Adonis: Community Edition. Modelowanie procesów biznesowych

Transkrypt

1 Adonis: Community Edition Modelowanie procesów biznesowych

2 Tworzenie modelu procesu BPMN 1. Tworzenie nowego modelu BPMN można rozpocząć w jeden z następujących sposobów: a) Wybór opcji New na głównym pasku narzędziowym b) Wybór kombinacji klawiszy Ctrl-N c) Wybranie z menu Model opcji New

3 Tworzenie modelu BPMN 2. W oknie Create new model należy wybrać BPMN 2.0 w sekcji Model type filter 3. W sekcji Model type należy zaznaczyć typ diagramu Business process diagram (BPMN 2.0) 4. Następnie należy podać nazwę oraz numer wersji dla tworzonego diagramu i wskazać jego lokalizację w strukturze projektu

4 Tworzenie modelu BPMN 5. Model zostaje utworzony po wybieraniu przycisku Create 6. W wypadku, gdy system wyświetli pytanie o wypełnienie modelu danymi przykładowymi należy wybrać opcję Nie

5 Tworzenie modelu BPMN 7. System wygeneruje pusty dokument. Ustawienia właściwości diagramu można dokonać poprzez wywołanie z menu kontekstowego opcji Model attributes 8. Podstawowe właściwości procesu tj. opis procesu, komentarz, słowa kluczowe czy dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za modelowanie danego procesu biznesowego można wprowadzić na zakładce Description 9. Dodatkowe informacje o procesie tj. typ modelu as is / to be czy aktualny stan modelu w trakcie tworzenia / gotowy / sprawdzony można wprowadzić na zakładce User attributes

6 Tworzenie modelu BPMN 10. Po wprowadzeniu wymaganych danych o procesie można przystąpić do jego modelowania 11. Modelowanie może odbywać się na dwa sposoby: a) z wykorzystaniem techniki przeciągnij i upuść i paska narzędziowego Modelling w wypadku braku wymaganych elementów notacji BPMN należy wywołać menu kontekstowe na pasku narzędziowym i z grupy Mode wybrać opcję BPMN 2.0 All modelling objects b) z wykorzystaniem asystenta modelowania, którego należy uaktywnić na pasku narzędziowym

7 Tworzenie modelu BPMN 12. Elementy na diagramie mogą zostać automatycznie ponumerowane według kolejności występowania w procesie. W tym celu należy po utworzeniu diagramu wejść do menu Edit, następnie przejść do grupy Update attributes i wywołać opcję Number objects by flow 13. Gotowy diagram procesu może zostać opublikowany w postaci: a) Pliku graficznego w tym celu należy wejść z menu Edit wybrać opcję Generate graphics, a następnie Region lub Page ; diagram może zostać zapisany do pliku w określonym formacie lub do pamięci schowka b) Dokumentacji html lub raportu w formacie PDF w tym celu należy na pasku narzędziowym wybrać opcję Import/Export a następnie wybrać typ tworzonego dokumentu i wskazać model, który ma zostać umieszczony w dokumentacji

8 Przykładowy diagram BPMN Proces głównego poziomu o nazwie Przygotowanie podróży :

9 Zadania do wykonania Korzystając z pakietu Adonis utwórz diagramy BPMN następujących procesów biznesowych. Po utworzeniu diagramów ponumeruj automatycznie elementy. Wygeneruj dokumentację procesów w formacie HTML i PDF. 1. Proces głównego poziomu o nazwie Obsługa faktur :

10 Zadania do wykonania 2. Proces głównego poziomu o nazwie Produkcja drzwi z dwoma uczestnikami procesu:

11 Zadania do wykonania 3. Proces głównego poziomu o nazwie Realizacja zamówienia : Podproces rozwinięty Sprawdź kondycję finansową partnera :

12 Zadania do wykonania 4. Proces głównego poziomu o nazwie Wysyłka towaru z jednym uczestnikiem procesu i trzema torami

13 Adonis: Community Edition Animowanie przebiegu procesu biznesowego

14 Animacja procesu BPMN Pakiet Adonis Community umożliwia wyświetlanie animacji ilustrujących sposób wykonywania procesu biznesowego zapisanego z wykorzystaniem notacji BPMN W celu uruchomienia animacji należy wykonać następujące kroki: 1. Zamodelować rozpatrywany proces biznesowy

