RC-SKLEP / SKLEP OPIS PROGRAMU

Transkrypt

1 Spis treści WSTĘP od autorów PODSTAWOWE INFORMACJE O RC-SKLEP Informacje o wersji dla systemu Linux Wymagania dla systemu Linux Instalacja oprogramowania RC-SKLEP w systemie Linux Instalacja pakietów w dystrybucjach opartych o rpm Dystrybucja z programem rpm, jako uzupełniający manager pakietów Instalacja za pomocą programu alien Informacje o pakiecie rc-lib Konfiguracja systemu operacyjnego do pracy z programem RC-SKLEP Dodawanie i usuwanie użytkowników w systemie Linux Ustawienia programu rc-station-conf Program rc-scrn Konfiguracja terminali klienckich Konsola systemu Linux Program PuTTY pod systemem Windows Aktualizacja oprogramowania RC-SKLEP w systemie Linux Informacje o wersji dla systemu Windows Wymagania dla systemu Windows Instalacja oprogramowania RC-SKLEP w systemie Windows Konfiguracja końcówek sieciowych Aktualizacja oprogramowania RC-SKLEP w systemie Windows Zmienne mające wpływ na działanie programów RC-SOFT Podstawy obsługi systemu RC-SKLEP Obsługa typowych elementów programu PODSTAWOWE INFORMACJE O SKLEP Wymagania Instalacja programu SKLEP Instalacja w sieci Aktualizacja programu SKLEP Ogólne informacje o systemie SKLEP Obsługa pól edycyjnych Obsługa arkusza (dokumentu, karty, zestawienia, listy) Obsługa myszy Obsługa typowych elementów programu Z czego składa się program ROZPOCZĘCIE PRACY Z PROGRAMEM Definiowanie parametrów roboczych systemu Ustalenie numeracji dokumentów Wprowadzenie podstawowych danych firmy Ustalenie systematyki nadawania kodów towarów i kontrahentów Przykładowy sposób nadawania symboli dla kontrahentów i towarów KARTY KONTRAHENTÓW I TOWARÓW Karty kontrahentów Zakładanie kart kontrahentów

2 Przeglądanie kart kontrahentów Ustalenie wyglądu listy kontrahentów Pozostałe informacje o karcie kontrahenta Karty towarów Zakładanie kart towarów Dolne menu karty towaru Ustalanie ceny sprzedaży towaru Przeglądanie kart towarów Klawisze obsługi listy towarów Ustalenie wyglądu listy towarów Ukrywanie kart towarów Przetworzenie kart towarów Zbiorcze operacje na kartach towarów Pozostałe informacje o karcie towaru DOKUMENTY Redagowanie dokumentów Wypełnianie nagłówka dokumentu Okno dokumentu Klawisze dostępne w oknie dokumentu Dolne menu dokumentów Wprowadzanie pozycji dokumentu Blokowanie dokumentu Anulowanie dokumentu Wydruk dokumentów Przeglądanie dokumentów Dodatkowy opis dokumentów Kalkulacje cenowe Dokumenty sprzedaży Paragony (PA) Faktury (FA) Wystawianie zbiorczych faktur VAT do paragonów Rachunki uproszczone (RU) Sprzedaż dzienna (SP) Zwrot od odbiorcy (ZW) Faktury korygujące (FK) Rachunki korygujące (RK) Dokumenty zakupu Przyjęcie towaru (PZ) Faktura VAT RR (FR) Korekta zakupu (KZ) Zwrot do dostawcy (ZD) Dowód wewnętrzny (DW) Pozostałe dokumenty Bilans otwarcia (BO) Wydanie zewnętrzne (WZ) Rozchód wewnętrzny (RW) Przychód wewnętrzny (PW)

3 Rozchód magazynowy (MR) Przychód magazynowy (MP) Przetworzenie towarów Zmiany cen towarów (ZC) MODUŁ PARAGONOWY/SZYBKIEJ SPRZEDAŻY Uruchomienie programu w trybie szybkiej sprzedaży Obsługa modułu szybkiej sprzedaży Okno paragonu Tryb pracy Tryb pracy Tryb pracy Okno wpłaty Obsługa opakowań zwrotnych Obsługa opakowań zwrotnych przez urządzenia fiskalne Obsługa rabatów i kart rabatowych DOKUMENTY PŁATNOŚCI Kasa Redagowanie dokumentów kasowych Przeglądanie dokumentów kasowych Sprawdzanie stanu kasy Wykonanie raportu kasowego Bank Redagowanie dokumentów bankowych Przeglądanie dokumentów bankowych Sprawdzanie stanu konta bankowego Wykonanie raportu bankowego Dokumenty zakupu Wystawianie dokumentów ZT Przeglądanie dokumentów ZT Wystawianie dokumentów ZK Przeglądanie dokumentów ZK Rozliczanie dokumentów zakupu Należności i zobowiązania Wystawianie dokumentów WN, MA Przeglądanie dokumentów WN, MA Wyszukiwanie nierozliczonych dokumentów ZESTAWIENIA Ogólne zasady obsługi zestawień OPCJE ADMINISTRATORA Konfiguracja Parametry pracy Ogólne Wystawianie dokumentów Drukowanie dokumentów Numeracja dokumentów Zestawienia Towary

4 Kontrahenci Płatności Raporty kasowe Pozostałe Opcje kasjera Kody kreskowe Postać listy towarów Postać listy towarów kasjera Postać listy kontrahentów Drukarki Parametry opisowe Inne kartoteki stałe listy definiowalne w programie Jednostki miar Grupy towarowe Sposoby zapłaty Kasy rozliczeniowe Konta bankowe Rabaty paragonowe Rabaty promocyjne Promocje cenowe Porty szeregowe (RS-232) Kasjerzy Drukarki fiskalne Wagi pomiarowe Wagi etykietujące Uwagi do dokumentów Użytkownicy Edycja Narzędzia Spis z natury, Spis komisyjny Stanowiska kontroli cen Stanowisko kontroli cen na bazie PC Parametry stanowiska Wzór etykiety wyświetlanej i drukowanej na drukarce Test ustawień Uruchamianie stanowiska w programie RC-SKLEP Uruchamianie stanowiska w programie SKLEP Sprawdzarki firmy ELZAB O programie URZĄDZENIA WSPÓŁPRACUJĄCE Z PROGRAMEM RC-SKLEP/SKLEP Obsługa portów szeregowych w programie RC-SKLEP Obsługa portów szeregowych (RS-232) w programie SKLEP Obsługa drukarek Drukarki obsługiwane w systemie RC-SKLEP dla systemu Linux Drukarki obsługiwane w systemie RC-SKLEP dla Windows Drukarki obsługiwane w systemie SKLEP Ustawienia drukarek w programie

