Wersja V Sekcja zamienniki (sekcja ta dostępna jest w linii PRO) (Su) Przycisk Aktualizuj cenniki (Su)... 11

Transkrypt

1

2 Zmiany w InsERT nexo Spis treści Wersja V Sekcja zamienniki (sekcja ta dostępna jest w linii PRO) (Su) Przycisk Aktualizuj cenniki (Su) Wyjątki blokady edycji dokumentu źródłowego (Ra, Re) Udostępnienie sekcji Księgowość w dokumentach źródłowych (Ra, Re) Obsługa częściowego i całkowitego odliczania podatku VAT od kosztów związanych z eksploatacją pojazdów (Ra, Re) Dowody wewnętrzne (Ra, Re) Wersja V Kompensaty (Su, Ra, Re) Powielanie obiektów w programach linii InsERT nexo (Su, Ra, Re) Dodano możliwość realizowania pozycji zamówienia (Shift+F2) od klienta podczas wystawiania dokumentu sprzedaży (Su) Dodano opcję Wystaw wydanie zewnętrzne (Su) Dodano nowy sposób odbioru sprzedaży z kasy fiskalnej - Sprzedaż fiskalna (Su) Profil uproszczony (Ra) Sekcja Księgowość w kartotece klienta (Ra, Re) Limit amortyzacji jednorazowych (Ra, Re) Możliwość zmiany wyliczonej amortyzacji (Ra, Re) Seryjne rozliczanie pojazdów (Ra, Re) Rejestry numeracyjne (Su, Ra, Re) Wersja V Odwrotne obciążenie (Su) Deklaracja PIT-36/PIT-36L (Ra, Re) Zbiorcze wystawianie deklaracji PIT-11 (Ra, Re) Zbiorcza wysyłka deklaracji Uniwersalna Bramka Dokumentów (Ra, Re) Wersja V

3 Dodano zapis seryjny operacji kasowych i dyspozycji bankowych (Su, Ra, Re) Dodano możliwość tworzenia not odsetkowych z wezwań do zapłaty (Su, Ra, Re) Dodano możliwość rozliczania rozrachunków przez skojarzenie w różnych walutach (np. EUR - USD) (Su, Ra, Re) Możliwość deaktywowania form płatności (Su, Ra, Re) Dodano obsługę deklaracji VAT-9M (Ra, Re) Umożliwiono wydruk planu kont z rozbiciem na analityki (Re) Dodano możliwość określania rozmiaru (szerokość i wysokość) loga wydruku (Su, Ra, Re) Dodano dwie transakcje handlowe "SUPTK - Świadczenie usług, poza terytorium kraju" oraz "IU-PU - Import usług, dla których podatnikiem jest usługobiorca" (Su) Dodano możliwość przypisania cennika dodatkowego do oddziału firmy (Su) Dodano Parametr "Partie z przekroczonym terminem ważności" (Pokaż/Ukryj) w konfiguracji Subiekta nexo (Su) Dodano możliwość zbiorczego nadawania kodów PLU wybranych dla kartotek na jednostkę miary w widoku Asortyment albo w kartotece - domyślnie dla wszystkich urządzeń lub dla wybranych (Su) Dodano możliwość przeglądania zdjęć (Ctrl+J) zdefiniowanych w kartotece asortymentu w miejscu, gdzie jest ona użyta: w module, na listach, na pozycjach dokumentu, cennika, inwentaryzacji itp. (Su) Dodano w pozycji cennika typu komplet wyliczenia ceny bazowej z jego składników (Su) Dodano możliwość określenia cyklicznego okresu obowiązywania cennika dodatkowego z możliwością podłączenia go do oddziału lub kasy fiskalnej (Su) Dodano możliwość tworzenia cyklicznych promocji - rabatów, bonusów w postaci dodatków, gratisów - przy sprzedaży określonego asortymentu lub wielkości sprzedaży dla wyodrębnionych klientów (Su) Dodano możliwość porządkowania pozycji dokumentu przy zapisie oraz poprawy automatycznego dokumentu, np. WZ powstającego podczas zapisu dokumentu (Su) Zostało zmienione okno nadawania rabatu w dokumentach (Su) Dodano listę (Ctrl+Shift+F2) z asortymentem zakupionym/sprzedawanym przez sprzedawcę/nabywcę z ostatnią ceną zakupu/sprzedaży (Su) Wersja V Dodano moduł vendero (Su, Ra, Re) Wersja V

4 Pobieranie danych z GUS oraz weryfikacja VIES (Su,Ra,Re) Odwrotne obciążenie limity dla jednolitych transakcji handlowych (Su) Stany i ceny przy wyborze towarów (Su) Automatyczne nadawanie symboli dla asortymentów (Su) Ukrywanie towarów i usług (Su) Rozszerzenie usługi o wykorzystane materiały Automatyczne rozliczanie rozrachunków w korektach sprzedaży i zakupu Zmiany w szybkim dodawaniu towarów na pozycje dokumentu (Su) Widok Rozbieżności do przyjęć magazynowych (Su) Sposób dostawy Automatyczne wykazywanie opakowań na dokumentach faktura zakupu i przejęcie zewnętrzne (Su) Odbiór paragonów z kasy fiskalnej Zmiany w Parametrach dostępności ustawień księgowych (Ra/Re) Zmiany związane z Mechanizmem Odwrotnego Obciążenia (Ra/Re) Zbiorcze wystawianie deklaracji skarbowych (Ra/Re) Faktury wewnętrzne (Ra/Re) Zapisy walutowe w ewidencjach VAT zakupu i sprzedaży (Ra/Re) Informacja zbiorcza (Re/Ra) Zmiany w Parametrach rozrachunków (Ra/Re/Su) Usuwanie wartości zerowych z zapisów w ewidencjach VAT (Ra/Re) Zbiorcze przypisywanie kont przeciwstawnych (Re) Automatyczne tworzenie zapisów powiązanych VAT z poziomu dekretu (Re) Parametryzacja numeru oraz daty wyświetlanych dla obrazów dokumentów w module Dekretacja dokumentów (Ra/Re) Domyślny tryb drukowania KPIR w definicji okresu obrachunkowego (Ra) Wersja V Automatyczne bilansowanie zapisów księgowych (Ra) Dodano możliwość powielania definicji pieczęci księgowych (Ra) Noty korygujące w programach księgowych (Ra Re)

5 Dodano możliwość zdefiniowania miejsca użytkowania wyposażenia oraz wskazania osoby odpowiedzialnej (Ra Re) Nowy raport limit amortyzacji (pomoc de minimis) (Ra Re) Obsługa komunikacji w formacie EDI++ (Su Ra Re Gs) Do słownika form płatności dodano możliwość zdefiniowania typu płatności "Zapłacono przelewem" (Su) Dodano nowy sposób wydawania towarów według najwyższej ceny nabycia (HIFO). PRO (Su). 123 Dodano możliwość wystawiania rozchodu wewnętrznego na podstawie przyjęcia magazynowego i faktury zakupu (Su) Dodano możliwość wystawienia wydania magazynowego na podstawie faktury zakupu lub automatycznego przyjęcia magazynowego (Su) Dodano polecenie wyliczające cenę nabycia w pozycji cennika bez zmiany ceny netto i brutto na nowo wyliczoną z marżą, narzutem i zyskiem oraz ostrzeżeniami (Su) Automatyczne pobieranie danych klienta z CEIDG (Su Ra Re Gs) Dodano flagi własne (nexo) Bilioteka dokumentów (nexo) Dodano obsługę zapisów w walucie obcej w KPiR i EP zarówno podczas dekretacji ręcznej, jak i automatycznej (Ra) Wersja V Dane archiwalne (Su) Kontrola limitu opieki nad zdrowym dzieckiem w wymiarze dziennym (2 dni) i godzinowym (16 godzin). (Gr) Rozliczenie nadpłaty/niedopłaty z PIT-40 w wypłacie (Gr) Umożliwiono obliczanie zaliczki na podatek "od brutto" oraz wskazywanie nowych rodzajów przychodów dla umów cywilnoprawnych ułatwiające pełniejsze wyliczanie deklaracji IFT-1/1R oraz PIT-8AR. (Gr) Ułatwienia w rozliczaniu składek ZUS od umów cywilnoprawnych po zmianach od stycznia 2016 roku (Gr) Automatyczne podwyższanie zasiłku macierzyńskiego do kwoty świadczenia rodzicielskiego po zmianach od stycznia 2016 (Gr) Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów (Re) Obsługa deklaracji CIT-ST wraz z załącznikiem CIT-ST/A (Re) Deklaracje dodatkowe UPL-1 i OPL-1 (Re, Ra)

6 Deklaracje zgłoszeniowe ZAP-3, NIP-7 (Re, Ra) Możliwość wydruku deklaracji skarbowych i załączników w trybie ekonomicznym (Re, Ra) Dostosowanie deklaracji skarbowych do braku obowiązku dołączania wyjaśnienia przyczyn korekty (Re, Ra) Dodano obsługę tzw. "małych jednostek" (Re) Zmiany w mechanizmie wystawiania korekt kosztów uzyskania przychodów (Ra) Wersja V Minimalna wymagana wpłata w dokumentach Zamówienie od klienta i faktura pro forma (nexo PRO) (Su) Lista towarów na dokumencie (skrót F2) (Su) Podłączanie dokumentów RW/KRW do pozycji dokumentów FS,PA,ZK,PF (nexo PRO) (Su) Modele asortymentowe (Su) Zmiany w podsumowaniu dokumentu (Su) Precyzja cen (Su) Ukrywanie towarów w magazynach (Su) Dane archiwalne korekty (Su) Uprawnienia do oddziałów i magazynów (Su) Zmiany w rodzajach umów pracowniczych (PRO) (Gr) E-zwolnienia (Gr) Kalkulator płacowy (Gr) Urlop na część dnia (Gr) Biblioteka dla delegacji (Gr) Wydruk Wniosek o urlop oraz o ustalenie indywidualnego czasy pracy (Gr) Wydruk widoku wynagrodzenie analiza (Gr) Zmiany w module deklaracji ZUS (Gr) Typy umów pracowniczych możliwość edycji znaczników (Gr) Indywidualna data dla rachunku (Gr) Ewidencja czasu pracy Widok okres rozliczeniowy (Gr) Szablony VAT (Ra, Re) Parametry eksploatacji i rozliczeń pojazdów (Ra Re) Sprawozdanie bilansu dla mikrojednostek (Re)

7 Koszty dodatkowe (Re) Konfiguracja widoku (Re) Pomoc kontekstowa (nexo) Nawigacja enterem (nexo) Oznaczanie nowych funkcji w programach linii InsERT nexo (nexo) Dodatkowe menu w polach formularzy (nexo) Formatowaniu warunkowe (nexo) Nowości w Działaniach (Gs) Nowości w Terminarzu rezerwacji zasobów (Gs) Dodano sekcję Historia w informatorze klienta (Gs) Dodano możliwość wyboru domyślnego scenariusza windykacyjnego dla klienta (Gs) Udostępniono dodatkowy widok w module Klienci (Gs) Wprowadzono zmiany w obsłudze poczty (Gs) Wprowadzono zmiany w modułach ofertowych (Gs) Wprowadzono nowy model pracy z windykowanymi należnościami oparty o scenariusze windykacyjne. Moduł windykacja otrzymał dwa dodatkowe widoki Rozrachunki do windykacji i Windykacja wg etapów (Su, Ra, Re) Preproporcja (Ra, Re) Nowy układ KPiR (Ra, Re) Wersja V Obsługa Jednolitego Pliku Kontrolnego (Su, Ra, Re) Profile programu (Gs) Wiadomości SMS (Su, Ra, Re, Gs, Gr) Zbiorczy podpis wiadomości (Gs, Su, Ra, Re, Gr) Akcje automatyczne dla szablonów działań (Gs) Wysyłka oferty w treści wiadomości (Gs) Moduł Poczta wychodząca (Su, Ra, Re, Gr) Naklejki (Su, Ra, Re, Gr, Gs) Drukowanie zbiorcze (Su, Ra, Re, Gr, Gs) Dodano możliwość przypisania stworzonych wzorców wydruku do raportów LINQ (Su, Ra, Re, Gs, Gr)

8 Dodano uprawnienia do zmiany domyślnego magazynu, oddziału, stanowiska kasowego w kontekście programu (Su, Ra, Re, Gr, Gs) Umożliwiono zmianę ceny netto lub brutto opakowań na dokumentach (Su) Okno dodawania pozycji na dokument (Su) Dla wydruków kadrowych definiowanych w słowniku "Treści dokumentów" umożliwiono wydruk zbiorczy dla wielu pracowników/umów naraz (Gr) Umożliwiono zbiorczą zmianę miesiąca pierwszego wynagrodzenia w programie dla wskazanych pracowników (Gr) Wprowadzono do programu mechanizm, który ułatwia wprowadzanie urlopu macierzyńskiego/ojcowskiego/rodzicielskiego (Gr) Wprowadzono do programu kreator ułatwiający wypełnianie planu pracy oraz jego faktyczne wykonanie dla wielu pracowników naraz (Gr) Dodano do programu słownik Rodzajów wydatków delegacji (Gr) W funkcji Ustaw wartość składnika na umowach dostępnej w modułach składników płacowych oraz definicjach list płac dodano możliwość określenia czy nowa wartość składnika ma obowiązywać od zadanej daty i utworzyć wpis w historii wartości składnika czy ma nadpisać ostatnią wartość składnika na umowie (Gr) Wprowadzono do programu funkcję umożliwiającą szybkie wystawienie rachunku do umowy (Gr) Dodano do programu obsługę wiz dla cudzoziemców (Gr) Rozszerzono mechanizm notatek do wynagrodzeń o informację, że wynagrodzenie uwzględniło korekty poprzednich wynagrodzeń (Gr) W definicji deklaracji CIT dodano możliwość filtrowania pozycji wg przynależności do deklaracji CIT-8, załącznika CIT-8/O, załącznika CIT-BR (Re) Deklaracja CIT-8 wzbogacona została o załącznik CIT-BR stanowiący informację o odliczeniach od podstawy opodatkowania kosztów uzyskania przychodów poniesionych na działalność badawczo-rozwojową (Re) Dodano do programu Rewizor nexo możliwość stworzenia opisu klasyfikacji kont syntetycznych. Opis ten wymagany jest do prawidłowego wygenerowania przez program Jednolitego Pliku Kontrolnego (Re) Dodano możliwość określenia kolejności kojarzenia przychodów z rozchodami zasobów magazynu walut jeżeli zasoby walutowe zostały zaewidencjonowane na danym koncie księgowym, w tym samym dniu, ale w różnych rejestrach księgowych (Re)

9 Umożliwiono zmianę sposobu numeracji dekretów oraz poleceń księgowania według wskazanej definicji rejestru numeracyjnego (Re) e-sprawozdawczość VAT (Ra, Re) Wzbogacono słownik transakcji VAT o nową pozycję Zwrot odliczonej lub zwróconej kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących (Ra, Re) Dodano możliwość wykorzystania księgowych słowników użytkownika w definicji środka trwałego (Ra, Re) Wersja Zamiany interfejsowe (InsERT nexo) Informacja Roczna Dla Osoby Ubezpieczonej (RMUA) (Gr) Kompletowanie zamówień (Su) Kolejność realizacji zamówień (Su) Terminal płatniczy (Su) Operacje kasowe i bankowe jako przedpłaty (moduł Finanse) (Su) Słownik sposobów dostaw (Su) Polecenie otwarcia szuflady (Su) Rabat kwotowy i procentowy od wartości pozycji (Su) Kontrola kręgu kosztów (Re) Zbiory kont (Re) Porównywanie BO z BZ (Re) Kartoteki księgowe filtrowane (Re) Dodanie kwoty własnej w definicji pozycji schematu dekretacji (Re) Korygowanie planów amortyzacji (Re Ra) Dodano możliwość naliczenia oraz automatycznego zadekretowania różnic kursowych od rozliczeń walutowych (Ra) Dodano dla zapisów w KPiR i EP możliwość tworzenia powiązanych zapisów VAT na podstawie zdefiniowanych wcześniej szablonów VAT. (Ra) Dodano nowe wzorce wydruków ewidencji VAT pokazujące kolumny z wartościami dotyczącymi VAT odliczanego (ujętego do rozliczeń deklaracji) oraz VAT bez odliczeń (VAT, który zostanie pominięty w rozliczeniach deklaracji). (Ra) W ewidencjach VAT dodano nowy widok tzw. "dokumentowy". (Ra Re)

10 Dodano możliwość określenia w dokumencie modernizacji środka trwałego, czy naliczenie amortyzacji uwzględniające modernizację ma następować już w miesiącu modernizacji czy też w kolejnym. (Ra Re) Dodano nowe transakcje VAT: Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów - paliwo silnikowe (WNT-PS) oraz Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów - paliwo silnikowe (podatek należy) (WNT-PS-N). (Ra Re) Informacja Roczna Dla Osoby Ubezpieczonej (RMUA) (Gr) W konfiguracji Stałe płacowe dodano nową wartość "Kwota najniższej emerytury i renty ", która jest używana do obliczania potrąceń komorniczych od wypłaconych zasiłków. (Gr) Wyszukiwanie wiadomości z uwzględnieniem treści (Gs) Sprawdzanie pisowni w języku angielskim i niemieckim (Gs) Operacje zbiorcze w module Klienci (Gs) Automatyczne wysyłanie SMS oraz nowe działanie typu SMS (Gs)

11 Wersja V2 Sekcja zamienniki (sekcja ta dostępna jest w linii PRO) (Su) W tej sekcji można określić, czy dana pozycja stanowi zamiennik dla innej pozycji asortymentowej. Możliwości tej opcji najlepiej prześledzić na przykładzie: Mechanizm zamienników działa w następujący sposób: jeśli towar A jest zamiennikiem towaru B, a B jest zamiennikiem towaru C, to A jest zamiennikiem C; jeśli A jest zamiennikiem B, to B jest zamiennikiem A. W przypadku tak zdefiniowanej relacji między elementami, wystarczy wskazać jeden z grupy, by dołączyć element do całej grupy. Zamienniki można także tworzyć zbiorczo. Służy do tego opcja zawarta w module Asortyment w górnym menu Operacje Zamienniki. Po zaznaczeniu wybranych towarów wyświetlane jest okno umożliwiające ich połączenie. Na uwagę zasługuje fakt, że także z tego poziomu można dodać kolejny towar, który ma być dostępny jako zamiennik dla innych towarów. Przycisk Aktualizuj cenniki (Su) Jednym ze sposobów aktualizacji cen zawartych w cennikach jest wywołanie opcji Aktualizuj cenniki. Jest ona dostępne w module Zakup, w górnym menu Operacje. Pozwala ona na aktualizację cenników na podstawie dokumentu Faktura zakupu jednego lub wielu. 11

12 Po jej uruchomieniu pojawia się okno zbiorcza aktualizacja cenników. W powyższym oknie widoczne są następujące elementy: Dokumenty zakupu lista dokumentów będąca efektem wcześniejszego zaznaczenia ich w module Zakup; Przelicz wybrane w przypadku przeliczania tylko niektórych towarów wynikających ze specyfikacji faktur zakupu można je oznaczyć (z lewej strony okna) i przeliczyć ceny tylko dla tych konkretnych pozycji; Przelicz wszystkie przycisk ten umożliwia przeliczenie wszystkich pozycji asortymentowych wynikających ze specyfikacji faktur zakupu; Pozycje cenników lista cenników obowiązujących w systemie. Należy zwrócić uwagę na Cenę kalkulacyjną, ponieważ może one wyświetlać różne wartości w poszczególnych cennikach. Wynika to z faktu wybrania w sposobie wyliczania cennika innej ceny bazowej. 12

13 Przyciski Zapisz i Anuluj wybranie przycisku Zapisz pozwala na zapisanie nowych cen w cennikach, a przycisk Anuluj oznacza rezygnację z wyliczania nowych cen. Dodano nowy sposób podpowiadania ceny "Cena deklarowana przez klienta" do dokumentów zamówień do dostawcy, faktur zakupu i przyjęć magazynowych. Kolumny Cena deklarowana, Waluta ceny deklarowanej i Rabat pozwalają określić dla danej pozycji asortymentowej i dostawcy wartość ceny po jakiej będzie dostarczany asortyment. Dane te podpowiadane są domyślnie w dokumencie faktura zakupu, przyjęcie zewnętrzne oraz zamówienie do dostawcy za sprawą Ceny deklarowanej przez sprzedawcę (dostępnej w oknie Sposób wyliczania dokumentu). Dostępne są także kolumny Uwagi i Ocena - pełniące rolę informacyjną w kontekście oceny danego dostawcy. Tryb dodawania pozycji (Ctrl+X) - wyszukiwanie odbywa się na podstawie kodów kreskowych, fotokodów (opisane w osobnym rozdziale) lub za pomocą Instynktu. W tym trybie dodatkowo wyświetlane jest zdjęcie asortymentu. Domyślnie program ustawiony jest na wyszukiwanie po kodzie kreskowym. Przed wprowadzeniem nowej pozycji można skorzystać z szybkiej zmiany ilości za pomocą: o + klawisza plus zwiększa ilość o jeden o - klawisza minus zmniejsza ilość o jeden o * klawisza gwiazdka zwiększa ilość o dowolną wartość (w pierwszej kolejności należy wprowadzić liczbę np. 15 i wcisnąć klawisz gwiazdki) Dodatkowo można przełączyć się na wyszukiwanie z wykorzystaniem mechanizmu Instynkt. Służy do tego klawisz F8. Aby powrócić do wprowadzania pozycji za pomocą kodów kreskowych należy wcisnąć klawisz F7. 13

14 Wyjątki blokady edycji dokumentu źródłowego (Ra, Re) Istnieje możliwość włączenia wyjątku blokady edycji dokumentu źródłowego ze względu na zmianę statusu magazynowego takiego dokumentu. Oznacza to, że mimo blokady edycji dokumentu źródłowego, (np. Faktury sprzedaży z odłożonym skutkiem magazynowym) użytkownik będzie mógł zmienić skutek magazynowy na wydany. 14

15 Udostępnienie sekcji Księgowość w dokumentach źródłowych (Ra, Re) Użytkownik może aktywować sekcję Księgowość dla danego typu dokumentu. Domyślnie jest ona włączona dla niektórych dokumentów wystawianych w programie. Dzięki niej, już w trakcie wypisywania formularza, np. Faktury VAT sprzedaży, użytkownik może opisać księgowo dany dokument. W sekcji Księgowość dostępne są pola, które użytkownik aktywował dla nagłówka danego typu dokumentu w parametrach Dostępność pól opisu księgowego. 15

16 Obsługa częściowego i całkowitego odliczania podatku VAT od kosztów związanych z eksploatacją pojazdów (Ra, Re) Zapis w ewidencji VAT zakupu W zapisach do ewidencji VAT zakupu udostępniono pole Eksploatacja pojazdów, pozwalające odpowiednio zakwalifikować do podatku VAT koszty związane z pojazdami. Standardowo nowotworzony zapis Nie dotyczy eksploatacji pojazdów. Użytkownik może jednak wybrać jedną z dwóch opcji: o Pełne odliczenie dla pojazdów zgłoszonych jako wykorzystywane wyłącznie do celów działalności gospodarczej. Odliczany jest wówczas cały podatek VAT od kosztów związanych z eksploatacją pojazdu. o Częściowe odliczenie po wybraniu tego wariantu na formularzu pojawia się pole Kwota netto rachunku. Po wprowadzeniu wartości tworzony zapis jest przekształcany w złożony zapis VAT, gdzie domyślnie kwota rozbijana jest na dwie pozycje. Pierwsza dotyczy wartości 50% podatku VAT bez odliczenia. Druga natomiast reprezentuje 50-procentową wartość podatku VAT, która może zostać odliczona przez podatnika. Domyślny scenariusz rozbicia kwot w zapisie można zmienić poprzez edycję Parametrów eksploatacji i rozliczeń pojazdów (Konfiguracja firmy). W zależności od potrzeb użytkownik może skonfigurować inny sposób tworzenia zapisu VAT dla częściowych odliczeń. Ma także możliwość zaznaczenia bądź odznaczenia znacznika Dodawaj niedoliczony VAT do kosztu rachunku. 16

17 Wykorzystywanie pojazdów do celów służbowych W wersji 2.0 systemu InsERT nexo wprowadzono nowy typ pojazdu w ewidencji pojazd firmowy. Dla tego typu pojazdów nie określa się osoby będącej właścicielem. W przypadku pojazdów Firmowych lub należących do Wspólników/Osób współpracujących wprowadzono pola Rok produkcji oraz Data nabycia. Udostępniono także pole Pełne odliczenie pozwalające określić dany pojazd jako wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. Dostępna jest tu opcja Historia, dzięki której użytkownik może zdefiniować dokładny okres, w którym eksploatacja danego pojazdu będzie podlegała pełnemu odliczeniu VAT. Oprócz zaznaczenia opcji Pełne odliczenie VAT, w dodatkowym oknie można wprowadzić stan licznika (wymagany przepisami dla pojazdów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej) oraz zaznaczyć pole Wystawiono deklarację. To ostatnie dotyczy deklaracji VAT-26, za pomocą której należy zgłaszać do urzędu skarbowego pojazdy wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej. Program automatycznie zaznacza pole Wystawiono deklarację w momencie gdy użytkownik wypisze ją w programie. Aby dodać deklarację VAT-26 należy skorzystać z odpowiedniej opcji w menu Operacje modułu Pojazdy (lub dodać ją w module Deklaracje). Program automatycznie wypełnia deklarację wprowadzając niezbędne dane podmiotu oraz informacje o pojazdach oznaczonych przez użytkownika jako wykorzystywanych wyłącznie do 17

18 celów działalności gospodarczej (Pełne odliczenie VAT). Wystawiona w ten sposób deklaracja zapisywana jest w module Deklaracje Skarbowe. Dodatkowo w menu Operacje znajduje się możliwość drukowania Raportu z eksploatacji pojazdów a także Ewidencji przejazdów danego pojazdu w dwóch wersjach: uproszczonej (na potrzeby podatku dochodowego) oraz zawierającej dodatkowo stan licznika i dane osoby kierującej (na potrzeby podatku VAT). Dodawanie przejazdów dla pojazdów z pełnym odliczeniem VAT W przypadku gdy dodawany jest przejazd dla pojazdu wykorzystywanego wyłącznie w celach związanych z działalnością gospodarczą (Pełne odliczenie VAT w kartotece pojazdu), w formularzu pojawia się pole Osoba kierująca (program wstawia do niego osobę będącą właścicielem Wspólnika/Osobę współpracującą lub w przypadku auta Firmowego użytkownika zalogowanego do programu). Ponadto w formularzu pojawia się Stan licznika (pole edycyjne) oraz informacja o Dniu rozpoczęcia ewidencji oraz Stanie licznika na początku prowadzenia ewidencji. Dla pojazdów z pełnym odliczeniem możliwe jest zaznaczenie opcji Udostępniony. Wygląd formularza przejazdu ulega wówczas zmianie pojawiają się pola Stan licznika na dzień udostępnienia (podpowiada się stan wynikający ze stanu początkowego i sumy przejazdów) oraz Stan licznika na dzień Zwrotu (na podstawie wprowadzonej wartości wyliczana jest długość trasy). Należy pamiętać także o wprowadzeniu danych Osoby kierującej, które są wymagane przez program w przypadku udostępniania pojazdu. 18

19 Dodawanie rachunków Do rachunku można utworzyć powiązany zapis w Ewidencji VAT zakupu. W zależności od tego czy VAT od eksploatacji danego pojazdu może być odliczany w całości (pełne odliczenie VAT) czy w części (pojazd użytkowany w systemie mieszanym), kosztowy zapis w ewidencji VAT zakupu tworzony jest w różny sposób. Dla pojazdów z pełnym odliczeniem VATu powstaje powiązany zapis w ewidencji VAT zakupu, dla którego ustawiane jest Pełne odliczenie podatku związanego z eksploatacją pojazdu. 19

20 Dla pojazdów z częściowym odliczeniem VATu (bez zaznaczonego znacznika Pełne odliczenie w kartotece pojazdu), powstaje powiązany złożony zapis w ewidencji VAT zakupu, dla którego ustawiane jest Częściowe odliczenie podatku związanego z eksploatacją pojazdu. Program automatycznie dzieli podatek, na część podlegającą odliczeniu oraz bez odliczenia. Użytkownik może ustawić sposób rozdzielania podatku dla zapisów z Częściowym odliczeniem od eksploatacji pojazdów. Dokonać tego można w Konfiguracji firmy (Parametry eksploatacji i rozliczeń pojazdów). W zależności od potrzeb możliwe jest ustawienie odpowiedniego rozbicia kwot netto oraz VAT (w ramach danej stawki), ze względu na transakcję VAT, rodzaj zakupu lub typ odliczenia. Program automatycznie dokona odpowiedniego rozbicia kwot na tworzonym zapisie VAT. Dodatkowo z poziomu opisywanych parametrów można sterować doliczaniem nieodliczonego VATu do kosztu na rachunku. 20

21 Warto wspomnieć, że powiązany z rachunkiem zapis VAT generuje obraz księgowy, w którym widoczny jest tryb Eksploatacji pojazdów. Dzięki temu możliwe jest zrealizowanie specyficznego księgowania takiego zapisu za pomocą odpowiednio zdefiniowanego schematu dekretacji. Dowody wewnętrzne (Ra, Re) W module tym użytkownik może ewidencjonować dowody własne podmiotu gospodarczego. Dokumenty takie mogą dotyczyć operacji, zachodzących wewnątrz firmy (diety oraz inne wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników). Można także wystawiać je w zastępstwie za różnego rodzaju dowody obce, w przypadku gdy nie ma możliwości ich uzyskania. Za ich pomocą możliwe jest zatem ewidencjonowanie w programie opłat za czynsz lub innego typu media, wydatków związanych z zakupem materiałów pomocniczych czy też odsetek, które narosły od firmowej lokaty. Dowody wewnętrzne mogą służyć do automatycznego zadekretowania przychodów bądź wydatków przedsiębiorstwa. Tworzą one bowiem obrazy księgowe, których dekretacja odbywa się na podstawie zdefiniowanych w programie schematów. Należy pamiętać, że dowody wewnętrzne nie mogą generować zapisów VAT, jak również nie posiadają aspektu rozrachunkowego w programie. Dodając nowy dowód wewnętrzny użytkownik podaje Podmiot, którego operacja dotyczy oraz wybiera rodzaj (Wydatek, Przychód lub Inny). Wartość określona w tym polu służy do klasyfikacji dokumentów i nie wpływa na wysokość przychodów bądź kosztów (uwzględnianie w przychodach lub kosztach odbywa się na podstawie dekretacji automatycznej według schematu). Daty wystawienia i operacji podpowiadają się z kontekstowej daty aplikacyjnej. Wprowadzając kolejne operacje gospodarcze do tabeli dowodów wewnętrznych, należy wprowadzać ich Nazwę, Ilość oraz Cenę. Dodatkowo użytkownik ma możliwość zdefiniowania Opisu operacji gospodarczej oraz Uwag do dokumentu. 21

22 Sposób automatycznej numeracji powstających w programie dowodów wewnętrznych może być zmieniony w Parametrach dowodów wewnętrznych (Konfiguracja systemu). Znajdują się tam również pola pozwalające określić domyślne nazwy operacji, dla Przychodów, Wydatków oraz Innych, które wstawiane będą do dowodów tworzonych w kontekście zapisów księgowych. Oznacza to, że wybranie opcji Dodaj lub aktualizuj dowód wewnętrzny (podczas tworzenia wpisu do KPiR typu Wydatek) spowoduje automatyczne utworzenie dowodu wewnętrznego rodzaju Wydatek z nazwą operacji określoną w parametrach. Podobnie jest dla dodawanego Przychodu do KPiR (tworzony jest dowód wewnętrzny typu Przychód). Dowody wewnętrzne o rodzaju Inne są automatycznie tworzone w kontekście wprowadzania do KPiR zapisów typu Odliczenie/Doliczenie. 22

23 Możliwe jest także wprowadzanie Dowodów wewnętrznych z poziomu tworzonych zapisów w KPiR. Do zarządzania zapisami powiązanymi służą opcje dostępne w menu formularza zapisu do KPiR (Zapis powiązany VAT/Dowód wewnętrzny oraz Rozrachunek). 23

24 24

25 Wersja V3 Kompensaty (Su, Ra, Re) Kompensaty pozwalają dokumentować rozliczenia rozrachunków przeciwnych typów powiązanych z danym klientem. Jeżeli w programie linii InsERT nexo zaewidencjonowane są nierozliczone należności i zobowiązania powiązane z tym samym klientem, za pomocą dokumentu kompensaty, można dokonać ich wzajemnego rozliczenia. Mechanizm kompensat jest podobny do opcji Rozlicz przez skojarzenie dostępnej w module Rozrachunki, jednak w przeciwieństwie do niej, pozostawia on ślad w systemie w postaci dokumentu. Wystawiając dokument kompensaty użytkownik wybiera klienta, którego będzie ona dotyczyć. Istnieje możliwość podania Miejsca wystawienia dokumentu (domyślnie podpowiadane jest miasto z danych podmiotu Moja Firma). Data wystawienia podpowiadana jest z kontekstu pracy z programem. W sekcji Pozycje pojawiają się nierozliczone rozrachunki klienta po lewej typu Należność, po prawej typu Zobowiązanie. Rozliczanie rozrachunków może przebiegać na różne sposoby. Użytkownik może zaznaczyć odpowiednie dokumenty po jednej stronie a następnie wybrać dokumenty przeciwnego typu, które zostaną automatycznie rozliczone przez program (maksymalnie do kwoty wynikającej z dokumentów pierwotnie zaznaczonych). Można także wybrać rozrachunki danego typu, np. należności, a następnie kliknąć opcję Rozdziel znajdującą się nad tabelką z wybranymi dokumentami. Spowoduje to automatyczne rozdzielenie kwot wynikających z należności na rozrachunki typu Zobowiązanie, znajdujące się po przeciwnej stronie. Dodatkowo pola Wartość rozliczenia dla każdej pozycji są edytowalne. Użytkownik może dzięki temu skorygować wartość rozliczenia dla pozycji, lub wprowadzić ją w całości ręcznie jeśli zachodzi taka potrzeba. Podczas zapisywania kompensaty, mechanizm weryfikuje poprawność rozdzielenia kwot sumy należności i zobowiązań biorących udział w rozliczeniu muszą być sobie równe. W przypadku, gdy z jakichkolwiek przyczyn suma rozliczeń po jednej stronie nie jest równa sumie po 25

26 stronie przeciwnej, podczas próby zapisu program poinformuje o tym fakcie i zaproponuje akcje naprawcze. Za pomocą akcji Rozdziel należności (suma rozliczeń po stronie zobowiązań zostanie dorównana do sumy rozliczeń po stronie należności) lub Rozdziel zobowiązania (suma rozliczeń po stronie należności zostanie dorównana do sumy rozliczeń po stronie zobowiązań). Kompensaty w systemie InsERT nexo mogą być generowane dla rozrachunków w jednej walucie (PLN-PLN, EUR-EUR, itd.), oraz w różnych walutach. Ten drugi wariant obejmuje zarówno rozliczenia typu PLN-EUR lub USD-PLN, jak i rozliczenia wielowalutowe, np. EUR-USD (rozliczenia waluta obca-waluta obca dostępne są w linii PRO). Dodanie kompensaty dla waluty innej niż PLN wymaga istnienia w programie rozrachunków w tej walucie. W polu waluta okna kompensaty można wówczas ją wybrać, co spowoduje wyświetlenie w tabelce poniżej nierozliczonych rozrachunków wystawionych w tej walucie. Jeśli po przeciwnej stronie znajdują się rozrachunki wystawione w PLN, pojawi się dodatkowo kurs waluty pobierany domyślnie z dnia poprzedzającego datę wystawienia kompensaty. W przypadku gdy kurs na dzień poprzedzający nie został zdefiniowany, użytkownik może wybrać wartość z listy dostępnych w programie tabel kursów walut lub wprowadzić go ręcznie. W sytuacji gdy wprowadzana kompensata ma dokumentować rozliczenia wielowalutowe, np. EUR-USD, pole kurs pojawia się dla każdej z walut. Dodatkowo suma rozliczeń prezentowana jest po obu stronach zarówno w walucie jak i w PLN. (funkcjonalność dostępna w linii PRO) 26

27 Po wystawieniu dokument kompensacyjny otrzymuje status propozycji kompensacyjnej. Wszystkie rozrachunki, które wzięły udział w rozliczeniach dokonanych tą kompensatą otrzymują specjalny status symbolizowany gwiazdką (*), tak jak to obrazuje poniższy rysunek. W ten sposób symbolizowana jest propozycja kompensaty, czekająca na zatwierdzenie rozliczeń. Dodatkowo, w formularzu rozrachunku biorącego udział w propozycji kompensaty pojawia się pole Propozycja kompensaty z kwotą proponowanego rozliczenia. Kompensata o statusie propozycji powinna zostać wysłana do klienta w celu jej zaakceptowania. W procesie tym pomocny jest wydruk o nazwie Kompensata propozycja, którego przykład pokazano poniżej. Po zatwierdzeniu kompensaty przez klienta, należy zmienić jej status na Zrealizowana. Wykonuje się to z poziomu menu Operacje w module Kompensaty. Należy podać datę realizacji, która nie może być wcześniejsza niż data wystawienia kompensaty. Po zatwierdzeniu kompensaty rozliczenia w niej zawarte zostają sfinalizowane (znikają symbole gwiazdki w kolumnie statusowej). Dodatkowo, każdy rozrachunek biorący udział w kompensacie 27

28 zostaje rozliczony nowopowstałym rozrachunkiem kompensacyjnym. Powstające w ten sposób spłaty widoczne są w module Rozrachunki. Wyróżniają się one numerem zrealizowanej kompensaty w polu Dokument oraz tym, że pole Tytułem uzupełnione jest numerem rozliczonego rozrachunku oraz kwotą rozliczenia (w nawiasie). Rodzaj powstających automatycznie rozrachunków kompensacyjnych może być definiowany przez użytkownika. Rodzaje rozrachunków dostępne w słowniku posiadają pole Kompensata. Za jego pomocą można wybrać, jakiego rodzaju rozrachunek zostanie wygenerowany przez zatwierdzoną kompensatę dla danego typu rozrachunku. Znajduje się tu także opcja Nie dotyczy. Jej wybranie spowoduje, że dany rodzaj rozrachunku nie będzie mógł brać udziału w kompensatach. Zrealizowaną kompensatę można wydrukować. Wydruk taki, obok pozycji rozliczonych danym dokumentem, zawiera listę nierozliczonych należności danego klienta na dany dzień. 28

29 Oprócz statusu Propozycja oraz Zrealizowana, kompensaty mogą występować jeszcze w statusie Odrzucona. Dokumenty kompensat, w zależności od nadanego im statusu, mogą być przeglądane w kilku widokach roboczych: Wszystkie kompensaty, Kompensaty w przygotowaniu, Kompensaty zrealizowane oraz Kompensaty odrzucone. 29

30 Powielanie obiektów w programach linii InsERT nexo (Su, Ra, Re) Do większości typów dokumentów dodano możliwość ich powielania. Służy do tego opcja Powiel (podmenu przycisku Dodaj) dostępna w poszczególnych widokach programu. Dodano możliwość realizowania pozycji zamówienia (Shift+F2) od klienta podczas wystawiania dokumentu sprzedaży (Su) Pozycje zamówień opcja uruchamiana skrótem klawiszowym Shift + F2. Wykorzystanie tej opcji związane jest z wywołaniem listy towarów, które są zapisane na dokumentach zamówień od klientów. Opcja Pozycje zamówień dostępna jest w większości dokumentów handlowych i magazynowych. Dodano opcję Wystaw wydanie zewnętrzne (Su) Wprowadzono możliwość wystawienia WZ do zaznaczonych przyjęć. Dostępne są dokumenty wydanie zewnętrzne oraz wydanie zewnętrzne z VAT. Działanie tej opcji pozwala na wydanie towaru z tymi dostawami, które wynikają z zaznaczonych dokumentów PZ (jednego lub wielu), czyli z pominięcie kolejki FIFO bądź LIFO. Dodano nowy sposób odbioru sprzedaży z kasy fiskalnej - Sprzedaż fiskalna (Su) Sprzedaż fiskalna dedykowana dla częstego odbierania danych o sprzedaży z kasy fiskalnej. Jest ona tworzona ręcznie (z górnego menu Operacje) lub automatycznie przy wykorzystywaniu serwera kasowego. Dla tego typu dokumentów został stworzony osobny widok w module Urządzenia zewnętrzne o nazwie Sprzedaż fiskalna. 30

31 W tym widoku znajdują się tylko dokumenty o typie Sprzedaż fiskalna. Nie są tworzone dokumenty handlowe sprzedaży. W zamian, do każdego dokumentu Sprzedaż fiskalna tworzone są dokumenty wydań zewnętrznych fiskalnych (WZf). Dokumenty WZf tworzone są w następujący sposób: o Przy dostępnych stanach magazynowych towarów tworzone są jedynie wydania zewnętrzne fiskalne ze stanami, czyli status magazynowy tych dokumentów to wydany towar i wykonane usługi; o Przy braku stanów magazynowych (na np. część odbieranych towarów) tworzone są wydania zewnętrzne fiskalne ze stanami oraz wydania zewnętrzne ze statusem odłożone wydanie towaru, na braki (towary, które w danym momencie nie posiadały stanu magazynowego). Dzięki takiemu rozwiązaniu w łatwy sposób można sprawdzić jakie towary nie posiadały stanu magazynowego w momencie odbioru sprzedaży z kasy fiskalnej. Dokumenty sprzedaży pozwalają także na uzgadnianie odebranej sprzedaży z kasy fiskalnej z raportami fiskalnymi poprzez ich wzajemne powiązanie. 31

32 Okno Sprzedaży fiskalnej W formularzu Sprzedaży fiskalnej można wyróżnić pola: o Kasa fiskalna wskazująca z jakiej kasy została odebrana sprzedaż fiskalna. o Powiązanie pole to informuje o statusie powiązania z raportem dobowym. o Braki pole to zawiera numer dokumentu WZ, na którym zapisane są towary, dla których zabrakło stanu magazynowego podczas odbioru sprzedaży fiskalnej. Dostępne są tutaj opcje związane podglądem oraz ze zmianą statusu dokumentu magazynowego. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że możliwe jest automatyczne wygenerowanie dokumentów magazynowych: Przychód wewnętrzny na braki - pozycje wynikające z dokumentu WZ; 32

