REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W KZK GOP.

Transkrypt

1 REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W KZK GOP. Przewodniczący Zarządu /-/ Roman Urbańczyk 1

2 Rozdział 1 SŁOWNIK PODSTAWOWYCH POJĘĆ Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: a) Ustawie należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych. b) Regulaminie należy przez to rozumieć niniejszy REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W KZK GOP. c) Dyrektor Biura należy przez to rozumieć Kierownika Zamawiającego. d) Wydział PZ należy przez to rozumieć Wydział Zamówień Publicznych. e) Wydział DO należy przez to rozumieć Wydział Organizacyjny i Spraw Pracowniczych. f) Wydział FB należy przez to rozumieć Wydział Finansowo - Budżetowy. g) Wydział DI należy przez to rozumieć Wydział Informatyki. h) Pełnomocniku należy przez to rozumieć osobę, której Dyrektor Biura powierzył zastrzeżone dla siebie czynności. i) Komórce organizacyjnej należy przez to rozumieć zainteresowany udzieleniem zamówienia Wydział, Referat lub samodzielne stanowisko w KZK GOP przygotowujące lub prowadzące postępowanie o udzielenie zamówienia oraz realizujące zamówienie. j) Komisji przetargowej należy przez to rozumieć Komisję powoływaną na zasadach określonych w Regulaminie. k) Inspektorze należy przez to rozumieć osobę, która będzie nadzorować realizację umowy po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. l) Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) należy przez to rozumieć dokument sporządzony zgodnie z art. 36 Ustawy. m) Protokole postępowania należy przez to rozumieć dokument sporządzony zgodnie z art. 96 Ustawy. n) Wartość zamówienia należy przez to rozumieć wartość, której podstawą ustalenia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. o) Zamawiającym - należy przez to rozumieć Komunikacyjny Związek Komunalny Górnośląskiego Okręgu Przemysłowego, ul. Barbary 21A, Katowice. p) Kierowniku komórki organizacyjnej należy przez to rozumieć naczelnika, kierownika lub osobę na samodzielnym stanowisku. q) Prezesie Urzędu należy przez to rozumieć Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. r) Zamówieniu publicznym należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między Zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. 2. Czynności określone w niniejszym Regulaminie jako: zatwierdzenie, sporządzenie itp., muszą zostać udokumentowane własnoręcznym podpisem osób je wykonujących. Rozdział 2 POSTANOWIENIA OGÓLNE Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w KZK GOP odpowiada każdorazowo Dyrektor Biura, a także inne osoby w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania. 2. Dyrektor Biura może zgodnie z art. 18 ust. 2 Ustawy powierzyć pisemnie wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności pracownikom Biura (Pełnomocnikom). 3. Za całość spraw merytorycznych w trakcie prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego odpowiada zainteresowana Komórka organizacyjna, za sprawy organizacyjne i formalne wynikające z Ustawy odpowiada Wydział PZ. 4. Przyjmowanie opłat za SIWZ, deponowanie i zwroty wadiów oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy wykonuje Wydział FB. 5. Publikację informacji na stronach internetowych KZK GOP wykonuje Wydział DI. 2

3 6. Przyjmowanie i przekazywanie ofert oraz przyjmowanie i wysyłanie korespondencji związanej z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego wykonuje Wydział DO. 7. Wskazówek i konsultacji w sprawach związanych z udzielaniem zamówień publicznych w KZK GOP udziela Wydział PZ oraz Zespół Radców Prawnych. 8. Jeżeli Komórka organizacyjna zamierza udzielić zamówienia publicznego, na które wydatkowanie środków uzależnione jest od decyzji Zarządu KZK GOP, przed wszczęciem postępowania winna uzyskać zgodę Zarządu KZK GOP w drodze uchwały. 9. Jeżeli Komórka organizacyjna zamierza udzielić zamówienia publicznego współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej wówczas podczas jego udzielania uwzględnia właściwe procedury (wytyczne, zalecenia itp.) Instytucji Zarządzającej, w szczególności wynikające z umowy zawartej pomiędzy KZK GOP i Instytucją Zarządzającą Zamówienia publiczne na roboty budowlane, dostawy i usługi udzielane są zgodnie z Ustawą w trybach: a) przetargu nieograniczonego, b) przetargu ograniczonego, c) negocjacji z ogłoszeniem, d) negocjacji bez ogłoszenia, e) zapytania o cenę, f) zamówienia z wolnej ręki, g) licytacji elektronicznej, h) dialogu konkurencyjnego. 2. Zamówienia publiczne w trybach określonych w ust. 1 o ustalonej wartości przekraczającej równowartość kwoty euro, prowadzone są przez Wydział PZ. 3. Zamówienia, wyłączone spod obowiązku stosowania przepisów Ustawy na podstawie art. 4 Ustawy lub udzielane na podstawie art. 5a Ustawy, prowadzone są przez odpowiednie Komórki organizacyjne w sposób określony w Rozdziale 5 Regulaminu. 4. Warunkiem wszczęcia postępowania o zamówienie publiczne o ustalonej wartości przekraczającej równowartość kwoty euro (za wyjątkiem zamówień określonych w art. 4 oraz art. 5a Ustawy), jest wystąpienie kierownika Komórki organizacyjnej do Dyrektora Biura z Wnioskiem w sprawie wszczęcia postępowania (Załącznik Nr 1 do Regulaminu) i uzyskanie jego zatwierdzenia. 5. Każde zamówienie, o którym mowa w ust. 4 oznacza się numerem: a) nadanym w Komórce organizacyjnej, b) nadanym w Wydziale PZ po zatwierdzeniu przez Dyrektora Biura Wniosku w sprawie wszczęcia postępowania. 6. Sposób numerowania zamówień, o których mowa w ust. 4: ZP / Komórka / nr kolejny zam. / PZ / numer / rok, gdzie: a) ZP skrót od zamówienie publiczne, b) Komórka symbol Komórki organizacyjnej, której postępowanie dotyczy, c) nr kolejny zam. kolejny numer zamówienia w Komórce organizacyjnej, d) PZ symbol Wydziału Zamówień Publicznych, e) numer kolejny numer zamówienia w Wydziale PZ, f) rok - rok, w którym wszczęto postępowanie o udzielenie zamówienia. 7. Zamówienia podlegają rejestracji w rejestrze zamówień publicznych prowadzonym przez: a) Wydział PZ w przypadku zamówień, o których mowa w ust. 4, b) Komórkę organizacyjną - w przypadku wszystkich zamówień, które dotyczą danej Komórki organizacyjnej. 8. Zamówienia publiczne o istotnym znaczeniu o wartości większej niż 2 tys. złotych brutto, w tym zamówienia wyłączone spod obowiązku stosowania przepisów Ustawy, wymagają zawarcia umowy w formie pisemnej. Umowa w formie pisemnej może być sporządzona również dla zamówień o wartości niższej niż 2 tys. złotych. Umowa podlega rejestracji i oznacza się ją numerem: a) nadanym w Komórce organizacyjnej, b) nadanym w Wydziale PZ, c) nadanym w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Pracowniczych. 3

