Instrukcja Obsługi Programu Junior

Transkrypt

1 System dostępu i rejestracji Junior Instrukcja Obsługi Programu Junior Wersja oprogramowania : Wersja dokumentu: Rev. B

2 Spis treści Spis treści Wstęp Przeznaczenie i główne cechy programu Wymagania systemowe Instalacja i pierwsze uruchomienie Konwencja przyjęta w niniejszej instrukcji Definicje i objaśnienia pojęć Elementy interfejsu użytkownika Menu programu Menu Plik Menu Widok Menu Raporty Menu Narzędzia Menu Okno Menu Pomoc Pasek narzędzi Drzewo nawigacji Strona startowa Praca z programem Junior Wykrywanie i obsługa rejestratorów PR602LCD Wykrywanie rejestratorów w systemie Funkcje rejestratora związane z rejestracja obecności Funkcje rejestratora związane z kontrolą dostępu Odczyt zdarzeń z rejestratora Analiza i rozliczanie obecności w placówce Tworzenie kalendarzy obecności Tworzenie kalendarzy wyżywienia Tworzenie kalendarzy zajęć dodatkowych Tworzenie grup oraz dodawanie wychowanków Dodawanie kart zbliżeniowych opiekunów Analiza obecności w zakładce Historia pobytu Edycja absencji Ręczna edycja zdarzeń Rejestracja obecności pracowników przedszkola Generowanie raportów Rejestracja licencji programu Procedura rejestracji On-line Procedura rejestracji Off-line Strona 2 z 40

3 1. WSTĘP 1.1 Przeznaczenie i główne cechy programu Junior to aplikacja przeznaczona do rejestracji i rozliczania pobytu dzieci w placówce przedszkolnej. Jest częścią systemu, w skład którego wchodzą także rejestrator obecności PR602LCD, interfejs komunikacyjny UT-2USB, czytnik RUD-2 oraz zasilacz buforowy PS-20. Rejestracja przyjścia oraz wyjścia z placówki dokonywana jest przez opiekuna dziecka poprzez zalogowanie się w rejestratorze z użyciem karty zbliżeniowej standardu EM125kHz. Na podstawie historii zdarzeń odczytanych z rejestratora program dokonuje analizy obecności oraz wyliczenia opłaty za pobyt dziecka w placówce według zdefiniowanych wcześniej zasad. Główne cechy programu: Bezpośrednia konfiguracja i obsługa rejestratorów PR602LCD (w zakresie przewidzianym przez aplikację) Odczyt i przechowywanie w bazie danych zdarzeń zarejestrowanych przez rejestratory Możliwość przypisania kilku kart zbliżeniowych do jednego wychowanka (rodzice, opiekunka, dalsza rodzina) Definiowanie kalendarzy służących do rozliczania 3 podstawowych składników opłaty za przedszkole : o czasu przebywania (zgodnie ze zmianami w ustawie o systemie oświaty z dnia 5 sierpnia 2010 r.) o o wyżywienia (dowolna ilość posiłków w ciągu dnia) zajęć dodatkowych nie będących częścią podstawy programowej dla placówek przedszkolnych (języki obce, gimnastyka itp.) Definiowanie dowolnej liczby płatnych przedziałów czasu w ciągu dnia, zależnie od wymogów uchwały konkretnej gminy Dowolność w definiowaniu kalendarzy przebywania np. w sytuacji stosowania obniżonej stawki opłaty dla drugiego dziecka z tej samej rodziny lub w przypadku dzieci z rodzin objętych pomocą opieki społecznej Możliwość ręcznej edycji zdarzeń w programie a także edycja absencji Rozliczanie opłat za przedszkole w systemie miesięcznym Obsługa funkcji kontroli dostępu zwiększająca poziom bezpieczeństwa w placówce. Możliwość podłączenia drugiego czytnika mogącego spełniać funkcje rejestracji czasu pobytu oraz kontroli dostępu Funkcja rejestracji wejść i wyjść dla pracowników przedszkola Przechowywanie danych w plikowej bazie danych typu MS Access w pliku z rozszerzeniem *.rpd Możliwość nadawania poziomów uprawnień operatom programu Automatyczna aktualizacja wersji programu (wymagany dostęp do Internetu) 1.2 Wymagania systemowe Aplikacja Junior wymaga zainstalowanego Microsoft.Net Framework 2.0 (do pobrania ze strony producenta: B D977D32A6&displaylang=pl) oraz service pack 2. Szczegółowe wymagania platformy.net Framework 2.0 można znaleźć na stronach internetowych firmy Microsoft. Ze względu na dużą ilość danych prezentowanych w zakładce obrazującej obecność dziecka w placówce zaleca się używania programu Junior na komputerze wyposażonym w monitor o przekątnej 22 cale lub większy. 1.3 Instalacja i pierwsze uruchomienie System dostępu i rejestracji pobytu dzieci w przedszkolu SDR Junior oferowany jest w postaci zestawu zawierającego elementy niezbędne do zbudowania systemu (-> patrz Instrukcja Instalacji Zestawu SDR Junior SET) Oprogramowanie Junior jest licencjonowane i jego pełna funkcjonalność jest dostępna wyłącznie dla użytkowników, którzy dokonają zakupu zestawu. Jednym ze składników zestawu jest miniaturowy czytnik kart zbliżeniowych RUD-2 pełniący jednocześnie rolę sprzętowego klucza Strona 3 z 40

4 licencyjnego. Oprogramowanie dostępne jest do pobrania ze strony firmy Roger w wersji demonstracyjnej, która zostaje odblokowania z chwilą podłączenia do komputera czytnika RUD-2 z zestawu. Uwaga: Zaleca się podłączanie czytnika RUD-2 bezpośrednio do potu USB komputera z pominięciem rozgałęźników magistrali USB. Podłączanie poprzez magistrale nie ma wpływu na licencyjną funkcję czytnika jednak może wpłynąć negatywnie na zasięg odczytywania kart zbliżeniowych przez urządzenie. Aby zainstalować program Junior, należy pobrać pakiet instalacyjny dostępny na stronie: a następnie uruchomić znajdujący się w nim plik SETUP.EXE. Istotnym elementem przeprowadzenia pomyślnej instalacji programu jest jej uruchomienie na koncie użytkownika z uprawnieniami administratora. Przed podłączeniem do komputera interfejsu UT-2USB oraz czytnika RUD-2 należy zainstalować sterowniki obu urządzeń dostępne na stronie Po instalacji i pierwszym uruchomieniu, program umożliwia wczytanie przykładowych danych z plików DEMO stworzonych dla 3 różnych konfiguracji sprzętowych systemu : tylko rejestracja obecności (1xPR602LCD), rejestracja obecności oraz dwustronna kontrola dostępu (1xPR602LCD + 1x PRTxxLT), wielopunktowa rejestracja obecności i kontrola dostępu w wybranych drzwiach (3xPR602LCD + 1x PRTxxLT). Hasło operatora ADMIN dla pliku DEMO jest puste (brak hasła). W wersji demonstracyjnej program umożliwia pracę wyłącznie z plikiem przykładowej bazy danych, nie udostępniając jednocześnie możliwości zapisu wprowadzanych zmian. Dodatkowo wersja demonstracyjna umożliwia pracę z max. 10 użytkownikami (dzieci, pracownicy). 1.4 Konwencja przyjęta w niniejszej instrukcji Definicje funkcji i opcji programu pisane czcionką pogrubioną Odniesienia do innych dokumentów i punktów tej instrukcji ODNIESIENIA DO POJĘĆ Z TEJ INSTRUKCJI pisane kursywą pisane kapitalikami Uwagi oddzielone od reszty tekstu liniami z góry i dołu Strona 4 z 40

5 2. DEFINICJE I OBJAŚNIENIA POJĘĆ Rejestracja zwana także Logowaniem. Czynność rejestracji obecności w systemie SDR Junior polegająca na zbliżeniu posiadanej karty zbliżeniowej (-> patrz Karta zbliżeniowa) do czytnika wbudowanego w rejestrator PR602LCD (lub do dodatkowego zewnętrznego czytnika). Rejestracja jest przeprowadzona poprawnie jeśli zbliżana karta jest zapisana w pamięci rejestratora i w momencie zbliżenia wyświetlony zostaje komunikat Przyznano dostęp. W momencie logowania rejestrator musi znajdować się w odpowiednim TRYBIE REJESTRACJI. Podgląd aktualnego trybu dostępny jest na wyświetlaczu rejestratora. Zdarzenie RCP zdarzenie polegające na odczytaniu karty zbliżeniowej w rejestratorze. Zdarzenie przechowywane jest w nieulotnej pamięci REJESTRATORA a następnie przesyłane do programu Junior i analizowane. Rejestracja winna być za każdym razem dokonywana w jednym z TRYBÓW REJESTRACJI. Rejestr zdarzeń RCP chronologiczna lista ZDARZEŃ RCP w systemie Junior. Może być prezentowany zbiorczo dla całego systemu lub dla konkretnego wychowanka, miesiąca, grupy, pracownika przedszkola, rejestratora. Podstawowym źródłem danych w rejestrze zdarzeń są zdarzenia odczytane z rejestratorów jednak może on być także uzupełniany ręcznie przez operatora programu. Program pokazuje odpowiedni znacznik przy zdarzeniach dopisanych ręcznie. Program nie pozwala na trwałe usuwanie zdarzeń odczytanych z rejestratora a jedynie na ich zakreślenie tak aby nie były brane pod uwagę przy obliczeniach. Typ zdarzenia RCP zwany także Trybem rejestracji. Cecha zdarzenia RCP mówiąca o tym jaka czynność towarzyszy konkretnej rejestracji. W systemie SDR Junior do rejestracji czasu pobytu dziecka w przedszkolu zastosowano dwa typy zdarzeń : Pozostawienie dziecka w przedszkolu (w skrócie Pozostawienie dziecka) oraz Odebranie dziecka z przedszkola (w skrócie Odebranie dziecka). Typy obecności RCP definicje przedziałów czasu służące do rozliczania opłat za pobyt w przedszkolu. Sam Typ obecności nie zawiera określenia w jakich godzinach obowiązuje dana stawka opłaty. Określa wysokość stawki opłaty za 1h pobytu oraz sposób zaokrąglania czasu przy naliczaniu opłat. W programie Junior umieszczono kilka specjalnych typów obecności mających określone zastosowanie przy prowadzeniu ewidencji i rozliczaniu opłat za pobyt : Poza definicją dnia typ obecności wstawiany przez program automatycznie wszędzie tam gdzie definicja dnia pobytu (określona przez SCHEMAT OBECNOŚCI) nie obejmuje zdarzeń rejestracji. Może być płatny lub nie. Stwierdzenie istnienia w PODGLĄDZIE SCHEMATÓW przedziału o takiej nazwie oznacza iż dokonywano rejestracji poza definicją dnia pobytu. Należy skorygować ręcznie REJESTR ZDARZEŃ lub SCHEMAT OBECNOŚCI. Nieobecność nieusprawiedliwiona typ obecności (zwany zamiennie TYPEM NIEOBECNOŚCI) mający zastosowanie dla całego dnia (nie może być wykorzystany w definicji SCHEMATU OBECNOŚCI). Służy do nanoszenia nieobecności dziecka w przedszkolu w trybie EDYCJI ABSENCJI. Nieobecność usprawiedliwiona analogicznie jak wyżej. Przedział bezpłatny typ obecności określający bezpłatny okres pobytu dziecka w przedszkolu. Według nowelizacji ustawy o systemie oświaty z dnia 5 sierpnia 2010, przedział czasu pobytu dziecka w przedszkolu publicznym w całości finansowany przez gminę wynosi 5h. Schemat obecności definicja dnia pobytu w placówce określające zakres czasowy poszczególnych okresów płatnych i bezpłatnych (wg uchwały danej gminy). Każdy schemat jest wypełniony kilkoma TYPAMI OBECNOŚCI RCP i określa w jakich godzinach występuje każdy z nich. Na przykład może określać iż PRZEDZIAŁ BEZPŁATNY trwa od godziny 8:00 do 13:00, natomiast o godzinie 13:00 stawka za godzinę pobytu wynosi 2,50 PLN. Definiowanie SCHEMATÓW OBECNOŚCI w programie Junior jest bardzo elastyczne i umożliwia dostosowanie do zasad naliczania opłat w większości gmin w Polsce. Kalendarz obecności schemat obejmujący dany rok kalendarzowy i określający zasady obecności dziecka w przedszkolu. KALENDARZ OBECNOŚCI jest wzorcem, do którego przyrównywana jest historia zdarzeń odczytana z REJESTRATORÓW. Na podstawie porównania dokonywane jest obliczanie należności za pobyt w placówce. Kalendarz można przypisać GRUPIE lub pojedynczemu PRZEDSZKOLAKOWI. W programie Junior można utworzyć dowolna liczbę kalendarzy obecności. Kalendarze tworzy się osobno dla każdego roku kalendarzowego. Strona 5 z 40

