Dobre praktyki obsługi klienta i informatyzacji Kujawsko Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy

Transkrypt

1 Dobre praktyki obsługi klienta i informatyzacji Kujawsko Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy

2 Naszym ideałem jest zmniejszenie obowiązkowych kontaktów obywateli z administracją do niezbędnego minimum. Nasze działania zmierzają do dostarczenia obywatelom wysokiej jakości usług publicznych - usług świadczonych w sposób efektywny, przyjazny dla użytkownika i angażujący go w jak najmniejszym stopniu.

3 e-administracja Budowa narzędzi e-administracji w oparciu o zintegrowany system zarządzania sprawami dla rządowej administracji zespolonej województwa kujawsko-pomorskiego Zakres projektu obejmował: 1. pozyskanie i wdrożenie systemu obiegu dokumentów, 2. zmodernizowanie i dostosowanie do potrzeb systemu obiegu dokumentów infrastruktury teleinformatycznej 14 jednostek administracji zespolonej,

4 e-administracja 3. zbudowanie portalu tematycznego 14 jednostek administracji zespolonej działających na terenie województwa kujawskopomorskiego wraz z systemem zarządzania treścią. W ramach portalu udostępniona została usługa on-line pozwalająca na śledzenie w Internecie statusu spraw załatwianych w jednostkach administracji zespolonej, 4. zintegrowanie systemu zarządzania sprawami z platformą usług publicznych e-puap. W RAMACH PROJEKTU DOKONANO: zakupu licencji programu na ponad 2 tysiące stanowisk zakupu ponad 500 zestawów komputerowych, 100 sztuk urządzeń peryferyjnych

5 e-administracja zużyto ok. 450 kilometrów okablowania przeprowadzono ok godzin szkoleń Wartość całkowita projektu to ,07 zł, z czego 75% zostało dofinansowane z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (kwota ,80 zł), zaś pozostałe ,27 zł zostało współfinansowane z budżetu państwa.

6 System elektronicznego obiegu dokumentów e-dok Od 19 października 2009 roku system e-dok był sukcesywnie wdrażany w komórkach organizacyjnych Urzędu, a do 31 maja 2010 roku proces całkowitego wdrożenia został zakończony W momencie zakupu i wdrożenia K-PUW był jednym z pierwszych urzędów w Polsce posiadających system tego rodzaju System zarządzania dokumentami i zadaniami pracowników e-dok spełnia obecnie wszystkie wymagania i funkcjonalności do obsługi czynności kancelaryjnych w systemie EZD, które wynikają w nowej instrukcji kancelaryjnej - zakres funkcji wykorzystywanych przez nasz Urząd został zmodyfikowany i dostosowany do bieżących potrzeb Łączny koszt realizacji tego przedsięwzięcia wyniósł zł

7 System elektronicznego obiegu dokumentów e-dok Od listopada 2013 r. prowadzony jest pilotażowo obieg dokumentów wyłącznie w sposób elektroniczny w formie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) W wybranych rodzajach teczek wyeliminowano wewnętrzną korespondencję prowadzoną dotychczas w formie papierowej; dzięki wykorzystaniu systemu elektronicznej akceptacji zwiększono przejrzystość i efektywność w procesie podpisywania i wysyłki korespondencji oraz zracjonalizowano koszty

8 Uporządkowana praca Sprawna komunikacja Proste dodawanie pism i obiektów. Przejrzysty układ teczek. Szybkie wyszukiwanie potrzebnych informacji. Wizualna kontrola załatwianych spraw. Sprawny system powiadomień. Proste udostępnianie spraw. Szybka akceptacja pisma na różnych poziomach. Przejrzysta struktura jednostki. Baza wszystkich użytkowników systemu. Możliwość wyznaczenia zastępstw.

9 Kontrola załatwianych spraw Ułatwienia na każdym kroku Prosta dekretacja na pracowników. Możliwość wyznaczenia koordynatora każdego zadania. Tożsamości w różnych komórkach organizacyjnych. Wyznaczanie zadań i poleceń. Statystyki. Możliwość tworzenia dowolnych rejestrów. Automatycznie tworzone metryki dla spraw. Szybka wysyłka korespondencji wychodzącej. Integracja z epuap. Zgodność z wymogami instrukcji kancelaryjnej.

