Symfonia ACT! Integrator

Transkrypt

1 Symfonia ACT! Integrator Podręcznik użytkownika Wersja 2012

2 Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Adobe Systems Inc. Btrieve jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Btrieve Technologies, Inc. System Symfonia jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Sage sp. z o.o. Opracowanie i skład: Sage sp. z o.o. Warszawa maj 2011 Symbol dokumentu MXAIPV2012P0001 Copyright Sage sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. All Rights Reserved. Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody firmy Sage sp. z o.o. jest zabronione.

3 Spis treści Wstęp 0-1 Dokumentacja programu Pomoc techniczna Zastrzeżenia Aktualne informacje Filozofia modułu 1-1 Program ACT! Instalacja, rejestracja i aktywacja 2-1 Instalacja programu Uaktualnienie programu z wcześniejszej wersji Rejestracja, aktywacja i zgłoszenie rejestracji u producenta Zmiana licencji Dostosowanie struktury bazy danych Integracja 3-1 Konfiguracja 4-2 Finanse i Księgowość Handel Netto/Brutto Generowanie plików DDF Synchronizacja 5-1 Ustawienia synchronizacji z Symfonią Zakładka Ustawienia Zakładka Dopasowanie Zakładka Podgląd dokumentów/produkty Przesyłanie danych firmy do Symfonii Aktualizacja produktów Import dokumentów sprzedaży Współpraca ACT! Symfonia 6-3 Rozrachunki Okno podglądu dokumentu Dane kontrahentów Eksport szans jako zamówień

4

5 Wstęp System Symfonia ws pomaga zarządzanie w małych i średnich firmach o dowolnym profilu działaln o- ści. Tworzące go programy umożliwiają obsługę wielu firm i ró wnoczesną pracę wielu użytkowników w sieci. Dostępny jest własny wewnętrzny język programowania raportów, pozwalający wykorzystywanie informacji zgromadzonych w bazach danych. Stosowan a jest wymiana informacji pomiędzy programami systemu poprzez mechanizm integracji baz danych oraz eksport i import plików tekstowych. Symfonia ACT! Integrator jest jednym z programów Systemu Symfonia. Dokumentacja programu W skład dokumentacji programu wchodzi podręcznik elektroniczny w formacie.pdf inne dokumenty w tym formacie, dokumenty pomocnicze w formacie.rtf. Korzystanie z podręczników elektronicznych Podręcznik w postaci elektronicznej zawiera pełną wiedzę o programie. Podręczniki elektroniczne są tworzone w formacie.pdf. Oprócz tego do programu mogą być dołączane inne dokumenty w tym formacie lub w formatach tekstowych, opisujące wybrane zagadnienia i wprowadzane w programie zmiany. Do korzystania z dokumentów w formacie.pdf niezbędne jest zainstalowanie w systemie przegląda r- ki Acrobat Reader. Jej najnowsza, bezpłatna wersja jest dostępna do pobrania na stronie producenta (link do strony producenta w języku polskim: Pomoc techniczna Jeżeli wystąpią trudności związane z programem należy skorzystać z pomocy technicznej dostępnej dla użytkowników programów Sage. Preferowana jest następująca kolejność korzystania z kolejnych elementów pomocy technicznej. Skorzystać z informacji zawartych w podręczniku użytkownika. Jest on otwierany poleceniem Podręcznik użytkownika z menu Pomoc programu. Przeczytać plik zawierający najnowsze informacje, jego wersję elektroniczną otwiera pol e- cenie Aktualności z menu Pomoc programu. Zgłosić problem wykorzystując polecenie Wyślij zgłoszenie problemu z menu Pomoc/Obsługa i pomoc techniczna i postępując zgodnie z ukazującymi się kolejnymi wskazówkami. Skontaktować się z Działem Wsparcia Technicznego Produktu Sage. Możliwości uzysk i- wania pomocy w tej formie zależą od zakresu wykupionego wraz z systemem pakietu usług wsparcia technicznego. Aktualny sposób kontaktu jest opisany na naszej stronie w Internecie.

6 0 2 Podręcznik użytkownika Symfonia ACT! Integrator Zastrzeżenia Przytaczane w dokumentacji przykłady wprowadzania danych należy traktować jako ilustrację dział a- nia programu, a rzeczywiste dane własnej firmy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. Wszystkie użyte nazwy własne nie dotyczą istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów. Autorzy zakładają znajomość przez użytkownik a podstawowych z asad obsługi programów w środowisku Windows oraz w stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej. Dokumentacja została opracowana i opublikowana zgodnie ze stanem programu w momencie publikacji. Program i dokumentacja mogą podlegać modyfikacji bez dodatkowego powiadamiania użytkowników. Sage sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika, wynikające z nieznajomości p o- wyższych zasad. Aktualne informacje System jest stale i na bieżąco aktualizowany. Opis wszystkich nowości i zmian w programie, które nie zostały ujęte w niniejszym podręczniku można znaleźć w specjalnym pliku dołączanym w momencie instalacji programu. Aktualne informacje znajdują się również na naszej stronie w Internecie. MXAIPV2012P0001

