Zbuduj Swój system zarządzania zadaniami i kierowania ludźmi

Transkrypt

1

2 Zbuduj Swój system zarządzania zadaniami i kierowania ludźmi

3 W chwili dziejowej

4 Telefony, sprawy i Ty

5 FORMA SZKOLENIA Warsztat

6 Kró t ka a u to-preze nta c j a Mam na imię Pracuje na stanowisku Chcę poprawić u Siebie Inni ludzie powinni poprawić

7 G E N E Z A - Prowadzący Rafał Mirkowski Manager sprzedaży, produkcji: - Tworzenie właściwych żywych raportów ( Matrix, Mr Excel, Pan Tabelka ) - Motywujące systemy wynagrodzeń (żeby ludzie sami chcieli chcieć) Twórca Multiplanera ( pociętego kalendarza ) Autor Multiplanowania - Sztuki efektywności osobistej i zespołowej: 1. System Samorganizacji 2. Realizacja Celu/Przedsięwzięcia 3. Budowa Motywującego Systemu Wynagrodzeń

8 CEL SZKOLENIA Ułatwienie Ci życia poprzez poprawę organizacji ŻYCIA.

9 MULTI - ŚWIAT Historia pustej książki ( Ilość zadań i spraw na głowie (

10 Ile mamy spraw na głowie?

11 Średniowiecze i Dziś rok = tydzień

12 PUŁAPKI EFEKTYWNOŚCI Zasada 2 minut zrób to od razu Macierz Eisenhowera - pilne/ważne Zasada Pareto 80/20 Metoda ABC priorytetyzowania listy zadań

13 PRIORYTET Co to znaczy? Właściwa kolejność wykonywania zadań. Cele długoterminowe i asertywność.

14 OSIĄGNIECIE CELU Sformułowanie Zaplanowanie Realizacja

15 Planowanie osiągnięcia Celu Obraz za 3 l ata. ( fakty/liczby) Obraz za 2 l ata. ( fakty/liczby) Obraz za 1 rok. ( fakty/liczby) Stan za 6 miesięcy. za 3 miesiące. za 2 miesiące. za 1 miesiąc. za 4 t ygodnie. za 3 t ygodnie. za 2 t ygodnie. Obraz sy tuacji za 1 tydzień. Co z robię za 6 dni. za 5 dni. za 4 dni. za 3 dni. za 2 dni. Co robię j utro. Co robię dziś. Co robię po południu. Co robię za z godzinę.

16 Moc myślenia na papierze

17

18 Myśl na papierze

19 Moc myślenia na papierze Określ Swój Cel Ucz się GO na Pamięć Zapamiętaj Swój Cel Zapisuj Olśnienia Zmaterializuj GO Stwórz Swój System Miej Zawsze Przed Oczami Zaplanuj Działania Dopasuj Narzędzia Miej Nawyk Działania

20 Podstawa efektywności

21 Pracownik traci 20% czasu na 1 godzina dziennie szukanie dokumentów, notatek, rzeczy, etc. 2 miesiące w roku

22 Czy działasz sprawnie? Pokaż mi ile czasu poświęcasz na znalezienie konkretnej sprawy, rzeczy, dokumentu a powiem Ci kim jesteś

23 Sedno sprawnego działania REPOZYTORIUM

24 Magazyn Repozytorium z równie łatwym dostępem do wszystkich jego zasobów

25 multiplanowanie.pl Sprawy mogą wyglądać tak

26 multiplanowanie.pl albo tak

27 Czym się różnią te dwa systemy?

28 System nieefektywny

29 System efektywny trzeba Sobie zbudować

30 Czym różnią się te systemy? (w efekcie) Czas realizacji zadania Jakość realizacji zadania Komfort realizacji zadania

31 Multiplanowanie

32 Odkładanie na konkretne później... wszystkich nowych spraw trzymanie się planu dnia

33 Sedno sprawnego działania (1) Odkładanie wszystkiego na później na KONKRETNE PÓŹNIEJ Dzięki temu możliwość kontynuacji oraz koncentracji na bieżącym zadaniu

