SYSTEM Artur Maliszewski

Transkrypt

1 nazwa dokumentu data dotyczy 01SYSTEM wersja autor Artur Maliszewski skrócony opis Program został wyposażony w możliwość wysyłania wiadomości , przy czym nie chodzi o to, aby móc wysyłać dowolnie przygotowany tekst wiadomości lecz, aby w łatwy sposób przesyłać do naszych kontrahentów faktury sprzedaży, potwierdzenia zamówień do odbiorców lub zamówienia do naszych dostawców. Jeżeli potrafimy skonfigurować program pocztowy do wysyłania/odbierania i konfiguracja 01system-u nie powinna nastręczyć żadnych trudności. Dokument opisuje nowe możliwości systemu w tym zakresie oraz pokazuje jak skonfigurować poprawnie system do wysyłania i. 01System daje użytkownikowi możliwość wysyłania wiadomości z poziomu następujących opcji gospodarki magazynowej: rozchody pro forma/oferty i zamówienia oferty i zamówienia (do dostawców). Funkcja wysyłania dostępna jest pod klawiszem F12 (klawisz przy pomocy, którego możemy wybrać rodzaj wydruku na drukarkę) pod dwoma warunkami: wszystkie wymagane pola związane z konfiguracją skrzynki pocztowej są uzupełnione kontrahent skojarzony z dokumentem posiada wypełnione pole . Wysyłka i z poziomu rozchodów oraz ofert i zamówień (do dostawców) możliwa jest w dwóch wariantach: wydruk jako treść załącznik XML Z poziomu pro form/ofert i zamówień (od odbiorców) możliwy jest tylko jeden wariant: wydruk jako treść. Jeśli dostępne są oba warianty wówczas oba możemy zaznaczyć. Opcja wydruk jako treść powoduje przesłanie w treści wiadomości dokumentu w postaci gotowej do druku. Za wyjątkiem zamówień do dostawców, gdzie mamy możliwość wyboru rodzaju wydruku (ZD, ZD b/c lub ZD spe) przesyłany jest podstawowy wydruk dokumentu, czyli ten który ustawia się domyślnie po naciśnięciu klawisza F12. Konfiguracja Ustawienia związane z wiadomościami dostępne są w menu Administrator Definicje i ustawienia Ustawienia . Po wywołaniu tej opcji zobaczymy na ekranie następujące okienko:

2 Poszczególne opcje należy rozumieć następująco: Serwer SMTP Port Adres zwrotny Autoryzacja Użytkownik Hasło DW UDW adres serwera SMTP za pośrednictwem, którego chcemy wysyłać wiadomości ; adres może zostać podany w postaci symbolicznej (domenowej) lub też w postaci adresu IP; proszę zwrócić uwagę, że w ustawieniach nie ma mowy o adresie POP3 (możemy spotkać w klientach poczty elektronicznej takich jak Outlook, Mozilla), gdyż jest on wykorzystywany do odbierania a 01system nie posiada funkcji odbierania wiadomości domyślnie jest to port numer 25; jest to jeden z dobrze znanych portów dla serwera SMTP; gdyby okazało się, że wewnętrzna zapora firmy (firewall) jest skonfigurowana w taki sposób, że komunikacja z zewnętrznym serwerem SMTP odbywa się za pośrednictwem innego portu wówczas sugerowaną wartość można w tym miesjcu zmienić każda wiadomość wysyłana spod programu będzie opatrzona podanym w tym miejscu adresem zwrotnym; UWAGA: jest to jeden adres wspólny dla wszystkich maili od wszystkich użytkowników, więc sugeruje się wpisanie ogólnego adresu firmy; w bieżącej wersji program nie posiada indywidualizowania adresów zwrotnych dla poszczególnych użytkowników jest to opcja zalecana, czyli powinniśmy ustawić ją na T ; obecnie co raz więcej serwerów SMTP wymaga autoryzacji w innym wypadku nie uda się za ich pomocą