PROGRAM MAGAZYNOWO-SPRZEDAśOWY. Infinite Sp. z o.o. Instrukcja uŝytkownika (do wersji nr )

Transkrypt

1 PROGRAM MAGAZYNOWO-SPRZEDAśOWY expedient Infinite Sp. z o.o. Instrukcja uŝytkownika (do wersji nr ) Autor: Grzegorz Sudolski Korekta: Marcin Stępniak Zatwierdził: Autor i Infinite Sp. z o.o. dołoŝyli wszelkich starań, Ŝeby informacje zawarte w tej instrukcji były kompletne i rzetelne, jednak, ani Autor ani Infinite Sp. z o.o. nie ponoszą Ŝadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w tej instrukcji. Firma Infinite Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do dokonania zmian w programie oraz w niniejszej instrukcji bez uprzedzenia.

2 Instrukcja expedient_ms.doc 2/203 SPIS TREŚCI Wstęp Uwagi ogólne Przeznaczenie programu Podstawowe cechy i moŝliwości expedienta Praca sieciowa Wymagania techniczne Opis poszczególnych pozycji menu i okien programu expedient Okna z listami (tabele) i formularze wprowadzania danych Ogólne informacje o listach i formularzach Poruszanie się po listach Nawigacja po formularzach wprowadzania danych Rozpoczęcie pracy z programem expedient logowanie do programu Kończenie pracy w systemie expedient Okno główne programu Kasa / Bank Menu Kasa/Bank >Raporty kasowe Menu Kasa /Bank ->NaleŜności / Zobowiązania Menu Kasa / Bank -> Lista banków Magazyn Menu Magazyn > Dokumenty magazynowe Menu Magazyn -> Zamówienia Menu Magazyn > Rodzaje dokumentów Menu Magazyn > Lista sklepów filii Menu magazyn -> Korekta stanów Menu Magazyn > Inwentaryzacja Kartoteki Menu Kartoteki > Kontrahenci Menu Kartoteki > Towary Menu Kartoteki -> Zakresy PLU wagowych Menu Kartoteki -> Zakresy PLU kasowych (moduł kas fiskalnych) Menu Kartoteki > Etykiety SprzedaŜ / Zakupy Menu SprzedaŜ / Zakupy > Przeglądanie paragonów Menu SprzedaŜ / Zakupy -> Paragony anulowane Menu SprzedaŜ / Zakupy -> Bufor kas fiskalnych (moduł kas fiskalnych) Menu SprzedaŜ / Zakupy > Faktury sprzedaŝy Menu SprzedaŜ / Zakupy > Faktury zakupu Menu SprzedaŜ / Zakupy > Rodzaje dokumentów Słowniki Menu Słowniki > Grupy towarowe Menu Słowniki > Grupy uŝytkownika Menu Słowniki > Typy towarów Menu Słowniki > MarŜe Menu Słowniki > Zaokrąglenia Menu Słowniki >Stawki VAT Menu Słowniki > Jednostki miary Menu Słowniki > Jednostki przeliczeniowe Raporty Menu Raporty > Lista raportów Operacje Operacje -> Zamknięcia dni Operacje -> Raporty kasjerów

3 Instrukcja expedient_ms.doc 3/ Operacje > Eksport do FK Ustawienia Menu Ustawienia > UŜytkownicy Menu Ustawienia > Grupy uŝytkowników i ich uprawnienia Menu Ustawienia > Uprawnienia do wykonywania raportów Menu Ustawienia > Dane firmy Menu Ustawienia > Kasy POS a Menu Ustawienia -> Kasy fiskalne (moduł kas fiskalnych) Menu Ustawienia > Drukarka kodów kreskowych Menu Ustawienia > Kolektor danych Menu Ustawienia > Wagi etykietujące i sprawdzarki cen Menu Ustawienia > Kolory Menu Ustawienia > Zmienne systemowe Sesja Menu Sesja > Zmiana hasła Menu Sesja > Zaloguj ponownie Menu Sesja > Wyloguj Menu Sesja >Zamknij program Administracja Menu Administracja > Typy dokumentów kasowych Menu Administracja > Inwentaryzacja w cenach detalicznych Menu Administracja > Import/Eksport Pomoc Krok po kroku opis najwaŝniejszych procedur Dodawanie, edycja i usuwanie towarów, kontrahentów i elementów słownikowych Dodawanie do kartoteki nowego towaru, modyfikowanie i usuwanie danych o towarze Dodawanie do kartoteki towaru waŝonego Dodawanie do kartoteki towaru waŝonego z kodem kreskowym nadanym przez producenta Dodawanie do kartoteki towaru nie posiadającego kodu kreskowego Dodawanie do kartoteki towaru z dowiązanym opakowaniem Dodawanie do kartoteki towaru dostarczanego w opakowaniach zbiorczych Poprawianie i usuwanie danych dotyczących towaru Dodawanie do kartoteki nowego kontrahenta, modyfikowanie i usuwanie danych o kontrahencie Dodawanie nowych pozycji do kartotek słownikowych, ich modyfikacja i usuwanie Dodawanie nowej grupy i podgrupy towarowej. Poprawianie danych o grupie juŝ istniejącej. Usuwanie grupy towarowej Dodawanie nowej grupy i podgrupy uŝytkownika. Poprawianie danych o grupie juŝ istniejącej. Usuwanie grupy uŝytkownika Dodawanie edycja i usuwanie typów towarów Dodawanie edycja i usuwanie reguł marŝowania (marŝ) Dodawanie edycja i usuwanie typów zaokrągleń Dodawanie i edycja stawek podatku VAT Dodawanie, poprawianie i usuwanie jednostek miar Dodawanie, poprawianie i usuwanie jednostek przeliczeniowych Definiowanie, zmiana i zakresów kodów PLU dla wag etykietujących Operacje odnoszące się do dokumentów magazynowych Przyjęcie dostawy towaru dokument PZ Przyjęcie dostawy z ręcznym wprowadzaniem pozycji do dokumentu przyjęcia zewnętrznego PZ

4 Instrukcja expedient_ms.doc 4/ Przyjęcie dostawy na podstawie dokumentu w formie elektronicznej faktury elektronicznej z ehurtowni Przyjęcie towaru przy pomocy danych zgromadzonych w kolektorze danych Edycja pozycji dokumentu PZ Przecena partii towaru Utworzenie zestawu promocyjnego (przetworzenie) dokumenty PT- i PT Zdjęcie ze stanu towaru, który uległ zniszczeniu dokumenty PS i RW Przesuniecie międzymagazynowe dokumenty PM-, PM Zwrot towaru Zwrot towaru sprzedanego na paragon reklamacja Zwrot towaru do dostawcy dokument WZ Korekty stanów magazynowych dokumenty PR, PR-, PR Operacje dotyczące dokumentów finansowych i kasowych Wystawianie faktur sprzedaŝy i ich korekt Wystawianie faktury do paragonu Wystawianie faktury niezwiązanej z paragonem Wystawianie korekty faktury sprzedaŝy Rejestracja faktury zakupu i ich korekt Rejestracja faktury zakupu Wystawianie faktury rolniczej Korekty faktur zakupu Kasa (sejf) raporty i dokumenty kasowe Rozliczanie faktur zakupu i sprzedaŝy Rozliczanie faktur zakupu i sprzedaŝy płatnych gotówką Rozliczanie faktur zakupu i sprzedaŝy z bezgotówkową formą płatności Wysyłanie kartoteki do kolektora danych (inwentaryzatora) i odbiór danych do niego wprowadzonych Wysyłanie kartoteki do kolektora Odbiór danych z kolektora Inwentaryzacja Inwentaryzacja całkowita Przygotowanie i otwarcie spisu inwentaryzacyjnego Wprowadzanie i edycja danych w roboczych arkuszach spisu Wprowadzanie danych spisowych do arkuszy roboczych przy pomocy kolektora danych Wprowadzanie danych spisowych do arkuszy roboczych na stanowiskach kasowych Zamknięcie inwentaryzacji Inwentaryzacja w cenach detalicznych Ustawienia i administracja systemem Zarządzanie uŝytkownikami Nadawanie uprawnień grupie uŝytkowników Dodanie nowego uŝytkownika Edycja uprawnień do raportów Eksport kartoteki na stanowiska kasowe Eksport kodów wagowych PLU na wagi etykietujące

5 Instrukcja expedient_ms.doc 5/203 Wstęp Instrukcja obsługi programu expedient została podzielona na trzy części. W części pierwszej zaprezentowano ogólne cechy i moŝliwości systemu magazynowo-sprzedaŝowego expedient. Część drugą stanowi Rozdział 2, w którym podany został systematyczny opis elementów poszczególnych pozycji menu głównego, wszystkich okien i formularzy programu. Natomiast w trzeciej części instrukcji Rozdział 3 zawarte są krok po kroku procedury odpowiadające na pytania Jak zrobić?. Zaleca się przestudiowanie części pierwszej i drugiej, a następnie w razie potrzeby uŝytkownik powinien sięgnąć do odpowiedniego podrozdziału części trzeciej, który dotyczy konkretnego zagadnienia go interesującego. Przyjęte konwencje i znaczenie niektórych pojęć. Kliknięcie wskazanie kursorem myszy opisywanego elementu programu i jednokrotne naciśnięcie lewego przycisku myszy. W przypadku myszy skonfigurowanej dla osoby leworęcznej jednokrotne naciśnięcie prawego przycisku myszy. Między znakami < i > kursywą umieszczono nazwy przycisków na klawiaturze np. <ENTER>, <TAB>. Kombinacje klawiszy oznaczono w tekście jako np. <CTRL>+<PageUp> co oznacza, Ŝe naleŝy przycisnąć jako pierwszy klawisz <CTRL> i nie zwalniając go jako drugi klawisz <PageUp>. Kursywą zapisano nazwy elementów interfejsu uŝytkownika przyciski, nazwy pól w formularzach np. Zamknij, Nazwa kontrahenta. W następujący sposób zaznaczono pozycje menu programu np. zapis Sesja->Zaloguj ponownie oznacza, Ŝe aby uruchomić dialog związany z ponownym zalogowaniem naleŝy uaktywnić menu Sesja, a następnie podmenu Zaloguj ponownie. Na rysunkach zaznaczone elementy to te, które zostały opasane czerwoną obwódką. Opis zawarty w tekście wielokrotnie odwołuje się do nazw okien z listami, bądź nazw formularzy. Nazwy te umieszczone są w górnej części okna na tak zwanym pasku tytułowym okna (patrz Rys. 0.1). Rysunek 0.1. Wygląd przykładowego okna programu, gdzie zaznaczono połoŝenie paska tytułowego pokazano okno dialogu transmisji danych z urządzeń mobilnych. Rysunki i tabele numerowane są w obrębie kaŝdego rozdziału osobno. 1. Uwagi ogólne Przeznaczenie programu. EXpedient jest programem magazynowo-sprzedaŝowym, którego celem jest pomoc w zarządzaniu sklepem. Do zadań programu expedient naleŝy prowadzenie gospodarki 5

6 Instrukcja expedient_ms.doc 6/203 magazynowej sklepu, rejestracja przyjęć i rozchodu towarów, prowadzenie rozliczeń zakupów i sprzedaŝy. Dzięki róŝnorodności raportów generowanych przez expedient uŝytkownik ma moŝliwość całkowitej kontroli nad sprzedaŝą, finansami sklepu, moŝliwość planowania zakupów, a takŝe pozwala na szeroko pojętą analizę rynku pozwalającą na optymalizację dalszej strategii rozwoju sklepu Podstawowe cechy i moŝliwości expedienta. expedient jest programem, składającym się z kilku bloków odpowiedzialnych za róŝne funkcje programu. Do najwaŝniejszych z nich naleŝy blok obsługi sklepu traktowanego jako magazyn. Ten blok programu moŝe być utoŝsamiany z dokumentami magazynowymi, dzięki którym rejestrowane są wszelkie operacje wykonywane na towarze tj. jego przyjęcie i sprzedaŝ. Kolejnym blokiem, logicznie powiązanym z blokiem magazynowym, jest moduł rejestrowania i tworzenia dokumentów finansowych tj. rejestracja faktur zakupu, wystawianie faktur sprzedaŝy, oraz korekt do tych dokumentów. Trzeci blok programu expedient, jest odpowiedzialny za zarządzanie i nadzór nad gotówką sklepu tj. rejestracja wpłat i wypłat z kasy sklepu za sprzedany czy teŝ zakupiony towar. Wszystkie moduły programu czerpią dane z kartotek, które moŝna podzielić na trzy grupy: 1. kartotekę towarów, która zawiera listę wszystkich zarejestrowanych towarów wraz z informacjami o nich np. o aktualnej cenie detalicznej sprzedaŝy, stanie magazynowym i wielu innych danych opisujących towar; 2. kartotekę kontrahentów, w której zgromadzone są informacje odnośnie dostawców, odbiorców i producentow; 3. trzecią grupę kartotek stanowi kilka kartotek słownikowych zawierających informacje pomocnicze np. takie jak stawki podatku VAT, definicje grup towarowych, grup uŝytkownika, definicje i wysokość marŝ i wiele innych. Szczegółowy i systematyczny przegląd kaŝdego z bloków programu, kartotek oraz funkcji programu przedstawiony zostanie w kolejnych rozdziałach Praca sieciowa. Praca sieciowa polega na komunikowaniu się komputera zawierającego centralna bazę danych z innymi komputerami, które słuŝą do wprowadzania danych. Na wszystkich komputerach powinien być zainstalowany program expedient. W ten sposób uŝytkownik ma moŝliwość pełnego dostępu do danych zawartych w jednej centralnej bazie z więcej niŝ jednego stanowiska komputerowego. Wykorzystanie sieciowej pracy systemu expedient jest szczególnie wygodne, gdy zaistnieje konieczność jednoczesnego wprowadzania duŝej ilości danych do systemu np. wprowadzanie danych dotyczących wielu dostaw przy jednoczesnej potrzebie wystawienia faktur sprzedaŝy Wymagania techniczne. Wymagania techniczne, jakie musi spełniać komputer, na którym ma zostać zainstalowany program magazynowo-sprzedaŝowy expedient wynikają przede wszystkim z wymagań bazy danych Oracle w oparciu, o którą działa expedient. Komfortową pracę z programem expedient zapewnia komputer (Win XP) z procesorem o częstotliwości taktowania zegara 2 GHz i zainstalowanymi przynajmniej 512 MB pamięci operacyjnej. 1 Instalacja bazy danych oraz samego programu expedient wymaga 5 GB wolnego miejsca na dysku twardym. 2 1 Oczywiście dla zapewnienia sieciowej pracy systemu komputer musi być wyposaŝony w kartę sieciową. Zalecane jest takŝe zainstalowanie drugiego dysku twardego dla tworzenia kopii zapasowej bazy danych, oraz nagrywarka CDR bądź inny system tworzenia zewnętrznej kopii danych np. napęd ZIP lub PenDrive. 2 W miarę zwiększania ilości danych zgromadzonych w bazie obszar dysku zajmowany przez pliki bazy danych moŝe zwiększać się. 6

7 Instrukcja expedient_ms.doc 7/203 Dla dodatkowych stanowisk sieciowych (bez bazy danych) wymagania sprzętowe są mniejsze i komputer (Win XP) z procesorem 1,2GHz, 256 MB pamięci operacyjnej i 1 GB wolnej przestrzeni dyskowej moŝe z powodzeniem słuŝyć jako stanowisko dodatkowe. 2. Opis poszczególnych pozycji menu i okien programu expedient. W rozdziale tym przedstawiono opis funkcji programu expedient kryjących się pod poszczególnymi pozycjami menu głównego z uwzględnieniem opisu elementów najwaŝniejszych okien i formularzy otwieranych po uruchomieniu przez uŝytkownika wybranej pozycji menu. Opis menu programu poprzedzony został informacjami ogólnymi dotyczącymi wspólnych cech okien z listami danych oraz formularzy wprowadzania danych Okna z listami (tabele) i formularze wprowadzania danych. Okna ekranu w programie expedient moŝna podzielić na dwie kategorie: 1. listy danych 2. formularze wprowadzania danych. Listy to okna, w których wyświetlane są tabele z danymi jednak dane w nich zawarte, poza nielicznymi wyjątkami, nie mogą być edytowane. Do zmiany wartości poszczególnych pozycji wyświetlanych w oknach z listami słuŝą formularze wprowadzania danych lub krótko formularze. Przykładowy wygląd okna z listą i formularza przedstawiono odpowiednio na rysunkach 2.1 i 2.2. Rysunek 2.1 Wygląd przykładowego okna z listą kartoteka towarów. 7

8 Instrukcja expedient_ms.doc 8/203 Rysunek 2.2 Przykładowy formularz edycja danych kontrahenta Ogólne informacje o listach i formularzach. W dolnej części niemal kaŝdego okna programu (listy lub formularza) znajdują się przyciski umoŝliwiające wykonanie określonych czynności. Na kaŝdym z przycisków podany jest klawisz skrótu klawiaturowego np. <ESC>, <ENTER>, lub ich kombinacja np. <ALT>+<N>, <ALT>+<C>, oraz krótki opis funkcji wykonywanej po jego kliknięciu myszą. Przykładowy wygląd zestawu przycisków, z kartoteki towarów, jest zaprezentowany na rysunku 2.3. W przypadku kombinacji klawiszy uruchomienie danej funkcji programu wymaga jednoczesnego naciśnięcia wskazanych klawiszy np. w celu dodania do kartoteki nowego towaru przyciskamy klawisz <ALT> a następnie nie zwalniając klawisza <ALT> naciskamy klawisz <N>. Uwaga! We wszystkich skrótach klawiaturowych, które wymagają naciśnięcia klawisza <ALT> mowa jest o klawiszu połoŝonym z lewej strony klawiatury. Rysunek 2.3 Przykład wyglądu zestawu przycisków i ich opisu kartoteka (lista) towarów. NaleŜy zwrócić uwagę, Ŝe niektóre z liter lub cyfry opisu na przyciskach lub innych elementach okna są podkreślone np. na przycisku podkreślona jest litera S. W takim przypadku kombinacja klawiszy <ALT>+<podkreślona litera lub cyfra> takŝe uruchamia odpowiednią funkcję programu. Przykładowo nagłówki niektórych kolumn wyświetlanych na formatkach mogą być takŝe przyciskami. Wskazując kursorem myszy na taki nagłówek kursor zmienia się na otwartą dłoń (patrz rysunek 2.4). Dla kolumn, których nagłówki są przyciskami, istnieje moŝliwość sortowania (rosnąco, malejąco i bez sortowania). W tym przypadku kolumny te mają swoje klawisze skrótu: <ALT>+<numer_kolumny>. Dla pierwszej kolumny będzie to <ALT+<1>, dla drugiej <ALT>+<2> itd. O tym czy włączone jest sortowanie oraz po jakiej kolumnie i według jakiego kryterium posortowane są pozycje w tabeli informuje napis w tytule okna danej formatki np. [kolejność wg pola NAZWA rosnąco.]. W niektórych formatkach 8

9 Instrukcja expedient_ms.doc 9/203 i formularzach, w zaleŝności od pełnionych przez nie funkcji, przyciski mogą znajdować się nie tylko w dolnej części ekranu. Rysunek 2.4 Przykładowy wygląd nagłówków kolumn tabeli. Program expedient został tak przygotowany, aby umoŝliwić uŝytkownikowi jego obsługę zarówno samą myszką komputerową jak i przy uŝyciu jedynie klawiatury. Opis funkcji programu został przygotowany z myślą o uŝytkowniku posługującym się przede wszystkim myszką komputerową, ale naleŝy pamiętać, Ŝe w kaŝdym z okien programu moŝna wywołać Ŝądane funkcje obsługując jedynie klawiaturę. Posługiwanie się klawiaturą i korzystanie ze skrótów klawiaturowych pozwala na znacznie szybszą obsługę programu expedient Poruszanie się po listach. Na liście zmiany połoŝenia zaznaczonego wiersza moŝna dokonać poprzez przemieszczanie się klawiszami strzałek < > < > lub kliknięcie odpowiedniego wiersza myszką. Przemieszczenie zaznaczonego (aktywnego) wiersza skokowo o więcej niŝ jeden wiersz moŝna wykonać naciskając przyciski <PageUp> lub <PageDown> lub teŝ przeciągając paskiem przewijania umieszczonym z prawej strony okna z listą. Lista moŝe znajdować się w trzech stanach: 1) przeglądanie dane wyświetlone na liście moŝna tylko przeglądać, nie moŝna ich modyfikować. Przeglądanie jest podstawowym stanem listy. Do edycji wyświetlanych wartości słuŝą odpowiednie formularze wywoływane poprzez przyciski Nowy, Edycja. Z reguły moŝna jednak usuwać niektóre wiersze za pomocą przycisku Usuń; 2) wybór (lista wyboru) Tryb ten słuŝy do wyboru jednej wartości (wiersza). Po wciśnięciu przycisku Wybór (Rys. 2.5) okno listy zwraca wybrany przez uŝytkownika wiersz. Naciskając Anuluj następuje anulowanie wyboru i nie są zwracane do formularza wyjściowego dane odnośnie Ŝadnego wiersza. JeŜeli lista jest w stanie wyboru na belce tytułowej formatki pojawia się napis WYBÓR patrz rysunek 2.5; Rysunek 2.5. Wygląd listy w trybie WYBÓR np. kartoteka kontrahentów otwarta podczas wyboru kontrahenta przy definiowaniu marŝy. Zaznaczone elementy (od góry): komunikat na belce tytułowej okna listy informujący o tym, Ŝe lista znajduje się w trybie wyboru; przycisk Wybór, który słuŝy do zaakceptowania dokonanego wyboru. 9

10 Instrukcja expedient_ms.doc 10/203 Rysunek 2.6 Wygląd listy w trybie MULTI-WYBÓR kartoteka towarów, pola indeksów wybranych pozycji (wierszy) zaznaczone są kolorem czerwonym. Zaznaczone elementy (od góry): komunikat na belce tytułowej formatki informujący o tym, Ŝe lista znajduje się w trybie multi-wyboru; przycisk Wybór, który słuŝy do zaakceptowania dokonanego wyboru. 3) multi-wybór (lista wyboru) umoŝliwia wybranie więcej niŝ jednej wartości (wiersza). Zaznaczenia i odznaczenia wybranych pozycji dokonuje się naciskając klawisz spacji na wybranym wierszu lub klikając dwukrotnie na nim myszką. Wybrane pozycje zaznaczone są na czerwono. 4 Do akceptacji multi-wyboru słuŝy przycisk Wybór znajdujący się w dolnej części okna z listą. JeŜeli chcemy się wycofać z całości dokonanego wyboru naleŝy kliknąć przycisk Anuluj lub z klawiatury <ESC>. Przykład wyglądu okna z listą otwartą w trybie multi-wyboru prezentuje rysunek 2.6. Z racji swojej funkcjonalności nie wszystkie listy mogą być widoczne we wszystkich wymienionych trybach Nawigacja po formularzach wprowadzania danych. Na formularzach wprowadzania danych są pola, których zawartość uŝytkownik moŝe zmienić. Obok takich pól na formularzach mogą znajdować się takŝe pola informacyjne (z wyszarzanym tekstem lub tłem). UŜytkownik moŝe uaktywniać kolejno poszczególne pola za pomocą przycisku <TAB>. JeŜeli chcemy przechodzić między polami w przeciwnym kierunku, naleŝy nacisnąć przycisk <TAB> trzymając jednocześnie przyciśnięty klawisz <Shift> (<Shift>+<TAB>). Uaktywnić pole do edycji moŝna poprzez kliknięcie myszą na wybrane pole formularza. Pole aktywne formularza, tj. takie, w którym moŝna wprowadzać zmiany, jest podświetlone na kolor pomarańczowy patrz rysunek 2.7. W wielu przypadkach po prawej stronie pola formularza znajduje się przycisk wyboru kontekstowego F5, który pozwala na otwarcie odpowiedniej listy w trybie wyboru lub multi-wyboru. Z klawiatury odpowiednią listę moŝna otworzyć naciskając przycisk <F5> na klawiaturze, gdy aktywne jest pole formularza sąsiadujące z takim przyciskiem. Oczywiście w zaleŝności od rodzaju informacji, jakiej system spodziewa się w danym polu formularza przyciskiem F5 spowodujemy otwarcie innej listy (stąd odkreślenie kontekstowe ) np. wybór kontrahenta, wybór paragonów, wybór grupy towarowej itd. Przykład fragmentu formularza z zaznaczonymi przyciskami wyboru kontekstowego pokazano na rysunku 2.8. Innym elementem formularza, z jakim uŝytkownik moŝe się spotkać w programie expedient jest pole z rozwijaną listą wyboru.. Kliknięcie myszką na ten symbol powoduje rozwinięcie listy ponowne kliknięcie na wybranej pozycji z listy oznacza wybór właśnie tej pozycji i uzupełnienie edytowanego pola tą wartością. Posługując się klawiaturą listę taką rozwijamy przyciskiem strzałki < >. Z rozwiniętej listy pozycję wybieramy przemieszczając się do wybranej pozycji przyciskami strzałek < >, < > a wybór potwierdzamy naciśnięciem klawisza <ENTER> lub kliknięciem, 4 Kolor zaznaczonych pozycji jest zaleŝny od ustawień kolorów w menu Ustawienia->Kolory. Opis dotyczy ustawień domyślnych. 10

11 Instrukcja expedient_ms.doc 11/203 którego pozycja z listy zostaje umieszczona w polu formularza a sama lista zostaje zamknięta (zwinięta). Zazwyczaj w dolnej części formularza znajdują się przyciski, które słuŝą do zaakceptowania lub odrzucenia zmian. Rysunek 2.7 Wygląd formularza wprowadzania danych edycja. Zaznaczone elementy (od góry): pole aktywne; pola informacyjne nieedytowalne w tym przypadku są to informacje dotyczące rozliczeń z kontrahentem; przyciski Anuluj i Zapisz słuŝące do odrzucenia lub zaakceptowania dokonanych zmian. Rysunek 2.8. Fragment formularza z zaznaczonymi przyciskami wyboru kontekstowego przyciski F5. W tym przypadku górny przycisk wyboru F5 pozwala na otwarcie listy grup towarowych i wybranie grupy, do której ten towar naleŝy przypisać. Kliknięcie drugiego z przycisków F5 zaznaczonych na rysunku spowoduje otwarcie listy grup uŝytkownika w trybie multiwyboru i wybór odpowiednich grup uŝytkownika, do których dany towar naleŝy. Na rysunku zaznaczono takŝe pola formularza z rozwijaną listą wyboru Typ towaru i Towar/Opakowanie (tutaj nieaktywne) Rozpoczęcie pracy z programem expedient logowanie do programu. W celu rozpoczęcia pracy z systemem expedient naleŝy kliknąć dwukrotnie ikonę programu expedient znajdującą się na pulpicie. Po wykonaniu tej czynności na ekranie pojawi się okno z formularzem logowania uŝytkownika do systemu. Procedura logowania do programu ma na celu zabezpieczenie danych przed dostępem osób niepowołanych. W celu zalogowania do expedienta naleŝy podać poprawnie identyfikator uŝytkownika i odpowiednie hasło. Wygląd formularza logowania na tle okna głównego programu expedient przedstawia rysunek 2.9. Identyfikator (login) uŝytkownika moŝna wpisać lub, jeŝeli uŝytkownik juŝ wcześniej się logował, znaleźć na rozwijanej liście, którą moŝna wywołać klikając strzałkę po prawej stronie pola UŜytkownik rysunek 2.11 Dopiero po wpisaniu hasła aktywny staje się przycisk OK, którym zatwierdza się wpisane dane. W przypadku wpisania niepoprawnych danych tj. pomyłki w identyfikatorze lub haśle pojawi się okno z komunikatem Błędny uŝytkownik lub hasło. Po naciśnięciu przycisku OK moŝna ponowić procedurę logowania uŝytkownika. 11

12 Instrukcja expedient_ms.doc 12/203 Rysunek 2.9 Formularz logowania uŝytkownika do systemu expedient. Rysunek 2.10 Formularz logowania wybór uŝytkownika z listy. Zaznaczony element: strzałka rozwijająca listę wyboru uŝytkowników juŝ kiedyś logujących się do programu expedient. Po poprawnym zalogowaniu do systemu na ekranie pojawi się okno główne programu expedient i dodatkowo na pasku tego okna pojawi się informacja o identyfikatorze aktualnie zalogowanego uŝytkownika. Identyfikator na pasku okna głównego jest pomocny do zidentyfikowania osoby aktualnie zalogowanej do programu expedient - rysunek Rysunek 2.11 Wygląd paska okna głównego w przypadku, gdy zalogowanym uŝytkownikiem jest osoba o identyfikatorze PRZYKLADOWY (element zaznaczony na rysunku). Gdy podczas logowania uŝytkownik kliknie przycisk Rezygnuj wówczas większość przycisków i pozycji menu programu jest nieaktywna, na pasku okna głównego programu widnieje napis Niezalogowany. W takim przypadku, aby się zalogować naleŝy z menu Sesja wybrać pozycję Zaloguj ponownie. PołoŜenie menu Sesja i Zaloguj ponownie pokazano na rysunku

13 Instrukcja expedient_ms.doc 13/203 Rysunek 2.12 Wygląd paska okna głównego i menu programu w przypadku niezalogowania uŝytkownika. Zaznaczone elementy: napis Niezalogowany świadczący o tym, Ŝe Ŝaden uŝytkownik nie jest aktualnie zalogowany; połoŝenie pozycji menu pozwalającej na zalogowanie uŝytkownika Kończenie pracy w systemie expedient. Zakończenie pracy w programie expedient moŝe być dwojakie zakończenie pracy wraz z zamknięciem całego programu lub tylko zakończenie pracy uŝytkownika (wylogowanie) bez wychodzenia z programu. W pierwszym przypadku (koniec pracy i zamknięcie programu) klikamy na krzyŝyk w prawym górnym rogu okna programu lub przycisk Zamknij w lewej dolnej części okna programu expedient. MoŜemy takŝe wybrać z menu Sesja pozycję Zakończ program. JeŜeli chcemy zakończyć pracę nie zamykając programu, na przykład zaraz chce się zalogować inny uŝytkownik, moŝemy skorzystać z opcji Zaloguj ponownie w menu Sesja. 5 Podobny skutek osiągniemy, gdy wybierzemy z menu Sesja pozycję Wyloguj z tą tylko róŝnicą, Ŝe nie pojawi się automatycznie formularz logowania. Omówione elementy okna głównego pozwalające na zakończenie zostały zaznaczone na rysunku KaŜdorazowo próbie wylogowania lub zamknięcia programu towarzyszy pojawienie się okna z prośbą o potwierdzenie zamiaru wylogowania, czy teŝ zakończenia programu. Rysunek 2.13 Elementy okna głównego pozwalające na zakończenie pracy w Sezamie II. Zaznaczone elementy (od góry): krzyŝyk zamykający okno główne programu a tym samym cały program; pozycja menu Sesja->Zaloguj ponownie i Sesja->Wyloguj, które pozwalają na zakończenie pracy uŝytkownika bez zamykania programu expedient; pozycja w menu Sesja->Zakończ program; przycisk Zamknij. 5 Rezygnacja z logowania powoduje powrót do pracy poprzedniego uŝytkownika. 13

14 Instrukcja expedient_ms.doc 14/ Okno główne programu. Gdy uŝytkownik zalogował się do expedienta na ekranie pojawia się okno główne programu (Rys. 2.14). W górnej części okna programu expedient znajduje się menu główne, pod pozycjami którego kryją się wszystkie funkcje programu. Menu główne programu aktywuje się klikając myszką na wybrany element i następnie klikamy interesującą nas pozycję podmenu. Aby uaktywnić menu przy pomocy klawiatury naleŝy nacisnąć klawisz <ALT> a następnie strzałkami < >, < >, < >, < > moŝna przechodzić po kolejnych pozycjach menu i podmenu. Zatwierdzenie wybranej pozycji menu następuje po naciśnięciu klawisza <ENTER>. Nawigując po pozycjach menu moŝemy takŝe korzystać z odpowiednich skrótów klawiaturowych <ALT>+<podkreślona litera>. Rysunek 2.14 Okno główne programu expedient. Zaznaczone elementy (od góry): menu główne programu; przyciski szybkiego otwierania list towarów, kontrahentów, faktur zakupu, faktur sprzedaŝy, dokumentów magazynowych; panel z informacją o ilości towarów sprzedanych poniŝej stanu, niepotwierdzonych dokumentach magazynowych i ilości etykiet oczekujących na wydruk; przyciski dodatkowe otwierające wyŝej wymienione listy oraz dodatkowe przyciski importu paragonów ze stanowisk kasowych oraz eksportu danych do kartotek Opis pozycji menu głównego. W tym rozdziale zostaną opisane wszystkie pozycje menu głównego oraz wszystkie pozycje podmenu programu expedient, pod którymi kryją się wszystkie dostępne w programie funkcje Kasa / Bank. Pozycje zawarte w menu Kasa/Bank zostały wprowadzone do systemu expedient z myślą o uŝytkownikach, którzy chcą mieć kontrolę nad stanem gotówki, rozliczeniami z dostawcami i odbiorcami towaru. Rozliczenia te są prowadzone w oparciu o zdefiniowaną w systemie kasę 6 Eksport kartotek (tj. nazw towarów, cen detalicznych, kodów kreskowych) do stanowisk kasowych jest w systemie expedient wykonywany automatycznie po kaŝdej zmianie, która wymaga eksportu. Przycisk ten słuŝy do wymuszenia w danej chwili eksportu danych do stanowisk kasowych. 14

15 Instrukcja expedient_ms.doc 15/203 zapleczową. Jednak Ŝeby słowo kasa nie kojarzyło się z szufladą na stanowisku kasowym, w dalszym opisie tego modułu będzie stosowane pojęcie sejf. JeŜeli uŝytkownik chce mieć kontrolę nad gotówką w sklepie, to wszystkie operacje związane z obrotem gotówką powinny być realizowane za pośrednictwem tego wirtualnego sejfu. 7 Wygląd menu Kasa/Bank po jego rozwinięciu przedstawiono na rysunku Rysunek 2.15 Pozycje menu Kasa/Bank Menu Kasa/Bank >Raporty kasowe. Klikając na tą pozycję Raporty kasowe w menu Kasa/Bank otwieramy okno z listą raportów kasowych prowadzonych dla wybranego sejfu. Okno z listą raportów kasowych pokazano na rysunku W kolumnach tej listy zawarto informacje o roku i numerze raportu w danym roku, dacie otwarcia raportu jego wartości początkowej i końcowej. W przedostatniej kolumnie jest umieszczona liczba dokumentów kasowych zapisanych w danym raporcie kasowym. W ostatniej kolumnie tej listy znajduje się data zamknięcia raportu. JeŜeli w tej kolumnie brak jest wartości (daty) oznacza to, Ŝe raport jest otwarty i kolejne dokumenty kasowe będą rejestrowane w ramach tego właśnie, otwartego, raportu kasowego. Numeracja kolejnych raportów kasowych jest prowadzona w ramach jednego roku. Przykładowo w roku 2005 moŝemy mieć raporty 1, 2, 3, 4 w roku 2006 ponownie raporty kasowe będą numerowane 1, 2, 3 Rysunek 2.16 Wygląd okna z listą raportów kasowych. Brak daty w zaznaczonym na rysunku polu w kolumnie Data zam. oznacza, Ŝe otwarty jest raport nr 1 z roku Opis przycisków okna raportów kasowych (Sejf). Zamknij Przycisk Zamknij powoduje zamknięcie okna z listą raportów kasowych. 7 W programie expedient moŝna zdefiniować kilka sejfów, dla których będą zdefiniowane odrębne raporty kasowe. 15

16 Instrukcja expedient_ms.doc 16/203 Otwórz raport kasowy Klikniecie tego przycisku powoduje utworzenie i otwarcie nowego raportu kasowego. JeŜeli na liście znajduje się otwarty raport kasowy wówczas wyświetlone zostanie okno z komunikatem Jest otwarty raport kasowy!!!. Wartość początkowa nowego raportu jest równa wartości końcowej poprzedniego raportu kasowego. Otwórz ponownie Przycisk ten pozwala na ponowne otwarcie zamkniętego raportu kasowego. Jednak otworzyć ponownie moŝna tylko ostatni z utworzonych raportów kasowych. Zamknij raport kasowy Kliknięciem tym moŝna spowodować zamknięcie raportu kasowego. W zamkniętym raporcie kasowym nie moŝna dodawać i usuwać dokumentów kasowych ani poprawiać dokumentów figurujących w danym raporcie kasowym. Dokumenty kasowe Kliknięcie tego przycisku powoduje otwarcie okna z listą dokumentów kasowych zarejestrowanych w ramach wybranego raportu kasowego. Przyciski Nowy, Edycja, Usuń pozwalają na odpowiednie operacje na dokumentach tj. utworzenie nowego dokumentu, poprawianie danych w dokumencie juŝ utworzonym, usunięcie dokumentu. Operacje te są moŝliwe tylko dla dokumentów kasowych otwartego raportu kasowego. Dla raportu zamkniętego przyciski te są nieaktywne. Procedurę wystawiania dokumentów kasowych opisano w rozdziale Rysunek 2.17 Wygląd okna z listą dokumentów kasowych wybranego raportu kasowego. W pokazanym przypadku na liście są dwa dokumenty jeden kasa przyjmie KP, drugi kasa wyda KW. Na rysunku zaznaczono panel, w którym wyświetlane są pozycje zaznaczonego na liście dokumentu kasowego. Nieaktywne są przyciski Nowy, Edycja, Usuń, poniewaŝ na rysunku pokazano dokumenty kasowe zamkniętego raportu kasowego. Przyciskiem Drukuj moŝna wydrukować dokument kasowy przy czym wydruk poprzedzony zostanie otwarciem okna z podglądem wydruku. Drukuj Kliknięcie tego przycisku otwiera podgląd wydruku i umoŝliwia wydruk wszystkich dokumentów kasowych wybranego z listy raportu kasowego. 16

17 Instrukcja expedient_ms.doc 17/ Menu Kasa /Bank ->NaleŜności / Zobowiązania. Po wybraniu tej pozycji menu otwarta zostaje lista z dokumentami finansowymi (fakturami zakupu i fakturami sprzedaŝy), dla których nie dokonano jeszcze rozliczenia. Okno z tą listą pokazano na rysunku W górnej części tego okna znajduje się filtr, który pozwala na określenie, jakie dokumenty mają zostać wyświetlone na liście. MoŜliwe jest wyfiltrowanie dokumentów stanowiących zobowiązania lub naleŝności, dokumentów od wybranego (wybór kontekstowy przycisk F5) kontrahenta, wybranie dokumentów o wskazanym terminie płatności. Po kaŝdych zmianach wartości filtru naleŝy te warunki zatwierdzić klikając przycisk OK. Pełniejszego wyjaśnienia wymaga okno filtru Termin płatności i Plus dni (patrz Rys. 2.18). JeŜeli w polu Termin płatności wprowadzimy datę , a w polu Plus dni uŝytkownik wprowadzi np. 7, wówczas po zatwierdzeniu warunków filtru przycisk OK wyświetlone zostaną wszystkie dokumenty o terminie płatności upływającym przed Rysunek 2.18 Okno z listą nierozliczonych dokumentów finansowych. Na rysunku zaznaczono panel filtru pozwalający na wyświetlenie tylko wybranych dokumentów oraz pole z informacją o numerze dokumentu źródłowego pozycji zaznaczonej na liście. Przyciski okna z listą nierozliczonych dokumentów finansowych. Zamknij Kliknięcie tego przycisku powoduje zamknięcie okna rozliczeń i przejście do okna głównego programu expedient. Rozlicz Kliknięcie tego przycisku powoduje otwarcie formularza (Rys. 2.19), w którym uŝytkownik moŝe wpisać kwotę jak chce rozliczyć wybrany dokument. Domyślnie w polu Kwota tego formularza wpisana zostaje pełna kwota do rozliczenia tego dokumentu. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, Ŝeby w tym polu wpisać kwotę mniejszą. Po wpisaniu mniejszej kwoty faktura zakupu lub sprzedaŝy zostanie rozliczona częściowo. Uwaga. JeŜeli w momencie wystawiania faktury sprzedaŝy lub rejestracji faktury zakupu, jako sposób płatności podano Gotówka przy próbie rozliczenia zostanie otwarte okno wyboru sejfu, z którego lub, do którego ma zostać wypłacona / wpłacona rozliczana kwota. 17

18 Instrukcja expedient_ms.doc 18/203 Rysunek 2.19 Formularz rozliczenia dokumentu finansowego. Uwaga. Dokumenty rozliczone w całości nie są wyświetlane w oknie NaleŜności/Zobowiązania. W przypadku faktur zakupu fakt pełnego rozliczenia faktury jest oznaczany znaczkiem w kolumnie Rozliczona w oknie Faktury zakupu Menu Kasa / Bank -> Lista banków. W programie expedient moŝna określić dane dotyczące banku, w którym konto ma nasz kontrahent. 8 Wygląd listy z bankami pokazano na rysunku Rysunek 2.20 Okno z listą banków. Nowy bank moŝna dodać do listy za pomocą formularza, którego wygląd pokazano na rysunku Ośmiocyfrowy kod identyfikuje bank i jego oddział. Kod ten jest zawarty zawsze w numerach rachunku bankowego prowadzonych przez dany odział banku. W obowiązującym w polskich bankach formacie numerów kont pierwsze dwie cyfry numeru rachunku są cyframi kontrolnymi, kolejne cztery to kod banku, następne cztery to kod oddziału. Na podstawie wartości zawartych polu Kod na liście banków podczas wpisywania numeru konta bankowego kontrahenta (patrz Kartoteka kontrahentów) weryfikowana jest poprawność wpisanego numeru rachunku. Oczywiście weryfikacja ta obejmuje jedynie poprawność cyfr kontrolnych i kodu banku. 8 Lista banków wraz z danymi o nich jest dostarczana wraz z systemem. 18

19 Instrukcja expedient_ms.doc 19/203 Rysunek 2.21 Wygląd formularza słuŝącego do wprowadzania danych nowego banku Magazyn. Nadzorowanie gospodarką magazynową jest obok rejestrowania sprzedaŝy podstawowym zadaniem programu expedient. Wartość magazynu jest rozliczana w cenach zakupu netto, dlatego we wszystkich dokumentach magazynowych, gdzie widnieje cena chodzi właśnie o cenę zakupu netto. Pozycje zawarte w menu Magazyn pozwalają na przeglądanie dokumentów magazynowych, definiowanie ich typów, definiowanie nowych magazynów obsługiwanych przez system expedient. W tym menu znajduje się takŝe odnośnik uruchamiający funkcje modułu inwentaryzacji. Wygląd menu Magazyn po jego rozwinięciu przedstawiono na rysunku Rysunek 2.22 Pozycje menu Magazyn Menu Magazyn > Dokumenty magazynowe. Klikając na tą pozycję Dokumenty magazynowe w menu Magazyn otwieramy listę dokumentów magazynowych. Alternatywnie listę dokumentów magazynowych moŝna takŝe wywołać klikając jeden z dwóch przycisków Dokumenty w oknie głównym programu. Oczywiście moŝna takŝe skorzystać ze skrótu klawiaturowego <ALT>+<5>. Elementy pozwalające na wywołanie listy dokumentów magazynowych pokazano na rysunku

20 Instrukcja expedient_ms.doc 20/203 Rysunek 2.23 Elementy okna głównego pozwalające na otwarcie listy dokumentów magazynowych. Po otwarciu listy z dokumentami magazynowymi pokazuje się ekran, którego wygląd przedstawiono na rysunku Rysunek 2.24 Wygląd okna z listą dokumentów magazynowych. W przedstawionym przypadku wyświetlona jest lista dokumentów PZ (przyjęcie zewnętrzne). Zaznaczone elementy (od góry): lista rozwijana pozwalająca na wybranie rodzaju dokumentu magazynowego, którego lista ma zostać wyświetlona; przełączniki filtru decydującego, o tym, jakie dokumenty zostaną wyświetlone; panel z przyciskami umoŝliwiającymi operacje na wybranym (podświetlonym) dokumencie. 20

21 Instrukcja expedient_ms.doc 21/203 Rysunek 2.25 Wygląd rozwiniętej listy ze skrótami dokumentów magazynowych. Przejdźmy do omówienia poszczególnych elementów okna Dokumenty magazynowe. W lewej górnej części tego okna programu znajduje się rozwijana lista Rodzaj dokumentów zawierająca skróty odpowiednich dokumentów magazynowych (patrz Rys. 2.25). Lista ta słuŝy do wyboru rodzaju dokumentów, jaki ma zostać wyświetlony. Po wybraniu interesującego nas rodzaju dokumentu lista w oknie dokumentów magazynowych będzie zawierać tylko wybrany rodzaj dokumentów. Rodzaje dokumentów magazynowych stosowanych w programie expedient wraz z odpowiadającymi im skrótami zostały zebrane w tabeli 2.1. Tabela 2.1. Rodzaje dokumentów magazynowych. Skrót Kod Nazwa Rodzaj dokumentu IN+ INP Inwentaryzacja na plus Opis przychodowy Dokument tworzony automatycznie. Po zakończeniu inwentaryzacji tworzone są dwa dokumenty tego rodzaju jeden dotyczący towarów, drugi opakowań. Dokumentem IN+ towary są wprowadzane na stan na podstawie spisu inwentaryzacyjnego. IN- INM Inwentaryzacja na minus rozchodowy Tak jak IN+ lecz towary są zdejmowane ze stanu zgodnie z danymi ze spisu inwentaryzacyjnego. PM+ PMP Przesunięcie międzymagazyno przychodowy Dokumentem tym rejestrowane są towary pochodzące z innego magazynu. we na plus PM- PMM Przesunięcie międzymagazyno rozchodowy Dokumentem tym rejestrowane są towary wydawane do innego magazynu. we na minus PR PR Protokół róŝnic przychodowy Dokumentem tym moŝna korygować stany w górę. PR+ PRP Protokół róŝnic na plus przychodowy Dokument wystawiany automatycznie przy takiej konfiguracji systemu, która nie pozwala na sprzedaŝ poniŝej stanu. W istocie rzeczy w dokumencie tym przy rozliczeniu zapisywana jest sprzedaŝ towarów poniŝej stanu. Dokument ten jest takŝe wystawiony automatycznie po otwarciu inwentaryzacji na towary sprzedane poniŝej stanu. PR- PRM Protokół róŝnic rozchodowy Dokument słuŝący do rejestrowania róŝnic na minus (ubytku) ilości towaru pomiędzy stanem księgowym (w systemie) a stanem faktycznym. Dokumentem tym moŝna korygować stany w dół. PS PS Protokół strat rozchodowy Przeznaczeniem tego dokumentu jest 21