5 Lista drukarek Drukarka aktywna i domyślna Modyfikowanie listy drukarek Ustawianie parametrów drukarki Definiowanie i modyfikacja kodów sterujących drukarki Program rc2ps dla systemu Linux rc2ps parametry wiersza poleceń rc2ps sposób użycia w programie RC-SKLEP rc2ps podstawowe kody sterujące programu rc2ps rc2ps dołączanie plików bmp do wydruków rc2ps kody przydatne do drukowania etykiet rc2ps ustawianie rozmiarów dla kroju poczwórnej wysokości rc2ps pozostałe uwagi dotyczące użytkowania Program rcprn dla systemu Windows rcprn różnice w stosunku do rc2ps Inne programy mogące wspomóc wydruki z RC-SKLEP / SKLEP Obsługa urządzeń fiskalnych Podłączenie drukarki fiskalnej do programu Synchronizacja czasu między programem, a drukarką fiskalną Obsługa wag pomiarowych Definicje wag pomiarowych Obsługa wag etykietujących Definicje wag etykietujących Dodatkowe informacje dla wag Dibal Dodatkowe informacje dla wag Medesa Programowanie wag etykietujących Czytnik kodów kreskowych Co to są prefiksy i sufiksy kodu kreskowego Konfiguracja czytników kodów kreskowych Kolektory danych Ustawianie parametrów kolektora Import danych z kolektora FUNKCJE SYSTEMOWE Okresowe spisy towarów w programie RC-SKLEP/SKLEP Spis z natury Otwarcie spisu z natury dodanie towarów do spisu Usuwanie towarów ze spisu Wprowadzanie ilości do spisu ręcznie Import ilości z plików tekstowych Import ilości z zewnętrznych urządzeń Weryfikacja wprowadzonych danych Zamknięcie spisu wprowadzenie różnic do kartotek Usunięcie spisu Zestawienie remanentowe Tworzenie nowych bilansów otwarcia Data zerowania stanów Spis z natury pozostałe informacje

6 Spis komisyjny Operacje na spisach Wprowadzanie danych do spisu Modyfikacja danych zaimportowanych do spisu Zestawienia dostępne w spisie komisyjnym Zamknięcie spisu komisyjnego Karty rabatowe Definiowanie kodów kreskowych dla kart rabatowych Założenie tabeli rabatowej Założenie karty rabatowej Sprzedaż z kartą rabatową Zamówienia Zamówienia wg dostawców Zamówienia na podstawie analizy sprzedaży Wypełnianie nagłówka zamówień Drukowanie etykiet w programie RC-SKLEP / SKLEP Projektowanie etykiet adresowych i towarowych Kody sterujące etykiet Wydruk etykiet adresowych Wydruk etykiet towarowych Przykładowe wzory etykiet Wzór etykiety adresowej Wzór etykiety towarowej Wzór etykiety towarowej z kodem kreskowym Eksport/import danych Wybór katalogu do eksportu/importu danych Ogólne informacje o zbiorach tekstowych o stałej szerokości kolumn (ASCII) Ogólne informacje o zbiorach oddzielonych przecinkami (CSV) Import danych do dokumentów Eksport danych z dokumentów Eksport danych z zestawień Eksport do RC-SKLEP Eksport danych do programów księgowych firmy RC-SOFT Ustawienie parametrów eksportu do RC-KSIĘGI/RC-FK Eksport danych do RC-KSIĘGI/RC-FK Współpraca z programem WF-MAG Ustawienie parametrów wymiany danych z programem WF-MAG Eksport kartotek towarowych do programu WF-MAG Import kartotek towarowych z programu WF-MAG Import dostawców i odbiorców z programu WF-MAG Współpraca z programem SUBIEKT Ustawienie parametrów wymiany danych z programem SUBIEKT Import kartotek towarowych z programu SUBIEKT Import kontrahentów z programu SUBIEKT Eksport danych do systemu CDN Ustawienie parametrów eksportu danych do systemu CDN Wykonanie eksportu do systemu CDN

7 Eksport danych do systemu EXACT Eksport danych do systemu ACNielsen Ustawienie parametrów eksportu danych do systemu ACNielsen Wykonanie eksportu do systemu ACNielsen Eksport przelewów Import kart kontrahentów, towarów i cen ze zbiorów ASCII Ustawienia parametrów importu towarów ze zbiorów ASCII Import kart towarów ze zbiorów ASCII Ustawienia parametrów importu cen ze zbiorów ASCII Import cen ze zbiorów ASCII Ustawienia parametrów importu kontrahentów ze zbiorów ASCII Import kart towarów ze zbiorów ASCII Import kart kontrahentów, towarów i cen ze zbiorów COMMA Ustawienia parametrów importu towarów ze zbiorów COMMA Import kart towarów ze zbiorów COMMA Ustawienia parametrów importu cen ze zbiorów COMMA Import cen ze zbiorów COMMA Ustawienia parametrów importu kontrahentów ze zbiorów COMMA Import kart towarów ze zbiorów COMMA

8 WSTĘP od autorów System komputerowy RC-SKLEP / SKLEP 2000 powstawał przez ponad pięć lat, przechodził testy w wielu firmach o różnej wielkości i różnym profilu działania. Wszystkie uwagi i sugestie firm testujących mają merytoryczne odzwierciedlenie w niniejszym programie, co oznacza, że system ten powstał przy aktywnym udziale wielu praktyków z dziedziny handlu i księgowości. Jednak biorąc pod uwagę różnorodność potrzeb, autorzy nie gwarantują spełnienia wszystkich oczekiwań użytkownika w konkretnym zastosowaniu oprogramowania. Programy RC-SKLEP i SKLEP 2000 mają zbliżoną zawartość merytoryczną jednak różnią się platformą systemową na jakiej działają. Program RC-SKLEP działa pod kontrolą systemu Linux, a SKLEP 2000 pod kontrolą systemu operacyjnego DOS. Zwracamy uwagę, że zastosowana platforma systemowa, zarówno po stronie serwera jak i terminali może mieć znaczący wpływ na pewne techniczne elementy opisane w tej instrukcji, więc mogą się one różnić w różnych instalacjach. Niniejsza instrukcja nie opisuje wszystkich funkcji programu, a jedynie daje pogląd na użytkowanie systemu, ponad to instrukcja nie opisuje wszystkich zastosowań omawianych funkcji programu, a jedynie podaje ich ogólne działanie. Brak opisu którejkolwiek z funkcji nie może być podstawą do roszczeń w stosunku do producenta oprogramowania. Każdy Użytkownik nabywając program RC-SKLEP lub SKLEP 2000 powinien zakładać skorzystanie z usług autoryzowanego dystrybutora RC-SOFT przy wdrożeniu nowo nabytego oprogramowania jak i w trakcie codziennego użytkowania. Powyższa instrukcja nie może być podstawą do jakichkolwiek roszczeń do firmy RC-SOFT Przemysław Czerpak Paweł Czyżewski S.C. 8

