INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU AUTO MANAGER, WERSJA:

Transkrypt

1 INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU AUTO MANAGER, WERSJA: Logowanie Pierwsze logowanie Kolejne logowanie. 2. Rozpoczęcie pracy z programem konfiguracja ustawień Konfiguracja własnego konta oraz kont innych użytkowników Wprowadzenie danych firmy, jakie mają być drukowane na fakturach. 3. Praca na kilku stanowiskach komputerowych. 4. Magazyn zarządzanie bazą części serwisowych Dostawa PZ 4.2. Rozchód wewnętrzny. 5. Czynności zarządzanie bazą usług warsztatowych. 6. Kontrahenci zarządzanie bazą kontrahentów. 7. Rejestracja nowego zlecenia sposób wprowadzania danych Pierwszy krok odszukaj lub dopisz nowego klienta Drugi krok wprowadź dane o samochodzie Trzeci krok uzupełnij pozostałe dane o zleceniu Czwarty i ostatni krok wydrukuj formularz zlecenia Zalecany obieg dokumentów Przygotowanie formularzy do druku Wydruk formularzy nie mieści się jednej na stronie co zrobić? 8. Zlecenie zostało zarejestrowane co dalej? 9. Edycja zlecenia. 10. Wydruk faktury i/lub paragonu z drukarki fiskalnej. 11. Przegląd zleceń oraz faktur. 12. Sklep. 13. Zestawienia. 14. Kasa. 1. Logowanie Pierwsze logowanie. Każda sesja z programem rozpoczyna się od zalogowania do systemu. Dzięki temu, poufne dane przechowywane w programie, są całkowicie bezpieczne. Istnieje również możliwość identyfikacji zmian wprowadzonych w ewidencjonowanych zleceniach. Podczas pierwszego logowania do programu w polu 'Login' i 'Hasło' należy wpisać słowo 'admin'. Rys.1. Okno logowania do systemu.

2 - system pomocy opisujący najważniejsze funkcje wyświetlanego okna, bardzo pomocny, szczególnie dla nowych, jeszcze nie wprawionych w obsłudze programu użytkowników 1.2. Kolejne logowanie. Po pierwszym logowaniu należy przejść do zakładki 'Ustawienia' w celu konfiguracji własnych ustawień oraz wprowadzenia wszystkich osób, które będą użytkować program wraz z założeniem dla nich odrębnych kont (login, hasło, rodzaj uprawnień). Po zalogowaniu się do sytemu pojawia się okno główne programu: Rys.2. Okno główne programu. 2. Rozpoczęcie pracy z programem konfiguracja ustawień Konfiguracja własnego konta oraz kont innych użytkowników. Po pierwszym logowaniu należy skonfigurować własne oraz innych użytkowników

3 konta poprzez wejście w. Zalecane kroki przy konfigurowaniu pracy programu: 1. Zmiana pierwotnego hasła 'admin' dla użytkownika na prawach administratora. Ze względów bezpiezpieczeństwa administratora 'admin' nie można usunąć ani zmienić jego loginu. 2. Dodanie drugiego użytkownika na prawach administratora (ew. więcej użytkowników). 3. Dodanie dla każdej z osób pracujących z programem konta typu 'użytkownik'. W programie można zdefiniować nieograniczoną liczbę użytkowników typu 'administrator' i 'użytkownik'. Rys.3. Okno ustawień systemu. Na załączonym przykładzie w lewej górnej części okna wyświetlają się dane aktualnie

4 zalogowanego użytkownika. Jest to użytkownik na prawach administratora, który poza prawem do pracy z programem posiada następujące uprawnienia: edytowania danych użytkowników figurujących na liście w dolnej części. Chodzi o takie dane, jak: imię, nazwisko, login, hasło oraz rodzaj uprawnień (administrator / użytkownik). W celu zmiany danych należy kliknąć dwukrotnie myszką na wybranego użytkownika edytowania własnych danych (imię, nazwisko, aktualne hasło) dodawania nowych użytkowników za pomocą klawisza 'Dodaj' usuwania dotychczasowych użytkowników za pomocą klawisza 'Usuń' do programu należy dodać użytkowników którzy mają korzystać z programu i dodatkowo mechaników którzy nie będą używać programu ale będzie ich można wybrać i przypisać do zlecenia jako osoby realizujące dane zlecenie. Dla takiej osoby należy również określić hasło dostępu z tym że nie trzeba po prostu danej osobie hasła takiego podawać. definiowania danych, jakie mają pojawiać się na fakturach i zestawieniach Wprowadzone zmiany należy zatwierdzić naciskając na klawisz 'Zapisz'. Rys.4. Okno do edycji danych o użytkowniku Wprowadzenie danych, jakie mają się drukować na fakturach i zestawieniach. Dane do faktury i na zestawienia wprowadzamy po kliknięciu na klawisz. 3. Praca na kilku stanowiskach komputerowych. Aby móc pracować na więcej, niż jednym stanowisku komputerowym, wykonaj następujące operacje: 1. Zainstaluj AM na wszystkich stanowiskach komputerowych. 2. Program instalacyjny AM tworzy folder 'Auto Manager'. Odszukaj w nim folder 'Baza', a w nim plik 'zlecenia3.mdb' 3. Skopiuj i umieść odszukany plik 'zlecenia3.mdb' na którymś z dysków - takim dysku, który jest dostępny poprzez mapowanie dla wszystkich stanowisk komputerowych, na

