UMOWA RAMOWA Nr zawarta w dniu 2012 r. w Warszawie

Transkrypt

1 UMOWA RAMOWA Nr zawarta w dniu 2012 r. w Warszawie Dane Zleceniodawcy : Nazwa firmy : Adres firmy do korespondencji : Kod pocztowy : Miejscowość : Adres Osoba do kontaktów : Stanowisko : Telefon : Faks : Dane Zleceniobiorcy : Nazwa firmy : Venture Capital Poland S.A. Adres firmy : Pl. Dąbrowskiego 1 lo.316 Kod pocztowy : Miejscowość : Warszawa Adres office@vcpoland.pl Osoba do kontaktów : Ilona Gołąbek Stanowisko : Asystentka Zarządu Telefon : Faks : Produkt, stanowiący przedmiot umowy : PAKIET ZAKRES USŁUG Użyczenie adresu na potrzeby rejestracji Umieszczenie adresu na materiałach firmowych Umieszczenie adresu na korespondencji służbowej Odbieranie korespondencji przychodzącej i przesyłek kurierskich Przechowywanie korespondencji przychodzącej i przesyłek kurierskich Informowanie o korespondencji przychodzącej i przesyłkach kurierskich Przesyłanie korespondencji na wskazany adres Prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej SEKRETARIAT Skanowanie i przesyłanie korespondencji przychodzącej drogą elektroniczną Własny numer telefonu z możliwością przekierowania Prowadzenie rejestru przeprowadzonych rozmów telefonicznych Informowanie o działalności Klienta Własny numer faksu Informowanie o faksach przychodzących z możliwością skanowania dokumentów Dostęp do wyposażonego pokoju biurowego Obsługa Kalendarza spotkań i zadań - dodatkowo Wpisywanie spotkań do Kalendarza, informowanie i przypominanie o spotkaniach - dodatkowo Wpisywanie zadań do Kalendarza informowanie i przypominanie o spotkaniach - dodatkowo Dane lokalu : Ulica i numer domu/piętro : Kod pocztowy : Miejscowość : Przyznany numer telefonu : Przyznany numer faksu : Opłata miesięczna : Depozyt : Zleceniobiorca zapewni w pełni wyposażoną powierzchnię biurową pod wskazanym adresem, na określony w umowie okres czasu. Zleceniodawca może zarejestrować swoją działalność pod wskazanym adresem i jednocześnie zgadza się na współdzielenie tej powierzchni innymi użytkownikami usług Zleceniobiorcy. 1

2 Obsługa korespondencji: Korespondencja i przesyłki kurierskie będą odbierane i przechowywane na miejscu. Zleceniodawca przekaże poprzez odpowiednie pełnomocnictwo Poczty Polskiej Zleceniobiorcy prawo do odbioru korespondencji przychodzącej. Dodatkowo Zleceniodawca przekaże również poprzez pełnomocnictwo, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej Umowy, Zleceniobiorcy prawo do odbioru i otwierania korespondencji przychodzącej i przesyłek kurierskich. W szczególnych przypadkach Zleceniodawca może również poprzez pełnomocnictwo, będące Załącznikiem nr 2 do niniejszej Umowy, wyznaczy osobę odpowiedzialną do odbioru w jego imieniu dokumentów od Zleceniobiorcy. Sposób przekazywania informacji o korespondencji przychodzącej : telefonicznie pocztą elektroniczną pocztą elektroniczną ( wraz ze skanowaniem korespondencji) Sposób odbioru korespondencji przychodzącej : odbiór osobisty kurierem pocztą polską Częstotliwość odbioru korespondencji przychodzącej : codziennie co tydzień co miesiąc Obsługa połączeń telefonicznych : Sposób obsługi rozmów telefonicznych(wybrać jedną z możliwości): przełączenie na mój telefon prywatny odbieranie telefonów przez pracownika VCP S.A. Proszę odbierać przychodzące do mnie rozmowy w imieniu następującej firmy : Wszelkie odebrane wiadomości proszę przekazywać mi na koniec dnia pracy: em telefonicznie Obsługa faksu : Sposób przekazywania informacji o przychodzących faksach: em telefonicznie Sposób przekazywania faksów Zleceniodawcy : odbiór osobisty faks kurier poczta Częstotliwość przekazywania faksów Zleceniodawcy: codziennie co tydzień co miesiąc Przekazywanie na numer faksu : Obsługa Kalendarza spotkań i zadań : Częstotliwość przekazywania informacji o zaplanowanych spotkaniach i zadaniach do wiadomości Zleceniobiorcy : codziennie co tydzień co miesiąc Częstotliwość przekazywania informacji Zleceniodawcy o zaplanowanych spotkaniach i zadaniach : codziennie co tydzień co miesiąc Sposób przekazywania informacji o zaplanowanych spotkaniach i zadaniach : telefon Wynajem wyposażonego pokoju biurowego: Częstotliwość korzystania z wyposażonego pokoju biurowego : raz w tygodniu raz w miesiącu sporadycznie w ogóle DODATKOWE USŁUGI : Wynajem małej sali konferencyjnej (max.5 osób): Częstotliwość wynajmu małej sali konferencyjnej: raz w tygodniu raz w miesiącu sporadycznie w ogóle Wynajem dużej sali konferencyjnej (max. 20 osób): Częstotliwość wynajmu dużej sali konferencyjnej: raz w tygodniu raz w miesiącu sporadycznie w ogóle 2