wysłać wiadomości; konsekwencją wybrania autoryzacji jest podawanie dwóch kolejnych parametrów tj. nazwy użytkownika oraz hasła jeżeli włączyliśmy autoryzację to pole jest konieczne do wypełnienia; musimy wprowadzić nazwę użytkownika zarejestrowanego na serwerze SMTP do wysyłania wiadomości; informacje o nazwie użytkownika oraz haśle dostajemy od providera dostarczającego usługi poczty elektronicznej lub też możemy je odczytać ze strony internetowej umożliwiającej samoobsługowe zakładanie kont pocztowych (takie usługi świadczą portale np. onet, WP itp.) pole jest wymagane jeśli włączona jest autoryzacja; aby wprowadzić hasło należy nacisnąć klawisz F3: system zapyta nas dwukrotnie (zakrywając gwiazdkami to co wprowadzamy) o hasło i jeśli dwukrotnie wprowadzimy ten sam ciąg znaków wówczas zostanie ono zapamiętane; uwagi dotyczące hasła, tzn. skąd je wziąć znajdują się powyżej w opisie do pola Użytkownik w tym miejscu możemy wprowadzić adres pocztowy, na który zostanie przesłana kopia każdego listu wysłanego za pośrednictwem programu, tak więc może to być adres pocztowy szefa firmy, działu lub osoby sprawującej kontrolę nad bezpieczeństwem danych w przedsiębiorstwie; UWAGA: informacja o tym, że list trafił również do osoby wskazanej w tym polu będzie widziana przez głównego odbiorcę wiadomości (inaczej niż dla pola UDW) w tym miejscu możemy wprowadzić adres pocztowy, na który zostanie przesłana kopia każdego listu wysłanego za pośrednictwem programu, tak więc może to być adres pocztowy szefa firmy, działu lub osoby sprawującej kontrolę nad bezpieczeństwem danych w przedsiębiorstwie; UWAGA: informacja o tym, że list trafił również do osoby wskazanej w tym polu NIE będzie widziana przez głównego odbiorcę wiadomości (inaczej niż w polu DW)

3 Tematy dla sprzedaży Tematy dla zamówień dostawy Tematy dla zamówień odbiorcy każda wiadomość wysłana z poziomu opcji rozchody będzie zawierała w temacie oprócz numeru dokumentu tekst wprowadzony w tej opcji każda wiadomość wysłana z poziomu opcji oferty i zamówienia (do dostawców) będzie oprócz numeru dokumentu zawierała tekst wprowadzony w tym polu każda wiadomość wysłana z poziomu opcji pro forma/oferty i zamówienia (od odbiorców) będzie opatrzona w temacie tekstem wprowadzonym w tym polu, oprócz tego tekstu automatycznie pojawi się numer przesyłanego dokumentu Wysyłanie wiadomości z opcji Rozchody Jeżeli w karcie klienta, który skojarzony jest z dokumentem wprowadzony jest adres wówczas po naciśnięciu klawisza F12:drukuj pojawi się opcja . Gry wybierzemy opcję będziemy mieli do wyboru z kolei opcje: wydruk jako treść, załącznik XML, możemy zaznaczyć jedną z opcji lub obie. przesyła dokument podstawowy, czyli fakturę, MM-kę, RW itp. nigdy WZ w treści wiadomości , w taki sposób, aby odbiorca mógł odczytać wiadomość w szczególności mógł ją bez większych problemów wydrukować. UWAGA: ponieważ najczęściej występującym klientem pocztowym jest Outlook lub Outlook Express, więc wiadomość jest tak sformatowana, aby poprawnie ją wyświetlić właśnie w tych programach do obsługi poczty elektronicznej. Testowaliśmy również jak sobie z formatowaniem radzi bezpłatny klient poczty Mozilla i w tym przypadku nie było problemów z formatowaniem. UWAGA TECHNICZNA: dokument jest przesyłany w postaci HTML z