Sprawozdanie z realizacji działań Rządowego Programu Przeciwdziałania Korupcji na lata (za rok 2016 r.) w Podlaskiej WK OHP w Białymstoku

Transkrypt

1 1 Sprawozdanie z realizacji działań Rządowego Programu Przeciwdziałania Korupcji na lata (za rok 2016 r.) w Podlaskiej WK OHP w Białymstoku Lp. Przedsięwzięcie i sposób wynikający z Planu realizacji RPPK na lata Stan realizacji zadania przedsięwzięcia, w tym % wykonania Środki wydane na realizację przedsięwzięcia w trakcie okresu sprawozdawczego Wydatki z rezerwy celowej Inne środki finansowe Przyczyny przesunięć/zmian/braku realizacji przedsięwzięcia w trakcie okresu sprawozdawczego (wyjaśnienia, uwagi) Mechanizmy korygujące/usprawniające mające na celu poprawę jakości i skuteczności reazliacji przedsięwzięcia Czynności planowane do realizacji w I półroczu 2017 roku Cel szczegółowy : określenie obszarów działalności zagrożonych korupcją. Wzmocnienie zwalczania korupcji. Zadanie nr 1 : Obszary zagrożone ryzykiem korupcyjnym Działanie nr 1 : Zamówienia publiczne, Działanie nr 2 : Remonty i inwestycje, Działanie nr 3 : Projekty współfinansowane ze środków UE ze szczególnym uwzględnieniem Europejskiego Funduszu Społecznego Działanie nr 4 : Rekrutacja pracowników do jednostki (eliminacja nepotyzmu, łapownictwa, kumoterstwa) Działanie nr 5 : Wydatkowanie środków publicznych (budżet krajowy, budżet środków europejskich, fundusz pracy) Działanie nr 6 : Refundacja wynagrodzeń młodocianych pracowników Działanie nr 7 : Rekrutacja młodzieży do jednostek opiekuńczo-wychowawczych Działanie nr 8: Gospodarka żywnościowa Działanie nr 9: Szkolenia zawodowe organizowane przez Rejonowe Ośrodki Szkolenia zawodowego Młodzieży (ROSZM) Działanie nr 10: Gospodarka samochodowa Działanie nr 11: Gospodarka paliwowa i wykorzystywanie materiałów eksploatacyjnych do maszyn i urządzeń na poligonie szkoleń praktycznych OSZ Działanie nr 12: Usługi hotelarskie Działanie nr 13: Realizacja szkoleń zawodowych przez pracowników OSZ 1 Zamówienia publiczne: 1. Analiza ryzyk korupcyjnych oraz ich marginalizacja. 2. Systematyczny przegląd i aktualizacja procedur zamówień publicznych. 3. Monitorowanie każdego procesu realizacji zamówienia publicznego. 4. Wyrywkowe kontrole wybranych zamówień 1) Dokonano analizy ryzyk korupcyjnych w obszarze zamówień publicznych. 2) W ramach projektu GdM udzielano zamówień zgodnie ze znowelizowaną ustawą Prawo zamówień publicznych. Do prawidłowego przeprowadzenia postępowań powołano komisję przetargową. 3) Na bieżąco weryfikowany był plan zamówień publicznych zgodnie z wnioskami kadry merytorycznej. W związku z tym, iż PWK OHP nie planowała zamówień o wartości pow. 30 tys. euro, realizacja odbywała się zgodnie z Regulaminem Udzielania Zamówień Publicznych. 4) W przygotowaniu postępowań bierze udział Dyrektor Biura, który zgodnie z powierzonym zakresem obowiązków nadzoruje realizację ustawy PZP.