33 Rozchód wewnętrzny na pozycje wypisane ręcznie. Wykorzystanie tego dokumentu związane będzie najczęściej z dokonywaniem przesortów artykułów. Możliwość skorzystania z wyżej wymienionych opcji dostępna jest z menu kontekstowego na zaznaczonym dokumencie sprzedaży fiskalnej. o Dokumenty magazynowe tabelka prezentująca wszystkie dokumenty magazynowe powiązane z dokumentem sprzedaży fiskalnej. Warto pamiętać, że dokument Sprzedaży fiskalnej jest dostępny zaraz po dokonaniu odbioru sprzedaży. W oknie Odczyt liczników sprzedaży widoczny jest rejestr zdarzeń. Jedna z pozycji to właśnie zapisany dokument. Już z tego miejsca można użyć opcji Pokaż dokument (skrót Ctrl+D), który otworzy dokument Sprzedaż fiskalną i umożliwi jego analizę bądź dokonanie odpowiednich akcji związanych np. z wygenerowanie dokumentu przyjęcie wewnętrzne na braki (towary na WZ z odłożonym skutkiem magazynowym). 33

34 Powiązanie Sprzedaży fiskalnych z raportami dobowymi Zarówno w widoku Sprzedaż fiskalna jak i Raporty dobowe w górnym menu Operacje (a także w menu kontekstowym) znajduje się opcja pozwalająca powiązać sprzedaże fiskalne z raportami dobowymi. Po jej uruchomieniu dostępny jest formularz. Celem dokonywania powiązań jest uzgodnienie wartości sprzedaży fiskalnych z wartościami raportów dobowych. Ze względu na to, że sprzedaż na kasie jest realizowana w różny sposób (np. w ten sam dzień po wykonaniu raportu dobowego) możliwe są następujące powiązania: o Jeden dokument sprzedaży fiskalnej z jednym raportem dobowym; o Jeden dokument sprzedaży fiskalnej z wieloma raportami dobowymi; o Wiele dokumentów sprzedaży fiskalnej z jednym raportem dobowym; o Wiele dokumentów sprzedaży fiskalnej z wieloma raportami dobowym. Dzięki takiemu rozwiązaniu możliwe jest uzgodnienie sprzedaży fiskalnych z raportami w dowolnym przypadku. Status powiązania sprzedaży fiskalnych i raportów prezentuje kolumna P przyjmująca stan: o - informujący o nie powiązaniu dokumentów; o B informujący o braku uzgodnienia; o T informujący o uzgodnieniu. 34

35 Profil uproszczony (Ra) Profile umożliwiają różne sposoby pracy z Rachmistrzem nexo i Rachmistrzem nexo PRO. Na etapie tworzenia podmiotu użytkownik może wybrać jeden z dwóch profili, które przede wszystkich określają dostępność pewnych opcji i elementów interfejsu programu. Profil pełny udostępnia użytkownikom rozliczającymi się na zasadach KPiR bądź EP pełną funkcjonalność programu. Dostępne są wszystkie opcje wraz z obsługą dokumentów kasowych czy bankowych. Użytkownicy mają dostęp do obsługi rozrachunków, dodatkowych typów zapisów KPiR czy EP (wraz z obsługą rozrachunków z poziomu tych zapisów) oraz bankowość elektroniczną. Profil ten przeznaczony jest przede wszystkim dla użytkowników wykorzystujących operacje gospodarcze o szerokim wymiarze podatku dochodowego czy też podatku VAT. Jest odpowiedni na przykład wtedy, gdy użytkownik ma potrzebę ewidencjonowania operacji na środkach trwałych w różnych typach amortyzacji. Profil pełny spełnia wymagania wszystkich, których działalność jest przekrojowa, rozwinięta bądź cechuje się dużą dynamiką w różnych obszarach działalności. Profil uproszczony kierowany jest do obsługi podstawowych zdarzeń gospodarczych niewymagających zaawansowanej ewidencji dokumentów księgowych. Domyślnie po ustawieniu tego profilu, ukryte zostaną m.in. moduły finansowe oraz rozliczeniowe w interfejsie programu. Funkcjonalność Rachmistrza nexo zostanie uproszczona dostosowując program do podstawowych wymagań małych firm. 35

36 WAŻNE! Po utworzeniu podmiotu użytkownik może zmienić profil pracy z programem w dowolnym momencie. Informacja o aktualnie wykorzystywanym profilu znajduje się w kontekście pracy z programem (prawy górny róg aplikacji), gdzie dostępna jest opcja Zarządzaj umożliwiająca dostosowanie profilu do potrzeb użytkownika. Wywołanie tej opcji powoduje wyświetlenie okna, w którym użytkownik może dostosować aktualny profil do własnych potrzeb. Poszczególne obszary pracy z programem zostały przedstawione w tabeli, gdzie funkcjonalność każdego z nich może być zdefiniowana na jednym z trzech poziomów (Brak, Uproszczone, Pełne). W zależności od obszaru, w polu Wartość dostępne mogą być różne kombinacje poziomów obsługi. Przykładowo Obsługa finansów posiada trzy możliwe warianty do wyboru. Dla ułatwienia warianty dostępności dla kolejnych pól zostały opisane, tak jak pokazano to na poniższym rysunku. 36

37 Jak wspomniano wcześniej, program udostępnia dwa predefiniowane profile pracy, które użytkownik może dostosowywać do własnych potrzeb. W przypadku, gdy istnieje potrzeba powrotu do domyślnych ustawień w profilu, należy skorzystać z opcji Predefiniowane dostępnej w menu okna. Istnieje także możliwość eksportu ustawień dokonanych przez użytkownika w profilu. Można tego dokonać korzystając z opcji Plik Eksportuj do XML zawartej w menu okna. Znajduje się tu również opcja odwrotna pozwalająca zaimportować do programu plik xml z zapisanym profilem użytkownika, W wersji programu Rachmistrz nexo, dostępne są następujące obszary funkcjonalne w oknie definiowania profilu pracy z programem: Obsługa rozrachunków: o Obsługa rozrachunków w KPiR: pełna/brak o Obsługa rozrachunków w ewidencji VAT sprzedaży: pełna/brak o Obsługa rozrachunków w ewidencji VAT zakupu: pełna/brak o Obsługa rozrachunków w Finansach: pełna/brak o Obsługa rozrachunków w Rozliczeniach pełna/brak o Obsługa rozrachunków w Deklaracjach skarbowych: pełna/brak o Obsługa rozrachunków w dekretacji automatycznej: pełna/brak Obsługa księgi i VAT: o Dodatkowe zapisy w KPiR: pełne/brak o Unieważnianie zapisów i zmiana kolejności w dniu KPiR: pełne/brak o Obsługa ewidencji VAT sprzedaży: pełna/uproszczona o Obsługa ewidencji VAT zakupu: pełna/uproszczona Dekretacja automatyczna: pełna/uproszczona Środki trwałe: brak/uproszczone/pełne o Obsługa typów amortyzacji: pełna/uproszczona o Uwzględnienie wartości NKUP : pełne/uproszczone o Obsługa wyposażenie: pełna/brak Obsługa kadr i płac: pełna/brak Obsługa remanentów: pełna/brak Obsługa naliczeń pojazdów: pełna/brak Obsługa Rozliczeń właścicielskich: pełna/uproszczona (dotyczy KPiR i EP) o Obsługa przychodów z innych źródeł: pełna/brak o Doliczenia podstawy opodatkowania i podatku: pełne/brak Obsługa dowodów wewnętrznych: pełna/uproszczone Obsługa finansów: pełna/uproszczona/brak Obsługa deklaracji ZUS: pełna/brak Obsługa klientów: pełna/uproszczona 37

38 Obsługa Wspólników: pełna/uproszczona Obsługa Pracowników: pełna/uproszczona/brak Obsługa Instytucji: pełna/uproszczona. Sekcja Księgowość w kartotece klienta (Ra, Re) W programach księgowych Rachmistrz oraz Rewizor nexo w konfiguracji znajduje się ustawienie umożliwiające wykorzystywanie dla poszczególnych klientów indywidualnych (kontrahentów) ustawień odnoszących się do zapisów księgowych oraz zapisów w ewidencjach VAT. Parametr te nazywa się Parametry dostępności ustawień księgowych. Jest on domyślnie wyłączony. Po jego włączeniu można określić domyślne wartości, które będą podpowiadane dla klientów. Zaznaczenie pokazywania parametrów księgowości spowoduje pojawienie się dodatkowej sekcji Księgowość w kartotece klientów. W jej zawartości domyślnie wyłączony jest parametr wykorzystywania indywidulanych ustawień księgowych klienta. W tym momencie program nadal działa zgodnie z ustawieniami globalnymi w innych parametrach. Dopiero jego włączenie pozwala na zindywidualizowanie danych księgowych klienta. 38

39 Po aktywowaniu znacznika użytkownik może pozostawić domyślne parametry zapisów księgowych oraz ewidencji VAT zakupu i sprzedaży (pobrane z parametrów programu), bądź dokonać indywidualnej zmiany. Dzięki temu każdy klient może mieć swój zestaw danych podpowiadanych domyślnie na dokumentach księgowych. Pozwala to znacznie usprawnić proces ręcznego księgowania zarówno w kontekście dekretów księgowych, jak i zapisów w ewidencjach VAT. Limit amortyzacji jednorazowych (Ra, Re) W przypadku gdy w dokumencie OT wybrany zostanie jednorazowy typ amortyzacji, w sekcji Szczegółów umorzenia pojawia się dodatkowy znacznik Podlega limitowi amortyzacji jednorazowych. Zaznaczenie tej opcji oznacza, że dany środek amortyzowany jednorazowo podlega ograniczeniu limitem (limit umorzenia w 1-szym roku działalności) tym sposobem można odróżnić środków niskocenne, które mogą również być amortyzowane jednorazowa od tych objętych limitem. Niesie to za sobą konsekwencje mechanizmie wyliczania amortyzacji (więcej na ten temat w dalszej części konspektu). Podczas definiowania nowego OT dla środka trwałego amortyzowanego jednorazowo objętego limitem, program informuje użytkownika o dotychczasowym wykorzystaniu limitu. Limit amortyzacji jednorazowej zdefiniowany jest w Konfiguracji systemu (Podatki i koszty). 39

40 Możliwość zmiany wyliczonej amortyzacji (Ra, Re) W sekcji Szczegóły formularza Amortyzacji wyliczana jest wartość amortyzacji dla wskazanego okresu. Całościowa wartość raty umorzeniowej rozdzielona jest automatycznie na wartość stanowiącą koszty oraz wartość niestanowiącą kosztów (kwoty wyliczane są proporcjonalnie z wartości wprowadzonych w dokumencie OT danego środka trwałego). Domyślnie wartość umorzenia wyliczana jest automatycznie według parametrów amortyzacji oraz wspomnianych wartości wprowadzonych w dokumencie przyjęcia (świadczy o tym zaznaczony checkbox w kolumnie A). W przypadku, gdy potrzebne jest skorygowanie wartości wyliczonych przez program, należy odznaczyć opcję Automatycznego wyliczania umorzenia. Można wówczas wprowadzić wartość stanowiącą i niestanowiącą KUP, czyli zapisać wartość, która nie jest równa racie naliczenia amortyzacji. W przypadku gdy wprowadzona ręcznie wartość amortyzacji przekracza kwotę wyliczoną automatycznie, program generuje ostrzeżenie. Użytkownik może jednak zapisać taki dokument. W sytuacji gdy w tworzonym dokumencie Amortyzacji wprowadzona zostanie kwota, która spowoduje przekroczenie wartości rocznego umorzenia dla danego środka, program wygeneruje ostrzeżenie. 40

41 Przekroczenie rocznego limitu umorzenia domyślnie powoduje wyłączenie naliczania amortyzacji dla danego środka trwałego do końca roku. Możliwe jest jednak aktywowanie naliczania zerowych amortyzacji (Konfiguracja Systemu Parametry środków trwałych). Jeżeli użytkownik włączy tą opcję w programie, program do końca roku będzie naliczał amortyzacje o wartościach zerowych. W przypadku generowania amortyzacji dla środków umarzanych jednorazowo, podlegających limitowi amortyzacji jednorazowych, program sprawdza wykorzystany dotychczas limit i informuje użytkownika o jego przekroczeniu. W takiej sytuacji program proponuje zmniejszenie wartości amortyzacji do limitu oraz automatyczne wygenerowanie dokumentu Zmiany amortyzacji (ZA). Po zastosowaniu akcji naprawczej, opcja Automatycznego wyliczenia amortyzacji zostaje wyłączona i kwota umorzenia zostaje przeliczona do wysokości limitu. Niewykorzystana kwota amortyzacji przechodzi na kolejne lata na zasadach ogólnych (zdefiniowanych w dokumencie ZA). Oznacza to, że od kolejnego roku naliczanie amortyzacji dla takiego środka trwałego następować będzie standardowo, według określonej metody oraz zdefiniowanego na ten rok planu amortyzacji. Seryjne rozliczanie pojazdów (Ra, Re) W module Rozliczenia pojazdów możliwe jest uruchomienie opcji seryjnego rozliczenia pojazdów za dany okres. W pojawiającym się oknie pomocniczym należy wskazać miesiąc, za który nastąpi rozliczenie (domyślnie podpowiadany jest bieżący miesiąc wybrany w kontekście pracy z programem). Program wyświetla listę aktywnych pojazdów, dla których wygenerowane zostaną rozliczenia. Domyślnie rozliczenia tworzone są dla wszystkich pojazdów, zarówno dla tych, którym wygenerowano wpisy eksploatacyjne w danym miesiącu (przejazdy, rachunki lub ryczałt), jak i dla tych, które nie były eksploatowane. Jeżeli istnieje potrzeba automatycznego generowania rozliczeń tylko dla pojazdów, które posiadają wpisy eksploatacyjne w danym okresie, należy zaznaczyć opcję Zapisuj tylko niezerowe rozliczenia. 41

42 Rejestry numeracyjne (Su, Ra, Re) Rejestry numeracyjne pozwalają definiować sposoby numeracji dokumentów powstających w systemie InsERT nexo. Oprócz możliwości ustalenia postaci numerów nadawanych automatycznie przez program, użytkownik może także wybrać w jaki sposób system ma działać w przypadkach rezerwowania numerów, ich zwalniania, itp. W słowniku istnieje szereg predefiniowanych rejestrów numeracyjnych, dotyczących dokumentów wystawianych w systemie InsERT nexo. Użytkownik może zmieniać ich definicje oraz dodawać własne rejestry, według ustalonych przez siebie kryteriów. Obok opcji dodawania, poprawiania i usuwania rejestrów, w górnym menu znajdują się opcje pozwalające deaktywować oraz aktywować pozycje (deaktywowanie rejestru numeracji niejednokrotnie może okazać się bezpieczniejsze niż jego całkowite usunięcie z programu). Lista rejestrów prezentuje wszystkie definicje numeracji obiektów w programie. Rejestry własne oznaczone są symbolem w kolumnie Własny. Widoczny jest także status aktywności rejestrów numeracyjnych. 42

43 Podczas dodawania nowego rejestru użytkownik domyślnie korzysta z widoku prostego. Jego możliwości odpowiadają potrzebom większości typowych zastosowań programu. W przypadku, gdy istnieje potrzeba zdefiniowania bardziej złożonego rejestru numeracyjnego, należy przejść do widoku Zaawansowanego. Zawiera on większą ilość pól, które udostępniają dodatkowe możliwości budowania numeracji w programie. 43

44 W sekcji Podstawowe użytkownik wypełnia pola opisowe rejestru, jak Nazwa Symbol i Opis. Ponadto może wybrać jedną z czterech opcji postępowania podczas napotkania luki w numeracji dokumentu: nie wypełniaj - system pozostawi lukę w numeracji. wypełniaj bez względu na datę - system wstawi kolejny wolny numer, nie zwracając uwagi na datę wystawienia dokumentu, w wyniku czego chronologia numerów może nie odpowiadać chronologii dat. wypełniaj kolejnym w obrębie jednego dnia - system wstawi kolejny wolny numer, zachowując ciągłość numeracji w wybranym dniu. Po wypełnieniu luk w obrębie dnia, kolejnemu dokumentowi wystawionemu w tym samym dniu, zostanie nadany kolejny numer następujący po ostatnim ze wszystkich dokumentów (bez względu na datę). wypełniaj pierwszym w obrębie dnia - system wstawi kolejny wolny numer, zachowując ciągłość numeracji w danym dniu. Po wypełnieniu luk w obrębie dnia, oraz gdy istnieją luki w 44

45 numeracji zarówno w dniach poprzednich jak i kolejnych, w pierwszej kolejności system nada (dokumentowi wystawianemu w tym samym dniu) numer z luki z dni poprzednich, później z luk z dni następnych. Przykład: różnica zastosowania dwóch powyższych opcji gdy atrybut z datą w obiekcie to data systemowa. Wypełniaj kolejnym w obrębie dnia Wypełniaj pierwszym w obrębie dnia /fs/ /fs/2014 brak /fs/ /fs/2014 brak /fs/ /fs/2014 brak /fs/ /fs/ /fs/2014 brak /fs/ /fs/2014 brak /fs/ /fs/2014 brak /fs/2014 Nowy dokument /fs/2014 (wypełnienie luki w dniu) /fs/2014 (kolejny wolny numer) /fs/2014 (kolejny wolny numer) /fs/2014 (kolejny wolny numer) Nowy dokument /fs/2014 (wypełnienie luki w dniu) /fs/2014 (numer z luki w poprzednim dniu) /fs/2014 (numer z luki w następnym dniu) /fs/2014 (kolejny wolny numer) W polu Obszar funkcjonalny należy wybrać, dla jakiego typu dokumentów obowiązywać ma tworzony rejestr numeracyjny. Program umożliwia wybór jednego, konkretnego typu, np. operacji KP, lub wskazanie wielu typów dokumentów dzięki opcji Wszystkie, która umożliwia wprowadzanie typów dokumentów, jako kolejnych pozycji poniżej. Jeśli użytkownik edytuje już istniejący rejestr, pole to jest nieedycyjne, ponieważ rejestr jest używany w dokumentach. Dostępna jest także opcja Brak. Służy ona do oznaczania rejestru jako nieaktywny, wtedy nie pojawia się on w widokowych konfiguracjach i nie można go wybrać. Widoczny będzie jedynie w ogólnej konfiguracji. Ponadto, w widoku Zaawansowanym, w sekcji Podstawowe znajdują się dwa dodatkowe pola: Możliwość ręcznego nadawania numeru domyślnie wybrana jest wartość Tak, która oznacza, że użytkownik będzie mógł wprowadzić własną wartość numeru podczas wystawiania/edycji dokumentu. Aby możliwość ta została zablokowana, należy wybrać opcję Nie. 45

46 Łamany przez rozszerzenie użytkownika domyślnie wprowadzona jest wartość Tak, co oznacza, że użytkownik, podczas wypisywania dokumentu, będzie mógł podać własne rozszerzenie do generowanego numeru. W przypadku ustawienia wartości Nie, operacja wpisania własnego rozszerzenia nie będzie możliwa. Sekcja podstawowe, widok Podstawowy: Sekcja podstawowe, widok Zaawansowany: W sekcji Atrybuty numeracji w widoku prostym znajduje się pole Wybierz atrybut z datą w obiekcie. Użytkownik może w nim wybrać datę systemową lub inną datę powiązaną z wybranym typem dokumentu. Zgodnie z tym wyborem program będzie brał pod uwagę datę wystawienia dokumentu lub datę systemową i sprawdzał jaki numer wstawić do dokumentu zgodnie z ustawionym sposobem wypełniania luk. Dodatkowo w liście Atrybutów obiektu można wybrać parametry, które wpływać będą na zmianę (zerowanie) licznika numeracji w zależności od spełnienia odpowiedniego warunku. Dla przykładu wybranie atrybutu Rok daty wykonania operacji będzie skutkowało zmianą licznika numeracji po zmianie roku, czyli np. ostatni dokument w roku 2014 będzie miał numer 355/2014 a pierwszy w roku /2015. W widoku zaawansowanym sekcja Atrybuty numeracji zawiera dodatkowe pole Sposób wyboru atrybutu z datą w obiekcie, domyślnie wybrana jest w nim opcja Wybranie z listy pozwalająca korzystać ze standardowych (typowych dla danego obszaru funkcjonalnego) 46

47 atrybutów z datą w obiekcie. Jeżeli użytkownik wybierze opcję Wpisanie ręcznie, w polu poniżej możliwe będzie wprowadzenie wartości ręcznie w oparciu o model danych systemu InsERT nexo (opcja ręczna dostępna jest dla wersji InsERT nexo PRO). Sekcja Postać numeru służy do zdefiniowania struktury numeru, który będzie automatycznie nadawany dokumentom danego typu. Znajduje się w niej tabela, gdzie kolejne elementy definicji numeru dodawane są jako wiersze. Domyślnie każdy rejestr posiada obowiązkowy element Numer, który nie podlega edycji. Dodatkowo użytkownik, w widoku Prostym, może dodawać elementy typu: Stała - dowolna wartość wpisana przez użytkownika, Symbol rejestru - symbol danego rejestru numeracji, Atrybut obiektu - wartości charakterystyczne dla wybranego obszaru funkcjonalnego, np. dla dokumentu FS użytkownik może wybrać Rok daty wystawienia dokumentu, Symbol oddziału, Symbol magazynu, Miesiąc daty wystawienia dokumentu, Dzień daty wystawienia dokumentu, Nazwa magazynu, Symbol pracownika wystawiającego Dodatkowo w widoku Zaawansowanym możliwe jest dodanie elementu: Warunek - pozwala na wstawienie do numeru określonej wartości po spełnieniu warunku. Przy wykorzystywaniu tej opcji należy włączyć kolumny Wartość gdy prawda oraz Wartość gdy fałsz (opcja w menu kontekstowym Konfiguracja listy -> Lista kolumn) oraz dodać nową własność (w menu kontekstowym Dodaj lub klawisz Insert), którą może być wartość z modelu danych systemu InsERT nexo. Przykładowo możliwe jest wprowadzenie do numeracji elementu, dla którego wartość wprowadzana będzie w zależności od tego czy dokument pochodzi z urządzenia fiskalnego czy też nie. Aby uzyskać taki efekt należy wprowadzić element Warunkowy z odpowiednio zdefiniowaną Metawłasnością w polu Atrybut obiektu. 47

48 W tym przypadku definicja Metawłasności powinna wyglądać następująco: Własność obiektu PochodziZUrzadzeniaFiskalnego pochodzi z modelu danych InsERT nexo z dziedziny Dokumentów sprzedaży i zwraca wartości Prawda/Fałsz w zależności od tego czy źródłem danego dokumentu jest urządzenie fiskalne czy też nie.podobnie może wyglądać element numeracji Faktury sprzedaży uwarunkowany pokazywaniem płatności na dokumencie. Tworząc metawłasność dla takiego warunku można posłużyć się właściwością GenerujeOperacjeKasowe z modelu danych, tak jak pokazano to poniżej. W zależności od tego, czy dokument Faktury sprzedaży udostępnia płatności gotówkowe czy też nie (parametry Typy dokumentów > Faktura VAT sprzedaży -> Płatności -> Pokaż/Nie pokazuj) w numerze dokumentu może znaleźć się odpowiednia wartość. Atrybut obiektu wartość w kolumnie Atrybut obiektu może być uzupełniona na podstawie listy domyślnych atrybutów udostępnionych dla danego typu dokumentów. Użytkownik może także skorzystać z metadanych (własności): wpisanych we wcześniejszej opcji Atrybuty numeracji lub dodanych ręcznie za pomocą klawisza Insert (lub z poziomu menu kontekstowego). Za pomocą dodawanych metawłasności można wprowadzać do postaci numeru elementy z modelu danych systemu InsERT nexo dotyczące danej dziedziny (np. Dokumentów sprzedaży). Dla przykładu do numeracji Faktur sprzedaży może zostać dodany element odpowiadający symbolowi transakcji handlowej. Aby uzyskać taki efekt należy dodać do postaci numeru element typu Atrybut obiektu i przypisać do niego odpowiednio zdefiniowaną metawłasność (tak jak pokazano to poniżej). 48

49 Każdy z elementów (poza domyślnym numerem) może zostać dodatkowo wzbogacony o Prefiks oraz Sufiks. Mogą nimi być dowolne znaki, np. myślnik lub ukośnik. Poniżej tabeli definiującej postać numeru znajduje się Przykład, dzięki któremu użytkownik może na bieżąco sprawdzić jak prezentuje się zdefiniowana przez niego struktura numeru. Ostatnia sekcja formularza rejestru numeracji to Numery początkowe. Domyślnie znajduje się w niej tylko Ogólny numer początkowy, równy 1. Wartość tą można zmienić. Dodatkowo w widoku Zaawansowanym istnieje możliwość tworzenia reguł dla numerów początkowych. Jeśli istnieje potrzeba, np. po przeniesieniu danych w trakcie roku, można zdefiniować numer początkowy dla dokumentów w roku przeniesienia po to, aby zachować ciągłość numeracji. Można także określić wiele wartości początkowych w taki sposób, żeby różnym atrybutom, wybranym w sekcji Atrybuty numeracji, przypisać inne numery początkowe. Przykładowo dla faktury sprzedaży wystawianej na magazynie o symbolu MAG w roku kalendarzowym 2014 numeracja może rozpocząć się od 10 a dla magazynu o symbolu MAPpomocniczy w tym samym roku numeracja może rozpocząć się od 20, tak jak pokazano to na poniższym przykładzie. 49

50 Atrybuty w powyższym oknie są wybierane w takiej kolejności w jakiej zostały wprowadzone w opcji Atrybuty numeracji. 50

51 Wersja V4 Odwrotne obciążenie (Su) W systemie Subiekt nexo możliwe jest uwzględnianie sprzedaży związanej z transakcją "Odwrotne obciążenie". W celu automatyzacji niektórych czynności w danych klienta dostępny jest znacznik "Czynny podatnik VAT", przyjmujący wartość TAK lub NIE. W kartotece asortymentu dostępne jest pole "Odwrotne obciążenie", w którym do wyboru są dwie opcje Zastosuj oraz Nie stosuj. 51

52 Podczas wystawiania dokumentów sprzedaży przy wstawianiu towaru może pojawić się ostrzeżenie, informujące o tym, że towar powinien być sprzedawany w transakcji z odwróconym obciążeniem (w przypadku, gdy w dokumencie wybrana jest inna transakcja). Ostrzeżenie dostępne jest zarówno przy samej pozycji asortymentowej (obraz powyżej) jak i w dolnej sekcji dokumentu (obraz poniżej). Wybranie akcji naprawczej jaką jest przycisk Zmień transakcję, spowoduje automatycznej ustawienie transakcji odwrotne obciążenie na dokumencie. Deklaracja PIT-36/PIT-36L (Ra, Re) W przypadku gdy właściciel/wspólnik rozliczany jest indywidualnie, deklaracja wyliczana jest na podstawie przychodów zaewidencjonowanych w programie, oraz wpisów w module Rozliczeń właścicielskich takich jak składki ZUS lub opcjonalnie przychody i składki z innych źródeł. 52

53 Wyliczona deklaracja zawiera załącznik PIT-B, w którym wykazane są przychody wspólnika uwzględniające jego udział w firmie. 53

54 W sytuacji gdy wspólnik/właściciel rozlicza się wspólnie z małżonkiem mogą istnieć dwa scenariusze: o Współmałżonek nie jest wspólnikiem w firmie. Należy wprowadzić małżonka do ewidencji klientów jako Osobę fizyczną i powiązać go ze wspólnikiem w oknie kartoteki Wspólnik. W module Rozliczenia właścicielskie możliwe jest wprowadzanie zapisów dla małżonka rozliczającego się wspólnie ze wspólnikiem/właścicielem (np. Przychody z etatu lub składki z innych źródeł). Na podstawie zapisów tego typu oraz danych zawartych w kartotece osobowej małżonka, wyliczana jest część deklaracji PIT-36 dotycząca współmałżonka. 54

55 Podobnie jak w przypadku deklaracji rozliczanej indywidualnie, tworzony jest także załącznik PIT-B, na którym wykazywane są przychody wspólnika. o Współmałżonek jest wspólnikiem w firmie. Brany jest pod uwagę przychów firmy proporcjonalnie do udziałów obu wspólników (małżeństwa) oraz zapisy w module Rozliczenia właścicielskie przypadające na obu wspólników (małżeństwo). Na tej podstawie wyliczane są sekcje dotyczące podatnika i małżonka w deklaracji PIT-36. Dodawane są także załączniki PIT-B dla podatnika i małżonka, wykazujące przychody obu wspólników z uwzględnieniem ich udziału w firmie. 55

56 Zbiorcze wystawianie deklaracji PIT-11 (Ra, Re) W module Pracownicy możliwe jest wystawienie deklaracji PIT-11 dla wybranych lub wszystkich pracowników na raz. Wystarczy zaznaczyć na liście odpowiednie osoby i wybrać opcję Dodaj deklarację (z menu kontekstowego lub górnego menu Operacje). Program wyświetla okno pomocnicze, gdzie od razu wybrana jest deklaracja PIT-11 oraz okres z kontekstu pracy z programem. Po zatwierdzeniu okna i wybraniu opcji Wykonaj program wystawia deklaracje PIT-11 dla zaznaczonych wcześniej pracowników. Deklaracje zapisywane są w module Deklaracje skarbowe. 56

57 Zbiorcza wysyłka deklaracji Uniwersalna Bramka Dokumentów (Ra, Re) Zgodnie z planowanymi na 1 stycznia 2015 r. zmianami do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych każdy płatnik mający obowiązek sporządzenia informacji lub rocznego obliczenia podatku dla więcej niż pięciu podatników (osób fizycznych) będzie zobowiązany do wysłania formularzy deklaracji podatkowych do urzędu skarbowego wyłącznie przez Internet. Składanie deklaracji drogą elektroniczną odbywać się będzie za pomocą Uniwersalnej Bramki Dokumentów (UBD), która ma być kanałem służącym do wysyłania e-deklaracji. Wersja system InsERT nexo zawiera rozwiązania przygotowane na tę właśnie zmianę. Widok Zbiorcza wysyłka deklaracji dostępny w module Deklaracje skarbowe umożliwia przygotowanie zbiorczej wysyłki deklaracji: PIT-11, PIT-40, PIT-8C. Z poziomu wspomnianego widoku możliwe jest dodawanie formularzy Zbiorczej wysyłki dokumentów. W formularzu należy wybrać typ deklaracji, np. PIT-11, okres oraz wersję (podpowiadana jest automatycznie na podstawie wskazanego okresu). Po dokonaniu tych ustawień wystawione wcześniej deklaracje są podłączane do formularza. Istnieje także możliwość dodawania deklaracji z poziomu okna Zbiorczej wysyłki dokumentów a także odłączania i podłączania wybranych pozycji. 57

58 Zapisany formularz wysyłki zbiorczej można wysłać do Uniwersalnej Bramki Dokumentów a następnie odebrać zbiorcze Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Stosowne opcje znajdują się w górnym menu Wysyłka elektroniczna widoku Zbiorczej wysyłki deklaracji. 58

59 Wersja V5 Dodano zapis seryjny operacji kasowych i dyspozycji bankowych (Su, Ra, Re) Dodano możliwość tworzenia not odsetkowych z wezwań do zapłaty (Su, Ra, Re) Po wybraniu opcji Nota odsetkowa do wezwania do zapłaty pojawia się okno z wystawionymi wcześniej wezwaniami do zapłaty. Po wskazaniu odpowiedniego dokumentu i zatwierdzeniu wyboru, pojawia się formularz noty odsetkowej z wyliczoną kwotą odsetek na dany dzień. 59

60 Dodano możliwość rozliczania rozrachunków przez skojarzenie w różnych walutach (np. EUR - USD) (Su, Ra, Re) 60

61 Możliwość deaktywowania form płatności (Su, Ra, Re) W słowniku form płatności istnieje możliwość deaktywowania form płatności, które nie są już wykorzystywane. Opcja ta dostępna jest dla typów płatności: Karta płatnicza przy sprzedaży/bon obcy oraz Karta firmowa przy zakupie. 61

62 Dodano obsługę deklaracji VAT-9M (Ra, Re) Wystawienie deklaracji VAT-9M możliwe jest wyłącznie w ramach zdefiniowanego Zwolnionego okresu VAT (dostępne w linii nexo PRO.) Dodano możliwość wysyłki elektronicznej tej deklaracji. Umożliwiono wydruk planu kont z rozbiciem na analityki (Re) rysunek. Opcja ta została udostępniona w oknie wydruku planu kont, tak jak prezentuje to poniższy 62

63 Dodano możliwość określania rozmiaru (szerokość i wysokość) loga wydruku (Su, Ra, Re) 63

64 Dodano dwie transakcje handlowe "SUPTK - Świadczenie usług, poza terytorium kraju" oraz "IU-PU - Import usług, dla których podatnikiem jest usługobiorca" (Su) Dodano możliwość przypisania cennika dodatkowego do oddziału firmy (Su) Cennik dodatkowy można przypisać do oddziału firmy. Będzie on wówczas nadrzędny względem przypisanego cennik głównego. Cennik dodatkowy pozwala na zróżnicowanie cen wybranych kartotek asortymentowych, np. niższa cena towaru w określonym czasie. 64

65 Dodano Parametr "Partie z przekroczonym terminem ważności" (Pokaż/Ukryj) w konfiguracji Subiekta nexo (Su) Opcja Partie z przekroczonym terminem ważności wykorzystywana przy wydawaniu towaru z magazynu za pomocą opcji Rozbicie pozycji, dostępnej na dokumentach. Możliwe do wyboru parametry: Pokaż spowoduje wyświetlenie w oknie rozbicie pozycji przeterminowanych dostaw. Ukryj spowoduje ukrycie w oknie rozbicie pozycji przeterminowanych dostaw. Pod pojęciem "dostawy" należy rozumieć dokumenty przyjęć magazynowych (PZ, PW) a właściwie pozycje asortymentowe tych dokumentów. Aby użytkownik mógł łatwiej sprawować kontrolę nad przeterminowanymi dostawami, może również skorzystać z raportu Dostawy przeterminowane. Opcje te są dostępne w Subiekcie nexo PRO. 65

66 66

67 Dodano możliwość zbiorczego nadawania kodów PLU wybranych dla kartotek na jednostkę miary w widoku Asortyment albo w kartotece - domyślnie dla wszystkich urządzeń lub dla wybranych (Su) Opcja Kody PLU pozwala na generowanie (nadawanie) i usuwania kodów PLU dla wybranych kartotek w widoku Asortyment. Dla opcji Kody PLU dostępne są: Generuj można rozpocząć numerację od wartości początkowej inaczej dla towarów i usług oraz inaczej dla opakowań. Domyślnie system rozpoczyna numerowanie od 1. Wpisując wartości początkowe, można zarezerwować pewną pulę początkową numerów PLU. Nadawanie numerów rozpoczyna się od wprowadzonego numeru z pominięciem numerów początkowych (mniejszych od zadanej wartości) i numerów już wcześniej nadanych, tak by numery nie były powielone. Dodatkowo można wybrać, czy nadawane numery mają być ogólne 67

68 w kartotece (domyślnie dla wszystkich urządzeń) zaznaczając opcję tylko w kartotekach asortymentu, czy dla wybranych z listy - opcja w kartotekach dla wybranych urządzeń. Ponieważ kody PLU są nadawane dla konkretnych jednostek miar, użytkownik może zdecydować, czy numery mają zostać nadane wszystkim miarom w kartotece, zaznaczając opcję dla wszystkich jednostek miar, czy tylko dla jednostki miary: podstawowej (opcja dla jednostki miary podstawowej), sprzedaży (opcja dla jednostki miary sprzedaży), lub dla zaznaczonych jednostek miar (dla których zakreślony został znacznik Wysyłaj do UF przy jednostce miary w kartotece). Na koniec użytkownik może zdecydować, czy program ma zastępować istniejące kody PLU w zaznaczonych kartotekach. Usuń drugą operacją, jaką użytkownik może wykonać za pomocą tego okna, jest usuwanie kodów PLU z zaznaczonych w widoku kartotek. W tym przypadku może zdecydować, jaki konkretnie kod ma usunąć: czy wprowadzone w kartotece, czy w kartotekach dla zaznaczonych urządzeń. Dodano możliwość przeglądania zdjęć (Ctrl+J) zdefiniowanych w kartotece asortymentu w miejscu, gdzie jest ona użyta: w module, na listach, na pozycjach dokumentu, cennika, inwentaryzacji itp. (Su) Dodano w pozycji cennika typu komplet wyliczenia ceny bazowej z jego składników (Su) Opcja Wylicz cenę kompletu jako sumę wartości składników pojawia się tylko dla asortymentu rodzaju komplet. Jej zaznaczenie spowoduje wyliczenie ceny bazowej jako sumę iloczynów cen i ilości składników. 68

69 Dodano możliwość określenia cyklicznego okresu obowiązywania cennika dodatkowego z możliwością podłączenia go do oddziału lub kasy fiskalnej (Su) W sekcji Harmonogram należy określić okres obowiązywania cennika dodatkowego. Czynność tą można wykonać na wiele sposobów: Bez podawania dat OD, DO wtedy cennik jest bezterminowy; poprzez podanie dwóch dat: OD, DO wtedy cennik obowiązuje w podanych ramach czasowych. Określenie terminowości cennika powoduje, że można go traktować np. jako cennik promocyjny obowiązujący tylko w konkretnym okresie. Dodatkowo można określić w wybranym okresie obowiązywania, kiedy jest on ważny, tzn. kiedy ceny będą podpowiadane na dokumentach. Pozwala na to wybranie rodzaju harmonogramu, gdzie dostępne są trzy wartości: Codzienny - w przypadku wyboru tej wartości cennik jest ważny przez cały okres obowiązywania. 69

70 Cotygodniowy - cennik będzie ważny jedynie w wybrane dni tygodnia. Comiesięczny - użytkownik musi określić, w które miesiące oraz w które dni miesiąca będzie ważny cennik. Dodano możliwość tworzenia cyklicznych promocji - rabatów, bonusów w postaci dodatków, gratisów - przy sprzedaży określonego asortymentu lub wielkości sprzedaży dla wyodrębnionych klientów (Su) Subiekt nexo umożliwia tworzenie cyklicznych promocji - rabatów, bonusów w postaci dodatków oraz gratisów - podczas sprzedaży określonego asortymentu, a także w sytuacji, kiedy wybrani klienci osiągnęli wymaganą wielkość sprzedaży. Konfiguracja promocji Przed rozpoczęciem korzystania z modułu Promocje należy wybrać jeden z trzech możliwych trybów pracy z promocjami (w jaki sposób będą one stosowane) poprzez określenie Zastosowania promocji: 70

71 Automatycznie wartość domyślna systemu, po spełnieniu warunków sprzedaży promocje będą stosowane automatycznie. Sygnalizuj o aktywności system wyświetla ostrzeżenie podczas edycji dokumentu, informujące o tym, że pojawiły się aktywne promocje. Ręcznie użytkownik samodzielnie decyduje, czy stosować promocje. System podpowiada, jakie promocje mogą zostać zastosowane (wyświetlone zostaje dodatkowe okno). W Subiekcie nexo promocje tworzy się poprzez ustalenie: wartość udzielanego rabatu do wyboru jest rabat kwotowy lub procentowy ; asortymentu towarów dodawanych do specyfikacji dokumentu po preferencyjnej cenie podczas sprzedaży (wystawiania dokumentów sprzedaży) lub jako gratisów (gratisy drukują się w dodatkowej sekcji tak jak opakowania, nie wpływają na kwotę do zapłaty i zawsze mają stawkę NPO); wartości docelowej dokumentu dzięki tej opcji wartością promocji jest docelowa wartość, do której zostanie przeliczony dokument. Promocja zostanie uaktywniona pod warunkiem spełnienia jej warunków. Warunkiem zastosowania promocji może być ilość lub wartość sprzedawanego i wykazanego na przykład za pomocą działów w promocji asortymentu, innym warunkiem może być forma płatności, zastosowany cennik lub to, czy nabywca należy do grupy, której dotyczy promocja. Promocje mogą obowiązywać tylko w pewnym okresie i być cykliczne, mogą na przykład obowiązywać w każdy piątek do końca roku kalendarzowego. 71

72 W oknie promocji, tak jak w przypadku innych dokumentów w systemie, można wyróżnić poszczególne sekcje: Podstawowe oprócz Symbolu,Nazwy i Opisu znadują się w niej znaczniki odpowiedzialen za aktywność promocji. Dodatkowo istnieje możliwość zaznaczenia opcji Łączy się z innymi promocjami, pozwoli to na dokumencie uwzględniać wszystkie promocje, które mają ten znacznik aktywny (zaznaczony). Harmonogram w tej sekcji istnieje możliwość określenia terminu obowiązywania promocji. Oprócz podania dat Od i Do do wyboru jest rodzaj harmonogramu: o Codzienny obowiązuje w każdy dzień tygodnia o Cotygodniowy można wybrać dni tygodnia, w których obowiązuje promocja 72

73 o Comiesięczny oferuje możliwość wybrania miesięcy oraz dni, w których promocja będzie aktywna. Asortyment sekcja ta oferuje możliwość wybrania asortymentu, na który będzie oferowany w promocji. Jeśli zostanie wpisana minimalna ilość lub wartość asortymentu (bez określenia konkretnych towarów), wartości te będą sprawdzane dla wszystkich asortymentów na dokumencie. Klienci w tej sekcji możliwe jest wybranie klientów, którzy będą mogli skorzystać z promocji. Inne warunki dodatkowo można jakie inne warunki muszą być spełnione, aby promocja mogła zostać zastosowana przy sprzedaży. Należą do nich Cenniki główne, Formy płatności oraz Wartość dokumentu. 73

74 Wynik promocji w tej sekcji należy określić, co będzie efektem zastosowania promocji. Dostępne są dwie opcje: o Wynik promocji w którym to polu można wybrać jedną z czterech opcji: Wartość docelowa dokumentu. Rabat kwotowy. Rabat procentowy. Dodatkowy asortyment możliwe jest jego oznaczenie jako gratis lub podanie innej ceny (najczęściej niższej). Wybór jednej z pierwszych trzech możliwości uruchamia dodatkowe pola służące podaniu określonych kwot/procentów. Po wybraniu możliwości dodatkowy asortyment w dolnej części zakładki pojawi się tabela, do której można dodawać z listy odpowiednie pozycje asortymentowe. Warto pamiętać, że gratisy drukowane są w dodatkowej sekcji - tak jak opakowanie - i nie wpływają na kwotę do zapłaty oraz zawsze mają stawkę NPO. 74

75 Dodano możliwość porządkowania pozycji dokumentu przy zapisie oraz poprawy automatycznego dokumentu, np. WZ powstającego podczas zapisu dokumentu (Su) Porządkuj pozycje przy zapisie (w menu Operacje) pozwala na posortowanie specyfikacji pozycji asortymentowych zgodnie z jednym z czterech wariantów: o Brak; o Według nazwy; o Według symbolu; o Według symbolu u nabywcy; Popraw dokument automatyczny dzięki tej opcji możliwe jest poprawienie danych opisowych znajdujących się na tworzonych automatycznie dokumentach (do dokumentu źródłowego). Zostało zmienione okno nadawania rabatu w dokumentach (Su) Wprowadzono możliwość sposobu rabatowania pozycji już wprowadzonych na dokument. Opcja Dla istniejących pozycji umożliwia zastosowanie rabatu do już wprowadzonych w dokumencie pozycji asortymentowych:: Nie zmieniaj wartości na pozycjach nie zostaną zmienione; Domyślny rabat z cennika; Domyślny rabat dla kontrahenta; Korzystniejszy rabat z kontrahenta/cennika; Rabat podany ręcznie; Docelowa wartość dokumentu. 75