4 9. Sposób numerowania umów: Komórka organizacyjna / nr kolejny umowy / PZ / numer umowy w PZ / DO / numer umowy w DO / rok, gdzie: d) Komórka organizacyjna symbol Komórki organizacyjnej inicjującej umowę, e) nr kolejny umowy kolejny numer umowy w Komórce organizacyjnej, f) PZ symbol Wydziału PZ, g) numer umowy w PZ kolejny numer umowy w Wydziale PZ, h) DO symbol Wydziału Organizacyjnego i Spraw Pracowniczych, i) numer umowy w DO - kolejny numer umowy w Wydziale DO, j) rok - rok, w którym zostaje zawarta umowa. Rozdział 3 ZASADY POWOŁYWANIA I PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ Jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro dla dostaw lub usług oraz równowartość kwoty euro dla robót budowlanych, Dyrektor Biura powołuje Komisję przetargową do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia (art. 19 ust. 1 Ustawy), bez względu na tryb udzielania zamówienia. Dyrektor Biura może powołać Komisję na wniosek Kierownika zainteresowanej Komórki organizacyjnej również wówczas, gdy wartość zamówienia jest mniejsza niż powyższe kwoty, jeżeli Kierownik Komórki organizacyjnej uzna za zasadne powołanie takiej Komisji. 2. Kierownik Komórki organizacyjnej składa w Wydziale PZ pismo w sprawie powołania Komisji przetargowej zgodnie z wzorem (Załącznik Nr 2 do Regulaminu), proponując w jej składzie Przewodniczącego Komisji, jego Zastępcę oraz Członków Komisji. Sekretarza Komisji proponuje Naczelnik Wydziału PZ. 3. Komisja ma charakter doraźny i powoływana jest do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert. Komisja działa na podstawie Zarządzenia Dyrektora Biura. 4. Komisja rozpoczyna działalność z dniem określonym w Zarządzeniu i kończy z dniem ostatecznego wyboru najkorzystniejszej oferty lub w dniu wynegocjowania postanowień umowy w przypadku trybu zamówienia z wolnej ręki lub z dniem unieważnienia postępowania. 5. Komisja składa się z co najmniej 4 osób reprezentujących KZK GOP lub innych osób nie będących pracownikami KZK GOP (jeżeli wymaga tego charakter zamówienia), posiadających niezbędną wiedzę w zakresie Ustawy, przepisów wykonawczych do tej ustawy, praktycznego stosowania procedur ustawowych, a przede wszystkim posiadających znajomość zagadnień związanych z przedmiotem zamówienia. 6. W skład Komisji określonej w ust. 5 wchodzi: Przewodniczący Komisji przetargowej, Zastępca Przewodniczącego Komisji, Sekretarz Komisji oraz co najmniej jeden Członek. W składzie tym każdorazowo znajdują się: pracownik zainteresowanej Komórki organizacyjnej, pracownik Wydziału PZ (jako Sekretarz Komisji) oraz pracownicy innych komórek organizacyjnych. W uzasadnionych wypadkach Sekretarzem Komisji może nie być pracownik Wydziału PZ. 7. Szczegółowy zakres i sposób działania Komisji określa Regulamin Komisji Przetargowej w KZK GOP wprowadzony Zarządzeniem Dyrektora Biura KZK GOP. 8. Jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wymaga wiadomości specjalnych, Dyrektor Biura z własnej inicjatywy lub na wniosek Przewodniczącego Komisji może powołać biegłych. 9. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego (za wyjątkiem postępowań określonych w art. 5a Ustawy), do przeprowadzenia którego Komisja nie została powołana i którego wartość przekracza równowartość kwoty euro wszystkie czynności wynikające z zakresu prac Komisji związane z procedurą wykonuje Wydział PZ. 4

5 Rozdział 4 PLANOWANIE ZAMÓWIEŃ I USTALANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA Komórka organizacyjna, która w danym roku budżetowym zamierza udzielić zamówień publicznych, po uchwaleniu planu finansowego KZK GOP opracowuje plan zadań (wydatków) zgodnie z wzorem (Załącznik Nr 3 do Regulaminu), który przekazuje do Wydziału PZ w terminie ustalonym przez ten Wydział PZ. 2. W oparciu o plany określone w ust. 1 Wydział PZ sporządza ogólny plan zadań (wydatków) dotyczący udzielenia zamówień publicznych w KZK GOP w danym roku budżetowym i przedkłada go do zatwierdzenia Dyrektorowi Biura. 6. Wydział PZ niezwłocznie po zatwierdzeniu albo uchwaleniu planu finansowego może przekazać Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej lub zamieścić na stronie internetowej KZK GOP w miejscu wyodrębnionym dla zamówień zwanym profilem nabywcy, wstępne ogłoszenie informacyjne o planowanych w terminie następnych 12 miesięcy zamówieniach lub umowach ramowych, o których mowa w art. 13 ust. 1 pkt 1, 2 i 3 Ustawy Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług ustalone z należytą starannością. 2. Nie można w celu uniknięcia stosowania przepisów Ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. 3. Jeżeli przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 Ustawy, przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się również wartość zamówień uzupełniających (art. 32 ust. 1 i 3 Ustawy). 4. Przed każdorazowym rozpoczęciem postępowania o udzielenie zamówienia Komórka organizacyjna, która inicjuje udzielenie tego zamówienia analizuje, czy dane zamówienie jest jednorazowe, czy też jest częścią większego zamówienia planowanego w ciągu całego roku oraz jaka jest wartość tego zamówienia przeliczona na euro. Jeżeli w danym zamówieniu dopuszcza się możliwość składania ofert częściowych albo dane zamówienie jest częścią większego zamówienia przewidywanego w ciągu roku, to wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia (art. 32 ust. 4 Ustawy). 5. Wartością dynamicznego systemu zakupów jest łączna wartość zamówień objętych tym systemem, których zamawiający zamierza udzielić w okresie trwania dynamicznego systemu zakupów. 6. Wartością umowy ramowej jest łączna wartość zamówień, których zamawiający zamierza udzielić w okresie trwania umowy ramowej. 7. Wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie art. 33 Ustawy. 8. Wartość zamówienia na dostawy lub usługi powtarzające się okresowo ustala się na podstawie art. 34 Ustawy. 9. Jeżeli zamówienie na usługi lub dostawy przewiduje prawo opcji, przy ustaleniu wartości zamówienia uwzględnia się największy możliwy zakres tego zamówienia z uwzględnieniem prawa opcji. 10. Do opisu przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV) (art. 30 ust. 7 Ustawy) Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. 2. Do przeliczenia wartości zamówienia publicznego na euro przyjmuje się aktualny obowiązujący średni kurs 1 euro określony w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych. 5