2 2 2 Remonty i inwestycje. 1. Analiza ryzyk korupcyjnych oraz ich marginalizacja. 2. Przegląd dokumentacji, procesów i procedur oraz monitoring bieżących działań. 1) Dokonano analizy ryzyk korupcyjnych w w/w obszarze. 2) Wybrano wykonawcę projektu budowy Centrum Szkolenia i Aktywizacji Zawodowej Młodzieży w Białymstoku na lata , zgodnie z określonymi procedurami. 3) Otrzymano środki na remont części internatowej OSiW w Wasilkowie. Zadanie realizowane zgodnie z procedurami. 4) Zrealizowano zadanie polegające na wymianie podłóg w CEiPM i HP w Łomży zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych.. _ Kontynuacja zadań 3 Projekty 1) Kwalifikacja uczestników do projektów współfinansowane ze przebiegła zgodnie z wytycznymi danego środków UE ze projektu. szczególnym 2) Dane osobowe beneficjentów wprowadzone uwzględnieniem były do obowiązujących systemów, w tym Europejskiego Funduszu systemu SL zgodnie z posiadaną dokumentacją Społecznego: projektową. 1. Szkolenie pracowników 3) Dokumentacja projektów sporządzona była w aspekcie zgodnie z wytycznymi danego projektu. przeciwdziałania korupcji. 4) Faktury za usługi/zakupione towary w 2. Wdrażanie projektów z ramach projektów międzynarodowych uwzględnieniem działań i wszelkie inne dokumenty były opisane i antykorupcyjnych rozliczane zgodnie z obowiązującymi wytycznymi oraz przepisami. 5) Wszystkie dokumenty potwierdzające prawidłowość wykonania powyższych działań znajdują się w dokumentacji działu ZPE. 6) Dobór kadry do projektów międzynarodowych odbywał się zgodnie z obowiązującymi przepisami. 7) Podczas realizacji projektów odbywał się bieżący monitoring realizacji zadań.

3 3 4 Rekrutacja pracowników 1) Rekrutacja pracowników do jednostki do jednostki (eliminacja odbywała się zgodnie z Regulaminem naboru nepotyzmu, łapownictwa, na wolne stanowiska pracy w Podlaskiej WK kumoterstwa). OHP Zarządzenie WK nr 5/KO z Zapewnienie i r. wdrożenie przez 2) Komisje rekrutacyjne powoływane były pracodawcę przejrzystości odrębnymi zarządzeniami Wojewódzkiego proceduralnych podczas Komendanta. rekrutacji. 3) Dokumentacja składana przez kandydatów 2. Sprawdzenie była sprawdzana i analizowana przez powołaną dokumentacji złożonej Komisję rekrutacyjną. przez biorących udział w 4) Nie stwierdzono nieprawidłowości mających rekrutacji. związek z rekrutacją. W ciągu okresu 3. Analiza skarg i zażaleń sprawozdawczego bezpośrednio do Podlaskiej na nieprawidłowości WK OHP nie wpłynęła oficjalna skarga mająca mające związek z związek z procesem rekrutacji. rekrutacją.. 5 Wydatkowanie środków publicznych (budżet krajowy, budżet środków europejskich, fundusz pracy). 1. Przegląd dokumentacji stanowiącej podstawę dokonania płatności z budżetu krajowego, budżetu środków europejskich, funduszu pracy. 2. Aktualizacja zapisów instrukcji obiegu dokumentów księgowych zawartego w polityce rachunkowości. 3. Analiza dokumentacji finansowo księgowej wraz z załącznikami. 1) Przegląd dokumentacji stanowiącej podstawę dokonania płatności oraz analizę dokumentacji finansowo-księgowej wraz z załącznikami realizowano na bieżąco. 2) Aktualizowano przepisy polityki rachunkowości w Podlaskiej WK OHP. 3) Na bieżąco analizowane były dokumenty finansowo-księgowe.. 1) Zmiana zasad polityki rachunkowości w PWK OHP - Zarządzenie WK, 2) Wprowadzono Zarządzenie WK w sprawie klasyfikacji, ewidencji i sporządzania sprawozdania w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez PWK OHP, 3) Wprowadzano Instrukcję w sprawie gospodarki kasowej w PWK OHP. 4) Wprowadzono Zarządzenie WK w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w Podlaskiej WK OHP w 2016 r.

