elzab soft INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU MINIMAG

Transkrypt

1 INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU MINIMAG czerwiec 2011

2 SPIS TREŚCI Wstęp... 4 Instalacja programu... 5 Klucze licencyjne... 5 Interfejs programu... 6 Panel nawigacji... 6 Menu główne... 7 Funkcje grupy Plik... 7 Funkcje grupy Widok... 7 Funkcje grupy Narzędzia... 7 Funkcje grupy Raporty... 8 Funkcje grupy Faktury... 8 Funkcje grupy Magazyny... 9 Funkcje grupy Komunikacja... 9 Funkcje grupy Pomoc... 9 Ustawienia programu Autodetekcja Logowanie Wykres / Raport Kasy Faktury VAT na fakturze Wersja Sklepy Kasy i bazy towarowe Połączenia programu z kasami Edycja bazy towarowej Dodawanie towarów

3 Usuwanie towarów Edycja towarów Kopiowanie towaru Kreator bazy towarowej Raporty Filtrowanie doraźne Filtry zdefiniowane Raport alkoholowy Raport Sprzedaż Faktury Faktura bez paragonu Faktura na podstawie paragonu Lista faktur Lista kontrahentów Moduł Magazyn Zakładanie magazynu Bilans otwarcia magazynu Przyjęcia na magazyn Przesunięcia międzymagazynowe Zawartośd magazynu Usuwanie magazynów i dokumentów magazynowych Wsparcie techniczne

4 WSTĘP Program minimag ma za zadanie ułatwid zarządzanie sprzedażą detaliczną na kasach ELZAB. Program jest rozwijany we współpracy z producentem kas, a dzięki ciągłej aktualizacji, zapewniona jest prawidłowa i bezpieczna wymiana danych z kasami, niezależnie od ich modelu i daty produkcji. minimag w wersji podstawowej obsługuje wyłącznie kasy z numerem NIP posiadacza licencji, podłączone do komputera przez połączenia przewodowe, które program doraźnie wykrywa (autodetekcja). Połączenie z kasą umożliwia odczytanie i zapisanie w programie jej bazy towarowej, zmiany w bazie lub załadowanie nowej bazy na kasę. Program odczytuje dane o sprzedaży na kasach i prezentuje je w postaci tabel i wykresów. Ilośd kas i baz towarowych w programie jest nieograniczona. Każdy towar identyfikowany przez PLU ma swoją kartotekę, w której zapisane są jego dane i opcjonalnie, ostatnia cena zakupu. Program ułatwia operowanie bazą towarową i pozwala przesyład na kasę jej aktualizacje, takie jak nowe towary, zmiany cen, zmiany nazw itp. Funkcja fakturowania umożliwia wystawienie faktur VAT na podstawie odczytanego z kasy paragonu lub bez powiązania z paragonem. Wersję podstawową można rozszerzyd o dodatkowe moduły Magazyn i Połączenia zdefiniowane dostępne na zasadzie licencji rocznej. Moduł Magazyn pozwala zakładad magazyny kontrolujące ilośd towarów. Magazyn tworzy się na podstawie wybranych pozycji bazy towarowej. Ilośd magazynów jest nieograniczona. Stan otwarcia magazynu określa dokument bilansu otwarcia, a zmiany stanu powodują dokumenty przyjęd i przesunięd magazynowych oraz odczyty sprzedaży z kas z nim powiązanych. Moduł Połączeo zdefiniowanych umożliwia zapisanie w programie parametrów połączenia z kasami w trybie innym niż doraźne (autodetekcja). Dzięki modułowi program może łączyd się z kasami przez połączenia zdefiniowane przewodowe, modemowe i internetowe. Moduł jest licencjonowany na dwa sposoby: licencja podstawowa pozwala zdefiniowad do 5 połączeo, licencja rozszerzona nie ogranicza ilości połączeo. Dla dealerów kas ELZAB dostępna jest odpłatna wersja programu obsługująca kasy z dowolnym numerem NIP, zwana profesjonalną. Moduły dodatkowe nie są dostępne dla wersji profesjonalnej. Program działa na komputerach z systemami MS Windows XP, Vista, Windows 7 (32 i 64 bit), a do współpracy z kasami potrzebne są akcesoria połączeniowe: przewody, modemy, multipleksery, które opisuje instrukcja Okablowanie. UWAGA: Niniejsza instrukcja opisuje jedynie podstawowe funkcje i elementy interfejsu programu. Oznacza to, że może nie zawierad informacji o najnowszych drobnych ulepszeniach i poprawkach. Szczegółowych informacji na temat takich cech programu, udziela Elzab Soft. 4

5 INSTALACJA PROGRAMU Przed przystąpieniem do instalacji programu minimag należy wykonad zaległe, ważne aktualizacje systemu MS Windows XP, Vista, Windows 7 (64 i 32 bit). Aktualny i prawidłowo działający system operacyjny oraz Windows Installer to niezbędne warunki do zainstalowania platformy.net i serwera MS SQL CE. Minimalne parametry sprzętowe komputera: Procesor 1GHz Intel Pentium lub jego ekwiwalent 512MB RAM 100MB wolnej przestrzeni dyskowej Monitor 1024 x 786 high color, 32 bit Sprawne porty komunikacyjne: USB lub RS232 Zaleca się wykonanie instalacji za pomocą najnowszego instalatora, dostępnego na stronie Elzab Soft oraz korzystanie z aktualizacji, bowiem wcześniejsze wersje programu mogą nie posiadad opisywanej w instrukcji funkcjonalności. Po wykonaniu instalacji program uruchamia się w wersji testowej, która działa bez klucza licencyjnego przez 14 dni od daty pierwszego zainstalowania. W wersji testowej dostępna jest nieograniczona funkcjonalnośd, można obsługiwad kasy ELZAB z dowolnym numerem NIP oraz korzystad z modułów Magazyn oraz Połączenia zdefiniowane. KLUCZE LICENCYJNE Aby uruchomid program minimag w wersji licencjonowanej należy wykupid licencję na odpowiednią wersję programu i wczytad do niego otrzymany klucz licencyjny za pomocą funkcji Pomoc->Wczytaj licencję. Po wczytaniu klucza dostępna jest jedynie funkcjonalnośd objęta licencją. Aktualne i szczegółowe informacje o cenach i warunkach zakupu licencji można znaleźd na stronie Elzab Soft. 5