76 Dodano listę (Ctrl+Shift+F2) z asortymentem zakupionym/sprzedawanym przez sprzedawcę/nabywcę z ostatnią ceną zakupu/sprzedaży (Su) Lista z ostatnią ceną sprzedaży umożliwia wywołanie okna z towarami zakupionymi przez nabywcę w poprzednich dokumentach (ctrl+shift+f2). W oknie tym można dokonać analizy zakupionych wcześniej towarów lub wybrać je z taką samą ceną i rabatem na nowym dokumencie. 76

77 Wersja V6 Dodano moduł vendero (Su, Ra, Re) Do programów linii InsERT nexo dodano moduł vendero umożliwiający założenie sklepu internetowego i witryny z ofertą (z poziomu Subiekta nexo) lub firmowego serwisu WWW (z poziomu Subiekta, Rachmistrza oraz Rewizora nexo). Uruchomienie vendero może nastąpić wyłącznie na zarejestrowanej licencji programu nexo. Dostępna jest 14-dniowa wersja demonstracyjna umożliwiająca sprawdzenie funkcjonalności vendero. Kreator vendero umożliwia utworzenie witryny internetowej w kilku krokach. W zależności od tego, czy tworzony jest sklep internetowy, witryna z ofertą czy firmowy serwis WWW, kroki kreatora są różne. Wystarczy wybrać jeden z wielu szablonów graficznych, liczbę podstron i elementy, które mają się na nich znaleźć. Stworzonym w ten sposób serwisem można zarządzać z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu. sklep internetowy - umożliwia wygodną sprzedaż towarów z Subiekta GT lub Subiekta nexo. Zamówienia ze sklepu trafiają bezpośrednio do Subiekta, a panel administracyjny zapewnia pełną kontrolę nad zawartością, wyglądem oraz funkcjonalnością serwisu; witryna z ofertą - strona prezentująca szczegółową ofertę produktów i usług (z podziałem na kategorie). Dane o towarach są importowane z Subiekta GT lub Subiekta nexo do witryny (m.in. nazwa, cena, zdjęcia towaru). Można tam zamieścić również informacje o firmie, aktualności i dane kontaktowe; firmowy serwis WWW - serwis, w którym można zamieszczać najważniejsze informacje o firmie, ogólny opis oferty (bez prezentowania produktów), aktualności, dane kontaktowe itp. 77

78 Obok możliwości utworzenia i podłączenia witryny moduł vendero daje możliwość zarządzania zamówieniami spływającymi do programu Subiekt nexo ze sklepu internetowego. Dostępne są dwa widoki w module Zamówienia vendero: Zamówienia do zapłaty - w widoku tym mogą się znaleźć dokumenty zamówień spełniające następujące kryteria: o pochodzą z sytemu vendero o ich typ płatności to: zakup ratalny lub przelew pieniężny lub płatność przy odbiorze. Dokumenty z tego modułu mogą zostać zrealizowane dowolnymi dokumentami. Po realizacji dokument zamówienia nie jest już widoczny w omawianym widoku, można go odnaleźć w widoku Zamówienia do realizacji, w którym znajdują się kolumny ułatwiające odszukanie takich dokumentów: Numer zamówienia vendero, Data utworzenia zamówienia vendero. Zamówienia do realizacji - w widoku tym mogą się znaleźć dokumenty zamówień spełniające następujące kryteria: o pochodzą z sytemu vendero; o ich typ płatności to: płatność za pobraniem lub płatność przez PayU (pod warunkiem, że klient opłaci zamówienie w PayU i informacja o tym spłynie do Subiekta nexo - wtedy dopiero zmówienie będzie widoczne w tym module); o mogą pochodzić z modułu Zamówienia do zapłaty pod warunkiem wpłaty zaliczki w kwocie większej lub równej wartości zamówienia. Dokumenty z tego widoku mogą zostać zrealizowane dowolnymi dokumentami. Po realizacji dokument zamówienia nie jest już widoczny w omawianym widoku. 78

79 Wersja V7 Pobieranie danych z GUS oraz weryfikacja VIES (Su,Ra,Re) System InsERT nexo umożliwia sprawdzenie on-line danych kontrahenta z rejestru danych REGON zarządzanym przez GUS. Dzięki temu możliwe jest automatyczne pobranie danych adresowych kontrahenta na podstawie jego numeru NIP lub numeru REGON. Wykorzystywanie mechanizmu pobierania danych z serwisu GUS uwarunkowane jest włączeniem odpowiednich opcji w module Konfiguracji Pobieranie danych klienta. Opcje związane z konfiguracją pobierania danych klienta z serwisu GUS to: Korzystaj z wyszukiwarki GUS - znacznik służący aktywowaniu wyszukiwarki GUS. Jego zakreślenie udostępnia kolejne pola. Standardowo dla nowych podmiotów jest on zaznaczony. Powoduje to, że po wybraniu opcji Dodaj dla każdego nowego klienta system przed wyświetleniem okna służącego do wpisaniu danych wyświetli okno wyszukiwarki GUS. o Wyszukaj dane automatycznie - niezakreślenie pola oznacza, że użytkownik sam będzie wprowadzał dane interesującego go klienta do wyszukiwarki GUS. Zakreślenie spowoduje, że system InsERT nexo podczas dodawania danych nowego kontrahenta będzie te dane sprawdzał i wprowadzał automatycznie. Standardowo dla nowych podmiotów jest on zaznaczony. Powoduje to, że po wybraniu opcji Dodaj dla każdego nowego klienta system przed wyświetleniem okna służącego do wpisaniu danych wyświetli okno wyszukiwarki GUS. o Przepisz adres, nazwę, kontakty z danych pobranych z gus - zakreślenie tych pól spowoduje, że mechanizm pobierania danych z bazy GUS będzie uzupełniał 79

80 oprócz danych adresowych, także znalezione dane kontaktowe takie, jak: telefon, faks, adres i strona www oraz nazwę. Sposób uzupełniania symbolu - pole to pozwala określić, w jaki sposób ma być wypełniane w kliencie pole Symbol (można zdecydować, aby nie było wypełniane lub aby wstawiono tam pierwsze słowo pełnej nazwy). Metoda formatowania nazwy - system InsERT nexo pobiera z bazy GUS zarejestrowaną w niej nazwę podmiotu gospodarczego. Nazwa ta jest wpisywana w programie do pól takich, jak: Nazwa pełna i Nazwa. Ich długość jest w systemie Insert nexo ograniczona - odpowiednio do 512 i 128 znaków, dlatego może okazać się, że pobrane nazwy się w nich nie zmieszczą. Możliwe jest sparametryzowanie działania mechanizmu uzupełniającego te pola. Można zdecydować się na jeden z następujących wariantów: skróć nazwę do ostatniego możliwego znaku lub skróć ją do ostatniego pełnego słowa. Dla weryfikacji danych klienta w systemie VIES dostępny jest jeden znacznik: korzystaj z wyszukiwarki vies - zakreślenie znacznika oznacza aktywowanie wyszukiwarki pozwalającej na sprawdzenie on-line, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. Wykorzystanie Opcja Pobierz z GUS znajdująca się w menu Operacje w oknie Klienta - zarówno Firmy, jak i Osoby, umożliwia bezpośrednie pobranie danych z bazy GUS i wypełnienie nimi takich pól, jak: Nazwa, Nazwa pełna, Ulica, Nr domu, Nr lokalu, Kod pocztowy, Miejscowość, Województwo, REGON, NIP. Dodatkowo mechanizm ten umożliwia pobieranie danych kontaktowych takich, jak: adres , telefon, faks lub strona www. Wybranie opcji Pobierz z GUS spowoduje wyświetlenie okna wyszukiwarki pozwalającej na odnalezienie w bazie GUS konkretnego podmiotu gospodarczego poprzez wpisanie numeru NIP lub REGON. Po wpisaniu NIP-u lub REGON-u w celu pobrania danych użytkownik powinien przepisać także kod weryfikacyjny zaprezentowany w tym oknie. W menu Operacje znajduje sie także opcja Porównaj dane z GUS. Jej uruchomienie spowoduje wyświetlenie ewentualnych ostrzeżeń, w sytuacji, gdy według danych GUS pola w oknie z danymi klienta będą różniły się od danych z GUS. Oprócz bezpośredniego pobrania danych adresowych możliwy jest także ich wcześniejszy podgląd. Służy do tego operacja Pokaż dane z GUS. Podczas korzystania z tej opcji użytkownikowi zostaną zaprezentowane nie tylko dane adresowe określonego podmiotu gospodarczego, ale także inne zgromadzone przez GUS informacje takie, jak np.: data rozpoczęcia działalności lub kod i nazwa przeważającego rodzaju działalności. 80

81 VIES System InsERT nexo umożliwia kontrahentom, którzy są podatnikami VAT zarejestrowanymi w Unii Europejskiej, bezpośrednie sprawdzenie aktywności numeru VAT w systemie VIES. System ten dostępny jest online pod adresem: Aby dokonać weryfikacji podatnika VAT w tym systemie, należy w menu konfiguracyjnym Pobieranie danych klienta włączyć znacznik Korzystaj z wyszukiwarki VIES, co spowoduje, że w menu Operacje w oknie Klienta - zarówno Firmy, jak i Osoby, pojawią się funkcje: Sprawdź, czy kontrahent aktywny w VIES - pozwala na weryfikację numeru VAT (VIES) kontrahenta, jej wynik zostanie zaprezentowany w specjalnym okienku Pokaż dane z VIES - umożliwia podgląd danych podmiotu gospodarczego. 81

82 Odwrotne obciążenie limity dla jednolitych transakcji handlowych (Su) Aby użytkownik mógł skorzystać z funkcjonalności z odwrotnym obciążeniem i ustalić, aby system ostrzegał podczas wstawiania asortymentu podlegającemu odwrotnemu obciążeniu z limitem lub bez na dokumencie sprzedaży, powinien: W konfiguracji w ustawić parametrach Subiekta pole Odwrotne obciążenie na wartość Zastosuj z limitem na firmę. 82

83 ustawić zgodnie z wytycznymi ustawy w odpowiednim asortymencie (towarze), w sekcji Podstawowe pole Odwrotne obciążenie na Zastosuj bez limitu lub Zastosuj po przekroczeniu limitu. wykorzystanie klienta. Który jest czynny podatnikiem VAT (na dokumencie) Jednolita transakcja handlowa Pole to należy uzupełnić, aby program mógł kontrolować wystawiane dokumenty w kontekście przekroczenia limitu, po którym należy zastosować transakcję odwrotnego obciążenia. 83

84 Po wybraniu z bocznego menu opcji Dodaj dostępne jest okno, które pozwala wprowadzić dane dotyczące umowy sprzedaży towarów podlegających odwrotnemu obciążeniu z limitem. Jest to istotne w sytuacji, gdy pojedyncza dostawa nie przekroczy wartości 20000zł, ale całość sprzedaży spełniającej kryteria jednolitej gospodarczo transakcji przekroczy zł. Podobne okno z danymi tylko do odczytu pojawi się po wybraniu opcji Historia transakcji. W nim z poszczególnych kolumn będzie można odczytać wprowadzone poniżej wartości. Dodatkowo w ostatniej kolumnie można będzie sprawdzić, czy transakcja jest aktywna (program sprawdza limit tylko dla aktywnej transakcji). W oknie nowej transakcji dostępne są pola: Numer podpowiadany zgodnie z wybranym rejestrem numeracyjnym dla transakcji (określanym w konfiguracji Parametry Subiekta) Nazwa - niewymagane 128-znakowe pole. Data otwarcia - domyślnie wstawiana jest tu data bieżąca Przewidywana wartość transakcji - pole domyślnie wypełnione wartością ,00 PLN Aktualna wartość - jest to wartość tych towarów z dokumentów, które mają zaznaczony znacznik Zastosuj po przekroczeniu limitu. Opis - dodatkowe pole charakteryzujące dodawaną transakcję. Wykorzystanie mechanizmu informowania związanego z odwrotnym obciążeniem W przypadku, gdy dany asortyment ma zostać objęty odwrotnym obciążeniem, należy wybrać wartość Zastosuj bez limitu lub Zastosuj po przekroczeniu limitu. W przypadku, gdy kartoteka z ustawieniem Zastosuj bez limitu zostanie użyta na fakturze VAT sprzedaży dla nabywcy, który jest czynnym podatnikiem VAT, Subiekt nexo zasugeruje zastosowanie transakcji handlowej Odwrotne obciążenie. 84

85 W przypadku ustawienia Zastosuj po przekroczeniu limitu, Subiekt nexo zasugeruje zmianę transakcji handlowej w momencie przekroczenia kwoty ustawionej dla Jednolitej transakcji handlowej (jednolita transakcja handlowa jest podłączana pod dokument sprzedaży dla danego nabywcy). 85

86 Wybranie zmień transakcję na OO spowoduje ustawienie dla dokumentu transakcji handlowej w dokumencie na OOS odwrotne obciążenie sprzedaż. W przypadku wystawiania większej ilości dokumentów program zapamiętuje ich wartości względem jednolitej transakcji handlowej. Dzięki temu możliwe jest poinformowanie użytkownika, podczas wystawiania dokumentu, o przekroczenie limitu i konieczności zastosowania odwrotnego obciążenia. Stany i ceny przy wyborze towarów (Su) Podczas wprowadzania asortymentu, mechanizmem Instynkt, na pozycje dokumentu podpowiadane są: stan towarowy (dostępny oraz stan bez uwzględniania rezerwacji) oraz ceny. Automatyczne nadawanie symboli dla asortymentów (Su) W Subiekcie nexo możliwe jest określenie automatycznego nadawania symboli dla asortymentu. Aby skonfigurować automatyczny mechanizm należy wejść w module Konfiguracja w Parametry asortymentu. W sekcji Symbole dostępne są następujące opcje: nadawanie możliwe do wyboru są opcje Ręczne wprowadzanie oraz Automatyczne. Wybranie drugiej możliwości oznacza automatyczne nadawanie symboli w nowo dodawanych kartotekach. Dodatkowo spowoduje, że program na podstawie niżej określonych parametrów będzie nadawał symbole. o uzupełniaj zerami - określa, czy numer ma zostać uzupełniony cyfrą 0, np. przy długości 5 mechanizm podpowie numer o długość numeru - długość numeru, który ma być nadany, pole jest aktywne tylko wtedy, gdy jest włączone uzupełnianie zerami. 86

87 o o o luki w numeracji - wybranie wartości wypełniaj oznacza, że luki w numeracji będą uzupełniane zwolnionymi numerami wcześniej nadanymi towarom. Numery te mogły zwolnić się w wyniku usunięcia towaru z kartoteki lub zmiany symbol podczas poprawy danych towaru. numer początkowy - pole określa pierwszy numer, który zostanie nadany podczas tworzenia nowej pozycji w kartotece. rodzaj kartoteki asortymentu - pole określa, czy do numeru ma zostać dodany symbol rodzaju kartoteki np. TW Ukrywanie towarów i usług (Su) W module asortyment umożliwiono oznaczenie poszczególnych pozycji asortymentowych jako nieaktywne. Wykonanie takiej operacji jest przydatne w przypadku, gdy firma przestała sprzedawać dany towar lub grupę towarów. Dzięki niej towary nieaktywne nie będą się domyślnie pojawiać w programie podczas wyszukiwania, na listach towarowych oraz przy wprowadzaniu do dokumentu (np. poprzez Instynkt). Należy pamiętać, że nie każdy towar może zostać oznaczona jako nieaktywny, np. nie jest to możliwe, gdy towar jest na stanie w magazynie. Istnieje także możliwość przywrócenia towaru do stanu poprzedniego, służy do tego opcja Aktywuj. Rozszerzenie usługi o wykorzystane materiały Materiały tylko w wersji PRO 87

88 W Subiekcie nexo istnieje możliwość wykazania zużytych materiałów na poczet realizacji usługi. Wykorzystanie tej opcji związane jest ze skonfigurowaniem parametrów, danych usługi oraz z wystawieniem dokumentu. W module konfiguracja w Parametrach asortymentu można dokonać ustawień wpływających na wyliczanie ceny ewidencyjnej: automatycznie przeliczaj cenę ewidencyjną - jest to domyślne ustawienie dla nowych usług z materiałami (wersja Subiekt nexo PRO), oznacza automatyczne wyliczenie ceny ewidencyjnej przy zmianie przewidywanego kosztu całkowitego, który jest wyliczany ze specyfikacji materiałów dla usługi. wylicz cenę i wartość materiałów - jest to domyślne ustawienie dla nowych usług z materiałami, oznacza domyślną podpowiadaną cenę podczas wybierania materiału (towaru), cena ta jest brana pod uwagę przy wyliczaniu przewidywanego kosztu całkowitego usługi. Więcej informacji o cenach w Subiekcie nexo znajduje się w osobnym temacie. dodatkowe koszty - domyślne koszty dodatkowe do specyfikacji materiałowej w nowej usłudze, które są doliczane do przewidywanego kosztu całkowitego. W edycji usługi dostępna jest sekcje Materiały. Specyfikacja materiałów wyświetla towary i opakowania, które są przypisane do usługi. Podczas wystawiania dokumentu po wybraniu danej usługi na dokument zostaną również dodane pozycje z materiałami przypisanymi do tej usługi, które nie będą drukowane (ustawienie we wzorcu wydruku), fiskalizowane oraz nie będzie od nich naliczany VAT. 88

89 Wylicz koszt materiałów na podstawie - określa za pomocą jakiego sposobu liczenia ceny ma być wyznaczony koszt materiałów. Przycisk przelicz ponownie umożliwia wyliczenie kosztów na nowo (np. gdy zmianie uległa cena dostawy). Koszty dodatkowe - oznaczają dodatkowe doliczenia na przykład może być to związane z ryzykiem wykonywania usługi, wówczas można doliczyć pewną kwotę w poczet nieprzewidzianych kosztów materiałowych. Przewidywany koszt całkowity - wartość materiałów, która powinna być przybliżeniem kosztów materiałowych związanych z wykonaniem usługi. Przenieś koszt całkowity automatycznie do ceny ewidencyjnej - znacznik ustawiony oznacza, że wartość wyliczana w polu jest automatycznie przenoszona do ceny ewidencyjnej. Wykorzystanie na dokumencie Podczas wypisywania dokumentu i wybrania usługi, dla której określono materiały program wyświetla informacje związane z usługą oraz listę materiałów. W menu kontekstowym dostępne są także opcje: 89

90 Potraktuj towar jako materiał możliwe jest ręczne określenie na dokumencie wskazanego towaru jako materiału związanego z wybrana na dokumencie usługą. Kosztorys opcja umożliwiająca zmianę dodatkowego doliczenia do usługi oraz sprawdzenie powiązanych z nią materiałów. Automatyczne rozliczanie rozrachunków w korektach sprzedaży i zakupu W module Konfiguracja w Parametrach rozrachunków udostępniono możliwość wyłączenia automatycznego rozliczania rozrachunków w korektach sprzedaży i zakupu. Zmiany w szybkim dodawaniu towarów na pozycje dokumentu (Su) W module Konfiguracja w Typach dokumentów umożliwiono określenie domyślnego trybu dodawania pozycji wraz z dodatkowymi parametrami: 90

91 Tryb dodawania pozycji do wyboru jest tryb standardowy lub z podglądem. Wyszukiwanie w trybie z podglądem możliwe jest wybranie tylko kodu kreskowego lub tylko Instynktu lub tylko kody dostawy. Kumulowanie pozycji do wyboru są opcje Nie i Tak. Przy wykorzystywaniu drugiej z nich pozycje będą kumulowane podczas ich dodawania do dokumentu przy pomocy czytnika kodów kreskowych (będzie zwiększana wartość w kolumnie ilość). Widok Rozbieżności do przyjęć magazynowych (Su) Widok Rozbieżności do przyjęć magazynowych (tylko dla linii PRO) jest specjalnym widokiem do rozliczeń rozbieżności, które powstają przy przyjęciach magazynowych. Podczas przyjmowania towaru na magazyn pojawiają się takie sytuacje, w których ilość towaru dostarczonego rzeczywiście nie jest zgodna z dokumentem wystawionym przez dostawcę. Pewna część towaru może być również uszkodzona lub niezgodna z oczekiwaniami odbiorcy. W takiej sytuacji podczas wprowadzania do Subiekta nexo dokumentu przyjęcia można zaznaczyć pozycje, które np. nie spełniają oczekiwań, dostarczono inną ilość niż rzeczywiście przyjęto na magazyn. Podczas oznaczania takiego dokumentu można określić przyczynę i domyślą akcję/czynność, która ma zostać wykonana, może to być np. wystawienie korekty i zwrot towaru, wystawienia na brakujący lub uszkodzony towar rozchodu wewnętrznego itp. Widok ten pomaga obsłużyć akcje/działania określone podczas wprowadzania przyjęcia magazynowego. 91

92 W górnym menu widoku dostępne są następujące operacje: Rozlicz - automatycznie rozlicza zaznaczone rozbieżności zgodnie z określonym sposobem. W przypadku gdy zaznaczone pozycje mają różne sposoby obsługi rozbieżności, program nie wykona tej akcji. Rozlicz jako - jeśli zaznaczone pozycje mają różne sposoby obsługi rozbieżności, można wymusić rozliczenia za pomocą innego dokumentu. Rozbieżności na minus (dostarczono mniej niż wynika to z dokumentu) od różnych dostawców lub z innego magazynu (dokument przyjęcia międzymagazynowego) można rozliczyć za pomocą jednego Rozchodu wewnętrznego. W przypadku rozbieżności na plus (dostarczono więcej niż wynika to z dokumentu) można rozliczyć za pomocą Przychodu wewnętrznego. Korektę przyjęcia zewnętrznego można wystawić do pozycji tylko z tego samego dokumentu przyjęcia, podobnie jest z wydaniem międzymagazynowym, które może być wystawione do rozbieżności powstałych podczas wprowadzania przyjęcia międzymagazynowego. Sposób dostawy W Subiekcie nexo możliwe jest wydrukowanie sposobu dostawy związanego z danym dokumentem. W pierwszej kolejności należy w module Konfiguracja Sposoby dostawy uzupełnić dane związane z poszczególnymi sposobami dostaw. W edycji sposobu dostawy dostępne jest pole Adres dostawy. 92

93 Gdy wybrana jest wartość Pokaż to podczas wypisywania dokumentu będzie prezentowany adres dostawy. Dostępny jest także parametr we wzorcu wydruku Pokaż sposób płatności, które zaznaczenie skutkuje pojawieniem się adresu dostawy na wydruku. Automatyczne wykazywanie opakowań na dokumentach faktura zakupu i przejęcie zewnętrzne (Su) W module Konfiguracja Parametry Subiekta umożliwiono określenie czy opakowania zwrotne powinny być dodawane do wybranych na pozycje towarów na dokumencie. 93

94 Odbiór paragonów z kasy fiskalnej Subiekt nexo oferuje możliwość odbioru sprzedaży z kasy fiskalnej wraz z poszczególnymi paragonami. Dzięki temu możliwe jest wystawienie faktury detalicznej lub zwrotu do konkretnego paragonu. Paragony kasowe mogą być automatycznie pobierane jedynie podczas wykorzystywania odbioru liczników sprzedaży jako Sprzedaży fiskalnej. Automatyczne pobieranie informacji o poszczególnych paragonach uwarunkowane jest odpowiednią konfiguracja danych kasy fiskalnej. 94

95 Automatyczny odbiór paragonów kasowych - wybór tego parametru spowoduje automatyczny odbiór paragonów kasowych po wykonaniu operacji Odczytaj liczniki sprzedaży jako Sprzedaż fiskalną. Parametr ten jest także uwzględniany przy wykorzystywaniu serwera kasowego. Paragony kasowe zapisywane są w dedykowanym dla nich widoku Paragony kasowe (znajdującym się w module Urządzenia fiskalne). Paragon kasowy Paragon kasowy jest dokumentem, który został pobrany z kasy fiskalnej i jest dowodem pojedynczej transakcji detalicznej. Taki paragon jest odzwierciedleniem wydruku z kasy fiskalnej, 95

96 jaki dostaje klient przy zakupie. Paragony kasowe pobrane z kasy fiskalnej nie podlegają żadnej edycji (są tylko do odczytu). Do paragonu fiskalnego można wystawić Fakturę detaliczną lub Zwrot. Uwaga! Paragony kasowe nie są eksportowane do księgowości, nie generują żadnych skutków magazynowych ani kasowych, ani skutków związanych z podatkiem VAT. Wszystkie te aspekty są dostępne w zbiorczym dokumencie Sprzedaż fiskalna, do którego paragon kasowy powinien być podłączony. Sekcja Podstawowe Paragon kasowy - składa się z trzech części: numeru dokument, miejsca oraz daty i czasu wystawienia. Numer jest pobierany z paragonu w kasie fiskalnej, który jest nadawany przez urządzenie (pod podsumowaniem VAT). Miejsce wystawienia paragonu kasowego jest ustawione w momencie podłączenia do sprzedaży fiskalnej (a w sprzedaży fiskalnej miejsce wystawienia jest pobierane z kontekstu pracy z programem). Data i czas są pobierane z kasy fiskalnej. Do sprzedaży fiskalnej - to pole oznacza, do jakiego dokumentu sprzedaży fiskalnej jest podłączony paragon kasowy. Kasa fiskalna - nazwa kasy fiskalnej (a dokładnie konfiguracji w Subiekcie nexo), na której został wystawiony dokument. Sprzedawca - znajdują się tam dane podmiotu. Oddział - oddział, do którego został przyporządkowany dokument, ustawiany jest podczas pobierania dokumentu z kasy fiskalnej z kontekstu pracy z programem. Uwaga! W tym dokumencie - w przeciwieństwie do innych dokumentów sprzedaży - nie ma pól Magazyn i Kasa, ponieważ dokument paragon kasowy nie wywołuje ani skutku magazynowego, ani skutku kasowego. Aspekt finansowy i magazynowy jest uwzględniony w zbiorczej postaci przez dokument sprzedaż fiskalna, do którego powinien być przyłączony paragon kasowy. Sekcja Asortyment W tej sekcji zostanie wyświetlony sprzedany asortyment. Sekcja Podsumowanie Numer kasjera - to pole zawiera numer kasjera w kasie fiskalnej, na którego została zarejestrowana sprzedaż (paragon kasowy). Płatności - znajdują się tu dane podmiotu. Dane wyświetlane są w postaci tabeli i dotyczą: form płatności, kwot w danej formie płatności i ewentualnie wydanej reszcie. Sekcja VAT Wyświetla podsumowanie VAT na paragonie kasowym. Sekcja Powiązania W sekcji powiązania pojawiają się dokumenty powiązane typu Faktura detaliczna i Zwrot do paragonu, o ile takie dokumenty zostały wystawione. 96

97 Zmiany w Parametrach dostępności ustawień księgowych (Ra/Re) Wprowadzono opcję automatycznej aktywacji domyślnych ustawień księgowych dla poszczególnych kartotek klientów. Przy zaznaczonej opcji Domyślnie korzystaj z ustawień księgowych klienta, program będzie aktywował ustawienia w sekcji Księgowość każdemu nowemu klientowi. Ponadto w domyślnych ustawieniach księgowych pojawiły się parametry związane z zapisami do ewidencji VAT tworzonymi w walucie. Szczegółowy opis tych parametrów znajduje się w opisie walutowych zapisów VAT. Zmiany związane z Mechanizmem Odwrotnego Obciążenia (Ra/Re) Wersja InsERT nexo wprowadziła szereg nowości w związku ze zmianami w systemie rozliczania podatku VAT dla czynnych podatników podatku od towarów i usług. Dotyczą one mechanizmu odwrotnego obciążenia, któremu od roku podlegają: arkusze żeberkowe ze stali niestopowej, złoto w postaci surowca albo półproduktu oraz złoto inwestycyjne półprodukty z metali nieżelaznych; nieobrobione plastycznie aluminium, ołów, cynk, cyna i nikiel, telefony komórkowe, w tym smartfony, komputery przenośne (tablety, laptopy, notebooki, itp.), konsole do gier video przy czym musi zostać przekroczony próg sprzedaży netto powyżej zł. 97

98 W związku z powyższym w programach Rachmistrz i Rewizor nexo dodana została obsługa nowych wzorców deklaracji skarbowych: nowe wersje deklaracji VAT-7(15), VAT-7D(6), VAT-7K(9), VAT-8(6), VAT-9M(4) całkowicie nowa deklaracja dla MOO VAT-27(1) Formularz deklaracji VAT-27 zawiera sekcję Transakcje, w której wykazane są Dostawy i Usługi, dla których podatnikiem jest nabywca. Dla danego klienta zapisy są agregowane do typu Dostawa/Usługa i wykazywane jako jedna pozycja na deklaracji. Dla deklaracji VAT-27 udostępniono także obsługę korekt. Użytkownik może wystawiać wiele korekt do deklaracji za dany okres. Na liście transakcji w korekcie znajdują się wszystkie pozycje z deklaracji VAT-27. Rekordy, które uległy zmianie, np. z powodu dodania transakcji lub zmiany wartości zapisu Dostawy lub Usługi w ewidencji VAT sprzedaży, są wyróżnione znacznikiem w kolumnie Zmodyfikowano. 98

99 Najistotniejsze zmiany w programie: Słownik transakcji VAT Nowe deklaracje wprowadziły większą szczegółowość wykazywania kwot dla transakcji VAT typu OO. W związku z tym do słownika dodano kilka nowych transakcji VAT zasilających nowe wzorce. Jednocześnie stare transakcje nie powinny być już używane dla transakcji zachodzących po mogą być one jednak wykorzystywane do rozliczania i korygowania transakcji, które miały miejsce do Dodano możliwość aktywowania/dezaktywowania elementów słownika transakcji VAT. Transakcje nieaktywne nie są domyślnie podpowiadane w zapisach VAT (można jednak wymusić pokazywanie na liście nieaktywnych transakcji korzystając z dodatkowej opcji menu kontekstowego). W ewidencjach VAT sprzedaży/zakupu pojawił się przycisk uruchamiający kreator zmiany aktywności transakcji VAT można go uruchamiać wielokrotnie. Powoduje on zmianę aktywności pozycji słownika: o Do aktywne są stare transakcje dotyczące OO, nowe są dezaktywowane o Od aktywne są nowe transakcje a stare zostają dezaktywowane. 99

100 Wprowadzono/zmieniono następujące transakcje VAT: Transakcje VAT związane z importem usług o IU-N - Import usług (podatek należny) nieaktywna (dotyczy rozliczeń do 30 czerwca 2015 r.). o IU-sUE-N Import usług spoza UE (podatek należny) nowa która obsługuje pole deklaracji VAT Import usług nabywanych od podatników podatku od wartości dodanej, do których stosuje się art. 28b ustawy. o Zmieniono nazwę transakcji podatku należnego: IU-PU-N - Import usług, dla których podatnikiem jest usługobiorca (podatek należny) na IU zue-n import usług z UE (podatek należny) obsługuje pola deklaracji VAT Import usług z wyłączeniem usług nabywanych od podatników podatku od wartości dodanej, do których stosuje się art. 28b ustawy o Zmieniono nazwę transakcji podatku naliczonego: IU Import usług na IU-sUE Import usług spoza UE Transakcją skojarzoną jest transakcja IU-sUE-N Import usług spoza UE (podatek należny). o Zmieniono nazwę transakcji podatku naliczonego: 100

101 IU-PU Import usługa, dla których podatnikiem jest usługobiorca na IU-zUE Import usług z UE Transakcją skojarzoną jest transakcja IU zue-n import usług z UE (podatek należny). Transakcje związane z obsługą dostaw towarów i świadczenia usług, dla których podatnikiem jest nabywca o DTU-PN-D - Dostawa towarów i świadczenie usług, dla których podatnikiem jest nabywca dostawa nieaktywna (dotyczy rozliczeń do 30 czerwca 2015 r.) o DTU-PN-N - Dostawa towarów i świadczenie usług, dla których podatnikiem jest nabywca nabycie nieaktywna (dotyczy rozliczeń do 30 czerwca 2015 r.) o RC - Odwrócone obciążenie nieaktywna (dotyczy rozliczeń do 30 czerwca 2015 r.) o DT-PN-D - Dostawa towarów, dla których podatnikiem jest nabywca nowa która obsługuje pole deklaracji: Dostawa towarów oraz świadczenie usług, dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art.17 ust. 1 pkt 7 lub 8 ustawy (wypełnia dostawca) oraz jest wykorzystywana do obsługi sekcji C deklaracji VAT-27 Informacja o dostawach towarów, do których ma zastosowanie art. 17 ust. 1 pkt 7 ustawy. o SU-PN-D - Świadczenie usług, dla których podatnikiem jest nabywca nowa która obsługuje pole deklaracji VAT: Dostawa towarów oraz świadczenie usług, dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art.17 ust. 1 pkt 7 lub 8 ustawy (wypełnia dostawca) oraz jest wykorzystywana do obsługi sekcji D deklaracji VAT-27 Informacja o dostawach towarów, do których ma zastosowanie art. 17 ust. 1 pkt 8 ustawy. o DT-PN-N - Dostawa towarów, dla których podatnikiem jest nabywca nowa która obsługuje pole deklaracji VAT: Dostawa towarów oraz świadczenie usług, dla których podatnikiem jest nabywca, o którym jest mowa w art. 17 ust. 1 pkt 7 lub 8 ustawy (wypełnia nabywca). o SU-PN-N - Świadczenie usług, dla których podatnikiem jest nabywca nowa która obsługuje pole deklaracji VAT: Dostawa towarów oraz świadczenie usług, dla których podatnikiem jest nabywca, o którym jest mowa w art. 17 ust. 1 pkt 7 lub 8 ustawy (wypełnia nabywca). o DT-PN-N-ptk - Dostawa towarów, dla których podatnikiem jest nabywca nowa która obsługuje pole deklaracji VAT: Dostawa towarów, dla których podatnikiem jest nabywca, o którym jest mowa w art. 17 ust.1 pkt 5 ustawy (wypełnia nabywca). o OO-DT - Odwrotne obciążenie dostawa towarów (art.17 ust 1 pkt 7). Transakcją skojarzoną jest transakcja: DT-PN-N Dostawa towarów, dla których podatnikiem jest nabywca, (art.17 ust.1 pkt 7) nabycie. 101

102 o OO-SU - Odwrotne obciążenie świadczenie usług (art.17 ust. 1 pkt 8). Transakcją skojarzoną jest transakcja: SU-PN-N Świadczenie usług, dla których podatnikiem jest nabywca, (art. 17 ust.1 pkt 8) nabycie. o OO-DT-ptk - Odwrotne obciążenie Dostawa towarów (art.17 ust 1 pkt 5 dostawca nie posiada siedziby na terytorium kraju). Transakcją skojarzoną jest transakcja: DT-PN-N-ptk Dostawa towarów, dla których podatnikiem jest nabywca, (art. 17 ust.1 pkt 5) nabycie. Obsługa korekt podatku naliczonego (dot. Złych długów ) o Korekta podatku naliczonego (nieterminowe płatności, art. 89b ust.1), dotyczącą zapisów VAT Korekta VAT (nieterminowe płatności), która obsługuje pole deklaracji VAT Korekta podatku naliczonego, o której mowa w art. 89b ust. 1 ustawy. Ewidencje VAT sprzedaży i zakupu Program został tak skonfigurowany, by ewidencjonować zdarzenia VAT zgodnie z zasadami obowiązującymi od 1 lipca 2015 r. Dotyczy to głównie ustawień aktywności transakcji VAT. Dostęp do nieaktywnych transakcji został umożliwiony poprzez wywołanie opcji Pokaż nieaktywne w polu Transakcja edytowanego zapisu VAT. W modułach ewidencji VAT zostało dodane wywołanie kreatora Zmiana aktywności transakcji VAT pozwalające szybko przełączyć aktywność transakcji między zestawem obowiązującym do 30 czerwca 2015 r. a zestawem sprofilowanym dla zapisów typowych od 1 lipca 2015 r. Deklaracje VAT Została dodano obsługa nowych wersji deklaracji obowiązujących od 1 lipca 2015 r: VAT-7(15), VAT-7D(6), VAT-7K(9), VAT-8(6), VAT-9M(4) oraz nowa informacja podsumowująca VAT- 27(1). Do rozliczeń za okres do 30 czerwca 2015 r. powinny być stosowane poprzednie wersje deklaracji VAT. Do rozliczeń za okres od 1 lipca 2015 r. mogą być stosowane poprzednie wersje deklaracji, pod warunkiem, gdy u podatnika nie występują transakcje związane z importem usług, dostaw towarów i świadczenia usług, dla których podatnikiem jest nabywca oraz opodatkowanych na zasadzie odwrotnego obciążenia. Dotyczy to również podatników, u których nie występuje korekta podatku naliczonego związana z nieterminowymi płatnościami. W przypadku wystąpienia takich transakcji należy posługiwać się nowymi wzorcami deklaracji. Dodatkowo, jeżeli u podatnika występuje dostawa towarów objętych procedurą obrotnego obciążenia w obrocie krajowym, należy składać informację podsumowującą VAT-27. W przypadku wykorzystywania poprzednich wersji deklaracji VAT, na nowe wersje można przejść w dowolnym momencie. W przypadku wystawienia deklaracji w nowej wersji, należy kontynuować rozliczanie z ich wykorzystaniem. 102

103 Schematy dekretacji Mechanizm sprawdzania poprawności schematów dekretacji został rozszerzony o sprawdzanie, czy w ich definicji nie została wykorzystana transakcja VAT, która jest ustawiona jako nieaktywna. W takim przypadku należy dokonać sprawdzenia, czy np. rozliczając VAT wg zasad obowiązujących od 1 lipca 2015 r. podatnik podczas automatycznej dekretacji do VAT nie wykorzystuje nieobowiązujących transakcji. Raport Podliczenie VAT: Z sekcji Pozostałe zakupy wyłączone zostały zapisy VAT dotyczące korekty podatku naliczonego związanego z nieterminowymi płatnościami oraz korekty podatku naliczonego związane z nabycie środków trwałych. Co powinni zrobić użytkownicy: Jeżeli u podatnika nie występują transakcje OO związane z importem usług, lub inne transakcje, dla których podatnikiem jest nabywca to może on nie wprowadzać żadnych zmian w programie i do końca 2015 roku rozliczać się poprzednimi wersjami deklaracji VAT. Jeżeli u podatnika występują transakcje OO to: o od powinien on już stosować wyłącznie nowe deklaracje i nowe transakcje, które zostały dodane w Nowe transakcje zasilają odpowiednie pola w nowych deklaracjach. o dla transakcji, które miały miejsce do rozliczenia podatnik dokonuje stosując stare wzorce deklaracji. Może on w tym celu skorzystać z przycisku Zmiana aktywności transakcji VAT i przełączyć się na stare transakcje VAT zmieniając je na aktywne. Zbiorcze wystawianie deklaracji skarbowych (Ra/Re) W wersji dodano możliwość wystawiania deklaracji skarbowych zbiorczo. Po wybraniu opcji Deklaracja skarbowa zbiorczo pojawia się pomocnicze okienko, w którym użytkownik wskazuje typ deklaracji do wyliczenia. Po wybraniu typu deklaracji, program wyświetla listę pracowników/wspólników, dla których może być ona wyliczona. Użytkownik ma możliwość odznaczenia osób, dla których nie zostanie naliczona deklaracja w danym momencie. 103

104 Faktury wewnętrzne (Ra/Re) Faktura wewnętrzna ma za zadanie udowodnienie naliczania obowiązkowego podatku należnego, oraz służy do odliczania podatku naliczonego, jeśli podatnikowi przysługiwało takie prawo. Pełni ona zatem podwójną rolę. Aby zapewnić takie działanie programu w module Dowody wewnętrzne udostępniony został widok Faktury wewnętrzne. Prezentuje on dokumenty faktur wewnętrznych podatku należnego i naliczonego. Dokument faktura wewnętrzna Fakturę wewnętrzną można wystawić korzystając z opcji Dodaj Faktura wewnętrzna. Otwarty zostaje pusty formularz Faktury wewnętrznej, w którym należy wybrać klienta oraz wprowadzić pozycje w sekcji Asortyment. W przypadku, gdy program księgowy pracuje na wspólnej bazie danych z Subiektem nexo, możliwe jest wybieranie pozycji z kartoteki Asortymentu programu handlowego. W przeciwnym przypadku można skorzystać z opcji wstawienia do dokumentu usługi jednorazowej. 104

105 Należy zwrócić uwagę na fakt, że faktura wewnętrzna może jednocześnie wpływać na podatek naliczony i należny. W górnym menu formularza znajduje się opcja Transakcja VAT, która pozwala zdecydować czy dany zapis utworzy wyłącznie fakturę wewnętrzną podatku należnego lub naliczonego a może obu typów jednocześnie. W przypadku, gdy podmiot jest zobligowany do zapłacenia podatku jako usługobiorca jednocześnie mając prawo do odliczenia podatku naliczonego, powinien wystawić jednocześnie fakturę wewnętrzną podatku należnego oraz naliczonego. Podczas wystawiania faktury wewnętrznej bardzo istotne jest także ustawienie odpowiednich transakcji VAT dla podatku należnego (sprzedaż) oraz naliczonego (zakup). W zależności od tego ale w module Dekretacja dokumentów pojawią się jego dwa obrazy księgowego jeden związany z podatkiem należnym, drugi z naliczonym. Po zapisaniu formularza w module Dokumenty do dekretacji pojawią się osobne obrazy księgowe dla faktury wewnętrznej podatku należnego oraz faktury wewnętrznej podatku naliczonego. Aby odpowiednio je ująć w ewidencjach VAT należy wykonać automatyczną dekretację obrazów księgowych w oparciu o odpowiednio zdefiniowane schematy dekretacji. 105

106 Dokument korekta faktury wewnętrznej Program księgowy umożliwia także obsługę korekt faktur wewnętrznych podatku należnego oraz naliczonego. Można ją wypisać zarówno do już istniejącej w programie faktury wewnętrznej lub do nieistniejącego dokumentu. Oba warianty dostępne są w górnym menu widoku Faktury wewnętrzne pod opcją Korekta. Podczas wypisywania korekty do istniejącej faktury wewnętrznej, w formularzu dodawanego dokumentu podpowiadane są pozycje z dokumentu źródłowego (FW). Użytkownik może wprowadzić wartość korekty ilościowo oraz kwotowo na plus oraz na minus. Korekta faktury, podobnie jak sama faktura wewnętrzna, może generować wpływ na podatek należny oraz naliczony. Program kontroluje czy korekta wpływa na podatek naliczony i należny i ostrzega użytkownika w przypadku, gdy ustawienie jest niezgodne z dokumentem źródłowym, np. gdy 106

