Faktura MAGAZYN. Instrukcja obsługi

Transkrypt

1 Faktura MAGAZYN Instrukcja obsługi Producent: Firma Informatyczna EnterSoft Jacek Jędrzejewski ul. Cmentarna 15 B Bydgoszcz tel.: (52) entersoft@entersoft.com.pl Str. 1

2 Spis treści Rozdział 1 Informacje ogólne...3 Jak zacząć?...4 Uruchomienie programu...6 Rejestracja programu i uzyskanie KODU Aktywacyjnego...6 Korzystanie z menu...8 Jak postępować by nie utracić danych...9 Rozdział 2 OBSŁUGA EKRANÓW...10 Ekrany do przeglądania...10 Ekrany do wpisywania danych...11 Przyjęcie towaru...11 Dopisywanie nowej pozycji...14 Ustalanie cen sprzedaży...15 Zatwierdzenie faktury...16 (Przyjęcie towaru na stan magazynowy )...16 Rejestr VAT...16 Cofnięcie faktury...17 (Cofnięcie towaru ze stanu magazynowego)...17 Usuwanie dokumentów...17 Płatności...18 Faktury korygujące...20 REJESTR ZAKUPÓW VAT...21 Rozdział 4 Sprzedaż...22 Wystawienie faktury VAT...22 Dopisywanie nowej pozycji...24 Zatwierdzenie faktury...26 (Zdjęcie towaru ze stanu magazynowego)...26 Cofnięcie faktury...27 Usuwanie faktur...27 Teczki klientów...28 Płatności...28 Faktury korygujące...30 REJESTR SPRZEDAŻY VAT...31 Rozdział 5 Magazyn...31 Kartoteki magazynowe...31 Kartoteka szczegółowa...32 Rozdział 6 Przychody i Rozchody...34 Przychody Wewnętrzne...34 Rozchody Wewnętrzne...35 Parametry Programu...35 Parametry Drukowania...36 Data programu...37 Rozdział 8 - Wydruki...37 Aktualizacja programu...40 Str. 2

3 Rozdział 1 Informacje ogólne Program, który Państwu prezentujemy służy do wystawiania Faktur VAT, do prowadzenia ewidencji dokumentów, klientów, dostawców, do prowadzenia gospodarki magazynowej, wystawiania dokumentów PZ, PW, RW itp. Program działa w środowisku Windows 95, 98, ME, 2000 oraz XP, Vista, ponadto współpracuje ze wszystkimi dostępnymi modelami drukarek począwszy od drukarek igłowych, atramentowych do drukarek laserowych. Niewątpliwą zaletą programu jest możliwość modyfikowania wydruków. Użytkownik we własnym zakresie może zmieniać kolejność kolumn wydruku, ich wysokość oraz szerokość, usuwać lub dodawać nowe kolumny. Dodatkową zaletą programu jest fakt, że raz wprowadzone dane zostają zapamiętane i automatycznie wykorzystywane przy wystawianiu kolejnych dokumentów (zapamiętywane są dane klientów, dostawców, kartotek magazynowych, opakowań, stawek VAT itp.). W każdej chwili z wystawionych faktur można uzyskać Rejestr Sprzedaży VAT, Rejestr PZ, PW, RW itp. za dowolny okres. Str. 3

4 Jak zacząć? Aby rozpocząć pracę z programem należy dokonać instalacji programu na dysku twardym komputera. Aby zainstalować program należy mieć uprawnienia Administratora do lokalnego systemu Windows. W celu przeprowadzenia instalacji programu należy pobrać wersję DEMO ze strony producenta ( Po uruchomieniu pliku Setup_Magazyn.exe na ekranie pojawi się plansza programu instalacyjnego. Potwierdzamy wybór przyciskiem DALEJ. Po przeczytaniu i zaakceptowaniu warunków licencji programu klikamy również przycisk DALEJ. Następnie po wybraniu miejsca instalacji programu: Str. 4

5 potwierdzamy wybór klikając DALEJ. W następnym oknie programu instalacyjnego należy wybrać opcję instalacji. 1. Opcja Instaluj puste bazy danych opcja ta musi być zaznaczona tylko wtedy, gdy program jest instalowany po raz pierwszy i nie posiadażadnych wprowadzonych danych. Jeśli jakaś poprzednia wersja programu była już zainstalowana i były wprowadzone jakieś dane to zaznaczenie tej opcji spowoduje, że wszystkie dane zostaną utracone. 2. Opcja Instaluj składniki FireBird jest to silnik baz danych programu niezbędny do prawidłowego działania programu. Silnik ten można również pobrać ze strony: Zalecana wersja FireBird to wersja Jeśli program jest instalowany na komputerze po raz pierwszy opcja ta powinna być zaznaczona. Po wyborze wszystkich opcji instalacji klikamy przycisk DALEJ i potem INSTALUJ. Pokaże się nam okno instalacji silnika baz danych FireBird (jeśli opcja była zaznaczona): Str. 5

6 Klikamy OK i potwierdzamy wszystkie okna klawiszem DALEJ. Po skończonej instalacji możemy przystąpić do uruchomienia programu klikając przycisk ZAKOŃCZ. Uruchomienie programu Każdy program działa w wersji DEMO aż do momentu kiedy kopia Państwa programu zostanie zarejestrowana u producenta tj. w Firmie Informatycznej EnterSoft. Str. 6

7 Rejestracja programu i uzyskanie KODU Aktywacyjnego Aby dokonać rejestracji programu należy zapewnić sobie dostęp do internetu. Jeśli jest to niemożliwe, wówczas należy skontaktować się telefonicznie, lub drogą mailową z siedzibą firmy EnterSoft. Po uruchomieniu niezarejestrowanego programu pojawi się okno, w którym należy wypełnić dane firmy. Wypełnienie pół: Nazwa firmy i NIP jest obowiązkowe. Należy również podać adres , na który zostanie przesłana faktura. Po wypełnieniu danych należy kliknąć klawisz Wyślij zamówienie kupna programu. Str. 7

