Oferta programu MERLIN wspomagającego zarządzanie edukacją w organizacjach rzemieślniczych

Transkrypt

1 Wrocław 2006 Oferta programu MERLIN wspomagającego zarządzanie edukacją w organizacjach rzemieślniczych Autorzy oferty: Andrzej Szymczyk Ewa Romejko Dyrektor Handlowy Konsultant programu MERLIN tel. (071) (071) a.szymczyk@netcrm.pl e.romejko@netcrm.pl

2 Szanowni Państwo! NetCRM jest polską firmą specjalizującą się w rozwiązaniach informatycznych ułatwiających zarządzanie kontaktami z klientami, procesami sprzedaży i serwisów oraz innych pól działalności, które wymagają gromadzenia i przetwarzania rzetelnej i zawsze aktualnej wiedzy o klientach, produktach, procesach itp. (z ang. Customer Relationship Management, czyli CRM). Działa od 2000 roku tworząc i udoskonalając swoje rozwiązania w różnych obszarach aktywności firm komercyjnych i instytucji niekomercyjnych. Zachęcamy Państwa do zapoznania się z naszą propozycją, którą stworzyliśmy wyłącznie na potrzeby Cechów i Izb Rzemieślniczych. Program MERLIN wdrożony niedawno w Dolnośląskiej Izbie Rzemieślniczej okazał się idealnym narzędziem służącym m.in. do ewidencjonowania i prowadzenia dokumentacji o edukacji rzemieślniczej - od szkoły ponadgimnazjalnej poprzez kilkuletnie praktyki aż po egzaminy czeladnicze i mistrzowskie. Mamy nadzieję, że pozytywne doświadczenia innych Cechów oraz szybko widoczne efekty płynące z wdrożenia programu MERLIN przekonają Państwa do głębszego zainteresowania naszym programem. Jesteśmy przekonani, że informatyzacja organizacji rzemieślniczych jest niemożliwa bez informatyzacji Cechów. Z poważaniem, Andrzej Szymczyk Ewa Romejko Dyrektor Handlowy Konsultant programu MERLIN Tel. (071) (071) a.szymczyk@netcrm.pl e.romejko@netcrm.pl

3 SPIS TREŚCI Program MERLIN wszystko pod ręką - 4 Informatyzacja wymaga inwestycji skąd wziąć na to środki? - 4 Jakich korzyści można się spodziewać? - 5 FUNKCJONALNOŚĆ PROGRAMU - 6 MODUŁ CECH - 6 MODUŁ SEKRETARIAT - 7 MODUŁ OŚWIATA - 8 MECHANIZMY UPRAWNIEŃ - 8 DOKUMENTY - 9 CZY TO FAKTYCZNIE DZIAŁA? - 9 BEZPIECZEŃSTWO - 10

4 Program MERLIN wszystko pod ręką Program przygotowany z myślą o potrzebach Cechów i Izb Rzemieślniczych pomoże Państwu w krótkim czasie uporządkować i usystematyzować cały zasób informacji, które na co dzień gromadzą się w segregatorach, kartotekach i archiwach, a wyszukanie spośród nich jakiejś informacji stanowi nie lada wyzwanie i pochłania ogrom czasu. Krótko mówiąc program zgromadzi w jednym miejscu wspólną: aktualną bazę rzemieślników bazę uczniów historię edukacji uczniów dokumentację a także: ułatwi prowadzenie zbiorczej komunikacji pomiędzy Izbą a Cechami i rzemieślnikami, np. informując mistrzów danego zawodu o istotnym dla nich wydarzeniu. Informatyzacja wymaga inwestycji skąd wziąć na to środki? Środki finansowe na projekty związane z informatyzacją stały się dla Państwa dostępne z chwilą wejścia Polski w struktury Unii Europejskiej. Z takiej szansy skorzystali nasi Klienci, m.in. Dolnośląska Izba Rzemieślnicza oraz Małej i Średniej Przedsiębiorczości, która z funduszy europejskich otrzymała 75% dotacji na podniesienie jakości poprzez informatyzację. 4

