Budżetowanie zadaniowe w samorządach

Transkrypt

1 Budżetowanie zadaniowe w samorządach Dobre praktyki Doświadczenia Powiat Gnieźnieński

2 Podstawowe dane o jednostce Ilość mieszkańców: Powierzchnia obszaru JST: 1 254,34 km2 Dane budżetowe przewidywane wykonanie za 2012 r. Dochody: Wydatki: , w tym: bieżące , majątkowe Przychody: Rozchody: Zadłużenie: Ilość jednostek organizacyjnych 30, w tym w oświacie 19

3 Budżet Powiatu Gnieźnieńskiego nie jest w całości budżetem zadaniowym. Mimo, że nie wszystkie wydatki realizowane są w układzie zadaniowym, można wyróżnić podział na następujące zadania: - zadania ujęte w Planie Rozwoju Lokalnego (przykład: PRL IV1Ad/96 Współorganizacja cyklicznych Zajazdów Gnieźnieńskich) - zadania poza Planem Rozwoju Lokalnego (przykład: Kultura 1 Współfinansowanie Finału Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy) - zadania jednorazowe (przykład: Zakup dwóch faksów dla Komendy Powiatowej Policji)

4 Strategie, polityki Myślenie strategiczne wyznacza podstawowe kierunki rozwoju samorządu powiatowego już od 2000 roku. Aktualnie powiat realizuje ogólną strategię rozwoju do roku 2013, jak również działalność swoją opiera na różnorodnych strategiach sektorowych. Pierwsza Strategia Rozwoju Powiatu Gnieźnieńskiego została przyjęta uchwałą Rady Powiatu Gnieźnieńskiego w dniu 28 września 2000 roku. Obejmowała ona pięcioletni okres realizacji od 2000 do 2005 roku włącznie. Założenia co do realizacji różnego rodzaju działań w strategii zostały w większości przypadków zrealizowane.

5 Strategie, polityki Zachowując ciągłość działań strategicznych powiatu w dniu 30 czerwca 2005 roku Rada Powiatu Gnieźnieńskiego przyjęła uchwałą nr XXVII/220/ 2005 Strategię Rozwoju Powiatu Gnieźnieńskiego na lata , a 30 listopada 2005 r. uchwałą nr XXXI/258/2005 Plan Rozwoju Lokalnego na najbliższe osiem lat. Plan Rozwoju Lokalnego jest rozwinięciem Strategii Rozwoju Powiatu Gnieźnieńskiego, w którym zawarte zostały propozycje działań do realizacji.

6 Plan Rozwoju Lokalnego: zawiera tylko i wyłącznie te projekty będące tzw. nadbudową obowiązkowych zadań powiatu pokazuje konsekwencję myślenia i działania władz samorządowych, bez względu na zmianę kadencji i osób piastujących najważniejsze stanowiska pozwala zaplanować wiele działań na kilka lat, realizacja których ma przerodzić słabe strony powiatu w mocne poprzez jego realizację samorząd Powiatu Gnieźnieńskiego pokazuje co go wyróżnia spośród innych jst, co jest jego mocną lub słabą stroną, gdzie należy upatrywać szans, a w czym zagrożeń

7 Plan Rozwoju Lokalnego: dotychczas był zmieniany 12 krotnie obecnie Plan Rozwoju Lokalnego zawiera 116 projektów kierownikami projektów są dyrektorzy wydziałów lub jednostek organizacyjnych każdy projekt został dokładnie zdefiniowany pod względem realizacji poprzez ustalenie wskaźników produktu, rezultatu i oddziaływania ostateczna ocena będzie możliwa niebawem, z upływem czasu trwania planu w roku 2013 dla każdego projektu zaplanowano szacunkowe kwoty, które co roku są aktualizowane w uchwale budżetowej na dany rok nadzór nad prawidłowym przebiegiem PRL sprawuje Zarząd Powiatu

8 Główne cele strategiczne Opracowanie strategii i Planu Rozwoju Lokalnego dla Powiatu Gnieźnieńskiego zostało zlecone podmiotowi zewnętrznemu Gnieźnieńskiej Agencji Rozwoju Gospodarczego sp. z o.o. (spółka samorządowa, w której Powiat Gnieźnieński jest największym udziałowcem). Wykonawca ściśle współpracował z radnymi powiatu, wydziałami i jednostkami organizacyjnymi powiatu. Propozycje działań były też konsultowane społecznie z mieszkańcami. Ostatecznie Zarząd Powiatu zatwierdził określoną liczbę projektów, która następnie został przyjęta przez Radę Powiatu. Dla działań tych określono budżet, harmonogram realizacji oraz przygotowano karty działań.

