PROCEDURA ZAPEWNIANIA AUTENTYCZNOŚCI POCHODZENIA, INTEGRALNOŚCI TREŚCI ORAZ CZYTELNOŚCI FAKTUR ELEKTRONICZNYCH I. WSTĘP

Transkrypt

1 Dział Finansowy Wersja: 1.2 Data : 01/08/2014 PROCEDURA ZAPEWNIANIA AUTENTYCZNOŚCI POCHODZENIA, INTEGRALNOŚCI TREŚCI ORAZ CZYTELNOŚCI FAKTUR ELEKTRONICZNYCH I. WSTĘP Niniejszy dokument stanowi procedurę wdrożenia w IKEA Retail Sp. z o.o. z siedzibą w Jankach, ul. Plac Szwedzki 3, Raszyn, NIP , REGON , wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy wydział XIV Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem , o kapitale zakładowym ,00 PLN ( Spółka ) elektronicznego sposobu wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur VAT, określającą w szczególności rodzaje kontroli biznesowych oraz zasady postępowania w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur przesyłanych oraz przechowywanych w formie elektronicznej. Podstawą dla wprowadzenia elektronicznego fakturowania oraz przyjęcia niniejszej procedury jest Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) - przepisy o fakturach elektronicznych oparte na Dyrektywie Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r., zmieniające Dyrektywę 2006/112/WE. Celem wdrożenia procesów elektronicznego wystawiania, przesyłania, oraz przechowywania faktur VAT jest obniżenie kosztów administracyjnych Spółki związanych z obrotem fakturami papierowymi oraz wzrost konkurencyjności i innowacyjności Spółki na rynku lokalnym. II. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Dla celów niniejszej procedury ( Procedura ) następujące pojęcia należy rozumieć w określony poniżej sposób: Administrator Centralny Kierownik Działu Księgowości - osoba wyznaczona przez zarząd Spółki lub przez dyrektora do spraw finansowych Spółki w porozumieniu z Zarządem Spółki, która zobowiązana jest do nadzoru nad wdrożeniem fakturowania i przechowywania elektronicznego, a w szczególności do przestrzegania Procedury oraz do wykonywania czynności w niej wskazanych, Administrator Lokalny Kierownik Działu Obsługi Klienta w Sklepie IKEA, osoba wskazana przez Administratora Centralnego, która zobowiązana jest do nadzoru nad wdrożeniem fakturowania i przechowywania elektronicznego w lokalizacji danego Sklepu IKEA, a w szczególności do przestrzegania niniejszej procedury oraz do wykonywania czynności w niej wskazanych. Administrator Lokalny może wyznaczyć osoby, które lokalnie będą obsługiwały fakturowanie elektroniczne, adres sklepu adres jednego ze Sklepów IKEA istniejących w Polsce: IKEA JANKI Pl. Szwedzki 1, Raszyn IKEA WROCŁAW ul. Czekoladowa 5a, Kobierzyce IKEA GDAŃSK ul. Złota Karczma 26, Gdańsk IKEA KRAKÓW ul. J.Conrada 66, Kraków IKEA POZNAŃ ul. Szwedzka 10, Poznań IKEA KATOWICE Al. Roździeńskiego 95, Katowice IKEA TARGÓWEK ul. Malborska 51, Warszawa IKEA ŁÓDŹ ul. Pabianicka 255, Łódź Page 1 of 11

2 akceptacja dokument potwierdzający wyrażenie zgody przez Odbiorcę na stosowanie faktur przesyłanych przez Spółkę do Odbiorcy elektronicznie, autentyczność pochodzenia faktury pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, czytelność faktury układ i forma faktury łatwa do odczytania oraz zrozumiała, fakturowanie elektroniczne proces wystawienia (tworzenia) i przesyłania przez Spółkę faktur w formie elektronicznej (w postaci plików elektronicznych), faktura przechowywana elektronicznie faktura w rozumieniu