LIFE RAPORT Z AUDYTU NIEZALEŻNEGO (1)

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 LIFE RAPORT Z AUDYTU NIEZALEŻNEGO (1) Program LIFE+ (Wspólnota Europejska) Projekt Nr: Tytuł projektu: Beneficjent koordynujący projekt: Audytor: Firma: 1 Osoby podlegające prawu publicznemu mogą pozostawić audyt wydatków projektowych swym nadzorującym kontrolerom finansowym

2 Spis treści 1. Kontekst Cele audytu Deklaracja kompetecji audytora Metodologia audytu Weryfikacja realizacji projektu w oparciu o badanie spójności między przyznaniem Umowy o dotację (+ ewentualne umowy uzupełniające) oraz dokumentami projektowymi. Działania realizowane i deklarowane wydatki będą porównywane z działaniami określonymi w Umowie o dotację i planowanym budżetem Weryfikacja kwalifikacyjności deklarowanych kosztów na podstawie następujących kryteriów: Weryfikacja deklaracji wszystkich dochodów projektu Weryfikacja źródła finansowania uczestników Ogólne informacje o projekcie ( ) Wyniki audytu Weryfikacja realizacji projektu Weryfikacja kwalifikacyjności deklarowanych kosztów Ogólne Koszty osobowe Koszty podróży Koszty wsparcia zewnętrznego Dobra trwałe Materiały zużywalne Koszty ogólne Koszty niekwalifikowalne Wydatki wyliczone po audycie Zestawienie wydatków i dochodów Wnioski Załączniki: 1. Wzór formularza do wyliczania godzinnych lub dziennych kosztów personelu 2. Szczegóły dotyczące kosztów uznanych za niekwalifikowalne (jeżeli nie wymienione w do 6.3.9)

3 Uwaga: Jeżeli bez dalszej specyfikacji używa się określenia "beneficjent" / "beneficjenci" oznacza ono zarówno beneficjenta koordynującego oraz /lub wszystkich współbeneficjentów.

4 1. Kontekst Celem Rozporządzenia LIFE + (rozporządzenie (WE) nr 614/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 maja 2007 r.) jest przyczynianie się do wdrażania, aktualizacji oraz rozwoju wspólnotowej polityki ochrony środowiska i prawodawstwa, w szczególności integracji środowiska do innych polityk UE. Komisja korzysta z tego instrumentu finansowego w celu wspierania projektów wspierających wdrażanie i definiowanie różnych polityk sektorowych. Procedura ubiegania się o pomoc finansową Wspólnoty jest następująca: Wnioskodawca powinien wysłać propozycję i prośbę o pomoc finansową do Komisji Europejskiej, w tym: opis techniczny projektu informacje administracyjne informacje finansowe, w tym dane o wydatkach według kategorii zobowiązania współbeneficjentów i współfinansujących. Jeżeli wniosek zostanie zatwierdzony przez Komisję, wnioskodawca otrzyma kopię dokumentu "Umowa Komisji o dofinansowanie", wskazującego: ogólne planowane wydatki dla projetu koszty kwalifikowalne szacunkowy podział kosztów całkowitych oraz kosztów kwalifikowalnych maksymalną kwotę finansowego wsparcia Wspólnoty (kwotę i procentowe wydatki) okres trwania projektu treści działania Postanowienia Wspólne dla projektów LIFE+ (PW). Komisja dokona pierwszej płatności zaliczkowej równoważnej 40% maksymalnego wkładu finansowego Wspólnoty, po której nastąpi druga płatność zaliczkowa. Wielkość drugiej płatności płatności zaliczkowej zmienia się zgodnie z obowiązującymi przepisami. W ciągu trzech miesięcy od zakończenia projektu, koordynujący beneficjent powinien przedstawić raport końcowy obejmujący: skonsolidowane sprawozdanie z kosztów ponoszonych przez wszystkich uczestników projektu (koordynującego beneficjenta i współbeneficjentów), każdy dochód, odsetki wynikające z płatności zaliczkowej ostateczny plan finansowy wykazujący różne źródła finansowania, certyfikat finansowego raportu z kontroli. Wspólne przepisy przewidują, że biegły rewident, nominowany przez koordynującego beneficjenta, musi zweryfikować zestawienie wydatków i dochodów przedstawione Komisji, gdy maksymalny zestaw wkładu Wspólnoty w szczególnych przepisach przekracza (PW art. 31). Deklaracje wydatków i dochodów muszą zatem podlegać certyfikowanemu audytowi finansowemu. Wsparcie finansowe jest wypłacane po tym, jak Komisja Europejska otrzyma i przyjmie sprawozdanie techniczne i oświadczenia wymienione powyżej, odpowiednio poświadczone przez biegłego rewidenta.