34 Sedno sprawnego działania (2) Błyskawiczny dostęp do ODŁOŻONYCH informacji dzięki REPOZYTORIUM i utrzymywanie w nim porządku

35 Moje REPOZYTORIUM

36 historia pociętego zeszytu

37 Multiplaner Organizer Terminarz Notatnik w jednym

38 Terminy spotkań i telefonów Zadania i sprawy bez konkretnych dat Notatki z rozmów i Dzienne listy spraw multiplanowanie.pl

39 Multiplaner Organizer pulpit z folderami i plikami (jak w komputerze) Niezależna numeracja każdej części ułatwia linkowanie między częściami multiplanera i ich stronami Podział na 3 kolumny/sekcje lepsze wykorzystanie, oszczędność miejsca szybkie przeczytanie notatki jak TABLOID

40 5 minut z życia managera Pracownik + Szef + Klient + Żona

41 REPOZYTORIUM (budowanie)

42 Co Pan dziś zrobił?? Planowanie dnia

43 Co Pan zrobił, ale konkretnie?

44 Otwórz Multiplaner i użyj go do budowy modelu swojego REPOZYTORIUM

45 Terminarz Dlaczego? Po co? Jak? Gdzie? Co? Zapisywać?

46 Terminarz 1. Spotkania i rozmowy (konkretna osoba i godzina) 2. Komunikacja Do/Od = przypominajka (bez godziny) 3. Ważna rzecz w konkretnym dniu (bez godziny)

47 KALENDARZ TYGODNIOWY- ćwiczenie

48 Terminarz planowanie tygodnia 1. Właściwy dobór dni (łączenie miejsc, pon./pt) 2. Cały tydzień przed oczami ( samosie ) 3. Elastyczność realizacji zadań (niewolnik planu)

49 Terminarz widok tygodnia ważne sprawy dnia przypomnienie spotkania/rozmowy

50 Notatnik Notatki z rozmów/tel./zebrań, tylko esencja (liczby, nazwy własne) Notowanie dzień po dniu (jak dziennik) Dzienna lista spraw (lista to do ) Data / Godzina / Osoba Data / Godzina / Osoba Data / Godzina / Osoba / /2016 godz.9:00 Lista to do na / / Multiplanowanie.. Sprawa Sprawa Sprawa Sprawa Sprawa Sprawa Sprawa...

51 Ekonomiczne Notowanie Jak tabloid

52 Raport na 1 stronie czyta Szef Wydziału, czasem Minister, niekiedy może nawet dojść do Premiera lub Prezydenta. Aleksander Skrzyński Premier RP r. Pismo na 2 stronach nie wychodzi poza Departament a gdy ma więcej niż 3 strony w ogóle nie bywa czytane przez nikogo.

53 Porządek na biurku

54 Dzienna lista spraw Zapisz sprawy bieżące, które chcesz zrobić w najbliższy dzień roboczy

55 Dzienna lista spraw gdy nagle robi się mało czasu 1. Przekazuję i zapominam. 2. Deleguję błyskawicznie bez tłumaczenia (+ telefon) 3. Deleguję z wytłumaczeniem. 4. Przekładam (na konkretne później) 5. Negocjuję przełożenie terminu (na konkretne później) Te, które najbardziej chcę zrobić... przesuwam na koniec listy To co zostało Zmniejszam zakres pracy do (zasada Pareto) I robię

56 SPECJALNA

57 Życiowa lista spraw zadanie domowe Zapisz wszystkie sprawy, które chciał(a)byś zrobić gdyby dzień trwał bez końca