5 których został zainstalowany AM. 4. Wejdź w ustawienia AM na każdym stanowisku komputerowym, zaznacz checkbox 'włączona' i kliknij na 'szukaj'. Po znalezieniu pliku 'zlecenia3.mdb' (umieszczonym wcześniej na jednym współdostępnym dysku) zatwierdź 'otwórz', po czym powinna wyświetlić się nam ścieżka na poszukiwaną bazę danych. 5. Zamknij program AM. 6. Na wszystkich stanowiskach komputerowych w katalogu 'Baza' usuń plik 'zlecenia3.mdb' Jeżeli już mamy prawidłowo skonfigurowany system, możemy przystąpić do pracy. 4. Magazyn zarządzanie bazą części serwisowych. Dostęp do bazy części serwisowych odbywa się poprzez kliknięcie na. W ramach pracy w module 'Magazyn' możemy wykonywać następujące operacje: dodawać, usuwać (rozchód wewnętrzny) i edytować dane o częściach serwisowych wyszukiwać interesujące nas części z podanej listy poprzez wpisanie początkowych znaków, fragmentu lub całości nazwy produktu, kodu asortymentu lub opisu produktu w polu w lewym rogu. Klawisz 'Szukaj dalej' odnajdzie nam kolejne pozycje o nazwie zgodnej z podanym wzorcem ukrywać brakujące części - funkcja 'pokazuj stany zerowe' śledzić historię dostaw wybranego asortymentu - klawisz 'historia' Wprowadzane zmiany (dodanie nowej części / usunięcie / edycja) należy zatwierdzić naciskając na klawisz 'Zapisz zmiany'. Kliknięcie na klawisz 'Cofnij zmiany' nie zapisze wprowadzonych wcześniej zmian i zamknie pracę z modułem. Części możemy dodawać do Magazynu albo poprzez klawisz 'DODAJ' albo poprzez 'Dostawa (PZ)'. Używając klawisza 'Dodaj' musimy uzupełnić takie pola jak kod asortymentu, nazwa produktu, cena netto lub brutto oraz ilość. Zmiany można wprowadzać we wszystkich polach, za wyjątkiem kolumny z 'liczbą porządkową' oraz 'kodem asortymentu', poprzez dwukrotne kliknięcie na modyfikowanym polu. Po naciśnięciu klawisza 'Zapisz zmiany' zostanie stworzona automatycznie faktura PZ oraz dostawa z adnotacją 'korekta stanu magazynu'. W późniejszym okresie, korzystając z funkcji ewidencja dostaw, możemy uzupełnić brakującego dostawcę. Do dyspozycji mamy też możliwość przeglądu historii wybranego asortymentu. Możliwa jest do przeglądu historia dostaw lub historia sprzedaży danego asortymentu. Dla każdego asortymentu możemy określić jego zamienniki. Po wybraniu asortymentu i naciśnięciu klawisza 'Zamienniki' otwiera się okno w którym oddzielając średnikami możemy określić kodami jakie zamienniki posiadamy dla wybranego asortymentu. W prawej dolnej części jest rozwijalna lista ('== wszystkie ===') jest to dynamicznie tworzony filtr do szybkiego wyszukiwania części na podstawie pola opis produktu. Czyli jeśli podczas wprowadzania części będziemy podawać marki samochodów do jakich pasuje dana część to potem będzie możliwość szybkiego zawężenia zawartości magazynu do zadanej marki celem szybkiego wyszukania.

