WF Mag dla Windows. Zaczynamy!

Wielkość: px
Rozpocząć pokaz od strony:

Download "WF Mag dla Windows. Zaczynamy!"

Transkrypt

1 WF Mag dla Windows Zaczynamy!

2 WF Mag dla Windows Spis treści O CZYM JEST TA KSIĄŻKA... 5 I STALACJA PROGRAMU... 7 ODROBINA TEORII... 7 Organizacja danych w WF Magu dla Windows... 9 Dlaczego instalacja musi być wieloetapowa? WYMAGANIA SPRZĘTOWE I SYSTEMOWE DLA SERWERA SQL WYMAGANIA SPRZĘTOWE I SYSTEMOWE DLA APLIKACJI WA PRO INSTALACJA PROGRAMU KROK PO KROKU Problemy podczas instalacji Pierwsze uruchomienie programu Założenie bazy danych programu OBSŁUGA PROGRAMU URUCHOMIENIE PROGRAMU OBSŁUGA PROGRAMU W ŚRODOWISKU WINDOWS KLAWISZE O STAŁYM ZNACZENIU OKNO PROGRAMU WF MAG FORMATKI DANYCH I OKNA DIALOGOWE Kalendarz OBSŁUGA OKIEN KARTOTEK I REJESTRÓW Sortowanie kartotek Wyszukiwanie pozycji w kartotece Drzewo filtrowania kartoteki Filtrowanie zawartości kartoteki Filtrowanie rejestru dokumentów ze względu na kontrahenta Konfiguracja kolumn Operacje grupowe Podręczne menu kontekstowe Okno operacji dodatkowych DRUKOWANIE DOKUMENTÓW I RAPORTÓW

3 Poradnik użytkownika Podgląd wydruku... Błąd! ie zdefiniowano zakładki.błąd! ie zdefiniowano zakładki. ZAKOŃCZENIE PRACY Z PROGRAMEM OD CZEGO ZACZĄĆ? SAMOUCZEK JAK WYSTAWIĆ FAKTURĘ SPRZEDAŻY ORAZ DOKUME T MAGAZY OWY ODROBINA TEORII Dokumenty handlowe w WF Magu Dokumenty magazynowe w WF Magu Dokumenty handlowe i odpowiadające im dokumenty magazynowe Jak wystawiać dokumenty handlowe Gospodarka magazynowa w WF Magu A TERAZ PRAKTYKA Sprzedaż towaru dokumentowana fakturą VAT Sprzedaż detaliczna Zakup towaru na podstawie faktury VAT Gdy coś trzeba zmienić w dokumentach Faktury korygujące Wystawianie dokumentu magazynowego Wystawianie faktury przy okazji wystawiania dokumentu magazynowego 77 Wystawianie faktury do istniejącego dokumentu magazynowego JEŚLI CHCESZ WIEDZIEĆ WIĘCEJ JAK POSŁUGIWAĆ SIĘ KARTOTEKAMI W WF MAGU O CZYM TRZEBA PAMIĘTAĆ KRÓTKI PRZEGLĄD KARTOTEK W WF MAGU Kartoteka asortymentów Kartoteki pomocnicze związane z asortymentami Kartoteka kontrahentów Kartoteki pomocnicze związane z kontrahentami Kartoteka pracowników Kartoteka urzędów Kartoteki finansowe WYPEŁNIANIE KARTOTEKI WYPEŁNIANIE KARTOTEKI W TRAKCIE WYSTAWIANIA DOKUMENTU CE Y W WF MAGU CENY NETTO I BRUTTO. EWIDENCJA CEN Przeliczanie wartości pól w formatce CENA ZAKUPU

4 WF Mag dla Windows CENA SPRZEDAŻY CENY WALUTOWE CENY W DOKUMENTACH MAGAZYNOWYCH MAGAZY Y W SYSTEMIE WF MAG I WE TARYZACJA W MAGAZY IE MECHANIZM BILANSÓW TYMCZASOWYCH ROBIMY BILANS OTWARCIA W MAGAZYNIE RÓŻNICE MIĘDZY FUNKCJAMI REMA E T A BILA S OTWARCIA ROZLICZE IA Z KO TRAHE TAMI Rozrachunki walutowe DOKUMENTY FINANSOWE JAK WYDRUKOWAĆ DOKUME T I SPORZĄDZIĆ RAPORT (ZESTAWIE IE) JAK WYDRUKOWAĆ KONKRETNY DOKUMENT JAK WYDRUKOWAĆ ZESTAWIENIE W REJESTRZE DOKUMENTÓW JAK WYDRUKOWAĆ RAPORT Raport z wariantami JAK POSŁUGIWAĆ SIĘ KREATOREM ZESTAWIEŃ Rady dla zaawansowanych Przygotowanie wzorca raportu za pomocą Kreatora zestawień Drukowanie raportu na podstawie wzorca z Kreatora zestawień JEŚLI CHCESZ WIEDZIEĆ WIĘCEJ FUNKCJE MENU I E FUNKCJE MENU ADMI ISTRATOR DEFINICJE FUNKCJE NAPRAWCZE I DEKS

5 O czym jest ta książka Poradnik użytkownika Podręcznik zatytułowany WF Mag dla Windows. Zaczynamy! zasadniczo przeznaczony jest dla nowych użytkowników programu. Doświadczeni użytkownicy mogą skorzystać z niego przy zakupie uaktualnienia, aby szybko zorientować się w zmianach poczynionych w zakresie obsługi programu. W niniejszym podręczniku znajdą Państwo: Zwięzły opis instalacji programu oraz objaśnienie podstaw technologii klient serwer, potrzebnej do zrozumienia sposobu działania systemu WF Mag dla Windows. Systematyczny opis zasad obsługi programu: jak wygląda ekran, jak uruchamiać poszczególne funkcje, jak posługiwać się klawiaturą i myszą Krótki opis kroków niezbędnych po zainstalowaniu programu, aby można było rozpocząć normalną pracę (założenie firmy, magazynu, wypełnienie kartotek, ustawienie najważniejszych opcji konfiguracyjnych ). Przedstawienie krok po kroku postępowania w najczęściej spotykanych sytuacjach: jak wystawić fakturę sprzedaży, jak wprowadzić towar do ewidencji magazynowej, jak przyjąć zapłatę za towar, jak rozliczyć się z kontrahentem. Ponieważ program jest bardzo rozbudowany, jego wyczerpujący opis zająłby wiele miejsca. Z praktyki wynika jednak, że użytkownik posługuje się tylko wybranym zestawem funkcji, związanym ze stanowiskiem w firmie. Aby uchronić Państwa od trzymania na podorędziu i wertowania opasłych ksiąg, twórcy programu zdecydowali się umieścić informacje na temat obsługi, działania, oraz możliwości WF Maga w następujących miejscach: W niniejszym podręczniku, w zakresie podstawowych zagadnień instalacji i obsługi programu, oraz najczęściej wykonywanych operacji. W kontekstowej pomocy ekranowej (help), dostępnej w dowolnym momencie pracy z programem po naciśnięciu klawisza [F1]. Ze względu na łatwość i szybkość wprowadzania zmian w tekście dokumentacja elektroniczna jest najpełniejszym i najaktualniejszym źródłem wiedzy o programie. 5

6 WF Mag dla Windows Twórcom oprogramowania przyświecał cel stworzenia programu uniwersalnego, który znalazłby zastosowania zarówno w małej firmie rodzinnej, jak i w rozbudowanym przedsiębiorstwie o profilu handlowo usługowym. Aby dopasować możliwości i wymagania programu do potencjalnych klientów WF Mag dla Windows oferowany jest w trzech wariantach, oznaczanych odpowiednio: Start, Biznes i Prestiż. W dokumentacji elektronicznej na dysku znajdą Państwo porównanie funkcjonalności wariantów WF Maga. 6

7 Instalacja programu Poradnik użytkownika Odrobina teorii System obsługi magazynów i sprzedaży WF Mag dla Windows, stworzony przez firmę WA PRO, obsługuje (w najbardziej rozbudowanym wariancie Prestiż) gospodarkę magazynową prowadzoną w wielu niezależnych firmach, a w obrębie każdej z firm w wielu magazynach, z możliwością elastycznego stosowania rozmaitych metod przepływu towaru (FIFO, LIFO, wybór z konkretnej dostawy); prowadzi na bieżąco ewidencję w cenach rzeczywistych, wspomaga użytkownika w zarządzaniu dokumentami magazynowymi, fakturami i rachunkami, oraz przy prowadzeniu rozliczeń z kontrahentami. Aplikacja zaprojektowana jest w nowoczesnej technologii klient serwer. W niniejszym podręczniku spróbujemy tylko pobieżnie wyjaśnić to pojęcie, zaś więcej informacji można znaleźć w dokumentacji elektronicznej na dysku twardym. Technologie klasyczne. Otóż w starszych rozwiązaniach (stosowanych np. w WF Magu dla DOS) program wykonuje absolutnie wszystkie czynności związane z obsługą magazynów: wyświetla informacje dla użytkownika na ekranie monitora, odczytuje polecenia wydawane przez operatora za pośrednictwem klawiatury lub myszy, stosownie do tych poleceń wykonuje odpowiednie operacje i obliczenia, a co najistotniejsze samodzielnie wykonuje wszystkie operacje zapisu i odczytu danych na dysku twardym. Jeśli program ma pracować w sieci, to musi mieć wbudowane odpowiednie funkcje zapewniające bezkonfliktowy dostęp do danych przez wielu użytkowników, ponadto przewidziane muszą być mechanizmy odświeżania tych informacji, aby zmiana wprowadzona przez jednego z operatorów była natychmiast widziana przez pozostałych użytkowników systemu, a odświeżaniu muszą towarzyszyć mechanizmy określania priorytetu dostępu do danych, aby nie zaszła sytuacja w której dwie osoby w tym samym momencie będą modyfikowały zapis dotyczący tej samej pozycji (np. ilości towaru w magazynie). Napisanie tak złożonego programu nie jest zadaniem prostym, i nawet gdy korzysta się z gotowych bibliotek specjalistycznych 7

8 WF Mag dla Windows (zawierających np. komplet funkcji niezbędnych do pracy w sieci), to i tak wydajność przetwarzania danych i możliwość powiększania liczby użytkowników programu zwykle są ograniczone. Technologia klient serwer. W tym przypadku przetwarzanie danych odbywa się w inny sposób. Na wybranym komputerze (na ogół najmocniejszym w firmie) instalowane jest specjalne oprogramowanie tzw. serwer baz danych. Jest to centralny program odpowiedzialny za gromadzenie, przetwarzanie oraz integralność i bezpieczeństwo danych wprowadzanych do systemu. Oprogramowanie takie jest bardzo skomplikowane, dlatego nie pisze się go samodzielnie, lecz korzysta z któregoś z gotowych rozwiązań dostępnych na rynku. WA PRO zdecydowało się wykorzystać w charakterze serwera danych programy z rodziny Microsoft SQL Server Oprogramowanie serwera poza procedurami służącymi bezpośrednio do zapisywania i odczytywania danych na dysku twardym komputera wyposażone jest w rozbudowany i elastyczny zestaw komend do ich przetwarzania, tzn. do uzyskiwania dowolnego zestawu informacji z bazy danych (np. wyszczególnienie wszystkich kontrahentów, którzy nie uregulowali w terminie należności). Taki język zapytań kierowanych przez użytkownika do serwera danych nosi nazwę języka zapytań SQL. Należy podkreślić, że jest to język ustandaryzowany i uniwersalny, tak że programista znający zapytania SQL może pracować nie tylko z serwerem SQL firmy Microsoft, lecz z każdym serwerem który akceptuje założenia języka SQL. Bazy danych standardu SQL i obsługujący je język zapytań są więc uniwersalnym sposobem przechowywania informacji i dostępu do niej, niezwiązanym z konkretnym dostawcą oprogramowania. Teoretycznie bazę danych można obsługiwać (tworzyć, modyfikować, odczytywać, sortować itd.) w sposób bezpośredni, wysyłając odpowiednie komendy do serwera (zapytania SQL). Jest to oczywiście rozwiązanie raczej nie do przyjęcia, gdyż wymaga wysokich kwalifikacji programistycznych, a ponadto jest bardzo niewygodne: uzyskanie nawet stosunkowo prostej odpowiedzi wymaga wstukania wielu komend. Dlatego też w rozwiązaniach klient serwer oprócz serwera stosuje się drugi typ oprogramowania, przeznaczony do bezpośredniej obsługi przez użytkownika. Program WF Mag jest właśnie takim programem klientem współpracującym z serwerem SQL. Oprogramowanie klienta instalowane jest lokalnie na komputerze każdego z użytkowników (magazyniera, sprzedawcy, zaopatrzeniowca). Możliwe jest instalowanie go również na komputerze z serwerem to rozwiązanie dla małych firm, w których korzysta się tylko z jednego komputera. Praca w architekturze klient serwer W architekturze klient serwer praca wygląda następująco: 8

9 Poradnik użytkownika Oprogramowanie serwera SQL jest zainstalowane i stale pozostaje w gotowości do pracy (serwer może pracować non stop). Użytkownik uruchamia WF Maga na swoim lokalnym komputerze. W czasie włączania programu podaje się nazwę sieciowego serwera SQL z którym będziemy pracować (logowanie do systemu). Program klient jest napisany w taki sposób, aby ułatwić użytkownikowi pracę. Użytkownik może w ogóle nie zdawać sobie sprawy z istnienia czegoś takiego jak język SQL, gdyż działanie aplikacji stara się możliwie dokładnie oddawać realia pracy papierkowej magazynier będzie wypełniał druki PZ, WZ i MM, sprzedawca wystawiał i przyjmował faktury, kasjer kwity KP i KW. Operacje zlecane przez użytkownika są niezwłocznie tłumaczone przez WF Maga na język zapytań SQL i w tej postaci wysyłane do serwera danych, gdzie uruchamiają odpowiednie składowane tam procedury. Serwer wykonuje te polecenia zwracając klientom dokładnie taką porcję danych, jakiej akurat potrzebują. Mówi się w takim przypadku, iż większość logiki biznesowej, czyli wiedzy o procesach zachodzących w systemie, zawarta jest na serwerze w postaci procedur składowanych. Taka organizacja pracy pozwala na znaczny wzrost wydajności, umożliwiając sprawne przetwarzanie nawet bardzo dużej ilości danych. Jest to następstwem minimalizacji strumienia przesyłanych informacji odciążenia wąskiego gardła jakim jest sieć komputerowa, kosztem większego wykorzystania zasobów komputera pełniącego rolę serwera baz danych. Jednym z priorytetowych zadań serwera jest zapewnienie wysokiej odporności baz danych na wszelkie awarie komunikacji w sieci komputerowej. W przypadku takiej awarii system śledzenia transakcji pozwala natychmiast odbudować integralność danych i kontynuować bezpieczną pracę systemu. Zaletą takiego rozwiązania, poza wspomnianą już uniwersalnością, jest wysoki poziom wydajności, stabilności, oraz bezpieczeństwa systemu informacyjnego w porównaniu z produktami zrealizowanymi w technologii tradycyjnej. Systemy zrealizowane w technologii klient serwer są skalowalne i otwarte, co oznacza w przyszłości możliwość płynnego powiększania systemu bez utraty szybkości przetwarzania danych (rozbudowa systemu o nowe komputery), oraz możliwość bezkonfliktowej współpracy z innymi aplikacjami (włączając również produkty innych producentów) akceptującymi standard klient serwer. Organizacja danych w WF Magu dla Windows W związku z zastosowaniem w WF Magu dla Windows technologii klient serwer w aktualnej wersji programu sposób organizacji i dostępu do danych przedstawia się następująco: Serwer SQL. Jest to komputer, na którym zainstalowano program zarządzający bazami danych typu SQL, np. MSDE W dużych firmach instalacja można składać się z kilku serwerów. Każdy serwer otrzymuje własną nazwę, a użyt- 9

10 WF Mag dla Windows kownik może łączyć się ze swojego komputera z wybranym serwerem za pośrednictwem sieci. Do wyboru aktywnego serwera służy program o nazwie Administrator baz danych WF Mag dla Windows. Bazy danych SQL. Na każdym serwerze SQL może znajdować się dowolna liczba baz danych. Pojęcie baza danych oznacza miejsce przechowywania danych programu na dysku serwera. Podobnie jak serwery, również bazy SQL mają indywidualne nazwy (identyfikatory) nadane im przez użytkownika. Po uprzednim wybraniu serwera użytkownik może więc wybrać do pracy jedną z baz składowanych na serwerze SQL. Do wyboru aktywnej bazy danych również służy Administrator baz danych WF Maga dla Windows. Firmy. W obrębie jednej bazy danych użytkownik może utworzyć dowolną liczbę firm. W danym momencie praca odbywa się w wybranej firmie (firma aktywna). Dane o firmie zapisane są w plikach bazy danych SQL. Zarządzanie firmami, tj. ich tworzenie, usuwanie, oraz ustalanie firmy aktywnej odbywa się z poziomu aplikacji, np. WF Maga dla Windows (funkcja w menu System Firmy Wybór firmy). Magazyny. Na samym dole tej hierarchii znajdują się magazyny: każda firma może obsługiwać dowolną liczbę magazynów. Ten, w którym aktualnie odbywa się praca, nosi nazwę magazynu aktywnego. Zarządzanie magazynami, tj. tworzenie, usuwanie, oraz ustalanie magazynu aktywnego, podobnie jak w przypadku firm, odbywa się z poziomu aplikacji, np. WF Maga dla Windows (funkcja w menu Magazyny Magazyn Zmień aktywny magazyn). Należy podkreślić, że w danym momencie użytkownik może pracować tylko w jednym miejscu: konkretnym magazynie, należącym do konkretnej firmy, której dane składowane są w konkretnej bazie danych, obsługiwanej przez konkretny serwer SQL. Nie znaczy to jednak, że użytkownik musi budować całą omówioną wyżej strukturę danych. W najprostszym przypadku do pracy wystarczy jeden komputer: instaluje się na nim jeden serwer obsługujący jedną bazę danych. Następnie na tym samym komputerze instaluje się aplikację (np. WF Maga) i z poziomu aplikacji tworzy się jedną firmę obsługującą jeden magazyn. Przy kolejnych uruchomieniach program skorzysta z domyślnych wartości (nazwy serwera, bazy itd.), nie trzeba więc ich wybierać ręcznie. 10

11 Dlaczego instalacja musi być wieloetapowa? Poradnik użytkownika Konsekwencją zastosowania technologii klient serwer jest pewne skomplikowanie procesu instalacji oprogramowania. Z formalnego punktu widzenia można w nim wyróżnić następujące etapy: Instalacja serwera bazy danych. Program Microsoft SQL Server może znajdować się na komputerze lokalnym, lub na wydzielonym komputerze pełniącym rolę serwera baz danych w instalacjach sieciowych. Instalacja nie jest konieczna jeśli mamy już wcześniej zainstalowany serwer baz danych i do niego chcemy się podłączać. Instalacja aplikacji WA PRO. Po zainstalowaniu serwera baz danych możemy przystąpić do instalacji programów klientów, czyli aplikacji firmy WA PRO: WF Mag, WF FaKir oraz WF KaPeR. W przypadku pojedynczego komputera instalujemy aplikację na tym samym komputerze, co baza danych. W przypadku instalacji wielostanowiskowej mamy do wyboru dwie możliwości: Instalacja aplikacji lokalnie na komputerze każdego z użytkowników programu. Ten sposób instalacji jest zalecany ze względu na to, że uruchamianie programu z lokalnego dysku nie powoduje obciążania sieci. Wadą tej metody jest natomiast konieczność wielokrotnego powtarzania procesu instalacji dla każdego użytkownika, również w przyszłości, kiedy zajdzie konieczność aktualizacji programu. Można uniknąć tej niedogodności poprzez automatyczną aktualizację oprogramowania w sieci. Instalacja aplikacji na komputerze pełniącym rolę serwera aplikacji. Użytkownicy podłączają się do tego serwera i z niego uruchamiają program. Ten sposób instalacji ułatwia zarządzanie wersjami programu, lecz powoduje zwiększenie obciążenia sieci widoczne tym bardziej, im mniejszą pamięć RAM posiadają komputery użytkowników. Założenie bazy danych programu. Bazy definiuje się przy pomocy programu Administratora. Znajdą się one na serwerze baz danych. Operacja nie jest wymagana, jeśli mamy już założoną bazę danych naszego systemu. Cały proces instalacji uproszczono i zautomatyzowano. Obecnie instalacja serwera baz danych MS SQL, oraz instalacja aplikacji WA PRO (WF Mag) nadzorowana jest przez jeden program instalacyjny, a użytkownik musi jedynie udzielać odpowiedzi na kolejno zadawane pytania. Kreator instalacji prowadzi również użytkownika przez ostatni etap, tj. założenie bazy danych za pomocą programu Administratora baz danych WA PRO. W kolejnym rozdziale przedstawiono zwięzły opis postępowania przy instalacji. 11

12 WF Mag dla Windows Bardziej dociekliwi użytkownicy mogą zapoznać się z dokumentacją elektroniczną, gdzie przedstawiono m.in.: dodatkowe informacje o technologii klient serwer szczegółowy opis w pełni kontrolowanej ( ręcznej ) instalacji serwera baz danych MS SQL, oraz instalacji aplikacji WA PRO (bez korzystania z uniwersalnego programu instalacyjnego) postępowanie przy aktualizacji oprogramowania serwera z wersji MS SQL Server 7.0 do wersji MS SQL Server 2000 odinstalowanie oprogramowania serwera SQL i aplikacji WA PRO automatyczną aktualizację oprogramowania w sieci Wymagania sprzętowe i systemowe dla serwera SQL W zależności od wybranej wersji MS SQL Servera zalecane parametry systemu komputerowego przedstawiają się następująco: MS SQL Server w wersji MSDE 2000 System operacyjny: 12 Windows 98/ME/2000/XP Windows 2000 Server Windows 2003 Sever Parametry komputera: procesor: pamięć: dysk: Intel Pentium II 300 MHz 128 MB 50 MB wolnego miejsca plus miejsce na dane programu MS SQL Server w wersji 2000 Standard System operacyjny: Windows 2000 Server Windows 2000 Advanced Server

13 Windows 2000 Data Center Server Windows 2003 Server Parametry komputera: procesor: Intel Pentium II 500 MHz pamięć: 256 MB dysk: 100 MB wolnego miejsca (minimum) MB (zalecane) plus miejsce na dane programu MS SQL Server w wersji 2000 Enterprise System operacyjny: Windows 2000 Server Windows 2000 Advanced Server Windows 2000 Data Center Server Windows 2003 Server Parametry komputera: procesor: Intel Pentium III 1000 GHz pamięć: 256 MB (512 MB zalecane) dysk: 100 MB wolnego miejsca (minimum) MB (zalecane) plus miejsce na dane programu Poradnik użytkownika Uwaga! MS SQL Server pracuje również na procesorach innych producentów niż Intel (np. AMD, Cirix, WinChip) pod warunkiem, że są one w pełni kompatybilne z ich intelowskimi odpowiednikami. Niespełnienie tego warunku może uniemożliwić instalację i korzystanie z serwera. 13

14 WF Mag dla Windows Wymagania sprzętowe i systemowe dla aplikacji WA PRO Wymagania sprzętowe i programowe wszystkich aplikacji WA PRO, tj. programów WF Mag, WF FaKir i WF KaPeR, są jednakowe i przedstawiają się następująco: System operacyjny: Windows 98/ME/2000/XP Windows 2000 Server Windows 2003 Server Parametry komputera: procesor: pamięć: dysk: Intel Pentium II 300 MHz 128 MB 30 MB na instalację plus 100 MB wolnego miejsca Instalacja programu krok po kroku Cały proces instalacji uproszczono i zautomatyzowano. Obecnie instalacja serwera baz danych MS SQL, oraz instalacja aplikacji WA PRO (WF Mag) nadzorowana jest przez jeden program instalacyjny, a użytkownik musi jedynie udzielać odpowiedzi na kolejno zadawane pytania. Kreator instalacji prowadzi również użytkownika przez ostatni etap, tj. założenie bazy danych za pomocą programu Administratora baz danych WA PRO. Uwaga! Jeżeli chcemy dokonać aktualizacji programu do nowej wersji, to przed rozpoczęciem instalacji zaleca się zarchiwizowanie bazy danych programu. 14

15 Poradnik użytkownika 1. Po włożeniu płyty instalacyjnej do napędu CD ROM nastąpi automatyczne uruchomienie procesu instalacji. Należy kliknąć na nazwę programu, w celu uruchomienia instalatora konkretnego programu. Jeżeli w Panelu Sterowania wyłączono opcję automatycznego uruchamiania płyty CD, należy program instalacyjny (o nazwie INSTALUJ.EXE) uruchomić ręcznie, np. funkcją Start Uruchom w menu głównym Windows. W przypadku, gdy na danym komputerze jest zainstalowana wcześniejsza wersja programu, zostanie ona automatycznie odinstalowana. Po zakończeniu operacji instalator powróci do instalacji nowej wersji programu. 2. Po zapoznaniu się z informacjami w pierwszym oknie dialogowym należy wybrać Dalej. Program instalacyjny przeanalizuje niezbędne ustawienia systemu. Użytkownik może wówczas zostać poproszony o dokonanie dodatkowych czynności związanych instalacją programu (proszę zapoznać się z rozdziałem Problemy podczas instalacji w dokumentacji elektronicznej). 4. W kolejnym kroku instalator poprosi o zapoznanie się z warunkami licencji i zaakceptowanie ich, poprzez zaznaczenie opcji Akceptuję warunki i postanowienia Umowy Licencyjnej. Dopiero wtedy instalator pozwoli przejść do kolejnych etapów. 5. W oknie dialogowym Miejsce instalacji należy wskazać katalog, w którym będzie zainstalowany program. W celu zmiany katalogu docelowego należy wybrać przycisk Zmień. Jeżeli nie chcemy aby na pulpicie został utworzony skrót do programu, należy odznaczyć opcję Czy utworzyć skrót na pulpicie? 6. Instalator zaproponuje do wyboru dwa typy instalacji: instalację pełną lub stanowiskową. Podczas instalacji pełnej zostaną zainstalowane wszystkie składniki programu, oraz serwer bazy danych SQL Server Wariant ten przeznaczony jest do instalacji jednostanowiskowej lub serwerowej. Podczas instalacji stanowiskowej zostaną zainstalowane składniki programu potrzebne do pracy z sieciowym serwerem SQL Server 2000, znajdującym się na innym komputerze. Przy wyborze instalacji stanowiskowej instalator poprosi o podanie nazwy tego serwera. Nazwa serwera SQL Server 2000, na którym będzie działał program jest taka, jak nazwa komputera na którym serwer SQL Server 2000 jest zainstalowany. 7. W kolejnym oknie dialogowym po wybraniu przycisku Instaluj instalator rozpocznie instalację programu. W celu zmiany ustawień instalacyjnych należy wybrać Wstecz. Podczas instalacji zostaną wykonane następujące czynności: kopiowanie plików na dysk twardy komputera 15

16 WF Mag dla Windows tworzenie skrótów do programu rejestracja programu w rejestrze Windows konfiguracja programu instalacja dodatkowego programu do łączenia się z bazą danych konfiguracja źródła danych ODBC (w razie potrzeby źródło zostanie automatycznie założone) 8. Przygotowanie serwera SQL Server 2000 do pracy z programem (w przypadku instalacji pełnej), wiąże się z wybraniem jednej z poniższych opcji: Instalacja SQL Server 2000 jeśli serwer nie jest zainstalowany na komputerze. Podłączenie do SQL Server 2000 jeśli serwer jest już zainstalowany na komputerze. Upgrade z SQL Server 7.0 (MSDE) do SQL Server 2000 (MSDE8) jeśli na komputerze jest zainstalowana starsza wersja serwera, czyli program SQL Server 7.0 (MSDE). Program SQL Server 7.0 nie zostanie zmodyfikowany jeśli na komputerze jest zainstalowany program SQL Server Po zakończeniu instalacji należy wybrać przycisk Zakończ, a następnie zrestartować komputer, w celu uwzględnienia zmian ustawień dokonanych w systemie. Jeżeli wybrana została instalacja stanowiskowa, restart komputera nie jest konieczny. 10. Po restarcie systemu, w celu uruchomienia aplikacji WA PRO należy wybrać ikonę na pulpicie z nazwą programu lub wybrać skrót z menu Start Programy WA PRO WF Mag dla Windows. Problemy podczas instalacji Jeśli podczas instalacji wystąpią niespodziewane trudności, program poinformuje o tym stosownym komunikatem. A oto najczęściej pojawiające się komunikaty o błędzie: Problem Nie masz wystarczających uprawnień do instalacji tego oprogramowania. Zakończ instalację i zaloguj się jako Administrator. Rozwiązanie 16

17 Poradnik użytkownika Należy zakończyć instalację i zalogować się jako użytkownik posiadający uprawnienia do instalacji oprogramowania (dotyczy: Windows 2000, NT, XP). Problem Do prawidłowego działania programu potrzebna jest, co najmniej wersja 5.0 programu Internet Explorer. Proszę zakończyć instalację i zainstalować program. Znajduje się on na płycie instalacyjnej. Rozwiązanie Należy zakończyć program instalacyjny, uruchomić instalację programu Internet Explorer znajdującego się na płycie instalacyjnej w katalogu: \Microsoft\IE5PL\IE5Setup.exe Po zakończeniu instalacji programu Internet Explorer i restarcie komputera należy ponownie uruchomić program instalacyjny. Problem Na tym komputerze jest zainstalowany serwer baz danych SQL Server 7.0. Program nie będzie współpracował z tą wersją serwera bazy danych. Rozwiązanie Po zakończeniu instalacji konieczny będzie upgrade z SQL Server 7.0 do SQL Server 2000 (zob. stosowny rozdział w instrukcji). Problem Problem ze źródłem danych. Rozwiązanie Sprawdzić czy w napędzie CD ROM znajduje się właściwa płyta i czy nie jest zabrudzona i porysowana. Problem Nie można zainstalować programu SQL Server. Problem ze źródłem danych. Rozwiązanie Sprawdzić czy w napędzie CD ROM znajduje się właściwa płyta i czy nie jest zabrudzona i porysowana. Pierwsze uruchomienie programu Po instalacji program jest praktycznie gotowy do pracy. Warunkiem koniecznym do uruchomienia programu jest istnienie odpowiedniej bazy danych na 17

18 WF Mag dla Windows serwerze baz danych, który został wcześniej zainstalowany. Serwer ten powinien być uruchomiony i dostępny lokalnie (instalacja jednostanowiskowa) lub zdalnie poprzez sieć komputerową (instalacja wielostanowiskowa). Jeśli powyższe warunki są spełnione możemy przystąpić do uruchomienia programu. W tym celu należy: 1. Odszukać w menu systemu Windows, tj. w menu Start Programy WA PRO i wybrać interesujący nas program (WF Mag). 2. Po uruchomieniu program przywita nas oknem logowania do systemu oraz bazy danych. Zawiera ono pytanie o kod i hasło użytkownika, zaś w opcjach zaawansowanych pytanie o nazwę serwera i bazy danych. W przypadku pierwszego uruchomienia program poinformuje, że nie został przydzielony żaden serwer ani baza danych. Proponuje więc automatyczne uruchomienie programu Administratora w celu założenia bazy danych, lub podłączenia się do istniejącej bazy. Każde następne uruchomienie będzie proponować podłączenie do serwera i bazy danych ustawionych przez Administratora jako domyślne (patrz Zarządzanie bazą danych programu ). W przypadku pierwszego uruchomienia jedyny użytkownik zdefiniowany w systemie to administrator. Jego kod to admin, a hasło jest puste. Stan ten utrzymuje się dopóki administrator nie zmieni tych parametrów oraz nie zdefiniuje kont dla kolejnych użytkowników. Należy pamiętać, że każdy użytkownik musi mieć swoje własne konto (kod), ponieważ system nie dopuści do pracy kilku osób z tym samym kodem. 3. Po zatwierdzeniu okna logowania uruchamiany jest dostęp do aplikacji. Jeżeli dany użytkownik loguje się po raz pierwszy do sytemu, jest przedtem pytany o wybór domyślnej firmy i magazynu, w którym będzie pracował, oraz domyślnej kasy, do której mają trafiać jego dokumenty finansowe. 4. Po prawidłowym zakończeniu procesu logowania program jest gotowy do pracy. Uwaga! Jeśli proces logowania nie zakończy się sukcesem praca w programie nie będzie możliwa. Może to wynikać z braku możliwości podłączenia się do serwera. W takim przypadku należy zapoznać się z rozdziałem Konfiguracja komputera klienta MS SQL Server w dokumentacji elektronicznej. 18

19 Założenie bazy danych programu Poradnik użytkownika Utworzenie bazy danych to ostatni etap wymagany do uruchomienia systemu. Pozwala on stworzyć na przygotowanym wcześniej i uruchomionym serwerze baz danych odpowiednią strukturę danych, w której będziemy zapisywać i przechowywać dane rejestrowane przy pomocy naszej aplikacji. Do tego celu wykorzystujemy specjalny program o nazwie Administrator. Pozwala on nie tylko tworzyć nowe bazy danych na wybranych serwerach, ale również podłączać się do już istniejących baz, oraz usuwać zbędne. System ten daje użytkownikowi możliwość przechowywania różnych rodzajów swoich danych na niezależnych serwerach i swobodnego przełączania między nimi. Program Administratora można uruchomić w menu systemu Windows: Start Programy WA PRO, wybierając dalej administratora dla konkretnego programu (WF Mag, WF FaKir, WF KaPeR). Administrator uruchamia się również automatycznie podczas pierwszego użycia programu, kiedy to zostaje wykryty brak domyślnej bazy danych (praca bez podłączenia do bazy danych nie jest możliwa). Administrator baz danych działa na zasadzie kreatora systemu Windows, tzn. użytkownik przechodzi między kolejnymi ekranami Administratora za pomocą klawiszy ekranowych: Dalej i Cofnij, odpowiadając na zapytania programu. Po wypełnieniu wszystkich rubryk należy nacisnąć klawisz Wykonaj w celu dokończenia operacji. Poniżej zamieszczono opis zakładania nowej bazy danych (względnie podłączania się do istniejącej) krok po kroku: 1. Przed uruchomieniem Administratora baz danych należy sprawdzić czy jest uruchomiony program SQL Server Service Manager zarządzający bazami SQL. W przeciwnym przypadku proces podłączenia bazy danych nie powiedzie się! 2. Po uruchomieniu Administratora w pierwszym oknie należy wpisać nazwę serwera SQL, do którego chcemy się podłączyć (zob. Rys. 1). Nazwa serwera jest zazwyczaj zgodna z nazwą komputera, na którym zainstalowaliśmy serwer. Można ja sprawdzić w Panelu sterowania (w opcji Sieć, zakładka Identyfikacja). 19

20 WF Mag dla Windows Rys. 1 Podłączanie do serwera SQL. Uwaga! Jeśli proces wyboru serwera nie zakończy się sukcesem dalsza praca w programie nie będzie możliwa. Może to wynikać z braku możliwości podłączenia się do serwera. W takim przypadku należy postąpić zgodnie z instrukcją Konfiguracja komputera klienta MS SQL Server w dokumentacji elektronicznej. 3. W kolejnym oknie należy wybrać bazę danych, która ma być obsługiwana przez serwer. Postępowanie zależy od sytuacji: Jeśli użytkownik chce założyć nową bazę na serwerze, powinien wpisać jej nazwę w polu dialogowym, po czym spośród prezentowanych poniżej opcji wybrać Zainstaluj nową bazę programu (Rys. 2). Jeśli natomiast zamiarem użytkownika jest podłączenie się do bazy istniejącej już w systemie, to należy odszukać jej nazwę na rozwijanej liście, po czym wybrać opcję Ustaw bazę jako domyślną. 20

21 Poradnik użytkownika Rys. 2 Instalowanie nowej bazy danych na serwerze SQL. 4. Kolejny ekran informuje nas o pozytywnym zakończeniu procesu i proponuje uruchomienie aplikacji (np. WF Maga dla Windows), bądź zakończenie pracy Administratora (Rys. 3). Jeśli wybrano pierwszą opcję, to program wita użytkownika oknem logowania do systemu oraz bazy danych (Rys. 4). Zawiera ono pytanie o kod i hasło użytkownika. Domyślny kod użytkownika to admin oraz puste hasło. Po zatwierdzeniu tego okna można rozpocząć pracę z programem. 21

