Najczęściej popełniane błędy przy pisaniu listu motywacyjnego

Transkrypt

1 Najczęściej popełniane błędy przy pisaniu listu motywacyjnego o Używanie sformułowań dających pracodawcy poczucie, że jesteśmy zdesperowani; mimo naszej, często trudnej, sytuacji ton listu powinien być spokojny i rzeczowy, a nie mieć charakteru błagalnej prośby; o Zapominanie o umieszczeniu numeru referencyjnego, tytułu prasowego oraz daty publikacji ogłoszenia, w przypadku ubiegania się o konkretne stanowisko z ogłoszenia; o Powtarzanie wiadomości zamieszczonych w CV; o Przekraczanie objętości listu ponad jedną stronę formatu A4; o Przesyłanie listu motywacyjnego zawierającego błędy ortograficzne, gramatyczne lub stylistyczne; o Brak własnoręcznego podpisu na końcu listu; o Używanie skrótów lub sloganów niezrozumiałych dla czytającego; o Posługiwanie się tym samym listem motywacyjnym przy ubieganiu się o różne stanowiska; o Pomyłka w nazwie stanowiska, o jakie się ubiegamy; o Pomyłka w imionach i nazwiskach osób, do których kierujemy dokumenty; o Zamieszczanie w liście osobistych informacji typu: sytuacja rodzinna, trudna sytuacja finansowa itd.; o Kserowanie listu motywacyjnego i wysyłanie tej samej wersji do wielu firm; o Zbyt nachalne pisanie o swoich zaletach; o Jakiekolwiek skreślenia i poprawki w przypadku gdy wymagane jest odręczne napisanie listu Przykładowe użyteczne przymiotniki do Twojego listu ekonomiczny, skuteczny, sprawny, komunikatywny, kompetentny, zdolny, uzdolniony, pewny, stanowczy, osiągający dobre wyniki, produktywny, wydajny, biegły, sprawny, pożyteczny, korzystny, pomysłowy, zaradny, stabilny, stały, uwieńczony powodzeniem, zwinny, bystry, wszechstronny, bezkonfliktowy, doświadczony, posiadający praktykę, konsekwentny, kontrolowany, ulepszony, wyspecjalizowany, doskonalony, naprawiony, oddany, terminowy, współpracujący, kooperujący, solidny, rzetelny, szybko uczący się Użyteczne czasowniki dokonywać, zarządzać, analizować, budować, stać na czele, obserwować, organizować, uczestniczyć, określać, kwalifikować, upoważniać, naprawiać, odrestaurować, sprzedawać, rozszerzać rynek, specjalizować, dozorować, doglądać, szkolić, składać się, polegać, kontrolować, koordynować, tworzyć, projektować, udoskonalać, kierować, zakładać, wprowadzać, ustalać, rozszerzać, rozpowszechniać, prowadzić, być przewodnikiem, wykonywać, zapoczątkować, wtajemniczyć, osiągnąć Kilka porad List motywacyjny powinien zawierać informacje adekwatne do stanowiska, na które się ubiegamy, a także dyskretną zachętę do spotkania się podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