107 korekta faktury wewnętrznej podatku należnego i naliczonego dotyczy wyłącznie podatku należnego. Podobnie jak dla samych faktur wewnętrznych, zapis korygujący wpływający na podatek należny i naliczony generuje dwa obrazy księgowe podlegające automatycznej dekretacji do ewidencji VAT. W przypadku wystawiania korekty faktury wewnętrznej do nieistniejącego dokumentu w programie użytkownik musi wprowadzić ręcznie klienta oraz asortyment w ilości i kwocie wyjściowej a także wartości korygowane. Zapisy walutowe w ewidencjach VAT zakupu i sprzedaży (Ra/Re) Zapisy VAT, zarówno proste jak i złożone, mogą być tworzone w PLN oraz w walucie obcej. Dotyczy to zapisów prostych, złożonych, korekt VAT (nieterminowe płatności), ponownych zaliczeń do VAT, sprzedaży VAT marża. Nad tabelą z zapisami znajduje się pole umożliwiające zmianę waluty. Domyślnie zapis tworzony jest w walucie ustawionej w Parametrach Rejestrów VAT. Ponadto, jeżeli aktywne są Parametry dostępności ustawień księgowych, w polu tym zostanie 107

108 ustawiona waluta wskazana w kartotece wybranego klienta. Wybór waluty obcej powoduje konieczność wprowadzenia kursu. Kurs może być wprowadzony automatycznie na podstawie parametrów programu lub ręcznie. Dla zapisu VAT w walucie w tabeli VAT zostają wydzielone kolumny dla kwot w walucie (Netto, VAT i Brutto) oraz kolumny dla kwot w PLN (Netto PLN, VAT PLN oraz Brutto PLN). Wartości zapisów należy wówczas wprowadzać w walucie a kwoty w kolumnach PLN wyliczane są automatycznie. W przypadku zapisów prostych kurs waluty podawany jest zbiorczo dla całego dokumentu. Dla zapisów złożonych domyślny kurs podpowiadany jest dla wszystkich pozycji, jednak użytkownik może zmieniać kurs dla poszczególnych pozycji na dokumencie. Parametry zapisów VAT w walucie: o Rejestry VAT Dla poszczególnych rejestrów VAT można wprowadzić domyślne parametry dla zapisów VAT tworzonych w walucie. Parametry te będą respektowane dla wszystkich klientów, którzy 108

109 w swojej kartotece nie mają zdefiniowanych indywidualnych ustawień księgowych. W parametrach rejestru VAT wprowadzać można następujące ustawienia: waluta domyślna wybrana tu domyślna waluta zostanie wprowadzona do zapisu VAT tworzonego na danego klienta. domyślny rodzaj kursu kurs może być podawany ręcznie podczas wprowadzania zapis VAT, pobierany automatycznie z domyślnej linii kursów walut wybranej w Parametrach Systemu lub linii kursów walut wybranej na dokumencie podczas jego wypisywania. Dla tej ostatniej opcji istnieje dodatkowo możliwość wskazania domyślnej linii kursów, która wprowadzona zostanie do dokumentów VAT automatycznie. domyślna data kursu możliwa jest do wyboru data wystawienia oraz data dostawy. Program pobiera jako datę kursu wartość ze wskazanego pola. modyfikatora domyślnej daty kursu waluty parametr ten pozwala zmodyfikować datę kursu o wybraną wartość. Można wybrać jedną z czterech opcji: wskazany dzień, poprzedni dzień, poprzedni dzień roboczy, ostatni dzień roboczy jeśli wskazany jest dzień wolny. o Parametry dostępności ustawień księgowych W kontekście zapisów VAT sprzedaży i zakupu w walucie, w parametrach tych użytkownik może zdefiniować domyślność: waluty wybrana tu domyślna waluta zostanie wprowadzona do kartoteki klienta, która korzysta z tych ustawień domyślnych. rodzaju kursu kurs może być podawany ręcznie podczas wprowadzania zapis VAT, pobierany automatycznie z domyślnej linii kursów walut wybranej w Parametrach Systemu lub linii kursów walut wybranej na dokumencie podczas jego wypisywania. Dla tej ostatniej opcji istnieje dodatkowo możliwość wskazania domyślnej linii kursów, która wprowadzona zostanie do dokumentów VAT automatycznie. daty kursu możliwa jest do wyboru data wystawienia oraz data dostawy. Program pobiera jako datę kursu wartość ze wskazanego pola. modyfikatora domyślnej daty kursu waluty parametr ten pozwala zmodyfikować datę kursu o wybraną wartość. Można wybrać jedną z czterech opcji: wskazany dzień, 109

110 poprzedni dzień, poprzedni dzień roboczy, ostatni dzień roboczy jeśli wskazany jest dzień wolny. Informacja zbiorcza (Re/Ra) Od wersji w programie księgowym linii InsERT nexo wprowadzono raport zbiorczy, stanowiący ujęcie wszystkich istotnych danych księgowych. Zawarte są w nim miesięczne przychody i koszty, informacje o podatku VAT należnym i naliczonym, dane o wypłatach i rozrachunkach a także podliczenie deklaracji wystawionych w danym miesiącu. Raport ten udostępnia także przejrzysty wydruk miesięcznej informacji zbiorczej dla podmiotu. 110

111 Zmiany w Parametrach rozrachunków (Ra/Re/Su) W wersji wprowadzono kilka istotnych zmian w kontekście rozliczania rozrachunków. Udostępniono parametr włączający możliwość rozliczania rozrachunków operacją bankową. Po włączeniu tej opcji w module Rozrachunki pojawia się dodatkowa możliwość rozliczenia w górnym menu oraz w menu kontekstowym: Rozlicz Operacją bankową rozliczenie rozrachunku operacją bankową powoduje automatyczne wygenerowanie operacji BP lub BW w zależności od typu rozliczanego rozrachunku. Dodano parametr pozwalający aktywować tryb automatycznego rozliczania rozrachunków z poziomu dekretu. Włączenie parametru spowoduje, że podczas dokonywania zapisu na konto rozrachunkowe, program spróbuje znaleźć rozrachunek (powiązany z zapisem na konto księgowe), który mógłby zostać rozliczony dekretowaną należnością lub zobowiązaniem i dokona rozliczenia obu rozrachunków. Automat ten działa według zasady, że rozliczenie następuje pomiędzy rozrachunkiem a jego spłatą. Kojarzenie przebiegać może zatem następująco: o należność -> spłata należności, o zobowiązanie -> spłata zobowiązania, o spłata należności -> należność, o spłata zobowiązania -> zobowiązanie. Parametry pozwalają na automatyczne rozliczenie według: o Daty powstania program dokona rozliczenia z rozrachunkiem, który powstał najwcześniej 111

112 o Terminu płatności program dokona rozliczenia z rozrachunkiem, który jest najbardziej przeterminowany (od jego terminu płatności upłynęło najwięcej czasu). o Kwoty program dokona rozliczenia z księgowym rozrachunkiem przeciwnego typu, którego kwota odpowiada wykonywanemu zapisowi. Aktywowany mechanizm automatycznego rozliczania rozrachunków dotyczy zarówno dekretacji ręcznej jak i automatycznej. Obok opcji automatycznego rozliczania rozrachunków z poziomu dekretu, od wersji w Parametrach rozrachunków istnieje możliwość wyłączenia automatycznego rozliczania rozrachunków z dokumentów handlowych podczas wystawiania korekt tych dokumentów. Po wyłączeniu tych parametrów, korekta dokumentu spowoduje utworzenie wolnego rozrachunku, o którego rozliczenie należy zadbać we własnym zakresie. Usuwanie wartości zerowych z zapisów w ewidencjach VAT (Ra/Re) W wersji wprowadzono parametr dla automatycznego tworzenia zapisów w ewidencjach VAT na podstawie schematów dekretacji: Usuwać zerowe pozycje w wynikowym dokumencie ewidencji VAT włączenie tego parametru spowoduje, że wszystkie zerowe pozycje powstałe w wyniku automatycznego utworzenia zapisu VAT, zostaną usunięte z dokumentu. 112

113 Zbiorcze przypisywanie kont przeciwstawnych (Re) W wersji dodano zbiorczy mechanizm przypisywania kont przeciwstawnych do wybranych z listy kont księgowych. W module Plan kont należy zaznaczyć na liście odpowiednie pozycje i skorzystać z opcji Ustaw konta przeciwstawne dostępnej w menu kontekstowym. Użytkownik proszony jest wówczas o wskazanie konta księgowego, które zostanie wprowadzone do kartotek wybranych konta jako konto przeciwstawne. Po wybraniu konta na dekrecie pojawi się automatycznie pozycja z kontem do wprowadzenia zapisu przeciwstawnego. Automatyczne tworzenie zapisów powiązanych VAT z poziomu dekretu (Re) Dla podatników podatku od towarów i usług wprowadzających zapisy księgowe z jednoczesnym utworzeniem zapisów VAT, wprowadzono znacznik Automatycznie twórz powiązany zapis VAT. Jego zaznaczenie dla danego rejestru spowoduje, że każdy dodawany ręcznie dekret księgowy będzie miał automatycznie wygenerowany powiązany zapis VAT, do którego trafiać będą kwoty z dokumentu księgowego. Wyjątkiem od tej reguły jest rejestr bilansu otwarcia, którego definicja nie udostępnia znacznika automatycznego tworzenia zapisu powiązanego VAT. 113

114 Parametryzacja numeru oraz daty wyświetlanych dla obrazów dokumentów w module Dekretacja dokumentów (Ra/Re) Dla dokumentów zakupu oraz przyjęć dodatkowo w opcjach Obsługi typów dokumentów umożliwiono parametryzację numeru dokumentu oraz daty przekazywanych do księgowania. Dzięki temu użytkownik może zadecydować czy w module Dekretacja dokumentów dla takich dokumentów prezentowany będzie numer wewnętrzny lub oryginalny oraz czy prezentowana tam data będzie momentem Otrzymania/przyjęcia dokumentu czy datą oryginału. Domyślny tryb drukowania KPIR w definicji okresu obrachunkowego (Ra) W wersji w definicji okresu obrachunkowego uproszczonej księgowości dodano parametryzację wydruku podsumowania. Dzięki tym ustawieniom użytkownik może zdefiniować domyślnie podpowiadany tryb wydruku dla KPiR lub EP. Dostępne są możliwości wydruku zapisów narastająco rocznie, rozdzielnie miesięcznie i rozdzielnie kwartalnie. Dla opcji Drukuj KPiR oraz EP można ustawić także domyślny okres dla którego wykonywany będzie wydruk. 114

115 Wersja V8 Automatyczne bilansowanie zapisów księgowych (Ra) Dodano możliwość określenia w definicji schematu dekretacji, by grupa zapisów automatycznie była bilansowania różnicą między stronami Winien i Ma. Opcja Bilansuj strony - po wybraniu tej opcji, przy znaczniku początku grupy (litera G) pojawia się znacznik bilansowania G(b), który oznacza (w przypadku zapisów tworzonych w walucie systemowej), że jeśli zostały określone konta bilansowania automatycznego, to system spowoduje, że jeżeli wynikowa grupa zapisów nie będzie się bilansować, program je automatycznie zbilansuje. Wstawi również domyślny tekst informujący o tym, że zapis ten powstał automatycznie. Należy pamiętać, że w parametrach Okresu obrachunkowego należy określić konto automatycznego bilansowania, na które taka różnica będzie zapisywana. 115

116 Dodano możliwość powielania definicji pieczęci księgowych (Ra) W module Pieczęcie księgowe udostępniono opcję Powiel, która powoduje wyświetlenie do edycji formularza ze skopiowanymi danymi (oprócz nazwy pieczęci). Noty korygujące w programach księgowych (Ra Re) Dodano obsługę not korygujących (jako dodatkowy widok w serwisie VAT zakupu) pozwalającą na wystawienie dokumentu na podstawie dokumentu źródłowego zawartego w Subiekcie (przy pracy lokalnej) bądź na podstawie zapisu ewidencji VAT zakupu. Nota korygująca służy do prostowania pomyłek zawartych na fakturach VAT oraz korektach faktur VAT. Notę korygującą można wystawić jedynie w ściśle określonych przypadkach, a wystawia ją nabywca towarów lub usług. Najczęściej noty korygujące prostują pomyłki w danych osobowych i adresowych lub w oznaczeniach towarów i usług. Do obsługi not korygujących dedykowany jest osobny widok w module Ewidencja VAT zakupu. Użytkownik programu księgowego może z tego poziomu dodawać noty korygujące oraz wykonywać operacje z nimi związane. Noty korygujące mogą być wystawiane do zapisów w ewidencjach VAT zakupu wprowadzonych w programie księgowym, a także faktur zakupu i korekt faktur zakupu wystawionych w Subiekcie nexo (w przypadku pracy programu księgowego i handlowego na wspólnym podmiocie). Użytkownik może także dodawać noty korygujące do dokumentów nieistniejących w programie. Wszystkie dane należy wówczas wprowadzić ręcznie. Podczas dodawania noty korygującej nadawany jest jej numer, na podstawie zdefiniowanego rejestru numeracyjnego. Miejsce jest podpowiadane automatycznie (dane podmiotu) a data oraz oddział pobierane są z kontekstu pracy z programem. 116

117 Użytkownik może wprowadzić numer dokumentu zakupu oraz oryginału ręcznie. W polu Dokument zakupu dostępna jest możliwość wywołania listy z dokumentami zapisanymi w programie, które mogą być skorygowane za pomocą noty. Lista zawiera zapisy w ewidencji VAT zakupu oraz faktury zakupu i ich korekty. Po wybraniu dokumentu do skorygowania dane w formularzu noty dotyczące numerów oraz odbiorcy uzupełniane są automatycznie. W każdej chwili możliwe jest usunięcie powiązania ze wskazanym dokumentem, dzięki opcji znajdującej się w menu pola Dokument zakupu oraz w górnym menu Operacje formularza noty. W polu Odbiorca możliwe jest wskazanie dowolnego klienta w przypadku gdy nota korygująca wystawiana jest do dokumentu nieistniejącego w programie. Najważniejszą częścią noty jest podanie treści do skorygowania i treści prawidłowej. Służą do tego dwa pola znajdujące się w sekcji Korekta. Pole Treść do skorygowania pozwala wprowadzić dane z dokumentu korygowanego, które zostaną skorygowane dokumentem noty. Ponieważ najczęściej korygowane są dane odbiorcy na fakturze (czyli dane podmiotu), w oknie dodano specjalne klawisze pozwalające na wstawienie do omawianego pola: nazwy podmiotu, danych adresowych oraz NIP-u. Pole Treść prawidłowa pozwala wprowadzić poprawne dane odbiorcy. Tu także można posłużyć się przyciskami szybkiego wstawiania danych lub skopiować treść z pola do skorygowania i dokonać jej poprawy. Data potwierdzenia pozwala wprowadzić moment zaakceptowania noty przez adresata. Sekcja Podsumowanie pozwala określić dodatkowe informacje dotyczące dokumentu noty korygującej. Znajdują się tu pola umożliwiające nadanie kategorii Tytułu, podtytułu oraz uwag. Jako osoba wystawiająca podpowiadany jest użytkownik zalogowany do programu. W polu Odebrał(a) podpowiadany jest przedstawiciel klienta wybranego w polu Odbiorca noty korygującej. 117

118 Dodano możliwość zdefiniowania miejsca użytkowania wyposażenia oraz wskazania osoby odpowiedzialnej (Ra Re) W edycji elementu wyposażenia umożliwiono zdefiniowanie dwóch dodatkowych opcji: Miejsce użytkowania w tym miejscu można skorzystać z pozycji zdefiniowanych w słowniku lub dodać nową, wypełniając okno dostępne po naciśnięciu klawisza z plusem. Osoba odpowiedzialna jest to pracownik zaewidencjonowany w programie, można go wybrać z wyświetlonej listy lub wpisać dane ręcznie. Nowy raport limit amortyzacji (pomoc de minimis) (Ra Re) W module Raporty dodano raport wykorzystania limitu amortyzacji środków trwałych amortyzowanych jednorazowo w pierwszym roku działalność (pomoc de minimis) Obsługa komunikacji w formacie EDI++ (Su Ra Re Gs) W systemie nexo został udostępniony mechanizm przesyłania danych plikami w formacie EDI ++. Format ten może być stosowany do komunikacji: z biurem rachunkowym (dowolny program z linii nexo lub GT) z programami księgowymi z linii GT z programami księgowymi z linii nexo Rachmistrzem i Rewizorem nexo - pobrane dokumenty widoczne są w module Dokumenty do dekretacji i można do nich stosować istniejące schematy dekretacji, po wcześniejszym upewnieniu się, czy wartości wymagane przez schemat obsługiwane są przez format EDI++ 118

119 do przesyłania danych pomiędzy linią GT i nexo związanych z kartotekami kontrahentów/klientów, towarów/asortymentu oraz z dokumentami (podstawowe dane dokumentów handlowych, magazynowych oraz finansowych). W Subiekcie nexo do wykorzystania są następujące opcje: Dodaj na podstawie użytkownik wybiera plik.epp z zapisanymi, w zależności od modułu, kartotekami klientów, kartotekami asortymentu, dokumentami. Następnie wybiera opcję synchronizowania kartotek po numerze NIP lub Symbolu. Import kartotek może się odbywać według mechanizmu Dodawania, Aktualizacji danych już istniejących klientów lub jednoczesnego Dodawania i aktualizacji. Poniższe okno przedstawia import dokumentów. Poniższe okno przedstawia import klientów. 119

120 Poniższe okno przedstawia import towarów. Wyślij do pliku dzięki tej opcji możliwe jest wysłanie danych do pliku. Wyślij EDI ++ do biura rachunkowego funkcja ta umożliwia wysyłanie dokumentów off-line do biura rachunkowego za pomocą pliku w formacie EDI++. Format ten pozwala na przesłanie podstawowych danych dokumentów handlowych, magazynowych oraz finansowych. 120

121 Podczas wysyłania danych z Subiekta nexo użytkownik może sprecyzować zakres wysyłanych dokumentów. Do wyboru są następujące parametry: okres (dotyczy wszystkich dokumentów), magazyn (dokumenty handlowe i magazynowe), kasa gotówkowa (dokumenty kasowe) oraz rachunek bankowy (operacje bankowe). Istnieje również możliwość określenia, aby dokumenty handlowo - magazynowe, kasowe lub bankowe nie były wysyłane do biura rachunkowego. Wyślij offline EDI++ (do pliku) podobnie jak opcja wyślij offline, pozwala ona zapisać obrazy księgowe dokumentów do pliku. Nie jest to jednak format xml a EDI++, znany z systemu InsERT GT. Za pomocą tej opcji użytkownik może zapisać plik EDI++ z obrazami księgowymi dokumentów na dysku komputera lub od razu wysłać mailem, np. do biura rachunkowego pracującego na programach księgowych linii InsERT nexo lub InsERT GT. 121

122 W programach księgowych Rachmistrz i Rewizor nexo, oprócz opcji związanych z dopisywaniem danych kartotekowych z pliku.epp, możliwe jest jeszcze pobieranie danych z pliku. Odbywa się to za pomocą opcji Pobierz off-line EDI ++. Do słownika form płatności dodano możliwość zdefiniowania typu płatności "Zapłacono przelewem" (Su) W słowniku form płatności umożliwiono zdefiniowanie płatności Zapłacono przelewem. Ten typ płatności jest dostępny na dokumentach obrotowych, np. fakturach sprzedaży czy zakupu w Subiekcie nexo. Wybór tej płatności na dokumencie powoduje jego natychmiastową spłatę operacją bankową. W zależności od typu dokumentu, a ściślej od rodzaju wygenerowanego przez niego rozrachunku, tworzona jest wpłata lub wypłata bankowa na rachunku wskazanym w definicji formy płatności. Tworząc formę płatności o typie Zapłacono przelewem użytkownik może zaznaczyć dodatkową opcję Generuj tylko spłatę. Forma płatności, dla której zaznaczono tą opcję powoduje wygenerowanie wyłącznie spłaty rozrachunku, bez żadnej operacji finansowej. 122

123 Dodano nowy sposób wydawania towarów według najwyższej ceny nabycia (HIFO). PRO (Su) W Parametrach Subiekta dodano nowy sposób wydawania towarów według najwyższej ceny nabycia HIFO. Kolejność HIFO wg ceny zakupu oznacza, że towar będzie wydawany z magazynu na zasadzie Highest in, first out, czyli najdroższe przyszło, pierwsze wyszło, z uwzględnieniem najwyższej ceny nabycia. Dodano możliwość wystawiania rozchodu wewnętrznego na podstawie przyjęcia magazynowego i faktury zakupu (Su) W module Zakup i Przyjęcia umożliwiono wystawienie dokumentu Rozchód wewnętrzny na podstawie faktury zakupu lub przyjęcia magazynowego. 123

124 Dodano możliwość wystawienia wydania magazynowego na podstawie faktury zakupu lub automatycznego przyjęcia magazynowego (Su) W module Zakup i Przyjęcia umożliwiono wystawienie dokumentu Wydania magazynowego na podstawie faktury zakupu lub automatycznego przyjęcia magazynowego. Dodano polecenie wyliczające cenę nabycia w pozycji cennika bez zmiany ceny netto i brutto na nowo wyliczoną z marżą, narzutem i zyskiem oraz ostrzeżeniami (Su) W kartotece Asortymentu (sekcja Ceny) lub w Cenniku istnieje możliwość wywołania, na danej pozycji cennikowej, opcji Szczegóły. W oknie Szczegóły znajduje się między innymi opcja Aktualizuj ceny netto i brutto zakreślenie tego znacznika spowoduje przeliczanie wszystkich cen (netto/brutto), względem wybranej ceny lub ceny nabycia (wpisanej ręcznie), dostępnych w tabeli rabatów znajdującej się poniżej. 124

125 W przypadku odznaczenia tego znacznika program będzie przeliczał w tabeli rabatów jedynie marżę, narzut i zysk, względem wybranej ceny lub ceny nabycia (wpisanej ręcznie). Takie działania powoduje, że możliwe jest sprawdzenie jak będzie się kształtować np. marża względem nowej ceny zakupu. Automatyczne pobieranie danych klienta z CEIDG (Su Ra Re Gs) W systemie nexo istnieje możliwość pobierania danych adresowych i ewidencyjnych kontrahentów z Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej. Do korzystania z usługi niezbędny jest aktywny e-abonament. W Konfiguracji Pobieranie danych klienta istnieje możliwość zaznaczenia, obok wyszukiwarki GUS oraz VIES, wykorzystywania wyszukiwarki CEIDG. Opcje związane z konfiguracją pobierania danych klienta z serwisu GUS i/lub CEIDG to: Korzystaj z wyszukiwarki GUS/CEIDG - znacznik służący aktywowaniu wyszukiwarki GUS i/lub CEIDG. Jego zakreślenie udostępnia kolejne pola. Jeżeli aktywowany jest dany mechanizm, w menu formularza Klient pojawiają się opcje związane z weryfikacją danych według GUS/CEIDG. 125

126 o Wyszukaj dane automatycznie ten znacznik może być zaznaczony tylko dla jednej z wyszukiwarek GUS lub CEIDG. Włączenie mechanizmu automatycznej kontroli powoduje, że przy dodawaniu nowego klienta program wyświetli okno z możliwością wprowadzenia numeru NIP (dla GUS i CEIDG) lub REGON (dla GUS). Na podstawie wprowadzonego numeru program wyszukuje firmę w bazie i uzupełnia dane w formularzu. Jeżeli opcja automatycznego wyszukiwania nie zostanie zaznaczona dla żadnego mechanizmu, użytkownik będzie mógł dokonać weryfikacji danych ręcznie z poziomu górnego menu formularza. Dodatkowo, nawet jeśli użytkownik zrezygnuje z wprowadzenia numeru NIP/REGON w pomocniczym oknie, a opcja automatycznego wyszukiwania jest aktywna, program spróbuje automatycznie wyszukać dane w momencie wpisania numeru NIP lub REGON w formularzu klienta. o Przepisz adres, nazwę, kontakty z danych pobranych z GUS/CEIDG - zakreślenie tych pól spowoduje, że mechanizm pobierania danych z bazy GUS lub CEIDG będzie uzupełniał oprócz danych adresowych, także znalezione dane kontaktowe takie, jak: telefon, faks, adres i strona www oraz nazwę. sposób uzupełniania symbolu - pole to pozwala określić, w jaki sposób ma być wypełniane w kliencie pole Symbol (można zdecydować, aby nie było wypełniane lub aby wstawiono tam pierwsze słowo pełnej nazwy). metoda formatowania nazwy - system InsERT nexo pobiera z bazy GUS/CEIDG zarejestrowaną w niej nazwę podmiotu gospodarczego. Nazwa ta jest wpisywana w programie 126

127 do pól takich, jak: Nazwa pełna i Nazwa. Ich długość jest w systemie Insert nexo ograniczona - odpowiednio do 512 i 128 znaków, dlatego może okazać się, że pobrane nazwy się w nich nie zmieszczą. Możliwe jest sparametryzowanie działania mechanizmu uzupełniającego te pola. Można zdecydować się na jeden z następujących wariantów: skróć nazwę do ostatniego możliwego znaku lub skróć ją do ostatniego pełnego słowa. Dla weryfikacji danych klienta w systemie VIES dostępny jest jeden znacznik: korzystaj z wyszukiwarki VIES - zakreślenie znacznika oznacza aktywowanie wyszukiwarki pozwalającej na sprawdzenie on-line, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. Wykorzystanie wyszukiwarki GUS/CEIDG Opcja Pobierz z GUS/ Pobierz z CEIDG znajdująca się w menu Operacje w oknie Klienta - zarówno Firmy, jak i Osoby, umożliwia bezpośrednie pobranie danych z bazy GUS i wypełnienie nimi takich pól, jak: Nazwa, Nazwa pełna, Ulica, Nr domu, Nr lokalu, Kod pocztowy, Miejscowość, Województwo, REGON, NIP. Dodatkowo mechanizm ten umożliwia pobieranie danych kontaktowych takich, jak: adres , telefon, faks lub strona www. Wybranie opcji Pobierz z GUS/CEIDG spowoduje wyświetlenie okna wyszukiwarki pozwalającej na odnalezienie w bazie GUS konkretnego podmiotu gospodarczego poprzez wpisanie numeru NIP lub REGON. Po wpisaniu NIP-u lub REGON-u w celu pobrania danych użytkownik powinien przepisać także kod weryfikacyjny zaprezentowany w tym oknie. Jeżeli użytkownik wprowadzi do formularza NIP lub REGON i wywoła tą opcję, program połączy się z odpowiednią bazą i pobierze informacje, które automatycznie wprowadzi do formularza. W menu Operacje znajduje się także opcja Porównaj dane z GUS/CEIDG. Jej uruchomienie spowoduje wyświetlenie ewentualnych ostrzeżeń, w sytuacji, gdy według danych GUS/CEIDG pola w oknie z danymi klienta będą różniły się od danych z GUS/CEIDG. Oprócz bezpośredniego pobrania danych adresowych możliwy jest także ich wcześniejszy podgląd. Służy do tego operacja Pokaż dane z GUS/CEIDG. W wyniku wywołania tej opcji użytkownikowi zostaną zaprezentowane nie tylko dane adresowe określonego podmiotu gospodarczego, ale także inne zgromadzone przez GUS/CEIDG informacje takie, jak np.: data rozpoczęcia działalności lub kod i nazwa przeważającego rodzaju działalności. 127

128 Dodano flagi własne (nexo) Flagi pozwalają na oznaczanie i komentowanie różnych ewidencjonowanych w systemie obiektów wg określonych przez użytkownika kryteriów. Flagi są widoczne są na listach w oknie głównym modułu pozwalają zobaczyć, jaki dany obiekt (np. dokument) ma status, jaki stan lub kategorię. Kolorowy symbol flagi pozwala łatwo filtrować obiekty w module. 128

129 Poza oznaczeniem obiektu flagą można opatrzyć go dodatkowym komentarzem pojawiającym się automatycznie po wskazaniu na liście pozycji - opcja taka jest dostępna w linii InsERT nexo PRO. System InsERT nexo oferuje trzy podstawowe zdefiniowane flagi. W systemie InsERT nexo PRO użytkownik może dodać nowe flagi. W module Konfiguracja Flagi podczas dodawania nowej flagi należy podać następujące dane: Nazwa - pole, którego wypełnienie jest obowiązkowe. Nazwę standardowo dodanej do systemu flagi można zmienić. Kolor - wybrany kolor będzie pojawiał się na liście modułu w kolumnie Flaga. Kształt - system oferuje w tym miejscu różne kształty, jakie mogą przybrać flagi. Typ obiektu powiązanego - jeśli w polu tym zostanie wybrany obiekt powiązany, którym może być dowolny obszar biznesowy, np. dokumenty sprzedaży, umowy o pracę, edytowaną flagę będzie można nadać tylko w tym obszarze. Jeśli w polu tym zostanie wybrana wartość dowolny, będzie to oznaczało, że dana flaga jest globalna - można ją nadać dla dowolnych obiektów w całym systemie nexo ( w dowolnym programie). Dostępna do szybkiego nadawania - zakreślenie tego znacznika umożliwi natychmiastowe wstawienie flagi dla obiektu w module po naciśnięciu klawisza F2. Jeśli oznaczono w ten sposób więcej niż jedną flagę, kolejne naciskanie klawisza F2 spowoduje automatyczną zmianę flagi. Na przykład: flagi pomarańczowa i czerwona zostały oznaczone jako dostępne do szybkiego nadawania. Użycie pierwszy raz klawisza F2 na wskazanym obiekcie nadaję flagę pomarańczową, drugie użycie klawisza F2 zmienia flagę z pomarańczowej na czerwoną, a trzecie - usuwa flagę z zapisu. W menu kontekstowym modułów dostępna jest opcja Flagi, za pomocą której można: 129

130 Nadać szybko flagę (F2) - flagę, do której w konfiguracji zakreślono znacznik Dostępna do szybkiego nadawania. Nadać lub zmienić flagę (Ctrl+F2) (opcja dostępna tylko w linii InsERT nexo PRO) - w wyświetlonym oknie można wskazać nową flagę oraz dodać komentarz, który będzie widoczny po wskazaniu flagi na liście, Usunąć nadaną flagę (Shift+F2). Wszystkie operacje dotyczące flag wywołane z menu kontekstowego można również wykonywać dla wskazanych obiektów zbiorczo. Bilioteka dokumentów (nexo) W programie dodano możliwość gromadzenia dokumentów powiązanych z poszczególnymi obiektami w systemie ("Biblioteka dokumentów"). W wersji standardowej możliwe jest zgromadzenie co najwyżej 1000 dokumentów, w Pro bez ograniczeń. Biblioteka dokumentów jest miejscem, w którym przechowuje się dokumenty zewnętrzne, nieewidencjonowane standardowo w systemie, ale szczególnie istotne dla prowadzonej działalności biznesowej. Mogą to być np. zeskanowane dokumenty, certyfikaty, umowy partnerskie, handlowe, aneksy, potwierdzenia, ale także zdjęcia, loga, prezentacje czy krótkie filmy. Zasilenie biblioteki dokumentów odbywa się za pomocą importu dowolnych plików z zewnątrz. Wszystkie dokumenty składowane w ten sposób są zapisywane w bazie danych w 130

131 swoim pierwotnym formacie (nie są w żaden sposób konwertowane i przetwarzane). Dzięki temu archiwizacja podmiotu, a później jego dearchiwizacja, zachowuje przechowywane w niej dokumenty. Biblioteka dokumentów jest osobnym modułem w grupie Kartoteki. Biblioteka dokumentów jest także udostępniona kontekstowo - jest oddzielnym widokiem w obiekcie (można ją wywołać z wizytówek obiektów). Poniżej widoki dostępne z kartoteki asortymentu. Moduł Biblioteka dokumentów umożliwia zarządzanie wszystkimi dokumentami dodanymi do wszystkich obiektów w całym systemie (np. do klientów, pracowników, asortymentu, ofert). Prezentuje tabelę, w której w poszczególnych wierszach wyszczególnione są wszystkie dokumenty, jakie w danej chwili są w niej przechowywane. Oczywiście za pomocą ustawień filtrów jej zawartość można ograniczać. Można stąd odczytać następujące informacje: nazwa pliku, jego 131

132 rodzaj, wielkość, kiedy i przez kogo był ostatnio modyfikowany, jego kategorię, jaki obiekt jest z nim powiązany i jaki jest typ tego obiektu (np. podmiot, towar). Z poziomu modułu można wykonać następujące operacje: Dodaj - umożliwia wczytanie z dowolnej lokalizacji (dysk, dysk zewnętrzny, zasób sieciowy) pliku do biblioteki. Pliki do biblioteki dokumentów można również dodawać z poziomu okienka wydruku, po zaznaczenia znacznika Zapisz w bibliotece dokumentów. Usuń - usuwa zaznaczony dokument z biblioteki. Właściwości - otwiera okno Element biblioteki dokumentów informującego o nazwie, typie pliku, jego rozmiarze i kategorii, do jakiej został zapisany. Otwórz - operacja umożliwia otworzenie wybranego elementu z biblioteki. W zależności od typu pliku, zostanie uruchomiona odpowiednia aplikacja systemowa (np. dla plików.txt domyślnie będzie to notatnik). Zapisz jako - umożliwia wyeksportowanie z biblioteki dowolnych dokumentów (plików). Biblioteka dokumentów wywoływana z obiektu zawiera elementy powiązane tylko z tym obiektem. Z jej poziomu można wykonać operacje analogiczne do ww. Jest dostępna w następujących miejscach systemu: W Subiekcie nexo - dla obiektów w modułach: Sprzedaż, Zamówienia, Zakup, Zlecenia, Wydania, Przyjęcia, Asortyment, Klienci, Pracownicy, Wspólnicy, Instytucje, Dokumenty wewnętrzne, Raporty, Zamówienia vendero. W Gestorze nexo - dla obiektów w modułach: Działania, Oferty, Procesy ofertowe, Asortyment, Klienci, Zasoby, Instytucje, Wspólnicy, Pracownicy. W Rachmistrzu nexo - dla obiektów w modułach: Ewidencja VAT sprzedaży, Ewidencja VAT zakupu, Środki trwałe, Plany amortyzacji, Operacje na środkach trwałych, Umowy, Płace, Wyposażenie, Deklaracje skarbowe, Sprawozdania finansowe, Pracownicy, Wspólnicy, Instytucje, Pojazdy, Raporty. W Rewizorze nexo - dla obiektów w modułach: Dokumenty księgowe, Ewidencja VAT sprzedaży, Ewidencja VAT zakupu, Środki trwałe, Plany amortyzacji, Operacje na środkach trwałych, Umowy, Płace, Wyposażenie, Deklaracje skarbowe, Sprawozdania finansowe, Pracownicy, Wspólnicy, Instytucje, Pojazdy, Raporty. W Gratyfikancie nexo - dla obiektów w modułach: Pracownicy, Wspólnicy, Instytucje, Pojazdy, Działania. W Biurze nexo - dla obiektów w module Klienci. Dodano obsługę zapisów w walucie obcej w KPiR i EP zarówno podczas dekretacji ręcznej, jak i automatycznej (Ra) W Rachmistrzu nexo zapisy w KPiR mogą być wprowadzane w walucie. W sekcji Zapis pod datą użytkownik może wybrać walutę i wskazać kurs. Możliwe jest wybranie tabeli kursów zapisanych w programie lub wpisanie kursu ręcznie. Wybór waluty innej niż systemowa powoduje, że na 132

133 formularzu, dla każdej kolumny KPiR dodawane jest dodatkowe pole walutowe, do którego należy wprowadzać kwoty. Wartości są automatycznie przeliczane na walutę systemową. Pola z wartościami w PLN są nieedycyjne. Oczywiście aspekt waluty jest także uwzględniany podczas dekretacji automatycznej dokumentów walutowych, np. faktur wystawionych w Subiekcie nexo. Na podstawie odpowiednio zdefiniowanego schematu dekretacji, zapisy walutowe w KPiR mogą powstawać automatycznie. 133

134 Wersja V9 Dane archiwalne (Su) Konfiguracja Dane archiwalne pozwalają na dostęp do danych historycznych zawartych w programie Subiekt GT. Ustawienia danych archiwalnych zostaną automatycznie wprowadzone podczas przeniesienia danych z systemu InsERT GT. W przypadku, gdy dane archiwalne były przenoszone przed wersją lub jest więcej źródeł danych historycznych, można je ręcznie udostępnić w Subiekcie nexo. Uwaga! Tylko użytkownik z uprawnieniami "Szefa" może edytować parametry Dane Archiwalne i ustawić nowe parametry lub poprawić parametry dostępu do danych archiwalnych. Pola dostępne do edycji: Nazwa należy podać nazwę danych archiwalnych, będzie ona wykorzystywana w programie w odpowiednich widokach poszczególnych modułów; Rodzaj rodzaj archiwum, jakie można podłączyć do Subiekta nexo. W wersji dostępny jest tylko jeden rodzaj Baza danych programu InsERT GT; Konfiguracja dla każdego rodzaju danych archiwalnych możliwe są różne ustawienia 134

135 W przypadku rodzaju Baza danych programu InsERT GT danych archiwalnych konfiguracja przeprowadzana jest w formacie XML. Znajdują się w niej parametry dotyczące podłączenia się do danych na MS SQL Serwerze. Składa się ona z następujący elementów: sql_server - nazwa komputera, na którym znajduje się serwer MS SQL, i ewentualnie nazwa instancji oddzielone znakiem \ ; auth_mode - sposób autoryzacji użytkownika na serwerze MS SQL, można wybrać sposób MIXED lub WINDOWS. W przypadku MIXED należy podać nazwę i hasło użytkownika serwera MS SQL. Dla wartości WINDOWS zostaną pobrane nazwa i hasło użytkownika wprowadzone podczas uruchamiania systemu MS Windows; sql_login - nazwa użytkownika MS SQL Server'a i hasło oddzielone znakiem / ; database - nazwa bazy danych na serwerze MS SQL, w której znajdują się dane archiwalne. Przykładowa konfiguracja jednostanowiskowej instalacji InsERT GT <Konfiguracja> <sql_server>(local)\insertgt</sql_server> <auth_mode>mixed</auth_mode> <sql_login>sa/</sql_login> <database>nazwabazydanych</database> </Konfiguracja> Po wykonaniu przeniesienia danych lub po ręcznej edycji konfiguracji danych archiwalnych możliwe jest uruchomienie w poszczególnych modułach - widoków z dokumentami z Subiekta GT (klawisz F6). 135

136 Po wybraniu widoku Archiwum faktury sprzedaży dostępne są faktury sprzedaży wystawione w Subiekcie GT. Dzięki użyciu klawisza funkcyjnego F9 można podejrzeć dokument bezpośrednio z systemu nexo. Widoki z dostępem do danych archiwalnych znajdują się w następujących modułach: Sprzedaż: o Archiwum - faktury sprzedaży, 136

137 o Archiwum - korekty sprzedaży, o Archiwum - sprzedaż detaliczna, o Archiwum - zwroty detaliczne; Zakup: o Archiwum - faktury zakupu, o Archiwum - korekty zakupu; Zamówień: o Archiwum - zamówienia od klienta; Zleceń: o Archiwum - zamówienia do dostawców Wydań: o Archiwum - wydania magazynowe; Przyjęcia: o Archiwum - przyjęcia magazynowe. Kontrola limitu opieki nad zdrowym dzieckiem w wymiarze dziennym (2 dni) i godzinowym (16 godzin). (Gr) W przypadku zapisów absencyjnych, opieka nad zdrowym dzieckiem, od 1 stycznia 2016 roku umożliwiono kontrolę limitu w wymiarze dziennym (2 dni) lub godzinowym (16 godzin). Dla każdego pierwszego, w danym roku kalendarzowym, wpisu o opiece nad zdrowym dzieckiem możliwe jest zdecydowanie czy w tym roku pracownik chce wykorzystać 2 dni czy 16 godzin. Dla kolejnych zapisów nie jest możliwa zmiana kontroli limitu. Podczas wprowadzania kolejnych zapisów program będzie kontrolował limit i w razie konieczności wyświetlał odpowiednie informacje związane z jego przekroczeniem. 137

138 Rozliczenie nadpłaty/niedopłaty z PIT-40 w wypłacie (Gr) W deklaracji rocznej PIT-40 często występują nadpłaty lub niedopłaty, które należy rozliczyć. W Gratyfikancie nexo możliwe jest zdecydowanie czy nadpłata lub niedopłata ma zostać automatycznie rozliczona w wypłacie. W polu miesiąc rozliczenia możliwe jest dokonanie zmiany na inny miesiąc niż domyślny. Dostępne miesiące to styczeń, luty, marzec, kwiecień. W sytuacji, gdy wystąpi nadpłata podatku i zostanie zaznaczone pole związane z rozliczaniem podatku w wypłacie (pole W1 na deklaracji) program rozliczy automatycznie podatek i będzie odpowiednio o tym komunikował. Rozliczanie nadpłaty Na poniższym rysunku widoczna jest nadpłata (PIT-40). Podczas naliczania wynagrodzeń w kreatorze pojawi się informacja, że w danej wypłacie rozliczono nadpłatę/niedopłatę wynikająca z PIT-40. Podczas poprawy (czy podglądu) wypłaty program wyświetli odpowiednią informację. 138

139 Na wypłacie w sekcji Netto widoczne będzie nowe pole Nadpłata PIT-40. W jego wartości jest widoczna kwota nadpłaty wynikająca z PIT-40. Jest ona uwzględniona (odjęta) w wartości zaliczki za miesiąc marzec. Informacje o nadpłacie widoczne są także w Analizatorze wypłaty. W module Wynagrodzenia w kolumnie N-notatki systemowe program wyświetla odpowiednią informację. Rozliczanie niedopłaty W przypadku kiedy w PIT-40 występuje niedopłata podatku program będzie komunikował o jej rozliczeniu w wypłacie niemalże w identyczny sposób. 139

140 Różnicą jest oczywiście uwzględnianie niedopłaty w wypłacie. W sekcji Do wypłaty program automatycznie dodaje odpowiedni składnik płacowy Niedopłata z rozliczenia rocznego PIT-40 jako potrącenie. Skutkuje to pomniejszeniem wartości pola Do wypłaty. Rozliczony na wypłacie podatek jest wykazywany na deklaracji Zaliczka miesięczna od wypłat PIT (w sekcji Rozliczenia tytułem PIT-4R). 140

141 Wartość podatku jest także wykazana na deklaracji PIT-4R. Umożliwiono obliczanie zaliczki na podatek "od brutto" oraz wskazywanie nowych rodzajów przychodów dla umów cywilnoprawnych ułatwiające pełniejsze wyliczanie deklaracji IFT-1/1R oraz PIT-8AR. (Gr) W Gratyfikancie nexo umożliwiono wykorzystanie rodzajów przychodów z tytułu umów cywilnoprawnych w kontekście pełniejszego wyliczania deklaracji PIT-8AR oraz IFT-1/1R. W tym celu dokonano wielu zmian w programie. W danych pracownika w widoku Dane do rozliczeń dodano nowy znacznik Umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania. Jego zaznaczenie lub odznaczenie będzie skutkować odpowiednim wypełnianiem deklaracji IFT1/1R w kontekście wykazywania wartości poszczególnych rodzajów przychodów lub ich sumy. 141

