System Finansowo - Ekonomiczny

Transkrypt

1 System Finansowo - Ekonomiczny wersja dla budżetu od wersji 8.oo Rachunkowość z wyobraźnią! - 1

2 Wstęp Dokonaliście Państwo zakupu programu komputerowego, który ma być Waszym partnerem w prowadzeniu księgowości. To specyficzna dziedzina, z jednej strony sformalizowane wymogi ustawowe, a z drugiej potrzeby użytkownika. Mamy nadzieję, że już po krótkim czasie pracy z programem podzielicie Państwo nasz pogląd, iż udało nam się spełnić wszelkie wymogi formalne, dostarczając zarazem potężne narzędzie do analizy działalności Waszej firmy. System SFINKS jest obecny na rynku od 1987 roku i to nasze doświadczenie staramy się wykorzystywać przy tworzeniu wszystkich nowszych wersji. Doświadczenie to podpowiada nam również, iż najobszerniejsza nawet dokumentacja nie zastąpi własnej - twórczej pracy z systemem, a czasem w jej objętości trudno znaleźć odpowiedź na podstawowe pytania. Nie znajdziecie zatem w tej dokumentacji opisu każdej pojedynczej, czasem bardzo trywialnej czynności w programie. O tym informują na bieżąco komunikaty na ekranie. Staraliśmy się raczej zainspirować do bliższego przyjrzenia się i wykorzystania możliwości programu. Program SFINKS zawiera w sobie bardzo dużo opcji, możliwości. O większości spraw użytkownik może zadecydować samodzielnie, to znaczy ma kilka możliwości do wyboru. Na początku pracy z każdym programem ten wybór może się stać wręcz przekleństwem! Na prezentacji programu wszystko wyglądało tak przyjemnie, dokumenty tworzyły się niemal samodzielnie, liczyły się bilanse, pliki z danymi latały do TREZORa, do banku i z powrotem a tutaj... co krok... to STOP. Rozpoczynając pracę z programem warto zatem uzbroić się w cierpliwość. Tak jak nikt nie rozpoczyna nauki rachunkowości od robienia bilansu (mimo, że wie, że coś takiego istnieje), tak i w systemie należy skupić się najpierw na sprawach podstawowych jak ustawienia programu (mamy już zrobione!) i później nauczyć się sprawnie wprowadzać dokumenty będąc jednocześnie bardzo otwartym na różne ułatwienia w tym zakresie. Nie oczekujmy na pierwszych stronach instrukcji odpowiedzi na pytanie jak to będzie powiązane z bilansem, czy jak to będzie z TREZORem. Zaufajmy wrażeniom z prezentacji, skupmy się na podstawowych pierwszych czynnościach a stopniowo dojdziemy do tych większych spraw. 2 -

3 By początek pracy był w miarę łatwy, wraz z płytą instalacyjną dostarczony jest przykładowy plan kont wraz w kompletem gotowych ustawień. Warto z tego skorzystać. Łatwiej zmieniać to co już jest niż budować wszystko od początku. Dokumentacja programu jest pisana dla jednych zbyt obszernie, dla innych zbyt skąpo. Z pewnością nie należy jej traktować jak książki do czytania. Pierwsze trzy rozdziały mają pomóc w zorientowaniu się w możliwościach programu i warto je po prostu przeczytać. Kolejne rozdziały są zgodne z układem punktów w menu programu, zatem można je potraktować jako swoisty skorowidz, z którego korzystam w miarę potrzeb. Ostatnie rozdziały zawierają informacje o powiązaniu systemu z obowiązującymi nas ustawami, oraz zawierają opis podstawowych zagadnień technicznych związanych z systemem. Instalacja programu nie jest dużym problemem i w tym miejscu nie będziemy o tym pisać. Gdyby podczas uruchamiania programu pokazywały się jakieś niezrozumiałe komunikaty lub nie zobaczymy tego co jest dalej opisane oznacza to, że jednak coś przebiegło nie tak. Poprośmy o pomoc informatyków, z pewnością korzystając z wsparcia dokumentacji (rozdział Informacje techniczne ) lub bezpośrednio PCBEST ( ) szybko problem zostanie rozwiązany i będziemy mogli iść dalej. Po uruchomieniu programu, jak to zwykle bywa, musimy się przedstawić. Na początek użytkownik to ADMIN i jego hasło to również ADMIN1. Po przedstawieniu się, lub mówiąc komputerowym slangiem zalogowaniu, z lewej strony ekranu widzimy czerwoną ramkę z listą firm. Ta lista firm to mówiąc inaczej spis prowadzonych niezależnie ksiąg. Na tej liście widzimy pozycję Firma. Wybieramy tą firmę i pojawia się kolejne okienko pokazujące jakie mamy do dyspozycji zbiory roczne. Wyboru nie mamy, na razie mamy tylko księgi jednego roku. Klikamy myszką. Jesteśmy w systemie SFINKS! Jeżeli w codziennej pracy spotkacie się Państwo z jakimkolwiek problemem lub pytaniem, proszę się zwracać do nas za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie. Kontakt do nas jest zapisany w programie (wybieramy w menu Inne -> Informacje o PCBEST). Pomoc naszym użytkownikom to nie tylko nasz obowiązek, ale i duża przyjemność. Życzymy zadowolenia z dokonanego zakupu! Zespół PC-BEST s.c. 1 Nie ma znaczenia czy hasło wprowadzamy małymi czy dużymi literami. - 3

4 1. INFORMACJE PODSTAWOWE Pamiętajmy o tym, że mamy do dyspozycji gotowy plan kont ze wszystkimi ustawieniami. Ale zanim jednak z niego skorzystamy w kolejnym rozdziale, warto przeczytać o ogólnych zasadach. 1.1 Budowa Planu Kont Istotą dobrej organizacji księgowości wcale nie jest program komputerowy, lecz PLAN KONT! Program ma tylko pomóc w unikaniu błędów przy księgowaniu i jak najsprawniejszym wyciąganiu informacji. W budżecie musimy uwzględnić w planie kont paragrafy oraz ewentualnie rozdziały i źródła finansowania. Standardowo na płycie instalacyjnej jest system, w którym symbol konta może mieć maksymalnie 16 znaków. Użytkownik może jednak samodzielnie zwiększyć długość aż do 25 znaków. Nieistotne jest, czy w symbolu występują znaki liczbowe, czy też litery alfabetu Hierarchiczny podział kont System SFINKS zakłada hierarchiczną budowę planu kont, to znaczy poczynając od konta syntetycznego, jest ono rozwijane coraz głębiej do pożądanego stopnia szczegółowości. O stopniu szczegółowości decydują potrzeby użytkownika. Na różnych syntetykach możemy stosować całkowicie różną strukturę konta. Warto, a nawet należy zadbać o to, by to samo zagadnienie jeśli występuje na różnych kontach, zawsze miało taki sam numer. Jeżeli mamy konto podzielone na przykład na wydziały naszej firmy, to niech wydział A ma zawsze tą samą analitykę na wszystkich kontach, na których występuje, na przykład: oraz Tylko w ten sposób będziemy mogli wykorzystać możliwości programu w wieloprzekrojowym przetwarzaniu informacji. Podczas dopisywania kont system będzie nas prosił o określenie rodzaju konta: A analityczne Z zbiorcze Konto ZBIORCZE ma dalsze szczegółowe rozwinięcie i jego obroty wynikają z podsumowania podległych mu kont analitycznych. Konto ANALITYCZNE to takie, na którym dokonujemy bezpośrednich zapisów. 4 INFORMACJE PODSTAWOWE - Budowa Planu Kont

5 W szczególnym przypadku kontem analitycznym może być również 3-znakowa syntetyka. Należy jednak bardzo rozważnie podchodzić do oznaczania 3-znakowej syntetyki jako konta analitycznego, po zaksięgowaniu na nim dokumentów nie będziemy mogli już rozwinąć tego konta w planie kont. Ilość kont zbiorczych w hierarchii konta nie jest ograniczona, możemy sobie wyobrazić nawet bardzo rozbudowaną strukturę: (z) 400 Koszty według rodzaju (z) Koszty według rodzaju jednostka budżetowa (z) Koszty wg rodzaju jednostki budżetowej r (z) Wydatki osobowe nie zaliczane do wynagrodzeń (a) Ekwiwalent obuwie, odzież, pranie Podczas księgowania dekret będzie zawsze wprowadzany na konto , obroty na wszystkich wyższych kontach będą tworzone automatycznie. Warto ponownie podkreślić by budować konta konsekwentnie, jeżeli system SFINKS na koncie 400 ma wyróżnik 1 oznaczający jednostkę budżetową, to niech tak samo będzie ona oznaczana na wszystkich innych kontach, na których wystąpi Trzeci wymiar konta System SFINKS pozwala również na zbieranie informacji o rozdziałach/paragrafach lub budżecie zadaniowym bez konieczności rozbudowania planu kont. Dowolnemu kontu syntetycznemu można nadać właściwe cechy (szczegóły rozdział 4.1.2). Przykład dla konta 201. Możemy je zbudować tak: PCBEST s.c. paragraf PCBEST s.c. paragraf 474 itd. Czyli w tym układzie każdy nowy paragraf związany z kontrahentem to nowe konto rozrachunkowe. Można jednak ograniczyć się do jednej analityki dla kontrahenta. Przy takim ustawieniu o konkretny rozdział/paragraf program zapyta podczas księgowania. Obroty będą gromadzone na jednym koncie ale w każdej chwili zabezpieczona jest informacja w rozbiciu na rozdziały/paragrafy konkretnego konta. Dotyczy to zarówno pojedynczej analityki, jak i kont zbiorczych i syntetycznych. Przykład dla kont 400 Najczęściej budowane są w następujący sposób Czyli źródło finansowania rozdział paragraf i analityka do niego. Gdzie miejsce na budżet zadaniowy? Informacje o BZ dla wybranych kont możemy również wprowadzać podczas księgowania. Zachowujemy jedno konto a dostajemy możliwość właściwego raportowania informacji w układzie budżetu zadaniowego. INFORMACJE PODSTAWOWE - Budowa Planu Kont 5

6 1.1.3 Cechy konta Konto może mieć kilka dodatkowych cech. W zależności od tych cech różnie będzie ono traktowane przez system. Analityczne lub zbiorcze Konto ZBIORCZE to takie, które ma dalsze szczegółowe rozwinięcie i jego obroty wynikają z podsumowania tych kont analitycznych. Konta analityczne to takie, na których dokonujemy bezpośrednich zapisów. Pozabilansowe Obroty księgowane na takim koncie nie biorą udziału w kontroli zgodności stron. Rodzaj konta na pozabilansowe (lub odwrotnie) można zmienić do czasu aż na koncie nie pojawią się obroty. Ilościowe Konto oznaczone jako ilościowe daje możliwość dodatkowego rejestrowania ilości. Ewidencja ilości będzie możliwa podczas księgowania dokumentów. Ilości zgromadzone na kontach, oprócz funkcji informacyjnej, mogą być wykorzystywane również w księgowaniu okresowym jako podstawa do obliczenia kluczy procentowych. Dewizowe Dla konta oznaczonego jako dewizowe będziemy mogli wprowadzać podczas księgowania dodatkowo symbol dewizy i wielkość obrotu w dewizach. Na jednym koncie możemy prowadzić ewidencję w dowolnej ilości dewiz. Dewizowym może być każde konto. Ta dodatkowa ewidencja daje możliwość sporządzania zestawień również w dewizach (na przykład dla zagranicznych wspólników). Szczególnym przypadkiem wykorzystania dewizowości SFINKS a jest automatyczne obliczanie różnic kursowych, o czym szerzej w rozdziale poświęconym rozrachunkom. Konto kontrahenta W ten sposób oznaczone są konta powiązane z danymi kontrahentów. Jeden kontrahent może mieć w SFINKS ie dowolną ilość kont. Konto nieaktywne Oznaczając w ten sposób konto wyłączamy możliwość dokonywania na nim zapisów. Konto pozostaje w Planie Kont, bierze udział we wszelkich zestawieniach, ale nie możemy już na nim nic zaksięgować do czasu, aż nie zmienimy go z powrotem na aktywne Budowanie kont kontrahentów SFINKS daje sporo możliwości w odniesieniu do kont kontrahentów. Zacznijmy od fundamentalnych ustawień, które będą miały wpływ na działanie systemu. Ustawień tych należy dokonać na samym początku pracy z systemem. Chociaż, jeśli zgadzamy się z ustawieniami jakie już są w momencie instalacji programu (domyślne), to niczego nie musimy już modyfikować. W menu Administracja Parametry globalne możemy zadecydować o: 6 INFORMACJE PODSTAWOWE - Budowa Planu Kont

7 różnicowanie kont dostawcy i odbiorcy - jeżeli wyłączymy to domyślne ustawienie wówczas SFINKS nie będzie odróżniał, które konta z zespołu 2 dotyczą dostawców a które odbiorców. Wyłączenie tego ustawienia ma sens jedynie w naprawdę niewielkich firmach o prostej ewidencji i kilku kontrahentach. jednakowe analityki dostawcy i odbiorcy ponieważ jeden kontrahent może wystąpić na wielu kontach, ustawienie tego parametru decyduje czy system ma pilnować zachowania tego samego numeru na wszystkich tych kontach. Na przykład: prowadzimy konta 201 i 202. Dopisaliśmy konto powiązane z kontrahentem PC-BEST. Przy zaznaczonym tym parametrze konto , mimo że jeszcze nie istnieje w Planie Kont, to nie będzie mogło być założone inaczej jak tylko poprzez powiązanie z tym samym kontrahentem. Ponieważ system zawiera bardzo wiele mechanizmów automatyzujących proces tworzenia kont kontrahentów nie ma potrzeby ani prowadzenia dodatkowych rejestrów ani martwienia się o prawidłowość numeracji kont. Wg ustawionych w systemie parametrów SFINKS będzie w każdym właściwym do tego momencie podpowiadał symbol konta dla kontrahenta. Jeden kontrahent może mieć swoje analityki na wielu kontach. Na przykład: dostawcy jednostka budżetowa dostawcy dochody własne odbiorcy jednostka budżetowa dostawcy jednostka budżetowa dostawcy dochody własne odbiorcy jednostka budżetowa Kontrahent PC-BEST o NIP ie Po lewej stronie mamy przykład przy wyłączeniu opcji jednakowe analityki dostawcy i odbiorcy. W prawej kolumnie przykład gdy system pilnuje zgodności analityk firma PCBEST ma zawsze jednakową analitykę. Należy zwrócić uwagę, że w systemie SFINKS : Należy określić położenie analityki kontrahentów w planie kont (menu Plan kont -> powiązanie planu kont z kontrahentami ). Ilość znaków określających w koncie kontrahenta musi być identyczna na wszystkich kontach, ale może występować w różnych częściach kont.. Podczas Analizy rozrachunków z kontrahentami oglądamy globalne salda z kontrahentem z tytułu dostaw i oddzielnie z tytuły sprzedaży niezależnie od ilości kont, na których prowadzimy ewidencję. Nawet jeżeli ewidencję mamy rozbitą na konta w ramach różnych źródeł finansowania a w ramach nich każdy kontrahent porozbijany na pojedyncze paragrafy. W menu Rozrachunki -> transakcje nierozliczone możemy dane oglądać w układzie kont. Podczas księgowania możemy szybko odszukać konkretnego kontrahenta po numerze NIP, nazwie, miejscowości,.... Jeżeli kontrahent ma więcej niż jedno konto w rozrachunkach to podczas księgowania system poprosi o wybór właściwego. INFORMACJE PODSTAWOWE - Budowa Planu Kont 7

8 Jeżeli kontrahent nie ma jeszcze przypisanego konta to system podpowie jakie są możliwe konta a na wybranym koncie założy nową analitykę automatycznie bez udziału operatora. Całkowicie eliminowana jest konieczność szukania wolnego numeru. Możemy mieć wielu kontrahentów o tym samym numerze NIPu. Każdy z nich będzie traktowany oddzielnie i będzie miał oddzielne konta analityczne. Podczas księgowania szukając kontrahenta po numerze NIP system da nam możliwość wyboru właściwego. 1.2 Obieg dokumentów w systemie Rejestracja dokumentu źródłowego nie Dokument zbilansowany Dokumenty niezbilansowane tak Aktualizacja obrotów na kontach i stanów kont Czy są zapisy rozrachunkowe tak nie Czy zapis do dziennika natychmiastowy tak Aktualizacja DZIENNIKA Dopisanie pozycji rozrachunkowych do zbioru ROZRACHUNKÓW Przeprowadzane w dowolnym momencie automatyczne rozliczanie rozrachunków nie Zbiór rozliczonych rozrachunków Możliwość powtórnej edycji dokumentu Zapis do dziennika w późniejszym okresie na koniec miesiąca WYMUSZONY. Ustawa o Rachunkowości wprowadziła wymóg, by po każdym wprowadzonym do ksiąg dokumencie pozostawał nieodwracalny ślad w postaci zapisu w dzienniku. Użytkownik programu chce, by zanim podejmie decyzję o zapisaniu dokumentu do dziennika miał pełną możliwość i swobodę w analizie i korekcie danych. 8 INFORMACJE PODSTAWOWE - Obieg dokumentów w systemie

9 W systemie SFINKS możemy wyróżnić trzy rodzaje dokumentów: dokument niezbilansowany - czasem musimy przerwać wprowadzanie dokumentu, by coś wyjaśnić, czy uzgodnić. SFINKS pozwala na to, a dokument (chyba, że sami zechcemy inaczej) zostaje zapisany w systemie, byśmy mogli wrócić do niego później i dokończyć pracę. Taki dokument nie aktualizuje żadnych danych w księgowości, po prostu czeka na późniejsze dokończenie. Na rysunku zbiór dowodów niezbilansowanych oznaczono przerywaną linią. dokument niezapisany w dzienniku - prawidłowo zaksięgowany dokument (zgodne strony) nie musi być natychmiast zapisywany do dziennika. Możemy tę czynność odłożyć na później. Dokument taki aktualizuje stany liczników kont (ale nie księgi!), co w praktyce daje nam pełny przegląd informacji o firmie, ale do czasu zapisania dokumentu do dziennika możemy wrócić do niego i dokonać ewentualnych korekt czy uzupełnień. Na rysunku zbiór dowodów niezapisanych w dzienniku oznaczono kropkowaną linią. dokument zarejestrowany w dzienniku - tylko takie dokumenty aktualizują stany ksiąg. W dokumentach zapisanych w dzienniku nie możemy już nic zmieniać. Dziennik jest na rysunku oznaczony podwójną grubą linią. Wróćmy do naszego schematu. Dokument po jego wprowadzeniu jest sprawdzany pod względem prawidłowości. Jeżeli jest on nieprawidłowy to może jedynie być skreślony lub zapisany jako niezbilansowany do późniejszego dokończenia. Jeżeli dokument jest zbilansowany to jego obroty są automatycznie zapisane do zbioru dowodów księgowych niezapisanych w dzienniku i aktualizują również stan kont. Wszystkie zapisy dotyczące rozrachunków są również przenoszone dodatkowo do zbioru rozrachunków, tam po analizie (uruchamianej później) zapisy są dzielone na rozliczone i nierozliczone. Jeżeli program ustawiliśmy do natychmiastowego zapisu dowodów do dziennika to w tym momencie dokument trafia do dziennika. W przeciwnej sytuacji dokument pozostaje wśród dokumentów niezapisanych w dzienniku. Do czasu zapisania do dziennika może on być poddany powtórnej edycji Dokumenty rozrachunkowe Zbiór z rozrachunkami jest zbiorem wieloletnim: Księgi roku... Księgi roku 2009 Księgi roku 2010 Księgi roku 2011 Zbiór rozrachunków Księgi roku... Rozrachunki rozliczone INFORMACJE PODSTAWOWE - Obieg dokumentów w systemie 9

10 Pozycje do tego zbioru trafiają dodatkowo, oprócz zapisu w księgach. Jest on później analizowany i dzielony na rozrachunki rozliczone (transakcje spłacone) oraz nierozliczone. Niezależnie od tego, księgi którego roku przeglądamy, to zbiór rozrachunków oglądamy zawsze ten sam. Ta cecha SFINKS a jest szczególnie potrzebna na przełomie roku gdy księgowania prowadzimy jednocześnie w zbiorach dwóch lat: kończonego i bieżącego. Podkreślić również należy, że dzięki istnieniu zbioru rozrachunków rozliczonych system pozwala na obliczanie precyzyjnych zestawień rozrachunków na dowolny moment, sprzed tygodnia, miesiąca a nawet sprzed kilku lat Dziennik System starannie pilnuje zgodności naszych działań z Ustawą o Rachunkowości. Niezależnie od momentu zapisywania dowodu w dzienniku numer kolejny nadawany jest automatycznie przez system z zachowaniem zasady chronologii. W menu programu Administracja -> parametry globalne możemy ustawić natychmiastowe zapisywanie do dziennika. Wówczas każdy dokument po prawidłowym jego wprowadzeniu zostanie zapisany do dziennika. Możemy jednak wyłączyć natychmiastowy zapis do dziennika. Wprowadzony dokument zaktualizuje stany kont (ale nie ksiąg!) ale będziemy go mogli jeszcze poddać późniejszej edycji aż do całkowitego skreślenia włącznie. SFINKS nie dopuści jednak do zamknięcia miesiąca bez zapisania wszystkich dowodów do dziennika. Zachowa przy tym zasadę chronologii. To bardzo ważne byśmy potrafili rozróżnić stan księgowy systemu od stanu fiskalnego. Stan księgowy zawiera wszystkie wprowadzone i zbilansowane dokumenty. Stan fiskalny zawiera wyłącznie dowody zapisane w dzienniku. Niemal wszystkie przeglądy danych dają możliwość rozróżnienia: 10 INFORMACJE PODSTAWOWE - Obieg dokumentów w systemie

11 1.3 Symbolika stosowana w systemie Dzienniki częściowe System SFINKS pozwala na zdefiniowanie dowolnej liczby dzienników częściowych. W praktyce możemy ograniczyć się do jednego dziennika, a interesujący nas podział merytoryczny zawrzeć w rodzajach dowodów. Można również zdefiniować dzienniki częściowe, na przykład: dowody zakupu, dokumenty finansowe, memoriały, listy płac itp. O wszystkim decyduje nie program lecz użytkownik. Podział na dzienniki częściowe należy wprowadzić w menu Słowniki -> dzienniki częściowe. Oczywiście system będzie nadawał automatycznie (czyli zgodnie z Ustawą o Rachunkowości) kolejne numery w ramach poszczególnych dzienników Rodzaje dowodów Podział również całkowicie zależny jest od naszych potrzeb. Klasyczne rodzaje dowodów to polecenia księgowania, faktury zakupu, listy płac, raporty kasowe, raporty bankowe,.... Program narzuca tylko jeden szczególny rodzaj dowodu BO zastrzeżony dla dokumentów z bilansem otwarcia. Dzieląc dokumenty na dowody należy jedynie pamiętać, że SFINKS pozwala w ciągu roku obrachunkowego wprowadzić tylko jeden raz ten sam numer dla danego rodzaju dowodu. Rodzi to określone komplikacje przy jednoczesnym księgowaniu dwóch miesięcy księgowych. Skoro nie wiemy ile jeszcze będziemy mieć dokumentów na przykład PK w lutym to nie bardzo wiemy od jakiego numeru rozpocząć wprowadzanie pierwszego PK w marcu. W tej sytuacji możliwe jest zastosowanie kilku rozwiązań: Pozostawienie pewnej rezerwy numerów dla kończonego jeszcze miesiąca. Jeżeli zdarzy się, że w ten sposób pojawi nam się dziura w numeracji to możemy dokument poddać powtórnej edycji zmieniając numer lub, gdy dotyczy to większej partii dowodów, skorzystać z dostępnej w menu podręcznym Rejestracja danych poczekalnia dowodów funkcji pozwalającej na jednoczesne przenumerowanie partii dowodów. Przyjęcie rozwiązania polegającego na miesięcznej numeracji dowodów. W takim przypadku pierwszy numer dowodu określonego rodzaju ze stycznia to , lutego ,... grudnia Jeżeli przyjmiemy to rozwiązanie to warto skorzystać z dostępnego w Administracja -> Globalne parametry ustawienia: Po wybraniu tej opcji podczas rejestracji dowodów wprowadzamy jedynie kolejny numer w miesiącu. Przedrostek związany z miesiącem dopisze automatycznie program. W tym samym miejscu mamy jeszcze jeden przełącznik: Po jego zaznaczeniu pierwszy dowód ze stycznia będzie prezentowany itd. Rodzaje dowodów wprowadza się w menu Słowniki -> rodzaje dowodów księgowych lub Rejestracja danych -> rodzaje dowodów księgowych. INFORMACJE PODSTAWOWE - Symbolika stosowana w systemie 11

12 2. PORUSZANIE SIĘ W PROGRAMIE SFINKS 2.1 Pierwsze uruchomienie Bezpośrednio po uruchomieniu programu jesteśmy pytani o oznaczenie operatora i jego hasło. Dopóki nie wprowadzimy własnych haseł, po instalacji system ma jednego operatora ADMIN, dla którego hasło jest również ADMIN. Zatem przy logowaniu musimy podać dwa razy ADMIN. Należy koniecznie pamiętać o późniejszej zmianie haseł i wprowadzeniu nazwisk operatorów (menu Administracja). Jest to wymóg wynikający nie tylko z bezpieczeństwa naszych danych, ale również z Ustawy o Rachunkowości. Po podaniu haseł mamy do wyboru listę firm. Firma o nazwie Nauka to komplet zbiorów, na których możemy uczyć się programu. Wszystkie wprowadzone tam zapisy nie mają absolutnie żadnego znaczenia dla danych podstawowych, które są pod pozycją FIRMA. Po wybraniu firmy do wyboru mamy księgi z poszczególnych lat. Na początku widzimy jedynie rok bieżący, ale w przyszłości tutaj będziemy mogli szybko wybierać zbiory(księgi) z różnych lat, w których prowadziliśmy ewidencję. Jeżeli prowadzimy kilka niezależnych ksiąg to w menu firm pojawi się ich lista. Wersja budżetowa pozwala też na prowadzenie dowolnej ilości firm. Zatem bez obawy możemy uczyć się pracy z programem, zawsze możemy dopisać nową firmę, czyli nowy czysty komplet ksiąg Serwis -> Biuro zarządzanie firmami.. 12 PORUSZANIE SI Ę W PROGRAMIE SFINKS - Pierwsze uruchomienie

13 Spójrzmy teraz na ekran: Ten pasek to MENU programu, z którego możemy dalej wybierać określone funkcje Osoba aktualnie obsługująca program naszych zbiorów w komputerze Niektóre, często używane funkcje programu zostały wyróżnione na tym pasku do szybkiego uruchomienia Aktualny miesiąc księgowy obsługująca program naszych zbiorów w komputerze Zbiory, na których pracujemy Bieżąca data Miejsce naszych zbiorów w komputerze Powtórzenie ostatniego wyboru Aktualny raport kasowy Podstawowe wydruki Rejestracja dowodów i schowek księgowy Podstawowe przeglądy Test poprawności Plan kont Rejestry VAT Zakończenie programu PORUSZANIE SI Ę W PROGRAMIE SFINKS - Pierwsze uruchomienie 13

14 2.2 Wczytujemy przykładowe dane Przykładowy plan kont wraz z definicjami i słownikami został dostarczony wraz z wersją instalacyjną. Aby z niego skorzystać wybieramy z menu programu: Serwis-> Importowanie danych -> Importowanie przygotowanych danych. Teraz szukamy pliku o nazwie SFINKS_PLIKI_WZORCOWE.ZIP. Plik znajduje się tam gdzie zainstalowaliśmy program (najczęściej Program Files\PCBEST\SFINKS dla Windows, lub Program Files\PCBEST\SFINKS_CS) na folderze DANEPOCZ. Wystarczy wskazać ten plik a program zrobi sam wszystko co do niego należy. 2.3 Pierwsze kroki Mamy przed sobą menu programu. Najprostsze co możemy zrobić na początek to dopisać siebie na listę osób mających dostęp do programu. Pewnie ADMIN ma się nijak do naszego nazwiska, a właśnie skrót nazwy użytkownika będzie widoczny na wydrukach księgowych dla identyfikacji osoby, która wydruk uruchomiła czy też zapisała dokument. Z myszką w ręku wybieramy z paska menu Administracja i dalej 3.Użytkownicy. Na liście użytkowników jest jeden, właśnie ADMIN. W przyszłości go wyłączymy, ale teraz dopiszmy siebie. Jak to zrobić? Można wertować dokumentację do programu, ale można też spokojnie przeczytać co jest napisane na ekranie i łatwo odnajdziemy na dole napis INS-dopisanie. Na początek ograniczmy się do wprowadzenia swojego skrótu (tak będziemy identyfikowani w programie) i hasła. Zaznaczmy też kwadracik przy określeniu Przełożony. Oznacza to, że będziemy mogli dopisywać innych użytkowników. Z pozostałych widocznych uprawnień zaznaczmy wszystkie za wyjątkiem ukryj salda i dowody tylko własne. Nie zapomnijmy na koniec zapisać tego co zrobiliśmy! Na dole ekranu jest napis ZAPISZ, wystarczy najechać na niego myszką i kliknąć by wprowadzane dane zostały zapisane. Ale obok napisu ZAPISZ jest też Alt+Z, oznacza to, że to samo możemy osiągnąć z klawiatury właśnie w ten sposób (trzymam klawisz Alt i naciskam Z). Skoro już dopisaliśmy się jako użytkownik i ustawiliśmy swoje własne hasło to je wypróbujmy! Zakończmy zatem pracę z programem. Możemy to zrobić na cztery sposoby. Właściwie to na pięć, z tym że tego piątego, jako bardzo drastycznego (wyłączenie zasilania lub restart komputera) szczerze nie polecamy! Wyjść z programu możemy wybierając z menu Inne 3.Wyjście. Można też wybrać na pasku u góry ekranu czerwony wykrzyknik, można przycisnąć krzyżyk w prawym górnym roku okna z programem a wreszcie z klawiatury naciskając Alt+F4. Koniec... Wracamy do pracy Możemy teraz ponownie uruchomić program i zalogować się podając swoje, wprowadzone przed chwilą, dane. Jeżeli coś wyszło nie tak, to zawsze mamy jeszcze w odwodzie użytkownika ADMIN z hasłem ADMIN. Możemy rozejrzeć się po menu programu. Jesteśmy w o tyle dobrej sytuacji, że mamy już plan kont (do ewentualnej korekty) i niezbędne ustawienia. Przekonajmy się. Wybieramy z menu Plan kont zakładanie i modyfikacja. Widzimy plan kont, który jest też opisany w następnym rozdziale. Możemy teraz iść dalej i zapoznać się z możliwościami programu. 14 PORUSZANIE SI Ę W PROGRAMIE SFINKS - Pierwsze kroki

15 2.4 Standardowe okno przeglądu danych: Nagłówek kolumny Lista danych Lista czynności Menu podręczne Informacja, jaki zakres danych został wybrany Informacja o filtrowaniu danych Klawiatura czy myszka? W całym programie działają standardowe skróty klawiszowe Windows, tzn. każdy element, którego nazwa zawiera podkreśloną literę dostępny jest poprzez skrót Alt+litera, np. w głównym menu możemy wybrać Rejestrację danych poprzez skrót Alt+r (bo ta litera jest w menu podkreślona). Ponadto np. Ctrl+End powoduje przejście na ostatni element listy, Ctrl+Home - przejście na pierwszy element listy danych. Czynności opisane na ekranie są zawsze dostępne zarówno myszką (poprzez przesunięcie wskaźnika myszy na opis tej czynności i kliknięcie ), jak i z klawiatury (np. Ctrl+F filtrowanie). Czerwona ramka W momencie gdy dokonywany jest wybór pewnego elementu (np. wybór konta), okno przeglądania danych otoczone jest czerwoną ramką. Oznacza to, że program oczekuje od nas podjęcia decyzji (wyboru). W tym momencie zarówno naciśnięcie klawisza ENTER, jak i podwójne kliknięcia oznaczają wybór aktualnej (podświetlanej) wartości (rekordu). W oknie wyboru dostępna jest również edycja (Ctrl+E). PORUSZANIE SI Ę W PROGRAMIE SFINKS - Standardowe okno przeglądu danych: 15

16 Lista danych zawsze zawiera jedną kolumnę wyróżnioną (z zależności od ustawień na przykład kolorem zielonym). To kolumna, według której sortowane są dane. Możemy zmienić uporządkowanie przeglądu poprzez proste kliknięcie nagłówka kolumny. Do tego celu można także wykorzystać klawiaturę: Ctrl+1 - wybór pierwszej kolumny (w pokazanym przykładzie 'Symbol') Ctrl+2 - wybór drugiej kolumny (Konto Wn)... Ctrl+7 - wybór siódmej kolumny (Treść) Ctrl+ plus - (klawisz 'Ctrl' oraz 'plus' na klawiaturze numerycznej) wybranie następnej kolumny Ctrl+ minus -('Ctrl' oraz 'minus' na klawiaturze numerycznej) wybranie poprzedniej kolumny. Lista czynności zawiera opisy aktualnych działań, które możemy podjąć na przeglądanych danych. Większość z nich ma charakter indywidualny, charakterystyczny dla tego właśnie miejsca w programie. Część z dostępnych czynności znajduje się w menu podręcznym. Menu podręczne w jednej funkcji programu może mieć różną zawartość zależną od kontekstu pracy. Z czynności, które występują w wielu miejscach programu warto zwrócić uwagę na: Ctrl+S - szukanie Umożliwia szukanie danych według sortowanej kolumny. Po jej aktywacji pojawi się poniższe okno : Po wypełnieniu pola edycyjnego wyszukiwanie należy rozpocząć wybierając jeden z widocznych przycisków lub też poprzez skróty klawiaturowe im przypisane, tj. Alt+P dla wyszukiwania od początku listy danych albo Alt+N dla wyszukiwania począwszy od aktualnego rekordu. W przypadku znalezienia danych spełniających zadane kryterium na liście danych zostanie podświetlony pierwszy rekord je spełniający. W przypadku braku danych spełniających kryterium podświetlony rekord nie zmieni się. Pole wyboru Zgodność fragmentu decyduje o sposobie poszukiwania danych: poszukiwany może być fragment danych (gdy pole jest wybrane), bądź początkowa część danych (gdy przycisk nie jest wybrany). Przycisk Domyślne daje możliwość konfiguracji poniższych parametrów: Zgodność fragmentu wyszukiwanie fragmentu tekstu staje się domyślnym sposobem szukania. Zawsze od początku danych niezależnie od aktualnej pozycji wyszukiwanie zawsze jest czynione od początku danych oraz znalezienie pierwszego rekordu kończy przeszukiwanie. Wielokrotne szukanie przeciwieństwo poprzedniej opcji szukanie odbywa się począwszy od bieżącej pozycji, nie jest przerywane po znalezieniu pasujących danych (kolejne wyszukiwanie realizowane jest poprzez Enter). Automatyczne szukanie po naciśnięciu klawisza - każde naciśnięcie klawisza powoduje rozpoczęcie szukania nie ma konieczności wykorzystywać Ctrl+S. 16 PORUSZANIE SI Ę W PROGRAMIE SFINKS - Standardowe okno przeglądu danych:

17 Ctrl+O - ustawienie kolumn Pozwala na wybór kolumn do wyświetlania wg własnych potrzeb. Zakres kolumn do wyboru jest zależny od konkretnego miejsca w programie. Należy zwrócić uwagę, że zawsze mamy możliwość przywrócenia ustawień domyślnych, przewidzianych pierwotnie przez system. Z tej możliwości należy skorzystać po wymianie wersji, tylko w ten sposób pojawią się ewentualne nowe kolumny. Ctrl+F - filtrowanie Jest to czynność pozwalająca na dość zaawansowane ograniczenie przeglądania danych wyłącznie do tych spełniających określone kryteria. Możliwości ustawiania są zależne od miejsca w programie, w którym jesteśmy. Zasady są jednak identyczne, spójrzmy zatem na przykład: Jak widać z tego przykładu możemy jednocześnie ustawiać poszukiwanie informacji dla więcej niż jednej cechy (nawet wszystkie możliwe jednocześnie). Tutaj ustawiono wybór wszystkich dekretów na kontach z zespołu 2, na których są zapisy o kwocie z przedziału 1200 do Po ustawieniu argumentów wybranie Alt+Z powoduje uruchomienie filtru i na przeglądzie będziemy widzieć PORUSZANIE SI Ę W PROGRAMIE SFINKS - Standardowe okno przeglądu danych: 17

18 jedynie dane spełniające podane kryteria. O tym, jaki filtr ustawiliśmy informuje nas napis w lewej części ekranu. Ważną informacją związaną z filtrowaniem jest to, że ustawienia filtrowania pamiętane są między uruchomieniami programu. Zatem, gdy na przykład nie możemy odnaleźć dokumentu, który na pewno wprowadziliśmy, sprawdźmy czy w prawym dolnym rogu nie ma napisu świadczącego o włączonym filtrze. Wyłączenie filtrowania wymaga ponownego wybrania tej czynności (Ctrl+F), a następnie wyzerowania każdego z ustawionych kryteriów (klawisz - del) oraz zapisania tych zmian (Alt+Z). Shift+F szybki filtr Wiemy już, że możemy zmieniać kolejność danych i że aktualna kolejność jest oznaczona podświetleniem kolumny. Jeżeli ustawimy się kursorem na jakiejś wartości w tej kolumnie i wybierzemy Shift+F to program natychmiast wybierze wszystkie pozycje z taką samą wartością. Na przykład ustawimy się na przeglądzie obrotów na kwocie 12,50 i w ten sposób zobaczymy wszystkie pozycje z taką właśnie kwotą. Wyłączenie takiego szybkiego filtru odbywa się równie szybko Shift+SPACJA. Ctrl+R - druk lista Ta czynność drukuje dane według aktualnych ustawień przeglądu. To znaczy uwzględniany jest aktualny filtr, ustawienie kolumn, kolejność sortowania. Inaczej mówiąc, wydruk dokładnie odzwierciedla to, co widzimy na przeglądzie. Drukowane kolumny zawierające liczby, będą na końcu wydruku podsumowane. Shift+S zapisz jako Pozwala na zapis przeglądanych danych (podobnie jak przy Ctrl+R aktywne są wszystkie ustawienia co do zakresu i rodzaju danych) do zewnętrznego pliku o podanej nazwie i we wskazanym miejscu. Czynność przydatna przy przenoszeniu danych do innych programów, edytorów tekstu czy też arkuszy kalkulacyjnych. Możemy wybrać jeden z kilku standardów zapisania pliku. O tym, który jest odpowiedni w danej sytuacji decyduje sam użytkownik. Ctrl+L lista aktywnych okien Podczas pracy z systemem możemy mieć otwartą większą ilość okien z danymi. Ta czynność (Ctrl+L) pozwala nam zobaczyć jakie okna są aktualnie aktywne: Możemy się teraz przełączyć na inne okno. Przechodzenie między oknami możliwe jest również bez konieczności wywoływania listy okien. F6 przejście na następne okno, F7 przejście na poprzednie okno. 18 PORUSZANIE SI Ę W PROGRAMIE SFINKS - Standardowe okno przeglądu danych:

19 F5 odświeżenie danych W sytuacji, gdy program pracuje w sieci celowe może się okazać polecenie ponownego przeczytania danych, które zostały zmienione na innym stanowisku pracującym w sieci. Operacja odświeżenia danych realizowana jest poprzez przycisk F5. Należy podkreślić, że system pracuje w sieci bezpiecznie niezależnie od tego, czy odświeżymy ekran (F5). Wszelkie kontrole, zapisy do baz danych zawsze analizują aktualny stan danych. Zaznaczenie danych W wielu miejscach programu zetkniemy się z koniecznością zaznaczenia kilku wyświetlanych pozycji. Zaznaczać możemy przytrzymując klawisz Ctrl i klikając myszą na wybranym zapisie. Możemy również przytrzymując klawisz Shift nacisnąć klawisz strzałki w górę lub w dół co pozwala na wygodne zaznaczenie wielu kolejnych zapisów jednocześnie. Jest również możliwość zaznaczania z klawiatury. W całym programie do tego celu przewidziano następujące klawisze: Shift+Enter Ctrl+Shift+Enter Shift+Del Ctrl+Shift+Del - wybór rekordu wybór wszystkich rekordów odrzucenie rekordu (rezygnacja z zaznaczenia) odrzucenie wszystkich rekordów Zaznaczone rekordy Obszar ekranu bez danych to tzw. martwe pole Naciskając prawy lub lewy przycisk myszy w martwym polu spowodujemy wyświetlenie menu, które przypomina jakimi klawiszami można zaznaczać rekordy PORUSZANIE SI Ę W PROGRAMIE SFINKS - Standardowe okno przeglądu danych: 19

20 2.5 Drukowanie Wydruki w systemie zostały przygotowane w taki sposób, by użytkownik jak najmniej musiał się skupiać nad sposobem ich technicznego ustawiania. Czynności ustawiające są dostępne w menu programu Administracja. Najważniejsze jest przypisanie drukarek do raportów, a zestaw kodów sterujących jest przygotowany na 95% występujących sytuacji. Ze szczegółami możemy zapoznać się w opisie poszczególnych funkcji programu. Każdy wydruk w systemie jest realizowany najpierw na ekran monitora. Na poniższym przykładzie widzimy standardowe okno przeglądu wydruków. 20 PORUSZANIE SI Ę W PROGRAMIE SFINKS - Drukowanie

21 2.6 Wsparcie informatyczne Przy rozstrzyganiu dylematów związanych z ustawieniami w programie czy budową planu kont niewiele nam pomogą informatycy. Pomoc ich może okazać się przydatna w rozwiązaniu następujących problemów: Kopiowanie danych Za bezpieczeństwo danych (ksiąg rachunkowych) odpowiada zgodnie z Ustawą o Rachunkowości Główny Księgowy. Kopiowanie może być rozwiązane całościowo w naszej instytucji, można też skorzystać z opcji systemu Serwis->Kopia zapasowa (w przypadku wersji BDE). Więcej na ten temat w rozdziale INFORMACJE TECHNICZNE. Ustawienia drukarek Do każdego wydruku można przypisać inną drukarkę (inne ustawienia). Ustawienia mogą być jednakowe dla wszystkich wydruków. Odpowiednich ustawień należy dokonać w opcji Administracja -> przypisanie drukarek do raportów. Wsparcie informatyczne może być w tym miejscu bardzo przydatne. Aktualizacje systemu Nowe wersje systemu SFINKS trafiają do użytkowników poprzez strony internetowe firmy PCBEST ( lub Należy na tych stronach jednorazowo wypełnić specjalny formularz by uzyskać pełny dostęp. Osobom używającym internetu na co dzień nie sprawi to żadnego kłopotu. Podczas rejestracji na stronach będziemy poproszeni o podanie adresu internetowego. Należy podać tam adres do osób z księgowości a nie do informatyków! Informatyk może być pomocny jedynie przy ściągnięciu i wgraniu nowej wersji. Jednak na podany w formularzu adres trafiają informacje związane z programem i przeznaczone dla osób używających programu. PORUSZANIE SI Ę W PROGRAMIE SFINKS - Wsparcie informatyczne 21

22 3. Przykładowe dane 3.1 Wczytujemy przykładowe dane Jeśli jeszcze tego nie zrobiliśmy to przypominamy. Przykładowy plan kont wraz z definicjami i słownikami został dostarczony wraz z wersją instalacyjną. Aby z niego skorzystać wybieramy z menu programu: Serwis-> Importowanie danych -> Importowanie przygotowanych danych. Teraz szukamy pliku o nazwie SFINKS_PLIKI_WZORCOWE.ZIP. Plik znajduje się tam gdzie zainstalowaliśmy program (najczęściej Program Files\PCBEST\SFINKS dla Windows, lub Program Files\PCBEST\SFINKS_CS) na folderze DANEPOCZ. Wystarczy wskazać ten plik a program zrobi sam wszystko co do niego należy. 3.2 Plan kont Oprócz planu kont i wynikających bezpośrednio z niego ustawień w danych przykładowych znajdują się: słowniki rodzajów dowodów; słowniki dzienników częściowych; definicje bilansu; definicje rachunki zysków i strat; definicje Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-70; definicje dodatkowych zestawień w układzie jak Rb: Rap-FIN i Rap-MIES; tabela automatycznej dekretacji na konta zaangażowania. Nie należy traktować tych ustawień bezkrytycznie! One mają być jedynie dobrą podstawą do własnej pracy i własnych przemyśleń. Plan kont 011 Środki Trwałe 011-X grupy środków trwałych czasem stosuje się głębszy podział - według klasyfikacji rodzajowej (np zespoły komputerowe..) czasem w głębszej analityce również konkretne środki trwałe (np serwer IBM) 22 Przykładowe dane - Plan kont

23 013 Pozostałe środki trwałe 013-XXX kolejne analityki wg potrzeb czasem jest to jedna analityka określająca rodzaj ewidencjonowanych środków trwałych (na przykład szafy, biurka, drukarki,...), czasem podział organizacyjny (wydziały, ośrodki zamiejscowe IS). 020 Wartości niematerialne i prawne umarzane stopniowo umarzane jednorazowo 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niemat. i prawnych X umorzenie środków trwałych wg grup analityka zgodna z umorzenie wartości niematerialnych i prawnych rozwinięcie analityczne sensowne jeżeli analitycznie prowadzimy Umorzenie pozostałych środków trw. oraz wartości niemat. i prawnych umorzenie pozostałych środków trwałych W przypadku głębszego rozwinięcia 013 trzeba zadecydować, czy umorzenie tutaj na jednym koncie (tak jest najczęściej), czy też powielamy analitykę z 013 (na przykład mamy , i robimy i umorzenie pozostałych wartości niematerialnych i prawnych analogiczne rozważania jak przy , ale w powiązaniu z Kasa Kasa główna Warto zrobić nawet jedną analitykę, na wypadek konieczności rozbicia ewidencji na więcej niż jedną kasę. Pozostawienie jedynie 101 zamyka taką możliwość. 130 Rachunki bieżące jednostek budżetowych 130-X-RRRRR-PPPP-AAA podział na rozdziały, paragrafy i analitykę wydatków. Czasem analitykę rachunku bankowego ogranicza się do poziomu paragrafu (analityka wydatków jest wówczas tylko na 400) 132 Rachunki dochodów własnych jednostek budżetowych 132-Z-RRRRR-PPPP-AAA podział na rozdziały, paragrafy i analitykę wydatków. 135 Rachunek ZFŚS analityka zależnie od potrzeb 139 Inne rachunki bankowe analityka wg potrzeb: sumy depozytowe, zabezpieczenie itp 140 Inne środki pieniężne czeki, środki pieniężne w drodze Przykładowe dane - Plan kont 23

24 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami 201Z-1-KKKK źródło finansowania 1 - dostawcy, cztery znaki na kontrahenta 201Z-2-KKKK źródło finansowania 2 - odbiorcy, kontrahent Rozbicie na rozdziały i paragrafy (R/P) następuje podczas dekretacji. Jest to dodatkowa informacja, o którą program pyta (R/P). Zabezpieczone są pełne dane do sprawozdań oraz wydruk saldówki itp. z rozbiciem na rozdziały i paragrafy. Alternatywą jest układ z analityką R/P w symbolu konta (np ) lub analityką kontrahentów w ramach R/P (np ). Zaproponowany w przykładowym planie kont jest w praktyce najwygodniejszy (program na przykład podpowiada podczas księgowania ostatnio użyty paragraf dla wybranego kontrahenta), ale każdy dokonany wybór zapewnia pełne informacje tak na zestawieniach jak i na obliczanych automatycznie sprawozdaniach. 221 Należności z z tytułu dochodów budżetowych 221-Z-RRRR-PPPP-XXXX wg poszczególnych źródeł, analityka w zależności od potrzeb 222 Rozliczenie dochodów budżetowych 222-XXX analityka wg potrzeb 223 Rozliczenie wydatków budżetowych 223-XXX analityka wg potrzeb 225 Rozrachunki z budżetami 225-Z-RRRRR-PPPP 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne 229-Z-RRRR-PPPP-XXX 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń 231-Z-RRRR-PPPP-XXX można ewentualnie ograniczyć się do poziomu paragrafów 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami 234-Z-X-XXX źródło finansowania jeden znak na tytuł (zaliczki, delegacje, itp.) trzy znaki na pracownika. Należy zadbać aby analityka pracownika była zgodna z jego numerem w systemie płacowym. Rozdział i paragraf wpisywany podczas księgowania (jak 201). 240 Pozostałe rozrachunki 240-Z-X-XXX analogicznie jak Przykładowe dane - Plan kont

25 310 Materiały analityka wg własnych potrzeb (najczęściej jest to po prostu jedno konto analityczne, czasem podział bardziej szczegółowy) 400 Koszty według rodzajów 400-Z-RRRRR-PPPP-AAA analityka analogiczna na jak kontach rachunków bankowych (Jeżeli konto rachunku bankowego prowadzone jest jedynie do paragrafu, to w kosztach zawsze rozbijamy na pojedyncze analityki.) 401 Amortyzacja X Amortyzacja środków trwałych analityka zgodna z Amortyzacja wartości niematerialnych i prawnych utworzono jedną analitykę na wypadek konieczności dalszej rozbudowy tego subkonta 740 Dotacje i środki na inwestycje Analityka całkowicie wg własnych potrzeb 750 Przychody i koszty finansowe 750-Z-RRRRR-PPPP-XXX analityka do paragrafów w zależności od potrzeb i pojawiających się zdarzeń 760 Pozostałe przychody i koszty 760-Z-RRRRR-PPPP-XXX analityka do paragrafów w zależności od potrzeb i pojawiających się zdarzeń 761 Pokrycie amortyzacji 761-X-X podział i analityka zgodna całkowicie z kontem Fundusz jednostki XX Majątek trwały analityka wg potrzeb, czasem rozbudowana na źródła finansowania XX 810 Majątek obrotowy Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje 810-RRRR-PPPP-XXX analityka wg potrzeb do paragrafów 605 i 606 czasem konto nie jest rozbijane na rozdziały i paragrafy 820 Rozliczenie wyniku finansowego analityka wg potrzeb 840 Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów jeśli występuje, analityka wg rozdziałów, paragrafów i podziału na konkretne zdarzenia. Przykładowe dane - Plan kont 25

26 851 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 851-XXX podział analityczny w miarę potrzeb wyróżniania wydatków 860 Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy W przykładzie jest podział analityczny tylko na wynik i straty/zyski nadzwyczajne. Można zastosować bardziej analityczny podział (na przykład wydzielić dochody własne) 980 Plan finansowy wydatków budżetowych RRRRR-PPPP Układ analityk odpowiada kontu ale bez szczegółowych analityk na paragrafach. Spotyka się rozwiązania z uszczegółowionym planem do poszczególnych paragrafów (nie konieczne z uwagi na inne możliwości programu) 981 Plan finansowy niewygasających wydatków jeśli występuje, to analogicznie jak Zaangażowanie dochodów własnych jednostek budżetowych RRRRR-PPPP 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego RRRRR-PPPP podział konta zgodny z kontem planu finansowego (980) Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat 999-Z-RRRRR-PPPP Przykładowe dane - Plan kont

27 4. REJESTRACJA DANYCH Zgromadzone w tym miejscu funkcje programu związane są bezpośrednio z wprowadzaniem dokumentów. W punkcie Rejestracja dowodów wprowadzamy dokumenty z bieżącego miesiąca. Ponieważ system pozwala na wprowadzanie dowodów z miesiąca kolejnego, to wyróżniona jest w menu Rejestracja wyprzedzająca. Zatem na przełomie miesięcy dokumenty z, na przykład, lipca wprowadzać będziemy w rejestracji dowodów a z sierpnia w rejestracji wyprzedzającej. Zasada ta nie dotyczy przełomu roku. Pierwszy miesiąc kolejnego roku (styczeń) nie jest miesiącem kolejnym, ale należy już do ksiąg innego roku i po prostu otwieramy nowy rok księgowy (Serwis -> utworzenie nowego roku ) i tam księgujemy styczeń, luty,.... Odrębny punkt menu służy do wprowadzenia bilansu otwarcia. W praktyce jest on potrzebny w pierwszym roku pracy z systemem, gdy nie mamy ksiąg kolejnego poprzedniego roku w systemie. W kolejnych latach używania SFINKS -a BO obliczamy automatycznie (Serwis->obliczanie bilansu otwarcia). Wszystkie dowody trafiają do Poczekalni. W poczekalni następuje ostateczny zapis do dziennika lub też dalsza praca nad dokumentem. 4.1 Rejestracja Dowodów To miejsce w systemie jest przeznaczone do wprowadzania dokumentów. Funkcja ta, z uwagi na częstotliwość jej używania jest również dostępna w każdej chwili na pasku głównego menu, oraz w postaci skrótu klawiszowego (Shift+Insert). Funkcja księgowania dowodów jest wyposażona w bardzo dużo ułatwień, które stopniowo będziemy poznawać. Rozpocznijmy od wprowadzenia nagłówka dokumentu. REJESTRACJA DANYCH - Rejestracja Dowodów 27

28 4.1.1 Nagłówek dokumentu księgowego Zanim przystąpimy do księgowania musimy wprowadzić nagłówek dokumentu. A B C D E F A. Dziennik2 - w tym miejscu musimy wprowadzić symbol dziennika, do którego będzie przypisany ten dokument. Wprowadzony symbol jest sprawdzany czy istnieje w słowniku. Jeśli nie, to automatycznie pojawia się nam słownik dzienników częściowych, z którego będziemy mogli wybrać prawidłowy symbol lub też dopisać nowy. Kontrola symbolu dziennika jest stanowcza, to znaczy bez prawidłowego symbolu nie będziemy mogli przejść dalej. B. Data zapisu jest to data, o której mówi Art Ustawy o Rachunkowości (UoR). Ta właśnie data jest kontrolowana czy jest zgodna z aktualnym miesiącem księgowym. W tym miejscu mamy możliwość wprowadzić jedynie dzień miesiąca, miesiąc i rok dopisywany jest automatycznie. Data ta przesądza o zaliczeniu dokumentu do obrotów określonego miesiąca. C. Rodzaj dowodu wprowadzamy rodzaj dowodu księgowego. Warto zwrócić uwagę, że system zawsze pamięta ostatnio wprowadzane wartości i tak przy dzienniku jak i rodzaju dowodu podpowiada ostatnio wprowadzane symbole. Ponieważ często wprowadzamy kilka dokumentów tego samego rodzaju po kolei ta cecha systemu ułatwia nam pracę Rodzaj dowodu, podobnie jak symbol dziennika, jest również sprawdzany czy istnieje w słowniku rodzajów dowodów. D. Numer dowodu SFINKS sam podpowiada kolejny numer dowodu, ale operator ma możliwość jego zmiany. Jeżeli zaczniemy już sami wprowadzać numer dowodu i chcemy jednak wrócić do podpowiedzi to wystarczy wybrać czynność Ctrl+1 Podaj i system znów podpowie (zaproponuje!) nam numer dowodu. E. Data operacji Data, o której mowa w Art oraz Art UoR. Nie może być późniejsza niż data zapisu. F. Data dokumentu źródłowego Data, o której mowa w Art oraz Art UoR. Program zawsze podpowiada w tym miejscu datę operacji. Nie może być wcześniejsza od daty operacji. 2 Zagadnienia związane z symbolami dziennika i dowodów księgowych są omówione w oddzielnym rozdziale. 28 REJESTRACJA DANYCH - Rejestracja Dowodów

29 Zarówno w tym, jak i w bardzo wielu miejscach programu możemy zauważyć charakterystyczne kwadraciki w miejscu, w którym wprowadzamy dane. Ten znaczek to rodzaj zachęty do podejrzenia co w tym miejscu możemy wprowadzić. Przy wprowadzaniu nagłówka dokumentu księgowego taka zachęta pojawiła się przy dzienniku i rodzaju dowodu, oraz minimalnie inna graficznie przy dacie dowodu. Po naciśnięciu myszki w tym miejscu pojawi nam się słownik rodzajów dowodów. Ten rodzaj zachęty oznacza możliwość podglądu kalendarza. Datę możemy wybrać bezpośrednio z kalendarza. Strzałeczki u góry pozwalają na zmianę miesiąca lub roku. I jeszcze jedna ważna uwaga. Niekoniecznie trzeba sięgać po myszkę by uruchomić podgląd. To samo osiągniemy naciskając klawisze Alt+Enter Księgowanie dokumentu Standardowe księgowanie Po prawidłowym wprowadzeniu nagłówka dokumentu rozpoczynamy księgowanie dokumentu. 3 Konto Wn/Konto Ma wymagane jest wprowadzenie minimum jednego z tych dwóch kont. System sprawdzi czy podane konto jest formalnie prawidłowe, to znaczy czy znajduje się w planie kont i czy jest to konto analityczne. W każdej chwili mamy możliwość podglądu planu kont i jego uzupełnienia (przycisk zachęty!). Warto zwrócić uwagę na następujące, cenne cechy programu podczas wprowadzania konta: Nie dotyczy systemu operacyjnego Windows REJESTRACJA DANYCH - Rejestracja Dowodów 29

30 o Jeżeli wprowadzimy konto, które nie istnieje zostaniemy o tym natychmiast poinformowani, o Jeżeli wprowadzimy konto (ciąg cyfr), które nie istnieje to natychmiast pojawi się nam podgląd planu kont i to w miejscu, które zawiera wprowadzony symbol. W ten sposób możemy, na przykład, wprowadzić tylko początek symbolu konta a program pokaże nam właściwy fragment planu kont, by dokonać szczegółowego wyboru. o Jeżeli wprowadzimy konto zbiorcze, to podobnie jak w poprzedniej sytuacji automatycznie zostanie wywołany podgląd planu kont w tym właśnie jego miejscu. o Jeżeli przy wprowadzaniu konta naciśniemy klawisz r (lub '*' na klawiaturze numerycznej) to program wpisze w tym miejscu symbol rozdziału. Cecha bardzo przydatna gdy częścią symbolu konta jest symbol rozdziału. Zamiast pięciu cyfr oznaczających rozdział wystarczy nacisnąć r. Wymagane jest jednak wcześniejsze wprowadzenie tzw. domyślnego rozdziału (Menu Administracja -> Dane adresowe) Zwróćmy uwagę, że po wprowadzeniu konta widzimy od razu jego nazwę, co pozwala na dodatkową kontrolę przez operatora, czy wprowadził właściwe merytorycznie konto. Kwota kwota operacji księgowej. Jeżeli wprowadzamy storno czerwone to kwotę należy wprowadzić ze znakiem ujemnym. Nie dopuszcza się księgowań o wartości 0. Treść operacji to opis słowny dekretu księgowego (na przykład: Lista płac za m-c grudzień, Rozliczenie kosztów zarządu,...). W tym miejscu musi być coś wprowadzone, SFINKS nie pozwoli na wprowadzenie dekretu bez opisu. Maksymalnie możemy wpisać w tym miejscu 40 znaków. Automatycznie podpowiadana jest ostatnio wprowadzana treść operacji co bardzo ułatwia pracę. Najczęściej po sobie następują dekrety dotyczące tych samych zagadnień, wystarczy wówczas myszką, lub strzałeczkami czy też klawiszem end ustawić się we właściwym miejscu i wprowadzić zmianę (na przykład zamiast Rozliczenie zaliczki J.Kowalski na Rozliczenie zaliczki A.Maleńki ). Mimo, że program podpowiada ostatnią treść operacji to rozpoczęcie pisania (bez ingerencji myszką czy strzałeczkami) automatycznie wymazuje podpowiadany tekst. Można również wyłączyć podpowiadanie treści operacji na stałe (Menu Administracja -> Parametry uruchomieniowe ). Jest możliwość stworzenia słownika treści operacji co może przyspieszyć proces wprowadzania dokumentów. Przy polu treść podczas księgowania są dwie ikonki. Jedna z nich pozwala na wywołanie słownika treści operacji (dostępna również pod skrótem klawiszowym Ctrl+O), a druga na zapamiętanie w słowniku treści właśnie wpisanej (skrót Ctrl+S). Jeżeli w słowniku jest już chociaż jeden wpis to gdy nie uzupełnimy treści zamiast dotychczasowego komunikatu natychmiast pojawi się słownik treści operacji. Słownik wywoływany jest zawsze kontekstowo, to znaczy, że jeżeli wpiszemy już jakiś tekst to słownik będzie starał się ustawić na pozycji zaczynającej się tym tekstem. Po wybraniu pozycji ze słownika kursor jest ustawiany na końcu tekstu. Zatem po wybraniu ze słownika na przykład Raport bankowy numer wystarczy dopisać numer raportu. 30 Wyróżnik to miejsce na wpisanie pełnego numeru dokumentu rozrachunkowego. Tutaj powinniśmy wpisywać numer faktury zarówno przy jej księgowaniu jak i później przy REJESTRACJA DANYCH - Rejestracja Dowodów