6 INTERFEJS PROGRAMU Po uruchomieniu program minimag otwiera się w oknie o strukturze przypominającej eksploratora Windows. W zależności od wersji pasek tytułowy okna podaje ilośd dni, pozostałych do testowania lub nazwę firmy, która zakupiła licencję na program. Pasek menu grupuje główne funkcje programu, panel po lewej stronie ułatwia nawigację po głównych elementach obsługiwanej struktury handlowej i dostęp do raportów. Centralny panel jest miejscem gdzie wyświetlają się okna prezentujące pozycje drzewa nawigacji, zorganizowane w formie zakładek. W obszarach obu paneli działa menu kontekstowe, uruchamiane prawym klawiszem myszki. Funkcje menu kontekstowego zwykle odnoszą się do elementów aktywnych lub zaznaczonych. Rekord zaznaczony jest podświetleniem zgodnie z ustawieniami systemu (domyślnie kolor niebieski). PANEL NAWIGACJI Zawartośd panel nawigacji możemy określid za pomocą funkcji Widok na pasku menu. Kwadrat z plusem oznacza, że element można rozwinąd. Elementy panelu nawigacji: Sklepy punkty sprzedaży z kasami Bazy towarowe bazy towarowe kas Kasy kasy zapisane w programie Raporty raporty na podstawie odczytanych z kas danych o sprzedaży Sygnalizacja stanu kasy za pomocą ikon: kolorowa kasa podłączona doraźnie lub zdefiniowana wyszarzana kasa nie podłączona z wykrzyknikiem konieczna aktualizacja lub inicjalizacja kasy Szerokośd panelu można ustawid myszką. 6

7 MENU GŁÓWNE Podstawowe funkcje programu minimag są dostępne na pasku menu. Grupy funkcji można otworzyd kliknięciem myszką lub skrótem klawiaturowym (Alt + podkreślona litera), niektóre funkcje mają własne skróty. FUNKCJE GRUPY PLIK 1. Autodetekcja klawisz skrótu F6 Zestawia doraźne połączenia do kas podłączonych do komputera przewodowo 2. Przerwij autodetekcję klawisz skrótu Ctrl+Del Przerywa autodetekcję. 3. Import z pliku Importuje do nowej bazy towarowej programu pliki z towarami, grupami towarowymi, jednostkami miary, stawkami VAT, razem lub osobno. 4. Eksport do pliku Eksportuje do pliku z bazy towarowej w programie: towary, grupy towarowe, jednostki miary, stawki VAT, razem lub osobno. 5. Preferencje Ustawienia ogólnych opcji programu 6. Zakoocz Zamyka program. FUNKCJE GRUPY WIDOK Ustawiają zawartośd panelu nawigacji. Do wyboru: Wszystko, Sklepy, Bazy towarowe, Kasy, Raporty. FUNKCJE GRUPY NARZĘDZIA 1. Kompaktowanie bazy danych Zmienia sposób rozmieszczenia pliku bazy danych na dysku, co poprawia wydajnośd działania programu. Należy je wykonywad okresowo. 2. Usuwanie danych sprzedaży Usuwa dane o sprzedaży za dany okres. Przydatne dla zmniejszenia rozmiarów bazy danych. Usunięte dane będą dostępne jedynie we wcześniejszych kopiach bezpieczeostwa bazy danych. 3. Formatowanie bazy danych Usuwanie wszystkich rekordów z bazy danych. Po wykonaniu formatu baza będzie pusta. 4. Kopia bezpieczeostwa bazy danych Tworzy aktualną kopię bazy danych programu. Plik z rozszerzeniem BAK. 5. Przywracanie bazy danych Przywraca bazę danych z kopii bezpieczeostwa. 7

