ZARZĄDZENIE NR 37/2016 STAROSTY POLKOWICKIEGO. z dnia 16 sierpnia 2016 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 37/2016 STAROSTY POLKOWICKIEGO z dnia 16 sierpnia 2016 r. w sprawie wprowadzenia "Regulaminu udzielania zamówień publicznych Starostwa Powiatowego w Polkowicach" Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia r. o samorządzie powiatowym (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 814) oraz 18 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Polkowicach stanowiącego załącznik do Uchwały Nr 39/197/2015 Zarządu Powiatu Polkowickiego z dnia r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Polkowicach, zmienionym Uchwałą Nr 50/72/2016 z dnia r. zarządzam, co następuje: 1. Wprowadzam Regulamin udzielania zamówień publicznych Starostwa Powiatowego w Polkowicach", w brzmieniu według załącznika do zarządzenia. 2. Tracą moc Zarządzenie Nr 16/2014 Starosty Polkowickiego z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych Starostwa Powiatowego w Polkowicach, zmienione Zarządzeniem Nr 26/2015 Starosty Polkowickiego z dnia 10 czerwca 2015 r. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z wyjątkiem 4 ust. 3 pkt 5, 9, które wchodzą w życie po upływie 6 miesięcy od dnia 13 lipca 2016 r. Starosta Polkowicki Marek Tramś Id: C38FF918-1B7F-4BA5-A247-CCBC8C Podpisany Strona 1 z 17

2 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 37/2016 Starosty Polkowickiego z dnia 16 sierpnia 2016 r. REGULAMIN udzielania zamówień publicznych Starostwa Powiatowego w Polkowicach 1. ZASADY OGÓLNE: 1. Regulamin stosuje się do zamówień publicznych udzielanych przez Starostwo Powiatowe w Polkowicach w ramach planu finansowego. 2. Regulamin określa zakres upoważnienia w rozumieniu art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, z późniejszymi zmianami), zwanej dalej ustawą, do czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. 3. Regulamin ustala wewnętrzne zasady postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych, z uwzględnieniem specyfiki prawnej i organizacyjnej urzędu. 4. Przy udzielaniu zamówień należy przestrzegać zasad: 1) zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości, 2) racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań, a także zasady optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów. 5. Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są na podstawie Regulaminu z zachowaniem wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień. 2. USTALENIE SZACUNKOWEJ WARTOŚCI ZAMÓWIENIA: 1. Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia Wydział/Dział lub osoba na samodzielnym stanowisku pracy szacuje z należytą starannością wartość zamówienia, w szczególności w celu ustalenia: 1) czy istnieje obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych; 2) czy wydatek ma pokrycie w planie rzeczowo finansowym. 2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług. 3. Szacunkową wartość zamówienia ustala się, z zastrzeżeniem ust. 4, 5 i 6 przy zastosowaniu co najmniej jednej z następujących metod: 1) analizy cen rynkowych; 2) analizy wydatków z ubiegłego roku budżetowego lub poprzednich 12 m-cy, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego; 3) analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub zamówień udzielonych przez innych zamawiających, obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego; 4) wysokości wydatków planowanych w planie finansowym na dany cel. 4. Zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy zaniżać wartości zamówienia lub wybierać sposobu obliczania wartości zamówienia. Id: C38FF918-1B7F-4BA5-A247-CCBC8C Podpisany Strona 2 z 17