142 W formularzu umowy cywilnoprawnej należy zaznaczyć pole związane z Podatkiem liczonym od brutto oraz w sekcji Podatek wskazać Rodzaj Przychodu z obszaru Do deklaracji PIT-8AR. W rachunku do umowy cywilnoprawnej również dostępny jest znacznik Podatek liczony od brutto, przez co rachunek jest odpowiednio wyliczany. 142

143 W sekcji Inne znajduje się pole związane z Rodzajem przychodu. Wartości kwot związane z rodzajem przychodu widoczne będą w deklaracjach Zaliczka miesięczna od wypłat PIT, PIT-8AR, IFT-1/1R. 143

144 Ułatwienia w rozliczaniu składek ZUS od umów cywilnoprawnych po zmianach od stycznia 2016 roku (Gr) Od 1 stycznia 2016 r. istnieje obowiązek odprowadzania składek do ZUS od umów zleceń do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. W Gratyfikancie nexo umożliwiono w formularzu pracownika w widoku Dane do rozliczeń w sekcji Podatki w polu Przychody z innych źródeł wskazanie miesiąca związanego z konkretnym przychodem. Pozwoli to na kontrolowanie przez program limitu minimalnego wynagrodzenia w danym miesiącu. W przypadku wystawienia rachunku już w kreatorze wynagrodzeń program wyświetla odpowiednie informacje odnośnie konieczności naliczenia składek ZUS. Dzięki nowemu parametrowi zawartemu w konfiguracji Parametry notatek do wynagrodzeń Informuj o zbyt niskiej podstawie składek ZUS w rachunkach, program wyświetli odpowiednią informację w kolumnie Notatki systemowe - Suma rachunków w miesiącu nie przekroczyła płacy minimalnej. W rachunku powinny być naliczone składki ZUS. Podczas podglądu lub edycji program dodatkowo wyświetla informację w dymku. 144

145 Na stronie startowej dostępny jest kafel Diagnostyka a w nim sekcja Składki ZUS od UCP, która prezentuje informacje odnośnie pracowników, u których brak składek. Po kliknięciu w czerwony hiperlink dostępny jest raport Pracownicy z rachunkami, które powinny mieć składki ZUS. Automatyczne podwyższanie zasiłku macierzyńskiego do kwoty świadczenia rodzicielskiego po zmianach od stycznia 2016 (Gr) W związku ze zmianami obowiązującymi od 1 stycznia 2016 w Gratyfikancie nexo umożliwiono automatyczne podwyższanie zasiłku macierzyńskiego do kwoty świadczenia rodzicielskiego. W tym celu w programie wprowadzono nowe opcje. Dodano nowy parametr Świadczenie rodzicielskie 1000 zł, dostępny jest on w konfiguracji Stałe płacowe. 145

146 Podczas wprowadzania absencji urlop macierzyński/ojcowski, urlop rodzicielski, macierzyński dodatkowy dostępny jest znacznik Podwyższaj zasiłek do kwoty świadczenia rodzicielskiego. 146

147 W dolnej części sekcji Podstawa chorobowego widoczne jest pole Podwyższenie zasiłku w styczniu 2016 prezentujące kwotę podwyższenia. Dodatkowo w niebieskim komunikacie program informuje o wprowadzeniu podwyższenia zasiłku. W przypadku kilkudniowej absencji podwyższenie wartości zasiłku macierzyńskiego jest wyliczane według następującego wzoru: wartość zasiłku macierzyńskiego z danego miesiąca jest pomniejszana o zaliczkę na podatek (18%), kolejno dzielona na liczbę dni absencji macierzyńskiej w tym miesiącu, następnie mnożona przez 30 jeśli wynik będzie mniejszy od nowego parametru (1000zł) to różnicę dzieli się przez 30 i mnoży przez liczbę dni absencji macierzyńskiej. Jeśli absencja występuje przez cały miesiąc to program podwyższa wartość do 1000 zł. Dzięki automatycznemu składnikowi Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego w wypłacie wszystkie wartości zostają automatycznie wyliczone. 147

148 Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów (Re) Wstęp W wersji programu Rewizor nexo wprowadzono obsługę uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, z której mogą korzystać organizacje spełniające określone ustawowo warunki. Na mocy ustawy jednostki organizacyjne, które: prowadzą działania w sferze zadań publicznych określonych w art. 4 ust. 1 ustawy o pożytku, nie prowadzą działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, nie mają statusu organizacji pożytku publicznego, osiągają przychody wyłącznie z: działalności nieodpłatnej pożytku publicznego z tytułu składek członkowskich, darowizn, zapisów, spadków, dotacji, subwencji, przychodów pochodzących z ofiarności publicznej, działalności odpłatnej pożytku publicznego z tytułu sprzedaży towarów i usług, tytułu sprzedaży, najmu lub dzierżawy składników majątkowych, tytułu odsetek od środków pieniężnych na rachunkach bankowych lub rachunkach w spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych, prowadzonych w związku z wykonywaną działalnością, w tym także odsetek od lokat terminowych oraz innych form oszczędzania, przechowywania lub inwestowania, tworzonych na tych rachunkach, w roku poprzedzającym rok wyboru prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów osiągnęły przychody wyłącznie z tytułów, o których mowa w pkt 4. w wysokości nieprzekraczającej zł. Uproszczenie polega na braku konieczności prowadzenia pełnej księgowości. Wymagana jest tylko uproszoną ewidencję przychodów i kosztów a podmiot jest zwolniony z obowiązku przygotowywania rocznego sprawozdania finansowego i nie musi posiadać polityki rachunkowości. Obsługa zapisów w Zestawieniu Przychodów i Kosztów Aby możliwe było prowadzenie uproszczonej ewidencji w programie Rewizor nexo, należy dodać nowy okres obrachunkowy w słowniku znajdującym się w module Konfiguracja. Szczegóły dotyczące tworzenia okresu obrachunkowego zostały opisane w osobnym rozdziale. Po utworzeniu okresu UEPiK w programie, w miejsce modułu Plan Kont pojawia się moduł ZPIK (Zestawienie Przychodów i Kosztów). Znika także moduł Sprawozdania, ponieważ w trybie uproszczonym nie ma obowiązku sporządzania sprawozdań typu Bilans czy RZS. Księgowanie przychodów i kosztów organizacji sprowadza się do wprowadzania zapisów stanowiących przychody oraz koszty w module ZPIK. Odbywa się to na zasadach zbliżonych do obsługi Księgi Przychodów i Rozchodów. 148

149 Zestawienie przychodów i kosztów umożliwia wprowadzanie czterech typów zapisów: Przychód, Wydatek, Sprzedaż nieudokumentowana oraz Bilans otwarcia. Przychód w ZPIK Formularz przychodu zbudowany jest z trzech sekcji: Sekcja Opis zdarzenia pozwala wprowadzić numer dokumentu, datę zdarzenia (podpowiadana jest z kontekstu pracy z programem) oraz wybrać podmiot i wprowadzić opis zdarzenia (wartość ze słownika). Sekcja Zapis pozwala wprowadzić wartości dotyczące przychodu. Obok daty zapisu księgowego użytkownik może wybrać walutę, w której osiągnięty został przychód. Zgodnie z wymogami prawnymi wartości przychodu w ZPiK powinny być podawane w PLN dlatego, gdy wybrana zostanie waluta obca wprowadzone wartości przychodów zostaną automatycznie przeliczone na PLN według wskazanego kursu. Użytkownik ma do dyspozycji kilka pól determinujących rodzaj przychodu: o Przychody z działalności nieodpłatnej w pozycji tej wykazywane powinny być różnego rodzaju przychody z tytułu składek członkowskich, darowizn, zapisów, spadków, dotacji, subwencji, z ofiarności publicznej; o Sprzedaż towarów i usług - przychody z działalności odpłatnej pożytku publicznego z tytułu sprzedaży towarów i usług; o Pozostałe przychody - są to pozostałe przychody (inne niż przychody z działalności nieodpłatnej oraz sprzedaż towarów i usług), wymienione w art. 10a ust.1 pkt 4 litera c i d ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie: z tytułu sprzedaży, najmu lub dzierżawy składników majątkowych oraz z tytułu odsetek od środków pieniężnych na rachunkach bankowych lub rachunkach w spółdzielczych kasach oszczędnościowokredytowych prowadzonych w związku z wykonywaną działalnością, w tym także odsetek od lokat terminowych oraz innych form oszczędzania, przechowywania lub inwestowania, tworzonych na tych rachunkach. Poniżej pól kwotowych zamieszczone zostało pole zakres. Za pomocą rozwijalnego menu użytkownik może określić z jakimi przychodami zwolnionymi związany jest dany zapis. o Pkt 4 z działalności statutowej (działalność naukowa, oświatowa, w tym również polegająca na kształceniu studentów, kulturalna, w zakresie kultury fizycznej i sportu, ochrony środowisk, wspierania inicjatyw społecznych na rzecz budowy dróg i sieci telekomunikacyjnej na wsi oraz w zaopatrzenia wsi w wodę, dobroczynność, ochrona zdrowia i pomocy społecznej, rehabilitacji zawodowej i społecznej inwalidów oraz kultu religijnego; o Pkt 40 - składki członkowskie członków organizacji politycznych, społecznych i zawodowych w części nieprzeznaczonej na działalność gospodarczą; o Pkt 47 dotacje otrzymane z budżetu państwa lub budżetu jednostki samorządu terytorialnego, z wyjątkiem dopłat do oprocentowania kredytów bankowych w zakresie 149

150 określonym w odrębnych ustawach;. Wartość Inne oznacza, iż dotyczy pozostałych dochodów z art. 17 ust. 1 poza wymienionymi wcześniej. o Zaznaczenie Nie dotyczy oznacza, iż dany zapis nie jest związany z przychodem zwolnionym. Uwagi to pole umożliwiające umieszczenie dodatkowych informacji dotyczących zapisu. Sekcja Rozrachunek pozwala zaewidencjonować rozrachunek związany z należną kwotą, w sytuacji gdy rozliczenie finansowe ewidencjonowanej transakcji jest oddalone w czasie. Wydatek w ZPIK Formularz wydatku jest bardzo podobny do opisywanego wyżej formularza przychodu. Oprócz pól opisanych wcześniej, w sekcji Zapis znajduje się pole Wydatki pokryte z dochodu zwolnionego. Pozwala ono określić czy wprowadzone wydatki pokryte były z dochodu z lat ubiegłych, z dochodu zwolnionego z roku bieżącego czy też nie dotyczą zupełnie dochodu zwolnionego. Dla pola Zakres możliwe jest określenie, z jakiego typu przychodem zwolnionym związany jest dany koszt. Oprócz opcji Inne, można wybrać także: Pkt 4 określa, iż wydatek związany jest z przychodem z działalności statutowej (działalność naukowa, oświatowa, w tym również polegająca na kształceniu studentów, kulturalna, w zakresie kultury fizycznej i sportu, ochrony środowisk, wspierania inicjatyw społecznych na rzecz budowy dróg i sieci telekomunikacyjnej na wsi oraz w zaopatrzenia wsi w wodę, 150

151 dobroczynność, ochrona zdrowia i pomocy społecznej, rehabilitacji zawodowej i społecznej inwalidów oraz kultu religijnego; Pkt 40 określa, iż wydatek związany jest z uzyskaniem przychodu z tytułu składek członkowskich członków organizacji politycznych, społecznych i zawodowych w części nieprzeznaczonej na działalność gospodarczą, natomiast wartość Inne oznacza, iż koszt ten dotyczy pozostałych przychodów wymienionych w art. 17 ust 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, poza wymienionymi wcześniej. Sprzedaż nieudokumentowana w ZPIK Zapisy tego typu pozwalają ewidencjonować przychody z tytułu operacji bezrachunkowych. Operacje takie wpływają na kwotę należnego podatku VAT, więc muszą zostać odpowiednio zapisane w programie. Rozliczenie podatku VAT od sprzedaży nieudokumentowanej następuje poprzez wystawienie dokumentu Korekty VAT SN (menu Operacje w module Ewidencji VAT sprzedaży), który wylicza podatek należny od sprzedaży nieudokumentowanej z danego miesiąca na podstawie struktury zakupów dokonanych w tym miesiącu. Wyznaczany jest procentowy udział zakupów w poszczególnych stawkach VAT i na jego podstawie suma sprzedaży nieudokumentowanej (brutto) jest rozbijana na poszczególne stawki. W ten sposób wyliczony zostaje podatek należny powiększający podatek od towarów i usług, który podatnik musi odprowadzić do urzędu skarbowego. Korekta VAT SN ma wpływ na przychód wygenerowany w danym miesiącu. Program automatycznie wylicza kwoty, które powinny pomniejszyć przychody w poszczególnych stawkach i 151

152 dopisuje je do odpowiednich stawek (kwoty, o których mowa, widoczne są od razu w dokumencie Korekty VAT SN). Oczywiście pomniejszenie przychodu nastąpi wówczas, gdy korekta zostanie automatycznie zadekretowana na podstawie odpowiedniego schematu dekretacji. W polu Zakres dostępne są takie same wartości jak w przypadku przychodu: Pkt 4, Pkt 40, Pkt 47, Inne lub Nie dotyczy. Bilans otwarcia w ZPiK Jest to rodzaj wpisu, który umożliwia wprowadzenie początkowych wartości do zestawienia. Może być przydatny w sytuacji, gdy księgowość rozpoczyna pracę z programem w trakcie trwania okresu obrachunkowego. Wpisy tego typu nie zostają opatrzone liczbą porządkową w ewidencji. 152

153 Dodatkowe operacje w module ZPiK W module Zestawienie Przychodów i Kosztów dostępne są operacje niezbędne do pełnej obsługi uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. Znajdują się one w menu Operacje w module ZPiK. Drukuj ZPiK opcja ta umożliwia wydruk zestawienia przychodów i kosztów w jednym z dwóch wariantów: poziomo oraz pionowo. 153

154 Drukuj zestawienie przepływów finansowych umożliwia wydruk wymaganego przepisami zestawienia. 154

155 Pozostałe Operacje pozwalają na wydruk pojedynczych zapisów a także usuwanie unieważnianie lub odwracanie unieważnienia zapisu w ZPiK. Użytkownik może także wyświetlić dokumenty powiązane z danym zapisem, otworzyć widok biblioteki dokumentów, z możliwością dodawania plików zewnętrznych do wybranego zapisu a także wykonać korektę VAT SN wynikającą ze sprzedaży nieudokumentowanej. Schematy dekretacji dla UEPiK Schematy dekretacji dla UEPiK są bardzo podobne do standardowych schematów opisywanych w osobnym rozdziale. Różnica polega na definicji zapisu księgowego. W sekcji Zapis ZPiK, obok standardowych ustawień dotyczących dat, numeru i opisu tworzonego zapisu księgowego, należy wskazać podmiot dla zapisu oraz wskazać wartość dla pola Zakres. Następnie konieczne jest wskazanie kolumny, do której trafi automatyczny zapis w ZPiK. 155

156 Po wybraniu kolumny, wyświetlone zostaje pomocnicze okienko z parametrami zapisu. Pozwala ono określić warunek utworzenia wpisu oraz wybrać kontekst danych według którego zapis zostanie utworzony (w zależności od typu dokumentu źródłowego może to być nagłówek, pozycje dokumentu, pozycje tabeli VAT, itd.). Konieczne jest także wskazanie kwoty, która trafi do wybranej kolumny w ZPiK. Można także opcjonalnie wskazać kurs waluty. Obsługa deklaracji CIT-ST wraz z załącznikiem CIT-ST/A (Re) Informacje CIT-ST i CIT-ST/A składają przedsiębiorcy, którzy posiadają zakład (oddział) położony na obszarze jednostki samorządu terytorialnego innej niż właściwa dla jego siedziby. Informacje te są podstawą do dokonania przez jednostki samorządu terytorialnego podziału między nimi podatku dochodowego od osób prawnych. Formularze informacyjne CIT-ST, CIT-ST/A składane są: w terminie wpłaty zaliczki na podatek - za pierwszy miesiąc roku podatkowego; każdorazowo w terminie wpłaty zaliczki na podatek, jeżeli w trakcie roku podatkowego wystąpią zmiany stanu zatrudnienia, wpływające na zmianę procentowego udziału liczby zatrudnionych w zakładach, położonych na terenie danej jednostki samorządu terytorialnego; łącznie z rocznym zeznaniem podatkowym - za ostatni miesiąc roku podatkowego. W Rewizorze nexo deklarację CIT-ST można wystawić z poziomu modułu Deklaracje Skarbowe. Dane adresowe podmiotu Moja firma wpisywane są automatycznie do sekcji Dane podatnika w formularzu. W momencie wystawiania pierwszej deklaracji CIT-ST w programie, użytkownik musi wprowadzić ręcznie oddziały swojej firmy. Służy do tego zakładka Oddziały w formularzu. Wprowadzając kolejne oddziały użytkownik podaje nazwę województwa, powiatu oraz gminy. Na podstawie tych danych podpowiadany jest kod gminy. Kolejne pola pozwalają wprowadzić nazwę zakładu (oddziału), jego REGON, NIP oraz liczbę zatrudnionych. Suma zatrudnionych ze wszystkich wprowadzonych oddziałów przepisywana jest jako wartość do pola 22 deklaracji CIT- ST liczba zatrudnionych przez podatnika ogółem. 156

157 Gdy wystawiana jest kolejna deklaracja CIT-ST, za kolejny okres, program uzupełnia oddziały automatycznie na podstawie poprzedniej deklaracji. 157

158 W przypadku gdy istnieje konieczność wystawienia załącznika CIT-ST/A, należy zaznaczyć stosowny znacznik w pierwszej sekcji formularza CIT-ST. Do deklaracji dołączone zostają wówczas dwie dodatkowe sekcje: CIT-ST/A oraz ODDZIAŁY CIT-ST/A. Do zakładki Oddziały CIT-ST/A wprowadzone zostają wszystkie oddziały z deklaracji wyjściowej. Należy dodatkowo uzupełnić dane dla oddziałów, takie jak kraj i miejscowość. Dodatkowo dla zakładów użytkownik może wprowadzić dane adresowe, jak ulica, nr domu, nr lokalu czy kod pocztowy i poczta. Jeżeli na zakładce Oddziały CIT-ST/A zostaną dopisane pozycje, program automatycznie przeniesie je do zakładki Oddziały, gdzie należy podać ilość pracowników, która jest w nich zatrudniona. Deklaracje dodatkowe UPL-1 i OPL-1 (Re, Ra) W programie księgowym wprowadzono możliwość ustanowienia pełnomocnictwa do podpisania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej UPL-1. Formularz ten wystawia się z poziomu modułu Deklaracje Skarbowe. Na początku należy podać okres obowiązywania pełnomocnictwa oraz wybrać wersję. Kluczowe jest ustanowienie stron w polu Od wprowadzana jest osoba udzielająca pełnomocnictwa a w polu Dla osoba, której udzielone zostaje pełnomocnictwo. 158

159 Podobnie wystawiany jest formularz OPL-1, czyli zawiadomienie o odwołaniu pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej elektronicznie.. 159

160 Deklaracje zgłoszeniowe ZAP-3, NIP-7 (Re, Ra) W wersji systemu InsERT nexo, w programach księgowych wprowadzono możliwość wygenerowania deklaracji zgłoszeniowej ZAP-3. Jest to formularz zgłoszeniowy umożliwiający aktualizację danych osoby fizycznej objętej numerem PESEL, która nie prowadzi działalności gospodarczej, nie jest zarejestrowanym podatnikiem VAT, nie jest płatnikiem podatków oraz nie jest płatnikiem składek ZUS. Służy on do zgłoszenia do urzędu skarbowego aktualnego adresu miejsca zamieszkania, danych kontaktowych oraz informacji dotyczących rachunku osobistego. 160

161 Podobnie wygląda obsługa deklaracji zgłoszeniowej NIP-7 będącej zgłoszeniem identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym osoby fizycznej będącej podatnikiem lub płatnikiem. Zgłoszenie przeznaczone jest dla osób niebędących przedsiębiorcami, które jednak rozliczają się z podatku dochodowego oraz VAT lub są płatnikiem składek ZUS, a także osób prowadzących samodzielną działalność gospodarczą. 161

162 Możliwość wydruku deklaracji skarbowych i załączników w trybie ekonomicznym (Re, Ra) W programach księgowych linii InsERT nexo dodano możliwość wydruku niektórych deklaracji skarbowych w trybie ekonomicznym, czyli bez wypełnień tła. Zmiana ta dotyczy deklaracji PIT- 11(23), PIT-11(22), PIT-36(22), PIT-40(22), deklaracji VAT łącznie z VAT-UE za rozliczenia 2016, PIT-8AR(6), CIT-8(22), PIT-4R(6) a także załączników do tych deklaracji. 162

163 Dostosowanie deklaracji skarbowych do braku obowiązku dołączania wyjaśnienia przyczyn korekty (Re, Ra) Dla formularzy VAT-7(16), VAT-7D(7), VAT-7K(10), VAT-8(7), VAT-9M(5) oraz CIT-ST(7), IFT- 1(13), PIT-11(23), PIT-28(19), PIT-36(22), PIT-4R(6), PIT-8AR(6), PIT-8C(8) zmieniony został mechanizm dołączania załącznika ORD-ZU czyli wyjaśnienia przyczyn korekty. Ponieważ od przepisy nie nakładają już na podatnika obowiązku składania załącznika ORD-ZU, program nie tworzy go automatycznie. Użytkownik może utworzyć go ręcznie zaznaczając odpowiednią opcję w formularzu deklaracji. Dodano obsługę tzw. "małych jednostek" (Re) W programie Rewizor nexo dodano obsługę sprawozdań dedykowanych dla podmiotów, które w roku poprzednim nie przekroczyły dwóch z trzech następujących wielkości: suma bilansowa za rok poprzedni 4 mln euro, 163

164 przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów 8 mln euro bądź przeciętne zatrudnienie w roku obrotowym: 50. Wybór poziomu szczegółowości sprawozdań dla małych jednostek dokonuje się w kreatorze wdrożeniowym podmiotu Rewizora nexo. Podobnie jest w przypadku tworzenia nowego okresu obrachunkowego w już istniejącym podmiocie. W oknie parametrów nowego okresu należy wybrać Sprawozdanie dla jednostek małych w polu szczegółowość sprawozdania. 164

165 Zmiany w mechanizmie wystawiania korekt kosztów uzyskania przychodów (Ra) Od zlikwidowany zostaje obowiązek dokonywania korekt kosztów uzyskania przychodu w przypadku niezapłacenia zobowiązań za zakupione towary. W związku z tym w funkcjach, które wspomagają ewidencjonowanie korekt uzyskania przychodu dodano ostrzeżenia o braku tego obowiązku. Komunikaty o tym informujące pojawiają się podczas ewidencjonowania zapisów korekt KUP w KPiR. W sytuacji, gdy korekta wykonywana jest z poziomu modułu Rozrachunki (widok Dokumenty do skorygowania kosztu), po wykonaniu polecenia Koryguj lub Koryguj i dekretuj, w oknie korekty także pojawia się komunikat informujący o wycofaniu korekty kosztów uzyskania przychodu z dniem

166 Wersja V10 Minimalna wymagana wpłata w dokumentach Zamówienie od klienta i faktura pro forma (nexo PRO) (Su) Od wersji 10.0 w Subiekcie nexo możliwe jest ustalenie wysokości wpłaty, jaka powinna zostać zapłacona przez zamawiającego, aby można było rozpocząć proces realizacji zamówienia. W programie umożliwiono określenie domyślności wymagania minimalnej wpłaty. Ustawienie znajduje się w module Konfiguracja Typy dokumentów Zamówienie od klienta (a także Faktura pro forma). Dostępna opcja Minimalna wymagana wpłata - określa domyślny sposób wyliczenia wymaganej wpłaty, która powinna być dokonana, zanim dokument będzie przetwarzany na zlecenia do dostawcy lub zlecenia montowania oraz zanim zostanie wystawiony dokument sprzedaży lub wydania magazynowego. Możliwy jest wybór jednej z następujących opcji: (niewymagana) program nie będzie wymagał zaewidencjonowania żadnej wpłaty; Kwota - określa stałą wymaganą kwotę bez względu na wysokość kwoty do zapłaty; 166

167 Procent od kwoty do zapłaty - określa procent kwoty do zapłaty, z którego zostanie wyliczona minimalna wymagana wpłata. Dodatkowo można wpisać Liczbę dni od daty wystawienia, która określa termin dokonania minimalnej wpłaty, aby dokument mógł być realizowany. Wykorzystanie na dokumencie Podczas wypisywania dokumentów np. zamówienia od klienta istnieje możliwość wskazania Minimalnej wymaganej wpłaty. Po zapisaniu dokument z określoną minimalną wpłatą będzie automatycznie zablokowany do realizacji, dopóki nie zostaną podpięte do niego płatności w postaci przedpłat lub przelewów, które po zsumowaniu będą większe niż zadeklarowana minimalna wpłata. Blokada realizacji jest także widoczna na gridzie z dokumentami. 167

168 Blokadę realizacji użytkownik może usunąć podczas edycji dokumentu lub korzystając z opcji Zmień blokadę realizacji w menu Operacje - nawet w przypadku niespełnienia wymagania. Ustawienie blokady realizacji zamówienia powoduje, że do zamówienia nie będzie można wystawić dokumentu sprzedaży ani wydania magazynowego, nie będzie można również takiego zamówienia przetwarzać na zlecenia do dostawcy ani zlecenia montowania. Takie zamówienie nie zostanie uwzględnione w również w kolumnie Na ZK w widoku Asortyment na wyczerpaniu. Ustawianie blokady jest także możliwe w przypadku kiedy nie jest wykorzystywana minimalna wpłata. Wtedy blokadą należy sterować ręcznie. Ważne! Minimalna wymagalna wpłata może być określona jako procent od kwoty do zapłaty lub jako kwota. Jeśli zostanie ona określona jako kwota, to przy zmianie kwoty do zapłaty pozostaje taka sama. Inaczej jest, gdy wybrana zostanie opcja procent od kwoty do zapłaty, wówczas zmiana kwoty do zapłaty powoduje przeliczenie wymaganej minimalnej wpłaty. 168

169 Dodatkowo, oprócz minimalnej wpłaty, można wpisać termin określający, do kiedy powinna zostać dokonana wpłata. Informacja ta może posłużyć do ustalenia poprawnego terminu realizacji dokumentu. Dodatkowo dzięki terminowi wpłaty można filtrować dokumenty w module zamówień. Funkcje związane z minimalną wpłatą można także wykorzystywać do określania przeterminowanych zamówień, które nie powinny być realizowane. Lista towarów na dokumencie (skrót F2) (Su) Wybór towarów na dokumencie może odbywać się na dwa sposoby za pomocą mechanizmu InsTYNKT lub na podstawie wyświetlanej listy towarów (skrót F2). W przypadku wykorzystywania drugiej opcji, od wersji 10 nexo, zmianie uległo okno, w którym podaje się sprzedawaną ilość towaru. W zmienionym oknie dostępne są następujące możliwości: Pokaż magazyny opcja domyślnie jest niezaznaczona. Po jej zaznaczeniu istnieje możliwość wskazani ilości towaru z innego magazynu niż ten, który wynika z dokumentu (defacto z kontekstu pracy z programem); Ilość w tej sekcji można wybrać opcję Wstaw dostępną ilość bądź można Wpisać ilość ręcznie. Zatwierdzenie przyciskiem OK spowoduje dodanie pozycji z wybraną ilością do dokumentu. Należy pamiętać, że okno z dodawaniem nowej pozycji na dokument może wyglądać inaczej w przypadku wykorzystywania w programie zamienników i modeli. 169

170 Podłączanie dokumentów RW/KRW do pozycji dokumentów FS,PA,ZK,PF (nexo PRO) (Su) W Subiekcie nexo PRO można określać dodatkowe koszty do pozycji dokumentów sprzedaży oraz zamówień w postaci dokumentów RW/KRW. Można tego dokonać z poziomu dokumentu sprzedaży lub dokumentu magazynowego (RW). W przypadku np. dodawania/poprawiania faktury sprzedaży, należy wcześniej utworzone wewnętrzne dokumenty magazynowe wskazać do pozycji asortymentowych dokumentów sprzedaży. Możliwe jest przypisywanie wewnętrznych dokumentów magazynowych do asortymentu rodzaju towar lub usługa. 170

171 Koszty dodatkowe można także określać w momencie tworzenia rozchodu wewnętrznego. Należy pamiętać, że utworzona korekta do wewnętrznego dokumentu magazynowego, który został podłączony do pozycji, zostanie automatycznie podłączona do pozycji sprzedaży. Koszty dodatkowe są w dokumentach podsumowywane i można je wyświetlić, włączając odpowiednie kolumny w konfiguracji widoku: Koszt magazynowy dokument (D), Koszt dodatkowy, Zysk magazynowy dokumentu (D), Marża magazynowa dokumentu (D) lub Narzut magazynowy dokumentu (D). W dokumentach sprzedaży lub zamówień można wybrać kolumnę na pozycji w asortymencie Koszt dodatkowy. W konfiguracji listy można również wybrać podsumowanie dokumentu koszt dodatkowy, który podsumowuje wszystkie koszty dodatkowe na pozycjach. Kliknięcie na podsumowanie wywołuje okno z wszystkimi pozycjami, do których zostały przypisane wewnętrzne dokumenty magazynowe (RW, KRW). 171

172 Modele asortymentowe (Su) W wersji 10 Subiekta nexo dodano nowy widok Modele w module Asortymenty. Umożliwia on stworzenie modelu, który należy rozumieć jako opis zbioru towarów lub usług. W modelu dostępne są podstawowe informacje: symbol, nazwa, opis oraz właściwości (np. rozmiar) wraz z możliwością określenia ich cech, a także pozycje asortymentu. Dzięki przypisaniu odpowiednich właściwości oraz ich cech można stworzyć model powiązany z towarami (np. model kurtka z właściwością rozmiar i cechami S,M,L powiązane towary to kurtki: kurtka z rozmiarem S, kurtka z rozmiarem M, kurtka z rozmiarem L). Modele zostały stworzone z myślą o systemie vendero, ale możliwe jest ich wykorzystanie także w Subiekcie nexo (np. podczas sprzedaży). Konfiguracja W module konfiguracja, przed rozpoczęciem korzystania z modeli asortymentowych, należy zwrócić uwagę na różnego rodzaju parametry: Parametry asortymentu: 172

173 o Sposób sprawdzania (Sekcja asortymenty i modele) dostępne są ustawienia związane ze sprawdzaniem dopisywanych towarów do modelu. W przypadku kiedy do modelu zostaną dopisane towary, które posiadają taką samą właściwość i cechę (Towar A właściwość: rozmiar, cecha: L i Towar B właściwość: rozmiar, cecha L), program może o tym poinformować użytkownika, ostrzegać lub nie wykonywać żadnej akcji; o Sekcje automatycznej zmiany nazwy i opisu asortymentu. Automatyczna zmiana nazwy lub opisu asortymentu jest istotna przy pracy związanej z modelami. Asortyment przyłączony do danego modelu może automatycznie zmieniać nazwę lub opis w zależności od określonych parametrów. Tworzenie nazwy lub opisu asortymentu zależne jest od ustaleń wprowadzonych w pola: Sposób, Dołącz model, Dołącz właściwości. Odpowiednie ustalenia pozwalają otrzymać m.in. następujące wzorce opisu asortymentu: [nazwa własna asortymentu] * [nazwa modelu] - [nazwa właściwości]:[cecha] [nazwa właściwości]:[cecha]; [nazwa własna asortymentu] * [nazwa właściwości]:[cecha] [nazwa właściwości]:[cecha]; [nazwa własna asortymentu] * [cecha][cecha]; [nazwa modelu] - [nazwa właściwości]:[cecha] [nazwa właściwości]:[cecha]; [nazwa modelu] - [cecha][cecha]; Podobne ustalenia można wprowadzić dla nazwy asortymentu (choć w tym przypadku nie jest to tak niezbędne jak dla opisu). Dostępne są następujące opcje konfiguracyjne: Sposób - określa sposób automatycznej zmiany nazwy lub opisu asortymentu, gdy dany asortyment został włączonym do modelu. Możliwe jest wybranie: 173

174 Dopisz do istniejącej nazwy/istniejącego opisu - powoduje dopisanie do nazwy po specjalnym separatorze elementów związanych modelem, właściwościami oraz cechami wybranymi dla tych właściwości. Zastąp całą nazwę/zastąp cały opis - kasuje nazwę asortymentu i tworzy ją od nowa na podstawie parametrów Dołącz model, Dołącz właściwość. Ręczne wprowadzanie - poprzez wybranie tej opcji można całkowicie zrezygnować z modyfikacji automatycznej nazwy. Dołącz model - określa, jaki element modelu - nazwa czy symbol - ma zostać wykorzystany przy automatycznym tworzeniu nazwy lub opisu asortymentu. Parametr jest stosowany, jeśli w polu Sposób wybrano opcję Dopisz do istniejącej nazwy/opisu lub Zastąp całą nazwę/opis. Dołącz właściwość - określa, jaki element właściwości - nazwa czy symbol - ma zostać wykorzystany przy automatycznym tworzeniu nazwy lub opisu asortymentu. Nazwa lub symbol właściwości pojawi się obok cechy. Jeśli zostanie wybrana opcja brak, to cechy będą wyliczone bez określenia właściwości, z której zostały wybrane. Właściwości asortymentu Lista właściwości charakteryzujących dany model określa, w jaki sposób ma zostać opisany asortyment przyporządkowany do modelu za pomocą cech. Np. w przypadku modelu A, który w branży opisuje dany model kurtki, powinny być dodane następujące właściwości: rozmiar i kolor. We właściwości rozmiar powinny zostać przyporządkowane cechy: S, M, L, XL, XXL itd. Wtedy asortyment przyporządkowany do modelu, na przykład z właściwością rozmiar, powinien mieć jedną z cech danej właściwości zgodnie z ustawionymi parametrami właściwości w modelu. Podczas edycji właściwości można ustalić: Symbol - symbol właściwości przypisanej do modelu. Nazwa - nazwa właściwości przypisanej do modelu. Opis - dodatkowe informacje charakteryzujące definiowane właściwości asortymentu. Cechy - cechy, za pomocą których można zdefiniować właściwości asortymentu. 174

175 Widok Modele Widok model dostępny jest z poziomu modułu Asortyment. W oknie modelu dostępne są do uzupełnienia sekcje i różnego rodzaje pola. Sekcja Podstawowe Symbol - unikalny identyfikator modelu. Pole może zawierać do 64 znaków. Symbol służy do szybkiej identyfikacji modelu. Symbol modelu może zostać wpisany do nazwy lub opisu asortymentu. Może być wpisany przez użytkownika ręcznie, nadany automatycznie przez system po wybraniu przez użytkownika kombinacji klawiszy Ctrl+N lub od razu wypełniony przez program pod warunkiem ustawienia automatycznego wypełniania symboli w Parametrach asortymentu. Nazwa - podstawowe pole w oknie modelu. Najczęściej jest to nazwa ogólna określająca przyporządkowany do niego asortyment. W pole można wprowadzić do 255 znaków. Nazwa modelu może zostać automatycznie dodana do nazwy lub opisu asortymentu powiązanego z modelem. Opis - zawiera krótką charakterystykę modelu bez formatowania tekstu. Pole może zawierać do 4000 znaków i przy jego definiowaniu należy unikać formatowania w postaci łamania tekstu, 175

176 ponieważ złamany tekst pola opisu może powodować nieprawidłowe wyświetlanie list w innych miejscach programu, na których został wykorzystany opis modelu. Galeria - dodane w programie zdjęcia modelu. Aby dodać zdjęcie do modelu, należy kliknąć zdjęcie, w wyświetlonym oknie nacisnąć prawy przycisk myszki, a następnie wybrać opcję Dodaj. Do modelu można dodać dowolną liczbę zdjęć oraz wskazać jedno domyślne. Sekcja Właściwości i cechy Do tabeli znajdującej się w tej sekcji należy wprowadzić listę właściwości i cech opisujących dany model. Określa ona, w jaki sposób przyporządkowany do modelu asortyment ma zostać opisany za pomocą cech. Symbol - pojawi się automatycznie po wybraniu właściwości z listy (F2) lub dopisaniu nowej właściwości. Nazwa - w kolumnie tej można wybrać właściwość ze słownika lub dopisać w tym miejscu nową pozycję. Unikalna - oznacza, że tylko jedna cecha z danej właściwości może być przyporządkowana w asortymencie należącym do modelu, w przeciwnym przypadku podczas zapisu program wyświetli ostrzeżenie, że powinna zostać ustawiona tylko jedna cecha z danej właściwości wynikającej z ustawień w modelu. Wymagana - musi zostać wybrana co najmniej jedna cecha danej właściwości w asortymencie przyporządkowanym do modelu, w przeciwnym przypadku podczas zapisu program ustawi ostrzeżenie, że powinna zostać ustawiona cecha z danej właściwości wynikającej z ustawień w modelu. Domyślna cecha - cecha dla nowego asortymentu wprowadzanego do modelu. Sekcja Asortyment 176

177 Lista prezentuje asortyment przyporządkowany do modelu. R - rodzaj asortymentu należącego do modelu. Symbol - symbol asortymentu należącego do modelu. Nazwa - nazwa asortymentu należącego do modelu Opis - opis asortymentu należącego do modelu. Kolumny z właściwościami - w zależności od wybranych właściwości do listy zostaną dołączone odpowiednie kolumny, na przykład gdy zostanie wybrana właściwość rozmiar, to pojawi się kolumna Rozmiar. W takiej kolumnie będzie można wybrać jedną z cech przyporządkowanych do właściwości. W przypadku wykorzystywania modeli asortymentowych w programie będą dostępne dodatkowe pola i opcje. W formularzu asortymentu pojawi się pole Model. Podczas wpisywania ilości towaru na pozycji (za pomocą listy asortymentów F2) dostępny jest znacznik Pokaż zamienniki i warianty. 177

178 Zmiany w podsumowaniu dokumentu (Su) Zmianie uległo okno podsumowania dokumentu wywoływane np. z poziomu faktury sprzedaży. Rozpisane zostały koszty ewidencyjny i magazynowy. Precyzja cen (Su) Od wersji 10 Subiekta nexo możliwej jest ustalenie większej precyzji cen dla asortymentu. W słowniku Waluty w module Konfiguracja możliwe jest ustalenie nowej precyzji cen dla poszczególnych walut. Precyzja ceny określa, z jaką dokładnością mogą być wprowadzane ceny w danej walucie na dokumentach handlowych i magazynowych Subiekta nexo oraz w ofertach (dla Gestora nexo). Precyzja cen może być określona od 0 (np. 123 zł) do 6 (np. 123, miejsc po przecinku). Należy zwrócić uwagę, że wartości netto i brutto dokumentu nadal będą zaokrąglane zgodnie z precyzją waluty. Definiując większą precyzję ceny, zwiększa się również dokładność wyliczenia wartości netto i brutto pozycji dokumentu. Uwaga! Precyzja ceny dotyczy wszystkich typów dokumentów. Jeśli dane grupy dokumentów (sprzedaż, zakup itp.) mają jednak drukować ceny z precyzją waluty, to należy ustalić w 178

179 parametrach Subiekta dla wszystkich dokumentów lub w odpowiednich dziedzinach - sprzedaż, zakup itd. - parametr Drukuj cenę z precyzją na opcję waluty. Ukrywanie towarów w magazynach (Su) Opcja ukrywania towarów w magazynach dotyczy dokumentów wydań i faktur sprzedaży oraz zamówień. Na formularzu w kartotece asortymentu w sekcji Stany dostępna jest opcja Ukryj (w ostatniej kolumnie tabeli). Użycie jej, dla wybranego magazynu, spowoduje ukrycie tego asortymentu na listach wyświetlanych przy wystawianiu dokumentów sprzedaży, wydań magazynowych oraz zamówień od klientów, a także w wyszukiwaniu InsTYNKT. Dane archiwalne korekty (Su) W danych archiwalnych (przeniesionych z systemu InsERT GT) możliwe jest dopisanie dokumentu korekty na podstawie dokumentu z Subiekta GT. Dokument taki zostanie zapisany w Subiekcie nexo. 179

180 Uprawnienia do oddziałów i magazynów (Su) Umożliwiono nadawanie uprawnień do magazynów i oddziałów. Respektowane są one w kontekście pracy z programem, w dokumentach, filtrach i w raportach. Uprawnienia są nadawane poprzez odpowiednie zapisy bezpośrednio w bazie danych podmiotu (tabele MagazynProfile, OddzialProfile). Zmiany w rodzajach umów pracowniczych (PRO) (Gr) W module Konfiguracji w słowniku Rodzaje umów pracowniczych możliwe jest włączenie na nowych umowach pola związanego z Przyczynami uzasadniającymi zawarcie umowy. Opcja ta najczęściej będzie wykorzystywana przy umowach na zastępstwo. E-zwolnienia (Gr) Gratyfikant nexo umożliwia wczytywanie absencji zasiłkowych z plików - tak zwanych elektronicznych zwolnień lekarskich (e-zla). Aby możliwe było wczytywanie do programu zwolnień lekarskich, bez konieczności żmudnego "ręcznego" wprowadzania, należy w swoim profilu na Platformie Usług Elektronicznych ZUS przejść do zakładki Płatnik i w sekcji Panel Płatnika użyć funkcji Zaświadczenia lekarskie. Następnie należy zaznaczyć nowe zwolnienia i za pomocą funkcji Eksportuj stworzyć plik, który będzie wczytany przez Gratyfikanta nexo. Wczytywanie elektronicznych zwolnień dostępne jest w modułach Ewidencja czasu pracy oraz Absencje. 180

181 Użycie opcji Wczytaj zaświadczenia lekarskie z pliku spowoduje uruchomienie kreatora importu e-zwolnień. W pierwszym kroku po podaniu lokalizacji i nazwy pliku z elektronicznymi zwolnieniami pojawi się lista zwolnień w takiej formie, w jakiej są one zapisane w pliku. Jeśli dane odpowiednich pracowników znajdują się w programie, zostaną one przypisane do zwolnień, a zwolnienia oznaczone do zaimportowania. Jeśli program nie będzie mógł zidentyfikować pracowników z pliku, ich dane identyfikacyjne zostaną wyświetlone na czerwono - można wówczas wskazać dla każdego z takich zwolnień prawidłowego pracownika. Zwolnienia bez przypisanego pracownika oraz zwolnienia z odznaczonym znacznikiem Importuj nie zostaną wczytane. Po uzgodnieniu wszystkich pracowników można przejść do kolejnego kroku. W tym momencie program przetworzy dane i wyświetli listę zwolnień w taki sposób, w jaki zostaną one wczytane do systemu. W szczególności długie zwolnienia mogą automatycznie zostać podzielone na absencje związane z wynagrodzeniem i zasiłkiem chorobowym. Jeśli program wykryje jakiekolwiek przeszkody w poszczególnych zwolnieniach, zostaną one oznaczone czerwonym kolorem i wyłączone z importu. Na liście zwolnień przed ich ostatecznym wczytaniem można wykonać operacje Pokaż i Popraw. Po skorygowaniu niezgodności i sprawdzeniu danych można nacisnąć klawisz Zapisz absencje i ostatecznie zakończyć działanie kreatora. Kalkulator płacowy (Gr) W wyliczonej wypłacie/rachunku możliwe jest użycie funkcji Wyrównaj do kwoty, która wyznacza kwotę wskazanego składnika tak, aby wybrana kwota Brutto/Netto/Do wypłaty/obciążenia pracodawcy osiągnęła zadaną wartość. 181