4 4 6 Refundacja 1) Wnioski o zawarcie umowy o refundację wynagrodzeń były zgodne z Zarządzeniem WK, także młodocianych obowiązującymi aktami prawnymi w pracowników. przedmiotowym zakresie. 1. Przegląd dokumentacji 2)W 2016 roku do Centrów wpłynęło łącznie dotyczącej refundacji, w 433 rozpatrzone pozytywnie wnioski. tym szczegółowo 3) Na bieżąco monitorowane było wniosków o zawarcie wydatkowanie środków w planie finansowym umów z pracodawcami na refundację wynagrodzeń młodocianych zatrudniającymi pracowników. Na koniec czerwca złożono młodocianych wniosek do KG OHP o zwiększenie środków pracowników i wniosków na realizację wypłat refundacji do końca roku o dokonanie refundacji Analiza dokumentacji 4) Analiza dokumentacji dotyczącej refundacji dotyczącej refundacji wraz wraz z załącznikami odbywa się na bieżąco. z załącznikami. 5) W 2016 roku pracownicy CEiPM przeprowadzili łącznie 42 kontrole kontrole u pracodawców, 3 kontrole zrealizowane zostały przez pracowników kontroli wewnętrznej Podlaskiej WK OHP, w tym 1 kompleksowa. Kontrole zostały udokumentowane, nie wykazały nieprawidłowości w zakresie refundacji. Prowadzenie problemowych kontroli w jednostkach/komórkach realizujących zadania z zakresu refundacji oraz funkcjonalnych u pracodawców 7 Rekrutacja młodzieży do 1) Rekrutacja do jednostek prowadzona była jednostek opiekuńczowychowawczych. 2) Do czuwania nad sprawnością przebiegu zgodnie z obowiązujacymi wytycznymi. 1. Rekrutacja młodzieży procesu rekrutacji i oceny skuteczności zgodnie z profilem realizowanych działań powołano Wojewódzką socjologicznym (mającej Komisję Rekrutacyjną. problemy z nauką, 4) Wszystkie jednostki opiekuńczowychowawcze powołały swoje komisje pochodzącej ze środowisk zagrożonych rekrutacyjne odpowiedzialne bezpośrednio za marginalizacją ubogich weryfikację dokumentów i kwalifikowalność itp.). przyjęcia do OHP. Ustalono harmonogramy 2. Zapewnienie i działań rekrutacyjnych. wdrożenie przez 5) Z posiedzeń komisji sporządzane są kierownika jednostki protokoły. przejrzystości podczas 6) Młodzież rekrutowana była zgodnie z rekrutacji. profilem socjologicznym. 3. Weryfikacja 7) Skarg i zażaleń mających związek z dokumentacji złożonej rekrutacją nie odnotowano. przez kandydata.. 4. Powołanie komisji rekrutacyjnych. 5. Analiza skarg i zażaleń dotyczących ewentualnych nieprawidłowości rekrutacyjnych. 1) Wprowadzono Zarządzenie WK Realizacja zadań związanych z Podlaskiej WK OHP Nr 13/ZKWR z rekrutacją uczestników do dnia 9 maja 2016 r. w sprawie zasad i jednostek na rok szkolny wytycznych organizacyjnych dot. 2017/2018 rekrutacji młodzieży do jednostek organizacyjnych o charakterze opiekuńczo wychowawczym w Podlaskiej WK OHP na rok szkolny 2016/17 opracowanym w oparciu o Zarządzenie KG OHP. 2) Udzielono instruktażu dla kierowników jednostek opiekuńczowychowawczych podczas jednej z narad rozliczeniowo-zadaniowych. 3) Cykliczna sprawozdawczość dot. danych liczbowych oraz sprawozdanie opisowe z podjętych działań rekrutacyjnych. 4) Prowadzono kontrole problemowe dot. kompletności dokumentacji rekrutacyjnej oraz spełniania kryteriów.

