Polityka. Polityka zakupowa. 1. Ramy polityki. 2. Zakres

Transkrypt

1 Polityka Polityka zakupowa 28 lipca Ramy polityki Polityka zakupowa LafargeHolcim stanowi integralny element polityk firmy. Należy ją interpretować w połączeniu z politykami i wytycznymi LafargeHolcim wskazanymi w Załączniku nr 2. Spis treści: Zakres Zasady polityki Załącznik nr 1: Odpowiedzialność Załącznik nr 2: Polityki i wytyczne LafargeHolcim związane z polityką zakupową Załącznik nr 3: Zalecenia LafargeHolcim dotyczące polityk firmy nie dotyczy Załącznik nr 4: Definicje i skróty 2. Zakres 2.1 Obowiązywanie Zakres polityki zakupowej obejmuje całość wydatków LafargeHolcim Ltd oraz spółek z jej grupy kapitałowej ( Grupa LafargeHolcim ) na rzecz podmiotów zewnętrznych. Polityka ta obowiązuje w stosunku do 100% wydatków na rzecz podmiotów zewnętrznych oraz w odniesieniu do wszystkich tego typu transakcji na wszystkich poziomach geograficznych oraz do wszystkich linii produktowych. Dotyczy ona wydatków, nie ograniczających się wyłącznie do działu zakupów, i musi być przestrzegana,niezależnie od działu, na przestrzeni wszystkich segmentów biznesowych. [W spółkach powiązanych lub typu joint venture, w których LafargeHolcim nie sprawuje kontroli kapitałowej ani zarządczej odpowiedzialny członek komitetu wykonawczego ma obowiązek dopilnowania, by spółka taka została zaznajomiona z niniejszą polityką zakupową i zachęca do jej przyjęcia lub do stwierdzenia jej obowiązywania.] 2.2 Treść Zakupy w LafargeHolcim odpowiadają za 100% wydatków na rzecz podmiotów zewnętrznych. Działając w oparciu o przyjęte globalnie podejście jednego zespołu, gdzie zarządzanie kategorią odbywa się za pośrednictwem zespołów międzywydziałowych lub międzyregionalnych. Łączy to dział zakupów z wszystkimi istotnymi działami na szczeblu globalnym, regionalnym/strefowym i krajowym, zapewniając kompleksowość zarządzania od ustalenia strategii po jej realizację na poziomie lokalnym. Celem działu zakupów jest tworzenie wartości dla firmy dzięki podejściom wykorzystującym jej rozmiar i wolumeny, wydajnym procesom i systemom oraz połączonej globalnej wiedzy, przy jednoczesnych ciągłych działaniach na rzecz uzyskania jak najniższego całkowitego kosztu posiadania TCO (ang. Total Cost of Ownership). Celem niniejszej polityki jest określenie istotnych zasad, które muszą być przestrzegane na szczeblu zarówno krajowym i regionalnym jak i globalnym. Szczegółowe zalecenia dla zakupów Polityka zakupowa LafargeHolcim 28 lipca