5 2. Cele audytu Celem audytu jest uzyskanie wystarczających dowodów na prawdziwość deklaracji wydatków i dochodów, zgodnie ze wspólnymi przepisami, przepisami rozporządzenia finansowego Unii Europejskiej, oraz w odniesieniu do prognozy dla projektu. Audyt obejmuje wykorzystanie środków ze wszystkich źródeł finansowania. W tym celu biegły rewident musi uzgodnić wszystkie wydatki wymienione w sprawozdaniu z kryteriami wymienionymi w pkt 4.2. Audytor musi również sprawdzić, czy wszystkie dochody projektu zostały zadeklarowane. 3. Deklaracja kompetecji audytora Ja, niżej podpisany,., niezależny audytor ( 2 ), deklaruję niniejszym: (1) iż jestem niezależny od..(nazwa podmiotów audytowanych), które są przedmiotem niniejszego audytu; (2) iż jestem aktywnym członkiem organizacji krajowej zrzeszającej audytorów (nazwa) (nazwa kraju), w którym (nazwa beneficjenta) jest założone. Data :.. Numer członkowski stowarzyszenia:. Podpis: 2 Lub wykonywana rola, jeżeli beneficjent jest osobą prawną podlegająca prawu publicznemu.

6 4. Metodologia audytu 4.1 Weryfikacja realizacji projektu w oparciu o badanie spójności między przyznaniem Umowy o dotację (+ ewentualne umowy uzupełniające) oraz dokumentami projektowymi. Działania realizowane i deklarowane wydatki będą porównywane z działaniami określonymi w Umowie o dotację i planowanym budżetem. 4.2 Weryfikacja kwalifikacyjności deklarowanych kosztów na podstawie następujących kryteriów: Koszty: są identyfikowalne i weryfikowalne zostały przewidziane w budżecie wstępnym projektu lub zostały zatwierdzone poprzez zmianę umowy o dotację są bezpośrednio związane i konieczne dla realizacji projektu są racjonalne i efektywne kosztowo ( 3 ) zostały poniesione w trakcie trwania projektu zostały zapisane na rachunkach beneficjentów lub dokumentach podatkowych zostały opłacone (z wyjątkiem faktury od niezależnego biegłego rewidenta) są zgodne ze Wspólnymi Postanowieniami dla programu LIFE +. Kwoty VAT: są poparte oświadczeniem właściwego organu krajowego lub przez ostatnie oświadczenie VAT. 4.3 Weryfikacja deklaracji wszystkich dochodów projektu Audyt będzie koncentrować się na: odsetkach od płatności zaliczkowych wszystkich źródłach współfinansowania innych przychodach (sprzedaż produktów, usług i publikacji, etc.) Dla organizacji publicznych tylko: jeżeli współfinansowanie i wynagrodzenia urzędników / pracowników długoterminowych są zgodne ze wspólnymi przepisami. 4.4 Weryfikacja źródła finansowania uczestników Sprawdzenie, czy projekt nie korzysta bezpośrednio lub pośrednio ze wsparcia z Funduszy Strukturalnych i innych instrumentów finansowych Wspólnoty. 5. Ogólne informacje o projekcie ( 4 ) Nr referencyjny Umowy o dotację:. Umowy uzupełniające: Beneficjent koordynyjący projekt: Współbeneficjenci projektu: 3 Należy oceniać w szczególności na podstawie przetargów i wyboru procedur dla dostawców lub usługodawców. 4 Zgodnie z Decyzją / Umową zmienioną dowolną umową uzupełniającą

7 Cel projektu: Czas trwania projektu (w miesiącach): Data rozpoczęcia:... Data zakończenia:... Zatwierdzony budżet: Koszty ogółem: Koszty kwalifikowalne: Dotacja jako % kosztów kwalifikowalnych:. Maksymalna dotacja:. Budżet początkowy ( 5 ) zatwierdzony lub poprawiony poprzez umowy uzupełniające Podział na kategorie Koszty ogołem w Koszty kwalifikowalne w Personel Podróże i poniesione koszty pobytu Wsparcie zewnętrzne Dobra trwałe Infrastruktura Sprzęt Prototypy Zakup gruntu/ praw Materiały zużywalne Inne koszty Koszty ogólne OGÓŁEM Jeżeli dotyczy: dla konwersji.na, według kursu na dzień. (PW art. 29.5) Skonsolidowane sprawozdanie z wydatków ( 6 ) przedłożone audytorowi: Podział na kategorie Koszty ogółem w Koszty kwalifikowalne Personel Koszty podróży i poniesione koszty pobytu Wsparcie zewnętrzne Dobra trwałe 5 Na ogół, szacowane koszty całkowite są wyższe od kosztów kwalifikowalnych, ponieważ tylko zamortyzowane koszty trwałe są kwalifikowalne (PW art. 25.6). 6 Wydatki te określono w sekcji o wynikach kontroli.