22 Instrukcja expedient_ms.doc 22/203 rejestrowanie wszelkich strat określonej ilości wskazanego towaru. PT+ PTP Przetworzenie na przychodowy Dokument wprowadzający na stan magazynu plus towar lub towary, które są rezultatem przetworzenia. Dokument ten jest tworzony automatycznie np. podczas przeceny partii towaru, gdy towar pełnowartościowy jest przetwarzany w towar przeceniony. Dzięki parze dokumentów PT+ i PT- moŝna zrealizować tworzenie zestawów promocyjnych. Uwaga wartość zakupu netto towarów na tym dokumencie jest zawsze równa wartości odpowiadającemu mu dokumentowi PT-. PT- PTM Przetworzenie na minus rozchodowy Dokument zdejmujący ze stanu towar lub towary, które mają zostać przetworzone w inny towar. PZ PZ Przyjęcie z zewnątrz przychodowy Dokument magazynowy rejestrujący dostawę towarów od zewnętrznego kontrahenta. RW RW Rozchód wewnętrzny rozchodowy Dokument ten słuŝy do rejestracji rozchodu towaru, który to rozchód nastąpił wewnątrz firmy. Dokumentem tym moŝna rejestrować towary zuŝywane w sklepie np. środki czystości. WZ WZ Wydanie rozchodowy Dokument rejestrujący zwrot towaru do zewnętrzne kontrahenta zewnętrznego najczęściej dostawcy. WZF WZF Wuzetofaktura rozchodowy ZW ZW Zwrot do magazynu przychodowy Dokument rejestrujący wszelkie zwroty do magazynu. Dokument ZW jest automatycznie wystawiany przy zwrocie opakowań lub przy reklamacji towaru sprzedanego na paragon. Lista z dokumentami magazynowymi, a ściślej mówiąc z ich nagłówkami, składa się z sześciu kolumn; pierwsza kolumna zawiera numer dokumentu (automatycznie nadawany przez system przy jego tworzeniu); w drugiej kolumnie jest data utworzenia dokumentu; w trzeciej nazwa kontrahenta, na którego wystawiony jest dokument (pole to jest wypełnione tylko w przypadku, gdy ma ono sens, np. w dokumentach inwentaryzacyjnych i wielu innych jest puste); suma wartości pozycji figurujących na dokumencie (w cenach zakupu netto); piąta kolumna zawiera znacznik statusu dokumentu tj. czy jest on potwierdzony (znaczek ) czy teŝ nie a szósta z informacją czy do danego dokumentu została wystawiona faktura (znaczek ). Szerszego wyjaśnienia wymaga znaczenie znacznika w piątej kolumnie listy dokumentów magazynowych Potwierdzony. Zamiany wprowadzane przez dokument np. zwiększenie/zmniejszenie stanu magazynowego danego towaru, jego ceny zakupu i sprzedaŝy stają się faktem dopiero w momencie jego potwierdzenia. Mechanizm potwierdzania dokumentów magazynowych pozwala np. na wcześniejsze przygotowanie dokumentu bez ingerowania w stany magazynowe i ceny. Pewne róŝnice w potwierdzaniu dokumentów zaleŝą jednak od typu dokumentu. Dla dokumentów przychodowych ich zawartość jest uwzględniana w systemie w chwili potwierdzenia dokumentu. Z dokumentami rozchodowymi jest nieco inaczej. JuŜ samo wprowadzenie towaru na listę pozycji dokumentu rozchodowego powoduje blokadę towaru podana ilość towaru jest rezerwowana na poczet tego dokumentu, jest to jednoznaczne ze zmniejszeniem stanu magazynowego tego towaru. Potwierdzenie dokumentu rozchodowego jest jednoznaczne z zaakceptowaniem faktu rozchodowania towaru. Przed potwierdzeniem dokumentu rozchodowego moŝna zawsze go usunąć odtwarzając tym samym stan magazynu dla figurujących 22

23 Instrukcja expedient_ms.doc 23/203 na tym dokumencie towarów. Po potwierdzeniu dokumentu rozchodowego anulowanie jego potwierdzenia jak i jego usunięcie nie zawsze jest moŝliwe. Do wyświetlenia tylko dokumentów potwierdzonych, niepotwierdzonych lub wszystkich z danego rodzaju słuŝy dodatkowy filtr z przełącznikami (patrz Rys. 2.24). W dolnej części okna Dokumenty magazynowe znajduje się panel przycisków pozwalający na róŝnorodne operacje na dokumentach magazynowych. Przyciski te uruchamiają operacje związane z wybranym rodzajem dokumentu. Ze względu na róŝnorodność dokumentów nie wszystkie przyciski są aktywne dla kaŝdego typu wyświetlanego dokumentu, a takŝe te same przyciski mają nieco inne działanie, specyficzne dla danego rodzaju dokumentu. Opis przycisków okna z listą dokumentów magazynowych. Zamknij. Przycisk Zamknij jest przyciskiem uniwersalnym dla wszystkich typów dokumentów. Bez względu na wybrany typ wyświetlanych dokumentów jego kliknięcie powoduje zamknięcie okna z listą dokumentów magazynowych i przejście do okna głównego programu. Nowy Kliknięcie przycisku Nowy, dla dowolnego rodzaju dokumentu magazynowego, powoduje otwarcie formularza do wprowadzenia danych potrzebnych do utworzenia nowego dokumentu danego rodzaju. Za pomocą formularza wywoływanego tym przyciskiem tworzony jest nagłówek dokumentu a nie jego zawartość. Przykładowy wygląd formularza (dla nowego dokumentu WZ) pokazany jest na rysunku W zaleŝności od typu dokumentu wygląd tego formularza jest róŝny i zawiera inne dane, jakie uŝytkownik musi wprowadzić w celu utworzenia dokumentu. Rysunek 2.26 Formularz tworzenia dokumentu magazynowego. W tym przypadku jest to formularz tworzenia nowego dokumentu WZ. Edycja Przycisk ten słuŝy do ponownego wywołania formularza z informacjami nagłówkowymi wybranego dokumentu, a co za tym idzie umoŝliwia poprawienie danych w nim zawartych. W praktyce poprawić moŝna jedynie zawartość pola Opis. Usuń Przycisk ten słuŝy do usuwania wybranego z listy dokumentu. W przypadkach, gdy niemoŝliwe jest usunięcie dokumentu przycisk ten jest nieaktywny. Na przykład niemoŝliwe jest usunięcie potwierdzonego juŝ dokumentu. Pozycje Przycisk ten powoduje wyświetlenie z listy pozycji wybranego dokumentu magazynowego (Rys. 2.27). W przypadku dokumentu potwierdzonego, ani wyświetlana lista pozycji, ani dane w poszczególnych pozycjach nie mogą być modyfikowane, o czym świadczy nieaktywny stan 23

24 Instrukcja expedient_ms.doc 24/203 przycisków w tym oknie. Dokładny opis funkcji kryjących się pod poszczególnymi przyciskami widocznymi w tym oknie został umieszczony w paragrafie Rysunek 2.27 Wygląd okna z listą pozycji wybranego dokumentu. Dane tego dokumentu magazynowego, którego lista jest wyświetlana są umieszczone w górnej części okna (zaznaczenie). Na rysunku zaznaczono takŝe pasek pozwalający na przewijanie kolumn zawierających dodatkowe informacje (np. kod kreskowy, stawka VAT i inne). Potwierdź / Odpotwierdź Treść napisu na tym przycisku zaleŝy od tego czy wybrany (podświetlony) dokument jest potwierdzony czy teŝ nie. Za pomocą tego przycisku potwierdzamy dokument ze wszelkimi tego konsekwencjami tj. zmianami stanów magazynowych towarów figurujących na tym dokumencie ich cen zakupu i sprzedaŝy, o ile dokument ten je zmienia. Przycisk ten słuŝy takŝe do anulowania potwierdzenia wybranego dokumentu jednak naleŝy pokreślić, Ŝe operacja ta nie zawsze jest moŝliwa. Przykładowo, nie moŝna odwołać potwierdzenia dokumentu PZ, który zawiera towary juŝ rozchodowane lub dokumentu PZ, do którego została zarejestrowana faktura zakupu. KaŜdorazowo potwierdzenie dokumentu lub cofnięcie potwierdzenia jest sygnalizowane uŝytkownikowi dodatkowym komunikatem. W przypadku, gdy nie moŝna cofnąć potwierdzenia uŝytkownik jest informowany stosownym komunikatem o przyczynie, dla której operacja ta nie została wykonana. Dla dokumentów przychodowych anulowanie potwierdzenia powoduje odtworzenie stanu sprzed jego potwierdzenia tj. odtwarzana jest ilość towarów i ich ceny sprzed potwierdzenia. W przypadku dokumentów rozchodowych, aby przywrócić stan magazynu nie wystarczy anulowanie potwierdzenia, naleŝy takŝe taki dokument usunąć. Uwaga. Od reguł związanych z potwierdzaniem i anulowaniem potwierdzenia dokumentów magazynowych jest jeden wyjątek, jeŝeli anulujemy potwierdzenie dokumentu PZ utworzonego na podstawie faktury elektronicznej, wśród którego pozycji były towary dodane do kartoteki (z zerowymi cenami detalicznymi) wówczas po anulowaniu dokumentu ich ceny detaliczne pozostaną niezmienione tj. takie jak po potwierdzeniu dokumentu PZ. Czyść filtr Przycisk Czyść filtr powoduje usunięcie wszystkich wpisanych przez uŝytkownika warunków w formularzu filtru, co powoduje wyświetlenie wszystkich dokumentów magazynowych danego rodzaju. 24

25 Instrukcja expedient_ms.doc 25/203 Filtr Przycisk Filtr otwiera formularz umoŝliwiający wprowadzenie dodatkowych warunków, jakie muszą spełniać dokumenty, aby zostały wyświetlone. Rysunek 2.28 przedstawia wygląd formularza filtru dokumentów magazynowych. Formularz ten pozwala na wprowadzenie zakresu dat (ręcznie lub poprzez wybór z kalendarza otwieranego przyciskiem <F5>), między którymi zawierać się powinna data wystawienia wyświetlanych dokumentów oraz ewentualnie moŝna wybrać kontrahenta, na którego wystawiono dokumenty jako dodatkowe kryterium wyświetlania dokumentów. Zatwierdzenie kryteriów filtrowania wyświetlonych dokumentów następuje po kliknięciu przycisku Szukaj. Przycisk Czyść warunki słuŝy do usunięcia wszystkich wartości z pól tego formularza. Oczywiście, kiedy chcemy zrezygnować z wprowadzania warunków dla filtru lub zmian kryteriów wyświetlania klikamy przycisk Anuluj. Rysunek Formularz do wpisywania kryteriów dla filtru, na podstawie których wyświetlane mają być dokumenty magazynowe. Do etykiet Przycisk ten powoduje dodanie wszystkich towarów z zaznaczonego dokumentu magazynowego do listy etykiet oczekujących na wydruk. Wartość magazynu Kliknięcie tego przycisku otwiera podgląd (Rys. 2.29) wartości magazynu w cenach zakupu netto, w cenach sprzedaŝy oraz wartości towarów przecenionych (w cenach sprzedaŝy). Rysunek Okno formularza z informacją o wartości magazynu. Drukuj Przycisk drukuj powoduje otwarcie podglądu wydruku i wdrukowanie wybranego dokumentu magazynowego. Faktura zakupu (Fakt. zakupu) Przycisk ten jest aktywny jedynie w przypadku, gdy wybranym typem dokumentu magazynowego jest dokument przyjęcia zewnętrznego (PZ). Przycisk ten umoŝliwia szybkie utworzenie rozliczenia faktury zakupu związanej z wybranym dokumentem PZ. Utworzenie faktury zakupu w systemie jest poprzedzone pytaniem skierowanym do uŝytkownika Czy chcesz utworzyć fakturę zakupu? mające na celu potwierdzenie jego intencji. Po udzieleniu odpowiedzi Tak na powyŝsze pytanie zostaje wyświetlony komunikat potwierdzający utworzenie faktury zakupu. Komunikat ten zawiera takŝe numer utworzonej właśnie faktury zakupu. Następnie otwarte zostaje okno rozliczenia utworzonej faktury zakupu. Po zamknięciu tego okna (wyjściu z rozliczenia) następuje powrót do okna z listą dokumentów magazynowych. 25

26 Instrukcja expedient_ms.doc 26/203 Faktura rolnicza (Fakt. rolnicza) Przycisk ten działa dokładnie tak samo jak przycisk Faktura zakupu z tą róŝnicą, Ŝe tworzona faktura zakupu ma status faktury rolniczej. Podobnie jak przycisk Faktura zakupu ten przycisk jest aktywny tylko, gdy wyświetlane są na liście dokumenty PZ. Tabela VAT Przycisk ten powoduje otwarcie okna zawierającego zestawienie VAT-ów w dokumencie. Tabela zawiera wartości netto, wartości VAT, wartości brutto w poszczególnych stawkach VAT. Wartości te przedstawione są w cenach zakupu jak i w cenach sprzedaŝy. W celu wygenerowania tej tabeli naleŝy w oknie Dokumenty magazynowe wybrać interesujący nas rodzaj dokumentu, stanąć na konkretnym dokumencie i wcisnąć przycisk Tabela VAT. MoŜemy wtedy dokonać porównania naszej tabelki z tabelką VAT na fakturze papierowej (tabele powinny się ze sobą zgadzać co do wartości). Tabela VAT dostępna jest równieŝ z poziomu dokumentu (w oknie Pozycje dokumentu). Towary sprzedane poniŝej stanu Przycisk ten powoduje wygenerowanie i wyświetlenie zestawienia z listą towarów sprzedanych poniŝej stanu. Zestawienie to moŝna takŝe wygenerować z odpowiedniej pozycji menu Raporty- >Towary. Przy domyślnej konfiguracji system expedient pozwala na tzw. sprzedaŝ poniŝej stanu (na minus). Mechanizm ten pozwala na wystawienie do sprzedaŝy i sprzedaŝ towarów przed formalnym wprowadzeniem towaru na stan magazynowy odpowiednim dokumentem przychodowym. W momencie jednak utworzenia i potwierdzenia takiego dokumentu sprzedaŝ poniŝej stanu jest kompensowana towarami wprowadzonymi takim dokumentem. Pojawienie się towarów w tym zestawieniu świadczyć moŝe o tym, Ŝe do systemu nie został wprowadzony lub potwierdzony jakiś dokument. JeŜeli jednak wszystkie dokumenty rejestrujące dostawy towaru zostały do systemu wprowadzone i potwierdzone a mimo to na liście zestawienia Towary sprzedane poniŝej stanu figurują jakieś towary naleŝy sprawdzić czy nie ma błędów w kartotece będących przyczyną takiej sytuacji. Najczęstszymi przyczynami sprzedaŝy towaru poniŝej stanu są: sprzedaŝ jednego towaru zamiast drugiego (do takiej sytuacji moŝe dojść, gdy towary takie mają wzajemnie zamienione kody kreskowe), zdublowanie tego samego towaru w kartotece (szczególnie dotyczyć to moŝe towarów waŝonych lub towarów z tzw. kodami krótkimi), sprzedaŝ pojedynczych sztuk, podczas gdy na stan wprowadzono ilość opakowań zbiorczych Okno pozycji dokumentu magazynowego PZ. Przycisk Pozycje znajdujący się w oknie Dokumenty magazynowe otwiera okno z pozycjami (towarami) dokumentu zaznaczonego w Dokumentach magazynowych. Gdy dokument ten jest juŝ potwierdzony wówczas przyciski pozwalające na edycję wyświetlanych pozycji są nieaktywne (szare). Dla dokumentu potwierdzonego niemoŝliwe są operacje takie jak: dodanie nowej pozycji, modyfikacja pozycji będącej juŝ na liście. Wygląd panelu z przyciskami okna Pozycje dokumentu otwartego dla dokumentu potwierdzonego pokazano na rysunku Rodzaje kolumn wyświetlanych w oknie pozycji dokumentu magazynowego zaleŝą od rodzaju dokumentu dotyczy to przede wszystkim kolumn dodatkowych. Rysunek Wyszarzane przyciski w przypadku otwarcia pozycji dokumentu potwierdzonego. Ze względu na szczególne znaczenie dokumentu przyjęcia zewnętrznego PZ opis poszczególnych elementów okna Pozycje dokumentu będzie w oparciu o tego rodzaju dokument. Wygląd listy pozycji przykładowego dokumentu PZ pokazano na rysunku W pierwszej kolumnie tej listy jest liczba porządkowa pozycji dokumentu. Domyślnie u góry znajdują się pozycje ostatnio wprowadzone pozycje dokumentu są posortowane w kolejności malejącej liczby porządkowej. W oknie tym moŝna uporządkować towary (posortować) względem kolumn Lp., Indeks, Nazwa, Ilość, Cena netto, Wartość netto a takŝe kolumn dodatkowych Wartość brutto, VAT, Kod 26

27 Instrukcja expedient_ms.doc 27/203 kreskowy, Szczególnie w przypadku, gdy na liście mamy wiele pozycji i chcemy odszukać jakąś pozycje, moŝliwość posortowania pozycji moŝe takie wyszukiwanie znacznie ułatwić. Rysunek 2.31 Wygląd okna z listą pozycji wybranego dokumentu PZ. Na rysunku zaznaczono (od góry): dane dokumentu, którego dotyczy lista (tutaj jest to dokument PZ nr 13); kolumna z cenami zakupu netto poszczególnych towarów; kolumna z propozycjami cen detalicznych; kolumna zaznaczania pozycji ; panel z przyciskami. Dla dokumentu PZ pola w kolumnach Cena (zakupu) netto i Propozycja ceny detalicznej mogą mieć tło w kolorze zielonym lub czerwonym. Sygnalizują one zmiany ceny zakupu i propozycji ceny detalicznej. Schemat kolorów został tak dobrany, aby odzwierciedlać te zmiany z punktu widzenia dochodów sklepu. Zatem, jeŝeli pole w kolumnie Cena netto jest na czerwono, to w przyjmowanej właśnie dostawie cena zakupu jest wyŝsza od ceny w poprzedniej dostawie (droŝej kupujemy); jeŝeli pole to jest w kolorze zielonym to cena zakupu jest niŝsza niŝ w poprzedniej dostawie (kupujemy taniej). Czerwony kolor pola w kolumnie Propozycja ceny detalicznej oznacza, Ŝe proponowana cena detaliczna dla tego towaru jest niŝsza od aktualnej (będziemy towar taniej sprzedawać), w odwrotnym przypadku tj. wyŝsza cena detaliczna sprzedaŝy pole to będzie w kolorze zielonym (towar będzie sprzedawany droŝej niŝ dotychczas). JeŜeli tworzymy nowy dokument magazynowy wówczas po zapisaniu danych jego nagłówka otwarte zostanie właśnie okno z listą pozycji tego dokumentu oczywiście początkowo lista ta jest pusta. Opis przycisków okna Pozycje dokumentu. Zamknij Przycisk zamykający okno z listą pozycji dokumentu magazynowego. Nowa pozycja Przycisk ten powoduje otwarcie formularza wprowadzania danych dla pozycji. Po otwarciu formularza jego pola są puste. W zaleŝności od typu dokumentu wygląd tego formularza jest inny wymagane jest wprowadzenie innego rodzaju danych. Wygląd formularza dodawania pozycji do dokumentu PZ przedstawia rysunek

28 Instrukcja expedient_ms.doc 28/203 Rysunek Wygląd formularza wprowadzania pozycji dokumentu magazynowego PZ. Po wprowadzeniu danych klikamy zapisz, czym wprowadzamy pozycję na listę dokumentu a pola formularza zostają wyczyszczone w oczekiwaniu na kolejną pozycję. 9 Po zakończeniu wprowadzania danych naleŝy zamknąć ten formularz klikając przycisk Zamknij. Edytuj Przycisk ten otwiera taki sam formularz jak w przypadku kliknięcia przycisku Nowa pozycja jednak jest on wypełniony danymi zaznaczonej na liście pozycji (patrz Rys. 2.33). W ten sposób wprowadzone juŝ pozycje dokumentu magazynowego mogą być poprawione. Po dokonaniu zmian klikamy Zapisz (lub <ENTER> z klawiatury) i powracamy do listy pozycji dokumentu. Rysunek 2.33 Wygląd formularza edycji danych dla dokumentu PZ. Usuń Usuwa zaznaczoną na liście pozycję. Usunięcie pozycji jest poprzedzone pytaniem o potwierdzenie zamiaru usunięcia pozycji dokumentu. Usuń wszystkie Usuwa wszystkie pozycje dokumentu. Usunięcie wszystkich pozycji, podobnie jak pojedynczej pozycji, wymaga potwierdzenia zamiaru usunięcia wszystkich pozycji z dokumentu przez uŝytkownika. Czyść filtr Kliknięcie tego przycisku powoduje przywrócenie domyślnych warunków filtru tj. wyświetlenie wszystkich pozycji dokumentu. Filtr Kliknięcie przycisku Filtr powoduje otwarcie formularza (Rys. 2.34), w którym moŝemy zdefiniować, jakie pozycje z listy towarów mają zostać wyświetlone. Zastosowanie filtru szczególnie pomocne, gdy lista pozycji jest bardzo obszerna a uŝytkownik chce wyświetlić i ewentualnie edytować tylko te pozycje (towary) spełniające precyzyjnie pewne warunki. Rysunek Formularz filtra pozycji dokumentu magazynowego 9 Sposób wprowadzania danych do formularzy pozycji dokumentów podano w drugiej części na przykładzie przyjmowania dostawy i wystawiania dokumentu PZ. 28

29 Instrukcja expedient_ms.doc 29/203 MarŜuj zaznaczone Przycisk ten uruchamia marŝownik, który wylicza propozycje ceny detalicznej dla zaznaczonych pozycji dokumentu. 10 Kolektor Przycisk ten otwiera dialog pozwalający na wczytanie pozycji dokumentu z kolektora danych. Wczytaj Kliknięcie na ten przycisk powoduje otwarcie okna dla wyboru pliku, z którego dane mają być wczytane do dokumentu jako jego pozycję. W przypadku dokumentu PZ opcja ta pozwala na wczytanie pliku faktury elektronicznej. 11 Zapisz UmoŜliwia zapisanie pozycji dokumentu w postaci pliku tekstowego. Taki plik moŝna następnie wczytać do innego dokumentu. Pozycje dostaw, które nieznacznie róŝnią się asortymentem (np. codzienne dostawy pieczywa) mogą być zapisane i słuŝyć jako szablon kolejnych dokumentów. Tabela VAT Przycisk ten otwiera tabelkę zawierającą VAT w dokumencie obliczony w cenach zakupu jak i w cenach sprzedaŝy. UŜytkownik powinien porównać tą tabelkę z tabelą VAT na fakturze papierowej Zaznacz wszystko Zaznacza wszystkie pozycje w dokumencie. Odwróć zaznaczenie Zmienia zaznaczenie pozycji na przeciwne, jeŝeli pozycja była zaznaczona to po kliknięciu tego przycisku zostanie ona odznaczona i odwrotnie Menu Magazyn -> Zamówienia Moduł ten umoŝliwia generowanie zamówień bezpośrednio z poziomu programu i wysyłanie ich do dostawcy. Zamówienia mogą być tworzone bezpośrednio przez uŝytkownika ale istnieje równieŝ opcja generowania ich przez program co w pełni automatyzuje ten proces. Zamówienia jest drugą pozycją w menu Magazyn. Po kliknięciu na tą pozycję menu pojawia się okno z listą wszystkich zamówienia wygenerowanych w programie expedient. Wygląd okna zamówień przedstawia rysunek Rysunek 2.35 Okno z listą zamówień. Zaznaczone elementy: (od góry) sekcja przycisków opcji, lista zawierająca wygenerowane zamówienia, sekcja przycisków umoŝliwiających operacje na zamówieniach. 10 O regułach marŝownika i sposobie definiowania marŝ czytaj w opisie menu Słowniki->MarŜe 11 Opis, w jaki sposób moŝna skorzystać z tej funkcji znaleźć moŝna w części trzeciej instrukcji w rozdziale

30 Instrukcja expedient_ms.doc 30/203 W górnej części okna znajdują się pola opcji, dzięki którym uŝytkownik moŝe wyfiltrować sobie spośród wszystkich zamówień te które dopiero zostały przygotowane, złoŝone do dostawcy lub tylko te, które zostały juŝ zrealizowane. PoniŜej znajduje się lista zamówień. Przy kaŝdym zamówieniu uŝytkownik dostaje informacje na temat daty wystawienia zamówienia, daty dostawy, która została określona podczas zakładania zamówienia, kontrahenta, szacowanej wartości netto i brutto. Ostatnie dwie kolumny dostarczają uŝytkownikowi informacji, które z zamówień zostały złoŝone do dostawcy i które zostały juŝ zrealizowane. W dolnej części okna znajduje się panel przycisków pozwalający na róŝnorodne operacje na zamówieniach: Drukuj Przycisk Drukuj powoduje otwarcie podglądu wydruku i wydrukowanie wybranego zamówienia. Po wydrukowaniu system pyta się czy zaznaczyć dane zamówienie jako złoŝone. Drukuj formularz Przycisk ten powoduje otwarcie podglądu wydruku i wydrukowanie formularza danego zamówienia. Podczas generowania podglądu system pyta się czy drukować ceny netto. JeŜeli uŝytkownik zaznaczy Nie, wydrukowany formularz będzie miał puste pola w kolumnie Cena netto. W przeciwnym razie pole Cena netto zostanie wypełnione. W kaŝdym wypadku wydrukowany formularz będzie miał puste pola w kolumnie ilość umoŝliwiając tym samym ręczne wpisanie ilości przez uŝytkownika. Wczytaj potwierdzenie Ten przycisk otwiera okno wczytywania pliku potwierdzenia. Wczytanie potwierdzenia zrealizowania zamówienia powoduje zaznaczenie dokumentu zamówienia jako zrealizowane. Zamknij Przycisk Zamknij powoduje zamknięcie okna Zamówień i przejście do głównego okna programu. Nowe Kliknięcie przycisku Nowe, powoduje otwarcie formularza do wprowadzenia danych potrzebnych do utworzenia nowego zamówienia. Za pomocą formularza wywoływanego tym przyciskiem tworzony jest nagłówek dokumentu a nie jego zawartość. Przykładowy wygląd formularza pokazany jest na rysunku Rysunek 2.36 Formularz tworzenia nowego zamówienia. Edycja Przycisk ten słuŝy do ponownego wywołania formularza z informacjami nagłówkowymi wybranego zamówienia, a co za tym idzie umoŝliwia poprawienie danych w nim zawartych. Usuń Przycisk ten słuŝy do usuwania wybranego z listy zamówienia. Pozycje 30

31 Instrukcja expedient_ms.doc 31/203 Przycisk ten powoduje wyświetlenie z listy pozycji wybranego zamówienia (Rys. 2.37). Rysunek Wygląd okna przedstawiającego pozycje zamówienia. Export Przycisk ten umoŝliwia zapisanie zamówienia do pliku w celu wysłania go do dostawcy. Warunkiem koniecznym dokonania exportu jest to by dany kontrahent miał przypisaną e_firmę i e_filię. Czyść filtr Przycisk Czyść filtr powoduje usunięcie wszystkich wpisanych przez uŝytkownika warunków w formularzu filtru, co powoduje wyświetlenie wszystkich zamówień. Filtr Przycisk Filtr otwiera formularz umoŝliwiający wprowadzenie dodatkowych warunków, jakie muszą spełniać zamówienia aby zostały wyświetlone. Rysunek 2.38 przedstawia wygląd formularza filtru. Formularz ten pozwala na wprowadzenie zakresu dat (ręcznie lub poprzez wybór z kalendarza otwieranego przyciskiem <F5>), między którymi zawierać się powinna data wystawienia wyświetlanych zamówień oraz ewentualnie moŝna wybrać kontrahenta, na którego wystawiono zamówienia jako dodatkowe kryterium wyświetlania zamówień. Zatwierdzenie kryteriów filtrowania wyświetlonych dokumentów następuje po kliknięciu przycisku Szukaj. Przycisk Czyść warunki słuŝy do usunięcia wszystkich wartości z pól tego formularza. Oczywiście, kiedy chcemy zrezygnować z wprowadzania warunków dla filtru lub zmian kryteriów wyświetlania klikamy przycisk Anuluj. Rysunek Formularz do wpisywania kryteriów dla filtra Okno pozycji zamówienia Przycisk Pozycje znajdujący się w oknie Zamówienia otwiera okno z pozycjami zaznaczonego zamówienia. W oknie tym moŝna uporządkować towary (posortować) względem kolumn Lp., Indeks, Indeks dostawcy, Nazwa towaru, Szczególnie w przypadku, gdy na liście mamy wiele pozycji i chcemy odszukać jakąś pozycje, moŝliwość posortowania moŝe takie wyszukiwanie znacznie ułatwić. Wygląd listy pozycji przykładowego zamówienia pokazano na rysunku

32 Instrukcja expedient_ms.doc 32/203 Rysunek Wygląd okna z lista pozycji zamówienia Opis przycisków okna pozycji zamówień Zamknij Przycisk zamykający okno z listą pozycji zamówienia. Nowa Przycisk ten powoduje otwarcie okna wprowadzania danych dla pozycji zamówienia. Po otwarciu formularza jego pola są puste. Wygląd formularza przedstawia rysunek Rysunek 2.40 Formularz wprowadzania nowej pozycji zamówienia. Nowa pozycja moŝe być wprowadzona na trzy sposoby: poprzez podanie indeksu (lub poprzez wciśnięcie F5 i wybranie towaru z kartoteki), podanie indeksu u dostawcy lub sczytanie kodu kreskowego. Ilość zamawianego towaru uŝytkownik moŝe podać na dwa sposoby: w sztukach lub w opakowaniach plus niepełne opakowania w sztukach. Aby zamawianie towaru w opakowaniach miało sens uŝytkownik powinien zdefiniować dla danego towaru ilość sztuk w opakowaniu zbiorczym. W tym celu powinien przejść do kartoteki towarów, wejść w edycję danego towaru i na zakładce Parametry w sekcji Zamówienia określić tą ilość. Edycja Przycisk ten otwiera okno umoŝliwiające dokonanie poprawki pozycji zamówienia. Wygląd formularza przedstawia rysunek 2.41 Rysunek 2.41 Formularz edycji pozycji zamówienia 32

33 Instrukcja expedient_ms.doc 33/203 Jest to ten sam formularz co w przypadku wprowadzania nowej pozycji jednak jest on wypełniony danymi. Dodatkowo uŝytkownik ma wgląd w informacje przydatne podczas zamawiania towaru, min. takie jak: ilość w pakowaniu zbiorczym, zamawiaj po, stan aktualny, ostatnia cena zakupu itp.. Po dokonaniu zmian kliknięcie przycisku Zapisz (lub <ENTER> z klawiatury) zapisuje zmiany i powoduje powrót do okna pozycji zamówień. Usuń Przycisk ten usuwa zaznaczoną na liście pozycję. Usunięcie pozycji jest poprzedzone pytaniem o potwierdzenie zamiaru usunięcia. Usuń wszystkie Przycisk ten usuwa wszystkie pozycje z listy. Usunięcie jest poprzedzone pytaniem o potwierdzenie zamiaru usunięcia. Kartoteka towarów Przycisk ten otwiera kartotekę towarów wraz ze stopką umoŝliwiającą dokonywanie zamówień konkretnych pozycji z kartoteki. Kartoteka ta zawęŝona jest do towarów przypisanych do kontrahenta, na którego dokonywane jest zamówienie. To okno zostało przedstawione na rysunku 2.42 Rysunek Formularz zamówień z kartoteki towarów. Po zaznaczeniu pozycji z kartoteki towarów uŝytkownik otrzymuje informacje przydatne przy dokonywaniu zamówienia min.: ilość w opakowaniu zbiorczym, stan aktualny, średnia sprzedaŝ, zapas, stan minimalny, maksymalny. Domyślnie po naciśnięciu przycisku Kartoteka towarów uŝytkownik ma podgląd tylko na pozycje zamówienia. Chcąc wyświetlić całą kartotekę naleŝy wejść w filtr i odznaczyć opcję Tylko pozycję zamówienia i wcisnąć przycisk Szukaj. Wygląd formularza Filtr przedstawia rysunek Rysunek Formularz filtra towarów. 33

34 Instrukcja expedient_ms.doc 34/203 Gdy uŝytkownik uzupełni w filtrze pole Na ile dni sprzedaŝy i wciśnie przycisk Wylicz propozycję zamówienia system automatycznie zaproponuje towary do zamówienia i ich ilości na tyle dni sprzedaŝy na ile podał uŝytkownik. System wykona to opierając się na średniej sprzedaŝy, stanie aktualnym i zapasie. Po automatycznym wyliczeniu propozycji uŝytkownik ma oczywiście moŝliwość edytowania tych ilości i wpisania według swojego uznania. Czyść filtr Kliknięcie tego przycisku powoduje przywrócenie domyślnych warunków. Filtr Kliknięcie przycisku Filtr powoduje otwarcie formularza (Rys. 2.44), w którym moŝna zdefiniować, jakie pozycje zamówień mają zostać wyświetlone. Zastosowanie filtru szczególnie pomocne, gdy lista pozycji jest bardzo obszerna a uŝytkownik chce wyświetlić i ewentualnie edytować tylko te pozycje (towary) spełniające precyzyjnie pewne warunki. Rysunek Formularz filtra pozycji zamówienia. Zaproponuj zaznaczone Przycisk ten umoŝliwia automatyczne wygenerowanie propozycji ilości dla zaznaczonych pozycji zamówienia. Interesujące pozycje uŝytkownik zaznacza w kolumnie. Przepisz propozycje Wciśnięcie tego przycisku powoduje przepisanie propozycji ilości w kolumnę Ilość zamawiana. JeŜeli w kolumnie Ilość zamawiana juŝ jest wpisana jakaś wartość to jest ona zastępowana przez odpowiadającą jej wartość z kolumny propozycja ilości. JeŜeli propozycja ilości ma wartość 0 to nie jest przepisywana do kolumny Ilość zamawiana. Kolektor Przycisk ten pozwala na ściągniecie zamówienia z kolektora danych. Po wciśnięciu przycisku pojawia się okno przedstawione na rysunku Rysunek Formularz Lista urządzeń mobilnych UŜytkownik ma wtedy moŝliwość wyboru między Opticon PHL a palmtopem. Wczytaj Przycisk ten pozwala na wczytanie zamówienia zapisanego w pliku. Ma to miejsce min. gdy importowane jest zamówienie z palmtopa. Po zaimportowaniu zamówienie zapisuje się do pliku, by móc je wczytać do programu expedient naleŝy uŝyć przycisku Wczytaj. Zapisz Przycisk Zapisz umoŝliwia zapisanie stworzonego zamówienia do pliku. Po naciśnięciu tego przycisku otwiera się okno zapisu do pliku. Odznacz wszystko Wciśnięcie tego przycisku powoduje odznaczenie wszystkich zaznaczonych pozycji zamówienia. 34

35 Instrukcja expedient_ms.doc 35/203 Odwróć zaznaczenie Wciśnięcie tego przycisku powoduje zaznaczenie niezaznaczonych pozycji zamówienia a odznaczenie juŝ zaznaczonych pozycji. Gdy wszystkie pozycje zamówienia są zaznaczone wciśnięcie przycisku spowoduje ich odznaczenie. Gdy natomiast Ŝadna pozycja nie jest zaznaczona wciśnięcie przycisku spowoduje ich zaznaczenie Menu Magazyn > Rodzaje dokumentów. Rodzaje dokumentów jest trzecią pozycją w menu Magazyn. Po kliknięciu na tą pozycję menu otwiera się okno z dwoma listami. Wygląd okna Rodzaje i typy dokumentów magazynowych przedstawia rysunek W górnej części okna Rodzaje i typy dokumentów magazynowych znajduje się lista z rodzajami dokumentów magazynowych, w dolnej części tego okna lista z typami dokumentu zdefiniowanymi dla pozycji podświetlonej na liście górnej. W dolnej części okna znajdują się przyciski słuŝące do edycji typu dokumentu magazynowego. MoŜna dodać nowy typ dokumentu, zmienić jego nazwę lub skrót, oraz poddać edycji stopkę typu juŝ istniejącego. Przy czym tekst zdefiniowany w stopce pojawi się na wydruku odpowiedniego typu dokumentu magazynowego. Tworzenie nowego typu, edycja istniejącego typu lub tylko jego stopki powoduje otwarcie formularza, którego wygląd przedstawiono na rysunku Uwaga. UŜytkownik moŝe dodawać, usuwać, zmieniać tylko typy dokumentów, nie moŝe dodawać i modyfikować rodzajów dokumentów zdefiniowanych w systemie expedient. Dodatkowo uŝytkownik nie moŝe (nieaktywne są odpowiednie przyciski), ani edytować, ani usunąć typów dokumentów magazynowych oznaczonych jako PODSTAWOWY. Typy dokumentów magazynowych pozwalają na rozróŝnienie pewnych sytuacji zaistniałych w systemie. Na przykład, dla dokumentu ZW zdefiniowano dwa dodatkowe typy dokumentu (patrz Rys. 2.46), poza podstawowym zdefiniowano takŝe Reklamacje i Zwrot (butelkowy). Ma to na celu rozróŝnienie dokumentów ZW wystawianych w przypadku zwrotów towaru związanych z reklamacją i zwrotów do magazynu opakowań. Rysunek Okno z tabelami zawierającymi rodzaje i typy dokumentów magazynowych. Zaznaczone elementy (od góry): lista z rodzajami dokumentów magazynowych zdefiniowanych w systemie expedient; typy dokumentu zdefiniowane dla wybranego (podświetlonego rodzaju dokumentu (w tym przypadku pokazane są typy dokumentów ZW); zestaw przycisków umoŝliwiających operacje na typach dokumentów (o ograniczeniach ich stosowania patrz opis w tekście). 35

36 Instrukcja expedient_ms.doc 36/203 Rysunek Wygląd formularza do definiowania danych odnośnie typu dokumentu magazynowego w prezentowanym przypadku jest to typ dokumentu ZW (zwrot do magazynu) definiowany dla zwrotu butelek Menu Magazyn > Lista sklepów filii. Program expedient moŝe obsługiwać kilka filii tego samego magazynu. Mogą to być na przykład inne sklepy tej samej firmy. Przy czym tylko jedna z filii moŝe być oznaczona jako lokalna. Wyboru, która filia magazynu (sklep) ma być lokalna naleŝy dokonać w czasie wdroŝenia systemu później tj. po przyjęciu towaru zmiana magazynu lokalnego nie jest moŝliwa. W opisywanej wersji programu nie jest prowadzona ewidencja stanów magazynowych pozostałych filii magazynu niŝ oznaczonego jako lokalny. Skutkuje to tym, Ŝe w systemie przyjęcia i wydania towarów mogą być dokonywane tylko na lub z magazynu oznaczonego jako Lokalny. W systemie przyjęcia i wydanie towaru są wystawiane wyłącznie na filię magazynu oznaczaną jako Lokalna. Uwzględnienie przepływu towarów pomiędzy filiami magazynu (sklepami) jest moŝliwe dzięki dokumentom przesunięcia międzymagazynowego PM- i PM+. Rysunek Wygląd okna z listą zdefiniowanych w systemie filii magazynu. W pokazanym przypadku filia sklepu o nazwie SKLEP jest zdefiniowana jako Lokalna. Wygląd okna z listą zdefiniowanych w systemie expedient filii magazynu pokazano na rysunku Zawsze uŝytkownik moŝe dodać nową filię magazynu, ale usunąć moŝna tylko taką, do której nie zostały przypisane Ŝadne dokumenty PM. W przypadku niemoŝności usunięcia filii 36

37 Instrukcja expedient_ms.doc 37/203 uŝytkownik jest informowany o przyczynie zaniechania tej operacji. Przykład okna z takim komunikatem przedstawia rysunek W kaŝdej chwili moŝna zmienić, za pomocą odpowiedniego formularza, nazwę i skrót wybranej filii (sklepu). Rysunek Komunikat pojawiający się w przypadku podjęcia próby usunięcia filii magazynu SKLEP NR 2. Ta filia magazynu nie została usunięta, poniewaŝ wystawiono dokument PM- przesuwający towar z lokalnej filii magazynu do filii nazwanej właśnie jako SKLEP NR Menu magazyn -> Korekta stanów Menu Korekta stanów otwiera okno z listą korekt stanów. Jest to okno identyczne z oknem Inwentaryzacja lecz z zaznaczonym filtrem na dokumenty dotyczące korekt stanów. Korekta stanów odbywa się w podobny sposób jak inwentaryzacja z tą róŝnicą, Ŝe uŝytkownik moŝe przeprowadzać inwentaryzację pojedynczych indeksów, bez wpływu na stany towarów nie biorących udziału w inwentaryzacji. Opis poszczególnych elementów tego okna oraz ich funkcji opisano w drugiej części instrukcji w rozdziale 3.5, w którym przedstawiono sposób przeprowadzenia spisu inwentaryzacyjnego Menu Magazyn > Inwentaryzacja. Menu Inwentaryzacja otwiera okno z listą przeprowadzonych lub otwartych inwentaryzacji. Wygląd tego okna przedstawia rysunek Rysunek Przykładowy wygląd okna Inwentaryzacja. W systemie jest równieŝ moŝliwość przeprowadzenia inwentaryzacji częściowej. UŜytkownik moŝe przeprowadzić inwentaryzację towarów tylko od konkretnego kontrahenta, 37

38 Instrukcja expedient_ms.doc 38/203 z konkretnej grupy towarowej, z podgrupy towarowej lub z grupy uŝytkownika. Procedura postępowania jest taka sama jak przypadku inwentaryzacji rocznej. Rysunek 2.52 przedstawia okno wprowadzenia nowej inwentaryzacji częściowej. Rysunek Okno wprowadzania nowej inwentaryzacji częciowej. Opis poszczególnych elementów okna inwentaryzacji oraz ich funkcji opisano w drugiej części instrukcji w rozdziale 3.5, w którym opisano sposób przeprowadzenia spisu inwentaryzacyjnego Kartoteki. Pod pozycją menu Kartoteki kryją się dwa podstawowe dla działania całego systemu elementy kartoteka towarów i kontrahentów. Dodatkową pozycją tego menu jest podmenu Etykiety, które otwiera okno zarządzania wydruku etykiet z kodami kreskowymi, fiszek cenowych na półki, plakatów promocyjnych. Wygląd pozycji menu Kartoteki pokazano na rysunku Rysunek Wygląd menu Kartoteki Menu Kartoteki > Kontrahenci. Wybranie podmenu Kontrahenci otwiera okno z listą kontrahentów. Poza pozycją Kontrahenci w menu Kartoteki okno z listą kontrahentów moŝna otworzyć klikając przyciski kontrahenci w oknie głównym programu expedient. Na rysunku 2.53 pokazano elementy okna głównego programu, które pozwalają na otwarcie okna z listą (kartoteką) kontrahentów. Oczywiście moŝna takŝe skorzystać ze skrótu klawiaturowego <ALT>+<2>. Ze względu na fakt, Ŝe z list kontrahentów program expedient pobiera dane o dostawcach i odbiorcach, na przykład dane o odbiorcy będą drukowane na fakturze VAT, na liście kontrahentów powinni znajdować się wszyscy dostawcy i odbiorcy. W wielu przypadkach nie jest moŝliwe wystawienie dokumentu bez wybrania z listy kontrahentów tego, którego dany dokument ma dotyczyć. 38

39 Instrukcja expedient_ms.doc 39/203 Rysunek 2.53 Elementy okna głównego pozwalające na otwarcie kartoteki kontrahentów. Wygląd okna z listą kontrahentów pokazano na rysunku Po wdroŝeniu systemu w kartotece kontrahentów jest jeden kontrahent o indeksie 0 o nazwie i skrócie NIEOKREŚLONY. Kontrahent ten jest domyślny i nie moŝna go edytować ani usunąć. Rysunek 2.54 Wygląd okna z listą kontrahentów. Zaznaczone elementy (od góry): nagłówki kolumn stałych; pasek wyszukiwania kontekstowego (tutaj nieaktywny); pasek przewijania kolumn dodatkowych; panel przycisków. Lista kontrahentów jest wyposaŝona w mechanizm podręcznego (kontekstowego) wyszukiwania. Wyszukiwanie kontekstowe jest podręcznym filtrem, który pozwala na wyświetlenie tylko tych pozycji listy kontrahentów, które spełniają pewne warunki np. wszystkich kontrahentów, których nazwa zaczyna się podanym ciągiem liter. Wyszukiwanie kontekstowe jest wygodnym narzędziem do wyszukiwania kontrahentów w kartotece. Wyszukiwanie kontekstowe 39

40 Instrukcja expedient_ms.doc 40/203 jest dostępne we wszystkich trzech stanach, w jakich okno z listą kontrahentów moŝe być wyświetlone tj. w trybie edycji, w trybie wyboru i multi-wyboru. Aby ten mechanizm uruchomić naleŝy kliknąć na odpowiednie pole paska wyszukiwania kontekstowego znajdującego się poniŝej nagłówka kolumny. Na rysunku 2.55 pokazano połoŝenie paska wyszukiwania kontekstowego. Obsługując program z klawiatury, Ŝeby uaktywnić pasek wyszukiwania kontekstowego naleŝy nacisnąć kombinację klawiszy <CTRL>+<PageUp> a zmiany pola wyszukiwania moŝna dokonać naciskając przycisk <TAB>. Aby powrócić z pola filtru wyszukiwania kontekstowego do wnętrza listy kontrahentów, naleŝy nacisnąć kombinację klawiszy <CTRL>+<PageDown>. Lista kontrahentów jest aktualizowana tak, aby spełnione były warunki filtru kontekstowego, kaŝdorazowo po zmianie warunku wyszukiwania. Rysunek Pasek wyszukiwania kontekstowego. W pokazanym przypadku podany warunek powoduje wyświetlenie wszystkich kontrahentów, których nazwa zaczyna się od litery D. W aktywnym pasku wyszukiwania kontekstowego znaki zawsze są konwertowane do wielkich liter. Dwa znaki: % (<SHIFT>+<5>) i _ (podkreślenie, <SHIFT>+<->) mają szczególne zastosowanie w wyszukiwaniu kontekstowym. Znak procentu zastępuje dowolny ciąg znaków w warunku, natomiast podkreślenie zastępuje jeden dowolny znak. W tabeli 2.2 zebrane są przykładowe warunki wyszukiwania kontekstowego wraz z opisem działania. Tabela 2.2. Przykłady warunków wyszukiwania kontekstowego wraz z opisem, jakie pozycje listy kontrahentów zostaną wyświetlone po wpisaniu podanego warunku. Warunek wyszukiwania kontekstowego Opis działania Wyświetla wszystkich kontrahentów, w których nazwie znajduje się ciąg znaków SP. (wielkość liter nie ma znaczenia), np. Aspen. Wyświetleni zostaną wszyscy kontrahenci, dla których drugą cyfrą numeru NIP jest cyfra 3. Wyświetla kontrahentów o numerze, kodzie, rozpoczynającym się od cyfr 23. Wyświetla kontrahentów o skrócie zaczynającym się od ciągu znaków ELDO. Wyszukiwanie kontekstowe jest moŝliwe tylko dla kolumn stałych tej listy tj. kolumn Kod, NIP, Nazwa, Skrót. Opis przycisków okna Kartoteka kontrahentów. Zamknij Przycisk zamykający okno kartoteki kontrahentów. Nowy Kliknięcie tego przycisku powoduje otwarcie formularza pozwalającego na wprowadzenie danych o nowym kontrahencie i dodanie go do kartoteki. Opis pól formularza tworzenia nowego kontrahenta zawarto w punkcie Edycja. Edycja 40

41 Instrukcja expedient_ms.doc 41/203 Przycisk ten powoduje otwarcie formularza z danymi kontrahenta (patrz Rys. 2.56). Dzięki temu formularzowi moŝemy zmienić dane kontrahenta. Polami, które zawsze muszą być wypełnione są Nazwa kontrahenta i Skrót. Inne pola nie są obowiązkowe, ale zaleca się ich wypełnienie (przynajmniej pola: NIP, Ulica, Miejscowość, Kod pocztowy i Poczta), poniewaŝ zawarte w nich dane są wykorzystywane do wydruku dokumentów, dlatego naleŝy dołoŝyć odpowiedniej staranności podczas ich wpisywania i edycji. Wydaje się, Ŝe opis poszczególnych pól jest na tyle intuicyjny, Ŝe nie wymaga szerszego opisu. Wyjaśnienia wymaga pole z rozwijaną listą wyboru Typ kontrahenta. Zdefiniowanie kontrahenta jako Odbiorca skutkuje tym, Ŝe nie będzie on wyświetlany w przypadku definiowania dokumentów przychodowych. Po nadaniu kontrahentowi statusu Dostawca ma miejsce sytuacja odwrotna domyślnie kontrahent nie będzie wyświetlany na liście wyboru podczas tworzenia dokumentów rozchodowych. MoŜliwe jest takŝe nadanie statusu Dostawca/Odbiorca. Kontrahent o takim, podwójnym, statusie będzie wyświetlany na listach wyboru zarówno podczas tworzenia dokumentów przychodowych, jak i rozchodowych. Rysunek Wygląd formularza edycji danych kontrahenta. Usuń Kliknięcie tego przycisku powoduje usunięcie kontrahenta z kartoteki. Nie zawsze taka operacja jest moŝliwa do wykonania. Przykładowo, nie moŝna usunąć kontrahenta, którego towary są w kartotece towarów, nie moŝna usunąć kontrahenta, na którego wystawiono dokument magazynowy lub finansowy (fakturę). Filtr Kliknięcie tego przycisku powoduje otwarcie formularza pozwalającego na wprowadzenie warunków, jakie muszą spełniać kontrahenci widoczni na liście (Rys. 2.57). W polach filtru moŝna stosować znaki % i _ w celu określenia kontrahentów, którzy mają zostać wyświetleni na liście kontrahentów po zaakceptowaniu przyciskiem Szukaj warunków filtru. Fakt zastosowania filtru do wyświetlania listy kontrahentów jest sygnalizowany na pasku tytułowym tego okna, gdzie znajduje się informacja ile pozycji listy jest wyświetlanych w porównaniu z liczbą pozycji całej listy (zobacz Rys. 2.58). Rysunek Formularz filtru dla kartoteki kontrahentów. 41