8 6. Definiowanie filtrów Pozwala zdefiniowad nowy filtr dla raportów sprzedaży. 7. Lista filtrów Lista zdefiniowanych w programie filtrów z możliwością ich usuwania lub dodania nowych. 8. Polecenia SQL Pozwala zadad zapytanie SQL do bazy minimag.sdf, wyświetlid jego wyniki i wyeksportowad je do pliku. FUNKCJE GRUPY RAPORTY 1. Utarg dzienny Raportuje utarg dzienny na kasach w zadanym okresie. 2. Utarg miesięczny Raportuje utarg miesięczny na kasach w zadanym okresie. 3. Bestsellery Lista najlepiej sprzedawanych towarów w zadanym okresie. Długośd listy określa się w Preferencjach programu. 4. Towary niechodliwe Lista towarów generujących najmniejszy utarg w zadanym okresie. 5. Średni koszyk dzienny Średnia wartośd koszyka (paragonu) w ciągu dnia w zadanym okresie. 6. Średni koszyk miesięczny Średnia wartośd koszyka (paragonu) w ciągu miesiąca w zadanym okresie. 7. Dzienna ilośd kupujących Ilośd kupujących (paragonów) w ciągu dnia w zadanym okresie. 8. Miesięczna ilośd kupujących Ilośd kupujących (paragonów) w ciągu miesiąca w zadanym okresie. 9. Raport alkoholowy Roczny raport (oświadczenie dla ZUS) o sprzedaży napojów alkoholowych (wymagane założenie odpowiednich grup towarowych w bazach i zdefiniowanie filtrów). 10. Sprzedaż Szczegółowy raport sprzedaży na kasach (towary na paragonach). FUNKCJE GRUPY FAKTURY 1. Wystawianie faktur Wystawianie faktury sprzedażowej VAT bez paragonu. 2. Faktura na podstawie paragonu Wystawienie faktury sprzedażowej VAT na podstawie paragonu odczytanego z kasy. 3. Lista faktur Przegląd i edycja faktur wystawionych w programie. 4. Lista kontrahentów Przegląd i edycja danych kontrahentów. 8

9 FUNKCJE GRUPY MAGAZYNY 1. Lista magazynów Przegląd i edycja magazynów w programie. 2. Bilansy otwarcia Przegląd i edycja bilansów otwarcia magazynów. 3. Przyjęcia zewnętrzne Przegląd i edycja dokumentów przyjęcia towarów na magazyny. 4. Przesunięcia międzymagazynowe Przegląd i edycja dokumentów przesunięd towarów między magazynami. FUNKCJE GRUPY KOMUNIKACJA 1. Odczyt sprzedaży Odczytuje sprzedaż z kas podłączonych doraźnie (autodetekcja), albo z kas podłączonych na stałe (połączenia zdefiniowane). 2. Aktualizacja kas (zmienione/nowe) Wysyła na kasy, które mają połączenia zdefiniowane towary zmienione lub nowe. FUNKCJE GRUPY POMOC 1. O programie Informacja o wersji programu, producencie, licencji i aktywnych modułach 2. Pomoc klawisz skrótu F1 Otwiera niniejszą instrukcję w formacie PDF. 3. Wczytaj licencję Wczytuje plik z kluczem licencyjnym. 4. Sprawdź dostępnośd aktualizacji Sprawdza czy wersja programu jest najnowsza. 5. Zmiana stawek VAT Otwiera instrukcje producenta kas dotyczące zmiany stawek VAT. 9

10 USTAWIENIA PROGRAMU Domyślne ustawienia programu minimag można zmienid po uruchomieniu funkcji Plik->Preferencje. Opcje ustawieo są pogrupowane na zakładkach tematycznych. AUTODETEKCJA Domyślnie zaznaczono wszystkie możliwe prędkości i wszystkie dostępne w systemie porty COM (sprzętowe i wirtualne). Po usunięciu zaznaczenia Wszystkie można ograniczyd zakres prędkości i portów, co istotnie skraca czas wykonywania autodetekcji. LOGOWANIE Po zaznaczeniu Zabezpiecz program hasłem użytkownik może wprowadzid hasło do programu. Po zapisaniu tego ustawienia, program będzie po każdym uruchomieniu wymagał podania hasła. Pole Stare hasło jest aktywne przy operacji zmiany hasła na nowe. 10

11 WYKRES / RAPORT Wybór formy wykresów dla raportów, długości listy raportów Bestsellery i Towary niechodliwe oraz dokładności prezentowania ilości. KASY Program minimag przy połączeniu z kasą konfiguruje ją zgodnie z zaznaczeniami. Między innymi, blokuje bezpośrednią edycję bazy towarowej na kasie, dla zachowania spójności programu z bazą towarową kasy. UWAGA: Ilustracja pokazuje domyślne zaznaczenia bitów konfiguracji. Zmiana zaznaczeo może spowodowad niewłaściwe działanie programu, dlatego nie jest zalecana użytkownikom mniej zaawansowanym. FAKTURY Wybór sposobu numeracji faktur, ustawienie przedrostka numeracji. Określenie domyślnego terminu płatności w dniach. Edycja danych adresowych podmiotu wystawiającego fakturę VAT oraz numeru rachunku dla przelewów. 11

12 VAT NA FAKTURZE Edycja słownika stawek VAT używanych na fakturze VAT. Jednocześnie można wprowadzid 7 stawek. WERSJA Informacja o zainstalowanej wersji programu minimag. Opcja automatycznego sprawdzania dostępności aktualizacji (domyślnie zaznaczona) przy uruchamianiu programu. Łącze doraźnego sprawdzania dostępności aktualizacji. UWAGA: Wykonanie aktualizacji nie zmienia stanu danych zapisanych w bazie programu. 12

13 SKLEPY Sklepy oznaczają punkty sprzedaży, w których pracują zapisane w programie kasy. Zapisanie kasy w programie wymaga przypisania jej do jednego ze sklepów. Nowy sklep do programu można dodad przy dodawaniu nowej kasy lub w oknie listy sklepów otwieranym kliknięciem grupy Sklepy w panelu nawigacji. Formularz dodawania nowego sklepu wymaga podania numeru sklepu na liście (program podpowiada pierwszy wolny) i nazwy sklepu (maksymalnie 30 znaków uwzględniając spacje). Nazwy i numery sklepów na liście można zmieniad po wybraniu Edytuj. Sklepy z listy można usuwad tylko w przypadku kiedy nie ma przypisanych do nich kas. KASY I BAZY TOWAROWE Dodanie nowej kasy do programu wymaga zestawienia z nią połączenia, w trybie doraźnym (autodetekcja), albo w trybie zdefiniowanym dostępnym dla posiadaczy ważnej licencji na moduł Połączeo zdefiniowanych. Po połączeniu z nową kasą program wyświetli okno Konfiguracja kasy. Aby zapisad nową kasę należy: 1. Nadad jej nazwę 2. Wybrad sklep z listy lub nowy 3. Jeśli współpracuje z drukarką Kuchta, zaznaczyd opcję Karta konfiguracji podaje dane techniczne kasy i jej zdjęcie. Konfigurację kasy zapisujemy przyciskiem Zastosuj. 13