6 Posiłki definicje poszczególnych posiłków podawanych wychowankom w placówce przedszkolnej. Określają stawkę opłaty za dany posiłek. Schemat wyżywienia Zestaw posiłków podawanych w ciągu dnia pobytu w placówce. Składa się z jednego lub kilku POSIŁKÓW. Kalendarz wyżywienia schemat obejmujący dany rok kalendarzowy i określający posiłki (zestawy POSIŁKÓW) podawane dziecku w przedszkolu w przeciągu roku, z dokładnością do pojedynczego dnia. KALENDARZ WYŻYWIENIA jest wzorcem, na podstawie którego, naliczane są opłaty za wyżywienie w placówce. Kalendarz można przypisać GRUPIE lub pojedynczemu PRZEDSZKOLAKOWI. W programie Junior można utworzyć dowolna liczbę kalendarzy obecności. Kalendarze tworzy się osobno dla każdego roku kalendarzowego. Zajęcia dodatkowe definicje zajęć dodatkowych takich jak gimnastyka korekcyjna, basen, nauka języków obcych, występujących w danej placówce przedszkolnej a nie będących w podstawowym programie nauczania. Każdym zajęciom można przypisać indywidualną stawkę opłaty. W systemie SDR Junior można określić dwa sposoby naliczania opłat za uczestnictwo w zajęciach dodatkowych : Stały rozliczany w systemie miesięcznym. W sytuacji występowania takich zajęć w kalendarzu na dany miesiąc program dolicza stałą opłatę w pierwszym dniu obecności dziecka w przedszkolu w danym miesiącu. Zmienny rozliczany wg faktycznej obecności w przedszkolu w dniu występowania zajęć w kalendarzu. Schemat zajęć dodatkowych grupa zajęć dodatkowych odbywających się w przedszkolu w ciągu jednego dnia. Składa się z jednego lub kilku ZAJĘĆ DODATKOWYCH. Schemat tak samo jak definicje zajęć posiada atrybut sposobu rozliczania. Do schematu rozliczanego w sposób stały lub zmienny można przypisać tylko zajęcia dodatkowe takiego samego typu. Kalendarz zajęć dodatkowych schemat obejmujący dany rok kalendarzowy i określający rozkład zajęć dodatkowych odbywających się w przedszkolu w przeciągu roku z dokładnością do pojedynczego dnia. Wypełniony SCHEMATEM (SCHEMATAMI) ZAJĘĆ DODATKOWYCH dla określonych dni w ciągu roku. Kalendarz zajęć dodatkowych jest wzorcem, na podstawie którego, naliczane są opłaty za uczestnictwo w zajęciach dodatkowych w placówce. Kalendarz można przypisać GRUPIE lub pojedynczemu PRZEDSZKOLAKOWI. W programie Junior można utworzyć dowolna liczbę KALENDARZY OBECNOŚCI. Kalendarze tworzy się osobno dla każdego roku kalendarzowego. Rejestrator urządzenie elektroniczne wyposażone w czytnik kart zbliżeniowych rejestrujący wejścia i wyjścia z placówki. W systemie SDR Junior rolę rejestratora spełnia kontroler dostępu typu PR602LCD-I. Oprócz czytnika kart posiada klawiaturę zawierającą klawisze funkcyjne f1..f4, oraz wyświetlacz umożliwiający weryfikację daty, godziny logowania oraz trybu w jakim jest ono dokonywane. Klucz licencyjny korzystanie z pełnej wersji programu Junior wymaga zakupienia w firmie Roger klucza licencyjnego umożliwiającego odblokowanie funkcji niedostępnych w trybie DEMO. Rolę sprzętowego klucza licencyjnego pełni w systemie SDR Junior miniaturowy czytnik kart zbliżeniowych RUD-2 dołączony do zestawu SDR Junior SET lub SDR Junior. Karta zbliżeniowa karta elektroniczna mająca zwykle postać karty bankomatowej, służąca do elektronicznej rejestracji obecności w placówce przedszkolnej. Karta zwana także ogólnie transponderem zbliżeniowym może przyjmować różne formy i kształty np. breloka, opaski na rękę, zegarka itp. W systemie SDR Junior wykorzystywane są karty zbliżeniowe standardu EM 125 khz. Każdemu dziecku można przypisać kilka kart zbliżeniowych. Przedszkolaki zwane także zamiennie Dziećmi lub Wychowankami. Wychowankowie placówki przedszkolnej. Grupy definicje grup przedszkolnych. Każda grupa może zawierać dowolna liczbę WYCHOWANKÓW. GRUPIE można nadać dowolną nazwę własną oraz przypisać zbiorczo te same typy kalendarzy. RCP ID Numer identyfikacyjny jednoznacznie identyfikujący wychowanka w systemie SDR Junior. Każdy wychowanek musi posiadać niepowtarzalny numer RCP ID. Reguła ta ma zastosowanie nawet w przypadku wychowanków, którzy nie uczęszczają już do przedszkola. Zaleca się zatem stosowanie w nadawaniu RCP ID klucza opartego na dacie urodzenia i dodatkowych Strona 6 z 40

7 cyfrach różnicujących dzieci urodzone tego samego dnia. Nie należy opierać RCP ID na numerze karty zbliżeniowej. Powinien składać się z samych cyfr (max. 10). Pracownicy przedszkola specjalna, predefiniowana grupa użytkowników w systemie Junior. Pracownicy mogą posiadać karty zbliżeniowe tak samo jak OPIEKUNOWIE celem korzystania z funkcji kontroli dostępu. Rejestracja wejść i wyjść pracowników może zostać wykorzystana w charakterze prostego systemu rejestracji czasu pracy. Pracownikom nie można przypisać żadnych kalendarzy. Opiekunowie Osoby dorosłe przyprowadzające i/lub odbierające dziecko z placówki. Każdy opiekun winien mieć przypisaną kartę zbliżeniową, z pomocą której rejestruje fakt przyprowadzenia i odebrania dziecka. W przypadku gdy jedna grupa OPIEKUNÓW jest przypisana do kilkoro dzieci (bliźnięta, rodzeństwo) muszą oni posiadać osobne karty dla każdego dziecka. Do jednego dziecka można przypisać dowolną liczbę OPIEKUNÓW. Operator programu Osoba uprawniona do korzystania z programu Junior, posiadająca swoje dane logowanie oraz nadane uprawnienia dostępu do określonych funkcji programu. Specjalnym przypadkiem OPERATORA jest ADMIN posiadający wszystkie możliwe uprawnienia i zdefiniowanym automatycznie w bazie danych na etapie jej tworzenia. Strona 7 z 40

8 3. ELEMENTY INTERFEJSU UŻYTKOWNIKA Rys.1. Widok głównego okna programu Junior z wyszczególnionymi elementami interfejsu użytkownika 3.1 Menu programu Menu Plik Nowy pozwala utworzyć nowy plik konfiguracyjny systemu SDR Junior. Po wpisaniu nazwy pliku program udostępnia okno logowania. Każdy nowo tworzony plik zapisywany jest z domyślnymi danymi logowania. Ich zmiana jest możliwa dzięki funkcji OPERATORZY PROGRAMU ( -> patrz pkt ). Domyślnie hasło operatora ADMIN jest puste. Otwórz pozwala otworzyć zapisany wcześniej plik konfiguracyjny systemu SDR Junior o rozszerzeniu *.rpd. Otwarcie pliku wymaga znajomości danych logowania. Zapisz jako zapisuje aktualną konfigurację systemu SDR Junior pod wskazaną nazwą w pliku o rozszerzeniu *.rpd. Możliwe jest nadpisanie istniejącego już pliku. Wyloguj powoduje zamknięcie aktualnego pliku konfiguracyjnego systemu SDR Junior i wyświetlenie strony startowej. Program automatycznie zapisuje aktualny stan pliku bazy danych w momencie wylogowania. Ostatnio otwierane udostępnia listę plików konfiguracyjnych systemu SDR Junior otwieranych w ostatnim czasie w programie. Wyjście wyjście z programu SDR Junior Menu Widok Grupy otwiera zakładkę GRUPY zawierającą listę grup przedszkolnych zdefiniowanych w systemie. W nowo założonej bazie danych istnieje jedna predefiniowana grupa o nazwie PRACOWNICY PRZEDSZKOLA, do której mogą być przypisani pracownicy przedszkola np. w celu rejestracji faktu wejścia i wyjścia z placówki. Strona 8 z 40

9 Przedszkolaki otwiera zakładkę PRZEDSZKOLAKI zawierającą listę wszystkich wychowanków placówki zdefiniowanych w systemie wraz ze szczegółowymi danymi każdego z nich. Kalendarze otwiera zakładkę KALENDARZE zawierającą listę KALENDARZY OBECNOŚCI zdefiniowanych w systemie. Rejestratory otwiera zakładkę REJESTRATORY zawierającą listę wszystkich wykrytych w systemie rejestratorów kart zbliżeniowych (PR602LCD). Rejestr zdarzeń RCP otwiera zakładkę REJESTR ZDARZEŃ RCP zawierającą kompletną listę zdarzeń będącą podstawą do naliczania opłat za pobyt w przedszkolu. Rejestr zawiera zarówno zdarzenia odczytane z rejestratorów jak również te wprowadzone ręcznie przez operatora programu. Strona startowa otwiera zakładkę STRONA STARTOWA (-> patrz pkt.3.4). Drzewo nawigacji pozwala na otwarcie okna DRZEWA NAWIGACJI. (->patrz pkt 3.3). Poprzedni dokument opcja służąca do nawigacji pomiędzy poszczególnymi zakładkami programu. Nazwa tej pozycji menu jest zmienna i zależna od aktualnie otwartych zakładek. Aktywuje zakładkę o nazwie aktualnie wyświetlanej. Następny dokument opcja służąca do nawigacji pomiędzy poszczególnymi zakładkami programu. Nazwa tej pozycji menu jest zmienna i zależna od aktualnie otwartych zakładek. Aktywuje zakładkę o nazwie aktualnie wyświetlanej Menu Raporty Funkcje zawarte w tym menu służą do generacji raportów. Pierwszych 5 pozycji to raporty ogólne, zawierające listy poszczególnych parametrów systemu SDR Junior. Wygenerowany raport otwierany jest każdorazowo w nowej zakładce i zawiera opcje powiększania widoku oraz wydruku. Ostatnie pozycja to tzw. KREATOR RAPORTÓW. Jest to funkcja służąca do generacji raportów analizy i rozliczania pobytu w placówce. Raport Grupy generuje raport GRUP przedszkolnych systemu. Raport Przedszkolaki generuje raport wszystkich PRZEDSZKOLAKÓW w systemie. Raport Rejestratory generuje raport REJESTRATORÓW wykrytych i obsługiwanych w systemie. Raport Rejestr zdarzeń RCP generuje raport wszystkich ZDARZEŃ RCP zarejestrowanych w systemie. Kreator raportów narzędzie do generowania raportów obecności i rozliczania pobytu dziecka w przedszkolu (-> patrz pkt.4.5) Menu Narzędzia Typy zdarzeń RCP otwiera zakładkę zawierającą listę wszystkich zdefiniowanych w systemie TRYBÓW REJESTRACJI. W procesie rozliczania opłat za pobyt w przedszkolu wykorzystywane są tryby : POZOSTAWIENIE DZIECKA i ODEBRANIE DZIECKA. Typy obecności RCP otwiera zakładkę zawierającą listę wszystkich zdefiniowanych w systemie TYPÓW OBECNOŚCI wraz ze szczegółami ich definicji. Umożliwia definiowanie nowych oraz edycję już istniejących TYPÓW OBECNOŚCI. Posiłki otwiera zakładkę zawierająca listę wszystkich zdefiniowanych w systemie posiłków wraz ze szczegółami ich definicji. Umożliwia definiowanie nowych oraz edycję już istniejących definicji POSIŁKÓW. Zajęcia dodatkowe otwiera zakładkę zawierająca listę wszystkich zdefiniowanych w systemie zajęć dodatkowych wraz ze szczegółami ich definicji. Umożliwia definiowanie nowych oraz edycję już istniejących definicji ZAJĘĆ DODATKOWYCH. Schematy obecności otwiera zakładkę zawierająca listę wszystkich zdefiniowanych w systemie SCHEMATÓW OBECNOŚCI wraz ze szczegółami ich definicji. Umożliwia definiowanie nowych oraz edycję już istniejących SCHEMATÓW OBECNOŚCI. Schematy wyżywienia otwiera zakładkę zawierająca listę wszystkich zdefiniowanych w systemie SCHEMATÓW WYŻYWIENIA wraz ze szczegółami ich definicji. Umożliwia definiowanie nowych oraz edycję już istniejących definicji SCHEMATÓW WYŻYWIENIA. Schematy zajęć dodatkowych otwiera zakładkę zawierająca listę wszystkich zdefiniowanych w systemie SCHEMATÓW ZAJĘĆ DODATKOWYCH wraz ze szczegółami ich definicji. Umożliwia definiowanie nowych oraz edycję już istniejących definicji SCHEMATÓW ZAJĘĆ DODATKOWYCH. Strona 9 z 40