Ustawy, która bez względu na formę jej otrzymania od dostawcy towarów lub usług bądź też bez względu na formę jej wystawienia i przesłania do nabywcy, będzie przechowywana w formie elektronicznej (w postaci pliku elektronicznego PDF), faktura przesyłana elektronicznie faktura w rozumieniu Ustawy, która będzie wystawiana (tworzona) oraz przesyłana do kontrahenta w formie elektronicznej (w postaci pliku elektronicznego PDF), integralność treści faktury brak możliwości zmiany danych, które powinna zawierać faktura, to jest danych wskazanych w rozporządzeniu fakturowym, Odbiorca kontrahent Spółki, który udzielił Spółce Akceptacji, przechowywanie elektroniczne proces archiwizacji faktur w formie elektronicznej (w postaci plików elektronicznych), Regulamin Regulamin przesyłania faktur w formie elektronicznej w Spółce, SAMS Service Action Management System, oprogramowanie używane do wystawiania faktur elektronicznych w formacie PDF, sumy kontrolne wartości odpowiadające kwocie brutto wynikające z faktur przesłanych do Odbiorcy w formie elektronicznej w wybranym okresie, służące do potwierdzania zgodności danych zawartych na fakturach posiadanych przez Spółkę oraz odpowiednio Odbiorcę, Ustawa ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz z późn. zm.). 2. Procedura ma zastosowanie wyłącznie do faktur przesyłanych lub przechowywanych elektronicznie, w szczególności przewidziane w niej zasady postępowania i kontrole biznesowe nie muszą być stosowane do faktur niebędących fakturami przesyłanymi lub przechowywanymi elektronicznie. 3. Przyjęcie Procedury przez Spółkę nie wyłącza ani w żadnym stopniu nie narusza możliwości stosowania przez Spółkę wystawiania i przesyłania, a także odbierania i przechowywania faktur w postaci dokumentów papierowych. 4. Fakturowanie elektroniczne ma zastosowanie wyłącznie do sprzedaży przez IKEA na rzecz Odbiorcy mebli i artykułów wyposażenia wnętrz zrealizowanej w Sklepach IKEA oraz sprzedaży usług towarzyszących (jeżeli stroną umowy z Odbiorcą w zakresie takich usług towarzyszących jest IKEA). Procedura nie dotyczy sprzedaży dokonanej w Restauracjach w Sklepach IKEA, w bistro w Sklepach IKEA oraz sklepiku szwedzkim w Sklepach IKEA. III. ADMINISTRATOR 1. Zarząd Spółki oraz dyrektor do spraw finansowych Spółki w celu zapewnienia kontroli nad Procedurą wyznaczył Administratora Centralnego, który zatrudniony jest na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, posiada wiedzę z zakresu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz rozliczeń podatkowych. 2. Przyjęcie pozycji Administratora Centralnego potwierdzone zostało na piśmie w postaci oświadczenia. Wzór stanowi Załącznik nr Kompetencje Administratora Centralnego posiada także dyrektor do spraw finansowych Spółki. 4. Administrator Centralny jest odpowiedzialny w szczególności za przestrzeganie Procedury w ramach stosowania przesyłania i przechowywania elektronicznego oraz postanowień wynikających z Akceptacji. Administrator Centralny poprzez Administratorów Lokalnych sprawuje nadzór nad osobami wyznaczonymi do obsługiwania fakturowania elektronicznego. 5. Przyjęcie pozycji Administratora Lokalnego potwierdzone zostało na piśmie w postaci oświadczenia. Wzór stanowi Załącznik nr 4. Page 2 of 11