8 Jeśli formularz zostanie poprawnie zarejestrowany w firmie EnterSoft w statusie aktywacji pojawi się napis: Zamówienie w trakcie realizacji. W tym momencie można zamknąć okno i korzystać z programu. Program działa w wersji Demo do momentu opłacenia faktury i zaksięgowania należności na koncie EnterSoft. Str. 8

9 Po opłaceniu faktury i zaksięgowaniu należności na koncie EnterSoft program zostanie automatycznie aktywowany co zostanie zasygnalizowane komunikatem: Po pierwszym uruchomieniu należy wejść w menu SYSTEM DANE REJESTRACYJNE w celu wypełnienia wymaganych informacji takich jak np.: nazwa firmy, NIP, adres, miasto itp. Powyższe informacje będą umieszczane w nagłówku na każdym wydruku. Po wypełnieniu wszystkich niezbędnych informacji można wybrać opcję WCZYTAJ. Opcja ta służy do wczytania loga graficznego. Logo będzie od tej pory umieszczane w nagłówku wydruku. Z prawej strony określa się górny margines oraz rozmiary znaku graficznego. Logo może być wykonane w dowolnym formacie oraz dowolnym programie graficznym. Po wypełnieniu wszystkich danych należy nacisnąć klawisz Zapisz i Zamknij. Od tej pory program jest prawidłowo skonfigurowany i gotowy do używania. Str. 9

10 Korzystanie z menu Menu programu zbudowane jest na zasadzie przewijanych przycisków takich jak np.: Zakupy, Dostawcy, Sprzedaż, Klienci, Magazyn itp. Aby wybrać konkretne menu należy kliknąć kursorem myszki na odpowiedni przycisk albo nacisnąć klawisz PAGE DOWN lub PAGE UP (w dół, w górę). W każdym menu znajduje się podmenu. Są to przyciski, które uruchamiają odpowiednią funkcję programu np.: NOWY DOKUMENT uruchomi możliwość wystawiania nowej faktury VAT. Pomiędzy tymi przyciskami przechodzi się klawiszem TAB a potem klawiszami strzałek. Jak postępować by nie utracić danych Sprzęt komputerowy jak każde urządzenie może ulec uszkodzeniu. Wskazane jest zatem zabezpieczenie swoich danych przed utratą. Program wyposażony jest w moduł archiwizacji, który uruchamia się automatycznie przy kończeniu pracy z programem. Aby uruchomić archiwizację należy kliknąć klawisz Uruchom Archiwizację. Komputer ponadto powinien być podłączony do urządzenia podtrzymującego napięcie (UPS) co uchroni przed skutkami wyłączenia prądu. Ważne jest także prawidłowe zakończenie pracy z programem. Wyłączenie lub zresetowanie komputera w czasie pracy systemu może spowodować zakłócenia lub uszkodzenie baz danych programu, a co za tym idzie utratę danych. Str. 10

11 Rozdział 2 OBSŁUGA EKRANÓW W programie występują następujące ekrany: ekrany do przeglądania (listy dokumentów) ekrany do wpisywania danych ekrany informacyjne Ekrany do przeglądania Mając na monitorze ekran do przeglądania dokumentów takich jak np.: lista sprzedaży, lista zakupów itp., można wykonać następujące funkcje: Poruszanie się po liście następna pozycja - strzałka góra poprzednia pozycja - strzałka dół o stronę w dół - <PageDown> o stronę w górę - <PageUp> skok na początek listy - <Home> skok na koniec listy - <End> szukanie - naciśnięcie dowolnego klawisza literowego lub cyfrowego uruchamia pole do dalszego wprowadzenia szukanej wartości wejście do menu lokalnego F10 Pozostałe funkcje: akceptacja wyboru z listy - <Enter> jeżeli weszliśmy do pola ze strzałką przechodzenie między polami - <Tab> nowa pozycja dopisywanie -<Insert> np.: nowa pozycja do faktury czy nowa kartoteka magazynowa lub nowy klient usuwanie pozycji - <Delete> rezygnacja z funkcji - <ESC> podgląd wybranej funkcji - <Space> poprawianie wybranej funkcji - <CTRL+Enter> W pozycjach dokumentu: zatwierdzenie dokumentu lub okna - <Shift+Enter> przeliczenie wartości faktury - <Shift+F6> porządkowanie numerów pozycji w dokumencie - <F6> Ekrany do przeglądania danych wyposażone są w pola wyboru Szukanie i Sortowanie; Określają one według jakiego kryterium ma być realizowane szukanie i według jakiego pola ma być posortowana baza. Str. 11

12 Ekrany do wpisywania danych Klawisze edycyjne: kasowanie podświetlonego znaku lub tekstu - <Delete> kasowanie znaku po lewej stronie kursora - <Backspace> przesuwanie kursora - klawisze strzałek skok na początek tekstu - <Home> skok na koniec tekstu - <End> Pole z datami w polu tym wyświetlana jest data w formacie dzień-miesiąc-rok Rozdział 3 Zakupy Przyjęcie towaru Wpisanie faktury zakupowej realizuje się w menu ZAKUPY. Aby rozpocząć wpisywanie faktury należy wcisnąć przycisk Nowy Dokument. Na ekranie pokaże się plansza Dokument PZ:. W tym oknie należy wybrać z listy dostawcę wciskając klawisz strzałki w dół lub klikając na polu wyboru myszką, wypełnić daty zakupu itp. Aby wyszukać konkretnego dostawcę należy zwrócić uwagę według jakiego kryterium będzie realizowane szukanie (pole Szukanie). W przypadku, gdy chcemy zmienić sposób wyszukiwania dostawcy należy nacisnąć klawisz F12 lub w polu Szukanie strzałkę w dół. Wówczas rozwinie się lista z możliwymi rodzajami szukania. Str. 12