10 Operatorzy programu otwiera zakładkę OPERATORZY PROGRAMU zawierającą listę wszystkich zdefiniowanych w systemie OPERATORÓW programu wraz ze szczegółową listą ich aktualnych uprawnień. Umożliwia edycję uprawnień, zmiany danych logowania a także definiowanie nowych OPERATORÓW. Historia działań Operatorów rejestr działań przeprowadzonych w programie Junior przez poszczególnych jego OPERATORÓW. Daje możliwość prześledzenia zmian wprowadzonych podczas użytkowania programu. Plik danych zawiera następującą listę funkcji związanych z obsługą aktualniej bazy danych : Zmień hasło bazy danych umożliwia zmianę hasła dostępu do pliku konfiguracyjnego. Hasło to jest pojęciem odrębnym od hasła operatora programu i stanowi nadrzędne zabezpieczenie dostępu do pliku konfiguracyjnego. Podczas próby otwarcia zabezpieczonego tym hasłem pliku w programie Junior (lub innym programie do obsługi baz danych MS Acces) pojawi się żądanie podania hasła dostępu do bazy a dopiero po jego wprowadzeniu możliwe jest zalogowanie się operatora. Domyślnie w nowo utworzonym pliku hasło jest puste. Szyfruj plik umożliwia zaszyfrowanie pliku bazy danych uniemożliwiające podgląd danych w jakimkolwiek programie służącym do edycji tekstu. Kompaktuj i napraw bazę danych uruchamia wbudowany w program mechanizm dokonujący naprawy i uporządkowania zapisów w bazie danych systemu. Odzyskaj zdarzenia z archiwum otwiera okno ODZYSKIWANIE ZDARZEŃ Z ARCHIWUM zawierające pliki zdarzeń odczytane z rejestratorów Menu Okno Menu zawiera listę wszystkich otwartych aktualnie zakładek wraz z zaznaczeniem aktywnej w danej chwili. Dodatkowo zawiera opcję ZAMKNIJ WSZYSTKIE OKNA służącą do zamknięcia wszystkich zakładek programu (DRZEWO NAWIGACJI pozostaje aktywne) Menu Pomoc O programie informacja o aktualnej wersji programu Junior. Opis funkcji programu otwiera zakładkę zawierającą niniejszą instrukcję. Najczęściej zadawane pytania wyświetla listę najczęściej zadawanych pytań wraz z odpowiedziami (-> patrz pkt. 3.4). Rozwiązywanie problemów otwiera zakładkę zawierającą listę porad dotyczących rozwiązywania problemów związanych z programem (-> patrz pkt. 3.4). Historia wersji otwiera zakładkę zawierająca opis zmian w kolejnych wersjach programu. Umowa licencyjna tekst umowy licencyjnej zawierający ogólne warunki użytkowania programu Junior. Strona domowa firmy Roger otwiera zakładkę ze stroną internetową firmy Roger (wymagany dostęp do Internetu). Rejestracja programu SDR Junior funkcja zawierająca mechanizm rejestracji licencji programu Junior w bazie danych firmy Roger Sp.J. Szczegóły opisano w rozdziale 5. REJESTRACJA LICENCJI. Wyślij uwagi i sugestie otwiera okno nowej wiadomości w domyślnym kliencie poczty elektronicznej na danym komputerze. W polu adres wpisany jest adres pomocy technicznej programu Junior. Pomoc zdalna zawiera funkcję zgłoszenia do działu wsparcia technicznego firmy Roger potrzeby zdalnej pomocy przy obsłudze programu Junior. Sprawdź dostępność aktualizacji umożliwia sprawdzenie dostępności aktualizacji programu Junior (wymagany dostęp do Internetu). 3.2 Pasek narzędzi Pasek narzędzi zawiera szereg ikon będących skrótami do najczęściej używanych funkcji programu, stanowiąc tym samym udogodnienie dla jego operatora. Pasek narzędzi zawiera skróty do następujących funkcji: Otwórz plik danych Grupy Przedszkolaki Strona 10 z 40

11 Kalendarze obecności Kalendarze wyżywienia Kalendarze zajęć dodatkowych Rejestratory Rejestr zdarzeń Strona startowa Drzewo nawigacji Poprzedni dokument Następny dokument 3.3 Drzewo nawigacji Jest wygodnym graficznym przedstawieniem kluczowych funkcji programu. Każda z grup funkcji w widoku drzewa posiada możliwość rozwinięcia i prezentacji poszczególnych jej elementów. Drzewo pozwala w szybkim czasie uzyskać dostęp do następujących parametrów systemu SDR Junior: Grupy zawiera listę wszystkich GRUP przedszkolnych w danej placówce oraz grupę specjalną o nazwie PRACOWNICY PRZEDSZKOLA. Po rozwinięciu konkretnej grupy operator uzyskuje podgląd listy WYCHOWANKÓW w danej GRUPIE wraz z podstawowymi informacjami o każdym z nich : RCP ID, NAZWISKO, IMIĘ. Umożliwia dostęp do zakładki konkretnej GRUPY lub zakładki konkretnego WYCHOWANKA. Kalendarze obecności zawiera listę wszystkich zdefiniowanych w systemie KALENDARZY OBECNOŚCI. Kalendarze są grupowane ze względu na rok kalendarzowy, którego dotyczą. Umożliwia dostęp do zakładki grupy kalendarzy danego roku lub zakładki konkretnego kalendarza. Kalendarze wyżywienia zawiera listę wszystkich zdefiniowanych w systemie KALENDARZY WYŻYWIENIA. Kalendarze są grupowane ze względu na rok kalendarzowy, którego dotyczą. Umożliwia dostęp do zakładki grupy kalendarzy danego roku lub zakładki konkretnego kalendarza. Kalendarze zajęć dodatkowych zawiera listę wszystkich zdefiniowanych w systemie KALENDARZY ZAJĘĆ DODATKOWYCH. Kalendarze są grupowane ze względu na rok kalendarzowy, którego dotyczą. Umożliwia dostęp do zakładki grupy kalendarzy danego roku lub zakładki konkretnego kalendarza. Rejestratory zawiera listę wszystkich rejestratorów kart zbliżeniowych wykrytych i obsługiwanych w danym systemie. Po rozwinięciu operator uzyskuje podgląd listy rejestratorów wraz z podstawowymi informacjami o każdym z nich : ID kontrolera, Nazwa. Umożliwia dostęp do zakładki REJESTRATORY lub zakładki konkretnego wybranego rejestratora. Rejestr zdarzeń RCP zawiera REJESTR ZDARZEŃ RCP systemu z podziałem na poszczególne miesiące i lata kalendarzowe. Umożliwia dostęp do zakładki REJESTR ZDARZEŃ RCP za wybrany okres czasu. Klikając prawym klawiszem myszy na poszczególnych elementach widoku DRZEWA NAWIGACJI, operator ma dostęp do różnego typu funkcji edycyjnych i operatorskich takich jak otwieranie widoku szczegółowego w zakładce, dodawanie, edycja, usuwanie elementu, generowanie raportu, wyświetlanie rejestru zdarzeń RCP, przypisywanie kalendarza i innych. DRZEWO NAWIGACJI daje ponadto dostęp do funkcji administracyjnych związanych z obsługą rejestratorów PR602LCD. Używanie DRZEWA NAWIGACJI nie jest konieczne i można w każdej chwili je zamknąć. Przywrócenie widoku drzewa dostępne jest w PASKU NARZĘDZI oraz w MENU WIDOK. 3.4 Strona startowa Najczęstsze zadania Zawiera listę najczęściej wykonywanych funkcji programu. Lista ta jest dynamicznie aktualizowana w miarę użytkowania programu. Po instalacji programu zawiera następujące zadania : OTWÓRZ PLIK DANYCH oraz STWÓRZ NOWY PLIK DANYCH (-> patrz pkt ). Ostatnio otwierane Zawiera listę plików danych systemu SDR Junior otwieranych ostatnio w programie. Lista zawiera pełną ścieżkę dostępu do pliku i stanowi skrót, dzięki któremu można w szybki sposób ponownie otworzyć dany plik. Pomoc Lista funkcji wspomagających użytkownika w obsłudze programu: Strona 11 z 40

12 Opis funkcji programu stanowi skrót otwierający zakładkę z niniejszą instrukcją. Udostępnia opcje przeglądania i wydruku. Najczęściej zadawane pytania stanowi skrót do zasobów wsparcia technicznego systemu SDR Junior. Zawiera odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące obsługi i konfiguracji systemu. Lista jest aktualizowana na bieżąco w miarę rozwoju oprogramowania. Rozwiązywanie problemów stanowi skrót do zasobów wsparcia technicznego systemu SDR Junior. Zawiera listę porad dotyczących rozwiązywania problemów pojawiających się w związku z użytkowaniem systemu. Lista jest aktualizowana na bieżąco w miarę rozwoju oprogramowania. Otwórz plik z przykładowymi danymi stanowi skrót otwierający plik przykładowej konfiguracji systemu SDR Junior zawarty w programie. W wersji demonstracyjnej (bez dołączonego klucza licencyjnego) program pozwala na pracę wyłącznie z tym plikiem konfiguracyjnym. Strona 12 z 40

