Podręcznik użytkownika wersja 4.0. Kadry i Płace

Transkrypt

1 Podręcznik użytkownika wersja 4.0 Kadry i Płace RAKS Spółka z o.o., Warszawa 2010

2 WARUNKI LICENCJI NA UŻYTKOWANIE OPROGRAMOWANIA RAKS Warunki Licencji stanowią prawnie wiążącą umowę pomiędzy osobą fizyczną lub prawną (Licencjobiorcą) i firmą RAKS Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Licencjodawca) z siedzibą w Warszawie przy ul. Kamionkowska 51, Warszawa zarejestrowaną przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS Przedmiotem Warunków Licencji jest oprogramowanie RAKS2000 (zwane dalej Oprogramowaniem ). Przez instalowanie, kopiowanie lub użycie Oprogramowania Licencjobiorcą zgadza się przestrzegać postanowień niniejszych Warunków Licencji. 3. Jeśli Licencjobiorca nie zgadza się z postanowieniami Warunków Licencji, nie może instalować, kopiować ani używać Oprogramowania. 4. Postanowienia niniejszych Warunków Licencyjnych stosuje się do wszelkich udostępnionych form wyrażenia Oprogramowania, w tym odpowiednio do wersji ewaluacyjnej Oprogramowania oraz do poszczególnych składowych produktu tj. do instrukcji obsługi, jak i również do wszelkich udostępnionych zmian i uzupełnień, w tym ulepszeń i aktualizacji Oprogramowania. ZAKRES LICENCJI 5. Licencja upoważnia Licencjobiorcę do korzystania z Oprogramowania na polu eksportacji polegającej na: wprowadzaniu danych do pamięci komputera i zwielokrotnianiu Oprogramowania w pamięci komputera, dostosowanie Oprogramowania bez naruszenia kodów źródłowych do platformy sprzętowej i konfiguracji używanej przez Licencjobiorcę. 6. Warunkiem uzyskania licencji oraz kodu aktywacji jest zakup Oprogramowania tj. uregulowanie w całości należności, wraz z podatkiem VAT oraz skuteczne doręczenie do Licencjodawcy wypełnionej Karty Rejestracyjnej. Po spełnieniu powyższych warunków licencja jest udzielana bezterminowo chyba, że inne warunki zakupu danej wersji Oprogramowania stanowią inaczej. 7. Cena obejmuje wyłącznie podane w ofercie: typ systemu, ilość obsługiwanych firm, funkcjonalności oraz liczbę stanowisk na których dana funkcjonalność może być równocześnie uruchomiona. 8. Licencjobiorca może rozbudować Oprogramowanie o dodatkowe funkcjonalności, stanowiska, liczbę obsługiwanych firm tylko pod warunkiem posiadania obowiązującego Pakietu Aktualizacyjnego na używaną do tej pory wersję Oprogramowania. 9. Jeżeli zakres licencji nie stanowi inaczej, Oprogramowanie może być używany w jednej jednostce organizacyjnej przedsiębiorstwa, której adres zostanie wskazany w karcie rejestracyjnej, wyłącznie dla przetwarzania własnych danych i tylko na potrzeby jednej, określonej jednostki organizacyjnej przedsiębiorstwa 10. Oprogramowanie, może być używane poza jednostką organizacyjną przedsiębiorstwa Licencjobiorcy wskazaną w karcie rejestracyjnej (np. na komputerze przenośnym lub z wykorzystaniem technologii zdalnego dostępu) wyłącznie w przypadku, gdy dane przetwarzane w ten sposób, są danymi tej jednostki organizacyjnej Licencjobiorcy. 11. Licencjobiorca uprawniony jest do wykorzystania Oprogramowania w celu odpłatnego lub nieodpłatnego świadczenia usług na rzecz innych podmiotów, pod warunkiem że nabędzie specjalny typ Oprogramowania z przeznaczeniem do użytku w Biurach Rachunkowych i będzie miał prawo do prowadzenia takiej działalności lub wykupi licencje z możliwością obsługi Dodatkowych Firm. 12. Licencja na dokumentacje towarzyszącą Oprogramowaniu jest udzielana tylko na wewnętrzny, niekomercyjny użytek. 13. Licencjobiorca obowiązany jest do zachowania w tajemnicy kodów licencyjnych i kodów aktywacyjnych, które są nadawane i przekazywane Licencjobiorcy na jego koszt i ryzyko.

3 14. Licencjobiorca umożliwi Licencjodawcy dostęp do zainstalowanego Oprogramowania w celu zweryfikowania zgodności jego użytkowania z zakresem udzielonej Licencji. OPIS INNYCH PRAW I OGRANICZEŃ 15. Odtwarzanie, dekompilacja i deasemblacja Oprogramowania są zabronione. 16. Licencjobiorca nie może Oprogramowania wynajmować, wypożyczać, wydzierżawiać ani świadczyć za jego pośrednictwem usług komercyjnego udostępniania. 17. Treść instrukcji użytkownika do Oprogramowania nie może stanowić podstawy do jakichkolwiek roszczeń w stosunku do Licencjobiorcy 18. Licencjobiorca może przenieść prawa i obowiązki wynikające z Warunków Licencji na osoby trzecie wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody Licencjodawcy i dokonaniu opłaty manipulacyjnej zgodnie z aktualnym cennikiem Licencjodawcy. Licencjobiorca przyjmuje do wiadomości i wyraża na to zgodę, że Licencjodawca zastrzega sobie prawa do nie udzielenia zgody do przeniesienia praw i obowiązków wynikających z Warunków Licencji osobom trzecim. 19. Licencjodawca nie gwarantuje spełnienia wszystkich oczekiwań Licencjobiorcy w konkretnym zastosowaniu Oprogramowania. W interesie Licencjobiorcy leży zapoznanie się w wersją ewaluacyjną Oprogramowania i jego możliwościami. 20. Licencjodawca dokłada wszelkich starań w celu uzyskania maksymalnie poprawnego algorytmu Oprogramowania, jednak nie gwarantuje jego pełnej bezbłędności. 21. Licencjobiorca zgadza się, że Licencjodawca może wykorzystywać informacje techniczne otrzymane od Licencjobiorcy i wykorzystywać je wyłącznie w ramach oferowanego Pakietu Aktualizacyjnego lub w celu usprawniania swoich produktów lub udostępniania Licencjobiorcy niestandardowych usług lub technologii i nie będzie ujawniać tych informacji w formie pozwalającej na identyfikację ich źródła. WARUNKI PAKIETU AKTUALIZACYJNEGO 22. Zakup Pakietu Aktualizacyjnego możliwy jest wyłącznie na wszystkie stanowiska, funkcjonalności oraz dodatkowe firmy zainstalowane i użytkowane przez Licencjobiorcę, na określony w momencie zakupu okres. 23. W przypadku gdy Licencjobiorca zakupił Oprogramowanie u Autoryzowanego Partnera Handlowego, usługi w ramach Pakietu Aktualizacyjnego świadczone są przez Autoryzowanego Partnera Handlowego w innych przypadkach przez Licencjodawcę. 24. W okresie, który obejmuje Pakiet Aktualizacyjny, Licencjobiorca ma prawo do: uzyskania wsparcia w zakresie korzystania z Oprogramowania poprzez następujące kanały komunikacji: , telefon, fax, pobrania ze strony internetowej Licencjodawcy nowych wersji Oprogramowania. 25. Licencjodawca lub Autoryzowany Partner Handlowy może odmówić świadczeń w ramach Pakietu Aktualizacyjnego w przypadku stwierdzenia przeterminowanych należności Licencjobiorcy. 26. Licencjodawca zastrzega sobie prawo nie oferowania Pakietu Aktualizacyjnego dla Oprogramowania w wersji dla Samodzielnych Przedsiębiorców. ZASTRZEŻENIE PRAW I WŁASNOŚCI 27. Firma RAKS Sp. z o.o. zastrzega sobie wszystkie prawa nie udzielone Licencjobiorcy w sposób wyraźny na mocy niniejszych Warunków Licencji. Oprogramowanie jest chronione prawem autorskim oraz innymi ustawami i umowami o ochronie własności intelektualnej. Prawa własności, prawa autorskie i inne prawa własności intelektualnej do