13 W tym miejscu mamy do wyboru następujące sposoby szukania: ID wyszukiwanie dostawcy po numerze wpisu (LP), Symbol - wyszukiwanie dostawcy po jego unikatowym symbolu, Nazwa - wyszukiwanie dostawcy po nazwie firmy, NIP - wyszukiwanie po numerze NIP dostawcy. Po przestawieniu sposobu szukania należy nacisnąć klawisz Enter lub kliknąć na pole z listą dostawców. Aby rozpocząć szukanie należy znajdując się w liście dostawców wpisać szukaną wartość i nacisnąć klawisz Enter. Program rozpocznie wyszukiwanie dostawcy według ustawionego wcześniej sposobu szukania. Po wyjściu z programu wszystkie sposoby szukania i sortowania zostają automatycznie zapamiętywane. W przypadku, gdy chcemy dopisać nowego dostawcę można nacisnąć klawisz Insert, po czym wyświetli się okno Dane Dostawcy. Po wypełnieniu wszystkich danych należy zatwierdzić dane dostawcy naciskając klawisze Shift+Enter lub Zapisz. Plansza z danymi dostawcy zostanie zamknięta i przejdziemy do Listy Dostawców, gdzie możemy potwierdzić wybór dostawcy klawiszem Enter i wówczas powrócimy do nagłówka faktury. Dopisania nowego dostawcy możemy również dokonać w menu Dostawcy Nowy Dostawca. Str. 13

14 Po wyszukaniu i wyborze dostawcy należy wpisać numer faktury zakupowej, określić formę płatności, datę faktury, ilość dni do zapłaty oraz wypełnić pole Do zapłaty (wartość brutto faktury). Po tych wszystkich operacjach należy kliknąć klawisz Zapisz i wówczas przejdziemy do Listy Pozycji PZ. Mając na ekranie plansze Pozycje Zakupu możemy wykonać następujące funkcje: dopisanie nowej pozycji - INSERT poprawienie wpisanej pozycji - ENTER usunięcie wpisanej pozycji - DELETE zatwierdzenie wpisanej pozycji - SHIFT+ENTER przerwanie wpisywania - ESC (wpisane pozycje zostają zapamiętane i można do nich powrócić poprzez opcję Poprawianie) zatwierdzenie dokumentu - SHIFT+ENTER przeliczenie wartości dokumentu - SHIFT+F6 przenumerowanie pozycji - F6 podgląd pozycji - SPACE W górnej części ekranu Pozycje Zakupu znajduje się nazwa wcześniej wybranego dostawcy, symbol magazynu, którego dotyczy zakup, numer faktury oraz daty otrzymania i termin płatności. Z lewej strony znajdują się wartości globalne faktury takie jak Wartość Netto, Kwota VAT, Wartość Brutto oraz Saldo Kontrolne. Saldo Kontrolne jest to różnica między wartością brutto faktury wpisanej w nagłówku dokumentu a faktyczną wartością brutto wszystkich pozycji. Wartość ta na początku jest ujemna. W trakcie dopisywania pozycji do faktury będzie ona rosła, aż w rezultacie powinna być równa 0. W przypadku, gdy wartość ta różni się w sposób znaczący od zera należy sprawdzić czy we wszystkich pozycjach zostały poprawnie wpisane ceny zakupu, stawki VAT, ilości oraz czy zostały wpisane wszystkie pozycje. W dokumentach istnieje również możliwość przełączenia sposobu obliczania wartość. Domyślnie dokumenty obliczane są od wartości netto. Str. 14

15 Dopisywanie nowej pozycji W celu wpisania nowej pozycji należy wcisnąć klawisz INSERT. Na monitorze wyświetli się plansza z Listą kartotek magazynowych. Mając na ekranie plansze Kartoteki Magazynowe możemy wykonać następujące funkcje: dopisanie nowego towaru (kartoteki) - INSERT poprawienie kartoteki magazynowej - CTRL+ENTER zatwierdzenie nowego towaru - SHIFT+ENTER rezygnacja z wyboru kartoteki - ESC wybór kartoteki - ENTER podgląd kartoteki - SPACE zmiana szukania - F12 zmiana sortowania - F11 Jeśli towaru nie ma na liście kartotek należy go dopisać. W tym celu należy nacisnąć klawisz INSERT i pojawi się nam plansza z danymi nowej kartoteki. Str. 15

16 Aby zakończyć wpisywanie nowego towaru należy zatwierdzić okno kartoteki magazynowej klawiszem ZAPISZ. Aby wyszukać żądany towar należy postępować tak jak w przypadku wyszukiwania dostawcy, czyli: sprawdzić według jakiego pola będzie realizowane szukanie wpisać szukaną wartość (po naciśnięciu dowolnego klawisza uaktywni się pole Szukaj, gdzie należy wpisać szukaną wartość) następnie zatwierdzić klawiszem Enter. Po wyszukaniu kartoteki należy nacisnąć klawisz Enter, po czym lista kartotek magazynowych zostanie zamknięta i wszystkie wartości takie jak nazwa kartoteki, ostatnia cena zakupu, opakowanie, stawka VAT, itp. przepiszą się do okna Pozycja Zakupu i kursor ustawi się w polu Ilość, gdzie należy wpisać zakupioną ilość towaru. Do dyspozycji mamy również takie pola jak: cena brutto po wpisaniu ceny brutto towaru program automatycznie wyliczy cenę netto, upust upust od ceny netto zakupu. Ustalanie cen sprzedaży W pozycji zakupu można określić jednocześnie ceny sprzedaży danej kartoteki. Można również zamiast ceny sprzedaży wpisać w pole Marża jakąś wartość (marża w %) i po wyjściu z pola zostanie obliczona cena sprzedaży. Gdy jednak znamy cenę za jaką powinna być sprzedawana kartoteka można w polu Marża wpisać 0, a w pole np. Cena 1 wpisać cenę netto kartoteki i wówczas zostanie obliczona marża od ceny zakupu. W przypadku, gdy nie chcemy korzystać z marży, a wszystkie ceny mają być ustalane samodzielnie, to w polu marża nie powinno być żadnej wartości (pole powinno być puste). Str. 16