10 Wyróżnienie w konkursie pn. "Profesjonaliści w służbie obywatelom". W dniu 14 lutego 2014 r. decyzją Komisji Konkursowej K-PUW w Bydgoszczy otrzymał wyróżnienie w Konkursie Szefa Służby Cywilnej na najbardziej przyjazny, efektywny oraz innowacyjny urząd administracji rządowej za wprowadzenie rozwiązań przyjaznych w obsłudze dla osób kompletujących dokumentację do celów emerytalno-rentowych. Naszą dobrą praktykę stanowiło następujące działanie: Poprawa standardów obsługi klienta w zakresie udostępniania dokumentów, zaświadczeń i informacji na podstawie wewnętrznej bazy danych przechowawców dokumentacji osobowopłacowej utworzonej w Kujawsko-Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Bydgoszczy. Oprócz wyróżnienia nasza dobra praktyka została opublikowana w Przeglądzie Służby Cywilnej w formie artykułu.

11 PRZEDSIĘWZIĘCIA DOFINANSOWANE ZE ŚRODKÓW WOJEWÓDZKIEGO FUNDUSZU OCHRONY ŚRODOWISKA I GOSPODARKI WODNEJ W TORUNIU Inicjatywy skierowane do mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego mające na celu popularyzację idei ochrony przyrody i środowiska oraz aktywizowanie dzieci, młodzieży i dorosłych do poznania problematyki z zakresu ekologii i działań proekologicznych: KONKURS PLASTYCZNY WOJEWODY KUJAWSKO-POMORSKIEGO PN. PRZYRODA WOJEWÓDZTWA KUJAWSKO-POMORSKIEGO JAKIEJ NIE ZNACIE organizowany od roku 2011 skierowany do uczniów szkół podstawowych i gimnazjów z roku na rok ilość nadsyłanych prac plastycznych wzrosła z około 100 do ponad 1200 prac rokrocznie wyłaniano 13 zwycięskich prac, które służyły jako tło okładki i poszczególnych miesięcy kalendarza Wojewody Kujawsko-Pomorskiego wydawanego dla celów reprezentacyjnych

12

13 ALBUM FOTOGRAFICZNY WOJEWODY KUJAWSKO-POMORSKIEGO

14 ALBUM FOTOGRAFICZNY WOJEWODY KUJAWSKO-POMORSKIEGO wydawany nieprzerwanie od 2009 roku corocznie wydanie albumu poprzedzone jest organizacją konkursu fotograficznego konkurs skierowany jest do mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego zarówno tych młodszych jak i starszych co roku spośród ok zgłoszonych w konkursie fotografii do publikacji w albumie wybieranych jest 300 zdjęć, które w najciekawszy sposób przedstawiają walory województwa kujawsko-pomorskiego powstały 2 serie kolekcjonerskie albumu: 2009 r r. Przyroda województwa kujawsko-pomorskiego od 2014 r. Przyroda i architektura województwa kujawsko-pomorskiego album wydawany jest w nakładzie 2500 egzemplarzy album stanowi jedyną w swoim rodzaju i niepowtarzalną wizytówkę województwa kujawsko-pomorskiego - współtworzą go mieszkańcy naszego regionu i służy do celów reprezentacyjnych

15 KONKURS WIEDZY PN. W ZGODZIE Z PRZYRODĄ nowa inicjatywa proekologiczna, której rozpoczęcie będzie miało miejsce w 2015 r. tematyka konkursu obejmuje zagadnienia takie jak: odnawialne źródła energii, rozwój zrównoważony, obszary chronione, gospodarka wodna, bioróżnorodność konkurs skierowany jest do dwóch grup wiekowych uczniów: klasy IV - VI szkoły podstawowej szkoła ponadgimnazjalna formuła konkursu ma za zadanie pogłębianie wiedzy i świadomości ekologicznej wśród dzieci i młodzieży, a także ma inspirować i rozwijać zainteresowania powyższą tematyką