3 5. Szacunkową wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się zgodnie z art. 33 ustawy pzp. 6. Podstawą ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo jest łączna wartość zamówień tego samego rodzaju: 1) udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem, albo 2) których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie. 7. Szacunkową wartość zamówienia ustala się w złotych i przelicza na euro według średniego kursu złotego w stosunku do euro określonego w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. 8. Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia dla postępowań powyżej euro należy udokumentować w postaci notatki służbowej (załącznik nr 4 do Regulaminu) i załączonych do niej dokumentów (z wyjątkiem ustalania wartości szacunkowej telefonicznie). 9. Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia dla postępowań do euro należy udokumentować na Formularzu (załącznik nr 2 do Regulaminu) i załączonych do niego dokumentów (z wyjątkiem ustalania wartości szacunkowej telefonicznie). 10. Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia jak w ust. 8 i 9 są w szczególności: 1) zapytania cenowe skierowane do potencjalnych wykonawców, 2) odpowiedzi cenowe wykonawców, 3) wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datą dokonania wydruku), 4) kopie ofert lub umów z innych postępowań (obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia) z okresu poprzedzającego moment szacowania wartości zamówienia, z zastrzeżeniem jak w ust Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. 3. POWIERZENIE CZYNNOŚCI W POSTĘPOWANIU ORAZ CZYNNOŚCI ZWIĄZANYCH Z PRZYGOTOWANIEM POSTĘPOWANIA: 1. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości powyżej euro odpowiadają Starosta, Wicestarosta, etatowy Członek Zarządu i Sekretarz Powiatu, w zakresie zadań określonych w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Polkowicach oraz obowiązującym Zarządzeniu Starosty Polkowickiego w sprawie podziału zadań między Starostę, Wicestarostę, etatowego członka Zarządu Powiatu oraz Sekretarza i Skarbnika Powiatu, zwani dalej "Osobą upoważnioną". 2. Podczas nieobecności Członków Zarządu jak w ust. 1, za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości powyżej euro odpowiada Sekretarz Powiatu, po uprzednim uzgodnieniu z właściwym Członkiem Zarządu. 3. Osoby o których mowa w ust. 1 wykonują czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia w imieniu Kierownika zamawiającego, tj.: 1) zatwierdzają wnioski o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz z powołaniem członków komisji i/lub Zespołu 1 do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, o wartości powyżej euro lub powyżej kwot określonych w art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych; 2) zatwierdzają Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia; 3) zatwierdzają treść ogłoszeń (o zamówieniu, o zmianie ogłoszenia, o udzieleniu zamówienia, o zamiarze zawarcia umowy); Id: C38FF918-1B7F-4BA5-A247-CCBC8C Podpisany Strona 3 z 17

4 4) zatwierdzają zmianę treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz przedłużają termin składania ofert; 5) zatwierdzają wybór oferty, 6) zatwierdzają unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia; 7) w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego o wartości do euro, zgodnie z zasadami określonymi w 11 Regulaminu, w tym m. in: a) zatwierdzają zaproszenia do składania ofert; b) zatwierdzają zmiany do zaproszenia do składania ofert; c) zatwierdzają propozycję udzielenia zamówienia na druku Formularz dokumentujący udzielenie zamówienia o wartości do euro stanowiącym załącznik nr 2 do regulaminu; d) zatwierdzają zawiadomienia o wyborze ofert lub zawiadomienia o unieważnieniu postępowania. 4. Zatwierdzenie wyboru oferty o którym mowa w ust. 3 pkt 5 dotyczy w szczególności następujących czynności: 1) zatwierdzenia protokołów postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami, 2) zatwierdzenia protokołów z prac Komisji Przetargowej, 3) zatwierdzenia propozycji Komisji Przetargowej: o wyborze, odrzuceniu oferty oraz wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania. 5. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego o wartości przekraczającej równowartość euro przygotowuje i prowadzi Komisja Przetargowa i/lub Zespół Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości do euro odpowiadają Naczelnicy wydziałów i pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy, w zakresie zadań wynikających z ich zakresów obowiązków. 7. Naczelnicy wydziałów i pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy, podejmujący czynności związane z udzieleniem zamówienia publicznego jak w ust. 6, odpowiedzialni są za: 1) przygotowanie i aktualizację rocznych planów postępowań o udzielenie zamówień publicznych, niezwłocznie po przyjęciu planu finansowego przez uprawniony organ, nie później niż 20 dni od dnia przyjęcia planu finansowego. 2) przygotowania sprawozdań z ich realizacji, 2) sporządzania opisu przedmiotu zamówienia i oszacowania jego wartości, zgodnie z obowiązującymi przepisami, 3) przygotowania i przedłożenia Osobie upoważnionej jak w 3 ust. 1, wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz z propozycją powołania członków Komisji Przetargowej i/lub Zespołu 1 do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia o wartości powyżej euro lub powyżej kwot określonych w art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych; 4) przygotowania materiałów dla Komisji Przetargowej obejmujących w szczególności projekty: a) specyfikacji istotnych warunków zamówienia, b) umowy; 5) nadzorowania prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 6) złożenia wniosku o powołanie Komisji ds. oceny ofert, zgodnie z 11 ust. 8 Regulaminu, 7) kierowania wniosku do Wydziału Finansowego dotyczącego przyjęcia lub zwrotu wadium lub zabezpieczenia należytego wykonania umowy, 8) przechowywania protokołu, ofert oraz wszelkich innych dokumentów związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia, Id: C38FF918-1B7F-4BA5-A247-CCBC8C Podpisany Strona 4 z 17