22 WF Mag dla Windows Rys. 3 Zakończenie pracy Administratora baz danych WA PRO. 22

23 Obsługa programu Poradnik użytkownika Ta część podręcznika zawiera informacje dotyczące ogólnych zasad posługiwania się programem WF Mag dla Windows. Na kolejnych stronach użytkownik znajdzie informacje na temat wyglądu oraz sposobu korzystania z aplikacji. Przedstawione mechanizmy i rozwiązania obowiązują w całym programie. Uruchomienie programu Program WF Mag w wersji przeznaczonej dla Microsoft Windows 95/98/NT/ /2000 uruchamia się w standardowy sposób obowiązujący w tych systemach operacyjnych. Jeżeli instalacja została przeprowadzona z domyślnymi parametrami, to program dostępny jest w menu Start Programy WA PRO WF Mag dla Windows. Uruchomienie programu rozpoczyna się od procesu logowania do systemu (Rys. 4). Ma on na celu weryfikację uprawnień użytkownika oraz podłączenie systemu do wybranej bazy danych. W oknie logowania użytkownik proszony jest o podanie swojego kodu i hasła wejścia praca bez podania tych informacji nie jest możliwa. Tuż po instalacji WF Maga zdefiniowany jest tylko jeden użytkownik o nazwie Admin, posiadający puste hasło zamiast podawania hasła naciskamy w tym miejscu klawisz [Enter]. Przy pierwszym uruchomieniu program wykryje brak domyślnej bazy danych i zaproponuje uruchomienie programu Administratora w celu jej utworzenia. W przypadku gdy domyślna baza już istnieje, program uruchomi się bez dodatkowych pytań. Nazwę domyślnej bazy oraz jej lokalizację na serwerze można sprawdzić w oknie logowania. W tym celu należy nacisnąć klawisz [>> Opcje] (poprzedni wygląd okienka przywraca klawisz [<< Opcje]). Jeśli chcemy podłączyć się do innej bazy niż domyślna, należy podać nazwę bazy oraz wskazać serwer, na którym się ona znajduje. 23

24 WF Mag dla Windows Rys. 4 Logowanie do systemu WF Mag dla Windows. Uruchomienie programu powiedzie się tylko w przypadku, gdy na wskazanym serwerze istnieje baza danych o podanej nazwie oraz serwer ten jest uruchomiony i widoczny z naszego komputera (udostępniony lokalnie lub zdalnie poprzez aktywne połączenie sieciowe). W przeciwnym przypadku program wyświetli stosowny komunikat. Jeśli logowanie przebiegło pomyślnie, po tych czynnościach wstępnych przechodzimy do głównego ekranu roboczego programu WF Mag. Obsługa programu w środowisku Windows Program WF Mag dla Windows przeznaczony jest do pracy pod kontrolą systemu operacyjnego Microsoft Windows w wersji 95, 98, NT oraz Windows Obsługa programu nie odbiega od zasad obowiązujących w całym środowisku. W szczególności dotyczy to sposobu: Uruchamiania poszczególnych funkcji programu przy pomocy tzw. menu. Obsługi polskich liter na ekranie i na wydrukach. 24

25 Systemu podpowiedzi i wyjaśnień ( helpu ). Poradnik użytkownika W razie wątpliwości proszę zapoznać się z opisem Microsoft Windows. Jeśli chodzi o posługiwanie się myszą, to obowiązują następujące zasady: Kliknięcie lewym przyciskiem myszy służy do wskazywania i zaznaczania pojedynczej pozycji w oknie kartotek i rejestrów, zmiany ustawienia parametru (włączenia lub wyłączenia) w oknie dialogowym, a także do wybierania i uruchamiania funkcji z menu, paska ikon, lub przycisków funkcji na formatkach odpowiada to dokładnie sposobowi użycia tego przycisku w Windows. Dwuklik lewym przyciskiem myszy na dowolnej pozycji w oknie kartoteki bądź rejestru uruchamia funkcję edycji (poprawiania) danych jest równoważny klawiszowi [F2]. Kliknięcie prawym przyciskiem myszy na dowolnej pozycji w oknie kartoteki bądź rejestru wyświetla podręczne menu kontekstowe, zawierające zestaw operacji, które można wykonać na danych wskazywanych przez kursor myszy wygląd tego menu zależy więc od konkretnego obiektu. Klawisze o stałym znaczeniu Pracę z WF Magiem ułatwiają tzw. gorące klawisze klawisze o stałym znaczeniu. Umożliwiają one szybki i bezpośredni dostęp do najczęściej stosowanych funkcji i wykonywanych operacji. Klawisz Działanie Alt + podkreślona litera Otwiera menu programu Esc Zamknięcie okna bez wykonywania operacji Insert Dodawanie nowej pozycji (dokumentu, towaru, itp.) Delete Kasowanie zaznaczonej pozycji (dokumentu, towaru) Przejście do następnego pola/następnego rekordu Przejście do poprzedniego pola/poprzedniego rekordu PgUp Przewinięcie listy o jeden ekran w górę PgDn Przewinięcie listy o jeden ekran w dół 25

26 WF Mag dla Windows Ctrl+Tab Przejście do następnej zakładki Tab Przejście między kolejnymi obiektami na ekranie Ctrl+D Drukowanie dokumentu Ctrl+S Podsumowanie listy F1 Pomoc F2 Poprawianie podświetlonej pozycji (dokumentu itp.) Shift+F2 Podgląd treści pozycji lub dokumentu F5 Odświeżanie listy/rejestru (okien browserów) *) F6 Sortowanie listy/rejestru wg wybieralnego kryterium F7, F8 Filtrowanie zawartości listy/rejestru F10 Zatwierdzenie operacji/zapis na dysk F11 Ręczne wpisywanie kodu kreskowego *) Odświeżanie listy/rejestru można również zainicjować myszą, klikając ikonę w prawym górnym rogu okna browsera. Okno programu WF Mag Na ekranie roboczym programu WF Mag można wyróżnić następujące elementy (Rys. 5): Belka tytułowa. Oprócz nazwy programu zawiera zestaw standardowych przycisków okna Windows: 0 1 r lub 0 2 r, służących do zwijania okna programu i przenoszenia go na pasek zadań, przełączania okna między trybem całoekranowym a pracą w wielu oknach, oraz zakończenia pracy z programem. Linia menu. Wszystkie funkcje programu zorganizowane są w hierarchiczne menu, których obsługa (przy użyciu klawiatury bądź myszy) odbywa się na zasadach obowiązujących w Windows 95/98/NT/2000. Pasek narzędzi. Zestaw ikon znajdujący się na pasku ułatwia obsługę programu za pomocą myszy. Główny obszar roboczy. Początkowo ekran ten wypełniony jest tłem. Uruchomienie dowolnej funkcji programu z menu lub przy użyciu paska narzędzi 26

27 Poradnik użytkownika powoduje otwarcie nowego okna mieszczącego się w obszarze głównego obszaru roboczego. Kolejno otwierane okna nakładają się na siebie, tak jak okna programów w Windows. Każde okno wyposażone jest w dwie ikony: r Zamyka okno. Ten sam efekt można uzyskać naciskając klawisz [Esc]. Nie ma konieczności zamykania wszystkich okien przy wyjściu z programu program zadba o to sam. 1 lub 2 Przełącza okno między trybem całoekranowym a trybem pracy w wielu oknach. W drugim przypadku można przy użyciu myszki dowolnie zmieniać położenie i wielkość okna (w granicach wyznaczonych przez obszar roboczy). Aktualny wygląd okna, tj. tryb, wielkość, położenie, jest zapamiętywane i przywoływane przy kolejnym jego otwarciu. Linia statusu. W linii tej, znajdującej się na dole ekranu, wyświetlane są informacje na temat aktualnego stanu programu:, nazwa użytkownika, bieżącego magazynu, oraz nazwa firmy, której podlega magazyn, zakresu dat stosowanego do selekcji wyświetlanych i drukowanych dokumentów. Rys. 5 Ekran roboczy systemu WF Mag dla Windows. 27

28 WF Mag dla Windows Pasek ikon Użytkownicy preferujący obsługę programu za pomocą myszy mogą korzystać z paska ikon wyświetlanego poniżej głównego menu programu. Jeśli pasek narzędzi nie uaktywnił się przy starcie programu, można przywołać go zaznaczając w menu Okno opcję Pasek ikon. Aby pasek pojawiał się automatycznie przy uruchomieniu programu, należy ustawić opcję Pokazuj pasek z ikonami w menu Administrator Konfiguracja użytkownika Parametry wyświetlania. Poniżej przedstawiono zestaw ikon wykorzystywanych przez WF Maga, wraz z opisem. 28

29 Formatki danych i okna dialogowe Poradnik użytkownika Bardzo często występują w programie WF Mag arkusze wprowadzania danych (formatki danych). Mają one postać okienek ekranowych, zawierających szereg pól do wypełnienia. Pewne pola mogą być kontrolowane przez odpowiednie listy wartości lub kartoteki. Oznacza to, że nie może w nich pojawić się wartość spoza listy lub kartoteki. W programie pola związane z odpowiednimi listami (kartotekami, rejestrami) możemy rozpoznać po klawiszu skierowanego w dół trójkąta na końcu: [ ], lub żółtej ikonie kartoteki: Przycisk [ ] znajdujący się na końcu pola oznacza, że naciśnięcie [Enter] spowoduje wyświetlenie listy dostępnych wartości danego pola. Przykładowo w kartotece asortymentów po kliknięciu myszą pola Rodzaj artykułu program zaproponuje do wyboru cztery warianty: Towar, Usługa, Produkt, Opakowanie. Natomiast kliknięcie myszą żółtej ikony na końcu pola otwiera odpowiednią kartotekę programu. Właściwą pozycję należy wskazać na liście przez ustawienie na niej podświetlenia i przenieść do arkusza danych naciskając klawisz [Enter] Wybierz. Czasem w trakcie pracy zachodzi potrzeba sprecyzowania sposobu wykonania czynności poprzez wybór spośród zaproponowanych przez program wariantów. Na przykład przed rozpoczęciem remanentu należy podjąć decyzję, czy dokument inwentaryzacyjne ma uwzględniać tylko towary, czy również opakowania lub produkty, oraz czy w generowanym dokumencie powinny zostać umieszczone pozycje, których aktualnie w magazynie nie ma (zerowy stan magazynowy) itd. Wyświetlane jest wówczas okienko dialogowe. Działanie użytkownika polega na przejściu przez kolejne pola i zaznaczeniu klawiszem [Spacji] właściwych opcji. Przy wybranej, tzn. zaznaczonej, opcji pojawia się znacznik: (tzw. radio button) albo (tzw. check box). 29

30 WF Mag dla Windows Oba symbole mają różne znaczenie funkcjonalne: Jeżeli w grupie parametrów poszczególne warianty wykluczają się wzajemnie, tzn. w danej chwili zaznaczony może być tylko jeden z nich, to opcje takie mają znaczniki w postaci kółka (z możliwością postawienia w nim punktu). Natomiast parametry, które mogą być zaznaczane w dowolnej kombinacji oznaczone są kwadratem (z możliwością postawienia w nim ptaszka ). Poniżej zestawiono klawisze funkcyjno edycyjne wykorzystywane do obsługi arkuszy wprowadzania danych i okien dialogowych. Klawisz Działanie, Przemieszczenie kursora o jeden znak w obrębie pola Home, End BackSpace Delete Przemieszczenie kursora na początek/koniec pola Kasowanie znaku przed kursorem Kasowanie znaku za kursorem, Tab, Enter Następne pole edycyjne, Shift+Tab Poprzednie pole edycyjne Spacja Ustawienie/Skasowanie zaznaczenia opcji F10 Zapisanie aktualnych wartości w arkuszu danych Esc Zamknięcie arkusza bez wprowadzania zmian Kalendarz W trakcie pracy z programem wielokrotnie zachodzi potrzeba podawania daty: np. daty wystawienia dokumentu magazynowego, daty płatności za fakturę, daty upływu terminu ważności towaru, itp. Ułatwi to funkcja kalendarz, uruchamiana ikoną (Rys. 6), znajdującą się zwykle na prawo od pola, w którym należy wpisać datę. Dla ułatwienia pola te wypełnione są aktualną datą. Po uruchomieniu prezentowana jest strona kalendarza na bieżący miesiąc. Za pomocą przewija- 30

31 Poradnik użytkownika nych list można szybko przemieszczać się w czasie w obu kierunkach (zmiana miesięcy i lat). Po wskazaniu myszą właściwego dnia należy wybrać klawisz [F10] Wybierz. Spowoduje to przeniesienie wybranej daty do pola w formatce i zamknięcie okna kalendarza. Rys. 6 Otwarte okno kalendarza. Powyżej ikona uruchamiająca moduł kalendarza. Obsługa okien kartotek i rejestrów Większość informacji przechowywana jest w programie w postaci tabel (list). W programie WF Mag noszą one nazwę kartotek bądź rejestrów (Rys. 7). Obsługa (sposób przemieszczania się w obrębie) tabeli jest ujednolicona. Podstawowe klawisze przedstawiono poniżej: Klawisz Działanie 31

32 WF Mag dla Windows Insert Dodawanie nowej pozycji do kartoteki (rejestru, listy) Shift+Insert Powielanie pozycji podświetlonej w kartotece (rejestru, listy) Pozycję taką można dowolnie wyedytować F2 Poprawianie danych o pozycji (edycja formatki danych) Shift+F2 Delete Home, End PgUp, PgDn Podgląd pozycji Kasowanie pozycji w kartotece. Zazwyczaj nie można kasować pozycji wykorzystanej w jakimś dokumencie (np. definicji towaru dla którego były transakcje i zostały wystawione dokumenty magazynowe, bądź faktury). Początek, koniec tabeli Strona w górę, w dół, Wiersz w górę, w dół, Przesuwanie tabeli w poziomie Tab F4 Ctrl+F4 Shift+F5 Przejście między oknem listy a oknem drzewa filtrowania listy Włącza filtr zamienników w kartotece asortymentów. Anuluje działanie filtru zamienników. filtr dokumentów zaznaczonych (pokazujący tylko zaznaczone), działa jak przełącznik: na zmianę włącza się i wyłącza F6 Sortowanie tabeli wg wybieranego z listy kryterium F7 Shift+F7 Filtrowanie zapisów w tabeli dotyczących kontrahenta dowolnie wybranego z kartoteki Filtrowanie zapisów w tabeli dotyczących kontrahenta bieżącego (wziętego z dokumentu aktualnie podświetlonego na liście) F8 Filtrowanie zawartości tabeli wg różnych kryteriów Ctrl+F8 Ctrl+Klawisz Ctrl+F10 Wyłącza filtrowanie zawartości tabeli wg różnych kryteriów Ogólnie: kombinacja [Ctrl+Klawisz] wyłacza filtr aktywowany przez [Klawisz] wyjątek filtr [Shift+F5] Wyłączenie wszystkich aktywnych filtrów F11 Ręczne wpisanie kodu kreskowego 32

33 Litera, Cyfra Poradnik użytkownika Uruchomienie tzw. szybkiego szukania ograniczającego się do kolumny, według której posortowana jest tabela. Duże i małe litery nie są rozróżniane. Rys. 7 Okno kartoteki artykułów (towarów i usług). Sortowanie kartotek W zależności od potrzeby lista (kartoteka, rejestr) może być uporządkowana alfabetycznie według różnych kluczy sortowania. Nazwa kolumny będącej aktualnym kryterium sortowania jest wyświetlana w górnej części ekranu. Aby zmienić sposób uporządkowania tabeli należy nacisnąć klawisz [F6] Szukaj według, a następnie na rozwijalnej liście wskazać nazwę pola (kolumny), według którego ma być sortowana tabela. Na przykład w kartotece asortymentów początkowo lista uporządkowana jest alfabetycznie według nazwy. Naciśnięcie klawisza [F6] Szukaj według umożliwia zmianę uporządkowania listy według: nazwy asortymentu, 33

34 WF Mag dla Windows numeru katalogowego, numeru handlowego, numeru PLU, kodu kreskowego. nazwy oryginalnej (dotyczy artykułów z importu). We wszystkich głównych ekranach rejestrów dokumentów, a także w kartotekach artykułów i kontrahentów dodano możliwość sortowania w kolejności rosnącej, lub malejącej. Służy do tego przełącznik w postaci klawisza ekranowego [A Z], umieszczony w górnej części okna kartoteki. Kolejne naciśnięcia zmieniają kierunek sortowania, stosownie do obowiązującego porządku zmienia się też wygląd klawisza (na [Z A] ). Uwaga! Funkcja zmiany sposobu sortowania jest również dostępna w innych miejscach programu, gdy wyświetlona jest lista asortymentowa (np. przy tworzeniu dokumentów przychodu i rozchodu, przeglądaniu stanów magazynowych i in.). Wyszukiwanie pozycji w kartotece Funkcja wyszukiwania sekwencji (ciągu) znaków, inaczej szybkiego szukania, ułatwia błyskawiczne znajdowanie pozycji w kartotece lub na dowolnej liście np. liście dokumentów, o ile znamy początkową część wyszukiwanej nazwy. Naciśnięcie dowolnej litery, lub cyfry, powoduje wpisanie jej do okienka wyszukiwania umiejscowionego obok klucza sortowania kartoteki (listy) i jednocześnie rozpoczyna wyszukiwanie. W niektórych przypadkach (gdy kursor znajduje się w polu edycji okna wyszukiwania) operację trzeba zainicjować przez naciśnięcie klawisza [Enter]. Przykładowo, gdy szukamy w tabeli asortymentów telewizora wystarczy napisać np.: 34 telew [Enter] Lista jest przeszukiwana z góry na dół, a podświetlenie ustawiane jest na pierwszej pozycji, której nazwa pokrywa się z tekstem wprowadzonym do okienka wyszukiwania. Jeżeli wyszukiwana sekwencja znaków nie zostanie znaleziona, to podświetlenie ustawia się na kolejnej pozycji w porządku alfabetycznym. Działanie funkcji dotyczy zawsze tylko kolumny będącej podstawą sortowania tabeli. Aktualne kryterium sortowania jest wyświetlane w górnej części okna.

35 Poradnik użytkownika Wyjątek stanowi wyszukiwanie asortymentu wg kodu kreskowego. W kartotece artykułów uruchomienie takiego wyszukiwania umożliwia klawisz [F11]. Sortowanie asortymentu odbywa się według domyślnej wartości kodu (jeden towar może mieć przypisany więcej niż jeden kreskowy). Bez względu na wybór metody wyszukiwania, małe i duże litery nie są rozróżniane. Oznacza to, że niezależnie od tego czy piszemy małymi czy dużymi literami, nazwa (jeśli tylko istnieje) zostanie znaleziona. Wyszukiwanie intuicyjne (inteligentne) Program został wzbogacony o funkcję inteligentnego wyszukiwania. Jeżeli jako klucz sortowania kartoteki zostanie wybrana pozycja azwa (intuicja), to w okienku wyszukiwania wystarczy wpisać dowolny fragment poszukiwanej nazwy (np. kilka kolejnych liter ze środka drugiego wyrazu nazwy), a kursor ustawi się na pierwszej pozycji spełniającej zadany warunek. Jednocześnie zakres wyświetlania kartoteki zostanie zawężony tylko do pozycji pasujących do podanego wzorca. Drzewo filtrowania kartoteki W czasie pracy z programem wielokrotnie zachodzi potrzeba wyboru jakiegoś elementu z listy (kartoteki) informacji przechowywanych w bazie danych WF Maga. Na przykład przy sprzedaży nazwę towaru wybiera się z kartoteki asortymentów, w podobny sposób z listy wybiera się nazwę magazynu przy zmianie magazynu aktywnego (bieżącego), czy też wskazuje się dokumenty magazynowe, zamówienia, zlecenia produkcyjne itd. Przy bardzo długiej liście celowe jest ograniczenie zakresu wyświetlanych pozycji poprzez podzielenie jej na podzbiory np. z listy dokumentów magazynowych można wydzielić dokumenty: przychodu, rozchodu, przesunięcia międzymagazynowego, odpowiadające im dokumenty korygujące, oraz inne. Służy do tego drzewo filtrowania listy, znajdujące się z lewej strony kartoteki (Rys. 7). Pozwala ono w sposób hierarchiczny grupować (segregować) pozycje wyświetlane w kartotece. Struktura i złożoność drzewa jest różna dla różnych okien i zależy od rodzaju przedstawianej w nich informacji. Drzewo filtrowania obsługiwane jest za pomocą myszy (sposób zalecany ze względu na wygodę) lub klawiatury. Przejście między oknem drzewa filtrowania listy a listą (kartoteką) umożliwia klawisz [Tab]. Korzystanie z drzewa filtrowania listy prześledzimy na przykładzie kartoteki asortymentów. Umożliwia ono ograniczenie wyświetlanych pozycji do jednej kategorii asortymentowej. 35

36 WF Mag dla Windows Początkowo w oknie drzewa filtrowania listy artykułów istnieje tylko jedna pozycja oznaczona Wszystko. W tej sytuacji w oknie z prawej strony drzewa wyświetlane są wszystkie pozycje asortymentowe zapisane w bazie danych WF Maga. Przez podwójne kliknięcie żółtej ikony znajdującej się przy pozycji Wszystko powodujemy rozwinięcie drzewa filtrowania. Nazwa każdej gałązki odpowiada nazwom kategorii asortymentowych zapisanych w programie. Jeśli teraz wskażemy przez kliknięcie myszą dowolną nazwę kategorii, spowodujemy ograniczenie wyświetlanej obok listy asortymentowej tylko do artykułów należących do tej kategorii. Zwinięcie drzewka następuje po ponownym dwukrotnym kliknięciu ikony Wszystko. Jak więc widać korzystanie z drzewa filtrowania listy w WF Magu przypomina obsługę drzewa folderów w Eksploratorze Windows. Filtrowanie zawartości kartoteki Funkcja filtrowania przydatna jest przy pracy z dużym zestawem danych. Umożliwia ograniczenie zakresu wyświetlanych pozycji na liście (w kartotece), np. powodując wyświetlanie jedynie listy kontrahentów z siedzibą w Gdańsku albo pokazując jedynie towary, których stan magazynowy przekracza zadeklarowany stan maksymalny. Kryteria filtrowania ustala użytkownik, wybierając odpowiedni zestaw opcji spośród proponowanych przez program. Oczywiście zestaw opcji filtrowania zależy od konkretnego miejsca w programie (kartoteki, rejestru), dlatego opis będzie dotyczył tylko ogólnych zasad obsługi. W całym programie dostęp do okna dialogowego definicji filtru daje klawisz [F8] Filtruj, zaś ikona ekranowa ma kształt lejka (na górze okna kartoteki). Po zatwierdzeniu definicji filtru program sprawdza dla kolejnych pozycji w kartotece, czy spełniają podane przez użytkownika warunki. Pozycje które nie pasują do wzorca są pomijane. O tym, że jakiś filtr jest aktywny świadczy zmiana koloru lejka na ikonie z białego na czerwony. Wyłączenie aktywnego filtru odbywa się albo przez naciśnięcie klawisza wywołującego dany filtr razem z klawiszem [Control] w naszym przykładzie należy więc użyć kombinacji [Ctrl+F8], bądź też za pomocą myszki przez kliknięcie czerwonego klawisza [ ]. W całym programie jest też uniwersalny klawisz [Ctrl+F10] kasujący ustawienia wszelkich filtrów. W kartotekach asortymentów i kontrahentów nad oknem danych znajduje się pośród innych ikon filtrowania ikona przedstawiająca opcję zaznaczoną ptaszkiem :. Jej przeznaczenie jest następujące: działa ona jak przełącznik (kolej- 36

37 Poradnik użytkownika ne kliknięcia włączają i wyłączają działanie funkcji) między dwoma trybami wyświetlania danych: Ikona wyłączona. W kartotece wyświetlane są pozycje, które pasują do ustawionych opcji filtrowania danych. Ikona włączona. Działanie wszystkich filtrów jest chwilowo zawieszone, natomiast wyświetlane są pozycje zaznaczone w kartotece ręcznie, lub za pomocą operacji grupowych. Każde okno dialogowe definiowania filtru wyposażone jest w funkcję Czyść ustawienia, klawisz [Ctrl+C]. Powoduje ona wyzerowanie wszystkich parametrów filtrowania. Można wówczas przystąpić do budowy nowego warunku filtrowania. Działanie filtrów prześledzimy na przykładzie kartoteki kontrahentów. Przy wyświetlonej liście kontrahentów naciskamy klawisz [F8]. Pojawia się okno definiowania filtru (Rys. 8). Zapoznamy się teraz z kilkoma metodami ustawiania parametrów. Rys. 8 Filtrowanie zawartości kartoteki (rejestru). Wybór spośród opcji wzajemnie wykluczających się. W górnej części okna przy polu Płatnik VAT znajdują się trzy warianty: Wszyscy, Płatnicy VAT, Inni. 37

38 WF Mag dla Windows Wyboru dokonuje się stawiając znacznik przy odpowiednim wariancie, lecz w danej chwili zaznaczony może być tylko jeden z nich. Wybór spośród opcji wzajemnie niezależnych. Z kolei znacznik w kształcie kwadratu: oznacza opcje, które można ze sobą łączyć w dowolny sposób. Znacznik ten wykorzystywany jest również do uaktywniania (włączania) dodatkowych opcji precyzujących działanie filtru. W naszym przykładzie postawienie ptaszka przy opcji Termin należności udostępnia okienko Od Do, w którym można podać zakres dat. Przycisk [ ] znajdujący się na końcu pola oznacza, że naciśnięcie [Enter] spowoduje rozwinięcie listy dostępnych wartości. Użytkownik może wybrać tylko jedną spośród proponowanych mu wartości. W naszym przykładzie pole Grupa cenowa może przyjmować wartości nazw grup cenowych zdefiniowanych przez użytkownika. Pola związane z listami (kartotekami) oznaczone są żółtą ikoną kartoteki. Po kliknięciu tej ikony wyświetlana jest zawartość kartoteki, w której należy wskazać właściwą pozycję. W naszym przykładzie klikniecie na ikonie przy polu Kraj otwiera okno podręcznej kartoteki przechowującej nazwy i identyfikatory państw. Wybranie jednego z nich spowoduje ograniczenie wyświetlania np. tylko do kontrahentów z Niemiec. Wartość pola wpisywana z klawiatury. Wreszcie w niektórych przypadkach warunek filtrowania należy wpisać z klawiatury. W ten sposób można np. ograniczyć listę kontrahentów do firm mających siedzibę w konkretnej miejscowości. W tym celu w rubryce Miasto wystarczy wpisać np. Piła. Filtrowanie rejestru dokumentów ze względu na kontrahenta We wszystkich miejscach programu, gdy prezentowana jest lista dokumentów (rejestr dokumentów magazynowych, handlowych, finansowych, zamówień, itd.) można skorzystać z funkcji ograniczającej wyświetlanie tylko do pozycji konkretnego kontrahenta. Funkcję uruchamia się klawiszem [F7]. Wyświetlana jest wówczas kartoteka kontrahentów. Wybór kontrahenta z listy odbywa się w zwykły sposób, przez podświetlenie właściwej pozycji i naciśnięcie klawisza [Enter] Wybierz. Nazwa firmy zostanie przeniesiona do pola opisanego [F7 Kontrahent] w górnej części okna rejestru dokumentów. Wyłączenie filtru odbywa się przez naciśnięcie klawisza [Ctrl+F10], lub kliknięcie myszą czerwonej ikony [ ], umieszczonej na prawo od wspomnianego pola. W polu pojawi się wówczas napis Wszyscy kontrahenci. 38

39 Poradnik użytkownika Można pominąć wybór kontrahenta z kartoteki. Naciśnięcie klawisza [Shift+F7] spowoduje przyjęcie jako kryterium filtrowania nazwy tego kontrahenta, którego dotyczy dokument aktualnie wskazany na liście (podświetlony). Konfiguracja kolumn Funkcja umożliwia dostosowanie wyglądu okien kartotek i rejestrów do potrzeb użytkownika, a w szczególności pozwala: Decydować, które kolumny mają być widoczne, a które ukryte, Zmieniać kolejność kolumn, Zmieniać szerokość kolumn. Funkcja działa w następujących kartotekach (w kilku przypadkach jej działanie rozciągnięto również na okna specyfikacji towarowej przy wyświetlonym dokumencie): Dokumentów magazynowych (również w oknie specyfikacji towarowej), Dokumentów handlowych (jak wyżej), Zamówień (jak wyżej), Remanentów (jak wyżej), Dokumentów finansowych, Rozrachunków, Artykułów, Kontrahentów. Dostęp do funkcji uzyskuje się przez kliknięcie prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu listy i wybranie z podręcznego menu funkcji Konfiguracja kolumn. Otwiera się wówczas okno konfiguracji kolumn (Rys. 9). Na liście znajdują się wyszczególnione nazwy kolumn możliwych do wyświetlenia, ich zestaw zależy od miejsca wywołania funkcji. Kolumny, które będą wyświetlane na ekranie zaznaczone są symbolem ptaszka przed nazwą kolumny, zaś niewyświetlane pustym kwadratem. Ukrycie (niewyświetlanie) kolumny następuje po jej podświetleniu i naciśnięciu klawisza [Ctrl+U] Ukryj, natomiast ponowne przywrócenie wyświetlania kolumny na ekranie wywołuje się funkcją Pokaż [Ctrl+P]. 39

40 WF Mag dla Windows Dwa klawisze oznaczone symbolami strzałek, skierowanych w górę i w dół, służą do zmiany kolejności wyświetlania kolumn. Podświetloną nazwę kolumny można za ich pomocą przesuwać w kierunku początku lub końca listy. Rys. 9 Okno konfiguracji kolumn. Klawisz [F10] zamyka okno i jednocześnie zapamiętuje konfigurację (indywidualnie dla każdego użytkownika), zaś [Esc] zamyka okno konfiguracyjne bez wprowadzania zmian. Jeśli chcemy przywrócić standardowy wygląd ekranu ( ustawienia fabryczne ), należy skorzystać z funkcji Domyślne [Ctrl+D]. Należy jeszcze dodać, że możliwość konfigurowania wyglądu kolumn w programie jest jednym z uprawnień użytkownika i może być zablokowana przez Nadzorcę systemu (funkcja Administrator Uprawnienia użytkowników). Natomiast zmiana szerokości kolumny odbywa się bezpośrednio w oknie kartoteki albo specyfikacji towarowej dokumentu, bez potrzeby wywoływania menu konfiguracyjnego. Wystarczy w tym celu umieścić kursor myszy na linii oddzielającej kolumny. Kursor przybierze wówczas wygląd strzałki z grotami skierowanymi w obie strony. W tym momencie należy nacisnąć i przytrzymać lewy klawisz myszy i przesuwając myszkę w lewo lub prawo zmienić położenie linii oddzielającej kolumny (szerokość kolumny). 40

41 Operacje grupowe Poradnik użytkownika Obsługę tabel i list w WF Magu wzbogacono o możliwość wykonywania niektórych operacji na grupie dowolnie wybranych pozycji. Można więc na przykład wydrukować kilka dokumentów magazynowych zaznaczając je a potem uruchamiając polecenie drukowania tak, jak w przypadku pojedynczego dokumentu. Zaznaczenie pojedynczej pozycji na liście, klawiszem [Spacji]. Pozycję zaznaczoną rozpoznajemy po symbolu ptaszka : w pierwszej kolumnie tabeli. Kolejne naciśnięcie kasuje zaznaczenie. Zaznaczenie wszystkich pozycji, klawisz [Szary +] na klawiaturze numerycznej. Skasowanie wszystkich zaznaczeń, klawisz [Szary ] na klawiaturze numerycznej. Zamiana miejscami zaznaczeń, klawisz [Szara *] na klawiaturze numerycznej. W wygodny sposób można powyższe operacje wykonać myszką: Ustawienie znacznika kliknięcie lewym przyciskiem myszy pustego kwadracika:. Kolejne kliknięcie usuwa zaznaczenie. Zaznaczenie wszystkich pozycji kliknięcie prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu listy i wybranie z podręcznego menu funkcji Zaznacz wszystko. Usunięcie wszystkich zaznaczeń kliknięcie prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu listy i wybranie z podręcznego menu funkcji Odznacz wszystko. Zamiana miejscami zaznaczeń po wywołaniu menu podręcznego przy użyciu prawego przycisku myszy należy wybrać funkcję Odwróć zaznaczenie. Podręczne menu kontekstowe Okno operacji dodatkowych Poza standardowymi operacjami wykonywanymi w kartotekach i rejestrach WF Maga, takich jak: dodawanie nowej pozycji, usuwanie pozycji istniejącej, edycja pozycji, wyświetlanie pozycji (np. wyświetlanie treści dokumentu magazynowego), drukowanie, istnieje również pewna grupa funkcji i operacji, które mają sens i zastosowanie tylko w wybranych miejscach programu. Aby nie zaśmiecać ekranu roboczego licznymi przyciskami twórcy programu zdecydowa- 41

42 WF Mag dla Windows li się na wyodrębnienie tych funkcji i umieszczenie ich w podręcznych menu, udostępnianych na życzenie użytkownika. Określenie menu kontekstowe oznacza w tym przypadku, że lista funkcji oferowanych w tych menu nie jest stała, lecz zależy od miejsca wywołania funkcji. Inny będzie więc zestaw operacji w przypadku wywołania menu kontekstowego w kartotece asortymentów, niż w rejestrze dokumentów handlowych. W programie można korzystać z dwu rodzajów menu: Podręczne menu kontekstowe, wywoływane przez kliknięcie prawym klawiszem myszy na obszarze listy danych (w dowolnym miejscu listy dokumentów, artykułów, itd). W tym menu zgrupowano na ogół proste operacje (Rys. 10), w większości przypadków menu to zawiera następujące funkcje: Podstawowe operacje edycyjne: Dodaj, Usuń, Popraw, Pokaż, Wybierz. Zaznaczanie i odznaczanie pozycji w kartotece (rejestrze). Włączanie i wyłączanie filtrów operujących na liście. Zestaw filtrów zależy oczywiście od miejsca wywołania menu operacji kontekstowych. Drukowanie dokumentu / zestawienia. Sumowanie wartości listy. Wymiana danych z innymi programami (eksport do Excela). Konfiguracja kolumn widocznych na ekranie. Okno operacji dodatkowych (zob. opis w następnym rozdziale, Rys. 11). Inne proste operacje wykonywane na prezentowanym zestawie danych, np. prezentacja dokumentów powiąznych z dokumentem poświetlonym w rejestrze, lista dostaw wskazanego na liście artykułu etc. Większość z powyższych funkcji jest również dostępna w inny sposób, np. ikony filtrów znajdują się nad oknem danych, zaś funkcje standardowe: Dodaj, Usuń, Popraw, Pokaż, Wybierz dostępne są przez klawisze ekranowe [Insert], [Delete], [F2], [Shift+F2], [Enter] poniżej okna danych. 42

43 Poradnik użytkownika Rys. 10 Podręczne menu kontekstowe aktywowane prawym klawiszem myszy w kartotece asortymentów. Widoczne otwarte okno operacji dodatkowych. Okno operacji dodatkowych, zawiera zestaw bardziej złożonych, lecz stosunkowo rzadko używanych funkcji, np. eksport i import dokumentów do/z pliku dyskowego, operacje na polach dodatkowych. Ten typ menu otwiera się w formie nowego okna po naciśnięciu klawisza [Ctrl+O] Operacje, o ile przycisk ten jest dostępny w dolnej części okna kartoteki, czy rejestru (Rys. 11). Dostęp do operacji dodatkowych możliwy jest również poprzez Podręczne menu kontekstowe aktywowane myszką należy tam wybrać opcję Operacje dodatkowe (Rys. 10). Każda operacja dodatkowa posiada własny skrót klawiszowy, którego opis widnieje obok nazwy operacji, co umożliwia bezpośredni do niej dostęp z pominięciem menu czy klawisza [Operacje]. Większość operacji dodatkowych działa na zaznaczonych obiektach (dokumentach, zapisach kartotek), chyba że specyfika jej działania wyklucza takie jej zastosowanie (np. funkcja Pola dodatkowe, prezentująca ekran z wartościami pól dodatkowych dla pojedynczego dokumentu). 43

