8.300,00 zł. Zgodnie z przedmiotowym sprawozdaniem oraz ewidencją księgową PINB w Olkuszu wykonał w 2011 r. w dziale 710 rozdziale następujące dochody związane z realizacją zadań zleconych: - z tytułu kar i grzywien w wysokości ,54 zł ( 0570), - z tytułu kosztów egzekucji w wysokości 70,00 zł ( 0690). Ponadto, zgodnie ze sprawozdaniem Rb-27S, PINB w Olkuszu uzyskał w 0920 dochody w wysokości 2,58 zł niezwiązane z realizacją zadań zleconych (z tytułu odsetek bankowych). Na konto Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie wpłynęły dochody w łącznej kwocie ,63 zł, tj. stanowiącej 95% łącznej kwoty uzyskanych przez PINB w 2011 r. dochodów z tytułu realizacji zadań zleconych. Zgodnie z 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 października 2002 r. w sprawie nadania pracownikom organów nadzoru budowlanego uprawnień do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego (Dz. U. Nr 174, poz. 1423), pracownicy organów nadzoru budowlanego są uprawnieni do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego za wykroczenia określone w art. 93 u.p.b. Górna granica nakładanego mandatu za nieprzestrzeganie prawa budowlanego wynosi 500,00 zł, zgodnie z art ustawy z dnia 24 sierpnia 2001 r. - Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (Dz. U. z 2008 r. Nr 133, poz. 848 z późn. zm.). Kwoty pieniężne uzyskane z grzywien nałożonych w drodze mandatów karnych są wpłacane na konto Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego. 9

10 Pracownikami PINB uprawnionymi do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego za wykroczenia określone w art. 93 u.p.b. jest 6 pracowników PINB (w tym Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego). Pracownicy PINB nałożyli w 2011 r. 2 mandaty w drodze mandatu karnego na łączną kwotę 200,00 zł. Zgodnie z art. 57 ust. 7 u.p.b. w przypadku stwierdzenia przystąpienia do użytkowania obiektu budowlanego lub jego części z naruszeniem przepisów art. 54 i 55, powiatowy inspektor wymierza karę z tytułu nielegalnego użytkowania obiektu budowlanego. Kara wymierzana jest w drodze postanowienia, a wpływy z kar stanowią dochód budżetu państwa. Powiatowy Inspektor wymierzył w 2011 r. 1 karę z tego tytułu (na kwotę ,00 zł). Zgodnie z art. 59a i 59e u.p.b. osoba posiadająca uprawnienia budowlane, zatrudniona w powiatowym inspektoracie z upoważnienia powiatowego inspektora przeprowadza obowiązkową kontrolę budowy lub obiektu budowlanego, a w przypadku stwierdzenia w trakcie kontroli nieprawidłowości w zakresie, o którym mowa w art. 59a ust. 2 ustawy, zgodnie z art. 59f ust. 1 ustawy wymierza się karę. Kara wymierzana jest w drodze postanowienia, a wpływy z kar stanowią dochód budżetu państwa. W 2011 r. Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w Olkuszu nie wymierzał kar z tego tytułu. W 2011 r. w związku z samowolą budowlaną nałożono 1 opłatę legalizacyjną na podstawie art. 49 ust. 1 u.p.b. (na kwotę ,00 zł). Jak wynika z Rb-27ZZ kwartalnego sprawozdania z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami za okres od początku roku do końca IV kwartału roku 2011, PINB w Olkuszu wykazał za rok 2011 należności związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej na łączną kwotę ,01 zł, w tym: - w 0570 z tytułu nałożonych kar i grzywien: ,41 zł, - w 0690 z tytułu kosztów egzekucji: 1.476,60 zł. Należności pozostałe do zapłaty na koniec 2011 r. wyniosły kwotę ,47 zł, w tym: - w 0570 z tytułu nałożonych kar i grzywien: ,87 zł, - w 0690 z tytułu kosztów egzekucji: 1.406,60 zł. Zgodnie z uzyskanymi informacjami, na dzień kontroli prowadzone były postępowania windykacyjne w odniesieniu do 5 zobowiązanych. W roku 2011 postanowieniem Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego z dnia 13 września 2011 r. (znak NB /02/Egz) umorzono postępowanie egzekucyjne, w toku którego wydane zostało postanowienie o nałożeniu grzywny w celu przymuszenia. Jak ustalono, przedmiotowe postępowanie egzekucyjne prowadzone było w związku z niewykonaniem decyzji Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Sejnach z dnia 19 października 2000 r. i toczyło się w oparciu o tytuł wykonawczy z dnia 8 kwietnia 2002 r. wystawiony przez ww. organ. Przesłanką umorzenia postępowania był brak właściwości w przedmiotowej sprawie (przedmiot egzekucji znajdował się na terenie powiatu sejneńskiego). Zgodnie z informacją przekazaną przez PINB w Olkuszu, w 2011 r. wszczęto ogółem 1276 spraw, w tym: 10

