Struktura zbiorów danych osobowych, sposób przepływu danych w systemie i zakres przetwarzania danych

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do Polityki Bezpieczeństwa Danych Osobowych w Urzędzie Gminy Damasławek Struktura zbiorów danych osobowych, sposób przepływu danych w systemie i zakres przetwarzania danych 1. Sposób przepływu danych W systemach informatycznych jest możliwy przepływ danych. Przepływ danych może odbywać się z aplikacji Ramzes do aplikacji Płatnik, poprzez wyeksportowanie danych z aplikacji Ramzes, a następnie wczytanie ich do aplikacji Płatnik. Przepływ danych odbywa się między modułami ŹRÓDŁA- RDO, PESEL BUSC. Dane przepływają także w programach Wydra i Foka. a) Przepływ danych w programach Wydra i Foka: PROGRAM WYDRA przepływ danych PROGRAM FOKA b) Przepływ danych w programach RAMZES I PŁATNIK: kadry kartoteki PRACOWNIK DS. PŁAC Wprowadzenie danych do programu RAMZES możliwość eksportu danych Wprowadzenie danych do programu PŁATNIK eksport danych do ZUS ZUS 1

2 2. Zbiory danych- struktura zbiorów oraz zakres przetwarzania danych: 1. Kwalifikacja wojskowa: nazwisko, imię (może być drugie imię), nazwisko rodowe, nazwiska rodowe rodziców, data urodzenia (rok, miesiąc, dzień), seria i numer dowodu osobistego lub innego dokumentu, miejsce aktualnego pobytu miasto, ulica, numer domu i mieszkania, kategoria przydatności do służby wojskowej, nr książeczki wojskowej, uwagi, adnotacje dotyczące przyczyn dopisania lub skreślenia z listy, adnotacje o odwołaniach, sprzeciwach, zmianie orzeczenia itp. 2. Oświadczenia o stanie majątkowym osób zobowiązanych do ich składania: miejscowość i dzień wypełnienia oświadczenia, imię i nazwisko, nazwisko rodowe, miejsce zamieszkania lub pobytu, data i miejsce urodzenia, miejsce zatrudnienia, stanowisko lub funkcja, środki pieniężne zgromadzone w walucie obcej i polskiej, papiery wartościowe, prowadzona działalność gospodarcza (forma prawna i przedmiot działalności), przychód i dochód osiągnięty z prowadzonej działalności gospodarczej, zarządzana działalność gospodarcza (przedstawiciel, pełnomocnik, forma prawna, przedmiot działalności), dochód z zarządzania działalnością gospodarczą, działalność w spółkach handlowych (nazwa i siedziba spółki), czy jest członkiem zarządu (od kiedy), czy jest członkiem rady nadzorczej (od kiedy), czy jest członkiem komisji rewizyjnej (od kiedy), dochody osiągnięte z tego tytułu, 2

3 działalność w spółdzielniach, czy jest członkiem zarządu (od kiedy), czy jest członkiem rady nadzorczej (od kiedy), czy jest członkiem komisji rewizyjnej (od kiedy), dochody osiągnięte, działalność w fundacjach prowadzących działalność gospodarczą, czy jest członkiem zarządu (od kiedy), czy jest członkiem rady nadzorczej (od kiedy), czy jest członkiem komisji rewizyjnej (od kiedy), dochody osiągnięte, inne dochody z tytułu zatrudnienia lub innej działalności zarobkowej (z podaniem kwot uzyskiwanych z każdego tytułu), dom (powierzchnia, wartość, tytuł prawny), mieszkanie (powierzchnia, wartość, tytuł prawny), gospodarstwo rolne (rodzaj, powierzchnia, wartość, rodzaj zabudowy, tytuł prawny, dochód), inne nieruchomości (powierzchnia, wartość, tytuł prawny), udziały w spółkach handlowych (liczba, emitent udziałów, dochód), majątek nabyty od skarbu państwa, samorządu w drodze przetargu, składniki mienia ruchomego o wartości powyżej zł, zobowiązania pieniężne o wartości powyżej zł. 3. Dziennik korespondencji: imię i nazwisko lub nazwa nadawcy, adres zamieszkania lub siedziba, data wysłania, data wpływu, znak pisma, informacja o sprawie, komu zlecono załatwienie, telefon/fax NIP, REGON, Ewidencja wniosków i wydanych zezwoleń na utrzymywanie psa rasy uznanej za agresywną: 3

