INSTRUCTION I.O. NJ 66-34/II

Transkrypt

1 INSTRUCTION no. I.O. NJ 66-34/II Edition 03 Layout, graphic form of The Book of Service Page no./of pages 1 / 6 Copy no (date of issue) INSTRUCTION I.O. NJ 66-34/II Layout, graphic form of The Book of Service Developed Checked Accepted Position Name and surname Date Signature

2 Annex no. 4 to Instruction Publication of the internal normative acts Layout, graphic form of The Book of Service (Name of documentation) INSTRUCTION I.O. NJ 66-34/II (No. of document) Page no. 2 of 6 pages THE CARDS OF CHANGES REGISTRATION SHEET No. Card of Changes Number Operation no. Sheet no. Date of implementation Valid from Implemented by Signature and stamp Position Name Signature Date Developed by: Change Change no. Date Signature

3 INSTRUCTION no. I.O. NJ 66-34/II Edition 03 / 01 / (doc.edition/page edition/date) Layout, graphic form of The Book of Service Page no./nbr. of pages 3 / 6 TABLE OF CONTENTS page - Cards of changes registration sheet. 2 - Table of contents Purpose of the instruction Subject of the instruction Scope of application 4 4. Responsibility Description of proceeding General principles of development of the Book of Service Graphic form of the document Structure of the document Title page Table of content page Description page Principles of maintaining and updating List of enclosures 6 7. Distribution list... 6

4 INSTRUCTION no. I.O. NJ 66-34/II Edition 03 / 01 / (doc.edition/page edition/date) Layout, graphic form of The Book of Service 1. PURPOSE OF THE INSTRUCTION Page no./nbr. of pages 4 / 6 The purpose of this instruction is to determine the principles of development of the Book of Service to obtain unified form of the document. 2. SUBJECT OF THE INSTRUCTION This instruction establishes: - the principles of development of the Book of Service ; - presentation of layout and content of the document; - definition of the graphic layout; - indication of the structure of the document. 3. SCOPE OF APPLICATION This instruction applies to all developed Books of Service in the Company. 4. RESPONSIBILITY Chiefs/Managers of organizational cells, who develop the document, are responsible for the content, form and structure of the document. 5. DESCRIPTION OF PROCEEDING 5.1. General principles of development of the Book of Service The Book of Service is the file of documents functioning in every organizational cell of WZL-4 S.A. It shall have the form which helps understanding of its content, is at most clear and useful. Attention shall be paid to actuality and communicativeness of the content, unequivocal and understood terms shall be applied. The content of this document shall be divided into chapters, points, sub-points properly marked. The title shall be characterized by using bold font and by keeping proper gaps between the title and description. The Book of Service is approved by direct superior of the Chief/Manager of the organizational cell to which the document belongs Graphic forma of the document Every page of the document shall be in the A4 format. In case of necessity to make for example a drawing in bigger format, it shall be folded to the A4 format.

5 5.3. Structure of the document INSTRUCTION no. I.O. NJ 66-34/II Edition 03 / 01 / (doc.edition/page edition/date) Layout, graphic form of The Book of Service Page no./nbr. of pages 5 / 6 Every Book of Service shall have at least: - the title page, - the table of content page, - the quality objectives of the organizational cell, - the organizational chart of the cell, - the card of service of the cell, - cards of service of the employees, - registration cards of trainings of the employees, - specimens of signatures and stamps, - the plan schedule of trainings, - the plan schedule of inspections, - the specification of documents and summary documents, - the specification of the employees who have authorizations. The employee who maintains the Book of Service is allowed to add to the Book other documents recognized as necessary for proper functioning of his organizational cell, with no need to supplement the table of content The title page of the Book of Service The title page shall include: - the name of the company (it is allowed to use short form WZL-4 S.A.), - the name system documentation, - Approved (Chief of the Organizational Cell), - the title of the document Book of Service, - the name of the organizational cell, - position, name, date and signature of the person developing the document, - position, name, date and signature of the person checking the document. The sample title page is presented in the Enclosure no. 1 to this instruction The table of content page The table of content page shall have the header including: - the name of the company, - title of the document, - position, name, date and signature of the person developing the document, - position, name, date and signature of the person checking the document. The sample page of table of content of the Book of Service is presented in the Enclosure no.2 to this instruction The description page Description pages shall be developed in accordance with the Enclosures no. 3 to 12 to this instruction.

