SPRAWOZDANIE. Z działalności Rady Nadzorczej Dębieckiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Poznaniu w okresie od czerwca 2014 do maja 2015

Transkrypt

1 SPRAWOZDANIE Z działalności Rady Nadzorczej Dębieckiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Poznaniu w okresie od czerwca 2014 do maja 2015 I Wstęp W okresie sprawozdawczym Rada Nadzorcza pracowała w następującym składzie: 1. Dajewska Bożena 2. Kempski Krzysztof 3. Pietras Andrzej 4. Rumińska Barbara 5. Rydlewska Jolanta 6. Warda Bogdan 7. Włodarczyk Bogumiła 8. Marciniak Włodzimierz 9. Jaworski Andrzej Pracami Rady Nadzorczej kierowało 3 osobowe Prezydium w składzie: Warda Bogdan - przewodniczący Pietras Andrzej - z-ca przewodniczącego Marciniak Włodzimierz - sekretarz Prezydium zgodnie ze statutem DSM organizowało pracę Rady Nadzorczej. W ramach struktury organizacyjnej Rady Nadzorczej działały trzy stałe Komisje problemowe, a mianowicie: 1. Komisja Rewizyjna 2. Komisja Techniczno Eksploatacyjna 3. Komisja Członkowsko Mieszkaniowa Każdy Członek Rady Nadzorczej pracował w jednej z wyżej wymienionych Komisji problemowych: Komisja Rewizyjna 1. Marciniak Włodzimierz - przewodniczący 2. Dajewska Bożena - sekretarz 3. Warda Bogdan - członek

2 Komisja Techniczno - Eksploatacyjna 1. Pietras Andrzej - przewodniczący 2. Rydlewska Jolanta - sekretarz 3. Kempski Krzysztof - członek Komisja Członkowsko - Mieszkaniowa 1. Jaworski Andrzej - przewodniczący 2. Rumińska Barbara - sekretarz 3. Włodarczyk Bogumiła - członek Komisje te pracowały w oparciu o swoje regulaminy oraz plan pracy Rady Nadzorczej i bieżące zalecenia Rady. W okresie sprawozdawczym Rada Nadzorcza odbyła 13 posiedzeń plenarnych. Natomiast Prezydium Rady nadzorczej miał 13 posiedzeń. W minionym okresie sprawozdawczym Rada Nadzorcza podjęła 29 uchwał spośród których należałoby wymienić: uchwała o nie badaniu przez biegłego rewidenta sprawozdania finansowego DSM za 2014 r., uchwała dotycząca aktualizacji planu remontowego DSM na 2014 r., uchwała o przyjęcie sprawozdania finansowo - gospodarczego DSM za rok 2014 r., uchwała w sprawie przyjęcia planu finansowo - gospodarczego DSM na 2015 r., uchwała w sprawie przyjęcia planu remontów na rok 2015 obejmującego roboty ogólnobudowlane oraz okresowe kontrole stanu technicznego obiektów. II. Sprawy finansowe W ramach wykonywania swych statutowych obowiązków Rada Nadzorcza ze szczególną troską podchodziła do zagadnień finansowych, dochodów i wydatków w tym także finansowania robót remontowych. Do pakietu ważniejszych spraw, którymi Rada Nadzorcza zajmowała się w okresie sprawozdawczym należy zaliczyć: systematyczne analizowanie i opiniowanie wyników finansowych osiąganych przez Spółdzielnie w poszczególnych kwartałach okresu objętego niniejszym sprawozdaniem, analizowanie przychodów Spółdzielni z lokali użytkowych i reklam, szczegółowe przeanalizowanie bilansu i ocena wyników finansowo gospodarczych naszej Spółdzielni za rok 2014, szczegółowe przeanalizowanie i przyjęcie planu finansowo gospodarczego Spółdzielni na rok 2015 obejmującego m.in. plan