9 1. PODSTAWOWE INFORMACJE O RC-SKLEP Program RC-SKLEP jest systemem uniwersalnym do zastosowania zarówno w małych jak i dużych przedsiębiorstwach. Charakteryzuje się dużą stabilnością działania oraz szerokimi możliwościami parametryzacji zgodnie z potrzebami klienta, jak i możliwością pracy na wielu stanowiskach roboczych jednocześnie. Program współpracuje z wieloma urządzeniami dostępnymi na rynku takimi jak: wagi, kolektory danych, czytniki kodów kreskowych, drukarki fiskalne, drukarki etykiet i kodów kreskowych, sprawdzarki cen, przenośne terminale sprzedaży oraz programami finansowo księgowymi. 1.1 Informacje o wersji dla systemu Linux Program RC-SKLEP dla systemu Linux działa w technologii klient <-> serwer co umożliwia komfortową zdalną pracę nawet przy bardzo wolnych łączach oraz zapewnia pełne bezpieczeństwo danych. Zasadnicza część programu działa na serwerze pod kontrolą systemu typu UNIX (Linux, *BSD, SunOS, MacOSX,...) i jest niezależna od pracy końcówki roboczej (np. możliwe jest wyłączenie stacji roboczej i kontynuowanie pracy z tą samą instancją programu z innej jednostki). W przypadku rozbudowy systemu wystarczy tylko zmodernizować serwer, aby zwiększyć prędkość przetwarzania danych bez potrzeby wymiany stacji roboczych Wymagania dla systemu Linux Do prawidłowej pracy systemu RC-SKLEP jest wymagany komputer z poprawnie skonfigurowanym systemem Linux z jądrem minimum Zalecamy instalację naszego oprogramowania na dystrybucjach opartych o menadżera pakietów rpm. Nasze oprogramowanie zostało przetestowane na następujących dystrybucjach Linuksa: Redhat, Novell/SuSE, Aurox Linux, Fedora Core, Mandrake Instalacja oprogramowania RC-SKLEP w systemie Linux UWAGA! W przypadku instalacji naszych systemów na dystrybucjach, które nie posiadają pakietu rpm jako podstawowego menadżera pakietów, firma RC-SOFT nie gwarantuje poprawnej instalacji, oraz ustawień wstępnych programu, oraz nie świadczy pomocy w problemach dotyczących instalacji Instalacja pakietów w dystrybucjach opartych o rpm. Wszystkie nasze systemy są dostarczane w postaci pakietów RPM. Aby zainstalować nasze 9

10 oprogramowanie należy wydać komendę 'rpm -Uvh nazwa_pliku.rpm'. W czasie instalacji należy zwrócić szczególną uwagę czy przebiegła ona bez żadnych przeszkód Dystrybucja z programem rpm, jako uzupełniający manager pakietów. W przypadku dystrybucji zawierających program rpm, jako dodatkowego menadżera pakietów można próbować instalować program tak jak w poprzednim rozdziale. W przypadku komunikatów o niespełnionych zależnościach można użyć komendy 'rpm -Uvh --nodeps nazwa_pliku.rpm' Instalacja za pomocą programu alien. W przypadku, gdy dystrybucja nie posiada programu rpm, można użyć programu alien. Jest to narzędzie które służy do konwersji pomiędzy różnymi formatami pakietów dystrybucyjnych. Jeżeli nie masz tego pakietu w swojej dystrybucji, informacje o nim znajdziesz na stronie Informacje o pakiecie rc-lib Pakiet rc-lib zawiera programy, skrypty oraz inne dane wspomagające konfigurację, oraz pracę naszego oprogramowania. Jest on wymagany przez wszystkie nasze systemy Konfiguracja systemu operacyjnego do pracy z programem RC- SKLEP Nasze oprogramowanie jest gotowe do użycia zaraz po zainstalowaniu. Jednak aby zwiększyć komfort pracy użytkowników, zalecamy aby dostosować konfigurację do indywidualnych potrzeb. W tym rozdziale skupimy się na opisie ustawień związanych z systemem Linux Dodawanie i usuwanie użytkowników w systemie Linux W trosce o bezpieczeństwo systemu, oraz danych, w czasie instalacji dla każdego z naszych programów jest zakładany specjalny użytkownik, który jako jedyny z wyjątkiem administratora systemu posiada dostęp do bazy danych. Nie należy ze względów bezpieczeństwa zezwalać na logowanie się tego użytkownika do systemu. W tym celu w czasie instalacji dodajemy również do systemu specjalną grupę użytkowników. Każdy członek tej grupy posiada uprawnienia do uruchamiania danego programu, jednak nie będzie miał bezpośredniego dostępu do bazy. Podczas zakładania użytkowników należy zwracać uwagę na specyfikę uprawnień w systemie Linux. 10

11 Podczas instalacji naszych programów automatycznie dodawani są przykładowi użytkownicy, oraz nadawane są dla nich uprawnienia, które są wymagane dla pełnego wykorzystania programu Ustawienia programu rc-station-conf Razem z pakietem rc-lib dostarczamy skrypt ułatwiający konfigurację naszych programów dla poszczególnych stacji roboczych. Wykrywa on skąd łączy się dany użytkownik i na podstawie odpowiednich plików konfiguracyjnych ustawia zmienne, które są odczytywane przez programy. W przypadku użytkowników dodanych podczas instalacji programów skrypt ten jest automatycznie ustawiany. W przypadku gdy dodajemy nowego użytkownika należy w pliku.bashrc (dla powłoki bash) w jego katalogu domowym dodać linię 'exec rc-station-conf /ścieżka/do/programu/rc-soft'. Podczas pierwszego logowania danego użytkownika, skrypt rc-station-conf utworzy plik konfiguracyjny, który następnie musi zostać wyedytowany przez administratora systemu. Pliki są tworzone wg następującego schematu: użytkownicy lokalni CONF.login-UID użytkownicy w sieci lokalnej CONF.adres_sprzętowy_karty_sieciowej-UID użytkownicy sieci odległych CONF.adres_IP-UID Pliki konfiguracyjne programu rc-station-conf są skryptami powłoki. Domyślnie wszystkie zmienne są zakomentowane. Aby umożliwić uruchomienie programu, należy odkomentować co najmniej zmienną IS_CONF. Pozostałe zmienne możliwe do ustawienia w pliku konfiguracyjnym zostaną opisane w osobnym podpunkcie, jako że mogą one być ustawione osobno również w przypadku gdy nie korzystamy ze skryptu rc-station-conf Program rc-scrn W pakiecie rc-lib dostarczany jest program rc-scrn. Zapobiega on wyłączeniu programu spowodowanemu zerwaniem sesji przez klienta. W przypadku gdy używamy skryptu rcstation-conf, program ten jest uruchamiany automatycznie. W przypadku gdy nie chcemy korzystać z tego skryptu i mieć możliwość korzystania z rc-scrn, należy ustawić w systemie zmienną RC_ID na unikalny ciąg znaków dla danego klienta, a zostanie on uruchomiony automatycznie przez skrypt startujący program Konfiguracja terminali klienckich Ze względu na specyfikę pracy pod systemem Linux, do pracy z naszym oprogramowaniem stacje klienckie mogą być terminalami, bądź też należy zainstalować na nich oprogramowanie emulujące terminal. Na stacjach klienckich pod systemem Linux oraz większości systemów UNIX, tego typu oprogramowanie jest instalowane domyślnie. W przypadku końcówek działających pod systemem Windows należy zainstalować dodatkowe oprogramowanie. Poniżej opiszemy sposób konfiguracji programu PuTTY, oraz sposób w jaki skonfigurować konsolę systemu Linux, aby uzyskać najlepszy 11