4 imię i nazwisko właściciela, adres, data wpływu wniosku, data wystawienia zezwolenia, dane dotyczące psa (imię, rasa). 5. Urząd Stanu Cywilnego w Damasławku: nr ewidencyjny PESEL, miejsce pracy, wykształcenie, seria i numer dowodu osobistego, numer telefonu, nazwisko: panieńskie, z poprzedniego małżeństwa, nazwisko rodowe, miejsce i godzina urodzenia, data i numer aktu zgonu, data i numer aktu małżeństwa, data i numer aktu urodzenia, imię i nazwisko ojca, imię i nazwisko matki, imię i nazwisko współmałżonka, płeć, stan cywilny, data i miejsce zawarcia małżeństwa, miejsce wystawienia i numer aktu urodzenia żony, męża, data, godzina, miejsce zgonu, odnalezienia zwłok, data zgonu męża matki, nazwisko, imię, adres osoby zgłaszającej zgon, 4

5 numer aktu zgonu żony, męża, nazwisko i nazwisko rodowe małżonka, nazwisko rodowe matki i ojca mężczyzny, nazwisko rodowe matki i ojca kobiety, adnotacje o rozwodzie, nazwisko po zawarciu małżeństwa mężczyzny, kobiety, data unieważnienia aktu małżeństwa, urodzenia, zgonu, imię nadane z urzędu, data i numer orzeczenia sądu ustalającego ojcostwo, zaprzeczającego ojcostwo, przysposabiającego dziecko, imię i nazwisko osoby przysposabiającej dziecko, zmiana nazwiska dziecka, data rozwiązania poprzedniego małżeństwa, rozwodu, skazania, inne orzeczenia wydane w postępowaniu sądowym lub administracyjnym. 6. Ewidencja osób, którym udzielono zezwolenia na wycinkę drzew: imię, nazwisko, nr działki, adres, telefon. 7. Ewidencja osób, którym wydano zawiadomienia o nadaniu numeru porządkowego nieruchomości: imię i nazwisko, adres, nr nieruchomości. 8. Ewidencja osób, którym wydano decyzje o warunkach zabudowy, zagospodarowania terenu: imię i nazwisko, adres, 5

6 oznaczenie nieruchomości, rodzaj inwestycji, numer decyzji, data wydania decyzji, streszczenie ustaleń decyzji. 9. Ewidencja gruntów i budynków: imię i nazwisko lub nazwa, adres (miejscowość, ulica, nr domu, rejonu), NIP, nr działki, powierzchnia, wartość. 10. Ewidencja podatników i dłużników: imiona i nazwiska, imię ojca, imię matki, NIP, kod pocztowy, miejscowość, ulica, nr domu, urząd skarbowy, województwo, rejon, numer konta bankowego, nr telefonu. 11. Plan urządzeń lasów niepaństwowych: 6

7 imię i nazwisko, adres, nr działki, powierzchnia. 12. Rejestr użytkowników wieczystych: imię i nazwisko, adres, nr działki, położenie działki, kwota do przypisu, powierzchnia, nr telefonu. 13. Rejestr umów dzierżawy: imię i nazwisko, data zawarcia umowy, data ważności umowy, adres, nr działki, kwota do przypisu, powierzchnia wydzierżawiona, rodzaj użytku, klasa gruntu, nr telefonu. 14. Rejestr umów najmu lokali: imię i nazwisko lub nazwa najemcy, adres lokalu, rodzaj umowy, rodzaj lokalu, numer telefonu, powierzchnia użytkowa. 7

8 15. Rejestr skarg i wniosków: data wpływu, imię i nazwisko petenta, nazwa instytucji, redakcji, adres petenta, instytucji, przedmiot skargi, zażalenia i odwołania, data zlecenia załatwienia, termin załatwienia, komu zlecono załatwienie, data wysłania do załatwienia, sposób załatwienia, data wysłania zawiadomienia, kogo zawiadomiono, uwagi. 16. Akcyza: imiona i nazwisko, PESEL, NIP, rodzaj dokumentu stwierdzającego tożsamość: numer, organ wydający dokument, dane o użytkach, nr rachunku bankowego, nr KRS. 17. Kadry i płace: PESEL, imię i nazwisko, nazwisko rodowe, data i miejsce urodzenia, 8