7 Filozofia modułu ACT! Integrator jest przeznaczony dla użytkowników programu ACT! oraz jednego z dwóch lub obu programów Handel oraz Finanse i Księgowość Systemu Zarządzania Symfonia. Jest to rozwiązanie dodatkowe, ułat wiając e współpracę między systemami i wspomagające z arządz a- nie relacjami z klient ami. Zastosowanie ACT! Integratora umożliwia współdzielenie danych kontakt o- wych kontrahentów między programami, eliminując dwukrotne ich wprowadzanie. Mechanizm pozwala na podglądanie informacji o klientach zgromadzonych w obu programach systemu Symfonia, do których ACT! Integrator jest dedykowany, czyli Handel oraz Finanse i Księgowość. Dotyczy to podstawowych danych adresowo-ewidencyjnych, historii zdarzeń związanych z daną firmą na płaszczyźnie finansowej (rozrachunki) i handlowo-magazynowej (wystawione dokumenty zakupu i sprzedaży wraz z ich rozliczeniem). Integrator stanowi również istotne ogniwo procesów handlowych. Dzięki niemu możliwy jest eksport szansy sprzedaży z programu ACT! i wygenerowanie z niej zamówienia obcego w programie Handel. Program ACT! ACT! jest programem Customer Relationship Management do zarządzania relacjami z klientami. Umożliwia podnoszenie efektywności obsługi klientów oraz skuteczności zarządzania procesami sprzedaż owymi. Systematyzuje wiedzę o relacjach z klient ami i ułatwia planowanie działań k omunik a- cyjnych. Łatwo integruje się z popularnym oprogramowaniem biurowym i umożliwia rozszerzanie funkcjonalności wraz z rozwojem firmy. Program ACT! można łatwo dostosować do specyfiki przedsiębiorstwa oraz typu prz etwarzanych d a- nych, jak i do indywidualnych wymogów użytkowników. Już instalacja jednostanowiskowej wersji pr o- gramu dostarcza 10 predefiniowanych profili dla najpopularniejszych zastosowań biznesowych. ACT! ułat wia k ontrolę proces u sprzedaży na wszystkich jego etapach. Użytkownicy mają szybki d o- stęp do szczegółowych informacji o szansach biznesowych, mogą błyskawicznie generować oferty i kosztorysy oraz raporty sprzedaży. ACT! umożliwia także monitorowanie c zasu pracy i zadań pracowników, planowanie spotkań, telefonów oraz podgląd poziomu realizacji przydzielonych zadań. Ogromną zalet ą systemu ACT! jest także wsparcie dla pracy grupowej. W systemie możliwe jest tw o- rzenie harmonogramów grupowych, zarządzanie działaniami całego zespołu. Szefowie działów otrzymują narzędzia do kontroli efektywności poszczególnych członków zespołów oraz ustalania zróż nic o- wanych poziomów praw dostępu do danych i ich edytowania przez użytkowników. ACT! w wersji do pracy grupowej oferuje automatyczną synchronizację, zapisywanie i konserwację bazy danych, pięć poziomów zabezpieczeń danych, delegowanie uprawnień użytkowników oraz ust a- lanie własnych poziomów zabezpieczeń, zgodnych z przyjętą w firmie polityką bezpieczeństwa info r- macji.

8 1 2 Podręcznik użytkownika Symfonia ACT! Integrator MXAIPV2012P0001

9 Instalacja, rejestracja i aktywacja Instalacja programu Obie wersje ACT! Integratora można zainstalować z płyty otrzymanej wraz z licencją na ich użytk owanie. Po wybraniu odpowiedniej wersji uruchomi się proces instalacji. W celu zainstalowania pełnej wersji programu, należy podczas instalacji wprowadzić numer seryjny umieszczony na opakowaniu nośnika znajdującego się w pudełku zakupionego programu. Stanowisko pracy ACT! Integratora będzie aktywne przez 60 dni. Usunięcie ograniczenia czasowego wymaga wprowadzenia kodu aktywacji wydanego po wysłaniu karty rejestracyjnej. Rys. 2-1 Rozpoczęcie instalacji programu Integrator. Uaktualnienie programu z wcześniejszej wersji Aktualizację należy przeprowadzić na każdym stanowisku roboczym przy wyłączonym programie S a- ge ACT!. Przebiega ona w sposób automatyczny i aktualizuje wszystkie komponenty potrzebne do pracy. Po uaktualnieniu programu należy ponownie dostosować strukturę bazy danych za pomocą odp o- wiedniej opcji w menu Narzędzia/Symfonia, oraz zwery fikować czy ustawienia synchronizacji poz o- stały niezmienione.

10 2 2 Podręcznik użytkownika Symfonia ACT! Integrator Rejestracja, aktywacja i zgłoszenie rejestracji u producenta Aby można było używać programu ACT! Integrator, wymagana jest jego rejestracja. Umożliwia t o ta k- że uzyskiwanie regularnych aktualizacji programu, ofert aktualizacji oraz opcji wsparcia. Jeżeli opr o- gramowanie nie zostanie zarejestrowane i aktywowane, przestanie działać 60 dni po instalacji. Po rejestracji należy aktywować oprogramowanie na każdym komputerze, na którym oprogramowanie zostało zainstalowane. Rys. 2-2 Wprowadzanie danych niezbędnych do rejestracji programu. Rys. 2-3 Instalacja ACT! Integratora. MXAIPV2012P0001

11 Instalacja, rejestracja i aktywacja 2 3 Rys. 2-4 Zakończenie instalacji Integratora. UWAGA Aktywacja jest przeprowadzana na każdym stanowisku odrębnie. Informację o prz eprowadzeniu aktywacji programu należy zgłosić wybierając z menu Narzędzia/Symfonia polecenie Aktywacja. Otwiera się okno Informacje o aktywacji. W przypadku otrzymania wersji z nowym numerem seryjnym, należy przeprowadzić ponowną rejestrację i aktywować program. Rys. 2-5 Okno Informacje o aktywacji. Procedura aktywacji stacji roboczej W oknie Informacje o aktywacji otwieranym poleceniem Aktywacja z menu Narzędzia/Symfonia wybierz przycisk Aktywacja stacji roboczej. W oknie Aktywacja wpisz otrzymany kod aktywacji i naciśnij przycisk OK.

