POWIATOWA STACJA SANITARNO EPIDEMIOLOGICZNA W SOKOŁOWIE PODLASKIM I N S T R U K C J A K A N C E L A R Y J N A

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 27 Dyrektora PSSE w Sokołowie Podlaskim z dnia r POWIATOWA STACJA SANITARNO EPIDEMIOLOGICZNA W SOKOŁOWIE PODLASKIM I N S T R U K C J A K A N C E L A R Y J N A SOKOŁÓW PODLASKI 2005 r.

2 SPIS TREŚCI Str. Rozdział I POSTANOWIENIA OGÓLNE... 3 Rozdział II SYSTEM KANCELARYJNY. KLASYFIKACJA AKT... 4 Rozdział III CZYNNOŚCI KANCELARYJNE... 5 Rozdział IV ODBIÓR PRZESYŁEK... 6 Rozdział V OTWIERANIE I SPRAWDZANIE PRZESYŁEK... 7 Rozdział VI ROZDZIELANIE, PRZEGLĄDANIE I DORĘCZANIE PISM... 8 Rozdział VII REJESTROWANIE SPRAW, PROWADZENIE TECZEK AKTOWYCH... 9 Rozdział VIII ZAŁATWIANIE SPRAW Rozdział IX WYSYŁANIE I PRZECHOWYWANIE PISM Rozdział X OPŁATY SKARBOWE Rozdział XI WYKORZYSTANIE INFORMATYKI W CZYNNOŚCIACH KANCELARYJNYCH Rozdział XII POSTANOWIENIA KOŃCOWE ZAŁĄCZNIKI 1-7

3 Rozdział I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej instrukcją, określa organizację wykonywania czynności kancelaryjnych w Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Sokołowie Podlaskim, zwanej danej Stacją i stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia nr 27 Dyrektora Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Sokołowie Podlaskim z dnia r. 2. Ustalone w instrukcji zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych mają na celu zapewnienie jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ich ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą Instrukcja ustala zasady postępowania z dokumentacją jawną. 2. W postępowaniu z dokumentami poufnymi i zastrzeżonymi stosuje się przepisy instrukcji z uwzględnieniem przepisów w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania z informacjami o charakterze niejawnym. 3. Postępowanie z dokumentami tajnymi regulują odrębne przepisy. 3 Użyte w instrukcji określenia oznaczają: 1) Kancelaria, sekretariat komórkę organizacyjną, do obowiązków której należy załatwianie spraw obsługi kancelaryjnej, 2) komórka organizacyjna dział, oddział, sekcję, pracownię lub samodzielne stanowisko pracy, 3) referent pracownika załatwiającego daną sprawę pod względem merytorycznym i przechowującego dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania, 4) sprawa zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych, 5) akta sprawy całą dokumentację zawierającą dane, informacje, wnioski itp., które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy, 6) dokumentacja zbiór dokumentów, ksiąg, pism, notatek, formularzy, planów, rysunków niezależnie od techniki ich sporządzenia /rękopisy, maszynopisy, wydruki komputerowe, kserokopie, fotografie, nośniki magnetyczne itp./, 7) teczka spraw /aktowa/ - teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt, określoną w wykazie akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną /wzór załącznik nr 6/, 8) wykaz akt wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt, 9) spis spraw formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych w Stacji /załącznik nr 1/, 10) znak sprawy zespół symboli oznaczających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i odrębnej grupy spraw,

4 11) dokument akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych /odpis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świadectwo itp./, 12) pieczęć urzędowa pieczęć okrągłą z wizerunkiem orła pośrodku i nazwą w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym, 13) pieczęć stemple nagłówkowe, wpływu, do podpisu itp. lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, 14) przesyłka pisma oraz paczki /pakiety/ otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca itp. oraz otrzymywane i nadawane telegramy, teleksy, telefaksy, telenoty itp., 15) rejestr kancelaryjny zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej. 16) Stacja Powiatową Stację Sanitarno-Epidemiologiczną, 17) Kierownik Stacji Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny Dyrektor Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej. Rozdział II SYSTEM KANCELARYJNY. KLASYFIKACJA AKT 4 1. W Stacji obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt Stacji, zwanym dalej wykazem akt, stanowiącym załącznik nr 2 do zarządzenia nr 27 Dyrektora Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Sokołowie Podlaskim z dnia r. 2. W systemie tym dokonuje się rejestracji spraw w spisach spraw /załącznik nr 1/ dołączonych do teczek aktowych na podstawie pierwszego pisma dokumentu otrzymanego lub sporządzonego w komórce organizacyjnej. Każde kolejne pismo w sprawie już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy. 3. System bezdziennikowy nie wyklucza możliwości stosowania innych pomocy ewidencyjnych dla kontroli wpływu, obiegu i ekspedycji pism za zgodą kierowników komórek organizacyjnych Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej Stacji klasyfikację akt powstających w toku działalności Stacji oraz zawiera ich kwalifikacje archiwalne. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działania Stacji oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. 2. Klasy końcowe poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw /hasłach/ oznaczone kategorią archiwalną odpowiadają tematycznym /rzeczowym/ teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie akt. 3. Akta jednorodne tematycznie z różnych komórek organizacyjnych Stacji będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je będą symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej /załącznik nr 2/.