3 Szczegóły pakietu 6 miesięcy 12 miesięcy Okres obowiązywania Umowy Początek : RRRR-MM-DD Koniec : RRRR-MM-DD Plan płatności : co roku z góry co 6 miesięcy z góry co miesiąc z góry Opłata miesięczna Podatek lokalny Opłata łącznie miesięczna Opłata rejestracyjna + Podatek Depozyt (2 x opłata miesięczna) RAZEM Opłata początkowa łącznie Opłata miesięczna łącznie Adres do fakturowania : Nazwa : Adres firmy do korespondencji : Miejscowość : Kod pocztowy : Zleceniobiorca Zleceniodawca 3

4 ZASADY I WARUNKI WSPÓŁPRACY 1 Przedmiot umowy 1. Pakiet Wirtualny Sekretariat to usługa świadczona przez Venture Capital Poland S.A. ( VCP ) uprawniająca Klienta do posługiwania się wskazanym w Umowie adresem jako adresem firmowym Klienta, uprawniająca do posługiwania się nim jako adresem rejestracyjnym siedziby Klienta i adresem korespondencyjnym, a także umożliwiająca wykonywanie na numer przydzielony przez VCP, rozmów telefonicznych odbieranych w imieniu wskazanej przez Klienta firmy, odbiór korespondencji i faksów w imieniu Klienta. Niniejsze usługi obsługiwane będą zgodnie z instrukcjami Klienta, który ponosi odpowiedzialność za wszelkie związane z tym koszty operacyjne. 2. VCP nie będzie przyjmować jakichkolwiek przedmiotów o wadze przekraczającej 5 kg, o którymkolwiek wymiarze przekraczającym 50 cm czy też o objętości większej niż 0,4 m 3 ani też przedmiotów zawierających jakiekolwiek materiały niebezpieczne, żywe lub ulegające rozkładowi, a także ma prawo według własnej decyzji zwracać nieodebrane przedmioty lub odmówić przyjęcia dowolnej ilości przedmiotów uznanych za nieracjonalne lub bezprawne. VCP nie gwarantuje i nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek usługi przewidziane niniejszym paragrafem. 3. VCP zapewni dodatkowo możliwość z korzystania z sal konferencyjnych oraz wyposażonego pokoju biurowego za opłatą zgodną z cennikiem usług, stanowiącym Załącznik Nr 3 do niniejszej Umowy. Korzystanie wyposażonego pokoju biurowego może odbywać się wyłącznie pod wskazanym w Umowie adresem Klienta i nie może być przenoszone na inny adres. Z produktu korzystać mogą wyłącznie osoby wymienione w Umowie w normalnych godzinach pracy, w blokach 8-godzinnych. VCP ma prawo zażądać okazania dowodu tożsamości. 4. Niniejsza umowa ma zastosowanie wyłącznie do osób wymienionych na jej pierwszej stronie, zaś VCP nie jest w żaden sposób zobowiązane do świadczenia tej usługi jakimkolwiek innym osobom ani też nie ponosi odpowiedzialności za jakąkolwiek otrzymaną korespondencję i rozmowy skierowane do innych osób. Dostęp do VCP możliwy jest w normalnych godzinach pracy, chyba, że umowa stanowi inaczej. 2 Czas trwania umowy Umowa ważna jest przez wskazany w niej okres, po upływie którego ulega automatycznemu przedłużeniu na kolejne okresy równe okresowi pierwotnemu, aż do rozwiązania przez jedną ze stron. Wszystkie takie okresy będą trwać do ostatniego dnia miesiąca, w którym dobiegłyby końca. Niniejsza Umowa jest przedłużana na tych samych zasadach i warunkach. 3 Opłaty oraz zasady ich uiszczania 1. Wszelkie opłaty dokonywane będą w walucie wskazanej przez VCP. 2. Opłata rejestracyjna wnoszona jest jednorazowo w momencie rejestracji i nie podlega zwrotowi. 3. Opłata depozytowa wnoszona jest przed dniem wejścia Umowy w życie i zwracana jest po jej rozwiązaniu, w 30 dni od zakończenia rozliczeń z naszą firmą. Ponadto VCP może w dowolnym momencie zażądać depozytu w wysokości albo dwumiesięcznej opłaty za usługę z wybranego Pakietu, albo też sumy wszystkich nieuregulowanych przez Klienta opłat i kosztów, bez względu na termin ich płatności, zależnie od tego, która z tych kwot jest większa. 