17 Zatwierdzenie faktury (Przyjęcie towaru na stan magazynowy ) Po wpisaniu wszystkich pozycji w dokumencie PZ, oraz sprawdzeniu Salda kontrolnego dokumentu (powinno być równe lub zbliżone do 0) należy dokonać zatwierdzenia dokumentu. Zatwierdzić dokument można naciskając klawisze Shift+Enter lub przycisk Zatwierdź z paska menu. Można również przejść do Menu głównego programu Zakupy Zatwierdzenie - wyszukać fakturę i nacisnąć klawisz Enter. Odpowiadając na pytanie: Czy zatwierdzić fakturę? TAK należy wpisać datę przyjęcia towaru na stan magazynowy i nacisnąć klawisz Shift+Enter lub przycisk Zapisz. Po tych operacjach zostaną zaktualizowane wszystkie kartoteki, których dotyczył zakup tj. zwiększy się ilość w magazynie i zaktualizują się ceny zakupu. Jeżeli po zatwierdzeniu faktury stwierdzimy,że została wpisana z błędami możemy ją poprawić, ale po uprzednim cofnięciu (patrz następny punkt rozdziału). Do momentu, gdy dokument nie zostanie zatwierdzony istnieje możliwość dowolnego poprawiania treści i nagłówka faktury. Gdy faktura nie jest zatwierdzona towary ujęte w dokumencie PZ nie są dopisywane do stanu magazynowego (stan magazynowy aktualizuje się po poprawnym zatwierdzeniu dokumentu PZ). Rejestr VAT Po zatwierdzeniu dokumentu PZ pojawi się plansza Podliczenie Rejestru VAT. Str. 17

18 W przypadku kiedy wartości z naszego dokumentu PZ różnią się od wartości, które widnieją na wprowadzonej fakturze vat, wówczas można je skorygować. Istnieje możliwość ręcznego wprowadzenia wartości, które będą widniały w naszym miesięcznym Rejestrze VAT. Cofnięcie faktury (Cofnięcie towaru ze stanu magazynowego) W przypadku, gdy dokonaliśmy zatwierdzenia błędnej faktury (błędna ilość w pozycji zakupu, błędna cena, brak pozycji, błędna wartość itp.) istnieje możliwość cofnięcia faktury. W momencie cofnięcia faktury wszystkie towary zawarte w dokumencie zostaną odjęte od stanu magazynowego i będzie istniała możliwość poprawienia faktury i pozycji w niej zawartych. W celu cofnięcia dokumentu PZ należy wejść do menu głównego programu Zakupy COFNIĘCIE. Po wybraniu tej opcji na ekranie ukaże się lista Faktur Zakupu. Należy wyszukać żądaną fakturę i nacisnąć klawisz Enter. Odpowiadając na pytanie: Cofnąć fakturę nr...? - TAK nastąpi zdjęcie wszystkich towarów zawartych w dokumencie ze stanu magazynowego i cofnięcie faktury. UWAGA! Cofnięcie faktury jest możliwe tylko wtedy, gdy w magazynie jest wystarczająca ilość towaru na poszczególnych kartotekach, w przeciwnym wypadku program zasygnalizuje brak towaru w magazynie i anuluje cofanie faktury. Po cofnięciu błędnej faktury nie ulegają cofnięciu żadne ceny z kartoteki magazynowej tj. nie zmieniają się ceny zakupu oraz ceny sprzedaży. Gdy faktura nie będzie ponownie zatwierdzona i zachodzi konieczność zmiany cen sprzedaży należy dokonać tego samodzielnie poprzez poprawianie kartoteki magazynowej (patrz Magazyn poprawianie). Usuwanie dokumentów Usunąć dokument można tylko wtedy, gdy nie jest on zatwierdzony. Nie ma możliwości usunięcia zatwierdzonych dokumentów. Dokument jest zatwierdzony wtedy, gdy w kolumnie Data potwierdzenia znajduje się jakaś data. Jeśli kolumna ta jest pusta wówczas dokument jest niezatwierdzony i można go usunąć. Wcześniej jednak należy dokonać cofnięcia. Str. 18

19 Teczki dostawców Opcja ta umożliwia nam przeglądanie faktur zakupowych w obrębie jednego dostawcy. Wybierając tę opcję na ekranie monitora zostaje wyświetlone okno z listą dostawców. Po wyszukaniu dostawcy należy nacisnąć klawisz Enter aby przejść do listy Faktur Zakupu. W liście tej znajdują się tylko faktury, które dotyczą danego dostawcy. Naciskając dalej klawisz Enter na wybranej fakturze można przejrzeć zawartość poszczególnych pozycji. Teczki dostawców umożliwiają szybkie wyszukanie wszystkich faktur od dostawcy i przeanalizowanie ich zawartości. Płatności Opcja Płatności umożliwia rejestrację płatności całkowitych i częściowych do poszczególnych faktur. Po wybraniu tej opcji na ekranie monitora pokazuje się lista faktur, w której należy wyszukać żądany dokument i nacisnąć klawisz Enter. Kolejnym oknem będzie Lista Płatności. Mając na ekranie plansze Lista Płatności możemy wykonać następujące funkcje: dopisanie nowej wypłaty - INSERT poprawienie wpisanej wypłaty - ENTER usunięcie wpisanej wypłaty - DELETE zatwierdzenie wpisanej wypłaty - SHIFT+ENTER podgląd wypłaty - SPACE przerwanie wpisywania - ESC wydruk KW - SHIFT+ENTER W górnej części Listy Płatności znajduje się numer i data wybranej przez nas faktury, do której wprowadzane są płatności oraz nazwa dostawcy. Poniżej znajdują się kwoty: kwota główna wartość brutto faktury (wartość do zapłaty) kwota wypłat łączna suma wypłat do wybranej faktury nadpłata suma wypłat przewyższająca wartość faktury niedopłata suma wypłat jest niższa od wartości faktury W celu dopisania nowej wypłaty do wybranej faktury należy nacisnąć klawisz INSERT. Str. 19