42 Instrukcja expedient_ms.doc 42/203 Podanie warunków filtru nie wyklucza moŝliwości stosowania filtru wyszukiwania kontekstowego w oknie z listą kontrahentów. Rysunek Kartoteka kontrahentów z zastosowanym filtrem. Zaznaczony element: pasek tytułowy okna z listą kontrahentów z opisem świadczącym o tym, Ŝe zastosowano filtr i nie wszystkie pozycje tej kartoteki są wyświetlone. Czyść warunki filtru (Czyść war.) Klikając ten przycisk czyścimy warunki filtru a zatem przywracamy domyślne warunki filtru i w kartotece wyświetleni zostaną wszyscy kontrahenci. Przycisk ten jest powieleniem przycisku znajdującego się na formularzu filtru i pozwala on na przywrócenie domyślnych warunków filtru bez otwierania formularza filtru. Ustawienia Przycisk ten otwiera okno z formularzem (Rys. 2.59), który pozwala na zdefiniowanie, jakie kolumny dodatkowe będą wyświetlane w oknie z listą kontrahentów. Poszczególne pozycje w tym formularzu wybieramy klikając pole przy odpowiedniej pozycji lub naciskając klawisz spacji. Obok zaznaczonych pozycji pojawi się symbol. Rysunek Formularz definiowania dodatkowych kolumn, jakie mają być wyświetlone w tabeli z listą kontrahentów. Zobowiązania/NaleŜności (Zob/Nal) Po kliknięciu tego przycisku otwarte zostanie okno rozliczeń z kontrahentami i wyfiltrowane zostaną tylko pozycje dotyczące zaznaczonego kontrahenta Menu Kartoteki > Towary. Na kartotece towarowej opiera się rejestracja dokumentów magazynowych i finansowych oraz rejestracja sprzedaŝy. Sprawne operowanie tą kartoteką, umiejętność wyszukiwania towarów, modyfikacje danych dotyczących poszczególnych towarów daje gwarancję skutecznego wykorzystania systemu expedient w zarządzaniu sklepem. Elementy okna głównego programu pozwalające na otwarcie tabeli z listą towarów pokazano na rysunku Wygląd okna z kartoteka towarów przedstawiono na rysunku

43 Instrukcja expedient_ms.doc 43/203 Rysunek Elementy menu okna głównego, dzięki którym moŝna otworzyć okno z listą towarów przyciski Towary (skrót klawiaturowy <ALT>+<1>); podmenu Kartoteki->Towary. Podobnie jak okno z listą kontrahentów lista towarów posiada cztery kolumny stałe (Indeks, Grupa, Nazwa, Cena detaliczna), widoczne zawsze przy kaŝdorazowym otwarciu tej listy. Trzy kolumny tej tabeli Indeks, Grupa, Nazwa, wyposaŝone są w pasek wyszukiwania kontekstowego. Reguły wyszukiwania za pomocą mechanizmu wyszukiwania kontekstowego działa dokładnie tak samo jak w przypadku okna z listą kontrahentów. Oczywiście podobnie jak wiele tabel w programie expedient w tabeli z towarami istnieje moŝliwość sortowania pozycji tabeli według pozycji w wybranej kolumnie. Połączenie mechanizmu wyszukiwania kontekstowego, sortowania a takŝe odpowiednie ustawienie filtru stałego 12 pozwala na szybkie wyszukanie pojedynczego towaru, jak równieŝ wyświetlenie danej grupy towarów. Rysunek Wygląd okna z listą (kartoteką) towarów. Zaznaczone elementy: Nagłówki kolumn stałych; pasek wyszukiwania kontekstowego (aktywny dla pola Nazwa); panel przycisków. 12 Opis moŝliwości ustawien filtru opisano w dalszej częsci tego rozdziału. 43

44 Instrukcja expedient_ms.doc 44/203 Opis przycisków okna Kartoteka towarów. Zamknij Przycisk zamykający okno kartoteki towarów. Nowy Przycisk ten otwiera formularz słuŝący do dodawania nowego towaru do kartoteki. Opis poszczególnych pól tego formularza czytelnik znajdzie w paragrafie Edycja Kliknięcie tego przycisku powoduje otwarcie formularza edycji danych wybranego z listy towaru. Szczegóły moŝliwości edycji i znaczenia pól tego formularza zawarto w rozdziale Kopiuj Przycisk ten słuŝy do skopiowania towaru w kartotece. Nie jest to jednak wierne skopiowanie pozycji tej kartoteki, lecz utworzenie nowego towaru w oparciu o wybrany z listy towar. Funkcja ta jest przydatna, gdy do kartoteki naleŝy dodać wiele towarów nieznacznie róŝniących się w swoim opisie. Przykładowo chcemy wprowadzić gamę towarów róŝniących się jedynie gramaturą, przy czym pozostałe dane dotyczące tych towarów są takie same. Uwaga. Funkcję kopiuj naleŝy stosować z rozwagą. JeŜeli w opisie kopiowanego towar jest błąd, to błąd ten będzie powielony. Aby uniknąć pomyłek przy kopiowaniu towaru naleŝy z uwagą sprawdzić dane o nowo utworzonym towarze. Usuń Klikając ten przycisk moŝemy usunąć towar z kartoteki. Nie zawsze usunięcie towaru z kartoteki jest moŝliwe. Przykładowo, nie moŝna usunąć towaru, który jest na stanie magazynu, czy teŝ towaru juŝ rozchodowanego. Ze względu na tego typu obostrzenia w praktyce naleŝy towar ukryć tj. poddać edycji jego opis i nadać towarowi status nieaktywny. Szukaj kodu Przycisk ten otwiera niewielki formularz pozwalający na wyszukanie towaru na podstawie jego kodu kreskowego. Formularz ten moŝna takŝe otworzyć wykorzystując skrót klawiaturowy kombinacji klawiszy <ALT>+<S> albo pojedynczym klawiszem <F4>. Wygląd opisywanego formularza pokazano na rysunku JeŜeli w polu Kod kreskowy tego formularza wpiszemy z klawiatury lub wskanujemy czytnikiem kod kreskowy wówczas w polach Indeks i Nazwa zostanie wyświetlony numer indeksu oraz nazwa towaru, do którego przypisany jest podany kod kreskowy. Na podstawie tych danych moŝemy wyfiltrować kartotekę towarów (przycisk Filtruj towar) tak, aby wyświetlony był jedynie znaleziony towar. 13 W przypadku, gdy brak towaru o podanym kodzie kreskowym pola Indeks i Nazwa pozostaną puste. Przycisk Następny tego formularza kasuje wpisany kod kreskowy, co pozwala na ponowne wprowadzenie kodu kreskowego. Rysunek Formularz wyszukiwania towaru za pomocą czytnika kodów kreskowych Filtr Przycisk ten otwiera formularz filtru, w którym moŝemy wprowadzić warunki, jakie powinny spełniać lub, jakich nie powinny spełniać towary, aby zostały wyświetlone w kartotece towarów (Rys. 2.63). Zasada działania filtru w tej kartotece jest identyczna jak działanie filtru w kartotece 13 Opis metod pozwalających na odszukanie towaru w kartotece towarów zawarto w drugiej części instrukcji. 44

45 Instrukcja expedient_ms.doc 45/203 kontrahentów, z tą róŝnicą, Ŝe formularz filtru jest bardziej rozbudowany. Stosowanie filtru w przypadku listy towarów jest szczególnie waŝne gdyŝ moŝe ona zawierać kilka lub nawet kilkanaście tysięcy pozycji, co czyni przeglądanie tej kartoteki niezwykle nieefektywnym. Zastosowanie odpowiedniego warunku filtru pozwala na ograniczenie liczby wyświetlanych pozycji (towarów) w kartotece, a zatem znacznie szybsze działanie wyszukiwania kontekstowego czy teŝ wydatne skrócenie czasu oczekiwania na wynik sortowania kartoteki. Kliknięcie przycisku Szukaj na tym formularzu powoduje zamknięcie formularza filtru i zastosowanie wprowadzonych w nim warunków do wyświetlania towarów. W przypadku, gdy nie ma towarów spełniających zdefiniowane warunki filtru pojawi się okno z komunikatem Brak danych spełniających zadane warunki. Przyciskiem Czyść warunki moŝna wyczyścić pola filtru. 14 Podobnie jak polach wyszukiwania kontekstowego w polu Nazwa formularza filtru moŝna stosować znaki % i _ w celu zdefiniowania warunku dla nazwy wyświetlanych w kartotece towarów. W tabeli 2.3 zebrano kilka przykładów z definicjami pól filtru kartoteki towarów wraz z opisem działania takich ustawień. Rysunek Formularz filtru kartoteki Tabela 2.3. Przykłady warunków filtru listy z towarami. Po zaakceptowaniu, kliknięciu przycisku <Szukaj>, na liście wyświetlone zostaną tylko towary z grupy towarowej o kodzie 01 i podgrupy tej grupy o kodzie 06 dostarczane przez kontrahentów o kodach 1 i 2, przy czym nie zostaną wyświetlone towary oznaczone jako waŝone. Wyświetlone zostaną tylko towary o nazwach rozpoczynających od KIEL, dla których zdefiniowano stawkę VAT 7% i dostarczanych przez kontrahenta o kodzie W istocie rzeczy przycisk ten czyści wszystkie pola formularza filtru za wyjątkiem pola Typ towaru, dla którego przywracane są ustawienia domyślne. Ustawienia te moŝna zdefiniować w menu Ustawienia-> Zmienne systemowe w zakładce Inne. 45

46 Instrukcja expedient_ms.doc 46/203 Na liście towarów pojawią się tylko towary, które w swojej nazwie zawierają ZWR i nie naleŝące do grupy/podgrupy towarowej o kodzie 4000 i nie są przypisane do grupy uŝytkownika o kodzie Wyszukane zostaną tylko opakowania. Czyść filtr Przycisk ten jest powieleniem przycisku znajdującego się na formularzu filtru. Pozwala on na przywrócenie domyślnych warunków filtru bez otwierania formularza filtru. Ustawienia Przycisk ten pozwala na zdefiniowanie, jakie kolumny dodatkowe będą widoczne po otwarciu okna z listą towarów. Poszczególne pozycje w tym formularzu wybieramy klikając pole przy odpowiedniej pozycji lub naciskając klawisz spacji. Obok zaznaczonych pozycji pojawi się symbol. Wygląd tego okna pokazano na rysunku

47 Instrukcja expedient_ms.doc 47/203 Rysunek Formularz definiowania dodatkowych kolumn widocznych w oknie z listą towarów. Kolektor Przycisk ten otwiera dialog z uŝytkownikiem, który prowadzi uŝytkownika przez proces transmisji kartoteki towarów do kolektora danych (inwetaryzatora). Szczegółowy opis procedury wysyłania danych do kolektora zawarto w części drugiej instrukcji w rozdziale 3.4. Wysyłanie kartoteki do kolektora danych (inwentaryzatora). Do etykiet Kliknięcie tego przycisku spowoduje dodanie do listy etykiet oczekujących na wydruk towaru zaznaczonego na liście. Do etykiet dodane zostaną wszystkie kody kreskowe zaznaczonego towaru Formularz tworzenia nowego towaru i edycji (poprawiania) danych o towarze. Formularz edycji i zakładania nowego towaru w kartotece jest najbardziej rozbudowanym formularzem w systemie expedient. Składa się on z dwóch paneli stałych, zawsze widocznych w tym formularzu, i sześciu zakładek grupujących dane o towarze według kategorii. Wygląd tego formularza wraz z zaznaczeniem połoŝenia paneli i nawigatora zakładek pokazano na rysunku 2.65 i 2.66 w przypadku kas fiskalnych. W górnym panelu tego formularza znajdują się podstawowe informacje o towarze, które powinien uŝytkownik wypełnić podczas wprowadzania danych o nowym towarze lub, które moŝe modyfikować. Drugi panel stały zawiera pola nieedytowalne, informacyjne, w których wyświetlane są pomocnicze dane dotyczące towaru. W dolnej części formularza edycji towaru znajdują się elementy formularza w postaci zakładek grupujących dane o towarze według pewnych kategorii. W zaleŝności od tego, która zakładka jest aktywna mogą pojawiać się lub znikać pewne przyciski odpowiadające za pewne specyficzne funkcje dla danej zakładki. Zawsze widoczne, bez względu na to, która zakładka jest aktywna są następujące przyciski Koniec Przyciskiem tym kończymy poprawianie danych o towarze, ale zmiany wprowadzone nie będą zachowane. Przed opuszczeniem formularza uŝytkownik jest proszony o potwierdzenie zamiaru opuszczenia formularza bez zachowania wprowadzonych do niego zmian. 47

48 Instrukcja expedient_ms.doc 48/203 Zapisz Klikając ten przycisk spowodujemy zapisanie wprowadzonych danych i zamknięcie formularza. Drukuj kod Przyciskiem tym uruchamiany jest dialog z uŝytkownikiem pozwalający na wydrukowanie kodu kreskowego towaru na drukarce kodów kreskowych. Do etykiet Kliknięcie tego przycisku powoduje dodanie edytowanego towaru do listy etykiet oczekujących na wydruk. Operacja ta jest poprzedzona otwarciem niewielkiego formularza, który pozwala na zdefiniowanie ile etykiet tego towaru ma trafić do listy druku etykiet. 15 Historia sprzedaŝy (Hist. sprz.) Przycisk ten otwiera formularz definiowania parametrów wejściowych, na podstawie których zostanie wygenerowane zestawienie Historia sprzedaŝy towaru. 16 Historia przyjęcia (Hist. przyj.) Przycisk ten otwiera formularz definiowania parametrów wejściowych zestawienia Historia przyjęcia towaru. 17 Funkcji innych przycisków zawarto w opisie poszczególnych zakładek tego formularza. Opis pól formularza tworzenia i edycji towaru w panelu stałym tego formularza. PLU (w przypadku modułu kas fiskalnych) Pozwala na zdefiniowanie numeru PLU kasowego, czyli numeru pod którym będzie figurował towar na kasie fiskalnej. Przypisanie PLU do towaru moŝliwe jest przez wciśnięcie klawisza F5 i wybranie odpowiedniego zakresu (grupy), do którego towar zostanie przypisany. Następnie system proponuje PLU dla tego towaru z zakresu który został wybrany przez uŝytkownika. UŜytkownik moŝe zaakceptować tą propozycję lub wprowadzić swoje PLU (z zakresu który uŝytkownik wybrał) - rysunek Nazwa towaru JeŜeli tworzymy towar (większość pól formularza danych o towarze jest pusta), to w polu tym wpisujemy nazwę towaru. Nazwa towaru musi być unikatowa tj. inny towar nie moŝe mieć takiej samej nazwy. Dobrze jest przyjąć jednolity dla całej kartoteki standard nazewnictwa towarów np. nazwa towaru jego opis, gramatura i producent. Ujednolicenie nazewnictwa pozwoli na sprawniejsze wyszukiwanie kontekstowe, czy filtrowanie towaru w kartotece zarówno w programie expedient, jak i na stanowiskach kasowych. Nazwa na urządzeniu fiskalnym (w przypadku modułu kas fiskalnych) W tym okienku uŝytkownik ma moŝliwość zdefiniowania nazwy, która będzie się wyświetlała na kasie fiskalnej i drukowała na paragonie. Nazwa ta moŝe się składać maksymalnie z 18 znaków. Grupa i Podgrupa W polach Grupa i Podgrupa wpisujemy kod odpowiedniej grupy lub podgrupy towarowej, do której chcemy dany towar przypisać. Oczywiście zamiast wpisywać liczby odpowiadające grupie i podgrupie towarowej moŝna skorzystać z przycisku wyboru kontekstowego F5. Towar moŝna przypisać tylko do jednej grupy i podgrupy towarowej. PoniewaŜ towar musi być przypisany do grupy i podgrupy towarowej domyślną grupą jest grupa o kodzie 00 Nieokreślona i podgrupa tej grupy takŝe o kodzie 00 i nazwie Nieokreślona. Poprawne zaklasyfikowanie towaru do grupy i podgrupy towarowej ma wieloraki aspekt praktyczny. Przykładowo wyfiltrowanie towarów w kartotece towarów według ich przynaleŝności do grupy towarowej pozwala na znacznie szybsze sortowanie i wyszukiwanie konkretnego towaru w kartotece, zestawienia wspomagające zarządzanie sklepem mogą być bardziej rzetelne i odzwierciedlać prawdziwą strukturę zakupu czy sprzedaŝy towarów w róŝnych grupach asortymentowych. Grupa uŝytkownika (Grupa uŝytk.) 15 Opis modułu zarządzania etykiet znajduje się w rozdziale Opis zawartości tego zestawienia znajduje się dodatku Raporty. 17 Opis zawartości tego zestawienia znajduje się dodatku Raporty. 48

49 Instrukcja expedient_ms.doc 49/203 W polu tym moŝna wpisać kody (oddzielając kolejne przecinkami) lub wybrać kontekstowo z listy grup i podgrup uŝytkownika (przycisk F5 otwiera listę grup i podgrup uŝytkownika w trybie multiwyboru) te grupy, do których chcemy zaklasyfikować dany towar. ChociaŜ podobnie jak w przypadku grup towarowych, grupy uŝytkownika pozwalają takŝe na usystematyzowanie asortymentu w sklepie, jednak istotna róŝnica pomiędzy grupami uŝytkownika, a klasyfikacją towarów do grup towarowych polega na tym, Ŝe wybrany towar moŝna przypisać tylko do jednej grupy towarowej, ale moŝna go zaklasyfikować (przypisać) do wielu grup uŝytkownika. Grupy uŝytkownika pozwalają na grupowanie towarów róŝnorodnych pod względem asortymentu, ale posiadających wspólne cechy np. towary biorące udział w pewnej kampanii reklamowej (mogą to być towary spoŝywcze, chemiczne czy gospodarstwa domowego). Taka klasyfikacja pozwala, na przykład, na wygenerowanie zestawień towarów zgrupowanych w wybranej grupie uŝytkownika. Typ towaru Pole to jest rozwijaną listą wyboru, z której uŝytkownik moŝe wybrać jedną z pozycji określającą status towaru. Typy towaru uŝytkownik moŝe zdefiniować w tabeli słownikowej Typy towarów (menu Słownik->Typy towarów). Towar / Opakowanie Pole to jest rozwijaną listą wyboru, która po rozwinięciu ma tylko dwie pozycje, Towar i Opakowanie. W polu tym nadajemy status dla nowo dodawanej do kartoteki pozycji. Pole to jest aktywne tylko podczas dodawania nowego towaru do kartoteki towarów. Podczas edycji danych o towarze nie ma moŝliwości zmiany wartości w tym polu. Przypisanie nowej pozycji w kartotece statusu Opakowanie powoduje, Ŝe automatycznie w polu Stawka VAT pojawi się wartość ZW (według obowiązujących przepisów obrót opakowaniami zwrotnymi jest zwolniony z podatku VAT 18 ) Rabatowalny Zaznaczenie tego pola spowoduje, Ŝe przy odpowiedniej konfiguracji programu stanowiska kasowego (nadanie uprawnienia do zmiany ceny na kasie) kasjer będzie miał moŝliwość zmiany ceny detalicznej takiego towaru. Stawka VAT Pole to jest takŝe listą wyboru pozwalającą na wybór odpowiedniej dla towaru stawki podatku VAT obowiązującego dla tego towaru. JeŜeli towar jest na stanie magazynu nie moŝna zmienić stawki VAT dla tego towaru. Takiej zmiany moŝna dokonać jedynie, gdy towaru nie ma na stanie magazynowym. Jednostka miary W polu tym definiujemy, jaka jest jednostka miary tego towaru. Pole to jest rozwijaną listą wyboru, a zatem odpowiednią wartość moŝna wybrać z listy. Jednostka przeliczeniowa (Jednostka przelicz.) W polu tym określamy, na jaką jednostkę ma zostać przeliczona aktualna cena detaliczna towaru. Wartość w tym polu decyduje o tym, jaka jednostka pojawi się na fiszce cenowej drukowanej dla tego towaru. Ilość przeliczeniowa (Ilość przelicz.) W polu tym wpisujemy gramaturę towaru w jednostkach określonych w polu Jednostka przeliczeniowa. Zgodnie z tym współczynnikiem będzie wyliczona cena towaru za jednostkę przeliczeniową i taka informacja zostanie wydrukowana na fiszce cenowej danego towaru. PKWiU W tym polu naleŝy wpisać kod Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU) dla towaru. WaŜony Jest to pole wyboru, w którym uŝytkownik określa czy towar ma być zdefiniowany jako waŝony a w konsekwencji czy będzie moŝliwe przypisanie takiemu towarowi kodu PLU na wadze etykietującej. Dzielony 18 Podstawę prawną stanowi par.67 pkt 1.lit.b Rozp. Min.Fin. z (Dz.U. Nr 27 poz.268). 49

50 Instrukcja expedient_ms.doc 50/203 Zaznaczenie tego pola wyboru powoduje, Ŝe osoba obsługująca stanowisko kasowe będzie mogła wpisać ułamkową wartość ilości sprzedawanego towaru. JeŜeli pole to zostanie niezaznaczone kasjer na stanowisku kasowym moŝe tylko podać całkowitą ilość towaru. Domyślnie wszystkie towary waŝone są definiowane jako dzielone. Opis pól informacyjnych formularza tworzenia i edycji towaru. Cena detaliczna (Cena detal.) Aktualna cena detaliczna towaru. Aktualny stan (Stan akt.) Aktualny stan magazynowy danego towaru. Data ostatniej dostawy (Data ost. dost.) Data przyjęcia ostatniej dostawy danego towaru. Ilość w ostatniej dostawie (Ilość w ost. dost.) Ilość towaru w ostatniej dostawie. Średnia sprzedaŝ (Śr. sprzed.) Średnia sprzedaŝ towaru w jednostkach zdefiniowanych w polu Jednostka miary przeliczona na jeden dzień. Domyślnie średnia sprzedaŝ dla wszystkich towarów jest liczona dla 7 dni. Wartość tą, moŝna zmienić w menu Ustawienia ->Zmienne systemowe. Pod tą samą pozycją menu moŝna wyłączyć liczenie średniej sprzedaŝy. Zapas Zapas jest wyraŝony w dniach i oznacza na ile dni wystarczy towaru przy obliczonej średniej sprzedaŝy i aktualnym stanie magazynowym. Ostatnia cena zakupu netto (Ost. cena zak. netto) Cena netto zakupu ostatniej dostawy towaru. PoniŜej panelu z polami informacyjnymi znajduje się panel z zakładkami. W dalszej części tego rozdziału czytelnik znajdzie opis poszczególnych zakładek formularza edycji towaru. Zakładka Dostawcy (Rys. 2.65). W zakładce Dostawcy formularza edycji towaru znajduje się lista dostawców danego towaru. JeŜeli towar dostarczany jest przez wielu kontrahentów, dostawców, to naleŝy ich umieścić na liście. MoŜna to zrobić wybierając dostawcę z listy kontrahentów (naciskając przycisk <F5>, gdy aktywne jest pole kod dostawcy otwieramy kartotekę kontrahentów w trybie WYBÓR z wyświetlonymi tylko kontrahentami o statusie Dostawca ) lub klikając przycisk Dodaj dostawcę (Dodaj dost.), który pojawia się wśród przycisków w dolnej części formularza, gdy aktywną zakładką jest zakładka Dostawcy. Z listy dostawców towaru moŝemy takŝe usunąć kontrahenta w tym celu po zaznaczeniu dostawcy, którego chcemy usunąć z listy dostawców edytowanego towaru klikamy przycisk Usuń dostawcę (Usuń dost.). JeŜeli towar jest dostarczany, przez co najmniej dwóch kontrahentów, jednego z nich powinno się zaznaczyć jako Dostawca główny. Do tego celu słuŝy przycisk znajdujący się obok listy z dostawcami danego towaru. Konsekwencją zaznaczenia jednego z dostawców jako Dostawca główny jest to, Ŝe jeŝeli w regułach marŝownika zdefiniowano sposoby marŝowania na wszystkich lub kilku dostawców danego towaru wówczas podczas marŝowania tylko marŝa na dostawcę głównego będzie brana pod uwagę. Reguły marŝowania ustalone dla innych dostawców będą ignorowane. Dostawca główny towaru jest takŝe wyświetlany w kolumnach dodatkowych, jeŝeli uŝytkownik w ustawieniach okna z listą towarów zaznaczy odpowiednią pozycję. 50

51 Instrukcja expedient_ms.doc 51/203 Rysunek Wygląd formularza tworzenia nowego towaru i edycji towaru juŝ będącego w kartotece. Zaznaczone elementy (od góry): panel z podstawowymi informacjami o towarze; panel z polami informacyjnymi; nawigator zakładek (tutaj aktywna zakładka Dostawcy). Rysunek Wygląd formularza tworzenia nowego towaru i edycji towaru juŝ będącego w kartotece w przypadku modułu kas fiskalnych. Zakładka Kody kreskowe (Rys. 2.67) W zakładce tej uŝytkownik moŝe zdefiniować kod kreskowy, dzięki któremu towar będzie mógł być rozpoznany na stanowisku kasowym. Warunkiem sprzedaŝy towaru jest przypisanie mu kodu kreskowego lub tzw. kodu krótkiego. Jednemu towarowi moŝemy przypisać wiele kodów kreskowych. Pod kolejnymi kodami kreskowymi moŝna zdefiniować w polu kolumny Ilość ile sztuk towaru będzie wprowadzonych na paragon po odczytaniu danego kodu kreskowego na stanowisku kasowym. Opcjonalnie moŝemy zdefiniować takŝe cenę promocyjną dla towaru oznaczonego kodem kreskowym. UŜytkownik moŝe zdefiniować jednocześnie i cenę promocyjną za jednostkę towaru, i liczbę sztuk towaru przypisaną do danego kodu kreskowego. 51

52 Instrukcja expedient_ms.doc 52/203 Rysunek Zakładka Kody kreskowe formularza edycji towaru. Gdy aktywna jest zakładka Kody kreskowe w panelu przycisków pojawia się przycisk Usuń kod, który słuŝy do usunięcia wybranego z listy kodu kreskowego. Zakładka MarŜe i ceny (Rys. 2.68) W tej zakładce uŝytkownik moŝe zmienić cenę towaru obowiązującą w systemie. PoniewaŜ towar na stanowisku kasowym jest rozpoznawany po jego kodzie kreskowym, dlatego zmiana ceny dotyczy wszystkich egzemplarzy danego towaru bez względu, z jakiej dostawy on pochodzi i jaka była jego cena zakupu. JeŜeli stanowiska kasowe pracują w trybie on-line wówczas zmiana ceny towaru będzie na nich widoczna, towar będzie sprzedawany po nowej cenie, po zakończeniu aktualnie naliczanego paragonu. W przypadku, gdy komputery stanowisk kasowych z jakiegoś powodu pracują w trybie off-line 19 wówczas zmiana ceny będzie widoczna dopiero po ponownym nawiązaniu komunikacji między stanowiskami kasowymi, a komputerem stanowiska zapleczowego. Nową cenę detaliczną towaru moŝna zdefiniować klikając przycisk Nowa cena, po której to czynności otwarty zostanie formularz (patrz Rys. 2.58) pozwalający na wpisanie wartości nowej ceny. UŜytkownik moŝe zdefiniować nową cenę poprzez podanie marŝy, jaka ma być realizowana, a system na tej podstawie wyliczy wartość ceny detalicznej sprzedaŝy. Nową cenę detaliczną towaru moŝna określić takŝe korzystając z reguł zdefiniowanych dla marŝownika przycisk Z marŝownika. Rysunek Zakładka MarŜe i ceny formularza edycji towaru. W zakładce MarŜe i ceny formularza edycji danych o towarze umieszczono takŝe panel pozwalający na określenie ceny promocyjnej towaru, która ma ograniczenia czasowe swojego obowiązywania. W prawej części tej zakładki znajduje się panel z polami informacyjnymi dotyczącymi wysokości marŝy realizowanej, marŝy zakładanej i reguły marŝownika stosowanej do określania ceny detalicznej dla tego towaru. 19 Taka sytuacja moŝe mieć miejsce na przykład, gdy stanowiska kasowe zostaną uruchomione przed włączeniem komputera zapleczowego, awarii sieci informatycznej, uruchomieniu programu kasowego w trybie off-line (bez sieci). 52

53 Instrukcja expedient_ms.doc 53/203 Rysunek Formularz definiowania nowej ceny detalicznej towaru. Po uaktywnieniu tej zakładki w panelu z przyciskami pojawiają się dwa przyciski: 1) MarŜe towarów (MarŜa tow.), który pozwala na otwarcie okna z tabelą słownikową ze zdefiniowanymi w programie expedient regułami marŝowania; 2) Historia zmiany ceny towaru (Hist. ceny) przycisk ten otwiera dialog generowania zestawienia zawierającego informację jak zmieniała się cena towaru i który z uŝytkowników systemu dokonywał tych zmian. Zakładka Inne (Rys. 2.70) W tej zakładce formularza edycji towaru uŝytkownik moŝe zdefiniować kod PLU na wadze etykietującej i towar dowiązany (opakowanie), które będzie sprzedawane wraz z towarem. Rysunek Zakładka Inne formularza edycji towaru. Zakładka Magazyn (Rys. 2.71) Na tej zakładce znajduje się lista z dokumentami przychodowymi, jakimi zostały przyjęte partie towaru, który jest aktualnie na stanie. Rysunek Zakładka Magazyn formularza edycji towaru. Gdy aktywna jest ta zakładka na panelu z przyciskami wyświetlony jest przycisk Przecena słuŝący do przeceny partii towaru, który jest edytowany. Opis, w jaki sposób dokonać przeceny towaru został podany w rozdziale Przecena partii towaru. Zakładka Wymiary (Rys. 2.72) W zakładce tej uŝytkownik moŝe podać dodatkowe informacje dotyczące towaru pozwalające na zarządzanie kategoriami towarowymi. 53

54 Instrukcja expedient_ms.doc 54/203 Rysunek Zakładka Wymiary formularza edycji towaru Menu Kartoteki -> Zakresy PLU wagowych Kliknięcie tej pozycji menu otwiera listę z zakresami kodów wagowych PLU (patrz Rys. 2.73). Definicja zakresów kodów wagowych pozwala na przejrzyste usystematyzowanie kodów wagowych w zaleŝności od asortymentu towarów obsługiwanych przez wagi etykietujące. WaŜne jest, aby w oparciu o przewidywany asortyment poszczególne zakresy PLU zostały ustalone jeszcze przed wdroŝeniem systemu. Przyciskami znajdującymi się w dolnej części tego okna moŝna zarządzać zakresami wartości kodów PLU przypisanych do danego asortymentu towarów. Rysunek Okno z listą zakresów dla kodów PLU na wagach etykietujących. Rysunek Formularz definiowania nowego zakresu kodów PLU na wagach etykietujących Menu Kartoteki -> Zakresy PLU kasowych (moduł kas fiskalnych) Kliknięcie tej pozycji menu otwiera listę z zakresami kodów kasowych PLU). Definicja zakresów kodów kasowych pozwala na usystematyzowanie kodów kasowych w zaleŝności od asortymentu towarów. WaŜne jest, aby w oparciu o przewidywany asortyment poszczególne zakresy PLU zostały ustalone jeszcze przed wdroŝeniem systemu. Postępowanie z zakresami PLU kasowych jest analogiczne jak w przypadku zakresów PLU wagowych. 54

55 Instrukcja expedient_ms.doc 55/ Menu Kartoteki > Etykiety. Pod pozycją Etykiety kryją się okna i funkcje pozwalające na zarządzanie przez uŝytkownika wydrukiem etykiet. Po kliknięciu tej pozycji menu otwarte zostanie okno z listą towarów, których etykiety oczekują na wydruk. Wygląd tego okna pokazano na rysunku Towar trafia automatycznie na tę listę w przypadku zmiany jego ceny detalicznej dokonano podczas przyjęcia towaru dokumentem przyjęcia zewnętrznego (PZ). Do listy towarów, których mają zostać wydrukowane etykiety towar moŝna dodać takŝe poziomu formularza edycji danego towaru lub okna z listą etykiet (przycisk Nowy patrz opis poniŝej). Rysunek Okno z listą etykiet oczekujących na wydruk. W tym przypadku na liście znajduje się tylko jeden towar, dla którego będzie wydrukowana jedna etykieta. Opis przycisków okna z listą towarów, dla których mają zostać wydrukowane. Zamknij Przycisk zamykający okno z listą etykiet do wydruku Nowa Kliknięcie tego przycisku powoduje otwarcie formularza (Rys. 2.76) pozwalającego na dodanie towaru, dla którego ma zostać wydrukowana etykieta. Towar moŝna dodać poprzez wybranie go z kartoteki towarów. MoŜna takŝe dodać towar poprzez wczytanie czytnikiem w pole Kod kreskowy kod kreskowy towaru. Przy dodawaniu towaru do listy etykiet uŝytkownik moŝe określić takŝe ilość etykiet, które mają zostać wydrukowane dla tego towaru. Rysunek Formularz dodawania towaru od listy etykiet. Edytuj ilość 55

56 Instrukcja expedient_ms.doc 56/203 Gdy towar trafia automatycznie na listę etykiet do wydruku domyślna liczba etykiet do wydruku jest równa jeden. Klikając ten przycisk uŝytkownik moŝe zmienić ilość etykiet danego towaru, które mają zostać wydrukowane. Jednocześnie uŝytkownik na tym formularzu ma moŝliwość podglądu ceny towaru, jaka zostanie wydrukowana. Usuń Klikając ten przycisk moŝna usunąć zaznaczoną (podświetloną) pozycję z listy etykiet do wydruku. Usuń zaznaczone (Usuń zazn.) Przycisk ten słuŝy do usunięcia z listy etykiet zaznaczonych pozycji oznaczone znaczkiem. Drukuj Kliknięcie tego przycisku otwiera okno formularza dialogu wydruku (Rys. 2.77), poprzedzającego wydruk etykiet. W górnej części tego formularza znajdują się pola informacyjne mówiące ile etykiet zostanie wydrukowanych, ile pełnych arkuszy etykiet zostanie wydrukowanych i jaka jest liczba etykiet w ostatnim niepełnym arkuszu. UŜytkownik moŝe zmieniając zaznaczenie w polu Drukowanie etykiet zdecydować czy wydrukowane mają być wszystkie arkusze, czyli takŝe ostatni z niepełną liczbą etykiet, czy teŝ tylko arkusze całkowicie wypełnione etykietami. Oczywiście liczba pełnych arkuszy będzie się zmieniać w zaleŝności od wyboru dokonanego w polu Rodzaj etykiety. W tabeli 2.4 zebrane zostały rodzaje etykiet, jakie moŝna wydrukować w programie expedient. Z poziomu tego formularza istnieje moŝliwość podglądu wydruku arkusza etykiet. Przycisk Drukuj słuŝy do wydruku etykiet. Rysunek Formularz wydruku etykiet. W pokazanym przypadku do wydruku etykiety zaznaczono jeden towar, ale etykieta nie zostanie wydrukowana (Nieaktywne przyciski Podgląd i Drukuj), poniewaŝ wybrany został wariant wydruku Tylko pełne arkusze, a liczba pełnych arkuszy jest równa zero. Tabela 2.4. Rodzaje etykiet, jakie moŝna wydrukować w programie expedient. Rodzaj etykiety Zastosowanie Kartka A4, 38x21,2 mm, 65 szt. Mała etykieta z kodem kreskowym. Kartka A4, 52,5x29,7 mm, 40 szt. DuŜa etykieta z kodem kreskowym. Kartka A4, 66,5x39,0 mm, 21 szt. Fiszka cenowa na listwę półkową. Kartka A4, Plakat 1 szt. Plakat promocyjny A4 Uwaga. Na etykiecie wydrukowana zostanie aktualna cena towaru bez względu na to, jaka była cena w momencie dodania towaru na listę etykiet do wydruku. 56

57 Instrukcja expedient_ms.doc 57/ SprzedaŜ / Zakupy. Menu SprzedaŜ/Zakupy zawiera pięć pozycji podmenu pozwalające na przeglądanie paragonów, paragonów anulowanych, wyświetlenie listy wystawionych faktur sprzedaŝy, listy zarejestrowanych faktur zakupu oraz edycję stopki dokumentu faktury VAT i korekty do faktury. Wygląd rozwiniętego menu SprzedaŜ/Zakupy pokazano na rysunku Rysunek Wygląd menu SprzedaŜ/Zakupy. Rysunek 2.78a. Wygląd menu SprzedaŜ/ Zakupy (w przypadku modułu kas fiskalnych) Menu SprzedaŜ / Zakupy > Przeglądanie paragonów. Pod tą pozycją menu kryje się lista (Rys. 2.79) wszystkich paragonów, jakie zostały wystawione na stanowiskach kasowych. Dzieje się tak gdyŝ, kaŝdorazowo przed otwarciem tego okna podejmowana jest próba aktualizacji paragonów ze stanowisk kasowych. JeŜeli stanowiska kasowe pracują w trybie sieciowym (on-line) wówczas na liście tej mamy najaktualniejsze dane o sprzedaŝy. Na liście paragonów znajdują się wszystkie wystawione na stanowiskach kasowych paragony wraz z informacjami szczegółowymi ich dotyczącymi między innymi jest to data i godzina wystawienia paragonu, numer kasy, na której go wystawiono 20, nazwa kasjera, numer systemowy paragonu 21, wartość paragonu sposób płatności i wiele innych. Pozostałe dane o paragonie są dostępne w kolejnych kolumnach tej listy. Czerwone pola w kolumnie Wartość brutto świadczy o tym, Ŝe na takim paragonie są pozycje towarów sprzedane poniŝej stanu magazynowego (na minus). 20 W systemie expedient stanowiska kasowe są oznaczane, jako 1001, 1002, itd. co oznacza kolejno kasę nr 1, Numeracja paragonów jest prowadzona oddzielnie dla kaŝdej z kas. 57

58 Instrukcja expedient_ms.doc 58/203 Rysunek Wygląd okna z listą paragonów. Na paragonach oznaczonych na czerwono (paragony z numerem 3 i 4, wystawionymi na kasie nr 1001) są pozycje sprzedane poniŝej stanu magazynowego. Opis przycisków okna z listą paragonów. Zamknij. Przycisk Zamknij powoduje zamknięcie okna z listą paragonów. Pozycje Przycisk ten pozwala na podgląd towarów, jakie figurują na wybranym z listy paragonie. Na rysunku 2.80 pokazano przykładową listę pozycji wybranego paragonu. Rysunek Lista pozycji paragonu o numerze 3 wystawionego na stanowisku kasowym numer 1 przez kasjera nazwanego Szef. W pokazanym przykładzie oba towary zostały sprzedane poniŝej stanu magazynowego, o czym świadczy czerwony kolor tła w pierwszej kolumnie. Zwrot 58

59 Instrukcja expedient_ms.doc 59/203 Przycisk ten uruchamia dialog z uŝytkownikiem w przypadku, kiedy niezbędne jest zarejestrowanie zwrotu towaru sprzedanego na wskazany paragon. Szczegóły operacji zwrotu przedstawiono rozdziale Wystaw PR+ Przycisk ten ma zastosowanie w przypadku paragonów, na których występują towary sprzedane poniŝej stanu. UmoŜliwia on skompensowanie sprzedaŝy ujemnej poprzez wystawienie dokumentu PR+ i automatyczne wprowadzenie takiej ilości danego towaru aby wyzerować stan ujemny. Szukaj Przycisk ten powoduje otwarcie formularza umoŝliwiającego szybkie wyszukanie konkretnego paragonu (patrz Rys. 2.81). Po podaniu danych i zatwierdzeniu wprowadzonych poprzez kliknięcie przycisku Szukaj na liście paragonów zostaną wyświetlone tylko te paragony, które spełniają kryteria podane w formularzu Szukaj paragonu. Formularz ten został przygotowany raczej z myślą o wyszukiwaniu konkretnego paragonu, w celu wyfiltrowania listy z paragonami wygodniejszym narzędziem jest formularz filtru opisany poniŝej. Rysunek Formularz pomagający w wyszukiwaniu paragonów. Cofnij szukaj (Cofnij szuk.) Przyciskiem tym anulujemy warunki wpisane w formularzu wyszukiwania towarów. Przycisk ten nie powoduje wyczyszczenia warunków wpisanych w formularzu Filtru. Filtr Podobnie jak w innych oknach z tabelami, tak i w tym przypadku naciśnięcie tego przycisku otwiera formularz pozwalający na zdefiniowanie warunków, jakie mają spełniać wyświetlane na liście paragony (patrz Rys. 2.82). UŜytkownik ma moŝliwość podania zakresu dat, pomiędzy którymi paragon został wystawiony, numer kasy i wybrać kasjera, który wystawił paragon. Za pomocą pól przełączanych znajdujących się w dolnej części formularza filtru, moŝna spowodować wyświetlenie tylko paragonów z towarami sprzedanymi poniŝej stanu lub ze zwrotami opakowań. Rysunek Formularz warunków filtru. Po kliknięciu przycisku Szukaj wyświetlone zostaną tylko te paragony, które będą je spełniać. Czyść filtr Kliknięcie tego przycisku powoduje wyczyszczenie warunków filtru oraz warunków wprowadzonych w formularzu wyszukiwania paragonu, a zatem po tej operacji na liście wyświetlone zostaną wszystkie paragony. SprzedaŜ poniŝej stanu Klikając ten przycisk uŝytkownik moŝe z poziomu tego okna programu wygenerować zestawienie pokazujące, jakie towary i w jakiej ilości zostały sprzedane poniŝej zarejestrowanego stanu magazynowego. 59

60 Instrukcja expedient_ms.doc 60/ Menu SprzedaŜ / Zakupy -> Paragony anulowane Pod tą pozycją menu znajduje się lista (Rys. 2.83) wszystkich paragonów, jakie zostały anulowane na stanowiskach kasowych. Po otwarciu tego okna podejmowana jest próba aktualizacji paragonów anulowanych ze stanowisk kasowych. UŜytkownik dostaje takie same informacje o paragonach anulowanych jak w przypadku paragonów. Rysunek Lista paragonów anulowanych. UŜytkownik moŝe włączyć lub wyłączyć opcję rejestrowania paragonów. MoŜe tego dokonać przechodząc do menu Ustawienia -> Zmienne systemowe -> zakładka Inne i tam w polu Czy importować paragony anulowane zaznaczyć TAK lub NIE Menu SprzedaŜ / Zakupy -> Bufor kas fiskalnych (moduł kas fiskalnych) Pod tą pozycją menu znajduje się paragony, które nie mogą być wciągnięte do listy paragonów. Taka sytuacja ma miejsce gdy numer kasjera na paragonie nie ma odpowiednika w systemie, towar, który widnieje na paragonie nie ma PLU w systemie lub cena kartotekowa towaru widniejącego na paragonie jest zerowa. Okno buforu kas przedstawia rysunek

61 Instrukcja expedient_ms.doc 61/203 Rysunek Okno buforu kas fiskalnych z dwoma paragonami z numerek kasjera nie mającego odpowiednika w systemie. W celu poprawienia paragonu, który trafił do bufora naleŝy go zaznaczyć i wcisnąć przycisk Edycja. Tą sytuację przedstawia rysunek W tym oknie moŝliwe jest dokonywanie zmian na paragonie np.: przypisanie innego kasjera do paragonu. Rysunek Okno edycji paragonu w buforze kas fiskalnych JeŜeli konieczne jest poprawienie danych dotyczących towaru znajdującego się na niewciągniętym paragonie naleŝy przejść do pozycji paragonu poprzez wciśniecie przycisku Pozycje. Gdy zmiana zostanie dokonana w systemie np.: zostanie dodany kasjer, którego numer widnieje na paragonie wysłanym do bufora, dopisane zostanie PLU do towaru bądź nadana zostanie cena to w celu wciągnięcia paragonów z bufora do listy paragonów naleŝy wcisnąć przycisk Sprawdź Menu SprzedaŜ / Zakupy > Faktury sprzedaŝy. Pod pozycją menu Faktury sprzedaŝy kryje się tabela z listą wystawionych w programie expedient faktur sprzedaŝy. Okno to moŝe zostać otwarte takŝe przy pomocy przycisków Faktury sprzedaŝy i SprzedaŜ umieszczonych w oknie głównym programu. Elementy te pokazano na rysunku Natomiast na rysunku 2.87 pokazano wygląd samego okna z listą faktur sprzedaŝy. Na tej liście obok faktur umieszczone są takŝe ewentualne korekty faktur. Rodzaj pozycji na liście jest wskazany za pomocą znaczników w trzech ostatnich kolumnach (Do paragonu, Korekta, Anulowana). Uwaga. Wartość faktury zapisana w kolumnie Wartość netto (Wart. netto) jest odświeŝana tylko przy otwarciu tego okna. Zatem jeŝeli dokonamy zmian w pozycjach faktury 61

62 Instrukcja expedient_ms.doc 62/203 zmieniających jej wartość netto, to zmiany te będą odzwierciedlone w kolumnie Wartość netto dopiero po ponownym wejściu na listę faktur sprzedaŝy. Rysunek PołoŜenie dodatkowych elementów okna głównego pozwalające na otwarcie okna z listą wystawionych faktur sprzedaŝy. Rysunek Okno z listą wystawionych faktur sprzedaŝy. Zaznaczone elementy to: pasek komentarza oraz kolumny znaczników informujące o rodzaju i statusie dokumentu. Pole komentarza umieszczone w górnej części okna pozwala na odnalezienie dokumentu, którego dotyczy komentarz. Wystarczy kliknąć na komentarz a na liście zaznaczony zostanie dokument, którego komentarz ten dotyczy. Opis przycisków okna z listą faktur sprzedaŝy. Koniec 62

63 Instrukcja expedient_ms.doc 63/203 Przycisk Koniec powoduje zamknięcie okna z listą paragonów. Nowa faktura Przycisk ten słuŝy do utworzenia nowej faktury sprzedaŝy (nie do paragonu). W istocie po kliknięciu tego przycisku otwarty zostaje formularz słuŝący do wprowadzenia danych stanowiących nagłówek faktury. Szczegółowy opis procedury wystawiania faktury sprzedaŝy podano w rozdziale trzecim w paragrafie Nowa do paragonu Przycisk ten uruchamia dialog z uŝytkownikiem, który prowadzi do tworzenia faktury do paragonu. Szczegóły operacji wystawienia faktury na podstawie paragonów opisano w rozdziale Edycja Przycisk ten otwiera formularz, w którym moŝna zmieniać dane nagłówkowe faktury. Takich zmian moŝna dokonać jedynie dla ostatniej wystawionej faktury. Dla pozostałych pozycji tej listy przycisk ten jest nieaktywny wyjątek stanowią faktury sprzedaŝy wystawione do paragonu. Pozycje Przycisk ten otwiera okno z listą pozycji wybranej faktury zakupu. Usuń Usuwa fakturę. Usunąć moŝna jedynie ostatnio wystawioną fakturę (lub korektę). Dla innych pozycji listy faktur sprzedaŝy przycisk ten jest nieaktywny. Korekta Przycisk ten otwiera dialog z uŝytkownikiem, którego celem jest wystawienie korekty wybranej faktury. Przycisk ten jest nieaktywny, jeŝeli na liście zaznaczona została, faktura do paragonu, korekta lub faktura juŝ raz skorygowana. Wystaw KP / Wystaw KW Przycisk ten otwiera dialog prowadzący do wystawienia dokumentu kasowego zapłaty za fakturę KP, gdy zaznaczona została faktura. Gdy na liście zaznaczono korektę faktury napis na przycisku zmienia się na Wystaw KW. Filtr Kliknięcie tego przycisku powoduje otwarcie formularza (Rys. 2.88), dzięki któremu moŝliwe jest określenie, jakie faktury mają zostać wyświetlone na liście faktur sprzedaŝy. Rysunek Formularz edycji warunków, jakie mają spełniać wyświetlone faktury sprzedaŝy. Drukuj Otwiera formularz umoŝliwiający wydruk zaznaczonej faktury sprzedaŝy. MoŜliwe jest zdefiniowane wydruku oryginału, kopii lub duplikatu Anuluj Przycisk ten słuŝy do anulowania faktury. Anulowanie faktury skorygowanej wymaga anulowania najpierw odpowiedniej korekty a następnie samej faktury. Faktury anulowanej nie moŝna usunąć z listy. Czyść warunki Usuwa warunki zdefiniowanie w formularzu filtru. Kliknięcie tego przycisku powoduje wyświetlenie wszystkich faktur sprzedaŝy i korekt. 63