4. Klient zobowiązuje się do zapłaty należności objętych fakturami w terminie 14 dni od dnia otrzymania faktury na rachunek bankowy wskazany na fakturze. 5. Klient zobowiązuje się do zapłaty odsetek ustawowych w przypadku opóźnienia w zapłacie należności objętych fakturami. 6. VCP zastrzega sobie prawo zmiany cen za usługi, po uprzednim poinformowaniu Najemcy w formie pisemnej (także faksem) z 30- dniowym wyprzedzeniem, pod rygorem nieważności. Zmiana taka nie stanowi zmiany treści umowy wymagającej wypowiedzenia. 7. Licząc od dnia zawarcia Umowy i począwszy od 1-go dnia stycznia pierwszego i następnego roku kalendarzowego okresu trwania niniejszej opłaty, kwota Opłaty Miesięcznej za wybrany przez Klienta Pakiet będzie podwyższana o wskaźnik wzrostu cen i usług konsumpcyjnych. VCP zawiadomi Klienta o podwyżce niniejszej opłaty z 7 dniowym wyprzedzeniem, z tymże podwyższona kwota będzie obowiązywała od 1 stycznia danego roku kalendarzowego, a ewentualna dopłata do uiszczonych już kwot będzie płatna przez Klienta wraz z kolejną Opłatą. 8. VCP zastrzega sobie prawo do wstrzymania w dowolnym czasie świadczenia wszelkich usług w ramach niniejszej Umowy (za wypowiedzeniem lub bez)lub też do rozwiązania tej Umowy w przypadku nieopłacenia należnych opłat pod koniec dnia, w którym przypada ich płatność, lub nierozliczenia należnych kwot depozytowych. 9. Jeżeli Klient nie wnosi opłat w terminie, VCP naliczy opłatę administracyjną w wysokości 100 PLN oraz odsetki ustawowe od wszelkich nieregulowanych należności wynoszących mniej niż 1 500,00 PLN lub też opłatę administracyjną w wysokości 200 PLN oraz odsetki ustawowe od wszelkich nieregulowanych należności równych lub przekraczających 1 500,00 PLN. 4 Rozwiązanie umowy 1. Zarówno VCP jak i Klient mogą wypowiedzieć niniejszą Umowę we wskazanym w niej dniu upływu jej ważności lub w dniu upływu jakiegokolwiek okresu, na jaki została ona przedłużona i odnowiona, w drodze co najmniej trzymiesięcznego pisemnego wypowiedzenia przekazanego drugiej stronie. 2. Wypowiedzenie umowy musi być dokonane na piśmie i dostarczone przedstawicielowi drugiej strony, lub też przesłane listem poleconym odpowiednio na adres VCP lub Klienta. 3. W przypadku rozwiązania umowy z jakichkolwiek przyczyn Klient ma obowiązek powiadomić wszelkie strony o zmianie adresu. Wszelka dalsza korespondencja przychodząca na adres wskazany w Umowie zwracana będzie do nadawcy. 4. Po wygaśnięciu, anulowaniu lub rozwiązaniu niniejszej Umowy przez Klienta z jakiejkolwiek przyczyny innej niż niedotrzymanie warunków Umowy, w celu zapewnienia okresu przejściowego Klient będzie nadal otrzymywał faktury oraz te same usługi przez okres 3 miesięcy. W ramach tej umowy VCP przekazywać będzie Klientowi jego korespondencję raz na tydzień na wskazany adres domowy, zaś przyznany numer telefonu pozostanie czynny przy czym rozmowy będą przekierowywane na numer prywatny Klienta. Klient ma obowiązek opłacać miesięczną opłatę za kontynuację działalności, równą miesięcznej opłacie za świadczone usługi, oraz pokrywać koszty związane z przekierowywaniem wszelkiej korespondencji i przesyłek. Usługi związane z korespondencją i telefonami kontynuowane będą wyłącznie w przypadku umów, które uwzględniały takie usługi. 5. VCP może za powiadomieniem rozwiązać Umowę z Klientem w trybie natychmiastowym w przypadku: - niewypłacalności Klienta, rozpoczęcia postępowania likwidacyjnego lub niemożności terminowej spłaty długów, 4