5 5 8 Gospodarka 1) Ryzyka korupcyjne analizowane i żywnościowa. eliminowane były na bieżąco. 1. Analiza ryzyk 2) Dokumentacja, procesy oraz procedury korupcyjnych oraz ich podlegały bieżącej kontroli. marginalizacja. 3) Analiza ilości zakupionych artykułów 2. Przegląd dokumentacji, spożywczych prowadzona była na bieżąco procesów i procedur oraz przez kierownika jednostki monitoring bieżących 4) Na warsztatach fryzjerskich, krawieckich działań. oraz budowlanych sporządzane były 3. Wdrożenie comiesięczne protokoły zużycia materiałów mechanizmów nadzoru w zatwierdzane przez kierownika, stan obszarze zamówień magazynów kuchennych sprawdzany był na żywności i jej rozchodu z bieżąco. magazynu. 5) Utrzymywana była stawka żywieniowa w 4. Analiza ilości kwocie 11 zł. zakupionych artykułów 6) Wybór dostawców żywności realizowany spożywczych w stosunku był zgodnie Regulaminem udzielania zamówień do wydanych posiłków. publicznych w Podlaskiej WK OHP. 5. Analiza 7) Zamówienia artykułów były realizowane comiesięcznych raportów zgodnie z podpisanymi umowami. o stanie magazynu. 8) Przestrzegane były zasady wynikające z 6. Analiza norm ISO, systemu HACCP, BHP. wykorzystywania stawki żywieniowej, przestrzeganie zasad wynikających z norm ISO, HACCAP, BHP.

6 6 9 Szkolenia zawodowe 1) W 2016 roku nie była prowadzona organizowane przez rekrutacja uczestników szkoleń. ROSZM Rejonowe Ośrodki realizował kursy w oparciu o zlecenia firm Szkolenia zawodowego zewnętrznych lub OHP, do których załączane Młodzieży (ROSZM). były listy osób do przeszkolenia. 1. Zapewnienie 2) Kursy realizowali specjaliści, którzy wyrazili przejrzystości podczas chęć współpracy z ROSZM i ich dane znajdują rekrutacji uczestników się w bazie danych kadry dydaktycznej szkoleń oraz wyboru firmy ROSZM. szkolącej. 3) ROSZM nie zleca organizacji całego 2. Analiza dokumentacji, szkolenia firmom zewnętrznym, sporadycznie monitorowanie bieżących zlecane jest przeprowadzenie poszczególnych szkoleń. zajęć. 4) Monitorowanie realizacji bieżących szkoleń opierało się przede wszystkim na przeprowadzeniu ankiety ewaluacyjnej, a następnie przeprowadzeniu jej analizy. Ponadto szkolenia były monitorowane na bieżąco poprzez hospitacje i wizytacje zajęć. 5) Dokumentacja kursów była przygotowywana przez kierownika kursu, a następnie weryfikowana przez kierownika ROSZM. 6) W I półroczu 2016 roku przeprowadzono w ROSZM Białystok kontrolę kompleksową. Z postępowania kontrolnego sporządzono protokół, wydano zalecenia. Ujednolicono wzory dokumentacji kursowej stosowanej w ROSZM 10 Gospodarka samochodowa. 1. Monitorowanie wykorzystywania samochodów służbowych, dokumentowanie wyjazdów zgodnie z obowiązującą dokumentacją w tym zakresie. 2. Kontrola zakupu paliwa zgodnie z udokumentowanym poleceniem wyjazdu służbowego. 1) Dyrektor Biura na bieżąco monitorował stan wykorzystania limitów km, co przekazywał na odprawach kierownictwa. 2) Dokumentowanie wyjazdów oraz zakupu paliwa odbywało się na bieżąco zgodnie z wytycznymi do prowadzenia gospodarki i eksploatacji służbowych samochodów. 3) Dyrektor Biura oraz Dyrektorzy CEiPM dokonywali weryfikacji sprawozdawczości pod kątem zgodności z dokumentacją źródłową przejechane km, koszty paliwa, napraw nieprawidłowości nie stwierdzono. 4) w II półroczu 2016 roku przeprowadzone zostały przez pracownika kontroli wewnętrznej Podlaskiej WK 2 kontrole problemowe w zakresie gospodarki transportowej. Nie stwierdzono nieprawidłowści.. 1) Wprowadzono Zarządzenie WK OHP Nr 4/POA z dnia r. w sprawie m.in. ustalenia na rok 2016 rocznych limitów przebiegu samochodów służbowych będących w użytkowaniu Podlaskiej WK OHP oraz jednostek podległych. 2) w listopadzie 2016 roku dokonano zmiany zarządzenia w zakresie zwiększenia limitu km dla MCIZ w Łomży. Cel szczegółowy : diagnoza stanowisk potencjalnie zagrożonych korupcją Zadanie nr 1: Opracowanie wykazu grup zawodowych (stanowisk) zagrożonych korupcją