6 Oto, jak wygląda okno główne modułu 'Magazyn': Rys. 5. Okno główne modułu 'Magazyn. Uwaga! Moduły 'Magazyn' oraz 'Czynności' posiadają wspólne kody dla asortymentu, co oznacza, iż raz użytych kodów (liczb) w jednym module, nie możemy wykorzystywać w drugim. Przykład: W 'Czynnościach' kolejnym dopisywanym częściom nadajemy kody od 1 wzwyż. Zgodnie z powyższą uwagą w 'Magazynie' nie możemy używać tych samych kodów. Jakiej numeracji możemy użyć? Rada: W 'Magazynie', dopisując nowe usługi, możemy posłużyć się następującą numeracją: - dodawać przed kolejnymi liczbami #, na przykład: #1, #2, #3, #4, #5 itd. - wyznaczyć sobie zakres numeracji dla 'Magazynu' (od 1 do 1000) oraz 'Czynności (od 1000 wzwyż) 4.1. Dostawa PZ. Klawisz umożliwia nam utworzenie nowej dostawy ('Dostawa') lub przegląd wcześniejszych dostaw.

7 Rys. 6. Okno ewidencji dostaw. Dostawy tworzone są automatycznie po wprowadzeniu nowych części (klawisz 'Dodaj' na głównym oknie magazynu). W takim przypadku tworzona jest automatyczna dostawa z adnotacją 'korekta stanu magazynu'. W późniejszym okresie, korzystając z funkcji ewidencja dostaw, możemy uzupełnić brakującego dostawcę. Klawisz 'Dostawa' umożliwia utworzenie nowej dostawy z jednoczesną możliwością wpisania dostawcy i nowych części. Poniżej - okno główne 'Dostawy': Rys. 7. Okno główne dostawy PZ.. Pierwszy krok to wybór dostawcy (wybór z bazy kontrahentów lub dodanie nowego). Drugi krok to dodanie części. Wpisu na listę możemy dokonać na dwa sposoby.w przypadku części, która wcześniej nie była na stanie magazynu, należy wypełnić pola tekstowe znajdujące się poniżej listy i zatwierdzić klawiszem ' Dodaj' (należy uważać aby kod nowo dodawanej części był unikalny). Pierwsze pole tekstowe to kod części, drugie - nazwa,

8 trzecie - opis, czwarte - ilość, piąte - cena netto, szóste - cena brutto. Wpisujemy, albo cenę netto, albo brutto - tę nie wpisaną program wyliczy automatycznie. Jeżeli część była już na stanie magazynu naciskamy klawisz 'Dodaj'. Spowoduje to otwarcie okienka z częściami z magazynu jako podpowiedzi. Rys. 8. Okno wyboru części w ramach dostawy.. Zaznaczamy jedną lub więcej pozycji (check box'y na lewo od lp.) Następnie klawiszem dodaj przenośimy na listę dostawy i uzupełniamy ilość zakupionych sztuk oraz cennę netto lub brutto zakupu. (UWAGA! Nie jest to cena sprzedaży, cenę sprzedaży podaje się na głównej planszy magazynu). Po uzupełnieniu wszystkich pozycji zatwierdzamy wprowadzone dane do systemu klawiszem 'Zapisz zmiany. Na planszy magazynu należy sprawdzić i ewentualnie poprawić cenę sprzedaży danego asortymentu. Jeśli chcemy, aby program automatycznie wyliczał jednakową marżę dla wszystkich części zakupionych u tego samego dostawcy, w bazie kontrahentów określamy wysokość marży, a na oknie głównym dostawy PZ klikamy w funkcję 'Ustal cenę sprzedaży wg marży dostawcy'. Informacje o każdej dostawie możemy archiwizować w formie wydruku komputerowego. Korzystając z dialogu 'Ewidencja dostaw' zaznaczamy dostawę, i poprzez dwukrotne kliknięcie na pozycję wchodzimy do okna podglądu. Jest to analogiczne okno, jakie służyło nam do wprowadzania danych, z tym że klawisz 'Drukuj' jest teraz aktywny i umożliwia wydrukowanie informacji o wybranej dostawie.

9 Rys. 9. Podgląd wydruku faktury PZ Rozchód wewnętrzny. W przypadku konieczności zaewidencjonowania rozchodu wewnętrznego (np. w przypadku zniszczenia części na magazynie) używamy opcji 'Rozchód'. Po naciśnięciu klawisza pojawia się plansza wyboru części. Rys. 10. Okno wyboru części w ramach rozchodu.. Po zaznaczeniu jednej lub kilku części (check box na lewo od lp) i naciśnięciu klawisza 'Dodaj' wybrane pozycję są przenoszone na planszę:

10 Rys. 11. Lista części wskazanych w ramach rozchodu.. Na planszy tej można powiększyć liczbę sztuk (poprzez dwukrotne kliknięcie w kolumnę ilość). Klawiszem "Rozchód' zatwierdzamy zmiany. Potwierdzenie wykonanych zmian możemy zobaczyć w 'Zestawieniach'. 5. Czynności zarządzanie bazą usług warsztatowych. W celu dostępu do bazy usług serwisowych należy kliknąć na klawisz. Baza usług serwisowych została skonstruowana na wzór modułu 'Magazyn'. I tak w ramach pracy w module 'Czynności' możemy wykonywać następujące operacje: dodawać, usuwać i edytować listę usług serwisowych. W celu dopisania nowej czynności musimy uzupełnić takie pola jak kod czynności, nazwa czynności, cena netto lub brutto. Zmiany można wprowadzać we wszystkich polach, za wyjątkiem kolumny z 'liczbą porzadkową' oraz 'kodem asortymentu', poprzez dwukrotne kliknięcie na modyfikowanym polu wyszukiwać interesujące nas czynności z podanej listy poprzez wpisanie początkowych znaków, fragmentu lub całości nazwy czynności, kodu czynności lub opisu czynności w polu w lewym rogu. Klawisz 'Szukaj dalej' odnajdzie nam kolejne pozycje o nazwie zgodnej z podanym wzorcem Wprowadzane zmiany (dodanie nowej czynności / usunięcie / edycja) należy zatwierdzić naciskając na klawisz 'Zapisz zmiany'. Kliknięcie na klawisz 'Cofnij zmiany' nie zapisze wprowadzonych wcześniej zmian i zamknie pracę z modułem. Występuje tu również filtr tworzony na podstawie pola grupa. Dodatkowo klawiszem '%' można zwiększyć cenę dla pewnej grupy czynności z automatu. W tym celu możemy zawęzić grupę a następnie zwiększyć koszty wykonania tych usług np. 105%. Oto, jak wygląda okno główne modułu 'Czynności': Rys. 12. Okno główne modułu 'Czynności'.

11 Uwaga! Moduły 'Magazyn' oraz 'Czynności' posiadają wspólne kody dla asortymentu, co oznacza, iż raz użytych kodów (liczb) w jednym module, nie możemy wykorzystywać w drugim. Przykład: W 'Magazynie' kolejnym dopisywanym częściom nadajemy kody od 1 wzwyż. Zgodnie z powyższą uwagą w 'Czynnościach' nie możemy używać tych samych kodów. Jakiej numeracji możemy użyć? Rada: W 'Czynnościach', dopisując nowe usługi, możemy posłużyć się następującą numeracją: - dodawać przed kolejnymi liczbami #, na przykład: #1, #2, #3, #4, #5 itd. - wyznaczyć sobie zakres numeracji dla 'Magazynu' (od 1 do 1000) oraz 'Czynności (od 1000 wzwyż) 6. Kontrahenci zarządzanie bazą kontrahentów. Po kliknięciu na klawisz interesującego nas modułu. Rys. 13. Okno główne modułu 'Kontrahenci'. ukaże się nam okno główne

12 W ramach pracy w module 'Kontrahenci' możemy dodawać nowych klientów oraz edytować ich dane, poprzez dwukrotne kliknięcie na modyfikowanym polu lub klawisz 'Edytuj. Tutaj też mamy możliwość zapisu wielkości stałego rabatu (patrz rys. 14) oraz przypisania samochodu(ów) do danego klienta (patrz rys. 15). Poszukiwanego kontrahenta odnajdujemy poprzez wpisanie początkowych znaków, fragmentu lub całości nazwy kontrahenta, kodu lub nr NIP-u w polu w lewym dolnym rogu. Klawisz 'Szukaj dalej' odnajdzie nam kolejne pozycje o nazwie zgodnej z podanym wzorcem. Rys. 14. Okno danych o kontrahencie (dodawanie nowego kontrahenta lub edycja jego danych).

13 Program kontroluje poprawność wpisywanego numeru rachunku bankowego IBAN i numer NIP tak, aby gromadzone dane dawały pewność, co do swojej poprawności, w przypadku drukowania dokumentów księgowych. Wprowadzane zmiany należy zatwierdzić naciskając na klawisz 'Zapisz zmiany'. Klawisz ukazuje nam listę samochodów przypisanych do wybranego kontrahenta. Możemy dodawać, edytować lub usuwać nieaktualne auta. Rys. 15. Lista samochodów przypisanych do wybranego kontrahenta.

14

15 7. Rejestracja nowego zlecenia sposób wprowadzania danych. Klawisz otwiera nam możliwość wprowadzania danych o nowym zleceniu. Rys.16. Okno główne do rejestracji nowego zlecenia.

