I. Rekomendacje do ankiet z przedstawicielami JST i NGO

Transkrypt

1 Streszczenie badania Przedmiotem badania, prowadzonego od listopada 2013 do lipca 2014 roku, była ewaluacja produktu finalnego - Modelu Kontraktowania Usług Społecznych. Zadaniem ewaluacji była weryfikacja tego, na ile Model spełnia kryteria trafności, efektywności, skuteczności, użyteczności, innowacyjności, trwałości a także jaki jest stopień skomplikowania produktu - Modelu stworzonego w ramach Projektu - w kontekście zakładanych celów głównego i szczegółowych projektu. Zadaniem ewaluacji było także: Dostosowanie Modelu do potrzeb i możliwości grupy docelowej oraz sytuacji społeczno-gospodarczej, Zwiększenie szans na stworzenie efektywnego, skutecznego, użytecznego i innowacyjnego Modelu. Ewaluacji poddany został cały Model Kontraktowania Usług Społecznych łącznie wszystkie z typów zlecenia, czyli: bon na aktywność, zlecenie usługi, przekazanie instytucji, kooperacyjne rozwiązanie problemów. Ewaluacja w pierwszym etapie prowadzona była z wykorzystaniem analizy treści, wywiadów kwestionariuszowych z przedstawicielami JST i NGO, ankiet z przedstawicielami JST i NGO i wywiadu grupowego z doradcami wspierającymi gminy i powiat we wdrażaniu Modelu. Badanie potwierdziło potrzebę utworzenia i wdrożenia Modelu. I. Rekomendacje do ankiet z przedstawicielami JST i NGO 1. Zaleca się wyodrębnianie funkcji pełnomocnika ds. organizacji pozarządowych w urzędach. Koordynacja działań organizacji, za którą między innymi powinien być odpowiedzialny, może przyczynić się do sprawniejszego wdrażania MKUS. 2. Rekomenduje się uświadamianie przedstawicieli obu sektorów w zakresie możliwych form współpracy pomiędzy nimi, aby ta nie opierała się jedynie na szablonowo stosowanych formach. Ważne jest podkreślanie wagi pozafinansowych form współpracy międzysektorowej. 3. Zaleca się ciągłe stosowanie narzędzi informacyjno promocyjnych na rzecz podtrzymywania zainteresowania oraz pobudzania potrzeby stosowania typów zadań wypracowanych w ramach MKUS. 4. Rekomenduje się nawiązywanie dialogu między sektorami odnośnie wzajemnego monitorowania oczekiwań ze współpracy między nimi (niezależnie od preferowanego typu zlecania zadań) oraz komunikowania swych potrzeb. 5. Ważne jest, żeby koordynowanie efektywnego przepływu informacji stało się elementem ustawicznej pracy zespołu wspierającego wdrażanie Modelu. Będzie to możliwe między innymi dzięki podejmowaniu działań uświadamiających (nt. zapisów MKUS) oraz edukacyjnych z zakresu współpracy międzysektorowej. 6. Zaleca się propagowanie dobrych praktyk z zakresu współpracy pomiędzy różnymi sektorami, w tym ze szczególnym naciskiem na tę opierającą się o typy zlecania zadań ujęte w MKUS. Raport opracował zespół Fundacji NIWA Edukacji i Rozwoju 1

2 7. Rekomenduje się przeprowadzanie diagnozy lokalnej w każdej gminie, celem dostosowania przyszłych podejmowanych działań do konkretnego typu zlecania zadań publicznych. Ważna jest tutaj znajomość zadań możliwych do zlecenia organizacjom przez samorząd przy jednoczesnym uwzględnieniu zasobów deklarowanych przez organizacje. 8. Zaleca się stworzenie katalogu zasobów niezbędnych do realizacji danego zadania w ramach określonego typu. 9. Rekomenduje się bieżący monitoring działań podejmowanych w ramach określonego typu zlecania zadań (np. wzajemne informowanie o postępie, oczekiwaniach, problemach i ryzyku, itp.). 10. Zaleca się dokonywanie bieżącej ewaluacji działań w ramach zadań zlecanych organizacjom pozarządowym (niezależnie od obranego typu), której nadrzędnym celem powinno być wyeliminowanie wykrytych przy realizacji nieprawidłowości i zminimalizowanie ewentualnych obaw. 11. Dla zapewnienia sprawnej współpracy międzysektorowej ważne jest, żeby samorządy, które zadeklarują chęć stosowania wybranego typu/ów zlecania zadań zawartych w MKUS, wdrażały modelowe procedury opisane w Poradniku Rekomenduje się wspieranie profesjonalizacji NGO poprzez rozwój kluczowych kompetencji niezbędnych dla ich funkcjonowania, tj. umiejętności zarządzania, w szczególności zarządzania kadrami, zarządzania finansowego i umiejętności komunikowania wewnątrz i na zewnątrz organizacji. II. Rekomendacje do wywiadów z przedstawicielami JST i NGO 1. Rekomenduje się podkreślanie w MKUS konieczności nawiązywania trwałych relacji urzędu z organizacją pozarządową tu istotne winno być nieustanne edukowanie w zakresie zasad, na których powinny się opierać. 2. Zaleca się opracowanie ścieżki postępowania dla organizacji zainteresowanych (deklarujących gotowość, aczkolwiek nie do końca przekonanych) korzystaniem z któregokolwiek z typów zlecania zadań. Kroki w niej ujęte powinny gruntownie przygotowywać NGO do wdrożenia się w realizację zadań publicznych. 3. Ważne powinno być przygotowanie urzędów w pełnieniu edukacyjnej roli w stosunku do organizacji chętnych, aczkolwiek niegotowych jeszcze, do realizacji zadań w oparciu o MKUS. Podstawą tu powinno być przygotowanie urzędników do przeprowadzania obiektywnej diagnozy potencjału lokalnych NGO, następnie podjęcie stosownych kroków na rzecz przyszłej współpracy. Rekomenduje się w tym zakresie poszerzenie zapisów w MKUS dotyczących przedmiotowej kwestii. 1 Poradnik Model kontraktowania usług społecznych. Jak zlecać zadania publiczne organizacjom pozarządowym? pod redakcją Marcina Dadela Raport opracował zespół Fundacji NIWA Edukacji i Rozwoju 2

