Regulamin Międzynarodowego Konwentu Miłośników Fantastyki

Transkrypt

1 Regulamin Międzynarodowego Konwentu Miłośników Fantastyki AVANGARDA 9 Postanowienia ogólne 1. Konferencja Międzynarodowy Konwent Miłośników Fantastyki Avangarda 9, zwana dalej Konwentem, ma miejsce w dniach 7-10 sierpnia 2014 roku. 2. Terenem Konwentu są budynki: a. Gmach Główny, pl. Politechniki 1, b. MiNI, ul. Koszykowa 75 c. Inżynieria Środowiska, ul. Nowowiejska 20, d. szkoły noclegowe na ul. Deotymy 25-33, wraz z terenem przyległym. 3. Głównym organizatorem Konwentu jest Stowarzyszenie Miłośników Fantastyki Avangarda, przygotowujące Konwent we współpracy z Samorządem Studentów Politechniki Warszawskiej. Podmiotem odpowiedzialnym prawnie i finansowo jest Stowarzyszenie Miłośników Fantastyki Avangarda (KRS ), zwane dalej Stowarzyszeniem. 4. Konwent jest wydarzeniem o charakterze niekomercyjnej konferencji. Wpłacane składki akredytacyjne przeznaczane są na pokrycie kosztów organizacji Konwentu. Członkowie Stowarzyszenia, zwani dalej Organizatorami, oraz wolontariusze współpracujący ze Stowarzyszeniem, zwani dalej Obsługą Konwentu, nie pobierają wynagrodzenia za swoją pracę. Zasady uczestnictwa 5. Konwent ma charakter konferencji zamkniętej. Udział w nim mogą wziąć osoby mające zgodę Organizatorów na wstęp i przebywanie na terenie Konwentu na ustalonych przez Organizatorów warunkach. Osoby te zwane są dalej Uczestnikami. Na terenie Konwentu mogą przebywać pracownicy instytucji w których się on odbywa na zasadach określonych indywidualnie przez Organizatora. 6. Zgodę na udział w Konwencie można uzyskać od Organizatora lub upoważnionego członka Obsługi Konwentu na stanowisku akredytacyjnym po spełnieniu następujących warunków a. wylegitymowanie się ważnym dowodem tożsamości ze zdjęciem i datą urodzenia, b. w przypadku osób poniżej 18 roku życia przekazanie pisemnej zgody rodzica lub opiekuna prawnego, której treść znajduje się w załączniku, c. przekazanie prawidłowo wypełnionego oraz podpisanego formularza akredytacyjnego,

2 d. uiszczenie składki akredytacyjnej, chyba że Uczestnik chce wziąć udział jedynie w bezpłatnej części Konwentu. 7. Dzieci do 12 roku życia mogą przebywać na terenie Konwentu wyłącznie pod ciągłą opieką rodziców lub opiekunów prawnych. 8. Osoby, które uzyskały zgodę na uczestnictwo w części bezpłatnej Konwentu, mogą przebywać wyłącznie w Gmachu Głównym i na terenie otwartym pomiędzy innymi budynkami Konwentu. 9. Zgubienie identyfikatora należy niezwłocznie zgłosić Organizatorom w punkcie akredytacyjnym. Nowy identyfikator zostanie wydany po ponownym uiszczeniu opłaty akredytacyjnej. 10. Każdy uczestnik jest zobowiązany do podania swoich danych osobowych (imię, nazwisko, data urodzenia, numer dokumentu ze zdjęciem). Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Miłośników Fantastyki Avangarda z siedzibą w Grodzisku Mazowieckim. Dane osobowe uczestników będą wykorzystywane do ewidencji osób przebywających na terenie Konwentu oraz w celach statystycznych. Dane osobowe uczestników nie będą udostępniane innym podmiotom. Każdy uczestnik ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania. Ponadto uczestnik ma prawo do żądania usunięcia swoich danych, jednak może to skutkować usunięciem z terenu Konwentu. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale uczestnictwo w Konwencie wymaga ich podania. 11. Dowodem uzyskanej zgody na uczestnictwo w Konwencie jest identyfikator. Należy go podpisać imieniem i nazwiskiem (oraz pseudonimem, jeśli taka jest wola uczestnika) i nosić w widocznym miejscu. Należy go pokazywać na każde wezwanie Organizatorów, Obsługi Konwentu lub Straży Akademickiej Politechniki Warszawskiej oraz pracowników innych instytucji, na terenie których odbywa się Konwent. 12. Każdy uczestnik na czas przebywania na terenie Konwentu powinien ubezpieczyć się od następstw nieszczęśliwych wypadków we własnym zakresie. 13. Każdy uczestnik zgadza się na publikacje elektroniczne i poligraficzne fotografii i materiałów audiowizualnych promujących Konwent, na których będzie występował jego wizerunek. 14. Osoby nieprzestrzegające Regulaminu mogą zostać usunięte z terenu Konwentu decyzją Organizatora. Nie otrzymują one zwrotu składki akredytacyjnej oraz odbierany zostaje im odebrany identyfikator, a fakt ten jest odnotowywany w bazie danych Uczestników. Zasady porządkowe 15. Nadzór nad przestrzeganiem regulaminu sprawują Organizatorzy, Straż Akademicka Politechniki Warszawskiej i Obsługa Konwentu.