12 efekt Konsola systemu Linux. W przypadku Linuksa wszystkie komponenty niezbędne do pracy powinny być zainstalowane od razu z systemem. W celu optymalnej pracy należy jednak na końcówce klienckiej zainstalować pakiet rc-lib. Znajdują się tam zmodyfikowane przez nas fonty, oraz mapy klawiatury, które uczynią pracę na naszym oprogramowaniu wygodniejszą. Aby ustawić fonty i mapę klawiatury dla końcówki, możemy skorzystać z programu rc-console z pakietu rc-lib, lub zmodyfikować ustawienia systemu, za pomocą narzędzi odpowiednich dla używanej dystrybucji. W przypadku, gdy chcemy skorzystać z trybu wyświetlania (RC), a korzystamy z konsoli tekstowej bez framebuffera, zalecamy zainstalowanie pakietu SVGATextMode. Pakiet ten umożliwia wyłączenie migotania w rejestrach karty graficznej i włączenie trybu podświetlenia. Po zainstalowaniu pakietu SVGATextMode i uruchomieniu programu rc-console, zostanie automatycznie ustawiony odpowiedni tryb graficzny. Zalecamy wywołanie programu rc-console w skryptach startowych systemu (np. /etc/rc.d/rc.local) w następujący sposób 'rc-console </dev/tty0' Program PuTTY pod systemem Windows. W przypadku korzystania z programu PuTTY pod systemami Windows zalecamy zainstalowanie naszego fontu, który jest dostarczany na płytach z oprogramowaniem. Następnie należy wybrać ten font w konfiguracji programu PuTTY. Umożliwi to uruchamianie naszego programu w trybie wyświetlania "RC". Jeżeli jednak uważamy, że font ten jest za mały, należy wybrać dowolny inny font o stałej szerokości znaków i odpowiednio ustawić kodowanie w programie Aktualizacja oprogramowania RC-SKLEP w systemie Linux Jeżeli nie modyfikowaliśmy żadnych plików zawartych w domyślnej instalacji programu to aktualizację programu przeprowadzamy w ten sam sposób jak instalację. Należy zaktualizować najpierw pakiet rc-lib, a następnie pakiet rc-sklep. 1.2 Informacje o wersji dla systemu Windows Wymagania dla systemu Windows Komputer z systemem Windows XP lub nowszym, ok. 7 MB wolnego miejsca na dysku twardym 12

13 (na program) + miejsce na bazę danych. Roczny przyrost bazy danych w firmie wystawiającej ok. 10 tys. dokumentów wynosi w przybliżeniu 30 MB, co należy uwzględnić przydzielając dodatkowe miejsce na twardym dysku Instalacja oprogramowania RC-SKLEP w systemie Windows Włóż dysk instalacyjny do napędu. Program instalacyjny powinien zostać uruchomiony automatycznie. Jeżeli w systemie Windows jest wyłączona funkcja automatycznego uruchamiania programów, to należy ręcznie wywołać program instalacyjny rc-sklep_inst.exe z włożonego nośnika. Po uruchomieniu instalatora należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi na ekranie. Instalator stworzy odpowiednie skróty do programu w menu start systemu Windows Konfiguracja końcówek sieciowych Aby program działał na wielu stanowiskach, należy udostępnić katalog, lub cały dysk na którym została dokonana instalacja programu, a następnie ręcznie utworzyć skróty do uruchamiania programu na końcówkach. Należy również zainstalować na wszystkich komputerach korzystających z programu fonty. Pliki z fontami znajdują się w podkatalogu opis\fonty w katalogu, do którego zainstalowaliśmy program. Alternatywnie można pobrać wersję demonstracyjną programu, zainstalować, a następnie odinstalować ją, fonty zostaną automatycznie zainstalowane w systemie Windows (nie są usuwane podczas deinstalacji) Aktualizacja oprogramowania RC-SKLEP w systemie Windows Aktualizacja programu RC-SKLEP w systemie Windows przebiega w ten sam sposób jak instalacja. 1.3 Zmienne mające wpływ na działanie programów RC-SOFT RC_KASA zmienna numeryczna która określa numer drukarki fiskalnej zdefiniowanej w programach RC-SOFT której ma używać dana końcówka. Ustawienie na "NO" wyłącza obsługę drukarek fiskalnych dla tej końcówki. RC_DRUK Jeżeli wpiszemy w tej zmiennej nazwę drukarki zdefiniowanej w systemie, to stanie się ona domyślną drukarką dla końcówki, niezależnie od tego jaka drukarka została wybrana jako domyślna w programie. RC_TYPE W programach RC-SOFT można wymusić specyficzny tryb pracy dostosowany do 13