5 9) przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości do euro, zgodnie z zasadami określonymi w 11 Regulaminu, w tym m. in: a) parafowania zaproszenia do składania ofert; b) parafowania zmian do zaproszenia do składania ofert; c) dokumentowania i parafowania udzielonych zamówień na druku Formularz dokumentujący udzielenie zamówienia o wartości do euro stanowiącym załącznik nr 2 do regulaminu d) parafowania zawiadomień o wyborze ofert lub zawiadomień o unieważnieniu postępowania; e) przygotowania umowy lub zlecenia/ zamówienia w zależności od charakteru i wartości zamówienia, f) ewidencjonowania wydatków do kwoty euro w systemie Rejestr Zaangażowania Środków Budżetowych JST. 4. POWOŁANIE KOMISJI PRZETARGOWEJ I/LUB ZESPOŁU 1 : 1. Komisję Przetargową i/lub Zespół 1, powołuje się na wniosek Naczelnika Wydziału lub pracownika na samodzielnym stanowisku pracy, którego zamówienie dotyczy, biorąc po uwagę kwalifikacje osób wchodzących w skład Komisji i/lub Zespołu 1 i ich dyspozycyjność w okresie prowadzenia postępowania. 2. Komisja i/lub Zespół 1 ma charakter doraźny i powoływana jest do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 3. W skład Komisji Przetargowej i/lub Zespołu 1, wchodzą: 1) Przewodniczący Komisji, 2) Wiceprzewodniczący Komisji, 3) Sekretarz Komisji, 4) co najmniej jeden Członek Komisji, 5) dwóch członków Zespołu zgodnie z ZADANIA KOMISJI PRZETARGOWEJ: 1. Członkowie Komisji Przetargowej jak w 4 ust. 3 rzetelnie i obiektywnie wykonują powierzone im czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem. 2. Odwołanie członka Komisji Przetargowej w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego może nastąpić wyłącznie w zaistnieniu przynajmniej jednej z sytuacji: 1) naruszenia przez niego obowiązków, o których mowa w ust.1, 2) w przypadku złożenia przez członka Komisji oświadczenia, o zaistnieniu okoliczności wykluczających go z udziału w postępowaniu, niezłożenie powyższego oświadczenia lub złożenie oświadczenia niezgodnego z prawdą, 3) powzięcia przez członka Komisji wiadomości o zaistnieniu okoliczności wymienionych w pkt. 2 na każdym z etapów postępowania. 3. W przypadku zaistnienia sytuacji wymienionych w ust. 2 Osoba upoważniona wyłącza z postępowania Członka Komisji Przetargowej i może na jego miejsce powołać inną osobę. 4. Czynności podjęte w postępowaniu, w sytuacjach wymienionych w ust. 2, są nieważne i wymagają powtórzenia, za wyjątkiem czynności otwarcia ofert i czynności faktycznych nie wpływających na wynik postępowania. 5. Komisja Przetargowa może wykonywać czynności w składzie co najmniej trzech osób. 6. Komisja Przetargowa rozpoczyna pracę z dniem powołania, a kończy z dniem podpisania umowy z wybranym wykonawcą lub z dniem unieważnienia postępowania, z zastrzeżeniem jak w 9 ust W zakresie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Komisja Przetargowa: 1) dokonuje otwarcia ofert, Id: C38FF918-1B7F-4BA5-A247-CCBC8C Podpisany Strona 5 z 17