31 zapłatach. Wszelkie analizy rozrachunków odbywają się między innymi w oparciu o ten właśnie wyróżnik. O wyróżnik jesteśmy pytani wyłącznie gdy jako konto Wn lub konto Ma wpisaliśmy konto rozrachunkowe4. Data regulacji w zależności od rodzaju dekretu będziemy tutaj wpisywać termin płatności (przy księgowaniu faktur) lub datę zapłaty (przy księgowaniu banków/kasy). O datę regulacji SFINKS będzie pytał wyłącznie przy kontach rozrachunkowych. Rozdział/paragraf jeżeli w planie kont, wprowadzane aktualnie konto zostało oznaczone, że ma być przy nim wprowadzany paragraf(rozdział) to będziemy przymuszeni do uzupełnienia tych informacji. Wygodną cechą programu jest to, że podpowiada on wartości ostatnio wprowadzone dla tego konta. Po każdej wprowadzonej pozycji (Wn/Ma) program sprawdza czy po obu stronach dekrety dotyczą tych samych paragrafów. Jeśli tak nie jest, to pojawia się komunikat: Można zatem zaakceptować taki stan. Kontrola ta, minimalizuje ilość pomyłek. Budżet zadaniowy pole jest aktywne wyłącznie wówczas, jeżeli w planie kont, wprowadzane aktualnie konto zostało oznaczone, że ma być przy nim wprowadzany budżet zadaniowy. Po zakończeniu księgowania (ESC przy kolejnej pozycji) możemy przeglądać księgowany dokument, aż do wydania dyspozycji o zaksięgowaniu (Alt+Z). Ostatnim etapem pracy z dokumentem jest jego ostateczna kontrola. Najpierw system sprawdza zgodność stron dokumentu i w przypadku stwierdzenia niezgodności informuje nas o tym: Potwierdzenie zapisu dokumentu (niezbilansowanego5) oznacza, że zostanie on zapisany jedynie w komputerze do dalszego, późniejszego opracowania (Rejestracja danych Poczekalnia dowodów). Jeżeli pierwsza kontrola przebiegła prawidłowo to system prosi nas o wprowadzenie sum kontrolnych: 4 O tym kiedy konto jest traktowane jako konto rozrachunkowe możemy przeczytać w rozdziale poświęconemu planowi kont. 5 W rozdziale Obieg dokumentów w systemie szczegółowo wyjaśniono kiedy i gdzie zapisywana jest informacja z dowodów źródłowych. REJESTRACJA DANYCH - Rejestracja Dowodów 31

32 Sumy kontrolne to nic innego jak proste podsumowanie wprowadzonych dekretów po stronie Winien i Ma (bez dekretów tworzonych automatycznie przez system!). Dopiero po ich prawidłowym podaniu dokument zostanie zapisany jako zbilansowany. Jeżeli chcemy zminimalizować ilość operacji koniecznych do wykonania to wystarczy w Administracja -> Parametry uruchomieniowe zaznaczyć Kontrola salda podpowiedź wartości. Wówczas do zakończenia dokumentu (sumy program sam wpisze ) w zupełności wystarczy wybranie z klawiatury Alt+Z (Zatwierdź ma podkreśloną literkę Z!) Księgowanie z dodatkowymi informacjami Omówiony w poprzednim rozdziale ekran wprowadzania danych jest ekranem domyślnym. W miarę potrzeb możemy jednak go rozszerzyć o inne informacje. Dodatkowa (wydłużona) treść [1] w takim ustawieniu mamy do dyspozycji dodatkowe pole opisujące dekret o długości 70 znaków. Korzystanie z wydłużonej treści operacji włączamy w menu Administracja -> Globalne parametry -> parametry księgowe. Wszystkie omówione dalej opcjonalne informacje podczas księgowania można włączyć w menu Administracja -> Parametry uruchomieniowe lub w menu podręcznym (F2) podczas księgowania. Ustawienia te mają charakter indywidualny, czyli każdy operator może mieć inne. 32 Klasyfikator [2] pytanie o tą informację pojawia się jedynie w wersji programu z modułem SZAFIN (System ZArządzania FINansami). W tym module klasyfikator to numer wniosku o wydatek. Zadania/zlecenia [3] to dodatkowe informacje podczas dekretacji, które można wprowadzać podczas księgowania. Informacje wprowadza się dla kont, które w ten sposób REJESTRACJA DANYCH - Rejestracja Dowodów

33 zaprojektowane (Plan kont -> zakładanie i modyfikacja -> menu podręczne). Z informacji tych można później skorzystań robiąc zestawienie obrotów i sald wyliczone dla wybranych zadań/zleceń. Ilość [4] - przy kontach oznaczonych jako ilościowe, będziemy mogli dodatkowo wprowadzić ilość. Wielkość tutaj wpisywana nie jest w żaden sposób kontrolowana. Dewiza kwota DEW [5] jeżeli dekret dotyczy kont oznaczonych jako dewizowe to dodatkowo możemy wprowadzać również symbol dewizy oraz jej wartość. Bilansowanie się dewiz w dokumencie nie podlega kontroli. SFINKS zakłada, że ewidencja w dewizach jest ewidencją dodatkową. Warto zwrócić uwagę, że możemy wprowadzić jednak kontrolę, która wyłapie sytuacje rozbieżności pomiędzy kwotą w złotówkach a kwotą w dewizach. Taką kontrolę możemy włączyć dla określonego symbolu dewizy w menu Słownik -> Dewizy. Wówczas po wprowadzeniu kwoty w dewizach system poszuka wprowadzonego (Słownik -> Aktualne kursy walut) kursu z dnia zgodnego z datą dowodu (lub najbliższego wcześniejszego). W przypadku wychwycenia różnicy otrzymamy komunikat o przekroczeniu różnicy kursów ponad ustalony poziom. Kontrola nie jest stanowcza, zatem mimo różnic możemy zaakceptować dekret. Używanie tej możliwości programu zdecydowanie ustrzeże nas przed łatwym do popełnienia błędem wprowadzenia na przykład 200 euro zamiast Podglądanie danych podczas księgowania Podczas księgowania dowodów mamy opisanych na ekranie kilka możliwych podglądów: F8 Plan kont podgląd planu kont z wszystkimi funkcjami jak w menu Plan Kont -> Zakładanie i modyfikacja Tego podglądu będziemy używać gdy szukamy konkretnego konta w planie kont. Ctrl+F8 Konta kontrahentów podgląd kontrahentów, który umożliwia szybkie odnalezienie właściwego kontrahenta i wybranie jego konta. Ponieważ kontrahent w systemie może mieć inne konto jako dostawca i inne jako odbiorca wybór właściwego konta odbywa się poprzez odpowiednią kombinację klawiszy: Jeżeli w naszym planie kont kontrahent ma więcej niż jedno konto danego rodzaju (dostawcy / odbiorcy) to konta te zostaną pokazane i zostaniemy poproszeni o wybór właściwego. Tego podglądu będziemy używać gdy interesuje nas szybkie odnalezienie konta rozrachunkowego przypisanego danemu kontrahentowi. Shift+F8 Rozrachunki kontrahentów ta funkcja włącza podgląd kontrahentów umożliwiając jednocześnie pełny wgląd we wszystkie pojedyncze dekrety zobowiązań i należności. Po odszukaniu właściwego kontrahenta możemy wejść w szczegółowe zapisy związane z tym kontrahentem ( ). W tym miejscu mamy dostępną bardzo użyteczną funkcję:. Spowoduje ona wyłączenie podglądu a system automatycznie wpisze dekret przeciwstawny do pozycji, na której nacisnęliśmy ENTER. Możemy ten dekret ewentualnie korygować ale mamy już przez program wpisane odpowiednie konto rozrachunkowe po właściwej stronie, kwotę REJESTRACJA DANYCH - Rejestracja Dowodów 33

34 operacji oraz treść i wyróżnik. Funkcja ta jest niezmiernie przydatna przy księgowaniu wyciągów bankowych. Tego podglądu użyjemy, gdy chcemy zrobić księgowanie odnoszące się do wcześniejszych zapisów, szukając konkretnego kontrahenta i dalej konkretnej pozycji. Shift+F7 Wszystkie rozrachunki podglądamy wszystkie zapisy rozrachunkowe bez względu na to czy i jakiego kontrahenta dotyczą. Mamy pełne możliwości szukania i filtrowania danych, a po znalezieniu interesującej nas pozycji wykonania drugostronnego dekretu. Tego podglądu użyjemy, gdy chcemy zrobić księgowanie odnoszące się do wcześniejszych zapisów na kontach rozrachunkowych poprzez odszukanie konkretnego zapisu Menu podręczne podczas księgowania danych 1. Dekrety 1. Dekrety na podstawie sprzedaży (VAT) Po wybraniu tej czynności na ekranie zobaczymy podgląd rejestru sprzedaży, w którym pojawią się wyłącznie zapisy nie powiązane z żadnym dokumentem księgowym z aktualnego miesiąca. Klawiszem ENTER możemy wybrać fakturę, co spowoduje przeniesienie jej z rejestru do aktualnie opracowywanego dokumentu. Funkcja ta pomaga w szybkim zadekretowaniu faktury VAT, która została wpisana bezpośrednio do rejestru. Pomaga również gdy do SFINKS a importujemy rejestry VAT z innych systemów Dekrety na podstawie zakupu (VAT) To samo działanie w odniesieniu do dokumentów zakupowych Wykasowanie dokumentu VAT (VAT) Ułatwia i przyspiesza całkowite wykasowanie dekretów związanych z fakturą VAT oraz samej faktury. Należy ustawić się na jednej z pozycji związanych z fakturą VAT i po wybraniu tej czynności pojawi się komunikat z prośbą o potwierdzenie dokonanego wyboru. Potwierdzenie decyzji w sposób trwały usuwa fakturę i związane z nią dekrety Przelicz automatyczne dekrety 5. Wyłącz(włącz) przeliczanie dekretów Założenie tablicy automatycznych dekretów6 powoduje, że w dokumencie mogą pojawiać się automatyczne dekrety. Jeżeli nie chcemy by pojawiały się one zawsze a jedynie na nasze życzenie to wówczas wystarczy wyłączyć przeliczanie dekretów. Wykonanie automatycznej dekretacji będzie wówczas możliwe ręcznie po wybraniu dyspozycji Przelicz automatyczne dekrety. Uruchomienie tej dyspozycji w sytuacji, gdy są już auto-dekrety nie spowoduje żadnego działania. Uruchomienie przeliczenia jest również przydatne w sytuacji, gdy niechcący skasujemy automatyczny dekret. Przeliczenie porównuje bowiem jakie dekrety są zaprojektowane w tablicy automatycznej dekretacji, a jakie są na dokumencie. Ewentualne różnice są uzupełniane. Obie omawiane czynności dotyczą jedynie aktualnego dokumentu. 6 Szerzej o auto-dekretach w rozdziale poświęconym Tablicy Automatycznej Dekretacji. 34 REJESTRACJA DANYCH - Rejestracja Dowodów

35 6. - Dodatkowa kontrola salda Wiemy, że podczas księgowania dokumentów typu bank/kasa możemy dodatkowo kontrolować saldo konta. Wymaga to wcześniejszych odpowiednich ustawień. Ta czynność pozwala w dowolnym momencie włączyć kontrolę salda dowolnego konta. Program zapyta o konto i jego saldo początkowe (podpowie bieżące) i będzie na bieżąco przeliczał saldo tego konta podczas księgowania, pozwalając na jego kontrolę na koniec dokumentu. 7. Włączenie/wyłączenie pełnej informacji o dekrecie Działa na zasadzie przełącznika. W zależności od wyboru w górnej części ekranu zamiast nagłówka dokumentu będą pojawiały się pełne informacje o aktualnie podświetlanej pozycji. Czynność dostępna również w każdym momencie po naciśnięciu klawisza odstępu (spacji) Pokaż podsumowanie per-saldo Podczas księgowania w górnej części ekranu cały czas widoczne są sumy dokumentu po Wn i Ma. Ten przełącznik pozwala na pokazanie również per saldo co w sposób znakomity ułatwia szukanie błędów Zaznacz jako rejestracja wyprzedzająca Pozwala na szybką zmianę miesiąca w księgowanym dokumencie na miesiąc kolejny. Oczywiście nie zadziała, gdy dokument księgowany jest z ostatniego miesiąca roku obrachunkowego lub gdy jego data jest z miesiąca wyprzedzającego. Szczególnie przydatne, gdy dokumenty importujemy do SFINKS a. Podpowiadany jest wówczas zawsze miesiąc bieżący, ta czynność pozwala zatem zaimportować dokumenty z miesiąca kolejnego. 2. Edycja specjalna 1. Wykasowanie zaznaczonych dekretów Oprócz pojedynczego kasowania poszczególnych pozycji (del) ta czynność pozwala na jednoczesne wykasowanie większej ilości pozycji na dowodzie. Najpierw musimy zaznaczyć pozycje, które chcemy skasować. Przy kasowaniu zaznaczonych dekretów ignorowane jest zaznaczenie dekretów związanych z VAT (oznaczonych literką v ) ich hurtowe kasowanie jest dostępne w odrębnej pozycji menu podręcznego. 2. Wymiana konta księgowego Pozwala wymienić konto A na konto B w całym edytowanym dowodzie. Bardzo przydatne do szybkiej korekty zauważonego błędu, który występuje w całym dokumencie Zmiana treści operacji, wyróżnika, daty regulacji. Szybko można wprowadzić nową wartość. Działa zawsze na zaznaczonych pozycjach. 6. Zmiana daty analitycznej Domyślnie data analityczna7 jest identyczna z datą zapisu. Ta czynność pozwala dokonać zmiany tej daty w konkretnej pozycji. 7 O dacie analitycznej można przeczytać w rozdziale W budżecie używana jest niezwykle rzadko. REJESTRACJA DANYCH - Rejestracja Dowodów 35

36 7. Przenumerowanie grupy dekretów Niezmiernie użyteczna funkcja przy wprowadzaniu poprawek na długim dokumencie, które zawsze dopisywane są na koniec. Po wybraniu tej czynności możemy podaną grupę dekretów (od do) przesunąć w wybrane miejsce dokumentu (pozostałe pozycje zostaną odpowiednio przenumerowane). 3. Banki 1. Odczyt pliku z banku Importuje plik z wyciągiem. Opisane w rozdziale Uwaga czynność dostępna w każdej chwili na klawisz Ctrl+B. 2. Przeliczenie dekretów na koncie bankowym Funkcja jest aktywna jedynie na dokumentach, do których importowano plik z systemu bankowego. Kasuje wszystkie zapisy na koncie rachunku bankowego i tworzy je ponownie na podstawie pozostałych dekretów. Może być przydatna gdy wprowadzamy ręczne korekty do pozycji odczytanych z wyciągu i korekty te mogą mieć związek z kontem bankowym rozbitym na paragrafy (na przykład: program sam wyliczy wartości na konkretne 131 po korekcie dekretu na 201) 3. Odczyt faktury z przelewu Po wybraniu tej czynności (można również klawiszem Ctrl+P), pokazana zostaje lista faktur wprowadzonych w opcji Rozrachunki -> przelewy lista. Pokazywane są jedynie faktury do tej pory w ten sposób nie księgowane. Można zaznaczyć więcej niż jedną fakturę i zaksięgować je w tym samym dowodzie księgowym, można wybrać tylko jedną fakturę. Przy przenoszeniu faktur do dowodu program zapyta o treść operacji, podpowiadając jednocześnie treść z pierwszej linijki opisu przelewu. Warto to brać pod uwagę przy wprowadzaniu przelewów. By dekret automatyczny był poprawnie zbudowany należy zadbać o powiązanie z właściwym kontem kosztów. Informacje te podajemy w opcji Słowniki->nasze banki.. W menu podręcznym (F2) znajdziemy czynność Powiązane konto kosztów : 36 REJESTRACJA DANYCH - Rejestracja Dowodów

37 Informacja o ilości dni służy możliwie precyzyjnemu wypełnieniu informacji o terminie płatności w dowodzie księgowym. Przy wprowadzaniu przelewów jako datę podajemy datę kiedy faktycznie będziemy realizować przelew a przy dekretacji interesuje nas termin płatności. Jeżeli przelew realizowaliśmy na przykład 15 marca, a w tym miejscu wprowadziliśmy 3 dni, to jako termin płatności program sam wpisze 18 marca. Datę tą oczywiście można ręcznie poprawić. 4. Schowek dekretów System SFINKS jest wyposażony w tzw. schowek księgowy. Jest on przeznaczony do zapisywania dekretów, które możemy później wykorzystać, przenieść do innego dokumentu. Możliwości jego wykorzystania są bardzo duże. Praktycznie w każdym miejscu programu gdzie przeglądamy dekrety, po ich zaznaczeniu (nie musi to być cały dokument, może to być dowolna ilość pozycji) po wybraniu czynności Kopiuj do schowka (lub szybciej Ctrl+C z klawiatury) możemy zaznaczonym dekretom nadać nazwę. Tak gromadzone przykłady dekretów podczas księgowania możemy wykorzystać WSTAWIAJĄC je do schowka. Po wybraniu czynności Wstawianie do schowka (Ctrl+V) pokaże nam się spis zapamiętanych schowków (nadanych nazw przy kopiowaniu) i możemy wskazać konkretny schowek i dekrety z niego zostaną wpisane do tworzonego dokumentu, gdzie mogą zostać poddane dalszemu opracowaniu. Zawsze przecież łatwiej dokonać korekt niż wprowadzać wszystko ręcznie. Schowki księgowe przenoszą całą zawartość skopiowanych dekretów razem z kwotą, treścią operacji, wyróżnikiem transakcji. Jeżeli jednak wszystkie dekrety w schowku mają taką samą kwotę to program przed wklejeniem do opracowywanego dokumentu zapyta się o kwotę i treść (ew. również datę regulacji i wyróżnik). 5. Mechanizmy standardowe Czyli w tym miejscu ustawianie kolumn i druk-lista danych. Są to standardowe mechanizmy programu opisane w osobnym rozdziale. 6. Drukowanie dowodu (Ctrl+D) Drukuje pełny dekret aktualnie opracowywanego dokumentu wraz z jego nagłówkiem i podsumowaniami. Wydruk ten może zastąpić tradycyjne ręczne dekrety pisane na dokumentach. Wystarczy po zakończeniu księgowań przed zapisaniem dowodu wykonać wydruk i przechować go wraz z dokumentem. Wydruk ten jest również dostępny w menu Wydruki -> Wydruk dowodów. 7. Zapisanie do niezbilansowanych (Alt+S) Zapisanie dokumentu do dowodów niezbilansowanych wymaga zakończenia, podania sum kontrolnych i potwierdzenia, że dokument faktycznie ma być zapisany jako niezbilansowany8. Ta czynność (dostępna również klawiszem Alt+S bez konieczności wywoływania menu podręcznego) natychmiast kończy pracę z aktualnym dokumentem przenosząc go do dowodów niezbilansowanych. 8. Zaznacz błędne dekrety Błędne dekrety mogą trafić do opracowywanego dokumentu podczas importu danych, mogą też się zdarzyć w innych sytuacjach (na przykład przygotowywany automatycznie dokument księgowań okresowych,...). Takie pozycje są zawsze wyróżnione czerwonym kolorem oraz dodatkowo przekreślone. 8 Niezbilansowane dokumenty nie aktualizują stanów kont szerzej o tych zagadnieniach w rozdziale opisującym obieg dokumentów w systemie. REJESTRACJA DANYCH - Rejestracja Dowodów 37

38 Wydanie tej dyspozycji powoduje ponowną kontrolę całego dokumentu i ewentualne zaznaczenie błędnych pozycji. Niezależnie od naszego postępowania system NIGDY nie zapisze dokumentu, w którym błędne dekrety istnieją. Ostateczna kontrola odbywa się ZAWSZE i niezależnie od woli operatora bezpośrednio przed zapisaniem dokumentu. 9. Dopisz konto (Ctrl+INS) Pozwala na szybkie dopisanie konta bez konieczności wywoływania podglądu planu kont itp. Szczególnie przydatne gdy chcemy dopisać konto, które było zaznaczone jako błędny dekret. Po wybraniu tej czynności (wystarczy z klawiatury Ctrl+INS) pojawi się okienko dopisywania konta z wpisanym już symbolem. A. - Ustawienia księgowania Sposób zachowania się programu podczas księgowania może być zróżnicowany w zależności od indywidualnych potrzeb. Ustawień dokonuje się w menu Administracja, ale większość parametrów związanych z księgowaniem możemy ustawić również i w tym miejscu bez konieczności przerywania księgowania. 38 Wymuszaj edycję dat przy pozycji przy domyślnym ustawieniu (wyłączonym) by zmienić datę operacji lub datę dokumentu źródłowego przy konkretnej pozycji, trzeba najpierw kliknąć na niej myszką. Po włączeniu, program zawsze będzie przechodził przez te daty. Aktywne pytanie o ilość, dewizy, słowniki dodatkowe, klasyfikator tymi ustawieniami mamy wpływ na kształt okienka, w którym wprowadzamy dane. REJESTRACJA DANYCH - Rejestracja Dowodów

39 Powtarzanie treści operacji (wyróżnika, konta) decyduje o tym, czy przy wprowadzaniu dowodów ma być zawsze podpowiadana poprzednio wprowadzona treść operacji (wyróżnik, konto). Powtarzanie daty regulacji decyduje o tym, czy przy wprowadzaniu (zwykłym, nie faktur VAT) ma być podpowiadana ostatnio wprowadzona data regulacji. Bardzo przydatna możliwość szczególnie przy księgowaniu raportów bankowych (kasowych) gdzie kolejne uznania/obciążenia mają taką samą datę. Kontrola salda podpowiedź wartości wyłączenie spowoduje, że na koniec dokumentu gdy program prosi o wprowadzenie sum kontrolnych nie będzie ich jednocześnie podpowiadał. (VAT) Umożliwienie bezpośredniej edycji dekretów powiązanych z dokumentami VAT SFINKS stara się zapewnić maksymalną spójność danych pomiędzy różnymi ewidencjami. Dlatego też po wprowadzeniu dokumentu VAT, podczas przeglądania wprowadzanego dowodu księgowego nie jest możliwa poprawa dekretu oznaczonego literką v. W takich pozycjach możemy pojedynczo zmienić jedynie treść operacji a pełna edycja jest możliwa wyłącznie poprzez poprawę całej faktury (Alt+Enter). Zaznaczając tą możliwość likwidujemy tą kontrolę możliwa będzie poprawa pojedynczego dekretu bez edycji faktury. Jedyne do czego ograniczy się wówczas SFINKS, to wyraźne ostrzeżenie na ekranie, że edytujemy dekret związany z fakturą VAT. (VAT) Potwierdzenie kasowania dekretów VAT jeżeli nie zaznaczyliśmy poprzedniego ustawienia to ten parametr nie ma żadnego znaczenia. Jeżeli natomiast poprzednim ustawieniem dopuszczamy możliwość niezależnej korekty dekretu związanego z fakturą VAT, to możliwe jest również kasowanie takich dekretów. W zależności od dokonanego tutaj wyboru program albo natychmiast skasuje taką pozycję po naciśnięciu klawisza DEL, lub też najpierw poprosi o potwierdzenie. Księgowanie okresowe tylko gdy miejsce księgowania istnieje w planie kont i jest kontem analitycznym definicja księgowań okresowych może zawierać zapisy, z których powstawać będą błędne dekrety (na przykład brak analogicznego konta, na które chcemy się odnieść koszt własny sprzedaży określonego wydziału itp.). W zależności od ustawienia tutaj przyjętego SFINKS w tej sytuacji przygotuje (wpisze do opracowywanego dokumentu) takie dekrety oznaczając je na czerwono (oczywiście z takimi zapisami dokument bez koniecznych zmian nigdy nie zostanie zapisany!). Gdy zaznaczymy ten parametr, dekrety takie zostaną pominięte a o ewentualnych nieprawidłowościach w budowie księgowań musimy wnioskować samodzielnie. Księgowanie okresowe uwzględnij tylko zapisane w dzienniku w zależności od ustawienia tego parametru podczas obliczeń w księgowaniach okresowych (na przykład rozliczania kosztów) SFINKS będzie uwzględniał stany kont w oparciu o wszystkie zbilansowane dokumenty (tak jest domyślnie), bądź jedynie w oparciu o księgi rachunkowe (czyli stany kont na podstawie wyłącznie zapisów w dzienniku). REJESTRACJA DANYCH - Rejestracja Dowodów 39

40 B. Ustawienia rejestracji VAT Część z ustawień dotyczących sposobu księgowania dokumentów VAT jest dostępna również i w tym miejscu: 40 Podpowiadanie ostatnio wykorzystanego rejestru VAT zaznaczenie tego parametru spowoduje, że przy pytaniu o symbol rejestru VAT SFINKS będzie podpowiadał ostatnio wprowadzany. Wpisanie za operatora wyliczonej kwoty VAT (do zatwierdzenia klawiszem ENTER) tym ustawieniem decydujemy czy przy wprowadzeniu kwoty netto i wybraniu stawki VAT program ma wpisać (podpowiedzieć) wyliczoną kwotę podatku czy też ma pozostawić kwotę 0 do samodzielnego wpisania. Escape w momencie dopisywania pustej pozycji powoduje zatwierdzenie całości dokumentu zakończenie wprowadzania dokumentu VAT wymaga zakończenia wprowadzania pozycji (klawisz ESC ) a następnie zapisania wszystkich pozycji (Alt+Z). Jeżeli większość naszych faktur wprowadzamy jedną pozycją: kwota netto, stawka, VAT to warto zaznaczyć ten parametr. Wówczas po naciśnięciu ESC program natychmiast przejdzie do pytania o kwotę brutto faktury. Nie zamyka to oczywiście drogi do wprowadzania większej ilości pozycji, bowiem przy pytaniu o kwotę brutto wystarczy nacisnąć ESC i znów możemy wprowadzać poprawiać kolejne pozycje faktury. Pytanie o konto do zaksięgowania płatności gdy data dokumentu jest równa terminowi zapłaty wybór tej możliwości może być pomocny przy wprowadzaniu faktur płaconych gotówką. Wówczas gdy program zauważy, że data dokumentu jest taka sama jak termin zapłaty przyjmuje, że nastąpiła natychmiastowa płatność i na koniec wprowadzania faktury pyta się na jakie konto odnieść zapłatę (kontrahent, bank, kasa?): Brak drugostronnego konta kontrahenta natychmiastowe dopisanie / zapytanie o dopisanie Zmiana tych parametrów ma wpływ na cokolwiek jedynie w sytuacji gdy w globalnych parametrach ustawiliśmy, że dostawcy i odbiorcy są na różnych kontach. Wyobraźmy sobie sytuację, że księgujemy fakturę zakupu i wprowadziliśmy NIP kontrahenta, który już u nas wystąpił ale jako odbiorca (czyli ma konto odbiorcy). Jeżeli mamy wyłączone oba te parametry to program co prawda przepisze znane już dane kontrahenta do tej faktury, ale zatrzyma się w oczekiwaniu na podanie konta Ma (jeżeli w symbolach rejestrów jest wprowadzone konto grupowego rozliczania z kontrahentami to zostanie ono tutaj automatycznie podpowiedziane). Jeżeli natomiast ustawiliśmy jeden z tych parametrów to albo automatycznie, albo najpierw się o to nas pytając, system dopisze do planu kont konto REJESTRACJA DANYCH - Rejestracja Dowodów

41 dostawcy dla tego kontrahenta. Domyślnie natychmiastowe dopisanie jest wyłączone a zapytanie o dopisanie włączone. Umożliwienie wpisania treści operacji poszczególnym pozycjom dokumentu VAT. Wybór tego ustawienia spowoduje, że podczas wprowadzania dokumentów VAT, niezależnie od tego iż przy rozpoczęciu rejestrowania faktury wprowadzamy treść (opis pozycji), jesteśmy o to proszeni również przy każdej pojedynczej pozycji z faktury. Mówimy o treści, która trafia na kartoteki kont jako opis dekretu. Jakiego dokonać wyboru by wygodnie wprowadzać dokumenty, zależy to oczywiście od użytkownika. Warto jedynie pamiętać, że zawsze możliwa jest zmiana treści operacji pojedynczej pozycji przed ostatecznym zatwierdzeniem dokumentu księgowego. Domyślnie wyłączone Przegląd księgowanego dokumentu Dekrety, które powstały podczas wprowadzania dokumentów VAT są oznaczone literką v. Dekrety automatyczne (powstałe na podstawie tablicy automatycznych dekretów) oznaczone są literką a. W górnej części ekranu, pod nagłówkiem dokumentu pokazane są aktualne sumy stron dokumentu, a w dolnej dostępne możliwości. Możliwości dostępne podczas przeglądu dokumentu. INSERT dopisanie rozpoczyna dopisywanie kolejnej pozycji księgowej. Alt+INSERT dopisanie faktury rozpoczyna dopisywanie faktury VAT. ENTER edycja pozwala na poprawę aktualnie podświetlanej pozycji. Jeżeli chcemy poprawiać pozycję związaną z fakturą VAT (czyli oznaczoną literką v ) to poprawa będzie możliwa jedynie w odniesieniu do treści operacji (inny sposób działania można ustawić w Parametrach Uruchomieniowych). Alt+ENTER edycja faktury umożliwia poprawę danych związanych z fakturą VAT. F8 plan kont podgląd planu kont. Ctrl+F8 kontrahenci podgląd kontrahentów. F3 sumy w zespołach 0,...9 pokazuje sumy obrotów na bieżącym dokumencie w układzie poszczególnych zespołów kont. REJESTRACJA DANYCH - Rejestracja Dowodów 41

42 F2 dodatkowe czyli znane już nam menu podręczne dostępne również pod prawym klawiszem myszki, omówione jest w osobnym rozdziale Ułatwienia przy księgowaniu banków, kasy, faktur Dodatkowe kontrole Oprócz kontroli zgodności stron dokumentu przy księgowaniu możemy wprowadzić dodatkową kontrolę salda konta. Jest to szczególnie przydatne przy księgowaniu raportów bankowych czy też kasowych. By skorzystać z tych możliwości należy w słowniku rodzajów dowodów określić z jakim kontem łączymy ten dowód (czyli na przykład rodzajowi dowodu RB przypisać konto 13102). Gdy w nagłówku dokumentu pojawi się rodzaj dowodu, dla którego w słowniku określono powiązanie z kontem, to system poprosi nas o podanie stanu początkowego konta. Jako saldo początkowe podpowiadany jest aktualny stan konta, ale jeżeli nie jest on zgodny ze stanem początkowym wprowadzanego raportu to możemy wprowadzić dowolne inne saldo. Podczas księgowania tego dokumentu pod jego nagłówkiem w górnej części ekranu pojawiła się nowa informacja: Na koniec księgowania dokumentu po opisanych już wcześniej kontrolach pojawia się okienko do zatwierdzenia salda końcowego. W praktyce wprowadzamy tutaj stan końcowy konta banku(kasy) z raportu. Dzięki temu rozwiązaniu unikamy błędów popełnianych czasem przy księgowaniu z pomocą programu komputerowego gdy nie przygotowuje się dekretu wcześniej tylko tworzy się go podczas wprowadzania dokumentu. Kontrolowane może być zarówno konto analityczne jak i zbiorcze Import wyciągu bankowego Systemy bankowe pozwalają zapisać wyciąg bankowy w formie pliku. Taki plik można odczytać podczas księgowania bez potrzeby ręcznego wprowadzania informacji. 42 REJESTRACJA DANYCH - Rejestracja Dowodów

43 W menu podręcznym podczas rejestracji danych znajdziemy czynność Banki -> odczyt pliku z banku. W słowniku banków (Słowniki -> nasze banki) należy przypisać odpowiedni standard do konkretnego banku. Po wskazaniu przez nas pliku wysłanego przez program bankowy i podaniu treści dekretów (jeśli takie jest ustawienie przy tym banku w słowniku), która ma być wstępnie wpisana SFINKS rozpoczyna jego interpretację. Stara się przypisać do każdej linii z pliku bankowego konkretne konto księgowe. W tym celu przeszukiwana jest baza kontrahentów i wpisane tam numery rachunków bankowych. Jeżeli rachunek nie zostanie odnaleziony to pozycja pozostanie przekreślona na czerwono z wpisaną kwotą ale bez kont. Dopóki będą takie pozycje dokumentu nie będzie można zarejestrować. Wchodząc w konkretną pozycję możemy podglądnąć zawartość pliku tekstowego z banku: Podgląd ten znacznie ułatwia wybór właściwego konta. Nie ma potrzeby wcześniejszego wprowadzania numerów rachunków bankowych kontrahentów. SFINKS działa w ten sposób, że jeżeli po imporcie pliku z banku wskażemy kontrahenta, do którego przynależy dana pozycja to system sam przypisze do niego numer rachunku, z którego (lub na który) nastąpiła płatność. Sporo pracy przysparza księgowanie rozrachunków w rozbiciu na paragrafy. Jeżeli wcześniej do banku wysłano plik przygotowany przez system SFINKS, to program automatycznie potrafi z jednego przelewu zrobić tyle dekretów, ilu paragrafów płatność dotyczyła. Więcej na ten temat w opisie opcji Rozrachunki -> przelewy lista. SFINKS przy odczycie wyciągów bankowych posiada jeszcze jedną cenną właściwość, ważną przy dekretach nie związanych z fakturami (te tworzą się same jeżeli faktury wysyłamy najpierw do banku z opcji Rozrachunki -> przelewy lista). Otóż potrafi sam się uczyć naszych dekretów. By z tej cechy skorzystać musimy w opcji Słowniki -> nasze banki zaznaczyć przy czytaniu Zaawansowane szukanie konta księgowego REJESTRACJA DANYCH - Rejestracja Dowodów 43

44 Po odczytaniu wyciągu bankowego z pliku część pozycji może pozostać nie zaksięgowanych. Są one oznaczone na czerwono. Dekrety musimy wówczas uzupełnić ręcznie. Przy zaznaczonym tym przełączniku system będzie się tych dekretów sam uczył i jeżeli w przyszłości pojawi się znów operacja w wyciągu związana z tym samym rachunkiem bankowym, to dekret pojawi się już automatycznie. W ten sposób automatycznie będą się dekretować przelewy na wynagrodzenia, zwroty zaliczek, czy na przykład przekazanie środków dysponentom niższego stopnia Import wyciągu bankowego - DEPOZYTY W szczególny sposób program działa w przypadku rachunku oznaczonego jako rachunek sum depozytowych. Po wybraniu tak oznaczonego rachunku system szuka informacji w module depozyty! Szuka w module depozyty wyciągu o dacie identycznej z wprowadzoną datą zapisu. Jeżeli nie znajdzie to postępuje tak jak to opisano powyżej. Jeżeli natomiast wyciąg jest już wczytany i obsłużony w module depozyty to program korzysta z danych tam zawartych i dekret powinien być niemal kompletny. Jak powinien być opracowany wyciąg w module depozyty by dekretacja była kompletna? Każda pozycja wyciągu w depozytach jest przypisana do schematu. Jeden z nich pełni rolę domyślnego i jest przypisywany do każdej pozycji po odczytaniu wyciągu. Przypisany schemat możemy zmienić (menu podręczne -> zmiana schematu Ctrl+H). Ważne są właściwe ustawienia tych schematów a dokumentujemy je w opcji Depozyty -> powiązanie depozytów z kontami. Na podstawie tam zawartych informacji tworzony jest dekret do konkretnej pozycji: dla pozycji przypisanych do schematu podstawowego dekret jest tworzony Sumy depozytowe: Wn na konto Banki (w przykładzie powyżej ) i Ma na konto Rozrachunki ( ) Rozchody: Ma na konto Banki ( ), Wn na Rozrachunki ( ) Przy ustawieniach dla schematu podstawowego decydujemy również, czy dekretacja 139/240 ma się odbywać obrotami w ramach pojedynczego wyciągu czy też pojedynczymi pozycjami. dla pozycji przypisanych do innych schematów: 44 REJESTRACJA DANYCH - Rejestracja Dowodów

45 Rozchody: Ma z konta Banki (np ) i Wn na konto Przychody/koszty (np ) Przychody odwrotnie W tym miejscu wyraźnie widać przeznaczenie tych schematów w module depozyty musimy mieć ich tyle ile pojawia się u nas różnych sytuacji. Jak widać na przykładach możemy również zaprogramować treść (opis) dekretów, które program będzie tworzył. W treści można używać sekcji (można podejrzeć F7), czyli zmiennych elementów jak zdp czy numer/data wyciągu bankowego. Prawidłowo opracowany w module depozyty wyciąg powinien zostać w całości zadekretowany! Import wyciągu bankowego DOCHODY WŁASNE Jeżeli pozycja z pliku bankowego jest przelewem z naszego rachunku sum depozytowych to program korzysta z ustawień wprowadzonych dla tego rachunku w słowniku banków: Na i księguje: Ma na konto Opłaty komornicze konto dochody (w przykładzie ) po rozpoznaniu (program to robi samodzielnie korzystając z informacji zawartych w module depozyty), że jest to przelew opłaty komorniczej Ma na konto Koszty egzekucyjne konto dochody (w przykładzie ) po rozpoznaniu (program to robi samodzielnie korzystając z informacji zawartych w module depozyty), że jest to przelew opłaty komorniczej Wn na konto konto-bank Dla innych wpływów lub rozchodów tego rachunku program będzie postępował w sposób tradycyjny (jak opisano w w 4.1.2). REJESTRACJA DANYCH - Rejestracja Dowodów 45

46 4.1.7 Data analityczna Oprócz dat wprowadzanych w nagłówku dokumentu w systemie można również przetwarzać datę analityczną. Data analityczna to informacja, dzięki której możemy na własne potrzeby zaliczyć dokument (lub pojedynczą jego pozycję) do innego okresu niż do wynika z ewidencji księgowej. Jeżeli zagadnienie nas nie interesuje, lub daty nie chcemy zmieniać to domyślnie datą analityczną jest zawsze data zapisu. Jak zmieniać datę analityczną? Jeszcze raz powtórzmy, że bez jakiejkolwiek naszej interwencji datą analityczną jest zawsze data zapisu. Jeżeli chcemy dokonać zmian to możemy to zrobić zarówno w dokumencie właśnie opracowywanym jak i już zapisanym, nawet w dzienniku. Data analityczna nie ma bowiem żadnych relacji z Ustawą o Rachunkowości zatem możemy ją samodzielnie zmieniać w dowolnym momencie bo jest ona przeznaczona tylko i wyłącznie do własnych wewnętrznych analiz. Możliwość zmiany daty analitycznej9 jest dostępna w menu podręcznym (F2) lub z klawiatury (Shift+A) : podczas księgowania dowodu (Edycja specjalna -> Zmiana daty analitycznej) podczas podglądu dowodu, niezależnie od miejsca jego wywołania (przegląd obrotów, stanów kont, przegląd dziennika, Po wybraniu tej czynności pojawi się następujące okienko dialogowe: Zatem widać z tego wyraźnie, że w zależności od życzenia, zmiana daty nie musi odnosić się do całego dokumentu. Możliwość zmiany daty analitycznej jest kolejnym uprawnieniem nadawanym użytkownikom. Domyślnie użytkownik nie ma prawa zmieniać daty analitycznej i czynność ta będzie w menu wygaszona. Jak korzystać z tej informacji? Najważniejsze miejsce to zestawienie obrotów i sald z wariancie wyliczane wg daty analitycznej. Data analityczna jest widoczna na ekranie prezentującym dowód jedynie w przypadku gdy była zmieniana. Podczas przeglądu obrotów na kontach data analityczna może być wyświetlana i drukowana na ogólnych zasadach, to znaczy możemy ją ustawić w zestawie prezentowanych kolumn (Ctrl+O). Można również ustawiać filtr na tą datę. 9 Inaczej mówiąc możliwość wprowadzenia jako daty analitycznej daty INNEJ niż DATA ZAPISU. 46 REJESTRACJA DANYCH - Rejestracja Dowodów

47 4.1.8 Rejestracja dokumentu VAT Faktura VAT może być elementem dłuższego dokumentu księgowego wprowadzanego do SFINKS a ale może też być księgowana jako pojedynczy dokument określonego rodzaju. Specyfika księgowania dokumentów VAT polega na tym, iż uzupełniamy jednocześnie dokument księgowy (zapisy na kontach) oraz rejestr VAT. Istnieje ścisłe połączenie pomiędzy określoną pozycją w rejestrze VAT oraz dokumentem zapisywanym na kontach. Po jego wprowadzeniu uzupełniane są zapisy w księgach oraz niezależnie w rejestrach VAT. Możliwe jest jednak w późniejszym okresie (z zachowaniem zasad rachunkowości) skreślenie pozycji bezpośrednio w rejestrze z zachowaniem dokumentu, podczas księgowania którego powstał ten zapis w rejestrze VAT. Operator o takiej sytuacji (próba skreślenia dokumentu z rejestru VAT) jest informowany stosownym komunikatem. W odwrotnej sytuacji, to znaczy gdy skreślamy dokument (w sytuacjach gdy jest to jeszcze możliwe) następuje automatyczne wycofanie wprowadzonych wraz z tym dokumentem pozycji z rejestrów VAT. Dostęp do księgowania dokumentów VAT mamy, gdy wyłączymy zwykłe, omówione już wcześniej księgowanie i przejdziemy do przeglądu rejestrowanego dokumentu. Na ekranie znajdziemy opisaną czynność Alt+INS dopisanie faktury. Po jej wybraniu program poprosi o decyzję jaki rodzaj dokumentu wprowadzamy: Przechodzimy do wprowadzania nagłówka dokumentu VAT Rejestr program wymaga od nas byśmy wprowadzili istniejący w słowniku symbol rejestru VAT (pamiętajmy o omówionych wcześniej przyciskach zachęty). Nr faktury/rach. wprowadzamy numer faktury VAT (to samo co wyróżnik w zwykłym księgowaniu). Faktura MP służy do wyróżnienia faktur MP (mały podatnik w rozumieniu ustawy VAT). Podczas przeglądów/ drukowania rejestrów będziemy mieli dodatkową możliwość selekcji danych. W menu Administracja -> globalne parametry mamy możliwość ustawienia: REJESTRACJA DANYCH - Rejestracja Dowodów 47

48 10 11 po wybraniu tej opcji każda faktura sprzedaży będzie domyślnie zaznaczona jako faktura MP. Treść opis słowny dekretu (tekst wprowadzony tutaj trafi na kartoteki kont). Transakcja wewnątrzunijna służy do oznaczenia wprowadzanego dokumentu jako wewnątrzunijnego. NIP - podzielony jest na dwie części: przedrostek oznaczający kraj, oraz numer NIP. W przypadku transakcji krajowych nie ma potrzeby wprowadzania PL przed numerem NIP. Pojawienie się kodu kraju różnego niż PL spowoduje automatyczne zaznaczenie faktury jako transakcji wewnątrzunijnej10 (z możliwością wyłączenia). W praktyce najwygodniej rozpoczynać wprowadzanie dokumentów nie od wyszukiwania kontrahenta przez podgląd a po prostu poprzez wprowadzenie jego NIPu. Jeżeli wprowadzonego NIP u jeszcze nie będzie to program zaproponuje nam dopisanie nowego kontrahenta. Jeżeli zdarzy się, że ten sam NIP ma kilku kontrahentów (duże, wielo-oddziałowe firmy) to program pokaże nam ich wszystkich i poprosi o wybór właściwego. Wreszcie może się okazać, że nasz kontrahent ma przypisanych więcej kont w planie kont. W tej sytuacji również zobaczymy wszystkie te konta i będziemy musieli zadecydować o wyborze. Konto Wn(Ma) konto księgowe, na którym zostanie zapisana wartość brutto faktury (konto kontrahenta). Jeżeli wybieramy kontrahenta z bazy kontrahentów (niekoniecznie poprzez podgląd, wystarczy wpisać numer NIP) to konto to pojawi się automatycznie, o ile kontrahent je posiada w planie kont. Są kontrahenci (szczególnie gotówkowi), dla których niekoniecznie będziemy chcieli zakładać konto w planie kont. Kwota brutto faktury musi być jednak zaksięgowana na rozrachunku. Wówczas należy założyć w planie kont w każdej syntetyce przewidzianej dla kontrahentów jedno konto na pozostałych. Następnie w słowniku rejestrów częściowych VAT musimy przypisać to konto jako konto grupowego rozliczania kontrahentów 11. Alternatywą jest konieczność ręcznego wpisywania konta. Dostawca/Nabywca przechodzimy do grupy danych związanych z dostawcą/nabywcą. Jeżeli jest on zapisany w bazie kontrahentów to dane program uzupełnił już samoczynnie przechodząc do pytań o daty. Co zrobić gdy dane na fakturze są inne niż te wpisane automatycznie z bazy (zmienił się na przykład adres kontrahenta)? W tej sytuacji musimy wrócić do danych kontrahenta (myszką, lub strzałką w górę) i je zmienić. Jeżeli zmienione dane kontrahenta chcemy na trwałe zapisać (zaktualizować) w bazie kontrahentów to należy wybrać czynność: Opis ten opis trafi do rejestru VAT jako dodatkowy opis tekstowy transakcji. Program sam kopiuje w to miejsce treść operacji ale mamy możliwość dokonania ewentualnych zmian, wówczas inaczej będzie podpisany dekret na kartotekach a inaczej faktura w rejestrze. Data wystawienia (wpływu przy zakupie) w to miejsce wprowadzamy datę wystawienia/wpływu faktury VAT. Data sprzedaży (zakupu) wpisujemy datę sprzedaży/zakupu. Termin płatności wprowadzamy termin zapłaty za fakturę. Warto zwrócić uwagę, że jeżeli nie jest to pierwsza faktura wprowadzana dla tego kontrahenta to program podpowiada termin płatności analizując jaka była poprzednio różnica pomiędzy datą sprzedaży/zakupu a terminem płatności. Data obowiązku podatkowego data zgodna z właściwymi przepisami związanymi z VAT. W rejestrach VAT systemu SFINKS jest wiele miejsc gdy można dane filtrować, sortować, O ile kraj w słowniku jest zaznaczony jako członek UE. Zagadnienia te są również omówione w rozdziałach o Planie Kont, Kontrahentach oraz Słownikach 48 REJESTRACJA DANYCH - Rejestracja Dowodów

49 drukować właśnie na podstawie daty obowiązku podatkowego. Domyślnie program podpowiada datę obowiązku podatkowego taką samą jak datę wystawienia/wpływu. W menu Administracja-> Parametry uruchomieniowe możemy ten stan zmienić wprowadzając parametr ile dni program ma dodać do daty wystawienia/wpływu: Cały czas pamiętajmy, że datę możemy wprowadzić samodzielnie zgodnie z aktualną potrzebą. Przystąpimy teraz do wprowadzania poszczególnych pozycji z faktury VAT Nieznacznie inaczej wygląda wprowadzanie pozycji przy zakupie i przy sprzedaży. wartość netto wprowadzamy wartość netto, która ma być zaksięgowana na koncie netto (w ilu pozycjach wprowadzimy fakturę zależy wyłącznie od ilości występujących na niej stawek VAT oraz od tego na ilu różnych kontach chcemy księgować tą fakturę) konto netto konto, na którym (po stronie Ma) zostanie zaksięgowana kwota netto wprowadzanej pozycji. Zwróćmy uwagę, że w słowniku rejestrów częściowych (słowniki -> rejestry częściowe VAT) możemy wprowadzić konto, które w tym miejscu będzie podpowiadane: Wprowadzenie tutaj najczęściej używanego konta znacznie ogranicza ilość koniecznej do wykonania manualnej pracy. Stawka podatku wybieramy stawkę przypisaną do tej pozycji w jeden z następujących sposobów: Przyciskamy w tym miejscu myszką, rozwinie nam się menu dostępnych opcji Wystarczy też (bez rozwijania menu) wpisać literę odpowiadającą naszemu wyborowi. REJESTRACJA DANYCH - Rejestracja Dowodów Poruszając się na klawiaturze strzałeczkami góra-dół zmieniamy wyświetlaną w okienku wartość, którą wystarczy zatwierdzić klawiszem ENTER. 49

50 Ten sposób dokonywania wyborów występuje w wielu miejscach w programie. Jest to tzw. Menu rozwijane (combo-box) z charakterystyczną strzałką. Należy podkreślić, że ewentualne zmiany w przepisach, które spowodują pojawienie się nowych stawek nie wymagają wymiany oprogramowania. Stawki VAT możemy wprowadzać samodzielnie do programu w menu Słowniki->stawki VAT. Podatek kwota podatku VAT od tej pozycji. Kwota powinna być wprowadzona ręcznie przez operatora. Zwróćmy jednak uwagę, że w menu Administracja->Parametry Uruchomieniowe mamy przełącznik, dzięki któremu kwota podatku będzie podpowiadana a operator wystarczy, że naciśnie ENTER. Podatek jest kontrolowany. Jeżeli wystąpi niezgodność między obliczeniami komputera a wprowadzonymi danymi otrzymamy komunikat o tym, że podatek wyliczony jest inny od wprowadzonego. Kontrola zatem nie jest stanowcza i daje możliwość zapisu pomimo niezgodności. Konto podatek konto, na którym ma zostać zaksięgowany (po stronie Ma) podatek VAT z tej pozycji. W menu słownika Rejestrów Częściowych VAT mamy możliwości ustawienia automatycznego podpowiadania kont VAT. Ilość, dewiza, kwota DEW te same informacje, wzbogacające dekret jak podczas podstawowego księgowania. Zobaczmy jak wygląda wprowadzanie pozycji przy fakturach zakupu. Wszystko zatem tak samo jak przy fakturach sprzedaży (jedynie konta dotyczą strony Wn). Na początku każdej pozycji mamy jedynie dodatkowe menu wyboru związane z rodzajem zakupu. Wybór, którego tutaj musimy dokonać wynika z ustawowej konieczności właśnie takiego klasyfikowania wydatków VAT. Po wprowadzeniu ostatniej pozycji system prosi nas o podanie kwoty brutto faktury: Proszę koniecznie zwrócić uwagę, że zaprezentowany sposób działania może być nieco przez nas zmieniony. W menu Administracja -> Parametry uruchomieniowe znaleźć możemy stosowne przełączniki mające wpływ na sposób wprowadzania faktur VAT. 50 REJESTRACJA DANYCH - Rejestracja Dowodów

51 Po dopisaniu wszystkich pozycji faktury VAT program powraca do przeglądu księgowanego dokumentu Księgowanie faktur wewnętrznych Zgodnie z obowiązującymi przepisami, przy nabyciu wewnątrzunijnym musimy samodzielnie naliczyć VAT od faktury zakupowej by następnie zdjąć go wystawiając fakturę wewnętrzną. Faktura ta jest odnotowywana w rejestrze VAT a na konta trafia jedynie VAT. Niezbędne księgowania Konto kontrahenta Kwota netto Rozliczenie zakupu (koszty) Kwota netto Konta rozliczenia VATu Vat doliczony do Vat z faktury faktury zakupu wewnętrznej Zrealizowanie takich zapisów jest możliwe przy podstawowych, opisanych już możliwościach rejestracji dowodów VAT, ale wymaga po pierwsze podwójnego wprowadzania niemal identycznego dokumentu (faktury zakupu oraz faktury wewnętrznej) oraz uciążliwego korygowania i poprawiania dekretów, które tworzy program podczas księgowania dokumentów VAT. To księgowanie można znacznie przyspieszyć. Wymaga to jednak najpierw by w słowniku Rejestry częściowe VAT wskazać, których rejestrów ma dotyczyć takie księgowanie: Po takim ustawieniu (może ono dotyczyć wielu rejestrów), jeżeli będziemy wprowadzać fakturę do rejestru FVUN to po znanych nam już operacjach i podaniu kwoty brutto pojawi się nowe, dodatkowe pytanie: Wszystkie te informacje podpowiada SFINKS na podstawie danych wprowadzanej faktury oraz ustawień w słowniku Rejestry częściowe VAT. Wystarczy jedynie zatwierdzić i do rejestru VAT trafiła już faktura wewnętrzna, a dekrety (z literką v ), które zostaną wpisane do opracowywanego dowodu będą odpowiadały zaprezentowanemu schematowi księgowań. REJESTRACJA DANYCH - Rejestracja Dowodów 51

52 4.2 Rejestracja Wyprzedzająca Ta funkcja programu SFINKS jest przeznaczona do wprowadzania miesiąca kolejnego wyprzedzającego. Czyli jeżeli aktualnym miesiącem księgowym jest sierpień, to w tym miejscu możemy wprowadzać dokumenty z września. Po zamknięciu miesiąca sierpnia wrzesień stanie się miesiącem bieżącym i w tym miejscu będziemy księgować październik. Obsługa tej funkcji programu jest identyczna jak Rejestracja Dowodów omówiona w poprzednim rozdziale. Nie wprowadza się tutaj dokumentów z miesiąca kolejnego jeżeli miesiącem bieżącym jest ostatni miesiąc roku obrachunkowego (najczęściej grudzień), w tym przypadku należy już utworzyć nowy rok (Serwis Serwis -> utworzenie nowego roku) roku i tam wprowadzać dokumenty ze stycznia. 4.3 Poczekalnia Każdy dokument, który został wprowadzony do systemu, niezależnie w jakim znajduje się stanie, trafia do poczekalni. W górnej części ekranu widzimy przełączniki, którymi możemy wyświetlić określoną grupę dokumentów: 52 niezbilansowane to są dokumenty, których księgowania jeszcze nie zakończyliśmy. Podczas rejestracji danych niezgodne były strony Wa i Ma a my zapisaliśmy dowód, lub też wymusiliśmy koniec wybierając czynność zapisz do niezbilansowanych (Alt+S). Dowody takie równie dobrze można nazwać niedokończonymi. W żaden sposób nie są one uwzględniane w jakichkolwiek zestawieniach a po prostu czekają w tym miejscu na dokończenie. lipiec/sierpień na przykładzie są właśnie takie miesiące, ale w praktyce widzimy tutaj po prostu dowody z miesiąca bieżącego (np. lipiec) oraz oddzielnie z rejestracji wyprzedzającej (np. sierpień). Są to ciągle dokumenty nie zapisane do dziennika, czyli możliwe do poprawy, ale informacje z nich uwzględniane są na wszystkich zestawieniach i przeglądach, które nie ograniczają się do ksiąg. Do edycji tych dokumentów, jeśli jest taka potrzeba, można wrócić naciskając po prostu klawisz ENTER. Po naciśnięciu klawisza del - kasowanie dokumenty nie są tak naprawdę definitywnie kasowane ale przenoszone do niezbilansowanych (tam del.oznacza już faktyczne skasowanie). bilans otwarcia w tym miejscu znajdują się wyłącznie dokumenty z BO i to zarówno nie zbilansowane jak już zbilansowane i oczekujące na zapis do dziennika. Nie znajdziemy dokumentów BO w omówionych wyżej zakładkach. Tego przełącznika nie zobaczymy, jeżeli nie wprowadziliśmy dokumentu BO w menu Rejestracja danych -> Wprowadzanie BO, lub gdy BO jest już w dzienniku. REJESTRACJA DANYCH - Poczekalnia

53 dowody własne/wszystkie dowody to dodatkowa możliwość zawężania listy pokazywanych dokumentów Zapisywanie dokumentów do dziennika Zapisanie dowodów do dziennika dostępne jest jedynie na przeglądzie dowodów bieżącego miesiąca oraz na przeglądzie dokumentów BO Zapisanie grupy dowodów Na przeglądzie dowodów bieżącego miesiąca mamy możliwość zapisania ich do dziennika. Shift+D rejestracja wszystkich dowodów dokonuje zapisania wszystkich zbilansowanych dokumentów do dziennika. Po wybraniu tej czynności SFINKS jeszcze raz poprosi o potwierdzenie decyzji. Potwierdzenie dyspozycji spowoduje zapis wszystkich (za wyjątkiem BO patrz opis menu podręcznego) dowodów do dziennika. Takich dowodów, zgodnie z Ustawą o Rachunkowości, już nie można skasować ani poprawić w sposób nie-księgowy. Przed zapisem do dziennika program sprawdza jeszcze czy czy zachowana jest ciągłość numeracji dowodów w ramach poszczególnych rodzajów (PK, LP itp.). Jeżeli program zauważy dziury w numeracji to pojawi się stosowne ostrzeżenie z możliwością przerwania procesu zapisywania do dziennika. Warto pamiętać, że w rozwiązywaniu takich sytuacji pomocne jest przenumerowywanie dowodów (funkcja w menu podręcznym przy przeglądaniu dowodów do zapisu). Jeżeli używamy dzienników częściowych to trzeba zwrócić też uwagę na ważne ustawienie w menu Administracja -> Globalne parametry. W zależności od ustawienia SHIFT+D zapisze wszystkie zbilansowane dowody z bieżącego miesiąca znajdujące się w poczekalni (oprócz BO), lub jedynie te zaliczone do tego samego dziennika co dokument na którym stoimy Zapis pojedynczego dowodu O tym, czy można zapisać jedynie pojedyncze dokumenty z poczekalni do dziennika decydujemy w menu Administracja -> Globalne parametry. Znajduje się tam przełącznik, który decyduje o tym czy ta operacja będzie możliwa Jeżeli umożliwiamy takie działanie do zapis do dziennika pojedynczego dokumentu odbywa się poprzez wybranie z menu podręcznego czynności zapisane do dziennika. REJESTRACJA DANYCH - Poczekalnia 53

54 4.3.2 Menu podręczne poczekalni W menu podręcznym mamy dostępne funkcje12: Funkcje dostępne w menu podręcznym: kopiowanie (Shift + K) kopiowanie dokumentu. Powoduje rozpoczęcie dopisywania nowego dokumentu, do którego zostaną wkopiowane wszystkie dekrety z dokumentu, na którym tą czynność wybrano. automatyczne storno działa jak kopiowanie z tą różnicą, że wszystkie pozycje z dokumentu zostaną przepisane jako storno czerwone (ujemne kwoty) (opcja niewidoczna w zakładce - niezbilansowane). zatwierdzone transakcje związane z dowodem (opcja niewidoczna w zakładce niezbilansowane) jeżeli zbilansowany już dokument chcemy przenieść (delete) do niezbilansowanych SFINKS sprawdza dodatkowo czy jakiś zapis z tego dowodu nie dotyczy transakcji uznanej już w rozrachunkach za rozliczoną. Jeśli tak jest, to przeniesienie do niezbilansowanych nie będzie możliwe o czym zostaniemy poinformowani komunikatem: Ta czynność w menu podręcznym pozwoli nam na podgląd tych transakcji. W menu podręcznym tego podglądu odnajdziemy Pierwsza z nich anuluje rozliczenie jednej transakcji, a druga wszystkich z aktualnego dokumentu. Po wykonaniu tej czynności możliwe będzie już przeniesienie dokumentu do dokumentów niezbilansowanych. Prześledźmy ten proces jeszcze raz. Zaksięgowano fakturę sprzedaży: dokument numer Wn Ma kwota wyróżnik (nr faktury) FS ,00 451/2004 (1) Po pewnym czasie została zaksięgowana płatność: dokument numer Wn Ma kwota RB ,00 wyróżnik (nr faktury) 451/2004 (2) Przeprowadzono analizę rozrachunków i SFINKS te dwie pozycje przeniósł już do transakcji rozliczonych. Dokument FS ciągle jeszcze nie został zapisany w dzienniku. Pojawiła się potrzeba korekty tego dokumentu. Odnaleźliśmy go wśród dokumentów oczekujących na zapis do dziennika ale SFINKS nie pozwala nam go przenieść do niezbilansowanych. W tym momencie z menu podręcznego wybieramy właśnie funkcję zatwierdzone transakcje związane z dowodem. Pojawi nam się faktura 451/2004. Z menu podręcznego wybierzemy Anulowanie rozliczenia i przeniesienie dokumentu do niezbilansowanych będzie już możliwe. Podsumujmy: o transakcja została przeniesiona z powrotem do niezbilansowanych - to efekt wybrania takiej czynności w menu podręcznym przy podglądzie transakcji związanych z dowodem 12 Omawiając menu podręczne w różnych miejscach systemu pomijane są funkcje globalne. 54 REJESTRACJA DANYCH - Poczekalnia