9 Główne cele strategiczne Powiat w okresie 8 lat; tj przyjął sobie 4 główne cele strategiczne: I. Troska o rozwój gospodarczy i społeczny Powiatu Gnieźnieńskiego. II. Poprawa standardów życia mieszkańców wsi i miast III. Poprawa warunków do prowadzenia działalności gospodarczej i rozwój turystyki IV. Wykorzystanie warunków gospodarczych, kulturowych, historycznych i turystycznych Powiatu Gnieźnieńskiego

10 Główne cele strategiczne W ramach każdego z w/w czterech celów strategicznych rozróżniono ponadto tzw. cele operacyjne, w ramach których przewidziano określoną ilość zadań projektów.

11 Główne cele strategiczne Przykładowa prezentacja celu strategicznego nr III (oraz wybrane 3 karty projektów): III. Poprawa warunków do prowadzenia działalności gospodarczej i rozwój turystyki (1) Informacja jako podstawa prowadzenia działalności gospodarczej (2) Integracja i promocja środowiska przedsiębiorców i przedsiębiorczości (3) Wsparcie dla rozwoju rolnictwa (4) Turystyka jako sposób na rozwój gospodarczy Powiatu Gnieźnieńskiego

12

13

14

15 Schemat przepływu dokumentów dotyczący PRL Zarząd Powiatu Gnieźnieńskiego w dniu 1 kwietnia 2010 roku podjął uchwałę Nr 828/2010 w sprawie: struktury zarządzania Planem Rozwoju Lokalnego na lata , trybu prac nad projektem rocznego finansowego Planu Rozwoju Lokalnego, dokonywania w nim zmian oraz sprawozdawczości z jego realizacji. Niniejsza uchwała reguluje schemat realizacji Planu Rozwoju Lokalnego w ramach struktury jednostki jaką jest Starostwo Powiatowe w Gnieźnie.

16 Schemat przepływu dokumentów dotyczący PRL 1 w/w uchwały: Struktura zarządzania Planem Rozwoju Lokalnego Koordynatorem Planu Rozwoju Lokalnego ustanawia się Dyrektora Wydziału Promocji i Rozwoju, który na bieżąco współpracuje z kierownikami poszczególnych projektów Planu Rozwoju Lokalnego. Każdy projekt jest zarządzany przez Kierownika, którym mogą być dyrektorzy wydziałów Starostwa Powiatowego w Gnieźnie lub dyrektorzy jednostek organizacyjnych powiatu.

17 Schemat przepływu dokumentów dotyczący PRL W ramach jednego projektu możliwy jest tylko jeden kierownik projektu. W danym projekcie mogą być realizowane zadania zarządzane przez różnych kierowników zadań. Kierownikiem zadania mogą być dyrektorzy wydziałów Starostwa Powiatowego w Gnieźnie lub dyrektorzy jednostek organizacyjnych powiatu

18 Schemat przepływu dokumentów dotyczący PRL Kierownik zadania jest odpowiedzialny za merytoryczną i finansową realizację zadania. Kierownik zadania proponuje zakres realizacji zadania w danym roku budżetowym oraz przedstawia sprawozdania z realizacji zadania w minionym okresie. Informacje przekazuje do Kierownika projektu, a ten dalej do Koordynatora Planu Rozwoju Lokalnego. Schemat zarządzania Planem Rozwoju Lokalnego stanowi załącznik nr 1 do niniejszej uchwały.

19 Rada Powiatu Gnieźnieńskiego Zarząd Powiatu Gnieźnieńskiego Koordynator Planu Rozwoju Lokalnego Kierownik zadania 1 Kierownik projektu I( )1 Kierownik zadania 2 Kierownik projektu I( ) 2 Kierownik zadania 3 Kierownik zadania 1 Kierownik projektu II ( )1 Kierownik zadania 2 Kierownik projektu..

20 Schemat przepływu dokumentów dotyczący PRL 2 w/w uchwały reguluje tryb prac nad projektem rocznego finansowego Planu Rozwoju Lokalnego 3 w/w uchwały: Dokonywanie zmian w Planie Rozwoju Lokalnego Niniejszy paragraf szczegółowo reguluje sposób dokonywania zmian z Planie Rozwoju Lokalnego inicjatorami są kierownicy projektów. W zależności od rodzaju zmian kompetencja należy do Zarządu Powiatu lub do Rady.