64 Instrukcja expedient_ms.doc 64/ Menu SprzedaŜ / Zakupy > Faktury zakupu. Kliknięcie tej pozycji menu głównego SprzedaŜ / Zakupy > Faktury zakupu otwiera okno z listą zarejestrowanych w systemie expedient faktur zakupu i ich korekt 22. Oprócz tej pozycji menu okno z fakturami zakupu moŝna takŝe otworzyć przy pomocy przycisków Faktury zakupu i Zakup znajdujących się w oknie głównym programu ich umiejscowienie pokazano na rysunku Rejestracja faktur zakupu w przy pomocy programu expedient pozwala na szeroko pojęte zarządzanie naleŝnościami podgląd wartości zobowiązań, terminów zapłaty, rozliczenia. W przypadku, gdy dane dotyczące rozliczeń finansowych mają być wyeksportowane do programu księgowego rejestracja wszystkich faktur zakupu jest wręcz nieodzowna. Istotną cechą rozliczeń faktur zakupu jest moŝliwość uwzględniania w ramach jednej faktury zakupu wielu dostaw i zwrotów towarów na podstawie dokumentów przyjęcia PZ i wydania zewnętrznego WZ. Poszczególne dokumenty PZ i WZ uŝytkownik moŝe dodać do utworzonego juŝ rozliczenia. Sposób rejestracji faktur zakupu oraz wystawiania faktur rolniczych opisano w rozdziale Rysunek Okno główne programu expedient wraz z zaznaczonymi jego elementami, które umoŝliwiają otwarcie okna z listą zarejestrowanych faktur zakupu. W poszczególnych kolumnach tej listy zawarte są podstawowe informacje dotyczące zarejestrowanych w systemie faktur zakupu i ich korekt. 22 Z formalnego punktu widzenia uŝytkownik nie tworzy, ani nie wystawia faktury zakupu. Wystawcą takiej faktury jest kontrahent będący dostawcą towaru. Dlatego w instrukcji stosowane jest określenie rejestracja faktury zakupu. Wyjątek stanowią tzw. faktury rolnicze, które wystawia kupujący dla samego siebie, ale czyni to w imieniu sprzedającego. 64

65 Instrukcja expedient_ms.doc 65/203 Rysunek Okno z listą zarejestrowanych w systemie faktur zakupu. Zaznaczonym na rysunku elementem jest pole komentarza. W polu tym pojawia się ewentualna informacja, czy do rozliczenia faktury zakupu utworzono takŝe jej korektę. JeŜeli na liście zaznaczono korektę, to w tym polu pojawi się informacja, której faktury zakupu ta korekta dotyczy. Opis przycisków okna Faktury zakupu. Zamknij Przycisk zamykający okno z listą zarejestrowanych faktur sprzedaŝy. Nowy Przycisk Nowy powoduje otwarcie formularza (Rys. 2.90) słuŝącego do rejestracji kolejnej faktury zakupu. Opis poszczególnych elementów tego formularza przedstawiono w dalszej części tego rozdziału. Edycja Po kliknięciu tego przycisku otwarty zostaje formularz (Rys. 2.91) edycji danych zawartych w rozliczeniu zaznaczonej na liście faktury zakupu. Okno tego formularza zawiera panel z polami zawierającymi podstawowe dane dotyczące zarejestrowanej faktury tj. nazwę kontrahenta (pole to moŝna edytować jedynie podczas tworzenia rozliczenia po jego utworzeniu zmiana kontrahenta jest juŝ niemoŝliwa), numer dokumentu 23, termin i sposób płatności faktury. Na formularzu tym jest lista dokumentów dostaw i zwrotów towarów (dokumenty PZ i WZ), których bilans obejmuje rejestrowana faktura. Za pomocą przycisków Dodaj PZ i Dodaj WZ moŝna dodać do faktury kolejny dokument. Natomiast przyciskiem Usuń moŝna usunąć zaznaczony dokument PZ lub WZ. Po usunięciu z listy dokumentu lub dodaniu kolejnego dokumentu naleŝy kliknąć przycisk Przelicz, co spowoduje zaktualizowanie wartości w tabeli rozliczenia VAT. 23 Zarejestrowana faktura zakupu posiada w systemie expedient dwa numery jeden jest numerem systemowym nadanym rozliczeniu przez program expedient, drugim jest faktyczny numer faktury nadany przez kontrahenta, który fakturę wystawił. 65

66 Instrukcja expedient_ms.doc 66/203 Rysunek Formularz rejestracji nowej faktury zakupu. Na rysunku zaznaczono (od góry): panel z polami dotyczącymi faktury; tabela rozliczenia stawek VAT (istnieje moŝliwość edycji wartości zawartych w tej tabeli); przyciski słuŝące do dodawania i usuwania dokumentów magazynowych, które ma obejmować rozliczenie faktury. Uwaga.Ze względu na róŝny sposób wyliczania podstawy i wartości podatku VAT, dane zebrane w tabeli mogą się róŝnić od analogicznego podsumowania zawartego na dostarczonej przez kontrahenta dokumencie. Z tego teŝ względu tabela ta nie jest zablokowana do edycji i uŝytkownik moŝe niewielkie róŝnice skorygować. Rysunek Okno z listą porównania ilościowego faktury elektronicznej z dostawą. Na rysunku pokazano wygląd listy przed wczytaniem elektronicznej postaci faktury. Nieopisanym jeszcze elementem formularza rozliczania faktur jest przycisk Sprawdzenie ilościowe (Spr. ilościowe). Kliknięcie tego przycisku otwiera okno z listą towarów i ich ilością w dostawie ich ceną zakupu netto i wartością (patrz Rys. 2.92). Po otwarciu tego okna istnieje moŝliwość wczytania faktury elektronicznej (przycisk Wczytaj fakturę) i porównania danych na 66

67 Instrukcja expedient_ms.doc 67/203 fakturze z zarejestrowaną w systemie fakturą. Przycisk Drukuj protokół pozwala na wydrukowanie wszystkich pozycji tego porównania lub tylko tych gdzie są rozbieŝności pomiędzy dostawą a dokumentami PZ. Przycisk Usuń dane z fak. słuŝy do usunięcia pozycji na liście porównania, które zostały wczytane z dokumentu elektronicznego. Funkcja sprawdzenia ilościowego ma sens tylko, gdy dostępna jest faktura w formie elektronicznej. Usuń Usuwa zaznaczone na liście rozliczenie faktury zakupu. Usunięcie rozliczenia jest moŝliwe dopiero po usunięciu wszystkich dokumentów magazynowych do takiego rozliczenia dowiązanych. W przeciwnym wypadku wyświetlony zostanie komunikat pokazany na rysunku Rysunek 2.93 Komunikat wyświetlany przy próbie usunięcia rozliczenia faktury zakupu w przypadku, gdy do rozliczenia dowiązane są jakiekolwiek dokumenty magazynowe. Korekta Przycisk ten powoduje zarejestrowanie korekty do zaznaczonego na liście rozliczenia. Drukuj Kliknięcie tego przycisku otwiera dialog wydruku faktury. Przycisk ten jest aktywny jedynie wówczas, gdy na liście zaznaczoną pozycją jest faktura rolnicza i tylko taką fakturę zakupu moŝna wydrukować. Zaznacz rozliczone Przycisk ten pozwala na oznaczenie zarejestrowanej faktury zakupu jako rozliczonej. Takie zaznaczenie/rozliczenie jest moŝliwe tylko dla faktur, dla których przy rejestrowaniu faktury podano niegotówkową formę płatności. Przy próbie zaznaczenia jako rozliczoną faktury oznaczonej jako płatną gotówką wyświetlany jest komunikat pokazany na rysunku Rysunek Komunikat wyświetlany przy próbie rozliczenia, z poziomu okna z listą zarejestrowanych faktur zakupu, faktury zakupu ze sposobem płatności GOTÓWKA. Odznacz rozliczone Po zaznaczeniu rozliczonego juŝ dokumentu kliknięcie tego przycisku powoduje usunięcie statusu Rozliczony. Jednak, gdy podjęto taką próbę dla rozliczenia gotówkowego, dla którego utworzono dokument kasowy KW odwołanie rozliczenia faktury zakupu jest moŝliwe poprzez usunięcie odpowiedniego dokumentu KW, o czym informuje komunikat (patrz Rys. 2.95). 67

68 Instrukcja expedient_ms.doc 68/203 Rysunek Komunikat wyświetlany przy próbie usunięcia znacznika rozliczona, dla faktury zakupu ze sposobem płatności GOTÓWKA Menu SprzedaŜ / Zakupy > Rodzaje dokumentów. W pozycji menu Rodzaje dokumentów -> SprzedaŜy klient ma moŝliwość zaprojektowania stopki dokumentów takich jak: faktura VAT i korekta do faktury VAT. Zdefiniowana stopka będzie drukowana na powyŝszych dokumentach w ich dolnej części i moŝe zawierać np.: odpowiednio zdefiniowane miejsce na podpis, datę wystawienia dokumentu, miejsce na pieczęć czy teŝ inne informacje, które uŝytkownik Ŝyczy sobie umieścić na tych dokumentach (np. informację na temat świadectwa jakości). Tą formatkę przedstawia rysunek Rysunek Okno definiowania stopki faktury VAT i korekty. Zdefiniowanie stopki jest moŝliwa po wciśnięciu przycisku Edycja stopki. Powoduje to otwarcie okna Rysunek Edycja stopki Słowniki. Tabele słownikowe zawierają dane pomocnicze wykorzystywane w systemie expedient. W tabelach tych zawarto opis: grup towarowych, grup uŝytkownika, typy towarów, marŝe sposoby zaokrągleń, definicje jednostek miar i jednostek przeliczeniowych oraz zakresy kodów PLU wag etykietujących. Tabele słownikowe są przygotowywane przez wdroŝeniowców jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby uŝytkownik samodzielnie zmieniał dane słownikowe i dostosowywał 68

69 Instrukcja expedient_ms.doc 69/203 w zaleŝności do swoich potrzeb. Jednak zmian takich naleŝy dokonywać z rozwagą, gdyŝ mogą one wpływać na pracę całego systemu. Sposoby dodawania, poprawiania wartości, czy usuwania danych słownikowych opisano szerzej w rozdziale Rysunek Wygląd rozwiniętego menu Słowniki Menu Słowniki > Grupy towarowe. Grupy i podgrupy towarowe stanowią podstawowy sposób klasyfikacji towarów w kartotece. Kliknięcie pozycji menu Słowniki->Grupy towarowe otwiera okno z listą zdefiniowanych w systemie grup towarowych. Okno z przykładową listą zdefiniowanych grup i podgrup pokazano na rysunku W programie expedient towar moŝna przypisać tylko do jednej grupy i podgrupy towarowej. Przy czym przypisanie do grupy ogranicza moŝliwość wyboru podgrupy tylko z podgrup zdefiniowanych dla tej grupy. KaŜdej grupie towarowej musi towarzyszyć podgrupa, dlatego przy tworzeniu nowej grupy towarowej w kolumnie podgrupa automatycznie dodawana jest podgrupa NIEOKREŚLONA. Rysunek Okno z listą grup i podgrup towarowych. Lista z grupami i podgrupami towarowymi posiada moŝliwość wyszukiwania kontekstowego. Zasady działania tego filtru są identyczne z tymi opisanymi dla kartotek kontrahentów i towarów. Kontekstowe wyszukiwanie jest moŝliwe względem wszystkich czterech kolumn tej listy. Oczywiście istnieje takŝe moŝliwość posortowania pozycji na liście według wartości z kaŝdej z kolumn. Opis przycisków okna z listą grup i podgrup towarowych. Zamknij 69

70 Instrukcja expedient_ms.doc 70/203 Przycisk Zamknij powoduje zamknięcie okna z listą grup towarowych. Nowy Przycisk ten słuŝy do dodawania do listy nowych grup jak i podgrup towarowych. Kliknięcie tego przycisku otwiera formularz pokazany na rysunku 2.100, w którego pole Nazwa naleŝy wpisać nazwę dodawanej do listy grupy lub podgrupy. Rysunek Formularz dodawania nowej grupy towarowej. Edycja Przycisk ten pozwala na zmianę nazwy wybranej z listy grupy lub podgrupy towarowej. Usuń Kliknięcie tego przycisku powoduje usunięcie zaznaczonej na liście podgrupy towarowej. Usunięcie grupy towarowej wymaga wcześniejszego skasowania wszystkich jej podgrup. JeŜeli jednak do danej grupy/podgrupy przypisane zostały towary taka operacja nie będzie moŝliwa. Uwaga. JeŜeli na liście grup towarowych zaznaczono inną pozycję niŝ grupa NIEOKREŚLONA wówczas przy kliknięciu przycisków Nowy i Edycja przed pojawieniem się odpowiedniego formularza wyświetlone zostanie okno z pytaniem czy operacja dodawania lub poprawiania danych ma dotyczyć nowej grupy czy teŝ podgrupy dla grupy zaznaczonej na liście. Na rysunku pokazano przykład takiego okna wyświetlanego przy kliknięciu przycisku Nowy. Rysunek Przykład wyglądu okna wyświetlanego, gdy uŝytkownik kliknął przycisk Nowy, gdy na liście zaznaczona była pozycja naleŝąca do grupy KAWA. W zaleŝności o wyboru, kliknięcie przycisku Grupa spowoduje otwarcie formularza dla dodania nowej grupy towarowej, natomiast kliknięcie przycisku Podgrupa spowoduje pojawienie się odpowiedniego formularza i dodanie nowej podgrupy do grupy KAWA Menu Słowniki > Grupy uŝytkownika. Grupy i podgrupy uŝytkownika są dodatkowym narzędziem pozwalającym na klasyfikację towarów. Pomimo podobieństwa z grupami towarowymi, grupy uŝytkownika posiadają istotną cechę odróŝniającą. RóŜnica polega na tym, Ŝe towar moŝna zaklasyfikować tylko do jednej grupy i podgrupy towarowej natomiast jeden towar moŝe być przypisany do wielu grup/podgrup uŝytkownika. Pod względem funkcjonalnym lista z grupami i podgrupami uŝytkownika jest identyczna z listą grup towarowych. Istnieje moŝliwość wyszukiwania kontekstowego i sortowania pozycji na liście według kaŝdej z czterech kolumn tej listy. Wygląd okna z listą grup i podgrup uŝytkownika pokazano na rysunku

71 Instrukcja expedient_ms.doc 71/203 Rysunek Przykładowy wygląd z okna z listą zdefiniowanych w systemie grup uŝytkownika. Opis przycisków okna z listą grup i podgrup uŝytkownika. Koniec Przycisk Koniec powoduje zamknięcie okna z listą grup uŝytkownika. Nowy Przycisk ten słuŝy do dodawania do listy nowych grup jak i podgrup uŝytkownika. W odróŝnieniu od grup towarowych. Przy tworzeniu nowej grupy uŝytkownika nie jest dodawana podgrupa NIEOKREŚLONA. Podgrupę nowej grupy uŝytkownik musi stworzyć samodzielnie. Edycja Przycisk ten pozwala na zmianę nazwy wybranej na liście grupy lub podgrupy towarowej. Usuń Kliknięcie tego przycisku powoduje usunięcie zaznaczonej na liście podgrupy lub grupy uŝytkownika. Ograniczenia w usuwaniu pozycji z tej listy są analogiczne jak w przypadku grup towarowych. Wybierz towary Kliknięcie otwiera kartotekę towarów w trybie MULTI-WYBÓR. Zaznaczone pozycje to te towary, które są przypisane do wybranej grupy uŝytkownika. MoŜna w ten sposób dodawać do grupy/podgrupy uŝytkownika kolejne towary lub usuwać juŝ przypisane. Dodawanie nowych grup i podgrup uŝytkownika, jak równieŝ poprawianie pozycji juŝ na liście figurujących dobywa się w sposób analogiczny jak w przypadku grup/podgrup towarowych Menu Słowniki > Typy towarów. Ta pozycja menu otwiera okno z listą zdefiniowanych w systemie typów towarów. KaŜdy z towarów w kartotece musi być przypisany do jednego ze zdefiniowanych w tej tabeli słownikowej typu. Typy towarów pozwalają na klasyfikację towarów, która umoŝliwia wyfiltrowanie towarów danego typu podczas pracy z kartoteką towarów (patrz opis formularza filtru rozdział ). Na rysunku pokazano przykładową listę zdefiniowanych w programie typów towarów, do których moŝna zaklasyfikować dany towar. W trzeciej kolumnie tej listy znajduje się informacyjna kolumna znaczników Martwy. Zaklasyfikowanie towaru do typu z takim znacznikiem spowoduje, Ŝe informacje o takim towarze nie będą transmitowane do Stanowska kasowego, a zatem zablokowana będzie jego sprzedaŝ. 71

72 Instrukcja expedient_ms.doc 72/203 Rysunek Okno z listą typów towarów. Opis przycisków okna z listą typów towarów. Zamknij Przycisk Zamknij powoduje zamknięcie okna z listą typów towarów. Nowy Przycisk ten umoŝliwia dodanie nowego typu towaru. Kliknięcie tego przycisku otwiera formularz pokazany na rysunku W formularzu tym wpisujemy nazwę typu oraz w zaleŝności od potrzeby zaznaczamy bądź nie znacznik Martwy. Rysunek Formularz dodawania nowego typu towaru. Edycja Przycisk ten pozwala na zmianę nazwy wybranego z listy typu towaru. Usuń Kliknięcie tego przycisku powoduje usunięcie zaznaczonego na liście typu towarów. Operacja ta zostanie jednak zablokowana w przypadku, gdy w kartotece towarów są towary zaklasyfikowane do usuwanego typu towarów Menu Słowniki > MarŜe. Pod pozycją menu Słowniki->MarŜe kryje się lista pozwalająca na zarządzanie regułami marŝownika (marŝami). Rysunek pokazuje wygląd okna z przykładową listą zdefiniowanych w systemie marŝ. Reguły marŝowania są stosowane, gdy do określenia ceny detalicznej uŝytkownik uŝyje marŝownika. W programie expedient istnieje moŝliwość zdefiniowania marŝy (reguły marŝowania) na: 1. Konkretny towar (indeks), 2. Grupę towarową 3. Dostawce. Hierarchia reguł marŝowania jest następująca: najwaŝniejsza reguła to marŝa na indeks, kolejna to marŝa na grupę towarową, następnie na dostawcę. JeŜeli jednak Ŝadna ze szczegółowych reguł marŝowania nie obejmuje danego towaru, wówczas stosowana jest marŝa domyślna. Hierarchia szczegółowych reguł marŝowania nabiera na znaczeniu w przypadku, gdy dany towar jest objęty kilkoma regułami marŝowania. Przykładowo, gdy inna marŝa jest zdefiniowana na grupę towarową, do jakiej on naleŝy i inna na dostawcę, od którego jest ten towar dostarczany, 72

73 Instrukcja expedient_ms.doc 73/203 wówczas, zgodnie z hierarchią marŝ, podczas marŝowania wzięta będzie pod uwagę marŝa określona na grupę towarową, natomiast marŝa na dostawcę zostanie zignorowana. NaleŜy jeszcze przypomnieć, Ŝe marŝa na dostawcę dotyczy jedynie dostawcy głównego towaru. MarŜe zdefiniowane na dostawców wybranego towaru, którzy nie zostali zaznaczeni jako główni zawsze będą ignorowane. Do kaŝdej marŝy przy jej definiowaniu naleŝy wskazać typ zaokrąglenia wynikowej ceny detalicznej. W kolejnym paragrafie ( ) opisano szerzej, na czym polega definiowanie typów zaokrągleń i jakie są moŝliwości tej opcji programu. Rysunek Okno z listą zdefiniowanych w systemie reguł marŝownika (marŝ). Zaznaczone na rysunku elementy: lista ze zdefiniowanymi marŝami; panel z informacją o tym, jaki typ zaokrąglenia jest przypisany dla zaznaczonej na liście reguły marŝowania. Przyciski okna MarŜe. Zamknij Kliknięcie przycisku Zamknij powoduje zamknięcie okna z marŝami. Edycja Przycisk ten pozwala na zmianę wszystkich danych dotyczących wybranej z listy reguły marŝownika poprzez formularz (patrz Rys ). Jedynie w przypadku marŝy domyślnej moŝna zmienić tylko wysokość marŝy i sposób zaokrąglania związany z tą marŝą. Rysunek Formularz zmiany wartości marŝy dla wybranej reguł marŝowania. Tutaj zmiana marŝy domyślnej. Usuń Kliknięcie tego przycisku powoduje usunięcie zaznaczanej na liście marŝy. Nie jest moŝliwe usunięcie marŝy domyślnej gdy zaznaczona jest ta pozycja przycisk Usuń jest nieaktywny. 73

74 Instrukcja expedient_ms.doc 74/ Menu Słowniki > Zaokrąglenia. Typy zaokrągleń nierozerwalnie związane są z regułami marŝowania. Kliknięcie pozycji menu Słowniki-> Zaokrąglenia otwiera tabelę sposobów zaokrąglenia, które moŝna przypisać do marŝ. Rodzaje zaokrągleń polegają na określeniu, w jaki sposób mają być zaokrąglane ceny detaliczne generowane przez marŝownik. UŜytkownik moŝe określić w zaleŝności od wielkości proponowanej ceny detalicznej, do jakiego miejsca po przecinku ma zostać zaokrąglona wynikowa propozycja ceny detalicznej. Sposób zaokrąglania ceny detalicznej podawany jest dla zdefiniowanego przez uŝytkownika progów cenowych. Istnieje takŝe moŝliwość takiego zdefiniowania zaokrąglenia, aby marŝownik proponował ceny zawsze zakończone na 9, lub 5 czy teŝ 90. Szerszy opis sposobów definiowania zaokrągleń wraz z przykładami czytelnik znajdzie w rozdziale Na rysunku pokazano okno z listą określonych sposobów zaokrągleń. Rysunek Okno z listą wprowadzonych do systemu sposobów zaokrągleń. Opis przycisków okna Typy zaokrągleń. Zamknij Przycisk słuŝy do zamknięcia okna z listą typów zaokrągleń. Nowy Kliknięcie tego przycisku otwiera okno z formularzem słuŝącym do definiowania schematu zaokrągleń. Edycja Przycisk ten pozwala na wprowadzenie zmian w wybranym schemacie zaokrągleń. Kliknięcie tego przycisku otwiera okno z progami zaokrągleń (patrz Rys ). Jednak zmiana progów wiąŝę się zazwyczaj z usunięciem poszczególnych progów dla zaokrągleń i wprowadzenia nowych. 74

75 Instrukcja expedient_ms.doc 75/203 Rysunek Formularz definiowania progów dla edytowanego typu zaokrągleń. Usuń Kliknięcie tego przycisku powoduje usunięcie schematu zaokrągleń. Kiedy jednak, chociaŝ jedna z reguł marŝowania wykorzystuje schemat zaokrągleń, który uŝytkownik chce usunąć wyświetlony zostaje odpowiedni komunikat (Rys ) i operacja skasowania schematu zostanie zablokowana. Rysunek Komunikat wyświetlany, gdy uŝytkownik chce usunąć schemat zaokrągleń wykorzystywane przez regułę marŝownika Menu Słowniki >Stawki VAT. Pozycja menu głównego Stawki VAT otwiera niewielką tabelę, w której zebrane są zdefiniowane w systemie stawki podatku VAT. Na rysunku pokazano przykładowy wygląd tej tabeli. Nie zaleca się, aby uŝytkownik samodzielnie ingerował w zawartość tej listy. Rysunek Okno ze zdefiniowanymi w systemie stawkami VAT Menu Słowniki > Jednostki miary. Pozycja menu Słowniki > Jednostki miary otwiera niewielką listę ze zdefiniowanymi w systemie jednostkami miary. Wartości te pojawiają się w formularzu dodawania i edycji towaru w polu wyboru Jednostka miary. Dodanie, zmiana lub usunięcie moŝna przeprowadzić za pomocą przycisków umieszczonych w oknie z tą tabelą (patrz Rys ). 75

76 Instrukcja expedient_ms.doc 76/203 Rysunek Tabela jednostek miar z przykładową zawartością Menu Słowniki > Jednostki przeliczeniowe. Pozycja menu Słowniki-> Jednostki przeliczeniowe słuŝy do zdefiniowania jednostek przeliczeniowych, jakie uŝytkownik moŝe wybrać w formularzu edycji danych o towarze w polu Jednostka przelicz. Kliknięcie tej pozycji menu powoduje wyświetlenie tabeli z jednostkami przeliczeniowymi (patrz Rys ). Okno to jest niemal identyczne z oknem jednostek miar. Dzięki jednostkom przeliczeniowym, na etykietach będą drukowane ceny za kilogram, litr towaru. Rysunek Tabela jednostek przeliczeniowych Raporty. W menu Raporty zgrupowane zostały pozycje pozwalające na wygenerowanie róŝnego rodzaju zestawień. Zestawienia te zebrano w kilku kategoriach, do których moŝna przejść wybierając odpowiednią pozycję w tym menu. Wygląd pozycji menu Raporty pokazano na rysunku Pierwsza pozycja Lista raportów grupuje wszystkie raporty dostępne w programie. Rysunek Wygląd rozwiniętego menu Raporty Menu Raporty > Lista raportów. Kliknięcie tej pozycji menu otwiera listę wszystkich zestawień i raportów przygotowanych w systemie. Na rysunku pokazano wygląd tego okna przy czym raporty w nim zawarte zostały uszeregowane według wzrastającej wartości numeru zestawienia (kolumna Id). 76

77 Instrukcja expedient_ms.doc 77/203 Na liście tej wyświetlone są raporty i zestawienia dostępne dla uŝytkownika, który jest aktualnie zalogowany. Sposób nadawania prawa do podglądu odpowiednich raportów opisano w rozdziale Rysunek Okno z listą dostępnych raportów. Opis przycisków okna z listą raportów Zamknij Przycisk Zamknij powoduje zamknięcie okna raportów. Otwórz Przycisk ten powoduje wygenerowanie i wyświetlenie wybranego na liści zestawienia. Często samo wyświetlenie zestawienia jest poprzedzone pojawieniem się formularza, w którym uŝytkownik powinien podać parametry wejściowe zestawienia np. zakres dat, jakie powinno dane zestawienie obejmować. Szukaj Otwiera niewielki formularz filtru (Rys ), w którym uŝytkownik moŝe podać frazę, jaka powinna się znajdować w nazwie wyświetlanych na liście zestawień. Rysunek Wygląd formularza słuŝącego do wpisania frazy, jaka powinna się znajdować w nazwie raportu, aby został on wyświetlony na liście. Zatwierdzenie wpisanego warunku następuje poprzez kliknięcie przycisku Szukaj. Czyść warunki Przycisk ten czyści warunki filtru, co powoduje wyświetlenie na liście wszystkich dostępnych dla uŝytkownika raportów. 77

78 Instrukcja expedient_ms.doc 78/ Operacje W menu Operacje znajdują się pozycje odpowiedzialne za rozliczanie dni sprzedaŝy oraz umoŝliwiające eksport do programów finansowo księgowych. Do rozliczania dni sprzedaŝy słuŝą pozycje Zamknięcia dni i Raporty kasjerów, natomiast eksport do programów finansowo księgowych słuŝy pozycja Eksport do FK Operacje -> Zamknięcia dni Ta funkcja programu ułatwia uŝytkownikowi utrzymywanie kontroli nad stanami towarów i dokumentami magazynowymi. System nie pozwala na zamknięcie dnia gdy w programie znajdują się ujemne stany towarowe i niepotwierdzone dokumenty. Wobec tego uŝytkownik przed zamknięciem dnia powinien dokonać w systemie korekty stanów magazynowych (np. dokumentami PR), a wszystkie niepotwierdzone dokumenty magazynowe potwierdzić. Osoba zarządzająca sklepem moŝe zaŝądać od pracowników by kaŝdy dzień sprzedaŝy był zamykany, mówiąc inaczej zatwierdzony. Okno zamknięcia dni przedstawia rysunek Rysunek Formularz Zamknięcie dni. Aby zamknąć dzień naleŝy wcisnąć przycisk Zamknij dzień. Pojawi się wtedy okno z polem do wprowadzania daty, gdzie naleŝy wpisać lub za pomocą przycisku F5 wybrać z kalendarza dzień, który ma się zamiar zamknąć. Okno to przedstawia rysunek Rysunek Formularz wprowadzania daty. W systemie istnieje moŝliwość ponownego otwarcia zamkniętego dnia. Jednak moŝna tego dokonać tylko dla ostatnio zamkniętego dnia Operacje -> Raporty kasjerów Pozycja Raporty kasjerów pozwala uŝytkownikowi na rozliczanie kasjerów w systemie expedient. Kasjer nie ma konieczności rozliczania się przy kasie i blokowania stanowiska kasowego, moŝe natomiast przejść ze swoją szufladą na zaplecze i dzięki tej opcji menu dokonać tam rozliczenia. Główne okno Raportów kasjerów przedstawia rysunek

79 Instrukcja expedient_ms.doc 79/203 Rysunek Okno Raporty kasjerów. Przyciski okna Raporty kasjerów Zamknij Kliknięcie tego przycisku zamyka okno. Nowy Przycisk Nowy powoduje otwarcie nowego raportu kasjera. Po wciśnięciu tego przycisku otwiera się okno umoŝliwiające wybór kasjera, który będzie w danej chwili rozliczany. To okno zostało przedstawione na rysunku Dopiero po zatwierdzeniu wyboru danego kasjera otwiera się właściwe okno nowego raportu. W nim uŝytkownik musi podać wartość zliczonych banknotów i bilonu oraz numer ostatniego paragonu wystawionego przez rozliczanego kasjera. Formularz ten został przedstawiony na rysunku Pomocnym moŝe okazać się przycisk Specyfikacja otwierający listę nominałów polskiej waluty. Na tej liście, przy kaŝdym nominale jest edytowalne pole Ilość gdzie uŝytkownik wpisuje liczbę zliczonych odpowiednich nominałów. Program automatycznie wyliczy wartość utargu podanego w ten sposób przez uŝytkownika. Po wciśnięciu przycisku Wstaw obliczona przez program wartość banknotów i bilonu zostanie wstawiona do okna raportu kasjera. Okno specyfikacji przedstawia rysunek Rysunek Formularz wyboru kasjera. 79

80 Instrukcja expedient_ms.doc 80/203 Rysunek Okno nowego raportu kasjera. Rysunek Okno specyfikacji nominałów. JeŜeli uŝytkownik podał wartość mniejszą od wartości utargu jaki powinien mieć w kasie systemu zgłosi komunikat pokazany na rysunku Rysunek Komunikat w przypadku pojawienia się manka. Podobnie system sygnalizuje gdy pojawi się superata. Tą sytuację przedstawia rysunek

81 Instrukcja expedient_ms.doc 81/203 Rysunek Komunikat w przypadku powstania superaty. Usuń Przycisk powoduje usunięcie zaznaczanego raportu kasowego. Drukuj raport Przycisk ten umoŝliwia wydrukowanie raportu kasjera. Wystaw KP Przycisk ten umoŝliwia automatyczne wystawienie dokumentu kasowego KP odnoszącego się do utargu przedstawionego przez kasjera na raporcie. Czyść filtr Powoduje wyczyszczenie warunków załoŝonych przez filtr i tym samym wyświetlenie wszystkich raportów kasjerów. Filtr Przycisk ten otwiera formularz filtru, w którym moŝemy wprowadzić warunki, jakie powinny spełniać lub, jakich nie powinny spełniać raporty kasjerów, aby zostały wyświetlone na liście. Filtr umoŝliwia uŝytkownikowi wyfiltrowanie raportów do których zostały wystawione KP, nierozliczonych, raportów danego kasjera lub z jakiegoś okresu. Filtr został przedstawiony na rysunku Rysunek Filtr raportów kasjerów Operacje > Eksport do FK. Ta pozycja menu otwiera okno dialogowe słuŝące do generowania pliku z danymi, które będą przeniesione do programów finansowo księgowych. Program expedient eksportuje dane w formacie EDI++ (do programu Subiekt) i do programu CDN. Jakie dane i z jakiego okresu mają znaleźć się w pliku dokonuje się poprzez zaznaczenie odpowiednich pozycji na formularzach pokazanych na rysunkach i Rysunek dotyczy eksportu do formatu EDI++ a rysunek eksportu do programu CDN. Po zaznaczeniu interesujących uŝytkownika danych i określeniu dat, jakie ma obejmować eksport naleŝy kliknąć przycisk Eksport do pliku, co otwiera dialog zapisu do pliku. 81

82 Instrukcja expedient_ms.doc 82/203 Rysunek Formularz eksportu danych do pliku celem przeniesienia do programu FK (do formatu EDI++). Rysunek Formularz eksportu danych do pliku celem przeniesienia do programu FK (do programu CDN) Ustawienia. W menu Ustawienia zgrupowane zostały pozycje, które słuŝą do zarządzania uŝytkownikami systemu, do konfiguracji i obsługi urządzeń zewnętrznych. W tej pozycji menu głównego umieszczone zostały takŝe funkcje pozwalające na dostosowanie samego interfejsu programu do indywidualnych potrzeb uŝytkownika. Wygląd pozycji menu Ustawienia pokazano na rysunku

83 Instrukcja expedient_ms.doc 83/203 Rysunek Wygląd menu Ustawienia Menu Ustawienia > UŜytkownicy. Wybranie tej pozycji menu głównego otwiera okno z listą uŝytkowników systemu expedient. W oknie UŜytkownicy, którego przykładową zawartość pokazano na rysunku 2.128, widnieją informacje o zdefiniowanych w systemie uŝytkownikach wraz z ich przynaleŝnością do odpowiedniej grupy uŝytkowników. W systemie Expedient uŝytkownicy dzieleni są na grupy, za pomocą których nadawane są im uprawnienia do poszczególnych funkcji programu. Rysunek Okno z listą zdefiniowanych w systemie uŝytkowników. Przyciski okna UŜytkownicy. Zamknij Kliknięcie tego przycisku zamyka okno. Nowy Przycisk ten otwiera formularz dodawania nowego uŝytkownika (Rys ). W formularzu tym naleŝy wpisać jego nazwę uŝytkownika (login), którym będzie się on posługiwał przy rozpoczęciu pracy z programem expedient i z programem na stanowisku kasowym expedient POS, jeŝeli uŝytkownik zostanie takŝe określony jako kasjer fiskalny. W formularzu tym administrator dodający nowego uŝytkownika musi określić (wpisać kod grupy lub wybrać kontekstowo), do jakiej grupy zostanie dopisany dodawany uŝytkownik. W formularzu tym takŝe znajduje się przycisk 83

84 Instrukcja expedient_ms.doc 84/203 Zmień hasło na kasie, który słuŝy do wyświetlenia okna zmiany hasła, którym dany uŝytkownik posługuje się na stanowisku kasowym. Rysunek Formularz dodawania i edycji danych o uŝytkowniku systemu expedient. Edycja Otwiera formularz identyczny w swojej zawartości z tym słuŝącym do dodawania nowego uŝytkownika. Po otwarciu tego formularza osoba administrująca moŝe dokonać zmian w danych o wybranym uŝytkowniku np. zmiana grupy, do której przypisany jest edytowany uŝytkownik. Usuń Kliknięcie tego przycisku powoduje usunięcie uŝytkownika z systemu. Usunięcie jednak będzie moŝliwe jedynie wtedy, gdy usuwany z systemu uŝytkownik nie wystawił Ŝadnego dokumentu, nie dokonał zmian w kartotece lub nie wystawił na stanowisku kasowym Ŝadnego paragonu. JeŜeli chcemy jednak zablokować moŝliwość logowania się uŝytkownika do programu expedient naleŝy odznaczyć pole Aktywny. Zablokowanie tylko moŝliwości zalogowania do programu kasowego nastąpi po odznaczeniu pola Kasjer fisk. Dezaktywacja uŝytkownika będzie poprzedzona pytaniem o numer ostatniego paragonu, jaki ten kasjer wystawił na stanowisku kasowym wygląd okna z prośbą o podanie tego numeru pokazano na rysunku Rysunek Okno do wpisania numeru ostatniego paragonu wystawionego, przez kasjera, którego chcemy zaznaczyć jako nieaktywny. Zmień hasło na domyślne Kliknięcie tego przycisku powoduje zmianę hasła zaznaczanego uŝytkownika na hasło domyśle, które definiuje się w zakładce Inne menu Ustawienia -> Zmienne systemowe. Zmiana hasła uŝytkownika na domyślne zmienia hasło w systemie expedient, a jeśli uŝytkownik jest kasjerem fiskalnym takŝe na kasie przy kasach komputerowych. Zmień hasło na kasie Otwiera formularz (Rys ) zmiany hasła, którym uŝytkownik posługuje się na stanowisku kasowym. śeby zmienić hasło w pierwszym polu tego formularza naleŝy wpisać stare hasło, w kolejnych dwóch polach naleŝy powtórzyć nowe hasło i zaakceptować klikając przycisk Zapisz. Przycisk ten jest aktywny, gdy na liście zaznaczony jest uŝytkownik będący kasjerem fiskalnym. 84

85 Instrukcja expedient_ms.doc 85/203 Uwaga. Nic nie stoi na przeszkodzie, Ŝeby uŝytkownik programu expedient będący kasjerem fiskalnym miał dwa róŝne hasła jedno dla dostępu do programu expedient, drugie do programu expedient POS na stanowisku kasowym. Rysunek Formularz zmiany hasła na stanowisku kasowym. Opis przykładowej procedury dodawania uŝytkownika został zawarty w części trzeciej instrukcji w rozdziale Menu Ustawienia > Grupy uŝytkowników i ich uprawnienia. Pozycja menu Ustawienia > Grupy uŝytkowników i uprawnienia otwiera okno, zaprezentowane na rysunku 2.132, z listą grup uŝytkowników wraz z przypisanymi tym grupom uprawnieniami. W systemie expedient uprawnienia do poszczególnych funkcji programu (np. dostęp do kartoteki towarów, kontrahentów, dokumentów czy raportów) moŝe być definiowany dla pewnej grupy uŝytkowników. Tworząc grupy i przypisując do nich uŝytkowników moŝna stworzyć gradację uprawnień do poszczególnych funkcji programu. Przykładowo w większości przypadków pracownicy obsługujący stanowiska kasowe nie muszą mieć dostępu nawet do podstawowych funkcji programu, czy teŝ osoby wprowadzające magazynowe dokumenty przychodowe (np. PZ, PM+) nie muszą mieć uprawnienia do tworzenia dokumentów rozchodowych (np. WZ, PM-, PS). Rysunek Okno z dwoma listami: w górnej części lista z grupą uŝytkowników; u dołu lista z uprawnieniami przypisanymi dla zaznaczonej grupy uŝytkowników. Przyciski okna Uprawnienia grup uŝytkowników. Zamknij Kliknięcie tego przycisku zamyka okno. Nowy /Edycja 85

86 Instrukcja expedient_ms.doc 86/203 Przycisk ten otwiera formularz dodawania nowej grupy uŝytkowników (Rys ). W formularzu tym naleŝy wpisać nazwę nowotworzonej grupy uŝytkowników. Rysunek Wygląd formularza tworzenia nowej grupy uŝytkowników. Usuń Kliknięcie tego przycisku powoduje usunięcie zaznaczonej na liście grupy uŝytkowników. Usunięcie grupy nie będzie moŝliwe, gdy są do niej przypisani uŝytkownicy. Uprawnienia grup uŝytkowników Przycisk słuŝy do otwarcia okna (Rys ) pozwalającego na dodawanie i usuwanie uprawnień wybranej z listy grupy uŝytkowników. W tabeli 2.5 zebrane zostały informacje o uprawnieniach stosowanych w programie EXpedientwraz z ich opisem. Tabela 2.5. Uprawnienia i ich opis. Nazwa uprawnienia KARTOTEKA TOWARÓW - TOWARY KARTOTEKA TOWARÓW - CENA DETALICZNA KARTOTEKA KONTRAHENTÓW - KONTRAHENCI SŁOWNIKI ZMIENNE SYSTEMOWE MAGAZYN - DOK. PRZYCHODOWE MAGAZYN - DOK. ROZCHODOWE MAGAZYN - PARTIA TOWARU MAGAZYN - PRZETWORZENIE NALEśNOŚCI/ZOBOWIĄZANIA - DODAWANIE NALEśNOŚCI/ZOBOWIĄZANIA - ROZLICZENIE INWENTARYZACJA - OTWARCIE/ZAMKNIĘCIE INWENTARYZACJA - DODAWANIE/EDYCJA KASA-SEJF - WYSTAWIANIE DOKUMENTÓW KASA-SEJF - RAPORT SYSTEM - UśYTKOWNICY SYSTEM - GRUPY UśYTKOWNIKÓW/UPRAWNIENIA SYSTEM - OKRES SYSTEM - ARCHIWUM SYSTEM - ADMIN Opis MoŜliwość załoŝenia i edycji towaru MoŜliwość zmiany ceny detalicznej towaru MoŜliwość załoŝenia i edycji kontrahenta MoŜliwość załoŝenia i edycji pozycji słownika MoŜliwość edycji zmiennych systemowych MoŜliwość wystawiania dokumentów przychodowych MoŜliwość wystawiania dokumentów rozchodowych MoŜliwość wykonania przeceny partii towaru MoŜliwość wykonania przetworzenia MoŜliwość dodawania pozycji MoŜliwość rozliczania faktury MoŜliwość otwarcia i zamknięcia inwentaryzacji MoŜliwość zakładania i edycji arkuszy inwentaryzacyjnych i edycji ich pozycji MoŜliwość wystawiania dokumentów kasowych MoŜliwość otwierania i zamykania raportu MoŜliwość dodawania uŝytkowników MoŜliwość dodawania, edycji, usuwania grup uŝytkowników i nadawania uprawnień do zestawień MoŜliwość "zamykania okresu" MoŜliwość przywracania danych z archiwum Dostęp do narzędzi administracyjnych systemu 86

87 Instrukcja expedient_ms.doc 87/203 Rysunek Okno dodawania i usuwania uprawnień do grupy uŝytkowników. Szczegóły dotyczące sposobu nadawania i zmiany uprawnień opisano w rozdziale Menu Ustawienia > Uprawnienia do wykonywania raportów. W programie EXpedient moŝliwość wygenerowania kaŝdego z zestawień moŝe być przypisana poszczególnym uŝytkownikom. Ta pozycja menu głównego otwiera okno (Rys ) z listą zestawień programu EXpedient wraz z listą uŝytkowników, którzy mogą wybrane zestawienie wyświetlić. Zmianę uprawnień dokonać moŝe uŝytkownik naleŝący do grupy posiadającej uprawnienie systemowe SYSTEM - GRUPY UśYTKOWNIKÓW/UPRAWNIENIA. Dla takiego uŝytkownika aktywny jest przycisk Przypisz uprawnienia, który otwiera formularz pokazany na rysunku pozwalający na dodanie lub cofnięcie uprawnienia do wykonywania zestawienia przez danego uŝytkownika. Szczegółowy opis sposobu przypisywania uprawnień został opisany w trzeciej części instrukcji w rozdziale

88 Instrukcja expedient_ms.doc 88/203 Rysunek Okna z listą raportów wraz z uŝytkownikami uprawnionymi do ich wykonywania. Rysunek Okno słuŝące do dodawania i usuwania uprawnień do generowania zestawień Menu Ustawienia > Dane firmy. Klikniecie tej pozycji menu głównego otwiera formularz (Rys ), w którym naleŝy wpisać dane dotyczące firmy, do której sklep naleŝy. Poprawne i staranne wpisanie danych w tym formularzu jest o tyle istotne, Ŝe dane z tego formularza będą widniały na wystawianych w programie EXpedient fakturach sprzedaŝy. 88

89 Instrukcja expedient_ms.doc 89/203 Rysunek Formularz z danymi o firmie tutaj jeszcze nie w pełni wypełniony Menu Ustawienia > Kasy POS. Pod tą pozycją menu kryje się okno z listą kas, którego wygląd pokazano na rysunku Opis przycisków okna Komunikacja z kasami. Cała kartoteka (przycisk umieszczony w górnej części okna) Transmisja informacji o towarach na stanowiska kasowe przeprowadzana jest w sposób przyrostowy tj. na stanowiska kasowe przekazywane są informacje o zmianach dokonanych w kartotece towarów (zmiana ceny, kodu kreskowego i innych danych o towarze), jakie zostały dokonane w ciągu ostatnich 5 dni. 24 Jednak w celu uporządkowania kartotek na stanowiskach kasowych raz dziennie lub dwa razy dziennie, powinno się na stanowiska kasowe wysłać całą kompletną kartotekę. W tym celu naleŝy właśnie kliknąć przycisk Cała kartoteka a następnie wysłać kartotekę towarów na stanowiska kasowe. Po wysłaniu całej kartoteki na stanowisku kasowym nastąpi wczytanie całej kartoteki, co w zaleŝności od ilości towarów w niej zawartych moŝe potrwać kilkadziesiąt sekund. Dlatego operację taką naleŝy wykonać przy niewielkim ruchu w sklepie najlepiej dla kolejnych kas (nie dla wszystkich na raz). Zamknij Kliknięcie tego przycisku zamyka okno. Eksport kartotek Komunikacja ze stanowiskami kasowymi w trybie on-line jest prowadzona automatycznie, a przycisk wymusza eksport kartoteki towarów na wybrane na liście stanowiska kasowe. Import paragonów Po kliknięciu tego przycisku następuje zaimportowanie paragonów z zaznaczonych stanowisk kasowych. Zaznacz wszystko / Odznacz wszystko / Odwróć zaznaczenie 24 Liczbę dni, z których zmiany w kartotece towarów są eksportowane na stanowiska kasowe moŝna zdefiniować w zakładce Komunikacja w menu Ustawienia -> Zmienne systemowe. 89

90 Instrukcja expedient_ms.doc 90/203 Przyciski słuŝące do zmian w zaznaczonych na liście stanowiskach kasowy. Lista kas ma właściwości multi-wyboru, dlatego oczywiście moŝna zaznaczać pozycje na liście poprzez jej dwukrotne kliknięcie lub naciśnięcie spacji. Rysunek Okno z listą zdefiniowanych w systemie stanowisk kasowych a Menu Ustawienia -> Kasy fiskalne (moduł kas fiskalnych) Pod tą pozycją znajduje się okno z listą kas fiskalnych podłączonych do systemu, które zostało przedstawione na rysunku Rysunek Okno z listą zdefiniowanych w systemie kas fiskalnych. Opis przycisków okna Komunikacja z kasami fiskalnymi: Zamknij Kliknięcie tego przycisku zamyka okno 90

91 Instrukcja expedient_ms.doc 91/203 Nowa Przycisk ten umoŝliwia zdefiniowanie w systemie nowej kasy fiskalnej. Wciśnięcie tego przycisku powoduje otwarcie okna pozwalającego określić parametry konieczne do współpracy kasy fiskalnej z systemem jak i określenia uprawnień. To okno zostało przedstawione na rysunku i 2.140a. Rysunek Okno definiowania nowej kasy fiskalnej z otwartą zakładką Główne. Rysunek 2.140a. Okno definiowania nowej kasy fiskalnej z otwartą zakładką Szczegółowe. Edycja Po wciśnięciu tego przycisku otwiera się okno analogicznie jak w przypadku dodawania nowej kasy, tylko z określonymi parametrami dla kasy, którą edytujemy. W tym oknie moŝliwe jest edytowanie parametrów bądź zmiana uprawnień dla danej kasy. Usuń Przycisk Usuń słuŝy do usuwania kasy z systemu. 91