58 A co Pan tak późno w pracy??!

59 Co Pan tutaj robi? Mam spotkanie

60 Tryby pracy MONO MULTI

61 Podziel Swój dzień na bloki MONO i MULTI

62 MIĘDZY-CZAS

63 Proszę to zrobić w międzyczasie Ale kiedy?!

64 Międzyczas Zadania w zależności: poziom koncentracji atrakcyjności miejsca, gdzie jestem

65 WYSOKA KONCEN- TRACJA Pomysły Zadania wg koncentracji Do stworzenia Do przejrzenia Do przemyślenia Do przyjrzenia się MONOWażna 3, rozmowa NISKA KONCEN- TRACJA Luźne telefony MULTI Szybkie maile Mechaniczne K R Ó T K I C Z A S W Y K O N A N I A D Ł U G I C Z A S W Y K O N A N I A

66 Zadania wg atrakcyjności W YS O K A AT R A KC YJ N O Ś Ć Z A DA N I A Zakupy w Internecie Oglądnięcie ciekawego wykładu lub szkolenia Robię wtedy gdy mam słabe samopoczucie N I S K A AT R A K C Y J N O Ś Ć Z A D A N I A Badania Trudna rozmowa z Robię wtedy, gdy mam bardzo dobre samopoczucie

67 Zadania wg miejsca W Ł A S N E S K L E P Y Bank on-line Biuro 1 Biuro 2 Biuro 3 Dom 1 Dom 2 Mieszkanie Przed tv Spożywcze Biurowe Drogeria/Apteka Budowlane RTV Ubrania Inne W R U C H U W M I E Ś C I E Auto Autobus Metro Pociąg Na mieście Rynek Warszawa Łódź Katowice Poznań

68 MIĘDZY-CZAS wg Koncentracji Podział zadań, które wymagają koncentracji wg czasu i atencji potrzebnej na ich wykonanie Przykłady: zawodowe i prywatne - Szybkie maile - Pomysły (wszelakie) - Szybkie telefony - Pomysły na artykuł, biznes, - Mechaniczne na promocję, produkt, usługę - Odtwarzanie - Do przejrzenia - Do przyjrzenia się - Do przemyślenia - Do stworzenia wg Atrakcyjności Podział zadań ważnych w zależności od ich atrakcyjności. Przykłady: zawodowe i prywatne - Nie chcę ale muszę, sprawy trudne - Kiedy nic mi się nie chce, np. kupić coś na Allegro wg Miejsca Podział zadań w zależności miejsca w których jestem Przykłady: zawodowe i prywatne - Biuro, Auto, Autobus - Na mieście, Starbucks, Rynek, etc. - Dom 1, Dom 2, U rodziców, Uczelnia - Sklepy: Spożywczy, rtv, biurowe, budowlane, ubranie, kosmetyki, apteka - przed TV

69 ZRÓB Listę WSZYSTKICH spraw i zadania (jeszcze) nie terminowych do zrobienia w MIĘDZY-CZASIE

70 SKORO-WIDZ

71 Zapraszam na zebranie Ale kiedy?!

72 Skorowidz Zadania, informacje wg: czyli pracownicy Ludzie i zebrania Projekty Tematy

73 S KO RO - WI DZ L u d z i e (ćwiczenie) Ludzie, z którymi współpracuję. Zawodowe: Szef 1, Szef 2 Pracownik 1, Pracownik 2 Księgowa Klient 1, Klient 2, Inni Prywatne: Żona/Mąż/Partner Przyjaciel Dziecko, Rodzic. Szef(owie) Pracownicy Współpracownicy dużo spraw mało spraw dużo spraw mało spraw Klienci dużo spraw mało spraw dużo spraw mało spraw

74 Skorowidz - Basia Zadania od Basi Nowy etat, pracownik Urlop Nowak chce rabat Opinia prawnika Zadania dla Basi Opis nowego stanowiska Raport na Propozycja oferty Saldo należności