4 Oprogramowania należą do firmy RAKS Sp. z o.o. lub jej dostawców. Oprogramowanie jest licencjonowane a nie sprzedawane. Na mocy niniejszych Warunków Licencji nie udziela się Licencjobiorcy żadnych praw do znaków towarowych. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 28. Naruszenie warunków licencji powoduje utratę praw licencyjnych i gwarancyjnych przez Licencjobiorcę, a ponadto Licencjodawca może dochodzić swoich roszczeń z tytułu tego naruszenia, w zakresie i w sposób zgodny z polskim prawodawstwem. 29. W terminie 7 dni od wygaśnięcia, w tym od rozwiązania licencji, Licencjobiorca ma obowiązek zniszczyć wszystkie kopie Oprogramowania i wszystkie jego składniki, z zachowaniem prawa do Licencjodawcy do wynagrodzenia. 30. Licencjodawca uprawniony jest do powierzania wykonania Umowy osobom trzecim. 31. Sprawy sporne rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Licencjodawcy. 32. Prawem właściwym jest prawo polskie. W sprawach nieuregulowanych w Umowie Licencyjnej mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Przedmiotem licencji jest prawo do użytkowania modułu systemu RAKS 2000, zwanego dalej PROGRAMEM.

5

6

7 Spis treści Rozdział 1 Wprowadzenie Struktura systemu Cechy użytkowe modułu Kadry i Płace Rozdział 2 Obsługa programu Uruchomienie programu Metody uruchamiania programu Logowanie użytkownika Założenie firmy Okno główne Wybrane zasady obsługi programu Ważniejsze przyciski i skróty klawiszowe System pomocy Rozdział 3 Szybki start Parametry firmy Dodanie roku obrachunkowego Wprowadzanie kartotek Rozdział 4 Dokumenty Wynagrodzenia Etatowe Wprowadzanie dokumentów etatowych Dodanie pracownika do listy płac Kopiowanie listy płac z poprzedniego miesiąca Wprowadzanie i edycja miesięcznych danych etatowych Edycja dokumentów etatowych Usuwanie dokumentów etatowych Wynagrodzenia Zlecenie Wprowadzanie dokumentów zleceniowych Dodanie pracownika do umowy zlecenia i umowy o dzieło Wprowadzanie danych do umowy Edycja dokumentów zleceniowych Usuwanie dokumentów zleceniowych Tworzenie list płatniczych Umowa o Pracę / Świadectwo pracy Tworzenie Świadectwa pracy Umowa na zastępstwo Deklaracje PIT Rozdział 5 Kartoteki Dział Dodanie, edycja i usuwanie działu Pracownik Dodanie pracownika do kartoteki Dane personalne Dane podstawowe Kalendarz pracownika Nieobecności Pozostałe Edycja danych pracownika Usuwanie pracownika Właściciel Terminarz Treści umów zleceń Bank Urząd Skarbowy Inne Dane stałe Progi podatkowe Składki ZUS Koszty uzysku / Ulga zaliczki Wymiar Czasu Pracy Minimalne podstawy ZUS Wzory kalendarzy Przyczyny nieobecności Dane list dodatków i potrąceń Rozdział 6 Zestawienia System wydruków Eksport do pliku tekstowego Firma Wydruki list płatniczych Wydruki deklaracji PIT Wydruki przelewów podatkowych Zestawienie wypłat Wypłaty etatowe Wypłaty z umów zleceń Zestawienie księgowe Zestawienie składek ZUS Zestawienie pracowników z obniżoną KCH Pracownik Tworzenie i wydruk PIT-ów Wydruk kart pracowniczych Pozostałe wydruki pracownicze Prace zlecone Umowa zlecenie Umowa o dzieło Rachunek Przelew wypłaty Rachunki do umów zleceń Kadrowe Czyste formularze Szablony Rozdział 7 ZUS Płatnik Sporządzanie deklaracji zgłoszeniowych do ZUS Sporządzanie deklaracji rozliczeniowych do ZUS Eksport danych do Programu Płatnika Uruchomienie Programu Płatnik

8 Rozdział 8 Narzędzia Eksport list płatniczych i rachunków do XML Rozdział 9 Użytkownik Zmiana firmy Zmiana działu Zmiana miesiąca Zmiana roku i dodawanie nowego Wejdź jako Rozdział 10 Administrator Parametry programu Kadry i Płace Import danych z dokumentów zgłoszeniowych ZUS ZUA Parametry programu Administrator Rozdział 11 Pomoc Tematy pomocy O programie Rozdział 12 Zakończenie pracy w programie Rozdział 13 Najczęściej zadawane pytania

9 Kadry i Płace

10

11 ROZDZIAŁ 1 Wprowadzenie Miło jest nam powitać Państwa w gronie użytkowników systemu RAKS 2000 grupy nowoczesnych aplikacji wspomagających zarządzanie małych i średnich firm. Niniejsza instrukcja ma na celu zapoznanie Państwa z możliwościami i sposobem obsługi modułu RAKS 2000 Kadry i Płace programu służącego do prowadzenia ewidencji kadrowych, naliczania wynagrodzeń w firmach i biurach rachunkowych. Struktura systemu System RAKS 2000 składa się z kilku osobnych programów, zwanych modułami. Każdy moduł wspomaga nieco inny profil działalności firmy. W zależności od potrzeb programy te mogą pracować w sposób całkowicie od siebie niezależny lub też tworzyć zintegrowany system umożliwiający wymianę informacji pomiędzy poszczególnymi modułami Obecnie w skład pakietu RAKS 2000 wchodzą następujące programy: FK - Finanse i Księgowość GM - Gospodarka Magazynowa i Sprzedaż KP - Kadry i Płace KB - Kasa i Bank KR - Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów ST - Ewidencja i Amortyzacja Środków Trwałych Wprowadzenie 1-1