3 6. Administrator Lokalny w celu zapewnienia przestrzegania Procedury (w tym autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur) może przekazać uprawnienia tylko osobom zaufanym, które dopiero po podpisaniu stosownego oświadczenia będą mogły obsługiwać fakturowanie elektroniczne. Wzór oświadczenia pracownika stanowi Załącznik nr W przypadku uchybienia Procedurze Administrator Centralny wraz z Administratorem Lokalnym ponosi odpowiedzialność dyscyplinarną. W przypadku stwierdzenia rażącego naruszenia Procedury wynikającego z winy Administratora Centralnego lub Administratora Lokalnego może on ponosić również odpowiedzialność materialną na zasadach wskazanych w przepisach prawa. IV. AKCEPTACJA 1. Spółka rozpocznie fakturowanie elektroniczne wyłącznie po otrzymaniu Akceptacji od Odbiorcy. Wzór Akceptacji stanowi Załącznik nr 1 do Procedury. 2. Wypełnioną i podpisaną Akceptację Odbiorca przesyła IKEA zgodnie z warunkami Regulaminu. 3. Pracownik IKEA, po sprawdzeniu poprawności wypełnionego druku wniosku Akceptacji, wprowadza dane do systemu, nadając Odbiorcy unikalny numer ID, o czym powiadamia Odbiorcę. 4. Akceptacja podlega przechowywaniu przez okres 6 lat licząc od daty wystawienia ostatniej faktury dla Odbiorcy. W przypadku zaprzestania przechowywania Akceptacji w związku z okolicznością wskazaną w zdaniu poprzednim, Odbiorca zostanie wykreślony z bazy danych osób, które złożyły Akceptację. 5. W przypadku jakiejkolwiek zmiany danych np. nazwy, adresu (z wyjątkiem adresu mailowego) Odbiorcy, Odbiorca powinien zgłosić nowe dane do Spółki. Jeżeli nowe dane nie zostaną zgłoszone, faktury elektroniczne będą wystawiane i wysyłane według danych ostatnio wskazanych. 6. Spółka ma możliwość wycofania się z fakturowania elektronicznego na zasadach wskazanych w Regulaminie. V. WYCOFANIE ZGODY NA ELEKTRONICZNE PRZESYŁANIA I UDOSTĘPNIANIE FAKTUR 1. Odbiorca, w każdej chwili może zrezygnować z otrzymywania faktur drogą elektroniczą. Wzór wycofania Akceptacji stanowi załącznik nr Wypełnione i podpisane wycofanie Akceptacji Odbiorca przesyła IKEA zgodnie z warunkami Regulaminu. 3. Spółka odstąpi od fakturowania elektronicznego najpóźniej po upływie 7 dni od otrzymania od Odbiorcy cofnięcia Akceptacji. VI. POWIADOMIENIE O ZMIANIE ADRESU POCZTY ELEKTRONICZNEJ WYKORZYSTYWANEGO DO ODBIERANIA FAKTUR ELEKTRONICZNYCH 1. Odbiorca, w każdej chwili może zmienić adres poczty elektronicznej wykorzystywany do odbierania faktur elektronicznych. Wzór powiadomienia stanowi załącznik nr Wypełnione i podpisane powiadomienie o zmianie adresu poczty elektronicznej Odbiorca przesyła IKEA zgodnie z warunkami Regulaminu. 3. Odbiorca powinien zawiadomić Spółkę o nowym adresie najpóźniej na 7 dni przed momentem, od którego chciałby otrzymywać faktury na ten nowy adres. Do tego czasu faktury elektroniczne będą wysyłane na poprzedni adres. VII. UZGODNIENIA W ZAKRESIE ZAPEWNIANIA AUTENTYCZNOŚCI POCHODZENIA, INTEGRALNOŚCI TREŚCI ORAZ CZYTELNOŚCI FAKTUR 1. W celu zapewnienia autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktur Spółka wyznaczyła jeden adres e- mail: e-faktura@ikea.com, używany podczas przesyłania Odbiorcy faktur w formie elektronicznej. Adres ten będzie tylko wykorzystywany przez Spółkę do jednego procesu jakim jest proces przesyłania Odbiorcy faktur elektronicznych dotyczących sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy w Sklepach IKEA, zgodnie z warunkami Regulaminu. Page 3 of 11