12 2 4 Podręcznik użytkownika Symfonia ACT! Integrator Zgłoszenie aktywacji UWAGA Aktywacji podlega każda stacja robocza, na której używany będzie ACT! Integrator. Po otworzeniu okna Informacje o aktywacji otwieranym z menu Narzędzia poleceniem Aktywacja, wybierz przycisk Zgłoszenie aktywacji, które uruchomi elektroniczną kartę rejestracyjną. Wypełnij elektroniczną kartę rejestracyjną zwracając szczególną uwagę na zgodność podawanych danych z opisami pól w formatkach. Wypełnioną kartę rejestracyjną prześlij poprzez , fax lub pocztą na adres Działu Aktywacji Sage sp. z o. o. (adres podany jest niżej). W celu otrzymania kodu aktywacji skontaktuj się z firmą, w której zakupiłeś program. Jeśli kupiłeś program bezpośrednio u producenta, prosimy o kontakt z Działem Aktywacji Sage sp. z o.o. Po wysłaniu prośby o aktywację nie należy zmieniać numeru seryjnego stacji roboczej. Zmiana tych danych zmieni kod danych, a w konsekwencji otrzymany kod aktywacji nie zadziała. Po otrzymaniu kodu aktywacji wprowadź go w oknie Informacje o aktywacji (menu Narzędzia/Symfonia a następnie polecenia Aktywacja), po wybraniu przycisku Aktywacja stacji roboczej. Stacja robocza zostanie autoryzowana a ograniczenia czasowe usunięte. Kontakt z Działem Aktywacji firmy Sage: ul. Bema Warszawa tel lub fax rejestracja@symfonia. pl adres przeznaczony wyłącznie do wysyłania elektronicznej karty rejestr a- cyjnej z prośbą o aktywację. Obsługiwany jest przez automatyczny system zgłoszeniowy i nie należy na ten adres wysyłać żadnej innej korespondencji. aktywacja@symfonia. pl adres prz eznaczony do kontaktów roboczych z działem aktywacji, np. udzi e- lania wyjaśnień lub obsługi poprzedniej wersji systemu aktywacji. Zmiana licencji W pewnych sytuacjach konieczna może być zmiana numeru seryjnego danych. Każda zmiana pow o- duje powstanie ograniczeń czasowych dla pracy na danej stacji roboczej i wymaga ponownej aktyw a- cji w ciągu 60 dni. Procedura zmiany numeru seryjnego: 1. Wybierz polecenie Zmiana licencji w oknie Informacje o Aktywacji. 2. W wyświetlonym oknie wprowadź zmieniony numer seryjny. 3. Zostanie wyświetlone okno z kodem danych dla zmienionych danych. 4. Prześlij ponownie kartę rejestracyjną wraz z prośbą o kod aktywacji. 5. W celu otrzymania kodu aktywacji skontaktuj się z firmą, w której zak upiłeś program. Jeśli k u- piłeś program bezpośrednio u producenta, prosimy o kontakt z Działem Aktywacji Sage. 6. Po otrzymaniu nowego kodu aktywacji wprowadź go. 7. Dane zostaną autoryzowane a ograniczenia czasowe usunięte. MXAIPV2012P0001

13 Instalacja, rejestracja i aktywacja 2 5 Dostosowanie struktury bazy danych UWAGA Przeprowadzanie tego typu operacji należy zawsze poprzedzić wykonaniem kopii bezpieczeństwa bazy danych. Kolejnym krokiem jest dopasowanie struktury baz y danych modułu Symfonia i programu ACT!. (Pol e- cenie jest aktywne tylko przed pierwszym dostosowaniem baz y danych. Po dostosowaniu, w czasie dalszej pracy z programem jest już zawsze wyszarzone.) Należy wybrać w menu Narzędzia/Symfonia polecenie Dostosuj strukturę bazy danych ACT! Dostosowanie bazy danych oprócz dodania nowych pól i informacji zmienia również liczbę miejsc dziesiętnych cen produktów i wart ości szans. Wynika to z konieczności uzgodnienia dokładności obliczeń z programem Handel w celu uniknięcia różnic zaokrągleń. Rys. 2-6 Okno dialogowe rozpoczynające dostosowanie. W oknie dialogowym należy wybrać przycisk Yes (TAK), co zainicjuje dostosowanie bazy. Rys. 2-7 Pasek postępu dostosowania baz. Po zakończeniu przez program całego procesu dostosowania pojawia się odpowiedni komunikat, kt ó- ry należy zatwierdzić przyciskiem OK. Rys. 2-8 Zakończenie procesu. UWAGA Operację dostosowania należy przeprowadzić kolejno dla wszystkich baz danych programu ACT!, które będą używane do synchronizacji i podglądu danych z systemów Symfonia.

14 2 6 Podręcznik użytkownika Symfonia ACT! Integrator MXAIPV2012P0001

15 Integracja Integracja obejmuje: - dane firm (Kontrahentów) - produkty/towary - dokumenty sprzedaży wystawione w programie Handel - zamówienia generowane na podstawie szans Synchronizacja w tych przypadkach jest statyczna. Oznacza to, że po synchronizacji można rozłączyć komputery i dane są dalej dostępne. - rozrachunki W tym przypadku dane z Systemu Symfonia są wyświetlane w programie ACT!, a nie synchronizow a- ne i zachodzi potrzeba stałego dostępu do danych. Konieczne jest więc podłączenie programu ACT! do bazy danych Symfonii. Dopiero po przeprowadzeniu tej operacji dane rozrachunkowe stają się widoczne. UWAGA Zakładki Symfonia i Rozrachunki nie pojawiają się dla baz danych, które nie są przyst o- sowane do współpracy z Symfonią. Po wybraniu zakładki Symfonia, widoczne są edycyjne pola odzwierciedlające dane firmy wybranej z listy po lewej stronie (W szystkie firmy). NIP Numer Identyfikacji Podatkowej firmy. PESEL numer powszechnego elektronicznego systemu ewidencji ludności. REGON numer identyfikacyjny krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej. Data mod. data przeprowadzenia modyfikacji danych firmy w programie ACT! Kod kod kontrahenta z Symfonii UWAGA Rozrachunki widać tylko tam, gdzie zainstalowany jest ACT! Integrator, dlatego k o- nieczna jest instalacja ACT! Integratora na każdej stacji roboczej, na której chcemy podglądać rozrachunki. UWAGA Dane kontrahentów (firm) po synchronizacji widoczne są przez wszystkic h do momentu nadania odpowiednich praw regulujących dostęp do danych. Dane te są widoczne także na końcówkach bez zainstalowanego ACT! Integratora. Prezentacja danych rozrachunkowych zależna jest od tego, który moduł Symfonii wybrano do zint e- growania z programem ACT!. Układ wyświetlanych informacji zbliżony jest do widoku danych rozr a- chunkowych wybranego modułu Symfonii. UWAGA Producent oprogramowania zaleca, aby integracja jednej bazy danych programu ACT! przeprowadzana była z jedną wybraną bazą danych Symfonii. Możliwość zmiany bazy danych jest zablokowana, ponieważ może to spowodować niespójność danych w programie.

16 4 2 Podręcznik użytkownika Symfonia ACT! Integrator Konfiguracja Finanse i Księgowość Podczas konfiguracji ACT! Integratora do współpracy z programem Symfonia Finanse i Księgowość konieczne jest wskazanie miejsca położenia na dysku bazy danych programu Symfonia Finanse i Księgowość. Konieczne jest także wpisanie nazwy użytkownika programu Symfonia Finanse i Księgowość oraz podanie hasła. Użytkownik taki powinien być utworzony w bazie danych programu Symfonia Finanse i Księgowość i mieć uprawnienia zezwalające na przeglądanie i modyfikację danych kontrahentów oraz przeglądanie danych rozrachunkowych. Dodatkowo wymagana jest instalacja stacji roboczej programu Integracja Systemu Symfoni zgodnego z wersją programu Symfonia Finanse i Księgowość. Wersja instalacyjna programu znajduje się na płycie instalacyjnej Symfonii. Handel Do współpracy Integratora ACT! z programem Symfonia Handel potrzebny jest system baz danych Pervasive. Zatem przy konfiguracji nie podaje się lokalizacji bazy danych a jedynie naz wę bazy d a- nych na serwerze Pervasive. Konieczne jest także wpisanie nazwy użytkownika systemu Pervasive oraz podanie hasła. Użytkownik taki powinien być stworzony na serwerze Pervasive i mieć pełne prawa do przeglądania i modyfikacji danych. Ponadto konieczne jest wygenerowanie plików nagłówkowych DDF bazy danych programu Handel, z którą ma być prowadzona integracja. Przeprowadzenie tych operacji powinno być wykon a- ne przez doświadczonego konsultanta. W tym celu należy skontaktować się z przedstawicielem ha n- dlowym. Jeżeli generowanie plików DDF będzie przeprowadzane we własnym zakresie, można posłużyć się opisem przedstawionym poniżej. Netto/Brutto Przy synchronizacji dokumentów handlowych i szans bardzo istotne jest przyjęcie jednoznacznego dla całego systemu sposobu reprezentacji cen i wartości. Umożliwia to zgodne porównywanie danych oraz sporządzanie spójnych raportów. W większości przypadków firmy posługują się cenami i wart o- ściami netto. Jednakże w szczególnych przypadkach zachodzi potrzeba prowadzenia rozliczeń i ew i- dencji brutto. ACT! Integrator umożliwia wybór sposobu reprezentacji wartości poprzez opcję Ustawienia netto/brutto w menu Narzędzia/Symfonia. MXAIPV2012P0001

17 Konfiguracja 4 3 Generowanie plików DDF Przy współpracy programu ACT! z Handlem pierwszą czynnością po zainstalowaniu i aktywacji ACT! Integratora jest wygenerowanie plików nagłówkowych DDF bazy danych programu Handel, z którą ma być prowadzona synchronizacja. Żeby to zrobić, należy: 1. W programie Handel wybrać z menu Kartoteki polecenie Raporty, wybrać na drzewku raportów gałązkę System/Pomocnicze i utworzyć nowy raport (przycisk Nowy). 2. W polu Nazwa należy podać dowolną nazwę identyfikującą tworzony raport i przejść do edytora raportu poniżej. 3. W edytorze trzeba wpisać treść polecenia: createddfs(katalogfirmy()) i wybrać przycisk Zapisz a następnie Wykonaj. Wyświetlony komunikat ostrzegawczy należy dokładnie przeczytać i zaakceptować. Po akceptacji powinien pojawić się pusty wydruk raportu co jest świadectwem poprawnego wygenerowania plików nagłówkowych DDF. 4. Następnie należy przejść do programu Perva sive Control Center (Start/Perva sive/) i przygotować bazę do synchronizacji. 5. W menu File należy wybrać polecenie New Database. W oknie Server w polu Server należy wybrać nazwę komputera/serwera, na którym został wygenerowany plik nagłówkowy DDF i kliknąć przycisk Next. 6. Otworzy się okno Database, w którym w polu Database Name należy podać własną nazwę tworzonej w tej chwili bazy danych, a w polu Location ścieżkę dostępu do katalogu z bazą danych w programie Handel (gdzie utworzono raport em pliki DDF). Pozostałe parametry pozostają domyślne. 7. Ustawienia tworzonej bazy należy zatwierdzić przyciskiem Finish. Baza danych jest już gotowa do synchronizacji. UWAGA Generowanie plików nagłówkowych DDF konieczne jest po każdej aktualizacji programu Handel, która konwertuje bazę danych.

18

19 Synchronizacja Ustawienia synchronizacji z Symfonią Aby rozpocząć pracę i przeprowadzić synchronizację, użytkownik z uprawnieniami administratora programu ACT! powinien w menu Narzędzia programu ACT! wybrać pozycję Symfonia a następnie z listy poleceń opcję Ustawienia synchronizacji. Otworzy się okno Ustawienia synchronizacji, opatrzone zakładkami: Ustawienia, Dopasowanie i Podgląd dokumentów/produkty. Dla uproszczenia prac konfiguracyjnych mechanizm zarządzania ustawieniami synchronizacji ma charakter centralny, czyli parametry ustawiane s ą dla wszystkich użytkowników jednocześnie. Oznacza t o również k o- nieczność użycia na wszystkich stacjach roboczych tej samej litery dysku przy mapowaniu udostę p- nionego folderu bazy danych programu Symfonia Finanse i Księgowość gdy integracja opierać się będzie na tym module. Od wersji 2012 ustawienia synchronizacji przechowywane są w bazie danych a nie w rejestrach sy s- temu jak to się odbywało wcześniej. W związku z tym wszystkie ustawienia podlegają archiwizacji przy wykonywaniu kopii bazy danych. Należy mieć na uwadze ten fakt przy odtwarzaniu kopii bazy sprzed aktualizacji Integratora, ponieważ po odtworzeniu konieczne jest ponowne ustawienie parametrów synchronizacji. Należy również pamiętać o konieczności weryfikacji ustawień przy przenoszeniu bazy do innej lokalizacji. UWAGA Podłączenie bazy danych Symfonii skutkuje dopisaniem z Symfonii do programu ACT! danych tych kontrahentów, którzy nie istnieją w ACT!. Jeśli dane firmy w ACT! istnieją, to następuje ich połączenie z odpowiednim kontrahentem w Symfonii oraz ich ujednol i- cenie danymi najświeższymi. Zakładka Ustawienia Po wybraniu zakładki Ustawienia, należy w ramce Połączenie bazy danych zaznaczyć pole Włączona i wybrać program, z którego bazą danych będzie synchronizowany ACT!. W przypadku synchronizacji z programem Finanse i Księgowość aktywne jest pole Katalog bazy, w którym należy wpisać ścieżkę dostępu do bazy danych w programie Finanse i Księgowość. W polu Użytkownik należy wpisać nazwę użytkownika stosowaną w programie Symfonii. W polu Hasło należy podać hasło.

20 5 2 Podręcznik użytkownika Symfonia ACT! Integrator Rys. 5-1 Okno Ustawienia Synchronizacji, zakładka Ustawienia. Synchronizacja z programem Handel wymaga wskazania nazwy danych na serwerze Pervasive. Konieczne jest także wpisanie nazwy użytkownika systemu Pervasive oraz podanie hasła. Użytkownik taki powinien być utworzony na serwerze Pervasive i mieć pełne prawa do przeglądania i modyfikacji danych. Ponadto, jeśli zachodzi potrzeba ochrony dostępu do danych hasłem, należy w systemie P e- rvasive włączyć opcję Security dla wskazanej bazy danych. Rys. 5-2 Zakładka Ustawienia (dla programu Handel). Kolejnym krokiem jest wybór trybu synchronizacji w ramce Rodzaj synchronizacji. Synchronizację można wykonać w trybie ręcznym i automatycznym. Wybór rodzaju synchronizacji zależy od sposobu pracy z programem i upodobań użytkownika. MXAIPV2012P0001

21 Synchronizacja 5 3 Synchronizacja ręczna Po wybraniu ręcznego trybu synchronizacji baz danych, program dokonuje jednorazowej synchroniz a- cji w chwili zatwierdzenia tej operacji i stan zsynchronizowania danych pozostaje do kolejnej ręcznej synchronizacji niezmieniony. Jeżeli natomiast użytkownik chce, aby synchronizować dane na bieżąco w trakcie pracy z programem, zalecany jest wybór synchronizacji automatycznej. Synchronizacja automatyczna Synchronizacja automatyczna aktualizuje dane każdorazowo po ich modyfikacji i wskazaniu innej firmy. Aktualizacja następuje także po wyjściu z okna danych firmy. Zakładka Dopasowanie Po wybraniu zakładki Dopa sowanie, otwiera się okno z ramką Wymagane pola zgodności. Na liście pól w ramce należy zaznaczyć te, według których będzie prowadzona kontrola zgodności odpowie d- nich pól w bazach danych synchronizowanego programu Symfonii i programu ACT!. Przykładowo, jeśli zaznaczone zostanie pole NIP, to w czasie przeprowadzania procesu synchronizacji danych ACT! Integrator będzie porównywał dane synchronizowanych ze sobą firm według pola NIP. W oknie Dopa sowanie konieczne jest wybranie przynajmniej jednego z pól zgodności. Aby zatwierdzić wszystkie parametry Ustawień synchronizacji za pomocą przycisku Akceptuj konieczne jest podanie warunków synchronizacji kontrahentów na zakładce Dopa sowanie. Rys. 5-3 Okno Ustawienia Synchronizacji, zakładka Dopasowanie. Aby zatwierdzić wprowadzone parametry synchronizacji, kliknij przycisk Akceptuj. Aby opuścić okno bez zatwierdzania zmian, kliknij przycisk Anuluj. Program ACT! Integrator dodaje nowe pola w bazie firm w czasie dostosowania bazy do współpracy z Symfonią. W jednym z pól przechowywane są numery NIP. Jeśli w programie ACT! było już wcz e- śniej utworzone pole do ewidencji numeru NIP, to przed dopasowaniem z bazą Symfonii należy skopiować zawartość takiego wcześniej utworzonego pola NIP do odpowiedniego pola utworzonego przez ACT! Integratora. Aby to zrobić, należy w menu Edytuj wybrać polecenie Kopiuj pole.

22 5 4 Podręcznik użytkownika Symfonia ACT! Integrator Rys. 5-4 Kopiowanie danych pola NIP. Z listy rozwijanej po lewej stronie (Kopiuj zawartość pola) należy wybrać do skopiowania z programu ACT! wartość pola NIP a po prawej stronie (do pola) - wartość s_nip. Operację zatwierdza się przyciskiem OK. Operacja kopiowania zostanie wykonana przez program dla tych firm, które zostały wyfiltrowane w widoku Lista firm. Zatem aby przeprowadzić operację dla wszystkich firm w bazie danych, należy wybrać opcję menu Wyszukaj /Firmy/Wszystkie firmy. UWAGA Przed rozpoczęciem kopiowania zawartości pól należy zrobić kopię bezpieczeństwa bazy danych, ponieważ jest to proces nieodwracalny. Jeśli w czasie wcześniejszej pracy z programem ACT! dostosowano układ widoku firmy do wyświetl a- nia własnego pola NIP, to warto zmienić układ tak by wykorzystywane było pole s_nip, które po synchronizacji z Symfonią będzie zawierało pole zaktualizowane podczas synchronizacji. Po wykonaniu tych operacji w danych firmy na zakładce Symfonia w polu NIP powinien pojawić się skopiowany numer NIP. W sposób opisany dla pola NIP można przeprowadzić kopiowanie zawartości pól REGON i PESEL. Zakładka Podgląd dokumentów/produkty Za pomocą Integratora dla Symfonii można przeglądać zawartość dokumentów handlowych i sy n- chronizować produkty przy wykorzystaniu danych z Handlu. Jeżeli Integrator ustawiony jest na współpracę z programem Finans e i Księgowość, wówczas koniec z- ne jest podanie parametrów bazy danych Handlu zsynchronizowanej z bazą danych programu Fina n- se i Księgowość. W oknie Podgląd dokumentów/produkty należy zaznaczyć pole Włączone. W polu Serwer w przypadku synchronizacji z programem Finanse i Księgowość należy podać nazwę serwera na którym umieszczona jest baza danych Handlu. W przypadku synchronizacji z Handlem pole pozostaje puste. W polu Nazwa bazy należy wpisać nazwę bazy utworzonej w programie Pervasive. W polu Użytkownik należy wpisać nazwę użytkownika stosowaną w programie Symfonii. W polu Hasło należy podać hasło. Korzystanie z bazy programu Handel wymaga wygenerowania plików nagłówkowych DDF. Proces ten opisany jest w rozdziale poświęconym konfiguracji. MXAIPV2012P0001

23 Synchronizacja 5 5 Rys. 5-5 Okno Ustawienia Synchronizacji, zakładka Podgląd dokumentów/produkty. Przesyłanie danych firmy do Symfonii Integrator daje możliwość wysłania danych wybranej firmy z programu ACT! do Symfonii. Należy w tym celu po wybraniu z listy nazwy firmy w programie ACT! w menu Narzędzia wybrać polecenie Symfonia i następnie Prześlij bieżącą firmę do Symfonii. Po wybraniu tego polecenia dane firmy utworzonej w programie ACT! zostają przesłane do wybranego programu Symfonii i są w nim widoczne na liście kontrahentów. Podczas dodawania kontrahenta do Symfonii, pojawi się pole, w którym można wpisać kod kontrahenta. Jeśli włączona jest automatyczna synchronizacja kartotek między modułami Finanse i Księgowość oraz Handel, to po przesłaniu danych bieżącej firmy z programu ACT! do Symfonii, należy w Handlu uruchomić Synchronizację kartotek. W zakładce Ustawienia należy wybrać grupę ustawień W spółpraca z FK i w oknie Kartoteki FK na zakładce Kartoteki wybrać przycisk Synchronizacja kartotek. Aktualizacja produktów Program ACT! obsługuje kartotekę produktów, która może być uzupełniana bazą towarów/usług z modułu Symfonia Handel. Aktualizację produktów może przeprowadzać użytkownik ACT!-a z nadanymi prawami administratora lub menedż era. Ustawienia synchronizacji produktów należy przeprow a- dzić w zakładce Podgląd dokumentów/produkty okna Ustawienia synchronizacji. Po ustawieniu synchronizacji należy w za pomocą opcji Narzędzia/Symfonia/Aktualizacja produktów określić parametry aktualizacji dla cen produktów i momentu przeprowadzania aktualizacji.

24 5 6 Podręcznik użytkownika Symfonia ACT! Integrator Rys. 5-6 Okno Synchronizacja produktów W programie Symfonia Handel dla każdego sprzedawanego towaru można zdefiniować trzy cenniki w cenach netto w dowolnej walucie oraz jeden w cenie brutto. Dlatego też w oknie Aktualizacja produktów w części Cena netto widoczne są pola wyboru ceny: A, B, C. Sekcja ta jest nieaktywna gdy system wymiany danych z programem Handel opiera się o wartości brutto. Wszystkie ceny walutowe przeliczone są na złotówki, po kursie bieżącym, lub ostatnim zapisanym w tabeli kursów. Import dokumentów sprzedaży Gdy w prz edsiębiorstwie system CRM jest wdrażany w drugiej kolejności wobec systemu fakturując e- go, zachodzi często potrzeba wprowadzenia do niego historii sprzedaży. Dzięki temu możliwe jest przygotowywanie zestawień obrazujących sprzedaż dla danego kontrahenta. Możliwa jest również weryfikacja produktów zakupionych przez danego kontrahenta. Integrator umożliwia wprowadzenie takiej historii poprzez import dokumentów sprzedaży wystawionych w programie Handel do programu ACT!. Dokumenty sprzedaży rejestrowane są w postaci zamkniętych szans. Realizuje się to poprzez wywołanie opcji Import dokumentów sprzedaży w menu Narzędzia/Symfonia. Rys. 5-7 Okno parametrów importu dokumentów sprzedaży MXAIPV2012P0001

25 Możliwe jest zaimportowanie wszystkich wystawionych w programie Handel dokumentów sprzedaży, lub z wybranego wycinka czasu. Przy czym można określić czy ograniczenie okresu następować b ę- dzie w oparciu o daty wystawienia dokumentów czy też daty rzeczywistej sprzedaży. Każda szansa w programie ACT! przyporządkowana jest do wybranego procesu sprzedaży i jego etapu. Podczas importu użytkownik wskazuje proces i jego etap do którego będzie przypisany dok u- ment. Użytkownik sam decyduje jednak czy powstające podczas importu szanse będą przypisane do już istniejącego procesu czy do nowego, utworzonego specjalnie dla t ego typu dokumentów. Zarz ą- dzanie procesami sprzedaży w programie ACT! opisane jest w pomocy a wywołuje się je poprzez opcję Zarządzaj listą procesów w menu Szanse. Import może być wykonywany wielokrotnie i możliwe jest zdecydowanie jak system ma potraktować wcześniej zaimportowane szanse jeśli wystąpi ryzyko ich zdublowania. Jeśli przed importem dokumentów sprzedaży były już eksportowane szanse do zamówie ń w Handlu to należy się liczyć z tym, że na ich podstawie mogły już zostać wystawione faktury. Te faktury również zostaną zaimportowane jeśli zakres dat określonych w oknie dialogowym je obejmie. Aktualizacja produktów przed importem pozwoli na zachowanie zgodności produktów w import owanych dokumentach z bazą towarową. Jeśli podczas importu system nie znajdzie wybranego produktu to zostanie zapisany do szansy tak jakby był wprowadzony ręcznie z pominięciem rejestracji w tabeli produktów. Dokumenty sprzedaży importowane są w celach poglądowych i nie zapewnią pełnej zgodności pomiędzy programami, ponieważ nie są uwzględniane dokumenty korygujące, które nie mają swojej reprezentacji w programie ACT!. Należy zatem ostrożnie interpretować podsumowania zestawień takich dokumentów. Po wykonaniu importu wyświetlane jest podsumowanie. Rys. 5-8 Podsumowanie importu dokumentów sprzedaży Numery importowanych dokumentów sprzedaży umieszczane są w nazwach szans. Poza podstawowymi informacjami z dokumentów sprzedaży i produktami przenoszone są jeszcze dwie dane, których standardowo szanse nie posiadają. Jest to Termin zapłaty oraz Data sprzedaży. Możliwe jest wykorzystanie tych pól do wyszukiwania szans, w raportach bądź po prostu do bieżącego przeglądania. Podgląd wartości tych pól możliwy jest po dodaniu ich w widoku układu szczegółów szansy. Modyfikacja układów opisana jest w pomocy programu ACT!. Kreator układó w wywołuje się z menu Narzędzia/Projektuj Układy. Do zaimport owanych szans nie są przyporządkowane kontakty. W konsekwencji, na liście, takie szanse w kolumnach Kontakt i Firma nie posiadają wartości. Podczas importu kontrahent z programu Handel trafia do zakładki Grupy/Firmy, która w widoku listy reprezentowana jest przez kolumnę Powiązane z. Jeśli zatem zachodzi potrzeba pokazania na liście szans naz wy firmy, dla której wystawi o- ny był dokument sprzedaży, należy uwidocznić kolumnę Powiązane z. Dostosowywanie kolumn opisane jest w pomocy programu ACT!.

26 6 2 Podręcznik użytkownika Symfonia ACT! Integrator MXAIPV2012P0001

27 Współpraca ACT! Symfonia 6 3 Współpraca ACT! Symfonia ACT! Integrator zapewnia płynną dwustronną wymianę danych kontrahentów między programami oraz podgląd w programie ACT! danych rozrachunkowych i finansowych pozyskanych z Symfonii Finanse i Księgowość lub w Symfonii Handel. Dzięki temu dostępne są informacje analityczne i finansowe niezbędne przy prowadzeniu ewidencji kontaktów z kontrahentami. Rozrachunki Po wykonaniu synchronizacji z programem Symfonii, należy w programie ACT! wybrać z listy firmę a w jej widoku szczegółowym zakładkę Rozrachunki. Otwiera się okno przedstawiające w przejrzysty sposób dla użytkownika ACT! dane rozrachunkowe firmy zsynchronizowanej z Symfonii. Rys. 6-1 Zakładka Rozrachunki, widok okna. W górnej części okna dostępne są pola pozwalające zawęzić kryteria wyszukiwania dokumentów. Z pól rozwijanych Dokumenty można wybrać kolejno Należności lub Zobowiązania oraz Rozliczone, Nierozliczone, Nierozliczone terminowe, Nierozliczone przeterminowane. W obu przypadkach można także przejrzeć całe zestawienie za pomocą kryterium Wszystkie. Można także wyszukać szybko konkretny dokument wpisując jego numer w polu Nr dok. W polach Od i Do można wybrać graniczne daty wystawienia poszukiwanych dokumentów. Wybór kryteriów zatwierdza się przyciskiem Odśwież. Symbol w kolumnie Dok widoczny w czasie współpracy z modułem Handel oznacza, że zawartość danego dokumentu jest udostępniona do podglądu. Poniżej kryteriów wyszukiwania widoczna jest tabela przedstawiająca listę wybranych dokumentów i ich podstawowe parametry. Domyślnie dokumenty sortowane są tak, że ostatnio wystawione widoczne są na górze tabeli. Domyślnym filtrem są Należności Nierozliczone. Jeśli w kolumnie W walucie nie ma podanej wartości, oznacza to dokumenty wystawione w złotówkach lub w Handlu w typie dokumentu nie został zaznaczony parametr wystawiania rozrachunków w walucie. Pole Pozostało może pokazywać wartość nierozliczoną z powodu zaistnienia różnic kursowych. Podświetlenie wybranego dokumentu pozwala uwidocznić w dolnej części okna szczegóły rozliczeń powiązanych z tym dokumentem. W części Szczegóły widoczne są pola Należności, Zobowiązania oraz Pozostało. Pole Po terminie w szczegółach dla transakcji nierozliczonej pokazuje liczbę dni zwłoki dla każdej płatności do dnia bieżącego. Sposób wyświetlania wartości należności i zobowiązań dla dokumentów rozliczających zależny jest od wybranego do synchronizacji modułu Symfonii.

28 6 4 Podręcznik użytkownika Symfonia ACT! Integrator Okno podglądu dokumentu Aby otworzyć okno podglądu dokumentu należy w widoku szczegółowym danej firmy wybrać zakładkę Rozrachunki i w tabelce z listą rozrachunków kliknąć dwukrotnie dane konkretnego dokumentu. W otwartym oknie z podglądem dokumentu można za pomocą myszki, w zależności od potrzeb, zmienić kolejność kolumn w nagłówku listy pozycji towarowych. UWAGA Widok dokumentu głównego korekt ma charakter poglądowy i jest to widok UPROS Z- CZONY w porównaniu z dokumentem w Handlu. Ponieważ widok na podglądzie dokumentów jest jedynie informacją pomocniczą a nie dokładnym odzwierciedleniem faktycznego dokumentu z Symfonii, toteż mogą występować odstępstwa także w prezentowanych tam danych szczegółowych. Dlatego przykładowo zaok rąglenie kwot do 2 miejsc po przecinku może powodować w szczególnych przypadkach różnice groszowe pomiędzy ceną a wartością pozycji na oglądanym dokumencie. Podobne różnice mogą również występować w po d- glądach dokumentów korekt. Rys. 6-2 Widok okna dokumentu. Dane kontrahentów Integrator zapewnia płynną wymianę danych kontrahentów z programu Symfonia Finanse i Księgowość lub Handel do ACT! i danych firm z ACT! do programu Symfonia Finanse i Księgowość lub Handel. Należy jednak zwrócić uwagę na właściwości każdego ze współpracujących ze sobą programów. Zastosowanie poniższych sugestii usprawni pracę z programem. MXAIPV2012P0001

29 Współpraca ACT! Symfonia 6 5 System sprawdza przy porównywaniu danych datę i godzinę wprowadzenia zmian i w zależności od niej aktualizuje informacje. Zaleca się ustawienia jednakowych parametrów zegara i kalendarza dla stacji roboczych wymieniaj ą- cych informacje. Program Symfonia Handel nie przechowuje informacji o godzinie modyfikacji danych kontrahentów. W związku z tym dane w programie ACT! zawsze są bardziej aktualne w ramach tego samego dnia podczas porównań. Producent zaleca ostrożne używanie opcji automatycznej aktualizacji. Wartości w polach NIP, PESEL i REGON możliwe są do zmiany z poziomu programu AC T!. Należy uzgodnić z osobą odpowiedzialną za dane księgowe możliwość takich zmian przez użytkowników programu ACT!. Usunięcie zsynchronizowanego kontrahenta z programu ACT! może spowodować jego ponowne zsynchronizowanie po zmianie wykonanej w danych Symfonii. By tego uniknąć można użyć mechanizmu określania poziomu dostępu do rekordu: wybrać zakładkę Dostęp firmy i zaznaczyć w części Poziom dostępu opcję Osobi ste. Dzięki takiemu ustawieniu dostępu dla menedżera lub administr a- tora wybrany kontrahent nie będzie widziany przez pozostałych użytkowników programu. Rys. 6-3 Fragment okna Dostęp firmy. Eksport szans jako zamówień Szanse sprzedaży w programie ACT! można wyeksportować do program u Handel, gdzie przyjmą formę zamówień obcych ulokowanych w buforze. Dzięki temu możliwe jest kontynuowanie procesu handlowego bez konieczności ponownego wprowadzania tych samych danych. Zarówno szansa jak i zamówienie otrzymują informacje niezbędne do łatwego wyszukania odpowiadających sobie dok u- mentów i to jest jedyne powiązanie między nimi. Zmiany w takich dokumentach nie powodują aktual i- zacji dokumentów powiązanych. Zatem jeśli zmiany w szansie powinny zyskać odzwierciedlenie w zamówieniu to konieczny jest ponowny eksport, który utworzy nowe zamówienie na podstawie d a- nej szansy. Poprzednie zamówienie należy usunąć samodzielnie. Eksport szans może być wykonywany przez użytkowników z uprawnieniami: administratora menedżera standardowymi Eksport wykonuje sie z poziomu przeglądania z bieżącej szansy w widoku szczegółów - wówczas eksportowana będzie jedna szansa. Możliwe jest również wyeksportowanie paczki szans z widoku listy po zaznaczeniu wybranych pozycji. Ponieważ program Handel może mieć przypisanego tylko jednego kontrahenta do zamówienia toteż zaleca się by szanse przeznaczone do eksportu również miały przypisaną tylko jedną firmę. System utworzy zamówienia bez kontrahenta dla szans z przyp i- sanymi wieloma firmami. Uzupełnienie danych kontrahenta należy wówczas wykonać ręcznie w programie Handel. Operację eksportu wywołuje się za pomocą przycisku znajdującego się na pasku zadań widoku szans lub z menu Narzędzia/Symfonia.

30 6 6 Podręcznik użytkownika Symfonia ACT! Integrator Rys. 6-4 Przycisk eksportu szansy. Przed eksportem należy określić, które szanse mają być pominięte: Rys. 6-5 Parametry eksportu szans. Domyślnie nie są eksportowane szanse, które były wcześniej zaimp ortowane z programu Handel oraz te które już były eksportowane. Pomijane są również automatycznie te szanse, które nie posiadają dołączonych produktów. Szanse w programie ACT! przyporządkowane są głównie do osób kontaktowych. Należy zadbać o powiązanie ich również z firmami, których one dotyczą, ponieważ tylko firmy programu ACT! powi ą- zane są z kontrahentami programu Handel. Dla zachowania kompletności danych warto również z a- dbać o systematyczną synchronizację firm/kont rahentów pomiędzy systemami. Dwa ostatnie parametry pozwalają uniknąć generowania zamówień bez przyporz ądkowanego kont rahenta. Dotyczy to również eksportu szans, które mają przypisaną więcej niż jedną firmę. Po zakończonym eksporcie wyświetlane jest podsumowanie: Rys. 6-6 Podsumowanie wyeksportowanych szans MXAIPV2012P0001

31 Współpraca ACT! Symfonia 6 7 Wyeksportowane szanse trafiają do bufora dokumentów sprzedaży programu Handel w postaci z a- mówień obcych. Proces ten odbywa się automatycznie o ile w parametrach raportu importującego ustawiony został odpowiadający temu parametr. Ustawienie takie może wykonać Administrator uruchamiając raport ręcznie z menu Kartoteki/Raporty w gałęzi System/Pomocnicze. Raport nosi nazwę "Współpraca z programem ACT!". Rys. 6-7 Parametry raportu importującego szanse w programie Handel Po przeprowadz eniu procesu wygenerowania zamówienia na podstawie szansy nadawane s ą sygn a- tury kojarzące oba dokumenty. Zamówienie w opisie zawiera nazwę oraz datę utworzenia szansy, która była podstawą do jego wygenerowania a szansa w polu Numer zamówienia otrzymuje sygnaturę zamówienia nadaną podczas jego tworzenia. Numer ten jednak może się zmienić z chwilą gdy zamówienie zostanie wystawione. System uaktualnia ten numer automatycznie przy podglądaniu szczegółów danej szansy. Jeśli więc zachodzi potrzeba wykonania raportu z listy szans lub podglądu listy szans pod kątem numerów zamówień to możliwe jest ręczne uaktualnienie wszystkich numerów za pomocą opcji Aktualizacja numerów zamówień w szansach w menu Narzędzia/Symfonia. Pole Numer zamówienia nie jest domyślnie widoczne, ponieważ użytkownicy zwykle korzystają z własnych układów widoku kontaktu czy szansy. Jeśli zachodzi potrzeba korzystania z tego pola należy dodać je do widoku układu szansy tak jak się to robi w przypadku każdego innego pola. Modyfikacja układów opisana jest w pomocy programu ACT! Kreat ora układów wy wołuje się z menu Narzędzia/Projektuj Układy. UWAGA Pole Numer zamówienia jest otwarte do edycji, możliwa jest więc modyfikacja wartości zapisywanych w nim przez system. Należy jednak pamiętać, że system aktualizuje numery zamówień gdy zmieniają one status, zatem modyfikacje ręczne mogą zostać utracone. W widoku listy szans możliwe jest uwidocznienie kolumny z numerami zamówień tak jak każdego innego pola. Realizuje się to za pomocą menu Opcje/Dostosuj kolumny znajdującego się w prawym górnym rogu listy bądź poprzez menu Widok/Dostosuj kolumny.