12 Cechy użytkowe modułu Kadry i Płace Moduł Kadry i Płace jest programem ułatwiającym prace związane z obsługą kadr i płac. Posługiwanie się nim jest proste i łatwe nawet dla osób z niewielkim doświadczeniem komputerowym. Program zapewnia wysoki komfort i przejrzystą logikę pracy, co umożliwia szybkie poznanie i opanowanie najważniejszych funkcji programu. Kierowany jest zarówno do firm jak i biur rachunkowych, w której może być zatrudniona nieograniczona liczba pracowników. Elastyczność programu pozwala na łatwe dostosowanie go do zmieniających się przepisów podatkowych i ZUS. Tabela 1 Podstawowe możliwości programu Kadry i Płace: Punkty Automatyzacja comiesięcznego naliczania płac Zalety programu Automatycznie oblicza pensje etatowe, premie, wynagrodzenia chorobowe, wynagrodzenia za urlop. Wylicza pracę w godzinach nadliczbowych (50%, 100%) oraz w godzinach nocnych Automatycznie przenosi stałe elementy wynagrodzeń do następnych okresów Oblicza wynagrodzenia chorobowe (automatycznie kontroluje przekroczenia 35 dnia choroby w danym roku kalendarzowym) Oblicza składki ZUS (możliwość definiowania potrzebnych stawek ZUS np. dla emerytów, pracowników itp.) Ewidencjonuje i oblicza wynagrodzenia na podstawie umów zleceń i umów o dzieło (w tym także wypłaty z tytułu uczestnictwa w organach spółek) Dokumenty kadrowopłacowe tworzone przez program Możliwość łatwego przystosowania programu do potrzeb firmy Listy płatnicze (odcinkowa, tabelkowa), lista zasiłkowa Deklaracje ZUS, eksport dokumentów do programu Płatnika Deklaracje PIT-2, PIT-4, PIT-8A, PIT-8B, PIT-11, PIT-12, PIT-40 Kartoteki podatkowe pracowników etatowych Umowy zlecenia i o dzieło oraz rachunki do tych umów Przelewy: wynagrodzeń etatowych, wynagrodzeń z umów zleceń, składek ZUS, podatku dochodowego od osób fizycznych (PDOF) od wynagrodzeń etatowych i umów zleceń Ewidencja czasu pracy pracownika Umowy o pracę, wypowiedzenie warunków i rozwiązanie umowy o pracę, świadectwo pracy, zaświadczenie o wynagrodzeniu Lista pracowników etatowych firmy w podziale na działy, lista obecności Możliwość rozpoczęcia pracy w dowolnym momencie roku Możliwość pracy przy wielu jednocześnie otwartych miesiącach Możliwość tworzenia wielu rodzajów list płac Grupowanie pracowników według dowolnych kryteriów np. pracownicy etatowi, pracujący na umowę zlecenie, według działów Uwzględnianie różnych sposobów wynagradzania (umowa o pracę, mowa o dzieło, umowa-zlecenie, prawa autorskie i inne) 1-2 Wprowadzenie

13 Tabela 1 Podstawowe możliwości programu Kadry i Płace (ciąg dalszy): Punkty Możliwość łatwego przystosowania programu do potrzeb firmy Tajność informacji Zalety programu Rozliczanie wynagrodzeń wypłacanych na przełomie miesięcy i końca roku Współpracuje z innymi modułami systemu RAKS 2000 Dostęp do informacji uzależniony od uprawnień użytkownika Więcej informacji... Wszystkie wymienione powyżej funkcje programu RAKS 2000 KP zostaną bardziej szczegółowo omówione w kolejnych rozdziałach niniejszej instrukcji. Wprowadzenie 1-3

14 1-4 Wprowadzenie

15 ROZDZIAŁ 2 Obsługa programu W niniejszym rozdziale omówiony zostanie sposób uruchomienia programu RAKS 2000 Kadry i Płace, w tym procedura logowania użytkownika, założenia firmy. Ponadto opisane zostanie okno główne programu oraz wymienione zostaną najważniejsze zasady jego obsługi. Uruchomienie programu Aby móc uruchomić program RAKS 2000 Kadry i Płace (podobnie jak i pozostałe moduły wchodzące w skład systemu RAKS 2000), muszą zostać spełnione następujące wymagania sprzętowe: Komputer z procesorem Pentium 200MHz (preferowane Pentium 300MHz ) lub nowszym, System operacyjny Microsoft Windows 98 wersja polska lub PanEuropean, lub Microsoft Windows NT wersja 4.0, Windows 2000, Windows XP Minimum 32 MB pamięci RAM (preferowane 64 MB ), Minimum 50 MB wolnego miejsca na dysku twardym (łącznie dla wszystkich modułów systemu) Karta graficzna Super VGA z obsługą co najmniej 256 kolorów w rozdzielczości 800x600 pikseli, Microsoft Mouse lub inne zgodne urządzenie wskazujące. Program pracuje poprawnie w sieciach Windows 98, Lantastic 6, 7, Novell 3.x, 4.x, 5.x, Windows NT, 2000, XP. Obsługa programu 2-1

16 Metody uruchamiania programu Program RAKS 2000 Kadry i Płace może być uruchomiony bezpośrednio, z poziomu systemu Windows. Uruchomienie programu odbywa się w analogiczny sposób, jak każdej innej aplikacji pracującej pod systemem operacyjnym Windows. W tym celu można m.in.: Kliknąć ikonę skrótu znajdującą się na pulpicie (chyba, że w czasie instalacji systemu zrezygnowano z tworzenia skrótów na pulpicie) Z menu Start wybrać pozycję Programy RAKS 2000 Kadry i Płace Za pomocą eksploratora plików wybrać katalog, w którym zainstalowany jest system RAKS 2000 (np. C:\Program Files\RAKS2000), przejść do podkatalogu BIN\KP i uruchomić znajdujący się tam program RaksKP.exe Po uruchomieniu programu widoczna będzie jego strona główna, zawierająca m.in. informację o wersji programu. Logowanie użytkownika Jak wcześniej wspomniano, w systemie RAKS 2000 może być zdefiniowanych wielu użytkowników, z których każdy posiada swój unikalny identyfikator, hasło i indywidualny zestaw uprawnień. Aby zatem ustalić, który z użytkowników w danym momencie zamierza uruchomić program, konieczna jest procedura logowania. Bezpośrednio po pierwszej instalacji, w systemie RAKS 2000 funkcjonuje tylko jeden użytkownik Główny administrator (identyfikator: ADMIN, brak hasła). W związku z tym procedura logowania przebiega automatycznie i po uruchomieniu programu od razu wyświetlane jest jego okno główne. W przypadku, gdy lista użytkowników zostanie rozszerzona lub, gdy jedynemu użytkownikowi systemu zostanie nadane hasło przy każdym starcie programu RAKS 2000 Kadry i Płace wyświetlane jest okno do logowania (patrz rysunek). Możliwość uruchomienia programu jest uzależniona od podania poprawnego identyfikatora i hasła. Uwaga Po trzeciej nieudanej próbie wprowadzenia identyfikatora i hasła program jest automatycznie zamykany. 1 2 Podaj identyfikator użytkownika (szczegóły Podaj hasło użytkownika (max 8 znaków) w 2-2 Obsługa programu

