Centralna sterylizatornia w nowoczesnym systemie informatycznym

Transkrypt

1 Centralna sterylizatornia w nowoczesnym systemie informatycznym Wersja redaktorska (skrócona) 3.4 Artykułu obrazuje korzyści oraz możliwości jakie daje objęcie Centralnej Sterylizatornii zintegrowanym rozwiązaniem systemu informatycznego. Data opracowania: 11 stycznia 2013 Opracowanie: inż. Wojciech Wróblewski

2 CENTRALNA STERYLIZATORNIA TERAŹNIEJSZOŚCI Czemu nie zatytułować tego rozdziału Centralna Sterylizatornia przyszłości? Jeszcze nie tak dawno, tytuł taki byłby adekwatny do rzeczywistości. Przyszłość zazwyczaj kojarzy nam się z czymś pozytywnym, wzorem, do którego trzeba dążyć, czymś czego jeszcze nie ma. Jednakże Centralne Sterylizatornie praktycznie nie posiadały systemów informatycznych, a jeśli nawet, to były to systemy działające w obrębie swoich własnych zastosowań dla realizacji jednego zamkniętego rozwiązania. Brak możliwości współdziałania z pozostałymi działami Szpitala uniemożliwiał im pełnienie kompleksowej pomocy w przetwarzaniu wszelkich informacji odbieranych z innych działów i generowanych na potrzeby pacjenta w Centralnej Sterylizacji. Dodatkowo jedynym sposobem przetwarzania wszelkich informacji związanych z obiegiem było wykonywanie zapisów na odpowiednio do tego przygotowanych lub często tworzonych samodzielnie drukach. Tak było kiedyś, a jak jest dzisiaj? Podczas lektury tego artykułu postaramy się uwidocznić korzyści jakie zyskamy odchodząc od tego modelu na rzecz systemu informatycznego. OGÓLNA KONSTRUKCJA SYSTEMU INFORMATYCZNEGO Poniższy rysunek przedstawia przykładową konstrukcję systemu informatycznego dla obiegu materiału sterylnego. 2

3 Z każdym systemem musimy jakoś się porozumiewać. W systemie informatycznym służą do tego komputery. W nowszych rozwiązaniach posiadają możliwość używania ekranu dotykowego. W Centralnej Sterylizatornii podstawowym materiałem, o którym dostarczamy informacji do systemu, jest obieg narzędzi i zestawów w jej obrębie oraz informacji co się z nimi dzieje poza jej obszarem zanim do niej ponownie trafią. Pełny taki obieg nazywany jest obiegiem zamkniętym. Tylko przy jego zamknięciu jesteśmy w stanie w każdym momencie dowiedzieć się gdzie aktualnie znajduje się interesujący nas sprzęt. W odróżnieniu od innych systemów informatycznych, działających na terenie Szpitala, przekazywanie tych informacji za pomocą klawiatury byłoby jedynie powieleniem koncepcji dotychczas praktykowanych druków papierowych. Z tą różnicą, że w formie elektronicznej. Z praktycznego punktu widzenia nie podniosłoby to efektywności pracy, a wręcz by ją obniżyło. Takie rozwiązanie posiadałoby większość mankamentów formy papierowej. Tym bardziej ważna jest sprawnie wypracowana koncepcja systemu przez jego dostawcę, która pozwalałaby naszemu zespołowi na skupieniu się na własnej pracy, a nie na uciążliwym zajmowaniu się wprowadzaniem danych. Do oznaczania materiału poddawanego procesowi sterylizacji służą etykiety. Drukuje się je na odpowiednich drukarkach. Poprzez naklejanie ich na materiał oraz sczytywanie z nich kodu za pomocą skanerów kodów paskowych lub DataMatrix przekazujemy do systemu informację o jego miejscu pobytu. Tak w ogólnym schemacie wygląda wymiana informacji z systemem informatycznym. ISTOTA POSIADANIA SYSTEMU INFORMATYCZNEGO System informatyczny posiadamy w określonym celu. Musimy wykazać, że materiał sterylny, opuszczający Centralną Sterylizatornię, przeszedł odpowiednią restrykcyjną drogę w celu osiągnięcia stanu sterylnego. Samo oznaczenie jego obecności na każdej ze stref nie jest wystarczające. Istotne jest zarejestrowanie jego pełnej ścieżki dekontaminacji. System informatyczny ma nas właśnie w tym wspomóc, żeby wszystkie czynności przeprowadzane z jakimkolwiek sprzętem były wykonane wedle ściśle ustalonych procedur. Jest to dokładnie zapewnienie nas, że tak są one wykonywane. System nie powinien pozwolić personelowi na wykonanie lub pominięcie jakiegokolwiek z kroków procedury, która nie jest przewidziana dla danego narzędzia lub innego rodzaju sprzętu. Jednym słowem, system informatyczny staje się naszym informatycznym idealnym zastępcą. Pełni za nas nie tylko rolę informowania personelu o procedurach postępowania, ale także rolę naszego nadzorcy. Pilnuje on, w naszym imieniu, aby procedury te były w określony sposób przeprowadzane. W dodatku, tak jak jest to wymagane, dla każdego narzędzia z osobna. SYSTEM W CENTRALNEJ STERYLIZATORNII Funkcjonowanie systemu informatycznego najlepiej uwidocznimy przechodząc przez naszą Centralną Sterylizatornię. Zapraszamy na wycieczkę. 3