5 6 1. Komórki organizacyjne Stacji mogą sporządzać dla swych potrzeb wyciągi z wykazu akt zawierające symbole i hasła kwalifikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występującej w ich działalności. 2. Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej może także zawierać nowe symbole i hasła klasyfikacyjne utworzone przez rozbudowanie końcowych klas III i IV rzędu przy zachowaniu ustalonych oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt. 3. Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden zatrzymuje dana komórka organizacyjna, zaś drugi przekazuje się do Archiwum Zakładowego. 7 Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach I i II rzędu mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia Dyrektora Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Sokołowie Podlaskim w porozumieniu z Archiwum Państwowym Dokumentację Stacji dzieli się na dwie kategorie: 1) materiały archiwalne, 2) dokumentację nie archiwalną. 2. Materiały archiwalne oznaczane symbolem A to dokumentacja mająca trwałą wartość historyczną, przewidziana do przekazania do Archiwum Państwowego po 25 latach przechowywania w Archiwum Zakładowym. 3. Dokumentacja nie archiwalna oznaczana symbolem B i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w Archiwum Zakładowym to dokumentacja posiadająca wyłącznie czasowe znaczenie praktyczne. 4. Symbolem Bc oznaczana jest dokumentacja nie archiwalna manipulacyjna, mająca krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Po jej pełnym wykorzystaniu może ona podlegać brakowaniu bez przekazywania jej do Archiwum Zakładowego ale za zgodą tego Archiwum. 5. Symbolem BE i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania, oznaczana jest dokumentacja nie archiwalna, która po upływie okresu przechowywania w Archiwum Zakładowym podlega ekspertyzie przeprowadzanej przez Archiwum Państwowe w celu ewentualnej zmiany klasyfikacji archiwalnej tej dokumentacji. Rozdział III CZYNNOŚCI KANCELARYJNE 1. Czynności kancelaryjne w Stacji realizują: 1) Sekretariat, 2) referenci. 2. Do podstawowych czynności Sekretariatu należy: 1) przyjmowanie przesyłek, 2) rejestracja korespondencji w Dzienniku korespondencyjnym /załącznik nr 3/, 9

6 4) rejestracja korespondencji wychodzącej poleconej w Pocztowej książce nadawczej /załącznik nr 4 /, 5) wysyłanie przesyłek, 6) przyjmowanie i nadawanie telegramów i faksów, 7) przedstawianie Dyrektorowi do wglądu i dekretacji korespondencji przychodzącej, 8) przekazywanie zadekretowanej korespondencji do komórek organizacyjnych 9) przekazywanie prowadzonych teczek spraw /aktowych/ do Archiwum Zakładowego, 10) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie do właściwych komórek organizacyjnych. Rozdział IV ODBIÓR PRZESYŁEK Przesyłki kierowane do Stacji przyjmuje Sekretariat Powiatowej Stacji Sanitarno- Epidemiologicznej. Przesyłki z urzędu pocztowego odbiera upoważniony pracownik Sekretariatu Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej. Referenci przyjmują przesyłki składane przez interesantów tylko w drodze wyjątku, gdy wymaga tego pilność sprawy lub gdy pismo może być załatwione odręcznie, albo gdy dla załatwienia sprawy niezbędne są osobiste wyjaśnienia interesanta. 2. Referent przyjmujący przesyłkę od interesanta powinien sprawdzić jej kompletność. W przypadku stwierdzenia braków w dokumentacji /np. załączników/, należy wezwać osobę do ich usunięcia, zaś informacje dotyczącą wezwania do usunięcia braków referent powinien umieścić na przesyłce. Na żądanie interesanta należy poświadczyć odbiór na kopii pisma Przy odbiorze przesyłek należy sprawdzić prawidłowość ich zaadresowania i stan opakowania. Przesyłki mylnie skierowane podlegają niezwłocznemu zwrotowi doręczającemu. W razie stwierdzenia naruszenia opakowania, sporządza się w obecności doręczającego protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej, podając w nim faktyczną zawartość przesyłki. 2. Podpisany przez pracownika Sekretariatu Powiatowej Stacji Sanitarno- Epidemiologicznej protokół doręcza się wraz z przesyłką kierownikowi właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej w celu dalszego załatwienia sprawy /wniesienia reklamacji, wystąpienia o odszkodowanie itp./ Przesyłki pieniężne i wartościowe odbiera i kwituje upoważniony pracownik Sekretariatu Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej. 2. Przesyłki wartościowe i pieniężne przekazuje się referentom w nienaruszonych opakowaniach za pokwitowaniem w Dzienniku korespondencyjnym 3. Przesyłki wartościowe należy otwierać komisyjnie.