13 4. PRACA Z PROGRAMEM JUNIOR Po poprawnym zainstalowaniu elementów systemu SDR Junior (-> patrz Instrukcja Instalacji Zestawu SDR Junior SET Rev.A) można przystąpić do konfiguracji systemu po stronie komputera zarządzającego. Wszystkie opisane poniżej czynności są możliwe pod warunkiem, że do komputera na którym dokonywana jest konfiguracja, jest na stałe dołączony czytnik RUD-2 stanowiący klucz licencyjny systemu SDR Junior. W przypadku wyjęcia czytnika z gniazda USB komputera program automatycznie przejdzie do pracy w wersji demonstracyjnej. Przed podłączeniem czytnika RUD-2 do komputera należy zainstalować sterownik dostępny do pobrania na stronie producenta Wykrywanie i obsługa rejestratorów PR602LCD Wykrywanie rejestratorów w systemie Klikając prawym klawiszem myszy na pozycji REJESTRATORY w widoku DRZEWA NAWIGACJI uzyskujemy dostęp do funkcji związanych z rejestratorami PR602LCD (Rys.2). Rys.2. Lista funkcji konfiguracyjnych rejestratorów PR602LCD w DRZEWIE NAWIGACJI W pierwszym kroku należy określić kanał komunikacyjny, z pomocą którego, komputer będzie komunikował się z rejestratorem. W tym celu należy skorzystać z funkcji KONFIGURUJ KANAŁ KOMUNIKACYJNY i dokonać wyboru portu, do którego dołączony jest moduł UT-2USB (Rys.3). Rys.3. Okno wyboru kanału komunikacyjnego Aby zarejestrować w nowo tworzonym systemie dołączone rejestratory korzystamy z funkcji WYKRYJ REJESTRATORY. Program rozpocznie poszukiwanie rejestratorów w całej puli adresowej (Rys.4). W przypadku wykrycia rejestratora możemy skorzystać z przycisku PRZERWIJ WYSZUKIWANIE aby zakończyć proces wyszukiwania. Program Junior może współpracować z maksymalnie 4 REJESTRATORAMI. Strona 13 z 40

14 Rys.4. Okno wykrywania rejestratorów. Po wykryciu podłączonego rejestratora w widoku DRZEWA NAWIGACJI pojawia się para urządzeń z oznaczeniami T0 oraz T1. Pojawienie się dwóch rejestratorów wynika ze struktury systemu RACS firmy Roger, w którym każdy rejestrator (kontroler dostępu) posiada w założeniu dwa czytniki służące do logowania się użytkowników. Terminal T1 to wewnętrzny czytnik kart wbudowany w rejestrator, T0 to opcjonalny zewnętrzny czytnik. W przypadku korzystania w SDR Junior tylko z rejestratora PR602LCD można usunąć z listy odczytanych rejestratorów ten o oznaczeniu zakończonym na T0 gdyż fizycznie nie występuje on w tym przypadku w systemie. Korzystając z opcji edycji rejestratora dostępnej z poziomu DRZEWA NAWIGACJI otwieramy okno EDYCJA REJESTRATORA służące do konfigurowania parametrów. Aby uzyskać dostęp do szczegółów konfiguracji należy użyć przycisku POKAŻ SZCZEGÓŁY. Rys.5. Okno edycji rejestratora Uwaga: po dokonaniu jakichkolwiek zmian w konfiguracji rejestratora wymagane jest ponowne przesłanie ustawień do urządzenia. Program automatycznie przypomina o potrzebie przesłania ustawień. Nastawy związane z klawiszami funkcyjnymi oraz liniami WE i WY pomimo ze dostępne dla obu terminali w rzeczywistości dotyczą tylko terminala T1, wbudowanego w rejestrator. Przesyłanie ustawień do PR602LCD dostępne jest z poziomu DRZEWA NAWIGACJI, funkcje WYŚLIJ KONFIGURACJĘ DO WSZYSTKICH REJESTRATORÓW lub PRZEŚLIJ KONFIGURACJĘ DO REJESTRATORA. Czas przesyłania ustawień wynosi około 90 sekund. Uwaga: w czasie przesyłania ustawień rejestrator znajduje się w trybie odbioru i zapisu do pamięci danych konfiguracyjnych i w związku z tym nie spełnia swoich normalnych funkcji. Wysyłanie konfiguracji należy przeprowadzać tylko wówczas gdy nikt nie korzysta z rejestratora. Strona 14 z 40

15 4.1.2 Funkcje rejestratora związane z rejestracja obecności Po rozwinięciu szczegółów w oknie EDYCJA REJESTRATORA dostępne są dwie dodatkowe zakładki, z których pierwsza służy do ustawień związanych z rejestrowaniem obecności. Rys.6. Okno EDYCJA REJESTRATORA ustawienia parametrów rejestracji obecności Terminal dodatkowy checkbox wskazuje czy aktualnie edytowany terminal jest terminalem podstawowym (rejestrator PR602LCD) czy dodatkowym (czytnik PRTxxLT). Checkbox załącza się automatycznie gdy edytowany jest terminal dodatkowy T0. Domyślny tryb RCP ten parametr definiuje TRYB REJESTRACJI przypisany domyślnie do danego terminala. W przypadku używania dwóch terminali T0 i T1 wygodnie jest ustawić w jednym z nich domyślny tryb POZOSTAWIENIE DZIECKA a w drugim ODEBRANIE DZIECKA. Klawisze funkcyjne ustawienia związane z obsługą klawiszy funkcyjnych rejestratora PR602LCD. Pomimo iż edycja funkcji jest dostępna zarówno dla terminala T0 jak i T1, edycji podlegają tylko klawisze terminala T1 (rejestrator PR602LCD). Zmiany w ustawieniach dla terminala T0 będą miały skutek w konfiguracji terminala T1. Rodzaj funkcji ustawienie charakteru zmiany TRYBU REJESTRACJI przypisanej do danego klawisza. Możliwe są następujące funkcje: Trwała zmiana trybu RCP naciśnięcie klawisza z zaprogramowaną funkcją sprawia iż rejestrator PR602LCD przechodzi do TRYBU RCP zdefiniowanego dalej w polu DOCELOWY TRYB RCP danego klawisza. Zmiana trybu ma charakter trwały, rejestrator nie powraca do poprzedniego TRYBU REJESTRACJI. Strona 15 z 40

16 Chwilowa zmiana trybu RCP naciśnięcie klawisza z zaprogramowaną funkcją sprawia iż rejestrator PR602LCD przechodzi do TRYBU RCP zdefiniowanego dalej w polu DOCELOWY TRYB RCP danego klawisza. Zmiana trybu ma charakter chwilowy, rejestrator przechodzi do nowego trybu na ok. 8 sekund, w czasie których użytkownik musi dokonać logowania. Po zalogowaniu lub po upłynięciu 8 sekund rejestrator powraca do poprzedniego TRYBU REJESTRACJI. Docelowy tryb RCP tryb rejestracji, do którego przełącza się rejestrator w wyniku użycia danego klawisza funkcyjnego. Do rejestracji czasu pobytu dzieci w placówce zastosowanie mają wyłącznie tryby POZOSTAWIENIE DZIECKA oraz ODEBRANIE DZIECKA Funkcje rejestratora związane z kontrolą dostępu Oprócz funkcji rejestracji obecności, PR602LCD może spełniać dodatkowo funkcje kontroli dostępu do placówki przedszkolnej. Do ustawień związanych z tymi funkcjami służy Zakładka KONTROLA DOSTĘPU okna EDYCJA REJESTRATORA. Rys.7. Okno EDYCJA REJESTRATORA ustawienia parametrów kontroli dostępu Czas na wejście parametr określający czas na jaki wyzwolony zostaje element wykonawczy drzwi (elektrozaczep, zwora magnetyczna) z chwilą przyznania dostępu w wyniku użycia uprawionej KARTY ZBLIŻENIOWEJ lub PRZYCISKU WYJŚCIA. Tym samym jest to czas, w którym użytkownik systemu ma możliwość otwarcia drzwi. Regulowany w zakresie od 1 sekundy do 100 minut. Czas na zamknięcie parametr określający czas w jakim powinny zostać zamknięte drzwi po ich otwarciu w wyniku przyznania dostępu. Aby korzystać z tej funkcji konieczne jest podłączenie czujnika otwarcia drzwi do jednej z linii wejściowych rejestratora z zaprogramowaną funkcją CZUJNIK Strona 16 z 40

17 OTWARCIA. Jeżeli po upływie CZASU NA ZAMKNIĘCIE drzwi są nadal otwarte to wywoływany jest ALARM DRZWI o nazwie DRZWI OTWARTE. Linie wejściowe Linia We oznaczenie kolejnych numerów linii wejściowych dostępnych w rejestratorze PR602LCD NO/NC parametr określający polaryzację elektryczną danej linii wejściowej. NO oznacza linię otwartą w stanie normalnym (zwarcie wywołuje wyzwolenie linii), NC oznacza linię zwartą w stanie normalnym (otwarcie wywołuje wyzwolenie linii). Funkcja określa funkcję przypisaną do danej linii wejściowej. Lista funkcji linii wejściowych dostępnych w SDR Junior jest następująca: Czujnik otwarcia linia jest dedykowana do podłączenia czujnika otwarcia drzwi (kontaktronu). Gdy linia jest wyzwolona kontroler uznaje, że drzwi są otwarte, gdy linia jest w stanie normalnym uznaje, że drzwi są zamknięte. Przycisk wyjścia wyzwolenie linii powoduje zwolnienie drzwi na zasadach identycznych jak po przyznaniu dostępu z użyciem KARTY ZBLIŻENIOWEJ. Linia taka jest przeznaczona do podłączenia tzw. przycisku wyjścia od środka lub innego typu kontaktu, którego użycie ma zwalniać drzwi. Dzwonek wyzwolenie linii załącza sygnał dźwiękowy dzwonka na wewnętrznym głośniku rejestratora (4 sek.) i opcjonalnie na linii wyjściowej z funkcją DZWONEK na czas wyzwolenia linii wejściowej z funkcją DZWONEK. Blokada dostępu Gdy linia jest wyzwolona rejestrator bezwarunkowo blokuje możliwość przyznania dostępu. Zwolnij drzwi klucz stały przez cały czas gdy linia jest wyzwolona kontroler ustawia drzwi w TRYBIE ODBLOKOWANE tzn. aktywuje wyjście sterujące elementem wykonawczym (elektrozaczep, zwora magnetyczna). Ustaw drzwi w tryb Normalny wyzwolenie linii ustawia na stałe Tryb Drzwi: Normalny. W tym trybie drzwi są normalnie zablokowane, zwolnienie drzwi następuje tylko na czas przyznania dostępu np. wyniku użycia karty lub przycisku wyjścia.. Ustaw drzwi w tryb Odblokowane wyzwolenie linii ustawia na stałe Tryb Drzwi: Odblokowany. W tym trybie drzwi są odblokowane na stałe, przejście może się odbywać bez użycia KARTY ZBLIŻENIOWEJ czy PRZYCISKU WYJŚCIA, przejście jest niekontrolowane. Linie wyjściowe Linia Wy oznaczenie kolejnych linii wyjściowych dostępnych w rejestratorze PR602LCD. REL oznacza wyjście przekaźnikowe, IO1 i IO2 oznaczają linie wyjściowe z tzw. otwartym kolektorem. Funkcja określa funkcję przypisaną do danej linii wyjściowej. Lista rozwijana funkcji dostępnych w SDR Junior jest następująca: Alarm drzwi Wyjście sygnalizuje wystąpienie stanu Alarm Drzwi. Alarm Drzwi jest funkcją zespoloną składającą się z trzech typów alarmów szczegółowych: DRZWI OTWARTE, PREALARM oraz WEJŚCIE SIŁOWE. Sygnalizacja każdego z alarmów jest realizowana przez inny rodzaj modulowania (impulsowania) linii wyjściowej. W przypadku jednoczesnego wystąpienia więcej niż jednego alarmu kontroler sygnalizuje alarm o najwyższym priorytecie. Strona 17 z 40