9 płeć, adres stały(miejscowość, ulica, nr domu, nr mieszkania), dowód osobisty(seria, nr i rodzaj, wydany przez, data wydania), imię ojca, imię matki, stan cywilny, obowiązek wojskowy(dokument wojskowy, seria i numer, stopień wojskowy, specjalność, ewidencja, przydział mobilizacyjny), nr legitymacji służbowej, posiada gospodarstwo rolne, emeryt/rencista, obywatelstwo obce, telefon, osoba kontaktowa, wykształcenie, nazwa szkoły i rok ukończenia, staż pracy, tytuł zawodowy, zawód wyuczony zasadniczy, zawód wykonywany, ukończone kursy, uzyskane kwalifikacje, warunki zatrudnienia, nieobecności w pracy, historia pracy, kary, nagrody, ubezpieczenia ZUS, dane płacowe, numer konta. 18. Ewidencja działalności gospodarczej: oznaczenie przedsiębiorcy, imię i nazwisko, nazwisko rodowe, imię ojca, imię matki, 9

10 obywatelstwo, NIP, REGON, seria i numer dowodu osobistego, płeć, adres miejsca zamieszkania, adres zameldowania, adres do korespondencji, adres wykonywania działalności gospodarczej, dane do kontaktu, przewidywana liczba pracujących, zatrudnionych, adres i miejsce przechowywania dokumentów rachunkowych, dane podmiotu prowadzącego rachunkowość wnioskodawcy, rodzaj prowadzonej dokumentacji rachunkowej, numer konta bankowego, numery NIP uzyskane w innych krajach, rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej, adres dodatkowego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. 19. Dodatki mieszkaniowe: imię i nazwisko, data urodzenia wnioskodawcy, adres zamieszkania (kod pocztowy, ulica, numer domu), ilość członków rodziny (imię i nazwisko, data urodzenia, stopień pokrewieństwa), dochód, numer konta, powierzchnia domu (mieszkania), dane o niepełnosprawności. 10

11 20. Zamówienia Publiczne: nazwa firmy, siedziba, NIP, REGON, dane rejestracyjne firmy, numer konta bankowego, dane osoby do kontaktu imię i nazwisko, telefon kontaktowy, adres Ewidencja opłat za wodę oraz odprowadzanie ścieków: imię i nazwisko (nazwa firmy, NIP), adres (siedziba), ilość zużytej wody, ilość odprowadzanych ścieków. 22. Ewidencja wydanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych: oznaczenie przedsiębiorcy (nazwa, imię i nazwisko właściciela), oznaczenie rodzaju zezwolenia, adresy punktów sprzedaży, informacje o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, tytuł prawny do lokalu, decyzja sanepidu. 23. Stypendia i zapomogi szkolne: imię i nazwisko, telefon, miejsce zamieszkania, 11

12 stopień pokrewieństwa, miejsce pracy, nauki, wysokość osiągniętych dochodów, dochód uzyskiwany z jednego hektara przeliczeniowego, informacje o sytuacji materialnej rodziny. 24. Dofinansowanie pracodawcom kosztów kształcenia pracowników młodocianych: nazwisko i imię PESEL miejsce pracy, nazwa przedsiębiorcy, NIP, imię i nazwisko ucznia, numer KRS lub wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, numer konta bankowego, informacja o korzystaniu przez pracodawcę z innej pomocy. 25. Ewidencja umów na odbiór odpadów komunalnych: imiona i nazwiska, nazwa, siedziba firmy, z którą jest podpisana umowa, nazwa i siedziba firmy, imię i nazwisko właściciela firmy. 26. Ewidencja zbiorników na nieczystości płynne: imiona i nazwiska, nazwa i siedziba firmy, imię i nazwisko właściciela firmy. 27. Ewidencja osób, którym wydano decyzję o podziale nieruchomości: imię i nazwisko, 12

13 numer i data wydania decyzji, oznaczenie nieruchomości. 28. Rejestr meldunkowy wczasowiczów i turystów: seria i numer dowodu osobistego, data przybycia i zamierzony czas trwania pobytu, oznaczenie dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość, a w tym numer i seria data jego wydania, data ważności oraz oznaczenie organu, który go wydał. 29. Arkusze organizacyjne publicznych jednostek oświatowych: miejsce pracy, zawód, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, w tym posiadane przygotowanie pedagogiczne, nazwa przedmiotu, rodzaj prowadzonych zajęć, kwalifikacje zawodowe dodatkowe związane z zajmowanym stanowiskiem, stopień awansu zawodowego, stanowisko służbowe, wymiar zatrudnienia. 30. Awans zawodowy na stopień nauczyciela mianowanego: 13