14 Po zapisaniu konfiguracji nowej kasy należy przypisad jej bazę towarową, wykonując odczyt jej bazy towarowej albo inicjalizację kasy jedną z wcześniej zapisanych w programie baz towarowych. Przypisanie bazy towarowej wykonuje się na kartotece kasy otwieranej kliknięciem na kasę w panelu nawigacji lub na liście kas. Wybiera się zakładkę Zaawansowane, i w jej panelu Baza towarowa zaznacza się odczyt bazy towarowej z kasy lub inicjalizację wybraną z listy bazą. Operację uruchamia się przyciskiem Wykonaj. Warunkiem prawidłowego wykonania inicjalizacji jest zgodnośd formatu wybranej bazy z modelem kasy (ilośd PLU, ilośd grup, maksymalna długośd nazwy towaru) oraz zgodnośd słownika stawek VAT (UWAGA: stawki VAT na kasie trzeba ustawid ręcznie). 14

15 POŁĄCZENIA PROGRAMU Z KASAMI Wersja podstawowa programu minimag udostępnia jedynie doraźne połączenia przewodowe z kasami, obsługiwane przez funkcję Autodetekcja. Dla użytkowników modułu Połączeo zdefiniowanych dostępna jest dodatkowo obsługa połączeo zdefiniowanych przewodowych i zdalnych (modemy i multipleksery LAN). Aby zestawid zdefiniowane połączenie z kasą należy otworzyd jej kartotekę i wybrad zakładkę Połączenia. Wybieramy Połączenie zdefiniowane i określamy jego parametry, a następnie testujemy poprawnośd ustawieo. Jeśli test wypadł pozytywnie, zapisujemy połączenie w programie. Po zapisaniu, kasa będzie prezentowana na liście z atrybutem Połączenie Zdefiniowane i będzie zaznaczona zielonym podświetleniem, tak jak kasa wykryta przez Autodetekcję. Jeśli chcemy zestawid połączenie doraźne z kasą zadeklarowaną, jako połączoną w sposób zdefiniowany, wybieramy opcję Autodetekcja na zakładce kartoteki kasy Połączenia, zapisujemy połączenie i uruchamiamy autodetekcję. 15

16 EDYCJA BAZY TOWAROWEJ Program minimag może zapisad i obsługiwad dowolną ilośd kas i związanych z nimi baz towarowych. Nazwa bazy towarowej jest dowolna, ważne aby była jednoznaczna i łatwa do rozpoznania. Użytkownik może zmieniad zawartośd bazy w programie, co sygnalizowane jest ikonami z wykrzyknikiem powiązanych z nią sklepów i kas. Zakres zmian ograniczony jest formatem powiązanej z bazą najmniejszej kasy, takimi jak: maksymalna ilośd towarów, maksymalna ilośd znaków w nazwie towaru, maksymalna ilośd i maksymalny numer grupy. W programie można zakładad nowe bazy towarowe nie powiązane z konkretnymi kasami, ale nawet w takim przypadku wybiera się dla nich format modelu kasy, który ogranicza bazę w zakresie PLU, nazwy i grup itd. Otwarcie bazy towarowej do edycji polega na otwarciu jej zawartości w panelu operacyjnym. Następuje to po jej podwójnym kliknięciu w panelu nawigacyjnym lub na liście baz. Zmiany w bazie towarowej mają dwojaki charakter ze względu na koniecznośd wykonania raportów na kasie: zmiany nie wymagające wykonania raportu, np. dodanie nowego towaru i zmiana ceny detalicznej, zmiany wymagające wykonanie raportu, np. usuwanie towarów. 16

17 DODAWANIE TOWARÓW Nowy towar do bazy możemy dodad na kilka sposobów, na przykład korzystając z przycisku Nowy dostępnego pod arkuszem otwartej bazy. Na kartotece towaru znajdują się pola obowiązkowe: PLU, Nazwa, VAT, cena detaliczna. Program podpowiada pierwszy wolny numer PLU w bazie. Na zakładce Dane podstawowe znajdują się także następujące pola opcjonalne: 1. Kod kreskowy kod można wprowadzid ręcznie lub za pomocą czytnika kodów. Jeśli wprowadzimy kod obecny już w bazie wyświetli się kartoteka towaru do aktualizacji danych. 2. Grupa wybieramy grupę z listy lub tworzymy nową. 3. Blokada można zablokowad sprzedaż towaru (wymagana aktualizacja bazy na kasie). 4. Jednostka miary wybieramy z listy albo dodajemy nową. 5. Ilośd miejsc po przecinku 0, 1, 2 lub 3 miejsca po przecinku. 6. Opakowanie zaznaczamy jeśli towar sprzedawany w opakowaniu zwrotnym. 7. Powiązany z zaznaczamy jeśli sprzedaż wiązana z wybranym innym towarem. 8. Cena zakupu netto aktualna cena zakupu netto jednostki towaru, pozwala kontrolowad aktualny poziom marży handlowej. 9. Data zakupu program podpowiada datę edycji kartoteki. 10. Opis krótki opis do wprowadzonych danych 17