4 2. Logowanie na adres zostało zabezpieczone odpowiednim hasłem. 3. Dostęp do skrzynki mają tylko uprawnieni pracownicy IKEA. 4. Faktury będą wystawiane w formacie PDF i będą wysyłane z jednego adresu e-faktura@ikea.com. 5. Spółka wystawia faktury elektroniczne wyłącznie do oryginalnych paragonów przekazanych przez Odbiorcę na warunkach wskazanych w Regulaminie. 6. W celu otrzymania elektronicznej faktury Odbiorca musi przekazać Spółce oryginalny paragon w jeden ze sposobów określonych w Regulaminie. Przekazany paragon powinien być opisany w sposób wskazany w Regulaminie (w tym umożliwiający identyfikację Odbiorcy), tak aby łatwo, szybko i prawidłowo wystawić fakturę. 7. W przypadku wątpliwości co do tożsamości Odbiorcy, Spółka pozostawia paragon do dalszego wyjaśnienia i niezwłocznie podejmuje odpowiednie kroki w celu ustalenia tożsamości Odbiorcy. 8. W celu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur Spółka wdrożyła odpowiednie procedury administracyjne oparte na kontrolach biznesowych, które mają za zadanie ustalić wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą wystawioną Odbiorcy, a dostawą towarów lub świadczeniem usług na rzecz Odbiorcy. W tym celu: Administrator Lokalny przeprowadza audyt sprawdzający prawidłowość przestrzegania i stosowania ustalonych metod pracy oraz na koniec każdego miesiąca nie później niż 3 dnia po jego zakończeniu weryfikuje ilość paragonów z ilością wystawionych faktur elektronicznych. Administrator Lokalny będzie przestrzegał stosowania ustalonych metod pracy. Dostęp do obsługi faktur elektronicznych oraz adresu e-faktura@ikea.com powierzy tylko zaufanym, przeszkolonym pracownikom danego Sklepu IKEA. Dostęp do adresu będzie opatrzony hasłem dostępu. System wymusza zmianę hasła co 90 dni. Administrator Lokalny zapewni, że faktury będą wystawiane wyłącznie do oryginalnych paragonów fiskalnych Spółki. Suma brutto na fakturze elektronicznej będzie sprawdzana z sumą brutto paragonu fiskalnego. Po wystawieniu faktury elektronicznej na paragonie umieszczony zostanie jej numer. Super User SAMS (tj. osoba odpowiedzialna za sprawne i ciągłe działanie systemu informatycznego SAMS) do 3- go dnia każdego miesiąca będzie przesyłać do Administratora Centralnego zestawienie transakcji faktur elektronicznych z danymi za poprzedni miesiąc. Administrator Centralny w każdej chwili może zażądać aktualnej listy osób posiadających dostęp do skrzynki e- faktura@ikea.com wraz z oświadczeniami pracowników. 9. W celu zapewnienia czytelności faktur Spółka wykorzystuje komputerowy system SAMS, który obsługuje zarówno faktury wystawione w formie papierowej jak i elektronicznej. VIII. OSOBY WYZNACZONE DO OBSŁUGI FAKTUROWANIA I PRZECHOWYWANIA ELEKTRONICZNEGO 1. Administrator Centralny, a także Administrator Lokalny wyznacza osoby odpowiedzialne w Spółce za obsługę fakturowania i przechowywania elektronicznego faktur. 2. Osoby wyznaczone do obsługi fakturowania i przechowywania elektronicznego faktur, w przypadku zawinionego i rażącego naruszenia procedury mogą być pociągnięte do odpowiedzialności dyscyplinarnej. 3. Wyznaczone osoby potwierdziły własnoręcznym podpisem, na piśmie, fakt przyjęcia powyższych obowiązków oraz odpowiedzialności poprzez podpisanie stosownego oświadczenia. 