20 Wówczas otworzy się okno z możliwością wpisania daty i kwoty wypłaty. Zawsze podpowiada się różnica między wartością faktury a kwotą wypłat. W przypadku, gdy dokonujemy wypłaty mniejszej niż wartość faktury należy zamiast podpowiadającej się kwoty wpisać żądaną wartość (wypłata częściowa). Chcąc wystawić i wydrukować dokument KW (kasa wypłaci) wpłatę należy wpisać przez opcję KASA. Po wprowadzeniu wypłaty do faktury i wyjściu (klawisz ESC) z listy płatności w liście faktur w ostatniej kolumnie pojawiają się znaczniki informujące o stanie płatności do faktury tj.: Z - oznacza fakturę zapłaconą w całości z - oznacza fakturę zapłaconą częściowo (kwota wypłat jest mniejsza od wartości brutto faktury) N - oznacza nadpłatę (suma wypłat jest większa od wartości brutto faktury) cyfry liczba dni do zapłaty, w przypadku kiedy faktura jest niezapłacona Str. 20

21 Faktury korygujące Z korektą faktury zakupowej postępujemy podobnie jak ze zwykłą fakturą, z tą tylko różnicą, że korektę wystawiamy do istniejącej już faktury. Wchodzimy w opcję WYSTAW KOREKTĘ wyszukujemy fakturę, którą będziemy korygować i naciskamy na niej ENTER. W nagłówku faktury podpowiada nam się ujemna wartość faktury. Wpisujemy jeszcze numer faktury korygującej i potwierdzamy okno klawiszem ZAPISZ. Zostaje wygenerowana korekta faktury, gdzie w górnej części widać pozycje faktury przed korektą, a w dolnej widać pozycje faktury po korekcie. Chcąc zmienić ilość, lub cenę towaru należy nacisnąć ENTER i wpisaćżądaną wartość. Jeśli jest całkowity zwrot pozycji w polu ilość należy wpisać wartość 0. Str. 21

22 Tak wypełniony dokument należy zatwierdzić, aby wartości korekty zostały uwzględnione na magazynie, oraz w rejestrach vat. REJESTR ZAKUPÓW VAT Aby wydrukować rejestr zakupów VAT należy wejść w menu główne programu REJESTRY i ZESTAWIENIA Zakupy Rejestr zakupów. Pokaże się nam okno z opcjami definiującymi rejestr. Str. 22

23 Rozdział 4 Sprzedaż Wystawienie faktury VAT Wystawienie dokumentu rozpoczyna się od funkcji Nowy dokument. Na ekranie monitora ukaże się plansza Nagłówek Faktury, w której należy wpisać datę a następnie naciskając klawisz TAB i strzałkę w dół wybrać magazyn, z którego będzie realizowana sprzedaż. Mamy możliwość wystawienia trzech rodzajów faktur VAT: 1. Zwykła Faktura VAT 2. Zaliczkowa Faktura VAT 3. Rozliczenie zaliczkowych Faktur VAT Po określeniu magazynu naciskając klawisz TAB i klawisz strzałki w dół wyświetli się okno Lista Klientów. Str. 23

24 Mając na ekranie plansze Lista Klientów możemy wykonać następujące funkcje: dopisanie nowego klienta - INSERT potwierdzenie wyboru klienta - ENTER poprawianie danych klienta - CTRL+ENTER podgląd danych klienta - SPACE rezygnacja z wyboru klienta - ESC zmiana sortowania - F11 zmiana szukania - F12 Jeśli chcemy dopisać nowego klienta w tym miejscu należy nacisnąć klawisz INSERT. Pokaże się nam plansza do wypełnienia danych nowego klienta. Aby wyszukać klienta należy nacisnąć dowolny klawisz w celu wyświetlenia pola Szukanie (patrz Rozdział 3 Zakupy Przyjęcie towaru wybór dostawcy). Po wyszukaniu klienta należy zatwierdzić jego wybór klawiszem Enter. Wówczas klient zostanie przypisany do faktury. Po wybraniu klienta należy zatwierdzić okno Nagłówek Faktury klawiszem Zapisz lub Shift+Enter. Str. 24

25 Na ekranie ukaże się okno umożliwiające wprowadzenie kolejnych pozycji do faktury (Pozycje Faktury). Mając na ekranie plansze Lista Pozycji Faktury możemy wykonać następujące funkcje: dopisanie nowej pozycji - INSERT poprawienie wpisanej pozycji - ENTER usunięcie wpisanej pozycji - DELETE zatwierdzenie wpisanej pozycji - SHIFT+ENTER przerwanie wpisywania - ESC (wpisane pozycje zostają zapamiętane i można do nich powrócić poprzez opcję Poprawianie Treści faktura jest niepotwierdzona) zatwierdzenie dokumentu - SHIFT+ENTER przeliczenie wartości dokumentu - SHIFT+F6 przenumerowanie pozycji - F6 podgląd pozycji - SPACE Dopisywanie nowej pozycji Aby dopisać nową pozycję należy wcisnąć klawisz Insert lub wybrać z Menu Edycja Nowa Pozycja. Zostanie wtedy wyświetlone okno Pozycja Sprzedaży. Naciskając klawisz strzałki w dół na ekranie wyświetli się okno Kartoteki Magazynowe. Str. 25