7 1 W Podlaskiej WK OHP funkcjonuje opracowany w 2014 roku wykaz grup zawodowych (stanowisk) zagrożonych korupcją. W trakcie analizy ryzyk w poszczególnych obszarach nie stwierdzono pojawienia się nowych stanowisk zagrożonych korupcją wykaz nadal aktualny.. 7 Działanie nr 1: W KG OHP i jednostkach organizacyjnych został opracowany wykaz grup zawodowych (stanowisk) zagrożonych korupcją Cel szczegółowy: działania zarządcze wynikające z kontroli zarzadczej, w tym organizacyjne ukierunkowane na usprawnienie systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym Zadanie nr 1 System przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym Działanie nr 1 Przegląd i wzmocnienie standardów etycznego postępowania pracowników Działanie nr 2: Wprowadzenie w zależności od potrzeb dodatkowych regulacji zapewniających funkcjonowanie (w tym algorytmy postępowania pracowników przypadku wystąpienia sytuacji zagrożenia korupcją) Działanie nr 3: Określenie instytucji odpowiedzialnej za wdrażanie Programu Antykorupcyjnego Działanie nr 4: Budowa świadomości pracowników o zagrożeniu korupcyjnym 1 Polityka Antykorupcyjna jest rozszerzeniem wdrożonego i doskonalonego w Podlaskiej WK OHP systemu kontroli zarządczej Realizowane były zadania wynikające z wdrożonego w Podlaskiej WK Systemu Kontroli Zarządczej (ujednolicenie systemu w 2014 r. Zarządzenie WK nr 70/BWK-KN z r. w sprawie wprowadzenia zasad kontroli zarządczej) m.in.: - przeprowadzono wśród pracowników Podlaskiej WK OHP samoocenę kontroli zarządczej za 2015 r., dokonano analizy wyników, przygotowano sprawozdanie wraz z oświadczeniem o stanie kontroli zarządczej za 2015 r., - w okresie sprawozdawczym zrealizowano część działań naprawczych min. opracowano Plan szkoleń dla pracowników Podlaskiej WK OHP. - sporządzono plan działaności na rok 2017, - zwryfikowano ryzyko na 2016 rok i zidentyfikowano ryzyko na _ 1) Przeprowadzenie procesu samooceny wraz z przygotowaniem analizy wyników, 2) Sporządzenie sprawozdania z działalności za 2016 r. 3) Złożenie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za 2016 rok. 2 Przegląd i wzmocnienie standardów etycznego postępowania pracowników Pracownicy przestrzegali zasad kodeksu etyki Podlaskiej WK OHP. Nie odnotowano w tym zakresie żadnych skarg.