92 Instrukcja expedient_ms.doc 92/203 Transmisja Przycisk Transmisja umoŝliwia wysłanie na kasy fiskalne towarów z kartoteki. Przycisk ten jest aktywny dopiero gdy uŝytkownik zaznaczy kasę lub kasy, na które ma być wykonana transmisja. Transmisja słuŝy do wysłania całej kartoteki towarów na kasę. Pobierz paragony Przycisk Pobierz paragony słuŝy do wymuszenia transmisji (ściągnięcia) paragonów z kasy fiskalnej do systemu. Kasuj towary na urządzeniu Przycisk ten słuŝy do usuwania całej kartoteki towarów z kasy fiskalnej bądź kas fiskalnych, które zostały zaznaczone na liście. Zaznacz wszystko Przycisk ten powoduje zaznaczenie wszystkich kas znajdujących się na liście. Odznacz wszystkie Przycisk ten powoduje odznaczenie wszystkich zaznaczonych kas znajdujących się na liście Odwróć zaznaczenie Przycisk ten umoŝliwia zaznaczenie na liście kas, które są nie zaznaczone a odznaczenie tych, które zostały zaznaczone. Synchronizacja Przycisk ten umoŝliwia dokonanie synchronizacji kartoteki w kasie fiskalnej na podstawie bazy danych programu expedient. W przypadku róŝnic miedzy kartoteką na kasie a bazą danych synchronizacja spowoduje wprowadzenie stanu z bazy danych. Taka sytuacja moŝe mieć miejsce, gdy np.: towar posiadający PLU w kasie fiskalnej nie ma PLU w bazie danych - proces synchronizacji z bazą danych spowoduje usunięcie PLU na kasie fiskalnej, czyli wprowadzenia stanu z bazy danych. Wykonywanie synchronizacji jest zalecane po zakończeniu pracy sklepu (po wykonaniu raportu dobowego na kasie) Menu Ustawienia > Drukarka kodów kreskowych. W przypadku, gdy zainstalowano drukarkę kodów kreskowych formularz (Rys ) pozwala na wybór domyślnej drukarki kodów kreskowych. Rysunek Okno wyboru drukarki kodów kreskowych Menu Ustawienia > Kolektor danych. Menu Ustawienia-> Kolektor danych otwiera formularz (Rys ), w którym uŝytkownik moŝe zdefiniować parametry transmisji kolektora danych podłączonego z komputerem zapleczowym. Ingerowanie w ustawienia kolektora nie jest zalecane dla mniej zaawansowanych uŝytkowników, gdyŝ zmiana ustawień musi być skorelowana z odpowiednim skonfigurowaniem samego kolektor jak i podstawki transmisyjnej pośredniczącej w przesyłaniu danych pomiędzy komputerem a kolektorem. 92

93 Instrukcja expedient_ms.doc 93/203 Rysunek Okno z formularzem ustawień transmisji pomiędzy komputerem a kolektorem danych Menu Ustawienia > Wagi etykietujące i sprawdzarki cen. Okno otwierane za pomocą tej pozycji menu pozwala na definiowanie i konfigurowanie w systemie wag etykietujących i sprawdzarek cen. Istotnym elementem tego okna jest przycisk Transmisja, który uruchamia funkcję transmisji towarów na zaznaczone na liście urządzenia (wagi). Rysunek Widok listy ze zdefiniowanymi w systemie wagami etykietującymi i sprawdzarkami cen dla klienta. Nie zaleca się by nie zaawansowany uŝytkownik bez konsultacji z wdroŝeniowcami dodawał nowe urządzenia i dokonywał jakichkolwiek zmian konfiguracyjnych Menu Ustawienia > Kolory. Okno otwierane poprzez kliknięcie tej pozycji menu otwiera rozbudowany formularz (Rys ), dzięki któremu uŝytkownik moŝe dopasować do swoich preferencji kolorystykę poszczególnych elementów programu. 93

94 Instrukcja expedient_ms.doc 94/203 Rysunek Wygląd okna zmiany kolorystyki programu. Najlepiej, jeśli uŝytkownik poeksperymentuje z ustawieniami kolorów i wybierze najodpowiedniejsze dla siebie Menu Ustawienia > Zmienne systemowe. Pozycja menu Ustawienia -> Zmienne systemowe otwiera formularz, którym moŝna określić wiele parametrów wpływających na prace systemu expedient. Formularz ten składa się z trzech zakładek grupujących parametry systemowe dotyczące dokumentów, komunikacji i innych aspektów programu. Zakładka Dokumenty (Rys ) W kolejnych polach tej zakładki uŝytkownik moŝe określić: jak system ma się zachować w przypadku reklamacji do wyboru są trzy opcje (1) przy reklamacji zostanie zadane pytanie o wystawienie dokumentu kasowego KW, (2) dokument kasowy nie zostanie wystawiony, (3) odpowiedni dokument KW zostanie wystawiony automatyczne; czy przy tworzeniu dokumentu PZ na podstawie faktury elektronicznej nowe towary mają być automatycznie dopisane do kartoteki do wyboru są dwie opcje TAK nowe towary (tj. takie, które są na fakturze elektronicznej, a których brak w kartotece) będą automatycznie dopisane do kartoteki, NIE uŝytkownik sam będzie decydować o dodaniu nowych towarów do kartoteki; zachowanie systemu przy wystawianiu faktury (korekty) sprzedaŝy płatnych gotówką uŝytkownik moŝe wybrać jedną z trzech opcji (1) przy wystawianiu faktury (korekty) sprzedaŝy system zada pytanie o wystawienie odpowiedniego dokumentu kasowego (KW/KP), dokument kasowy nie zostanie wystawiony, (3) odpowiedni dokument (KW/KP) zostanie wystawiony automatyczne; czy system ma rejestrować wszystkie zmiany ceny i na ich podstawie tworzyć dokumenty przecenowe. - czy system ma automatycznie drukować dokument zmiany ceny. UŜytkownik ma do wyboru opcje: TAK, NIE, system ma pytać czy wydrukować dokument. Zakładka Komunikacja (Rys ) W kolejnych polach tej zakładki uŝytkownik moŝe określić: lokalizację katalogów (dysk wraz z ścieŝką) wymiany danych między systemem a kolektorem danych, zapisu dokumentów magazynowych, zapisu zamówień, zapisu plików dotyczacych inwentaryzacji; 94

95 z ilu dni mają być transmitowane zmiany na stanowiska kasowe. Instrukcja expedient_ms.doc 95/203 Zakładka Inne (Rys ) W kolejnych polach tej zakładki uŝytkownik moŝe określić: domyślne hasło, jakie jest nadawane nowoutworzonemu uŝytkownikowi; numery typów towarów, które domyślnie są wyświetlane w kartotece towarów; dopuszczalny prefiksy poprzedzające kod kreskowy przy odczycie czytnikiem kodów kreskowych; tekst przedruku na drukarce kodów kreskowych; tekst przedruku na wydruku etykiet na wadze RM-40; z ilu dni wstecz ma być liczona średnia sprzedaŝ towarów; czy ma być liczona średnia sprzedaŝ; - czy system ma mieć moŝliwość eksportu do programu CDN Klasyka; - czy maja być aktywne zamknięcia dni; - jeŝeli są aktywne zamknięcia dni moŝliwość podania maksymalnej ilości dni nie zamkniętych; - czy system ma importować paragony anulowane; - jaka ma być długość nazwy na urządzeniu fiskalnym; Rysunek Zakładka Dokumenty okna Zmienne systemowe. 95

96 Instrukcja expedient_ms.doc 96/203 Rysunek Zakładka Komunikacja okna Zmienne systemowe. Rysunek Zakładka Inne okna Zmienne systemowe Sesja. W menu Sesja (Rys ) zgrupowane zostały pozycje, które słuŝą do zmiany hasła zalogowanego uŝytkownika. Kolejne pozycje tego menu pozwalają na zmianę pracującego uŝytkownika lub zakończenie pracy uŝytkownika bez konieczności zamykania programu expedient. W końcu pozycja Zakończ program zamyka program. 96

97 Instrukcja expedient_ms.doc 97/203 Rysunek Wygląd menu Sesja Menu Sesja > Zmiana hasła. Kliknięcie tej pozycji menu otwiera formularz (Rys ), który pozwala na zmianę hasła aktualnie zalogowanego uŝytkownika. W formularzu naleŝy wpisać swoje dotychczasowe hasło, a następnie dwukrotnie nowe. W przypadku nieprawidłowego podania aktualnego hasła wyświetlony zostanie komunikat Niepoprawnie podane AKTUALNE hasło (patrz Rys ). W przypadku pomyłki podczas powtórnego wpisywania nowego hasła uŝytkownik ujrzy komunikat NOWE hasło niepoprawnie powtórzone (patrz Rys ). Rysunek Formularz zmiany hasła. Rysunek Komunikat wyświetlany przy zmianie hasła w przypadku, gdy uŝytkownik podał niepoprawnie swoje bieŝące hasło. Rysunek Komunikat informujący, Ŝe przy zmianie hasła nowe hasło nie zostało dwukrotnie podane takie samo Menu Sesja > Zaloguj ponownie. Ta pozycja menu pozwala na zmianę uŝytkownika bez konieczności zakończenia pracy programu expedient Menu Sesja > Wyloguj. Uaktywnienie (kliknięcie) tej pozycji menu powoduje zakończenie pracy aktualnie zalogowanego uŝytkownika bez jednoczesnego zamknięcia samego programu expedient. Wylogowanie z programu jest poprzedzone pytaniem o potwierdzenie tego zamiaru. 97

98 Instrukcja expedient_ms.doc 98/ Menu Sesja >Zamknij program. Kliknięcie tej pozycji menu powoduje zamknięcie programu expedient. Taki sam efekt tj. zamknięcie programu osiągniemy klikając przycisk Zamknij lub przycisk w oknie głównym programu (prawy górny róg) Administracja. W menu Administracja zgrupowane zostały pozycje, które słuŝą zarządzaniu systemem. Wygląd pozycji menu Administracja pokazano na rysunku Rysunek Wygląd menu Administracja Menu Administracja > Typy dokumentów kasowych. Ta pozycja menu głównego otwiera listę (Rys ) zdefiniowanych w systemie rodzajów dokumentów kasowych. Dodawanie nowych typów dokumentów kasowych leŝy w gestii konsultantów. Rysunek Okno z przykładową listą rodzajów dokumentów kasowych, jakie moŝna wystawić w programie expedient Menu Administracja > Inwentaryzacja w cenach detalicznych. Opcja inwentaryzacji w cenach detalicznych słuŝy do jednoczesnego przeprowadzenia spisu i zweryfikowania cen detalicznych towarów w sklepie. Przeprowadza się ją analogicznie do inwentaryzacji całkowitej z tą róŝnicą, Ŝe oprócz ilości towarów podaje się jeszcze ich ceny detaliczne. Procedura inwentaryzacji w cenach detalicznych została przedstawiona w rozdziale

99 Instrukcja expedient_ms.doc 99/ Menu Administracja > Import/Eksport. Okno dialogu eksportu i importu danych (kartotek towarów, kontrahentów i słowników) funkcja ta jest dostępna tylko dla wdroŝeniowców w celu importu kartotek. Rysunek Okno importu i eksportu Pomoc. W menu Pomoc zgrupowane zostały pozycje, które pozwalają na wywołanie pomocy do programu oraz uzyskanie informacji o producencie programu. Wygląd pozycji menu Pomoc pokazano na rysunku Rysunek Wygląd menu Pomoc. 99

100 Instrukcja expedient_ms.doc 100/ Krok po kroku opis najwaŝniejszych procedur. Rozdział trzeci instrukcji jest poświęcony opisowi procedur i sposobom przeprowadzenia najczęstszych czynności podczas obsługi systemu expedient. Celem tego rozdziału jest przedstawienie uŝytkownikowi krok po kroku czynności, które naleŝy wykonać podczas np. dodawania towaru do kartoteki, uzupełniania danych o kontrahencie itd Dodawanie, edycja i usuwanie towarów, kontrahentów i elementów słownikowych. W podrozdziale tym zgrupowano opis procedur dotyczących operacji związanych z dodawaniem, poprawianiem i usuwaniem danych o towarze, kontrahencie oraz danych pomocniczych (grupy towarowe, marŝe, itd.) zgromadzonych w tabelach słownikowych Dodawanie do kartoteki nowego towaru, modyfikowanie i usuwanie danych o towarze. Wszystkie towary będące w obrocie w sklepie muszą być zdefiniowane w kartotece towarów. Dlatego dodanie nowego towaru do kartoteki jest czynnością niezbędną do tego by towar mógł być sprzedawany i jego sprzedaŝ była rejestrowana w systemie expedient. W celu dodania do kartoteki towarów nowego towaru naleŝy otworzyć okno kartoteki towarów, a następnie formularz tworzenia nowego towaru (przycisk Nowy), w którym uŝytkownik powinien wypełnić odpowiednie pola zawierające informacje o towarze. 25 Procedurę zakładania karty towarowej w kartotece towarów prześledźmy na przykładzie. Na potrzeby przykładu załóŝmy, Ŝe chcemy dodać do kartoteki towar Marmolada śliwkowa 250g słoik. ZałóŜmy takŝe, Ŝe towar ten dostarcza Śliwex Sp. J.. Wygląd formularza tworzenia (dodawania) towaru do kartoteki dla takiego towaru pokazano na rysunku Otwieramy kartotekę towarów. 2. Gdy mamy otwarte juŝ okno z kartoteką towarów, klikamy przycisk Nowy (lub korzystamy ze skrótu klawiaturowego <ALT>+<N>). Otwarty zostaje formularz słuŝący do wprowadzenie danych opisujących nowy towar. Wygląd tego formularza pokazano na rysunku W polu Nazwa towaru wpisujemy MARMOLADA ŚLIWKOWA 250 G ŚLIWEX. Bez względu na stan przycisku Caps Lock nazwa towaru zostanie wpisana wielkimi literami. Podana nazwa towaru musi być unikatowa tj. inny towar nie moŝe mieć takiej nazwy. Dobrą praktyka jest uwzględnienie w nazwie towaru jego producenta (dostawcy) oraz gramatury. 4. W kolejnym polu definiujemy czy to towar czy teŝ opakowanie. Domyślnie w polu tym wpisana jest wartość TOWAR, a zatem przechodzimy dalej bez wprowadzania zmian. Uwaga. Po nadaniu towarowi statusu OPAKOWANIE lub TOWAR i zapisaniu takiego towaru zmiana statusu nie będzie juŝ moŝliwa. 5. W kolejnym polu formularza Typ towaru rozwijając listę wyboru moŝemy określić typ dodawanego do kartoteki towaru. W naszym przykładzie określono towar jako 2, W sprzedaŝy. 25 ChociaŜ obowiązkowe są tylko pola Nazwa, Grupa i Podgrupa wypełnienie innych pól formularza będzie procentowało wieloma ułatwieniami dla uŝytkownika podczas dalszej pracy z systemem expedient. 100

101 Instrukcja expedient_ms.doc 101/ Przyciskiem <TAB> przechodzimy do pola Grupa, w którym moŝemy wpisać kod grupy towarowej (jeŝeli pamiętamy), do której chcemy zaklasyfikować lub przyciskiem F5 moŝemy otworzyć w trybie WYBÓR okno z listą grup i podgrup towarowych. Z listy tej moŝemy wybrać odpowiednią grupę i podgrupę. W naszym przykładzie towar przypisano do grupy Smarowidła słodkie o kodzie 04 i podgrupy tej grupy DŜemy i powidła kod Ustalamy stawkę podatku VAT dla wpisywanego towaru. W naszym przykładzie jest to 22%. Uwaga. Przy definiowaniu wartości tego pola uŝytkownik powinien zwrócić szczególną na pole definiujące stawkę VAT dla towaru. Błędne zdefiniowanie stawki VAT dla towaru oraz jego sprzedaŝ z niepoprawną stawką VAT pociąga za sobą konieczność złoŝenia w odpowiednim Urzędzie Skarbowym korekty deklaracji VAT podatnika. 8. W polu PKWiU naleŝy wpisać kod PKWiU towaru Po przejściu do pola Grupa uŝytkownika moŝemy wpisać kody grup uŝytkownika (oddzielone przecinkami), do których chcemy zaklasyfikować wpisywany towar. MoŜemy takŝe, korzystając z przycisku F5 otworzyć okno z listą grup uŝytkownika w trybie MULTI-WYBORU, z której moŝemy wybrać odpowiednie grupy i podgrupy uŝytkownika. W przykładzie przypisano tworzony towar do grupy uŝytkownika o kodzie 0101 (moŝe to być na przykład grupa uŝytkownika Promocje Śliwex kod 01 i jej podgrupa październik kod 01). 10. Określamy jednostkę miary towaru. W naszym przykładzie szt W kolejnym polu formularza (jakim polu- bez nazwy) Jednostce przeliczeniowej określamy, w jakich jednostkach wpisana zostanie w kolejnym polu gramatura. W opisywanym przykładzie podano kg, a np. w przypadku mleka byłby litr. 12. W polu Ilość przeliczeniowa wpisujemy gramaturę towaru wyraŝoną w jednostkach podanych w polu Jednostka przeliczeniowa. W naszym przykładzie wpisujemy 0, Zaznaczając pola WaŜony i Dzielony moŝemy określić odpowiednio czy towarowi będzie moŝna przypisać kod na wadze PLU i czy na kasie będzie moŝna wpisać ułamkową wartość ilości sprzedawanego towaru. Na potrzeby naszego przykładu pozostawiamy niezaznaczone pola WaŜony i Dzielony. 14. Poprzez zaznaczenie pola Rabatowalny umoŝliwiamy kasjerce zmianę ceny tego towaru na kasie (zrabatowanie). 15. W polu Kod w sekcji Producent moŝemy podać producenta danego towaru. Natomiast w polu Kod dostawcy (Kod dost.) moŝemy wpisać 27 kod dostawcy tego towaru (jeŝeli pamiętamy) lub posiłkując się przyciskiem Dodaj dostawcę (Dodaj dost.) uŝytkownik moŝe wybrać dostawcę z listy kontrahentów. 26 Kod PKWiU musi być umieszczony na fakturze sprzedaŝy dla towarów o obniŝonej stawce VAT. 27 JeŜeli pole to pozostanie puste przy próbie zapisania towaru wyświetlone zostanie pytanie czy przypisać dostawcę Nieokreślony. Odpowiadając przecząco powrócimy do edycji towaru. 101

102 Instrukcja expedient_ms.doc 102/203 Rysunek 3.1. Wygląd formularza tworzenia nowego towaru. Zaznaczone elementy (od góry): panel z podstawowymi informacjami o towarze; panel z polami informacyjnymi; nawigator zakładek (tutaj aktywna zakładka Dostawcy). 16. JeŜeli dodawany do kartoteki towar jest dostarczany przez kilku dostawców jednego z nich naleŝy wskazać jako głównego. W tym celu naleŝy zaznaczyć na liście dostawcę a następnie naleŝy kliknąć przycisk Dostawca główny. Skutkiem zaznaczenia dostawcy jako dostawcy głównego jest, to, Ŝe gdy dla wielu dostawców danego towaru określono reguły marŝowania, wówczas tylko marŝa przypisana na dostawcę głównego będzie brana pod uwagę. MarŜe zdefiniowane dla pozostałych dostawców tego towaru będą ignorowane. 17. Po wypełnieniu pól stałych formularza dodawania towaru do kartoteki oraz zdefiniowaniu dostawcy towaru naleŝy przejść do zakładki Kody kreskowe <F8> i dodać kod kreskowy, który pozwoli na rozpoznanie towaru przy pomocy czytnika kodów kreskowych na stanowisku kasowym. 18. Przy tworzeniu nowego towaru uŝytkownik moŝe zdefiniować cenę detaliczną towaru (zakładka MarŜe i ceny <F9>), ale nie jest to czynność obligatoryjna. Cenę towaru moŝna takŝe podać przy przyjmowaniu dostawy edycji pozycji dokumentu PZ. Uwaga. Tylko towary z niezerową ceną detaliczną zostaną wyeksportowane do stanowisk kasowych oraz wag etykietujących, co jest warunkiem niezbędnym tego, aby towar mógł być sprzedany. 19. Po wypełnieniu pól formularza całość danych akceptujemy klikając przycisk Zapisz Dodawanie do kartoteki towaru waŝonego. Dla towarów waŝonych oprócz standardowych czynności związanych z utworzeniem nowego towaru w systemie naleŝy zdefiniować towar jako waŝony oraz zdefiniować dla towaru wartość kodu PLU na wadze etykietującej. W tym celu naleŝy w górnym panelu formularza dodawania towaru zaznaczyć pola WaŜony i Dzielony oraz w zakładce Inne (<F10>) (połoŝenie tych elementów pokazano na rysunku 3.2) dodać kod PLU na wagach etykietujących. Kod ten naleŝy dodać posługując się listą wyboru uruchamianą przyciskiem F5. Z listy tej naleŝy wybrać zakres PLU, z którego ma zostać zaproponowany przez system kod PLU (Rys. 3.3). Po dokonaniu wyboru zakresu pojawi się niewielki formularz (Rys. 3.4) z propozycją wartości kodu PLU 102

103 Instrukcja expedient_ms.doc 103/203 proponowaną przez system. UŜytkownik moŝe zaakceptować (zalecane) lub zmienić zaproponowaną wartość. Przy zapisaniu danych o towarze wyświetlony zostanie komunikat o nadaniu kodu kreskowego, jeśli towar takowego nie posiadał. Rysunek 3.2Zakładka Inne formularza dodawania i edycji towaru. Zaznaczono elementy istotne przy definiowaniu towaru waŝonego pola WaŜony, Dzielony; zakładka Inne z polem dla kodu PLU na wadze etykietującej. Rysunek 3.3. Lista wyboru zakresu PLU kodu na wadze etykietującej, do której ma zostać przypisany tworzony bądź edytowany towar. 103

104 Instrukcja expedient_ms.doc 104/203 Rysunek 3.4 Formularz z propozycją wartości kodu wagowego PLU na wadze etykietującej, do który zostanie przypisany tworzonemu lub edytowanemu towarowi. Rysunek 3.5. Okno z komunikatem o nadaniu towarowi waŝonemu kodu kreskowego. Uwaga. Po dodaniu do kartoteki lub zmianie ceny towaru waŝonego naleŝy pamiętać o wyeksportowaniu kodu PLU na wagi etykietujące (menu Ustawienia->Wagi etykietujące). Operacja ta pozwoli na wydruk na wadze etykietującej poprawnej etykiety dla wprowadzone właśnie towaru Dodawanie do kartoteki towaru waŝonego z kodem kreskowym nadanym przez producenta. Czasami zdarza się, Ŝe towar waŝony jest etykietowany przez samego producenta i kaŝda sztuka towaru posiada swój kod kreskowy. W takim przypadku naleŝy zwrócić uwagę czy kod kreskowy takiego towaru rozpoczyna się od cyfr 22, 23, 24, 27, 28, 29, oraz czy w kodzie kreskowym jest zawarta waga towaru. Aby się o tym przekonać naleŝy porównać pięć przedostatnich cyfr z wagą towaru np. jeŝeli towar ma kod kreskowy i jego waga jest równa 0,124 kg oznacza to, Ŝe jest to kod wagowy. Dodając taki towar do kartoteki postępujemy tak samo jak z innymi towarami waŝonymi z tym wyjątkiem, Ŝe w polu kod kreskowy (zakładka Kody kreskowe) naleŝy wpisać 7 pierwszych cyfr kodu kreskowego. Dla prezentowanego przykładu naleŝy wpisać tylko cyfry Uwaga. Kody kreskowe takich towarów muszą bezwzględnie rozpoczynać się od cyfr 22, 23, 24, 27, 28, 29. Towarów o takich kodach kreskowych nie moŝna wyszukać w kartotece towarów poprzez wyszukiwanie przez pełny kod kreskowy Dodawanie do kartoteki towaru nie posiadającego kodu kreskowego. Dla towarów bez kodu kreskowego i takich, których nie moŝna oznakować kodem kreskowym naleŝy nadać tzw. kod krótki. Kod taki wpisujemy w miejsce kodu kreskowego w zakładce Kody kreskowe formularza edycji danych o towarze (Rys. 3.6). Rysunek 3.6. Zakładka Kody kreskowe. Na liście zdefiniowano kod krótki

105 Instrukcja expedient_ms.doc 105/203 Przy próbie przejścia do innych pól formularza danych pojawi się komunikat informujący o tym, Ŝe wprowadzony kod nie jest kodem standardu EAN 8 lub EAN 13 standardy 8 i 13 cyfrowych kodów kreskowych (patrz Rys. 3.7). W tym przypadku odpowiadamy twierdząco. Rysunek 3.7. Okno z informacją, Ŝe wpisany kod kreskowy nie jest kodem zgodnym ze standardami EAN 8 lub EAN 13. W przypadku nadawania kodu krótkiego odpowiadamy Tak Dodawanie do kartoteki towaru z dowiązanym opakowaniem. Gdy nowy towar jest sprzedawany z opakowaniem sprzedawanym za kaucją naleŝy wskazać, jakie opakowanie powinno być automatycznie dodawane do paragonu przy sprzedaŝy danego towaru. W tym celu w zakładce Inne (<F10>) formularza tworzenia i edycji towaru naleŝy w polu Indeks opakowania wpisać bezpośrednio lub wybrać z listy <F5> zdefiniowanych opakowań odpowiednie opakowanie (patrz Rys. 3.8). Rysunek 3.8. Zakładka Inne formularza edycji towaru. W pokazanym przykładzie do towaru dowiązana została BUTELKA 0,5L Dodawanie do kartoteki towaru dostarczanego w opakowaniach zbiorczych. System expedient pozwala na zdefiniowanie towaru jako opakowanie zbiorcze. W tym celu naleŝy w zakładce Dostawcy na liście dostawców w kolumnie Ilość u dostawcy (Ilość u dost.) podać ile jednostkowych sztuk zawiera opakowanie zbiorcze. Na rysunku 3.9 pokazano przykład zdefiniowania towaru dostarczanego jako opakowanie zbiorcze. Opisany sposób zdefiniowania towaru powoduje, Ŝe podczas dostawy takiego towaru (wprowadzaniu PZ) opakowanie zbiorcze jest dzielone na zdefiniowaną ilość towaru, która w takiej liczbie jest wprowadzana na stan magazynu. Przed zapisaniem ilości towaru system pyta się uŝytkownika czy ma uwzględnić mnoŝnik dostawcy (rysunek 3.10). 105

106 Instrukcja expedient_ms.doc 106/203 Rysunek 3.9. Elementy formularza dodawania i edycji towaru z zaznaczonymi elementami pozwalającymi na zdefiniowanie towaru jako dostarczanego w opakowaniach zbiorczych. Rysunek 3.10 Okno PZ z pytaniem o mnoŝnik dostawcy Poprawianie i usuwanie danych dotyczących towaru. JeŜeli chcemy poprawić lub usunąć jakieś dane dotyczące towaru naleŝy otworzyć okno z kartoteką towarów, następnie zaznaczyć towar kliknąć przycisk Edycja (patrz Rys. 3.11). Otwarty zostanie formularz identyczny z tym, jaki słuŝy do dodawania towaru do kartoteki, gdzie znajdują się aktualnie zapisane w systemie dane o towarze. Zmiana danych w poszczególnych polach jest identyczna jak podczas dodawania towaru do kartoteki. Po poprawieniu danych o towarze zaakceptowanie zmian nastąpi po kliknięciu przycisku Zapisz. 106

107 Instrukcja expedient_ms.doc 107/203 Rysunek PołoŜenie przycisku Edytuj w oknie kartoteki towarów. Poprawić moŝna wszystkie dane o towarze za wyjątkiem wartości w polu Towar/Opakowanie. 28 Wartości pól Stawka VAT oraz Jednostka miary moŝna zmienić tylko, gdy towaru nie ma na stanie magazynu. JeŜeli uŝytkownik nie chce, aby wprowadzone zmiany zostały utrwalone moŝe kliknąć na formularzu edycji towaru przycisk Zamknij. Przed zamknięciem formularza otwarte zostanie okno pokazane na rysunku 3.12, w którym uŝytkownik musi potwierdzić chęć opuszczenia formularza bez zapisu wprowadzonych do formularza zmian. Odpowiedź Nie spowoduje powrót do formularza edycji danych o towarze. Kliknięcie przycisku Tak spowoduje zamknięcie formularza edycji towaru, przy czym wszystkie wprowadzone zmiany nie zostaną utrwalone. Rysunek Okno dialogowe ostrzegające, Ŝe zamknięty zostanie formularz edycji towaru, ale wprowadzone zmiany danych o towarze nie zostaną zapisane Dodawanie do kartoteki nowego kontrahenta, modyfikowanie i usuwanie danych o kontrahencie. Obok kartoteki towarów, kartoteka kontrahentów jest podstawowym elementem programu expedient. W tej kartotece muszą być zdefiniowani wszyscy kontrahenci, zarówno dostawcy jak i odbiorcy. Dane zgromadzone w tej kartotece są wykorzystywane np. podczas wystawiania faktur sprzedaŝy, czy teŝ przyjmowania dostaw. Dodanie nowego kontrahenta do kartoteki prześledźmy na przykładzie. 1. Otwieramy kartotekę kontrahentów. W tym celu w oknie głównym programu klikamy jeden z dwóch przycisków Kontrahenci. Na rysunku zaznaczono elementy pozwalające na otwarcie tej kartoteki. MoŜna takŝe wybrać z menu Kartoteki->Kontrahenci. 28 Szczególnego znaczenia nabiera ten fakt w przypadku definiowania opakowań. 107

108 Instrukcja expedient_ms.doc 108/203 Rysunek Elementy okna głównego pozwalające na otwarcie kartoteki kontrahentów. 2. Gdy mamy otwarte juŝ okno z kartoteką kontrahentów (Rys. 3.14) klikamy przycisk Nowy (lub skrót <ALT>+<N>). Otwarty zostaje formularz słuŝący do wprowadzenie danych o kontrahencie (Rys. 3.15). 3. Wypełniamy kolejne pola formularza zgodnie z ich opisem. 4. Po wypełnieniu poszczególnych pól tego formularza klikamy przycisk Zapisz, która to czynność kończy dodawanie kontrahenta do kartoteki zamknięty zostanie formularz i wyświetlona ponownie lista z kontrahentami. Obligatoryjne są pola Nazwa kontrahenta i Skrót (nazwy) bez ich uzupełnienie nie moŝna zapisać danych o kontrahencie. Wobec braku danych, w którymkolwiek z tych dwóch pól, przy próbie zapisania danych wyświetlone zostanie okno z komunikatem informującym o konieczności uzupełnienia tych pól. W polu Typ kontrahenta naleŝy wybrać, jakiego kontrahenta dodajemy do kartoteki do wyboru mamy trzy typy: Odbiorca, Dostawca, Dostawca i odbiorca. Typ dostawcy decyduje takŝe o tym, czy przy otwarciu listy z kontrahentami w trybie wyboru dany kontrahent będzie na liście wyświetlony. Przykładowo przy tworzeniu dokumentu przyjęcia z zewnątrz (PZ) podczas kontekstowego wyboru kontrahenta, na którego dokument wystawiamy zostaną wyświetleni tylko kontrahenci o statusie Dostawca lub Dostawca i odbiorca. Wszystkich kontrahentów, w tym takŝe o statusie Odbiorca, moŝna wyświetlić wówczas czyszcząc warunki filtru (przycisk Czyść war. oknie z listą kontrahentów). Dlatego teŝ nawet, gdy kontrahent jest w zasadzie tylko dostawcą towaru do sklepu, ale moŝe się zdarzyć, Ŝe będą wystawiane na tego kontrahenta takŝe dokumenty rozchodowe, np. dokumenty zwrotu towaru do dostawcy WZ, wówczas naleŝy wybrać typ dostawcy Dostawca i odbiorca. W jaki sposób zostaną wprowadzone dane dotyczące kontrahenta, w taki sposób będą one drukowane np. na fakturach sprzedaŝy. Stąd przy wprowadzaniu danych o kontrahencie naleŝy dołoŝyć odpowiedniej staranności takŝe do wyglądu wprowadzanych wartości. 108

109 Instrukcja expedient_ms.doc 109/203 Rysunek Okno z listą kontrahentów z zaznaczonym przyciskiem słuŝącym do dodania nowego kontrahenta do kartoteki. Rysunek Formularz do wprowadzania danych o dodawanym do kartoteki kontrahencie. W przypadku konieczności poprawienia danych o kontrahencie naleŝy w kartotece kontrahentów zaznaczyć tego, którego dane chcemy zmienić i klikamy przycisk Edycja. Otwarty zostanie formularz identyczny z tym, jaki słuŝy do dodawania nowego kontrahenta z tym, Ŝe jego pola będą juŝ uzupełnione aktualnymi danymi o kontrahencie. Po poprawieniu, czy uzupełnieniu danych, zmiany zatwierdzamy klikając przycisk Zapisz. JeŜeli podczas poprawiania danych o kontrahencie uŝytkownik rozmyśli się i będzie chciał zaniechać zmian, naleŝy wówczas kliknąć przycisk Anuluj i potwierdzić zamiar opuszczenia tego formularza bez zapisu zmian. Uwaga. Kontrahenta o nazwie NIEOKREŚLONY nie moŝna ani edytować, ani usunąć. śeby usunąć kontrahenta z kartoteki naleŝy zaznaczyć danego kontrahenta i kliknąć przycisk Usuń. 109

110 Instrukcja expedient_ms.doc 110/203 W praktyce jednak usunięcie kontrahenta moŝe być trudne lub wręcz niemoŝliwe. Wynikać to moŝe z faktu, Ŝe w systemie mogą być dokumenty magazynowe, finansowe (faktury sprzedaŝy) lub kasowe wystawione na danego kontrahenta. Przed usunięciem kontrahenta takie dokumenty muszą zostać wcześniej usunięte, co nie zawsze jest moŝliwe. Usunięcie kontrahenta z kartoteki moŝe być zablokowane takŝe, gdy w kartotece są towary, które są oznaczone jako dostarczane przez kontrahenta, którego chcemy usunąć. JeŜeli zdefiniowano marŝe na towary od usuwanego kontrahenta takŝe operacja jego usunięcia z kartoteki zostanie zablokowana. Wygląd okien z komunikatami informującymi o przyczynie, z powodu której nie moŝna usunąć kontrahenta pokazano kolejno na rysunkach 3.16 i Rysunek Komunikat wyświetlany przy próbie usunięcia kontrahenta, gdy w kartotece są towary przez niego dostarczane. Rysunek Komunikat wyświetlany przy próbie usunięcia kontrahenta, gdy na towary dostarczane przez niego zdefiniowano regułę marŝownika (marŝę) Dodawanie nowych pozycji do kartotek słownikowych, ich modyfikacja i usuwanie. W rozdziale tym podano, w jaki sposób moŝna modyfikować zawartość tabel z danymi słownikowymi. Wszystkie operacje związane z danymi słownikowymi rozpoczynamy od wyboru odpowiedniej pozycji z menu Słowniki. PołoŜenie tej pozycji menu głównego wraz z pozycjami podmenu pokazano na rysunku Rysunek Rozwinięte menu słowniki Dodawanie nowej grupy i podgrupy towarowej. Poprawianie danych o grupie juŝ istniejącej. Usuwanie grupy towarowej. Prześledźmy, w jaki sposób w programie EXpedient dodaje się nową grupę i podgrupę towarową. 110

111 Instrukcja expedient_ms.doc 111/ Z menu głównego wybieramy pozycję Słowniki->Grupy towarowe. Otwarte zostanie okno z listą grup i podgrup towarowych rysunek Rysunek Okno z listą przykładowych grup towarowych. 2. Gdy mamy otwarte juŝ okno z listą grup i podgrup towarowych klikamy przycisk Nowy (lub skrót <ALT>+<N>). Pojawi się okno z pytaniem czy intencją uŝytkownika było załoŝenie nowej grupy towarowej czy teŝ zdefiniowanie podgrupy dla zaznaczonej na liście grupy towarowej (patrz Rys. 3.20). Gdy uŝytkownik kliknie przycisk Grupa, wówczas do listy dodana zostanie nowa grupa towarowa wraz domyślną podgrupą NIEOKREŚLONA. JeŜeli klikniemy przycisk Podgrupa dodana zostanie kolejna podgrupa do zaznaczonej na liście grupy. Bez względu na wybór, otwarty zostanie formularz, w którym uŝytkownik powinien wpisać nazwę tworzonej grupy lub podgrupy (Rys. 3.21) Okno z zapytaniem (Rys. 3.19) pojawia się tylko wówczas, gdy zaznaczona jest na liście jakaś grupa. Natomiast, gdy kursor jest w polu wyszukiwania kontekstowego lub zaznaczona jest grupa NIEOKREŚLONA pojawia się tylko formularz pokazany na rysunku

112 Instrukcja expedient_ms.doc 112/203 Rysunek Okno z pytaniem czy ma zostać utworzona podgrupa zaznaczonej grupy towarowej (tutaj podgrupa herbat), czy teŝ uŝytkownik chce załoŝyć całkowicie nową grupę towarową. Rysunek Formularz do wpisania nazwy nowozakładanej grupy towarowej. 3. Po wpisaniu nazwy nowej grupy lub podgrupy klikamy na formularzu (Rys. 3.21) przycisk Zapisz, która to czynność kończy dodanie grupy lub podgrupy towarowej. Zmiana nazwy grupy lub podgrupy towarowej. 1. JeŜeli uŝytkownik chce zmienić nazwę grupy/podgrupy powinien wybrać (zaznaczyć) na liście grup towarowych pozycję i kliknąć przycisk Edycja. 2. Po pojawieniu się okna naleŝy wybrać, dla jakiej kategorii, grupy czy podgrupy ma zostać zmieniona nazwa. Klikamy odpowiednio przycisk Grupa lub Podgrupa, po czym zostaje otwarty formularz, w którym naleŝy wpisać nową nazwę grupy lub podgrupy. Usuwanie grupy lub podgrupy towarowej. Gdy zachodzi potrzeba usunięcia grupy lub podgrupy towarowej naleŝy wykonać następujące czynności. 1. JeŜeli chcemy usunąć grupę/podgrupę towarową naleŝy w pierwszej kolejności sprawdzić, czy są do niej przypisane towary. JeŜeli są do takiej grupy/podgrupy przypisane towary, to przy próbie usunięcia grupy/podgrupy wyświetlony zostanie komunikat pokazany na rysunku Najłatwiejsze sprawdzenie, jakie towary są przypisane do wybranej grupy towarowej polega na zdefiniowaniu warunków filtru w kartotece towarów, tak by wyświetlone zostały towary naleŝące do wybranej grupy/podgrupy towarowej. 112

113 Instrukcja expedient_ms.doc 113/203 Rysunek Komunikat wyświetlany, gdy uŝytkownik spróbuje usunąć grupę, do której przypisany jest jakiś towar. 2. JeŜeli jesteśmy pewni, Ŝe do usuwanej grupy/podgrupy towarowej nie naleŝą Ŝadne towary z listy grup wybieramy pozycję, którą chcemy usunąć i klikamy przycisk Usuń. Przed samym usunięciem uŝytkownik musi potwierdzić zamiar skasowania wybranej grupy/podgrupy. Usunięcie grupy towarowej (o podgrupie nieokreślona ) musi być poprzedzone usunięciem najpierw wszystkich jej podgrup. W przeciwnym wypadku nastąpi wyświetlenie okna z komunikatem pokazanym na rysunku Rysunek Komunikat towarzyszący próbie usunięcia grupy towarowej, gdy są jeszcze na liście podgrupy tej grupy Dodawanie nowej grupy i podgrupy uŝytkownika. Poprawianie danych o grupie juŝ istniejącej. Usuwanie grupy uŝytkownika. Dodawanie, zmiana nazwy i usuwanie grup uŝytkownika dokonuje się w sposób analogiczny do pisanych w poprzednim rozdziale czynności dotyczących grup towarowych. Jedyną róŝnicą, o której naleŝy wspomnieć jest fakt, iŝ uŝytkownik po załoŝeniu nowej grupy uŝytkownika musi ręcznie zdefiniować w jej obrębie, chociaŝ jedną podgrupę Dodawanie edycja i usuwanie typów towarów. UŜytkownik moŝe zdefiniować samodzielnie typy towarów, do jakich chce poszczególne towary zaklasyfikować. Typy towarów pozwalają na wyfiltrowanie w kartotece towarów tych towarów, które naleŝą do odpowiedniego typu. Aby zdefiniować nowy typ towaru naleŝy wykonać następujące czynności. 1. Z menu głównego wybieramy pozycję Słowniki->Typy towarów. Otwarte zostanie okno z listą zdefiniowanych juŝ w systemie typów towarów rysunek

114 Instrukcja expedient_ms.doc 114/203 Rysunek Okno z zdefiniowanymi typami towarów. 2. W oknie Typy towarów klikamy przycisk Nowy i w formularzu (patrz rys. 3.25) wpisujemy nazwę typu towaru, jaki chcemy dodać do tej tabeli słownikowej. Rysunek Formularz słuŝący do wpisania nazwy nowego typu towarów. W celu zmiany nazwy typu naleŝy na liście typów wybrać pozycję wymagającą zmiany i kliknąć przycisk Edycja. W formularzu definiujemy nową nazwę, którą zatwierdzamy klikając przycisk Zapisz. UŜytkownik moŝe takŝe usunąć typ towarów (przycisk Usuń), z tym jednak zastrzeŝeniem, Ŝe w kartotece towarów nie moŝe być towarów przypisanych do usuwanego typu towarów. Wówczas kasowanie typu towarów zostanie zablokowane i wyświetlony zostanie komunikat o przyczynie (patrz Rys. 3.26). Rysunek Komunikat wyświetlany przy próbie usunięcia typu towarów, do którego przypisane są towary w kartotece Dodawanie edycja i usuwanie reguł marŝowania (marŝ). Reguły marŝownika decydują o wartości ceny detalicznej, jaka jest proponowana przez marŝownik. W programie expedient uŝytkownik moŝe definiować regułę marŝowania (marŝę) na konkretny towar (marŝa na indeks), towary zaklasyfikowane do określonej grupy/podgrupy towarowej (marŝa na grupę i podgrupę towarową), oraz dla towarów, gdzie wybrany dostawca jest wskazany jako Główny (marŝa na dostawcę). NaleŜy przypomnieć o gradacji (obawiam się Ŝe jest to za trudne słowo tak jka np. alegoria ;) Sam niestety teŝ nie mogę znaleźć lepszego określenia- taka uwaga) reguł marŝowania, gdy wiele z nich obejmuje ten sam towar. W takim przypadku najwaŝniejsza jest marŝa na indeks, następnie marŝa na grupę/podgrupę towarową, marŝa na dostawcę, oraz marŝa Domyślana. 114

115 Instrukcja expedient_ms.doc 115/203 Dodawanie nowej reguły marŝowanie prześledźmy na przykładzie. 1. Z menu głównego wybieramy pozycję Słowniki->MarŜe. Otwarta zostanie lista zdefiniowanych juŝ w systemie reguł marŝowania rysunek Rysunek Okno z listą zdefiniowanych w programie reguł marŝowania. 2. Klikamy przycisk Nowy, który powoduje otwarcie formularza słuŝącego do dodawania nowej reguły marŝowania (Rys. 3.28). W formularzy tym naleŝy podać nazwę identyfikującą tworzoną regułę marŝowania. W kolejnym polu uŝytkownik wybiera typ marŝy tj. czy ma to być marŝa na indeks, grupę/podgrupę towarową, dostawcę. 3. W zaleŝności od wybranego typu marŝy przyciskiem wyboru kontekstowego (<F5>) naleŝy wybrać konkretny towar lub grupę towarową czy teŝ kontrahenta, dla którego tworzona jest nowa reguła marŝowania. 4. W kolejnym polu Wartość naleŝy wpisać procentową wartość marŝy. 5. W ostatnim polu tego formularza naleŝy wybrać, za pomocą wyboru kontekstowego (<F5>), sposób zaokrągleń związanych z tworzoną regułą marŝownika. W jaki sposób moŝna definiować sposób zaokrąglenia proponowanej przez marŝownik ceny detalicznej opisano w kolejnym paragrafie tego rozdziału. Rysunek Formularz definiowana nowej reguły marŝowania. 115

116 Instrukcja expedient_ms.doc 116/203 Przy próbie dodania marŝy na indeks, grupę lub dostawcę, gdy marŝa jest juŝ w systemie wówczas przy próbie zapisania takiej marŝy uŝytkownik zostanie poinformowany, Ŝe taka marŝa juŝ istnieje (patrz Rys 3.29). Rysunek Komunikat wyświetlany przy próbie stworzenia nowej marŝy na grupę/podgrupę towarową, gdy na tą grupę/podgrupę marŝa została juŝ zdefiniowana. JeŜeli uŝytkownik zamierza zmienić wartość marŝy w zdefiniowanej juŝ regule marŝownika powinien zaznaczyć na liście pozycję, która wymaga poprawienia i kliknąć przycisk Edycja. Otwarty zostanie znajomy juŝ uŝytkownikowi formularz (Rys. 3.28), którym moŝna zmienić wysokość marŝy, zmiany te zaakceptować kliknięciem przycisku Zapisz. Gdy reguła marŝownika nie jest juŝ potrzebna moŝna ją usunąć. Aby usunąć regułę marŝowania na liście w oknie MarŜe zaznaczamy odpowiednią pozycję i klikamy przycisk Usuń Dodawanie edycja i usuwanie typów zaokrągleń. Typy zaokrąglenia są nierozerwalnie związane z regułami marŝownika. W definicji zaokrąglenia, uŝytkownik moŝe określić jak ma zostać zaokrąglona cena proponowana na podstawie reguły marŝownika powiązanej z odpowiednim typem zaokrąglenia. Definiując typ zaokrąglenia moŝliwe jest określenie do ilu miejsc znaczących ma zostać zaokrąglona wynikowa cena w zaleŝności od jej wartości. W typie zaokrąglenia moŝna podać takŝe, jaka stała wartość w poszczególnych progach cenowych ma zostać odjęta po dokonaniu zaokrąglenia. Odpowiednie skorelowanie wielkości zaokrąglenia z odejmowaną wartością pozwala na uzyskiwanie z marŝownika cen zakończonych przykładowo na 0,99, 0,90, 9,00 w zaleŝności od wielkości ceny po zaokrągleniu. ZałóŜmy, Ŝe chcemy Ŝeby ceny proponowane przez marŝownik (dla pewnej reguły marŝownika) były zaokrąglane zgodnie z regułami arytmetycznymi 31, gdy proponowana przez marŝownik cena jest mniejsza od złotówki włącznie. Dla cen detalicznych od 1 zł do 10zł chcemy, Ŝeby były one zaokrąglane w górę i kończyły się na 9 groszy. Dla cen między 10 zł a 100 zł chcemy cen kończących się na 90 groszy. Dla cen detalicznych większych od 100 zł powinna się ona kończyć na 9 zł. Warunki zdefiniowane dla potrzeby przykładu zebrane zostały w tabeli 3.1. Tabela 3.1. Dane do przykładu zakładania reguły zaokrąglenia. Cena Cena Sposób Końcówka ceny Przykłady cen od do zaokrąglenia 0,00 1,00 Arytmetycznie Niemodyfikowana 0,03; 0,47; 0,59; 0,85; 0,92 1,01 10,00 W górę Kończąca się na 9 groszy 1,09; 5,89; 4,49; 7,09; 9,99 10,01 100,00 W górę Kończąca się na 90 groszy 10,90; 17,90; 67,90; 82,90 100,01 -> W górę Kończąca się na 9 złotych 109,00; 149,00; 329,00; 569,00 31 Reguła arytmetyczna zaokrągleń mówi, Ŝe gdy następna cyfra po cyfrze znaczącej jest mniejsza niŝ 5 (0, 1, 2, 3, 4), wówczas jest ona obcinana. Natomiast, gdy następna cyfra po cyfrze znaczącej większa lub równa 5, wtedy ostatnia cyfra znacząca jest zwiększana o jeden 116