15 Animacja procesu BPMN Przykładowy diagram przebiegu procesu biznesowego o nazwie: Obsługa wypożyczeń książek

16 Animacja procesu BPMN 2. Zapisać utworzony diagram 3. Przejść do menu Process tools, a następnie wybrać z grupy Process stepper opcję Settings 4. Ustawić prędkość animacji na żądaną wartość zaleca się użycia opcji Slow 5. Uruchomić animację przebiegu procesu wybierając opcję Process animation z menu Process tools i grupy Process stepper 6. Animacja przebiegu procesu biznesowego rozpocznie się po wybraniu przycisku OK.

17 Animacja procesu BPMN 7. W wypadku istnienia bramek czy podprocesów w przebiegu animowanego procesu biznesowego, system wyświetli okno umożliwiające wybór ścieżki lub pytanie, czy dany podproces ma zostać również zaprezentowany. 8. Po zakończeniu procesu system wyświetli podsumowanie czasu wykonania procesu, o ile użytkownik wprowadził takie dane do modelu.

18 Animacja procesu BPMN 7. Po zakończeniu animacji przebiegu procesu animowaną ścieżkę można zapisać do pliku i odtworzyć wykorzystując opcję 2. Play-back process animation z menu Process tools i grupy Process stepper 8. W celu usunięcia znaczników na diagramie po zakończeniu animacji należy wywołać opcję 3. Remove marking of objects z menu Process tools i grupy Process stepper

19 Zadania do wykonania Przeprowadź animację procesów biznesowych utworzonych na poprzednich zajęciach w Adonis Community. Sprawdź, czy wszystkie elementy notacji takie jak: różne typy bramek, pule i tory czy zdarzenia są prawidłowo obsługiwane przez środowisko animacji. Wykonaj kopię diagramów, których nie da się animować i spróbuj je przeorganizować tak, aby logika procesu nie została zmieniona, ale udało się wyeliminować elementy, które uniemożliwiają prawidłową animację procesu.

20 Adonis: Community Edition Symulacja przebiegu procesu biznesowego

21 Symulacja procesu BPMN Pakiet Adonis Community wyposażony jest w narzędzie umożliwiające użytkownikowi przeprowadzanie eksperymentów symulacyjnych na zamodelowanych procesach biznesowych. Dostęp do narzędzi symulacji jest realizowany poprzez wybranie opcji Simulation na pasku głównym pasku narzędziowym

22 Symulacja procesu BPMN W ramach pakietu Adonis Community możliwe jest przeprowadzanie trzech typów analiz: analiza ścieżki (ang. Path analysis) symulacja bez uwzględnienia struktury organizacyjnej organizacji: umożliwia oszacowanie koszto- i czasochłonności procesu, wyznaczenie ścieżki krytycznej dla procesu, oszacowanie liczby pracowników wymaganych do obsługi procesu, analiza wydajności (ang. Capacity analysis) symulacja w której każda czynność wykonywana jest przez określonego wykonawcę: umożliwia dokładne ustalenie potrzeb kadrowych wymaganych do obsługi procesu, umożliwia obliczenie kosztów związanych z obsługą procesu przez pracowników,

23 Symulacja procesu BPMN W ramach pakietu Adonis Community możliwe jest przeprowadzanie trzech typów analiz: analiza obciążenia (ang. Workload analysis) do analizy zostają włączone obliczenia związane z czasem oczekiwania (kolejkowania) na wykonanie czynności: oblicza szczegółowe koszty związane z realizacją danego procesu biznesowego oraz poszczególnych czynności wchodzących w jego skład.

24 Wymagania modelu Symulacja procesu biznesowego w środowisku Adonis Community wymaga, aby utworzony model zawierał: tylko jeden obiekt początkowy, przynajmniej jeden obiekt końcowy, nieprzerwane i logicznie po sobie postępujące połączenia pomiędzy punktem początkowym i końcowym realizowane przez pojęcia modelowania (czynności, bramki), w wypadku podejmowania decyzji w przebiegu procesu muszą istnieć zdefiniowane przepływy warunkowe lub być określone współczynniki określające prawdopodobieństwo wybrania danego przepływu.