8 Infrastruktura Sprzęt Prototypy Zakup gruntu/ praw Materiały eksploatacyjne Inne koszty Koszty ogólne OGÓŁEM

9 6. Wyniki audytu 6.1 Weryfikacja realizacji projektu Dostarczone produkty, w porównaniu do produktów zaplanowanych i zatwierdzonych przez Komisję w umowie o dotację i umowach uzupełniających zostały zweryfikowane. Stwierdzono, że:. (opisać w skrócie, czy produkty projektu są identyczne z produktami określonymi dla umowy o dotację i umów dodatkowych, lub czy istnieją inne produkty, które nie zostały dopuszczone zgodnie z zatwierdzonym programem). Dokumentacja: Umowa o dotację.(odniesienie.) Umowy uzupełniające (odniesienie.) Raport końcowy PW Deklaracje beneficjenta 6.2 Weryfikacja systemów rachunkowych beneficjenta Audyt zweryfikował: czy wewnętrzna rachunkowość (analityczny lub inny odpowiedni system wewnętrzny) i procedura audytu umożliwia bezpośrednie uzgodnienie kosztów i przychodów zadeklarowanych w ramach projektu, czy rzeczywiste wydatki / dochody w ramach projektu zostały zapisane systematycznie z użyciem systemu numeracji określonego dla każdego projektu, czy, gdy koszty są dzielone pomiędzy kilka projektów, ustalone zostały odpowiednie klucze podziału, aby odzwierciedlić rzeczywiste obciążenia dla każdego projektu, czy takie klucze podziału były stosowane systematycznie i prawidłowo. Stwierdzono, że:. (opisać w skrócie system rachunkowości, procedurę audytu oraz określone warunki, jak również zaniedbania i ich konsekwencje dla deklarowanych kosztów). 6.3 Weryfikacja kwalifikacyjności deklarowanych kosztów Ogólne Została zweryfikowana spójność arytmetyczna w ramach i pomiędzy tabelami w raporcie końcowym i prawidłowym podziale kosztów. Kontrola sprawdziła także, na podstawie reprezentatywnego badania i wywiadu koordynującego beneficjenta : czy wydatki były bezpośrednio związane z projektem i niezbędne do jego realizacji, czy wydatki zostały przewidziane w budżecie początkowym i zostały poniesione przez beneficjentów, czy koszty te zostały właściwie rozdzielone, czy wydatki są poparte dokumentami księgowymi zgodnie z obowiązującym krajowym prawem rachunkowym, czy wydatki zostały zapisane na rachunkach beneficjentów lub w dokumentach podatkowych, czy wydatki zostały poniesione w trakcie trwania projektu, czy płatności zostały dokonane przez beneficjentów,