117 Instrukcja expedient_ms.doc 117/203 W celu zdefiniowania takiego typu zaokrągleń, jaki spełniać będzie warunki załoŝone w przykładzie naleŝy wykonać kolejno następujące czynności. 1. Kliknąć pozycję menu Słowniki->Typy zaokrągleń. Otwarte zostanie okno z listą juŝ zdefiniowanych w systemie typów (reguł) zaokrągleń (Rys. 3.30). Rysunek Okno z listą typów zaokrągleń zdefiniowanych w programie. 2. Kliknięciem przycisku Nowy rozpoczynamy tworzenie nowego typu zaokrągleń. Otwarty zostaje formularz pokazany na rysunku 3.30, bezpośrednio w którym naleŝy wpisać nazwę nowotworzonego typu zaokrąglenia. Typ zaokrągleń tworzony na potrzeby przykładu nazwano Test. 3. Następnie przechodzimy do definiowania poszczególnych progów zaokrągleń. To właśnie w poszczególnych progach cenowych określamy połoŝenie cyfry znaczącej, czyli, do jakiej wartości ma być dokonane zaokrąglenie. Nowe progi definiujemy przy pomocy formularza otwieranego przyciskiem Nowy próg (szukaj Rys. 3.31). Rysunek Formularz definiowania nowego typu zaokrągleń. 4. W formularzu Nowy próg (Rys. 3.32) wpisujemy wartości pierwszego progu. Dla rozpatrywanego przykładu w polu Próg PLN od wpisujemy 0,00, w polu Zaokrąglenie w PLN 117

118 Instrukcja expedient_ms.doc 118/203 wpisujemy 0,01, w ramce zaznaczamy Arytmetyczne, natomiast w polu Ile odjąć w PLN naleŝy wpisać 0,00. Definicję progu zatwierdzamy klikając przycisk Zapisz Definiujemy kolejny próg w formularzu Nowy próg wpisujemy dla rozpatrywanego przykładu w polu Próg PLN od wpisujemy 1,01, w polu Zaokrąglenie w PLN wpisujemy 0,10, w ramce zaznaczamy W górę, natomiast w polu Ile odjąć w PLN naleŝy wpisać 0,01. Definicję progu zatwierdzamy klikając przycisk Zapisz. 6. Powtarzamy operację dopisywania nowego progu dla odpowiednich wartości zgodnych z załoŝeniami pokazanymi w tabeli 3.1. A zatem dla kolejnego progu w polu Próg PLN od wpisujemy 10,01, w polu Zaokrąglenie w PLN wpisujemy 1,00, w ramce zaznaczamy W górę, natomiast w polu Ile odjąć w PLN naleŝy wpisać 0,10. Zapisujemy wprowadzone dane. I powtarzamy dla ostatniego progu. Rysunek Formularz definicji progu zaokrągleń. 7. Po zapisaniu kolejnych progów dla załoŝeń poczynionych w naszym przykładzie tabela progów powinna mieć wygląd pokazany na rysunku Rysunek Wygląd listy progów z po zdefiniowaniu typu zgodnie z załoŝeniami pokazanymi w tabeli 3.1. Zmiana wartości w poszczególnych progach lub poprawienie progów moŝna przeprowadzić poprzez usunięcie progów i ponowne ich wprowadzenie. Usunięcie typu zaokrągleń jest moŝliwe tylko w przypadku, gdy nie korzysta z niego Ŝadna reguła marŝownika Dodawanie i edycja stawek podatku VAT. W przypadku konieczności zmian wartości stawki podatku VAT lub wprowadzenie nowej stawki naleŝy wybrać pozycję menu Słowniki->Stawki VAT. Wyświetlone zostanie okno 32 Taka definicja progu jest domyślna, dlatego moŝna by ją było pominąć, ale dla przejrzystości przykładu został on takŝe jawnie zdefiniowany. 118

119 Instrukcja expedient_ms.doc 119/203 z pokazane na rysunku Zmiany w tej tabeli słownikowej dokonuje się przy pomocy formularz pokazanego na rysunku Uwaga. Nie zaleca się, Ŝeby uŝytkownik samodzielnie modyfikował dane w tej tabeli. Przed dokonaniem jakichkolwiek zmian w tej tabeli koniecznie skonsultuj się z serwisem. Rysunek Okno z listą zdefiniowanych w systemie stawek podatku VAT. Rysunek Formularz dodawania nowej stawiki VAT Dodawanie, poprawianie i usuwanie jednostek miar. UŜytkownik w razie konieczności moŝe dodawać inne jednostki miary, niŝ te, które są standardowo definiowane w programie expedient. Czynność ta jest niezwykle prosta po wybraniu pozycji menu Słowniki->Jednostki miary i otwarciu listy juŝ zdefiniowanych jednostek miar (Rys. 3.36) naleŝy kliknąć przycisk Nowa, co otwiera niewielki formularz (Rys. 3.37), w którym naleŝy wpisać symbol nowej jednostki miary. Rysunek Wygląd okna z listą zdefiniowanych w programie jednostek miar. 119

120 Instrukcja expedient_ms.doc 120/203 Rysunek Formularz dodawania nowej jednostki miar. JeŜeli zaistnieje konieczność poprawienia nazwy jednostki miary, wówczas naleŝy kliknąć przycisk Edycja i w formularzu identycznym jak podczas tworzenia nowej jednostki miary naleŝy poprawić nazwę i fakt potwierdzić klikając przycisk Zapisz. Usunięcie jednostki miary jest moŝliwe jedynie, gdy w kartotece towarów nie ma Ŝadnego towaru z przypisaną jednostką, która ma być usunięta. JeŜeli ten warunek nie jest spełniony, wówczas usuwanie jednostki miary zostanie zablokowane, a uŝytkownik zostanie poinformowany, jaki towar ma taką jednostkę miary. W takim przypadku naleŝy zmienić jednostkę miary dla tego towaru i podjąć ponowną próbę usunięcia jednostki miary Dodawanie, poprawianie i usuwanie jednostek przeliczeniowych. Jednostki przeliczeniowe są w systemie bardzo podobne do jednostek miar jednak pełnią zupełnie inną rolę. SłuŜą do wydruku na etykietach cenowych, na jaką jednostkę została przeliczona cena towaru. ChociaŜ inna jest rola jednostek przeliczeniowych, niŝ jednostek miar jednak sposób dodawania i poprawiania pozycji na liście jednostek przeliczeniowych (Rys. 3.38) jest identyczny, jak w przypadku juŝ opisanych jednostek miar. Rysunek Okno z listą jednostek przeliczeniowych Definiowanie, zmiana i zakresów kodów PLU dla wag etykietujących. Zakresy kodów wagowych PLU 33 pozwalają na uporządkowanie towarów waŝonych w zaleŝności od ich rodzaju. Na rysunku 3.39 pokazano standardowy podział towarów waŝonych wraz z przypisanymi im zakresami kodów wagowych PLU. Jest wskazane, aby przed wdroŝeniem systemu uŝytkownik przemyślał, jaki asortyment towarów waŝonych będzie obsługiwany przez wagi etykietujące i ile kodów wagowych powinno być zarezerwowane dla poszczególnych zakresów. 33 Kody PLU słuŝą do identyfikacji towarów waŝonych przez wagi etykietujących. 120

121 Instrukcja expedient_ms.doc 121/203 Rysunek Okno z przykładową listą zdefiniowanych zakresów kodów wagowych PLU. ZałóŜmy, Ŝe w sklepie planowany jest asortyment towarów waŝonych, w ilości zgodnej z tabelą 3.2. Ilość indeksów dla kaŝdego zakresu PLU powinna być wzięta z odpowiednim nadmiarem, tak aby w przyszłości mógł on obejmować takŝe nowe towary waŝone. Tabela 3.2. Przykładowa rozkład ilości kodów PLU przewidzianych na poszczególne zakresy kodów wagowych PLU. Asortyment Przewidywana maksymalna ilość towarów (indeksów) Zakres kodów wagowych PLU dla danego zakresu Wędliny Mięso Drób Ryby Warzywa i owoce Cukierki i ciastka Nowy zakres kodu PLU definiujemy poprzez podanie największej wartości jaka ma być przypisana dla tego zakresu. Wartość tą wraz z nazwą zakresu naleŝy wpisać w formularz (Rys. 3.40), który zostaje wyświetlony po kliknięciu przycisku Nowy w oknie z listą zakresów PLU wagowych (Rys. 3.39). Operację powtarzamy dla kolejnych zakresów, przy czym w polu Max PLU wpisujemy maksymalną wartość dla definiowanego zakresu. Rysunek Formularz wprowadzania wartości nowego zakresu kodów PLU. Na rysunku 3.41 pokazano wygląd listy kodów PLU dla wag etykietujących, która odpowiada przykładowym danym zawartym w tabeli Dla niektórych typów wag etykietujących (np. Medesa Basic Label, DIGI RM-40) największa wartość kodu PLU nie moŝe przekraczać

122 Instrukcja expedient_ms.doc 122/203 Rysunek Wygląd listy z zakresami kodów wagowych PLU odpowiadający danym zebranym w tabeli 3.2. W systemie istnieje moŝliwość dodania nowego zakresu kodów PLU lub podzielenie zakresu juŝ istniejącego. UŜytkownik moŝe zmienić maksymalną wartość kodu PLU. Jednak zmiana taka nie moŝe prowadzić do pokrycia się maksymalnej wartości kodu PLU z wartością dla innego zakresu. W takim przypadku uŝytkownik zobaczy okno z komunikatem Istnieje juŝ zakres o podanym MAX_PLU. Usunięcie zakresu jest moŝliwe pod warunkiem, Ŝe nie ma towarów waŝonych z przypisanym kodem PLU z usuwanego zakresu. Usunięcie zakresu, za wyjątkiem usuwania zakresu ostatniego, powoduje poszerzenie puli kodów przypadających dla kolejnego zakresu Operacje odnoszące się do dokumentów magazynowych. W rozdziale tym opisano sposób wystawiania i okoliczności, w jakich dany dokument powinien być wystawiony. Generalnie tworzenie dokumentów magazynowych moŝna podzielić na dwa etapy pierwszy polega na wprowadzeniu danych nagłówkowych dokumentu, drugi na wprowadzeniu pozycji (towarów) do utworzonego dokumentu. Przy wprowadzaniu pozycji dowolnego dokumentu, przychodowego, czy teŝ rozchodowego uŝytkownik jest zobligowany do podania ilości towaru oraz ceny jego zakupu Przyjęcie dostawy towaru dokument PZ. Przyjęcie dostawy towaru od dostawcy zewnętrznego polega na wystawieniu dokumentu magazynowego PZ. Tworzenie takiego dokumentu w systemie EXpedient składa się następujących etapów. 1) Utworzenie dokumentu poprzez wypełnienie danych jego nagłówka tj. nazwy dostawcy, od którego przyjmujemy towar. 2) Wypełnienie listy pozycji tego dokumentu, czyli wprowadzenie poszczególnych towarów ich ilości, ceny zakupu netto, oraz opcjonalnie ceny detalicznej dla klienta. Poszczególne towary moŝemy wprowadzić ręcznie wyszukując je z kartoteki, na podstawie faktury elektronicznej, na podstawie danych z kolektora danych (inwentaryzatora). 3) Edycja pozycji, dla których chcemy zmienić, poprawić, wprowadzone dane. 122

123 4) Potwierdzenie dokumentu. Instrukcja expedient_ms.doc 123/203 Aby wystawić dokument PZ naleŝy zacząć od otwarcia okna z listą dokumentów magazynowych. 35 Na liście wyboru zaznaczamy PZ-Przyjęcie z Zewnątrz, co powoduje wyświetlenie tylko dokumentów PZ. Następnie klikamy przycisk Nowy i pojawia nam się na ekranie formularz nagłówka dla tego typu dokumentów (Rys. 3.42), który pozwala na wpisanie danych nagłówkowych dokumentu tj. typu dokumentu PZ (wybieramy z rozwijanej listy) i kontrahenta, od jakiego dostawa jest przyjmowana. Pole Kontrahent moŝemy wypełnić w dwojaki sposób: (1) wypełnić ręcznie, jeŝeli znamy indeks kontrahenta lub (2) klikając przycisk F5 otworzymy okno z listą kontrahentów w trybie WYBÓR, z której moŝemy wybrać kontrahenta, od którego dostawę przyjmujemy. Uwaga, jeŝeli na liście kontrahentów nie widzimy danego kontrahenta a jesteśmy pewni, Ŝe jego dane są juŝ w systemie, najprawdopodobniej przy zakładaniu karty z jego danymi został mu nadany tylko status Odbiorca. Na liście kontrahentów w tym przypadku (dla dokumentów PZ) będą wyświetleni tylko kontrahenci, których zdefiniowaliśmy jako Dostawca lub Dostawca i odbiorca i tylko z tej listy moŝemy wybrać kontrahenta. JeŜeli chcemy wybrać kontrahenta, który do tej pory by jedynie odbiorcą musimy przed utworzeniem nowego dokumentu PZ rozszerzyć jego status na Dostawca i odbiorca. Na formularzu tworzenia dokumentu PZ znajduje się takŝe pole informacyjne (nieaktywne) Na magazyn informujące o kodzie magazynu, na który zostanie towar przyjęty. W systemie EXpedient dokument PZ moŝe być wystawiony wyłącznie na magazyn oznaczony jako Lokalny (patrz opis menu Magazyn->Lista sklepów / Filii). Na formularzu tworzenia nowego dokumentu PZ znajduje się takŝe opcjonalne pole Opis, w którym moŝemy wpisać dodatkowe dowolne informacje o wystawianym dokumencie. Rysunek Wygląd formularza tworzenia dokumentu magazynowego PZ. Zaznaczone elementy formularza: typ wystawianego dokumentu PZ; obligatoryjne pole Kontrahent; przycisk F5 otwierający listę kontrahentów w trybie WYBÓR ; pole informujące o tym, na jaki magazyn zostanie przyjęta dostawa; pole dodatkowego opisu dokumentu. Wprowadzone dane zatwierdzamy klikając przycisk Zapisz lub na klawiaturze naciskając klawisz <ENTER> lub <F2>. Gdy chcemy zrezygnować z utworzenia dokumentu klikamy przycisk Anuluj lub z na klawiaturze naciskamy przycisk <ESC>. Po zatwierdzeniu danych nagłówkowych dokumentu PZ automatycznie otwarte zostanie okno z listą pozycji (na razie pustą). Wygląd takiej listy zaprezentowano na rysunku PołoŜenie elementów okna głównego programu pozwalające na otwarcie listy Dokumenty magazynowe pokazano na rysunku

124 Instrukcja expedient_ms.doc 124/203 Rysunek Okno z listą pozycji dokumentu PZ. Zaznaczony element okna pokazuje dane nagłówkowe dokumentu. Po otwarciu tego okna moŝemy przystąpić do uzupełniania pozycji dokumentu PZ. Jak juŝ zostało wspomniane moŝliwe są trzy sposoby przygotowywania zawartości dokumentu PZ. 1. Pierwszy sposób polega na ręcznym lub za pomocą czytnika kodów kreskowych wybieraniu towarów z kartoteki towarów. 2. Drugi sposób, to wypełnienie dokumentu na podstawie danych z faktury elektronicznej 3. Trzeci sposób wypełnienia pozycji wystawianego dokumentu moŝna zrealizować, jeŝeli mamy do dyspozycji kolektor danych (inwentaryzator). Wszystkie trzy sposoby dalszego postępowania przy wystawianiu dokumentu PZ opisano w kolejnych trzech podrozdziałach Przyjęcie dostawy z ręcznym wprowadzaniem pozycji do dokumentu przyjęcia zewnętrznego PZ. Gdy mamy otwarte okno Pozycje dokumentu PZ klikamy przycisk Nowa pozycja (Nowa poz.). Otworzy się wówczas formularz o takiej właśnie nazwie, który słuŝy do wprowadzania kolejnych pozycji dokumentu. Wygląd formularza Nowa pozycja na tle listy Pozycje dokumentu pokazuje rysunek Wprowadzanie kolejnych pozycji do dokumentu będzie prowadzone w odmienny sposób, w zaleŝności o tego czy na stanowisku wprowadzania danych posiadamy czytnik kodów kreskowych czy teŝ nie. ZałóŜmy, Ŝe czytnika nie posiadamy. W takim przypadku musimy korzystać z kartoteki i wybierać z niej kolejne towary, które są w dostawie. Gdy klikniemy przycisk F5 otwarta zostanie kartoteka towarów w trybie WYBÓR, z której wybieramy towar, który chcemy dodać do listy pozycji dokumentu PZ. JeŜeli na liście jest wiele towarów i wybór z tak obszernej listy jest utrudniony moŝemy skorzystać z filtru (przycisk Filtr) lub wyszukiwania kontekstowego. Uwaga. Na liście towarów będą wyświetlone tylko te towary, które dostarcza kontrahent, na którego wystawiamy dokument PZ. JeŜeli wiemy, Ŝe towar jest w kartotece, a nie został wyświetlony wówczas powinniśmy wyczyścić warunki filtru (przycisk Czyść war.) i powtórzyć wybór towaru. 124

125 Instrukcja expedient_ms.doc 125/203 W przypadku, gdy w kartotece nie ma towaru musimy zawiesić wprowadzanie pozycji dokumentu PZ tj. wyjść z listy pozycji dokumentu oraz listy dokumentów magazynowych i uzupełnić kartotekę towarów o brakujące pozycje. 36 Rysunek Formularz wprowadzania pozycji dokumentu PZ. Po wybraniu towaru z kartoteki w formularzu dodawania pozycji dokumentu PZ automatycznie uzupełniane są pola Nazwa i Kod kreskowy (patrz Rys. 3.45). Aktywnym polem staje się pole Ilość, w którym naleŝy wpisać ile towaru przyjmujemy. W kolejnym polu formularza dodawania pozycji do dokumentu PZ, Cena zakupu netto, wpisujemy cenę netto zakupu towaru (spisujemy z faktury). JeŜeli towar był juŝ przyjmowany, to w polu Cena zakupu neto będzie wyświetlona ostatnia cena zakupu netto. Przyciskiem F5 moŝemy podejrzeć ceny zakupu netto poprzednich dostaw wraz z informacją, od kogo dana dostawa była zrealizowana. Pola Ilość i Cena zakupu netto są polami obowiązkami. Pozycja nie zostanie dodana do dokumentu PZ, jeśli nie wpiszemy wartości w te pola przy próbie zapisania pozycji system zgłosi odpowiedni monit o wpisanie brakujących danych. Kolejne dwa pola formularza, MarŜa i Propozycja ceny det. słuŝą do określenia ceny detalicznej sprzedaŝy towaru. JeŜeli w polu MarŜa podamy marŝę (w procentach) i uaktywnimy pole Propozycja ceny det. (klikając je lub przechodząc naciskając klawisz <TAB>) w polu tym pojawi się wartość ceny detalicznej realizującej podaną marŝę. Alternatywnie, gdy podamy propozycję ceny detalicznej i uaktywnimy pole MarŜa w polu tym podana zostanie wartość marŝy, jaka będzie realizowana przy takiej cenie detalicznej. Jeśli nie wypełnimy tych pól formularza cena sprzedaŝy wprowadzanego towaru nie ulegnie zmiany. Po kliknięciu przycisku Zapisz do listy dokumentu PZ zostanie dodany wpisywany towar a pola formularza wprowadzania pozycji zostaną wyczyszczone i aktywnym będzie ponownie pole Indeks moŝna wprowadzać kolejny towar. 36 Pewnym obejściem tego ograniczenia moŝe być otwarcie i zalogowanie do drugiego okna programu expedient, w którym uzupełniamy kartotekę, po czym powracamy do okna, w którym dodajemy pozycje do dokumentu PZ i ponownie otwieramy okno wyboru towaru. 125

126 Instrukcja expedient_ms.doc 126/203 Rysunek Wygląd formularza wprowadzania nowej pozycji dokumentu PZ po wybraniu towaru z kartoteki. W tym przypadku wybrany został towar o indeksie 6. JeŜeli posiadamy czytnik kodów kreskowych i przyjmujemy towary oznaczony kodami kreskowymi moŝemy zaznaczyć pole wyboru Szukaj przez: kod kreskowy. Aktywne stanie się wówczas pole Kod kreskowy i moŝemy zeskanować czytnikiem kod z towaru. JeŜeli program znajdzie taki kod kreskowy w kartotece z towarami uzupełnione zostaną pola Indeks i Nazwa a aktywnym będzie pole Ilość w oczekiwaniu na podanie przez uŝytkownika ile towaru jest w dostawie. Po zapisaniu wpisanych danych (klikamy Zapisz lub naciskamy <ENTER>) aktywnym polem będzie ponownie pole Kod kreskowy i moŝemy wprowadzić kolejny towar.\ Jeśli jednak progam nie znajdzie danego kodu kreskowego, pojawi się komunikat informujący o tym fakcie, a towar trzeba odnaleźć w kartotece ręcznie. Po wprowadzeniu wszystkich pozycji klikamy przycisk Zamknij i zamykamy formularz wprowadzania nowych pozycji do dokumentu PZ i powracamy do listy pozycji dokumentu PZ. JeŜeli wszystkie dane są poprawne zamykamy okno z listą pozycji klikając przycisk Zamknij. Kiedy jednak w jakieś pozycji dane są niepoprawne musimy je poprawić. Sposób zmiany danych pozycji dokumentu PZ opisano w punkcie Przyjęcie dostawy na podstawie dokumentu w formie elektronicznej faktury elektronicznej z ehurtowni. Przyjęcie towaru na podstawie faktury elektronicznej sprowadza się do wystawienia dokumentu magazynowego PZ (przyjęcie zewnętrzne) z pozycjami odpowiadającymi towarom wyszczególnionymi na fakturze. Samo utworzenie dokumentu przyjęcia PZ jest identyczne dla kaŝdej procedury przyjęcia z zewnątrz i został juŝ opisane we wstępie do tego paragrafu (patrz punkt ). Specyfika przyjęcia towaru na podstawie faktury elektronicznej, polega tylko na odmiennym niŝ w przednim przypadku uzupełnieniu pozycji tego dokumentu. Oczywiście uzupełnianie listy pozycji dokumentu naleŝy poprzedzić pobraniem pliku faktury z internetowej strony ehurtowni. Procedurę wprowadzania towaru na podstawie listy towarów w postaci elektronicznej prześledźmy na przykładzie. 1. Pierwszym krokiem wprowadzenia towaru na podstawie faktury elektronicznej jest pobranie ze strony internetowej ehurtowni pliku odpowiedniej faktury i zapisaniu tego pliku na dysku lub dyskietce. W tym celu po otwarciu przeglądarki internetowej (np. Internet Explorer), wywołaniu internetowej strony ehurtowni ( i zalogowaniu się do niej, z menu po lewej stronie ekranu naleŝy wybrać pozycję Zakupy, a następnie pozycję Historia zamówień. Umiejscowienie tych elementów na stronie internetowej ehurtowni zaprezentowano na rysunku Natomiast na rysunku 3.47 pokazano wygląd okna historii zamówień. W oknie historii zamówień naleŝy sprawdzić czy faktura, której wersję elektroniczną chcemy pobrać ma juŝ nadany numer i status realizacji. JeŜeli dla wybranej faktury w kolumnach Stan realizacji, a przede wszystkim Nr faktury są wpisane wartości, to moŝemy kliknąć ikonę z dyskietką (jej umiejscowienie patrz rysunek 3.47). Po wykonaniu tej czynności na ekranie pojawi się okienko z dwoma listami wyboru. Z pierwszej listy naleŝy wybrać jako format pliku pozycję SezamII faktura, z drugiej listy sposób sortowania pozycji na fakturze. Wygląd rozwiniętej listy do wyboru formatu pliku, w jakim ma zostać wyeksportowana faktura zaprezentowano na rysunku JeŜeli chcemy Ŝeby w pliku pozycje były w takiej samej kolejności jak na fakturze papierowej naleŝy 126

127 Instrukcja expedient_ms.doc 127/203 w drugim polu Wybierz kolejność towarów: wybrać pozycje Kod Grupy/Podgrupy/Nazwa towaru. Rysunek PołoŜenie odnośnika do menu Zakupy i odnośnika do Historii zamówień na stronie ehurtowni. 2. Po dokonaniu wyboru typu pliku i sposobu sortowania pozycji na fakturze klikamy OK, po czym pojawia się okno, na którym potwierdzamy chęć importu klikając przycisk Pobierz plik. Po tej operacji otwarte zostanie okno pobierania pliku. Wygląd tego okna zaleŝy od rodzaju przeglądarki internetowej, jakiej uŝywamy. Wygląd tego okienka w przypadku, gdy łączymy się ze stroną ehurtowni za pomocą przeglądarki Internet Explorer pokazano na rysunku Po kliknięciu przycisku Zapisz otwarte zostanie kolejne okno dialogowe (Rys. 3.51), w którym moŝemy wybrać folder, w którym ma zostać zapisany plik i nazwę, pod jaką plik ma zostać zapisany. Domyślna nazwa pobieranego pliku to faktura.fs2. W naszym przykładzie nazwę domyślną zmieniono na fakturawedliny.fs2. Rysunek Wygląd okna Historii zamówień. Zaznaczone elementy: ikona eksportu pozycji faktury; zaznaczona faktura, dla której chcemy pobrać plik; wykaz pozycji wybranej faktury. 127

128 Instrukcja expedient_ms.doc 128/203 Rysunek Rozwinięta lista wyboru formatu pliku z zaznaczoną pozycją Sezam2 faktura, którą naleŝy wybrać przy pobieraniu faktury w formie elektronicznej. Rysunek Wygląd okna z zaznaczonym przyciskiem pobrania pliku faktury. Rysunek Okno zapisu pliku z zaznaczonym przyciskiem Zapisz, który naleŝy kliknąć, aby pobrać plik. 128

129 Instrukcja expedient_ms.doc 129/203 Rysunek Okno zapisu pliku, gdzie zaznaczono pole, którym moŝna zmienić nazwę pliku faktury, oraz przycisk zapisz kończący operację zapisu pliku na dysk twardy komputera. W prezentowanym przypadku plik faktury zostanie zapisany w folderze Moje dokumenty. 3. Po pobraniu i zapisaniu pliku faktury (w naszym przypadku jest to plik o nazwie fakturawedliny.fs2) w programie EXpedient tworzymy nowy dokument PZ lub jeŝeli utworzyliśmy go wcześniej klikamy przycisk Pozycje i otwieramy okno z listą pozycji wybranego wcześniej dokumentu. PołoŜenie przycisku Pozycje wśród wszystkich przycisków okna Dokumentów magazynowych pokazano na rysunku Po otwarciu okna z listą pozycji dokumentu PZ klikamy przycisk Wczytaj znajdujący się w dolnej części ekranu (Rys. 3.53). Klikniecie tego przycisku powoduje otwarcie okna (niemal identycznego jak na rysunku 3.51), w którym podajemy lokalizację i nazwę pliku pobranego wcześniej ze strony ehurtowni. Po wskazaniu na plik faktury klikamy Otwórz. Na ekranie pojawi się okno z pytaniem Czy wczytać ceny detaliczne. Komunikat Czy wczytać ceny detaliczne wymaga szerszego wyjaśnienia. W pliku faktury elektronicznej mogą być zawarte takŝe ceny sprzedaŝy brutto, czyli ceny detaliczne dla klienta. Mogą, ale nie muszą zaleŝy to od tego czy mamy zdefiniowany w ehurtowni marŝownik. JeŜeli nie mamy zdefiniowanego marŝownika bez względu na odpowiedź na to pytanie (kliknięcie przycisku Tak lub Nie) propozycje cen detalicznych nie pojawią się w pozycjach dokumentu PZ. JeŜeli mamy zdefiniowane reguły marŝownika w ehurtowni moŝemy wczytać lub nie ceny detaliczne przez niego zaproponowane. Zawsze jednak, bez względu na to czy marŝownik w ehurtowni mamy zdefiniowany czy teŝ nie, moŝemy skorzystać z funkcji marŝowania oferowanej przez expedient. Kontynuujmy nasze przykładowe przyjęcie towaru. W opisywanym przykładzie na pytanie Czy wczytać ceny detaliczne odpowiadamy, Ŝe nie chcemy wczytania cen detalicznych, a zatem klikamy przycisk Nie. 5. Podczas wczytywania faktury moŝemy spotkać się z sytuacją, Ŝe wśród pozycji faktury elektronicznej są towary, których nie ma w kartotece towarów wówczas program wyświetli listę nowych towarów. Wygląd listy z towarami, które zostaną dodane do kartoteki pokazano na rysunku Lista ta jest listą w trybie MULTI-WYBÓR, a zatem moŝemy wybrać (zaznaczyć) te towary, które chcemy dodać do kartoteki. PoniewaŜ domyślnie zaznaczone są wszystkie nowe towary w praktyce wybieramy te towary, których z jakichś przyczyn nie chcemy dodać do kartoteki. JeŜeli wybraliśmy te towary, które chcemy dodać do kartoteki, klikamy przycisk Dodaj. JeŜeli dodaliśmy wszystkie nowe towary automatycznie zamknięte zostanie okno z ich listą 129

130 Instrukcja expedient_ms.doc 130/203 i otwarte okno z listą pozycji dokumentu PZ, do którego wczytywaliśmy pozycje z pliku faktury elektronicznej. Wygląd tej listy po wczytaniu pozycji pokazano na rysunku Rysunek Przycisk Pozycje (u dołu) otwierający okno z listą pozycji wybranego dokumentu PZ, w prezentowanym przypadku wyświetlone zostaną pozycje dokumentu nr 8 wystawionego na kontrahenta Eldorado. Dokument ten zawiera jedynie nagłówek, o czym świadczy zerowa sumaryczna wartość pozycji (towarów) na tym dokumencie. Rysunek Przycisk Wczytaj (pozycje dokumentu), którym otwieramy okno niemal identyczne jak na rysunku Rysunek Okno dialogowe z pytaniem czy z faktury mają zostać wczytane do dokumentu PZ takŝe ceny detaliczne. Szczegóły patrz tekst. 130

131 Instrukcja expedient_ms.doc 131/203 Rysunek Wygląd okna z towarami, których nie znaleziono w kartotece, ale figurują na fakturze. Na rysunku zaznaczono pozycje, które zostaną dodane (domyślnie wszystkie) oraz przycisk Dopisz, którym dopisujemy zaznaczone pozycje do kartoteki towarów. 6. Po dodaniu pozycji zamknięte zostanie okno z nowo dodanymi do kartoteki towarami i otwarte ponownie zostanie okno z listą pozycji dokumentu PZ, na której będą juŝ wprowadzone wszystkie pozycje z pliku faktury elektronicznej. Nowo dodane do kartoteki towary znajdujące się na liście pozycji dokumentu PZ mają zerową cenę detaliczną. Nie moŝna potwierdzić dokumentu PZ, jeŝeli na jego liście znajdują się pozycje o zerowej cenie detalicznej i bez propozycji ceny detalicznej. Oczywiście podczas przyjęcia towaru na podstawie faktury elektronicznej naleŝy sprawdzić czy towar w takim asortymencie i ilości faktycznie został dostarczony, bowiem faktura elektroniczna powinna być traktowana jedynie jako lista pozycji dokumentu PZ i nie powinna być utoŝsamiana jednoznacznie z dokumentem PZ. Dalsze czynności przyjmowania towaru są wspólne bez względu na sposób wprowadzania pozycji dokumentu PZ i zostały opisane w punkcie

132 Instrukcja expedient_ms.doc 132/203 Rysunek Lista pozycji PZ po wczytaniu ich z pliku faktury elektronicznej. Zaznaczone elementy (od lewej): kolumna z propozycją ceny detalicznej w pokazywany przypadku propozycje ceny detalicznej nie zostały wczytane z pliku faktury elektronicznej kolumna ta jest pusta; kolumna z aktualną cena detaliczną tutaj cena jest zerowa, poniewaŝ są to towary dodane do kartoteki podczas wczytywania pliku faktury elektronicznej. Podczas wczytywania pozycji dokumentu PZ z pliku faktury elektronicznej uŝytkownik moŝe napotkać sytuacje wyjątkowe sygnalizowane odpowiednim komunikatem. Przykład takiego komunikatu wraz z opisem przyczyny i sposobu rozwiązania tego problemu prezentują rysunki 3.57 i Rysunek Okno z komunikatem, które moŝe się pojawić w przypadku, gdy wprowadzany do kartoteki towar ma kod kreskowy identyczny z towarem będącym juŝ w kartotece. Odpowiedź twierdząca (Tak) będzie oznaczała, Ŝe na listę dokumentu PZ zostanie wprowadzony towar istniejący juŝ w kartotece. Rysunek Komunikat wyświetlany w przypadku, gdy podczas wczytywania pozycji dokumentu z pliku program napotkał pozycję na fakturze o zgodnym indeksie u dostawcy, ale z kodem kreskowym, którego nie ma w kartotece towarów. Odpowiedź Tak spowoduje dodanie kodu z pliku faktury do towaru, którego komunikat dotyczy. 132

133 Instrukcja expedient_ms.doc 133/ Przyjęcie towaru przy pomocy danych zgromadzonych w kolektorze danych. Aby przyjąć dostawę na podstawie danych ilościowych o dostawie zgromadzonych w kolektorze danych naleŝy w pierwszej kolejności przygotować kolektor do zbierania danych. Operacja ta polega na wysłaniu do niego całej kartoteki lub jej części (np. tylko tych towarów, które są w dostawie). Procedura przygotowania kolektora do odczytywania danych ilościowych zostanie opisana w szczegółach w rozdziale Po wprowadzeniu ilości towarów, na jakie składała się dostawa naleŝy te dane wprowadzić jako pozycje do dokumentu PZ. W tym celu naleŝy: 1. Kliknąć przycisk Kolektor w oknie z listą dokumentu PZ. Otwarte zostanie okno bufora pośredniczącego, którego wygląd pokazuje rysunek PołoŜenie przycisku Kolektor w panelu przycisków okna z pozycjami dokumentu magazynowego pokazano na rysunku Rysunek PołoŜenie przycisku Kolektor otwierającego dialog transmisji danych ilościowych z kolektora danych do dokumentu magazynowego. 2. Rozpoczęcie dialogu transmisji danych z kolektora rozpoczyna się po kliknięciu przycisku Dane z PHL a. Szczegóły tej operacji opisano w rozdziale Po dokonaniu transmisji danych z kolektora do okna bufora wybrane lub wszystkie pozycje naleŝy przenieść do dokumentu klikamy przycisk Dane do dok (patrz Rys. 3.61), a następnie przyciskiem Zamknij moŝemy zamknąć okno bufora. 4. Po przeniesieniu danych z okna buforującego do okna pozycji dokumentu magazynowego naleŝy sprawdzić ceny zakupu netto i skorygować te wartości w zaleŝności od potrzeb. Uwaga. Po przeniesieniu danych z bufora do dokumentu PZ w polu Cena netto wstawiana jest kwota z ostatniej dostawy. Dalsze postępowanie z dokumentem jest PZ jest identyczne jak w przypadku ręcznego wpisywania danych lub poprzez import z pliku faktury elektronicznej i zostały opisane w punkcie

134 Instrukcja expedient_ms.doc 134/203 Rysunek Okno bufora pośredniczącego w transmisji danych miedzy kolektorem a listą pozycji dokumentu magazynowego. Rysunek PołoŜenie przycisku, którego kliknięcie powoduje przeniesienie wybranych pozycji odczytanych z kolektora danych do dokumentu PZ Edycja pozycji dokumentu PZ. NiezaleŜnie od tego, w jaki sposób wprowadzone zostały towary na listę pozycji dokumentu PZ moŝe zajść potrzeba poprawienia wartości wpisanych pozycji np. zmiany pomyłkowo wpisanej ceny zakupu, zmiany ilości lub propozycji ceny zakupu. Aby takiej zmiany dokonać wybieramy odpowiednią pozycję i klikamy przycisk Edytuj. Otwarty zostanie formularz identyczny z tym słuŝącym do wprowadzania pozycji do dokumentu PZ (Rys. 3.45), w którego polach wartości mogą być zmieniane. Pewną podpowiedzią, w zaleŝności o potrzeb uŝytkownika, które pozycje wymagają zmodyfikowania jest kolor tła w kolumnach Cena (zakupu) netto i Propozycja ceny detalicznej (patrz Rys. 3.62). Pola te mogą mieć tło w kolorze zielonym lub czerwonym. Sygnalizują one zmiany ceny zakupu i propozycji ceny detalicznej. Schemat kolorów został tak dobrany, aby odzwierciedlać te zmiany z punktu widzenia dochodów sklepu i tak, jeŝeli pole w kolumnie Cena netto jest na czerwono, to w przyjmowanej właśnie dostawie cena zakupu jest wyŝsza od ceny w poprzedniej dostawie (droŝej kupujemy); jeŝeli pole to jest w kolorze zielonym to cena zakupu jest niŝsza niŝ w poprzedniej dostawie (kupujemy taniej). Czerwony kolor pola w kolumnie Propozycja ceny detalicznej oznacza, Ŝe proponowana cena detaliczna dla tego towaru jest niŝsza od aktualnej (będziemy towar taniej sprzedawać), w odwrotnym przypadku tj. wyŝsza cena detaliczna sprzedaŝy pole to będzie w kolorze zielonym (towar będzie sprzedawany droŝej). Kolory pól oraz zastosowanie filtru moŝe wydatnie pomóc w odszukaniu i edycji odpowiedniej pozycji. W opisany wyŝej sposób moŝemy zmodyfikować wartość wszystkich pól dla pojedynczej pozycji dokumentu PZ. W przypadku propozycji ceny detalicznej moŝemy zmodyfikować wartości dla wielu pozycji (zaznaczonych). Pojedyncze pozycje moŝemy zaznaczyć klikając pola w kolumnie zaznaczonej ikoną. W celu zaznaczenia wszystkich pozycji moŝemy kliknąć właśnie tą ikonę albo przycisk Zaznacz wszystko (<F11>). 134

135 Instrukcja expedient_ms.doc 135/203 Dla zaznaczonych pozycji moŝemy skorzystać z marŝownika systemu EXpedient w celu wyliczenia propozycji cen detalicznych. Oczywiście takiej operacji moŝemy dokonać, jeŝeli wcześniej zdefiniowano odpowiednie reguły marŝowania. 37 MarŜownik uruchamia się klikając przycisk MarŜuj zazn. Uwaga. Wywołanie funkcji MarŜuj zaznaczone (MarŜuj zazn.) jest operacją nieodwracalną. W przypadku pomyłkowego wywołania tej funkcji naleŝy ponownie przygotować dokument albo ręcznie poprawić zmienione przez marŝownik propozycje ceny detalicznej. Rysunek Lista pozycji dokumentu PZ. Uwagi dotyczące wprowadzania danych do dokumentu PZ. Wprowadzanie towarów z dowiązanym opakowaniem. Gdy do wprowadzonego towaru jest dowiązane opakowanie wówczas pojawi się ono w formularzu w celu zaakceptowania ceny zakupu opakowania. Domyślnie w polu ilość będzie taka wartość, jaka została podana dla towaru. Gdy zakończymy edycję pozycji dokumentu PZ zamykamy okno z tą listą i przechodzimy do listy z dokumentami PZ. NaleŜy pamiętać, Ŝe propozycje cen detalicznych oraz stany magazynowe zostaną uwzględnione dopiero po potwierdzeniu dokumentu PZ. JeŜeli potwierdzanym dokumentem PZ zmianie ulegają ceny detaliczne wówczas pozycje te trafiają automatycznie na listę etykiet do wydruku. Etykiety te naleŝy wydrukować i dokonać zmiany na pólkach tak, aby odzwierciedlały one aktualne ceny towarów. Pozostawienie nieaktualnych etykiet cenowych moŝe wprowadzić klienta w błąd Przecena partii towaru. W systemie EXpedient moŝemy dokonać przeceny pewnej partii towaru. W tym celu musimy z kartoteki towarów wybrać (poddać edycji) towar, którego pewną partię chcemy przecenić. Po otwarciu formularza edycji danych o towarze otwieramy zakładkę Magazyn (z klawiatury przycisk <F11>). Z listy dostaw wybieramy dostawę, z której partię chcemy przecenić. Następnie klikamy przycisk Przecena. Wygląd okna towaru z wybraną dostawą, której część chcemy przecenić oraz umiejscowienie przycisku Przecena pokazano na rysunku Sposób definiowania reguł marŝownika podano w rozdziale

136 Instrukcja expedient_ms.doc 136/203 Po kliknięciu przycisku Przecena otwarty zostanie formularz (patrz Rys. 3.64), w którym musimy podać, jaką część wybranej partii towaru chcemy przecenić, oraz nową cenę detaliczną przecenionej partii. Nową cenę moŝemy podać wpisując wprost kwotę lub podając nową marŝe, jaka ma być realizowana na przecenionej partii towaru. Rysunek PołoŜenie przycisku Przecena na formularzu edycji towaru. Na rysunku zaznaczono partię towaru, z której część chcemy przecenić dostawa przyjęta dokumentem PZ nr 18. Rysunek Formularz definicji nowej ceny dla partii przecenionej. W górnej części formularza znajdują się pole informacyjne o towarze i jego cenie. Po zaakceptowaniu ilości, jaka ma zostać przeceniona oraz ceny towarów przecenionej partii, zostanie jej nadany automatycznie nowy kod kreskowy, a w przypadku towarów waŝonych dodatkowo uŝytkownik zostanie poproszony wybranie zakresu i kodu na wadze PLU przypisanego do przecenionej partii towaru. Oczywiście, gdy zakończymy przecenę partii towaru waŝonego naleŝy wykonać transmisję kodów PLU na wagi etykietujące. W przypadku przeceny towarów sprzedawanych na sztuki po kodach kreskowych, naleŝy przecenione egzemplarze towaru oznakować nowym kodem kreskowym tak, aby na stanowisku kasowym były one prawidłowo rozpoznawane i sprzedawane z niŝszą ceną. Aby uniknąć pomyłek najlepiej nowy kod nakleić na starym kodzie kreskowym. Na paragonie przy sprzedaŝy towaru z partii przecenionej będzie informacja pod pozycją Upust o róŝnicy między ceną towaru przecenionego a normalnego. Opisany mechanizm został wprowadzony do programu expedient z myślą o przecenach, ale nic nie stoi na przeszkodzie Ŝeby podnieść cenę partii towaru. W takim jednak przypadku na paragonie będzie widniała pozycja Narzut z kwotą róŝnicy między ceną towaru a ceną normalną. 136

137 Instrukcja expedient_ms.doc 137/203 Patrząc na przecenę partii towaru od strony dokumentów magazynowych przecena partii towaru powoduje automatyczne wystawienie dwóch dokumentów magazynowych tj. dokumentu PT- i dokumentu PT+, na których figuruje przeceniany towar w ilości wpisanej przez uŝytkownika w formularzu Przecena towaru Utworzenie zestawu promocyjnego (przetworzenie) dokumenty PT- i PT+. W systemie expedient moŝemy dokonać przetworzenia jednego towaru w inny. Istotną cechą dokumentów przetworzenia PT jest to, Ŝe mogą one istnieć tylko parami tj. dokumentowi rozchodowemu PT- towarzyszy zawsze dokument przychodowy PT+ o takiej samej wartości liczonej w cenach zakupu netto. Wynika stąd, Ŝe sama operacja przetworzenia nie zmienia wartości magazynu wyliczanej w oparciu o ceny zakupu netto. Procedurę przetworzenia prześledźmy na przykładzie, na potrzeby którego załóŝmy, Ŝe chcemy z towarów o nazwie SKŁADNIK 1 ZESTAWU, SKŁADNIK 2 ZESTAWU, SKŁADNIK 3 ZESTAWU utworzyć zestaw i wprowadzić go na stan. Niech zestaw ten nazywa się ZESTAW PROMOCYJNY. Dodatkowo załóŝmy, Ŝe 1 sztuka tworzonego zestawu składać się ma z 3 sztuk towaru SKŁADNIK 1 ZESTAWU, 2 sztuk SKŁADNIK 2 ZESTAWU i 1 sztuki SKŁADNIK 3 ZESTAWU. Wszystkie elementy (towary) przetworzenia powinny być juŝ w kartotece towarów przed rozpoczęciem tworzenia dokumentów PT. 1. Otwieramy okno z dokumentami magazynowymi i wybieramy rodzaj dokumentu Przetworzenie na Minus (PT-). Istotna jest kolejność tworzenia dokumentów PT. Nie moŝna utworzyć nowego dokumenty PT+ bez wskazania źródłowego dokumentu PT-, dlatego przetworzenie towarów zawsze naleŝy zacząć od zdjęcia ze stanu substratów dokumentem PT-, a następnie przychodowanie produktów dokumentem PT+. 2. Klikamy przycisk Nowy (Rys. 3.65) i wypełniamy w otwartym formularzu (Rys. 3.66) dane nagłówkowe dokumentu PT-. Przyciskiem Zapisz potwierdzamy wprowadzone dane nagłówkowe dokumentu. Rysunek Okno z listą dokumentów magazynowych. Wybranym rodzajem wyświetlanych dokumentów magazynowych są dokumenty PT-. 137

138 Instrukcja expedient_ms.doc 138/203 Rysunek Formularz edycji danych nagłówkowych dokumentu magazynowego PT-. 3. Wyświetlona zostaje lista (na razie pusta) z pozycjami (towarami) figurującymi na dokumencie PT-. Nowe pozycje dodać moŝemy ręcznie (przycisk Nowa poz. patrz Rys i 3.68), moŝemy wczytać z pliku (przycisk Wczytaj) lub z kolektora danych (przycisk Kolektor). 4. Bez względu na sposób wprowadzania pozycji na liście dokumentu PT- powinny się znaleźć w odpowiednich ilościach towary stanowiące składniki przetworzenia. Wygląd okna z listą pozycji dokumentu dla rozpatrywanego przykładu pokazano na rysunku Rysunek Okno z listą towarów dokumentu magazynowego PT- zaraz po jego utworzeniu (na razie pusta). 138

139 Instrukcja expedient_ms.doc 139/203 Rysunek Wygląd formularza wprowadzanych towaru podczas ręcznego dodawania do pozycji dokumentu towaru składnika tworzonego zestawu promocyjnego. Rysunek Okno PT z listą pozycji. 6. Po wpisaniu wszystkich pozycji do dokumentu PT- zamykamy okno z pozycjami tego dokumentu, a następnie potwierdzamy ten dokument. Automatycznie po potwierdzeniu dokumentu PT- tworzony jest dokument PT+ i otwarte zostaje okno z pustą listą jego pozycji (Rys. 3.70). 7. Na listę dokumentu PT+ wprowadzamy produkty przetworzenia. W naszym przykładzie jest to jeden towar ZESTAW PROMOCYJNY. Wygląd okna dokumentu PT+ po tej operacji pokazano na rysunku NaleŜy zwrócić uwagę na fakt, Ŝe cena zakupu netto produktu lub produktów przetworzenia jest wyliczana automatycznie i jest równa wartości jego składników. 8. Zamknięcie list z pozycjami dokumentu PT+ i jego potwierdzenie kończy procedurę przetworzenia. O fakcie wprowadzenia na stan towaru w wyniku przetworzenia uŝytkownik moŝe się przekonać, jeŝeli w formularzu edycji tego towaru w zakładce Magazyn pojawi się pozycja z dokumentem przychodowym PT+ (PTP). Dla rozpatrywanego przykładu wygląd tej zakładki z uwidocznionym dokumentem PT+ pokazano na rysunku

140 Instrukcja expedient_ms.doc 140/203 Rysunek Okno z listą dokumentu PT+ zaraz po jego utworzeniu. Na listę tą wprowadzamy produkty przetworzenia. Rysunek Wygląd okna z pozycjami dokument PT+ po wprowadzeniu towaru będącego produktem przetworzenia w rozpatrywanym w tym paragrafie przykładzie. 140