25 Wymagania modelu W wypadku wykonywania analizy wydajności i obciążenia istnieją dodatkowe wymagania: każda czynność musi mieć przypisanego wykonawcę, utworzony musi zostać model użytkowy (ang. Application model) zawierający przynajmniej jeden diagram opisujący przebieg procesu biznesowego oraz dokładnie jeden model środowiska (ang. Environment model), w wypadku modelowania zasobów, muszą zostać one przypisane do odpowiednich czynności realizowanych w procesie biznesowym.

26 Adonis: Community Edition Symulacja przebiegu procesu biznesowego: Analiza ścieżki przygotowanie modelu

27 Analiza ścieżki W wypadku prowadzenia analizy ścieżki procesu biznesowego istniejący diagram musi zostać rozszerzony o następujące elementy: czynności procesu muszą mieć podany czas i koszt wykonania (ang. Execution time, Activity cost), wyjścia z bramek muszą posiadać zdefiniowane warunki lub wartości prawdopodobieństwa określające kiedy dana ścieżka powinna być użyta, deklaracje zmiennych i przypisanie im odpowiednich wartości, w wypadku istnienia czynności będących podprocesami, podprocesu te muszą zostać opisane z wykorzystaniem diagramów BPMN, dodatkowo diagramy te muszą zostać podpięte pod odpowiednie czynności w procesie nadrzędnym we właściwościach czynności wykorzystując pole Referenced subprocess.

28 Analiza ścieżki - przykład 1. Działania związane z wykonywaniem symulacji procesu biznesowego należy rozpocząć od utworzenia przykładowego diagramu procesu biznesowego 2. Następnie należy utworzyć generatory wartości pseudolosowych oraz zdefiniwoać zmienne dla potrzeb obsługi bramek wykorzystywanych w procesie w rozpatrywanym przykładzie konieczne będzie utworzenie dwóch zmiennych z których pierwsza będzie wykorzystana do wprowadzenia prawdopodobieństwa, że złożona reklamacja jest poprawna pod względem formalnym, druga zmienna wykorzystana zostanie do wprowadzenia prawdopodobieństwa, iż reklamacja jest zasadna i powinna zostać przyjęta.

29 Przykład Przykładowy diagram przebiegu procesu biznesowego o nazwie: Obsługa reklamacji

30 Tworzenie generatora wartości losowych a) Tryb wyświetlania paska narzędziowego należy przełączyć na: Advanced simulation b) Z paska narzędzi Modelling wstawić należy do diagramu obiekt Random generator c) Następnie należy wejść we właściwości generatora i: wybrać wykorzystywany rozkład: wartości dyskretne, rozkład jednorodny, normalny, wykładniczy zdefiniować wartości charakterystyczne dla wybranego rozkładu: przyjmowane wartości i prawdopodobieństwo ich wystąpienia, wartość oczekiwaną, odchylenie standardowe czy dolną i górną granicę d) po wprowadzeniu parametrów rozkładu należy wybrać przycisk Add, który wprowadzi odpowiednie dane w polu Value

31 Tworzenie generatora

32 Analiza ścieżki - przykład 3. W rozpatrywanym przykładzie utworzono dwa generatory wartości losowych. Każdy z nich jest generatorem wartości typu dyskretnego. Zdefiniowane wartości to: Tak i Nie. Prawdopodobieństwa ich wylosowania jest następujące: generator związany z obsługą poprawności formalnej reklamacji i 0.2; generator związany z obsługą zasadności reklamacji 0.72 i 0.28

33 Tworzenie zmiennej e) z paska narzędziowego Modelling należy wstawić do diagramu obiekt Variable f) następnie należy wejść we właściwości zmiennej i podać: jej nazwę, określić typ: dyskretny w wypadku zmiennych wyliczeniowych; ciągły w wypadku rozkładu wykładniczego, jednorodnego lub normalnego, określić zakres zmiennej: lokalny w wypadku, gdy zmienna ma być dostępna tylko w ramach tworzonego modelu; globalny w wypadku, gdy zmienna będzie wykorzystywana w procesach powiązanych z bieżącym.