3 4. Zaleca się mówienie językiem korzyści przedstawiciele obu sektorów muszą znać korzyści wynikające ze współpracy międzysektorowej. To zaś, mogłoby opierać się o upowszechnianie dobrych praktyk w tym zakresie. Znajomość pozytywnych aspektów związanych z poszczególnymi typami zlecania zadań pozytywnie wpłynie na chęć ich wdrożenia/stosowania. 5. Należy podkreślać odbiorcom MKUS, iż zapisy w nim zawarte umożliwiają standaryzację kwestii związanych ze współpracą NGO JST, a ta gwarantuje z kolei przewidywalność przechodzącą w poczucie bezpieczeństwa we wzajemnych kontaktach. 6. Zaleca się podkreślanie uniwersalności zapisów MKUS. Każde z działań, inicjatyw, pomysłów, w tym innowacyjnych, możliwe jest do realizacji dzięki różnorodności proponowanych typów zlecania zadań publicznych. 7. Rekomenduje się promowanie trafności rozwiązań proponowanych w Poradniku ważne jest, aby jego odbiorcy mieli świadomość tego, że opisywane w nim wsparcie skierowane jest do różnych grup: od małych grup nieformalnych, przez młode organizacje, po te posiadające doświadczenie na rynku usług społecznych. III. Rekomendacje ze zogniskowanego wywiadu z doradcami 1. Rekomenduje się dalsze prace nad Modelem, jest on wyjątkowym mechanizmem pozwalającym na wdrożenie zmian w społecznościach lokalnych, rozwój współpracy JST-Ngo i realizację zasady pomocniczości w praktyce. 2. Rekomenduje się uproszczenie Modelu graficzne i merytoryczne, zastosowanie bardziej przyjaznych dla odbiorcy opisów i wzorów. Zaleca się przygotowanie ulotki skrótu Modelu, opisu Modelu oraz szczegółowego poradnika. Model powinien składać się z 4 części - wydzielonych typów zlecania zadań, wraz z dostosowanymi narzędziami do każdego typu. 3. Zaleca się analizę konieczności stosowania w Modelu wszystkich analiz i narzędzi, które uwzględniono w badanej wersji Modelu. Obecny zakres jest nieczytelny i daje małe szanse wykorzystania. Zaleca się zastosowanie zasady V. Pareto 2 do wyboru kluczowych narzędzi na potrzeby realizacji zadań publicznych w ramach Modelu. 4. Rekomenduje się szersze wsparcie w Modelu JST i NGO zainteresowanych realizacją zadań publicznych przy wykorzystaniu typu kooperacyjne rozwiązywanie problemów w zakresie np. narzędzi, zasad, scenariuszy, zestawienia zasobów do wykorzystania. 5. Zaleca się przeanalizowanie możliwości rezygnacji z podtypów bonu na aktywność i pozostawienie tylko regrantingu. 2 Zgodnie z teorią włoskiego ekonomisty i socjologa Vilfredo Federico Damaso Pareto zalecane jest wybranie 20% najistotniejszych aspektów. Założenie bazuje na zasadzie optymalizacji, zwanej od nazwiska twórcy zasadą Pareto. Teoria zakłada, że zainwestowanie 80% zasobów i zaangażowania w 20% kluczowych aspektów pozwala na osiągnięcie najwyższych wyników. Na tej podstawie można wybrać z punktu widzenia efektywności, adekwatności, skuteczności i stosowności kluczowe 20% narzędzi do realizacji. Raport opracował zespół Fundacji NIWA Edukacji i Rozwoju 3