3 osobowego i bezosobowego funduszu płac, plan kosztów Zarządu i administracji, plan kosztów eksploatacji podstawowej dla lokali mieszkalnych, przewidywane wydatki związane z realizacją planu remontów i wykorzystania funduszu remontowego. III. Sprawy organizacyjne Spośród różnorodnych zagadnień o charakterze organizacyjnym z jakimi Rada Nadzorcza miała do czynienia w okresie sprawozdawczym należy wymienić następujące: sprawowanie kontroli realizacji i przestrzegania podejmowanych uchwał, opracowanie i zatwierdzenie rocznych planów pracy Rady Nadzorczej i poszczególnych komisji problemowych, rozpatrywanie skarg i zażaleń wniesionych przez członków Spółdzielni lub Samorządy Domowe, pełnienie dyżurów raz w miesiącu przez członków Rady, cokwartalna informacja w Internecie o zakresie prac wykonanych przez Radę w poprzednim kwartale. IV. Sprawy techniczno - eksploatacyjne Ze spraw techniczno - eksploatacyjnych, którymi Rada Nadzorcza zajmowała się w okresie sprawozdawczym, wymienić należy: przeprowadzanie okresowych przeglądów terenów zielonych i otoczenia budynków administrowanych przez DSM pod względem zachowania czystości i estetyki oraz utrzymania ładu i porządku, podsumowanie i ocenę realizacji robót objętych planem remontów na rok 2014 w zakresie rzeczowym i finansowym, szczegółowe przeanalizowanie zakresu rzeczowego i finansowego prac ujętych w planie remontów na rok 2015, przegląd rejestrów awarii i usterek zgłaszanych przez mieszkańców budynków DSM oraz zasobów i ich usuwania, przegląd protokołów z okresowych kontroli stanu technicznego instalacji gazowych oraz przewodów kominowych i wentylacyjnych przeprowadzanych we wszystkich budynkach DSM, uczestniczenie w pracach komisji przetargowych powoływanych przez Zarząd do rozpatrywania i wyboru ofert na wykonanie planowanych robót remontowych, opracowanie nowego regulaminu rozliczania mediów do stosowania w rozliczeniach za 2015 r.

4 V. Kontrola zadłużeń czynszowych Przeprowadzana przez Radę Nadzorczą systematyczna kontrola zadłużeń czynszowych obejmowała zarówno lokale mieszkalne jak i lokale użytkowe a także garaże. Działania Rady Nadzorczej polegały na: dokonywaniu okresowych analiz zadłużeń czynszowych na lokalach, przeprowadzaniu rozmów z osobami zalegającymi z opłatami czynszu w celu nakłonienia ich do spłacenia i regularnego wnoszenia opłat w przyszłości, rozpatrywaniu wniosków dotyczących rozłożenia spłaty zadłużenia na dogodne raty, sprawdzaniu i analizowaniu skuteczności postępowań windykacyjnych prowadzonych przez Zarząd Spółdzielni. VI. Działalność stałych Komisji Rady Nadzorczej Sprawozdania z działalności Komisji Rewizyjnej, Członkowsko - Mieszkaniowej i Techniczno - w okresie od czerwca 2014 do maja 2015 roku uzupełniają niniejsze opracowanie i stanowią jego integralną część. 1. SPRAWOZDANIE KOMISJI REWIZYJNEJ Komisja Rewizyjna pracowała zgodnie z planem pracy Rady Nadzorczej oraz Regulaminem Komisji Rewizyjnej. W okresie sprawozdawczym Komisja Rewizyjna odbyła 11 posiedzeń w tym 4 posiedzenia w roku 2014 i 7 posiedzeń w 2015roku. W okresie sprawozdawczym Komisja rozpatrywała następujące tematy: rok 2014 ( prot. 8/2014 r. - 11/2014 r.) analiza finansowa funduszu remontowego budynków, lokali użytkowych i garaży oraz funduszu remontowego mienie za rok ocena wyników finansowo gospodarczych za pierwsze półrocze 2014 r. ocena wyników finansowo gospodarczych za 3 kwartały 2014 r. opracowanie planu pracy Komisji Rewizyjnej na rok rok 2015 ( prot. 1/2015 r. - 8/2015 r.) analiza finansowa kosztów wywozu śmieci i odpadów wielkogabarytowych za 2014 r. oraz realizacja świadczeń wg regulaminu ZFŚS za lata 2013 i 2014.