14 miejsce pracy, zawód, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, stopnie awansu zawodowego, wymiar zatrudnienia, ocena dorobku zawodowego. 31. Zajęcie pasa drogowego: numer działki, numer decyzji. 32. Nadzór nad realizacją obowiązku nauki: numer telefonu, nazwiska i imiona dzieci, data i miejsce urodzenia dzieci. 33. Opłata planistyczna: numer ewidencyjny działki. 34. Opłata adiacencka: numery ewidencyjne działek. 35. Wykaz osób posiadających wyroby azbestowe: 14

15 numer ewidencyjny działki. 36. Ewidencja osób skazanych odbywających karę prac społecznie użytecznych: nr i seria dowodu osobistego, PESEL, skazania, orzeczenia o ukaraniu. 37. Ewidencja protokołów z ustnych testamentów: seria i numer dowodu osobistego. 38. Rejestr wniosków o pokrycie kosztów dojazdu do szkoły uczniów niepełnosprawnych: aktualne orzeczenie o niepełnosprawności ucznia, 15

16 aktualne orzeczenie poradni psychologiczno- pedagogicznej o potrzebie kształcenia specjalnego ucznia w danej placówce. stan zdrowia. 39. System Informacji Oświatowej: miejsce pracy, zawód, płeć, rok urodzenia, informacje o formie kształcenia i doskonalenia nauczycieli, informacje o sprawowanych funkcjach, zajmowanych stanowiskach, informacje o prowadzonych zajęciach, staż pracy, stopień awansu zawodowego, wysokość wynagrodzenia. 40. Ewidencja osób przeznaczonych do pełnia służby w formacjach obrony cywilnej: miejsce pracy, zawód, numer telefonu. 41. Rejestr zgłoszeń dzieci do przedszkola publicznego na terenie Gminy Damasławek: numer ewidencyjny PESEL. 42. Rejestr sprzedaży VAT: 16

17 NIP. 43. Ewidencja przydomowych oczyszczalni ścieków: nazwa i siedziba firmy. 44. Ewidencja opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi: NIP, numer telefonu, nazwa przedsiębiorstwa, siedziba, nr ewidencyjny działki, imiona i nazwiska osób wspólnie zamieszkujących nieruchomość. 45. Zezwolenia na uprawę maku: nr ewidencyjny działki pod uprawę, powierzchnia planowanej uprawy. 46. Rejestr wniosków o refundację kosztów za uczęszczanie dzieci z terenu Gminy Damasławek do niepublicznych przedszkoli: nr konta bankowego, na które ma być dokonana refundacja. 47. Gminna Komisja Rozwiązywania Problemów Alkoholowych: 17

18 NIP miejsce pracy, zawód, wykształcenie, seria i numer dowodu osobistego, numer telefonu, skazania, stan zdrowia, nałogi, orzeczenia o ukaraniu. 48. Zmiana imion i nazwisk: seria i numer dowodu osobistego, numer telefonu, informacja dot. pozbawienia władzy rodzicielskiej, zgody na zmianę nazwiska, rozwiązania małżeństwa przez rozwód lub separacji, nazwisko rodowe, nazwisko z poprzedniego małżeństwa, nazwiska rodziców, imię i nazwisko współmałżonka, 18

19 imiona i nazwiska małoletnich dzieci, płeć, numery aktów stanu cywilnego dotyczących wnioskodawcy, współmałżonka i małoletnich dzieci, data i numer orzeczeń sądów dotyczących: przysposobienia, umieszczenia małoletniego w rodzinie zastępczej, innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym. 49. Opłata od posiadania psów: NIP. 50. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych: miejsce pracy, imiona i nazwiska współmałżonka oraz dzieci, liczba członków rodziny, stopień pokrewieństwa, wysokość miesięcznego dochodu przypadającego na osobę prowadzącą wspólnie gospodarstwo domowe, zakres uzyskanej pomocy w ramach ZFŚS. 51. Dodatek energetyczny: adres zamieszkania lub pobytu. 52. Wynajem / użyczenie świetlic wiejskich należących do Gminy Damasławek 19