26 Mając na ekranie plansze Kartoteki Magazynowe możemy wykonać następujące funkcje: zatwierdzenie wpisanej pozycji - SHIFT+ENTER wybór kartoteki - ENTER poprawienie kartoteki - CTRL+ENTER rezygnacja z wyboru - ESC podgląd pozycji - SPACE zmiana aktywnej ceny sprzedaży - CTRL+ (+z bloku numerycznego) lub CTRL- ( -z bloku numerycznego) zmiana szukania - F12 zmiana sortowania - F11 Automatycznie zostaną przepisane wszystkie informacje dotyczące danej kartoteki takie jak: Aktywna cena sprzedaży, Kod VAT, Opakowanie. Kursor ustawi się w polu Ilość, gdzie należy wpisać żądaną wartość, która nie może być większa od ilości towaru w magazynie (program można ustawić tak, aby nie kontrolował stanów magazynowych). W oknie Pozycja znajduje się pole Nazwa towaru, do którego zostaje przepisana nazwa kartoteki magazynowej. To pole jest drukowane na fakturze i można wpisać w nim dowolną ilość tekstu. Program automatycznie przy wydruku dopasuje tekst do szerokości kolumny i rozszerza w razie potrzeby wysokość linii i ramek. Jest to niewątpliwa zaleta programu, ponieważ na fakturze można wpisywać większą niż standardowo ilość tekstu (wykorzystywane w przypadku faktur opisowych np. wykonywanych usług). Str. 26

27 Zatwierdzenia pozycji sprzedaży należy dokonać naciskając klawisze Shift+Enter lub Zapisz. Jeśli chcemy wpisać więcej niż jedną pozycję do faktury należy wszystkie kroki powtórzyć jeszcze raz (Insert - Strzałka w dół wyszukanie kartoteki Enter wpisanie ilości Shift+Enter). Zatwierdzenie faktury (Zdjęcie towaru ze stanu magazynowego) Aby zakończyć wystawianie faktury należy w momencie gdy na ekranie widoczne są pozycje sprzedaży wcisnąć klawisze Shift+Enter lub z menu lokalnego klawisz Zatwierdź. Zatwierdzić fakturę można również z menu głównego Sprzedaż Zatwierdzenie. Po wyborze tej funkcji na ekranie pokaże się okno Lista Faktur, gdzie widoczne są wszystkie faktury (zatwierdzone z nadanym numerem i datą sprzedaży oraz niezatwierdzone bez numeru faktury i daty sprzedaży). Po wyborze odpowiedniej faktury za pomocą klawiszy strzałek i potwierdzeniu wyboru klawiszem Enter na ekranie pojawi się ostatnia plansza faktury, w której można określić datę sprzedaży, ilość dni do zapłaty, formę płatności, osobę odbierającą fakturę. W przypadku, gdy faktura jest zapłacona w całości gotówką można zaznaczyć pole Zapłacono Gotówką. Wówczas zostanie odnotowana wpłata do faktury i na wydruku faktury automatycznie wydrukuje się dopisek Zapłacono gotówką. Istnieje również możliwość wpłat częściowych do faktury. Jeśli w polu NUMER FAKTURY nie wpiszemy żadnej wartości, wówczas program automatycznie nada kolejny numer. Gdy chcemy określić konkretny numer należy go wpisać w pole Numer Faktury, wówczas program nie nada automatycznie swojego numeru. Przy wpisywaniu numeru faktury należy zwrócić uwagę na to czy numer ten nie został już wcześniej użyty, ponieważ program dopuszcza powtórzenia numerów faktur. Po wypełnieniu wszystkich danych należy nacisnąć klawisz Shift+Enter lub Zapisz. Po całkowitym zatwierdzeniu faktury w kartotece magazynowej zostają zaktualizowane ilości towarów. W przypadku, gdy faktura jest niezatwierdzona z magazynu nie są odejmowane żadne ilości. Str. 27

28 Wydruk faktury Aby wydrukować fakturę należy wejść w menu SPRZEDAŻ WYDRUK. Na ekranie monitora ukaże się lista faktur. Należy potwierdzić wybór faktury klawiszem Enter. Faktura zostanie wydrukowana zgodnie z ustawieniami wydruku (patrz Parametry drukowania). W przypadku, gdy w Parametrach Programu zaznaczona jest opcja Wydruk automatyczny wówczas faktura i wszystkie inne dokumenty po zatwierdzeniu zostaną automatycznie wydrukowane. Cofnięcie faktury W przypadku, gdy dokonaliśmy zatwierdzenia błędnej faktury (błędna ilość w pozycji sprzedaży, błędna cena, brak pozycji, błędna wartość itp.) istnieje możliwość cofnięcia faktury. W momencie cofnięcia faktury wszystkie towary zawarte w dokumencie zostaną dodane do stanu magazynowego i będzie istniała możliwość poprawienia faktury i pozycji w niej zawartych. W celu cofnięcia Faktury VAT należy wejść do menu głównego programu Sprzedaż Cofnięcie. Po wybraniu tej opcji na ekranie ukaże się Lista Faktur. Należy wyszukać żądaną fakturę i nacisnąć klawisz Enter. Odpowiadając na pytanie: Cofnąć fakturę nr...? - TAK nastąpi dodanie wszystkich towarów zawartych w dokumencie do stanu magazynowego i cofnięcie faktury. Gdy faktura jest niepotwierdzona można wejść w opcję Poprawianie Treści lub Nagłówka i dokonać edycji faktury. Usuwanie faktur Usunąć fakturę można tylko wtedy, gdy nie jest ona zatwierdzona. Nie ma możliwości usunięcia zatwierdzonej faktury. Faktura jest zatwierdzona wtedy, gdy kolumny Data sprzedaży i Numer faktury nie są puste. Jeśli kolumny te są puste wówczas faktura jest niezatwierdzona i można ją usunąć. Str. 28