4. Spółka zapewniła mechanizm wystawiania faktur elektronicznych, który w możliwie najwyższym stopniu zapobiega możliwości ingerowania w treść wystawianej faktury przez osobę obsługującą system (dane do faktury są pobierane wprost z systemu rejestrującego paragony kasowe), a wystawiona faktura jest zapisywana w formacie PDF. Dodatkowo wyznaczone osoby złożyły także na piśmie oświadczenie, iż będą wystawiały faktury przy zachowaniu zgodności z danymi z odpowiedniego paragonu oraz danymi podanymi przez Odbiorcę i nie będą ingerować w treść wystawionych faktur oraz złożyły oświadczenie o świadomości co do odpowiedzialności karnej skarbowej za naruszenie tych obowiązków. IX. WYSTAWIANIE I PRZESYŁANIE FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ 1. Spółka będzie wystawiać faktury elektronicznie wykorzystując w tym celu system SAMS system Service Action Management System, ktory używany jest w celu dokumentowania wszystkich spraw związanych z klientami IKEA. Page 4 of 11

5 System gwarantuje, że każda sprawa czy faktura tu zapisana nigdy nie zostanie usunięta. Faktury będą tworzone w postaci plików elektronicznych (w formacie PDF). 2. Autentyczność pochodzenia i integralność danych faktury wystawianej i przesyłanej elektronicznie będzie wynikać m.in. z faktu wystawienia przez Spółkę faktury elektronicznej do konkretnego paragonu fiskalnego, za pomocą programu komputerowego, który będzie czerpał dane do faktury wprost z paragonu genrowanego przez system kasowy będący podstawą do rozliczeń sprzedaży w systemie finansowo-księgowym Spółki (dane do faktury nie będą wprowadzane manualnie przez pracownika Spółki). Faktura będzie w każdym przypadku zawierać pełną nazwę Spółki, jej adres, numer NIP, nr paragonu oraz numery i nazwy artykułów, datę sprzedaży a ponadto również wszelkie inne dane wymagane przez przepisy Ustawy. X. PRZECHOWYWANIE ELEKTRONICZNE FAKTUR WYSŁANYCH KONTRAHENTOM 1. Spółka będzie dokonywać elektronicznego przechowywania kopii faktur przesyłanych Odbiorcom, bez względu na to, w jakiej formie dokonywane będzie przesłanie faktury. W tym celu Spółka utworzyła archiwum elektroniczne faktur na wydzielonym dysku (wydzielonym folderze) o nazwie Archiwum faktur elektronicznych. 2. Faktury będą przechowywane w formie elektronicznej w postaci plików elektronicznych, co do zasady w plikach o formacie PDF wraz z całą zawartością wysłanego Wysłane faktury bedą archiwizowane w zasobach poczty elektronicznej oraz na dedykowanym dysku. Na dysku faktury będą przechowywane w katalogach oraz podkatalogach w podziale na lata i miesiące rozliczeniowe. W systemie poczty elektronicznej faktury będą archiwizowane w podziale na miesiące wysłanych Faktury przesyłane elektronicznie będą wprowadzane do archiwum poczty elektronicznej bezpośrednio po dokonaniu ich przesłania do Odbiorcy. Wprowadzenia do archiwum dokonuje Administrator Lokalny lub osoba wskazana do obsługi faktur przesyłanych elektronicznie. Dodatkowo raz w miesiącu Administrator Centralny archiwizuje zasoby poczty elektronicznej na dedykowanym dysku Common/e-faktura/Archiwum faktur elektronicznych. 5. W nazwie przechowywanych plików z fakturami elekronicznymi znajdują się lokalizacje sklepu/ numer faktury, pozwalające na łatwe ich odszukanie. 