5 Jakich korzyści można się spodziewać? Unowocześnienia Modernizacja infrastruktury w Cechach obejmie: - nowe komputery - dostęp do Internetu Obniżenia kosztów działalności Dzięki połączeniu Cechów przez telefonię internetową Skype obniżą Państwo koszty rozmów telefonicznych pomiędzy Cechami. Ułatwienia pracy Koniec wpisywania tych samych danych do różnych dokumentów! Kartoteka ucznia lub rzemieślnika jest zakładana tylko jeden raz i stanowi bazę do wszystkich innych dokumentów zaświadczeń, umów, rejestrów, wniosków, protokołów, ksiąg wieczystych itp. Szybszej i tańszej komunikacji Kontakty przez pocztę elektroniczną są dziś standardem. Już wkrótce przekonają się Państwo, że poszukiwanie informacji, korespondencja z uczniami czy innymi organizacjami może odbywać się znacznie szybciej i bez dodatkowych kosztów. Zawsze aktualnej wiedzy o uczniach oraz rzemieślnikach Który z uczniów i kiedy złożył wniosek, czy zdał egzamin, z jaką oceną, kto go oceniał, nr dyplomu Jak na dłoni widać przebieg całej edukacji ucznia; Kto jest czeladnikiem, posiada wymagany staż, odpowiednie kwalifikacje pedagogiczne i może przystąpić do egzaminu na mistrza w zawodzie; Kto uzyskał kwalifikacje mistrzowskie a nie zrzeszył się w naszej organizacji; Kto ma odpowiednie kwalifikacje, aby zasilić skład komisji egzaminacyjnych w dotychczasowych zawodach; Kto ma odpowiednie kwalifikacje, aby rozszerzyć skład komisji egzaminacyjnych w zawodach dotychczas nie przewidzianych w harmonogramach sesji egzaminacyjnych; Przychodów dla Izby W centralnej bazie uczniów widzą Państwo, kto powinien przystąpić do egzaminu i jeśli nie złożył wniosku przypomnieć lub zachęcić go do tego. 5

6 FUNKCJONALNOŚĆ PROGRAMU Program MERLIN składa się zasadniczo z 3 modułów: Moduł Cech; Moduł Sekretariat; Moduł Oświata; MODUŁ CECH Pracownicy w Cechu mają do dyspozycji trzy podstawowe kartoteki 1) Zakłady Rzemieślnicze wraz z danymi charakteryzującymi zakład 2) Wykaz Mistrzów wraz z uprawnieniami mistrzowskimi i pedagogicznymi 3) Wykaz Uczniów podejmujących naukę teoretyczną w szkole ponadgimnazjalnej oraz naukę praktyczną u wykwalifikowanego rzemieślnika. Relacje pomiędzy opisanymi kartotekami zostały przygotowane w taki sposób, aby jednorazowe wpisanie danych w dowolnej kartotece stanowiło podstawę do dalszej pracy osób pracujących na programie MERLIN w danym Cechu, jak i na dalszym etapie - w Izbie Rzemieślniczej. Użytkownicy na poziomie Cechu mają do dyspozycji formularze edycji i dodawania danych do ww kartotek oraz dokumenty "Zaświadczenie do szkoły", "Umowa", Aneks do umowy, "Anulowanie Umowy" umożliwiające rejestrację i zarządzanie podpisywanymi umowami. Zakłady rzemieślnicze W swojej codziennej pracy Cechy zasilają system najbardziej aktualnymi danymi. Uaktualnianie to ma ogromne znaczenie, tym bardziej że rzemieślnicy często zmieniają nazwy swoich zakładów, strukturę własnościową albo likwidują jeden zakład otwierając jednocześnie kolejny, czasowo zawieszają jego działalność itp. To właśnie pracownicy w Cechach mają rzetelną wiedzę na temat wszelkich zmian, a rejestrując je w systemie mogą dostarczać cenne informacje całej organizacji rzemieślniczej. 6

