instytucji wsparcia ekonomii społecznej (AKSES) wyniki testowania

Transkrypt

1 ARTYKUŁY System akredytacji i standardów działania instytucji wsparcia ekonomii społecznej (AKSES) wyniki testowania Wprowadzenie Małopolska Szkoła Administracji Publicznej Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie realizuje prace w ramach podzadania Opracowanie i przetestowanie systemu akredytacji i standaryzacji instytucji wsparcia ekonomii społecznej (w projekcie Zintegrowany System Wsparcia Ekonomii Społecznej), których celem jest utworzenie sprawnie funkcjonującego systemu akredytacji z uwzględnieniem standardów działania Instytucji Wsparcia Ekonomii Społecznej (AKSES). System akredytacji i standardów działania Instytucji Wsparcia Ekonomii Społecznej IWES (instytucje wsparcia, które mają funkcjonować w okresie programowania ) jest odpowiedzią na potrzebę wystandaryzowania wsparcia świadczonego w ramach sektora gospodarki społecznej, jak też funkcjonowania podmiotów wspierających ten sektor. Opracowany system, którego integralny i kluczowy element stanowią standardy działania IWES, podlegał w II i III kwartale 2012 r. pracom testującym. Należy podkreślić, że zaproponowany system AKSES nie ma jeszcze charakteru zamkniętego. Jest on propozycją zespołu ekspertów MSAP UEK, która będzie teraz konfrontowana z systemową wizją rozwoju ES tworzoną m.in. w Departamencie Pożytku Publicznego w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej, jak również konsultowana z Ministerstwem Rozwoju Regionalnego w kontekście uwarunkowań kolejnej perspektywy finansowej Unii Europejskiej na lata Etap testowania systemu na poziomie funkcjonujących Ośrodków Wsparcia Ekonomii Społecznej OWES (instytucje wsparcia funkcjonujące w okresie programowania ) był koniecznym elementem zweryfikowania zarówno procedury audytu, jak i zapisów poszczególnych standardów działania IWES w wybranych 7 OWES działających na określonych obszarach Polski. Wyciągnięte na bazie testów wnioski oraz przeprowadzone konsultacje z udziałem audytorów pozwoliły na weryfikację i modyfikację standardów działania IWES. Wyniki testowania systemu AKSES Etap testowania wypracowanych standardów i procedur objął 7 organizacji. Na przestrzeni niespełna dwóch miesięcy odbyły się wizyty audytorów, którzy dokonali oceny OWES reprezentujących wszystkie subregiony. W testach wzięły udział następujące podmioty: 1) Stowarzyszenie Współpracy Regionalnej w Chorzowie, 2) Fundacja Ekspert-Kujawy w Inowrocławiu, 3) Europejski Dom Spotkań-Fundacja Nowy Staw w Lublinie, 4) Fundacja Merkury w Wałbrzychu, 5) Stowarzyszenie ADELFI Ośrodek Wspierania Inicjatyw Ekonomii Społecznej w Ełku, 6) Fundacja Instytut Spraw Obywatelskich Centrum Wspierania Przedsiębiorczości Społecznej w Łodzi, 7) Fundacja Gospodarki i Administracji Publicznej w Krakowie. Należy dodać, że pierwszy audyt miał charakter pilotażowy i odbył się w Fundacji Gospodarki i Administracji Publicznej w Krakowie. W jego trakcie zweryfikowano koncepcję prowadzenia kolejnych audytów. 13

2 Dane z tego audytu nie zostały zamieszczone w poniższych zestawieniach. Ponieważ udział OWES w testowaniu systemu był dobrowolny i nie wiązał się z formalnym przyznawaniem akredytacji, przedstawione wyniki zostały zanonimizowane, a poszczególne instytucje zostały losowo oznaczone kolejnymi literami alfabetu (A, B, C, D, E i F). Należy podkreślić bardzo wysoki stopień spełniania kryteriów zdefiniowanych w standardach systemu AKSES. Potwierdzeniem tego jest zidentyfikowany poziom zgodności wszystkich kryteriów w przedziale 90-98,33% (z wyłączeniem kryterium F, tj. standardów etycznych). Najwyższy stopień spełniania kryteriów osiągnęły OWES w zakresie standardów zapewnienia dostępu do usług: prawnych, księgowych, marketingowych, doradztwa biznesowego (98,33%), a najniższy w zakresie wspomnianych standardów etycznych (75%). W poniższej tabeli zaprezentowano poziom spełniania kryteriów standaryzacji w audytowanych OWES. Tabela 1. Poziom spełniania kryteriów stosowanych w standardach systemu AKSES (od najgorzej spełnianych) Kryteria stosowane w standardach systemu AKSES Średnia Kryterium F: standardy etyczne 75,00% Kryterium A: standardy formalno-organizacyjne 89,62% Kryterium C: standardy doradztwa 95,83% Kryterium E: standardy współpracy z podmiotami zewnętrznymi 96,55% Kryterium B: standardy szkoleń 97,62% Kryterium D: standardy zapewnienia dostępu do usług: prawnych, księgowych, marketingowych, doradztwa biznesowego 98,33% Najwyższym (wśród organizacji uczestniczących w procesie audytu testowego) stopniem spełniania kryteriów obowiązujących w standardach systemu AKSES wykazał się OWES C, osiągając poziom 99,35%. Ośrodki A i D przekroczyły średni stopień spełniania kryteriów, który wyniósł 92,58%. Natomiast pozostałe OWES biorące udział w testowaniu (E i B) uzyskały wynik bliski 90%, a tylko OWES F nie przekroczył 85%. Szczegółowe wyniki uzyskane przez audytowane OWES zaprezentowano w tabeli 2. Tabela 2. Zbiorcze zestawienie stopnia spełniania kryteriów w audytowanych OWES (kolejność według najlepszych OWES) OWES uczestniczące w testach Stopień spełniania kryteriów C A D E B F Średnia Ogółem 99,35% 98,71% 95,48% 89,03% 88,39% 84,52% 92,58% Kryterium A 98,36% 96,72% 93,44% 83,61% 91,80% 73,77% 89,62% Kryterium B 100,00% 100,00% 95,24% 100,00% 95,24% 95,24% 97,62% Kryterium C 100,00% 100,00% 95,83% 100,00% 95,83% 83,33% 95,83% Kryterium D 100,00% 100,00% 90,00% 100,00% 100,00% 100,00% 98,33% Kryterium E 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 86,21% 93,10% 96,55% Kryterium F 100,00% 100,00% 100,00% 30,00% 30,00% 90,00% 75,00% 14