16 7.1. Pierwszy krok odszukaj lub dopisz nowego klienta. Wprowadzanie nowego zlecenia zaczynany od wyszukania zleceniodawcy. Klienta, figurującego w bazie kontrahentów, odnajdujemy po numerze kodu, NIP-u lub nazwie, korzystając z dwóch mechanizmów. Albo poprzez rozwijalną listę dostępnych opcji, albo po wpisaniu znaków w polu 'Kod', 'NIP' lub 'Nazwa'. Pasujące dane powinny pojawić się w oknie 'Wybrany zleceniodawca'. Dane klienta, który po raz pierwszy odwiedził nasz zakład, wprowadzamy po wybraniu klawisza. Po ich zapisaniu, zostaną one umieszczone w bazie kontrahentów ('Kontrahenci') oraz pojawią się w oknie 'Wybrany zleceniodawca' Drugi krok wprowadź dane o samochodzie. W przypadku klienta pochodzącego z bazy kontrahentów, dane o samochodzie lub samochodach przypisanych do niego, wyświetlą się automatycznie. Tylko w przypadku nowego klienta lub dotychczasowego klienta, któremu nie został przypisany wcześniej żaden samochód, należy dopisać dane identyfikujące jego pojazd. Do uzupełnienia są takie pola, jak marka pojazdu (wybór z predefiniowanej listy lub poprzez dodanie nowej marki), model auta, numer rejestracyjny, stan paliwa itd. wg opisów na planszy. Jeżeli chcemy aby przy kolejnej wizycie tego kontrahenta jego pojazd automatycznie podpowiadał się należy przypisać samochód naciskając klawisz. Przypisane pojazdy do danego kontrahenta możemy zobaczyć na danych kontrahenta możemy tam też dodawać nowe pojazdy lub usuwać stare. Jednemu kontrahentowi można przypisać nieograniczoną liczbę pojazdów. W takiej sytuacji w momencie przyjmowania nowego zlecenia, będziemy mogli wybrać pojazd do naprawy z listy pojazdów przypisanych temu kontrahentowi Trzeci krok uzupełnij pozostałe dane o zleceniu. Trzecim krokiem przed podglądem wydruku zlecenia jest wpisanie pozostałych danych o zleceniu takich jak na przykład rodzaj usterek, nasze uwagi czy przewidywany termin naprawy itp. Możemy też uzupełnić dane o wykorzystanych częściach i czynnościach, które będą wykonane w czasie naprawy. Decyzja należy do nas, czy wyszczególnimy je w momencie przyjmowania zlecenia i uaktualnimy je w terminie późniejszym, już po dokonaniu naprawy, czy w ogóle wpiszemy całość danych po skończonej naprawie (wejście do zlecenia poprzez 'Edytuj zlecenie'). Ważne, aby uczynić to przed wystawieniem faktury. Tutaj też możemy skorygować cenę sprzedaży części i czynności ujętych przy danym zleceniu (kolumna 'cena brutto').

17 Po kliknięciu w otwiera się nam okno główne: Rys. 17. Okno główne wyboru części ('Magazyn') i wykonanych usług ('Czynności') w ramach naprawy w edytowanym zleceniu. Chcąc przyznać finansowy bonus za całość usługi dla klienta, który nie ma na stałe ustalonego rabatu (patrz punkt 6. Kontrahenci) wpisujemy jego wielkość jeszcze przed dodaniem części i czynności, a więc przed kliknięciem w. Oczywiście możemy go ująć w terminie późniejszym, ale w stosunku do każdej z części lub usługi, poprzez dwukrotne kliknięcie na modyfikowanym polu w kolumnie rabat. Wprowadzane zmiany (dodanie lub usunięcie części lub czynności / określenie rabatu / edycja ilości lub rabatu) należy zatwierdzić naciskając na klawisz 'Zapisz zmiany'. W oknie tym możemy ograniczyć liczbę elementów poprzez wybór filtra albo za pomocą suwaka wskazać czy chodzi nam o część czy czynność.

18 Kliknięcie w 'Dodaj' otworzy nam następujące okno: Rys. 18. Lista części i usług serwisowych do wyszczególnienia w ramach naprawy. W celu wybrania części lub usługi należy zaznaczyć kwadrat w kolumnie 'lp.' poprzez kliknięcie w niego. Po zaznaczeniu wszystkich pozycji naciskamy na klawisz 'Dodaj' Czwarty i ostatni krok wydrukuj formularz zlecenia. W przekazywaniu danych o zarejestrowanym zleceniu między punktem przyjęć a punktem napraw posłużą nam formularze. W celu wcześniejszego zapoznania się z formularzami klikamy w. Formularz 1 (pierwsza strona zlecenia) zawiera dane identyfikujące pojazd wraz z opisem usterek. Może posłużyć jako potwierdzenie przyjęcia pojazdu do naprawy dla klienta oraz jako pomoc w przekazywaniu informacji o zgłoszonych usterkach do mechaników. Można go drukować w 2 egzemplarzach. Formularz 2 (druga strona zlecenia) stanowi kosztorys naprawy i jest uzupełniany przez mechaników po skończonej naprawie. W fazie przyjęcia samochodu do naprawy druga strona zlecenia jest pusta. Po uzupełnieniu danych o wykonanych naprawach w programie przez punkt przyjęć (poprzez Edytuj zlecenie), zostają one automatycznie podliczone. W celu archiwizacji dokumentacji papierowej jest również możliwość wydrukowania podliczonych danych na formularzu 2.