2 zawarte są w dodatkowych dokumentach podrzędnych (wyszczególnionych w załączniku). Ewentualne polityki lokalne należy dostosować do niniejszej polityki. 3. Zasady polityki 3.1 Zasady kluczowe 1. Wszystkie czynności w ramach niniejszej polityki muszą być w pełni zgodne z kodeksem Grupy dotyczącym postępowania w biznesie lub innymi obowiązującymi wytycznymi (np. wytycznymi dotyczącymi zachowań naruszających zasady konkurencji, korupcji, konfliktów interesów itp.). 2. Wszystkie czynności muszą być w pełni zgodne z zaleceniami i wytycznymi Grupy w zakresie BHP. 3. Wszystkie czynności muszą być dostosowane do założeń Grupy w zakresie zrównoważonego rozwoju oraz do Inicjatywy dotyczącej zakupów zgodnych z zasadą zrównoważonego rozwoju. 3.2 Struktura Zakupami w Grupie zarządza(ją): 1. Globalna rada ds. zakupów, która kieruje strategią zakupową Grupy i określa odpowiedni poziom zakupów w ramach kategorii oraz dostosowanie procesów. 2. Trzy rady strefowe ds. zakupów, realizujące strategię zakupową Grupy poprzez: kierowanie regionalnymi inicjatywami w zakresie zakupów i procesów oraz wspieranie ich realizacji, w tym przydzielanie zasobów technicznych/operacyjnych dla zespołów międzywydziałowych i międzyregionalnych. kierowanie zakupami w poszczególnych krajach w swoich dziedzinach oraz monitowanie wyników w tym zakresie. 3.3 Organizacja Skuteczne wdrożenie strategii wymaga zintegrowania funkcji zakupów na szczeblu krajowym, strefowym i globalnym. U podstaw tej integracji leżą następujące zasady: 1. Oddzielenie działań strategicznych od taktycznych oraz od czysto przejściowych to wymóg, jaki należy zaszczepić we wszystkich organizacjach. 2. Wszystkie role zakupowe są definiowane poprzez standardowe opisy stanowisk, określające obowiązki, wymagane umiejętności, wiedzę i kompetencje. Wszystkie organizacje krajowe mają obowiązek wdrożenia tych opisów stanowisk w formie, w jakiej zostały sporządzone bądź po ich dostosowaniu do warunków lokalnych, co wymaga akceptacji działu projektów i rozwoju. 3. Dyrektor działu zakupów na kraj odpowiada bezpośrednio przed dyrektorem generalnym na kraj. Wszelkie wyjątki w zakresie podległości służbowej wobec dyrektora generalnego w linii ciągłej (lub innych struktur zastępczych) należy ustalać w porozumieniu z dyrektorem generalnym Grupy. 4. Wymaga się, by dyrektora działu krajowego z dyrektorem regionalnego działu zakupów łączyła linia przerywana. 5. Każda organizacja szczebla krajowego zostaje uszeregowana w oparciu o szczegółowy przegląd organizacji z uwzględnieniem lokalnych wymogów, ryzyk i poziomu złożoności. Organizacje zakupowe szczebla krajowego muszą zostać ukształtowane i zaakceptowane przez dyrektora Grupy ds. zakupów. 6. Obsadzenie stanowiska dyrektora działu na szczeblu krajowym odbywa się w porozumieniu i po akceptacji dyrektora Grupy ds. zakupów. 7. Obsadzenie stanowisk kierowników klastrów wymaga akceptacji działu strefowego zakupów wraz z dyrektorem klastra ds. zakupów. Polityka zakupowa LafargeHolcim 28 lipca

3 8. Dokonywanie systematycznej oceny personelu oraz opracowywanie planów szkoleń odbywa się przy wsparciu ze strony specjalistów zewnętrznych lub wewnętrznych oraz zgodnie z globalnymi wytycznymi kadr. 3.4 Role i odpowiedzialność w ramach zakupów Kategorie i klastry(podkategorie) są ustalane globalnie i obowiązują w odniesieniu do wszystkich wydatków we wszystkich krajach. Podział odpowiedzialności pomiędzy zespołami operacyjnymi ds. zakupów oraz zespołami zarządzającymi kategorią w przypadku braku aktualnych inicjatyw lub umów jest określany poprzez progi graniczne w zakresie wydatków. Działania zespołu zarządzającego daną kategorią w obszarach wydatków poniżej ustalonych wartości granicznych są podejmowane wedle uznania zespołu. Raportowanie wydatków, oszczędności i podobnych danych odbywa się we wszystkich krajach zgodnie z metodami, narzędziami i harmonogramami ustalonymi globalnie przez dział. Dla zakupów ustalone również zostaną globalnie kluczowe wskaźniki wydajności, celem zapewnienia staranności i ciągłego doskonalenia w obszarach krytycznych. Obliczanie i raportowanie wyników będzie określone globalnie i musi być realizowane przez wszystkie kraje zgodnie z wymaganiami. 3.5 Procesy Globalnym właścicielem procesu Procure-to-Pay (P2P) jest dział zakupów. Procesy i środki kontroli na wszystkich szczeblach muszą być opracowane w porozumieniu z działem Grupy i wymagają jego akceptacji. Procesy i procedury szczebla krajowego muszą być zgodne ze standardami globalnymi i muszą korzystać z najlepszych praktyk. W sytuacjach, gdy istnieją wymogi szczególne (np. spółki notowane na giełdzie), rozwiązania należy określić zgodnie z informacjami przekazanymi przez dział Grupy. 3.6 Akceptacja transakcji zakupowych Jak wskazano w ust. 3.4 powyżej, działania zespołu zarządzającego kategorią podlegają określonym progom granicznym. W sytuacji przekroczenia tych wartości przez poszczególne transakcje, niezbędne jest zapewnienie pisemnej akceptacji odpowiedzialnego dyrektora strefowego danej kategorii. W przypadku transakcji z kategorii logistyka, wartość graniczna to 1 mln CHF. Dla innych kategorii wynosi ona 500 tys. CHF. Jeżeli wydatki przekraczają wartość graniczną, ale są rozłożone na kilka transakcji, zespół uczestniczy w każdej z nich. Zgodnie z główną zasadą we wszystkich kategoriach, nie należy rozbijać ani dzielić transakcji bez ważnej przyczyny biznesowej, w celu uniknięcia wymogu uzyskania akceptacji. Polityka zakupowa LafargeHolcim 28 lipca