18 Alarmy Drzwi Stan Opis Priorytet Metoda sygnalizacji PREALARM Stan ten występuje w następstwie wystąpienia pięciu kolejnych prób wprowadzenia nieznanego identyfikatora na kontrolerze w czasie nie dłuższym niż pięć minut. Identyfikator istniejący w systemie ale nie posiadający praw dostępu do danego przejścia nie wywołuje stanu PREALARM. Niski Pojedynczy impuls trwający 0,5 sek. powtarzany co 4 sek. DRZWI OTWARTE Stan powstaje w momencie, gdy drzwi nie zostaną domknięte po upływie czasu określonego przez: CZAS NA ZAMKNIĘCIE (-> patrz 4.4 Zakładka Dostęp). Wymagane zainstalowanie czujnika otwarcia drzwi. Średni Podwójne impulsy (każdy impuls 0.5s) powtarzane co 4 sek. WEJŚCIE SIŁOWE Stan występuje w przypadku wykrycia otwarcia drzwi bez udziału kontrolera (włamanie). Najwyższy Impuls trwający 2 sek. a potem 2 sek. przerwy Tabela 1. Opis funkcji składowych ALARMU DRZWI Przyznanie dostępu wyzwolenie linii powoduje zwolnienie drzwi na zasadach identycznych jak po przyznaniu dostępu z użyciem KARTY ZBLIŻENIOWEJ. Linia taka jest przeznaczona do podłączenia tzw. przycisku wyjścia od środka lub innego typu kontaktu, którego użycie ma zwalniać drzwi. Status drzwi wyjście przechodzi do stanu załączenia w momencie otwarcia drzwi i pozostaje w tym stanie tak długo jak drzwi pozostają otwarte. W praktyce funkcja powtarza stan linii wejściowej kontrolera podłączonej do czujnika otwarcia i skonfigurowanej do funkcji CZUJNIK OTWARCIA. Odmowa dostępu wyjście jest załączane na czas około 2 sekund każdorazowo, gdy kontroler odmówi przyznania dostępu. Dzwonek Wyjście jest załączane na czas 5 sekund w momencie wystąpienia sygnalizacji stanu Dzwonek. Sygnalizację dzwonka można wyzwolić przy pomocy linii wejściowej z funkcją DZWONEK. Drzwi Tryb Normalny wyjście jest załączone przez cały czas gdy w kontrolerze obowiązuje tryb drzwi: Normalny. Drzwi Tryb Odblokowane wyjście jest załączone przez cały czas gdy w kontrolerze obowiązuje tryb drzwi: Odblokowany. Gong wyjście załączane jest na czas ok. 2s każdorazowo, gdy kontroler rozpozna, że drzwi zostały otwarte. Rozpoznanie wymaga dołączenia czujnika otwarcia drzwi do linii wejściowej rejestratora z funkcją CZUJNIK OTWARCIA. Samo przyznanie dostępu przez rejestrator nie skutkuje wyzwoleniem linii wyjściowej z tą funkcją. Zamek drzwi wejście wyjście jest wyzwalane na czas określony przez parametr CZAS NA WEJŚCIE, w sytuacji gdy dostęp został przyznany na podstawie logowania w terminalu T0. Wyjście przeznaczone jest do sterowania przejściem dwustronnym z rozróżnieniem kierunku wejście wyjście (np. bramka obrotowa). Zamek drzwi wyjście wyjście jest wyzwalane na czas określony przez parametr CZAS NA WEJŚCIE, w sytuacji gdy dostęp został przyznany na podstawie logowania w terminalu T1. Wyjście przeznaczone jest do sterowania przejściem dwustronnym z rozróżnieniem kierunku wejście wyjście (np. bramka obrotowa). Zamek drzwi wyjście jest wyzwalane na czas określony przez parametr CZAS NA WEJŚCIE, bez względu na to, w którym terminalu nastąpiło logowanie. Funkcja ta jest domyślnym ustawieniem wyjścia przekaźnikowego REL w rejestratorze i służy do sterowania zamkiem drzwi. Strona 18 z 40

19 4.1.4 Odczyt zdarzeń z rejestratora Po poprawnym skonfigurowaniu klawiszy funkcyjnych oraz linii wejściowych i wyjściowych, na etapie instalacji i konfiguracji systemu, obsługa rejestratora PR602LCD z poziomu operatora programu Junior ogranicza się głównie do odczytywania zdarzeń zapisanych w jego pamięci. Aby odczytać zdarzenia należy skorzystać z funkcji ODCZYTAJ ZDARZENIA Z REJESTRATORÓW dostępnej z poziomu pozycji REJESTRATORY w widoku DRZEWA NAWIGACJI. Rys.8. Okno odczytu zdarzeń z rejestratora. 4.2 Analiza i rozliczanie obecności w placówce Podstawowym przeznaczeniem systemu SDR Junior jest rejestracja oraz rozliczanie czasu obecności dziecka w placówce przedszkolnej. Rejestracja obecności dokonywana jest poprzez logowanie się w rejestratorze z pomocą KARTY ZBLIŻENIOWEJ. W założeniu rejestracja ma być dokonywana przez opiekuna dziecka przyprowadzającego i/lub odbierającego je z placówki. Przyprowadzenie dziecka winno być rejestrowane w trybie POZOSTAWIENIE DZIECKA natomiast odebranie w trybie ODEBRANIE DZIECKA. W przypadku braku logowania w danym dniu, lub zalogowaniu w złym trybie program Junior sygnalizuje tego typu sytuację w zakładce HISTORIA POBYTU danego dziecka. Możliwa jest wówczas ręczna korekta zdarzeń w rejestrze tak aby możliwe było wygenerowanie prawidłowych raportów. Zmiana trybu rejestracji może następować w różny sposób, zależnie od konfiguracji sprzętowej systemu (np. wyposażenie lub nie w drugi czytnik). Metody zmiany trybu rejestracji opisane są szczegółowo w punkcie Funkcje rejestratora związane z rejestrację obecności. Rejestrator PR602LCD wyposażony jest w czytelny wyświetlacz ciekłokrystaliczny pokazujący aktualną datę, czas oraz tryb w jakim dokonywane jest logowanie. Optymalna kolejność konfiguracji parametrów rozliczania pobytu w placówce przedszkolnej przedstawia się następująco: Tworzenie kalendarzy dla wszystkich 3 składników opłat: obecności, wyżywienia, zajęć dodatkowych. Tworzenie grup przedszkolnych Dodawanie wychowanków do grup oraz przypisywanie im odpowiednich kalendarzy Dodawanie opiekunów i przypisywanie im kart zbliżeniowych Wysłanie konfiguracji do rejestratora Tworzenie kalendarzy obecności Pierwszym krokiem przy tworzeniu KALENDARZY OBECNOŚCI jest zdefiniowanie odpowiednich TYPÓW OBECNOŚCI i przypisanie im odpowiednich stawek opłat za godzinę pobytu. Typy specjalne takie jak PRZEDZIAŁ BEZPŁATNY są już zdefiniowane w każdym nowo tworzonym systemie Wywołujemy zakładkę TYPY OBECNOŚCI RCP z menu NARZĘDZIA. Wywołujemy okno dodania nowego TYPU OBECNOŚCI (Rys.9). Strona 19 z 40

20 Rys.9. Okno dodawania nowego TYPU OBECNOŚCI. Definiując nowy TYP OBECNOŚCI nadajemy mu następujące parametry : Kod trzyznakowy kod identyfikacyjny Nazwa nazwa, wg której typ obecności będzie identyfikowany przez operatora w innych oknach programu Kolor w kalendarzu kolor z jakim dany TYP OBECNOŚCI pojawi się w definicji SCHEMATU OBECNOŚCI. Stawka za godzinę określenie stawki opłaty za godzinę pobytu dziecka w przedszkolu, definiowana w PLN. Cyfra pełnych złotych powinna być oddzielona od cyfry groszy znakiem przecinka. Zaokrąglenie czasu pobytu parametr określający sposób zaokrąglania czasu pobytu brany pod uwagę do naliczania opłat. Dostępne wartości: 1min, 5 min, 15 min, 30 min, 1 godz. Ma zastosowanie zarówno do godzin występujących przed godzinami bezpłatnymi jak i po nich. Przykład: odebranie dziecka o godzinie 15:23, będzie skutkowało dla TYPU OBECNOŚCI o zaokrągleniu 1 godz. naliczeniem opłaty do godz. 16:00, dla TYPU OBECNOŚCI o zaokrągleniu 30 min. naliczeniem opłaty do godz. 15:30, dla typu obecności o zaokrągleniu 5min. naliczeniem opłaty do godz. 15:25. Po zdefiniowaniu wszystkich wymaganych TYPÓW OBECNOŚCI przystępujemy do definiowania SCHEMATÓW OBECNOŚCI. Wywołujemy zakładkę SCHEMATY OBECNOŚCI z menu NARZĘDZIA. Wywołujemy okno dodania nowego SCHEMATU OBECNOŚCI. Strona 20 z 40

21 Rys.10. Okno dodawania schematu obecności Definiując nowy SCHEMAT OBECNOŚCI nadajemy mu następujące parametry (Rys.10): Kod trzyznakowy kod identyfikacyjny Nazwa nazwa, wg której SCHEMAT OBECNOŚCI będzie identyfikowany przez operatora w innych oknach programu Kolor w kalendarzu kolor z jakim dany SCHEMAT OBECNOŚCI pojawi się w KALENDARZU OBECNOŚCI. Po użyciu przycisku POKAZ SZCZEGÓŁY uzyskujemy dostęp do zakładki SZCZEGÓŁY DNIA, która zawiera narzędzia do tworzenia definicji SCHEMATU OBECNOŚCI składającej się z kilku TYPÓW OBECNOŚCI uszeregowanych chronologicznie i określających zmiany stawek opłat w ciągu dnia pobytu. Definicja SCHEMATU OBECNOŚCI może zawierać dowolną ilość przedziałów czasu i powiązanych z nimi TYPÓW OBECNOŚCI. Jeśli w historii zdarzeń wystąpi logowanie w porze dnia wykraczającej poza definicję SCHEMATU OBECNOŚCI, program automatycznie wstawi w niezdefiniowany okres specjalny TYP OBECNOŚCI o nazwie POZA DEFINICJĄ DNIA. Ten typ może być płatny lub bezpłatny. Po zdefiniowaniu wszystkich wymaganych SCHEMATÓW OBECNOŚCI przystępujemy do definiowania KALENDARZY OBECNOŚCI. Wywołujemy zakładkę KALENDARZE OBECNOŚCI z PASKA NARZĘDZI, menu WIDOK, lub z widoku DRZEWA NAWIGACJI. Każdemu nowo tworzonemu kalendarzowi nadajemy niepowtarzalną nazwę oraz określamy rok kalendarzowy, którego dotyczy (Rys.11). W systemie SDR Junior kalendarze tworzy się na cały rok kalendarzowy. Niemniej możliwe jest zdefiniowanie kalendarza zdefiniowanego np. do końca czerwca a następnie uzupełnionego w późniejszym terminie od początku września (związek z cyklem roku szkolnego). Strona 21 z 40

22 Rys.11. Okno Dodawania nowego kalendarza Po zatwierdzeniu nazwy i roku nowo tworzonego kalendarza program automatyczne przechodzi do okna EDYCJA DNI KALENDARZA. Rys.12. Okno edycji dni kalendarza z zaznaczonymi elementami niezbędnymi do wypełniania kalendarza pożądanym SCHEMATEM OBECNOŚCI Korzystamy z opcji ZAZNACZ DNI w celu zaznaczenia do edycji interesującego nas przedziału dni, tygodni i miesięcy. Opcja ZAZNACZ DNI posiada funkcje ułatwiające zaznaczanie z uwzględnieniem tygodniowego schematu uczęszczania do przedszkola. Zaznaczenia można także dokonać ręcznie przeciągając myszką kursor na wybranych dniach. Po zaznaczeniu interesującego przedziału czasu, wybieramy pożądany SCHEMAT OBECNOŚCI z listy po prawej stronie okna i przypisujemy go do wybranych dni używając przycisku PRZYPISZ DO ZAZNACZONYCH. W przypadku pomyłki możemy wymazać przypisanie używając przycisku WYMAŻ PRZYPISANIE. W ostatnim kroku wprowadzamy do kalendarza dni świąteczne obowiązujące dla danego roku. Używamy w tym celu opcji WSTAW ŚWIĘTA. Utworzony kalendarz można poddać edycji korzystając z funkcji EDYTUJ DNI KALENDARZA dostępnej z poziomu DRZEWA NAWIGACJI lub zakładki KALENDARZE OBECNOŚCI. W analogiczny sposób tworzymy pozostałe wymagane w systemie KALENDARZE OBECNOŚCI. Strona 22 z 40