34 Tworzenie zmiennej

35 Analiza ścieżki - przykład 4. W rozpatrywanym przykładzie utworzono dwie zmienne losowe w których zapisane zostaną wartości wygenerowane przez odpowiedni generator. Każda z nich jest typu wyliczeniowego (ang. Enumeration) o zasięgu lokalnym (ang. Local)

36 Analiza ścieżki - przykład 5. Kolejny krok w analizie polega na połączeniu elementów diagramu z generatorem za pomocą związku Sets oraz zmiennych z odpowiednim generatorem z wykorzystaniem związku Sets variable

37 Edycja przepływów warunkowych g) definiowanie warunków uruchomienia określonego przepływu warunkowe należy dokonać we właściwościach określonego przepływu w zakładce Details (Simulation) h) po wybraniu przycisku Dialog należy wprowadzić następujące dane dotyczące danego przepływu warunkowego: wybrać zdefiniowaną zmienną wykorzystywaną w ramach danego przypływu warunkowego w polu Variable w sekcji Expression, wybrać odpowiedni operator relacyjny w polu Operator, wprowadzić wartość graniczną w polu Value, przyciskiem Add należy dodać wprowadzone wyrażenie do warunków przejścia, w wypadku konieczności tworzenia złożonych wyrażeń logicznych należy wykorzystać przyciski AND, OR i NOT gotowe wyrażenie należy zapisać wybierając przycisk Assign.

38 Edycja przepływów warunkowych

39 Analiza ścieżki - przykład 6. Wszystkie przepływy warunkowe istniejące na diagramie muszą zostać opisane z wykorzystaniem utworzonych zmiennych. Na rysunku przedstawiono sposób zapisania warunku dla przepływu domyślnego warunku związanego z wystąpieniem faktu, iż reklamacja nie jest poprawna pod względem formalnym. Podobne czynności należy wykonać dla pozostałych przepływów warunkowych.

40 Analiza ścieżki - przykład

41 Określenie czasów realizacji aktywności i) ostatnim elementem wymaganym do wprowadzenia dla potrzeb symulacji i analizy ścieżki jest ustalenie czasów realizacji poszczególnych czynności realizowanych w ramach rozpatrywanego procesu biznesowego, w tym celu należy wejść do właściwości danej aktywności, a następnie na zakładce Times/Costs wybrać przycisk Dialog dla sekcji Execution time j) wykorzystując pola Years, Days, Hours, Minutes oraz Seconds należy wprowadzić czas realizacji aktywności, a następnie wybrać przycisk Apply

42 Określenie czasów realizacji aktywności

43 Analiza ścieżki - przykład 7. Wszystkie aktywności występujące w procesie muszą mieć przypisany czas realizacji. W tabeli zestawiono czasy wykonania poszczególnych czynności: Nazwa aktywności Sprawdź zgłoszenie pod względem formalnym Sprawdź zasadność reklamacji Wyślij potwierdzenie przyjęcia reklamacji do klienta Utwórz dokument zlecenia wymiany towaru Wyślij dokument zlecenia wymiany towaru do magazynu Poinformuj klienta o błędach formalnych Poinformuj klienta o braku zasadności reklamacji Czas wykonania 15 minut 25 minut 5 minut 10 minut 2 minuty 10 minut 15 minut

44 Analiza ścieżki - przykład 8. Jeśli użytkownik chce wprowadzić do analizy wymiar kosztowy, to każdej czynności należy przypisać wysokość kosztu związanego z jej wykonaniem. Koszty dla każdej czynności podaje się we właściwościach czynności, zakładce Times/Costs i sekcji Activity Cost. Nazwa aktywności Koszt wykonania [PLN] Sprawdź zgłoszenie pod względem formalnym 9 Sprawdź zasadność reklamacji 14 Wyślij potwierdzenie przyjęcia reklamacji do klienta Utwórz dokument zlecenia wymiany towaru Wyślij dokument zlecenia wymiany towaru do magazynu Poinformuj klienta o błędach formalnych Poinformuj klienta o braku zasadności reklamacji 3 7,5 2 8,5 13

45 Adonis: Community Edition Symulacja przebiegu procesu biznesowego: Analiza ścieżki uruchomienie symulacji

46 Wyniki symulacji analizy ścieżki Analiza ścieżki umożliwia wyznaczenie następujących metryk: czasu oczekiwanego i kosztu dla określonej ścieżki w procesie czasu oczekiwanego i kosztu dla całego procesu wyznaczenie ścieżki krytycznej procesu określenie zapotrzebowania na personel w osobo-dniach