7 Uczeń Jak wiadomo, Cech zajmuje się ewidencją uczniów od rozpoczęcia nauki ponadgimnazjalnej do momentu zakończenia nauki teoretycznej i praktycznej, a następnie złożenia wniosku o dopuszczenie do egzaminu czeladniczego. Dalsze informacje o uczniu wprowadzają już pracownicy Izby Rzemieślniczej, a użytkownicy programu w Cechach mają do nich dostęp w formie zapisów tylko do odczytu. Tak więc pracownik w Cechu szybko może sprawdzić, który z jego uczniów złożył wniosek o dopuszczenie do egzaminu, kiedy podchodził do egzaminu, czy i z jaką oceną oraz numerem został wpisany do księgi wieczystej itp. Za kilka lat może promować jego dalszy rozwój, wspierając starania w uzyskaniu kwalifikacji mistrzowskich. MODUŁ SEKRETARIAT w Izbie Rzemieślniczej To kolejny etap Uczeń przychodzi do sekretariatu Izby Rzemieślniczej, składając wniosek o dopuszczenie do egzaminu. Tu następuje weryfikacja jego danych (zapisanych w systemie przez Cech) i zarejestrowanie złożonego wniosku. Program komputerowy automatycznie nadaje numer wniosku i przygotowuje "Rejestr wniosków" zgodnie z wymogami odpowiedniego rozporządzenia. W sekretariacie rejestrowane są również wnioski o dopuszczenie do egzaminu mistrzowskiego, przewidzianego dla czeladników o odpowiednich kwalifikacjach. W tym module użytkownicy mają dostęp do kartotek uczniów, którzy potencjalnie powinni złożyć wnioski i przystąpić w danym roku do egzaminu czeladniczego (dane te wynikają z wcześniej zarejestrowanych kartotek uczniów przez zrzeszone Cechy). Bardzo łatwo można powiązać te dane ze składanymi wnioskami i dowiedzieć się, który wniosek nie został zarejestrowany. Biorąc pod uwagę fakt, że kartoteka ucznia zawiera jego dane kontaktowe, można bez problemów zaprosić spóźnialskich na zbliżającą się sesję egzaminacyjną w danym zawodzie. 7

8 MODUŁ OŚWIATA w Izbie Rzemieślniczej: Czas na egzamin Funkcjonalność programu komputerowego w tym obszarze przewiduje obsługę egzaminów czeladniczych i mistrzowskich na bazie zarejestrowanych wniosków o dopuszczenie do egzaminu. Pozytywne zdanie egzaminu kończy się protokołem egzaminacyjnym i wpisaniem osoby do księgi wieczystej czeladników lub mistrzów. Na podstawie tych danych nasuwa się sporo ciekawych wniosków, np. u naszych rzemieślników szkoli się wielu uczniów w zawodzie, dla którego Izba nie przeprowadza egzaminów czeladniczych. W zależności od liczby takich uczniów Izba może ich kierować do innej Izby, gdzie skład komisji przewiduje określony zawód lub próbować rozwinąć komisję o członków z uprawnieniami w tym zawodzie; wpisując ucznia do księgi czeladników mamy listę potencjalnych mistrzów w późniejszym okresie. Wystarczy śledzić jego karierę i w odpowiednim momencie zaproponować mu przystąpienie do egzaminu. Użytkownicy programu komputerowego na poziomie Izby mają również dostęp do przygotowanych dokumentów, m.in. do "zaświadczenia o dofinansowaniu" dostarczanego przez rzemieślnika do Urzędu Skarbowego. Jest on podstawą do uzyskania przez szkolącego rzemieślnika dofinansowania z tytułu nauczania zawodu młodocianych uczniów. MECHANIZMY UPRAWNIEŃ Program komputerowy przewiduje możliwość pracy użytkowników systemu na ograniczonej preselekcji danych. Oznacza to w praktyce, że: - użytkownicy w Cechach widzą dane i pracują w oparciu o dane swoich zakładów rzemieślniczych, mistrzów i uczniów, - użytkownicy w sekretariacie opierają się o dane uczniów wynikające z potrzeb rejestrowania wniosków, - a oświata pracuje na bazie wszystkich dostępnych kartotek uczniów. 8