6. W celu zapewnienia integralności treści faktur przechowywanych elektronicznie Spółka podejmuje m.in. następujące działania: uprawnienie do umieszczania faktur w archiwum będzie przysługiwać jedynie Administratorowi Centralnemu, Administratorowi Lokalnemu oraz osobom w tym celu przez nich wyznaczonym, wydzielony dysk (wydzielony katalog) o nazwie Archiwum faktur elektronicznych jest zabezpieczony przed dostępem osób nieuprawnionych, uprawnionym osobom dostęp do archiwum zostanie przydzielony poprzez indywidualne nadanie kont dostępu do systemu operacyjnego wykorzystywanego przez Spółkę; konta będą chronione za pomocą indywidualnego loginu oraz hasła. XI. UDZIELANIE DOSTĘPU DO ARCHIWUM FAKTUR ELEKTRONICZNYCH 1. Na stanowiskach komputerowych Spółki związanych z Procedurą zainstalowane są tylko takie systemy operacyjne, które zapewniają możliwość nadawania indywidualnych uprawnień użytkownikom do określonych zasobów komputera oraz posiadają funkcję rejestrowania faktu pracy (zalogowania) w systemie każdego użytkownika. 2. Osoby odpowiedzialne w Spółce za przydzielanie i odbieranie uprawnień do poszczególnych funkcji w ramach systemu operacyjnego, w szczególności za przydzielanie dostępu do wydzielonego archiwum faktur elektronicznych, składają oświadczenia (Zał. nr 4 oraz Zał. nr 5), iż nie będą dokonywać zmian w przechowywanych elektronicznie fakturach oraz nie będą ujawniać osobom trzecim loginów oraz haseł dostępu do archiwum faktur elektronicznych. 3. Naruszenie powyższych oświadczeń będzie się wiązać z odpowiedzialnością dyscyplinarną. W przypadku zawinionego naruszenia powyższych oświadczeń, powodującego dla Spółki straty materialne, wskazane powyżej osoby mogą także podlegać odpowiedzialności materialnej przewidzianej przez właściwe przepisy prawa. Page 5 of 11

6 4. Spółka zapewni dostęp do przechowywanych faktur uprawnionym prawnie organom (w tym organom kontroli skarbowej) w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Dostęp tego rodzaju również będzie rejestrowany. XII. KOPIE ZAPASOWE ARCHIWUM FAKTUR ELEKTRONICZNYCH 1. Spółka codziennie tworzy kopie zapasowe archiwum faktur elektronicznych. 2. W celu dodatkowego zabezpieczenia Spółka tworzy dodatkową kopię zapasową zasobów Archiwum E-faktur. 3. Administrator Centralny jest odpowiedzialny za organizację i nadzorowanie procesu tworzenia kopii zapasowych. W szczególności Administrator Centralny ustala metody zapisu kopii zapasowych oraz rodzaje nośników danych wykorzystywanych w celu przechowywania kopii zapasowych. XIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 4. Za aktualizację Procedury odpowiedzialny jest Administrator Centralny działający w porozumieniu z dyrektorem do spraw finansowych Spółki. 5. Procedura może być rozbudowywana lub modyfikowana przez Administratora Centralnego w porozumieniu z dyrektorem do spraw finansowych Spółki. 6. Każda osoba wyznaczona do obsługi elektronicznego przesyłania i/lub przechowywania faktur została zapoznana z Procedurą oraz Regulaminem. Page 6 of 11

7 Załącznik nr 1 AKCEPTACJA - ZGODA NA PRZESYŁANIE FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ Odbiorca faktur ( Odbiorca ): Imię i nazwisko/nazwa firmy. Adres (ulica, nr domu/mieszkania, kod pocztowy, miasto).. Telefon kontaktowy... W przypadku przedsiębiorców NIP...Regon... wpisany do rejestru/ewidencji działalności gospodarczej... prowadzonego przez Sąd/Urząd... pod numerem... Będąc uprawniony do reprezentowania Odbiorcy wyrażam zgodę na wystawianie i przesyłanie Odbiorcy przez IKEA Retail Sp. z o.o. z siedzibą w Jankach, Pl. Szwedzki 3, Raszyn ( IKEA ) faktur VAT, duplikatów faktur oraz korekt faktur w formie elektronicznej zgodnie z Ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011r Nr 177 poz z póżn. zm.), na warunkach wskazanych w obowiązującym w IKEA Regulaminie przesyłania faktur w formie elektronicznej. Jednocześnie potwierdzam, że zapoznałem się i akceptuję w imieniu Odbiorcy obowiązujący w IKEA Regulamin przesyłania faktur w formie elektronicznej. Adres , na który będzie przesyłana faktura elektroniczna to:... Faktury będą przesyłane z adresu e-faktura@ikea.com Przyjmuję do wiadomości, że IKEA może także wystawiać dokumenty (faktury, duplikaty faktur, korekty faktur) również w tradycyjnej formie papierowej zamiast w formie elektronicznej, na co wyrażam zgodę. Oświadczam, że mam świadomość i wiedzę, że niniejsza zgoda może zostać cofnięta na warunkach wskazanych w Regulaminie, w następstwie czego IKEA utraci prawo do wystawiania i przesyłania Odbiorcy dokumentów w formie elektronicznej. W przypadku zmiany wyżej wymienionego adresu zobowiązuję się do powiadomienia IKEA na warunkach wskazanych w Regulaminie. Administratorem danych osobowych podanych w niniejszym oświadczeniu jest IKEA Retail Sp. z o.o. z siedzibą w Jankach, Pl. Szwedzki 3, Raszyn. Dane osobowe przetwarzane będą wyłącznie w celu wystawiania faktur, faktur korygujących lub duplikatów faktur zgodnie z przepisami Ustawy z dn. 29 sierpnia 1997 o ochronie danych osobowych. Dane osobowe podaję dobrowolnie oraz przyjmuję do wiadomości informację o przysługującym Odbiorcy prawie do wglądu w jego dane osobowe, do ich poprawiania oraz do wyrażenia sprzeciwu co do ich przetwarzania. Miejscowość i data: Podpis klienta: (czytelny podpis/pieczątka) Załącznik nr 2 Page 7 of 11

8 WYCOFANIE AKCEPTACJI NA ELEKTRONICZNE PRZESYŁANIE I UDOSTĘPNIANIE FAKTUR Odbiorca faktur ( Odbiorca ): Imię i nazwisko/nazwa firmy Adres (ulica, nr domu/mieszkania, kod pocztowy, miasto) Telefon kontaktowy... W przypadku przedsiębiorców NIP...Regon... wpisany do rejestru/ewidencji działalności gospodarczej... prowadzonego przez Sąd/Urząd... pod numerem... Będąc uprawniony do reprezentowania Odbiorcy wycofuję zgodę na przesyłanie (w tym udostępnianie) przez IKEA Retail. Sp. z o.o. z siedzibą w Jankach, Pl. Szwedzki 3, Raszyn, faktur w formie elektronicznej. W związku z powyższym IKEA Retail Sp. z o.o. traci możliwość wystawiania (udostępniania) faktur w formie elektronicznej w ciągu 7 dni od otrzymania w/w powiadomienia wycofania zgody. Miejscowość i data: Podpis klienta: (czytelny podpis/pieczątka) Załącznik nr 3 Page 8 of 11

9 POWIADOMIENIE O ZMIANIE ADRESU POCZTY ELEKTRONICZNEJ WYKORZYSTYWANEGO DO ODBIERANIA FAKTUR ELEKTRONICZNYCH Odbiorca faktur ( Odbiorca ): Imię i nazwisko/nazwa firmy Adres (ulica, nr domu/mieszkania, kod pocztowy, miasto) Telefon kontaktowy... W przypadku przedsiębiorców NIP...Regon... wpisany do rejestru/ewidencji działalności gospodarczej... prowadzonego przez Sąd/Urząd... pod numerem... Będąc uprawniony do reprezentowania Odbiorcy oświadczam, że zmianie uległ adres poczty elektronicznej wykorzystywany w celu odbierania faktur elektronicznych. DOTYCHCZASOWY ADRES ... NOWY ADRES ... Proszę o uwzględnienie nowego adresu przy przesyłaniu faktur elektronicznych przez IKEA Retail. Sp. z o.o. z siedzibą w Jankach, Pl. Szwedzki 3, Raszyn i dokonanie modyfikacji w ciągu 7 dni od otrzymania w/w powiadomienia. Miejscowość i data: Podpis klienta: (czytelny podpis/ pieczątka) Page 9 of 11