44 WF Mag dla Windows Rys. 11 Okno operacji dodatkowych otwarte w kartotece asortymentów kombinacją [Ctrl+O]. Widać analogiczny zestaw poleceń, jak na rysunku poprzednim. Eksport zawartości kartoteki / rejestru do Excela Użyteczną funkcją, zwłaszcza przy korzystaniu z niezależnych narzędzi programistycznych do sporządzania własnych analiz i zestawień, może być możliwość eksportowania treści wybranych rejestrów i kartotek do arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel. Funkcja Eksport do Excela dostępna jest poprzez podręczne menu kontekstowe, wywoływane prawym klawiszem myszy. W ten sposób można zapisać zawartość: Kartotek artykułów kategorii asortymentowych kontrahentów pracowników Rejestru dokumentów magazynowych SAD zamówień zleceń produkcyjnych 44

45 handlowych rozrachunków finansowych Poradnik użytkownika Uruchomienie funkcji w trybie podglądu konkretnego dokumentu pozwala wyeksportować jego specyfikację. Podczas działania funkcji sprawdzane są aktualne ustawienia filtrów w kartotece bądź rejestrze. Jeśli więc użytkownik ograniczył zakres wyświetlanych danych, zmienił domyślny sposób ich sortowania, oraz zmodyfikował układ kolumn w tabeli, to wszystkie te zmiany znajdą odzwierciedlenie w generowanym pliku. Dane zapisywane są w pliku z rozszerzeniem.csv Jest to plik tekstowy ASCII (może być przeglądany i poprawiany dowolnym edytorem), w związku z tym zawierać może jedynie tekst i wartości liczbowe. Tracone są wszystkie zależności między polami danych np. między ceną zakupu i sprzedaży a polami obliczającymi na ich podstawie marżę i narzut. W pliku zapisywane są wszystkie wiersze i wszystkie znaki w każdym polu danych. Kolumny danych oddzielane są przecinkami, a każdy wiersz danych jest zakończony znakiem powrotu karetki (odpowiada to naciśnięciu klawisza [Enter] ). Jeśli pole danych zawiera tekst, jego zawartość jest zamykana w cudzysłowie. Znak oddzielający kolumny można zmienić korzystając z opcji Znak oddzielenia kolumn (eksport do Excela) w menu Administrator Konfiguracja użytkownika Parametry zależne od systemu Windows. Bezpośrednio po zakończeniu operacji program proponuje otwarcie pliku w programie Excel w celu skontrolowania efektu działania funkcji. Przy wczytywaniu danych w formacie.csv do innych aplikacji Windows należy zwrócić uwagę, że istnieją pewne różnice w interpretacji znaków końca wiersza, tabulatora, czy polskich znaków w zależności od systemu operacyjnego pliki.csv występują zatem w wersji dla Windows, OS/2 i MS DOS, oraz Macintosha. Drukowanie dokumentów i raportów Zakres informacji (dokumentów, raportów, zestawień, analiz), które można drukować w programie WF Mag dla Windows jest bardzo szeroki. Aby ułatwić pracę przyjęto zatem zasadę, że z każdym miejscem w programie związana jest lista konkretnych typów wydruków. Wystarczy więc wybrać potrzebny dokument lub raport. Przewidziano także możliwość wpływania na treść wydruku przez wprowadzenie edytowalnych przez użytkownika wariantów. 45

46 WF Mag dla Windows Rys. 12 Drukowanie w WF Magu. Okno Wyboru raportu. Moduł obsługi wydruków uruchamia się klawiszem [Ctrl+D]. Prezentowana jest wówczas lista proponowanych wydruków (Rys. 12). Po wybraniu właściwej pozycji otwiera się kolejne okno zatytułowane Drukuj (Rys. 13), służące następującym celom: Wybór wariantu wydruku. Treść wielu wydruków może być przystosowana do potrzeb użytkownika. Klawisz przedstawiający żółtą ikonę kartoteki w sekcji Wariant wydruku otwiera okno dialogowe zatytułowane Edycja wariantu i zawierające zestaw opcji wydruku. Obsługa tego okna jest analogiczna jak okna dialogowego definiowania filtru w kartotece. Każdy wariant wydruku może być zapamiętany pod własną nazwą, wystarczy wpisać ją w odpowiednia rubrykę i zapamiętać klawiszem [F10]. Nazwane i zapamiętane warianty trafiają na rozwijalną listę w oknie Drukuj, skąd mogą być szybko przywoływane. Najczęściej używany wariant można uczynić domyślnym, przez zaznaczenie go klawiszem [ ]. Jakość wydruku. Do dyspozycji są trzy warianty wydruku: Graficzny. Daje najwyższą jakość dokumentu. Wydruk wszystkich elementów odbywa się w trybie graficznym, czcionką proporcjonalną (Arial), z wykorzystaniem eleganckich ramek i cieniowania nagłówków tabeli. Wart stosowania przy dokumentach, które opuszczają firmę, np fakturach sprzedaży, ofertach cenowych, cennikach. Zalecane jest korzystanie z drukarki lase- 46

47 Poradnik użytkownika rowej, bądź atramentowej. Drukarki igłowe w trybie graficznym pracują bardzo powoli. Szybki. Również odbywa się w trybie graficznym, ale odbywa się szybciej kosztem pewnego zubożenia tabel: nie ma cieniowanych pól w nagłówkach, a pełne ramki zastąpiono poziomymi liniami oddzielającycmi najistotniejsze elementy dokumentu. Przyspieszenie osiąga się przy stosowaniu drukarek atramentowych i igłowych, w przypadku drukarek laserowych oszczędzamy nieco tonera. Tekstowy. Opcja szczególnie polecana dla użytkowników drukarek igłowych, w przypadku gdy bardziej niż na elegancji zależy nam na szybkości. Drukarka pracuje w trybie tekstowym, zazwyczaj z bardzo dużą prędkością. Stosowana jest czcionka o stałym spacjowaniu (Courier), zaś polskie litery muszą być wbudowane w pamięci ROM drukarki. Tabelki rysowane są z wykorzystaniem znaków pisarskich (myślnika, znaku plus, kreski pionowej). Przygotowanie WF Maga do pracy w trybie tekstowym wymaga pewnych zabiegów, opisanych w jednym z kolejnych rozdziałów Wybór i skonfigurowanie drukarki. WF Mag korzysta z drukarek zainstalowanych w systemie Windows. Dostęp do listy drukarek udostępnia klawisz [ ] w sekcji Ustawienia drukarki. Parametry konfiguracyjne zależą od konkretnego modelu. Proszę zapoznać się z instrukcją obsługi posiadanej drukarki. Przygotowanie programu do współpracy z drukarkami w trybie tekstowym opisano w jednym z kolejnych rozdziałów. Ustalenie liczby kopii. Przed wypuszczeniem danych na drukarkę można jeszcze skorzystać z funkcji podglądu wydruku, klawisz [F9]. Wydruk prezentowany jest na ekranie w postaci możliwie zbliżonej do papierowego dokumentu. W oknie podglądu dysponujemy lupą ze zmienną skalą powiększenia, co pozwala przyjrzeć się detalom wydruku lub ocenić wydruk w całości (zob. opis dalej). 47

48 WF Mag dla Windows Rys. 13 Drukowanie w WF Magu. Okno Drukuj (zob. opis w tekście). Drukowanie uruchamia się naciskając w oknie Drukuj klawisz [F10]. W niektórych przypadkach wydruk poprzedzony jest dodatkowym oknem dialogowym, służącym do wybrania zakresu dat, którego ma dotyczyć raport (informacje spoza tego zakresu są w zestawieniu pomijane). Automatyczne drukowanie dokumentu po zatwierdzeniu Wystawienie w programie dokumentu (np. magazynowego, handlowego, finansowego) zwykle kończy się jego wydrukowaniem. Aby przyśpieszyć obsługę WF Maga dodano funkcję automatycznego drukowania dokumentu po zatwierdzeniu. Zazwyczaj w formatce wystawiania nowego dokumentu obok klawisza [Ctrl+D] znajduje się klawisz ekranowy przedstawiający drukarkę (zob. niżej). Po jego włączeniu klawisz pozostaje wtedy w pozycji wciśniętej w chwili zatwierdzenia dokumentu klawiszem [F10] wywoływany jest moduł obsługi wydruków. Ponadto w niektórych miejscach programu, np. w rejestrze dokumentów handlowych, obok ikony drukarki znajduje się jeszcze dodatkowe pole np. Drukuj 48

49 Poradnik użytkownika dokument kasowy. Po jego zaznaczeniu, niezwłocznie po wydrukowaniu faktury program wyemituje także kwit kasowy KP lub KW. Drukowanie raportów Crystal Reports Funkcja dostępna w wariancie Prestiż systemu WF Mag Użytkownicy WF Maga w wariancie Prestiż mogą dodatkowo korzystać z zewnętrznego, uniwersalnego generatora raportów pod nazwą Crystal Reports (zob. opis w rozdziale Funkcje menu Raporty. Wydruki zestawień i Funkcje menu Administrator. Definicje raportów. W przypadku wybrania raportu zdefiniowanego w Crystal Reports okno dialogowe poprzedzające wydruk wygląda nieco inaczej (Rys. 15). Rys. 14 Drukowanie w WF Magu. Okno poprzedzające wydruk raportu zdefiniowanego w Crystal Reports. Użytkownik przedstawiono trzy możliwości przekierowania raportu: Drukuj. Raport kierowany jest bezpośrednio na drukarkę. Podgląd raportu. Po zaakceptowaniu raportu drukowanie można uruchomić bez opuszczania przeglądarki. Eksportuj raport do Raport może zostać zapisany w pliku na dysku. Użytkownik określa nazwę i folder (katalog) docelowy, oraz wybiera format dokumentu. Do wyboru jest zapis w formacie edytora Microsoft Word, arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel, jako plik HTML, RTF (Rich Text Format), oraz jako czysty tekst ASCII. Dla zaawansowanych użytkowników przeznaczona jest funkcja edycji raportu, uruchamiana klawiszem [Ctrl+E]. Dzięki temu można wpływać na treść i wy- 49

50 WF Mag dla Windows gląd wydruku, a nawet tworzyć własne raporty (funkcja działa tylko w przypadku jednocześnie zainstalowanego programu Crystal Reports). Do testowania tworzonych samodzielnie raportów przydatna może być opcja podglądu zapytania SQL przed wydrukiem, włączana w zakładce Zaawansowane. Definicje raportów Crystal Reports zapamiętywane są na dysku twardym w osobnych plikach o nazwie identycznej z nazwą raportu i rozszerzeniem.rpt W przypadku, gdy użytkownik zmieni położenie plików.rpt na dysku (bądź usunie te pliki) i program nie będzie w stanie odszukać definicji raport stanie się niedostępny. WF Mag sygnalizuje problemy z dostępem do pliku definicji podświetlając nazwę raportu na czerwono. W wariancie Prestiż WF Maga przewidziano możliwość przypisywania domyślnych wydruków uruchamianych zaraz po wystawieniu dokumentu handlowego, magazynowego, czy zamówienia, dzięki czemu możliwe jest podłączenie wydruku stworzonego w Crystal Reports zamiast standardowego. Funkcja dostępna jest poprzez menu Administrator Definicje Raporty. Istnieje także możliwość przypisania więcej niż jednego wydruku uruchamianego podczas wystawiania w/w dokumentów. Wówczas system zaprezentuje listę przypisanych listę wydruków. Wydruki tekstowe w WF Magu Z trybu tekstowego można korzystać w drukarce każdego typu (laserowej, atramentowej, igłowej), ale szczególnie polecany jest dla użytkowników drukarek igłowych, w przypadku gdy bardziej niż na elegancji zależy nam na szybkości. Drukarka pracuje w trybie tekstowym, zazwyczaj z bardzo dużą prędkością. Stosowana jest czcionka o stałym spacjowaniu (Kurier), zaś polskie litery muszą być wbudowane w pamięci ROM drukarki. Tabelki budowane są ze znaków pisarskich (myślnika, znaku plus, kreski pionowej). Przygotowanie WF Maga do pracy w trybie tekstowym wymaga pewnych zabiegów, opisanych w kolejnych punktach. 1. Na początku w oknie konfigurowania wydruku należy wybrać Jakość wydruku: Wydruk tekstowy. 2. Następnie klikając żółtą ikonę kartoteki obok pola Drukarka otwieramy okno wyboru drukarek. Na liście wyświetlane są wszystkie modele zainstalowane w systemie Windows. Wskazujemy na liście drukarkę, którą chcemy sterować w trybie tekstowym. Obsługa listy drukarek odbywa się w standardowy sposób klawiszami [Insert], [F2], [Delete] itd. 50 Każda drukarka igłowa ma własny zestaw kodów sterujących, umożliwiający wykorzystanie pełni jej możliwości. Generalnie jednak wszystkie dru-

51 Poradnik użytkownika karki igłowe są choć w części zgodne z jednym z dwu standardów sterowania, zaproponowanych przez firmy IBM (emulacja modelu IBM Proprinter), lub Epson (język ESC, a w nowszych modelach ESC/2). Jeśli zaznaczymy pole Drukarka igłowa, będziemy mogli wybrać jeden z powyższych standardów. 3. Po wskazaniu modelu drukarki przystępujemy do jej skonfigurowania. Przy wyświetlonej liście drukarek naciskamy klawisz [Ctrl+W] Ustal wartości. Spowoduje to otwarcie kolejnego okna zawierającego następujące parametry: Kodowanie polskich znaków. Do wyboru są dwa standardy DOS: Mazovia i Latin 2 (CP 852). Wymagany zestaw znaków drukarka musi mieć wbudowany w pamięci ROM. Proszę zapoznać się z instrukcją Państwa sprzętu. Sposób tworzenia ramek. Do wyboru są dwie opcje: Ramki pełne, budowane ze znaków ASCII tak jak w przypadku Norton Commandera, oraz Kreski uproszczone ramki ze znaków pisarskich. W przypadku kodowania polskich liter w standardzie Latin 2 część znaków narodowych pokrywa się z elementami ramek. Mazovia wolna jest od tego mankamentu. Liczba linii na stronie. Zależy od odstępu międzyliniowego i używanego papieru. Proszę znaleźć te dane w opisie drukarki. Górny i dolny margines. Również podawany w liniach. Kody sterujące drukarką. W tekstowym trybie drukowania komputer oprócz tekstu przeznaczonego do przeniesienia na papier wysyła do drukarki sekwencje tzw. znaków sterujących. W obu standardach (IBM, Epson) sekwencja sterująca zaczyna się od znaku ASCII nr 27, oznaczonego jako Escape. Jest to ten sam znak, który generuje klawisz [Esc] na klawiaturze, ale tego znaku nie uda się wpisać wprost z klawiatury, gdyż jest on używany przez programy (również przez WF Maga) jako znak do przerwania czynności, zamknięcia okna w programie, zakończenia pracy. Dlatego znaki sterujące wpisuje się przez podanie trzycyfrowej liczby, oznaczającej kod ASCII znaku. Zatem aby do drukarki wysłać znak Escape należy w odpowiednie pole kodu sterującego wpisać liczbę 027 (taki jest bowiem kod ASCII dla Escape). Kolejne kody znaków w sekwencji sterującej wpisujemy jako trzycyfrowe liczby oddzielone myślnikiem, a jeśli sekwencja składa sie tylko z 2 znaków, na końcu wpisujemy 000. Sekwencji właściwych dla konkretnej drukarki muszą Państwo szukać w jej dokumentacji technicznej. Jak już wspomniano większość sekwencji zaczyna się od znaku Escape. Inaczej jest ze znakiem końca linii i przejścia do nowego wiersza, co odpowiada naciśnięciu klawisza [Enter] na klawiaturze, który ma kod , 51

52 WF Mag dla Windows czyli <CR> <LF>. Pierwszy znak powoduje powrót karetki (czyli wózka z głowicą drukującą w lewe skrajne położenie, zaś drugi wysuw papieru o jedną linię. Uwaga! W niektórych drukarkach można przestawić zworki bądź mikroprzełączniki konfigurujące tak, aby efekt końca linii osiągnąć tylko jednym z wymienionych znaków, np. samym <CR>. W takim przypadku kod sterujący będzie miał postać Nie jest to jednak ustawienie standardowe dla DOS i raczej nie należy z niego korzystać. Więcej informacji znajdą Państwo w dokumentacji drukarki. 4. Po wpisaniu i zatwierdzeniu sekwencji sterujących powracamy do okna wyboru drukarki, w którym zatwierdzamy wybór standardowym klawiszem [Enter] Wybierz. Od tej pory wydruki na tej drukarce będą wykonywane w szybkim trybie tekstowym. Podgląd wydruku Podgląd wydruku dostępny jest z okna Drukuj, funkcja uruchamiana jest klawiszem [F9]. Otwiera się wówczas okno zatytułowane Podgląd raportu (Rys. 15), wyposażone we własne rozwijalne menu oraz pasek ikon. Największą część okna zajmuje wydruk, który prezentowany jest na ekranie w postaci możliwie zbliżonej do papierowego dokumentu. 52

53 Poradnik użytkownika Rys. 15 Podgląd raportu przed wydrukiem. Zmiana skali powiększenia. Funkcje dostępne w oknie Podglądu raportu można podzielić na następujące grupy: Zmiana skali podglądu (powiększenia). W menu Powiększenie użytkownik może wybrać następujące warianty (analogiczne działanie ma rozwijalne pole Skala na pasku ikon): Konkretna wartość, wyrażona w procentach: 50%, 75%, 100% (skala 1:1), 200%, 300%. Szerokość strony. Powiększenie dobierane jest automatycznie w taki sposób, by strona zajmowała całą szerokość ekranu. Obok siebie. Opcja aktywna przy wydrukach liczących więcej, niż jedną stronę. Umożliwia prezentację kilku stron na jednym ekranie. Sposób rozmieszczenia stron wybiera się w menu Podgląd Zmiana wyświetlania. Kursor myszy na obszarze dokumentu ma postać lupy. Kliknięcie dokumentu w dowolnym miejscu powoduje na przemian przełączanie skali podglądu między wartościami: Szerokość strony i Obok siebie. Prezentacja wydruków wielostronicowych. Po włączeniu opisanej wcześniej opcji Obok siebie w menu Podgląd Zmiana wyświetlania można określić liczbę stron, które maja być wyświetlane w poziomie lub w pionie. Podawane wartości nie mogą przekroczyć liczby stron w oglądanym dokumencie. Szybszy sposób polega na podaniu odpowiednich wartości w polach: Na szerokość i Na wysokość znajdujących się na pasku ikon. Aby zmienić aktualnie wyświetlaną stronę należy skorzystać z funkcji: Podgląd astępna strona, Podgląd Poprzednia strona, lub Podgląd Skok do strony W ostatnim przypadku trzeba podać żądany numer strony. Alternatywny sposób polega na kliknięciu jednej z trzech ikon znajdujących się z lewej strony paska ikon (obok ikony drukarki). Drukowanie. Wybranie opcji Plik Drukuj, lub kliknięcie ikony drukarki na pasku ikon, powoduje skierowanie całego raportu na drukarkę. W razie potrzeby zakres drukowanych stron można zmienić korzystając z funkcji Plik Strony do drukowania Numery stron oddziela się przecinkami, zaś większy zakres od do podaje oddzielając myślnikiem (znakiem minus). Na przykład wpisanie: 2,3,5 10 spowoduje wydrukowanie strony drugiej, trzeciej, oraz stron od piątej do dziesiątej (włącznie). 53

54 WF Mag dla Windows Zamknięcie okna podglądu. Pracę z przeglądarką kończy funkcja Plik Wyjście, lub kliknięcie ikony Zamknij. Taki sam efekt daje naciśnięcie klawisza [Esc]. Zakończenie pracy z programem Opuszczenie programu następuje po wybraniu funkcji System Koniec pracy w menu głównym, lub po kliknięciu lewym przyciskiem myszy ikony [r] w prawym, górnym rogu ekranu. Alternatywnie można też kilkakrotnie nacisnąć klawisz [Esc]. Po zamknięciu wszystkich aktualnie otwartych okien program kończy pracę. Aby zapobiec przypadkowemu wyjściu z programu użytkownik proszony jest o potwierdzenie zamiaru (Rys. 16). Rys. 16 Zakończenie pracy z programem WF Mag dla Windows. 54

55 Od czego zacząć? Poradnik użytkownika System obsługi magazynów i sprzedaży WF Mag dla Windows w obecnej wersji jest programem wszechstronnym i rozbudowanym. Dlatego początkującemu użytkownikowi trudno na początku ogarnąć całość jego potencjalnych możliwości. Jeśli już z sukcesem przebrniemy przez etap instalacji oprogramowania (serwera SQL i aplikacji WF Mag), to musimy wziąć pod uwagę, że przed rozpoczęciem rutynowej pracy z programem (wystawianie faktur, rozliczanie sprzedaży, zamawianie towaru u kontrahentów) należy wykonać szereg czynności wstępnych. Nie są one skomplikowane, lecz trudność polega na tym, że przed wyzwaniem tym staje użytkownik bez doświadczenia w posługiwaniu się programem. W niniejszym rozdziale przedstawimy czynności, które trzeba lub warto wykonać na początku. Szczegółowego opisu tych funkcji proszę szukać w dokumentacji elektronicznej WF Maga wywoływanej klawiszem [F1]. Natomiast kolejny rozdział pomyślany został jako samouczek i omawia krok po kroku najczęściej wykonywane w programie operacje (np. sprzedaż towaru z magazynu, przyjęcie zapłaty za towar). Prowadzi to do paradoksalnej sytuacji, gdyż aby móc korzystać z samouczka i zapoznać się z funkcjami programu użytkownik powinien najpierw przygotować i skonfigurować program do pracy, co wymaga pewnego doświadczenia. Proponujemy aby po zainstalowaniu programu najpierw zapoznać się z kolejnymi zagadnieniami opisanymi w samouczku bez wprowadzania żadnych zmian w pierwotnej konfiguracji programu. Dlatego też warto skorzystać z wersji demonstracyjnej programu, do której dołączony jest komplet przykładowych danych umożliwiających prowadzenie fikcyjnej firmy. Po zakończeniu okresu nauki i opanowaniu wszystkich tajników oprogramowania dane przykładowe można usunąć z systemu komputerowego i rozpocząć pracę z prawdziwymi danymi. W celu przygotowania programu do pracy proponujemy wykonać następujące czynności (przypominamy, że użytkownicy WF Maga w wariancie Start maja do dyspozycji tylko jedną firmę i jeden magazyn, nie muszą też korzystać z funkcji uprawnień użytkownika): 55

56 WF Mag dla Windows Kasowanie demonstracyjnej bazy danych. Służy do tego zewnętrzny program o nazwie Administrator baz danych dostępny w Windows w menu Start Programy WA PRO WF Mag dla Windows. Wybranie odpowiedniej opcji w tym programie powoduje usunięcie z dysku wszystkich danych zebranych w programie. Z tego względu funkcja dostępna jest tylko dla Administratora systemu użytkownika mającego pieczę nad całością programu i organizującego pracę innych użytkowników. Operacja nie jest konieczna warto zostawić dane przykładowe, aby móc również w przyszłości testować działanie nowych funkcji programu. Założenie nowej bazy danych i uczynienie jej bazą aktywną. Tę operację również wykonujemy za pomocą Administratora baz danych. Zazwyczaj program instalacyjny proponuje założenie nowej bazy po pomyślnym skopiowaniu oprogramowania na dysk twardy. Wpisanie danych o własnej firmie. Służy do tego funkcja System Firmy Wybór firmy. Dane o naszej firmie są wykorzystywane przy wystawianiu dokumentów handlowych (faktury, rachunki) i finansowych (kwity kasowe, polecenia przelewu). Ponieważ bez tych informacji WF Mag nie może poprawnie działać, sam upomni się o nie przy pierwszym uruchomieniu. Ustalenie liczby i nazw magazynów. Każda firma w WF Magu może obsługiwać dowolną liczbę niezależnych magazynów. Zarządza nimi funkcja Magazyn Magazyny Wybór magazynu. Konfigurowanie programu. Czynność ta polega na ustaleniu wartości pewnych parametrów, które mają wpływ na pracę programu. Dotyczy to na przykład kolejności wydawania towaru z magazynu, ustalenia sposobu numerowania dokumentów itd. Ze względów praktycznych opcje konfiguracyjne podzielono na dwie grupy: W menu Administrator Konfiguracja firmy znajdują się parametry, które dotyczą wszystkich użytkowników WF Maga. Uprawnionym do ich zmiany jest Administrator systemu. Natomiast zmiany opcji w Konfiguracji użytkowników dotyczą tylko sposobu działania programu na konkretnym komputerze te parametry każdy użytkownik może zmieniać według własnego uznania. Opcje znajdujące się w konfiguracji użytkownika można zmieniać w dowolnym momencie pracy systemu, natomiast każda modyfikacja opcji konfigurujących całą firmę powinna być przemyślana. Dotyczy to w szczególności zmiany sposobu ewidencji cen sprzedaży. Służy do tego opcja Ceny sprzedaży obliczane algorytmem etto/brutto dostępna w menu Administrator Konfiguracja firmy, w części zatytułowanej Artykuły. Ze względu na niezbędne zaokrąglanie kwot przy obliczaniu podatku VAT zmiana tego parametru w trakcie pracy programu może spowodować powstanie różnic w bilansie księgowym. Dlatego ustawienia 56

57 Poradnik użytkownika tej opcji dokonuje się jednorazowo przed rozpoczęciem korzystania z programu i w zasadzie nie zmienia przez cały czas pracy. Przydzielenie użytkownikom praw dostępu. Przy jednoczesnej pracy kilku osób w sieci komputerowej zaleca się, aby Administrator systemu ograniczył im możliwość dostępu do funkcji, z których nie korzystają, lub które są potencjalnie niebezpieczne (np. kasowanie i modyfikacja danych). Dodatkowo zakładane są hasła, blokujące osobom nieupoważnionym dostęp do programu. Funkcja w menu Administrator Uprawnienia użytkowników. Wypełnienie kartotek towarów i kontrahentów. Program wykorzystuje dane z kartotek przy wystawianiu dokumentów. Można zrezygnować z tego kroku, a dane wprowadzić podczas tworzenia bilansu otwarcia w magazynie. Kartoteki mogą być też uzupełniane na bieżąco, w czasie normalnej pracy z programem. Sporządzenie bilansu otwarcia w każdym z magazynów. Należy przeprowadzić inwentaryzację i wpisać początkowe stany remanentowe. Rozpoczęcie rutynowej pracy z programem. Podany wyżej porządek nie jest ściśle obowiązujący. Stanowi jedynie propozycję przygotowania programu do pracy. W tym miejscu zwracamy uwagę Państwa na jeszcze jeden, bardzo istotny aspekt: działanie programu zależy w dużym stopniu od obowiązujących ustawień konfiguracyjnych. Dlatego też wskazane jest zapoznanie się z odpowiednią częścią dokumentacji rozdziały Konfiguracja użytkownika i Konfiguracja firmy w części Funkcje menu Administrator (w dokumentacji elektronicznej). W samouczku i w dokumentacji na ogół omawiane jest działanie funkcji przy założeniu obowiązywania ustawień standardowych. W uzasadnionych przypadkach dodano informacje o wpływie ustawień w konfiguracji na działanie konkretnej funkcji programu. 57

58 WF Mag dla Windows Samouczek Program WF Mag dla Windows adresowany jest do pracowników firm o profilu handlowym i handlowo usługowym. Stąd też najistotniejszą jego część stanowi moduł obsługi magazynowej i sprzedaży towarów, zaś pozostałe funkcje programu uzupełniają i poszerzają możliwości aplikacji. Program jest przyjazny dla użytkownika zachowane zostały wszystkie cechy klasycznego obiegu dokumentów w WF Magu prowadzi się więc normalne operacje papierkowe, tzn. wystawia dokumenty magazynowe (PZ, WZ, MM), dokumenty handlowe (faktury VAT, rachunki zwykłe, paragony), składa i realizuje zamówienia, prowadzi rozliczenia (za pośrednictwem przelewów bankowych, gotówkowo kwitami kasowymi KP i KW, bądź innym sposobem) itd. Komputer wspomaga pracownika w jego codziennych czynnościach: informuje o wykrytych problemach (np. brak towaru w magazynie), zapobiega też powstawaniu niektórych błędów. Wykorzystanie komputera, nie ograniczając w niczym użytkownika, automatyzuje i upraszcza wiele czynności, daje komfort wygodnego dostępu do danych, szybkiego wystawiania dokumentów, sporządzania zestawień i raportów. Z kolejnych rozdziałów dowiesz się jak: Wystawić fakturę sprzedaży Posługiwać się dokumentami magazynowymi (PZ, WZ, MM i in.) Wypełniać kartoteki towarów, kontrahentów i in. Ustalać ceny na towary i stosować w praktyce zaawansowane mechanizmy kalkulacji cenowych Założyć nowy magazyn i jak przeprowadzić w nim inwentaryzację Prowadzić rozliczenia z kontrahentami Obsługiwać operacje gotówkowe i bezgotówkowe Drukować dokumenty Utworzyć raport (zestawienie) 58

59 Poradnik użytkownika A na zakończenie przeczytasz o tym, co jeszcze warto przestudiować w dokumentacji 59

60 WF Mag dla Windows Jak wystawić fakturę sprzedaży oraz dokument magazynowy Najczęściej wykorzystywaną funkcją programu jest sprzedaż towarów (usług) i związane z tym wystawienie dokumentu sprzedaży przeważnie faktury VAT. Zanim przystąpimy do omówienia tej operacji konieczna jest Odrobina teorii W programie WF Mag dla Windows do rejestrowania operacji zakupu i sprzedaży towarów i usług, a także korekt tych operacji służą dokumenty handlowe. Natomiast wszystkie operacje związane ze zmianą stanów w magazynie związane są z wystawieniem stosownego dokumentu magazynowego. Dokumenty handlowe i magazynowe są więc ze sobą ściśle powiązane na przykład przy sprzedaży faktura VAT powstaje na podstawie dokumentu magazynowego WZ (specyfikacji towarowo wartościowej). Praktyczny sposób wykorzystania tych dokumentów zależy od specyfiki firmy, zostanie to wyjaśnione w kolejnych rozdziałach. Dokumenty handlowe w WF Magu WF Mag wykorzystuje następujące typy dokumentów handlowych: Faktura VAT. Rejestruje sprzedaż dokonywaną na rzecz podmiotów gospodarczych będących płatnikami podatku od towarów i usług (VAT). Faktura VAT powstaje na podstawie dokumentów magazynowych WZ (sprzedaż towarów, produktów i opakowań) lub SU (świadczenie usług). Rachunek zwykły. Jego rola jest analogiczna jak faktury VAT sprzedaży, lecz wystawiany jest wyłącznie przez podmiot gospodarczy nie będący płatnikiem podatku VAT. 60

61 Poradnik użytkownika Paragon. Dokumentuje sprzedaż detaliczną, wystawiany jest zawsze w wariancie z cenami brutto (z VAT em). Zafiskalizowany paragon może być przeglądany i drukowany, nie ma natomiast możliwości jego poprawiania (edycji) ani wystawiania dokumentu korygującego. W razie potrzeby paragon można anulować. Przewidziano również możliwość wydrukowania faktury do istniejącego paragonu. Więcej informacji o sprzedaży detalicznej proszę szukać w dokumentacji elektronicznej programu. Faktura zakupu. Dostarczana jest przez kontrahenta i rejestrowana w programie przy dostawie. Z fakturą zakupu związany jest dokument magazynowy, najczęściej przyjęcia zewnętrznego PZ (zakup towarów, produktów i opakowań) lub ZU (zakup usług). Faktura VAT RR. Wystawianie faktur VAT RR (dla Rolników Ryczałtowych) odbywa się w analogiczny sposób jak faktur zakupu. Specyfika tego dokumentu polega na tym, że wystawia go kupujący, gdyż sprzedawca (rolnik) zazwyczaj nie dysponuje systemem komputerowym umożliwiającym emitowanie dokumentów. Z fakturą RR związany jest standardowy magazynowy dokument zakupu PZ. Faktura korygująca sprzedaży. Odnotowuje zmiany wartości obrotu, stawek podatku, specyfikacji towarowej lub nagłówka faktury VAT sprzedaży. Zmiany w specyfikacji towarowej odnotowuje generowany automatycznie dokument magazynowy o sygnaturze WZk. Przewidziano również możliwość wystawienia faktury korygującej sprzedaż do dokumentu niezarejestrowanego w systemie. Funkcja ta ma zastosowanie w przypadku, gdy użytkownik WF Maga prowadził wcześniej ręczną księgowość, lub korzystał z innego programu (zob. opis w dokumentacji elektronicznej programu). Faktura korygująca zakupu. Odnosi się do zmian zaksięgowanego już zakupu. Zmiany w specyfikacji towarowej odnotowuje generowany automatycznie dokument magazynowy o sygnaturze PZk. Faktura walutowa sprzedaży (dotyczy tylko wariantu Prestiż WF Maga) służy do prowadzenia operacji handlowych z partnerami zagranicznymi i umożliwia podanie cen w walutach obcych a także jest podstawą do rozliczeń walutowych. Faktura walutowa zakupu (dotyczy tylko wariantu Prestiż WF Maga), podobnie jak złotówkowa faktura zakupu, dostarczana jest przez kontrahenta jako załącznik do dokumentu przewozowego SAD. Dokumenty handlowe oprócz danych o kontrahencie i specyfikacji towarowej zawierają informacje o zobowiązaniach i należnościach potrzebne do prowadzenia rozrachunków: nazwę płatnika oraz sposób i termin płatności, podsumowanie wartości obrotu z rozbiciem na poszczególne stawki VAT, udzielone rabaty i 61

62 WF Mag dla Windows narzuty procentowe lub kwotowe. Faktury sprzedaży, zwiększające korekty sprzedaży i zmniejszające korekty zakupu są zapisywane jako należność ze znakiem plus, natomiast faktury zakupu, zwiększające korekty zakupu i zmniejszające korekty sprzedaży są zapisywane jako zobowiązanie ze znakiem minus. Dokumenty magazynowe w WF Magu W większości przypadków do prowadzenia ewidencji towarów w magazynie pod względem rodzaju, ilości, oraz wartości stosuje się trzy rodzaje dokumentów, oznaczanych sygnaturami PZ, WZ i MM: Dokument Przyjęcia Zewnętrznego, PZ. Stosowany jest do odnotowania przyjęcia towaru do magazynu. Wystawiany jest na podstawie np. faktury lub rachunku dostarczonego przez dostawcę. Dokument Wydania Zewnętrznego, WZ. Wystawiany jest przy zdejmowaniu towaru ze stanu magazynowego (wydawaniu towaru z magazynu). Na podstawie WZ ki sporządza się dokument handlowy (fakturę, rachunek lub paragon) dla odbiorcy. Dokument przesunięcia MiędzyMagazynowego, MM. Wykorzystywany jest przy przenoszeniu towaru między dwoma magazynami należącymi do tego samego przedsiębiorstwa. W wyniku wystawienia MM powstają dwa dokumenty magazynowe: rozchodowy MW w magazynie, z którego wydawany jest towar, oraz identyczny dokument przychodowy MP w magazynie, do którego przyjmowany jest towar. Dokument nie ma zastosowania w WF Magu w wariancie Start, który jest jednomagazynowy. Ponadto WF Mag korzysta standardowo z dwu innych rodzajów dokumentów: Dokument Zakupu Usług, ZU. Stosowany jest do odnotowania zakupu usług w firmie. Podobnie jak PZ wystawiany jest na podstawie np. faktury lub rachunku dostarczonego przez dostawcę. Dokument Sprzedaży Usług, SU. Stosowany przy świadczeniu usług na rzecz klienta. Na podstawie SU sporządza się również dokument handlowy (fakturę, rachunek lub paragon) dla odbiorcy Wprowadzenie dokumentów ZU i SU było podyktowane obowiązującą w programie zasadą, że dokument handlowy (faktura, rachunek) musi powstawać na podstawie dokumentu magazynowego. Zwykłe dokumenty PZ i WZ nie mogą tu mieć zastosowania, gdyż ani świadczenie (sprzedaż) usług, ani ich zakup nie powodują ruchu w magazynie, ani nie mają wpływu na stan magazynowy. Inne dokumenty. W gospodarce materiałowej stosuje się także inne rodzaje dokumentów magazynowych, noszących różne sygnatury: PW (Przychód We- 62