6 Rozdział 5 UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ NA PODSTAWIE ART. 4 USTAWY. 9. Jeżeli wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro (art. 4 pkt 8 Ustawy) lub występują inne okoliczności do zastosowania art. 4 Ustawy, w przypadku udzielania takich zamówień, przepisów Ustawy nie stosuje się W przypadku udzielania zamówień, o których mowa w 9 osoba odpowiedzialna w Komórce organizacyjnej za zawarcie umowy na roboty budowlane, dostawę lub usługi, wybiera wykonawcę zamówienia z uwzględnieniem założenia, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób oszczędny i celowy. 2. W celu udzielenia zamówień określonych w art. 4 pkt 8 Ustawy, tj. których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, wykonać należy poniższe czynności: a) uzyskać pisemną akceptację Dyrektora Biura na udzielenie takiego zamówienia, b) przeprowadzić postępowanie w oparciu o Instrukcję dotyczącą udzielania zamówień o wartości przekraczającej równowartość kwoty euro i nie przekraczającej równowartości kwoty euro (Załącznik nr 4 do Regulaminu wraz z załącznikami), c) sporządzić dokumentację w oparciu o wzór (Załącznik Nr 2 do Instrukcji, o której mowa w lit. b), d) sporządzić umowę w formie pisemnej (niezbędne przy zamówieniach o wartości powyżej 2 tys. zł), z zastrzeżeniem 3 ust. 8 Regulaminu. e) zarejestrować zamówienie w Komórce organizacyjnej. Uwaga! W przypadku, gdy dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być zrealizowane tylko przez jednego wykonawcę lub jest to uzasadnione względami merytorycznymi, czynności wynikające z pkt b) nie mają zastosowania. 3. Dokumentacja jest przechowywana w zainteresowanej Komórce organizacyjnej w sposób gwarantujący jej nienaruszalność przez okres co najmniej 4 lat od dnia zakończenia postępowania. Rozdział 6 UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ NA PODSTAWIE ART. 5a USTAWY. 11. Jeżeli wartość zamówienia, którego przedmiotem są usługi o charakterze niepriorytetowym określone w Załączniku nr 12 do Regulaminu, jest mniejsza niż wyrażona w złotych równowartość kwoty euro, to można udzielić go po przeprowadzeniu postępowania określonego w Zamówienia, o których mowa w 11, udziela się w sposób przejrzysty, obiektywny i niedyskryminacyjny, po uprzednim uzyskaniu pisemnej akceptacji Dyrektora Biura na udzielenie takiego zamówienia. 2. Komórka organizacyjna przekazuje do Wydziału DI ogłoszenie o zamówieniu, które zamieszcza się na stronie Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) KZK GOP i które zawiera informacje niezbędne z uwagi na okoliczności jego udzielania, w szczególności: a) termin składania ofert uwzględniający czas niezbędny do przygotowania i złożenia oferty, b) opis przedmiotu oraz określenie wielkości lub zakresu zamówienia, c) kryteria oceny ofert. 3. W ogłoszeniu o zamówieniu, o którym mowa w ust. 2, można określić warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty, jakie wykonawca jest zobowiązany złożyć na potwierdzenie ich spełniania. 4. Termin składania ofert, o którym mowa w ust. 2 lit. a nie może być krótszy niż 4 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w BIP KZK GOP. 6

7 5. Niezwłocznie po udzieleniu zamówienia, o którym mowa w 11, Komórka organizacyjna przekazuje do Wydziału DI: a) informację o udzieleniu zamówienia, w celu zamieszczenia jej na stronie BIP KZK GOP, zawierającą nazwę (firmę) albo imię i nazwisko podmiotu, z którym zawarto umowę w sprawie zamówienia lub b) informację o nieudzieleniu zamówienia. Rozdział 7 UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ W TRYBACH OKREŚLONYCH W 3 UST. 1 REGULAMINU Przygotowanie postępowania Przed wszczęciem postępowania do obowiązków zainteresowanej Komórki organizacyjnej inicjującej udzielenie zamówienia publicznego należy w szczególności: a) ustalenie wartości zamówienia (netto, bez podatku VAT) - wg Załącznika nr 2 do Wniosku w sprawie wszczęcia postępowania, b) podjęcie decyzji czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających (dot. przetargu nieograniczonego lub ograniczonego - art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 Ustawy) lub prawo opcji (dot. usług lub dostaw art. 34 ust. 5 Ustawy), c) określenie trybu przeprowadzenia postępowania, a w przypadku trybu innego niż przetarg nieograniczony lub przetarg ograniczony, podanie powodów oraz uzasadnienia prawnego i faktycznego zastosowania trybu innego niż podstawowy, d) opis przedmiotu zamówienia, e) określenie warunków udziału w postępowaniu i sposobu oceny spełniania tych warunków (wg Załącznika nr 1 do Wniosku w sprawie wszczęcia postępowania), określenie kryteriów oceny ofert oraz sposobu oceny ofert na podstawie tych kryteriów (wg Załącznika nr 1 do Wniosku w sprawie wszczęcia postępowania), f) ustalenie wysokości wadium, jeżeli będzie wymagane (art. 45 ust. 4 Ustawy), g) ustalenie wysokości zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli będzie wymagane (art. 147 i art. 150 ust. 2 Ustawy), h) określenie, czy przewiduje się zastosowanie aukcji elektronicznej (dot. przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem - art. 91a 91c Ustawy), i) podjęcie decyzji o zamiarze zawarcia umowy ramowej (dot. przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem - art Ustawy), j) określenie sposobu porozumiewania się z wykonawcami (art. 27 Ustawy). 2. Jeżeli Komórka organizacyjna zamierza zawrzeć umowę, której przedmiotem są świadczenia okresowe lub ciągłe na czas dłuższy niż 4 lata, do obowiązków Komórki organizacyjnej przed wszczęciem postępowania należy sporządzenie uzasadnienia, że wykonanie zamówienia w dłuższym okresie spowoduje oszczędności kosztów realizacji zamówienia w stosunku do okresu czteroletniego lub jest to uzasadnione zdolnościami płatniczymi KZK GOP lub zakresem planowanych nakładów oraz okresem niezbędnym do ich spłaty (art. 142 ust. 2 Ustawy). 3. Jeżeli wartość zamówienia, o którym mowa w ust. 2, jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Ustawy, Dyrektor Biura w terminie 3 dni od wszczęcia postępowania, zawiadamia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o zamiarze zawarcia umowy na okres dłuższy niż 4 lata, podając uzasadnienie faktyczne i prawne. Nie dotyczy to zawierania umów: kredytu i pożyczki, rachunku bankowego, jeżeli okres umowy nie przekracza 5 lat, - ubezpieczenia, jeżeli okres umowy nie przekracza 5 lat, - o świadczenie usług w zakresie publicznego transportu zbiorowego. 7