20 Numer Identyfikacji Podatkowej, seria i numer dowodu osobistego, numer telefonu. 53. Karta Dużej Rodziny: nazwisk i imiona, seria i numer dowodu osobistego, numer telefonu, numer Karty, zaświadczenie ze szkoły ( w tym szkoły wyższej) o planowanym terminie ukończenia nauki. 54. Rejestr mieszkańców Gmina Damasławek adres zamieszkania i pobytu, seria i numer dowodu osobistego, nazwisko rodowe, nazwiska rodowe rodziców, kraj urodzenia, stan cywilny, oznaczenie aktu urodzenia i urzędu stanu cywilnego, w którym ten akt został sporządzony, płeć, obywatelstwo albo status bezpaństwowca, imię i nazwisko rodowe oraz numer PESEL małżonka, jeżeli został mu nadany, 20

21 data zawarcia związku małżeńskiego, oznaczenie aktu małżeństwa i urzędu stanu cywilnego, w którym ten akt został sporządzony, data rozwiązania związku małżeńskiego, sygnatura akt i oznaczenie sądu, który rozwiązał małżeństwo, sygnatura akt i oznaczenie sądu, który ustalił nieistnienie małżeństwa, sygnatura akt i oznaczenie sądu, który unieważnił małżeństwo, data zgonu małżonka albo data znalezienia jego zwłok, oznaczenie jego aktu zgonu i urzędu stanu cywilnego, w którym ten akt został sporządzony, adres i data zameldowania na pobyt stały, kraj miejsca zamieszkania, kraj poprzedniego miejsca zamieszkania, data wymeldowania z miejsca pobytu stałego, adres i data zameldowania na pobyt czasowy oraz data upływu deklarowanego terminu pobytu, data wymeldowania z miejsca pobytu czasowego, data wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej trwającego dłużej niż 6 miesięcy i wskazanie kraju wyjazdu, data powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej trwającego dłużej niż 6 miesięcy, data ważności ostatniego wydanego dowodu osobistego obywatela polskiego oraz oznaczenie organu wydającego dokument, seria, numer i data ważności ostatniego wydanego paszportu obywatela polskiego; seria, numer i data ważności dokumentu podróży cudzoziemca, a w przypadku cudzoziemców, o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt 3 lit. a i b ustawy o ewidencji ludności, ważnego dokumentu podróży lub innego ważnego dokumentu potwierdzającego tożsamość i obywatelstwo, data upływu deklarowanego przez cudzoziemca terminu pobytu, data zgonu albo data znalezienia zwłok, numer aktu zgonu i oznaczenie urzędu stanu cywilnego, w którym ten akt został sporządzony, podpis właściciela lokalu lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu nazwisko i imię pełnomocnika, o ile został ustanowiony 21

22 adres elektroniczny służący do doręczeń, jeżeli osoba dokonała wymeldowania z miejsca pobytu stałego lub czasowego przy wykorzystaniu dokumentu elektronicznego. 55. Rejestr zamieszkania cudzoziemców- Gmina Damasławek: kraj urodzenia; adres miejsca pobytu stałego; adres dotychczasowego miejsca pobytu stałego; adres nowego miejsca pobytu stałego; kraj poprzedniego miejsca zamieszkania; adres miejsca pobytu czasowego; deklarowany okres pobytu czasowego; adres dotychczasowego miejsca pobytu czasowego, o ile go posiadał; datę powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej przewidywany okres pobytu poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej; data wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej ; kraj wyjazdu; podpis właściciela lokalu lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu nazwisko i imię pełnomocnika, o ile został ustanowiony adres elektroniczny służący do doręczeń, jeżeli osoba dokonała wymeldowania z miejsca pobytu stałego lub czasowego przy wykorzystaniu dokumentu elektronicznego. 56. System powiadomienia sms: 22

23 numer telefonu. 57. Potwierdzenie profilu zaufanego e-puap: numer telefony, adres poczty elektronicznej użytkownika. 58. Stypendia za szczególne osiągnięcia uczniów: nazwiska i imiona uczniów, nazwiska i imiona rodziców, adres zamieszkania, nr telefonu wnioskodawcy, data urodzenia dziecka, PESEL dziecka, nr rachunku bankowego, osiągnięcia w nauce. 23