63 Poradnik użytkownika wnętrzny), RW (Rozchód Wewnętrzny), PP (Protokół Przekazania) i in. Jeżeli zaistnieje potrzeba, w WF Magu można tworzyć własne rodzaje (sygnatury) dokumentów. Dokumenty handlowe i odpowiadające im dokumenty magazynowe Jak już wspomniano dokumenty handlowe są powiązane z dokumentami magazynowymi, zawierającymi specyfikację towarową przyjęto bowiem zasadę, że żaden dokument handlowy nie może istnieć bez odpowiadającego mu dokumentu magazynowego: dokumenty handlowe zakupu bez dokumentu PZ lub ZU, korekty dokumentów handlowych zakupu PZk, ZUk, dokumenty handlowe sprzedaży WZ lub SU, korekty dokumentów handlowych sprzedaży WZk, SUk, dokumenty walutowe zakupu bez dokumentu SAD i PZ lub ZU, dokumenty walutowe sprzedaży bez dokumentu WZ lub SU. Jak wystawiać dokumenty handlowe Program zapewnia elastyczne podejście do sposobu rejestracji i wystawiania dokumentów handlowych: Użytkownik może najpierw wystawić w module magazynowym, dostępnym w menu Magazyn Dokumenty magazynowe, dokument PZ lub WZ, względnie ZU lub SU (przy świadczeniu usług). Na podstawie istniejącego dokumentu magazynowego można wystawić stowarzyszony z nim dokument handlowy. Operacja może być przeprowadzona w dowolnie wybranym czasie, może wykonać ją inny pracownik, co jest przydatne, gdy funkcje magazyniera i sprzedawcy są w firmie rozdzielone. 63

64 WF Mag dla Windows Rys. 17 Dodawanie do faktury specyfikacji towarowej z wystawionych uprzednio dokumentów magazynowych klawisz [Ctrl+M]. Ponieważ jednak nie każda firma ma w swojej strukturze wyodrębniony dział magazynowy i nie każda posługuje się dokumentami magazynowymi, użytkownik może w ogóle pominąć etap wystawiania dokumentów magazynowych. W takim przypadku wszystkie operacje w postaci faktur zakupu i sprzedaży rejestruje się bezpośrednio w module dokumentów handlowych, dostępnym w menu Operacje handlowe. Po wypełnieniu nagłówka faktury pracownik wypełnia specyfikację towarowo wartościową w identyczny sposób, jak przy wystawianiu dokumentu magazynowego. W chwili zapisania faktury program automatycznie wygeneruje stowarzyszony z nią stosowny dokument magazynowy i umieści go w rejestrze dokumentów magazynowych. Efekt końcowy będzie więc identyczny jak w przypadku poprzednim. Można wreszcie skorzystać z funkcji łączenia specyfikacji z wielu dokumentów magazynowych w celu wystawienia zbiorczego dokumentu handlowego. Zasadniczo stosuje się to w przypadku sprzedaży, ale operacja jest też wykonalna przy zakupie. W tym przypadku pierwszym krokiem jest wybranie w nagłówku faktury nazwy kontrahenta. Ma to na celu uaktywnienie zakładki Pozycje dokumentu, służącej do tworzenia specyfikacji towarowej. Wówczas kombinacja [Ctrl+M] Dokumenty magazynowe wyświetli listę WZ-ek lub PZ-ek danego kontrahenta, nie powiązanych dotąd z żadnym dokumentem handlowym. Do- 64

65 Poradnik użytkownika kumenty, których specyfikacje chcemy włączyć do faktury przenosimy do okna zatytułowanego Dokumenty związane z dokumentem handlowym. Po zamknięciu okienka w specyfikacji faktury znajdą się wszystkie pozycje umieszczone w zaznaczonych dokumentach magazynowych. Należy zauważyć, że łączenie specyfikacji wielu WZ ek w jednym dokumencie handlowym jest również sposobem na wystawienie wspólnej faktury w przypadku, gdy towar pochodzi z wielu magazynów (uwaga ta nie dotyczy WF Maga w wariancie Start, obsługującym tylko jeden magazyn). Natomiast w WF Magu w wariancie Prestiż dodano funkcję bezpośredniej sprzedaży towarów z różnych magazynów na jednej fakturze. Podczas tworzenia specyfikacji faktury (przy otwartym oknie wyboru towaru z kartoteki artykułów) dostępny jest klawisz [F9] Magazyn, służący do zmiany aktywnego magazynu. W chwili zatwierdzenia faktury program automatycznie wygeneruje stosowne dokumenty magazynowe WZ we wszystkich magazynach, z których wydano towar. Analogicznie jak przy łączeniu specyfikacji z wielu WZ ek, postępujemy w przypadku realizacji zamówień. Różnica polega na tym, że przy aktywnej zakładce Pozycje dokumentu naciskamy klawisz [Ctrl+R]. W zależności od potrzeby można zamówienia realizować w całości lub częściowo (uwaga ta nie dotyczy WF Maga w wariancie Start, nie obsługującym zamówień). Oczywiście przy wystawianiu jednego dokumentu handlowego można korzystać ze wszystkich sposobów tworzenia specyfikacji: ręcznego dodawania pojedynczych pozycji (towarów), dołączania całych dokumentów magazynowych, realizacji zamówień. Gospodarka magazynowa w WF Magu W programie obowiązuje mechanizm pełnej identyfikacji dostaw. Oznacza to, że przy kolejnych dostawach dla każdego towaru zapamiętywane są nie tylko ilości i ceny zakupu, lecz także numery dokumentów przychodu, na podstawie których został on przyjęty. Informacje te są wykorzystywane przy rozchodzie z magazynu, tzn. w czasie wystawiania dokumentu WZ lub MM. Ten sposób prowadzenia gospodarki magazynowej określa się mianem ewidencji ilościowo wartościowej magazynu w cenach rzeczywistych. Pozwala on w dowolnej chwili uzyskać dokładną informację o wartości magazynu według rzeczywistych cen zakupu oraz o aktualnej wartości zysku odnotowanego na każdym dokumencie sprzedaży. 65

66 WF Mag dla Windows Kolejność w jakiej towar zdawany jest z magazynu można określić w konfiguracji programu (opcja Zasada zdejmowania ze stanu magazynowego). Standardowo obowiązuje zasada FIFO: pierwsze przyszło pierwsze wyszło : towar jest zdejmowany z ewidencji w takiej kolejności, w jakiej doń trafiał. W pierwszej kolejności wydany będzie towar pochodzący z dostawy zapisanej w PZ ce o najstarszej dacie. Jeśli nie zmieniono ręcznie kolejności numerowania dokumentów przychodu, najmniejszy numer oznacza najstarszą dostawę. Metoda FIFO jest najczęściej stosowana i zalecana, gdyż zachowuje wartość magazynu najbardziej zbliżoną do aktualnie obowiązujących cen rynkowych towaru. W pewnych przypadkach można stosować zasadę LIFO: przyszło ostatnie pierwsze wyszło, co spowoduje, że w pierwszej kolejności z magazynu wydawany będzie towar pochodzący z najświeższej dostawy. Sposób ten powoduje, że w magazynie może zalegać towar z bardzo starych dostaw, o mocno zdezaktualizowanej cenie zakupu. Przy sprzedaży kontrolowane są stany magazynowe, a ewentualne przekroczenie minimalnej ilości towaru jest sygnalizowane. Program ostrzega przed powstaniem stanów ujemnych nie ma więc możliwości przypadkowego wydania w dokumencie towaru, którego brak w magazynie. W takim przypadku program pozwala zrezygnować z wpisania towaru do specyfikacji, lub umieszcza w dokumencie ilość dostępną. Uzupełnianie stanów magazynowych wspomagane jest przez mechanizm składania i przyjmowania zamówień na towar. Zanim Czytelnik przeanalizuje niżej podany przykład, powinien zapoznać się z rozdziałem Ceny w WF Magu w dokumentacji elektronicznej programu. Przykład: W magazynie obowiązuje zasada FIFO. Do magazynu przyjęto 4 dostawy szczoteczek do zębów. Za pierwszym razem kupiono 50 sztuk po 2 zł i zapisano w dokumencie przyjęcia PZ 001/2003, za drugim 100 sztuk po 2,10 zł (PZ 003/2003), za trzecim 50 sztuk ponownie po 2,10 (PZ 010/2003), zaś w ostatniej dostawie było 70 sztuk po 2,20 zł (PZ 049/2003). Wycena towaru odbywa się wg cen netto (bez VAT). W programie powstanie następujący zapis: Artykuł: Szczoteczka do zębów Dostawa Data Ilość Cena zakupu PZ 001/ ,00 PZ 003/ ,10 PZ 010/ ,10 PZ 049/ ,20 66

67 Poradnik użytkownika Z posiadanych zapasów w dniu 20. czerwca sprzedano 130 sztuk szczoteczek (WZ 139/2003) po cenie sprzedaży netto (bez VAT) 2,80 zł. Dokument WZ wystawiono w cenie sprzedaży. Teraz informacja o stanie magazynu przedstawia się następująco: Dostawa Data Ilość Cena zakupu Cena sprzedaży PZ 001/ ,00 2,80 PZ 003/ ,10 2,80 PZ 010/ ,10 PZ 049/ ,20 zaś w WZ ce zapisano: Wydanie: WZ 139/2003 Data: Lp. Ilość Cena sprzedaży Uwagi ,80 Cena została ustalona na 2,80 zł, ponieważ wydanie nastąpiło dnia , tj. gdy w Cenniku sprzedaży obowiązywała taka wartość. W związku z tym na WZ ce znajduje się tylko jedna pozycja, na którą składa się cała ilość towaru pochodzącego z dostawy PZ 001/2003 i część (80 sztuk) z PZ 003/2003. Następnie, , dokonano przesunięcia towaru w ilości 100 sztuk do magazynu filii (dokument MM 012/2003 wystawiono w cenach zakupu. Aktualna informacja o stanie magazynu po operacji: Dostawa Data Ilość Cena zakupu PZ 001/ ,00 2,80 PZ 003/ ,10 2,80 PZ 010/ ,10 2,80 PZ 049/ ,20 2,80 zaś w dokumencie MM zapisano: Cena sprzedaży 67

68 WF Mag dla Windows Wydanie: MM 012/2003 Data: Lp. Ilość Cena wydania Uwagi ,10 z PZ 003/ ,10 z PZ 010/ ,20 z PZ 049/2003 Wydany towar pochodził z trzech dostaw: reszta towaru z PZ 003/2003, całość z PZ 010/2003 i część z PZ 049/2003. Przy tworzeniu dokumentu rozchodu w cenach zakupu każdej dostawie odpowiada osobna pozycja. Dotyczy to nawet przypadku, gdy dwie dostawy były w tej samej cenie. Cena na dokumencie pochodzi w tym przypadku z Cennika zakupów. A teraz praktyka Zademonstrujemy działanie programu przy dwu najczęściej wykonywanych operacjach: sprzedaży towaru i przyjmowaniu dostawy do magazynu. Sprzedaż towaru dokumentowana fakturą VAT Zademonstrujemy jak wystawić fakturę VAT sprzedaży bez uprzedniego ręcznego wystawiania dokumentu magazynowego WZ. Wystawianie faktury w programie WF Mag polega na wypełnianiu rubryk w formatce dokumentu handlowego. Do przechodzenia między polami w formatce służy klawisz [Tab], zaś klawisz [Ctrl+Tab] uaktywnia kolejne zakładki. Do wskazania pola i zmiany zakładki można też posłużyć się lewym klawiszem myszy. Więcej informacji o obsłudze programu można znaleźć w rozdziale Obsługa programu. Dla przejrzystości formatka podzielona jest na kilka części: nagłówek okna dodawania dokumentu handlowego, gdzie znajdą się podstawowe informacje o dokumencie; wybranie w tym miejscu rodzaju wystawianego dokumentu wpływa oczywiście na treść kolejnych pól umieszczonych w zakładkach zakładka Pozycje dokumentu, w której tworzy się właściwą specyfikację sprzedawanych towarów 68

69 Poradnik użytkownika zakładka Informacje nagłówkowe, przechowująca m.in. informacje potrzebne do rozliczeń Należy nadmienić, że niektóre pola danych mogą pozostać niewypełnione. W momencie zatwierdzania dokumentu (zapisu gotowego dokumentu na dysk) program sprawdza kompletność i poprawność danych. Jeśli pominiemy pole wymagane przez program, to upomni się on o uzupełnienie stosownym komunikatem. Aby nie powielać opisu formatki znajdującego się w dokumentacji elektronicznej omówiono tylko te pola, których sposób wypełnienia może budzić wątpliwości użytkownika. 1. W menu WF Maga uruchamiamy funkcję Operacje handlowe Sprzedaż. Prezentowane jest okno zatytułowane Dodawanie dokumentu handlowego. Wymienione okno można również otworzyć z poziomu rejestru (kartoteki) dokumentów handlowych: uruchamiamy funkcję Operacje handlowe Dokumenty handlowe, a następnie przy otwartym głównym oknie rejestru naciskamy klawisz [Insert] Dodaj nowy dokument. 2. Wystawianie nowej faktury zaczynamy od wypełnienia pól w nagłówku okna dodawania dokumentu handlowego. Przede wszystkim określamy Typ dokumentu. W tym celu z list rozwijalnych wybieramy opcje: Sprzedaż i Faktura sprzedaży. Numer faktury przy domyślnych ustawieniach programu generowany jest automatycznie w polu umer wyświetlany jest napis <AUTO>. Nazwę odbiorcy w polu Kontrahent wybiera się z kartoteki kontrahentów. W tym celu należy kliknąć żółtą ikonę kartoteki umiejscowioną na prawo od pola. Otworzy okno kartoteki kontrahentów, w której należy odszukać i wskazać kursorem właściwą pozycję. Po naciśnięciu klawisza [Enter] Wybierz dane o odbiorcy zostaną przeniesione z kartoteki do wystawianej faktury. Jeżeli kontrahenta nie ma w kartotece, można ją uzupełnić bez przerywania wystawiania dokumentu. Opis postępowania zawarto w rozdziale Wypełnianie kartoteki w trakcie wystawiania dokumentu. Na zakończenie należy wybrać wariant cen umieszczanych w dokumencie pole Obliczanie wg cen. Wybrany wariant ceny netto lub brutto powinien odpowiadać specyfice prowadzonej sprzedaży. Jeśli większość sprzedaży odbywa się dla odbiorców detalicznych (np. sklep, gastronomia) stosuje się wariant brutto. W pozostałych przypadkach (przewaga kontrahentów instytucjonalnych) należy wybrać wariant netto. 3. Po pomyślnym wypełnieniu danych w nagłówku okna dodawania dokumentu handlowego uaktywniamy zakładkę Pozycje dokumentu. Kolejne pozycje 69

70 WF Mag dla Windows sprzedawane towary wprowadzamy do faktury naciskając klawisz [Insert] Dodaj. 4. Wyświetlane jest wówczas okno kartoteki towarów znajdujących się w magazynie. Po odszukaniu i wskazaniu asortymentu wprowadzamy go do specyfikacji faktury klawiszem [Enter] Wybierz. Przy bardzo obszernej kartotece warto posłużyć się funkcjami wyszukiwania i filtrowania kartotek, opisanymi w rozdziale Obsługa programu. 70 Przy każdej pozycji asortymentowej należy podać: Ilość, Cenę jeżeli różni się od ceny z cennika, oraz ewentualnie skorygować Stawkę podatku VAT i Jednostkę miary. Przewidziano również możliwość udzielenia procentowego Rabatu Narzutu, który dotyczy wyłącznie konkretnego towaru (por. opis w punkcie 5). Z kolei klawisz [Ctrl+C] otwiera okno podglądu cen, w którym można zapoznać się z ceną zakupu, oraz cenami sprzedaży (rubrykami cenowymi) w wariancie netto i brutto. Informację o cenach sprzedaży uzupełniają wyliczone wartości marży i narzutu (więcej o cenach w rozdziale Ceny w WF Magu ). W zależności od ustawienia w konfiguracji programu (opcja Automatyczne otwieranie kartoteki asortymentów dla dokumentów handlowych w menu Administrator Konfiguracja firmy Dokumenty handlowe) okno kartoteki asortymentowej wyświetlane jest automatycznie gdy tylko wprowadzimy poprzedni towar do specyfikacji faktury, bądź musi być każdorazowo wywoływane klawiszem [Insert] Dodaj w oknie tworzenia specyfikacji towarowej. Lista towarów w dokumencie handlowym jest oczywiście edytowalna. Poza dopisywaniem nowych pozycji klawiszem [Insert], użytkownik może poprawiać pozycję wskazaną kursorem klawiszem [F2], ewentualnie usunąć pomyłkowo wprowadzony towar klawiszem [Delete]. W przypadku, gdy w kartotece nie ma potrzebnego towaru, można uzupełnić kartotekę na bieżąco, bez przerywania wystawiania faktury. Opis znajdą Państwo w rozdziale Wypełnianie kartoteki w trakcie wystawiania dokumentu. Należy jednak pamiętać, że stan magazynowy tak wprowadzonego asortymentu wynosi zero trzeba go wpierw wprowadzić na stan za pomocą funkcji Remanent w menu Magazyn, bądź zakupić rejestrując fakturę zakupu w module dokumentów handlowych. Można również przyjąć zamówienie od klienta na towar niedostępny w magazynie (funkcja Magazyn Zamówienia). 5. Po skompletowaniu specyfikacji towarów na fakturze uaktywniamy zakładkę Informacje podstawowe, w celu uzupełnienia informacji potrzebnych m.in. do rozliczeń. Poniżej zamieszczono opis pól, których funkcja w programie może nasuwać wątpliwości:

71 Poradnik użytkownika Płatnik. WF Mag rozróżnia firmę dostarczającą/odbierającą towar i firmę z którą prowadzimy rozrachunki. Domyślnie wartości obu pól są jednakowe. Dokument odebrał. Imię i nazwisko osoby upoważnionej do odbioru faktury może być pobierane z kartoteki kontrahentów, lub wpisane ręcznie. Rabat/ arzut. Pozwala podać procentową wartość narzutu i rabatu liczonego dla wszystkich pozycji faktury łącznie. Ma to swoje odzwierciedlenie w pozycjach dokumentu (pole R/N 2). Natomiast przy tworzeniu specyfikacji towarowej (zob. punkt 4 powyżej) można podać wartości narzutu i rabatu odnoszące się tylko do wybranej pozycji (pole R/N 1). Klawisz ekranowy [P], znajdujący się na prawo od pola, otwiera okno umożliwiające skalkulowanie wartości rabatu i narzutu wyrażonego procentowo, bądź kwotowo. Wpisanie dowolnej wartości spowoduje wyliczenie pozostałych. Kwota do zapłaty. Pole nie podlega edycji. Wartość pola obliczana jest na podstawie specyfikacji towarowo wartościowej faktury oraz uwzględnia wszystkie rabaty i narzuty. Początkowo wartość wynosi zero. Suma zaliczek. Pole informuje o łącznej kwocie dokonanych zaliczek. Klawisz [Ctrl+L] uruchamia moduł zaliczek, umożliwiający przypisanie do bieżącego dokumentu handlowego dokumentów finansowych związanych z konkretnym kontrahentem (o ile nie zostały już wykorzystane do rozliczenia innych faktur). Wpłata bieżąca. Kwota wpłacona przez odbiorcę zostanie zaksięgowana jako wpływ gotówki do kasy. W kasie domyślnej dla danego użytkownika powstanie odpowiedni dokument KP z datą bieżącą, który w rozrachunkach zostanie potraktowany jako częściowe lub całkowite rozliczenie dokumentu handlowego. 6. Wypełnienie pól w zakładce Informacje podstawowe kończy przygotowanie faktury sprzedaży. Aby jednak faktura została dołączona do ewidencji dokumentów handlowych (zaistniała w systemie WF Mag) należy ją zatwierdzić. 71

72 WF Mag dla Windows Służy do tego standardowy klawisz [F10] Zapisz. Podczas tej operacji program analizuje wpisy w formatce faktury i w razie stwierdzenia błędu, bądź opuszczenia informacji wymaganej przez przepisy poinformuje o tym użytkownika stosownym komunikatem. Jak już wyjaśniono we wstępie w momencie zatwierdzenia dokumentu handlowego WF Mag automatycznie wygeneruje stowarzyszony z nim dokument magazynowy (w przypadku faktury VAT sprzedaży będzie to dokument wydania zewnętrznego WZ) i umieści go w rejestrze dokumentów magazynowych, dostępnym w menu Magazyn Dokumenty magazynowe. Przed zapisaniem dokumentu użytkownik powinien jeszcze zadecydować: Czy bezpośrednio po zapisie ma być drukowana faktura oraz (na życzenie) stowarzyszony z nią dokument WZ. Zależy to od włączenia ikony przedstawiającej drukarkę; ikona znajduje się na prawo od klawisza ekranowego [Drukuj]. Jeśli opcja nie jest aktywna (ikona nie jest wciśnięta) drukowanie trzeba wywołać ręcznie klawiszem [Ctrl+D] w rejestrze dokumentów handlowych. Czy w przypadku, gdy płatność dokonywana jest gotówką, razem z fakturą ma być drukowany dokument kasowy KP (kasa przyjmie). W tym celu należy zaznaczyć ptaszkiem opcję Drukuj dokument kasowy umieszczoną na dole okna wystawiania faktury. Wspomniany kwit kasowy zostanie dołączony do rejestru dokumentów finansowych, w menu Operacje handlowe Dokumenty finansowe. Kwota uiszczona przez odbiorcę będzie oczywiście zapisana w module rozrachunków i ma wpływ na stan rozliczeń z klientem (funkcja Operacje handlowe Rozrachunki). 7. Po pomyślnym zatwierdzeniu (i ewentualnie wydrukowaniu faktury) program powraca do rejestru dokumentów handlowych. Okno rejestru zamyka się standardowym klawiszem [Esc]. 72

73 Poradnik użytkownika Uwaga! Nie jest to jedyny sposób wprowadzania nowej faktury do systemu. Proszę również zapoznać się w niniejszej instrukcji z następującymi rozdziałami: Wystawianie dokumentu magazynowego Wystawianie faktury przy okazji tworzenia wystawiania dokumentu magazynowego Wystawianie faktury do istniejącego dokumentu magazynowego Sprzedaż detaliczna Szybkie i sprawne prowadzenie sprzedaży detalicznej z wykorzystaniem drukarek fiskalnych ułatwia w WF Magu funkcja Operacje handlowe Sprzedaż detaliczna (Rys. 18). Generalnie przy sprzedaży detalicznej użytkownik wypełnia jedynie specyfikację sprzedawanego towaru, z pominięciem nagłówka i informacji o kontrahencie. W stosunku do zwyczajnej procedury sprzedaży (wystawiania dokumentu handlowego faktury, bądź rachunku i związanego z nim dokumentu magazynowego WZ) przy sprzedaży detalicznej zachodzą jednak pewne różnice. Proszę zapoznać się z rozdziałem Funkcje menu Operacje handlowe. Sprzedaż detaliczna w dokumentacji elektronicznej programu. 73

74 WF Mag dla Windows Rys. 18 Sprzedaż detaliczna. Zakup towaru na podstawie faktury VAT Zakup towaru na podstawie wystawionej przez dostawcę faktury VAT rejestruje się w programie w sposób analogiczny jak opisaną w powyższym punkcie sprzedaż. Skupimy się więc tylko na istotnych różnicach. 1. W menu WF Maga uruchamiamy funkcję Operacje handlowe Zakup. Prezentowane jest okno zatytułowane Dodawanie dokumentu handlowego. Wymienione okno można również otworzyć z poziomu rejestru (kartoteki) dokumentów handlowych: uruchamiamy funkcję Operacje handlowe Dokumenty handlowe, a następnie przy otwartym głównym oknie rejestru naciskamy klawisz [Insert] Dodaj nowy dokument. 2. Rejestrację nowej faktury zakupu zaczynamy od wypełnienia pól w nagłówku okna dodawania dokumentu handlowego. W polu Typ dokumentu wybieramy z list opcje: Zakup i Faktura zakupu. umer faktury przy zakupie należy wpisać ręcznie jest to numer dokumentu dostarczonego przez kontrahenta. 74

75 Poradnik użytkownika 3. Specyfikację nabywanych towarów tworzymy w zakładce Pozycje dokumentu w sposób identyczny jak przy sprzedaży. 4. Również pola danych w zakładce Informacje podstawowe wypełniamy analogicznie jak poprzednio. Jeśli płatność realizowana jest gotówką, wypłacona przez nas kwota zostanie zaksięgowana jako wypływ z kasy. W kasie powstanie odpowiedni dokument KW z datą bieżącą, który w rozrachunkach zostanie potraktowany jako częściowe lub całkowite rozliczenie dokumentu handlowego. 5. Po wypełnieniu formatki danych zatwierdzamy dokument zakupu klawiszem [F10] Zapisz. Podobnie jak przy sprzedaży program przeanalizuje wpisy w formatce faktury w celu wykrycia błędów, bądź opuszczeń i jeśli nie wykryje uchybień dołączy ją do ewidencji dokumentów handlowych. Podczas zatwierdzania dokumentu program prezentuje okno weryfikacji kwot z faktury dostawcy. Przepisy stanowią bowiem, że obowiązkiem przyjmującego fakturę jest skontrolowanie poprawności dokumentu, w tym kwot netto i podatku (podatek naliczony). Na podstawie specyfikacji towarowej program wylicza sumę wartości obrotu netto i brutto oraz kwoty podatku VAT oddzielnie dla każdej stawki. W przypadku stwierdzenia niezgodności, wynikających z błędu wystawcy dokumentu lub będących skutkiem różnych algorytmów zaokrągleń stosowanych w programach, konieczne jest wpisanie kwot netto i podatku zgodnych z fakturą dostawcy. W takim przypadku powstaje odchylenie między wartością dokumentu magazynowego i handlowego, lecz do rejestru VAT oraz do rozrachunków trafiają prawidłowe kwoty. W momencie zatwierdzenia dokumentu handlowego WF Mag automatycznie wygeneruje stowarzyszony z nim dokument magazynowy (w przypadku faktury VAT zakupu będzie to dokument przyjęcia zewnętrznego PZ) i umieści go w rejestrze dokumentów magazynowych, dostępnym w menu Magazyn Dokumenty magazynowe. Drukowanie wymienionych dokumentów, oraz kwitu kasowego KW odbywa się analogicznie jak przy sprzedaży. 6. Po pomyślnym zatwierdzeniu (i ewentualnie wydrukowaniu faktury) program powraca do rejestru dokumentów handlowych. Okno rejestru zamyka się standardowym klawiszem [Esc]. Gdy coś trzeba zmienić w dokumentach Faktury korygujące W WF Magu faktury korygujące wystawia się w oknie rejestru dokumentów handlowych, dostępnym w menu Operacje handlowe Dokumenty handlowe. W 75

76 WF Mag dla Windows dokumentacji elektronicznej mogą Państwo znaleźć informację na temat korekty dokumentów handlowych. Obejmują one korekty faktur VAT sprzedaży i faktur zakupu, oraz paragonów fiskalnych. Wystawienie faktury korygującej stosuje się w każdej sytuacji, gdy zmianie ulega kwota podatku, np. przy uznaniu reklamacji i zwrocie wadliwego towaru (zmianie ilości), zmianie ceny, zmianie upustu lub rabatu, czy też zmianie stawki podatku VAT. Program umożliwia także wystawienie faktury korygującej do dokumentu nierejestrowanego w systemie, co jest przydatne, gdy użytkownik korzystał wcześniej z programu innej firmy, lub prowadził księgowość ręcznie. Wystawianie dokumentu magazynowego Przeznaczenie i zależności zachodzące między dokumentami magazynowymi a handlowymi omówiono w rozdziale Jak wystawić fakturę sprzedaży. Odrobina teorii w niniejszym podręczniku. 1. Wystawianie dokumentu magazynowego w programie WF Mag odbywa się za pomocą funkcji Magazyn Dokumenty magazynowe. 2. Następnie przy otwartym głównym oknie rejestru (kartoteki) dokumentów magazynowych naciskamy klawisz [Insert] Dodaj nowy dokument. Prezentowane jest wówczas okno zatytułowane Dodawanie dokumentu magazynowego. 3. Dalsze czynności przebiegają analogicznie jak przy wystawianiu dokumentu handlowego (np. faktury VAT) i polegają na wypełnianiu rubryk w formatce dokumentu magazynowego. Ponieważ wygląd obu formatek jest niemal identyczny, opis nie będzie powtarzany. 76 Jedyną istotną różnicę stanowi brak zakładki Informacje nagłówkowe, która w fakturze przechowuje m.in. informacje potrzebne do rozliczeń. Została ona zastąpiona formatką Inne informacje, zawierającą nazwisko pracownika wystawcy dokumentu, oraz polem tekstowym uwag związanych z dokumentem. Natomiast nagłówek okna dodawania dokumentu magazynowego, gdzie znajdują się podstawowe informacje o dokumencie, oraz zakładka Pozycje dokumentu, w której tworzy się właściwą specyfikację sprzedawanych towarów, wyglądają i są obsługiwane w identyczny sposób jak przy fakturze. 4. W momencie zatwierdzenia dokumentu magazynowego (klawiszem [F10] ) WF Mag umieści go w rejestrze dokumentów magazynowych. Przed zapisaniem dokumentu użytkownik powinien jeszcze zadecydować, czy bezpo-

77 Poradnik użytkownika średnio po zapisie dokument ma być wydrukowany. Zależy to od włączenia ikony przedstawiającej drukarkę; ikona znajduje się na prawo od klawisza ekranowego [Drukuj]. Jeśli opcja nie jest aktywna (ikona nie jest wciśnięta) drukowanie trzeba wywołać ręcznie klawiszem [Ctrl+D] w rejestrze dokumentów magazynowych. Zwracamy w tym miejscu Państwa uwagę na opcję [Ctrl+W] Rejestruj dokument handlowy znajdującą się w ostatniej linii okna formatki dokumentu magazynowego. Jej przeznaczenie opisano poniżej w rozdziale Wystawianie faktury przy okazji wystawiania dokumentu magazynowego. Wystawianie faktury przy okazji wystawiania dokumentu magazynowego Wystawienie dokumentu handlowego może być również przeprowadzone w rejestrze dokumentów magazynowych, przy okazji wystawiania dokumentu WZ. Wystarczy w formatce dokumentu magazynowego zaznaczyć na dole ekranu opcję [Ctrl+W] Rejestruj dokument handlowy. Wówczas w momencie zatwierdzania dokumentu klawiszem [F10] zostaną wyświetlone: nagłówek okna dodawania dokumentu handlowego, oraz zakładka Informacje nagłówkowe, przechowująca m.in. informacje potrzebne do rozliczeń Wygląd obu części formatki jest identyczny, jak w przypadku wystawiania dokumentu handlowego (por. opis w rozdziale Sprzedaż towaru dokumentowana fakturą VAT ). Po ich wypełnieniu i zatwierdzeniu (tradycyjnie, klawiszem [F10] ) powstaną dwa powiązane ze sobą dokumenty: dokument wydania zewnętrznego WZ w rejestrze dokumentów magazynowych i odpowiadająca jej faktura VAT w rejestrze dokumentów handlowych. Wystawianie faktury do istniejącego dokumentu magazynowego Dokument handlowy i związany z nim dokument magazynowy (np. faktura VAT i WZ ka) nie muszą być wystawiane równocześnie. W niektórych firmach praktykuje się wydawanie towaru z magazynu na bieżąco, zaś rozliczanie fakturą okresowo, np. raz na miesiąc. W takim przypadku można skorzystać z następującego mechanizmu WF Maga: 1. Wystawiać na bieżąco dokumenty magazynowe WZ dla kontrahenta, z którym prowadzimy okresowe rozliczanie sprzedaży. 77

78 WF Mag dla Windows 2. Gdy przyjdzie czas wystawienia faktury otworzyć rejestr dokumentów handlowych w menu Operacje handlowe Dokumenty handlowe i wybrać opcję [Insert] Dodaj nowy dokument. 3. Wypełnić pola w nagłówku okna dodawania dokumentu handlowego, oraz w zakładce Informacje nagłówkowe, tak jak opisano to w rozdziale Sprzedaż towaru dokumentowana fakturą VAT. 4. W zakładce Pozycje dokumentu nacisnąć klawisz [Ctrl+M] Dokumenty magazynowe. Otworzy się okno podzielone na dwie części. Z lewej wyszczególnione są wszystkie dokumenty magazynowe wystawione dla tego kontrahenta (ale tylko te, dla których nie wystawiono faktur). Pozycje, które chcemy rozliczyć, należy wskazać na liście i klawiszem ekranowym [Dodaj >>] przenieść je do prawej listy dokumentów powiązanych z aktualnie wystawianą fakturą. Gotową listę WZ ek zatwierdza się w zwykły sposób. 5. Po zamknięciu okna cała specyfikacja towarowa z zaznaczonych WZ ek zostanie przeniesiona do faktury VAT. 6. Po zatwierdzeniu do rejestru dokumentów handlowych trafi jedna faktura, powiązana z kilkoma dokumentami magazynowymi. Jeśli chcesz wiedzieć więcej W dokumentacji elektronicznej programu znajdą Państwo informacje na następujące tematy: Dokumenty SAD. Funkcja Magazyn Dokumenty SAD dostępna jest w wariancie Prestiż systemu WF Mag. Pozwala na przyjęcie towaru i kalkulację cen zakupu na podstawie wartości towaru wziętej z faktury importowej oraz poniesionych dodatkowych opłat. Zamówienia. Program (w wariancie Biznes i Prestiż) umożliwia przyjmowanie zamówień od odbiorców i składanie zamówień do dostawców. W przypadku zamówień od odbiorców użytkownik określa oczekiwany termin realizacji oraz priorytet ważności zamówienia. W trakcie przyjmowania zamówienia możliwa jest rezerwacja odpowiedniej ilości towaru w magazynie. Rezerwacja powoduje, że towar ten nie może być rozdysponowany dla innego klienta. Realizacja zamówienia od odbiorcy, czy do dostawcy, polega na wystawieniu stosownego dokumentu magazynowego lub handlowego i przeniesieniu do niego całości lub części specyfikacji towarowej z zamówienia. Możliwe jest też łączenie w jednym dokumencie specyfikacji z kilku zamówień. W wariancie Prestiż WF Maga dostępna jest obsługa zamówień walutowych (w walutach obcych). 78

79 Poradnik użytkownika Obsługa produkcji. W wariancie PRO WF Maga przewidziano możliwość uproszczonej obsługi zagadnień produkcyjnych. Zasadniczo polega ona na: Utworzeniu definicji produktu, opisującej z jakich składników się on składa. Rejestracji zleceń produkcyjnych będących specyfikacją produktów do wytworzenia lub demontażu. W drugim przypadku odzyskujemy wykorzystane wcześniej składniki. Realizacji tych zleceń. Zmontowane produkty trafiają do magazynu i mogą być sprzedawane tak, jak zwykłe towary. 79

80 WF Mag dla Windows Jak posługiwać się kartotekami w WF Magu Przy okazji wystawiania dokumentów w WF Magu, np. dokumentów magazynowych, faktur itp., wielokrotnie zachodzi potrzeba wypełniania formularzy, czyli tzw. arkuszy (okienek, formatek) wprowadzania danych. W celu usprawnienia pracy przyjęto w programie zasadę, że wszędzie tam gdzie jest to możliwe informacji nie wpisuje się bezpośrednio, lecz wybiera z wyświetlonej listy. W tym celu wprowadzono w programie kartoteki (rejestry, listy, słowniki), przechowujące informacje o towarach, kontrahentach, stawkach podatku VAT, dokumentach zgromadzonych w systemie itd. Taka konstrukcja ma wiele zalet: Jednorazowo wpisana informacja może być wykorzystana wielokrotnie, co oszczędza czas i chroni przed pomyłkami. Listy w WF Magu mogą być uzupełniane o nowe pozycje nie tylko po skorzystaniu z opcji dostępnych w menu Kartoteki, ale także w czasie normalnej pracy, np. podczas wystawiania dokumentów magazynowych. Nowa pozycja jest dołączana do odpowiedniej kartoteki i od tej pory dostępna w programie dla wszystkich jego użytkowników. Nie ma potrzeby wypełniania wszystkich rubryk dokumentu. Wybranie z listy np. nazwy towaru spowoduje automatyczne wpisanie numeru katalogowego, stawki podatku VAT, numeru SWW/KU itd. Ułatwiona jest korekta danych. Poprawienie w kartotece błędnie podanej informacji (np. literówki w nazwie) spowoduje automatyczną zmianę we wszystkich dokumentach, w których wystąpiła. Oszczędza to czas i daje gwarancję, że nie pominięto żadnego dokumentu. Nie dotyczy to oczywiście wszystkich zmian jeżeli na przykład w kartotece asortymentów zostanie zaktualizowana cena sprzedaży, to zmiana ta zostanie uwzględniona jedynie w dokumentach wystawionych po tym fakcie, a nie wpłynie na stan wcześniejszych rozliczeń z kontrahentami. Efektywność pracy w kartotekach zwiększa korzystanie z mechanizmów m.in.: wyszukiwania ciągu znaków, sortowania kartotek i rejestrów, 80