21 Schemat przepływu dokumentów dotyczący PRL 4 w/w uchwały: Sprawozdawczość z zakresu realizacji Planu Rozwoju Lokalnego Koordynator Planu Rozwoju Lokalnego, zgodnie z 3 uchwały nr XXXI/258/2005 Rady Powiatu Gnieźnieńskiego z dnia 30 listopada 2005 r. w sprawie: przyjęcia Planu Rozwoju Lokalnego na lata , każdego roku opracowuje Raport z realizacji Planu Rozwoju Lokalnego za poprzedni rok budżetowy, który jest przedstawiany na sesji Rady Powiatu Gnieźnieńskiego.

22 Schemat przepływu dokumentów dotyczący PRL Zwykle Raport jest tematem sesji Rady Powiatu w miesiącu kwietniu. Raport każdorazowo jest publikowany na stronie internetowej w dziale: Rozwój Lokalny / Plan Rozwoju Lokalnego. Przykładowy Raport z realizacji PRL przedstawia się następująco:

23 Projekt IV1Ad/96

24

25 Schemat przepływu dokumentów w powiecie dotyczący planowania, ewidencji i sprawozdawczości zadań budżetowych Na podstawie danych otrzymanych z jednostek organizacyjnych Powiatu tworzony jest budżet. Częściowo jest on prowadzony w układzie zadaniowym (układ zadaniowy prowadzi np. Starostwo Powiatowe). Po zatwierdzeniu budżetu zostają opracowane tabele związane z zadaniami ujętymi w PRL w układzie rzeczowo finansowym, które wyglądają następująco:

26

27

28 Schemat przepływu dokumentów w powiecie dotyczący planowania, ewidencji i sprawozdawczości zadań budżetowych Po zatwierdzeniu budżetu jednostki zostają pisemnie poinformowane o kwotach dochodów i wydatków w poszczególnych rozdziałach klasyfikacji budżetowej. Na podstawie otrzymanej informacji jednostki organizacyjne sporządzają i składają plany finansowe celem potwierdzenia przez Zarząd Powiatu zgodności z obowiązującą Uchwałą budżetową. Ponadto w planach finansowych wyszczególniane są np. wydatki na zadania jednorazowe (tzn. wydatki, które jednorazowo zasiliły w trakcie roku budżetowego plan wydatków jednostki organizacyjnej), zalicza się do nich m.in. remonty, zakupy wyposażenia oraz nagrody jubileuszowe i odprawy emerytalne.

29 Przykładowy plan finansowy wygląda następująco:

30 Schemat przepływu dokumentów w powiecie dotyczący planowania, ewidencji i sprawozdawczości zadań budżetowych Po zatwierdzeniu budżetu zostają podjęte przez Zarząd Powiatu Uchwały w sprawie realizacji zadań poza PRL np. z kultury, sztuki, ochrony dóbr i tradycji lub kultury fizycznej i sportu, określające podział na poszczególne zadania. Zadania ujęte w PRL, zadania poza PRL oraz zadania jednorazowe zostają wprowadzone do systemu QNT wraz z podaniem planu na poszczególne zadania, przedstawia to się następująco:

31 PRL IV1Ad/96 Współorganizacja cyklicznych Zajazdów Gnieźnieńskich

32 Kultura -1 Współfinansowanie Finału Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy

33 2/75405 Zakup dwóch faksów dla Komendy Powiatowej Policji

34 Schemat przepływu dokumentów w powiecie dotyczący planowania, ewidencji i sprawozdawczości zadań budżetowych Na podstawie wprowadzonego planu i zadań budżetowych sporządzana jest analiza zrealizowanych wydatków oraz zaangażowania w stosunku do planowanych kwot ujętych w planie wydatków Starostwa Powiatowego z uwzględnieniem realizowanych zadań, która wygląda następująco:

35

36

37

38 Schemat przepływu dokumentów w powiecie dotyczący planowania, ewidencji i sprawozdawczości zadań budżetowych System QNT umożliwia sporządzenie zestawienia zadań budżetowych. Zestawie takie wygląda następująco:

39

40

41

42 Schemat przepływu dokumentów w powiecie dotyczący planowania, ewidencji i sprawozdawczości zadań budżetowych Sporządzone analizy wydatków zostają przedłożone Dyrektorom poszczególnych Wydziałów Starostwa Powiatowego celem zweryfikowania i potwierdzenia zgodności. Po zakończonym miesiącu sporządzane jest sprawozdanie Rb-28S - sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych Starostwa Powiatowego.