6 2) Niezwłocznie po otwarciu Komisja zamieszcza na stronie internetowej informacje dotyczące: a) kwoty, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia; b) firm oraz adresów wykonawców, którzy złożyli oferty w terminie; c) ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach. 3) prowadzi negocjacje z wykonawcami, jeżeli wybrany tryb postępowania to przewiduje, 4) przeprowadza ocenę spełniania warunków przez wykonawców oraz ocenę zgodności ofert ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, 5) ocenia oferty niepodlegające odrzuceniu na podstawie indywidualnej oceny ofert lub zestawienia zbiorczego, jeżeli kryteria oceny ofert opisane są wzorami, 6) przygotowuje propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej lub wniosku o unieważnienie postępowania, 7) przyjmuje i analizuje wnoszone środki ochrony prawnej, w szczególności odwołania, 8) w przypadku stwierdzenia, iż wykonawca, którego oferta została wybrana: a) przedstawił w ofercie dane nieprawdziwe, b) uchyla się od podpisania umowy, c) nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, przedstawia Osobie upoważnionej, propozycję wyboru tej spośród pozostałych złożonych ważnych ofert, która uzyskała najwyższą liczbę punktów, 9) udziela wyjaśnienia i odpowiedzi dotyczących treści specyfikacji, a w przypadku konieczności zasięgnięcia dodatkowych informacji z zakresu, w którym członkowie Komisji nie dysponują wiedzą wystarczającą do podjęcia rozstrzygnięcia, komisja może: a) wystąpić do właściwej komórki organizacyjnej o zajęcie stosownego stanowiska, b) wnioskować do Osoby upoważnionej, o powołanie eksperta spośród grona pracowników zamawiającego lub zewnętrznego biegłego, 10) wzywa do uzupełnienia dokumentów wykonawców którzy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń lub dokumentów lub którzy złożyli wymagane dokumenty zawierające błędy, 11) wzywa wykonawców, w wyznaczonym przez siebie terminie, do złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów; 12) wzywa do złożenia wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert; 13) zawiadamia Wykonawcę o poprawieniu w ofercie: a) oczywistych omyłek pisarskich, b) oczywistych omyłek rachunkowych, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, c) innych omyłek polegających na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty; 14) zwraca się do Wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny; 6. ZADANIA PRZEWODNICZĄCEGO KOMISJI PRZETARGOWEJ: 1. Przewodniczący Komisji Przetargowej kieruje pracą Komisji, a w szczególności: 1) odbiera oświadczenia członków Komisji i Zespołu 1 o zaistnieniu lub braku istnienia ustawowych okoliczności uniemożliwiających im występowanie w imieniu zamawiającego lub też wykonywania czynności związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne oraz włącza je do dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 2) wyznacza terminy posiedzeń komisji i prowadzi je, Id: C38FF918-1B7F-4BA5-A247-CCBC8C Podpisany Strona 6 z 17

7 3) ustala zakres obowiązków i indywidualnej odpowiedzialności członków Komisji, 4) informuje Osobę upoważnioną o problemach związanych z pracami Komisji w toku postępowania. 2. Przewodniczący Komisji wykonuje następujące czynności w prowadzonym postępowaniu: 1) parafuje korespondencję kierowaną do wykonawców w toku prowadzonego postępowania w zakresie zgodnym z 3 ust 3 pkt 5-7 oraz ust 4 pkt 3; 2) parafuje protokoły w zakresie zgodnym z 3 ust. 4 pkt 1-2; 3) podpisuje korespondencję w zakresie zgodnym z 5 ust. 7 pkt 8-9 oraz kierowaną do Wykonawców w zakresie zgodnym z 5 ust. 7 pkt 2, 10-14; 4) parafuje przed zatwierdzeniem przez Osobę upoważnioną specyfikacje istotnych warunków zamówienia oraz zmiany do SIWZ; 5) kieruje do Osoby upoważnionej wnioski dotyczące w szczególności: a) powołania lub odwołania członków Komisji i/lub Zespołu 1, b) wystąpienia do innych organów o wydanie decyzji niezbędnych do prowadzenia postępowania wymaganych przepisami prawa, c) wykluczenia wykonawców z postępowania lub odrzucenia ofert, d) zatwierdzenia wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania, e) zakończenia postępowania tj. podpisania protokołu z postępowania. 3. Podczas nieobecności Przewodniczącego Komisji Przetargowej czynności wymienione w ust. 1 i 2 wykonuje Wiceprzewodniczący Komisji. 7. ZADANIA SEKRETARZA KOMISJI PRZETARGOWEJ ORAZ PEŁNOMOCNIKA DS. ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH: 1. Sekretarzem Komisji Przetargowej jak w 4 ust. 3 jest w każdym postępowaniu Pełnomocnik ds. zamówień publicznych. 2. W sytuacji, kiedy Pełnomocnik ds. zamówień publicznych, z przyczyn losowych, nie może wykonywać czynności Sekretarza Komisji, funkcję tę pełni inny powołany pracownik. 3. Sekretarz Komisji obowiązany jest do wykonywania następujących czynności związanych z udzieleniem zamówienia publicznego: 1) wywieszania ogłoszenia dotyczącego zamówienia publicznego na tablicy ogłoszeń Starostwa przekazywania go, w wersji elektronicznej, osobom odpowiedzialnym za prowadzenie strony Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) Starostwa oraz zamieszczania go w Biuletynie Zamówień Publicznych udostępnianym na stronach portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych lub w Dzienniku Urzędowym UE, 3) przekazywania w wersji elektronicznej specyfikacji istotnych warunków zamówienia osobom odpowiedzialnym za prowadzenie strony BIP Starostwa celem publikacji, 4) prowadzenia korespondencji postępowania w zakresie zleconym przez Przewodniczącego Komisji, 5) prowadzenia protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz dokumentowania wszelkich czynności wykonywanych przez Komisję Przetargową. 4. Pełnomocnik ds. zamówień publicznych pełni funkcję Sekretarza Komisji Przetargowej zgodnie z ust. 1 oraz: 1) sprawdza i akceptuje dokumentację dotyczącą udzielania zamówień publicznych, w tym m. in.: a) wniosków o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz z powołaniem członków komisji do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, o wartości powyżej euro lub powyżej kwot określonych w art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych; b) specyfikacji istotnych warunków zamówienia, c) odpowiedzi na pytania wpływające w trakcie prowadzonego postępowania, w wyniku których mogłaby ulec zmianie treść ustaleń Komisji, d) zmiany treści SIWZ; Id: C38FF918-1B7F-4BA5-A247-CCBC8C Podpisany Strona 7 z 17