4 6. Rekomenduje się przygotowanie dla grup docelowych porównania zlecania usługi i zlecania prowadzenia instytucji. 7. Zaleca się przygotowanie podpowiedzi dla wdrażających Model, napotykających na niestandardowe sytuacje w stosunku do zapisów Modelu. Pod każdym opisem, narzędziem powinna być informacja co zrobić jeśli dany element nie funkcjonuje, jest nieaktualny itp. oraz jakie zasoby lokalnej społeczności JST i/lub NGO mogą wykorzystać (np. partnerstwo lokalne, COP, zasady konsultacji społecznych). 8. Model powinien precyzyjniej określić narzędzia pozwalające na wdrożenie skutecznej i efektywnej komunikacji wewnętrznej w JST. 9. Zaleca się uwzględnienie w zapisach Modelu opisu rozwiązań w sytuacji kiedy organizacja pozarządowa prowadzi działalność gospodarczą i otrzymuje zadanie publiczne do realizacji w poszczególnych typach. 10. Zaleca się przygotowanie zestawienia informacji ułatwiających wdrożenie Modelu: opisy dobrych praktyk, wzory dokumentów, kontakty do organizacji infrastrukturalnych, które dysponują doradcami. 11. Model powinien mieć część świadomościową dla włodarzy, urzędników, przedstawicieli organizacji pozarządowych dotyczącą m.in. wzajemnych stereotypów, zasad współpracy, korzyści ze współpracy, możliwości prowadzenia działalności gospodarczej w NGO, roli zmian społecznych. 12. Model powinien zawierać elementy dotyczące niezbędnego rozwoju NGO pod kątem przejmowania nowych, większych, trudniejszych do realizacji zadań publicznych. Konieczne jest uwzględnienie aspektu profesjonalizacji organizacji pozarządowych, np. kierując do COP, polecając sprawdzone rozwiązania jak Model BINGO zarządzania organizacją pozarządową Zaleca się zorganizowanie dużej kampanii świadomościowej nt. roli i zadań oraz możliwości wdrożenia Modelu we wszystkich JST w Polsce. 14. Model powinien uwzględniać zasady budowania i rozwijania kultury współpracy między sektorami. IV. Rekomendacje do treści poradnika MKUS Wnioski z analizy Model zawiera dużo treści merytorycznych opis teoretyczny, praktyczny, propozycje narzędzi. Proponowane rekomendacje Zastosowanie na początku swego rodzaju skrótu spis ścieżki i opracowanie każdej części osobno aby jej wszystkie kroki były jasne dla odbiorców Modelu. Postuluje się także uproszczenie kroków i wyróżnianie poszczególnych kroków, by można było na bieżąco sprawdzać, na jakim etapie dany Urząd jest. 3 Więcej: Raport opracował zespół Fundacji NIWA Edukacji i Rozwoju 4

5 W Modelu zaproponowane są różne narzędzia, które pomogą we wdrażaniu założeń Modelu Dokładny opis poszczególnych form zlecania zadań umożliwia dopasowanie ich do konkretnych problemów, które samorząd chce rozwiązać. Model nie jest możliwy do wdrożenia samodzielnie przez Urzędników. Nawet tam, gdzie Pełnomocnicy są bardzo aktywni, to czas ich pracy uniemożliwia samodzielne zajęcie się całym procesem. Podkreślana jest ważność diagnozy i ewaluacji Twórcy Modelu poświęcają dużo miejsca na analizę interesariuszy, także tych niechętnych zmianie. Bardzo ważna rola analizy efektywności ekonomicznej i społecznej, która umożliwia sprawdzenie, czy bardziej opłaca się realizować zadanie przez samorząd czy przez organizacje pozarządowe. Postuluje się też wprowadzenie konkretnych wzorów narzędzi i dokładniejszych instrukcji gdyż Urzędnicy nie będą mieli czasu, by tworzyć na ich przykładzie swoje narzędzia. Należy zapisać, że każdy samorząd może dostosowywać założenia do swoich warunków i elastycznie podchodzić do założeń. Przy wdrożeniu założeń Modelu potrzebny jest doradca/zewnętrzny moderator, które umożliwi jego wdrożenie. Postuluje się dodanie tej osoby i jej roli w opisie poszczególnych elementów Należy podkreślić bardziej wartość diagnozy i ewaluacji, gdyż często elementy są przeprowadzane pobieżnie i nie są one prowadzone w zespołach interdyscyplinarnych. Zaproponować dodatkowe scenariusze jak przekonać niezdecydowanych. Większe podkreślenie roli tego narzędzia. Wyniki analizy (przede wszystkim finansowej) mogą mieć największe znaczenie przy decyzji włodarzy, czy wdrażać założenia Modelu czy nie. Raport opracował zespół Fundacji NIWA Edukacji i Rozwoju 5