8 Specyfikacja istotnych warunków zamówienia (SIWZ) Kierując się przyjętym trybem zamówienia określonym zgodnie z 3 ust. 1, Komórka organizacyjna przy współpracy Wydziału PZ przygotowuje zgodnie z art. 36 ust. 1 i 2 Ustawy Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami (SIWZ nie dotyczy trybu licytacji elektronicznej i zamówienia z wolnej ręki). 2. Komórka organizacyjna przedkłada Dyrektorowi Biura SIWZ do zatwierdzenia. 3. W przypadku trybu przetargu nieograniczonego Komórka organizacyjna ustala wysokość opłaty za SIWZ, jaka będzie pobierana od wykonawców, o ile opłata taka została przewidziana. Wszczęcie postępowania Jeżeli przyjęty tryb postępowania o udzielenie zamówienia wymaga ogłoszenia o zamówieniu, wszczęcie postępowania następuje z chwilą zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu na stronie internetowej i w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie KZK GOP (tablica ogłoszeń). 2. Wydział PZ: a) przygotowuje i w zależności od wartości zamówienia zamieszcza ogłoszenie o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych lub przekazuje do Urzędu Publikacji Unii Europejskiej, b) przygotowuje ogłoszenie o zamówieniu, które zamieszcza na tablicy ogłoszeń oraz przekazuje do Wydziału Informatyki celem zamieszczenia na stronie internetowej KZK GOP, c) zamieszcza ogłoszenie o zamówieniu w dzienniku lub czasopiśmie o zasięgu ogólnopolskim, jeżeli Kierownik Komórki Organizacyjnej w porozumieniu z Głównym Księgowym KZK GOP uzna to za zasadne, d) jeżeli postępowanie jest prowadzone w trybie negocjacji bez ogłoszenia lub zamówienia z wolnej ręki i jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza równowartość kwoty: euro (za wyjątkiem zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 3 Ustawy), w terminie 3 dni od wszczęcia postępowania zawiadamia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o jego wszczęciu, podając uzasadnienie faktyczne i prawne zastosowania trybu udzielenia zamówienia. Niezbędnym dla powyższego jest niezwłoczne przekazanie przez Komórkę organizacyjną do Wydziału PZ stosownej informacji o wszczęciu postępowania w trybie negocjacji bez ogłoszenia lub zamówienia z wolnej ręki, e) w przypadku prowadzenia postępowania w trybie przetargu nieograniczonego, za pośrednictwem Wydziału Informatyki udostępnia SIWZ na stronie internetowej KZK GOP od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych albo publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, do upływu terminu składania ofert, f) w przypadku prowadzenia postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki po wszczęciu postępowania, może zamieścić w Biuletynie Zamówień Publicznych lub przekazać do Urzędu Publikacji Unii Europejskiej ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy. Prowadzenie postępowania Po wszczęciu postępowania Wydział PZ: a) przekazuje do Wydziału FB informację o przyjmowaniu opłat za SIWZ (wzór pisma - Załącznik Nr 5 do Regulaminu), b) przyjmuje od wykonawców wnioski o przekazanie SIWZ i przekazuje ją w terminie najpóźniej do 5 dni od dnia otrzymania wniosku. Wydział PZ prowadzi ewidencję wydanych lub przesłanych SIWZ (wzór Załącznik Nr 6 do Regulaminu). 2. Komórka organizacyjna przy współpracy Wydziału PZ przygotowuje odpowiedzi i udziela wyjaśnień na złożone zapytania do treści SIWZ przy zachowaniu terminów określonych w art. 38 ust. 1 Ustawy, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynął nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. 8