7 13 Pracownicy przyjmujący przesyłki podczas delegacji i podróży służbowych, wpisują na otrzymanych pismach datę odbioru i ewentualnie potwierdzają odbiór. 14 Na otrzymanych telegramach, telefonogramach, teleksach, telenotach i przesyłkach pilnych należy odnotować datę, godzinę i minutę odbioru, zaś na telefonogramach, zleceniach telegraficznych i zastrzeżeniach czeków nadawanych i otrzymywanych telefaksem również imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby nadającej i przyjmującej. 15 Przesyłki doręczone w obiegu pozapocztowym, przez kurierów lub osobiście przez nadawcę są odbierane przez Sekretariat Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej i rejestrowane w Dzienniku korespondencyjnym. Rozdział V OTWIERANIE I SPRAWDZANIE PRZESYŁEK Sekretariat Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej otwiera wszystkie przesyłki adresowane do Stacji za wyjątkiem przesyłek: 1) oznaczonych klauzulą ściśle tajne, tajne, poufne i zastrzeżone, 2) adresowanych imiennie na pracowników Stacji, 3) oznaczonych napisem do rąk własnych. 2. Przesyłki wymienione w ust. 1 pkt 1 są rejestrowane w Dzienniku korespondencyjnym a następnie przekazywane za pokwitowaniem Dyrektorowi. 3. Na opakowaniach przesyłek, których sekretariat nie otwiera, odciska się stempel wpływu /załącznik nr 5 /. 17 Jeśli po otwarciu przesyłki nie oznaczonej na zewnątrz napisem ściśle tajne, tajne, poufne lub zastrzeżone okaże się, że zawiera ona dokumentację oznaczoną jedną z powyższych klauzul niejawności, należy ją przekazać osobie upoważnionej w nowej, zamkniętej kopercie. 18 Pieniądze, znaki skarbowe itp. walory ujawnione w przesyłkach nie oznaczonych jako wartościowe przekazuje się niezwłocznie referentowi po komisyjnym ustaleniu ilości i wartości tych walorów i po odnotowaniu w Dzienniku korespondencyjnym.

8 19 1. Po otwarciu przesyłki należy sprawdzić: 1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, 2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki. 2. Brak załączników odnotowuje się na piśmie przewodnim. Jeśli przesyłka zawiera załączniki bez pisma przewodniego, wzmiankę o tym umieszcza się na opakowaniu przesyłki. 3. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym /datownikiem poczty/ dołącza się do: 1) przesyłek poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia, 2) pism, dla których istotna jest data nadania /datownika/ np. odwołań, sprzeciwów, skarg itp., 3) pism, w których brakuje daty pisma, nazwiska, adresu nadawcy lub w których nazwisko i adres podano nieczytelnie, 4) przesyłek mylnie skierowanych, 5) pism w przypadku niezgodności zapisów na kopercie z jej zawartością, 6) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego, 7) pism oznaczonych klauzulą niejawności, podczas gdy ich opakowania tej klauzuli nie posiadają Pracownik otwierający przesyłki odciska na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji stempel wpływu na pierwszej stronie pisma w jego lewej górnej części, zaś na przesyłce przekazywanej bez otwierania na przedniej stronie koperty. 2. W obrębie stempla wpływu nanosi się: 1) liczbę załączników, 3) podpis osoby otwierającej przesyłkę 3. Stempla wpływu nie umieszcza się na: 1) załącznikach, 2) dokumentach księgowych, 3) dokumentach osobistych, 4) publikacjach /czasopisma, afisze, prospekty itp./, 5) zaproszeniach, życzeniach itp. Rozdział VI ROZDZIELANIE, PRZEGLĄDANIE I DORĘCZANIE PISM Otrzymane pisma Sekretariat przekazuje Dyrektorowi Powiatowej Stacji Sanitarno- Epidemiologicznej raz dziennie lub częściej, w ustalonych godzinach. 2. Po zadekretowaniu, pisma są przekazywane do właściwych komórek organizacyjnych.