10 czy zastosowano właściwe kursy wymiany walut (PW art. 29.5). Stwierdzono, że:. (opisać wydatki poniesione poza okresem umownym lub poniesione przez podmioty, które nie były partnerami i które są zatem nieuprawnione. Faktury między beneficjentami nie są kwalifikowalne. (PW art. 6.5). Poniesione koszty muszą zostać zaksięgowane w księgach rachunkowych danego beneficjenta. W przypadku różnic arytmetycznych i / lub realokacji wydatków, opisać dokonane poprawki). Dokumentacja: Umowa o dotację.(odniesienie.) Umowy uzupełniające (odniesienie.) Raport końcowy PW Deklaracje beneficjenta Inne dokumenty ( ) Koszty osobowe Koszty osobowe ( 7 ) zostały sprawdzone, aby zweryfikować: czy zostały zapłacone i pobierane w odniesieniu do rzeczywistego czasu poświęconego na realizację projektu, i czy zostały obliczone na podstawie rocznego wynagrodzenia lub płacy brutto (plus obowiązkowe składki na ubezpieczenie społeczne, ale bez żadnych innych kosztów) i ogólny roczny czas pracy, czy umowy jednostek pracujących jako usługodawcy w siedzibie beneficjenta są zgodne z odpowiednim prawem krajowym (PW art. 25,2) i czy zadeklarowane koszty są zgodne z umową i czasem poświęconym projektowi, czy prace zostały przeprowadzone w okresie obowiązywania umowy, czy wymagane arkusze czasowe zostały prawidłowo wypełnione i zatwierdzone przez osobę upoważnioną do tego w ramach projektu. Tylko dla organizacji publicznych: czy wkład własny organizacji publicznej przekracza 2% łącznych deklarowanych kosztów określonych wynagrodzeń urzędników służby cywilnej lub stałych / długoterminowych pracowników już pracujących dla beneficjenta (PW art. 25,2) przed datą rozpoczęcia projektu. Organizacja: Beneficjent koordynyjący Współbeneficjent 1 Współbeneficjent 2 Współbeneficjent OGÓŁEM Deklarowane wydatki (D) Audytowane wydatki (A) % A/D Stwierdzono że:..(opisz, czy wydatki zostały obliczone zgodnie z PW art. 25,2 i czy pozostałe koszty zostały uwzględnione. Wszystkie koszty inne niż płaca brutto oraz obowiązkowe ubezpieczenie społeczne powinny być 7 Próbka powinna zawierać wynagrodzenia dla każdej kategorii pracowników i każdej uczestniczącej jednostki (koordynującego beneficjenta i współbeneficjentów). Minimalny procent pozostawiony jest dla uznania audytora, ale powinien być taki, aby zapewnić wystarczające zabezpieczenie, że zadeklarowane koszty są rzeczywiste i zgodne z PW. Patrz aneks 1: Wzór formularza godzinnych lub dziennych kosztów personelu.

11 uznane za niekwalifikowalne, podobnie, jak wszystkie koszty poza czasem umownym lub odnoszące się do osób, które nie są częścią personelu beneficjentów. Wszelkie dotacje otrzymywane dla personelu muszą być odliczone w celu obliczenia poniesionych kosztów osobowych. Koszty, które są niezapłacone w momencie wysyłania sprawozdania końcowego należy uznać za niekwalifikowalne. Określić, czy koszty pracowników zatrudnionych przez podwykonawców zostały prawidłowo naniesione do rubryki "Wsparcie zewnetrzne". Należy ocenić jakość systemu zarządzania i rachunkowości oraz arkusze czasowe zapewniające właściwy podział kosztów personelu projektu). Tylko dla organizacji publicznych: stwierdzić, czy koszty zadeklarowane dla urzędników państwowych i / lub stałych / długoterminowych pracowników wzrosły o 2%, objęte są wkładem własnym podmiotu publicznego i czy deklarowane koszty osobowe są związane z działalnością zwykle nie podejmowaną bez projektu. Dokumentacja: Umowa o dotację.(odniesienie.) Umowy uzupełniające (odniesienie.) Raport końcowy Wydruki wynagrodzenia Karty kontrolne czasu pracy Umowy o pracę PW Deklaracja beneficjenta Inne dokumenty (np. konta personelu, przepisy dotyczące ubezpieczenia społecznego, dokumentacja dla całkowitego czasu faktycznie przepracowanego, itp.) Koszty podróży Koszty podróży ( 8 )zostały sprawdzone celem weryfikacji: czy podróż była konieczna w ramach projektu i odbywała się zgodnie z planem w propozycji projektu, czy zostały opłacone i poniesione zgodnie z przepisami wewnętrznymi, beneficjentów, czy nie została zadeklarowana kwota zwrotu podatku VAT (PW art. 30). Organizacja: Beneficjent koordynyjący Współbeneficjent 1 Współbeneficjent 2 Współbeneficjent OGÓŁEM Koszty deklarowane (D) Wydatki audytowane (A) % A/D Stwierdzono, że: (Opisać metodologię / wskaźniki / itp. stosowane do obliczania kosztów podróży. Wszelkie koszty podróży przekraczające limity określone w przepisach wewnętrznych, są niekwalifikowalne. Zwrot VAT również jest uważany za niekwalifikowalny. Rachunki, które są niezapłacone w czasie przekazania sprawozdania końcowego należy uznać za niekwalifikowalne. Nanieść koszty podróży konsultantów zewnętrznych, które powinny być przeniesione do pozycji "Wsparcie zewnętrzne "). Dokumentacja: 8 Według uznania biegłego rewidenta, ale tak, aby zapewnić wystarczającą dokładność zadeklarowanych kosztów.

12 Umowa o dotację.(odniesienie.) Umowy uzupełniające (odniesienie.) Raport końcowy Wewnętrzne przepisy dotyczące podróży Faktury za transport i bilety Deklaracje organu krajowego odnośnie VAT PW Deklaracje beneficjenta Inne dokumenty ( ) Koszty wsparcia zewnętrznego Wszystkie zewnętrzne koszty wsparcia zostały sprawdzone celem weryfikacji: czy były one poparte dokumentami księgowymi, zgodnie z krajowym prawem rachunkowości, czy zostały one zapłacone (z wyjątkiem kosztów niezależnego audytu) ( 9 ), czy dokumenty księgowe zawierają wyraźne odniesienie do numeru projektu LIFE i są wystarczająco szczegółowe, aby umożliwić każdej stronie identyfikację świadczonych usług (PW art. 8.5), czy podwykonawcy nie byli ani beneficjentami ani partnerami (PW art. 6.5 and 8.1), czy beneficjenci publiczni przestrzegali obowiązujące krajowe przepisy dotyczące zamówień publicznych (PW art. 8.4), czy nie publiczni beneficjenci udzielili zamówienia na ofertę najbardziej atrakcyjną cenowo, przestrzegali zasad przejrzystości i równego traktowania oraz unikali konfliktu interesów (PW art. 8.4) że koszty te nie dotyczą sprzętu trwałego, infrastruktury lub materiałów eksploatacyjnych (PW art ), czy kwota zwrotu podatku VAT nie została zadeklarowana (PW art. 30) czy podwykonawstwo zadań projektu nie stanowi więcej niż 35% całkowitych kosztów kwalifikowalnych. Organizacja: Beneficjent koordynyjący Współbeneficjent 1 Współbeneficjent 2 Współbeneficjent OGÓŁEM Deklarowane wydatki (D) Audytowane wydatki (A) % A/D Stwierdzono, że: (Opisać procedury stosowane przez beneficjentów do przestrzegania art. 8,4 przy wyborze podwykonawców. Jeśli odpowiednie krajowe przepisy dotyczące zamówień publicznych nie były stosowane przez instytucje publiczne, koszty muszą być uznane za niekwalifikowalne. Opisać wszystkie koszty niepoparte dokumentami księgowymi zgodnie z przepisami, wszystkie koszty, które nie są wystarczająco szczegółowe w konsekwencji zostają uznane za niekwalifikujące się, oraz wszelkie koszty związane z podwykonawcami prac podejmowanych przez beneficjentów. Koszty prac podejmowanych przez beneficjentów muszą być rozliczane w odpowiednich pozycjach (personel, podróże, itp.) bez zysku (tj. w cenie nabycia). Cały zwrot VAT jest niekwalifikowalny. W przypadku braku oświadczenia od krajowego organu VAT lub aktualnego wyciągu z VAT, VAT należy uznać za niekwalifikowalny. Koszt prac, sprzętu trwałego, infrastruktury lub materiałów eksploatacyjnych musi być umieszczony w odpowiednich liniach budżetowych. Wszystkie koszty, które nie są zapłacone w momencie wysłania raportu końcowego należy uznać za niekwalifikowalne.) 9 Musi być zapłacona przed przekazaniem sprawozdania końcowego do Komisji