9 Od dnia składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub od dnia składania ofert lub od dnia wyznaczonego terminu pierwszych negocjacji w przypadku trybu zamówienia z wolnej ręki, prowadzenie postępowania aż do jego zakończenia (ostatecznego wyboru najkorzystniejszej oferty lub wynegocjowania postanowień umowy w przypadku trybu zamówienia z wolnej ręki lub unieważnienia postępowania) przejmuje Komisja przetargowa, jeśli taka została powołana. W przypadku, gdy Komisja przetargowa nie została powołana, postępowanie prowadzi Wydział PZ przy współpracy Komórki organizacyjnej i Wydziału Informatyki. 2. Propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty, wynegocjowania postanowień umowy w przypadku trybu zamówienia z wolnej ręki, wykluczenia wykonawców, odrzucenia ofert lub unieważnienia postępowania Komisja przetargowa lub Wydział PZ przedkłada Dyrektorowi Biura celem jej zatwierdzenia (wzór Protokołu Załącznik Nr 7 do Regulaminu). 3. Po zatwierdzeniu wyboru najkorzystniejszej oferty Komisja przetargowa lub Wydział PZ: - przygotowuje zawiadomienia do wykonawców zgodnie z art. 92 ust. 1 Ustawy, - przekazuje informacje zgodnie z art. 92 ust. 2 Ustawy do Wydziału Informatyki, celem zamieszczenia na stronie internetowej i zamieszcza ogłoszenie na tablicy ogłoszeń. 4. W przypadku unieważnienia postępowania Komisja przetargowa lub Wydział PZ zawiadamia o unieważnieniu postępowania równocześnie wszystkich wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia (w przypadku unieważnienia postępowania przed upływem terminu składania ofert) lub złożyli oferty (w przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminu składania ofert), podając uzasadnienie faktyczne i prawne. 5. Po wyborze najkorzystniejszej oferty lub w przypadku unieważnienia postępowania, Komisja przetargowa lub Wydział PZ przekazuje informacje do Wydziału FB o konieczności zwrotu wadium wykonawcom, o ile takie było wymagane w SIWZ, za wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana (wzór pisma Załącznik Nr 9 do Regulaminu). Kontrola uprzednia zamówień współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej Po wyborze najkorzystniejszej oferty i po upływie terminu do wniesienia odwołania, a jeżeli wniesiono odwołanie niezwłocznie po wydaniu przez Krajową Izbę Odwoławczą wyroku lub postanowienia kończącego postępowanie odwoławcze, a przed zawarciem umowy, w przypadku postępowania, w którym wartość zamówienia albo umowy ramowej współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej dla: a) robót budowlanych jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro, b) dostaw lub usług jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro, Wydział PZ przekazuje Prezesowi Urzędu kopie dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Dyrektora Biura lub Pełnomocnika, w celu przeprowadzenia kontroli uprzedniej. 2. Po otrzymaniu informacji o wyniku kontroli uprzedniej lub zaleceń pokontrolnych, Komisja przetargowa sporządza informację o wykonaniu czynności wskazanych w zaleceniach pokontrolnych lub zgłasza zastrzeżenia do otrzymanych zaleceń i przedkłada Dyrektorowi Biura do zatwierdzenia. 3. Na wniosek Prezesa Urzędu, Wydział PZ przesyła informację o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych. 4. W przypadku zgłoszenia do Prezesa Urzędu umotywowanych zastrzeżeń do wyników kontroli, Wydział PZ przy udziale zainteresowanej Komórki organizacyjnej przygotowuje stosowne pismo. 9

10 Czynności końcowe Przed podpisaniem umowy Wydział PZ przekazuje do Wydziału FB pismo (wzór pisma Załącznik Nr 8 do Regulaminu) informujące o wyborze oferty najkorzystniejszej oraz o konieczności przyjęcia zabezpieczenia należytego wykonania umowy (o ile takie było wymagane w SIWZ) lub ewentualnie wnioskuje o przelanie pieniędzy z wadium na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 2. Komórka organizacyjna przygotowuje umowę z wybranym wykonawcą i załatwia sprawy formalne związane z jej podpisaniem. 3. Po podpisaniu umowy Wydział PZ: a) zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, jeżeli wartość zamówienia albo umowy ramowej jest mniejsza niż równowartość kwoty euro dla dostaw lub usług oraz euro dla robót budowlanych (tzw. procedura krajowa), b) przekazuje Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, jeżeli wartość zamówienia lub umowy ramowej jest równa lub przekracza równowartości kwoty euro dla dostaw lub usług oraz euro dla robót budowlanych (tzw. procedura unijna). c) przekazuje do Wydziału FB pismo (wzór pisma Załącznik Nr 10 do Regulaminu) informujące o zakończeniu postępowania, celem ewentualnego zwrotu wadium (o ile takie było wymagane w SIWZ) wykonawcy, którego oferta została wybrana. Rozdział 8 PISEMNOŚĆ POSTĘPOWANIA W trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego obowiązkowo sporządzany jest Protokół postępowania, przy czym: a) Jeżeli wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro dla dostaw lub usług oraz euro dla robót budowlanych i nie została powołana Komisja przetargowa, Protokół postępowania wymagany przepisami Ustawy sporządza Wydział PZ. b) Przy wartości zamówienia równej lub przekraczającej równowartości kwot określonych w pkt a), do etapu składania ofert Protokół postępowania wymagany przepisami Ustawy sporządza Wydział PZ, natomiast od etapu otwarcia ofert do zakończenia postępowania (wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania) lub od etapu negocjowania postanowień umowy w przypadku trybu zamówienia z wolnej ręki do ich zakończenia, Protokół postępowania sporządza Komisja przetargowa. c) W przypadku zamówień udzielanych zgodnie z 12 Protokół postępowania sporządza Komórka organizacyjna zainteresowana udzieleniem zamówienia, chyba że została powołana Komisja przetargowa. Protokół powinien zawierać co najmniej informacje dotyczące: - przedmiotu zamówienia - określenia wartości zamówienia, - osób wykonujących czynności związane z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia oraz osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia i złożenia przez nie oświadczenia na druku ZP-1; - ogłoszenia i zmiany treści ogłoszenia; - wykonawców, którzy złożyli oferty; - miejsca i terminu składania ofert; - otwarcia ofert; - kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia lub części zamówienia; - zestawienia ofert; - oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu, o ile zostały określone; - daty wyboru najkorzystniejszej oferty albo przyczyn nieudzielenia zamówienia; - środków ochrony prawnej; - daty zawarcia umowy. 10

11 2. Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia i informacje do wykonawców w imieniu KZK GOP przedkłada się na piśmie z podpisem Dyrektora Biura lub osoby upoważnionej (Pełnomocnika). Rozdział 9 UDOSTĘPNIANIE ORAZ PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Oferty, opinie biegłych, oświadczenia, informacje z zebrania, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty i informacje składane przez wykonawców i zamawiającego, a także zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego - stanowią załączniki do Protokołu postępowania. 2. Protokół wraz z załącznikami jest jawny Załączniki do Protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, z tym że oferty udostępnia się od chwili ich otwarcia, oferty wstępne od dnia zaproszenia do składania ofert, a wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu od dnia poinformowania o wynikach oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu. 2. Udostępnianie Protokołu lub załączników do Protokołu następuje na wniosek strony, zgodnie z przepisami wykonawczymi wydanymi na podstawie Ustawy i przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej. 3. Nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, zastrzegł, że nie mogą one być udostępniane oraz wykazał, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. 4. Udostępnienia Protokołu lub załączników do Protokołu dokonuje się niezwłocznie i może ono nastąpić poprzez wgląd w siedzibie KZK GOP w terminie uzgodnionym przez obie strony lub zgodnie z wyborem wnioskodawcy w inny sposób, zgodny z przepisami wykonawczymi wydanymi na podstawie Ustawy. 5. Jeżeli udostępnianie dokumentacji następuje w trakcie prowadzonego postępowania, dokumenty te na etapie pracy Komisji udostępnia Komisja przetargowa, jeśli taka została powołana, w przeciwnym wypadku dokumenty udostępnia Wydział PZ. 6. Udostępnienie dokumentacji z postępowania zaleca się udokumentować poprzez sporządzenie notatki z udostępnienia. 23. Przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia sporządzony w trakcie postępowania Protokół wraz z załącznikami jest przechowywany w Wydziale PZ za wyjątkiem SIWZ i umów, które przechowywane są w Komórce organizacyjnej. Przechowywanie Protokołu wraz z załącznikami odbywa się w sposób gwarantujący ich nienaruszalność. Rozdział 10 EWIDENCJA POSTĘPOWAŃ I SPRAWOZDANIE O UDZIELONYCH ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH Wydział PZ prowadzi na bieżąco ewidencję: a) postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, zawierającą podstawowe informacje o przedmiocie zamówienia, jego wartości, itp., b) umów pisemnych w sprawie zamówień udzielanych, w tym również bez zastosowania przepisów Ustawy, podlegających rejestracji w Wydziale PZ. 2. W terminie do dnia 25 lutego każdego roku Wydział PZ sporządza zgodnie z Ustawą roczne sprawozdanie o udzielonych w poprzednim roku zamówieniach publicznych i przedkłada do zatwierdzenia Dyrektorowi Biura. 11