9 DOKUMENTY Wszystkie przygotowane w programie szablony dokumentów wzbogacone zostały o mechanizmy kontroli wprowadzania danych. Każdy dokument jest także autoryzowany, dzięki czemu jego wyłonienie możliwe jest tylko przez użytkowników do tego uprawnionych. CZY TO FAKTYCZNIE DZIAŁA? Na tak postawione pytanie najwiarygodniejsze będą opinie innych użytkowników programu, którzy - podobnie jak Państwo w tej chwili mieli wiele wątpliwości, czy i jak program sprawdzi się w codziennej pracy. Zaczynali od nauki podstaw, a dziś są orędownikami informatyzacji Cechów i Izb Rzemieślniczych, widząc w niej nie tylko usprawnienie pracy, lecz również widoczne korzyści finansowe dla swoich organizacji. Agata Anders Dolnośląska Izba Rzemieślnicza (071) w. 26 (...) jako koordynatorowi z ramienia Izby Rzemieślniczej przypadło mi trudne zadanie rozliczenia projektu zgodnie z procedurami unijnymi jak również zarządzanie zakupem i montażem sprzętu komputerowego oraz przygotowanie i parametryzacja programu. Ze względu na wielkość projektu zdarzały się momenty wytężonej pracy wszystkich osób uczestniczących w projekcie. Konsultanci firmy NetCRM stanęli na wysokości zadania, dzięki czemu projekt zrealizowany został w ustalonym we wniosku terminie. Muszę również podkreślić bardzo pozytywne nastawienie komisji europejskiej oceniającej złożone wnioski. Podstawowym kryterium oceny była innowacyjność projektów. Na 166 złożonych wniosków nasz został zakwalifikowany na 44 pozycji. (...) Anna Staśto Cech Rzemiosł Różnych w Oleśnicy (071) (...) Program MERLIN ułatwia mi pracę. Podpisanie umowy z uczniem nie wiąże się już z przeszukiwaniem tony dokumentów zgromadzonych w kilku segregatorach. Teraz mam jedno narzędzie i wszystkie niezbędne informacje zebrane w jednym miejscu. Urszula Róg Cech Rzemiosł Różnych w Bolesławcu (075) (...) o dobrych rzeczach należy mówić, a do takich z pewnością zaliczę program MERLIN. Jako użytkownik na poziomie Cechu mam wszystkie niezbędne funkcje związane z obsługą baz podległych pod Cech rzemieślników oraz szkolących się uczniów. Warto też wspomnieć o chęci dalszego rozwoju programu przez jego producentów zgodnie z naszymi postulatami, które przekazujemy w aranżowanych w tym celu spotkaniach. 9

10 BEZPIECZEŃSTWO Aby zabezpieczyć Państwa dane w systemie, stosujemy różne rodzaje sprawdzonych zabezpieczeń, m.in.: Firewall - zabezpieczenia serwerów przed niepowołanym dostępem do baz danych. Są to procedury i zabezpieczenia stosowane w Centrach Danych. W każdym Centrum Danych ewentualna nieautoryzowana ingerencja z zewnątrz zabezpieczana jest przez zastosowanie firewall'a. Ma on za zadanie śledzić i kontrolować przepływ wszystkich informacji pomiędzy internetem a serwerami w Centrum Danych. Secure Socket Layer - kodowanie informacji stosowane w trakcie transmisji danych z serwera do końcowego użytkownika. Wszystkie dane przesyłane poprzez łącza internetowe wykorzystują kodowany kanał 'https' z nowoczesną technologią kryptografii przy użyciu klucza SSL (Secure Socket Layer). Dzięki temu przechwycenie paczki limitowanych danych w trakcie przesyłania z serwera do użytkownika i odwrotnie staje się praktycznie niemożliwe. Potwierdzeniem jakości zabezpieczeń w tym obszarze jest certyfikat nadany przez międzynarodową instytucję certyfikującą zabezpieczenia transmisji - THAWTE. Uprawnienia - system uprawnień nadawanych użytkownikowi. Wejście do systemu możliwe jest po podaniu właściwego identyfikatora i hasła. W tym miejscu system weryfikuje zakres jego ingerencji w systemie. Dzięki uprawnieniom każdy użytkownik pracuje na przydzielonej jemu części aplikacji w określonym zakresie dostępnych danych. Tokeny - zabezpieczenia opcjonalne. Na indywidualne życzenie klienta istnieje możliwość dodatkowych zabezpieczeń dostępu do serwisu przy użyciu 'tokenów' jako kolejnej identyfikacji logującego się użytkownika. Tokeny zabezpieczają dostęp do danych klienta w sytuacji, gdy ktoś w sposób przypadkowy poznał identyfikator i hasło pracownika. Bez podania dodatkowego kodu generowanego przez urządzenie system nie autoryzuje osób niepowołanych. Tokeny obecnie uważane są za najbezpieczniejszy mechanizm zabezpieczania i identyfikacji użytkowników w internecie. Dziękujemy! Mamy nadzieję, że niniejsza oferta stanowi mocną podstawę do dalszych rozmów. Jesteśmy gotowi odpowiedzieć na Państwa pytania i wątpliwości oraz opowiedzieć więcej o funkcjonalności programu na specjalnie przygotowanej dla Państwa prezentacji. Do Państwa dyspozycji, Zespół NetCRM Andrzej Szymczyk Ewa Romejko tel. (071) (071) (071)