19 Rys. 19 i 20. Podgląd wydruku pierwszej i drugiej strony zlecenia (formularza nr 1 dane samochodu i opis usterek oraz formularza nr 2 kosztorysu naprawy) Zalecany obieg dokumentów. Zarejestrowane wcześniej zlecenie drukujemy klikając w i wraz z podpisem klienta, przekazujemy jego specyfikację do punktu napraw. Mechanicy po dokonaniu naprawy na odwrocie strony (formularz 2) uzupełniają kosztorys naprawy,

20 zapisując użyte części i wykonane czynności serwisowe. Tak uzupełniony dokument, przekazują z powrotem do punktu przyjęć, który wprowadza otrzymane dane do właściwego zlecenia Przygotowanie formularzy do druku. Formularze możemy wydrukować na dwa sposoby: Sposób 1: Wpierw drukujemy większą ilość formularzy 2 (kosztorys naprawy), po czym z powrotem umieszczamy je w podajniku drukarki, tak aby można było drukować na ich odwrocie. Po zarejestrowaniu nowego zlecenia drukujemy pierwszą stronę zlecenia (formularz 1-usterki i dane pojazdu), na odwrocie mamy już wcześniej wydrukowany formularz 2. Sposób 2: Nie przygotowujemy wcześniej zadrukowanych stron z formularzami 2 (kosztorys naprawy). Po zarejestrowaniu nowego zlecenia drukujemy je, po czym stronę z powrotem umieszczamy w podajniku drukarki, tak aby można było drukować na jej odwrocie. Klikając w przełączamy się na formularz 2, który drukujemy na odwrocie formularza 1. Na etapie przyjęcia zlecenia druga strona formularza jest stała i niezależna od rodzaju przyjmowanego zlecenie, tak więc pierwszy sposób pozwala zaoszczędzić nasz czas oraz klienta. Po wykonaniu naprawy i uzupełnieniu danych o częściach możemy celem stworzenia dokumentacji papierowej wydrukować dwustronny formularz zlecenia. W takiej sytuacji należy zastosować czyste kartki papieru i odpowiednio drukować jedną i drugą stronę formularza Wydruk formularzy nie mieści się jednej na stronie co zrobić? Jeżeli wydruk formularzy nie mieści się na jednej stronie, może to być spowodowane zbyt dużymi marginesami dla strony. Na dole strony na wydruku mogą pojawiać się, zbędne z naszego punktu widzenia, następujące informacje: strona 1 z 1 i ścieżka na plik. W celu przywrócenia prawidłowego wydruku należy zmienić ustawienia strony w Internet Explorer. Uruchamiamy internet, klikając w. Następnie wchodzimy w 'Plik' i w zakładce 'Ustawienia strony' wpisujemy dane poniżej: Rys. 21. Zalecane ustawienia strony w Internet Explorer.

21 Wartości podane w powyższym przykładzie powinny zapewnić prawidłowość wydruku.

22 8. Zlecenie zostało zarejestrowane co dalej? Po zarejestrowaniu nowego zlecenia i przekazaniu jego specyfikacji do punktu napraw klikamy w (w module 'Nowe zlecenie'). W przypadku dopisania jakiś części i/lub czynności do zarejestrowanego zlecenia, zostajemy skierowani do następującego okna: Rys. 22. Okno wyboru wydruku paragonu i/lub faktury lub zamknięcia zlecenia. Wybór opcji wydruku faktury zamyka dane zlecenie. Wprowadzanie jakichkolwiek zmian dla takiego zlecenia po wystawieniu faktury będzie już niemożliwe. Będziemy mogli jedynie dokonać przeglądu zlecenia z możliwością podglądu historii wprowadzonych zmian i przeglądu wystawionej do niego faktury, jak również ponownie wydrukować jej oryginał lub kopię (Przegląd-Faktura). Tę opcję wybieramy, jeśli chcemy dalej wprowadzać zmiany w przyjętym zleceniu, np. uzupełnić części i wykonane usługi po dokonaniu naprawy. Fakturę i/lub paragon możemy wydrukować w terminie późniejszym, niż data rejestracji zlecenia. Zlecenie zostanie zamknięte. Wprowadzanie jakichkolwiek zmian dla takiego zlecenia będzie niemożliwe. Będziemy mogli dokonać przeglądu zlecenia z możliwością podglądu historii wprowadzonych zmian oraz wydrukować fakturę w terminie późniejszym, niż data rejestracji zlecenia (PrzeglądSzukaj-Faktura).