17 Wskazówka Przy podawaniu identyfikatora wielkość liter nie ma znaczenia (wpisywane litery są automatycznie zamieniane na wielkie). Natomiast przy wprowadzaniu hasła wielkość liter jest istotna. Założenie firmy Uwaga Procedura zakładania firmy odbywa się w programie RAKS 2000 Administrator. Tuż po pierwszej instalacji programu RAKS 2000 Kadry i Płace uruchamiany jest automatycznie moduł Administrator i opcja wprowadzania firmy, gdzie należy zaznaczyć rodzaj firmy osoba fizyczna czy osoba prawna oraz moduł Kadry i Płace. Po uzupełnieniu danych program pyta o prawa dostępu do nowej firmy i na potwierdzenie automatycznie zaznacza uprawnienia dla aktualnego użytkownika. Następnie pozwala uruchomić moduł RAKS 2000 Kadry i Płace. Jeżeli podczas zakładania firmy nie zaznaczymy kwadracika przy module Kadry i Płace po uruchomieniu programu pojawia się informacja o braku firm dostępnych w module. Należy wówczas uruchomić modułu Administratora i wykonać czynności związane z zakładaniem firmy opisane powyżej. Przy pierwszym uruchomieniu programu RAKS 2000 Kadry i Płace pojawia się lista firm do wyboru z nazwą utworzonej przez nas firmy. Kolejne uruchamianie nie powoduje już pojawianie się tego okienka. Jeżeli założyliśmy kilka firm przed uruchomieniem programu należy wybrać właściwą firmę, do której mamy uprawnienia oraz w której chcemy pracować. Podczas zakładania firmy w module RAKS 2000 Administrator w informacjach dodatkowych należy zaznaczyć sposób zaokrąglania podatku. Do wyboru mamy dwie możliwości do 10 gr. lub bez zaokrągleń. Ustawienia te decydują jednocześnie o podstawie opodatkowania do 1 złotego oraz zaliczce na podatek do 10 groszy. Zgodnie z obecnym stanem prawnym powinna być zaznaczona opcja zaokrąglania podatku do 10 groszy. Więcej informacji... Bardziej szczegółowy opis zakładania firm, użytkowników oraz nadawania uprawnień został zamieszczony w rozdziałach 5 i 6 instrukcji do Administratora. Obsługa programu 2-3

18 Okno główne Okno główne programu RAKS 2000 Kadry i Płace składa się z kilku części. Ich rola została wyjaśniona na poniższym rysunku. Firma Nazwa firmy, w której aktualnie pracujemy Menu główne Umożliwia dostęp do wszystkich funkcji programu. Dział Informacje o aktualnie otwartym dziale Miesiąc Informacja o bieżącym miesiącu Rok Informacja o roku, w którym aktualnie pracujemy Data i godzina Informacja o bieżącej dacie i czasie Menu dolne Umożliwia szybki dostęp do wybranych funkcji programu. Ikonki Umożliwiają uruchamianie wybranych opcji programu poprzez kliknięcie ikonki Użytkownik Wyświetla informację o bieżącym użytkowniku programu Zasadniczym elementem głównego okna programu jest strona (folder). Strona zawiera zestaw pól edycyjnych, przycisków i innych elementów kontrolnych, które służą do realizacji określonej funkcji programu (np. wprowadzania dokumentów). Strona ta została podzielona na dziewięć zestawów funkcjonalnych zwanych grupami. W poniższej tabeli wymienione zostały wszystkie grupy dostępne w programie RAKS 2000 Kadry i Płace. Obok opisu każdej grupy podano numer rozdziału niniejszej instrukcji, w którym znaleźć można szczegółowe informacje na temat danej funkcji programu. 2-4 Obsługa programu

19 Tabela 1 Lista grup w programie RAKS 2000 Kadry i Płace: Grupa Opcje Opis Dokumenty Wynagrodzenia Etatowe Tworzenie, przeglądanie, edycja i usuwanie listy płatniczej Nr rozdziału 4 Wynagrodzenia Zlecenie Listy Płatnicze Rejestracja Deklaracje PIT Tworzenie, przeglądanie, edycja, usuwanie umów zleceń i umów o dzieło Zakładanie, edycja, usuwanie list płatniczych odpowiedzialnych za naliczanie wynagrodzeń etatowych w danym miesiącu Tworzenie, przeglądanie, edycja i usuwanie umów o pracę, rozwiązanie i wypowiedzenie warunków umowy o prace oraz świadectwa pracy Tworzenie, edycja usuwanie deklaracji PIT dostępnych w programie Koniec programu Zakończenie pracy w programie 12 Kartoteki Dział Zakładanie, przeglądanie, edycja i usuwanie działu 5 Pracownik Bank Urząd Skarbowy Inne Dane stałe Progi podatkowe Składki ZUS Koszty Uzysku /Ulga zaliczki Wymiar czasu pracy Wzory kalendarzy Przyczyny nieobecności Dane list dodatków i potrąceń Dodawanie, przeglądanie, edycja i usuwanie pracownika z kartoteki oraz uzupełnianie jego danych niezbędnych do dalszej pracy. Dodawanie, przeglądanie, edycja oraz usuwanie danych Banku Dodawanie, przeglądanie, edycja oraz usuwanie danych Urzędu Skarbowego Uzupełnianie danych stałych potrzebnych do rozpoczęcia pracy w programie, progi podatkowe, składki ZUS, koszty uzyskania, ulga zaliczki, wymiar czasu pracy. Tworzenie wzorów kalendarzy, przeglądanie i edycja przyczyn nieobecności oraz edycja i zaznaczanie stałych dodatków i potrąceń pracownika Zestawienia Firma Wydruk list płatniczych, deklaracji PIT, przelewów podatkowych. Umożliwia przegląd i wydruk zestawienia przelewów do Urzędu Skarbowego oraz zestawienia wypłat 6 Obsługa programu 2-5

20 Tabela 1 Lista grup w programie RAKS 2000 Kadry i Płace (ciąg dalszy): Grupa Opcje Opis Zestawienia Pracownik Tworzenie i wydruk PIT-ów i kartotek pracowniczych oraz przelew wynagrodzeń Nr rozdziału 6 Prace zlecone Kadrowe Wydruk umowy zlecenia i umowy o dzieło, rachunku do umowy oraz przelew wypłaty Wydruk Umowy o Pracę, Wypowiedzenia warunków umowy i Rozwiązania umowy o prace. Wydruk Świadectwa Pracy 6 6 Czyste formularze Wydruk czystego druku przelewu 6 Szablony Edycja szablonu druku umowy zlecenia lub umowy o działo 6 ZUS Płatnik Dane zgłoszeniowe ubezpieczonych Tworzenie, edycja i usuwanie deklaracji zgłoszeniowych pracownika ZUS ZUA, ZZA, ZCZA, ZCNA oraz deklaracji o wyrejestrowanie i kontynuację ubezpieczeń ZUS ZWUA 7 Dane zgłoszeniowe płatnika Tworzenie, edycja i usuwanie deklaracji płatnika składek osoby fizycznej i osoby prawnej ZUS ZPA i ZFA oraz pomocniczych ZUS ZBA, ZAA 7 Dane o składkach ubezpieczonych Tworzenie i wydruk raportów imiennych dla płatników nieuprawnionych i uprawnionych do wypłaty z ubezpieczenia chorobowego ZUS RNA, RCA, o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne ZUS RZA, o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek ZUS RSA 7 Eksport danych do Programu Płatnika Zaznaczanie i eksport wybranych deklaracji do zbioru. kdu w celu odczytania i wydrukowania ich w Programie Płatnik 7 Uruchomienie Programu Płatnika Uruchomienie programu Płatnik 5 Uruchamia Program Płatnika w starszych wersjach 7 Uruchomienie programu Płatnik 5 (nowa wersja) 7 Narzędzia Kalkulator Umożliwia własne przeliczanie przy użyciu kalkulatora 8 Notes Możliwość tworzenia i drukowania pism, notowania uwag lub robienia własnych zapisków 8 Drukarki Sprawdzanie lub zmiana ustawień drukarki 8 Użytkownik Wybór Możliwość zmiany firmy, działu lub miesiąca nie opuszczając programu. Dodanie lub zmiana roku w programie 9 Wejdź jako... Możliwość ponownego logowania i zmiany bieżącego użytkownika programu Kadry i Płace bez konieczności zamykania programu Obsługa programu