3 16. Nieznajomość Regulaminu nie zwalnia z obowiązku jego przestrzegania i ponoszenia konsekwencji wynikających z jego łamania. 17. Na terenie Konwentu obowiązuje absolutny zakaz przyklejania czegokolwiek samodzielnie do jakiejkolwiek powierzchni. W celu rozpowszechniania wszelkich materiałów reklamowych należy uzyskać zgodę Organizatorów oraz rozpowszechniać je jedynie za ich pośrednictwem. Wszelkie materiały, co do których nie została wydana zgoda na rozpowszechnianie, będą niezwłocznie usuwane, a osoby je rozwieszające zostaną pociągnięte do odpowiedzialności materialnej za ewentualne uszkodzenia pokrycia powierzchni, na której zostały przyklejone. 18. Dla każdego budynku będącego terenem Konwentu zostaną wyznaczone godziny, w jakich można przebywać na jego terenie. Niektóre budynki będą zamykane na noc nie będzie możliwe wchodzenie i wychodzenie bez zgody Organizatorów. 19. Na teren Konwentu nie wolno wnosić przedmiotów mogących stanowić szczególne zagrożenie dla dóbr osobistych i materialnych uczestników. Dotyczy to w szczególności: - broni białej - broni bezpiecznej (np. wykonanej z otuliny lub gumy) - broni palnej - broni pneumatycznej, np. ASG, paintball - replik broni - środków toksycznych, żrących, skrajnie łatwopalnych - materiałów wybuchowych i środków pirotechnicznych - gazu obronnego, pałek 20. Jeżeli przedmioty, o których mowa w punkcie 19, są potrzebne do przeprowadzenia programu (pokazy, larpy), należy zgłosić je Organizatorom. Ci przechowają je w depozycie i udostępnią na czas trwania atrakcji, podczas której muszą być pod stałym nadzorem osoby prowadzącej punkt programu. Organizatorzy mogą nie wyrazić zgody na wykorzystanie zgłoszonych przedmiotów i zażądać usunięcia ich z terenu konwentu, mogą zażądać odpowiedniego ich zabezpieczenia (np. poprzez wyjęcie magazynków z ASG) lub zakazać pewnych czynności z nimi związanych (np. wyjmowania miecza z pochwy). 21. Na terenie Konwentu obowiązuje zakaz posiadania i spożywania napojów alkoholowych oraz posiadania i stosowania jakichkolwiek substancji o charakterze odurzającym lub psychotropowym oraz narkotyków. Obowiązuje także całkowity zakaz przebywania na