29 Teczki klientów Opcja ta umożliwia nam przeglądanie Faktur VAT w obrębie jednego klienta. Wybierając tę opcję na ekranie monitora zostaje wyświetlone okno Lista Klientów. Po wyszukaniu klienta należy nacisnąć klawisz Enter aby przejść do Listy Faktur. W liście tej znajdują się tylko faktury, które dotyczą danego klienta. Naciskając dalej klawisz Enter na wybranej fakturze można przejrzeć zawartość poszczególnych pozycji. Teczki klientów umożliwiają szybkie wyszukanie wszystkich faktur klienta i przeanalizowanie ich zawartości. W Teczkach Klientów istnieje również możliwość rejestracji płatności do faktury. Aby odnotować wpłatę lub przejrzeć wpłaty do faktury należy w momencie, gdy na ekranie monitora pokaże się okno Lista faktur nacisnąć klawisze Alt+P. Wówczas otworzymy okno Lista płatności. Płatności Opcja Płatności umożliwia rejestrację płatności całkowitych i częściowych do poszczególnych faktur. Po wybraniu tej opcji na ekranie monitora pokazuje się lista faktur, w której należy wyszukać żądany dokument i nacisnąć klawisz Enter. Kolejnym oknem będzie Lista płatności. Mając na ekranie plansze Lista Płatności możemy wykonać następujące funkcje: dopisanie nowej wpłaty - INSERT poprawienie wpisanej wpłaty - ENTER usunięcie wpisanej wpłaty - DELETE zatwierdzenie wpisanej wpłaty - SHIFT+ENTER podgląd wpłaty - SPACE przerwanie wpisywania - ESC wydruk KP - SHIFT+ENTER Str. 29

30 W górnej części Listy Płatności znajduje się numer i data wybranej przez nas faktury, do której wprowadzane są płatności oraz nazwa klienta. Poniżej znajdują się kwoty: kwota główna wartość brutto faktury (wartość do zapłaty) kwota wpłat łączna suma wpłat do wybranej faktury nadpłata suma wpłat przewyższająca wartość faktury niedopłata suma wpłat jest niższa od wartości faktury W celu dopisania nowej wpłaty do wybranej faktury należy nacisnąć klawisz INSERT. Wówczas otworzy się okno z możliwością wpisania daty i kwoty wpłaty. Zawsze podpowiada się różnica między wartością faktury a kwotą wpłat. W przypadku, gdy dokonujemy wpłaty mniejszej niż wartość faktury należy zamiast podpowiadającej się kwoty wpisać żądaną wartość (wpłata częściowa). Chcąc wydrukować dokument KP należy wpłatę zarejestrować przez opcję KASA. Dokonując wpłaty przez listę płatności w dokumencie nie mamy możliwości wydrukowania KP. Po wprowadzeniu wpłat do faktury i wyjściu (klawisz ESC) z Listy Płatności w Liście Faktur w ostatniej kolumnie pojawiają się znaczniki informujące o stanie płatności do faktury tj.: Z - oznacza fakturę zapłaconą w całości z - oznacza fakturę zapłaconą częściowo (kwota wpłat jest mniejsza od wartości brutto faktury) N - oznacza nadpłatę ( suma wpłat jest większa od wartości brutto faktury) Str. 30

31 Faktury korygujące Z korektą Faktury VAT postępujemy podobnie jak z normalną fakturą opcja Wystaw korektę. W kolumnie Po Korekcie należy określić prawidłową ilość lub cenę sprzedaży. Prawidłowy wydruk korekty do faktury sprzedaży: Str. 31

32 REJESTR SPRZEDAŻY VAT Aby wydrukować rejestr Sprzedaży VAT należy wejść w menu główne programu REJESTRY I ZESTAWIENIA Faktury VAT - Rejestr sprzedaży. Pokaże się nam okno z opcjami dotyczącymi tego rejestru. Rejestr umożliwia nam również uzyskanie wydruku jednocześnie faktur i faktur korygujących (opcja Wszystko). Rejestr generuje się tylko z faktur potwierdzonych. Rozdział 5 Magazyn Funkcja ta umożliwia: przeglądanie kartotek magazynowych, poprawianie kartotek i ustalanie sugerowanych cen sprzedaży, wielkości marży itp. usuwanie kartotek, wiązanie kartotek w grupy towarowe, określanie rodzaju stawek podatkowych VAT oraz opakowań analizowanie przychodów i rozchodów na wybranej kartotece (kartoteka szczegółowa) Kartoteki magazynowe Str. 32

33 Mając na ekranie monitora okno Kartoteki Magazynowe mamy do wyboru następujące funkcje: dopisywanie nowej kartoteki - INSERT poprawianie kartoteki - ENTER usuwanie kartoteki -DELETE (usunąć można tylko tą kartotekę, która nie była wcześniej użyta w żadnym dokumencie) zmiana aktywnej ceny sprzedaży - CTRL+ (z bloku numerycznego) lub CTRL-(z bloku numerycznego) kartoteka szczegółowa - ALT+K zmiana sposobu szukania - F12 zmiana sposobu sortowania - F11 zmiana magazynu - F7 W kolumnie Cena znajduje się cena netto kartoteki, która automatycznie podpowiada się w momencie wystawiania dokumentów. Aby zmienić Aktywną Cenę Sprzedaży należy nacisnąć klawisz CTRL + lub -. Kartoteka szczegółowa Mając na ekranie okno Kartoteki Magazynowe możemy dokonać szczegółowej analizy ruchów towaru na danej kartotece. Aby uzyskać okno Kartoteka Szczegółowa należy nacisnąć klawisze ALT+K. W oknie kartoteki znajdują się kolumny takie jak: Str. 33

34 Rodzaj rodzaj dokumentu - FV Faktura VAT sprzedaży - PZ Faktura VAT zakupu - PW Przychód Wewnętrzny - RW Rozchód Wewnętrzny Data operacji data dokonania potwierdzenia dokumentu Przychód ilość towaru przyjęta na stan magazynowy (PZ, PW) Rozchód ilość towaru zdjęta ze stanu magazynowego (FV, RW) Stan po operacji ilość towaru pozostała w magazynie po wystawieniu dokumentu (stan na dzień) Cena transakcji cena, w której kartoteka została sprzedana, zakupiona, itp. Stawka VAT Cena brutto cena brutto transakcji Naciskając na wybranej pozycji klawisz ENTER pokaże się okno ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi dokumentu powiązanego z tą pozycją (np.: Numer faktury zawierającej daną pozycję, nazwę klienta lub dostawcy, datę transakcji itp.). Str. 34