81 filtrów, drzew filtrowania kartotek i rejestrów. Poradnik użytkownika Sposób działania tych funkcji jest ujednolicony w całym programie. Proszę zapoznać się z rozdziałem Obsługa programu. W programie pola związane z odpowiednimi listami (kartotekami) możemy rozpoznać po klawiszu skierowanego w dół trójkąta na końcu: [ ], lub żółtej ikonie kartoteki: O czym trzeba pamiętać Korzystanie z mechanizmu list obok wymienionych korzyści nakłada na użytkownika obowiązek pewnej dyscypliny. Oto kilka uwag praktycznych i technicznych: Wypełnianie niektórych pól jest wymagane przez program (pole nie może zostać puste), innych zaś jest opcjonalne. W razie pominięcia wymaganego pola, przy próbie zapisania danych do kartoteki, program wygeneruje stosowne ostrzeżenie. Program wykrywa powtórzenia nazw w kartotekach, nie zaprotestuje jednak, gdy np. ten sam artykuł zdefiniujemy raz jako Telewizor SONY KX 2520, innym razem jako Odbiornik telewizyjny SONY KX 2520 czy też TV SONY KX Dlatego też dobrą radą praktyczną jest obsługa kartotek przez jedną osobę dbającą o określoną konwencję nazw, a także przyjmującą pewne stałe zasady co do sposobu zapisu informacji (stosowanie dużych i małych liter itp.). W szczególny sposób dotyczy to wprowadzania nazw towarów i kontrahentów. Jeśli przy wypełnianiu pola kursor nie znajdował się na początku rubryki i w nazwie (na początku) wystąpi znak odstępu (spacja), to taka nazwa będzie w programie odróżniana od nazwy wpisanej od samego początku pola. Na przykład można wpisać tę samą jednostkę miary jako: szt, szt, czy wreszcie szt. (z kropką na końcu). Na ekranie różnice te są mało widoczne, ale program umieści w kartotece wszystkie warianty, uważając je za różne jednostki. 81

82 WF Mag dla Windows W niektórych przypadkach poprawianie i kasowanie istniejących danych w kartotece jest możliwe, o ile w programie nie było jeszcze żadnych operacji z wykorzystaniem tej pozycji (np. kasowanie towaru jest możliwe dopóki nie wystąpił on w specyfikacji żadnego dokumentu magazynowego). W razie potrzeby program wygeneruje odpowiednie ostrzeżenie. Uwaga! W całym programie wygląd okna kartoteki, dostępne funkcje pomocnicze (np. sortowania, filtrowania) oraz podstawowe czynności wykonalne w kartotece (tj. dodanie nowej pozycji, przeglądanie danych, poprawianie lub usuwanie istniejących danych z kartoteki) są standardowe. Dokładniejszy opis zamieszczono w rozdziale Obsługa programu w dokumentacji elektronicznej programu. Krótki przegląd kartotek w WF Magu WF Mag korzysta z następujących kartotek: Kartoteka asortymentów Kartoteka asortymentów przechowuje dane o towarach, usługach, opakowaniach i produktach znajdujących się w ofercie firmy. Lista asortymentów jest niezależna w każdym magazynie systemu WF Mag, zaś wyznacznikiem jednoznacznie identyfikującym towar w programie jest indeks (numer) katalogowy. Dostęp do kartoteki asortymentów uzyskuje się po wybraniu opcji Kartoteki Asortyment (Błąd! ie można odnaleźć źródła odwołania.błąd! ie można odnaleźć źródła odwołania.). 82

83 Poradnik użytkownika Rys. 19 Kartoteka asortymentów. Uwaga! Specjalne zasady dotyczą traktowania opakowań zwrotnych. Proszę zapoznać się ze stosownym rozdziałem w dokumentacji elektronicznej programu. Kartoteki pomocnicze związane z asortymentami W menu Kartoteki Powiązane z asortymentem zebrano kartoteki pomocnicze, przechowujące dane wykorzystywane podczas wypełniania kartoteki asortymentów. Kartoteka kategorii asortymentowych W WF Magu artykuły (towary, produkty, usługi i opakowania) dzielą się na kategorie, przy czym kryterium ich tworzenia określa użytkownik według własnych potrzeb. Przypisanie towaru do kategorii jest wykorzystywane między innymi przy: podziale towaru na grupy, co ułatwia sprawne korzystanie z programu, 83

84 WF Mag dla Windows określaniu obowiązujących dla kategorii rubryk cenowych oraz domyślnych wartości narzutu i marży, definiowaniu szablonów indeksu katalogowego i handlowego. Przykład: Asortymenty elektroniki użytkowej można podzielić na: Telewizory, Magnetowidy, Radioodbiorniki, Magnetofony, Dostęp do listy kategorii asortymentowych uzyskuje się po wybraniu funkcji Kartoteki Powiązane z asortymentem Kategorie asortymentowe. Wyświetlona zostaje uporządkowana alfabetycznie lista nazw kategorii (lista może być pusta). Obsługa kartoteki odbywa się na zwykłych zasadach. Uwaga! Jeżeli użytkownik nie chce podziału towaru na kategorie, należy zdefiniować jedną kategorię (np. Towary albo nazwa firmy) i przypisać do niej wszystkie artykuły lub skorzystać z ogólnej kategorii predefiniowanej w programie. Kartoteka jednostek miar Kartoteka jednostek miar, dostępna w menu Kartoteki Powiązane z asortymentem Jednostki miary, przechowuje informacje o głównych (podstawowych) miarach i wagach wykorzystywanych w programie, czyli o tzw. jednostkach magazynowania. W kartotece asortymentów każdemu towarowi można przypisać indywidualną listę jednostek, będących ułamkami bądź wielokrotnościami jednostki podstawowej, wraz z podaniem odpowiednich przeliczników. Lista jednostek miar jest wspólna dla wszystkich magazynów systemu WF Mag. Kartoteka stawek podatku VAT Stawki podatku od towarów i usług PTU, zwanego popularnie podatkiem VAT, przechowywane są w kartotece wspólnej dla wszystkich magazynów, i dostępnej w menu Kartoteki Powiązane z asortymentem Stawki VAT. W programie predefiniowano kilka stawek podatku: 22%, 7%, 3%, 0% a także stawkę ZW dla towarów ustawowo zwolnionych z podatku (np. opakowań) i NP dla pozycji które nie podlegają opodatkowaniu. Lista stawek VAT nie podlega edycji. Użytkownik może jednak ograniczyć listę stawek wyświetlanych przez program w czasie pracy tylko do potrzebnych wartości. Przyśpieszy to pracę i zmniejszy możliwość pomyłki. W tym celu przy stawkach, z których planujemy korzystać należy postawić znacznik klawi- 84

85 Poradnik użytkownika szem [F4]. Pozostałe stawki (niezaznaczone) nie będą pojawiały się na liście wyboru stawek. Do usuwania znacznika służy ten sam klawisz. Kartoteka kontrahentów W WF Magu kontrahentem jest partner handlowy, tzn. podmiot z którym prowadzimy wymianę towarów bądź usług. Kontrahent musi należeć do jednej z predefiniowanych grup: dostawców, odbiorców, dostawców i odbiorców, Natomiast dane o innych podmiotach, np. o pracownikach, urzędach skarbowych, oddziałach ZUS-u, są przechowywane w odrębnych kartotekach. W szczególnym przypadku, gdy urząd czy pracownik jest zarazem naszym kontrahentem np. urząd skarbowy nabywa u nas towary, należy umieścić go zarówno w kartotece urzędów, jak i w kartotece kontrahentów. W WF Magu dla Windows obowiązuje zasada, że lista kontrahentów jest wspólna dla wszystkich magazynów należących do jednego przedsiębiorstwa (firmy), natomiast listy kontrahentów różnych firm są rozdzielone. Informacje wpisane do listy kontrahentów są wykorzystywane przy wystawianiu dokumentów magazynowych, płatności, zamówień itd. Z kartoteki kontrahentów korzystają również inne programy WA PRO, np. WF FaKir. Dostęp do listy dostawców i odbiorców uzyskuje się po wybraniu w menu głównym opcji Kartoteki Kontrahenci. Listę kontrahentów można wydrukować klawisz [Ctrl+D]. Zakres danych prezentowanych w zestawieniu można zmienić korzystając z opcji konfiguracji wydruku klawisz [F2]. Uwaga! Wszelkie zmiany dotyczące kontrahentów znajdują automatycznie odbicie we wszystkich dokumentach magazynowych, handlowych, finansowych, rozrachunkach i zamówieniach, przy czym poprawiane są także dokumenty już wystawione. Umożliwia to np. łatwą korektę błędnie wpisanej nazwy. 85

86 WF Mag dla Windows Kartoteki pomocnicze związane z kontrahentami W menu Kartoteki Powiązane z kontrahentem zebrano funkcje obsługujące kartoteki pomocnicze przechowujące dane wykorzystywane podczas wypełniania kartoteki kontrahentów. Klasyfikacja kontrahentów Przeznaczenie klasyfikacji kontrahentów wyjaśniono w rozdziale Kartoteka kontrahentów w dokumentacji elektronicznej programu. Grupy cenowe kontrahentów Przeznaczenie grup cenowych kontrahentów wyjaśniono w rozdziale Kartoteka kontrahentów w dokumentacji elektronicznej programu. Kartoteka pracowników Funkcja dostępna jest w menu Kartoteki Pracownicy (Rys. 20). Kartoteka jest wspólna dla wszystkich aplikacji WA PRO i przechowuje informacje o pracownikach naszej firmy, na które składają się dane osobowe (imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia itd.), dane adresowe, oraz dane o rachunkach bankowych posiadanych przez pracownika. Dane te mogą być wykorzystane m. in. przy prowadzeniu rozliczeń z pracownikiem, czy też do korespondencji z urzędem skarbowym i ZUSem. Ponieważ w programie wprowadzono możliwość powiązania dokumentu z nazwiskiem osoby wystawiającej (co ma znaczenie m.in. w niektórych raportach, np. Obroty pracowników), kartoteka pracowników przechowuje także dane potrzebne do cechowania dokumentów. Funkcja ta dotyczy dokumentów magazynowych, handlowych, finansowych, oraz zamówień. 86

87 Poradnik użytkownika Rys. 20 Kartoteka pracowników. Wprowadzanie danych o nowym pracowniku. Kartoteka urzędów Kartoteka przechowuje informacje adresowe i dane o kontach bankowych urzędów skarbowych i oddziałów Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, z którymi prowadzimy korespondencję w sprawach podatkowych i ubezpieczeniowych. Funkcja dostępna jest w menu Kartoteki Urzędy. Kartoteki finansowe Kartoteki finansowe dostępne są w menu Kartoteki Kartoteki finansowe. Kasy Kartoteka przechowuje nazwy (identyfikatory) kas w firmie. W WF Magu przyjęto bowiem zasadę, że każda operacja finansowa realizowana za pośrednictwem kasy musi być przypisana do jednej z kas. Nazwy kas oraz ich symbole (skróty) tworzy użytkownik, np. Kasa Główna KG. Każdy użytkownik generujący (bezpośrednio lub pośrednio) dokumenty kasowe musi mieć przydzieloną kasę, w której będą one rejestrowane. 87

88 WF Mag dla Windows Funkcja dostępna jest w menu Kartoteki Kartoteki finansowe Kasy. Banki Kartoteka przechowuje informacje o bankach, w których ma otwarte rachunki nasza firma lub nasi kontrahenci. Funkcja dostępna jest w menu Kartoteki Kartoteki finansowe Banki. Nazwy i kursy walut Kartoteka dostępna jest w menu Kartoteki Kartoteki finansowe Waluty, i przechowuje nazwy walut obcych, wykorzystywane w WF Magu do przeliczeń i aktualizacji cen towarów importowanych. Udostępnia również tabelę notowań. Rys. 21 Kartoteka nazw walut. Widoczne okno Kursów walut. Tabela odsetek za zwłokę Przy okazji prowadzenia rozliczeń z odbiorcami czasem zmuszeni jesteśmy do naliczania karnych odsetek za nieuregulowane w terminie płatności. W WF Magu użytkownik może zadeklarować kilka sposobów naliczenia odsetek. Zapamiętany wariant można przypisać odbiorcy (z możliwością korekty lub odstąpienia od naliczania odsetek już w momencie rozliczenia). 88

89 Poradnik użytkownika Po uruchomieniu funkcji Kartoteki Kartoteki finansowe Tabele odsetek wyświetlane jest zestawienie wariantów naliczania kar. Każdy wariant zapisany jest pod własną nazwą, np. odsetki Ustawowe, Dla Znajomych, Dla Szczególnie Opornych. Obsługa tej tabeli odbywa się w zwykły sposób. Wypełnianie kartoteki Tym razem za przykład posłuży dodawanie nowego towaru do kartoteki asortymentów, przy założeniu, że towar pochodzi od dostawcy polskiego (nie korzystamy z opcji dokumentów walutowych). Wygląd okna kartoteki, dostępne funkcje pomocnicze (np. sortowania, filtrowania) oraz podstawowe czynności wykonalne w kartotece (tj. dodanie nowej pozycji, przeglądanie danych, poprawianie, lub usuwanie istniejących danych z kartoteki) są standardowe i nie będą tu powtarzane. Dokładniejszy opis zamieszczono w rozdziale Obsługa programu. Należy nadmienić, że niektóre pola danych w formatce mogą pozostać niewypełnione. W momencie zatwierdzania danych (zapisu na dysk) program sprawdza kompletność i poprawność danych. Jeśli pominiemy pole wymagane przez program, to upomni się on o uzupełnienie stosownym komunikatem. 89

90 WF Mag dla Windows Rys. 22 Kartoteka asortymentów Dostęp do kartoteki asortymentów uzyskuje się po wybraniu opcji Kartoteki Asortyment. Asortymenty prezentowane są z prawej strony okna, zaś z lewej wyświetlane jest drzewo kategorii asortymentowych. Wskazanie konkretnej kategorii na drzewku spowoduje ograniczenie wyświetlanej grupy towarów. 2. Dodawanie nowego towaru inicjujemy klawiszem [Insert] Dodaj. Wyświetlana jest pusta formatka towaru. Dla przejrzystości podzielono ją na kilka zakładek: Informacje podstawowe Jednostki i ceny Uwagi Inne 3. Zaczynamy od zakładki Informacje podstawowe (Rys. 23). W kolejnych polach wpisujemy co następuje: azwa artykułu. Wpisujemy np. Agfa Optima ISO 100/21. Jeżeli nazwa artykułu jest bardzo długa, to można jej część umieścić w kolejnym polu Nazwa artykułu c.d. azwa oryginalna. Ponieważ towar sprowadzamy od dostawcy krajowego, pole pozostawiamy puste. Kraj pochodzenia. Pole pozostawiamy puste. Rodzaj artykułu. Z listy rozwijalnej wybieramy pierwszy wariant: Towar. Dla towarów kontrolowany jest stan magazynowy. Program nie pozwala sprzedać więcej towaru, aniżeli jest na stanie. Wprowadzenie towaru do magazynu wymaga zakupu u dostawcy, lub wykonania bilansu otwarcia. W kartotece asortymentów informację o rodzaju towaru znaleźć można w rubryce oznaczonej R. Towary oznaczono literą T, usługi U, produkty P, opakowania zwrotne O, zaś materiały M. Kategoria asortymentowa. Z kategorią związane są ceny, narzuty, oraz szablony indeksów: katalogowego i handlowego. Jeżeli planujemy wydzielenie artykułów fotograficznych w osobną grupę towarową, to w kartotece kategorii asortymentowych tworzymy nową pozycję o nazwie np. Foto. Jeśli natomiast nie chcemy dzielić towarów, wystarczy wybrać domyślną grupę o nazwie Ogólna.

91 Poradnik użytkownika Indeks artykułu: katalogowy i handlowy. Program automatycznie wygeneruje oba indeksy, zgodnie z szablonem ustawionym w kartotece kategorii asortymentowych. Rys. 23 Kartoteka asortymentów. Zakładka Informacje podstawowe. Lokalizacja. Pole informacyjne, wykorzystywane w dokumentach magazynowych PZ, WZ, MP, MW. Podanie miejsca, w którym składowany jest towar (np. Regał 3A ), ułatwi pracę magazynierowi. Wypełnianie pola nie jest konieczne. Stawka podatku VAT. Wysokość stawek wybiera się z listy, osobno dla cen zakupu i sprzedaży (domyślna wartość tego ostatniego wzięta jest z kartoteki kategorii asortymentowych). Wybieramy stawkę podstawową 22%. SWW/KU. Podanie numeru Systematycznego Wykazu Wyrobów i Katalogu Usług jest wymagane tylko dla towarów obciążonych inną, niż pełna (22%) stawką podatku, lub przy zwolnieniu przedmiotowym danego towaru z podatku. Pole można więc pozostawić puste. PKWiU. Uwaga identyczna jak dla SWW/KU. Certyfikat. Opcję zostawiamy niezaznaczoną. 91

92 WF Mag dla Windows Stan minimalny (zapas) oraz Stan maksymalny. Podane wartości wykorzystywane są m.in. do analizy stanów magazynowych oraz do generowania zamówień do dostawców. Można wpisać np. MIN=10, MAX=1000. PLU. Jest to kod identyfikujący towar, wykorzystywany przy współpracy WF Maga z kasami fiskalnymi. Wymagane jest aby numer PLU był unikatowy. Kod kreskowy. Pole wykorzystywane przy współpracy WF Maga z czytnikiem (skanerem) kodów. Pole można pozostawić niewypełnione. 4. Po pomyślnym wypełnieniu danych w pierwszej zakładce uaktywniamy zakładkę Jednostki i ceny i kontynuujemy wypełnianie rubryk (Rys. 24). Jednostki miary. Program dopuszcza wykorzystanie maksymalnie trzech rodzajów jednostek miary dla jednego artykułu: osobno dla prowadzenia ewidencji (jednostka magazynowania), zakupu i sprzedaży. Jeśli nie ma innego uzasadnienia, wybieramy tylko jednostkę magazynowania, np. Sztuka. Program stosuje wówczas domyślnie tę samą jednostkę również dla zakupu i sprzedaży. Cena zakupu i sprzedaży. Wartości wpisujemy z klawiatury. Ponieważ WF Mag dysponuje zaawansowanymi mechanizmami wyliczania cen (cena zakupu, ceny sprzedaży, marża, ceny dla grup kontrahentów i ceny indywidualne, upusty i narzuty) prosimy uważnie przestudiować rozdział Ceny w WF Magu. Domyślny sposób prowadzenia przeliczeń cenowych (przeliczanie cen sprzedaży przy zachowaniu stałej marży, względnie obliczanie wartości marży handlowej przy stałej wartości cen sprzedaży i zakupu), proponowany przez program, ustala parametr konfiguracyjny w menu Administrator Konfiguracja firmy Artykuły (z możliwością zmiany w kartotece asortymentów). Pozostałe pola: Indywidualny cennik dla grup, Indywidualny cennik dla kontrahentów, Lista zamienników, Definicja produktu dotyczą zastosowań zaawansowanych i nie muszą być wypełniane. 92

93 Poradnik użytkownika Rys. 24 Kartoteka asortymentów. Zakładka Jednostki i ceny. 5. Kolejnym etapem jest wypełnienie zakładki Uwagi (Rys. 25) Uwagi. W tym miejscu użytkownik może zamieścić dowolny tekst na temat artykułu (max 500 znaków). Tekst ostrzeżenia. Jeśli wypełniono pole i zaznaczono odpowiednią opcję (powyżej tekstu ostrzeżenia), to przy wystawianiu dokumentów w chwili wybrania towaru z listy wyświetlony zostanie tekst ostrzeżenia (np. że towar ma bliski termin upływu przydatności do spożycia). 93

94 WF Mag dla Windows Rys. 25 Kartoteka asortymentów. Zakładka Uwagi. 5. Na koniec zajrzyjmy jeszcze do zakładki Inne. Waga jednostki towaru i Wymiary. W zakładce Inne znajdują się pola informacyjne przechowujące informację o wymiarach towaru, oraz jego masie. Ponadto użytkownik może zamieścić dowolny tekst na temat artykułu (max 500 znaków). Pole można zostawić niewypełnione. 6. Po skompletowaniu danych naciskamy klawisz [F10] Zapisz. Spowoduje to dołączenie nowej pozycji do kartoteki asortymentowej. Wypełnianie kartoteki w trakcie wystawiania dokumentu Bardzo użyteczną funkcją programu WF Mag jest możliwość uzupełniania i korygowania wpisów w kartotekach podczas wykonywania innej czynności, np. wystawiania dokumentu, czy inwentaryzacji. Jeśli zorientujemy się, że w kartotece brak jest potrzebnej pozycji (towaru, kontrahenta, itd.), lub stwierdzimy błąd w pozycji istniejącej, jednym klawiszem możemy uzyskać bezpośredni dostęp do formatki danych, uzupełnić ją i zapisać do kartoteki. W chwili uzupeł- 94

95 Poradnik użytkownika nienia kartoteki nowa pozycja będzie dostępna dla wszystkich użytkowników programu. Zademonstrujemy to na przykładzie uzupełniania kartoteki asortymentów w trakcie wystawiania faktury sprzedaży. 1. Wystawianie dokumentu sprzedaży prowadzimy według opisu przedstawionego w niniejszym podręczniku w rozdziale Sprzedaż towaru dokumentowana fakturą VAT. Wykonujemy operacje opisane w punktach od 1 do 4. Załóżmy, że w trakcie tworzenia specyfikacji towarowej stwierdziliśmy, że w kartotece asortymentowej jest błąd w nazwie towaru, albo nieaktualna jest cena sprzedaży. Dalsze postępowanie jest następujące. 2. Przy wyświetlonym oknie kartoteki asortymentowej podświetlamy właściwy towar. Następnie zamiast klawisza [Enter] Wybierz, naciskamy klawisz [F2] Popraw. Spowoduje to otwarcie okna formatki towaru, analogicznej jak przy wypełnianiu kartoteki asortymentowej. Poprawiamy dane w zwykły sposób. 3. Gdy dane są już zaktualizowane naciskamy klawisz [F10] Zapisz. Spowoduje to zamknięcie okna formatki i ponowne wyświetlenie okna kartoteki, ale już z poprawionymi danymi. Teraz można nacisnąć [Enter] Wybierz, aby przenieść ten towar do specyfikacji dokumentu. Dalsze wypełnianie faktury robimy według wzmiankowanego opisu. Uzupełnianie kartoteki o nową pozycję może być użytecznie, gdy sprzedajemy towar nowemu klientowi. Zasada postępowania jest analogiczna jak opisano powyżej, ale w punkcie 2. zamiast [F2] Popraw trzeba nacisnąć [Insert] Dodaj. Otworzy się wówczas okno pustej formatki kontrahenta, którą należy wypełnić w zwykły sposób. Po zatwierdzeniu klawiszem [F10] kartoteka zostanie uzupełniona o nową firmę. Teraz klawisz [Enter] przeniesie jego nazwę do faktury. 95

96 WF Mag dla Windows Ceny w WF Magu Zasadniczo program WF Mag przeznaczony jest do obsługi obrotu towarowego na terenie naszego kraju. Dlatego wariant podstawowy Biznes, oraz wariant odchudzony Start ewidencjonują ceny w walucie narodowej, złotych polskich. Użytkownicy, który prowadzą częste transakcje z partnerami zagranicznymi, powinni skorzystać z wariantu Prestiż, rozszerzonego o możliwość przyjmowania towaru do magazynu na podstawie dokumentu przewozowego SAD, wystawianie faktur walutowych sprzedaży, oraz operowanie cenami walutowymi na równi z cenami złotówkowymi. W związku z tym w WF Magu Prestiż rozróżniamy: Cenę bazową, wyrażoną w złotówkach. Wszystkie pola programu, w których podawana jest cena bez jawnego podania waluty, są wyrażone w złotych PLN. Cenę walutową. Jak już wyjaśniono dotyczy to tylko programu w wariancie Prestiż. Aby uniknąć wątpliwości każde pole z ceną walutową opatrzone jest międzynarodowym kodem waluty, np. USD, GBP, EUR. Ceny walutowe omówiono w osobnym rozdziale, pozostała część instrukcji dotyczy cen w złotych polskich. Ceny netto i brutto. Ewidencja cen Program operuje cenami netto (bez podatku VAT) i brutto (z podatkiem). Zastosowane mechanizmy wzajemnych przeliczeń umożliwiają użytkownikowi stosowanie dowolnie wybranego wariantu wpisanie ceny bez podatku powoduje automatyczne naliczenie ceny brutto i na odwrót. Od stosowania cen należy odróżniać ewidencję cen, tzn. wariant stosowany wewnątrz programu do zapamiętywania cen i przeliczeń. Ceny netto i brutto wyświetlane na ekranie i drukowane w dokumentach są wynikiem przeliczenia wariantu wybranego do ewidencji na wariant wygodniejszy w danym momencie dla użytkownika. Wariant ewidencji cen ustala się w konfiguracji programu 96

97 Poradnik użytkownika opcją Ceny sprzedaży obliczane algorytmem etto/brutto, w menu Administrator Konfiguracja firmy Artykuły. W zasadzie oba sposoby powinny mieć identyczny skutek, jednak ze względu na błędy zaokrągleń powstające przy naliczaniu podatku zalecane jest aby użytkownik wybrał do ewidencji metodę bardziej naturalną w jego firmie, tzn. brutto w firmach nastawionych na sprzedaż detaliczną, gastronomii, zaś netto w pozostałych przypadkach. Niezależnie od sposobu ewidencji, w dokumencie handlowym każdorazowo istnieje możliwość określenia, w jakim wariancie (netto/brutto) mają być prowadzone obliczenia wartości. Przy sprzedaży przyjęty wariant dotyczy dokumentu handlowego (faktury VAT, rachunku). Ponadto w konfiguracji programu można także wybrać, czy przy tworzeniu dokumentów magazynowych (niezależnie dla przychodowych i rozchodowych) będą wykorzystywane ceny zakupu, czy sprzedaży (zob. rozdział Ceny w dokumentach magazynowych ). Przeliczanie wartości pól w formatce Program WF Mag wyposażony został w mechanizmy ułatwiające przeliczenia parametrów cenowych w obrocie towarowym (naliczanie podatku, marże, narzuty, upusty i warianty cenowe dla odbiorców itp.). Między polami odpowiadającymi wymienionym pojęciom istnieją matematyczne zależności, zaś wpisanie konkretnej wartości w dowolne pole spowoduje automatyczne przeliczenie wartości wszystkich pól powiązanych. Najprostszym przykładem jest wspomniana już zależność cen zakupu netto i brutto: Użytkownik może wpisać w polu Cena zakupu netto wartość bez podatku wówczas cena powiększona o zadeklarowaną stawkę VAT zostanie obliczona i wyświetlona w kolejnym polu oznaczonym: Cena zakupu brutto. Może też pominąć pole ceny netto i wpisać w kolejnym polu wartość z podatkiem. Po zatwierdzeniu wpisu program obliczy cenę netto, wpisując ją we właściwe miejsce. Cena zakupu Informacje z tego pola tworzą w programie Cennik zakupu, w którym przechowywana jest ostatnia wartość ceny zakupu każdego towaru. Przy kolejnych dostawach wartość z Cennika jest proponowana jako cena zakupu na dokumencie przychodu. Jest to wygodne przy stabilnych cenach, gdyż oszczędza ręcznego wpisywania. Jeżeli cena uległa zmianie, to wpisanie nowej wartości w dokumencie przychodu spowoduje również automatyczną aktualizację Cennika. 97

98 WF Mag dla Windows Podobnie jak w przypadku cen sprzedaży, dla każdego artykułu program uwzględnia trzy ceny zakupu: indywidualną, obowiązująca tylko wobec konkretnego kontrahenta, związaną z grupą cenową kontrahentów, stosującą się do wszystkich kontrahentów z danej grupy, oraz: domyślną, obowiązującą w pozostałych przypadkach. Priorytet obowiązywania cen jest taki, jak w powyższym wyliczeniu: jeśli dla artykułu i kontrahenta zdefiniowano wszystkie warianty ceny zakupu, to najważniejsza jest cena indywidualna. Istotną różnicę stanowi to, że w przypadku cen zakupu program operuje tylko jedną rubryką cenową nie ma więc odpowiednika ceny detalicznej, hurtowej, promocyjnej itp. Więcej o mechanizmach i strategiach cenowych dostępnych w programie można dowiedzieć się z kolejnych rodziałów. Niezależnie od wybranej metody obliczania cen podawana jest cena zakupu netto i brutto. Wpisanie jednej z nich spowoduje automatyczne przeliczenie drugiej (z uwzględnieniem stawki VAT). Cena sprzedaży Znacznie bardziej zaawansowane mechanizmy przeliczeń dotyczą cen sprzedaży. W ich przypadku istotne jest ustawienie opcji konfiguracyjnych. W programie można korzystać z dowolnej liczby wariantów cen sprzedaży. Nazwy poszczególnych cen i ich przeznaczenie zależą wyłącznie od potrzeb użytkownika. Można więc na przykład zdefiniować w programie cenę hurtową, cenę detaliczną, cenę promocyjną, czy też cenę z montażem lub z dostawą do klienta. Nazwy cen sprzedaży przechowywane są w oddzielnej kartotece, dostępnej w menu Kartoteki Powiązane z asortymentem Rubryki cenowe. Cena obowiązkowa Przy okazji definiowania nazw można zadeklarować Cenę obowiązkową. Zaznaczenie tej opcji powoduje, że program będzie wymagał podania tego wariantu ceny dla każdego towaru (obecna wersja programu nie stawia jeszcze tego warunku). Jeżeli na przykład prowadzimy sklep, to ceną obowiązkową może być cena detaliczna, zaś inne (cena hurtowa, cena promocyjna) będą mogły być używane według potrzeb. 98

99 Strategie cenowe względem towarów W WF Magu można powiązać towary i ceny na kilka sposobów: Przez wykorzystanie kategorii asortymentowych i rubryk cenowych: Poradnik użytkownika Przydzielając w kartotece kategorii asortymentowych zestaw cen obowiązujących dla konkretnej kategorii. Poprzez przydzielenie w kartotece rubryk cenowych zestawu kategorii asortymentowych w których obowiązywać ma konkretna rubryka cenowa. Zawsze podawane są wartości ceny netto i brutto. Mechanizm przeliczania cen działa oczywiście i w tym przypadku. Z ceną zakupu i ceną sprzedaży wiążą się pojęcia narzutu, marży, i rabatu, opisane w następnym rozdziale. Korzystając z funkcji indywidualizowanych strategii cenowych każdemu towarowi można przypisać w kartotece asortymentów: Indywidualny cennik dla grup. Składa się nań lista grup kontrahentów, wraz ze sposobem obliczania ceny sprzedaży (każda grupa cenowa z tej listy ma własny sposób obliczania cen). Cenę można wyliczać na dwa sposoby: podając nazwę rubryki cenowej i wartość rabatu/narzutu, albo podając konkretną wartość ceny netto i brutto. Indywidualny cennik dla kontrahentów. Mechanizm działa identycznie jak dla grup, z tym że dotyczy dowolnie wybranych kontrahentów. Strategie cenowe względem kontrahentów Jeśli natomiast chodzi o kreowanie polityki cenowej wobec partnerów handlowych, to przewidziano następujące mechanizmy: Możliwość podzielenia kontrahentów na tzw. grupy cenowe i przypisania każdej z nich: Preferowanej rubryki cenowej, preferowanej wartości rabatu/narzutu, a także zadeklarowania wyjątków od zasad ogólnych. Te ustawienia dotyczyć będą wszystkich towarów. Indywidualnej listy towarów, dla których ceny mają być ustalane niezależnie od obowiązujących w całym programie (każdy towar z tej listy ma własny sposób obliczania ceny). Cenę można wyliczać na dwa sposoby: podając nazwę rubryki cenowej i wartość rabatu/narzutu, albo podając konkretną wartość ceny netto i brutto. Dostęp do tych funkcji uzyskuje się w kartotece kontrahentów (przydzielenie kontrahentowi grupy cenowej) oraz w kartotece grup cenowych (uściślenie zasad obliczania ceny sprzedaży). 99

100 WF Mag dla Windows Również każdy kontrahent, niezależnie od przypisania go do grupy cenowej, może mieć jeszcze zdefiniowaną listę dowolnie wybranych towarów, dla których obowiązują ceny indywidualne (każdy towar z tej listy ma własny sposób obliczania ceny). Cenę można wyliczać na dwa sposoby: podając nazwę rubryki cenowej i wartość rabatu/narzutu, albo podając konkretną wartość ceny netto i brutto. Dostęp do indywidualnych cen dla artykułów uzyskuje się przez kartotekę kontrahentów. Narzut i marża handlowa Cenę zakupu i sprzedaży wiążą ze sobą pojęcia narzutu oraz marży handlowej: arzut określa udział wartości doliczonej w cenie zakupu: 100 arzut = (Cena sprzedaży Cena zakupu) / Cena zakupu Marża określa udział wartości doliczonej w cenie sprzedaży: Marża = (Cena sprzedaży Cena zakupu) / Cena sprzedaży Zachodzą więc zależności: Cena zakupu + arzut = Cena sprzedaży Cena sprzedaży Marża = Cena zakupu W zależności od preferencji użytkownik może zastosować dwa mechanizmy wyliczania ceny sprzedaży przy zmianie ceny zakupu: Przeliczaj automatycznie ceny sprzedaży. Zachowuje stałe wartości narzutu/ /marży. Cena sprzedaży jest obliczana przez dodanie do ceny zakupu stałej (liczonej w procentach) wartości narzutu. Przeliczaj automatycznie marże i narzuty. Wartości cen sprzedaży podaje użytkownik. Przy zmianie ceny zakupu przeliczana jest wartość marży i narzutu (cena sprzedaży nie ulega zmianie). Globalną (domyślną) wartość parametru ustawia się w konfiguracji programu, w menu Administrator Konfiguracja firmy Artykuły. Natomiast w kartotece asortymentów można zmienić wariant przeliczeń cenowych dla konkretnego towaru. Rabaty, upusty, dopłaty Ceny sprzedaży, wynikające z przyjętych w programie marż i narzutów, można jeszcze korygować o dodatkowe wartości rabatów/narzutów (należy zauważyć że narzut w tym kontekście oznacza dodatkową opłatę doliczaną do towaru, a

101 Poradnik użytkownika nie wartość wiążącą cenę zakupu i sprzedaży, porównaj rozdział Narzut i marża handlowa ): Indywidualny cennik dla grup cenowych kontrahentów. Podobnie jak ceny zakupu, również ceny sprzedaży tworzą w programie Cennik sprzedaży. W kartotekach odbiorców każdej grupie można przypisać jedną z cen. Wówczas przy sprzedaży wybrany wariant będzie proponowany na dokumencie płatności (z możliwością zmiany przez użytkownika). Indywidualny cennik dla konkretnego kontrahenta. Podobnie jak ceny zakupu, również ceny sprzedaży tworzą w programie Cennik sprzedaży. W kartotekach odbiorców każdemu kontrahentowi można przypisać jedną z cen. Wówczas przy sprzedaży wybrany wariant będzie proponowany na dokumencie płatności (z możliwością zmiany przez użytkownika). Każdemu odbiorcy można też przypisać procentową wartość Stałego upustu odniesionego do całej kwoty na fakturze (rachunku). Funkcja jest dostępna w kartotece odbiorców. Rabat / arzut na dokumencie. Również przy wystawianiu dokumentu handlowego (faktury VAT, rachunku) można podać wartość rabatu (upustu), ewentualnie podnieść cenę o dodatkowy narzut (odpowiednio ze znakiem [ ] lub [+] ). Zmiana ceny sprzedaży może w tym przypadku dotyczyć: całej faktury, bądź tylko wybranych pozycji dokumentu. Jeżeli zmiana ceny ma obowiązywać dla wszystkich pozycji faktury, to wykonuje się ją w nagłówku dokumentu handlowego, zaś wartość korekty zostanie odnotowana w pozycjach dokumentu w polu R/ 2. Natomiast wartości narzutu i rabatu odnoszące się tylko do wybranej pozycji należy podać przy tworzeniu specyfikacji towarowej (w oknie, w którym wyszczególnia się ilość towaru). Dla rozróżnienia wartość indywidualnego rabatu jest zapisywana w polu R/ 1. Wartości rabatów i narzutów mogą być w WF Magu wyrażane w procentach, lub kwotowo. W każdym miejscu programu, w którym użytkownik może udzielić rabatu, umieszczono klawisz ekranowy [P], otwierający okno kalkulacji narzutów i rabatów (zob. niżej). Wpisanie dowolnej wartości spowoduje wyliczenie pozostałych. 101