14 potrzeb danej końcówki (np. dla kas można ustawić automatyczne logowanie w trybie kasjera). Ta zmienna określa w jakim trybie uruchomić program. W zależności od programu mogą to być różne litery. Najczęściej występującymi są: A - tryb administratora, S tryb sprzedawcy, V tryb spisu z natury, U tryb sprawdzania cen, C tryb serwera dla sieciowych sprawdzarek cen. RC_BCRS numer portu szeregowego zdefiniowany w programie dla czytników kodów kreskowych podłączanych łączem szeregowym. RC_KEYS kodowanie w jakim są przesyłane znaki z klawiatury. Do wyboru: "ISO" - ISO , "CP852", "CP1250", "MAZ" - Mazowia, "WISO" - ISO CP1250, "-" - program w trybie nieinteraktywnym RC_DISP kodowanie jakiego używa terminal do wyświetlenia znaków. Do wyboru: "ISO" - ISO , "CP852", "CP1250", "MAZ" - Mazowia, "NONE" - brak polskich znaków, "RC" - Mazowia z obsługą dodatkowych znaków RC-SOFT RC_HEAD Tekst który ma być wyświetlany w pierwszej linii ekranu w programach RC-SOFT. RC_MONO Jeżeli ustawimy "T", program zacznie pracować w trybie czarno-białym. RC_FDDIR Ścieżka do katalogu w którym jest montowany napęd wymienny. Po ustawieniu tej zmiennej program podczas eksportów pokazuje do wyboru napęd "A:" i po wybraniu tej opcji montuje urządzenie w systemie, nagrywa dane, a następnie odmontowuje. RC_PRINTDIR W katalogu określonym w tej zmiennej będą się znajdować pliki wydruków uzyskanych przez skrypty rc-pdfwrite i rc-jpgwrite. 1.4 Podstawy obsługi systemu RC-SKLEP System Obsługi Handlu RC-SKLEP, oparty jest o technikę okienkową, co powoduje, że jego obsługa staje się bardzo prosta. Dzięki takiej organizacji programu maksymalnie uproszczono poruszanie się po systemie. Po każdym menu lub oknie poruszamy się używając klawiszy kursorów. W celu uaktywnienia wybranej przez nas opcji naciskamy klawisz ENTER, w celu zaniechania podjętej operacji naciskamy klawisz ESC Podstawowym obiektem do wprowadzania danych w systemie jest pole edycyjne. Aktualnie wypełniane (aktywne) pole jest podświetlone. Niektóre pola z uwagi na informacje jakie powinny zawierać, nie mogą pozostać puste; w takiej sytuacji program nie dopuści do pominięcia niewypełnionego pola i przejścia do wypełniania następnego. Jeśli w takim polu wprowadzimy błędne informacje lub chcemy klawiszem ENTER zatwierdzić puste pole, na ekranie pojawi się lista zawierająca poprawne dane (jeśli została stworzona). Można wtedy wybrać potrzebne nam informacje ENTERem, a system automatycznie przeniesie je w odpowiednie miejsce. Zawartość każdego pola powinna być potwierdzona klawiszem ENTER. Zatwierdzenie ostatniego pola w danym oknie jest równoznaczne z zatwierdzeniem całego okna. Program we wszystkich polach z datami zawsze podpowiada datę aktualną. Zawartość każdego arkusza, jeśli nie mieści się na ekranie, można przesuwać w wybraną stronę klawiszami sterującymi. Pod arkuszem w dolnej części monitora najczęściej znajduje się tzw. linia komend (dolne menu). Zawiera ona pewne funkcje związane z prowadzeniem operacji w arkuszu np. zatwierdzanie, drukowanie, modyfikacja. Dość często w tej linii znajdują się objaśnienia 14

15 działania użytecznych w danej chwili klawiszy. Interesującą nas funkcję wybieramy naciskając literę odpowiadającą literze wyróżnionej w jej nazwie lub przesuwając na nią podświetlenie (najczęściej [kursor(lewo/prawo)] lub klawisze CTRL+[kursor(lewo/prawo)]), i naciskając ENTER. Program RC-SKLEP może być wyposażony w dodatkowe moduły (wymagają dopłaty) takie jak: moduł obsługi drukarki fiskalnej oraz dowolną ilość stanowisk sieciowych Wszelkie informacje dotyczące wersji oprogramowania zawarte są w OPCJE ADMINISTRATORA->O PROGRAMIE Obsługa typowych elementów programu Program RC-SKLEP posiada pewne elementy i procedury obsługiwane w ten sam sposób. Nadmienić trzeba również, że większość klawiszy lub ich kombinacji nie zmienia swojego sposobu działania w różnych częściach programu. Poniżej zostały opisane stałe funkcje poszczególnych klawiszy lub ich kombinacji. F1 pomoc, opis działania pewnych elementów programu. F11 dostępna w każdym miejscu programu lista obsługiwanych drukarek. F12 wyświetlenie listy przez siebie zdefiniowanych klawiszy funkcyjnych (standardowe formuły). Pozostałe klawisze funkcyjne przyjmują różne sposoby działania w zależności od miejsca w programie. Możliwość wykorzystania tych klawiszy z reguły opisana jest w dolnej części monitora. ENTER uaktywnianie wybranych kursorem elementów, zatwierdzanie wprowadzonych danych do pola. ESC zaniechanie podjętego działania, zamykanie okien, opuszczanie arkuszy. HOME przeniesienie kursora na początek listy lub okna. END przeniesienie kursora na koniec listy lub okna. PAGE UP przemieszczenie kursora o stronę w górę. PAGE DOWN przemieszczenie kursora o stronę w dół. Klawisze strzałek (kursorów) przesunięcie podświetlenia lub kursora o jedno miejsce w wybranym kierunku. Wszystkie inne klawisze przyjmują funkcje zgodne ze standardowymi zasadami użytkowania klawiatury. Używane kombinacje klawiszy. CTRL+DELETE lub CTRL+Y wykasowanie zawartości pola do wprowadzania danych. CTRL+klawisze kursorów poruszanie się po linii komend (menu na dole ekranu monitora). ALT+klawisze strzałek przesuwanie całego okna w wybranym kierunku (nie można całkowicie przesunąć okna poza ekran monitora). CTRL+T przełączenie w tryb przemieszczania okna, w górnej części ekranu pojawi się znak [<- >]. Klawisze kursorów przesuwają okno gdy jest aktywny tryb przemieszczania. Naciśnięcie 15

16 dowolnego klawisza powoduje wyłączenie trybu. CTRL+PAGE UP lub PAGE DOWN przesunięcie arkusza (dokumentu, zestawienia) o 10 pozycji w lewo lub w prawo (tylko wtedy gdy arkusz jest szerszy od ekranu monitora). CTRL+HOME lub END przesunięcie arkusza (dokumentu, zestawienia) do końca lewej lub prawej strony (tylko wtedy gdy arkusz jest szerszy od ekranu monitora). CTRL+P wydruk listy. Wszystkie wyżej wymienione klawisze lub ich kombinacje wykorzystywane są w tej części programu, w której ma to logiczny sens. Dość często po użyciu pewnych przycisków lub komend na ekranie monitora może pojawić się komunikat z pytaniem czy na pewno chcesz dokonać danej operacji. Po wciśnięciu odpowiedniego klawisza bądź wybrania odpowiedniej komendy operacja zostanie odpowiednio - wykonana lub zaniechana. Tego typu działanie ma zapobiegać przypadkowemu dokonaniu ważnej czynności. Tam gdzie jest to potrzebne w dolnej części ekranu pojawia się opis wykorzystania użytecznych w danej opcji klawiszy. Poruszanie się po oknach, menu jak i komendach może nastąpić za pomocą przycisków sterujących. Również wciśnięcie odpowiedniego znaku (zazwyczaj jest to pierwszy podświetlony lub wyróżniony znak komendy, menu lub elementu w oknie) spowoduje przeniesienie kursora na wybrane miejsce. Niektóre terminale mogą zmienić działanie wybranych klawiszy. 16