21 Tabela 1 Lista grup w programie RAKS 2000 Kadry i Płace (ciąg dalszy): Grupa Opcje Opis Administrator Parametry firmy Ustawianie parametrów sterujących dalsza pracą w programie, parametry ogólne firmy, parametry dotyczące Programu Płatnika Nr rozdziału 10 Nowa Firma Zakładanie firmy, uruchamia program Administrator 10 Użytkownicy Zakładanie nowego użytkownika i zaznaczanie uprawnień, uruchamia program Administrator 10 Archiwizacja danych Tworzenie archiwum programu Kadry i Płace, uruchamia program Administrator 10 Odbudowa indeksów Kontrola poprawności baz danych, naprawa uszkodzeń, uruchamia program Administrator 10 Import danych Możliwość zaimportowania kartoteki pracowników z dokumentów zgłoszeniowych ZUS ZUA Programu Płatnika 10 Okna Kaskada i Sąsiadująco Możliwość oglądania na ekranie wszystkich aktualnie otwartych okien w formie wachlarza oraz porządkowania okien tworząc z nich przejrzystą strukturę. Możliwość przesuwania i porównania jednego okna z drugim 2 Zamknij okna Automatyczne zamykanie wszystkich otwartych okien w programie 2 Środowisko Włączanie i wyłączanie możliwości oglądania panelu głównego, panelu przycisków, pomocy i panelu logo 2 Pomoc Zawartość, Szukaj... i Szybka pomoc Uruchomienie systemu pomocy 11 O Programie... Strona główna programu Raks2000 Kadry i Płace, informacja o wersji programu, na której pracujemy. 11 Wyboru odpowiedniej opcji można dokonać na dwa sposoby: 1. Za pomocą głównego menu Pozycje w menu głównym odpowiadają poszczególnym grupom. Po rozwinięciu pozycji menu uzyskujemy możliwość wyboru jednej z opcji wchodzącej w skład danej grupy. 2. Za pomocą paska Outlook Grupy stron mają postać zakładek. Po wybraniu odpowiedniej zakładki (w tym celu należy kliknąć belkę z tytułem danej grupy) stają się widoczne ikony poszczególnych opcji należących do tej grupy. Program RAKS 2000 Kadry i Płace jest aplikacją wielookienkową. Taki kształt programu został nadany przez autorów ku wygodzie użytkowników. Dzięki takiemu rozwiązaniu możliwe jest porównanie różnego rodzaju danych z różnych miejsc programu. Czasami ilość otwartych okien sprawia, że w części środkowej obserwujemy nieład. Obsługa programu 2-7

22 Kaskada umożliwia zgrupowanie wielu okien w formie wachlarza i umożliwia wygodny do nich dostęp. Sąsiadująco uporządkowuje nam okna tworząc z nich przejrzystą strukturę sąsiadujących ze sobą okien. Zamknij okna ma na celu uporządkowanie wyglądu programu na ekranie. Istnieje możliwość zamknięcia wszystkich okien wewnętrznych programu. Środowisko pozwala wyłączyć (lub włączyć) niektóre elementy, tak by na ekranie pozostawić więcej miejsca dla przeglądania danych. Można włączyć/wyłączyć panel główny (zawiera nazwę aktualnej firmy, działu, miesiąca i roku), panel przycisków ( zawiera listwy z ikonami ułatwiającymi dostęp do najczęściej używanych przycisków funkcji), panel logo ( wyświetla jako tło na pulpicie logo programu i informacje o firmie autorskiej Wybrane zasady obsługi programu Poza oknem głównym, w trakcie pracy programu RAKS 2000 Kadry i Płace wyświetlane są różnego typu okna dialogowe. Cześć z nich ma charakter edycyjny - użytkownik proszony jest o podanie pewnych informacji istotnych dla działania programu. Cześć okien dialogowych ma z kolei formę list wyboru, w których poprzez zaznaczenie odpowiednich pozycji wskazuje się dane przeznaczone do dalszego przetwarzania. Ostatnią kategorię okien stanowią różnego typu komunikaty, ostrzeżenia i pytania o potwierdzenie zamiaru wykonania określonej operacji. Ważniejsze przyciski i skróty klawiszowe Część przycisków występuje w wielu miejscach w programie i spełnia podobna rolę. Ponadto, w celu ułatwienia i przyspieszenia obsługi programu, funkcje przypisane do tych przycisków można zwykle wy wołać także za pośrednictwem odpowiednich skrótów klawiaturowych. Najważniejsze przyciski i przypisane im skróty klawiszowe zostały wymienione w poniższej tabeli Tabela 2 Ważniejsze przyciski i ich skróty klawiszowe: Przycisk Skrót Opis [DODAJ] [Insert] Utworzenie nowej pozycji w określonej kartotece (np. pracownika). [EDYTUJ] [F2] Edycja danych dotyczących wskazanej pozycji w kartotece. [USUŃ] [Delete] Usunięcie wskazanej pozycji z kartoteki. 2-8 Obsługa programu

23 Tabela 2 Ważniejsze przyciski i ich skróty klawiszowe (ciąg dalszy): Przycisk Skrót Opis [WYBIERZ] [Enter] Zatwierdzenie wyboru zaznaczonej pozycji do dalszego przetwarzania. [ZATWIERDŹ] [Ctrl]+[Enter] Zapisanie dokonanych zmian. [ANULUJ] [Esc] Przerwanie aktualnie wykonywanej operacji bez zapisywania zmian. [Spacja] Zaznaczenie bądź odznaczenie bieżącej pozycji na liście. [+] Zaznaczenie wszystkich pozycji na liście. [-] Odznaczenie wszystkich zaznaczonych pozycji na liście. [Ctrl]+[F] [Ctrl]+[S] [Ctrl]+[E] [Ctrl]+[D] Ograniczenie ilości aktualnie wyświetlanych pozycji na liście według podanych przez użytkownika kryteriów. Wyszukiwanie określonego słowa lub frazy w wybranej kolumnie tabeli Eksport zaznaczonych pozycji na liście do pliku tekstowego Polecenie drukowania System pomocy Na system pomocy modułu RAKS 2000 Kadry i Płace składają się następujące elementy: Wskazówki dotyczące sposobu wykonania danej operacji trwale wpisane w większość okien programu Podpowiedzi dotyczące funkcji danego elementu okna (np. pola edycyjnego) pojawiające się po przytrzymaniu kursora myszy nad tym obiektem Kompleksowy opis danej funkcji programu uruchamiany po naciśnięciu przycisku [F1] na klawiaturze. Standardowa pomoc dostępna z menu programu Obsługa programu 2-9

24 2-10 Obsługa programu

25 ROZDZIAŁ 3 Szybki start W niniejszym rozdziale krok po kroku przedstawiona zostanie sekwencja operacji konieczna do wykonania przy rozpoczęciu pracy w programie RAKS 2000 Kadry i Płace. Skrótowo omówiony zostanie sposób ustawienia parametrów firmy, zakładanie roku obrachunkowego, tworzenie kalendarza dla pracowników etatowych, definiowanie progów podatkowych, kosztów uzyskania przychodu i składek ZUS, dane stałe oraz zakładanie kartotek. Więcej informacji... Poniższy opis uwzględnia jedynie te operacje, które są wymagane przy pierwszym uruchomieniu modułu RAKS 2000 Kadry i Płace. Bardziej szczegółowy opis procedury ustawiania parametrów firmy, danych stałych, tworzenia kalendarza i zakładania kartotek został zamieszczony w rozdziałach 5 i 10 niniejszej instrukcji. Parametry firmy Przy pierwszym uruchomieniu programu RAKS 2000 Kadry i Płace i wyborze firmy pojawia się komunikat o nie zdefiniowanych opcjach firmy. Można próbować ustawiać wszystkie parametry zaczynając od ogólnych ustawień poprzez kolejne zakładki lub też zatwierdzić opcje firmy i uzupełnić je na następnym etapie naszej pracy. Dodanie roku obrachunkowego Kolejnym etapem uruchamiania programu jest dodanie roku obrachunkowego. Po zatwierdzeniu parametrów firmy pojawia się puste okno do założenia nowego roku. W celu dodania roku obrachunkowego firmy należy wykonać następującą sekwencję operacji: Szybki start 3-1

26 1. Należy kliknąć przycisk [DODAJ] znajdujący się pod listą lat obrachunkowych (na razie jeszcze pustą). 2. Pojawi się następujące okno do wprowadzania nowego roku podzielone na dwie części Część stała Czerwony kwadracik Pokazuje na jakim jesteśmy etapie wprowadzania Żółty kwadracik Pokazuje kolejne kroki do wykonania Część ruchoma Jedna ze stron zawierająca pola edycyjne do założenia roku obrachunkow ego Uwaga Uwaga W oknie rok obrachunkowy należy wybrać klawiszem numer roku, który zakładamy. Poniżej ukaże się data początku i końca roku, program ustawia ją automatycznie. Klikając lewym przyciskiem myszy na klawisz ze strzałką należy wybrać nazwę standartowego wzoru kalendarza (domyślnie podstawowy). Następnie uzupełniamy datę ruchomych świąt wielkanocnych, święto Bożego Ciała wpisuje się automatycznie na podstawie poprzedniej daty. Zaznaczamy opcję standardowe godziny pracy oraz pracujące dni tygodnia i wpisujemy czas pracy. Jeżeli pracujemy jedną sobotę w miesiącu zaznaczamy lewym przyciskiem myszy kwadracik od poniedziałku do piątku. Sobotę oraz niestandardowe dni wolne od pracy zaznaczamy już po utworzeniu wzoru kalendarza. Aby prawidłowo utworzyć kalendarz należy uzupełnić wszystkie możliwe parametry w tym oknie. Czas pracy należy wypełnić według wzoru 00:00 np.08: Klawisz [DALEJ] lub klawisz pozwala nam przejść do kolejnej strony Kalendarz gdzie możemy podejrzeć utworzony przez nas kalendarz roczny oraz informację o dniu pracy, świętach, godzinach początku i końca pracy. Proszę zwrócić uwagę na format daty przy tworzeniu kalendarza. Aby prawidłowo utworzyć kalendarz format daty musi być cztero cyfrowy (tzn. rrrr-mm-dd gdzie rrrr oznacza rok, MM miesiąc a dd dzień) np Ustawienie formatu daty odbywa się pod systemem Windows. Należy uruchomić Start Ustawienia Panel Sterowania Ustawienia Regionalne Zakładka data Styl daty krótkiej. 3-2 Szybki start

27 4. Kolejny etap wprowadzania to Dane Stałe, gdzie na podstawie kalendarza program pokazuje czas pracy oraz miesięczne limity dni roboczych, współczynnik do ekwiwalentu. Należy uzupełnić progi podatkowe oraz zaliczkę na podatek od prac zleconych. 5. W następnej kolejności uzupełniamy Koszty uzyskania od prac zleconych i inne (wprowadzamy procentowo) oraz koszty uzyskania dochodu wynagrodzenia etatowe (wprowadzamy kwotowo). 6. W oknie Składki ZUS wpisujemy składki na ubezpieczenie opłacane w imieniu pracownika, opłacane przez pracodawcę, składka na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarancyjny. Uzupełniamy współczynnik ubruttowienia (123,0164), składkę na kasę chorych, wysokość, do której pobierana jest składa na ub. emerytalne i rentowe. Jest to kwota ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (w 2003 roku wynosi zł.). 7. W celu zapisania wprowadzonych danych i zamknięcia okna, należy kliknąć przycisk [ZAKOŃCZ]. Założony rok obrachunkowy powinien pojawić się na liście lat. 8. Należy kliknąć przycisk [WYBIERZ] w celu wybrania założonego roku. Jest to ostatni etap otwierania program RAKS 2000 Kadry i Płace. Istnieje możliwość pominięcia punktu 4,5 i 6 a jedynie zatwierdzenia go i uzupełnienia w późniejszym etapie naszej pracy. Wskazówka Aby zachować ciągłość pracy proponujemy jednak wypełniać kolejno wszystkie informacje. Pominięcie jednego z punktu i nie uzupełnienie go po uruchomieniu programu spowoduje niepoprawne naliczanie składników wynagrodzenia. Wprowadzanie kartotek Ostatnim etapem szybkiego startu w programie RAKS 2000 Kadry i Płace jest założenie kartoteki pracowników. Istnieje możliwość podziału pracowników na wiele grup poprzez wprowadzenie działów. Bezpośrednio po instalacji istnieje jeden dział dział podstawowy. Jeżeli mamy potrzebę założenia nowego działu trzeba wykonać następującą sekwencję operacji: 1. Korzystając z górnego lub dolnego paska menu należy przejść do grupy Kartoteki. 2. Wybrać pozycję Dział z górnego paska menu lub kliknąć ikonę z dolnego paska menu. Pojawi się pusta tabela z działami. 3. Należy kliknąć przycisk [DODAJ] znajdujący się pod listą działów. Pojawi się okno dialogowe, w którym trzeba podać: Numer działu Jest to informacja o kolejnym numerze założonego działu, wykorzystywana do tworzenia maski dla list płatniczych. Nazwę działu Jest to informacja wykorzystywana podczas selekcji pracowników, którzy przyporządkowani są do wybranego działu. Drukowana na liście płac. Opis Jest to informacja, która może być użyta do charakterystyki działu. Szybki start 3-3