75 S KO RO - WI DZ P r o j e k t y (ćwiczenie) Projekty, nad którymi pracuję. Zawodowe: Targi, Wystawy Gazetka Reklamowa Wdrożenia nowego systemu sprzedaży Analiza rynku Prywatne: Studia Ogródek Budowa Dieta Toastmasters Zawodowe Prywatne Złożone Pojedyncze Złożone Pojedyncze

76 S KO RO - WI DZ Te m a t y (ćwiczenie) Tematy, które chcę lub muszę znać. Zawodowe: Zebrania, Sprzedaż, Konkurencja, Uwagi Klientów, R&D. Prywatne: Ważne numery, hasła, loginy; Filmy, Książki, Ludzie i tematy, które chcę poznać. Zawodowe Prywatne

77 Skorowidz - Zebrania Zebranie zespołu A Zagadnienie A Zagadnienie B Zagadnienie C Zebranie zespołu B Zagadnienie X Zagadnienie Y Zagadnienie Z

78 S KO RO - WI DZ, p o d s u m o w a n i e Ludzie z którymi współpracuję Przykłady: Zawodowe: Szef 1, Szef 2, Pracownik 1, Pracownik 2, Księgowa, Klient 1, Klient 2, etc. Prywatne: Żona/Mąż/Partner, Przyjaciel, Dziecko, Rodzic. Projekty, nad którymi pracuję Przykłady: Zawodowe: Targi, Wystawy, Gazetka Reklamowa, Wdrożenia nowego systemu sprzedaży. Prywatne: Studia, Ogródek, Budowa, Dieta, Toastmasters, Przemówienia. Tematy które chcę lub muszę znać Przykłady: Zawodowe: Zebrania, Sprzedaż, Konkurencja, Uwagi Klientów, R&D. Prywatne: Ważne numery, hasła, loginy; Filmy, Książki, Ludzie i tematy, które chcę poznać.

79 moja Szafa moje REPOZYTORIUM MULTIPLANER

80 Linkowanie Spotkania i Osoby Zadania z MIĘDZY-CZASU Sprawy ze SKORO-WIDZA Ważne sprawy w danym DNIU Komunikacja Od/Do Zaplanowane spotkania i rozmowy Linkowanie Spotkania i Notatki Linkowanie Tematów, Osób i Notatek Notatki ze spotkań i rozmów telefonicznych z Kalendarza, opisane DATĄ i GODZINĄ Dzienne listy zadań multiplanowanie.pl

81 Jak zorganizować górną część Multiplanera

82

83

84 Multiplaner Repozytorium wiedzy (zadań, spraw, tematów) Zbiór ściąg (wyzwalacze/triggery) Integrator osobisty (wszystko w jednym miejscu)

85 Multi Metody czyli pracownicy i zebrania Sposoby zwiększające efektywność

86 Multi Metody w głowie Krótki tydzień Długi weekend

87 Multi Metody jeden na jednego Na stojąco Na siedząco Trzy koleżanki Ostrzenie piły Kierowanie Szefem

88

89 Multi Metody jeden do wielu Pod prąd Parkowanie Na zebraniu feci quod potui faciant meliora potentes

90 Jeden sprawny DZIEŃ Zaczynam od krótkiego bloku MONO plan dnia, lista zadań Ustalam co najmniej 1-2 bloki MONO min minut Świadomie wchodzę w tryb MULTI i wychodzę O dkładam wszystkie nowe spraw y na KONKRETNE późnie j Koncentruję się zarówno w MULTI jak i MONO

91 PODSUMOWANIE

92 Calvin Coolidge Prezydent USA ( ) - Krótki wywiad - Jak Pan to robi?

93 Oszczędność czas 1. Pisanie - zwięzłe, 1 strona. 2. Mówienie lapidarne, konkretne, z parafrazą. 2. Słuchanie uważne, aktywne, ze zrozumieniem. 3. Milczenie powstrzymanie się od gadulstwa.

94 na koniec ANKIETA

95