55 o skreślony został z rozrachunków zapis (1) to efekt przeniesienia dokumentu z oczekujących na zapis w dzienniku do dokumentów niezbilansowanych. drukowanie dowodu drukuje wszystkie dekrety z aktualnego dokumentu wraz z jego nagłówkiem i podsumowaniami. drukowanie raportu kasowego z pomocą tej opcji można z bieżącego dokumentu zrobić klasyczny wydruk raportu kasowego. Przed wydrukiem program poprosi o podanie informacji, których nie ma w samym dowodzie księgowym. Jest to możliwość dodatkowa, bowiem raporty kasowe w SFINKSie tworzymy i drukujemy w specjalnie do tego przygotowanej opcji. (opcja niewidoczna dla niezbilansowanych i BO) opcje dodatkowe to znów możliwość ustawienia parametrów księgowania omówiona przy rejestracji danych. zapisanie do dziennika - (opcja widoczna wyłącznie na zakładce pokazującej miesiąc bieżący) pozwala na zapisanie do dziennika pojedynczego dokumentu. rejestracja BO (opcja widoczna wyłącznie na zakładce Bilans Otwarcia) zapis BO do dziennika został wyodrębniony w tym miejscu by uniknąć przypadkowego zapisu razem z bieżącymi dokumentami. przenumerowanie dowodów pozwala na przenumerowanie wszystkich dowodów określonego rodzaju. Czynność bardzo przydatna szczególnie na przełomie miesięcy, gdy pojawiła nam się nieciągłość w numerach dowodów. Przed wykonaniem naszej dyspozycji SFINKS sprawdzi czy zaproponowane przenumerowanie jest możliwe. 4.4 Edytor dokumentów Ten punkt menu służy do zwykłego wypisania i wydrukowania klasycznej noty czy PK Polecenia księgowania Ekran dopisywania PK: Data wystawienia Ta data zostanie wydrukowana na dokumencie jako data wystawienia. 2. Zaksięgować dnia Data może pozostać nie wypełniona, program podpowiada w tym miejscu datę wystawienia. Chodzi tylko o możliwość wydrukowania takiej informacji. 3. Numer PK REJESTRACJA DANYCH - Edytor dokumentów 55

56 To dowolny ciąg znaków (litery, liczby, znaki specjalne) unikalny w ciągu roku! 4. Opis Krótki tekst, który przy przeglądaniu PK w tej nowej opcji ma nam ułatwić identyfikację dokumentu. Tekst ten jest również podpowiadany przy dopisywaniu kolejnych pozycji na naszym dokumencie. Księgowanie PK Możemy to robić 'ręcznie' w opcji Rejestracja danych - dokument z podpisami odpowiednich osób trafia do księgowości i jest po prostu księgowany. W menu podręcznym na liście PK w tej opcji umieszczono jednak możliwość zaksięgowania. Wydruk PK Jest dostępny w menu podręcznym (oraz na skrót klawiszowy Ctrl+D) zarówno na liście PK jak i przy edycji/podglądzie dokumentu. Przykład wydruku: W menu podręcznym jest możliwość zmiany treści nagłówka (dane wystawcy), jak i stopki PK. Na liście dokumentów możemy uzyskać również wydruk z danymi dowodu księgowego, którym to PK zaksięgowano (wydruk z danymi księgowymi Shift+1). Różnica polega na tym, że bezpośrednio pod treścią PK wydrukowane zostaną wszystkie informacje o zaksięgowanym dowodzie. Zarówno na liście not jak i PK znajdziemy w menu podręcznym bardzo cenna czynność: Klonowanie dokumentu Shift+K. Dzięki temu bardzo łatwo możemy tworzyć nowe dokumenty na podstawie już wprowadzonych. Przy dokumentach PK można również wykorzystywać schowki księgowe te same jak przy księgowaniu dokumentów. 56 REJESTRACJA DANYCH - Edytor dokumentów

57 4.4.2 Noty księgowe. Ekran dopisywania noty księgowej: W miejscu przeznaczonym na wpisanie odbiorcy noty możemy wybrać pozycję z prowadzonej w SFINKSie bazy kontrahentów, ale możemy po prostu wpisać wszystkie dane ręcznie i zostaną one zapamiętane tylko przy tej nocie. Wydruk noty W menu podręcznym, oprócz możliwości edycji nagłówka i stopki, możemy dodatkowo wpłynąć na ustawienie na wydruku danych odbiorcy noty. Pozwala to na przykład na dopasowanie wydruku do kopert z okienkiem itp. Pozostałe możliwości są analogiczne do PK. REJESTRACJA DANYCH - Edytor dokumentów 57

58 4.5 Wprowadzanie BO Na wstępie ważna uwaga. W praktyce ta opcja jest nam w zasadzie potrzebna jedynie przy wdrażaniu systemu i ewentualnych, ręcznie wprowadzanych korektach BO. Bilanse w kolejnych latach użytkowania systemu SFINKS obliczy program i zaksięguje automatycznie (Serwis -> obliczenie Bilansu Otwarcia). Obsługa programu w tym miejscu jest identyczna jak w opcji Rejestracja Danych. Podstawowe różnice są następujące: program nie pyta o rodzaj dowodu nadając automatycznie BO, program nie kontroluje miesiąca w dacie dowodu, BO możemy bowiem wprowadzać (a czasem musimy) w dowolnym momencie roku obrachunkowego, gdy kończymy pracę z dowodem i chcemy go już zapisać to system zada nam dodatkowe pytanie: Nie zawsze bowiem zapisy korygujące, czy wprowadzające BO będziemy chcieli odnieść do rozrachunków nawet jeżeli są to zapisy na kontach z zespołu 2. To pytanie daje nam możliwość podjęcia właściwej do sytuacji decyzji (najczęściej odpowiadamy twierdząco tylko przy wprowadzaniu BO i jego korekt w pierwszym roku pracy). 4.6 Kontrola dowodów Podczas rejestracji dowodów księgowych SFINKS sprawdza zgodność stron dokumentu oraz daje możliwość wprowadzenia dodatkowej kontroli salda wybranego konta. W tym miejscu programu możemy zdefiniować dowolne inne kontrole, które sprawdzą nam powiązania w dokumencie. Wykorzystanie tej opcji zależy od indywidualnych potrzeb użytkownika. Możemy na przykład sprawdzać zgodność konta, na którym są księgowane zaliczki z obrotami kasy w ramach dokumentu. Najbardziej klasycznym przykładem wykorzystania tej opcji jest jednak kontrola kręgu kosztów (zgodność obrotów Wn 4 z obrotami Wn 5 oraz 490 po Ma): Dopiszmy zatem kontrolę i prześledźmy na takim właśnie przykładzie: W górnej części mamy następujące możliwości: opis to dowolny tekst, należy zadbać by był jednoznaczny. 58 REJESTRACJA DANYCH - Kontrola dowodów

59 kontrola stanowcza zaznaczenie tej opcji spowoduje, że program będzie egzekwował zależność wynikającą z tej kontroli przy każdym dokumencie nie pozwalając na zapis dowodu, w którym ta kontrola daje wynik negatywny. Wyłączenie będzie skutkowało tym, że na koniec dokumentu, gdy kontrola da wynik negatywny to zostaniemy o tym poinformowani ale z możliwością zapisu pomimo tej niezgodności. aktywna kontrola aktywna oznacza, że jest ona uruchomiona w czasie księgowania dokumentu. Jeżeli nie jest aktywna to zastosowanie kontroli jest możliwe jedynie w tym punkcie programu. zmień domyślnie kontrola dotyczy wszystkich dokumentów. Wybierając ten przycisk możemy wybrać dowody (jeden lub wiele), których kontrola ma dotyczyć. info to krótka informacja przypominająca jak wprowadzać kontrolę Po wprowadzeniu informacji do nagłówka możemy przystąpić do wprowadzania formuły związanej z naszą kontrolą: Nie musimy niczego pamiętać! Wszelkie dostępne funkcje i wyrażenia są zawsze dostępne. Po wybraniu na przykład Ctrl+1 (księgowe) zobaczymy cały zestaw możliwych do zastosowania funkcji: Funkcja Sposób użycia z przykładem Przy kolejnych wyborach pokażą się inne funkcje. Wystarczy czytając opis odnaleźć odpowiadającą nam funkcję i po dwukrotnym szybkim kliknięciu myszką (lub klawisz Enter) funkcja ta zostanie REJESTRACJA DANYCH - Kontrola dowodów 59

60 wpisana w obszar przeznaczony na napisanie formuły a nam pozostanie tylko wpisać w cudzysłów odpowiednie konto(konta). Czynność Ctrl+? jest swoistym pomocnikiem. Gdy jesteśmy w obszarze przeznaczonym na edycję i naciśniemy Ctrl+? to SFINKS będzie się starał podpowiedzieć nam jakie są opcje związane z funkcją, przy której znajduje się kursor. Wróćmy do przykładu. Do wprowadzenia kontroli kręgu kosztów wystarczy zapis: WN_MASKA( 4? )=WN_MASKA( 5? ) and WN_MASKA( 4? )=MA( 490 ) Możliwości jest znacznie więcej i należy uważnie czytać opisy funkcji pojawiające się na ekranie. Wykaz dostępnych funkcji jest też w rozdziale poświęconym sprawozdaniom. Po wprowadzeniu przykładowej kontroli wróćmy do możliwości jakie mamy podczas przeglądania dostępnych kontroli. Najważniejsza z nich to: Shift+R uruchomienie kontroli powoduje uruchomienie aktualnej kontroli z możliwością bliższego sprecyzowania czego ma dotyczyć (przypomnijmy, że kontrole oznaczone jako aktywne odbywają się na bieżąco podczas wprowadzania dowodu): Pozwala wybrać miesiąc, który chcemy sprawdzić Wybrać możemy tylko własne dowody a także tylko poza dziennikiem (czyli możliwe jeszcze do poprawy) Pozwala ograniczyć kontrolę do dokumentów z określonego dziennika lub(i) rodzaju dowodu Efektem uruchomienia kontroli jest wykaz dowodów z wybranego zakresu, dla których kontrola dała wynik negatywny. Warto zwrócić uwagę, że w tym wykazie jest jeszcze dodatkowa możliwość CTRL+T kontrola całości. Zdarza się, że tak naprawdę chcemy by kontrola się zgadzała w danym okresie a niekoniecznie w każdym pojedynczym dokumencie (na przykład krąg kosztów jeżeli przeksięgowujemy miesięcznie). Wówczas po uruchomieniu kontroli dla wybranego okresu z pewnością dostaniemy spory wykaz niezgodnych dokumentów ale ta właśnie funkcja (Ctrl+T) pozwoli nam na sprawdzenie wszystkich tych dokumentów łącznie. Shift+R dotyczy uruchomienia wszystkich zdefiniowanych kontroli. W menu podręcznym możemy również wybrać uruchomienie każdej z osobna. 60 REJESTRACJA DANYCH - Kontrola dowodów

61 4.7 Księgowanie okresowe Księgowanie okresowe jest miejscem przewidzianym do wykonywania różnego rodzaju rozliczeń i przeniesień kosztów itp. Jaka jest częstotliwość wykonywania (program będzie sprawdzał czy rozliczenie przeprowadzono na koniec tego okresu) Numer kolejny (w takiej kolejności przeprowadzane jest rozliczenie) rozliczane konto i opis słowny księgowania oznaczenie, że ta faza była już przeliczona oznaczenie, że po tej fazie zostanie utworzony dokument księgowy Zasady dalszej pracy w tej opcji są identyczne bez względu na to czy wybieramy księgowania miesięczne, kwartalne, roczne czy sporadyczne. Zasadnicza różnica będzie polegała na tym, że przy sporadycznych wcale, a pozostałych na koniec odpowiednio roku, kwartału czy miesiąca SFINKS będzie pilnował czy księgowania zostały już wykonane. W budżecie księgowanie okresowe najczęściej sprowadza się do rocznego zamknięcia konta 860. W rozdziale pokazany jest przykład ustawienia księgowania rocznego w budżecie. REJESTRACJA DANYCH - Księgowanie okresowe 61

62 4.7.1 Definiowanie pojedynczej fazy rozliczenia 62 Częstość księgowań określamy czy księgowanie ma być miesięczne, kwartalne, roczne czy też sporadyczne. Numer fazy każda faza musi posiadać swój unikalny numer. Rozliczanie będzie następowało w kolejności tych numerów. Jeżeli się pomylimy, to na podstawowym ekranie gdzie przeglądamy zdefiniowane fazy, w menu podręcznym jest cały szereg funkcji pomagających w przenumerowaniu, wstawianiu itp. Rozliczane konto podajemy, które konto jest tematem tej fazy, czyli z którego konta chcemy przeksięgowywać. Jako konto rozliczane może być podane również konto zbiorcze. Wówczas księgowania będą dotyczyły wszystkich podległych kont analitycznych zawsze w wyliczonych proporcjach zależnych od typu rozliczenia. Opis tekst pozwalający nam samym lepiej zorientować się w przyszłości, co w której fazie zdefiniowaliśmy. Rozliczana wartość wybieramy jaką wartość chcemy przeksięgowywać. Ta wartość będzie później podpowiadana jako kwota do rozliczenia, a dekret na rozliczanym koncie będzie tworzony na przeciwstawnej stronie. Do wyboru mamy: REJESTRACJA DANYCH - Księgowanie okresowe

63 Saldo Wn system będzie chciał wyksięgować po stronie Ma aktualne saldo pod warunkiem, że będzie ono po stronie Wn. Jeżeli konto będzie miało saldo Ma, to konto nie będzie rozliczane. Saldo Ma analogicznie Obroty miesiąca Wn - kwotą proponowaną do rozliczenia będą obroty miesiąca Wn bez względu na to czy i jakie zapisy były w tym samym okresie po stronie Ma. Jeżeli w ciągu miesiąca nie było żadnych zapisów po stronie Wn to rozliczenie nie nastąpi. Obroty miesiąca Ma analogicznie Obroty narastające Wn - kwotą proponowaną do rozliczenia będą obroty narastające od początku roku po stronie Wn bez względu na to czy i jakie zapisy były w tym samym okresie po stronie Ma. Jeżeli nie było żadnych zapisów po stronie Wn to rozliczenie nie nastąpi. Obroty narastające Ma analogicznie Saldo Wn (za znakiem) proponowana do rozliczenia kwota to wynik działania: (BOWn+Obroty narastające Wn) minus (BOMa+Obroty narastające Ma) oznacza to, że jeżeli wynik tego działania będzie ujemny (konto ma saldo Ma) to do rozliczenia będzie proponowana kwota ujemna. Saldo Ma (za znakiem) analogicznie Jaką część rozliczać określamy w procentach jaką część rozliczanej wartości przeksięgowywać. Typ rozliczenia decydujemy tutaj JAK ma być przeksięgowywana rozliczana kwota. Mamy następujące możliwości: Szerzej zostaną omówione w następnym rozdziale. Wskaźniki procentowe z dokładnością określamy precyzję obliczania wskaźników procentowych. Możemy określić precyzję od 2 do 10 miejsc po przecinku. Przy dużej rozliczanej kwocie i wielu miejscach odniesienia rozliczanych kosztów precyzja obliczeń może mieć istotny wpływ dla późniejszej oceny zdarzeń. Po tej fazie przejdź do następnej/utwórz dokument księgowy czasem stan konta (kont) powinien być zmieniony na skutek rozliczania kosztów a dopiero wówczas może nastąpić kolejne rozliczenie. W takiej sytuacji należy wybrać utwórz dokument księgowy bowiem tylko w ten sposób możemy zmienić stan kont. Po takim zaznaczeniu podczas rozliczania kosztów SFINKS zakończy rozliczanie na tej fazie i po zaksięgowaniu dokumentu kolejne uruchomienie rozliczania rozpocznie proces od fazy kolejnej. Treść operacji wprowadzamy treść operacji, która zostanie automatycznie wpisana przy dowodzie księgowym. Podstawa i miejsce księgowania (Ctrl+P) przechodzimy do szczegółowego opisania podstawy i miejsca przeksięgowania. Szerszy opis w następnym rozdziale. Faza księgowania była już uruchamiana - SFINKS sam ustawia znacznik, że faza była już uruchamiana. W tym miejscu możemy ten znacznik ustawić ręcznie. REJESTRACJA DANYCH - Księgowanie okresowe 63

64 4.7.2 Podstawa i miejsce księgowania Mamy sześć możliwości zależnych od wybranego typu rozliczenia. 1 wprost na konta W tej metodzie podajemy jedno konto analityczne, na które ma być przeniesiona rozliczana kwota. Może mieć zastosowanie na przykład przy rocznym przeniesieniu kosztów. Jako konto rozliczane wystarczy podać konto zbiorcze a jako miejsce księgowania konto wyniku finansowego. W efekcie SFINKS przeniesie wszystkie analityki na jedno konto. 2 procent podany ręcznie Możemy podać dowolną ilość kont, na które będziemy wykonywać przeksięgowania. Konkretne kwoty na poszczególne konta SFINKS obliczy na podstawie wprowadzonych wskaźników procentowych. Wskaźniki te można będzie zmienić bezpośrednio przed rozliczeniem fazy, system sprawdzi również czy dają one łącznie 100%. 3 procent na podstawie podanych wartości Podstawą obliczenia przez program wskaźników procentowych będą wprowadzone wartości liczbowe. Ich suma będzie potraktowana za 100% i w ten sposób wyliczone zostaną konkretne obciążenia przypadające na poszczególne konta. Konta wpisane jako miejsce księgowania muszą być analityczne. 4 procent na podstawie zapisów na kontach W tym miejscu konto będące podstawą do obliczenia nie musi być analityczne. Podstawą do obliczenia przez program wskaźników procentowych będą wybrane wartości z kont. Warto zwrócić uwagę, że nie musimy wpisywać wszystkich kont i odpowiadających im miejsc księgowania. W przykładzie z rysunku mamy zapis: 70715** **19 (różna ilość znaków * po obu stronach będzie potraktowana jako błąd) zapis ten oznacza, że system odnajdzie każde istniejące konto 70715** i wyszuka dla niego analogiczne (o tym samym oznaczeniu w pozycjach oznaczonych gwiazdką) na 53515**19. Z każdego konta 70715** wyliczona zostanie też odpowiednia wartość (zgodnie z ustawieniem; w przykładzie obroty narastające po Ma). Te wartości zliczone wszystkie razem (70715**, 64 REJESTRACJA DANYCH - Księgowanie okresowe

65 701****0000 i ) dadzą 100% i w ten sposób zostaną wyliczone procentowe wskaźniki przypadające na poszczególne miejsca księgowania. Przypomnieć należy, że w ustawieniu parametrów rejestracji (Administracja -> parametry uruchomieniowe, ale również menu podręczne podczas księgowania dowodów) decydujemy jak ma się zachować SFINKS gdy nie ma konta, które ma być miejscem księgowania. Decyduje o tym parametr Księgowanie okresowe tylko gdy miejsce księgowania istnieje w planie kont i jest kontem analitycznym. Różnice w działaniu programu prześledzimy dokładniej w następnym rozdziale. Są sytuacje gdy mamy wiele analityk a w rozliczeniu kilka z nich ma być wyłączonych. Wówczas nie możemy korzystać ze skróconego zapisu z użyciem *, tylko trzeba wprowadzać każde konto oddzielnie. Przy definiowaniu podstawy do rozliczenia pod klawiszem F2 (lub prawy klawisz myszy) dostępna jest funkcja rozwinięcie. W efekcie program na podstawie wprowadzonego wzorca z gwiazdkami, stworzy tyle zapisów, ile znajdzie kont odpowiadających temu wzorcowi. Każde z tych kont możemy poddać indywidualnej edycji (na przykład skreślić). Należy jednak zwrócić uwagę, że rezygnacja z zapisu z gwiazdkami (użycie tej funkcji skreśla ten zapis) powoduje konieczność ręcznej aktualizacji kont. 5 procent na podstawie ilości z kont Wszystko jak w poprzednim wariancie z tą różnicą, że do obliczeń zamiast kwot brane są ilości. 6 na podstawie wzoru W tym miejscu możemy zdefiniować wzór, po obliczeniu którego ustalona będzie wartość do obliczenia wskaźnika. Edycja formuły wzoru jest identyczna jak przy formułach omówionych w opcjach systemu Kontrola dowodów i Sprawozdawczość. REJESTRACJA DANYCH - Księgowanie okresowe 65

66 W tym miejscu możemy obsłużyć wszelkie sytuacje, których nie mogliśmy zdefiniować poprzednimi metodami. Na przykład w firmie o mieszanej działalności handlowo usługowej chcemy rozliczyć koszty ogólne proporcjonalnie do sprzedaży. W sprzedaży usług (na przykład szkoleniowych) sprawa jest dość prosta, możemy przyjąć konkretne konto, ale przy sprzedaży towarów liczyć będziemy marżę handlową a to już jest różnica sprzedaży i kosztu własnego. Takie rozliczenie możemy zrealizować wyłącznie przy pomocy wzorów Przeprowadzenie okresowych księgowań Mając zdefiniowane fazy rozliczenia kosztów wystarczy w tym miejscu programu wydać raz w miesiącu dyspozycję księgowania opisanym na ekranie poleceniem W tym momencie rozpoczynając od bieżącej fazy SFINKS przystępuje do przygotowania dokumentu aż dojdzie do ostatniej fazy lub do fazy, dla której ustawiono znacznik, że po jej zakończeniu ma powstać dokument księgowy (te fazy mają specjalny znacznik w ostatniej kolumnie). W tym procesie pomijane są fazy, które ewentualnie wcześniej były już rozliczone (te fazy są specjalnie oznaczone w przedostatniej kolumnie). Przed każdą fazą możemy jeszcze zmienić wcześniejsze ustawienia dotyczące tego jaką część wyliczonej wartości rozliczamy. Opis fazy Jaką wartość wyliczono i ile wynosi Możliwość zmiany wcześniejszych ustawień Podpowiadana jest wyliczona wartość zgodnie z ustawieniami przy wprowadzaniu tej fazy (czyli 100% salda Wn). Możemy zmienić wartość, możemy również zmienić procent. Jeżeli przyjętych ustawień nie chcemy zmieniać do końca rozliczenia to wystarczy zaznaczyć Zastosuj do wszystkich faz i nie będziemy już o nic pytani do końca rozliczenia. Na koniec SFINKS przygotowuje dokument księgowy, w którym wystarczy uzupełnić nagłówek (symbol dziennika, data itp.). Dokument ten może (ale nie musi!) być poddany ręcznej obróbce. W tym miejscu przyjrzyjmy się różnicy jaką powoduje ustawienie parametru rejestracji Mamy zdefiniowaną fazę: Rozliczam konto 550 na podstawie kont 530* na konta 508* W planie kont mam 5301, 5302, 5303 ale na 508 mam jedynie 5081 i Przygotowany dokument wygląda następująco: 66 REJESTRACJA DANYCH - Księgowanie okresowe

67 Jeżeli teraz zmienimy ustawienia tego parametru: to dokument wyglądać będzie następująco: system przeprowadził obliczenia tak jakby konto 5082 istniało w planie kont i nawet przygotował dekret. Oczywiście z takim błędnym dekretem dokumentu nie zapiszemy13. Jeżeli przygotowany został dokument księgowy, to nawet jeżeli go nie zapisaliśmy, fazy na których podstawie powstał zostaną zaznaczone jako rozliczone. Ten wskaźnik możemy zmienić samodzielnie w menu podręcznym (jeżeli chcemy fazę/fazy rozliczyć powtórnie) a SFINKS zmieni go automatycznie podczas przeprowadzania operacji Zamknięcie miesiąca Menu podręczne w księgowaniu okresowym Najważniejsze czynności możliwe do wykonania z menu podręcznego: uruchom wszystkie fazy począwszy od wybranej (Shift+R) czynność opisana w poprzednim rozdziale pokaż sposób księgowania narzędzie przydatne do sprawdzenia sposobu zdefiniowania fazy, szczególnie w bardziej złożonych przypadkach (podstawa i miejsce księgowania z użyciem * lub wzorów). przelicz numerację faz wszystkie fazy zostaną przenumerowane od 1 do... zwiększ numerację począwszy od pozycji pozwala zrobić miejsce na wstawienie nowej fazy pomiędzy dwie już istniejące o kolejnych numerach. zmniejsz numerację począwszy od pozycji wszystkie fazy od bieżącej do końca otrzymają numer o jeden mniejszy. zaznacz wybrane fazy jako nieprzeliczone wyłącza wskaźnik rozliczenia dla zaznaczonych faz. zaznacz wybrane fazy jako przeliczone zaznaczone fazy uznaje za rozliczone. 13 Postępowanie z błędnymi pozycjami podczas rejestracji dowodów jest omówione w rozdziale poświęconym menu podręcznemu podczas rejestracji dokumentów. REJESTRACJA DANYCH - Księgowanie okresowe 67

68 drukowanie definicji księgowania pozwala na wydrukowanie pełnej definicji sposobu rozliczania faz. Wydruk ten powinien stać się częścią Zakładowego Planu Kont. ustawienia dekretowania omówione przy menu podręcznym podczas księgowania Roczne zamknięcie kont w budżecie Zamknięcie 860 Istota sprawy, to przeniesienie kont 4 (ew. 7 ) na konto 860. Dopisujemy w zakładce ROCZNE pierwszą "fazę" przeksięgowania. Nie ma potrzeby by wpisywać każdą analitykę, wystarczy wpisywać konta zbiorcze (księgowanie odbędzie się na poziomie analityki). Jako rozliczane konto wpiszmy, na przykład, Kolejna informacja, którą wprowadzamy to opis, czyli po prostu komentarz, nie mający dla nas żadnego znaczenia księgowego. Jako rozliczaną wartość wybieramy SaldoWn Jaką część rozliczać - wpisujemy 100% Typ rozliczenia - wybieramy "wprost na konto" Treść operacji - to tekst, który będzie automatycznie wprowadzony do dekretów Podstawa i miejsce księgowania - wpisujemy konkretne (analityczne) konto 860 odpowiadające rozliczanym kontom (400-1) W podobny sposób postępujemy ze wszystkimi innymi kontami, które mają być przenoszone na 860. Następnie będziemy mogli przystąpić do przygotowania dokumentu księgowego (Shift+R Uruchomienie księgowania). 68 REJESTRACJA DANYCH - Księgowanie okresowe

69 Księgowanie zrealizowanych wydatków budżetowych W tym celu wprowadzono do menu podręcznego (F2/prawy klawisz myszy) w opcji programu Przegląd Danych -> Przegląd stanu kont funkcję o nazwie Roczne księgowanie zrealizowanych wydatków. Funkcja ta jest widoczna jedynie wówczas gdy jesteśmy ustawieni na kontach z zespołu 9. Po jej wybraniu pojawi się następujący dialog: Treść operacji, która ma zostać wpisana do dekretów Jest to przygotowanie do stworzenia dokumentu księgowego, którym program na podstawie wartości zgromadzonych na wskazanym koncie (na przykład 132) utworzy zapisy po stronie winien na wybranym koncie pozabilansowym z zespołu 9 (na przykład 998). Program będzie starał się utworzyć zapis dla każdego konta analitycznego 9xx. Mamy możliwość wyboru czy ustalać wydatki na podstawie salda konta 13x czy na podstawie obrotów. Po zaakceptowaniu ustawień program przystępuje do tworzenia dowodu księgowego pytając nas jedynie o jego parametry nagłówkowe (data, rodzaj dowodu itd.). Przystępując do wykorzystania tej nowej funkcji należy zwrócić uwagę, że: Nic nie uzyskamy jeżeli dla kont, które biorą udział w tej operacji nie mamy wpisanych ustawień w funkcji programu Plan kont -> Ustawienia budżetowe -> Powiązanie z REJESTRACJA DANYCH - Księgowanie okresowe 69

70 planem kont. Stamtąd program czerpie wiedzę gdzie znajdują się zapisy dotyczące określonych rozdziałów/paragrafów Jeżeli na kontach 9 mamy bardziej płaską analitykę kończącą się na przykład na paragrafie, a z kolei na 13x rozdział i paragraf jest jeszcze głębiej rozwinięty to nie ma to znaczenia dla prawidłowego ustalenia kwot. Po prostu program zliczy wszystkie analityki ze 13x odpowiadające konkretnemu kontu 9. Jeżeli na koncie 13x nie ma salda Ma (lub obrotów Ma w zależności od wyboru) to takie konto nie jest liczone przy tworzeniu tego dokumentu. 4.8 Tablica automatycznej dekretacji Zasady ogólne SFINKS oferuje możliwość zapamiętania powtarzalnych dekretów. W efekcie podczas księgowania dowodów, gdy system napotka konto odpowiadające zdefiniowanej w tym miejscu masce, automatycznie dopisze zaprojektowane pozycje. Wpisywane tutaj informacje możemy opisać w następujący sposób: Jeżeli spotkasz konto odpowiadające masce konta, i zapis będzie po wybranej stronie i będzie to dokument o określonym rodzaju dowodu (brak rodzaju oznacza, że dotyczy wszystkich dowodów) to zapisz tą samą kwotę na konto podane jako wynik po stronie podanej jako wynik strona. Jako maskę konta nie musimy wpisywać wszystkich możliwych kont. Na przykład zapis 4? będzie oznaczał wszystkie konta z zespołu 4. Ilość znaków zapytania nie ma w takim przypadku znaczenia. Ale znak? możemy wstawić również w środek maski konta, na przykład: 400???01 będzie oznaczał już każde konto 400, bez względu na znaki w symbolu 4-6 ale 01 na pozycjach 7-8. Konto wynikowe musi być kontem analitycznym. Chociaż jeśli się pomylimy to zostaniemy o tym poinformowani podczas rejestracji dokumentu. Zarówno w masce konta jak i w koncie wynikowym możemy posłużyć się symbolami gwiazdek *. Ich liczba musi być jednakowa i oznacza konto analogiczne, na przykład: 70 REJESTRACJA DANYCH - Tablica automatycznej dekretacji

71 Maska: 400***?, konto wynikowe: 50102***18. Jeżeli pojawi się zapis lub to SFINKS sam stworzy dekret na konto Zapis może być jeszcze bardziej skomplikowany: Maska: 4??***?, konto wynikowe 50102***18. W ten sposób poprzedni przykład będzie obowiązywał również dla kont 411,420,... Inny przykład może być odpowiedni dla jednostek budżetowych, które często mają plan kont rozbudowany o paragrafy nawet w rozrachunkach. Zapisem w tabeli autodekretów: maska: 201****? (Ma), konto wynikowe 400**** spowodujemy, że każdy zapis zobowiązania na koncie 201 (podzielonym w tym przykładzie wg paragrafów) spowoduje zapis na koncie 400 z analityką odpowiadającą temu samemu paragrafowi. Dekrety stworzone przez program na podstawie tablicy automatycznych dekretów są oznaczane podczas księgowania literką a. Podczas księgowania dowodów przy podawaniu sum kontrolnych nie uwzględniane są pozycje stworzone przez system automatycznie na podstawie tablicy auto-dekretów. Jeżeli nic nie wpiszemy w pola rozdział/paragraf, to program zawsze będzie wykonywał dekret dla konta wyjściowego bez względu na R/P (wpisze też te same oznaczenia dla R/P do konta wynikowego, jeżeli tego wymaga). Ale w szczególnych sytuacjach możemy również dekret uzależnić od konkretnego rozdziału lu/i paragrafu i wówczas należy wypełnić to pole i stanie się ono jednym z argumentów warunku dopisania konta wynikowego Automatyczne księgowanie zaangażowania Dobry przykład ilustrujący wykorzystanie tablicy automatycznych dekretów to księgowanie zaangażowania. Przyjmijmy, że mamy konta wydatków w układzie: 400 źródło finansowania rozdział paragraf analityka do paragrafu (na przykład) Konta zaangażowania natomiast bez analityki do paragrafów. Zatem niemal każdemu dekretowi na koncie 400 winien towarzyszyć odpowiedni dekret na 998 Wpiszmy do tablicy auto-dekretów: I teraz podczas księgowania po wprowadzeniu dekretu na konto program sam wykona dekret na REJESTRACJA DANYCH - Tablica automatycznej dekretacji 71

72 4.8.3 Rozszerzenie informacji w tablicy Tablica automatycznej dekretacji może zawierać więcej informacji. Budżet zadaniowy pojawi się wyłącznie gdy w menu Szafin -> Administracja zaznaczyliśmy, że używamy budżetu zadaniowego. Procent pojawi się gdy dokonamy odpowiedniego ustawienia w menu Administracja -> Parametry uruchomieniowe. W pokazanym przykładzie, po każdym dekrecie w kosztach na paragrafie 4020 dla kodu działania , zostanie automatycznie utworzony dekret na to samo konto ale dla kodu działania i w wysokości 20% dekretu podstawowego. 72 REJESTRACJA DANYCH - Tablica automatycznej dekretacji

73 4.9 Dzienniki częściowe To ta sama funkcja co w opcji Słowniki -> Dzienniki częściowe. Opis znajduje się w rozdziale SŁOWNIKI Rodzaje dowodów księgowych To ta sama funkcja co w opcji Słowniki -> Rodzaje dowodów. Opis znajduje się w rozdziale SŁOWNIKI Zamknięcie miesiąca Ta czynność zamyka miesiąc bieżący czyli miesiącem bieżącym staje się miesiąc kolejny. Nie zamyka się miesiąca grudnia (ostatniego w roku obrachunkowym)! Gdy księgujemy ostatni miesiąc w roku to nie prowadzimy również rejestracji wyprzedzającej w sposób taki jak przez cały rok.operacje związane z zamknięciem ksiąg i księgowaniem roku kolejnego znajdują się w menu Serwis. Przed ostatecznym zamknięciem miesiąca, system wykonuje szereg kontroli formalnych i technicznych, a o ewentualnych nieprawidłowościach jesteśmy informowani stosownymi komunikatami. W szczególności SFINKS nie pozwoli na zamknięcie miesiąca gdy w miesiącu bieżącym: istnieją dokumenty niezbilansowane, istnieją dokumenty nie zapisane w dzienniku, zdefiniowano księgowania okresowe (miesięczne bądź kwartalne) i ich nie przeprowadzono, wystąpiła niezgodność księgi z dziennikiem. Zamknięcie miesiąca jest jeszcze procesem odwracalnym! Dopóki w kolejnym miesiącu nie zapisaliśmy żadnego dokumentu do dziennika i nie pojawił się (w rejestracji wyprzedzającej) dokument z następnego miesiąca, to możemy skorzystać z menu Serwis -> Przywrócenie poprzedniego miesiąca. REJESTRACJA DANYCH - Zamknięcie miesiąca 73

74 5. PRZEGLĄD DANYCH Podstawowe przeglądy danych są dostępne również na pasku głównego menu: Należy zwrócić uwagę, że przeglądy te mimo, że się różnią to zawsze pozwalają w jednym miejscu dotrzeć do wszystkich niezbędnych informacji. Podczas przeglądu stanu kont dotrzemy zarówno do szczegółowej kartoteki konta jak i do konkretnego dowodu, a z przeglądu obrotów na kontach będziemy mogli podejrzeć i stan konta i pełne informacje o pojedynczym dokumencie. Opisano szczególne, charakterystyczne funkcje. Ogólne możliwości charakterystyczne dla SFINKS a omówione są w rozdziale o poruszaniu się w systemie. 5.1 Przegląd stanu kont Przełącznik pomiędzy stanami ksiąg (zapisane w dzienniku) a stanem wszystkich zbilansowanych dokumentów Uruchamia podgląd kartoteki i pokazuje stan obrotów w miesiącach Przyciski pozwalające zmieniać zawartość pokazywanych kolumn liczbowych 74 PRZEGL ĄD DANYCH - Przegląd stanu kont

75 W menu podręcznym znajdziemy kilka podstawowych wydruków: Szczegółowo są one omówione w rozdziale poświęconym wydrukom. Pozostałe możliwości opisane są w rozdziale Poruszanie się w systemie SFINKS.c Możemy również (Ctrl+W) zobaczyć prosty wykres prezentujący stan konta w poszczególnych miesiącach roku: Wykres ten można wydrukować na drukarce. W ustawieniach można posterować kolorami i zakresem prezentowanych na wykresie danych. Można również w prosty sposób przenieść go do dowolnego innego programu, na przykład edytora tekstu. W tym celu po wyświetleniu wykresu na ekranie naciskamy Alt+PrintScreen co spowoduje zapisanie wykresu do schowka systemu WINDOWS. Rysunek (wykres) będzie teraz dostępny w innych aplikacjach po wklejeniu go ze schowka (Ctlr+V). Po odszukaniu interesującego nas konta możemy podejrzeć pełną kartotekę konta (Shift+9, spacja lub Enter). Pełna sumaryczna informacja o koncie Pojedyncze pozycje z kartoteki konta PRZEGL ĄD DANYCH - Przegląd stanu kont 75

76 Podglądając teraz kartotekę konta możemy znów zagłębić się w kolejne informacje, po naciśnięciu spacji (lub Enter) zobaczymy cały dokument, z którego pochodzi wyświetlany dekret. W każdej opcji programu, gdy przeglądamy pojedyncze dekrety możemy zaznaczyć dowolne pozycje i zapisać je do schowka księgowego (sposób zaznaczania opisany jest na stronie A-7). W ten sposób możemy przenosić fragment zaksięgowanego już dowodu do dowodu wprowadzanego. Przegląd kartoteki jest domyślnie pokazywany w całości, czyli obejmuje zapisy z całego roku obrachunkowego. Możemy jednak szybko ograniczyć przegląd tylko do wybranego miesiąca (Ctrl+F) Od tej pory wszystkie kartoteki w tym miejscu będą pokazywały jedynie obroty z wybranego miesiąca, aż do ponownego skorzystania z możliwości wyboru (Ctrl+F). Przy przeglądaniu kartoteki konta zwróćmy uwagę, że w menu podręcznym jest dostępna obsługa schowka księgowego: Wystarczy nacisnąć Ctrl+C by zapisać podświetlany dekret do schowka księgowego. Będzie go można w dowolnym momencie ściągnąć do opracowywanego dowodu księgowego w rejestracji danych. 5.2 Obroty na kontach W tym przeglądzie możemy obejrzeć wszystkie księgowania jakie zostały wykonane w bieżącym roku obrachunkowym. Można w szybki sposób wyświetlić całą informację o koncie (klawisz Enter). Warto ponownie zwrócić uwagę na możliwość filtrowania danych. Dzięki temu mechanizmowi możemy w szybki sposób odszukać na przykład wszystkie zapisy na kontach z zespołu 2 po stronie Ma na kwotę pomiędzy 3500 a 3600: Oprócz typowego mechanizmu filtrowania danych (Ctrl+F), który dostępny jest w większości przeglądów dodano mechanizm szybkiego filtrowania danych. Działa on na wszystkich przeglądach gdzie dostępne jest filtrowanie. Można go wywołać z menu podręcznego ale jeszcze prościej za pomocą skrótu klawiszowego Shift+F. Wywołanie tego skrótu powoduje natychmiastowe ustawienie filtru dotyczącego bieżącej informacji z aktywnej kolumny. 76 PRZEGL ĄD DANYCH - Obroty na kontach

77 Na przykład: Przeglądamy obroty na kontach: Aktywna jest kolumna kwota, podświetlona jest pozycja z kwotą 3600,Wybieramy z klawiatury Shift+F Na podglądzie widoczne są wyłącznie pozycje z kwotą 3600,W menu podręcznym jest widoczny również inny skrót klawiszowy Shift+Space- usuń filtr. Dzięki niemu można natychmiast wyłączyć filtrowanie danych niezależnie od tego w jaki sposób było ono ustawiane. Można również podejrzeć sumaryczny stan konta. Pełna informacja o koncie Stan konta Zakładki dla konta dewizowego, pozwalające na przełączenie się na stan konta w różnych dewizach PRZEGL ĄD DANYCH - Obroty na kontach 77

78 W menu podręcznym mamy następujące możliwości: schowek dekretów Ctrl+C zapisuje pozycję do schowka do późniejszego wykorzystania. W tym miejscu możemy również schowek podejrzeć. włącz/wyłącz pełna informację w zależności od ustawienia mamy cały ekran wykorzystany na prezentację zapisów, lub w górnej części włączymy pełniejsze informacje o podświetlanym zapisie: filtrowanie wg paragrafów- możliwość szybkiego ograniczenia przeglądu jedynie do zapisów dotyczących danego zadania (paragrafu). filtrowanie wg typu paragrafów analogicznie. 5.3 Przegląd dziennika Wykaz dzienników częściowych Podsumowanie stron dzienników Ilość pozycji (dowodów) w dzienniku W menu podręcznym znajdziemy dwie funkcje o dużym znaczeniu przy kontroli ksiąg: eksport do pliku kontrolnego w ten sposób możemy stworzyć plik tekstowy typu CSV niezwykle łatwy do odczytania w arkuszach kalkulacyjnych. Dodatkową bardzo cenną cechą tego pliku jest fakt, iż odpowiada on w STU PROCENTACH formatowi danych jaki jest potrzebny inspektorom Najwyższej Izby Kontroli, którzy do swoich celów korzystają ze specjalnego oprogramowania. Przygotowany w tym miejscu plik idealnie odpowiada tym potrzebom. raport z zamykania miesięcy to wydruk który prezentuje zestawienie ilościowe zapisanych do dziennika (lub dzienników) dokumentów źródłowych oraz pokazuje kiedy dany miesiąc został zamknięty. Za datę zamknięcia miesiąca przyjmowana jest ostatnia 78 PRZEGL ĄD DANYCH - Przegląd dziennika

79 data zapisu dokumentu do dziennika. Wybierając z listy konkretny dziennik (klawisz Enter lub spacja) decydujemy czy chcemy oglądać jeden miesiąc czy też dowody z całego roku a następnie możemy przejść do przeglądu dokumentów wybranego dziennika za wybrany okres czasu. Wybrany zakres przeglądu dowodów Kto dokument zaksięgował Kto dokument zapisał w dzienniku Oprócz możliwości podejrzenia całego dokumentu (spacja, Enter), resztę funkcji zgromadzono w menu podręcznym: automatyczne storno pozwala na błyskawiczne przygotowanie storna dowodu. Po wybraniu tej funkcji SFINKS przystąpi do przygotowywania dokumentu księgowego. Będziemy musieli podać dane nagłówkowe (data, numer,...) a pozycje na dokumencie będą już przygotowane. Będą to czerwone (z minusem) zapisy skopiowane z wybranego dokumentu. Jako treść operacji przy poszczególnych księgowaniach pojawi się ta sama treść co w oryginalnym dokumencie z dodatkowym tekstem Storno xxx (xxx numer dowodu). Tak przygotowany dokument może być zatwierdzony i zapisany ale może być również poddany dalszej pełnej edycji. kopiowanie dowodu (Shift+K) powoduje rozpoczęcie dopisywania nowego dokumentu, do którego zostaną wkopiowane wszystkie dekrety z dokumentu, na którym tą czynność wybrano. pokaż rozliczone transakcje pokazuje wszystkie zapisy z tego dokumentu, które dotyczyły rozrachunków i zostały już uznane za rozliczone. Możliwości, które w tym momencie są dostępne są takie same jak w module Rozrachunki -> transakcje rozliczone. pokaż nierozliczone transakcje możemy zobaczyć wszystkie zapisy z tego dokumentu, które dotyczyły rozrachunków i nie zostały jeszcze uznane za rozliczone. Dostępne w tym momencie możliwości są identyczne jak w menu Rozrachunki -> transakcje nierozliczone. PRZEGL ĄD DANYCH - Przegląd dziennika 79

80 odtwórz transakcje dla dowodu czynność potrzebna w sytuacjach awaryjnych. Na przykład gdy wykasowaliśmy z rozrachunków pozycje dotyczące tego dowodu i chcemy je przywrócić bez konieczności korzystania z menu Serwis -> Odtworzenie rozrachunków. drukowanie dowodu - drukuje wszystkie dekrety z aktualnego dokumentu wraz z jego nagłówkiem i podsumowaniami. 5.4 Przegląd dokumentów Przegląd ten ma ułatwić docieranie do poszczególnych dokumentów bez konieczności ustawiania filtrów. Jedna pozycja na przeglądzie to jeden dokument księgowy. W kolumnie Treść pokazywany jest opis przy pierwszym dekrecie na dokumencie. Dalej prezentowane są obroty dokumentu. Należy zwrócić uwagę na możliwe do użycia przełączniki: zielony oznacza że zobaczymy absolutnie wszystkie wprowadzone dokumenty (również niezbilansowane); żółty oznacza, że pokazywane będą wyłącznie dokumenty zbilansowane; czerwony spowoduje, że widoczne będą wyłącznie dokumenty zapisane do dziennika O tym jakie dokumenty aktualnie widzimy dodatkowo jesteśmy informowanie w tytule wyświetlanego okna. Zamiast typowych filtrów, które w tym miejscu nie są dostępne, możemy korzystać z rozwijanych menu, którymi możemy ograniczyć przegląd do wybranych dzienników, rodzajów dowodów czy miesiąca obrachunkowego. Należy pamiętać też o standardowych możliwościach jak ustawianie (Ctrl+O) i przestawianie widocznych kolumn oraz druk lista (Ctrl+R). (Możliwe jest na przykład wstawienie kolumny ze statusem dokumentu D w dzienniku, Z- zbilansowany poza dziennikiem, N - niezbilansowany ) Dodatkowo można przegląd ten uruchomić z ikonki na pasku menu głównego programu: 80 PRZEGL ĄD DANYCH - Przegląd dokumentów

81 5.5 Dewizy przegląd stanu kont Możliwości przeglądu identyczne jak opisane w przeglądzie stanu kont. Zasadnicza różnica polega na tym, iż pokazywane są tutaj wyłącznie konta, które mają obroty w dewizach. Jeżeli na koncie rejestrujemy obroty w kilku walutach, to zostanie ono zaprezentowane dla każdej waluty oddzielnie. Ten sam kontrahent może mieć konto dla kilku walut oddzielnie 5.6 Sprawozdania System SFINKS oferuje w tym miejscu doskonałe możliwości zbierania danych. To idealne narzędzia do wykonywania wszelkiego rodzaju zestawień porównawczych, analiz finansowych a także do przygotowywania danych niezbędnych do sporządzenia deklaracji podatkowych. Ta opcja programu to również istotne wspomaganie dla rachunkowości zarządczej Dopisanie nowego sprawozdania Po wybraniu dopisania (Ins) podajemy podstawowe informacje opisowe: Oznaczenie to skrócona nazwa naszego sprawozdania, dalej podajemy nazwę pełną (warto zadbać by nazwa niosła w sobie dużo informacji, w miarę użytkowania systemu sprawozdań przybywa i jednoznaczność opisu może być później bardzo pomocna). Istnieje też możliwość zaznaczenia by w sprawozdaniu podczas jego obliczania były uwzględniane wyłącznie zapisy w dzienniku. Możemy teraz dopisać wiersze do naszego sprawozdania Wiersze to nic innego jak kolejne informacje, które chcemy zaprezentować, na przykład sprzedaż, zysk netto, koszty amortyzacji, należności,... Dla każdego dopisywanego wiersza będziemy też musieli wprowadzić formułę obliczeniową, czyli opisać w jaki sposób będą do niego zbierane informacje. PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania 81

82 Obszar przeznaczony na wpisanie formuły obliczeń Kolor na wykresach Oznaczenie i nazwa wiersza Funkcje pomagające wpisywać formuły Możliwość bezpośredniego powiązania z konkretnym polem deklaracji podatkowej Samodzielnie określamy z jaką precyzją ma być zaokrąglany wynik Widoczny wiersz będzie drukowany Pogrubiony ten wiersz będzie drukowany pogrubioną czcionką Pusta linia tak zaznaczymy wiersz, który ma być jedynie pustą linią na wydruku W obszarze przeznaczonym na wpisanie formuły możemy posługiwać się zasadami matematyki (nawiasy, dowolne działania matematyczne), funkcjami, które możemy wpisać bądź wybrać korzystając z przycisków (Ctrl+1, +2, +3) a także oznaczeniami wierszy. Przykładowo zapis WIERSZ3*100/SPRZED oznacza, że wyliczymy procent wiersza oznaczonego symbolem WIERSZ3 w relacji do wiersza oznaczonego symbolem SPRZED. Oznaczenia wierszy możemy nadawać samodzielnie, system jedynie podpowiada oznaczenie WIERSZX. Czasem nawet lepiej wprowadzić inne oznaczenie co ułatwi pisanie formuł z użyciem wierszy. Funkcji, które możemy używać nie trzeba pamiętać. Na przykład po wybraniu przycisku Księgowe Ctrl+1 SFINKS pokaże nam wykaz dostępnych funkcji. 82 PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania

83 Poruszając się po wykazie funkcji w prawej części okna widzimy jednocześnie jakie jest jej działanie. Wystarczy nacisnąć ENTER na wybranej funkcji, a zostanie ona automatycznie wpisana do formuły a nam pozostanie tylko wpisanie kont Funkcje dostępne w definicji wiersza Możliwe do użycia funkcje księgowe (Ctrl+1) (w nawiasach {} podane są analogiczne funkcje dla przeciwstawnej strony) (w nawiasach [] podane są synonimy opisywanych funkcji dostępne pod Ctrl+2) BOMA(symbol konta) podaje bilans otwarcia po stronie Ma. na przykład: BOMA( ) {BOWN} [BOMA_KONTO, BOWN_KONTO] BOMA_MASKA(maska) sumuje stronę MA bilansów otwarcia kont analitycznych, które spełniają zadaną maskę. Np. BOMA_MASKA( 201? ) {BOWN_MASKA} BOMA_ODDO(początkowe konto, końcowe konto) - sumuje stronę Ma bilansów otwarcia, dla kont analitycznych zawierających się w podanym przedziale. np. BOMA_ODDO( 23401, ) {BOWN_ODDO} [BOMA_SUMAKONT; BOWN_SUMAKONT] MA(symbol konta) - podaje obroty konta po stronie Ma Np. MA( 720 ) {WN} [MA_KONTO; WN_KONTO] MA_MASKA(maska) - sumuje stronę Ma obrotów kont analitycznych, które spełniają zadaną maskę. np. MA_MASKA ( 72? ) {WN_MASKA} MA_ODDO(początkowe konto, końcowe konto) - sumuje Ma obrotów kont analitycznych z podanego przedziału. Np. MA_ODDO( 730, 732 ) {WN_ODDO} [MA_SUMAKONT; WN_SUMAKONT] SALDO(symbol konta) - podaje saldo konta. Jeżeli saldo jest Wn to przyjęta będzie wartość dodatnia. Jeżeli saldo konta jest po Ma to funkcja da wartość ujemną. [SALDO_KONTO] SALDO_MASKA(maska) - sumuje saldo kont analitycznych, które spełniają zadaną maskę (salda po Ma będą przyjmowane ze znakiem ujemnym) np. SALDO_MASKA(289?) SALDO_ODDO(początkowe konto, końcowe konto) - sumuje salda kont analitycznych zawierających się w podanym przedziale. np. SALDO_ODDO( 285, 289 ) PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania 83

84 [SALDO_SUMAKONT] SALDO_MA(konto) podaje saldo Ma konta, jeżeli saldo jest po Wn to przyjmuje wartość 0. Np. SALDO_MA(" ) {SALDO_WN} [SALDOMA_KONTO; SALDOWN_KONTO] SALDOMA_MASKA(maska) - zlicza wyłącznie salda MA kont analitycznych, które spełniają zadaną maskę. np. SALDOMA_MASKA( 200? ) {SALDOWN_MASKA} SALDOMA_ODDO(początkowe konto, końcowe konto) - zlicza salda Ma kont analitycznych zawierających się w podanym przedziale. {SALDOMA_ODDO} [SALDOMA_SUMAKONT; SALDOWN_SUMAKONT] Funkcje matematyczne (Ctrl+3) WIERSZE_MAX(wiersz początkowy, wiersz końcowy) podaje maksymalną wartość wierszy, których liczba porządkowa zawiera się w podanym zakresie. Tą funkcją możemy np. wyróżnić w wierszu największą sprzedaż, największe koszty itp. WIERSZE_MIN(wiersz początkowy, wiersz końcowy) analogicznie do poprzedniej funkcji ale wyszukuje wartość najniższą. WIERSZE_SREDNIA(wiersz początkowy, wiersz końcowy) wylicza średnią wartość wierszy, których liczba porządkowa zawiera się w podanym zakresie. Doskonała funkcja do policzenia na przykład średnich kosztów, czy średniej sprzedaży. WIERSZE_SUMA(wiersz początkowy, wiersz końcowy) sumuje wiersze, których liczba porządkowa mieści się w podanym zakresie. Czasem łatwiej użyć tej funkcji niż pisać długą formułę dodającą kolejne oznaczenia wierszy. Inne matematyczne mają rzadsze zastosowanie w praktyce, z ich opisem można zapoznać się na ekranie. Funkcje inne (Ctrl+4) 84 KIEDY(warunek,prawda,fałsz) jeśli wartość określona jako warunek jest prawdziwa, to funkcja zwraca wartość określoną jako prawda, w przeciwnym razie zwraca wyrażenie podane jako fałsz. Np. KIEDY(2>3,100,200) zwróci wartość 200 SP_NETTO(stawka) z rejestrów VAT sumuje sprzedaż netto w podanej wg oznaczenia stawce VAT. Pod uwagę brana jest data wystawienia faktury. Np. SP_NETTO("Z") SP_VAT(stawka) - Sumuje wartość podatku według podanej stawki. Pod uwagę jest brana data wystawienia faktury. Np. SP_VAT("A") VAT7_SP_NETTO(stawka) - dokonuje sumowania sprzedaży netto na potrzeby deklaracji VAT-7. Pod uwagę brana jest data obowiązku podatkowego. Np. VAT7_SP_NETTO( A ) VAT7_SP_VAT(stawka) - dokonuje sumowania podatku na potrzeby deklaracji VAT-7. Pod uwagę brana jest data obowiązku podatkowego. Np. VAT7_SP_VAT( A ) VAT7_ZA_NETTO(stawka,rodzaj) sumuje zakupy netto na potrzeby deklaracji VAT7. Sumowanie dotyczy wybranego rodzaju zakupu oraz stawki podatkowej. Wartość rodzaj oznacza odpowiednio zakupy 1 - opodatkowane służące sprzedaży opodatkowanej, 2 - opodatkowane nie służące sprzedaży opodatkowanej, 3 - opodatkowane służące sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej, 4 nieopodatkowane Na przykład: VAT7_ZA_NETTO("A",1) VAT7_ZA_VAT(stawka,rodzaj) funkcja analogiczna do poprzedniej ale sumująca VAT. ZA_NETTO(stawka,rodzaj) - dokonuje sumowania zakupów netto w wybranej stawce PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania

85 podatkowej, dla wybranego rodzaju zakupów. Rodzaj oznacza to samo co w funkcji VAT7_ZA_NETTO. Przykład: ZA_NETTO("A",1) ZA_VAT(stawka,rodzaj) analogicznie do poprzedniej funkcji ale sumuje VAT. ZAOKR(wartość,zaokrąglenie) - Funkcja realizuje zaokrąglenie podanej wartości (wartością może być liczba ale również i funkcja). np.zaokr(2.45,"1") da wynik 2. Nie ma konieczności pamiętania funkcji. W każdej chwili ich listę można wywołać i po naciśnięciu ENTER (kliknięciu myszy) funkcja zostanie wpisana do formuły. Pozostanie jedynie wpisać konkretne konta (maski kont itp.). Jeżeli edytujemy formułę, to cały czas aktywny jest pomocnik Ctrl+?. Wystarczy by kursor znajdował się na funkcji, naciskamy Ctrl+? i pokaże nam się szczegółowe wyjaśnienie znaczenia funkcji Przykładowe sprawozdanie Prześledźmy prosty przykład sprawozdania. W sprawozdaniu tym chcemy zaprezentować dane: Sprzedaż usług Sprzedaż towarów Sprzedaż razem Wynagrodzenia Koszty utrzymania biura Usługi obce Pozostałe koszty Koszty razem Wynik finansowy (różnica pomiędzy sprzedażą a kosztami ogółem) Suma należności Suma zobowiązań Różnica należności i zobowiązań per-saldo. Sprzedaż usług możemy zdefiniować jako14: MA("702")+MA("703")+MA("704") To samo możemy również zapisać jedną funkcją: MA_ODDO("702","704") Przy sprzedaży towarów, jeżeli chcemy uwzględnić zrealizowaną marżę, to musimy od wartości sprzedaży odjąć koszt własny zakupu. Nasza definicja może wyglądać na przykład tak: MA("701")-WN("712") Po wprowadzeniu tych dwóch wierszy wprowadzimy teraz kolejny, który będzie ich podsumowaniem. Każdy wprowadzany wiersz posiadał swój skrót (program podpowiada WIERSZ1, WIERSZ2,...) i wprowadzając definicję obliczania sprzedaży razem podamy: wiersz1+wiersz2 Przy definiowaniu obliczania różnych pozycji kosztów możemy mieć do czynienia z różnymi sytuacjami. 14 Konta są jedynie przykładami PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania 85

86 Jeżeli koszty określonego rodzaju są na konkretnych kontach to posłużymy się prostą definicją, na przykład: WN(" ")+WN(" ") Jeżeli mamy w planie kont na przykład wynagrodzenia wbudowane w konta zespołu 5 to definicja zbierająca koszty wynagrodzeń może mieć na przykład taki wygląd: WN_MASKA("503???430")+WN_MASKA("502??430")+WN_MASKA("504????430") Z takiego zapisu wynika, że na koncie 503 analitykę rodzajową mamy na pozycjach od 7 do 10, czyli wydaliśmy dyspozycję zliczenia wszystkich 430 bez względu na to jaki jest znak na pozycjach 4-6 (stąd znaki zapytania w tym miejscu). Na koncie 502, rodzaje kosztów są na pozycjach 6-9 stąd nieco inny obraz maski, a jeszcze inaczej na koncie 504. Gdyby na wszystkich tych kontach struktura była identyczna wówczas można definicję zapisać jeszcze krócej: WN_MASKA("50????430") Po wprowadzeniu kilku pozycji kosztów zdefiniujemy wiersz sumujący koszty razem. Definicja kosztów razem wyglądać może następująco: wiersz4+wiersz5+wiersz6+wiersz7 ale również możemy użyć krótszego zapisu: WIERSZE_SUMA(4,7) Przy tej funkcji należy pamiętać, że podajemy numery wierszy nadawane zawsze automatycznie przez program, które wcale nie muszą pokrywać się z ich skrótami, które program jedynie podpowiada. Wprowadzenie definicji, która wyliczy teraz wynik jest już banalnie proste: wiersz3-wiersz8 Przy definiowaniu wiersza sumującego należności wykorzystamy inne funkcje: SALDOWN_MASKA("201?")+SALDOWN_ODDO("203","205") Załóżmy, że mamy następujące salda kont 201: Ma Wn 9000 Ma Wn Poprzez użycie w tym wierszu funkcji SALDOWN("201") możemy nie uzyskać pożądanej informacji, bowiem ta funkcja przeanalizuje jedynie stan konta syntetycznego 201 i w tym przypadku przyjmie wartość zero. Zastosowana w przykładzie funkcja SALDOWN_MASKA("201?") przyjmie wartość 5500,ponieważ taka jest suma sald winien kont analitycznych. Jeżeli jednak na koncie 201 mamy wyłącznie odbiorców to wówczas stan konta może świadczyć o wniesionej przedpłacie. Możemy zastosować inną funkcję: SALDO("201") W naszym przykładzie wartość przyjęta do obliczeń wyniesie wówczas minus 3500,-. Dokładnie ten sam wynik da również funkcja SALDO_MASKA("201?"). Przy ściąganiu do sprawozdań informacji o rozrachunkach trzeba rozważnie dobierać funkcje. W wierszu z zobowiązaniami definicja może wyglądać następująco: -1*(SALDO_ODDO("205","209")) Ponieważ funkcja Saldo sumuje saldo ze znakiem plus jeżeli saldo jest po Wn, a ze znakiem minus jeżeli saldo jest po Ma to w przypadku zobowiązań potrzebujemy informacji dokładnie odwrotnej stąd pomnożenie funkcji przez PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania

87 Wiersz z różnicą należności i zobowiązań możemy zdefiniować: wiersz10-wiersz11 Łatwo się przekonać, że dla naszego przykładu identyczny wynik da następujący zapis: SALDO_ODDO("201","209") Należy starannie używać funkcji zawierających argumenty OD-DO. Program analizuje wyłącznie konta ANALITYCZNE w przedziale większym równym od... oraz mniejszym równym od....na przykład zapis SALDO_ODDO( 201, 203 ) nie uwzględni żadnego konta 203. Jeżeli chcemy zsumować również konto 203 to powinniśmy użyć zapisu SALDO_ODDO( 201, 204 ) lub SALDO_ODDO( 201, ) Po wprowadzeniu ostatniego wiersza możemy obejrzeć efekt naszej pracy: Dopisanie wiersza (Insert) dopisuje kolejny wiersz ustawiając go na końcu Edycja wiersza (Enter) przechodzi do edycji wiersza dając możliwość zmiany definicji i opisów tekstowych Kasowanie wiersza (delete) kasuje wiersz. Należy pamiętać, że program automatycznie zmienia liczbę porządkową oraz nadawany przez siebie skrót (w1,..) ale nie zmienia nic w definicjach. Zmiana widoczności (space) przestawia znacznik określający czy dany wiersz ma się pojawiać na wydrukach. Zmiana koloru (Ctrl+K) daje możliwość zmiany koloru, którym będzie prezentowany wiersz na wykresach. Przenieś wyżej (Ctrl+PgUp) przesuwa wiersz do góry (zmieniając jednocześnie, tak jak przy skreśleniu, liczby porządkowe i automatyczne skróty). Przenieś niżej (Ctrl+PgDn) przesuwa wiersz na dół (zmieniając jednocześnie, tak jak przy skreśleniu, liczby porządkowe i automatyczne skróty). Test poprawności (Ctrl+1) pozwala na bieżąco sprawdzać czy we wprowadzanych definicjach nie ma błędów. O ewentualnych błędach jesteśmy dość precyzyjnie informowani. Niezależnie od testu kontrola poprawności zawsze odbywa się automatycznie już podczas obliczania sprawozdania. PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania 87