18 ZAKŁADKA ZAAWANSOWANE Waga można wprowadzid numer wagi współpracującej z kasą, opcja dostępna dla modeli kas Eco, Delta Max i Alfa Max Stan magazynowy łączna ilośd towaru w magazynach powiązanych z bazą towarową. Szczegóły wyświetlają stan towaru na poszczególnych magazynach. Symbol PKWiU umożliwia wprowadzenie symbolu PKWiU (podpowie się przy wystawianiu faktur). ZAKŁADKA KODY DODATKOWE Lista kodów dodatkowych dla towaru. Użytkownik może dodawad lub usuwad z niej kody. Opcja dostępna dla baz powiązanych z kasami, które obsługują kody dodatkowe. Nowy towar do bazy można także dodad funkcją menu kontekstowego Wklej, jeśli wcześniej skopiowaliśmy do schowka towary z innej bazy towarowej. 18

19 USUWANIE TOWARÓW Aby usunąd towar z bazy towarowej należy go zaznaczyd podświetleniem, a następnie użyd przycisku Usuo umieszczonego pod arkuszem bazy lub za pomocą funkcji menu kontekstowego Usuo podświetlone. Jednoczesne usuwanie wielu towarów można wykonad po zaznaczeniu ich myszką z przyciśniętym klawiszem Ctrl (selektywne dodawanie) lub Shift (dodawanie sąsiednich). Usunięte w programie towary zostaną usunięte na kasach dopiero po użyciu funkcji Aktualizuj na podłączonych kasach. Usuwanie towarów jest związane z koniecznością wykonania raportu na kasie, dlatego aktualizacja obejmująca dodawanie towarów i zmianę cen i aktualizacja obejmująca usuwanie towarów są uruchamiane oddzielnie. EDYCJA TOWARÓW Dane towaru, oznaczonego numerem PLU w bazie można zmienid w pełnym zakresie, zaznaczając towar podświetleniem i korzystając z przycisku Popraw dostępnego pod arkuszem bazy towarowej lub z funkcji menu kontekstowego Edytuj. Wyświetla się okno kartoteki towaru, w którym można zmieniad dane. Uwaga, program nie obsługuje funkcji cofania zmian i dane przed zmianami można zapisad jedynie w formie eksportu bazy towarowej do pliku lub kopii bezpieczeostwa całej bazy programu. Zmiany danych o towarze wykonane w programie przenosi się na kasy za pomocą funkcji Aktualizuj. KOPIOWANIE TOWARU Użycie przycisku Kopiuj, znajdującego się pod arkuszem bazy towarowej, wyświetli okno definiowania nowego towaru w bazie z danymi takimi jak towar zaznaczony podświetleniem. Program wpisze w pola nowego towaru taką samą stawkę VAT, grupę, jednostkę miary, dokładnośd ilości. Dane te można przed zapisaniem zmienid lub zaakceptowad. Kopiowanie jest przydatne, kiedy chcemy dodawad do bazy kolejno towary zbliżone tymi parametrami. Kopiowanie w innym kontekście występuje jako funkcja menu podręcznego Kopiuj zaznaczone, która kopiuje zaznaczone towary do schowka. Możemy je następnie wkleid do innej bazy towarowej, na przykład do nowo utworzonej. UWAGA: przy wklejaniu do nowej bazy przeniosą się tylko parametry towaru zgodne z formatem bazy docelowej i jej słownikami (jednostki miary, stawki VAT, grupy towarowe). 19

20 KREATOR BAZY TOWAROWEJ Bazę towarową można odczytad z kasy ale można ją także stworzyd od podstaw w programie minimag a następnie wysład ją na podłączoną kasę funkcją inicjalizacji. Do utworzenia nowej bazy służy tak zwany Kreator nowej bazy towarowej uruchamiany przyciskiem Dodaj umieszczonym pod listą baz towarowych zapisanych w programie. Listę otwiera się podwójnym kliknięciem ikony Bazy towarowe w panelu nawigacyjnym. Aby utworzyd nową bazę towarową należy: 1. Nadad jej unikalną nazwę 2. Wybrad typ kasy, któremu będzie odpowiadad 3. Wybrad opcję pustej bazy lub skopiowad towary z bazy wcześniej zapisanej w programie. 20

21 Mechanizmy tworzenia bazy towarowej są takie same, niezależnie od tego czy wybrano opcję pustej bazy, czy zawierającej towary z bazy już istniejącej. Użytkownik może do tworzenia nowej bazy użyd każdej bazy towarowej zapisanej w systemie, nawet takiej, której podstawowe parametry nie są zgodne z wybranym typem kasy. Oznacza to jednak, że zanim zapiszemy nowo utworzoną bazę trzeba będzie ją odpowiednio uporządkowad i przeformatowad w zakresie PLU, grup towarowych, długości nazw itd. Tworzenie nowej bazy ułatwiają funkcje: przesunięcia PLU, kopiowania grup, lista błędów, przycinanie długości nazw i kontrola ich unikalności. Do nowej bazy zostają dodane towary zaznaczone. Aby sprawdzid poprawnośd danych, należy użyd przycisku Dalej. Jeśli towar nie spełnia warunków formatu, program zaznacza go na czerwono. Obok zaznaczeo kopiowania PLU i grup wyświetla się informacja o ilości PLU i grup w nowej bazie (ilośd aktualna/ilośd maksymalna); kolor zielony oznacza poprawnośd, kolor czerwony oznacza przekroczenie limitów. Tworzenie nowej bazy ułatwiają także liczniki, mechanizm filtrowania, grupowe zaznaczenia i możliwośd wklejania ze schowka towarów z baz istniejących. Nową bazę towarową można zapisad w programie wtedy kiedy wszystkie wprowadzone do niej towary mają zgodny z nią format danych określony przypisanym jej modelem kasy. 21