141 Instrukcja expedient_ms.doc 141/203 Rysunek Wygląd zakładki Magazyn w formularzu edycji towaru, który w naszym przykładzie był produktem przetworzenia. Widać dane dokumentu PT+ (PTP), którym ten towar został przychodowany na stan magazynu Zdjęcie ze stanu towaru, który uległ zniszczeniu dokumenty PS i RW. Straty towaru związane z jego zniszczeniem powinny być zdjęte ze stanu magazynu dokumentem protokołu strat PS. Jest to dokument rozchodowy stworzony właśnie dla rejestrowania tego typu przypadków. 1. Wystawienie dokumentu protokołu strat naleŝy rozpocząć od otwarcia listy dokumentów magazynowych i wybranie tego rodzaju dokumentu z listy (Rys. 3.73). 2. Następnie klikamy przycisk Nowy i otwarty zostaje formularz (Rys. 3.74) dla edycji danych nagłówkowych w przypadku dokumentu PS moŝna wypełnić pole Opisu np. informacjami dotyczącymi okoliczności straty towaru lub sposobu jego utylizacji. Wprowadzone do formularza dane zatwierdzamy klikając przycisk Zapisz. 3. Po zapisaniu danych nagłówkowych otwarte zostaje okno z pustą listą pozycji dokumentu (Rys. 3.75). Pozycje na listę moŝna wprowadzić poprzez wybranie kolejnych towarów z kartoteki, ręczne lub za pomocą czytnika kodów kreskowych. MoŜna takŝe skorzystać z kolektora danych lub wczytać dane z pliku stanowiącego szablon. Bez względu na sposób wprowadzania towarów na listę pozycji tego dokumentu uŝytkownik musi podać cenę zakupu, w jakiej spisywany na straty towar został zakupiony. 141

142 Instrukcja expedient_ms.doc 142/203 Rysunek Lista dokumentów magazynowych z wyświetloną listą dokumentów protokołu strat PS. Rysunek Formularz definiujący dane dla nagłówka dokumentu PS. 142

143 Instrukcja expedient_ms.doc 143/203 Rysunek Formularz ręcznego wprowadzania danych na tle listy pozycji dokumentu PS (tutaj jeszcze pustej). Dokument rozchodu wewnętrznego RW jest, podobnie jak protokół strat PS, dokumentem rozchodowym jednak powinien on być wystawiany dla towarów, które nie zostały stracone, lecz zostały zuŝyte na bieŝącą działalność sklepu np. środki czystości. Sposób wystawiania dokumentu RW jest analogiczny do opisanego w tym paragrafie dokumentu PS Przesuniecie międzymagazynowe dokumenty PM-, PM+. W systemie expedient istnieje moŝliwość rejestrowania przyjęcia i wydania towaru nie tylko od kontrahentów zewnętrznych, ale takŝe zarejestrowanie dostawy i wydania towaru z /do innego magazynu (sklepu) tej samej firmy. Temu celowi słuŝą dokumenty przesunięcia między magazynowego PM-, PM+. Jednak Ŝeby zaistniała moŝliwość wystawienia takich dokumentów naleŝy najpierw zdefiniować magazyn lub magazyny, z których i do których ma pochodzić przesunięcie towaru. W tym celu naleŝy w menu głównym wybrać pozycję Magazyn->Lista sklepów/filii (patrz Rys. 3.76), a następnie przyciskiem Nowy otworzyć formularz pokazany na rysunku 3.77, w którym wpisujemy nazwę i skrót identyfikujący dodatkowy magazyn. Uwaga. Tylko jeden magazyn moŝe być oznaczony jako Lokalny i to właśnie dla tego magazynu prowadzona jest gospodarka magazynowa. Zdefiniowanie dodatkowych magazynów pozwala jedynie na identyfikowanie przesunięć międzymagazynowych, z jakich magazynów towar wprowadzono na stan magazynu lokalnego lub do jakiego magazynu towar wydano. Rysunek PołoŜenie menu Magazyn->Lista sklepów/filii pozwalające na zdefiniowanie innych magazynów (sklepów) tej samej firmy. 143

144 Instrukcja expedient_ms.doc 144/203 Rysunek Formularz definiowania nowego magazynu. Aby wystawić dokument przesunięcia międzymagazynowego PM+ (przychodowy) naleŝy. 1. Otworzyć okno dokumentów magazynowych (patrz Rys. 3.78), a następnie wybrać z listy wyboru rodzaju dokumentu wyświetlanych na liście pozycję PM+. 2. Klikamy przycisk Nowy, który otwiera formularz definiujący dane nagłówkowe dokumentu, w którym wybieramy z listy magazyn, z którego pochodzi dostawa, naleŝy takŝe wypełnić pole z numerem dokumentu źródłowego. Widok tego formularza pokazano na rysunku Po wypełnieniu danych nagłówkowych zapisujemy wprowadzone dane klikając przycisk Zapisz po czym otwarte zostaje okno z pustą listą pozycji dokumentu. Podobnie jak dla dokumentów PZ, na listę dokumentu PM+ towary mogą być wprowadzone poprzez ręczny wybór z kartoteki lub czytnika kodów kreskowych. MoŜliwe jest takŝe wykorzystanie kolektora danych lub odczyt pozycji z pliku. Rysunek Okno z listą dokumentów magazynowych tutaj wybrano dokumenty PM+. 144

145 Instrukcja expedient_ms.doc 145/203 Rysunek Wygląd formularza wprowadzania danych dla dokumentu PM+. Zaznaczone elementy: obligatoryjne pole z numerem dokumentu źródłowego (PM- wystawionego w magazynie, z którego pochodzi towar); lista wyboru magazynu. Wystawienie dokumentu PM- wykonuje się niemal identycznie jak dokument PM+ z tym tylko, Ŝe w formularzu edycji danych nagłówkowych (patrz Rys. 3.80) naleŝy wskazać lista wyboru na jaki magazyn me być wystawione przesunięcie towaru. Rysunek Formularz słuŝący do definiowania danych nagłówkowych dokumentu PM-. Na rysunku zaznaczono listę wyboru magazynu, na który jest wystawiany tworzony dokument PM Zwrot towaru Zwrot towaru sprzedanego na paragon reklamacja. W czasie pracy sklepu moŝe zajść potrzeba zarejestrowania zwrotu towaru do magazynu, z powodu reklamacji towaru przez klienta. Zwrot towaru moŝe być takŝe konieczny w przypadku pomyłki podczas wystawiania paragonu na stanowisku kasowym. KaŜdy wystawiony na stanowisku kasowy paragon ma swój unikatowy numer, przy czym kaŝde ze stanowisk kasowych numeruje swoje paragony niezaleŝnie. Numer systemowy 145

146 Instrukcja expedient_ms.doc 146/203 paragonu oraz numer kasy, na której został wystawiony zostaje wydrukowany za podsumowaniem fiskalnym paragonu. 1. Pierwszą czynnością podczas robienia zwrotu do paragonu jest otwarcie okna z listą paragonów. W tym celu naleŝy z menu programu wybrać pozycję SprzedaŜ/Zakupy-> Przeglądanie paragonów. Umiejscowienie tej pozycji menu pokazano na rysunku Rysunek PołoŜenie pozycji menu programu SprzedaŜ/Zakupy-> Przeglądanie paragonów otwierające listę z paragonów. 2. Po otwarciu listy z paragonami (Rys. 3.82) naleŝy na niej zaznaczyć paragon, do którego chcemy dokonać zwrotu. Pomocą w tym zadaniu moŝe okazać się formularz wyszukiwania uruchamiany przyciskiem Szukaj. 3. W formularzu wyszukiwania, który pokazano na rysunku 3.83, uŝytkownik moŝe podać numer paragonu do którego chcemy dokonać zwrotu. Oprócz numeru paragonu moŝna podać takŝe dzień lub numer kasy, na której paragon wystawiono. Po uzupełnieniu pól tego formularza naleŝy kliknąć przycisk Szukaj, co spowoduje zamknięcie formularza wyszukiwania paragonów i otwarcie listy z paragonami, na której będą wyświetlone tylko paragony spełniające podane warunki. Uwaga. JeŜeli uŝytkownik w formularzu wyszukiwania paragonu podał tylko numer paragonu na liście z paragonami moŝe pojawić się tyle paragonów ile jest stanowisk kasowych. Spowodowane jest to niezaleŝnym numerowanie paragonów przez kaŝde ze stanowisk kasowych. Uwaga. JeŜeli na liście paragonów brak paragonu, do którego chcemy dokonać zwrotu (komunikat Brak danych spełniających zadane warunki ) naleŝy sprawdzić się czy nie został zastosowany filtr. Po wyczyszczeniu warunków filtru moŝna powtórzyć wyszukiwanie. Uwaga. Inną przyczyną niemoŝliwości odnalezienia paragonu na liście moŝe być brak łączności między komputerem stanowiska zapleczowego a kasą, na której szukany paragon wystawiono (kasa pracuje w trybie off-line). NaleŜy wtedy uruchomić kasę w trybie online (z siecią). 4. Po zaznaczeniu na liście szukanego paragonu (Rys. 3.83) klikamy przycisk Zwrot. Po czym uŝytkownik zostanie zapytany czy zwrot ma dotyczyć całego paragonu tj. wszystkich pozycji i ilości, które na nich figurują. 146

147 Instrukcja expedient_ms.doc 147/203 Rysunek Lista z paragonami. Na rysunku zaznaczono przycisk wyszukiwania, który otwiera formularz umoŝliwiający odszukanie paragonu na podstawie jego numeru. Rysunek Formularz wyszukiwania paragonu. 5. Kolejnym krokiem jest wypełnienie treści opisu zwrotu w formularzu pokazanym na rysunku Opis moŝe zawierać np. przyczynę zwrotu ( pomyłka na kasie, reklamacja towar po terminie waŝności ). Tekst wpisany w polu Opis zwrotu tego formularza będzie wydrukowany na dokumencie zwrotu. Pole opisu nie jest obowiązkowe. 6. JeŜeli uŝytkownik podjął decyzję, Ŝe zwrot ma dotyczyć tylko wybranych towarów otwarte zostaje okno z listą pozycji tego paragonu (Rys 3.87). Bezpośrednio na liście w kolumnie ile sztuk danego towaru będzie zwracane. Po wypełnieniu odpowiednich danych naleŝy kliknąć przycisk Zapisz. 147

148 Instrukcja expedient_ms.doc 148/203 Rysunek Okno z paragonami po zatwierdzeniu warunków wyszukiwania. Wyświetlony jest tylko paragon o zadanym numerze. Rysunek Okno z pytaniem czy zwrot towarów ma dotyczyć wszystkich jego pozycji i ilości. Rysunek Formularz pozwalający na wpisanie komentarza, opisu, do zwrotu. Tekst wpisany w polu Opis zwrotu tego formularza zostanie wydrukowany na dokumencie zwrotu. 148

149 Instrukcja expedient_ms.doc 149/203 Rysunek Okno z listą pozycji paragonu. W kolumnie Zwrot naleŝy wpisać zwracaną ilość. 7. Następnie pojawia się komunikat (Rys. 3.88) informujący o tym, Ŝe utworzony został dokument zwrotu do magazynu ZW wraz z pytaniem czy ma on zostać wydrukowany. 8. W kolejnym kroku procedury zwrotu towaru następują kolejno pytania czy ma zostać wystawiony dokument kasowy (Rys. 3.89), na podstawie którego klientowi będzie dokonany zwrot gotówki za zwrócony towar; z którego sejfu ma pochodzić wypłata (Rys. 3.90); czy wydrukowany ma zostać wystawiony właśnie dokument kasowy (Rys. 3.91). UŜytkownik ma moŝliwość skonfigurowania, czy pytanie o wystawianie dokumentu ma się pojawiać podczas robienia zwrotu do paragonu. MoŜna tego dokonać poprzez zmianę konfiguracji w menu Ustawienia - > Zmienne systemowe w zakładce Dokumenty. Rysunek Okno informujące o tym, Ŝe utworzono dokument zwrotu do magazynu ZW. Rysunek Okno z pytaniem, czy ma zostać wystawiony dokument kasowy rejestrujący wpłatę gotówki za zwrócony towar. 149

150 Instrukcja expedient_ms.doc 150/203 Rysunek Okno z listą, gdzie naleŝy wybrać kasę/sejf, którego mają być wypłacone pieniądze za zwracany towar. Rysunek Okno z pytaniem o wydruk dokumentu kasowego. Nie jest moŝliwe dokonanie zwrotu pozycji paragonu, która została sprzedana poniŝej stanu magazynowego. W takim wypadku pole Zwrot jest nieaktywne - wyszarzone (uŝytkownik nie ma moŝliwości wpisania ilości zwracanego towaru) (patrz Rys. 3.92). Rysunek Okno z listą pozycji paragonu Zwrot towaru do dostawcy dokument WZ. W przypadku, gdy chcemy dokonać zwrotu towaru z powrotem do jego dostawcy naleŝy wystawić dokument wydania zewnętrznego WZ. Dokument wydania zewnętrznego jest rozchodowym odpowiednikiem dokumentu PZ. 150

151 Instrukcja expedient_ms.doc 151/203 Dokument tego rodzaju jest takŝe wystawiany automatycznie po utworzeniu faktury sprzedaŝy nie do paragonu. W takim przypadku w polu Opis dokumentu dodawana jest informacja, do jakiej faktury został wystawiony dany dokument WZ. Dokument WZ wystawiamy podobnie jak dokument PZ. 1. W pierwszym kroku naleŝy otworzyć okno z dokumentami magazynowymi i wybrać z listy wyboru WZ Wydanie Zewnętrzne. Wygląd ekranu po wykonaniu tej czynności pokazano na rysunku Klikamy przycisk Nowy, która to czynność otwiera formularz nagłówka dokumentu WZ (Rys. 3.94), w którym naleŝy podać indeks odbiorcy towaru. Kontrahenta będącego odbiorcą towaru moŝna takŝe wyszukać kontekstowo (przycisk F5). Uwaga. Przy kontekstowym wyborze lista z kontrahentami jest filtrowana wyświetlani są tylko kontrahenci posiadający status Odbiorca. JeŜeli wystawiamy dokument WZ na kontrahenta, który do tej pory był tylko dostawcą, naleŝy wyczyścić warunki filtru (przycisk Czyść war.) i z pełnej listy wybrać Ŝądanego kontrahenta. Po jego wyborze uŝytkownik zostanie zapytany o to czy status tego kontrahenta ma zostać uzupełniony o odbiorca. Wygląd formularza z tym pytaniem pokazano na rysunku Rysunek Wygląd okna z listą dokumentów magazynowych przy tworzeniu dokumentuwz. 151

152 Instrukcja expedient_ms.doc 152/203 Rysunek Wygląd formularza danych nagłówkowych dla dokumentu wydania zewnętrznego WZ. 3. Po wybraniu kontrahenta moŝna uzupełnić pole opisu dokumentu i zapisać dane nagłówkowe klikamy przycisk Zapisz i przechodzimy do listy pozycji (towarów). 4. Uzupełniamy listę pozycji o towary, które będą zwrócone do dostawcy. Oczywiście muszą one być na stanie magazynu i podczas wprowadzania towarów naleŝy podać, w jakiej cenie został ten towar zakupiony. W takiej sytuacji pomocne będzie wyszukiwanie kontekstowe (przyciski F5) skojarzone z polami Ilość i Cena. JeŜeli na stanie magazynu nie ma wskazanej ilości towaru w podanej cenie zakupu netto wówczas wyświetlony zostanie komunikat podobny do tego pokazanego na rysunku Kolejne pozycje, towary, moŝna wprowadzać ręcznie poprzez wybór kartoteki towarów, jak równieŝ przy wykorzystaniu kolektora danych. MoŜna takŝe wczytać z pliku zapisany wcześniej szablon. 5. Po wprowadzeniu wszystkich towarów na listę naleŝy dokument potwierdzić. Rysunek Wygląd okna z pytaniem o uzupełnienie status kontrahenta, na którego ma być wystawiony dokument WZ, ale był on zdefiniowany tylko jako dostawca. 152

153 Instrukcja expedient_ms.doc 153/203 Rysunek Wygląd listy z pozycjami dokumentu wydania zewnętrznego WZ zaraz po jego utworzeniu. Rysunek Komunikat wyświetlany w przypadku, gdy na stanie brak towaru zakupionego we wskazanej cenie zakupu netto Korekty stanów magazynowych dokumenty PR, PR-, PR+. Dokumenty protokołów róŝnic PR i PR- mogą słuŝyć do przeprowadzania korekt stanów magazynowych. Dokument PR jest dokumentem przychodowym, którym moŝna wprowadzać na stan magazynu towar podczas korekty jego stanu. Rolę odwrotną pełnią dokumenty PR-, którymi jako dokumentami rozchodowymi moŝna zdjąć ze stanu księgowego towar, którego fizycznie nie ma w magazynie. Sposób tworzenia tych dokumentów jest analogiczny jak przy tworzeniu innych juŝ opisanych typów dokumentów magazynowych. Osobnego opisu wymaga dokument PR+. Jest to dokument przychodowy wystawiany automatycznie podczas otwarcia inwentaryzacji. Wówczas na listę tego dokumentu trafiają te towary i w takiej ilości, w jakiej były sprzedane poniŝej stanu magazynowego (na minus) Operacje dotyczące dokumentów finansowych i kasowych. W większości przypadków w ślad za dokumentami magazynowymi idą dokumenty finansowe faktury. Mogą to być faktury sprzedaŝy lub faktury zakupu towaru. W niniejszym rozdziale pokazano, w jaki sposób wystawia się w programie expedient faktury sprzedaŝy i rejestruje faktury zakupu. 153

154 Instrukcja expedient_ms.doc 154/ Wystawianie faktur sprzedaŝy i ich korekt. W programie expedient uŝytkownik ma moŝliwość wystawienia faktury sprzedaŝy. Są dwa sposoby wystawienia takiej faktury. Pierwszy sposób polega na wystawieniu faktury na podstawie paragonu lub kilku paragonów, drugi sposób to wystawienie faktury niezwiązanej z paragonami. W obu przypadkach zaleca się, aby dane o kontrahencie, dla którego wystawiona ma zostać faktura zostały wprowadzone do kartoteki kontrahentów przed wystawieniem faktury Wystawianie faktury do paragonu. 1. NaleŜy otworzyć okno z listą faktur sprzedaŝy na rysunku 3.98 pokazano połoŝenie przycisków w oknie głównym, które umoŝliwiają otwarcie okna z listą faktur sprzedaŝy. Dodatkowo okno z listą faktur sprzedaŝy moŝna otworzyć wybierając z menu głównego programu pozycje SprzedaŜ/Zakupy->Faktury sprzedaŝy. Rysunek Elementy okna głównego programu expedient pozwalające na otwarcie okna z listą faktur sprzedaŝy. 2. W oknie z listą faktur sprzedaŝy naleŝy kliknąć przycisk Nowa do paragonu (patrz Rys. 3.99), co spowoduje wyświetlenie formularza (patrz Rys ), w którym naleŝy podać datę sprzedaŝy oraz kod kontrahenta, dla którego ma zostać wystawiona faktura. Kontrahenta moŝna wybrać z listy kontrahentów korzystając z mechanizmu wyboru kontekstowego przycisk F5. Domyślnym sposobem płatności takiej faktury jest gotówka, ale nic nie stoi na przeszkodzie by podać (wybrać) inny sposób płatności takiej faktury. Po zapisaniu danych stanowiących nagłówek faktury przycisk Zapisz otwarte zostanie okno z listą paragonów w trybie MULTI-WYBÓR, z której naleŝy wybrać te paragony, których ma dotyczyć faktura. 3. Na liście paragonów (Rys ) odszukujemy i zaznaczamy paragony, do których ma zostać wystawiona faktura. Wyszukanie odpowiednich paragonów wydatnie pomaga niewielki formularz (patrz Rys ) otwierany przyciskiem Szukaj. 154

155 Instrukcja expedient_ms.doc 155/203 Rysunek Okno z listą faktur sprzedaŝy. Na rysunku zaznaczono przycisk tworzenia nowej faktury do paragonu. Rysunek Formularz edycji danych nagłówkowych wystawianej faktury sprzedaŝy. Rysunek Okno z listą wyboru paragonów, na podstawie których ma zostać wystawiona faktura VAT. 155

156 Instrukcja expedient_ms.doc 156/203 Rysunek Formularz definiowania warunków do wyszukiwania paragonu. 4. Po wyszukaniu i zaznaczeniu odpowiednich paragonów akceptujemy dokonany wybór paragonów, po czym zostanie otwarte okno z listą pozycji, jakie znajdą się na wystawianej fakturze. JeŜeli jednak uŝytkownik chce wybrać kilka (nie wszystkie pozycje) pozycji paragonu i umieścić je jako pozycje faktury powinien przejść do pozycji wybranego paragonu przycisk Pozycje i wybrać te pozycje paragonu, które mają zostać umieszczone na fakturze. Na liście paragonów taki paragon jest zaznaczony w nieco inny sposób (patrz Rys ) niŝ paragon, którego wszystkie pozycje znajdą się na fakturze. Okno z listą pozycji wystawianej przez nas przykładowej faktury pokazano na rysunku JeŜeli pominięte zostały jakieś paragony, które powinny zostać uwzględnione lub być moŝe pomyłkowo dodano paragon o nie tym numerze, uŝytkownik ma moŝliwość powrotu z poziomu tej listy do okna z listą paragonów i skorygowania dokonanego wyboru przycisk Paragony. 5. Kliknięcie przycisku Powrót w oknie z listą pozycji faktury kończy wystawianie faktury do paragonu i powoduje przejście do listy faktur sprzedaŝy. 6. Wystawioną właśnie fakturę sprzedaŝy naleŝy jeszcze wydrukować. Przyciskiem Drukuj otwieramy formularz dialogu wydruku (patrz Rys ), w którym definiujemy ilość kopii, drukarkę, na której ma zostać wydrukowana faktura. Z poziomu tego formularza uŝytkownik ma moŝliwość podglądu faktury w postaci dokładnie takiej, w jakiej zostanie ona wydrukowana. Rysunek Lista pozycji wystawianej faktury sprzedaŝy zbudowana na podstawie wybranych paragonów. 156

157 Instrukcja expedient_ms.doc 157/203 Rysunek Formularz dialogu wydruku faktury na tle listy z fakturami sprzedaŝy Wystawianie faktury niezwiązanej z paragonem. JeŜeli chcemy wystawić fakturę sprzedaŝy bez paragonu postępujemy podobnie jak w przypadku faktury do paragonu z tą róŝnicą, Ŝe uŝytkownik musi ręcznie uzupełnić listę pozycji, jakie mają się znaleźć na fakturze. W celu wystawienia faktury VAT (faktury nie do paragonu) naleŝy: 1. Otworzyć okno z listą faktur i kliknąć przycisk Nowa faktura (patrz Rys ). 2. W formularzu edycji danych nagłówkowych faktury (patrz Rys ) naleŝy podać datę sprzedaŝy, kontrahenta, na którego ma zostać wystawiona faktura, formę płatności, i okres lub termin płatności. Po uzupełnieniu tych danych klikamy przycisk Zapisz, co powoduje zamknięcie formularza i otwarcie okna z listą towarów (na razie pustą), jakie mają być na fakturze. 3. Po otwarciu okna z listą pozycji faktury naleŝy kliknąć przycisk Nowy, co spowoduje wyświetlenie formularza pozwalającego na wyszukanie z kartoteki towarów (poprzez wybór kontekstowy lub za pomocą kodu kreskowego), zdefiniowanie ilości, jego ceny sprzedaŝy oraz dodanie do pozycji tworzonej faktury (przycisk Zapisz). Wygląd omawianego formularza pokazano na rysunku Po wprowadzeniu wszystkich pozycji zamykamy formularz wprowadzania pozycji przycisk Zamknij. 5. Zamykamy listę z pozycjami faktury klikamy przycisk Powrót. 6. Drukujemy oryginał i kopie faktury klikając przycisk Drukuj w oknie z listą faktur sprzedaŝy sam wydruk poprzedzony jest otwarciem formularza pozwalającego na zdefiniowanie parametrów wydruku. Zapisanie pozycji faktury powoduje automatyczne utworzenie dokumentu magazynowego wydania zewnętrznego WZ. Dokument ten będzie wystawiony na kontrahenta, na którego wystawiona została faktura. 157

158 Instrukcja expedient_ms.doc 158/203 Uwaga. Nie ma moŝliwości wystawienia faktury sprzedaŝy na towar przed jego wprowadzeniem na stan magazynowy dokumentem przychodowym. Rysunek Okno z listą faktur sprzedaŝy z zaznaczonym przyciskiem tworzenia nowej faktury. Rysunek Formularz edycji danych nagłówkowych wystawianej faktury sprzedaŝy. W pokazanym przykładzie jako formę płatności zdefiniowano Przelew z czternasto dniowym terminem płatności. 158

159 Instrukcja expedient_ms.doc 159/203 Rysunek Okno z listą pozycji, towarów, faktury wygląd zaraz po utworzeniu faktury. Zaznaczono przycisk otwierający formularz słuŝący do dodawania nowych towarów do faktury. Rysunek Formularz wprowadzania i edycji pozycji faktury VAT Wystawianie korekty faktury sprzedaŝy. W przypadkach, gdy wystawiona faktura sprzedaŝy zawiera błędne dane dotyczące ilości bądź ceny towaru moŝna zrobić korektę. 1. W celu wystawienia korekty faktury naleŝy otworzyć okno z listą faktur sprzedaŝy i zaznaczyć fakturę, która ma zostać skorygowana. Uwaga. JeŜeli z listy faktur zaznaczymy fakturą wystawioną do paragonu, wówczas przycisk Korekta nie jest aktywny. Fakturę wystawioną do paragonu poprawiamy edytując pozycje takiej faktury. 2. Następnie klikamy przycisk Korekta. Na rysunku pokazano okno z listą faktur sprzedaŝy z zaznaczoną fakturą, którą chcemy skorygować, zaznaczono takŝe połoŝenie przycisku Korekta. 3. Po otwarciu niewielkiego formularza (Rys ) uŝytkownik klikając odpowiedni przycisk dokonuje wyboru czy skorygowana ma być ilość (zwrot) towaru na fakturze, czy teŝ cena sprzedaŝy któregoś z towarów. Uwaga. Jednocześnie moŝna dokonać tylko korekty ilości lub ceny. 4. UŜytkownik moŝe wpisać w otwartym formularzu, z jakiego tytułu została wystawiona korekta. 159

160 Instrukcja expedient_ms.doc 160/203 Rysunek Okno z listą faktur sprzedaŝy wraz z zaznaczoną fakturą, do której uŝytkownik chce zrobić korektę. Na rysunku zaznaczono takŝe połoŝenie przycisku Korekta. Rysunek Okno z przyciskami, jakiego typu korekta faktury ma zostać dokonana. Czy ma to być korekta ilości towaru (zwrot), czy teŝ ceny. Rysunek Formularz do wpisania przyczyny korekty faktury. 5a. Korekta ilości. Przy wyborze korekty ilości otwarte zostanie okno z listą towarów na fakturze (Rys ), z której wybieramy ten towar, którego ilość chcemy skorygować. Następnie klikamy przycisk Edytuj, po czym otwarty zostaje formularz (patrz Rys ), w którym wpisujemy ile sztuk towaru ma zostać zwrócona. 38 5b. Korekta ceny. JeŜeli uŝytkownik wybrał korektę ceny otwarta zostaje tabela z listą towarów na fakturze (Rys ). Wybieramy pozycje faktury, którą chcemy skorygować i klikamy przycisk Edytuj. Otwarty zostanie formularz (Rys ) pozwalający na wprowadzenie nowej, poprawnej, centy towaru, jaka powinna być na fakturze. 6. W razie potrzeby zmian w innej pozycji faktury naleŝy zamknąć formularz edycji pozycji, a następnie wybrać kolejną pozycje i ponownie kliknąć przycisk Edytuj. 38 JeŜeli zachodzi konieczność korekty faktury na plus naleŝy po prostu wystawić kolejną fakturę. 160

161 Instrukcja expedient_ms.doc 161/203 Rysunek Okno z listą towarów wybranej faktury sprzedaŝy w przypadku, gdy uŝytkownik chce zrobić korektę (zwrot) ilości towaru na fakturze. Rysunek Formularz edycji ilości, wielkości zwrotu towaru, dla wybranej pozycji korygowanej faktury. Rysunek Okno z listą towarów faktury dla przypadku, gdy uŝytkownik chce dokonać korekty ceny sprzedaŝy. 161

162 Instrukcja expedient_ms.doc 162/203 Rysunek Formularz edycji ceny dla wybranej pozycji korygowanej faktury. 7. Po skorygowaniu wszystkich pozycji faktury, które tego wymagały naleŝy zamknąć formularz edycji pozycji i zapisać zmiany w fakturze klikamy przycisk Zapisz. 8. Otwieramy okno z listą faktur, na której naznaczamy właśnie utworzoną korektę i klikamy przycisk Drukuj w celu wydrukowania korekty faktury (oryginału i kopii). JeŜeli uŝytkownik dokonał korekty ilościowej faktury automatycznie utworzony został dokument zwrotu do magazynu ZW na ilość i rodzaj towaru wyspecyfikowaną na korekcie faktury sprzedaŝy. W polu opis takiego dokumentu figuruje numer korekty faktury, której ten zwrot dotyczy Rejestracja faktury zakupu i ich korekt. Dostawie towaru i wystawieniu dokumentu PZ towarzyszy zazwyczaj konieczność zarejestrowanie faktury zakupu, która jest dokumentem finansowym idącym w ślad za dokumentem magazynowym Rejestracja faktury zakupu. Fakturę zakupu moŝna zarejestrować na dwa sposoby. Pierwszy wygodniejszy w przypadku, gdy faktura obejmuje jedną dostawą jeden dokument PZ. Drugi sposób jest dogodniejszy, gdy faktura obejmuje kilka dokumentów PZ i zwrotów towaru do dostawcy. Bez względu na sposób rejestracji faktury zakupu odpowiednie dokumenty magazynowe (PZ i ew. WZ) powinny być wcześniej wprowadzone do systemu. Pierwszy ze sposobów prześledźmy dla konkretnego przykładu. ZałóŜmy, Ŝe przyjęto dostawę od kontrahenta o nazwie Kontrahent Testowy S.A. i w programie expedient wystawiono juŝ odpowiedni dokument PZ. Przyjmijmy takŝe, Ŝe na tą jedną dostawę kontrahent o nazwie Testowy kontrahent S.A. wystawił fakturę o numerze 124/ Dla podanego przykładu rejestrację faktury zakupu zaczynamy od otwarcia okna z listą dokumentów magazynowych. PołoŜenie elementów okna głównego programu pozwalających na otwarcie tego okna pokazano na rysunku

163 Instrukcja expedient_ms.doc 163/203 Rysunek Elementy okna głównego otwierające okno z listą dokumentów magazynowych. 2. Następnym krokiem przy rejestracji faktury zakupu jest wybranie z listy wyboru rodzaju dokumentu PZ (patrz Rys ). 3. Następnie zaznaczamy na liście dokument PZ, do którego chcemy zarejestrować fakturę zakupu (patrz Rys ). 4. Klikamy przycisk Faktura zakupu. W przypadku, gdy dokument PZ nie był potwierdzony nastąpi pytanie, czy ma on zostać potwierdzony (Rys ). W programie expedient nie ma moŝliwości zarejestrowania faktury zakupu do dokumentu niepotwierdzonego, dlatego brak zgody uŝytkownika na potwierdzenie dokumentu przerwie proces rejestracji faktury zakupu. 5. O utworzeniu faktury zakupu uŝytkownik zostanie powiadomiony komunikatem podobnym do przedstawionego na rysunku

164 Instrukcja expedient_ms.doc 164/203 Rysunek Okno z listą dokumentów magazynowych. Na rysunku zaznaczono elementy okna, na które uŝytkownik powinien zwrócić uwagę przy rejestracji faktury zakupu. Rysunek Okno z pytaniem czy dokument PZ ma zostać potwierdzony przed zarejestrowaniem faktury zakupu. W przypadku udzielenia odpowiedzi Nie operacja rejestracji faktury zakupu zostanie przerwana. Rysunek Komunikat informujący o zarejestrowaniu faktury zakupu. Numer zarejestrowanej faktury odnosi się do wewnętrznej numeracji systemu expedient tutaj jest 39. zarejestrowana faktura zakupu, a nie do numeru faktury nadanego przez kontrahenta wystawiającego tą fakturę. 6. Po kliknięciu przycisku OK w oknie informującym o utworzeniu (zarejestrowaniu) faktury zakupu rysunek otwarte zostanie okno z rozliczeniem tej faktury. Okno to pokazano na rysunku W oknie rozliczenia faktury zakupu (Rys ) uŝytkownik powinien uzupełnić pola Nr dokumentu i Data wyst. dok. źr. (Data wystawienia dokumentu źródłowego), a takŝe pola informujące o sposobie i terminie płatności. W razie niezgodności wyliczonych przez system wartości w tabeli VAT z danymi z faktury naleŝy takŝe dokonać odpowiednich korekt w tejŝe tabelce. 8. Kliknięcie przycisku Zamknij (Rys ) kończy rejestrację faktury zakupu. 164

165 Instrukcja expedient_ms.doc 165/203 Rysunek Okno rozliczenia faktury zakupu. Po zarejestrowaniu faktury zakupu do danego dokumentu PZ informacja o tym fakcie pojawia się w postaci znacznika w oknie dokumentów magazynowych w kolumnie Faktura (Rys ). Rysunek Znacznik informujący o tym, Ŝe dany dokument PZ jest juŝ przypisany do zarejestrowanej w systemie faktury zakupu. Drugi sposób rejestracji faktury zakupu róŝni się o przedstawionego powyŝej, ale prowadzi do tego samego celu tj. zarejestrowania faktury zakupu. Druga procedura rejestracji faktur zakupu, która zaraz zostanie opisana wydaje się być bardziej przydatna w przypadku, gdy faktura wystawiona przez kontrahenta jest rozliczeniem kilku dostaw, a zatem kilku dokumentów PZ. Oczywiście faktura ta moŝe obok przyjęć takŝe uwzględniać zwroty (dokumenty WZ). Tym razem przyjrzyjmy się przykładowi, w którym naleŝy zarejestrować fakturę zakupu wystawioną przez kontrahenta o nazwie Warzywniak Sp. z o.o., która to faktura obejmuje dwie dostawy towaru odpowiadające dokumentom PZ o numerach 94,98 oraz zwrot towaru dokument WZ o numerze 54. Przystąpmy do rejestracji takiej faktury zakupu 1. Otwieramy listę z fakturami zakupu elementy okna głównego pozwalające na otwarcie tej listy pokazano na rysunku Klikamy przycisk Nowy (patrz Rys ), co otwiera formularz rejestracji faktury pokazany na rysunku

166 Instrukcja expedient_ms.doc 166/203 Rysunek Elementy okna głównego programu expedient pozwalające na otwarcie okna z listą faktur zakupu. Rysunek Lista z zarejestrowanymi fakturami zakupu i ich korektami 3. Wypełniamy pole Dostawca (Rys ). MoŜemy je wypełnić bezpośrednio wpisując indeks dostawcy lub poprzez wyszukiwanie kontekstowe z kartoteki kontrahentów (F5). W rozpatrywanym przykładzie jest to kontrahent o nazwie Warzywniak SP. z o.o.. Wypełniamy takŝe inne pola tego formularza tj. Nr dokumentu czyli numer faktury, datę jej wystawienia, sposób płatności, termin lub datę jej płatności. 4. Klikamy przycisk Dodaj PZ (patrz Rys ). Otwieramy okno z listą dokumentów PZ z wyfiltrowanymi dokumentami wystawionym na dostawcę wskazanego w poprzednim punkcie. Na liście dokumentów PZ zaznaczamy i wybieramy odpowiedni dokument PZ. Wybór potwierdzamy 166

167 Instrukcja expedient_ms.doc 167/203 klikając przycisk Wybór (Rys ). Czynność tą powtarzamy dla wszystkich dokumentów PZ, które chcemy powiązać z rejestrowaną fakturą zakupu. 5. W kolejnym kroku rejestracji faktury zakupu dopisujemy do rozliczenia faktury zwroty towaru do dostawcy klikamy przycisk Dodaj WZ i z listy dokumentów WZ (Rys ) wybieramy te dokumenty, które chcemy przypisać do rozliczenia rejestrowanej faktury zakupu. 6. JeŜeli zachodzi taka konieczność naleŝy poprawić wartości w tabeli rozliczenia podatku VAT. Wygląd okna rozliczenia faktury zakupu dla rozpatrywanego przykładu pokazano na rysunku Rejestrację faktury zakupu kończymy klikając przycisk Zamknij. Rysunek Formularz rejestracji faktury zakupu. Na rysunku zaznaczonymi elementami są: pole kontrahenta, który wystawił fakturę, oraz przyciski słuŝące do dodawania do rozliczenia faktury dokumenty przyjęcia towarów (PZ) i ich zwrotu (WZ). Rysunek Okno z listą dokumentów PZ podczas dodawania ich do rozliczenia faktury zakupu. 167

168 Instrukcja expedient_ms.doc 168/203 Rysunek Okno z listą dokumentów WZ podczas dodawania ich do rozliczenia faktury zakupu. Rysunek Wygląd okna rozliczenia W przypadku, gdy do rozliczenia faktury zakupu chcemy dowiązać dokument WZ, na którym widnieją towary, których nie ma na dowiązanych juŝ do faktury zakupy dokumentach PZ wyświetlony zostanie komunikat informujący o tym fakcie (Rys ). NaleŜy wówczas sprawdzić, czy właściwe dokumenty PZ i WZ zostały dołączone do rozliczenia faktury zakupu. 168

169 Instrukcja expedient_ms.doc 169/203 Rysunek Wygląd komunikatu wyświetlanego, w przypadku, gdy na dowiązywanym do rozliczenia faktury zakupu dokumencie WZ istnieją pozycje (towary), które nie figurują na dowiązanych juŝ do faktury dokumentach PZ Wystawianie faktury rolniczej. Wystawienia faktury rolniczej jest czynnością bardzo podobną do zarejestrowania zwykłej faktury zakupu. Podobnie jak dla zwykłych faktur zakupu moŝna taką fakturę wystawić na dwa sposoby. Pierwszy odpowiadający pierwszemu z opisanych w poprzednim paragrafie polega na utworzeniu najpierw dokumentu dostawy (PZ), a następnie po jego zaznaczeniu klikamy przycisk Faktura rolnicza. PołoŜenie tego przycisku pokazano na rysunku Dalsze kroki są identyczne z tymi, jakie opisano w poprzednim paragrafie. Jedyna róŝnica polega na tym, Ŝe uŝytkownik nie wpisuje numeru faktury. W przypadku faktury rolniczej program expedient prowadzi samodzielnie numerację takich faktur. W drugim sposobie tworzenia faktury zakupu zaczynamy od otwarcia okna z fakturami zakupu i kliknięcia przycisku Nowy. Następnie w polu Rodzaj dokumentu w formularzu rozliczenia faktury wybieramy Faktura VAT RR patrz rysunek Dalszy sposób postępowania jest identyczny z opisanym w poprzednim paragrafie. Rysunek Okno z listą dokumentów PZ, na którym zaznaczono przycisk Faktura rolnicza słuŝący do wystawiania faktur rolniczych (RR). 169

170 Instrukcja expedient_ms.doc 170/203 Rysunek Okno rozliczenia faktury rolniczej na rysunku zaznaczono pole definiujące rodzaj rozliczenia jako faktura rolnicza. Po wystawieniu faktury rolniczej naleŝy ją wydrukować. W tym celu na liście faktur zakupu zaznaczamy fakturę rolniczą, którą chcemy wydrukować i klikamy przycisk Drukuj. Uwaga. Przycisk Drukuj jest aktywny tylko wtedy, gdy na liście faktur zakupu zaznaczoną pozycją jest faktura rolnicza Korekty faktur zakupu. W przypadku konieczności korekty faktury zakupu, na liście faktur naleŝy odnaleźć i zaznaczyć fakturę, którą naleŝy skorygować. Następnie klikamy przycisk Korekta (patrz Rys ). Otwarty zostanie formularz rozliczenia korekty (Rys ), do którego przypisujemy dokumenty magazynowe korygujące zarejestrowana juŝ fakturę zakupową. Rysunek Okno z listą zarejestrowanych faktur zakupu z zaznaczonym przyciskiem Korekta. 170

171 Instrukcja expedient_ms.doc 171/203 Rysunek Formularz rozliczenie korekty faktury zakupu. Uwaga. Nie moŝna wystawić korekty do faktury rolniczej Kasa (sejf) raporty i dokumenty kasowe. Program expedient posiada takŝe moduł pozwalający na kontrolowanie obrotu gotówką w sklepie. MoŜliwe jest rejestrowanie wpłat i wypłat gotówki z sejfu sklepowego. W niniejszym rozdziale opisane zostaną operacje na raportach kasowych i procedury wystawiania dokumentów kasowych. Przy wielu czynnościach związanych z obsługą uŝytkownik moŝe spotkać się z pytaniem, czy wystawić dokument kasowy. JeŜeli uŝytkownik w takim przypadku potwierdzi chęć wystawienia dokumentu kasowego zostanie on automatyczne utworzony. Oczywiście istnieje takŝe moŝliwość ręcznego wystawienia takiego dokumentu kasowego. Przejdźmy do przykładu zapłaty przez kontrahenta o nazwie Testowy za dwie faktury sprzedaŝy. Prześledźmy procedurę wystawiania dokumentu kasowego KP (kasa przyjmie) rejestrującego wpływ gotówki za te faktury Pierwszym krokiem jest otwarcie okna z listą raportów kasowych, w tym celu z menu głównego wybieramy pozycję Kasa /Bank -> Raporty kasowe otwarte zostaje okno z listą raportów pokazane na rysunku Jak juŝ zostało wspomniane taki dokument kasowy moŝe być takŝe wystawiony podczas tworzenia samej faktury sprzedaŝy jak równieŝ jej rozliczania o czym mowa będzie w kolejnym rozdziale, który poświęcono rozliczeniom faktur gotówkowych. 40 W przypadku, gdy w systemie zdefiniowano więcej niŝ jeden sejf wówczas przed otwarciem listy z raportami kasowymi uŝytkownik będzie musiał dokonać wyboru, raporty kasowe którego sejfu mają zostać wyświetlone. 171

172 Instrukcja expedient_ms.doc 172/203 Rysunek Okno z listą raportów kasowych sejfu nr Na liście z raportami kasowymi zaznaczamy otwarty raport i klikamy przycisk Dokumenty kasowe (patrz Rys ). Otwarte zostanie okno z dokumentami kasowymi tego raportu kasowego. Przykładowy wygląd tego okna pokazano na rysunku Tworzymy nowy dokument kasowy klikamy przycisk Nowy (Rys ), po czym następuje pytanie czy nowowstawionym dokumentem ma być KP (kasa przyjmie) czy KW (kasa wyda) patrz Rys Zgodnie z załoŝeniami przykładu wystawiamy dokument KP, a zatem klikamy przycisk KP. Otwarte zostaje okno z formularzem tworzenia nowego dokumentu, którego wygląd pokazano na rysunku Kolejno wypełniamy kolejne pola tego formularza, przy czym najlepiej korzystać z mechanizmu wyboru kontekstowego przyciski F5. W pierwszej kolejności wybieramy typ dokumentu kasowego. UŜytkownik moŝe z listy wybrać typ dokumentu, jaki chce wystawić. 41 Przykładowy wygląd takiej listy pokazano na rysunku Uwaga. W zaleŝności od tego, jakiego rodzaju dokument jest tworzony (KP lub KW), na liście typu dokumentu (Rys.3.135) wyświetlone zostaną tylko dokumenty o typie odpowiednim dla tworzonego dokumentu. 5. Po wyborze typu dokumentu zgodnie z załoŝeniami przykładu wybieramy z listy typów pozycję Zapłata za fakturę sprzedaŝy. 6. W kolejnym polu za pomocą wyboru kontekstowego (F5) uŝytkownik musi wybrać kontrahenta, na którego wystawiono fakturę, za której zapłatę wystawiamy dokument KP. Uwaga. W zaleŝności od typu dokumentu kasowego, jaki jest tworzony w kolejnym polu formularza uŝytkownik będzie musiał wybrać bądź kontrahenta jak w przykładzie bądź teŝ uŝytkownika, który wpłaty/wypłaty dokonuje. 41 Listę z typami dokumentów kasowych uŝytkownik moŝe wyświetlić wybierając pozycję menu Administracja -> Typy dokumentów kasowych. Lista ta moŝe być poszerzona o inne typy, ale operacji tej moŝe dokonać jedynie upowaŝniony serwisant lub wdroŝeniowiec systemu. 172

173 Instrukcja expedient_ms.doc 173/ Wybór typu dokumentu kasowego jak i kontrahenta zatwierdzamy klikając przycisk Zapisz. 8. Kolejnym krokiem jest zdefiniowanie treści kolejnych pozycji wystawianego dokumentu kasowego. Z pomocą przychodzi tutaj ponownie mechanizm wyboru kontekstowego. Po kliknięciu przycisku Dodaj (patrz Rys ) 42 otwarte zostaje okno z fakturami sprzedaŝy wystawionymi na kontrahenta wybranego w punkcie 6, które nie są rozliczone i które mają formę płatności gotówka. Przykładowy wygląd takiego okna pokazano na rysunku Okno z listą faktur w tym przypadku jest otwierane w trybie multi-wyboru, a zatem uŝytkownik moŝe wybrać jednocześnie kilka faktur, jeŝeli kontrahent dokonuje jednorazowo zapłaty za więcej niŝ jedną fakturę. Po wybraniu jednej lub kilku faktur sprzedaŝy naleŝy potwierdzić ten fakt kliknięciem przycisku Wybór (Rys ). 9. Końcowy wygląd okna formularza tworzenia nowego dokumentu kasowego zgodnego z załoŝeniami poczynionymi w przykładzie pokazano na rysunku Kliknięcie przycisku Zamknij (Rys ) kończy procedurę tworzenia dokumentu kasowego. 10. Po zamknięciu formularza tworzenia nowego dokumentu otwarte zostanie ponownie okno z listą dokumentów kasowych, gdzie znajduje się przycisk Drukuj, który pozwala na podgląd wydruku i wydruk zaznaczonego na liście dokumentu kasowego. Drukowane są dwa egzemplarze dokumentu kasowego jeden dla osoby wpłacającej lub wypłacającej drugi dla właściciela sklepu. Po utworzeniu dokumentu kasowego wartość końcowa otwartego raportu jest zwiększana lub zmniejszana o kwotę widniejącą na wystawionym dokumencie kasowym, o czym moŝemy się przekonać, jeśli porównamy wartość końcową raportu kasowego przed i po utworzeniu dokumentu kasowego. Odpowiednie wartości dla rozpatrywanego przykładu moŝna porównać na rysunkach i 3.140, na których pokazano wartość raportu kasowego przed wystawieniem KP i po jego wystawieniu. Rysunek Okno z listą dokumentów kasowych wybranego sejfu. Na rysunku zaznaczono przycisk słuŝący do tworzenia nowego dokumentu kasowego. 42 JeŜeli wystawiany typ dokumentu nie jest związany z fakturami (np. Wpłata utargu ) wówczas uŝytkownik samodzielnie musi uzupełnić pola Treść i Kwota a następnie kliknąć przycisk Dodaj. 173

174 Instrukcja expedient_ms.doc 174/203 Rysunek Wygląd formularza wyboru rodzaju dokumentu kasowego, który ma zostać utworzony. Rysunek Wygląd formularza tworzenia dokumentu kasowego tutaj jest to dokument KP. Rysunek Okno z listą dostępnych typów dokumentów kasowych KP. 174

175 Instrukcja expedient_ms.doc 175/203 Rysunek Przykładowy wygląd okna z listą faktur sprzedaŝy podczas tworzenia dokumentu KP o typie Zapłata za fakturę sprzedaŝy. Rysunek Przykładowy wygląd formularza tworzenia dokumentu kasowego KP Zapłata za fakturę sprzedaŝy. Na rysunku pokazano przykład, w którym na jednym dokumencie KP widnieje zapłata za dwie faktury sprzedaŝy. 175