88 5.6.4 Korzystanie ze zdefiniowanych sprawozdań Wykaz zdefiniowanych sprawozdań. Dostępne funkcje + oznacza, że sprawozdanie było już obliczane. Menu podręczne Przeliczenie (Ctrl+P) uruchamia obliczenie sprawozdania Obliczenia dokonywane są na podstawie wszystkich zbilansowanych dokumentów. Jeżeli obliczenie chcemy ograniczyć wyłącznie do dokumentów zapisanych w dzienniku to musimy zmienić przełącznik w definicji sprawozdania. Plan (Shift+P) umożliwia wprowadzenie planu oraz danych za rok ubiegły. Definicja (Shift+D) przechodzi do omówionej już definicji sprawozdania. Druk definicji (Shift+R) pozwala wydrukować definicję sprawozdania. Wybrane funkcje z menu podręcznego: Pobierz definicję z roku poprzedniego pozwala na odczytanie danych do sprawozdania z roku ubiegłego. W danych roku ubiegłego SFINKS poszuka sprawozdania o takim samym oznaczeniu i przeniesie dane (do pozycji rok miniony) szukając wierszy o tym samym symbolu. Kopiuj do schowka (Ctrl+C) aktualnie podświetlane (bądź zaznaczone) sprawozdania zapisuje do schowka. Wstaw ze schowka (Ctrl+V) dopisuje z naszego schowka sprawozdania wcześniej do niego skopiowane. W ten sposób możemy szybko przygotować sprawozdania o podobnym zakresie informacyjnym. Należy zadbać o to by nowe sprawozdania miały inne oznaczenie (system sam tego nie kontroluje, a może to być w przyszłości źródłem błędów przy przenoszeniu danych pomiędzy latami), warto również zmienić opis tekstowy sprawozdania. 88 PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania

89 Po wybraniu interesującego nas sprawozdania (Insert lub Enter) możemy przeglądać wyniki obliczeń. Przełączniki zmieniające sposób prezentacji danych Kolejne wiersze sprawozdania Prezentowane miesiące możemy zmieniać przy pomocy strzałek (w lewo i prawo) na klawiaturze Dane liczbowe + to wiersze, które pojawią się na wydruku Kolor kolumny na wykresie. Dostępne funkcje PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania 89

90 Pokaż wykres (Ctrl+W) na wykresach prezentowane są dane tych wierszy, dla których ustawiono kolor różny niż biały (taki jest ustawiany domyślnie przy dopisywaniu wiersza). Sposób prezentacji danych jest zgodny z ustawionym w przeglądzie sprawozdania Trzeba przemyśleć kolejność wierszy by wszystkie informacje na wykresie były widoczne Wykres można w prosty sposób przenieść do innego programu. (wyjaśnienie przy opisie 90 przeglądu stanu kont) Przelicz (Ctrl+P) uruchamia przeliczenie sprawozdania. Drukowanie (Ctrl+R) drukuje sprawozdanie zgodnie z ustawieniami (Ctrl+O). Eksportowanie (Ctrl+E) pozwala na wyeksportowanie sprawozdania do pliku, który może być wykorzystany w innych programach (edytory tekstu, arkusze kalkulacyjne, strony internetowe,...). Ustawienia druku (Ctrl+O) wybieramy, które informacje mają być prezentowane na wydrukach i eksportowane. Zmiana koloru (Ctrl+K) pozwala zmienić kolor kolumny. Zmiana widoczności (Shift+W) zmienia znacznik widoczności kolumny ( + ). Definicja (Shift+D) przechodzi do omówionej już definicji sprawozdania. PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania

91 5.7 Deklaracje Deklaracje podatkowe, które możemy w tym miejscu wydrukować to VAT-7 (VAT-7k) i CIT-2 (CIT-0). Wydruk spełnia wszelkie wymogi formalne by po jego podpisaniu wysłać go do Urzędu Skarbowego. Punktem wyjścia do wykorzystania tej funkcji programu jest zdefiniowanie w opcji Sprawozdania takiego sprawozdania (sprawozdań), w których znajdą się elementy gotowe wprost do przypisania określonemu polu formularza deklaracji. Dopisanie deklaracji (Insert) Pozwala dopisać kolejną (na kolejny miesiąc) deklarację. Możemy wybrać dla kogo sporządzamy deklarację (wg danych wprowadzonych w menu Administracja -> dane adresowe) Wybór miesiąca Wybór wersji deklaracji. Kolejne wersje dostarcza PCBEST w miarę zmian w oficjalnych formularzach Definiowanie pól (Enter) jeżeli nie wprowadziliśmy powiązań z polami deklaracji podczas definiowania sprawozdań to możemy to zrobić w tym miejscu. Definicje pól PRZEGL ĄD DANYCH - Deklaracje 91

92 wykonujemy na sprawozdaniu z konkretnego miesiąca. Przy dopisywaniu deklaracji na miesiąc kolejny definicja jest automatycznie przepisywana z poprzedniego miesiąca. Kończy i zapisuje definicję sprawozdania wraz z wprowadzonymi zmianami Kończy pracę nie zapisując wprowadzonych zmian Przełącznik pomiędzy stronami deklaracji obliczoną deklarację Przechodzi do edycji formuły obliczoną deklarację Drukuje obliczoną deklarację Przelicza deklarację W wyszczególnionych niebieską ramką polach należy wprowadzić formuły. Pozostałe pola obliczy system. W czasie edycji definicji deklaracji aktywne jest również menu podręczne: Większość dostępnych czynności została już wyjaśniona na rysunku. o Dane adresowe firmy bez konieczności kończenia pracy z deklaracją możemy zaktualizować dane o firmie, które dostępne są w menu Administracja -> dane adresowe. Dane te są automatycznie drukowane we właściwych polach deklaracji 92 PRZEGL ĄD DANYCH - Deklaracje

93 o Edycja formuły (Alt+Enter) jeżeli przypisaliśmy już pole deklaracji podczas definiowania sprawozdań, to nie ma potrzeby edycji formuły. Sposób edycji formuły jest dość wyczerpująco opisany na ekranie. Należy zwrócić uwagę na bardzo pomocne funkcje wstaw sprawozdanie i wstaw wiersz sprawozdania. Wiersze sprawozdania będziemy mogli podejrzeć gdy zaczniemy wpisywać funkcję SPR. Wystarczy na przykład wpisać SPR( SPRZEDAZ i już w tym momencie po naciśnięciu Ctrl+2 pojawią się dostępne wiersze sprawozdania SPRZEDAZ. Należy również zwrócić uwagę na prawidłowość pisania funkcji (przecinki, nawiasy) a także na opcjonalny parametr N, którego brak spowoduje, że z powiązanego wiersza sprawozdania będą przenoszone do deklaracji dane z miesiąca, a nie narastająco. Dostępne są również dodatkowe funkcje : Wśród dostępnych funkcji warto zwrócić uwagę na możliwość obliczenia podatku czy zliczenia załączników. Funkcje mogą być w formule łączone ze zwykłymi obliczeniami matematycznymi, na przykład: PODATEK_DOF(0.75*SPR("SPRZEDAZ","WIER SZ2",nr_miesiaca,"N")), to podatek dochodowy od 75% wartości wyliczonej w wierszu2 sprawozdania Sprzedaz. Kasowanie deklaracji (delete) kasuje deklarację z konkretnego miesiąca. Dopisanie załącznika (Alt+Ins) daje możliwość dopisania do deklaracji z danego miesiąca załącznika (Cit-0 do Cit-2). Kasowanie załącznika (Alt+delete) wykasowuje załącznik przy sprawozdaniu (nie definicję załącznika a konkretny załącznik z wybranego miesiąca). Drukowanie definicji (Shift+R) wydruk ten prezentuje powiązania pól deklaracji z wierszami sprawozdań. PRZEGL ĄD DANYCH - Deklaracje 93

94 Pobranie definicji sprawozdania (Shift+F) pozwala na zaktualizowanie informacji o połączeniach pomiędzy polami deklaracji a sprawozdaniami, w których liczone są niezbędne informacje. Należy pamiętać, że samo przypisanie wierszowi w sprawozdaniu pola w deklaracji nie wystarcza. Zatem po każdych modyfikacjach związanych z tymi powiązaniami należy koniecznie uruchomić tą czynność. Przeliczenie (Ctrl+P) uruchamia przeliczenie deklaracji. Drukowanie (Ctrl+R) drukuje wybraną deklarację. Wczytaj definicję deklaracji (Ctrl+M) czynność konieczna do wykonania by otrzymane z PCBEST nowe wersje deklaracji znalazły się w programie. Opcje dodatkowe (Ctrl+O) pozwala na zmianę kilku ustawień związanych z deklaracjami. Po wybraniu tej opcji drukowane będą również cienie w niektórych miejscach deklaracji, tak jak na oryginalnych drukach. Ostrożnie z używaniem tej opcji przy drukarkach atramentowych (koszty!). Daje możliwość zadrukowania oryginalnej deklaracji. Kasuj definicję deklaracji ta czynność pozwala na skasowanie jednej z możliwych wielu definicji deklaracji. System pokazuje dostępne aktualnie wersje poszczególnych deklaracji i po wybraniu jeszcze raz poprosi o potwierdzenie decyzji o skreśleniu.. 94 PRZEGL ĄD DANYCH - Deklaracje

95 5.8 Plan budżetowy System pozwala wprowadzić dowolną ilość planów, z których tylko jeden może być traktowany jako bieżący. Dzięki temu mamy pełną kontrolę nad wprowadzanymi korektami do planów. Należy zwrócić uwagę, że każda korekta planu (zmiana merytoryczna na podstawie decyzji itp.) wymaga DOPISANIA jego nowej wersji na ekranie z wykazem planów. Zmiany w planach dotyczą najczęściej kilku pozycji dlatego program jest skonstruowany tak, że po wybraniu funkcji dopisz do dopisanego właśnie planu przepisywane są wszystkie wartości z planu zaznaczonego jako bieżący. Pozostaje nam jedynie nanieść nowe wartości w paragrafach, których zmiany dotyczą, zmienić opis planu (jest to tekst, który ma pomóc użytkownikowi zorientować się czego ten plan dotyczy) i jeśli plan ma zacząć obowiązywać to po prostu zaznaczamy go jako plan bieżący. Jeżeli mamy w systemie zdefiniowane źródła finansowania, to plan musimy wprowadzać dla każdego ze źródeł oddzielnie. Przyjrzyjmy się ekranowi, na którym widać poszczególne plany. Przełącznik źródeł finansowania Czerwonym kolorem wyróżniony jest plan bieżący. Ta data nie ma żadnego związku z danymi czy też wynikami obliczeń. Ma ona jedynie charakter opisowy (na przykład data decyzji itp.) Lista wszystkich wersji planu (na początku zawiera jedynie automatycznie wygenerowany plan z opisem BIEŻĄCY PLAN ) Operator, który plan wprowadził. Z menu podręcznego zwróćmy uwagę na następujące możliwości: eksport do TREZORa pozwala na zapisanie planu w pliku (XML), który może być następnie odczytany w systemie TREZOR (funkcją - import XML) pobierz dane z bieżącego planu po wybraniu (i potwierdzeniu!) tej czynności program do planu, na którym się zatrzymaliśmy wkopiuje wszystkie dane z planu, który jest zaznaczony jako bieżący. kopiuj dane do bieżącego planu po wybraniu (i potwierdzeniu!) tej czynności program z planu, na którym się zatrzymaliśmy wkopiuje wszystkie dane do planu, który jest zaznaczony jako bieżący. PRZEGL ĄD DANYCH - Plan budżetowy 95

96 zaznacz jako bieżący czynność służy oznaczeniu planu jako plan bieżący. Ten szczególny status może być nadany tylko jednemu planowi. Podczas obliczania sprawozdań budżetowych właśnie z tego planu czerpane są dane. wydruk planu miesięcznie dla wybranego zakresu czasu prezentowany jest plan miesięczny w poszczególnych paragrafach ze wszystkich rozdziałów razem. wydruk planu narastająco dla wybranego zakresu czasu prezentowany jest plan narastający na koniec miesięcy w poszczególnych paragrafach ze wszystkich rozdziałów razem. pozabilansowe księgowanie planu(zmiany planu) na podstawie planu przygotowywany jest dokument PK gotowy do zaksięgowania. odczytanie planu ze stanu kont czynność przydatna wówczas, gdy plan mamy zaksięgowany a nie jest wprowadzony w tej opcji. Program wyliczy stan kont pozabilansowych z planem na podaną datę i przepisze te wartości do planu. odczytanie planu z dowodu księgowego pozwala na przeniesienie danych z dowodu księgowego na tej opcji (przydatne gdy plan najpierw księgujemy na kontach, a dopiero wówczas wprowadzamy do opcji plan budżetowy) ustawienia plan <-> dowód Wprowadzone są tam konta na których księgowany jest plan oraz sposób ich działania. Opcja przygotowana na wypadek gdy przestaną obowiązywać zasady określone w Rozporządzeniu MF z 28 lipca 2006 (Dz.U. 142 poz. 1020). wyzerowanie wartości planu szybko możemy wyzerować wartości znajdujące się w podświetlanym planie. dodatkowe opcje jeżeli plan u nas nie jest dzielony na miesiące to koniecznie należy tutaj zaznaczyć. Nie będą wówczas pojawiały się kolumny i funkcje związane z planem poszczególnych miesięcy Wybierając konkretny plan klawiszem ENTER, przechodzimy do jego szczegółowej edycji. Zanim zostaną omówione szczegółowe możliwości należy zwrócić uwagę, że: Plan zawsze wprowadzany jest dla rozdziału. Przy pierwszym wejściu w plan nie widzimy żadnego rozdziału, należy dopisać rozdział, nawet gdy występuje u nas tylko jeden. Wprowadzanie danych liczbowych odbywa się w kolumnach do tego przeznaczonych, wystarczy, po ustawieniu się kursorem na kolumnie z planem odpowiedniego paragrafu, rozpocząć wprowadzanie liczb. By nie utracić wprowadzanych danych należy koniecznie przed wyjściem z tej opcji programu zapisać wprowadzone dane (Alt+Z). 96 PRZEGL ĄD DANYCH - Plan budżetowy

97 Plan najlepiej wprowadzać przy ustawieniu kolumny z wartościami na stan Grudzień narastająco (czyli plan roczny). Wartości miesięczne, które najczęściej są jedynie statystyczną prezentacją dynamiki wydatków a nie obowiązującym limitem, program może nam wyliczyć automatycznie (funkcja w menu podręcznym). Wprowadzenie formalnej korekty planu wymaga powrotu do poprzedniego ekranu i dopisania nowego planu, nawet jeśli zmiana dotyczy tylko jednego paragrafu. Zmiana wartości, dopisanie itp. w planie nie powoduje natychmiastowych zmian w opcji sprawozdawczości budżetowej. Dane z bieżącego planu są przekazywane podczas obliczania sprawozdania. Opisowy nagłówek planu (data, opis) można zmienić. Plan należy wprowadzać dla rozdziału, rozdział zmieniamy w lewej części ekranu. Przełączniki sposobu prezentacji danych analogiczne jak w sprawozdawczości W tym miejscu wprowadzamy dane. Jeżeli opis tych czynności (dopisz/kasuj rozdział) jest przygaszony, oznacza to, że wartości liczbowe nie zostały zapisane. Należy wybrać Alt+Z W menu podręcznym mamy dostępne funkcje: INS Miesięczna edycja planu pozwala na wprowadzanie planu dla poszczególnych miesięcy dla jednego paragrafu jednocześnie. Należy zwrócić uwagę na przełącznik narastająco/miesięcznie, dane należy wprowadzać zgodnie z jego aktualnym ustawieniem. SPACE Miesięczny podgląd planu pozwala na jednym ekranie zobaczyć plan paragrafu w układzie poszczególnych miesięcy. Przejdź do plan na koniec roku ustawia kolumnę liczbową na grudzień/narastająco. PRZEGL ĄD DANYCH - Plan budżetowy 97

98 Przelicz plan roku na miesiące przelicza plan wprowadzony jako grudzień narastająco na poszczególne miesiące. Plan roczny (grudzień narastająco) jest dzielony na dwanaście, a ewentualna różnica z zaokrągleń wg wybranej dokładności, jest uwzględniana (dodawana lub odejmowana) w miesiącu grudniu. Wydruk planu miesięcznie dla wybranego zakresu czasu prezentowany jest plan miesięczny w poszczególnych paragrafach ze wszystkich rozdziałów razem. Wydruk planu narastająco dla wybranego zakresu czasu prezentowany jest plan narastający na koniec miesięcy w poszczególnych paragrafach ze wszystkich rozdziałów razem. Wydruk planu prezentuje plan dla poszczególnych paragrafów zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądu. Opis jakiego źródła finansowania (jeśli występują) i jakiego rozdziału wydruk dotyczy Plan w poszczególnych paragrafach Suma łączna wydruku 98 PRZEGL ĄD DANYCH - Plan budżetowy

99 5.9 Sprawozdania budżetowe Ponownie należy przypomnieć, że bez wprowadzenia planu (choćby na razie miał zerowe wartości) nie uda nam się uzyskać żadnych informacji w sprawozdaniach. Plan wprowadzany jest dla każdego z rozdziałów oddzielnie i podobnie sprawozdawczość liczona jest dla każdego rozdziału osobno. Mamy również dostęp do informacji łącznej dla wszystkich rozdziałów razem. Zanim przejdziemy do omawiania poszczególnych funkcji i czynności możliwych do wykonania zapoznajmy się z ogólnym podziałem ekranu widocznym po pierwszym wejściu w tą opcję. Przełączniki decydujące jakie informacje są pokazywane i w jaki sposób Przełącznik źródeł finansowania Strefa, w której oglądamy paragrafy i wartości liczbowe przechodzenie pomiędzy strefami za pomocą myszki Strefa, w której decydujemy o tym, który rozdział oglądamy w prawym oknie. Do czasu pierwszego przeliczenia sprawozdania widoczna jest jedynie pozycja RAZEM oglądamy paragrafy i wartości liczbowe przechodzenie pomiędzy strefami za pomocą myszki Przyjrzyjmy się przeznaczeniu przełączników w górnej części ekranu. Pierwszy z nich pozwala ograniczyć przeglądane dane tylko do paragrafów z określonego typu. Następny decyduje czy dane prezentowane są narastająco czy też tylko z danego miesiąca. Kolejny przełącznik ma dwie wartości do ustawienia: wszystkie, oraz wykorzystane. W stanie wykorzystane pokazywane są tylko te paragrafy, dla których plan lub wykonanie jest różny od zera. Na samym końcu znajduje się przełącznik, który pozwala zmienić wyświetlany miesiąc. Zmiana wyświetlanego miesiąca odbywa się poprzez naciśnięcie myszą na jedną ze strzałek obok nazwy miesiąca (jeżeli w opcjach dodatkowych w menu podręcznym w planie budżetowym zaznaczyliśmy, że plan dotyczy zawsze roku, to opcje te nie są aktywne). Przełącznik źródeł finansowania pojawi się wyłącznie wówczas, gdy w programie zdefiniowaliśmy źródła finansowania (Plan Kont -> ustawienia budżetowe ->7. Źródła finansowania). PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania budżetowe 99

100 Na przełącznikach prezentowane są zawsze aktualne ustawienia. Przesuwając kursor na wybrany napis i klikając myszką możemy zmienić ustawienia: pozostało/procent decyduje o tym, czy w ostatniej kolumnie prezentowany jest procent wykonania w stosunku do planu czy też różnica pomiędzy planem a wykonaniem, zł+gr/tysiące w zależności od wyboru dane liczbowe pokazywane są z dokładnością do dwóch groszy po przecinku lub w tysiącach, względem miesiąca/względem roku w zależności od ustawienia prezentowany jest plan miesięczny lub roczny. By uzyskać pierwsze efekty z tego modułu programu zaleca się następującą kolejność działań: Bez wprowadzenia planu nie zobaczymy żadnych wartości liczbowych. Zatem najpierw należy dopisać choćby jeden plan (nawet bez wprowadzania konkretnych wartości do paragrafów). Na pierwszym widocznym na podglądzie paragrafie wprowadźmy definicję jego obliczania (funkcja w menu podręcznym, dalej opisana). Będąc na tym paragrafie wybierzmy funkcje kopiowania (definicja dla tego paragrafu zostanie zapamiętana w pamięci komputera). Zaznaczmy wszystkie pozostałe paragrafy (Ctrl+Shift+Insert z klawiatury lub trzymając klawisz Shift, przesuwamy kursor w dół) i wybierzmy funkcję wklej. W ten sposób definicja sposobu obliczania jednego paragrafu została powielona na wszystkie pozostałe. Pozostaje jedynie przywrócić normalny wygląd ekranu, czyli zlikwidować zaznaczenie paragrafów (Ctrl+Shift+Del) Przeliczamy sprawozdanie. W efekcie powinniśmy zobaczyć już poszczególne rozdziały oraz wykonanie i plan (o ile wprowadzono wartości). Możliwe przyczyny nie uzyskania pożądanych efektów: 1. Nie wprowadzony plan 2. Źle zdefiniowane powiązania z planem kont w ustawieniach budżetowych (Plan Kont ) 3. Źle wprowadzona definicja paragrafu lub wskazanie nie tej wartości, którą program ma odczytać (na przykład: chcieliśmy obliczać wykonania na podstawie wydatków z konta 130 a wybraliśmy obroty po Winien zamiast po Ma) 4. Źle zdefiniowane powiązania ze źródłami finansowania 5. Brak księgowań do kontach W menu podręcznym mamy dostępne: kopiuj definicję paragrafu (Ctrl+C) definicja aktualnie podświetlanego paragrafu zostaje zapisana do schowka. Zwracajmy uwagę na skróty klawiszowe przypisane różnym czynności. Po pewnym czasie utrwalą się one w pamięci i zamiast wybierać F2 i konkretną czynność to wybierzemy na przykład Ctrl+C by skopiować, czy Ctrl+V by wstawić. 100 wklej definicję paragrafu (Ctrl+V) wkleja zapamiętaną w schowku definicję paragrafu do bieżącego lub wszystkich zaznaczonych paragrafów. edycja definicji (Shift+D) uczymy w tym miejscu program, w jaki sposób ma wyliczyć wykonanie paragrafu. Paragraf może być liczony na podstawie zapisów na dowolnej ilości kont. Dopisując kolejne elementy określamy znak (plus lub minus), szablon konta z paragrafem (wybieramy spośród wprowadzonych w menu Plan Kont -> Ustawienia PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania budżetowe

101 budżetowe -> powiązania z planem kont ), oraz wartość jaką z kont należy wziąć. Określamy wartość jaką należy przyjąć dla tego szablonu. Obroty Wn sumowane są obroty po stronie Wn, Obroty Ma sumowane są obroty po stronie Ma, Saldo Wn - uwzględniane jest saldo jedynie gdy jest po stronie Wn. Jeżeli saldo jest po stronie Ma to przyjmowane jest 0, Saldo Ma uwzględniane jest saldo jedynie gdy jest po stronie Ma. Jeżeli saldo jest po stronie Wn to przyjmowane jest 0, Saldo Wn ze znakiem liczone jest saldo Wn, jako różnica między obrotami Wn oraz Ma. Jeżeli saldo jest po stronie Ma to przyjmowane jest ze znakiem -. Saldo Ma ze znakiem - liczone jest saldo Ma, jako różnica między obrotami Ma oraz Wn. Jeżeli saldo jest po stronie Wn to przyjmowane jest ze znakiem -. Na przeglądzie kolorem czerwonym oznaczone są paragrafy, dla których nie wprowadzono definicji obliczenia. Nie zapominajmy, że korzystając z przełączników u góry ekranu możemy pokazywać tylko paragrafy wykorzystane, czyli takie dla których wprowadzono plan lub wyliczono wykonanie. przelicz wykonanie (Ctrl+P) uruchamia proces obliczenia wykonania oraz odczytania ewentualnych zmian w planach. drukowanie (Ctrl+R) wydruki danych z zakresu dyscypliny budżetowej. Możemy wybrać spośród kilku wariantów. Każdy w tych wydruków będzie prezentował dane w układzie jaki został wybrany na głównym ekranie (tysiące / złote, narastająco/w okresie). o wykonanie paragrafu Nazwa paragrafu, źródła finansowania (jeśli występują) oraz rozdział Wyróżniony jest miesiąc bieżący. PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania budżetowe 101

102 o wydruk miesiąca MMM Tytuł wydruku możemy zmienić. Wydruk prezentuje wartości wszystkich paragrafów z aktualnie wyświetlanego miesiąca. Do przykładu wydruku ustawiono wykorzystane co spowodowało, że wydruk jest i krótszy i bardziej czytelny. Do wyboru jest również wariant wydruku Wykonanie z wykazem planów. Prezentowane są wówczas wszystkie wprowadzone plany (bieżący i wcześniejsze). 102 PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania budżetowe

103 o wykonanie przekrojowo Przed wykonaniem wydruku program prosi o wybranie zakresu miesięcy, dla których zostanie on wykonany. Wszystkie aktualnie wyświetlane paragrafy, na końcu wydruk zakończony jest podsumowaniem. Dane z wszystkich miesięcy z wybranego zakresu. pokaż różnicę/procent (Shift+R) zmienia znaczenie ostatniej kolumny, zamiast procentu wykonania planu widzimy pozostałą kwotę (plan minus wykonanie). Powtórne włączenie pokazuje ponownie wykonanie planu w procentach. pokaż tysiące/ zł+gr (Shift+T) przełącza sposób pokazywania wartości. względem końca roku/miesięcy w zależności od ustawienia plan prezentowany jest dla poszczególnych miesięcy lub zawsze rocznie, niezależnie od zmiany prezentowanych miesięcy. drukowanie sprawozdania w przyszłości w tym miejscu będzie można wydrukować konkretne sprawozdania budżetowe. wersja elektroniczna jeżeli pojawi się możliwość importu danych w programach, które wysyłają elektroniczną wersję sprawozdań do jednostek nadrzędnych, to w tym miejscu pojawi się możliwość eksportu danych do plików w formacie zgodnym z Rozporządzeniem MF. PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania budżetowe 103

104 przywróć kolumny czynność ta pozwala na ustawienie kolumn i ich szerokości w pierwotnym kształcie przed ewentualnymi ręcznymi przestawieniami użytkownika. Wracając do głównego ekranu, zwróćmy uwagę, że po naciśnięciu klawisza spacji możemy obejrzeć wszystkie dane o jednym paragrafie. Nazwa paragrafu Przełączniki sposobu prezentacji danych Wyróżniony jest miesiąc bieżący. Miesiąc kolejny (rejestracja wyprzedzająca) pokazany jest innym kolorem. Zawartość okna może zostać natychmiast wydrukowana 104 PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania budżetowe

105 5.10 Sprawozdania budżetowe (Rb) Ta opcja systemu wspomaga nas w realizacji obowiązków wynikających z rozporządzeń MF dotyczących Sprawozdawczości budżetowej. W szczególności: Obliczenie poszczególnych Rb automatycznie przez program na podstawie zapisów księgowych i planu. Ręczne wprowadzenie sprawozdań, których wyniki nie pochodzą z księgowości budżetowej (na przykład z części 77 ). Wydrukowanie sprawozdania (również zapisanie wydruku do pliku, na przykład PDF). Zapisanie sprawozdań w plikach (dbf) w formacie zgodnym z Rozporządzeniem MF. Zapisywanie plików w formacie XML zgodnym z systemem TREZOR, czyli możliwym do bezpośredniego importu w tym systemie. Przypominanie o zbliżających się terminach wykonania sprawozdań. Podstawowe znaczenie dla skutecznego wykorzystania tej opcji ma właściwe ustawienie budżetowych parametrów programu: Określenie miejsca rozdziałów i paragrafów w planie kont (Plan kont -> ustawienia budżetowe -> Powiązania z planem kont ) Właściwe określenie powiązania planu kont ze źródłami finansowania (Plan kont -> ustawienia budżetowe -> Powiązania ze źródłami finansowania ) Przygotowując się do wykorzystania tej opcji należy: W menu podręcznym ustawić dane nagłówkowe. Oprócz danych opisowych musimy dokonać podziału paragrafów na dochody i wydatki, co jest warunkiem koniecznym prawidłowych wyników takich sprawozdań jak, na przykład, Rb-28. W każdym ze sprawozdań, którego wyniki pochodzą z księgowości budżetowej, należy zdefiniować sposób obliczenia poszczególnych elementów. W sprawozdaniach, w których różnie prezentowane są wyniki w różnych okresach (na przykład Rb-27) należy ustawić, które kolumny mają być widoczne w poszczególnych okresach (funkcja ustawienia widoczności kolumn w menu podręcznym). By program przypominał nam o terminach wykonania sprawozdań należy wprowadzić terminy wykonania sprawozdania za poszczególne okresy (menu podręczne-> edycja parametrów sprawozdania). Sprawozdanie sklonowane kopia sprawozdania podstawowego. W momencie dopisywania klonu przepisywane są do niego wszystkie dane i ustawienia oryginału. Dalej klon prowadzi już samodzielne życie, to znaczy wszelkie ustawienia, definicje obliczeń etc są niezależne, i w oryginale, i w klonie (klonach). Możliwość klonowania ma pozwolić na tworzenie różnych, niezależnych wersji sprawozdań. Jedno może być, na przykład, zdefiniowane do wysłania z części 19 a drugie będzie dotyczyło części 77 (wprowadzone ręcznie). Sprawozdanie ukryte część sprawozdań może całkowicie nas nie dotyczyć i niepotrzebnie pokazują się w spisie. Do tego celu przeznaczona jest czynność w menu podręcznym pokaż/ukryj sprawozdanie. PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania budżetowe (Rb) 105

106 Dane do sprawozdań mogą być liczone automatycznie co wymaga zdefiniowania sposobu obliczania. Dane można też wprowadzać ręcznie. Dzięki temu można wykorzystać SFINKSa jako zbiór informacji o sprawozdaniach oraz jako narzędzie do komunikacji z systemem TREZOR. Klonowanie sprawozdań pozwala na robienie kilku wersji jednego raportu za jeden okres. Daty i terminy związane ze sprawozdaniem. Przełącznik decydujący o tym, czy widzimy również klony sprawozdań. Włączony pokazuje również raporty oznaczone jako ukryte. Eksport sprawozdania do systemu TREZOR. Lista dostępnych sprawozdań Funkcje w menu podręcznym Kopiuj definicję do schowka (wstaw ze schowka) Czynność ta ma pomóc użytkownikom systemu we wzajemnym wspomaganiu się w definiowaniu sprawozdań. Po wybraniu Kopiuj definicja sprawozdania została zapamiętana do schowka systemu WINdows. Następnym krokiem może być wysłanie przygotowanej definicji pocztą elektroniczną (na przykład do PCBEST celem sprawdzenia). Teraz działamy już poza systemem SFINKS. Wystarczy uruchomić swój program do obsługi poczty elektronicznej i zamiast wpisywać treść listu wstawić zapamiętaną definicję (Ctrl+V). Tak przygotowany list elektroniczny wysyłamy na pożądany adres. Czynność Wklej ma pozwolić nam na wczytanie otrzymanej pocztą elektroniczną definicji. Otwieramy w programie pocztowym otrzymanego a z definicją sprawozdania i zaznaczamy całą jego treść. Zapisujemy to do schowka WINdows (Ctrl+C). Powracamy do SFINKSa. Ustawiając się na właściwym sprawozdaniu i wybieramy wstaw definicję ze schowka (Ctrl+V). Przysłany do nas opis sposobu obliczania sprawozdania jest już w SFINKSie. 106 PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania budżetowe (Rb)

107 Zapisz do pliku (zapisz do pliku wszystkie...) Sprawozdanie (sprawozdania) zapisywane są do pliku o podanej nazwie. Pliki te, to pliki bazy danych w formacie opisanym w Rozdziale 23 Rozporządzenia MF o sprawozdawczości budżetowej. Klonowanie sprawozdania W ten sposób możemy stworzyć kopię (kilka kopii) sprawozdania. Kopiowane są zarówno wszystkie dane jak i definicje obliczania sprawozdania. Sprawozdania będące klonami są dla odróżnienia pokazywane innym kolorem, a po ich oznaczeniu dodawany jest w nawiasie kolejny numer. Od tego momentu klon nie ma już nic wspólnego z oryginałem. Przycisk na górze ekranu pozwala nam schować (pokazać) sklonowane sprawozdania. Edycja opisu Czynność ta działa wyłącznie przy sklonowanych sprawozdaniach. Pozwala na zmianę opisu sprawozdania. Warto zadbać, by opis ten w miarę precyzyjnie mówił w jakim celu utworzyliśmy klon sprawozdania by nie stracić kontroli nad tym co liczymy w sprawozdaniu podstawowym, a co w jego klonie. Przeliczenie sprawozdania (wszystkich sprawozdań) Na podstawie wprowadzonych definicji wyliczane są wartości dla miesiąca bieżącego. wszystkich możliwych okresów. Dane wprowadzone ręcznie nie są naruszane jeżeli były wprowadzone tam, gdzie nie było definicji obliczania. Nie przeliczane są wartości tam gdzie jest blokada na ten okres (więcej informacji o blokowaniu przy opisie parametrów sprawozdania). By wyliczyć wartości dla wszystkich okresów należy uruchomić przeliczenie po wejściu w konkretne sprawozdanie. Drukowanie Uruchamia drukowanie sprawozdania. Warto zwrócić uwagę na możliwość zapisania wydruku w formie pliku pdf. Definicja Pozwala na opisanie sposobu obliczania sprawozdań. Omówione w osobnym podrozdziale. Wczytanie struktury sprawozdań Czynność ta aktualizuje struktury wszystkich sprawozdania (ich kształt, nie sposoby obliczeń) do aktualnej wersji programu. Przy prawidłowo zrealizowanej aktualizacji programu nie ma potrzeby dodatkowego uruchamiania tej czynności. Edycja danych nagłówkowych W tym miejscu koniecznie musimy wprowadzić informacje, które są wspólne dla wszystkich Rb. W zakładkach podstawowe i dodatkowe należy wprowadzić informacje, które są później drukowane na raportach Rb. Zakładka Trezor jest omówiona w rozdziale poświęconym komunikacji z systemem TREZOR. Koniecznie musimy programowi wskazać, które paragrafy (grupy paragrafów) zaliczamy do dochodów i wydatków. Bez tego nie zostaną prawidłowo wyliczone raporty, w których są kolumny dochody/wydatki a w wierszach prezentowane są paragrafy. PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania budżetowe (Rb) 107

108 Uwaga! W przypadku Rb34 paragraf 240 jest zawsze zaliczany do wydatków te ustawienia nie mają znaczenia. Edycja parametrów sprawozdania Informacje tutaj wprowadzane dotyczą tylko tego jednego sprawozdania. Możemy wprowadzić (skorygować) ilość dni po upływie okresu na kiedy przypada wykonanie sprawozdania. Możemy również zablokować (odblokować) przeliczanie danego okresu. Blokowanie okresu następuje automatycznie po zapisaniu pliku do TREZORa. Przy wysyłaniu do TREZORa podpowiadane będą jedynie te okresy, dla których w tym miejscu wprowadzona jest ilość dni. Ustawienia widoczności kolumn W niektórych sprawozdaniach prezentowane dane zależą od okresu (na przykład w Rb27 za styczeń nie pokazuje się należności itd). W tym miejscu możemy ustawić, które dane będą prezentowane w poszczególnych okresach. 108 PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania budżetowe (Rb)

109 INS i DEL działają również na zaznaczonym większym zakresie danych. Ustawienia te są brane pod uwagę jedynie podczas wydruku oraz wysyłania do TREZORA. Oznacza to, że na ekranie przy przeglądaniu Rb zawsze widzimy wszystkie wartości. Pokaż/ukryj sprawozdanie Jeżeli nie dotyczą nas wszystkie sprawozdania dostępne w systemie, to możemy te nadmiarowe ukryć (ewentualnie później znów pokazać). Na głównym ekranie z przeglądem sprawozdania mamy przełącznik, którym możemy wyłączyć pokazywanie sprawozdań oznaczonych jako ukryte. PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania budżetowe (Rb) 109

110 Komunikacja z systemem TREZOR Komunikacja polega na tym, że SFINKS przygotowuje pliki XML, które następnie można importować w systemie TREZOR Przygotowanie Rozpoczynamy pracę od jednorazowego ustawienia danych nagłówkowych (menu podręczne > edycja danych nagłówkowych, zakładka TREZOR). Dane opisowe łatwo odczytamy w TREZORze. Część budżetową będziemy mogli zmieniać bezpośrednio przed wysyłaniem sprawozdania (niektóre wykonujemy przecież dla dwóch części) tu wprowadzimy tą podstawową. Ustawienia w dolnej części ekranu nie mają wpływu na sposób komunikacji z TREZORem. 110 PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania budżetowe (Rb)

111 Wysłanie pliku do TREZORa Eksport do Trezora jest dostępny zarówno podczas przeglądania listy sprawozdań jak i w każdym pojedynczym sprawozdaniu. Najpierw wybieramy okres. Jeżeli potrzebny nam okres jest niedostępny (wygaszony) to musimy wrócić do edycji parametrów sprawozdania i wprowadzić ilość dni. Okresów, dla których ilość w parametrach pozostanie zerowa, nie będzie można wysłać do TREZORa. Uwaga! Wybór okresu jest bardzo ważny. Musi być on zgodny z okresem, w którym będziemy wczytywać to sprawozdanie w TREZORZE. Jeżeli na przykład RB28 za czerwiec w TREZORze ma być odczytane pod pozycją II półrocze to w SFINKSIE też trzeba wybrać okres II półrocze. Po wybraniu okresu pojawia się kolejne okienko dialogowe, w którym musimy wprowadzić informacje wymagane przez TREZORa: Podpowiadane są ostatnio wprowadzone wartości. Zmiana tych danych u większości użytkowników nie jest potrzebna. PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania budżetowe (Rb) 111

112 Indywidualny identyfikator sprawozdania. Nie jest dostępna publicznie wiedza jak jest tworzony ten identyfikator. Pewne jest jedynie, że jest on inny dla każdego urzędu i każdego sprawozdania. Identyfikator jest jednakowy dla miesięcy, ale jest już inny dla sprawozdania rocznego. Konsekwencje ewentualnego błędu nie są nieodwracalne po prostu TREZOR odrzuci takie sprawozdanie i wyślemy je powtórnie. Jak ustalić jaki mamy identyfikator sprawozdania? W systemie TREZOR musimy utworzyć sprawozdanie i nawet z pustymi danymi wykonać czynność Export do XML (przycisk na dole ekranu po wejściu w sprawozdanie). Na naszym komputerze zostanie zapisany plik o nazwie SPRAWOZDANIE.XML. Z tego pliku musimy odczytać pożądaną wartość. Można to zrobić na dwa sposoby podglądając wartość tsp_id bezpośrednio w pliku. Pliki XML najczęściej są automatycznie otwierane przez przeglądarkę internetową: Drugi sposób to odczytanie wartości z pliku przez SFINKSa Czynność tą wykonujemy tylko raz. Każde kolejne uruchomienie tej opcji programu podpowiada ostatnią wartość. Powtórne odczytanie będzie jednak konieczne w nowym roku księgowym. TREZOR generuje identyfikatory inne w każdym roku. Identyfikator okresu sprawozdania. Identyfikator ten jest jednakowy dla danego okresu we wszystkich sprawozdaniach. Zmienia się w okresach rocznych. Niewykluczone są jednak wyjątki, dlatego mimo że program podpowiada prawidłowe dla danego roku wartości, to pozostawiono możliwość ich zmiany. W razie takiej potrzeby można odczytać tą wartość z pliku przygotowanego w TREZORze w analogiczny sposób jak przy poprzednim identyfikatorze. Ponownie należy podkreślić, że ważna jest zgodność okresów. Jeżeli przygotowujemy plik w SFINKSie za czerwiec, to w TREZORze wczytujemy go do czerwca a nie do II kwartału czy I półrocza. Ostatni krok, to nadanie nazwy plikowi i wskazanie miejsca gdzie go chcemy zapisać. Mamy tutaj nieco swobody bowiem system TREZOR odczyta plik bez względu na jego nazwę. 112 PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania budżetowe (Rb)

113 Odczytanie pliku w TREZORZe Po zainicjowaniu pliku dla danego okresu w systemie TREZOR możemy odczytać przygotowane w SFINKSie sprawozdania zapisane jako XML. Można to zrobić na dwa sposoby: przy konkretnym sprawozdaniu lub grupowo odczytując jednocześnie kilka plików (grupowy import). W obu przypadkach najpierw wskazujemy plik (pliki) korzystając z przycisku Przeglądaj a następnie wykonujemy czynność Import z XML. Import przy konkretnym sprawozdaniu: Wskazanie pliku XML przygotowanego w SFINKSie Odczyt danych ze wskazanego pliku. Grupowy import: Przed wykonaniem importu wskazujemy kolejne pliki PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania budżetowe (Rb) 113

114 Definiowanie sposobu obliczania sprawozdań Sprawozdania Rb dla potrzeb rozważań o definiowaniu sposobu obliczania w SFINKSie podzielimy na dwie grupy: a) Sprawozdania o stałych wierszach, czyli z góry określonym kształcie i ilości danych (jednakowej u wszystkich, na przykład Rb23) b) Sprawozdania o zmiennych wierszach, czyli te, w których określono kolumny, a w wierszach wpisywane są rozdziały/paragrafy (na przykład Rb27). Są jeszcze sprawozdania mieszane, jak na przykład Rb34, w których jedna sekcja ma wiersze stałe, a druga zmienne. Każda grupa sprawozdań wymaga nieco innego podejścia do definiowania. Jedna zasada jest wspólna wszędzie gdzie musimy wprowadzać definicje. Myślmy najpierw jak KSIĘGOWI w jaki sposób uzyskuję potrzebną informację, a dopiero później zastanawiajmy się jak wpisać do programu formułę obliczeń Sprawozdania o stałych wierszach Każdy element wymaga opisania przy pomocy dostępnych funkcji. Możemy wybrać definiowanie będąc na spisie sprawozdań i wówczas pokaże nam się lista elementów. Możemy też wprowadzać definicję podczas przeglądania sprawozdania (Alt+Enter). Zasady są identyczne jak przy definiowaniu wierszy w opcji Sprawozdawczość. Pamiętając o przytoczonej zasadzie, że najpierw myślimy w sposób księgowy, szybko osiągniemy pożądany efekt Sprawozdania o zmiennych wierszach Przy definiowaniu tych sprawozdań należy korzystać z innych funkcji, tych z przedrostkiem RB_.... Podczas obliczania system na podstawie wprowadzonej definicji wytworzy tyle wierszy, ile kombinacji rozdział/paragraf zostało użyte przy księgowaniu lub planie. Przykład z Rb-28 Załóżmy, że mamy w planie kont źródło finansowania dla jednostki budżetowej oznaczone symbolem 1. Pierwsza kolumna z danymi to Plan. Wprowadzamy dla niej funkcję: Ten opis nie jest nigdzie drukowany. Ma jedynie pozwolić na wpisywanie własnych komentarzy związanych z wprowadzaną definicją. 114 PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania budżetowe (Rb)

115 Takie użycie funkcji RB_PLAN spowoduje, że program będzie szukał rozdziałów/paragrafów z planu oznaczonego jako bieżący dla źródła finansowania 1. Dla kolumny Wykonanie wydatków wpis może wyglądać na przykład tak: RB_MA_MASKA("1301?") Przy obliczaniu odszukane zostaną wszystkie rozdziały/paragrafy, dla których są zapisy księgowe. We wprowadzanych definicjach może być kilka funkcji połączonych znakami arytmetycznymi. Na przykład w kolumnie Zobowiązania ogółem : RB_SALDOMA_MASKA("2011?")+RB_SALDOMA_MASKA("2251?") W tym przykładzie zsumowane zostaną wartości dla poszczególnych rozdziałów/paragrafów z dwóch kont Sytuacje szczególne Rap-FIN, Rap-MIES Te dwa sprawozdania nie są informacjami ujętymi w Rozporządzeniu MF. Zostały dodane, ponieważ informacje w takim właśnie układzie są w praktyce bardzo przydatne dla celów kontrolnych. Oba te sprawozdania są, w rozumieniu programu, sprawozdaniami o zmiennych wersjach. Przykład Rap-MIES Raport miesięczny sporządzonych księgowań W założeniu ma on pomóc w porównaniu zgodności księgowań kosztów, wydatków i rozrachunków w układzie rozdział paragraf. By uzyskać wydruk musimy go najpierw zdefiniować. Wprowadzenie definicji nie powinno nastręczać trudności. Oto przykład: Kolumna wydatki. W planie kont mamy rachunek rozbity na źródła, dalej rozdziały, paragrafy i analityki wydatków ( itp.) W definicji wystarczy wprowadzić: RB_MA_MASKA("130?") Kolumna koszty. Plan kont w kosztach mamy analogiczny jak w wydatkach: W definicji wystarczy wprowadzić: RB_WN_MASKA("400?") Kolumna należności. W planie kont na 201 na czwartym znaku mamy źródło finansowania, a na piątym jedynka oznacza dostawcę. Dalej już pozostaje analityka kontrahenta. W definicji wystarczy wprowadzić: RB_SALDOWN_MASKA("201*1?") Kolumna zobowiązania. W definicji wystarczy wprowadzić: RB_SALDOMA_MASKA("201*1?") PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania budżetowe (Rb) 115

116 Rb-34 W tym sprawozdaniu zetkniemy się ze szczególnym przypadkiem paragrafu 240, który w przypadku dochodów własnych pokazujemy w wydatkach. Definiując sekcję B tego sprawozdania wprowadzamy plan z parametrem wskazującym właściwe źródło (na przykład RB_PLAN( 3 ), jeśli dochody własne mamy oznaczone w kontach jako 3 ). Analogicznie w wykonaniu. Podczas wyliczania tej sekcji program będzie szukał paragrafów dla wskazanego źródła, które w danych nagłówkowych przypisaliśmy do wydatków oraz zawsze 240 dla tego źródła (niezależnie od ustawień w danych nagłówkowych). Aby w sekcji A i B pojawiły się w każdym wierszu sprawozdania kody pozycji należy ustawić się na kolumnie Kod Pozycji i wprowadzić jako definicję odpowiednio G i M. W sekcji C, kod i symbol wpisujemy bezpośrednio we właściwe miejsca na ekranie. Inny kłopot w tym sprawozdaniu to plan stanu środków (sekcja B wiersz P). Najczęściej wylicza się tutaj wartość: suma planu dochodów suma planu wydatków. (plan z sekcji A wiersz L plan z sekcji B wiersz N) Jak to opisać w formie funkcji? Wprowadzimy następujące działanie: (Razem plan sekcji A linijka H) + (plan sekcji A linijka K) - (plan sekcji B linijka N). Plan H i Plan N mają w sobie funkcje (można podglądnąć) ale użytkownik nie może ich edytować. Można ich jednak użyć w linijce P! Definicja obliczania planu dla linii P, wyglądać będzie zatem następująco: RB_SPRAW_SUMA("RB34_Z23_SECA","Plan")+(DEFINICJA PLAN-K)RB_SPRAW_SUMA("RB34_Z23_SECB","Plan") Rb-70 Jedynie część kolumn (12-16) w tym sprawozdaniu zawiera dane z ewidencji księgowej. Należy wprowadzić definicję analogicznie jak dla innych sprawozdań o zmiennych wierszach. Po przeliczeniu znajdą się tutaj wszystkie aktywne paragrafy. Wykazujemy tutaj jedynie 401 i 402 i 404 dlatego pozostałe utworzone wiersze kasujemy. Wartość dodatkowych wynagrodzeń (404) musimy już rozbić ręcznie. Rb-24 (i inne nie pochodzące z ewidencji księgowej) Dane do takich sprawozdań możemy wprowadzać ręcznie. Dzięki tej pracy możemy korzystać z możliwości SFINKSa (drukowanie, zapis do plików, eksportowanie do systemu TREZOR), oraz zapewnić sobie zgromadzenie danych o wysłanych Rb w jednym systemie. 116 PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania budżetowe (Rb)

117 Wykaz funkcji charakterystycznych dla Rb RB_MA_KONTO (symbol_konta,rozdział,paragraf) Sumuje narastająco obroty Ma zawierające zapisy na koncie dotyczące podanego rozdziału i paragrafu. Jeżeli rozdział i paragraf nie zostanie podany będą brane pod uwagę aktualne parametry. Na przykład. Struktura 131 Z RRRRR PPPP Podanie RB_MA_KONTO( ,,) poda obroty Ma tego konta Podanie RB_MA_KONTO( ,, 3300 ) da zawsze ZERO (nie ten paragraf) Funkcja najbardziej użyteczna dla kont, w których rozdział/paragraf jest wprowadzany podczas księgowania. Funkcja analogiczna -> RB_WN_KONTO RB_MA_MASKA (maska_konta,rozdział,paragraf) Sumuje obroty Ma dla rozdziałów i paragrafów z kont podanych wg maski. Jeżeli podany zostanie rozdział lub/i paragraf to przeliczenia ograniczą się tylko do tych wprost wskazanych rozdziałów lub/i paragrafów. Na przykład. Struktura 131 Z RRRRR PPPP lub 131-Z- z ustawionym wpisywaniem rozdziału/paragrafu przy księgowaniu. Podanie RB_MA_MASKA( 1311? ) wysumuje wszystkie kombinacje rozdział/paragraf dla kont które zaczynają się od Podanie RB_MA_MASKA( 1311?, 75008,) zadziała jak wyżej ale wyłącznie dla zapisów dla rozdziału Uwaga! Podanie RB_MA_MASKA( 131? ) wysumuje wszystkie kombinacje rozdział/paragraf dla kont które zaczynają się od 131. Zatem jeżeli mamy zarówno i to wartości zostaną ZBITE. Funkcja analogiczna -> RB_WN_MASKA RB_MA_ODDO (konto_od,konto_do,rozdział,paragraf) Sumuje obroty Ma dla rozdziałów i paragrafów z wszystkich kont analitycznych z podanego przedziału. Jeżeli podany zostanie rozdział lub/i paragraf to przeliczenia ograniczą się tylko do tych wprost wskazanych rozdziałów lub/i paragrafów. Przedział od do jest przedziałem domkniętym czyli również i te konta biorą udział w obliczeniach. Funkcja analogiczna -> RB_WN_ODDO PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania budżetowe (Rb) 117

118 RB_SALDO_MASKA(maska_konta,rozdział,paragraf) Dla rozdziałów i paragrafów przypisywana jest wartość sald występujących w zapisach kont podanych wg maski. Uwaga, saldo jest brane ze znakiem. Oznacza to, że jeśli konto ma saldo Ma to zostanie przyjęta wartość salda ze znakiem ujemnym. Należy to uwzględnić w swoim projekcie i rozważyć w określonych przypadkach podanie formuły 1*RB_SALDO_MASKA(..) Jeżeli analizowane konta mają rozdziały/paragrafy wpisywane przy księgowaniu, to saldo jest analizowane oddzielnie dla każdej kombinacji rozdział/paragraf w pojedynczym koncie. Funkcje analogiczne -> RB_SALDO_KONTO, RB_SALDO_ODDO RB_SALDOWN_ODDO (konto_od,konto_do,rozdział,paragraf) Dla rozdziałów i paragrafów przypisywana jest wartość sald pod warunkiem, że saldo jest Wn występujących w zapisach kont z podanego zakresu od do. Należy pamiętać, że przedział od do jest przedziałem DOMKNIĘTYM a z niego liczone są konta analityczne. Jeżeli analizowane konta mają rozdziały/paragrafy wpisywane przy księgowaniu, to saldo jest analizowane oddzielnie dla każdej kombinacji rozdział/paragraf w pojedynczym koncie. Funkcje analogiczne -> RB_SALDO_KONTOWN, RB_SALDOWN_MASKA, RB_SALDO_KONTOMA, RB_SALDOMA_MASKA, RB_SALDOMA_ODDO RB_PLAN (źródło, rozdział, paragraf) Do RB podawana jest wartość planu (z planu zaznaczonego jako BIEŻĄCY!). Jeżeli nie wskażemy źródła finansowania na przykład: RB_PLAN(,,) to program wyliczy jakiekolwiek wartości jedynie w sytuacji gdy w planie kont nie mamy źródeł finansowania. Jeżeli taka sytuacja u nas nie występuje to powinniśmy zawsze podawać co najmniej RB_PLAN( 1,,), a jeśli potrzebne są wszystkie źródła to RB_PLAN( 1,,)+ RB_PLAN( 2,,) itd. Jak i w poprzednich funkcjach możemy zawężać nasze działania do wskazanych rozdziałów/paragrafów. RB_WYK (źródło, rozdział, paragraf) Do RB podawane jest wyliczone w sprawozdawczości budżetowej wykonanie (koniecznie najpierw przeliczyć!). Jeżeli nie wskażemy źródła finansowania na przykład: RB_WYK(,,) to program wyliczy jakiekolwiek wartości jedynie w sytuacji gdy w planie kont nie mamy źródeł finansowania. Jeżeli taka sytuacja u nas nie występuje to powinniśmy zawsze podawać co najmniej RB_WYK( 1,,), a jeśli potrzebne są wszystkie źródła to RB_WYK( 1,,)+ RB_WYK( 2,,) itd. Jak i w poprzednich funkcjach możemy zawężać nasze działania do wskazanych rozdziałów/paragrafów. 118 PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdania budżetowe (Rb)

119 5.11 Sprawozdanie finansowe Niezależnie od posiadanej wersji programu zawsze mamy tutaj wybór rodzaju sprawozdań, zgodnie z właściwymi przepisami w tym zakresie od Ustawy o Rachunkowości poczynając. W zależności od dokonanego wyboru zobaczymy inny zestaw dokumentów do przygotowania. I tak: o Przedsiębiorstwa (czyli jednostki wymienione w art.64 ust.1 Ustawy o Rachunkowości): Bilans Rachunek zysków i strat wariant kalkulacyjny Rachunek zysków i strat wariant porównawczy Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym Informacja dodatkowa o Finanse publiczne: Bilans jednostki budżetowej, zakładu budżetowego, gospodarstwa pomocniczego jednostki budżetowej Bilans z wykonania budżetu państwa, jednostki samorządu terytorialnego Rachunek zysków i strat wariant porównawczy Zestawienie zmian w funduszu jednostki Załącznik numer 1 i 2 do bilansu o Jednostki nie prowadzące działalności gospodarczej: Bilans Rachunek wyników Informacje dodatkowe Przygotowanie dokumentów Zasady przygotowania dokumentów są identyczne. Całość kłopotu dla użytkownika polega na przeniesieniu stanów kont na określone pozycje bilansu czy zestawienia. Kłopot ten jest niezależny od techniki przygotowywania sprawozdań, czyli dokładnie ten sam problem mamy wypełniając określone dokumenty ręcznie. Po prostu musimy przeanalizować plan kont i zastanowić się, jakie konta korespondują z pozycjami dokumentu. Sfinks oferuje nam możliwość zapamiętania wyniku tej naszej analizy, dzięki czemu przeliczać sprawozdania możemy wielokrotnie i niekoniecznie jedynie na koniec roku. PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdanie finansowe 119

120 Po wybraniu na przykład bilansu na ekranie zobaczymy odpowiednią do rodzaju działalności tabelę, na przykład: Na początek widzimy wartości zerowe. By uzyskać wynik należy uruchomić przeliczenie (Ctrl+P). Jednak przeliczenie nie da nam efektu zanim nie nauczymy programu jak ma liczyć! W tym celu musimy wejść w każdą pozycję i naciskając Alt+Enter zdefiniować sposób obliczania czyli po prostu opisać z jakich kont brane są wartości do ustalenia określonej pozycji na formularzu. Obliczenia wykonywane są domyślnie za cały rok (wszystkie dane). Na spisie sprawozdań, w menu podręcznym, jest dodatkowo możliwość obliczenia sprawozdania na konkretny miesiąc. W ten sposób można w grudniu wydrukować sprawozdanie wg stanu na koniec, na przykład kwietnia. 120 PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdanie finansowe

121 Okno edycji formuły obliczeniowej: W górnej części okna wprowadzamy sposób obliczenia. Zasady są tutaj dokładnie takie same jak przy definiowaniu sprawozdań. To znaczy posługujemy się funkcjami obliczającymi wartości z kont (cały czas są dostępny jest podgląd tych funkcji) i zasadami matematyki. Jest to opisane w dokumentacji do programu w rozdziale poświęconym sprawozdawczości. Dolna część ekranu to miejsce na wpisanie dowolnego opisu, który nie ma żadnego znaczenia formalnego a ma być jedynie pomocą dla nas w przyszłości. Oczywiście wpisywanie tych komentarzy (opisów) absolutnie nie jest konieczne. Nie wprowadzamy formuł obliczeniowych dla kolumny BO. Prościej za pierwszym razem wprowadzić kwoty ręcznie, a w kolejnych latach będziemy korzystać z możliwości - Alt+Ctrl+P pobierz z minionego roku. Na pierwszym pokazanym oknie część wierszy jest wyciemniona. Oznacza to, że wiersze te są obliczane przez program i wprowadzanie do nich formuł obliczeniowych jest nie tylko niecelowe, ale również zablokowane. Do wszystkich wierszy możemy też bezpośrednio wprowadzić wartości! Ale tam gdzie są formuły, przy każdym przeliczeniu przywracane są wartości zgodnie z wynikiem obliczeń. Każdy dokument można sklonować. Tworzymy w ten sposób wierną kopię dokumentu podstawowego, który dalej możemy już niezależnie modyfikować. PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdanie finansowe 121

122 Dokumenty tekstowe W spisie przygotowanych sprawozdań rocznych, obok dokumentów sklonowanych, mogą się znaleźć również dokumenty tekstowe. Wystarczy dopisać dokument (INSert). W tym momencie do dyspozycji mamy edytor tekstu: Jego możliwości są zupełnie podstawowe, ale zaletą tworzenia opisowych dokumentów do bilansu w tym właśnie miejscu jest zwartość danych wszystko mamy w jednym miejscu, czyli w systemie SFINKS. 122 PRZEGL ĄD DANYCH - Sprawozdanie finansowe

123 6. WYDRUKI Przed rozpoczęciem drukowania należy zwrócić uwagę na menu Administracja -> przypisanie drukarek do raportów. Tam musimy przypisać drukarki do raportów. Jeżeli korzystamy z drukarki igłowej to należy zwrócić uwagę na konieczność wybrania zestawu polskich liter oraz przypisania kodów sterujących. Większość wydruków w wersji graficznej ma dodatkowo możliwość wyboru jednej z wersji: Wydruki graficzne są projektowane na papier formatu A4 a w zależności od wybranej wielkości raportu będą one drukowane różną czcionką. Wybór większej czcionki powoduje, że dane czasem drukowane są w kilku linijkach. Każdy wydruk jest realizowany najpierw na ekran. W wersji graficznej zobaczymy specjalny pasek narzędzi z ciekawymi możliwościami. Taki pasek narzędzi jest widoczny przed każdym GRAFICZNYM wydrukiem. Poruszanie się po wydruku (skok o stronę, na początek / koniec, do strony o numerze). Narzędzie do powiększania wydruków na ekranie. WYDRUKI - WYDRUKI 123

124 Narzędzie do przesuwania wydruku. Pozwala zmienić ustawienia wydruku (efekt widoczny będzie natychmiast). Zapełnia wydrukiem całą powierzchnię ekranu (pasek narzędzi jest wówczas dostępny pod F2). Rozwijane menu pozwalające wybrać jak chcemy powiększyć wydruk. Szybka zmiana sposobu prezentacji wydruku. Szukanie dowolnego tekstu na wydruku. Bezpośredni eksport do pliku typu pdf. Umożliwia zapis wydruku jako pliku w różnych formatach (html, csv, rtf, xml). 6.1 Wydruk planu kont Przed uruchomieniem wydruku możemy dokonać wyboru jego zakresu15: zakres od do pozwoli na wybranie zakresu drukowanych kont: od do. 15 Taki wybór będzie możliwy niemal przed każdym wydrukiem i więcej nie będzie już omawiany. 124 WYDRUKI - Wydruk planu kont