9 22 1. Osoba przeglądająca korespondencję: 1) decyduje, które pisma załatwia sama, 2) przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia komórkom organizacyjnym. 2. Osoba dekretująca pismo umieszcza na nim: 1) nazwisko lub symbol komórki organizacyjnej, której przekazuje sprawę, 2) datę, 3) podpis. 3. Do przekazywania dyspozycji na pismach stosuje się typowe skróty: 1) p.m. proszę mówić oznacza, że pracownik powinien w tej sprawie mówić z przełożonym przed przystąpieniem do załatwiania sprawy, 2) p.r. proszę referować oznacza, że pracownik powinien mówić z przełożonym po przygotowaniu projektu załatwienia sprawy, 3) m.a. moja aprobata oznacza, że wydający dyspozycję zachowuje dla siebie ostateczną aprobatę załatwienia sprawy, 4) m.p. mój podpis oznacza, ze wydający dyspozycję zastrzega sobie prawo podpisania czystopisu załatwienia sprawy, 5) a.a ad acta oznacza dyspozycję odłożenia sprawy do akt. 4. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania różnych komórek organizacyjnych, przekazuje się ją komórce lub referentowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie. 23 Wszystkie faktury i rachunki przekazuje się pracownikom ds. finansowych w celu ich dalszej ewidencji. 24 Wszelkie umowy są dodatkowo rejestrowane przez komórki do tego upoważnione w spisie umów. 25 Korespondencja przychodząca i wychodząca za pośrednictwem faksu, telefaksu itp. jest traktowana podobnie jak korespondencja pocztowa. Rozdział VII REJESTROWANIE SPRAW, PROWADZENIE TECZEK AKTOWYCH Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma /dokumenty/ dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy.

10 2. Spisy spraw i teczki aktowe zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. W przypadku małej ilości korespondencji dopuszcza się prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok. 3. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. 4. W przypadku założenia podteczki, zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym teczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki oraz dwie ostatnie cyfry roku, np. SHK / Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, oznaczonego zgodnie z wykazem akt. 2. Sprawę /nie pismo/ rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego w Stacji. Dalszych pism w tej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym. 3. Po otrzymaniu pisma do załatwienia sekretariat sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym przypadku pismo dołącza do akt sprawy, w drugim zaś przed przystąpieniem do załatwiania, rejestruje jako nową sprawę. W obu przypadkach na piśmie wpisuje znak sprawy Znak sprawy /akt/ jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. 2. Na znak pisma składa się: 1) symbol komórki organizacyjnej, 2) symbol liczbowy hasła według wykazu akt, 3) liczba kolejna, pod którą sprawę zarejestrowano w spisie spraw, 4) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto. 3. Znak sprawy umieszcza się na: 1) pismach otrzymanych nad pieczątką wpływu, 2) pismach wysyłanych w lewym górnym rogu, pod pieczątką nagłówkową, 3) poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką, kreską poprzeczną, kreską pionową np. DSP /04 gdzie DSP oznacza symbol komórki organizacyjnej, 145 oznacza symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt, 15 oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, 04 oznacza dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego. 29 Niedopuszczalne jest gromadzenie w jednej teczce aktowej akt o różnej kategorii archiwalnej.

11 30 1. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się, z zastrzeżeniem ust. 2, w roku następnym bez zmiany dotychczasowych ich znaków i bez wpisywania do nowych spisów spraw. 2. W przypadku konieczności wznowienia z urzędu sprawy ostatecznie załatwionej i odłożonej do właściwej teczki, przenosi się ją do spisu spraw roku bieżącego, zaś w spisie spraw teczki poprzedniej czyni się wzmiankę: przeniesiono do teczki hasło Każda teczka aktowa powinna na okładce zawierać oznaczenia określone w załączniku nr Nie podlegają rejestracji w spisach spraw: 1) publikacje /dzienniki urzędowe, czasopisma, książki, katalogi itp./, 2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy, 3) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze, 4) rachunki faktury i inne dokumenty księgowe. 2. Pisma wymienione w ust. 1 należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek aktowych W celu rejestracji spraw jednorodnych i napływających masowo, zamiast spisów spraw zakłada się rejestry kancelaryjne, prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnych formularzach. 2. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny symbol /znak/. 3. Każdemu rejestrowi odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru, przeznaczona do przechowywania akt ostatecznie załatwionych i wpisanych do danego rejestru. 4. Rejestry mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów, co znak sprawy wpisanej do spisu spraw z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze. 6. W Stacji prowadzone są następujące rejestry kancelaryjne: 1) rejestr skarg i wniosków, 2) rejestr aktów prawnych Dyrektora Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej, 3) rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw. Rozdział VIII ZAŁATWIANIE SPRAW Sprawy są załatwiane pisemnie i ustnie. 2. Sprawa może być załatwiona ustnie tylko w sytuacji, gdy przemawia za tym interes strony, a przepisy nie stoją temu na przeszkodzie.