23 Rys.13. Okno edycji dni kalendarza ze zdefiniowanym kalendarzem wypełnionym SCHEMATEM OBECNOŚCI o nazwie Schemat pobytu standardowy wraz z uwzględnionymi dniami świątecznymi na 2012 rok Tworzenie kalendarzy wyżywienia Pierwszym krokiem przy tworzeniu KALENDARZY WYŻYWIENIA jest zdefiniowanie odpowiednich POSIŁKÓW i przypisanie im odpowiednich stawek opłat. Wywołujemy zakładkę POSIŁKI z menu NARZĘDZIA. Wywołujemy okno dodania nowego rodzaju POSIŁKU (Rys.14). W przypadku stosowania stałej dziennej stawki żywieniowej można zdefiniować od razu jeden typ posiłku o nazwie np. Stawka żywieniowa dzienna i przypisać mu stawkę opłaty za cały dzień. Rys.14. Okno dodawania nowego POSIŁKU. Definiując nowy posiłek nadajemy mu następujące parametry: Strona 23 z 40

24 Kod trzyznakowy kod identyfikacyjny Nazwa nazwa wg której POSIŁEK będzie identyfikowany przez operatora w innych oknach programu Kolor w kalendarzu kolor z jakim dany POSIŁEK pojawi się w definicji SCHEMATU WYŻYWIENIA. Stawka określenie stawki opłaty za dany posiłek, definiowany w PLN. Po zdefiniowaniu wszystkich wymaganych POSIŁKÓW przystępujemy do definiowania SCHEMATÓW WYŻYWIENIA. Wywołujemy zakładkę SCHEMATY WYŻYWIENIA z menu NARZĘDZIA. Wywołujemy okno dodania nowego SCHEMATU WYŻYWIENIA. Definiując nowy SCHEMAT WYŻYWIENIA nadajemy mu następujące parametry (Rys.15): Kod trzyznakowy kod identyfikacyjny Nazwa nazwa, wg której SCHEMAT WYŻYWIENIA będzie identyfikowany przez operatora w innych oknach programu Kolor w kalendarzu kolor z jakim dany SCHEMAT WYŻYWIENIA pojawi się w KALENDARZU WYŻYWIENIA. Rys.15. Okno dodawania nowego schematu wyżywienia Po użyciu przycisku POKAŻ SZCZEGÓŁY uzyskujemy dostęp do zakładki SZCZEGÓŁY, która zawiera narzędzia do tworzenia definicji SCHEMATU WYŻYWIENIA składającej się z kilku POSIŁKÓW. Definicja SCHEMATU WYŻYWIENIA może zawierać dowolną ilość POSIŁKÓW. W przypadku stosowania jednej stawki żywieniowej dla całego dnia w definicji SCHEMATU WYŻYWIENIA wystarczy dodać zdefiniowaną wcześniej jako POSIŁEK stawkę dzienną. Po zdefiniowaniu wszystkich wymaganych SCHEMATÓW WYŻYWIENIA przystępujemy do definiowania KALENDARZY WYŻYWIENIA. Wywołujemy zakładkę KALENDARZE WYŻYWIENIA z PASKA NARZĘDZI lub z widoku DRZEWA NAWIGACJI. Każdemu nowo tworzonemu kalendarzowi nadajemy niepowtarzalną nazwę oraz określamy rok kalendarzowy, którego dotyczy. W systemie SDR Junior kalendarze tworzy się na cały rok kalendarzowy. Strona 24 z 40

25 Rys.16. Okno edycji dni kalendarza wyżywienia Tworzenie nowego KALENDARZA WYŻYWIENIA przeprowadzamy analogicznie do tworzenia KALENDARZA OBECNOŚCI (-> patrz pkt ) z tą różnicą iż zamiast SCHEMATAMI OBECNOŚCI wypełniamy dni kalendarza zdefiniowanymi wcześniej SCHEMATAMI WYŻYWIENIA. W przypadku braku przypisania SCHEMATU WYŻYWIENIA do któregoś z dni w roku w którym wystąpi rejestracja obecności placówce, program automatycznie przypisze w takim przypadku DOMYŚLNY SCHEMAT WYŻYWIENIA, aby naliczanie opłat za posiłki było kompletne. Zaleca się aby definicja DOMYŚLNEGO SCHEMATU WYŻYWIENIA miała przypisaną opłatę w takiej samej wysokości jak podstawowa dzienna stawka żywieniowa w danej placówce. Utworzony kalendarz można poddać edycji korzystając z funkcji EDYTUJ DNI KALENDARZA dostępnej z poziomu DRZEWA NAWIGACJI lub zakładki KALENDARZE OBECNOŚCI Tworzenie kalendarzy zajęć dodatkowych Pierwszym krokiem przy tworzeniu KALENDARZY ZAJĘĆ DODATKOWYCH jest zdefiniowanie ZAJĘĆ DODATKOWYCH, określenie im sposobu naliczania opłat oraz przypisanie odpowiednich stawek. Wywołujemy zakładkę ZAJĘCIA DODATKOWE z menu NARZĘDZIA. Wywołujemy okno dodania nowych ZAJĘĆ DODATKOWYCH. Definiując nowe ZAJĘCIA DODATKOWE nadajemy im następujące parametry (Rys.17): Kod trzyznakowy kod identyfikacyjny Nazwa nazwa wg której zajęcia będą identyfikowane przez operatora w innych oknach programu Kolor w kalendarzu kolor z jakim dane ZAJĘCIA DODATKOWE pojawią się w definicji SCHEMATU ZAJĘĆ DODATKOWYCH Sposób naliczania parametr określający sposób naliczania opłat za uczestnictwa w zajęciach dodatkowych (-> patrz rozdział Definicje). Stawka określenie stawki opłaty za zajęcia dodatkowe. W przypadku naliczania zmiennego stawka odnosi się do pojedynczego uczestnictwa w zajęciach natomiast dla stałego określa opłatę za cały miesiąc. Strona 25 z 40

26 Rys.17. Okno definiowania zajęć dodatkowych Po zdefiniowaniu wszystkich wymaganych zajęć przystępujemy do definiowania SCHEMATÓW ZAJĘĆ DODATKOWYCH. Wywołujemy zakładkę SCHEMATY ZAJĘĆ DODATKOWYCH z menu NARZĘDZIA. Wywołujemy okno dodania nowego SCHEMATU ZAJĘĆ DODATKOWYCH. Rys.18. Okno dodawania schematu zajęć dodatkowych Definiując nowy SCHEMAT ZAJĘĆ DODATKOWYCH nadajemy mu następujące parametry (Rys.18): Kod trzyznakowy kod identyfikacyjny Strona 26 z 40

27 Nazwa nazwa, wg której SCHEMAT ZAJĘĆ DODATKOWYCH będzie identyfikowany przez operatora w innych oknach programu Kolor w kalendarzu kolor z jakim dany SCHEMAT ZAJĘĆ DODATKOWYCH pojawi się w KALENDARZU ZAJĘĆ DODATKOWYCH Sposób naliczania parametr analogiczny do parametru definiowanego dla ZAJĘĆ DODATKOWYCH określający sposób naliczania opłat za uczestnictwo w zajęciach dodatkowych (-> patrz rozdział Definicje). Wybór jednego ze sposobów naliczania w przypadku SCHEMATU ZAJĘĆ DODATKOWYCH skutkuje tym iż tylko definicje ZAJĘĆ DODATKOWYCH o takim samym sposobie naliczania będą dostępne do wstawienia w definicji schematu. Innymi słowy nie można utworzyć SCHEMATU ZAJĘĆ DODATKOWYCH składającego się jednocześnie z zajęć o zmiennym i stałym sposobie naliczania opłat. Po użyciu przycisku POKAŻ SZCZEGÓŁY uzyskujemy dostęp do zakładki SZCZEGÓŁY, która zawiera narzędzia do tworzenia definicji SCHEMATU ZAJĘĆ DODATKOWYCH składającej się z kilku ZAJĘĆ DODATKOWYCH. Definicja SCHEMATU ZAJĘĆ DODATKOWYCH może zawierać dowolną ilość ZAJĘĆ DODATKOWYCH. Po zdefiniowaniu wszystkich wymaganych SCHEMATÓW ZAJĘĆ DODATKOWYCH przystępujemy do definiowania KALENDARZY ZAJĘĆ DODATKOWYCH. Wywołujemy zakładkę KALENDARZE ZAJĘĆ DODATKOWYCH z PASKA NARZĘDZI lub z widoku DRZEWA NAWIGACJI. Każdemu nowo tworzonemu kalendarzowi nadajemy niepowtarzalną nazwę oraz określamy rok kalendarzowy którego dotyczy. W systemie SDR Junior kalendarze tworzy się na cały rok kalendarzowy. Tworzenie nowego KALENDARZA ZAJĘĆ DODATKOWYCH przeprowadzamy podobnie do tworzenia KALENDARZA OBECNOŚCI (-> patrz pkt ) z tą różnicą iż zamiast SCHEMATAMI OBECNOŚCI wypełniamy dni kalendarza zdefiniowanymi wcześniej SCHEMATAMI ZAJĘĆ DODATKOWYCH. W przypadku braku przypisania SCHEMATU ZAJĘĆ DODATKOWYCH do któregoś z dni w roku w którym wystąpi rejestracja obecności placówce, program automatycznie przypisze w takim przypadku DOMYŚLNY SCHEMAT ZAJĘĆ DODATKOWYCH, aby naliczanie opłat za zajęcia było kompletne. Zaleca się aby definicja domyślnego SCHEMATU ZAJĘĆ DODATKOWYCH nie była płatna. Rys.19. Okno edycji dnia kalendarza zajęć dodatkowych w którym pokazano typowy kalendarz dla definicji opłat zmiennych, zależnych od obecności. Strona 27 z 40

28 Uwaga: W przypadku korzystania z kalendarzy zawierających stałe opłaty za miesiąc ważne jest aby definicja schematu zajęć dodatkowych przypisana była do pierwszego dnia pobytu dziecka w placówce w danym miesiącu nawet jeśli zajęcia odbywają się w inne dni tygodnia. Taka definicja kalendarza powodowana jest sposobem naliczania opłat za tego typu zajęcia dodatkowe. Program Junior nalicza stałą miesięczną opłatę za zajęcia dodatkowe raz w miesiącu właśnie w pierwszy dzień pobytu dziecka w danym miesiącu. Opłata jest doliczana niezależnie czy tego dnia była zarejestrowana obecność dziecka w placówce czy też nie. Utworzony kalendarz można poddać edycji korzystając z funkcji EDYTUJ DNI KALENDARZA dostępnej z poziomu DRZEWA NAWIGACJI lub zakładki KALENDARZE OBECNOŚCI Tworzenie grup oraz dodawanie wychowanków Wychowankowie przedszkola podzielni są na grupy. Należy zdefiniować GRUPY przed dodaniem WYCHOWANKÓW. W każdym nowo tworzonym systemie istnieje specjalna grupa PRACOWNICY PRZEDSZKOLA służąca do rejestracji i rozliczania wejść/wyjść pracowników placówki (-> patrz pkt 4.3 Rejestracja obecności pracowników przedszkola). Grupa specjalna o nazwie WSZYSTKIE PRZEDSZKOLAKI grupuje wszystkie dzieci w systemie niezależnie od ich przynależności do grup przedszkolnych. Każde dziecko jest zatem umieszczone w widoku DRZEWA NAWIGACJI w dwóch miejscach: w grupie do której jest przypisane oraz w grupie specjalnej WSZYSTKIE PRZEDSZKOLAKI. Rys.20. Okno dodawania nowego przedszkolaka Aby dodać nowa grupę przedszkolną korzystamy z funkcji DODAJ NOWĄ GRUPĘ, dostępną w zakładce GRUPY lub w widoku DRZEWA NAWIGACJI (lista rozwijana po kliknięciu prawym klawiszem myszy na pozycji GRUPY). Definicja grupy sprowadza się do nadania jej nazwy. Nowo utworzona grupa pojawi się natychmiast w widoku DRZEWA NAWIGACJI. Sortowanie grup w widoku drzewa jest alfabetyczne. Po utworzeniu wszystkich GRUP można przystąpić do dodawania WYCHOWANKÓW. W tym celu w widoku drzewa nawigacji klikamy prawym klawiszem myszy na grupie, której ma zostać przypisane dane dziecko i korzystamy z funkcji DODAJ NOWEGO PRZEDSZKOLAKA. Innym sposobem jest klikniecie Strona 28 z 40