125 maska konta możemy ustawić maskę drukowanych kont używając znaku * co oznacza dowolny znak oraz? co oznacza dowolny ciąg znaków do końca. Na przykład: 2? to wszystkie konta zespołu ***401? to wszystkie konta 508 bez względu na znaki od trzeciego do piątego, dalej z symbolem 401 i dowolną dalszą częścią,.. wg zestawu kont możemy wybrać spośród zestawów kont przygotowanych w menu Plan kont -> zdefiniowane zestawy kont. wg paragrafu (w wersji budżetowej) pozwala na wydruk kont zawierających wybrany paragraf. wg typu paragrafu (w wersji budżetowej) pozwala na wybór grupy paragrafów i na wydruku pojawią się wyłącznie konta z paragrafami należącymi do wybranej grupy. Uwaga chodzi wyłącznie o paragrafy, które są częścią symbolu, jeżeli paragrafy są wprowadzane podczas księgowania (wiele paragrafów na jednym koncie funkcja w menu podręcznym opcji Plan kont). wg zadań (w wersji budżetowej) pozwala na wydruk kont zawierających wybrane zadanie/zlecenie. wg typu zadań pozwala na wybór grupy zadań i na wydruku pojawią się wyłącznie konta zawierające zadania (zlecenia) należące do wybranej grupy. całość drukuje całość. W zależności od wybranego zakresu, system poprosi o dokonanie wyboru lub podanie przedziału, maski. Podgląd wydruku Planu Kont Zestawienie kont analitycznych Czasem potrzebujemy informacji o ilości kont analitycznych w ramach poszczególnych kont zbiorczych. Szczególnie przydatne jest to przy kontroli gdy biegli chcą dla swoich potrzeb ustalić ile jest kartotek analitycznych itp. Dla tych właśnie celów wydruk planu kont wyposażony został w nowe przełączniki. WYDRUKI - Wydruk planu kont 125

126 Po zaznaczeniu pierwszego przełącznika zamiast wydruku planu kont otrzymamy wydruk, na którym będzie lista wszystkich kont zbiorczych wraz z informacją ile każdemu z nich przynależy kont analitycznych. Po zaznaczeniu drugiego przełącznika wydruk będzie ograniczony do list kont syntetycznych: WYDRUKI - Wydruk planu kont

127 6.2 Kartoteki konta Pozwala wybrać zakres dat lub jednym przyciskiem cały rok Można dokonać wyboru czy drukować kartotekę jedynie pozycji zapisanych w dzienniku Dodatkowe opcje wydruku WYDRUKI - Kartoteki konta 127

128 6.3 Zestawienie obrotów i sald Wydruk potocznie zwany saldówką może być zrealizowany wg aktualnego stanu kont, ale również wyliczony na dowolną datę. Ta możliwość pozwala na wydruk na przykład w październiku saldówki na dzień 15 maja,... A podstawowe ustawienia wydruku B specyficzne ustawienia budżetowe Zanim omówimy różne możliwości warto podkreślić, że ustawienia wydruku można zapamiętać! Klawisz F2 w tym miejscu pozwala zapisać ustawienia pod własną nazwą a w przyszłości przywołać je w ten sam sposób. 128 WYDRUKI - Zestawienie obrotów i sald

129 6.3.1 PODSTAWOWE USTAWIENIA Zakres Kont Zakres od do Musimy podać konto od do. Podany zakres kont program traktuje jako przedział domknięty, czyli jeżeli podamy od 130 do 131, to zostaną wydrukowane wszystkie konta 130 oraz konto 131 (koniec przedziału). Jeżeli tym ustawieniem chcemy wydrukować wszystkie konta 130 to wystarczy podać od 130 do Maska konta Możemy w łatwy sposób ograniczyć wydruk tylko do kont wg wprowadzonej maski. Możemy używać znaków * oraz?. Kilka przykładów: maska 130* wydrukuje konto 130, 1301 oraz Gwiazdkę na czwartym znaku program interpretuje bez względu na to co jest w tym miejscu maska 130? Program wydrukuje wszystkie konta 130, bowiem znak zapytania oznacza, obojętnie co jest dalej od tego miejsca maska 530*4020? Program wydrukuje wszystkie konta 530, które mają na pozycji od 5 do 8 symbol 4020 bez względu na czwarty znak konta, oraz bez względu na dalsze rozwinięcie paragrafu. maska 400***4020 Zostaną wydrukowane wszystkie konta 400 z 4020 na pozycjach 7-10 bez dalszego rozwinięcia maska 400***4020? Zostaną wydrukowane wszystkie konta 400 z 4020 na pozycjach 7-10 i dowolnym dalszym rozwinięciem maska 2? Wydrukowane zostaną wszystkie konta z zespołu 2 maska? Wydrukowane zostaną wszystkie konta! Według zestawu kont W menu Plan Kont jest punkt 9. Zdefiniowane zestawy kont. Można tam zdefiniować dowolny zestaw kont a teraz przy wydruku saldówki możemy po prostu odwołać się do tego zestawu. Jako zestaw można na przykład zebrać konta z określonego paragrafu, źródła finansowania itp. W praktyce budżetowej zamiast stosowania zestawów kont, zdecydowanie łatwiej wykorzystać inne, dalej opisane możliwości. Według paragrafu (w symbolu konta) Po wybraniu tej możliwości wystarczy podać paragraf, a program wydrukuje wszystkie konta które go zawierają. Wybierając konta do wydruku program korzysta z informacji wprowadzonych przez nas w ustawieniach budżetowych w punkcie Powiązania z planem kont. Jeśli na wydruku nie uzyskamy pożądanego efektu (brak niektórych kont), to niemal pewne jest, że po prostu nie mamy właściwie ustawionych powiązań. Na wydruku nie znajdą się konta, które paragraf mają wpisywany podczas księgowania! Według typu paragrafu (w symbolu konta) Możliwość analogiczna do opisanych w poprzednim punkcie ale podajemy nie paragraf a typ paragrafów i zostaną wydrukowane wszystkie zaliczone do tego typu. WYDRUKI - Zestawienie obrotów i sald 129

130 Wybór daty Możemy wybrać pomiędzy dwoma opcjami: Na koniec miesiąca oraz Wyliczany na dzień. Stosowanie opcji Wyliczany na dzień jest sensowne jedynie wówczas, kiedy potrzebujemy wydrukować stany kont na jakikolwiek inny dzień niż koniec miesiąca. Wydruk na dzień 31 marca da taki sam efekt jak wydruk na koniec marca, ale będzie dłużej realizowany. Wszelkie ustawienia związane ze stanami kont (na przykład wybór wydruku kont jedynie z saldami) będą się zawsze odnosiły do dnia określonego w tym miejscu. Wybór kont Decydujemy o rodzajach kont jakie zostaną wydrukowane. Pozostałe ustawienia tylko w dzienniku / wszystkie dowody Wybór tylko w dzienniku to stany kont wyłącznie na podstawie dowodów już zapisanych w dzienniku. Wariant wszystkie dowody obejmuje również dowody zbilansowane, ale nie zapisane do dziennika. 130 Drukowanie kont z zerowymi saldami Jeżeli ten przełącznik jest wyłączony to nie zostaną wydrukowane konta, które mają saldo zerowe, nawet jeśli mają obroty. Wyobraźmy sobie konto: 137 (Z) oraz dwie analityki do niego i Zaksięgowano 2000 zł po Wn na konto a na zł po Ma. Jeżeli wyłączymy ten przełącznik to na wydruku zestawienia nie pojawi się konto 137, ponieważ jego saldo wynosi 0. Drukowanie kont, które nie wykazywały obrotów Jeżeli ten przełącznik wyłączymy to na wydruku pominiemy konta, na których nie zanotowano obrotów. Należy pamiętać, że działa również przełącznik dotyczący sald. Wyłączenie tego przełącznika przy wyłączonym przełączniku saldo nie spowoduje wydrukowania konta 137, bowiem mimo, że są obroty to nie ma salda. W praktyce najrozsądniejsze jest: włączenie salda i włączenie obrotów by wydrukować absolutnie wszystkie konta włączenie salda i wyłączenie obrotów by nie drukować kont, na których nie było jeszcze księgowań wyłączenie salda (ustawienie obrotów nie ma już wówczas znaczenia) jeżeli chcemy drukować tylko konta z saldami Salda dwustronne na kontach zbiorczych Bez włączenia tego przełącznika konto 137 z przykładu ma saldo 0. Po włączeniu konto 137 pokazuje saldo 2000 po Wn i 2000 po Ma, bowiem w takim ustawieniu saldo jest sumą sald kont analitycznych a nie wyliczonym saldem ze stanu obrotów konta zbiorczego. Przy włączonym saldzie dwustronnym konto 137 będzie wydrukowane nawet jeżeli nie zaznaczymy drukowania kont z zerowymi saldami. Pokaż obroty miesięczne Na wydrukach graficznych (A4) stan konta drukowany jest w dwóch linijkach. Ostatnie dwie kolumny zawierają obroty miesiąca (Wn i Ma) oraz saldo. Wyłącznie tego przełącznika daje nam lepszy przegląd sald. WYDRUKI - Zestawienie obrotów i sald

131 Nie mam BO wylicz statystyczne BO z ksiąg roku poprzedniego Ten przełącznik jest istotny gdy system używamy co najmniej drugi rok. Pozwala on na uzyskanie wydruku uwzględniającego BO zanim zostanie on faktycznie zaksięgowany. Po włączeniu, program zanim wydrukuje stany kont, wykonuje roczne przeksięgowania ( wirtualnie a nie faktycznie) i ustala salda kont na koniec poprzedniego roku. Tak wyliczone salda pokazywane są na wydruku jako BO. W żaden sposób nie narusza to stanu kont roku poprzedniego. W ten sposób likwidowane jest zjawisko dziury bilansowej czyli konieczności sumowania danych z dwóch wydruków do czasu zaksięgowania BO. Saldówka w dewizach Możemy uzyskać saldówkę przeliczoną na dewizy. Po wybraniu tego przełącznika do wyboru mamy dwie opcje: Kurs zmienny z tabeli - w tym wariancie program pyta o kod dewizy a następnie przelicza dane biorąc pod uwagę tabelę kursów prowadzoną w opcji Słowniki. W nagłówku podana jest informacja Dane przeliczone na... wg kurów z tabeli... Kurs stały - w tym wariancie program jawnie pyta o wartość wybranej waluty i dokonuje przeliczeń według tego jednego, stałego kursu. W nagłówku pojawia się informacja o przyjętym kursie16. Na tą dewizową odmianę wydruku nakładają się wszystkie pozostałe cechy saldówki (z datą analityczną włącznie). Czyli można dokonać wszelkich innych ustawień (nawet ustawienia budżetowe) a wydruk otrzymamy w walucie. Zestawienie ograniczyć do dowodów pochodzących z dziennika Niezależnie od wszystkich wcześniejszych ustawień możemy jeszcze dodatkowo ograniczyć nasz wydruk do obrotów pochodzących z dokumentów z jednego dziennika. Stany wszystkich kont zostaną odpowiednio przeliczone. Inaczej mówiąc stan wszystkich kont zostanie wyliczony tak, jakby nie było innych księgowań poza dowodami przypisanymi do wybranego dziennika. Opcja bardzo przydatna dla tych, którzy dzienniki mają podzielone wg źródeł finansowania. W prosty sposób (bez konieczności przypisywania kont do źródeł finansowania) wybierając dziennik mamy obroty z dokumentów powiązanych z danym źródłem finansowania SPECYFICZNE USTAWIENIA BUDŻETOWE Samo włączenie tego przełącznika natychmiast powoduje, że konta, dla których zaznaczono wpisywanie paragrafu/rozdziału podczas księgowania drukowane są w rozbiciu na rozdziały paragrafy. Na przykład: W dalszych ustawieniach możemy ograniczyć wydruk jedynie do wybranych rozdziałów i paragrafów. 16 Program zawsze pamięta ostatnio wprowadzony kurs, zatem wystarczy raz podać na przykład wartość euro z ostatniego rozporządzenia Prezesa RM (na przykład 1 euro = (3,8771 zł) i zawsze taka wartość będzie podpowiadana. WYDRUKI - Zestawienie obrotów i sald 131

132 Możemy również wybrać drukowanie kont niebudżetowych. Wyłączenie spowoduje, że nie będą drukowane konta, w których nie ma rozdziału/paragrafu bądź to w symbolu, bądź to wprowadzanych podczas księgowania. W opcjach Dodatkowe możemy jeszcze ustawić: Drukowanie sum syntetyk wg rozdziałów/paragrafów. Włączenie tego przełącznika spowoduje, że syntetyka obejmująca konta z rozdziałami i paragrafami zostanie również wydrukowana z rozbiciem na rozdziały/paragrafy. Wyłączenie spowoduje, że konto syntetyczne będzie pokazane jedynie globalnym stanem. Drukowanie sum zbiorczych wg rozdziałów/paragrafów. Jest to analogiczny przełącznik jak poprzedni ale dotyczy on kont zbiorczych innych niż syntetyczne. Drukowanie analitycznego rozwinięcia kont zdefiniowanych w powiązaniach. Posłużymy się przykładem: Fragment planu kont: Adekwatnie do takiego planu kont w ustawieniach budżetowych w powiązaniach z planem kont mamy zapis: 400XRRRRRPPPP Po wyłączeniu przełącznika Drukowanie analitycznego rozwinięcia kont zdefiniowanych w powiązaniach, niezależnie od wybranego w podstawowych ustawieniach saldówki zakresu kont, na wydruku saldówki pojawią się konta: Zatem pozbyliśmy się z wydruku analitycznych rozwinięć poszczególnych paragrafów. ŹRÓDŁA FINANSOWANIA Możemy tymi przełącznikami ograniczyć wydruk saldówki jedynie do określonego źródła finansowania. Do wyboru mamy źródła samodzielnie zdefiniowane w ustawieniach budżetowych, na przykład: Zaznaczenie wszystkie źródła (również brak) oznacza w praktyce, że problem źródła finansowania nie będzie podczas wydruku analizowany. Zaznaczenie bez przypisanego źródła finansowania oznacza, że wydrukowane zostaną wszystkie konta, które nie zawierają źródeł finansowania. 132 WYDRUKI - Zestawienie obrotów i sald

133 Należy podkreślić, że po wybraniu konkretnego źródła finansowania program będzie powtórnie wyliczał stany wszystkich kont zbiorczych uwzględniając jedynie obroty analityk związanych z wybranym źródłem. Posłużmy się przykładem: mamy konto 130, oraz 1301 (jednostka budżetowa) i 1302 (dochody własne). Konto 1301 ma saldo Wn 15000,- a 1302 Wn 10000,-. Bez ograniczenia wydruku do wybranego źródła finansowania konto 130 pokaże saldo Wn 25000,-. Jeżeli wybierzemy wydruk tylko wybrane źródło - dla jednostki budżetowej, to konto 130 pokaże saldo Wn 15000, Zadania/Zlecenia Jeżeli zaprojektowaliśmy wprowadzanie dodatkowych danych o zadaniach/zleceniach, to ten wariant saldówki pozwala na uzyskanie informacji w takim właśnie układzie zostaną pokazane sumy dla poszczególnych zadań/zleceń. 6.4 Zestawienie obrotów i sald księgi głównej Księga główna to wszystkie nasze konta syntetyczne (nawet jeśli konta te są w SFINKS ie rodzaju A ), dlatego w tym wydruku nasz wybór w stosunku to poprzedniego, jest nieco ograniczony. 6.5 Wydruk dowodów Wydruk możemy ograniczyć jedynie do dowodów określonego rodzaju Wg numeru, lub wg daty To zaznaczenie spowoduje, że na wydruku pojawią się jedynie podsumowania dokumentów W razie potrzeby, podsumowanie może być ograniczone tylko do określonych kont Standardowo wydruk jest realizowany wg zasady: jedno konto, jedna linia na wydruku. Tym ustawieniem, można zaoszczędzić sporo papieru bowiem jeżeli dwa kolejne zapisy w dowodzie różnią się jedynie kontem, to będą drukowane w jednej linii. WYDRUKI - Wydruk dowodów 133

134 6.6 Wydruk dziennika W stosunku do poprzedniego wydruku różnica polega jedynie na tym, że drukowane są wyłącznie dowody już zapisane w dzienniku. 6.7 Porównanie księgi z dziennikiem Bardzo ważny wydruk, dokumentujący prawidłowość danych w księgach. Możemy go zrealizować dla dowolnego miesiąca jak i na koniec miesiąca (narastająco) Sumy dzienników częściowych Podsumowania dzienników i ksiąg wytłuszczone globalne sumy 6.8 Dewizy wydruki Możemy zrealizować trzy wydruki, w których będą uczestniczyły wyłącznie obroty w dewizach: kartoteka, zestawienie obrotów i sald, zestawienie obrotów i sald księgi głównej. Wydruki realizowane są zawsze dla wybranej waluty. 134 WYDRUKI - Dewizy wydruki

135 6.9 Kartoteka konta rozrachunki Zasadnicza różnica w stosunku do wydruków kartotek polega na tym, że ten wydruk jest realizowany zawsze ze zbioru rozrachunków, który jest zbiorem wieloletnim. Na tym wydruku możemy zatem zobaczyć pojedyncze pozycje z poszczególnych lat. Ustawienia znane z innych wydruków Wybieramy pomiędzy transakcjami rozliczonymi a nierozliczonym i Możemy wybrać kolejność drukowania pozycji wg: - data regulacji / data dowodu - data regulacji / wyróżnika - wyróżnika / daty dowodu - wyróżnika / daty regulacji - daty dowodu / wyróżnika - daty dowodu / daty regulacji WYDRUKI - Kartoteka konta rozrachunki 135

136 7. PLAN KONT 7.1 Zakładanie i modyfikacja17 Konto pozabilansowe Konto dewizowe Konto powiązane z kontrahentem Konto z ewidencją ilości Dopisanie konta Pozwala na jednoczesne dopisanie kontrahenta, który będzie przypisany do tego konta 17 Przed rozpoczęciem wprowadzania Planu Kont należy zapoznać się z rozdziałem Budowa Planu Kont. 136 PLAN KONT - Zakładanie i modyfikacja17

137 Podczas dopisywania konta system wykonuje wszelkie niezbędne kontrole a o ewentualnych nieprawidłowościach informuje odpowiednim komunikatem. Dopisując konto możemy jednocześnie dopisać powiązanego z nim kontrahenta, jednak znacznie wygodniejsze jest dopisywanie kontrahentów w menu Plan Kont -> kontrahenci Menu podręczne przeglądania Planu Kont Kopiowanie planu kont Funkcja bardzo pomocna szczególnie podczas pierwotnego zakładania planu kont. Mamy w planie kont konta Podajemy zakres kont oraz sposób ich powielenia. W efekcie w planie kont pojawią się konta: Pozostaje nam jedynie zmienić nazwę konta Kasowanie pustych kont Funkcja przydatna do hurtowego usunięcia większej grupy kont. Na przykład po otwarciu nowego roku mamy cały szereg kont z zespołu 5 dotyczących zleceń których już nie ma, podając zakres od do możemy wykasować wszystkie te konta. Przed ostatecznym skreśleniem program pokazuje ostrzeżenie: Po potwierdzeniu decyzji wszystkie konta z podanego przedziału, na których nie było zapisów zostaną bezpowrotnie skasowane. PLAN KONT - Zakładanie i modyfikacja17 137

138 Wydruk zestawienia obrotów i sald Daje możliwość wydruku saldówki (również w menu Wydruki -> zestawienie obrotów i sald). Wydruk kartoteki konta Daje możliwość wydruku kartoteki konta (również w menu Wydruki -> kartoteka konta). Wydruk kartoteki rozrachunkowej Ten sam wydruk jak w menu Wydruki -> kartoteka konta / rozrachunki. W odróżnieniu od kartoteki konta drukowane są tutaj pozycje ze zbiorów rozrachunków (wg wyboru: rozliczonych lub nierozliczonych). Zaznacz wybrane konta jako aktywne Oznacza konto na powrót jako aktywne dając tym samym możliwość prowadzenia na nim ewidencji. Zaznacz wybrane konta jako nieaktywne Oznaczając w ten sposób konto wyłączamy możliwość dokonywania na nim zapisów. Konto pozostaje w Planie Kont, bierze udział we wszelkich zestawieniach ale nie możemy już na nim nic zaksięgować do czasu, aż nie zmienimy go z powrotem na aktywne. Ustawienie wpisywania rozdziałów / paragrafów Niezmiernie ważne ustawienie w wersji budżetowej. SFINKS daje bowiem możliwość zbierania informacji o rozdziałach / paragrafach dla kont rozrachunkowych bez konieczności rozbudowywania planu kont. Oznacza to, że informacje o obrotach/saldach na rozdziale/paragrafie to jest trzeci wymiar konta. Jedno konto może zatem zawierać zapisy z wielu rozdziałów/paragrafów a system nie tylko na życzenie pokaże ten trzeci wymiar (ustawienia budżetowe przy wydruku zestawienia obrotów i sald), ale również prawidłowo przeliczy informacje do sprawozdawczości budżetowej, czy też na wydruku Rozrachunki -> Budżetowe podsumowanie rozrachunków Ustawienie dotyczy zawsze całej syntetyki. Ustawienie może być różne dla rozdziału i paragrafu. Jeżeli wybierzemy wariant Wymaga... to podczas księgowania program nie dopuści nie wpisania, czy też wpisania błędnego rozdziału(paragrafu). Ustawienie Dopuszcza... spowoduje, że program będzie pytał o rozdział/paragraf ale pozwoli pominąć tą informację. Należy bardzo ostrożnie posługiwać się tą możliwością. Oznaczać w ten sposób można nie tylko konta kontrahentów ale i każde inne. 138 PLAN KONT - Zakładanie i modyfikacja17

139 Częstą pomyłką jest dublowanie informacji. Jeżeli już w symbolu konta zawarty jest paragraf(rozdział) to oznaczanie konta w opisywany tutaj sposób nie tylko jest pozbawione sensu, ale w dodatku prowadzi do dublowania wartości na przykład w sprawozdawczości budżetowej. Oznaczone w tym miejscu konta są wyróżnione na przeglądzie planu kont: Ustawienie wpisywania rozdziałów / paragrafów To ustawienie znacznie zwiększa możliwości ewidencyjne. Możemy podczas księgowania dodatkowo przypisywać poszczególne dekrety do zesłownikowanych zadań./zleceń. Działanie ustawienia jest analogiczne jak przy opisanych wcześniej rozdziałach/paragrafach. Zamień znacznik dewizowe (Shift+D) Przełącznik pozwalający zmienić cechę konta Dewizowe. Zamień znacznik ilościowe (Shift+I) Przełącznik pozwalający zmienić cechę konta Ilościowe. Zamień znacznik pozabilansowe Shift+P Przełącznik pozwalający zmienić cechę konta Pozabilansowe. Filtrowanie wg zadań(zleceń) Niezależnie od standardowego mechanizmu pozwalającego na filtrowanie danych (Ctrl+F) w tym miejscu możemy szybko ograniczyć przegląd do wybranego zadania lub grupy zadań (zdefiniowanych w menu Plan Kont -> zadania/zlecenia). W tym miejscu również anulujemy wybór. Filtrowanie wg paragrafów Niezależnie od standardowego mechanizmu pozwalającego na filtrowanie danych (Ctrl+F) w tym miejscu możemy szybko ograniczyć przegląd do wybranego paragrafu lub grupy paragrafów (np. wydatki bieżące) W tym miejscu również anulujemy wybór. PLAN KONT - Zakładanie i modyfikacja17 139

140 7.2 Kontrahenci Miejsce systemu SFINKS przeznaczone na dopisywanie nowych kontrahentów. Funkcja ta dostępna jest również w bardzo wielu innych miejscach programu Dopisanie kontrahenta Skrót można całkowicie pomijać! Przeznaczeniem tej informacji jest jedynie dodatkowa możliwość przy poszukiwaniu kontrahenta SFINKS automatycznie nie tylko pokazuje nazwę banku, ale również sprawdza prawidłowość wprowadzanego numeru rachunku. Możliwość połączenia kontrahenta z kontem (kontami) Dane opisowe nie wymagają komentarza. Oprócz danych opisowych możemy w tym miejscu wprowadzić: 140 Transakcje traktuj jak wewnątrzunijne oznaczenie w ten sposób kontrahenta spowoduje, że podczas wprowadzania dokumentów VAT z nim związanych transakcja zostanie oznaczona jako wewnątrzwspólnotowa. Konto bankowe podczas wprowadzania system automatycznie wyświetla nazwę banku, a na koniec sprawdzi również prawidłowość numeru rachunku (numery rachunków bankowych zawierają tzw. cyfrę kontrolną) i w przypadku błędu pokaże nam stosowny komunikat. Tabela odsetek to możliwość wyboru, do której z prowadzonych przez nas tabel odsetek chcemy przypisać tego kontrahenta (domyślnie zawsze jest wprowadzana pierwsza). Daje to nam możliwość różnicowania odsetek dla różnych kontrahentów. Anulowanie wezwań (not) oznaczenie w ten sposób kontrahenta spowoduje, że nie będą dla niego drukowane wezwania (noty). PLAN KONT - Kontrahenci

141 7.2.2 Powiązanie kontrahenta z planem kont W dolnej części ekranu podczas dopisywania/edycji kontrahenta mamy funkcje umożliwiające łączenie kontrahenta z konkretnym kontem w Planie Kont. System SFINKS umożliwia, by jeden kontrahent posiadał nieograniczoną ilość kont jako dostawca lub/i odbiorca. By mechanizmy przygotowane w tym miejscu programu sprawnie działały należy najpierw mieć określone powiązania Planu Kont. Należy również zwrócić uwagę na menu Administracja -> parametry globalne i zawarte tam ustawienie jednakowe analityki dostawcy/odbiorcy. del kasuj - kasuje istniejące już połączenie z kontem (jeżeli jest więcej kont, to kasowane jest powiązanie z pierwszym na liście). F8 plan daje możliwość wyboru dowolnego konta jako przypisanego temu kontrahentowi. Ctrl+1 nowe pozwala w sposób niekłopotliwy przypisać nowe konto dostawcy. Jeżeli mamy przewidziane tylko jedno konto dla dostawców (ustawienia w menu Plan Kont -> powiązanie planu kont z kontrahentami ) to po prostu program wpisze tutaj nowe konto, jednocześnie dopisując je do Planu Kont (z nazwą taką jak wpisano kontrahentowi). Jeżeli jednak mamy przewidzianych więcej możliwych kont dostawców to po wybraniu tej funkcji program pokaże nam wszystkie możliwości, pozostanie nam wybranie właściwej. Jeżeli chcemy przypisać więcej kont, to czynność należy powtórzyć. Ctrl+2 nowe analogicznie dla kont odbiorcy. Warto zwrócić uwagę, że ten sam ekran z danymi kontrahentów pojawi się gdy dane kontrahenta będziemy dopisywać przy zakładaniu nowego konta: Różnica będzie polegać na tym, że ekran, który jest zaprezentowany na poprzedniej stronie, będzie już zawierał konto! Oczywiście konto to będzie można zmienić, ale w praktyce skoro użytkownik ustawił odpowiednio parametry systemu to takie działanie nie ma większego sensu. Najpraktyczniejszy sposób postępowania z dokumentami kontrahenta to: Sprawdzanie czy kontrahent istnieje podczas księgowania. Najlepszy do tego celu jest podgląd kontrahentów (Shift+F8) w którym możemy dokonywać poszukiwań na różne sposoby: NIP, ulica, miasto, fragment nazwy itd. Jeżeli firmy nie ma to: o wyłączamy podgląd kontrahentów (ESC) o włączamy podgląd planu kont (F8) PLAN KONT - Kontrahenci 141

142 o wybieramy dopisywanie (INS) i po pojawieniu się ekraniku z maską dopisywania nowego konta wybieramy Ctrl+1 Nowy dostawca (lub Ctrl+2 Nowy odbiorca jeśli jest to nasza faktura). o Pojawi nam się ekran, na którym wprowadzimy dane kontrahenta. Symbol konta zostanie już wyświetlony i po naciśnięciu Alt+Z mamy wpis do bazy kontrahentów oraz założone nowe konto w planie kont, które jest przypisane temu kontrahentowi. Warto zwrócić uwagę na pojawiające się pomyłki: System nie podpowiada konta dla kontrahenta przyczyna jest zawsze jedna, mianowicie nie ustawione powiązania planu kont z kontrahentami. Jest konto kontrahenta w planie kont ale nie jest ono oznaczone jako konto kontrahenta taka sytuacja występuje gdy użytkownik wybrał dopisanie konta w planie kont i nie skorzystał z możliwości jednoczesnego dopisania kontrahenta (Ctrl+1/Ctrl+2) a jedynie sam, nadał symbol konta i wprowadził jako nazwę konta nazwę kontrahenta. Pozostaje pytanie jak postąpić w takiej sytuacji. Otóż należy wówczas: o Dopisać kontrahenta do bazy (w opcji programu Plan Kont -> kontrahenci) o Podczas dopisywania kontrahenta przypisać do niego istniejące już w planie kont konto naciskają myszką na F8-PLAN w zależności od sytuacji przy polu na konto(a) dostawcy lub(i) odbiorcy. o Jeżeli już były inne księgowania, które analizujemy w module rozrachunki to należy jeszcze uruchomić proces: Serwis -> Kontrole / przeliczenia -> Przeliczenie rozrachunków kontrahentów. Dzięki tej operacji wszystkie dotychczas analizowane zapisy, również zostaną przyporządkowane kontrahentowi Kontrahenci bez przypisanego konta księgowego W bazie kontrahentów mogą się również znajdować firmy, którym nie chcemy przypisywać analitycznego konta. Nie ma tutaj żadnych ograniczeń, po prostu ograniczamy się jedynie do dopisywania podstawowych danych bez konta księgowego. Jeżeli prowadzimy rejestry VAT to warto skorzystać z możliwości ustawienia w programie konta(kont), przez które będą przechodziły dekrety z takimi kontrahentami. Konto może być różne dla każdego rejestru VAT, a ustawienia tego dokonujemy w opcji Słowniki -> Rejestry częściowe VAT Menu podręczne przeglądu kontrahentów18 Wezwania/ noty / potwierdzenia sald Szerzej omówione w rozdziale o menu Rozrachunki. Rozrachunki nierozliczone Uruchamia podgląd nierozliczonych rozrachunków z kontrahentem. Rozrachunki rozliczone (odbiorca) Uruchamia podgląd rozliczonych należności z kontrahentem. 18 Znaczna część uruchamianych funkcji jest szczegółowo opisana w rozdziale Rozrachunki. 142 PLAN KONT - Kontrahenci

143 Rozrachunki rozliczone (dostawca) Uruchamia podgląd rozliczonych zobowiązań z kontrahentem. Dopisanie przelewu Pozwala na szybkie dopisanie przelewu. Dodatkowe operacje / zaznaczanie wysyłania wezwań(not) Pozwala przełączać ustawienie wysyłania/nie wysyłania not(wezwań do zapłaty) dla tego kontrahenta. Połączenie kontrahentów wg pola NIP Funkcja przeznaczona do uruchomienia po imporcie danych z systemu SFINKS-DOS. Program łączy w jeden zapis kontrahentów, którzy mają ten sam NIP a przypisane konta po przeciwnych stronach (raz dla odbiorcy, raz dla dostawcy). Rozpoznanie stron kontrahentów Funkcja przeznaczona do uruchomienia po imporcie danych z systemu SFINKS-DOS. Jeżeli importowaliśmy dane bez ustawienia powiązań planu kont z kontrahentami. Na podstawie istniejących już ustawień program ustawia, który kontrahent jest dostawcą, a który odbiorcą. 7.3 Powiązanie planu z kontrahentami Syntetyka lub konto zbiorcze Umiejscowienie analityki kontrahenta w koncie To niezmiernie ważne ustawienia, określające gdzie w poszczególnych kontach znajdują się analityczne oznaczenia konkretnych kontrahentów. Przed określeniem tych powiązań należy koniecznie w menu Administracja -> globalne parametry określić ilość cyfr, które przeznaczamy na kontrahenta. Część analityczna (ilość znaków), przeznaczona na kontrahenta musi być jednakowa w całym systemie (na wszystkich syntetykach). Wprowadzając szablon nie ma znaczenia ile literek K (odpowiadających kontrahentowi) wprowadzimy program i tak będzie posługiwał się ustawieniem z globalnych parametrów. Jeżeli na przykład, w tym miejscu wprowadzimy zapis: 201KKKKK (pięć liter K ) a w ustawieniach globalnych określiliśmy ilość znaków na kontrahenta 3 to konto, które będzie podpowiadane przy dopisywaniu kontrahenta będzie wyglądać na przykład tak: KK. PLAN KONT - Powiązanie planu z kontrahentami 143

144 Zwróćmy uwagę, że jeżeli mamy więcej niż jeden wpis w tym miejscu programu to przy automatycznym podpowiadaniu konta kontrahenta najpierw będzie oczekiwał wskazania, na którym z szablonów dopisać konto: Konieczność wyboru na jakim sub-koncie chcemy dopisać kontrahenta Możemy wybrać jeden szablon, ale możemy również zaznaczyć kilka i jednym ruchem kilka kont dla tego kontrahenta w planie kont. 144 Taki przygaszony zapis oznacza, że ten kontrahent ma już konto utworzone wg tego szablonu PLAN KONT - Powiązanie planu z kontrahentami

145 7.4 Ustawienia budżetowe W tym miejscu programu zostały zgromadzone informacje, które pozwalają ustawić tak program, by w innych jego miejscach specyficzne informacje budżetowe można było uzyskiwać możliwie bezproblemowo. SFINKS nie narzuca gotowych rozwiązań dlatego musimy samodzielnie nauczyć go jak ma pracować. Musimy przemyśleć, które konta będą rozbudowane o rozdziały i paragrafy, jak będziemy księgować różne źródła finansowania i wiedzę o umiejscowieniu tych informacji należy w odpowiedni sposób wprowadzić w ustawieniach budżetowych. Można wyróżnić kilka najistotniejszych zagadnień - wariantów: Prowadzenie ewidencji dla różnych źródeł finansowania (na przykład jednostka budżetowa, dochody własne, fundusz socjalny,...). Program pozwala na różne rozwiązania tego zagadnienia, zależnie od potrzeb i upodobań użytkownika.: o Każde źródło finansowania prowadzone jest jako oddzielny zespół kont z własną bazą kontrahentów, symboliką itp. Jeżeli przyjmiemy takie rozwiązanie to wówczas wykorzystamy fakt, że wersja budżetowa systemu pracuje w trybie biuro rachunkowe. Oznacza to, że w opcji Serwis -> BIURO zarządzanie firmami dopisujemy kolejne firmy czyli kolejne komplety ksiąg przeznaczone dla poszczególnych źródeł. Zaleta tego rozwiązania to większa czytelność i łatwość w pracy nad dokumentami dotyczącymi określonego źródła. Wada to brak możliwości uzyskiwania łącznych zestawień, oraz konieczność prowadzenia oddzielnych baz kontrahentów, słowników itp. o Źródła finansowania prowadzone są w jednym planie kont. To rozwiązanie pozwala uzyskiwać zarówno łączne informacje jak i w podziale na poszczególne źródła. Należy bliżej zapoznać się z możliwościami opisanymi w rozdziale Źródła finansowania. o Prowadzimy symbolikę dzienników częściowych taką, że do jednego dziennika wprowadzamy wszystkie dokumenty związane z danym źródłem finansowania. Wówczas będziemy mogli korzystać na przykład z zestawienia obrotów i sald, które daje możliwość przeliczenia w oparciu o dowody pochodzące wyłącznie z jednego dziennika. Rozwiązanie to może być również zastosowane razem z poprzednim. Umiejscowienie informacji o rozdziale (rozdziałach) Możemy wyróżnić dwie sytuacje: 1. Mamy tylko jeden rozdział w ewidencji. Wówczas, by dobrze działała sprawozdawczość budżetowa, konta z których bierzemy informacje o wykonaniu poszczególnych paragrafów najlepiej oznaczyć w planie kont Wymaga wpisania rozdziału (więcej o tym takim oznaczaniu kont w rozdziale Menu podręczne przeglądania Planu Kont ). W efekcie podczas wprowadzania danych będziemy mogli wprowadzić rozdział przy dekrecie, ale jeżeli wprowadzimy do systemu nasz rozdział, jako rozdział domyślny (Administracja -> Dane adresowe) to w praktyce nic dodatkowo nie będziemy musieli wprowadzać. PLAN KONT - Ustawienia budżetowe 145

146 2. Prowadzimy ewidencję nie tylko dla jednego rozdziału. Wówczas w zależności od sytuacji i upodobań (może to być różnie dla różnych kont) możemy: a. symbol rozdziału zawrzeć w symbolu konta np xxxxx b. rozdział wprowadzamy podczas księgowania a konto pozostawiamy krótsze np. 400xxxxx. W tym przypadku również należy takie konto oznaczyć w planie kont Wymaga wpisania rozdziału. Dylemat przy budowie planu kont czy rozdział/paragraf ma być w symbolu konta czy też informacja o paragrafie(rozdziale) będzie wprowadzana podczas księgowania, sprowadzić można do alternatywy: a). chcę szybko podczas przeglądów danych widzieć stan paragrafu(rozdziału) mimo, że zwiększa się przez to radykalnie ilość kont. b). w zupełności wystarczającym jest dla mnie fakt, że sprawozdawczość budżetowa, budżetowa saldówka czy budżetowe podsumowanie rozrachunków dostarczą mi niezbędnych informacji, nie widzę uzasadnienia aż tak szczegółowego rozbudowywania kont. Paragrafy w symbolach kont Należy rozstrzygnąć przedstawiony powyżej dylemat, które konta jak będziemy prowadzić. Część możemy oznaczyć Wymaga wpisania paragrafu, część może zawierać paragraf w symbolu konta. Niedopuszczalne są natomiast zamienniki, na przykład cyfra 4 w symbolu konta ma oznaczać paragraf 4020 itp. tak księgować wolno, ale w praktyce uniemożliwia to korzystanie z opcji programu Sprawozdawczość budżetowa. Konta kontrahentów Najpierw musimy rozstrzygnąć dylematy ogólne, które dotyczą nie tylko budżetu (więcej informacji rozdziale B.1.3. Budowanie kont kontrahentów). Następnie znów wracamy to problemu jak tą ewidencję połączyć z paragrafami(rozdziałami). Jak i w poprzednich przypadkach mamy dwie możliwości: paragraf jest w symbolu konta lub paragraf jest wprowadzany dodatkowo przy dekrecie. Ponownie należy podkreślić, że niezależnie od przyjętego rozwiązania system pozwoli na uzyskanie pełnej informacji o rozrachunkach w układzie paragrafów. Podjęte przez nas decyzje muszą zostać przekazane programowi, dzięki czemu nie wracając już do tych zagadnień będziemy mogli szybko uzyskiwać potrzebne informacje. Temu celowi służą właśnie opcje programu zgromadzone w tym punkcie menu Powiązania z planem kont To szalenie istotna opcja programu. Właśnie w tym miejscu uczymy program gdzie w naszym planie kont znajdują się rozdziały i paragrafy. Raz wprowadzone tutaj szablony są przez program wykorzystywane m.in. w sprawozdaniach budżetowych, zestawieniu obrotów i sald i budżetowym podsumowaniu rozrachunków. Jeżeli zatem w tamtych opcjach programu otrzymujemy nieprawidłowe informacje, to wszelkie wyjaśnienia i uzgodnienia powinniśmy rozpocząć właśnie od sprawdzenia tych powiązań. 146 PLAN KONT - Ustawienia budżetowe

147 Przykładowe szablony Powiązania określamy dla kont syntetycznych Należy wprowadzić w tym miejscu każdą syntetykę, na której dzielić coś będziemy w układzie paragrafów (rozdziałów) i określić dla niej gdzie będzie położone oznaczenie paragrafu. W miejscu gdzie znajduje się w symbolu konta rozdział należy wpisać literki R (po naciśnięciu klawisza R program sam uzupełni do pięciu znaków, zakłada bowiem, że rozdział zawsze ma pięć znaków) W miejscu gdzie ma wystąpić paragraf należy wprowadzić litery P. Użycie symbolu X w szablonie oznacza dowolny znak. Należy go wprowadzić w pozycjach, które zawierają jakiś symbol nie będący jeszcze częścią paragrafu(rozdziału). Nie ma absolutnie żadnej konieczności by wprowadzać symbole X w części konta już PO paragrafie (rozdziale) tak jak jest to na rysunku przy kontach 131 i 221. Istnieje nawet niebezpieczeństwo, że wprowadzając przy takim zapisie jakieś konto może się wyłamać z szablonu. Bez kończących znaków X system będzie bowiem zawsze szukał kont o podanym szablonie bez względu na to co jest dalej w symbolu. Przy wprowadzonych kończących szablon znakach X system będzie szukał kont o dokładnie takiej ilości znaków. Jeżeli w symbolu konta są również źródła finansowania to w tym miejscu programu nie PLAN KONT - Ustawienia budżetowe 147

148 wyróżniamy ich w żaden szczególny sposób. Na przykład jeżeli przez rozdziałem jest znak oznaczający źródło finansowania to po prostu w tym miejscu wpisujemy X. Bardzo częstą pomyłką jest DUBLOWANIE informacji o paragrafie. Jeżeli dla jakiegoś konta zadecydowaliśmy, że informacje o paragrafach(rozdziałach) będą wprowadzane podczas księgowania, czyli paragrafy NIE BĘDĄ częścią symbolu konta, to takie konto nie może znaleźć się w szablonach w tym miejscu programu! Takie konta są oznaczone w planie kont (funkcja w menu podręcznym) i to całkowicie wystarczy! Paragrafy/typy paragrafów Wraz z programem dostarczana jest gotowa baza paragrafów oraz ich typów19 jednak użytkownik ma do tej bazy swobodny dostęp z możliwością dowolnej manipulacji. W dostarczonej bazie mogą być pomyłki, mogą się zmienić przepisy. Można również skreślić z bazy paragrafy, których z pewnością nie będziemy używać. Ułatwi nam to pracę w w planach i sprawozdawczości budżetowej bowiem tam domyślnie są wyświetlane wszystkie paragrafy zawarte w tym słowniku. Trzy lub czteroznakowe oznaczenie paragrafu. Przypisanie do określonego typu To dodatkowy, szerszy opis, który można używać do własnych komentarzy itp. Ten opis paragrafu będzie drukowany. Zwrócić należy również uwagę, że w zależności od wersji programu słownik paragrafów jest trzy lub czteroznakowy. Możemy go samodzielnie przekształcić z jednej na drugą z tych dwóch form korzystając z menu podręcznego. Mamy również możliwość rozbudowania paragrafu o inne znaki. Niezależnie od przyjętego rozwiązania długość symboli paragrafów musi być w systemie jednakowa. W menu podręcznym znajdziemy następujące funkcje: Tworzenie powiązanych kont Po wybraniu tej funkcji dla podświetlanego paragrafu (lub zaznaczonych paragrafów20) program utworzy konta korzystając z informacji podanych w powiązaniu planu kont z paragrafami. Umiejętne korzystanie z tej funkcji, jak również z dostępnej w menu podręcznym operacji kopiowanie kont, może radykalnie ograniczyć ręczną pracę przy wprowadzaniu kont Na podstawie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 i późniejszych zmian Jak zaznaczać kilka rekordów można przeczytać w rozdziale o poruszaniu się w programie. 148 PLAN KONT - Ustawienia budżetowe

149 Przy dopisywaniu kont SFINKS jako nazwę kont przyjmie pierwsze 40 znaków z nazwy paragrafu. Należy zatem rozważyć czy nie skorygować niektórych urzędowych nazw najczęściej używanych paragrafów. Dopisanie 0 na końcu paragrafu Jeżeli mamy w bazie paragrafy trójznakowe, to wybierając tą funkcję, możemy zaznaczonym paragrafom dopisać znak 0 na końcu. Skrócenie paragrafu o znak zera Funkcja o działaniu odwrotnym do poprzedniej. Rozwiń paragraf o czwarty znak Funkcja potrzebna, gdy paragraf musimy rozbudować szerzej niż tylko o znak zera na końcu. Po jej wybraniu pojawią nam się aktualnie dopuszczalne (zgodnie z Rozporządzeniem MF) czwarte znaki w symbolach paragrafów. Rozszerzenie kodu o jeden znak Funkcja przydatna tym użytkownikom, którzy potrzebują dla swoich potrzeb analitycznych bardziej rozbudować paragraf. Funkcja dopisuje zero na początku wszystkich kodów paragrafów (maksymalna długość paragrafu w systemie to 5). Zawężenie kodu o jeden znak Funkcja o działaniu odwrotnym do poprzedniej. Testowanie prawidłowej długości kodu Kody paragrafów powinny mieć w systemie jednakową długość. Przy pomocy tej funkcji możemy sprawdzić czy zachowano tą zasadę. Typy paragrafów, które są wprowadzone w systemie są zgodne z informacjami zawartymi we wspominanym Rozporządzeniu MF Działy/Rozdziały Wraz z systemem dostarczony jest aktualnie obowiązujący słownik działów i rozdziałów. Możliwość dopisywania, edycji, i skreślania ma pozwolić użytkownikowi na samodzielne, szybkie reagowanie na zmiany w przepisach. Tym użytkownikom, którzy używają w księgowaniu więcej niż jednego rozdziału warto zwrócić uwagę na przełącznik, który pojawia się zawsze przy podglądzie rozdziałów. PLAN KONT - Ustawienia budżetowe 149

150 Otóż wybierając użyte podgląd zostaje ograniczony wyłącznie do tych rozdziałów, które do tej pory były gdziekolwiek wprowadzane podczas pracy z systemem. Ułatwia to znacznie poszukiwanie potrzebnego symbolu Ustawianie źródeł finansowania Te opcje programu są potrzebne tym użytkownikom, którzy postanowili prowadzić ewidencję dla kilku źródeł finansowania w jednym planie kont. Rozpocząć należy od wprowadzenia wszystkich źródeł finansowania w opcji... Ustawienia budżetowe -> źródła finansowania. Zdecydowanie należy zadbać o to, by wprowadzony tutaj kod był identyczny z oznaczeniem tego źródła finansowania w symbolach kont. Przykładowy słownik źródeł finansowania. Samo założenie słownika źródeł finansowania spowoduje, że sprawozdawczość i plan budżetowy będą prowadzone w rozbiciu na źródła. Teraz należy wprowadzić do programu informacje gdzie w planie kont znajdują się źródła finansowania. Bez tego nie uzyskamy żadnych informacji w sprawozdawczości budżetowej. Są dwa punkty menu, w których możemy wprowadzać te informacje Powiązania ze źródłami finansowania Zasada wprowadzania szablonów jest analogiczna jak przy paragrafach i rozdziałach. Należy wprowadzić wszystkie konta, na których w symbolu konta występuje źródło finansowania. W tej pozycji w szablonie wpisujemy literę Z. Jeżeli pomiędzy syntetyką, a oznaczeniem źródła finansowania występują również inne znaki, to w tym miejscu w szablonie wpisujemy X. 150 PLAN KONT - Ustawienia budżetowe

151 Szablon, w którym źródło finansowania jest bezpośrednio po syntetyce. W tym przykładzie po syntetyce są jeszcze dwa znaki, a dopiero później źródło finansowania Źródła finansowania Niezależnie od opisanej powyżej możliwości opisania szablonu, gdzie znajdują się źródła finansowania w tej opcji, która zawiera słownik źródeł można przypisać konta bezpośrednio do źródła finansowania. W tym celu podczas edycji źródła, należy rozwinąć dodatkowe możliwości: Taki sposób opisywania źródeł finansowania jest nie tylko potrzebny w sytuacji gdy chcemy przypisać do niego konta, a konto to nie zawiera w swoim symbolu oznaczenia źródła. Możemy również przypisać konta zamiast wprowadzać je do szablonów opisanych w poprzednim rozdziale! Opcja programu powiązania ze źródłami finansowania staje się w tym momencie w praktyce zbędna. Pozostawiono ją w programie dla zgodności ze starszymi wersjami programu (do ), w których nie można było przypisać kont do źródeł. Jeżeli jednak mamy już opisane szablony w powiązaniach to nie ma potrzeby wpisywać ich jeszcze w tym miejscu (ewentualne zdublowanie nie wpłynie na prawidłowość uzyskiwanych zestawień). Konta przypisane wprost do tego źródła finansowania PLAN KONT - Ustawienia budżetowe 151

152 Należy zwrócić uwagę, że nie musimy przypisywać każdego pojedynczego konta, wystarczy wskazać nadrzędną sub-syntetykę czy syntetykę. Bez przypisania kont do źródeł finansowania lub określenia szablonów nie będziemy w stanie uzyskać informacji w takim właśnie układzie. Przypomnijmy też, że wpisanie choćby jednej pozycji do słownika źródeł finansowania wymusza prowadzenie sprawozdań i planów budżetowych w rozbiciu na źródła finansowania a one nie dadzą prawidłowych wartości bez przypisania kont lub(i) szablonów Test ustawień budżetowych By wykorzystać wszystkie możliwości systemu SFINKS (księgowanie planu, obliczanie wykonania, sporządzanie raportów budżetowych, wykonywanie wydruków w podziale na źródła finansowania, rozdziały i paragrafy, prezentacja zobowiązań w podziale na paragrafy itp.) należy prawidłowo dokonać szeregu ustawień: powiązanie ze źródłami finansowania lub wskazanie gdzie w symbolu konta jest oznaczenie źródła określenie położenia rozdziału i paragrafu w symbolu konta lub wskazanie, że informacje te będą podawane podczas księgowania powiązanie kont rozrachunkowych zdefiniowanie obliczania wykonania w sprawozdawczości budżetowej Te ustawienia muszą w dodatku właściwie współgrać z planem kont oraz słownikiem paragrafów. Ta opcja ma na celu ułatwienie sprawdzenia naszych ustawień. Test ten możemy również uruchomić z paska menu: W efekcie testu otrzymamy dokument tekstowy raportujący ewentualne niezgodności w ustawieniach budżetowych. W raporcie tym mogą pojawić się następujące komunikaty: 1 Brak źródła Z dla konta xxxx Sprawdzenie polega na porównaniu wpisów w powiązaniu ze źródłami finansowania z planem kont. W symbolu konta xxxx jest źródło finansowania, którego nie ma w słowniku źródeł. 2 Brak rozdziału rrrrr dla konta xxx W symbolu konta jest rozdział, którego nie ma w słowniku. Błędny symbol konta lub złe ustawienia budżetowe (rozdział wskazany w niewłaściwym miejscu). 3 Brak paragrafu pppp dla konta xxx W symbolu konta jest paragraf, którego nie ma w słowniku. Błędny symbol konta lub złe ustawienia budżetowe (paragraf wskazany w niewłaściwym miejscu). 152 PLAN KONT - Ustawienia budżetowe

153 4 Brak wymaganego rozdziału dowód DD-99 poz N Dla konta, które powinno być uzupełniane rozdziałem podczas dekretacji, jest dekret (pozycja N) na dowodzie DD-99 gdzie nie wpisano rozdziału. 5 Obroty zawierają zapis dotyczący brakującego rozdziału xxx DD-99 poz N We wskazanym dokumencie (DD-99 poz. N) w dekrecie wpisano rozdział, który nie występuje w słowniku. 6 Brak wymaganego paragrafu dowód DD-99 poz N Dla konta, które powinno być uzupełniane paragrafem podczas dekretacji, jest dekret (pozycja N) na dowodzie DD-99 gdzie nie wpisano paragrafu. 7 Obroty zawierają zapis dotyczący brakującego paragrafu xxx DD-99 poz N We wskazanym dokumencie (DD-99 poz. N) w dekrecie wpisano paragraf, który nie występuje w słowniku. 8 Brak syntetyki konta dostawcy. W powiązaniu kont z kontrahentami nie ma ani jednej syntetyki dla dostawcy. 9 Brak syntetyki konta odbiorcy W powiązaniu kont z kontrahentami nie ma ani jednej syntetyki dla odbiorcy. 10 Konto kontrahenta xxx nie jest wpisane jako rozrachunkowe. Wskazane konto nie jest wpisane we wzorcach kont rozrachunkowych a jest kontem kontrahenta. 11 Wzorzec xxx nie jest powiązany z kontami kontrahenta We wzorcach kont rozrachunkowych jest wprowadzone konto, ale nie ma go w powiązaniu planu kont z kontrahentami. Komunikat nie musi świadczyć o błędzie. Wzorce decydują, które konta mają być analizowane w rozrachunkach. Możliwe jest analizowanie w rozrachunkach kont, które nie dotyczą kontrahentów (na przykład rozrachunki z pracownikami). 12 Różnicowanie kont dostawcy i odbiorcy nie jest ustawione Oznacza, że w globalnych parametrach wyłączono różnicowanie kont dostawców i odbiorców. Sytuacja mimo, że dopuszczalna to zdecydowanie nie polecana. 13 Paragraf na kontach xxx jest zarówno powiązany z planem kont jak i wpisywany w trakcie dekretowania. Podwójne oznaczenie! Koniecznie należy zlikwidować. Konto zaznaczono, że ma być uzupełniane o paragraf w czasie księgowania, ale wpisano również do powiązań z planem kont w ustawieniach budżetowych zaznaczając, że paragraf jest elementem symbolu konta. 14 Rozdział na kontach xxx jest zarówno powiązany z planem jak i wpisywany w trakcie dekretowania. Podwójne oznaczenie! Koniecznie należy zlikwidować. Konto zaznaczono, że ma być uzupełniane o rozdział w czasie księgowania, ale wpisano również do powiązań z planem kont w ustawieniach budżetowych zaznaczając, że rozdział jest elementem symbolu konta. PLAN KONT - Ustawienia budżetowe 153

154 15 Powiązania z planem zawierają powtórzenia dla def1 def2 Dwie definicje powiązania z planem kont dla tego samego konta. Na przykład: 980rrrrppp i 980xrrrrppp. Sytuacja błędna koniecznie należy poprawić. 16 xxx2 jest bezpośrednio przypisane do źródła i występuje w powiązaniu xxx1 Wpisano konto syntetyczne XXX1 (na przykład 131Z) w ustawieniach budżetowych w opcji powiązania ze źródłami finansowania. Jednocześnie to samo, lub podległe konto (na przykład 1311) przypisano bezpośrednio do źródła finansowania. Sytuacja nieprawidłowa. Jeżeli określiliśmy położenie źródła finansowania w opcji powiązania... to nie przypisujemy już tego konta (ani jemu podległych) bezpośrednio do źródeł. 17 Niepoprawne powiązanie ze źródłami dla kont:konto1 źr: zrodlo1 konto2 źr: zrodlo2 Wielokrotnie bezpośrednio przypisano konto do kilku źródeł (na przykład: zrodło1, zródło2). 18 Powiązania z kontami są dwukrotnie określone dla xxx1 xxxx2 Powiązania źródeł z kontami są dwukrotnie zdefiniowane dla tego samego konta (np. raz jako 201Z a drugi jako 2011Z) 19 Wprowadzono plan dla z-rrrrr-pppp brak konta księgowego Wprowadzono plan budżetowy dla źródła z, rozdziału rrrrr oraz paragrafu pppp. Brak jest odpowiedniego konta do zaksięgowania planu (980). 20 Jest obliczone wykonanie dla z-rrrrr-ppp brak konta księgowego. Jest obliczone wykonanie dla Z-RRRRR-PPPP ale nie ma konta do zaksięgowania planu (980). 21 Zdefiniowano obliczanie wykonania dla z-rrrrr-ppp brak konta księgowego. W opcji Sprawozdawczość budżetowa wprowadzono definicję obliczenia dla paragrafu ale nie ma konta w planie kont. Sytuacja niekoniecznie musi oznaczać błąd. Często kopiujemy definicję obliczania pomiędzy paragrafami i możliwe, że skopiowaliśmy do paragrafu, który nie jest u nas aktywny, a zatem nie ma konta w planie kont. 22 Usunięto końcowe znaki X z powiązania KKK-RRRRPPPPxxxxx Program samodzielnie usunął znaki X na końcu wymienionego zapisu w powiązaniach z planem kont. Wpisanie znaków X na końcu nie jest błędem ale nie jest też konieczne. Poprzez ich usunięcie unikamy ewentualnych błędów gdy wpiszemy na przykład XX, zamiast XXX. 154 PLAN KONT - Ustawienia budżetowe

155 7.5 Maski wyświetlania kont Ustawienia dokonane w tym miejscu mają wpływ na prezentację kont na ekranie i wydrukach. Dla każdego konta syntetycznego możemy wprowadzić sposób jego prezentacji. Wprowadzone tutaj kreski, myślniki nie są częścią konta. W dalszym ciągu wprowadzając konto wprowadzamy po prostu ciąg cyfr. Spójrzmy na kilka przykładów ustawionych masek i efektów tego ustawienia: 7.6 Wzorce kont rozrachunkowych Ustawienia tutaj sporządzone decydują o tym, dekrety z jakich kont trafiają do zbioru rozrachunków, a tym samym mogą być dalej analizowane z pełnym wykorzystaniem możliwości menu Rozrachunki. Wprowadzone zapisy na kontach zawsze trafiają do kartotek kont. Zbiór rozrachunków jest zbiorem dodatkowym i do niego również trafiają zapisy związane z rozrachunkami pod warunkiem, że odpowiadają wprowadzonym wzorcom. Przykładowe wzorce: 200? oznacza konto o dowolnej długości zaczynające się na 200 (znak zapytania na końcu) 200* - oznacza konto o długości dokładnie 4 znaków rozpoczynające się na 200 (gwiazdka) PLAN KONT - Wzorce kont rozrachunkowych155

156 200**12 oznacza konto o długości 7 znaków rozpoczynające się od 200 oraz posiadające na pozycji 6 i 7 12 (dwie gwiazdki w środku) Z przykładów tych widać niezbicie, że wprowadzenie na przykład 200 nie spowoduje, że każda analityka tego konta będzie traktowana jak rozrachunek, w tym celu należy wprowadzić zapis 200?. Jeżeli rozpoczęliśmy już księgowania i dopiero po pewnym czasie zorientowaliśmy się, że nie wprowadziliśmy wzorców (nie mamy kont w analizie rozrachunków) to możemy wzorce dopisać i uruchomić menu Serwis -> odtwarzanie transakcji. 7.7 Przebudowa planu kont Przeznaczeniem tej opcji jest ułatwienie przebudowy planu kont oraz jej udokumentowanie. Jeżeli z nowym rokiem księgowym zamierzamy wprowadzić zmiany w planie kont to kolejność naszych działań winna być następująca. 1. W starym roku w opcji plan kont -> przebudowa planu kont należy określić jakie zmiany będę w kontach. 2. Podczas otwierania nowego roku księgowego serwis -> utworzenie nowego roku program pozwoli nam na wykorzystanie zaprojektowanej przebudowy planu kont. W efekcie w nowym roku księgowym pojawi się już zmodyfikowany plan kont. 3. W nowym roku, gdy będziemy obliczać bilans otwarcia, program pozwoli na uwzględnienie przebudowy planu kont. To ogólny schemat postępowania, przyjrzyjmy się teraz szczegółom. Przebudowa planu kont. Na ekranie widzimy identyczne informacje jak w opcji zakładania i modyfikacji planu kont, pojawiła się jedynie nowa kolumna Nowe konto. Nasze zadanie to wprowadzić w tą kolumnę nowy symbol konta, który ma zastąpić z nowym rokiem dotychczasowy. Wystarczy nacisnąć ENTER i wprowadzić nowe konto. (Dla kont, które pozostają bez zmian nie trzeba nic wprowadzać do kolumny NOWE KONTO) Ta metoda jest jednak kłopotliwa jeżeli zmiana ma dotyczyć wielu kont, dlatego w menu podręcznym (F2) przygotowano również inne możliwości: Wymień znak Pozwala na wymianę fragmentu konta. Jeżeli na przykład w bieżącym roku na wszystkich kontach chcemy zamienić symbol 08 na 17 to w tym miejscu należy wprowadzić zamiana 08 na 17 od pozycji 4. Program dla zaznaczonych kont poszuka oznaczenia 08 na czwartym i piątym znaku symbolu i wymieni na symbol 17. Dopisz znak Przydatne w sytuacji, gdy z nowym rokiem chcemy mieć więcej miejsca w symbolu konta. Na przykład w zespole 7 chcemy z nowym rokiem wprowadzić głębszy podział konta wprowadzając dodatkowe oznaczenie bezpośrednio po syntetyce: 156 PLAN KONT - Przebudowa planu kont

157 Taki zapis sprawi, że wszystkie zaznaczone konta będą miały zaprojektowane wstawienie znaku 1 na czwartym symbolu. Wstawienie nie oznacza zabranie jakiegokolwiek znaku! Na przykład z konta będzie konto a nie Usuń znak Przydatne gdy chcemy skrócić symbole kont. Na przykład dotychczasowy symbol 00408, który w zespole 7 występował na pozycjach 6-10, chcemy by nie zawierał dwóch poprzedzających zer. Wszystkie opisane możliwości szybszego wypełnienia kolumny NOWE KONTO dotyczą zaznaczonych kont! Przypomnijmy, że niezależnie od zaznaczania kont przy pomocy myszki możemy również zaznaczać z klawiatury. W każdym podglądzie, w lewym górnym rogu ekranu (przed pierwszą kolumną) widoczna jest strzałka w dół, klikając na niej myszką możemy podglądnąć jakimi klawiszami możemy zaznaczać.. Jeżeli pomyliliśmy się w uzupełnianiu kolumny Nowe konto to w menu podręcznym mamy jeszcze funkcję Wyczyść nowe konto (również dotyczy wyłącznie zaznaczonych!). Ostatnią funkcją w menu podręcznym jest Dopisz konto na następnym roku. Nowe konta zostaną utworzone (w miejsce dotychczasowych) podczas otwierania nowego roku, ale ta funkcja będzie nam przydatna, jeżeli wprowadzimy jeszcze kolejne zmiany po otwarciu nowego roku. Zaprojektowaną przebudowę warto udokumentować korzystając ze standardowej możliwości wydruku typu lista (Ctrl+R). Być może warto w tym miejscu również skorzystać z możliwości filtrowania danych. Możemy na przykład ograniczyć przegląd wyłącznie do kont, dla których wypełniliśmy kolumnę Nowe konto : Wykorzystanie zaprojektowanej przebudowy Podczas otwierania nowego roku księgowego (serwis -> utworzenie nowego roku) pojawi się przełącznik Uwzględnij przebudowę planu kont. Po jego wybraniu system przygotowując zbiory PLAN KONT - Przebudowa planu kont 157

158 na nowy rok wymieni w nim konta na nowe zgodnie z ustawieniami w przebudowie. Pozostałe konta pozostaną bez zmian. Jeżeli w opcji utworzenia nowego roku nie widzimy tego przełącznika to oznacza, że nie mamy nic wprowadzonego w przebudowie planu kont. Ze zdefiniowanej przebudowy będzie można również skorzystać w serwis -> obliczanie Bilansu Otwarcia Opcję tą uruchamia się już na nowym roku a przy jej pomocy obliczany jest bilans otwarcia na podstawie roku poprzedniego. Przełącznik Uwzględnij przebudowę planu kont powoduje, że program przypisze BO do nowego konta zgodnie z zaprojektowaną przebudową. Z przebudową planu kont związane są dwie funkcje w menu serwis -> operacje pomocnicze. Jeżeli przebudowa dotyczyła kont kontrahentów to ich użycie jest konieczne do prawidłowego korzystania z modułu rozrachunków w nowym roku. 1. Przenumerowanie wszystkich rozrachunków 2. Przenumerowanie nierozliczonych rozrachunków Dopiero po użyciu tej funkcji (uruchamiamy ją na NOWYM roku) przebudowa planu kont (zaprojektowana w STARYM roku) zostanie uwzględniona w zbiorze z rozrachunkami. W zależności od naszego wyboru przenumerowanie będzie dotyczyło bądź to wszystkich, bądź jedynie nierozliczonych rozrachunków. Z praktycznych względów najlepiej wykonać przenumerowanie po zakończeniu księgowań faktur i wyciągów bankowych w poprzednim roku. Oczywiście dokumenty spływają czasem później, dlatego przenumerowanie możemy wielokrotnie powtarzać! Do czasu uruchomienia przenumerowania w nowym roku będziemy mieli nieprawidłowe informacje w module rozrachunki. Przykład W 2005 roku firma PCBEST ma symbol konta W przebudowie wstawiliśmy jeden znak i PCBEST w 2006 ma symbol Faktura była zaksięgowana w 2005 roku na konto a płatność w 2006 będzie księgowana na Do czasu uruchomienia opcji przenumerowania w 2006 roku w analizie rozrachunków przy firmie PCBEST będziemy mieć jedynie płatność. Po przenumerowaniu w rozrachunkach roku 2006 pojawi się również faktura z 2005 i będzie można prawidłowo dokonać analizy rozrachunków. 158 PLAN KONT - Przebudowa planu kont

159 7.8 Zdefiniowane zestawy kont O ile wspomaganie informacyjne w oparciu o słownik paragrafów wymagał zachowania pewnych rygorów w planie kont to w tym miejscu możemy zdefiniować i dowolnie nazwać zestawy kont. Do zestawu możemy przypisać każde konto. Niemal każdy wydruk daje możliwość ograniczenia zakresu danych wyłącznie do określonego zestawu, co może znacznie pomóc w uzyskiwaniu pożądanych danych. Należy zwrócić uwagę, że w menu podręcznym zawarta jest funkcja kopiowania definicji zestawu. Dzięki temu szybko możemy przygotowywać zbliżone do siebie zestawy kont. Definiując zestaw możemy użyć również maski konta. Unikamy w ten sposób żmudnego wybierania całej grupy kont. Na przykład: w planie kont na 501 mamy rodzaj kosztów od 6-go to 9-go znaku a chcemy zaznaczyć wszystkie konta które mają rodzaj kosztów 401. Wystarczy zapis 501**401***. Co nie mniej ważne zestaw kont sam się aktualizuje! To znaczy jeśli pojawi się w planie kont nowe konto spełniające warunek opisany maską to bez konieczności pamiętania przez nas o tym i zaglądania do tej opcji program sam dopisze to konto do właściwego zestawu (zestawów). W zestawie można podać więcej niż jedną maskę konta W menu podręcznym podczas przeglądania stanu kont, oprócz standardowej opcji Zapisz jako (Shift+S) jest też możliwość Zapisz jako (zestaw kont). W ten sposób możemy zapisać do pliku konta z jednego ze zdefiniowanych zestawów kont. PLAN KONT - Zdefiniowane zestawy kont 159

160 8. REJESTRY VAT By korzystać z możliwości oferowanych przez system w zakresie rejestrów VAT należy najpierw wprowadzić do programu nasz podział na rejestry częściowe VAT, nawet jeżeli będziemy wykorzystywać tylko jeden rejestr sprzedaży i jeden rejestr zakupu. Rejestry VAT systemu SFINKS tworzone są na podstawie danych wprowadzanych podczas księgowania. Istnieje również możliwość bezpośredniego wprowadzania faktur do rejestrów ale jest to rozwiązanie niezmiernie rzadko stosowane ponieważ: znacznie wzrasta pracochłonność wprowadzania danych tracimy informacje o powiązaniu pozycji w rejestrze VAT z zapisem w księgach rachunkowych możliwe są błędy powodujące różnice w informacjach z rejestrów i ksiąg. 8.1 Rejestr sprzedaży (zakupu) Możliwość szybkiego ograniczenia przeglądu. Pełne dane kontrahenta Rodzaj i numer dowodu księgowego Kwota brutto faktury Liczba porządkowa w rejestrze. System NIE NUMERUJE pozycji automatycznie. Należy wybrać z menu funkcję przelicz LP. 160 Saldo faktury przeliczane jest podczas analizowania rozliczenia faktur (menu podręczne). REJESTRY VAT - Rejestr sprzedaży (zakupu) Kolumna, oraz czerwony napis informują które faktury są zapłacone.