13 Dokumentacja: Umowa o dotację.(odniesienie.) Umowy uzupełniające (odniesienie.) Raport końcowy Publiczne zaproszenie do składania ofert Przetargi Uzasadnienie wyboru podwykonawcy Umowy z podwykonawcami Faktury i dowody wpłaty Deklaracje organu krajowego odnośnie VAT PW Inne deklaracje beneficjenta Inne dokumenty: np. Krajowe przepisy dotyczace przetargów, Dyrektywy Wspólnotowe, itp Dobra trwałe Amortyzacja wydatków na dobra trwałe ( 10 ) odpowiada nabyciu / wytworzeniu lub leasingowi sprzętu lub infrastruktury w czasie trwania projektu. Dobra trwałe zostały sprawdzone, aby zweryfikować: czy zostały nabyte w okresie obowiązywania umowy (PW art. 25.5), czy zostały one włączone do asortymentu dóbr trwałych beneficjentów ( 11 ) z (możliwym) wyjątkiem leasingowanych dóbr trwałych (PW art. 25.5), czy są one traktowane jako wydatki kapitałowe zgodnie z przepisami podatkowymi i księgowymi mającymi zastosowanie do beneficjentów projektu (PW art. 25.5), czy zostały zakupione lub wydzierżawione po cenach rynkowych (PW art. 25.5), czy zostały zastosowane wewnętrzne zasady amortyzacji księgowej beneficjentów (PW art. 25.6) czy pułapy były przestrzegane (PW art. 25.6) czy organy publiczne wspólnie (jeśli dotyczy) przestrzegały krajowych przepisów dotyczących zamówień publicznych (PW art. 8.4) czy kwota zwrotu podatku VAT nie została zadeklarowana (PW art. 30), czy koszty zostały zapłacone (PW art. 25.1) Koszty amortyzacji dóbr trwałych nabytych przed rozpoczęciem projektu są niekwalifikowalne. Koszty konserwacji tych dóbr, są brane pod uwagę w kosztach ogólnych (finansowanie ryczałtowe). Jeżeli dotyczy, i tylko dla Polityki Środowiskowej i Zarządzania oraz projektów różnorodności biologicznej LIFE +: Została przeprowadzona kontrola fizyczna prototypów i audyt finansowy kosztów w celu sprawdzenia, czy towary uznane za prototypy odpowiadały definicji w art PW. 10 Wszyscy beneficjenci stosują swoje wewnętrzne standardy rachunkowości do obliczania zamortyzowanej kwalifikowalnej kwoty, biorąc pod uwagę datę zakupu, czas trwania projektu oraz poziom rzeczywistego wykorzystania do celów projektu. Jednakże zmortyzowana kwalifikowalna kwota jest ograniczona do następujących pułapów: 25% całkowitych kosztów zakupu infrastruktury, 50% całkowitych kosztów zakupu sprzętu. LIFE + Kop. i Zarządzanie oraz LIFE + Różnorodność biologiczna: 100% całkowitych kosztów prototypów. LIFE + Przyroda: 100% dla władz publicznych lub organizacji pozarządowych, jeżeli beneficjenci zobowiązują się do dalszego ostatecznego przypisania towarów do działalności ochrony przyrody po zakończeniu projektu. 11 Dla organizacji wymagana inwentaryzacja dóbr trwałych

14 Jeżeli dotyczy, i tylko dla projektów LIFE+ Natura: Koszty poniesione na zakup gruntu / praw zostały zbadane w celu sprawdzenia, że są one nierozerwalnie związane z realizacją projektu, i są wyraźnie przewidziane w projekcie, czy koszt odpowiada wartości rynkowej, i czy umowa sprzedaży i/ lub wpisu do rejestru gruntów obejmuje gwarancję ostatecznego przydziału gruntów do ochrony przyrody (PW art. 35). Organizacja Beneficjent koordynujący Infrastruktura Sprzęt Prototypy (środowisko i różnorodność biologiczna) Zakup gruntu/ praw (Natura) Współbeneficjent 1 Infrastruktura Sprzęt Protoypy (środowisko i różnorodność biologiczna) Zakup gruntu/ praw (Natura) Współbeneficjent Infrastruktura Sprzęt Protoypy (środowisko i różnorodność biologiczna) Zakup gruntu/ praw (Natura) OGÓŁEM Deklarowane całkowite koszty zakupu (D) Amortyzacja Nie dotyczy Nie dotyczy Nie dotyczy Wydatki audytowane (A) Stwierdzono, że: (Opisać procedury stosowane przez beneficjentów do przestrzegania art. 8,4 przy wyborze podwykonawców. Jeśli odpowiednie krajowe przepisy dotyczące zamówień publicznych nie były stosowane przez instytucje publiczne, koszty muszą być uznane za niekwalifikowalne. Opisać zasady i stawki amortyzacji. Koszty amortyzacji dla dóbr trwałych nabytych przed okresem kontraktu są niekwalifikowalne. Dobra trwałe nie ujęte w wykazie dóbr trwałych beneficjentów, a nie traktowane jako wydatki kapitałowe są niekwalifikowalne. Opisać, które towary zostały zakupione lub wydzierżawione po cenie powyżej normalnej ceny rynkowej, i uznać, że nadwyżka nie kwalifikuje się. Jeśli amortyzacja jest większa niż określona w art. 25,6 i 25,7 PW, amortyzacja, powinna być odpowiednio dostosowana, a nadwyżka uważana za koszty niekwalifikowalne. Jeśli prototypy nie odpowiadają definicji PW, ich koszty powinny być amortyzowane. Jeżeli procedury przetargowe nie były przestrzegane, uprawniona kwota to maksymalna kwota, na którą zaproszenie do składania ofert nie jest konieczne. VAT podlegający zwrotowi jest niekwalifikowalny, jak też koszty, które nie zostały zapłacone w momencie wysłania raportu końcowego). Dokumentacja: Umowy o dotację (odniesienie.) Umowy uzupełniające (odniesienie.) Raport końcowy