użyciem różnej wielkości czcionek. Może się zdarzyć iż program pocztowy u odbiorcy przeskaluje czcionki (zwiększy lub zmniejszy je w sposób automatyczny) tak, że dokument utraci swoją pierwotną formę. Program Outlook posiada opcję Widok Czcionki i jest możliwość zmniejszenia lub zwiększenia rozmiaru korzystając z dostępnych funkcji (najmniejsza, mniejsza,..., największa). Załącznik XML, umożliwia przesłanie dokumentu rozchodowego w postaci pliku XML. Plik w tym formacie jest czytelny dla człowieka, ponieważ jest to odpowiednio sformatowany plik tekstowy, ale przede wszystkim może go odczytać inny program komputerowy lub w najprostszym przypadku 01system, który działa u odbiorcy wiadomości. Aby wykorzystać plik XML po stronie odbiorcy należy zapisać go z załącznika wiadomości do pliku dyskowego. Plik ten zawiera wszystkie niezbędne informacje, aby można było na jego podstawie utworzyć dokument przyjęcia towaru do magazynu (klawisz F8 w opcji Przychód). Wysyłanie wiadomości z opcji Pro forma/oferty i Zamówienia Jeżeli klient posiada wpis w polu w karcie klienta (druga strona) wówczas po naciśnięciu klawisza F12 dostaniemy możliwość wyboru funkcji wysyłania wiadomości . Po wybraniu tej funkcji pojawi się okno wyboru opcji w tym wypadku zawierające wyłącznie: wydruk jako treść. Nie zaznaczenie opcji będzie skutkowało NIE wysłaniem wiadomości.

4 wiadomość zawiera dokument podstawowy (ten, który jest podświetlany jako domyślny po naciśnięciu klawisza F12:drukuj) w treści dokumentu. Dodatkowo dokument ten przesyłany jest w formie tekstowej w postaci załącznika do wiadomości. Wysyłanie wiadomości z opcji Oferty i Zamówienia (do dostawców) Podobnie jak w rozchodach, zamówieniach wysyłanie wiadomości z tego miejsca możliwe jest po prawidłowym skonfigurowaniu programu do wysyłania i (patrz: konfiguracja) oraz wprowadzeniu poprawnego adresu w pole w karcie klienta. Po naciśnięciu klawisza F12:drukuj i wybraniu opcji mamy możliwość wyboru: wydruk jako treść, załącznik XML, wybieramy jedną lub obie opcje (należy je zaznaczyć). umożliwia wysłanie w treści wiadomości wydruku dokumentu w jednej konkretnej, wybranej przez użytkownika formie. Dodatkowo do wiadomości dołączany jest wybrany dokument w formie pliku tekstowego (jako załącznik wiadomości). Do wyboru mamy następujące formy dokumentów: ZD, ZD b/c, ZD spe, odpowiadają one formom dostępnym po naciśnięciu klawisza F12:drukuj. Kolejno są to: - podstawowy wydruk zamówienia (z ilościami, cenami, wartościami), - wydruk nie zawierający cen, - specyfikacja realizacji (zawiera kolumnę: ilość zrealizowana). Załącznik XML, umożliwia przesłanie wiadomości z załącznikiem w postaci pliku XML. Jest to plik zawierający wszystkie niezbędne informacje na temat składanego zamówienia. Nasz dostawca może go wykorzystać w celu automatycznego zarejestrowania zamówienia w swoim systemie. Jeżeli dostawca pracuje na programie 01system to może odczytać dokument w opcji Pro forma/oferty i zamówienia po naciśnięciu klawisza F6:z dysku. Po zaakceptowaniu pliku pojawi się nowy dokument zamówienia od odbiorcy, który np. możemy w przyszłości zamienić w fakturę itp. Najczęstsze problemy Przyczyny powstawania problemów związanych z wysyłaniem wiadomości elektronicznych są bardzo szerokie za sprawą tego iż wykraczamy poza