5 analiza Bilansu, Rachunku zysków i strat oraz ocena wyników finansowo gospodarczych DSM za 2014 r. wstępna ocena założeń planu funduszu płac oraz kosztów administracyjno eksploatacyjnych DSM za 2015 r. ocena planu finansowo gospodarczego DSM na rok analiza finansowa funduszu remontowego budynków, lokali użytkowych i garaży oraz funduszu remontowego mienia za rok opracowanie sprawozdania z działalności Komisji Rewizyjnej za okres od 6/2014 r. do 5/2015 r. Wszystkie posiedzenia Komisji Rewizyjnej odbywały się w pełnym zaangażowaniu wszystkich członków Komisji. W/w tematy Komisja rozpatrywała w oparciu o materiały dostarczone przez Zarząd DSM oraz w oparciu o wyjaśnienia Prezes DSM i Gł. Księgowej uczestniczących w posiedzeniach Komisji. Członkowie Komisji pełnili dyżuru w siedzibie DSM z ramienia Rady Nadzorczej, zgodnie z ustalonym harmonogramem. Ocena działalności DSM za okres od 6/2014 r. do 5/2015 r.: 1. KR zobowiązała Zarząd DSM do dokonania intensywnych działań w 2015 r. w celu zmniejszenia zadłużeń czynszowych lokali mieszkalnych i użytkowych. 2. KR po analizie przedstawionych materiałów stwierdza, że realizacja remontów w zasobach DSM dokonywana jest zgodnie z zatwierdzonym Planem Remontów oraz przy uwzględnieniu postulatów Samorządów mieszkańców. KR stwierdza, że znacznie zostało zmniejszone zadłużenie finansowe na funduszu remontowym, co należy ocenić bardzo pozytywnie. 3. KR po analizie przedstawionych materiałów ocenia pozytywnie działania Zarządu w zakresie pozyskanych oszczędności z wynajmu pomieszczeń magazynowo gospodarczych w budynkach mieszkalnych. 4. KR po analizie Bilansu i Rachunku Zysku i Strat za rok 2014 ocenia pozytywnie sytuacje finansową DSM i nie stwierdza zagrożeń w prowadzeniu działalności Spółdzielni w roku KR dokonując oceny wyników finansowo gospodarczych DSM za 2014 r. stwierdza, że podstawowe wskaźniki rentowności, płynności finansowej są prawidłowe i w pełni potwierdzają właściwe kierowanie Spółdzielnią i jej zasobami. 6. KR pozytywnie ocenia dotychczasowe działania organizacyjne Zarządu wewnątrz Spółdzielni, a także skuteczne załatwianie spraw członków DSM z instytucjami Miasta oraz osiedla.

6 7. KR pozytywnie ocenia działania DSM w zakresie przekształcenia wieczystego użytkowania gruntu w prawo własności nieruchomości gruntu w zasobach DSM. 8. KR ocenia bardzo pozytywnie właściwą dyscyplinę w wydatkowaniu środków finansowych Spółdzielni w roku KR akceptuje zamierzenia Zarządu DSM w zakresie pokrycia zyskiem z działalności opodatkowanej, zwiększonych kosztów na eksploatację budynków mieszkalnych, co umożliwi utrzymanie stawki eksploatacyjnej lokali w kwocie 1,70 zł za m2 w roku SPRAWOZDANIE KOMISJI CZŁONKOWSKO MIESZKANIOWEJ Komisja pracowała wg planu zatwierdzonego przez Radę Nadzorczą. W okresie sprawozdawczym Komisja odbyła 11 posiedzeń w tym: 6 posiedzeń w roku protokół nr 6 11/2014 oraz 5 posiedzeń w roku protokół nr 1 5/2015. Komisja Członkowsko Mieszkaniowa w/w okresie sprawozdawczym współpracowała z paniami Lucyną Politowską Członkiem Zarządu DSM oraz z panią Anną Krzywosińską specjalistą ds. czynszów, które przygotowywały materiały na poszczególne posiedzenia Komisji oraz wyjaśniały złożone problemy dotyczące zadłużeń lokatorów i użytkowników garaży. W/w terminie Komisja zajmowała się tematami: 1. analizą zadłużeń na lokalach mieszkalnych wg wydruków dostarczonych przez DSM, 2. analizą dodatków mieszkaniowych, 3. analizą spraw dot. windykacji zadłużeń przez Kancelarię Prawną, Komornika i Firmę windykacyjną, 4. rozmowami z osobami zadłużonymi i sposobu wyjścia z zadłużenia tj. rozłożenia na raty ew. załatwienia dodatku mieszkaniowego, 5. analizą przychodów DSM z wynajmu lokali użytkowych i garaży. Członkowie Komisji Członkowsko Mieszkaniowej, zgodnie z harmonogramem opracowanym przez Radę Nadzorczą pełnili dyżuru w siedzibie DSM. 3. SPRAWOZDANIE KOMISJI TECHNICZNO EKSPLOATACYJNEJ Komisja w okresie sprawozdawczym odbyła 15 posiedzeń w tym przeprowadziła 1 wizję w terenie, podejmując następujące tematy: 1 Analiza poprawności kalkulacji jednostkowych remontów i usług za rok 2012 na losowo wybranych zleceniach o wartości: - do zł,