12 3. W celu sporządzenia sprawozdania, o którym mowa w ust. 2, w terminie do 31 stycznia każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie, wszystkie komórki organizacyjne Biura przedkładają do Wydziału PZ wykaz zamówień udzielonych na podstawie art. 4 Ustawy, zgodnie z Załącznikiem nr 11 do Regulaminu. 4. W terminie do 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie, Wydział PZ sprawozdanie przesyła drogą elektroniczną Prezesowi Urzędu. Rozdział 11 POSTANOWIENIA KOŃCOWE Wszystkie wzory umów opracowywane do SIWZ oraz umowy cywilno-prawne zawierane z wybranymi wykonawcami podlegają akceptacji pod względem formalno prawnym przez Radcę prawnego. Radcy prawnemu zostają powierzone również czynności związane z zaopiniowaniem (w razie konieczności) dokumentów składanych przez wykonawców na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu lub braku podstaw do wykluczenia wykonawców z postępowania. 2. Nadzór nad realizacją zawartej umowy po przeprowadzeniu zamówienia publicznego sprawuje zainteresowana Komórka organizacyjna. 26. Postanowienia niniejszego Regulaminu nie naruszają przepisów Ustawy oraz przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie. Wykaz załączników do Regulaminu: 1. Wzór Wniosku w sprawie wszczęcia postępowania wraz z załącznikami : - Załącznik nr 1 do Wniosku - Warunki udziału w postępowaniu, opis sposobu oceny, kryteria oceny, - Załącznik nr 2 do Wniosku Wartość zamówienia. 2. Wzór pisma do Wydziału PZ w sprawie powołania Komisji przetargowej. 3. Plan zadań komórki organizacyjnej. 4. Instrukcja dotycząca udzielania zamówień na podstawie art. 4 Ustawy, o wartości przekraczającej równowartość kwoty euro i nie przekraczającej równowartości euro wraz z załącznikami: - nr 1 do Instrukcji Istotne warunki udzielenia zamówienia wraz z załącznikiem (Formularzem cenowo-ofertowym), - nr 2 do Instrukcji Wzór dokumentacji udzielenia zamówień określonych w art. 4 Ustawy. 5. Informacja do Wydziału FB w sprawie przyjmowania opłat za SIWZ. 6. Ewidencja wydanych SIWZ. 7. Wzór skróconego Protokołu z postępowania. 8. Wzór pisma do Wydziału FB w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 9. Wzór pisma do Wydziału FB w sprawie zwrotu i zatrzymania wadium. 10. Wzór pisma w sprawie zwrotu wadium wykonawcy, którego oferta została wybrana. 11. Zamówienia publiczne udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy. 12. Wykaz usług o charakterze niepriorytetowym. Katowice, październik 2014 r. 12

13 Załącznik nr 1 do Regulaminu... Katowice, dn r. (Komórka - wnioskodawca) DYREKTOR BIURA KZK GOP w miejscu Wniosek w sprawie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego 1. Nazwa przedmiotu zamówienia:... klasyfikacja wg CPV (Wspólny Słownik Zamówień) Opis przedmiotu zamówienia (Komórka organizacyjna określa: opis przedmiotu zamówienia, opis techniczny, dokumentację techniczną, kosztorys inwestorski, parametry, ilość. Jeżeli przedmiotem zamówienia są usługi-należy podać ich rodzaj, zakres, charakterystykę itp.)... sporządzony przez (nazwisko i imię) Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu oceny spełniania tych warunków (wg załącznika nr 1 do Wniosku. ) określone przez (nazwisko i imię)... oraz kryteria oceny ofert (wg załącznika nr 1 do Wniosku. ) określone przez (nazwisko i imię) Wartość zamówienia podstawowego (netto w PLN)..., oraz zamówienia uzupełniającego/prawa opcji* (netto w PLN, jeżeli jest przewidywane) *, łącznie wartość (netto w PLN). ustalona przez (nazwisko i imię)... w dniu... na podstawie... (wg załącznika nr 2 do Wniosku. ). (jeżeli przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających, wartość zamówienia należy oszacować łącznie z zamówieniami uzupełniającymi dla robót budowlanych i usług max do 50%, dla dostaw max do 20%) * - niepotrzebne skreślić 5. Proponowany tryb udzielenia zamówienia... 13