3 W ramach raportów końcowych z poszczególnych audytów, audytorzy wskazywali zalecenia, które odnosiły się wprost do niespełnianych standardów. Głównie rekomendowały one: opracowanie schematu organizacyjnego, opracowanie regulaminu organizacyjnego, zawierającego informację o zakresach odpowiedzialności i obowiązków pracowników, opracowanie strategii działania w odniesieniu do pełnienia funkcji OWES, dostosowanie siedziby do potrzeb osób niepełnosprawnych, prowadzenie ewaluacji, w szczególności w stosunku do pracy doradców, opracowanie kodeksu etycznego oraz procedur, zamieszczenie na stronie internetowej informacji o możliwości składania skarg i wniosków. Wnioski i rekomendacje z testowania systemu AKSES Bardzo wysoki stopień spełnienia standardów przez audytowane OWES potwierdza, iż standardy odnoszą się do racjonalnego poziomu oczekiwań. Należy uwzględnić fakt, iż audyty objęły małą próbę OWES o dużym doświadczeniu. Otrzymane wyniki wskazują jednoznacznie, iż spełnienie standardów nie jest problematyczne. Poniżej przedstawione zostały najistotniejsze wnioski i rekomendacje związane z przeprowadzonymi testami: W przypadku części standardów konieczne jest ich doprecyzowanie, przeformułowanie, ewentualnie połączenie. Zmiany te jednak w większości mają charakter porządkowy. W przypadku części standardów występują trudności z udokumentowaniem ich spełniania, konieczne jest bazowanie jedynie na oświadczeniach, ponieważ nie zawsze możliwe jest przeprowadzenie bieżącej obserwacji działań OWES. Zasadne jest uszczegółowienie (tam gdzie to możliwe) sposobów weryfikacji standardów. Zjawiskiem istotnym, z punktu widzenia spełniania standardów, jest nakładanie się wymogów projektowych (wymogi realizacji projektów w ramach POKL) na sposób funkcjonowania danego podmiotu. Większość rozwiązań proceduralnych funkcjonujących w OWES wynika z uwarunkowań projektowych. Audytorzy podkreślali, iż w ich opinii zasadny byłby większy nacisk na badanie wyników działalności IWES rozumiane jako ewaluacja osiągniętych rezultatów, a nie tylko weryfikacja wymagań formalnych. Uznając generalnie słuszność takiego podejścia podkreślić jednak należy, iż akredytacja i związane z nią standardy nie są stricte narzędziem ewaluacyjnym, ponadto odnoszą się także do pomiotów, które będą dopiero ubiegały się o środki na realizację działań z zakresu IWES. Zespół ekspertów MSAP UEK będzie kontynuował swoje prace nad standardami efektywnościowymi w IV kwartale 2012 r. Testy wskazały, iż zasadne jest przy ocenie dokumentów (zwłaszcza tych kluczowych) odniesienie się także do ich jakości np. regulamin organizacyjny, strategia, kodeks etyczny (np. minimalny zakres zapisów). Testy potwierdziły kluczową rolę przygotowania eksperckiego audytorów od ich wiedzy i doświadczenia zależy jakość profesjonalnego osądu, która w części przypadków stanowi podstawę do weryfikacji spełniania danego standardu. Ze względu na bardzo dużą różnorodność OWES (co było widoczne mimo ograniczonej próby), zarówno w zakresie rozwiązań prawnych, funkcjonalnych, organizacyjnych i innych, proces akredytacji musi uwzględniać rozwiązania niestandardowe w zakresie funkcjonowania IWES. 15