5 - naruszenie przez Klienta któregokolwiek z zobowiązań, jeśli naruszenie to jest niemożliwe do usunięcia lub nie zostało usunięte w terminie 14 dni pomimo wezwania Klienta do jego usunięcia, - postępowanie Klienta lub jakiejkolwiek osoby przebywającej pod wskazanym w Umowie adresem za Pozwoleniem Klienta lub jego zaproszenie jest bezprawne, nieuczciwe, obraźliwe lub niezgodne z normalnym użytkowaniem pomieszczeń biurowych. Rozwiązanie umowy przez VCP z którejkolwiek z powyższych przyczyn nie oznacza jakichkolwiek nieuregulowanych w tym momencie zobowiązań Klienta, w związku z czym Klient musi: - zapłacić za wszelkie dodatkowe usługi, z jakich Klient korzystał, oraz - zapłacić standardową opłatę za okres pozostały do dnia, w którym umowa wygasałaby w razie jej nierozwiązania lub za kolejny okres trzymiesięczny (zależnie który z tych okresów jest dłuższy), a także zabezpieczyć VCP przed wszelkimi kosztami i stratami jakie poniosła ona w wyniku rozwiązania Umowy. 5 Pozostałe uzgodnienia stron 1. Klient gwarantuje, że nie będzie korzystać z żadnych praw nabytych na mocy niniejszej Umowy w jakichkolwiek nieprzyzwoitych, bezprawnych, niemoralnych lub obraźliwych celach oraz że w żaden sposób nie narazi na szwank reputacji VCP. Klient w żaden sposób nie wykorzysta lub nie uwzględni nazwy VCP, w całości ani w części, w jakichkolwiek celach handlowych. VCP zastrzega sobie prawo do współpracy z wszelkimi oficjalnymi organami śledczymi w przypadku, gdy współpraca taka wymagana jest w związku z domniemanymi zarzutami niewłaściwego postepowania, skierowanymi przeciwko Klientowi. 2. VCP nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty wynikające z jakichkolwiek awarii mechanicznych, strajków lub opóźnień. 3. Klient wyraża zgodę na przetwarzanie, udostępnianie i przekazywanie przez VCP wszelkich danych osobowych posiadanych przez VCP na temat Klienta lub w związku z nim, pod warunkiem, ze czyniąc to VCP podejmie uznane przez siebie za stosowne kroki w celu zapewnienia, że informacje te wykorzystywane będą wyłącznie do wypełnienia zobowiązań Klienta w ramach niniejszej Umowy lub do oceny pracy i zapobiegania nadużyciom. 6 Rozstrzyganie spraw spornych Ewentualne spory wynikłe na tle realizacji niniejszej Umowy, Strony zobowiązują się do rozwiązać polubownie. W przypadku niemożności polubownego załatwienia sprawy, właściwymi dla ich rozstrzygnięcia będzie Sąd Rejonowy w Warszawie. 7 Postanowienia końcowe 1. Niniejsza umowa będzie interpretowana i egzekwowana zgodnie z prawem Rzeczpospolitej Polskiej. 2. Umowa zostaje sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. 3. Każda zmiana treści Umowy wymaga formy pisemnej. Zleceniobiorca Zleceniodawca 5

6 Załącznik Nr.1. do Umowy Nr z dnia 20 roku pomiędzy Venture Capital Poland S.A., a (imię i nazwisko Klienta) (adres Klienta) (adres Klienta) PEŁNOMOCNICTWO Działając w imieniu (nazwa firmy Klienta) niniejszym udzielam Spółce Venture Capital Poland S.A. z siedzibą w Warszawie (00-057) przy Pl. Dąbrowskiego 1 lok.316, zarejestrowaną w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS , NIP , REGON pełnomocnictwa do odbierania i otwierania korespondencji firmy i przesyłek kurierskich. Niniejsze pełnomocnictwo nie stanowi pełnomocnictwa przekazywanego Poczcie Polskiej. Pełnomocnik nie jest upoważniony do udzielania dalszych pełnomocnictw (substytucji). Podpis Klienta 6