22 RAPORTY Regularne odczytywanie sprzedaży z kas umożliwia analizowanie jej wyników dzięki raportom programu minimag. Raporty mają postad tabel i wykresów, obejmujących zakres danych określany przez użytkownika. Zakres można definiowad według czasu, sklepów, kas, baz towarowych i grup towarowych. Raporty można drukowad oraz eksportowad do formatów: XLS, PDF, DOC, RTF, RPT (format Crystal Reports). Dostępne w programie raporty można wyświetlid i uruchomid w panelu nawigacyjnym na gałęzi Raporty lub w podgałęziach Raporty dla Sklepów, Baz towarowych, Kas. Oprócz zestawu raportów można wydobywad dane z bazy programu za pomocą bezpośrednich zapytao SQL. W tym celu należy uruchomid funkcję Narzędzia->Polecenia SQL. Wynik można wyeksportowad do pliku tekstowego z separatorem w formie tabulatora, średnika lub przecinka. 22

23 Zakres raportów można dostosowad do potrzeb użytkownika funkcją filtrowania. Można z niej korzystad doraźnie lub definiowad filtry stałe. FILTROWANIE DORAŹNE Doraźnie w wyświetlanym raporcie można wskazad okres od dnia do dnia oraz zdefiniowad filtr wybierając: sklep, bazę towarową, kasę i grupę towarową. Przycisk Wyczyść ustawia pola wyboru w panelu Filtry na wszystkie. FILTRY ZDEFINIOWANE Oprócz filtrów doraźnych można dane w raporcie filtrowad za pomocą filtrów wcześniej zdefiniowanych przez użytkownika. Filtr zdefiniowany może byd zastosowany do każdego raportu oprócz raportu sprzedaży. Aby zdefiniowad filtr należy uruchomid funkcję Narzędzia->Lista filtrów lub użyd przycisk Podgląd w panelu Filtrowanie zaawansowane w oknie raportu. Lista filtrów wyświetla wszystkie filtry zdefiniowane oraz kryteria filtru zaznaczonego na liście. Można dodawad nowe filtry na listę lub usuwad. 23

24 Po uruchomieniu przycisku Dodaj otwiera się okno definiowania nowego filtra, za pomocą którego można ustalad jego kryteria. Kryteria definiuje się kolejno wybierając: sklepy, kasy, bazy towarowe i grupy towarowe. Kolejne wybory zatwierdza się przyciskiem Dalej. Po ustawieniu kryteriów należy podad unikalną nazwę filtra i zapisad go w programie przyciskiem Zapisz. Utworzenie odpowiednich filtrów ułatwia uzyskanie wartościowych dla zarządzania sprzedażą informacji. Ponadto, umożliwia przygotowanie specjalnych raportów, takich jak opisany dalej Raport alkoholowy. 24

25 RAPORT ALKOHOLOWY Program umożliwia przygotowanie i wydrukowanie rocznego raportu sprzedanych napojów alkoholowych w punktach sprzedaży w celu złożenia go w urzędzie skarbowym. Jego wykonanie jest możliwe, jeśli do programu zaczytano kompletne dane o sprzedaży objętym nim towarów z kas rejestrujących. Przygotowanie raportu uruchamia się funkcją Raporty->Raport alkoholowy lub kliknięciem jego ikony w panelu nawigacyjnym. Aby raport mógł zostad wykonany należy uprzednio stworzyd w bazach towarowych, odpowiednie grupy towarowe i zdefiniowad odpowiednie filtry (sklep/kasa/baza_towarowa/grupa_towarowa). Możliwy jest podgląd wydruku raportu, wydruk i eksport do formatu: PDF, RTF, DOC, XLS lub RPT. 25

26 RAPORT SPRZEDAŻ Raport Sprzedaż zestawia szczegółowe dane sprzedaży w układzie towarów w ramach paragonów. Zestawienie to można wyświetlid wybierając okres sprzedaży. Można kumulowad sprzedaż w ciągu dni, filtrowad według sklepów i kas, drukowad i eksportowad do pliku w wybranym formacie. Raport uruchamia się funkcją Raporty->Sprzedaż lub kliknięciem jego ikony w panelu nawigacyjnym. Dane można także filtrowad według: daty sprzedaży, numeru sklepu, numeru kasy, numeru raportu (dobowego), numeru wydruku, pozycji towaru na paragonie (lp), PLU towaru, nazwy towaru, nazwy grupy, kodu kreskowego, ilości, utargu. 26

27 FAKTURY Faktury VAT można wystawiad w programie minimag na dwa sposoby. Pierwszy polega na wystawieniu faktury nie powiązanej z paragonem fiskalnym. Drugi polega na odczytaniu sprzedaży paragonowej z kasy i na przekształceniu zaczytanego paragonu do faktury VAT. FAKTURA BEZ PARAGONU Wystawianie faktury nie powiązanej z paragonem uruchamia się wybierając z menu Faktury->Wystawianie faktur lub korzystając z przycisku Nowa w oknie funkcji Lista faktur. Sposób numeracji można określid korzystając z funkcji Preferencje. Daty wystawienia i sprzedaży wybiera się na kalendarzu. Kontrahenta wybiera się z listy lub wpisuje jego dane w panelu Dane kontrahenta. Adres sprzedawcy zmienia się korzystając z funkcji Edytuj dane sprzedawcy. Pozycje na fakturze dodaje się wpisując je ręcznie lub wybierając towary z bazy towarowej. Dla stawek VAT innych niż podstawowa system podpowiada symbol PKWiU, jeśli wprowadzono go na kartotece towaru. Faktury mają własny słownik stawek VAT, dostępny na zakładce Preferencje->VAT na fakturze. 27