4 W związku z faktem, iż audyty dotyczą szerokiego zakresu informacji (np. wgląd w dane osobowe, czy dokumenty projektowe podmiotu), konieczne jest odpowiednie umocowanie formalne (upoważnienie) audytora do przeprowadzenia audytu. Dokumenty wykorzystywane w procesie audytu, a także samooceny, w szczególności lista sprawdzająca, spełniły swoje zadanie. Wymagają wprowadzenia poprawek edytorskich oraz ewentualnych zmian w przypadku zmian w standardach. Narzędzie informatyczne stosowane podczas audytu spełniło swoje zadanie. W ocenie audytorów wymaga ono dodania kilku nowych funkcjonalności, które w szczególności ułatwią proces obróbki informacji po audycie. Podsumowanie Proces testowania umożliwił weryfikację następujących elementów systemu: opracowanych założeń metodologicznych dotyczących wdrożenia systemu do instrumentarium programów publicznych wspierających ekonomię społeczną; przygotowanej procedury audytu IWES; przygotowanego procesu akredytacji IWES; merytorycznego zakresu opracowanych standardów działania IWES (co jest elementem najistotniejszym); sprawności realizacji działań audytowych przez audytorów; zrozumienia systemu przez jego odbiorców; opracowanego narzędzia elektronicznego wykorzystywanego podczas samooceny oraz audytu; opracowanych wzorów dokumentów stosowanych w procedurze audytu, jak i całym procesie akredytacji. Istotnym elementem działań prowadzonych w ramach testowania było zapewnienie szerokiego zaangażowania wszystkich interesariuszy (CES, OWES, DPP MPiPS) w proces wypracowania docelowych rozwiązań. Szczególnie istotna była tutaj rola OWES, których działania będą docelowo objęte systemem AKSES. Warto w tym miejscu podkreślić, że doświadczenia zebrane na etapie testowania potwierdziły konieczność bardzo intensywnej współpracy z tymi podmiotami zmierzającej do stworzenia rozwiązań, które z jednej strony umożliwią potwierdzenie wysokiego poziomu jakości działań realizowanych przez IWES, a z drugiej nie będą stanowiły dla tych organizacji bariery uniemożliwiającej dalsze funkcjonowanie. Prace nad systemem akredytacji i standardów działania IWES nie zostały jeszcze ukończone. Zrealizowanych zostanie pięć kolejnych etapów prac przewidzianych w podzadaniu 3.15 projektu Zintegrowany System Wsparcia Ekonomii Społecznej, które zostały opisane poniżej. Etap 4 zrealizowany zostanie na przestrzeni III i IV kwartału 2012 r., a prace w nim wykonane polegać będą na: opracowaniu zestawu standardów uwzględniających komponent efektywności działań OWES, wpisujących się w całościową koncepcję systemu AKSES; konsultacjach standardów efektywnościowych z interesariuszami systemu AKSES; opracowaniu wersji finalnej zestawu standardów efektywnościowych. W ramach etapu 5 (I-II kwartał 2013 r.) zrealizowane zostaną następujące prace: modyfikacja systemu akredytacji/standaryzacji instytucji wsparcia ES; opracowanie rekomendacji dotyczących wdrożenia systemu; opracowanie zbiorczej publikacji zawierającej szczegółowy opis systemu akredytacji/standaryzacji instytucji wspierania ES wraz z przewodnikiem dla audytorów oraz częścią implementacyjną. Etap 6 (II-IV kwartał 2013 r.) obejmował będzie realizację 16

5 takich zadań jak: upowszechnianie publikacji zawierającej opis systemu akredytacji/standaryzacji; organizacja konferencji upowszechniających założenia systemu (5 konferencji przy wsparciu organizacyjnym i uczestnictwie Partnerów Projektu w ramach CES); opracowanie i upowszechnianie dodatkowych materiałów promocyjnych i szkoleniowych; opracowanie i stworzenie strony internetowej poświęconej systemowi akredytacji i standaryzacji. W ramach etapu 7 (I-IV kwartał 2013 r.) zostaną przygotowane i przeprowadzone pilotażowe audyty w 10 OWES. Etap 8 (realizowany od II kwartału 2013 r. do IV kwartału 2014 r.) koncentrować się będzie na bieżącym wsparciu Krajowego Centrum Ekonomii Społecznej (KCES) we wdrożeniu systemu AKSES, analizie standardów pod kątem ich aktualizacji (weryfikacja), analizie procedur systemu pod kątem ich aktualizacji (weryfikacja) oraz bieżącej współpracy z KCES. Zrealizowanie wszystkich prac w ramach opisanych etapów podzadania 3.15 umożliwi osiągnięcie zakładanego celu, tj. utworzenia sprawnie funkcjonującego systemu akredytacji i standardów działania instytucji wsparcia ekonomii społecznej AKSES. Maciej Frączek Ekspert ds. metodologii (podzadanie 3.15, projekt ZSWES) Małopolska Szkoła Administracji Publicznej Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie 17