4 Niniejsza Polityka została zaakceptowana przez komitet wykonawczy Grupy dnia 20 lipca 2015 i obowiązuje od dnia 1 września Data pierwszego wydania: 28 lipca 2015 Data wydania bieżącej wersji: Daty aktualizacji: Odpowiedzialny członek komitetu wykonawczego Grupy: Osoba odpowiedzialna: Urs Bleisch dział wyników i kosztów Uwe Wehnes dyrektor działu zakupów Polityka zakupowa LafargeHolcim 28 lipca

5 Załącznik nr 1: Odpowiedzialność 1. Szczebel centralny 1.1 Komitet wykonawczy Grupy LafargeHolcim Komitet wykonawczy Grupy odpowiada za akceptację opracowania, zmian lub zawieszenia niniejszej polityki zakupowej. 1.2 Członek komitetu wykonawczego odpowiedzialny za obszar objęty polityką Członek komitetu wykonawczego Grupy odpowiedzialny za zakupy przedkłada komitetowi wykonawczemu Grupy opracowanie, zmiany lub zawieszenie niniejszej polityki zakupowej do akceptacji. 1.3 Dział centralny Dział zakupów Grupy: W razie konieczności proponuje poprawki do niniejszej polityki oraz do wytycznych. Pomaga spółkom Grupy w zrozumieniu i stosowaniu polityki zakupowej. Pomaga we wdrożeniu polityki zakupowej w spółkach Grupy oraz w szkoleniach jej dotyczących. Koordynuje informacje zwrotne od spółek Grupy w odniesieniu do interpretacji i adaptacji polityki zakupowej. 1.4 Kierownictwo regionalne (jeżeli dotyczy) Kierownictwo regionalne jest reprezentowane w zakupowej strukturze zarządzania poprzez członkostwo i udział w strefowych radach zakupowych. 2. Szczebel krajowy 2.1 Dyrektor generalny na kraj (lub klastra) Ponosi ostateczną odpowiedzialność za zgodność spółek Grupy z niniejszą polityką Wraz z dyrektorem lokalnego (krajowego lub klastrowego) działu zakupów zapewnia zgodność lokalnych polityk (jeżeli takowe są wymagane lub istnieją) z niniejszą polityką. Polityka zakupowa LafargeHolcim 28 lipca

6 Załącznik 2a: Polityki LafargeHolcim związane z polityką zakupową Powiązana polityka Zarządzanie ryzykiem w dziedzinie energii w LafargeHolcim Zasady grupy dotyczące procesu akceptacji Przyznawanie uprawnień w krajach Definicja / Opis Polityka szczegółowa regulująca działanie pomiotu odpowiadającego za zakup energii i zarządzanie energią dla Grupy Jak wskazano na szczeblu Grupy, konieczne jest wdrożenie poziomów uprawnień przydzielonych w organizacji. Zgodnie z zasadami obowiązującymi w każdym kraju, przyznawanie uprawnień kierownictwu odbywa się w ramach procesów i systemów dotyczących wydatków na rzecz podmiotów zewnętrznych Odpowiedzialność Dyrektor Grupy ds. zakupów Dyrektor Grupy ds. zakupów Dyrektor generalny na kraj, dyrektor działu zakupów Załącznik 2b: Wytyczne LafargeHolcim związane z polityką zakupową Link do polityki zakupowej Do ustalenia Wytyczna Definicja / Opis Odpowiedzialność Oznaczenie Załącznik nr 3: Zalecenia LafargeHolcim dotyczące polityki Zalecenie Definicja / Opis Oznaczenie Do ustalenia Załącznik nr 4: Definicje i skróty BoD CEO CFO CPO Strefa Grupa Spółka Grupy/podmiot Zarząd Dyrektor generalny Dyrektor finansowy Dyrektor ds. zakupów Zakupy funkcjonują w ramach 3 Stref" zamiast regionów, przy bezpośredniej podległości służbowej między strefami a szczeblem centralnym. Te strefy to: Ameryki, Azja-Pacyfik oraz Europa, Bliski Wschód i Afryka, których siedziby mieszczą się w Miami, Singapurze i Paryżu. Grupa LafargeHolcim, oznaczająca skonsolidowaną Grupę, obejmującą wszystkie spółki holdingowe i operacyjne. Dotyczy spółki, w której LafargeHolcim ma pakiet kontrolny, niezależnie Polityka zakupowa LafargeHolcim 28 lipca

7 zależny od tego, czy jest to spółka holdingowa czy spółka operacyjna. Kiedy o spółce takiej mówi się jako o podmiocie zależnym, obejmuje to wszystkie jej organy, w tym zarząd, komitety oraz kierownictwo. Polityka zakupowa LafargeHolcim 28 lipca