14 6. Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu innego niż przetarg nieograniczony lub przetarg ograniczony (jeżeli dotyczy). sporządzone przez.. (nazwisko i imię) oraz (jeżeli dotyczy) osoby dokonujące wyboru wykonawców zaproszonych do negocjacji w trybie negocjacji bez ogłoszenia lub zamówienia z wolnej ręki.. (nazwiska i imiona) oraz (jeżeli dotyczy) osoby dokonujące wyboru wykonawców zaproszonych do składania ofert w trybie zapytania o cenę.. (nazwiska i imiona) 7. Czy dopuszcza się składanie ofert częściowych (jeżeli tak, wskazać części zamówienia i ich wartości) 8. Kwota, jaką zamierza się przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (wartość zamówienia podstawowego + podatek VAT + ewentualne zaokrąglenia) wynosi... PLN 9. Czy przedmiot zamówienia został wydzielony z przedmiotu innego zamówienia wskutek jego podziału? (jeżeli tak, to wskazać nazwę i wartość zamówienia, którego przedmiot został podzielony, przyczynę podziału oraz kwotę jaką zamierza się przeznaczyć na zamówienie, którego przedmiot został podzielony) Proponowany termin realizacji:... (Określić wymagany/pożądany termin realizacji przedmiotu zamówienia)... Podpis Kierownika/Naczelnika komórki zamawiającej 11. Opinia Wydziału Zamówień Publicznych: Przelicznik Euro wynosi 4,2249 zł (Rozporządzenie Prezesa RM Dz. U. z 2013 r., poz. 1692). Wartość zamówienia w Euro =... Poniżej/ równa /powyżej * kwot wartości określonych w Rozporządzeniu Prezesa RM Dz. U. z 2013 r., poz Procedura krajowa/unijna * * Niepotrzebne skreślić. Podpis Naczelnika Wydziału Zamówień Publicznych 14

15 12. Opinia Głównego Księgowego dotycząca zabezpieczenia środków finansowych na powyższe zamówienie:... Podpis Głównego Księgowego Dyrektor Pionu ZATWIERDZAM: Podpis Dyrektora Podpis Dyrektora Zarejestrowano w ewidencji zamówień publicznych pod: Nr... dnia... 15

16 Załącznik nr 1 do Wniosku w sprawie wszczęcia postępowania Nr WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU dotyczące: posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności. posiadania wiedzy i doświadczenia. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia sytuacji ekonomicznej i finansowej.. Sporządził: (imię i nazwisko) 2. OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: - (podać w jaki sposób będzie oceniany warunek posiadania uprawnień)... - (podać w jaki sposób będzie oceniany warunek posiadania wiedzy i doświadczenia)... - (podać w jaki sposób będzie oceniany warunek dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia). - (podać w jaki sposób będzie oceniany warunek sytuacji ekonomicznej i finansowej)... Sporządził: (imię i nazwisko) 3. KRYTERIA OCENY OFERT I ICH ZNACZENIE: - cena... % % % Sporządził: (imię i nazwisko) 16

17 Załącznik nr 2 do Wniosku w sprawie wszczęcia postępowania Nr... WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA 1. Przedmiot zamówienia: a) Rodzaj zamówienia dostawa, usługa, robota budowlana b) Opis przedmiotu zamówienia pod kątem ustalenia wartości zamówienia ilość, zakres, wielkość 2. Ustalenie wartości zamówienia (netto bez VAT): Wynagrodzenie ustalone z należytą starannością: - Dostawa lub usługa: analiza rynku, rozeznanie cenowe, Internet, doświadczenie zamawiającego,. - Roboty budowlane: art. 33 ust. 1 + rozporządzenie Ministra Infrastruktury (Dz. U. z 2004 r., Nr 130, poz. 1389) Robota budowlana z materiałów powierzonych przez zamawiającego (art. 33 ust. 2) Dostawy lub usługi powtarzające się okresowo (art. 34) Łączna wartość zamówień tego samego rodzaju: a) udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym. b) których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie.. Z dokonanych wyliczeń w pkt a) i b) wybiera się większą wartość zamówienia. 5. Zamówienia realizowane w częściach, w oddzielnych postępowaniach (art. 32 ust. 4).. 6. Dopuszczenie zamówień uzupełniających (dotyczy przetargu nieograniczonego i ograniczonego) (art. 32 ust. 3 ) lub prawa opcji (art. 34 ust. 5 ) Część zamówienia jako oddzielna wartość zamówienia (art. 6a) 8. Data ustalenia wartości zamówienia (art. 35 ust. 1 i ust. 2).. 17

18 Załącznik nr 2 do Regulaminu Wzór Katowice, dnia r. Wydział Zamówień Publicznych w miejscu Dotyczy: komisji przetargowej do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. W związku z rozpoczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na... (znak sprawy: ZP/ / /PZ/ /1 ), proszę o spowodowanie powołania Komisji przetargowej do przeprowadzenia w/w postępowania o udzielenie zamówienia. Proponuję następujący skład Komisji przetargowej: 1. Przewodniczący Komisji Z-ca Przewodniczącego Komisji -. Członkowie:

19 Wzór Załącznik nr 3 do Regulaminu Lp. Zamówienia wymagające odrębnego postępowania - opis Jednostka organizacyjna / komórka organizacyjna (dysponent środków) WYKAZ ZAMÓWIEŃ PLANOWANYCH DO UDZIELENIA W ROKU. Kod CPV Kwota zgodnie z planem finansowym KZK GOP (netto) zł Ustalona wartość całego zamówienia (netto) zł Podział całego zamówienia na części - opis Ustalona wartość części zamówienia (netto) zł Stopień przygotowania do realizacji zadania (np. złożono wniosek, procedura w trakcie) Podpis naczelnika/kierownika komórki organizacyjnej

20 Załącznik nr 4 do Regulaminu Instrukcja dotycząca udzielania zamówień na podstawie art. 4 Ustawy, o wartości przekraczającej równowartość kwoty euro i nie przekraczającej równowartości euro. Komórka organizacyjna zainteresowana udzieleniem zamówienia o wartości przekraczającej równowartość kwoty euro i nie przekraczającej równowartość euro, zobowiązana jest przed podpisaniem umowy do poczynienia następujących kroków: 1. Opracowania Istotnych Warunków Udzielenia Zamówienia (IWUZ) wg wzoru (zał. Nr 1 do Instrukcji). 2. Opracowania Formularza Cenowo Ofertowego (zał. Nr 1 do IWUZ - wzór) oraz wystąpienie do wybranych wykonawców (nie mniej niż trzech) z zaproszeniem do złożenia oferty wg wzoru. Dopuszcza się, oprócz zaproszenia co najmniej trzech wykonawców do złożenia ofert, zamieszczenie IWUZ wraz z załącznikami na stronie BIP KZK GOP. 3. Sporządzenie dokumentacji wg wzoru (zał. Nr 2 do Instrukcji). 20