28 Dla każdego towaru podajemy ilośd a w przypadku asortymentu spoza bazy towarowej także cenę detaliczną. Oryginał, kopię i duplikat faktury drukuje się osobno na drukarce zainstalowanej w systemie. Fakturę można też wyeksportowad do pliku w formatach: PDF, RTF, XLS, DOC lub RPT. Aby fakturę zapisad w bazie programu należy ją zatwierdzid przyciskiem Zapisz. UWAGA: Faktura wystawiona w ten sposób nie aktualizuje stanu na magazynie utworzonym w programie minimag. Dzieje się tak dlatego, że źródłem towarów mogą byd różne bazy towarowe, a nie wybrany magazyn. Zatem zmianę stanu magazynu odpowiadającą transakcjom z faktury użytkownik musi wykonad ręcznie, chyba, że mają one odpowiedniki na odczytanych z kas paragonach. FAKTURA NA PODSTAWIE PARAGONU Jeśli odczytano sprzedaż z kasy wraz z paragonami wystawionymi na niej, to można przekształcid każdy z nich do faktury VAT za pomocą funkcji Faktura na podstawie paragonu. Otwiera ona podobny formularz jak w przypadku opisanym wcześniej, ale tym razem nie wybiera się towarów z bazy towarowej lecz wybiera się z bazy programu paragon. UWAGA 1: Odczytanie z kasy wystawionych paragonów jest możliwe tylko wtedy, kiedy odczytuje się sprzedaż z buforów kasy. Dlatego dla kas, które nie mają buforów (np. kasy Mini) lub kas, współpracujących z drukarką Kuchta, program minimag nie oferuje funkcji przetwarzania odczytanego paragonu na fakturę VAT. 28

29 UWAGA 2: Jeśli sprzedano towar na kasie, a następnie zmieniono mu w programie minimag stawkę VAT, to przy wystawieniu faktury na podstawie paragonu, towar będzie miał stawkę VAT aktualnie odczytaną z bazy towarowej, która może byd inna niż podana na paragonie. LISTA FAKTUR Wystawionymi w programie fakturami można zarządzad poprzez funkcję Faktury->Lista faktur. Wyszukiwanie faktury na liście wspomaga mechanizm filtrowania: po numerze faktury, po datach sprzedaży lub wystawienia i po numerze paragonu (jeśli fakturę wystawiono na podstawie paragonu). Listę faktur można sortowad po nagłówku każdej kolumny. Faktury można filtrowad po numerze, NIP kontrahenta, dacie sprzedaży, dacie wystawienia Przyciski pod listą pozwalają wystawid nową fakturę, poprawid fakturę z listy, usunąd ją z listy, skopiowad w celu utworzenia wzorca dla nowej faktury o powtarzalnej zawartości. Przycisk Podgląd otwiera podgląd wydruku faktury. 29

30 LISTA KONTRAHENTÓW Funkcja Faktury->Lista kontrahentów otwiera okno z tabelą kontrahentów z danymi do wystawienia faktury VAT. Mechanizm filtrowania po nazwie, ulicy, miejscowości, kodzie pocztowym lub numerze NIP ułatwia wyszukanie kontrahenta. Tabelę można sortowad według każdej kolumny. Przyciski pod tabelą pozwalają dodad nowego kontrahenta, edytowad dane wybranego, usuwad kontrahenta z tabeli. Przycisk Wybierz działa jedynie w kontekście operacji wystawiania faktury. 30

31 MODUŁ MAGAZYN Moduł Magazyn pozwala kontrolowad ilośd towarów w magazynach utworzonych w programie minimag. Korzystanie z tego modułu jest opcjonalne i wymaga zakupienia oddzielnej licencji rocznej. Funkcje modułu Magazyny można testowad bezpłatnie w trakcie okresu ważności wersji testowej. ZAKŁADANIE MAGAZYNU W celu utworzenia nowego magazynu należy wybrad funkcję Magazyny->Lista magazynów, która otwiera okno z tabelą utworzonych magazynów. Magazyn w programie minimag reprezentuje zasób towarów w określonym sklepie, związany z określoną bazą towarową i kasami. Przycisk Nowy otwiera okno do utworzenia nowego magazynu, w którym należy nadad mu unikalną nazwę, wybrad sklep i bazę towarową. Magazyn tworzy się po zapisaniu wprowadzonych danych. 31

32 BILANS OTWARCIA MAGAZYNU Bezpośrednio po utworzeniu magazyn ma dostęp do listy towarów, pochodzącej ze skojarzonej z nim bazy towarowej. Aby wprowadzid stan ilościowy magazynu należy utworzyd dokument Bilansu otwarcia. W tym celu należy użyd funkcji Magazyny->Bilans otwarcia magazynów, która otworzy okno z tabelą bilansów otwarcia zapisanych w programie. Przyciskiem Nowy otwieramy formularz nowego bilansu otwarcia. Dokument jest numerowany, datowany i dotyczy magazynu wybranego z listy. 32