8 2) przygotowuje projekt aktu prawnego ustalającego regulamin postępowania w sprawie zamówień publicznych w Starostwie, 3) sporządza zbiorczy plan zamówień publicznych Starostwa i Powiatu, na podstawie planów przedkładanych przez poszczególne komórki organizacyjne, jak w 3 ust. 7 pkt 1 oraz zamieszcza go na stronie internetowej niezwłocznie po przyjęciu planu finansowego przez uprawniony organ, nie później niż 30 dni od dnia przyjęcia planu finansowego przez uprawniony organ. 5) sporządza zmiany planu zamówień publicznych Starostwa i Powiatu w przypadku zmian budżetu, na podstawie wniosków przedłożonych przez poszczególne komórki organizacyjne oraz zamieszcza je na stronie internetowej; 6) sprawuje bieżący nadzór nad realizacją umów zawartych w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; 7) sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach, na podstawie informacji otrzymanych od Naczelników wydziałów i pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy, jak w 3 ust. 7 pkt 2. 8) występuje do Urzędu Zamówień Publicznych. 9) prowadzi Rejestr postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. 8. ZADANIA WYKONYWANE PRZEZ BIURO OBSŁUGI INTERESANTA: 1. Biuro Obsługi Interesanta Starostwa wykonuje następujące czynności: 1) przyjmuje i przechowuje oferty w stanie nienaruszonym do terminu ich otwarcia w postępowaniach prowadzonych na podstawie ustawy prawo zamówień publicznych; 2) odnotowuje na ofertach datę i godzinę ich wpływu, 3) bezpośrednio przed terminem otwarcia ofert przekazuje je Przewodniczącemu lub Sekretarzowi Komisji. 9. POWOŁANIE I ZADANIA ZESPOŁU 1 DO NADZORU NAD REALIZACJĄ UDZIELONEGO ZAMÓWIENIA: 1. W przypadku zamówienia na roboty budowlane lub usługi, którego wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość euro, do nadzoru nad realizacją udzielonego zamówienia powołuje się Zespół składający się z co najmniej dwóch członków, którzy są powoływani do Komisji przetargowej. 2. Zespół jest powoływany dla jednego lub więcej powiązanych ze sobą zamówień. 3. Zespołu nie powołuje się, jeżeli Zamawiający w inny sposób zapewnia udział co najmniej dwóch członków komisji przetargowej w nadzorze nad realizacją udzielonego zamówienia. 4. Do zadań Zespołu jak w ust. 1 należy: 1) udział w pracach Komisji Przetargowej jak w 5 ust. 7; 2) nadzór nad realizacją udzielonego zamówienia. 6. Zespół kończy pracę z dniem zakończenia realizacji udzielnego zamówienia. 10. ZASADY DOKUMENTACJI 1. Wydział/Dział lub osoba na samodzielnym stanowisku pracy, wnioskujący/a dokumentuje czynności ustalenia szacunkowej wartości zamówienia dla postępowań powyżej euro oraz czynności przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia w sposób pozwalający na ich weryfikację pod kątem zachowania zasad, o których mowa w 1 ust ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH O WARTOŚCI NIEPRZEKRACZAJĄCEJ KWOTY WSKAZANEJ W ART. 4 PKT 8 USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH: 1. W przypadku postępowań o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty euro stosuje się odpowiednio 1, 2 ust. 1-7 oraz ust. 9-11, 3 ust. 1, ust. 3 pkt 7, ust. 6 i 7, 10 Regulaminu, z zastrzeżeniem jak w O dokonaniu wydatku jak w 12 ust. 1 decyduje Naczelnik Wydziału, po dokonaniu oceny zasadności wydatku i jego zgodności z planem finansowym. Id: C38FF918-1B7F-4BA5-A247-CCBC8C Podpisany Strona 8 z 17