35 Rozdział 6 Przychody i Rozchody Przychody Wewnętrzne Przychody Wewnętrzne są to dokumenty wewnątrz firmowe. Przychód wewnętrzny dodaje do stanu magazynowego określoną ilość towaru. Wszystkie operacje związane z Przychodami Wewnętrznymi są takie same jak w przypadku faktur sprzedaży czy zakupu, z tą tylko różnicą, że nie określamy klienta ani sposobu zapłaty. Klawisze obsługujące poszczególne opcje są identyczne jak w w.w. dokumentach. Aby wystawić Przychód wewnętrzny należy wejść w Menu Przychody Wewnętrzne Nowy Dokument. Następnie należy nacisnąć klawisze SHIFT+ENTER lub Zapisz. Wówczas przejdziemy do okna Pozycje Przychodu Wewnętrznego PW. Aby dopisać nową pozycję należy postępować tak samo jak w przepadku wystawiania Faktury VAT, czyli INSERT STRZAŁKA W DÓŁ, WYBÓR Z MAGAZYNU SHIFT+ENTER. W Przychodach Wewnętrznych dopuszczalne jest wpisanie w pole Cena wartości 0 (ilościowe zwiększenie magazynu). Str. 35

36 Rozchody Wewnętrzne Rozchody działają tak jak Przychody Wewnętrzne. Z tą tylko różnicą, że zdejmują z magazynu wpisaną w pozycji ilość towaru. Rozdział 7 - System Parametry Programu Wszelkich ustawień programu dokonuje się w Parametrach programu Ustawienia Globalne ustawienia, które będą dotyczyły wszystkich użytkowników programu. Str. 36

37 Parametry Drukowania Po wciśnięciu klawisza F4 lub wybraniu z menu System Parametry Drukowania ukaże się ekran z możliwością ustawienia parametrów wydruku takich jak: 1. Rodzaj drukarki (wszystkie dostępne drukarki zainstalowane w systemie Windows). 2. Ilość kopii (wartość 2 w przypadku drukarek atramentowych lub laserowych przy wydruku faktur Oryginał Kopia). 3. Kierunek wydruku - Drukarka wszystkie wydruki będą drukowane bezpośrednio do wybranej drukarki - Ekran wydruk skierowany będzie na ekran monitora z możliwością przeglądania i wydrukowania. 1. Ustawienia drukarki szczegółowe ustawienia jakości druku, orientacji papieru itp. Str. 37

38 Data programu Data programu służy do ustawienia żądanej daty systemu. Zmieniając podpowiadającą się datę i zatwierdzając okno klawiszem Enter program w każdym polu z datą automatycznie będzie podpowiadał wpisaną datę. Jest to szczególnie przydatne w przypadku, gdy wystawiamy dokumenty z wcześniejszą lub późniejszą datą. Po wyjściu i ponownym wejściu do programu w polu Data Księgowania będzie podpowiadała się aktualna data systemu. Rozdział 8 - Wydruki Program ma możliwość definiowania i modyfikowania wydruków dokumentów, rejestrów itp. Aby móc uzyskać dostęp do tej opcji należy zalogować się do programu jako użytkownik NADZORCA. Opcja definiowania wydruków znajduje się w Menu SYSTEM Wydruki (menu dostępne tylko dla administratora w innych przypadkach nie jest widoczne). Po uruchomieniu opcji Wydruki na ekranie monitora pokaże się lista wszystkich wydruków jakie udostępnia program. W tym miejscu można ustawiać nazwę wydruku, poszczególne kolumny, ich nazwy, szerokość, wysokość, kolejność, formatowanie itp. Aby zmienić ogólne właściwości żądanego wydruku należy po uprzednim wyszukaniu w liście wydruków odpowiedniej pozycji nacisnąć klawisze CTRL+ENTER. Str. 38

39 Na ekranie pokaże się okno z możliwością zmiany standardowych ustawień nagłówka wydruku. Do dyspozycji mamy: ID numer wydruku określony przez program tego pola nie należy zmieniać, Tytuł wydruku pole to będzie drukowane jako nazwa wydruku np. Faktura VAT Wysokość kolumn (podawane w [mm]) wysokość poszczególnych kolumn wydruku (nagłówki kolumn), Wys. linii (podawane w [mm]) wysokość poszczególnych linii wydruku, Ilość wierszy ilość wierszy przyporządkowana do jednej linii wydruku, Czcionka rozmiar czcionki wydruku, Auto wysokość jeśli to pole jest zaznaczone wtedy w przypadku, gdy tekst nie mieści się w kolumnie program dopasuje automatycznie wysokość linii i ramek pomijając wcześniej ustaloną wysokość, w przeciwnym wypadku tekst, który nie zmieści się w kolumnie zostanie pominięty, Ramki jeśli to pole jest zaznaczone wówczas każda linia i kolumna wydruku będzie zawierała obramowanie, w przeciwnym wypadku linie nie będą oddzielane ramkami, Sumowanie - na końcu wydruku podsumowanie pozycji, Pogrubienie - pogrubiona czcionka podsumowania wydruku, Marginesy wydruku można dostosować układ poszczególnych sekcji wydruku do własnych wymagań. Zatwierdzenie wszystkich zmian dokonuje się przez naciśnięcie klawiszy Shift+Enter. Następnie naciskając klawisz Enter można wejść w edycję pozycji wydruku. Str. 39

40 Listę pozycji można dowolnie edytować np.: aby usunąć kolumnę wydruku należy nacisnąć klawisz Delete wówczas kolumna zostaje przeniesiona do listy kolumn nieużywanych. Po naciśnięciu klawisza Insert pojawi się lista kolumn nieużywanych, które można w dowolnej kolejności naciskając klawisz Enter przenieść do kolumn wydruku. Chcąc zmienić kolumnę należy nacisnąć klawisz ENTER na wybranej pozycji. Należy pamiętać o zachowaniu kolejności w liczbie porządkowej. Aby automatycznie uporządkować kolumny wydruku należy wybrać z menu Narzędzia opcję Numeruj pozycje. Str. 40