43 Schemat przepływu dokumentów w powiecie dotyczący planowania, ewidencji i sprawozdawczości zadań budżetowych Po zakończonym półroczu sporządzana jest Informacja o przebiegu wykonania budżetu za I półrocze danego roku budżetowego, natomiast po zakończonym roku sporządza się Sprawozdanie roczne z wykonania budżetu za dany rok budżetowy. Zawierają one Ocenę realizacji wydatków budżetowych, w której szczegółowo opisuje się stopień wykonania planu wydatków w poszczególnych rozdziałach klasyfikacji budżetowej, z uwzględnieniem planu i wykonania poszczególnych zadań.

44 Schemat przepływu dokumentów w powiecie dotyczący planowania, ewidencji i sprawozdawczości zadań budżetowych Po zakończonym roku budżetowym jednostki organizacyjne są zobowiązane do dokonania rozliczenia wydatków jednorazowych. Rozliczenie takie wygląda następująco:

45 Metodyka zarządzania ryzykiem W Starostwie Powiatowym w Gnieźnie są wprowadzone procedury zarządzania ryzykiem. Zostały one uregulowane w następujących dokumentach: Zarządzenie Nr 51/2011 Starosty Gnieźnieńskiego z dnia 9 VIII 2011 r. w sprawie wprowadzenia Rejestru procedur kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Gnieźnie. Zarządzenie Nr 67/2011 Starosty Gnieźnieńskiego z dnia 21 X 2011 r. w sprawie powołania Zespołu ds. kontroli zarządczej oraz zarządzania ryzykiem w Starostwie Powiatowym w Gnieźnie

46 Metodyka zarządzania ryzykiem Zarządzenie Nr 68/2011 r. Starosty Gnieźnieńskiego z dnia 21 X 2011 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu organizacji kontroli zarządczej oraz zasad jej koordynowania w Starostwie Powiatowym w Gnieźnie Zarządzenie Nr 69/2011 r. Starosty Gnieźnieńskiego z dnia 21 X 2011 r. w sprawie wprowadzenia procedury zarządzania ryzykiem w Starostwie Powiatowym w Gnieźnie.

47 Metodyka zarządzania ryzykiem Zarządzenie Nr 70/2011 r. Starosty Gnieźnieńskiego z dnia 21 X 2011 r. w sprawie wprowadzenia zasad monitorowania i dokonywania samooceny systemu kontroli zarządczej oraz udzielania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej

48 Metodyka zarządzania ryzykiem Nadzór na właściwym prowadzeniem procedur związanych z kontrolą zarządczą sprawuje Starosta Gnieźnieński. Koordynatorem kontroli zarządczej jest Sekretarz Powiatu. Zarządzanie ryzykiem odbywa się na trzech poziomach: (1) strategicznym (za co odpowiada Starosta Gnieźnieński) (2) operacyjnym (za co odpowiadają dyrektorzy wydziałów i jednostek organizacyjnych) (3) projektu (za co odpowiadają kierownicy projektów)

49 Metodyka zarządzania ryzykiem Na bieżąco jest prowadzony monitoring ryzyka co najmniej raz w roku przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej.

50

51

52 Rejestr ryzyka na przykładzie Wydziału Finansów

53 Wykorzystanie technologii informatycznych w procesie budżetowania zadaniowego Określenie stopnia informatyzacji powiatu tzn. czy pracownicy korzystają wyłącznie z MS Office: NIE istnieje system informatyczny wspomagający proces budżetowania zadaniowego: TAK QNT System QNT jest narzędziem wspomagającym budżetowanie zadaniowe, umożliwia sporządzenie zestawień zadań budżetowych, które wykorzystywane są przy sporządzaniu analiz w programach MS Excel i MS Word istnieje kompleksowy system: zarządzania urzędem (gminnym, powiatowym, wojewódzkim): NIE

54 Charakterystyka wspomagania przez system procesu planowania i rozliczania zadań budżetowych Projekt uchwały budżetowej sporządzany jest w szczegółowości do grup wydatkowych, a nie zadaniowo. W części opisowej do projektu budżetu na dany rok budżetowy wyodrębnia się zadania budżetowe w poszczególnych rozdziałach klasyfikacji budżetowej. W wykonywaniu powyższych czynności wykorzystuje się programy MS Office.

55 Charakterystyka wspomagania przez system procesu planowania i rozliczania zadań budżetowych Proces planowania i rozliczania zadań budżetowych: - uchwalenie budżetu Powiatu na dany rok budżetowy (w tym zadania w PRL), - podjęcie przez Zarząd Powiatu Uchwał w sprawie realizacji zadań np. z kultury, sztuki, ochrony dóbr i tradycji lub kultury fizycznej i sportu (zadania poza PRL), - wprowadzenie zadań budżetowych do systemu QNT wraz z podaniem planu na poszczególne zadania (w tym zadania jednorazowe w przypadku ich wystąpienia), - sporządzenie przez Wydział Finansów analizy wydatków w szczegółowości co do zadań, - w trakcie realizacji zadań ewidencjonowanie wykonania zadań w systemie QNT oraz bieżące monitorowanie postępu ich wykonania.