28 Nr w księgowości Jest to informacja o numerze konta syntetycznego, analitycznego lub subanalitycznego wykorzystywanego przy współpracy z programem RAKS 2000 Finanse i Księgowość. 4. Aby ostatecznie zapisać dane, należy kliknąć przycisk [ZATWIERDŹ]. Utworzony dział powinien pojawić się na liście działów. Kolejnym i najważniejszym etapem jest założenie kartoteki pracownikom. W tym celu należy wykonać następujące operacje: 1. Korzystając z górnego lub dolnego paska menu należy przejść do grupy Kartoteki. 2. Wybrać pozycję Pracownik z górnego paska menu lub kliknąć ikonę z dolnego paska menu. Pojawi się pusta tabela z listą pracowników. 3. Należy kliknąć przycisk [DODAJ] znajdujący się pod listą. 4. Pojawi się okno do wprowadzenia nowego pracownika. Na stronie Dane personalne trzeba wprowadzić dane osobowe pracownika, a także określić jego sposób zatrudnienia (pracownik etatowy czy zleceniowy). Należy również przypisać pracownika do określonego działu, jeśli zdecydowaliśmy podział na działy. Na stronie Dane podstawowe trzeba uzupełnić informacje dodatkowe i najważniejsze dla celów wyliczenia podatku i składek ZUS. Na stronie Nieobecności należy wybrać z dostępnych wzorów kalendarzy na obecny rok odpowiedni dla pracownika kalendarz zdefiniowany podczas zakładania roku i kliknąć klawisz. Utworzony w ten sposób kalendarz można obejrzeć na stronie Kalendarz. Pozostałe pola edycyjne można pozostawić niewypełnione, choć jeśli pracownik ma być założony docelowo (a nie np. dla testu), warto jest od razu podać wszystkie informacje. 5. Aby ostatecznie zapisać wprowadzone dane i zamknąć okno, należy kliknąć przycisk [ZATWIERDŹ]. Założony pracownik powinien pojawić się na liście pracowników. Po uzupełnieniu parametrów firmy, dodaniu roku obrachunkowego i utworzeniu kartoteki pracowników można przystąpić do naliczania. 3-4 Szybki start

29 ROZDZIAŁ 4 Dokumenty System RAKS 2000 Kadry i Płace umożliwia gromadzenie informacji dotyczących wszystkich operacji określonego typu, które są następnie wykorzystywane do różnego rodzaju kalkulacji. Grupa Dokumenty służy do wprowadzana, edycji i usuwania miesięcznych list etatowych oraz dokumentów zleceniowych, tworzenia list płatniczych niezbędnych do naliczania etatu, wystawiania umów o pracę oraz świadectwa pracy. Umożliwia tworzenie, edycję i usuwanie deklaracji PIT dostępnych w programie. Reguły pracy z dokumentami: Dokumenty wykorzystują informacje zgromadzone w kartotekach i na ich podstawie oraz na podstawie dodatkowych informacji związanych z danym dokumentem, dokonują zapisu. Wyliczanie wynagrodzenia odbywa się automatycznie. Jednorazowo wpisany dokument zostaje zarejestrowany i jest przechowywany w bazie danych. Może być on wykorzystywany samodzielnie jak i w powiązaniu z innymi zarejestrowanymi dokumentami do różnego rodzaju wydruków i zestawień. Możliwość korekty (modyfikacji lub usunięcia) dokumentu daje użytkownikowi pełną swobodę w zarządzaniu wprowadzonymi danymi. Program RAKS 2000 Kadry i Płace daje możliwość wprowadzania danych wstecz, jeśli rozpoczynamy pracę w trakcie roku podatkowego i zamierzamy uzupełnić dane od początku roku. Dokumenty 4-1

30 Wynagrodzenia Etatowe Jedną z podstawowych cech systemu RAKS 2000 Kadry i Płace jest: Automatyczne naliczanie wynagrodzenia na podstawie informacji zgromadzonych w kartotekach. Dotyczy: obliczania pensji, premii, wynagrodzenia za urlop oraz wynagrodzenia chorobowego, gdzie program automatycznie kontroluje przejście z wynagrodzenia chorobowego na zasiłek chorobowy. Możliwość wpisywania danych etatowych w trakcie naliczania płacy jeśli nie uzupełniono wcześniej kartoteki. Dotyczy: kwoty płacy podstawowej, premii, kosztów uzyskania, ulgi zaliczki, stóp procentowych składek ZUS i Kasy Chorych. Możliwość wielokrotnego poprawiania i usuwania wygenerowanych przez program kwot na liście płac pracownika Program wylicza niezbędne średnie z okresów poprzedzających dany miesiąc rozliczeniowy. W trakcie naliczania pensji widoczne są także szczegółowe informacje dotyczące składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne: podstawa składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe za dany miesiąc i narastająco od początku roku, kwoty i stawki wszystkich składek, podstawa obliczenia kwoty na Kasy Chorych. Uwaga Z funkcji omawianych w niniejszym rozdziale mogą korzystać wyłącznie użytkownicy, którzy posiadają pełne uprawnienia nadane w module RAKS 2000 Administrator dotyczące dokumentów etatowych. Wprowadzanie dokumentów etatowych Po uruchomieniu programu wybraniu odpowiedniej firmy, działu oraz miesiąca możemy przystąpić do wprowadzania dokumentów etatowych. Przed naliczeniem pierwszej listy w danym roku obrachunkowym należy uzupełnić dane dotyczące wartości progów podatkowych, składek ZUS, koszty uzyskania i ulga zaliczki, oraz dane stałe opisane w rozdziałach 3, 5 i 10 niniejszej instrukcji. W celu wprowadzenia dokumentu należy: 1. Korzystając z górnego lub dolnego paska menu należy przejść do grupy Dokumenty. 2. Wybrać pozycję Wynagrodzenia Etatowe z górnego paska menu lub kliknąć ikonę z dolnego paska menu. 3. Przy wprowadzeniu pierwszego dokumentu w danym miesiącu ukaże się informacja o niezdefiniowanej liście płatniczej. Należy zdefiniować listę płatniczą podając datę wypłaty np Dokumenty

31 Dokumenty etatowe rozliczane są na podstawie daty listy płatniczej. Datę listy płatniczej można zdefiniować również w menu Dokumenty w opcji Listy Płatnicze. Program umożliwia tworzenie listy płatniczej o dowolnie definiowanym terminie wypłaty (np. rozliczamy wynagrodzenia etatowe za miesiąc maj, a wypłata dokonywana jest 10 czerwca). Bardziej szczegółowy opis tworzenia list płatniczych znajduje się w dalszej części tego rozdziału. 4. W celu zapisania i zamknięcia okna należy nacisnąć klawisz [ZAPISZ]. Ukaże się wtedy następujące okno: Podstawowe informacje etatowe podświetlonego pracownika Lista naliczonych płac pracowników w aktualnym miesiącu Strzałki do przesuwania strony Naciśnięcie klawisza spowoduje skopiowanie dokumentów etatowych z poprzedniej listy płac 5. Należy kliknąć przycisk [DODAJ] znajdujący się pod listą. 6. Pojawi się kartoteka pracowników, dla których jeszcze nie została utworzona lista płac w danym miesiącu. W kartotece należy odszukać właściwego pracownika i nacisnąć przycisk [WYBIERZ]. W tym miejscu można sprawdzić lub poprawić dane pracownika. Można również uzupełnić pewne informacje mające wpływ na dalsze wyliczenia np. zaznaczyć nieobecność w kalendarzu. Do tego celu służy klawisz [EDYCJA]. Istnieje możliwość dodania pracownika do kartoteki, jeśli nie ma go na liście. Do tego celu służy klawisz [DODAJ]. 7. Po wybraniu pracownika pojawi się okno Wprowadzanie i edycja miesięcznych danych etatowych, należy sprawdzić lub uzupełnić informacje związane z naliczaniem listy płac. 8. Zapisanie listy płac następuje po naciśnięciu przycisku [ZATWIERDŹ]. Lista płac dla pracownika powinna pojawić się w tabeli płac etatowych. Dokumenty 4-3