10 Załącznik nr 4... Miejscowość, data OŚWIADCZENIE Ja niżej podpisana/y...nr dow osobistego... z dniem... przyjmuję obowiązki Administratora Centralnego/Lokalnego procedury elektronicznego sposobu wystawiania, przesyłania, odbierania oraz przechowywania faktur VAT obowiązującej w IKEA Retail. Sp. z o.o. z siedzibą w Jankach, Pl. Szwedzki 3, Raszyn. Jestem świadomy zakazu podejmowania jakichkolwiek czynności mających na celu wystawianie faktur niezgodnych z rzeczywistościa, w tym dokonywania przeróbki i/lub modyfikacje w pliku PDF po wystawieniu faktury/dokumentu w formacie PDF. Jestem świadomy odpowiedzialności prawnej, w tym także materialnej oraz karnej, za naruszenie tego zakazu lub obowiązku, wynikającej w szczególności z: - art i 2 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks Karny Skarbowy (tj. za przestępstwo wystawiania wadliwych lub nierzetelnych faktur zagrożone karą pozbawienia wolności do lat 5 oraz grzywnami do 5 milionów złotych polskich); - art. 9 1 ww. ustawy (za pomocnictwo w popełnianiu przestępstw podatkowych) zagrożone karami pozbawienia wolności j.w. oraz grzywną do 16 milionów złotych polskich, - art ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks Karny (tj. fałszowanie dokumentów) zagrożone karą pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat. Ponadto oświadczam, iż jest mi wiadome, że powyższe nie wyłącza pełnej odpowiedzialności pracownika za szkody wyrządzone pracodawcy (art. 122 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. kodeks pracy). Podpis pracownika... Page 10 of 11

11 Załącznik nr 5... Miejscowość, data OŚWIADCZENIE Ja niżej podpisana/y...nr dow osobistego... oświadczam, że w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury w formie elektronicznej obowiązującego w IKEA Retail. Sp. z o.o. z siedzibą w Jankach, Pl. Szwedzki 3, Raszyn, jestem świadomy zakazu podejmowania jakichkolwiek czynności mających na celu wystawianie faktur niezgodnych z rzeczywistością, w tym dokonywania przeróbki i/lub modyfikacje w pliku PDF po wystawieniu faktury/dokumentu w formacie PDF. Jednocześnie zobowiązuję się wystawiać faktury wyłącznie przy pomocy wskazanego programu komputerowego, zapewniającego zgodność danych wskazanych w fakturze z paragonem, do którego faktura jest wystawiana. Jestem świadomy odpowiedzialności prawnej, w tym także materialnej oraz karnej, za naruszenie tego zakazu lub obowiązku, wynikającej w szczególności z: - art i 2 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks Karny Skarbowy (tj. za przestępstwo wystawiania wadliwych lub nierzetelnych faktur zagrożone karą pozbawienia wolności do lat 5 oraz grzywnami do 5 milionów złotych polskich); - art. 9 1 ww. ustawy (za pomocnictwo w popełnianiu przestępstw podatkowych) zagrożone karami pozbawienia wolności j.w. oraz grzywną do 16 milionów złotych polskich, - art ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks Karny (tj. fałszowanie dokumentów) zagrożone karą pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat. Ponadto oświadczam, iż jest mi wiadome, że powyższe nie wyłącza pełnej odpowiedzialności pracownika za szkody wyrządzone pracodawcy (art. 122 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. kodeks pracy). Podpis pracownika... Page 11 of 11