12 3. Przy pisemnym załatwianiu sprawy stosuje się następujące formy: 1) odręczną, 2) korespondencyjną, 3) inną /np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu itp./. 4. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta po zarejestrowaniu pisma bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia. 5. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę. 35 Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie o ile nie jest dla nich przewidziana forma protokołu sporządza się notatki służbowe lub czyni adnotacje w aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości i informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy Sprawy powinny być załatwiane w zasadzie niezwłocznie, z zachowaniem terminów przewidzianych do ich załatwiania, wynikających z przepisów prawa ze szczególnym uwzględnieniem Kodeksu postępowania administracyjnego. 2. Jeżeli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest możliwe: 1) należy postąpić zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwiania, zwłaszcza K.p.a., 2) gdy w konkretnej sprawie nie stosuje się przepisów wymienionych w pkt 1, a sprawa dotyczy organu nadrzędnego, należy zwrócić się do tego organu z wnioskiem o przesunięcie terminu, podając przyczyny uniemożliwiające załatwienie sprawy w wyznaczonym terminie oraz zaproponować nowy termin jej załatwienia. 37 Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnie, bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku Po opracowaniu projektu pisma, referent przedkłada go aprobującemu z aktami sprawy. 2. Po akceptacji projektu pisma, aprobujący umieszcza swoją parafę oraz datę aprobaty, po czym przekazuje projekt pisma z aktami referentowi. 3. Po sporządzeniu czystopisu, referent przedstawia go do podpisu, a następnie przekazuje pismo wraz z niezbędnymi załącznikami do sekretariatu. 39 Czystopisy pism sporządza się ściśle według projektu pisma, zgodnie z zasadami dotyczącymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia mogą być dokonywane jedynie w porozumieniu z autorem pisma.

13 40 Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: stwierdzam zgodność z oryginałem, a także datę, podpis i stanowisko służbowe pracownika potwierdzającego zgodność treści. W prawym górnym rogu odpisu umieszcza się napis: odpis lub odpis z odpisu Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 i powinno zawierać: 1) nagłówek druk lub podłużną pieczęć nagłówkową, 2) znak sprawy, 3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, 4) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną, 5) określenie odbiorcy /w pierwszym przypadku deklinacji/ wraz z adresem, 6) treść pisma, 7) imię i nazwisko, stanowisko służbowe oraz podpis osoby uprawnionej. 2. Kopia pisma załatwiającego sprawę pozostająca w aktach sprawy powinna zawierać parafę referenta oraz datę sporządzenia pisma. 3. W razie potrzeby pismo powinno również zawierać dalsze określenia: 1) nad adresem z prawej strony wskazówki dotyczące sposobu wysłania czystopisu: polecony, ekspres, pilne, za zwrotnym dowodem doręczenia itp., 2) pod treścią pisma z lewej strony arkusza liczbę wysyłanych załączników /zał.../ lub wyszczególnienie ich z podaniem liczb porządkowych; na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika /zał. nr...do pisma znak.../, 3) adresy instytucji lub osób umieszczone pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: Do wiadomości, jeżeli treść pisma ma być, poza adresatem, podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, 4) na dokumentacji wymagającej opinii prawnej podpis i pieczęć Radcy Prawnego Zakres kompetencji osób w sprawie aprobaty oraz podpisywania pism określają wewnętrzne regulaminy organizacyjne jednostek. 2. Pracownik podpisujący pismo w zastępstwie osoby uprawnionej stawia przed podpisem znak w z., o ile podpisuje na podstawie udzielonego upoważnienia, stawia przed podpisem znak z up., zaś pełniący obowiązki stawia przed podpisem znak p.o.. 43 Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się wyłącznie na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzje, świadectwa itp. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt oraz na innych pismach, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