8 8 3 Wprowadzenie w zależności od potrzeb dodatkowych regulacji zapewniających funkcjonowanie (w tym algorytmy postępowania pracowników w przypadku wystąpienia sytuacji zagrożenia korupcją): Systematycznie wdrażane były zadania wynikające z Rządowego Programu Przeciwdziałania korupcji m.in.: systematycznie monitorowane są obszary zagrożone korupcją. W II półroczu 2016 roku wprowadzono algorytmy postępwania pracowników w przypadku wystąpienia sytuacji zagrożenia korupcją. Z materiałem zostali zapoznani wszyscy pracownicy Podlaskiej WK OHP. Materiał został opublikowany na stronie internetowej Podlaskiej WK. Pracownicy nowzatrudniani są zobowiązni do zapoznania się z algorytmami. 4 Określenie instytucji odpowiedzialnej za wdrażanie Programu Antykorupcyjnego. W Podlaskiej WK OHP wyznaczony jest koordynator ds. wdrożenia w/w Programu. Do KG OHP przekazywane są półroczne sprawozdania z realizacji działań określonych w RPPK na podstawie informacji nadesłanych z podległych jednostek i komórek organizacyjnych. 5 Budowa świadomości pracowników o zagrożeniu korupcyjnym Zwiększana jest świadomość pracowników o zagrożeniu korupcyjnym poprzez udział pracowników w szkoleniach oraz uczestniczenie kadry w realizacji zadań wynikających z RPPK. Cel szczegółowy: wykorzystywanie istniejących systemów elektronicznych i przekazów listowych w celu diagnozowania zgłaszanych przez podmioty zewnętrzne - zagrożeń korupcyjnych Zadanie nr 1: Analizowanie informacji o występowaniu nieprawidłowości (o charakterze korupcyjnym) w funkcjonowaniu Działanie nr 1: Przeciwdziałanie zagrożeniom korupcyjnym poprzez wykorzystanie potencjalnych informacji zgłaszanych do Centrum Informacyjno Konsultacyjnego Służb Zatrudnienia (CiKSZ) Działanie nr 2: Monitoring mediów pod kątem występowania potencjalnych zagrożeń korupcyjnych Działanie nr 3: Analiza skarg pod kątem wystąpienia zagrożenia (ryzyka) korupcyjnego 1 Monitoring Mediów pod kątem występowania potencjalnych zagrożeń korupcyjnych: diagnozowanie zagrożeń korupcyjnych sygnalizowanych w przekazach mediowych (prasa, radio, telewizja, internet) Systematycznie monitorowane były informacje ukazujące się w mediach pod kątem występowania zagrożeń korupcyjnych - w okresie sprawozdawczym takich przypadków nie stwierdzono.

9 2 Analiza skarg pod kątem wystąpienia zagrożenia (ryzyka) korupcyjnego 1) Przegląd dokumentacji skargowej, bieżąca weryfikacja wpływających informacji w okresie sprawozdawczym nie wpłynęły do Podlaskiej WK OHP skargi ani zażalenia. 2) Nie realizowano w okresie sprawozdawczym kontroli interwencyjnych ze względu na brak skarg. 9 1 Bieżąca dystrybucja pracownikom OHP informacji, materiałów i publikacji o tematyce antykorupcyjnej. Na bieżąco dystrybuowane były pracownikom OHP informacje i materiały dydaktyczne o tematyce antykorupcyjnej. Materiały i publikacje o w/w tematyce zamieszczone zostały również na stronie internetowej Podlaskiej WK OHP, o czym na bieżąco informowani byli wszyscy pracownicy. Cel szczegółowy: wzmocnienie działań prewencyjnych i edukacyjnych Zadanie nr 1: Organizowanie i prowadzenie szkoleń w zakresie przeciwdziałania korupcji i konfliktowi interesów Działanie nr 1: Bieżąca dystrybucja pracownikom OHP informacji, materiałów i publikacji o tematyce antykorupcyjnej Działanie nr 2: Szkolenia dla pracowników wykonujących czynności w obszarach generujących ryzyka korupcyjne Działanie nr 3: Szkolenie dla pracowników komórek kontroli wewnętrznej Na stronie internetowej Podlaskiej WK OHP utworzono zakładkę "Rządowy Program Antykurupcyjny" poprzez którą umożliwiono pracownikom w szybki i bezpośredni sposób dostęp do materiałów i publikacji o tematyce antykorupcyjnej. 2 Szkolenia dla W 2015 roku rozpoczęto szkolenia pracowników pracowników w zakresie przeciwdziałania wykonujących czynności korupcji. W 2016 roku kontynuowano zadanie i w obszarach generujących przeszkolono osoby, które nie były wcześniej ryzyka korupcyjne szkolone (nowozatrudnione, przebywające na zwolnieniach lub urlopach) oraz osoby już przeszkolone, które miały możliwość przypomnienia i utrwalenia wiedzy. Na bieżąco przekazywane były pracownikom materiały z tematyki antykorupcyjnej. Zapoznanie się z materiałami potwierdzane było przez pracowników podpisem. Wszyscy pracowniy złożyli deklarację w zakresie przeciwdziałania, wykrywania i zwalczania w Podlaskiej WK OHP oraz jednostkach podległych nadużyć finansowych i korupcji.

10