182 Docelowa wartość wynagrodzenia netto to 7000,00. Po wciśnięciu klawisza OK zostaje przeliczona wypłata. a) Symulator wynagrodzenia z umowy W umowie pracowniczej dodano funkcję Symulacja wynagrodzenia, która prezentuje wynagrodzenie w taki sam sposób, jakby było one naliczone w module wynagrodzeń z uwzględnieniem wszystkich danych w programie (w szczególności wprowadzonych w ewidencji czasu pracy). 182

183 W przypadku zmiany wartości składników program automatycznie zaproponuje przepisanie nowych wartości składników do umowy. W opcji symulacja wynagrodzenia dostępna jest także funkcja analizatora wynagrodzenia. Urlop na część dnia (Gr) Od wersji 10 Gratyfikanta nexo istnieje możliwość określenia, że wprowadzany urlop dotyczy tylko część zaplanowanego na dany dzień czasu pracy. Takie działanie jest możliwe tylko przy wprowadzaniu urlopu na jeden dzień, ponadto w takim dniu nie będzie możliwości wprowadzenia godzin przepracowanych innych niż to wynika z harmonogramu pracy. 183

184 Wykorzystanie tej opcji powinno być głównie stosowane dla absencji opieka nad zdrowym dzieckiem. Biblioteka dla delegacji (Gr) W module Delegacje umożliwiono wykorzystanie biblioteki dokumentów. 184

185 Wydruk Wniosek o urlop oraz o ustalenie indywidualnego czasy pracy (Gr) W wersji 10 Gratyfikanta nexo dodano wydruki Wniosek o urlop oraz Wniosek o ustalenie indywidualnego czasu pracy. Pierwszy z nich dostępny jest w module Absencje (widoki wszystkie absencje i urlopy) w opcji Drukuj Dokumenty urlopowe. Można go użyć tylko dla absencji urlopowych. Drugi z nich to wydruk kadrowy w związku z czym dostępny jest w module Umowy (opcja drukuj inne dokumenty). Wydruk widoku wynagrodzenie analiza (Gr) Podczas podglądu lub edycji wynagrodzenia można wykorzystać widok analiza. Widok ten można wydrukować. Należy jednak pamiętać, że na wydruku pojawią się dokładnie te same informacje, które są aktualnie widoczne w programie. 185

186 186

187 Zmiany w module deklaracji ZUS (Gr) W module Deklaracje ZUS dodano informacje o ewentualnych różnicach w wartościach składek ZUS. Podczas naliczania deklaracji rozliczeniowych ZUS, składki nie będą sumowane z wynagrodzeń, tylko przeliczane (wyliczane na nowo od zsumowanych podstaw). Przeliczanie jest szczególnie istotne w przypadku, gdy pracownik ma w miesiącu kilka wynagrodzeń z tego samego tytułu ubezpieczenia. Wówczas w wyniku zaokrągleń suma składek liczonych od częściowych podstaw, może nie być równa składce wyliczonej od sumarycznej podstawy, co jest wykrywane przez program Płatnik Typy umów pracowniczych możliwość edycji znaczników (Gr) W module Konfiguracja w słowniku Typy umów pracowniczych dodano możliwość modyfikacji poszczególnych znaczników (poza znacznikami: Kalendarz, Wymiar zatrudnienia i Karta zasiłków). Modyfikacje w zaznaczeniach poszczególnych znaczników mogą być dowolnie wykonywane przed wystawieniem umowy danego typu. Po wystawieniu umowy edycja części danych będzie ograniczona. 187

188 Indywidualna data dla rachunku (Gr) W kreatorze naliczania wynagrodzeń umożliwiono podanie indywidualnej daty wypłacenia dla każdego rachunku do umowy cywilnoprawnej z osobna. Ewidencja czasu pracy Widok okres rozliczeniowy (Gr) Widok ten został zaprojektowany jako alternatywny do standardowego widoku kalendarzowego. W tym widoku dużo szybciej i łatwiej można planować harmonogram pracy oraz rejestrować faktycznie przepracowane godziny w całym okresie rozliczeniowym zdefiniowanym dla danej umowy. Widok dotyczy wybranej w kontekście (w górnej części ekranu) umowy pracowniczej oraz okresu rozliczeniowego, który wybierany jest poniżej. W trybie podglądu (domyślny tryb pracy widoku) możliwe jest swobodne poruszanie się pomiędzy okresami rozliczeniowymi danej umowy. 188

189 Główny obszar roboczy podzielony jest w pionie na trzy wyróżnione odcieniami części: Żółta w tej części prezentowana jest data z informacją o dni tygodnia; Zielona - Plan pracy (harmonogram) - jest on domyślnie wypełniany z kalendarza użytego w umowie. Jeśli w tej części zostaną naniesione zmiany, będą one traktowane dokładnie tak samo jak wyjątki, które znane są z innych widoków modułu Ewidencji czasu pracy; Czerwona Wykonanie (faktycznie przepracowane godziny) - podobnie jak plan część ta jest domyślnie wypełniona z planu. Zmiany naniesione w tej części wyróżnione są pogrubioną czcionką oraz są traktowane dokładnie tak samo jak godziny przepracowane, które są znane z innych widoków modułu. W ostatniej kolumnie widoczne są informacje o absencji, jeśli taka występuje w danym dniu. W poszczególnych częściach widoczne są tylko najczęściej wykorzystywane kolumny - jeśli potrzebne są inne, można je włączyć standardowym mechanizmem konfiguracji Operacje na liście. Można także użyć funkcji Szczegóły (F3), w której jest dostęp do wszystkich danych. Poniżej znajduje się podsumowanie i rozliczenie całego okresu, w szczególności w zakresie wyliczenia nadgodzin średniotygodniowych, jeśli ich naliczanie jest prowadzone dla danej umowy. 189

190 Widok pracuje w dwóch trybach: Podglądu (domyślnie po uruchomieniu) - w tym trybie można swobodnie zmieniać umowę, dla której będą prezentowane dane oraz zmieniać okres rozliczeniowy dla wybranej umowy. Wskazując na odpowiednim obszarze, można także podglądać (F3) szczegóły planu, wykonania lub absencji. Można także dodawać i usuwać absencje - funkcje są dostępne tylko na kolumnie A (Absencja). Popraw - po przejściu do tego trybu nie można zmienić już umowy ani okresu rozliczeniowego. Dane można wprowadzać bezpośrednio do komórek. Można także korzystać z wzorów planu i wzorów wykonania (pojawiają się powyżej obszaru roboczego) - jeśli w selektorze wskazany zostanie jakikolwiek wzór planu lub wykonania, wystarczy nacisnąć klawisz [Ins] w odpowiednim obszarze wybranego dnia, a wzór zostanie zastosowany do formularza. Jeśli w słownikach z wzorami nie ma potrzebnego wzoru, można "zasilić" selektor z wzorami z wybranego wiersza danych (ustaw jako wzór - Ctrl+X lub Ctrl+Shift+X) - zasilenie jest możliwe tymczasowo (do końca pracy w widoku) lub z równoczesnym zapisaniem do słownika wzorów. Jeśli w domyślnym widoku brakuje niektórych danych planu lub wykonania, można użyć funkcji szczegóły (F3), w której jest dostęp do wszystkich danych. Jeśli w którymś dniu w obszarze planu wprowadzono dane inne niż wynikające z kalendarza przypisanego do umowy dla tego dnia, dostępna jest funkcja Przywróć, która usuwa taki wpis. Podobnie w obszarze wykonania - jeśli wprowadzono godziny przepracowane inne niż wynikające z planu, można je usunąć funkcją Przywróć. 190

191 Szablony VAT (Ra, Re) Szablony VAT pozwalają na wstępne zdefiniowanie danych wprowadzanych do ewidencji VAT. Ułatwiają ewidencjonowanie w programie najczęściej wykonywanych i powtarzanych operacji związanych z podatkiem VAT. Do zarządzania schematami VAT dedykowano oddzielny widok, dostępny z modułu Ewidencja VAT sprzedaży oraz Ewidencja VAT zakupu. W widoku Szablony VAT program pozwala na definiowanie szablonów VAT zarówno dla zapisów VAT związanych ze sprzedażą jak i zakupem. Dodatkowo istnieje możliwość powielania istniejących schematów VAT. Opcje związane z tworzeniem szablonów dostępne są pod przyciskiem Dodaj. Dodając schemat VAT w pierwszej kolejności należy wprowadzić nazwę szablonu, oraz określić typ dokumentu. Schematy mogą dotyczyć zapisów prostych oraz złożonych. Do wyboru są następujące opcje: Dla szablonu sprzedaży VAT: o Sprzedaż prosta o Sprzedaż złożona o Sprzedaż marża prosta o Sprzedaż marża złożona Dla szablonu zakupu VAT 191

192 o Zakup prosty o Zakup złożony Wybór typu dokumentu uaktywnia sekcję Szczegóły. Sekcja ta zawiera takie same pola jak standardowy formularz zapisu do ewidencji VAT. Na szczególną uwagę zasługują pola decydujące o datach domyślnie podpowiadanych przy dodawaniu dokumentu na podstawie szablonu. Data wystawienia może być wypełniona na podstawie: Daty aplikacyjnej Daty systemowej Końca okresu VAT Data dostawy może zależeć od: Daty wystawienia Daty aplikacyjnej Daty systemowej Końca okresu VAT 192

193 Poniżej sekcji szczegóły znajduje się podsekcja Menu ewidencji VAT. Zakreślenie przez użytkownika opcji Pokaż w menu sprawia, że dany szablon dostępny jest w menu pod przyciskiem Dodaj w module Ewidencja VAT sprzedaży lub Ewidencja VAT zakupu w zależności od określonego na schemacie typu dokumentu oraz na samym formularzu dokumentu pod przyciskiem Schemat VAT. Dodatkowo przy zaznaczonej opcji Pokaż w menu możliwe jest przypisanie skrótu klawiszowego, po wyborze którego program automatycznie doda nowy bądź uzupełni już otwarty dokument danymi z szablonu. Skorzystanie z opcji Na podstawie szablonu wyświetla listę wszystkich zdefiniowanych w programie szablonów VAT, również tych dla których opcja Pokaż w menu nie została aktywowana. Z tego też poziomu użytkownik ma możliwość dodania nowego lub edycję istniejącego szablonu. 193

194 Szablony VAT mogą być wykorzystane przy definiowaniu słownika Rejestrów księgowych. Słownik rejestrów księgowych znajduje się w module Konfiguracja. Użytkownik może zadecydować czy powiązany zapis VAT przy dodawaniu dekretu w ramach danego rejestru księgowego ma być domyślnie uzupełniany według parametrów wskazanego rejestru VAT czy danymi zdefiniowanymi w określonym szablonie VAT. Parametry eksploatacji i rozliczeń pojazdów (Ra Re) W module Konfiguracja, w Parametrach eksploatacji i rozliczeń pojazdów dodano możliwość określenia, czy dodawany zapis VAT zakupu dotyczący częściowego odliczenia VAT od wydatków na pojazd ma być liczony brutto czy netto dla podanej kwoty rachunku. Dodatkowo dla definicji częściowego odliczenia VAT, dodano możliwość posłużenia się kwotą Cała wartość -50%. Wartość ta pozwala na obsługę różnicy zaokrągleń jaka może powstać przy wyliczaniu 50% VAT do odliczenia. 194

195 Sprawozdanie bilansu dla mikrojednostek (Re) Dodano możliwość definiowania umiejscowienia kont w bilansie mikrojednostek dla pozycji nagłówkowych. 195

196 Koszty dodatkowe (Re) Obrazy księgowe dokumentów sprzedaży zostały wzbogacone o wartości wynikające z kosztów dodatkowych dodawanych do pozycji asortymentowych dokumentu. W obrazie księgowym wykazywany jest zarówno koszt przypadający na pozycje asortymentu jak i jego sumaryczna wartość. Wartości wynikające z kosztów dodatkowych dokumentu mogą zostać wykorzystane przy definiowaniu schematów dekretacji dokumentów handlowych sprzedaży. W ramach kontekstu Nagłówek dokumentu do wykorzystania jest wartość sumaryczna kosztów dodatkowych. Dla kontekstu Pozycje dokumentu, koszt przypadający na poszczególne pozycje asortymentowe. Konfiguracja widoku (Re) W parametrach konfiguracji widoku dodano możliwość aktywowania kolumn z dodatkowymi statusami dokumentów. Program poprzez symbol w danej kolumnie może sygnalizować czy dekret księgowy bilansuje się, oraz czy zapis powiązany jest z magazynem walut. 196

197 Pomoc kontekstowa (nexo) Opis funkcjonalności programu dostępny w ramach mechanizmu pomocy kontekstowej może zostać wyświetlony dla wskazanego pola. Opis wywoływany jest poprzez menu kontekstowe za pośrednictwem opcji Pomoc do pola. 197

198 Nawigacja enterem (nexo) Umożliwiono wybór kolumn, po których można przemieszać się za pomocą klawisza Enter na listach pozycji dokumentów. Wyboru dokonuje się za pomocą formularza dostępnego w menu kontekstowym Operacje na liście - Konfiguracja listy poprzez zakreślenie pozycji w kolumnie Nawigacja enterem. 198

199 Oznaczanie nowych funkcji w programach linii InsERT nexo (nexo) Nowe funkcje w programie wyróżnione zostały symbolem gwiazdki. Mechanizm wyróżniania zmian może zostać wyłączony za pomocą opcji Ukryj nowości. Jego ponowne włączenie możliwe jest za pomocą funkcji dostępnej z poziomu górnego menu Pomoc - Pokaż nowości. 199

200 Dodatkowe menu w polach formularzy (nexo) Niektóre pola w programach InsERT nexo posiadają dodatkowe, ukryte opcje. Pojawiają się one po kliknięciu na specjalna ikonę znajdującą się przy danym polu lub dostępne są z poziomu menu kontekstowego. W celu dodatkowego wyróżnienia tych pól po ich zaznaczaniu program dodaje do górnego menu formularza pozycję z nazwą aktywnego pola wraz dostępnymi dla niej opcjami. 200

201 Formatowaniu warunkowe (nexo) Formatowanie warunkowe może zostać zdefiniowane oddzielnie dla wielu klauzul. Każda klauzula może składać się z kilku warunków. Opcje dotyczące edycji klauzul zostały zgrupowane w menu kontekstowym. Użytkownik może dodać nową klauzulę, albo warunek do istniejącej klauzuli. Kolejność wykonywania klauzul może zostać zmieniona za pomocą opcji Przesuń klauzulę do góry lub Przesuń klauzulę w dół. Opcja Usuń usuwa klauzulę z listy. Zakreślenie znacznika w kolumnie Stop sprawia, że gdy pierwszy określony dla klauzuli warunek zostaje spełniony, pozostałe warunki w ramach tej klauzuli nie są sprawdzane. 201

202 Nowości w Działaniach (Gs) 1. Informator działania Informator działania prezentuje najważniejsze informacje dotyczące danego działania. Dane te podzielone są na sekcje/zakładki wyświetlające w kolejności: Wiadomości powiązane z danym działaniem wiadomości znajdujące się w module Poczta mogą być wiązane z działaniami. Do danego działania może być przywiązanych wiele wiadomości. Zakładka w informatorze prezentuje listę wiadomości z możliwością podglądu treści w dolnej części okna. Historię działania wyświetlana jest lista wszystkich operacji wykonanych w ramach danego działania. Prezentowana jest data i godzina wykonania operacji a także osoba, która wykonała daną czynność. Asortyment powiązany działanie może być powiązane z asortymentem w sposób automatyczny lub ręczny. Sposób automatyczny związany jest z szablonami działań 202

203 przypisanymi do asortymentu. W przypadku gdy działanie powstaje na podstawie wystawianego dokumentu, asortyment z tego dokumentu zostaje automatycznie powiązany z powstałym działaniem. Ręcznego powiązania można dokonać z poziomu działania w sekcji Powiązania należy wówczas wskazać odpowiedni asortyment z listy. Rejestr czasu wykonania lista prezentująca zarejestrowany czas pracy z działaniem. Rejestr akcji sekcja widoczna w przypadku, gdy do danego działania zaplanowana została akcja automatyczna, np. wystawienie faktur sprzedaży. Na liście prezentowane są wszystkie operacje wykonania danej akcji wraz z datą, wykonawcą oraz informacją czy wykonanie zakończyło się powodzeniem czy też nie. Dokumenty widoczne są tu dokumenty wystawione z poziomu akcji automatycznej, np. faktury sprzedaży, lub oferty. W przypadku gdy działanie powstało automatycznie na podstawie dokumentu, z wykorzystaniem szablonów działań, taki dokument również jest prezentowany w tej sekcji. Zasoby prezentowane są zasoby powiązane z danym działaniem. W programie możliwe jest dodawanie działań do poszczególnych zasobów firmowych (opcja Dodaj działanie w module Zasoby). Rezerwacje zasobów jeżeli w planowaniu danego działania została dokonana rezerwacja zasobów, będą one widoczne na liście w tej sekcji informatora. 203

204 2. Kontynuacja działania w wielu innych działaniach Program umożliwia kontynuowanie działania wieloma innymi działaniami. Jest to przydatne w sytuacji, gdy np. w wyniku kontaktu telefonicznego z grupą klientów mają zostać wykonane różne zadania. Jednym działaniem może być przykładowo wysłanie oferty a innym ponowny kontakt telefoniczny z niektórymi klientami. 3. Możliwość wystawiania dokumentów do działań W module Działania udostępniono możliwość wystawiania dokumentów. W górnym menu znajduje się grupa opcji Wystaw, z poziomu której można wypisywać różnego rodzaju dokumenty na podstawie wskazanego działania. W przypadku gdy Gestor nexo współpracuje na jednym podmiocie z programem Subiekt nexo, dostępna jest m.in. możliwość wystawiania dokumentów sprzedaży, zakupu, zamówień a także przyjęć i wydań magazynowych. Możliwe jest także szybkie wystawienie oferty lub utworzenie procesu ofertowego na podstawie wybranego działania. Jeżeli w działaniu wybrany jest jeden klient, zostaje on automatycznie wstawiony do tworzonego dokumentu. W przypadku, gdy działanie powiązane jest z asortymentem, do wypisywanego dokumentu wstawiony zostaje także ten asortyment. 4. W formularzu działania rozbudowano sekcję Planowanie W formularzu działania wprowadzono usprawnienia dotyczące listy osób zaangażowanych w realizację. Sekcja zwijalna Planowanie zaawansowane została wzbogacona o pole Opis, w którym użytkownik może zamieścić dodatkową informację związaną z danym pracownikiem. Dodatkowo do listy osób zaangażowanych można w szybki sposób dodać opiekunów klientów powiązanych z danym działaniem. Pozwala to w szybki sposób oddelegowywać do odpowiednich pracowników zadania związane z poszczególnymi klientami firmy. 204

205 W przypadku gdy Gestor nexo pracuje na wspólnej bazie danych z programem Gratyfikant nexo, podczas wprowadzania pracownika do listy osób zaangażowanych w działanie, program sprawdza w ewidencji czasu pracy programu kadrowego czy w planowanym czasie pracownik będzie obecny w pracy. Użytkownik jest informowany o ewentualnej absencji. Ponadto w sekcji Planowanie formularza działania dodano pole Dostępność. Pozwala ono określić czy osoby zaangażowane w realizację działania, w czasie jego trwania będą zajęte czy wolne. W przypadku ustawienia opcji Zajęty, przy zapisie kolejnego działania z zaangażowaniem osoby zajętej pojawi się ostrzeżenie z informacją, że użytkownik w tym czasie będzie zajęty. Nowości w Terminarzu rezerwacji zasobów (Gs) Dodano możliwość szybkiej zmiany czasu rezerwacji zasobu dzięki metodzie przeciągnij i upuść. Przytrzymując lewy klawisz myszy na danej rezerwacji w kalendarzu użytkownik może przesunąć ją na dowolny inny dzień. Program kontroluje czy rezerwacja jest powiązana z działaniem. Jeśli stwierdzi takie powiązanie, proponuje użytkownikowi zmianę terminu działania. 205

206 Dodano sekcję Historia w informatorze klienta (Gs) Informator klienta został wzbogacony o zakładkę Historia. Prezentuje ona wszystkie operacje wykonywane na obiektach powiązanych z danym klientem. Przykładowo widoczne są wszystkie zmiany wykonane przez użytkowników Gestora w działaniach, do których przywiązany jest dany klient. Dodano możliwość wyboru domyślnego scenariusza windykacyjnego dla klienta (Gs) W sekcji Handel kartoteki klienta dodano pole Domyślny scenariusz windykacyjny. Pozwala on przypisać do klienta odpowiednią dla niego ścieżkę postępowania w procesie windykowania należności. Scenariusze windykacji definiowane są w module Konfiguracja. Słownik ten jak i cały mechanizm windykacji, dostępne są w tych programach linii InsERT nexo, które udostępniają obsługę rozrachunków. Dodatkowo możliwe jest przypisanie do klienta domyślnych odsetek, według których naliczane będą noty odsetkowe dla jego przeterminowanych należności. 206

207 Udostępniono dodatkowy widok w module Klienci (Gs) Widok Moi klienci pozwala w szybki sposób wyświetlić listę wszystkich klientów, których opiekunem jest zalogowany użytkownik. Dodatkowo widoczni są tu również ci klienci, którymi ten użytkownik opiekuje się w zastępstwie za innego użytkownika programu (aktywowane zastępstwa). Wprowadzono zmiany w obsłudze poczty (Gs) 1. Wykonanie operacji Powiąż z Klientem pozwala wybrać adres powiązany z daną wiadomością, który zostanie automatycznie przypisany do klienta jako kontakt do firmy lub jako kontakt do jej przedstawiciela handlowego. Dzięki dostępnym opcjom możliwe jest przypisanie adresu do istniejącego przedstawiciela firmy lub dodanie nowego przedstawiciela i wpisanie adresu do jego kartoteki. 207

208 2. Z poziomu modułu Poczta możliwe jest szybkie wystawianie dokumentów. W sytuacji gdy wiadomość jest powiązana z klientem, klient ten zostanie automatycznie wstawiony do wypisywanego dokumentu, np. faktury sprzedaży. Wystawianie wszystkich dokumentów, poza ofertą oraz procesem ofertowym, wymaga aktywnej licencji na program Subiekt nexo. 3. Dodano możliwość definiowania niepożądanych lub zaufanych list nadawców. W module Konfiguracja możliwe jest zarządzanie wpisami do listy nadawców. Listy te definiowane są dla każdego użytkownika systemu osobno. Dodanie wpisu do listy nadawców powoduje wyświetlenie okna, w którym należy podać następujące dane: Użytkownik jest to nieedytowalne pole, widoczne tylko dla użytkownika z uprawnieniami szefa firmy. Pojawia się w nim nazwa użytkownika, który utworzył listę. 208

209 Rodzaj - należy wybrać, czy wprowadzany adres jest zaufany czy niepożądany. W przypadku gdy dany nadawca zostanie zdefiniowany jako zaufany zdalna zawartość wiadomości otrzymywanych od niego będzie automatycznie prezentowana w module pocztowym. W wiadomościach otrzymywanych od niepożądanych nadawców zdalna zawartość będzie blokowana. Powyższy sposób wyświetlania zdalnej zawartości działa w sytuacji gdy w Parametrach klienta poczty (moduł Konfiguracja) opcja Wyświetlaj obrazki zostanie ustawiona na Tylko od zaufanych nadawców. Jeżeli parametr ten zostanie ustawiony na Nigdy, program zablokuje zdalną zawartość od każdego nadawcy. Jeżeli zdalna zawartość ma być wyświetlana niezależnie od nadawcy, parametr Wyświetlaj obrazki należy ustawić na Zawsze. Listy zaufanych i niepożądanych nadawców korespondują także z parametrem Wykonuj skrypty (Parametry klienta poczty). W sytuacji gdy użytkownik ustawi opcję Tylko od zaufanych odbiorców, skrypty będą wykonywane tylko w wiadomościach pochodzących od zaufanych nadawców. W przypadku gdy użytkownik Gestora nexo posiada odpowiednie uprawnienie, może odblokować zdalną zawartość w wybranej wiadomości. Adres - pole służące do wprowadzenia adresu lub domeny. Podczas ich wprowadzania warto pamiętać, że znak "*" może zastąpić dowolny fragment adresu, natomiast "?" pojedynczy znak. Przykłady: adres@ .pl niechcianereklamy@* *@przykladowadomena.pl 209

210 W menu modułu znajduje się opcja Usuń wiadomości od niepożądanych nadawców. Po jej wybraniu wszystkie wiadomości od nadawców określonych jako niepożądani zostaną przeniesione do folderu Spam. 4. W formularzu wiadomości, w sekcji Powiązania, dodano dodatkowe pola prezentujące Rezerwację zasobu oraz Dokument, z którymi powiązana jest dana wiadomość. W menu Powiązania formularza znajdują się opcje umożliwiające powiązanie danej wiadomości z m.in. z Rezerwacją zasobu lub dokumentem sprzedaży, zakupu, zleceniem (zamówieniem do dostawcy), zamówieniem a także wydaniem lub przyjęciem zewnętrznym (wymagany Subiekt nexo). Operacja Powiąż z dostępna w menu Operacje modułu Poczta także została wzbogacona o wymienione wyżej warianty powiązań. 210

211 5. W Parametrach klienta poczty wprowadzono możliwość sparametryzowania programu pod kątem oznaczania wiadomości jako SPAM. Użytkownik może zadecydować czy oznaczone w ten sposób wiadomości będą automatycznie przenoszone do folderu SPAM czy też program nie wykona żadnej akcji. 6. Dodano nowe parametry w ustawieniach konta pocztowego: a. Tekstowe cytaty oznaczaj użytkownik może wybrać w jaki sposób oznaczony zostanie cytowany tekst podczas odpowiadania lub/oraz przekazywania wiadomości. Cytat może być poprzedzony prefiksem > 211

212 lub wcięciem (tabulacją). b. Usuwaj wiadomości znajdujące się w koszu zaznaczenie tego znacznika spowoduje wyczyszczenie folderu Kosz przy wychodzeniu z programu Gestor nexo. 212

213 c. W ustawieniach serwera poczty wychodzącej (link Więcej opcji ) dodano możliwość parametryzowania limitu wysyłanych wiadomości. W sekcji Limity wysyłania można ustalić wysokość limitów (połączeniowych, dobowych, niestandardowych - o długości ustalonej przez użytkownika). Wprowadzono zmiany w modułach ofertowych (Gs) 1. Obsługa progów cenowych na wydruku oferty W sytuacji gdy w wykorzystywanym na ofercie cenniku zostaną zdefiniowane progi cenowe dla danego asortymentu, na wydruku oferty użytkownik będzie mógł zaprezentować tabelę progów cenowych. 213

214 Należy w tym celu zaznaczyć opcję Drukuj progi cenowe w oknie parametrów wydruku oferty. Wydruk oferty z tabelą progów cenowych prezentuje się następująco: 214

215 2. Definiując ofertę użytkownik ma możliwość ustalania kolejności jej wariantów. Zmianie kolejności podlegają wszystkie warianty poza proponowanym (ten zawsze prezentowany jest jako pierwszy). Dlatego też opcje Przenieś wyżej i Przenieś niżej dostępne są dla ofert z przynajmniej trzema wariantami. Ustalona kolejność wariantów dodatkowych prezentowana jest na wydruku oferty. 3. Dodano informator oferty oraz procesu ofertowego. Dla Oferty informator może zostać uruchomiony za pomocą opcji w menu Informacje (moduł Oferty), lub z poziomu samego formularza (widok Oferta-Informator). W informatorze oferty znajdują się dane dotyczące powiązanych z nią działań, dokumentów oraz wiadomości

216 W przypadku procesów ofertowych informator może być wywołany w analogiczny sposób (menu Informacje w module lub zmiana widoku w formularzu procesu ofertowego). 216

217 Informator procesu zbudowany jest z kilku zakładek prezentujących kolejno: wiadomości e- mail powiązane z procesem, Inne procesy ofertowe, z którymi związek ma dany proces (procesy utworzone zbiorczo za pomocą kreatora), dokumenty wystawione do procesu/oferty w procesie, historię, która prezentuje aktywność użytkowników w ramach danego procesu ofertowego (historia została przeniesiona do informatora z formularza procesu ofertowego). 4. W module Procesy ofertowe dodano możliwość wykonywania operacji zbiorczych. Użytkownik może w ten sposób, m.in. zmienić opiekuna, priorytet lub etap procesu a także zakończyć procesy sukcesem lub porażką. Przydatna może okazać się również możliwość zbiorczego dodawania komentarzy do procesów ofertowych. 5. Dodano możliwość zbiorczej wysyłki ofert wygenerowanych za pomocą kreatora procesów ofertowych. Na zakończenie pojawia się pytanie o to czy zrealizować zbiorczą wysyłkę wygenerowanych ofert. 217

218 Wyrażenie zgody powoduje otwarcie kreatora zbiorczej wysyłki wiadomości, gdzie użytkownik ma możliwość sparametryzowania tej operacji poprzez wybór odpowiednich adresów , wprowadzenie treści oraz zaznaczenie dodatkowych opcji, jak żądanie potwierdzenia przeczytania wiadomości, automatyczne usunięcie załącznika, czy ustawienie wiadomości jako prywatnej. Należy pamiętać, że wygenerowane w ten sposób wiadomości domyślnie trafiają do folderu Szkice. Jeżeli użytkownik chce przenieść je od razu do skrzynki nadawczej, powinien zaznaczyć stosowną opcję w Podsumowaniu kreatora zbiorczej wysyłki. 218

219 6. Dla usprawnienia pracy z procesami ofertowymi wprowadzono słownik komentarzy (moduł Konfiguracja -> Komentarze do procesów ofertowych). Użytkownicy Gestora nexo mogą dzięki temu wprowadzić do programu najczęściej pojawiające się komentarze do procesów ofertowych, które następnie każda osoba zaangażowana w realizację procesu (posiadająca odpowiednie uprawnienia) będzie mogła w szybki sposób wstawić do formularza. 219

220 Wprowadzono nowy model pracy z windykowanymi należnościami oparty o scenariusze windykacyjne. Moduł windykacja otrzymał dwa dodatkowe widoki Rozrachunki do windykacji i Windykacja wg etapów (Su, Ra, Re) Moduł Windykacja jest ewidencją wszystkich dokumentów windykacyjnych, czyli wezwań do zapłaty oraz not odsetkowych. Oba dokumenty tworzone są dla należności, dla których minął termin płatności. Od wersji 10 systemu InsERT nexo dostępne są dodatkowe narzędzia windykacji, które pozwalają na ewidencjonowanie etapów pracy związanej z windykowaniem należności. Użytkownik może dzięki nim tworzyć scenariusze postępowania z przeterminowanymi należnościami, co znacznie ułatwia cały proces windykacji. W celu dodania wspomnianych narzędzi do programu (podmioty tworzone we wcześniejszych wersjach nexo) należy je zainstalować. Przy pierwszym uruchomieniu modułu Windykacja, po aktualizacji podmiotu ze starszej wersji, użytkownik jest pytany o to czy wspomniane narzędzia windykacyjne mają zostać zainstalowane. Jeżeli odmówi, będzie mógł dokonać instalacji w późniejszym czasie z poziomu modułu Konfiguracja Scenariusze windykacyjne. W górnym menu dostępna jest tam opcja Zainstaluj narzędzia windykacji. Przed rozpoczęciem pracy z modułem Windykacja warto zapoznać się z kilkoma konfiguracjami. Parametry windykacji Parametry tu zebrane pozwalają ustalić sposób numerowania nowo dodawanych wezwań do zapłaty i not odsetkowych. Dodatkowo słownik odsetek karnych pozwala gromadzić informacje o wartościach rocznych stóp procentowych dla odsetek karnych za nieuregulowane w terminie płatności. Słownik jest wykorzystywany przy naliczaniu odsetek i wystawianiu not odsetkowych. 220

221 Scenariusze windykacyjne Słownik ten umożliwia dodanie i edycję dwóch rodzajów scenariuszy windykacyjnych: pełnych i podstawowych. W górnym menu Operacje znajduje się opcja Zainstaluj narzędzia windykacji, dzięki której można zainstalować dodatkowe narzędzia wspomagające proces odzyskiwania wierzytelności. Są to m.in.: szablony wiadomości, szablony działań oraz słownik opisów działań. Dodając nowy scenariusz, należy podać: Nazwę - pole, którego wypełnienie jest obowiązkowe. Etap - każdy etap powinien opierać się o termin płatności i zawierać następujące dane: o Lp (kolejność) w polu tym działa automatyczna numeracja, możliwe jest przesuwanie kolejności etapów z poziomu menu kontekstowego; o nazwa etapu scenariusza; o dni od terminu zapłaty - w polu tym należy podać, w jakim dniu, licząc od terminu płatności powinien zostać wykonany dany etap. Możliwe jest określenie wartości ujemnej (np. 3 dni przed terminem można wysłać przypomnienie) oraz brak terminu (przy sprawach skierowanych do sądu); o czynności do wykonania - (brak), działanie, wysyłanie wiadomości, wezwanie do zapłaty, nota odsetkowa. Przykładowy, podstawowy scenariusz windykacyjny: 221

222 Przykładowy, pełny scenariusz windykacyjny: Dokumenty windykacyjne Moduł Windykacja służy do pracy z należnościami, których termin płatności został przekroczony. Użytkownik może wystawiać Wezwania do zapłaty oraz Noty odsetkowe do przeterminowanych należności. Wezwanie do zapłaty wystawiając dokument tego typu, należy oczywiście wskazać klienta, którego należności nie zostały jeszcze rozliczone. Należy wskazać walutę obowiązującą na dokumencie oraz wybrać rodzaj wezwania (Przypomnienie, Ponaglenie, Wezwanie przedsądowe). Podana w polu Stan na dzień data wyznaczy listę należności, których termin płatności już minął. Listę tych właśnie rozrachunków można wywołać klawiszem F2 po ustawieniu się w polu tabeli znajdującej się poniżej ustawionej daty. Z wyświetlonej listy można wybrać wszystkie przeterminowane należności lub tylko niektóre z nich. Na podstawie wartości wybranych rozrachunków oraz ilości dni spóźnienia zostają wyliczone odsetki, oczywiście opcja naliczania odsetek musi być wówczas włączona (znajduje się ona nad tabelą z należnościami). Kolumna odsetek w tabeli przeterminowanych należności jest w trybie do edycji. Użytkownik może wpisać w niej kwoty odsetek ręcznie lub wywołać okno Szczegóły pozycji dostępne w menu kontekstowym (prawy klawisz na danej pozycji w tabeli). W oknie szczegółów znajdują się parametry dotyczące naliczania odsetek. Domyślnie odsetki naliczane są według ustawowej stawki, użytkownik może jednak powielić jej wartość (n x ustawowe) lub wprowadzić stawkę procentową ręcznie (wg stopy własnej). W formularzu wezwania do zapłaty znajduje się też sekcja Płatność, gdzie dostępne są: Pole z terminem płatności, Rodzaj wpłaty (na konto / w kasie) oraz w zależności od dokonanego wyboru pole pozwalające wskazać rachunek podmiotu lub stanowisko kasowe, na które klient ma dokonać wpłaty zaległych środków. Dane te znajdą się na wydruku wezwania, którego forma zależna jest od wyboru dokonanego w polu Rodzaj wezwania. 222

223 Nota odsetkowa formularz noty służy do naliczenia odsetek od przeterminowanych należności danego klienta. Jego budowa jest bardzo podobna do omawianego wcześniej dokumentu wezwania do zapłaty. Zapisanie noty odsetkowej z listą przeterminowanych rozrachunków powoduje automatyczne utworzenie dodatkowego rozrachunku typu należność na kwotę wyliczonych odsetek. 223

224 Notę odsetkową, tak jak wezwanie do zapłaty, można wydrukować w celu wysłania jej do klienta. Możliwe jest również tworzenie noty odsetkowej z wezwania do zapłaty - z menu modułu Dodaj lub z menu kontekstowego należy wybrać opcję Nota odsetkowa z wezwania do zapłaty. Tak utworzona nota jest wyliczana przez system na nowo - z wezwania do zapłaty pobierana jest tylko wartość niespłaconej należności (ponieważ nota może być wystawiona z inną datą, inna więc będzie liczba dni spóźnienia). Tworzenie dokumentów windykacyjnych jest także możliwe z poziomu modułu rozrachunków. Można w nim przefiltrować należności przeterminowane i dla wszystkich zaznaczonych na liście należności danego kontrahenta wystawić wezwanie do zapłaty lub notę odsetkową. Istnieje również możliwość zbiorczego wystawiania wezwań do zapłaty oraz not odsetkowych przy wykorzystaniu opcji z menu Windykacja -> Zbiorczo w widokach Rozrachunki do windykacji i Windykacja wg etapów. Kreator zbiorczego wystawiania dokumentów windykacyjnych pozwala zbiorczo wybrać dłużników (wszystkich lub wybranych), następnie wskazać rozrachunki dla których zostaną wystawione dokumenty windykacyjne, sposób naliczania odsetek oraz pozostałe parametry. Od wersji 10.0 możliwe jest zainstalowanie narzędzi CRM w znacznym stopniu ułatwiających przeprowadzanie różnego rodzaju działań związanych z windykacją. Warunkiem tej współpracy jest posiadanie licencji na Gestora nexo. Wykorzystanie modułu Windykacja Z modułem Windykacja można pracować na różne sposoby wykorzystując do tego jego trzy widoki. Najprostszy sposób umożliwia wystawianie dokumentów windykacyjnych a najbardziej zaawansowany oferuje wykorzystanie scenariuszy windykacyjnych. 1. Domyślny widok Dokumenty windykacyjne zawiera listę wszystkich dokumentów windykacyjnych (not odsetkowych i wezwań do zapłaty) wystawionych w tym module lub w module Rozrachunki. Operacje dostępne w widoku Dokumenty windykacyjne: menu Operacje - drukuj, usuń, biblioteka dokumentów, dokumenty powiązane - wyświetla listę dokumentów związanych z zaznaczonym dokumentem. menu Podmiot - zawiera różne operacje, które można wykonać na podmiocie dokumentu takie, jak: podgląd, poprawa, wydruk, wyświetlenie informatora itp. Korzystając wyłącznie z widoku Dokumentów windykacyjnych, użytkownik może dodawać pojedynczo wezwania do zapłaty lub noty odsetkowe. Jak wspomniano wcześniej może 224

225 też wystawiać noty odsetkowe na podstawie wprowadzonych wcześniej wezwań do zapłaty, jeśli klient mimo wezwania nie opłacił zaległej należności. Wygodną opcją jest możliwość zbiorczego wystawiania dokumentów windykacyjnych. Dzięki niej użytkownik nie musi pojedynczo wybierać klientów zalegających z płatnościami i wystawiać dla każdego z nich wezwania do zapłaty lub noty odsetkowej. Po wywołaniu opcji zbiorczej pojawia się kreator, za pomocą którego w kilku krokach można wskazać dłużników, wyselekcjonować nieopłacone dokumenty, oraz sparametryzować sposób w jaki wystawione zostaną dokumenty windykacyjne. Przykładowo podczas zbiorczego generowania wezwań do zapłaty, użytkownik proszony jest o dokonanie następujących ustawień: Wybór dłużników możliwe jest ustawienie opcji Wszyscy dłużnicy lub Wybrani dłużnicy. Pierwsza z nich spowoduje wygenerowanie wezwań dla wszystkich klientów, którzy na dany dzień zalegają z płatnościami. Druga opcja pozwoli użytkownikowi wybrać z listy dłużników tylko tych, dla których w danym momencie mają zostać utworzone wezwania. Wybór dokumentów użytkownik może od razu zatwierdzić wybór wszystkich przeterminowanych należności lub wybrać tylko niektóre z nich. 225

226 Informacje o odsetkach użytkownik może pozostawić sposób naliczania odsetek jaki ustawiony jest na poszczególnych należnościach lub wybrać jeden z trzech sposobów, który będzie zastosowany do każdego przeterminowanego rozrachunku. Ponadto ma możliwość wprowadzenia dnia, na który obliczone zostaną odsetki. Parametry wezwania możliwość wprowadzenia opisu a także zmiany rodzaju wezwania, daty wystawienia, terminu płatności, rachunku podmiotu oraz osoby wystawiającej dokument windykacyjny. Dodatkowo użytkownik może określić czy dokumenty windykacyjne zostaną utworzone odrębnie do każdej należności czy też zbiorczo dla każdego dłużnika. Po zakończeniu kreatora program proponuje automatyczny wydruk dokumentów windykacyjnych. Wezwania do zapłaty zostają zapisane w widoku Dokumenty windykacyjne. 226

227 2. Drugi widok Rozrachunki do windykacji zawiera listę jeszcze nierozliczonych rozrachunków. Rozrachunki prezentowane w tym widoku są pogrupowane według kontrahentów i spełniają następujące warunki: są przeterminowane (bez względu na to, czy mają scenariusz czy nie) lub nie są przeterminowane, ale mają scenariusz, z którego wynika, że bieżącego dnia lub wcześniej należało wykonać jakąś czynność; ich wartość przekracza określoną kwotę graniczną. Operacje dostępne w widoku Rozrachunki do windykacji: menu Operacje - drukowanie rozrachunku, oznaczanie jako ściągalny/nieściągalny, biblioteka dokumentów, dokumenty powiązane - lista wszystkich dokumentów związanych z rozrachunkiem (dokumenty handlowe, operacje kasowe, sesje rozliczeniowe itp.), wykonanie zaplanowanej na podstawie scenariusza windykacyjnego operacji. menu Rozlicz - operacje pozwalające na rozliczenie wskazanego rozrachunku operacją kasową, bankową (pod warunkiem włączenia odpowiednich opcji w Konfiguracji, w Parametrach rozrachunków), dyspozycją bankową, spłatą, poprzez skojarzenie, kompensatą. menu Windykacja - operacje pozwalające na przygotowanie na podstawie wskazanego rozrachunku wezwania do zapłaty, noty odsetkowej - dla pojedynczych rozrachunków lub zbiorczo. Dostępna jest tu także opcja pozwalająca wykonać zaplanowaną operację windykacyjną. menu Podmiot - zawiera różne operacje, które można wykonać na podmiocie dokumentu takie, jak: podgląd, poprawa, wydruk, wyświetlenie informatora itp. Ten widok, w odróżnieniu od poprzednio omawianego, pozwala pracować na samych przeterminowanych należnościach i wykonywać na nich niezbędne operacje windykacyjne. Użytkownik może filtrować i przeszukiwać listę rozrachunków wybierając te, którymi chce się aktualnie zająć. Oprócz ustawiania należności jako ściągalne lub nieściągalne, możliwe jest 227