11 pozwolenia na użytkowanie 56 spraw, zawiadomienia o rozpoczęciu robót budowlanych 569 spraw, zawiadomienia o zakończeniu robót budowlanych 337 spraw, zawiadomienia o zmianie kierownika budowy 20 spraw, utrzymanie obiektów 16 spraw, samowola budowlana 71 spraw, inne sprawy (np. wnioski o wydanie zaświadczenia, wnioski o wydanie odpisu dokumentów, zapytania o prowadzone postępowania) 207 spraw. Jak ustalono, zadania merytoryczne w 2011 r. wykonywało 5 osób, zatem na 1 osobę przypadało 255 wszczętych w tym roku spraw. Ponadto, w części przypadków czynności w prowadzonych postępowaniach wykonywał osobiście Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego. Jak ustalono, w PINB w Olkuszu przyporządkowano prowadzenie spraw na określonym obszarze Powiatu poszczególnym pracownikom (wyjątki wynikają z zastępstw nieobecnych pracowników). W prowadzonych przez PINB rejestrach dokonano następującej ilości wpisów za rok 2011: wydane postanowienia 304, wydane decyzje 234. Prawidłowość prowadzenia postępowań administracyjnych Kontroli w zakresie prawidłowości prowadzenia postępowań administracyjnych poddano 10 wybranych losowo spraw dotyczących: wydawania pozwoleń na użytkowanie obiektu budowlanego oraz samowoli budowlanej. W trakcie czynności kontrolnych ustalono, iż działania podejmowane przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Olkuszu w zakresie realizacji obowiązku pisemnego zawiadomienia o terminie przeprowadzenia kontroli obowiązkowej zgodnie z wymogami określonymi w art. 59c ust. 1 u.p.b. były prowadzone prawidłowo, za wyjątkiem sprawy znak: NB.KST /2011 (brak w aktach sprawy zawiadomienia o kontroli obowiązkowej). Ponadto poprawnie należy ocenić konieczność przeprowadzenia obowiązkowej kontroli przez Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Olkuszu przed upływem 21 dni od dnia wezwania inwestora zgodnie z art. 59c ust. 1 ww. ustawy oraz obowiązku zawiadomienia stron o wszczęciu postępowania z urzędu w sprawach dotyczących legalizacji samowoli budowlanej w myśl art ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm., zwana dalej k.p.a. ). Pozytywnie oceniono działania Inspektoratu związane z przestrzeganiem zasady pisemności postępowania przy dokonywaniu czynności mających istotne znaczenie dla sprawy (sporządzanie protokołów z obowiązkowej kontroli zgodnie z art. 14 k.p.a.) oraz zasady zapewnienia stronie czynnego udziału w postępowaniu (informowanie o możliwości zapoznania się ze zgromadzonymi dowodami, zgodnie z art. 10 k.p.a.). Natomiast odnośnie do przestrzegania zasady załatwiania spraw bez zbędnej zwłoki, zgodnie z art. 12 i art. 35 k.p.a., nie stwierdzono uchybień z wyjątkiem sprawy znak: NB.KST /2011, w przypadku której wystąpiło nieznaczne przekroczenie terminu załatwienia sprawy, wynikającego z art kp.a. Z uwagi na fakt, iż był to przypadek jednostkowy, odstąpiono od formułowania zalecenia pokontrolnego w tym zakresie. Sprawa została natomiast szczegółowo omówiona z Powiatowym Inspektorem w trakcie prowadzonych czynności kontrolnych. 11

12 Zgodnie z uzyskanymi informacjami, według stanu na dzień 4 kwietnia 2013 r. Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Olkuszu nie posiadał skrzynki epuap. W związku z ustaleniami dokonanymi w toku kontroli, zwracam się do Pana Inspektora o podjęcie działań zmierzających do wyeliminowania stwierdzonych uchybień poprzez: 1. Uwzględnianie w zakresach czynności wszystkich pracowników Inspektoratu zapisów dotyczących zastępstw, tj. wskazywanie, kogo pracownik zastępuje i przez kogo jest zastępowany podczas nieobecności. 2. Rozważenie określenia w procedurach wewnętrznych zasad zastępstwa Głównego Księgowego PINB w czasie jego nieobecności, celem zapewnienia ciągłości działania jednostki sektora finansów publicznych. 3. Uzupełnienie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych poprzez ustalenie wykazów osób uprawnionych do dokonywania kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej oraz dekretacji dowodów księgowych wraz ze wzorami podpisów. 4. Zintensyfikowanie działań zmierzających do wyegzekwowania zaległych dochodów budżetu państwa z tytułu nałożonych kar i grzywien, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz z późn. zm.) i objęcie ich szczegółowym nadzorem Powiatowego Inspektora, w szczególności w zakresie terminowości prowadzonych czynności. 5. Zapewnienie publikowania na stronie Biuletynu Informacji Publicznej wymaganych ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm.) danych dotyczących Inspektoratu. 6. Rozważenie możliwości przydzielania spraw pracownikom merytorycznym według kolejności wpływu do Inspektoratu w celu wyeliminowania możliwości nieobiektywnego ich załatwiania. Proszę o przekazanie do Wydziału Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie informacji o sposobie wykonania zaleceń w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Dyrektor Wydziału (-) Sławomir Dyl 12