lokalne środowisko pracy i pojedynczy komputer. Może się zdarzyć, że komunikaty o błędach, które zobaczymy będą w języku angielskim ponieważ będą pochodzić z serwerów pocztowych dostępnych w internecie, z którymi musi skomunikować się program w celu przesłania wiadomości. Lokalizację problemów należy rozpocząć od upewnienia się czy jesteśmy podłączeni do sieci lokalnej oraz czy w sieci lokalnej dostępna jest działająca brama internetowa. Innymi słowy czy mamy połączenie z internetem. Najprostszy sposób to sprawdzenie czy możemy wysyłać / odbierać wiadomości za pomocą innego, skonfigurowanego programu klienta pocztowego np. Outlook, Mozilla itp. Ewentualnie czy możemy otwierać publiczne, ogólnodostępne strony w przeglądarce internetowej. Kolejnym krokiem powinno być sprawdzenie poprawności ustawień w konfiguracji programu 01system ( Administrator Ustawienia Ustawienia ). W szczególności należy zwrócić uwagę na następujące parametry: serwer SMTP,

5 port, jeśli autoryzacja jest włączona to również: użytkownik, hasło. Jeżeli parametry są ustawione prawidłowo pozostaje nam sprawdzenie poprawności adresów . Tutaj również nie może być błędów z dwóch względów: w przypadku poważniejszych błędów (np. użycie nieistniejącej nazwy domeny w adresie) spowoduje najczęściej natychmiastowe odrzucenie naszej przesyłki. Błędy mniejszego kalibru np. w nazwie adresata (przed zostaną zaakceptowane przez serwer, ale niestety wiadomość najprawdopodobniej nie dojdzie do odbiorcy, a przynajmniej nie do tego, do którego powinna. Pomimo ustawienia wszystkich parametrów, adresów itp. jak należy (przynajmniej jeśli tak nam się wydaje) próba wysłania wiadomości kończy się komunikatem: Wiadomość nie została wysłana. Wyświetlić błędy?. Warto odpowiedzieć na to pytanie: TAK, będziemy mieli dzięki temu sposobność przeczytania dodatkowych komunikatów, które naprowadzą nas na przyczynę niepowodzenia. Przykładowe komunikaty i co oznaczają zostały przedstawione poniżej: komunikat w języku angielskim Authentication failed Recipient address rejected: Domain not found Relay access denied Socket error #11004 Socket error #10061 (Connection refused) interpretacja włączona jest autoryzacja, ale prawdopodobnie podano nieprawidłową nazwę użytkownika lub niewłaściwe hasło użytkownika błąd w adresie odbiorcy, w szczególności w części za serwer SMTP wymaga uwierzytelniania nadawcy, co oznacza, że musimy włączyć autoryzację i podać nazwę i hasło użytkownika dla tego serwera brak połączenia z serwerem SMTP; przyczyny różne od braku połączenia z internetem do błędnego adresu serwera lub numeru portu w ustawieniach konfiguracyjnych Rejestr zdarzeń Program posiada zabezpieczenia przed niepożądanym wypływem informacji z przedsiębiorstwa. Podstawą jest możliwość zdefiniowania pola do wiadomości odbiorcy dla każdej wysyłanej wiadomości. Inną funkcją związaną z bezpieczeństwem danych jest rejestrowanie każdej wysyłki w tzw. log-u. Dostęp do log-u jest możliwy z poziomu ekranu konfiguracji , czyli Administrator Ustawienia Ustawienia . Pod klawiszem F2:podgląd logu możemy przejrzeć informacje o wszystkich poprawnie wysłanych wiadomościach, w szczególności: datę i czas wysyłki adres odbiorcy wiadomości nazwa kontrahenta skojarzonego z przesyłanym dokumentem numer wysyłanego dokumentu.