4 terenie Konwentu pod wpływem napojów alkoholowych, środków odurzających lub psychotropowych oraz narkotyków. 22. Na terenie Konwentu obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu oraz stosowania otwartego ognia (np. świeczek). 23. Organizatorzy nie odpowiadają za rzeczy zgubione lub pozostawione bez opieki. 24. Na Konwencie obowiązuje całkowity zakaz zamykania sal na klucz z wyjątkami ustalanymi przez Organizatorów. 25. Ponieważ zależy nam na komforcie każdego Uczestnika, wszyscy Uczestnicy, Organizatorzy i członkowie Obsługi Konwentu są zobowiązani do traktowania innych osób z szacunkiem. Osoby zachowujące się agresywnie, obraźliwie lub stwarzające zagrożenie dla czyjegoś życia, zdrowia, dóbr osobistych czy materialnych będą usuwane z terenu Konwentu bez zwrotu kosztów uczestnictwa. W szczególności naleganie na dalszy kontakt z kimś, kto prosił o zakończenie rozmowy, nie będzie tolerowane. 26. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody spowodowane przez uczestników Konwentu ich sprawcy będą pociągani do odpowiedzialności z użyciem danych osobowych przedstawionych Organizatorom. 27. Każdy uczestnik zobowiązany jest do kulturalnego zachowania, zachowania czystości i sprzątania po sobie oraz podporządkowania się decyzjom Organizatorów, Obsługi Konwentu i pracowników instytucji, na terenie których odbywa się Konwent. 28. Ze względów bezpieczeństwa Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do ograniczenia liczby osób przebywających w salach. 29. Zabrania się wstępu do miejsc oznaczonych napisem zakaz wstępu, przekraczania taśm odgradzających, przestawiania ławek i zastawiania ciągów komunikacyjnych. Do niektórych pomieszczeń wstęp mają jedynie osoby upoważnione przez Organizatora. 30. Do sal odpowiednio oznaczonych nie wolno wchodzić w obuwiu, które może zaszkodzić nawierzchni (dotyczy to w szczególności hal sportowych). 31. Obowiązuje zakaz wprowadzania zwierząt bez zgody Organizatora za wyjątkiem psów przewodników. Zasady korzystania z wypożyczalni gier (Games Room) 32. Przy wypożyczeniu gry uczestnik zobowiązany jest do pozostawienia identyfikatora, który pozostaje u organizatorów do momentu zdania gry i jej odebrania przez obsługę Games Roomu. 33. Każdy uczestnik może mieć wypożyczoną tylko jedną grę naraz.

5 34. Wszelkie uszkodzenia i braki w grach należy zgłosić obsłudze wypożyczalni natychmiast po ich wykryciu. 35. Z gier należy korzystać tylko w wyznaczonej przez Organizatorów przestrzeni. Zabronione jest wynoszenie gier poza ten obszar. 36. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne konsekwencje spowodowane niewłaściwym użytkowaniem gry. 37. Uczestnicy są zobowiązani do zwrotu wypożyczonych gier przed zakończeniem Konwentu. Na godzinę przed zakończeniem Konwentu nie będzie można wypożyczać gier. 38. Uczestnik wypożyczający grę ponosi pełną odpowiedzialność za jej uszkodzenia i braki w takim przypadku zobowiązany jest do uiszczenia opłaty równej wartości gry. Zasady uzupełniające 39. O sprawach nieuwzględnionych w Regulaminie decydują Organizatorzy. 40. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do interpretacji niniejszego Regulaminu. 41. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany i uzupełniania programu Konwentu. 42. Osoby nieprzestrzegające przepisów dotyczących praw autorskich (np. poprzez bezprawne publiczne odtwarzanie multimediów lub handel ich nielegalnymi kopiami) zostaną usunięte z terenu Konwentu bez zwrotu kosztów akredytacji. 43. Wszystkie przypadki podejrzenia popełnienia przestępstwa lub wykroczenia będą zgłaszane przez Organizatorów policji albo właściwym służbom. 44. Powyższy Regulamin obowiązuje Uczestników, Obsługę Konwentu i Organizatorów.

6 Załącznik do regulaminu Międzynarodowego Konwentu Miłośników Fantastyki AVANGARDA 9 Wyrażam zgodę, aby moje dziecko w dniach 7-10 sierpnia 2014 r. uczestniczyło w Międzynarodowym Konwencie Miłośników Fantastyki Avangarda 9. Jednocześnie biorę na siebie pełną odpowiedzialność za jego/jej zachowanie i wyrządzone przez niego/nią szkody. Oświadczam również, iż są mi znane regulamin, tematyka oraz program Międzynarodowego Konwentu Miłośników Fantastyki Avangarda 9. Zobowiązuję się osobiście odebrać moje dziecko z Konwentu, jeśli zajdzie taka potrzeba. imię i nazwisko dziecka imię i nazwisko rodzica lub opiekuna prawnego adres zamieszkania rodzica lub opiekuna prawnego nr dowodu osobistego rodzica lub opiekuna prawnego telefon kontaktowy rodzica lub opiekuna prawnego telefon kontaktowy dziecka data, miejscowość i czytelny podpis