161 Z funkcji dostępnych w dolnym menu ekranu należy wyróżnić: Drukowanie Shift+R Dane do wydruku można ograniczyć według daty wystawienia, daty obowiązku lub obu dat jednocześnie. Dodatkowe kryteria, którymi można ograniczyć wydruk. Zaznaczenie tego przełącznika spowoduje, że wydruk zostanie przenumerowany od 1. Wyjaśnienia wymaga sposób uporządkowania wydruku. Należy zwrócić uwagę, że: drukowane są pozycje wg ustawień na powyższym ekranie niezależnie od ewentualnie ustawionego filtru, który jest przez ten wydruk ignorowany, niezależnie od uporządkowania danych na ekranie dane pozycje są zawsze w kolejności Lp. nawet jeżeli zaznaczymy przełącznik Numeracja począwszy od 1 to pozycje będą wydrukowane w kolejności zawartej w kolumnie Lp, chociaż z numeracją przeliczoną od 1. Przelicz liczbę porządkową (Lp) Shift+L Tą czynność powinniśmy wykonywać zawsze gdy chcemy sporządzić wydruki rejestrów. Przy pierwszym uruchomieniu pojawi się ekran, na którym musimy zaznaczyć według jakich kryteriów chcemy przenumerować rejestr. Należy zwrócić uwagę, że możemy wielokrotnie przenumerowywać rejestr w zależności od bieżących potrzeb. Gdy przenumerowanie wykonujemy po raz kolejny, program pamięta nasz ostatni wybór i pokazuje skrócony ekran. Ostatnie ustawienia REJESTRY VAT - Rejestr sprzedaży (zakupu)161

162 Wystarczy tylko potwierdzić klawiszem ENTER by uruchomić przenumerowanie rejestru wg ostatnio przyjętych reguł lub wybrać ustawienia by ponownie je ustalić: Cztery metody uporządkowania faktur z tego samego dnia Mamy do wyboru dziesięć kryteriów uporządkowania rejestrów VAT Podsumowania (Shift+U - ) W odróżnieniu od omówionego wcześniej wydruku, to szybkie podsumowanie na ekran uwzględnia ustawiony filtr. Pokazywane są wyłącznie te stawki, które wystąpiły w rejestrze. Klawisze edycyjne (Ins/del) Mimo, iż nie jest to polecane rozwiązanie, to program pozwala na wprowadzanie (edycję) pozycji do rejestru VAT bez jednoczesnego księgowania. 162 REJESTRY VAT - Rejestr sprzedaży (zakupu)

163 Funkcje dostępne w menu podręcznym: zaznacz jako zapłacone (Shift+Z) pozwala na ręczne oznaczenie pozycji (pojedynczej lub wielu zaznaczonych) w rejestrze jako zapłacona zaznacz jako niezapłacone (Shift+A) odwrotność poprzedniej funkcji edycja nagłówka faktury (Shift+E) pozwala na korektę danych nagłówkowych faktury zaznaczenie jako trójstronne (anulowanie znacznika) pozwala na zmianę oznaczenia faktury jakie wprowadzono podczas księgowania Analizowanie rozliczenia faktur funkcja analizuje stan rozrachunków i ustawia znacznik rozliczona. Nie podlegają analizie faktury które mają już ten znacznik ustawiony na TAK. 8.2 Rejestry częściowe VAT O tym ile rejestrów częściowych VAT będzie w firmie prowadzonych decyduje wyłącznie użytkownik programu. Bezpośrednio po instalacji nie ma wprowadzonego żadnego rejestru i by księgować dokumenty VAT musimy założyć minimum dwa: jeden dla sprzedaży i jeden dla zakupu. Zwróćmy uwagę na ustawienia jakie możemy wykonać w rejestrach. Ustawienia mające wpływ na zachowanie się programu podczas wprowadzania faktur. Na potrzeby bardziej złożonych ewidencji możemy wprowadzić różne konta dla różnych stawek VAT. Połączenie rejestru z rejestrem faktur wewnętrznych. Można zróżnicować konto, na które trafi VAT z miesiąca bieżącego i wyprzedzającego. REJESTRY VAT - Rejestry częściowe VAT 163

164 Możliwość wielokrotnego rozdekretowania kwoty brutto faktury standardowo podczas rejestracji danych kwota brutto faktury VAT trafia na konto przypisane kontrahentowi. To ustawienie spowoduje, że na koniec wprowadzania faktury, przy zatwierdzaniu kwoty brutto, będziemy mieli możliwość rozpisania kwoty brutto na większą ilość kont. Tak będzie wyglądało zakończenie wprowadzania faktury po zaznaczeniu tego ustawienia. Możliwość rozpisania kwoty brutto na kilka kont, ale wystarczy wybrać Alt+Z i system zachowa się standardowo. Przewaga faktur jednopozycyjnych zaznaczając to ustawienie spowodujemy, że po wprowadzeniu pozycji faktury system nie będzie automatycznie proponował dopisania kolejnej. Automatyczne rejestrowanie faktury wewnętrznej przy zakupach unijnych tak musimy oznaczyć rejestr, jeżeli chcemy do faktur zakupu tutaj wpisywanych wprowadzać automatycznie fakturę wewnętrzną. Należy tutaj również podać symbol rejestru faktur wewnętrznych. Zagadnienie księgowania faktur wewnętrznych jest szczegółowo opisane w rozdziale o rejestracji dowodów. Grupowe rozliczenia z kontrahentami jeżeli będziemy wprowadzali do rejestru fakturę dla kontrahenta, który nie ma przypisanego konta to kwota brutto trafi na wpisane tutaj konto. Konto netto wprowadzone tutaj konto będzie proponowane podczas wprowadzania pozycji. W praktyce księgujemy kwotę netto faktury na wielu różnych kontach, ale warto wprowadzić tutaj najczęściej używane. Podpowiedź konta VAT wprowadzone konto (konta) będzie podpowiadane jako konto, na które ma być wprowadzona kwota VAT. Domyślnie, przy wprowadzaniu faktur, podpowiadane jest to samo konto dla rejestracji bieżącej i wyprzedzającej ale można te konta zróżnicować. W dolnej części można również wprowadzić odrębne konta dla każdej stawki VAT. Jeżeli stawka nie ma przypisanych indywidualnie kont to system podpowiada konta podstawowe (z górnej części ekranu). REJESTRY VAT - Rejestry częściowe VAT

165 8.3 Lista zapłaconych faktur Na wydruku w tej opcji programu znajdą się wyłącznie faktury, które w rejestrach mają ustawiony znacznik zapłacone na TAK. Możliwość ograniczenia wydruku wg trzech dat Klawisze pomagające w szybkim wprowadzeniu daty Cały szereg kryteriów pozwalających skonfigurować wydruk 8.4 Podsumowanie transakcji unijnych Wydruk ten raportuje nabycia i dostawy wewnątrzwspólnotowe za wybrany okres w układzie potrzebnym do sprawozdań: 8.5 VAT-UE kwartalnie Na podstawie wprowadzanych danych, program drukuje gotową deklarację VAT-UE. REJESTRY VAT - VAT-UE kwartalnie 165

166 9. ROZRACHUNKI Podstawowym źródłem informacji w księgowości jest kartoteka konta. W przypadku kont rozrachunkowych, klasyczny jej wygląd nie do końca jest odpowiedni z dwóch powodów: kartoteka obejmuje jeden rok obrachunkowy i na kolejny rok wszystkie otwarte (nierozliczone) pozycje przechodzą na kartoteki nowego roku w postaci jednej kwoty tworzącej BO kartoteka obejmuje wszystkie pozycje księgowane na koncie, a z praktycznych względów często chcemy oglądać wyłącznie rozliczone ( zamknięte ) lub nierozliczone ( otwarte ) pozycje. Te właśnie niedogodności likwiduje moduł programu Rozrachunki: zbiór danych o rozrachunkach jest wieloletni program analizuje i rozlicza transakcje dzieląc je na rozliczone i nierozliczone. By rozpocząć wykorzystywanie możliwości tego modułu, należy zadbać o: określenie jak długi jest symbol kontrahenta w naszym planie kont, które konta są kontami dostawców, które odbiorców i gdzie w tych kontach przewidzieliśmy miejsce na numer kontrahenta; to wszystko ustawiamy w menu Plan kont -> Powiązanie planu kont z kontrahentami. określenie z jakich kont zapisy mają trafiać również (oprócz zapisywania w kartotekach) do zbioru rozrachunków. Określenia tego dokonuje się w menu Plan kont -> Wzorce kont rozrachunkowych lub Rozrachunki-> wzorce kont rozrachunkowych. Jeżeli przegapiliśmy te ustawienia, a już mamy zaksięgowane dokumenty, to możemy uzupełnić zbiór rozrachunków w menu Serwis -> odtwarzanie transakcji. SFINKS pozwala na wybór jednego z dwóch trybów pracy (ustawień dokonuje się w menu Administracja-> globalne parametry). Możemy zadecydować, że nie będziemy różnicować kont dostawcy i odbiorcy. To rozwiązanie mimo, że możliwe nie jest jednak polecane, tracimy bowiem możliwość identyfikacji w funkcjach związanych z rozrachunkami kto jest dostawcą a kto odbiorcą. 9.1 Analiza rozrachunków z kontrahentami To miejsce w programie jest przeznaczone do analizy rozrachunków z kontrahentami. Układ informacji tutaj proponowany został zaprojektowany tak, by był maksymalnie nie księgowy, czyli czytelny dla osoby nie znającej się na księgowości, ale korzystającej z informacji o należnościach i zobowiązaniach. Dalszy opis dotyczyć będzie sytuacji, gdy w menu Administracja-> globalne parametry ustawiliśmy, że dostawcy i odbiorcy będą na różnych kontach. Przy odwrotnym ustawieniu informacje kwotowe prezentowane są zawsze w jednej kolumnie i nie wystąpią funkcje pozwalające rozdzielać należności i zobowiązania. 166 ROZRACHUNKI - Analiza rozrachunków z kontrahentami

167 Symbole kont kontrahenta Dane kontrahenta Przełączniki pozwalające wybierać wyłącznie kontrahentów z saldami (tak jest ustawione w przykładzie) bądź wszystkich kontrahentów Istotne tylko dla tych klientów, którzy wprowadzają przy kontrahentach również wartości w dewizach. Możemy wybrać wg jakiej waluty chcemy oglądać salda (ten wybór pojawia się jedynie gdy wypełniony jest słownik dewiz). By zobaczyć wartości w dewizach trzeba również ustawić właściwe kolumny (Ctrl+O). Kontrahent, który jest jednocześnie dostawcą i odbiorcą ma pokazane każde saldo oddzielnie. Kwota ujemna (pokazana również czerwonym kolorem) oznaczać może na przykład nadpłatę, dostawy niefakturowane itp.. Na dolnym pasku przeglądu odnaleźć możemy następujące funkcje: wg dostawcy/odbiorcy (Ctrl+D/O) w tym miejscu programu preferowane jest podejście mniej księgowe do danych, dlatego szukaniem standardowym nie znajdziemy szybko konkretnego konta księgowego. Te skróty klawiszowe pozwalają na szybkie odszukanie kontrahenta po koncie. rozrachunki na koncie (space/enter) pozwala przejść dalej, do szczegółowej analizy operacji z kontrahentem, która jest opisana w kolejnych rozdziałach. analiza rozrachunków pozwala na szybką graficzno-tabelaryczną prezentację syntetycznych informacji o stanie rozrachunków globalnych bądź pojedynczego kontrahenta. Do wyboru mamy: o suma należności i zobowiązań (łącznie bądź pojedynczy kontrahent) ROZRACHUNKI - Analiza rozrachunków z kontrahentami 167

168 Struktura należności i zobowiązań z wyliczonym saldem globalnym Graficzna prezentacja struktury należności i zobowiązań nieznana data regulacji to suma faktur, dla których nie wpisano terminu płatności. nieprzypisane zapłaty to zaksięgowane zapłaty, których nie można odnieść do konkretnej faktury. o kalendarium 7/14/30/60 (łącznie bądź pojedynczy kontrahent) podobna do poprzedniej prezentacja tabelaryczno-graficzna, ale z rozbiciem na okresy czasu (wiekowanie należności): Należności (zobowiązania) pogrupowane w okresach 168 ROZRACHUNKI - Analiza rozrachunków z kontrahentami

169 9.1.1 Menu podręczne analizy rozrachunków Wezwania do zapłaty Punktem wyjścia do korzystania z wydruków wezwań do zapłaty, not odsetkowych i potwierdzeń sald jest ich zdefiniowanie (menu Rozrachunki-> definicje). O tym, kiedy system SFINKS drukuje wezwanie czy też notę podejmujemy decyzję w opisanych dalej w tym rozdziale ustawieniach. Wezwania możemy wydrukować dla wszystkich kontrahentów lub jedynie dla wybranych (zaznaczonych na przeglądzie). W każdym z trzech wydruków: wezwania, noty, potwierdzenie salda jest możliwość wyboru opcji wznowienie wydruku. Każdy zrealizowany wydruk jest przez program pamiętany. W tej opcji możemy dokonać wyboru z jakiej daty chcemy wznowić wydruk. Bezpośrednio przed uruchomieniem wydruku możemy jeszcze zmienić kilka parametrów: data wezwania podpowiadana jest bieżąca data, ale możemy ją zmienić. W stosunku do podanej tutaj daty system będzie analizował czy należy wystawić wezwanie do zapłaty. Na przykład termin zapłaty faktury minął 15 go października 2004, a dzisiaj jest 28go. Wezwanie zostanie wydrukowane. Jeżeli jednak wpiszemy jako datę wezwania 15go października bądź wcześniejszą to wezwanie nie będzie wydrukowane (na ten dzień nie minął jeszcze termin płatności). drukowanie odsetek wybieramy czy na wezwaniach do zapłaty mają być również prezentowane odsetki naliczone na dzień wystawienia wezwania. wariantowanie wezwań decydujemy, czy w przypadku kolejnego (drugiego, trzeciego) wezwania do zapłaty SFINKS ma drukować cały czas ten sam wzór wezwania czy też szukać w definicjach innego wzoru dla wezwania drugiego i trzeciego. ROZRACHUNKI - Analiza rozrachunków z kontrahentami 169

170 pokazywanie transakcji jednoznacznie powiązanych z VAT- dotyczy trzech wydruków: wezwań, not oraz potwierdzenia salda. Po wybraniu tej opcji na dokument trafią transakcje, dla których przynajmniej jeden dekret był powiązany z dokumentem powiązanym z rejestrami VAT. Przykład Zapisy w należnościach naszego kontrahenta: dowód PK wyróżnik transakcji dowód FS wyróżnik transakcji dowód PK wyróżnik transakcji dowód PK wyróżnik transakcji... 55/ / / /2004 kwota:... kwota:... kwota:... kwota:... W słowniku dowodów dokonano takiego ustawienia dla dowodu PK A tak ustawiono cechy dokumentu FS Jeżeli nie zaznaczyliśmy omawianej opcji to te ustawienia rodzajów dowodów nie mają żadnego znaczenia. Na drukowany dokument (wezwanie, nota, potwierdzenie salda) może trafić zarówno transakcja 55/2004 jak i 56/2004. Jeżeli zaznaczyliśmy tą opcję pokazywanie transakcji... to transakcja 55/2004 będzie pominięta, ponieważ nie ma żadnego zapisu na dowodach, które są powiązane z dokumentami VAT. Takie powiązanie jest ustawione dla dowodu FS, dlatego wszystkie zapisy związane z transakcją 56/2004 mogą być drukowane. Noty odsetkowe Ustawienia są bardzo podobne do tych dotyczących wezwań do zapłaty. Transakcji do wystawienia not odsetkowych SFINKS poszukuje jedynie wśród tych uznanych już za rozliczone. Nie należy obawiać się wielokrotnego uruchamiania tej opcji. Fakt wystawienia noty odsetkowej zostanie zapamiętany i nota będzie mogła być wydrukowana ponownie jedynie na nasze wyraźnie życzenie funkcją wznowienie wydruku (lub po wykasowaniu daty noty). Omówienia wymaga przełącznik drukowanie wszystkich odsetek. Otóż jest on istotny w przypadku, gdy za należność płacono w różnych terminach. Jeżeli zaznaczyliśmy ten parametr to na wydruku zostaną pokazane wszystkie kolejne obliczenia składające się na końcową wartość odsetek 170 ROZRACHUNKI - Analiza rozrachunków z kontrahentami

171 dotyczących faktury. W przeciwnym wypadku drukowana jest tylko ostateczna kwota odsetek oraz ilość dni zwłoki liczona zawsze do ostatniej otrzymanej zapłaty. Zmiana tego ustawienia nie ma wpływu na sposób obliczenia odsetek. Potwierdzenia salda Szczególnym ustawieniem wydruku potwierdzenia salda jest wybór czy mają być drukowane zerowe salda. Potwierdzenia sald drukowane są zawsze dla kontrahentów, dla których wystąpiły obroty w roku obrachunkowym. Na wydruku pokazywane są wszystkie cząstkowe salda z poszczególnych faktur. Po zaznaczeniu tej opcji na wydruku prezentowane są również faktury, które zostały już rozliczone (nie mają salda). Edycja danych adresowych Pozwala na skorygowanie wszystkich danych kontrahenta. Możemy również dopisać nowego dostawcę i odbiorcę. Zwróćmy uwagę, że w danych kontrahenta mamy możliwość ustawienia dwóch parametrów: Ich znaczenie jest oczywiste dla tego kontrahenta nie będą drukowane noty lub/i wezwania. O takich ustawieniach jesteśmy informowani w części ekranu przeznaczonej na dane kontrahenta: Temu kontrahentowi nie będą wystawiane noty odsetkowe Przy wystawianiu wezwań, ten kontrahent będzie zawsze pomijany Dopisanie przelewu Funkcja dostępna nie tylko w menu podręcznym, ale praktycznie w każdym momencie pracy z programem pod skrótem klawiszowym Shift+Ctrl+L. Bliżej opisano w menu Rozrachunki -> przelewy nowy. Rozrachunki rozliczone (odbiorca) Możemy podejrzeć wszystkie rozliczone transakcje z kontrahentem dotyczące naszych faktur sprzedaży. Podgląd, który zostanie tutaj uruchomiony ma dokładnie takie same możliwości jak w menu Rozrachunki -> transakcje rozliczone. Rozrachunki rozliczone (dostawca) Możemy podejrzeć wszystkie rozliczone transakcje z kontrahentem dotyczące faktur zakupowych. Podgląd, który zostanie tutaj uruchomiony ma dokładnie takie same możliwości jak w menu Rozrachunki -> transakcje rozliczone. ROZRACHUNKI - Analiza rozrachunków z kontrahentami 171

172 Podsumowanie nierozliczonych Uruchamia ten sam wydruk jak w menu Rozrachunki -> suma rozrachunków aktualne. Powtórzenie poprzedniej opcji podmenu (Shift+Enter) Powtarza ostatnio wykonywaną czynność. Na przykład dopisywaliśmy odbiorcę. Jeżeli chcemy dopisać następnego to zamiast wywoływać tą czynność z menu podręcznego wystarczy powtórzyć klawiszami Shift+Enter. Ustawienia Część ustawień, która jest dostępna w menu Administracja -> Globalne parametry jest możliwa do zrealizowania również i w tym miejscu. Minimalna kwota wezwań nie będą drukowane wezwania dla transakcji, których wartość brutto jest niższa niż podana tutaj kwota. Minimalne opóźnienie wezwań wezwanie będzie drukowane po upływie podanej tutaj ilości dni od terminu płatności. Również kolejne wezwanie (drugie i trzecie) zostanie wydrukowane po upływie podanej tutaj ilości dni od wezwania poprzedniego. Minimalna kwota not nie będą drukowane noty odsetkowe, na których wartość naliczonych odsetek będzie mniejsza niż podana w tym miejscu kwota. Minimalne opóźnienie not nie będą drukowane noty odsetkowe do transakcji, których spłata nastąpiła z opóźnieniem mniejszym niż podana tutaj ilość dni. Pomijanie wystawiania wezwań (not) dla kontrahentów z globalnymi nadpłatami pomijane będą wezwania do zapłaty(noty) dla kontrahentów, którzy per-saldo są aktualnie naszymi wierzycielami. Minimalną kwotę wezwań odnieś do pojedynczej transakcji na wezwaniu do zapłaty drukowane są wszystkie faktury danego kontrahenta. Zaznaczając ten parametr decydujemy, że kwota ustawiona jako minimalna dla wezwań będzie dotyczyła nie całej sumy (kilku faktur) a każdej faktury oddzielnie. Minimalną kwotę not odsetkowych odnieś do pojedynczej transakcji ustawiając ten parametr możemy uniknąć sytuacji gdy, co prawda łączna wartość noty jest duża, ale znajdą się na niej również odsetki od faktur na minimalne kwoty. 172 ROZRACHUNKI - Analiza rozrachunków z kontrahentami

173 9.1.2 Analiza rozrachunków kontrahenta Dane kontrahenta Dane dokumentu księgowego Łączna suma należności Przełączniki zobowiązania / należności Kontrahent jest również dostawcą. Taki jest stan naszych zobowiązań. Informacje o wystawionych wezwaniach Faktura 121/33, za którą były już częściowe wpłaty jest prezentowana pozycjami lub persaldo w zależności od ustawienia Stan przełącznika lista/saldo (Shift+4 / Shift+5) jest pamiętany do czasu następnej jego zmiany nawet po wyłączeniu programu. Zwróćmy uwagę, że ten sam przegląd jest dla nas dostępny podczas rejestracji danych. Warto jeszcze raz przypomnieć o dodatkowej możliwości, która się wówczas pojawia drugostronny dekret. To znakomicie ułatwia późniejszą precyzyjną analizę rozrachunków, w której zgodność wyróżnika jest absolutną podstawą. Zmiana wyróżnika jest możliwa już po zaksięgowaniu dokumentu (nawet gdy jest on zapisany do dziennika, modyfikacje dokonywane są bowiem w zbiorze rozrachunków, a nie w kartotekach konta). Warto czasem korzystać z tej możliwości szczególnie w sytuacji gdy zaksięgowana jest już zapłata, a faktura nie dotarła jeszcze do księgowości: ROZRACHUNKI - Analiza rozrachunków z kontrahentami 173

174 Można skorygować daty wystawienia wezwań Zmieniły się uzgodnienia między partnerami można zmienić termin płatności Można skorygować daty wystawienia wezwań Analiza rozrachunków kontrahenta - menu podręczne Wykasowanie zaznaczonych transakcji (Shift+D) Może służyć kasowaniu pozycji, które niepotrzebnie znalazły się w rozrachunkach jak na przykład BO. Można również w ten sposób wykasować grupę transakcji, które uznamy za rozliczone. Należy jednak pamiętać, że kasujemy pozycje a nie przenosimy ich do transakcji rozliczonych. Ewentualne błędy w kasowaniu można naprawić korzystając z menu Serwis -> odtwarzanie transakcji. Zerowanie daty wezwania Pozwala na szybkie wyzerowanie ostatniej daty wezwania dla pojedynczej, bądź dla zaznaczonych pozycji. Zerowanie polega na wprowadzeniu daty pustej zamiast ostatniego wpisu w datach wezwań. Jeżeli przy pozycji są daty trzech wezwań to jest czyszczona data trzeciego wezwania,.... W praktyce najczęściej przydatne do szybkiego wyczyszczenia daty wezwania przy konkretnej pozycji. Zerowanie daty wezwania WSZYSTKIM transakcjom Bez konieczności zaznaczania, zeruje ostatnią datę wezwania we wszystkich pozycjach. Czynność dotyczy wyłącznie tego kontrahenta. Drukowanie wezwania do zapłaty Wymusza wydruk wezwania dla bieżąco podświetlanej transakcji. Data tego wezwania nie jest zapisywana przy tej transakcji, należy ewentualnie zrobić to ręcznie (Enter, lub Ctrl+E). Dopisanie przelewu Dopisuje do listy przelewów przelew dla kontrahenta na kwotę z aktualnej pozycji. Dopisywanie odbywa się bez jakiejkolwiek kontroli (ale wymaga zatwierdzenia!) zatem funkcja zadziała nawet, gdy wybierzemy ją podświetlając naszą fakturę, za którą jeszcze nie mamy zapłaty. Ręczne rozliczenie transakcji (Shift+R) Potrzebne gdy chcemy uznać grupę pozycji za rozliczone. SFINKS sprawdzi jedynie czy zaznaczone pozycje się bilansują. Jeśli nie, to otrzymamy komunikat o niezgodności: 174 ROZRACHUNKI - Analiza rozrachunków z kontrahentami

175 W przypadku zbilansowania zaznaczonych przez nas pozycji zostaniemy poproszeni o wybranie jednego z wyróżników, które znajdują się na zaznaczonych pozycjach. Zostanie on nadany całej rozliczanej transakcji. W efekcie zaznaczone, zbilansowane pozycje, o jednakowym już wyróżniku, zostały natychmiast przeniesione do transakcji rozliczonych. Rozdzielenie transakcji Ta czynność została przygotowana przede wszystkim by pomóc w sytuacji, gdy nastąpiła jedna zapłata za wiele różnych faktur, a w momencie księgowania nie rozksięgowano tej kwoty na poszczególne wyróżniki (numery faktur). Posłużmy się przykładem. Kontrahent wpłacił nam jedną kwotę (9.000,-). Podczas księgowania jako wyróżnik wpisaliśmy jedynie numer raportu bankowego. Ustawiając się na tej pozycji wybieramy rozdzielenie transakcji: Kwota, którą chcemy rozdysponować Pozycje (faktury), które mogą być tą kwotą uznane Przeglądając potencjalne należności do uznania tą kwotą możemy je zaznaczać, jak i rezygnować z wcześniejszego zaznaczania. Cały czas w górnej części ekranu widzimy czym jeszcze możemy dysponować. Nie musimy się przy tym obawiać, że rozdysponujemy za dużą kwotę. Jeżeli przekroczymy dostępną kwotę, to ostatnia z wybieranych pozycji będzie uznana częściowo. ROZRACHUNKI - Analiza rozrachunków z kontrahentami 175

176 Nie mamy już czym dysponować Pozycje z + zostały przez nas wybrane. Cały czas możliwe są jeszcze zmiany (del/ins) Ta pozycja była zaznaczona jako ostatnia. Z niej uda nam się rozliczyć tylko część, pozostanie do rozliczenia 2920,00 Dialog i analizę co zrobić z kwotą 9.000,- możemy zakończyć na dwa sposoby: Alt+S rozliczyć poprzez schowek Enter rozliczyć natychmiast. W obu przypadkach SFINKS przygotował samodzielnie dekrety: Wszystkie pozycje stornujące na czerwono otrzymały wyróżnik Raport Bankowy 179, a pozostałe numery odpowiednich faktur. Jeśli wybraliśmy schowek, to dekrety te będziemy mogli przywołać w dowolnym momencie podczas rejestracji dowodów. Wybierając natychmiastowe rozliczenie SFINKS poprosi o dane nagłówkowe dokumentu. Po jego zatwierdzeniu natychmiast zapisze dokument i będzie możliwe przeprowadzenie rozliczenia transakcji. Podsumowanie nierozliczonych Uruchamia ten sam wydruk jak w menu Rozrachunki -> suma rozrachunków aktualne. 176 ROZRACHUNKI - Analiza rozrachunków z kontrahentami

177 9.2 Automatyczne rozliczanie transakcji W tym miejscu SFINKS analizuje rozrachunki i transakcje, a które uzna za rozliczone przeniesie z nierozliczonych do rozliczonych. Za rozliczone zostaną uznane transakcje zawierające pozycje, które: 1. dotyczyły tego samego kontrahenta i na tym samym koncie (istotne jeśli w planie kont kontrahent może znajdować się na wielu różnych kontach), 2. wszystkie miały ten sam wyróżnik, 3. sumy po stronie Wn i Ma są zgodne. Zbiór transakcji jest zbiorem nie przypisanym do roku! Zatem nie ma znaczenia na przełomie lat, czy analizę wykonujemy będąc jeszcze w roku kończonym, czy też już w nowym efekt rozliczenia będzie identyczny. Przed uruchomieniem rozliczenia możemy ograniczyć jego zakres do określonych kont czy też określonej daty. Domyślnie podpowiadany jest pełen zakres. Ekran, który pojawia się na koniec automatycznego rozliczenia dla doświadczonego użytkownika jest w zasadzie potrzebny jedynie do ostatecznego zatwierdzenia rozliczenia. Wystarczy jedynie potwierdzenie klawiszem ENTER. Możemy jednak (szczególnie na początku) przejrzeć pozycje i szczegółowe dla nich zapisy, by zobaczyć jak w tym miejscu działa program. Można również zrezygnować z rozliczania jednej bądź wszystkich pozycji. Efekt końcowy działania tego punktu programu to przeniesienie do transakcji rozliczonych pozycji, które spełniły wymienione na wstępie warunki. Szczegółowe zapisy dotyczące pozycji Sparowane transakcje. Tak zostanie oznaczona transakcja, która bilansuje się w złotówkach ale nie bilansuje się w dewizach Transakcje wyszukane przez program są już zaznaczone wystarczy nacisnąć Enter. ROZRACHUNKI - Automatyczne rozliczanie transakcji 177

178 9.3 Transakcje nierozliczone Jest to przegląd wszystkich transakcji nierozliczonych. W analizie rozrachunków z kontrahentami do pojedynczych zapisów dochodziliśmy przez przegląd kontrahentów. W tym miejscu jest dokładnie odwrotnie, przeglądamy wszystkie nierozliczone zapisy. Suma transakcji nierozliczonych nie musi być zgodna z sumą nierozliczonych transakcji z kontrahentami. Do rozrachunków trafiają bowiem wszystkie zapisy na kontach odpowiadających wzorcom kont rozrachunkowych, a nie tylko te przypisane do kontrahenta (np. rozrachunki z pracownikami). Inaczej mówiąc, w rozrachunkach są wszystkie pozycje odpowiadające zdefiniowanym wzorcom kont rozrachunkowych. By ta sama pozycja była widoczna w rozrachunkach z kontrahentami, konto musi być przypisane do kontrahenta. Dodatkowe informacje o koncie w wersji budżetowej lub ze zleceniami Informacja o koncie Dostępne możliwości Informacje o sposobie filtrowania danych Wszystkie, szczególne dla rozrachunków, funkcje mają identyczne działanie jak opisane już w analizie rozrachunków z kontrahentami. 178 ROZRACHUNKI - Transakcje nierozliczone Informacje o wystawionych wezwaniach Menu podręczne

179 9.4 Transakcje rozliczone Graficznie przegląd transakcji rozliczonych wygląda identycznie jak przegląd transakcji nierozliczonych. Tutaj nie mamy już jednak możliwości zmiany informacji o wezwaniach do zapłaty czy też zmiany wyróżnika (numeru faktury). W menu podręcznym znajduje się kilka szczególnych funkcji Wykasowanie transakcji pozwala na ostatecznie wykasowanie zaznaczonych pozycji. Program sprawdza czy pozycje się bilansują, ale po ostrzeżeniu pozwala na usunięcie nawet części transakcji. Należy pamiętać, że w tym miejscu nie pracujemy na kartotekach kont ale na pomocniczych zbiorach ułatwiających analizowanie transakcji. W razie potrzeby stan transakcji można odtworzyć w opcji Serwis->odtworzenie transakcji. Należy rozważnie posługiwać się tą czynnością. Nie ma specjalnej potrzeby by usuwać archiwalne pozycje. Dzięki nim możemy przecież w każdej chwili odtworzyć stan rozrachunków na dowolną datę wstecz co bywa czasem potrzebną informacją. Anulowanie rozliczenia to przekwalifikowanie z powrotem pozycji już rozliczonych do pozycji nierozliczonych. W zależności od wyboru możemy to zrobić dla pojedynczej transakcji (czyli grupy pozycji dla tego kontrahenta o tym samym wyróżniku) lub dla wszystkich transakcji, z których przynajmniej jeden zapis był na określonym dowodzie księgowym. Jednym z przykładów zastosowania tych czynności jest chęć dalszej edycji dokumentu niezapisanego jeszcze w dzienniku. Jest to możliwe pod warunkiem, że nie ma na nim żadnej pozycji w transakcjach rozliczonych. Wyczyszczenie daty noty pozwala na wykasowanie informacji o dacie wysłania noty odsetkowej. Czynność dotyczy aktualnie podświetlonej, lub zaznaczonych pozycji. Pozwala na późniejsze wznowienie wydruku not. Drukowanie noty odsetkowej (wezwania przy transakcjach nierozliczonych) w tym miejscu zawsze realizuje ten wydruk dla aktualnej transakcji (ściślej do aktualnej lub do zaznaczonych) niezależnie od wcześniejszych wydruków czy też przełączników anulowania not. ROZRACHUNKI - Transakcje rozliczone 179

180 9.5 Zarządzanie saldami Opcja programu przeznaczona do rejestrowania wracających do nas potwierdzeń sald. Dopisujemy najpierw potwierdzenia na określoną datę (podajemy tylko datę, program zrobi to sam). Teraz możemy przeglądać spis wysłanych potwierdzeń sald, oraz odnotowywać wracające. Jeżeli kontrahent potwierdza saldo to wystarczy nacisnąć ENTER i zatwierdzić (bez wprowadzania kwot). Kwoty wprowadzamy jedynie wówczas gdy wystąpiła różnica. 9.6 Dewizy System SFINKS pozwala dowolne konto oznaczyć jako konto dewizowe. W szczególności kontem dewizowym może zostać konto rozrachunkowe. Dzięki temu możemy dokonywać analizy rozrachunków w dewizach oraz obliczać różnice kursowe. By korzystać z omawianych możliwości należy zadbać o to by: odpowiednie konta były oznaczone jako dewizowe (menu podręczne w opcji Plan Kont) prowadzony był słownik dewiz, a w nim wprowadzone konto (konta) dodatnich i ujemnych różnic kursowych. Przykład: Dokonaliśmy zakupu w firmie zagranicznej na kwotę 3000 euro. Kurs euro do rozliczeń wynosił w tym momencie 4,72 zł. Zatem na koncie tego kontrahenta zaksięgowaliśmy zobowiązanie w kwocie 14722,- wprowadzając jednocześnie podczas księgowania dodatkową informację, że dotyczyło to waluty euro na kwotę 3000,Za fakturę płaciliśmy w ratach po 1000 euro. Kurs ulegał wahaniom i za każdym razem był inny: 4,92; 4,62; i 4,37. Za każdym razem konto kontrahenta w naszych księgach było uznawane inną kwotą. Za każdym razem przy księgowaniu wprowadzaliśmy dodatkowo informację, że zapis dotyczy waluty euro na kwotę 1000,-. Po tych operacjach, gdy wejdziemy w analizę rozrachunków z kontrahentami zobaczymy cztery zapisy złotówkowe związane z rozliczoną już z kontrahentem transakcją: 180 ROZRACHUNKI - Dewizy

181 Automatyczne rozliczenie transakcji nie rozliczy tych zapisów ponieważ nie zaksięgowaliśmy różnic kursowych. Zapisy te będziemy mogli również oglądać w opcji transakcje nierozliczone: By uporządkować naszą ewidencję i informacje o rozrachunkach z kontrahentem przejdziemy do opcji Różnice kursowe. Po określeniu waluty i zakresu analizowanych kont na ekranie zobaczymy efekt: Transakcje zaproponowane do rozliczenia Zapisy, które składają się na tą transakcję Proponowane automatyczne księgowania Konto dodatnich różnic kursowych wpisane w słowniku dewiz dla euro. SFINKS analizując w tej opcji rozrachunki dewizowe uznał transakcję za rozliczoną ponieważ: 4. wszystkie zapisy dotyczyły tego samego kontrahenta i tego samego konta, 5. wszystkie zapisy miały ten sam wyróżnik, 6. wszystkie zapisy dotyczyły tej samej dewizy, 7. sumy (w dewizach) po stronie Wn i Ma są zgodne. Dla transakcji uznanych za rozliczone SFINKS sprawdza jeszcze ich saldo złotówkowe. Najczęściej będzie ono różne od zera i zgodnie z zasadami rachunkowości winno być zaksięgowane jako różnice kursowe. System zaproponował sporządzenie odpowiednich dekretów. Po automatycznej pracy wykonanej przez program wystarczy wybrać czynność ENTER zaksięgowanie różnic kursowych i po podaniu nagłówka dowodu (data, symbol dziennika,...) mamy gotowy do zatwierdzenia dokument księgowy: ROZRACHUNKI - Dewizy 181

182 Najważniejsze jednak, że na skutek zautomatyzowanych czynności konto dotyczące naszego kontrahenta nie ma już salda również i w złotówkach. Uruchomienie opcji automatyczne rozliczanie transakcji odnajdzie nasze zapisy: Efekt automatycznego księgowania różnic kursowych Od tej chwili transakcja dewizowa może być przeglądana w opcji Dewizy transakcje rozliczone. 9.7 Przelewy Przelewy lista Kwota i tytuł zobowiązania Na kiedy przelew do realizacji Wierzyciele Kto przygotował przelew Prezentowane są wszystkie przelewy przygotowane bądź w opcji przelewy nowy, bądź w dowolnym innym miejscu programu z wykorzystaniem funkcji dopisania przelewów (Ctlr+Shift+L) lub po prostu dopisane w tym miejscu. Każdy przelew wysłany do systemu bankowego (Ctrl+L) lub wydrukowany otrzymuje status zrealizowany. Dzięki temu możemy zapamiętane w tej opcji przelewy oglądać na trzech zakładkach: 182 ROZRACHUNKI - Przelewy

183 Oprócz standardowych, w tym miejscu mamy następujące możliwości: Kopiowanie dokumentu (Shift+K) przechodzi do dopisania nowego przelewu wpisując do niego dane przelewu, na którym wybrano tą funkcję. Eksport do pliku (Ctrl+L) pozwala na zapisanie we wskazanym miejscu pliku, który zawiera informacje o zaznaczonych przelewach w standardzie ustawionym dla konkretnego banku. Dopisanie przelewu podatkowego (Ctrl+INS) dopisuje przelew podatkowy. W stosunku do przelewu standardowego, którego dopisywanie omówiono w następnym rozdziale, w tym przelewie musimy wprowadzić nieco więcej danych. Dane do przelewu podatkoweg o Dzienne podsumowanie przelewów pozwala na szybkie podsumowanie przelewów z tego samego dnia: Zaznacz wszystkie z... zaznacza do realizacji wszystkie przelewy z daty.... Zaznacz jako... pozwala zmienić status przelewu (zlecony / nie zlecony) Zmień bank/datę pozwala na szybką zmianę danych w zaznaczonych przelewach. Wczytaj definicję z pliku (Ctrl+M) pozwala odczytać definicję przelewów otrzymaną od PCBEST. Funkcja przygotowana na wypadek konieczności zmiany wzorów przelewów. Kasowanie definicji przelewów pozwala skasować definicję przelewów jeżeli okaże się już nieaktualna. Opcje dodatkowe przelewów służy ustawieniu: Te ustawienia dotyczą wszystkich dostępnych przelewów Dostępne definicje (wzorce) przelewów Cieniowanie ustawienie to decyduje o tym, czy wydruk przelewu ma zawierać jedynie linie czy też również cieniowanie pól. ROZRACHUNKI - Przelewy 183

184 Drukowanie daty wyłączając drukowanie daty przelewu możemy wydrukować przelew na zapas, na którym datę realizacji wpiszemy ręcznie. Tylko dane bez tła umożliwia zadrukowywanie gotowych arkuszy z przelewami. Nowy przelew / natychmiastowe drukowanie ustawienie dotyczy zachowania się programu bezpośrednio po dopisaniu przelewu (niezależnie, w którym miejscu systemu wykonujemy dopisywanie). Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że bezpośrednio po dopisaniu przelewu będzie on drukowany. Nowy przelew / pytanie o drukowanie po zaznaczeniu tej opcji, bezpośrednio po dopisaniu przelewu program zaproponuje jego drukowanie. Jeżeli oba parametry dotyczące nowego przelewu są wyłączone to drukowanie przelewu zawsze będzie następować tylko w tym miejscu programu. Ustawienie odstępów przy przelewach czasem konieczne do ustawienia gdy nie możemy trafić z przelewem na arkusz papieru. X to odstęp w mm od lewej krawędzi kartki, Y od górnej. Szerokość i wysokość dotyczą rozmiaru pojedynczego elementu przelewu. Jeżeli wydruk standardowy z instalacji programu jest prawidłowy, nie trzeba tutaj nic wprowadzać. Proponuj rozdział (paragraf) w tytule nowym użytkownikom nie zaleca się stosowania tej opcji. Pozostawiona została w programie dla tych, którzy nie zaczęli korzystać z nowych, lepszych mechanizmów programu. To samo dotyczy przełącznika Używaj sformalizowaną treść Przelewy - nowy Już w kilku miejscach programu mieliśmy możliwość zapamiętania przelewu do wydruku. Wystawienie nowego przelewu dostępne jest przez cały czas działania programu po wybraniu klawiszy Ctlr+Shift+L. Opcja Przelewy-nowy powoduje zapamiętanie przelewu do wydruku. Natychmiastowe jego drukowanie jest możliwe po zmianie ustawień w menu Przelewy lista. Odbiorcę możemy wybrać z bazy kontrahentów, ale też wpisać z ręki Dane zleceniodawcy Odbiorcę przelewu możemy wpisać bezpośrednio bez żadnego powiązania z danymi wprowadzonymi do SFINKS a, ale możemy również wybrać z bazy kontrahentów. Możemy również wybrać zleceniodawcę. SFINKS zawsze sprawdza prawidłowość wprowadzanego numeru rachunku bankowego oraz numeru NIP wprowadzanego przy danych kontrahenta 184 ROZRACHUNKI - Przelewy

185 9.7.3 Automatyzacja księgowania przelewów i wyciągów. Możliwości systemu SFINKS zachęcają do tego by zastosować w swojej instytucji następujący schemat postępowania z fakturami: Przelewy lista: Natychmiast po otrzymaniu w księgowości dokumentu wpisujemy go w tej opcji. Pilnujemy terminów płatności etc. Wysyłamy przelewy do systemu bankowego VIDEOTEL (lub innego) w formie pliku (opcja w menu podręcznym), który w systemie bankowym importujemy. Rejestracja dowodów księgowych: Gdy przyjdzie czas na zaksięgowanie faktury, odczytujemy ją przy pomocy funkcji w menu podręcznym (Ctrl+P odczyt faktury z przelewu). Wyciąg bankowy odczytujemy z pliku wysłanego z systemu bankowego (w systemie VIDEOTEL eksport w formacie szeroki-2) By taki sposób działania był możliwy, należy przede wszystkim zadbać o właściwe ustawienia w słowniku banków (Słowniki -> nasze banki). Drugi niezbędny warunek to właściwe wprowadzanie informacji o fakturze podczas rejestrowania przelewu Zalecana kolejność postępowania podczas wprowadzania przelewów ROZRACHUNKI - Przelewy 185

186 1. wybieramy kontrahenta z bazy danych (jeżeli nie mamy go w bazie to go dopisujemy do bazy wpisanie danych bezpośrednio na przelew nie jest zalecane) 2. wpisujemy treść przelewu 3. wpisujemy szczegóły przelewu 4. wybieramy datę realizacji przelewu 5. zapisujemy przelew Należy zwrócić szczególną uwagę na właściwe wpisanie szczegółów przelewów. Wpisujemy tytuł przelewu i dodatkowo właśnie te szczegóły (3). Pojawi się nam okienko do wprowadzania szczegółów przelewu: Wprowadzamy szczegóły przelewu czyli jego rozbicie na poszczególne rozdziały i paragrafy. Istotna jest również ostatnia kolumna bank-analityka. Już w tym momencie możemy wprowadzić szczegółową klasyfikację wydatku, która najczęściej nie kończy się na paragrafie. Będąc w tej kolumnie wystarczy wcisnąć Alt+Enter a pokaże nam się fragment planu kont dotyczący odpowiedniego konta bankowego a w nim rozdziału/paragrafu. Pozostaje nam wskazać szczegóły wydatku poprzez wybranie odpowiedniego konta. Jeżeli wysyłamy przelewy w formacie VIDEOTEL, to po zapisaniu (Alt+Z) program sam uzupełnia końcową kwotę przelewu oraz rozdział i paragraf (zgodnie z pismem MF z 22 XI 2007 jeśli przelew dotyczy wydatku z więcej niż jednego paragrafu to do VIDEOTELa podawany jest się ten z najwyższą kwotą). Jeśli w ten sposób opracujemy przelew do faktury przed jego wysłaniem do systemu bankowego to możemy otrzymać pełną dekretację podczas księgowania dowodu: 1. wyciągu bankowego po odczytaniu pliku z VIDEOTELa (menu menu podręczne 3. Banki 1. Odczyt pliku z banku Ctrl+B). Ctrl+B 2. Faktury (menu menu podręczne 3. Banki 3. Odczyt faltury z przelewu Ctrl+P) Ctrl+P 186 ROZRACHUNKI - Przelewy

187 9.8 Suma rozrachunków aktualne Wprowadzane tutaj informacje zależą od wybranego zakresu Dodatkowe przełączniki W zależności od dokonanych ustawień wydruk będzie prezentował inny przekrój danych. Do wyboru mamy: Rodzaj: o Należności drukowane będą jedynie należności. o Zobowiązania wydruk będzie dotyczył jedynie zobowiązań. o Wszystkie drukowana będzie całość rozrachunków. Zakres kont: o Zakres od do drukuje konta z podanego dalej przedziału. o Maska konta drukuje konta wg podanej maski, na przykład: 2? wszystkie konta z zespołu 2 20*12? wszystkie konta, które zaczynają się na dwadzieścia, trzeci znak dowolny, czwarty i piąty znak to 12 i ciąg dalszy symbolu dowolny,... itp. o Wg zestawu kont pozwala wybrać przygotowane ewentualnie zestawy kont, czyli grupę dowolnie wybranych kont. o Kontrahent pozwala wybrać dowolnego kontrahenta. o Wszystkie konta drukuje wszystkie konta. Dewiza - istotne jedynie gdy księgujemy waluty obce, pozwala wydruk ograniczyć do wybranej dewizy. ROZRACHUNKI - Suma rozrachunków aktualne 187

188 Typ: o Lista transakcji drukowane są wszystkie pojedyncze transakcje. o Podsumowanie wg kontrahentów na wydruku znajdą się jedynie sumy dla każdego kontrahenta. o Podsumowanie globalne wydruk będzie zawierał wyłącznie sumy. o Wiekowanie kolumnowo w kolumnach będą pokazane sumy wg terminów: do 30 dni, dni, i powyżej 90 dni. o Wiekowanie z saldami kont uwzględniane są stany kont, a nie stany z rozrachunków. o Porównanie z saldami kont zestawia stany z kartotek kont ze stanami w rozrachunkach. Znaczenie dodatkowych przełączników: o Każdy kontrahent na nowej stronie. Po zaznaczeniu tego przełącznika, po każdym kontrahencie, bez względu na ilość danych które są dla niego drukowane, nastąpi zmiana strony w drukarce. o Dokładne podsumowanie dla kontrahentów. Przełącznik pozwala na samodzielną decyzję, czy chcemy mieć sumy po każdym kontrahencie rozbite tak jak w łącznym podsumowaniu wydruku, czy też drukując oszczędniej zadowolimy się tylko końcową sumą dla kontrahenta. o Przy podsumowaniu pomiń kontrahentów o zerowym saldzie. Przełącznik szczególnie istotny gdy drukujemy same należności lub zobowiązania. W zależności od ustawienia w łącznej sumie wydruku znajdą się lub nie kwoty dotyczące kontrahentów o zerowym saldzie. W wydrukach związanych z rozrachunkami prezentowane są m.in. sumy dotyczące: a). nieznanej daty regulacji - to są pozycje, w których nie wprowadzono daty regulacji podczas księgowania, b). nieprzypisane zapłaty to pozycje, które jak wynika ze strony księgowania, są zapłatami, ale nie ma jeszcze zaksięgowanego dokumentu będącego podstawą zapłaty. 188 ROZRACHUNKI - Suma rozrachunków aktualne

189 9.9 Suma rozrachunków na dzień Ustawienia wydruku i jego kształt są identyczne jak w wydruku omówionym w poprzednim rozdziale. Zasadnicza różnica polega na tym, że poprzedni wydruk zawsze prezentował dane o rozrachunkach wg ich bieżącego stanu a ten wydruk wylicza stan rozrachunków na podaną datę. To bardzo ważna i użyteczna cecha systemu SFINKS - pozwala wydrukować stany rozrachunków na dowolną datę wstecz, nawet z minionych lat. Przypomnijmy, że do rozrachunków trafiły jedynie zapisy na kontach odpowiadających wzorcom kont rozrachunkowych Wykaz rozrachunków z dnia Przeznaczenie tego wydruku to prezentacja spodziewanych w danym okresie czasu wpływów lub wydatków. Wybór wydatki / wpływy W zależności od wyboru otrzymamy listę należności / zobowiązań z danego okresu lub jedynie sumy dzienne ROZRACHUNKI - Wykaz rozrachunków z dnia Wybór okresu 189

190 9.11 Budżetowe podsumowanie rozrachunków By uzyskać prawidłowy efekt muszą być już prawidłowo ustalone powiązania rozdziałów / paragrafów z kontami (Plan kont -> ustawienia budżetowe). Ponownie należy podkreślić, że jeżeli w menu podręcznym planu kont zaznaczyliśmy wprowadzanie rozdziałów/paragrafów podczas księgowania to w praktyce oznacza, że takie konto nie zawiera paragrafu/rozdziału w samym symbolu. Jeśli jest inaczej to znaczy, że źle ustawiliśmy konta kontrahentów. Jest to alternatywa stanowcza paragraf/rozdział jest albo w symbolu konta albo jest wprowadzany podczas księgowania. Na podstawie tych ustawień (mogą być różne dla każdego konta) program wylicza to zestawienie prezentując w efekcie sumy należności i zobowiązań dla każdej występującej w systemie kombinacji rozdział paragraf. Zestawienie można sporządzić na dowolny dzień Jeśli prowadzimy ewidencję dla kilku źródeł finansowania, to możemy wydruk ograniczyć tylko do wybranego Możemy wydrukować czyste podsumowanie, ale również możemy zaprezentować strukturę należności/zobowiązań w czasie. Po wybraniu opcji wiekowanie możemy samodzielnie wprowadzić dowolne okresy rozdzielając je średnikami Rozrachunki na dzień wykres W tym miejscu możemy przedstawić rozrachunki w formie wykresu słupkowego na osi czasu. Wykres może dotyczyć dowolnego przedziału czasowego, słupki na wykresie mogą dotyczyć zarówno pojedynczych dni, jak i dekad, miesięcy i każdego innego odcinka czasu. Wykres można wydrukować na drukarce. 190 ROZRACHUNKI - Rozrachunki na dzień wykres

191 9.13 Definicje Każdy z trzech wydruków: wezwania, noty odsetkowe i potwierdzenia salda jest już przygotowany w systemie. SFINKS wydrukuje tabelę z odpowiednimi danymi (na przykład wykaz zaległych faktur), wydrukuje również dane kontrahenta. Nagłówek i stopka wydruków to już jest sprawa indywidualna użytkownika programu i w tym właśnie miejscu należy je zdefiniować. Bez definicji na wymienionych wydrukach pojawią się jedynie dane kontrahenta (nazwa i adres) oraz lista danych. Opisany dalej sposób postępowania jest analogiczny dla faktur, wezwań do zapłaty, not odsetkowych i potwierdzeń sald. Nie ma konieczności samodzielnego definiowania wydruków. Zawsze są dostępne wydruki przygotowane przez PCBEST. Część zakreskowana jest automatycznie generowana przez program i nie podlega samodzielnej edycji. Część w czerwonej ramce może być dowolnie zdefiniowana przez użytkownika. W menu podręcznym cały czas dostępna jest czynność przywróć domyślne. ROZRACHUNKI - Definicje 191

192 Ekran edycji szablonu dokumentu: Dostępne komponenty. Spis ramek i ich elementów definiowanego wydruku. Obszar projektu wydruku Komponenty z lewej strony pobieramy klikając na nie myszką, a następnie wskazując miejsce gdzie ma się komponent znaleźć. Dalej przystępujemy do właściwej edycji. Wśród komponentów tam dostępnych mamy pola tekstowe, grafiki (można wstawić na przykład logo firmy), rysowanie linii itp. Po prawej stronie są komponenty, które w czasie wydruku będą zamieniane na właściwe dane. Wstawiony element można (czasem nawet trzeba!) sformatować. Klikamy na nim myszką i możemy już zmieniać jego wielkość lub przesunąć na właściwe miejsce (w ten sposób możemy na przykład dopasować do posiadanych kopert z okienkiem). By zdefiniowane elementy były widoczne na wydruku muszą się one znaleźć w jednej z ramek przygotowanych na sztywno w programie. Wielkość tych ramek można zmieniać Wzorce kont rozrachunkowych Opisane w Plan Kont 192 ROZRACHUNKI - Wzorce kont rozrachunkowych