17 2. PODSTAWOWE INFORMACJE O SKLEP 2000 Program SKLEP 2000 jest systemem uniwersalnym do zastosowania zarówno w małych jak i dużych przedsiębiorstwach. Daje szeroką możliwość parametryzacji zgodnie z potrzebami klienta, jak i pracy na wielu stanowiskach roboczych jednocześnie. Program współpracuje z wieloma urządzeniami dostępnymi na rynku takimi jak: wagi, kolektory danych, czytniki kodów kreskowych, drukarki fiskalne, drukarki etykiet i kodów kreskowych, sprawdzarki cen, przenośne terminale sprzedaży oraz programami finansowo księgowymi Wymagania Komputer minimum klasy 486, 4 MB RAM, ok. 3 MB wolnego miejsca na dysku twardym (na program) + miejsce na bazę danych, system operacyjny zgodny z DOS 3.2. Roczny przyrost bazy danych w firmie wystawiającej ok. 10 tys. dokumentów wynosi w przybliżeniu 30 MB, co należy uwzględnić przydzielając dodatkowe miejsce na twardym dysku Instalacja programu SKLEP 2000 Instalacja w systemie MS DOS: Włóż nośnik (dyskietka lub CD-ROM) do napędu, następnie wydaj polecenie X:inst, gdzie X oznacza literę napędu, w którym została umieszczona wersja instalacyjna programu. W przypadku dyskietek jest to litera A lub B, w przypadku CD-ROM najczęściej jest to litera D. Po uruchomieniu, program instalacyjny zapyta o dysk i katalog, w którym ma zostać umieszczony SKLEP Program po zainstalowaniu zajmuje około 3MB na dysku twardym, do pracy systemu będzie dodatkowo potrzebne miejsce na bazę danych. Do prawidłowej pracy programu potrzebne jest ustawienie zmiennej FILES w pliku config.sys Zmienna ta określa maksymalną ilość plików możliwych do otwarcia przez wszystkie programy w systemie (do prawidłowego działania systemu SKLEP 2000 powinno wystarczyć FILES=80). Instalacja w systemie Windows: Należy uruchomić okno DOS i postępować według instrukcji dotyczącej systemu MS DOS. W wersji Windows opartej o technologię NT (NT, 2000, XP, VISTA) położenie pliku config.sys zmieniło się. Zazwyczaj znajduje się on w WINDOWS\SYSTEM32\config.nt, na dysku systemowym Instalacja w sieci 17

18 Aby uruchomić program SKLEP 2000 w sieci lokalnej, należy najpierw odpowiednio skonfigurować serwer plików, na którym będzie zainstalowany program. Sposób konfiguracji zależny jest od używanego systemu komputerowego, oraz rodzaju sieci. Aby program mógł działać, należy udostępnić na serwerze katalog, lub cały dysk na jakim znajduje się program w trybie odczyt-zapis. Należy zapewnić również pełny dostęp do plików i katalogów, do których program będzie się odwoływał, a więc do wszystkich podkatalogów i plików znajdujących się w katalogu, w którym SKLEP 2000 został zainstalowany. W przypadku niektórych rodzajów sieci komputerowych serwer może być również używany jako stacja robocza. Nie wpływa to w sposób znaczący na działanie programu, lecz należy zwracać wtedy szczególną uwagę, na to, aby nikt nie wyłączył przypadkowo takiego komputera podczas gdy inne końcówki pracują. Po odpowiednim skonfigurowaniu serwera należy podłączyć udostępniany przez niego zasób do końcówki, na której ma się odbywać praca (operacja taka zazwyczaj nazywa się mapowaniem dysku), po wykonaniu tej operacji, program będzie już mógł być uruchamiany na tej końcówce. Aby program działał prawidłowo, należy na wszystkich stacjach roboczych ustawić zmienną FILES, tak jak jest to opisane w poprzednim rozdziale. Podczas instalacji w sieci opartej na systemach Windows, należy pamiętać, że jeżeli używamy jednocześnie systemów z serii NT (NT, 2000, XP) i 9x (95, 98, ME) to serwerem musi być komputer z systemem NT, gdyż w przeciwnym przypadku mogą występować błędy w bazie danych podczas operacji sieciowych. Systemy Windows w domyślnej konfiguracji nie dostarczają wystarczających mechanizmów blokad na plikach, może to powodować błędy w bazach danych podczas operacji sieciowych. Aby uniknąć tego typu sytuacji, zalecamy uruchomienie programu netsafe.exe, który automatycznie wprowadzi niezbędne ustawienia. Archiwum z tym programem zawarte jest na płycie instalacyjnej w pliku \DEMO\DOS\WIN-NET\NETSAFE.ZIP. W przypadku gdy posiadamy system Windows 95, może być wymagana aktualizacja systemu. Jeżeli po uruchomieniu programu netsafe zostaniemy poinformowaniu o konieczności aktualizacji systemu, to na płycie instalacyjnej zostało zamieszczone archiwum zip z tą aktualizacją, znajduje się ono w \DEMO\DOS\WIN-NET\VRDRUPD.ZIP. W systemach Windows program można uruchamiać bezpośrednio poprzez skrót do zasobu udostępnianego na serwerze, bez mapowania dysku. W sieciach opartych o technologię NOVELL, do zainstalowania programu może być potrzebne odpowiednie skonfigurowanie przynajmniej jednej końcówki. Instalacja programu odbywa się później w ten sam sposób jak opisana w poprzednim rozdziale, lecz podczas wyboru dysku docelowego, należy wybrać dysk sieciowy znajdujący się na serwerze Aktualizacja programu SKLEP 2000 Aktualizacja programu SKLEP 2000 przebiega w ten sam sposób jak instalacja Ogólne informacje o systemie SKLEP