15 Jeżeli dotyczy: publiczne wezwanie do przetargu Przetargi Raporty uzasadniające wybór podwykonawców Faktury i dowody wpłaty Konta kontroli i zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej Deklaracje organu krajowego odnośnie VAT PW Deklaracja beneficjenta Inne: Materiały zużywalne Wydatki na materiały eksploatacyjne zostały sprawdzone (10), aby zweryfikować, że: nie zostały wliczone do asortymentu dóbr trwałych beneficjentów, nie zostały uznane za nakłady inwestycyjne, szczególnie dotyczą realizacji projektu, nie kwalifikują się jako koszty ogólne (PW art ), kwota zwrotu VAT nie została zadeklarowana (PW art. 30), wszystkie koszty zostały zapłacone. Organizacja Deklarowane wydatki (D) Wydatki audytowane (A) % A/D Beneficjent koordynujący Współbeneficjent 1 Współbeneficjent 2 Współbeneficjent OGOŁEM Stwierdzono, że:.(materiał już ujęty w asortymencie dóbr trwałych lub traktowany jako wydatki kapitałowe i nie specjalnie związane z projektem należy uznać za niekwalifikowalne. Ogólne materiały eksploatacyjne / materiały należy uznać za koszty ogólne, i zawrzeć w pozycji "koszty ogólne". Cały zwrot VAT nie jest kwalifikowalny, jak koszty, które nie zostały wypłacone w momencie wysłania raportu końcowego). Dokumentacja: Umowa o dotację (odniesienie.) Umowy uzupełniające (odniesienie.) Raport końcowy Faktury i dowody wpłaty Konta kontroli i zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej Deklaracje organu krajowego odnośnie VAT PW Deklaracje beneficjenta Inne: Inne koszty

16 Inne koszty zostały sprawdzone ( 12 ), aby zweryfikować: czy nie należą do innej określonej kategorii, czy są one realnymi i wymienionymi kosztami kwalifikowalnymi (PW art. 26), czy kwota zwrotu VAT nie została zadeklarowana (PW art. 30), czy wszystkie koszty zostały opłacone. Organizacja Beneficjent koordynujący Współbeneficjent 1 Współbeneficjent 2 Współbeneficjent OGÓŁEM Deklarowane wydatki (D) Wydatki audytowane (A) % A/D Stwierdzono, że: (Opisać koszty, które były konieczne do realizacji projektu, nie zostały zarejestrowane lub kwoty ryczałtowe i uznać je za niekwalifikowalne. Wydatki wchodzące do innej kategorii budżetowej powinny zostać przeniesione. Cały podatek VAT podlegający zwrotowi nie jest kwalifikowalny, jak koszty, które nie zostały zapłacone w momencie wysłania raportu końcowego). Dokumentacja: Umowa o dotację.(odniesienie.) Umowy uzupełniające (odniesienie.) Raport końcowy Faktury i dowody wpłaty Deklaracje wydane przez krajowy organ VAT Deklaracje beneficjenta PW Inne: Koszty ogólne Koszty ogólne zostały sprawdzone, aby zweryfikować: czy nie przekraczają one zryczałtowanej wysokości 7% wyliczonej z całkowitej kwoty kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich, z wyłączeniem kosztów zakupu gruntów. Stwierdzono, że: (Koszty ogólne przekraczające 7% stawki ryczałtowej obliczonej z całkowitej kwoty kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich, z wyłączeniem kosztów zakupu gruntów, powinny być uznane za niekwalifikowalne). Dokumetacja: Raport końcowy 12 Według uznania biegłego rewidenta, ale tak, aby zapewnić wystarczającą dokładność zadeklarowanych kosztów, i nie mniej niż 10% całkowitych kosztów zadeklarowanych przez każdego beneficjenta. 13 Według uznania biegłego rewidenta, ale tak, aby zapewnić wystarczającą dokładność zadeklarowanych kosztów, i nie mniej niż 10% całkowitych kosztów zadeklarowanych przez każdego beneficjenta.