193 10. DEPOZYTY Przeznaczenie Moduł DEPOZYTY ma za zadanie analityczną ewidencję otrzymywanych sum depozytowych, pilnowanie ich rozliczenia oraz dostarczanie przekrojowych informacji o kierunkach przepływu rozliczanych środków w analitycznym ich podziale. Uruchomienie Sumy depozytowe pojawiają się w SFINKSie w sposób automatyczny. Jeżeli nie chcemy widzieć tego punktu w menu wystarczy stosowne ustawienie w punkcie Administracja->paski menu. Depozyty są też pozycją przy ustawianiu haseł. Nie uda nam się wywołać żadnej z funkcji programu jeżeli nie nadamy użytkownikowi praw do korzystania z depozytów (Administracja->użytkownicy). Dotyczy to również użytkownika o statusie przełożony. Niezależne korzystanie z sum depozytowych Moduł sumy depozytowe, podobnie jak Szafin, można uruchomić bez wszystkich pozostałych punktów menu. Wystarczy by takiej osobie przy ustawianiu haseł nadać uprawnienia wyłącznie do sum depozytowych i menu dla niej ograniczy się jedynie do tych punktów Obsługa sum depozytowych Podstawą wygodnego korzystania z możliwości modułu DEPOZYTY jest dobra współpraca z przelewami przygotowywanymi w systemie egapoltax. Można absolutnie wszystkie pozycje wyciągów bankowych wprowadzić ręcznie, można ręcznie rozliczać sumy depozytowe. Zdecydowanie lepsze jest odczytywanie wyciągów z plików tworzonych przez system bankowy (na przykład eksport w Videotelu w formacie szeroki 2 ) oraz zadbanie by przelewy z egapoltax posiadały w treści oznaczenia struktury kwoty (G=.., O=... itd) oraz znak dokumentu płatności. W egapoltaxie ustawienia te nie stanowią żadnego problemu: DEPOZYTY - Obsługa sum depozytowych 193

194 Bez spełnienia tych PROSTYCH warunków czeka nas bardzo żmudna ręczna praca. Zakładamy, że dział egzekucji przygotowuje przelewy zgodnie z naszymi założeniami Przegląd menu modułu depozyty Wyciągi bankowe W tym miejscu będziemy odczytywać wyciągi bankowe obsługujące sumy depozytowe. Na podstawie przychodów będą tworzone sumy depozytowe a rozchody z rachunku będziemy wiązać z poszczególnymi sumami depozytowymi. Odczytywać możemy też pliki, które dopiero zamierzamy wysłać do banku. Pozwala to na analizę sposobu rozliczenia przed realizacją przelewów Sumy depozytowe To rejestr wszystkich sum depozytowych z założenia tworzony automatycznie, ale z możliwością ręcznych zapisów (potrzebne szczególnie przy wdrażaniu modułu). W tym miejscu można uzyskać raporty prezentujące dane w różnych przekrojach Przegląd pozycji Przegląd ten zawiera wszystkie pozycje powiązane z sumami depozytowymi. Wykorzystując standardowe możliwości systemu (ustawianie kolumn, filtrowanie, druk lista,...) mamy zatem dodatkowe mocne narzędzie do analizy zdarzeń związanych z sumami depozytowymi Osoby odpowiedzialne Każdą sumę depozytową można przypisać określonej osobie (pracownikowi działu egzekucji). W tym miejscu znajduje się właśnie słownik tych osób. Jeżeli wykorzystamy ten słownik, to sumy depozytowe będziemy mogli filtrować czy drukować w przekroju poszczególnych osób. Osobę odpowiedzialną możemy przypisać i później, gdy będą już realizowane przelewy z tej sumy. Podczas czytania pliku z EGA w całości możemy go przypisać do jednej osoby i w ten sposób system będzie wiedział jakie sumy kto rozlicza. 194 DEPOZYTY - Obsługa sum depozytowych

195 Kontrahenci Z analogicznymi konsekwencjami jak przy osobach odpowiedzialnych możemy prowadzić słownik kontrahentów. Ten słownik nie ma nic wspólnego ze słownikiem kontrahentów w Sfinksie, jest od niego całkowicie niezależny. Przypisywać kontrahenta możemy w różnych miejscach ręcznie, ale możemy to też zautomatyzować (ustawienia) Powiązanie depozytów z kontami Ten słownik jest potrzebny do obsługi tych pozycji na wyciągu bankowym, które nie są związane z sumami depozytowymi (odsetki bankowe, prowizje za prowadzenie rachunku, pomyłkowe wpłaty etc.). Już po instalacji jest w tym miejscu jeden wpis, który ma status domyślny, czyli automatycznie przypisywany każdej pozycji na wyciągu. Tak długo dopóki na naszych wyciągach będą jedynie pozycje związane z sumami, nie musimy tutaj niczego dopisywać. Ustawienia wpisywane przy poszczególnych pozycjach są wykorzystywane przy automatycznym dekretowaniu wyciągów bankowych (szczegóły: rozdziały Import wyciągu bankowego i rozdział 12.3 Nasze banki) Ustawienia W tym miejscu ustawiamy programowi parametry związane ze sposobem nadawania i odczytywanie znaku dokumentu płatności. DEPOZYTY - Obsługa sum depozytowych 195

196 196 Umiejscowienie ZDP określa, w którym miejscu treści przelewu z egapoltaxu należy poszukiwać znaku dokumentu płatności (poszczególne sekcje oddzielone są średnikami). Identyfikacja podsum Sfinks automatycznie rozpoznaje przy poszczególnych składnikach ('podsuma') znaki '=' lub ':'. Ewentualny inny znak trzeba wprowadzić w tym miejscu. Nadawanie ZDP decydujemy jak program ma nadawać numery ZDP (w SFINKSie tych numerów nie będziemy 'wklepywać' ręcznie). Jeżeli wybraliśmy kolejny numer w ramach roku to przed odczytem konkretnego wyciągu program będzie prosił o podanie numeru początkowego (podpowiadając kolejny) dla nowego wyciągu. Dzięki temu nie musimy koniecznie odczytywać wyciągi w kolejności. Druga możliwość to numer wyciągu+numer pozycji. W tym wypadku program już o nic nie pyta, tylko automatycznie numeruje wszystkie pozycje w ramach wyciągów. Domyślnie numerowane będą wszystkie pozycje z wyciągu. Zaznaczając ( ) Numeracja wyłącznie pozycji przychodowych spowodujemy, że ZDP będzie nadawany wyłącznie przychodom. Prefiks to możliwość 'przyklejenia' do cyfrowego ZDP dodatkowych znaków. Ostatecznie numer ZDP będzie miał wówczas postać: PREFIX LICZBA. Pytanie o plik z banku natychmiast po dopisaniu wyciągu. Włączenie spowoduje, że natychmiast po dopisaniu nagłówka wyciągu bankowego (data i numer) system wymusi wskazanie pliku z banku. Ten sposób może ułatwiać pracę ale jeżeli chcemy wczytywać pliki przed ich wysłaniem do banku to musimy nie możemy tej opcji zaznaczać. Wpisywanie źródła przelewu jako kontrahenta. Zleceniodawca przelewu sumy depozytowej zostanie automatycznie uznany jako 'kontrahent' przy tej sumie. Wpisywanie adresata przelewu zewnętrznego jako kontrahenta. Przy tym ustawieniu po napotkaniu przelewu dla wystawcy tytułu wykonawczego, odbiorcę przelewu system uzna za 'kontrahenta' przy tej sumie. To ustawienie z powodzeniem może istnieć razem z poprzednim. Do czasu przelewu na zewnątrz w polu 'kontrahent' będziemy widzieli skąd środki zostały przekazane. Dane nadawcy przelewu nie aktualizują istniejących wpisów. Po zaznaczeniu program nie korzysta z informacji o nadawcy przelewu pozostawiając informacje o kontrahencie takie jakie są. Po zaznaczeniu, jako kontrahent w sumie depozytowej będzie wpisany nadawca przelewu. Kasuj po wczytaniu pliku. Standardowo SFINKS po zaimportowaniu danych pliki pozostawia bez zmian. Tymi przełącznikami możemy spowodować, że pliki po odczytaniu zostaną skasowane. Wykorzystanie inicjałów osoby odpowiedzialnej. Ten przełącznik ma pomóc w automatycznym uzupełnianiu informacji o osobie odpowiedzialnej za daną sumą depozytową. Wystarczy by osoby przygotowujące przelewy w EGA (komornicy) wpisywali w ustalonym miejscu swoje inicjały. Po stronie naszego systemu określamy w ustawieniach gdzie tych inicjałów program ma szukać (numer sekcji w treści). Należy również pamiętać o przypisaniu inicjałów osobom w naszym słowniku osób odpowiedzialnych. DEPOZYTY - Obsługa sum depozytowych

197 Wskazówki 1. Co ustawić na początku? Nadać uprawnienia do modułu 'depozyty' właściwym osobom. W słowniku banków przy rachunku obsługującym sumy depozytowe, korzystając z nowego przełącznika w informacjach o rachunku, zaznaczyć że jest rachunek obsługujący sumy depozytowe. W ustawieniach modułu sum depozytowych prawidłowo ustawić sposób numerowania ZDP, oraz (z pomocą informatyka?) określić, w którym miejscu program ma szukać ZDP na przelewach. 2. Czy można rozpocząć w ciągu roku? Zdecydowanie tak! Przecież saldo na sumach depozytowych jest w praktyce zawsze. Czekanie do pierwszego stycznia niczego nie zmieni. Najlepiej zacząć po prostu od sporządzenia w egapoltaxie wydruku z listą aktualnie nierozliczonych sum depozytowych (wystarczy wprowadzić zdp, kwotę i datę tej sumy) i już możemy wczytać ostatni wyciąg bankowy. 3. Wczytanie pierwszego wyciągu Dopisanie wyciągu bankowego jest niezwykle proste, ale po wypełnieniu nagłówka (data i numer) program natychmiast oczekuje wskazania pliku z systemu bankowego (z menu podręcznego [F2] możliwe jest również ręczne dopisanie wyciągu). Po odczytaniu pliku wszystkie pozycje przychodowe zostaną uznane jako sumy depozytowe a wszystkie rozchody z rachunku w zależności od zawartości przelewów. Rozchody będą pokazywane na czerwono, czyli podobnie jak przy księgowaniu w sfinksie jako pozycje wymagające interwencji. Dopóki będą takie pozycje, wyciąg nie zostanie zamknięty. Zmiana statusu konkretnej pozycji jest możliwa poprzez właściwą czynność w menu podręcznym (na przykład program uznał, że to jest przelew do wierzyciela a my wiemy, że to jest koszt obsługi bankowej itp.). Każdą pozycję rozchodową musimy przypisać do sumy depozytowej (jednej lub wielu). Dopóki tego nie zrobimy pozycja będzie oznaczona na czerwono. 4. Co zrobić z obrotami na wyciągu bankowym nie związanymi z sumami? Po prostu należy zmienić schemat (menu podręczne lub Ctrl+H). Należy wybrać taki, który nie jest oznaczony, że rozlicza sumy depozytowe. Po instalacji programu takiego nie ma, musimy go dopisać. 5. Kiedy zostanie utworzona suma depozytowa? Depozyt który wpłynął na rachunek w konkretnym wyciągu bankowym zostanie dopisany do naszego rejestru sum depozytowych dopiero w chwili gdy wyciąg zostanie zamknięty. Zamknięcie wyciągu odbywa się ręcznie i jest możliwe dopiero w chwili gdy wszystkie pozycje zostały rozliczone, czyli powiązane z sumami depozytowymi. Sumy depozytowa automatycznie jest uznawana za rozliczoną w chwili, gdy wszystkie środki zostały już rozdysponowane. 6. Czy wszystko trzeba rozliczać ręcznie? Zdecydowanie nie. Program jest w stanie automatycznie 'namierzyć' powiązanie pozycji z konkretnymi sumami depozytowymi. Najważniejszym elementem wiążącym jest znak DEPOZYTY - Obsługa sum depozytowych 197

198 dokumentu płatności (ZDP). Jeżeli został wysłany w przelewie to program automatycznie powiąże pozycję z właściwą sumą depozytową. Żadne działania automatyczne nie odbywają się bez impulsu ze strony użytkownika. By program dokonywał automatycznej analizy należy wybrać Ctrl+A analizuj. Czynność tą można powtarzać wielokrotnie. 7. Jak rozliczyć opłatę komorniczą za wiele sum depozytowych? Po odczytaniu wyciągu program na podstawie treści przelewu stara się ustalić spodziewane opłaty komornicze. Jeżeli na taką właśnie kwotę jest przelew (bądź przelewy) na opłatę komorniczą to nastąpi automatyczne rozliczenie na właściwe sumy depozytowe. Jeżeli takiej zgodności nie ma, to najlepiej najpierw ręcznie przypisać te spóźnione przelewy a następnie powtórzyć analizę automatyczną (Ctrl+A). 8. Czy można automatycznie rozliczyć opłatę komorniczą z wcześniejszymi przelewami? Tak - w menu podręcznym mamy funkcję Analiza opłaty komorniczej z innym wyciągiem Ctrl+W. Wystarczy wskazać inny wyciąg i program spróbuje rozliczyć tą opłatę z sumami obsłużonymi w tym wcześniejszym wyciągu. 9. Jak postąpić gdy mam jeden przelew a jest na nim kilka sum depozytowych? Stojąc na takiej pozycji wyciągu wybieramy z menu podręcznego czynność Rozdziel kwotę. Możemy rozpisać kwotę wpływu na dowolną ilość pozycji (sum depozytowych). Przeglądając wyciąg te pozycje będą miały taki sam numer pozycji (zgodny z pozycją z wyciągu) ale różny znak dokumentu płatności. Jeżeli się pomyliliśmy to ponownie wybieramy Rozdziel kwotę, pojawią nam się wszystkie pozycje, które powstały z jednego przelewu i klawiszami del/ins możemy dokonywać korekt. 10. Jak postąpić gdy po pewnym czasie znaleziono błąd? Jeżeli zauważymy mylne przypisanie kwoty do sumy depozytowej po pewnym czasie to możemy dokonać ręcznej korekty. Na sumie depozytowej, do której mylnie przypisaliśmy przelew trzeba ręcznie dopisać pozycję ze znakiem ujemnym a następnie, również ręcznie, dopisać do właściwej sumy depozytowej. 11. Czy można sprawdzić rozliczenia sum przed wysłaniem przelewów do banku? TAK. Po pierwsze w ustawieniach musimy wyłączyć Pytanie o plik z banku natychmiast po dopisaniu wyciągu. Teraz po dopisaniu w opcji Wyciągi nowego wyciągu (czyli podaniu daty i numeru, mimo że wyciągu jeszcze tak naprawdę nie ma) nie jesteśmy zmuszani do natychmiastowego wskazania pliku. Po wejściu w ten wyciąg i naciśnięciu klawisza 'INS' mamy wybór: Plik przygotowany w EGA może zostać zatem odczytany. Odczytać możemy wiele takich plików, czyli w praktyce wszystkie pliki przygotowane przez pracowników egzekucji do realizacji w banku danego dnia. Co ważne z tymi danymi możemy dokonywać wszelkich czynności rozliczeniowych tak jak ze standardowym wyciągiem. W każdej chwili mamy podgląd jak wygląda (wyglądało by po zrealizowaniu tych przelewów) rozliczenie sum depozytowych (menu podręczne podgląd rozliczenia dnia Ctrl+P). Wyciąg w naszym rejestrze, nawet z rozliczonymi wszystkimi pozycjami, nie może zostać zamknięty. Musimy finalnie odczytać wyciąg z tego dnia z pliku otrzymanego z systemu bankowego! Po wybraniu 'INS' po raz kolejny wybierzemy pierwszy punkt: 198 DEPOZYTY - Obsługa sum depozytowych

199 Oczywiście pierwszeństwo mają dane z wyciągu i jeżeli wystąpi jakakolwiek różnica to program zawsze uwzględni dane z pliku bankowego a nie z plików z EGA. 12. Do czego potrzebne są informacje o osobie odpowiedzialnej i kontrahencie? Te informacje (można zmienić zarówno przy analizie wyciągu, jak i później na przeglądzie sum depozytowych) służą tylko i wyłącznie pogłębieniu możliwości analizy. Przy przeglądzie sum depozytowych mamy na przykład wydruk o nazwie Zestawienie, który może zostać ograniczony do określonej osoby lub/i kontrahenta. Na tym wydruku można również wybrać jakie wartości mają być zestawione. Moduł depozyty przechowuje bowiem nie tylko dane o sumach i przelewach je rozliczających, ale pamięta również wszystkie możliwe składowe (należność główna, koszty egzekucyjne, odsetki, opłaty komornicze, opłaty bankowe, koszty upomnień, zwroty). 13. Jak usprawnić przypisywanie poszczególnych sum do pracowników działu egzekucji? Najprostsza metoda to zaznaczyć dowolną ilość sum depozytowych i z menu podręcznego wybrać Zmiana osoby odpowiedzialnej. Czynność ta zostanie wykonana (po potwierdzeniu przez nas!) na wszystkich zaznaczonych sumach. Inne metody są możliwe do zastosowania wówczas, gdy do wyciągu dopisujemy najpierw pliki z EGA, czyli przed ich faktycznym wysłaniem do banku. Po wybraniu takiego pliku program prosi o wskazanie osoby odpowiedzialnej i wszystkie sumy rozliczane w tym pliku zostaną przypisane do tej właśnie osoby. Jeżeli pliki do banku przygotowywane w EGA nazywane są w sposób usystematyzowany, to możemy dokonać kolejnych uproszczeń w bazie osób możemy wprowadzić również maskę takiego pliku. Na przykład, jeżeli wpiszemy tam 'JP*.EXP', to każdy plik o rozszerzeniu EXP z pierwszymi dwoma literami JP będzie automatycznie wiązany z osobą, przy której wpisaliśmy taka maskę. 14. O czym warto pamiętać? Szereg pożytecznych funkcji znajdziemy w menu podręcznym (klawisz F2 lub prawy klawisz myszy). Przegląd sum depozytowych czy wyciągów może być przez nas zmieniany (Ctrl+O i przeciąganie kolumn myszką). DEPOZYTY - Obsługa sum depozytowych 199

200 11. KASA System SFINKS pozwala również na prowadzenie kasy. W zależności od wielkości firmy może to być jedynie funkcja pomocnicza, ale możemy również wydzielić stanowisko kasowe, dając dostęp wybranej osobie jedynie do opcji kasowych programu, a dodatkowo ograniczając jeszcze tylko do jednego stanowiska kasowego (menu Administracja -> użytkownicy ). Kolejność funkcji w menu i opisu w dokumentacji jest zgodny z tym jak często wykonujemy poszczególne czynności w programie. Na początku jednak, po uruchomieniu programu zacznijmy od zdefiniowania stanowisk kasowych Bieżący raport kasowy W tym miejscu pracujemy z bieżącym (aktualnym) raportem kasowym. Czynność ta dostępna jest również na głównym pasku menu: Pozycje raportu Sumaryczne informacje o raporcie. Dopisanie pozycji (Ins) mamy do wyboru: KP to dokument Kasa Przyjmie. KW to dokument Kasa Wypłaci. Bezpośredni przychód w ten sposób możemy zarejestrować w raporcie inne dokumenty przychodowe jak na przykład wpłata z rozliczenia zaliczki. Bezpośredni rozchód inne niż KW dokumenty rozchodowe, to na przykład zaliczki na delegacje, wypłaty dokumentowane bezpośrednio na fakturach itp. W zależności od ustawień dopisanie pozycji może kończyć się automatycznie wydrukiem dokumentu KP/KW lub też nie. 200 KASA - Bieżący raport kasowy

201 W ustawieniach dotyczących stanowiska kasowego zadecydujemy czy przy wprowadzaniu poszczególnych pozycji będziemy również wprowadzać informacje o kontach księgowych. Funkcje dostępne w menu podręcznym: Drukowanie pozycji kasowej (Ctrl+D) drukuje dokument przychodu/rozchodu do bieżącej pozycji. Pamiętajmy, że w opcjach dodatkowych możemy spowodować, że dokumenty te będą drukowane natychmiast po dopisaniu pozycji. Przeliczenie raportu funkcja awaryjna, która może być przydatna jedynie przy odzyskiwaniu uszkodzonego zbioru danych. Zamknięcie raportu kasowego zamyka raport kasowy. Omyłkowe wybranie funkcji nie spowoduje już zamknięcia, najpierw musimy potwierdzić decyzję a następnie podać i zatwierdzić datę zamknięcia raportu: Zamknięcie raportu jest procesem nieodwracalnym. Otworzenie raportu kasowego w tym miejscu możemy dopisać nowy raport kasowy. Dopisanie jest możliwe jedynie wówczas, gdy wszystkie raporty są zamknięte. Utworzenie dowodu księgowego tworzy dokument księgowy wg zasad opisanych w następnym podrozdziale. Dowód księgowy z zaznaczonych (Ctrl+1) pozwala przygotować dokument księgowy jedynie na podstawie zaznaczonych pozycji z raportu. Edycja stanowiska kasowego pozwala skorygować część informacji o stanowisku kasowym: nazwę, konto kasy, symbol dowodu. Opcje dodatkowe część z ustawień dostępnych w menu Administracja -> parametry uruchomieniowe dotyczących kasy możemy zmienić również w tym miejscu. Jeżeli wybierzemy natychmiastowe drukowanie, to po wprowadzeniu dowodu KP/KW program natychmiast przystąpi do drukowania. W drugiej opcji możemy ustawić, że system ma się o to nas zapytać. Takie ustawienia są przydatne w firmach, gdzie jest dużo operacji kasowych i często wręcz wydzielony jest komputer tylko dla potrzeb kasy. Oczywiście wyłączenie tych ustawień nie pozbawia nas możliwości drukowania KP/KW w konwencjonalny sposób poprzez wybór funkcji drukowania z menu dostępnego w kasie. Domyślnie (czyli tuż po zainstalowaniu programu) oba te parametry są wyłączone. Kolejny parametr dotyczy sposobu drukowania raportu kasowego. Wyłączenie tego parametru powoduje druk standardowy, włączenie będzie z kolei do raportów kasowych dodawać dane dekretów księgowych. KASA - Bieżący raport kasowy 201

202 Zaznaczenie parametru Drukuj kwoty wielopozycyjnych spowoduje, że na wydruku raportu, jeżeli dokument składał się z więcej niż jednej pozycji to one zostaną również wydrukowane wraz z kwotami. Ostatni z parametrów KP pomiń podpis wpłacającego pozwala wpłynąć na kształt dokumentu KP Raporty kasowe Dostępne są tutaj wszystkie raporty kasowe z bieżącego roku. Oznaczenie otwartego jeszcze raportu. Oznaczenie raportu jako już zaksięgowanego. Jeżeli księgowanie nastąpiło bezpośrednio z raportu to również widać jakim dowodem. Jeżeli prowadzimy więcej niż jedno stanowisko kasowe, to należy zwrócić uwagę, że przy wejściu w ten punkt menu system automatycznie ustawia filtr na bieżące stanowisko kasowe. Jeżeli chcemy zobaczyć inne, to należy skorzystać z szybkiego filtrowania (Alt+S). W menu podręcznym mamy następujące możliwości: utworzenie dowodu księgowego program przygotowuje dokument księgowy na podstawie zgromadzonych podczas pracy z raportem informacji. Podajemy dane nagłówkowe dowodu księgowego a dekrety pojawiają się automatycznie. Kolor czerwony i dodatkowo przekreślenie oznacza niemożność stworzenia prawidłowego dekretu (brak lub błędne konto). Wymagana jest interwencja. 202 KASA - Raporty kasowe

203 Możliwe jest zaksięgowanie raportu, który jest jeszcze otwarty. Program nas w takiej sytuacji ostrzeże i poprosi o dodatkowe potwierdzenie decyzji: opcje dodatkowe ustawienie opisane w poprzednim podrozdziale. zaznacz raporty jako zaksięgowane/niezaksięgowane jedna z kolumn w przeglądzie raportów prezentuje czy raport jest już księgowany. Jeżeli raporty księgujemy bezpośrednio z tej opcji, to wówczas program sam oznaczy ten raport jako zaksięgowany i wpisze rodzaj oraz numer dowodu. Możemy również, właśnie tymi funkcjami ręcznie ustawiać to, czysto informacyjne, oznaczenie raportu. Przyglądając się funkcjom dostępnym podczas przeglądania raportów należy zwrócić uwagę, że nie ma możliwości skasowania raportu! Klawisz Del, który zwykle do tego służy, tym razem przeznaczony jest jedynie do zamykania raportu. Wybierając edycję raportu mamy dostępne funkcje identyczne jak opisane w rozdziale Stanowiska kasowe System SFINKS pozwala na prowadzenie dowolnej ilości stanowisk kasowych. Wszystkie one muszą być wprowadzone w tym miejscu. Dopisując stanowisko kasowe należy wprowadzić podstawowe informacje o nim: Numer i nazwa stanowiska Jaki rodzaj dowodu księgowego ma być podpowiadany przy tworzeniu dokumentu Konto w planie kont odpowiadające tej kasie KASA - Stanowiska kasowe 203

204 Fundamentalne znaczenie dla sposobu pracy stanowiska kasowego ma wybór TRYBU PRACY: TRYB KASOWY nie można skasować pozycji w raporcie a jedynie ją anulować (anulowana pozycja pozostaje na raporcie, ale nie jest uwzględniana w podsumowaniu); można poprawiać jedynie ostatnią pozycję na raporcie; numery dokumentów KP\KW nadawane są automatycznie. TRYB KSIĘGOWY Ten tryb z założenia przeznaczony jest dla księgowości, która uzupełnia raporty kasowe expost. Stąd też nazwa tryb księgowy. Zatem przy tak ustawionym stanowisku kasowym przy pracy na raportami: oprócz anulowania (klawisz del) możliwe jest również skreślenie pozycji (bez pozostawienia jakiegokolwiek śladu. Czynność ta dostępna jest w menu podręcznym (F2 lub prawy klawisz myszy) Kasowanie pozycji kasowej oraz skrótem klawiszowym Ctrl+del. W menu podręcznym przy raportach dla stanowiska pracującego w trybie kasowym czynność ta nie jest widoczna. Pozycje w raporcie można poprawiać w dowolnym momencie. Numery KP/KW są podpowiadane (o jeden większy od ostatnio wprowadzonego) z możliwością zmiany. Program jedynie ostrzega o zauważonej nieciągłości w numeracji. Zamknięty raport kasowy dla stanowiska pracującego w trybie KSIĘGOWYM może być jeszcze poprawiany. Jeżeli osoba prowadząca kasę jest jednocześnie księgową to warto zaznaczyć wpisywanie danych księgowych... wówczas przy wprowadzaniu każdej operacji kasowej będziemy pytani o dodatkowe informacje potrzebne do dekretacji. Konto możemy pominąć, jeżeli nie będziemy chcieli tworzyć dokumentu księgowego bezpośrednio z raportu kasowego. W menu podręcznym należy zwrócić uwagę na dwie funkcje: zmiana stanu początkowego pozwala na dokonanie korekty początkowego stanu kasy. Jeżeli wprowadzimy nową wartość, to program przeliczy wszystkie raporty tej kasy. zmiana na podstawie poprzedniego roku po potwierdzeniu wyboru, system odszuka w danych poprzedniego roku ostatni raport dla tej kasy i jego stan końcowy zostanie uznany za stan początkowy pierwszego raportu w roku bieżącym. Odpowiednio zostaną również przeliczone ewentualne pozostałe raporty. Wybrane stanowisko kasowe możemy oznaczyć jako aktualne stanowisko (Ctrl+W). Ustawienie ma znaczenie tylko wówczas gdy mamy więcej niż jedno stanowisko kasowe. Jeżeli jest tylko jedno, to automatycznie jest oznaczone jako aktualne. Oznaczenie to ma znaczenie wyłącznie przy szybkim wybieraniu kasy z głównego paska menu. Wywoływany jest tam zawsze aktualny raport kasowy aktualnego stanowiska kasowego. Pozostałe raporty z innych stanowisk kasowych, należy wybrać z menu Kasa. 204 KASA - Stanowiska kasowe

205 12. SŁOWNIKI 12.1 Tabela odsetek Tabela odsetek musi być założona, jeżeli chcemy by system SFINKS prawidłowo liczył odsetki przy drukowaniu not oraz wezwań (w wariancie z naliczaniem odsetek). Wybranie jednej z tych funkcji spowoduje automatyczne wygenerowanie tabeli odsetek z wpisanymi już odsetkami obowiązującymi od 1 I Każdemu kontrahentowi możemy przyporządkować inną tabelę odsetek. Tabela odsetek Możemy prowadzić dowolną ilość tabel odsetek, ale możemy poprzestać na jednej. SŁOWNIKI - Tabela odsetek 205

206 12.2 Aktualne kursy walut Kursy walut pomogą nam w ustrzeżeniu się manualnych błędów podczas wprowadzania dokumentów z obrotami dewizowymi. W oparciu o tabelę księgowana kwota w złotówkach będzie porównana do kwoty w dewizach. Nie ma konieczności wprowadzania kursów codziennie, system szuka kursu z dnia zgodnego z datą dowodu lub najbliższego wcześniejszego. W przypadku wychwycenia różnicy otrzymamy podczas księgowania komunikat: Naciskając Enter możemy wprowadzić kurs. Kursy możemy wprowadzać dla dewiz wprowadzonych w menu Dewizy. 206 SŁOWNIKI - Aktualne kursy walut

207 12.3 Nasze Banki W tym słowniku musimy zgromadzić informacje o wszystkich naszych rachunkach bankowych. W słowniku można przypisać standard w jakim chcemy się komunikować z tym bankiem. Konto banku na tym koncie będą tworzone dekrety związane z wyciągami. Konto kontrahenta należy wskazać konto, na jakim będą budowane dekrety związane z kontrahentami, których płatności związane były z tym rachunkiem. Konto kosztów należy wskazać konto, na jakim będą budowane dekrety związane z fakturami z których robimy przelewy elektroniczne. Podane tutaj konto będzie wykorzystywane przy budowaniu dekretu po wybraniu w menu podręcznym przy księgowaniu czynności: Banki odczyt faktury z przelewu. Analityka paragrafów tylko na kosztach od tego przełącznika zależy sposób podpowiadania analityki przy wypełnianiu przelewów (dodatkowe okno na Alt+Enter przy treści przelewu). Po zaznaczeniu podpowiadane będą analityki konta kosztów związanego z danym paragrafem, bez zaznaczenia konta banku. SŁOWNIKI - Nasze Banki 207

208 Przelewy przygotowywane są w wyprzedzeniem - podana tutaj ilość dni jest wykorzystywana przy automatycznym księgowaniu faktur wpisanych w opcji Rozrachunki przelewy lista. W tej opcji wpisywana jest data kiedy przelew chcemy zrealizować a podczas księgowania faktury chcemy uzupełnić 'termin płatności'. Do daty realizacji przelewu zostanie dodana podana tutaj ilość dni i taką data zostanie wpisana jako termin płatności. Powiązanie ze źródłem finansowania - każdy rachunek bankowy możemy przypisać do konkretnego źródła finansowania. Trzeba też zaznaczyć, że jest to domyślny rachunek dla tego źródła (jeśli jest kilka rachunków związanych z tym samym źródłem, to tak oznaczamy tylko jeden z nich). Bez tego oznaczenia nie będzie można dopisywać faktur w SZAFINie! Dekret na konto rozrachunku rozliczeniowego przy każdej pozycji Decydujemy, czy na koncie 13* dekret ma być zbiorczy do całego wyciągu, czy do poszczególnych pozycji. Zaawansowane szukanie konta księgowego. Po ustawieniu tego przełącznika, program przy czytaniu pliku z banku i operacjach nie związanych z kontrahentami będzie automatycznie zapamiętywał nasze księgowania związane z konkretnymi rachunkami bankowymi. W ten sposób, gdy ponownie pojawi się operacja z tym samym rachunkiem bankowym (na przykład ten sam pracownik, ta sama instytucja), dekret będzie już gotowy. Podpowiadana treść dekretu Mamy do wyboru: Pierwsza linijka z treści przelewu - to co jest w pierwszej linii treści przelewu, zostanie przepisane jako treść dekretu. Pytaj przed wczytaniem pliku z banku po wskazaniu pliku do odczytu program zapyta się o treść dekretu i to wstawi do wszystkich pozycji. Rachunek rozliczający sumy depozytowe wskazujemy który z rachunków obsługuje sumy depozytowe. Bez zaznaczenia w ten sposób właściwego rachunki nie jest możliwa eksploatacja modułu programu DEPOZYTY. Rachunek dochodów własnych wskazujemy w ten sposób, który rachunek dotyczy dochodów własnych i dla tak oznaczonego rachunku możemy podać na jak koncie w planie kont księgujemy opłatę komorniczą oraz koszty egzekucyjne. Możemy również wpisać jaka ma być treść przy dekretacji wyciągu na tych kontach. Te ustawienia program będzie wykorzystywał przy czytaniu wyciągu bankowego. Każdy wpływ na ten rachunek pochodzący z naszego rachunku sum depozytowych będzie księgowany po stronie ma na podane w tym miejscu właściwe konto z podanym tutaj opisem dekretu oraz z dekretem przeciwstawnym na wskazane konto rachunku rozliczeniowego dochodów własnych. 208 SŁOWNIKI - Nasze Banki

209 Jeżeli chcemy wysyłać dane do systemu bankowego to musimy wybrać standard. W przypadku systemu VIDEOTEL należy zwrócić uwagę na dwa różne standardy Videotel i Videotel niebudżetowy. W tym drugim wariancie nie wysyłane są informacje o rozdziale i paragrafie. Katalog do zapisu nie musi być wpisany. Podczas wysyłania pliku będziemy mogli go wskazać, a system zawsze będzie pamiętał ostatnio użyty. Szablon nazwy pliku jest niezmiernie ważny. Zbiory z danymi do Videotela mogą trafiać z różnych systemów i od różnych osób. W stosowanych nazwach musi być jakaś systematyka by osoba pracująca w systemie bankowym dobrze wiedziała co od kogo pochodzi. Słownik transakcji wykorzystywany jest w nielicznych systemach bankowych. Systemy te przesyłają w plikach kody operacji bankowych które pozwalają na bardzo szczegółową identyfikację wszelkich operacji finansowych. Identyfikacja wpłat po numerze rachunku bankowego Ten przełącznik jest przydatny przy obsłudze płatności masowych gdy każdy nasz kontrahent wpłaca środki na inne konto. Program będzie szukał odpowiedniego konta w rozrachunkach uznając, że określony tutaj fragment rachunku jest również analitycznym wyróżnikiem w planie kont Oddziały banków Zawarty jest tutaj spis oddziałów banków wykorzystywany przy prezentacji nazwy banku na podstawie numeru rachunku bankowego. Można go samodzielnie uzupełniać. SŁOWNIKI - Oddziały banków 209

210 12.5 Słownik zadań Możemy prowadzić listę zadań. Jej przeznaczenie, to przypisywanie zadań do konkretnych dekretów, a następnie uzyskiwanie informacji w tym układzie (na przykład zestawienie obrotów i sald dla określonego zadania). O tym, przy których kontach możemy wprowadzać informacje o zadaniach decyduje ustawienie w planie kont (menu podręczne -> ustawienie wpisywania zadań/zleceń) Słownik zleceń Analogicznie jak zadania. Zlecenia i zadania nie są ze sobą powiązane Definicje To są te same funkcje co opisane w Rozdziale ROZRACHUNKI 12.8 Dzienniki częściowe Podział na dzienniki częściowe jest całkowicie dowolny i zależny od potrzeb użytkownika w szczególności możemy mieć tylko jeden zdefiniowany dziennik. Symbole dzienników w systemie SFINKS nie mają żadnego związku z symbolami rodzajów dowodów. Jednak użytkownik może przyjąć dowolne swoje rozwiązanie włącznie z takim, gdzie symbole dzienników częściowych i rodzajów dowodów są identyczne. Wprowadzony tutaj symbol dowodu będzie zawsze podpowiadany dla tego dziennika (można nie wprowadzać żadnego) Jeżeli mamy plan kont rozbudowany o źródła finansowania i są dzienniki które związane są wyłącznie z tym źródłem, to tymi ustawieniami spowodujemy, że SFINKS ostrzeże nas, jeśli na dokumencie pojawi się konto nie związane z wpisanym tutaj źródłem finansowania 12.9 Rodzaje dowodów księgowych Oznaczenia rodzajów dowodów są całkowicie dowolne i zależne od potrzeb użytkownika programu. SFINKS zastrzega sobie jedynie oznaczenie BO przeznaczone dla bilansu otwarcia. 210 SŁOWNIKI - Rodzaje dowodów księgowych

211 Dzieląc dokumenty na dowody należy jedynie pamiętać, że SFINKS pozwala w ciągu roku obrachunkowego wprowadzić tylko jeden raz ten sam numer dla danego rodzaju dowodu. Rodzi to określone komplikacje przy jednoczesnym księgowaniu dwóch miesięcy księgowych. Skoro nie wiemy ile jeszcze będziemy mieć dokumentów na przykład PK w lutym to nie bardzo wiemy od jakiego numeru rozpocząć wprowadzanie pierwszego PK w marcu. W tej sytuacji możliwe jest zastosowanie kilku rozwiązań: Pozostawienie pewnej rezerwy numerów dla kończonego jeszcze miesiąca. Jeżeli zdarzy się, że w ten sposób pojawi nam się dziura w numeracji to możemy dokument poddać powtórnej edycji zmieniając numer lub, gdy dotyczy to większej partii dowodów, skorzystać z dostępnej w menu podręcznym Dowody - rejestracja w dzienniku i Dowody rejestracja wyprzedzająca funkcji pozwalającej na jednoczesne przenumerowanie partii dowodów. Przyjęcie rozwiązania polegającego na miesięcznej numeracji dowodów. W takim przypadku pierwszy numer dowodu określonego rodzaju ze stycznia to , lutego ,... grudnia Jeżeli przyjmiemy to rozwiązanie to warto skorzystać z dostępnego w Administracja -> Globalne parametry ustawienia: Po wybraniu tej opcji podczas rejestracji dowodów wprowadzamy jedynie kolejny numer w miesiącu przedrostek związany z miesiącem dopisze automatycznie program. Przy wprowadzaniu symboli dowodów zwróćmy jeszcze uwagę na oferowaną możliwość ułatwienia swojej pracy podczas rejestracji danych. Po takim ustawieniu podczas księgowania wystarczy wprowadzić symbol dowodu ZM i jego numer a system przejdzie natychmiast do wprowadzania zakupowej faktury VAT SŁOWNIKI - Rodzaje dowodów księgowych 211

212 12.10 Maski wyświetlania kont Opisane w Rozdziale PLAN KONT Wzorce kont rozrachunkowych Opisane w Rozdziale PLAN KONT Rejestry częściowe VAT Opisane w Rozdziale REJESTRY VAT Dewizy Samodzielnie musimy wprowadzić kody dewiz, które będą nam potrzebne. Każdej dewizie możemy przypisać inne konto dodatnich i ujemnych różnic kursowych. 212 SŁOWNIKI - Dewizy

213 Jedną z walut możemy oznaczyć jako domyślą. Jej symbol będzie podpowiadany przy księgowaniu Te konta zostaną wykorzystane podczas obliczania różnic kursowych i przygotowywanego automatycznego dokumentu. Domyślny mnożnik to 1. Wprowadzone 100 oznacza, że kurs tej dewizy będzie wprowadzany dla 100 (XAF). Włączenie oznacza, że przy księgowaniu będzie pilnowany kurs tej waluty. Tolerancja błędu podczas księgowania Lista krajów W momencie instalacji systemu na liście znajdują się już wszystkie kraje Unii Europejskiej z właściwymi dla nich kodami oraz wzorcami numerów NIP. Informacje tutaj wprowadzone są wykorzystywane przy wprowadzaniu kontrahentów zagranicznych. Lista krajów to jednocześnie lista dopuszczalnych przedrostków numerów NIP. SŁOWNIKI - Lista krajów 213

214 Dla każdego z krajów możemy wprowadzić do pięciu różnych wzorców NIP. Przypomnijmy, że w momencie instalacji wzorce te są już wprowadzone (wg stanu na maj 2004). Decydujemy czy chcemy by NIP był kontrolowany Skala podatkowa Wprowadzona tutaj skala podatkowa jest wykorzystywana przy obliczaniu podatku dochodowego w deklaracjach podatkowych (funkcja PODATEK_DOF). Miejsce na wprowadzenie skali podatkowej. Widoczna na ekranie podpowiedź. W razie kłopotów można zawsze otrzymać z PCBEST aktualne stawki gotowe do wprowadzenia. 214 SŁOWNIKI - Skala podatkowa

215 12.16 Stawki VAT Aktualnie w momencie instalacji programu są w tym słowniku następujące stawki VAT: W miarę zmiany przepisów stawki możemy zmienić czy też dopisać. Wprowadzone oznaczenie literowe stawek pozwala na szybszy wybór podczas rejestracji dokumentów VAT (wystarczy nacisnąć odpowiednią literę zamiast wybierać z menu). W menu podręcznym mamy cenną funkcję: Pozwala ona na powrót do ustawień domyślnych gdy niechcący wprowadziliśmy niepożądane zmiany. SŁOWNIKI - Stawki VAT 215

216 13. SERWIS 13.1 Zamknięcie miesiąca Program pozwala na wprowadzanie dokumentów z dwóch miesięcy jednocześnie. Rozpoczęcie księgowań w kolejnym miesiącu wymaga operacji zamknięcie miesiąca. Nie zamyka się miesiąca grudnia (ostatniego w roku obrachunkowym)! Gdy księgujemy ostatni miesiąc w roku to nie prowadzimy również rejestracji wyprzedzającej w sposób taki jak przez cały rok. Operacje związane z zamknięciem ksiąg i księgowaniem roku kolejnego znajdują się w menu Serwis. Przed ostatecznym zamknięciem miesiąca, system wykonuje szereg kontroli formalnych i technicznych, a o ewentualnych nieprawidłowościach jesteśmy informowani stosownymi komunikatami. W szczególności SFINKS nie pozwoli na zamknięcie miesiąca, gdy w miesiącu bieżącym: istnieją dokumenty niezbilansowane, istnieją dokumenty nie zapisane w dzienniku, zdefiniowano księgowania okresowe (miesięczne bądź kwartalne) i ich nie przeprowadzono, wystąpiła niezgodność księgi z dziennikiem. Zamknięcie miesiąca dostępne jest również w menu Rejestracja danych Przywrócenie poprzedniego miesiąca Zamknięcie miesiąca można cofnąć. Muszą być jednak spełnione następujące warunki w kolejnym miesiącu nie zapisaliśmy żadnego dokumentu do dziennika, nie pojawił się (w rejestracji wyprzedzającej) dokument z następnego miesiąca. Czyli jeżeli chcemy cofnąć zamknięcie na przykład lutego to jest to możliwe pod warunkiem, że nie wprowadzono jeszcze dokumentu z kwietnia, a w marcu nie ma żadnego dowodu zapisanego do dziennika. 216 SERWIS - Przywrócenie poprzedniego miesiąca

217 13.3 Utworzenie nowego roku Funkcja przygotowuje komplet zbiorów do rozpoczęcia księgowań w nowym roku. Należy zwrócić uwagę, że dzięki temu można księgować nowy rok, nie zamykając poprzedniego. Uwzględnij przebudowę planu kont Po wybraniu tej opcji system przygotowując zbiory na nowy rok wymieni w nim konta na nowe zgodnie z ustawieniami w przebudowie. Pozostałe konta pozostaną bez zmian. Jeżeli w opcji utworzenia nowego roku nie widzimy tego przełącznika to oznacza, że nie mamy nic wprowadzonego w przebudowie planu kont. Rok księgowy nie musi pokrywać się z rokiem kalendarzowym, jednak taką wersję może przygotować jedynie producent programu. Zbiór danych z rozrachunkami jest wspólny dla wszystkich lat. SERWIS - Utworzenie nowego roku 217

218 13.4 Zamknięcie roku obrachunkowego Funkcja ta realizuje wymóg artykułu 12.5 ustawy o rachunkowości. Możliwość jej uruchomienia przysługuje wyłącznie operatorowi o pełnych uprawnieniach i tylko, gdy miesiącem bieżącym jest ostatni miesiąc roku obrachunkowego (najczęściej grudzień). Po wykonaniu tej czynności nie jest możliwe już wprowadzenie jakichkolwiek danych do ksiąg rachunkowych tego roku Obliczanie bilansu otwarcia Funkcja służy do odczytania bilansu otwarcia na podstawie danych z kont z roku poprzedniego21. Efektem jest przygotowany dokument księgowy o symbolu BO. Bilans otwarcia zawsze może być zapisany pod data 1 stycznia (lub dowolna inną). Nie ma żadnego znaczenia jaki mamy aktualnie miesiąc bieżący w systemie. Przygotowany dokument zostanie zaprezentowany na ekranie do ewentualnych korekt itp. Zatem można śmiało uruchamiać tą opcję na próbę by zobaczyć efekt jej działania. Można nawet BO zapisać gdyż, jak każdy dokument przed zapisaniem do dziennika, może być później całkowicie zmieniony z wykreśleniem włącznie. Koniecznie trzeba zapoznać się ze znaczeniem (i możliwościami!) przełączników: Dopisz BO narastająco Daje nam doskonałą możliwość dopisywania BO w kilku dokumentach, lub usprawnienia dopisywania BO po korekcie. Program sprawdza czy jest już dokument BO i tworzy nowy wyliczając wartości na podstawie stanu konta w roku minionym oraz wprowadzonego już wcześniej dokumentu (dokumentów) BO. Dzięki tej właściwości SFINKS a możemy odczytać BO nie kończąc księgowań w roku poprzednim. Można wykorzystać również tą funkcję w sytuacji gdy chcemy mieć BO dla każdego źródła finansowania w oddzielnym dowodzie. 21 Użytkownicy SFINKS a DOS muszą zwrócić uwagę, że wczytanie BO jest w wersji Windows zrealizowane zupełnie inaczej. 218 SERWIS - Obliczanie bilansu otwarcia

219 Statystyczny stan kont Przeliczenie BO pozwala na pokazywaniu stanów kont w nowym roku przed ostatecznym ustaleniem BO i może być powtarzane wielokrotnie. Kłopot polega jednak na tym, iż konta wynikowe nie będą miały BO i po uruchomieniu przeliczenia BO otrzymywane rezultaty wymagały ręcznych korekt w przygotowanym automatycznie dokumencie BO (skreślenie kont wynikowych). Końcowe roczne przeksięgowania możemy zaprojektować w menu Rejestracja danych -> Księgowanie okresowe. Tam pod pozycją ROCZNE definiujemy model przeniesienia rocznego. Jeżeli jeszcze nie wykonaliśmy przeksięgowań rocznych a już księgujemy w roku kolejnym to po włączeniu przełącznika Statystyczny plan kont program obliczając BO wykona te przeksięgowania wirtualnie, czyli uzyskamy BO takie jak gdyby te księgowania zostały już wykonane. Uwzględnij przebudowę planu kont Przy tym zaznaczeniu program sprawdzi (na roku POPRZEDNIM) jakie są zmiany w kontach i wprowadzi do dokumentu BO konto zgodnie z informacjami w opcji Przebudowa Planu Kont. Jeżeli księgujemy jeszcze rozrachunki w poprzednim roku to możemy spotkać się z następującym komunikatem w menu Rozrachunki-> analiza rozrachunków z kontrahentami: Związane jest to z tym, iż księgowania w poprzednim roku nie aktualizują automatycznie stanu sald kontrahentów w roku bieżącym. Wystarczy jednak uruchomić podpowiadaną w tym miejscu funkcję, by wszystkie dane były już zgodne Kontrole, przeliczenia Zgromadzono tutaj kilka czynności serwisowych. Ich uruchamianie niczemu nie szkodzi (nie należy zatem obawiać się ich przypadkowego uruchomienia), ale również nie jest potrzebne jeżeli wszystko odbywa się prawidłowo. W sytuacjach awaryjnych (na przykład zauważona niezgodność w dokumentach, stanach kont) uruchomienie tych funkcji może uwolnić nas od konieczności skorzystania z kopii zbiorów i powtórnego wprowadzania danych. Przeliczenie stanu kont przelicza stany kont na podstawie zapisów w dokumentach. Przeliczenie rozrachunków kontrahentów wylicza stan rozrachunków z kontrahentami (ten widoczny w menu Rozrachunki). Funkcja potrzebna szczególnie w sytuacji gdy rozrachunki księgujemy jeszcze w dwóch latach. Kontrola prawidłowości dowodów system sprawdza prawidłowość wszystkich zapisanych dokumentów księgowych informując o ewentualnych błędach. SERWIS - Kontrole, przeliczenia 219

220 13.7 Odtwarzanie transakcji Zgodnie z zasadami działania systemu SFINKS, oprócz zapisów w kartotekach tworzone są zapisy w zbiorze rozrachunków. Zapisy te są tworzone dla kont, które określiliśmy jako wzorce kont rozrachunkowych (w menu Plan kont). Uruchomienie tej funkcji jest uzasadnione w dwóch przypadkach. Może się zdarzyć, że mamy już zaksięgowane dokumenty, a dopiero później zorientowaliśmy się, że nie mamy wprowadzonych wzorców kont rozrachunkowych. Druga sytuacja może mieć miejsce, gdy na skutek nierozważnego ręcznego kasowania rozrachunków doprowadziliśmy do niezgodności danych w kartotekach z danymi w rozrachunkach. W tej sytuacji najzdrowszym rozwiązaniem jest uruchomienie właśnie tej funkcji. Uruchamiając tą funkcję możemy również dokonać wyboru czy odtwarzać transakcje również z dokumentów BO. Zaznaczenie tego parametru ma sens jedynie przy działaniach na roku księgowym, w którym rozpoczęliśmy księgowania po raz pierwszy. Jeżeli działamy już w kolejnych latach przeniesienie BO nie ma sensu i może skrzywić stan rozrachunków. Na BO składają się przecież pojedyncze zapisy z poprzednich lat, a zbiór rozrachunków jest zbiorem globalnym (dla wszystkich lat), czyli zawiera wszystkie zapisy, które w kartotece wchodzą pod jedną pozycją BO Odtworzenie struktury tabel Funkcja sprawdza czy struktury zbiorów danych są zgodne z aktualną wersją programu. Jeżeli występują różnice program wprowadza stosowne korekty. Sygnałem do uruchomienia tej czynności jest zawsze komunikat w języku angielskim, w którym pojawia się słowo field, na przykład: Funkcja ta uruchamiana jest również automatycznie po wgraniu nowej wersji programu (jeśli w nowej wersji zmieniono struktury danych) Odzyskiwanie dowodów księgowych Jeżeli w czasie rejestrowania dokumentu wystąpiło przerwanie pracy komputera to w tej funkcji możemy odzyskać ten dokument Odzyskiwanie dokumentów VAT Funkcja o przeznaczeniu identycznym jak poprzednia, ale przeznaczona dla dokumentów dotyczących rejestrów VAT. Istotne jest pytanie jak postąpić, jeżeli przerwa w pracy i konieczność odzyskania dowodu tą drogą powstała, gdy wprowadzaliśmy dokument razem z dokumentami VAT. 220 SERWIS - Odzyskiwanie dokumentów VAT

221 Wówczas najwygodniejszy wydaje się być następujący ciąg postępowania. Najpierw odzyskujemy dokument VAT, na skutek czego znajdzie się on w odpowiednich rejestrach. Następnie odzyskujemy dokument w opcji odzyskiwanie dowodów księgowych. Podczas przeglądania tego dokumentu wykorzystujemy menu podręczne (klawisz F2 lub prawy klawisz myszki) a w nim znajdziemy dwa punkty: I z ich pomocą będziemy mogli powtórnie rozdekretować dokumenty VAT i zachować ich powiązanie z konkretnym dokumentem księgowym Operacje pomocnicze Otwarcie czystych ksiąg nowego roku Czynność polega na otwarciu ksiąg nowego roku całkowicie czystych. Nie będzie tam ani jednego konta, żadnych słowników etc. Czynność przydatna jedynie w sytuacji gdy z nowym rokiem chcemy całą księgowość prowadzić zupełnie po nowemu. Czyszczenie tymczasowych zbiorów - Podczas pracy programu tworzone są robocze pliki (folder...\tymczasowe). W tej funkcji możemy wykasować te zbiory. Po jej uruchomieniu giną informacje o dokumentach możliwych do odzyskania. Wykasowanie danych do ponawiania wydruków - System pamięta przelewy, wezwania, noty odsetkowe i potwierdzenia sald, które zadysponowano do wydruku. Daje to możliwość wznawiania wydruku w terminie późniejszym. By dane potrzebne do wznowienia wydruku nie gromadziły się niepotrzebnie na dysku wskazane jest co jakiś czas kasować je z pomocą tej funkcji. Bezpośrednie kasowanie tymczasowych dowodów - Funkcja przydatna po awarii, pozwala na skasowanie niezbilansowanych dowodów. Przenumerowanie wszystkich rozrachunków czynność przydatna jedynie w sytuacji gruntownej przebudowy planu kont na przełomie lat z wykorzystaniem opcji Plan kont -> przebudowa planu kont. Po użyciu tej funkcji zostaną wymienione symbole kont zgodnie z definicją zawartą w Przebudowie... na danych roku poprzedniego. Przenumerowanie nierozliczonych rozrachunków czynność analogiczna jak poprzednia, ale dotyczyć będzie jedynie rozrachunków jeszcze nie rozliczonych Importowanie danych Importowanie z zewnętrznych systemów Funkcja umożliwia import danych z innych systemów. Dokumenty są importowane pod warunkiem, że zostały one przygotowane w formacie zgodnym z przyjętym przez firmę PCBEST. Jeżeli import dotyczy innego oprogramowania naszej firmy, to nie ma z tym żadnego problemu. Jeżeli chcemy importować dokumenty/dane z innych systemów to SERWIS - Importowanie danych 221

222 muszą być one zgodne z formatem firmy PCBEST, którego odpis na życzenie udostępniany jest bezpłatnie. W sytuacji, gdy posiadany przez nas program w żaden sposób nie jest w stanie przygotować dokumentów w formacie zgodnym z systemem SFINKS wówczas możliwe jest przygotowanie importu na indywidualne zamówienie. Alt+U ustawienia -koniecznie trzeba ustawić właściwy format polskich liter, w jakim zostały przygotowane dokumenty do odczytania przez SFINKS a. Importowanie kontrahentów - odczytane tutaj dane spowodują aktualizację bazy danych kontrahentów. Importowanie dowodów księgowych - odczytujemy przygotowane paczki (zbiory) z dekretami. Logika tych dekretów (czyli co i jak księgujemy i na jakich kontach) musi być przygotowana w konkretnej aplikacji (na przykład w programie kadrowo-płacowym UNIKAP należy zdefiniować dekrety do konkretnej struktury danych). Importowanie planu kont - miejsce przeznaczone na odczytanie planu kont, na przykład przy wymianie systemu księgowego na SFINKS a z innego programu. Importowanie sprzedaży VAT - odczytujemy dane, które trafią do rejestrów sprzedaży. Importowanie zakupów VAT - odczytujemy dane, które trafią do rejestrów zakupu Importowanie z wersji DOS Pozwala na przeniesienie danych z wersji DOS systemu SFINKS. Szczegółowo opisane na stronach internetowych Import przygotowanych danych Czasem dla klientów przygotowywane są dane wzorcowe, tak by nie musieli na samym początku dokonywać wszystkich żmudnych ustawień. W tym miejscu takie dane możemy odczytać Biuro - zarządzanie firmami W tym miejscu możemy dopisać nowe księgi, czyli w rozumieniu programu nowego klienta. Dla nowego klienta tworzony jest nowy komplet czystych zbiorów. Tutaj też musimy wprowadzić dla niego dane, takie same jak dla naszej firmy wprowadzamy w menu Administracja -> Dane adresowe. Te dane adresowe wykorzystywane są przy drukowaniu deklaracji podatkowych. 222 SERWIS - Biuro - zarządzanie firmami

223 14. ADMINISTRACJA 14.1 Przelogowanie Funkcja umożliwia zmianę operatora, roku księgowego, firmy bez konieczności wychodzenia z programu Wylogowanie Blokuje dostęp do pracy z programem. Powtórne rozpoczęcie pracy wymagać będzie podania nazwy użytkownika i hasła Użytkownicy Miejsce przeznaczone do wprowadzania użytkowników, nadawania im uprawnień i zmiany haseł. ADMINISTRACJA - Użytkownicy 223

224 Znaczenie poszczególnych przełączników związanych z konkretnymi funkcjami programu jest oczywiste. Skrót - pierwsza informacja podawana przy wprowadzaniu hasła (oznaczenie operatora). Nazwa na wydrukach rozrachunkowych - domyślnie program podpowiada to samo nazwisko i imię jak wprowadzone dla operatora. Ta właśnie nazwa (nazwisko) będzie drukowana na wezwaniach do zapłaty, potwierdzeniach sald i notach odsetkowych. Ponieważ nie zawsze ta sama osoba pracuje na programie i podpisuje wymienione dokumenty, wprowadzono możliwość wprowadzenia różnych nazwisk (nazw). Sfinks - włącza możliwość ustawiania uprawnień w systemie SFINKS. Przeznaczeniem tego przełącznika jest stworzenie możliwości zbudowania zupełnie innego menu programu. Po wyłączeniu tego przełącznika i zaznaczeniu na zakładce SZAFIN dostępu do Szafina osoba ta zobaczy zupełnie inne menu programu całkowicie uwolnione od spraw księgowych. To niezwykle ważne jeżeli chcemy by z modułu SZAFIN kożystały osoby nie związane z księgowością. Analogicznie możemy postąpić z modułem DEPOZYTY. 224 Szafin - włącza możliwość ustawiania uprawnień w podsystemie SZAFIN. Warto pamiętać o możliwości ustawienia dostępu do modułu Szafin bez dostępu do SFINKS'a. Osoba z takimi uprawnieniami zobaczy zupełnie inne menu programu! Depozyty - włącza możliwość ustawiania uprawnień w podsystemie DEPOZYTY. Przełożony - wyłączenie tego uprawnienia użytkownikowi spowoduje, że nie będzie on miał dostępu do takich funkcji (punktów menu) programu jak: użytkownicy, grupy użytkowników, globalne parametry, dane adresowe, zestaw kodów sterujących, odtwarzanie transakcji, biuro - zarządzanie firmami (w wersji biuro rachunkowe). Informatyk - oznaczenie w ten sposób użytkownika spowoduje, że bez jakichkolwiek dalszych ustawień będzie on miał dostęp do systemu ograniczony jedynie do następujących funkcji programu: zestaw kodów sterujących, przypisanie drukarek do raportów, odtworzenie struktury tabel, czyszczenie tymczasowych zbiorów, wykasowanie danych do ponawiania wydruków, bezpośrednie kasowanie tymczasowych dowodów, kopia zapasowa, parametry globalne ustawienia systemowe. Aktywny - osoba, która wprowadzała dokumenty do ksiąg powinna pozostać w spisie użytkowników programu. Wyłączenie domyślnego stanu Aktywny spowoduje jednak, że nie będzie ona miała już dostępu do programu. Powiązanie z grupami użytkowników - ułatwia pracę jeżeli do programu ma mieć dostęp więcej osób. Wówczas warto zdefiniować grupy użytkowników a w tym miejscu programu wybrać, do której grupy zaliczamy właśnie tą osobę. (Ctrl+1) Przepisanie praw z grupy użytkowników - operatorowi zostaną skopiowane prawa przypisane wybranej grupie. Nie przeszkadza to jednak w tym, by dokonać nieco innego ustawienia dla tej konkretnej osoby. Stanowisko kasowe - istotne jedynie wówczas gdy mamy więcej niż jedno stanowisko kasowe i chcemy operatorowi ograniczyć dostęp. Jeżeli natomiast chcemy ograniczyć dostęp ADMINISTRACJA - Użytkownicy

225 jedynie do określonej kasy to w tym miejscu określamy do jakiej kasy ma mieć dostęp operator. Oczywiście wcześniej kasy muszą być zdefiniowane. Nie wprowadzenie numeru kasy przy ustawieniu uprawnień do opcji kasowych oznaczać będzie, że ten operator będzie miał dostęp do wszystkich kas. Możliwość pracy tylko na firmie - to ustawienie jest dostępne jedynie w wersji programu dla biur rachunkowych. Domyślnie każda osoba ma dostęp do wszystkich firm. W tym miejscu możemy ograniczyć jej uprawnienia wyłącznie do jednej z obsługiwanych firm. Jeżeli operator ma mieć dostęp do większej ilości firm (ale nie wszystkich) to trzeba wprowadzić go jako użytkownika (pod różnymi skrótami) tyle razy ile firm może on obsługiwać, za każdym razem przypisując go do innej firmy. Możliwość pracy z dowodami - operator może mieć ograniczony dostęp do księgowania dowodów wyłącznie o wskazanych tutaj rodzajach. Domyślnie może księgować wszystkie rodzaje dokumentów. Możliwość pracy z dziennikami - operator może mieć ograniczony dostęp do księgowania dowodów wyłącznie z wybranych w tym miejscu dzienników. Domyślnie może księgować na wszystkich dziennikach Grupy użytkowników W funkcji tej możemy zdefiniować grupy użytkowników co w większym zespole znacznie ułatwia nadawanie uprawnień nowym operatorom (wystarczy przypisać ich do zdefiniowanej grupy). Po ustawieniu uprawnień dla zdefiniowanej grupy wystarczy wygrać czynność Ctrl+G aktualizuj użytkowników. ADMINISTRACJA - Grupy użytkowników 225