19 System Obsługi Handlu SKLEP 2000, jak wiele innych tego typu programów, oparty jest o technikę okienkową, co powoduje, że jego obsługa staje się bardzo prosta. Dzięki takiej organizacji programu maksymalnie uproszczono poruszanie się po systemie. Po każdym menu lub oknie poruszamy się używając klawiszy kursorów lub myszki. W celu uaktywnienia wybranej przez nas opcji naciskamy klawisz ENTER, w celu zaniechania podjętej operacji naciskamy klawisz ESC. Aby przesunąć aktywne okno należy użyć kombinacji klawiszy ALT + [klawisze strzałek]. Każdy użytkownik programu musi pamiętać, że resetowanie (wciśnięcie klawisza RESET) lub wyłączenie zasilania komputera podczas pracy w programie może spowodować bezpowrotną utratę danych. Autorzy chcąc uniknąć przypadkowego przerwania pracy systemu zablokowali standardowe działanie wciśniętych jednocześnie klawiszy ALT+CTRL+DELETE (w systemie Windows blokada ta nie działa, gdyż sekwencję tą obsługuje system operacyjny) Obsługa pól edycyjnych Podstawowym obiektem do wprowadzania danych w systemie jest pole edycyjne. Aktualnie wypełniane (aktywne) pole jest podświetlone. Niektóre pola z uwagi na informacje jakie powinny zawierać nie mogą pozostać puste; w takiej sytuacji program nie dopuści do pominięcia niewypełnionego pola i przejścia do wypełniania następnego. Jeśli w takim polu wprowadzimy błędne informacje lub chcemy klawiszem ENTER zatwierdzić puste pole, na ekranie pojawi się lista zawierająca poprawne dane (jeśli została stworzona). Można wtedy wybrać potrzebne nam informacje ENTERem, a system automatycznie przeniesie je w odpowiednie miejsce. Zawartość każdego pola powinna być potwierdzona klawiszem ENTER. Zatwierdzenie ostatniego pola w danym oknie jest równoznaczne z zatwierdzeniem całego okna. Program we wszystkich polach z datami zawsze podpowiada datę aktualną Obsługa arkusza (dokumentu, karty, zestawienia, listy) Zawartość każdego arkusza, jeśli nie mieści się na ekranie, można przesuwać w wybraną stronę klawiszami sterującymi. Pod arkuszem w dolnej części monitora najczęściej znajduje się tzw. linia komend (dolne menu). Zawiera ona pewne funkcje związane z prowadzeniem operacji w arkuszu np. zatwierdzanie, drukowanie, modyfikacja. Dość często w tej linii znajdują się objaśnienia działania użytecznych w danej chwili klawiszy. Interesującą nas funkcję wybieramy naciskając literę odpowiadającą literze wyróżnionej w jej nazwie lub przesuwając na nią podświetlenie (najczęściej [kursor(lewo/prawo)] lub klawisze CTRL+[kursor(lewo/prawo)]), i naciskając ENTER Obsługa myszy Jeśli w komputerze, na którym pracujesz został zainstalowany sterownik myszy (program dostarczany wraz z myszą), to po uruchomieniu programu na ekranie pojawi się kursor myszy (na kartach VGA lub nowszych będzie to znak strzałki). Podczas pracy myszą naprowadzamy kursor na odpowiednie miejsce ekranu i naciskamy przycisk 19

20 myszki. Okna w programie zawierają specjalne pola działające z myszą w sposób zbliżony do okien WINDOWS. Są to: wyróżniony lewy górny róg okna: dwukrotne naciśnięcie lewego przycisku myszy, gdy kursor znajduje się w tym polu, powoduje zamknięcie okna; wskaźnik przewijania (pionowy i poziomy): naciśnięcie lewego przycisku, gdy kursor znajduje się na strzałkach, powoduje przewinięcie zawartości okna; pozycje menu: naciśniecie lewego przycisku, gdy kursor wskazuje element menu, powoduje przeniesienie podświetlenia na ten element, bądź też (o ile był już on podświetlony) jego wybranie. Aktywne okno można również zamknąć naciskając dwukrotnie prawy klawisz myszy (kursor musi wskazywać na to okno). Jeżeli aktywne okno zasłania interesujący nas fragment ekranu, to możemy je przesunąć naprowadzając kursor na pierwszą od góry linię okna i naciskając lewy przycisk. Do momentu jego puszczenia okno będzie się przesuwać podążając za kursorem myszy. Obsługa myszy jest więc intuicyjna i nie powinna sprawiać większych problemów. Należy jednak zwrócić uwagę, iż w programach obsługujących bazy danych myszka nie zastąpi w pełni klawiatury Obsługa typowych elementów programu Komputerowy System SKLEP 2000 posiada pewne elementy i procedury obsługiwane w ten sam sposób. Nadmienić trzeba również, że większość klawiszy lub ich kombinacji nie zmienia swojego sposobu działania w różnych częściach programu. Stałe funkcje poszczególnych klawiszy lub ich kombinacji. F1 pomoc, opis działania pewnych elementów programu. F10 kalkulator, dostępny w każdym miejscu systemu. F11 dostępna w każdym miejscu programu lista obsługiwanych drukarek. F12 wyświetlenie listy przez siebie zdefiniowanych klawiszy funkcyjnych (standardowe formuły). Pozostałe klawisze funkcyjne przyjmują różne sposoby działania w zależności od miejsca w programie. Możliwość wykorzystania tych klawiszy z reguły opisana jest w dolnej części monitora. ENTER uaktywnianie wybranych kursorem elementów, zatwierdzanie wprowadzonych danych do pola. ESC zaniechanie podjętego działania, zamykanie okien, opuszczanie arkuszy. HOME przeniesienie kursora na początek listy lub okna. END przeniesienie kursora na koniec listy lub okna. 20

21 PAGE UP przemieszczenie kursora o stronę w górę. PAGE DOWN przemieszczenie kursora o stronę w dół. Klawisze strzałek (kursorów) przesunięcie podświetlenia lub kursora o jedno miejsce w wybranym kierunku. Wszystkie inne klawisze przyjmują funkcje zgodne ze standardowymi zasadami użytkowania klawiatury. Używane kombinacje klawiszy. CTRL+DELETE lub CTRL+Y wykasowanie zawartości pola do wprowadzania danych. CTRL+klawisze kursorów poruszanie się po linii komend (menu na dole ekranu monitora). ALT+klawisze strzałek przesuwanie całego okna w wybranym kierunku (nie można całkowicie przesunąć okna poza ekran monitora). CTRL+T przełączenie w tryb przemieszczania okna, w górnej części ekranu pojawi się znak [<- >]. Klawisze kursorów przesuwają okno gdy jest aktywny tryb przemieszczania. Naciśnięcie dowolnego klawisza powoduje wyłączenie trybu. CTRL+PAGE UP lub PAGE DOWN przesunięcie arkusza (dokumentu, zestawienia) o 10 pozycji w lewo lub w prawo (tylko wtedy gdy arkusz jest szerszy od ekranu monitora). CTRL+HOME lub END przesunięcie arkusza (dokumentu, zestawienia) do końca lewej lub prawej strony (tylko wtedy gdy arkusz jest szerszy od ekranu monitora). CTRL+P wydruk listy. Wszystkie wyżej wymienione klawisze lub ich kombinacje wykorzystywane są w tej części programu, w której ma to logiczny sens. Dość często po użyciu pewnych przycisków lub komend na ekranie monitora może pojawić się komunikat z pytaniem czy na pewno chcesz dokonać danej operacji. Po wciśnięciu odpowiedniego klawisza bądź kliknięciu myszą operacja zostanie odpowiednio - wykonana lub zaniechana. Tego typu działanie ma zapobiegać przypadkowemu dokonaniu ważnej czynności. Tam gdzie jest to potrzebne w dolnej części ekranu pojawia się opis wykorzystania użytecznych w danej opcji klawiszy. Poruszanie się po oknach, menu jak i komendach może nastąpić za pomocą przycisków sterujących lub myszy. Również wciśnięcie odpowiedniego znaku (zazwyczaj jest to pierwszy podświetlony lub wyróżniony znak komendy, menu lub elementu w oknie) spowoduje przeniesienie kursora na wybrane miejsce Z czego składa się program Program SKLEP 2000 (menu startowe) składa się z: dwóch niezależnych baz danych BAZ FIRMY i BAZ DEMONSTRACYJNYCH. Bazy firmy służą do rzeczywistej pracy w systemie, a bazy demonstracyjne do nauki. Wprowadzenie danych do jednej bazy nie powoduje zmian w drugiej. systemu archiwizacji baz danych programu formatującego dyskietki 21