228 przypisywanie do nich zbiorczo scenariuszy windykacyjnych lub szybkie rozliczenie należności wybranego klienta. Do zaznaczonej należności można wystawić wezwanie lub notę odsetkową. Możliwe jest także wywołanie kreatora wystawiania dokumentów windykacyjnych, który został opisany powyżej. Przydatna może okazać się kolumna Windykowany, która pokazuje, dla których należności z listy były już wykonywane czynności windykacyjne. 3. Trzeci widok Windykacja wg etapów prezentuje należności pogrupowane wg etapów (wynikających ze scenariuszy). Nadrzędnym elementem jest nazwa etapu, pod nią znajdą się wszystkie rozrachunki, którym został przypisany ten etap oraz kwalifikuje się on do wykonania (na dzisiaj lub jest zaległy). Operacje dostępne w widoku są takie same jak w opisywanym wcześniej widoku Rozrachunki do windykacji. Scenariusze windykacyjne mogą być przypisywane do poszczególnych klientów (sekcja Handel). Powoduje to przypisywanie tego scenariusza do każdej należności wystawionej na danego klienta. Użytkownik nexo może zmienić lub przypisywać scenariusze do wybranych rozrachunków. Służy do tego sekcja Windykacja w formularzu rozrachunku. Znajdują się tu szczegóły dotyczące przypisanego scenariusza oraz jego realizacji w programie. 228

229 Dodatkowo za pomocą operacji dostępnych w module Windykacja, użytkownik może przypisywać/zmieniać scenariusze windykacji zbiorczo dla zaznaczonych na liście należności. Przykład wykorzystania scenariuszy windykacji z programem Gestor nexo Najszersze możliwości windykowania zaległych płatności z wykorzystaniem scenariuszy windykacji dostępne są dzięki programowi Gestor nexo uruchomionemu na danym podmiocie. Wraz z nim użytkownik otrzymuje całą gamę działań możliwych do zaplanowania i wykonywania w kontekście zdefiniowanego scenariusza windykacji. 1. Kluczowym elementem pracy z modułem windykacja jest przypisywanie należnościom odpowiednich scenariuszy windykacyjnych. Można wykonywać to bezpośrednio dla poszczególnych rozrachunków, lub pośrednio poprzez przypisanie scenariuszy klientom (każda należność utworzona dla klienta będzie miała wówczas przypisany ten scenariusz). 2. Praca operacyjna z należnościami gdy użytkownik korzysta ze scenariuszy windykacji, sprowadza się do widoku Windykacja wg etapów. Prezentuje on należności pogrupowane według przypisanych im scenariuszy windykacyjnych oraz według etapów windykacji, którym przypisane zostały jakieś czynności. Widoczny jest etap scenariusza, np. Przypomnienie o zbliżającym się terminie zapłaty. a. We wskazanym scenariuszu zdefiniowana została wysyłka wiadomości w oparciu o szablon wiadomości wybrany w polu Szczegóły czynności. b. Ustawiając się na danej należności użytkownik wybiera opcję Wykonaj zaplanowaną operację windykacyjną. 229

230 Ponieważ dla podmiotu dostępne są funkcje programu Gestor nexo, do tworzonej wiadomości automatycznie wstawiany jest tekst ze specjalnie przygotowanego szablonu z autotekstami. W ten sposób użytkownik programu może powiadamiać o zbliżającym się terminie zapłaty wielu klientów jednocześnie. Po wykonaniu czynności zaplanowanej w danym etapie windykacji, dana pozycja znika z widoku Windykacja wg etapów. Pojawi się tam dopiero w momencie gdy nadejdzie czas zdefiniowany dla kolejnego etapu scenariusza windykacji. 3. Kolejne etapy pracy z windykowanymi należnościami przebiegają w taki sam sposób. W momencie gdy nadchodzi następny etap windykacji, należność pojawia się na liście a użytkownik może szybko wykonać zaplanowaną czynność. W zależności od etapu, obok wysyłki wiadomości może to być wystawienie dokumentu Wezwania do zapłaty lub Noty odsetkowej. W przypadku gdy na danym podmiocie pracuje także Gestor nexo, do danego etapu scenariusza może zostać przypisane wystawienie działania. 230

231 a. Przykładowo dla etapu o nazwie Skierować sprawę na drogę sądową, ustawione może zostać wystawienie działania na podstawie zdefiniowanego wcześniej szablonu b. Po wykonaniu zaplanowanej czynności automatycznie powstanie zadanie według kryteriów określonych w szablonie. Dzięki autotekstom dostępnym w definicji szablonu powstające działanie może zawierać w polu Opis szczegółowe informacje dotyczące windykowanego dokumentu. 231

232 4. W sytuacji, gdy dana należność zostanie w końcu opłacona a użytkownik rozliczy ją w programie, dokument przestanie być prezentowany w module Windykacja. 232

233 Preproporcja (Ra, Re) Wprowadzony został obowiązek stosowania preproporcji VAT (prewspółczynnika) przy odliczaniu podatku naliczonego od zakupów wykorzystywanych zarówno do działalności gospodarczej, jak i do celów innych niż działalność gospodarcza. W konfiguracji programu dodano parametr Preproporcja VAT. Występują w nim następujące możliwości konfiguracji: 1. Ważna od: jeżeli jest to pierwsza preproporcja VAT podatku naliczonego definiowana w danym roku obrotowym, użytkownik w tym polu musi wybrać styczeń w celu zachowania funkcjonowania poprzedniego mechanizmu określania preproporcji. Po zdefiniowaniu pierwszego prewspółczynnika, w trakcie roku obrachunkowego można wskazać już inny miesiąc. 2. Preproporcja VAT: pole to służy do podania dokładnej wartości współczynnika, która zostanie wstawiona do pola Preproporcja VAT w deklaracji. W przypadku gdy współczynnik wynosi poniżej 2%, zostaje zaokrąglony do zera, natomiast gdy wynosi powyżej 98%, zostaje zaokrąglony do 100%. 3. Preproporcja VAT do deklaracji: pole to pokazuje wartość z pola powyższego, odpowiednio zaokrągloną. Wartość proporcji do wykorzystania w deklaracjach użytkownik może wpisać również samodzielnie (np. kiedy wartość ta została ustalona z urzędem skarbowym). Dodając zapis prosty/złożony w Ewidencji VAT zakupu możemy wskazać Cel zakupu. Pole pozwala zadecydować o sposobie ujęcia zapisu w deklaracjach VAT. Możliwe do wyboru są dwa cele zakupu: 1. Gospodarczy: zapisy są w całości ujmowane w deklaracjach (oczywiście z uwzględnieniem pozostałych ustawień zapisu); 2. Mieszany: czyli zakup niezwiązany z działalnością gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT - zapisy są modyfikowane w deklaracji VAT o współczynnik preproporcji VAT podatku naliczonego. 233

234 Nowy układ KPiR (Ra, Re) Dodano obsługę nowego układu Podatkowej Książki Przychodów i Rozchodów obowiązującej od 8 kwietnia 2016 r. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR zmienia układ książki, dodając kolumnę, w której należy ewidencjonować koszty kwalifikowane poniesione na działania badawczo-rozwojowe. Nowy układ KPiR obowiązkowy jest dla podatników rejestrujących działalność po 7 kwietnia Pozostali podatnicy mogą kontynuować ewidencjonowanie na starych zasadach. 234

235 Wersja V11 Obsługa Jednolitego Pliku Kontrolnego (Su, Ra, Re) Od 1 lipca 2016 r. zacznie obowiązywać przepis art. 193a w ustawie Ordynacja podatkowa, który nakłada na przedsiębiorców obowiązek udostępniania organom podatkowym informacji w spójnej formie, co oznacza, że organy te mają prawo żądania Jednolitego Pliku Kontrolnego od podatników prowadzących księgi rachunkowe w formie elektronicznej. Obowiązek generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego dotyczyć będzie z dniem 1 lipca 2016 r. dużych, a od dnia 1 stycznia 2017 r. małych i średnich przedsiębiorstw. Do sprawnej obsługi Jednolitych Plików kontrolnych wydzielony został w programie oddzielny moduł e-kontrola. Moduł ten ewidencjonuje wygenerowane paczki plików dla kontroli podatkowej oraz dostarcza podstawowych informacji na temat danych przekazywanych do e-kontroli. Dostępne w module kolumny prezentują najważniejsze informacje na temat plików zawartych w poszczególnych paczkach. Obok okresu, z jakiego wygenerowano pliki, znajdują się tu kolumny statusowe mówiące o tym, czy w paczce znajdują się pliki z danymi z poszczególnych ewidencji. Znajduje się tu również kod urzędu oraz status wysyłki paczki do e-kontroli. W każdej paczce może znajdować się wiele plików wygenerowanych z poszczególnych ewidencji w programach linii InsERT nexo. Z systemu mogą być generowane następujące pliki: Jednolity plik kontrolny dla faktur VAT Jednolity plik kontrolny dla obrotu magazynowego Jednolity plik kontrolny dla ewidencji zakupu i sprzedaży Jednolity plik kontrolny dla ksiąg rachunkowych Jednolity plik kontrolny dla wyciągu bankowego To, z jakiego programu generowane są poszczególne pliki zależy od typu danych. Przykładowo pliki z danymi z ewidencji VAT, ksiąg handlowych czy wyciągów bankowych mogą być generowane z poziomu Rewizora nexo, natomiast dane odnośnie faktur, obrotu magazynowego czy wyciągów bankowych potrafi eksportować Subiekt nexo. Rachmistrz nexo może generować pliki z danymi dotyczącymi ewidencji VAT, wyciągów bankowych czy podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Pliki z poszczególnych ewidencji mogą być umieszczone w jednej paczce, co ułatwia zarządzanie nimi oraz ich wysyłkę. W przypadku, gdy programy linii nexo pracują na wspólnej bazie danych, paczka wygenerowana w dowolnym z nich jest widoczna także w pozostałych. Pozwala to w łatwy sposób dodawać kolejne pliki z danymi do jednej paczki z poziomu każdego z programów. W przypadku, gdy dane handlowe i księgowe znajdują się w różnych bazach danych, możliwe jest skorzystanie z opcji importowania plików do istniejącej paczki w programie. Opcja ta może być wykorzystywana w sytuacji, gdy kontrolowana firma pracująca na Subiekcie nexo obsługiwana jest przez biuro rachunkowe. W takiej sytuacji pliki z danymi handlowo-magazynowymi mogą zostać 235

236 przesłane do biura rachunkowego, a następnie zaimportowane do paczki utworzonej w Rachmistrzu lub Rewizorze nexo. Tak przygotowaną paczkę można następnie przekazać do organu kontrolnego lub po prostu zapisać na dysk w postaci plików XML. 1. Generowanie paczki plików do e-kontroli W module e-kontrola można dodawać zbiory plików kontrolnych, czyli tzw. paczki. Służy do tego opcja Dodaj -> zbiór plików, która uruchamia kreator generowania plików do kontroli skarbowej. W pierwszym kroku należy podać nazwę paczki oraz jej opis są to dane czysto ewidencyjne, które służą do odpowiedniego organizowania paczek plików w programie. Kod urzędu skarbowego jest polem wymaganym. Jest on uzupełniany automatycznie z danych wspólnika (w przypadku, gdy ustawiona forma prawna wymaga wskazania właściciela) lub z danych Mojej Firmy. W innym przypadku kod ten musi zostać uzupełniony ręcznie. Okres obowiązywania, czyli okres, za który generowane jest paczka plików, podpowiadany jest jako miesiąc bieżący wg daty aplikacyjnej (kontekst pracy z programem). W kolejnym kroku użytkownik proszony jest o wskazanie ewidencji, z których wygenerowane zostaną pliki. Jak zostało wcześniej wspomniane, każdy program potrafi generować pliki z danymi charakterystycznymi dla siebie. Poniżej został umieszczony ekran z kreatora w Rewizorze nexo, gdzie użytkownik może wygenerować pliki z ewidencji VAT zakupu i/lub sprzedaży, ksiąg rachunkowych lub wyciągu bankowego. Dla każdej z zaznaczonych ewidencji tworzony jest osobny plik w paczce. Na uwagę zasługuje fakt, że jeśli, np. Rewizor i Subiekt nexo uruchomione są w trybie multiprogramu, kreator pozwala wygenerować pliki kontrolne z ewidencji księgowych oraz danych typowych dla subiekta (opcje obu programów są połączone). Jak wspomniano wcześniej, podczas generowania paczki dostępna jest także opcja Importuj pliki, która pozwala wczytać do tworzonej paczki plik wygenerowany w innym programie InsERT nexo. Dzięki możliwości importowania plików, możliwe jest stworzenie paczki zawierającej wszystkie pliki, które mogą podlegać kontroli. 236

237 Kolejne kroki kreatora generowania zbioru plików uzależnione są od dokonanego wyboru. W przypadku eksportu danych z ewidencji VAT użytkownik może zweryfikować/zmienić okres, z którego nastąpi eksport a także określić, czy wysyłane będą informacje dotyczące sprzedaży czy zakupu. Dla ksiąg rachunkowych dostępna jest możliwość zmiany okresu, z jakiego wygenerowany zostanie plik. W przypadku zaznaczenia eksportu wyciągu bankowego, program wczytuje do listy wszystkie wyciągi z okresu zdefiniowanego w pierwszym kroku. Możliwe jest dodanie innych dokumentów (wyciągów) z listy. 237

238 Jeżeli zaznaczona została opcja importu plików, w ostatnim kroku kreatora pojawia się możliwość wskazania plików w formacie XML, które zostaną podłączone do generowanej paczki. Podczas generowania JPK z Faktur VAT wystawionych w programie Subiekt nexo, użytkownik musi wybrać walutę. Wynika to ze struktury logicznej JPK, która zakłada, że każdy plik musi być utworzony w jednej walucie. Stąd jeżeli w programie sprzedażowym w danym okresie wystawiane były faktury w kilku różnych walutach, to użytkownik będzie musiał wygenerować dla każdej z tych walut osobny plik XML z fakturami. 2. Operacje wykonywane na paczkach plików do e-kontroli Utworzona paczka plików może być edytowana w celu dodawania do niej kolejnych plików XML. Dodawanie plików może odbywać się poprzez opcję Generuj pliki dostępną w górnym menu formularza edytowanej paczki. Po wybraniu tej opcji pojawia się kreator generowania plików, w którym należy wskazać ewidencje, z których dodane zostaną pliki. Edytując paczkę można wykonać także import już istniejących plików. Służy do tego opcja Importuj z pliku dostępna w operacjach edytowanej paczki. 238

239 Jeżeli paczka jest już kompletna (zawiera wszystkie pliki wymagane do kontroli), należy ją zatwierdzić, aby następnie przekazać do organu kontrolującego. Tylko zatwierdzona paczka może zostać wyeksportowana. Paczka o statusie Zatwierdzona nie podlega edycji. Eksport zbioru plików kontrolnych (paczki) powoduje zapisanie plików XML (wszystkich pozycji ze zbioru plików) we wskazanej lokalizacji. Wygenerowane pliki należy przekazać do organu kontrolującego. Obok opcji eksportu plików XML, programy linii InsERT nexo umożliwiają elektroniczną wysyłkę plików kontrolnych. Opcja ta dostępna jest w menu kontekstowym na liście plików w formularzu paczki. Z tego miejsca możliwe jest także uruchomienie podglądu wybranego pliku XML (Pokaż XML) oraz zapisanie wybranej pozycji na dysk (opcja Eksportuj plik). Przed skorzystaniem z opcji Wyślij (Wysyłka elektroniczna), należy podpisać plik składając podpis kwalifikowany (Podpis Elektroniczny -> Złóż podpis kwalifikowany). UWAGA! Na moment opublikowania wersji Ministerstwo Finansów nie opublikowało jeszcze wszystkich informacji dotyczących wysyłki elektronicznej JPK. Operacja ta zostanie w pełni udostępniona w programach linii InsERT nexo, jak tylko opublikowane zostaną niezbędne informacje techniczne dotyczące wysyłki elektronicznej. 239

240 3. Weryfikacja poprawności generowanych plików kontrolnych Aby pliki w paczce zostały prawidłowo wygenerowane i zapisane należy zapewnić ich poprawność. Pliki XML generowane są według schematów udostępnionych przez organy kontroli skarbowej. Schematy te określają wytyczne co do danych, które mogą lub muszą się pojawić w pliku kontrolnym. Podczas generowania plików kontrolnych, programy linii InsERT nexo sprawdzają poprawność i kompletność danych zapisywanych do plików. W sytuacji gdy informacje są nieprawidłowe lub brakuje danych niezbędnych do zapisania pliku, kreator informuje użytkownika o wystąpieniu błędów. Oprócz ogólnej informacji o wystąpieniu błędu podczas generowania pliku, dostępny jest log z wykonanej operacji. Dostępny jest z poziomu menu kontekstowego (prawy przycisk myszy) na liście wygenerowanych plików. Przykładowo w logu dotyczącym generowania pliku z wyciągami bankowymi może się znaleźć informacja o niepoprawnym numerze rachunku bankowego. Jednym z błędów podczas generowania pliku z zawartością ksiąg rachunkowych może być brak opisu dla kont księgowych w klasyfikacji kont syntetycznych. Profile programu (Gs) Wprowadzono możliwość korzystania z uproszczonego interfejsu użytkownika. Wybór profilu ustawień dostępny jest w kreatorze wdrożeniowym przy zakładaniu podmiotu oraz w programie - w polu kontekstu programu (dostępne w prawym górnym rogu, obok daty aplikacyjnej). Dzięki profilowaniu użytkownik może zastosować jeden z dwóch predefiniowanych układów lub dowolnie wybierać widoczność tematycznie zgrupowanych funkcjonalności, z których chce korzystać. 240

241 Profil Pełny przeznaczony jest dla firm, które wymagają korzystania z systemu w pełnym zakresie. Użytkownik ma dostęp do wszystkich funkcji programu oraz rozbudowanego menu. Ustawienia profilu Mała firma mogą być wykorzystane przez osoby, którym do pracy nie są potrzebne zaawansowane funkcje. Wiadomości SMS (Su, Ra, Re, Gs, Gr) W wersji 11 systemu nexo wprowadzono obsługę SMS, aby użytkownik mógł korzystać z usługi SMS, musi aktywować ją na stronie internetowej przeznaczonej dla klientów InsERT nexo - Moje konto. Po zarejestrowaniu użytkownik otrzyma zwrotny z informacją, czy aktywacja się powiodła. Jeśli użytkownik korzysta z wersji demonstracyjnej, nie ma dostępu do tej usługi. Usługę SMS może aktywować każdy użytkownik posiadający licencję na jakikolwiek program z linii InsERT nexo. Obsługę wiadomości SMS przewidziano dla modułów Klienci, Pracownicy, Instytucje, Wspólnicy, Zestawy klientów, Działania, Oferty, Procesy ofertowe, ale także istnieje możliwość wysyłki powiadomień dla należności, wezwań do zapłaty, scenariuszy windykacyjnych oraz not odsetkowych. Podstawową konfiguracją usługi SMS po stronie klienta programów nexo jest zakładka CRM. Znajduję się na niej pole Przesyłaj wiadomości SMS na: Istnieje możliwość ustalenia czy wiadomości tekstowe mają być wysyłane na numer firmowy czy przedstawiciela firmy. Dodatkowo, wszystkie wysłane wiadomości SMS prezentowane są w Informatorze klienta na zakładce SMS. Parametry wiadomości SMS W pierwszym polu Wysyłaj wiadomości co należy określić, co jaki czas (podany w minutach) system będzie automatycznie wysyłał wiadomości SMS. Nazwa aktualnej taryfy - w zależności od aktywowanej opcji Standard lub PRO. 241

242 Znaków w części limit znaków na część wiadomości. Zawartość pola jest domyślnie skonfigurowana przez dostawce usługi SMS. Należy zwrócić uwagę na fakt, że liczba znaków zostanie pomniejszona jeżeli zostanie uruchomiony parametr Polskie znaki dozwolone. Limit części w wiadomości określa na ile części zostanie podzielona wiadomość tekstowa po przekroczeniu liczby znaków ustalonej w Znaków w części. Zawartość pola jest domyślnie skonfigurowana przez dostawce usługi SMS. Należy zwrócić uwagę na fakt, że limit części zostanie pomniejszona jeżeli zostanie uruchomiony parametr Polskie znaki dozwolone. Polskie znaki dozwolone parametr określa czy w wiadomości tekstowej dozwolone są polskie znaki. Aktualna nazwa jest to nazwa nadawcy, jaką zobaczy odbiorca wiadomości. Istotną informacją jest fakt, że operowanie nazwą jest dostępne tylko dla taryfy PRO. Dla wersji STANDARD zawsze jest to losowy numer telefonu. Domyślną nazwą jest INFO, lecz użytkownik może ją zmienić kiedy tylko chce. Służy do tego przycisk Zmień nazwę nadawcy. Nazwa może składać się z liter, cyfr, spacji i kropek. Po wprowadzeniu nowej nazwy trzeba zapisać zmiany w parametrach wiadomości SMS, co spowoduje wysłanie żądania zmiany nazwy do centrum obsługi SMS (czas zatwierdzenia nazwy - do trzech dni roboczych). Status zmiany nazwy w polu widoczny jest status procesu zmiany nazwy. Kategorie wiadomości SMS Kategorie wiadomości SMS są przydatne podczas przygotowywania wiadomości SMS oraz ich szablonów. Kategoria to jednostka klasyfikacyjna, dzięki której wyróżnia się grupy obiektów cechujących się pewnym podobieństwem. 242

243 Szablony SMS Ten konfiguracyjny moduł umożliwia zarządzanie szablonami wiadomości SMS wykorzystywanymi do korespondencji z klientami. Szablony mogą zawierać pola autotekstu ułatwiające dostosowanie treści wiadomości do danych klienta czy oferty. Kategoria pozwala w czytelny sposób grupować zbiór szablonów wiadomości SMS. Istnieje możliwość wyboru pozycji ze słownika kategorii oraz dodania nowej. Wiadomość typu flash - zakreślenie znacznika spowoduje, że wiadomość SMS pojawi się natychmiast po wysłaniu na ekranie telefonu adresata (nie będzie musiał uruchamiać menu i wybierać opcji odbierania SMS). Treść - kliknięcie w ikonę znajdująca się obok tego pola spowoduje rozwinięcie listy z autotekstami. Autoteksty to zmienne, które wstawia się do edytowanego szablonu wiadomości SMS (przez dwukrotne kliknięcie w nazwę autotekstu w drzewku), a podczas wysyłania wiadomości zostają one zamieniane na rzeczywiste dane. Drzewko z listą zawiera wszystkie możliwe do wykorzystania w tym miejscu autoteksty. Wysyłka wiadomości SMS może odbywać się z poziomu dedykowanego modułu lub z poziomu kartoteki klientów. Po zaznaczeniu jednego lub kilku klientów użytkownik może skorzystać z opcji Wyślij SMS znajdującej się w górnym menu Operacje. Spowoduje to uruchomienie kreatora wysyłki SMS, gdzie w pierwszym kroku należy wybrać, pod jaki numer wysłana zostanie wiadomość. 243

244 W kolejnym kroku należy wprowadzić treść wiadomości. Można skorzystać z wcześniej przygotowanego szablonu, a także wielu autotekstów. Istnieje możliwość nadania kategorii tworzonym SMSom, wprowadzenia dodatkowych uwag oraz oznaczenia wiadomości jako flash. W ostatnim kroku należy zatwierdzić wysyłkę. Domyślnie przygotowane SMSy zostaną oznaczone jako robocze i będą dostępne w module Wiadomości SMS z poziomu widoku Robocze wiadomości SMS. Użytkownik może jednak pominąć ten status i oznaczyć generowane SMSy jako gotowe do wysyłki. Będą one wówczas dostępne w Skrzynce nadawczej SMS (drugi widok w module Wiadomości SMS). W przypadku wysyłki z poziomu modułu Wiadomości SMS, należy skorzystać z opcji Dodaj Wiadomość SMS. Pojawia się wówczas formularz nowej wiadomości, w którym należy wskazać klienta. Jeżeli w kartotece wybranego klienta znajduje się domyślny numer telefonu, zostanie on wstawiony w pole Numer. Jeżeli klient posiada kilka numerów, można wybrać odpowiedni a nawet wpisać inny numer ręcznie. W polu treść należy wprowadzić tekst, można także skorzystać z autotekstów. Dodatkowo możliwe jest nadanie wiadomości kategorii, uwag a także oznaczenie jej jako wiadomość flash. 244

245 Gotową wiadomość SMS można zapisać jako roboczą (opcja Zapisz) lub przekazać ją do wysłania. Ta druga opcja spowoduje zapisanie SMSa w widoku Skrzynka nadawcza SMS, gdzie skorzystać można z opcji Wyślij. Zbiorczy podpis wiadomości (Gs, Su, Ra, Re, Gr) Dla użytkownika będącego Szefem firmy" wprowadzono możliwość definiowania podpisów wiadomości pocztowych wszystkim pracownikom. Pole Użytkownik jest dostępne tylko dla Szefa firmy. 245

246 Akcje automatyczne dla szablonów działań (Gs) W zdefiniowanych przez użytkownika szablonach działań wprowadzono możliwość przypisania akcji automatycznych. Dzięki temu działania powstające na podstawie tych szablonów mają od razu przypisaną akcję automatyczną z wszystkimi ustalonymi parametrami. Jest to szczególnie przydatne zwłaszcza w dokumentowych szablonach działań, które pozwalają np. na zaplanowanie wysłania a z do klienta. Wysyłka oferty w treści wiadomości (Gs) W oknie wydruku oferty wprowadzono możliwość wysyłania wydruku w treści wiadomości (bez załącznika w formacie pdf). 246

247 W konfiguracji typów dokumentów > Oferta dodano opcjonalną możliwość stałego ustawienia tego sposobu wysyłania ofert, jak i możliwość przypisania tego sposobu w danych klienta. Moduł Poczta wychodząca (Su, Ra, Re, Gr) Poczta wychodząca jest uproszczonym modułem poczty dla wiadomości wychodzących. Umożliwia on m.in. łatwe wysłanie drogą elektroniczną wydruków. Uproszczenie klienta poczty w stosunku do Gestora nexo wprowadza następujące ograniczenia: możliwość korzystania wyłącznie z jednego konta pocztowego w systemie, wprowadzenie tylko jednego adresata wiadomości, podanie jednego ogólnofirmowego podpisu, brak możliwości luźnej wysyłki wiadomości do wielu odbiorców (poza wysyłaniem dokumentów), wyłącznie wysyłanie i, brak możliwości odbierania wiadomości. Konto pocztowe można dodać w menu Konfiguracja > Konta pocztowe oraz bezpośrednio po przejściu do modułu Poczta wychodząca. Podczas pierwszego uruchomienia modułu, program proponuje przeprowadzenie konfiguracji własnego konta pocztowego. Pierwszym krokiem jest uzupełnienie danych takich jak: imię i nazwisko - może to być nazwa w jakikolwiek sposób związana z adresem użytkownika; gdy będzie on wysyłał wiadomość, nazwa ta pojawia się np. w polu Od w wiadomościach wychodzących - jest to nazwa nadawcy wiadomości. adres - właściwy adres poczty elektronicznej użytkownika, który ma być używany przez nadawców wiadomości kierowanych na dodawane konto; musi być podany w następującym formacie: nazwa@firma.com. nazwę użytkownika - jest to login do konta. System automatycznie podpowiada tu pierwszy człon adresu . hasło - hasło użytkownika systemu. Ponadto użytkownik może skorzystać z opcji Pobierz konfigurację, która spowoduję, że program sam ustali najważniejsze parametry dotyczące wysyłania i odbierania wiadomości na podstawie wprowadzonego adresu

248 W kolejnym kroku kreatora użytkownik ma możliwość ustalenia, który z użytkowników ma korzystać z wbudowanego w systemie nexo klienta poczty. Dostępne na liście są osoby dodane w Konfiguracja > Użytkownicy. Krok Domyślny podpis pozwala na konfigurację podpisu znajdującego się w dolnej części wiadomości . Istotną informacją jest fakt, że można korzystać z pól autotekstu. 248

249 Ostatnim etapem konfiguracji jest Podsumowanie. Znacznik Wykonaj synchronizację teraz powoduje synchronizację nowo założonego konta pocztowego (jest ona obowiązkowa dla kont wykorzystujących protokół IMAP). Naklejki (Su, Ra, Re, Gr, Gs) Moduł Naklejki w systemie nexo znajduje się we wszystkich składowych programach (Subiekcie nexo, Rachmistrzu nexo, Rewizorze nexo, Gratyfikancie nexo, Gestorze nexo, Biuro nexo). Moduł ten (w innych programach niż Subiekt nexo) przydatny może być do edycji i drukowania etykiet na koperty, przy korespondencji seryjnej. Możliwości tego modułu w pełni można wykorzystać w Subiekcie nexo. Aby wydrukować naklejki powinno się zdefiniować szablon naklejki, oraz zestaw danych. W graficznym edytorze szablonu naklejki definiujemy elementy, które będą drukowane, natomiast w zestawie danych definiujemy zbiory towarów lub kontrahentów do wydruku. Zestaw danych - Podczas tworzenia zestawu danych w pierwszej kolejności w pomocniczym oknie należy wybrać kartotekę, z której dane zostaną wykorzystane do naklejek. Szablon naklejek - Okno konfiguracji szablonu naklejek zawiera dwie zakładki: Układ strony oraz Zawartość naklejki. Pierwsza zakładka (Układ strony) pozwala na zdefiniowanie formatu papieru do wydruku naklejek, oraz wielkości samych etykiet. W programie zostały predefiniowane najpopularniejsze typy układów. Jeśli jednak istnieje potrzeba wydruku niestandardowego układu, należy odznaczyć znacznik "Układ predefiniowany". Program 249

250 pozwoli wtedy na dowolną edycję rozmiaru papieru, wielkości naklejek, oraz ich liczby na stronie wydruku. Druga zakładka (Zawartość naklejki), pozwala na zdefiniowanie zawartości etykiet. Na początku powinno się określić typ kartoteki. Dostępne są następujące typy: o asortyment, o asortyment na dokumentach handlowych, o asortyment na dokumentach magazynowych, o klienci, o klienci na dokumentach, o klienci biura, o instytucje, o wspólnicy, o pracownicy, o środki trwałe, o wyposażenie. 250

251 Opcje związane z drukowaniem naklejek są dodatkowo dostępne, w modułach ewidencjonujących dokumenty. Przykładowo w module sprzedaż można wywołać opcje Drukuj naklejki z asortymentem lub Drukuj naklejki z klientami. Jest to bardzo wygodny sposób zbiorczego wydruku etykiet na podstawie zaznaczonych faktur. W sytuacji, gdy użytkownik wybierze opcję drukowania naklejek wg danych, dla których nie utworzono wcześniej szablonu, program zaproponuje szybkie utworzenie szablonu przed wydrukiem. Drukowanie zbiorcze (Su, Ra, Re, Gr, Gs) Aby skorzystać z możliwość zbiorczego wydruku dokumentów, należy zaznaczyć kilka pozycji (skrót CTRL + A pozwala na wybór wszystkich pozycji widocznych na liście), a następnie skorzystać z opcji Drukuj dostępnej z górnego menu Operacje oraz w menu kontekstowym. Formularz wydruku domyślnie uwzględnia wszystkie zaznaczone pozycje. Przed wydrukiem można odznaczyć dokumenty, które z jakiś względów nie powinny być drukowane. Jeżeli zachodzi taka potrzeba to dla każdej pozycji można określić indywidualne parametry drukowania dzięki 251

252 czemu możliwy jest wydruk części dokumentów na dodatkowej drukarce czy wysyłka tylko wybranych pozycji mailem. W Subiekcie nexo najczęściej będą wysyłane wydruki wystawionych dokumentów w programie. Po wybraniu pozycji należy dokonać wysyłki. Znajduje się ona w opcjach drukowania. Domyślnie wszystkie dane są podpowiadane z kartotek klientów, ale zawsze można zmienić adres ręcznie. Wysyłka wiadomości widoczna jest w widżecie Poczta oraz w module Poczta wychodząca. Z tego miejsca można zarządzać ami przeglądając dostępne foldery lub ręcznie napisać nową wiadomość. Oczywiście posiadając licencję Gestora nexo moduł poczty wychodzącej zostanie przekształcony w moduł Poczta, umożliwiający pełną obsługę konta pocztowego. Dodano możliwość przypisania stworzonych wzorców wydruku do raportów LINQ (Su, Ra, Re, Gs, Gr) Do własnych raportów LINQ dodano możliwość podpięcia własnych wzorców wydruku. Należy skorzystać z opcji Zarządzaj wzorcami wydruku. W rozwijalnym menu należy wybrać opcję Importuj wzorzec i wskazać go z dysku. 252

253 Dodano uprawnienia do zmiany domyślnego magazynu, oddziału, stanowiska kasowego w kontekście programu (Su, Ra, Re, Gr, Gs) Do listy uprawnień personelu dodano możliwość nadania uprawnień do zmiany domyślnego egzaminu, oddziału czy stanowiska kasowego w kontekście programu. Uprawienia znajdują się w Konfiguracja > Użytkownicy > Uprawnienia. Umożliwiono zmianę ceny netto lub brutto opakowań na dokumentach (Su) Wprowadzono możliwość zmiany ceny netto lub brutto opakowań na dokumentach. W Konfiguracji > Parametry Subiekta istnieje możliwość ustawienia blokowania lub nie blokowania wybranej funkcjonalności. Okno dodawania pozycji na dokument (Su) Zmieniono wygląd okna dodawania pozycji na dokument z listy towarów i usług. Znacznik Pokaż magazyny nie będzie widoczny gdy w bazie danych jest jeden magazyn. Służy on do podglądu i kontroli stanów magazynowych w pozostałych magazynach. Znacznik Pokaż zamienniki i warianty nie będzie widoczny gdy dany towar nie będzie posiadał zamienników. 253

254 Dla wydruków kadrowych definiowanych w słowniku "Treści dokumentów" umożliwiono wydruk zbiorczy dla wielu pracowników/umów naraz (Gr) Aby skorzystać z możliwość zbiorczego wydruku dokumentów, należy w module Pracownicy bądź Umowy zaznaczyć kilka pozycji (skrót CTRL + A pozwala na wybór wszystkich pozycji widocznych na liście), a następnie skorzystać z opcji Drukuj dostępnej z górnego menu Operacje oraz w menu kontekstowym. Formularz wydruku domyślnie uwzględnia wszystkie zaznaczone pozycje. Przed wydrukiem można odznaczyć pracowników bądź umowy, które z jakiś względów nie powinny być drukowane. Możliwa jest edycja treści każdej pozycji jak i jej podgląd. Jeżeli zachodzi taka potrzeba to dla każdej pozycji można określić indywidualne parametry drukowania dzięki czemu możliwy jest wydruk części dokumentów na dodatkowej drukarce czy zapis tylko wybranych pozycji do biblioteki dokumentów. 254

255 Umożliwiono zbiorczą zmianę miesiąca pierwszego wynagrodzenia w programie dla wskazanych pracowników (Gr) Funkcja dostępna jest z poziomu Parametrów wdrożenia programu (moduł Konfiguracja), oraz z menu Operacje modułu Pracownicy. Wywołanie funkcji zmiany miesiąca wynagrodzenia w pierwszej kolejności skutkuje wyświetleniem ostrzeżenia. Informuje nas ono, iż ewentualna zmiana daty może nieść ze sobą konieczność uzupełnienia danych wdrożeniowych pracowników (dane wdrożeniowe mogą stać się niekompletne, gdyż nie będą zawierać informacji ze zmienionego okresu). 255

256 Po akceptacji ostrzeżenia dostępny staje się formularz. Jego główną część stanowi tabela zawierająca podstawowe dane pracownika takie jak imię, nazwisko, nr pesel. Kolumny Pierwsze wynagrodzenie oraz Wynagradzany są nieedycyjne. Zmiany miesiąca oraz sposobu wypłacania wynagrodzenia określa się w kolumnach z dopiskiem po zmianie. W górnej części okna znajdują się pola umożliwiające wstępne określenie sposobu oraz wskazanie miesiąca pierwszego wynagrodzenia. Następnie za pomocą przycisku Zastosuj możliwe jest zbiorcze przypisanie zdefiniowanych wartości wszystkim pracownikom wprowadzonym do formularza. Wprowadzono do programu mechanizm, który ułatwia wprowadzanie urlopu macierzyńskiego/ojcowskiego/rodzicielskiego (Gr) Wybór typu absencji jako urlop macierzyński/ojcowski/rodzicielski powoduje automatyczne wygenerowanie w programie odpowiednich, następujących po sobie okresów razem z właściwymi dla nich kodami świadczeń. Okresy te tworzone są w oparciu o datę początkową wprowadzanej absencji. Data końcowa zostaje wyznaczona przez program na podstawie ostatniego okresu i nie może zostać zmieniona przez użytkownika. Dla każdego okresu program podpowiada określony procent naliczenia danego świadczenia przy czym jeżeli zachodzi taka potrzeba proponowane wartości naliczenia mogą zostać zmienione ręcznie. Wprowadzono do programu kreator ułatwiający wypełnianie planu pracy oraz jego faktyczne wykonanie dla wielu pracowników naraz (Gr) Kreator dostępny jest w menu Operacje jak i w menu kontekstowym we wszystkich widokach modułu ECP za wyjątkiem widoku Sumaryczna ewidencja czasu pracy. 256

257 Kreator składa się z trzech kroków. W pierwszym kroku należy określić zakres danych, które będą wprowadzane. Zmianie może podlegać plan pracy, jego wykonanie (ECP), oraz oba zbiory danych jednocześnie. Dodatkowo należy zdefiniować ramy czasowe wypełnianego okresu. Drugi krok kreatora zawiera wykaz dni wybranego okresu. W zależności od określonego zestawu danych może być widoczny plan pracy wyróżniony odcieniem zielonym lub/oraz wykonanie wyróżnione odcieniem czerwonym. Dane w tabeli można wypełniać ręcznie lub przy wykorzystaniu jednej z wielu funkcji automatyzujących ten proces. W górnej części formularza dostępne są opcje: wypełnij na podstawie kalendarza - pozwala wypełnić plan na podstawie wskazanego kalendarza, wypełnij na podstawie umowy - pozwala wypełnić wykonanie na podstawie wykonania (ECP) zapisanego dla wybranej umowy - na przykład dla całej ekipy, w której wszyscy pracowali tak samo w danym okresie wystarczy wprowadzić wykonanie dla jednego z pracowników, a dla pozostałych wykorzystać właśnie tę funkcję, skopiuj plan do wykonania - umożliwia przepisanie wszystkich danych z obszaru planu do obszaru wykonania - oznacza to, że pracownik przepracował cały okres zgodnie z planem, skopiuj wykonanie do planu - umożliwia przepisanie wszystkich danych z obszaru wykonania do obszaru planu. 257

258 W ostatnim kroku kreatora należy dokonać wyboru umów, dla których zostaną zapisane wprowadzone w poprzednim kroku dane. W tym miejscu może pojawić się szereg ostrzeżeń dotyczących różnych konfliktów. Należy pamiętać, że jeśli we wprowadzanym okresie dla danego pracownika zapisano wcześniej zmianę w planie pracy lub zmianę w godzinach przepracowanych po wykonaniu kreatora zostaną one zastąpione danymi wprowadzonymi w kreatorze. Natomiast w przypadku gdy w podanym okresie pracownik miał wprowadzoną absencję lub jego umowa nie obejmowała całego wprowadzanego okresu odpowiednie dane wprowadzone w kreatorze nie zostaną zapisane. 258

259 Po naciśnięciu przycisku Wykonaj pojawi się raport z działania kreatora. Zostanie wyświetlona lista wybranych umów, wprowadzone dane planu i/lub wykonania oraz ewentualnie lista wpisów, których nie udało się zapisać. Jeśli kreator zapisał zmiany w okresach już rozliczonych wypłatami, może pojawić się lista wynagrodzeń, które będą wymagały skorygowania. Dodano do programu słownik Rodzajów wydatków delegacji (Gr) Słownik dostępny jest w module Konfiguracja. Wartości z tego słownika dostępne są w sekcji Wydatki wg załącznika formularza delegacji i mogą być wykorzystane zarówno przy wprowadzaniu delegacji krajowych jak i zagranicznych. W funkcji Ustaw wartość składnika na umowach dostępnej w modułach składników płacowych oraz definicjach list płac dodano możliwość określenia czy nowa wartość składnika ma obowiązywać od zadanej daty i utworzyć wpis w historii wartości składnika czy ma nadpisać ostatnią wartość składnika na umowie (Gr) 259

260 Wprowadzono do programu funkcję umożliwiającą szybkie wystawienie rachunku do umowy (Gr) Opcja Wystaw rachunek dostępna jest z poziomu menu Operacje oraz menu kontekstowego modułu umów pracowniczych. Można ją również wywołać w oknie otwartej umowy cywilnoprawnej. Wywołany dzięki tej opcji formularz przypomina standardowe okno rachunku. Różnicę stanowi dodatkowa sekcja Lista rachunków. W sekcji tej w pierwszej kolejności należy wskazać definicję, według której wygenerowany zostanie rachunek. W kolejnym kroku wymagane jest określenie miesiąca, za który zostanie on wypłacany. Pole lista rachunków pozwala zadecydować czy dla tworzonego rachunku ma zostać utworzona nowa lista rachunków, czy też ma on zostać dopisany do już istniejącej listy. W sytuacji, gdy wybrano listę rachunków pola Nazwa, Numer oraz parametry naliczenia rachunku ustawione zostają zgodnie z definicją wskazanej listy i nie mogą zostać zmienione przez użytkownika. Gdy wybrano opcję tworzenia nowej listy rachunków dane te zostają wstępnie ustawione na podstawie wskazanej definicji listy rachunków, ale jeżeli zachodzi taka potrzeba mogą zostać zmienione ręcznie. Pole sposób dekretacji pozwala ustalić czy do rachunku utworzony zostanie jeden obraz księgowy pozwalający zaksięgować listę jednym dekretem, czy też lista ma zostać rozbita na oddzielne obrazy księgowe odpowiednio dla wynagrodzenia składek ZUS i zaliczki. Parametr Rachunek tworzony poza systemem wynagrodzeń można odznaczyć tylko w sytuacji, kiedy nie została jeszcze wyliczona za dany miesiąc lista rachunków rozliczająca system wynagrodzeń. Wówczas generowany rachunek może ten system rozliczyć. Gdy parametr jest zaznaczony program utworzy dodatkowy rachunek dla pracownika w miesiącu nie wpływający w żaden sposób na system wynagrodzeń. Wartości poszczególnych składników płacowych ustawione zostają zgodnie z wartościami na umowie. Przez zapisaniem rachunku możliwa jest zmiana ich wartości oraz ewentualne dodanie kolejnych składników. 260