7 - od 3001 do zł, - powyżej zł. 2 Sprawozdanie z przebiegu realizacji oraz stanu zaawansowania ważniejszych robót remontowych przewidzianych w planie na 2014 rok i ew. korekta zadań. 3 Analiza realizacji zgłoszeń awarii DSM w 2013 i I półroczu 2014 na podstawie rejestru i czasu ich usuwania. 4 Analiza przygotowania DSM do akcji liść. 5 Zapoznanie się z protokołami kontroli stanu technicznego instalacji gazowych oraz wynikami dokonanego przeglądu za rok Zapoznanie się z protokołami kontroli stanu technicznego przewodów spalinowych i wentylacyjnych w 2014 roku. 7 Opracowanie planu pracy Komisji na rok Zapoznanie się ze sposobem przygotowania DSM na okres zimy w odniesieniu do administrowanych budynków i terenów. Wizja lokalna utrzymania zimowego chodników 9 Ocena zabezpieczeń p-poż budynków administrowanych przez DSM z szczególnym naciskiem na budynki wysokie - kontrola zaleceń z 2014 r. 10 Ocena wykonania remontów w zakresie rzeczowym i finansowym za rok Zapoznanie się w wynikami kontroli 5 letniej i przedstawienie wniosków. 12 Opracowanie sprawozdania z działalności komisji w okresie od czerwca 2014 do maja W posiedzeniach Komisji brały udział osoby zapraszane przez członków Komisji, którzy szczegółowo informowali o tematach poruszanych na posiedzeniach. Komisja w okresie sprawozdawczym realizowała program zatwierdzony przez Radę Nadzorczą DSM. Program został zrealizowany w stu procentach. Z każdego posiedzenia Komisji został sporządzony szczegółowy protokół z opisem tematyki poruszanej przez Komisję a także zostały zapisane wnioski Komisji. Protokoły były każdorazowo przedstawiane Radzie Nadzorczej do zatwierdzenia i są do wglądu w dokumentach Komisji. Najważniejszym tematem pracy Komisji było opracowanie nowego Regulaminu Rozliczania kosztów ciepłej i zimnej wody oraz ogrzewania. Prace Komisji nad tym zagadnieniem zostały zakończone a Regulamin został wniesiony pod obrady Rady Nadzorczej i w formie Uchwały RN został przyjęty. VII. Podsumowanie Uzyskane wyniki ekonomiczno finansowe Spółdzielni za rok 2014 Rada Nadzorcza ocenia pozytywnie. Wyniki finansowe Spółdzielni przedstawiane były Radzie Nadzorczej po upływie każdego kwartału i uwzględniały rozliczenia dla poszczególnych budynków. Konsekwentnie prowadzono działania windykacyjne zadłużeń czynszowych, ale zadłużenia te mają tendencję wzrostową. Zakres prac remontowych był realizowany zgodnie z przyjętym planem, a wyboru wykonawców dokonywano w trybie przetargowym. W komisjach

8 przetargowych brali udział członkowie Rady Nadzorczej, a przy przetargach dotyczących poważniejszych robót również przedstawiciele Samorządów Domowych. W omawianym okresie sprawozdawczym pozytywnie ocenia się współpracę Zarządu Spółdzielni z Radą Nadzorczą. Współpraca ta umożliwiła właściwe funkcjonowanie i wypełnianie obowiązków statutowych przez organa statutowe Spółdzielni. Działalność Rady Nadzorczej i Zarządu Spółdzielni była podporządkowana pozytywnym interesom członków DSM i osób mieszkających w budynkach Spółdzielni. Przeprowadzona przez Radę Nadzorczą analiza sprawozdania finansowego Spółdzielni za rok 2014 wykazała, że stan finansów DSM nie budzi zastrzeżeń. Spółdzielnia posiada dobrą kondycję finansową i nie zagraża jej utrata płynności finansowej. Osiągnięte rezultaty gospodarczo finansowe przez DSM upoważniają Radę Nadzorczą do pozytywnego podsumowania okresu sprawozdawczego oraz do wnioskowania o przyjęcie i zatwierdzenie przez Walne Zgromadzenie Członków Dębieckiej Spółdzielni Mieszkaniowej przedłożonych sprawozdań i o udzielenie członkom Zarządu absolutorium. Podpisy Członków Rady Nadzorczej:

9