176 Instrukcja expedient_ms.doc 176/203 Rysunek Okno z listą raportów kasowych. Na rysunku zaznaczono wartość końcową raportu po wystawieniu dokumentu kasowego, którego dotyczył opisany w tekście przykład. Komentarza wymaga jeszcze jeden aspekt prezentowanego przykładu. Na rysunku wartość faktury nr 7/F/001/05 jest znacznie większa niŝ kwota widniejąca jako zapłata za tą fakturę na dokumencie KP patrz Rys Jest to spowodowane faktem, Ŝe faktura 7/F/001/05 została juŝ częściowo zapłacona a wartość na dokumencie kasowym jest brakującą kwotą naleŝności za tą fakturę. Aby wystawić dokument kasowy na nie całą kwotę faktury naleŝy zaznaczyć odpowiednią pozycję tego dokumentu i kliknąć przycisk Edytuj (patrz Rys ). W polu Kwota wpisujemy odpowiednią wartość i klikamy przycisk Zapisz Rozliczanie faktur zakupu i sprzedaŝy. W programie expedient uŝytkownik moŝe za pomocą modułu rozliczeń kontrolować i zarządzać stanem naleŝności i zobowiązań. Listę z naleŝnościami i zobowiązaniami moŝna otworzyć wybierając pozycję menu programu Kasa/Bank -> NaleŜności /Zobowiązania. Wygląd okna zobowiązań pokazano na rysunku W celu zmiany rodzaju wyświetlanych dokumentów naleŝy zaznaczyć NaleŜności (Zobowiązania) i kliknąć przycisk OK (patrz Rys ). 176

177 Instrukcja expedient_ms.doc 177/203 Rysunek Przykładowy wygląd okna z listą zobowiązań. Na liście zobowiązań lub naleŝności będą widoczne dokumenty finansowe tj. faktury zakupu, sprzedaŝy i ich korekty, które nie zostały rozliczone tj. nie zarejestrowano w programie wpłaty lub wypłaty całej kwoty, na którą taki dokument opiewał Rozliczanie faktur zakupu i sprzedaŝy płatnych gotówką. W jaki sposób rozliczyć (zarejestrować płatność za fakturę zakupu) zapłatę za dostawę towaru? 1. Pierwszym krokiem jest otwarcie listy ze zobowiązaniami. 2. Na liście zobowiązań zaznaczamy dokument, za których chcemy dokonać zapłaty (rozliczyć). 3. Klikamy przycisk Rozlicz. Otwarty zostanie formularz pokazany na rysunku W polu Kwota tego formularza naleŝy wpisać ile zostanie zapłacone z tego zobowiązania (domyślnie jest to cała wartość faktury lub korekty). Po wpisaniu kwoty klikamy przycisk Zapisz. 4. Otwarte zostanie okno wyboru sejfu, w którym ma zostać utworzony dokument kasowy (tutaj KW). Przykładowy wygląd tego okna pokazano na rysunku Po dokonaniu wyboru sejfu klikamy przycisk Wybór. 5. Wyświetlony zostaje komunikat o wystawieniu dokumentu kasowego zawierający takŝe informacje, w jakim sejfie (kasie) oraz jakim raporcie kasowym został ten dokument zarejestrowany (patrz Rys.3.144). Kliknięcie przycisku OK kończy rozliczenie faktury zakupu. 6. śeby wydrukować dokument kasowy wystawiony przy rozliczeniu naleŝy otworzyć okno z listą dokumentów kasowych raportu kasowego, w którym zapisano utworzony przy rozliczeniu dokument kasowy, zaznaczyć go a następnie kliknąć przycisk Drukuj. 177

178 Instrukcja expedient_ms.doc 178/203 Rysunek Wygląd formularza rozliczenia faktury zakupu. Rysunek Okno wyboru sejfu, z którego ma zostać dokonana płatność za fakturę zakupu. Rysunek Komunikat potwierdzający utworzenie dokumentu kasowego. Procedurę rozliczenia faktury sprzedaŝy lub korekty faktury sprzedaŝy rozpoczynamy od zmiany filtru tj. klikamy kolejno pole wyboru NaleŜności a następnie przycisk OK. Dalsze etapy rozliczenia są analogiczne do tych, które opisano dla faktury zakupu Rozliczanie faktur zakupu i sprzedaŝy z bezgotówkową formą płatności. JeŜeli naleŝność lub zobowiązanie, które chcemy rozliczyć miało bezgotówkową formę płatności (czek, przelew, karta płatnicza), procedura rozliczenia jest niemal identyczna do tej, jaka została opisana w poprzednim paragrafie. RóŜnica polega na tym, Ŝe nie pojawi się odwołanie do sejfu (nie zostaną wyświetlone okna pokazane na rysunkach i 3.144). Wpisanie kwoty i kliknięcie przycisku Zapisz na formularzu rozliczenia (patrz Rys ) kończy rozliczenie takiego dokumentu Wysyłanie kartoteki do kolektora danych (inwentaryzatora) i odbiór danych do niego wprowadzonych. Wysłanie całej lub wybranej części kartoteki towarów do kolektora danych jest podstawową czynnością poprzedzającą wszelkie czynności z uŝyciem tego urządzenia. Kolektor naleŝy napełnić nową bazą danych o towarach i związanych z nimi kodami kreskowymi kaŝdorazowo przed wczytaniem towarów z kolejnej dostawy, przed rozpoczęciem kolejnego roboczego arkusza spisowego podczas inwentaryzacji. 178

179 Instrukcja expedient_ms.doc 179/ Wysyłanie kartoteki do kolektora. 1. Wysyłanie kartoteki rozpoczynamy od otwarcia okna z kartoteką towarów. 2. Następnie naleŝy zdecydować czy do kolektora ma zostać wysłana cała kartoteka czy teŝ tylko jej wybrana część np. tylko towary z wybranej grupy, czy od określonego dostawcy. W pierwszym przypadku, aby mieć pewność, Ŝe wysłana zostanie cała kartoteka naleŝy kliknąć przycisk Czyść war. Wysłanie tylko części towarów z kartoteki do kolektora danych powoduje, Ŝe czas tzw. indeksowania danych w tym urządzeniu jest krótszy, a co za tym idzie kolektor jest szybciej gotowy do uŝycia. 43 W drugim przypadku, wysłanie części towarów, moŝna wykorzystać filtr oraz wyszukiwanie kontekstowe. Do kolektora zostaną wysłane te towary, które są aktualnie wyświetlane na liści towarów. 3. Klikamy przycisk Kolektor, jego umiejscowienie w oknie z kartoteką towarów pokazano na rysunku Przyciskiem tym otwarte zostaje okno pozwalające na wybór kolektora danych. UŜytkownik ma moŝliwość wyboru pomiędzy kolektorem Opticon 1300PHL a palmtopem (rysunek 3.146). Rysunek PołoŜenie przycisku Kolektor otwierającego dialog wysłania kartoteki towarów do kolektora danych. Rysunek Lista urządzeń mobilnych 43 Na przykład indeksowanie danych w kolektorze po przesłaniu całej kartoteki składającej się z towarów zajmuje ok. 30 min. 179

180 Instrukcja expedient_ms.doc 180/ Po wyborze pozycji PHL 1300 otwarty zostaje formularz pokazany na rysunku Rysunek Formularz dialogu wysyłania danych do kolektora. 5. JeŜeli chcemy wysłać kartotekę do kolektora potwierdzamy ten zamiar klikając przycisk Rozpocznij transmisję, po której to czynności wyświetlany jest komunikat pokazany na rysunku Rysunek Okno z komunikatem wzywającym uŝytkownika do przygotowania kolektora danych do obiory towarów, które zostaną przesłane. 6. Kolejnym krokiem jest zgodnie z wyświetlonym komunikatem przygotowanie samego kolektora do odbiorcy wysyłanych do niego danych. Dopiero po przeprowadzeniu tej operacji moŝna kliknąć przycisk OK w oknie pokazanym na rysunku JeŜeli transmisja przebiegła pomyślnie wówczas ponownie wyświetlony zostaje formularz pokazany na rysunku 3.147, z tym, Ŝe w polu Stan tego formularza widnieć powinien komunikat Wysyłanie pliku przebiegło pomyślnie (patrz Rys ). Rysunek Wygląd formularza wysyłania danych do kolektora po poprawnym przesłaniu danych. 8. Kliknięciem przycisku Zamknij kończymy wysyłanie danych do kolektora. Najczęstszym błędem podczas wysyłania kartoteki do inwentaryzatora jest przedwczesne przed przygotowaniem kolektora do odbioru kliknięcie przycisku OK w oknie pokazanym na rysunku W takim przypadku w oknie Wysyłanie do kolektora danych w polu Stan pojawi się komunikat Błąd nr 300. Upłynął czas oczekiwania na transmisję (patrz Rys ). 180

181 Instrukcja expedient_ms.doc 181/203 Rysunek Wygląd okna wysyłania danych do kolektora w przypadku niepomyślnego wysyłania danych spowodowanego nieprzygotowaniem kolektora do odbioru. 9. Po wybraniu opcji Palmtop, z listy urządzeń mobilnych, pojawia się okno przedstawione na rysunku Rysunek Okno importu/eksportu koartotek do palmtopa. JeŜeli uŝytkownik chce wysłać kartotekę do palmtopa powinien wcisnąć przycisk Eksport kartotek, który został zaznaczony na rysunku JeŜeli transmisja przebiegnie pomyślnie system powiadomi uŝytkownika o tym komunikatem przedstawionym na rysunku Rysunek Okno komunikatu przy prawidłowym przebiegu transmisji. Po wciśnięciu przycisku OK moŝna uruchomić Import na palmtopie w celu wciągnięcia wyeksportowanej kartoteki Odbiór danych z kolektora. Konieczność odbioru danych z kolektora moŝe zaistnieć w dwóch przypadkach tworzenia dokumentu magazynowego lub inwentaryzacji a w przypadku palmtopa dodatkowo tworzenia zamówienia i dokumentu sprawdzenia cen. Wskazówki dotyczące współpracy z palmtopem zostały umieszczone w instrukcji expedinet Mobile. 181

182 Instrukcja expedient_ms.doc 182/203 1a. Gdy tworzony jest dokument magazynowy, dla którego dane zostały zgromadzone w kolektorze wówczas przeniesienie tych danych do listy pozycji wybranego dokumentu magazynowego następuje po kliknięciu przycisku Kolektor w oknie z listą dokumentu magazynowego. Umiejscowienie tego przycisku pokazano na rysunku Rysunek Umiejscowienie przycisku Kolektor pozwalającego na wczytanie danych z kolektora do listy pozycji wybranego dokumentu. 1b. W przypadku inwentaryzacji, gdy w kolektorze danych zgromadzone zostały informacje o ilości towaru odbiór tych danych następuje po kliknięciu przycisku Odbierz z kolektora umieszczonym w oknie z listą roboczych arkuszy inwentaryzacyjnych. PołoŜenie tego przycisku pokazuje rysunek Rysunek PołoŜenie przycisku w oknie z listą (tutaj pustą) roboczych arkuszy inwentaryzacyjnych 182

183 Instrukcja expedient_ms.doc 183/ W obu przypadkach, czy to inwentaryzacja, czy teŝ wprowadzanie danych z kolektora do dokumentu magazynowego dalsze kroki postępowania są identyczne. Po kliknięciu przycisku Odbierz z kolektora (inwentaryzacja) czy teŝ Kolektor (dokument magazynowy) otwarte zostaje okno z pozycjami (towarami) odczytanymi przy poprzedniej transmisji, a nie przeniesionych do dokumentu. JeŜeli lista ta nie jest pusta zaleca się przed transmisją usunięcie wszystkich pozycji (klikamy Zaznacz wszystko a następnie Kasuj zaznaczone). Wygląd listy w omawianym oknie pokazuje rysunek Rozpoczynamy transmisję danych z kolektora klikamy przycisk Dane z PHL a. Wyświetlony zostanie komunikat pokazany na rysunku 3.156, gdzie uŝytkownik powinien potwierdzić chęć wykonania transmisji. 4. Po potwierdzeniu chęci transmisji z kolektora otwarty zostanie formularz (patrz Rys ), w którym klikamy przycisk Rozpocznij transmisję. 5. Wyświetlony zostaje komunikat informujący, Ŝe na tym etapie procedury przesyłania danych z kolektora naleŝy zainicjować na tym urządzeniu wysyłanie danych. Po tej czynności naleŝy kliknąć przycisk OK (Rys ). 6. JeŜeli transfer danych z kolektora powiódł się, wówczas polu Stan formularza pobierania danych (patrz Rys ) pojawi się informacja, Ŝe odbiór pliku z kolektora przebiegł pomyślnie. Klikamy przycisk Zamknij i przechodzimy do listy wczytanych z kolektora towarów (Rys ). 7. JeŜeli chcemy przenieść odebrane z kolektora towary do dokumentu magazynowego lub arkusza inwentaryzacyjnego (zaleŝnie od tego, w jakich okolicznościach pobieranie danych przeprowadziliśmy) klikamy przycisk Dane do dok. (Dane do dokumentu). Umiejscowienie tego przycisku pokazano na rysunku Przyciskiem Zamknij zamykamy okno Kolektor danych pobieranie danych (Rys ). Uwaga. Do dokumentu przeniesione zostaną tylko te towary, które zostały na liście zaznaczone tj. przy których widnieje znaczek. 9. Po przeniesieniu towarów do dokumentu zamykamy okno odbioru i przechodzimy do okna z pozycjami dokumentu magazynowego lub arkusza inwentaryzacyjnego, do którego wczytano dane z kolektora. 183

184 Instrukcja expedient_ms.doc 184/203 Rysunek Wygląd listy z wczytanymi z kolektora towarami tutaj lista jest pusta transmisji jeszcze nie przeprowadzono. Rysunek Formularz z prośbą o potwierdzenie przez uŝytkownika chęci przeprowadzenia danych z kolektora. Rysunek Wygląd formularza odbiory danych z kolektora. Rysunek Komunikat informujący uŝytkownika, Ŝe naleŝy zainicjalizować wysyłanie danych przez kolektor. Rysunek Wygląd formularza odbioru danych z kolektora, w przypadku pomyślnego przeprowadzonej transmisji. 184

185 Instrukcja expedient_ms.doc 185/203 Rysunek Przykładowy wygląd listy z danymi odebranymi z kolektora. Na rysunku zaznaczono przycisk, którego kliknięcie powoduje przeniesienie zaznaczonych na liście pozycji do dokumentu magazynowego lub arkusza roboczego inwentaryzacji. Po kliknięciu tego przycisku do odpowiedniego dokumentu wysłane zostaną pozycje (towary) oznaczone symbolem Inwentaryzacja. Funkcja ta słuŝy do uaktualnienia stanów magazynowych zapisanych w systemie na podstawie rzeczywistych ilości towarów znajdującymi się w sklepie. Spis całkowity obejmuje cały asortyment towarowy znajdujący się w sklepie traktowanym jako magazyn. Drugi rodzaj inwentaryzacji, to spis częściowy Inwentaryzacja całkowita. W celu przeprowadzenia inwentaryzacji całkowitej do systemu expedient powinien zalogować się uŝytkownik, który posiada uprawnienia do utworzenia, otwarcia i zamknięcia arkusza spisowego. Przed otwarciem inwentaryzacji naleŝy pamiętać o wprowadzeniu do systemu wszystkich zaległych dokumentów przychodowych i rozchodowych, potwierdzenie dokumentów juŝ wprowadzonych oraz zaimportowanie paragonów. Aby utworzyć arkusz spisowy naleŝy przejść do pozycji Inwentaryzacja w menu Magazyn lokalizację tej pozycji menu głównego pokazano na rysunku Po wybraniu tej pozycji menu otwarte zostaje okno z listą przeprowadzonych dotychczas spisów inwentaryzacyjnych. Wygląd tego okna pokazano na rysunku Pozycje na liście oznaczone w pierwszej kolumnie kolorem zielonym oznaczają inwentaryzacje juŝ przeprowadzone, kolorem czerwonym aktualnie otwarty spis inwentaryzacyjny. Rysunek Lista pozycji wystawianej faktury sprzedaŝy zbudowana na podstawie wybranych paragonów. 185

186 Instrukcja expedient_ms.doc 186/203 Rysunek Wygląd z listą przeprowadzonych inwentaryzacji. Opis przycisków okna inwentaryzacji. Zamknij Przycisk Zamknij powoduje zamknięcie okna z listą spisów inwentaryzacyjnych. Nowa Przycisk ten umoŝliwia utworzenie arkusza nowego spisu inwentaryzacyjnego. Otwarcie inwentaryzacji poprzedzone jest wyświetleniem formularza (Rys ), w którym naleŝy wprowadzić opis inwentaryzacji. Uzupełnienie pola Opis tego formularza jest obligatoryjne. Rysunek Wygląd formularza słuŝącego do wprowadzenia opisu inwentaryzacji. Otwórz Przycisk ten uruchamia procedurę otwarcia inwentaryzacji. Podczas tej procedury sprawdzane jest czy w systemie są niepotwierdzone dokumenty magazynowe, nie zamknięte raporty kasowe. Otwarcie inwentaryzacji poprzedzone jest pytanie do uŝytkownika o potwierdzenie zamiaru otwarcia spisu inwentaryzacyjnego (Rys ). Natomiast po przeprowadzeniu procedury otwarcia inwentaryzacji wyświetlone zostaje okno podsumowujące pokazane na rysunku

187 Instrukcja expedient_ms.doc 187/203 Rysunek Okno z pytaniem potwierdzającym chęć otwarcia inwentaryzacji. Rysunek Wygląd formularza słuŝącego do wprowadzenia opisu spisu. Edytuj arkusz Przycisk ten powoduje otwarcie okna z listą towarów wprowadzonych do głównego arkusza spisu. Wygląd tego okna pokazano na rysunku Listę tą moŝna otworzyć tylko dla otwartego spisu inwentaryzacyjnego. Z poziomu tej listy nie moŝna wprowadzać nowych pozycji do tego celu słuŝą arkusze robocze moŝna natomiast edytować ilość spisywanego towaru. Lista z arkuszem inwentaryzacyjnym posiada moŝliwość wyszukiwania kontekstowego w kolumnach Indeks i Nazwa. Rysunek Wygląd okna z listą pozycji głównego arkusza inwentaryzacyjnego. Usuń 187

188 Instrukcja expedient_ms.doc 188/203 Przycisk ten pozwala na usunięcie spisu inwentaryzacyjnego. Operacja taka jest moŝliwa przed zamknięciem spisu. Nie moŝna usunąć zamkniętego spisu inwentaryzacyjnego. Zakończ inwentaryzację (Zakończ inw.) Przycisk ten powoduje zamknięcie spisu inwentaryzacyjnego. PoniewaŜ zamknięcie inwentaryzacji jest nieodwracalne samo zamknięcie poprzedzone jest dwukrotnym pytaniem o potwierdzenie zamiaru zamknięcia inwentaryzacji. Informacja o stanie inwentaryzacji (Info) Przycisk otwiera okno informacyjne o stanie inwentaryzacji (Rys ). Dane wyświetlane w tym oknie są generowane na podstawie danych wprowadzonych do arkusza głównego i nie obejmuje arkuszy roboczych. Rysunek Wygląd formularza słuŝącego do wprowadzenia opisu spisu. Drukuj Przycisk ten otwiera podgląd protokołu inwentaryzacji i umoŝliwia wydruk całego spisu. Arkusze spisowe Przyciskiem tym uŝytkownik otworzy okno roboczych arkuszy spisowych słuŝących do wprowadzania towarów do spisu. Tylko za pomocą arkuszy roboczych moŝna wprowadzić nową pozycję, towar, do arkusza głównego. Rysunek Okno z listą roboczych arkuszy spisowych. PoniewaŜ tylko poprzez arkusze robocze moŝna wprowadzić nowe pozycje do arkusza głównego lista arkuszy roboczych jest podstawowym elementem programu expedient słuŝącym do przeprowadzenia spisu inwentaryzacyjnego. Robocze arkusze spisowe mogą być utworzone w róŝny sposób. MoŜna taki arkusz utworzyć ręcznie, moŝe on zostać utworzony na podstawie danych wprowadzanych na stanowisku 188

189 Instrukcja expedient_ms.doc 189/203 kasowym (taki arkusz jest tworzony automatycznie po wprowadzeniu kolejnych stu pozycji). Roboczy arkusz spisowy zostanie utworzony takŝe po odbiorze danych inwentaryzacyjnych z kolektora danych. Opis przycisków okna z listą roboczych arkuszy spisu inwentaryzacyjnego. Zamknij Przycisk ten powoduje zamknięcie okna z listą arkuszy roboczych i przejście do okna z listą arkuszy głównych przeprowadzonych do tej pory inwentaryzacji. Nowy arkusz Klikając ten przycisk uŝytkownik moŝe utworzyć ręczny roboczy arkusz spisowy. Edytuj arkusz Przycisk ten otwiera formularz (patrz Rys ) pozwalający na zmianę danych nagłówkowych wybranego arkusza roboczego. Rysunek Formularz edycji danych nagłówkowych roboczego arkusza spisowego. Usuń arkusz Przycisk ten powoduje usunięcie wybranego arkusza roboczego. Samo usunięcie jest poprzedzone pytaniem do uŝytkownika mające na celu potwierdzenie zamiaru usunięcia. Pozycje arkusza Przycisk ten otwiera okno z listą pozycji wybranego arkusza roboczego (Rys ). W oknie tym umieszczone są przyciski otwierające formularz wprowadzenia nowej pozycji spisu (patrz Rys ), edycję usunięcie pozycji juŝ wprowadzonej. W oknie tym umieszczony jest takŝe przycisk słuŝący do usuwania pozycji z arkusza. Rysunek Okno z listą pozycji roboczego arkusza inwentaryzacyjnego. 189

190 Instrukcja expedient_ms.doc 190/203 Rysunek Formularz wprowadzania nowej pozycji do roboczego arkusza spisowego. Wyślij do dokumentu głównego (Wyślij do dok. głównego) Kliknięcie tego przycisku powoduje przeniesienie pozycji arkusza roboczego do arkusza głównego. Operacja ta usuwa wczytany arkusz roboczy. Przed zamknięciem inwentaryzacji naleŝy przenieść wszystkie arkusze robocze do dokumentu głównego. Nie jest moŝliwe zamknięcie spisu inwentaryzacyjnego bez przeniesienia arkuszy roboczych do arkusza głównego. Wyślij do kas Przycisk ten pozwala na wysłanie kartotek inwentaryzacyjnych na stanowiska kasowe, które mogą słuŝyć jako stanowiska wprowadzania danych inwentaryzacyjnych. Operacja taka musi poprzedzać wprowadzanie danych na stanowisku kasowym. Sposób wprowadzania danych przy pomocy stanowisk kasowych opisano w dalszej części tego rozdziału. Uwaga. Na stanowisku kasowym moŝna wprowadzić tylko towary o standardowych kodach kreskowych EAN-13 i EAN-8. Uwaga. W przypadku pomyłki podczas wprowadzania danych na stanowisku kasowym jej korekta jest moŝliwa jedynie z poziomu arkusza roboczego. Odbierz z kas Przycisk ten powoduje odebranie danych ze stanowisk kasowych z utworzeniem odpowiedniego arkusza roboczego. Robocze arkusze spisowe dla danych wprowadzanych na stanowiskach kasowych są odbierane automatycznie po wpisaniu kaŝdych stu pozycji. Przyciskiem tym uŝytkownik moŝe wymusić odbiór danych ze stanowisk kasowych np. dla ostatnich niewypełnionych do stu pozycji arkuszy spisowych. Wyślij do kolektora Przycisk otwiera dialog pozwalający na wysłanie kartoteki do kolektora danych i w ten sposób przygotowanie tegoŝ kolektora do wykonania spisu inwentaryzacyjnego. Odbierz z kolektora Przycisk otwiera dialog pozwalający na odebranie danych inwentaryzacyjnych z kolektora. Zapisz do pliku Przycisk powoduje otwarcie okna dialogowego pozwalającego na zapisanie danych zawartych w roboczym arkuszu spisowym. Odczytaj z pliku Kliknięcie tego przycisku powoduje otwarcie okna dialogowego pozwalającego na odczytanie danych w pliku. Otwarcie pliku powoduje automatyczne utworzenie nowego arkusza roboczego i wpisanie do niego danych zawartych we wczytywanym pliku. Uwaga. JeŜeli podczas inwentaryzacji do roboczego arkusza spisowego trafi towar, który nie był dotychczas przychodowany, a zatem nie została dla takiego towaru zdefiniowana cena zakupu netto, wówczas cena ta zostanie oszacowana na podstawie jego ceny sprzedaŝy, stawki VAT obowiązującej na ten towar, oraz marŝy zdefiniowanej na ten towar. W przypadku, gdy towar nie ma zdefiniowanej ceny detalicznej (jest ona zerowa) nie zostanie on ujęty w spisie inwentaryzacyjnym! 190

191 Instrukcja expedient_ms.doc 191/203 Po zakończeniu inwentaryzacji tworzone są automatycznie dwa dokumenty magazynowe IN+, jeden odnoszący się do towarów drugi do opakowań. Podobnie generowane są dwa dokumenty IN- i dotyczą one takŝe spisu towarów i opakowań. Dokumenty IN+ są dokumentami przychodowymi, które wprowadzają na stan magazynowy nadwyŝkę ilości towaru pomiędzy stanem księgowym a stanem wynikającym z dokonanego spisu. Przykładowo, załóŝmy, Ŝe stan księgowy sprzed inwentaryzacji towaru A jest równy 10, a podczas spisu zostało zliczone 14 sztuk tego towaru. W takim przypadku po zamknięciu inwentaryzacji dokumentem IN+ zostaną przychodowane 4 sztuki towaru A. Analogiczna sytuacja ma miejsce z niedoborami towarów (stan faktyczny jest mniejszy od stanu księgowego). W takim przypadku róŝnica jest rozchodowywana dokumentem IN-. Uwaga. Stany magazynowe towarów sprzedanych poniŝej stanów w momencie otwarcia inwentaryzacji są kompensowane do zera automatycznie wystawianym dokumentem PR+. Po opisie poszczególnych elementów okien programu expedient związanych z inwentaryzacją przejdźmy do procedury przeprowadzenia spisu inwentaryzacyjnego Przygotowanie i otwarcie spisu inwentaryzacyjnego. 1. Wybieramy pozycję menu głównego Magazyn >Inwentaryzacja. 2. Tworzymy nowy arkusz spisu klikamy przycisk Nowy. 3. JeŜeli uŝytkownik jest pewien, Ŝe wprowadził i potwierdził wszystkie dokumenty magazynowe oraz zamknął raporty kasowe (menu Kasa/Bank -> Raporty kasowe), to moŝe otworzyć inwentaryzację klikając przycisk Otwórz. 4. Po otwarciu inwentaryzacji naleŝy utworzyć arkusz lub arkusze robocze odpowiadające polom spisowym. Odpowiednie okno otwieramy klikając przycisk Arkusze spisowe (patrz okno Inwentaryzacja Rys ), a następnie Nowy arkusz (patrz okno Inwentaryzacja Arkusze robocze). Wygodnie jest dla kaŝdego z pól spisowych utworzyć odrębny arkusz roboczy. Przy czym jako pole spisowe moŝna uwaŝać regał, towary z wybranej grupy towarowej lub dowolny inny podział, jaki uŝytkownik przyjmie podczas spisu inwentaryzacyjnego Wprowadzanie i edycja danych w roboczych arkuszach spisu. 1. Po utworzeniu nowego arkusza pojawia się on na liście arkuszy spisowych. JeŜeli chcemy wprowadzić towar do arkusza roboczego klikamy przycisk Pozycje arkusza, czym otwieramy okno z listą pozycji wybranego arkusza roboczego. 2. Przyciskiem Nowa pozycja otwieramy formularz (patrz Rys ), przy pomocy którego moŝna wprowadzać kolejne towary do roboczego arkusza spisu. Analogicznie jak w przypadku dokumentów magazynowych towar moŝna odszukać z kartoteki, moŝna takŝe po zaznaczeniu pola wyboru Kod kreskowy odszukiwać towar po jego kodzie kreskowym i po podaniu zliczonej na półce ilości tego towaru wprowadzić jako kolejną pozycję roboczego arkusza inwentaryzacyjnego. Rysunek Wygląd formularza wprowadzania pozycji do roboczego arkusza spisu inwentaryzacyjnego. 191

192 Instrukcja expedient_ms.doc 192/ JeŜeli istnieje konieczność poprawienia ilości dla towaru juŝ wpisanego naleŝy przejść do okna Inwentaryzacja Pozycje arkusza roboczego i po wybraniu pozycji, która ma zostać poprawiona klikamy przycisk Edytuj pozycję. Uwaga. JeŜeli ten sam towar zostanie wpisany wielokrotnie jako pozycja w jednym lub w kilku arkuszach roboczych spisu, po przeniesieniu do arkusza głównego wprowadzone ilości zostaną zsumowane. Nowy arkusz roboczy spisu będzie utworzony takŝe po odbiorze informacji o ilości spisanych towarów z kolektora danych lub stanowisk kasowych Wprowadzanie danych spisowych do arkuszy roboczych przy pomocy kolektora danych. W programie expedient istnieje moŝliwość wykonania spisu inwentaryzacyjnego przy pomocy kolektora danych. 1. W pierwszej kolejności naleŝy wysłać do kolektora danych całą kartotekę towarową. MoŜna to zrobić klikając przycisk Wyślij do kolektora, który znajduje się w oknie arkuszy roboczych inwentaryzacji (patrz Rys Po wysłaniu kartoteki do kolektora wprowadzamy ilości towarów do jego pamięci przeprowadzamy inwentaryzację. 3. Po zakończeniu wpisywania ilości towaru do kolektora naleŝy dane w nim zgromadzone przesłać do arkusza roboczego. W tym celu klikamy przycisk Odbierz z kolektora (patrz Rys ). Gdy transfer danych zostanie zakończony pomyślnie utworzony zostanie automatycznie arkusz roboczy spisu inwentaryzacyjnego, w którym zawarte będą dane wprowadzone za pomocą kolektora (patrz Rys ). Rysunek Okno roboczych arkuszy spisu inwentaryzacyjnego z zaznaczonym przyciskiem otwierającym dialog eksportu kartoteki do kolektora. 192

193 Instrukcja expedient_ms.doc 193/203 Rysunek Okno roboczych arkuszy spisu inwentaryzacyjnego z zaznaczonym przyciskiem otwierającym dialog importu danych spisowych zgromadzonych w kolektorze. Rysunek Przykładowy wygląd okna roboczych arkuszy spisu inwentaryzacyjnego po wczytaniu danych z kolektora. Na liście znajduje się automatycznie utworzony arkusz roboczy zawierający dane z kolektora Wprowadzanie danych spisowych do arkuszy roboczych na stanowiskach kasowych. Program zainstalowany na stanowisku kasowym (expedient POS) pozwala na wykorzystanie stanowiska kasowego jako punktu wprowadzania danych inwentaryzacyjnych. Uwaga. Na stanowisku kasowym moŝna wprowadzać tylko towary o kodach kreskowych w standardzie EAN-13 i EAN

194 Instrukcja expedient_ms.doc 194/ Pierwszą czynnością, jaką naleŝy wykonać przed rozpoczęciem wprowadzania danych na stanowisku kasowym jest wysłanie kartoteki inwentaryzacyjnej do komputera kasowego klikamy przycisk Wyślij do kas znajdujący się w oknie roboczych arkuszy spisowych (patrz Rys ). Rysunek Okno roboczych arkuszy spisu inwentaryzacyjnego z zaznaczonym przyciskiem wysyłki kartoteki do stanowisk kasowych. 2. Na stanowisku kasowym po uruchomieniu programu kasowego wybieramy opcję Remanent (Rys ). 3. Dla kolejnych towarów skanujemy kod kreskowy i podajemy jego ilość. Wygląd okna programu kasowego słuŝącego od wprowadzania ilości towaru pokazano na rysunku Uwaga. Pojedynczy arkusz spisowy tworzony przy spisywaniu towarów na stanowisku kasowym moŝe mieć maksymalnie 99 towarów. KaŜdorazowo po przekroczeniu tej ilości utworzony zostanie kolejny arkusz spisowy. Uwaga. W przypadku pomyłki przy wpisywaniu ilości moŝna ją poprawić z poziomu arkuszy roboczych dopiero po przesłaniu danych do komputera zapleczowego. śeby ułatwić odszukanie w arkuszu roboczym pozycji, w której została popełniona pomyłka naleŝy przy stanowisku kasowym zapisać numer arkusza i numer tej pozycji. Rysunek Okno programu kasowego przed wybraniem opcji Remanent. 194

195 Instrukcja expedient_ms.doc 195/203 Rysunek Wygląd okna programu kasowego słuŝącego do wpisywania ilości towaru podczas inwentaryzacji. 4. Po zakończeniu wprowadzania danych na stanowisku kasowym dane tam zgromadzone przesyłamy klikając przycisk Odbierz z kas (patrz Rys ). Utworzone zostaną automatycznie robocze arkusze spisowe z danymi wprowadzonymi na stanowiskach kasowych. Rysunek Okno roboczych arkuszy spisowych z zaznaczonym przyciskiem słuŝącym do importu danych inwentaryzacyjnych ze stanowisk kasowych Zamknięcie inwentaryzacji. Przed zamknięciem inwentaryzacji naleŝy: 1. Sprawdzić, czy do arkuszy roboczych zaimportowane zostały dane ze stanowisk kasowych i kolektora danych. 2. Przenieść kolejno wszystkie arkusze robocze do głównego arkusza spisowego po zaznaczeniu arkusza roboczego klikamy przycisk Wyślij do dok. głównego. 3. Sprawdzić czy w arkuszu głównym (przycisk Edytuj arkusz w oknie Inwentaryzacja) nie ma pozycji o zerowych cenach zakupu. Aby ułatwić takie sprawdzenie moŝna pozycje arkusza głównego posortować względem kolumny z ceną zakupu (klikamy jednokrotnie na belkę tytułową 195

196 Instrukcja expedient_ms.doc 196/203 tej kolumny). JeŜeli są pozycje o zerowej cenie nie zostaną one ujęte w spisie. Korektę stanów magazynowych dla tych towarów moŝna dokonać po zamknięciu inwentaryzacji dokumentem PR. 4. Podobnie po sprawdzeniu cen zakupu naleŝy sprawdzić, czy podczas spisu nie zostały popełnione błędy grube przy wpisywaniu ilości towaru np. podczas wprowadzania ilości w odpowiednie pole formularza dla jakiegoś towaru nie został pomyłkowo wczytany kod kreskowy kolejnego towaru. Tego typu błędy moŝna wychwycić sortując pozycje arkusza głównego po wartościach w kolumnie Ilość. 5. Zamknięcie inwentaryzacji następuje po kliknieciu przycisku Zakończ inw. PoniewaŜ zamknięcie inwentaryzacji jest operacją nieodwracalną po kliknięciu przycisku Zakończ inw. następuje dwukrotne pytanie o potwierdzenie tej operacji. 6. JeŜeli spis został wykonany takŝe na potrzeby organów podatkowych bezpośrednio po jego zamknięciu (koniecznie przed jakimkolwiek operacjami mającymi wpływ na stany magazynowe) naleŝy wydrukować raportu Spis z natury (patrz menu Raporty->Inwentaryzacja->Spis z natury). 7. Wydruk zestawienia obejmujące stany magazynowe wprowadzone podczas spisu wraz z ich odchyleniami od wartości księgowej moŝna wykonać w dowolnej chwili po zamknięciu spisu przycisk Drukuj w oknie Inwentaryzacja (Rys ) Inwentaryzacja w cenach detalicznych. Opcja inwentaryzacji w cenach detalicznych słuŝy do jednoczesnego przeprowadzenia spisu i zweryfikowania cen detalicznych towarów w sklepie. Procedury otwarcia i zamknięcia spisu inwentaryzacyjnego są identyczne do tych, jakie opisano w poprzednim paragrafie. Jedynie podczas wprowadzania pozycji do roboczych arkuszy spisowych naleŝy dla kaŝdego towaru oprócz ilości podawać takŝe jego cenę. Wygląd formularza wprowadzania towarów podczas przeprowadzania inwentaryzacji w cenach detalicznych pokazano na rysunku Rysunek Formularz wprowadzania pozycji arkusza roboczego podczas inwentaryzacji w cenach detalicznych. Uwaga. Inwentaryzacji w cenach detalicznych nie moŝna przeprowadzić przy pomocy kolektora danych. Uaktywnienie opcji umoŝliwiającej przeprowadzenie spisu inwentaryzacyjnego w cenach detalicznych na stanowisku kasowym wymaga zmian konfiguracyjnych programu expedient POS, które moŝe wykonać tylko serwisant lub wdroŝeniowiec Ustawienia i administracja systemem. W paragrafie tym zostały opisane procedury związane z definiowaniem nowych uŝytkowników i nadawanie uprawnień ich grupom. 196

197 Instrukcja expedient_ms.doc 197/ Zarządzanie uŝytkownikami. Zarządzanie uŝytkownikami polega nie tylko na ich dodawaniu bądź usuwaniu, ale takŝe na przypisywaniu im odpowiednich uprawnień do poszczególnych funkcji programu. Uprawnienia do poszczególnych funkcji programu nadaje się zdefiniowanej wcześniej grupie uŝytkowników, a następnie wskazuje, Ŝe dana osoba (uŝytkownik) ma właśnie naleŝeć do wskazanej grupy. NiezaleŜnie od definiowania uprawnień na grupy uŝytkowników administrator systemu moŝe takŝe nadać kaŝdemu z uŝytkowników prawo generowania i podglądu zestawień. ZałóŜmy, Ŝe właściciel sklepu chce zdefiniować nowego uŝytkownika, który ma być prawą ręką szefa i ma naleŝeć do grupy uŝytkowników, którą nazwiemy KIEROWNICY Nadawanie uprawnień grupie uŝytkowników. 1. śeby stworzyć nową grupę uŝytkowników naleŝy z menu wybrać pozycję Ustawienia-> Grupy uŝytkowników i uprawnienia otwarte zostanie okno pokazane na rysunku Klikamy przycisk Nowa, po czym zostaje otwarty formularz pokazany na rysunku 3.182, w którym wpisujemy nazwę tworzonej grupy uŝytkowników i zatwierdzamy klikając przycisk Zapisz. Rysunek Przykładowy wygląd okna z grupami uŝytkowników i uprawnieniami im przypisanymi. Rysunek Formularz słuŝący do wpisania nazwy nowotworzonej grupy uŝytkowników. 197

198 Instrukcja expedient_ms.doc 198/ Po zatwierdzeniu nazwy nowej grupy powracamy do okna z grupami uŝytkowników, w którym zaznaczamy utworzoną właśnie grupę uŝytkowników i klikamy przycisk Uprawnienia grupy uŝytk. Otwarty zostanie formularz przypisywania uprawnień (patrz Rys ). Rysunek Formularz dodawania i usuwania uprawnień przypisanych grupie uŝytkowników. Zaznaczono przyciski słuŝące do dodawania i odbierania poszczególnych uprawnień przypisanych grupie uŝytkowników. 4. W formularzu nadawania uprawnień (Rys ) za pomocą przycisków oznaczonych symbolami <, > przypisujemy lub usuwamy grupie uŝytkowników uprawnienie do wskazanych na listach funkcji programu. W lewym panelu mamy uprawnienia, które moŝemy nadać tej grupie, po prawej uprawnienia juŝ nadane. 5. Przypisanie odpowiednich uprawnień zatwierdzamy klikając przycisk Zapisz Dodanie nowego uŝytkownika. Po załoŝeniu nowej grupy uŝytkowników i nadaniu jej uprawnień moŝna przystąpić do dodania nowego uŝytkownika. Oczywiście, jeŝeli nowy uŝytkownik ma naleŝeć do juŝ istniejącej grupy uŝytkowników nie musimy tworzyć kolejnej. 1. Pierwszym krokiem przy dodawaniu nowego uŝytkownika jest otwarcie okna z listą uŝytkowników pozycja menu Ustawienia ->UŜytkownicy. Wygląd tego okna pokazany został na rysunku Klikamy przycisk Nowy, co spowoduje otwarcie formularza (Rys ), w którym uzupełniamy dane o nowym uŝytkowniku. 198

199 Instrukcja expedient_ms.doc 199/203 Rysunek Wygląd okna z listą uŝytkowników zdefiniowanych w systemie. Rysunek Formularz dodawania i edycji danych o uŝytkowniku. 3. W polu Kod gr. uŝytk. (Kod grupy uŝytkownika) przy pomocy wyboru kontekstowego (przycisk F5) wybieramy, do jakiej grupy uŝytkowników chcemy przypisać dodawanego uŝytkownika. 4. Kolejnym krokiem jest określenie czy nowy uŝytkownik ma być takŝe kasjerem. JeŜeli tak, klikamy znacznik Kasjer fisk. (Kasjer fiskalny). Na formularzu pojawi się rozwijana lista Uprawnienia (Rys ), z której wybieramy poziom uprawnień uŝytkownika na stanowisku kasowym. Do wyboru moŝliwe są trzy ustawienia uprawnień na kasie: Kasjer uŝytkownik z tymi uprawnieniami nie moŝe wykonać raportu fiskalnego, 44 i nie moŝe wejść w opcje Operacje kasowe; Starszy kasjer moŝe wejść w Operacje kasowe, ale z funkcji tam figurujących ma moŝliwość dokonania wpłaty i wypłaty bez podglądu stanu gotówki w szufladzie kasowej; Kierownik osoba o takim statusie ma dostęp do wszystkich funkcji programu expedientpos na stanowisku kasowym. 44 Mowa tutaj o wykonaniu raportu fiskalnego z poziomu programu expedient POS. KaŜda osoba moŝe taki raport wykonać sprzętowo wybierając odpowiednie funkcje drukarki fiskalnej. 199

200 Instrukcja expedient_ms.doc 200/ JeŜeli dodawany uŝytkownik ma być takŝe kasjerem naleŝy podać jego hasło, jakim będzie się logował do programu expedient POS na stanowisku kasowym. W tym celu klikamy przycisk Zmień hasło na kasie (otwarty zostanie formularz pokazany na rysunku 3.186), w którym w polach Nowe hasło i Powtórz nowe hasło wpisujemy hasło do logowania na stanowisku kasowym. Hasło nie jest wyświetlane zamiast wpisywanych znaków na ekranie pojawią się gwiazdki. Wprowadzone hasło na kasie potwierdzamy klikając przycisk Zapisz, co spowoduje powrót do formularza dodawania nowego uŝytkownika. Uwaga. Przy nadawaniu hasła na kasie dla nowego uŝytkownika pole Stare hasło formularza Zmiana hasła na kasie pozostawiamy puste (Rys ). Rysunek Formularz słuŝący do definiowania hasła, którym uŝytkownik będzie posługiwał się na stanowisku kasowym. 6. JeŜeli akceptujemy wprowadzone dane o uŝytkowniku klikamy przycisk Zapisz (patrz Rys 3.185) i w ten sposób kończymy definiowanie nowego uŝytkownika systemu. Uwaga. Hasło nowododanego do systemu uŝytkownika zaleŝy od ustawień konfiguracyjnych dokonanych w polu Domyślne hasło dla uŝytkowników. Pole to odnajdziemy klikając pozycję menu Ustawienia-> Zmienne systemowe, a następnie wybierając zakładkę Inne. Po dodaniu do systemu nowy uŝytkownik powinien zalogować się na hasło domyślne i dokonać jego zmiany Edycja uprawnień do raportów. Kolejnym krokiem przy definiowaniu uprawnień uŝytkownika jest wskazanie, do jakich zestawień moŝe on mieć dostęp. Przypisywanie uprawnień do wykonywania zestawień moŝna wykonać w dwojaki sposób: (1) wybieramy uŝytkownika i wskazujemy, do których zestawień moŝe mieć on dostęp; (2) w drugim sposobie wskazujemy zestawienie i wybieramy uŝytkowników, którym mogą generować to zestawienie. Prześledźmy na przykładzie przypisywanie uprawnień do zestawień skorzystajmy z wariantu pierwszego (wybieramy uŝytkownika i wskazujemy zestawienia). 1. Dodawanie uprawnień uŝytkownikowi do zestawień rozpoczynamy otwierając okno (menu Ustawienia-> Uprawnienia do wykonywania raportów). Wygląd tego okna pokazano na rysunku Sprawdzamy, czy mamy wyświetlone raporty Według uŝytkowników. 2. Na liście zaznaczamy uŝytkownika, któremu chcemy zmodyfikować uprawnienia do zestawień. 3. Klikamy przycisk Przypisz raporty. Otwarte zostanie okno formularza pokazanego na rysunku Przy pomocy przycisków <, > dodajemy lub usuwamy raporty, które wybrany uŝytkownik ma prawo generować. 200

201 Instrukcja expedient_ms.doc 201/ Zmiany w dostępie do uprawnień potwierdzamy klikając przycisk Zapisz. Rysunek Okno z listą uŝytkowników wraz z raportami, do których mają dostęp. Rysunek Formularz dodawania i usuwania raportów, do których uŝytkownik (tutaj Ewa Kowalska) moŝe mieć wgląd. Na rysunku zaznaczono przyciski słuŝące do nadawania i odbierania uprawnień do zestawień Eksport kartoteki na stanowiska kasowe. W systemie expedient zmiany w kartotece są automatycznie wysyłane w sposób przyrostowy tj. na stanowiska kasowe wysyłane są tylko zmiany dokonane w kartotece. Dla zachowania wydajnej pracy programu expedient POS na stanowisku kasowym naleŝy przynajmniej 201

202 Instrukcja expedient_ms.doc 202/203 dwa razy dziennie wysłać na stanowisk kasowe całą kartotekę towarów. Taki całościowy eksport powoduje usunięcie starej kartoteki na stanowisku kasowym i wprowadzenie świeŝej. śeby wysłać na stanowisko kasowe całą kartotekę wybieramy z menu pozycję Ustawienia- >Komunikacja z kasami. Otwarte zostanie okno w trybie multi-wyboru zawierające listę zdefiniowanych w systemie stanowisk kasowych. Wygląd tego okna pokazano na rysunku Klikamy przycisk Cała kartoteka a następnie Eksport kartotek znajdujący się w tym samym oknie. Kartoteki zostaną wysłane na wszystkie z zaznaczonych na liście stanowisk kasowych. Po zakończeniu paragonu na stanowiskach kasowych powinno nastąpić wczytywanie kartotek. Uwaga. W przypadku bardzo obszernej kartoteki towarowej wczytywanie kartoteki moŝe zająć nawet kilka minut. 45 W takim przypadku, Ŝeby nie paraliŝować pracy wszystkich kas naleŝy wysyłać w odstępach czasu całą kartotekę sukcesywnie na kolejne kasy. Rysunek Okno z listą stanowisk kasowych. Zaznaczonymi na rysunku elementami są przycisk, po kliknięciu którego eksportowana będzie cała kartoteka (u góry); przycisk eksportu kartoteki. Zaleca się wysłanie całej kartoteki na stanowiska kasowe takŝe po potwierdzeniu dokumentów magazynowych posiadających znaczą liczbę pozycji (>50) Eksport kodów wagowych PLU na wagi etykietujące. JeŜeli uŝytkownik dokonał zmian w kartotece towarów i zmiany te dotyczyły towarów waŝonych naleŝy dokonać aktualizacji danych na wagach etykietujących i sprawdzarkach cen dla klienta. W tym celu wybieramy pozycję menu Ustawienia->Wagi etykietujące i sprawdzarki. Po otwarciu okna z wagami etykietującymi skonfigurowanymi w systemie (Rys ) naleŝy kliknąć przycisk Transmisja, po czym nastąpi wysłanie danych o towarach na zaznaczone na liście urządzenia Na przykład po wysłaniu na stanowiska kasowe towarów wczytywanie na stanowisku kasowym trwa ok. 100 s. 46 Lista z wagami etykietującymi i sprawdzarkami cen dla klienta jest listą z multi-wyborem. 202

203 Instrukcja expedient_ms.doc 203/203 Rysunek Okno z zainstalowanymi w systemie wagami etykietującymi. Na rysunku zaznaczono przycisk słuŝący do transmisji danych o towarach na zaznaczone na liście urządzenia. 203