261 Dodano do programu obsługę wiz dla cudzoziemców (Gr) Pole Wizy pojawia się w sekcji Dodatkowe formularza pracownika, gdy wybrane zostanie obywatelstwo inne niż polskie. Dane jakie można ewidencjonować w programie to okres ważności wizy jej numer oraz konsulat, który dokonał jej wydania. Dodatkowo w programie udostępniono raport o nazwie Wizy, który w łatwy sposób pozwala na uzyskanie informacji o terminach ważności w prowadzonych do systemu wiz. W analizatorze wynagrodzenia dodano sekcję "Ewidencja czasu pracy" zawierającą podstawowe dane o planie pracy, wykonaniu i absencjach z okresu rozliczanego danym wynagrodzeniem. 261

262 Na wydrukach odcinków wypłat dodano możliwość drukowania informacji o korekcie poprzednich wynagrodzeń (Gr) Przed wydrukiem odcinku z wypłaty/rachunku możliwe jest zaznaczenie opcji umożliwiającej drukowanie informacji o korekcie. Dodatkowo w słowniku konfiguracji wydruków list płac i rachunków (moduł Konfiguracja) dla danej pozycji możliwe jest ustawienie uwzględniania Informacji o korektach na wydrukach odcinków wypłat/rachunków. 262

263 Rozszerzono mechanizm notatek do wynagrodzeń o informację, że wynagrodzenie uwzględniło korekty poprzednich wynagrodzeń (Gr) Uwzględnianie informacji o korekcie w notatkach można wyłączyć w module Konfiguracja w Parametrach notatek do wynagrodzeń. 263

264 W definicji deklaracji CIT dodano możliwość filtrowania pozycji wg przynależności do deklaracji CIT-8, załącznika CIT-8/O, załącznika CIT-BR (Re) Deklaracja CIT-8 wzbogacona została o załącznik CIT-BR stanowiący informację o odliczeniach od podstawy opodatkowania kosztów uzyskania przychodów poniesionych na działalność badawczo-rozwojową (Re) Wartości do załącznika pobierane są na podstawie pól określonych w Definicji deklaracji CIT (moduł Sprawozdania finansowe). Aby załącznik pojawił się na deklaracji i był dostępny do edycji należy na deklaracji CIT-8 w polu Czy do niniejszej deklaracji dołączono załącznik CIT-BR wybrać wartość Tak. 264

265 Dodano do programu Rewizor nexo możliwość stworzenia opisu klasyfikacji kont syntetycznych. Opis ten wymagany jest do prawidłowego wygenerowania przez program Jednolitego Pliku Kontrolnego (Re) W module konfiguracja znajduje się słownik Klasyfikacja kont syntetycznych. W słowniku tym ewidencjonowane są opisy kont syntetycznych planu kont w okresie wynikającym z kontekstu programu. W Parametrach planu kont znajduje się pozycja Uzupełniaj Klasyfikację kont syntetycznych. 265

266 Przy włączonym parametrze opisy kont mogą być definiowane już na etapie dodawania konta do planu. W przeciwnym wypadku opisy mogą zostać określone jedynie z poziomu słownika klasyfikacji kont. Wymagane jest zdefiniowanie opisów dla wszystkich trzech znaków składających się na numer konta syntetycznego. Są to odpowiednio: opis zespołu, opis kategorii, oraz opis podkategorii. Opcja Dodaj słownika klasyfikacji kont pozwala na wygenerowanie opisu dla każdej z pozycji. Przy dodawaniu opisu podkategorii dostępny jest parametr Dodaj definicję konta. W sytuacji gdy zostanie on zaznaczony po zapisie podkategorii program zaproponuje utworzenie konta syntetycznego w planie kont o numerze wynikającym z podanej klasyfikacji. 266

267 Dla wzorcowych planów kont dostępnych w aplikacji opis klasyfikacji kont dołączany jest automatycznie do słownika. Dla kont definiowanych ręcznie opisy muszą zostać utworzone przez użytkownika. W menu modułu znajduje się opcja Uzgodnij plan kont. Pozwala ona utworzyć brakujące pozycje w słowniku na podstawie danych kont syntetycznych z planu kont. Dodano możliwość określenia kolejności kojarzenia przychodów z rozchodami zasobów magazynu walut jeżeli zasoby walutowe zostały zaewidencjonowane na danym koncie księgowym, w tym samym dniu, ale w różnych rejestrach księgowych (Re) Wywołanie funkcji Przelicz w magazynie walut powoduje wyświetlenie formularza z listą rejestrów księgowych zawierających zapisy w walucie. Dzięki opcją dostępnym w menu kontekstowym wybrane rejestry mogą być przesuwane w górę lub dół listy. Kolejność rejestrów na liście decyduje o kolejności wiązanie ze sobą zapisów co ostatecznie ma wpływ na wyliczenie w programie 267

268 zrealizowanych różnic kursowych od środków pieniężnych. Należy pamiętać, że kolejność ustalana jest tylko dla zapisów zaewidencjonowanych tego samego dnia. Umożliwiono zmianę sposobu numeracji dekretów oraz poleceń księgowania według wskazanej definicji rejestru numeracyjnego (Re) Sposób numeracji określa się oddzielnie dla każdego rejestru księgowego w module Konfiguracja Rejestry księgowe. Należy pamiętać, że zmiana rejestru numeracyjnego dla rejestru, dla którego istnieją zapisy nie jest możliwa. Oprócz domyślnych rejestrów numeracyjnych, przygotowane zostały rejestry umożliwiające miesięczną numerację dekretów oraz poleceń księgowania. 268

269 e-sprawozdawczość VAT (Ra, Re) W module deklaracji skarbowych dodano serwis umożliwiający dla podatników, którzy prowadzą księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych, możliwość przekazywania, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych, informacji o prowadzonej ewidencji VAT bez wezwania organu podatkowego. Nowe obowiązki sprawozdawcze i ewidencyjne wchodzą z dniem 1 lipca 2016 r. i dotyczą dużych przedsiębiorców w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Mali i średni przedsiębiorcy taki obowiązek będą posiadali od dnia 1 stycznia 2017 r. W celu wygenerowania pliku wysyłki VAT należy w module Deklaracje skarbowe w widoku e- Sprawozdawczość VAT kliknąć opcję Dodaj, a następnie Plik VAT. Wyświetlony zostanie Kreator generowania pliku wysyłki VAT. Na wstępie należy określić miesiąc naliczenia oraz wpisać właściwy Kod urzędu skarbowego. Domyślnie podpowiadany jest kodu urzędu skarbowego, jaki został ustawiony w danych Mojej firmy. Po kliknięciu przycisku wykonaj program rozpocznie generowanie pliku. Na tym etapie prezentowane są informacje o postępie prac oraz ewentualne błędy. Przycisk Zakończ zamyka kreator. 269

270 Obsługa pliku w dużej mierze przypomina obsługę deklaracji skarbowych w programie. Formularz Pliku VAT pozwala na weryfikację danych. Dane zostały pogrupowane i podzielone na kilka zakładek: Podstawowe, Ewidencja sprzedaży, Ewidencja zakupów. Prezentowane informacje są tylko do odczytu i nie można ich edytować. Ostatnia zakładka Wysyłka elektroniczna informuje o statusie wysyłki elektronicznej pliku. 270

271 Wszystkie opcje odpowiedzialne za wysyłkę Pliku VAT drogą elektroniczną dostępne są z poziomu górnego menu Wysyłka elektroniczna. Pod przyciskiem Operacje kryją się opcje dzięki którym można podejrzeć strukturę danych w formacie XML oraz wyeksportować informacje do pliku (dane także zapisywane są w formacie XML). Jeżeli po wygenerowaniu pliku poprawiane były lub dodawane zapisy do ewidencji bądź zmieniane jakiekolwiek dane uwzględniane przez plik, dzięki opcji Wylicz od nowa możliwe jest uaktualnienie danych w Pliku VAT. Wzbogacono słownik transakcji VAT o nową pozycję Zwrot odliczonej lub zwróconej kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących (Ra, Re) Transakcja domyślnie jest nieaktywna. By móc z niej korzystać w programie należy ją aktywować poprzez edycję słownika Transakcje VAT znajdującego się w module Konfiguracja. 271

272 Zapisy z ewidencji VAT sprzedaży zawierające daną transakcję biorą udział w wyliczaniu pola 17 deklaracji VAT-7. Dodano możliwość wykorzystania księgowych słowników użytkownika w definicji środka trwałego (Ra, Re) W parametrach środków trwałych znajduje się opcja, która pozwala na włącznie etykietowania środków trwałych oraz ich dokumentów. Domyślnie przy włączonej opcji określona dla środka trwałego wartość ze słownika przepisywana jest na dokumenty związane z tym środkiem trwałym (amortyzacje, modernizacje czy dokument 272

273 likwidacji). Ustawiona wartość słownika na dokumencie dotyczącym środka trwałego przenoszona jest do obrazu księgowego danego dokumentu co umożliwia wykorzystanie tego atrybutu w dekretacji automatycznej. Etykietowanie środków trwałych z wykorzystaniem słowników użytkownika, pozwala również dekretować automatycznie dokumenty środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych z wykorzystaniem kartoteki księgowej opartej o te słowniki. 273

274 Wersja 12 Zamiany interfejsowe (InsERT nexo) W wersji 12 systemu istotnie zmieniono interfejs poszczególnych programów. Najważniejsze zmiany dotyczą następujących elementów budowy programu: Drzewo modułów pogrupowane obszarami, czytelne, zawsze pod ręką. Nawet gdy jest schowane, po najechaniu na lewą krawędź samo się rozwija. Ulubione można w łatwy sposób utworzyć własne menu, zarówno z modułami, operacjami. jak i 274

275 Wyszukiwarka poleceń dzięki niej można w szybki sposób wystawiać nowe dokumenty, dodać klienta lub towar. Multiprogram nawet cztery programy w jednym oknie. Subtelne wyróżnienie kolorem programu głównego, a pozostałe programy tuż obok, pod ręką. Nie trzeba otwierać żadnych dodatkowych okien. 275

276 Widgety wyświetlają informacje o istotnych wydarzeniach w programie. Pojawiają się tylko wtedy, gdy jest coś ważnego do zakomunikowania, np. pojawiła się nowa wiadomości . Kontekst dzięki niemu wszystkie domyślne ustawienia są zawsze pod ręką. W Subiekcie nexo można wybrać domyślny magazyn lub stanowisko kasowe, które będą automatycznie wprowadzane do dokumentów. W przypadku programów księgowych, np. Rewizora nexo, przydatna może okazać się data aplikacyjna. Dzięki niej można szybko wprowadzić do programu serię zapisów księgowych z danego dnia. Ustawienia z tego poziomu skonfigurujesz wszelkie niezbędne parametry programu. Uzupełnisz lub zmienisz dane swojej firmy, ustawisz profil pracy z programem. Uruchomisz także moduł Konfiguracja, który zawiera wszystkie parametry i słowniki wykorzystywane przez system InsERT nexo. 276

277 Operacje jest to lista poleceń, które można wykonać w dowolnym momencie. Z tego poziomu istnieje możliwość uruchomienia innych programów, wylogowania się lub dokonania archiwizacji. Można także szybko sprawdzić wersję uruchomionego programu. Widoki dane w poszczególnych modułach przedstawiane są za pomocą widoków. Moduły, które udostępniają kilka widoków, są odpowiednio oznaczone. Nazwy jednoznacznie informują o tym, jakie dane są prezentowane o zakresie informacji decyduje specjalny zestaw filtrów i kolumn. Przykładowo moduł Sprzedaż pozwala wyświetlać wszystkie dokumenty sprzedażowe, wyłącznie faktury lub tylko dokumenty detaliczne. Korzystanie z widoków upraszcza pracę i przyspiesza analizę zebranych informacji. 277

278 Dokumenty i kartoteki wszystkie formularze w systemie InsERT nexo zostały podzielone na zakładki. Dzięki temu wystawiając dokument od razu widzisz, jakie dane należy uzupełnić. W podobny sposób zaprojektowano okna elementów kartotek, gdzie podział na zakładki odzwierciedla wagę zapisywanych informacji. Taka budowa skraca czas wprowadzania danych, a także zapewnia lepszą czytelność formularzy. Informacja Roczna Dla Osoby Ubezpieczonej (RMUA) (Gr) W wersji 12 Gratyfikanta nexo umożliwiono wydrukowanie rocznej informacji dla osoby ubezpieczonej. Możliwość ta znajduje się w module Pracownicy w górnym menu Operacje Drukuj. 278

279 Kompletowanie zamówień (Su) Kompletacja pozwala w szybki sposób przygotować całe zamówienie do wydania, a w przypadku braku stanów towarowych, sprawdzić w jakim stopniu zamówienie będzie gotowe do realizacji (wydania). Kompletacja zamówienia polega na przyporządkowywaniu konkretnych dostaw towaru z magazynu do wybranych (jednego lub wielu) zamówień. Jeśli wszystkie pozycje zamówienia będą posiadały zarezerwowane dostawy, to dokument otrzyma status Pełna rezerwacja dostaw. W przypadku, gdy nie jest możliwe zarezerwowanie odpowiedniej ilości towaru z powodu jego braku w magazynie, bądź z powodu istniejących wcześniejszych zamówień (patrz Kolejność realizacji zamówień omówione poniżej), to zamówienie otrzyma status Częściowa rezerwacja dostaw. W widoku Asortyment zamówiony przez klienta istnieją dodatkowe kolumny, które pomagają zarządzać kompletacją towaru na zamówieniach: Stan kompletacji - procent ilości zarezerwowanej w magazynie do ilości towaru na pozycji; Skompletowane - ilość towaru zarezerwowanego w magazynie. W widoku Zamówienia bieżące istnieje dodatkowa kolumna, która pomaga zarządzać kompletacją towaru na zamówieniach: Stan kompletacji - procent zarezerwowanego towaru na magazynie w odniesieniu do całości zamówienia. Opcja Kompletuj zamówienia znajduje się w menu Operacje, w następujących miejscach systemu: 279

280 Zamówienia - widok Zamówienia bieżące rezerwuje dostępne dostawy dla wybranych zamówień aż do skompletowania całego asortymentu wprowadzonego na dokumentach. Kompletacja uwzględnia kolejność realizacji zamówień ustaloną w Parametrach Subiekta; Asortyment rezerwuje dostępne dostawy zaznaczonego asortymentu do zamówień od klienta. Kompletacja uwzględnia kolejność realizacji zamówień ustaloną w Parametrach Subiekta; Dokumenty zakupu rezerwuje dostępne dostawy asortymentu z zaznaczonych dokumentów zakupu do zamówień od klientów.kompletacja uwzględnia kolejność realizacji zamówień ustaloną w Parametrach Subiekta; Przyjęcia magazynowe - rezerwuje dostępne dostawy asortymentu z zaznaczonych przyjęć magazynowych do zamówień od klientów. Kompletacja uwzględnia kolejność realizacji zamówień ustaloną w Parametrach Subiekta. Po jej uruchomieniu pojawi się okno z informacją o możliwej kompletacji zamówienia. Wybranie przycisku OK spowoduje dokompletowanie zamówienia. Kolejność realizacji zamówień (Su) Podczas realizacji zamówienia na dokument sprzedaży, w przypadku gdy występują wcześniejsze zamówienia wyczerpujące stan towaru na magazynie, na pozycji asortymentowej zostanie wyświetlona informacja o problemie ze stanem magazynowym. Jeśli użytkownik posiada odpowiednie uprawnienie (Użytkownicy, sekcja Uprawnienia: Wyłączenie kontroli realizacji zamówień, kategoria Handel), to edytując dokument sprzedaży realizujący zamówienie, może wyłączyć kontrolę, korzystając z opcji w menu Status - Uwzględnij kolejność realizacji zamówień. Kolejność realizacji zamówień w Parametrach Subiekta można ustalić w następujący sposób: Według daty wystawienia bez względu na status - wszystkie pozycje do realizacji są uporządkowane wyłącznie według daty wystawienia; Według rezerwacji i daty wystawienia - wszystkie pozycje do realizacji są podzielone na dwie grupy: te, które posiadają rezerwacje, i te bez rezerwacji. W pierwszej kolejności realizowane mają być pozycje z rezerwacją i z najwcześniejszą datą wystawienia, a następnie pozycje bez rezerwacji; Według terminu realizacji - wszystkie pozycje do realizacji są uporządkowane według terminu realizacji. Pozycja, która ma zostać zrealizowana, będzie zrealizowana pod warunkiem, że stan towaru pozwoli zrealizować również wcześniejsze pozycje na liście. 280

281 W przypadku gdy nie będzie można zrealizować pozycji w dokumencie sprzedaży, system wyświetli błąd z następującymi możliwymi do wykonania opcjami: Usuń pozycję można usunąć pozycję z dokumentu sprzedaży; Zmniejsz ilość pozwala zmniejszyć ilość do dostępnej ilości; Wyłącz uwzględnianie kolejności zamówień użytkownik może wyłączyć kolejność realizacji zamówień pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień (Wyłączenie kontroli realizacji zamówień, kategoria Handel); Pokaż pozycje blokujące realizację wyświetla okno Pozycje zamówień blokujące realizację z pozycjami, które powinny być zrealizowane w pierwszej kolejności. W oknie tym na liście przedstawione są pozycje innych zamówień, które muszą być wcześniej zrealizowane ze względu na ustalenia dotyczące realizacji zamówień w firmie. Ponieważ stan towaru na magazynie wystarcza wyłącznie na pozycje zamówień, które są pierwsze w kolejności, to pozycja nie może pobrać odpowiedniej ilości towaru. Terminal płatniczy (Su) Terminale płatnicze umożliwiają obsługę płatności kartą dla następujących typów dokumentów: FS, KFS, PA, ZW, zaliczki w WZ i ZK. W systemie InsERT nexo za pomocą terminali płatniczych obsługiwane są zwroty oraz korekty, możliwe jest także dokonanie ponownej płatności. Dodanie terminala płatniczego w systemie Aby wykorzystać możliwości terminala płatniczego należy w pierwszej kolejności skonfigurować go w Aplikacji administracyjnej (SUZ) oraz dodać w Subiekcie nexo w module Urządzenia zewnętrzne (mnemonik UZ). Terminal płatniczy można także dodać, tak jak każde inne urządzenie, bezpośrednio w Subiekcie nexo uruchamiając Aplikację administracyjną (z górnego menu) lub podczas dodawania nowego urządzenia (opcja Dodaj). 281

282 Terminale płatnicze posiadają własny widok Urządzenia Terminale płatnicze. Konfiguracja terminala płatniczego Po dodaniu terminala płatniczego (za pomocą opcji Dodaj) dostępne są dwie zakładki pozwalające na jego konfigurację. Zakładka Podstawowe W pierwszej sekcji tej zakładki znajdują się nieedytowalne dane dotyczące modelu terminala. Można natomiast określić jego lokalizację w postaci wyboru oddziału i magazynu. Zakładka Podstawowe - sekcja Ustawienia W tej sekcji znajdują się ustawienia terminala. Część dostępnych tu parametrów jest identyczna z parametrami urządzenia zawartymi w Serwerze urządzeń zewnętrznych, jednak ich wartość można zmienić i będzie ona nadrzędna w stosunku do ustawień w serwerze. Jeśli parametry są zgodne z ustawieniami na serwerze urządzeń zewnętrznych, to, aby mieć całkowitą pewność, jakie są ich aktualne wartości, należy wcisnąć klawisz odśwież, który pobierze z serwera aktualne ustawienia. 282

283 Zakładka Rejestr zdarzeń W zakładce tej można sprawdzić wszystkie operacje, jakie były wykonywane za pomocą urządzenia zewnętrznego. Dodatkowo można wyświetlić szczegóły tych operacji - klawisz F3. Wykorzystanie terminala płatniczego W celu skorzystania z terminala płatniczego w Subiekcie nexo należy: W kontekście pracy z programem wybrać terminal płatniczy (oczywiście jest to możliwe po dodaniu go do systemu w module Urządzenia zewnętrzne); 283

284 Dla dokumentów FS, KFS, PA, ZW, zaliczki w WZ i ZK w formie płatności należy wybrać formę płatności powiązaną z typem płatności Karta płatnicza przy sprzedaży lub bon obcy (patrz Konfiguracja Formy płatności); 284

285 Po kliknięciu przycisku Zapisz na fakturze sprzedaży następuje łączenie z terminalem płatniczym. W czasie autoryzacji transakcji program wyświetla odpowiednie informacje. 285

286 Należy pamiętać, że w przypadku problemów z autoryzacją płatności można wykorzystać przyciski znajdujące się w dolnej części okna Autoryzacja płatności elektronicznej. Możliwe jest skorzystanie z poprawy dokumentu (i ewentualnej zmiany formy płatności), unieważnienia dokumentu (nadania mu takiego statusu) oraz usunięcia dokumentu. Opcje związane z potwierdzaniem płatności to ponowienie płatności lub anulowanie jej, czyli rezygnacja z takiej formy płatności (dokument otrzymuje odpowiedni status w kolumnie Status płatności terminalowych omówione w kolejnym punkcie); Po zakończeniu autoryzacji i płatności na terminalu pojawi się ekran z wydrukiem, a po wydruku dokumentów (lub anulowaniu wydruku) na liście dokumentów widoczny będzie w kolumnie Status płatności terminalowych status PU w pełni zapłacone kartą. W przypadku błędów związanych z komunikacją z terminalem płatniczym program wyświetla odpowiednie komunikaty, dodatkowo zapisywane są one także w rejestrze transmisji (moduł Urządzenia zewnętrzne). Operacje kasowe i bankowe jako przedpłaty (moduł Finanse) (Su) Dla operacji bankowych i kasowych umożliwiono wskazywanie do jakich dokumentów zamówień lub faktur pro forma mogą być podpinane jako przedpłaty. W sytuacji, gdy na dokumentach handlowych wybrana została operacja kasowa lub bankowa jako przedpłata, to w zakładce Przedpłaty (na operacji kasowej lub bankowej) widoczny będzie dokument handlowy (np. faktura sprzedaży). 286

287 Słownik sposobów dostaw (Su) W module Konfiguracji dostępny jest słownik Sposoby dostawy. W edycji sposobu dostawy udostępniono nowe pola: Numer przesyłki określa dostępność pola Numer przesyłki na fakturach sprzedaży, wydaniach magazynowych i zamówieniach. Dostępne są opcje: o Ukryty - pole Numer przesyłki nie będzie wyświetlane na formularzu i nie będzie drukowane; o Dostępne - pole Numer przesyłki zostanie wyświetlone na formularzu i będzie drukowane, jeśli na wzorcu wydruku zostanie zakreślony znacznik Pokaż adres dostawy znajdujący się w sekcji Pozostałe; o Zalecane - pole Numer przesyłki będzie wyświetlone na formularzu dokumentu, a jeśli numer przesyłki nie zostanie wypełniony, program wyświetli ostrzeżenie. Numer przesyłki na dokumentach będzie drukowany, jeśli na wzorcu wydruku zostanie zakreślony znacznik Pokaż adres dostawy znajdujący się w sekcji Pozostałe; o Wymagany - pole Numer przesyłki będzie wyświetlane na formularzu, a w przypadku gdy numer przesyłki nie zostanie wypełniony program wyświetli błąd i zablokuje zapis dokumentu. Numer przesyłki na dokumentach będzie drukowany, jeśli na wzorcu wydruku zostanie zakreślony znacznik Pokaż adres dostawy znajdujący się w sekcji Pozostałe; Uwaga! W przypadku zamówienia od klienta i faktury pro forma system wyświetli ostrzeżenie (a nie błąd), dzięki czemu będzie można zapisać również dokument bez numeru przesyłki. Wzór adresu śledzenia przesyłki pole określa wzór adresu strony do lokalizacji przesyłki u operatora, w którym należy umiejscowić ciąg znaków {NRPRZESYLKI}, np.: Ciąg znaków {NRPRZESYLKI} w adresie strony zostanie zastąpiony numerem przesyłki wpisanym na dokumencie i będzie stanowić unikalny adres strony u operatora do lokalizacji przesyłki, który można wykorzystać w wiadomości ( u) do odbiorcy. Gdy omawiane opcje są włączone to podczas wypisywania dokumentu będzie one prezentowane dla użytkownika programu. 287

288 Polecenie otwarcia szuflady (Su) Przy współpracy z drukarką fiskalną przydatne może okazać się wykorzystywania polecenia Otwarcie szuflady. W systemie dostępne są następujące możliwości: W edycji urządzenia zewnętrznego (drukarki fiskalnej) dostępny jest znacznik umożliwiający otwarcie szuflady po wydruku dokumentu (domyślnie jest zaznaczone); Użycie skrótu Ctrl+F5 czyli "Otwarcie szuflady" z dowolnego miejsca w programie i w dowolnej chwili. Istnieje warunek, który mówi, że musi być wybrana drukarka fiskalna w kontekście programu. Dodatkowo można użyć opcji w programie dostępnej w górnym prawym rogu programu w Operacjach; Parametr dla wydruków nowych i istniejących "Otwórz szufladę po zapisie dokumentu" dostępny jest on w parametrach sprzedaży oraz w typach dokumentów, które posiadają ustawienia związane z fiskalizacją. Domyślne ustawienia są następujące: o Na Tak dla nowych wydruków; o Na Nie dla istniejących (w nowym podmiocie lub hopowanym z linii GT); Uprawnienie Otwarcie szuflady (dotyczy Ctrl+F5) domyślnie włączone, dostępne w kategorii Sprzedaż. 288

289 Rabat kwotowy i procentowy od wartości pozycji (Su) W wersji 12 umożliwiono nadawanie rabatu kwotowego i procentowego od wartości pozycji. Kontrola kręgu kosztów (Re) System InsERT nexo umożliwia określenie sposobu kontroli kręgu kosztów przy dekretacji ręcznej. Kontrolę tę należy określić i aktywować w module Konfiguracja Definicja kontroli kręgu kosztów. Pełną definicję określa się poprzez zdefiniowanie konta rozliczeniowego, przez które następuje przeniesienie kosztów, oraz definicję kont źródłowych i (opcjonalnie) docelowych kont rozliczeniowych. 1. Definicja kontroli kręgu kosztów Domyślnie w programie istnieją przykładowe definicje kontroli kręgu kosztów działające na domyślnej strukturze wzorcowego planu kont. Użytkownik może wprowadzać własne definicje odnoszące się do zdefiniowanego przez niego planu kont. Dodając nową definicję należy wprowadzić jej nazwę oraz ustawić konto rozliczeniowe, przez które następuje przeniesienie kosztów. Typ definicji decyduje o tym, czy kontrola będzie obejmować cały krąg kosztów (konta źródłowe konto rozliczeniowe konta docelowe), czy jedynie jego część (konta źródłowe konto rozliczeniowe). W kolejnym polu należy podać konto rozliczeniowe. Oprócz tego w oknie znajduje się znacznik aktywności definicji (określający, czy kontrola będzie działać) oraz, dla jakich rejestrów księgowych ma mieć zastosowanie. W zależności od wybranego typu definicji w oknie znajdować się mogą dwie sekcje: a. Konta źródłowe - sekcja pozwala zdefiniować zakres kont będących źródłem przeniesienia kosztów. Podczas dodawania dokumentu księgowego, program będzie sprawdzał, czy konta te zostały wprowadzone i porówna sumę zapisów na nich z zapisem po stronie przeciwnej na koncie rozliczeniowym. Przykładem kont źródłowych do przeniesienia kosztów mogą być wszystkie konta zespołu 4. Użytkownik może wprowadzać konta w standardowy sposób za pomocą InsTYNKTu lub listy F2. Dla ułatwienia wprowadzania grup kont, można posłużyć się maską tak jak to zaprezentowano na poniższym obrazku. 289

290 b. Konta docelowe sekcja pozwala wprowadzić konta docelowe przeniesienia kosztów w sposób analogiczny do kont źródłowych. Dodatkowo dla kont źródłowych i docelowych dostępny jest znacznik Nie kontroluj, gdy brak kont źródłowych/docelowych na dekrecie, który jest domyślnie zaznaczony. Jego odznaczenie powoduje jeszcze większe uszczelnienie kontroli kręgu kosztów. Działanie polega na tym, że program zakomunikuje użytkownikowi nieścisłość w sytuacji gdy na dokumencie księgowym znajdzie się konto rozliczeniowe, a nie pojawi się konto źródłowe/docelowe. Dla aktywnych definicji, dostępne są jeszcze globalne ustawienia dotyczące rodzaju działania kontroli kręgu kosztów. Program pozwala ustawić jeden z następujących rodzajów działań: 290

291 Brak program nie kontroluje kręgu kosztów, nawet mimo aktywnych definicji. Blokuj zapis gdy co najmniej jeden z kręgów kosztów nieprawidłowy program zablokuje możliwość zapisania dokumentu księgowego, gdy pojawi się choć jeden niezamknięty krąg kosztów. Ostrzegaj zapis gdy co najmniej jeden z kręgów kosztów nieprawidłowy program ostrzeże użytkownika w sytuacji, gdy na dokumencie księgowym pojawi się choć jeden niezamknięty krąg kosztów. Kontynuuj gdy co najmniej jeden krąg kosztów prawidłowy, w innym przypadku ostrzeżenie w przypadku gdy na dokumencie księgowym znajdują się zapisy kontrolowane przez kilka definicji kontroli kręgu kosztów, program ostrzeże użytkownika gdy żaden z kontrolowanych kręgów nie zostanie zamknięty. Kontynuuj gdy co najmniej jeden krąg kosztów prawidłowy, w innym przypadku błąd w przypadku gdy na dokumencie księgowym znajdują się zapisy kontrolowane przez kilka definicji kontroli kręgu kosztów, program zablokuje zapis dokumentu, gdy żaden z kontrolowanych kręgów nie zostanie zamknięty. 2. Działanie kontroli kręgu kosztów Program kontroluje kręgi kosztów podczas wprowadzania dokumentów księgowych. Oczywiście przynajmniej jedna definicja kontroli musi być aktywna. W zależności od wybranego trybu kontroli (rodzaj działania), program ostrzeże użytkownika lub zablokuje zapis gdy krąg kosztów nie zostanie zamknięty. Przykład nr 1: Dla definicji kontrolującej konta źródłowe zespołu 4 oraz konto rozliczeniowe 490, działanie wygląda następująco: 291

292 Podczas wprowadzania dokumentu użytkownik dodaje zapisy na konta zespołu 4. Następnie dokonuje zapisu na konto rozliczeniowe 490 po stronie przeciwnej. Program (na podstawie definicji) kontroluje czy suma zapisów na kontach zespołu 4 jest równa zapisowi po stronie przeciwnej na koncie rozliczeniowym 490. Jeśli wystąpi różnica pomiędzy tymi wartościami, program zakomunikuje o tym fakcie i w zależności od wybranego rodzaju działania zablokuje zapis lub ostrzeże użytkownika o tym fakcie ale pozwoli zapisać dokument. Poniżej przedstawiony został przykład niezamkniętego kręgu kosztów na wartość 30 zł po stronie Winien. 292

293 Przykład nr 2: Dla definicji kontrolującej konta źródłowe zespołu 4, konto rozliczeniowe 490 oraz konta docelowe zespołu 5, działanie wygląda następująco: Podczas wprowadzania dokumentu użytkownik dodaje zapisy na konta zespołu 4. Następnie dokonuje zapisu na konto rozliczeniowe 490 po stronie przeciwnej. Program (na podstawie definicji) kontroluje czy suma zapisów na kontach zespołu 4 jest równa zapisowi po stronie przeciwnej na koncie rozliczeniowym 490. Dodatkowo kontrolowana jest suma zapisów na kontach docelowych (w tym wypadku zespół 5), która musi być równa zapisowi po stronie przeciwnej konta rozliczeniowego. 293

294 Jeśli wystąpi różnica pomiędzy sumą zapisów na kontach zespoły 4 lub 5 z zapisem po stronie przeciwnej na koncie rozliczeniowym, program ostrzeże użytkownika lub zablokuje zapis (w zależności od ustawionego działania). 294

295 Zbiory kont (Re) Dodatkowo z poziomu menu kontekstowego dostępne są opcje związane z tworzeniem i wykorzystywaniem zbiorów kont. Zbiór kont może być wykorzystywany podczas budowania struktury planu kont, gdy istnieje potrzeba odwzorowania części planu kont w postaci analityk innego konta. Zbiory kont to słownik dostępny w module Konfiguracja. Może być stosowany dla zbiorów, które są często wykorzystywane w tej samej postaci - np. podział rodzajowy kosztów jest często wykorzystywany na kontach kosztów według miejsc powstania. Aby dodać konta do zbioru należy zaznaczyć je na liście w module Plan kont i skorzystać z opcji Dodaj do zbioru kont. Można także definiować zbiory bezpośrednio w słowniku. Aby wykorzystać zdefiniowany zbiór, tzn. utworzyć analityki dla danego konta na podstawie elementów zbioru, należy skorzystać z opcji Podłącz zbiór kont. Należy wówczas wybrać jeszcze, który zbiór ma zostać podłączony, a po zatwierdzeniu, program utworzy konta analityczne. Efekt działania został zaprezentowany poniżej. 295

296 Porównywanie BO z BZ (Re) W menu Operacje modułu Dokumenty księgowe dostępna jest opcja Porównaj BO z BZ. Jej wywołanie powoduje wygenerowanie raportu będącego zestawieniem zapisów Wn i Ma na kontach bilansowych w BO oraz w BZ. Dzięki temu użytkownik może w szybki sposób porównać poszczególne zapisy bilansowe. Widok prezentuje niezgodności zapisów w BO i BZ odpowiednim kolorem oraz statusem w kolumnie Wynik. Kartoteki księgowe filtrowane (Re) Wprowadzono możliwość tworzenia kartotek filtrowanych. W oknie definicji kartoteki księgowej znajduje się pole Filtry. Umożliwia ono zdefiniowanie filtra, według którego klasyfikowane będą elementy słownika danej kartoteki. Pole jest dostępne dla karotek zdefiniowanych na podstawie niektórych wzorców, takich jak Centrala i oddziały ZUS, Fundusze promocji, Gminy, Klienci, Inne instytucje, Instytucje finansowe, Klienci standardowi, Komornicy, Magazyny, Oddziały, Organy podatkowe, Podmioty cesyjne, Pracownicy, Stanowiska kasowe, Środki trwałe, WNiP, Wspólnicy. Przykładowo dzięki filtrom możliwe jest takie zdefiniowanie kartoteki, aby składała się wyłącznie z klientów z Niemiec, którzy należą do grupy Hurtownie. Filtry pozwalają także wykorzystywać wiele pól tego samego typu jednocześnie co oznacza, że elementy kartoteki mogą być filtrowane przykładowo po kilku cechach na raz. 296

297 Dodanie kwoty własnej w definicji pozycji schematu dekretacji (Re) Tworząc definicję pozycji zapisu księgowego w schemacie dekretacji użytkownik, oprócz przypisania standardowej kwoty z nagłówka lub pozycji dokumentu źródłowego, może ustawić tzw. kwotę własną. Kwota własna jest pozycją słownikową. Definiuje się ją z poziomu słownika Definicje kwot własnych w module Konfiguracja. W trakcie dekretowania automatycznego dokumentu ze wskazaną kwotą własną proces dekretacji zostaje wstrzymany, pokazana zostaje postać wynikowa dokumentu księgowego ze wskazaniem pozycji z tą kwotą. Poprawa ręczna wartości zostaje wówczas rozpropagowana na pozostałe pozycje, które w swojej definicji posiadają również wskazanie na tę kwotę. Sposób działania - pozwala określić sposób zmiany kwoty w dokumencie księgowym powstałym w wyniku dekretacji automatycznej. Proces dekretacji automatycznej wg schematu dekretacji posiadającego w definicji pozycji zapisów na konta określenie kwot własnych zostanie wstrzymany i wyświetlona będzie zawartość dokumentu księgowego powstałego w wyniku dekretacji. Wyliczone kwoty wg definicji schematu, które oznakowane zostały kwotą własną, będą wyróżnione kolorem. Użytkownik będzie mógł ręcznie zmienić kwotę na inną. Zmieniona wartość zostanie skopiowana do innych pozycji dokumentu księgowego, które oznakowane zostały tą kwotą własną, o ile została ustawiona wartość Zmiana wszystkich pozycji z symbolem kwoty własnej. W pozostałym przypadku zmiana wartości dotyczyć będzie tylko modyfikowanej pozycji. 297

298 Korygowanie planów amortyzacji (Re Ra) Wprowadzono możliwość korygowania zatwierdzonych planów amortyzacji z poziomu modułu Plany amortyzacji. Po zaznaczeniu danego planu amortyzacji i wywołaniu opcji Koryguj, pojawia się okno korygowania, w którym program pozwala korygować miesiące następujące po ostatniej naliczonej dla danego środka amortyzacji. Na formularzu planu amortyzacji program rozgranicza, amortyzacje, które zostały wygenerowany według pierwotnego, niekorygowanego planu (kolumna AM - pierwotny) od nowo naliczanych amortyzacji (kolumna AM). Dodano możliwość naliczenia oraz automatycznego zadekretowania różnic kursowych od rozliczeń walutowych (Ra) Program Rachmistrz nexo pozwala na ewidencję oraz rozliczanie różnic kursowych od rozliczeń rozrachunków walutowych. Parametry różnic kursowych na podstawie rozrachunków dostępne w module Konfiguracja pozwalają określić domyślne dane dla generowanych naliczeń. Do określenia jest rejestr numeracyjny, na podstawie którego numerowane będą dokumenty oraz kursy walut zarówno dla rozrachunku jak i jego spłaty. 298

299 Naliczone różnice kursowe ewidencjonowane są w widoku Różnice kursowe w module Rozrachunki. W celu naliczenia różnic kursowych należy skorzystać z opcji Dodaj dostępnej z górnego menu programu widoku Różnice kursowe. Sekcja Podstawowe wyświetlonego formularza pozwala na określenie okresu, z którego zaczerpnięte zostaną rozrachunki, oraz na określenie kursów walut oddzielnie dla dokumentu rozrachunku oraz jego spłaty. Sekcja Rozliczenia prezentuje rozliczone w programie dokumenty walutowe. Informacje prezentowane w tabeli podzielone są na dane dotyczące rozrachunku oznaczone literą R, oraz na dane związane ze spłatą, litera S. Kolumny oznaczone literami R+ oraz R- informują czy różnica kursowa wynikająca z rozliczeń jest dodatnie czy ujemna. W sekcji 299

300 Podsumowanie oprócz zbiorczego podsumowania całego dokumentu dostępne jest pole Sporządził pozwalające na określenie osoby dokonującej naliczenia różnic kursowych. W polu tym domyślnie podpowiadana jest osoba zalogowana do programu. Dla powstałego dokumentu naliczeń program generuje oddzielne obrazy księgowe dla dodatnich oraz ujemnych różnic kursowych. W górnym menu Księgowość znajdują się opcje umożliwiające podgląd oraz poprawę odpowiednio obrazu księgowego dodatniej oraz ujemnej różnicy kursowej. Dokumenty zawierające naliczone różnice kursowe podlegają automatycznej dekretacji według odpowiednio przygotowanych schematów. Dodano dla zapisów w KPiR i EP możliwość tworzenia powiązanych zapisów VAT na podstawie zdefiniowanych wcześniej szablonów VAT. (Ra) Dzięki temu możliwe jest utworzenie zapisu powiązanego VAT dla przychodu bądź wydatku ze wstępnie zdefiniowanymi danymi z szablonu. 300

301 Dodano nowe wzorce wydruków ewidencji VAT pokazujące kolumny z wartościami dotyczącymi VAT odliczanego (ujętego do rozliczeń deklaracji) oraz VAT bez odliczeń (VAT, który zostanie pominięty w rozliczeniach deklaracji). (Ra) Wydruki pomocne będą przede wszystkim dla tych podatników, którzy korzystają z proporcji bazowej (posiadają zakupy z odliczeniem proporcjonalnym) bądź dokonują zakupów na cele mieszane (korzystają ze współczynnika preproporcji bazowej). Nowe wzorce są domyślnie nieaktywne - należy je włączyć w Konfiguracji, Wzorce wydruków. W ewidencjach VAT dodano nowy widok tzw. "dokumentowy". (Ra Re) W widoku tym jeden zapis odpowiada jednemu wierszowi w module. Zapisy złożone VAT składające się z wielu pozycji uwidaczniane są w postaci jednego wiersza. 301

302 Dodano możliwość określenia w dokumencie modernizacji środka trwałego, czy naliczenie amortyzacji uwzględniające modernizację ma następować już w miesiącu modernizacji czy też w kolejnym. (Ra Re) Dodano nowe transakcje VAT: Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów - paliwo silnikowe (WNT-PS) oraz Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów - paliwo silnikowe (podatek należy) (WNT-PS-N). (Ra Re) Transakcje te muszą stosować podatnicy dokonujący obrotu paliwami do rozliczeń począwszy od sierpnia

303 Informacja Roczna Dla Osoby Ubezpieczonej (RMUA) (Gr) W wersji 12 Gratyfikanta nexo umożliwiono wydrukowanie rocznej informacji dla osoby ubezpieczonej. Możliwość ta znajduje się w module Pracownicy w górnym menu Operacje Drukuj. 303

304 W konfiguracji Stałe płacowe dodano nową wartość "Kwota najniższej emerytury i renty ", która jest używana do obliczania potrąceń komorniczych od wypłaconych zasiłków. (Gr) W parametrach delegacji dodano możliwość wyboru rejestrów numeracyjnych, według których będą numerowane delegacje krajowe i zagraniczne. (Gr) Wyszukiwanie wiadomości z uwzględnieniem treści (Gs) W kliencie pocztowym wprowadzono możliwość wyszukiwania w treści wiadomości. Polecenie dostępne jest w menu Operacje -> Wyszukiwanie zaawansowane. W polu Treść zawiera należy podać ciąg znaków, który program ma wyszukać w wybranym koncie pocztowym. Istnieje możliwość określenia przedziału czasowego poszukiwań. 304

305 Sprawdzanie pisowni w języku angielskim i niemieckim (Gs) Do mechanizmu sprawdzania poprawności pisowni dodano obsługę języka angielskiego i niemieckiego. Włączenie sprawdzania pisowni wg tych języków dostępne jest w module Konfiguracja -> Parametry klienta poczty. Operacje zbiorcze w module Klienci (Gs) W wersji 12 dodano możliwość wykonania operacji zbiorczych na klientach. Operację zostały podzielone na 4 grupy: Podstawowe, CRM, Handlowe oraz Finansowe. Dodano operację zbiorczą pozwalającą na zbiorcze wyszukiwanie i wiązanie klientów z wiadomościami . Operacja 305

306 bazuje na zapisanych w danych klienta adresach oraz w przypadku firm pozwala na uwzględnianie lub nieuwzględnianie przedstawicieli. Automatyczne wysyłanie SMS oraz nowe działanie typu SMS (Gs) Dla działań wprowadzono nową akcję automatyczną pozwalającą na wysyłanie wiadomości SMS. Istnieje również możliwość przypisania domyślnej planowanej akcji Wysyłka wiadomości SMS klientom w szablonach działań. Koniec. 306