32 Więcej informacji... Powyższy opis uwzględnia jedynie podstawowe informacje do wprowadzania dokumentów etatowych. Bardziej szczegółowy opis procedury naliczania płac, składek zusowskich, kasy chorych, zasiłków, list dodatkowych oraz tworzenia list płatniczych został zamieszczony w dalszej części tego rozdziału. Dodanie pracownika do listy płac Aby przystąpić do procedury dodania pracownia do listy płac należy sprawdzić miesiąc oraz dział (jeśli firma posiada kartotekę działów) w którym aktualnie pracujemy. Wskazówka Podczas dodawania pracownika do listy płac należy stosować się do następujących reguł: Jeśli przyjęliśmy zasadę podziału pracowników na działy należy ją kontynuować do końca okresu obrachunkowego. W przypadku, gdy nie posiadamy założonych działów naliczanie list płatniczych odbywa się w dziale podstawowym. Przed dodaniem pracownika do listy płac należy sprawdzić dział, jeżeli jest to dział podstawowy bądź inny, do którego pracownik został przypisany należy dokonać zmiany działu na właściwy Istnieje możliwość zmiany działu w trakcie roku obrachunkowego (jeśli pracownik nie ma naliczonej listy płatniczej w danym miesiącu) Po naliczeniu pracownikowi listy etatowej w dziale podrzędnym będzie ją można obejrzeć w dziale podstawowym. Dział podstawowy zbiera informacje ze wszystkich działów W dziale podstawowym znajduje się kartoteka wszystkich pracowników, dlatego łatwo o pomyłkę podczas dodawania pracownika do listy, jeśli wcześniej nie zmieniliśmy działu. W działach podrzędnych znajdują się tylko ci pracownicy, którzy zostali do nich przypisani. Jeżeli omyłkowo naliczyliśmy etat pracownikowi w innym niż powinniśmy dziale możemy usunąć ją z listy, zmienić dział na właściwy i tam ponownie naliczyć. W celu zmiany miesiąca, na taki, w którym chcemy naliczyć listy etatowe należy: 1. Korzystając z górnego lub dolnego paska menu przejść do grupy Użytkownik. 2. Wybrać pozycję Wybór Miesiąca z górnego paska menu lub kliknąć ikonę z dolnego paska menu. 3. Ukaże się lista miesięcy. Klawiszem [OK] zatwierdzamy wybór właściwego miesiąca. 4-4 Dokumenty

33 W celu zmiany działu na taki, w którym chcemy naliczyć etat należy: 1. Korzystając z górnego lub dolnego paska menu przejść do grupy Użytkownik. 2. Wybrać pozycję Wybór Działu z górnego paska menu lub kliknąć ikonę z dolnego paska menu. 3. Ukaże się lista działów. Klawiszem [WYBIERZ] zatwierdzamy wybór właściwego działu. Jeżeli znajdujemy się już we właściwym miesiącu i dziale można przystąpić do procedury dodania pracownika do listy płac. W tym celu należy: 1. Będąc w menu Dokumenty Wynagrodzenia Etatowe należy nacisnąć klawisz [DODAJ]. Pojawi się następująca lista pracowników etatowych przypisanych do działu: Pozwala na szybkie odszukanie pracownika przez wpisanie jego numeru NIP Pozwala na szybkie odszukanie pracownika przez wpisanie pierwszych liter jego nazwiska Uwaga Należy odszukać właściwego pracownika. Można skorzystać z przycisków znajdujących się nad listą z pracownikami. Po naciśnięciu przycisku z wybraną metodą wyszukiwania Sortuj wg NIP lub Sortuj wg Nazwiska pojawi się puste białe okno do wpisania szukanego przez nas numeru NIP lub nazwiska pracownika (wystarczy wpisać pierwsze liczby/ literki). Program szuka konkretnego lub zaczynającego się tak samo numeru NIP lub nazwiska pracownika i po odszukaniu ustawia się w odpowiednim wierszu kolumny (pracownik jest podświetlony na niebiesko). Naliczanie listy płac polega na pojedynczym wybieraniu pracowników z okna listy. Pracownik posiadający listę płac w danym miesiącu w aktualnym lub podstawowym dziale nie pojawi się na liście. 2. Aby ostatecznie zatwierdzić pracownika naciskamy klawisz [WYBIERZ]. Program uruchomi proces naliczania etatu dla tego pracownika.. 3. Jeżeli nie znaleźliśmy pracownika w kartotece istnieje możliwość dodania go do kartoteki bez potrzeby zamykania procesu naliczania etatu. Należy wówczas nacisnąć Dokumenty 4-5

34 klawisz [DODAJ]. Pojawi się okno do wprowadzania nowego pracownika. Należy uzupełnić wszystkie wymagane przez program informacje a następnie zapisać klawiszem [ZATWIERDŹ]. Założony w ten sposób pracownik powinien pojawić się na liście do naliczania dokumentu etatowego. 4. Klawisz [EDYCJA] pozwala na modyfikacje danych pracownika, jeśli istnieje taka potrzeba lub uzupełnienie informacji potrzebnych do naliczania etatu. Ważne jest, jeśli nie uczyniliśmy tego wcześniej uzupełnienie kalendarza i związanych z nim nieobecności w pracy ( np. jeśli pracownik był chory należy w kalendarzu zaznaczyć dni choroby pracownika). Kalendarz spełnia bardzo istotną rolę w programie, dlatego warto pamiętać, aby na bieżąco te informacje były uzupełniane. Można to robić przed naliczaniem etatu, korzystając z opcji Kartoteki Pracownik, jak również w trakcie naliczania posługując się wyżej omawianym klawiszem [EDYCJA]. Od wersji 2.23 programu Kadry i Płace zablokowano dostęp do zakładki Nieobecności oraz zakładki Kalendarz pracownika podczas naliczania etatu. Dane dotyczące nieobecności można uzupełnić lub skorygować tylko przez Kartoteki/Pracownik. 5. Możemy wycofać się z procedury wyboru pracownika do naliczania etatu. Do tego celu służy nam klawisz [ZAMKNIJ] znajdujący się pod listą z pracownikami. Kopiowanie listy płac z poprzedniego miesiąca Istnieje możliwość przekopiowania podstawowych składników płacowych jednego lub wszystkich pracowników etatowych z poprzedniego miesiąca. To bardzo przydatna funkcja umożliwiająca na szybkie stworzenie dokumentów etatowych dla pracowników, którzy posiadali listy etatowe w poprzednich miesiącach lub takich, którzy znajdują się w kartotece, ale nie mieli do tej pory naliczonej żadnej listy płatniczej. W celu skopiowania listy płac z poprzedniego miesiąca należy: 1. Będąc w menu Dokumenty Wynagrodzenia Etatowe nacisnąć klawisz w prawym dolnym rogu. Pojawi się następujące okno: Zaznaczenie tej opcji powoduje pojawienie się w oknie pracownika, który nie miał naliczonego etatu w poprzednim miesiącu a jest w kartotece Lista pracowników, którzy mieli naliczony etat w poprzednim miesiącu Klawisz uruchamiający procedurę kopiowania Lista pracowników przygotowanych do skopiowania danych etatowych z zeszłego miesiąca Klawisze służące do zaznaczania / odznaczenia pracownika lub pracowników do skopiowania 4-6 Dokumenty