14 Rozdział IX WYSYŁANIE I PRZECHOWYWANIE PISM Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego: 1) przesyłką listową, 2) faksem, teleksem lub dalekopisem, 3) na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową 4) pocztą elektroniczną. 2. Sekretariat przygotowując pisma do wysłania: 1) sprawdza, czy pisma są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków, uzupełnia je lub zwraca pismo do komórki organizacyjnej, 2) adresuje koperty, 3) do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza do koperty dowód doręczenia, 4) stwierdza parafą wysłanie pisma oraz datę jego wysłania, 5) zwraca kopie wysłanych pism do komórek organizacyjnych. 3. Pisma kierowane do tego samego adresata wysyła się w jednej wspólnej kopercie. 4. Pisma wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem /polecony, ekspres itp./. Brak takiej dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła. 5. Wysyłkę publikacji Sekretariat przeprowadza na podstawie rozdzielników. 45 Dokumentację poufną i zastrzeżoną wysyła się jako przesyłkę poleconą w podwójnych kopertach. Referent załatwiający sprawę o charakterze poufnym lub zastrzeżonym zakleja pismo w zaadresowanej kopercie opatrzonej klauzulą poufności. Pracownik Sekretariatu Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej wkłada tę kopertę do innej i adresuje ją bez oznakowania napisem poufne lub zastrzeżone. 46 Akta spraw w toku załatwiania przesyła się w teczkach obiegowych oznaczonych nazwą komórki wysyłającej i odbierającej oraz napisami: do podpisu, do wysłania, do przepisania. Sprawy pilne przesyła się wyłącznie w teczce obiegowej oznaczonej napisem Pilne. 47 Akta spraw załatwionych przechowuje się w komórkach organizacyjnych Stacji przez okres jednego roku licząc od pierwszego stycznia roku następnego po dacie ostatecznego załatwienia sprawy. Po upływie tego terminu akta przekazuje się do Archiwum Zakładowego na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych akt /załącznik nr 7/.

15 48 Szczegółowy tryb postępowania przy przekazywaniu akt do Archiwum Zakładowego, układ akt, tryb korzystania z tych akt, organizację pracy w Archiwum oraz zasady przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego określa instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego Stacji, stanowiąca załącznik nr 3 do zarządzenia nr 27 Dyrektora Powiatowej Stacji Sanitarno- Epidemiologicznej w Sokołowie Podlaskim z dnia r. Rozdział X OPŁATY SKARBOWE Znaki opłaty skarbowej od podania lub protokołu zastępującego podanie i dołączonych załączników nakleja się na podaniu lub protokole. Wartość naklejonych znaków powinna być równa kwocie należnej opłaty skarbowej od podania i załączników od niego. Jeżeli załączniki są składane w terminie późniejszym niż podanie, znaki opłaty skarbowej należnej od załączników nakleja się na załącznikach. 2. Znaki opłaty skarbowej na podaniu /protokole/ i załącznikach kasuje wstępnie pieczęcią, kasownikiem albo ręcznie pracownik, który je przyjął, w taki sposób, aby część odcisku pieczęci, kasownika lub kreski skasowania znajdowała się również na dokumencie poza znakami. 3. W przypadku złożenia dokumentów poprzez pocztę elektroniczna, znaki opłaty skarbowej nakleja się na aktach sprawy. 4. Referent rozpatrujący podanie sprawdza, czy uiszczono opłatę we właściwej wysokości i dokonuje powtórnego skasowania znaków opłaty skarbowej na podaniu, wpisując na znakach datę załatwienia sprawy oraz umieszczając swój podpis w ten sposób, aby część daty i podpisu przechodziła na znak sąsiedni lub na dokument, na którym znaki naklejono Rozpatrzenie podania, dokonanie czynności urzędowej, a także wydanie świadectwa lub zezwolenia podlegających opłacie skarbowej należy uzależnić od uiszczenia tej opłaty. 2. Jeżeli wniesiono podanie bez uiszczenia należnej opłaty skarbowej, należy wezwać osobę zobowiązaną do uiszczenia opłaty w terminie 14 dni, z pouczeniem, że w razie niewykonania tego obowiązku podanie zostanie pozostawione bez rozpatrzenia lub czynność podlegająca opłacie nie zostanie dokonana. O wysłaniu wezwania należy uczynić odpowiednią adnotację na podaniu. 3. W razie, gdy zobowiązany złoży w wyznaczonym terminie znaki opłaty skarbowej odpowiedniej wartości, nakleja się je na podaniu i kasuje w sposób określony w 49 ust. 2. Gdy zobowiązany naklei znaki na otrzymanym wezwaniu i doręczy je, znaki kasuje się na wezwaniu i dołącza się je do podania, na którym odnotowuje się wysokość wpłaconej kwoty i datę doręczenia wezwania. 4. Rozpatrzenie podania, mimo nieuiszczenia opłaty skarbowej, może nastąpić tylko w przypadkach, gdy:

16 1) za niezwłocznym rozpatrzeniem przemawiają względy społeczne lub ważny interes strony, 2) wniesione podanie stanowi czynność, dla której jest ustanowiony termin wniesienia, 3) podanie wniosła osoba zamieszkała za granicą, bez pośrednictwa polskiego urzędu konsularnego. 5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4 pkt 1 i 2, należy wezwać osobę zobowiązaną do uiszczenia opłaty w sposób określony w ust. 2, a w razie jej nieuiszczenia po załatwieniu sprawy przekazać podanie urzędowi skarbowemu właściwemu dla miejsca zamieszkania osoby wnoszącej podanie, w celu pobrania należnej opłaty skarbowej. 6. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 pkt 3, odpowiedź na podanie należy przekazać polskiemu urzędowi konsularnemu właściwemu dla miejsca zamieszkania osoby wnoszącej podanie, w celu doręczenia i pobrania należnych opłat Znaki opłaty skarbowej od czynności urzędowej nakleja się na wniosku o dokonanie tej czynności lub na protokole stwierdzającym jej wykonanie oraz kasuje w sposób określony w 49 ust Znaki opłaty skarbowej za świadectwa lub zezwolenia wydane w wyniku wniesienia podania, naklejone na podaniu, kasuje się w sposób określony w 49 ust. 4, a na wydanym dokumencie umieszcza się odpowiednią adnotację. Jeżeli wydanie świadectwa lub zezwolenia nie wymaga wniesienia podania, znaki opłaty skarbowej nakleja się na wydanym dokumencie i kasuje pieczęcią. 3. Jeżeli opłatę skarbową uiszczono gotówką, adnotację stwierdzającą wysokość i datę wpłaty oraz numer pokwitowania lub rachunku bankowego umieszcza się na protokole stwierdzającym dokonanie czynności urzędowej albo na świadectwie lub zezwoleniu Jeżeli oplata skarbowa została uiszczona nienależnie lub w kwocie wyższej od należnej, albo jeżeli pomimo jej uiszczenia nie wydano świadectwa lub zezwolenia, albo nie dokonano czynności urzędowej, referent, który skasował znaki opłaty skarbowej albo zamieścił na dokumencie adnotacje o uiszczeniu opłaty gotówką, jest obowiązany przekazać dokument ze skasowanymi znakami bądź z pokwitowaniem uiszczenia tej opłaty właściwemu urzędowi skarbowemu w celu dokonania zwrotu opłaty. 2. Jeżeli podanie, świadectwo, zezwolenie lub czynność urzędowa są zwolnione od opłaty skarbowej, na podaniu, świadectwie, zezwoleniu lub dokumencie stwierdzającym czynność urzędową należy uczynić adnotację o zwolnieniu, ze wskazaniem podstawy prawnej.

17 Rozdział XI WYKORZYSTANIE INFORMATYKI W CZYNNOSCIACH KANCELARYJNYCH 53 Dopuszcza się szerokie wykorzystywanie w Stacji techniki informatycznej pod warunkiem ochrony danych przechowywanych w zbiorach informatycznych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeśli ich przetwarzanie dopuszcza ustawa Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się m.in. przez: 1) dopuszczenie do dostępu do danych wyłącznie upoważnionych pracowników, 2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych. 2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się m.in. przez: 1) system haseł identyfikujących użytkownika systemu, 2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów zbiorów osobom nie posiadającym odpowiedniego uprawnienia. 3. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą m.in. poprzez: 1) przechowywanie w odpowiednim miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania operacyjnego, narzędziowego i aplikacyjnego, 2) archiwizowanie w cyklach kilkudniowych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym niż komputer pomieszczeniu, danych zawartych w pamięciach komputerów. 4. Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych w Stacji ogranicza się poprzez ich ostemplowanie oraz okresowe sprawdzanie programami antywirusowymi przy całkowitym zakazie użycia nośników nie oznakowanych. 5. W przypadku gromadzenia danych osobowych, do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych. Rozdział XII POSTANOWIENIA KOŃCOWE W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej Stacji, akta spraw zakończonych przejmuje Archiwum Zakładowe na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych akt. 2. Akta spraw nie zakończonych przejmuje na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt komórka organizacyjna przejmująca zadania komórki likwidowanej.

18 56 W razie ustania działalności Stacji, materiały archiwalne kat. A podlegają przekazaniu do Archiwum Państwowego, zaś dokumentacja nie archiwalna kat. B do jednostki organizacyjnej przejmującej zadania likwidowanej Stacji.

19 Wszczęcia sprawy Ostateczne załatwieni e Załączniki do Instrukcji kancelaryjnej PSSE w Sokołowie Podlaskim Załącznik nr 1 (referent) SPRAWA (krótka treść) (symbol kom. org. ) (onznacz. teczki OD KOGO WPŁYNĘŁO znak pisma z dnia Data (tytuł teczki wg wykazu akt) UWAGI (sposób załatwiania)

20 Załączniki do Instrukcji kancelaryjnej PSSE w Sokołowie Podlaskim WYKAZ SYMBOLI KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH PSSE Załącznik nr 2 1. DYREKTOR PSSE....D 2. GŁÓWNY SPECJALISTA DS. SYSTEMU JAKOŚCI...JN 3. RADCA PRAWNY.RP 4. ODDZIAŁ EKONOMICZNY..EKK 5. SEKCJA ORGANIZACJI SPRAW PRACOWNICZYCH I SZKOLENIA...SSP ODDZIAŁ NADZORU BIEŻĄCEGO I ZAPOBIEGAWCZEGO 1. SEKCJA HIGIENY KOMUNALNEJ. HKN 2. SEKCJA HIGIENY ŻYWNOŚCI, ŻYWIENIA I PU.HŻN 3. SEKCJA EPIDEMIOLOGII.....EPN 4. SAMODZIELNE STANOWISKO DS. HIGIENY PRACY...HPN 5. SAMODZIELNE STANOWISKO DS. HIGIENY DZIECI I MŁODZIEŻY..HDiM 6. SEKCJA OŚWIATY ZDROWOTNEJ I PROMOCJI ZDROWIA..OZiPZ 7. SAMODZIELNE STANOWISKO DS. ZAPOBIEGAWCZEGO NADZORU SANITARNEGO..ZNS

21 DZIENNIK KORESPONDENCYJNY Załączniki do Instrukcji kancelaryjnej PSSE w Sokołowie Podlaskim Załącznik nr 3 Nr kolejny Data otrzymania korespondencji Nr Data Otrzymanej korespondencji Od kogo TREŚĆ otrzymanej korespondencji Znak referenta

22 Data wysłanej korespondencji Do kogo TREŚĆ Wysłanej korespondencji Nr ko- Responsdencji uprzedniej Nr odpowiedzi na korespondencj ę wysłaną Nr aktu Uwagi

23 Załączniki do Instrukcji kancelaryjnej PSSE w Sokołowie Podlaskim Załącznik nr 4 POCZTOWA KSIĄŻKA NADAWCZA Imię i nazwisko (nazwa) oraz adres nadawcy.. Lp A D R E S A T (imię i nazwisko lub nazwa Dokładne miejsce doręczenia Wartość Kwota Masa Nr nadawczy Uwagi Opłata Kwota pobrania Opłata za pobranie zł gr kg g zł gr zł gr zł gr Z przeniesienia Z przeniesienia Do przeniesienia

24 Załączniki do Instrukcji kancelaryjnej PSSE w Sokołowie Podlaskim Załącznik nr 5 ODCISK STEMPLA WPŁYWU Powiatowa Stacja Sanitarno Epidemiologiczna w Sokołowie Podlaskim W P Ł Y N Ę Ł O Dnia. Numer. Podpis.

25 OPIS TECZKI AKTOWEJ Załączniki do Instrukcji kancelaryjnej PSSE w Sokołowie Podlaskim Załącznik nr /symbol literowy komórki org. /jednostka i komórka organizacyjna/ /kategoria archiwalna/ oraz symbol klasyfikacyjny z wykazu akt/... /tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego/... /roczne daty końcowe akt/

26 Załączniki do Instrukcji kancelaryjnej PSSE w Sokołowie Podlaskim Załącznik nr 7 Spis zdawczo-odbiorczy akt nr (pieczątka zakładu i komórki organizacyjnej) Lp. Znak teczki Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne (od do) Kat. arch. Liczba tecze k Miejsce przechowywania w arch. zakł. Data zniszczenia lub przekazania do arch. państw. 2 ostatnie rubryki wypełnia archiwum zakładowe lub składnica akt Wzór A-30