102 WF Mag dla Windows Ceny walutowe Funkcja dostępna w wariancie Prestiż systemu WF Mag Program umożliwia równoczesne operowanie dwoma rodzajami cenników: cennikiem złotówkowym i walutowym (w dowolnie wybranej walucie lub walutach). Ceny walutowe również tworzą Cennik zakupu i Cennik sprzedaży, powiązane funkcjami przeliczeń cenowych (narzuty i marże handlowe, upusty, itd.). Wybór waluty zakupu i sprzedaży jest dowolny. Uwaga! Cennik walutowy i złotówkowy są całkowicie niezależne. Oznacza to, że ceny walutowe nie są wynikiem przeliczenia ceny złotówkowej względem aktualnego kursu (i na odwrót), lecz mogą być ustalane zupełnie dowolnie. Jeżeli planujemy stosowanie cen w walutach obcych, warto najpierw zdefiniować w kartotece rubryk cenowych osobne rubryki dla cen walutowych. Wówczas zmiany cen złotówkowych nie będą przenosiły się na ceny walutowe (i odwrotnie). W przeciwnym razie, gdy wykorzystujemy tę samą cenę, np. detaliczną, przełączając tylko wariant złotowa/walutowa, zmuszeni jesteśmy do ciągłych korekt ceny przy zmianie typu faktury z walutowej na rodzimą na ogół przecież stosujemy za granicą inne wartości marży, inne upusty itd. Cennik walutowy zakupu i sprzedaży buduje się w kartotece artykułów, w zwykły sposób: Cena zakupu walutowa W zakładce Jednostki i miary znajduje się część zatytułowana Cennik (zakupu) w walucie obcej. Po zaznaczeniu opcji Waluta uaktywniają się pozostałe pola. 102

103 Poradnik użytkownika Kod waluty zakupu należy wybrać ze słownika nazw walut, a następnie podać walutową Cenę zakupu (netto lub brutto). Cena sprzedaży walutowa Następnie w części Ceny sprzedaży wybieramy właściwą rubrykę cenową i klawiszem [F2] otwieramy okno kalkulacji ceny. Okno to jest podzielone na dwie zakładki. W pierwszej, zatytułowanej Cena sprzedaży, znajdują się pola: Cena zakupu (jako punkt odniesienia), oraz dostępne do edycji pola arzut, Marża, i oczywiście Cena sprzedaży netto i brutto. W zależności od ustawienia opcji Przeliczanie cen zakupu w menu Administrator Konfiguracja firmy Artykuły program albo zachowuje stałą wartość marży/narzutu i stosownie do zmian ceny zakupu oblicza nową cenę sprzedaży, albo wylicza bieżącą wartość marży/narzutu przy zachowaniu niezmienionej ceny sprzedaży. Mechanizm ten stosowany do cen złotówkowych działa również w przypadku cen walutowych. Aby przeprowadzić kalkulację ceny walutowej należy zajrzeć do zakładki Opcje walutowe (Rys. 26). Pierwsza decyzja powinna dotyczyć tego, która z cen zakupu walutowa czy złotówkowa ma być podstawą kalkulacji ceny sprzedaży. Służy do tego opcja Obliczaj ceny sprzedaży, z dwiema możliwościami: Względem ceny bazowej (czyli ceny złotówkowej), oraz Względem ceny walutowej. Poniżej, po zaznaczeniu opcji Waluta, wybieramy międzynarodowy Kod waluty (z podręcznego słownika walut) oraz podajemy Kurs waluty, który ma być użyty do obliczeń. Przewidziano również miejsce na wpisanie tekstu komentarza (pole Uwagi). Następnie wracamy do zakładki Cena sprzedaży, gdzie można zapoznać się z wynikiem kalkulacji i w razie potrzeby skorygować wartości pól. Jak już powiedziano mechanizmy przeliczeń działają tu w zwykły sposób. 103

104 WF Mag dla Windows Rys. 26 Kalkulacja walutowej ceny sprzedaży. Zakładka Opcje walutowe. Aktualizacja walutowych cen sprzedaży Notowania walut wykorzystywane są w WF Magu do przeliczeń i aktualizacji cen towarów importowanych. Tabele kursów przechowywane są razem z kartoteką nazw walut obcych w menu Kartoteki Kartoteki finansowe Waluty. Po wybraniu funkcji Kursy bazowe [Ctrl+B] użytkownik ma dostęp do notowań aktualnych, lub z dowolnego dnia w przeszłości i według nich może dokonywać przeliczeń. Włączenie opcji Przelicz ceny sprzedaży po aktualnych kursach, znajdującej się w dolnej części okna notowań bazowych, spowoduje aktualizację tych cen sprzedaży, które wyrażone są w walutach lub zależą od walutowej ceny zakupu. Ceny w dokumentach magazynowych Dokumenty PZ zazwyczaj wystawiane są w cenach zakupu. Natomiast ceny do WZ ki można wstawiać dwoma sposobami: 104

105 Poradnik użytkownika Z Cennika sprzedaży. Jeżeli zadeklarowano w kartotece grup cenowych kontrahentów stosowanie konkretnego wariantu cenowego dla odbiorców i zdefiniowano w kartotece asortymentów odpowiedni zestaw cen sprzedaży, to domyślny wariant będzie proponowany w dokumencie WZ (i na fakturze). W razie potrzeby wariant ceny można zmienić z rozwijanej listy. W tym przypadku kwota ceny nie podlega edycji. Ręcznie. Jeśli nie chcemy korzystać z Cennika sprzedaży, zaznaczamy opcję Brak ceny preferowanej w kartotece grup cenowych kontrahentów. W formatce dokumentu magazynowego i handlowego dostępne będą dla edycji pola Cena netto i/lub Cena brutto. Program umożliwi wzajemne przeliczanie cen, wpisanie jednej z nich z podatkiem, lub bez powoduje obliczenie drugiej wartości. Program ostrzega użytkownika, jeśli wpisana cena sprzedaży jest niższa, niż cena zakupu (o ile włączono w konfiguracji stosowną opcję). Dokumenty MM są wystawiane w cenach zakupu. Sposób, w jaki towar jest zdawany z magazynu, określa w konfiguracji opcja: Zasada zdejmowania ze stanu magazynowego. Standardowo obowiązuje zasada FIFO, czyli pierwsze przyszło pierwsze wyszło, związana z mechanizmem identyfikacji dostaw. Program przypisuje pozycji rozchodu jej cenę z Cennika zakupu, z uwzględnieniem wykorzystywanej dostawy. Jeśli wydawany towar pochodzi z kilku dostaw, to w dokumencie MM program umieści kilka pozycji, z przeniesieniem odpowiednich cen. Jeżeli ceny sprzedaży przemieszczanych towarów w magazynie docelowym i źródłowym różnią się, program może zmienić ceny w magazynie docelowym. W najnowszej wersji programu dodano możliwość modyfikacji cen i jednostek na dokumencie MM. Funkcja działa w trybie edycji dokumentu MP lub MW. Zamówienia do dostawcy wystawiane są zazwyczaj w cenach zakupu, zaś zamówienia od odbiorcy w cenach sprzedaży (ceny pochodzą z Cennika WF Maga). Nie oznacza to, że taki wariant cenowy musi znaleźć się na dokumencie handlowym w chwili realizacji. W konfiguracji firmy (menu Administrator Konfiguracja firmy Zamówienia) znaduje się parametr Ceny na zamówieniu od odbiorcy przy realizacji, który określa, czy podczas realizacji zamówienia od odbiorcy przenosić na fakturę ceny z zamówienia (ceny umowne), czy też stosować domyślne ceny sprzedaży. Proszę mieć na uwadze, że ceny nie zostaną zmienione, o ile w kartotece towarów nie ustawiono domyślnych cen sprzedaży dla poszczególnych artykułów. 105

106 WF Mag dla Windows Magazyny w systemie WF Mag Podczas instalacji programu automatycznie tworzony jest jeden magazyn Magazyn Główny, co jest wystarczające w większości przypadków. WF Mag może jednak obsługiwać dowolną liczbę magazynów należących do jednej firmy (nie dotyczy to wariantu Start) (Rys. 27). W każdym momencie praca z programem odbywa się w kontekście jednego, wybranego magazynu. Ma to istotne znaczenie ze względu na dokumenty magazynowe i zamówienia, które zawsze dotyczą tylko jednego magazynu. Natomiast dokumenty handlowe, finansowe, oraz rozrachunki są wspólne dla całej firmy i niezależne od wyboru magazynu. Nazwa aktualnie wybranego (bieżącego) magazynu podawana jest w ostatniej linii ekranu, tzw. linii statusu. Zarządzanie magazynami (tworzenie, wybór magazynu aktywnego) możliwe jest po wybraniu opcji: Magazyn Magazyny Wybór magazynu. Wyświetlana jest wówczas lista magazynów dostępnych w systemie. Lista podlega edycji na zwykłych zasadach obowiązujących w programie. Zmiana magazynu aktywnego polega na wskazaniu jego nazwy na liście i naciśnięciu klawisza [Enter] Wybierz. Nazwa magazynu aktywnego jest na liście wyróżniona czerwonym ptaszkiem obok symbolu magazynu. 106

107 Poradnik użytkownika Rys. 27 Dodawanie nowego magazynu do systemu. Każdy magazyn opisują następujące pola informacyjne: azwa magazynu. Nazwa nadana przez użytkownika, np. Magazyn Surowcowy, Filia w Nowym Sączu. Symbol magazynu. Identyfikuje magazyn w programie, jest drukowany m. in. na dokumentach magazynowych. Musi być unikatowy, np. MS dla Magazynu Surowcowego. Lokalizacja magazynu. Pole informacyjne, przydatne, gdy np. magazyny są rozproszone w kilku miejscach. Opis magazynu. Można tu wpisać dowolny tekst precyzujący np. przeznaczenie magazynu. umer analityki. Pole wykorzystywane przez moduł współpracy z programami finansowo księgowymi. Proszę również zapoznać się z opisem funkcji Administrator Definicje Schematy księgowania Kasa, Bank, Magazyn w dokumentacji elektronicznej. 107

108 WF Mag dla Windows Uwaga! Utworzenie nowego magazynu można przeprowadzić w dowolnym momencie, niekoniecznie na początku pracy z programem. 108

109 Przepraszamy Remanent Poradnik użytkownika Należy podkreślić, że stworzenie w programie kartoteki asortymentów (zob. poprzedni rozdział) nie oznacza jeszcze przyjęcia towaru na tym etapie stany magazynowe są zerowe. Przed rozpoczęciem normalnej pracy trzeba w każdym magazynie dokonać spisu z natury posiadanych zasobów, czyli stworzyć tzw. bilans otwarcia. Operacja ta jest niezbędna, gdyż nie jest możliwe wydanie (sprzedaż) towaru, którego nie wprowadzono do magazynu. Innymi słowy program nie dopuszcza do powstawania stanów ujemnych (wyjątek stanowią opakowania zwrotne). Użytkownik powinien skorzystać z funkcji dostępnych w menu Magazyn, przy czym na początku pracy proponowaną jest opcja Bilans otwarcia, ponieważ wykonanie BO powoduje również skasowanie zbędnych dokumentów (np. wystawionych w okresie prób z programem). Tworzenie bilansu otwarcia dotyczy początku każdego okresu rozliczeniowego (roku). Do ustalenia stanów magazynowych i ich okresowej kontroli przewidziano w WF Magu następujące funkcje: Bilans otwarcia. Oprócz możliwości wpisania stanu magazynowego z natury i uzupełnienia kartoteki towarów rozpoczyna nowy okres rozliczeniowy, tzn. usuwa wszystkie dotychczas wystawione dokumenty magazynowe oraz handlowe i zeruje ich liczniki. Jest więc zalecana na początku pracy z programem. Pozwala też użytkownikowi zdecydować czy i w jakim zakresie usuwać zamówienia, oraz towar nieuwzględniony w bilansie otwarcia z kartoteki asortymentów. Natomiast bilans otwarcia NIE ma wpływu na dokumenty w rejestrze rozrachunków, zaś ewentualne kasowanie należy wykonać ręcznie w module rozliczeń z kontrahentami. Funkcja dostępna w menu Magazyn Bilans otwarcia. Remanent. Przeznaczona do okresowego sporządzania spisu kontrolnego towarów bez przerywania ciągłości okresu rozliczeniowego (numeracji dokumentów, stanów rozliczeń itd.). Funkcja dostępna w menu Magazyn Remanent. Niezależnie od wykorzystywanej funkcji inwentaryzację może prowadzić wielu użytkowników równocześnie wykorzystując mechanizm remanentów tymczasowych. Po zakończeniu spisu następuje scalenie dokumentów cząstkowych i wygenerowanie ostatecznego dokumentu remanentowego. 109

110 WF Mag dla Windows W WF Magu przyjęto zasadę, że zmiana stanu magazynowego jest dopuszczalna jedynie za pośrednictwem odpowiednich dokumentów (PZ, WZ, MM, ewentualnie innych). Stwierdzone w czasie inwentaryzacji różnice pomiędzy stanem faktycznym a wynikającym z ewidencji ilościowo wartościowej prowadzonej w programie są zapisywane do dokumentów inwentaryzacyjnych. Są one traktowane jak zwykłe dokumenty magazynowe, z tą tylko różnicą, że w rubryce Rodzaj dokumentu występuje w nich słowo Remanent. Standardowo dokumenty te otrzymują sygnaturę REM (jeśli przeprowadzono remanent), lub BO (jeśli korzystano z funkcji tworzenia bilansu otwarcia). Dokument BO jest zawsze dokumentem przychodowym, natomiast dokument REM może ujmować zarówno dodatnie różnice remanentowe jak i niedobory. Mechanizm bilansów tymczasowych Ponieważ pełna inwentaryzacja magazynu jest pracochłonna, przewidziano możliwość wykonania bilansu otwarcia na raty przez wielu użytkowników jednocześnie, z możliwością przerwania i wznowienia pracy. Przy każdym uruchomieniu funkcji tworzony jest tymczasowy dokument inwentaryzacyjny oznaczony sygnaturą BT Bilans Tymczasowy. Dokument ten trafia na listę tzw. bilansów roboczych (Rys. 28). Dzięki temu sporządzanie bilansu można w dowolnej chwili zawiesić klawiszem [Ctrl+Z] i w dogodnym momencie wznowić wywołując ponownie funkcję bilansu otwarcia i wybierając opcję [F2] Popraw bilans tymczasowy. Z oczywistych względów w czasie przerwy nie mogą być wykonywane żadne operacje wpływające na stany magazynowe, dlatego też większość funkcji WF Maga jest wówczas nieaktywna (funkcje te wyświetlane są szarą czcionką). Aby uniknąć sytuacji, w której ten sam towar pojawi się w kilku arkuszach (zostanie policzony kilkakrotnie), obowiązuje zasada, że każda pozycja asortymentowa może znaleźć się tylko w jednym dokumencie tymczasowym. Dla pozostałych użytkowników pozycja taka będzie niedostępna w kartotece asortymentów (pozycje zablokowane wyświetlane są czerwoną czcionką). Zakończenie tworzenia bilansu tymczasowego następuje po wciśnięciu klawisza [F10]. Spowoduje to zapisanie dokumentu roboczego na dysk, ale nie jest jeszcze równoznaczne z zakończeniem bilansu otwarcia. Po zgromadzeniu kompletu danych inwentaryzacyjnych należy wykonać operację scalenia wszystkich dokumentów roboczych klawiszem [Ctrl+Z] Połącz i zatwierdź (przedtem należy zaznaczyć scalane dokumenty, np. klawiszem [Spacji] ). Program kontroluje kompletność bilansu i proponuje ostateczną akceptację scalonego BO. Zatwierdzenie spowoduje zapisanie na dysku ostatecznego 110

111 Poradnik użytkownika dokumentu bilansowego. Aktualizacja stanów magazynowych odbywa się poprzez wygenerowanie pojedynczego dokumentu magazynowego z sygnaturą BO (Bilans otwarcia), uzgadniającego stan faktyczny z obliczonym. Robimy bilans otwarcia w magazynie Przedstawimy Państwu wykonanie przykładowego bilansu otwarcia w magazynie na początku pracy z WF Magiem. Aby lepiej zrozumieć wykonywane czynności prosimy zapoznać się z rozdziałem Mechanizm bilansów tymczasowych Uwaga! Funkcja Magazyn Bilans otwarcia, poza ustalaniem faktycznych stanów magazynowych, daje użytkownikowi możliwość modyfikowania informacji zebranych w kartotece asortymentów, tzn. poprawiania, dopisywania i kasowania pozycji (podobne możliwości daje też funkcja Remanent). Użytkownik może w ogóle zaniechać tworzenia kartoteki asortymentów w osobnym etapie wypełnianie informacjami będzie się odbywać na bieżąco, przy okazji inwentaryzacji. Bilans otwarcia wykonujemy następująco: 1. Po uruchomieniu funkcji Magazyn Bilans otwarcia program wyświetla listę bilansów tymczasowych zgromadzonych w systemie (Rys. 28), oraz ustala aktualny stan posiadania w magazynie. 2. Dodanie nowego dokumentu inwentaryzacyjnego (roboczego) inicjuje się klawiszem [Insert]. Otwiera się wówczas okno Dodawania remanentu, będącym arkuszem spisowym początkowo dokument jest pusty. Stan magazynowy wynikający z danych programu będzie wpisywany w rubryce Stan przed, zaś stwierdzony stan faktyczny w rubryce Stan po. 111

112 WF Mag dla Windows Rys. 28 Bilans otwarcia w magazynie. Lista bilansów tymczasowych. 3. Kolejne pozycje do arkusza wprowadzane są po naciśnięciu klawisza [Insert], otwierającego okno kartoteki asortymentów. Wyboru towaru dokonuje się bądź pojedynczo, przez wskazanie go (podświetlenie) na liście i naciśnięcie klawisza [Enter], bądź wykorzystując funkcję operacji grupowych (zaznaczając zestaw pozycji do umieszczenia w spisie). Jeżeli wybrano pojedynczą pozycję asortymentową, to automatycznie wyświetlane jest okno umożliwiające podanie ilości i ceny (zob. dalej). Natomiast przy przenoszeniu większej liczby pozycji (operacje grupowe) okno to trzeba otwierać ręcznie dla każdej pozycji w spisie. 4. Przed przeniesieniem pozycji do arkusza spisowego należy jeszcze zadecydować, czy w rubryce Stan po program ma podawać stan magazynowy wynikający z obliczeń, czy też wartość ta ma być zerowana. Program zadaje pytanie w specjalnie wyświetlanym okienku dialogowym. 5. Dla każdej pozycji w spisie należy podać Ilość i Cenę zakupu netto (Rys. 29). W razie potrzeby można jeszcze potem skorygować ilość towaru podświetlając jego nazwę w spisie remanentowym i naciskając [F2] lub [Enter]. 112

113 Poradnik użytkownika Rys. 29 Bilans otwarcia w magazynie. Wypełnianie arkusza spisowego. Przy tej okazji należy pamiętać, że: Dla wygody użytkownika pozycje w dokumencie remanentowym podawane są w jednostkach magazynowania (ewidencyjnych) oraz w jednostkach z pozycji dokumentów przychodowych. Jeśli na przykład towar przyjmowany jest w kartonach po 24 sztuki, zaś ewidencjonowany i sprzedawany w sztukach, to w arkuszu spisowym znajdzie się zapis: 2 kartony = 48 sztuk. Jeżeli konkretny towar pochodzi z kilku dostaw różniących się ceną zakupu, to w spisie zostanie to uwzględnione w osobnych pozycjach. Podświetloną pozycję można powielić naciskając kombinację [Ctrl+P], a następnie zmienić cenę zakupu i ilość. Kasowanie pozycji błędnie wprowadzonej do bilansu otwarcia następuje po naciśnięciu klawisza [Delete]. Jeśli w kartotece asortymentów brak jakiegoś artykułu, to możliwe jest uzupełnienie jej o nową pozycję po ponownym naciśnięciu klawisza [Insert]. Wyświetlana jest wówczas formatka towaru, analogiczna jak przy tworzeniu kartoteki asortymentów. Informacje o nowych artykułach, dopisane w czasie tworzenia bilansu, zostaną automatycznie przeniesione do kartoteki asortymentów, o ile operacja zostanie doprowadzona do końca (ważne!). Przy wyświetlonym oknie kartoteki asortymentów możliwe jest również poprawianie 113

114 WF Mag dla Windows danych o towarze, klawiszem [F2], oraz usuwanie niepotrzebnych pozycji z kartoteki klawiszem [Delete]. 114 W dowolnym momencie wykonywania remanentu można zapoznać się z podsumowaniem wartości netto i brutto stanów magazynowych. Ponieważ przy pracy w sieci i bardzo obszernej liście asortymentowej obliczenia mogą potrwać dłuższą chwilę, sumowanie wykonywane jest na życzenie, klawiszem [Ctrl+S]. Bilans otwarcia można w każdej chwili zawiesić klawiszem [Ctrl+Z] i w dogodnym momencie wznowić wywołując ponownie funkcję bilansu otwarcia i wybierając opcję [F2] Popraw bilans tymczasowy. Z oczywistych względów w czasie przerwy nie mogą być wykonywane żadne operacje wpływające na stany magazynowe, dlatego też większość funkcji WF Maga jest wówczas nieaktywna (funkcje te wyświetlane są szarą czcionką). 6. Zakończenie tworzenia bilansu tymczasowego następuje po wciśnięciu klawisza [F10]. Spowoduje to zapisanie na dysk dokumentu roboczego oznaczonego sygnaturą BT Bilans Tymczasowy, ale nie jest jeszcze równoznaczne z zakończeniem bilansu otwarcia. 7. Po zgromadzeniu kompletu dokumentów roboczych należy je scalić. W tym celu należy zaznaczyć wszystkie scalane dokumenty na liście dokumentów remanentowych (np. klawiszem [Spacji] ), a następnie nacisnąć klawisz [Ctrl+Z] Połącz i zatwierdź. 8. W trakcie scalania program skontroluje kompletność bilansu i proponuje ostateczną akceptację scalonego BO. Zatwierdzenie spowoduje zapisanie na dysku ostatecznego dokumentu bilansowego. Aktualizacja stanów magazynowych odbywa się poprzez wygenerowanie pojedynczego dokumentu magazynowego z sygnaturą BO (Bilans otwarcia), uzgadniającego stan faktyczny z obliczonym. Przy tej okazji uzupełniane są kartoteki asortymentów, o ile w trakcie spisu dopisano nowe pozycje. Jeżeli przerwiemy bilans klawiszem [Esc], to wszystkie zmiany zostaną stracone (stan magazynu i kartotek będzie taki jak przed inwentaryzacją). Uprzedza o tym stosowny komunikat. Jeżeli natomiast w czasie bilansu pominięto w spisie towary o niezerowym stanie magazynowym, program wyświetla ostrzeżenie dla użytkownika, zaś wszystkie niespisane pozycje przenosi do automatycznie utworzonego Bilansu Tymczasowego i umożliwia dokończenie inwentaryzacji. Zakończenie bilansu otwarcia jest równoznaczne z rozpoczęciem nowego okresu rozliczeniowego, tzn. z rejestrów usuwane są wystawione dokumenty magazynowe i zerowane są ich liczniki. Sposób potraktowania innych dokumentów

115 Poradnik użytkownika zależy od decyzji użytkownika. W wyświetlonym oknie dialogowym dostępne są następujące opcje kasowania dokumentów: Dokumenty magazynowe. Pole zawsze jest zaznaczone. Dokumenty handlowe. Zamówienia. Kasować można wszystkie zamówienia, lub tylko całkowicie zrealizowane. Uwaga! Natomiast bilans otwarcia nie ma wpływu na dokumenty w rejestrze rozrachunków, zaś ewentualne kasowanie należy wykonać ręcznie w module rozliczeń z kontrahentami. Różnice między funkcjami Remanent a Bilans otwarcia Funkcja Magazyn Remanent jest przeznaczona do przeprowadzania okresowego spisu towarów w magazynie. Postępowanie przy sporządzaniu remanentu jest analogiczne, jak przy bilansie otwarcia, z następującymi różnicami: W przypadku chwilowego zawieszenia remanentu tworzony jest tymczasowy dokument inwentaryzacyjny oznaczony sygnaturą RT Remanent Tymczasowy. Dokument ten trafia na listę tzw. remanentów roboczych. Program nie sprawdza kompletności remanentu (tj. pozostawienie nieuwzględnionych pozycji o stanie niezerowym). Po scaleniu wszystkich dokumentów roboczych w rejestrze dokumentów powstaje dokument remanentowy, w zależności od sytuacji: przychodowy i/lub rozchodowy, korygujący stan magazynu do ilości wpisanych w remanencie. Dokumenty remanentowe standardowo otrzymują sygnaturę REM. Remanent NIE rozpoczyna nowego okresu rozliczeniowego, tzn. nie usuwa żadnych dotychczas wystawionych dokumentów i nie zmienia stanów liczników. 115

116 WF Mag dla Windows Rozliczenia z kontrahentami Moduł rozrachunków umożliwia śledzenie stanu zobowiązań i należności firmy oraz obsługuje proces rozliczania i anulowania rozrachunków. Najczęściej zapisy w rozrachunkach (zobowiązania i należności) są automatycznie generowane przez program jako następstwo: Przeprowadzonych operacji handlowych zakupu lub sprzedaży, rejestrowanych za pośrednictwem dokumentów handlowych (faktur zakupu i sprzedaży), lub też Pobrania lub przyjęcia zaliczek rejestrowanych za pośrednictwem dokumentów finansowych (kwity kasowe, przelewy bankowe). W razie potrzeby program umożliwia ręczne dodanie pozycji rozrachunkowej, która nie jest powiązana z żadnym dokumentem handlowym ani finansowym. W ten sposób można rejestrować rozrachunki nie związane z emisją dokumentów handlowych, np. rozliczenia z urzędami, pracownikami, opłaty należności za telefon itp. Operacja rozliczania rozrachunku wiąże się zazwyczaj z odpowiednim przepływem środków finansowych, co jest rejestrowane przy pomocy dokumentu finansowego. Rozliczenie należności wiąże się z wpływem środków, a zobowiązań z wypływem. Możliwe są następujące sposoby przeprowadzenia takiej operacji: w trakcie rozliczenia odpowiedni dokument finansowy (bankowy lub kasowy) generowany jest automatycznie, przez ręczną rejestrację dokumentu finansowego i skojarzenie go z wybranym rozrachunkiem (potraktowanie uprzednio dokonanej wpłaty/wypłaty jako rozliczenia konkretnej pozycji w rozrachunkach), w wyniku wzajemnej kompensaty zobowiązań i należności istniejących już w rozrachunkach; w wyniku takiej operacji powstaje specjalny dokument finansowy typu kompensata. 116

117 Poradnik użytkownika Przewidziano możliwość całkowitego, bądź częściowego rozliczenia rozrachunku. Oznacza to, iż zobowiązanie bądź należność może być uregulowane całkowicie jednorazową zapłatą, lub też płacone na raty. W przypadku, gdy po całkowitym rozliczeniu powstanie nadpłata, jest ona zapisywana jako zaliczka na poczet następnego rozliczenia. Aktualny stan rozrachunku prezentowany jest w postaci salda ( pozostało do zapłaty ). W każdej chwili istnieje możliwość podejrzenia historii dotychczasowych płatności. Program zapamiętuje powiązania pomiędzy rozrachunkami a rozliczającymi je pozycjami dokumentów finansowych. Przyjęto zasadę, że pozycja dokumentu finansowego może rozliczać tylko jeden rozrachunek, natomiast rozrachunek może być rozliczany przez wiele pozycji z różnych dokumentów finansowych. Możliwe jest również grupowe rozliczanie rozrachunków, które polega na rozliczeniu kilku zobowiązań lub należności danego kontrahenta za pomocą jednego dokumentu finansowego. Oczywiście będzie on zawierał tyle pozycji, ile rozrachunków zostanie w ten sposób rozliczone. Proces rozliczania rozrachunków może zostać odwrócony poprzez anulowanie rozrachunku. Wynikiem takiej operacji jest zmiana salda rozrachunku. Może się to odbyć poprzez: Usunięcie, lub modyfikację dokumentu finansowego, a dokładniej odpowiedniej jego pozycji, lub Rozpięcie rozrachunku. W tym przypadku rozliczający dokument finansowy może stać się podstawą nowego rozrachunku (zaliczki), lub pozostać nie związany z rozrachunkami. Uwaga! Zmiany w stanie rozliczeń wynikających z operacji magazynowych, tj. dokumentowanych za pomocą dokumentów handlowych (faktur) wprowadza się w module obsługi dokumentów finansowych, w menu Operacje handlowe Dokumenty finansowe. Natomiast zmiany w rozliczeniach wprowadzonych do rejestru rozrachunków ręcznie przeprowadza się w tymże rejestrze rozrachunków, w menu Operacje handlowe Rozrachunki. Szczególnym przypadkiem rozliczania rozrachunków jest wzajemna kompensata zobowiązań i należności. Polega ona na skompensowaniu ze sobą równych kwot zobowiązań i należności pochodzących z dokumentów handlowych, albo dokumentów finansowych (jedna kompensata może rozliczać tylko jeden typ dokumentów). W wyniku takiej operacji powstaje dokument finansowy typu 117

118 WF Mag dla Windows kompensata. Jego pozycje zawierają opis i kwoty kompensowanych rozrachunków. Ponieważ kwoty znoszą się wzajemnie, saldo takiego dokumentu jest zawsze równe zeru. Oznacza to w praktyce, że taka operacja nie powoduje przepływu środków finansowych. Szczególnym przypadkiem kompensaty jest rozliczenie zaliczki, polegające na wzajemnym skojarzeniu faktury i zaliczki zarejestrowanej w rozrachunkach. Mamy wtedy do czynienia z kompensatą w ramach dodatnich i ujemnych należności, albo dodatnich i ujemnych zobowiązań, oraz z przepływem środków finansowych. Rejestr rozrachunków Rejestr (lista) rozrachunków prezentowany jest po wybraniu funkcji Operacje handlowe Rozrachunki (Rys. 30). Zakres wyświetlanych pozycji można ograniczyć korzystając ze standardowych funkcji WF Maga: drzewa filtrowania listy oraz definiowalnych przez użytkownika filtrów. Kwoty należności poprzedzane są znakiem plus, zaś zobowiązań znakiem minus. Rys. 30 Rejestr rozrachunków. Dostępne są następujące operacje: Dodawanie nowej pozycji rozrachunków, klawisz [Insert]. Funkcja służy do ręcznego dodawania pozycji rozliczeń. W ten sposób rejestruje się rozrachun- 118

119 Poradnik użytkownika ki nie związane z emisją dokumentów handlowych, np. rozliczenia z urzędami, pracownikami, opłaty należności za telefon itp. (zob. opis dalej). Po wybraniu Typu rozrachunku (Zobowiązanie czy Należność), należy określić Płatnika, wybieranego z listy kontrahentów, urzędów lub pracowników oraz wpisać dane do rozliczeń: Kwotę operacji, Sposób i Termin płatności. Rozrachunki są numerowane. W przypadku rozrachunków powstających przy okazji operacji handlowych numer jest identyczny, jak numer faktury. Natomiast przy ręcznym dodawaniu pozycji numer podaje użytkownik. W zakładce Inne można wpisać dowolne uwagi dotyczące rozrachunku, oraz podać nazwisko pracownika wystawiającego dokument rozrachunkowy. Powiązanie to jest przez program wykorzystywane w niektórych raportach. Poprawianie rozrachunku, klawisz [F2]. Postępowanie jest identyczne jak przy ręcznym dodawaniu pozycji rozrachunków. Jeśli pozycja była już rozliczana program ogranicza możliwości edycji. Całkowicie rozliczony rozrachunek można jedynie przeglądać. Kasowanie rozrachunku, klawisz [Delete]. Operacja jest wykonalna jedynie wobec pozycji wprowadzonych ręcznie i to pod warunkiem, że nie było żadnych rozliczeń (nawet częściowych) z udziałem tego wpisu. Uwaga! Opisane powyżej poprawianie i anulowanie rozliczeń dotyczy tylko pozycji wprowadzonych ręcznie do rejestru rozrachunków. Natomiast zmiany w rozrachunkach generowanych automatycznie na podstawie dokumentów handlowych (faktur, rachunków) przeprowadza się przez modyfikacje dokumentów źródłowych, biorących udział w rozrachunkach. Podgląd pozycji rozrachunków, klawisz [Shift+F2]. W zależności od sposobu powstania rozrachunku (generowany automatycznie, czy dopisywany ręcznie) wyświetlana jest bądź formatka dokumentu handlowego, względnie finansowego, będącego podstawą powstania rozliczenia, lub też prezentowana jest formatka edycji ręcznego rozrachunku. W trybie przeglądania wszystkie operacje z wyjątkiem drukowania dokumentów są zablokowane (nieaktywne). Rozliczenie, klawisz [Ctrl+R]. Uruchamia moduł rozliczeń (patrz opis niżej). Lista płatności, klawisz [Ctrl+P]. W chronologicznej kolejności pokazywane są kolejne raty związane z konkretną pozycją rozliczeń. Zakres informacji obejmuje: numer dokumentu finansowego i datę wystawienia, kwotę na dokumencie, ewentualne karne odsetki od tej kwoty (przy przekroczonym terminie płatności), oraz uwagi wpisane przy rozliczeniu. 119

120 WF Mag dla Windows ota odsetkowa, klawisz [Ctrl+N] przy otwartym oknie listy płatności (zob. poprzedni punkt). Jeśli kontrahent uregulował należności z opóźnieniem, program umożliwia naliczanie karnych odsetek od przeterminowanej należności (wcześniej opcja jest nieaktywna). Po uruchomieniu funkcji należy wybrać z listy tabelę odsetek za zwłokę, właściwą dla konkretnego płatnika. Karne odsetki zostaną dołączone do listy rozrachunków przez wygenerowanie nowego dokumentu finansowego z nowym terminem płatności. Po upłynięciu tego terminu można kolejny raz naliczyć odsetki tym razem od nieuregulowanych odsetek. Podsumowanie rozrachunków, klawisz [Ctrl+S]. Program wyświetla łączne wartości zobowiązań i należności ogółem oraz łączne wartości zobowiązań i należności pozostałych do rozliczenia. Poniżej obliczane jest saldo: w zależności od tego czy należności przewyższają należności, czy odwrotnie, wartość salda podawana jest w odpowiedniej rubryce (w drugiej wyświetlana jest wartość zero). Należy pamiętać, że w sumowaniu biorą udział tylko pozycje widoczne w rejestrze rozliczeń. Użytkownik może więc ograniczyć zakres uwzględnionych pozycji za pomocą drzewa filtrowania listy (z lewej strony listy rozliczeń), włączając funkcje filtrowania (klawiszem [F8]), wybierając konkretnego płatnika (klawiszem [F7]), czy też wreszcie zaznaczając dowolny zestaw pozycji na liście (klawiszem [Spacji]). W tym ostatnim przypadku trzeba jeszcze ustawić przełącznik umieszczony pod tabelą podsumowań w pozycji Tylko pozycje zaznaczone. Wymienione sposoby ograniczenia zakresu podsumowań można ze sobą łączyć. Drukowanie, klawisz [Ctrl+D]. Program proponuje wydrukowanie następujących dokumentów: Wezwania do zapłaty, Bilansu rozrachunków, Aktualnego stanu rozrachunków (raport w wersji pełnej lub skrócony). Przed wydrukiem można zapoznać się z treścią dokumentu korzystając z funkcji podglądu, klawisz [F9]. 120

