OBIEG FAKTUR W UGIM GOLENIÓW

Transkrypt

1 OBIEG FAKTUR W UGIM GOLENIÓW Schemat przepływu faktury w UGIM Goleniów: 1. Rejestracja faktury sekretariat/boi 2. Przekazanie faktury do referenta ds. obiegu faktur 3. Przekazanie przez referenta ds. obiegu faktur faktury do Dyrektora Wydziału merytorycznie odpowiedzialnego za zakres danej faktury 4. Potwierdzenie przez Dyrektora Wydziału merytorycznego kliknięciem, że otrzymał fakturę do opisu (również w wersji papierowej), bądź przekazanie jej do pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za opis faktur w zakresie danego zadania 5. Po opisaniu wersji papierowej przekazanie faktury z powrotem do referenta ds. obiegu faktur, również elektronicznie. 6. Potwierdzenie przez referenta ds. obiegu faktur kliknięciem faktu otrzymania z powrotem również wersji papierowej. 7. Przekazanie elektronicznie faktury do archiwum. Na każdym etapie obiegu referent ds.obiegu faktur widzi przekazaną do opisu fakturę oraz czasu jaki pozostał do końca terminu jej zapłaty.

2 Pierwszą podstawową czynnością jest zarejestrowanie faktury w systemie eobieg. Na tym etapie faktura jest skanowana i jej elektroniczny obraz stanowi załącznik do metryki dokumentu. Zwięzły tytuł i rzeczowy opis faktury Dodajemy skan faktury w postaci pliku PDF (analogicznie jak dla zwykłego pisma) Rejestracja faktury, najważniejsze to zaznaczamy typ dokumentu F (faktura) Tak zarejestrowana faktura otrzyma w systemie numer np. 2012/06/25/108/F (uwaga: duża litera F na końcu numeru umieszczana jest automatycznie przez program), a następnie dokument typu F zgodnie ze schematem obiegu jest automatycznie przekazany do DYSPONENTA FAKTUR (Referent ds. faktur w wydziale WF) gdzie po ustawieniu terminu płatności zostanie zadekretowany dalej do opisu merytorycznego. Tak zarejestrowana faktura oczekuje na dekretację przez DYSPONENTA FAKTUR (menu: Oczekujące na dekretację). DYSPONENT FAKTUR identyfikuje fakturę i ustala termin płatności a następnie dekretuje na konkretny WYDZIAŁ (wtedy Dyrektor danego wydziału decyduje kto merytorycznie zajmie się dokumentem i opisze fakturę).

3 Dysponent zaznacza faktury do dekretacji i poniżej wybiera komórkę której wysyła wskazane dokumenty Dekretacja na Wydział oznacza że faktura trafi do DYREKTORA) Tu ustalamy termin płatności według zapisów z faktury Urzędnik widzi faktury (podobnie jak pozostałe pisma) na liście pism przyjętych. W celu łatwiejszego rozróżnienia faktury zaznaczone są innym charakterystycznym kolorem.

4 Po kliknięciu na konkretną fakturę wchodzimy w szczegóły i czynności dodatkowe jak pokazano na ekranie poniżej CZYNNOŚĆ 3: Przekazanie do DYSPONENTA (oznacz jako zrealizowana) CZYNNOŚĆ 1: Potwierdzenie otrzymania wersji papierowej CZYNNOŚĆ 2: Opis merytoryczny Pracownik merytoryczny otrzymuje FAKTURĘ w pisma przyjęte z adnotacją (na górze na czerwono) o braku potwierdzenia otrzymania równolegle wersji papierowej. Po fizycznym otrzymaniu wersji papierowej odnotowujemy ten fakt w HISTORII OBIEGU poprzez kliknięcie potwierdź (jak widać w menu działania po prawej stronie CZYNNOŚĆ 1) Po potwierdzeniu górny napis zmienia kolor na zielony. Kolejny krok to opis merytoryczny na odwrocie faktury (CZYNNOŚĆ 2). Pracownik merytoryczny opisuje papierową wersję faktury oraz odnotowuje ten fakt w programie w formie elektronicznej. Okno Zapisz odpowiedź powinno zawierać zwięzły opis zgodny z tym który umieszczamy na odwrocie faktury (tzn: za co i na podstawie czego płacimy). Następnie pracownik oznacza fakturę jako zrealizowana (menu działania prawa strona CZYNNOŚĆ 3) UWAGA: zgodnie z naszym ustalonym wcześniej schematem obiegu faktur pracownik merytorycznie opisujący fakturę przekazuje ją następnie do DYSPONENTA FAKTUR czyli wykonuje działanie: Oznacz jako zrealizowana (do dysponenta) Czynność to jest równoznaczna z przekazaniem i zaakceptowaniem faktury do realizacji przez dział księgowy. Alternatywnie wybranie opcji pierwszej Przekaż do akceptacji spowoduje przesłanie faktury do DYREKTORA celem akceptacji, wtedy Dyrektor wykonuje ocenę merytoryczną i osobiście przesyła faktury do Dysponenta (to rozwiązanie stosujemy głównie w przypadku gdy Dyrektorzy Wydziałów wymagają tego od pracowników nieuprawnionych lub pracownik nie powinien samodzielnie podejmować decyzji o realizacji zapłaty faktury budzących wątpliwości)

5 Dyrektor Wydziału merytorycznego widzi takie faktury (trudne przypadki) w swoim menu pism: Faktury do akceptacji Dyrektor ostatecznie zatwierdza Fakturę do DYSPONENTA W ten sposób FAKTURA (opisana i zaakceptowana merytorycznie) trafia do weryfikacji i realizacji płatności na stanowisko DYSPONENTA. Monitoring stanu

6 Jak widać powyżej DYSPONENT FAKTUR na każdym etapie może monitorować faktury na stanowiskach. Widzi między innymi przekroczone terminy płatności oraz pełną historię obiegu faktury wraz z ich opisem merytorycznym. W wydziale WF uprawnieni pracownicy (z grupy DYSPONENT FAKTUR) nadzorują dalszą realizację (płatność) faktury. Jak widać poniżej mogą zatwierdzić (wykonać płatność) lub cofnąć do ponownej weryfikacji i opisu merytorycznego. DYSPONENT ostatecznie zatwierdza Fakturę do zapłaty lub cofa do poprawki pracownikowi merytorycznemu Ostatecznie na stanowisku DYSPONENTA zatwierdzona FAKTURA trafia do menu PISMA:ZREALIZOWANE. Pracownik merytoryczny również widzi tą konkretną FAKTURĘ na swoim stanowisku w menu PISMA:ZAKOŃCZONE, a po wejściu w HISTORIĘ OBIEGU widać wszystkie szczegółowe czynności w tym również informacja kiedy zostało wykonane ostateczne zatwierdzenie (w tym przypadku równoznaczne z realizacją płatności) Następnie FAKTURA jest przekazana do ARCHIWUM SYSTEMOWEGO (menu ARCHIWUM:PRZEGLADANIE) Jak pokazano poniżej ta czynność ostatecznie kończy bieg faktury w systemie (faktura została zapłacona i zabezpieczona w aktach)

7 Opracowanie: Dariusz Przybylski (28.VI.2012r) Zakończenie biegu faktury przez uprawnionego DYSPONENTA