6 INSTRUCTION no. I.O. NJ 66-34/II Edition 03 / 02 / (doc.edition/page edition/date) Layout, graphic form of The Book of Service Page no./nbr. of pages 6 / Principles of maintaining and updating The Book of Service is maintained and updated by the Chief/Manager of a given organizational cell. It is allowed to supplement, introduce corrections or changes to particular documents manually in permanent way, using ink, by crossing the incorrect or changed record with one horizontal line and writing in the proper record above the crossed one. Every change, correction shall be authorized by the signature put close to it. The above mentioned way of proceeding does not apply to the Card of service of the employee, which shall be prepared new in three copies, signed and approved by appropriate superior, in case of introducing changes or corrections. An employee, for whom the document is destined, signs all copies. First copy shall be given to this employee, second copy shall be delivered to the Human Resources Department and the third copy shall replace the old one in the Book of Service (the old replaced copy shall be destroyed). Documents: - the card of service of the employee, - the trainings registry card of an employee, shall be destroyed in case of leaving of an employee. Documents: - the quality objectives of the organizational cell, - the plan schedule of trainings, - the plan schedule of inspections, shall be filed in the Book of Service for at least one year after they have become out-of-date. 6. List of enclosures Enclosure no.1 sample title page of the Book of Service Enclosure no.2 sample table of content page Enclosure no.3 sample page of the quality objectives of the organizational cell Enclosure no.4 sample page of the organizational chart of the cell Enclosure no.5 sample page Card of service of the cell Enclosure no.6 sample page Card of service of the employee Enclosure no.7 sample page Trainings registry card of the employee Enclosure no.8 sample page Specimens of signatures and stamps Enclosure no.9 sample page The plan schedule of training of employees... Enclosure no.10 sample page The plan schedule (preventive inspections) Enclosure no.11 sample page The specification of documents and summary documents Enclosure no.12 sample page The specification of the employees who have authorizations 7. Distribution list NP, NE, NT, NO, NH, NK, NJ, P-1, P-2, P-2A, P-3, P-4, P-5, P-6, P-6A, KP-1,2; KP-3; KP-4,5; KP-6; KP-6A; TG; HZ; HM; KJL; NS; TP

7 zał. nr 1 do instrukcji IO NJ 66-34/II DOKUMENTACJA SYSTEMOWA ZATWIERDZAM... KSIĘGA SŁUŻBY... (NAZWA KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ) Stanowisko Nazwisko Podpis Data Zmiana Nr zm. Data Podpis

8 zał. nr 2 do instrukcji IO NJ 66-34/II DOKUMENTACJA SYSTEMOWA SPIS TREŚCI Stanowisko Nazwisko Podpis Data Zmiana Nr zm. Data Podpis

9 CELE JAKOŚCIOWE (podać nazwę komórki) zał. nr 3 do instrukcji IO NJ 66-34/II

10 SCHEMAT ORGANIZACYJNY. (podać nazwę komórki) zał. nr 4 do instrukcji IO NJ 66-34/II

11 K A R T A S Ł U Ż B Y K O M Ó R K I zał. nr 5 do instrukcji IO NJ 66-34/II NAZWA KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ SYMBOL SYMBOL KOMÓRKI NADRZĘDNEJ 1. RAMOWE ZADANIA KOMÓRKI: 2. OBOWIĄZUJĄCE WAŻNIEJSZE WEWNĘTRZNE AKTY NORMATYWNE:

12 zał. nr 6 do instrukcji IO NJ 66-34/II ZATWIERDZAM... KARTA SŁUŻBY PRACOWNIKA KOMÓRKA PODLEGAJĄCA DN DZIAŁ/ WYDZIAŁ KOMÓRKA ORGANIZACYJNA SEKCJA STANOWISKO IMIĘ I NAZWISKO PODLEGŁOŚĆ S Y M B O L K O M Ó R K I 1. Kieruje: 2. Zastępstwa: 2.1. Zastępuje: 2.2. Jest zastępowany przez: 3. Współdziała w zakresie podstawowych obowiązków:... Zakres obowiązków, odpowiedzialności, uprawnień wynika z obowiązujących przepisów, w tym m.in.: - Kodeksu pracy; - Regulaminu pracy; - Układu Zbiorowego Pracy: - Zakładowych aktów prawnych - zarządzeń, regulaminów, instrukcji, przepisów szczególnych; - Księgi Jakości; - Ramowy zbiór wymagań techniczno-organizacyjnych... nr arch. US 7951 (jeżeli dotyczy). 4. Uprawnienia: 5. Obowiązki i odpowiedzialność:

13 6. Ponadto do obowiązków pracownika na stanowisku określonym na wstępie niniejszego zakresu czynności należy w szczególności: Warszawa, dnia (podpis bezpośredniego przełożonego) Jeden egzemplarz niniejszej Karty otrzymałem dnia... Treść niniejszej Karty przyjmuję do wiadomości. Zobowiązuję się do ścisłego przestrzegania zawartych w niej postanowień. Warszawa, dnia ( Podpis pracownika )

14 zał. nr 7 do instrukcji IO NJ 66-34/II K A R T A E W I D E N C J I S Z K O L E Ń P R A C O W N I K A Imię i nazwisko Nr karty Stanowisko Wydział / Dział Lp. Rodzaj szkolenia Data zakończenia Dokument Termin wznowienia szkolenia Potwierdzenie działu spraw osobowych

15 zał. nr 8 do instrukcji IO NJ 66-34/II WZORY PODPISÓW I PIECZĄTEK LP. NAZWISKO I IMIĘ ODCISK PIECZĘCI (STEMPLA) PODPIS I DATA ZWROT U W A G I

16 Z A T W I E R D Z A M zał. nr 9 do instrukcji IO NJ 66-34/II.. PLAN - HARMONOGRAM SZKOLENIA PRACOWNIKÓW... na rok... LP NAZWA SZKOLENIA ODPOWIEDZIAL NY UCZESTNICY MIEJSCE TERMIN REALIZACJI I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII UWA GI Legenda: X - planowane - zrealizowane... (stanowisko) Warszawa, dn (imię i nazwisko, podpis )

17 Z A T W I E R D Z A M PLAN - HARMONOGRAM... (kontrole profilaktyczne) zał. nr 10 do instrukcji IO NJ 66-34/II na rok... UWA ODPOWIEDZIAL TERMIN REALIZACJI LP. TEMAT KONTROLI PROF. UCZESTNICY MIEJSCE GI NY I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII Legenda: X - planowane - zrealizowane... (stanowisko) Warszawa, dn (imię i nazwisko, podpis)

18 zał. nr 11 do instrukcji IO NJ 66-34/II WYKAZ DOKUMENTÓW I DOKUMENTÓW ZBIORCZYCH LP TYTUŁ DOKUMENTU NUMER DOKUM. UWAGI

19 zał. nr 12 do instrukcji IO NJ 66-34/II WYKAZ PRACOWNIKÓW POSIADAJĄCYCH UPRAWNIENIA /Egzamin kwalifik., SKJ, uprawnienia państwowe, inne/ LP. IMIĘ I NAZWISKO RODZAJ UPRAWNIENIA OKRES WAŻNOŚCI UWAGI