121 Poradnik użytkownika Uwaga! Przy ograniczeniu zakresu wyświetlania dokumentów program zazwyczaj bierze pod uwagę DATĘ WYSTAWIENIA dokumentu. Dotyczy to rejestru dokumentów magazynowych, handlowych, finansowych, zleceń produkcyjnych i zamówień. Wyjątkiem jest rejestr rozrachunków z kontrahentami, w którym brany jest pod uwagę TERMIN PŁATNOŚCI. Aby ograniczyć zakres wyświetlania rozrachunków ze względu na datę wystawienia należy skorzystać z funkcji filtrowania listy, dostępnej pod klawiszem [F8] Jak prowadzić rozrachunki Niezależnie od tego, czy pozycja rozliczeń związana jest z konkretną fakturą, czy też została wprowadzona ręcznie, program umożliwia następujące warianty prowadzenia rozrachunków: Jedna operacja rozlicza jedną pozycję rozrachunków (jedną fakturę). Jedna operacja rozlicza kilka pozycji rozrachunków (kilka faktur) związanych z konkretnym płatnikiem. Kilka operacji rozlicza jedną pozycję rozrachunków (zapłata na raty). 121

122 WF Mag dla Windows Rys. 31 Rozrachunki. Rozliczanie faktury (dodawanie dokumentu finansowego). Postępowanie przy rozliczaniu jest następujące: 1. Pozycję, którą chcemy rozliczyć (w dowolny sposób) podświetlamy na liście w rejestrze rozrachunków. 2. Po zainicjowaniu klawiszem [Ctrl+R] funkcji Rozlicz otwiera się okno Dodawania dokumentu finansowego, analogiczne jak opisane w rozdziale Dokumenty finansowe w dokumentacji elektronicznej programu (Rys. 31). 3. Wypełniamy nagłówek dokumentu finansowego według opisu w rozdziale Dokumenty finansowe. 4. Po wypełnieniu nagłówka przechodzimy do zakładki Pozycje, w której wyszczególniamy specyfikację dokumentu finansowego. Program automatycznie wstawia do listy pozycję (fakturę) uprzednio wybraną w rejestrze rozrachunków. W dolnej części okna w rubryce Suma dokumentu wyświetlana jest łączna kwota operacji. W tym momencie można zadecydować, jakim sposobem ma być wykonane rozliczenie. Standardowo program proponuje całkowite rozliczenie faktury: kwota w polu Suma dokumentu jest równa kwocie na fakturze. Jeśli więc użytkownik w tym momencie zakończy rozliczenie klawiszem [F10] Zapisz, pozycja 122

123 Poradnik użytkownika zostanie rozliczona w całości (program wygeneruje stosowny dokument finansowy, zaś w rejestrze rozrachunków przy rozliczonej pozycji w rubryce Pozostało do zapłaty pojawi się wartość 0,00 zł). Użytkownik może jednak dowolnie zmniejszyć kwotę operacji w polu Suma dokumentu, lub edytując (klawisz [F2]) wybraną pozycję dokumentu finansowego. Będzie to rozliczenie częściowe (na raty). Z listą rat można zapoznać się w rejestrze rozrachunków, funkcja Płatności, klawisz [Ctrl+P]. W tym przypadku kwota do zapłaty w rejestrze rozrachunków zostanie zmniejszona, zaś do rejestru dokumentów finansowych trafi dokument potwierdzający częściowe rozliczenie (w polu Tytułem pojawi się adnotacja typu Zapłata za fakturę FA/3648/2003 ). 5. Pracę w rejestrze rozrachunków kończymy standardowo, klawiszem [Esc]. Możliwe jest także rozliczenie grupowe, czyli jednoczesne rozliczenie kilku rozrachunków jednego kontrahenta. Postępowanie w takim przypadku jest następujące. 1. Wykonać polecenia opisane powyżej w punktach od 1. do Uaktywnić zakładkę Pozycje dokumentu finansowego. 3. Wyświetlić listę rozrachunków wybranego płatnika. W tym celu po naciśnięciu klawisza [Insert] w oknie dodawania dokumentu finansowego wybrać opcję Rozlicz rozrachunki i kliknąć myszką żółtą ikonę kartoteki. 4. Po pozycje do wspólnego rozliczenia zaznaczyć klawiszem [Spacji], gotową listę zatwierdzić klawiszem [Enter]. Zaznaczone pozycje zostaną wówczas dodane do listy w zakładce Pozycje, a w polu Suma dokumentu program obliczy łączą kwotę do zapłaty. Podobnie jak w przypadku rozliczania pojedynczej pozycji, wartość operacji można zmienić (w takim przypadku program zacznie rozliczać dokumenty od najstarszego). 5. Po zatwierdzeniu operacji rozliczenia klawiszem [F10] program wystawi zbiorczy dokument finansowy, a w rejestrze rozrachunków dla każdej z rozliczonych pozycji w rubryce Pozostało do zapłaty wpisze wartość 0,00 zł. 6. Pracę w rejestrze rozrachunków kończymy standardowo, klawiszem [Esc]. Rozrachunki walutowe Funkcja dostępna w wariancie Prestiż systemu WF Mag 123

124 WF Mag dla Windows Rozrachunki walutowe powstają, gdy sprzedaż dokumentowano fakturą walutową sprzedaży. Rozliczanie faktur walutowych nie różni się od postępowania z transakcjami złotówkowymi. Istotną różnicę stanowi jedynie fakt, że w przypadku rozrachunków walutowych rozliczenie dokumentu następuje w momencie, gdy zapłacona zostanie kwota wyrażona w walucie obcej. Natomiast nie muszą zgadzać się wartości w złotówkach między sprzedażą a rozliczeniem upływa na ogół pewien czas i wskutek wahań kursowych kwota do zapłaty liczona w złotówkach również zmienia się. Dokumenty finansowe Funkcja Operacje handlowe Dokumenty finansowe służy do zarządzania dokumentami finansowymi. Służą one do rejestracji wpływów i wypływów środków pieniężnych w firmie. Operacje finansowe można podzielić na cztery grupy: Operacje kasowe. Rejestrują wpłaty i wypłaty gotówkowe z kasy firmy, tworząc w ten sposób raport kasowy związany z określoną kasą. Każdy dokument kasowy musi być przypisany do jednej z kas i numerowany kolejno w ramach tej kasy. W firmie może istnieć więcej niż jedna kasa, lecz każdy pracownik firmy, który wystawia (bezpośrednio lub pośrednio) dokumenty kasowe, ma wskazaną domyślną kasę, w której generuje dokumenty (może zmienić kasę, o ile Administrator przyznał mu odpowiednie uprawnienia). Operacje kasowe zapisywane są za pomocą kwitów kasowych KP (Kasa Przyjmie) i KW (Kasa Wypłaci). Operacje bankowe. Rejestrują wypływ i wypływ środków pieniężnych na rachunkach bankowych firmy. Każdy dokument bankowy musi być przypisany do jednego z rachunków i numerowany kolejno w ramach tego rachunku. Operacje bankowe zapisywane są za pomocą dokumentów przelewu: przelewy własne i obce, oraz dokumentów bankowych wpłat i wypłat gotówkowych. Kompensaty. Jest to szczególny rodzaj dokumentu finansowego służący do wzajemnego kompensowania zobowiązań i należności pochodzących faktur zakupu i sprzedaży lub wpływów i wypływów finansowych. Szczególnym przypadkiem kompensaty jest rozliczenie zaliczki, czyli kompensata dodatnich i ujemnych należności albo zobowiązań. Operacja taka umożliwia wzajemne skojarzenie faktury oraz zaliczki zarejestrowanej w rozrachunkach. Saldo (suma) tego typu dokumentu jest zawsze równa zeru, gdyż równoważy on kwotę zobowiązań i należności. Pozycje kompensaty zawierają historię kompensowanych ze sobą rozrachunków. Kompensata powstaje w wyniku skojarzenia zobowiązań i należności w rozrachunkach. W oknie dokumentów finansowych można ją wyłącznie podejrzeć lub skasować w całości. 124

125 Poradnik użytkownika Inne operacje. Obsługują wszystkie pozostałe typy operacji (np. zapłata w naturze barter ). Drugim, istotnym kryterium podziału dokumentów finansowych jest kierunek ruchu środków finansowych: Wpływ środków finansowych, zapisywany jest dokumentami: KP, przelew obcy, wpłata gotówkowa na rachunek. Wypływ środków finansowych, zapisywany jest dokumentami: KW, przelew własny, wypłata gotówkowa z rachunku. Kompensata nie należy do żadnej z powyższych grup, gdyż nie powoduje żadnego przepływu środków finansowych. Dokumenty finansowe w WF Magu tworzone są dwoma sposobami: Automatycznie, przy okazji prowadzenia rozliczeń z kontrahentami. Są wówczas powiązane z konkretnymi dokumentami handlowymi (faktury, rachunki) (zob. poprzedni rozdział). W takim przypadku program automatycznie wypełnia też pole Tytułem (np. Zapłata za fakturę FA/3648/2003 ). Ręcznie, za pośrednictwem modułu dokumentów finansowych. Takie dokumenty mogą być potem dowolnie podpięte pod którąś pozycję w rejestrze rozrachunków i będą traktowane jako dokument potwierdzający rozliczenie któreś z faktur. W rejestrze operacji finansowych mogą być też pozycje nie związane z żadnym z rozrachunków w ten sposób można prowadzić rozliczenia z urzędami, pracownikami, regulować opłaty należności za telefon itp. (ogólnie dotyczy to operacji finansowych, które nie mają odbicia w dokumentach handlowych). Rejestrując nowy dokument finansowy użytkownik określa (zaznaczając stosowną opcję w polu Wpływ operacji na stan rozrachunków) czy ma on: Rozliczać istniejący rozrachunek. Po otwarciu rejestru rozrachunków należy wskazać na liście pozycję, której dotyczy operacja finansowa. Generować nowy zapis w rozrachunkach (Zaliczka). Operacja finansowa będzie zapisana jako zaliczka na poczet przyszłych rozliczeń, do której później przypisane zostaną dokumenty handlowe. Brak zapisu w rozrachunkach. Oznacza, że ta pozycja nie jest w żaden sposób powiązana z rozrachunkami. Jeżeli dokument finansowy jest powiązany z rozrachunkami, to każda jego pozycja jest skojarzona z jednym konkretnym rozrachunkiem i jest opisana jego 125

126 WF Mag dla Windows nazwą. W dokumencie musi powstać tyle pozycji, ile rozrachunków zamierzamy powiązać z dokumentem. W momencie wyboru opcji rozliczania istniejącego rozrachunku istnieje możliwość wyboru spośród istniejących zapisów w rozrachunkach i wykonania rozliczenia. Jeśli natomiast wybrano opcję rejestracja zaliczki (tworzenie nowego rozrachunku) powstaje zupełnie nowy zapis w rozrachunkach, nie obarczony żadnym terminem wymagalności (termin i sposób płatności). Obsługa rejestru dokumentów finansowych odbywa się w zwykły sposób, analogicznie jak dokumentów magazynowych. Dostępne są wszystkie standardowe operacje, tzn. wystawianie, przeglądanie, modyfikacja, drukowanie i usuwanie. Raporty kasowe i bankowe Operacje kasowe (wpłaty i wypłaty gotówkowe z kasy firmy) zapisywane są za pomocą kwitów kasowych KP i KW. W firmie może być wiele niezależnych kas, a każdy dokument kasowy musi być przypisany do jednej z nich. Również każdy pracownik obowiązkowo ma przydzieloną kasę, w której generuje dokumenty. Do okresowego kontrolowania stanu kasy, tj. salda początkowego, sumy wpływów i wypływów gotówki (obliczanych na podstawie analizy kwitów kasowych KP i KW), oraz wynikającego z tych wartości salda końcowego służą raporty kasowe. Opis funkcji sporządzania raportów kasowych znajduje się w rozdziale Raporty kasowe w dokumentacji elektronicznej programu. Raporty bankowe sporządza się analogicznie, dotyczą operacji finansowych dokonywanych za pośrednictwem przelewów bankowych. 126

127 Poradnik użytkownika Jak wydrukować dokument i sporządzić raport (zestawienie) W czasie pracy z WF Magiem wystawiane są dokumenty, rejestrujące wykonywane operacje: m.in. magazynowe, handlowe, finansowe, zamówienia, dokumenty SAD. Wszystkie one trafiają do właściwych rejestrów (kartotek dokumentów). Aby więc zapoznać się z treścią, czy też wydrukować kopię takiego dokumentu należy skorzystać z odpowiedniej kartoteki, dostępnej w menu: Magazyn, lub Operacje handlowe. Standardowo do przeglądania treści dokumentu w rejestrze służy klawisz [Shift+F2] Pokaż, natomiast do drukowania dokumentu klawisz [Ctrl+D] Drukuj. Sprawne i efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem wydatnie wspomagają dokumenty przekrojowe: zestawienia i podsumowania. Niektóre z najczęściej potrzebnych zestawień dołączono do listy wydruków wywoływanej klawiszem [Ctrl+D]. I tak na przykład, po uruchomieniu tej funkcji w rejestrze dokumentów handlowych (menu Operacje handlowe Dokumenty handlowe) możemy wydrukować nie tylko wybraną fakturę, czy paragon, ale także mamy bezpośredni dostęp do raportów zatytułowanych: Rejestr dokumentów handlowych, Rejestr VAT sprzedaży i Rejestr VAT zakupu. Bardziej złożone funkcje służące do tworzenia, przeglądania i drukowania zestawień zebrano w menu Raporty. Znajdują się tu następujące pozycje: Stany i obroty magazynowe. Raport przedstawia aktualny stan magazynu (ogółem i towar znajdujący się w rezerwacji) dla każdego z asortymentów, z rozbiciem na kategorie asortymentowe. Można też wydrukować raport o przychodach i rozchodach konkretnego artykułu, zestawienie zwrotów do magazynu, oferta handlowa. Na życzenie wyświetlana jest historia artykułu, czyli chronologiczna lista przychodów i rozchodów wybranego asortymentu, specyfikacja dokumentu magazynowego oraz podsumowanie wartościowe listy. W wariancie Biznes i Prestiż systemu WF Mag dostępna jest funkcja Kreatora zestawień. Dzięki niej użytkownik może definiować własne raporty dotyczące asortymentów i zapamiętywać je pod dowolnie wybraną nazwą. Raporty takie 127

128 WF Mag dla Windows dołączane są do listy standardowych wydruków funkcji Stany i obroty magazynowe. Stany zamówień i rezerwacji. Raport podaje dla każdego asortymentu: aktualny stan magazynowy, ilość dostępną (po uwzględnieniu rezerwacji), oraz ilości towaru zamówione u dostawców, oraz zamówione i zarezerwowane przez odbiorców. Podobnie jak w poprzednim przypadku dostępne są historia artykułu, która daje możliwość zapoznania się z listą zamówień związanych ze wskazanym towarem, oraz podaje informacje o terminach i stopniu realizacji poszczególnych zamówień, a także specyfikacja dokumentu zamówienia i podsumowanie wartościowe listy. Wydruki zestawień. Dla odmiany ta funkcja stanowi rodzaj centrum zarządzania drukowaniem kilkunastu raportów pogrupowanych tematycznie. Ponieważ raporty z tej części są na ogół bardzo obszerne, zrezygnowano z prezentowania ich na ekranie program od razu proponuje wydruk na drukarce. Oczywiście zawsze dostępna jest funkcja podglądu wydruku (Rys. 15). Dla wygody użytkownika raporty podzielono na następujące grupy: Stany i obroty magazynowe Analiza sprzedaży i zysku Analizy finansowe Rejestry dokumentów Stany zamówień i rezerwacji Analiza aktywności osób 128

129 Poradnik użytkownika Rys. 32 Wydruki zestawień. Użytkownicy WF Maga w wariancie Prestiż dostają możliwość korzystania z dodatkowego, niezależnego narzędzia do tworzenia własnych zestawień generatora raportów Crystal Reports. Jest to funkcja zaawansowana, dlatego nie jest omawiana w niniejszym podręczniku więcej informacji o współpracy WF Maga z Crystal Reports znajdą Państwo w dokumentacji elektronicznej programu. Uwaga! Przy korzystaniu z raportów użytkownik może dowolnie wybierać dla nich zakres czasowy. Informacje nie mieszczące się w tym zakresie, np. dokumenty wystawione w innym terminie, nie będą pojawiały się na listach i nie będą uwzględniane przy sporządzaniu zestawienia. Zmianę przedziału dat umożliwia opcja konfiguracyjna Zakres wyświetlania, znajdująca się w menu Administrator Ustawienia użytkownika. Ponadto pro- 129

130 WF Mag dla Windows gram udostępnia okno zmiany tego zakresu przed wydrukiem większości raportów. Uwaga! Wiele wydruków występuje w dowolnie konfigurowalnych wariantach, z konieczności opis w podręczniku sygnalizuje tylko możliwości programu. Przy każdym raporcie proszę zapoznać się z opcjami konfiguracyjnymi tworzonego zestawienia. Uwaga! Przypominamy, że w każdym oknie drukowania dostępna jest funkcja podglądu ekranowego, uruchamiana klawiszem [F9]. Użytkownik może więc zapoznać się z wyglądem raportu przed jego wypuszczeniem na drukarkę i w razie potrzeby wprowadzić poprawki. Jak wydrukować konkretny dokument Za przykład niech posłuży drukowanie faktury VAT. 1. Uruchom rejestr dokumentów handlowych: funkcja Operacje handlowe Dokumenty handlowe. 2. W rejestrze znajdź i wskaż na liście (podświetl) właściwą fakturę. 3. Wywołaj funkcję drukowania naciskając klawisz [Ctrl+D]. 4. W prezentowanym oknie Wybór raportu wskaż Faktura VAT. 5. Naciśnij [Enter] Wybierz. 6. W oknie Drukowanie raportu sprawdź poprawność ustawień: typ drukarki, liczbę kopii, oraz zadecyduj, czy ma być drukowany oryginał, kopia, czy duplikat (można zaznaczyć kilka opcji jednocześnie). 7. Jeśli chcesz, skontroluj na ekranie wygląd wydruku naciskając [F9] Podgląd, w razie potrzeby nanieś poprawki. Okno podglądu zamyka klawisz [Esc]. 130

131 8. Rozpocznij drukowanie klawiszem [F10] Drukuj. Poradnik użytkownika Jak wydrukować zestawienie w rejestrze dokumentów Wydrukujemy rejestr dokumentów handlowych (zbiorcze zestawienie). 1. Uruchom rejestr dokumentów handlowych: funkcja Operacje handlowe Dokumenty handlowe. 2. Wywołaj funkcję drukowania naciskając klawisz [Ctrl+D]. 3. W prezentowanym oknie Wybór raportu wskaż Rejestry dokumenty handlowe. 4. Naciśnij [Enter] Wybierz. 5. W oknie Drukowanie raportu sprawdź poprawność ustawień: typ drukarki, liczbę kopii. 6. Jeśli chcesz, skontroluj na ekranie wygląd wydruku naciskając [F9] Podgląd. Okno podglądu zamyka klawisz [Esc]. 7. Rozpocznij drukowanie klawiszem [F10] Drukuj. Jak wydrukować raport Wydrukujemy ofertę handlową dla klienta detalicznego. Ceny w takiej ofercie powinny być cenami detalicznymi, podanymi z podatkiem (brutto) 1. Uruchom funkcję Raporty Zestawienia. 2. Z lewej strony okna zatytułowanego Zestawienia i analizy kliknij ikonę Stany i obroty magazynowe. Jeśli ikona nie jest widoczna poszukaj jej przewijając w pionie pasek ikon (posłuż się żółtymi klawiszami [ ] lub [ ] ). 3. W prezentowanym oknie Wybór raportu wskaż Magazyn stan magazynu / oferta handlowa i naciśnij [Enter] Drukuj. 4. W oknie Drukowanie raportu sprawdź poprawność ustawień: typ drukarki, liczbę kopii. 131

132 WF Mag dla Windows 5. Jeśli chcesz, skontroluj na ekranie wygląd wydruku naciskając [F9] Podgląd. Okno podglądu zamyka klawisz [Esc]. 6. Rozpocznij drukowanie klawiszem [F10] Drukuj. Raport z wariantami W oknie Drukowanie raportu (punkt 4) powyżej pola ustawień drukarki znajduje się część zatytułowana Wariant. Jeśli dla konkretnego raportu pole Nazwa wariantu jest dostępne, to znaczy że użytkownik może w pewnym zakresie modyfikować treść tego wydruku (tak jest w naszym przypadku). Jeśli zaś raport ma tylko jeden wariant, wówczas pole Nazwa wariantu jest niedostępne (wyświetlone szarą czcionką). Domyślny wariant wydruku nosi nazwę Podstawowy, użytkownik może dodawać własne pod dowolnymi nazwami. Zobaczmy to na przykładzie. Najpierw wykonaj polecenia opisane powyżej w punktach od 1 do 4. 4a. Kliknij pole Nazwa wariantu aby rozwinąć listę dostępnych wariantów raportu. Ten raport ma tylko jeden wariant Podstawowy. 4b. Aby dodać własny wariant raportu do listy kliknij klawisz ekranowy [ ] na prawo od listy wariantów. Otworzy się okno Edycja wariantu. 4c. W pierwszym polu od góry wpisz własną nazwę wariantu, np. Oferta handlowa ceny detaliczne netto. 4d. Poniżej z listy rozwijalnej pola Co drukować wybierz opcję Oferta handlowa. Zauważ, że spowoduje to wyłączenie części pozostałych opcji konfiguracyjnych (będą wyświetlone szarą czcionką). 4e. Wybierz wariant cen Netto. 4f. Zaznacz opcję drukowania ceny sprzedaży, a z listy rozwijalnej wybierz drukowanie ceny Detalicznej. 4g. Z prawej strony wyszczególnione są dodatkowe opcje informacje, które mogą być drukowane w ofercie. Zaznacz pola według własnego uznania, na przykład opcje: Drukuj stawki VAT, Drukuj numer katalogowy. Klienci będą Ci dozgonnie wdzięczni, jeśli asortyment dla przejrzystości zostanie podzielony według kategorii asortymentowych zaznacz stosowną opcję na dole okna. 4h. Kiedy zakończysz edycję wariantu wydruku naciśnij klawisz [F10] Zatwierdź. Powrócisz do okna Drukuj. Kontynuuj drukowanie przechodząc do punktu 5 (zob. wyżej). 132

133 Jak posługiwać się Kreatorem zestawień Nie dotyczy programu WF Mag w wariancie Start Poradnik użytkownika Funkcja Kreatora zestawień znajduje się w menu Raporty Stany i obroty magazynowe. Dzięki niej użytkownik może definiować własne raporty dotyczące asortymentów w magazynie i zapamiętywać je pod dowolnie wybraną nazwą. Wariant podstawowy WF Maga przechowuje na dysku definicje maksimum 3 zestawień (wariant Prestiż nie ma tego ograniczenia). Raporty takie dołączane są do listy standardowych wydruków funkcji Stany i obroty magazynowe i od tej pory dostępny pod klawiszem [Ctrl+D] Wydruki. Raporty takie wyróżniane są specjalną ikoną (raporty standardowe i pochodzące z zewnętrznego generatora Crystal Reports mają inne ikony). Kreator uruchamiany jest klawiszem [Ctrl+K]. Jest on zorganizowany na wzór kreatorów znanych ze środowiska Windows: po uruchomieniu prowadzi użytkownika przez kolejne ekrany, w których należy nadać nazwę tworzonemu raportowi, oraz odpowiedzieć na kilka pytań. Więcej informacji o działaniu kreatora można znaleźć w dokumentacji programu w rozdziale: Funkcje menu Raporty. Kreator zestawień czyli 5 kroków do sukcesu. Rady dla zaawansowanych Jeśli użytkownik nie jest w pełni zadowolony z treści zestawienia, może poddać je modyfikacji posługując się funkcjami zaawansowanego edytora raportów. Dostęp do edytora odbywa się za pośrednictwem ikony obok klawisza ekranowego [Ctrl+K]. Aby usunąć niepotrzebny raport trzeba skorzystać z funkcji w menu Administrator Definicje Raporty. W tym samym miejscu można również modyfikować raport. Opis posługiwania się edytorem raportów można znaleźć w dokumentacji elektronicznej programu w rozdziale Funkcje menu Raporty. Edytor zestawień użytkownika, zaś zarządzanie raportami w programie wyjaśniono w rozdziałach: Funkcje menu Raporty. Zarządzanie raportami z edytora zestawień i Funkcje menu Administrator. Definicje raportów. Ważnym drukiem w firmie handlowej jest oferta handlowa. WF Mag wyposażono w zaawansowane mechanizmy obliczania cen, uwzględniające między innymi specjalne upusty dla wybranych, konkretnych klientów. Spróbujmy wygenerować raport Oferta imienna, który będzie zawierał ceny indywidualnie 133

134 WF Mag dla Windows wyliczone dla konkretnego odbiorcy. Przy drukowaniu takiej oferty każdorazowo nazwę kontrahenta wybierać będziemy z listy firm program w stosownym momencie zada pytanie. Przygotowanie wzorca raportu za pomocą Kreatora zestawień Prześledźmy teraz krok po kroku działanie kreatora podczas przygotowania wzorca raportu: (Uwaga na marginesie: raport Oferta imienna jest już dostępny w programie standardowo, w przykładzie poniżej chodzi o pokazanie działania mechanizmu zapytania o nazwę kontrahenta w czasie drukowania) 1. Uruchom funkcję Raporty Stany i obroty magazynowe. 2. Naciśnij klawisz [Ctrl+K] Kreator zestawień. 3. W oknie Witamy w kreatorze zestawień asortymentowych wpisz nazwę tworzonego raportu, np. Oferta dla konkretnego kontrahenta. Naciśnij klawisz [Dalej >>>] aby przejść do kolejnego okna. 4. W oknie W pierwszym kroku proszę określić ogólną strukturę zestawienia odszukaj na liście zestawienie o nazwie Oferta handlowa dla konkretnego kontrahenta i zaznacz ją. Naciśnij klawisz [Dalej >>>] aby przejść do kolejnego okna. Wskazówka: Rzadziej używane raporty zostały zebrane w punkcie Inne zestawienia. Po jej zaznaczeniu można rozwinąć listę propozycji. 5. W oknie Krok drugi to określenie zakresów prezentowanych danych zadecyduj, czy oferta ma dotyczyć: (a) tylko pozycji zaznaczonych ręcznie w kartotece towarów, względnie pozycji widocznych na ekranie pod działaniem filtra, (b) tylko pozycji z magazynu aktualnego, (c) czy też ma dotyczyć asortymentu ze wszystkich magazynów Twojej firmy. Naciśnij klawisz [Dalej >>>] aby przejść do kolejnego okna. 6. Okno Gratulacje!!! kończy tworzenie wzorca raportu. Ponieważ posługiwanie się edytorem zestawień wymaga nieco więcej doświadczenia, proponujemy na obecnym etapie odznaczenie opcji Pokaż edytor zestawienia w celu bardziej precyzyjnej konfiguracji. Naciśnij klawisz [Zatwierdź] aby dodać wzorzec Twojego raportu do listy standardowych wydruków WF Maga. Drukowanie raportu na podstawie wzorca z Kreatora zestawień A teraz pora na praktyczne skorzystanie z utworzonego wzorca raportu. 134

135 Poradnik użytkownika 1. Jeśli po wygenerowaniu wzorca raportu opuściłeś funkcję Raporty Stany i obroty magazynowe (zamknąłeś jej okno), uruchom ją teraz. 2. Naciśnij klawisz [Ctrl+D] Wydruki. 3. Twoje zestawienie Oferta dla konkretnego kontrahenta powinno znajdować się na liście wydruków. Zwróć uwagę, że raporty własne użytkownika oznaczone są sześciokątną ikoną WF Maga. Wskaż ten raport na liście i naciśnij klawisz [Enter] Wybierz. 4. W oknie Drukowanie raportu sprawdź poprawność ustawień: typ drukarki, liczbę kopii. Nazwa bieżącego raportu jest wyświetlana dużą czcionką na górze okna. 5. Jeśli chcesz, skontroluj na ekranie wygląd wydruku naciskając [F9] Podgląd. Okno podglądu zamyka klawisz [Esc]. 6. Naciśnij klawisz [F10] Drukuj. 7. Niezależnie od tego, czy wykonałeś polecenie (5), czy (6), przed wydrukiem pojawi się okienko Wprowadź dane, w którym musisz podać nazwę kontrahenta, dla którego drukowana będzie oferta. Kliknij żółtą ikonę katalogu na prawo od pola Kontrahent. 8. Otworzy się kolejne okno z kartoteką kontrahentów. Wskaż właściwego na liście i naciśnij klawisz [Enter] Wybierz. 8. Powrócisz do okna Wprowadź dane. Naciśnij klawisz [F10] Zatwierdź. 9. W tym momencie rozpoczyna się drukowanie oferty handlowej dla wybranego kontrahenta. 135

136 WF Mag dla Windows Rys. 33 Kreator zestawień. Ekran powitalny. Rys. 34 Kreator zestawień. Wybór treści zestawienia. 136

KOMPUTEROWY SYSTEM WSPOMAGANIA OBSŁUGI JEDNOSTEK SŁUŻBY ZDROWIA KS-SOMED

KOMPUTEROWY SYSTEM WSPOMAGANIA OBSŁUGI JEDNOSTEK SŁUŻBY ZDROWIA KS-SOMED KOMPUTEROWY SYSTEM WSPOMAGANIA OBSŁUGI JEDNOSTEK SŁUŻBY ZDROWIA KS-SOMED Podręcznik użytkownika Katowice 2010 Producent programu: KAMSOFT S.A. ul. 1 Maja 133 40-235 Katowice Telefon: (0-32) 209-07-05 Fax:

Bardziej szczegółowo

FS-Sezam SQL. Obsługa kart stałego klienta. INFOLINIA : tel. 14/698-20-02, kom. 608/92-10-60. edycja instrukcji : 2013-11-25

FS-Sezam SQL. Obsługa kart stałego klienta. INFOLINIA : tel. 14/698-20-02, kom. 608/92-10-60. edycja instrukcji : 2013-11-25 FS-Sezam SQL Obsługa kart stałego klienta INFOLINIA : tel. 14/698-20-02, kom. 608/92-10-60 edycja instrukcji : 2013-11-25 Aplikacja FS-Sezam SQL jest programem służącym do obsługi kart stałego klienta.

Bardziej szczegółowo

1. Instalacja Programu

1. Instalacja Programu Instrukcja obsługi dla programu Raporcik 2005 1. Instalacja Programu Program dostarczony jest na płycie cd, którą otrzymali Państwo od naszej firmy. Aby zainstalować program Raporcik 2005 należy : Włożyć

Bardziej szczegółowo

WYMAGANIA SPRZĘTOWE...3 INSTALACJA PROGRAMU...3 INFORMATOR OPERATORSKI...4 KOLEJNE KROKI URUCHAMIANIA PROGRAMU...5 WYSTAWIANIE FAKTURY...

WYMAGANIA SPRZĘTOWE...3 INSTALACJA PROGRAMU...3 INFORMATOR OPERATORSKI...4 KOLEJNE KROKI URUCHAMIANIA PROGRAMU...5 WYSTAWIANIE FAKTURY... 1 Sprzedaż SPA 2 Spis treści: WPROWADZENIE...3 WYMAGANIA SPRZĘTOWE...3 LICENCJA...3 INSTALACJA PROGRAMU...3 INFORMATOR OPERATORSKI...4 KOLEJNE KROKI URUCHAMIANIA PROGRAMU...5 WYSTAWIANIE FAKTURY...6 WYSTAWIANIE

Bardziej szczegółowo

Rejestracja faktury VAT. Instrukcja stanowiskowa

Rejestracja faktury VAT. Instrukcja stanowiskowa Rejestracja faktury VAT Instrukcja stanowiskowa 1. Uruchomieni e formatki Faktury VAT. Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika,

Bardziej szczegółowo

Instrukcja użytkownika

Instrukcja użytkownika SoftwareStudio Studio 60-349 Poznań, ul. Ostroroga 5 Tel. 061 66 90 641 061 66 90 642 061 66 90 643 061 66 90 644 fax 061 86 71 151 mail: poznan@softwarestudio.com.pl Herkules WMS.net Instrukcja użytkownika

Bardziej szczegółowo

Temat: Organizacja skoroszytów i arkuszy

Temat: Organizacja skoroszytów i arkuszy Temat: Organizacja skoroszytów i arkuszy Podstawowe informacje o skoroszycie Excel jest najczęściej wykorzystywany do tworzenia skoroszytów. Skoroszyt jest zbiorem informacji, które są przechowywane w

Bardziej szczegółowo

Rozdział II. Praca z systemem operacyjnym

Rozdział II. Praca z systemem operacyjnym Rozdział II Praca z systemem operacyjnym 55 Rozdział III - System operacyjny i jego hierarchia 2.2. System operacyjny i jego życie Jak już wiesz, wyróżniamy wiele odmian systemów operacyjnych, które różnią

Bardziej szczegółowo

ELEKTRONICZNA KSIĄŻKA NADAWCZA

ELEKTRONICZNA KSIĄŻKA NADAWCZA ELEKTRONICZNA KSIĄŻKA NADAWCZA Aplikacja wspomagająca przygotowanie przesyłek pocztowych do nadania OPIS INSTALACJI POSTDATA S.A. ul. Fabryczna 3 85-741 Bydgoszcz tel. 0-52 / 370-57-57 fax.0-52 / 370-57-77

Bardziej szczegółowo

I. Interfejs użytkownika.

I. Interfejs użytkownika. Ćwiczenia z użytkowania systemu MFG/PRO 1 I. Interfejs użytkownika. MFG/PRO w wersji eb2 umożliwia wybór użytkownikowi jednego z trzech dostępnych interfejsów graficznych: a) tekstowego (wybór z menu:

Bardziej szczegółowo

WYMAGANIA SPRZĘTOWE...3 INSTALACJA PROGRAMU...3 INFORMATOR OPERATORSKI...4 KOLEJNE KROKI URUCHAMIANIA PROGRAMU...5

WYMAGANIA SPRZĘTOWE...3 INSTALACJA PROGRAMU...3 INFORMATOR OPERATORSKI...4 KOLEJNE KROKI URUCHAMIANIA PROGRAMU...5 Sprzedaż SPB 1 2 Spis treści: WPROWADZENIE...3 WYMAGANIA SPRZĘTOWE...3 LICENCJA...3 INSTALACJA PROGRAMU...3 INFORMATOR OPERATORSKI...4 KOLEJNE KROKI URUCHAMIANIA PROGRAMU...5 REJESTRACJA ZAKUPÓW/ PZ Przychód

Bardziej szczegółowo

Instrukcja obsługi aplikacji MobileRaks 1.0

Instrukcja obsługi aplikacji MobileRaks 1.0 Instrukcja obsługi aplikacji MobileRaks 1.0 str. 1 Pierwsze uruchomienie aplikacji. Podczas pierwszego uruchomienia aplikacji należy skonfigurować połączenie z serwerem synchronizacji. Należy podać numer

Bardziej szczegółowo

Instrukcja użytkownika programu QImport (wydanie II 25.07.2012 r.)

Instrukcja użytkownika programu QImport (wydanie II 25.07.2012 r.) Instrukcja użytkownika programu QImport (wydanie II 25.07.2012 r.) Wymagania techniczne komputer z procesorem 1,5 GHz lub lepszym 512 MB pamięci RAM lub więcej system operacyjny Microsoft Windows XP z

Bardziej szczegółowo

UNIFON podręcznik użytkownika

UNIFON podręcznik użytkownika UNIFON podręcznik użytkownika Spis treści: Instrukcja obsługi programu Unifon...2 Instalacja aplikacji Unifon...3 Korzystanie z aplikacji Unifon...6 Test zakończony sukcesem...9 Test zakończony niepowodzeniem...14

Bardziej szczegółowo

Instrukcja instalacji i obsługi programu Szpieg 3

Instrukcja instalacji i obsługi programu Szpieg 3 COMPUTER SERVICE CENTER 43-300 Bielsko-Biała ul. Cieszyńska 52 tel. +48 (33) 819 35 86, 819 35 87, 601 550 625 Instrukcja instalacji i obsługi programu Szpieg 3 wersja 0.0.2 123 SERWIS Sp. z o. o. ul.