17 6.3.9 Koszty niekwalifikowalne Audyt sprawdził, czy istnieją jakieś koszty niekwalifikowalne zgodnie z definicją w PW art. 26. Stwierdzono, że: (wszystkie koszty opisane w art. PW 26 należy uznać za niekwalifikowalne) 6.4 Wydatki wyliczone po audycie Po analizie kosztów niekwalifikowalnych, wydatki zostały obliczone. Koszty niekwalifikowalne zostały potrącone z listy kosztów przedłożonych przez beneficjenta koordynującego. (PW art. 25 and 26). Podział na kategorie Personel Koszty podróży i pobytu Wsparcie zewnętrzne Dobra trwałe Infrastruktura Sprzęt Prototypy Zakup gruntu/ praw Materiały eksploatacyjne Inne koszty Koszty ogólne OGÓŁEM Koszty ogólne deklarowane w projekcie Koszty ogólne poświadczone przez audytora 6.5 Zestawienie wydatków i dochodów Audyt sprawdził: czy wkłady z partnerstwa miały charakter finansowy, czy zostały wylkuczone wszystkie wkłady rzeczowe, czy źródła finansowe są zgodne z umowami zawartymi z współbeneficjentami i współfinansującymi, czy projekt nie otrzymuje żadnej pomocy z Funduszy Strukturalnych i innych instrumentów budżetowych Wspólnoty ( 13 ) (Regulacja (EC) Nr 614/2007 art.??), czy wszystkie inne dochody wygenerowane przez projekt zostały zadeklarowane (PW art. 24.4), czy wszystkie waluty zostały przeliczone na euro, według kursu stosowanego przez Europejski Bank Centralny w pierwszym dniu roboczym roku, w którym wydatki zostały wypłacone, czy odsetki od prefinansowania LIFE + zostały również zadeklarowane. 13 Zgodnie z art 6,1 wszyscy beneficjenci muszą przechowywać wszelkie dokumenty dotyczące wydatków, dochodów i przychodów projektu, które zostały zgłoszone do Komisji.

18 Zestawienie wydatków i dochodów 1a. Personel 1b. Podróże i koszty pobytu 1c. Wsparcie zewnętrzne 1d. Dobra trwałe Infrastruktura Sprzęt Prototypy 1e. Zakup gruntu/ praw 1f. Materiały eksploatacyjne 1g Inne koszty 1h. Inne koszty KOSZTY PROJEKTU OGOŁE = ogółem (1a) do (1h) = (2a) do (2e) 2a. Wkłady uczestników 2b Inne źródła finansowania 2c Zysk wygenerowany przez projekt 2d Wkład otrzymany od LIFE+ 2e Wnioskowany wkład z LIFE + do otrzymania lub zwrotu (*) Odsetki od płatności w ramach prefinansowania LIFE+ (*) Ostateczny wkład zostanie obliczony przez Komisję po ocenie raportu końcowego. 7. Wnioski Na podstawie kontroli finansowej, zgodnie z programem opisanym powyżej, uważamy, że zdobyliśmy wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe projektu nr tytuł:., data rozpoczęcia, data zakończenia., oddaje w sposób prawdziwy oraz rzetelny obraz wydatków, dochodów i inwestycji wynikłych/ dokonanych przez (nazwa beneficjenta koordynującego i współbeneficjentów) w związku z projektem nazwanym powyżej w czasie określonym przez Komisję i zgodnie z Warunkami Ogólnymi Programu LIFE+, z wykluczeniem..(wymienić wszelkie koszty, które były powodem do niepewności)..(audytor) (Numer rejestrowy w stowarzyszeniu audytorów). (Data i podpis) Załączniki: 1. Wzór formularza do wyliczenia godzinnych i dziennych kosztów osobowych 2. Szczegóły dotyczące kosztów, które uznano za niekwalifikowalne (jeżeli nie wymienione w do 6.3.9)

19 ZAŁĄCZNIK 1 Wynagrodzenie pracownika WYLICZENIE KOSZTÓW GODZINNYCH I DZIENNYCH Rok Miesięczne wynagrodzenie brutto Styczeń 0 Luty 0 Marzec 0 Kwiecień 0 Maj 0 Czerwiec 0 Lipiec 0 Sierpień 0 Wrzesień 0 Październik 0 Listopad 0 Grudzień 0 13 miesiąc 0 14 miesiąc 0 A. WYNAGRODZENIE OGÓŁEM Składki na ubezp. społeczne B. OGÓŁEM SKŁADKI NA UBEZPIECZENIE SPOŁECZNE 0 C. KOSZT WYNAGRODZENIA+ SKŁADKI NA UBEZPIECZENIE SPOŁECZNE 0 D. Liczba godzin (lub dni roboczych) w roku (opisać metode kalkulacji) 0