21 Wzór Załącznik nr 1 do Instrukcji Numer postępowania w komórce organizacyjnej:.. ISTOTNE WARUNKI UDZIELENIA ZAMÓWIENIA w postępowaniu prowadzonym na podstawie art. 4 pkt 8 Ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.) na:. I. Nazwa i Ares Zamawiającego: Zamawiający: Komunikacyjny Związek Komunalny Górnośląskiego Okręgu Przemysłowego. Adres do korespondencji: ul. Barbary 21A, Katowice Godziny pracy Zamawiającego: poniedziałek piątek od godz do godz Tel. faks. II. zaprasza do złożenia ofert cenowych na:. Opis przedmiotu zamówienia: 1. Specyfikacja głównych wymagań: 1)... 2).. 2. Termin wykonania zamówienia -.. dni, miesięcy od daty zawarcia umowy. 3. Wykonawca jest związany ofertą 20 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 4. Wzór umowy stanowi załącznik nr 2 do IWUZ. III. Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć Wykonawcy. 1. Zamawiający wymaga, by każda oferta zawierała minimum następujące dokumenty: 1) Wypełniony i podpisany przez Wykonawcę formularz cenowo ofertowy wzór formularza stanowi załącznik nr 1 do IWUZ. 2) Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania oferty cenowej - oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. 3) Inne dokumenty: 2. Dokument, o którym mowa w ust. 1 pkt 2) może być dostarczony przed podpisaniem umowy. 3. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. IV. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów: Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie, za pomocą faksu lub drogą elektroniczną. V. Osoby po stronie Zamawiającego uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami. 1. Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień w sprawach proceduralnych i merytorycznych jest: Pan/Pani tel/fax. 2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie Istotnych Warunków Udzielenia Zamówienia od poniedziałku do piątku w godzinach od do. 21

22 VI. Miejsce i termin składania i otwarcia ofert. 1. Ofertę cenową należy złożyć w siedzibie Zamawiającego ul. Barbary 21A, Katowice pok. Nr 014 (Kancelaria) w terminie do. do godziny lub faksem nr , lub em, potwierdzone następnie w formie pisemnej. 2. Informacje, o których mowa w pkt VII.1. zawarte w ofertach zostaną podane w dniu. o godz. w siedzibie Zamawiającego w pok. Nr.. VII. Opis sposobu obliczenia ceny. 1. Na formularzu cenowo ofertowym (załącznik nr 1 do IWUZ) należy przedstawić cenę netto i brutto przedmiotu zamówienia oraz stawkę podatku VAT. 2. Wartość cenową należy wpisać w złotych polskich do dwóch miejsc po przecinku oraz słownie. 3. Cena ma zawierać wszystkie koszty przedmiotu zamówienia. VIII. Kryteria oceny ofert. Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami oceny ofert: A. CENA.. % B... % C. % IX. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia. 1. O wyborze oferty cenowej Zamawiający zawiadomi niezwłocznie Wykonawców, którzy złożyli oferty. 2. Zamawiający zawrze umowę niezwłocznie po przekazaniu zawiadomienia o wyborze oferty. 3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy, zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny. 4. Zamawiający przekazuje wzór umowy (załącznik nr 2 do IWUZ) zawierającej warunki wykonania zamówienia. Zamawiający będzie żądał, aby umowa została zawarta i zrealizowana na warunkach w nim określonych. X. Postanowienia końcowe. 1. Do prowadzonego postępowania nie przysługują środki ochrony prawnej określone w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Niniejsze postępowanie prowadzone jest na podstawie wewnętrznych uregulowań organizacyjnych, bez zastosowania przepisów Ustawy. 3. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania uzasadnienia. Załączniki: 1. Formularz cenowo ofertowy 2. Wzór umowy Zatwierdzam 22.. (data, podpis)

23 Wzór Załącznik nr 1 do IWUZ Pieczęć adresowa Wykonawcy FORMULARZ CENOWO OFERTOWY. 1. Oferujemy przedmiot zamówienia zgodnie z Istotnymi Warunkami Udzielenia Zamówienia (IWUZ) na, z dnia, (numer postępowania w komórce organizacyjnej ZP/. /201 ), za cenę netto:. złotych (słownie: ) złotych za cenę brutto:. złotych (słownie: ) złotych, w tym stawka należnego podatku VAT..%. 2. Przedmiot zamówienia wykonamy po podpisaniu umowy, w terminie określonym w IWUZ. 3. Oświadczamy, iż uważamy się za związanych niniejszą ofertą w okresie zawartym w IWUZ. 4. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z postanowieniami zawartymi we wzorze umowy i zobowiązujemy się, w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umowy w miejscu i terminie wyznaczonym przez zamawiającego.. (Podpis i pieczęć Wykonawcy) 23

24 Wzór Załącznik nr 2 do Instrukcji Numer postępowania w komórce organizacyjnej: Roboty budowlane Dostawy Usługi (właściwe podkreślić) DOKUMENTACJA dla zamówień realizowanych na podstawie art. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych sporządzona w dniu 201 roku. Komórka zamawiająca:.. Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej:.. Podstawa prawna: art. 4 pkt ustawy Prawo zamówień publicznych Zabezpieczenie finansowe:. 1. Opis przedmiotu zamówienia: Ustalona wartość zamówienia (netto): złotych 3. Wykonawca wybrany (nazwa, adres): 4. Cena oferty netto zł, Cena oferty brutto zł 5. Zawarta umowa nr: z dnia... Podpis osoby odpowiedzialnej 24

25 Załącznik nr 5 do Regulaminu Wzór Katowice, dnia r. Wydział Finansowo - Budżetowy w miejscu W związku z rozpoczęciem postępowania o zamówienie publiczne w trybie przetargu nieograniczonego na... (znak sprawy: ZP/ / /PZ/ /1..), prosimy o pobieranie od Wykonawców opłaty za 1 egz. Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia w wysokości... zł + VAT. Z poważaniem 25

26 Załącznik nr 6 do Regulaminu Wykaz wykonawców odbierających "Specyfikację..." w postępowaniu na... data Nazwa Wykonawcy (firma) - adres, telefon/fax Nr dowodu wpłaty Nazwisko, imię i podpis odbierającego (czytelny) firma... ulica... kod - _, miasto... telefon..., fax... firma... ulica... kod - _, miasto... telefon..., fax... firma... ulica... kod - _, miasto... telefon..., fax... firma... ulica... kod - _, miasto... telefon..., fax... firma... ulica... kod - _, miasto... telefon..., fax... firma... ulica... kod - _, miasto... telefon..., fax... firma... ulica... kod - _, miasto... telefon..., fax... firma... ulica... kod - _, miasto... telefon..., fax... firma... ulica... kod - _, miasto... telefon..., fax... firma... ulica... kod - _, miasto... telefon..., fax... KP NR KP NR KP NR KP NR KP NR KP NR KP NR KP NR KP NR KP NR 26