Bardziej szczegółowo

Program Płatnik 10.01.001. Instrukcja instalacji

Program Płatnik 10.01.001. Instrukcja instalacji Program Płatnik 10.01.001 Instrukcja instalacji S P I S T R E Ś C I 1. Wymagania sprzętowe programu Płatnik... 3 2. Wymagania systemowe programu... 3 3. Instalacja programu - bez serwera SQL... 4 4. Instalacja

Bardziej szczegółowo

FS-Repertorium SQL. Repertorium Tłumacza Przysięgłego. INFOLINIA : tel. 14/698-20-02, kom. 608/92-10-60. edycja instrukcji : 2013-11-12

FS-Repertorium SQL. Repertorium Tłumacza Przysięgłego. INFOLINIA : tel. 14/698-20-02, kom. 608/92-10-60. edycja instrukcji : 2013-11-12 FS-Repertorium SQL Repertorium Tłumacza Przysięgłego INFOLINIA : tel. 14/698-20-02, kom. 608/92-10-60 edycja instrukcji : 2013-11-12 Aplikacja FS-Repertorium SQL jest następcą dobrze znanego od 2005 roku

Bardziej szczegółowo

V 1.1.4 Administracja: 1. Poprawiono instalację programu w niektórych sytuacjach po instalacji przy uruchamianiu pojawiał się błąd logowania do bazy

V 1.1.4 Administracja: 1. Poprawiono instalację programu w niektórych sytuacjach po instalacji przy uruchamianiu pojawiał się błąd logowania do bazy V 1.2.1 Ogólne: 1. Zmieniony system drukowania dokumentów. Usunięte zostały dodatkowe usługi generowania dokumentów. 2. Zmieniony system współpracy z drukarką fiskalną. 3. Możliwość zainstalowania programu

Bardziej szczegółowo

STATISTICA 8 WERSJA JEDNOSTANOWISKOWA INSTRUKCJA INSTALACJI

STATISTICA 8 WERSJA JEDNOSTANOWISKOWA INSTRUKCJA INSTALACJI STATISTICA 8 WERSJA JEDNOSTANOWISKOWA INSTRUKCJA INSTALACJI Uwagi: 1. Użytkownicy korzystający z systemów operacyjnych Windows 2000, XP lub Vista na swoich komputerach muszą zalogować się z uprawnieniami

Bardziej szczegółowo

Instrukcja instalacji programu STATISTICA

Instrukcja instalacji programu STATISTICA Instrukcja instalacji programu STATISTICA UWAGA: Program STATISTICA wymaga zarejestrowania licencji, które należy przeprowadzić on-line. Dlatego też przed rozpoczęciem instalacji należy upewnić się, że

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA INSTALACJI I PIERWSZEGO URUCHOMIENIA APLIKACJI Rodzajowa Ewidencja Wydatków plus Zamówienia i Umowy

INSTRUKCJA INSTALACJI I PIERWSZEGO URUCHOMIENIA APLIKACJI Rodzajowa Ewidencja Wydatków plus Zamówienia i Umowy INSTRUKCJA INSTALACJI I PIERWSZEGO URUCHOMIENIA APLIKACJI Rodzajowa Ewidencja Wydatków plus Zamówienia i Umowy Instalacja systemu Rodzajowa Ewidencja Wydatków plus Zamówienia i Umowy System Rodzajowa Ewidencja

Bardziej szczegółowo

Obszar Logistyka/Zamówienia Publiczne

Obszar Logistyka/Zamówienia Publiczne Obszar Logistyka/Zamówienia Publiczne Plany Zamówień Publicznych EG_LOG Plany Zamówień Publicznych Instrukcja Użytkownika. Instrukcja użytkownika 2 Spis treści SPIS TREŚCI... 3 NAWIGACJA PO SYSTEMIE...

Bardziej szczegółowo

Jak szybko wystawić fakturę w LeftHand? Instalacja programu

Jak szybko wystawić fakturę w LeftHand? Instalacja programu Jak szybko wystawić fakturę w LeftHand? Aby móc szybko wystawić fakturę VAT w programie LeftHand należy: - zainstalować program LeftHand - skonfigurować go za pomocą szybkiego wizzarda - dodać definicję

Bardziej szczegółowo

Pracownia internetowa w każdej szkole (edycja jesień 2005)

Pracownia internetowa w każdej szkole (edycja jesień 2005) Instrukcja numer SPD1/04_03/Z2 Pracownia internetowa w każdej szkole (edycja jesień 2005) Opiekun pracowni internetowej cz. 1 (PD1) Przygotowanie własnego obrazu systemu operacyjnego dla stacji roboczych

Bardziej szczegółowo

Informatyka Arkusz kalkulacyjny Excel 2010 dla WINDOWS cz. 1

Informatyka Arkusz kalkulacyjny Excel 2010 dla WINDOWS cz. 1 Wyższa Szkoła Ekologii i Zarządzania Informatyka Arkusz kalkulacyjny 2010 dla WINDOWS cz. 1 Slajd 1 Slajd 2 Ogólne informacje Arkusz kalkulacyjny podstawowe narzędzie pracy menadżera Arkusz kalkulacyjny

Bardziej szczegółowo

Instrukcja instalacji nośników USB w systemie internetowym Alior Banku

Instrukcja instalacji nośników USB w systemie internetowym Alior Banku Instrukcja instalacji nośników USB w systemie internetowym Alior Banku Nośnik USB służy do przechowywania klucza elektronicznego, używanego do logowania i autoryzacji transakcji. Opcja dostępna jest wyłącznie

Bardziej szczegółowo

Wymagania. Instalacja SP DETAL

Wymagania. Instalacja SP DETAL Instalacja i wdrożenie systemów Niniejszy dokument zawiera instrukcję instalacji i konfiguracji modułu SP DETAL. Przeznaczony jest on tylko do wiadomości Partnerów współpracujących z firmą Digit-al. Wymagania

Bardziej szczegółowo

Środki Trwałe v.2.2. Producent: GRAF Serwis Roman Sznajder 43-450 Ustroń ul. Złocieni 4/1 tel. 32 4449333, 609 09 99 55 e-mail: graf-serwis@wp.

Środki Trwałe v.2.2. Producent: GRAF Serwis Roman Sznajder 43-450 Ustroń ul. Złocieni 4/1 tel. 32 4449333, 609 09 99 55 e-mail: graf-serwis@wp. Środki Trwałe v.2.2 Producent: GRAF Serwis Roman Sznajder 43-450 Ustroń ul. Złocieni 4/1 tel. 32 4449333, 609 09 99 55 e-mail: graf-serwis@wp.pl Spis treści 2 SPIS TREŚCI 1. Wstęp 1.1. Nawigacja w programie

Bardziej szczegółowo

INSTALACJA I KONFIGURACJA. 1.1. Instalacja systemu WF-Mag Mobile 2

INSTALACJA I KONFIGURACJA. 1.1. Instalacja systemu WF-Mag Mobile 2 INSTALACJA I KONFIGURACJA 1.1. Instalacja systemu WF-Mag Mobile 2 System WF-Mag Mobile 2 dostępny jest na jednej płycie instalacyjnej wraz z innymi aplikacjami Asseco WAPRO. Oprócz aplikacji wchodzących

Bardziej szczegółowo

Instalacja programu Warsztat 3 w sieci

Instalacja programu Warsztat 3 w sieci Instalacja programu Warsztat 3 w sieci (proszę uważnie przeczytać do końca) Spis treści 1 Przed instalacją...2 2 Przeprowadzanie po raz pierwszy instalacji sieciowej...3 2.1 Dane umieszczone na jednej

Bardziej szczegółowo

Instalacja aplikacji

Instalacja aplikacji 1 Instalacja aplikacji SERTUM... 2 1.1 Pobranie programu z Internetu... 2 1.2 Instalacja programu... 2 1.3 Logowanie... 3 2 Instalacja aplikacji RaportNet... 4 2.1 Pobranie programu z Internetu... 4 2.2

Bardziej szczegółowo

Dokument zawiera instrukcję samodzielnej Instalacji Microsoft SQL Server 2008 R2 RTM - Express na potrzeby systemu Sz@rk.

Dokument zawiera instrukcję samodzielnej Instalacji Microsoft SQL Server 2008 R2 RTM - Express na potrzeby systemu Sz@rk. Dokument zawiera instrukcję samodzielnej Instalacji Microsoft SQL Server 2008 R2 RTM - Express na potrzeby systemu Sz@rk. 1. Wstęp Przed zainstalowaniem serwera SQL należy upewnić się czy sprzęt na którym

Bardziej szczegółowo

Dziękujemy Państwu za okazane zainteresowanie produktem DB.IntraSTAT.

Dziękujemy Państwu za okazane zainteresowanie produktem DB.IntraSTAT. DB.net soft ul. Południowa 25, 71-001 Szczecin NIP: 852-114-91-86 REGON: 811102448 Tytuł DB.IntraSTAT instalacja wersji 1.0 Autor Maciej Kujawa Wersja 1.00.0xxx Nazwa pliku DB.IntraSTAT - instrukcja instalacji

Bardziej szczegółowo

Do wersji 7.91.0 Warszawa, 09-12-2013

Do wersji 7.91.0 Warszawa, 09-12-2013 Biuro Online Konektor instrukcja użytkownika Do wersji 7.91.0 Warszawa, 09-12-2013 Spis treści 1. Instalacja oprogramowania... 3 2. Pierwsze uruchomienie... 5 2.1. Tworzenie usługi... 5 2.2. Konfiguracja

Bardziej szczegółowo

PORADNIK KORZYSTANIA Z SERWERA FTP ftp.architekturaibiznes.com.pl

PORADNIK KORZYSTANIA Z SERWERA FTP ftp.architekturaibiznes.com.pl PORADNIK KORZYSTANIA Z SERWERA FTP ftp.architekturaibiznes.com.pl Do połączenia z serwerem A&B w celu załadowania lub pobrania materiałów można wykorzystać dowolny program typu "klient FTP". Jeżeli nie

Bardziej szczegółowo

Symfonia Produkcja Instrukcja instalacji. Wersja 2013

Symfonia Produkcja Instrukcja instalacji. Wersja 2013 Symfonia Produkcja Instrukcja instalacji Wersja 2013 Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy

Bardziej szczegółowo

Zmiany w programie VinCent Office v.1.09

Zmiany w programie VinCent Office v.1.09 Zmiany w programie VinCent Office v.1.09 1. Zmiany ogólne dotyczące modułów FK i GM. a) Zmiana sposobu wyświetlania danych w tabelach Do wersji 1.08 dane prezentowane w tabelach miały zdefiniowane określone

Bardziej szczegółowo

2014 Electronics For Imaging. Informacje zawarte w niniejszej publikacji podlegają postanowieniom opisanym w dokumencie Uwagi prawne dotyczącym tego

2014 Electronics For Imaging. Informacje zawarte w niniejszej publikacji podlegają postanowieniom opisanym w dokumencie Uwagi prawne dotyczącym tego 2014 Electronics For Imaging. Informacje zawarte w niniejszej publikacji podlegają postanowieniom opisanym w dokumencie Uwagi prawne dotyczącym tego produktu. 23 czerwca 2014 Spis treści 3 Spis treści...5

Bardziej szczegółowo

MenadŜer haseł Instrukcja uŝytkownika

MenadŜer haseł Instrukcja uŝytkownika MenadŜer haseł Instrukcja uŝytkownika Spis treści 1. Uruchamianie programu.... 3 2. Minimalne wymagania systemu... 3 3. Środowisko pracy... 3 4. Opis programu MenadŜer haseł... 3 4.1 Logowanie... 4 4.2

Bardziej szczegółowo

Minimalna wspierana wersja systemu Android to 2.3.3 zalecana 4.0. Ta dokumentacja została wykonana na telefonie HUAWEI ASCEND P7 z Android 4.

Minimalna wspierana wersja systemu Android to 2.3.3 zalecana 4.0. Ta dokumentacja została wykonana na telefonie HUAWEI ASCEND P7 z Android 4. Dokumentacja dla Scandroid. Minimalna wspierana wersja systemu Android to 2.3.3 zalecana 4.0. Ta dokumentacja została wykonana na telefonie HUAWEI ASCEND P7 z Android 4. Scandroid to aplikacja przeznaczona

Bardziej szczegółowo

Kontrola topto. 1. Informacje ogólne. 2. Wymagania sprzętowe i programowe aplikacji. 3. Przykładowa instalacja topto. 4. Komunikacja.

Kontrola topto. 1. Informacje ogólne. 2. Wymagania sprzętowe i programowe aplikacji. 3. Przykładowa instalacja topto. 4. Komunikacja. Kontrola topto Obsługa aplikacji Kontrola topto 1. Informacje ogólne. 2. Wymagania sprzętowe i programowe aplikacji. 3. Przykładowa instalacja topto. 4. Komunikacja. 5. Dodawanie, edycja i usuwanie przejść.

Bardziej szczegółowo

Memeo Instant Backup Podręcznik Szybkiego Startu

Memeo Instant Backup Podręcznik Szybkiego Startu Wprowadzenie Memeo Instant Backup pozwala w łatwy sposób chronić dane przed zagrożeniami cyfrowego świata. Aplikacja regularnie i automatycznie tworzy kopie zapasowe ważnych plików znajdujących się na

Bardziej szczegółowo

Spis treści. 1. Logowanie. 2. Strona startowa. 3. Moje dane. 4. Towary. 5. Zamówienia. 6. Promocje

Spis treści. 1. Logowanie. 2. Strona startowa. 3. Moje dane. 4. Towary. 5. Zamówienia. 6. Promocje INSTRUKCJA OBSŁUGI Spis treści 1. Logowanie 2. Strona startowa 3. Moje dane 4. Towary 5. Zamówienia 6. Promocje 1. Logowanie Logowanie do Internetowego Systemu Sprzedaży odbywa się na stronie www.partner-parts.pl/izam

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA INSTALACJI DRUKARKI. (Dla Windows CP-D70DW/D707DW)

INSTRUKCJA INSTALACJI DRUKARKI. (Dla Windows CP-D70DW/D707DW) INSTRUKCJA INSTALACJI DRUKARKI (Dla Windows CP-D70DW/D707DW) Microsoft, Windows, Windows XP, Windows Vista i Windows 7 są zastrzeżonymi znakami towarowymi Microsoft Corporation w Stanach Zjednoczonych

Bardziej szczegółowo

Szpieg 2.0 Instrukcja użytkownika

Szpieg 2.0 Instrukcja użytkownika Szpieg 2.0 Instrukcja użytkownika Spis treści: Wstęp: 1. Informacje o programie 2. Wymagania techniczne Ustawienia: 3. Połączenie z bazą danych 4. Konfiguracja email 5. Administracja Funkcje programu:

Bardziej szczegółowo

Edytor tekstu MS Office Word

Edytor tekstu MS Office Word Edytor tekstu program komputerowy ukierunkowany zasadniczo na samo wprowadzanie lub edycję tekstu, a nie na nadawanie mu zaawansowanych cech formatowania (do czego służy procesor tekstu). W zależności

Bardziej szczegółowo

Co nowego w systemie Kancelaris 3.31 STD/3.41 PLUS

Co nowego w systemie Kancelaris 3.31 STD/3.41 PLUS Ten dokument zawiera informacje o zmianach w wersjach: 3.31 STD w stosunku do wersji 3.30 STD 3.41 PLUS w stosunku do wersji 3.40 PLUS 1. Kancelaria 1.1. Opcje kancelarii Co nowego w systemie Kancelaris

Bardziej szczegółowo

Informatyka Arkusz kalkulacyjny Excel 2010 dla WINDOWS cz. 1

Informatyka Arkusz kalkulacyjny Excel 2010 dla WINDOWS cz. 1 Wyższa Szkoła Ekologii i Zarządzania Informatyka Arkusz kalkulacyjny Excel 2010 dla WINDOWS cz. 1 Slajd 1 Excel Slajd 2 Ogólne informacje Arkusz kalkulacyjny podstawowe narzędzie pracy menadżera Arkusz

Bardziej szczegółowo

Moduł Faktury służy do wystawiania faktur VAT bezpośrednio z programu KolFK.

Moduł Faktury służy do wystawiania faktur VAT bezpośrednio z programu KolFK. Moduł Faktury służy do wystawiania faktur VAT bezpośrednio z programu KolFK. Moduł uruchamiamy z menu: Faktury Menu: Ewidencja faktur wywołuje formatkę główna modułu fakturowania. Rys 1. Ewidencja faktur

Bardziej szczegółowo

WellCommerce Poradnik: Sprzedaż

WellCommerce Poradnik: Sprzedaż WellCommerce Poradnik: Sprzedaż Spis treści well W tej części poradnika poznasz funkcje WellCommerce odpowiedzialne za obsługę sprzedaży. 2 Spis treści... 2 Wstęp... 3 Logowanie do panelu administratora...

Bardziej szczegółowo

Instrukcja instalacji programu SPSS Statistics 21

Instrukcja instalacji programu SPSS Statistics 21 Instrukcja instalacji programu SPSS Statistics 21 UWAGA: DO POPRAWNEGO, PEŁNEGO ZAINSTALOWANIA (AKTYWACJI) PROGRAMU SPSS Statistics 21 NIEZBĘDNE JEST AKTYWNE POŁĄCZENIE Z INTERNETEM PODCZAS INSTALACJI

Bardziej szczegółowo

Program dla praktyki lekarskiej. Instalacja programu dreryk

Program dla praktyki lekarskiej. Instalacja programu dreryk Program dla praktyki lekarskiej Instalacja programu dreryk Copyright Ericpol Telecom sp. z o.o. 2008 Copyright Ericpol Telecom sp. z o.o. 1 Spis treści 1. Wymagania Systemowe 2. Pobranie instalatora systemu

Bardziej szczegółowo

Instrukcja obsługi programu ODGiK-NET 1.5

Instrukcja obsługi programu ODGiK-NET 1.5 ODGiK Warszawa Instrukcja obsługi programu ODGiK-NET 1.5 Instrukcja przeznaczona do rozpowszechniania tylko przez ODGiK w Warszawie (c) Jacek Derwisz 2002 INFORMACJA Zwracamy uwagę na dokładne wypełnienie

Bardziej szczegółowo

Synchronizator plików (SSC) - dokumentacja

Synchronizator plików (SSC) - dokumentacja SZARP http://www.szarp.org Synchronizator plików (SSC) - dokumentacja Wersja pliku: $Id: ssc.sgml 4420 2007-09-18 11:19:02Z schylek$ > 1. Witamy w programie SSC Synchronizator plików (SZARP Sync Client,

Bardziej szczegółowo

motofirma aktualizacja do wersji 1.14.298

motofirma aktualizacja do wersji 1.14.298 motofirma aktualizacja do wersji 1.14.298 Podstawowa zmiana to wprowadzenie możliwości pracy na wielu magazynach. Można zdefiniować dowolną ilość filii przedsiębiorstwa, gdzie każda z nich dysponuje własnym

Bardziej szczegółowo

Samsung Universal Print Driver Podręcznik użytkownika

Samsung Universal Print Driver Podręcznik użytkownika Samsung Universal Print Driver Podręcznik użytkownika wyobraź sobie możliwości Copyright 2009 Samsung Electronics Co., Ltd. Wszelkie prawa zastrzeżone. Ten podręcznik administratora dostarczono tylko w

Bardziej szczegółowo

MWS Mobile by CTI. Instrukcja

MWS Mobile by CTI. Instrukcja MWS Mobile by CTI Instrukcja Spis treści 1. Opis programu... 3 2. Wymagania... 4 2.1. Etykiety... 5 3. Pierwsze uruchomienie... 6 4. Logowanie... 7 5. Okno główne programu... 8 6. Opcje... 9 7. Przyjęcie

Bardziej szczegółowo

VinCent Administrator

VinCent Administrator VinCent Administrator Moduł Zarządzania podatnikami Krótka instrukcja obsługi ver. 1.01 Zielona Góra, grudzień 2005 1. Przeznaczenie programu Program VinCent Administrator przeznaczony jest dla administratorów

Bardziej szczegółowo

dokumentacja Edytor Bazy Zmiennych Edytor Bazy Zmiennych Podręcznik użytkownika

dokumentacja Edytor Bazy Zmiennych Edytor Bazy Zmiennych Podręcznik użytkownika asix 4 Edytor Bazy Zmiennych Podręcznik użytkownika asix 4 dokumentacja Edytor Bazy Zmiennych ASKOM i asix to zastrzeżone znaki firmy ASKOM Sp. z o. o., Gliwice. Inne występujące w tekście znaki firmowe

Bardziej szczegółowo

Dlaczego stosujemy edytory tekstu?

Dlaczego stosujemy edytory tekstu? Edytor tekstu Edytor tekstu program komputerowy służący do tworzenia, edycji i formatowania dokumentów tekstowych za pomocą komputera. Dlaczego stosujemy edytory tekstu? możemy poprawiać tekst możemy uzupełniać

Bardziej szczegółowo

WINDOWS XP PRO WINDOWS XP PRO

WINDOWS XP PRO WINDOWS XP PRO WINDOWS XP PRO 1 WINDOWS XP PRO PLIK jest to ciąg informacji (bajtów) zapisany na nośniku zewnętrznym (dysku) pod określoną nazwą. Nazwa pliku może składać się z maksymalnie 256 znaków. W Windows XP plik

Bardziej szczegółowo

Instrukcja użytkownika. Aplikacja dla WF-Mag

Instrukcja użytkownika. Aplikacja dla WF-Mag Instrukcja użytkownika Aplikacja dla WF-Mag Instrukcja użytkownika Aplikacja dla WF-Mag Wersja 1.0 Warszawa, Kwiecień 2015 Strona 2 z 13 Instrukcja użytkownika Aplikacja dla WF-Mag Spis treści 1. Wstęp...4

Bardziej szczegółowo

Expo Composer. www.doittechnology.pl 1. Garncarska 5 70-377 Szczecin tel.: +48 91 404 09 24 e-mail: info@doittechnology.pl. Dokumentacja użytkownika

Expo Composer. www.doittechnology.pl 1. Garncarska 5 70-377 Szczecin tel.: +48 91 404 09 24 e-mail: info@doittechnology.pl. Dokumentacja użytkownika Expo Composer Dokumentacja użytkownika Wersja 1.0 www.doittechnology.pl 1 SPIS TREŚCI 1. O PROGRAMIE... 3 Wstęp... 3 Wymagania systemowe... 3 Licencjonowanie... 3 2. PIERWSZE KROKI Z Expo Composer... 4

Bardziej szczegółowo

Nowe funkcje w programie SYMFONIA Handel Premium w wersji 2009

Nowe funkcje w programie SYMFONIA Handel Premium w wersji 2009 SYMFONIA Handel Premium Strona 1 z 7 Nowe funkcje w programie SYMFONIA Handel Premium w wersji 2009 Dodatkowa ochrona dostępu do przeglądania cen zakupu towarów Duża grupa użytkowników programu zgłaszała

Bardziej szczegółowo

Instrukcja instalacji programu e STOMis wraz z pakietem Microsoft SQL Server 2005 Express Edition. e STOMis

Instrukcja instalacji programu e STOMis wraz z pakietem Microsoft SQL Server 2005 Express Edition. e STOMis Instrukcja instalacji programu e STOMis wraz z pakietem Microsoft SQL Server 2005 Express Edition e STOMis Strona:1 z 10 I. Wymagania sprzętowe i wymagania w zakresie programowania systemowego. Wymagania

Bardziej szczegółowo

Konfiguracja modułu alarmowania w oprogramowaniu InTouch 7.11

Konfiguracja modułu alarmowania w oprogramowaniu InTouch 7.11 INFORMATOR TECHNICZNY WONDERWARE Informator Techniczny nr 58 28-11-2002 Konfiguracja modułu alarmowania w oprogramowaniu InTouch 7.11 Oprogramowanie wizualizacyjne InTouch 7.11, gromadzi informacje alarmowe

Bardziej szczegółowo

Instrukcja użytkownika. Aplikacja dla Comarch ERP XL

Instrukcja użytkownika. Aplikacja dla Comarch ERP XL Instrukcja użytkownika Aplikacja dla Comarch ERP XL Instrukcja użytkownika Aplikacja dla Comarch ERP XL Wersja 1.0 Warszawa, Listopad 2015 Strona 2 z 12 Instrukcja użytkownika Aplikacja dla Comarch ERP

Bardziej szczegółowo

Instrukcja instalacji nos niko w USB w bankowos ci Alior Banku

Instrukcja instalacji nos niko w USB w bankowos ci Alior Banku Instrukcja instalacji nos niko w USB w bankowos ci Alior Banku Nośnik USB służy do przechowywania klucza elektronicznego, używanego do logowania i autoryzacji transakcji. Opcja dostępna jest wyłącznie

Bardziej szczegółowo

Podręcznik Użytkownika LSI WRPO

Podręcznik Użytkownika LSI WRPO Podręcznik użytkownika Lokalnego Systemu Informatycznego do obsługi Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007 2013 w zakresie wypełniania wniosków o dofinansowanie Wersja 1 Podręcznik

Bardziej szczegółowo

Kadry Optivum, Płace Optivum. Jak przenieść dane na nowy komputer?

Kadry Optivum, Płace Optivum. Jak przenieść dane na nowy komputer? Kadry Optivum, Płace Optivum Jak przenieść dane na nowy komputer? Aby kontynuować pracę z programem Kadry Optivum lub Płace Optivum (lub z obydwoma programami pracującymi na wspólnej bazie danych) na nowym

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA PROGRAMU VAT2011 VER 1.0

INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA PROGRAMU VAT2011 VER 1.0 INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA PROGRAMU VAT2011 VER 1.0 1 Spis treści 1. Opis programu...3 2. Wymagania...3 3. Rejestracja programu...3 4. Instalacja programu...3 5. Rozpoczęcie pracy z programem...4 6. Zmiana

Bardziej szczegółowo

Program Dokumenty zbiorcze dla Subiekta GT.

Program Dokumenty zbiorcze dla Subiekta GT. Program Dokumenty zbiorcze dla Subiekta GT. Do czego słuŝy program? Program Dokumenty zbiorcze to narzędzie umoŝliwiające wystawianie zbiorczych dokumentów, na podstawie dowolnej ilości wybranych dokumentów

Bardziej szczegółowo

Nowe funkcje w programie SYMFONIA Handel Premium w wersji 2009.c

Nowe funkcje w programie SYMFONIA Handel Premium w wersji 2009.c SYMFONIA Handel Premium Strona 1 Nowe funkcje w programie SYMFONIA Handel Premium w wersji 2009.c Zmiany związane z nowelizacją Ustawy o VAT Z dniem 1 grudnia 2008r. weszła w życie nowelizacja ustawy o

Bardziej szczegółowo

Lista wprowadzonych zmian w systemie Vario v. 3.3 od wydania 3.003.60177.00403 do wydania 3.003.60180.00419

Lista wprowadzonych zmian w systemie Vario v. 3.3 od wydania 3.003.60177.00403 do wydania 3.003.60180.00419 Lista wprowadzonych zmian w systemie Vario v. 3.3 od wydania 3.003.60177.00403 do wydania 3.003.60180.00419 LP Vario* Wersja Zmiany 1. BPM 3.003.60177.00403 Ulepszenie działania pola przeznaczonego do

Bardziej szczegółowo

SklepEF moduł sklepu i zamówień internetowych do programu Hermes SQL firmy Humansoft

SklepEF moduł sklepu i zamówień internetowych do programu Hermes SQL firmy Humansoft SklepEF moduł sklepu i zamówień internetowych do programu Hermes SQL firmy Humansoft Funkcja stworzona została z założeniem szybkiej instalacji modułu i uruchomienia witryny internetowej umożliwiającej

Bardziej szczegółowo

1. Podręcznik instalacji aplikacji EXR Creator... 2 1.1 Wstęp... 3 1.2 Instalacja... 4 1.2.1 Instalacja aplikacji EXR Creator z płyty CD... 5 1.2.1.

1. Podręcznik instalacji aplikacji EXR Creator... 2 1.1 Wstęp... 3 1.2 Instalacja... 4 1.2.1 Instalacja aplikacji EXR Creator z płyty CD... 5 1.2.1. 1. Podręcznik instalacji aplikacji EXR Creator.................................................................... 2 1.1 Wstęp.............................................................................................

Bardziej szczegółowo

Płace Optivum. 1. Zainstalować serwer SQL (Microsoft SQL Server 2008 R2) oraz program Płace Optivum.

Płace Optivum. 1. Zainstalować serwer SQL (Microsoft SQL Server 2008 R2) oraz program Płace Optivum. Płace Optivum Jak przenieść dane programu Płace Optivum na nowy komputer? Aby kontynuować pracę z programem Płace Optivum na nowym komputerze, należy na starym komputerze wykonać kopię zapasową bazy danych

Bardziej szczegółowo

Generator Wniosków Płatniczych dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Instrukcja Instalacji

Generator Wniosków Płatniczych dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Instrukcja Instalacji Generator Wniosków Płatniczych dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Instrukcja Instalacji Aplikacja współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Warszawa,

Bardziej szczegółowo

PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA programu Pilot

PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA programu Pilot TRX Krzysztof Kryński Cyfrowe rejestratory rozmów seria KSRC PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA programu Pilot Wersja 2.1 Maj 2013 Dotyczy programu Pilot w wersji 1.6.3 TRX ul. Garibaldiego 4 04-078 Warszawa Tel.

Bardziej szczegółowo

Pracownia internetowa w szkole ZASTOSOWANIA

Pracownia internetowa w szkole ZASTOSOWANIA NR ART/SBS/07/01 Pracownia internetowa w szkole ZASTOSOWANIA Artykuły - serwery SBS i ich wykorzystanie Instalacja i Konfiguracja oprogramowania MOL Optiva na szkolnym serwerze (SBS2000) Artykuł opisuje

Bardziej szczegółowo

Instrukcja Instalacji

Instrukcja Instalacji Generator Wniosków Płatniczych dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Instrukcja Instalacji Aplikacja współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Spis treści

Bardziej szczegółowo

Posejdon Instrukcja użytkownika

Posejdon Instrukcja użytkownika Posejdon Instrukcja użytkownika 1 Spis treści Wstęp... 4 Logowanie do systemu... 4 Menu główne... 4 Uprawnienia... 5 Menu Sprzedaż... 5 Paragon... 5 Wybór towaru... 5 Wybór klienta.... 8 Podsumowanie...

Bardziej szczegółowo

Produkcja by CTI. Proces instalacji, ważne informacje oraz konfiguracja

Produkcja by CTI. Proces instalacji, ważne informacje oraz konfiguracja Produkcja by CTI Proces instalacji, ważne informacje oraz konfiguracja Spis treści 1. Ważne informacje przed instalacją... 3 2. Instalacja programu... 4 3. Nawiązanie połączenia z serwerem SQL oraz z programem

Bardziej szczegółowo

mfaktura Instrukcja instalacji programu Ogólne informacje o programie www.matsol.pl biuro@matsol.pl

mfaktura Instrukcja instalacji programu Ogólne informacje o programie www.matsol.pl biuro@matsol.pl mfaktura Instrukcja instalacji programu Ogólne informacje o programie www.matsol.pl biuro@matsol.pl Instalacja programu 1. Po włożeniu płytki cd do napędu program instalacyjny powinien się uruchomić automatyczne.

Bardziej szczegółowo

Szkolenie dla nauczycieli SP10 w DG Operacje na plikach i folderach, obsługa edytora tekstu ABC. komputera dla nauczyciela. Materiały pomocnicze

Szkolenie dla nauczycieli SP10 w DG Operacje na plikach i folderach, obsługa edytora tekstu ABC. komputera dla nauczyciela. Materiały pomocnicze ABC komputera dla nauczyciela Materiały pomocnicze 1. Czego się nauczysz? Uruchamianie i zamykanie systemu: jak zalogować się do systemu po uruchomieniu komputera, jak tymczasowo zablokować komputer w

Bardziej szczegółowo

Instrukcja obsługi programu do wystawiania faktur wewnętrznych dla Subiekta GT

Instrukcja obsługi programu do wystawiania faktur wewnętrznych dla Subiekta GT Instrukcja obsługi programu do wystawiania faktur wewnętrznych dla Subiekta GT 1. Instalacja i pierwsze uruchomienie Instalacja programu jest prosta. Należy uruchomić plik setup.exe i w zasadzie wszystkie

Bardziej szczegółowo

Instrukcja. Rejestracji i aktywacji konta w systemie so-open.pl DOTACJE NA INNOWACJE; SOFTWARE OPERATIONS SP. Z O. O.

Instrukcja. Rejestracji i aktywacji konta w systemie so-open.pl DOTACJE NA INNOWACJE; SOFTWARE OPERATIONS SP. Z O. O. Instrukcja Rejestracji i aktywacji konta w systemie so-open.pl 1Strona 1 z 12 Spis treści Wstęp... 3 Rejestracja... 3 Aktywacja konta... 5 Rozpoczęcie pracy z systemem... 7 Pierwsze logowanie do systemu...

Bardziej szczegółowo

CRM. moduł zarządzania relacjami z klientami. Poradnik dla użytkowników systemu FIRMA 1/1

CRM. moduł zarządzania relacjami z klientami. Poradnik dla użytkowników systemu FIRMA 1/1 CRM moduł zarządzania relacjami z klientami Poradnik dla użytkowników systemu FIRMA 1/1 1. Wprowadzenie CRM Zarządzanie relacjami z klientami to nowy produkt firmy SOFT EKSPERT. Prosty, intuicyjny i czytelny

Bardziej szczegółowo

Instrukcja obsługi. Karta video USB + program DVR-USB/8F. Dane techniczne oraz treść poniższej instrukcji mogą ulec zmianie bez uprzedzenia.

Instrukcja obsługi. Karta video USB + program DVR-USB/8F. Dane techniczne oraz treść poniższej instrukcji mogą ulec zmianie bez uprzedzenia. Instrukcja obsługi Karta video USB + program DVR-USB/8F Dane techniczne oraz treść poniższej instrukcji mogą ulec zmianie bez uprzedzenia. Spis treści 1. Wprowadzenie...3 1.1. Opis...3 1.2. Wymagania systemowe...5

Bardziej szczegółowo

Instrukcja obsługi programu CMS Dla rejestratorów HANBANG

Instrukcja obsługi programu CMS Dla rejestratorów HANBANG Instrukcja obsługi programu CMS Dla rejestratorów HANBANG 1. Wymagania sprzętowe: Minimalne wymagania sprzętowe: System operacyjny: Windows Serwer 2003 Standard Edition SP2 Baza danych: Mysql5.0 Procesor:

Bardziej szczegółowo

Program Rabator dla Microsoft Windows.

Program Rabator dla Microsoft Windows. Program Rabator dla Microsoft Windows. Do czego służy program? Często zdarza się, że klient prosi o informację na temat ceny danego towaru. Pracownik posiadając jedynie ceny katalogowe musi własnoręcznie

Bardziej szczegółowo

Produkcja by CTI. Proces instalacji, ważne informacje oraz konfiguracja

Produkcja by CTI. Proces instalacji, ważne informacje oraz konfiguracja Produkcja by CTI Proces instalacji, ważne informacje oraz konfiguracja Spis treści 1. Ważne informacje przed instalacją...3 2. Instalacja programu...4 3. Nawiązanie połączenia z serwerem SQL oraz z programem

Bardziej szczegółowo

PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA PROGRAMU INTERCLINIC MODUŁ SZPITAL

PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA PROGRAMU INTERCLINIC MODUŁ SZPITAL PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA PROGRAMU INTERCLINIC MODUŁ SZPITAL 1 SPIS TREŚCI: I. Podstawowe pojęcia II. Podstawowe operacje III. Obsługa programu I. PODSTAWOWE POJĘCIA Ekran: Przycisk poleceń pozwala na wykonanie

Bardziej szczegółowo

Books. by HansaWorld. Przewodnik instalacji. wersji 6.2

Books. by HansaWorld. Przewodnik instalacji. wersji 6.2 Books by HansaWorld Przewodnik instalacji wersji 6.2 Instalacja Przejdź do strony: http://books.hansaworld.com/downloads/hwindex.htm i pobierz najnowszą wersję oprogramowania Books. Otwórz Books.dmg i

Bardziej szczegółowo

Instrukcja obsługi programu Profile GT

Instrukcja obsługi programu Profile GT Instrukcja obsługi programu Profile GT 1. Instalacja i pierwsze uruchomienie Instalacja programu jest prosta. Należy uruchomić plik setup.exe i w zasadzie wszystkie pytania można pominąć przyjmując domyślne

Bardziej szczegółowo

Program Opakowania zwrotne dla InsERT GT.

Program Opakowania zwrotne dla InsERT GT. Program Opakowania zwrotne dla InsERT GT. Do czego słuŝy program? Program Opakowania zwrotne słuŝy do zarządzania opakowaniami zwrotnymi (butelkami, transporterami) w firmach handlujących napojami. Pozwala

Bardziej szczegółowo