9 3. Procedurę wyboru wykonawcy przeprowadza Wydział/Dział lub osoba na samodzielnym stanowisku pracy, w jednej lub w kilku następujących formach: 1) poprzez zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie internetowej zamawiającego, 2) poprzez przekazanie zapytania ofertowego do co najmniej do trzech potencjalnych wykonawców, z zastrzeżeniem ust. 4, 3) poprzez zebranie co najmniej trzech ofert publikowanych na stronach internetowych, zawierających cenę proponowaną przez potencjalnych wykonawców, 4) telefonicznie - wyłącznie dla postępowań do euro. 4. W przypadku braku możliwości przesłania zapytania ofertowego do wymaganej liczby wykonawców, dopuszcza się przesłanie zapytania ofertowego do mniejszej liczby wykonawców z jednoczesnym zamieszczeniem zapytania ofertowego na stronie internetowej zamawiającego. 5. Zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie internetowej zamawiającego jest obowiązkowe w przypadku udzielania zamówienia o wartości przekraczającej kwotę euro na okres min. 3 dni. 6. Zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności: 1) opis przedmiotu zamówienia, 2) warunki realizacji zamówienia, 3) termin i sposób złożenia oferty. 7. Kryteriami wyboru wykonawcy są cena albo cena i inne kryteria, gwarantujące uzyskanie najkorzystniejszej ekonomicznie i jakościowo oferty, w szczególności: 1) jakość, 2) funkcjonalność, 3) parametry techniczne, 4) aspekty środowiskowe, 5) aspekty społeczne, 6) aspekty innowacyjne, 7) koszty eksploatacji, 8) serwis, 9) termin wykonania zamówienia, 10) doświadczenie wykonawcy, 11) poziom wiedzy specjalistycznej wykonawcy. 8. W postępowaniach o udzielenie zamówienia od euro do euro powołuje się Komisję ds. oceny ofert (załącznik nr 3 do Regulaminu). 4 ust. 1, ust. 2 i ust. 3 pkt 1-4, 5 ust. 1, ust. 5, ust. 6, ust. 7 pkt 1, 4, 5, 6 i 12, stosuje się odpowiednio. 9. Umowa na roboty budowlane powinna być stwierdzona na piśmie. Art ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeksu cywilnego stosuje się odpowiednio. 10. Do zamówień o wartości poniżej euro finansowanych lub przewidzianych do finansowania ze środków UE lub innych środków pomocowych stosuje się procedury i zasady udzielania tego rodzaju zamówień opisane w regulacjach lub w szczegółowych wytycznych danego programu. 11. W sprawach nieuregulowanych w przepisach z ust. 10 stosuje się odpowiednio przepisy niniejszego Regulaminu. 12. ZAKRES PRZEDMIOTOWY - WYŁĄCZENIA: 1. Regulamin nie stosuje się do: Id: C38FF918-1B7F-4BA5-A247-CCBC8C Podpisany Strona 9 z 17

10 1) zakupów drobnych materiałów, towarów i usług (max. do kwoty 500,00 zł brutto łącznie w danej grupie/kategorii dostaw lub usług) niezbędnych do bieżącego funkcjonowania instytucji, postanowienia 2 ust. 4 stosuje się odpowiednio; 2) zakupu paliwa. 2. Zamówienia o których mowa w ust. 1 winny być realizowane zgodnie z postanowieniami Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Starostwie Powiatowym w Polkowicach. 3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Osoba upoważniona może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania Regulaminu, z zastrzeżeniem ust. 4 i Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 3, dokumentuje się w postaci notatki służbowej, podlegającej zatwierdzeniu przez kierownika zamawiającego lub upoważnioną przez niego osobę. W notatce służbowej należy w szczególności wskazać okoliczności uzasadniające odstąpienie od stosowania Regulaminu. 5. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 3, nie zwalnia od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z innych aktów prawnych, w szczególności dotyczących finansów publicznych, a także wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych. Załącznik nr 1: Wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz z powołaniem Członków Komisji i/lub Zespołu 1, do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, o wartości powyżej euro lub powyżej kwot określonych w art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych; Załącznik nr 2: Formularz dokumentujący udzielenie zamówienia o wartości do euro Załącznik nr 3: Wniosek o powołanie Komisji ds. oceny ofert w postępowaniu o wartości od euro do euro Załącznik nr 4: Notatka służbowa z ustalenia szacunkowej wartości zamówienia 1 dotyczy postępowań o wartości wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość euro Starosta Polkowicki Marek Tramś Id: C38FF918-1B7F-4BA5-A247-CCBC8C Podpisany Strona 10 z 17