29 prawym klawiszem na pozycji WSZYSTKIE PRZEDSZKOLAKI i uzupełnienie wszystkich danych dziecka w systemie (Rys.20). W oknie DODAWANIE NOWEGO PRZEDSZKOLAKA pola RCP ID, IMIĘ, NAZWISKO oraz GRUPA muszą zostać wypełnione. Jeśli są już zdefiniowane kalendarze, które zamierzamy przypisać danemu dziecku, można to zrobić od razu (wybór z listy rozwijanej). Innym sposobem jest przypisanie kalendarzy dziecku lub zbiorczo całej grupie przedszkolnej, której ma dotyczyć, korzystając z funkcji odpowiednio PRZYPISZ KALENDARZE lub PRZYPISZ KALENDARZE CZŁONKOM GRUPY dostępnych w widoku DRZEWA NAWIGACJI. Przypisanie kalendarzy jest warunkiem niezbędnym aby dla danego WYCHOWANKA nastąpiło rozlicznie opłat za uczęszczanie do przedszkola. Pozostałe parametry takie jak e-miał, fotografia, komentarze są opcjonalne i ich wypełnianie nie jest konieczne Dodawanie kart zbliżeniowych opiekunów Po uzupełnieniu danych rejestracyjnych wychowanka w systemie Junior w kolejnym kroku należy przypisać mu karty zbliżeniowe, które będą posiadali jego opiekunowie aby dokonywać rejestracji przyjść i wyjść z placówki celem dokładnego rozliczania opłat za pobyt. W tym celu należy otworzyć zakładkę dziecka (funkcja OTWÓRZ w widoku DRZEWA NAWIGACJI). W zakładce głównej danego wychowanka znajduje się zakładka o nazwie SZCZEGÓŁY zawierająca jego dane osobowe. W dolnej części okna znajduje się sekcja o nazwie OPIEKUNOWIE służąca do definiowania opiekunów i przypisywania im kart zbliżeniowych (Rys.21). Aby dodać opiekuna wywołujemy okno DODAWANIE OPIEKUNA (Rys.22) i uzupełniamy dane: Numer karty numer karty zbliżeniowej wprowadzany jest w postaci dziesiętnej. Można wprowadzić go ręcznie przy użyciu klawiatury (pod warunkiem iż numer karty jest znany operatorowi) lub odczytać w czytniku RUD-2. Po wciśnięciu przycisku WCZYTAJ dioda LED czytnika RUD-2 zaczyna pulsować sygnalizując tym samym gotowość do odczyty karty. Po zbliżeniu karty do czytnika jej numer zostanie wprowadzony automatycznie do właściwego pola. Imię i nazwisko (pokrewieństwo) dane osobowe opiekuna Komentarz opcjonalne dodatkowe komentarze dotyczące opiekuna Rys.21. Zakładka SZCZEGÓŁY w zakładce głównej wychowanka Anna Nowak Strona 29 z 40

30 Rys.22. Okno dodawania nowego opiekuna Uwaga: istnieje także możliwość wczytywania kart zbliżeniowych opiekunów z poziomu rejestratora PR602LCD jednak w przypadku obecności w systemie czytnika RUD-2 taka opcja jest niedostępna (wyższy priorytet czytnika RUD-2). Obecność czytnika RUD-2 jest niezbędna ze względu na funkcję klucza licencyjnego, którą spełnia, dlatego wczytywanie kart w PR602LCD jest w praktyce opcją umożliwiającą wczytywanie kart np. podczas pracy w wersji ewaluacyjnej (DEMO). W systemie Junior każdemu dziecku można przypisać kilka kart zbliżeniowych, tak aby każdy opiekun mógł posiadać swoją. W rejestrze zdarzeń nie ma jednak rozróżnienia ze względu na to, który opiekun dokonał rejestracji przyjścia lub wyjścia z placówki. Aby karty przypisane OPIEKUNOM dawały możliwość rejestracji w rejestratorze PR602LCD, po ich zdefiniowaniu należy ponownie wysłać konfigurację do rejestratora (-> patrz pkt ) Analiza obecności w zakładce Historia pobytu Podstawowym narzędziem do bieżącej analizy obecności wychowanków w programie Junior jest zakładka HISTORIA POBYTU dostępna po otwarciu zakładki danego wychowanka (polecenie OTWÓRZ z poziomu DRZEWA NAWIGACJI). Najważniejsze elementy widoku zakładki są następujące (Rys.23): 1. Zakres analizy wybór zakresu czasu, którego dotyczy analiza wyświetlana w zakładce. Można wybrać konkretny miesiąc kalendarzowy lub określić inny zakres czasu. 2. Edycja absencji - przycisk funkcji EDYCJA ABSENCJI służy do wejścia w tryb edytowania kalendarzy w przypadku nieobecności dziecka w placówce danego dnia. 3. Podgląd kalendarzy podgląd kalendarzy przypisanych do danego wychowanka. Widok obejmuje wszystkie trzy kalendarze za miesiąc, który został wybrany do wyświetlenia 4. Szczegóły dni widok zawierający szczegółowe informacje na temat uczęszczania dziecka do przedszkola, przypisanych w kolejnych dniach schematach, godzinach wejść i wyjść oraz podliczenia dziennego wszystkich składników opłaty. 5. Podgląd schematów okna podglądu szczegółów schematów (obecności wyżywienia i zajęć dodatkowych) wynikających z przypisanych kalendarzy. Podgląd dotyczy dnia zaznaczonego aktualnie w widoku SZCZEGÓŁY DNI. 6. Podsumowanie rozliczenia okno zawierające podsumowanie wszystkich trzech składników opłat oraz podsumowanie całkowite. Dokonywane za okres wybrany aktualnie do wyświetlania. Strona 30 z 40

31 Rys.23. Widok zakładki HISTORIA POBYTU z zaznaczonymi kluczowymi elementami analizy i obsługi obecności w placówce. Powyżej objaśnienie poszczególnych elementów. Uwaga: w chwili wywołania zakładki HISTORIA POBYTU program dokonuje obliczeń obecności i należnych opłat według aktualnie przypisanych kalendarzy. Operacja ta trwa kilka sekund i w tym czasie okno jest nieaktywne. Taka sama sytuacja ma miejsce za każdym razem gdy zmieniany jest jakiś parametr wyświetlania np. dokonana EDYCJA ABSENCJI, zmiana ZAKRESU ANALIZY itp. Uwaga: w widoku zakładki HISTORIA OBECNOŚCI/OBECNOŚCI mogą wystąpić różnice w naliczonych opłatach pomiędzy sumami dziennymi w widoku SZCZEGÓŁY DNI a sumą opłat widocznych w PODGLĄDZIE SZCZEGÓŁÓW. Różnice w naliczaniu są minimalne (rzędu kilku groszy) i wynikają z zastosowania parametru ZAOKRĄGLENIE CZASU POBYTU i konieczności zaokrąglania wyświetlanej sumy do drugiego miejsca po przecinku (grosze). Rozbieżności są korygowane na etapie liczenia sumy końcowej należności i dlatego nie należy sugerować się ich występowaniem. W sytuacji braku rejestracji w którymś z trybów w dniu objętym analizą, program sygnalizuje taki brak w widoku SZCZEGÓŁY DNI oraz w PODGLĄDZIE KALENDARZY (Rys.24). Dzięki temu operator ma świadomość iż dane odczytana z REJESTRATORA są niekompletne i nie dają podstawy do prawidłowego wyliczenia należności za dany okres rozliczeniowy. W celu uzupełnienia danych dotyczących obecności w placówce, operator ma do dyspozycji dwa narzędzia: EDYCJĘ ABSENCJI oraz RĘCZNĄ EDYCJĘ ZDARZEŃ. Strona 31 z 40

32 Rys.24. Fragmenty zakładki HISTORIA POBYTU z zaznaczonymi na czerwono miejscami, w których sygnalizowany jest brak w rejestrze zdarzeń Edycja absencji Pierwszym ze sposobów jest funkcja edycji absencji, służąca do nanoszenia na definicję kalendarza danego wychowanka dni nieobecności w placówce. Używając przycisku EDYCJA ABSENCJI uzyskujemy dostęp do okna Edycji absencji (Rys.25). Nanoszenie absencji w wybranych dniach wykonuje się analogicznie do przypisywania schematów obecności dniom podczas tworzenia kalendarza obecności ( ->patrz pkt ). Jednak zamiast schematów obecności mamy do dyspozycji typy nieobecności opisane szczegółowo w dziale Definicje. Rys.25. Okno EDYCJA ABSENCJI Po zatwierdzeniu przypisania wybranych dni nieobecności, program udostępnia okno DODAWANIA KOMENTARZA DO OBECNOŚCI umożliwiającego wprowadzenie informacji dotyczącej konkretnego okresu lub dni, w których dziecko było nieobecne w placówce. Edycję absencji wykonujemy używając KALENDARZA OBECNOŚCI jednak wprowadzone nieobecności mają zastosowanie także dla dwóch pozostałych typów kalendarzy. Uwaga: pomimo iż kalendarz przypisany dziecku jest zwykle wspólny dla większej grupy dzieci, to edycja nieobecności nanoszona jest tylko na kalendarz danego, edytowanego dziecka i dlatego nie ma wpływu na obecność ani naliczanie opłat dla innych dzieci. Strona 32 z 40

33 Edycja absencji może być dokonywana zarówno w tył (minione dni) jak i w przód (przyszłe dni). Należy jednak pamiętać iż nanoszenie nieobecności ma priorytet przed normalną definicją dnia wynikająca ze schematu obecności i w przypadku gdy w dniu z zaznaczoną nieobecnością wystąpią ZDARZENIA RCP odczytane z rejestratora, zostaną pominięte przez program przy obliczaniu należności. Wpływ poszczególnych TYPÓW NIEOBECNOŚCI na wyliczanie opłat za pobyt w placówce jest następujący: NIEOBECNOŚĆ USPRAWIEDLIWIONA powoduje brak naliczania opłaty za pobyt, wyżywienie i zajęcia dodatkowe zmienne w danym dniu. Zajęcia dodatkowe stałe są naliczane zgodnie ze swą specyfiką. NIEOBECNOŚĆ NIEUSPRAWIEDLIWIONA powoduje brak naliczania opłaty za pobyt w danym dniu. Opłata za wyżywienie i zajęcia dodatkowe jest naliczana zgodnie z przypisanymi kalendarzami Ręczna edycja zdarzeń Drugim z dostępnych sposobów uzupełniania historii obecności wychowanka jest ręczne dodawanie (lub usuwanie) zdarzeń. Edycję przeprowadzamy w widoku SZCZEGÓŁY DNI poprzez klikniecie prawym klawiszem myszy dniu, w którym występuje brak rejestracji (Rys.26). Po wyborze opcji DODAJ program udostępnia okno dodawania zdarzenia RCP (Rys.27). Rys.26. Lista rozwijana edycji historii zdarzeń w widoku SZCZEGÓŁY DNI W celu wprowadzenia nowego zdarzenia RCP należy zdefiniować jego parametry: Data data zdarzenia. Program automatycznie podpowiada datę dnia wybranego do edycji w widoku SZCZEGÓŁY DNI. Godzina należy wprowadzić godzinę wystąpienia zdarzenia Wychowanek dziecko, którego dotyczy wprowadzane zdarzenie. Program automatycznie uzupełnia to pole wstawiając wychowanka, którego dotyczy edycja w widoku SZCZEGÓŁY DNI. Typ zdarzenia należy wybrać jeden z typów rozpoznawanych przez program Junior: POZOSTAWIENIE DZIECKA lub ODEBRANIE DZIECKA. Punkt kontrolny należy określić, w którym z obecnych w systemie rejestratorów wystąpiło uzupełniane zdarzenie. Wartość tego pola nie jest związana z faktycznymi definicjami trybów rejestracji przypisanymi do terminali i dlatego dla rozliczenia obecności i opłat nie ma znaczenia jaki terminal przypiszemy. Strona 33 z 40