16 EDUKACJA DLA OCHRONY PRZED POWODZIĄ W REGIONIE WODNYM ŚRODKOWEJ WISŁY

17 EDUKACJA DLA OCHRONY PRZED POWODZIĄ W REGIONIE WODNYM ŚRODKOWEJ WISŁY Program ma na celu zapoznanie z rodzajami zagrożeń mogących wystąpić podczas powodzi, właściwym zabezpieczeniem domu i rodziny przed ewentualną powodzią, zasadami reagowania i postępowania podczas wystąpienia powodzi, zadaniami służb ratowniczych biorących udział w akcji ratunkowej oraz metodami i sposobami ograniczenia skutków powodzi. W ramach projektu zorganizowano spotkania z uczniami klas podstawowych i gimnazjalnych w 28 szkołach położonych na obszarze regionu wodnego środkowej Wisły zagrożonego powodzią w sumie na terenie 15 miast i gmin Spotkania podzielono wg 3 kategorii - uczniowie klas 1-3 szkoły podstawowej - uczniowie klas 4-6 szkoły podstawowej - uczniowie gimnazjum, a przedstawiane prezentacje zostały dostosowane do każdej z grup wiekowych Podczas spotkań organizowano konkursy wiedzy z nagrodami, które dodatkowo zachęcały dzieci do aktywnego uczestnictwa oraz przyswajania wiadomości przekazywanych podczas prezentacji.

18 EDUKACJA DLA OCHRONY PRZED POWODZIĄ W REGIONIE WODNYM ŚRODKOWEJ WISŁY Projekt podsumowało spotkanie z przedstawicielami starostw oraz komend powiatowych Państwowej Straży Pożarnej z regionu wodnego środkowej Wisły, podczas którego omówiono efekty przedsięwzięcia oraz dyskutowano na temat założeń poszczególnych jednostek w zakresie bezpieczeństwa powodziowego. W roku 2015 program realizowany będzie w regionach wodnych środkowej i dolnej Wisły.

19 TŁUMACZ JĘZYKA MIGOWEGO ON-LINE Kujawsko-Pomorski Urząd Wojewódzki przygotował wdrożenie usługi tłumacza języka migowego on-line. W ramach tej usługi osoba uprawniona może zadzwonić do Urzędu za pośrednictwem tłumacza języka migowego dostępnego przez stronę Połączenie następuje po wywołaniu rozmowy z tłumaczem - naciśnięciu czerwonego piktogramu z dłońmi. Osoba uprawniona nawiązuje połączenie z tłumaczem, tłumacz zaś dzwoni do Urzędu. Obsługa odbywa się w czasie rzeczywistym. Podobnie działa usługa, gdy klient przychodzi do Punktu Obsługi Klienta. Dzięki takiej usłudze osoba uprawniona może skontaktować się z tłumaczem i załatwić sprawę z domu, ulicy, urzędu, bez potrzeby wcześniejszego umawiania w Urzędzie wizyty tłumacza języka migowego. Tłumacz działa na smartfonie, tablecie i komputerze za pośrednictwem przeglądarki.

20 Unowocześnienie infrastruktury ICT Projekt pn. Unowocześnienie infrastruktury ICT K-PUW w Bydgoszczy poprzez budowę i rozbudowę sieci gwarantującej bezpieczeństwo połączeń oraz wdrożenie innowacji w zakresie systemów teleinformatycznych Przedmiotem projektu jest budowa i rozbudowa sieci strukturalnej oraz infrastruktury towarzyszącej na potrzeby wdrożenia nowoczesnych technologii informacyjnych i telekomunikacyjnych (ICT) w K-P UW w Bydgoszczy Powstająca sieć obejmie infrastrukturę pasywną i aktywną (elementy logiczne sieci), dedykowaną sieć elektryczną, sieć monitoringu IP oraz sieć telekomunikacyjną. W nowy sprzęt komputerowy zostanie wyposażonych ok. 25 % pracowników.

21 Unowocześnienie infrastruktury ICT Celem ogólnym projektu jest zwiększenie sprawności i efektywności funkcjonowania administracji publicznej dzięki zastosowaniu nowoczesnych narzędzi teleinformatyki, zwiększenie bezpieczeństwa sieci, zapewnienie jej integralności oraz skuteczne zarządzanie oprogramowaniem w Urzędzie.

22 Dziękuję za uwagę