56 Współpraca z partnerami społecznymi Na terenie Powiatu Gnieźnieńskiego funkcjonuje kilkadziesiąt organizacji pozarządowych, część z nich posiada status organizacji pożytku publicznego. Wiele zadań właściwych dla obszaru działania administracji powiatowej jest zlecanych sektorowi pozarządowemu w postaci otwartych konkursów ofert. Charakter współpracy z organizacjami pozarządowymi jest co roku doprecyzowany w rocznym programie współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Jesienią 2012 roku został również przyjęty przez Radę Powiatu Gnieźnieński program wieloletni na okres

57 Współpraca z partnerami społecznymi Roczny program współpracy określa: - cel główny i cele szczegółowe współpracy - zasady współpracy i jej partnerów - formy współpracy oraz tryb i zasady działania komisji konkursowych (powoływanych do wyłonienia ofert w ramach otwartych konkursów) - priorytetowe zadania publiczne - sposób i ocena realizacji programu - sposób tworzenia programu oraz przebieg konsultacji - kontrolę realizacji zadań publicznych przez organizacje pozarządowe

58 Współpraca z partnerami społecznymi Priorytetowe zadania publiczne Powiatu Gnieźnieńskiego to: 1. W sferze pomocy społecznej: 1.1 wspieranie rodzin i osób znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej 1.2 wspieranie osób niepełnosprawnych i starszych 1.3 wspieranie rozwoju sektora pozarządowego

59 Współpraca z partnerami społecznymi 2. Ochrona i promocja zdrowia 3. Działania na rzecz osób niepełnosprawnych 4. Promocja zatrudnienia i aktywizacja zawodowa osób pozostających bez pracy i zagrożonych zwolnieniem z pracy oraz rozwijanie przedsiębiorczości 5. Kultura, sztuka, ochrona dóbr kultury i dziedzictwa narodowego 6. Wspieranie i upowszechnianie kultury fizycznej i sportu 7. Krajoznawstwo i turystyka 8. Nauka i edukacja 9. Bezpieczeństwo i porządek publiczny

60 Współpraca z partnerami społecznymi Metody komunikacji z organizacjami pozarządowymi: Powiatowa Rada Działalności Pożytku Publicznego powołana uchwałą Nr 101/2011 z dnia 17 marca 2011 r. przez Zarząd Powiatu Gnieźnieńskiego jako organ konsultacyjny i opiniodawczy Konsultacje społeczne w zakresie programów współpracy Wszelkie informacje na temat współpracy powiatu z sektorem pozarządowym znajduje się na stronie w dziale: Organizacje pozarządowe

61 Przykładowe efekty współpracy prowadzenie Informacji Turystycznej przez Organizację Turystyczną Szlak Piastowski utrzymanie Gnieźnieńskiej Kolejki Wąskotorowej przez Towarzystwo Miłośników Gniezna akcje honorowego krwiodawstwa PCK festiwale i imprezy kulturalne i wiele innych w zakresie sportu, kultury, bezpieczeństwa, turystyki, zdrowia

62 Kolejna perspektywa Aktualnie władze Powiatu Gnieźnieńskiego pracują nad przygotowaniem nowego (trzeciego w historii powiatu) dokumentu strategicznego na okres Dokument ten będzie nosił nazwę: Wieloletni Strategiczny Program Operacyjny Powiatu Gnieźnieńskiego na lata

63 Kolejna perspektywa Powyższy program powstanie w zgodzie z dokumentem pn. Założenia systemu zarządzania rozwojem Polski przyjętym przez Radę Ministrów w dniu 27 kwietnia 2009 roku, który zakłada że prowadzenie polityki rozwoju w Polsce jest obowiązkiem Rady Ministrów, samorządów województw oraz samorządów powiatowych i gminnych.

64 I na koniec ciekawostka Misją Starostwa Powiatowego w Gnieźnie jest wysoka jakość zarządzania. Jednym z narzędzi osiągnięcia tego celu jest zadaniowa realizacja planów i zamierzeń. Najlepiej zarządzany Powiat w Polsce w konkursie INNOWATOR 2010, zorganizowanym przez Centrum im. Adama Smitha

65 Dziękujemy za uwagę Aleksandra Piątkowska Radom Skarbnik Powiatu Agnieszka Rzempała Chmielewska Dyrektor Wydziału Promocji i Rozwoju