11 Załącznik Nr 1 do Załącznika Nr 1 tytuł Wydział/referat prowadzący sprawę..., dnia... W N I O S E K o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz z powołaniem Członków Komisji i/lub Zespołuzgodnie z 9*** do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia o wartości: powyżej euro*. powyżej kwot określonych w art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych* 1. Rodzaj wnioskowanego zamówienia : dostawa / usługa / robota budowlana* 2. Przedmiot zamówienia oznaczenie wg Wspólnego Słownika Zamówień-CPV i opis przedmiotu zamówienia (podać np. ilość, wymiary, rodzaj materiału, barwa, itp.) Termin realizacji :.. 4. Szacunkowa wartość zamówienia określona na podstawie : 1) analizy cen rynkowych;* 2) analizy wydatków z ubiegłego roku budżetowego lub poprzednich 12 m-cy, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego;* 3) analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub zamówień udzielonych przez innych zamawiających, obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego;* 4) zestawienia (np. w formie kosztorysu inwestorskiego) rodzaju, zakresu i ilości robót budowlanych wraz z ich cenami rynkowymi;* 5) wysokości wydatków planowanych w planie finansowym na dany cel;* wynosi netto (bez VAT) :..zł, brutto:... zł, Ustalenia wartości zamówienia w dniu... dokonał/a... Szacunkową wartość zamówienia ustalono na podstawie:.. 5. Zamówienie uzupełniające : TAK/ NIE* Wartość zamówień uzupełniających: %..... zł, (zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 6 / 7* ustawy) Razem wartość zamówienia.. zł Równowartość w euro.. ustalona na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych Id: C38FF918-1B7F-4BA5-A247-CCBC8C Podpisany Strona 11 z 17

12 6. Uzasadnienie wnioskodawcy (zamówienie zgodnie z planem, poza planem, awaria, itp.): Proponowany tryb postępowania :... W przypadku propozycji trybu innego niż przetarg nieograniczony lub ograniczony uzasadnienie faktyczne i prawne trybu (załączyć do wniosku). 8. Proponowana publikacja ogłoszenia i specyfikacji istotnych warunków zamówienia : a) na tablicy ogłoszeń Starostwa w dniu... b) na stronie BIP Starostwa... w dniu... c) w biuletynie UZP : /w Dzienniku Urzędowym UE* w dniu... d) prasa* 9. Dopuszcza się zamówienia częściowe TAK/ NIE* Wymienić części : Zebranie z wykonawcami : planuje się* w dniu.../ nie planuje się.* 11. Proponowane kryteria oceny ofert : znaczenie... % znaczenie... % znaczenie... % 12. Wykaz osób merytorycznie odpowiedzialnych za złożenie wniosku i za realizację zamówienia: Wadium : TAK* =... %, co stanowi kwotę... zł lub NIE* 14. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy : TAK* =... % lub NIE* 15. Zaliczka na poczet wykonania zamówienia : TAK* =. /NIE* 16. Zabezpieczenie zaliczki : TAK*=. /NIE* 17. Osoba/y do kontaktów z dostawcami/wykonawcami : Propozycja składu komisji przetargowej : Przewodniczący/a :... Wiceprzewodniczący/a:.. Sekretarz komisji :... Członek :... Członek :... Zespół*** Id: C38FF918-1B7F-4BA5-A247-CCBC8C Podpisany Strona 12 z 17

13 19. Zapewnienie środków finansowych (klasyfikacja budżetowa) * niepotrzebne skreślić... (podpis Naczelnika Wydziału lub pracownika na samodzielnym stanowisku pracy**) ZATWIERDZAM WNIOSEK I POWOŁUJĘ KOMISJĘ PRZETATRGOWĄ I ZESPÓŁ*** W SKŁADZIE: Przewodniczący/a :... Wiceprzewodniczący/a:.. Sekretarz komisji :... Członek :... Członek :... Zespół***..... dnia (podpis Kierownika zamawiającego lub osoby upoważnionej) * niepotrzebne skreślić ** nie dotyczy Naczelnika Wydziału Organizacyjno - Administracyjnego *** dotyczy postępowań o wartości wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość euro Id: C38FF918-1B7F-4BA5-A247-CCBC8C Podpisany Strona 13 z 17