2 Celem listu motywacyjnego jest udzielenie pracodawcy odpowiedzi na trzy pytania: dlaczego aplikujemy do tej właśnie firmy? dlaczego interesuje nas dane stanowisko? jaką korzyść osiągnie pracodawca, jeśli nas zatrudni? Po zwrocie grzecznościowym typowym dla listów formalnych - "Szanowny Panie", "Szanowna Pani", lub "Szanowni Państwo" - w standardowym liście motywacyjnym znajduje się akapit wyjaśniający nasze zainteresowanie ofertą pracy w firmie. Należy krótko wyjaśnić, skąd dowiedzieliśmy się o ofercie pracy oraz na jakie stanowisko chcemy kandydować. Czasami zdarza się, że firmy w ogłoszeniach podają podobne wymagania dotyczące kilku różnych stanowisk. Jeśli jesteśmy elastyczni i chcemy kandydować na różne stanowiska, możemy podkreślić w tym miejscu nasze referencje. List motywacyjny powinien zawierać informacje adekwatne do stanowiska, na które się ubiegamy, a także dyskretną zachętę do spotkania się podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Doradcy personalni podkreślają, że często najpierw czytają list motywacyjny, a dopiero potem wgłębiają się w szczegóły kariery zawodowej zawarte w życiorysie - Curriculum vitae. Zasady pisania listu motywacyjnego List motywacyjny dołączony jest do CV. Jego zadaniem jest przedstawienie Twojej kandydatury na konkretne stanowisko i uzyskanie bezpośredniego zaproszenia na rozmowę z pracodawcą. List motywacyjny składa się z trzech części: I. wstępu - którego zadaniem jest przykucie uwagi czytającego, II. części zasadniczej - wyjaśniającej i przekonującej czytającego o zasadności zaproszenia Cię na rozmowę kwalifikacyjną, III. zakończenia - motywującego do zaproszenia Cię na rozmowę kwalifikacyjną. Część pierwsza - przykucie uwagi czytającego Najłatwiejszym sposobem przykucia uwagi czytającego jest personalne zaadresowanie listu do osoby, która prowadzi wstępną selekcję ofert. Zamiast ogólnikowo pisać "Szanowni Państwo, lub "Dział Personalny", lepiej będzie, gdy się nieco wysilisz i telefonicznie dowiesz się, kto będzie podejmował decyzję w Twojej sprawie. Takie podejście wyróżni Twoją ofertę i pokaże wysoką motywację do podjęcia pracy. Treść wstępu listu uzależniona jest od tego, czy starasz się o konkretne stanowisko, czy też zależy Ci tylko na ogólnym przedstawieniu firmie swojej osoby, z myślą o ewentualnych wakatach. Wstęp powinien być prosty i zrozumiały. Powinien się odnieść do sposobu, w jaki dowiedziałeś się o wolnym miejscu pracy (ogłoszenie prasowe, informacja od osoby zatrudnionej już w firmie). Musisz podać stanowisko, o które się ubiegasz, tytuł prasowy i datę publikacji ogłoszenia lub wymienić osobę, od której dowiedziałeś się o wolnym miejscu pracy. Ma to znaczenie zwłaszcza przy dużych organizacjach, w których Twoje źle oznaczone dokumenty mogą się zawieruszyć lub trafić do niewłaściwych osób.

3 Skutecznym sposobem przykucia uwagi jest odniesienie się do stanowiska, o które się ubiegasz. Masz to uczynić poprzez krótkie porównanie wymagań pracodawcy z Twoimi kwalifikacjami. Jeśli Twój list nie dotyczy konkretnego stanowiska, lepiej skupić się na swoich cechach osobowych i doświadczeniu cennym z punktu widzenia pracodawcy. Dobre wrażenie wywiera dyskretne pokazanie, że się jest zorientowanym w specyfice firmy. Możesz to osiągnąć np. przez powiększenie swojej decyzji o kandydowaniu na stanowisko z wiedzą o nowo tworzonym oddziale firmy, zmiane jej struktury, wprowadzeniu na rynek nowych produktów itp. Celowe jest wypunktowanie wymiernych korzyści, jakie odniesie pracodawca wybierając Twoją osobę. Część druga - wyjaśnianie i przekonanie Gdy już udało się skupić do przekonania na Twojej aplikacji, jej dalszą część należy wykorzystać do przekonania go o adekwatności twojej kandydatury. Jeżeli odpowiadasz na ogłoszenie prasowe, musisz pokazać, że posiadane doświadczenie i wiedza odpowiadają wymienionym oczekiwaniom. Jeżeli wymagania nie są wymienione, spróbuj stworzyć sobie wyobrażenie o cechach idealnego kandydata na dane stanowisko. Podkreślaj korzyści, jakie uzyska pracodawca. Opisuj swoje mocne strony w odniesieniu do jego potrzeb, i tak, zamiast:...ukończyłem kurs biznesu i negocjacji... napisz raczej:... kurs negocjacji i biznesu pomogły mi uporządkować wiedzę i praktycznie przećwiczyć zachowanie w sytuacjach zawodowych... W tej części listu należy zinterpretować wybrane fragmenty CV dotyczące edukacji doświadczeń zawodowych czy osiągnięć. Wybierz najcenniejsze kwalifikacje i pokaż jak dobrze odpowiadają wymaganiom stanowiska np:...ponieważ poszukujecie Państwo kwalifikowanego architekta, dołączam projekt budynku zabytkowego, który zdobył II nagrodę w lokalnym konkursie prac studentów architektury w 1996 roku... W liście motywacyjnym powinny się znaleźć również informacje o Twoich cechach osobowych. Pracodawcy na ogół poszukują odpowiednich kandydatów, łatwo współpracujących z ludźmi, podejmujących inicjatywę i łatwo się uczących. Zwróć uwagę na następujący akapit:...poza zdobyciem wiedzy merytorycznej podczas studiów, miałem okazję do doskonalenia moich relacji z ludźmi. Jako v-ce prezes stowarzyszenia studenckiego organizowałem i kierowałem dwoma zbiórkami na rzecz osób niepełnosprawnych. Wiązało się to z zarządzaniem kilkunastoosobową grupą studentów pierwszych roczników i uczestnictwem w spotkaniach z przedstawicielkami kluczowych firm. Myślę, że i w Państwa firmie moje zdolności interpersonalne i organizacyjne mogą być wykorzystane. Odwołaj się do swojego CV. Można to zrobić pośrednio:... jak można zauważyć w moim CV, obroniłem prace dyplomową w czerwcu..., lub bezpośrednio:

4 ... pozostałe informacje dotyczące doświadczeń w dziale finansowym znajdziecie Państwo w moim CV... Formułując właściwą część listu motywacyjnego pamiętaj, by podkreślać tylko te cechy, doświadczenia, które odnoszą się do stanowiska, w przeciwnym razie Twój list bedzie zbyt długi i nudzący; bądź konkretny; zamiast ogólnikowego "mam doświadczenie w zarządzaniu", napisz: "zarządzałem 10-osobową grupą-". Bądź przekonujący; zamiast: "wydaję mi się, że w roli kierownika zmiany" napisz: " potrafię podołać obowiązkom kierownika zmiany"; przedstawiaj pracodawcom korzyści; zamiast "posiadam zdolności przekonywania" lepiej napisać "moja zdolność przekonywania zwiększy efektywność obsługi Państwa klientów"; unikaj frazesów rodzaju: "jestem szczególnie zainteresowany podjęciem pracy w znanej i renomowanej firmy, jaką Państwo jesteście"; nie podawaj oczekiwań finansowych, ten temat lepiej zostawić na rozmowę kwalifikacyjna. Część trzecia - motywowanie do działania Po właściwym przedstawieniu swojej osoby, trzeba sprowokować czytającego do działania. Należy poprosić o zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną. Jeżeli mieszkasz w odległym mieście, możesz poprosić o przesalanie formularza aplikacyjnego lub zorganizowanie interwiew w najbliższym oddziale firmy. Nigdy nie proś o posadę, brzmiałoby to naiwnie i nieadekwatnie. Ułatwi skontaktowanie się z Tobą podając telefony i godziny, w których jesteś osiągalny. Zwróć uwagę na poniższe przykłady:... mam nadzieję, że podane przeze mnie informacje i opis kwalifikacji przekonują Państwa o mojej wysokiej motywacji w wykorzystaniu wiedzy w Państwa firmie. Z przyjemnością przedstawię je bliżej w bezpośrednim spotkaniu. Jestem osiągalny codziennie w godz pod domowym numerem telefonu jeżeli potrzebujecie Państwo doświadczonego i efektywnego programisty C.C++. komunikatywnego, łatwo asymilującego się w zespole, proszę o telefon w godzinach pracy Poniżej znajduje się przykład listu motywacyjnego.

5 Jan Nowak ul.mogilska 11/ Kraków Telefon: (12) Bank BPH S.A. al. Pokoju Kraków Szanowni Państwo, W odpowiedzi na ogłoszenie zamieszczone w "Gazecie Wyborczej" z dnia zgłaszam swoją kandydaturę na stanowisko Asystent Księgowej. Obecnie jestem studentem ostatniego roku na Wydziale Finansów i Bankowości Akademii Ekonomicznej w Krakowie. Potrafię biegle obsługiwać komputer w zakresie MS Office oraz programów finansowo-księgowych. W trakcie studiów pracowałem w firmie rachunkowej jako asystent księgowej. Pozwoliło mi to na zdobycie praktycznej wiedzy z zakresu księgowości i finansów. Intensywność pracy wymagała ode mnie dużego zaangażowania i pełnego poświęcenia. Jestem osobą przygotowaną pracy w sektorze bankowym, który wymaga sporo poświęcenia. Moje wykształcenie oraz praktyczne doświadczenie daje mi pewność, iż sprawdzę się na powyższym stanowisku. Jestem osobą dokładną, sumienną i punktualną. Szybko się uczę, cechuje mnie poczucie odpowiedzialności i zaangażowania w sprawy firmy. Z przyjemnością zgłoszę się w dogodnym dla Państwa terminie w celu uszczegółowienia mojej oferty. Z poważaniem Jan Nowak