23 Klawisz realizuje funkcje klawisza 'Faktura' i 'Paragon'

24 9. Edycja zlecenia. Po zakończonej naprawie uzupełnione przez mechaników zlecenie wraca z powrotem do punktu przyjęć. Otrzymane dane odnośnie kosztorysu naprawy, a więc zużytych częściach i wykonanych czynnościach (patrz punkt 7.3), należy wprowadzić do programu korzystając z opcji. Właściwe zlecenie odnajdujemy po jego numerze, numerze NIP-u klienta, kodzie klienta, numerze rejestracyjnym auta lub numerze nadwozia. Po naciśnięciu klawisza z lornetką możemy odszukać kontrahenta z listy kontrahentów, a po naciśnięciu klawisza z numerem rejestracyjnym możemy odszukać zlecenia po rejestracji podając cały numer lub fragment. (uwaga przeszukiwane są tylko samochody które zostały przypisane do kontrahentów albo za pośrednictwem danych kontrahenta albo na planszy zlecenia. Rys. 23. Okno wyboru zlecenia do jego edycji. Kliknięcie w skieruje nas do okna edycji szukanego zlecenia. Jeżeli nie określimy kryteriów i naciśniemy szukaj pojawi się lista otwartych zleceń. Rys. 24. Okno edycji zlecenia.

25 Po uzupełnieniu i uaktualnieniu wszystkich danych o zleceniu, można przystąpić do wydruku faktury i/lub paragonu z kasy fiskalnej z rozliczeniem wykonanych prac. Po wprowadzeniu jakichkolwiek zmian w edytowanym zleceniu klikamy w.

26 10. Wydruk faktury i/lub paragonu z drukarki fiskalnej. Po naciśnięciu klawisza w edytowanym zleceniu zostajemy skierowani do okna umożliwiającego wydruk faktury i/lub paragonu z drukarki fiskalnej. Rys. 25. Okno wyboru wydruku paragonu i/lub faktury lub zamknięcia zlecenia. Wybór opcji wydruku faktury zamyka dane zlecenie. Wprowadzanie jakichkolwiek zmian dla takiego zlecenia po wystawieniu faktury będzie już niemożliwe. Będziemy mogli jedynie dokonać przeglądu zlecenia z możliwością podglądu historii wprowadzonych zmian i przeglądu wystawionej do niego faktury, jak również ponownie wydrukować jej oryginał lub kopię (Przegląd-Faktura). Tę opcję wybieramy jeśli chcemy dalej wprowadzać zmiany w przyjętym zleceniu. Fakturę i/lub paragon możemy wydrukować w terminie późniejszym. Zlecenie zostanie zamknięte. Wprowadzanie jakichkolwiek zmian dla takiego zlecenia będzie niemożliwe. Będziemy mogli dokonać przeglądu zlecenia z możliwością podglądu historii wprowadzonych zmian oraz wydrukować fakturę w terminie późniejszym (Przegląd-Szukaj-Faktura). Klawisz realizuje funkcje klawisza "Faktura' i 'Paragon'

27 Po wybraniu klawisza pojawi się prośba o podanie dodatkowych danych do wystawienia faktury: Rys. 26. Dodatkowe dane do wydruku faktury. Rys. 27. Podgląd wydruku faktury. Klawisz 'Oryginał / Kopia' na przedstawionym oknie służy do przełączania się pomiędzy oryginałem i kopią faktury. 11. Przegląd zleceń oraz faktur. Po kliknięciu na klawisz pojawi się nam okno wyboru zlecenia do przeglądu. Możemy przeglądać zamknięte oraz otwarte zlecenia. Wybrane zlecenie do przeglądu wyszukujemy po numerze zlecenia, numerze NIP-u klienta, kodu klienta,

28 numerze rejestracyjnym lub numerze faktury. Wyszukanie faktury po numerze nadwozia w poniższym oknie dialogowym jest zablokowane. Rys. 28. Okno wyboru zlecenia i/lub faktury do przeglądu. Klawisz ten służy wyłącznie do przeglądu wystawionych wcześniej faktur dla zamkniętych zleceń. W ramach przeglądu wystawionych faktur można wydrukować ponownie jej oryginał lub kopię. Wybierając tę opcję możemy dokonywać przeglądu zamkniętego lub otwartego zlecenia wraz z historią wprowadzonych zmian. Dla zamkniętych zleceń, dla których jeszcze nie była wystawiona faktura jest możliwość jej wydruku. Dla zleceń, dla których już była wystawiona faktura, mamy możliwość jej przeglądu i ponownego wydruku jej oryginału lub kopii. Po wybraniu zlecenia do przeglądu, pojawia się okno z danymi bez możliwości ich edycji. Rys. 29. Okno podglądu zlecenia z możliwością podglądu historii wprowadzanych zmian, wystawienia faktury lub przeglądu wystawionej już faktury.