33 Przyciskiem Dodaj otwieramy okno źródłowej dla magazynu bazy towarowej i wybieramy z niej towary, których stany chcemy wprowadzid dokumentem bilansu otwarcia. Użycie przycisku Wybierz wprowadzi zaznaczone towary do bilansu otwarcia z ilością równą 0. Rzeczywistą ilośd należy wprowadzid ręcznie lub z kolektora po wykonaniu przy jego pomocy spisu z natury. Dokument zmienia stan magazynu tylko kiedy zaznaczono opcję Zatwierdź. Bilans otwarcia można zapisad jeśli każda ujęta w nim pozycja towarowa ma zadeklarowaną ilośd. 33

34 PRZYJĘCIA NA MAGAZYN Stany towarów w magazynie będą aktualizowane odczytami sprzedaży z kas z nim związanych i dokumentami przyjęd towarów i przesunięd magazynowych. Dokumenty przyjęd zewnętrznych tworzy się za pomocą funkcji Magazyny->Przyjęcia zewnętrzne. Przycisk Nowy otwiera formularz dokumentu przyjęcia towaru na magazyn. Wpisanie oznaczenia dokumentu zakupu i danych kontrahenta jest opcjonalne, trzeba jedynie podad datę dokumentu przyjęcia i magazyn, na który przyjmujemy towar. Pozycje towarowe dodajemy przyciskiem Dodaj, który otwiera okno bazy towarowej powiązanej z magazynem. Wybieramy na niej towary lub dodajemy je jako nowe, jeśli wcześniej nie było ich w bazie. 34

35 Jeśli wprowadzimy ceny zakupu, będą one po zapisaniu dokumentu aktualizowad kartotekę towaru. Kolumna Marża aktualna podaje procentową marżę, liczoną od ceny detalicznej towaru. Przycisk Zapisz zapisuje dokument i aktualizuje stan w magazynie. UWAGA: Dokument przyjęcia można poprawid otwierając jego Podgląd w tabeli Przyjęcia zewnętrzne. 35

36 PRZESUNIĘCIA MIĘDZYMAGAZYNOWE Przesunięcie towaru na inny magazyn, wykonuje się zatwierdzając utworzony dokument przesunięcia międzymagazynowego. Listę dokumentów przesunięd międzymagazynowych otwiera się za pomocą funkcji menu Magazyny->Przesunięcie międzymagazynowe. Edycję nowego dokumentu uruchamiamy przyciskiem Nowy. Po wybraniu magazynów przyciskiem Dodaj otwieramy bazę towarową magazynu źródłowego. 36

37 W oknie bazy towarowej zaznacza się towary, które zamierza się przenieśd na inny magazyn, a następnie za pomocą przycisku Wybierz wstawia się do dokumentu przesunięcia międzymagazynowego. Podajemy ilości towarów i określamy PLU towarów w bazie docelowej. Jeśli towary przesuwane nie mają odpowiedników w bazie docelowej należy użyd przycisku Wybierz i wybrad odpowiedni towar lub założyd nowy towar w bazie docelowej. Dostępna jest funkcja kopiowania towarów z magazynu źródłowego do docelowego (prawy klik na zaznaczonym towarze). Kopiowanie wprowadzi nowy towar na pierwsze wolne PLU w bazie docelowej. 37

38 Dokument można wydrukowad jako dwa wydruki: MM-wydanie i MM-przyjęcie. Aby zmienid stan magazynowy dokumentem przesunięcia, należy zaznaczyd Zatwierdź i zapisad przyciskiem Zachowaj. Zapisany dokument przesunięcia międzymagazynowego można edytowad korzystają z przycisku Podgląd na tabeli Przesunięcia międzymagazynowe. 38

39 ZAWARTOŚD MAGAZYNU Utworzony w programie magazyn można otworzyd poprzez listę magazynów. Przycisk Pokaż magazyn otwiera okno z zawartością wybranego podświetleniem magazynu. 39

40 Mechanizm filtrowania PLU, nazwy towaru, stanu ilości, kodu EAN, jednostki miary, stawki VAT lub grupy towarowej ułatwia wyszukiwanie towarów w magazynie. Filtr usuwa przycisk Pokaż wszystko. Przyciski pod tabelą zawartości magazynu: Nowy zakłada nowy towar w magazynie oraz w związanej z nim bazie towarowej. Popraw otwiera kartotekę towaru wybranego (podświetleniem) do edycji. Usuo usuwa wybrany towar z magazynu oraz ze związanej z nim bazy towarowej. Zmieo stan zmienia ilośd towaru w magazynie. Historia towaru otwiera okno podglądu obrotu na wybranym towarze (ilustracja poniżej). Historia towaru pokazuje na zakładce Sprzedaż transakcje obrotu towarem (data, kasa, paragon, ilośd) a na zakładce Dokumenty, dokumenty przyjęd, przesunięd i bilansów otwarcia, które operowały towarem. USUWANIE MAGAZYNÓW I DOKUMENTÓW MAGAZYNOWYCH Utworzone w programie magazyny i dokumenty magazynowe są ze sobą powiązane, dlatego ich usuwanie wymaga od użytkownika uświadomienia sobie skutków takich operacji. Jeśli zostanie usunięty z programu jakiś dokument to zostaną anulowane spowodowane nim zmiany stanów ilościowych na magazynach. Jeśli natomiast chcemy usunąd jakiś magazyn, to wiąże się to z wycofaniem dokumentów i zmian jakie one wprowadziły. Dlatego operacje usuwania dokumentów i magazynów powinny byd starannie przemyślane i zaplanowane, po to aby nie zakłócid kontroli stanów magazynowych w programie. 40