47 Uruchomienie symulacji 1) W celu uruchomienia symulacji należy wybrać na głównym pasku narzędziowym przycisk Simulation a następnie przycisk Path Analysis 2) System wyświetli okno ustawień symulacji w którym należy podać: model, dla którego symulacja będzie realizowana, ustawić liczbę przebiegów symulacyjnych, dni roboczych i godzin w dniu roboczym, wybrać zestaw metryk wykorzystywanych w analizie, w wypadku wykorzystywania generatorów liczb pseudolosowych można wybrać opcję symulacji deterministycznej, dzięki czemu raz wylosowane parametry będą użyte we wszystkich przebiegach symulacyjnych

48 Uruchomienie symulacji Uwaga: należy pamiętać o doborze odpowiedniej liczby przebiegów symulacyjnych, aby wyniki symulacji mogły zostać uznane za wiarygodne.

49 Uruchomienie symulacji 3) Uruchomienie symulacji następuje po wybraniu przycisku OK. 4) W kolejnym oknie system umożliwi wybór parametrów związanych z wyświetleniem wyników symulacji: wybór kryterium którym może być: wysokość kosztu, łączny czas realizacji aktywności, czas wykonania aktywności, prawdopodobieństwo wybrania danej ścieżki, czas oczekiwania, wybór jednej ścieżki poddawanej analizie, ścieżki szeregowane są według malejącej wartości wybranego kryterium, wyświetlanie wyników dla określonej ścieżki lub całego procesu.

50 Interpretacja wyników symulacji Wyniki symulacji procesu mogą być przeglądane według poszczególnych ścieżek dostępnych w procesie lub dla całego procesu. W wypadku wybrania określonego kryterium analizy system szereguje ścieżki automatycznie według malejących wartości wybranego kryterium. Przykładowo wybierając kryterium Prawdopodobieństwo ścieżka pierwsza będzie to ścieżka charakteryzująca się najwyższym prawdopodobieństwem zajścia, na miejscu drugim będzie ścieżka posiadająca prawdopodobieństwo zajścia wyższe od trzeciej ale niższe od pierwszej itd. Wyniki dla danej ścieżki można przeglądnąć po wybraniu jej w polu of path(s) i naciśnięciu przycisku Path results

51 Interpretacja wyników symulacji Na rysunku przedstawiono wyniki symulacji dla ścieżki procesu charakteryzującej się najwyższym prawdopodobieństwem. Prawdopodobieństwo wybrania tej ścieżki jest równe 58,7%. Czas Oczekiwany czas realizacji danej ścieżki to 57 minut. Koszt realizacji jest równy 35,50 PLN. System oznacza analizowaną ścieżkę za pomocą znaczników na diagramie i prezentuje zapis aktywności realizowanych w trakcie jej przebiegu.

52 Interpretacja wyników symulacji Jeśli użytkownik chce przejrzeć wyniki dla całego rozpatrywanego procesu należy użyć przycisku Results. System wygeneruje podsumowanie dla całego rozpatrywanego procesu biznesowego. W analizowanym przypadku: oczekiwany czas realizacji procesu biznesowego jest równy 55 minut i 9 sekund, szacowany koszt wykonania jednego przebiegu procesu biznesowego to około 35,- PLN.

53 Szacowanie potrzeb kadrowych dla procesu Jeżeli proces realizowany jest przez jedną rolę analiza ścieżki umożliwia oszacowanie, ilu pracowników będzie potrzebnych do jego wykonywania w skali całej organizacji. W tym celu należy wykonać następujące obliczenia: szacowany czas wykonania procesu: 55 minut 09 sekund = 3309 sekund, szacowana częstotliwość wykonywania procesu: 7 reklamacji w miesiącu = 84 reklamacje w roku, szacowany czas pracy pracownika w roku: 195 dni * 6 godzin * 3600 sekund = sekund obliczenie liczby pracowników: (3309 * 84)/ = 0,06 1 pracownik

54 Zadania do wykonania 1. Utwórz modele symulacyjne procesów biznesowych zamodelowanych w pakiecie Adonis Community dobierając koszty i czasy wykonania. 2. Przeprowadź serię eksperymentów symulacyjnych danego procesu biznesowego zmieniając liczbę przebiegów i sprawdź, jakie są różnice w wynikach. 3. Utwórz własne modele procesów i przeprowadź ich symulację.