29 Na górnym, niebieskim pasku wyświetlana jest informacja, czy mamy do czynienia z otwartym czy zamkniętym zleceniem. Zlecenia otwarte to takie, w których mamy możliwość dokonywania zmian (poprzez wejście w 'Edytuj zlecenie'). Zlecenia zamknięte to takie, w którym nie możemy już wprowadzać żadnych zmian. Dla zleceń zamykanych poprzez klawisz 'Zamknij zlecenie' lub 'Paragon' mamy możliwość późniejszego przeglądu danego zlecenia wraz z możliwością wydruku faktury w późniejszym terminie niż np. data odbioru auta z naprawy. Dla zleceń zamykanych poprzez klawisz 'Faktura' lub 'Fakt. i paragon' mamy możliwość późniejszego przeglądu danego zlecenia wraz z podglądem wystawionej już faktury i ponownego wydruku jej oryginału lub kopii. Mamy możliwość podglądu paragonu i faktury jakie były wystawione do tego zlecenia. Możemy również otworzyć zlecenie które nie było fakturowane a zostało zamknięte.

30 Dodatkową funkcją dostępną w tym dialogu jest przegląd historii zlecenia. Po wybraniu opcji historii, pojawi się lista zmian z informacją, kto dokonał zmiany i kiedy. Rys. 30. Przegląd historii zlecenia. Dwukrotne kliknięcie na którąkolwiek z pozycji spowoduje otwarcie okna ze zleceniem, w takim stanie, w jakim zostało zapisane przez użytkownika podanego na liście. Dzięki tej funkcjonalności można prześledzić wszystkie zmiany na zleceniu. 12. Sklep. Możliwość bezpośredniej sprzedaży detalicznej zmagazynowanych części zamiennych umożliwia nam funkcja 'SKLEP'. Rys. 31. Okno główne modułu 'Sklep'. KROK 1 - wskaż zakupioną przez klienta część poprzez 'DODAJ'. Na załączonym przykładzie poniżej zakupiono opony. Zakupione części muszą być kliknięte w kwadracie w kolumnie 'lp'. Po wybraniu wszystkich części naciśnij na 'DODAJ'. Wrócisz do początkowego okna dialogowego 'SKLEP'

31 Rys. 32. Okno wyboru zakupionych przez klienta części. KROK 2 - zmień ilość zakupionych części (kolumna 'ilość') lub cenę sprzedaży (kolumna 'cena netto'). Jeśli nic nie zmieniasz, możesz przejść do wydruku paragonu i/lub faktury (patrz krok 3) poprzez kliknięcie w 'Sprzedaż'. Rys. 33. Okno główne modułu 'Sklep'. KROK 3 - wystaw paragon i/lub fakturę. Jeżeli chcemy wystawić fakturę konieczne jest określenie nabywcy, dla paragonu nie jest to konieczne':

32 Rys. 34. Okno wyboru potwierdzenia zakupionego towaru. 13. Zestawienia.

33 Zestawienie sprzedaży vat (uwzględnia pracę serwisu i sklepu) dla podanego przedziału czasowego. Faktury i paragony. Patrz przykład 1. Zestawienie sprzedaży obejmujące pracę serwisu i sklepu wraz z rozchodem wewnętrznym w rozpisaniu na poszczególne części i czynności. Patrz przykład 2. Inwentaryzacja magazynu na bieżący dzień. Części w rozbiciu na dostawy z jakich pochodzą. Patrz przykład 3. Pozostałe zestawienie to aktualne stany magazynu, niskie stany raport pozwalający stworzyć listę asortymentów których stan wymaga uzupełnienie w magazynie. Mechanicy to zestawienie pracy wg mechaników. Czyli jaki mechanik do jakiego zlecenia został przypisany. Badanie techniczne to raport o samochodach którym badanie techniczne dobiega do końca pozwala to na przypomnienie się klientowi w odpowiednim czasie. Raport bankowy to lista operacji w zadanym okresie wykonanych jako przelewy bankowe lub płaconych kartami płatniczymi. Przykład nr 1 - zestawienie VAT: Przykład nr 2 - sprzedaż: