REGULAMIN ORGANIZACYJNY MIEJSKIEGO OŚRODKA POMOCY RODZINIE W GRUDZIĄDZU

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 430/12 Prezydenta Grudziądza z dnia 13 września 2012 r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY MIEJSKIEGO OŚRODKA POMOCY RODZINIE W GRUDZIĄDZU Rozdział 1 Postanowienia ogólne 1. Regulamin Organizacyjny Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Grudziądzu, zwany dalej regulaminem określa organizację i zasady funkcjonowania Ośrodka. 2. Ilekroć w regulaminie jest mowa o: 1) Ośrodku należy przez to rozumieć Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Grudziądzu; 2) Dyrektorze należy przez to rozumieć Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Grudziądzu; 3) Zastępcy Dyrektora należy przez to rozumieć Zastępców Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Grudziądzu: a) I (pierwszy) Zastępca Dyrektora ds. pomocy społecznej, wspierania rodziny i pieczy zastępczej, b) II (drugi) Zastępca Dyrektora ds. świadczeń rodzinnych, alimentacyjnych i dodatków mieszkaniowych; 4) Komórkach organizacyjnych Ośrodka należy przez to rozumieć wyodrębnione w strukturze organizacyjnej Ośrodka Działy, Samodzielne (jednoosobowe lub wieloosobowe) stanowiska pracy; 5) Zespole, referacie należy przez to rozumieć wyodrębnioną organizacyjnie część działu. 3. Ośrodek działa na podstawie obowiązujących ustaw, uchwał Rady Miejskiej Grudziądza, Zarządzeń Prezydenta Grudziądza, Statutu Ośrodka i Zarządzeń Dyrektora. Rozdział 2 Zasady kierowania Ośrodkiem Pracą Ośrodka kieruje i reprezentuje go na zewnątrz Dyrektor. 2. Dyrektor kieruje pracą Ośrodka przy pomocy Zastępców Dyrektora i Głównego Księgowego. 3. W przypadku nieobecności Dyrektora zastępuje go pierwszy Zastępca Dyrektora, a w przypadku równoczesnej jego nieobecności drugi Zastępca Dyrektora.

2 5. 1. Dyrektor bezpośrednio nadzoruje: 1) Zastępców Dyrektora; 2) Głównego Księgowego; 3) Kierownika Działu Organizacyjnego; 4) Samodzielne stanowiska pracy. 2. Zastępca Dyrektora ds. pomocy społecznej, wspierania rodziny i pieczy zastępczej nadzoruje: 1) Kierownika Działu Pomocy Środowiskowej; 2) Kierownika Działu Świadczeń Pomocy Społecznej; 3) Kierownika Działu Wspierania Rodziny i Interwencji Kryzysowej; 4) Kierownika Działu Pieczy Zastępczej. 3. Zastępca Dyrektora ds. świadczeń rodzinnych, alimentacyjnych i dodatków mieszkaniowych nadzoruje: 1) Kierownika Działu Świadczeń Rodzinnych i Alimentacyjnych; 2) Kierownika Działu Dodatków Mieszkaniowych W celu zapewnienia prawidłowej koordynacji prac przy realizacji zadań Dyrektor może powołać zespół zadaniowy. 2. W zarządzeniu powołującym ww. zespół określa się jego skład z imienia i nazwiska, stanowiska oraz wyznacza kierownika bądź koordynatora zespołu. 7. Dyrektor reguluje istotne sprawy dla Ośrodka wydając zarządzenia, regulaminy, instrukcje, okólniki. Rozdział 3 Organizacja Ośrodka Praca Ośrodka zorganizowana jest w komórkach organizacyjnych: 1) działach; 2) samodzielnych stanowiskach pracy. 2. W działach pracownicy mogą pracować: 1) w referatach, pracą których kieruje kierownik referatu; 2) w zespołach, pracą których może kierować kierownik bądź koordynator zespołu W skład Ośrodka wchodzą następujące komórki organizacyjne: 1) Dział Pomocy Środowiskowej (PS), w ramach którego funkcjonują: a) Zespół pracy socjalnej nr 1, b) Zespół pracy socjalnej nr 2, c) Zespół aktywizacji i integracji społecznej; 2) Dział Świadczeń Pomocy Społecznej (DS); 3) Dział Wspierania Rodziny i Interwencji Kryzysowej (WI), w ramach którego funkcjonują: a) Zespół ds. interwencji kryzysowej i poradnictwa specjalistycznego,

3 b) Zespół ds. asysty rodzinnej, c) Zespół ds. osób starszych i niepełnosprawnych, d) Zespół ds. osób bezdomnych; 4) Dział Pieczy Zastępczej (PZ); 5) Dział Dodatków Mieszkaniowych (DM); 6) Dział Świadczeń Rodzinnych i Alimentacyjnych (SR), w ramach którego funkcjonuje Referat Funduszu Alimentacyjnego (SR.FA); 7) Dział Finansowo Księgowy (FK); 8) Dział Organizacyjny (OR); 9) Samodzielne wieloosobowe stanowisko pracy ds. obsługi informatycznej (I); 10) Samodzielne stanowisko pracy ds. obsługi prawnej - radca prawny (RP); 11) Samodzielne stanowisko pracy ds. bezpieczeństwa i higieny pracy (HP). 2. Schemat struktury organizacyjnej Ośrodka zawiera załącznik do niniejszego regulaminu Pracą działów kierują Kierownicy Działów. 2. Kierownikiem Działu Finansowo Księgowego jest Główny Księgowy. 3. W czasie nieobecności Kierownika Działu zastępuje: 1) Zastępca Kierownika Działu; 2) w Dziale Finansowo Księgowym Zastępca Głównego Księgowego; 3) w działach, których nie ma zastępcy pracownik wyznaczony przez kierownika. 4. W Dziale Pomocy Środowiskowej Zastępca Kierownika Działu pełni również funkcję Koordynatora Zespołu aktywizacji i integracji społecznej. 5. W Dziale Świadczeń Rodzinnych i Alimentacyjnych Referatem Funduszu Alimentacyjnego kieruje Kierownik Referatu. 11. Do kompetencji Kierowników Działów należy w szczególności: 1) organizowanie, koordynowanie i nadzorowanie pracy działu; 2) wydawanie decyzji, postanowień, zaświadczeń w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej zgodnie z upoważnieniami Prezydenta Grudziądza i Dyrektora Ośrodka; 3) opracowywanie procedur załatwiania spraw; 4) usprawnianie organizacji i metod pracy; 5) zapoznawanie pracowników z zadaniami działu, zakresem współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Ośrodka oraz jednostkami zewnętrznymi; 6) ustalanie zakresów czynności, uprawnień i odpowiedzialności dla pracowników działu; 7) opiniowanie obsady kadrowej, proponowanie wysokości wynagrodzenia, nagród i kar dla pracowników; 8) zapewnienie ochrony danych osobowych w dziale; 9) składanie propozycji kierowania pracowników na szkolenia.

4 Rozdział 4 Zakresy działań komórek organizacyjnych 12. Do zadań wspólnych komórek organizacyjnych każda w zakresie swojego działania należy w szczególności: 1) przygotowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej, Zarządzeń Prezydenta, Zarządzeń Dyrektora; 2) opracowywanie projektu budżetu Ośrodka oraz jego realizowanie; 3) opracowywanie okresowych analiz, ocen, informacji i ustalonych sprawozdań z działalności Ośrodka, w tym sprawozdań statystycznych; 4) realizowanie strategii rozwiązywania problemów społecznych; 5) prowadzenie postępowań administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej; 6) zapewnienie dostępu do informacji publicznej, w tym także przez zamieszczanie danych na stronach internetowych: oraz 7) udzielanie informacji interesantom o ich uprawnieniach; 8) współdziałanie ze sobą w sprawach dotyczących różnych działów i samodzielnych stanowisk pracy. 13. Do zadań działów należy w szczególności: 1. Dział Pomocy Środowiskowej: 1) rozpoznawanie i ustalanie potrzeb z zakresu pomocy społecznej w gminie; 2) przyjmowanie indywidualnych zgłoszeń (wniosków) o udzielenie pomocy społecznej oraz rozpoznawanie potrzeb osób i rodzin w drodze wywiadu środowiskowego; 3) wspomaganie osób i rodzin w samodzielnym rozwiązywaniu problemów i osiąganiu możliwie pełnej aktywności społecznej; 4) zapobieganie procesowi marginalizacji osób i grup, a także przeciwdziałanie negatywnym zjawiskom w środowisku lokalnym; 5) analizowanie celowości przyznania i prawidłowości wykorzystania środków przez rodziny, które otrzymują pomoc materialną; 6) zapewnienie pomocy w formie poradnictwa prawnego, psychologicznego i rodzinnego rodzinom, które potrzebują wsparcia w rozwiązywaniu swoich problemów życiowych; 7) współpraca z organizacjami pozarządowymi, kościołami, innymi podmiotami oraz osobami fizycznymi i prawnymi w zakresie realizowanej przez nich działalności charytatywnej i pomocy społecznej; 8) tworzenie i realizacja lokalnych programów socjalnych i osłonowych; 9) opracowywanie i realizowanie programów finansowanych z funduszy pomocowych krajowych i Unii Europejskiej; 10) sporządzanie sprawozdań, w tym z działalności Ośrodka. 2. Dział Wspierania Rodziny i Interwencji Kryzysowej: 1) wspieranie osób w przezwyciężaniu sytuacji kryzysowej, w tym związanej z występowaniem przemocy w rodzinie, poprzez udzielanie m.in. poradnictwa psychologicznego, prawnego, prowadzenia grup wsparcia;

5 2) przyznawanie usług opiekuńczych w dziennym domu pomocy oraz pobytu w mieszkaniu chronionym dla matek z małoletnimi dziećmi; 3) wspieranie rodzin przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo wychowawczych, w szczególności poprzez dokonywanie analizy sytuacji środowiska rodzinnego oraz badanie przyczyn kryzysu w rodzinie, wzmacnianie roli i funkcji rodziny, jej umiejętności opiekuńczo wychowawczych m. in. poprzez obejmowanie rodzin pomocą asystenta rodziny, rodzin wspierających, placówek wsparcia dziennego; 4) prowadzenie pracy socjalnej oraz udzielanie niezbędnej pomocy finansowej i rzeczowej osobom bezdomnym; 5) podejmowanie działań mających na celu pomoc osobom w podeszłym wieku i niepełnosprawnym w przezwyciężaniu trudnych sytuacji życiowych i ich integracji ze środowiskiem; 6) rozpatrywanie spraw związanych z kierowaniem osób tego wymagających do domów pomocy społecznej oraz obejmowaniem ich pomocą w formie usług opiekuńczych; 7) współpraca w zakresie zadań działu z organizacjami pozarządowymi, osobami fizycznymi i prawnymi; 8) opracowywanie i realizowanie programów i projektów socjalnych z wykorzystaniem środków własnych gminy oraz funduszy zewnętrznych; 9) prowadzenie działań monitorujących i ewaluacyjnych efektów działań podejmowanych w obszarach, o których mowa w punktach 1-8; 10) monitoring, ewaluacja, koordynowanie realizacji strategii rozwiązywania problemów społecznych; 11) sporządzanie sprawozdań, w szczególności z wykonywania przez gminę zadań z zakresu wspierania rodziny oraz dotyczących przemocy. 3. Dział Świadczeń Pomocy Społecznej: 1) wydawanie decyzji administracyjnych dotyczących świadczeń z pomocy społecznej; 2) sporządzanie list wypłat zasiłków i przekazywanie ich do Działu Finansowo Księgowego; 3) prowadzenie ewidencji osób i rodzin korzystających z pomocy społecznej (w formie papierowej i elektronicznej); 4) prowadzenie bieżącej ewidencji wydatkowania środków budżetowych na świadczenia z pomocy społecznej; 5) opłacanie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne zgodnie z regulacjami ustawowymi w tym zakresie; 6) koordynowanie prac nad sporządzaniem sprawozdań MPiPS, opracowywanie sprawozdań, w szczególności dotyczących realizacji rządowego programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania ; 7) sporządzanie zbiorczej oceny zasobów pomocy społecznej. 4. Dział Pieczy Zastępczej: 1) zapewnienie opieki i wychowania dzieciom całkowicie lub częściowo pozbawionym opieki rodziców w rodzinie zastępczej bądź placówce opiekuńczo wychowawczej;

6 2) wspieranie rodzin zastępczych poprzez objęcie ich pomocą koordynatora rodzinnej pieczy zastępczej oraz udzielanie pomocy pieniężnej na częściowe pokrycie kosztów utrzymania dzieci umieszczonych w tych rodzinach; 3) zapewnienie pomocy w formie poradnictwa specjalistycznego oraz pomocy prawnej, w szczególności osobom sprawującym rodzinną pieczę zastępczą; 4) pomoc w integracji ze środowiskiem osób opuszczających placówki opiekuńczo wychowawcze, domy pomocy społecznej dla dzieci i młodzieży, domy dla matek z małoletnimi dziećmi i kobiet w ciąży, rodziny zastępcze, schroniska dla nieletnich, zakłady poprawcze, specjalne ośrodki szkolno wychowawcze lub młodzieżowe ośrodki wychowawcze; 5) przyznawanie pomocy pieniężnej na usamodzielnianie oraz na kontynuowanie nauki osobom opuszczającym rodziny zastępcze oraz placówki pomocy instytucjonalnej, o których mowa w pkt 4; 6) przyznawanie pobytu w mieszkaniu chronionym dla pełnoletnich wychowanków rodzin zastępczych i placówek opiekuńczo wychowawczych; 7) umieszczanie osób w domach pomocy społecznej prowadzonych przez samorząd Grudziądza; 8) pomoc uchodźcom; 9) opracowywanie i realizowanie programów z wykorzystaniem środków własnych gminy oraz funduszy zewnętrznych; 10) sporządzanie sprawozdań, w szczególności z wykonywania przez powiat zadań z zakresu pieczy zastępczej oraz z działalności domów pomocy społecznej. 5. Dział Dodatków Mieszkaniowych: 1) przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków oraz wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach dodatków mieszkaniowych; 2) sporządzanie list wypłat dodatków mieszkaniowych i przekazywanie ich do Działu Finansowo Księgowego; 3) prowadzenie ewidencji osób korzystających z dodatku mieszkaniowego (w formie papierowej i elektronicznej); 4) prowadzenie ewidencji wydatkowania środków budżetowych na dodatki mieszkaniowe; 5) sporządzanie sprawozdań dotyczących dodatków mieszkaniowych. 6. Dział Świadczeń Rodzinnych i Alimentacyjnych: 1) przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków oraz wydawanie decyzji w sprawach świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego; 2) sporządzanie list wypłat świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego i przekazywanie ich do Działu Finansowo Księgowego; 3) opłacanie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne z tytułu świadczeń rodzinnych; 4) prowadzenie ewidencji osób korzystających ze świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego (w formie papierowej i elektronicznej); 5) prowadzenie ewidencji wydatkowania środków budżetowych na świadczenia rodzinne i świadczenia z funduszu alimentacyjnego; 6) prowadzenie postępowań wobec dłużników alimentacyjnych;

7 7) sporządzanie sprawozdań z zakresu świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego. 7. Dział Finansowo Księgowy: 1) opracowywanie projektu budżetu Ośrodka; 2) analizowanie wykorzystania budżetu oraz wnioskowanie w sprawach zmian w budżecie; 3) sporządzanie wymaganych sprawozdań finansowych dla potrzeb samorządu miasta oraz Wojewody; 4) prowadzenie rachunkowości, obsługi kasowej i księgowej Ośrodka; 5) współpraca z Wydziałem Finansowym Urzędu Miejskiego; 6) przygotowywanie i składanie wniosków o wszczęcie postępowania egzekucyjnego w sprawach egzekucji zobowiązań o charakterze pieniężnym i nadzorowanie jego przebiegu; 7) prowadzenie spraw płacowych pracowników Ośrodka (wynagrodzenia, podatek dochodowy, ubezpieczenia społeczne, zdrowotne). 8. Dział Organizacyjny: 1) w zakresie spraw organizacyjnych: a) przygotowywanie projektów aktów prawnych Dyrektora dotyczących funkcjonowania Ośrodka, b) prowadzenie spraw skarg i wniosków, c) organizowanie pracy sekretariatu Ośrodka, d) prowadzenie zakładowej działalności socjalnej; 2) w zakresie spraw pracowniczych: a) prowadzenie spraw osobowych pracowników Ośrodka, b) organizowanie naboru na wolne stanowiska urzędnicze, c) prowadzenie wymaganych rejestrów, d) współpraca z inspektorem ds. bhp w sprawach wypadków w pracy, w drodze do i z pracy, e) prowadzenie i sprawdzanie list obecności, f) kierowanie pracowników na badania lekarskie; 3) w zakresie spraw administracyjno gospodarczych: a) organizowanie i prowadzenie zakupów, remontów, inwestycji oraz zlecanie wykonania usług z zastosowaniem ustawy prawo zamówień publicznych, b) koordynowanie spraw związanych z ochroną budynków, utrzymaniem porządku i czystości wewnątrz i na zewnątrz budynków, c) gospodarka środkami rzeczowymi oraz zaopatrzeniem materiałowo technicznym Ośrodka, w tym materiałami biurowymi, drukami, d) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania instalacji wodno kanalizacyjnej, centralnego ogrzewania, elektrycznej, telefonicznej, e) prenumerata czasopism,

8 f) zamawianie i ewidencja pieczęci służbowych pracowników i urzędowych Ośrodka, g) koordynowanie i nadzorowanie doręczania korespondencji, h) prowadzenie archiwum zakładowego, i) prowadzenie spraw ochrony p. poż. i obrony cywilnej. 14. Do zadań samodzielnych stanowisk pracy należy w szczególności: 1. Samodzielne wieloosobowe stanowisko pracy ds. obsługi informatycznej: 1) nadzór nad funkcjonowaniem i bieżąca konserwacja sieci komputerowej; 2) nadzorowanie prawidłowego wykorzystywania sprzętu komputerowego; 3) stała pomoc pracownikom w zakresie rozwiązywania problemów związanych z użytkowaniem sprzętu i programów komputerowych; 4) zabezpieczenie zbiorów baz danych i tworzenie niezbędnych kopii zapasowych; 5) realizowanie zadań Administratora Systemu Informatycznego; 6) planowanie rozwoju sieci komputerowej w Ośrodku. 2. Samodzielne stanowisko pracy ds. obsługi prawnej: 1) udzielanie porad prawnych komórkom organizacyjnym Ośrodka; 2) sporządzanie opinii prawnych; 3) opiniowanie projektów uchwał Rady Miejskiej, Zarządzeń Prezydenta oraz aktów prawnych Dyrektora; 4) występowanie przed sądami, prokuratorami i urzędami w charakterze pełnomocnika Ośrodka; 5) sprawdzanie pod względem formalno prawnym projektów umów i porozumień, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, konkursów ofert; 6) prowadzenie poradnictwa prawnego dla osób i rodzin z zakresu prawa rodzinnego i opiekuńczego, zabezpieczenia społecznego, ochrony praw lokatorów. 3. Samodzielne stanowisko pracy ds. bezpieczeństwa i higieny pracy: 1) prowadzenie kontroli warunków pracy, sporządzanie okresowych analiz stanu bhp; 2) udział w opracowywaniu planów modernizacji, inwestycji i odbiorze pomieszczeń pracy w Ośrodku, zgłaszanie wniosków dotyczących bhp; 3) opracowywanie instrukcji dotyczących bhp; 4) wnioskowanie w sprawach zachowania wymagań ergonomii na stanowiskach pracy; 5) udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy; 6) doradztwo w zakresie stosowania przepisów oraz zasad bhp; 7) współpraca z komórkami organizacyjnymi Ośrodka w zakresie organizowania szkoleń z zakresu bhp Obowiązki pracowników określają zakresy czynności, uprawnień i odpowiedzialności każdego pracownika.

9 2. Dyrektor ustala zakresy obowiązków dla Zastępców Dyrektora, Głównego Księgowego, Kierownika Działu Organizacyjnego oraz Samodzielnych stanowisk pracy. 3. Zastępcy Dyrektora ustalają zakresy obowiązków dla kierowników podległych im działów. 4. Zakresy obowiązków dla pracowników działów ustalają kierownicy tych działów. Rozdział 5 Zasady podpisywania pism i dokumentów finansowych 16. Szczegółowe zasady podpisywania dokumentów księgowych, ich obieg, opisywanie oraz zatwierdzanie określają Zasady polityki rachunkowości ustalone w drodze Zarządzenia Dyrektora Ośrodka. 17. Korespondencję przychodzącą do Ośrodka przegląda i dekretuje Dyrektor bądź Zastępcy Dyrektora Dyrektor Ośrodka może upoważnić Zastępców Dyrektora, Kierowników Działów i innych pracowników do załatwiania spraw w jego imieniu. 2. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 1 może być cofnięte w każdym czasie. 19. Do podpisu Dyrektora Ośrodka są zastrzeżone w szczególności: 1) pisma kierowane do organów administracji rządowej i samorządowej oraz Rady Miejskiej; 2) wystąpienia i odpowiedzi do senatorów, posłów i radnych; 3) zawiadomienia do prokuratury o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, z wyjątkiem wniosku o ściganie za przestępstwo określone w art ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553 z późn. zm.) w stanie faktycznym, o którym mowa w art. 5 ust. 3 b ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2009 r. Nr 1, poz. 7 z późn. zm.); 4) sprawy dotyczące organizacji i funkcjonowania Ośrodka; 5) sprawy dotyczące zatrudniania, zwalniania i wynagradzania pracowników Kopie pism przedkładanych do podpisu powinny zawierać dane osoby opracowującej. 2. Aprobata tak sporządzonego pisma przez bezpośredniego przełożonego następuje przez złożenie parafy, bądź pieczątki imiennej z podpisem pod projektem pisma w lewym dolnym rogu. 3. Procedura jak w ust. 1 i 2 obowiązuje przy przedkładaniu różnych opracowań jak np. analizy, informacje, opinie, sprawozdania itp.