14 Załącznik Nr 2 do Załącznika Nr 1 FORMULARZ dokumentujący udzielenie zamówienia o wartości do euro.. (miejscowość, data) (pieczątka wydziału).. (numer sprawy) Przedmiotem zamówienia jest.. Grupa/kategoria wg CPV:. szacunkowa wartość zł., euro. szacunkowa wartość zł., euro RAZEM zł., euro Wartość szacunkowa zamówienia została ustalona w oparciu o średni kurs złotego w stosunku do euro, stanowiący podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych, wynoszący.zł. Ustalenie wartości zamówienia dokonano w dniu.., na podstawie - zgodnie z załączonymi dokumentami (z wyjątkiem ustalania wartości szacunkowej telefonicznie). Z uwagi na fakt, że wartość szacunkowa zamówienia w bieżącym roku budżetowym nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004r Prawo zamówień publicznych art. 4 pkt. 8 W dniu. wysłano zaproszenia do składania ofert* upubliczniono zapytanie ofertowe na stronie BIP Starostwa.. oraz w siedzibie urzędu na tablicy ogłoszeń* nawiązano kontakt osobisty/telefoniczny/mailowy* z niżej wymienionymi potencjalnymi wykonawcami (podać nazwy i adresy): W wyznaczonym terminie złożono. ofert*/ uzyskano informacje (telefoniczne lub osobiste) od*: W załączeniu oferty złożone przez wykonawców nr..* Uzyskano następujące informacje dotyczące przedmiotu zamówienia (cena, istotne elementy np. jakość, estetyka, walory użytkowe, koszty eksploatacji itp.): Id: C38FF918-1B7F-4BA5-A247-CCBC8C Podpisany Strona 14 z 17

15 Najbardziej korzystną ekonomicznie oraz jakościowo ofertę złożyła firma: za cenę słownie. Oceniając brano pod uwagę celowość i gospodarność (najniższa cena lub cena i pozostałe kryteria oceny)... (podpisy członków Komisji ds. oceny ofert lub osoby przeprowadzającej postępowanie) (pieczątka, podpis Naczelnika Wydziału lub pracownika na samodzielnym stanowisku pracy**) Postępowanie zatwierdził. w dniu. (np. Starosta, Wicestarosta, Członek Zarządu, Sekretarz) * niepotrzebne skreślić (pieczątka, podpis) **nie dotyczy Naczelnika Wydziału Organizacyjno - Administracyjnego Id: C38FF918-1B7F-4BA5-A247-CCBC8C Podpisany Strona 15 z 17

16 Załącznik Nr 3 do Załącznika Nr 1 tytuł Wniosek o powołanie Komisji ds. oceny ofert... (miejscowość, data)... (pieczątka wydziału)... (numer sprawy) Przedmiot zamówienia:... Grupa/kategoria wg CPV... szacunkowa wartość zł..., euro... Powołuję Komisję ds. oceny ofert w postępowaniu o wartości od euro do euro w składzie: kierownik zamawiającego lub osoba upoważniona Id: C38FF918-1B7F-4BA5-A247-CCBC8C Podpisany Strona 16 z 17

17 Załącznik Nr 4 do Załącznika Nr 1 NOTATKA SŁUŻBOWA Z USTALENIA SZACUNKOWEJ WARTOŚCI ZAMÓWIENIA dla postępowań powyżej euro 1. Dotyczy postępowania o udzielenie zamówienia, którego przedmiotem będzie: rodzaj zamówienia: roboty budowlane dostawy usługi 2. Sposób ustalenia wartości zamówienia: 3. Wartość udzielanego zamówienia podstawowego ustalona z należytą starannością (kwota bez zamówień uzupełniających): NETTO.. zł.. euro VAT.. %. zł.. euro BRUTTO zł... euro 4. Wartość przewidywanych zamówień uzupełniających:.. zł. netto 5. Wartość zamówienia, o której mowa w pkt 3, została ustalona w dniu:. r. 6. Osoby ustalające wartość zamówienia:.. 7. Załączniki do notatki:.... (podpis osób sporządzających notatkę) Id: C38FF918-1B7F-4BA5-A247-CCBC8C Podpisany Strona 17 z 17