4 STREFA BRUDNA Na początku następuje przyjęcie materiału. Poprzez jego ze skanowanie w jednym momencie wiemy co znajduje się w kontenerach transportowych. Zlecenie tworzone jest na tej podstawie w sposób automatyczny. Następnie narzędzia są ręcznie myte oraz dezynfekowane w odpowiedni sposób. Są różne procedury mycia ręcznego w zależności od jego rodzaju. System zwraca nam na to uwagę. Po ich umyciu następuje kompletacja wsadu do myjni oraz załadunek. Tutaj także są różne ewentualności. Od najprostszej, jak to, że sprzęt mechaniczny nie podlega myciu automatycznemu i powinien zostać przekazany przez okno podawcze, po wybranie odpowiedniego programu dla skompletowanego wsadu. Przy każdym z tych kroków system informuje nas i nie dopuszcza do nieprawidłowego sposobu postępowania. Po załadowaniu do myjni, następuje proces mycia. Jego przebieg zapisywany jest do systemu. W każdym momencie możemy sprawdzić w systemie co znajduje się w naszej myjni. STREFA CZYSTA Zaczynamy od rozładunku z myjni. W kolejnym kroku na kilku stanowiskach pakowania następuje weryfikacja, konserwacja oraz ostatecznie spakowanie materiału. System informuje nas o krokach postępowania podczas tych prac. Dodatkowo kontroluje ilość otrzymanych narzędzi poprzez potwierdzenie przez nas fizycznej ich obecności na stole. W przypadku rozbieżności system nie pozwala spakować danych narzędzi lub zestawów. Tym samym nie dopuszcza do kontynuowania przez nie kolejnych etapów. W takich przypadkach jesteśmy w stanie od razu odpowiednio zareagować. System na taką ewentualność posiada przewidziane kroki postępowania. Osoba kompetentna jest w stanie puścić go warunkowo z adnotacją. W tym przypadku w systemie zostanie zapamiętana informacja, że ten materiał poszedł dalej warunkowo. Na strefie czystej mamy także stanowiska pakowania materiałów opatrunkowych i bielizny. One także podlegają rejestracji przez system. Spakowany materiał mamy gotowy do wykonania kompletacji. Skompletowany materiał ładujemy do sterylizatora. Z uwagi na kilka ich rodzajów (parowe, plazmowe, gazowe) system pilnuje i nie dopuszcza do załadunku do niewłaściwego sterylizatora. To samo dotyczy wyboru nieodpowiedniego programu sterylizacji dla kompletacji. Przebieg procesu sterylizacji, podobnie jak w przypadku mycia, rejestrowany jest w systemie. Tutaj także możemy zorientować się jakie materiały są w danej chwili sterylizowane. STREFA STERYLNA Tak jak na strefie czystej, zaczynamy od rozładunku. Tym razem ze sterylizatora. Kolejne kroki są minimalnie różne w zależności od wytycznych postępowania w Szpitalu. Materiał sterylny, albo zostaje odłożony na magazyn znajdujący się w Centralnej Sterylizatornii, albo od ręki ekspediowany jest na Blok Operacyjny lub Oddziały. Materiał sterylny przewidziany dla podmiotów zewnętrznych oczekuje na odbiór w bezpiecznym miejscu. System informuje nas o aktualnym stanie magazynowym materiału sterylnego. Informacja o jego gotowości do odbioru jest przekazywana w sposób automatyczny do odbiorcy. Niezależnie od miejsca ekspedycji materiał jest wydawany. System nie pozwala nam na wydanie materiału z przekroczonym terminem ważności lub do niewłaściwego odbiorcy. STREFA POZA CENTRALNĄ STERYLIZATORNIĄ Materiał sterylny opuszczając Centralną Sterylizatornię przechodzi różną drogę zanim trafi do miejsca docelowego. Może być ekspediowany windą, korytarzem lub zupełnie poza teren Szpitala. Z uwagi na to, że jest to etap poza obszarem Centralnej Sterylizatornii, informacja o tym, chociażby ze względów bezpieczeństwa, jest dostępna z systemu. 4