7 Załącznik Nr.2. do Umowy Nr z dnia 20 roku pomiędzy Venture Capital Poland S.A., a (imię i nazwisko Klienta) (adres Klienta) (adres Klienta) PEŁNOMOCNICTWO Działając w imieniu (nazwa firmy Klienta) niniejszym udzielam Pani/Panu zamieszkałej/ego w ( - ) przy ulicy nr m., legitymującej się dowodem osobistym seria numer, PESEL pełnomocnictwa do odbierania w moim imieniu od Spółki Venture Capital Poland S.A. dokumentów i korespondencji przychodzącej. Pełnomocnik nie jest upoważniony do udzielania dalszych pełnomocnictw (substytucji). Podpis Klienta 7

8 CENNIK USŁUG PAKIET Użyczenie adresu na potrzeby rejestracji ZAKRES CENA NETTO/ za miesiąc BIURO SIEDZIBA SEKRETARIAT Umieszczenie adresu na materiałach firmowych Umieszczenie adresu na korespondencji służbowej Odbieranie korespondencji przychodzącej i przesyłek kurierskich Przechowywanie korespondencji przychodzącej i przesyłek kurierskich Informowanie o korespondencji przychodzącej i przesyłkach kurierskich Dostęp do wyposażonego pokoju biurowego Użyczenie adresu na potrzeby rejestracji Umieszczenie adresu na materiałach firmowych Umieszczenie adresu na korespondencji służbowej Odbieranie korespondencji przychodzącej i przesyłek kurierskich Przechowywanie korespondencji przychodzącej i przesyłek kurierskich Informowanie o korespondencji przychodzącej i przesyłkach kurierskich Przesyłanie korespondencji na wskazany adres Prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej Skanowanie i przesyłanie korespondencji przychodzącej drogą elektroniczną Własny numer telefonu z możliwością przekierowania Dostęp do wyposażonego pokoju biurowego Użyczenie adresu na potrzeby rejestracji Umieszczenie adresu na materiałach firmowych Umieszczenie adresu na korespondencji służbowej Odbieranie korespondencji przychodzącej i przesyłek kurierskich Przechowywanie korespondencji przychodzącej i przesyłek kurierskich Informowanie o korespondencji przychodzącej i przesyłkach kurierskich Przesyłanie korespondencji na wskazany adres Prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej Skanowanie i przesyłanie korespondencji przychodzącej drogą elektroniczną Własny numer telefonu z możliwością przekierowania Prowadzenie rejestru przeprowadzonych rozmów telefonicznych Informowanie o działalności Klienta Własny numer faksu Informowanie o faksach przychodzących z możliwością skanowania dokumentów Dostęp do wyposażonego pokoju biurowego Obsługa Kalendarza spotkań i zadań - dodatkowo Wpisywanie spotkań do Kalendarza, informowanie i przypominanie o spotkaniach - dodatkowo 569,00*/589,00 PLN 689,00*/699,00 PLN 849,00*/869,00 PLN Stawka ustalana indywidulanie *przy płatności za rok z góry Wpisywanie zadań do Kalendarza informowanie i przypominanie o spotkaniach - dodatkowo 8

9 Pozostałe płatności: Opłata rejestracyjna Depozyt - zwracany po rozwiązaniu umowy i uregulowaniu wszystkich zobowiązań 100,00 zł 2 x miesięczna opłata Dodatkowe usługi w ramach oferty: USŁUGA Wynajem małej sali konferencyjnej (max. 5 osób) Wynajem dużej sali konferencyjnej (max. 20 osób) Serwis kawowy usługa dodatkowa przy rezerwacji sali konferencyjnej CENA NETTO 50,00 PLN / h 300,00 PLN / za cały dzień 130,00 PLN / h 800,00 PLN / za cały dzień 15,00 PLN / 1 os Szczegółowe informacje dotyczące dodatkowych usług: 1. W celu dokonania rezerwacji prosimy o skontaktowanie się z pracownikiem Venture Capital Poland S.A. 2. Wyposażenie małej sali konferencyjnej : bezpłatny dostęp do internetu, rzutnik wraz z ekranem ściennym, dostęp do drukarki, ksero, skanera, dystrybutor wody 3. Wyposażenie dużej sali konferencyjnej : bezpłatny dostęp do internetu, flipchart z niezbędnymi akcesoriami, rzutnik wraz z ekranem ściennym, dostęp do telefonu konferencyjnego, dystrybutor wody 4. Koszty anulacji rezerwacji: - małej sali konferencyjnej mniej niż 48 h: 100% kosztów Od 49 do 72 h: 50% kosztów - dużej sali konferencyjnej mniej niż 4 dni: 100% kosztów Od 4 do 7 dni: 50% kosztów Zleceniobiorca Zleceniodawca 9