34 Rys.27. Okno dodawania nowego zdarzenia RCP Zdarzenia mogą być edytowane w analogiczny sposób w zakładce REJESTR ZDARZEŃ stanowiącej historię logowań w terminalach dla konkretnego dziecka. W odróżnieniu od edycji zdarzeń w widoku SZCZEGÓŁY DNI w zakładce OBECNOŚCI, oprócz dodawania i edycji nowych zdarzeń, można tu także usuwać zdarzenia odczytane z rejestratora. Tego typu zdarzeń nie można jednak usunąć trwale z bazy danych a jedynie wykreślić je powodując iż nie są brane pod uwagę przy wyliczaniu opłat. Wykreślone zdarzenia można w każdej chwili przywrócić. Do śledzenia zmian dokonywanych w rejestrze zdarzeń służą dwa znaczniki widoczne przy każdym zdarzeniu w zakładce REJESTR ZDARZEŃ : Dodane zaznaczony wskazuje iż zdarzenie zostało dodane ręcznie przez operatora a nie odczytane z rejestratora. Usunięte zaznaczony wskazuje iż zdarzenie zostało odczytane z rejestratora a następnie usunięte ręcznie przez operatora. Uwaga: w przypadku wystąpienia obok siebie dwóch zdarzeń tego samego typu (odstęp czasowy dowolny) program Junior weźmie pod uwagę do rozliczeń zdarzenia skrajne tzn. w przypadku dwóch zdarzeń typu POZOSTAWIENIE DZIECKA uwzględni wcześniejsze a w przypadku dwóch zdarzeń typu ODEBRANIE DZIECKA późniejsze. 4.3 Rejestracja obecności pracowników przedszkola Dodatkowym elementem systemu SDR Junior jest możliwość rejestracji oraz przeglądania historii wejść i wyjść pracowników placówki przedszkolnej. Pracownicy przedszkola podobnie jak opiekunowie mogą posiadać swoje karty zbliżeniowe, spełniające np. rolę kluczy do placówki w przypadku korzystania z funkcji kontroli dostępu. Dodawanie pracownika przedszkola w programie Junior przebiega analogicznie do definiowania WYCHOWANKA (-> patrz pkt ) jednak pracownikowi nie można przypisać żadnych kalendarzy. Definiowanie kart zbliżeniowych pracownikowi przebiega tak samo jak definiowanie kart OPIEKUNÓW (-> patrz pkt ). W widoku DRZEWA NAWIGACJI poprzez użycie prawego klawisza myszy na pozycji PRACOWNICY PRZEDSZKOLA lub na konkretnym pracowniku, operator programu ma do dyspozycji RAPORT RCP, będący rejestrem zdarzeń RCP dla odpowiednio całej grupy pracowników lub konkretnego pracownika. Raporty są wyświetlane w systemie miesięcznym. Nie ma przy tym znaczenia w jakim trybie pracownik dokona rejestracji. Aby zwiększyć czytelność historii zdarzeń i oddzielić rejestrowanie wychowanków od pracowników można zastosować dla tych ostatnich TRYBY REJESTRACJI WEJŚCIE i WYJŚCIE. Dzięki tym raportom, zarządca placówki przedszkolnej może kontrolować wejścia oraz wyjścia pracowników, mając tym samym większą kontrolę nad czasem pracy pracowników. Strona 34 z 40

35 4.5 Generowanie raportów Oprócz możliwości przeglądania i analizy historii pobytu oraz wyliczania opłat w zakładce HISTORIA POBYTU (-> patrz pkt ) program Junior udostępnia generowanie raportów, które po wydrukowaniu mogą stanowić pisemną informację dla opiekuna dziecka na temat wysokości opłaty za dany okres rozliczeniowy. Funkcja KREATOR RAPORTÓW dostępna jest z poziomu menu RAPORTY. Po jej wywołaniu operator programu ma do przejścia 7 kroków związanych z definiowaniem parametrów oraz generacją pożądanego raportu. Rys.28. Generowanie raportu krok 1. Wybór formatu raportu W pierwszym kroku wybieramy format raportu który ma zostać wygenerowany. W chwili obecnej program umożliwia generowanie wyłącznie raportów w formacie SDR Junior. Rys.29. Generowanie raportu krok 2. Wybór typu raportu W drugim kroku wybieramy typ raportu ze względu na stopień szczegółowości danych w nim zawartych. Do wyboru są następujące typy raportów: Rozliczenie ogólne raport zawiera informacje o należności naliczonej za 3 składniki opłaty (obecność, wyżywienie, zajęcia dodatkowe) oraz sumę końcową stanowiącą należność do zapłaty za dany okres rozliczeniowy. Rozliczenie szczegółowe raport zawiera szczegółowe informacje o należnościach naliczonych w każdym dniu pobytu wraz z godzinami rejestracji opiekunów, czasem przebywania w konkretnym TYPIE OBECNOŚCI. Na końcu raportu znajduje się podsumowanie identyczne do tego z RAPORTU OGÓLNEGO. Strona 35 z 40

36 Rys.30. Generowanie raportu krok 3. Określenie okresu rozliczenia. W trzecim kroku określamy zakres czasu za jaki wygenerowany będzie raport. Do dyspozycji są dwie opcje : raport miesięczny oraz raport za wybrany zdefiniowany okres czasu (zakres dni). Rys.31. Generowanie raportu krok 4. Parametry zapisu raportu do pliku. W czwartym kroku określamy sposób podziału raportu na pliki. Dostępne opcje : Raport zbiorczy generowany jest jeden plik raportu, zawierający wszystkich wskazanych użytkowników bez względu na przynależność do grup. Raport dla poszczególnych grup program generuje raporty w osobnych plikach dla każdej z grup wybranych w kolejnym kroku. Generowanych jest zatem tyle raportów ile grup zostało wskazanych do objęcia raportem. Raport dla poszczególnych przedszkolaków program generuje raporty w osobnych plikach dla każdego użytkownika. Generowanych jest zatem tyle raportów ilu użytkowników (dzieci, pracownicy) zostało wskazanych do objęcia raportem. W tym kroku wybierany jest także format pliku oraz lokalizacja na dysku jakiej zostanie zapisany raport. Dostępne formaty raportów: Adobe Acrobat (PDF), Microsoft Excel (xls), Microsoft Excel tylko dane (xls), Microsoft Word (doc), Rich Text Format (rtf), Crystal Reports (rpt), HTML (htm), XML (xml). Uwaga: przy zaznaczeniu opcji RAPORT DLA POSZCZEGÓLNYCH PRZEDSZKOLAKÓW pojawia się checkbox wysyłania raportów na adres . Funkcja wysyłania raportów na adres nie jest dostępna w tej wersji programu Junior. Strona 36 z 40

37 Rys.32. Generowanie raportu krok 5. Wybór grup do raportu. W piątym kroku określamy dla jakich GRUP systemu SDR Junior ma zostać wygenerowany raport. Rys.33. Generowanie raportu krok 6. Generacja raportu start. W szóstym kroku rozpoczynamy generacje raportu używając przycisku GENERUJ RAPORT. Rys.34. Generowanie raportu krok 7. Generacja raportu koniec. Po wygenerowaniu raportu w siódmym kroku zamykamy generator używając przycisku ZAMKNIJ. Strona 37 z 40

38 5. REJESTRACJA LICENCJI PROGRAMU Program Junior jest licencjonowany i jego użytkowanie w pełnej funkcjonalności jest możliwe tylko po zakupieniu u producenta licencji do korzystania z aplikacji wraz z kluczem licencyjnym, którego role pełni czytnik RUD-2. Warunki licencji są opisane w umowie licencyjnej wyświetlającej się podczas pierwszego uruchomienia programu na komputerze dostępnej także później z poziomu menu POMOC. Wersja programu pobrana ze strony internetowej producenta i użytkowana bez klucza licencyjnego działa w tzw. wersji ewaluacyjnej (-> patrz pkt. 1.3). Należy zauważyć iż wersja ewaluacyjna pozwala na współpracę programu z rejestratorami PR602LCD a wiec na przetestowanie wszystkich najważniejszych funkcji systemu SDR Junior. Firma Roger świadczy wsparcie techniczne do aplikacji Junior jednak jest ono dostępne tylko dla użytkowników, którzy dokonają rejestracji zakupionej licencji. Wsparcie techniczne jest dostępne przez okres 12 miesięcy od daty dokonania rejestracji. Po tym okresie użytkownik, który nadal chce uzyskiwać pomoc związaną z programem Junior może wykupić przedłużenie abonamentu wsparcia o kolejne 12 miesięcy. W celu wykupienia wydłużonego wsparcia należy skontaktować się z działem handlowym firmy Roger : sprzedaz@roger.pl; Aby zarejestrować licencję programu należy wywołać z menu POMOC funkcję REJESTRACJA PROGRAMU SDR JUNIOR. Rys.35. Okno rejestracji licencji programu Junior Dostępne są dwie metody rejestracji: on-line (wymagane połączenie z Internetem) oraz off-line. Można także anulować procedurę rejestracji używając przycisku POMIŃ REJESTRACJĘ Procedura rejestracji On-line Po wyborze rejestracji on-line, w nowo otwartej zakładce programu pojawia się formularz. Należy uzupełnić dane przedszkola, w którym pracuje rejestrowana licencja programu Junior. Strona 38 z 40

39 Rys.36. Okno formularza rejestracyjnego licencji Junior wersja on-line. Po wypełnieniu formularza i zatwierdzeniu przyciskiem PRZEŚLIJ program przesyła dane rejestracyjne na serwer firmy Roger. W przypadku pozytywnej weryfikacji danych, na podany w formularzu rejestracyjnym adres wysłany zostaje link do strony zawierającej potwierdzenie aktywacji. Link należy skopiować (Ctrl+C) i wkleić (Ctrl-V) w polu adresu przeglądarki internetowej. Po dokonaniu tej czynności na wspomniany adres wysłane zostaje potwierdzenie dokonania rejestracji wraz z numerem referencyjnym którym należy się posługiwać w przypadku kontaktu z działem wsparcia programu Junior Procedura rejestracji Off-line Po wyborze rejestracji off-line operator uzyskuje dostęp do formularza w którym należy wypełnić dane przedszkola w którym pracuje rejestrowana licencja programu Junior. Uwaga: Formularz powinien być wypełniamy na komputerze do którego dołączony jest klucz licencyjny pochodzący z danego zestawu. W przypadku wypełniania formularza na komputerze innym niż docelowy należy dołączyć do tego komputera czytnik RUD-2 na czas rejestracji. Strona 39 z 40

40 Rys.37. Okno formularza rejestracyjnego licencji Junior wersja off-line. Po wypełnieniu formularza (żółte pola są obowiązkowe) i kliknięciu OK program udostępnia okno zapisu pliku zawierającego dane rejestracyjne (rozszerzenie *.sdrreg) który należy wysłać pocztą elektroniczną na adres pomoc.sdrjunior@roger.pl. W przypadku pozytywnej weryfikacji danych, na podany w formularzu rejestracyjnym adres wysłany zostanie link do strony zawierającej potwierdzenie aktywacji. Link należy skopiować (Ctrl+C) i wkleić (Ctrl-V) w polu adresu przeglądarki internetowej. Po dokonaniu tej czynności na wspomniany adres wysłane zostaje potwierdzenie dokonania rejestracji wraz z numerem referencyjnym którym należy się posługiwać w przypadku kontaktu z działem wsparcia programu Junior. Kontakt: Roger sp.j Sztum Gościszewo 59 Tel.: Faks: Pomoc tech.: Pomoc tech. (GSM): biuro@roger.pl Web: Strona 40 z 40