22 reklamy producenta oprogramowania (adres, telefony) Program SKLEP 2000 może być wyposażony w dodatkowe moduły (wymagają dopłaty) takie jak: moduł obsługi drukarki fiskalnej oraz dowolną ilość stanowisk sieciowych. Wszelkie informacje dotyczące wersji oprogramowania zawarte są w OPCJE ADMINISTRATORA->O PROGRAMIE 22

23 3. ROZPOCZĘCIE PRACY Z PROGRAMEM Program opiera się o technikę okienkową i podzielony jest tematycznie. Dostępne są dwa podstawowe tryby pracy SPRZEDAWCA i ADMINISTRATOR. Podczas pierwszego uruchomienia programu nie jest możliwe uruchomienie trybu sprzedawcy, koniecznie jest uruchomienie w trybie administratora i dokonanie konfiguracji. Menu administratora składa się z następujących elementów: SPRZEDAŻ wystawianie dokumentów magazynowych dotyczących sprzedaży, ZAKUP wystawianie dokumentów magazynowych dotyczących zakupu, POZOSTAŁE DOKUMENTY wystawianie pozostałych dokumentów magazynowych, KASJER dostęp do modułu szybkiej sprzedaży, PŁATNOŚCI wystawianie i podgląd dokumentów rozliczeniowych oraz obsługa elementów związanych z rozliczeniami, KARTOTEKI obsługa kart kontrahentów i towarów, ZESTAWIENIA tworzenie zestawień analitycznych i analiz, ZMIANA HASŁA pozwala na zmianę hasła aktualnie zalogowanemu użytkownikowi, OPCJE ADMINISTRATORA konfiguracja systemu, WYJŚCIE Z SYSTEMU koniec pracy z programem. Otwarcie wybranego okna powoduje przejście do tematycznie wyodrębnionej części programu. Obsługa głównego menu: klawisze kursorów przesuwają podświetlenie ENTER otwiera okno, zatwierdza pole ESC zamyka okno, kończy edycję Obsługa dolnego menu (linii komend) w wyświetlonym arkuszu np. dokumentu, karty towaru/kontrahenta, zestawień: klawisze kursorów lub klawisze kursorów + CTRL przesuwają podświetlenie (w zależności od miejsca w programie) ENTER uaktywnienie opcji ESC zamknięcie okna, przerwanie operacji Przy wykonywaniu większości istotnych lub nieodwracalnych operacji np. kasowanie pozycji z listy lub anulowanie dokumentu pojawiają się dodatkowe okna (komunikaty) zabezpieczające użytkownika przed przypadkowym wykonaniem ważnej operacji np. czy chcesz usunąć pozycję Definiowanie parametrów roboczych systemu Przed rozpoczęciem pracy z systemem należy szczegółowo zapoznać się z możliwymi do ustawienia parametrami (główne menu ->OPCJE ADMINISTRATORA) patrz rozdz. Opcje administratora. W oknie OPCJE ADMINISTRATORA definiujemy wszystkie stałe ustawienia programu, do których system odwołuje się w czasie pracy. Po zainstalowaniu programu parametry przyjmują standardowe ustawienia. Użytkownik sam ustala wszystkie istotne parametry pracy takie jak: sposób liczenia VAT, zaokrąglenia, użytkowane drukarki, forma wystawiania i wydruku dokumentów, numeracja dokumentów, typ drukarki fiskalnej, dostępne pola w kartotekach itp. 23

24 Ustalenie numeracji dokumentów Kolejnym ważnym krokiem przed rozpoczęciem pracy jest ustawienie parametrów numeracji dokumentów. Startowe liczniki dokumentów podajemy w OPCJE ADMINISTRATORA- >KONFIGURACJA->PARAMETRY PRACY->NUMERACJA DOKUMENTÓW (należy pamiętać o potwierdzeniu wszystkich pozycji w oknie klawiszem ENTER). Wprowadzamy numer dokumentu jaki aktualnie ma być wystawiony Wprowadzenie podstawowych danych firmy Przed rozpoczęciem pracy w systemie należy wprowadzić nagłówek dokumentów i dane sprzedawcy. Przy pierwszym uruchomieniu, program sam automatycznie wyświetla te dwa okna wymagające zdefiniowania. W nagłówku dokumentu możemy wprowadzić dowolne informacje, które mają pojawiać się na wszystkich dokumentach. Mogą to być: nazwa firmy, adres, telefon/fax, bank, numer konta bankowego, adres biura handlowego, adres magazynu. Informacje te będą drukowane na dokumentach w lewym górnym rogu. W pozycji dane sprzedawcy należy wprowadzić dane, które są wymagane przez odpowiednie przepisy: nazwa firmy, adres, NIP. Gdyby zachodziła potrzeba zmiany zawartości tych dwóch okien można to zrobić w OPCJE ADMINISTRATORA->PARAMETRY OPISOWE->NAGŁÓWEK DOKUMENTÓW/DANE SPRZEDAWCY (patrz rozdz. Parametry opisowe) Ustalenie systematyki nadawania kodów towarów i kontrahentów W programie RC-SKLEP / SKLEP 2000 podstawowym oznaczeniem towarów i kontrahentów jest kod. Dlatego bardzo ważne jest, aby przed przystąpieniem do pracy z systemem, stworzyć odpowiednią koncepcję symboliki towarów i kontrahentów. Dobrze opracowany system nadawania symboli bardzo ułatwi pracę z programem. Użytkownik powinien pamiętać, że po przeprowadzeniu operacji z daną kartoteką towarową czy kontrahenta system zablokuje zmianę kodu Przykładowy sposób nadawania symboli dla kontrahentów i towarów Kody towarowe Pierwszą częścią kodu w firmach wielobranżowych zazwyczaj jest umowna nazwa grupy towarowej np. R (dla sprzętu RTV), A (dla sprzętu AGD), następnie wpisujemy skrót nazwy towaru np. TV (telewizory), MV (magnetowidy) oraz wprowadzamy znaki wyszczególniające dany model. Tego typu symbolika umożliwia sprawne prowadzenie sprzedaży i jest łatwa do zapamiętania. Często spotyka się symbolikę opartą o pierwsze litery nazwy i rozwinięcie cyfrowe po odstępie lub 24