5 Po przyjęciu materiału sterylnego w miejscu docelowego jego dostarczania, wiemy, że dotarł on bezpiecznie. W tym momencie materiał czeka na zużycie go do operacji. Przed operacją ponownie skanowany jest już dla konkretnego zabiegu. W ten sposób informacja o użytym sprzęcie powiązana jest z konkretnym pacjentem. Daje nam to możliwość rozliczenia kosztów sterylizacji materiału użytego do tego zabiegu. Jako, że nasz system jest zintegrowany z pozostałymi działami Szpitala dzieje się to automatycznie bez naszej ingerencji. Oczywiście gdyby minął termin ważności materiału sterylnego system nie pozwoliłby nam na jego wykorzystanie. Po operacji następuje droga odwrotna, do tej początkowej. Narzędzia skanowane są przed transportem jako opuszczające obszar sal zabiegowych lub innego obszaru. W momencie ich wydania wiemy, że trafią do nas w niedługim okresie czasu. System informuje nas o tym, a my jesteśmy w stanie odpowiednio zaplanować naszą pracę. Wydanie do Centralnej Sterylizatornii system traktuje jako jednoznaczne z przyjęciem na strefie brudnej. Wymagać to będzie jedynie potwierdzenia za pomocą jednego ze skanowania fizycznego dostarczenia. Dzięki temu czynność ta wykonywana jest tylko raz, bez konieczności jej powtórzenia na strefie brudnej. System informatyczny Centralnej Sterylizatornii może obsługiwać stanowiska poza jej obszarem lub wymieniać się kluczowymi informacjami poprzez zintegrowanie z obecnie funkcjonującym systemem w tych działach. Oczywiście powyższy opis wykonywanych czynności na każdej ze stref jest w głównej mierze wspólny dla większości Szpitali. Istnieją także niestandardowe czynności lub takie, które spotykane są rzadko i wykorzystywane są przez nieliczne placówki szpitalne. Dodatkowo możemy tutaj wspomnieć o obsługiwaniu myjni dla wózków, stacji łóżek, obsługę magazynu. Jak także przyjęcie na strefę czystą materiału przeterminowanego lub już umytego, na innym obszarze, niż Centralna Sterylizatornia. Opisanie wszystkich możliwych przypadków funkcjonujących w różnych placówkach szpitalnych zajęłoby dość pokaźną ilość miejsca. My skupiliśmy się na zobrazowaniu ogólnego funkcjonowania systemu informatycznego. Niewątpliwie jedną z ważniejszych dla nas kwestii, jako użytkowników systemu informatycznego, jest to, czy z chwilą jego wprowadzenia, nie stracimy możliwości pracy w do tej pory wypracowanym własnym trybie postępowania. Oznacza to, że wszelkie wykorzystywane przez nas procedury postępowania dla określonych sytuacji, będą miały odzwierciedlenie w systemie. Tym samym system informatyczny powinien być zbieżny lub dostosowany pod nasze wymagania. Dostosowywanie się do systemu raczej ograniczałoby nas w codziennej pracy. Jeśli myślimy o systemie otwartym na nasze teraźniejsze i mogące pojawić się w przyszłości specyficzne wymagania, to będzie to miało dla nas znaczenie. I NA ZAKOŃCZENIE Komputeryzacja wielu dziedzin życia, a także dziedzin Szpitalnych, ma nas wspomagać w wykonywaniu codziennych czynności. Nie da się zaprzeczyć, że Centralne Sterylizatornie funkcjonujące w sposób opisany w powyższym materiale, są od dłuższego czasu faktem. Podsumowaniem tak naprawdę jest większa część przeczytanego przez nas materiału. Jest tak wiele czynników wpływających na sprawną pracę z systemem informatycznym, że krótkie podsumowanie nie było by adekwatne do wielkości zagadnienia jakim jest obsługa informatyczna obiegu materiału sterylnego. 5

6 Możemy za to wyróżnić trzy główne role, które powinien odgrywać System Informatyczny. Pierwszą, dającą nam pewność, jako osobie odpowiedzialnej za pracę Centralnej Sterylizacji i wydawanego materiału sterylnego, że nie nastąpi żadna pomyłka w przeprowadzanych procedurach jego wytwarzania, a jeśli nastąpi to proces jego wytwarzania jest na tyle szczegółowo udokumentowany, że posiadamy możliwość jego dokładnego przeanalizowania. Drugą, w stosunku do naszego zespołu powinien być narzędziem wspomagającym go w codziennych czynnościach i nie przysparzać dodatkowej pracy, a wręcz ją ułatwiać. Trzecią, tak jak my współpracujemy z pozostałymi działami, tak samo system powinien wyręczać nas w przekazywaniu oraz odbieraniu z nich informacji w sposób automatyczny. Powody, dla których warto zwrócić uwagę na powyższe role systemu, przedstawiliśmy w tym artykule. Świat aktualnie bazuje na informatyzacji. Wchodząc w nią, już na samym wstępie zyskujemy dość pokaźną ilość nie tylko przedstawianych powyżej możliwości. Oczywiście decyzja, czy chcemy je pozyskać, należy jedynie do nas. 6