226 14.5 Parametry uruchomieniowe Wiele ze sposobów, w jakich działa program można zmienić indywidualnie dla każdego operatora. Ustawione tutaj parametry dotyczą wyłącznie aktualnie zalogowanego operatora. 226 Wymuszaj edycję dat przy pozycji przy domyślnym ustawieniu (wyłączonym) by zmienić datę operacji lub datę dokumentu źródłowego przy konkretnej pozycji, trzeba najpierw kliknąć na niej myszką. Po włączeniu, program zawsze będzie przechodził przez te daty. Aktywne pytanie o ilość, dewizy, słowniki dodatkowe, klasyfikator tymi ustawieniami mamy wpływ na kształt okienka, w którym wprowadzamy dane. Wymuszaj edycję dat przy pozycji przy domyślnym ustawieniu (wyłączonym) by zmienić datę operacji lub datę dokumentu źródłowego przy konkretnej pozycji, trzeba najpierw kliknąć na niej myszką. Po włączeniu, program zawsze będzie przechodził przez te daty. Aktywne pytanie o ilość, dewizy, słowniki dodatkowe, klasyfikator tymi ustawieniami mamy wpływ na kształt okienka, w którym wprowadzamy dane. Powtarzanie treści / daty./ wyróżnika. - najwygodniej pozostawić te parametry zaznaczone. Jeżeli program nam podpowiada ostatnio wprowadzoną treść operacji (opis ADMINISTRACJA - Parametry uruchomieniowe

227 księgowania) to rozpoczęcie pisania natychmiast wymazuje podpowiadane informacje. Bezpośrednio po instalacji programu (czyli domyślnie) powtarzanie treści operacji jest wyłączone, a daty regulacji włączone. Powtarzanie kont księgowych.. - włączenie tego parametru spowoduje, że w czasie księgowania w kolejnej pozycji będą podpowiadane ostatnio wprowadzane konta. Przydatne szczególnie dla użytkowników, którzy mają często sekwencje dekretów na tym samym koncie. Zaznaczenie tego parametru w niczym nie przeszkadza przy normalnym księgowaniu bowiem mimo podpowiedzi wystarczy zacząć pisać cokolwiek by podpowiadana wartość została w całości usunięta. Kontrola salda - na koniec wprowadzania dokumentu program prosi o podanie jego podsumowania po stronie winien i ma. Jeżeli zaznaczymy to ustawienie to wyliczone przez komputer sumy będą podpowiadane (wystarczy zatwierdzić klawiszem ENTER. Domyślnie parametr ten jest zaznaczony na tak. Umożliwienie bezpośredniej edycji dekretów powiązanych z dokumentami VAT SFINKS stara się zapewnić maksymalną spójność danych pomiędzy różnymi ewidencjami. Dlatego też po wprowadzeniu dokumentu VAT, podczas przeglądania wprowadzanego dowodu księgowego nie jest możliwa poprawa dekretu oznaczonego literką v. W takich pozycjach możemy pojedynczo zmienić jedynie treść operacji a pełna edycja jest możliwa wyłącznie poprzez poprawę całej faktury (Alt+Enter). Zaznaczając tą możliwość likwidujemy tą kontrolę możliwa będzie poprawa pojedynczego dekretu bez edycji faktury. Jedyne do czego ograniczy się wówczas SFINKS, to wyraźne ostrzeżenie na ekranie, że edytujemy dekret związany z fakturą VAT. Ten parametr nie jest zaznaczony w momencie instalacji programu. Potwierdzenie kasowania dekretów VAT jeżeli nie zaznaczyliśmy poprzedniego ustawienia to ten parametr nie ma żadnego znaczenia. Jeżeli natomiast poprzednim ustawieniem dopuszczamy możliwość niezależnej korekty dekretu związanego z fakturą VAT, to możliwe jest również kasowanie takich dekretów. W zależności od dokonanego tutaj wyboru program albo natychmiast skasuje taką pozycję po naciśnięciu klawisza DEL, lub też najpierw poprosi o potwierdzenie. Domyślnie parametr ten jest wyłączony. Automatyczne dekrety posiadają możliwość (...) - W zależności od dokonanego tutaj wyboru podczas definiowania tablicy automatycznej dekretacji możemy sekwencje dekretów rozpisywać z procentami, lub bez (wówczas zawsze domyślna jest wartość 100% zapisu wyjściowego). Po instalacji programu, parametr ten jest wyłączony, czyli tabela auto-dekretów uzupełniana jest bez pytania o procentowy podział. ADMINISTRACJA - Parametry uruchomieniowe 227

228 228 Automatyczne dekrety przenoszą wyróżnik i datę regulacji - Po włączeniu, w utworzonym automatycznym dekrecie zostanie przepisany wyróżnik (numer faktury) i data regulacji z dekretu wprowadzonego ręcznie. Księgowanie okresowe tylko gdy miejsce księgowania istnieje (...) - definicja księgowań okresowych może zawierać zapisy, z których powstawać będą błędne dekrety (na przykład brak analogicznego konta, na które chcemy odnieść koszt własny sprzedaży określonego wydziału itp.). W zależności od ustawienia tutaj przyjętego SFINKS w tej sytuacji przygotuje (wpisze do opracowywanego dokumentu) takie dekrety oznaczając je na czerwono (oczywiście z takimi zapisami dokument bez koniecznych zmian nigdy nie zostanie zapisany!). Gdy zaznaczymy ten parametr, dekrety takie zostaną pominięte a o ewentualnych nieprawidłowościach w budowie księgowań musimy wnioskować samodzielnie. (Bliższe omówienie w rozdziale Rejestracja -> Księgowanie okresowe). Księgowanie okresowe uwzględnij tylko zapisane w dzienniku - w zależności od ustawienia tego parametru podczas obliczeń w księgowaniach okresowych (na przykład rozliczania kosztów) SFINKS będzie uwzględniał stany kont w oparciu o wszystkie zbilansowane dokumenty (tak jest domyślnie), bądź jedynie w oparciu o księgi rachunkowe (czyli stany kont na podstawie wyłącznie zapisów w dzienniku). Nie używaj czerwonego koloru dla niepoprawnych dekretów można wyłączyć agresywne (na czerwono) pokazywanie błędnych dekretów w opracowywanych dokumentach. Uruchomienie informuj o wszystkich niezbilansowanych dowodach włączenie spowoduje, że po podaniu hasła do programu będziemy informowani specjalnym komunikatem jeżeli w programie są zapisane dowody niezbilansowane. Uruchomienie informuj o... aktualnego użytkownika jw. ale sprawdzane są jedynie dowody wprowadzone przez zalogowanego użytkownika. Drukowanie dat przelewu - domyślnie drukując przelew program drukuje również jego datę. Wyłączając to ustawienie możemy drukować przelewy bez daty, zostawiając sobie możliwość późniejszego ręcznego jej wpisania. Ustawienie to oczywiście nie ma absolutnie żadnego związku z księgowaniem czy też analizą rozrachunków. Domyślnie parametr jest wyłączony. Operacje kasowe - to są również ustawienia związane z obsługą stanowiska kasowego. Ustawienia te można także zmieniać podczas pracy z raportami kasowymi. Jeżeli wybierzemy natychmiastowe drukowanie, to po wprowadzeniu dowodu KP/KW program natychmiast przystąpi do drukowania. W drugiej opcji możemy ustawić, że ma się o to nas zapytać. Takie ustawienia są przydatne w firmach, gdzie jest dużo operacji kasowych i często wręcz wydzielony jest komputer tylko dla potrzeb kasy. Oczywiście wyłączenie tych ustawień nie pozbawia nas możliwości drukowania KP/KW w konwencjonalny sposób poprzez wybór funkcji drukowania z menu dostępnego w kasie. Domyślnie (czyli tuż po zainstalowaniu programu) oba te parametry są wyłączone. Kolejne parametry dotyczą sposobu drukowania raportu kasowego. W zależności od dokonanego wyboru wydruk raportu kasowego będzie zawierał, lub nie, również dekrety. Możemy również zadecydować by dokumenty które miały więcej niż jedną pozycję, były wydrukowane wraz ze szczegółami dotyczącymi tych pozycji. Ostatni przełącznik decyduje czy na wydruku KP ma zostać wydrukowane specjalna rubryczka na podpis wpłacającego. ADMINISTRACJA - Parametry uruchomieniowe

229 Przywróć domyślne ustawia wszystkie parametry tak jak bezpośrednio po instalacji programu. Wpisz aktualne ustawienia wszystkim (...) - funkcja dostępna wyłącznie użytkownikom, którzy mają uprawnienia administratora. Powoduje, że wprowadzone na tej zakładce ustawienia zostaną wpisane dla wszystkich innych użytkowników. Maska NIP-u - Numer NIP będzie prezentowany (na ekranie i wydrukach) w sposób taki jak tutaj określimy. Na przykład NIP firmy PCBEST ( ) w zależności od ustawienia maski będzie prezentowany: maska: xxxxxxxxxx NIP na ekranie i wydruku: maska: xxx-xx-xxx-xx NIP na ekranie i wydruku: maska: xxx/xxx-xx\xx NIP na ekranie i wydruku: 852/050-50\70 itp.. Domyślnie (po instalacji programu) maska jest ustawiona na xxx-xxx-xx-xx ( ) W trakcie dopisywania kont podpowiadanie ostatnio dopisywanego symbolu - nie zaszkodzi mieć ustawiony ten parametr, rozpoczęcie pisania powoduje przecież natychmiastowe wymazanie tej informacji. Dzięki temu widzimy jakie konto ostatnio dopisywaliśmy, a jeżeli dopisujemy kolejno dłuższe symbole kont, w których zmienia się tylko końcowa cyfra to wystarczy wówczas nacisnąć klawisz END, kursor ustawi się na końcu podpowiadanego symbolu, i wymazać poprzednią końcówkę symbolu (klawiszem BACKSPACE) wpisując właściwą. ADMINISTRACJA - Parametry uruchomieniowe 229

230 230 Podpowiadanie czy dopisywane konto powinno być kontem kontrahenta (...) - warto zachować to ustawienie. W ten sposób program sam będzie nam podpowiadał przy dopisywaniu kont, które konto powinno być również kontem kontrahenta. Nie wyklucza to absolutnie możliwości samodzielnego oznaczania/rezygnacji kont jako kont kontrahenta. Obydwa parametry związane z wprowadzaniem planu kont są domyślnie ustawione na tak. Podpowiadanie ostatnio wykorzystanego rejestru VAT - jeżeli zachowamy ten parametr włączony, to program będzie pamiętał ostatnio używany rejestr VAT (osobno dla sprzedaży i zakupu). Jedynym uzasadnieniem wyłączenia tego parametru może być chęć przymuszenia operatora do świadomego wyboru rejestru a nie jedynie zatwierdzenie poprzedniego klawiszem ENTER. Wpisanie za operatora wyliczonej kwoty VAT - przy księgowaniu faktur VAT wprowadzamy najpierw kwotę netto, później wybieramy stawkę i następnie podajemy kwotę VAT. Jeżeli ustawimy ten parametr, to program już sam wprowadzi wyliczoną przez siebie wartość (na podstawie kwoty netto i stawki VAT), którą wystarczy zatwierdzić klawiszem ENTER. ESCAPE w momencie dopisywania pustej pozycji powoduje zatwierdzenie całości dokumentu - do decyzji operatora i jego gustu pozostawiono tutaj jak program ma się zachować gdy zakończymy wprowadzanie pozycji dokumentu VAT. Przy wyłączonym tym parametrze po naciśnięciu klawisz ESC przejdziemy do przeglądu wprowadzonych pozycji dla tej faktury. By zakończyć wprowadzanie należy wybrać zapis (Alt+Z) po czym program przejdzie do pytania o wartość brutto faktury. Jeżeli zaznaczymy ten parametr to po naciśnięciu ESC natychmiast znajdziemy się w miejscu gdzie będziemy pytani o wartość brutto faktury (co przecież nie wyklucza powrotu do edycji faktury poprzez naciśnięcie w tym momencie klawisza ESC). Pytanie o konto do zaksięgowania płatności gdy data dokumentu jest równa terminowi zapłaty - ustawienie tego parametru spowoduje, że gdy program napotka na taką sytuację (jednakowe daty dokumentu i zapłaty) to zapyta się o konto, na którym zaksięgować zapłatę (na przykład Kasa). Można będzie zrezygnować z wprowadzania tego konta (klawisz ESC) ale jeżeli uzupełnimy, to oprócz podstawowego dekretu, który powstał z wprowadzanej do rejestru faktury (Wn koszt lub Ma sprzedaż / Wn/Ma konto VAT / Wn lub Ma kontrahent) zostaną jeszcze dopisane dwie pozycje (kontrahent i przeciwstawnie konto kasy). Ze wszystkich parametrów dotyczących rejestracji dokumentów VAT, tylko ten jest domyślnie wyłączony. Pokazywanie skrótu kontrahenta - wpływamy tym ustawieniem na wygląd ekranu wprowadzania danych faktur zakupu/sprzedaży. W zależności od ustawienia program pytas lub nie o skrót kontrahenta. Brak drugostronnego konta kontrahenta (...) - ustawianie tych parametrów ma wpływ na cokolwiek jedynie w sytuacji gdy w globalnych parametrach ustawiliśmy, że dostawcy i odbiorcy są na różnych kontach. Wyobraźmy sobie sytuację, że księgujemy fakturę zakupu i wprowadziliśmy NIP kontrahenta, który już u nas wystąpił ale jako odbiorca (czyli ma konto odbiorcy). Jeżeli mamy wyłączone oba te parametry to program co prawda przepisze znane już dane kontrahenta do tej faktury, ale zatrzyma się w oczekiwaniu na podanie konta Ma (jeżeli w symbolach rejestrów jest wprowadzone konto grupowego rozliczania z kontrahentami to zostanie ono tutaj automatycznie wprowadzone). Jeżeli natomiast ustawiliśmy jeden z tych parametrów to albo automatycznie, albo najpierw się o to nas pytając, system dopisze do planu kont konto dostawcy dla tego kontrahenta. Domyślnie natychmiastowe dopisanie jest wyłączone a zapytanie o dopisanie włączone. ADMINISTRACJA - Parametry uruchomieniowe

231 Umożliwienie wpisania treści operacji poszczególnym pozycjom dokumentu VAT wybór tego ustawienia spowoduje, że podczas wprowadzania dokumentów VAT, niezależnie od tego iż przy rozpoczęciu rejestrowania faktury wprowadzamy treść (opis pozycji), to jesteśmy o to proszeni również przy każdej pojedynczej pozycji z faktury. Mówimy o treści, która trafia na kartoteki kont jako opis dekretu. Jakiego dokonać wyboru by wygodnie wprowadzać dokumenty, zależy to oczywiście od użytkownika. Warto jedynie pamiętać, że zawsze możliwa jest zmiana treści operacji pojedynczej pozycji przed ostatecznym zatwierdzeniem dokumentu księgowego. Domyślnie wyłączone. Domyślny sposób księgowania faktur zakupu - te ustawienia decydują o tym jak będziemy wprowadzać do rejestru faktury zakupu VAT. Jeżeli wybierzemy wg pozycji faktury, to będziemy pytani przy każdej pozycji o kwotę netto, konto netto, stawkę, kwotę i konto VATu. Jeżeli wybierzemy wg stawek vat, to będziemy pytani o kwotę netto, konto netto i stawkę. Kwota VATu i konto VAT, zostaną obsłużone zbiorczo na koniec tego dokumentu. W praktyce ustawienie wg pozycji faktury, najczęściej wybierają ci użytkownicy, którzy mają sporo faktur kosztowych, które są księgowane na więcej niż jedno konto kosztów. Podkreślić należy, że mowa jest jedynie o domyślnym sposobie wprowadzania. Wybór wg pozycji, nie przeszkadza nam w rozpisaniu faktury na każdy inny potrzebny sposób. Na początku pracy z programem ustawione jest wprowadzanie faktur wg stawek VAT. Podpowiedź daty obowiązku podatkowego - by ułatwić wprowadzanie dokumentów VAT możemy wprowadzić tutaj ilość dni, którą program ma automatycznie dodać do daty wpływu (wystawienia) dokumentu i podpowiadać jako datę obowiązku podatkowego. Konsolidowanie zapisów związanych ze stawkami VAT w jeden dekret - po wybraniu tego ustawienia niezależnie od ilości powstających częściowych zapisów na kontach VATu zostaną one na koniec wprowadzanej pozycji złączone w jeden (dla każdego konta) zapis. Domyślnie parametr ten jest wyłączony. Podsumowanie wewnątrzwspólnotowych, VAT UE System automatycznie sporządza deklarację VAT-UE. Wliczane są do niej wszystkie transakcje oznaczone jako wewnątrzunijne. W tym miejscu możemy jednak ograniczyć obliczanie tej deklaracji jedynie do wskazanych rejestrów. Raporty na podstawie decydujemy, która z dat jest podstawą do zaliczenia faktury do wybieranego okresu przy raportach związanych z fakturami VAT-UE. ADMINISTRACJA - Parametry uruchomieniowe 231

232 Na ostatniej zakładce możemy do pewnego stopnia regulować sposób prezentacji danych. Wyłączając kolor wszystkie kolumny podczas przeglądów będą miały identyczny kolor. Jeżeli zaznaczymy kolorowanie i wybierzemy (naciskając myszką na wyświetlany przykład) kolor, to każdy przegląd danych będzie natychmiast wyróżniał na ekranie tym właśnie kolorem kolumnę, według której ułożone są dane. Możemy również zmienić czcionkę i jej wielkość. Warto zwrócić uwagę na charakterystyczną cechę czcionki Curier NEW, wszystkie litery i cyfry mają jednakową szerokość). Możemy również samodzielnie zadecydować czy chcemy by w stopce wydruków była zawsze drukowana data z pamięci komputera. Uwaga! Te ustawienia przypisane są do KOMPUTERA. Zatem jeżeli na tym samym komputerze będzie pracował inny operator to ustawiony kolor i czcionka będzie obowiązywał również dla niego Globalne parametry W tej funkcji możemy ustawić parametry pracy programu, które obowiązują dla wszystkich. Należy zwrócić uwagę, że po zainstalowaniu systemu są już określone wszelkie parametry (globalne i uruchomieniowe) i jeżeli są one dla nas właściwe to nie musimy niczego ustawiać. Te pola należy pozostawić puste. Dotyczą starszych wersji programu. 232 ADMINISTRACJA - Globalne parametry

233 Różnicowanie kont dostawcy i odbiorcy wyłączenie tego ustawienia spowoduje, że system nie będzie odróżniał dostawców od odbiorców. Takie ustawienie jest akceptowalne jedynie w bardzo maleńkich firmach, fundacjach, stowarzyszeniach itp. Jednakowe analityki dostawcy i odbiorcy parametr nie ma wpływu na jakąkolwiek funkcję programu. Decydujemy jedynie o tym czy jeżeli mamy kontrahentów na różnych kontach (na przykład różne źródła finansowania) to raz przydzielony firmie numer ma być rezerwowany dla tej firmy na innym koncie. Ilość znaków na numer kontrahenta jak wiemy, program sam podpowiada numer konta kontrahenta. W tym miejscu decydujemy o zakresie numeracji. Jeżeli podamy na przykład 3, to pierwszy kontrahent otrzyma numer analityczny konta '001', jeżeli 5, to '00001',... Przydział numeru kontrahenta mamy dwie, wykluczające się możliwości: uzupełnij niewykorzystane numery program będzie uzupełniał ewentualne luki w numeracji o jeden większy od... - zawsze będzie podpowiadany największy do tej pory numer+1. Rozwiązanie zalecane nie warto w systemach bazodanowych wykorzystywać numerów kiedyś już używanych. Numerowanie dziennika w przypadku dowodów z tego samego dnia Ustawa o Rachunkowości nakazuje by dziennik był numerowany chronologicznie. Tutaj możemy zadecydować jak mają być ułożone dokumenty, w przypadku gdy zostały zarejestrowane do dziennika z tą samą datą. W zależności od wyboru przyjęta zostanie kolejność wprowadzania lub wg rodzajów i numerów dowodów. Rejestracja w dzienniku dotyczy...- ustawienie w programie jest istotne wyłącznie dla tych użytkowników, którzy mają więcej niż jeden dziennik częściowy. Ustawienie ma wpływ na działanie czynności Zapisz do dziennika w opcji do tego przeznaczonej (Rejestracja danych Dowody rejestracja w dzienniku). Przy pierwszej opcji program zapisuje wszystkie dowody. Ustawienie 2. każdego z dzienników osobno spowoduje, że podczas zapisywania do dziennika program będzie zapisywał dokumenty wyłącznie z jednego dziennika (zgodnego z dokumentem na którym akurat jesteśmy). Natychmiastowa rejestracja w dzienniku - wybranie tego ustawienia spowoduje, że każdy wprowadzony dokument będzie natychmiast zapisywany do dziennika (czyli nie będzie można go już korygować w sposób inny niż za pomocą noty korygującej). Zapytanie o rejestrację w dzienniku - ten parametr możemy wybrać tylko jeżeli nie wybraliśmy natychmiastowej rejestracji w dzienniku. Po zaznaczeniu tego parametru, na koniec księgowania każdego dokumentu pojawi się pytanie: Jeżeli ten parametr, tak jak i poprzedni, pozostawimy niezaznaczony to zapisywanie ADMINISTRACJA - Globalne parametry 233

234 dokumentów w dzienniku będzie się odbywało wyłącznie w specjalnej funkcji programu: Dowody - rejestracja w dzienniku. 234 Zezwolenie na pojedynczy zapis w dzienniku - parametr ten ma wpływ na sposób działania programu w funkcji Dowody - rejestracja w dzienniku. Domyślnie program działa w ten sposób, że zapisywane są w jednym czasie wszystkie dowody z danego miesiąca. Włączenie tego parametru pozwoli na wpisywanie do dziennika pojedynczych dowodów. Wszystkie trzy parametry związane z zapisem do dziennika, są domyślnie wyłączone. Miesięczne zakresy numerów dowodu - dla danego rodzaju dowodu może w ciągu jednego roku księgowego wystąpić tylko raz ten sam numer. Włączenie tego parametru spowoduje, że numery dowodów będą rozpoczynały się od numeru miesiąca. Numer miesiąca będzie dodawany automatycznie. Po włączeniu tego parametru na przykład dowód numer 238 w październiku, dostanie automatycznie numer Numer dowodu prezentuj w formacie MM-NNNNN przełącznik aktywny jedynie po zaznaczeniu miesięcznych numerów dowodów. Po jego włączeniu, numer dowodu będzie prezentowany nie jako , a , a pierwszy numer ze stycznia itp. Nowy kontrahent (...) - dopisując kontrahenta możemy wyłączyć wystawianie dla niego wezwań lub/i not odsetkowych. Ustawienie tego parametru decyduje co ma być podpowiadane jako ustawienie domyślne. Faktury sprzedaży zaznacz jako MP - każda faktura sprzedaży może być indywidualnie oznaczana jako faktura MP (znacznik przy wprowadzaniu nagłówka faktury). Jeżeli zaznaczymy ten parametr to każda wprowadzana faktura sprzedaży będzie już zaznaczona jako MP (z możliwością indywidualnej zmiany). Minimalna kwota wezwań/not - Jeżeli pozostawimy tutaj wartość zero, to wezwania/noty będą drukowane bez względu na to jakiej kwoty dotyczą. Jeżeli jednak wprowadzimy tutaj jakąś wartość to wezwania/noty poniżej tej kwoty nie będą drukowane. Ustawienia te dotyczą sytuacji gdy wystawiamy wezwania jednocześnie dla większej ilości danych. W każdej chwili możemy wystawić wezwanie czy notę do każdej pojedynczej pozycji niezależnie od ustawionych tutaj wartości. Minimalne opóźnienie wezwań - bardzo ważne jest ustawienie tego parametru, tak by wystawianie wezwań nie powodowało ich wysyłania codziennie do tej samej firmy. Jeżeli wprowadzimy tutaj na przykład 10 dni, to drugie wezwanie program wydrukuje dopiero po upływie 10 dni od pierwszego (cały czas pamiętajmy, że dotyczy to działań hurtowych, zawsze można zrealizować wydruk z pojedynczej pozycji). Minimalne opóźnienie not - program nie będzie wystawiał not odsetkowych dla transakcji, dla których przekroczenie terminu płatności było mniejsze niż podana tutaj ilość dni. Pomijanie wystawiania wezwań/not (...) - jeżeli nie zaznaczymy tutaj żadnej z tych opcji to wezwania/noty będą drukowane zawsze (przy spełnieniu pozostałych kryteriów), nawet wówczas gdy ten sam kontrahent jest naszym wierzycielem i to na kwotę przekraczającą nasze należności. ADMINISTRACJA - Globalne parametry

235 Katalog kopii zapasowej - możemy wybrać, na jakim miejscu dysku twardego ma być zapisywana tworzona przez system SFINKS kopia zapasowa danych. Jeżeli nie będziemy tutaj nic zmieniać, to po zainstalowaniu programu system będzie kopiował zawsze na katalog PC_KOPIA\SFINKS, który zostanie utworzony na tym samym dysku, na którym zainstalowano program. Pomijanie wykonywania kopii to ustawienia nie pozbawia możliwości sporządzenia kopii, ale powoduje, że nie system nie będzie informował komunikatami o tym, że dawno nie była wykonana kopia danych. Kopiowanie wszystkich zbiorów rocznych - zaznaczenie tego parametru spowoduje, że kopia systemu będzie zawierała zbiory danych z wszystkich lat. Automatyczne przeliczanie stanów kont - w praktyce ustawianie tego parametru jest zbędne bowiem system sam dba na bieżąco o spójność danych. Jeżeli jednak często musimy korzystać z funkcji przeliczeniowych w menu programu SERWIS, to możemy tutaj wymusić automatyczne przeliczanie stanów zbiorów co określoną ilość dni. Ustawienie tego parametru jest najczęściej celowe gdy mamy komputer z systemem operacyjnym Windows/XP personal i korzystamy z rozwiązań sieci peer to peer. Dodatkowe testy - kontrole prawidłowości ksiąg w budżecie pokazują, że zwracana jest bardzo baczna uwaga na daty niektórych czynności. Włączenie tych przełączników spowoduje, że program zarówno przy wejściu do niego jak i przy wyjściu będzie przypominał o terminach wykonania czynności, których datę wykonania z mocy Ustawy o Rachunkowości SFINKS musi automatycznie rejestrować. Dzięki tym kontrolą trudniej doprowadzić na przykład do zapisu dowodów do dziennika po terminie sprawozdawczym. ADMINISTRACJA - Globalne parametry 235

236 14.7 Dane adresowe Miejsce programu przeznaczone na wprowadzenie informacji o użytkowniku. Nazwa firmy i NIP jest na sztywno wpisana do systemu i nie podlega edycji! Wprowadzone tutaj dane są wykorzystywane przy drukowaniu deklaracji podatkowych. Zakładka dodatkowe jest przygotowana na wypadek, gdyby pojawiło się sprawozdanie finansowe z danymi, których do tej pory nie notujemy w systemie. Według stanu obecnego - wprowadzanie tam jakichkolwiek informacji jest zbędne. Koniecznie trzeba wprowadzić domyślny rozdział, czyli ten który najczęściej jest używany. Instytucje, które używają w księgowości tylko jednego rozdziału powinny również zaznaczyć przełącznik jedyny używany rozdział. 236 ADMINISTRACJA - Dane adresowe

237 14.8 Zestaw kodów sterujących Funkcja istotna wyłącznie w sytuacji, gdy pracujemy z drukarkami w trybie DOS. Wśród drukarek, niezależnie od ich producenta, wykształciły się pewne podstawowe standardy sterowania drukarkami (zagęszczenie, wytłuszczanie itp.). Jeżeli nasza drukarka daje się ustawić w trybie Epson, IBM Proprinter lub HP laser (a niemal każda daje taką możliwość) to możemy całkowicie zignorować to miejsce, bowiem te trzy podstawowe standardy są wpisane już w momencie instalacji programu. Jeżeli jednak występują problemy, to właśnie tutaj możemy dopisać (lub poprawić) dowolną ilość zestawów kodów sterujących. Informacji o tym jakie to powinny być kody, należy szukać w dokumentacji drukarki lub u jej sprzedawcy (w praktyce bardzo rzadka sytuacja) Przypisanie drukarek do raportów Z uwagi na różnorodność stosowanych rozwiązań system daje możliwość przypisania praktycznie każdego wydruku do innej drukarki (na przykład przelewy i plan kont na atramentowej, a saldówka na igłowej). Istnieje zatem konieczność wskazania, na której drukarce drukujemy poszczególne wydruki. W funkcji tej jest możliwość lokalnego (w ramach danej grupy wydruków) i globalnego kopiowania przypisanych drukarek, zatem w praktyce wystarczy przypisać drukarkę do jednego wydruku i skopiować do wszystkich innych wydruków. Po wybraniu konkretnego wydruku musimy przypisać drukarkę dla niego, oraz dokonać ustawień: ADMINISTRACJA - Przypisanie drukarek do raportów 237

238 Lokalizacja - tu wybieramy drukarkę dla tego raportu. Pokażą nam się wszystkie dostępne drukarki. Jeżeli lista będzie pusta, oznacza to że nie zainstalowano żadnej drukarki w systemie Windows. Dalej musimy dokonać wyboru jak wydruki będziemy realizować: Są do dyspozycji trzy opcje i w zależności od wyboru jednej z nich inne ustawienia do zrealizowania: Dla drukarki igłowej musimy wybrać jeden ze standardów polskich liter: Latin / Mazovia / Windows / Bez Polskich Liter. By dowiedzieć się jak jest ustawiona nasza drukarka najczęściej wystarczy wydrukować jej stronę testową. Najczęściej drukarkę można ustawić na kilka różnych sposobów i nie ma to praktycznie żadnego znaczenia dla systemu SFINKS. Wybór kodów sterujących również jest zależny od tego jak jest ustawiona nasza drukarka. Ilość wierszy - po tylu liniach zostanie zmieniona strona. Proszę przy okazji zwrócić uwagę na dość częsty kłopot. Otóż w drukarkach igłowych ustawia się również długość strony (bezpośrednio z panelu drukarki, jak na przykład w OKI, lub przy pomocy dołączonego programu, jak na przykład w drukarkach PANASONIC). Najczęściej można tam m.in. wybrać długość papieru 12 i 11. Najczęściej używany papier perforowany ma właśnie długość 12. Jeżeli nasza drukarka była ustawiona na 11 to powstaje efekt nierównego drukowania stron. Nie jesteśmy w stanie tego zmienić w programie SFINKS, musimy ustawić długość strony w sposób odpowiedni do używanego papieru. Ilość pustych wierszy - tyle pustych wierszy od góry każdej strony program będzie zostawiał. Ilość pustych kolumn - to jest lewy margines, ale wyrażony w kolumnach (jedna kolumna = szerokość jednego znaku na naszej drukarce). Wydruk na szeroki papier - wydruki są różnie zaprojektowane. Wybór wydruku na szeroki papier daje po prostu więcej informacji w pojedynczym wierszu. Wysyłanie znacznika nowej strony - po zakończeniu wydruku papier zostanie wysunięty do początku nowej strony. 238 ADMINISTRACJA - Przypisanie drukarek do raportów

239 Ten rodzaj wydruków jest przeznaczony dla drukarek pracujących w środowisku Windows. Ilość wierszy - po tylu wierszach program będzie zmieniał stronę. Margines (...) - tym razem w milimetrach poszczególne marginesy. Wielkość fontów - wydruki są jednakowe, ale w zależności od wyboru realizowane różną wielkością czcionki (odpowiednio 8, 10 i 12 punktów). Wydruk na szeroki papier - w zależności od wyboru pojedynczy wiersz zawiera więcej (dla wydruku szerokiego) lub mniej informacji. Ten rodzaj drukowania jest przewidziany dla drukarek laserowych (atramentowych) i wydruk realizowany jest w pełni trybem graficznym. Margines (...) - wyrażone w milimetrach wielkości poszczególnych marginesów. Wielkość raportu - wydruki zostały zaprojektowane całkowicie inaczej dla każdej wielkości. Oszczędne wydruki starają się zmieścić maksymalnie dużo informacji. Najczęściej drukowane są w układzie odwróconej poziomo kartki A4. Podstawowa czcionka na tych wydrukach ma wielkość 8pkt. Wydruki normalne realizowane są głównie w oparciu o czcionkę 10pkt, a wydruki duże czcionką 12 pkt. Warto czasem dla różnych wydruków wybrać różne wielkości raportów. Przy dużej ilości danych rejestr VAT w raporcie dużym będzie raczej pozbawiony sensu, ale wydruk planu kont wygląda bardziej przyjaźnie dużą czcionką. Wszystko zresztą zależy od indywidualnych upodobań, które w tym miejscu częściowo przynajmniej możemy zaspokoić. Cieniowanie wierszy - ustawienie tego parametru spowoduje, że poszczególne linie będą na przemian cieniowane, co znakomicie podnosi czytelność wydruku. W drukarkach atramentowych podnosi jednak w równie znakomity sposób koszty, dlatego użytkownik może na życzenie to cieniowanie wyłączyć. Duplex jeżeli drukarka ma taką opcję to system, po zaznaczeniu tego przełącznika, sam ją uruchomi. ADMINISTRACJA - Przypisanie drukarek do raportów 239

240 14.10 Lista okien Funkcja pokazuje aktywne (otwarte) okna systemu SFINKS. Dostępna cały czas po wybraniu klawiszy Ctrl+L. Ponieważ, jak każdy program okienkowy SFINKS daje możliwość uruchamiania wielu zadań jednocześnie, czasem ta funkcja może nam pomóc zorientować się gdzie w końcu jesteśmy i co robimy! Paski menu Funkcja, która pozwala zmienić widok głównego paska menu. Możemy na przykład włączyć widok wraz z fakturowaniem lub osobno. Konkretne możliwości kryjące się w tej funkcji zależą od posiadanej wersji programu. 240 ADMINISTRACJA - Paski menu

241 15. ZGODNOŚĆ SYSTEMU Z USTAWAMI 15.1 Ustawa o rachunkowości Przetwarzane daty Wprowadzanie dowodu: Podgląd dowodu Artykuły Ustawy wspominające o datach: Art Data dokonania operacji [1] Art Data sporządzenia dowodu [2] Art Data dokonania operacji gospodarczej [1] Art Data dowodu księgowego [2] Art Data zapisu [3] Dodatkowe daty: Data wprowadzenia (ostatniej edycji) [4] Nie występuje w UoR. Wspomaga wewnętrzną kontrolę obiegu dokumentów. Data zapisania do dziennika [5] Nie występuje w UoR. W praktyce mocno oczekiwana podczas kontroli. Dzięki tej dacie można ustalać datę zamknięcia miesiąca etc. ZGODNO ŚĆ SYSTEMU Z USTAWAMI - Ustawa o rachunkowości 241

242 Zapisy związane z systemami informatycznymi Art b) Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe Zbiory danych zapisywane są na folderze (katalogu) o nazwie: ZB_RRRR (na przykład ZB_2002). W folderze tym są gromadzone wszelkie dane. Część z nich ma charakter pomocniczy (na przykład sprawozdawczość) czy techniczny (zbiory indeksowe, parametry itp.), a część zawiera dane stanowiące księgi rachunkowe. Zbiory danych opisane są w następnym rozdziale INFORMACJE TECHNICZNE. Art c) Opis systemu informatycznego (...) Opisem systemu jest niniejsza dokumentacja. Zawarty jest w niej między innymi SKOROWIDZ FUNKCJI PROGRAMU, w którym są rozdziały odpowiadają punktom w menu programu. Opisem stosowanych algorytmów jest również dokumentacja. Samodzielnie należy zadbać o to, by ewentualnie opisać w polityce rachunkowości sposób wykorzystania miejsc w programie, które tworzą dokumenty w sposób automatyczny, czy też wyliczają dane. Należy pamiętać o tym, że nie ma w programie miejsca gdzie odbywa się przetwarzanie ksiąg rachunkowych bez udziału operatora. Ochrona danych odbywa się poprzez system haseł. Zbiorów, które tworzą system nie można poddać edycji w sposób inny niż programem SFINKS, który jak wynika z dokumentacji nie pozwala na zapisanie w księgach dokumentu nieprawidłowego, lub wprowadzenie dokumentu z naruszeniem chronologii pozycji w dzienniku. Istnieją dodatkowe możliwości ochrony danych zależne od posiadanego sprzętu komputerowego i oprogramowania. Warto indywidualnie zadbać o bezpieczeństwo i określić odpowiedzialność poszczególnych osób za dane, oraz ich kopiowanie. Numer posiadanej wersji i numer licencji programu możemy podejrzeć w bloku programu INNE. Samodzielnie musimy zadbać, by w dokumentach firmy znalazła się stosowana adnotacja o numerze wersji i dacie rozpoczęcia jej eksploatacji. Art.12.5 Zamknięcie ksiąg rach. polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości (...) Przewidziana jest specjalna funkcja w programie do nieodwracalnego zamknięcia roku. Art.13.4 Księgi rach., z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być (...) Na każdej stronie drukowana jest nazwa użytkownika programu. Wszystkie wydruki zawierają również datę sporządzenia, zakres danych (w zależności od wyboru operatora) oraz nazwę programu z numerem jego wersji. 242 ZGODNO ŚĆ SYSTEMU Z USTAWAMI - Ustawa o rachunkowości

243 Art.13.4 (...) należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald (...) Numeracja stron wydruku odbywa się automatycznie, a wydruki stanowiące księgi rachunkowe są sumowane po kolejnych stronach. System nie pozwala na wpisanie dowodu z nieprawidłową datą. Art.14 Dziennik Podczas wprowadzania dokumentów do dziennika operator nie ma żadnej możliwości wpływu na nadawany numer. Możemy wykonać wydruki dzienników częściowych oraz dzienników razem. Przy każdym dokumencie jest zapamiętana informacja kto wprowadził go do komputera oraz kto zapisał go do dziennika. Art.20.5 (...) za równoważne z dowodami źródłowymi W systemie są przygotowywane dokumenty w sposób półautomatyczny, to znaczy po przygotowaniu są pozostawiane do dyspozycji operatora celem ewentualnej korekty i zapisania. W szczególności są to dokumenty importowane z innych systemów, różnice kursowe czy automatyczne dekrety. Wszystkie są tworzone i podlegają tym samym kontrolom co dokument w całości wprowadzony ręcznie. Art.23.1 (...) należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu (...) Program nie pozwala na dokonanie nieuprawnionych korekt. Samodzielnie należy zadbać o zabezpieczenie zbiorów danych przed fizycznym zniszczeniem poprzez sporządzanie kopii zapasowych. Art.23.2 Zapis księgowy powinien zawierać(...) Wszystkie informacje, o których mowa w tym artykule są gromadzone w czasie wprowadzania danych. Data wprowadzenia dokumentu do systemu jest prezentowana podczas przeglądania dokumentów. Wyjaśnienie stosowanych symboli (rodzaje dowodów, dzienniki) najlepiej zapewnić drukując odpowiedni słownik i włączając wydruk do akt firmy. Art.23.4 Zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej powinny być powiązane (...) O powiązaniu tych zapisów świadczy logika systemu. Dla celów kontrolnych najlepiej sporządzić wydruk o nazwie Porównanie księgi z dziennikiem. Art.23.4 (...)zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu(...) Wykaz zbiorów danych jest podany przy omawianiu Art b. i można dokonać sprawdzenia dowolnym programem umożliwiającym przeglądanie zawartości dysku komputera. Program sam się broni i w przypadku braku zbioru (zbiorów) natychmiast ZGODNO ŚĆ SYSTEMU Z USTAWAMI - Ustawa o rachunkowości 243

244 informuje o tym stosownym komunikatem. W menu programu Serwis jest również funkcja Odtworzenie struktury tabel, która pozwala na sprawdzenie prawidłowości zbiorów. Art.25.2 W razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera (...) Korekty dowodów są możliwe jedynie w trybie określonym przez ten artykuł, warto jednak zwrócić uwagę, że program pomaga operatorowi w pracy dając możliwość szybkiego skopiowania dowodu (również jako storna). Funkcja ta widoczna jest po naciśnięciu prawego klawisza myszki przy przeglądaniu dowodów Ustawa o ochronie danych osobowych. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 29 kwietnia 2004 w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych. określa między innymi konieczność posiadania opisu struktury zbiorów danych. Informacje w tym rozdziale z pewnością pomogą w realizacji polityki bezpieczeństwa w rozumieniu Opis danych kontrahentów (danych osobowych) i zbiorów zawierających je. Opis pola Oznaczenie,typ Komentarz Identyfikator Skrót Nazwa nazwa c.d. Ulica Kod pocztowy Miasto Kraj Telefon Telefon komórkowy Fax Adres Numer NIP Wskaźnik ID_INT SKROT a(10) NAZWA1 a(48) NAZWA2 a(48) ULICA a(30) KOD a(10) MIASTO a(30) KRAJ a(4) TEL_PRACA a(20) TEL_KOM a(20) FAX a(20) a(40) NIP a(15) UETRANS a(1) wewnętrzny identyfikator rekordu w bazie skrótowe oznaczenie kontrahenta nazwa kontrahenta ciąg dalszy nazwy 244 stosowane oznaczenia jak w numerach NIP numer telefonu jeżeli pole nie jest puste oznacza to że transakcje z tym kontrahentem należy traktować jako ZGODNO ŚĆ SYSTEMU Z USTAWAMI - Ustawa o ochronie danych osobowych.

245 Kontakt Bank Numer konta Czy osoba fizyczna wewnątrzunijne KONTAKT a(30) osoba do kontaktu BANK a(30) Bank kontrahenta KONTOBANKOWE a(45) CZYOSFIZ a(1) jeżeli pole jest puste, oznacza to, że rekord nie dotyczy osoby fizycznej (zaznacza operator programu) Baza ta jest elementem pliku : F_NAZWAFIRMY_ZB_RRRR.GDB gdzie X.XXX to nazwa ksiąg (ta, która wyświetla się na liście przy uruchomieniu programu), a RRRR to rok obrachunkowy Rejestrowanie kto po raz pierwszy wprowadził dane do bazy oraz kto ostatni je modyfikował. Odnotowywanie daty i skrótu operatora odbywa się automatycznie bez udziału użytkownika. Informacje te są widoczne na ekranie z danymi kontrahenta: ZGODNO ŚĆ SYSTEMU Z USTAWAMI - Ustawa o ochronie danych osobowych. 245

246 Podczas przeglądania danych kontrahentów możemy również wybrać kolumny (Ctrl+O), które pokażą informacje o datach i osobach modyfikujących dane Drukowanie danych osobowych Zgodnie z ustawą na życzenie musimy wydrukować informacje o przetwarzanych danych osobowych. Do tego celu dodano możliwość Ctrl+D- Drukowanie danych kontr. na ekranie pokazanym powyżej. Można również podczas przeglądania danych kontrahentów ustawić odpowiednie kolumny (Ctrl+O): i sporządzić druk lista (Ctrl+R). 246 ZGODNO ŚĆ SYSTEMU Z USTAWAMI - Ustawa o ochronie danych osobowych.

247 16. INFORMACJE TECHNICZNE 16.1 Instalacja programu Po włożeniu płyty do napędu automatycznie winien uruchomić się program instalacyjny. Na czas instalacji programu najlepiej zamknąć inne uruchomione programy (na przykład: edytor tekstu, program bankowy, Płatnik,...). Tak najlepiej zawsze postępować przy instalacji nowego oprogramowania, nie tylko SFINKSa. Program instalacyjny podpowiada gdzie chciałby zainstalować system i jaki folder utworzyć. Jeżeli nie odczuwamy potrzeby zmiany tych parametrów, to wystarczy zaakceptować podpowiedzi klikając myszką na przycisk DALEJ. Po zainstalowaniu programu płytę możemy wyjąć i zachować (jest to jeden z dowodów legalności posiadanego oprogramowania). Przy uruchamianiu programu zostaniemy zapytani o oznaczenie operatora i hasło. Zainstalowany system ma na razie jednego operatora ADMIN, który ma hasło do systemu ADMIN. Od tego momentu uruchamiamy program za pomocą ikonki utworzonej podczas instalacji, lub bezpośrednio plik SFINKS4WIN. Jeśli zaakceptowaliśmy domyślne ustawienia instalatora, to program sfinks4win.exe odnajdziemy na dysku C w katalogu c:\program files\pcbest\sfinks dla Windows\ Instalacja serwera. Serwer baz danych Firebird jest rozwijany przez Firebird Foundation Aktualne wersje instalacyjne serwera można bezpłatnie otrzymać w internecie pod adresem: Możemy skorzystać z wersji serwera FIREBIRD która jest na płycie instalacyjnej systemu SFINKS. W tym celu koniecznie trzeba zaznaczyć właściwy przełącznik po uruchomieniu płyty. SFINKS pracuje z serwerem w wersji 1.5 nie zaleca się instalowania wersji 2.0. Dokumentacja dotycząca dołączanej wersji serwera: INFORMACJE TECHNICZNE - Instalacja programu 247

248 Serwer baz danych może zostać zainstalowany na komputerze wyposażonym w oprogramowanie serwerowe (np. Microsoft Windows lub Linux). W przypadku niemożności wyodrębnienia komputera spełniającego rolę serwera można zainstalować serwer na jednym z komputerów pracujących w sieci peer to peer (każdy z każdym). W takim przypadku zaleca się instalację na komputerze wyposażonym w system Microsoft Windows XP Pro,Microsoft Windows 2000 Pro (lub nowsze). Wymagania sprzętowe serwera: pamięć RAM: conajmniej 256 MB (zalecane conajmniej 512 MB) HDD (minimum 300 MB wolnego miejsca) Wymagania sprzętowe klienta (minimalne): pamięć RAM : 128 MB (dla Windows 98, Millenium), 256 MB (dla Windows XP, 2000) HDD: co najmniej 200 MB wolnego miejsca rozdzielczość ekranu:800x600 (co najmniej 256 kolorów) karta sieciowa:100mb/s UWAGA - transmisja danych odbywa się z wykorzystaniem portu TCP W przypadku wykorzystywania zapór należy zadbać o odblokowanie transmisji na tym porcie. W przypadku instalacji "sieciowej" serwer baz danych powinien być zainstalowany tylko na jednym z komputerów Wspólny katalog sieciowy. W celu ułatwienia konfiguracji wszystkich stanowisk pracujących w jednej sieci istnieje potrzeba wyodrębnienia i udostępnienia wszystkim komputerom jednego katalogu, przez który będzie następować wymiana pomocniczych informacji, m.in.: parametrów konfiguracyjnych połączenia z serwerem baz danych definicje bazy danych danych umożliwiających rozpoznanie potrzeby aktualizacji programu. Na każdym stanowisku, na którym zainstalowany jest program Sfinks dla Windows, w katalogu programu SfinksCS.exe istnieje plik ibshdir.cfg, który powinien zawierać nazwę dzielonego katalogu danych. UWAGA! Każda z aplikacji firmy PCBest pracująca w wersji client/serwer w dzielonym katalogu danych pracuje na podkatalogu o nazwie aplikacji. W przypadku Sfinksa jest to \\SFINKS. Zawartość dzielonego katalogu. dbparams.txt - opis połączenia z serwerem baz danych passwd.pwd - zaszyfrowana nazwa użytkownika oraz hasło z jakim program łączy się z serwerem baz danych. Comps - katalog z parametrami przypisanymi do poszczególnych komputerów DefDekl - definicja deklaracji podatkowych DefPrzel - definicja przelewów podatkowych 248 INFORMACJE TECHNICZNE - Instalacja programu

249 IBDefs - definicja baz danych InitDB - pomocnicze inicjujące dane Updates - katalog służący do sygnalizacji konieczności aktualizacji DBParams.txt Plik w poszczególnych sekcjach opisujący połączenie z serwerem danych: [SERWER] nazwa_serwera [DANE] katalog_danych [TYP_SERWERA] typ_serwera nazwa_serwera - nazwa komputera, na którym zainstalowany jest serwer, w przypadku wersji jednostanowiskowej powinna być pusta katalog_danych - nazwa katalogu na serwerze, w którym przechowywane są dane. Nazwa katalogu musi być podana w taki sposób, w jaki jest widoczna na serwerze. Katalog nie musi być udostępniany pozostałym użytkownikom(ze względów bezpieczeństwa nawet nie powinien być udostępniany). typ_serwera - WINDOWS / LINUX - może pozostać puste, i wtedy oznacza wykorzystanie serwera Microsoft Windows. Passwd.pwd Plik zawierający zaszyfrowane informacje o użytkowniku oraz haśle wykorzystywanym do zalogowania się do serwera baz danych. W katalogu, w którym zainstalowano program znajduje się narzędzie służące do uzyskania zakodowanego pliku passwd.pwd: passwd.txt - jawny plik zawierający hasło i nazwę użytkownika, w postaci: USER=SYSDBA PASSWORD=masterkey Pokazane wyżej hasło oraz nazwa użytkownika są danymi początkowo wpisanymi do pliku passwd.pwd sfkpass.exe - program, który konwertuje plik passwd.txt do pliku passwd.pwd. Po instalacji program sfkpass.exe trafia do podkatalogu PassTool na każdym z komputerów, na którym zainstalowany jest program Instalacja danych. Domyślna instalacja programu zakłada, że wspólnym katalogiem danych jest podkatalog Shared w katalogu, w którym zainstalowany jest program. Instalacja zakłada także, że katalogiem danych stanie się podkatalog IBData. INFORMACJE TECHNICZNE - Instalacja programu 249

250 W przypadku instalacji wielostanowiskowej należy postąpić zgodnie z poniższymi zasadami: Na serwerze zakładamy katalog, który będzie wykorzystywany do przechowywania danych. W lokalizacji dostępnej dla wszystkich użytkowników tworzymy katalog do wymiany pomocniczych danych. Z komputera, na którym zainstalowaliśmy program należy przenieść zawartość podkatalogu Shared do katalogu utworzonego w punkcie 6b). W pliku dbparams.db (z katalogu 6b) wpisujemy lokalizację danych. W przypadku, gdy chcemy aby program logował się do systemu baz danych inaczej niż SYSBDA (z hasłem masterkey) modyfikujemy plik passwd.pwd zgodnie z punktem 5 Edytujemy plik ibshdir.cfg i wskazujemy w nim dzielony katalog danych. Na kolejnym stanowisku instalujemy program Sfinks dla Windows i dokonujemy modyfikacji w pliku ibshdir.cfg. Po tym kroku kolejne stanowisko jest już gotowe do pracy Przykład instalacji wielostanowiskowej. SERWER 250 Tworzymy na serwerze katalog, w którym będą przechowywane dane, niech będzie to C:\SFK_CS\DANE. Nie ma potrzeby udostępniania go (ze względów bezpieczeństwa udostępnienie jego jest wręcz niewskazane) Na serwerze tworzymy pomocniczy katalog, każdy z użytkowników musi mieć pełne prawa dostępu do tego katalogu (także w trybie zapisu),np. C:\WSPOLNY Na serwerze uruchamiamy sfk_cs_inst.exe. W pierwszym oknie dialogowym wybieramy zarówno instalację Firebird SQL Server jak i Sfinks dla Windows. W pierwszej kolejności pojawi się instalator serwera baz danych. Wybieramy instalację w wersji 'Super Server binary'. W drugiej kolejności nastąpi instalacja aplikacji Sfinks dla Windows CS. Jako katalog docelowy możemy wybrać np. C:\Program Files\PCBEST\Sfinks_CS W finalnej fazie następuje pytanie o uruchomienie programu. Można udzielić odpowiedzi pozytywnej. Katalog C:\Program Files\PCBEST\Sfinks_CS\Shared\Sfinks zawiera wspólne dane, przenosimy jego zawartość tak aby powstał katalog C:\WSPOLNY\Sfinks. W pliku C:\Program Files\PCBEST\Sfinks_CS\ibshdir.cfg dokonujemy wpisu C:\WSPOLNY\ Przy każdym uruchomieniu SfinksCS otwiera plik ibshdir.cfg w celu znalezienia lokalizacji dzielonego katalogu. Edytujemy plik C:\WSPOLNY\Sfinks\dbparams.txt, dokonujemy wpisów w następujących sekcjach: [SERWER] nazwa_serwera [DANE] C:\SFK_CS\Dane INFORMACJE TECHNICZNE - Instalacja programu

251 Po dokonaniu wpisów w plikach ibshdir.cfg oraz dbparams.txt możemy już uruchomić program na serwerze. Po instalacji w programie istnieje użytkownik ADMIN z hasłem ADMIN INSTALACJA NA STACJACH Uruchamiamy program sfk_cs_inst.exe wybierając instalację jedynie programu Sfinks dla Windows CS. Po instalacji programu edytujemy plik ibshdir.cfg wpisując nazwę umieszczonego na serwerze wspólnego katalogu danych,np: \\nazwa_serwera\c\wspolny 16.2 Kopia zapasowa Kopia zapasowa może być wykonana wyłącznie na maszynie, na której zainstalowany jest serwer bazy danych. W katalogu, w którym zainstalowany jest Sfinks tworzony jest katalog o nazwie BckTool, który jest pomocny przy tworzeniu skryptów automatyzujących tworzenie kopii zapasowej. W skład BckTool wchodzi: ib_backup.txt - plik z opisem wykonywania kopii bck_pars.txt - parametry konfiguracyjne kopii zapasowej,takie jak docelowy katalog kopii, nazwa i hasło użytkownika logującego się do baz IBBackup.exe - program generujący make_bck.bat, który będzie służył do zasadniczego kopiowania danych Wykonanie kopii zapasowej przebiega w dwóch krokach: 1. Uruchomienie IBBackup.exe który utworzy make_bck.bat umieszczający backup bazy w podkatalogu przeznaczonym na kopie zapasowe. Katalog ten jest podawany w bck_pars.txt, tworzony podkatalog posiada w nazwie zaszytą systemową datę tworzenia kopii. 2. Uruchomienie make_bck.bat. UWAGA - uruchomienie IBBackup oraz make_bck następuje na serwerze baz danych, plik ten musi być uruchomiony z katalogu baz danych. Kopia danych tworzona jest przy pomocy narzędziowego programu gbak (program znajduje się katalogu \bin katalogu, w którym został zainstalowany serwer), jeśli wywołanie make_bck nie kończy się komunikatem: "Nazwa 'gbak.exe' nie jest rozpoznawana jako polecenie wewnętrzne bądź zewnętrzne" to należy zmodyfikować zmienną środowiskową PATH, tak aby zawierała katalog z plikiem gbak.exe. Kopia może być tworzona ręcznie poprzez wykorzystanie firebirdowego programu narzędziowego gbak. Narzędzia uruchamiane z linii komend (dostępne w instalacji firebird'a): gbak.exe - narzędzie do robienia kopii zapasowej i jej przywracania gfix.exe - narzędzie do administracji gsec.exe - narzędzie do administracji użytkowników instreg.exe - narzędzie do rejestracji firebirda w rejestrze systemu windows INFORMACJE TECHNICZNE - Kopia zapasowa 251

252 isql.exe - narzędzie dostępu do baz danych firebird'a za pomocą SQL'a gsplit.exe - narzędzie do podziału dużych plików na mniejsze gstat.exe - narzędzie do wyświetlania statystyk Programy narzędziowe są opisane min. pod adresem: Kopiowanie plików baz danych gdb. BEZPOŚREDNIE KOPIOWANIE PLIKÓW DANYCH NIE JEST WSKAZANE, NIEMNIEJ JEŚLI JUŻ JEST WYKONYWANE NALEŻY BEZWZGLĘDNIE PAMIĘTAĆ O WYKONYWANIU KOPII TYLKO W MOMENCIE GDY NIKT NIE JEST POŁĄCZONY Z KOPIOWANĄ BAZĄ Praca terminalowa. Sfinks dla Windows może być uruchamiany na serwerze terminali, np. Windows 2003 Terminal Server. Ze względu na wydajność, bezpieczeństwo danych zaleca się wykorzystanie wersji Client / Serwer Problemy z instalacją i pracą programu Instalacja poprzednich lat. Po zainstalowaniu system zawiera jedynie katalog z danymi dla bieżącego roku. Jeżeli chcemy wprowadzać dane z lat wcześniejszych (lub importować z systemu SFINKS dane lat poprzednich) to należy najpierw utworzyć ten rok w menu Serwis -> utworzenie nowego roku Instalacja pod Windows95. Do poprawnej pracy w systemie Windows95 niezbędne jest zainstalowanie DCOM95, plik instalacyjny (dcom95.exe) znajduje się w na stronach firmy Microsoft: Wymieniony program znajduje się również na krążku instalacyjnym w katalogu Tools. 252 INFORMACJE TECHNICZNE - Problemy z instalacją i pracą programu

253 Instalacja pod Windows98. Praca w systemie Windows98 możliwa będzie pod warunkiem ustawienia karty graficznej w rozdzielczości wyższej niż 16 kolorów Novell Client dla Windows 2000,XP Novell Client v4.83 dla systemów Windows 2000,XP posiada usterkę uniemożliwiającą połączenie z plikiem Pdxusrs.net. Rozwiązanie problemu znajduje się w sekcji download strony gdzie umieszczona jest aktualizacja klienta Problemy z drukowaniem w systemach Windows Dotyczy - Millenium, 2000 oraz XP. W tych systemach należy zadbać o to, aby tymczasowy katalog systemu Windows miał nazwę nie dłuższą niż 32 znaki Buforowanie zapisów. W celu zmniejszenia ryzyka związanego z buforowaniem zapisów, które jest domyślnym trybem pracy systemów Windows należy każdą ze stacji roboczych przekonfigurować tak, aby dokonywała natychmiastowych zapisów. W zależności od systemu doprowadzamy do stanu, jaki obrazowany jest na poniższych rysunkach : Windows 9x. INFORMACJE TECHNICZNE - Problemy z instalacją i pracą programu 253

254 Windows XP Problemy z programami antywirusowymi. Jeżeli mamy uruchomiony program anty wirusowy i jednocześnie pracujemy z systemem SFINKS to mogą się pojawić poważne kłopoty z bazami danych! Rzecz w tym, że skanowanie antywirusowe dotyczy najczęściej również baz danych systemu SFINKS. Co zrobić? Większość programów ma możliwość WYŁĄCZENIA skanowania dla określonego rodzaju plików. W najpopularniejszym na rynku programie MKS_VIR możemy to wykonać w sposób następujący. Wybieramy monitor antywirusowy, a w nim szukamy opcji. W opcjach znajdziemy skanowanie a w nim wybieramy wykluczenia. Powinniśmy wyłączyć cały folder DATA systemu SFINKS oraz pliki wg maski jak na rysunku. 254 INFORMACJE TECHNICZNE - Problemy z instalacją i pracą programu

255 Bliższych opisów należy szukać w instrukcjach programów antywirusowych Niechciane pliki Podczas pracy SFINKS tworzy pliki robocze z rozszerzeniem lck oraz net. Przy prawidłowej pracy pliki te są usuwane. Jeżeli nastąpi gwałtowne przerwanie pracy z systemem (na przykład reset komputera, chwilowy zanik napięcia,...) może się okazać, że pliki te pozostały na dysku. W takich sytuacjach najczęściej pojawia się komunikat: Directory is controlled by other NET file lub podobny. W takiej sytuacji musimy: 1. Usunąć te pliki. Do tego celu przygotowany jest specjalny program PdxRemove.exe, który znajduje się na płycie instalacyjnej, oraz na stronach internetowych sfinks.eu 2. Usunąć przyczynę, jeśli nie był to zwykły restart komputera. Przyczyna tkwi w niewłaściwym ustawieniu lokalizacji danych Nowe wersje systemu Dystrybucja nowych wersji systemu odbywa się za pośrednictwem stron internetowych firmy PCBEST W części przeznaczonej dla użytkowników systemu SFINKS znajdziemy plik aktualizacyjny. Gdy plik zostanie już pobrany, to należy go uruchomić. I to KONIEC! Wszystko co należało zrobić. W przypadku wersji sieciowej, kolejne stanowiska pracy samodzielnie rozpoznają podczas najbliższego uruchomienia, ża na dysku jest nowa wersja programu i dokonają stosownych zmian. Aktualizację można wykonać z dowolnej starszej wersji programu. Nie ma potrzeby wykonywania wszystkich wymian po drodze. INFORMACJE TECHNICZNE - Nowe wersje systemu 255